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PRESENTAZIONI MULTIMEDIALIMicrosoft PowerPoint livello avanzato

PREMESSA

In questo modulo dedicato alle presentazioni con il software Microsoft Power Point scopriremo alcune funzionalità avanzate che ti permetteranno di creare dei prodotti più rifiniti, risparmiando anche tempo e fatica. Rivedremo alcuni aspetti preliminari da considerare prima di cominciare a usare il software; focalizzeremo l’attenzione su alcune modalità di personalizzazione relative a schemi diapositiva, temi e modelli. Successivamente, concentreremo la nostra attenzione sull’elaborazione di immagini con gli strumenti offerti dal programma, cercando anche di creare forme tridimensionali. Tratteremo alcune funzioni particolari legate all’inserimento delle Smart Art, alla creazione e alle impostazioni di grafici, alle animazioni. Continuando, sono elencate varie funzionalità utili per ottimizzare e rifinire il lavoro fatto, e per concludere, ampio spazio è dedicato agli strumenti utilizzabili sia in fase di revisione e chiusura, che in fase di pubblicazione.

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INDICE

Premessa................................................................................................................21. PROGETTARE UNA PRESENTAZIONE...................................................51.1. Cosa devi sapere prima di creare una presentazione.................................51.2 Impostazioni e operazioni preliminari.........................................................7

2. STRUTTURARE UNA PRESENTAZIONE................................................102.1 Personalizzazioni............................................................................................102.2 Modificare le slide tramite la funzione schema diapositiva....................16

3. IMMAGINI E OGGETTI GRAFICI............................................................213.1 Elaborare le immagini....................................................................................213.2 Elaborare gli oggetti grafici...........................................................................283.3 Altre manipolazioni su immagini e disegni...............................................323.4 Le Smart Art...................................................................................................34

4. GRAFICI ED EQUAZIONI...........................................................................394.1 Grafici...............................................................................................................394.2 Equazioni........................................................................................................45

5. MULTIMEDIALITÀ.......................................................................................475.1 Gestire suoni e filmati....................................................................................475.2 Effetti di animazione......................................................................................48

6. RIFINIRE LA PRESENTAZIONE................................................................566.1 Collegare e incorporare.................................................................................566.2 Importare ed esportare..................................................................................596.3 Impostazioni della presentazione................................................................616.4 Prima della pubblicazione............................................................................656.5 La pubblicazione............................................................................................70

5Microsoft PowerPoint livello avanzato

1. PROGETTARE UNA PRESENTAZIONE

Prima di realizzare una presentazione devi avere ben chiaro quello che vuoi mettere in risalto e le tesi che vuoi trarre. Per finalizzare il tuo obiettivo nel migliore dei modi, però, devi anche considerare elementi che esulano dall’utilizzo del software in senso stretto. Solo dopo averli focalizzati e puntualizzati allora potrai cominciare a elaborare il tuo progetto sullo strumento di presentazione software.

1.1. Cosa devi sapere prima di creare una presentazionePresentare, come recita il dizionario Treccani, significa mostrare ad altri qualcosa perché sia osservata, esaminata e giudicata; questo basta a farci capire quanto importante sia la comunicazione e quindi la presentazione di un punto di vista, di una tesi, e realizzarla nel migliore dei modi, utilizzando tutti gli strumenti che ci offre un software può assicurarci una marcia in più nella sua corretta trasmissione a degli interlocutori.Prima di avviare PowerPoint devi avere le idee ben chiare circa l’argomento da trattare e le conclusioni che vorrai trarre, le slide − oltre a offrire una scaletta a te che esponi − saranno uno strumento utile per mantenere viva l’attenzione dell’uditorio per mezzo di parole chiave, immagini, grafici, suoni, colori ecc.

1.1.1. Analisi dell’uditorioIn merito all’analisi dell’uditorio e alle tecniche di persuasione sono stati scritti innumerevoli trattati e non è certo questa la sede della loro discussione. Tuttavia, dato che l’attività di comunicazione (come quella offerta da una presentazione PowerPoint) è parte dell’argomento che stiamo trattando, ti sarà utile conoscere ¬– anche per sommi capi – alcuni elementi che concorreranno a una buona riuscita dei tuoi propositi.Già Aristotele nella Retorica si era occupato dell’analisi dell’uditorio descrivendo le strategie migliori per persuaderlo. Si era occupato sia dell’ethos dell’oratore che del pathos degli uditori a cui era rivolto un discorso, nonché dei modi migliori per suscitare emozioni. Quindi molto importante durante la pianificazione di una presentazione non è soltanto l’oggetto in sé, ma è indispensabile adattare quest’ultimo al destinatario a cui è rivolto. Il carattere dell’uditorio non è una componente marginale della presentazione ma ne rappresenta un elemento essenziale. Tutto ciò significa che dovrai calibrare la tua presentazione tenendo conto

Prezentazioni multimediali6

della fascia di età degli uditori, del loro grado di istruzione, della loro possibile competenza nei confronti dell’argomento. A esempio: non utilizzare un linguaggio tecnico rispetto a un pubblico non competente perché veicolerà un messaggio oscuro e finirai con l’annoiarlo; al contrario non utilizzare un linguaggio troppo comune con degli esperti perché potresti sembrare poco competente o banale, e quindi peccare di credibilità. Inoltre le teorie sull’attenzione indicano che quando l’informazione è difficile da percepire o la sua presentazione è monotona, prestare attenzione è meno semplice.La composizione dell’uditorio guiderà le tue scelte anche a riguardo dei tempi di esecuzione della presentazione; sii consapevole che nei confronti di un pubblico di giovanissimi il livello di attenzione potrebbe calare prima, inoltre – in questo caso – devi anche rendere la grafica e l’impostazione delle tue slide più accattivante e curata. In ogni caso cerca di non essere troppo prolisso e di essere consapevole che dai quarantacinque minuti in poi c’è un calo fisiologico e generalizzato dell’attenzione un po’ in tutti.

1.1.2. Il luogo della presentazione e gli accorgimenti da tener contoLa conoscenza del luogo e delle attrezzature in cui sarà visualizzata la presentazione ti sarà di aiuto per effettuare delle ulteriori scelte. Se sai che la superficie di visualizzazione non è molto estesa allora ti conviene ridurre ulteriormente la lunghezza del testo presente nelle slide (che in ogni caso non deve essere mai eccessivo), a favore di un carattere più visibile; ingrandisci le immagini qualora non siano abbastanza proporzionate e fai attenzione ai contrasti tra i colori utilizzati; assicurati che i colori dei caratteri del testo siano visibili sul colore dello sfondo scelto e che non creino difficoltà nella lettura (a esempio evita l’associazione di blu e rosso).Se poi hai intenzione di inserire suoni di transizione, sottofondi, file audio, e video con relativo audio, è necessario che ti informi anche circa la qualità del supporto audio che offre il luogo della presentazione; potrebbe capitare che in una presentazione si punti molto su alcuni inserimenti multimediali con contributi sonori, se questi però non sono in grado di catturare l’attenzione a causa di un volume troppo basso, gracchiante o addirittura assente, rischierai di compromettere seriamente il risultato finale di ciò che vuoi esporre. Regola l’illuminazione della sala in modo da ottimizzare la visualizzazione delle slide al meglio e preoccupandoti di far convergere l’attenzione anche sull’oratore. Accertati, per quanto possibile, che tutto sia visibile anche dai posti più distanti e soprattutto fai in modo che la tua voce sia udibile.Se hai intenzione di inserire link esterni alle tue slide assicurati che nel luogo sia presente una connessione internet, altrimenti scarica e incorpora i materiali onde evitare attese e malfunzionamenti improvvisi.


1.1.3. I modi della presentazionePreparati un discorso fluido e scorrevole, non leggere pedissequamente ciò che è riportato nelle diapositive, anche perché bisogna fare in modo di non sovraccaricarle di testo. Ricerca delle citazioni autorevoli e – per quanto possibile – utilizza un pizzico di ironia per catturare ulteriormente l’attenzione del pubblico. Il piacere è molto importante durante la realizzazione del discorso persuasivo e le emozioni devono essere suscitate – oltre che dalle argomentazioni – anche dal modo di parlare. Quindi il pathos, se è correttamente inserito in una strategia discorsiva, non rappresenta un abuso ma una risorsa indispensabile del parlante.Cerca di sintetizzare il più possibile, di utilizzare dei passaggi logici stringenti, schemi e concetti chiave; inoltre, associa sapientemente dei simboli grafici nelle parti più importanti perché le immagini aiutano a fissare più facilmente il ricordo di quello che vorrai dire. Controlla la risoluzione delle immagini che vuoi inserire in maniera da non farle apparire sfocate o sgranate.Per quanto riguarda i grafici e i diagrammi fai in modo che siano semplici e intuitivi, rendi chiari i criteri e i parametri che illustrano e utilizza dei colori che semplifichino la loro lettura.

1.2 Impostazioni e operazioni preliminariIl programma offre la possibilità di pianificare delle funzioni che saranno molto utili per prevenire refusi ortografici, errori di battitura e impostare operazioni di salvataggio automatico per non perdere improvvisamente i progressi raggiunti.

1.2.1 Strumenti di correzione automaticaPrevenire errori legati alla digitazione o impostare funzioni avanzate ti permetterà di ottenere risultati in modo più semplice e con minor tempo; per farlo segui i comandi successivi:1. Clicca sulla scheda FILE. 2. Tramite la funzione Opzioni si aprirà la finestra Opzioni di PowerPoint.3. Cicca su Strumenti di correzione.


Figura 3.1 | Strumenti di correzione

Come vedi dal menu a sinistra è possibile accedere a varie funzioni. Dato che le funzioni offerte sono molte, ci limiteremo a illustrarne alcune. Per esempio possiamo cliccare sulla sezione a destra denominata Opzioni correzione automatica…, all’interno di essa comparirà un’altra finestra con delle opzioni che fondamentalmente sono usate anche dal software Word in quanto entrambi i programmi trattano funzioni legate alla scrittura e alla digitazione.

Figura 3.2 | Correzione automatica


All’interno di questo menù puoi selezionare o deselezionare delle funzioni automatiche come la correzione tramite suggerimenti ortografici, o la correzione automatica di parole con accenti sbagliati; inoltre, nella sezione Sostituisci: - Con: possono essere associati o deselezionati dei simboli alla digitazione di sequenze di caratteri. È anche molto utile la funzione che ci permette di associare pochi caratteri a una scritta lunga: per esempio potremmo inserire in Sostituisci la sequenza pp13 e scrivere dentro il campo Con PowerPoint 2013, così ogni qual volta digiterai pp13 nelle slide, automaticamente il programma lo sostituirà con PowerPoint 2013.

1.2.2 Opzioni di salvataggioNel menù Opzioni di PowerPoint passiamo alla sezione Salvataggio. All’interno di essa puoi scegliere il formato di salvataggio del tuo file e, ancora più importante, puoi impostare ogni quanti minuti il programma provvederà automaticamente al salvataggio automatico di tutti i dati (Figura 3.3), onde evitare la perdita dei progressi del tuo lavoro durante una chiusura improvvisa del software.

Figura 3.3 | Impostazione di salvataggio automatico

Non di rado può capitare che il carattere, o alcuni dei caratteri che abbiamo scelto per la presentazione non siano disponibili in un altro computer rischiando di compromettere il lavoro. Per essere sicuro che i font (tipi di carattere) che hai scelto per la tua presentazione siano sicuramente visualizzabili da altri computer puoi fare in modo di salvarli insieme al file PowerPoint. Quindi, sempre nella finestra Salvataggio, più in basso, attiva la casella di controllo Incorpora caratteri nel file. È preferibile attivare solamente l’azione Incorpora solo caratteri utilizzati nella presentazione in modo da mantenere le dimensioni del file contenute. Nell’altro caso (Incorpora tutti i caratteri) verranno memorizzati tutti i font presenti nel programma e il file avrà dimensioni maggiori.


2. STRUTTURARE UNA PRESENTAZIONE

Ricordiamo che ogni presentazione possiede almeno uno schema diapositiva. Il vantaggio di questa funzione permette di apportare modifiche di stile che saranno applicate a tutte le diapositive della presentazione, incluse quelle nuove. È importante impostare uno schema diapositiva prima di cominciare a lavorare su di esse. In questo modo tutte le slide si baseranno sullo schema diapositiva e sui layout a esso associati.

2.1 PersonalizzazioniQuando i modelli predefiniti non soddisfano le nostre esigenze, PowerPoint ti permette di effettuare delle modifiche e personalizzazioni sullo schema diapositiva, sui modelli e sui temi.

2.1.1 Modificare o creare segnaposto nei layout dello schema diapositiveLo schema associato alle diapositive non è altro che una “griglia”, un “modello” in cui sono presenti degli “spazi” preimpostati al cui interno ci saranno dei contenuti. All’interno dello schema può essere presente uno sfondo, dei segnaposto per oggetti grafici, caselle di testo, o un logo. In linea generale, ogni slide ha una casella di testo dedicata a un titolo, a dei segnaposto per altre caselle di testo, immagini o grafici. Per lavorare sulla personalizzazione di uno schema diapositiva:1. Apri una presentazione vuota;2. Vai sulla scheda VISUALIZZA;3. Nel gruppo comandi Visualizzazioni master fai clic su Schema

diapositiva.Si aprirà uno schema diapositiva vuoto e nell’anteprima a sinistra si possono vedere tutti i layout collegati a quello schema.

Figura 3.4 | Schema diapositiva e layout


È possibile che nessun layout associato allo schema diapositiva soddisfi le tue esigenze. In questo caso è possibile personalizzarne uno esistente per adattarlo alle tue necessità. Per far questo dirigiti nel riquadro a colonna sulla sinistra in cui sono esposti vari tipi di layout; selezionane uno vuoto, o quello più conforme alle tue esigenze per poi modificarlo. Per eliminare i riquadri (o segnaposto) predefiniti non necessari (come intestazioni, piè di pagina, data e ora ecc) fai clic sul bordo e premi CANC.Invece per aggiungere un segnaposto segui questa procedura:1. Vai nella scheda SCHEMA DIAPOSITIVA,2. Nel gruppo layout schema diapositiva fai clic su Inserisci segnaposto

e seleziona il segnaposto che desideri inserire.3. Clicca sulla diapositiva nel punto in cui vuoi inserire il nuovo segnaposto

e trascinalo per ingrandirlo.Successivamente, salva il nuovo layout come modello predefinito:1. Vai nella scheda FILE.2. Seleziona Salva con nome.3. Clicca su Modelli Office Personalizzati.

Figura 3.5 | Salva layout

Ora nomina il file in cui sarà presente il nuovo layout e salva il modello. Adesso ti sarà possibile aprire il “modello” creato ogni qual volta ti servirà. Inoltre, quando vorrai creare una nuova diapositiva, il tuo layout personalizzato sarà selezionabile tra gli altri preimpostati.

2.1.2. Creare un modelloUn modello è una struttura di presentazione preordinata; esso ha un tema (definito come l’insieme delle peculiarità strutturali ed estetiche che definiscono l’aspetto di ognuna delle slide di presentazione) ed è composto da una serie di diapositive, già ottimizzate per vari argomenti, nelle quali basta inserire i contenuti.I modelli sono selezionabili tra quelli già presenti nella scheda FILE o


sono ricercabili tramite la modalità online; ciò permette di avere accesso a innumerevoli proposte. Tuttavia potrebbe esserti utile creare un modello ad hoc perché quelli presenti sembrano non soddisfare le tue esigenze.Dalla scheda FILE vai su Nuovo->Presentazione vuota e comincia a creare slide dalla scheda HOME, imposta già i vari layout per gli elementi che intendi inserire e quando pensi di aver creato un modello di successione soddisfacente salva il lavoro: 1. Vai su FILE -> Salva con nome.2. Clicca sul pulsante Sfoglia.3. Nella casella Nome File inserisci il nome da dare al tuo modello.4. Nella casella Salva come scegliere Modello di PowerPoint.

Figura 3.6 | Salva con nome - Modello di PowerPoint

Dopo averlo salvato, il modello sarà disponibile nella finestra FILE -> Apri -> Presentazioni recenti.

2.1.3. Modificare un temaQualora non abbia scelto un tema nel momento iniziale della creazione della presentazione, o ne hai scelto uno e ora lo vuoi cambiare, basta andare nella scheda PROGETTAZIONE. Scegli il tema con le caratteristiche che più si avvicinano alla tua idea. Se le combinazioni cromatiche non ti soddisfano, scorrendo con il puntatore del mouse sugli esempi nel gruppo varianti, vedrai le slide assumerne i relativi


colori. Se ancora questi ultimi non sono conformi alle tue aspettative, attiva il menù a tendina come in Figura 3.7:

Figura 3.7 | Varianti dei temi

All’interno del menù ci sono opzioni per effettuare modifiche riguardo a:• Colori• Tipi di carattere• Effetti• Stili sfondoCliccando su Colori puoi variare il tema scegliendo tra molte combinazioni cromatiche, oppure puoi cliccare su Personalizza colori e creare una tua combinazione nella finestra Crea nuovi colori tema:

Figura 3.8 | Personalizzazione colori tema


Nella colonna a sinistra puoi apportare le variazioni di colore desiderate e nella colonna a destra hai un riscontro in tempo reale circa la loro resa. Nella casella di testo Nome devi appunto assegnare un nome alla tua personalizzazione e salvarla affinché sia facilmente selezionabile in momenti successivi fra quelle nel menu Colori. Ricorda che la scelta dei colori è un’operazione che richiede cura, essi devono ben amalgamarsi tra loro senza creare fastidiosi contrasti o zone di difficile lettura.Come per i colori è possibile personalizzare i tipi di carattere; sempre nel menù varianti, in Tipi di carattere, seleziona Personalizza caratteri. La finestra permette di scegliere la combinazione tra due font: quello per le intestazioni e quello del corpo del testo.

Figura 3.9 | Personalizzazione caratteri del tema

In linea di massima è bene scegliere lo stesso tipo di carattere per entrambi i parametri e variarne solamente le dimensioni e caratteristiche come grassetto, corsivo e sottolineato.Scorrendo nell’opzione successiva del menu a tendina ti è possibile selezionare degli effetti tra quelli già impostati, ma non è possibile crearne di nuovi.Infine puoi scegliere tra gli stili sfondo le sfumature da applicare al tuo tema; qualora tu sia ancora alla ricerca di tipologie più ricercate, puoi modificarle andando sull’opzione formato sfondo. A questo punto sulla sinistra dello schermo si aprirà un pannello con molti parametri modificabili. Tra le varie possibilità, una che potrebbe esserti sicuramente utile, permette di inserire – come sfondo – una foto, un’immagine o disegno presente nel tuo hard disk, o ricercabile al momento online. Per inserire un’immagine come sfondo seleziona Riempimento a immagine o trama, poi clicca sul tasto File… (nel gruppo inserisci immagine da) e seleziona l’immagine tra le cartelle del tuo pc, altrimenti puoi cliccare tramite la funzione Online… e compiere una ricerca sul web.


Figura 3.10 | Inserire immagini come sfondo

Ora puoi decidere se applicare lo sfondo a tutte le diapositive (cliccando su Applica a tutte) o solamente a quella corrente. All’interno della finestra Formato sfondo puoi apportare altre modifiche all’immagine regolando parametri quali Contrasto, Saturazione ecc. Puoi anche inserire degli Effetti artistici come nella figura 3.11:

Figura 3.11 | Effetti artistici


Quando hai terminato tutte le modifiche sul tema puoi passare al suo salvataggio. Per salvare segui questa procedura:1. Vai sulla scheda Progettazione.2. Espandi il menu del gruppo comandi temi.3. Clicca sul Salva tema corrente.4. Nomina la tua personalizzazione e salvala.Il tema appena salvato sarà selezionabile tra quelli presenti nella scheda PROGETTAZIONE.

2.2 Modificare le slide tramite la funzione schema diapositivaLa funzione Schema diapositiva (all’interno della scheda VISUALIZZA) consente di apportare cambiamenti circa il layout generale delle slide afferenti a quello schema diapositiva. I vantaggi sono notevoli per quanto riguarda l’impostazione o la modifica dell’aspetto generale del nostro lavoro. Inoltre, come vedremo a breve, è possibile inserire più schemi diapositiva con formattazioni diverse, ciò permette di creare slide con temi differenti a seconda delle esigenze.

2.2.1 Inserire più temi in una presentazioneCome anticipato è possibile che una presentazione contenga più temi, per far ciò è necessario che essa sia composta da più schemi diapositiva. Ricordiamo, inoltre, che ogni schema diapositiva contiene un tema che a sua volta è un insieme di layout con tipi di carattere ed effetti.Per inserire un secondo tema alle slide, quindi, è necessario inserire un nuovo schema diapositiva. Per far ciò:1. Clicca sulla scheda VISUALIZZA. 2. Nel gruppo comandi Visualizzazioni

master attiva Schema diapositiva.3. Vai sulla scheda SCHEMA

DIAPOSITIVA.4. Con il cursore del mouse clicca –

nella colonna a sinistra – alla fine del gruppo di layout associati allo schema diapositiva come in figura 3.12

Figura 3.12 | Inserire nuovo tema


5. Nella barra multifunzione attiva il menu a tendina in corrispondenza di Temi (nel gruppo Modifica tema) e scegli il tema che vuoi inserire.

Figura 3.13 | Selezionare nuovo tema

Il nuovo tema selezionato si inserirà subito al di sotto del primo gruppo di layout schema diapositiva, creandone uno nuovo. Ripetendo la procedura puoi inserire anche altri temi e schemi diapositiva.Qualora si crei confusione nella colonna a sinistra per la presenza di altri schemi diapositiva vuoti, potrebbe esserti utile cancellarli tutti, in modo che siano presenti unicamente i temi (e gli schemi diapositiva) che hai inserito e che intendi utilizzare. Per modificare il tema appena inserito con i modelli proposti da PowerPoint o con le tue personalizzazioni, segui nuovamente le procedure elencate nel Paragrafo 2.1.3. accedendo però alle funzionalità dalla barra multifunzione attivata nella scheda SCHEMA DIAPOSITIVA:

Figura 3.14 | Funzioni all’interno di schema diapositiva

Una volta completate le modifiche, per inserire una nuova diapositiva con il nuovo tema personalizzato, o qualsiasi altro, nella scheda VISUALIZZA clicca a sinistra sull’icona Normale.


Figura 3.15 | Visualizzazione normale

Nella scheda INSERISCI vai su Nuova diapositiva e attivando il menu a tendina ti sarà possibile scegliere tra le slide con il nuovo tema. Invece, per associare il nuovo tema a una diapositiva già creata fai così:1. Clicca con il tasto destro del mouse sulla slide che si desidera modificare.2. Clicca su Layout.3. Scegli il layout tra i temi che hai creato.

2.2.2 Modificare i layout dallo schema diapositivaRicorda sempre che la formattazione generale delle slide va effettuata nella scheda SCHEMA DIAPOSITIVA all’interno della scheda VISUALIZZA. Questa funzione ti permette sia di impostare in modo generale tutte le diapositive associate allo schema che intendi modificare, sia di operare cambiamenti successivi che verranno applicati sempre a tutte le diapositive dello schema selezionato.L’impostazione dei layout non riguarda solo la modifica dei segnaposto all’interno delle diapositive (come abbiamo già visto nel Par 2.1.1), ma comprende la sua formattazione generale come la scelta del font, degli effetti di colore, di sfondo, di riempimento ecc.Per cambiare il font:1. Dalla scheda VISUALIZZA (attivando Schema diapositiva nel gruppo

comandi Visualizzazioni master) vai sulla scheda HOME.2. Seleziona la prima slide nella colonna a sinistra.3. Poi nella visualizzazione centrale evidenzia il testo del titolo.4. Dovrebbe comparire automaticamente un menu, altrimenti nella barra

degli strumenti, nel gruppo comandi Carattere, sono presenti tutti i parametri selezionabili come: lo stile carattere, la grandezza, grassetto, corsivo, sottolineato, colore ecc.

Figura 3.16 | Modifica font


5. Ripeti l’operazione di selezione per il testo del segnaposto inferiore e modifica nuovamente il font.

6. Cliccando nuovamente sull’icona Normale dalla scheda VISUALIZZA vedrai che le nuove impostazioni sono subito attive su tutte le slide dello schema diapositive modificato.

Per accelerare alcune operazioni ricorda che a volte puoi usare delle “scorciatoie” da tastiera. A esempio per inserire lo stile grassetto in un testo, dopo averlo selezionato, oltre che cliccare sull’icona del grassetto, puoi digitare simultaneamente la combinazione di tasti CTRL + G; se vuoi lo stile corsivo, invece, devi digitare CTRL + I, per il sottolineato CTRL + S. L’icona AV permettere sia di selezionare il tipo di spaziatura carattere tra le modalità preimpostate, sia di personalizzare la tipologia di spaziatura. L’icona successiva Aa (maiuscole/minuscole) consente di variare automaticamente, per esempio, un testo scritto da minuscole in maiuscole. Se ti accorgi di aver scritto tutti i titoli delle slide con caratteri minuscoli, questa funzione – all’interno della visualizzazione SCHEMA DIAPOSITIVA – ti permette di cambiarli automaticamente in maiuscoli.Per modificare gli elenchi puntati o numerati:1. Sempre nella scheda VISUALIZZA => schema diapositiva (nel gruppo

visualizzazione master) => scheda SCHEMA DIAPOSITIVA),2. Attiva la scheda HOME.3. Evidenzia il testo (generalmente non nel segnaposto titolo).4. Nel gruppo Paragrafo attiva il menu relativo agli elenchi puntati o

numerati.

3.17 | Elenchi

Nel menu a tendina, cliccando in basso su Elenchi puntati e numerati… noterai che è possibile personalizzare i simboli dell’elenco sia con altri simboli, sia con immagini selezionabili da file o scaricabili online.


Figura 3.18 | Personalizza elenchi puntati

Una volta selezionata l’immagine o il simbolo designato come punto elenco si può procedere con l’inserimento.

2.2.3 Il formato di visualizzazioneSempre all’interno della scheda SCHEMA DIAPOSITIVA puoi stabilire il formato di visualizzazione delle slide. Cliccando nella barra multifunzione su Dimensioni diapositiva si attiva una finestra in cui è possibile modificare le dimensioni della presentazione. Puoi scegliere il formato 4:3 che corrisponde a quello dei vecchi televisori e schermi, o il formato 16:9 (o widescreen) che è quello su cui si basano la maggior parte dei nuovi schermi. Queste non sono le uniche scelte disponibili, qualora desideri un formato particolare, attivando la funzione Dimensioni diapositiva personalizzate… si attiva una finestra che ti permette di optare tra vari formati predefiniti e, se ancora questi non corrispondono alle tue esigenze, puoi impostare manualmente parametri come larghezza, lunghezza e orientamento delle diapositive e del testo.

Figura 3.19 | Scelta formato visualizzazione


3. IMMAGINI E OGGETTI GRAFICI

Durante una presentazione, le immagini e la grafica svolgono un ruolo importante: consentono di tenere alta l’attenzione del pubblico e aiutano sia a rendere più gradevole un argomento noioso, sia a concentrare più informazioni in un unico oggetto. Immagini e grafica, per mezzo di colori e schemi, aiutano a ordinare e fissare più facilmente argomenti e concetti nella memoria.

3.1 Elaborare le immaginiPowerPoint consente di elaborare le immagini dopo il loro inserimento. Nonostante il tipo di editing non sia lo stesso di quello offerto da un programma specifico, il software permette comunque di modificare contrasti, colori, luminosità e di assegnare effetti.

3.1.1 Inserire le immaginiCi sono più modi per caricare un’immagine in una diapositiva: • se hai creato una slide con un segnaposto che la prevede, basta fare clic

sull’icona e apparirà una finestra di dialogo che ti consente di navigare nel file system del tuo pc sino a raggiungere la cartella desiderata. Dopo averla trovata, basta selezionare l’immagine desiderata e cliccare sul tasto inserisci; come puoi notare, l’immagine si adatterà automaticamente al suo segnaposto.

• Se invece desideri inserire l’immagine in una diapositiva vuota, o senza un segnaposto immagine, clicca sulla scheda INSERISCI, poi sull’icona Immagini, si attiverà nuovamente la finestra di dialogo che permette di navigare nel file system del pc; seleziona il file e inseriscilo. Questa volta devi ridimensionare l’immagine proporzionalmente attivando e trascinando con il cursore del mouse uno dei suoi angoli.

Nel caso tu voglia inserire più di un’immagine da ridimensionare, ti conviene che esse siano delle stesse dimensioni e in posizioni simmetriche tra loro. Per questo fine ti è utile attivare la griglia che fungerà da guida. Per farlo, dalla scheda VISUALIZZA vai nel gruppo comandi Mostra e attiva


la funzione Griglia.

Figura 3.21 | Funzione griglia

Attivando l’angolino in basso a destra nel gruppo comandi Mostra si apre la finestra Griglia e guide. Al suo interno è possibile regolare la spaziatura della griglia in modo da permetterti un posizionamento più preciso delle immagini.

3.1.2 Regolare luminosità e contrastoPer apportare modifiche a un’immagine basta cliccare su di essa, tra le schede si attiverà quella FORMATO e compariranno nuovi strumenti nella barra multifunzione. Per regolare parametri come luminosità e contrasto vai su Correzioni nel gruppo comandi Regola.


Figura 3.22 | Correzioni immagine

Nella prima riga di opzioni dalla finestra attivata, puoi regolare parametri quali Nitidezza e Sfocatura, mentre immediatamente al di sotto le scelte riguardano la Luminosità e il Contrasto. Passando con il cursore sugli esempi la tua immagine si modificherà offrendo una resa in tempo reale.La regolazione della luminosità ti consente di schiarire l’immagine qualora sia troppo scura, o viceversa scurirla nel caso sia sovraesposta. Se vuoi intervenire in modo più preciso sulle regolazioni dei valori puoi farlo cliccando su Opzioni correzioni immagine… si attiverà a sinistra il pannello Formato immagine -> CORREZIONI IMMAGINE. Al suo interno puoi riscegliere tra le preselezioni di Nitidezza/Sfocatura oppure agire in modo preciso sulla percentuale di Nitidezza. Nella categoria Luminisità/Contrasto puoi nuovamente agire sulle impostazioni preselezionate oppure regolare manualmente il livello di Luminosità e di Contrasto. Qualora le modifiche non dovessero piacerti utilizzando il comando Reimposta riporterai tutte le impostazioni allo stato iniziale.


Figura 3.23 | Regolazione manuale

3.1.3 Ricolorazione e trasparenzePer apportare ulteriori modifiche all’immagine, nel gruppo comandi Regola puoi selezionare l’icona Colore. Si attiverà una nuova finestra simile alla precedente (Correzioni) al cui interno sono presenti categorie di modifica quali:• Saturazione colore• Tonalità colore• RicoloraAnche in questo caso scorrendo con il cursore sulle anteprime è possibile vedere subito l’applicazione dell’effetto sull’immagine delle slide. La sezione Saturazione colore consente di scegliere livelli che vanno dallo 0% (in cui l’immagine appare con toni di grigio), a livelli del 400% (in cui l’immagine è estremamente carica di colore).La sezione Tonalità colore offre la possibilità di rendere i toni più freddi (aggiungendo del colore blu all’immagine), o più caldi (aggiungendo del rosso). Tutto ciò concerne quella che viene anche definita “temperatura” del colore, e quanto più è alta tanto più i colori saranno freddi (tendenti al blu), al contrario, una temperatura bassa mostrerà dei toni più caldi (tendenti al rosso).Nella sezione Ricolora sono presenti sette varianti di colorazione disposte su tre righe. Nella prima riga ci sono variazioni che riguardano più che altro il bianco/nero; nella seconda e terza riga sono presenti i sette colori dell’arcobaleno proposti prima in versione più scura e poi più chiara. Anche in questo caso puoi selezionare più colorazioni attivando la sezione Altre


varianti: un nuovo menù esporrà nuove sfumature e se anche queste non fanno al caso tuo, tramite Altri colori… ti sarà consentito creare il tuo colore personalizzato.

Figura 3.24 | Colore e personalizzazione

Se in alcuni casi preferisci ottenere un effetto di trasparenza basta che attivi, sempre nel menu Colore, Imposta colore trasparente: il puntatore assume le sembianze di una matita e cliccando su un’area dell’immagine tutti i pixel dello stesso colore di quello selezionato riveleranno lo sfondo sottostante.

Figura 3.25 | Trasparenze


3.1.4 Effetti artisticiCome per lo sfondo anche per le immagini è possibile inserire effetti artistici. Cliccando sulla relativa icona si apriranno le anteprime degli effetti applicati alla tua immagine. Attivando la scelta Opzioni effetti artistici… si accede – in un pannello a destra – a ulteriori parametri per rifinire l’immagine.

Figura 3.26 | Effetti artistici

3.1.5 Stili, bordi ed effetti immagineAlle figure puoi applicare degli stili particolari. Come probabilmente saprai è possibile applicare bordi e forme diverse all’interno del gruppo comandi Stili immagini. Per modificare lo stile generale dell’immagine devi cliccare sulle anteprime e scegliere tra le varianti disponibili espandendo anche la finestra dal triangolino in basso a destra.Successivamente, è possibile modificare il bordo dall’icona Bordo immagine modificandone il colore, i tipi di spessore e tratteggi.Immediatamente sotto il pulsante precedente c’è la funzione Effetti immagine. Essi sono utili per abbellire ulteriormente la tua presentazione e donandole un aspetto moderno. Gli effetti sono molto numerosi e contemplano ombreggiature, riflessi, rotazione 3D, aloni, rilievi ecc. e tutti offrono la possibilità di ulteriori regolazioni. Inoltre, puoi sommare più Effetti immagine tra loro. Nella figura successiva sono stati usati degli effetti prospettici di rotazione 3D (prospettica 10) con un riflesso (riflesso medio scostamento 4 pt). Fermandoti con il cursore sopra un effetto comparirà il


suo nome su un’etichetta.

Figura 3.27 | Effetti immagine

3.1.6 Ritaglia formaPuoi anche ritagliare la tua immagine assegnandole direttamente una forma. Per farlo segui questa procedura:1. Seleziona l’immagine.2. Nella scheda FORMATO, seleziona l’icona Ritaglia (nel gruppo

comandi Dimensioni).3. Clicca su Ritaglia forma.Apparirà una finestra con all’interno varie alternative applicabili. Come avrai modo di sperimentare tale funzione permette di associare dei significati particolari alle tue immagini.

Figura 3.28 | Ritaglia forma


3.1.7 Comprimere le immaginiSempre nella scheda FORMATO, nel gruppo comandi Regola è presente la piccola icona Comprimi immagini. Attivandola si apre una finestra di dialogo che appunto consente di comprimere una o tutte le immagini della presentazione. L’opzione pertiene la risoluzione delle immagini e non la loro grandezza ed è molto utile nel caso in cui si debba ridurre il “peso” del file in modo da pubblicarlo sul web o spedirlo tramite posta elettronica.Come impostazione predefinita, la finestra di dialogo applica la compressione solamente alle immagini selezionate, quindi le altre conserveranno il loro normale peso. Per ridurre le dimensioni di tutta la presentazione devi comprimere tutte le immagini deselezionando la casella Applica solo a questa immagine. L’opzione successiva Elimina aree ritagliate delle immagini contribuisce a diminuire le dimensioni generali del file soprattutto se hai effettuato molti ritagli. La sezione Output di destinazione consente di scegliere le modalità di compressione; puoi scegliere sia una buona qualità (220 ppi), sia una qualità che faciliti la condivisione per mail (96 ppi). L’ultima alternativa – Usa risoluzione documento – lascia la risoluzione del documento invariata.

3.2 Elaborare gli oggetti graficiOltre a elaborare immagini con PowerPoint è possibile creare forme, disegni e modificarli variando parametri come gli effetti di riempimento, di trasparenza, di tridimensionalità ecc. Per inserire una qualsiasi forma ricorda che devi attivare la scheda INSERISCI e cliccare sul pulsante Forme. Scegli il disegno che più ti sembra utile e trascinalo nella diapositiva.

3.2.1 Applicare effetti di riempimento e trasparenzaUna volta posizionata la forma sulla slide puoi procedere con le modifiche impostando subito uno stile. Sempre dopo aver selezionato l’immagine, nella barra multifunzione clicca sulla scheda FORMATO e vai nel gruppo comandi Stili forma.

Figura 3.29 | Stili forma


Attivando il menu a tendina, seleziona la combinazione riempimento + bordo che preferisci controllando anche tra le opzioni Altri riempimenti tema. Se vuoi personalizzare la combinazione sfondo-bordo scegli il colore del riempimento attivando il pulsante Riempimento forma; oltre ai colori disponibili puoi: scegliere un’immagine da un file o ricercarla online, impostare la sfumatura del colore scelto o selezionare una trama. Cliccando ancora su Altre trame apparirà sulla tua destra il pannello Formato forma come in Figura 3.30:

Figura 3.30 | Riempimento a motivo

Selezionando Riempimento a motivo avrai a disposizione altre alternative su cui puoi ancora modificarne i colori. Per quanto riguarda il bordo attiva il pulsante Contorno forma, come per le immagini puoi scegliere il colore del contorno tra quelli impostati o crearne uno tuo. Inoltre, anche in questo caso puoi deciderne lo spessore e il tipo di tratteggio.Se desideri impostare delle trasparenze alle forme selezionate in modo da rendere visibile ciò che c’è sotto, segui questa procedura:1. Sempre nel gruppo comandi Stili forma attiva il menu Riempimento

forma e seleziona Sfumatura.


2. Nella nuova finestra di dialogo clicca su Altre sfumature.Nella sezione a destra dello schermo si attiveranno delle opzioni. Alcune di queste permettono di regolare la trasparenza e sono:• Riempimento a tinta unita• Riempimento sfumato• Riempimento a immagine o trama

Figura 3.31 | Trasparenza

Impostando il parametro Trasparenza allo 0% non avrai nessuna trasparenza, man mano che il valore aumenta otterrai sempre maggiore trasparenza, potendo controllare immediatamente la resa sulla forma.

3.2.2 Effetti tridimensionaliPer creare figure tridimensionali PowerPoint offre pochi strumenti; tuttavia regolando opportunamente alcuni parametri dedicati alle funzioni 3D, riusciremo comunque a creare delle immagini con profondità che doneranno un certo effetto alla nostra presentazione. Vediamo ora come creare un oggetto tridimensionale come una sfera. 1. Per cominciare inserisci una forma, per esempio un cerchio, dalla scheda

INSERISCI.2. Trascinalo sulla diapositiva e clicca su di esso con il tasto destro del

mouse, si attiverà il menu contestuale.3. Cliccando su Formato forma si apre una finestra omonima sulla destra

dello schermo. Seleziona l’icona con il pentagono e apri le opzioni FORMATO 3D e ROTAZIONE 3D come in Figura 3.32:


Figura 3.32 | Opzioni 3D

4. Apri le opzioni e selezionando il Rilievo 1 imposta 90 pt sia in Larghezza che in Altezza, vedrai che il cerchio comincerà a mostrare profondità divenendo una sfera.

Figura 3.33 | Smussatura superiore Figura 3.34 | Sfera

5. Per mutare la sfera in semisfera – negli strumenti ROTAZIONE 3D –, lasciando “nessuna rotazione” un Preselezioni, vai su Rotazione X e imposta 90°. In questo modo la tua semisfera è pronta.

Figura 3.35 | Semisfera


Per ottenere altre forme come piramidi o coni basta selezionare una forma diversa o intervenire sul tipo di rilievo modificabile utilizzando i pulsanti nella sezione Rilievo della finestra Formato 3D. Attenzione, i dati da immettere per creare una sfera e una semisfera possono differire, tutto dipende dalla grandezza della forma. Nel caso in cui dopo l’inserimento non si raggiunga l’effetto di una sfera, prova a ingrandire la forma selezionandola e trascinandola da uno degli angoli. Oppure prova a variare i valori nei parametri Larghezza e Altezza.

3.2.3 Copiare uno stile su un oggetto disegnato e impostare uno stile pre-definitoQualora tu abbia creato un particolare stile per una forma (regolando effetti di riempimento, trasparenze, ecc) e volessi applicare lo stesso stile su forme che hai già inserito, è possibile farlo copiando lo stile e applicandolo su un altro disegno. Per farlo:1. Seleziona il disegno da cui copiare lo stile.2. Vai nella scheda HOME e clicca sulla piccola icona a sinistra Copia

formato.

Figura 3.36 | Copia formato

3. Applica ora il formato cliccando sul disegno che si desidera uniformare.Per far sì che ogni nuovo oggetto inserito abbia uno stile predefinito, preso da un altro oggetto, basta selezionare il disegno cui vuoi uniformarti, aprire il menu contestuale cliccando sul disegno con il tasto destro e selezionare l’opzione Imposta come forma predefinita. A questo punto tutte le forme che inserirai presenteranno lo stesso stile.

3.3 Altre manipolazioni su immagini e disegniÈ possibile apportare altre regolazioni di precisione su immagini e disegni; tra queste elenchiamo: la ridefinizione della loro grandezza mantenendo o meno le proporzioni, il posizionamento dell’oggetto nella slide, il raggruppamento di più oggetti ecc.

3.3.1 Ridimensionamenti e posizionamentiPer ridimensionare immagini o disegni, oltre al metodo che sfrutta il trascinamento con il mouse di uno dei bordi o angoli dell’immagine, puoi accedere a un’apposita finestra di dialogo cliccando sull’immagine con il tasto destro e, sul menu contestuale, seleziona Dimensioni e posizione… Sulla destra si attiverà il pannello Formato immagine, al cui interno puoi gestire parametri relativi alle dimensioni e alla posizione.


In merito alle dimensioni, attivando la funzione Blocca proporzioni noterai che variando i parametri limitatamente all’altezza, cambieranno anche quelli relativi alla larghezza (o viceversa), cosicché l’immagine varierà le sue dimensioni proporzionalmente e senza deformazioni. Se, al contrario, desideri variare indipendentemente i parametri tra altezza e larghezza, devi disattivare la funzione Blocca proporzioni.Anche per il posizionamento puoi inserire con precisione la collocazione orizzontale e verticale dell’oggetto grafico. Tutto ciò può esserti utile per uniformare facilmente le slide.

3.3.2 Il raggruppamentoIn una diapositiva può spesso capitare di avere più oggetti; per trattarli tutti come un singolo oggetto, e quindi accelerare le operazioni di modifica e spostamento, ti converrà raggrupparli. Per far ciò:1. Tieni premuto il tasto CTRL e clicca su ogni immagine che desideri

raggruppare.2. Poi clicca con il tasto destro del mouse su una qualsiasi immagine, si

aprirà il menu contestuale.3. Al suo interno seleziona Raggruppa e poi clicca nuovamente su

Raggruppa.

Figura 3.37 | Raggruppamento

Ora puoi trattare gli oggetti raggruppati come se fossero una singola unità.Qualora volessi separarli basterà selezionare l’oggetto e, all’interno del menu contestuale, sul parametro Raggruppa, seleziona Separa.

3.3.3 Righello, griglia e guideAvevamo già accennato alla griglia e alle guide. Per attivarle basta selezionare un’immagine, andare sulla scheda FORMATO e cliccare sulla scheda VISUALIZZA. All’interno del gruppo comandi Mostra puoi attivare il Righello, la Griglia e le Guide. Tutto ciò ti permetterà di trascinare e posizionare gli oggetti con maggiore precisione. Per spostare le guide basta tenere cliccato su di esse e trascinarle sino al punto desiderato; per


inserirne di nuove clicca su una guida con il tasto destro, apparirà un menu contestuale come in figura 3.38:

Figura 3.38 | Griglia, guide e righello

Come vedi le prime due opzioni consentono di aggiungere guide orizzontalmente o verticalmente, inoltre è possibile variare il colore di queste ultime nel caso in cui risulti poco visibile sulla tonalità delle diapositive.

3.3.4 Salvare immagini in uno specifico formatoÈ possibile salvare nuovamente su pc (o altri supporti) un’immagine modificata all’interno di una slide cambiandone anche l’estensione. Segui queste indicazioni:1. Seleziona l’immagine e accedi al menu contestuale con il tasto destro

del mouse. 2. Clicca su Salva come immagine… e accederai a una finestra di dialogo.3. Al suo interno, dopo aver nominato il file, scegli in Salva come,

l’estensione dell’immagine.Le scelte disponibili nel menu a tendina comprendono le estensioni GIF, JPEG, PNG, TIFF, Bitmap. Dopo aver selezionato l’estensione cliccare su Salva.

3.4 Le Smart ArtLe Smart Art, come già saprai, offrono la possibilità di rendere visualmente accattivanti delle parti di testo in cui ci sono brevi gruppi di voci, singoli termini, voci che indicano strutture operative oppure organigrammi. L’inserimento di un elenco all’interno di un oggetto grafico produce una comunicazione più efficace e accattivante dato che, grazie alle Smart Art, si possono anche modificare le dimensioni delle grafiche, i colori, e proprietà come tridimensionalità e sfumature.Puoi creare dapprima una Smart Art e poi inserirci del testo all’interno oppure, partendo da una parte di testo già esistente, puoi crearne una in tempo reale.


3.4.1 Inserire una Smart Art su un testo già esistenteSe hai preparato già delle diapositive con del testo, per accelerare la procedura di inserimento ed evitare di riscriverlo, puoi creare Smart Art a partire da ciò che hai già scritto utilizzando la funzione di conversione. Fai così:1. Fai clic sul segnaposto che contiene il testo da convertire.2. Vai nella scheda HOME.3. Nel gruppo comandi Paragrafo clicca sull’icona Converti in elemento

grafico Smart Art:

Figura 3.39 | Conversione del testo in Smart Art

4. Apparirà una finestra di dialogo con alcune tipologie di grafiche Smart Art. Scorrendo sopra con il puntatore vedrai il testo della slide adattarsi alla grafica. Una volta scelta, basta selezionarla e il testo si adatterà al suo interno.

3.4.2 Modificare le Smart ArtCliccando con il tasto destro sul bordo del riquadro della grafica apparirà un menu contestuale da cui puoi accedere a modifiche che riguardano lo stile, il colore o il cambiamento del layout. Per quanto riguarda lo stile puoi optare tra soluzioni in 2 dimensioni o in 3 dimensioni; in merito ai colori sono disponibili vari gruppi di tonalità. Qualora tu voglia modificare singolarmente i riquadri della Smart Art è possibile farlo selezionando con il tasto destro del mouse il bordo del riquadro interessato e accedere alle modifiche permesse dal menu contestuale. Sempre dall’interno di quest’ultimo, tramite la funzione Mostra riquadro di testo accediamo a un’altra finestra come in figura 3.40:

Figura 3.40 | Riquadro di testo

Al suo interno puoi direttamente scrivere il testo che sarà visualizzato nella Smart Art, oppure, cliccando con il tasto destro su uno dei livelli potrai


decidere se invertirne la sequenza o creare dei sottolivelli grafici. Se vuoi aggiungere ancora delle forme, selezionando sempre la Smart Art, dalla scheda PROGETTAZIONE, nel gruppo comandi Crea elemento grafico ti è possibile: • Aggiungere forme• Aggiungere punti elenco• Attivare il riquadro di testo• Alzare o abbassare i livelliPer ritornare al solo testo, dal menu contestuale della grafica, seleziona Converti in testo, oppure dalla barra multifunzione della scheda PROGETTAZIONE seleziona l’icona Converti e clicca su Converti in testo.

3.4.3 Vari tipi di Smart ArtLe Smart Art consentono di rappresentare graficamente, non solo ELENCHI, ma anche:• PROCESSI – permettono di rappresentare temporalmente una

successione di stati.• CICLI – visualizzano un processo che non ha termine (ciclico).• GERARCHIE – visualizzano strutture in cui alcuni livelli sono

subordinati agli altri.• RELAZIONI – alcuni elementi possono essere collegati tra loro.• MATRICI ¬– in genere mostrano delle relazioni rispetto a un concetto.• PIRAMIDI – mostrano delle proporzioni gerarchiche interconnesse.• IMMAGINI – questa categoria permette di rappresentare elenchi in

modo creativo.

3.4.4 Creare e modificare un organigrammaTramite lo strumento Smart Art, come abbiamo accennato, è possibile creare un organigramma. Per farlo seleziona una diapositiva e sulla scheda INSERISCI vai nel gruppo comandi Illustrazioni e apri l’icona SmartArt. Dalla finestra di dialogo seleziona il gruppo Gerarchie e inserisci Organigramma.

Figura 3.41 | Smart Art organigramma


Ipotizziamo che ti serva creare un organigramma aziendale come in figura 3.42, e che allo stesso livello di “Responsabile sicurezza” tu voglia inserire un’altra funzione.

Figura 3.42 | Modificare organigramma

Per farlo segui questa procedura:1. Clicca con il tasto destro sulla forma “Direttore generale”.2. All’interno del menu contestuale seleziona Aggiungi forma.3. Seleziona ancora Aggiungi assistente.Apparirà un altro riquadro speculare a quello di “Responsabile sicurezza”.Invece, per inserire un altro riquadro tra quelli del terzo livello basterà selezionarne uno tra loro, seguire la procedura precedente e infine cliccare su Aggiungi forma prima o Aggiungi forma dopo, in base a dove desideri inserirla.

Figura 3.43 | Inserire nuove forme

È possibile modificare livelli, forme e struttura dell’organigramma anche tramite la scheda PROGETTAZIONE, nel gruppo comandi Crea elemento grafico.Per quanto riguarda il cambiamento dello stile, dei colori e degli effetti puoi


procedere con le funzioni uguali per tutte le Smart Art sempre all’interno della scheda PROGETTAZIONE, in ogni caso, puoi sempre consultare l’argomento già trattato nel manuale Eipass 7 Moduli User.


4. GRAFICI ED EQUAZIONI

Un grafico permette di visualizzare una serie di dati in modo più immediato e accattivante, consentendo al pubblico una più facile interpretazione visiva. Vedremo come inserire e modificare un grafico per renderlo più vicino alle tue esigenze e aspettative. Successivamente vedremo come inserire equazioni preimpostate oppure crearne di nuove con i simboli disponibili nel programma.

4.1 GraficiPer creare un grafico direttamente da PowerPoint seleziona la scheda INSERISCI e dal gruppo comandi Illustrazioni clicca sull’icona Grafico. Una finestra di dialogo ti esporrà vari tipi di grafico presenti come: Istogrammi, Grafici a linee, Grafici a torte, Grafici a barre ecc. Per ogni tipo di grafico è possibile anche sceglierne il tipo di variante a destra; subito in basso si attiverà l’anteprima del grafico e variante. Fai attenzione perché tipi di dati diversi sono rappresentati al meglio con alcuni tipi di grafici e non da altri. Ad esempio, dati messi in relazione ad un intero – come dati percentuali – sono ben rappresentati dai grafici a torta, mentre dati in relazione ad una linea temporale sono ben visualizzati da grafici a linee.

4.1.1 Inserimento e modifica di serie e categorieOra, ipotizziamo di voler inserire un grafico che metta in relazione l’occupazione maschile e femminile della popolazione attiva di alcuni stati europei. Nella finestra Inserisci grafico (che si era aperta precedentemente) seleziona Istogramma nella sua variante Colonne raggruppate. Il grafico apparirà nella diapositiva insieme a una griglia Excel in cui saranno modificabili i dati. Le categorie – nel nostro caso – rappresenteranno gli stati europei, mentre le serie la popolazione maschile e femminile. Ora, per le nostre necessità ci servono solamente due serie (Maschi e Femmine). Per eliminare la serie in eccesso, seleziona il grafico sulla slide, sulla destra clicca sull’icona a “imbuto”, ti apparirà in menu come in figura 3.44:


Figura 3.44 | Selezionare/deselezionare serie e categorie

Ora deseleziona la Serie 3 in modo da eliminare l’istogramma in più; lo stesso vale per le categorie. Invece, per inserirne di nuove, puoi scriverle direttamente all’interno della griglia Excel. Nella griglia devi sostituire anche i nomi di categorie e serie con i nomi dei tuoi parametri.

4.1.2 Formattare i graficiPer apportare ulteriori modifiche al grafico puoi attivare la finestra Elementi Grafico cliccando sul pulsante con il segno “più” (come in figura 3.44). Tra le varie opzioni puoi: • Attivare i titoli degli assi• Il titolo del grafico• La legenda• Le etichette dati, ecc.Selezionando il pulsante con il pennello ti è possibile cambiare i gruppi di colori degli istogrammi, oppure variare lo stile complessivo del grafico. Per modificare singolarmente il colore degli istogrammi, e fare in modo che lo stesso colore sia applicato a tutti gli istogrammi della stessa serie, fai così:1. Clicca con il tasto destro sull’istogramma della serie di cui vuoi

modificare il colore. 2. Nel menu contestuale seleziona l’icona Riempimento e scegli tra le

varianti possibili di colore. 3. Il colore scelto sarà applicato a tutti gli istogrammi della stessa serie.Per cambiare la posizione della legenda, selezionando il grafico, accedi alla scheda PROGETTAZIONE, attiva l’icona Aggiungi elemento grafico e seleziona Legenda; a questo punto scegli la posizione della legenda che più preferisci.Sempre nello stesso menu a tendina di Aggiungi elemento grafico, puoi


decidere se inserire delle etichette dati per rendere i valori del grafico subito chiari come in figura 3.45:

Figura 3.45 | Etichette grafico

Qualora le etichette appaiano sovrapposte (come nel caso della occupazione maschile svedese), non permettendo una corretta visualizzazione del dato, esse possono essere facilmente spostate selezionandole e trascinandole. Inoltre puoi cambiarne il colore e gli effetti di riempimento selezionandole con il tasto destro e accedendo al menu contestuale.

4.1.3 Cambiare aspetto al graficoPuò capitare che, una volta completate le modifiche sul grafico, tu voglia variarne l’aspetto o addirittura cambiare grafico. È possibile compiere questa operazione lasciando immutate alcune sue proprietà come la colorazione e la disposizione di categorie e serie.

Variare il layout:1. Seleziona il grafico.2. Tramite la scheda PROGETTAZIONE clicca sull’icona a sinistra Layout

rapido.3. Si aprirà un menu a tendina con delle varianti al tuo layout che, al solo

passaggio del cursore, offriranno un’anteprima del tuo grafico.

Cambiare tipo di grafico1. Nella barra multifunzione, nel gruppo comandi Tipo, seleziona l’icona

Cambia tipo di grafico.2. Nella finestra di dialogo potresti cambiare totalmente la categoria


del tuo grafico, oppure, come faremo adesso, potresti semplicemente scegliere una variante 3D al grafico Istogramma.

3. In questo caso selezioniamo Colonne 3D raggruppate.

Figura 3.46 | Grafico 3D

È possibile modificare la rotazione 3D dell’immagine selezionando il grafico con il tasto destro, nel menu contestuale clicca su Rotazione 3D. Come abbiamo visto per la creazione delle forme in 3 dimensioni, nel riquadro attività sulla destra, puoi modificare ulteriormente i valori di Rotazione X, Rotazione Y e Prospettiva.

4.1.4 Cambiare forma e distanza delle colonnePer cambiare la distanza tra le barre basta fare doppio clic su una di esse, si attiverà sulla destra il riquadro attività OPZIONI SERIE. Aumentando il valore Distanza tra barre esse si stringeranno nella loro serie allontanandosi dalle altre categorie.Per cambiare forma alle barre dell’istogramma, nella sezione Forma colonna ti è possibile scegliere forme tra coni, cilindri, piramidi ecc.

4.1.5 Modificare area del grafico e del tracciato e delle paretiVolendo ancora modificare la visualizzazione del grafico puoi agire sullo sfondo dell’area del grafico; seleziona l’intera area e automaticamente si


attiverà sulla destra il riquadro attività Formato area grafico. Al suo interno, come abbiamo già visto per l’impostazione dello sfondo delle diapositive, ti è permesso di modificare il tipo di riempimento, il colore, le sfumature, il bordo ecc.Selezionando esclusivamente l’area del tracciato si attiverà sulla destra il riquadro attività Formato area del tracciato. Al suo interno troverai gli stessi parametri per agire unicamente sulle impostazioni di quell’area. Per cambiare colore unicamente alla griglia, selezionala con un doppio clic, si attiverà sulla destra il pannello Formato pareti, a questo punto scegli il riempimento e il colore più idoneo per far risaltare i colori dei dati.

Figura 3.47 | Formato pareti

4.1.6 Cambiare la scala dei valori da visualizzarePer accedere subito al riquadro attività relativo alle modifiche possibili sulla scala dei valori basta fare doppio clic – nel nostro caso – sui valori dell’asse delle ordinate come in figura 3.48:

Figura 3.48 | Modificare i valori sull’asse verticale


A destra comparirà il pannello Formato asse:

Figura 3.49 | Riquadro attività formato asse

Come puoi notare sono presenti dei limiti da assegnare sull’asse dei valori; nel nostro caso può essere utile assegnare come limite massimo il valore di 100 (relativo all’intero dei dati percentuali che stiamo visualizzando), inoltre nella sezione Unità possiamo decidere di impostare gli intervalli di suddivisione sulla scala dei valori.

4.1.7 Altre indicazioni sui graficiOgni tipo di grafico offre delle sue peculiari impostazioni e sta a te continuare a esplorarle all’interno del programma. A esempio i grafici a torta (o areogrammi) offrono la possibilità di far esplodere i propri spicchi come in figura 3.50:

Figura 3.50 | Esplosione torta


Per creare l’esplosione basta selezionare la torta e regolarne il parametro percentuale nel riquadro attività sulla destra. Puoi anche decidere di far esplodere solamente uno spicchio selezionandolo singolarmente come in figura 3.51:

Figura 3.51 | Esplosione di un singolo spicchio

Se vuoi modificare ancora lo stile del grafico, nella scheda PROGETTAZIONE, nella barra multifunzione, esplora le possibilità offerte dall’icona Layout rapido e dal gruppo comandi Stili grafici. Inoltre ricorda che puoi sempre apportare modifiche personalizzate sfruttando le possibilità – viste in precedenza – offerte dagli strumenti 3D. Per ulteriori informazioni e operazioni effettuabili su grafici e fogli Excel ti rimando alla consultazione dei moduli dedicati ai grafici su Excel sia nella versione User che Progressive.

4.2 EquazioniIl programma consente di aggiungere al documento delle equazioni. Puoi scegliere tra equazioni comuni preimpostate (a dire il vero poche) oppure puoi crearne di personalizzate utilizzando tutti i simboli a disposizione.

4.2.1 Equazioni comuni preimpostateTra le equazioni presenti figurano:• Area del cerchio• Teorema binominale• Sviluppo di un binomio• Serie di Fourier• Teorema di Pitagora• Formula risoluzione equazioni di 2° grado, ecc.


Per accedere a questo menu:1. Selezionare un segnaposto all’interno della slide.2. Attivare la scheda INSERISCI.3. Nel gruppo comandi Simboli espandi il menu relativo a Equazione.Apparirà un menu con le equazioni preimpostate più comuni; una volta selezionata, l’equazione sarà inserita nella diapositiva e tu avrai la possibilità di modificarne i singoli termini.

4.2.2 Equazioni personalizzate Per creare nuove equazioni nel gruppo comandi Simboli, clicca direttamente sul simbolo Pi greco:

La barra multifunzione si riempirà di tutti i simboli e le operazioni necessarie per la creazione di equazioni personalizzate.

Figura 3.52 | Strumenti Equazione


5. MULTIMEDIALITÀ

Come già saprai il software permette di creare animazioni, effetti di transizione tra slide e consente di inserire suoni e filmati che aiutano a rendere la presentazione più piacevole.

5.1 Gestire suoni e filmatiOra rivedremo come inserire un file audio o un video e scegliere se farlo partire automaticamente, o al clic del mouse.

5.1.1 Inserire filmati che partono al clic del mouse o automaticamenteDurante una presentazione può esserti utile decidere se il video che hai inserito deve partire automaticamente all’apertura della diapositiva o al clic del mouse. Prima di tutto inserisci il video:1. Tramite la scheda INSERISCI, vai nel gruppo comandi Elementi

multimediali.2. Seleziona l’icona Video, potrai scegliere se inserire un Video online (es.

Youtube), o selezionarne uno presente nel proprio PC.Con la seconda opzione accediamo nel file system del pc e scegliamo il video. A questo punto devi scegliere se far partire il video automaticamente con l’apertura della slide o al clic del mouse. Ci sono due vie per effettuare questa scelta, una è tramite il menu contestuale:1. Attiva con il tasto destro il menu contestuale.2. Seleziona l’icona Inizia.3. Puoi scegliere tra le opzioni Automaticamente o Al clic del mouse.

Figura 3.53 | Attivazione video


Per la seconda via: 1. Seleziona la scheda PROGETTAZIONE.2. Nel gruppo comandi Opzioni video, in corrispondenza del pulsante

Inizia, scegli tra Automaticamente o Al clic del mouse.Inoltre, tra le altre opzioni puoi decidere se riprodurre il video a schermo intero.

Figura 3.54 | Attivazione video

5.1.2 Inserire suoni che partono automaticamente o al clic del mousePer quanto riguarda l’inserimento dei suoni, le operazioni sono pressoché simili.1. Sempre dalla scheda INSERISCI vai nel gruppo comandi Elementi

multimediali.2. Clicca su Audio e scegli se prendere un file dal tuo PC o registrarne uno

al momento.3. Una volta selezionato il file, attiva la scheda RIPRODUZIONE e in

corrispondenza dell’icona Inizio, accederai a un menu da cui è possibile scegliere se far partire il file audio Automaticamente o Al clic del mouse.

Figura 3.55 | Attivazione audio

5.2 Effetti di animazione Come ben sai le animazioni rendono una presentazione più interessante, meno monotona e sicuramente più dinamica. Di seguito vedremo alcune particolari opzioni che consentono di variare colori ai nostri oggetti durante le animazioni, di animare grafici e parti di grafici o disegnare percorsi di


animazione.

5.2.1 Cambiare colore a oggetti durante le animazioniTra le funzioni offerte nella scheda ANIMAZIONI, ne sono presenti alcune che permettono di cambiare colore a oggetti grafici come Smart Art, altre consentono di cambiare colore a semplici scritte o a elenchi puntati.Per utilizzarle segui questa procedura:1. Vai nella scheda ANIMAZIONI.2. Seleziona l’oggetto su cui applicare l’animazione. 3. Clicca su Aggiungi animazione.4. Apparirà una finestra con varie categorie di animazioni. Tra quelle di

Enfasi scegli Colore oggetto.

Figura 3.56 | Animazione Colore oggetto

Per modificare il colore di destinazione, nella barra multifunzione, clicca sull’icona Opzioni effetto e all’interno della finestra scegli il nuovo colore. Come alternativa, nel pannello Riquadro animazione a destra, attiva con il tasto destro il menu contestuale e seleziona Opzioni effetto. Nella finestra Colore oggetto, nella sezione Colore puoi creare, tramite Altri colori, un tuo colore personalizzato.

Figura 3.57 | Colore animazione personalizzato

Per quanto riguarda gli effetti di animazione applicabili ai caratteri, oltre che cambiare il loro colore finale, puoi anche aggiungere sottolineature e grassetti.


5.2.2 Cambiare l’ordine di esecuzione delle animazioniAll’interno di una diapositiva è possibile inserire più oggetti, allo stesso modo è possibile inserire più animazione applicate agli oggetti. Per questo motivo molto spesso è utile poter gestire e variare l’ordine di esecuzione delle stesse animazioni, anticipandole o posticipandole secondo le esigenze. L’ordine in cui le animazioni vengono eseguite è riportato sia accanto all’oggetto animato, sia per mezzo di numeri progressivi nell’elenco presente nel pannello Riquadro Animazioni.Ipotizziamo che tu abbia creato tre riquadri con un effetto a comparsa per ognuno, e ora desideri invertire l’ordine di esecuzione.

Figura 3.58 | Sequenza animazioni

Nella scheda ANIMAZIONI seleziona Riquadro Animazione, si aprirà sulla destra il pannello Riquadro Animazione.

Figura 3.59 | Cambiare sequenza animazioni

Per far eseguire come prima animazione il riquadro centrale “Tutto insieme” clicca e trascina la riga, qui chiamata Diagramma 9, davanti a quella Diagramma 8. Così verrà eseguita prima l’animazione con il riquadro “Tutto insieme”, poi “Dissolvenza” e infine “Cascata”.Un altro modo per raggiungere lo stesso risultato consiste nel selezionare il riquadro con l’animazione che si vuole portare in testa, successivamente, nel gruppo comandi Intervallo su Riordina animazione, clicca su Sposta indietro. Spostando indietro un’animazione si fa in modo che questa possa acquisire priorità nell’ordine di esecuzione.


Figura 3.60 | Spostare animazioni

Anche in questo modo il riquadro centrale comparirà per primo e in successione gli altri due.

5.2.3 Percorsi di animazione personalizzatiTra le varie animazioni si può far in modo di impostare per degli oggetti percorsi completamente personalizzati. Per raggiungere questo fine seleziona l’oggetto da animare, apri l’icona Aggiungi animazione e seleziona tra Percorsi di animazione Percorso personalizzato.

Figura 3.61 | Percorsi personalizzati

Adesso, all’interno della diapositiva, non devi far altro che tracciare il percorso dal punto di ingresso sino al punto finale in cui si posizionerà l’oggetto. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse il cursore si comporterà come una matita e il percorso coinciderà con i movimenti che farai. Invece, se farai solo un clic si tracceranno delle linee rette, le cui direzioni saranno cambiate a ogni clic del mouse. Al doppio clic si completerà il percorso di animazione.Il pulsante Opzioni effetto permette di scegliere preliminarmente se tracciare un percorso per linee rette, curve o a mano libera. Infine, se desideri chiudere il percorso di animazione facendo ritornare l’oggetto sul luogo di partenza, seleziona il percorso e attiva il menu contestuale, quindi clicca su Chiudi percorso. L’alternativa Modifica punti ti permette di modificare il percorso tracciato mentre Inverti direzione del percorso ti permette di cambiare il verso dell’animazione qualora tu abbia sbagliato a tracciarlo.


Figura 3.62 | Opzioni percorso personalizzato

Ricorda di non creare percorsi troppo complessi e arzigogolati perché potrebbero confondere il pubblico e te stesso qualora ci sia qualche errore di impostazioni.

5.2.4 I trigger e le animazioniL’uso dei trigger (termine traducibile come “innesco”) può rendere una presentazione simile a un vero programma interattivo. Esso è un oggetto inseribile in una diapositiva su cui si possono assegnare specifiche funzioni. Come abbiamo visto si possono attivare delle funzioni a un clic generico del mouse, ciò significa che il clic può avvenire in un punto qualsiasi della slide per attivare la funzione collegata.L’inserimento di pulsanti con funzione di trigger permette di associare delle animazioni che partono ogni qual volta i relativi pulsanti sono attivati e di poter variare la successione semplicemente attivando il trigger corrispondente all’animazione che si vuole attivare. Per esempio, se prendiamo una diapositiva con le animazioni 1,2, e 3, in fase di progettazione ti sarà consentito variare l’ordine di esecuzione, ma durante una presentazione sarà impossibile, ipoteticamente, visualizzare solamente l’animazione 3 senza far partire le altre due.Grazie ai trigger è possibile slegare l’esecuzione delle animazioni e collegarle a singoli oggetti che fungono da pulsanti.Per creare i trigger segui questa procedura:1. Crea dalle forme un oggetto che userai come pulsante (trigger).2. Poi seleziona l’oggetto che vuoi animare e assegnali un’animazione. 3. Nella scheda ANIMAZIONI, nel gruppo comandi Animazione

avanzata clicca sull’icona Trigger e seleziona Al clic del mouse.4. Si aprirà un piccolo menu da cui è possibile scegliere l’oggetto su

cui attivare il trigger. Fai attenzione nel riconoscere il giusto nome dell’oggetto su cui desideri attivare l’innesco.


Figura 3.63 | Assegnare i trigger

Ripeti questa operazione per ogni trigger che vuoi creare.Nella figura 3.63, come vedi, ci sono tre pulsanti, questi, al clic del mouse attivano le animazioni applicate ai rispettivi riquadri.Da ora in poi, durante le presentazioni, ti sarà possibile attivare le animazioni –cliccando sui pulsanti – in maniera autonoma e svincolata, potendone cambiare l’ordine ogni qual volta lo riterrai opportuno.

5.2.5 Animare gli elementi di un graficoCome per tutti gli oggetti che è possibile inserire nelle slide, puoi animare anche i grafici e gli elementi a loro annessi.Per animare tutto il grafico non devi far altro che selezionarlo e aggiungergli un’animazione. La cosa più interessante, invece, è l’impostazione di animazioni in successione. Per fare questo, una volta selezionata l’animazione (per esempio Comparsa) dal gruppo comandi Animazione, seleziona il pulsante Opzioni effetto. Nella finestra Sequenza troverai le opzioni:• Come singolo oggetto.• In successione.• Per categoria.• Per oggetto, in successione.• Per oggetto, per categoria.


Tenendo presente il grafico che avevamo utilizzato in precedenza, applichiamo l’opzione Come singolo oggetto, vediamo che il grafico verrà visualizzato in blocco in base all’effetto scelto. Scegliendo l’alternativa In successione, appariranno come primi elementi il titolo del grafico, legenda e griglia; subito dopo entreranno le barre suddivise per serie. Quindi, secondo il nostro grafico appariranno prima le barre relative all’occupazione maschile e poi le altre relative a quella femminile.

Figura 3.64 | Animazioni sul grafico

Selezionando l’Opzione effetto Per categoria, a differenza del precedente effetto, le barre appariranno per categoria, quindi – nel nostro caso ¬–¬ prima quelle relative alla categoria Italia, poi Germania e Svezia.Con l’alternativa Per oggetto, in successione, le barre faranno la loro comparsa, una dopo l’altra, per serie.L’ultimo effetto di animazione Per oggetto, per categoria, fa apparire le barre una dopo l’altra per categoria.

5.2.6 Deselezionare sequenze di animazioni su singoli oggetti di un graficoUna volta applicate le Opzioni effetto sulle animazioni di un grafico è possibile deselezionare una o più sequenze su singoli elementi di esso. Per esempio puoi ritenere opportuno deselezionare la sequenza di animazione dello sfondo del grafico, e quindi fare in modo che il titolo, la legenda e gli assi siano già presenti nella diapositiva, mentre le altre sequenze di animazione siano presenti solo sulle barre del grafico (nel nostro caso).Per deselezionare una sequenza di animazione seleziona l’area del grafico e


segui questa procedura:1. Vai nella scheda ANIMAZIONI.2. Nel gruppo comandi Animazione avanzata clicca su Riquadro

Animazione.3. A destra si aprirà la colonna Riquadro Animazione4. Ora nella lista delle animazioni vogliamo eliminare quella relativa allo

sfondo, cioè la prima.5. Posizionati con il cursore in corrispondenza di essa e, attivando il menu

contestuale, seleziona Rimuovi.

Figura 3.65 | Eliminazione sequenza animazione


6. RIFINIRE LA PRESENTAZIONE

Per completare la tua presentazione è possibile inserire ulteriori comandi che possono aiutarti nell’ottimizzazione. Per esempio puoi inserire collegamenti ad altre slide della stessa presentazione, o a file esterni tramite pulsanti d’azione, puoi incorporare dati e presentarli come un oggetto. Infine conoscerai operazioni effettuabili durante la presentazione stessa.

6.1 Collegare e incorporareCome già saprai nella presentazione è possibile inserire collegamenti ipertestuali e mostrarli come un oggetto, lo stesso vale per pulsanti d’azione che rimandano a file esterni, ad altre slide della stessa presentazione o di altre presentazioni ecc.

6.1.1 Creare un pulsante d’azione personalizzatoPer creare un pulsante d’azione prima di tutto devi inserire nella slide un’immagine o un oggetto come una forma; successivamente dopo averlo selezionato, nella scheda INSERISCI, nel gruppo comandi Collegamenti, seleziona Azione. A questo punto, nella finestra Impostazioni azione, scegli se attivare il pulsante al clic del mouse o al semplice passaggio. Poi attiva il menu a tendina corrispondente a Effettua collegamento a:, vedrai varie opzioni. Per selezionare una specifica diapositiva clicca sull’alternativa Diapositiva…

Figura 3.66 | Collegamento a una diapositiva


Dopodiché nella finestra Collegamento ipertestuale a una diapositiva puoi scegliere la slide da raggiungere, visualizzabile anche nel riquadro Anteprima. Ti ricordo che, sempre a proposito dei pulsanti di azione, è possibile inserire delle forme preimpostate. All’interno della scheda INSERISCI, nel gruppo di comando Illustrazioni apri la finestra relativa all’icona Forme. In basso troverai una serie di pulsanti creati ad hoc, seguendo la procedura appena descritta potrai cambiarne le impostazioni.

6.1.2 Collegare un foglio Excel a PowerPointSulle presentazioni PowerPoint è anche possibile collegare dei fogli di calcolo Excel. In tal modo, i dati modificati nel foglio Excel potranno essere facilmente aggiornati anche nella presentazione. Per collegare il foglio di calcolo segui questa procedura:1. Vai nella scheda INSERISCI e nel gruppo comandi Testo clicca

sull’icona Oggetto come in figura 3.67:

Figura 3.67 | Incorpora oggetto

2. Nella finestra di Inserisci oggetto selezione Crea da file e clicca su Sfoglia.

3. Nel file system raggiungi e seleziona il file che desideri inserire e collegare.

4. Prima di chiudere la finestra selezione Collega.Assicurati di aver scelto il file giusto perché questo sarà visualizzato nella diapositiva. Qualora apporti delle variazioni nel foglio di calcolo Excel, e nella slide non risultino i dati aggiornati, basta attivare il menu contestuale selezionando l’immagine e cliccare su Aggiorna collegamento.

Figura 3.68 | Collegare foglio Excel


6.1.3 Inserire una selezione di dati da ExcelOltre che inserire un intero foglio di calcolo Excel è possibile aggiungere su una diapositiva solamente un’area selezionata, copiata e incollata tramite la funzione Incolla speciale.1. Prima di tutto seleziona l’area del foglio di calcolo che vuoi copiare.2. Poi clicca sulla diapositiva in cui desideri inserire la selezione.3. Nella scheda Home apri il menu sotto l’icona Incolla e clicca su Incolla

speciale.4. Nella finestra Incolla speciale

clicca su Incolla collegamento.5. Nel riquadro Come: seleziona

Oggetto foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Figura 3.70 | Incollare selezione Excel

A questo punto la selezione copiata si incollerà nella tua diapositiva.

6.1.4 Modificare un collegamento ipertestuale già esistentePuò capitarti di dover cambiare un collegamento ipertestuale già inserito. In questi casi non devi ripetere tutta la procedura dal principio ma basta cliccare sull’oggetto contenente il link con il tasto destro e aprire il menu contestuale. Al suo interno seleziona Modifica collegamento ipertestuale…, si aprirà una finestra come in figura 3.71:

Figura 3.71 | Modificare un collegamento ipertestuale


In questo caso abbiamo inserito un link collegato a una pagina web. Apri subito la finestra Modifica collegamento ipertestuale, per farlo puoi utilizzare anche un’abbreviazione da tastiera. Seleziona sempre l’oggetto che contiene il link e digita simultaneamente CTRL+ALT+K. Ricorda sempre, in caso di collegamenti a pagine web, di avere una buona connessione internet nel luogo della presentazione.

6.2 Importare ed esportare A un certo punto della creazione della presentazione potrebbe sorgere la necessità di inserire una o più slide provenienti da un’altra presentazione, oppure potrebbe tornarti utile il salvataggio di una o più diapositive (o tutte) in un determinato formato.

6.2.1 Importare diapositive da un’altra presentazione Durante la stesura di una presentazione può essere necessario fare riferimento ad alcune slide, oppure, per evitare di ricreare delle diapositive già in tuo possesso puoi semplicemente copiarle da un’altra presentazione e incollarle in quella attuale.Per eseguire tale operazione apri il file contenente le slide che vuoi importare, poi:1. Seleziona le diapositive che vuoi importare tenendo premuto il tasto

Shift (o maiuscole). 2. Ritorna alla tua presentazione e clicca con il cursore nel punto in cui

vuoi che le slide copiate si incollino.3. Ora apri il menu contestuale con il tasto destro del mouse, apparirà la

finestra Opzioni Incolla come in figura 3.72:

Figura 3.75 | Opzioni incolla

Selezionando la prima icona incollerai le slide uniformandole al tema di destinazione; con la seconda, invece, manterrai la loro formattazione originaria.

6.2.2 Importare una slide come immagine in un’altra diapositivaTra le Opzioni Incolla è possibile copiare una slide e inserirla come immagine in un’altra. Per farlo devi selezionare la diapositiva da copiare e, tenendo presente il menu come in figura 3.72, devi cliccare sull’ultima icona chiamata Immagine.


Figura 3.73 | Incolla “Immagine”

Adesso la diapositiva sarà inserita come se fosse un’immagine all’interno della slide di destinazione.

6.2.3 Salvare una diapositiva in uno specifico formatoPer salvare una diapositiva in uno specifico formato non esiste un’operazione “diretta” ma possiamo arrivarci per vie indirette. Una di queste consiste nello sfruttare la funzione che hai appena visto nel paragrafo precedente. Quindi se vuoi salvare una diapositiva in un formato immagine particolare segui questa procedura:1. Copia la slide che ti interessa.2. Seleziona temporaneamente una diapositiva su cui sarà incollata.3. Attiva il menu contestuale con il tasto destro e tra le Opzioni Incolla

scegli l’icona come in figura 3.73.A questo punto la slide apparirà come immagine all’interno di un’altra slide. Ora seleziona la “diapositiva-immagine” da salvare attivando il menu contestuale e clicca su Salva come immagine…Si aprirà la finestra di dialogo Salva come immagine al cui interno potrai scegliere la destinazione, il nome e su Salva come: ti sarà consentito scegliere anche l’estensione del file. Tra le opzioni ci sono le seguenti estensioni:File GIFFile JPEGFile PNGBitmap, ecc.Una volta scelta l’estensione procedi con il salvataggio.

Figura 3.74 | Salvataggio slide come immagine


6.2.4 Salvare una o tutte le diapositive in PDFQuesta funzione permette di salvare ed esportare tutta la presentazione come file PDF. Cosa interessante è che possiamo decidere di salvare in formato PDF anche una sola slide, o una selezione impostata da noi. Per esportare il lavoro (o una parte di esso) in formato PDF, segui questa procedura:1. Vai nella scheda FILE.2. Clicca su Esporta.3. Seleziona Crea documento PDF/XPS e poi clicca sull’icona Crea PDF/

XPS.4. Nella finestra Pubblica come PDF o XPS su Salva come: seleziona PDF

e poi attiva il pulsante Opzioni.

Figura 3.75 | Salvare slide in PDF

Se desideri esportare tutta la presentazione in formato PDF allora puoi selezionare Tutto, altrimenti con Diapositiva corrente esporterai e cambierai il formato solo alla diapositiva visualizzata in quel momento. Con l’opzione Diapositive Da: ti è possibile inserire l’intervallo di diapositive da cambiare. Infine clicca su Ok e tornando alla finestra precedente clicca su Pubblica.

6.3 Impostazioni della presentazionePrima di ultimare la presentazione è possibile effettuare delle ultime rifiniture. A esempio il programma permette di registrare gli intervalli e i tempi delle animazioni nel caso in cui la presentazione sia trasmessa a ciclo continuo su un monitor, o per sincronizzarla a un file audio registrato


in precedenza. Inoltre, in fase di presentazione ci sono delle modalità di visualizzazione che possono tornare molto utili al relatore.

6.3.1 Registra presentazionePer far sì che la presentazione scorra in modo automatico c’è la possibilità di registrarla, pianificando sia gli intervalli temporali tra una slide e l’altra che i tempi delle animazioni. Puoi anche registrare la narrazione qualora tu non possa essere fisicamente nel luogo della presentazione; oppure se vuoi esportare e pubblicare il lavoro sul web.Per registrare la presentazione fai così:1. Vai nella scheda PRESENTAZIONE.2. Clicca sull’icona Registrazione presentazione.3. Nel menu che apparirà potrai scegliere tra:

• Inizia registrazione dall’inizio.• Inizia registrazione dalla diapositiva corrente.

Supponiamo che tu debba cominciare la registrazione dall’inizio (come può succedere nella maggioranza dei casi). Comparirà una finestra di dialogo come nell’immagine 3.76:

Figura 3.76 | Registra presentazione

In questo caso, supponendo tu voglia registrare Intervalli presentazione e animazione, seleziona l’opzione a avvia la registrazione. A questo punto apparirà la visualizzazione a schermo intero delle tue slide con il riquadrino come in figura sotto:

Figura 3.77 | Registrazione

Avviando la registrazione, ogni transizione e ogni animazione sarà fissata nel tempo visualizzato nel riquadro. Puoi scorrere le slide e gli effetti con le frecce sulla tastiera, con il clic del mouse o cliccando sulla freccia che punta a destra nel riquadro Registrazione in corso. Terminata la registrazione salva il lavoro. Ogni transizione tra diapositive e animazione sarà memorizzata esattamente secondo i tempi che hai impostato.


6.3.2 Imposta presentazioneNelle ultime operazioni che precedono la presentazione finale puoi decidere come essa si svolgerà; se sarà eseguita automaticamente, a ciclo continuo, se vuoi che le animazioni che hai creato siano eseguite, se ci saranno i commenti audio ecc.Per selezionare queste alternative, nella scheda PRESENTAZIONE clicca sull’icona Imposta presentazione, si aprirà la finestra seguente:

Figura 3.78 | Imposta presentazione

• Nella sezione Tipo presentazione le opzioni permettono di scegliere se la visualizzazione sarà a schermo intero, oppure come finestra all’interno del desktop.

• Per scegliere se attivare la temporizzazione automatica, frutto della registrazione precedentemente descritta, nel riquadro Avanzamento diapositive devi selezionare Usa gli intervalli salvati, se disponibili; se invece vuoi scorrere tu le slide scegli Manuale.

• Tra le Opzioni presentazione puoi decidere se attivare la presentazione a ciclo continuo, disattivare i commenti audio o le animazioni.


6.3.3 La modalità visualizzazione relatoreIl software propone una funzione particolarmente utile per chi sta tenendo una presentazione e questa è la visualizzazione relatore. Per accedervi basta avviare la presentazione dall’icona Dall’inizio nella scheda PRESENTAZIONE o dalla stessa icona più piccola posta immediatamente al di sopra delle schede.Attivando il menu contestuale sulla diapositiva, seleziona Mostra visualizzazione Relatore, apparirà una schermata come quella nella figura successiva:

Figura 3.79 | Visualizzazione relatore

Questo tipo di visualizzazione è adatta ogni qual volta si comandi la presentazione da un PC per trasmetterla a uno schermo più grande o a un proiettore. Il pubblico vedrà la presentazione vera e propria mentre il relatore al PC potrà gestirla comodamente tramite un’interfaccia come in figura precedente.La visualizzazione relatore mostra in primo piano la diapositiva attiva, e subito sotto è presente una barra con degli strumenti utilizzabili durante la presentazione. Inoltre puoi tenere d’occhio il tempo trascorso dall’inizio della presentazione e, nel riquadro a destra, è possibile vedere una miniatura della slide successiva in modo da avere sempre un promemoria.


6.3.4 Gli strumenti della presentazioneDurante la presentazione a schermo intero ci sono delle piccole funzioni che ti consentono di effettuare sottolineature, evidenziazioni, ingrandimenti ecc. Nella visualizzazione relatore le icone relative a tali funzioni sono in una riga subito sotto la diapositiva principale; nella visualizzazione a schermo intero normale, invece, per poterle vedere devi cliccare con il mouse in un punto qualsiasi della slide, esse compariranno temporaneamente in basso a sinistra.

Figura 3.80 | Strumenti visualizzazione

Le frecce servono per l’avanzamento o l’arretramento. La terza icona consente di scegliere un puntatore tra: • Puntatore laser• Penna • EvidenziatoreLa quarta icona apre una finestra in cui sono presenti tutte le miniature delle diapositive, e può essere utile nel momento in cui serve cercare velocemente alcune slide. La quinta icona, la lente di ingrandimento, serve appunto per ingrandire delle aree visualizzate; per uscire dallo zoom basta cliccare con il tasto destro del mouse. L’ultima icona apre un menu con al suo interno funzioni selezionabili come:• Mostra visualizzazione relatore.• Schermo (mostra schermo nero o bianco).• Opzioni freccia ecc.

6.4 Prima della pubblicazione Prima della chiusura della presentazione e della sua pubblicazione ci sono delle operazione opportune da effettuare per migliorare la qualità del tuo lavoro. Tra queste ci sono il controllo della compatibilità, il controllo ortografico, l’ottimizzazione dei file multimediali ecc.

6.4.1 Controllo compatibilitàPowerPoint, come altri applicativi di Office, consente di salvare il lavoro anche in versioni precedenti a quella in uso. Questo per risolvere possibili problemi di compatibilità che potrebbero verificarsi con versioni precedenti che magari non supportano particolari tipi di funzioni. Per capire cosa potrebbe essere non compatibile con versioni precedenti del programma puoi compiere una verifica di compatibilità prima di salvare il file; segui questa procedura:1. Vai nella scheda FILE.


2. Clicca su Informazioni.3. Seleziona l’icona Verifica documento e poi nella finestra che si aprirà

Verifica compatibilità.Dopo pochi secondi di attesa comparirà la finestra Verifica compatibilità di Microsoft PowerPoint come nella figura successiva:

Figura 3.81 | Compatibilità

Nel riepilogo sono elencati i possibili problemi di compatibilità. Il più delle volte i problemi riguardano esclusivamente la modifica; questo significa che il file sarebbe comunque visualizzabile da versioni precedenti di PowerPoint, ma non sarebbe possibile modificare le parti non compatibili. Altre volte però, il problema potrebbe essere più grave tanto da non rendere visualizzabile il contenuto del file.Quindi, se ti interessa salvare il lavoro in una versione precedente del programma basta che nella scheda FILE -> Salva con nome, in Salva come: tu scelga una versione precedente come nella figura successiva:


Figura 3.82 | Salvare in una versione precedente

Se invece non ti interessa la compatibilità con versioni precedenti e vuoi lasciare tutto come è basta selezionare Presentazione standard di PowerPoint.

6.4.2 La crittografiaSe hai intenzione di distribuire la presentazione su canali che non puoi controllare e non vuoi che il file sia letto e utilizzato da persone non autorizzate, è possibile impedirne l’apertura tramite l’impostazione di una password. Per raggiungere questo scopo fai così:1. Vai nella scheda FILE.2. Clicca su Informazioni.3. Tramite l’attivazione dell’icona Proteggi presentazione clicca su

Crittografia con password.Apparirà una finestra come nella figura successiva:

Figura 3.83 | Crittografia


Adesso inserisci la password e clicca su OK. Apparirà una nuova finestra in cui dovrai confermare la stessa password, così il rischio di digitare erroneamente una password scorretta diminuisce drasticamente. Da ora in poi il documento salvato sarà protetto e ogni qual volta si desidera aprirlo basterà immettere la password.

Figura 3.84 | Password

Per trasmettere la password che apre il documento devi fare in modo di scegliere un canale sicuro e, in ogni caso, file e password devono essere sempre distinti in posizioni diverse.Puoi eliminare la password in qualsiasi momento, basta riaprire il file, recarti nella finestra dove l’hai creata, e lasciare vuoto il campo della casella di testo; poi clicca su Ok e il file sarà libero dalla password.

6.4.3 Comprimere i contenuti multimedialiPrima di procedere alla pubblicazione, puoi ottimizzare i contenuti presenti in essa a seconda del supporto e della destinazione della presentazione. Se è vero che supporti come CD-ROM e DVD non creano particolari problemi, il trasferimento e la diffusione sul web o per mail richiede file meno pesanti. Per questi motivi è possibile ottimizzare il file in modo da occupare meno spazio possibile.Per comprimere le dimensioni del file segui questi comandi:1. Vai nella scheda FILE.2. Clicca su Informazioni.3. Attiva l’icona Comprimi clip multimediali.Potrai scegliere tra le opzioni:• Qualità presentazione: salverà lo spazio mantenendo la qualità

complessiva di audio e video.• Qualità internet: offrirà una qualità paragonabile a quella dei flussi

multimediali in rete.• Bassa qualità: è da utilizzare quando lo spazio disponibile è poco, come

nel caso dell’invio della presentazione tramite posta elettronica.


Figura 3.85 | Ottimizzazione

6.4.4 Il controllo ortograficoData l’indole divulgativa delle presentazioni è importante scongiurare sviste legate a errori di battitura ed errori ortografici. Le presentazioni in genere hanno poco testo ed è importante che questo sia ortograficamente corretto. Di norma è attiva la funzione automatica di controllo del testo, ciò significa che, in presenza di errori, appaia sotto il termine interessato una sottolineatura ondulata rossa. Tuttavia può capitare che alcune parole sfuggano alle correzioni, o a volte, se il colore usato per lo sfondo delle slide è simile a quello delle sottolineature, queste ultime possono apparire poco visibili. Per scongiurare una buona parte di errori ortografici puoi usare, prima di chiudere il lavoro, il correttore ortografico. Per utilizzarlo fai così:1. Vai nella scheda Revisione.2. Nel gruppo comandi Strumenti di correzione, clicca sul pulsante

Controllo ortografia.Si aprirà il pannello Controllo ortografia sulla destra e il controllo ortografico comincerà dalla posizione del cursore sulle diapositive. Ogni qual volta la funzione troverà parole sconosciute le indicherà nel pannello proponendo anche parole di sostituzione.


Figura 3.86 | Controllo ortografia

Nell’elenco suggerimenti (evidenziato dal riquadro rosso) puoi trovare la parola corretta e premendo il pulsante Cambia sostituirai il termine errato con la parola corretta. Molto spesso, in presenza di termini tecnici o specialistici capita che PowerPoint indichi come errore parole che in realtà sono corrette proponendo anche delle sostituzioni. In questo caso puoi fare due scelte:• Premendo il pulsante Ignora farai in modo che il termine non sia più

considerato come errore.• Con il pulsante Aggiungi, invece, farai in modo di inserire il termine

nel dizionario del software. In tal modo permetti al programma di memorizzarlo e di indicare oggettivamente eventuali errori di battitura le prossime volte che lo utilizzerai.

Infine ti consiglio di rileggere sempre il testo delle diapositive perché il controllo ortografico non è in grado di svelare sempre errori di concordanza tra genere e numero, oppure può far apparire corretti errori di senso dati da parole simili a quelle che credevamo di inserire.

6.5 La pubblicazioneIl modo più spesso utilizzato per visualizzare una presentazione consiste nel salvarla per poi eseguirla davanti a un pubblico con l’aiuto di un proiettore o di un grande schermo. Tuttavia, come abbiamo già accennato in precedenza questo non è l’unico modo esistente per eseguire una presentazione; infatti, essa può essere pensata per girare a ciclo continuo su un monitor, può essere pubblicata su un Cloud, inviata tramite il web, può essere convertita in file PDF… In più è possibile anche registrare la presentazione su supporti come CD-ROM o DVD.


6.5.1 La pubblicazione in file PDFAbbiamo parlato dell’esportazione della presentazione in PDF nel Paragrafo 6.2.4. Ti ricordiamo anche qui le operazioni da eseguire per giungere alla finestra di Opzioni per quanto riguarda l’esportazione in formato PDF: 1. Vai nella scheda FILE.2. Clicca su Esporta.3. Seleziona Crea documento PDF/XPS e poi clicca sull’icona Crea PDF/

XPS.4. Nella finestra Pubblica come PDF o XPS su Salva come: seleziona PDF

e poi attiva il pulsante Opzioni.Nella finestra di dialogo puoi scegliere se esportare tutta la presentazione in PDF, una parte di essa, o una singola slide.

6.5.2 Creazione e pubblicazione videoÈ possibile salvare la presentazione in formato video poi masterizzabile su CD o DVD. La procedura di salvataggio è molto semplice:1. Vai nella scheda FILE.2. Scegli Esporta -> Crea Video

Figura 3.87 | Crea video

Aprendo il menu a tendina Computer e schermi HD puoi scegliere la qualità di esportazione del tuo video tra le opzioni:• Computer e schermi HD (ottimale per visualizzazione su grandi

schermi, monitor o proiettori).• Internet e DVD (ottimale per caricamento su web o masterizzazione).• Dispositivi portatili (ottimizza la risoluzione per schermi più piccoli).Il secondo menu di scelta ti offre la facoltà di inserire o meno gli intervalli e i commenti audio registrati; infine, cliccando su Crea video scegli la


destinazione, il nome del file e se salvarlo in formato Video MPEG 4 (MP4) o Windows Media Video (WMV). Concluse le operazioni il tuo video sarà collocato nella cartella di destinazione da te selezionata.

6.5.3 Esportazione della presentazione su CDLa funzione Crea pacchetto presentazione per CD ti consente di masterizzare un CD (o DVD) con all’interno la tua presentazione, ma non solo, dato che ti è consentito inserire altri file come altre presentazioni, ma anche dei programmi visualizzatori per permettere a chi non ha PowerPoint di eseguire ugualmente il file.Per procedere fai così:1. Vai nella scheda FILE.2. Clicca su Esporta e poi su Crea pacchetto presentazione per CD.Apparirà una finestra come nella figura successiva:

Figura 3.88 | Crea pacchetto per CD

A questo punto se vuoi procedere subito con la masterizzazione, dopo aver inserito il CD nel computer, clicca su Copia nel CD. Ora apparirà un’altra finestra di dialogo che ti chiede se vuoi includere i file collegati alla presentazione nel pacchetto del CD. Ti consiglio di includerli altrimenti i collegamenti del tuo lavoro non funzioneranno a dovere.

Figura 3.89 | Includere i file collegati


Ritornando alla finestra Pacchetto per CD, selezionando il pulsante Opzioni avrai accesso all’omonima finestra, come avrai modo di vedere anche qui ti sarà possibile inserire una password per assicurare maggiore sicurezza e privacy al tuo lavoro. Inoltre, come avevamo accennato prima, selezionando il pulsante Aggiungi (alla finestra Pacchetto per CD) potrai inserire qualsiasi altro file all’interno del CD selezionandolo dal file system del tuo PC. Nella finestra Aggiungi file, ricorda di selezionare l’opzione Tutti i file per visualizzare qualsiasi tipo di estensione di programma come nella figura successiva:

Figura 3.90 | Aggiungi file a pacchetto per CD

Ti ricordo che è possibile scaricare gratuitamente dal sito della Microsoft un visualizzatore di presentazioni, per fare in modo che anche chi non ha installato il software PowerPoint, grazie al programma incluso nel pacchetto, potrà facilmente visualizzare il file. Per scaricarlo basta scrivere su Google “Visualizzatore PowerPoint” e aprire il risultato che rimanda al sito Microsoft, quindi scegliere la lingua e cliccare su Scarica.


Figura 3.91 | Scaricare visualizzatore PowerPoint

6.5.4 La condivisione nel cloudGrazie alla condivisione cloud è possibile condividere dei file con altri utenti che utilizzano lo stesso cloud. Tutti gli utenti già in possesso di un account Microsoft usufruiscono gratuitamente anche di uno spazio web su OneDrive (il cloud che prima era chiamato SkyDrive). Per sfruttare le potenzialità di OneDrive segui questa procedura:1. Vai su scheda FILE.2. Clicca su Condividi -> Invita utenti.3. Seleziona l’icona Salva nel cloud.4. Nella finestra Salva con nome (appena aperta), seleziona il pulsante

Accedi.5. Inserisci il tuo indirizzo di posta (account Microsoft es.: hotmail,

outlook, live), e poi la password (se non hai un account Microsoft devi crearne uno per avere accesso alle funzionalità gratuite di OneDrive).

6. Dopodiché carica il file da condividere.Dopo avrai accesso a questa finestra:

Figura 3.92 | Condivisione su cloud


Adesso puoi invitare altri utenti a visualizzare la tua presentazione, la funzione avrà accesso ai tuoi contatti mail. Puoi decidere se l’utente invitato può solo visualizzare o anche modificare il file condiviso. Infine, clicca su Condividi e i file saranno disponibili agli utenti indicati.Infine, se hai bisogno di inviare file un po’ più pesanti e non è possibile tramite il tuo indirizzo di posta, ci sono dei siti che offrono in modo veloce e pratico la possibilità di caricare il file e inviarlo agli indirizzi selezionati, senza iscrizioni o pagamenti. Uno di questi portali è WeTransfer (www.wetransfer.com) e permette di inviare gratuitamente file pesanti fino a 2gb, e sino a 20gb con le versioni Plus (a pagamento). Ti basterà caricare il file, inserire la tua mail e poi quella dei destinatari e attendere che il file si carichi. I destinatari riceveranno sulla loro mail un link attivo per alcuni giorni da cui potranno scaricare il file.

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