mnp auditoría (caracas).pdf

“Auditoría”

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MANUAL DE PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:

CÓDIGO: MNPING01OAUDV00

AUDITORÍA

INGRESOS

CONTENIDO DEL MANUAL

CAPITULO I

Introducción del Manual

Objetivos y Alcance del Manual

CAPITULO II

Normas Generales

CAPITULO III

Procedimiento de Auditoría Nocturna

Procedimiento de Auditoría de Ingresos

Procedimiento de Registro Contable Auditoría de Ingresos

CAPITULO IV

Formulario Reporte de Auditoría Nocturna

Formulario Remisión de Documentos

Formulario Análisis de Cuenta

Formulario Arqueo de Caja Departamental

Formulario Informe de Ingresos Diarios (Daily)

Formulario Relación de Porcentaje de Servicio

Formulario Relación de Propina

Formulario Relación de Sobrantes y Faltantes

Formulario Relación de Sobrantes y Faltantes - Mes

Formulario Ventas del Mes

Instructivo de llenado: Reporte de Auditoría Nocturna

Instructivo de llenado: Remisión de Documentos

Instructivo de llenado: Análisis de Cuenta

Instructivo de llenado: Arqueo de Caja Departamental

Instructivo de llenado: Informe de Ingresos Diarios (Daily)

Instructivo de llenado: Relación de Porcentaje de Servicio

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MANUAL DE PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

Instructivo de llenado: Relación de Propina

Instructivo de llenado: Relación de Sobrantes y Faltantes

Instructivo de llenado: Relación de Sobrantes y Faltantes - Mes

Instructivo de llenado: Ventas del Mes

INGRESOS

Capítulo I

PÁG.: 1 de 2 CAP.: I

MANUAL DE PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

I. INTRODUCCIÓN DEL MANUAL

La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en

el uso de los recursos materiales, por esta razón requiere la implementación de lineamientos que

unifiquen la ejecución de procesos, los cuales brinden una herramienta de control para elevar la

productividad y eficiencia en las actividades que agilizan la operatividad hotelera.

Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Unidad de Contraloría emite el “Manual de Proceso

de Auditoría”.

Este documento le permitirá a la Unidad de Ingresos contar con directrices contenidas en un

instrumento guía, con el fin de llevar a cabo las auditorías correspondientes a los ingresos diarios así

como su registro contable. El mismo aplicará como elemento normativo que regule de manera

homogénea las actividades ejecutadas tanto por los auditores de esta unidad como por el personal

que intervengan directa e indirectamente en los procedimientos descritos.

La aplicación de este Manual procura uniformar y sistematizar los procedimientos así como los

documentos a los que deberán apegarse los trabajadores del hotel.

La revisión total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control

de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organización y Métodos.

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MANUAL DE PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual especifica los lineamientos de carácter normativo, procedimental tanto técnicos

como teóricos, así como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestión,

administrativo - operativos, concernientes a las auditorías ejecutadas para la verificación de ingresos

conforme con las directrices emanadas de la Contraloría y orientadas, a la normalización de las

actividades involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar la revisión y certificación de

los procedimientos involucrados en la obtención de ingresos.

El alcance de este manual involucra la documentación de los procedimientos administrativos y

operativos, relacionados a las auditorías nocturnas y auditorías de ingresos. Quedando exceptuado

cualquier otro procedimiento ajeno a este.

La correcta implementación de este documento requiere la aplicación integral de todos los

lineamientos planteados en el mismo.

INGRESOS

Capítulo II

PÁG.: 1 de 2 CAP.: II

MANUAL DEL PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

I. NORMAS DE UTILIZACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

1. Este documento es propiedad de La Empresa y debe ser utilizado únicamente para el

propósito para el cual fue elaborado.

2. El original de este Manual será resguardado por la Unidad de Organización y Métodos.

3. Este Manual constituirá una herramienta de información y orientación para las diferentes

Unidades Administrativas, en relación a la normativa para los procedimientos de auditoría.

4. Es de consulta permanente, por lo que la Contraloría Corporativa debe darlo a conocer a

todos los responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido.

5. Es responsabilidad de la Unidad de Organización Métodos, velar por la actualización y

vigencia del Manual, siempre y cuando la información requerida para ello sea comunicada

oportunamente por Contraloría.

6. Toda actualización sobre el contenido de este Manual tendrá implícito un proceso de

revisión, el cual se llevará a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como

resultado de una rutina periódica a la que será sometido todo el manual, o como

consecuencia de circunstancias nuevas o cambiantes que se presenten, y que por

excepción deban incluirse inmediatamente en el mismo.

7. Todo proceso de modificación a este Manual será solicitado por Contraloría y procesado por

Organización y Métodos.

8. Los cambios referidos a este Manual tendrán vigencia y aplicación inmediata luego de ser

comunicados por Contraloría y procesados por Organización y Métodos.

PÁG.: 2 de 2 CAP.: II

MANUAL DEL PROCESO

FECHA: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

II. NORMAS GENERALES

1. El proceso de Auditoría viene dado por la ejecución y cumplimiento de los lineamientos

descritos en el procedimiento de Auditoría Nocturna, Auditoría de Ingresos y Registro

Contable Auditoría de Ingresos.

2. La verificación de ingresos debe estar sujeta a la revisión estricta según los mencionados

procedimientos, así como a su apego con las normas vigentes del Estado.

3. Toda inconformidad evidenciada en la ejecución de las auditorías debe ser investigada y

consecuentemente solucionada según los parámetros establecidos.

4. Toda verificación de ingresos debe soportarse a través de los reportes emitidos por el

sistema hotelero y/o sistema contable, según el que aplique, previa revisión por parte de los

auditores.

5. Aquellas unidades involucradas en la ejecución efectiva de los procedimientos de auditoría,

deben cumplir con las actividades descritas, en los lapsos de tiempo y según las

características acordadas en el presente documento.

6. El Jefe de Área y Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones o Dirección

General son las únicas autoridades capaces de aprobar, según sus funciones, cualquier

excepción a los procedimientos.

INGRESOS

Capítulo III

PÁG.: 1 de 1 CAP.: III

MAPA DEL PROCESO

CREACIÓN: 01/10/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA

INGRESOS

I. MAPA DEL PROCESO DE AUDITORÍA

II.

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Planificación estratégica Aprobación e

Implementación Evaluación y Mejora

Continua

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PROCESOS OPERATIVOS

Inicio FIN

Proveedores Externos

GESTIÓN DE SISTEMAS

GESTIÓN DE OPERACIONES

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

GESTIÓN DE SEGURIDAD

PROCESO:

RECEPCIÓN

AUDITORÍA NOCTURNA

AUDITORÍA DE INGRESOS

REGISTRO CONTABLE



MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:

CÓDIGO: PROING01OAUDV00

AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor Nocturno para la ejecución de las auditorías

nocturnas, con el fin de garantizar la correcta revisión de los procesos involucrados en la obtención de

ingresos.

II. ALCANCE

Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los

trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan

contribuir en la ejecución de las auditorías nocturnas.

III. BASE LEGAL

- SENIAT: Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos. Gaceta oficial de la

República Bolivariana de Venezuela número 39.795, Caracas, martes 08 de noviembre de 2011.

Providencia número 0071.

- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Condiciones de obligatorio cumplimiento a los

establecimientos de alimentos y bebidas a nivel nacional. Resolución Conjunta de los Ministerios

del Poder Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el

Turismo. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo

de 2012.

IV. REFERENCIAS

- Manual de Procedimiento: Auditoría de ingresos.

- Proceso: Recepción.

V. GLOSARIO

A&B Siglas utilizadas para referirse al área de Alimentos y Bebidas.

AJUSTE Transacción que consiste en cargar días después los montos por correcciones asociadas a errores de operatividad.

CORRECCIÓN Transacción que consiste en corregir el mismo día los montos asociados a errores de operatividad.

TURNO Corresponde al periodo de tiempo en que los huéspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada.

CARGO Es el monto que se registra en las cuentas correspondientes por el precio de algún bien o servicio prestado.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

CARGO PERDIDO Corresponde a una cuenta maestra donde caen los cargos que no pudieron conectarse con la interfaz por fallas técnicas.

CHECK IN Corresponde al procedimiento mediante el cual el área de Recepción registra en el sistema hotelero la llegada del huésped.

CHECK OUT Corresponde al procedimiento mediante el cual el área de Recepción realiza la facturación total de los cargos generados en la estadía del huésped.

COMPLIMENTARY Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesía con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitación sin embargo se ven reflejadas en las estadísticas.

EARLY CHECK IN Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este llega a las instalaciones antes de la hora de check in.

FILE Número de registro consecutivo y único asignado a cada huésped.

FUERA DE ORDEN Es aquella habitación que fue excluida del total de las habitaciones y no forma parte de las estadísticas.

FUERA DE SERVICIO Es aquella habitación que se encuentra en mantenimiento o no está disponible, pero sin embargo influye en las estadísticas y conteo absoluto.

HOUSE USE Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada.

LATE CHECK OUT Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este no se retira de las instalaciones en la hora de check out.

NO SHOW Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este no se presenta la primera noche de la reserva garantizada.

NORATE Indica que la habitación no tiene tarifa asignada.

PM Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitación, alimentos, bebidas, y otros gastos.

PX Corresponde a una cuenta en trámite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el huésped. Los mismos son investigados según el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente.

RESERVA GARANTIZADA

Corresponde a aquellas reservaciones en la cuales el huésped ha entregado carta de garantía y forma de pago para asegurar la disponibilidad y uso de la habitación.

SOPORTES DE PAGO Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelación de un bien o servicio.

UP GRADE Identifica el beneficio dado a los huéspedes al otorgarles una habitación superior por el precio de la tarifa cancelada.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

VI. POLÍTICAS

1. De las Impresoras Fiscales y Puntos de Venta

1.1. Todos los puntos de venta deben cerrarse diariamente entre las 11:00 p.m. y 12:00 a.m.

para garantizar la correspondencia con los cierres de las impresoras fiscales de acuerdo a

las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos (Art. 45, numeral 5)

establecida por el SENIAT.

1.2. Toda impresora fiscal que deba ser desincorporada por cualquier circunstancia tiene que ser

reportada al área de Sistemas, quién notificará la incidencia al distribuidor o centro de

servicio técnico autorizado, a fin de determinar la falla y solicitar la reparación en caso de ser

necesario (Art 45 numeral 1 de las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros

Documentos establecida por el SENIAT).

2. De las Facturas y Comprobantes

2.1. Todo consumo realizado debe cumplir con las normativas establecidas por el SENIAT en la

providencia 0071.

2.2. La revisión de facturas debe realizarse con base en las Normas Generales de Emisión de

Facturas y otros Documentos dictaminada por el SENIAT.

2.3. El Auditor Nocturno debe verificar que la factura contenga, en concordancia con el Art. 14:

- La denominación “Factura”.

- Razón social.

- Un número consecutivo y único según impresora fiscal.

- La hora y la fecha de emisión.

- La descripción, cantidad y monto del bien o servicio adquirido.

- Descripción por variaciones de monto atribuibles a; descuentos, promociones, cargos

adicionales, entre otras.

- Base imponible del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

- Indicación del monto total de IVA.

- Indicación del monto total de la factura.

2.4. Todo comprobante (voucher) y/o preautorización de tarjeta de crédito debe estar

debidamente firmada por el cliente.

2.5. Todo comprobante de taxi emitido deberá contener la información requerida y mantener su

integridad, evitando cualquier tipo de tachaduras o enmendaduras.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

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AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

3. De la Recepción de Reportes y Soportes de Pago

3.1. Los encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service y

Valet Parking deben entregar al área de Recepción los “reportes X” y “reportes Z”, emitidos

por las impresoras fiscales, copia de facturas y cheques de consumo entre las 11:00 PM y

11:30 PM.

3.2. Todo cheque de consumo recibido debe contener la firma del huésped o funcionario, según

el que aplique. Los mismos serán recibidos ordenadamente según los siguientes

parámetros:

3.2.1. Por área: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet

Parking.

3.2.2. Por concepto: huésped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesía, relaciones

públicas.

3.2.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada.

3.2.4. Por tipo: originales, copias.

3.3. Todo comprobante de depósito entregado por el área de Recepción debe estar debidamente

procesado por el banco y con el sello húmedo que evidencie la revisión hecha por la Jefatura

de Administración.

4. De la Revisión del Importe por IVA

4.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe verificar, tanto en el área de Recepción como en el de

A&B, que el monto por IVA indicado en el sistema a través de los reportes corresponda con

el “reporte Z” de las impresoras fiscales.

5. De la Revisión de PM Y PX

5.1. A todo folio denominado “Pago de contado” y “Ajustes y correcciones” el Auditor Nocturno

debe darle check out para correr la auditoría.

5.2. Todo PM debe ser cerrado, por la unidad que lo generó, en un tiempo máximo de setenta y

dos (72) horas, en caso contrario el Auditor Nocturno debe realizar seguimiento al mismo y

notificar la inconformidad en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.

5.3. Los PM que no hayan sido cerrados en el tiempo establecido deben contener, registrado en

el sistema, un comentario de justificación indicando el motivo y/o acciones tomadas. Estos

comentarios también deben ser reflejados por el Auditor en el “Reporte de Auditoría

Nocturna”.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

5.4. El Auditor Nocturno debe verificar que todo PM y PX esté en estatus NORATE, costo cero

(0); esto con el fin de que los mismos no realicen cargos por habitación al ejecutar el cambio

de día en el sistema.

6. De la Revisión de Saldos

6.1. Todo saldo que supere el monto máximo establecido por la Gerencia de Operaciones para

estadías cortas, debe estar respaldado por una preautorización del huésped para la garantía

de los extras y/o pagos.

6.2. El área de Recepción debe realizarle un corte de cuenta a todo saldo que supere el monto

máximo establecido por la Gerencia de Operaciones para estadías largas. En caso contrario

el Auditor Nocturno debe solicitar a dicha área la justificación y autorización según lo descrito

en el numeral 11 de la presente política.

7. De la Revisión de Tarifas y Cargos Manuales

7.1. Todo cargo que incluya el cambio de tarifa dentro de la estadía del huésped debe ser

revisado en la auditoría nocturna previa a dicho cambio, con el fin de verificar que se haya

realizado el ajuste de tarifa correctamente.

7.2. Aquellas habitaciones otorgadas por Up Grade, Complimentary y House Use deben tener

una carta de autorización firmada por el Gerente de Operaciones o el Gerente de Apertura y

Operaciones, adjuntando una copia de la tarjeta de registro.

7.3. Toda tarifa corporativa que sea otorgada debe tener adjunto a la tarjeta de registro una carta

de garantía emitida por la Compañía, con firma y sello húmedo, especificando los cargos a

cubrir.

7.4. Todo cargo manual debe estar autorizado según los parámetros establecidos en el numeral

11 de la presente política.

8. De la Revisión de Discrepancias en Habitaciones y Tarjetas de Registro

8.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe revisar el reporte “Sábana de Ama de Llaves” contra el

reporte de discrepancias del sistema hotelero y verificar la veracidad de la información

relacionada al estatus de las habitaciones. En caso de que exista alguna diferencia, debe

gestionar con el área de Recepción y/o Ama de llaves la solución de la misma, así como

dejar la observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.

8.2. Diariamente el Auditor Nocturno debe realizar auditorías aleatorias a las tarjetas de registro

de huéspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren garantizadas y

cumplan con las políticas establecidas por el área de Recepción.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

9. Del Reporte de Auditoría Nocturna

9.1. Todas las observaciones encontradas por el auditor durante la revisión deben ser registradas

en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.

9.2. La entrega del reporte se hará diariamente al Auditor de Ingresos junto a los cierres de

cajeros (movimientos del check out), cierre de turno del sistema Micros (cheques de

consumo), copias de facturas junto a los “reportes Z” de las impresoras fiscales para el libro

de ventas, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet Parking, comprobantes de ajustes

y reportes utilizados durante la validación.

10. De la Remisión de Soportes de Pago

10.1. Todo voucher de débito y crédito utilizado durante la auditoría nocturna debe ser remitido por

el Auditor a la caja de seguridad, en un sobre con el “Reporte detallado” y “Cierre de lote” de

los puntos de venta.

11. De las Autorizaciones

11.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual

que tengan la obligación de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben

elaborar una carta de autorización, física o a través de correo electrónico, que avale dicha

excepción; la misma debe ser aprobada por el Jefe de Área y Gerente de Operaciones,

Gerente de Apertura y Operaciones o Dirección General. En consecuencia el Auditor

Nocturno debe recibir en físico y cotejar dicha aprobación con la información obtenida en la

auditoría.

VII. RESPONSABILIDADES

1. De los Encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service

y Valet Parking

1.1. Validar que las facturas y cheques de consumo emitidos cumplan con los requisitos legales

de la administración tributaria.

1.2. Garantizar el orden de la documentación a entregar al Auditor Nocturno según las políticas

establecidas.

1.3. Resguardar las copias de facturas, cheques de consumo y reportes hasta ser entregados al

Auditor Nocturno.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

2. Del Área de Recepción

2.1. Resguardar las facturas, soportes de pago y reportes hasta ser entregados al Auditor

Nocturno.

2.2. Notificar cualquier circunstancia presentada que afecte directa o indirectamente los ingresos

del Hotel, así como las reservaciones o el manejo de la información financiera del huésped.

3. Del Auditor Nocturno

3.1. Recibir las facturas, cheques de consumo, soportes de pago y reportes entregados por el

área de Recepción.

3.2. Generar el “reporte Z” de las impresoras fiscales y el cierre de lote de los puntos de venta del

área de Recepción.

3.3. Realizar la auditoría nocturna con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos

relacionados a la obtención de ingresos, así como también de las normativas legales de la

administración tributaria.

3.4. Asentar en el “Reporte de Auditoría Nocturna” las observaciones encontradas.

3.5. Velar por la integridad de las facturas, cheques de consumo y reportes utilizados durante la

auditoría nocturna.

3.6. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros,

copias de facturas junto a los “reportes Z”, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet

Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditoría nocturna.

3.7. Remitir, a la caja de seguridad, los voucher de débito y crédito junto al “Reporte detallado” y

“Cierre de lote” de los puntos de venta.

VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA

- Materiales de oficina, computador, impresora, puntos de venta, impresoras fiscales, sistema

hotelero, sistema contable.

IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

- Diario.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

SALIDA

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

AUDITOR

NOCTURNO

1.

Recibe, de las distintas áreas; los cheques de

consumo, “Reporte Z” de las impresoras fiscales y

cierres de turno del sistema Micros; correspondientes a

Restaurante, Bar, Piscina, Caney, Banquetes, Room

Service y Valet Parking.

2.

Recibe, del área de Recepción, copia de facturas,

voucher de débito/crédito y reporte “Movimientos de

Cajeros”.

3. Clasifica y recopila cada copia de factura con respecto

a la información del reporte “Movimientos de Cajeros”.

4.

Coteja que las copias de las facturas cumplan con las

especificaciones legales de la administración tributaria

y que correspondan los correlativos contra el reporte

del sistema hotelero.

Reporte del sistema hotelero: libro de IVA; Journal de

impuestos; Invoice by cashier – Impresión

física

4.1. Si hay diferencias: Realiza la observación en el

“Reporte de Auditoría Nocturna”.

5. Coteja el importe por IVA a través de los reportes del

sistema hotelero contra los “reportes Z”.

5.1. Si hay discrepancias: Realiza la observación en el


6.

Genera e imprime del sistema hotelero el reporte “Pago

de contado”, coteja el IVA con el “reporte Z” y las

copias de facturas de A&B.

Reporte del sistema hotelero: Pago de contado – Impresión

física

6.1. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el


7. Verifica que los voucher de tarjetas de crédito,

entregados por el área de Recepción, estén firmados

por el huésped.

7.1. Si no están firmados: Coloca la observación en el


8.

Coteja los voucher de débito y crédito contra el reporte

del sistema hotelero y “Reporte detallado” del punto de

venta.

Reporte del sistema hotelero: Journal credit / debit –

Impresión física

9. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el



MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS


SALIDA

AUDITOR

NOCTURNO

10.

Cierra las impresoras fiscales y puntos de venta del

área de Recepción mediante la impresión del reporte

correspondiente.

Reporte impresora fiscal: reporte Z; Reporte punto de

venta: cierre de lote – Impresión física

11. Coteja las transacciones del punto de venta virtual

contra el reporte del sistema hotelero.

Reporte del sistema hotelero: Journal by cashier and

transaction code – Impresión física

11.1. Si hay diferencias: Coloca la observación en el


12. Cierra en el sistema los puntos de venta virtuales e

imprime el reporte correspondiente. Cierre de punto virtual –

Impresión física

13.

Imprime y revisa, en el reporte de tarifas, que la

información de las mismas por habitación y cargos

extras corresponda con las tarifas autorizadas por el

área de Ventas.

Reporte de tarifas: Guest in house rate check – Impresión

física

13.1.

Si no corresponde: Revisa en el File del huésped la

tarifa cobrada, informa al área de Recepción los

hallazgos para realizar la corrección y coloca la

observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.

14.

Revisa en el reporte de tarifas los cargos aplicados en

relación a Up Grade, Complimentary y House use y

verifica que se encuentren autorizados.

14.1. Si no se encuentran autorizados: Coloca la


15. Revisa en el sistema hotelero las llegadas pendientes

de los huéspedes y verifica que se encuentren

garantizadas las reservaciones y/o tengan cobro por

No Show, según el que aplique.

15.1.

Si hay discrepancias según los parámetros

establecidos: Informa al área de Recepción para que

realice la corrección pertinente y coloca la observación


16.

Revisa en el sistema hotelero las salidas pendientes de

los huéspedes y que estas se hayan realizado

efectivamente.

16.1.

Si hay salidas pendientes: Informa al área de

Recepción y verifica los motivos de ello; en caso de

retraso del huésped, revisa que se haya realizado el

cobro por Late Check Out y coloca la observación en el



MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS


SALIDA

AUDITOR

NOCTURNO

17. Imprime y revisa en el reporte del sistema hotelero el

estatus de las habitaciones, incluyendo las que se

encuentran fuera de servicio y fuera de orden, contra la

información suministrada en el reporte de

discrepancias y reporte “Sábana de ama de llaves”.

Habitaciones fuera de servicio y fuera de orden: Out of order by reason – Impresión física

Reporte de discrepancias:

Room discrepancy – Impresión física

17.1.

Si hay discrepancias: Informa al área de Recepción

y/o Ama de llaves para realizar la corrección y coloca la


18.

Imprime del sistema hotelero el reporte de

transacciones por cajero y verifica que los cargos

manuales efectuados se encuentren autorizados.

Reporte de transacciones por cajero: Journal by cashier and transaction code – Impresión

física

18.1. Si no están autorizados: Coloca la observación en el


19.

Recibe los comprobantes de taxis, por parte del área

de Recepción, junto a las copias de las tarjetas de

registro que le correspondan y revisa que se

encuentren firmados por el huésped, sin tachaduras ni

enmendaduras.

19.1.

Si no cumple con los parámetros: Informa al área de

Recepción para realizar la corrección y coloca la


20.

Verifica que los comprobantes de taxi correspondan

con los movimientos de cajero y la información

suministrada en el reporte de taxi del sistema hotelero.

Reporte de taxi: Journal by taxi – Impresión física

20.1. Si no corresponde: Realiza la observación en el


21.

Recibe del área de Recepción la “Relación de Valet

Parking” y revisa que contenga los tiques y facturas

correspondientes.



22. Imprime y revisa, en el reporte de habitaciones

compartidas, que se haya cargado a un solo huésped

la habitación.

Reporte habitaciones compartidas: Guest in share –

Impresión física

22.1. Si hay cargos duplicados: Verifica la información con

el área de Recepción para su corrección y coloca la



MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS


SALIDA

AUDITOR

NOCTURNO

23.

Imprime y revisa, en el reporte de huéspedes, aquellos

que tienen más de una habitación a su nombre y

corrobora con los File que efectivamente corresponda

la información.

Reporte de huéspedes: Guest in short by name – Impresión

física

23.1.

Si hay discrepancias en el registro: Notifica al área

de Recepción para que realice la corrección y coloca la


24.

Imprime y revisa en el reporte de cuentas (Open

balance) que el folio denominado ajustes y

correcciones este en cero (0).

Reporte de cuentas (open balance): Guest ledger detail –

Impresión física

24.1.

Si hay ajustes o correcciones: Corrobora los

soportes de la transacción realizada y coloca la


25. Imprime y verifica en el reporte de PM / PX que los

mismos estén en tarifa (0) e indiquen estatus NORATE.

Reporte de PM/PX: Guest in house rate check – PM –

Impresión física

25.1.

Si no corresponde: Informa al área de Recepción

para que realice la corrección y coloca la observación


26. Verifica en el reporte de PM / PX que a estos se les

haya dado salida en el tiempo establecido.

26.1.

Si hay PMs que excedan el tiempo de salida

establecido: Revisa los soportes entregados por el

área de Recepción y coloca la observación en el


27.

Imprime el reporte “Avance de caja y devoluciones de

efectivo” y verifica el recibo firmado por el huésped

contra la copia de la tarjeta de registro, en caso que

aplique.

Avance de caja y devoluciones de efectivo –

Impresión física

27.1. Si hay discrepancias en la firma del huésped:

Coloca la observación en el “Reporte de Auditoría

Nocturna”.

28.

Imprime el reporte de facturas a crédito y revisa que las

mismas contengan la carta de garantía de la empresa y

soportes de consumo.

Reporte de cuentas a crédito: City ledger – Impresión física

28.1. Si no corresponde: Coloca la observación en el


29. Corre en el sistema hotelero la auditoría nocturna

aceptando las opciones arrojadas en relación a la

emisión de reportes y los imprime.

Reportes: Country and state check; Departures not

ckecked out; Weather and notes; Roll de

business date;


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS


SALIDA

Posting room and tax; Run additional procedures –

Impresión física

AUDITOR

NOCTURNO

30.

Revisa que los cheques de consumo estén firmados y

que cumplan con las políticas establecidas en cuanto a

su organización.



31.

Envía, a través de correo electrónico, el “Reporte de

Auditoría Nocturna” al Auditor de Ingresos, Jefe de

Recepción, Jefe de Administración, Supervisor de

Ingresos y Gerente de Operaciones.

Reporte de auditoría nocturna – Bandeja de salida de correo

32. Ordena los reportes generados durante la auditoría

nocturna con sus soportes y los remite al área de

Recepción para su posterior entrega al Auditor de

Ingresos.

Área de Recepción –

Reporte de auditoría nocturna – Impresión y entrega física

Área de Recepción –

Avance de caja y devoluciones de efectivo; Cheque de

consumo; Cierre de punto virtual;

City ledger; Comprobantes de taxis; Copias

de facturas; Country and state check;

Departures not ckecked out; Guest in house rate check; Guest in house rate check –

PM; Guest in share;

Guest in short by name; Guest ledger detail;

Invoice by cashier; Journal by cashier;

Journal by taxi; Journal credit / debit

Journal de impuestos; Libro de IVA;

Movimientos de cajeros; Out of order by reason; Pago de

contado; Posting room and tax;

Relación de Valet Parking; Reporte Z;

Roll de business date; Room discrepancy;

Run additional procedures; Sábana de ama de llaves;

Weather and notes – Entrega física

Remisión de documentos- Bandeja de salida de correo.

33.

Llena los campos contenidos en el sobre de remisión y

lo expide a la caja de seguridad con los voucher de

débito y crédito, “Reporte detallado” y “Cierre de lote”.

Área de seguridad - voucher de débito y crédito; Reporte detallado; Cierre de lote –

Entrega física


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS


SALIDA

Procedimiento “Auditoría de Ingresos”

FIN DEL PROCEDIMIENTO

XI. REGISTROS DE SALIDA

1. Reportes

- Cierre de lote - Impresión y entrega física.

- Cierre de punto virtual - Impresión y entrega física.

- City ledger - Impresión y entrega física.

- Country and state check - Impresión y entrega física.

- Departures not ckecked out - Impresión y entrega física.

- Guest in house rate check - Impresión y entrega física.

- Guest in house rate check – pm - Impresión y entrega física.

- Guest in share - Impresión y entrega física.

- Guest in short by name - Impresión y entrega física.

- Guest ledger detail - Impresión y entrega física.

- Invoice by cashier - Impresión y entrega física.

- Journal by cashier and transaction code - Impresión y entrega física.

- Journal by taxi - Impresión y entrega física.

- Journal credit / debit - Impresión y entrega física.

- Journal de impuestos - Impresión y entrega física.

- Libro de IVA - Impresión y entrega física.

- Movimientos de cajeros - Entrega física.

- Out of order by reason - Impresión y entrega física.

- Pago de contado - Impresión y entrega física.

- Posting room and tax - Impresión y entrega física.

- Reporte de auditoría nocturna - Bandeja de salida de correo

- Reporte detallado– Entrega física

- Reporte z - Impresión y entrega física.

- Roll de business date - Impresión y entrega física.

- Room discrepancy - Impresión y entrega física.

- Run additional procedures - Impresión y entrega física.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

- Sábana de ama de llaves - Entrega física.

- Weather and notes - Impresión y entrega física.

2. Formularios

- Recibo avance de caja y devoluciones de efectivo - Impresión y entrega física.

- Relación de Valet parking - Entrega física.

- Reporte de auditoría nocturna - Entrega física.

- Tarjeta de registro - Entrega física.

- Remisión de documentos - Bandeja de salida de correo.

3. Otros

- Cheques de consumo – Entrega física.

- Comprobantes de taxi – Entrega física.

- Comprobantes de Valet parking – Entrega física.

- Copia de facturas – Entrega física.

- Voucher de débito y crédito – Entrega física.

XII. FORMULARIOS Y REPORTES

1. Reportes

- Cierre de lote

- Cierre de punto virtual

- City ledger

- Country and state check

- Departures not ckecked out

- Guest in house rate check

- Guest in house rate check – pm

- Guest in share

- Guest in short by name

- Guest ledger detail

- Invoice by cashier

- Journal by cashier and transaction code

- Journal by taxi

- Journal credit / debit

- Journal de impuestos

- Libro de IVA


MANUAL DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: 23/07/2013

REVISIÓN:


AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

- Movimientos de cajeros

- Out of order by reason

- Pago de contado

- Posting room and tax

- Reporte de auditoría nocturna

- Reporte detallado

- Reporte z

- Roll de business date

- Room discrepancy

- Run additional procedures

- Sábana de ama de llaves

- Weather and notes

2. Formularios

- Avance de caja y devolución de efectivo

- Relación de Valet parking

- Reporte de auditoría nocturna

- Tarjeta de registro

- Remisión de documentos

XIII. ANEXOS

- No aplica

NOMBRE DEL LABORATORIO O INSTITUTO


DIAGRAMA DE FLUJO DEL

PROCEDIMIENTO

FECHA: 30/10/20013

REVISIÓN:

CÓDIGO: FLUING01OAUDV00

INGRESOS

PROCESO DE AUDITORÍA

AUDITOR NOCTURNO

PR

OC

ED

IMIE

NT

O D

E A

UD

ITO

RÍA

NO

CT

UR

NA

INICIO

Recibe de Recepción

los soportes físicos de

ingresos

RECEPCIÓN

Clasifica las copias de

facturas y verifica que

cumplan con la

normativa legal del

Estado

¿Cumple con la

normativa

legal?

Coteja el importe por

IVA de las facturas

contra los reportes del

sistema hotelero y

reportes Z

SI

Realiza la observación

en el “Reporte de

Auditoría Nocturna”

¿Hay

diferencias en

el IVA?

Verifica el contenido de

los voucher de débito y

crédito contra el

reporte detallado

¿Hay

discrepancia en

los voucher?

Cierra los puntos de

venta físicos y virtuales

e imprime los reportes

correspondientes

NO

NO

Verifica a través del

sistema hotelero que

las tarifas aplicadas

estén autorizadas

¿Hay

diferencias en

las tarifas?

Revisa en el sistema

hotelero las llegadas y

salidas pendientes

Revisa la tarifa

aplicada en el File del

huésped e informa al

área de Recepción

para realizar la

corrección


en el “Reporte de


No

SI

¿Hay llegadas y

salidas

pendientes ?

Verifica que se hayan

realizado las

transacciones

correspondientes a

reservas garantizadas

y late check out

Revisa el estatus de

las habitaciones fuera

de orden y fuera de

servicio

NO

SI

¿Hay diferencia

en los estatus ?

Informa al área de

Recepción y/o Ama de

llaves para realizar la

corrección

Revisa que los cargos

manuales se

encuentren autorizados

SI

NO

¿Hay cargos

manuales sin

autorizar?


los comprobantes de

taxi y verifica su

correspondencia con el

reporte del sistema

hotelero

NO

¿Hay

diferencias?

Informa al área de

Recepción para

realizar la corrección

Recibe del área de

Recepción la “Relación

de Valet Parking” y

revisa que contenga

sus tiques y facturas

SI

NO

1


en el “Reporte de



en el “Reporte de


NO

SI

SI


en el “Reporte de



en el “Reporte de



en el “Reporte de



en el “Reporte de


SI



PROCEDIMIENTO

FECHA: 30/10/20013

REVISIÓN:


INGRESOS


AUDITOR NOCTURNO

PR

OC

ED

IMIE

NT

O D

E A

UD

ITO

RÍA

NO

CT

UR

NA

¿Contiene sus

tiques y

facturas?

Verifica los cargos de

las habitaciones que

tienen asignado a más

de un huésped


en el “Reporte de


SI

¿Hay

discrepancia

con los cargos?

Verifica que los PM y

PX estén en tarifa cero

(0), así como la cuenta

ajustes y correcciones

NO

¿Hay

inconformidad?

Corrobora los soportes

de las transacciones y

gestiona su solución

SI

Verifica en el reporte

de PM / PX que a estos

se les haya dado salida

en el tiempo

establecido

¿Hay

inconformidad?

Corrobora los soportes

de las transacciones y

gestiona su solución

NO

SI

Verifica que los

comprobantes de

avances y

devoluciones de

efectivo estén firmados

por el huésped

¿Hay

discrepancias?

Verifica las facturas a

crédito contra sus

soportes y reportes del

sistema hotelero

NO

NO

1

¿Contiene los

soportes

completos?

Corre la auditoría

nocturna en el sistema

hotelero imprimiendo

los reportes generados


en el “Reporte de


NO

SI

Verifica que los

cheques de consumo

cumplan con las

políticas establecidas

y estén firmados por el

huésped

¿Hay

inconformidad?

Envía por correo

electrónico el “Reporte

de Auditoría Nocturna”

según las políticas

establecidas

NO

Ordena los reportes

generados durante la

auditoría nocturna con

sus soportes y los

remite al área de

Recepción

Llena los campos del

sobre de remisión y lo

expide a la caja de

seguridad con los

voucher y reportes del

punto de venta físico



en el “Reporte de



en el “Reporte de



en el “Reporte de



en el “Reporte de


NO

SI

SI


en el “Reporte de


SI

FIN


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para la ejecución de las auditorías de

ingresos, con el fin de realizar tanto la revisión de los soportes físicos de ingresos como la verificación

y gestión de solicitudes de pago derivadas de ello.

II. ALCANCE



contribuir en la ejecución de las auditorías de ingresos.

III. BASE LEGAL

- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolución Conjunta de los Ministerios del Poder

Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el Turismo.

Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012.

- MINTUR: Reglamento parcial de ley orgánica de turismo sobre establecimientos de alojamiento

turístico. Gaceta Oficial N° 36.607 de fecha 21 de diciembre de 1998.

IV. REFERENCIAS

- Manual de Procedimiento: Auditoría Nocturna.

- Manual de Procedimiento: Registro Contable Auditoría de Ingresos.


V. GLOSARIO

A&B Siglas utilizadas para referirse al área de Alimentos y Bebidas.

ARQUEO DE CAJA Reconocimiento y verificación aleatoria que se realiza en un determinado momento al fondo asignado de una caja en relación a los movimientos de ésta.

AVANCES DE EFECTIVO Es el monto en efectivo otorgado a crédito al huésped, de acuerdo a lo establecido por la Dirección General, con el cobro de una comisión sobre el mismo.

COMPLIMENTARY Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesía con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitación sin embargo se ven reflejadas en las estadísticas.

DESAYUNOS INCLUIDOS

Corresponde a aquellos desayunos que se encuentran cubiertos por la tarifa de la habitación.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

FALTANTE Corresponde al monto faltante en la caja en comparación con el fondo establecido para la misma.

FILE Número de registro consecutivo y único asignado a cada huésped.

FONDO DE CAJA Corresponde al monto en efectivo que debe estar disponible en la caja para la operación de la misma.

FUNCIONARIO Corresponde al personal Gerencial y Directivo del Hotel.

HOUSE USE Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada.

MOVIMIENTOS DE CAJEROS

Constituyen las transacciones realizadas, durante el transcurso de la jornada laboral, por un cajero.

PM Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitación, alimentos, bebidas, y otros gastos.

PX Corresponde a una cuenta trámite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el huésped. Los mismos son investigados según el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente.

PORCENTAJE DE ROTURA

Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.

PORCENTAJE DE SERVICIO

Corresponde al 10% del monto sobre los consumos realizados por el huésped en A&B.

PROPINA Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfacción otorga el huésped por algún servicio.

SOBRANTE Corresponde al excedente en caja que supera el fondo establecido para la misma.

SOPORTES DE PAGO Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelación de un bien o servicio.

TARIFA RACK Son aquellas tarifas ofrecidas, en su llegada al hotel, a clientes particulares sin reservas garantizadas.

TIROS Es el monto devengado por el personal externo ante servicios brindados eventualmente en A&B.

TURNO Corresponde al periodo de tiempo en que los huéspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada.

VI. POLÍTICAS

1. De la Recepción de Solicitudes, Reportes y Soportes de Pago

1.1. Todo cheque de consumo debe contener la firma del huésped o funcionario, según el que

aplique. Los mismos serán recibidos por el Auditor de Ingresos ordenadamente según los

siguientes parámetros:


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

1.1.1. Por área: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet

Parking.

1.1.2. Por concepto: huésped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesía, relaciones

públicas.

1.1.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada.

1.1.4. Por tipo: originales, copias.

1.2. Los comprobantes de depósito consignados deben estar debidamente procesados por el

banco y con el sello húmedo de contabilidad en señal de revisión.

1.3. Todas las copias de facturas deben ser recibidas junto con el reporte “Movimiento y Cierre

de Cajero”.

1.4. Todo tique de Valet Parking debe tener adjunto la factura y cheque de consumo por

habitación.

1.5. El área de Recepción debe consignar con un máximo de veinticuatro (24) horas a su emisión

toda solicitud existente por reintegro, adjuntando copia de: la CI del huésped, la tarjeta de

registro, la forma de pago y en los casos que aplique, carta firmada de autorización emitida

por la empresa con sello húmedo, para la cancelación del monto a una persona natural.

1.6. Toda Empresa de servicios de taxi que mantenga previo acuerdo con el Hotel para la

emisión de pagos a través de Cuentas por Pagar, deberá entregar al Auditor de Ingresos la

relación de taxi los días viernes de cada semana.

1.7. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales debe contener la copia del cheque de

consumo que detalla el cargo por concepto de este servicio, conjuntamente con el cuadro de

asistencia realizado por el área de Seguridad.

1.8. Toda solicitud de pago remitida por el área de A&B o Ventas en relación a alquileres de

equipos, debe ser recibida junto a la factura original y el cheque del consumo con el cargo

realizado al evento.

1.9. Toda solicitud de pago consignada por el área de recepción debe contener la “Relación de

Comisiones Rack”.

1.10. Toda solicitud de pago de comisiones emitida por el área de Ventas debe contener la

“Relación de Comisiones por Venta”.

2. De la Emisión y Revisión de Reportes (Diaria)

2.1. El Auditor de Ingresos debe imprimir y entregar, a primera hora de la mañana, los reportes

solicitados por la Dirección General.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

2.2. El Auditor de Ingresos debe elaborar el reporte “Ventas del Mes”, con el fin de comparar la

venta de alimentos y bebidas arrojada por el sistema hotelero contra el sistema Micros.

2.3. El Auditor de Ingresos debe elaborar el “Informe de Ingresos Diarios (Daily)” y enviarlo antes

de las 09:00 am a través de correo electrónico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de

Administración, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos y

Contralor.

2.4. El Auditor de Ingresos debe revisar el último reporte “Sábana de Ama de Llaves” del día

anterior contra el primero del día en curso y verificar la veracidad de la información. En caso

de discrepancia en habitaciones debe gestionar la solución de estas diferencias con el área

de Ama de llaves y/o Recepción, según el que aplique.

2.5. Todo monto por IVA indicado en el sistema hotelero debe corresponder con los reportes Z de

las impresoras fiscales, en caso de haber discrepancia el Auditor de Ingresos debe

informarle al Analista de Impuestos el hallazgo y hacerle entrega de dichos reportes para su

verificación.

3. De la Revisión y Gestión de Cobranza

3.1. Todo soporte de estadía del huésped debe contener:

3.1.1. Tarjeta de registro.

3.1.2. Carta de garantía.

3.1.3. Carta de preautorización.

3.1.4. Cheques de consumos de las diferentes áreas, según el que aplique.

3.1.5. Comprobantes (taxi, avances de caja, entre otros), según el que aplique.

3.2. Toda factura a crédito original emitida por el área de Recepción y/o A&B debe ser revisada

por el Auditor de Ingresos contra los soportes de estadía del huésped, los mismos deben ser

entregados al área de Cuentas por Cobrar junto a la factura una vez terminada esta

verificación.

4. De la Revisión de Cheques de Consumo

4.1. A todo cheque de desayuno incluido se le debe calcular de forma manual el 10% de servicio,

el cual será registrado en la relación “Porcentaje de Servicios”.

4.2. Diariamente el Auditor de Ingresos debe tomar una muestra representativa de los cheques

de desayuno incluido, tomando como criterio la ocupación del día, y verificar que la firmas de

los mismos correspondan a las firmas de las tarjetas de registro.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

5. De la revisión de Saldos, PM y PX

5.1. Cuando existan saldos que superen el monto máximo establecido por la Dirección General

para estadías cortas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al área

de Recepción que se realice un abono a la cuenta del huésped.

5.2. Cuando existan saldos que superen el monto máximo establecido por la Dirección General

para estadías largas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al área

de Recepción que se realice un corte de cuenta al huésped.

5.3. Todos los PM deben ser facturados en su totalidad, por lo que la unidad responsable debe

darle Check Out en un tiempo máximo de setenta y dos (72) horas.

5.4. Aquellas Unidades que hayan generado un PX, deben darle Check Out a estos en un

tiempo máximo de cuarenta y ocho (48) horas.

6. De la Revisión y Gestión de Solicitudes de Pago

6.1. Toda solicitud de reintegro debe ser analizada contra sus soportes por el Auditor de Ingresos

en un máximo de veinticuatro (24) horas a su recepción, quien debe gestionar la autorización

por parte del Jefe de Administración para entregar dicha solicitud al área de Cuentas por

Pagar, a fin de que se genere la emisión del pago.

6.2. Toda relación de taxi recibida por parte del prestador de servicios deberá ser cotejada contra

los cargos correspondientes en el sistema hotelero, con el fin de realizar la solicitud a

Cuentas por Pagar para la emisión del pago, previa autorización del Jefe de Administración.

6.3. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales se gestionará semanalmente a través de la

revisión y entrega de soportes al área de Cuentas por Pagar, previamente autorizado por

parte del Jefe de Administración.

6.4. Toda solicitud de pago en relación a alquileres de equipos debe ser verificada contra el

consumo del evento cargado en el sistema hotelero. Dicha solicitud debe ser autorizada por

el Jefe de Administración y entregada al área de Cuentas por Pagar.

7. De los Sobrantes y Faltantes

7.1. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mínimo una (01) vez al mes,

arqueos a todas las cajas de la Empresa con el fin de garantizar que la información

registrada en el sistema corresponda a la existencia en físico.

7.2. Todo faltante evidenciado en los arqueos de caja deberá ser repuesto por el cajero

responsable.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

7.3. Todo sobrante evidenciado en los arqueos de caja deberá ser cuantificado, registrado en la

relación “Arqueo de Caja Departamental” y enviado a Caja Principal para su posterior

depósito.

7.4. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mínimo una (01) vez al mes,

arqueos a la caja principal a través del sistema contable verificando los saldos de la misma.

7.5. Toda discrepancia evidenciada en el arqueo de caja del sistema contable deberá ser

informada a través de correo electrónico al Cajero Principal para que gestione su solución.

8. De la Auditoría a Tarjetas de Registro

8.1. Quincenalmente el Auditor de Ingresos debe realizar auditorías aleatorias a las tarjetas de

registro de huéspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren

garantizadas y cumplan con las políticas establecidas por el área de Recepción.

9. De las Autorizaciones

9.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual

que tengan la obligación de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben

elaborar una carta de autorización, física o a través de correo electrónico, que avale dicha

excepción; la misma debe ser aprobada por el Jefe y Gerente de Operaciones, Gerente de

Apertura y Operaciones o Dirección General. En consecuencia el Auditor de Ingresos debe

recibir en físico y cotejar dicha aprobación con la información obtenida en la auditoría.


1. Del Auditor Nocturno

1.1. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros,

copias de facturas junto a los reportes Z, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet

Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditoría nocturna.

2. Del Área de Recepción

2.1. Entregar, según las políticas establecidas, las solicitudes de reintegro y las solicitudes de

pago por comisiones Rack.

2.2. Entregar las facturas a crédito según las políticas establecidas.

2.3. Tomar acciones y dar seguimiento a las distintas solicitudes realizadas por el Auditor de

Ingresos.

3. Del Área de A&B

3.1. Entregar las facturas a crédito según las políticas establecidas.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

4. Del Área de Ventas

4.1. Entregar, según las políticas establecidas, las solicitudes de pago por comisiones de ventas.

5. Del Auditor de Ingresos

5.1. Verificar la información suministrada por el Auditor Nocturno en relación a los ingresos

obtenidos y sus soportes.

5.2. Investigar y solucionar cualquier discrepancia evidenciada en la Auditoría Nocturna.

5.3. Elaborar los reportes requeridos por el Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración,

Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos, Contralor y Dirección

General.

5.4. Entregar al Analista de Impuestos las facturas y reportes Z de las Impresoras fiscales.

5.5. Gestionar el pago de propinas y porcentajes de servicios al personal que aplique.

5.6. Gestionar el pago por alquileres de equipos y mesoneros eventuales. .

5.7. Revisar y gestionar el pago de facturas a crédito recibidas por el área de Recepción y A&B.

5.8. Analizar y gestionar el reintegro a huéspedes previa solicitud de los mismos.

5.9. Revisar y gestionar pago de comisiones por tarifas Rack al personal del área de Recepción.

5.10. Revisar y gestionar pago de comisiones por ventas al personal del área de Ventas.

5.11. Realizar aleatoriamente arqueos de caja y auditorías sorpresivas a las tarjetas de registro.

6. Del Analista de Impuestos

6.1. Recibir las copias de facturas y “reporte Z” de las Impresoras fiscales.

7. Del Analista de Cuentas por Pagar

7.1. Recibir la documentación correspondiente para efectuar el pago relacionado a las diferentes

solicitudes.

8. Del Analista de Cuentas por Cobrar

8.1. Recibir los cheques de consumos y/o facturas originales para el cobro de los mismos a las

unidades correspondientes.


- Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.


- Auditoría de Ingresos: Diario.

- Recepción y gestión de solicitudes: Semanal.

- Arqueos de caja y Auditorías a tarjetas de registro: Mensual – Aleatorio.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS



SALIDA


AUDITOR DE INGRESOS

1. Imprime del sistema hotelero el reporte con

información de las ventas diarias y la entrega a la

Dirección General.

Dirección General - Reporte de ventas diarias: Manager Report –

Impresión y entrega física

2. Genera en pantalla el reporte con información de los

alimentos y las bebidas consumidas por los visitantes

y huéspedes.

Reporte de alimentos y bebidas: Trial Balance – En pantalla del

computador

3. Elabora el reporte “Ventas del Mes” y coteja la

información del sistema hotelero contra el sistema

Micros.

Reporte Ventas del Mes – Carpeta digital en el computador

3.1. Si hay discrepancias: Revisa cada uno de los

cheques de consumo contra la información del

sistema, verifica y gestiona la corrección del error.

4. Elabora el reporte “Daily” con la información de

ventas y lo envía a través de correo electrónico al

Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración,

Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones,

Área de Costos y Contralor.

Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración, Supervisor de

Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos, Contralor – Daily –

Bandeja de salida de correo

5. Busca, en el área de Recepción, los documentos

obtenidos en la auditoría nocturna y revisa las

novedades reflejadas

5.1. Si hay novedades: Gestiona la solución de las

mismas a lo largo de la auditoría de ingresos e

informa al Auditor Nocturno, a través de correo

electrónico, las acciones tomadas.

Auditor Nocturno - Notificación de acciones (Hallazgos auditoría

nocturna) – Bandeja de salida de correo

AMA DE LLAVES 6. Entrega, al Auditor de Ingresos, el primer reporte de

discrepancias del día. Auditor de Ingresos - Sábana de Ama de Llaves – Entrega Física

AUDITOR DE INGRESOS

7. Recibe del área de Ama de Llaves el reporte de la

primera discrepancia del día.

8. Coteja que coincida el último reporte “Sábanas de

Ama de Llaves” del día anterior contra el primero del

día en curso.

Room Discrepancy – Impresión Física

8.1. Si hay diferencias: Informa al Jefe de Ama de llaves

y/o Recepción a través de correo electrónico y

gestiona la solución de la discrepancia.

Jefe de Ama de llaves - Notificación de discrepancia – Bandeja de salida

de correo

9. Revisa que los correlativos de las copias de facturas,

tanto de Recepción como de A&B, estén completos.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

9.1. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el

hallazgo al Analista de Impuestos.

10. Verifica que los montos por IVA de las copias de

facturas coincidan con los reportes del sistema

hotelero y con el “reporte Z” del punto fiscal

correspondiente.

Reporte del sistema hotelero: Invoice By Cashier;

Libro de IVA – Impresión física

10.1. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el

hallazgo al Analista de Impuestos.

11. Entrega al Analista de Impuestos el “reporte Z” de las

impresoras fiscales anexándole las copias de

facturas y reporte “Pago de Contado”.

Analista de Impuestos –Reporte Z; Pago de Contado; Copia de Factura

– Entrega Física

12. Recibe, del área de Recepción y/o A&B, las facturas

a crédito y verifica que correspondan con los soportes

de estadía del huésped y el reporte correspondiente.

Reporte de cuentas a crédito: Journal City Ledger Today –

Impresión Física

13. Si no corresponde: Devuelve facturas a crédito y

solicita a través de correo electrónico al Jefe de

Recepción y/o A&B los soportes faltantes. Realiza

actividad N° 12.

Área de Recepción – Facturas a crédito – entrega física

Área de Recepción – Solicitud de

corrección – Bandeja de salida de correo

14. Entrega las facturas a crédito al área de Cuentas por

Cobrar. Área de Cuentas por Cobrar –

Facturas a crédito – entrega física

15. Revisa que los cheques de consumo se encuentren

firmados por el huésped y aquellos que correspondan

a funcionarios, cortesía y relaciones públicas

coincidan con el reporte correspondiente.

Reporte: Remote Management Console – Impresión Física

15.1. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a través

de correo electrónico al Jefe de A&B y Cajeros

departamentales.

Jefe de A&B; Cajeros departamentales – Solicitud de

corrección – Bandeja de salida de correo

A&B 16. Imprime y entrega al Auditor de Ingresos el

presupuesto de eventos.

Auditor de Ingresos – Presupuesto de Eventos – Entrega

Física

AUDITOR DE INGRESOS

17. Recibe de A&B el presupuesto de eventos y coteja

los cheques de consumo correspondientes

17.1. Si no corresponden: Informa el hallazgo a través de

correo electrónico al Jefe de A&B y Jefe de Ventas.

Jefe de A&B; Jefe de Ventas – Solicitud de corrección – Bandeja

de salida de correo

18. Verifica que se encuentren en las tarjetas de registro

los soportes de preautorización por los consumos de

estadía.


de correo electrónico al Jefe de Recepción y Jefe de

A&B.

Jefe de A&B; Jefe de Recepción – Notificación de inconformidad –



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

19. Revisa que los PM / PX se hayan cerrado

correctamente y verifica los saldos de las estadías

cortas y largas.

Guest Ledger Detail – Impresión física


de correo electrónico al Jefe de Recepción y solicita

que se realice un abono a la cuenta para estadía

corta o un corte de cuenta para estadía larga, según

el que aplique.

Jefe de Recepción – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de

correo

20. Revisa los cheques de desayuno incluido, cotejando

que la firma del huésped coincida con la tarjeta de

registro.

20.1. Si no corresponde: Informa el hallazgo a través de

correo electrónico al Jefe de A&B y Jefe de

Recepción.

Jefe de A&B; Jefe de Recepción – Notificación de inconformidad –


21. Calcula manualmente el 10% de servicio de los

cheques de desayuno incluido y lo registra en la

“Relación de Porcentaje de Servicio”.

22. Busca en el sistema contable la información

correspondiente a propinas y porcentaje de servicios

del personal y lo copia en la “Relación de Porcentaje

de servicio” y “Relación de Propinas”.

Registro de Datos de Porcentaje de Servicios – Relación de Porcentaje

de Servicio

Registro de Datos de Propinas – Relación de Propinas

23. Calcula el porcentaje de rotura sobre el porcentaje de

servicio y la propina; adicionalmente lo refleja en el

reporte correspondiente.

24. Informa al área de A&B, a través de correo

electrónico, el monto recaudado por porcentaje de

servicio y solicita la relación de distribución del

mismo.

Jefe de A&B – Notificación de monto por porcentaje de servicio –


A&B

25. Recibe monto recaudado, elabora reporte

“Distribución del 10% del Servicio” y lo envía al

Auditor de Ingresos a través de correo electrónico.

Auditor de Ingresos – Distribución del 10% del servicio –


AUDITOR DE INGRESOS

26. Recibe y verifica que el monto indicado en la relación

“Distribución del 10% del Servicio” corresponda con

el recaudado.

26.1. Si no corresponde: Informa a través de correo

electrónico al Jefe de A&B para que realice la

corrección. Realiza la actividad N° 26.

Jefe de A&B – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de

correo


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

27. Imprime “Relación de Porcentaje de servicio” junto a

“Distribución del 10% del Servicio” y “Relación de

Propinas” y la entrega al Jefe de Administración para

su aprobación.

Jefe de Administración – Relación de Porcentaje de servicio; Relación

de Propinas – Impresión física

27.1. Si no es aprobado: Verifica y corrige error según

corresponda. Realiza actividad N° 27.

27.2. Entrega “Relación de Propinas” al área de Cuentas

por Pagar y “Relación de Porcentaje de Servicio” al

área de Nómina.

Área de Cuentas por Pagar – Relación de Propinas – Impresión y

entrega física Área de Nómina – Relación de

Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física

A&B 28. Envía solicitud de pago “Tiros del Personal” junto a

sus soportes al Auditor de Ingresos.

Auditor de Ingresos – Tiro del Personal; Lista de Asistencia

(Personal eventual) – Entrega física

AUDITOR DE INGRESOS

29. Recibe solicitud de pago “Tiros Del Personal “y

revisa que coincida con los soportes.

30. Si no corresponde: Devuelve solicitud al área de

A&B para que realice la corrección y lo justifica a

través de correo electrónico adjuntando soportes de

revisión. Continúa actividad N° 29.

Área de A&B – Tiro del Personal; Lista de Asistencia (Personal

eventual) – Entrega física

Área de A&B – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de

correo

31. Elabora un memo solicitando a Cuentas por Pagar la

gestión del pago por concepto de tiros del personal y

lo entrega junto a los soportes al Jefe de

Administración para su aprobación.

Jefe de Administración – Memo

Tiros del Personal; Lista de asistencia (Personal eventual) –

Impresión y entrega física

31.1. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección

del error con el Jefe de A&B, según corresponda.

Realiza actividad N° 31.

31.2. Entrega solicitud y soporte de Tiros del Personal al

área de Cuentas por pagar para la gestión de pago.

Área de Cuentas por Pagar – Memo Tiros del Personal; Solicitud Tiros del Personal; Lista de asistencia

(Personal eventual) – Entrega física

RECEPCIÓN

32.

Entrega al Auditor de Ingresos solicitudes de

reintegro con sus respectivos soportes.

Auditor de Ingresos – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:

Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia

de formar de pago, carta de autorización – Entrega física

AUDITOR DE INGRESOS

33. Recibe y verifica que los soportes correspondientes a

“Solicitud de Reintegro” correspondan en su totalidad

a los establecidos.

33.1. Si la solicitud no está completa: Devuelve

documentación al área de Recepción para que realice

la corrección y lo justifica a través de correo

electrónico. Ejecuta actividad N° 33.

Área de Recepción – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:



Área de Recepción – Notificación de inconformidad – Bandeja de

salida de correo


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

34. Entrega solicitud de reintegro al Jefe de

Administración para su aprobación.

Jefe de Administración – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:




del error con el área de Recepción según


35. Recibe y entrega solicitud de reintegro al área de

Cuentas Por Pagar.

Área de Cuentas por Pagar –Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:



SERVICIOS DE TAXI 36. Entrega al Auditor de Ingreso la relación de servicios

de taxi junto a la factura de la solicitud de pago. Auditor de Ingresos –Relación de

taxi; Factura de taxi – Entrega física

AUDITOR DE INGRESOS

37. Recibe la relación de taxis y la factura del prestador

del servicio, verifica que coincidan con los

comprobantes originales del servicio y que se haya

cobrado el porcentaje de comisión correspondiente.

37.1. Si hay discrepancias: Solicita al servicio de taxis

que corrobore la información y devuelve la factura

para su corrección. Realiza actividad N° 37.

Prestador de servicio –Relación de taxi; Factura de taxi – Entrega física

38. Entrega solicitud de pago de taxi con sus soportes al

Jefe de Administración para su aprobación.

Jefe de Administración – Relación de taxi; Factura de taxi – Entrega

física


del error con el Servicio de Taxi según corresponda.


39. Recibe y entrega la factura del prestador de servicio

de taxi a Cuentas por Pagar para la emisión del pago. Área de Cuentas por Pagar –

Factura de taxi – Entrega física

40. Verifica que los tiques de Valet Parking, junto a su

factura, correspondan a la cantidad reflejada en el

reporte del sistema hotelero.

Reporte del sistema: Journal Valet Parking – Impresión física

40.1. Si no corresponden: Realiza la gestión para el

descuento del tique faltante al personal responsable.

RECEPCIÓN 41. Elabora “Relación de comisiones Rack” y lo entrega

al Auditor de Ingresos. Auditor de Ingresos –Relación de comisiones Rack – Entrega física

AUDITOR DE INGRESOS

42. Recibe y verifica la “Relación de comisiones Rack”

contra el reporte de tarifas Rack del sistema hotelero.

42.1. Si hay discrepancias: Informa a través de correo

electrónico al área de recepción para que realice la

corrección y le devuelve “Relación de comisiones

Rack”. Realiza actividad N° 43.

Área de Recepción – Relación de comisiones Rack – Entrega física

Área de Recepción – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de

correo


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

43. Entrega “Relación de comisiones Rack” con sus

soportes al Jefe de Administración para su

aprobación.

Jefe de Administración – Relación de comisiones Rack; Rate Check –

Entrega física


del error con el área de Recepción según


44. Recibe y entrega “Relación de comisiones Rack” al

área de Nómina para el pago correspondiente. Área de Nómina – Relación de

comisiones Rack– Entrega física

45. Elabora “Relación de comisiones por ventas” y lo

entrega al Auditor de Ingresos.

Auditor de Ingresos –Relación de comisiones por ventas – Entrega

física

VENTAS

46. Recibe “Relación de comisiones por ventas” y verifica

que correspondan las ventas de tarifas corporativas

contra el reporte del sistema hotelero.

AUDITOR DE INGRESOS

47. Si hay discrepancias: Informa a través de correo

electrónico al área de Ventas para que realice la

corrección y le devuelve “Relación de comisiones por

ventas”. Realiza actividad N° 47.

Área de Ventas – Relación de comisiones por ventas – Entrega

física

Área de Ventas – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de

correo

48. Entrega “Relación de comisiones por ventas” con sus

soportes al Jefe de Administración para su

aprobación.

Jefe de Administración – Relación de comisiones por ventas – Entrega

física

49. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección

del error con el área de Ventas según corresponda.


50. Recibe y entrega “Relación de comisiones” por ventas

al área de Nómina para el pago correspondiente.

Área de Nómina – Relación de comisiones por ventas – Entrega

física

51. Ejecuta arqueos de caja departamentales y verifica

que lo indicado en el sistema en relación a los

movimientos de cajero corresponda a lo que se

encuentran en existencia.

Arqueo de caja departamental– Impresión física

51.1. Si hay discrepancias: solicita la reposición del

faltante al cajero responsable o manda a retirar el

excedente de la caja, según el que aplique.

52.

Toma los comprobantes originales de avances o

devoluciones de efectivo y Refleja en el reporte

“Arqueo de caja departamental” los hallazgos.

Avances o devoluciones de efectivo – Adjunto al formato Arqueo de caja

departamental

53. Gestiona las firmas como acuse de recibo y entrega

copia del reporte “Arqueo de caja departamental” y

sus soportes al Jefe de Área correspondiente.

Jefe de Área – Copia del formulario Arqueo de caja departamental;

Copia avances o devoluciones de efectivo – Carpeta Oslo “Arqueo de

caja departamental”


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

54. Archiva el reporte “Arqueo de caja departamental”

con sus soportes en una carpeta Oslo con dicha

identificación.

Arqueo de caja departamental; avances o devoluciones de efectivo

– Carpeta Oslo “Arqueo de caja departamental”

55. Realiza arqueo de caja principal en el sistema

contable verificando que los saldos de la misma

correspondan al fondo establecido.

54.1. Si hay discrepancias: Solicita la reposición del

faltante al cajero principal o manda a depositar el

excedente de la caja, según el que aplique.

Cajero Principal – Notificación de inconformidad – Bandeja de salida

de correo

55. Imprime comprobante “Arqueo de Fondo” de caja

principal. Arqueo de fondo – Impresión física

Procedimiento “Registro Contable Auditoría de

Ingresos”



1. Reportes

- Guest Ledger Detail – Impresión física

- Invoice By Cashier – Impresión física

- Journal City Ledger Today – Impresión física

- Journal Valet Parking – Impresión física

- Libro de IVA – Impresión física

- Manager Report – Impresión física

- Pago de Contado – Entrega física

- Rate Check – Entrega física

- Remote Management Console – Impresión física

- Reporte Z – Entrega física

- Room Discrepancy – Impresión física

- Sábana de Ama de Llaves – Entrega física

- Trial Balance – En pantalla del computador

- Ventas Del Mes – Carpeta digital


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

2. Formularios

- Arqueo de caja departamental y comprobantes de avances o devoluciones de efectivo – Carpeta

Oslo “Arqueo de caja departamental”

- Arqueo de fondo – Impresión física

- Copia del formulario Arqueo de caja departamental y copia de avances o devoluciones de efectivo

– Carpeta Oslo “Arqueo de caja departamental”

- Daily – Bandeja de salida de correo

- Distribución del 10% del servicio – Bandeja de salida de correo

- Lista de asistencia (Personal eventual) – Impresión y entrega física

- Presupuesto de eventos – Entrega física

- Relación de comisiones por ventas – Entrega física

- Relación de comisiones Rack – Entrega física

- Relación de Porcentaje de servicio – Impresión física

- Relación de Propinas – Impresión física

- Relación de taxi – Entrega física

3. Otros

- Factura de taxi – Entrega física

- Facturas a crédito – Entrega física

- Memo Solicitud de Reintegro – Entrega física

- Memo Tiros del Personal – Impresión y entrega física

- Notificación de acciones (Hallazgos auditoría nocturna) – Bandeja de salida de correo

- Notificación de discrepancia – Bandeja de salida de correo

- Notificación de inconformidad – Bandeja de salida de correo

- Notificación de monto por porcentaje de servicio – Bandeja de salida de correo

- Solicitud de corrección – Bandeja de salida de correo

- Soportes de Reintegro: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de

formar de pago, carta de autorización – Entrega física


1. Reportes

- Guest Ledger Detail

- Invoice By Cashier


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

- Journal City Ledger Today

- Journal Valet Parking

- Libro de IVA

- Manager Report

- Pago de Contado

- Rate Check

- Remote Management Console

- Reporte Z

- Room Discrepancy

- Sábana de Ama de Llaves

- Trial Balance

- Ventas Del Mes

2. Formularios

- Arqueo de caja departamental

- Arqueo de fondo – Impresión física

- Avances o devoluciones de efectivo

- Daily

- Distribución del 10% del servicio

- Lista de asistencia (Personal eventual)

- Presupuesto de eventos

- Relación de comisiones por ventas

- Relación de comisiones Rack

- Relación de Porcentaje de servicio

- Relación de Propinas

- Relación de taxi

XIII. ANEXOS

- No aplica




PROCEDIMIENTO


REVISIÓN:


INGRESOS


AU

DIT

OR

DE

ING

RES

OS

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DE INGRESOS

INICIOAUDITORÍA NOCTURNA

Imprime del sistema

hotelero el reporte de

las ventas diarias y lo

entrega a la Dirección

General

¿Hay

discrepancias

de información

entre los

sistemas?

Elabora el reporte

“Ventas del Mes” y

coteja la información

del sistema hotelero

contra el sistema

Micros

Elabora el reporte

“Daily” con la

información de ventas

y lo envía a través de

correo electrónico

según las políticas

establecidas

Busca, en el área de

Recepción, los

documentos obtenidos

en la auditoría nocturna

y revisa las novedades

reflejadas

NO

SI

Revisa cada uno de los

cheques de consumo

contra la información

del sistema, verifica y

gestiona la corrección

del error

¿Hay

novedades?

Gestiona la solución de

las mismas e informa al

Auditor Nocturno, a

través de correo

electrónico, las

acciones tomadas

SI

NO

Recibe del área de

Ama de Llaves el

reporte “Sábana de

Ama de llaves” y lo

coteja contra el primer

reporte de

discrepancias del día

Revisa que los

correlativos de las

copias de facturas

estén completos y que

los montos por IVA

coincidan con los

reportes establecidos

¿Hay

diferencias

entre los

reportes?

Informa al Jefe de Ama

de llaves y/o

Recepción a través de

correo electrónico y

gestiona la solución de

la discrepancia

NO

SI

¿Hay

diferencias?

Informa verbalmente el

hallazgo al Analista de

Impuestos para que

tome acciones

correctivas

SI

Entrega al Analista de

Impuestos el “reporte

Z” de las impresoras

fiscales anexándole

las copias de facturas y

reporte “Pago de

Contado”

NO

Recibe, del área de

Recepción y/o A&B, las

facturas a crédito y las

verifica contra los

soportes de estadía del

huésped y el reporte

correspondiente

Entrega las facturas a

crédito al área de

Cuentas por Cobrar

¿Corresponde

con los

soportes de

estadía?

SI

Devuelve facturas a

crédito y solicita a

través de correo

electrónico al Jefe de

Recepción y/o A&B los

soportes faltantes

NO

Revisa que los

cheques de consumo

se encuentren firmados

por los huéspedes y los

coteja contra el reporte

correspondiente

¿Hay

discrepancias?

Informa el hallazgo a

través de correo


A&B y Cajeros

departamentales

SI

Recibe de A&B el

presupuesto de

eventos y coteja los

cheques de consumo

correspondientes

¿Hay

discrepancias

entre el

presupuesto y

los cheques?


través de correo


A&B y Jefe de Ventas

Verifica que se

encuentren en las

tarjetas de registro los

soportes de

preautorización por los

consumos de estadía

NO

SI

¿Hay

inconformidad

con la

preautorización

?


través de correo


Recepción y Jefe de

A&B

Revisa que los PM / PX

se hayan cerrado

correctamente y

verifica los saldos de

las estadías cortas y

largas

¿Hay

inconformidad

con los PM y/o

PX?


través de correo


Recepción y solicita

que se realice el abono

o corte de cuenta,

según el que aplique

NO

SI SI

Revisa los cheques de

desayuno incluido,

cotejando que la firma

del huésped coincida

con la tarjeta de

registro

NO¿Hay

discrepancias?


través de correo


A&B y Jefe de

Recepción

Calcula manualmente

el 10% de servicio de

los cheques de

desayuno incluido y lo

registra en la “Relación

de Porcentaje de

Servicio”

NO

SI

NO

1

PROCESO: IMPUESTOS

PROCESO: CUENTAS POR

COBRAR



PROCEDIMIENTO


REVISIÓN:


INGRESOS


AU

DIT

OR

DE

IN

GR

ES

OS


1

Elabora la “Relación de

Porcentaje de servicio”

y “Relación de

Propinas” y calcula el

porcentaje de rotura

sobre dichos conceptos

Gestiona con el área

de A&B la distribución

del monto por

porcentaje de servicio y

la aprobación por parte

del Jefe de

Administración

¿Es aprobada

la distribución?

NO

Recibe y entrega la

“Relación de Propinas”

al área de Cuentas por

Pagar y “Relación de

Porcentaje de Servicio”

al área de Nómina.

SI

Recibe de A&B la

solicitud de pago de

“Tiros Del Personal “y

revisa que coincida con

los soportes

¿Hay

inconsistencia

en la solicitud?

Verifica y gestiona la

corrección del error con

el Jefe de A&B, según

corresponda

Elabora un memo

solicitando a Cuentas

por Pagar la gestión

del pago y solicita

aprobación del Jefe de

Administración

SI

NO¿Es aprobada

la solicitud?

Recibe y entrega la

solicitud y soporte de

Tiros del Personal al

área de Cuentas por

pagar para la gestión

de pago

SI

NO

¿Hay

inconsistencia

en la solicitud?



el área de Recepción

según corresponda

Gestiona la aprobación

de la solicitud de

reintegro por parte del

Jefe de Administración

¿Es aprobada

la solicitud?

Recibe y entrega

solicitud de reintegro al

área de Cuentas Por

Pagar

NO

SI

NO

SI

Recibe la relación de

taxis con la factura del

prestador del servicio y

verifica que coincidan

con los soportes

correspondientes

¿Hay

discrepancias

entre la factura

y lo soportes?

Entrega solicitud de

pago de taxi con sus

soportes al Jefe de

Administración para su

aprobación

Solicita al servicio de

taxis que corrobore la

información y devuelve

la factura para su

corrección

¿Es aprobada

la solicitud?

SI

NO

NO

SI

Verifica que los tiques

de Valet Parking, junto

a su factura,

correspondan a la

cantidad reflejada en el

reporte del sistema

hotelero

Realiza la gestión para

el descuento del tique

faltante al personal

responsable

Recibe y verifica la

“Relación de

comisiones Rack”

contra el reporte de

tarifas Rack del

sistema hotelero

¿Hay

discrepancias?

SI

NO¿Hay

discrepancias?

Informa a través de

correo electrónico al

área de recepción y

gestiona la solución del

error


de la solicitud de pago

por comisiones Rack

con el Jefe de

Administración

¿Es aprobada

la solicitud?NO

SI

NO

Recibe y entrega

“Relación de

comisiones Rack” al

área de Nómina para el

pago correspondiente

SI

Recibe la “Relación de

comisiones por ventas”

y verifica que

correspondan con las

ventas corporativas

indicadas el reporte del

sistema hotelero

2


la “Solicitud de

Reintegro” y verifica

que correspondan con

sus soportes

3

Recibe y entrega la

factura del prestador

de servicio de taxi a

Cuentas por Pagar

para la emisión del

pago

Verifica con el área de

A&B el error y realiza la

corrección según

corresponda


PAGAR

PROCESO: VARIACIONES DE

NÓMINAPROCESO:

CUENTAS POR PAGAR


PAGAR


PAGAR


NÓMINA



PROCEDIMIENTO


REVISIÓN:


INGRESOS


AU

DIT

OR

DE

ING

RES

OS


2


de la solicitud de pago

por comisiones de

ventas con el Jefe de

Administración

¿Es aprobada

la solicitud?

Recibe y entrega

“Relación de

comisiones” por ventas

al área de Nómina para

el pago

correspondiente

SI¿Hay

discrepancias?



el área de Ventas

según corresponda

SI

NO

NO

Ejecuta arqueos de

caja departamentales

verificando los

movimientos de cajeros

contra la existencia en

físico de la caja

correspondiente

¿Hay

discrepancias?

Solicita la reposición

del faltante al cajero

responsable o manda a

retirar el excedente de

la caja, según el que

aplique

Toma los

comprobantes

originales de avances o

devoluciones de

efectivo y elabora el

reporte “Arqueo de caja

departamental”

SI

NO

Imprime y archiva

comprobante “Arqueo

de Fondo” de caja

principal

REGISTRO CONTABLE


FIN

3

Realiza arqueo de caja

principal en el sistema

contable verificando

que los saldos de la

misma correspondan al

fondo establecido

¿Hay

discrepancias?

Solicita la reposición

del faltante al cajero

principal o manda a

retirar el excedente de

la caja, según el que

aplique

SI

NO

Entrega copia del

reporte “Arqueo de caja

departamental” con sus

soportes al Jefe de

Área correspondiente y

archivo los originales


NÓMINA


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:


REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS

INGRESOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para efectuar el registro contable de las

cuentas de auditoría de ingresos, con el fin de llevar a cabo tanto la revisión y cuadre de las mismas

como la solución y seguimiento de las diferencias evidenciadas.

II. ALCANCE



contribuir en la ejecución del registro contable de las cuentas correspondientes a auditoría de

ingresos.

III. BASE LEGAL

- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolución Conjunta de los Ministerios del Poder

Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el Turismo.

Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012.

- CÓDIGO DE COMERCIO: Gaceta extraordinaria N° 475 del 21 de diciembre de 1955.

IV. REFERENCIAS

- Manual de Procedimiento: Auditoría de Ingresos.


V. GLOSARIO

AVANCES DE EFECTIVO Es el monto en efectivo otorgado a crédito al huésped, con base en lo establecido por la Dirección General, con el cobro de una comisión sobre el mismo.

PORCENTAJE DE ROTURA

Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.

PORCENTAJE (%) DE SERVICIO

Corresponde al 10% del monto sobre el consumo realizado por el huésped en A&B.

PROPINA Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfacción otorga el huésped por algún servicio.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

VI. POLÍTICAS

1. De los Asientos Contables

1.1. Todo comprobante contable (asiento contable), en relación a la auditoría de ingresos, debe

ser identificado a través de un correlativo de diez (10) dígitos.

Ej.

1.2. Diariamente el Auditor de Ingresos debe generar los asientos contables de auditoría

correspondientes a: ventas, cargos a huéspedes, cuentas por cobrar, ajustes e IVA,

sobrantes y faltantes.

1.3. Todos los días quince (15) y últimos de cada mes el Auditor de Ingresos debe registrar los

asientos contables correspondientes a: porcentaje de rotura y porcentaje por desayunos

incluidos.

1.4. A todo asiento contable por ajustes y correcciones se le debe adjuntar los soportes de la

transacción autorizada, recibidos previamente del Auditor Nocturno, en los casos que haya

un ajuste y/o corrección.

2. De los Sobrantes y/o Faltantes

2.1. Cada tarde el Auditor de Ingresos debe recibir del Cajero Principal la “Relación de cajero”.

2.2. Todo sobrante y/o faltante que se genere debe ser registrado en la cuenta 112407 (Sobrante

y faltante), al final de cada mes según el saldo de dicha cuenta este será reclasificado a

discreción del Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración.

2.3. Todo sobrante y/o faltante que se refleje en el asiento contable debe ser investigado por el

Auditor de Ingresos el día de su detección, con el fin de encontrar la falla y solicitar al

responsable su corrección.

2.4. Todo faltante debe ser repuesto por el responsable según los siguientes parámetros:

Faltante de efectivo: dentro de las próximas cuarenta y ocho (48) horas a su detección.

Faltante según otras formas de pago: dentro de las próximas setenta y dos (72) horas a

su detección.

Nota: El Auditor de Ingresos debe darle seguimiento a través de la “Relación de

sobrantes y faltantes”.

Cuenta Mes N/A Correlativo

V T A 0 5 0 0 0 1 5


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

2.5. Todo faltante que no haya sido corregido según los parámetros establecidos será solventado

a través de una solicitud de descuento a empleados, posterior a la revisión del caso y debida

aprobación realizada por el Jefe de Administración.

2.6. Todo descuento por faltante será tramitado mediante un comprobante de descuento, el cual

debe estar firmado por el Auditor de Ingresos, el Trabajador, el Jefe del Área y el Jefe de

Administración.

2.7. Todo descuento por faltante debe ser registrado en un asiento manual, reclasificando o

llevando a la cuenta “Descuento Empleados” dicho monto, según el que corresponda.

Posterior a ello el Auditor de Ingresos entregará el comprobante de descuento al Jefe de

Recursos Humanos.

3. Del Análisis de Cuentas

3.1. La última semana de cada mes el Auditor de Ingresos debe revisar, en conjunto con el Jefe

de Administración, las cuentas correspondientes a: ingresos por facturar, huésped, ciudad,

depósitos por reserva, propina, porcentaje de servicio, taxi, sobrantes y faltantes, puente

huésped, porcentaje de rotura, reintegro, avance a huéspedes, tiros y empleados.

3.2. A todas las cuentas analizadas se les debe adjuntar los soportes y reportes que apliquen, las

mismas estarán organizadas con la portada “Análisis de Cuenta”.


1. Del Cajero Principal

1.1. Entregar diariamente la “Relación de Cajero” al Auditor de Ingresos.

2. Del Auditor de Ingresos

2.1. Gestionar cualquier información necesaria para el registro de los asientos contables de la

auditoría de ingresos.

2.2. Registrar diariamente los asientos contables de la auditoría de ingresos.

2.3. Validar cualquier discrepancia evidenciada en la contabilidad y solicitar su corrección a

través de las diferentes unidades responsables.

2.4. Soportar cada uno de los asientos contables con su respectivo reporte.

2.5. Dar seguimiento constante a las discrepancias encontradas durante el mes con el fin de

tomar las acciones apropiadas.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

2.6. Analizar mensualmente las cuentas contables asignadas y validar la corrección de

discrepancias.

2.7. Reportar al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración cualquier incidencia de gran

importancia que involucre a las actividades antes descritas.

3. Del Supervisor de Contabilidad/Jefe de Administración

3.1. Recibir los asientos contables con sus soportes diariamente.

3.2. Recibir los análisis de cuentas con sus soportes mensualmente.

3.3. Atender cualquier incidencia reportada por el Auditor de Ingresos.


- Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.


- Registro contable: Diario.

- Análisis de cuentas: Mensual.


RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA


AUDITOR DE INGRESOS

1. Genera en el sistema los asientos contables automáticos y les coloca el correlativo correspondiente.

2. Imprime y coteja que los totales de los asientos contables sean iguales a los reflejados en el reporte del sistema hotelero con dicha información.

Asiento: Check Out del día Reporte: Ledger TRX Code

whit folio; Asiento: Cargos del día Reporte: Trial Balance;

Asiento: Ajustes del día/IVA; Reporte: Trial Balance,

Journal By Cashier pagos; Asiento: Cuentas por Cobrar

comerciales Reporte: Trial Balance –

Impresión física

2.1. Si hay discrepancias: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error y solicita la corrección de los mismos al encargado del área correspondiente.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

3. Recibe del Cajero Principal la “Relación de Cajero” en formato digital.

4. Transcribe la información cargada en el sistema, en relación a los sobrantes y faltantes, a un archivo Microsoft Excel.

5. Coteja los movimientos de cada cajero, reflejados en la “Relación de Cajero”, contra sus totales, ubicados en la “Relación Sobrantes Y Faltantes Diario”.

5.1. Si no corresponde: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error, solicita la corrección de los mismos al encargado de área correspondiente y coloca la observación en la “Relación de Sobrantes Y Faltantes Diario” y “Relación de Sobrantes Y Faltantes Mensual”.

6. Registra el asiento contable donde refleja los sobrantes y faltantes, cuentas por cobrar, retenciones, IVA, ISLR, reintegro, depósitos por futuras reservas y coteja que corresponda el debe versus el haber.

6.1. Si no corresponde: Regresa a la actividad N° 5.

7. Genera el asiento contable de sobrantes y faltantes con la información del Asiento “Día-Mes” y le coloca el correlativo correspondiente.

8. Imprime el asiento contable y le adjunta la “Relación de Sobrantes y Faltantes Diario” junto a los soportes de autorización que avalan dicha transacción.

Asiento contable sobrantes y faltantes; relación de

sobrantes y faltantes diario; soportes de autorización –

Impresión física

9. Elabora manualmente el asiento contable de la cuenta “Empleados” colocándole el correlativo correspondiente, lo imprime y le anexa copia de los comprobantes de descuento firmados.

Asiento contable Empleados; Comprobante de descuento –

Impresión física

10. Registra manualmente los asientos contables correspondientes a “Porcentaje de Rotura” y “Porcentaje por Desayunos Incluidos”; extrayendo la información de la relación “Porcentaje de Servicios”, les coloca el correlativo correspondiente y los imprime.

Asiento contable Porcentaje de rotura; Porcentaje por

desayunos incluidos; Relación Porcentaje de Servicios –

Impresión física

11. Entrega al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración los asientos contables impresos, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas.

Supervisor de Contabilidad o

Jefe de Administración –

Asiento: Check Out del día Reporte: Ledger TRX Code

whit folio;


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

Asiento: Cargos del día Reporte: Trial Balance;

Asiento: Ajustes del día/IVA

Reporte: Trial Balance, Journal By Cashier pagos;

Asiento: Sobrantes y faltantes, Soporte: relación de sobrantes y faltantes diario, soportes de

autorización;

Asiento: Empleados Soporte: Comprobante de descuento;

Asiento: Porcentaje de rotura

Soporte: Porcentaje por desayunos incluidos; Relación

Porcentaje de Servicios

– Entrega física

SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O

JEFE DE ADMINISTRACIÓN

12. Recibe los asientos contables generados, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas en el día.

AUDITOR DE INGRESOS

13. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Ingresos por Facturar”.

13.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el saldo del sistema hotelero y corrige el error. Regresa a la actividad N° 13.

13.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.

Mayor Analítico: Ingresos por facturar; Reporte: Guest Ledger Detail (Cargos) –

Impresión física

14. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Huésped”.

14.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N° 14.


Mayor Analítico: Huésped; Reporte: Trial Balance, Guest

Ledger Detail – Impresión física

15. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Ciudad”.

15.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N° 15.


Mayor Analítico: Ciudad; Reporte: Trial Balance, Aging

summary of all accounts – Impresión física


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS

16. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Porcentaje de Servicio”.

16.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Porcentaje de Servicio”, lo coteja contra el asiento de nómina y corrige el error. Regresa a la actividad N° 16.


Mayor Analítico: Porcentaje de servicio; Nómina – Impresión

física

17. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Propinas”.

17.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Propinas”, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N° 17.


Mayor Analítico: Propinas; Cuenta por pagar – Impresión

física

18. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Taxi.

18.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Taxi”, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N° 18.


Mayor Analítico: Taxi; Soportes: Relación de Taxi,

Cuenta por Pagar – Impresión física

19. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Reserva de Habitaciones”.

19.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Reserva de Habitaciones”, lo coteja contra el reporte del sistema hotelero que refleja los ingresos por depósito y corrige el error. Regresa a la actividad N° 19.


Mayor Analítico: Reserva de habitaciones; Reporte: Deposit

Ledger – Impresión física

20. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Puente Huésped”, la cual debe estar en cero (0).

20.1. Si no está en cero (0): Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Puente Huésped”, lo coteja contra los asientos de “Sobrantes y Faltantes” y “Depósito Bancario”. Gestiona con el área de Caja Principal el registro del monto en la cuenta que aplique, según sea el caso. Regresa a la actividad N° 20.


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

AUDITOR DE INGRESOS


Mayor Analítico: Puente Huésped – Impresión física

21. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Porcentaje de Rotura”.

21.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Porcentaje de Rotura”, lo coteja contra la relación “Porcentaje de Servicio” y corrige el error. Regresa a la actividad N° 21.


Mayor Analítico: Rotura; Relación: Porcentaje de

servicio – Impresión física

22. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Reintegro”.

22.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Reintegro”, lo coteja contra los soportes de “Cuentas por Pagar” y corrige el error. Regresa a la actividad N° 22.


Mayor Analítico: Reintegro; Cuenta por pagar: Reintegro a huéspedes – Impresión física

23. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Avance a Huésped”.

23.1. Si no corresponde: Verifica con el área de Recepción y Caja Principal la discrepancia y gestiona que se solucione la misma. Realiza la actividad N° 23.


Mayor Analítico: Avance a huésped – Impresión física

24. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Sobrantes y Faltantes”.

25. Imprime el mayor analítico de la cuenta “Sobrantes y Faltantes” y le adjunta los soportes de revisión.

Mayor Analítico: Sobrantes y Faltantes; Soportes: Relación

de Sobrantes y Faltantes Mensual,

Comportamiento de Cajero Mensual – Impresión física

26. Elabora las portadas “Análisis de Cuenta” y las anexa al mayor analítico de cada cuenta junto a sus reportes y soportes, según corresponda.

Portada: Análisis De Cuenta – Impresión física

27. Firma y entrega los análisis de cuenta al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración.

Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración –

Mayor Analítico: Ingresos por

facturar Reporte: Guest Ledger Detail

(Cargos);


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

RESPONSABLE 1. N

° ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SALIDA

Mayor Analítico: Huésped Reporte: Trial Balance, Guest

Ledger Detail

Mayor Analítico: Ciudad Reporte: Trial Balance, Aging

summary of all accounts

Mayor Analítico: Porcentaje de servicio; Nómina

Mayor Analítico: Propinas

Cuenta por pagar

Mayor Analítico: Taxi Soportes: Relación de Taxi,

Cuenta por Pagar

Mayor Analítico: Reserva de habitaciones

Reporte: Deposit Ledger

Mayor Analítico: Puente Huésped

Mayor Analítico: Rotura Relación: Porcentaje de

servicio

Mayor Analítico: Reintegro Cuenta por pagar: Reintegro a

huéspedes

Mayor Analítico: Avance a huésped

Mayor Analítico: Sobrantes y

Faltantes Soportes: Relación de Sobrantes y Faltantes

Mensual, Comportamiento de Cajero

Mensual

– Entrega física

SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O

JEFE DE ADMINISTRACIÓN

28. Recibe los análisis de cuenta con sus respectivos soportes.



MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS


1. Reportes

- Aging summary of all accounts – Impresión y entrega física

- Asiento contable Ajustes del día/IVA – Impresión y entrega física

- Asiento contable Cargos del día – Impresión y entrega física

- Asiento contable Check Out del día – Impresión y entrega física

- Asiento contable Empleados – Impresión y entrega física

- Asiento contable Porcentaje de rotura – Impresión y entrega física

- Asiento contable sobrantes y faltantes – Impresión y entrega física

- Cuenta por pagar: Reintegro a huéspedes – Impresión y entrega física

- Deposit Ledger – Impresión y entrega física

- Guest Ledger Detail – Impresión y entrega física

- Journal By Cashier pagos – Impresión y entrega física

- Ledger TRX Code whit folio – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Avance a huésped – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Ciudad – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Huésped – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Ingresos por facturar – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Propinas – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Puente Huésped – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Reintegro – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Reserva de habitaciones – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Rotura – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Sobrantes y Faltantes – Impresión y entrega física

- Mayor Analítico: Taxi – Impresión y entrega física

- Porcentaje por desayunos incluidos – Impresión y entrega física

- Trial Balance – Impresión y entrega física

2. Formularios

- Análisis de cuenta – Impresión y entrega física

- Comportamiento de Cajero Mensual – Impresión y entrega física


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

FECHA: 17/07/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

- Comprobante de descuento – Impresión y entrega física

- Relación de sobrantes y faltantes diario – Impresión y entrega física

- Relación de Sobrantes y Faltantes Mensual – Impresión y entrega física

- Relación de Taxi – Impresión y entrega física

- Relación Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física

- Soportes de autorizaciones (Sobrantes y faltantes) – Impresión y entrega física


1. Reportes

- Trial Balance

- Aging summary of all accounts

- Deposit Ledger

- Guest Ledger Detail

- Journal By Cashier pagos

- Ledger TRX Code whit folio

2. Formularios

- Análisis de cuenta

- Comportamiento de Cajero Mensual

- Comprobante de descuento

- Relación de sobrantes y faltantes diario

- Relación de Sobrantes y Faltantes mensual

- Relación de Taxi

- Relación Porcentaje de servicio

XIII. ANEXOS

- No aplica




PROCEDIMIENTO


REVISIÓN:


INGRESOS


AU

DIT

OR

DE

IN

GR

ES

OS

PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS

INICIOAUDITORÍA DE

INGRESOS

Genera en el sistema

los asientos contables

automáticos y les

coloca el correlativo

correspondiente

¿Hay

discrepancias

entre el sistema

contable y el

hotelero?

Recibe del Cajero

Principal la “Relación

de Cajero” en formato

digital

NO

SI

Detalla cada una de las

transacciones hasta

ubicar el error y solicita

la corrección de los

mismos al encargado

del área

correspondiente

Imprime y coteja que

los totales de los

asientos contables

sean iguales a los

reflejados en el reporte

del sistema hotelero

con dicha información

Transcribe la

información cargada en

el sistema, en relación

a los sobrantes y

faltantes, a un archivo

Microsoft Excel

Coteja los movimientos

de cada cajero,

reflejados en la

“Relación de Cajero”,

contra la “Relación

Sobrantes Y Faltantes

Diario”

¿Hay

discrepancias?

Registra el asiento

contable reflejando los

sobrantes y faltantes,

cuentas por cobrar,

retenciones, IVA, ISLR,

reintegro y depósitos

por futuras reservas

Gestiona la corrección

del error; coloca la

observación en la

“Relación de Sobrantes

Y Faltantes Diario” y


Y Faltantes Mensual”

SI

NO

Coteja que

corresponda el debe

versus el haber de los

asientos contables

registrados

¿Hay

diferencias?

A

SI

Genera el asiento

contable de sobrantes

y faltantes con la

información del Asiento

“Día-Mes” y le coloca el

correlativo

correspondiente

A

NO

Imprime el asiento

contable y le adjunta la


y Faltantes Diario”

junto a los soportes de

autorización

Elabora manualmente

el asiento contable de

la cuenta “Empleados”

lo imprime y le anexa

copia de los

comprobantes de

descuento firmados

Registra manualmente

los asientos contables

correspondientes a

“Porcentaje de Rotura”

y “Porcentaje por

Desayunos Incluidos

Entrega al Supervisor

de Contabilidad o Jefe

de Administración los

asientos contables

impresos junto a los

reportes y soportes de

las transacciones

¿Corresponde

el análisis de

cuenta

mensual?

Revisa y justifica el

saldo de las cuentas

asignadas al Auditor de

Ingresos

SI

¿Hay

discrepancias

entre saldos?

Revisa el registro día

por día de la cuenta, lo

coteja contra el saldo

del sistema hotelero o

reporte

correspondiente y

corrige el error

Imprime el mayor

analítico de la cuenta y

le adjunta los soportes

de revisión

Elabora las portadas

“Análisis de Cuenta” y

las anexa al mayor

analítico de cada

cuenta junto a sus

reportes y soportes,

según corresponda

Firma y entrega los

análisis de cuenta al

Supervisor de

Contabilidad o Jefe de

Administración

FIN

SI

NO

BNO

B

INGRESOS

Capítulo IV

PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV

FORMULARIO

FECHA: 11/08/2013

REVISIÓN:

CÓDIGO: FORING01OAUDV00

REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

Lado anverso del formulario

Leyenda Anterior Actual Total

A 0 0

B 0 0

C 0 0

D 0 0

E 0 0

F 0 0

G 0 0

H 0 0

I 0 0

K 0 0

Total de incidencias 0

PUNTOS DE VENTA

0

Habitación Cajero

0

Habitación Huésped Tarifa Cajero

0

Habitación Huésped Ama de llaves Recepción

0

Tipo

AUTORIZACIONES SIN ANULAR

Otros

Puntos de Venta

Postings Masters (PM/PX)

Cargos manuales

Tipo

Servicio de Taxi / Valet Parking

Autorizaciones sin Reversar

Diferencias de Tarifas

Total de incidencias

REPORTE HISTÓRICO DE INCIDENCIAS

Tipo

Impresoras fiscales

Movimientos de cajeros

Observaciones

Fecha de elaboración:

DIFERENCIAS DE TARIFAS


Discrepancia en Habitaciones

Huésped


IMPRESORAS FISCALES


DISCREPANCIA EN HABITACIONES

Observaciones

Observaciones

Observaciones

Observaciones

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

A B C D E F G H I K

Nú

me

ro d

e In

cid

en

cia

s

TIPO

REPORTE HISTÓRICO DE INCIDENCIAS


FORMULARIO

FECHA: 11/08/2013

REVISIÓN:


REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

Lado reverso del formulario

Cajero Habitación

0

Número Nombre Fecha C-O

0

Habitación Huésped Cargo Cajero

0

Habitación Huésped Cajero

0

Habitación Huésped Cajero

0

0

0

#¡DIV/0!

0

Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha:

MOVIMIENTOS DE CAJERO

CARGOS MANUALES

Huéspedes en casa

Observaciones


VALET PARKING

Observaciones


Hab. Complimentary

Hab. House Use

Ocupación

Tarifa promedio

Walk in

Habitaciones disponibles para la venta

Habitaciones fuera de orden

Salidas esperadas

FIRMA

Auditor Nocturno

FIRMA

Jefe de Recepción

Resumen Auditoría Nocturna


Total habitaciones sin vender

Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden

Habitaciones ocupadas

No show

Reservaciones canceladas

Llegadas esperadas

Habitaciones fuera de servicio

Observaciones

POSTINGS MASTER (PM / PX)


OBSERVACIONES ADICIONALES


Observaciones

SERVICIOS DE TAXI


Huésped Observaciones


INSTRUCTIVO DE LLENADO

FECHA: 02/09/2013

REVISIÓN:

CÓDIGO: ILLING01OAUDV00

FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA

INGRESOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

Código del Formulario FORING01OAUDV00

Título del Formulario Reporte de Auditoría Nocturna.

Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente

imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos.

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.

N° de Copias Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos.

Objetivo Reflejar los hallazgos evidenciados durante la auditoría nocturna en relación a los procesos involucrados en la obtención de ingresos.

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS

Fecha de Elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.

Total de Incidencias Campo inactivo que totaliza en todas las secciones el número de incidencias presentadas.

A. Sección - Reporte histórico de incidencias

Leyenda Campo predeterminado e inactivo que clasifica alfabéticamente cada uno de los aspectos sujetos a revisión en la auditoría nocturna.

Tipo Campo predeterminado donde se especifican los aspectos sujetos a revisión en la auditoría nocturna.

Anterior

Ingrese los datos correspondientes a la totalidad de incidencias registradas en la auditoría nocturna inmediatamente anterior. La misma se encuentra reflejada en la columna Total de dicho formulario.

Actual Campo inactivo que cuantifica la cantidad incidencias por tipo.

Total Campo inactivo que refleja la totalidad de incidencias hasta la fecha.

B. Sección - Impresoras fiscales

Tipo Ingrese el tipo de impresora fiscal identificándola con su código correspondiente.

Ej.: EOC0000232.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las impresoras fiscales.

C. Sección - Puntos de venta

Tipo

Ingrese la identificación del punto de venta, ya sea físico o virtual, indicando el nombre del banco o plataforma que lo sostiene, respectivamente.

Ej.: Banesco, Megasoft, Emidas, Mercantil.

Observaciones

Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los puntos de venta.



FECHA: 02/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

D. Sección - Autorizaciones sin anular

Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.

Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped que preautoriza los consumos.

Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción y es responsable de anularla.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las autorizaciones que no se han anulado.

E. Sección - Diferencias en tarifas


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped al cual se le vendió la habitación.

Tarifa Ingrese el precio de la habitación según el tarifario autorizado por el área de Ventas.

Cajeros Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las diferencias en tarifas y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.

F. Sección - Discrepancias en habitaciones


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped que aparece como ocupante de la habitación, en los casos que aplique.

Ama de llaves Ingrese el número de habitación que indica el reporte de discrepancias emitido por el área de Ama de llaves.

Recepción Ingrese el número de habitación que indica el reporte de discrepancias del sistema hotelero.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las discrepancias en habitaciones.

G. Sección - Movimientos de cajeros

Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la transacción del cajero.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los movimientos de cajeros y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.

H. Sección - Postings Master (PM / PX)

Número Ingrese el número correspondiente al Postings Master (PM/PX) según clasificación previa.



FECHA: 02/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

Nombre Ingrese el nombre del Postings Master (PM/PX).

Fecha de C-O Ingrese la fecha correspondiente al Check Out del huésped según la información reflejada en el sistema hotelero.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación al cierre de los Postings Master (PM/PX) según las políticas establecidas.

I. Sección - Cargos manuales


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la transacción del cajero.

Cargo Ingrese el monto del cargo realizado manualmente en sistema.


Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los cargos manuales y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.

J. Sección - Servicios de taxi


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado al servicio brindado.


Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los servicios de taxis brindados.

K. Sección - Valet Parking


Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado al servicio brindado.


Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los servicios de Valet Parking brindados.

L. Sección - Observaciones

Observaciones adicionales

Indique cualquier información adicional que no se encuentre contemplada en las secciones antes descritas.

M. Sección - Resumen de auditoría

Llegadas esperadas Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Arrival Rooms).

Salidas esperadas Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Departure Rooms).

Huéspedes en casa Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total in House Persons).

Hab. Disponibles para la venta

Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total Rooms in Hotel).



FECHA: 02/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

Habitaciones fuera de orden

Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Out of Order Rooms).

Habitaciones fuera de servicio

Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Out of Service Rooms).

Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden

Campo inactivo que cuantifica el “Total de Habitaciones” menos “Habitaciones Fuera de Orden”.

Habitaciones ocupadas

Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Rooms occupied).

Total habitaciones sin vender

Campo inactivo que cuantifica “Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden” menos “Habitaciones ocupadas”.

Hab. Complimentary Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Complimentary Rooms).

Hab. House Use Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (House Use Rooms).

Ocupación Campo inactivo que determina el porcentaje de ocupación dividiendo “Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden” entre “Habitaciones ocupadas”.

Tarifa promedio Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (ADR).

Walk in Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Walk In Rooms).

No show Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (No Show Rooms).

Reservaciones canceladas

Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Cancelled reservations made today).


FORMULARIO

FECHA: 11/08/2013

REVISIÓN:


REMISIÓN DE DOCUMENTOS

INGRESOS


CANT. FECHA TIPO N° DE DOCUMENTO HUÉSPED

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

0

Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha:

Total documentos entregados:

FIRMA FIRMA

Auditor de IngresosAuditor Nocturno



FECHA: 02/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: REMISIÓN DE DOCUMENTOS

INGRESOS



Título del Formulario Remisión de documentos.

Elaboración Completar la información directamente desde la computadora y posteriormente imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos.


N° de Copias Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos.

Objetivo Remitir aquellos documentos adicionales evidenciados en la auditoría nocturna para su disposición y almacenaje.


Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.

CANT. Campo predeterminado que numera la cantidad de documentos registrados en el formulario.

Fecha Ingrese la fecha correspondiente a la emisión del documento.

Tipo Indique el tipo de documento registrado en el formulario.

Ej. Comprobante, carta de autorización, etcétera.

N° de documento Ingrese el número o código de identificación del documento.

Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la emisión del documento, en los casos que aplique.

Total de documentos entregados

Campo inactivo, el cual cuantifica el número de documentos registrados para su remisión.


FORMULARIO

FECHA: 13/08/2013

REVISIÓN:


ANÁLISIS DE CUENTA

INGRESOS

OBSERVACIONES

REALIZADO REVISADO APROBADO

Auditor de Ingresos Supervisor de Contabilidad

Jefe de Contabilidad

Nombre: Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha: Fecha:

NOMBRE DE LA CUENTA:

CÓGIGO DE LA CUENTA:

FECHA:

SALDO SEGÚN

SALDO SEGÚN

DIFERENCIA:



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: ANÁLISIS DE CUENTA

INGRESOS



Título del Formulario Análisis de cuenta.

Elaboración

Completar la información directamente desde el computador y posteriormente

imprimir para realizar entrega, junto a los análisis de las cuentas de auditoría de

ingresos, al Supervisor de Contabilidad.


N° de Copias Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad.

Objetivo Reflejar los hallazgos evidenciados a partir del análisis de las cuentas contables de auditoría de ingresos.


A. Sección - Análisis de cuenta

Nombre de la cuenta Ingrese el nombre de la cuenta contable sujeta al análisis.

Código de la cuenta Ingrese el código de la cuenta contable.

Fecha Ingrese el periodo de tiempo analizado en formato DD-MM-AAAA.

Ej.: Del 01-08-2013 hasta el 31-08-2013.

Saldo según (1) Ingrese el nombre y saldo del sistema contable.

Saldo según (2) Ingrese el nombre y saldo del sistema hotelero.

Diferencia Ingrese la diferencia entre el Saldo (1) y el Saldo (2).

Observaciones

Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación al análisis de las cuentas y justificaciones a las que hubiere lugar.


FORMULARIO

FECHA: 13/08/2013

REVISIÓN:


ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL

INGRESOS

Fecha de elaboración

Área: Cajero

Caja N°: Código

Denominación Cantidad Total Bs.

100,00 0,00

50,00 0,00

20,00 0,00

10,00 0,00

5,00 0,00

2,00 0,00

Total Billetes 0 0,00

Denominación Cantidad Total Bs.

1,00 0,00

0,50 0,00

0,25 0,00

0,125

0,10 0,00

0,05 0,00

Total Monedas 0 0,00

Fecha Número Monto

0,00

Fecha Número Monto

0,00

Total Gastos 0,00

Total Efectivo 0,00

Total General 0,00

Fondo de Caja

Sobrantes / Faltante 0,00

FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA

Cajero Testigo Auditor de Ingresos Jefe de ÁreaJefe de

Contabilidad

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:

Concepto

0

Billetes (Bs)

Monedas (Bs)

Vales abiertos

Total avances y devoluciones

Concepto

OBSERVACIONES

Total vales abiertos

Avances y devoluciones

0



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL

INGRESOS



Título del Formulario Arqueo de caja departamental.

Elaboración

Completar la información directamente desde el computador, imprimir y sacar

copia para entregar como acuse de recibo al Jefe del área que ha sido sujeta a

la verificación.


N° de Copias Dos (02) ejemplares, uno para soportar la auditoría realizada y otro para

entregarlo al Jefe del área que ha sido sujeta a la verificación.

Objetivo Dejar soporte de la verificación aleatoria realizada al fondo asignado a las cajas de las diferentes áreas.



Área Ingrese el nombre del área que será sujeta a la verificación.

Caja N° Ingrese el N° de caja a la que se le realizará el arqueo de fondo.

Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero responsable del fondo según el turno laboral.

Código Ingrese el código de identificación del cajero.

A. Sección - Billetes

Denominación Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial.

Cantidad Ingrese, en números, la totalidad en caja de los billetes correspondientes a la denominación señalada.

Total Bs. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en billetes por denominación.

Total Campo inactivo que totaliza la cantidad de billetes en caja y el monto global de estos.

B. Sección - Monedas

Denominación Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial.

Cantidad Ingrese, en números, la totalidad en caja de las monedas correspondientes a la denominación señalada.

Total Bs. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en monedas por denominación.

Total Monedas Campo inactivo que totaliza la cantidad de monedas en caja y el monto global de estas.

C. Sección - Vales abiertos

Fecha Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizada la apertura del vale.



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL

INGRESOS

Número Ingrese el correlativo del vale.

Concepto Ingrese las razones descritas en el vale para su apertura.

Monto Indique el monto por el cual fue abierto el vale.

Total vales abiertos Campo inactivo que cuantifica la cantidad de vales abiertos evidenciados en el arqueo de caja.

D. Sección - Avances y devoluciones

Fecha Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizado el avance y/o la devolución.

Número Ingrese el correlativo del comprobante de avance o devolución.

Concepto Ingrese las razones de emisión descritas en el comprobante correspondiente.

Monto Indique el monto por el cual fue realizado el avance y/o la devolución.

Total avances y

devoluciones

Campo inactivo que cuantifica la cantidad de comprobantes, por concepto de avances y devoluciones, evidenciados en el arqueo de caja.

E. Sección - Detalle de arqueo de caja

Total gastos Campo inactivo que totaliza las salidas de dinero a través de vales, avances y/o devoluciones de dinero.

Total efectivo Campo inactivo que totaliza la cantidad de dinero en efectivo presente en la caja al momento del arqueo de fondo de caja.

Total general Campo inactivo que totaliza los gastos más el efectivo en caja.

Fondo de caja Ingrese el fondo de caja asignado previamente a la misma.

Sobrante / Faltante Campo inactivo que resta al total general, el fondo de caja y determina la presencia de sobrante o faltante.

F. Sección - Observaciones

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los hallazgos evidenciados en el arqueo de caja.


FORMULARIO

FECHA: 15/08/2013

REVISIÓN:


INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)

INGRESOS

Fecha de Elaboración:

% OC Estimado

Concepto Total Día Total Mensual (MTD) 1

Habitaciones 0,00 0,00

Ajustes de Habitaciones 0,00 0,00

TOTAL HABITACIONES 0,00 0,00

Alimentos 0,00

Bebidas 0,00

Teléfono - Llamadas Locales 0,00 0,00

Teléfono - LD Internacional - Fax 0,00 0,00

Teléfono - Cargos por Servicios 0,00 0,00

Salones 0,00

Lavandería 0,00

Tiros de Mesoneros 0,00

Otros Ingresos Recepción 0,00

Otros Ingresos AYB 0,00

Otros Ingresos por Cargos de Serv. De AYB 0,00

Ajustes Otros Ingresos 0,00

TOTAL 0,00 0,00

TOTAL GIMNASIO 0,00

TOTAL HOTEL + GIMNASIO 0,00 0,00

Hab. Disponibles para la Venta 0

Hab. Ocupadas 0

Complimentary 0

House Use 0

Hab. Sin Vender 0

Porcentaje de Ocupación #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Huéspedes en Casa 0

Tarifa Media por Habitación #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Tarifa Media por Huéspedes #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Cubiertos 0,00 0,00

Promedio por Cubiertos por Huéspedes en Casa #¡DIV/0!

Promedio por Cubiertos-Alimentos #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Promedio por Cubiertos-Bebidas #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Cubierto por Huésped #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Cubierto por Visitantes #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Cubierto por Desayuno #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Restaurante 0,00

Bar 0,00

Room Service 0,00

Minibar 0,00

Piscina 0,00

Banquetes 0,00

Caney 0,00

Ajustes de Alimentos 0,00

TOTAL ALIMENTOS 0,00 0,00

DíaInforme de Ventas

DíaEstadísticas


FORMULARIO

FECHA: 15/08/2013

REVISIÓN:


INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)

INGRESOS

Restaurante 0,00

Bar 0,00

Room Service 0,00

Minibar 0,00

Piscina 0,00

Banquetes 0,00

Caney 0,00

Ajustes de Bebidas 0,00

TOTAL BEBIDAS 0,00

Restaurante 0

Bar 0

Room Service 0

Minibar 0

Piscina 0

Banquete 0

Caney 0

TOTAL CUBIERTOS HUÉSPEDES 0

Restaurante 0

Bar 0

Room Service 0

Minibar 0

Piscina 0

Banquete 0

Caney 0

TOTAL CUBIERTOS VISITANTES 0

TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS 0

TOTAL CUBIERTOS SEGÚN MICROS 0

Teléfono - Llamadas

Locales y Nacionales

Teléfono - LD

Internacional - Fax

Teléfono - Llamadas

Locales y Nacionales

Teléfono - LD

Internacional - Fax

Teléfono - Cargos por

Servicios

Total teléfono

Total teléfono con %

Diferencia

TOTALIZACIÓN

DISTRIB. DE LLAMADAS

TELEFÓNICAS

VENTAS DE LLAMADAS

TELEFÓNICAS - SISTEMA

HOTELERO



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)

INGRESOS



Título del Formulario Informe de Ingresos Diarios (Daily).

Elaboración

Completar la información directamente desde el computador y enviar por correo

electrónico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de Contabilidad, Supervisor de

Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos y Contralor. Posteriormente

guardar registro digital.


N° de Copias Según requerimientos del área de Ingresos.

Objetivo Cotejar la información obtenida en relación a las ventas diarias y evaluar estadísticamente el desarrollo de las mismas durante el mes.



% OC Estimado Ingrese el porcentaje de ingresos que se estima para el día siguiente, reflejado en el sistema hotelero a través del “Manager Report”.

A. Sección - Informe de Ventas

Habitaciones Inserte el monto correspondiente a ingresos por habitaciones vendidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Ajuste de habitaciones Ingrese el monto por ajustes de habitaciones, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Total habitaciones Campo inactivo que cuantifica el monto correspondiente a ingresos de “Habitaciones” menos “Ajustes de Habitación”.

Alimentos Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Alimentos” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.

Bebidas Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Bebidas” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.

Teléfono-Llamadas

locales

Campo inactivo que vincula la información registrada en los campos correspondientes a la sección “Distribución de llamadas telefónicas”.

Teléfono - LD

Internacional - Fax


Teléfono - Cargos por

servicios


Salones Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Salones” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.

Lavandería

Inserte el monto correspondiente a ingresos por lavandería reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

Tiros de mesoneros Inserte el monto correspondiente a ingresos por Tiros de Mesoneros, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Otros ingresos -

Recepción

Inserte el monto correspondiente a ingresos por comisiones, estacionamiento, misceláneos u otros; reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Otros ingresos – A&B

Inserte el monto correspondiente a ingresos por ventas de equipos audiovisuales, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Otros Ingresos por

Cargos de Serv. De

A&B

Inserte el monto correspondiente a ingresos por cargos de Room Service, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Ajustes otros ingresos Ingrese el monto por ajustes de otros ingresos, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Total Hotel Campo inactivo que totaliza todos los ingresos obtenidos por el área de Recepción y A&B.

Total Gimnasio Ingrese el monto correspondiente a ingresos por Gimnasio, obtenido a través de correo electrónico por parte de esta área.

TOTAL HOTEL +

TOTAL GIMNASIO

Campo inactivo que cuantifica los ingresos por “Total Gimnasio” más el “Total hotel”.

B. Sección - Estadísticas

Hab. Disponibles para la venta

Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total Rooms in Hotel y Minus OOO Rooms).

Hab. Ocupadas Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Room Occupied).

Complimentary Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Complimentary Rooms).

House Use Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report”” (House Use Rooms).

Hab. Sin Vender Campo inactivo que refleja la cantidad de habitaciones que no fueron ocupadas; restando las “Hab. Disponibles para la venta” menos las “Hab. Ocupadas; Complimentary y House Use”

Porcentaje de Ocupación

Campo inactivo que refleja el porcentaje de ocupación del día, dividiendo las “Hab. Ocupadas” entre las “Hab. Disponibles para la venta”.

Huéspedes en Casa Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total in House Persons).

Tarifa Media por Habitación

Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por habitación, dividiendo el “Total Habitaciones” entre las “Hab. Ocupadas”.

Tarifa Media por Huéspedes

Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por huésped, dividiendo el “Total Hotel” entre “Huéspedes en Casa”.

Cubiertos Campo inactivo que vincula el monto por cubiertos, registrado en el reporte “Ventas del Mes”.



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

Promedio de Cubiertos por Huéspedes en Casa

Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por huésped, dividiendo la cantidad de “Cubiertos” entre “Huéspedes en Casa”.

Promedio por Cubiertos-Alimentos

Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por alimentos, dividiendo el “Total Alimentos” entre “Cubiertos”.

Promedio por Cubiertos-Bebidas

Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por bebidas, dividiendo el “Total Bebidas” entre “Cubiertos”.

Cubiertos por Huésped

Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por huésped, dividiendo el “Total Cubiertos Huésped” entre “Cubiertos”.

Cubierto por Visitantes

Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por visitantes, dividiendo el “Total Cubiertos Visitantes” entre “Cubiertos”.

Cubierto por Desayuno

Campo inactivo que divide el monto correspondiente a “Total Cubiertos por Desayunos Incluidos” entre “Huéspedes en Casa”.

Restaurante Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Restaurante.

Bar Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Bar.

Room Service Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en Room Service.

Minibar Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Minibar.

Piscina Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en la Piscina.

Banquetes Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en Banquetes.

Caney Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Caney.

Ajustes de Alimentos Ingrese el monto por ajustes de alimentos que se encuentra reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

TOTAL ALIMENTOS Campo inactivo que totaliza los ingresos por alimentos obtenidos en las distintas áreas menos “Ajustes de Alimentos”.

Ajustes de Bebidas

Ingrese el monto por ajustes de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:



INGRESOS

TOTAL BEBIDAS Campo inactivo que totaliza los ingresos por bebidas obtenidos en las distintas áreas menos “Ajustes de Bebidas”.

TOTAL CUBIERTOS HUÉSPEDES

Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas áreas.

TOTAL CUBIERTOS VISITANTES

Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas áreas.

TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS

Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte “Ventas del Mes”.

TOTAL CUBIERTOS SEGÚN MICROS

Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte “Ventas del Mes”.

C. Sección – Ventas de llamadas telefónicas/Sistema hotelero

Teléfono - Llamadas Locales y Nacionales

Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Teléfono - LD International - Fax

Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

D. Sección – Distribución de llamadas telefónicas

Teléfono - Llamadas Locales y Nacionales

Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente.

Teléfono - LD International - Fax

Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente.

Teléfono - Cargos por Servicios

Campo inactivo que refleja el costo por cargos de servicio con base en el porcentaje asignado previamente.

E. Sección – Totalización de ventas por llamadas

Total teléfono Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefónicas según sistema hotelero.

Total teléfono con % Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefónicas según su distribución.

Diferencia Campo inactivo que resta el “Total Teléfono” menos el “Total Teléfono con %”.


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE PORCENTAJE DE SERVICIO

INGRESOS

Desde Hasta

Área / Fecha Total área

Porcentaje

de rotura

(Área)

Total 10%

de servicio

(Área)

Restaurante 0,00 0,00 0,00

Bar 0,00 0,00 0,00

Room Service 0,00 0,00 0,00

Banquetes 0,00 0,00 0,00

Piscina 0,00 0,00 0,00

Caney 0,00 0,00 0,00

Desayuno Incluido 0,00 0,00 0,00

Ajustes y Descuentos 0,00 0,00 0,00

TOTAL DÍA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:

FIRMA

Auditor de Ingresos

FIRMA

Supervisor / Jefe de

Contabilidad

FIRMA

Jefe de A&B

0,00

10% de servicio

Porcentaje de rotura

Total 10% servicio a

pagar

FIRMA

Nómina


0,00

0,00

Porcentaje de rotura actual

NOTA:

Monto por 10% de servicio - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.03

Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10



FECHA: 05/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: RELACIÓN DE PORCENTAJE DE SERVICIO

INGRESOS



Título del Formulario Relación de porcentaje de servicios.


imprimir para realizar entrega al área de Nómina para la gestión de pago.


N° de Copias Un (01) ejemplar para el área de Nómina.

Objetivo Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por porcentaje de servicios del personal de A&B.



Desde Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisión y cuantificación del porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B.

Hasta Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisión y cuantificación del porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B.


actual

Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas.

A. Sección - Porcentaje de Servicio

Concepto Campo predeterminado e inactivo que indica las áreas de A&B donde se genera el porcentaje de servicios. Ingrese el monto recaudado por cada una de ellas.

Fecha Ingrese en cada campo el día correspondiente al cálculo de porcentaje de servicio.

Total día Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relación al porcentaje de servicios.

Total área Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por área, en relación al porcentaje de servicios.


(Área)

Campo inactivo que totaliza por área el descuento realizado al porcentaje de servicio, en función de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.

Total 10% de servicio

(Área)

Campo inactivo que totaliza el 10% de servicio a pagar por área, contemplando el descuento por porcentaje de rotura.

10% de servicio Campo inactivo que totaliza el porcentaje de servicio generado en el periodo evaluado.

Porcentaje de rotura Campo inactivo que totaliza el porcentaje de rotura a descontar con base en el 10% de servicio.

Total 10% de servicio

a pagar

Campo inactivo que cuantifica el monto por porcentaje de servicio a pagar, calculando el 10% de servicio menos el porcentaje de rotura.


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE PROPINA

INGRESOS

Desde Hasta

Área / Fecha Total área

Porcentaje

de rotura

(Área)

Total

propina

(Área)

Bar 0,00 0,00 0,00

Restaurante 0,00 0,00 0,00

Room Service 0,00 0,00 0,00

Banquetes 0,00 0,00 0,00

Piscina 0,00 0,00 0,00

Caney 0,00 0,00 0,00

Desayuno incluido 0,00 0,00 0,00

Ajustes y descuentos 0,00 0,00 0,00

TOTAL DÍA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:

FIRMA

Auditor de Ingresos

FIRMA

Supervisor / Jefe de

ContabilidadJefe de A&B

0,00

0,00

0,00

Nómina

FIRMAFIRMA

NOTA:

Monto por propina - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.02

Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10

Propina


Total propina a pagar


Porcentaje de rotura actual



FECHA: 05/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: RELACIÓN DE PROPINA

INGRESOS



Título del Formulario Relación de propinas.


imprimir para entregar al área de Cuentas por Pagar para la gestión de pago.


N° de Copias Un (01) ejemplar para el área de Cuentas por Pagar.

Objetivo Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por el personal de A&B en cuanto a propinas.



Desde Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisión y cuantificación, por concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B.

Hasta Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisión y cuantificación, por concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B.


actual

Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario.

A. Sección - Propinas

Área

Campo predeterminado e inactivo que indica las áreas de A&B donde se generan las propinas. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas.

Fecha Ingrese en cada campo el día correspondiente al cálculo de propinas.

Total día Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relación a las propinas.

Total área Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por área, en relación a las propinas.


(Área)

Campo inactivo que cuantifica por área el descuento a realizar a las propinas, en función de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.

Total propina (Área) Campo inactivo que totaliza la propina a pagar por área, contemplando el descuento por porcentaje de rotura.

Propina Campo inactivo que cuantifica la propina recaudada en el periodo evaluado.

Porcentaje de rotura Campo inactivo que cuantifica el porcentaje de rotura a descontar con base en las propinas.

Total propina a pagar Campo inactivo que totaliza el monto por propinas devengado, restando el porcentaje de rotura.


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES

INGRESOS


Cajero DepósitoMercado

HoteleroComisión I.S.L.R Neto Ret. I.V.A. Ret. I.S.L.R.

Devolución

de Efectivo

Reintegro

HuéspedesP/O PREBILLING Huésped Ciudad

Sobrante /

Faltante

Recepción

SUB- TOTAL

A&B

SUB- TOTAL

SUB- TOTAL

TOTAL

Cuentas por Cobrar

TOTAL

AR LEDGER PAYMENT

DEPOSIT LEDGER (PAYMENT)

PAYMENT TOTAL

BALANCE HUÉSPED

DEPOSITS TRANSFERRED AT C-I

CRÉDITO


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES

INGRESOS


0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Saldo

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

DETALLE DE SOBRANTE Y FALTANTE

FIRMA

Auditor de Ingresos Supervisor de Contabilidad Jefe de Contabilidad

Faltante

FIRMAFIRMA

0,00

0,00

Cajero Sobrante



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES

INGRESOS



Título del Formulario Relación de sobrantes y faltantes.


imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad.



Objetivo Cotejar los movimientos de cajero y determinar si hay sobrantes y faltantes en función de ello.



A. Sección - Sobrantes y faltantes

Cajero Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las área de Recepción, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a la verificación.

Depósito Ingrese el monto remitido sin comisiones ni retenciones de I.S.L.R., reflejado en la “Relación de Cajeros”.

Mercado hotelero Ingrese el monto correspondiente a comisiones de puntos virtuales de venta, reflejado en la “Relación de Cajeros”.

Comisión Ingrese el monto correspondiente a comisiones debitadas por el banco, el cual viene reflejado en la “Relación de Cajeros”.

I.S.L.R Ingrese el monto correspondiente retenciones de I.S.L.R., el cual viene reflejado en la “Relación de Cajeros”.

Neto Ingrese el monto remitido con comisiones y retenciones de I.S.L.R., reflejado en la “Relación de Cajeros”.

Ret. I.V.A Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Ret. I.S.L.R Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Devoluciones de

efectivo

Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Reintegro huéspedes Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

P/O (Devoluciones en

efectivo)

Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Prebilling Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES

INGRESOS

Huésped

Ingrese el monto correspondiente a todas las formas de pago empleadas por el cajero menos los movimientos de cuentas por cobrar, el cual se refleja en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Ciudad

Ingrese el monto correspondiente a todos los movimientos de cuentas por cobrar realizados, el cual se refleja en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.

Sobrante / faltante Ingrese la diferencia entre el monto remitido menos los registrado en el sistema hotelero.

Sub - total Campo inactivo que totaliza los monto por área con respecto a los conceptos sujetos a revisión.

Total Campo inactivo que totaliza en general los montos reflejados con respecto a los conceptos sujetos a revisión.

B. Sección - Totalización

Crédito Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Ar Ledger Payment Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Deposit Ledger

(Payment)

Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Payment total Ingrese el monto correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Balance huésped Campo inactivo que cuantifica los montos reflejados en “Huésped”.

Deposits Transferred

At C-I

Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Total Campo inactivo que totaliza “Balance Huésped” menos “Deposit Transferred At C-I”.

C. Sección - Detalle de sobrante y faltante

Cajero Ingrese el nombre del cajero que genera el saldo de sobrante y/o faltante.

Sobrante Ingrese el monto con saldo positivo correspondiente al cajero que genera un sobrante.

Faltante Ingrese el monto con saldo negativo correspondiente al cajero que genera un faltante.

Saldo Campo inactivo que cuantifica el saldo acumulado por cajero entre sobrantes y faltantes.


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES

INGRESOS


CajeroSaldo

Inicial1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Recepción

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

A&B

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Cuentas por Cobrar

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


OBSERVACIONES


FORMULARIO


REVISIÓN:


RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES

INGRESOS


CajeroSaldo

Inicial17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Total Sobrante

y Faltante

Recepción

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Restaurante

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Cuentas Por

Cobrar

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

0 0,00

Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

0,00

Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha:

Saldo según Mayor Analítico

Diferencia

FIRMA FIRMA

Auditor de Ingresos Supervisor /Jefe de Contabilidad

OBSERVACIONES



FECHA: 06/09/2013

REVISIÓN:


FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES

INGRESOS



Título del Formulario Relación de sobrantes y faltantes – Mes.


imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad.



Objetivo Soportar los sobrantes y/o faltantes de cajeros evidenciados en el mes y darle seguimiento a través de la comparación de saldos.



A. Sección - Sobrantes y faltantes

Cajero Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las área de Recepción, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a verificación.

Saldo inicial Ingrese el saldo final, registrado en la columna Total sobrante y faltante, del mes inmediatamente anterior correspondiente a cada cajero.

Día Ingrese el monto correspondiente de sobrantes y/o faltantes de cajero por día, extraído de la Relación de sobrantes y faltantes.

Total sobrante y

Faltante

Campo inactivo que totaliza por cajero los montos de sobrantes y faltantes al término de cada mes.

Sub - Total Campo inactivo que totaliza los monto por área con respecto a los sobrantes y faltantes diarios.

Total Campo inactivo que totaliza en general los monto con respecto a los sobrantes y faltantes diarios.

Saldo según Mayor

Analítico

Ingrese el saldo indicado en el Mayor Analítico de la cuenta “Sobrantes y Faltantes”.

Diferencia Campo inactivo que sustrae a la columna “Total” el monto correspondiente a “Saldo según Mayor Analítico”.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los sobrantes y faltantes registrados en la relación.


FORMULARIO


REVISIÓN: 25/11/2013

CÓDIGO: FORING10OAUDV1.0

VENTAS DEL MES

INGRESOS

Alimentos Bebidas Salones 10% Propinas Misceláneos Total Sistema Total Micros

Desayuno 0,00 0,00

Almuerzo 0,00 0,00

Cena 0,00 0,00

SUBTOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Ajustes y Descuentos 0,00

TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ÚNICO 0,00 0,00

Ajustes y Descuentos 0,00 0,00

TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Desayuno 0,00 0,00

Almuerzo 0,00 0,00

Cena 0,00 0,00

Madrugada 0,00 0,00

SUBTOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Ajustes y Descuentos 0,00 0,00 0,00

TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ÚNICO 0,00 0,00


TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ÚNICO 0,00 0,00


TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ÚNICO 0,00 0,00


TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

ÚNICO 0,00 0,00


TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

TOTAL CONCEPTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

TOTAL AJUSTES Y

DESCUENTOS0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

GRAN TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

CANEY

PISCINA

BANQUETES

ROOM SERVICE

OBSERVACIONESTURNO

Elaborado por:

MINIBAR

BAR

SISTEMA HOTELERO - CONCEPTO


DIF. ENTRE

SISTEMAS

RESTAURANTE



FECHA: 06/09/2013


CÓDIGO: ILLING10OAUDV1.0

FORMULARIO: VENTAS DEL MES

INGRESOS


Código del Formulario FORING10OAUDV1.0

Título del Formulario Ventas del mes.

Elaboración Completar la información directamente desde el computador y guardar registro

digital.


N° de Copias Según requerimientos del área de Ingresos.

Objetivo Cotejar la información de ventas del mes emitida por el sistema hotelero contra el sistema Micros.



Elaborado por Ingrese el primer nombre y apellido de la persona que elabora el formulario.

A. Sección - Ventas del Mes

Turno Campo inactivo que indica los turnos por área según correspondan.

Alimentos Ingrese el monto, recaudado por la venta de alimentos, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Bebidas Ingrese el monto, recaudado por la venta de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Salones Ingrese el monto, recaudado por la venta de salones, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

10% Ingrese el monto, relacionado al 10% de servicio recaudo por el personal de A&B, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Propina Ingrese el monto, recaudo por el personal de A&B en propinas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Misceláneos Ingrese el monto, recaudado por otros ingresos en A&B, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.

Total Sistema Campo inactivo que totaliza los montos por cargos del sistema hotelero, relacionados a las ventas de A&B.

Total Micros Campo inactivo que totaliza el monto por ventas reflejado en el sistema Micros.

DIF. Entre Sistemas Campo inactivo que refleja el monto resultante de la comparación entre la columna “Total sistema” y la columna “Total Micros”.

Observaciones Ingrese cualquier información adicional que sea o considere de importancia en relación a la información de ventas reflejada.

Ajustes y descuentos Ingrese los movimientos reflejados en el sistema hotelero y sistema Micros.

Subtotal Área Campo inactivo que totaliza la sumatoria por área de todos los cargos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos.



FECHA: 06/09/2013


CÓDIGO: ILLING10OAUDV1.0

FORMULARIO: VENTAS DEL MES

INGRESOS

Total Área Campo inactivo que totaliza el monto del campo “Subtotal área” menos el monto del campo “Ajustes y Descuentos”.

B. Sección - Totalización de Ventas

Total Conceptos

Campo inactivo que refleja la totalidad de los cargos por cada uno de los conceptos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos.

Total ajustes y

devoluciones

Campo inactivo que totaliza el monto por ajustes y devoluciones indicados en la relación “Ventas del mes”.

Gran total Campo inactivo que resta “Total Conceptos” menos el “Total Ajustes y Devoluciones”.

mnp auditoría (caracas).pdf

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