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MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÒN 8) Parámetros aplicables a la información de regulación y control

H) Auditorías internas y gubernamentales No. Nombre

del servidor o servidora

Cargo Tipo de Examen Período Resultado definitivo

Conclusiones y Recomendaciones Descargo /

apelación

1 Econ. Arturo Almeida

Auditor General

Auditoría de gestión al área de Legalizaciones

Desde el 1 enero 2004 al 28 febrero 2006

AUD-0002-06 aprobado por la Contraloría General del Estado

IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES Conclusión De las 15 recomendaciones del informe anterior, 5 corresponden al Área de Legalizaciones específicamente, las cuales en el 100% no fueron cumplidas lo que ha originado que en la Institución y fundamentalmente en esta área, continúen desviaciones que inciden en el control interno y que la omisión puede acarrear problemas que empañen la imagen de la Entidad. Recomendación. Al Ministro de Relaciones Exteriores 1.Cumplirà y dispondrá al Director General de Cuentas Consulares y Legalizaciones el cumplimiento de las recomendaciones en informe emitido por la unidad de Auditoría interna de este Portafolio, 2.El Director General de Cuentas Consulares y Legalizaciones dispondrá y/o solicitará a los funcionarios correspondientes, el cumplimiento de las recomendaciones constantes en informes de Auditoría y evaluará periódicamente, a fin de precautelar los recursos de la entidad, cumplir con los objetivos propuestos y su buena imagen.

MEDICION DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO Y PLAN DE CONTINGENCIA Conclusión La incompleta difusión a sus servidores, por parte de las autoridades de la Dirección, en lo que respecta a la Planificación Estratégico, Plan de Contingencia y Manual de Funciones, ha originado que en la Entidad exista personal que desconocer dichos documentos y no se aproveche el talento humano que apoye al logro de los planes y metas institucionales. Recomendación. Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones deberá: 3. Difundir la Planificación Estratégica a todo el personal de la Dirección mediante la realización de seminarios y talleres, con la finalidad de que conozcan los objetivos y las metas propuestas por la entidad y obtener de parte de los funcionarios un mayor aporte para el desarrollo de los planes estratégicos con eficacia, efectividad y economía. 4. Elaborar el Plan de Contingencia y difundir a través de seminarios y prácticas de evacuación a todo el personal de la Cancillería que labora en el Edificio Solís, así como la preservación de equipos e información importante del departamento.

AUSEBCUA DE UN MANUAL DE PROCESOS Conclusión No contar con un Manual de Procesos dentro de la Entidad como una secuencia ordenada de actividades o actuaciones, no permite la toma de decisiones por parte de las Autoridades en la Administración Pública y el fortalecimiento en el desempeño de las labores por parte de todos los funcionarios e incide en la duplicidad de tareas, impidiendo optimizar la utilización de recursos humanos y materiales. Recomendación Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones 5. Solicitará a la Directora General de Procesos, continúe con el desarrollo y elaboración del Manual de Procesos, definiendo claramente los procesos, subprocesos, actividades y tareas de cada una de las áreas de esa Dependencia, a fin de contar con una herramienta que permita optimizar la ejecución de las diligencias y proporcione a la entidad la confianza de un adecuado funcionamiento. 6. Solicitará a la Directora General de Desarrollo Organizacional, asigne el personal técnico suficiente encargado de la elaboración del Manual, con la finalidad de alcanzar en el menor tiempo posible los objetivos y metas, establecida tanto por legalizaciones como por Cancillería

PLAN INTEGRAL INFORMATICO Concluso Los equipos con los que cuenta el área de legalizaciones son obsoletos, las impresoras no funcionan razón para que el sistema presente muchas fallas y la legalización de documentos no sea confiable y de buena calidad y presentación, puesto que para suplir la falta de equipos informáticos, han regresado al uso de un sello de caucho, lo que no permite llevar un control de todas las actuaciones realizadas y dificulta el control posterior de la Auditoría. Existen dos técnicos responsables del mantenimiento de equipos, sin embargo durante el periodo de examen han visitado el área de Legalizaciones solamente por dos ocasiones, siendo el propio usuario de las computadoras los que solucionen los problemas que se presenten. Recomendación El Director de Asuntos Consulares y Legalizaciones 7. Dispondrá a cada uno de los servidores y responsables del manejo de medio computarizados, establezcan controles de seguridad, actualicen y registren constantemente la información para asegurar que los datos procesados y la información obtenida del sistema, sean completas y confiables. 8. Coordinará con el Director General de Informática, a fin de que se implemente un sistema integrado de información financiera y de recursos humanos que opere automáticamente y organice la información que permita alcanzar los máximos niveles de eficacia y eficiencia para la adecuada toma de decisiones en beneficio de la Dirección, del usuario y de la gestión general de la Cancillería. 9. Solicitara al Director General de Informática la asignación en número suficiente y la renovación constante de los equipos de computación e impresoras, capaz de que puedan brindar un adecuado servicio al público. Para ello es necesario que el o los encargados del mantenimiento de las unidades estén constantemente verificando la bondad del sistema y la solución inmediata de cualquier problema

AREA DE ATENCION AL PUBLICO Conclusión El espacio de atención al público es reducido y nada funcional; las seguridades son mínimas en el acceso al lugar donde trabajan los funcionarios de Cancillería y caja de recaudación de valores por venta de especies valoradas, lo que representa un riesgo para el personal que labora en ella y posible pérdida de dinero por asalto o robos. Todos rotan en las diferentes funciones en el proceso de Legalización de Documentos lo que dificulta el establecer responsabilidades y medir el grado de desempeño en la función. Recomendación Al Director General de Cuentas Consulares y Legalizaciones 10. Solicitará a la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales, la provisión de seguridades mínimas necesarias en el acceso a las oficinas, caja recaudadora de valores y provisión de sillas de acuerdo al área existente para comodidad del usuario

MANUAL DE FUNCIONES E INSTRUCTIVO DE LEGALIZACION DE DOCUMENTOS. Conclusión La falta de seguimiento por parte de las autoridades de la Institución y de los empleados que desempeñan funciones de jerarquía, con respecto a la elaboración de un Manual de Funciones específico para el área, e instructivo para la legalización de documentos, ha originado que todos realicen el trabajo de todos, sin la responsabilidad individual que debe existir en el cumplimiento de las funciones; lo que ha motivado que en el área de legalizaciones, exista una superposición y duplicación de funciones. Recomendación. Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones 11. Solicitará a través del Subsecretario del Servicio Exterior, que la Dirección General de Desarrollo Organizacional elabore el Manual de Funciones específicas del área; proceda a una evaluación de conocimientos y del perfil académico al personal del área de legalizaciones; se les capacite en el cumplimiento del cargo, determinando las tareas de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles, esto permitirá y facilitará una revisión oportuna evitando el cometimiento de errores o actos fraudulentos. 12. Actualizará el Instructivo para Legalización de Documentos existente y elevará para conocimiento, aprobación y puesta en vigencia por la máxima autoridad de la Institución.

NOVEDADES Y NECESIDADES DE LA DIRECCION DE ASUNTOS CONSULARES Y LEGALIZACIONES Conclusión. El vehículo que da el servicio para el transporte de personal y valores en los depósitos diarios que debe hacer el área de legalizaciones, no es el adecuo ni seguro, si a esto sumamos la falta de entrenamiento del personal que realiza las labores de seguridad. La adquisición de detectores de billetes falsos sin la capacitación adecuado, no permite el uso correcto del bien ni los resultados esperados. El mantener equipos e impresoras obsoletas no da como resultado la satisfacción del cliente en tiempo y la buena presentación del documento dentro y fuera del país. Recomendación Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones 13. Solicitará al Ministro de Relaciones Exteriores disponga a la Dirección de Bienes y Servicios la asignación de un vehículo exclusivo para depósito de valores o, la urgente contratación del vehículo de empresas especializadas en retiro y depósito de valores, para no arriesgar la vida de los funcionarios que cumplen una función que no les compete o, la pérdida de valores. 14. Solicitará a la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales, coordine con los proveedores de los detectores de billetes falsos a fin de que en el menor tiempo posible capacite a todo el personal de Legalizaciones y especialmente al que realiza labores de recaudación, en el uso de este medio de detección. 15. Al Director de Informática en coordinación con la Directora de Bienes y Servicios Organizacionales, la provisión de impresoras con tecnología y características propias del trabajo y calidad que deben generar.

ACTIVIDADES QUE REALIZA LA DIRECCION DE ASUNTOS CONSULARES Y LEGALIZACIONES Conclusión Pese a la falta de recursos materiales con que cuenta la Dirección General de Asuntos Consulares y Legalizaciones, falta de personal suficiente y capacitados en atención al cliente, se han implementado controles en beneficio de proporcionar un mejor servicio a los familiares fundamentalmente de los emigrantes tratando de erradicar los tramitadores. Recomendación Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones 16. Se servirá recordar e insistir a la Dirección General de Desarrollo Organizacional la disposición del señor Ministro de Relaciones Exteriores en memorando 697 GM/SSE-DGDOR, en el sentido, de contratar temporalmente personal suficiente para la atención al público en dos jornadas de labores; esta labor, deberá ser en forma conjunta con los funcionarios que actualmente prestan servicios en las ventanillas de legalización de documentos mientras dure la emergencia 17. Dirigir y supervisar la labor de la Subsecretaría de Guayaquil, oficina Regional de Cuenca y de los Consulados, de acuerdo al Reglamento de Funciones vigente.

AUSENCIA DE INDICADORES DE GESTION DE APLICACIÓN EN LA DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS CONSULARES Y LEGALIZACIONES. Conclusión El no contar con un banco de indicadores de Gestión, debido al proceso de cambios estructurales organizacionales, rotación del personal, asignación de personal no idóneo, etc., ha originado que la Entidad en general y la Dirección de Asuntos Consulares y Legalizaciones en particular, no cuente con una herramienta, que facilite la evaluación permanente del logro de los objetivos Recomendación Al Director de Asuntos Consulares y Legalizaciones. 18. Elaborará en forma urgente un banco de indicadores de gestión, que permita evaluar el comportamiento de las variables, identificando la realidad que se pretende transformar, valorando las modificaciones de las características de análisis establecidas. 19. Disponer al personal subalterno, incluyan los indicadores de Gestión sugeridos por el equipo de Auditoría que a continuación se detallan, para que se implemente en la Entidad y permita medir con oportunidad y confiabilidad el alcance de las metas y objetivos propuestos.

RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE AREA DE LEGALIZACIONES SUB COMPONENTE: AREA OPERATIVA Conclusión El proceso de Apostilla y en general la Legalización de Documentos es lento y complicado, pues a más de la falta de recursos humanos y materiales, se debe sumar la utilización desagregada de timbres o especies valoradas de dimensiones reducidas cuya numeración secuencial

debe coincidir entre ellas, lo que implica un cuidado extremo de las personas que realizan esta labor para no equivocarse en la utilización de las mismas, ya que el uso inadecuado de una de ellas, representa la invalidación de la apostilla. Recomendación Al Señor Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones. 20. Solicitará e insistirá a las Autoridades correspondientes se de cumplimiento a la disposición de la máxima autoridad en el sentido que máximo el 18 de octubre próximo la Dirección de Asuntos Consulares y Legalizaciones debe contar con el lugar adecuado que brinde las condiciones humanas y de seguridad mínima necesarias de atención al público y de los funcionarios; no perdiendo de vista, que a corto plazo las Autoridades deben realizar los tràmites para la construcción del Edificio de Relaciones Exteriores en el predio que la Cancillería dispone en la Avenida República de esta ciudad, con lo cual, a más de centralización la administración publica, el Ministerio ahorraría valores representativos que al momento debe erogar por alquiler de oficinas. 21. Solicitarà al Ministerio de Economía y Finanzas la simplificación en un solo timbre y de dimensión aceptable para el manipuleo de uso de la apostilla. Además, dispondrá a todo el personal el uso del sistema computarizado en el proceso de legalización de documentos y apostillaje, lo que coadyuvará a un mejor control interno por parte de las Autoridades, mejor presentación y el control posterior de la Auditoría. 22. Como queda recomendado anteriormente, solicitará la contratación del personal necesario para la atención al público en dos jornadas, mientras dure la emergencia

SUBCOMPONENTE: AREA FINANCIERA ESPECIES Y DEPOSITOS AREA DE LEGALIZACIONES Conclusión Los informes remitidos del Área de Legalizaciones a la Dirección de Cuentas Consulares no tienen la firma de responsabilidad de quien los elabora, algunos son corregidos con posterioridad a su presentación. Los depósitos no fueron realizados en forma intacta y en el mismo día en muchos de los casos. En el Área de Legalizaciones no hubo una buena y correcto aplicación de las normas y reglamentos, y no fueron acatadas las disposiciones de la Dirección de cuentas Consulares para corregir estos errores. Existen diferencias en los saldos de Especies Valoradas así como en los saldos de la utilización de éstas con el depositado en las cuentas autorizadas para el efecto. Los saldos no han sido corregidos. Recomendación Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones dispondrá: 23. A la Supervisora y al encargado de los reportes y actuaciones, poner más atención en la elaboración de los mismos y si deben realizar correcciones posteriores aplicar los procedimientos que para el efecto están establecidos. 24. Los valores recaudados, deberán ser depositados diariamente o máximo al siguiente día y, en forma intacta en cumplimiento a disposiciones legales y reglamentarias 25. Realizar arqueos por lo menos una vez al mes de las especies valoradas utilizadas versus ingreso y deposito de valores por este concepto 26. Insistirá ante las autoridades correspondientes del Ministerio de Economía y Finanzas, la baja de las 1380 apostillas incompletas

DEPOSITOS EN EL BANCO DE FOMENTO Conclusión La falta de personal suficiente y medios, así como una correcta delimitación de funciones y falta de acuciosidad de los funcionarios, ha ocasionado la perdida de US$ 1.875,00 en perjuicio del Estado, valor que se encuentra denunciado a la Fiscalía que avocó conocimiento y se encuentra realizando las diligencias pertinentes. Internamente, la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales, ha realizado el trámite para la aplicación de la Póliza Blanket que cubre a todo el personal del Ministerio y, recobrar el valor que fue perjudicada la Cancillería Recomendación Al Director General de Asuntos Consulares y Legalizaciones 27. Se servirá disponer al personal que maneja valores del Estado, que previo a cada depósito, efectúe un control permanente de las actuaciones y recaudaciones. Solicitará a la Dirección General de Gestión Financiera, la apertura de la Cuenta por Cobrar a nombre de la funcionaria responsable de la supuesta pérdida, mientras dure las diligencias que realice la Fiscalía y, la aplicación de la Póliza Blanket a fin de resarcirse del perjuicio. 28. Se servirá nombrar a una personal que se encargue específicamente de realizar los depósitos de los valores recaudados y en forma diaria.

AUSENCIA DE ADENDUM A CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Recomendación A la Directora General de Gestion Financiera 29. Se servirá justificar el egreso efectuado por el pago de arrendamiento de las oficinas del Edificio Solís, sin la documentación de respaldo

SUBCOMPONENTE: AREA ADMINISTRATIVA ORGANICO INCOMPLETO Y ROTACION DEL PERSONAL Conclusión El numero de ventanillas para atención al público es insuficientes, el área física de atención al usuario inadecuada, el número de personal reducido y sin el perfil acorde con el trabajo y sin capacitación previa al desempeño de las nuevas funciones, a estas deficiencias se suma la excesiva rotación del personal que ocasiona desfases en el cumplimiento cabal de las actividades. Recomendación Al Director General de Legalizaciones y Cuentas Consulares 30. Se servirá solicitar a la máxima Autoridad de la Entidad, disponga a la Dirección de Desarrollo Organizacional la asignación de personal suficientes y de un perfil adecuado para el cumplimiento de estas funciones, considerando que en la atención eficiente y eficaz al público refleja la imagen del Ministerio como tal, además, los ingresos que genera la oficina de legalizaciones diariamente es muy representativo en el presupuesto Institucional. 31.Dispondrà el cumplimiento de la disposición del señor Canciller en el sentido que el horario de atención al público sea en dos jornadas y en forma ininterrumpidas; para ello, es necesario se analice la contratación de personal suficiente preferiblemente estudiantes a tiempo parcial para que puedan reforzar en el ingreso de la documentación al sistema informático en consideración a que la documentación que ingresa al área de legalizaciones promedio diario es de 1.000 a1.200 documentos, para ello la distribución del personal podría ser de la siguiente manera: - Tres personas en ventanilla de ingreso de documentos - Detrás de ellos deberían estar en igual número personas encargadas de la comprobación que la documentación y las firmas de responsabilidad de las autoridades sea las correctas -Dos personas a continuación encargadas de poner los sellos y la entrega inmediata al usuario de los documentos legalizados. - Abrir una ventanilla en la planta baja para dar información o revisión de la documentación en las filas por un funcionario de Cancillería antes de

hacer las colas, con lo que se evitaría restar tiempo a los funcionarios de las ventanillas y sobre todo la molestia del usuario al perder tiempo para enterarse que la documentación está incompleta.

ARCHIVO DE REPORTES Conclusión La documentación que genera el Departamento de Legalizaciones no está archivada adecuadamente, pero se están tomando los correctivos necesarios para corregir el problema Recomendación Al Director de Asuntos Consulares y Legalizaciones 32. Dispondrá al personal de Legalizaciones que la documentación de las actuaciones y reportes, sean empastadas, foliadas y archivadas en forma cronológica con un índice de referencia, lo que facilitará el control y ubicación.

COMUNICACIÓN A TRAVÈS DE VENTANILLA Conclusión La comunicación entre el usuario y los funcionarios es casi nula a través de ventanilla Recomendación Al Director de Asuntos Consulares y Legalizaciones 33. Solicitará a la Dirección de Bienes y Servicios la adquisición e instalación de un equipo de amplificación para la comunicación de los funcionarios detrás de las ventanillas con el usuario


Auditor General

Examen especial a los Bienes y Servicios Institucionales

Desde 01-01-2004 al 31-12-2006


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES Conclusión. El incumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio, impidieron mejorar las actividades administrativas y financieras, por lo que las deficiencias continúan. Recomendación A la Ministra de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración 1.Dispondrá la aplicación inmediata de las medidas correctivas señaladas en las recomendaciones que constan en los informes de auditoria y exámenes especiales emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoria Interna, además dispondrá que se realice el seguimiento hasta la aplicación total, medida que permitirá mejorar las actividades administrativas y financieras del Ministerio.

PLANES: ESTRATÉGICO, DE CONTINGENCIA Y DE ADQUISICIONES Conclusión No existen Planes: Estratégico, de Contingencia y de Adquisiciones en la Institución; el desconocimiento y la necesidad de contar con estas herramientas de gestión, ha originado que la Entidad y específicamente la Dirección de Administración de Bienes, no cumpla adecuadamente con las funciones encomendadas y no cuente con un plan de reacción ante contingencia que salvaguarde a las personas y los bienes. Recomendación Al Director General de Servicios Administrativos 2. Elaborará y difundirá la Planificación Estratégica de su Dirección, mediante la realización de seminarios y talleres a todo el personal, con la finalidad de que conozcan la Misión, Visión, objetivos y metas a ser alcanzadas por la Entidad y obtener de parte de los funcionarios un mayor aporte en el desarrollo de los planes operativos anuales con eficacia, efectividad y economía. 3. En coordinación con la empresa de seguridad elaborará el Plan de Contingencia y difundirá a través de seminarios y prácticas de evacuación y preservación de los equipos e información importante del Ministerio, a todo el personal que labora en el Edificio matriz. 4. Elaborará el Plan de Adquisiciones con el fin de mantener un stock de artículos y equipos de uso frecuente en concordancia con lo previsto en los Planes Operativos Anuales que obligatoriamente deben presentar las diferentes Direcciones de Cancillería cada año.

AUSENCIA DE PROCESOS POR ESCRITO Conclusión No contar con un Manual de Procesos dentro de la Entidad en todas las áreas administrativas como una secuencia ordenada de actividades o actuaciones, falta de procedimientos en el desempeño de las funciones del personal, procedimientos en la adquisición de bienes y provisión de servicios, no permite la medición de resultados y la toma de decisiones para corregir errores por parte de las Autoridades del Ministerio. Recomendación Al Subsecretario Administrativo Financiero 5. Dispondrá a la Directora de Desarrollo Institucional, presente un cronograma de cumplimiento e implementación del Manual de Procesos en todas las áreas de Cancillería, definiendo claramente los procesos, subprocesos, actividades y tareas de cada una de las dependencias, a fin de contar con una herramienta que permita optimizar la ejecución de las diligencias y proporcione a la entidad la confianza de un adecuado funcionamiento. 6. Dispondrá al Director General de Administración de Recursos Humanos, asigne el personal técnico suficiente encargado de la elaboración del Manual, con la finalidad de alcanzar en el menor tiempo posible los objetivos y metas, establecidas tanto por la Dirección de Desarrollo Institucional como por Cancillería. 7. Dispondrá a la Directora de Servicios Administrativos, elabore procedimientos e instructivos de las labores que cumple el personal de la Dirección y entregará a cada uno de ellos las funciones por escrito antes de que se hagan cargo de las nuevas tareas; exigirá al funcionario saliente la capacitación en el puesto de trabajo; el acta entrega recepción deberá constar también los logros alcanzados por el funcionario saliente, lo pendiente por realizar y demás datos que sirvan de guía al funcionario entrante y, exigirá a todos los integrantes de su Unidad que periódicamente evalúen la eficiencia del control interno y comuniquen los resultados. 8. Dispondrá a la Directora General de Servicios Administrativos en coordinación con las Direcciones de: Desarrollo Institucional y Jurídico, la revisión y actualización del Reglamento Interno de Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios de acuerdo a la recomendación que hicieran los auditores de la Auditoria 4 de la Contraloría. 9. Dispondrá al Director General de Informática la asignación de un técnico responsable del seguimiento y monitoreo de los equipos computacionales existentes en la Institución, en la parte técnica, a más de la responsabilidad y control que tiene el encargado de los inventarios, precautelando que el uso de los equipos adquiridos sea el correcto. Para ello es necesario que él o los encargados del mantenimiento de las unidades estén constantemente verificando la bondad del sistema y la solución inmediata a cualquier problema.

DEPENDENCIAS REALIZAN ADQUISICIONES EN FORMA DIRECTA Conclusión. La demora en la atención de los requerimientos solicitados por algunas Direcciones, ha motivado que en ciertos casos por la urgencia de contar con el bien, realizan la adquisición directa y luego ordenan el pago o realizan el trámite de cancelación. Recomendación Al Subsecretario Administrativo Financiero 10. Dispondrá a los Directores: de Gestión Financiera, Desarrollo Institucional, Tecnológica y Servicios Administrativos, establezcan procedimientos plasmados en un instructivo para la adquisición y pago oportuno de los bienes que requieran las diferentes dependencias de Cancillería, de acuerdo a los montos establecidos y autorizados en el Reglamento para la Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios; se de estricto cumplimiento al CE circular No. 002/VM/SSE/DGDOR/2006 de 3 de enero de 2006 del Viceministro de Relaciones Exteriores y, se aplique el Proyecto “Cero Papeles” en lo pertinente, utilizando el correo electrónico y en general los medios informáticos, como una herramienta eficaz de gestión.

PARQUE AUTOMOTOR En la administración del Parque Automotor de Cancillería se ha venido aplicando el reglamento interno según Acuerdo Ministerial No. 485 de 19 de diciembre de 2002, a pesar que el 11 de abril de 2003 la Contraloría General del Estado, expidió el “Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades, de los vehículos del sector público”, sin que se haya actualizado tomando como base el Reglamento de Contraloría; además que los vehículos inservibles permanecen a la intemperie tanto en los patios el Ministerio como en las mecánicas privadas ocasionando aun más el deterioro de los mismos. Recomendaciones A la Directora General de Servicios Administrativos 11. Dispondrá a la Directora de Desarrollo Organizacional la elaboración del Proyecto del Reglamento Interno de la Cancillería sobre el uso de vehículos oficiales tomando como base el reglamento de la Contraloría General del Estado e insistirá de ser necesario a la Dirección de Asesoría Jurídica y la Directora de Desarrollo Institucional el pronunciamiento sobre el proyecto de Reglamento Interno de Cancillería sobre el uso de vehículos oficiales, tomando como base el Reglamento del Ente Superior de Control y, tramitará a la máxima Autoridad para conocimiento, aprobación y puesta en vigencia. 12. Dispondrá al Director de Transportación la implementación de los formularios y registros dispuestos en el reglamento de la Contraloría y el diseño e implementación de otros que sirvan para un mejor control y registro de la administración del parque automotor. En coordinación con el Jefe de Inventarios, realizará el trámite para la baja, donación o remate de los vehículos fuera de servicio y demás bienes obsoletos, de acuerdo al Reglamento de Bienes del Sector Público.

CENTRAL TELEFÓNICA Conclusión El servicio telefónico a través de la central, no brinda una asistencia eficiente al cliente externo, pues la comunicación con los funcionarios del Ministerio en el mejor de los casos demora en promedio 10 minutos hasta contactarse y, en otros, la imposibilidad de comunicarse con la Entidad, a esto se suma la inexistencia de dispositivos electrónicos que detecten y registren el tiempo de uso del teléfono por usuario, deficiencias que al no ser corregidas de inmediato, proyectan una imagen negativa del Ministerio de Relaciones Exteriores. Recomendaciones Al Director General de Servicios Administrativos 13. En coordinación con el Director General Tecnológico pondrán en funcionamiento la unidad principal de la estación de edición CD-RC con sus accesorios e implementaran el programa de SIEMENS que anteriormente estaba instalado o cualquier otro programa o dispositivo, mediante el cual la operadora pueda detectar el uso de las líneas telefónicas, que extensión está ocupada o si el audífono esta descolgado, novedades que semanalmente deberán ser reportadas a la Directora General de Servicios Administrativos para que corrija en forma inmediata las desviaciones. 14. Dispondrá la atención de 8 horas en horario de labores, de lunes a viernes; los 30’del lunch deberá ser cubierto por el personal de seguridad. 15. Dispondrá a la Dirección de Proveeduría y Servicios la provisión de seguridades físicas al área donde operan los equipos, las líneas y demás accesorios de la Troncal; de igual manera, la adquisición e implementación de dispositivos electrónicos que regulen y detecten el uso indebido del teléfono.

NOVEDADES Y NECESIDADES DE LA DIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ORGANIZACIONALES Conclusión. No se cuenta con un sistema que prevea el mantenimiento del las instalaciones físicas; los requerimientos institucionales y la provisión de equipos en forma oportuna y adecuada, lo que ocasiona que los bienes físicos puedan entrar en una etapa de deterioro y una falta de control del ingreso y salida del personal de la instalaciones del Ministerio. Recomendaciones A la Directora General de Servicios Administrativos 16. Solicitará al Director General Tecnológico, asigne un técnico para que conjuntamente con el encargado de inventarios se modernice la administración a través de procesos de los activos fijos institucionales, actualicen la información de los artículos existentes en las bodegas incluida su ubicación. 17. Reacondicione la bodega de licores dotándoles del mobiliario necesario para el correcto almacenaje, conservación y control de las existencias. 18. Se adquiera y se ponga en funcionamiento, equipos de control de ingreso y salida del personal y vehículos en todos los accesos de los edificios donde funcionan oficinas de Cancillería. 19. Coordinará con la Dirección de Recursos Humanos para que se dicten cursos de manejo de documentación y archivo, la asistencia a dicho evento deberá ser obligatoria para todo el personal de la Dirección; efectuará monitoreos para determinar que lo asimilado ha sido puesta en práctica, caso contrario se adopten medidas inmediatas para corregir las desviaciones que puedan presentarse. 20. Dispondrá que por lo menos una vez al año se realicen constataciones físicas de los inventarios de la Institución; de la misma manera, en un periodo similar, se realice el trámite para la baja o remate de los bienes fuera de uso.

AUSENCIA DE INDICADORES DE GESTIÓN Conclusión. No se cuenta con indicadores de gestión a nivel institucional debido al proceso de cambios estructurales organizacionales, rotación del personal, asignación de personal no idóneo etc., ha originado que la Entidad en general y la Dirección de Bienes y Servicios Organizacionales en particular, hoy Dirección General de Servicios Administrativos no cuente con una herramienta, que facilite la evaluación permanente del logro de los objetivos. Recomendación A la Directora General de Servicios Administrativos 21. preparará los indicadores de gestión que permitan evaluar el comportamiento de las variables, identificando la realidad que se pretende transformar, valorando las modificaciones de las características de análisis establecidas; para lo cual considerará los indicadores preparados por la Unidad de Auditoría Interna que constan en el anexo 2 de este informe.

ÁREA DIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ORGANIZACIONALES SUB-COMPONENTE: ÁREA OPERATIVA DISPOSITIVOS DE MONITOREO EN LOS EDIFICIOS Conclusión. Los equipos de monitoreo y control la mayoría son obsoletos e insuficientes para cubrir áreas sensitivas de Cancillería, lo que ha determinado que en el pasado se produzcan hurtos de equipos sin poder detectar al o los responsables, hechos y acciones que han quedado en la impunidad. Recomendación Al Subsecretario Administrativo Financiero 23. Dispondrá a la Directora General de Servicios Administrativos, realice un estudio de las vulnerabilidades en cuanto a seguridad de las autoridades, personal, bienes e instalaciones del Ministerio y se provea de equipos electrónicos de tecnología actualizada capaz que una vez instalados sirvan para detectar, identificar a personas que puedan ocasionar riesgos a la propiedad institucional en los accesos, pasillos y áreas donde están expuestos bienes muebles, obras de valor artístico y cultural, e esta manera controlar y precautelar los bienes del Ministerio.

SERVICIOS BÁSICOS, PRENSA ESCRITA Y PUBLICACIONES Conclusión. En el período de análisis se establece que hay un incremento del consumo de servicios básicos y prensa escrita, tomando como año base el 2004. Se puede apreciar que la Institución asigna anualmente un presupuesto mayor para solventar estos gastos, sin que se tome medidas para reducir el consumo de estos servicios o se priorice su uso. La prensa escrita se adquiere y distribuye sin un análisis previo a su adquisición y uso; además, varias publicaciones se imprimieron en cantidades superiores a las necesarias; a esto se debe añadir, las circunstancias políticas que motivaron el no cumplimiento a lo programado por las Autoridades de turno de los años 2004 y 2005. Recomendaciones A la Directora General de Servicios Administrativos 24. Realizará monitoreos constantes sobre el uso de los servicios básicos, reportará el mal uso de los mismos capaz de que las Autoridades adopten medidas adecuadas y oportunas para corregir dichas desviaciones y la Institución, no egrese elevadas sumas de dinero por estos conceptos. 25. En coordinación con el Director General de Comunicación Social, elaborará un instructivo para la distribución y uso de la prensa escrita y elevará a conocimiento, aprobación y puesta en vigencia por Autoridad competente. 26. Informará la existencia y, entregará los libros y folletos descritos a la Dirección General de Promoción Cultural, a fin de que este organismo difunda las obras de acuerdo a su importancia y necesidad.

CORREO ELECTRÓNICO Y ACCESO A INTERNET Algunos funcionarios de Cancillería, han dado mal uso del Internet y correo electrónico, lo que ha causado que en ciertas ocasiones se cuelgue el sistema o por lo menos se retarde la transmisión de datos de importancia para el normal desarrollo de las actividades de Cancillería. Recomendaciones Al Subsecretario Administrativo Financiero 26. Dispondrá al Director General de Servicios Administrativos que en forma conjunta con el Director General Tecnológico, revisen, actualicen -de ser del caso- el proyecto de reglamento para el uso del correo electrónico y acceso a Internet, remitido a esa Subsecretaría por el Director General Tecnológico mediante memorando No. 55-DTI/2007 de 9 de mayo de 2007 y se tramite a conocimiento de la señora Ministra para aprobación y puesta en vigencia. 27. Dispondrá al Director Tecnológico, monitoree en forma permanente sobre el buen uso del sistema y reporte por escrito al Subsecretario Administrativo Financiero las novedades detectadas, a fin que dicha Autoridad establezca los correctivos necesarios.

SUB-COMPONENTE: ÁREA FINANCIERA CONTRATOS Conclusión. Los contratos fueron firmados en el 2005 por 12 meses; sin embargo, la Entidad ha seguido cancelando por los servicios recibidos fuera de contrato con la presentación de facturas en forma mensual, sin que se haya incrementado el valor estipulado en los contratos originales. Por otro lado, la Entidad para el normal desenvolvimiento de sus actividades, requiere la provisión de otros servicios, los cuales son cancelados contra entrega del servicio, previa la presentación de las facturas y en forma mensual. Recomendaciones A la Directora General de Servicios Administrativos 28. Dispondrá al encargado de control y seguimiento de contratos, la obligación que tiene de reportar a las Autoridades con el tiempo suficiente antes de su vencimiento, a fin de que en forma oportuna se inicie un nuevo proceso de contratación para la provisión de servicios que requiere la Entidad. 29. Dispondrá y controlará en forma periódica que el archivo de los contratos y en general todos los documentos sean técnicamente archivados para que la información esté al alcance de las Autoridades en la toma de decisiones y control posterior de Auditoria.

RECEPCIÓN DE CENTRAL TELEFÓNICA Conclusión.

La central telefónica ha venido operando durante 5 años sin que exista el acta Entrega Recepción definitiva y la cancelación de los valores adeudados a la Cía. SIEMENS. por un monto de US$ 24.653.71. Recomendación A la Directora General de Servicios Administrativos 30. Conjuntamente con el representante de la Dirección General Tecnológica, se verifique el objeto del contrato, analice la situación de la central telefónica y se proceda con la legalización del Acta Entrega Recepción definitiva, haciendo constar los adicionales que la Cía. SIEMENS se ha comprometido a proporcionar con el fin de dar solución acorde con las circunstancias ocurridas entre dicha Cía. y Cancillería.

PROVISIÓN DE COMBUSTIBLES POR PETROCOMERCIAL Conclusión. La Dirección de Gestión Financiera ha cancelado a Petrocomercial la provisión de combustibles sin que este hecho sea registrado y que se mantenga control sobre estos abastecimientos a los vehículos institucionales; además que no existió procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria de respaldo. No existió un convenio previo que estipule las condiciones a ser respetadas por las partes y no se buscó soluciones para disminuir el tiempo en el trámite de pago ni la cancelación oportuna a fin de evitar se incremente la deuda. Recomendación Al Subsecretario Administrativo Financiero 30. Dispondrá al Director General Financiero y al Director General de Servicios Administrativos, deberán revisar la deuda mantenida por la provisión de combustibles y además suscribir convenios de abastecimiento de combustibles con Petrocomercial o cualquier otro proveedor, de acuerdo a los mejores términos económicos y de servicios que ofrezcan al Ministerio.

SUBCOMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA DECLARACIÓN PATRIMONIAL JURAMENTADA Conclusión. La Dirección de Recursos Humanos mantiene en archivo las Declaraciones Patrimoniales Juramentadas de un reducido número de funcionarios; sin embargo no se ubicaron estos documentos de funcionarios que debían presentar estas declaraciones al momento de posesionarse de su cargo y de otros que están obligados a presentarlas no lo han efectuado. Recomendación Al Director General de Recursos Humanos 32. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos requiera de todos los funcionarios obligados a declarar del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, presenten obligatoriamente la Declaración Patrimonial, la misma que debe ser realizada ante Notario Público quien conferirá copias, una de ellas deberá ser presentada en la Contraloría General del Estado para su registro y examen si la misma amerita.


Auditor General

Examen Especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado General en Miami

Desde 1 enero 2004 al 30 junio 2007


REPORTES DE ASIGNACIONES Y GASTOS Conclusión. Los reportes de asignaciones y gastos no son revisados ni analizados con oportunidad en la Dirección de Cuentas del Exterior, no realizar esta tarea con eficacia sobre los reportes enviados desde el Consulado de Miami, limita el control y seguimiento a las operaciones y necesidades de ese Consulado; además la falta de personal en esa Dirección y el no utilizar el correo electrónico para el envío y recepción de los Reportes de Asignaciones y Gastos, a dado lugar a esta deficiencia. Recomendaciones Al Cónsul General en Miami: 1. Continúe con el envío de los reportes de Asignaciones y Gastos dentro de los primeros 15 días al cierre del trimestre, al mismo tiempo dispondrá el uso de correo electrónico para anticipar su revisión en Cancillería, mientras llega la valija diplomática con la documentación original, de similar manera al envío de los Reportes de las recaudaciones por actuaciones consulares. 2. Enviará antes de fin de cada año, un reporte de las necesidades y requerimientos sobre aumento en la asignación para gastos, dirigiéndose a la Máxima Autoridad del Ministerio con copia al Director General Financiero, a las Directoras de Presupuesto y Cuentas del Exterior, para que se contemple ese aumento en el presupuesto del próximo año y evitar de esta forma el déficit mensual en la asignación de los gastos del Consulado. Al Director General Financiero: 3. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior la utilización de correo electrónico de dos vías, tanto en esa dirección como en las misiones, para agilitar el envío, la recepción y análisis de los reportes y demás información provenientes del Consulado de Miami y la enviada desde Cancillería; además, que se generalice esta acción a las demás Misiones en el exterior, y emitirá instrucciones para que el análisis de la documentación sea oportuna, a fin de corregir cualquier novedad que se pueda determinar.

ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CUENTAS DEL EXTERIOR Conclusión. La falta de revisión y análisis diligente por parte de la Dirección de Cuentas del Exterior sobre la documentación adjunta a los reportes, enviada desde el Consulado de Miami, no permite que se detecte si la documentación de respaldo de cada operación ejecutada en la Misión responde por los actos administrativos realizados, situación que disminuye el control de esa Dirección sobre las cuentas del Consulado y dificulta la labor de los organismos encargados del control posterior de las operaciones; además, el archivo histórico correspondiente al registro de las asignaciones y gastos, no se encuentra con la debida protección que permita mantener íntegra e intacta la documentación, para su verificación posterior. Recomendaciones Al Director General Financiero: 4. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior, realice un cronograma anual para llevar a cabo la revisión y el análisis de las cuentas y reportes remitidos por el Consulado del Ecuador en Miami y misiones en el exterior a Cancillería, además que incluirá un tiempo adicional dedicado a pedidos urgentes de las misiones y autoridades. 5. Dispondrá al Director de Cuentas del Exterior, establezca los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación proveniente del Consulado de Miami y demás misiones en el exterior.

ARCHIVO EN EL CONSULADO DE MIAMI Conclusión. La falta de un archivo técnicamente implementado dificulta tener un adecuado control y conocimiento a los funcionarios sobre la documentación que genera y que llega al Consulado, obstaculiza el control posterior que debe ser efectuado por las unidades encargadas de esta actividad y no garantiza la integridad y ordenamiento de los documentos emitidos y recibidos por el Consulado y que deben estar debidamente archivados.

Recomendación Al Cónsul General en Miami: 6. Realice el estudio sobre el costo de la encuadernación de los documentos del Consulado y en coordinación con la Dirección General Financiera adopten las acciones más pertinentes, a fin de que se archive adecuadamente la documentación de la Representación.

INVENTARIO DEL CONSULADO Conclusión. No contar con la información completa del inventario que posee el Consulado dentro del sistema informático de Activos Fijos en la Dirección General Financiera, repercute en el control de los activos de Cancillería, impide se le asigne la codificación de inventarios e imposibilita se refleje su valor real en la situación general financiera de la Institución. Recomendación Al Director General Financiero: 7. Insistirá a las misiones en el extranjero realicen el inventario de los bienes muebles e inmuebles, procedan a valorarlos, información que debe ser reportada inmediatamente a la Dirección General Financiera para su control y registro contable. Al Cónsul General en Miami: 8. Realizará la constatación y valoración de los equipos y muebles que posee el Consulado, cuya procedencia es desconocida, reporte que debe ser remitido a la Dirección General Financiera para su evaluación y determinación del procedimiento adecuado para su registro, e inclusión en el detalle de bienes de esta Misión Diplomática.


Auditor General

Examen Especial a los Ingresos, Gastos y Especies valoradas al Consulado de Ecuador en Los Ángeles

Desde 1 enero 2004 al 30 de junio 2007


DETALLE DE LLAMADAS TELEFONICAS PERSONALES Conclusión. El Consulado no remitió los reportes detallados de las llamadas personales del año 2004, así como también de los meses de enero y febrero de 2005; y de junio a noviembre de 2006, no pudiendo establecer los valores a ser reembolsados en caso de haber llamadas de carácter personal, efectuadas por funcionarios pertenecientes al Consulado. Recomendación Al Director de Cuentas del Exterior 1. Dispondrá al Cónsul del Ecuador en los Ángeles, envíe el listado de llamadas personales internacionales en forma mensual, indicando el número de teléfono, entidad u organismos con las que se han comunicado, tiempo de duración de la llamada, funcionario que lo realizó y el valor correspondiente para su respectivo reembolso.

TRANSFERENCIA PARA PAGO DE ARRIENDOS DE LA OFICINA CONSUALR SE EFECTUA DE MANERA INCOMPLETA Conclusión. En el período de análisis se determinó que los continuos desfases en la remisión de las transferencias produjo que no se pagaran oportunamente algunos canon de los arriendos de acuerdo al contrato y generó una mora de 1 124,47 USD, que corresponden a los años 2004 y 2005. Hecho Subsecuente Una vez que el equipo de Auditoría Interna comunicó sobre los valores por concepto de mora generados por atraso en los pagos de arriendos, los ex cónsules de los Ángeles que actuaron en los períodos de mayo de 2005 a mayo de 2007, mediante nota de depósito 540500109: 226000250391, de fecha 2008-03-12, realizaron el depósito por el valor de 284,92 USD; el valor restante por 839,55 USD que también fue comunicado al ex cónsul general que actuó entre abril del 2003 y abril de 2005, como se indica anteriormente, se produjeron debido a que en las cuentas del Consulado no se disponía de recursos suficientes para realizar algunos pagos del canon de arrendamiento, pese haber solicitado a Cancillería con anticipación el Cónsul General, el envío de recursos para complementar los canon de arrendamiento correspondientes se lo realizó en forma tardía desde Cancillería. Recomendación Al Cónsul General 2. Solicitará e insistirá a la Directora General Financiera, para que la transferencia por pago de arriendo del Consulado, se efectúe de manera completa y oportuna, incluyendo los aumentos en el canon de arrendamiento, gastos por mantenimiento y tasas estipulados en los adenda anuales, según conste en el contrato original. Al Director General Financiero 3. Elaborará un instructivo a través del cual se defina un cronograma de pagos para gastos de esta naturaleza, considerando incluso los posibles incrementos que se den por impuestos, tasas y revalorización de cánones de arrendamiento. 4. Dispondrá por escrito al personal encargado dé a conocer en forma oportuna las variaciones por concepto de gasto para disponer acciones inmediatas que eviten mora en el pago que deben realizar los consulados.

ATRASO EN LA REVISION DE CUENTAS DEL EXTERIOR Conclusión. En la Dirección General Financiera los analistas de Cuentas del Exterior no revisaron las cuentas del Consulado del Ecuador en Los Ángeles; por lo que las solicitudes de aumentos justificados a las transferencias no fueron detectadas y atendidas con oportunidad. Recomendaciones Al Director General Financiero 5. Dispondrá a la encargada del Área de Cuentas del Exterior, la revisión y control de la información remitida desde el Consulado del Ecuador en Los Ángeles; para la inmediata comunicación y solución de las novedades reportadas, al Jefe de la Oficina Consular y autoridades respectivas del Ministerio, a fin de que autoricen los requerimientos consulares. 6. En coordinación con el Director General de Administración de Recursos Humanos, efectuará un análisis del personal asignado actualmente a la Dirección General Financiera y tomarán acciones para solucionar la falta de personal en el Área de Cuentas del Exterior.

REVISION DE CUENTAS CONSULARES Y RECAUDACINES EN EL ECUADOR Conclusión. La demora en la revisión de los Informes Mensuales de Actuaciones Consulares, por parte del Analista de Cuentas Consulares y la tardía remisión de la información sobre las transferencias de pasaportes ordinarios del Consulado, no permitieron desarrollar el trabajo dentro de los límites y plazos previstos. Recomendación Al Director General de Cuentas Consulares y Recaudaciones en el Ecuador 7. Dispondrá al Analista Consular, realice con diligencia y oportunidad el control y revisión de los informes de actuaciones consulares con el propósito que facilite la comprobación y análisis interno y posterior por parte de los organismos de control.

ARCHIVO EN LA DIRECCION GENERAL DE CUENTAS CONSULARES Y RECAUDACIONES EN EL ECUADOR

Conclusión. Los documentos provenientes del Consulado de Los Ángeles, son archivados por el analista de Cuentas Consulares sin guardar una secuencia lógica ni cronológica y sin las seguridades que permitan un fácil acceso y manejo de estos documentos, específicamente el año 2006, no permitiendo el fácil acceso y requerimiento de información para terceras personas. Recomendación Al Director General de Cuentas Consulares y Recaudaciones en el Ecuador 8. Dispondrá al analista de cuentas consulares encargado de efectuar el control del consulado de Los Ángeles; proceda a reorganizar los archivos, en forma secuencial, cronológica y con las seguridades que los documentos requieren, para evitar que se traspapelen los Informes Mensuales de Actuaciones Consulares y demás información proveniente del Consulado.

ENVIO DE LOS REPORTES DE ACTUACIONES CONSULARES, EN FORMA COMPLLETA Y OPORTUNA FACILIATA LA REVISION. Conclusión. La información relacionada a los Informes Mensuales de Actuaciones Consulares, no son remitidos en forma oportuna a la Dirección General de Cuentas Consulares y en la mayoría de meses no se anexan los respectivos estados de cuenta bancarios; lo que no permitió realizar la correspondiente revisión dentro de los límites de tiempo establecido. Recomendaciones Al Cónsul General en Los Ángeles 9. Remitirá los Informes de Actuaciones Consulares, junto con sus anexos y documentos justificativos de las actuaciones, dentro de los plazos previstos. Al Director General de Cuentas Consulares y Recaudaciones en el Ecuador 10. Insistirá a los titulares de los Consulados, sobre la obligatoriedad que tienen de remitir el Informe Mensual de Actuaciones, dentro de los 8 primeros días hábiles del mes subsiguiente con sus respectivos anexos. 11. Dispondrá al Analista de Cuentas Consulares, llevar un control actualizado del envío de los Informes Mensuales de Actuaciones Consulares y reportará las novedades encontradas al jefe inmediato superior para la toma de decisiones.


Auditor General

Examen Especial a los Ingresos y Gastos de la Embajada de Ecuador en Brasil

Desde 1 enero 2005 al 30 septiembre 2007


SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Conclusión La falta de implementación administrativa de herramientas para la asignación de funciones y bienes en custodia al personal de la Embajada, produjo que no se haya implementado un adecuado sistema de control interno. La inexistencia de planes de capacitación del personal permitió que las labores desarrolladas por los funcionarios carezcan de una orientación especializada. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Brasil 1. Asignará tareas por escrito a los funcionarios y remitirá a Cancillería para su registro y archivo. 2. Elaborará un plan de capacitación para el personal, fundamentalmente en las áreas que tengan relación con: administración de personal, custodia de los recursos públicos y reportes, informes y archivo de la documentación que respaldan las transacciones administrativas y financieras de la Embajada y, evaluará el desempeño de los funcionarios con la finalidad de garantizar la calidad, registro y buena imagen de la Institución. 3. Asignará a un servidor para que realice la constatación física de bienes de la Embajada por lo menos una vez al año y reportará con el fin de mantener actualizados los activos de la Institución; a la vez que entregará los bienes a cargo de cada funcionario mediante un acta entrega recepción.

CORRECTO REGISTRO Y ELABORACIÒN DE COMPROBANTES DE EGRESO GARANTIZAN TRANSPARENCIA E LAS TRANSACCIONES. Conclusión No fueron aplicadas en forma total las disposiciones de Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior y normas de control relacionadas; además no hubo supervisión por parte de la Dirección General Financiera, lo que permitió que los reportes enviados a Cancillería presenten inconsistencias, tanto en su presentación como en los documentos que respaldan las operaciones financieras de la Embajada del Ecuador en Brasil. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Brasil 4. Dispondrá al Jefe del Área Financiera de la Embajada, que al elaborar los reportes de las transacciones administrativas y financieras, la documentación de respaldo no contendrá enmendaduras o sobre escritura, que se complete la información en los casilleros de los formularios y se anexe la documentación de respaldo completa. A la Directora General Financiera 5. Comunique con oportunidad a la Embajada de los errores encontrados en los reportes y documentación de respaldo de la misión y controlará que en los siguientes envíos éstos hayan sido rectificados.

IDENTIFICACION DE LLAMADAS TELEFONICAS PERMITEN UN MEJOR CONTROLl Conclusión No se realizó el control y registro de llamadas telefónicas, locales, internacionales y celulares en la Embajada de Ecuador en Brasil, para reportarlas diferenciando las oficiales de las personales, ocasionando que la Representación efectuara los pagos por este servicio en forma total. Recomendación A la Directora General Financiera 6. Solicitará al Jefe de la Misión disponga se efectúe el control y registro de llamadas telefónicas y cuyo listado con la identificación clara de llamadas personales sirva de base para la restitución oportuna de los correspondientes valores.

REGISTRO DE RECURSOS ECONOMICOS PARA PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA EMBAJADA Conclusión En los reportes de asignaciones y gastos de la Embajada solamente se pudo evidenciar los egresos por concepto de pago de seguridad social, más no se logró identificar el ingreso de los recursos para este fin; dificultando el seguimiento y control de las unidades encargadas de la revisión las transacciones de la Representación. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Brasil

7. Dispondrá al encargado del manejo de las transacciones de la Embajada, realice el registro de todos los ingresos y egresos de los movimientos financieros de la Representación, en especial del pago de seguridad social, de forma que los valores en los reportes de asignaciones y gastos, reflejen fácilmente la fuente de recursos de la cual se realizan estos pagos.

INCONSISTENCIA EN EL SALDO DE REPORTES DE LA EMBAJADA Conclusión El encargado del manejo contable en la Embajada no registró todas las operaciones financieras de la Embajada en los reportes de moneda de envío y moneda local remitidos desde el Brasil, lo que originó que existan inconsistencias en el saldo de los reportes de asignaciones y gastos, afectando su valor en 5 000,00 BRL y 3 000,00 USD. Recomendaciones A la Directora General Financiera 8. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior se efectúe el control de los reportes de las misiones, en este caso particular realice la revisión y análisis de los reportes de asignaciones y gastos de la Embajada del Ecuador en Brasil, le sea comunicadas las rectificaciones y ajustes que se deben realizar e instruya sobre la correcta elaboración de los informes, formularios, comprobantes y de los requisitos que deben reunir la documentación de respaldo relacionados con las operaciones financieras y administrativas que realiza la Misión. Al Embajador del Ecuador en Brasil 9. Dispondrá al encargado del manejo contable de las cuentas de la Embajada, ponga especial cuidado en la elaboración de los reportes, observando el registro corresponda exactamente a la documentación de respaldo de las operaciones administrativas - financieras, a su vez sean comunicadas las novedades que se encuentren durante la conciliación con el estado bancario.


Auditor General

Examen Especial a los Ingresos, Gastos y Especies Valoradas al consulado del Ecuador en Venezuela

Desde 1 enero 2007 al 31 diciembre 2008


SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL CONSULADO Conclusión El Cónsul General no impartió directrices por escrito a los servidores sobre sus deberes, responsabilidades, no se han elaborado y aplicado herramientas para capacitación, evaluación y control del personal, lo que generó desviaciones operacionales en el Consulado, sin embargo, al conocer de las observaciones del equipo de auditoría el Cónsul General dio disposiciones para su corrección. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Caracas 1. Dispondrá que las conciliaciones de las cuentas bancarias del Consulado sean revisadas por un funcionario independiente del registro de las transacciones financieras del Consulado. 2. Asignará a un servidor para que realice la constatación física de bienes del Consulado por lo menos una vez al año y reportará a Cancillería, con el fin de mantener actualizados los activos de la Institución; a la vez que entregará los bienes a cargo de cada funcionario mediante un acta entrega-recepción. 3. Implementará un sistema de registro diario de asistencia, permanencia y permisos del personal del Consulado y elaborará un reporte mensual, para su control y el de la Cancillería. 4. Elaborará un plan de capacitación para el personal, fundamentalmente en las áreas que tengan relación con: atención del público, administración de personal, custodia de los recursos públicos y reportes, informes y archivo de la documentación que respaldan las transacciones administrativas y financieras del Consulado y, evaluará el desempeño de los funcionarios con la finalidad de garantizar la calidad, registro y buena imagen de la Institución. 5. Asignará por escrito la custodia de los bienes a cada servidor que utiliza en el desarrollo de las actividades y gestión. 6. Solicitará a la Dirección de Desarrollo Institucional le sean remitidos los manuales de procesos y procedimientos, y los aplicará en la Representación a su cargo; asignará tareas y actividades por escrito a los funcionarios y remitirá a Cancillería para su registro y archivo. 7. Instruirá a todo el personal del Consulado que en todo cambio o movimiento de personal se debe perfeccionar un acta entrega-recepción, en el cual el servidor saliente entregue el puesto y deje constancia de los asuntos relevantes que se encuentran en proceso al servidor entrante. A la Directora General de Administración de Recursos Humanos 8. Dispondrá el análisis de las actividades que realiza cada servidor en el Consulado General indicadas por el Jefe de la Representación en Caracas, en su correo electrónico 3-1-1-172/09 de 2009-05-25, y remitirá un documento confirmando las actividades que deben realizar evitando la duplicidad, además considerará en su análisis la necesidad del personal de acuerdo con el volumen de operaciones financieras y administrativas actuales de Consulado General.

REGISTRO Y ACTUALIZACIÒN DE INFORMACILÒN EN LA DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS. Conclusión. La falta de elaboración e implementación de un sistema diseñado para facilitar el registro y actualización de la información del personal, de planes de capacitación, el desconocimiento de las labores que deben desarrollar en cada estación de trabajo los servidores de la Dirección General de Recursos, produjeron que no exista la colaboración inmediata de sus servidores, y la información necesaria para los usuarios, servidores públicos y autoridades del Ministerio no fue confiable y completa. Recomendaciones A la Directora General de Recursos Humanos 9. Instruirá a los responsables de realizar las labores de rotaciones y movimientos internos de los servidores en la dependencias de la Entidad y en su Dirección General, que dentro de su análisis consideren los aspectos de experiencia e idoneidad para el cargo, y el informe de este análisis debe ser archivado en forma cronológica y secuencial en el respectivo expediente personal. 10. Coordinará con la Subsecretaría de Servicios Consulares en la selección del personal a cumplir funciones en las Representaciones para que la intervención de esa Subsecretaría sea vinculada y los servidores del servicio auxiliar, cumplan con el perfil profesional de acuerdo con las necesidades que el servicio de Cancillería exige en el exterior; para ello, es necesario perfeccionar un reglamento que contemple aspectos de idoneidad, experiencia y otras destrezas de los servidores, en el cual se debe incluir al personal auxiliar opcionado a salir en comisión de servicios, en cursos de capacitación para especialización en las tareas a cumplir en el exterior, esto sirva de base para evaluación y los mejores calificados sean asignados a cumplir funciones en el exterior. 11. Dispondrá la revisión de los archivos de su Dirección con la finalidad de clasificar y conservar los documentos de uso permanente y eventual, así como el histórico y el que no tiene pertinencia. 12. Instruirá al personal bajo su dependencia elabore actas de entrega recepción de su puesto en el momento de cambios de personal en la que consten los asuntos pendientes inherentes a su gestión y deben ser continuados. 13. Establecerá un procedimiento apropiado que permita controlar la asistencia de los servidores bajo su dependencia, mediante el registro diario de su entrada, permanencia, salida y permisos durante la jornada de trabajo y asignará un servidor que será responsable de vigilar el cumplimiento de esta actividad y de la elaboración de reportes mensuales a la Autoridad. 14. Formulará un plan de capacitación para el personal bajo su dependencia, principalmente en las áreas que tengan relación con: administración de personal, custodia de la documentación, reportes, informes y archivo que respaldan los procesos administrativas y los

expedientes del personal y, evaluará el desempeño de sus funcionarios con la finalidad de garantizar la calidad, registro y adecuada atención a los requerimientos de usuarios, servidores y autoridades de la Institución. 15. Designará a un servidor público de su Dirección General para que actualice la información del directorio telefónico de la Institución publicado en la página electrónica del Ministerio y con la periodicidad que por la gestión del Ministerio demande, se realicen las modificaciones necesarias. 16. Solicitará a la Dirección General Tecnológica un sistema informático que le permita mantener una base de datos completa y actualizada de la información del personal de la Cancillería que labora en el País y en el exterior. 17. Asignará por escrito el cargo, tareas y actividades a los funcionarios bajo su dependencia.

CORRECTO MANEJO DE LOS REPORTES Y LA DOCUMENTACIÒN GARANTIZAN TRANSPARENCIA EN LAS TRANSACCIONES. Conclusión. No fueron aplicadas en forma total las disposiciones del Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior y normas relacionadas a las operaciones administrativas y financieras; además no existió supervisión necesaria por parte del Cónsul General y de la Dirección General Financiera, lo que permitió que los reportes enviados a Cancillería presenten inconsistencias, tanto en sus formularios como en los documentos que respaldan transacciones del Consulado del Ecuador en Caracas. El Director General y el Cónsul General impartieron instrucciones en atención a las observaciones comunicadas por el equipo de auditoría. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Caracas 18. Dispondrá y controlará que el encargado de manejar las cuentas del Consulado, de elaborar los reportes sobre las transacciones administrativas-financieras y de adjuntar la documentación de respaldo, ponga especial atención en los disposiciones para la elaboración del resumen de las transacciones, se complete la información en los casilleros de los formularios y, a los cuales, deben anexar la documentación de respaldo completa y exacta en forma individual, registrar el ingreso o el gasto en las respectivas columnas diseñadas en el formato del reporte para el efecto. 19. Dispondrá a un servidor adicionalmente a sus tareas específicas, efectúe el control y registro de llamadas telefónicas y cuyo listado con la identificación clara de llamadas personales sirva de base para procurar la restitución oportuna de valores que por este concepto deban ser reembolsados al Consulado. 20. Dispondrá la realización arqueos periódicos y revisará la documentación del fondo de caja chica, además, asignará un servidor ajeno a quien elabora los reportes e informes sobre asignaciones para gastos y recaudaciones, los revise así como su documentación de respaldo y le informe las inconsistencias y novedades encontradas. Al Director General Financiero 21. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior efectúe el control periódico de los reportes de las misiones y representaciones, en este caso particular realice la revisión y análisis de los reportes de asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Caracas, sean comunicadas al Jefe de la Representación, las rectificaciones y ajustes que se deben realizar e instruya sobre la correcta elaboración de los informes, formularios, comprobantes y de los requisitos que deben reunir la documentación de respaldo relacionados con las operaciones financieras y administrativas que realiza la Representación. 22. Insistirá a base de un informe sobre la necesidad de personal, que su Dirección General requiere para la realización de la revisión y análisis oportunos de los recursos enviados a las misiones y representaciones desde la Cancillería. A la Directora General de Recursos Humanos 23. En coordinación con las Direcciones Generales del Ministerio, evaluará los requerimientos Institucionales de personal, clasificará especialmente en áreas que tienen a cargo el control de los recursos económicos enviados a las misiones y representaciones en el exterior y que exigen un número mínimo de servidores para una efectiva y eficiente gestión en la revisión y análisis de informes y reportes, gestión que sirve de base a la autoridad para determinar aumento o disminución de asignación económica y precautelar el buen uso de los recursos del estado. Información completa, actualizada y oportuna, garantiza una buena gestión La falta de asignación de responsabilidades, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas para un buen servicio a los servidores de la Dirección General de Recursos Humanos, no permitieron la obtención de información oportuna y completa, situación que obstaculizó la normal ejecución de la actividad de control. Recomendación A la Directora General de Recursos Humanos 24. Establecerá políticas que promuevan responsabilidad de sus actuaciones a los servidores bajo su dependencia, la obligación de rendir cuenta de sus actos ante autoridad competente y asignarán a cada servidor público bajo su dependencia por escrito, respecto a su cargo, funciones, tareas, actividades, deberes, grado de autoridad, responsabilidad, importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas en la Institución.

INCONSISTENCIA EN EL SALDO DE REPORTE DE ASIGNACIONES Y GASTOS Conclusión El encargado del manejo contable en el Consulado no registró todas las operaciones financieras del Consulado en los reportes durante el período de análisis del examen especial, tampoco existió supervisión en la elaboración de reportes, la información y en la documentación de respaldo de las transacciones administrativas y financieras en el Consulado; y, la Dirección General Financiera no realizó la revisión y análisis de los reportes de moneda de envío y moneda local remitidos desde Caracas, lo que originó que existan inconsistencias en el saldo de los reportes de asignaciones y gastos, no obstante, puesto en conocimiento del Cónsul General impartió disposiciones para su rectificación en los registros. Recomendaciones Al Cónsul del Ecuador en Caracas 25. Dispondrá al encargado del manejo contable de las cuentas del Consulado, ponga especial cuidado en la elaboración de los reportes, registre todas las transacciones que se realicen en el Consulado, observando que la documentación de respaldo corresponda a cada operación sea la suficiente y pertinente, a su vez sean comunicadas las novedades que se encuentren durante la conciliación con el estado bancario. 26. Asignará un servidor ajeno a la elaboración de los reportes, registro de las transacciones y conciliación de cuentas del Consulado, para que realice la supervisión y le reporte las novedades encontradas.

6 Econ Arturo Almeida

Auditor General

Examen Especial a los Ingresos, Gastos y Especies Valoradas del Consulado de Ecuador en New Jersey

Desde 1 enero 2007 al 31 marzo 2009

AUD-0002-2009 aprobado por la Contraloría General del Estado.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Conclusión La falta de asignación de tareas por escrito, evaluación de personal, control de asistencia, constatación de inventarios por lo menos una vez al año, entrega en custodia a cada servidor público de los bienes para el desempeño de sus labores, condujeron a que produjeran algunas omisiones en el control operativo del Consulado. Recomendaciones A la Cónsul General del Ecuador en New Jersey

1. Implementará un sistema de registro y control de llamadas que efectúe el personal del Consulado, en procura que las llamadas de carácter personal sean diferenciadas y su valor restituido a Cancillería. 2. Dispondrá al encargado del Área Financiera del Consulado que a cada comprobante de ingreso y de egreso, se adjunte individualmente los respectivos documentos de soporte. 3. La custodia de los bienes a cada servidor público que utiliza para el desarrollo de sus actividades los legalizará, mediante un documento entrega-recepción. 4. Instruirá al personal del Consulado que en cambios o movimientos de personal se perfeccionen actas entrega-recepción, en el cual el servidor saliente deje constancia de los asuntos oficiales que se encuentran en proceso al servidor entrante; así como de los bienes entregados en custodia para el desarrollo de sus actividades. Al Director General Financiero 5. Dispondrá a la Directora de Contabilidad abra una cuenta por cobrar por el valor de los dos pasaportes a nombre de la Agente Consular que constan en el acta entrega recepción del 14 de mayo de 2009. Al Director General de Cuentas Consulares y Recaudación en el Ecuador 6. Dispondrá a los servidores públicos responsables de suscribir el acta entrega recepción del 14 de mayo de 2009, procedan a realizarlo para constancia de su conformidad o sus desavenencias sean justificadas.

CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES. Conclusión La Cónsul General contrató los servicios legales de una firma de abogados para la realización de un estudio jurídico en New Jersey – EE.UU., sin autorización previa por parte de la autoridad en Cancillería. Recomendaciones A la Cónsul General del Ecuador en New Jersey 7. Previa la contratación de un bien o servicio que requiera el Consulado General en New Jersey, solicitará la autorización por escrito de la subsecretaria de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y Financiera de Cancillería.

IINFORMACION COMPLETA Y OPORTUNA FACILITA LA GESTION. Conclusión La falta de oportunidad en la respuesta a los requerimientos del equipo de auditoría, así como no especificar todos los datos solicitados a la Directora General de la Administración de Recursos Humanos, retardó el análisis de la documentación en la actividad de control. Recomendaciones A la Directora General de Recursos Humanos 8. Dispondrá a un servidor público de su Dirección General, para que registre la información que se resguarda en los expedientes del personal del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, en un medio informático, actualice la base de datos del personal según los movimientos, traslados o en general cambios de situación laboral del personal en el país y del que se encuentra prestando servicio en el exterior, con la finalidad de que la información se encuentre disponible para las autoridades y servidores públicos que la requieran oficialmente. 9. Dispondrá a los directores bajo su dependencia asignen por escrito funciones a sus subordinados.

7 M.C. Marchàn Directora Auditoria Interna

Examen Especial al seguimiento de las recomendaciones a los informes emitidos por la Contraloría General del Estado y la Dirección de Auditoría Interna

Desde 1 enero 2006 al 30 junio 2009


IINFORMACION ÙTIL, CONFIABLE Y OPORTUNA SOBRE EL PERSONAL, GARANTIZA LOS CONTROLES INTERNOS. Conclusión La falta de actualización de las carpetas personales y la carencia de un sistema informático de personal no permite contar con información veraz y oportuna para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos de la Cancillería. Hecho subsecuente Recomendación Al (a) Director (a) General de Recursos Humanos 1. Gestionará ante el Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración a fin de que la implementación del sistema de administración de recursos humanos se ejecute en el transcurso del primer semestre de 2010, capaz de mantener una base de datos con toda la información pertinente de todos y cada uno de los servidores y ex servidores de la Cancillería, de manera que se satisfagan los requerimientos en forma veraz y oportuna.

EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INFORMES DE AUDITORIA COADYUVA A MEJORAR LA GESTION INSTITUCIONAL. Informe General AUD-0003-2008 examen especial a los ingresos, gastos, especies valoradas e inventarios del Consulado del Ecuador en Madrid y Barcelona. Informe General 02-2005 examen especial a timbres, especies fiscales, asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Murcia - España. Informe General 04-2005 examen especial a los rubros: timbres, especies fiscales, asignaciones y gastos de la Embajada y Consulado General del Ecuador en el Salvador. Informe General 02-2006 examen especial a los ingresos, gastos, timbres y especies valoradas del Consulado del Ecuador en Madrid, Barcelona y Valencia. Informe General 04-07 examen especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado del Ecuador en Miami - EE.UU. Hechos subsecuentes Los documentos presentados con posterioridad a la conferencia final de resultados evidencian el cumplimiento a las recomendaciones que fueron dadas a conocer en el borrador de informe como incumplidas. Recomendaciones Al Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración 2. En el ejercicio de sus funciones cumplirá y hará cumplir a los servidores públicos de la Entidad las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna de esta Cartera de Estado, a fin de asegurar un funcionamiento adecuado en los sistemas de control interno y de la gestión administrativa y financiera. 3. Emitirá, a los servidores del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, que laboran tanto en el Ecuador como en el Servicio Exterior, una disposición para que en las actas de entrega recepción, de relevo de cargo, entre los funcionarios salientes y entrantes de los distintos estamentos se haga constar, en caso de haberlo, los informes de auditoría y la obligatoriedad de dar cumplimiento a sus recomendaciones.

8 Econ. M. C. Marchàn

Directora Auditoría Interna

Examen Especial a Ingresos, Gastos y Especies Valoradas al consulado de Ecuador en

Desde 1 enero 2008 al 31 diciembre

AUD-0003-2010 aprobado por la Contraloría

PERSONAL SUFICIENTE E IDONEO ASEGURAN UNA BUENA GESTION. Conclusión El Consulado no contó con el número de personal adecuado e idóneo de funcionarios de carrera para cubrir las áreas de responsabilidad, y el

Valencia España 2009 General del Estado

Cónsul General no realizó una adecuada selección, ubicación y asignación de funcionarios contratados en el Consulado, lo que produjo rotaciones constantes del personal, acumulación de labores en algunos funcionarios, inclusive en el Cónsul General al encontrarse imposibilitado de separar funciones y segregar responsabilidades. Adicionalmente, en los constantes cambios de personal no se elaboraron actas de entrega recepción de funciones y detalle de asuntos pendientes, lo que ocasionó un ambiente de trabajo adverso en el Consulado para el buen desempeño del personal en sus funciones. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 1. Coordinará con el Director General de Recursos Humanos la selección del personal que contrate en el Consulado. 2. Instruirá al personal en el Consulado, que en el momento de realizarse cambios o rotaciones de funciones, se elaboren las respectivas actas entrega recepción en las cuales se detallen los asuntos pendientes. Al Director General de Administración de Recursos Humanos Elaborará un instructivo que contenga todos los procedimientos técnicos para la selección de personal a ser contratado, una vez aprobado entregará para su cumplimiento. Solicitará al Cónsul General del Ecuador en Valencia, un informe del personal que labora bajo su dirección y de las tareas y actividades que realizan. Con el fin de analizar e informar sobre la conveniencia del personal que deba ser asignado desde Cancillería o contratado para las vacantes existentes en el Consulado.

INFORMACION VISIBLE, COMPLETA Y CLARA EN LA SALA DE ESPERA AGILITA EL TIEMPO DE TRÁMITES. Conclusión La información no está visible y clara al público sobre los trámites y los requisitos, es proporcionada por los funcionarios en forma personalizada para lo cual los usuarios deben formar una columna antes de ser atendidos, produciéndose demoras innecesarias en los trámites. Recomendación Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 3. Implementará un sistema de información adecuado, claro y visible sobre los trámites de mayor demanda del usuario y con los respectivos requisitos, considerando también la utilización del televisor que se encuentra en la sala de espera, para informar a los usuarios.

LA ASIGNACION EN CUSTODIA DE BIENES Y EQUIPOS A LOS FUNCIONARIOS AYUDAR A SU PRESERVACION Y SEGURIDAD. Conclusión En el Consulado del Ecuador en Valencia no se ha formalizado la entrega de bienes y equipos que cada funcionario utiliza para el desarrollo de sus labores diarias, tampoco se encuentran etiquetados, lo que impide identificar quien es el custodio y dificulta conocer la ubicación de esos bienes y equipos en el Consulado. Hecho subsecuente Con comunicación 162/CO/2010 de 15 de abril de 2010, el Cónsul General nos informó que realizó la entrega de los bienes para uso de cada funcionario por escrito, remitiendo copia de lo actuado. Recomendaciones Al Cónsul del Ecuador en Valencia 4. Solicitará instrucciones y las etiquetas a la Dirección General de Servicios Administrativos para proceder a colocarlas en los bienes y equipos de propiedad del Consulado. 5. Dispondrá al funcionario responsable de la asignación y custodia de los bienes y equipos del Consulado, suscriba un acta entrega recepción con cada funcionario con el detalle de los bienes que utilizan en sus labores diarias, actualizándolo cuando ocurra cualquier cambio o reposición.

ENTRENAMIENTO, REGISTRO DE HORARIO DE ACTIVIDAES Y ACTIVIDADES Y EVALUCIONES DE DESEMPEÑO MEJORANLA CALIDAD DE LAS LABORES. Conclusión El personal del Consulado no fue capacitado, entrenado y evaluado en su desempeño, para asegurar el desarrollo eficaz de las tareas y actividades encaminadas a brindar el servicio adecuado, que por su gran número en Valencia los ciudadanos ecuatorianos demandan, produciendo errores en las labores y resistencia en los funcionarios en ejercer funciones delegadas y disposiciones emanadas por la autoridad y sean amonestados por incumplimiento en las tareas asignadas. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 6. Realizará evaluaciones periódicas de desempeño al personal del Consulado y reportará a Cancillería. 7. Elaborará un plan de capacitación y analizará la mejor opción para la actualización de conocimientos del personal, fundamentalmente en las áreas que tengan relación con la elaboración de los reportes, informes y archivo de la documentación que respaldan las transacciones administrativas y financieras del Consulado. 8. Insistirá al Director General de Recursos Humanos en la aplicación de la legislación laboral local en el personal contratado, especialmente en las obligaciones que el Consulado debe cumplir.

LA ASIGNACION DE TAREAS, ATIVIDADES Y LA DELEGACION DE FUNCIONES DAN EFECTIVIDAD A LA GESTION. Conclusión No fueron asignadas por escrito las funciones, tareas y actividades a los funcionarios del Consulado produciéndose confusiones en la ejecución de las operaciones administrativas del consulado y la imposibilidad de determinar exactamente las funciones encomendadas a cada funcionario. Hecho subsecuente Con memorando 194/CO/2010 de 27 de abril de 2010 el Cónsul del Ecuador en Valencia informó al equipo de auditoría y adjuntó la documentación sobre las funciones actualizadas del Consulado y entregadas a cada servidor. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 9. Solicitará al Director de Planificación Institucional le remita los Manuales de Procesos y de Procedimientos y solicitará al Director de Recursos Humanos la Clasificación de Puestos correspondiente al Consulado del Ecuador en Valencia. 10. Asignará por escrito las funciones, tareas y actividades a cada funcionario del Consulado.

REGISTRO PARA EL CONTROL DE LLAMADAS TELEFONICAS. Conclusión No se implementó el registro para el control conforme lo establece el Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior, de las llamadas telefónicas efectuadas por los funcionarios del Consulado impidiendo la elaboración y remisión del listado de las llamadas Internacionales. Recomendación

Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 11. Implementará un sistema de registro para el control de llamadas que se efectúen en el Consulado y lo remitirá en los reportes de asignaciones y gastos detallando las llamadas realizadas por los funcionarios, en procura de que las llamadas de carácter personal sean diferenciadas y su valor restituido a Cancillería.

LAS TRANSACCIONES FINANCIERAS SERÀN REGISTRADAS CUANO OCURRA EL HECHO ECONOMICO. Las transacciones del Consulado no fueron registradas por el encargado de su elaboración conjuntamente con el comprobante de ingreso o de egreso, adjuntando la respectiva documentación de respaldo previa la revisión del Cónsul General antes de su autorización, situación que no garantizó la integridad de la transacción y su registro oportuno, dificultando las labores de control. Recomendación Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 12.Dispondrá al encargado del Área Financiera del Consulado, que cada comprobante de ingreso y de egreso sea elaborado en el instante que se realiza la transacción, adjuntando los respectivos documentos de soporte le sean presentados para ser revisados y autorizados, para proceder con el registro en el formulario correspondiente.

TASAS POR ESTACIONAMIENTOS PARA EL CONSULADO Conclusión El Consulado del Ecuador en Valencia mantuvo un espacio de estacionamiento público libre de tasas en base a Convenios Internacionales de Reciprocidad Diplomática, sin embargo, el Ayuntamiento local le remitió un aviso de embargo por 2 176,43 euros, motivo por el cual el Cónsul General, sigue realizando gestiones para la exención de ese valor. Cabe señalar que este valor hasta la fecha no ha sido pagado. Recomendación A la Directora General Financiera 13. Dispondrá la apertura de una cuenta por cobrar al Cónsul General por el valor generado por costos en estacionamiento público, hasta que se obtenga una resolución a favor de la Representación o se haga efectivo el cobro por parte del Ayuntamiento y la Subsecretaria de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y Financiera disponga a los funcionarios la restitución del valor que se cancele por ese concepto.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA CUSTODIA DE VALORES. Conclusión. La Agente Consular no tomó las medidas necesarias de protección para los valores recaudados en el Consulado, tampoco comunicó con oportunidad los hechos que condujeron a la pérdida de 1 000,00 euros, produciendo que no se realicen las diligencias pertinentes por parte de las autoridades competentes. Recomendación Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 14. Instruirá al personal del Consulado sobre medidas de seguridad que deben adoptarse en la custodia de las recaudaciones y especies valoradas.

MANEJO DE CAJA CHICA. Conclusión Los encargados del manejo de caja chica en el Consulado del Ecuador en Valencia, realizaron transacciones y fijaron un monto de caja chica mayores a los contemplados en el instructivo para el efecto, produciéndose que no exista el control debido y retardando los procesos para su liquidación y la remisión de reportes a Cancillería no se lo haga en los plazos previstos. Recomendación Al Cónsul General del Ecuador en Valencia 15. Instruirá y supervisará al personal a cargo de caja chica para el manejo adecuado de ese fondo.

PROCESOS LEGALES AL CONSULADO Conclusión Existen procesos legales en contra del Consulado y Cónsul del Ecuador en Valencia los cuales están tramitándose en los organismos correspondientes. Hecho Subsecuente El Cónsul General del Ecuador en Valencia remitió un escrito del Juzgado de Instrucción Número 2 de Valencia de 28 de abril de 2010, en el que se manifiesta: “…Desprendiéndose de lo actuado que los hechos relacionados en la denuncia presentada por la ex Auxiliar Administrativa, no se aprecia que los mismos puedan ser constitutivos de infracción penal puesto que en los propios hechos relacionados de las manifestaciones de la denunciante, refiere como delictivas unas conductas que no solo no pueden estimarse constitutivas de Malos Tratos psicológicos, ni de acoso laboral, tampoco tienen cabida o encuadre en el ámbito de vejaciones injustas (…) máxime cuando subyace un trasfondo de un despido anterior efectuado por el Cónsul respecto de la denunciante…” En el mismo documento se da sobreseimiento provisional y la denunciante tiene tres días para interponer recurso de reforma.


Directora Auditoria Interna

Examen Especial a los Ingresos y Gastos de la Embajada de Ecuador en Rusia

Desde 1 enero 2009 al 31 enero 2010

AUD- 0002-2010 Aprobado por la Contraloría General del Estado

AUTORIZACIONES DE RETIRO Y CONTROL DE FONDOS DE LA CUENTA BANCARIA Y CAJA CHICA. Conclusión La falta de oportunidad en el control de las operaciones financieras ocasionó que se produzcan diferencias en menos en el fondo de caja chica. Hechos subsecuentes El ex Secretario Administrativo – Contador, hasta el 23 de abril de 2010, fecha en la que el equipo de auditoría concluyó el trabajo de campo, reintegró a la Embajada un total de 16 719,91 USD, incluido los intereses calculados a las fechas de pago, como se detalla a continuación:

FECHA VALOR EN RUBLOS

TIPO DE CAMBIO

VALOR EN USD.

INTERESES CAPITAL

10 de febrero de 2010 210 000,00 30,37 6 914,89

85,46

6 829,43

9 de marzo de 2010 140 000,00 29,8364 4 691,69

144,40 4 547,29

17 de marzo de 2010 154 000,00 30,00 5 113,33

33,34 5 079,99

TOTAL ABONOS 16 719,91 263,00

16 456,72

DIFERENCIA EN MENOS 27 420,61

SALDO DE CAPITAL POR REINTEGRAR 10 963,89

El 20 de abril de 2010 el ex Secretario Administrativo – Contador suscribió un convenio de pago con el cual se compromete a cancelar el saldo más los intereses de ley hasta el 15 de mayo de 2010. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Rusia 1. Dispondrá al encargado del manejo del fondo fijo de caja chica, que bajo ningún concepto se eleve el monto máximo establecido para esta Misión Diplomática. 2. Dispondrá al Secretario Administrativo – Contador realice el control previo y continuo de las operaciones financieras, observando que se dé la utilización adecuada a los comprobantes de ingreso y egreso. 3. Dispondrá a la persona Encargada de Negocios Ad Interim, que única y exclusivamente con la autorización por escrito del Embajador puede firmar el documento que permite el retiro de fondos del Banco en el cual mantiene sus cuentas la Embajada del Ecuador en la Federación de Rusia. A la Directora General Financiera 4. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior, mantenga una revisión exhaustiva de las cuentas que envía la Embajada del Ecuador en Rusia, observando que la utilización de los comprobantes de ingreso y egreso sean correctamente utilizados como parte del control previo y continuo, así como también un control sobre los montos utilizados en caja chica dólares y rublos. 5. Dispondrá a la Contadora General genere una cuenta por cobrar por el valor pendiente de reintegrar.

REEMPLAZO DE SECRETARIO ADMINISTRATIVO-CONTADOR Conclusión El proceso de selección para ocupar la vacante de Secretario Administrativo – Contador, debe considerar los requerimientos exigidos para el trabajo en la Federación de Rusia. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Rusia 6. Gestionará ante la Subsecretaría de Desarrollo Interno Gestión Administrativa y Financiera que se cubra la vacante dejada por el Secretario Administrativo – Contador, observando que la persona seleccionada tenga los conocimientos mínimos del sistema administrativo- financiero ruso, o en su defecto sea capacitado para responder ante las exigencias de la Embajada.

ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÒN. Conclusión La información incompleta en las actas de entrega recepción entre los jefes de misión y la ausencia de las mismas cuando el Embajador encarga sus funciones al salir con licencia, debilitó los controles internos de la entidad. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Rusia:

7. Entregará y recibirá su cargo tanto al inicio de su gestión, así como las veces que encargue su puesto a quien lo reemplaza, mediante actas de entrega recepción en las que, a más de los inventarios y aspectos administrativos y financieros, se hará constar los asuntos pendientes por resolver y que deban tener especial cuidado para la buena marcha de la entidad.

DIFICULTADES PARA CUMPLIR LA NORMATIVA. Conclusión La sujeción obligatoria al sistema financiero de la Federación Rusa impide a los servidores diplomáticos y administrativos de la Embajada dar estricto cumplimiento a la normativa vigente aplicable en el País. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Rusia 8. Solicitará a la Subsecretaría de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y Financiera realice un estudio de la situación particular que tiene el sistema financiero y bancario de la Federación Rusa para que se den las directrices respecto del manejo económico de la Embajada poniendo énfasis en el impedimento para la emisión de cheques, presentar facturas proformas, imposibilidad de realizar depósitos en las cuentas oficiales y los manejos del fondo fijo de caja chica.


Directora Auditoría Interna

Examen Especial a Las Fases del Ciclo Presupuestario

Desde 1 mayo 2008 al 31 marzo 2010


SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES. Conclusión El cumplimiento parcial o incumplimiento de las recomendaciones emanadas en los informes de auditoría dificulta el mejoramiento en la gestión administrativa y financiera en pro del logro de los objetivos institucionales. Recomendación Al Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio Integración 1. En el desempeño de su gestión hará cumplir a los servidores públicos de esta Cartera de Estado, las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna de la Cancillería, a fin de fortalecer los sistemas de control interno y la dirección administrativa y financiera.

LIMITADO CONTROL INDIVIDUAL DE LOS SERVIDORES Y EX SERVIDORES DEL MRECI POR PARTE DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS. Conclusión La carencia de información útil, veraz y oportuna sobre el personal que labora o laboró en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, dificulta las labores de control posterior.

Recomendación Al Director General de Administración de Recursos Humanos 2. Gestionará ante el Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración a fin de que la implementación del sistema de administración de recursos humanos se ejecute en el transcurso del segundo semestre de 2010, capaz de mantener una base de datos con toda la información pertinente de todos y cada uno de los servidores y ex servidores de la Cancillería, de manera que satisfagan los requerimientos de las autoridades y el control posterior en forma veraz y oportuna.

EL PLAN OPERATIVO ANUAL BASE FUNDAMENTAL DE LA PROGRAMACIÒN PRESUPUESTARIA. Conclusión Al no tomar en cuenta el plan operativo anual del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración para la elaboración del presupuesto del año 2009, produjo una falta de definición en las acciones y requerimientos presupuestarios. La falta de generación y aplicación de indicadores de gestión no permite medir con oportunidad el cumplimiento de los objetivos institucionales e impide la toma oportuna de decisiones. Recomendaciones A la Coordinadora General de Panificación 3. Coordinará con la Directora General Financiera, para que al realizar la planificación presupuestaria del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, se tome en cuenta los requerimientos planteados para la elaboración del plan operativo anual de esta Cartera de Estado. 4. Elaborará indicadores de gestión que serán incluidos en los planes operativos anuales y planificación presupuestaria, los mismos que serán difundidos y aplicados a nivel del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio e Integración para la correspondiente auto evaluación.

PLANIFICACION Y EJECUCION PRESUPUESTARIA POR EL AÑO 2009 Conclusión Los errores presentados en la planificación, ejecución y evaluación presupuestaria inciden directamente en la consecución de objetivos y metas propuestos y son un limitante para que la máxima autoridad pueda tomar las decisiones en forma oportuna. Recomendaciones A la Coordinadora General de Planificación 5. Dispondrá a la persona responsable de la programación operativa anual y presupuestaria mantenga en los archivos toda la documentación, original y en medios magnéticos, que respalda la planificación presupuestaria y operativa anual. 6. En coordinación con la Directora General Financiera, elaborará procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución evaluación, liquidación y cierre del presupuesto de la Cancillería, basado en la normativa general sobre el manejo presupuestario en el Ecuador. A la Directora General Financiera 7. Dispondrá a la Directora de Contabilidad realice la liquidación de los fondos a rendir cuentas registrados en el proyecto apertura secciones comerciales, para lo cual requerirá de toda la documentación sustentatoria correspondiente.

REFORMAS PRESUPUESTARIAS Y TRASPASOS PRESUPUESTARIOS Conclusión Las reformas y traspasos en el presupuesto obedecen a una planificación deficiente que no se sustenta en el plan operativo anual. Recomendación A la Directora General Financiera 8. Controlará que las solicitudes de modificaciones presupuestarias se realicen ajustadas a los planes operativos anuales, en cumplimiento a disposiciones legales y reglamentarias.

LOS JUSTIFICATIVOS SUFICIENTES Y COMPETENTES SOBRE EL PAGO DE HORAS SUPLEMENTARIAS GARANTIZAN SU LEGALIDAD Y LEGITIMIDAD. Conclusión La falta de control del personal y de documentación de respaldo en el pago de horas suplementarias y/o extraordinarias, no le da sustento y credibilidad a las transacciones financieras. Recomendación A la Directora General Financiera 9. Las erogaciones económicas por concepto de horas suplementarias serán autorizadas única y exclusivamente cuando se adjunte toda la documentación de soporte que garantice su legitimidad y legalidad.

CONVENIOS SUSCRITOS CON OTRAS PERSONAS JURIDICAS. El convenio suscrito por la Cancillería con empresas privadas se realizó sin la aplicación de la normativa vigente. Recomendación A la Coordinadora General Administrativa Financiera 10. Coordinará con el Director de Asuntos Legales de Gestión Interna y Directora General Financiera a fin de realizar el trámite para concretar el auspicio por parte de OTECEL, y proceder al tratamiento legal que corresponde dar al inmueble de propiedad de la Cancillería, ubicado en la intersección de la avenida de la República con la calle Ernesto Novoa (antes Pradera) del cantón Quito, provincia de Pichincha. Hecho subsecuente Con oficio circular INMOBILIAR-012-2010, de 31 de agosto, la Directora Ejecutiva de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público requiere: “Para optimizar la gestión de los órganos de la Administración Pública Central e Institucional sobre los inmuebles que conforman su patrimonio, mediante Decreto Ejecutivo No. 1479, publicado en el Registro Oficial No. 495 de 24 de diciembre de 2008, se creó la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, entidad técnica, adscrita a la Presidencia de la República, cuya función principal es ejercer la rectoría del SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN INMOBILIARIA DEL SECTOR PÚBLICO, en el ámbito nacional.- La Presidencia de la República… con fecha 26 de julio de 2010, emitió el Decreto Ejecutivo No. 435, publicado en el Registro Oficial No. 252 de 06 de agosto de 2010, con el fin de que éstas mismas instituciones traspasen a título gratuito a favor de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, el dominio de todos los bienes inmuebles que sean de su propiedad y que no estén siendo utilizados en sus actividades principales en un plazo no mayor de sesenta días contados a partir de la expedición del Decreto,…” Ante el requerimiento realizado por INMOBILIAR, con memorando 689/10-SDIGAF de 29 de septiembre de 2010, la Subsecretaria de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y Financiera, solicitó a la Directora General de Servicios Administrativos, Encargada, la aplicación del Decreto Ejecutivo 435 de 26 de julio de 2010, la misma que sumilla el trámite al Director de Bienes, quien se encuentra realizando la gestión

correspondiente.



Examen Especial a los Ingresos, Gastos e Inventarios a la Embajada de Ecuador en Alemania

Desde el 1 enero 2008 al 31 diciembre 2009


LA REVISION DE LOS REPORTES REMITIDOS DESDE LA EMBAJADA A LA CANCILLERIA GARANTIZA EL BUEN MANEJO Y REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES. Conclusión En los reportes de la Embajada del Ecuador en Alemania que remite a la Dirección Financiera y en la respectiva documentación de respaldo, se observaron inconsistencias, adicionalmente la revisión y análisis por parte de la Dirección Financiera no se efectuó, produciéndose la imposibilidad en la Autoridad de disponer acciones correctivas. Hecho Subsecuente Lo expresado por la ex servidora evidencia que se comenzó a tomar acciones en general al final del año 2009, para que sea facilitada esta labor de revisión de cuentas a través de la herramienta informática e-SIGEF, adicionalmente, esta solución será efectiva cuando el Ministerio de Finanzas logre salvar impedimentos técnicos en implementar los módulos correspondientes a fondos rotativos en el exterior, sin embargo sobre los problemas específicos atinentes a la Embajada no se tomaron acciones correctivas. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Alemania 1. Dispondrá al encargado del área financiera de la Embajada que los comprobantes de gastos y la documentación de respaldo contengan la información correcta y completa, además que todas las transacciones realizadas en la Embajada sean reflejadas en sus reportes. 2. Designará un funcionario diferente al manejo y registro de las transacciones para que una vez al mes supervise los reportes y documentación de respaldo, previo el envío a la Cancillería. A la Directora Financiera 3. Realizará un estudio a los procesos en revisión y análisis de las cuentas remitidas desde el exterior al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración y propondrá las acciones correctivas para que la Embajada de Ecuador en Alemania remita reportes y documentos de respaldo, que faciliten el control y el correcto uso de los fondos asignados.

GASTOS DE LA RESIDENCIA DE LA REPRESENTACION FUERON CUBIERTOS CON RECURSOS DE LAS ASIGNACIONES DE LA EMBAJADA. Conclusión El Embajador del Ecuador en Alemania autorizó el pago de servicios para la Residencia del Jefe de la Misión con las asignaciones remitidas para la gestión de la Oficina de la Representación. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Alemania 4. Autorizará las transacciones cuyos comprobantes de gasto contengan la información correcta, sean los directamente relacionados con las actividades y gestión de la Oficina de la Embajada y su documentación de respaldo refleje con exactitud las características del bien o servicio recibido. A la Directora Financiera 5. Abrirá una cuenta por cobrar a nombre del Embajador del Ecuador en Alemania por los valores erogados para gastos de la Residencia con recursos asignados para la gestión de la Representación y procurará que estos valores sean restituidos a las cuentas de la Institución. 6. Mantendrá abierta esta cuenta por cobrar, hasta que los recursos sean restituidos por las acciones realizadas en la Institución o por las diligencias que efectúe la Contraloría General del Estado. 7. Realizará el análisis y revisiones, continuas y con la periodicidad necesaria a las cuentas remitidas desde la Representación y dispondrá las acciones correctivas que se deprendan de los informes realizados. 8. Analizará el Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior y propondrá las reformas necesarias para actualizarlo y en casos necesarios y excepcionales debidamente justificados se contemple la posibilidad de que una parte de los gastos sean cubiertos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.

IDENTIFICACION Y VALORACION CORRECTA DE LOS BIENES DE LA EMBAJADA PROPORCIONA SEGURIDAD DE LOS ACTIVOS QUE POSEE LA CANCILLERLIA. Conclusión Los inventarios en la representación no se encuentran debidamente identificados y valorados, el registro de los bienes de la Institución en el exterior se lo realiza en hojas electrónicas sin el apoyo de un sistema informático dedicado a esta actividad que posibilite un efectivo control sobre estos bienes. Recomendaciones Al Embajador del Ecuador en Alemania 9. Solicitará a las Directora(es) Financiera y de Servicios Administrativos, instrucciones para valorar e identificar los bienes de la Representación y mantendrá actualizada la información y remitirán a la Institución para su registro. A la Coordinadora General Administrativa y Financiera 10. Gestionará ante el Ministerio de Finanzas, la implementación del subsistema de control de bienes de larga duración y existencias, el cual está considerado como uno de los módulos del nuevo Sistema de Administración Financiera del Estado Ecuatoriano (e-SIGEF).



Examen de Gestión a los procesos consulares a cargo de la sección consular de la Embajada de Ecuador en Cuba

Desde el 1 junio 2008 al 31 marzo 2010


EL PLAN ESTRATEGICO DEBE CONTAR CON TODOS LOS ELEMENTOS QUE ASEGUREN EL DESARROLLO INSTITUCIONAL. Conclusión El Plan estratégico presentado por el Embajador de Ecuador en Cuba, junto con los POA anual 2008 y 2010, la Agenda Estratégica y el PLANEX 2020, son sistemas de planificación acordes al Plan del Buen Vivir y la Constitución del Estado. Recomendación Al Director de Planificación 1. Mantendrá un control detallado del cumplimiento de las metas y objetivos, así como de la implementación anual de sistemas de planificación.

LAS COMISIONES DE SERVICIOS DEBEN CUMPLIRSE CON TODOS LOS JUSTIFICATIVOS PREVIOS Y POSTERIORES A SU REALIZACIÒN. Conclusión El ex Primer Secretario de la Embajada de Ecuador en Cuba salió en comisión de servicios a Quito, sin cumplir con los requisitos, previos y posteriores. Recomendaciones A la Coordinadora Administrativa y Financiera 2. Dispondrá a los servidores de la Cancillería que para trasladarse en comisión de servicios tanto a nivel nacional como internacional cumplirán

con los requisitos previos y obtendrán la autorización del Despacho Ministerial. 3. Comunicará a los servidores de la Cancillería la obligación que tienen de presentar todos los informes respecto del cumplimiento de las comisiones de servicio que realicen a nivel nacional o internacional.

NEGARSE A CUMPLIR DISPOSICIONES SUPERIORES EN ASUNTOS DE INTERES NACIONAL.. Conclusión El ex Primer Secretario de la Embajada de Ecuador en Cuba se negó a colaborar con la actividad de empadronamiento realizada por la Embajada, pese a varios pedidos solicitados por la autoridad. Recomendación Al Embajador de Ecuador en Cuba 4. Planificará todos los eventos y actividades importantes en los que tengan acciones los miembros de la Embajada con la suficiente antelación para que el uso de vacaciones anuales sea ordenada sin perjudicar la buena marcha de las actividades de la Misión.

ESTRUCTURA ORGANICA. Conclusión. La estructura orgánica de la embajada del Ecuador en Cuba no se ajusta a los requerimientos institucionales. Hecho subsecuente El Embajador del Ecuador en Cuba, como documento ajunto al correo electrónico CE/143/EMBECUB/2011 de 24 de febrero de 2011, remite la estructura orgánica de la Misión Diplomática. Anexo 4. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Cuba: 5. Elaborará un instructivo con las funciones y responsabilidades asignadas a cada funcionario conforme su nivel jerárquico.

PAGOS POR SERVICIO DE INTERNET Conclusión El servicio de internet es de mala calidad y muy oneroso, con respecto a la prestación que brinda. Recomendación A la Directora de Tecnología. 6. Implementará y dotará de un mejor servicio de internet en la Embajada para el uso de estudiantes ecuatorianos residentes en ese país, como por miembros de esa misión diplomática, conforme el análisis propuesto.

CONVENIO DE PAGO RECIPROCO DE LOS INMUEBLES DESTINADOS AL USO DE LAS MISIONES DIPLOMATICAS ENTRE LOS GOBIERNOS DE LAS REPUBLICAS DEL ECUADOR Y DE CUBA.. Conclusión En el convenio al acuerdo de pago recíproco de los inmuebles suscrito, no consta la residencia que actualmente es ocupada por el Segundo Secretario de la Embajada de Ecuador en Cuba. Recomendación Al Director Jurídico 7. Realizará un análisis equitativo del Convenio al Acuerdo de Pago Recíproco de los Inmuebles Destinados al Uso de las Misiones Diplomáticas entre los Gobiernos de la República del Ecuador y la República de Cuba, previo a la firma del nuevo acuerdo que ha sido solicitado. Al Embajador del Ecuador en Cuba 8. Coordinará con el Director Jurídico de la Cancillería para la inclusión del nuevo inmueble en el acuerdo.

UN ARCHIVO ADECUADO FACILITA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Conclusión. Los archivos no se mantienen en forma técnica que permita su conservación y control de la información de manera posterior. Recomendación Al Embajador del Ecuador en Cuba 9. Dispondrá al personal auxiliar la creación de un archivo secuencial y por años conforme el respectivo reglamento y a las nuevas técnicas de archivo, para lo cual solicitará las directrices a la Dirección de Documentación y Archivo de la Cancillería.

13

Econ. M.C. Marchan


Evaluación al sistema de control interno relacionado con la Norma 403: Administración Financiera y Control

Desde el 28 de febrero 2011


SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES A EXAMENES ESPECIALES ANTERIORES. Conclusión. El cumplimiento parcial o incumplimiento de las recomendaciones emanadas en los informes de auditoría dificulta que la gestión administrativa y financiera sea realizada de manera eficiente, eficaz y oportuna. Recomendación 1.Al Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración Cumplirá y hará cumplir las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría aprobados por la Contraloría General del Estado y la Dirección de Auditoría Interna de esta Cartera de Estado, con la finalidad de fortalecer los sistemas de control interno en toda la entidad.

LA INEXISTENCIA DE INSTRUCTIVOS NO PERMITE REALIZR UN CIERRE DE CAJA ESTANDARIZADO EN LAS CAJAS RECAUDADORAS. Conclusión. La falta de instructivos para el cierre de caja diario, ocasionó que en tres unidades de recaudación analizadas, los funcionarios encargados del área financiera, realicen el cierre de caja diario de acuerdo a la experiencia y conocimiento de cada persona, lo cual no garantizó que las operaciones hayan sido realizadas de forma eficiente y eficaz. Recomendación A la Directora Financiera 2. Elaborará un instructivo para el manejo y cierre de caja diario y una vez perfeccionado dispondrá su aplicación en todas las unidades de recaudación en el país y en el exterior.

LA FALTA DE UN SISTEMA INFORMATICO EN CUENTAS CONSULARES ENLAZADO, NO PERMITE MANTENER UN CONTROL ADECUADO SOBRE EL MOVIMIENTO DE LAS ESPECIES VALORADAS. Conclusión. Al no contar con una implementación adecuada de los sistemas informáticos tanto en las unidades recaudadoras dentro y fuera del país, como

en el área de Cuentas Consulares de la Dirección Financiera, no permitió que se tenga constancia veraz o efectiva de los valores recibidos y dificultó el control a las dependencias encargadas de la supervisión y control. Recomendaciones A la Directora de Tecnologías 3. Gestionará que se continúe con la implementación del sistema SICOF, en todas las representaciones en el exterior y las unidades de recaudación autorizadas en el país, con interconexión a la oficina principal, para la supervisión y control. A la Directora Financiera 4. Dispondrá a las representaciones en el exterior y a las unidades de recaudación autorizadas en el país, que los cobros a usuarios sean documentados y que consten las respectivas firmas de responsabilidad.

LA FALTA DE CONCILIACION DE LOS REGISTROS DE ESPECIES VALORADAS ENTRE INSTITUCIONES NO APOYA A UN ADECUADO CONTROL SOBRE LOS SALDOS. Conclusión. No se han realizado conciliaciones de saldos de especies valoradas entre el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración y el Ministerio de Finanzas, así como tampoco se ha registrado adecuadamente y con oportunidad en Cuentas de orden, lo que produjo que el saldo de registro de existencias de especies valoradas sea mayor a la realidad. Recomendaciones A la Coordinadora General Administrativa Financiera 5. Dispondrá la conformación de un equipo de trabajo profesional permanente que realice las tareas y actividades correspondientes a la conciliación de saldos de especies valoradas entre las instituciones. A la Directora Financiera y Directora de Tecnología 6. Realizarán un diagnóstico y análisis técnico de los sistemas informáticos que son utilizados por la Unidad de Cuentas Consulares y que se realicen todos los cambios pertinentes y necesarios para que los reportes reflejen la información real, confiable y oportuna. 7. Establecerá el procedimiento adecuado para la entrega de información de especies valoradas a la Unidad de Contabilidad, para el correspondiente registro contable.

LA INEXISTENCIA DE DISPOSICIONES E INSTRUCTIVOS PARA EL CONTROL SOBRE NUEVOS PROCEDIMIENTOS DE RECEPCION DE VALORES DEL PUBLICO, PERMITIÒ POSEER UNA BASE DE DATOS INCOMPLETA. Conclusión. La falta de disposiciones e instructivos específicos para receptar recursos de los usuarios a través de la banca local, para que posteriormente realicen los trámites consulares, produjo que los reportes de las Representaciones no posean el detalle de los valores depositados y acumulados en las cuentas oficiales por trámites pendientes de realizar de los usuarios en los consulados. Adicionalmente los analistas de la Dirección Financiera, no comprobaron que los depósitos por recaudación se hayan realizado diariamente y que a fin de mes luego de transferidos los recursos a Ecuador, no existan excedentes injustificados en las cuentas oficiales de los bancos corresponsales. Recomendaciones A la Directora Financiera 8. Dispondrá al área de Cuentas Consulares emitir un instructivo para el manejo de los depósitos directos y el manejo de las tarjetas de crédito, que permita tener un registro con el detalle de los usuarios que depositaron fondos que reposan en cuentas de cada Consulado. 9.Implementará un procedimiento, instructivo o emitirá disposiciones precisas para que los analistas del Área de Cuentas Consulares realicen la verificación, comprobación y análisis de la información de los reportes y documentación de respaldo remitidas por las representaciones de la Cancillería en el exterior y el país comparándola con la información bancaria, para asegurar que sea veraz, completa, competente y refleje todas las operaciones de cada representación

LAS MEDIDAS DE PROTECCION EN EL CONTROL DEL EFECTIVO Y ESPECIES VALORADAS NO FUERON ADECUADAS. Conclusión. La falta de medidas y políticas adecuadas para la protección en el control del efectivo y las especies valoradas, produjo que no se garantice la integridad de los funcionarios y de los valores recaudados, así como también el resguardo de las especies valoradas. Recomendación A la Directora Financiera 10. Instruirá sobre medidas de seguridad físicas y de protección que deben tener las cajas recaudadoras en las unidades de recaudación autorizadas en el país y en las representaciones en el exterior con la disposición de garantizar la seguridad de los funcionarios y custodia del dinero en efectivo y las especies valoradas.

LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS REALIZADAS POR LAS REPRESNTAIONES EN EL EXTERIOR Y LAS UNIDADES DE RECAUDACIÒN EN EL PAIS, PRESENTAN DEFICIENCIAS. Conclusión. La falta de personal capacitado e idóneo, para el manejo del área financiera en las unidades de recaudación en el país y en las representaciones en el exterior condujo a que la elaboración y presentación de las conciliaciones bancarias, sea deficiente. Recomendaciones A la Directora Financiera 11. Instruirá a los Jefes de las unidades de recaudación autorizadas en el país y de las representaciones en el exterior que el personal a ser contratado reúna el perfil profesional para el cargo a desempeñar, especialmente para el área contable financiera. A la Directora de Recursos Humanos 12. Solicitará información y realizará el análisis del personal que se encuentra cumpliendo funciones en áreas financieras, tanto en las unidades de recaudación autorizadas en el país, como en las representaciones en el exterior, para que se realicen los cambios necesarios, o se brinde la capacitación, de acuerdo a la situación en la que se encuentre el área, a fin de evitar inconvenientes a futuro.

NO SE HAN REALIZADO ANALISIS A LAS CUENTAS DEL EXTERIOR Conclusión La falta de personal, la constante rotación, la falta de herramientas informáticas, la tramitología que deben realizar los analistas para satisfacer las necesidades de las diferentes representaciones en el exterior, no permitió que el área de Cuentas del Exterior cumpla con su objetivo de analizar y verificar que contenga la documentación de respaldo y hayan sido elaborados de acuerdo al Reglamento de Asignaciones y Gastos. Recomendación A la Directora Financiera 13. Realizará un diagnóstico del área de Cuentas del Exterior para dar solución a las deficiencias y carencias que tiene el área y de esta manera

pueda cumplir con el objetivo para el cual fue creado.

14 Econ. M.C. Marchan


Evaluación al sistema de control interno relacionado con la Normas de Control Interno 200 – Ambiente de Control, 300 – Evaluación de Riesgo, y 406: Administracion Financiera- Administración de Bienes.

Desde el 1 de enero y el 30 de septiembre 2011

DAI-0005-2011 aprobado por la Contraloría General del Estado

NCI 200 Ambiente de Control INEXISTENCIA DE CODIGO DE ETICA Conclusión La falta del Código de Ética en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, produjo que no se oriente las actividades de sus servidores bajo normas de conducta, integridad y valores éticos para el cumplimiento de las labores diarias dentro de una cultura organizacional de la institución. Recomendaciones Al Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración 1. Dispondrá la conformación de un equipo de servidores para que elaboren el Código de Ética del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, dispondrá lineamientos para su realización y solicitará información periódicamente al equipo conformado para su consideración y aprobación. 2. Una vez aprobado en su totalidad el Código de Ética, lo difundirá a los servidores de la Institución para su cumplimiento. Al Director de Administración de Recursos Humanos 3. Será parte del equipo en la elaboración del proyecto de Código de Ética Institucional para los servidores del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, asegurando que se consideren los principios y valores éticos que rijan y orienten la conducta del personal.

INEXISTENCIA DE UN PLAN DE CAPACITACION INSTITUCIONAL Conclusión El Director de Administración de Recursos Humanos no elaboró el Plan de Capacitación Institucional, produciendo que el personal no esté actualizado en los conocimientos específicos para el desempeño de sus actividades diarias. Recomendaciones Al Director de Administración de Recursos Humanos 4. Elaborará Planes de Capacitación a partir del 2012, atendiendo a las necesidades institucionales de cada dependencia del Ministerio, con la finalidad de actualizar y mejorar el desempeño de los servidores en sus labores. 5. Los planes elaborados los remitirá a la Máxima Autoridad para su consideración, les dará el seguimiento hasta su aprobación, los difundirá a los servidores de la institución y los ejecutará.

NCI 300 Evaluación del Riesgo EL RIESGO INSTITUCIONAL NO FUE CONSIDERADO Conclusión No considerar el riesgo institucional ocasionó que la gestión del Ministerio esté expuesta a riesgos no identificados, evaluados y no exista respuesta a los riesgos que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales. Recomendaciones Al Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración 6. Establecerá las políticas y lineamientos para la implementación del proceso de gestión de riesgos en el Ministerio, determinando la creación, jerarquía y dependencia de la unidad, área o dirección que tendrá a cargo la administración de Gestión de Riesgos. A la Coordinadora General de Planificación 7. Implementará los procedimientos internos para el establecimiento de acciones relacionadas con la gestión de riesgos institucionales, considerando las fases de identificación, evaluación y valoración de los riesgos. 8. Solicitará información a cada una de las dependencias y áreas del Ministerio, respecto a los riesgos que afecten sus actividades, programas y proyectos identificando los factores internos y externos, en base de lo cual elaborará el mapa de riesgos en el que se detallará los riesgos identificados, considerando el impacto, probabilidad de ocurrencia, evaluación, controles existentes y valoración; lo que le permitirá determinar las respuestas al riesgo institucional y que las acciones y planes de mitigación sean efectivos.

NCI 406 Administración Financiera – Administración de Bienes LA ENTIDAD NO CONTO CON EL PLAN DE MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS INFORMATICOS Conclusión La falta de un plan de mantenimiento institucional para los equipos informáticos, impidió que se garantice su utilización óptima, se realicen oportunamente sustituciones, evitando el almacenamiento excesivo en las bodegas al programar los procesos de baja, remate o donación. Recomendaciones Al Director de Tecnologías de Información y Comunicaciones 9. Implementará planes de mantenimiento en los que se incluirán cronogramas para procesos de identificación, ubicación, registro e información que permita conocer las características y estado del bien. Al Director Administrativo y Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 10. En coordinación el Director Administrativo y el Director de Tecnologías de la Información, gestionarán los procesos de baja, remate o donación de los bienes informáticos almacenados en las bodegas de la institución y emitirán instrucciones para que procedan con los mismos procesos en las oficinas zonales, regionales y en el exterior. Al Director Administrativo 11. Iniciará los procesos de baja, remate o donación de los bienes que permanecen sin uso en las instalaciones del Ministerio, con la finalidad de optimizar el espacio de almacenamiento en la institución, hará el seguimiento y emitirá informes sobre los resultados para conocimiento de las Autoridades.

NO SE INGRESO AL PORTAL DE COMPRAS PUBLICAS LAS REFORMAS AL PLAN ANUAL DE CONTRATACION Conclusión La falta de comunicación entre la Coordinación General de Planificación y la Coordinación General Administrativa Financiera, impidió que se ingresara la reprogramación del Plan de Compras Públicas, provocando que existan valores acumulados por rectificarse en el Portal de Compras Públicas por 152 838 723,00 USD, adicionalmente que la Dirección Financiera certificara fondos, sin verificar su constancia en ese Portal. Recomendaciones A la Coordinadora General de Planificación y a la Coordinadora General Administrativa Financiera 12. Implementarán un proceso de seguimiento y supervisión continuos a las operaciones en el transcurso normal de las operaciones, que les permitan conocer y aplicar medidas correctivas oportunas sobre actividades que puedan afectar la ejecución de planes y el cumplimiento de los objetivos institucionales. A la Directora Financiera

13. Emitirá certificación de fondos para las operaciones financieras, verificando su constancia en el Plan Anual de Contratación Institucional. 14. Implementará actividades de seguimiento y supervisión a las operaciones cotidianas de su Dirección, encaminadas al cumplimiento de los planes y objetivos previstos. Al Director Administrativo 15. Gestionará la capacitación para el personal que tiene a cargo el manejo y administración del Portal de Compras Públicas. 16. Implementará actividades de seguimiento y supervisión a las operaciones cotidianas de su Dirección, encaminadas al cumplimiento de los planes y objetivos previstos.

NO SE ELABORO UN MANUAL ESPECIFICO PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES Conclusión No contar con un manual específico para la administración de bienes de la institución ocasionó que no se garantice su buen uso, control y registro. Recomendaciones Al Director Administrativo 17. Efectuará el proyecto del Manual Específico para la Administración de Bienes para la Institución, en que se incluirán los aspectos de: planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, enajenación, baja, constataciones físicas, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, adicionalmente considerará la administración de los bienes que la entidad posee en el exterior; y, las sanciones administrativas cuando un bien se deba dar de baja por pérdida o destrucción injustificada. 18. El proyecto lo remitirá a la máxima autoridad institucional, realizará el seguimiento hasta su aprobación, lo difundirá y gestionará su implantación en toda la Institución.

BIENES EN DESUSO Y OBSOLETOS ALMACENADOS EN LAS BODEGAS DE LA INSTITUCION Conclusión En el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, no se realizaron los procesos de baja, remate o donación de bienes muebles, por lo que mantiene almacenados hace algunos años un número significativo de muebles en desuso, provocando que la institución no cuente con espacios físicos para almacenamiento en el desarrollo de la gestión cotidiana de administración de los bienes e incluso que no cumplan su finalidad los parqueaderos de uno de sus edificios. Recomendación Al Director Administrativo 19. Iniciará los procesos para habilitación y uso, baja, remate o donación de los bienes muebles que la institución posee almacenados, una vez concluido emitirá el informe y pondrá en conocimientos de las autoridades.

NO SE REALIZO EL REGISTRO CONTABLE MENSUAL DE LOS CONSUMOS DE EXISTENCIAS. Conclusión El responsable de materiales y suministros de la institución no proporcionó información válida de los consumos de existencias, debido a la falta de la creación de una base de datos propia o la implementación de un sistema informático que la genere, provocando que no se realice el registro contable oportunamente. Recomendación Al Director Administrativo y al Responsable de Materiales y Suministros 20. Gestionarán la creación de un sistema informático o la reestructuración del existente, con la finalidad de obtener y remitir periódicamente información válida, para lograr el registro contable oportuno de los consumos de las existencias.

EL CONTROL DE VEHICULOS DE LA INSTITUCION ADOLECIO DE FALTA DE EFECTIVIDAD Conclusión El Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración posee un Reglamento para el control de los vehículos desactualizado, no posee un instructivo específico para el buen uso de los vehículos oficiales, existen 33 vehículos por matricularse, adicionalmente no se cumplió estrictamente las disposiciones contempladas en la normativa general, provocando que los automotores propiedad de la institución, hayan sufrido siniestros significativos fuera del horario de trabajo y las autoridades no hayan tomado medidas correctivas para prevenir su ocurrencia. Recomendaciones Al Director de Servicios Administrativos y al Responsable del Proceso de Transportes 21. Elaborarán el proyecto de un nuevo Reglamento específico e instructivos para la Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, contemplando las particularidades de la gestión institucional en el país y en el exterior. 22. Realizará las gestiones para la matriculación de todos los vehículos de la institución. A la Coordinadora General Financiera Administrativa y al Director Administrativo 23. Gestionarán ante la Máxima Autoridad la aprobación del Reglamento para el control de los vehículos de la institución, una vez aprobado lo difundirá para su aplicación. Al Responsable de Transportes 24. Verificará que en las órdenes de movilización o salvoconductos que se emitan y en las hojas de ruta de cada vehículo, consten detalladamente los lugares a los cuales debe acudir y acudió el conductor con el vehículo, para cumplir las labores oficiales en el horario normal de la jornada de trabajo y fuera de ella.

NO SE REALIZARON CONSTATACIONES FISICAS DE BIENES DE LARGA DURACION Conclusión La institución tuvo procesos de reestructuración en su organización y readecuación de espacios físicos por lo que el personal encargado de la administración de bienes dedicó sus actividades a la reubicación de los bienes de acuerdo a la nueva estructura y organización, lo que ocasionó que no puedan realizar las constataciones físicas periódicas de los bienes institucionales. Recomendaciones Al Director Administrativo 25. Elaborará un instructivo para la realización de tomas físicas para la institución considerando las dependencias en el país y el exterior, lo difundirá y pondrá en ejecución. 26. Efectuará la constatación física de bienes de larga duración por lo menos una vez al año, con la participación de un servidor de la Dirección Financiera ajeno al registro de los bienes, emitirá el informe con las novedades encontradas y lo remitirá a la Dirección Financiera. A la Directora Financiera 27. Con el informe de constatación física de bienes realizada por la Dirección Administrativa, realizará los ajustes de ser justificados o realizará

las acciones reglamentarias, para conciliar los saldos.

NO SE CONCILIO EL SALDO DE LOS AUXILIARES DE LOS BIENES DE LARGA DURACION, BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y EXISTENCIAS, CON LOS SALDOS DE LAS CUENTAS DE MAYOR GENERAL. Conclusión La institución no contó con cuentas auxiliares contables de los bienes de larga duración y de los sujetos a control, tampoco se concilió el registro contable mayor con la información del área de Gestión de Bienes, verificándolo físicamente, produciendo que no se conozca su ubicación, identificación, cantidad y estado de los bienes en la institución. Recomendaciones A la Directora Financiera y Directora de Tecnología de la Información y Comunicaciones 28. Implementaran una herramienta informática que permita elaborar el registro contable de auxiliares para los bienes de larga duración y de los sujetos a control. A la Directora Financiera y Director Administrativo 29. Realizarán en forma coordinada las constataciones físicas de las existencia y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. 30. Conciliarán los registros contables con la información emitida por la Dirección Administrativa.

15 Econ. M.C. Marchan


Examen especial a los Ingresos, Gastos y Especies Valoradas del Consulado de Ecuador en Madrid - España.

Desde el 1 de marzo 2008 al 31 de marzo 2011.

DAI-0003-2011 aprobado por la Contraloría General del Estado

DIFERENCIA ENTRE RECAUDACIONES EN MADRID Y LAS TRANSFERENCIAS AL ECUADOR Conclusión La falta de registros detallados de los trámites en las “actuaciones consulares” no permitió identificar si el valor de 62 709,67 euros fue devuelto a los usuarios, diferencia determinada entre las recaudaciones que ascendió a 7 375 187,00 euros y el valor de las transferencias realizadas al Banco Central en el Ecuador que ascendió a 7 158 388,13 euros, diferencia que no fue justificada por Cónsul General del Ecuador en Madrid. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Madrid 1. Verificará que los reportes y los formularios de respaldo tengan consistencia y reflejen todas las transacciones financieras. 2. Implementará un registro contable que refleje las transacciones efectuadas sobre la comercialización especies valoradas por las “actuaciones consulares” y el archivo respectivo con documentación legalizada, competente y pertinente. 3. Impartirá instrucciones para que toda transacción administrativa y financiera de un proceso consular sea registrada, respaldada, reportada; y, realizará o delegará la supervisión de las operaciones que constan en la documentación, formularios e información bancaria, de lo cual se dejará constancia en un informe. 4. Implementará un puesto para la actividad de caja recaudadora en el Consulado en Madrid, dedicado a la recepción de valores de los ciudadanos en forma previa a que efectúen todo trámite consular. A la Directora Financiera 5. Dispondrá que en el análisis de las cuentas de las representaciones remitidas al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración se analice la consistencia de las cifras con la información bancaria.

INSTRUCCIONES CUMPLIDAS PARCIALMENTE EN EL CONSULADO EN MADRID Conclusión La Autoridad del Ministerio dispuso el traslado de una funcionaria del Personal Auxiliar del Servicio Exterior de la Cancillería en Quito al Consulado General del Ecuador en Madrid, para que asuma las responsabilidades financieras, sin embargo el Cónsul General del Ecuador en Madrid, mantuvo para actividades financieras a un funcionario contratado localmente, produciéndose el incumplimiento de la disposición de la autoridad de Cancillería. Recomendación Al Cónsul General del Ecuador en Madrid 6. Acatará las disposiciones de la Máxima Autoridad del Ministerio, procurando la efectiva dirección administrativa y financiera del Consulado.

DOCUMENTACION DE RESPALDO COADYUVA A MANTENER UN ADECUADO REGISTRO. Conclusión El Cónsul General del Ecuador en Madrid no emitió disposiciones por escrito a los funcionarios consulares encargados de la recaudación por trámites y servicios consulares, para que mantengan parámetros de control, no delegó autoridad, provocando que, no elaboren un reporte diario de recaudaciones detallado individual con documentación sustentatoria competente, y no exista un responsable de consolidar y realizar un registro detallado que contenga información pertinente para verificación y comprobación de lo actuado. Recomendaciones Al Cónsul General del Ecuador en Madrid 7. Dispondrá a los funcionarios del consulado encargados de las recaudaciones por actuaciones y servicios consulares, elaboren documentos de entrega – recepción, para conformidad de los valores y documentos entregados al funcionario consular encargado de la consolidación de los recursos por actuaciones y servicios consulares. 8. Dispondrá a los encargados de la recaudación que, entreguen un recibo por actuación o servicio consular, pre numerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y el valor cobrado en letras y números, con el sello de Cancelado, copia de este documento respaldará la transacción realizada; y que, diariamente preparen el reporte de recaudación. 9. Dispondrá al encargado de la consolidación de la recaudación diaria, la creación y actualización de una base de datos que contenga la información necesaria para el control de los recursos que ingresan a la cuenta del Consulado y permita su verificación y comprobación de las transacciones efectuadas.

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