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Manuel d’utilisation GAELIG 35

http://www.gaelig35.org

Le site extranet de Gestion des Admissions en Etablissement et des Listes d’Inscriptions Gérontologiques en Ille-et-Vilaine

(Dernière mise à jour le 02/08/2016)

http://www.gaelig35.org/

Manuel utilisateur GAELIG 35 – V2 – Août 2016 2

Table des matières

I. Préambule : Présentation des objectifs et de la démarche Gaelig35 ........................................................... 3 II. Page grand public ..................................................................................................................................... 4

A. Accéder à Gaelig35 ........................................................................................................................................... 4

B. Les actualités ............................................................................................................................................... 4

C. Votre recherche ........................................................................................................................................... 4

D. Vos démarches (à destination des personnes âgées) ................................................................................. 7

E. Vos interlocuteurs ....................................................................................................................................... 8

F. Votre lexique ............................................................................................................................................... 8

G. Vos questions .............................................................................................................................................. 8

H. Vos liens utiles ............................................................................................................................................. 8

I. Contact ........................................................................................................................................................ 8 J. Appel à projets et candidature ......................................................................................................................... 8

K. Espace professionnel ................................................................................................................................... 8 III. Première connexion ................................................................................................................................. 9

IV. Gaelig vous informe ........................................................................................................................... 10 A. Les actualités .................................................................................................................................................. 10

1. Près de chez vous .................................................................................................................................. 10

2. Sol’Infos .................................................................................................................................................. 10

3. Les appels à projets ou à candidatures ................................................................................................. 10

4. Les établissements font leur une ! ........................................................................................................ 11

B. Vos outils ................................................................................................................................................... 11 1. Au service des personnes âgées ................................................................................................................. 12 2. Démarche qualité ....................................................................................................................................... 12 3. Suivi des établissements ............................................................................................................................. 12 4. Planification et appels à projets ................................................................................................................. 12 5. Divers .......................................................................................................................................................... 12

C. Vos interlocuteurs ..................................................................................................................................... 13

D. Les chiffres clés .......................................................................................................................................... 13

E. Votre documentation ................................................................................................................................ 13 V. Mon compte .......................................................................................................................................... 13

A. Modifier votre mot de passe ..................................................................................................................... 13

B. Modifier vos informations ......................................................................................................................... 13

C. Gérer vos alertes d’actualités .................................................................................................................... 13 VI. Le dispositif de suivi des listes d’attente et d’admission en établissement ............................................... 14

A. L’hébergement permanent ....................................................................................................................... 14 1. Validation initiale de vos dossiers .............................................................................................................. 15 2. Vos inscriptions ........................................................................................................................................... 15 3. Vos admissions ........................................................................................................................................... 18 4. Vos alertes .................................................................................................................................................. 19 5. Vos disponibilités ........................................................................................................................................ 20 6. Les documents à télécharger ...................................................................................................................... 20

B. Hébergement temporaire ......................................................................................................................... 20 1. Nombre de jours ......................................................................................................................................... 20 2. Liste des personnes déjà venues ................................................................................................................ 21

C. Accueil de jour et de nuit .......................................................................................................................... 21 1. Vos admissions ........................................................................................................................................... 21

VII. Contact .................................................................................................................................................. 25


I. Préambule : Présentation des objectifs et de la démarche Gaelig35

GAELIG 35 a été créé en 2005 pour permettre au Département d’Ille-et-Vilaine de réaliser sa programmation pluriannuelle de création de places d’hébergement pour personnes âgées qui est intégrée dans le schéma départemental. Pour mémoire, le site a été remarqué à sa création par les Prix Territoria et Direction(s) en 2006. Ce dispositif est un site internet : le grand public peut l’utiliser pour avoir des informations sur les établissements ou la politique départementale en faveur des personnes âgées en établissements. Mais la principale fonctionnalité réside dans un extranet réservé aux professionnels : établissements, Département et CLIC (comités locaux d’information et de coordination gérontologique). Le dispositif a en effet vocation à permettre aux établissements qui accueillent des personnes âgées de renseigner leurs inscriptions et admissions : ces informations doivent ensuite permettre de réaliser des études statistiques sur les flux de population dans le département et de déterminer les priorités pour la programmation des places supplémentaires. Par ailleurs, le site GAELIG 35, est aussi une plate-forme de communication entre le Département et ses partenaires de l’action gérontologique : des rubriques ont donc été créées au-delà du module d’inscriptions-admissions pour devenir un vrai support de communication avec les établissements et services. En outre, le service OARES développe, depuis de nombreuses années, des outils mis à disposition des établissements : maquettes budgétaires, indicateurs qualité, référentiels… que les structures peuvent également télécharger directement sur le site. Après quelques années d’existence, le dispositif nécessitait des aménagements : le site a donc été entièrement rénové en 2013 à la suite d’une réflexion menée avec les partenaires du département : établissements, CLIC, Associations… Le présent manuel concerne la nouvelle version de Gaelig 35 mise en service le 30 juillet 2013.


II. Page grand public

A. Accéder à Gaelig35 L’accès au site se fait par internet, en saisissant l’adresse : https://www.gaelig35.org dans la barre d’adresse du navigateur. La page d’accueil est accessible au grand public, qui peut y trouver des informations pratiques sur les établissements d’accueil pour personnes âgées, la liste des CLIC sur le département d’Ille-et-Vilaine, ainsi que des actualités. Vous trouverez un accès au site internet du Département d’Ille-et-Vilaine en cliquant sur le logo en haut à gauche de la page d’accueil.

B. Les actualités Il s’agit d’un résumé des différents évènements : manifestations, portes ouvertes, colloques, informations pratiques, conférences … Les actualités présentes sur cette page sont des résumés. Pour visualiser la totalité de l’information, il faut cliquer sur le titre ou bien l’image.

C. Votre recherche

La recherche se fait par commune (commencer à entrer le nom de la commune et choisir la commune dans la liste déroulante qui doit apparaitre). La liste de tous les établissements de cette commune apparaît. Il vous suffit de cliquer sur l’établissement souhaité afin d’afficher sa fiche récapitulative. Des fiches de présentation par services ont été créées pour les établissements répartis en plusieurs services distincts. C’est le cas des structures rattachées à un centre hospitalier et disposant d’un EHPAD et d’une USLD, ou de structures fusionnées mais réparties sur 2 sites comme les EHPAD de Montauban-de-Bretagne et Médréac, ou des établissements qui proposent 2 prises en charge différentes comme l’établissement La Sagesse de SAINT-BRIAC SUR MER qui dispose d’un EHPAD et d’une résidence-autonomie.

https://www.gaelig35.org/


Les dossiers des personnes âgées inscrites, admises, présentes, seront rattachés à l’un des services de la structure. Vous pouvez aussi effectuer une recherche avancée en sélectionnant plusieurs critères.

Une recherche par carte est aussi proposée. Vous pouvez rechercher les établissements sur une commune et ses alentours en précisant un type d’hébergement et les visualiser sur la carte. Il est également possible d’effectuer une recherche dans un périmètre relatif à un itinéraire (par exemple : rechercher les établissements entre les lieux de résidence des enfants de la personne âgée et ce dans un périmètre de 5 kms autour cet itinéraire). La carte se met alors à jour et vous pouvez cliquer sur l’établissement souhaité afin d’afficher sa fiche récapitulative.


Quand vous cliquez sur un établissement dans la liste de résultat des recherches, vous pouvez visualiser la fiche descriptive de ce dernier.


D. Vos démarches (à destination des personnes âgées) Vous trouverez dans cette rubrique les différents outils qui permettront aux personnes âgées et leurs proches d’avoir des informations sur les modalités possibles de leur accompagnement. Il s’agit de « bibliothèques » de documents permettant de les télécharger en cliquant sur le nom du fichier souhaité.


E. Vos interlocuteurs Les différentes rubriques présentent les différents interlocuteurs : les CLIC, le Département d’Ille-et-Vilaine, le CODERPAG, l’ARS Bretagne et les personnes qualifiées. Vous y trouverez coordonnées, rôles de chacun, liens internet… A noter que concernant le Département d’Ille-et-Vilaine, l’ensemble des services à destination des personnes âgées, ainsi que leurs missions, est présenté : les CDAS, les agences départementales, les services au siège…

F. Votre lexique Une nouvelle rubrique a intégré Gaelig 35 : il s’agit d’une aide à la compréhension du fonctionnement de l’accompagnement des personnes âgées. Vous trouverez dans ce document explicatif 4 parties :

1. Les lieux d’informations des personnes âgées 2. Les différents types de structures pour l’accueil des personnes âgées 3. les différents types d’accueil et d’hébergement 4. les différents aides financières

G. Vos questions

Vous trouvez dans cette rubrique les coordonnées d’Info sociale en ligne (service d’informations du Département) et un accès au site internet d’Info Sociale en Ligne, ainsi que les coordonnées pour joindre le dispositif départemental maltraitance.

H. Vos liens utiles Vous trouverez sur cette rubrique des liens vers des sites internet de partenaires du Département concernant l’action gérontologique.

I. Contact En cas de souci, questionnement ou remarque, vous pouvez cliquer sur le lien « Contact » pour joindre l’équipe en charge de Gaelig35 (soit en bas de page, soit sur la petite enveloppe en haut à droite). Une nouvelle rubrique contenant des cartes relatives à la répartition des établissements par type d’accueil, par type de publics, etc. sera prochainement disponible.

J. Appel à projets et candidature

Conformément à la procédure d’appel à projets vous retrouverez ici les appels à projets en cours concernant l’accompagnement des personnes âgées et lancés par le Département seul ou conjointement avec l’ARS Bretagne.

K. Espace professionnel Seuls les professionnels ayant reçu un identifiant et un mot de passe peuvent se connecter afin d’accéder à la partie extranet. Vous devez saisir votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter. Chaque utilisateur doit bénéficier d’un accès individuel propre. Aussi, il est impératif, pour des raisons de sécurité, que vous nous fassiez connaître les changements d’utilisateurs au sein de votre structure pour que les comptes devenus inutiles soient supprimés et que de nouveaux soient crées.


A noter que de nouveaux identifiants et mots de passe ont été envoyés à la mise en service de la nouvelle version de Gaelig35, aux adresses mel des utilisateurs. Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez en générer un nouveau en cliquant sur « J’ai oublié mon mot de passe » puis saisir l’adresse mail rattachée à votre compte. Un nouveau mot de passe vous sera alors envoyé. Si vous n’avez pas de code d’accès vous pouvez utiliser le formulaire en cliquant sur « Je souhaite avoir un accès ». Votre demande d’accès sera alors envoyée aux gestionnaires du site pour création du compte.

III. Première connexion Lors de votre première connexion, vous devez modifier votre mot de passe. Ce nouveau mot de passe devra être dorénavant changé tous les 6 mois pour des raisons de sécurité. Nous vous précisons que cette modification est imposée par la CNIL de même que le passage de la connexion en mode sécurisé (https…). De plus, nous vous invitons à vérifier les informations de vos structures afin que les gestionnaires puissent les mettre à jour si besoin.


IV. Gaelig vous informe

A. Les actualités Pour plus de lisibilité, la rubrique « les actualités » qui existait déjà sur la première version a été divisée en 2 rubriques : d’une part la rubrique « Près de chez vous » et d’autre part la rubrique « Sol’ (pour Solidarité) Infos ».

1. Près de chez vous

Retrouvez les dernières manifestations organisées dans le Département par les différents partenaires ou les actualités concernant l’accompagnement des personnes âgées. Pour visualiser une actualité en entière, vous pouvez cliquer sur le titre ou l’image. N’hésitez pas à nous faire part d’actualités qui pourraient concerner l’ensemble des professionnels intervenant dans ce domaine. Pour cela il vous suffit de « Suggérer une actualité » et cette dernière sera soumise aux gestionnaires.

2. Sol’Infos

Retrouvez les informations du Pôle Solidarité qui vous concernent : ouvertures d’établissements, nouvelles publications, manifestations ou réunions… Vous saurez tout de l’actualité des établissements et services pour personnes âgées dans le département.

3. Les appels à projets ou à candidatures

Il s’agit d’une nouvelle rubrique rendue nécessaire du fait de la publication obligatoire des appels à projets émis par le Département.


En effet, conformément à l’article L. 313-1-1 du Code de l’Action Sociale et des Familles, le Département peut émettre des appels à projets en lien avec le schéma départemental d’organisation médico-sociale (et le PRIAC le cas échéant), pour la création ou l’extension d’établissements et de services relevant de sa compétence exclusive ou partagée avec l’Agence régionale de santé de Bretagne.

4. Les établissements font leur une !

Cette rubrique a repris l’ancienne rubrique « Partage d’expériences » qui existait sur la version initiale de Gaelig 35 et a été complétée d’une nouvelle rubrique « L’interview du moment ». « L’interview du moment » : cette nouvelle rubrique a intégré Gaelig 35 en 2013. Son objet est de promouvoir les projets et actions des établissements et structures d’accueil pour personnes âgées au travers la réalisation d’interviews et reportages, sur place, sur des thématiques particulières et définies annuellement. Un comité de rédaction se réunira pour choisir les sujets retenus pour l’année ainsi que les structures retenues en cas de candidatures multiples. L’objectif que chacun puisse bénéficier à un moment d’une promotion de ses actions sera recherché. Certains articles pourront être proposés pour une diffusion plus large par exemple au sein de magazine du Département « Nous Vous Ille ». Le premier thème retenu pour la rentrée de septembre 2013 concernera l’accueil de jour. La rubrique « partage d’expérience » reprise à l’identique par rapport à la première version, appartient aux établissements qui souhaitent communiquer autour de leurs projets. La finalité recherchée est ainsi de faire connaître des actions positives pour les personnes âgées, en informant les différents partenaires et l’ensemble des établissements, d’actions ou de projets innovants menés par les structures. La communication autour de ces actions devra permettre de positiver et de dynamiser l’image des établissements d’Ille-et-Vilaine, et ainsi participer à l’ouverture de l’établissement sur son environnement extérieur. Les expériences pourront concerner par exemple des actions d’animations spéciales : clownthérapie, zoothérapie, journées à thèmes, sorties collectives pour les résidents, expositions… ou tout autre projet qu’il semblerait utile de faire partager. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le lien « Suggérer une expérience » et proposer aux gestionnaires du site un article accompagné éventuellement de photos. Après lecture de l’expérience et éventuellement après avoir contacté l’établissement, les gestionnaires du site mettent en ligne l’article envoyé.

B. Vos outils Dans les différentes sous-rubriques vous trouverez des documents que vous pourrez télécharger ou consulter.


1. Au service des personnes âgées

Vous retrouverez les mêmes outils que ceux figurant en page grand public et contenus dans la rubrique « vos démarches » : les dossiers de demande d’APA et d’inscription en établissement, le guide des établissements et services et la liste des structures, les dépliants réalisés par le Département. Vous trouverez également des informations sur des dispositifs concourant au maintien à domicile : l’accueil familial et les logements adaptés.

2. Démarche qualité

Vous trouverez sur cette unique rubrique les outils crées dans le cadre de la démarche qualité entreprise en 1996 avec les partenaires de l’action gérontologique et mis à disposition des établissements et services : les référentielles qualités et construction des établissements, l’outil Aqualie 35, le guide pour le contrat de séjour et tout autre outil qui pourra être réalisé à l’avenir dans ce cadre.

3. Suivi des établissements

Vous trouverez sur cette rubrique les outils mis à disposition des établissements et services dans le cadre de la mission de suivi des établissements par le service OARES du Département. Vous trouverez notamment les maquettes des budgets et comptes administratifs, les documents relatifs à la contractualisation (Convenions tripartites, CPOM), les documents relatifs aux évaluations, les outils relatifs à la gestion des risques, la promotion de la bientraitance…

4. Planification et appels à projets

Des outils concernant les aides à l’investissement en faveur des établissements pour personnes âgées, les documents relatifs à la politique départementale de l’habitat, les outils d’aide pour les appels à projets viendront prochainement rejoindre cette rubrique.

5. Divers

D’autres outils pourront rejoindre au fil du temps cette dernière sous-rubrique.


C. Vos interlocuteurs Les différentes rubriques présentent les différents interlocuteurs : les CLIC, le Département d’Ille-et-Vilaine, le CODERPAG, l’ARS Bretagne et les personnes qualifiées tout comme en page d’accueil grand public.

D. Les chiffres clés

Ici vous trouverez quelques chiffres clés du Département d’Ille-et-Vilaine.

E. Votre documentation

Dans les différentes sous-rubriques vous trouverez des documents que vous pourrez télécharger. Cette rubrique a pour objet de simplifier les recherches des établissements et structures et de regrouper dans un même endroit les différents documents utiles. Cette nouvelle rubrique comportera notamment une Foire Aux questions et une veille juridique qui seront mises en services prochainement.

V. Mon compte

A. Modifier votre mot de passe Vous devez modifier votre mot de passe tous les 6 mois pour des raisons de sécurité.

B. Modifier vos informations

Si vos coordonnées ne sont pas à jour (numéro de téléphone, adresse mail, etc.) vous pouvez les modifier. Votre demande de modification est alors transmise aux gestionnaires afin d’actualiser vos coordonnées.

C. Gérer vos alertes d’actualités Une alerte quotidienne peut vous être envoyée pour vous informer de la publication de nouvelles actualités. Vous pouvez vous inscrire ou vous désinscrire de ces alertes à tout moment.


Pour autant, il est nécessaire que vous consultiez très régulièrement le site Gaelig 35 : en effet, nombre d’informations ne seront plus transmises sur support papier mais vous seront communiquées exclusivement sur Gaelig 35 dans un souci de rapidité et de respect de l’environnement. Par ailleurs, l’absence de connexion pourrait vous faire passer à côté d’un appel à projet ou à candidatures qui ne peuvent faire l’objet d’une diffusion ciblée.

VI. Le dispositif de suivi des listes d’attente et d’admission en établissement

ATTENTION !!!!!

La durée de connexion sans activité sur le site est limitée pour des raisons techniques à 30 minutes. Sans activité pendant ce temps, vos informations seront perdues si vous n’avez pas pensé à les enregistrer au préalable. Si vous renseigniez un dossier d’inscription et d’admission et que vous devez interrompre votre saisie, enregistrer votre travail : le dossier sera intégré aux dossiers incomplets et vous pourrez revenir ensuite le compléter.

A. L’hébergement permanent Cet onglet concerne le suivi des inscriptions et admissions des personnes âgées dans un établissement d’accueil en Ille-et-Vilaine. En cliquant sur l’onglet « Hébergement permanent » vous accédez aux données en cours concernant votre établissement.


1. Validation initiale de vos dossiers

Préalable : Suite au changement de version de Gaelig, et comme cela a été dit lors de différentes réunions, les dossiers des personnes âgées non actualisés depuis 2010 ne figurent plus dans la base. Par ailleurs, la version initiale de GAELIG contenait une multitude de doublons c'est-à-dire des personnes enregistrées plusieurs fois pour la même identité. Pour repartir sur de bonnes bases, les doublons ont été supprimés lors du passage à la nouvelle version : par conséquent, les dossiers qui avaient été créés alors que la personne était déjà dans le dispositif ont été supprimés. Si la personne est toujours intégrée dans vos listes d’attente, il conviendra que vous l’enregistriez de nouveau après l’avoir recherchée dans la base. Le nouveau dispositif permet de limiter la création de doublons. Vous devez valider l’identité des personnes enregistrées dans vos listes d’inscription et d’admission. Pour cela, et en accord avec la CNIL, vous devez compléter dans leur intégralité les noms, noms de naissance et prénoms des personnes présentes. Il s’agit d’une des nouveautés majeures de la nouvelle version de Gaelig35. S’il y a des personnes qui sont inscrites ou admises dans votre structure mais qui ne sont pas présentes dans les listes proposées, vous devez les réenregistrer. Comme évoqué, cette situation peut être due à la présence de doublons dans la version précédente de Gaelig. Cette étape est très importante et vous permettra d’avoir toutes les listes complètes et à jour. De plus, cela vous facilitera la gestion de vos listes en ayant à présent les noms et prénoms en entier. Pour les établissements disposant de plusieurs services, par défaut tous les dossiers ont été rattachés à l’un des services : il vous appartient de rattacher le dossier au service où la personne se trouve réellement.

2. Vos inscriptions

Nouvelle inscription

Avant toute inscription, vous devez impérativement vérifier que la personne âgée n’a pas déjà été enregistrée dans GAELIG par vous ou par un autre établissement. En effet, il ne doit exister qu’un seul dossier pour une même personne même si celle-ci est inscrite à divers endroits. Pour cela, vous devez rechercher la personne dans le module proposé.

Le résultat de cette recherche est divisé en deux parties :


Vous pouvez dans un premier temps visualiser les correspondances exactes de votre recherche : c’est-à-dire le même nom, prénom et sexe recherché. Dans un second temps, vous pouvez visualiser les correspondances phonétiques c'est-à-dire des noms qui se prononceraient de la même façon : ces résultats permettent d’éviter la saisie en double d’une personne avec une différence de tiret ou de double lettre. Vous devez donc bien vérifier que la personne âgée n’est pas présente dans l’une de ces listes avant de l’ajouter. Si la personne recherchée est déjà enregistrée, vous pouvez l’inscrire ou l’admettre grâce à l’icône en bout de ligne. Lors de l’enregistrement d’une nouvelle personne âgée, vous devez renseigner l’état civil de cette dernière. Vous pouvez aussi renseigner ses coordonnées pour ce qui générera des modèles de courriers à adresser aux personnes lors de la mise à jour annuelle de vos listes d’attente. Vous retrouverez ces courriers dans le suivi des inscriptions. Lors de l’enregistrement de la fiche d’inscription, si tous les champs obligatoires ne sont pas renseignés, elle sera enregistrée en tant qu’inscription incomplète dans la rubrique Dossiers d’inscription à compléter. De la même façon, si vous interrompez votre saisie et que vous enregistrez votre saisie, le dossier sera intégré parmi les dossiers à compléter.

Dossiers d’inscription à compléter


Pour chaque inscription, vous pouvez la compléter, la visualiser ou bien éditer un courrier afin de demander à la personne âgée le maintien ou non de son inscription. Dans votre liste peuvent apparaitre des petites icônes :

= La personne âgée a été déclarée décédée dans un autre établissement

= La personne âgée a été admise dans un autre établissement du département De plus, les lignes qui apparaissent en marron sont des dossiers qui sont à compléter depuis plus de 12 mois. Toutes ces indications, doivent vous aider à garder vos listes à jour le plus régulièrement possible. Vous pouvez aussi télécharger le contenu de votre liste en cliquant sur le bouton « Télécharger » qui vous fournit un fichier Excel.

Dossiers d’inscription complets

Visualisation des vos inscriptions complètes. Pour chaque inscription, vous pouvez l’admettre, la visualiser ou bien éditer un courrier afin de demander à la personne âgée le maintien ou non de son inscription. Comme précédemment, dans votre liste peuvent apparaitre des petites icônes :


= La personne âgée a été admise dans un autre établissement du département De plus, les lignes qui apparaissent en marron sont des dossiers qui sont complets et qui n’ont pas fait l’objet d’une admission depuis plus de 12 mois. Toutes ces indications, doivent vous aider à garder vos listes à jour le plus régulièrement possible. Vous pouvez aussi télécharger le contenu de votre liste en cliquant sur le bouton « Télécharger » qui vous fournit un fichier Excel.

Suivi des dossiers d’inscription


Vous pouvez visualiser vos inscriptions en cours : pour chaque inscription, vous pouvez la compléter, l’admettre, la maintenir, l’annuler ou bien la transférer dans un autre service ou type d’hébergement de votre établissement.

3. Vos admissions

Admission directe

En principe, chaque admission a dû faire l’objet d’une inscription au préalable. C’est-à-dire que vous admettez une personne inscrite dans votre structure. Si la personne âgée que vous souhaitez admettre n’a pas de dossier d’inscription en cours, vous pouvez alors saisir une admission « en urgence » via le module d’admission directe. Vous devez passer par les mêmes étapes que lors de l’ajout d’une inscription afin de vérifier si la personne est déjà enregistrée.

Lors de l’enregistrement de la fiche d’admission, si tous les champs obligatoires ne sont pas renseignés, elle sera enregistrée en tant qu’admission incomplète dans la rubrique Dossiers d’admission à compléter.

Dossiers d’admission à compléter

Vous pouvez visualiser vos admissions à compléter : pour chaque admission, vous pouvez la compléter, la visualiser. Dans votre liste peuvent apparaitre des petites icônes :


= La personne âgée a été admise dans un autre établissement du département De plus, les lignes qui apparaissent en marron sont des dossiers qui sont à compléter depuis plus de 12 mois.


Toutes ces indications, doivent vous aider à garder vos listes à jour le plus régulièrement possible. Vous pouvez aussi télécharger le contenu de votre liste en cliquant sur le bouton « Télécharger » qui vous fournit un fichier Excel.

Personnes présentes dans l’établissement

Visualiser les personnes âgées présentes dans votre établissement : pour chaque présence, vous pouvez la visualiser ou bien enregistrer une sortie.

Suivi des dossiers d’admission

Visualisation de toutes vos admissions en cours : pour chaque admission, vous pouvez la compléter, enregistrer une sortie ou bien la transférer dans un autre service ou type d’hébergement de votre établissement (sans avoir à tout ressaisir, le contenu du dossier est conservé).

4. Vos alertes

Dans cette rubrique, vous pouvez voir vos alertes en cours. Il existe 3 types d’alertes :

Mise à jour de vos listes Vous pouvez visualiser tous les dossiers que vous devez mettre à jour. Il s’agit :

- des dossiers d’inscriptions non mis à jour depuis plus de 12 mois - des dossiers d’admission à compléter depuis plus de 3 mois : en effet, s’il est admis qu’il est

parfois utile d’attendre quelques temps pour compléter certaines informations après l’admission d’une personne (comme le GIR), il est attendu que les dossiers d’admission soient complétés intégralement dans un délai maximum de 3 mois. Au-delà, un message d’alerte s’affichera.

Dépassement de capacité


Si le nombre de personnes présentes dans votre établissement est supérieur à la capacité enregistrée par les gestionnaires, vous aurez une alerte de dépassement de capacité.

Décès à valider Si des personnes enregistrées dans votre établissement ont été déclarées décédées par un autre établissement du département, vous devez valider ce décès en enregistrant la sortie de la personne. S’il s’agit d’une erreur, merci de le signaler à [email protected]

5. Vos disponibilités

L’objectif de ce module est de rendre visible pour les professionnels : établissements, CLIC, professionnels du Département au siège ou en CDAS les places disponibles au sein des structures. Le dispositif permettra, une fois que les mises à jour des listes d’attente seront terminées pour tous les établissements, de rechercher par territoire de CLIC les places disponibles. Ce module permet de savoir combien de places sont potentiellement disponibles dans votre structure en lien avec votre capacité autorisée par type d’accueil ou d’hébergement. Lorsque vous enregistrez une sortie, vous avez potentiellement une nouvelle place disponible. A ce moment, un message vous demande de valider cette disponibilité ou de déclarer une indisponibilité qui sera alors décrémentée de votre disponibilité théorique.

6. Les documents à télécharger

Vous pouvez télécharger le dossier d’inscription national, la fiche annexe départementale et la fiche d’admission vierge.

B. Hébergement temporaire Cet onglet concerne le suivi des inscriptions et admissions des personnes âgées dans un établissement d’accueil en Ille-et-Vilaine. En cliquant sur l’onglet « Hébergement temporaire » vous accédez aux données en cours concernant votre établissement. Les fonctionnalités proposées sont identiques à celle de l’hébergement permanent présenté précédemment.

1. Nombre de jours

L’accueil en hébergement temporaire est fixé à 90 jours par année civile en continu ou en discontinu. Pour vous aider à suivre ce nombre de jours, une colonne « Nombre de jours » à été ajoutée dans chacune de vos listes afin de visualiser directement les dossiers pour lesquels la durée est dépassée (écrit en rouge).

mailto:[email protected]


2. Liste des personnes déjà venues

Vous trouverez aussi la liste des personnes déjà venues dans votre structure afin de les retrouver facilement et de les réinscrire directement sans effectuer de recherche. Cette liste est mise à jour à chaque fois que vous enregistrez une sortie.

C. Accueil de jour et de nuit Il s’agit d’une des nouveautés de Gaelig35. Cet onglet concerne le suivi des inscriptions et admissions des personnes âgées dans un établissement d’accueil en Ille-et-Vilaine. En cliquant sur l’onglet « Accueil de jour/nuit » vous accédez aux données en cours concernant votre établissement. Les fonctionnalités d’alertes, de disponibilité et de documents à télécharger sont les mêmes que celles présentées précédemment dans l’hébergement permanent.

1. Vos admissions

Admission directe

Avant toute admission, vous devez vérifier que la personne âgée n’a pas déjà été enregistrée dans GAELIG par vous ou par un autre établissement. Pour cela, vous devez rechercher la personne dans le module proposé.

Le résultat de cette recherche est divisé en deux parties :


Vous pouvez dans un premier temps visualiser les correspondances exactes de votre recherche : c’est-à-dire le même nom, prénom et sexe recherché. Dans un second temps, vous pouvez visualiser les correspondances phonétiques : ces résultats permettent d’éviter la saisie en double d’une personne avec une différence de tiret ou de double lettre. Vous devez donc bien vérifier que la personne âgée n’est pas présente dans l’une de ces listes avant de l’ajouter. Si la personne recherchée est déjà enregistrée, vous pouvez l’admettre grâce à l’icône en bout de ligne. Lors de l’enregistrement d’une nouvelle personne âgée, vous devez renseigner l’état civil de cette dernière. Lors de l’enregistrement de la fiche d’admission, si tous les champs obligatoires ne sont pas renseignés, elle sera enregistrée en tant qu’admission incomplète dans la rubrique Dossiers d’inscription à compléter.

Dossiers d’admission à compléter

Visualisation des vos admissions à compléter : pour chaque admission, vous pouvez la compléter, la visualiser. Dans votre liste peuvent apparaitre des petites icônes :



= La personne âgée a été admise dans un autre établissement du département De plus, les lignes qui apparaissent en marron sont des dossiers qui sont à compléter depuis plus de 12 mois. Toutes ces indications, doivent vous aider à garder vos listes à jour le plus régulièrement possible. Vous pouvez aussi télécharger le contenu de votre liste en cliquant sur le bouton « Télécharger » qui vous fournit un fichier Excel.

Personnes présentes dans l’établissement

Visualiser les personnes âgées présentes dans votre établissement : pour chaque présence, vous pouvez la visualiser ou bien enregistrer une sortie.

Suivi des dossiers d’admission

Visualisation de toutes vos admissions en cours : pour chaque admission, vous pouvez la compléter, enregistrer une sortie ou bien la transférer dans un autre service ou type d’hébergement de votre établissement (sans avoir à tout ressaisir, le contenu du dossier est conservé).

Personnes déjà venues à réadmettre

Vous trouverez aussi la liste des personnes déjà venues dans votre structure afin de les retrouver facilement et de les réadmettre directement sans effectuer de recherche. Cette liste est mise à jour à chaque fois que vous enregistrez une sortie.


Afin de faciliter le remplissage du formulaire d’admission, vous avez la possibilité d’utiliser le remplissage automatique des champs qui se base sur la dernière admission de la personne pour remplir les champs du formulaire. Cette fonctionnalité est disponible en haut du formulaire et se déclenche en cliquant sur le lien « Cliquez-ici »


VII. Contact Le service OARES (Offre, accompagnement et ressources des établissements et services) du Département d’Ille-et-Vilaine se tient à votre disposition pour toute aide et/ou toute information complémentaire(s) concernant l’outil. Vous pouvez contacter le service :

Par mail à l’adresse suivante : [email protected]

Par téléphone au : 02.99.02.37.15 ou 02.99.02.37.64

Bonne utilisation !

Département d’Ille-et-Vilaine Pôle Solidarité 1 avenue de la Préfecture CS 24218 35042 RENNES Cedex

Manuel d’utilisation actualité en août 2016

mailto:[email protected]

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