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Guide utilisateur des

webservices

Version avril 2014

Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014

Sommaire (1/2)

2

1 Introduction Page 4

A Règles de base des services en ligne

B Nouveautés 2013

2 Saisir une Demande d’accès aux Webservices Page 7

A Etape 1 : Se connecter

B Etape 2 : Saisie du formulaire

C Etape 3 : Récépissé et fin de la demande

D Accès aux Webservices

3 Mettre à jour mon compte Page 14

A Se connecter

B Mettre à jour vos données

C Mettre à jour vos UP et vos options

D Mes documents

4 EDI (Echange de Données Informatisées) 3

5 Aide en ligne Page 27

6 Saisir une demande de pris en charge Page 29

A Etape 1 : Vos informations et choix de l’action à effectuer

B Etape 2 : Choix du dispositif

C Etape 3 : Saisie des données concernant la formation

D Etape 4 : Saisie des données concernant l’organisme de formation

E Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s) participant(s) à la formation / le DPC

F Etape 6 : Saisie des informations sur le financement

G Etape 7 : Envoi des pièces justificatives


Sommaire (2/2)

3

H Etape 8 : Récépissé et fin de la demande

I Consignes d’utilisation en cas de problèmes

7 Saisir une demande de remboursement Page 52

A Sélection de la DPC pour laquelle vous faite une demande de remboursement

B Etape 1 : Informations sur l’action de formation

C Etape 2 : Remboursement

D Etape 3 : Envoi des pièces justificatives

E Etape 4 : Récépissé et fin de la demande

8 Modifier en ligne une DPC ou une DR Page 62

A Sélection de la DPC

B Modification des données

9 Faire une demande de modification en ligne Page 67

A Sélection de la DPC

B Commentaire et justificatifs

C Récépissé

10 Consultation Page 73

A Les écrans de consultation

B L’export des données

11 Aide à la déclaration n°2483 Page 89

12 Documents à télécharger en ligne Page 94


INTRODUCTION

4


Règles de base des services en ligne

Pour naviguer entre les différentes étapes des services en ligne,

utilisez les boutons « Précédent » et « Suivant » présents en bas

de chaque page.

Les astérisques rouges sont placées devant les champs que

vous devez obligatoirement remplir pour pouvoir accéder aux

étapes suivantes (informations nécessaires à l’instruction de

votre demande).

Si la saisie d’un champ obligatoire est oubliée, ou si une saisie

est incohérente, une alerte apparait en rouge en haut de l’écran.

Vous devez compléter ou modifier votre saisie avant de

continuer vers l’étape suivante.

Vous pouvez interrompre à tout moment votre saisie en ligne.

Celle-ci sera sauvegardée au niveau de la dernière page sur

laquelle vous aurez cliqué sur le bouton « Suivant » (soit le

dernier écran de saisie validé).

Les données affichées dans les écrans suivants sont fictives.

5


Nouveautés 2013

Nouvelles fonctionnalités sont proposées en 2013 :

Ecran stagiaire : possibilité de cocher le DPC

(Développement Professionnel Continue) pour les personnels de

santé

EDI: un accès EDI (Echange de Données Informatisées) stagiaires

Possibilité d’opter pour le versement de cotisation en ligne et

pour le prélèvement automatique en une seule étape

6


Pour réaliser une demande d’accès aux Webservices d’Unifaf, vous avez deux possibilités :

• vous connecter au site Internet d’Unifaf (www.unifaf.fr) et utiliser l’onglet « Webservices »,

• ou saisir directement l’adresse suivante dans votre navigateur Internet : http://webservice.unifaf.fr

Etape 1 : Se connecter au site Internet

Unifaf

8

http://www.unifaf.fr/


Un écran vous propose deux possibilités :

• vous avec déjà saisie une demande d’accès aux Webservices, c’est dire que vous possédez déjà votre identifiant et votre mot de passe,

• vous réalisez votre première connexion et vous souhaitez obtenir un identifiant.

Pour réaliser une demande d’accès aux Webservices, il faut choisir « obtenir un identifiant ».

Etape 1 : Se connecter au site Internet

Unifaf

9 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives


Lors de votre première demande d’accès, il vous est demandé de renseigner le formulaire suivant :

Etape 2 : Saisie du formulaire (1/2)


Il vous est demandé

d’indiquer votre adresse

email professionnelle, qui

sera, par la suite, votre

identifiant

La partie « employeur »

correspond aux

informations relatives au

responsable de votre

organisation

L’adresse email que vous avez renseignée est utilisée comme contrôle de sécurité et ne peut être utilisée que pour UNE SEULE entité.

Dans l’hypothèse où votre organisation comporte plusieurs Unités de Prestations (UP) et que vous souhaitiez pouvoir saisir en ligne les demandes de

prise en charge (DPC) et les demandes de remboursement (DR)de ces UP, il vous est possible d’indiquer plusieurs UP dans ce fo rmulaire (cf. l’exemple ci-

dessous). Il vous suffit d’ajouter les n° d’UP correspondants.

Tous ces champs sont obligatoires, hormis la qualité de l’employeur.

Ce formulaire est également

utilisé par la secrétaire du CE

pour demander l’accès à la

consultation des dossiers en

cours. Les écrans sont expliqués

dans un guide spécifique

Pour supprimer une UP

lors de la saisie du

formulaire, il suffit de

sélection cette UP à

l’aide de la case à cocher

et de cliquer sur le

bouton « Supprimer »

Vous pouvez demander un accès à:

1. l’activité de formation,

2. l’EDI,

3. Au versement des cotisations en

ligne (possible uniquement si

vous avez opté ou vous optez

pour le prélèvement automatique

lors de la même opération)


Etape 2 : Saisie du formulaire (2/2)


Lorsque vous validez le formulaire ,

une fenêtre de confirmation s’affiche

Il vous est possible de créer un

nouveau compte, - c’est à dire un

accès pour une autre personne -

avant de terminer votre session

Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 12 Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives

Etape 3 : Récépissé

L’écran final vous indique que votre saisie en ligne est maintenant terminée.

Vous pouvez visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez

renseignées en ligne.

Attention : Nous vous recommandons fortement d’enregistrer ce récépissé sur le disque dur de votre ordinateur.

Pour que votre accès aux Webservices soit validé, vous devez imprimer le récépissé et les éventuels mandats de prélèvements saisis (si vous optez

pour le versement des cotisations en ligne) et l’envoyer avec le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence)

soit par courrier soit par mail au service adhésion d’Unifaf à l’adresse indiquée sur le récépissé.

Ce bouton vous permet

d’enregistrer le récépissé

sur votre disque dur

Le bouton « + » permet d’agrandir le

récépissé pour une meilleure

visualisation à l’écran

Dès que votre demande aura été traitée par le service adhésion, vous recevrez un e-mail comportant votre mot de passe. Vous aurez la possibilité de

consulter vos données et de saisir vos demandes en ligne sur le site Internet d’Unifaf dès le lendemain de la réception de cet e-mail.


Accès aux Webservices

Lorsque votre compte est opérationnel, vous accédez aux Webservices, en choisissant la première possibilité (vous avez déjà réalisé une demande

d’accès).

Pour accéder aux Webservices, il suffit de vous identifier en renseignant votre adresse email (celle indiquée lors de la demande d’ouverture de compte)

et le mot de passe qui vous a été transmis par le service d’adhésion.

Pour le cas où vous auriez oublié

votre mot de passe, Unifaf vous le

communiquera par e-mail


METTRE À JOUR MON COMPTE

14


Se connecter à « mon compte » et choisir

une opération

Lorsque votre compte est opérationnel, vous pouvez modifier le contenu de votre compte directement via les Webservices. Il vous est possible de

réaliser 4 types d’opération :

• Changer votre mot de passe

• Mettre à jour vos données personnelles,

• Mettre à jour vos options d’abonnement qui comprend la mise à jour des unités de prestation (UP) dont vous avez la charge et la possibilité d’ajouter

un service à votre accès (comme le versement de la collecte en ligne ou l’option « EDI »)

• Consulter les récépissés retraçant les demandes d’ouverture de compte et les modifications d’accès (ajouts ou suppression d’UP, ajout de l’option du

versement de la collecte en ligne, etc.)

Pour accéder à ces opérations, vous devez vous connecter aux Webservices d’Unifaf et choisir « Mon compte » dans le bandeau en haut et à droite de

la page d’accueil.

Après avoir choisi « Mon compte », le menu des 4

opérations vous est proposé.

Vos données

personnelles sont

affichées


Mettre à jour vos données

Choix n°2 : Mettre à jour vos

données personnelles.

Vous pouvez modifier toutes

les données personnelles qui

sont affichées sur l’écran, à

l’exception de vos nom et

prénom et Email (zones

grisées). Vous pouvez

également modifier les

références de la personnes qui

à signé votre demande d’accès

aux Webservices .

Permet de revenir

au menu des trois

opérations

Choix n°1 : Changer votre

mot de passe.

Vous pouvez modifier le mot de

passe envoyé par Unifaf pour

choisir celui de votre choix

[email protected]


Mettre à jour vos données

Choix n°3 : Mettre à jour mes options d’abonnement

L’écran vous propose la liste des Unités de Prestations dont vous avez la charge et votre profil avec 3 options possibles (accès à la gestion de l’activité

formation, accès à l’EDI, accès au versement des cotisations en ligne). Les UP correspondent à celles indiquées lors de la demande d’ouverture de

votre compte et qui figurent sur le récépissé que vous avez retourné à Unifaf, avec le cachet de votre entité et la signature de son responsable.

Vous avez la possibilité de

modifier cette liste en ajoutant

ou en supprimant une ou

plusieurs UP

Vous avez la possibilité de

modifier votre profil

« Webservices » en ajoutant une

option


Mettre à jour vos UP et vos options (1/4)

Pour supprimer une UP, il suffit de cocher la case correspondant à cette UP et cliquer sur le bouton « Supprimer ».

Case à cocher puis

bouton « Supprimer »

Après avoir cliqué sur le bouton « Supprimer », l’UP disparait de la liste. Vous devez ensuite valider l’opération pour que la suppression de l’UP soit prise

en compte. Une confirmation vous est alors proposée. Il

vous est demandé d’accepter les conditions

générales d’utilisation des Webservices

d’Unifaf (case à cocher).



Pour ajouter une UP, il suffit de saisir le numéro de l’UP que vous souhaitez prendre en charge et de cliquer sur le bouton « Ajouter ».

Cette UP vient s’ajouter à la liste. Vous devez ensuite valider l’opération.

Comme pour la suppression d’une UP,

une confirmation vous est alors

proposée. Il vous est demandé

d’accepter les conditions générales

d’utilisation des Webservices d’Unifaf

(case à cocher).



Pour ajouter une option, il suffit de cocher la case correspondant

Case à cocher puis

Valider

Comme pour la modification des UP, une confirmation vous est

alors proposée. Il vous est demandé d’accepter les conditions

générales d’utilisation des Webservices d’Unifaf (case à cocher).

Lorsque vous demandez le versement des cotisations en ligne, vous optez automatiquement pour le prélèvement automatique de vos

contributions. C’est pourquoi, lorsque vous cochez l’option « je demande un accès au versement des cotisations en ligne », les écrans

suivants vous proposent de saisir le ou les mandats de prélèvement pour une ou plusieurs de vos UP.



L’étape suivante vous propose un récépissé qui affiche la liste des UP mise à jour, les options de votre profil ainsi que les mouvements que vous venez

d’effectuer (ajout ou suppression d’UP) et les mandats de prélèvements que vous avez éventuellement saisis.

Nous vous recommandons d’enregistrer ce récépissé sur votre disque dur.

Pour que vos modifications soit validées, vous devez imprimer le récépissé accompagné des mandats de prélèvements éventuels e t envoyer l’ensemble

des documents comprenant le cachet et la signature du représentant de votre organisation (Direction ou Présidence) au service adhésion d’Unifaf soit

par courrier soit par mail à l’adresse indiquée sur le formulaire.

Dès que votre demande aura été traitée, vous recevrez un e-mail confirmant la mise à jour des UP dont vous avez la charge et des options de votre

profil. Les modifications demandées seront opérationnelles dès le lendemain de la réception de cet e-mail.


Mes documents

Choix n°4 : Mes documents.

Dans cet écran vous retrouvez l’ensemble des récépissés que vous avez générés sur les Webservices concernant à la fois votre demande initiale

d’ouverture de compte, les mises à jour de votre compte mais aussi les saisies de demandes de prise en charge, demande de remboursement s et les

demandes de modification. Vous avez la possibilité d’accéder aux fichiers pdf (en cliquant sur le titre du récépissé choisi).


EDI (échange de données informatisées) • UNIFAF fournit un cahier de charge à destination des éditeurs de logiciel pour

pouvoir échanger des informations avec les Webservices

23


Accès à l’EDI

24

Si vous avez opté pour l’option EDI vous pouvez sélectionner

Le menu : « Echange de données informatisées (import/export)» est

activé

Après avoir sélectionné le menu sur la page d’accueil, un écran s’ouvre vous

permettant de choisir ce que vous souhaitez faire :

Importer le fichier des salariés

Extraire les données des remboursements

Consulter les échanges de données

Annuler le chargement des données de mes salariées

ASSOCIATION LES BLEUETS

ASSOCIATION LES BLEUETS

10 CHEMINS DES BLEUETS

69001

TEST

Josiane

[email protected]

01.99.99.99.99

01.99.99.99.99


www.unifaf.fr

4. Procédure de récupération des remboursements

(Unifaf adhérent)

Suite à sélection de la valeur : « Extraire les données des remboursements »

Vous saisissez la plage de dates

qui vous intéresse

1 Puis vous cliquez sur le bouton

« Rechercher »

2

Dès que les données sont rapatriées, le

système affiche un récapitulatif 3

Pour terminer l’action, vous cliquez sur le bouton « exporter vers XML ». Le système

génère alors un fichier XML et le stocke sur l’emplacement que vous avez choisi sur

votre ordinateur

4 A noter : Pour terminer l’opération, il faut ensuite importer les données du fichier XML dans votre logiciel RH formation

http://www.unifaf.fr/


AIDE EN LIGNE

27


Aide en ligne


Les écrans des Webservices comportent généralement une aide en ligne qui propose une explication du contenu de l’écran et de la manière dont il

faut renseigner les éléments demandés.

Cette aide est accessible en cliquant sur le bouton placé en haut à droite de chaque écran.

L’écran d’aide s’affiche.

Pour revenir à l’écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton

Ascenseur pour

dérouler le texte de

l’aide


SAISIR UNE DEMANDE DE

PRISE EN CHARGE

29


Cet écran vous permet de contrôler que les informations concernant votre organisation sont les bonnes et peuvent être transmises dans la DPC, ou

de les modifier le cas échéant : les coordonnées de votre unité de prestation, les coordonnées de la personne contact d’Unifa f au sein de votre

organisation...

La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : saisie en ligne d’une demande de prise en charge, de

remboursement ou d’un Cerfa, envoi de pièces justificatives, consultation des dossiers en cours, etc..

Il vous est

possible de

changer d’unité

de prestation si

vous en gérez

plusieurs

Vous pouvez

modifier les

informations

concernant

votre contact et

votre directeur

Choix de

l’action à

effectuer sur

votre espace

privé

Votre identifiant

Etape 1 : Vos informations et choix de

l’action à effectuer



Après avoir choisi « Saisie d’une demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de cocher le dispositif pour lequel vous

souhaitez faire une DPC. Nous choisissons ici de faire une demande de prise en charge pour un Plan de formation.

En cliquant sur le

logo Unifaf, vous

retournez à

l’accueil

Les boutons Précédent et Suivant vous

permettent de naviguer sur les différentes

étapes de votre action en ligne

Etape 2 : Choix du dispositif


Ce bouton

permet de mettre

fin à votre

session sur votre

espace

personnel


Cette barre

représente les

différentes étapes

de l’action que vous

êtes en train

d’effectuer. L’étape

à laquelle vous

vous trouvez est

surlignée en vert.

Cet écran vous demande d’accepter les conditions générales d’utilisation, et de cocher une des deux lignes concernant vos ins tances représentatives

du personnel dans le cadre inférieur. Cette étape est obligatoire pour pouvoir poursuivre la demande.

Les conditions

générales

d’utilisations sont

accessibles en

cliquant sur ce lien.

Etape 2 : Choix du dispositif



Etape 3 : Saisie des données concernant

la formation

Cet écran vous permet de remplir les différentes informations concernant la formation pour laquelle vous faites une demande de prise en charge.

Les champs précédés d’une étoile rouge doivent être obligatoirement remplis.

En cochant cette

case, les deux

champs en

dessous se

dégrisent

Si vous choisissez

« Développement

des compétences »

dans le menu

déroulant

« catégorie de

l’action », ce

champ sera

dégrisé


La case « non » est

cochée par défaut. Vous

pouvez modifier ce

choix en cliquant sur le

bouton « oui »


Les informations concernant l’organisme de formation doivent être saisis dans cet écran.

Il y a deux possibilités :

• Cas N°1 : vous connaissez son numéro SIRET : vous cochez « oui » dans le premier cadre, puis vous entrez ce Siret dans le second et

cliquez sur « Rechercher ». Si l’organisme de formation est dans la base d’Unifaf, les informations le concernant apparaissent

automatiquement dans le cadre inférieur

Si vous

connaissez le

SIRET, entrez le

dans ce champs et

cliquez sur

rechercher

Si la formation est

dispensée par un

salarié de votre

organisation,

cochez cette case.


l’organisme de formation



• Cas N°2 : vous ne connaissez pas le numéro SIRET, ou cet organisme n’est pas encore dans la base d’Unifaf : vous cochez « non » dans le

premier cadre. Les champs du cadre inférieur se dégrisent et vous pouvez remplir les informations concernant l’organisme de formation.

Si l’organisme de formation n’est pas dans la base Unifaf mais que vous connaissez le N° SIRET, nous vous conseillons de le saisir dans les champs

vous permettant de créer une fiche « Organisme de formation » (même si ce champs n’est pas obligatoire) afin de pouvoir vous servir ultérieurement

de ce critère pour effectuer la recherche de ce même organisme.

Si vous faites appel à un

organisme de formation; ces

champs sont obligatoire

pour pouvoir continuer la

saisie en ligne.


l’organisme de formation


Si vous réalisez vous-même

l’action de formation (sans

faire appel à un organisme

de formation), cochez la case

« formation interne »


Etape 5 : Recherche et sélection du/des

salarié(s) participant(s) à la formation

Au-delà de 15 participants à la même formation, vous avez la possibilité de saisir un à un chacun de ces participants ou d’effec tuer une saisie par

emploi.

• Cas N°1 : moins de 15 participants à la formation OU choix de saisie individuelle même au-delà de 15 participants : cochez « Saisie nominative »

(case cochée par défaut)

• Cas N°2 : plus de 15 participants à la formation : cochez « Saisie par emploi »




salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N° 1)

Saisissez le nom

complet ou les

premières lettres du

nom d’un stagiaire et

cliquez sur

« rechercher »

• Saisie nominative

Cette fenêtre s’ouvre alors en faisant

apparaître le ou les personnes de votre

organisation dont le nom commence par

les lettres saisies.

Cochez le ou les

stagiaires que vous

souhaitez sélectionner

puis cliquer sur valider

En cas de départ de la

personne,

ce bouton permet de

la supprimer de la

base Unifaf



Etape 5 : Recherche et sélection du/des salarié(s)

participant(s) à la formation (Cas N° 1)

Les personnes sélectionnées viennent s’ajouter à liste nominative des stagiaires. Vous pouvez recommencer cette opération de recherche pour

ajouter d’autres stagiaires.

Le nombre de salariés sélectionnés doit être égal au nombre de stagiaires indiqué (3 dans cet exemple)

En cas d’erreur vous

pouvez cocher la ligne

d’un stagiaire et

cliquer sur supprimer

pour le retirer de votre

sélection


Vous avez la

possibilité de modifier

3 données du stagiaire

si ces données ont

changé depuis la

création du stagiaire

En cliquant sur l’icône

la fenêtre des données

stagiaires s’affiche.

Vous pouvez modifier :

• l’établissement où

travaille le stagiaire,

• l’emploi occupé,

• le type de contrat

(menu déroulant)

Guide Utilisateur Webservices / v5 /avril 2014 39

Cocher la case DPC

(Développement Professionnel Continu) (Cas N° 1)

Uniquement pour les professionnels de santé

(professions médicales et paramédicales)


Si le participant ne figure pas dans la base d’Unifaf, vous avec la possibilité de créer son profil en ligne. Après l’avoir c réer, le participant s’ajoute

automatiquement à votre sélection de stagiaire.

En cliquant sur « Créer un stagiaire »,

cette fenêtre s’ouvre. Complétez les

informations demandées et cliquez sur

« Ajouter ». Le stagiaire est alors

affiché dans la liste nominative.






salarié(s) participant(s) à la formation (Cas N° 2)

Saisissez le nombre de

participant (>15) et appuyer

sur la touche « Entrer » de

votre clavier

La case « Saisie par

emploi » se dégrise.

Vous pouvez alors la

cocher

Saisie par emploi : il s’agit d’une saisie simplifiée pour éviter d’avoir à saisir individuellement l’ensemble des stagiaires .




Créez un catégorie

d’emploi des participants et

indiquez le nombre

d’hommes et de femmes.

Cliquez sur « Ajouter »

La saisie se fait en fonction des catégories d’emploi des stagiaires.




Il est alors possible d’effectuer une

nouvelle saisie concernant une autre

catégorie d’emploi

Chaque ligne validée vient s’ajouter

dans ce cadre.


En cas d’erreur vous vous pouvez

modifier ou supprimer votre saisie


Etape 6 : Saisie des informations sur le

financement Cet écran vous permet de saisir en 3 étapes tous les éléments relatifs à votre demande prévisionnelle de financement à Unifaf : la saisie du

financement prévisionnel (1), le choix des enveloppes de financement (2), les précisions sur la qualification (3).

Si la ligne 3 « Allocation de formation » est

remplie, une case à cocher obligatoire apparait

devant les libellés correspondant

Dans le cas d’une formation se

déroulant sur plusieurs années,

une répartition pluriannuelle

automatique du budget formation

et des autres financement vous

est proposée . Il vous est

néanmoins possible de la

modifier.

Suite à une modification, si vous

souhaitez revenir au calcul par

défaut, vous pouvez cliquer sur

« Recalculer »

Si le libellé « Qualification » est choisi

dans le menu déroulant, vous devez

cocher une case qui apparaît


Le fait de cocher un

financement (FI, APR,

autres) vous oblige à

choisir un type

d’enveloppe dans le

menu déroulant à

droite des montants


Etape 6 : Saisie des informations sur le

financement

Lorsque vous cliquez sur

« suivant », un message de

validation du total des frais

apparaît. Si ce montant est

correct, validez pour passer à

l’étape suivante.



Etape 7 : Envoi des pièces justificatives

Cet écran vous propose plusieurs voies pour nous faire parvenir les pièces justificatives nécessaires à l’instruction de votre demande :

• Envoyer toutes les pièces en ligne : ce choix vous permet de joindre, dès maintenant, les pièces justificatives sous format numériques.

• Envoyer toutes les pièces par courrier : ce choix indique que vous ne souhaitez joindre aucune pièce justificative pendant la saisie en

ligne de votre DPC. Pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez joindre les pièces nécessaires à votre OPCA par voie postale.

Lors de cet envoi, n’oubliez pas de joindre le récépissé que vous allez obtenir à l’étape suivante.

• Envoi mixte : ce choix vous permet de joindre dès maintenant une partie des pièces nécessaires en format numérique et de nous faire

parvenir, dans un deuxième temps, le reste des justificatifs.



Cliquez sur « Parcourir » : la

fenêtre de sélection s’ouvre.

Vous sélectionnez le

document et cliquez sur

« Ouvrir ».


Si vous avez fait le choix de joindre tout ou partie de vos pièces justificatives sous format numérique, cet écran vous permet d’aller

rechercher ces documents dans votre ordinateur.


Vous choisissez le type de

document obligatoire ou

facultatif que vous allez

joindre.

Cliquez sur « Joindre

la pièce »une fois le

fichier sélectionné

3 étapes :

1. sélectionner le fichier,

2. rechercher dans votre ordinateur,

3. joindre le fichier.

Les pièces à joindre (pièces obligatoires et facultatives) spécifiquement

pour le dispositif pour lequel vous faites une demande sont rappelées ici

(pour le Plan, 1 seul document est demandé, mais pour d’autres dispositifs,

une liste de plusieurs documents apparaît)



Les pièces déjà jointes sous format

numérique s’ajoutent dans ce cadre.

Vous avez la possibilité de les retirer de

votre sélection en cliquant sur

« Supprimer ».


Lorsque le pièce a été jointe, un message rouge s’affiche : « votre fichier a été déposé sur le serveur ».

Lorsque vous cliquez sur le bouton

« suivant », un message indiquant la fin

de la saisie est affichée :


Etape 8 : Récépissé et fin de la demande


Vous pouvez également, à titre d’information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire de Demande de Prise en charge, au format

PDF, qui a été créé et rempli avec les informations que vous avez renseignées en ligne.

• Si vous avez choisi à l’étape précédente l’envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récépissé imprimé à vos

documents justificatifs, c’est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier.

• Si vous avez choisi à l’étape précédente d’envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépissé

Enfin, la page vous informe qu’un mail récapitulant les détails de votre DPC en ligne vous a été adressé.









Si la formation est commencée depuis

plus de 1 mois, vous pouvez continuer

votres aisie par une demande de

remboursement (DRS) en cliquant sur

ce bouton qui apparaît quand cette

option est possible


Etape 8 : Récépissé et fin de la demande

Informations sur la formation

Informations sur l’organisme

de formation

Informations sur les stagiaires

Informations sur la

demande de financement

Informations sur les

justificatifs que vous

avez joints

Le récépissé récapitule les informations importantes que vous avez saisies au cours de votre demande de prise en charge en ligne.

50

Vos références

La date du récépissé correspond à la date

de la transaction par le web et est la date

de réception prise en compte par Unifaf

Le N°d’action est le numéro de dossier qui permet de

repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé

à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande.

Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf.


Consignes d’utilisation en cas de

problèmes

Pour éviter tout risque de perte d’informations, ou de mauvaise instruction des

dossiers, si un problème informatique ou technique survenait nous vous

remercions d’observer les principes de précautions suivants :

Pour chaque DPC remplie en ligne, merci de bien noter les n° de dossiers créés en

ligne, et d’imprimer ou d’enregistrer les documents récapitulatifs de vos dossiers.

Ceci nous permettra éventuellement de retrouver les informations.

51


SAISIR UNE DEMANDE DE

REMBOURSEMENT

52


Choisissez « Saisie d’une demande de

remboursement »


Il n’est possible de faire une demande de remboursement que si la DPC a été instruite et accordée par Unifaf, sauf en cas d’enchaînement de la

saisie sur les services en ligne d’une demande de remboursement suite à une demande de prise en charge (actuelle demande de remboursement

simplifiée, pour laquelle la formation doit déjà être débutée depuis plus de 1 mois).


Après avoir choisi « Saisie d’une demande de remboursement », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l’action de formation pour

laquelle vous souhaitez faire une demande de remboursement. Une DPC ne s’affichera dans cet écran que le lendemain de sa sais ie en ligne.c


Dans certains cas, une

DPC peut apparaître dans

le menu sans être encore

« sélectionnable », car non

instruite ou en attente de

compléments de votre part

Sélection de la DPC pour laquelle vous

faite une demande de remboursement

Il n’est possible de sélectionner qu’une seule demande de prise en charge.

Sélectionnez une DPC,

cliquez sur « Suivant »

Plusieurs champs de

filtre sont ici disponible

pour faciliter la sélection

de l’action de formation

que vous recherchez


Une fois l’action de formation qui vous intéresse sélectionnée, cet écran récapitule de façon synthétique l’Action de Formation en en rappelant le N°,

l’intitulé, les dates de début et de fin, l’Organisme de Formation et l’identité du stagiaire.

Concernant ce dernier, si il est unique, seront restitués ses Nom et Prénom. Si par contre l’Action de Formation concerne plusieurs stagiaires,

l’indication générique « Collectif » s’affichera.

Attention: les informations présentées sont un rappel. Il est impossible de les modifier.

Etape 1 : Informations sur l’action de

formation



Les informations concernant les modalités de remboursement sont à inscrire dans cet écran

Si vous souhaitez un paiement

direct à l’organisme de formation,

n’oubliez pas de cocher cette case

Pour chaque ligne, indiquez la part que vous

souhaitez voir vous être remboursée et celle

que vous voulez qu’Unifaf rembourse

directement à l’organisme de formation

Indiquez s’il s’agit d’un

remboursement partiel, total ou du

dernier remboursement

Etape 2 : Remboursement


N’oubliez pas de renseigner la

durée de la formation et la période

du remboursement


Une fois validée la saisie des montants devant donner lieu à remboursement, l’utilisateur accède à un écran composé de rubriques dont l’affichage

dépend des caractéristiques de la demande et dont le contenu est intégralement déterminé par les informations saisies précédemment :

Etape 2 : Remboursement


Cette rubrique ne s’affiche que si la Prise en Charge a

été demandée au titre d’un dispositif de financement

particulier (Fond d’Intervention National (FIN) ,

Régional (FIR). etc..)

Cette rubrique ne s’affiche que si vous avez demandé à ce que soit

effectué un paiement direct à l’Organisme de Formation.

Elle permet de saisir, les données relatives à la facture émise par ce

dernier : N° de facture, Date de la facture, Montant de la facture.

Cette rubrique ne s’affiche que si l’action est une « VAE » dont

est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie

des informations relatives aux stagiaires a été effectuée

individuellement et non globalement par catégorie d’emploi.

La rubrique ne s’affiche que si l’action est une « Formation diplômante » dont

est demandé le dernier remboursement et pour laquelle la saisie des

informations relatives aux stagiaires a été effectuée individuellement et non

globalement par catégorie d’emploi.


Etape 3 : Justificatifs

L’étape d’attachement des pièces justificatives à

votre demande de remboursement est semblable à

celle détaillée pour la demande de prise en charge.

58


Etape 4 : Récépissé


Vous pouvez également, à titre d’information, visualiser ou enregistrer sur votre disque dur le formulaire au format PDF, qui a été créé et rempli avec les

informations que vous avez renseignées en ligne.

• Si vous avez choisi à l’étape précédente l’envoi par courrier ou mixte des pièces justificatives, vous devrez joindre ce récépissé imprimé à vos

documents justificatifs, c’est ce qui permettra de les rattacher à votre dossier.

• Si vous avez choisi à l’étape précédente d’envoyer vos pièces justificatives en ligne, il est inutile de renvoyer ce récépissé

Enfin, la page vous informe qu’un mail récapitulant les détails de votre demande en ligne vous a été adressé.









Informations sur la formation

Informations sur l’organisme

de formation

Informations sur les stagiaires

Informations sur la demande

de remboursement

Informations sur les

justificatifs que vous

avez joints ou non

Vos références La date du récépissé correspond à la date

de la transaction par le web et est la date

de réception prise en compte par Unifaf

Le N°d’action est le numéro de dossier qui permet de

repérer et de suivre votre demande. Il vous sera demandé

à chaque contact avec Unifaf au sujet de votre demande.

Il est à reporter sur chaque courrier envoyé à Unifaf.

Il vous est rappelé

d’envoyer ultérieurement

les documents manquants


Demande de remboursement CIF-CDI

Vous avez la possibilité désormais de faire une

demande de remboursement dans les webservices

pour le CIF-CDI.

61


MODIFIER EN LIGNE

UNE DPC OU UNE DR

62


Modification DPC ou DR

Deux possibilités vous sont proposées :

Cas n°1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie

le jour même,

Cas n°2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des

demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus

tard la veille.

Exemple - nous sommes aujourd’hui le lundi 12 mars ; vous pouvez :

• Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars,

• Envoyer une demande de modification, par l’intermédiaire des

webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou

saisie dans les webservices avant le 12 mars.

63

Choisissez « modifier une

demande… » dans le

menu d’accueil

Vous pouvez

modifier une DPC

ou une DR


Après avoir choisi « Modification d’une Demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de sélectionner l’action de

formation (la DPC) pour laquelle vous souhaitez effectuer une modification en ligne.

Les DPC du jour, donc

modifiables en ligne,

s’affichent dans cette

partie de l’écran


Sélection de la DPC

(cas n°1 : modification d’une DPC du jour)

Il n’est possible de sélectionner qu’une seule action de formation..

Sélectionnez une DPC, en

cochant la case, puis


Un message s’affiche

pour confirmer le n° de

l’action que vous

souhaitez modifier en

ligne

Les données présentées dans les captures d’écran sont fictives


Vous devez ensuite redérouler tous les écrans de saisie de la DPC en cliquant sur « suivant » et apporter vos modifications. Toutes les données de

tous les écrans sont modifiables.


Modification des données

(cas n°1 : modification d’une DPC du jour)

Attention ! : Pour que les modifications soient prises en

compte, vous devez parvenir jusqu’à l’écran du récépissé. Le nouveau récépissé

porte la mention

« Annule et remplace le

précédent récépissé »

et affiche la date et

l’heure de sa création


Modification d’une DR

(cas n°1 : modification d’une DR du jour)

Le fonctionnement est identique pour modifier une

DPC (demande de prise en charge) ou une DR

(demande de remboursement)

66


FAIRE UNE DEMANDE DE

MODIFICATION EN LIGNE

67


Modification DPC ou DR

Deux possibilités vous sont proposées :

Cas n°1 : Modifier directement en ligne un demande que vous avez saisie

le jour même,

Cas n°2 : Envoyer une demande de modification à Unifaf, sur des

demandes envoyées par courrier ou saisie dans les webservices au plus

tard la veille.

Exemple - nous sommes aujourd’hui le lundi 12 mars ; vous pouvez :

• Modifier en ligne les demandes (DPC ou DR) saisie le 12 mars,

• Envoyer une demande de modification, par l’intermédiaire des

webservices, sur toutes les demandes envoyées par courrier ou

saisie dans les webservices avant le 12 mars.

68

Choisissez « modifier une

demande… » dans le

menu d’accueil

Vous pouvez

modifier une DPC

ou une DR


Après avoir choisi « Modification d’une Demande de prise en charge », vous arrivez sur cet écran qui vous permet de renseigner le numéro de l’action

de formation pour laquelle vous souhaitez communiquer une demande de modification à Unifaf.


Sélection de la DPC (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)

Il n’est possible de sélectionner qu’une seule action de formation.

Sélectionnez l’action, en

cochant la case, puis


Saisir le

numéro de

l’action de

formation


Cet écran vous permet de décrire les modifications que vous souhaitez apporter à l’action de formation et de joindre, si beso in, un fichier .


Déposer un commentaire et des justificatifs (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)

Il n’est possible de sélectionner qu’une seule demande de prise en charge. Contrairement au cas n°1, vous ne pouvez pas redérouler les écrans

de la DPC, mais uniquement envoyer votre demande de modification directement à Unifaf , via les Webservices.

Vous pouvez joindre

un fichier

Vous pouvez inscrire un

commentaire décrivant la

modification demandée

(changement de date,

modification de budget ,

etc..

Vous devez choisir un type de

modification :

• Annuler l’action,

• Solder l’action (si vous ne

souhaitez plus demander de

remboursement sur cette

action),

• Autre modification


Votre demande de modification est transmise à Unifaf à partir du moment où vous avez été jusqu’à l’étape du récépissé.


Récépissé (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)

Le type de modification, le commentaire et les pièces jointes

sont précisés dans le corps du récépissé :

Ce récépissé est

spécifique à une

demande de

modification


Modification d’une DR (cas n°2 : demande de modification sur une DPC antérieure)

Le fonctionnement est identique pour modifier une

DPC ou une DR

72


CONSULTATION

73


La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : consultation des dossiers en cours.

Choisir la consultation dans le menu



Il vous est proposé plusieurs écrans de consultation :

• mes demandes, propose la liste des demande de prise en charge réalisée et leur état (en cours, engagée, soldé, etc.) ;

• l’onglet activité de formation, propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (dates, budget, etc.),

• l’onglet remboursements, affiche la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement,

• l’onglet « détail paiements », propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée,

• mon BFA, présente la composition de votre BFA,

• mon prévisionnel, affiche le prévisionnel plan de formation,

• mes cotisations, propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur 3 ans.

Les écrans de consultation


Pour chaque onglet, il

est possible d’imprimer

la page ou d’exporter les

données sous Excel (y

compris au format 97)

Il vous est possible

d’afficher les courriels

qui vous ont

éventuellement été

envoyés par Unifaf

Astuce : Sur l’ensemble des écrans de consultation comprenant une liste d’actions, vous pouvez

trier cette liste selon le critère désiré en cliquant sur le titre de la colonne correspondant.


L’écran « Activité de formation », propose la liste des actions de formation avec leurs principales caractéristiques (n°, dates, budget, etc.).

L’écran « activité de formation »


Il est possible de saisir un numéro d’action de

formation ou de filtrer cet écran par année, par

dispositif, par état des actions et par

financement

En cliquant sur le n° de l’action,

vous accédez à un écran

présentant le détail de l’action,

avec les document numérisés et

les différents évènements

survenus

L’affichage des évènements a pour objectif

de vous proposer une traçabilité de l’action,

afin de vous permettre de voir où en est

cette action et dans quel état elle se trouve.

Les évènements sont classés du plus récent

au plus ancien

Par défaut seules sont affichées les actions

non soldées au 01/01/N et les actions

demandées dans l’année mais vous pouvez

ajouter les actions de formation soldées

l’année précédente en cochant la case


L’écran « Activité de formation », propose également une information sur les délais de remboursement et de forclusion ; c’est-à-dire la date à

laquelle une action de formation ne pourra plus être remboursée.



Si l’action de formation est

terminée depuis plus d’1 mois,

mais moins de 5 mois, la date de

fin est affichée en ORANGE et

un message apparaît lorsque le

curseur passe sur cette date.

Si l’action de formation est

terminée depuis plus de 5 mois,

la date de fin est affichée en

ROUGE et un message apparaît

lorsque le curseur passe sur

cette date.


L’écran « Activité de formation », propose également la ventilation des différents financements pour chaque action de formation.



Si ‘'action est pluriannuelle vous

pouvez consulter la répartition

des financements par exercice

en sélectionnant l’année dans la

liste déroulante

Un clic dans la colonne « FIN »

permet d’afficher la fenêtre de

ventilation des financements

pour l’action de formation choisie


L’écran « Remboursements » vous propose la liste des remboursements effectués par Unifaf, avec la ventilation des montants par financement.

L’écran « remboursements »


L’année en cours est

affichée par défaut mais

vous pouvez rechercher

les remboursements sur

les exercices précédents

Pour chaque onglet, il est

possible d’imprimer la page ou

d’exporter les données sous

Excel.

Vous pouvez consulter les remboursements de l'année en cours (affichage par défaut) et des 5 exercices précédents. Vous pouvez sélectionner

l'année désirée à l'aide du filtre correspondant.


L’écran « Détail paiements » propose le détail des différents règlements effectués par Unifaf (chèque ou virement), sur une période donnée.

L’écran « détail paiements »


Les remboursements effectués directement à l’organisme de formation sont également affichés.

Vous devez sélectionner

une échéance


L’écran « Mon BFA », présente la situation de votre BFA tenant compte des financements accordés par Unifaf .

L’écran « mon BFA »


Cliquer sur le bouton « plus »,

fait apparait le détail de chaque

ligne du BFA

Pour chaque onglet, il est

possible d’imprimer la

page ou d’exporter les

données sous Excel


L’écran « Mon prévisionnel » affiche le prévisionnel plan de formation.

L’écran « mon prévisionnel »


Cet écran affiche les deux premières rubriques du formulaire relatif au Prévisionnel Plan de Formation (PPF).


L’écran « Mes cotisations » propose la masse salariale et les cotisations effectuées sur les 3 dernières années.

L’écran « mes cotisations »



En cliquant sur le menu « accéder aux écrans de consultation IRP », les employeurs ont accès à l’environnement IRP avec ses 3 onglets.

Les écrans de consultation IRP



L’environnement comprend un onglet « Adhérent » avec les coordonnées de l’établissement, un onglet « Activité de formation » et un onglet

« Statistiques » avec la représentation schématique de statistiques sur les caractéristiques des stagiaires (catégorie socioprofessionnelle et sexe) et

sur la caractère qualifiant ou non des formations.

Les écrans de consultation IRP


A noter : La liste des actions ne peut pas être comparée à celle de l’environnement employeur onglet « activité formation » car il y figure les actions :

-ayant un part de déroulement sur l’exercice

-ayant eu un accord de financement par Unifaf

-relevant des dispositifs : « Plan de formation », « DIF », les formations de tuteur, les périodes de professionnalisations et le financement sur BFA du tutorat des jeunes

Il est possible de consulter

l’exercice en cours et

l’exercice précédent

ASSOCIATION AAAAA

12 CHEMIN DES VIOLETTES


Nous vous présentons les différentes étapes pour exporter les données des écrans de consultation vers un fichier CSV et le transformer, si

nécessaire, en fichier Excel.

L’export des données (1/3)


2. Choisissez « enregistrer » (génération d’un fichier CSV) 1. Cliquez sur l’icône Excel

3. Enregistrez le fichier CSV dans votre disque dur (dans cet

exemple, sur le « bureau »)

4. Fermer la fenêtre une fois l’enregistrement terminé. Vous

venez de créer un fichier CSV


La page précédente vous a présenté la méthode de récupération du fichier CSV. Cette page vous présente la démarche pour trans former le fichier

CSV en fichier Excel structuré.



2. Choisissez le fichier CSV souhaité dans la fenêtre de

recherche, puis cliquez sur « importer »

1. Ouvrir Excel, cliquez sur l’onglet « Données » et choisir

« à partir du texte »

3. Choisissez « délimité » puis cliquez sur « suivant » 4. Cochez la case « point-virgule » comme séparateur et

cliquez sur « terminé »




6. Le tableau des données en format Excel (dans cet exemple les

données sont issues de l’onglet « mes demandes »)

5. Dans la fenêtre « importation des données », vous

cliquez sur « OK »


AIDE À LA DÉCLARATION

N°2483

89


La partie inférieure de l’écran vous permet de choisir l’action que vous souhaitez effectuer : aide à la déclaration n°2483.

Choisir l’aide à la déclaration 2483 dans

le menu



L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 1. onglet « Versements », qui rappelle les différentes cotisations

Aide à la déclaration 2483

Onglet « versements »


Pour chaque onglet, il est possible d’imprimer

la page, de générer un fichier au format pdf ou

d’exporter les données sous Excel


L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 2. onglet « Stagiaires », qui rappelle le nombre de stagiaires et les durées de formation par

catégorie d’emploi.


Onglet « stagiaires »


Pour chaque onglet, il est possible d’imprimer

la page, de générer un fichier au format pdf ou

d’exporter les données sous Excel


L’aide à la déclaration n°2483 propose 3 onglets : 3. onglet « liste des actions » affiche les actions de formation, qui au 15/3/N+1, sont à l’état en

cours, soldée, engagée et qui ont une part de réalisation sur l’exercice N.


Onglet « liste des actions »


Il est possible de

générer un fichier

au format pdf ou

d’exporter les

données sous Excel

Si le nombre d’actions est

important, la liste est présentée

sur plusieurs pages


DOCUMENTS EN

TÉLÉCHARGEMENT

94


La dernière ligne du menu d’accueil « Accéder aux Documents en téléchargement » vous permet d’accéder directement aux documents

téléchargeables présents sur le site www.unifaf.fr.

Documents en téléchargement


Menu des

documents en

téléchargement

En cliquant sur la

catégorie de votre choix,

vous accédez à tous les

documents

téléchargeables