MICROSOFT ACCESS

Një databazë është nje koleksion informacionesh në lidhje me një subjekt të caktuar. Ajo është një rrugë për të organizuar të dhënat në mënyrë që të rritet efikasiteti I shfrytëzimit të tyre. Në një databazë mund ti ruajmë të dhënat në një Tabela, ti shikojmë, ti shtojmë apo ti modifikojmë ato duke përdorur Forms, mund ti gjejmë ato të dhëna që kërkojmë duke përdorur Query, dhe mund të analizojmë dhe të dhënat dhe ti printojmë aot duke përdorur Reportet.

Një databazë përbëhet nga 7 objekte:Tables (tabelat) është një koleksion të dhënash të së njëjtës natyrë të sistemuara në rreshta (roës) dhe në kolona (columns). Rreshtat përbëjnë rekordet ndërsa kolonat përbëjnë fushat.Queries (Përzgjedhësit) Për të gjetur të dhënat që plotësojnë një kusht të caktuar të specifikuara nga ne, krijohet një query. Ajo mund të mendohet si një pyetje që I bëhet një tabele ose një qyery tjetër. Një query gjithashtu mund të modifikoj, të fshijë disa rekorde ose të kryejë llogaritje të ndryshme mbi të dhënat tona. Forms (Formset) Një forms përdoret për të lehtësuar hedhjen e të dhënave. Të dhënat e tabelave mund të zgjidhen ose të editohen me ndihmën e tyre. Mund të krijojmë kontrolle (controls) në forms –in tonë dhe mund ti lidhim ato me një fushë të tabelës me qëllim që të shfaqet në të dhënat e fushës përkatëse. Kur hapim një forms, Access - i I nxjerr të dhënat nga tabela ose query burim dhe I afishon ato në përshtatje me cilësitë e forms – it.Reports (Reportet) Për të analizuar ë dhënat dhe për ti printuar ato, krijohen reportet. Ato pothuajse gjithmonë I marrin të dhënat e tyre nga query ose nga një tabelë. Reportet nga lejojnë të grupojmë informaiconin dhe të rrisim aftësinë e lexueshmërisë së të dhënave. Reportet mund të afishohen në ekran ose të printohen në letër.Data Access Page ( Faqe e të dhënave) Është një faqe interneti (Ëeb Page) e ndërtuar për të parë dhe për të punuar në Internet ose Intranet me të dhënat e një databaze Access-i. Macrot (Makrot) Një makro është një bashkësi e një ose më shumë aksioneve që shërbejnë për të kryer një veprim të caktuar. Ato ndihmojnë në automatizimin e punës. Moduls (Modulet) Një modul është një bashkësi procedurash dhe deklarimesh në Access Basic.

HAPJA DHE MB YLLJA E ACCESS-IT.

Hapja e Access-it.Për të hapur programin Access ndejkim procedurën e mëposhtme:

Start→All Programs→Microsoft Office→ Microsoft Access.

Do të hapet programi Microsoft Access në të cilin për të hapur një faqe të re do te klikojmë tek menuja File dhe me pas në komandën New dhe do të afishohet dritarja e mëposhtme (fig.1) ku do të zgjedhim opsionin Blank Database nqs kërkojmë të krijojmë një databazë të re në të cilën do të shtojmë më pas tabelat, forms-et, query-të dhe objektet e tjera.

Fig. 1

Do të na afishohet dritarja File New Database (fig 2) në të cilën pasi përcaktojmë vendin ku do të krijohet kjo databazë dhe emrin e saj tek File Name klikojmë në butonin Create.

Fig.2

Do të hapet dritarja e mëposhtme (fig.3) në të cilën kemi 7 butona në të majtë (nga një për secilin objekt) dhe nga butonat sipër që shërbejnë për të hapur (Open), modifkuar (Design), për të krijuar një objekt të ri (Neë), për të fshirë objektin e zgjedhur (Delete) si dhe katër butonat Large Icons, Small Icons, List dhe Details që shërbejnë mënyrën e afishimit të ikonave në këtë dritare.

Fig. 3

NAVIGIMI, EDITIMI DHE FUTJA E TË DHËNAVE

Për të futur të dhënat kemi dy mundësi një me anë të datasheet vieë dhe një me anë të forms.Një datasheet, sikundër një tabelë është e ndërtuar nga rreshta dhe kolona ku rreshta përbejnë rekordet ndërsa kolonat përbëjnë fushat. Datasheet vieë bën të mundur futjen e të dhënave në një datasheet bosh. Në një datasheet vieë, pjesa e poshtme në tregon sa rekorde kemi futur në datasheet dhe tek cili rekord është treguesi. Për të bërë ngrirjen e fushave (freeze) në mënyrë që ato të shfaqen në ekran pavarësisht nga lëvizja e rreshtave do të klikojmë me butonin e djathtë të mouse-it në kokën e kolonave dhe zgjedhim nga menuja shortcut Freeze Columns. Të njëjtën gjë do të bëjmë për të hequr ngrirjen duke klikuar tek Unfreeze.Kur ne ruajmë tabelën e krijuar Access-I në varësi të të dhënave qe ne kemi futur përcakton tipin dhe formatin e të dhënave për secilën fushë në të cilën kemi hedhur të dhënat. Filllimisht Access në këtë datasheet an ofron 10 fusha nga të cilat mund të përdorim aq sa na neovjiten. Nëse na duhen më shumë fusha duhet ti shtojmë aot në mënyrë manuale duke klikuar me butonin e djathtë të mouse – it në kokën e fushës para së cilës do të shtojmë një fushë të re dhe duke zgjedhur më pas komandën Insert Column. Një tabelë e tillë mund ta ndërtojmë edhe duke klikuar në Create Table By Entering Data. Për të future të dhënat do të klikojmë në butonin Neë Record në shiritin e butonave ose në rreshtin e fundit të dritares. Për të kaluar nga një fushë në tjetrën shtypim butonin TAB. Në fund të rekordit shtypim butonin TAB për të kaluar në rekordin tjetër. Në anën e majtë të kolonës së parë kemi katër simbole të cilat tregojnë nëse jemi:

Në rekordin korekt Në rekordin e ri Duke edituar një record Në një record të kyçur nga një përdorues tjetër.

Këto simbole quhen “simbolet e rekordit zgjedhës”.

Fig. 4

Butonat e kërkimitPër të naviguar nëpër rekorde përdorim butonat e kërkimit (fig.5)

Fig. 5

Bitoni i parë (First record) na pozicionon në rekordin e parë, I dyti (Previeë record) na poziconon në rekordin paraardhës, butoni i tretë (Next record) na pozicionin në rekordin pasardhes, butoni i katërt (Last record) na pozicionon në rekordin e fundit, butoni i pestë (Neë record) na poziconon në rekordin e ri gati për të futur të dhënat e tij.Numrin në mes të butonave tregon numrin e rekordit korent. Për t’u pozicionuar në një rekord të caktuar na duhet të shtypim numrin e rekordit pikërisht në këtë zonë. Numri në fund na tregon numrin total të rekordeve. Gjithashtu mund të përdorim komandën Go To nga menuja Records për të lëvizur në mënyrë të kufizuar brenda rekordeve.

Fshirja e rekordevePër të fshirë një rekord (ose rekorde) pasi i kemi selektuar, zgjedhim nga menuja Edit komandën Delete Records ose klikojmë në butonin Delete Records në shiritin e butonave. Më pas na afishohet një kuti dialogu e cila kërkon konfirmimin e fshirjes së rekordit.

Renditja e rekordeve në tabelaPë të renditur rekordet e ne një table, pasi kemi hapur tabelën në paraqitjen Datasheet Vieë, zgjedhim kolonën ose kolonat që duam të rendisim dhe më pas në menunë Records zgjedhim komandën Sort. Mund të zgjedhim opsionet Sort Asceding ose Sort Desceding për të renditur të dhënat në rendin rritës ose zbritës.

KRIJIMI I NJE TABELE

Per te ndertuar nje tabele se pari duhet te planifikojme strukturen e nje tabele.Planifikimi i struktures konsiston me percaktimin e fushave qe ajo do te permbaje.Nje fushe eshte nje objekt informacioni ne lidhje me dicka apo me dike ne bazen e te dhenave, si p.sh nje emer, mbiemer, adrese, cmim, etj.Pas percaktimit te fushave qe nevojiten,kalohet ne ndertimin e tabeloes.Per kete ndiqen veprimet e meposhteme:

1. Ne dritaren e Databese , klikohet mbi tables dh me pas mbi butonin . New.

2. Ne ekran shfaqet dritaria dialoguese New Table ku ne listen e opsioneve qe shfaqen zgjidhet opsioni Design View dhe me pas klikohet mbi butonin OK.

Fig. 63. Ne ekran do te shfaqet fleta e punes ku do te plotesojme strukturen e tabeles.

Fig. 7

Ndertimi i fushave te tabeles Per secilen fushe ne tabele nevojitet gjithmone te specifikohet emri i fushes (Field Name), lloji i te dhenave (Data Type) dhe pershkrimi i fushes (Description).Emri I fushes mund te jete deri ne 64 karaktere i gjate. Te vetmet karaktere qe nuk mund te perdoren jane pikat (.), pikecuditeset (!) dhe kllapat katrore ([]).Dritaria e e mesiperme ndahet ne dy pjese kryesore. Ne pjesen e siperme te saj mund te specifikohet emri, lloji i te dhenave dhe pershkrimi i cdo fushe. Ne pjesen e poshteme te dritares specifikohen vecorite e cdo

fushe . Aksesi eshte gati per specifikimin e fushes se pare, ku ne fund te rreshtit te pare majtas duket nje trekendesh i vogel dhe prane tij kursori qe pulson ne kolonen e pare te rreshtit te pare te dritares. Aksesi paraqet nje liste nga e cila mund te zgjidhet lloji i te dhenave te fushes.

Zgjedhja e drejte e llojit te te dhenave.

Lloji I te dhenave I tregon Aksesit si te trajtoje te dhenat e fushave . Text—perdoret per fusha permbajtja e te dhenave te te cilave eshte tekst.Memo—Perdoret per fusha te rezervuara per shenime relativisht te gjata. Nje fushe Memo mund te permbaje deri ne 32000 karaktere.

Number—kjo lloj e dhene specifikohet kur me te dhenat e fushes kryhen veprime te ndryshme matematike .Date/Time—Kjo lloj e dhene perdoret per fusha qe e rregjistrojne daten dhe oren.Currency—Perdoret per trajtimin e vlerave monetare.Autonumber—I vendos cdo rregjistrimi nje numer unik.Yes/No— kjo lloj e dhene perdoret ne fusha informacioni I te cilave kerkon nje pergjigje pohore ose mohore.OLE Object—ky opsion I llojit te te dhenave zgjidhet kur ne nje fushe duhet te futet nje fotografi, grafik, regjistrimi zeri, flete pune te Eksel-it.

Hyperlink—Krijon lidhje me nje skedar apo URL.Lookup Wizard—Krijon kutiza me lista te thjeshta dhe te kombinuara (listbox dhe combobox) per te lehtesuar hedhjen e te dhenave qe perseriten.

Ruajtja e tabelesPas percaktimit te te gjithave fushave te tabeles ajo duhet te ruhet ne kujtesen e kompjuterit . Per kete nga menuja File zgjidhet opsioni Save ose klikohet direkt mbi butonin Save .Ne ekran shfaqet nje dritare dialoguese e cila kerkon emrin me te cilin ruhet tabela e krijuar .Aksesi I jep automatikisht emrin Table 1 tabeles se ndertuar, por ky emer nuk eshte domethenes per te treguar se cfare permban tabela.

Fig. 8Per te dale nga Design View dhe per tu kthyer ne dritaren e bazes zgjedhim nga menuja File opsionion Close. Ne dritaren e bazes se te dhenave , poshte Tables vihet re emri I tabeles se sapo mkrijuar.

Ndertimi i tabeles me ndihmen e Table WizardPer te ndertuar tabelen veprojme ne kete menyre:

1.Ne dritaren e Databese , klikohet mbi tables dh me pas mbi butonin . New.

2. Ne ekran shfaqet dritaria dialoguese New Table ku ne listen e opsioneve qe shfaqen zgjidhet opsioni Table Wizard dhe me pas klikohet mbi butonin OK.

Fig. 9Ne ekran do te paraqitet pamja si ne figuren e meposhtme.

Fig. 101. Ne anen e majte te kutise dialoguese eshte nje liste me tabela model ( Sample Tables) te cilat jane te mundeshme per tu shfrytezuar. Secila tabele perbehet nga fusha model (Sample Fields) qe mund te perdoren per nje tip tabele te caktuar. 2. Poshte listes se modeleve te tabelave gjenden dy butona te rrumbullaket, per te zgjedhur tabela per qellime personale dhe biznesi ( Personal &Business ) . Ne rast se klikojme ne butonin personal lista e modeleve te tabelave ndryshon.3. Ne mes te kutise dialoguese Aksesi shfaq nje liste te fushave qe i korrispondajne modelit te tabeles se zgjedhur.4. Ne anen e djathte te kutise dialoguese Aksesi shfaq ato fusha qe zgjidhen nga lista e modeleve te fushave. Me keto fusha Table Wizard krijon nje tabele.

Per cdo tabele qe krijohet me Table Ëizard eshte e nevojshme te specifikohet celsi primar.

Krijimi i nje tabele duke perdorur Datasheet View.

1.Ne dritaren e Databese , klikohet mbi tables dh me pas mbi butonin . New.

2.Ne ekran shfaqet dritaria dialoguese New Table ku ne listen e opsioneve qe shfaqen zgjidhet opsioni Datasheet View dhe me pas klikohet mbi butonin OK.

Fig. 113. Nje datasheet boshe do te shfaqet ne ekran. Emrat e kolona jane plotesuar Field1,

Field2, dhe keshtu me radhe. Riemertojme secilen kolone duke bere double-click ne emrat e kolonave, shkruajme emrin per kolonen, dhe pastaj shtypim tastin Enter.

4. Ne datasheet mund te shtojme kolona ne cdo moment. Click te djathte ne vendin ku duam te vendosim kolonen. Hapet nje nen menu dhe zgjedhim Insert Column dhe shfaqet nje kolonem me emrin Field 1.

5. Vendosja e te dhenave ne datasheet.6. Pasi kemi vendosur te dhenat ne te gjitha kolonat click Save ne toolbar per te ruajtur

datasheet.

Microsoft Access pyet se nqs duam te krijojme nje primary key.

Pasi krijohet struktura e tabeles ne vendosim te dhenat per cdo kolone .Ne krahe te majte te tabeles krijohet nje fushe e re e cila eshte fusha ID qe tregon qe cdo e dhene ka nje numer unik.

SI TE PUNOJME ME TABELAT?

Tabela eshte nje koleksion i te dhenave rreth specifikes se tyre, sic jane produktet ose ofertat.

Si organizohen te dhenat ne tabela?

Tabela organizon te dhenat ne kolona ( te quajtura fusha) dhe rreshta ( te quajtura rekorde ) .Ne tabelen Design view, ne mund te shtojme , heqim , ose te personalizojme fushat ne nje tabele ekzistuese. Ne rast se nje fushe ekzistuese nuk eshte e pershkruar ne mund ta riemerojme ate. Duke vendosur ne fusha data type percaktojme cfare lloj vlere mund te vendosim ne nje fushe. Per shembull nqse duam te vendosim nje vlere numerike ne nje fushe qe mund te perdoret ne llogaritje te tipit Number ose Currency. Mund te perdorim nje etikete unike te quajtur primary key per te identifikuar secilin rekord ne tabele.Nje primary key perdoret per tu referuar rekordeve ne tabelat e tjera. Field properties eshte nje vendosje e karaktereve e cila siguron si te kontrollohen te dhenat e vendosura, te rregjistruara ose te shfaqura ne fusha.

Nje fushe e perbashket lidh dy tabela keshtu qe Microsoft Access mund te sjelle se bashku te dhenat nga dy tabelat per te pare ,edituar ose printuar. Ne nje tabele fusha eshte nje primary key qe mund te vendoset ne Design View. Nje fushe e perbashket lidh dy tabela keshtu qe Microsoft Access mund te sjelle se bashku te dhënat nga dy tabelat per shqyrtim, editim, ose printim. Ne nje tabele fusha eshte nje nje primary key qe vendoset ne tabelen Design View. Per fusha te njejeta qe ekzistojne ne lidhjet ne nje tabele jane foreign key. Ne nje tabele Datasheet view ofron mjetet qe nevojiten per te punuar me te dhënat sic jane Cut, copy, paste selektimin e tekstit, fushave, te gjithe rekordet ose vendosjen e tyre ne datasheet. Gjithashtu nje tabele Datasheet View ofron renditjen e te dhenave Sort records, vendosjen e filtrave, dhe gjetjen ose zevendesimin e vlerave, shtimin ose heqjen e rekordeve,

Puna me kolonat dhe rreshtat.

Duke selektuar kolonat mund te levizim, fshehim ose riemerojme kolonat, te rivendosim permasa te reja per rreshtat ose kolonat, mund te vendosim edhe freezen ngrirjen e tabeles.

Fushat jane themeli i databases. Ato paraqesin karakteristikat e subjekteve qe jane te rendesishme për organizaten. Ato ruajne te dhena qe terhiqen dhe pastaj prezantohen si informacion- operacion qe eshte vital per operacionet e perditeshme te organizates, per suksesin dhe rritjen ne te ardhemen.Specifikimet e Fushes perbejne nje numer elementesh qe perdoren per te percaktuar cdo atribut te nje fushe. Keto elemente ndahen ne tre kategori: Elemente te pergjthshem, Elemente fizike, Elemente logjike.

Elementet e pergjitheshem perfshijne :

1. Emri i fushes. Emri I fushes eshte identifikues unik per vete fushen. Ai eshte bashkesia me e vogel e fjaleve te perdorura per te te identifikuar nje fushe te vecante brenda databases.

2. Etiketa. Nje etikete eshte nje emer alternant per fushen qe mund te perdoret per te identifikuar fushen nje program RDBMS.

3. Tabela Prind. Nje fushe prezanton nje karakteristik te subjektit te tabeles. Tabeles qe prezanton kete subject I referohemi si nje Tabele Prind e fushes , dhe eshte e vetmja tabele ne te cilen fusha do te shfaqet.

4. Ndahet sipas ( Shared by ). Ky element perdoret per te listuar emrat e tabelave te tjera qe ndajne kete fushe.

Elementet fizike perfshijne:

1. Tipi i te dhenave. Ne tipin e te dhenave ju tregoni natyren e te dhenave qe ruhen ne fushe. Tipet e zakoneshme te te dhenave jane:

Alfanumerike

Numerike

Date

Kohe.

2. Gjatesia . Numrim total I karaktereve qe mund te futen ne nje fushe te vecantetregohen nag ky elemente.

3. Vendi i shifrave dhjetore.

4. Input mask eshte modeli I hyrjeve.

5. Formati I shfaqjes.

Elementet logjike

Kjo kategori e elemnteve lidhet me vlerat e fushave. Keto elemente tregojne nese vlerat duhet te jene unike, kur duhet te futen, nese mund te editohen, tippet e krahasimeve dhe operacionet qe mund te realizohen mbi keto vlera dhe rrezen e vlerave te pranueshme qe do te futen ne kete fushe.

OBJEKTI FORMS (FORMULARET ,FORMAT)

Ne mund të përdorim një forms për disa qëllime:1. Për futjen e të dhënave në tabela me më lehtësi dhe me më pak gabime.2. Për krijimin e një formsi me ndihmën e të cilit mund të hapim një form tjetër.3. Për krijimin e një kutie dialogu sipas dëshirave të përdoruesve.

Për të lidhur një forms me rekordet e një tabele do të përdorim disa objekte grafike të quajtura Kontrolle.

Krijimi i një Forms-i

Ne mund të krijojmë një forms vetë ose me ndihmën e Form Wizard, I cili shpejton proçesin e krijimit të një forms-I meqënëse është ai që kryen çdo punë. Në këtë rast Accessi na kërkon informacione dhe ndërton forms-in në varësi të përgjigjeve tona. Për të krijuar një forms klikojmë në objektin Forms të dritares sa databazës dhe më pas zgjedhim butonin New.

Fig. 12

Afishohet kutia e dialogut New Form e cila pasi zgjedhim tabelën ose query-në na ofron këto mundësi për krijimin e forms-it:

Fig. 13 Design View – Krijon një forms pa ndihmën e wizard-it. Në këtë mënyrë një forms mund të krijohet

dhe duke double klikuar në Create form in Design View.

Form Wizard - Krijon një forms I ndihmuar nga Wizard-i. Në këtë mënyrë një forms mund të krijohet dhe duke double klikuar në Create form by using Wizard.

AutoForm Columnar – Krijon një forms me ndihmën e Ëizard-it, të dhënat e të cilit paraqiten në kolonë.

AutoForm Tabular – Krijon një forms me ndihmën e Wizardi-it, të dhënat e të cilit paraqiten në trajtë tabele.

AutoForm Datasheet – Krijon një forms me ndihmën e Wizard-it, të dhënat e të cilit paraqiten në një datasheet.

Chart Ëizard – Ky Wizard krijon një forms me një grafik.

Krijimi I një forms-I me ndihmën e Form Wizard-it

Për të krijuar një forms me ndihmën e Form Wizard-it do të ndjekim këto hapa:

1. Në dritaren e databazës do të klikojmë në objektin Form.2. klikojmën në butonin New.3. Në kutinë e dialogut New Form do të zgjedhim Form Wizard. Në këtë rast mund të mos

zgjedhim tabelën ose query-të mbi të cilat do të ndërtohett formsi pasi atom und të përcaktohen edhe më vonë. Më pas klikojmë mbi butonin OK:

4. Afishohet hapi I parë I kutisë së dialogut Form Wizard në të cilën duhet të përcaktojmë tabelat ose query-të mbi të cilat do të ndërtohet formsi si dhe fushat që ai do të përmbajë. Zgjedhja e fushave bëhet duke klikuar në butonat > (fushat e zgjedhura) dhe >> (të gjitha njëherësh).

5. Pasi klkojmë në butonin Next, në dritaren që pason zgjedhim mënyrën e paraqitjes së të dhënave në forms, Columnar, Tabular, Datasheet apo Justifed. Për secilën përzgjedhje vëmë re në të majtë të dritares si do të jetë ajo paraqitje. Më pas klikojmë në butonin Next.

Fig. 146. Afishohet dritarja e tretë e cila kërkon nga net ë zgjedhim sfondin mbi të cilin do të ndërtohet

forms-i. Pasi kemi zgjedhur atë (duke parë në të djathtë të dritares paraqitjen e secilës prej mundësive që na ofron Access-i) klikojmë përsëri butonin Next.

7. Afishohet dritarja e fundit e cila prêt nga ne përcaktimin e emrit të forms-it si dhe zgjedhjen nëse formsi do të hapet gati për të future të dhena të reja (Open the forms to vieë or enter information) apo do të hapet për të modifikuar design-in e tij (Modify the form’s design). Pasi klikojmë në butonin Finish, Wizard-I ndërton formsin në bazë të zgjedhjeve që ne kemi bërë.

Kuptimi dhe krijimi i një pyetje

Në access ne mund të gjejmë informaiconin për të cilin jem të interesuarme ndihmën e objekteve të quajtura query. Një query është një mjet me anë të cilit ne grupojmë sebashku të dhënat e një ose disa tabelave në përgjigje të pyetjes që është bërë. Ekzistojnë disa tipe Query që mund të ndërtohen në access:

1. Select Query – Ky tip query zgjedh të dhënat nga një ose më shumë tabela dhe afishon ato në një datasheet.

2. Parametric Query – Është një query e cila kur ekzekutohet afishon një kuti dialogu e cila prêt nga ne një informaicon që ka të bëj me kriterin e zgjedhjes së rekordeve.

3. Crosstab Queries – Kjo afishon vlerat e përmbledhura nga një fushë e një tabele dh ei grupon ato në rreshta dhe kolona në formën e një spreadsheet-i.

4. Action queries – Është një query që modifikon rekordet e një tabele në mënyrë të drejtpërdrejtë. Kemi katër tipe të ndryshme Action query:

Delete Query - Query e cila fshin një ose një grup rekordesh nga një ose me shumë tabela Update Query – Query e cila modfikon një ose një grup rekordesh nga një ose më shumë

tabela. Append Query – Query e cila shton një ose disa rekorde nga një ose disa tabelaa në fund

të një ose disa tabelave. Make Table Query – query e cila krijon një tabelë të re me rekordet e zgjedhura nga një

ose me shumë tabela.5. SQL Queries – Krijohet duke përdorur një instruksion SQL-je.

Krijimi I një Query-je

Për të krijuar një Query në dritaren e databazës klikojmë mbi objektin Queries dhe më pas në butonin New. Mënyrë tjetër është duke klikuar në komandën Query të menusë Insert ose duke klikuar në butonin New Object të shiritit të butonave dhe zgjedhim butonin Query. Do të na afishohet kutia e dialogut New Query e cila në varësi të opsionit të zgjedhur na jep mundësinë e krijimit të një query në një nga këto mënyra:

1. Design View – Në këtë mënyrë ne mund të ndërotjmë strukturën e query-së duke përdorur fushat e saj dhe kriteret e zgjedhjes se rekordeve. Një query e tillë mund ta ndërtojmë edhe duke klikuar në Create query in Design View.

2. Simple Query Wizard – Bën të mundur ndërtimin e strukturës së një query me ndihmën e Query Wizard-it. Një query të tillë mund ta ndëtojmë edhe duke klikuar në Create query by using ëizard.

3. Crosstab Query Wizard – Bën të mundur ndërtimin e një Crosstab Query duke I vendosur të dhënat në rreshta dhe kolona.

4. Find Duplicates Query Wizard – Ndërton një query e cila përmban ato rekorde të tabelës së zgjehdur të cilat kanë vlera të përsëritura në fushën e caktuar nga ne.

5. Find Unmatches Query Wizard – Ndëton një query me rekorde e një tabele të cilat nuk janë të lidhura me rekorde në tabelat e tjera.

Fig. 15

Krijimi i një query-je me ndihmën e Query Wizard-it

Në këtë mënyrë mund të ndërtojmë query që I marrin të dhënat nga fushat që ne specifikojmë nga një ose disa tabela. Për të ndërtuar një Select Query me ndihmën e Query Wizard-it veprojmë si më poshtë:

Zgjedhim opsionin Simple Query Wizard në dritaren e figurës së më sipërme dhe klikojmë në butonin OK.

Në dritarene dialogut Simple Query Wizard zgjedhim tabelat dhe query-të mbi të cilat do të bazohet query-ja jonë dhe zgjedhim fushat që do të përmbajë ajo. Më pas klkojmë në butonin Next.

Fig. 16 Në dritaren e dytë që afishohet zjgedhim mënyrën e ndërtimit të query-së, Details apo Summary.

Zgjedhja e variantit të dytë na jep mundësinë që duke klikuar në butonin Summary Options të zgjedhim nëse query-ja jonë do të grupojë rekordet duke llogaritur shumat, mesataret, minimumet apo maksimumet e fushave të ndryshme.

Pasi klikojmë në butonin Next afishohet dritarja e fundit në të cilën nuk na mbetet vetëm të shkruajmë emrin me të cilin do të rregjistrohet query-ja. Pastaj klikojmë në butonin Finish.

Krijimi I një query-je me mënyrën Design View

1. Zgjedhim opsionin Design Vieë2. Në dritren e afishuar më poshtë Show Table zgjedhim tabelat ose query-të mbi të cilat do të

ndërtojmë query-në, duke klikuar fillimisht në emrin e tabelës (në tab-in Tables) ose të quer.-së (në tab-in Queries) dhe më pas në butonin Add.

Fig. 173. E mbyllim këtë dritare duke klikuar në butonin Close.4. Në pjesën e sipërme të dritares Select Query janë vendosur tabelat ose query-të e zgjedhura nga ne.

Nqs ne kemi zgjedhur disa të tilla dhe ato janë të lidhura më një vizë, kjo tregon se ekziston një lidhje ndëmjet tyre të cilën mumd ta vendosim dhe vetë duke klikuar në komandën Relatioship në menunë Tools.

Fig. 185. Shtojmë fushat në query duke e tërhequr emrin e tyre nga tabela në gridën që ndodhet në pjesën e

poshtme të dritares. Nëse duam ti sjellim të tëra fushat njehërsh mjafton të double klikojmë në shiritin e titullit të tabelës për të zgjedhur për të zgjedhur të gjitha fushat njëherësh dhe pastaj I tërheqim ato për ti sjellë në gridë, ose klikojmë tek asterisku (*) dhe tërheqim atë në gridë. Në rastin kur tërheqim asteriskun çdo ndryshim në tabelë (shtim apo fshirje fushash) pasqyrohet automatikisht dhe në query.

6. Tani duhet të përcaktojmë kriteret mbi të cilat do të ndërtohet query-ja, të përcaktojmë fushën sipas së cilës do të renditen të dhënat, të krijojmë një fushë të llogaritur, të llogaritim shuma, mesatare etj.

7. Për të ruajtur query-në klikojmë mbi butonin Save në shiritin e butonave ose në komandën Save të menusë File. Në dritaren Save As vendosim emrin e query-së dhe më pas klikojmë mbi butonin OK.

8. Për të parë rezultatin e query-së kur ndodhemi në Design Vieë klikojmë në butonin Vieë ose Run të shiritit të butonave, ndërsa nëse jemi në tab-in Queries të dritares së databazës double klikoni në emrin e query-së ose klikoni në butonin Open.

KRIJIMI I NJË REPORTI DHE PRINTIMI I TIJ

Ne mund të krijojmë një report vetë ose me ndihmën e Report Wizard. Për të krijuar një report klikojmë mbi objektin Report dhe më pas zgjidhni butonin New. Afishohet kutia e dialogut New Report e cila pasi zgjedhim tabelën apo query-in mbi të cilën do të mbështet reporti, na ofron këto mundësi:

Design view – Krijon një report pa ndihmën e Wizard-it. Kjo arrrihet dhe duke zgjdhur opsionin Create the report in design view.

Report Wizard – Krijon një report me ndihmën e Wizard-it në bazë të fushave që ne zgjedhim. Kjo arrihet dhe duke zgjedhur opsionin Create the report by using Wizard.

Autoreport : Columnar – Krijon me ndihmën e Wizard-it një report, të dhënat e të cilit paraqiten në një kolonë.

Autoreport: Tabular – Krijon me ndihmën e Wizard-it një report, të dhënat e të cilit paraqiten në një tabelë.

Chart Wizard – Krijon me ndihmën e Wizard-it një report I cili përmban një grafik në bazë të zgjedhjeve që ne bëjmë.

Label Wizard – Krijon me ndihmën e Wizard-it një report të foramtuar për printimin në etiketa.

Fig. 19

Krijimi I një reporti pa ndihmën e Report Wizard-it

1. Në dritaren e databazës do të pozicionohemi në tab-in Reports dhe klikojmë në butonin New. 2. Në kutinë e dialogut New Report zgjedhim opsionin Design View dhe tabelën apo query mbi të cilën do të ndërtohet reporti.3. Access-I afishon dritaren e Reportit në formën e Design View. Afishon listën me fushat e tabelës duke zgjedhur komandën Field List në mënunë View.

Krijimi I një reporti më ndihmën e Autoreport Wizard

Ndërtimi i një reporti me ndihmën e Autoreport Columnar dhe Tabular nuk kërkon asnjë informaicon përveç zgjedhjes së tabelës apo query-it mbi të cilën do të ndërtohet reporti.

- Autoreport Columnar i paraqet rekordet në një kolonë, ku çdo fushë është një rresht i forms-it.- Autoreport Tabular i paraqet rekordet në formën e një tabele, ku çdo rekord i tabelës është një rresht

i reportit dhe ku rekordet janë të vendosura njëri nën tjetrin.

Krijimi i një reporti me ndihmën e Report Wizard-it

Për të krijuar një report me ndihmën e Report Wizard-it do të ndjekim këto hapa:1. Në dritaren e databazës do të klikojmë në objektin Report.2. Klikojmë në butonin New.3. në kutinë e dialogut New Report, zgjedhim opsionin Report Wizard. Në këtë rast nuk do të zgjedhim tabelën ose query-në mbi të cilat do të ndërtohet reporti pasi ato mund të përcaktohen më vonë. Klikojmë në butonin OK.4. Në hapin e parë të kutisë së dialogut Report Wizard duhet të përcaktojmë tabelat ose query-të mbi të cilat do të ndërtohet reporti si dhe fushat që ai do të përmbajë. Zgjedhja e fushave do të bëhet duke klikuar në butonat > (fushat e zgjehdura) dhe >> (të tëra njëherësh). Më pas klikojmë në butonin Next.5. Më pas zgjedhim fushat sipas të cilave do të bëhet grupimi I rekordeve në report.6. Në dritaren që pason do të zgjedhim fushat sipas ë cilave do të rendisim të dhënat dhe tipin e renditjes (Ascending ose Desceding) për fushat e zgjedhura. Më pas klikojmë në butoni Next.7. Në dritaren që do të afishohet zgjedhim mënyrën e paraqitjes së të dhënave në report (Layout-I I reportit). Më pas klikojmë përsëri në butonin Next.8. Në dritaren që vijon na kërkohet të zgjedhim sfondin mbi të cilin do të ndërtohet reporti dhe pasi kemi bërë zgjedhjen klikojmë përsëri në butonin Next.9. Afishohet dritarja e fundit e cila prêt nga ne futjen e emrit të reportit si dhe zgjedhjen nëse do të afishojmë drejtpërdrejtë reporting (Previeë the report) apo do të hapet për tu modifikuar design-in e tij (Modify the reports design). Pasi klikojmë në butonin Finish, Wizardi ndëton reportin në bazë të zgjedhjeve tona.

Pasi kemi krijuar reportet tona ne mund ti ruajmë ato në komandën Save As të munusë File ose duke klikuar në shiritin Standart butonin Save. Nqs do të duam të prinotjmë reportin atëherë do të shkojmë tek munuja File dhe me pas në do të klikojmë në komandën Print ose klikojmë direct në komandën Print në shiritin e butonave. Nqs duam ti bëjmë një shikim paraprak reportit përpara se ta printojmë atëherë do të klikojmë në komandën Print Preview të menusë File dhe më pas prej andej klikojmë në butonin Print ku do të na afishohet dritarja Print. Më pas klikojmë OK.

EKZAMINIMI I LIDHJES NDËRMJET TABELAVE

Në një databazë relacionale, të dhënat ruhen në disa tabela të ndryshme. Më pas duhet të përcaktojmë marrëdhëniet midis tabelave dhe Microsoft Access përdor marrdhëniet për të gjetur informacionin e shoqëruar ë ruajtur në databazë. Tabelat lidhen midis tyre përmes një elementi të përbashkët, një fushë prezente në tabelat që lidhen. Përdorimi i tabelave të ndryshme ofron avantazhin e organizimti të të dhënave që përmbahen në databazë, në nënbashkësi që bazohen në një temë të përbashkët. Marrdhëniet mund të jenë të tipeve të ndryshme:

1. Marrdhëniet Një – me – Një ku në këtë rast çdo rekordi të tabelës së parë i korespondon nje dhe vetëm një rekord në tabelën e lidhur. Fusha e përbashkët për të dy tabelat është çelësi primar.

2. Marrdhëniet Një – me – Shumë. Në këtë rast fusha e përbashkët ka funksionin e çelësit primar për tabelën e parë por jo për tabelën e lidhur. Pra çdo rekordi të tablës së parë mund t’i korrespondojë më tepër se një rekord në tabelën e dytë.

3. Marrdhëniet Shumë – me – Një. Në këtë rast fusha e përbashkët e të dy tabelave është çelës primar vetëm për tabelën e lidhur. Dmth shumë rekorde në tabelën e parë I korrespondon një dhe vetëm një record në tableën e dytë. (Rast I kundërt me atë me sipër.)

4. Marrdhëniet Shumë – me – Shumë. Në këtë rast një rekordi në tabelën e parë mund ti korrespondojë më tepër se një record në tabelën e dytë dhe një rekordi në tabelën e dytë mund ti korrespondojë më tepër se një record në tabelën e parë. Në këto raste krijohet një tabelë e tretë, që bën që marrdhënia shumë me shumë të shprehet si dy mardhënie një me shumë. Çelësat primar të secilës tabelës vendosen në tabelën e tretë. Të dyja fushat prodhojnë një vlerë unike për record. Pra të dyja se bashku shërbejnë si çelës primar për tabelën e trëtë.

5. Marrdhënie të papërcaktuara. Në këtë rast asnjë çelës primar nuk përcaktohet apo përfshihet në marrdhënie.

IMPORTIMI DHE LIDHJA (LINKIMI) I TË DHËNAVE NGA EXCEL

Access-i mund të importojë ose të lidh të dhëna nga databaza të tjera ose nga programe të tjera si Excel, etj. Gjatë importimit të të dhënave krijohet një kopje e re e informaiconit. Tabelat ose skedarët e tjerë burim mbeten të paprekur nga çdo ndryshim që mund ti bëjmë të dhënave të importuara. Gjatë lidhjes, ajo na jep mundësi që të lexojmë dhe të modifikojmë të dhënat në një databazë tjetër pa qënë nevoja që ta imporotojmë atë. Kjo nuk e ndryshon formatin e databazës kështu që ne mund të punojmë përsëri më të në formatin në të cilin e kemi krijuar.

Për të kryer importimin e të dhënave procedura është si mëposhtë:1. Hapim databazën ku duam të importojmë ë dhënat.2. Në menunë File zgjedhim komandën Get External DataImport dhe klikojmë në komandën Import

nqs duam të importojmë të dhënat ose në komandën Link Tables nëse duam ë lidhim të dhëna me databazën korente.

3. Në dritaren e dialogut Import ose Link (fig.1) duhet të sigurohemi që në File of Type të jetë zjgedhur Microsoft Excel.

Fig.204. Në dritaren e mësipërme zgjedhim driver-in dhe udhëzuesin në të cilin ndodhet file të cilin duam të

importojmë ose të lidhim dhe më pas double klik në emrin e këtij file ose e selektojmë këtë file dhe klikojmë në butonin Import.

5. Në dritaren e diaglogut Import Spreadsheet Wizard (fig.2) në hapin e I zgjedhim se cilën faqe apo rang të dhëansh duam të importojmë.

Fig. 216. Në hapin e dyë specifikojmë nqs rreshti i parë i të dhënave në Excel përmban koka kolonash të cilat

Access-i mund ti përdor si emra fushash për tabelën tonë.

Fig. 227. Në hapin e tretë specifikojmë nqs duam që të dhënat tona ti ruajmë në një tabelë të re apo në atë

ekzistuese.8. Në hapin e katërt specifikojmë informacionin për secilën fushë që ne po importojmë.

Fig.239. Në hapin e pestë na kërkohet të përcaktomë një primary key për tabelën e re. Ai do të përdoret për të

identifikuar në mënyrë unike një rekord në tabelën tonë.

Fig. 24

10. Në hapine gjashtë përcaktojmë se cilën prej faqeve të librit të punës do të importojmë në tabëlën tonë dhe më pas klikojmë tek Finish.

Fig. 25

PËRDORIMI I OPERATORËVE LLOGJIK, ARITHMETIKË

Kriteret janë kushte që vendosen në një query për ët specifikuar rekordet për të cilët jemi të interesuar. Pë të specifikuar një kriter për një fushë të caktuar do të shkruajmë kushtin përkatës në qelizën Criteria të kësaj fushe në gridë (fig.1). Ne mund të vendosim disa kritere në të njëjtën fushë ose në fusha të ndryshme. Në këtë rast Access përdor operatorët And dhe Or. Nqs kushtet janë në qeliza të ndryshme në të njëtin rresht atëherë Acces-I përdor operatorin And I cili nënkupton plotësimin e të gjitha kushteve. Nqs kushtet janë vendosur në rreshta të ndryshëm të së njëjtës fushë atëherë Access-I përdor operatorin Or që nënkupton plotësimin e të paktën njërit prej kushteve.

KRIJIMI I MARRDHËNIEVE NJË ME SHUMË

Pasi kemi krijuar tabelat në databazën tonë ne duhet të përcaktojmë se si do të bashkëveprojnë këto tabela me njëra – tjetrën, pra ë krijojmë lidhjet midis tabelave. Pas kësaj ne do të jemi në gjendje të krijojmë query, forms-et dhe reportet që përmbajnë informacione nga disa tabela njëherësh. Për të krijuar lidhjen midis tabelave ndjekim procedurën e mëposhtme:

1. Mbyllim çdo tabelë të hapur sepse nuk mund të krijojmë apo modifikojmë lidhjet ndërmjet tabelave të hapura.

2. Klikojmë butonin Relationship të shiritit të butonave ose në komandën Relationships në menunë Tools. Do të afishohet dritarja Relatioships.

Fig. 26

3. Nqs databaza juaj nuk përmban lidhje afishohet kutia e dialogut Show Table. Nqs duam të shtojmë tabela të tjera për të cilat duam të krijojmë lidhje, ndërkohë që kutia e dialogut Show Table nuk është e afishuar, klikojmë në butonin Show Table të shiritit të butonave.

Fig. 27

4. Shtojmë këto tablea në dritaren Relationships duke double klikuar në emrat e tyre në dritaren Show Table ose duke klikuar fillimisht në emrin e tyre dhe më pas në butonin Add.

5. Tërheqim fushat që duam të lidhim nga tabela e parë për tek fushat me të cilat do ti lidhim në tabelën tjetër. Fushat që lidhen nuk është e thënë që të kenë të njëtin emër por duhet të jenë domosdoshmërisht të të njëtit tip dhe nëse janë të tipit numeric duhet të kenë të njëjtën madhësi fushe (Fiels Size).

6. Afishohet dritarja e dialogut Edit Relationships.

Fig. 28

7. Pasi kemi zgjedhur të gjitha opsionet do të klikojmë në butoni Create për të krijuar lidhjen.8. Përsëritim hapat 4 – 7 sa herë që duam të krijojmë një lidhje ndërmjet dy tableave.