MOD RNISATION

Retour d’expérience CICdans les processus de dépenses « hors-Titre 2 »Académie de Versailles Intervention de : Mme Déborah BÉ, Secrétaire Générale Adjointe Académique Mme Frédérique MICHAUX, chef de la Division des Affaires Financières du Rectorat

Séminaire annuel du CIC11 octobre 2013

Sommaire

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I. Les enjeux de la démarche au sein de l’Académie

II.Organisation et gouvernance du CIC

III.Photographie de la démarche CIC académique

IV.Etat des lieux et perspectives

Les enjeux de la démarche CIC au sein de l’académie de Versailles

Une démarche d’organisation et de management induite par le déploiement de CHORUS et la mise en place des organisations associées

Moderniser la fonction financière en «re»-positionnant chacun dans son métier

Développer une démarche qualité au regard des risques identifiés : Calendrier de gestion Organisation des processus Mise en place de comités techniques de suivi budgétaire

Développer les compétences en matière de règles financières et comptables : gestion AE et CP par exemple

Articuler la gestion en année scolaire et en année civile

Optimiser les crédits

Rationaliser les achats

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Organisation et gouvernance du CICHistorique 2009

4

20092010-2011

2012-2013

2014-2015

2016

Plateforme CHORUS

Plateforme CHORUS

Démarche CIC informelle à partir des Référentiels

ministériels existants Désignation de référents CIC au sein de chaque division

Ajout de processus au vu des enjeux de l’académie : congés bonifiés, baux et frais de déplacements liés à la formation, aide matérielle aux enfants handicapés

Identification de 13 processus HT2 avec une priorisation sur les achats, processus transversal qui mobilise un ensemble d’acteurs

1ère étape de la modernisation de la fonction financière

Centralisation des 10 services financiers au sein de la plate-forme Chorus au Rectorat de Versailles et création d’une CAA

Mise en place de la plate-forme Chorus (CSP): professionnalisation et fidélisation des agents pour élever le

niveau de qualification et capitaliser les compétences, recrutement du responsable de la plate-forme ciblé sur des

compétences en management et en organisation Gestion rationnalisée des clés, sécurisation des accès (nombre des

habilitations, compatibilité et dissociation des rôles…) Mutualisation des gestions administratives et financières des dépenses

gérées dans les AMM : FD, MP et AT, examens et concours, action sociale Adaptation de l’organisation à la séparation des rôles de gestionnaire

et de responsable

Pilotage / animation

Déploiement outils CIC

Organisation et gouvernance du CICHistorique 2010-2011

5

200920102011

2012-2013

2014-2015 2016

Plateforme CHORUS

Plateforme CHORUS

Formalisation de la démarche Réunion de mise en place de la démarche le 5 mai 2010 avec les services

métiers : objectifs et intérêt du CIC, l’importance du fait générateur, élaboration des organigrammes fonctionnels

Recrutement d’un chargé de mission CIC Réunion trimestrielle avec le Secrétaire Général Académique, les

référents techniques et le chargé de mission CIC Organisation d’un séminaire CIC le 30 novembre 2010 pour exposer les

enjeux et créer des groupes de travail thématiques (FD, achats…) sur la détection des risques (budgétaire, organisationnel, comptable, juridique, d’image pour le service)

Demandes informelles de soutien de la part des services métiers Adhésion progressive à la démarche et aux enjeux et à la nécessité du

changement Rencontres bilatérales avec les services pour définir les organigrammes

fonctionnels et le recensement des risques à partir des référentiels ministériels et de la connaissance des équipes

Mise en place d’une échelle de maturité de la gestion des risques pour le processus achats

Appropriation d’une gestion commune des

dépenses

Meilleure connaissance des dépenses académiques et de la gestion des budgets (exemple du processus baux)

Montée en compétence des gestionnaires et des valideurs de la plate-forme

Fixation d’un calendrier de gestion commun Mise en place de comités techniques de suivi budgétaire avec les

services prescripteurs de la dépense Organisation de travail avec la cellule académique des achats/risque

budgétaire

Pilotage / animation

Déploiement outils CIC

Organisation et gouvernance du CIC2012-2013

6

2009 2010-2011

2012-2013

2014-2015

2016

Plateforme CHORUS

Plateforme CHORUS

Approfondissement de la démarche

Mise en place d’un comité académique de pilotage rattaché au Secrétaire Général académique

Actualisation des organigrammes fonctionnels, création de plans d’action et définition d’actions de maîtrise de risques

Diffusion des procédures et des référentiels mis à jour Ajout des processus sur initiative académique : baux, indemnités spéciales

d’éloignement, frais de justice et contentieux, Cotisations Ircantec Ajout de processus sur initiative ministérielle : fonctions support Chorus,

opérations de clôture d’exercice, bourses de l’enseignement supérieur Organisation de groupes de travail thématiques par risques identifiés

(accidents du travail, aides aux personnes…) Tableaux de suivi des actions Mise en place d’une échelle de maturité de la gestion des risques pour le

processus bourses

Responsabilisation accrue des acteurs de

la chaine de la dépense

Réorganisation de la plate-forme Chorus par BOP : un chef de service responsable d’un BOPA

Suivi des processus grâce à des indicateurs de maîtrise des risques budgétaires: délai global de paiement, nombre de rejets, montant de retrait d’AE années antérieures, taux de consommation

Partage de ces indicateurs lors de réunions techniques avec les services métiers

Mise en place d’un protocole de gestion des accès Chorus

Pilotage / animation

Déploiement outils CIC

Organisation et gouvernance du CICProgrammation 2014-2015 / projection 2016

7

2009 2010-2011

2012-2013

2014-2015

2016

Plateforme CHORUS

Plateforme CHORUS

Mise en place d’un CIC de 5ième palier

Définition d’objectifs et d’actions à mener pour le comité académique de pilotage du CIC

Organisation de réunions thématiques avec services métiers pour reprendre les actions déjà menées et mettre à jour les plans d’actions

Intégration du CIC dans les objectifs des pôles et des divisions Formation approfondie de l’encadrement au CIC Multiplier les points de contrôle pour les risques les plus

importants Organisation de la traçabilité des contrôles retenus de 1er et

2ème niveaux Evaluer les résultats de la mise en œuvre des AMR et en faire

l’analyse pour remontée au comité de pilotage

Montée en puissance de la synergie entre les sphères

« juridique », « budgétaire » et « gestion » Exploitation approfondie du Système d’Information Financière

Ministériel (Chorus et autres AMM) Montée en compétences des gestionnaires de la plate-forme sur le

contrôle de gestion Synergie entre la plate-forme et la cellule académique des achats

pour maîtriser l’adéquation entre besoins exprimés, prévision budgétaire et réalité de la ressource; pour déterminer des marges de manœuvre d’économie et fiabiliser juridiquement et budgétairement nos marchés

Pilotage / animation

Déploiement outils CIC

Photographie de la démarche CIC académiqueLes acteurs du déploiement du CIC au sein de l’académie

Secrétaire général d’académie, Secrétaire générale adjointe du pôle organisations, performances et parcours des élèves,

Chef de la Division des Affaires

Financières

Chargé de mission du CIC

Coordinatrice Académique de

Paye

Contrôleur de gestion

académique

Référents CIC services

gestionnaire et DSDEN (15)

Référents CIC services métier et DSDEN (16)

Actions sociales

Commandes publiques

Subventions aux

établissements + forfaits

d'externat + aide matérielle en faveur des

enfants handicapés

Gestion du parc immobilier

Frais de déplacements

liées à la formation

Bourses enseignement

secondaire

Frais des déplacements temporaires

Accidents du travail-Maladies

professionnelles et rentes

Bourses de l'enseignement

supérieur

Indémnités de frais de

changement de résidence

DIPP 2, DAF 2

DAF 1 et DSDEN

DACES, DAF 2

DAIPA, DAF 1

DAFPA, DAF 1

SAB DDT, DAF 1DAF 2 et DSDEN

DAF 1 DAF 2

Gouvernance de 2010 à 2012

Photographie de la démarche CIC académiqueLes acteurs du déploiement du CIC au sein de l’académie

Gouvernance à partir de 2013 Secrétaire général d’académie, Président du comité de

Pilotage du CIC

Référent promoteur: Secrétaire générale adjointe du pôle organisations, performances et parcours des élèves,

Secrétaire général adjoint pôle suivi des personnels et ressources humainesSecrétaire générale adjointe pôle conseil et accompagnement des établissements et des

servicesSecrétaires généraux des DSDEN des Yvelines, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine et du Val

d’Oise

Référent technique,

Coordinatrice Académique de

Paye

Contrôleur de gestion

académique

Référents CIC services

gestionnaire et DSDEN (15)

Référent technique, Chef de la Division des Affaires Financières

Chargé de mission du CIC

Actions sociales

Commandes publiques

Subventions aux

établissements + forfaits

d'externat + aide matérielle en faveur des

enfants handicapés

Gestion du parc immobilier

Frais de déplacements

liées à la formation

Bourses enseignement

secondaire

Frais des déplacements temporaires

Accidents du travail-Maladies

professionnelles et rentes

Bourses de l'enseignement

supérieur

Indémnités de frais de

changement de résidence

Congés bonif iés, frais de justice et contentieux, cotisations Ircantec,

indémnités spéciales

d'éloignement Mayotte

BauxFonctions

support Chorus

Opérations de clôture

d'exercice

DIPP 2, DAF 2

DAF 1 et DSDEN

DACES, DAF 2

DAIPA, DAF 1

DAFPA, DAF 1

SAB DDT, DAF 1DAF 2 et DSDEN

DAF 1 DAF 2 DAF 2DAF 1 et DSDEN

DAF 1, DSI DAF 1

Etat des lieux et perspectives

Degré de maturité du pilotage : son amélioration reste un objectif prioritaire avec l’adoption en 2013 d’une circulaire portant création d’un comité académique de pilotage du CIC.

Organigrammes fonctionnels : entre 2010 et 2013, les objectifs de déploiement sont atteints (20/20) mais des plans d’action doivent encore être créés pour 8 processus même si 10 en ont été dotés depuis 2012.

Suivi des Actions de Maîtrise de Risques (AMR) : il doit se développer dans le futur ainsi que le déploiement des échelles de maturité de la gestion des risques (objectifs de 10 en 2014).

Des efforts seront portés en 2014 sur l’exploitation des résultats de la mise en œuvre des AMR et de leur évaluation périodique. L’organisation, quant à elle, devra être consolidée sur les processus qui ont été mis à jour en 2013 (*le résultat du volet organisation de l’EMR 2010-2011 ne portait que sur un processus contre 5 en 2012-2013).

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