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PINAR

2019

HOSPITAL SAN JOSE DEL COCUY

INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos – PINAR, es el instrumento archivístico de la Gestión Documental del HGM, que establece el seguimiento y articulación de la planeación estratégica con su función archivística, en la que se tratan las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de mejoramiento archivístico, la modernización de los procesos y la tecnología.

LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE COCUY para dar cumplimiento a la Ley 594 de

2000 “Ley General de Archivos”, la Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y

Acceso a la Información Pública” y el Decreto 1080 de 2015 “Reglamentario del

Sector Cultura” donde se establecen los instrumentos para la Gestión Documental

entre los que se encuentra el PINAR, el cual es el resultado de un proceso

articulado entre la alta dirección, los responsables de los archivos y las tecnologías,

planeación, tesorería, contabilidad, jurídica y los procesos asistenciales, con el fin

de realizar los planes a corto, mediano y largo plazo de la gestión archivística,

contemplados en su planeación estratégica.

La formulación de este plan obedece a los lineamientos del manual de elaboración

del PINAR del Archivo General de la Nación, la identificación de las necesidades y

puntos críticos a mejorar en la Gestión Documental del HSJ, se definieron

objetivos, metas y proyectos, con el fin de garantizar una adecuada gestión y

conservación de la memoria del HSJ.

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

El Hospital atiende urgencias las 24 horas del día, de manera integral

para adultos, gineco obstetricia y pediatría, con disponibilidad permanente

de servicios de primer nivel.

El área de Imagenología brinda servicios de radiología únicamente.

Como servicios de apoyo cuenta con laboratorio clínico y de patología,

farmacia.

Hospital reestructuró el 100% del sistema de información y puso en

funcionamiento la historia clínica electrónica, un gran avance tecnológico,

con el fin de tener la información de los pacientes actualizada e

interrelacionada en los procesos de ingreso, atención y egreso, además

de contribuir con la seguridad del paciente y un mejor servicio a sus

usuarios.

Alto compromiso por la seguridad del paciente, su talento humano es una

de las más grandes fortalezas, es un personal capacitado y altamente

comprometido con el sueño de brindar una atención excelente y calidad

de vida.

• MISIÓN: La Empresa Social del Estado Hospital San José de El

Cocuy presta servicios integrales de salud de primer nivel a la

comunidad en general en diagnóstico, tratamiento y rehabilitación,

cumpliendo con las políticas y planes operativos establecidos por la

ley

• .VISIÓN: En el año 2.020 la Empresa Social del Estado Hospital San

José de El Cocuy, será reconocida como la mejor en el Departamento

de Boyacá, por la prestación de servicios de salud de primer nivel,

orientados a la satisfacción del usuario y la comunidad a través de un

equipo humano idóneo, ético y comprometido.

• VALORES: Son cualidades necesarias en las personas para el

cumplimiento de los principios y el logro de los objetivos

organizacionales:

o Responsabilidad: Cumplimiento de deberes y compromisos,

haciendo las cosas bien, en el momento oportuno, atendiendo las directrices institucionales, previendo y asumiendo las consecuencias de las acciones y omisiones

o Solidaridad: Actitud de cooperación con el otro que busca el bien común

o Respeto: Es el trato digno hacia el otro, aceptando la diferencia,

Reconociendo sus derechos, siempre y cuando no se afecten los

principios institucionales ni que se vulneren los de las demás

personas o Vocación de servicio: Es la capacidad de entregarse y brindar un

acompañamiento genuino, logrando la satisfacción de las necesidades y superando las expectativas de las personas, brindando una experiencia positiva en el HGM

o Honestidad: Consiste en comportarse y expresarse con sinceridad y coherencia fundamentados en la verdad

o Seguridad: Comportamientos y actitudes que contribuyen a prevenir y minimizar los riesgos para la organización y los usuarios

• POLÍTICA INTEGRAL DE CALIDAD: En el Hospital enfoca nuestros

procesos a contribuir con la calidad de vida de nuestros clientes, a

cuidar y proteger el medio ambiente y a mejorar las condiciones de

vida y trabajo de nuestros colaboradores, para lo cual nos

comprometemos con:

o Brindar una atención Segura, oportuna, confiable y cálida.

o Prevenir y controlar el impacto ambiental negativo asociado con el uso de los recursos y la generación de residuos, vertimientos y emisiones.

o Prevenir y controlar los riesgos operacionales. o Promover y mantener condiciones y factores laborales seguros,

procurando un bienestar físico, mental y social a nuestros Colaboradores.

o Promover y desarrollar las investigaciones básicas y aplicadas, cuyos resultados deben corresponder con desarrollos y soluciones innovadoras en beneficio del desempeño del Hospital y de sus partes involucradas.

La ESE HOSPITAL SAN JOSE DE COCUY se apoya en el cumplimiento permanente de los requisitos legales aplicables, una cultura organizacional propia que involucre a los proveedores, contratistas, visitantes y población del entorno y el mejoramiento continuo del desempeño de los procesos. CONFORMACION AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS

ADMINISTRATIVA

DIRECTIVO

Gerente 1

EJECUTIVO

Sub. Director Administrative 0

PROFESIONAL

Médicos 6

Odontólogos 3

AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS

Enfermeros 3

Bacterióloga 1

TÉCNICO / TECNOLOGICO

Técnico en saneamiento ambiental 0

Almacenista auxiliar 1

AUXILIAR

Auxiliar de información en salud 2

Auxiliar de Administración 1

Cajero 1

Secretario

Conductores

1

4

Operario de Servicios Generales 4

Celadores 3

Auxiliar de laboratorio clínico 1

Auxiliar de Droguería 1

Auxiliar de consultorio dental 0

Auxiliar de Salud familiar y comunitaria 1

Auxiliar de enfermerías 16

Supervisor auxiliar 0

Promotor en salud 1

Auxiliar en imágenes diagnosticas 0

TOTAL 41

SALUD

PROFESIONAL

Enfermero 3

Enfermero servicio social obligatorio 0

Medico general 1

Medico Serv. Social Obligatorio 5

Odontólogo 3

AREA NIVEL / DENOMINACIÓN No CARGOS

Odontólogo Serv. Social Obligatorio 0

Bacteriólogo Serv. Social obligatorio 0

TÉCNICO

Técnico en saneamiento 0

Técnico en imágenes diagnósticas 1

AUXILIAR

Auxiliar de enfermería 16

Auxiliar de Higiene oral 0

Promotor de salud 1

TOTAL 18

2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

El Plan Institucional de Archivos – PINAR del Hospital tiene la estructura

establecida en el Manual que para el evento formuló el Archivo General

de la Nación y con su aplicación se pudieron visualizar las siguientes

situaciones:

2.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS DE LA LABOR

ARCHIVÍSTICA EN EL HSJ

Los aspectos críticos con los respectivos riesgos de la Gestión

Documental del HSJ, se identificaron desde los planes de mejoramiento

los que a su vez, son el resultado de los hallazgos de auditorías internas y

externas incluidas las de los entes de control, el grado de cumplimiento a

la normatividad archivística, el diagnóstico integral de la Gestión

Documental y el mapa de riesgos, entre otros.

Para el buen funcionamiento de la E.S.E. la gerencia cuenta con el apoyo de

organismos de nivel asesor, con profesionales contratados en la modalidad de

prestación de servicios, en las siguientes ramas:

• Asesoría jurídica

• Asesoría Contable

• Auditor de Cuentas

DIAGNOSTICO INSITUCIONAL

SERVICIOS PRODUCTOS CANTIDAD CALIDAD

1.SERVICIOS ASISTENCIALES

Consulta externa S A

Atención de urgencias S A

Hospitalización S A

Enfermería S A

Sala de partos S A

Cirugía S A

Fisioterapia I I

Terapia respiratoria I I

Gineco-obstetricia I I

Pediatría I I

Nutrición y Dietética I I

Odontología S A

Higiene oral S A

Promotoras de salud rural S A

Puestos de salud S A

2.SERVICIOS AUXILIARES DE DIAGNOSTICO

Imagenología S A

Laboratorio Clínico S A

3.SERVICIOS DE APOYO ASISTENCIAL

Servicio de alimentación y

dietética S A

Servicios de aseo, lavandería y

ropería. S A

4.SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

Servicio de información y atención

al usuario. S A

SERVICIOS PRODUCTOS CANTIDAD CALIDAD

Estadística S A

Servicio de transporte I I

Farmacia S A

Portería S A

5. PROGRAMAS

Hipertensión Arterial S A

Infección Respiratoria aguda (IRA) S A

Enfermedad diarreica aguda (EDA) S A

Programa ampliado de

inmunizaciones

Crecimiento y Desarrollo

S

S

A

A

Jornadas odontológicas S A

Tuberculosis S A

Lepra S A

Control prenatal, lactancia materna

y planificación familiar S A

Cáncer de Cerviz S A

ITS-SIDA S A

Vigilancia epidemiológica S A

Atención a los ancianos S A

Programa de visitas domiciliarias S A

Programa de información y

educación en salud. S A

6. Medicina legal S A

7. Saneamiento ambiental N A

ACTIVIDAD CUMPLIMIENTO

SI PA NO

Sistema de control interno

Existe sistema de control interno? x

Esta aprobado por la junta directiva? x

Existe Plan de Desarrollo de Control Interno? x

Existe un responsable del control interno en la

entidad?

x

Está conformado el comité de control interno? X

Se reúnen mínimo cada dos meses? X

Existen actas de las reuniones? X

Existe una metodología para la descripción y el

mejoramiento de procesos? X

Esta aprobada por el comité de control interno? X

Se han mejorado los procesos? X

Se cuenta con el manual de proceso de la

institución? X

Se han divulgado los procesos mejorados? X

Han recibido información los funcionarios sobre

Control Interno? X

Sistema obligatorio de garantía de calidad.

Se tiene desarrollado el sistema de la garantía de la

calidad?

X

Se ha realizado la verificación de requisitos

esenciales? X

Se cumple con los requisitos esenciales ¿

porcentaje? X 90%

Se hizo la declaración de requisitos ante el ente

territorial? X


Se tienen los planes de cumplimiento por

dependencia? X

Se ha elaborado el plan de calidad institucional? X

Se cuenta con procesos de auditoria médica? X

Existe un responsable con funciones específicas? X

Existen guías de manejo de las principales

patologías?

X

Se ha hecho capacitación al respecto? X

Existe un sistema de información y atención al

usuario?

X

Existe un sistema de quejas y reclamos? X

Existe un sistema de detección de fallas del servicio? X

Se tiene descritos los procesos asistenciales? X

Se han mejorado dichos procesos? X

Se ha hecho capacitación al respecto? X

Existe comité de historias clínicas? X

Se reúne mínimo una vez al mes? X

Existen actas de las reuniones?

Se realiza evaluación de las historias clínicas?

X

X

Existe un portafolio de servicios? X

Se conoce el perfil epidemiológico de los usuarios? X

Se conoce el costo de la utilización de los servicios? X

Control de gestión

Se han identificado los factores críticos de éxito de la

entidad?

X

Se han definido los puntos de control en los

procesos?

X

Se han definido los principales indicadores de

gestión?

X


Se ha desarrollado el sistema de información

gerencial?

X

Se ha fomentado la cultura del autocontrol? X

Se realizan evaluaciones trimestrales? X

Existen informes periódicos por dependencia? X

Jurídica

Existe jurídica como dependencia en la estructura

organiza? X

Esta contratada externamente? X

Esta a nivel del grupo asesor? X

Existe un responsable directo de la actividad? X

Existe un plan de desarrollo específico del área? X

Es abogado titulado? X

Es jurídica responsable de emitir conceptos sobre

actos administrativos? X

Es la oficina jurídica la encargada de realizar

procesos disciplinarios?

X

La contratación administrativa se lleva

adecuadamente? X

Jurídica revisa y avala todos los contratos? X

Presta la asesoría necesaria a toda la dependencia? X

Es la encargada de contestar las demandas en

contra de la institucional? X


SI PA NO

Servicios Básicos

Existe plan de acción de la unidad funcional? x

Existe manual de funciones por cargo? X

Existen responsables de las unidades? X

Existe manual de procesos de la unidad funcional? X

Existe programa de inducción? X

Existe programa de reinducción? X

Existe programación de actividades? X

Existe cronograma de actividades del área? X

Existe seguimiento de actividades? X

Existe evaluación periódica? X

Existe cumplimiento de metas y objetivos? X

Recursos de información

Existe plan de acción de la unidad funcional? X


Existe responsable de la unidad? X

Existe manual de procesos de la unidades

funcionales?

X









Recursos Humanos





funcionales?

X


Existe programa de reinducción?

Existe programación de actividades?

X

X





Recursos financieros





funcionales?

X









SI PA NO

Consulta externa

Existen protocolos de manejo de las principales

patologías médicas? X

Existen normas técnicas administrativas del área? X

Existen protocolos de las principales patologías

odontológicas? X

Existen protocolos de vacunación y conservación de

biológicos?

X

Existe manual de auditoria? X

Se tiene sistematizada el área de consulta externa?

Indicadores de Gestión?

X

5.3.2 Observación, urgencias y hospitalización.

Existen protocolos de manejo de las principales

patologías médicas? X

Existen normas técnicas administrativas del área? X

Se tienen indicadores de gestión? X

Se tiene sistematizada el área? X

Lab oratorio clínico

Protocolos de manejo de los diferentes exámenes y

tomas de muestras? X

Manual de procedimientos del manejo y

Mantenimiento de los equipos del laboratorio? X


Indicadores de gestión? X

Sistema de información y atención al usuario.

Se tiene el sistema de recepción y atención de

quejas y reclamos? X

Evaluación de la satisfacción de los usuarios? X

Se han diseñado procedimientos de capacitación

para responder a las necesidades detectadas?

X

Aspectos críticos y los riesgos son los que se enuncian a continuación:

2.2. PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOSY EJES

ARTICULADORES

La priorización de los aspectos críticos de la Gestión Documental del

HSJ que se presenta a continuación, son el resultado de la evaluación

de cada uno de ellos frente a los ejes articuladores, de acuerdo a que

cumplan en sus diez puntos correspondientes, de esta manera el

aspecto crítico que tiene mayores valores con los ejes articuladores,

son los de mayor incumplimiento a los requisitos de la gestión

documental, por lo tanto, son los que deben ser atendidos por el HSJ y

deben hacer parte del Plan Institucional de Archivos

– PINAR.

Con la valoración efectuada por el impacto de los aspectos críticos con

respecto a los ejes articuladores, se ordenaron de mayor a menor con

el fin de establecer la visión estratégica de la Gestión Documental,

como se muestra a continuación:

3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –

PINAR

Se construye con la intención de mejorar la función archivística del HSJ, a

partir de la priorización de los aspectos críticos y los ejes articuladores que

tuvieron mayor impacto. Por lo tanto, la visión fue formulada de la siguiente

manera:

4. OBJETIVOS

Para lograr la visión estratégica del plan, se establecen los siguientes objetivos

que son el resultado del análisis de los aspectos críticos y los ejes articuladores

de mayor impacto en la Gestión Documental del HSJ; ellos son:

Aspecto Crítico

Objetivo

Planes y Proyectos

Asociados

1. El Sistema de Gestión Establecer el control a las Plan de estructura del Documental no es apto para la comunicaciones oficiales Sistema de Gestión de radicación de las electrónicas que ingresan al Documentos Electrónicos comunicaciones a través de HSJ a través de las cuentas Correos electrónicos. de correos electrónicos, por

parte de la taquilla única, del

área de Gestión Documental.

2. Fortalecimiento y Verificar si Armonizan el Plan de estructura del articulación: involucra Sistema de Gestión Sistema de Gestión de aspectos como la Documental a los Documentos Electrónicos armonización de la gestión procesos archivísticos y

documental con otros estándares nacionales e modelos de gestión. internacionales de seguridad

de la información.

3. Preservación de la Revisar y ajustar los Plan de estructura del información: incluye aspectos procedimientos de la Gestión Sistema de Gestión de como la conservación y el Documental para garantizar la Documentos Electrónicos almacenamiento de preservación y conservación

información.

Aspecto Crítico

Objetivo

Planes y Proyectos

Asociados

de la información a largo plazo

del documento electrónico.

4. Administración de Archivos: Solicitar la modificación de la Proyecto: Propuesta de involucra aspectos de la planta de cargos del área de modificación a la planta de infraestructura, el Gestión Documental, en la cargos incluido el líder de presupuesto, la normatividad cual se incluya el personal gestión documental.

y la política, los procesos y los idóneo que ha estado

procedimientos y el personal. prestando los servicios en la

realización de las labores

técnicas.

5. PLANES Y PROYECTOS

Responsable del Plan: Profesional Gestión Documental

Actividad

Responsable

Fecha de Fecha Entregable

Observaciones

inicio

final

Definición del

Profesional

Alcance.

Establecimiento

Planeación Gestión 02/09/2019 28/09/2019 de objetivos del

Documental SGDEA.

Referencias.

Normativas.

Definición de roles

y

responsabilidades

.

Elaboración plan de trabajo.

Identificación de matriz de riesgos.

Riesgos de compatibilidad

técnica.

Riesgos de gestión de proyecto.

Riesgos

asociados a la disminución inicial

de la productividad.

Análisis

organizacional.

Profesional Análisis técnico /

Tecnológico.

Análisis

Gestión 01/10/2019

28/12/2019

Diagnóstico

Documental

infraestructura

actual.

Diseño de la

estrategia de Implementación.

Análisis de alternativas.

Análisis de las

soluciones

Profesional existentes en el

mercado.

Gestión

Adaptación

Documental

Diseño

02/08/2019

30/12/2019 software existente

/o desarrollo a la medida.

Administrador Desglose de las

fases

del

Eurodoc

Proyecto.

Estimación de tiempo.

Sostenibilidad

financiera y organizacional.

Definición de metas de

Plan o proyecto

Corto Mediano Plazo Largo

Plazo Plazo

Tiempo 2018 2019 2020 2021 2022 PLAN DE ESTRUCTURA DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO – SGDEA PLAN DE DIGITALIZACIÓN A

LOS DOCUMENTOS QUE SOLO EXISTEN EN SOPORTE PAPEL Y TIENEN LARGA RETENCIÓN O CONSERVACIÓN TOTAL. PLAN DE MEJORAMIENTO A LA PLANTA DE CARGOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

Para realizar el seguimiento, control y mejora de la ejecución de cada plan,

se estableció el siguiente cuadro de mando integral:

Planes y Meta Medición

proyectos Indicadores

Trimestra trimestral Gráfico

Observaciones

asociados

l

1

2

3

4

Plan de Cumplimient 100%

estructura del o a Sistema de

programació

Gestión de

n de

Documentos

Electrónicos de actividades Archivo –

SGDEA


digitalización a o a los documentos

programació

que solo existen

n de

en soporte papel

y tienen larga actividades retención o

conservación

total.


mejoramiento a o a la planta de

programació

cargos de

n de

gestión

documental actividades

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