metode persidangan (etika dan tata cara persidangan) [compatibility mode]
TRANSCRIPT
Assalamu ‘AlaikumWr.Wb.
METODE PERSIDANGAN (Etika Dan Tata CaraPersidangan)
Konsep Sidang
Sidang adalah pertemuan duaorang atau lebih yang memilikikepentingan yang sama untuk
mengkaji persoalan tertentumelalui suatu mekanisme
tertentu.
Sidang adalah pertemuan duaorang atau lebih yang memilikikepentingan yang sama untuk
mengkaji persoalan tertentumelalui suatu mekanisme
tertentu.
Sidang dilakukan Untuk :1. Memecahkan masalah2. Menyatukan pendapat3. Memperoleh kesepakatan–
kesepakatan4. Menyelesaikan konflik5. Mengambil keputusan
Tujuan Sidang
Sidang dilakukan Untuk :1. Memecahkan masalah2. Menyatukan pendapat3. Memperoleh kesepakatan–
kesepakatan4. Menyelesaikan konflik5. Mengambil keputusan
Jenis-jenis persidangan
1. Ditinjau dari sudut pesertanya sidang dibedakan menjadisidang pleno dan sidang komisi
sidang pleno diselenggarakan untuk membicarakanpersoalan penting organisasi untuk mensahkan hasilsidang-sidang komisi
Komisi dibentuk untuk mempertajam pembahasan, yangtidak mungkin tercapai dalam sebuah sidang yang besardan dengan tingkat pengetahuan peserta yang beragam.Komoisi dapat dipecah lagi menjadi sub-sub komisi
1. Ditinjau dari sudut pesertanya sidang dibedakan menjadisidang pleno dan sidang komisi
sidang pleno diselenggarakan untuk membicarakanpersoalan penting organisasi untuk mensahkan hasilsidang-sidang komisi
Komisi dibentuk untuk mempertajam pembahasan, yangtidak mungkin tercapai dalam sebuah sidang yang besardan dengan tingkat pengetahuan peserta yang beragam.Komoisi dapat dipecah lagi menjadi sub-sub komisi
Jenis-jenis persidangan (Lanjutan)
2. Ditinjau dari sudut keputusan, terdapat beberapa macamsidang sesuai dengan wewenang tingkat skup yangdibawahinya. Dari sudut ini ada yang disebut kongres,konfrensi, musyawarah, dll.Setiap organisasi biasanyamenggunakan istilah yang berbeda untuk tingkat yangsama.
3. Ditinjau dari sudut orang yang bersidang, kita kenal rapatpresidium, rapat bidang, rapat inti, rapat departemendll.Rapat presidum dihadiri oleh ketua umum, ketua-ketua bidang, sekretaris umum, bendahara.Rapat bidangdihadiri oleh ketua bidang dan ketua-ketua departemenyang dibawahi
2. Ditinjau dari sudut keputusan, terdapat beberapa macamsidang sesuai dengan wewenang tingkat skup yangdibawahinya. Dari sudut ini ada yang disebut kongres,konfrensi, musyawarah, dll.Setiap organisasi biasanyamenggunakan istilah yang berbeda untuk tingkat yangsama.
3. Ditinjau dari sudut orang yang bersidang, kita kenal rapatpresidium, rapat bidang, rapat inti, rapat departemendll.Rapat presidum dihadiri oleh ketua umum, ketua-ketua bidang, sekretaris umum, bendahara.Rapat bidangdihadiri oleh ketua bidang dan ketua-ketua departemenyang dibawahi
Pihak Yang Terkait dalam Persidangan
1. PanitiaBerhasil tidaknya sebuah sidang tergantung kecakapan dankesiapan panitia penyelenggara yang terdiri dari panitiapengarah (steering commite) dan panitia pelaksana(organizing commite)
2. Moderator dan pimpinan sidangDalam persidangan peran dan tugas moderator dipegangoleh pimpinan sidang, yang dipilih dari dan oleh pesertasidang.Pimpinan sidang biasanya berbentuk team yang terdiri daribeberapa orang. Mereka memiliki jiwa kepemimpinan,berwawasan luas, bijak dan memahami pembicaraan.
1. PanitiaBerhasil tidaknya sebuah sidang tergantung kecakapan dankesiapan panitia penyelenggara yang terdiri dari panitiapengarah (steering commite) dan panitia pelaksana(organizing commite)
2. Moderator dan pimpinan sidangDalam persidangan peran dan tugas moderator dipegangoleh pimpinan sidang, yang dipilih dari dan oleh pesertasidang.Pimpinan sidang biasanya berbentuk team yang terdiri daribeberapa orang. Mereka memiliki jiwa kepemimpinan,berwawasan luas, bijak dan memahami pembicaraan.
Peran Pelaksana Sidang
1. Pemimpin : Mengatur alur pembicaraan Menyampaikan topik dan tujuan Mengajukan pertanyaan pemicu Memotivasi peserta agar mau terlibat secara
optimal Menegur peserta yang berbicara di luar topik
yang di bahas Membuat cataan selama proses berlangsung,
juga rumusan diakhir pembahasan
1. Pemimpin : Mengatur alur pembicaraan Menyampaikan topik dan tujuan Mengajukan pertanyaan pemicu Memotivasi peserta agar mau terlibat secara
optimal Menegur peserta yang berbicara di luar topik
yang di bahas Membuat cataan selama proses berlangsung,
juga rumusan diakhir pembahasan
Peran Pelaksana Sidang
2. Notulen : Membuat catatan tentang pokok-pokok
pembicaraan Menyusun laporan proses dan kesimpulan
sidang
2. Notulen : Membuat catatan tentang pokok-pokok
pembicaraan Menyusun laporan proses dan kesimpulan
sidang
Peran Pelaksana Sidang
3. PesertaMenyajikan informasi berdasarkan
pengetahuan dan pengalamannyaMenyampaikan pemikiran secra
lengkap dan jelasMenyampaikan bukti-bukti yang
mendukungMenanggapi pertanyaan atau
pernyataan yang dilontarkan
3. PesertaMenyajikan informasi berdasarkan
pengetahuan dan pengalamannyaMenyampaikan pemikiran secra
lengkap dan jelasMenyampaikan bukti-bukti yang
mendukungMenanggapi pertanyaan atau
pernyataan yang dilontarkan
Penggunaan Palu Sidang
Aturan penggunaan palu sidang yang diterimasecara umum :Satu ketukan :
- Untuk menskorsing dan membuka kembalisidang
- Untuk memberi peringatan kepada peserta- Untuk menarik perhatian ketika suasana sidang
menjadi riuh atau kacau- Untuk mengambil keputusan sementara
Aturan penggunaan palu sidang yang diterimasecara umum :Satu ketukan :
- Untuk menskorsing dan membuka kembalisidang
- Untuk memberi peringatan kepada peserta- Untuk menarik perhatian ketika suasana sidang
menjadi riuh atau kacau- Untuk mengambil keputusan sementara
Penggunaan palu sidang (lanjutan)
Dua ketukan :
- tanda dimulainya skorsing yang relatif panjang ,misalnya 2x 15 menit atau 2x 30 menit, dll
- tanda untuk memulai kembali sidang setelahskorsing panjang
Dua ketukan :
- tanda dimulainya skorsing yang relatif panjang ,misalnya 2x 15 menit atau 2x 30 menit, dll
- tanda untuk memulai kembali sidang setelahskorsing panjang
Penggunaan palu sidang (lanjutan)
Tiga ketukan :- untuk membuka persidangan secara resmi- untuk menandai pengambilan keputusan akhir- untuk menutup keseluruhan persidangan secara
resmi
Tiga ketukan :- untuk membuka persidangan secara resmi- untuk menandai pengambilan keputusan akhir- untuk menutup keseluruhan persidangan secara
resmi
Istilah dalam sidang
1. SkorsingPenghentian sidang untuk sementara baik untuk istirahatmaupun untuk menenangkan sidang.
2. LobiTawar- menawar diantar pihak-pihak yang bertentangan,dilakukan diluar sidang atau ketika sidang sedang diskorsing
3. ClearingUpaya untuk menjernihkan suasana atau pendapat yg disalahpahami oleh peserta sidang yang lain.Clearing dilakukan olehmereka yg merasa pendapatnya disalah tafsirkan.
4. VottingTeknik memutuskan suatu persoalan dengan cara pemungutansuara
1. SkorsingPenghentian sidang untuk sementara baik untuk istirahatmaupun untuk menenangkan sidang.
2. LobiTawar- menawar diantar pihak-pihak yang bertentangan,dilakukan diluar sidang atau ketika sidang sedang diskorsing
3. ClearingUpaya untuk menjernihkan suasana atau pendapat yg disalahpahami oleh peserta sidang yang lain.Clearing dilakukan olehmereka yg merasa pendapatnya disalah tafsirkan.
4. VottingTeknik memutuskan suatu persoalan dengan cara pemungutansuara
Istilah dalam sidang
5. InterupsiSesuatu yang perlu disampaikan secara mendesak. Dalam hal
ini interupsi dibedakan menjadi :a. Interuption Point of order
dilakukan ketika pembicaraan seseorang dinilaimenyimpang
b. Interuption Point of Information-Dilakukan untuk menambah dan melengkapi informasi dariketerangan yang sedang disampaikan oleh orang lain
c. Interuption Point of Order of PrevilageDilakukan untuk memotong pembicaraan seseorang karena
dinilai apa yang disampaikan menyinggung nama baik oranglain dan telah menyimpang dari agenda yang sedang dibahas
d. Interuption Point of Clearificationdilakukan untuk menjernihkan pendapat yangt disalah
artikan oleh pihak lain. Interupsi ini dilakukan untuk mencegahkesalahan yang berlarut-larut.
5. InterupsiSesuatu yang perlu disampaikan secara mendesak. Dalam hal
ini interupsi dibedakan menjadi :a. Interuption Point of order
dilakukan ketika pembicaraan seseorang dinilaimenyimpang
b. Interuption Point of Information-Dilakukan untuk menambah dan melengkapi informasi dariketerangan yang sedang disampaikan oleh orang lain
c. Interuption Point of Order of PrevilageDilakukan untuk memotong pembicaraan seseorang karena
dinilai apa yang disampaikan menyinggung nama baik oranglain dan telah menyimpang dari agenda yang sedang dibahas
d. Interuption Point of Clearificationdilakukan untuk menjernihkan pendapat yangt disalah
artikan oleh pihak lain. Interupsi ini dilakukan untuk mencegahkesalahan yang berlarut-larut.
Tahapan Sidang
1. PersiapanPastikan seluruh peserta telah memperoleh agenda,sepakati aturan main, dan waktu yang dibutuhkan
2. InformasiPeserta memperoleh dan menguji data serta informasi
3. PembahasanMenganalisis persoalan dan dampak yg ditimbulkannya
4. KeputusanProses pengambilan keputusan :
a. Musyawarah untuk mufakatb. Aklamasi (langsung dan terbuka)c. Voting (suara terbanyak)
1. PersiapanPastikan seluruh peserta telah memperoleh agenda,sepakati aturan main, dan waktu yang dibutuhkan
2. InformasiPeserta memperoleh dan menguji data serta informasi
3. PembahasanMenganalisis persoalan dan dampak yg ditimbulkannya
4. KeputusanProses pengambilan keputusan :
a. Musyawarah untuk mufakatb. Aklamasi (langsung dan terbuka)c. Voting (suara terbanyak)
Sidang Efektif
Sidang akan efektif, apabila:1. Suasana
Caranya, berilah kesempatan yang sama kepada seluruh peserta2. Rasa aman
Caranya, bvicaralah sdecara terbuka tanpa ada yang harus ditutup-tutupi
3. Kepemimipinan bergilirCaranya pimpinan rapat bergilir, tidak hanya dipergang olehsatu atau beberapa orang saja.
4. Perumusan tujuanCaranya sampaikan dan diskusikan tujuan sidang di awalpertemuan
5. Evaluasi yang terus-menerusApabila sulit untuk mencapai keputusan, maka evaluasi kembalimekanisme rapat , mungkin ada yang keliru
Sidang akan efektif, apabila:1. Suasana
Caranya, berilah kesempatan yang sama kepada seluruh peserta2. Rasa aman
Caranya, bvicaralah sdecara terbuka tanpa ada yang harus ditutup-tutupi
3. Kepemimipinan bergilirCaranya pimpinan rapat bergilir, tidak hanya dipergang olehsatu atau beberapa orang saja.
4. Perumusan tujuanCaranya sampaikan dan diskusikan tujuan sidang di awalpertemuan
5. Evaluasi yang terus-menerusApabila sulit untuk mencapai keputusan, maka evaluasi kembalimekanisme rapat , mungkin ada yang keliru
Metode/ Model Keputusan Sidang
1. Keputusan dan wewenangKeputusan dengan wewenang biasanyadigunakan oleh pimpinan kelompok. Metode inidigunakan jika pemimpin kelompok tersebuthadir dan terlibat secara utuh dalam prosespengambialn keputusan
2. Keputusan minoritasKeputusan minoritas dapat terjadi, apabilakelompok kecil dari tim memiliki pengaruh atasmayoritas anggota kelompok. Ini dapat terjadi,karena kelompok minoritas lebihberpengalaman dan banyak memahami halyang dibicarakan
1. Keputusan dan wewenangKeputusan dengan wewenang biasanyadigunakan oleh pimpinan kelompok. Metode inidigunakan jika pemimpin kelompok tersebuthadir dan terlibat secara utuh dalam prosespengambialn keputusan
2. Keputusan minoritasKeputusan minoritas dapat terjadi, apabilakelompok kecil dari tim memiliki pengaruh atasmayoritas anggota kelompok. Ini dapat terjadi,karena kelompok minoritas lebihberpengalaman dan banyak memahami halyang dibicarakan
Model Keputusan Sidang (Lanjutan)
3. Keputusan demokrasiProses demokrasi dalam pengambilankeputusan dapat terjadi bila kelompok mayoritassetuju dengan pembahasan. Metode ini seringdigunakan karena didasari oleh prinsip-prinsipdemokrasi.
4. Keputusan mufakatKeputusan yang diambil secara langsung danterbuka, dimana seluruh peserta dapatmenerimanya scara bulat
3. Keputusan demokrasiProses demokrasi dalam pengambilankeputusan dapat terjadi bila kelompok mayoritassetuju dengan pembahasan. Metode ini seringdigunakan karena didasari oleh prinsip-prinsipdemokrasi.
4. Keputusan mufakatKeputusan yang diambil secara langsung danterbuka, dimana seluruh peserta dapatmenerimanya scara bulat
KIat-kiat Sidang
1. Memulai sidang mengetahui masalah sebelum sidang dimulai meminta perhatian peserta Menyampaikan tujuan dan agenda sidang
berikut pembagian waktunya Menyampaikan pokok masalah denga jelas Memberi kesempatan peserta bebicara,
terutama yang pendiam Mencatat dan memanggil mereka yang akan
berbicara
1. Memulai sidang mengetahui masalah sebelum sidang dimulai meminta perhatian peserta Menyampaikan tujuan dan agenda sidang
berikut pembagian waktunya Menyampaikan pokok masalah denga jelas Memberi kesempatan peserta bebicara,
terutama yang pendiam Mencatat dan memanggil mereka yang akan
berbicara
Kiat-kiat Sidang(lanjutan)
2. Memandu Sidang Jadilah pendengar yang baik Memahami isyarat dan bahasa tubuh Tetap netral untuk menerima semua
gagasan Peka dan menyesuaikan diri terhadap
keinginan peserta Mengarahkan diskusi menuju hasil yang
diinginkan
2. Memandu Sidang Jadilah pendengar yang baik Memahami isyarat dan bahasa tubuh Tetap netral untuk menerima semua
gagasan Peka dan menyesuaikan diri terhadap
keinginan peserta Mengarahkan diskusi menuju hasil yang
diinginkan
Kiat-kiat Sidang(lanjutan)
3. Menanggapi dan menghentikan sidangMenjawab apa yang ditanyakan pesertaMemastistikan seluruh peserta masih
mengikuti pembahasanMenghentikan pembicaraan yang
berulang-ulangMelindungi peserta yang diserang atau
dilecehkan orang lain
3. Menanggapi dan menghentikan sidangMenjawab apa yang ditanyakan pesertaMemastistikan seluruh peserta masih
mengikuti pembahasanMenghentikan pembicaraan yang
berulang-ulangMelindungi peserta yang diserang atau
dilecehkan orang lain
Penutup
Memilah dan mengelompokkan gagasan yangmuncul, sebelum keputusan
Diskusi berupaya mencari kesepakatan Menetapakan cara-cara menindaklanjuti Membuat rangkuman hasil rapat Membacakan rangkuman dan keputusan rapat Menanyakan kepada peserta tentang
rangkuman dan keputusan rapat yang dibuat
Memilah dan mengelompokkan gagasan yangmuncul, sebelum keputusan
Diskusi berupaya mencari kesepakatan Menetapakan cara-cara menindaklanjuti Membuat rangkuman hasil rapat Membacakan rangkuman dan keputusan rapat Menanyakan kepada peserta tentang
rangkuman dan keputusan rapat yang dibuat
Realitas adalah rekonstruksi dari fakta yangada diluar sana kemudian diterjemahkan dalam
otak kita….. Sederhananya gak semua yang kitalihat itu sesuai dengan dugaan kita……
analisislah dan cermati baik-baik
Terima Kasih