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Semana 1, 2 y 3TRANSCRIPT
SEMANA 1,2,3 MODULO DE PLANEACIÓN DE PROYECTOS Muchachos este es el material, descárguenlo y léanlo. NOHORA Wilson Casas - Pedro Uribe
Actividad semana uno
TEMA 1
Planeación estratégica de Proyectos.
Conceptos generales Es un proceso por el cual la alta administración:
–Analiza las características y habilidades del negocio –Establece una visión de lo que desearía ser en el tiempo y –Decide las acciones para lograrlo. Esto implica que se debe analizar y responder a los cambios en el medio ambiente y decidir cuáles son los recursos para mejorar su posición competitiva. Una vez que se tiene la visión del negocio, se definen las implicaciones internas que se requieren para reforzar la posición competitiva, cuyas
acciones serán variadas dependiendo del tipo de negocio y del medio ambiente competitivo. Proceso Después de entender las acciones que deben realizarse, se establecen los proyectos con los que se implantarán las estrategias, asegurando de esta manera que tengan una liga clara entre ambos. En ocasiones, los negocios son capaces de definir las estrategias pero encuentran problemas en su implantación a través de los proyectos por distintas causas y por las demandas competentes que comparten recursos limitados.
Proceso
Para asegurar que se realizarán los proyectos adecuados en el orden adecuado, un sistema de planeación estratégica de proyectos debe formarse por:
Un plan estratégico que marque la dirección a seguir en el establecimiento de estrategias y su implantación Un proceso para asignar prioridades a los proyectos derivados Esto requiere un compromiso de los stakeholders de cada nivel de la organización
Proceso
La participación del Administrador de Proyectos en la planeación estratégica de proyectos ofrece una serie de ventajas a través del entendimiento de los beneficios obtenidos con los productos resultantes, ya que al hacerlo: Puede conocer la perspectiva global del enfoque de la organización Su experiencia provee detalles valiosos sobre las capacidades y limitantes de la organización
Las actividades de esta unidad permitirán al estudiante conocer los conceptos de negocios que permiten relacionar los proyectos a la misión y visión de la organización.
Actividades semana 1 (10 puentos)
Las actividades estarán enfocadas a:
1. Reconocer los conceptos de la Planeación estratégica de proyectos 2. Identificar los conceptos del negocio que deben tomarse en cuenta para la selección de los
proyectos que deberán llevarse a cabo 3. Elabore cuadro sipnotico con los pasos para llevar a cabo el proceso de selección de
Proyectos 4. Analizar las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización.
Descargar la actividad en su equipo y resuelva el trabajo en Word. Y luego :
Ingresa nuevamente por el Link de Actividades click, Unidad 1 Estrategia de Negocio clic y en la parte de abajo hay una carpeta que dice actividad unidad 1 das click y luego escribe el mensaje, adjunta el trabajo que tiene en su equipo y lo envía.
TEMA 2
SEGUNDA SEMANA
1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
En un negocio, la cantidad de proyectos que pueden desarrollarse normalmente exceden los
recursos que podrían aplicarse por lo que para establecer prioridades, deben de ser
evaluados y comparados en las mismas condiciones.
La evaluación del proyecto, normalmente debe hacerse en varios enfoques:
Evaluación técnica
En los proyectos relacionados con tecnología, la evaluación técnica consiste en evaluar la
funcionalidad requerida en función de la tecnología disponible ya que esta podría establecer
limitaciones en las soluciones consideradas.
Evaluación económica
Planeación Estratégica de Proyectos
El criterio financiero permite evaluar diferentes alternativas de solución ya que los
proyectos pueden evaluarse en los mismos términos y compararse para seleccionar
alternativas. Existen diferentes criterios financieros que son útiles para la evaluación
económica, a continuación se presentan algunos de ellos:
Análisis costo/beneficio
La forma más común de realizar una evaluación económica es comparar los costos
esperados con los beneficios de la solución, además de analizar si la alternativa bajo
consideración es la mejor entre un numero de opciones.
Para realizar la evaluación económica, comúnmente se realizan los siguientes pasos:
Analizar y estimar todos los costos y los beneficios de llevar a cabo el
proyecto, incluyendo costos operativos y de desarrollo, así como los beneficios que
se esperan lograr. Por ejemplo, cuando se desarrollará un sistema que reemplazará
a uno existente, los estimados deben reflejar el cambio de acuerdo a los costos
debidos al nuevo sistema. Si se tratara de una nueva alternativa de ventas, como el
establecer un sitio de ventas por Internet, los beneficios deben reflejar el valor total
de las ventas debidas al nuevo canal de ventas.
Una vez que se han determinado los costos y los beneficios, deben expresarse
en unidades comunes, es decir, en términos económicos.
2. Clasificación de Criterios
El criterio más fácil de entender al momento de comparar los proyectos es el Costo, sin
embargo, el costo se deriva de diferentes aspectos que hacen que la comparación deba
realizarse a ese nivel de detalle.
Muchos costos directos son fáciles de identificar y cuantificar en términos monetarios,
además de que se pueden clasificar en diversas categorías:
Costos de inicio. Constituyen los costos de iniciar la operación de los entregables del
proyecto, por ejemplo, los costos por equipo, conversión de archivos y entrenamiento
Costos de desarrollo. Los componen los costos de mano de obra y administrativos
requeridos para desarrollar la solución propuesta
Costos de operación. Son los costos que aplican después de la implantación de la
operación y que se asocian con la vida útil del producto o servicio generado.
Para estimar en términos económicos los beneficios de un proyecto, en el que se consideran
factores estratégicos, se presentan varios problemas, sin embargo, el clasificarlos en
diferentes tipos facilita la cuantificación:
Beneficios directos. Se derivan directamente de la operación de la solución, pueden
estimarse a través de sus efectos como la reducción de costos por automatizar una
labor manual.
Beneficios indirectos. Son beneficios secundarios como el incremento en la exactitud
de la información, lo que produce una reducción en los errores y por lo tanto
beneficios económicos
Beneficios intangibles.
Son generalmente a largo plazo y resultan difíciles de cuantificar, por ejemplo, el
incremento en la moral de las personas que se traduce en lealtad, mejores prácticas en el
trabajo y menores costos de reclutamiento.
3. FACTORES ESTRATÉGICOS
Existe otro enfoque de comparación que no se basa en datos fácilmente cuantificables pero que son considerados en ocasiones con mayor importancia que los factores cuantificables.
Criterios basados en factores estratégicos que producen beneficios:
Nueva tecnología
Imagen pública
Posición ética
Protección del ambiente
Competencias clave
Alineación estratégica
Un proyecto es deseable cuando los beneficios de sus entregables superan el costo de
producirlos, sin embargo, este no debe ser el único criterio de selección, debe considerarse
también el riesgo y los factores estratégicos.
4. EVALUACIÓN FINANCIERA
Utilidad Neta
La utilidad neta es la diferencia entre el costo total y los ingresos obtenidos en la vida del
proyecto. Existen proyectos que tienen grandes utilidades pero requieren a su vez, grandes
inversiones.
Las utilidades deben evaluarse en función de las inversiones ya que por ejemplo, lo que se
requiere para un proyecto puede ser suficiente para realizar por ejemplo, tres, y en este
caso, la comparación debe hacerse comparando las utilidades esperadas de estos tres
proyectos con la inversión del primero.
Por otro lado, este análisis no toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo y
puede requerirse un período grande para obtener las utilidades, en este caso debe
compararse la inversión en este proyecto con respecto a las inversiones de otros que
producen utilidades en un tiempo menor.
Es preferible seleccionar proyectos que en las mismas condiciones producen utilidades en un
tiempo menor ya que las expectativas a largo plazo son menos confiables.
Rrecuperación de la inversión
Su proceso consiste en evaluar la forma en que se recupera la inversión en el proyecto a
través del tiempo, es decir, compara los beneficios que produce en relación a la inversión.
Con este criterio se seleccionan los proyectos cuyo período de recuperación sean menores
son los más recomendables. Las características de este criterio son:
Mide el tiempo en que se recupera la inversión.
Su cálculo es simple y no es sensible a errores mínimos de presupuestación
Enfatiza flujo de efectivo, es decir, la forma en que se presentan los ingresos y
egresos
Resalta proyectos riesgosos para tomar las decisiones correctas
Algunas limitaciones de este modelo son:
No considera el valor del dinero a través del tiempo
Asume flujos constantes para las inversiones en el periodo. No considera la utilidad total del proyecto
Retorno de la inversión
El retorno de la inversión ROI ofrece un método para comparar la rentabilidad neta de la
inversión requerida. Existen varias fórmulas aplicables, entre las que se puede mencionar:
El ROI es un método simple y fácil de calcular y entre mayor sea el retorno, el proyecto es
candidato a seleccionarse.
Algunas desventajas de éste método son:
No toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo
No puede compararse en función de otros métodos de retorno, como los intereses
bancarios.
Valor presente neto
Este criterio considera un porcentaje de retorno de la inversión mínimo deseable para
evaluar el valor presente neto de todos los ingresos y egresos de efectivo, Si el resultado es
positivo y el proyecto logra el porcentaje mínimo deseado, es un proyecto candidato para el
portafolio. Los valores altos reflejan la conveniencia.
El cálculo se realiza descontando un porcentaje conocido como razón de descuento del flujo
efectivo futuro, en la premisa de que el valor del dinero es menor en el futuro que en el
presente. Por ejemplo, se se invierten 500 pesos en un banco actualmente, el año próximo
se tendrán los 500 pesos más los intereses producidos. Si los intereses bancarios fueran
aproximadamente el 10% anual, el próximo año se tendrían 550 pesos.
Esto indica que el valor de los 500 pesos en el futuro, tienen una equivalencia actual de 450
pesos ya que se aplicó una razón de descuento del 10%. Para esperar a recibir 500 pesos
en un año, en realidad se deben invertir 450.
El cálculo se realiza mediante la siguiente fórmula y utilizando una tabla de descuentos
anuales:
En esta fórmula r representa la razón de descuento expresada como valor decimal y t es el
número de años en el futuro en el que se aplicará la inversión.
El valor presente neto de un proyecto se obtiene descontando cada flujo de efectivo, ya sea
positivo o negativo y sumando los valores resultantes. Se asume que cualquier inversión
inicia inmediatamente, es decir, en el año 0 y los flujos de efectivo se realizan al final de
cada año subsiguiente.
Evaluación del riesgo
Todos los proyectos presentan algún nivel de riesgo, por lo que para evaluar correctamente
un proyecto debe identificarse el riesgo y cuantificar sus efectos potenciales.
Una forma sencilla para realizar este proceso consiste en elaborar una matriz utilizando una
lista de los riesgos potenciales en los renglones y evaluando en sus columnas la
probabilidad de que ocurra y la consecuencia que tendría. Tanto la probabilidad como la
consecuencia se evalúan en tres rangos, baja, media y alta.
Una vez creada la matriz para cada proyecto (que no pueden compararse a este nivel) se
puede considerar un método adicional para dar un rango de valor al riesgo.
Por ejemplo, cuando el riesgo es muy alto en un proyecto, se puede calcular el valor
presente neto del proyecto con una razón de descuento alta.
Aunque este método se basa en decisiones no estructuradas, si se aplica consistentemente
a todos los proyecto podría ser una base de comparación y permitir una clasificación de los
proyectos en un rango bajo, medio o alto con respecto al riesgo.
5. CRITERIO MÚLTIPLE
Combinación de criterios
El principal criterio que puede aplicarse es el criterio financiero por medio del que se
analizan los beneficios del proyecto en relación con la inversión que requiere, sin embargo,
al utilizar solamente este criterio no se tomarían en cuenta otros factores que le ofrecen a la
organización mayores beneficios.
Un criterio adecuado consiste en la combinación de aspectos financieros con los factores
estratégicos y el riesgo del proyecto:
Este modelo de criterio múltiple debe combinar en forma balanceada los factores más
importantes para la organización, no necesariamente un proyecto debe incluirlos todos pero
cada uno debe tener un valor de acuerdo a la importancia relativa entre ellos.
T
ACTIVIDAD SEMAMA 2 TRABAJO (2 PUNTOS)
Tema 1. Criterios de Evaluación Tema 2. Clasificación de criterios Tema 3. Factores. Tema 4. Evaluación financiera Tema 5. Criterio Múltiple trabajo: Elabore un cuadro sinoptico relacionando los anteriores temas mencionados
TERCERA SEMANA
Métodos para seleccionar los proyectos mas convenientes
Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del
negocio, es necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos
proyectos de mayor contribución, es decir, hacer una asignación mediante un
proceso de selección a través de prioridades.
En ocasiones se generan problemas para la implantación efectiva de la estrategia de
la organización creando una falta de entendimiento y consenso de la estrategia entre
la alta administración y los administradores a nivel medio. Esto hace necesaria la creación de un
Sistema de prioridades:
Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración
define las estrategias y es la administración funcional la encargada de la implantación
de manera independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona
conflictos entre los administradores por la falta de confianza en que fueron asignados
los recursos correctamente y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de
ineficiencia y de confusión al ser asignados a múltiples proyectos con recursos inadecuados.
Planeación Estratégica de Proyectos
La falta de comunicación de la estrategia se refiere a los problemas de
entendimiento y consenso de la estrategia organizacional entre la alta administración y los administradores funcionales.
Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una
influencia significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto,
especialmente cuando no existen procesos adecuados de selección y priorización de
proyectos. Algunas personas fortalecen su poder dentro de las empresas si
administran proyectos críticos por lo que buscarán que se asignen recursos a los mismos.
Normalmente un proyecto inicia ante la propuesta de un patrocinador del proyecto
que pertenece a la administración típicamente de alto rango y que ofrece soporte
político para la validación de un proyecto.
Estas razones enfatizan la necesidad de asignar los recursos de la organización a los
proyectos que producirán mayores beneficios de acuerdo a las estrategias del negocio, basándose en un proceso de priorización formal.
Cuando una organización no utiliza un sistema estructurado para seleccionar sus
proyectos, puede evidenciar situaciones como las siguientes:
No existe un sistema para aprobar proyectos.
Muchos individuos aprueban proyectos.
Poca evidencia de que la prioridad del proyecto se conoce a todos los
niveles.
Existen varios sistemas de prioridades.
Son notorios los proyectos protegidos por áreas funcionales.
Los recursos humanos asignados a proyectos no son presupuestados.
La asignación de prioridades se establece sin considerar el plan
estratégico.
No hay consistencia en la aplicación del criterio de selección.
No se puede cuestionar la asignación de recursos porque no hay recursos.
No existe un sistema de retroalimentación sobre el impacto de nuevos
proyectos en los actuales.
Existen “Proyectos mascota” de individuos poderosos.
No hay una aprobación central para los proyectos.
Se le da prioridad a la producción mas que a la planeación
Sistema de selección de proyectos
El proceso de selección se utiliza en la planeación estratégica de proyectos y se aplica
para cada nuevo proyecto que surge en la organización a través del tiempo de tal
manera que pueda administrarse un portafolio balanceado de proyectos.
Un proceso de selección de proyectos completo debe incluir las siguientes
actividades:
1. Clasificación de los proyectos
2. Selección del los criterios con los que serán evaluados los proyectos
3. Recepción de los proyectos candidatos
4. Evaluación de las propuestas para generar el portafolio
A continuación se detallarán las características de cada uno de estos elementos:
Clasificación de los proyectos
Por naturaleza, no todos los proyectos de la organización tienen la misma
clasificación, existen proyectos inminentes que deben de hacerse por la importancia
que representan para la operación del negocio, también existen proyectos de
emergencia derivados de situaciones especiales. Este tipo de proyectos deben de
ser implantados por el costo que representa no hacerlos.
Otros proyectos se consideran operacionales porque son necesarios para la
operación normal y con los que se busca realizar mejoras, reducir costos o
incrementar el desempeño.
Los proyectos estratégicos son aquellos que apoyan directamente a la misión de la
organización, afectando directamente los ingresos o la participación de mercado.
Cuando se aplica la clasificación de proyectos desde su propuesta, podrán
seleccionarse los criterios de evaluación adecuados.
Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos
Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en
cada proyecto para asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los
proyectos.
Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en
muchas ocasiones se prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique
si son operacionales o estratégicos.
Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más
apropiado depende de las características de la organización, el nivel de tolerancia al
riesgo, la tecnología, la competencia y el estilo administrativo.
En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la
actualidad se prefiere utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que
distribuyan de la mejor manera los recursos humanos y el capital para maximizar el
retorno de la inversión a largo plazo.
Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas
ventajas:
Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave
de la organización.
Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios
totales que se obtienen
Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente
Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital
disponible.
Conduce a la apertura en el proceso de selección.
Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de selección.
Recepción de los proyectos candidatos
Inicia con la creación de una idea de fuentes externas o internas, es decir, de
cualquier entidad que perciba que el proyecto traerá beneficios a la organización. En
algunas organizaciones restringen las propuestas a ciertos niveles de la organización
o a momentos específicos en el tiempo.
Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen los
dato y se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que se
incluyen al menos:
Fecha de la propuesta
Administrador responsable
Administrador del proyecto
Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo
producto, soporte general, entre otros
Número de horas estimado para realizar el proyecto
Definición del problema
Definición de la meta Definición de objetivos
Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a
su contribución a la organización.
Evaluación de las propuestas
Todas las propuestas estarán compitiendo por los recursos limitados de la
organización, especialmente cuando el negocio tiene una orientación hacia proyectos
por lo que debe establecerse un proceso estructurado para compararlas y analizar su
contribución a la organización.
Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su
prioridad mediante una evaluación que permita comparar todos los proyectos.
Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les
permita obtener una calificación, por ejemplo:
Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una
escala, por ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se
utilizaran valores entre 1 y 5, donde 5 es el más alto valor de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría:
(a) Incrementar la lealtad de los clientes 3.0
(b) Proyecto inminente 5.0
(c) Retorno de la inversión del 18% 4.0
(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene
para la organización)
Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en
cuanto a su cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por ejemplo con valores de 0 a 10:
Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy
poca medida (3.0 e una escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la
lealtad de los clientes; que a su vez, tiene una importancia media entre los objetivos
de la organización
Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15
(b) 8... (5.0 * 8) = 40
(c) 3... (4.0 * 3) = 12
Total .................................. 67
Proyecto 2 (a) 3... (3.0 * 3) = 9
(b) 9... (5.0 * 9) = 45
(c) 6... (4.0 * 6) = 24
Total .................................. 78
Como puede observarse, los proyectos ahora pueden compararse de acuerdo a su
cumplimiento de los objetivos de la organización, en este caso, tendría mayor
prioridad el proyecto 2.
Estos procesos de evaluación representan sólo un ejemplo de los métodos que
pueden combinarse con los criterios para realizar las comparaciones de los proyectos
en las mismas condiciones, sin embargo, existen opciones sofisticadas o aplicaciones
de software que apoyan este proceso.
Con la evaluación de todos los proyectos bajo este método, pueden apreciarse las
prioridades de los proyectos.
El sistema de selección de proyectos debe tener un enfoque holístico para ligar
los proyectos a la estrategia de la organización, por lo que además de solicitar una
forma estructurada para cada propuesta de proyecto y basarse en criterios de
selección, debe contar con un equipo de selección proveniente de diferentes área de
la organización.
Funciones del equipo de selección de proyectos
Aceptar o rechazar el proyecto candidato
Comunicar las prioridades de cada proyecto
Balancear el portafolio de proyectos
Evaluar el avance de los proyectos del portafolio Evaluar las prioridades y actualizarlas en los momentos clave
Actividad semana 3 (10puntos)
Con este tema realice un mapa conceptual
CUARTA SEMANA
Métodos para seleccionar los proyectos mas convenientes
Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del
negocio, es necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos
proyectos de mayor contribución, es decir, hacer una asignación mediante un
proceso de selección a través de prioridades.
En ocasiones se generan problemas para la implantación efectiva de la estrategia de
la organización creando una falta de entendimiento y consenso de la estrategia entre
la alta administración y los administradores a nivel medio. Esto hace necesaria la creación de un
Sistema de prioridades:
Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración
define las estrategias y es la administración funcional la encargada de la implantación
de manera independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona
conflictos entre los administradores por la falta de confianza en que fueron asignados
los recursos correctamente y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de
ineficiencia y de confusión al ser asignados a múltiples proyectos con recursos
Planeación Estratégica de Proyectos
inadecuados.
La falta de comunicación de la estrategia se refiere a los problemas de
entendimiento y consenso de la estrategia organizacional entre la alta administración y los administradores funcionales.
Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una
influencia significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto,
especialmente cuando no existen procesos adecuados de selección y priorización de
proyectos. Algunas personas fortalecen su poder dentro de las empresas si
administran proyectos críticos por lo que buscarán que se asignen recursos a los mismos.
Normalmente un proyecto inicia ante la propuesta de un patrocinador del proyecto
que pertenece a la administración típicamente de alto rango y que ofrece soporte
político para la validación de un proyecto.
Estas razones enfatizan la necesidad de asignar los recursos de la organización a los
proyectos que producirán mayores beneficios de acuerdo a las estrategias del negocio, basándose en un proceso de priorización formal.
Cuando una organización no utiliza un sistema estructurado para seleccionar sus
proyectos, puede evidenciar situaciones como las siguientes:
No existe un sistema para aprobar proyectos.
Muchos individuos aprueban proyectos.
Poca evidencia de que la prioridad del proyecto se conoce a todos los
niveles.
Existen varios sistemas de prioridades.
Son notorios los proyectos protegidos por áreas funcionales.
Los recursos humanos asignados a proyectos no son presupuestados.
La asignación de prioridades se establece sin considerar el plan
estratégico.
No hay consistencia en la aplicación del criterio de selección.
No se puede cuestionar la asignación de recursos porque no hay recursos.
No existe un sistema de retroalimentación sobre el impacto de nuevos
proyectos en los actuales.
Existen “Proyectos mascota” de individuos poderosos.
No hay una aprobación central para los proyectos.
Se le da prioridad a la producción mas que a la planeación
Sistema de selección de proyectos
El proceso de selección se utiliza en la planeación estratégica de proyectos y se aplica
para cada nuevo proyecto que surge en la organización a través del tiempo de tal
manera que pueda administrarse un portafolio balanceado de proyectos.
Un proceso de selección de proyectos completo debe incluir las siguientes
actividades:
5. Clasificación de los proyectos
6. Selección del los criterios con los que serán evaluados los proyectos
7. Recepción de los proyectos candidatos
8. Evaluación de las propuestas para generar el portafolio
A continuación se detallarán las características de cada uno de estos elementos:
Clasificación de los proyectos
Por naturaleza, no todos los proyectos de la organización tienen la misma
clasificación, existen proyectos inminentes que deben de hacerse por la importancia
que representan para la operación del negocio, también existen proyectos de
emergencia derivados de situaciones especiales. Este tipo de proyectos deben de
ser implantados por el costo que representa no hacerlos.
Otros proyectos se consideran operacionales porque son necesarios para la
operación normal y con los que se busca realizar mejoras, reducir costos o
incrementar el desempeño.
Los proyectos estratégicos son aquellos que apoyan directamente a la misión de la
organización, afectando directamente los ingresos o la participación de mercado.
Cuando se aplica la clasificación de proyectos desde su propuesta, podrán
seleccionarse los criterios de evaluación adecuados.
Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos
Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en
cada proyecto para asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los
proyectos.
Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en
muchas ocasiones se prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique
si son operacionales o estratégicos.
Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más
apropiado depende de las características de la organización, el nivel de tolerancia al
riesgo, la tecnología, la competencia y el estilo administrativo.
En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la
actualidad se prefiere utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que
distribuyan de la mejor manera los recursos humanos y el capital para maximizar el
retorno de la inversión a largo plazo.
Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas
ventajas:
Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave
de la organización.
Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios
totales que se obtienen
Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente
Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital
disponible.
Conduce a la apertura en el proceso de selección.
Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de
selección.
Recepción de los proyectos candidatos
Inicia con la creación de una idea de fuentes externas o internas, es decir, de
cualquier entidad que perciba que el proyecto traerá beneficios a la organización. En
algunas organizaciones restringen las propuestas a ciertos niveles de la organización
o a momentos específicos en el tiempo.
Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen los
dato y se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que se
incluyen al menos:
Fecha de la propuesta
Administrador responsable
Administrador del proyecto
Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo
producto, soporte general, entre otros
Número de horas estimado para realizar el proyecto
Definición del problema
Definición de la meta
Definición de objetivos
Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a
su contribución a la organización.
Evaluación de las propuestas
Todas las propuestas estarán compitiendo por los recursos limitados de la
organización, especialmente cuando el negocio tiene una orientación hacia proyectos
por lo que debe establecerse un proceso estructurado para compararlas y analizar su
contribución a la organización.
Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su
prioridad mediante una evaluación que permita comparar todos los proyectos.
Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les
permita obtener una calificación, por ejemplo:
Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una
escala, por ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se
utilizaran valores entre 1 y 5, donde 5 es el más alto valor de importancia de
acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría:
(a) Incrementar la lealtad de los clientes 3.0
(b) Proyecto inminente 5.0
(c) Retorno de la inversión del 18% 4.0
(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene
para la organización)
Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en
cuanto a su cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por ejemplo con valores de 0 a 10:
Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy
poca medida (3.0 e una escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la
lealtad de los clientes; que a su vez, tiene una importancia media entre los objetivos
de la organización
Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15
(b) 8... (5.0 * 8) = 40
(c) 3... (4.0 * 3) = 12
Total .................................. 67
Proyecto 2 (a) 3... (3.0 * 3) = 9
(b) 9... (5.0 * 9) = 45
(c) 6... (4.0 * 6) = 24
Total .................................. 78
Como puede observarse, los proyectos ahora pueden compararse de acuerdo a su
cumplimiento de los objetivos de la organización, en este caso, tendría mayor
prioridad el proyecto 2.
Estos procesos de evaluación representan sólo un ejemplo de los métodos que
pueden combinarse con los criterios para realizar las comparaciones de los proyectos
en las mismas condiciones, sin embargo, existen opciones sofisticadas o aplicaciones
de software que apoyan este proceso.
Con la evaluación de todos los proyectos bajo este método, pueden apreciarse las
prioridades de los proyectos.
El sistema de selección de proyectos debe tener un enfoque holístico para ligar
los proyectos a la estrategia de la organización, por lo que además de solicitar una
forma estructurada para cada propuesta de proyecto y basarse en criterios de
selección, debe contar con un equipo de selección proveniente de diferentes área de
la organización.
Funciones del equipo de selección de proyectos
Aceptar o rechazar el proyecto candidato
Comunicar las prioridades de cada proyecto
Balancear el portafolio de proyectos
Evaluar el avance de los proyectos del portafolio Evaluar las prioridades y actualizarlas en los momentos clave
Actividad semana 4
Realizar un cuadro comparativo entre las prioridades del proyecto1 y las prioridades
del proyecto2