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Gerencia Pública Activa

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Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 15 Página 1 de 16

Pagos múltiples beneficiarios

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-01

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Gagos múltiples beneficiarios en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011 Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co / Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 29 JUN 2011 Emisión inicial. Mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Alexander Romero Castañeda

Revisado por: Harry Palacios Amado.

Revisado por: Edilse Martínez Castillo

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Contratista

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha: 04 MAY 2011

Fecha: 01 JUN 2011

Fecha: 24 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Firma:

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gov.co/

6 PROCEDIMIENTO No. 15 Página 2 de 16









MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO No. 15

MULTIPLES BENEFICIARIOS

Pág.

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA 4

1. PARAMETRIZACION 5

1.1 Creación de dependencias que realizarán pagos múltiples beneficiarios 5

1.2 Creación de concepto para pagos masivos 6

1.3 Crear relación entre dependencia de gasto y dependencias de pagos masivos. 6

1.4 Creación relación entre conceptos de gasto y conceptos para pagos masivos. 8

2. GENERACION DE ARCHIVOS PLANOS 8

2.1 2. Instrucciones convertidor de pagos masivos 9

3. 3. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 12

4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 12

5. CREACIÓN DE DOCUMENTO MASIVO 12

6. ADICION DE INFORMACIÓN A DOCUMENTO MASIVO 13

7. GENERACION DOCUMENTOS DE PAGO MASIVO 14

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 16










PROCEDIMIENTO No. 15

PAGOS MULTIPLES BENEFICIARIOS A. GENERALIDADES Teniendo en cuenta el proceso de Ejecución Presupuestal del Gasto (Ver Procedimiento No.12 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II, y como mecanismo para brindar una mayor celeridad a las procesos administrativos relacionados para el pago de Viáticos, planillas de alimentación, Programa de atención Humanitaria al desmovilizado, devolución de alimentación soldados, Cesantías parciales o definitivas y planillas de transporte, y su correspondiente registro en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, a continuación se describe el Procedimiento para realizar Pagos a múltiples beneficiarios, haciéndose la aclaración que aplica exclusivamente para los casos antes mencionados y cuando el número de los funcionarios es mayor a uno. Es pertinente aclarar, que dicho procedimiento sólo aplica para pagos en “Pesos” a través de “Abono en Cuenta” al beneficiario final, el cual debe corresponder con el tercero registrado en el acto administrativo que lo origina (Resolución de Viáticos, Planilla de Alimentación, planilla de transporte y nómina cesantías definitivas o parciales, etc.). En dicho sentido, los procesos que contemplen múltiples beneficiarios y que para su adelanto se requiera adquirir divisas en el mercado cambiario, no aplica el presente procedimiento, por tal razón se debe registrar cadena presupuestal a nombre de la Unidad o Subunidad Ejecutora, generando la Orden de Pago con medio de pago “Traslado a Pagaduría”, para que la misma posteriormente compre las divisas y las entregue a los correspondientes beneficiarios. (Ver Procedimiento No.14 GESTIÓN TESORERÍA SUBUNIDAD EJECUTORA CON TRASPASO A PAGADURÍA) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II. El presente procedimiento inicia con la explicación detallada de cada una de las parametrizaciones previas que se deben realizar antes de iniciar el proceso de “Pago múltiples beneficiarios”, para posteriormente presentar cada una de las transacciones e instancias presupuestales y administrativas que intervienen en dicho proceso. NOTA 1: El procedimiento aquí dispuesto no tiene aplicabilidad para atender pagos a personal vinculado mediante contrato.










B. FLUJOGRAMA

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO - PAGOS MASIVOS

INICIO

FIN

1. Generación de Archivos Planos. Responsable: Área Administrativa donde nace el proceso (Personal, Contratos, Jurídica)

2. Solicitud de CDP Responsable: Área Administrativa donde nace el proceso (Personal, Contratos, Jurídica)

Perfil: Gestión Presupuesto Gastos Ruta: EPG / Solicitud de CDP / Crear / Sin Bienes y Servicios.

3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Responsable: Área de Presupuesto Perfil: Gestión Presupuesto Gastos Ruta: EPG / CDP / Gastos/ Crear

4. Creación de Documento Masivo Responsable: Área de Presupuesto Perfil: Gestión Presupuesto Gastos

Ruta: EPG / Procesamiento Masivo / Crear Documento Masivo

5. Adicionar Datos a Documento Masivo Responsable: Área de Presupuesto Perfil: Gestión Presupuesto Gastos

Ruta: EPG / Procesamiento Masivo / Adicionar Información al

Documento Masivo

6. Generar Documentos de Pago Masivo Responsable: Área de Tesorería

Perfil: Pagador Central o Regional Ruta: EPG / Procesamiento Masivo / Generar Documentos










1. PARAMETRIZACION

Para realizar la carga de archivos planos que permitan pagar masivamente un concepto de gastos, el perfil Parametrizador Gestión Entidad previamente deberá realizar las siguientes parametrizaciones: 1.1 Creación de dependencias que realizarán pagos múltiples beneficiarios

Ruta: ADM / Parametrización / Listas de Criterio Acciones a realizar:

A. Hacer clic en el botón “Definir Listas” B. Lista de Criterio : Seleccionar “Dependencia de Nómina” C. Nombre de la Lista: Registrar el nombre “PAGOS MASIVOS” D. Mostrar código: Seleccionar “SI” E. Código de Identificación: Registre un código para la dependencia. Ejemplo “001” F. Descripción: Registre el nombre de la oficina o dependencia de gastos donde se requieren realizar pagos masivos. G. Hacer clic en el botón “Insertar” H. Guardar la transacción.

NOTA 2: En caso que se requiera crear más de una de pendencia de pagos pasivos, repetir los pasos E, F y G antes de guardar. 1.2 Creación de concepto para pagos masivos

Ruta: ADM / Parametrización / Listas de Criterio










Acciones a realizar: A. Hacer clic en el botón “Definir Listas” B. Lista de Criterio : Seleccionar “Concepto de Nómina” C. Nombre de la Lista : Registrar el nombre “PAGOS MASIVOS” D. Mostrar código: Seleccionar “SI” E. Código de Identificación: Registre el código del rubro presupuestal para el cual requiere realizar pagos

masivos (sin espacios). Ejemplo: “A204112” F. Descripción: Registre el nombre del Rubro Presupuestal para el cual requiere realizar pagos masivos.

Ejemplo: “VIATICOS AL INTERIOR” G. Hacer clic en el botón “Insertar” H. Guardar la transacción.

NOTA 3: En caso que se requiera crear más de un Rubro Presupuestal para realizar pagos pasivos, repetir los pasos E, F y G antes de guardar.

1.3 Creación relación entre dependencia de gasto y dependencias de pagos masivos.

Ruta: EPG / Parametrización / Relación Dependencia Origen / Crear

Acciones a realizar:

A. Dependencia presupuestal: Seleccione una de las dependencias de Pagos Masivos creadas en el paso 1.1. B. Dependencia para afectación de gasto: Seleccione la dependencia de gastos que requiere realizar pagos masivos. C. Hacer clic en el botón “Adicionar” D. Guardar la transacción.










NOTA 4: En caso que se requiera crear más de una relación, repetir los pasos A, B y C antes de guardar.

1.4 Crear relación entre conceptos de gasto y conceptos para pagos masivos. Ruta: EPG / Parametrización / Relación Concepto Origen / Crear Acciones a realizar: A. REGISTRO MASIVO DE VIATICOS: Seleccione uno de los Conceptos para Pagos Masivos creadas en el paso

1.2. B. Posición del catálogo de gasto: Seleccione el concepto de gastos para el cual requiere realizar pagos masivos.










C. Hacer clic en el botón “Adicionar” D. Guardar la transacción.

NOTA 5: En caso que se requiera crear más de una relación, repetir los pasos A, B y C antes de “guardar”.

NOTA 6: Realizada la anterior Parametrización la misma debe ser comunicada a las diferentes dependencias detallando el “Código de Identificación” para pagos masivos asignado a cada una de ellas, y los “Código de Identificación” de los conceptos de gastos que se encuentran disponibles para ser pagados masivamente.

2. GENERACION DE ARCHIVOS PLANOS.

Una vez se encuentre lista la Parametrización para Pagos Masivos, el funcionario de la Dependencia Administrativa donde inicia el proceso, a partir de los documentos debidamente refrendados por el correspondiente Ordenador del Gasto y utilizando el “Convertidor de Viáticos” (Ver WEB Ministerio de Defensa Nacional RUTA: Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual – SIIF II / Anexo No. 4 Convertidor de Pagos a Múltiples Beneficiarios ), generará en EXCEL el correspondiente archivo de pagos. NOTA: El Convertidor de Pagos a Múltiples Beneficiarios debe ser descargado y guardado en el equipo antes de iniciar su diligenciamiento.










2.1 INSTRUCCIONES CONVERTIDOR DE PAGOS MASIVOS El Convertidor de Pagos Masivos es un archivo Excel el cual contiene macros que deben previamente ser habilitadas para su correcto funcionamiento, por lo tanto previo al ingreso de los registro se deberán habilitar las macros siguiendo estos pasos: 2.1.1 Parametrización Previa - Habilitación Macros

1. Abrir el archivo en Excel “Convertidor de Viáticos”

2. Hacer clic en el “Botón de Office” 3. Hacer clic en el botón “Opciones de Excel” ubicado en la parte inferior derecha. 4. Ingresar a la opción “Centro de Confianza” 5. Hacer clic en el botón “Configuración del Centro de Confianza” 6. Ingresar a la opción “Configuración de Macros” 7. Seleccionar la opción “Habilitar todas las macros”. 8. Hacer clic en el botón Aceptar. 9. Cerrar el archivo en Excel “Convertidor de Viáticos” y abrirlo nuevamente. 2.1.2 Operatividad Convertidor

Una vez abierto el archivo se presenta la pantalla en la cual se debe presionar el botón Entrar, para iniciar el diligenciamiento de los registros.

Registre la información solicitada en cada una las hojas de cálculo “Datos Generales” y “Conceptos”, tal y como se indica a continuación:










DATOS GENERALES

Identificador: Ingrese el número de registro que será incluido en el archivo. Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento del beneficiario del pago. Número Documento: Registrar el número de identificación del beneficiario del pago. Medio de Pago: Seleccionar “AC” Abono en Cuenta. Tipo Doc Entidad: Seleccione el tipo de documento de la entidad financiera ( 01 NIT) Num Doc Entidad: Registrar el NIT de la entidad financiera donde el beneficiario del pago tiene la cuenta registrada. El número registrado no debe contener el dígito de verificación. Tipo de Cuenta: Seleccione el tipo de cuenta del beneficiario del pago. (Ahorros/Corriente) Número Cuenta: Registre el número de cuenta del beneficiario del pago. El número de cuenta registrado debe ser exactamente igual al existente en el sistema SIIF Nación, es decir si tiene ceros a la izquierda así mismo debe registrado en el archivo. Valor Total: Registre el valor total a pagar, sin separador de miles y utilizando (Punto) en caso de requerir centavos. NOTA: Se recomienda realizar el primer registro y hacer clic en el botón “Validar Datos” para determinar el tipo de separador decimal que esta parametrizado en la configuración regional del equipo. Valor Deducciones: Registre el valor de las deducciones a aplicar, sin separador de miles y utilizando punto o coma “según la configuración del equipo” en caso de requerir centavos. En caso que no se tengan deducciones registrar “Cero”. Valor Neto: Registre el valor resultante de restar al “Valor total” el Valor de las Deducciones” en cada registro. NOTA: En caso que las deducciones sean diferentes a “Cero” se deberá diligenciar la hoja “Deducciones”










Registrar la información solicitada en Conceptos.

Identificador Tercero: Ingresar el número consecutivo de la hoja “Datos Generales” para el cual se requiere registrar los detalles de pago. Código de la Dependencia Origen: Ingrese el “Código de Identificación” dado a la dependencia que realizará el pago masivo, creada en la “Parametrización” de los pagos masivos. Ejemplo “001”, de acuerdo a las dependencias creadas en el Numeral 1 Ordinal 1.1 Literal E. Código del Concepto Origen: Ingrese el “Código de Identificación” dado al concepto de pago, creado en la “Parametrización” de los pagos masivos. Ejemplo: “204112”. de acuerdo a las conceptos creados en el Numeral 1 Ordinal 1.2 Literal E. Valor: Registrar el valor Bruto a pagar. Ingresados la totalidad de registros hacer clic en el botón “Validar Datos”; el aplicativo presentará las posibles inconsistencias, tales como:

El número de registros contenidos en la hoja “Datos Generales”, no es mismo que los contenidos en la hoja “Conceptos”.

El Valor Neto a Pagar de registro de la hoja “Datos Generales” no corresponder al valor a pagar en la hoja “Conceptos”.

En caso que se presente alguno de los mensaje de error el usuario deberá verificar la información registrada y realizar los ajustes que sean necesarios, en caso contrario, se visualizará el mensaje de “Validación Exitosa”. Los archivos electrónicos deben ser nombrados utilizando la siguiente nomenclatura (Concepto de gasto _ Números documentos soporte _ Número de Registros _ Fecha de generación año-mes-día), Ejemplo; Viáticos Interior_Res 325 a 358_33_2011-10-05. Este archivo debe ser remitido vía correo electrónico, en formato Excel al Área de Presupuesto, para que la misma continúe con el proceso de validación de datos y la generación de archivo XML.










NOTA 7: Los beneficiarios de pago que sean incluidos en el archivo previamente deben haber sido creados o vinculados por la Unidad Ejecutora en el Sistema SIIF Nación II, junto con la correspondiente cuenta bancaria “Activa” donde se realizará el correspondiente pago. (Ver al respecto Procedimiento No.4 “CREACION TERCEROS Y VINCULACION DE CUENTAS BANCARIAS) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II.

3. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

El funcionario del área administrativa donde nace el proceso debe iniciar la gestión presupuestal usando el perfil Gestión Administrativa para solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal al interior de la Unidad Ejecutora y remitirlo junto con el archivo Excel previamente generado, se debe acceder a la transacción a través de la siguiente RUTA: EPG / Solicitud de CDP / Crear / Sin Bienes y Servicios. (Ver al respecto Numeral 1 del Procedimiento No.12 EJECUCION PRESUPUESTAL DEL GASTO) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación).

4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

El funcionario del Área de Presupuesto a través del perfil Gestión Presupuesto Gastos expedirá el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal al interior de cada Unidad Ejecutora, a través de la siguiente RUTA: EPG / CDP / Gastos/ Crear. (Ver al respecto Numeral 1 del Procedimiento No.12 EJECUCION PRESUPUESTAL DEL GASTO) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación). 5. CREACION DE DOCUMENTO MASIVO.

Una vez recibido el archivo electrónico el funcionario del Área de Presupuesto lo Guardará en su equipo y realizara la habilitación de la macros según lo especificado en el Ordinal 2.1.1, para posteriormente verificar su contenido frente a los soportes físicos remitos para el mismo; confrontada la veracidad de la información se procederá a convertir el archivo Excel a formato XML haciendo clic en el botón “XML”. NOTA 8: El Convertidor de Pagos Masivos es un archivo Excel el cual contiene macros que deben previamente ser habilitadas para su correcto funcionamiento. Ver al respecto Numeral 2.21 Parametrización Habilitación Macros del presente procedimiento. El Sistema SIIF Nación II exige que los archivos a cargar se encuentren comprimidos en ZIP, para la cual, el funcionario deberá utilizar la correspondiente herramienta de compresión de archivos de la siguiente manera;

Seleccionar el archivo XML previamente generado.

Hacer clic en el botón izquierdo del mouse, y seleccionar la opción “enviar a carpeta comprimida (en Zip)” Acto seguido a través del perfil Gestión Presupuesto Gastos se cargará el archivo comprimido en el Sistema SIIF Nación II, a través de la siguiente Ruta: EPG / Procesamiento Masivo / Crear Documento Masivo.


A. Tipo de proceso masivo: Seleccionar tipo de proceso masivo.(Viáticos). B. Selección de Archivo: Hacer clic en el botón “Examinar” y seleccionar el archivo previamente generado.










C. Guardar la transacción.

6. ADICION DE INFORMACION A DOCUMENTO MASIVO

A partir del archivo electrónico previamente cargado, el funcionario del área de presupuesto usando el perfil Gestión Presupuesto Gastos vinculará al mismo las características presupuestales necesarias para afectar la Apropiación Disponible, y que además, deben coincidir con los criterios establecidos en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que soporta el proceso de la Ejecución Presupuestal. El archivo en mención puede bajarse del Sistema SIIF Nación a través de la Ruta: EPG / Procesamiento Masivo / Adicionar Información al Documento Masivo.

Acciones a realizar: A. Tipo de proceso masivo: Seleccionar tipo de proceso “03 Viáticos”. B. Documento de registro masivo: Seleccionar el Documento de Registro Masivo previamente cargado. C. Hacer clic en el botón “Aceptar”. D. Hacer clic en el botón “Buscar” E. Fuente de financiación: Seleccionar la fuente de financiación con cargo a la cual se realizará el pago masivo. F. Situación de Fondos: Seleccionar la Situación de Fondos de los recursos con cargo a los cuales se realizará el

pago masivo. G. Recurso Presupuestal: Seleccionar el recurso presupuestal con cargo a los cuales se realizará el pago masivo. H. Tipo de Gasto: Seleccionar el tipo de gasto. (Administrativo / Operativo)










Una vez diligenciada la información se deberá remitir al Area de Tesoreria los soportes del pago indicando el número y valor total del Documento de Registro Masivo que lo soporta. 7. GENERACION DOCUMENTOS DE PAGO MASIVO. Previo a la verificación del valor total del Documento de Registro Masivo, el cual cual debe coincidir con el valor total de los documentos soporte, mediante esta transacción el funcionario con el perfil Pagador Central o Regional creará automáticamente el Compromiso, las Obligaciones y las Ordenes de Pago para cada uno de los registros contenidos en el archivo cargado en el numeral 4, para lo cual debe seguir la siguiente RUTA: EPG / Procesamiento Masivo / Generar Documentos.


A. Documento de registro masivo: Seleccionar Documento de registro masivo creado en la acción 2.1. B. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Seleccionar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previamente

creado. C. Hacer clic en el botón “Generar”. D. Ordenador del gasto: Seleccionar el tercero responsable de la ordenación del gasto. E. PAC combinaciones: Seleccionar la posición de PAC y hacer clic en el botón “Aceptar”. F. Líneas de pago del compromiso para vigencia actual: Seleccionar la fecha de pago que aplicará a las Obligaciones

y Órdenes de Pago. G. Guardar la transacción.










NOTA: Transcurrida una hora después de ser guardada la transacción, el funcionario con el perfil Pagador Central o Regional puede consultar los documentos generados, ingresando a la misma transacción (Generar Documentos) y haciendo clic en el botón “Ver Bach” que se encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Finalizado el proceso de Generación de Pagos Masivos, el funcionario responsable del mismo deberá remitir los documentos soportes al área de presupuesto, para que esta proceda a imprimir el correspondiente Compromiso, para ser firmado por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora y adjuntarlo como documento soporte del pago, para posteriormente remitirlos al área contable.

Por su parte, en el área contable se deberá verificar frente a los documentos soportes la existencia de una obligación por cada uno de los registros del mismo, y posteriormente deberán ser impresas para ser refrendadas por el Ordenador del Gasto; Este proceso no exige que las Obligaciones sean impresas una a una, como soporte del mismo deberá ser impreso y firmado el reporte de “Listado de Documentos” (Obligaciones), utilizando la siguiente RUTA: REPORTES / EPG / Listados / Documentos.

Verificadas y firmadas las Obligaciones, el área contable deberá remitirlas junto con los demás documentos soporte al Área de Tesorería junto con los documentos soportes, para que el funcionario con el perfil Pagador Central o Regional










proceda a “Autorizar” las Ordenes de Pago que previamente se generaron y continuar con el proceso de pago (Ver al respecto Procedimiento No.12 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II.

Una vez la Ordene de Pago se encuentren en estado “Pagado” deberán ser impresas para ser refrendadas por responsable del área de Tesorería de la Unidades Ejecutora; Este proceso no exige que las Ordenes de Pago sean impresas una a una, como soporte del mismo deberá ser impreso el reporte de “Listado de Documentos” (Ordenes de Pago), utilizando la siguiente RUTA: REPORTES / EPG / Listados / Documentos.

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.

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