mayo 11 pinar 2015
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PINAR
mayo 11
2015 Instrumento para la planeación archivística de IMSALUD. Elaborado por OPE Colombia – Contrato de Prestación de Servicios No. 58 del 27 de Marzo de 2015.
Plan Institucional de Archivo
Elaboró OPE Colombia
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 2
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................................................................ 3
1.1. MISIÓN: ................................................................................................................................... 3
1.2. VISIÓN: .................................................................................................................................... 3
1.3. OBJETIVOS CORPORATIVOS: .................................................................................................... 3
2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR ......... 4
2.1. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL ................................................................................. 4
2.2. EJES ARTICULADORES .............................................................................................................. 5
2.3. ASPECTOS CRÍTICOS................................................................................................................. 7
2.4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ............................................. 9
2.5. ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ........................ 13
3. VISIÓN ESTRATÉGICA..................................................................................................................... 14
4. OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 15
5. REFERENTE ESTRATÉGICO ............................................................................................................. 17
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS ..................................................................................... 20
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ............................................................................................ 44
8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................. 46
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INTRODUCCIÓN
La Empresa Social del Estado – IMSALUD es una Entidad que presta servicios del primer
nivel de atención en salud del municipio de San José de Cúcuta, creada el 29 de Enero de
1999 mediante acuerdo 0087. Cuenta con personería jurídica, patrimonio propio y
autonomía administrativa, adscrita a la Dirección Local de Salud, integrante del Sistema
General de Seguridad Social en Salud sometida al Régimen Jurídico provisto en la ley 100
y sus Decretos Reglamentarios.
IMSALUD, Como Entidad pública, debe dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre
el manejo de la Gestión Documental, en especial al Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712
de 2014.
En cumplimiento del citado decreto, ha previsto desarrollar, para el periodo 2015 - 2020,
el Plan Institucional de Archivos –PINAR.
La elaboración del PINAR parte de la realización del análisis de necesidades. Este estudio
se realiza teniendo en cuenta la metodología utilizada en el manual para la formulación del
Plan Institucional de Archivo PINAR, proporcionado por Archivo General de la Nación, y el
Diagnóstico Integral de Archivos. También se tuvieron en cuenta los diferentes planes de
mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de entidades
como: El Archivo General de la Nación.
A partir de éste análisis se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de
IMSALUD teniendo como referente cuatro ejes articuladores: Administración de archivos,
Acceso a la información, Preservación de la información, Aspectos tecnológicos y de
seguridad de la información; y Fortalecimiento y seguridad.
Una vez identificados los aspectos críticos se priorizan las necesidades a satisfacer, se
establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y
proyectos que estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes, metas, fechas de realización e indicadores para
cada uno de ellos. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las
herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución.
De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se logrará
mejorar la gestión documental de la Entidad y responder a las exigencias que al respecto
se generan día a día.
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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el PINAR de la Empresa Social
del Estado IMSALUD es:
1.1. MISIÓN:
La Empresa Social del Estado IMSALUD del Municipio de Cúcuta, es una institución pública
de orden municipal que brinda atención de baja complejidad, con talento humano idóneo y
comprometido con el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios; respetando
el medio ambiente y promoviendo la docencia, la interacción social y la investigación.
1.2. VISIÓN:
En el año 2017 la ESE IMSALUD será la red de prestadores de atención de baja complejidad
preferida por los usuarios en el municipio de Cúcuta, siendo una empresa autosostenible,
reconocida por su valor humano, atención de calidad con enfoque en seguridad, gestión del
riesgo y humanización; consolidada como una ESE que apoya la docencia, la investigación
y la interacción social encaminada al continuo mejoramiento de sus procesos y al bienestar
de la población usuaria.
1.3. OBJETIVOS CORPORATIVOS:
Contribuir al desarrollo social del municipio mejorando la calidad de vida y
reduciendo la morbilidad, la mortalidad, la incapacidad, el dolor y la angustia
evitables en la población usuaria, en la medida en que esté a su alcance.
Satisfacer los requerimientos del entorno adecuando continuamente sus servicios
y funcionamiento.
Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la empresa mediante la aplicación
de principios y técnicas gerenciales que aseguran su supervivencia, rentabilidad
social y financiera.
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2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS – PINAR
2.1. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL
A partir de: el diagnóstico del Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA formulado por el
Archivo General de la Nación – AGN, el Diagnóstico de la Gestión Documental realizado por
la EntidadInterno, y mapa de riesgos realizado por el Área de Archivo Central de la Entidad,
se obtiene el siguiente análisis frente a la Gestión Documental:
o El acto administrativo de creación del comité ya se encuentra actualizada a lo
establecido en el Decreto 1080 de 2015, se encuentra en proceso de implementación.
o La Entidad no tiene el Programa de Gestión Documental que responda a las necesidades
de la Entidad, de conformidad con el decreto 1080 de 2015, que identifique acciones a
corto y mediano plazo para cada uno de los allí planteados, igualmente la Gestión
Documental debe integrarse con las demás sistemas de gestión de la Entidad como el
de Gestión de la Calidad, el MECI, para articularse y unir esfuerzos que apoyen la
gestión de la Entidad con el fin de establecer su plan Institucional de Archivos – PINAR.
o No se ha creado la Ventanilla Única de Correspondencia mediante acto administrativo
según lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la
Nación, igualmente en el Manual de Correspondencia se debe establecer los cargos de
las firmas autorizadas, los procesos y procedimientos, los formatos normalizados que
toda la Entidad debe utilizar para el manejo de las comunicaciones, entre otros
aspectos que permitan a la Entidad llevar un estricto control de sus comunicaciones.
o Los archivos de Gestión no se encuentran organizados bajo criterios establecidos en el
acuerdo 042 de 2002 "por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de Gestión en las Entidades Públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"
o La Organización de las Historias Laborales no cumple con la Circular 004 de 2003 del
Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación
sobre "Organización de las Historias Laborales".
o Los contratos además de encontrarse descentralizados, no se encuentran organizados
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bajo criterios establecidos en el acuerdo 042 de 2002.
o No se han elaborado las Tablas de Retención Documental, TRD, de acuerdo con la
Metodología establecida por el AGN en su Acuerdo 04 de 2013, para la adecuada
administración de los documentos y garantizar la preservación de éstos de acuerdo con
sus valores primarios y/o secundarios.
o El Archivo Central no cuenta con un inventario documental en el formato establecido
por el Archivo General de la Nación en su acuerdo 038 de 2004, igualmente se deben
aplicar las TRD. Se debe crear un formato de control y préstamo de documentos, entre
otros procesos.
o La ESE IMSALUD no cuenta con "Cronograma de Transferencias Documentales" con el
fin de controlar la documentación que ha cumplido sus tiempos de retención tanto en
los Archivos de Gestión como en el Archivo Central, igualmente ayuda a
descongestionar los archivos de Gestión, según lo establecido en el Acuerdo 02 de
2014.
o La Entidad no cuenta con un Programa de Capacitación en temas archivísticos que
permitan a todos los funcionarios el correcto manejo de los documentos que producen,
reciben, gestionan y conservan por los tiempos establecidos en la TRD tal como lo
establece el artículo 18 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
o La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado al que se debe intervenir
aplicando la Metodología establecida por el Archivo General de la Nación Acuerdo No.
02 de 2004. Artículo tercero, Decreto No. 1080 de 2015., Acuerdo No. 04 de 2013,
Acuerdo No. 05 de 2013.
o La Entidad debe elaborar un Programa de Conservación de Documentos que incluya
adecuaciones a las instalaciones físicas del espacio, mobiliario y elementos acordes a
los soportes documentales, cronograma de limpieza, condiciones medio ambientales
de humedad, luz y temperatura, fumigación, desratización y desinfección bajo las
normas establecidas por el Archivo General de la Nación en sus Acuerdos 049 de 2000
y Acuerdo 050 de 2000
2.2. EJES ARTICULADORES
Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la Entidad, que
sirven de base para el análisis y para la valoración del impacto de las necesidades.
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EJE TEMAS A INCLUIR
Administración de archivos Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad,
políticas, procesos y procedimientos.
Acceso a la información Transparencia, servicio al ciudadano, participación y
acceso.
Preservación de la
información
Conservación y almacenamiento.
Aspectos tecnológicos y de
seguridad de la información
Infraestructura tecnológica e seguridad informática.
Fortalecimiento y seguridad Relación con otros modelos de gestión.
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2.3. ASPECTOS CRÍTICOS
A continuación se presenta los aspectos críticos identificados:
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO
No se cuenta con el Programa de Gestión
Documental –PGD.
Diferentes tipos de gestión de la
documentación según criterios propios de
los funcionarios,
Incumplimiento de exigencias legales.
La Entidad no tiene creado la Ventanilla
Única de Correspondencia mediante acto
administrativo según lo establecido en el
Acuerdo 060 de 2001, de igual forma la
organización de la misma donde se incluya
un software de gestión documental.
Incumplimiento de exigencias legales,
Perdida de información,
Demora en el trámite de los documentos.
No se han elaborado las Tablas de
Retención Documental.
Incumplimiento de la Metodología
establecida por el AGN en su acuerdo 04
de 2013, Decreto 1080 de 2015.
Desorganización del archivo,
Pérdida de información,
Dificultad para la recuperación de
información,
Pérdida de la memoria institucional.
La Entidad cuenta con un Fondo
Documental Acumulado de documentos de
aproximadamente 25.000 metros lineales
de volumen documental en lo referente a
documentos administrativos e Historias
Clínicas de UBAS e IPS, el cual se debe
intervenir con la metodología establecida
por el Archivo General de la Nación.
Pérdida de documentos e información,
Dificultad para la búsqueda de
información,
Duplicidad de la información,
Acumulación indiscriminada de
documentos que posiblemente ya han
perdido su valor contable, jurídico, legal,
fiscal y administrativo.
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ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO
No se cuenta con tablas de valoración
documental. Acumulación y duplicidad de información.
En el Archivo Central no cuenta con un
inventario en el formato establecido por el
Archivo General de la Nación.
Perdida de información
Dificultad para la recuperación de la
Información.
Falta de capacitación al personal de la ESE
IMSALUD en lo referente a manejo de
archivos de Gestión bajos los criterios
establecidos en el acuerdo 042 de 2002,
formatos a utilizar de acuerdo al proceso
de Gestión Documental y demás temas
archivísticos que permitan el correcto
manejo de los documentos que se
producen, reciben, gestionan y conservan
de acuerdo a los tiempos que se
establecen en las TRD.
Conocimiento deficiente por los
funcionarios sobre las responsabilidades
en gestión documental.
Incumplimiento de exigencias legales.
Aplicación de criterios personales en la
organización de archivos.
No se cuenta con un archivo histórico de
la Institución. Pérdida del patrimonio documental
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2.4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a
cada uno de los ejes articuladores, para ello se Aplicó la tabla de criterios de evaluación
(tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR).
Los responsables confrontaron el aspecto crítico No. 1 con los criterios de evaluación del
eje articulador de Administración de archivos con el siguiente resultado:
ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
DIRECTA
No se cuenta con el
Programa de Gestión
Documental –PGD.
1. Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos
administrativos, legales, funcionales y
técnicos.
2. Se cuentan con todos los instrumentos
archivísticos socializados e
implementados.
3. Se cuenta con procesos de
seguimiento, evaluación y mejora para la
gestión documental.
*
4. Se tiene establecida la política de
gestión documental.
5. Los instrumentos archivísticos
involucran la documentación electrónica. *
6. Se cuenta con procesos y flujos
documentales normalizados y medibles. *
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ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN
DIRECTA
No se cuenta con el
Programa de Gestión
Documental –PGD.
7. Se documentan procesos o actividades
de gestión de documentos. *
8. Se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las necesidades
documentales y de archivo.
9. El personal de la Entidad conoce la
importancia de los documentos e
interioriza las políticas y directrices
concernientes a la gestión de los
documentos.
10. Se cuenta con el presupuesto
adecuado para atender las necesidades
documentales y de archivo.
*
Total criterios Impactados 5
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Los responsables evaluaron cada uno de los aspectos críticos con cada eje articulador, y el resultado fue el siguiente:
ASPECTO CRÍTICO
EJES ARTICULADORES
TOTAL
Ʃ Administración
de archivos
Acceso a la
información
Preservación
de la
información
Aspectos
tecnológicos y
de seguridad
Fortalecimiento
y articulación
No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –
PGD. 5 4 1 5 4 19
La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de
Correspondencia. 5 5 2 4 6 22
No se han elaborado las Tablas de Retención Documental. 4 4 2 3 4 17
La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado
de documentos de aproximadamente 25.000 metros
lineales de volumen documental en lo referente a
documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS
e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología
establecida por el Archivo General de la Nación.
4 4 1 3 4 16
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ASPECTO CRÍTICO
EJES ARTICULADORES
TOTAL
Ʃ Administración
de archivos
Acceso a la
información
Preservación
de la
información
Aspectos
tecnológicos y
de seguridad
Fortalecimiento
y articulación
No se cuenta con tablas de valoración documental. 2 3 2 4 4 15
En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el
formato establecido por el Archivo General de la Nación. 3 4 2 4 3 16
Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en
Archivística. 5 5 1 2 3 16
No se cuenta con un archivo histórico de la Institución. 3 3 2 3 2 13
TOTAL 31 32 13 28 30
* Calificación de 1 a 10
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2.5. ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de
impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:
ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES
ARTICULADORES
VALOR
TOTAL
1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla Única de
Correspondencia. 22
Acceso a la
información 32
2. No se cuenta con el Programa de Gestión Documental –
PGD. 19
Administración de
archivos 31
3. No se han elaborado las Tablas de Retención
Documental. 17
Fortalecimiento y
articulación 30
4. Falta de capacitación al personal de la ESE IMSALUD en
Archivística. 16
Aspectos
tecnológicos y de
seguridad
28
5. En el Archivo Central no cuenta con un inventario en el
formato establecido por el Archivo General de la Nación. 16
Preservación de la
información 13
6. La Entidad cuenta con un Fondo Documental Acumulado
de documentos de aproximadamente 25.000 metros
lineales de volumen documental en lo referente a
documentos administrativos e Historias Clínicas de UBAS
e IPS, el cual se debe intervenir con la metodología
establecida por el Archivo General de la Nación.
16
7. No se cuenta con tablas de valoración documental 15
8. No se cuenta con un archivo histórico de la Institución. 13
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3. VISIÓN ESTRATÉGICA
La Empresa Social del Estado – IMSALUD del primer nivel de atención en salud del
municipio de San José de Cúcuta, garantizará la preservación de la información, la
administración de los archivos y el acceso a la información, aplicando instrumentos
archivísticos como El Programa de Gestión Documental – PGD, y las Tablas de Retención
Documental – TRD, con miras a mejorar los archivos de Gestión, Central e Histórico, con
el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una adecuada y
oportuna toma de decisiones.
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4. OBJETIVOS
Para la formulación de objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes
articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado:
ASPECTOS CRÍTICOS / EJES
ARTICULADORES OBJETIVOS
1. La Entidad no tiene creado la Ventanilla
Única de Correspondencia.
1. Instalar, capacitar e implementar software
de Gestión Documental.
2. Actualizar y aplicar del Manual de Archivo
y correspondencia.
2. No se cuenta con el Programa de
Gestión Documental –PGD.
1. Elaborar, presentar, aprobar y publicar el
Programa de Gestión Documental - PGD
de acuerdo a las necesidades
documentales de la E.S.E
2. Implementar el programa de Gestión
Documental teniendo en cuenta la
producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta,
conservación y Disposición Final del
Documento.
3. No se han elaborado las Tablas de
Retención Documental.
1. Elaborar, implementar y capacitar las
Tablas de Retención Documental.
2. Presentar y aprobar las Tablas de
Retención Documental.
3. Envío de las TRD al Comité Evaluador de
Documentos del Orden Departamental
para su aprobación.
4. Falta de capacitación al personal de la
ESE IMSALUD en Archivística.
1. Elaborar e implementar el programa de
capacitación de acuerdo a la normatividad
vigente y las necesidades en materia
archivística.
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ASPECTOS CRÍTICOS / EJES
ARTICULADORES OBJETIVOS
5. En el Archivo Central no cuenta con un
inventario en el formato establecido por
el Archivo General de la Nación.
1. Implementar el formato único de
inventario documental establecido por el
AGN
2. Elaborar el Inventario Documental del
Archivo Central.
6. La Entidad cuenta con un Fondo
Documental Acumulado de documentos
de aproximadamente 25.000 metros
lineales de volumen documental en lo
referente a documentos administrativos
e Historias Clínicas de UBAS e IPS, el
cual se debe intervenir con la
metodología establecida por el Archivo
General de la Nación.
1. Capacitar a los funcionarios del archivo
Central en lo correspondiente a
organización del archivo central en lo
referente a documentos administrativos, e
Historias Clínicas de UBAS e IPS.
2. Recopilación y organización de la
información institucional, que permita la
reconstrucción de la Historia Institucional.
7. No se cuenta con tablas de valoración
documental
1. Elaborar e implementar las tablas de
valoración Documental.
8. No se cuenta con un archivo histórico de
la Institución.
1. Capacitar al personal sobre la
conservación documental.
2. Realizar adecuación física, y dotación del
área de archivo central.
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5. REFERENTE ESTRATÉGICO
Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación
con los objetivos específicos y los planes proyectados:
ASPECTOS CRÍTICOS /
EJES ARTICULADORES OBJETIVOS
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
1. La Entidad no tiene creado
la Ventanilla Única de
Correspondencia
1. Instalar, capacitar e
implementar software de
Gestión Documental.
Plan estratégico
informático.
2. Actualizar y aplicar del Manual
de Archivo y correspondencia.
Plan de
administración de
correspondencia.
2. No se cuenta con el
Programa de Gestión
Documental –PGD.
1. Elaborar, presentar y aprobar
el Programa de Gestión
Documental - PGD de
acuerdo a las necesidades
documentales de la E.S.E
Programa de Gestión
Documental – PGD.
2. Implementar el programa de
Gestión Documental teniendo
en cuenta la producción,
recepción, distribución,
trámite, organización,
consulta, conservación y
Disposición Final del
Documento.
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ASPECTOS CRÍTICOS /
EJES ARTICULADORES OBJETIVOS
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
3. No se han elaborado las
Tablas de Retención
Documental.
1. Elaborar, implementar y
capacitar las Tablas de
Retención Documental.
2. Presentar y aprobar las Tablas
de Retención Documental.
3. Envío de las TRD al Comité
Evaluador de Documentos del
Orden Departamental para su
aprobación.
4. Falta de capacitación al
personal de la ESE
IMSALUD en Archivística.
1. Elaborar e implementar el
programa de capacitación de
acuerdo a la normatividad
vigente y las necesidades en
materia archivística.
Plan de capacitación.
5. En el Archivo Central no
cuenta con un inventario
en el formato establecido
por el Archivo General de
la Nación.
1. Implementar el formato único
de inventario documental
establecido por el AGN
Plan administración
archivo central 2. Elaborar el Inventario
Documental del Archivo
Central.
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ASPECTOS CRÍTICOS /
EJES ARTICULADORES OBJETIVOS
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
2. La Entidad cuenta con un
Fondo Documental
Acumulado de documentos
de aproximadamente
25.000 metros lineales de
volumen documental en lo
referente a documentos
administrativos e Historias
Clínicas de UBAS e IPS, el
cual se debe intervenir con
la metodología establecida
por el Archivo General de
la Nación.
1. Capacitar a los funcionarios
del archivo Central en lo
correspondiente a
organización del archivo
central en lo referente a
documentos administrativos, e
Historias Clínicas de UBAS e
IPS.
Plan de capacitación
2. Recopilación y organización
de la información institucional,
que permita la reconstrucción
de la Historia Institucional.
Plan administración
archivo central
3. No se cuenta con tablas
de valoración documental
1. Elaborar e implementar las
tablas de valoración
Documental.
Plan administración
archivo central
2. No se cuenta con un
archivo histórico de la
Institución.
1. Capacitar al personal sobre la
conservación documental. Plan de capacitación
2. Realizar adecuación física, y
dotación del área de archivo
central.
Plan de mejoramiento
e infraestructura.
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6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS
Para la formulación de cada uno de los planes y proyectos la ESE IMSALUD, utilizó la
siguiente metodología:
Nombre del Plan y programa
Objetivo
Alcance del Plan o Programa
Responsable del plan o programa
Actividades y su tiempo de ejecución
Responsable de la actividad
Recursos asociados a cada actividad
Indicadores del plan o programa
El resultado fue la construcción de todos los planes y programas, que a continuación se
detallan cada uno en un cuadro.
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Nombre: PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO
Objetivo: Instalar, capacitar e implementar software de Gestión Documental
Alcance: Este plan involucra la adquisición, instalación y capacitación de un software de Gestión Documental para la puesta en
marcha de la ventanilla de radicación para mejorar el trámite y gestión de los documentos de las E.S.E IMSALUD.
Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.
ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
1. Adquisición del software de
Gestión Documental
Oficina de Servicios
Generales. 01-04-2015 30-04-2015
Contrato de suministro de
software.
2. Instalación del software de
Gestión Documental
Subgerencia
Administrativa y
Financiera.
01-04-2015 30-04-2015
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CÓDIGO: FECHA:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
3. Capacitación al personal
responsable en la Entidad de la
ventanilla de radicación y el
trámite de documentos.
Oficina de
Informática con el
Proveedor del
Software.
01-05-2015 15-05-2015 Manual de uso y videos de
apoyo.
4. Implementación del software de
Gestión Documental para la
puesta en servicio de la
Ventanilla de radicación.
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
16-05-2015 15-06-2015
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Utilización del software
adquirido
Cantidad de funcionarios que utilizan el software / Total de
personas capacitadas *100 Creciente 90%
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RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humano 1 Profesional
2 técnicos
Profesional: Ingeniero de Sistemas, que se capacite y conozca
sobre el software para que apoye la implementación del mismo.
Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para
el proceso de radicación, y digitalización en el software.
Físicos
Impresora, Escáner, y Equipo de
cómputo para la ventanilla de
radicación.
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Nombre: PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Objetivo: Actualizar y aplicar del Manual de Archivo y correspondencia.
Alcance: Actualizar el Manual de Archivo y correspondencia para la puesta en marcha de la ventanilla de radicación con el software de
Gestión Documental.
Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
1. Actualizar el manual para que a
través del software de Gestión
Documental se pueda recibir y
registrar la correspondencia
recibida Incluye: Recepción,
clasificación, distribución,
digitalización y registro.
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-05-2015 30-05-2015
Manual de archivo y
correspondencia
actualizado
2. Actualizar el manual para enviar
y registrar la correspondencia de
salida, Incluye: Recepción para
envío, registro, clasificación por
medio de envío, elaboración de
planillas, control, devoluciones.
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-05-2015 30-05-2015
Manual de archivo y
correspondencia
actualizado
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E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Cantidad de documentación
recibida y despachada por
la ventanilla de radicación
Cantidad de documentos registrados / Cantidad de
documentos recibidos * 100 Creciente 100%
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humano 2 Técnicos Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística para la
puesta en marcha de la ventanilla de radicación.
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Nombre: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD.
Objetivo:
1. Elaborar, presentar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales
de la E.S.E IMSALUD.
2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.
3. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.
4. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.
5. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.
Alcance:
1. Elaborar, presentar y aprobar el Programa de Gestión Documental PGD de acuerdo a las necesidades documentales de la E.S.E
2. Implementar el programa de Gestión Documental teniendo en cuenta la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y Disposición Final del Documento.
3. Elaborar, implementar y capacitar las Tablas de Retención Documental.
4. Presentar y aprobar las Tablas de Retención Documental.
5. Envío de las TRD al Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental para su aprobación.
6. Implementar y capacitar mediante instructivo de las normas para la organización del archivo de gestión en concordancia con la
TRD de cada oficina.
Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera.
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
1. Levantamiento de la
información,
coordinando con las
áreas de planeación,
informática, Control
Interno.
Profesional Gestión
Documental 01-04-2015 30-05-2015
Documentos de apoyo
para la realización del
PGD.
2. Elaboración del PGD Profesional en
Gestión Documental 01-04-2015 30-06-2015
Programa de Gestión
Documental
3. Aprobar el PGD Comité Interno de
Archivo Institucional. 01-07-2015 31-07-2015 Acta de Comité
Depende de las
reuniones del Comité.
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio
Fecha
Final Entregable Observaciones
4. Implementación del
PGD teniendo en
cuenta: Producción,
Recepción, Distribución,
Trámite, Organización,
Consulta, Conservación
y Disposición final de
Documentos.
Profesional Gestión
Documental 01-08-2015 31-12-2020
Listado de asistencia a
capacitaciones.
5. Encuetas de los Tipos
documentales a todas
las oficinas de la ESE.
Profesional Gestión
Documental 11-05-2015 30-05-2015
Cronograma de
programación de visitas.
Encuestas de Tipos
Documentales.
6. Análisis e interpretación
de la información
recolectada.
Equipo
Interdisciplinario
(Acuerdo 004 /2013)
11-05-2015 30-06-2015 Información recolectada,
analizada e interpretada.
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E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio
Fecha
Final Entregable Observaciones
7. Elaboración de TRD
Equipo
Interdisciplinario
(Acuerdo 004 /2013)
11-05-2015 30-06-2015 TRD Elaboradas
8. Presentación de las TRD
al Comité Interno de
Archivo para su
aprobación.
Comité Interno de
Archivo 01-07-2015 31-07-2015 Acta de aprobación
9. Envío de las TRD junto
con los soportes legales
al Comité Evaluador de
Documentos del Orden
Departamental para su
aprobación.
Comité Interno de
Archivo 01-08-2015 31-08-2015
TRD aprobadas por el
Comité Evaluador de
Documentos del
Departamento.
10. Convalidación con el
AGN
Comité Interno de
Archivo 01-08-2015 31-08-2015
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio
Fecha
Final Entregable Observaciones
11. Adopción de las TRD Comité Interno de
Archivo 01-09-2015 15-09-2015
Resolución de aprobación
de las TRD.
12. Implementación y
capacitación de las
TRD
Profesional Gestión
Documental 01-10-2015 31-10-2015
Lista de asistencia a
capacitación.
13. Elaborar un
cronograma de
seguimiento de
aplicación de las TRD.
Profesional Gestión
Documental 01-11-2015 31-12-2015
Cronograma de
seguimiento TRD.
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Procesos archivísticos
especificados en el PGD
Cantidad de procesos especificado/# procesos *
100 Creciente 100%
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E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humano Equipo Interdisciplinario
Técnico
Profesional: en Gestión Documental, Especialista en Calidad,
Derecho, Ingeniero Industrial.
Técnico en Archivo: Con conocimientos básicos de archivística
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CÓDIGO: FECHA:
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VERSIÓN:
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Nombre: PLAN DE CAPACITACIÓN
Objetivo:
1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia
archivística.
2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a
documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS.
3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.
Alcance:
1. Elaborar e implementar el programa de capacitación de acuerdo a la normatividad vigente y las necesidades en materia
archivística.
2. Capacitar a los funcionarios del archivo Central en lo correspondiente a organización del archivo central en lo referente a
documentos administrativos, e Historias Clínicas de UBAS e IPS.
3. Capacitar al personal sobre la conservación documental.
Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera
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CÓDIGO: FECHA:
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VERSIÓN:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
1. Capacitación de acuerdo
a la normatividad vigente
y necesidades en materia
archivística
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-06-2015 31-12-2015
Programa de
Capacitaciones en
Instrumentos Archivísticos
y normatividad vigente.
2. Capacitar a los
funcionarios del archivo
Central en lo
correspondiente a
organización del archivo
central en lo referente a
documentos
administrativos, e
Historias Clínicas de
UBAS e IPS.
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-01-2016 31-12-2016 Programa de
capacitaciones
3. Capacitar al personal
sobre la conservación
documental
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-01-2016 31-12-2016 Programa de
capacitaciones
Empresa Social del Estado
E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Personal Capacitado
Cantidad de funcionarios que asistieron a
capacitación programadas/ Total funcionarios
invitados * 100
Creciente 90%
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humanos
Físico
Profesional
Técnico
Ayudas audiovisuales
Profesional en Gestión Documental
Técnico de Archivo
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CÓDIGO: FECHA:
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VERSIÓN:
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Nombre: PLAN ADMINISTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL
Objetivo:
1. Implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN
2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.
3. Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional
4. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental.
Alcance:
1. Recepción de transferencias primarias e implementar el formato único de inventario documental establecido por el AGN
2. Elaborar el Inventario Documental del Archivo Central.
3. Recopilación y organización de la información institucional, que permita la reconstrucción de la Historia Institucional
4. Elaborar e implementar las tablas de valoración Documental
Responsable del Plan: Subgerencia Administrativa y Financiera
Empresa Social del Estado
E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
1. Programar las
transferencias primarias
a recibir por el archivo
central
Profesional de Archivo 01-02-2016 31-12-2020 Cronograma de
Transferencias
2. Realizar el inventario
documental del archivo
central en el formato
establecido por el AGN
Profesional de Archivo 01-04-2016 31-12-2016
Formato Único de
Inventario Documental
Implementado
3. Utilizar el formato de
préstamo de
documentos
Profesional de Archivo 01-01-2016 31-12-2020 Formato de préstamo
documental.
4. Recopilar la información
institucional que
permita la
reconstrucción de la
Historia Institucional
Subgerencia
Administrativa y
Financiera
01-02-2016 30-06-2016 Informe de la
información recopilada.
Empresa Social del Estado
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CÓDIGO: FECHA:
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VERSIÓN:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
5. Levantamiento de
inventario en estado
natural en el formato
FUID
Profesional de Archivo 01-07-2016 31-12-2016
6. Elaborar, y aprobación
de las Tablas de
Valoración Documental
– TVD
Comité Interno de
Archivo 01-04-2017 30-05-2017 TVD Aprobadas
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E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio
Fecha
Final Entregable Observaciones
7. Organización del Fondo
Acumulado según las
Tablas de Valoración
Documental y elaborar
actas de eliminación
documental, registro
fotográficos entre otros.
Profesional de Archivo 01-06-2017 31-12-2020
Fondo Documental
organizado según Tablas
de Valoración
Documental.
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CÓDIGO: FECHA:
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INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Transferencias primarias
realizadas
Transferencias recepcionadas/ Transferencias
programadas * 100 Creciente 100%
Organización del fondo
acumulado
Cajas intervenido por fondo / total cajas del fondo ó
Metros Lineales intervenido por fondo con todo el
proceso /
Metro lineal Cajas totales del fondo.
Creciente 100%
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humanos Profesional
Técnico
Profesional en Gestión Documental
Técnico de Archivo
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E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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VERSIÓN:
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Nombre: PLAN DE MEJORAMIENTO E INFRAESTRUCTURA
Objetivo: Realizar adecuación física, y dotación del área de archivo central.
Alcance:
1. Adecuación física y dotación del archivo central
2. Cronograma de limpieza, fumigación, desinfección y desratización del área del archivo central y los archivos de gestión.
Responsable del Plan: Subgerencia administrativa y Financiera
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CÓDIGO: FECHA:
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ACTIVIDAD Responsable Fecha de
Inicio
Fecha
Final Entregable Observaciones
1. Adecuación física y
dotación del archivo
central
Subgerencia
administrativa y
Financiera
19-10-2015 10-07-2016 Adecuación Física y Dotación
en el archivo central.
Cumplimiento del
acuerdo 049 de 2000.
2. Cronograma de
limpieza, fumigación,
desinfección y
desratización del área
del archivo central y los
archivos de gestión.
Subgerencia
administrativa y
Financiera
01-03-2015 31-12-2020
Cronograma de limpieza,
fumigación, desinfección y
desratización del área del
archivo central y los
archivos de gestión
implementado.
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Avance en adecuación del
archivo central
Avance en ejecución de contrato/ actividades
contratadas * 100 Fijo 100%
Empresa Social del Estado
E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
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RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Físicos
Contrato de remodelación y dotación.
Elementos para limpieza, fumigación,
desinfección y desratización.
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CÓDIGO: FECHA:
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7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
Para la creación del mapa de ruta, La ESE IMSALUD tuvo en cuenta el tiempo de
ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa:
PLAN O PROYECTO
/ TIEMPO
Corto
plazo
(1 año)
Mediano plazo
(1 a 4 años)
Largo plazo
(4 años en adelante)
2015 2016 2017 2018 2019 2020
PLAN ESTRATÉGICO
INFORMÁTICO.
PLAN DE
ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA.
PROGRAMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
PLAN DE
CAPACITACIÓN
PLAN DE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO CENTRAL
PLAN DE
MEJORAMIENTO E
INFRAESTRUCTURA
Empresa Social del Estado
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO -
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8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
La E.S.E IMSALUD diseñó un cuadro de mando integral, basándose en los indicadores
establecidos en cada uno de los planes y proyectos y contemplando la medición
trimestralmente durante la ejecución. El resultado fue el siguiente:
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
INDICADOR META
Medición trimestral
GRÁFICO OBSERVACI
ONES 1 2 3 4
PLAN ESTRATÉGICO
INFORMÁTICO.
Utilización del
software
adquirido
90%
PLAN DE
ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA.
Cantidad de
documentación
recibida y
despachada por
la ventanilla de
radicación
100%
PROGRAMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Procesos
archivísticos
especificados
en el PGD
100%
PLAN DE
CAPACITACIÓN
Personal
capacitado 90%
PLAN DE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO CENTRAL
Transferencias
primarias
realizadas
100%
Empresa Social del Estado
E.S.E. IMSALUD
CÓDIGO: FECHA:
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO -
PINAR
VERSIÓN:
Borrador
Página 47 de 47
Centro Comercial Bolívar, Bloque C, Local C4, San José de Cúcuta, Norte de Santander-
Colombia, Teléfono (7) 5827007 http/:www.imsalud.gov.co
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
INDICADOR META Medición trimestral GRÁFICO OBSERVACI
ONES
Organización
del fondo
acumulado
100%
PLAN DE
MEJORAMIENTO E
INFRAESTRUCTURA
Organización
del fondo
acumulado
100%
Los responsables de la medición se encargarán de alimentar el cuadro de mando, cada
trimestre con el resultado de los indicadores.