mødeforplejning og kantine/cateringordning ... · kantinen rummer plads til ca. 60 personer ad...

Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1

Side 1

BILAG B 1 – KRAVSPECIFIKATION – delaftale 1 - Odense

1. Præsentation af Socialstyrelsens ønskede løsning

1.1 Overordnet beskrivelse

Socialstyrelsen (herefter benævnt Ordregiver) udbyder hermed

mødeforplejning og kantinedrift til Ordregivers adresser i Odense. Nedenfor er angivet

adresse samt opstartstidspunkt for opgaven:

Edisonsvej 18, 1 og

Skibhusvej 52 B 1. sal ogSkibhusvej 25 B 3. Sal

Forventet opstart 1. oktober 2015.

Ordregiver ønsker en mødeforplejnings- og kantinedrift med et sundt, ernæringsrigtigt og

varierende sortiment med en høj kvalitet. Det forventes ligeledes at maden fremstår

indbydende og præsenteres på en spændende måde. Der skal tilbydes et sortimenter der i

månedens løb tilgodese alle ’typer’ (unge, ældre, vegetarer, dem der er til traditionelt mad og

de som ønsker mere eksperimenterende mad). Sortimentet skal ligeledes tilpasses årstidens

og tidens sunde råvarer. Leverandøren skal endvidere tilstræbe en sund linje med brug af

grove grønsager, groft mel samt i videst muligt omfang bruge hjemmelavede produkter og

økologiske råvarer. Nøgleordene for cateringordningen er alsidighed, høj service og

spændende præsentation af maden med fokus på sanseoplevelser, sundhed og ikke mindst

de gode råvarer. Ordregiver er positiv overfor økologiske varer, men først og fremmest

kommer råvarernes kvalitet – og disse er gerne danske i et bredt udsnit – så Leverandøren

forventes at stille krav til underleverandørernes råvarer. Maden, der serveres, skal i videst

muligt omfang være egenproduktion. Der skal være en stor bredde og fornyelse i menuerne,

og leverandørens professionelle personale skal såvel formå at lægge innovation og

nytænkning ind i de lidt mere traditionelle retter, som også gerne må forekomme.

Leverandørens personale forventes at brænde for og være stolte af deres fag og de

præsenterer maden flot og farverigt.

Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense, men kan variere afhængigt af

tjenesterejser, ferie mv. Årligt ekspederes, i forhold til ordregivers personale, omkring 8.500

ekspeditioner i Odense, svarende til gennemsnitligt 38 ekspeditioner pr. dag i Odense. Der

har derudover gennemsnitligt været afholdt ca. 700 møder i Odense med cirka 4500

deltagere.


Side 2

Der har hidtidigt været en årlig omsætning på cirka kr. 635.000 ex moms. Heraf har

mødeforplejning genereret cirka 72 % af omsætningen.

1.2 De fysiske rammer

Socialstyrelsen i Odense er placeret i 2 nabohuse på Skibhusvej og

Edisonsvej. Ordregiver har til huse på hhv. 1. og 3. sal på Skibhusvej 52

B (hvor kantinen og det centrale produktionskøkken er placeret på 3. sal) og på 1. sal

på Edisonsvej 18 (hvor mødecentret og anretterkøkken er placeret). På hver etage/lokation

er der desuden tekøkkener, hvor personalet kan stille deres brugte porcelæn. På Skibhusvej

1. sal og Edisonsvej er der mulighed for at anvende opvaskemaskine i tekøkkener og

anretterkøkken.

Mødecentret omfatter 8 mødelokaler A, B, C, D, E, F, G og et AV projektrum på Edisonsvej.

Mødelokalerne har forskellige størrelser. På Skibhusvej har Ordregiver et

stort mødelokale 1 på 1. sal med plads til max. 40 mødedeltagere, og møderum 9 med plads

til 8-10 mødedeltagere. På 3. sal er der 8 mødelokaler med plads til mellem 8 og 32

personer, ligesom Kantinen med plads til ca. 50-60 mødedeltagere kan bookes udenfor

frokostperioden fra 11-13.00. Der afholdes primært møder med forplejning i mødecentret og

mødelokalerne på Skibhusvej 1. og 3. sal, men det kan forekomme at møder med

forplejning finder sted på kontorer med mødeborde(f.eks. på direktørens kontor) på

Skibhusvej og Edisonsvej.

I mødelokalerne forefindes reoler med service, bestik, salt og peber mm. Leverandøren

sørger for løbende opfyldning af disse.

Der forventes ligeledes både opdækning og hurtig afrydning ved møder afholdt på

Direktørens kontor.

Kantinen rummer plads til ca. 60 personer ad gangen. Kantinen er primært en

medarbejderkantine.

Inventar, udstyr og løsøre i øvrigt, der stilles til rådighed, forbliver udlejers

eller statens ejendom, og vedligeholdes for udlejers eller Ordregiver

regning.

1.2.1 Generelt for lokationen

Indkøb af supplerende udstyr og af relevante arbejdsredskaber skal

forelægges Ordregiver, der efter godkendelse afholder udgifter hertil.

Reparationer som følge af almindelig slidtage iværksættes af Ordregiver, som ligeledes

afholder udgifter hertil. Udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner,

bygninger mv., der er forvoldt af leverandørens personale, afholdes af leverandøren.

Affaldscontainer er opstillet i gården i Odense. Ordregiver afholder udgiften til fjernelse af

affald, når dette er sorteret og anbragt i de opstillede containere af leverandøren. Der er


Side 3

endvidere en række personalekøkkener fordelt i huset. Her har medarbejderne adgang til

køleskab, kaffemaskine, bestik og service mv.

1.3 Møder og andre arrangementer

Der vil hyppigt forekomme gæstebesøg og interne møder.

Mødeaktiviteten varierer en del fra uge til uge afhængig af ferieperioder, aktiviteter i huset

mv. Gæsterne fordeler sig oftest på grupper fra 3-4 pers. op til 25 pers., hvor leverandøren

typisk vil skulle levere kaffe, te og drikkevarer, frugt, chokolade og kage/brød samt

morgenmad og frokost mv. Gæster bespises i de forskellige møderum i huset, i kontorerne

samt eventuelt i kantinen. Hertil kommer receptioner og jubilæer (25- og 40-års), som

leverandøren ligeledes kan stå for. Ved særarrangementer forbeholder Socialstyrelsen sig

ret til at få mad og servering leveret fra andet cateringfirma efter eget valg.

Kantinen benyttes i øvrigt til andre arrangementer såsom fælles møder,

foredrag, fredagsbar, fester, o.lign, som arrangeres af Ordregivers medarbejdere. Ordregiver

er ved sådanne lejligheder berettiget til at benytte en anden leverandør.

2. Opgaven – Kravspecifikation Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense. Hvis ordregivers daglige behov

ændres f.eks. som følge af større nyansættelser eller nedskæringer, giver Ordregiver

besked herom til Leverandøren hurtigst muligt. Det daglige antal kuverter kan variere som

følge af ferie, konferencer eller ved møder. Ordregiver kan ikke garantere, at antallet af

kuverter vil være på samme niveau gennem hele aftaleperioden. Det skyldes, at antallet af

medarbejdere kan stige og falde samt at antallet af medarbejdere der ønsker at benytte

kantineordningen kan ændre sig over tid.

2.1 Ordregivers ydelser og ansvar

Ordregiver stiller følgende til rådighed for Leverandøren:

Myndighedsgodkendte salgs- og produktionslokalersamt aflåselige lagre inkl. Lokale med

PC til køkkenets leder, og opbevaringsrum til personalet.

Driftsudstyr og porcelæn.

Salt og peber, askebægre, servietbeholdere, vaser, lysestager.

Køkkenmaskiner og udstyr i øvrigt.

Rulleborde til mødeservering.

Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved sene møder(Efter kl. 14), som stilles

uden for mødelokaler eller køres til nærmeste tekøkken.

Buffetfaciliteter.


Side 4

El, varme, vand og ventilation på adressen.

Bestillingssystem til mødeservicering via Microsoft Outlook eller evt alternativt system

leveret af leverandøren.

Containere til bortskaffelse af dagligt affald inkl. madaffald.

Netværksforbindelse til kasse og dankortterminal i salgsområdet.

Rengøring af køkkenpersonalets garderobefaciliteter.

1 computer med internetadgang,. Herved vil det være muligt at annoncere menuplaner

mm. på Ordregivers intranet “FORUM”/Podio.

Rengøring af kantinelokalerne (spise- og gangarealer) frem til disken.

Vedligeholdelse og reparation af det tekniske udstyr, såsom f.eks. køleskabe, frysere,

brød- og pålægsmaskiner, ovne m.v.

Løbende, nødvendige udgifter i forbindelse med indkøb af driftsudstyr og porcelæn efter

aftale med Ordregiver.

Affaldsposer, opvaskemidler, rengøringsmidler og linned(dog ikke karklude) stilles til

rådighed af Ordregiver.

2.2 Leverandørens ydelser og ansvar

Leverandørens ydelser omfatter foruden ledelse og fordeling af arbejdet samt kontrol/tilsyn

med arbejdets udførelse, følgende:

Produktion af mad og drikkevarer til de daglige brugere af kantineordningen samt til møder

og diverse arrangementer

Opstilling af kasse og dankortterminal samt netstik. Det forventes, at Leverandøren på

kvartalsmøder og evt. særlig opfordring kan fremvise data over afsætning/salg pr.

varegruppe i valgte tidsperioder. Se ligeledes pkt. 3.7 nedenfor om betalingsform.

Indgåelse af aftale med NETS for egen regning.

Stille mobiltelefon til rådighed for den daglige leder, som Leverandøren selv har anskaffet

og betaler udgifterne til.

Afholde udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner, bygninger

m.v., der er forvoldt af leverandørenspersonale.

Leverandøren sørger for kaffebrygning morgen (inden kl. 8:00) og

efter middag (kl. 12:30)

Leverandøren står for opfyldning af kaffe/te poser en gang om ugen i køkkener på alle

etager eller efter behov.


Side 5

Leverandøren forestår opfyldning med kaffebønner mv. og mælk om morgen og den

løbende hovedrens af kaffeautomater efter gældende rengøringsvejledning.

Medarbejderne står efterfølgende selv for den løbende opfyldning i løbet af dagen af

kaffe, kakao, og mælk, samt tømning af grums.

Leverandøren skal sørge for opvask og opfyldning med rent service i tekøkkenerne på

alle etager samt i alle mødelokalerne(også efter interne møder) om morgen og efter frokost i

personalekøkkenerne. Ved møder efter kl. 14 sætter mødeholderne servicen på rulleborde

og leverandøren vasker op efterfølgende dag. Det gælder for såvel interne som eksterne

møder. Leverandøren skal være særligt opmærksom på møder hvor der er bestilt forplejning

op til weekender og/eller ferier, således der ikke står uopvasket service over flere dage.

Sådanne møder afsluttes senest kl. 13.00(eller porcelænet mv. stilles uden for mødelokalet

på det tidspunkt), så afrydning og opvask kan forekomme inden kl. 14.00 samme dag.

Leverandøren forestår afkalkning af kaffemaskiner i personalekøkkenerne efter behov.

Leverandøren sørger for at stille rulleborde med mødeforplejning og drikkevarer

foran mødelokalerne i rimelig tid inden mødets afholdelse. Ved heldagsmøder,

leveres frokosten og evt eftermiddags kaffe/-kage på et rullebord foran mødelokalet

til det aftalte tidspunkt. Efter mødets afslutning skal rullebordene, hvor mødelederen

har sørget for at stille brugt service, afhentes.

Ved møder i direktionens kontorer forventes opdækning og hurtig afrydning.

Leverandøren skal sørge for at der er en af leverandørens medarbejdere til rådighed i

tidsrummet mellem kl. 8:00 og kl. 14:00

Leverandøren sørger for at der dagligt inden kl. 9, stilles en frugtkurv i hvert af

personalekøkkenerne med frugt stykker fordelt på mindst 4 forskellige slags.

Leverandøren skal sørge for at levering af mælk i hvert køkken på alle etager 2 gange

om ugen (mandag og onsdag) eller efter behov inden kl. 9.

Leverandøren er ansvarlig for rengøring af køkken- og lagerområdet, herunder maskiner,

gulve, inventar m.v.

Leverandøren skal dagligt aftørre borde i kantinen, ved tekøkkenerne samt i

mødelokalerne. Leverandøren afholder selv udgifter til de klude der benyttes hertil.

Leverandøren skal foretage de nødvendige daglige indkøb og indkøb til varelager,

herunder sodavand, salt, peber, servietter mm. Udgifter hertil skal afholdes af leverandøren

Leverandøren skal foretage de daglige indkøb af forbrugsvarer, dog ikke opvaskemidler,

rengøringsmidler og leje/vask af linned. Udgifter hertil skal afholdes af Ordregiver.

Leverandøren er ansvarlig for rengøring af salgs- og produktionslokalerne (herunder også

buffeter og salgsdiske inkl. forkant).


Side 6

Leverandøren skal jævnligt fylde salt og peber og servietbeholdere. Service og bestik mv.

skal vaskes op.

Leverandøren skal levere og renholde arbejdsbeklædning til dennes personale.

Leverandøren skal sortere affald og anbringe det i de opstillede containere.

Leverandøren skal elektronisk håndtere og fakturere mødeservicering til

økonomiafdelingen (afklares konkret med Socialstyrelsen) hos Ordregiver med angivelse af

relevant bestillingsnummer.

Leverandøren skal ved opstart af kontrakten foretage en optælling af inventar og maskiner

og give et eventuelt overslag på ønsket porcelæn og andet der skal præsenteres for

Ordregiver og godkendes af denne.

Leverandøren skal løbende præsentere mangellister for Ordregiver, og der opnås enighed

om dette, inden indkøb igangsættes.

Såfremt Leverandørens medarbejdere konstaterer, at der er mangler eller defekter på

inventar/ lokaler/ maskiner, f.eks. defekte ovne, gryder og køleskabe skal dette meddeles til

Ordregiver.

Ordregiver forventer, at Leverandøren står for forplejning og anden service i forbindelse

med arrangementer, som Ordregiver ønsker, at Leverandøren skal være ansvarlig for.

2.3 Leverandørens kvalitetssikring, kvalitet og egenkontrol

Den ansvarlige leder af ydelsen skal:

Sikre sig arbejdets korrekte udførelse.

Udføre kontrol med såvel råvarers som færdigvarers friskhed og kvalitet, jf.

Fødevarestyrelsens regler og lovgivning.

Sikre at samtlige varer altid bliver omhyggeligt behandlet og opfylder de, til enhver tid,

gældende regler og lovgivning. Det forventes, at Leverandøren til enhver tid kan fremlægge

dokumentation for udført egenkontrol. Ved ydelsens påbegyndelse skal der foreligge en

konkret beskrivelse af Leverandørens egenkontrolsystem. Driften forventes at være

miljømæssig forsvarlig med hensyn til indkøb samt energi- og materialevalg.

2.4 Fejl og mangler i serviceleverancen

Det kan få økonomiske og samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever

op til den fastlagte servicekvalitet eller aftalte mængde kuverter. Konstaterede svigt skal

rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med kontaktpersonen.

2.4.1 Økonomisk konsekvens

Leverandøren udsteder kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode,

svigtet har fundet sted. Rapport fra uvildig konsulent kan udløse økonomisk krav til

leverandøren. Omfanget af fejl og mangler vil afhænge af konsulentens vurdering.


Side 7

2.4.2 Samarbejdsmæssig konsekvens

Opsigelse af samarbejde i henhold til misligholdsbeskrivelsen (min. 2 skriftlige advarsler før

opsigelse kan foretages). Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges

øjeblikkeligt uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person). Rapport fra

en uvildig konsulent kan være dokumentation for skriftlig advarsel.

2.5 Eventuelle påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen

Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen skal dette meddeles

Ordregiver omgående. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse for, og handlingsplan

på de påtænkte omlægninger og aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter

forelægges Ordregiver til godkendelse.

3. Særlige forhold omkring Ordregivers mødeforplejnings- og

kantineordning

3.1 Udvalget i kantinen for ordregivers medarbejdere

Sortimentet skal som tidligere nævnt være sundt og ernæringsrigtigt, og løbende tilpasses

årstidens og tidens sunde råvarer. Der skal i videst muligt omfang benyttes økologiske

basisfødevarer. Ved sammensætning af sortimentet skal der lægges vægt kvalitet frem for

kvantitet. Sortimentet skal desuden være varieret, og det vægtes, at der indgår utraditionelle

retter, fiskeretter og vegetarretter såvel som traditionelle klassikere i ny og næ. Ordregiver

ønsker følgende daglige udvalg, hvor kundens medarbejdere vælger et af følgende tilbud:

Buffet indeholdende:

o Løst pålæg i skiver til smør-selv brød, ca. 3 varianter,

herunder 1 slags fiskepålæg

o Dagens lune ret (mindre ret, men dog gerne inspirerende og kreativ)

o ’Bland-selv’ salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne

med kød- og/eller pastafyld).

o Mørkt og lyst brød

o Et lille udvalg af færdigblandesalater

Lille eller stor blandselv salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne med

kød- og/eller pastafyld).

o Mørkt og lyst brød

o Et lille udvalg af færdigblandesalater

Dertil evt.:

Drikkevarer udover postevand (fx sodavand, juice, saft)


Side 8

Herudover skal der to gange om ugen, stilles en frugtkurv i hvert af personalekøkkenerne

fordelt på mindst 4 forskellige slags. Endvidere skal der gives en option på salg af boller i

personalekøkkenerne. jf. nedenfor i Pkt. 6.

Vedlagt tilbuddet ønskes kreative forslag til 2-4 ugers menuer varieret efter sæson og

baseret på ovenstående sortiment. Se salgspriser nedenfor i pkt. 3.5.

Buffeten skiltes på en måde, folk med allergener kan se hvad maden indeholder.

Hver fredag offentliggøres den kommende uges menu rundt om i te-køkkenerne.

3.2 Udvalget i forhold til mødeforplejning

Ordregiver ønsker følgende udvalg i forhold til mødeforplejning:

Bolle/Rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade

Hjemmebagt kage

Skål med udvalg af chokolade

1 skål (50g) blandede nødder

Skåret frugt/helfrugt

Grøntsagssticks – blandede grønsager

Smørrebrød

Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld (minimum2

varianter)

Frokostplatte

VIP Platte (med 4 slags tapas/min. 1 slags fisk/dessert/Ost)

Kande med vand

Kaffe/The

Sodavand

Juice

Saftevand

3.3 Åbningstider

Åbningstider for kantinen:

Mandag – fredag kl. 11.30 –13.00

Åben ca. 220 dage om året

3.4 Ferier/Lukkedage

Der er ferielukket i følgende perioder:

Juli måned (Sommerferie)

Mellem jul og nytår (inklusiv d. 24 og 1. januar)

Fredag efter kr. Himmelfart


Side 9

De 3 dage op til påske

Ordregiver har normalt lukket i ovennævnte perioder. Herudover kan der

forekomme nedenstående perioder hvor en stor del af Ordregivers

ansatte, på de to adresser afvikler deres ferie:

Vinterferien

Påskeferien

Efterårsferien

Samt omkring helligdage

Her vil kundegrundlaget være reduceret. Det er muligt efter nærmere

aftale at sætte kantineordningen på stand by i nogle ferieperioder, mens

mødeforplejningen og opvask kun undtagelsesvist og efter aftale kan

udgå.

Ved afholdelse af kurser hvor alle leverandørens medarbejdere deltager, skal det gøres på

de dage Ordregiver har varslet, at der holdes lukket og derfor ikke har behov for forplejning

kantineordningen eller til mødeforplejning og ej heller at der bliver vasket op. Er det ikke

muligt at afholde kurser for leverandørens medarbejdere på en af disse dage, skal det

varsles min. 4 uger før og leverandøren skal på dagen, opretholde mødeforplejning (i

begrænset form) samt sikre at der vaskes op.

3.5 Priser

Ordregiver har fastlagt de priser, som brugerne betaler for det ønskede

sortiment nedenfor:

Sortiment - for ordregivers medarbejdere Pris

1. stk. hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 22

Buffet Kr. 25

Lille salat 200 g m. brød Kr. 15

Stor salat 350 g m. brød Kr. 20

Færdigblandet salat 200 g Kr. 15

1. stk. mørkt eller lyst brød Kr. 3

1. stk. bolle Kr. 5

Sodavand 0,50 liters Kr. 15


1. glas juice 0,5 liters Kr. 13

1. glas saftevand 0,5 liter Kr. 10

Sortiment - mødeforplejning Pris

1 stk. Bolle/rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade Kr. 29

Kage pr. stk. Kr. 13


Side 10

Skål med udvalg af chokolade Kr. 21

Skåret frugt pr. stk. Kr. 15

Hel frugt pr. stk. Kr. 5

Grønsagssticks kr. 15

Skål blandede nødder kr. 20 kr.

Croissant kr. 13

Smørrebrød pr. stk. Kr. 22

Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 32

Platte Kr. 75

VIP platte 95 kr.

Buffet kr. 85

Vand i Kande Kr. 0

Kaffe/The Kr. 8


Juice 0,5 liters Kr. 13

Saftevand 0,5 liter Kr. 10

3.6 Mødeaktivitet og gæsteforplejning

Leverandøren forventes at stå for produktion af mad samt klargøring,

servering og oprydning i mødelokalerne i forbindelse med mødeaktiviteter, i tidsrummet

mellem 8.00 og 14.00. Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved møder der

slutter efter kl. 14.00. Op til ferieperioder afholdes de sidste møde med forplejning senest kl.

12.30.

Bestilling af bespisning til møder kan ske via Ordregivers Microsoft

Outlook, pr. e-mail eller evt. kan leverandøren anvende sit eget system.

Møder bestilles med 1 dags varsel inden kl. 12.00, ved møder på 1-9

personer og med 3 dages varsel inden kl. 12, ved møder med mere end

10 personer. Senere bestillinger kan dog undtagelsesvis forekomme.

Møder forsøges planlagt, så der er tid til afrydning og opdækning.

Almindelige kaffemøder, hvor der ikke er bestilt bespisning, serviceres af

Ordregivers eget personale. Hvis der til disse møder ønskes kage eller

anden bespisning, er det Ordregiver der sikrer, at bestilling finder rettidigt

sted.

Større arrangementer, jubilæer, receptioner og fester bestilles med et

varsel på mindst 1 uge. Det forventes, at Leverandørens kantineleder

og/eller souschef deltager i såvel planlægning, indkøb som det udførende arbejde ved selve

afholdelsen af arrangementet. Der lægges vægt på stor fleksibilitet i forbindelse med


Side 11

ændringer til leverancerne. Leverandøren gøres bekendt med, at Ordregiver som

udgangspunkt ønsker, at al bestilling af gæsteforplejning bestilles via kantinen, men

Leverandøren må acceptere, at der ved mindre arrangementer og sammenkomster i

afdelingerne kan forekomme indkøb af mad, drikke o.lign. udenom leverandøren.

3.7 Betalingsform

Leverandøren forventes for egen regning at opstille 1 betalingskasse inkl.

Dankortterminaler i Odense. Det indgår som en del af leverandørens tilbud, at pege på

hvilken form for betaling der vil være mulighed for. Ordregiver er åben overfor en

tilmeldingsordning med forudbetaling, for de af ordregivers medarbejder der ønsker at gøre

brug af kantineordningen, ligesom andre måder kan anvendes. Kort varsel for tilmelding til

cateringordningen samt mulighed for kontant køb af mad uden forudbestilling, vil blive

vægtet positivt. Der gøres opmærksom på at det er ikke muligt at trække betalingen via

medarbejdernes løn. Som tidligere nævnt forventes Leverandøren at kunne forestå

elektronisk fakturering af mødeservicering hos Ordregiver.

3.8 Kantineudvalg – samarbejdsudvalg

Ordregiver ønsker at samarbejde med den nye Leverandør i et

kantineudvalg. Her forventes Leverandørens ledelse at deltage, ud over repræsentanter fra

Ordregivers ansatte. I udvalget drøftes madens kvalitet, brugernes ønsker til menu mv. samt

tilfredshedsmålinger nævnt under afsnit 4.2. Kantineudvalget kan, jf. pkt. 4.2., få oplysninger

om menuplaner og solgte kuverter.

4. Personale samt arbejds- og miljøforhold

4.1 Personale

Det forudsættes, at der ansættes kvalificeret køkken-/kantinepersonale, der skal kunne

udtrykke sig på og forstå dansk samt være klart identificerbare som minimum i form af

arbejdstøj med leverandørens logo samt synlig legitimationskort. Leverandørens ansatte

forventes derudover at bære sikkerhedssko i henhold til de regler og krav, der måtte være

for området. Det er kun personer ansat hos Leverandøren samt eventuelle

underleverandører/vikarer, der må færdes eller udføre arbejde på Ordregivers adresser.

Køkkenet må kun anvendes med henblik på senere salg i Ordregivers kantiner eller til brug

ved arrangementer hos Ordregiver. Desuden må køkkenfaciliteterne udelukkende benyttes

af Leverandørens personale. Leverandørens medarbejdere må ikke i arbejdstiden hos

Ordregiver nyde eller være under indflydelse af alkohol eller andre stemningsregulerende

stoffer. Derudover forventes Leverandørens personale at følge Ordregivers rygepolitik.

Personalet skal endvidere være i besiddelse af en for Ordregiver tilfredsstillende

straffeattest. Personale, der deltager i produktionen af mad, forventes at have det


Side 12

obligatoriske certifikat i fødevarehygiejne (hygiejnebevis). Derudover forventes

Leverandøren i høj grad at fokusere på videre- og efteruddannelse af personalet, så der

sikres en fornyelse og afvekslende madoplevelse.

Leverandøren forventes at afholde udgift til levering og rens af Leverandørens personales

uniformer. Her forventes det, at Leverandøren sikrer sig, at alle ansatte har uniformer til

rådighed, så der kan foretages skift i løbet af en arbejdsdag, så der altid bæres rene og

uplettede uniformer i områder, hvor der spises af ansatte og gæster.

Leverandørens personale forventes at være fortrolige med IT(Microsoft Office-pakken) og

forventes derfor også at kunne servicere og opdatere Ordregivers Intranet med menuer o.a.

Udskiftning af faste medarbejdere skal skriftligt meddeles Ordregiver, og Leverandøren er

forpligtet til at føre en opdateret liste over det personale, der færdes på Ordregivers adresser

og udlevere denne til Ordregiver på foranledning.

4.2 Arbejdstilrettelægning og opfølgning på samarbejdet

Arbejdet skal ledes og kontrolleres af Leverandøren, som regelmæssigt

skal sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med konditionerne i udbudsmaterialet

samt ud fra gældende lovgivning. Ordregiver nedsætter i samarbejde med Leverandøren et

Kantineudvalg. Der skal endvidere afholdes et kvartalsvise møde mellem Ordregivers

ledelse og Leverandørens ledelse og med henblik på drøftelse af væsentlige spørgsmål i

samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb. Forud for de kvartalsvise møder

skal Leverandøren fremsende menuplaner og antallet af solgte kuverter for den forudgående

periode, således dette kan danne grundlag for en drøftelse af den leverede ydelse.

Ordregiver kan i øvrigt efter behov indkalde til møde med Leverandøren. Ordregiver vil

gennemføre en tilfredshedsmåling minimum årligt. Tilfredshedsmålingen udarbejdes i dialog

med Leverandøren.

4.3 Ekstra kantinedrift

Honoreres kun i det omfang, hvor der foreligger skriftlig aftale herom med

Ordregiver.

4.4 Rengøringsprodukter

Det forventes, at Leverandøren samarbejder med en anerkendt og

professionel middel-leverandør, og at der udelukkende anvendes

produkter, der generelt er parfumefrie og tager størst muligt hensyn til miljøet (evt. det

nordiske miljømærke Svanen, EU blomst eller midler, der opfylder kravene hertil).

Stærkt alkaliske og sure rengøringsprodukter må ikke opbevares frit tilgængeligt i

bygningerne, og der skal være placeret produktmapper med brugsanvisninger og

faredeklarationer på alle arbejdspladser.


Side 13

4.6 Psykisk arbejdsmiljø

Det forventes, at arbejdstilrettelægningen fra Leverandøren tager hensyn til og lægger vægt

på at skabe et arbejdsmiljø med tilfredse og engagerede medarbejdere.

4.7 Fysisk arbejdsmiljø

Det forudsættes, at leverandørens personale bliver grundigt uddannet og trænet i korrekt

brug af nye redskaber og maskiner med fokus på ergonomi og sikkerhed. Det er i den

forbindelse Leverandørens ansvar at fremstille arbejdspladsbrugsanvisninger til maskinerne

i køkkenet.

4.8 Eventuelle påbud/forbud fra Arbejdstilsynet

Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Arbejdstilsynet vedrørende de i pkt. 4 omtalte

miljøforhold, skal dette omgående meddeles Ordregiver. Der skal endvidere udarbejdes en

redegørelse samt handlingsplan over påtænkte aktiviteter i denne forbindelse, som

umiddelbart herefter forelægges Ordregiver for godkendelse.

5. Praktiske forhold omkring Ordregivers kantine

5.1 Alarm, adgangskort og nøgler

Ved kontraktens igangsætning udleveres adgangskort/nøgler til bygningerne samt

adgangskode til adgangsdøre. Adgangskort skal være synlige. Det er Leverandørens ansvar

at udlevere en oversigt over adgangskort med navne til kontaktpersonerne hos Ordregiver

samt at denne løbende ajourføres.

Eventuelle udgifter til omstilling/udskiftning af låsecylindere på grund af

bortkomne nøgler er Ordregiver uvedkommende. Leverandørens

erstatningspligt ved bortkomst af nøgler og/eller adgangskort er dog

begrænset til 100.000,- kr. pr. tilfælde pr. år. Det skal præciseres, at

bortkomst af nøgler og/eller adgangskort skal meddeles Ordregiver hurtigst muligt.

Almindelig betjening af alarm må påregnes ved arbejdets påbegyndelse/afslutning.

Der skal foretages aflåsning af døre, åbne vinduer skal lukkes, lys - som

ikke er omfattet af automatisk lysstyring - skal slukkes.

5.2 Affald/kompostering

Leverandørens personale sorterer selv pap og plastik samt

brandbart affald, som fordeles i de opstillede containere.

Der stilles krav om, at der holdes rent og ryddeligt i/ved affalds- og

flaskegård.

Personalet bedes parkere i de opmærkede båse på Ordregivers

parkeringsareal, så der er frit foran køkkenindleveringen.


Side 14

5.3 Soignering i kantinen

Leverandørens personale forventes løbende at soignere/aftørre borde i

kantinen – minimum i forbindelse med frokost, herunder sætte stole op.

6. Optioner

6.1 Boller/rundstykker bragt til personalekøkkenerne

Der ønskes en pris for dagligt at bringe boller/rundstykker til personalekøkkenrene.

Bollerne/rundstykkerne sælges til 5 kroner stykket ved at Ordregivers medarbejdere ligger 5

kroner for hver bolle de tager.

mødeforplejning og kantine/cateringordning ... · kantinen rummer plads til ca. 60 personer ad...

Documents