manuel procedures next chad

8/3/2019 Manuel Procedures Next Chad

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Manuel de procdures administratives,comptables et financires applicables a

l'excution nationale

TCHAD

Mars 2010


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Introduction

Dans le cadre du financement de la coopration au dveloppement, le PNUD Tchad a adoptl Excution Nationale (NEX) comme modalit dintervention et dappui au GouvernementTchadais. Ladite modalit affirme la responsabilit et lengagement de ce dernier devantlAdministrateur du PNUD quant lutilisation pertinente, efficace et efficiente des ressources

pour atteindre les rsultats assigns aux diffrents programmes et projets. Le but ultime vispar cette approche est la durabilit et la prennit des actions de dveloppement.

Aussi, sur la base des priorits du Pays, les principaux objectifs de lExcution Nationale sontparticulirement : le dveloppement des capacits nationales face aux responsabilits et lobligation de rendre compte, ainsi que lappropriation des actions de dveloppement, de laconception lvaluation deffets et dimpacts, en passant par la mise en uvre et le suivi.

Nanmoins, lapplication de la modalit NEX Tchad depuis quelques annes a rencontrplusieurs contraintes, aussi bien dans la mise en oeuvre que dans la gestion des ressources,dues au manque de prcision et lincertitude dapplication entre les procdures duGouvernement ou celles du PNUD, ainsi qu des interprtations contradictoires des textes.

Llaboration du prsent manuel est le principal rsultat des recommandations de plusieursmission dAudit des projet NEX durant les annes antrieurs qui ont soulevs la ncessit derunir dans un seul document et de faon trs synthtique, lensemble des rgles et procduresNEX.

Les objectifs viss par ce manuel de procdures sont ainsi de fournir les directives etorientations, dharmoniser les rgles et procdures administratives et financires applicables latteinte des objectifs et rsultats des programmes et projets, et den dfinir les mcanismes etles arrangements de gestion. Il nest toutefois pas statique mais transitoire et sera mis jourpriodiquement pour tenir compte de lvolution des procdures en vigueur.

DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE LEXECUTION NATIONALE :

1.1 On entend par excution nationale le mode oprationnel concert par lequel le paysbnficiaire assume la responsabilit de la gestion et de la ralisation des programmes etprojets appuys par le PNUD (Dcision 92/22 du Conseil dadministration en date du 26 mai1992).

1.2 On entend par gestion et ralisation, lachat et la fourniture de tout apport ncessaire unprogramme ou un projet, ainsi que leur transformation en produits .

1.3 Dans sa rsolution 47/199 du 22 dcembre 1992, lAssemble gnrale a raffirm que lexcution nationale devrait tre la norme pour les programmes et projets appuys par le

systme des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacits des pays bnficiaires .

1.4 Si lobjectif premier de lexcution nationale demeure le renforcement des capacitsnationales et la durabilit des acquis, ses principes fondamentaux sont :


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1- Respect des rgles et rglement du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournit desservices dappui

2- Lexcution nationale dun programme ou dun projet appuy par le PNUD, suppose que leGouvernement fasse preuve dun intrt et dune volont dassumer la responsabilit de lagestion du programme ou du projet et quil existe des capacits nationales de gestion

(technique, administrative et financire) appropries. A cet effet, une valuation desconditions de dmarrage des agences de mise en uvre est ralise par le PNUD avant ledmarrage des activits du projet ; lorsque lvaluation rvle que ces capacits sontinsuffisantes, le PNUD prvoit un plan de renforcement de capacits qui est intgr au planannuel de travail.;

3- Les structures nationales dsignes pour la mise en uvre des projets/programmes doiventtre directement concernes par les activits retenues ;

4- Lagence de mise en uvre est responsable devant le Reprsentant Rsident etlAdministrateur du PNUD de la gestion technique, financire et administrative des

projets/programmes. La dlgation du pouvoir du Reprsentant Rsident lagence de miseen uvre exige lobligation de rendre compte par cette dernire.

5- Les ressources du PNUD doivent tre gres suivant les procdures administratives etfinancires contenues dans le manuel de procdures mis disposition des projets etprogrammes

6- La gestion des projets et programmes doit tre base sur les rsultats ; cest une approchestratgique du PNUD qui met laccent sur latteinte de rsultats lors de la planification et de lamise en uvre des projets et programmes.

7- Les principes dquit, de transparence, dconomie et defficacit doivent conditionner

lutilisation des ressources.

8- Les engagements financiers du PNUD aux programmes et projets se font sur la base de larevue des performances et des rsultats des annes prcdentes.

9- Tous les biens appartenant au projet restent proprit du PNUD jusqu ce quils soientformellement cds.

10- Chaque anne, les projets appuys par le PNUD font lobjet dun audit externe

11-Lquipe de mise en uvre des projets qui comprend le personnel recrut et le personnel mis

disposition (Coordonateur national de projet, charg de projet) est value chaque anne sur labase dune grille de performances.

Par ailleurs dans le cadre du NEX, une agence des Nations Unies peut agir comme agent deralisation, une lettre daccord entre le gouvernement et lagence des Nations Unies estsigne dans ce cas conformment lannexe 1. Le gouvernement peut solliciter le PNUD pourapporter un appui dans la fourniture des services spcifiques (formation, recrutement, achats,etc). Dans ce cas une lettre daccord dappui la fourniture des services est sign entre lePNUD et le Gouvernement conformment lannexe (Annexe 3).

Ce manuel, conu sous forme de modules et largement inspir des procdures du PNUD, est


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un outil de travail permettant aux responsables chargs de la ralisation des projets etprogrammes appuys par le PNUD de rpondre aux exigences dune gestion la foisefficiente, transparente et conforme aux pratiques internationales. Il a pour objectif de fournirles directives et orientations en vue de la mise en uvre des activits du projet. Ces directivesse rapportent aux aspects suivants :

La Gestion des achats et des contrats

La Gestion des ressources humaines

La Gestion des voyages et formation La Gestion financire et comptable

Le Suivi, valuation et audit


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I - Gestion des Achats et des Contrats

Pour tout achat lexpression des besoins doit tre exprime par le service utilisateur par lebiais dune requte dment approuve par la direction du projet. Cette dernire doit sassurerque la demande formule cadre avec le programme de travail, et contribue directement ouindirectement la ralisation des objectifs du projet.

a. Pour tout achat dont la valeur dpasse mille dollars E.U (1.000$), lachat direct peuttre fait mais il faudrait nanmoins sassurer de la comptitivit des prix. Pour tout achat entre1,000$ et 10,000$ le projet doit imprativement lancer une consultation auprs dau moinstrois fournisseurs. La mme demande de prix doit tre adresse tous les fournisseurs et surcette demande toutes les informations ncessaires doivent tre mentionnes : Quantit, nature,prix, performance, dlai de livraison, garantie, etc.

b. Tout achat de biens ou de services dont le montant est suprieur dix mille dollars(10.000$) et infrieur trente mille dollars (29,999$) doit ncessairement faire lobjet dunappel doffres.

c. Pour tout achat de biens ou de services situ entre trente mille dollars (30,000$) et centmille dollars (100,000$), lappel doffres ouvert est obligatoire au niveau du march nationalet/ou international. Par la suite, lanalyse des offres sera soumise lapprobation du ComitLocal du March (CAP) au niveau du PNUD.

d. Pour tout achat suprieur 100,000 $, lappel doffres est ouvert au niveauinternational et lattribution du march se fait par le Comit local du March du PNUD local,et sera par la suite soumis par la suite au Comit ACP du Sige New York.

e. Les demandes de prix peuvent tre adresses par courrier ou dposes chez lefournisseur contre dcharge qui sera verse dans les dossiers du projet. Une date limite

dacceptation des offres des prix doit tre mentionne sur la demande.

f. A la rception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs dlais. Le prixest le principal critre de slection. Il nest pas lunique critre de slection. Les performances,les garanties, la disponibilit, les services aprs vente sont autant des critres dterminants sila diffrence entre les offres de prix demeurant infrieure 15%. Le choix retenu doit treapprouv par au moins deux personnes et une note crite justifiant ce choix et signe par leDirecteur du projet, doit tre verse dans les dossiers du projet.

g. Un bon de commande, sign par le Directeur du projet, doit tre transmis aufournisseur. Ce bon de commande doit faire rfrence la demande et loffre de prix. Il doitgalement mentionner la quantit, le prix unitaire et le prix total et ventuellement la remise

accorde par le fournisseur. Le bon de commande doit galement mentionner ladresse laquelle les biens commands doivent tre livrs.

h. En mme temps que seffectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettreloriginal dun Bon de Livraison qui mentionne lensemble des biens livrs. Une commandepeut faire lobjet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est tale dans letemps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concerne par cette acquisition doitsigner le bon de livraison suivi de la mention Conforme au Bon de Commande N du. . Le bon de livraison doit tre vers dans les dossiers du projet et une copie signe doittre remise au fournisseur. Lagent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.


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i. Une copie du bon de livraison signe doit tre attache la facture finale transmisepour paiement. Les prix mentionns sur la facture doivent tre identiques ceux mentionnsdans loffre de prix et dans le bon de commande. Toute modification doit faire lobjet delaccord pralable et justifi du projet.

j. Le service financier du projet procde au paiement de la facture aprs vrification dela conformit avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise aupaiement doit porter les coordonnes du fournisseur, la date denvoi, le N du compte courant

bancaire, le N du registre du commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix nedoivent tre ni rays ni surchargs. Lutilisation des effaceurs est strictement interdite.

k. Les offres reues doivent tre fermes et porter la mention Ne pas Ouvrir : Offre deprix pour. . Toute offre de prix reue aprs la date limite mentionne dans la demande deprix est automatiquement rejete. Le fournisseur doit tre inform par crit que son offre napas t examine en raison de la date limite retenue.

l. Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spcial pour les achatsdont le montant est suprieur dix mille dollars. La demande de consultation, la liste desfournisseurs contacts, la lettre daccompagnement loffre de prix des fournisseurs et touteautre pice juge importante doit tre classes dans ce dossier.

m. Le dpouillement et lanalyse des offres doivent tre effectus par un Comit dachatinterne linstitution qui bnficie du projet. Ce comit doit tre cre au dmarrage du projet.Le PNUD doit tre reprsent dans ce comit. Le Directeur du projet concern par cetteacquisition ne doit pas faire partie de ce Comit.

n. Le Comit dachat ouvre les offres, les examine selon des critres pr-tablis. Chaquepage de loffre doit porter les paraphes de lensemble des membres du Comit. Les Offresdoivent tre classes par ordre de pertinence. Le Comit doit soumettre un rapport dedpouillement et des recommandations au Directeur du projet. Si ce dernier napprouve pas larecommandation du Comit, il doit justifier et documenter sa dcision par crit.

o. Les procdures de commande, de rception et de paiement demeurent les mmes quecelles dun achat de plus de mille dollars. Cependant, il est envisageable daccorder desavances au fournisseur lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs dlais. Lepourcentage des avances payer au moment de la signature du contrat est de 25 %, le reste la fin du contrat, aprs certification de services rendus satisfaisants.

p. Les exceptions la comptition (Waiver) sont les suivants : Les achats infrieurs 1,000 USD Linexistence de march comptitif ou non-disponibilit du produit ; Les besoins de standardisation ; LAccord de coopration avec les fournisseurs ; Le rsultat non satisfaisant de lappel doffres dans un dlai raisonnable.

q. Un plan dapprovisionnement devrait tre labor ds le dbut de chaqueprogramme et projet. Cest un document prsent sous forme de tableau et qui regroupe toutesles informations relatives au planning dapprovisionnement au cours dune priode donne.Lintrt davoir ledit planning est de pouvoir grer rationnellement les ressources disponibles(temps, finances), raliser une conomie dchelle, prciser les actions prendre et faciliter lesuivi.


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II - Gestion du Personnel

Principes gnraux

Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfert oucession. Cette rgle sapplique quel que soit le responsable de lachat du matriel concern.Le matriel peut tre transfr la fin dun programme ou projet, ou tout moment pendant la

dure du programme ou projet.Il incombe au Partenaire de Mise en uvre de veiller ce que le matriel et les fournituresachets grce des fonds du PNUD soient rigoureusement utiliss aux fins du programme ouprojet et quils soient bien entretenus. Le PMO doit rpertorier tout le matriel durable financpar le PNUD et envoyer un inventaire dtaill et certifi au PNUD au plus tard le 15 janvierde chaque anne.

La gestion des stocks, des quipements et la maintenance du patrimoine du projet

La gestion des stocks

Elle consiste :

1- inventorier tous les biens et matriels durables financs par le PNUD et envoyer uninventaire certifi (par le COORDONATEUR NATIONAL ) au bureau de pays du PNUDavant le 31 dcembre de chaque anne.

Lexercice dinventaire consiste :1. constater si tous les quipements, matriels, meubles, fournitures durables, sont :

a. Prsents (constat physique)b. Oprationnels (utilisables)c. En place (localisation)d. Fonctionnels (sans panne)

e. Identifiables (description, fournisseurs)2. sassurer du nombre rel et de la conformit des articles (marque, modle, numro desrie : on peut se rfrer la facture dachat) ;

3. noter la date et le cot dacquisition ;4. noter le marquage au logo ;5. noter le marquage au numro dinventaire ;6. actualiser la dcision sur ltat du matriel ;7. noter laffectation du matriel (joindre les pices justificatives) ;8. prciser la priode couverte par lexercice.9. formuler des recommandations pour cession, transfert, mise au rebut ou autres

utilisations des matriels ou quipements ;10.certifier la fiche dinventaire (nom, date, signature du charg de projet) ;

11.adresser la fiche dinventaire au PNUD, lAgence gouvernementale de coordinationet la structure de tutelle.

Un modle de fiche dinventaire figure en annexe (Annexe 19)

2- tenir un registre des quipements durables acquis sur financement PNUD.Cet tat contient des informations sur tous les biens et matriels, quils soient achetsdirectement par lagence avec des avances de fonds du PNUD ou par le biais du PNUD.

3- tenir une fiche de stock pour chaque catgorie de fourniture de bureau.Dans ce cadre, les tapes ci-aprs doivent tre observes :


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1- faire le dcompte au niveau de chaque fiche de stock ;2- enregistrer toute nouvelle acquisition avant le stockage des articles ;3- mettre jour rgulirement les fiches de stock ;4- respecter le stock minimum requis par article.

A cet effet, des fiches de stocks doivent tre tenues pour les fournitures de bureau, lecarburant et autres biens consommables

4- Toute sortie de fournitures ou de carburant doit faire lobjet dune demande crite signe durequrant et approuve par le charg du projet.

5- estimer les taux de consommation habituels des fournitures et dfinir un stock minimumpour viter les pnuries ou ruptures de stocks

Principes rgissant la gestion du carburant :

1-Lapprovisionnement en carburant doit tenir compte :

- des activits mener,- des itinraires,- du taux de consommation du vhicule aux 100 kilomtres.

Pour ne pas faire face des situations de pnurie ou de manque de carburant lors dundplacement urgent ou imprvu, il est recommand que les rservoirs des vhicules soienttoujours pleins

2- Toute sortie de carburant doit tre justifie et faire lobjet dune demande crite dmentapprouve par le superviseur.

Principes rgissant la gestion des quipements durables :

1-Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfertformel ou sa cession.

2-Le matriel peut tre cd ou transfr la fin dun programme ou projet un nouveauprojet ou une institution nationale.

Le Reprsentant Rsident peut prendre toute dcision de cession du matriel, y compris letransfert, en consultation avec les parties concernes.

3-Lquipement roulant doit faire lobjet dune police dassurance la charge de linstitutionqui en est propritaire.

Principes rgissant la gestion, la maintenance et la scurit des vhicules et des ersonnes

transportes

Les principes gnraux

1-Lenregistrement des vhicules se fait au nom du PNUD ; leur utilisation correcte estimportante pour la sauvegarde de limage du PNUD et du PMO.

2-Le vhicule mis la disposition du projet, nest utilis que dans le cadre des activits decelui-ci. Toute autre utilisation est formellement interdite.


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3-Seuls les chauffeurs recruts cet effet ont le droit de conduire les vhicules mis ladisposition des projets par le PNUD. Toute autre personne devant le faire pour une raison oupour une autre doit obtenir pour cela lautorisation crite pralable du Reprsentant Rsident.

4-Le suivi quotidien, lentretien et les mouvements du matriel roulant du projet doivent fairelobjet de rapports par les chauffeurs.

5-Chaque vhicule est dot dun carnet de bord mettre jour et faire viser

hebdomadairement par le charg de projet et est soumis rgulirement au PNUD.

6- Faire viser le carnet de bord par les personnes qui montent bord dun vhicule.

Le format du carnet de bord de vhicule est conforme au modle figurant en annexe (Annexe20)

La maintenance des vhicules

1- Tous les vhicules doivent faire lobjet de rvision priodique et de vidange du moteur tousles 5000km.

2- Choisir un garage asserment capable de fournir des services de qualit ;

La scurit des vhicules et des personnes transportes

En vue de prvenir les incidents, il est important de respecter les consignes et mesures descurit ci-aprs :

Le chauffeur doit informer le Responsable Administratif et financier ou un membre delquipe de projet de son itinraire lors de tous ses dplacements.

Le personnel sous contrat PNUD qui effectue un voyage lextrieur du territoire

national doit obtenir un visa de scurit avec lappui du point focal la scurit aubureau du PNUD.

Tout vhicule doit avoir bord :- une lampe de poche- une trousse de premire ncessit comprenant au moins de laspirine, de

mdicaments contre la diarrhe par exemple de limmodium et de lattracycline, de sparadrap, de gaze strile, de la bande, une paire de ciseaux,des sachets de sel de rhydratation, des gants de latex, des prservatifs.

- un carnet de bord, des fiches de route et deux stylos.- une trousse durgence comprenant au moins un pneu de secours, un cric, une

chane ou une croche pour tracter,

- une trousse de pices de rechange durgence renfermant des fusibles, desampoules, des tuyaux de radiateur et serre-joints, des courroies pour ventilateuret alternateur, de filtres carburant et huile :

Il est recommand de ne rien laisser de visible sur les siges des voitures.

Ds la mise en marche dun vhicule, il faut systmatiquement verrouiller les portireset sassurer que les portires sont verrouilles avant de dmarrer

Les locaux et vhicules doivent tre toujours sous surveillance de jour et de nuit pourviter les cambriolages, les vols ou autres incidents.


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Le chauffeur doit tenir un rapport dvolution tout au long dun voyage ; cet effet, ildoit remplir une fiche de route au cours des missions

Il ne faut jamais sarrter pour un auto stoppeur.

Tous les passagers bord dun vhicule doivent mettre leur ceinture de scurit. A ceteffet, il importe dattirer lattention des passagers par des instructions sur de petitesaffiches coller lavant et larrire des siges des vhicules;

Exemple dinscription :

Prire porter votre ceinture de scurit avant chaque dmarrage

Faire systmatiquement le plein des rservoirs des vhicules tous les vendredis soir et chaque fois que le rservoir du vhicule est moiti rempli

Il est interdit de rouler la nuit, afin dviter les braquages

Lorsquon est en voyage, les vhicules doivent tre gars au plus tard 18h30.

Au cas o il existe un pool de chauffeurs et un parc de vhicules o un chauffeur nestpas systmatiquement responsable de la conduite et de lentretien dun vhicule, ilimporte que chaque chauffeur qui reoit un ordre de mission prpare le vhicule etprocde aux vrifications utiles avant de le conduire (niveau de carburant, quipements

requis, etc.).

Les chauffeurs doivent tre quips en moyens de communication tlphonique quilsdoivent garder en permanence sur eux (le tlphone mobile par exemple). A cet effet,une fiche de suivi de lutilisation des dotations doit tre remplie pour justifierlutilisation des moyens de communication mis leur disposition.

Attitudes observer en cas daccidents, de panne, ou de contrle routier

En cas daccident

Il faut :

- rester calme et ne pas paniquer,- quitter la route- appliquer au besoin les premiers soins- appeler des secours

En cas de panne

Il faut :

- rester calme et ne pas paniquer,- quitter la route,

- essayer de dceler la panne, de rparer le vhicule avec les outils et pices de rechange bord,

- appeler au besoin des secours (police, gendarmerie, mcaniciens riverains et autres)- se dplacer vers un endroit offrant plus de garanties de scurit


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En cas de contrle routier

Il faut :

- ralentir, sarrter, rester dans le vhicule puis sassurer quil sagit dagents chargs decontrle public ;

- abaisser les vitres de 2.5 cm au maximum ;

- tre courtois ;- prsenter les pices demandes par lagent ;- assister aux fouilles ventuelles.

Dispositions relatives aux incidents

- Tout incident, mme mineur doit tre signal au bureau du PNUD (accident, vol,dommage, braquage, .).

- En cas daccident de la circulation, il faut faire faire un constat par la police- Un rapport expliquant en dtail les circonstances de lvnement devra tre adress au

PNUD.- Le PNUD examinera les rapports et informera le COORDONATEUR NATIONAL de

sa dcision.- Le rapport circonstanci sera utilis aux fins de lassurance souscrite et le cas chant

pour des mesures disciplinaires.


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III Gestion des Ressources Humaines

a) Le Personnel du Projet (PP) :

Le personnel dappui de projet est constitu pour lessentiel des nationaux recruts diversniveaux de la hirarchie en conformit avec lorganigramme du projet rsultant des besoins enressources humaines dfinis dans le document du projet, tels que les experts nationaux et le

personnel dappui : les assistants financiers et administratifs. Cette catgorie de personnel doittre recrut conformment aux procdures de recrutement retenues dans le prsent manuel.Les fonctionnaires du gouvernement peuvent postuler ces postes la condition quils selibrent de leurs obligations prcdentes durant la dure du contrat. Ils font partie des effectifset sont intgralement rmunrs par le projet suivant le type de contrat et la grille dermunration en vigueur au sein des projets appuys par le PNUD. La dure du contrat nepeut excder la dure du projet. Le personnel local de projet peut tre classifi professionnelou dappui suivant le niveau de responsabilits dfinie dans les termes de rfrence de chaqueposte. Il est recommand dtablir une fiche mensuelle du personnel.

b) Le Personnel recrut sur une base temporaire (PBT) :

En fonction des besoins ponctuels exprims du projet, la direction peut recourir descomptences nationales ou extrieures sur une base temporaire nexcdant pas une dureestime de 3 11 mois.

Le recours cette catgorie de personnel savre indispensable:

en vue de fournir une expertise et/ou des comptences/connaissances particulires, nondisponibles au sein du personnel du projet, et dont ce dernier prouve le besoin pour unepriode dtermine ;

en vue de remplacer et dassurer les fonctions normalement menes bien par lepersonnel dappui, fonctions pour lesquelles aucun autre membre du personnel existantnest pas disponible ou pour lesquelles il nexiste pas de besoin continu.

Le titulaire dun contrat temporaire na pas le statut dun membre du personnel du projet maisplutt celui dun contractant indpendant. A ce titre, il ne peut prtendre aucun avantagedordre social en dehors de ceux prvus dans le contrat sauf pour les voyages effectuerdurant sa mission. Sa rmunration couvre les services demands mais aussi les cots annexestels que les frais de dplacement et les indemnits de subsistance suivant une grille dterminepar lensemble des Agences des Nations Unies.

c) Dans tous les cas ci-dessus voqus :

Aucun recrutement ne peut seffectuer sur une base rtroactive.

Une autorisation mdicale doit tre dlivre par un Mdecin agr du Gouvernement pour toutcontrat dune anne et plus.

d) Les principes suivants doivent tre rigoureusement observs lors de tout

recrutement :

La concurrence : elle recommande de faire appel un large ventail de candidats avec lesqualifications requises et didentifier le meilleur postulant qui rpond la dfinition du poste pourvoir


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La transparence : Les renseignements, y compris les critres de slection, doivent trefournis intgralement et quitablement tous les candidats ; un comit de recrutement doittre galement mis en place.

Lquit selon le genre : Compte tenu de la sous-reprsentation fminine dans diffrentstypes demplois, qualification gale, la priorit est donne aux candidatures fminines.

Le bureau du PNUD nassure aucune exonration, ni remboursement des impts. Par contre,le bureau doit simpliquer pour sassurer de la rgularit dans lapplication des dispositionssociales et fiscales en vigueur dans le pays.

Le personnel recrut sur une base temporaire ne peroit pas dheures supplmentaires. Maisdes heures supplmentaires peuvent tre payes aux membres du personnel dappui et nonprofessionnel lorsque des vnements exceptionnels lexigent et sur la base de la grilleconvenue avec le Gouvernement.

Le recrutement

Le recrutement est effectu par le projet suivant la modalit NEX mais le PNUD peut

galement effectuer le recrutement la demande du PMO. Dans le premier cas, ce sont lesprocdures contractuelles nationales qui sappliquent. Dans le deuxime cas, ce sont lesprocdures du PNUD, et les formulaires utiliss sont diffrents. Pour lun ou lautre, les tapessuivantes sont applicables :

a) Limplication du PNUD tous les stades du processus de recrutement

Sassurer que le poste est prvu dans le document de projet (pour les postes autres que ceuxde consultation) ou le Plan de Travail. Dans le cas contraire, requrir lapprobation du Comitde projet ;

b) Les Termes de Rfrence

Pour tout recrutement un poste de projet, les termes de rfrence doivent tre dfinis par leservice demandeur, approuvs par la direction du projet et le PNUD, et adresss au servicedadministration et du personnel pour action ;

c) La classification

Tout poste cr doit tre immdiatement classifi en considration du niveau deresponsabilits et des exigences de ce poste contenus dans les termes de rfrence de celui-ci.De mme, la classification doit tre approuve par la direction du projet et le PNUD ;

d) La publication

Au terme de la dfinition des termes de rfrence et de la classification du poste, le serviceadministratif se doit de procder la publication la plus large possible du poste pourvoir, parle biais des affiches, de publications dans les journaux les plus lus de la place, et mme laradio et la tlvision et sur les pages internet. Cette publication doit rpondre au principe detransparence dans les recrutements du personnel des projets. De mme, la dure de lapublication ne peut tre infrieure une semaine. Enfin, les dossiers doivent tre reus souspli ferm ladresse indique dans les termes de rfrence, et ne peuvent tre ouverts que parun comit ad hoc dsign par la direction du projet, dont la composition et le rle doivent tre


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en conformit avec les procdures nationales de recrutement. Le PNUD doit tre reprsentdans ce comit ;

e) Les prslections, Test et Interview

Le comit ad hoc procde une analyse des dossiers de candidatures reues, et dresse uneliste de candidats les plus mritants afin de les convoquer des tests crits et/ou desinterviews. Au terme de la slection, un procs verbal doit tre tabli et disponible dans les

dossiers du projet. Ce procs verbal qui doit tre sign par tous les membres du comit doitreflter la synthse des tapes suivantes :

La prslection Les rsultats des tests crits si ncessaire, Le compte rendu des interviews ;

f) Lapprobation du recrutement

Le procs verbal doit tre approuv par la direction du projet et le PNUD, sur la base desrecommandations du comit de slection. La direction peut aussi, en fonction desinformations sa disposition, ne pas respecter le classement suggr par le Comit lors du

choix final. Dans ce cas, il doit justifier par crit et documenter sur le choix opr.

g) La Mobilisation :

g-1.

Une fois la slection faite, une offre dengagement dtaille, le Contrat de Service , avec leniveau du salaire et les documents pertinents (conditions demploi, rglement du personnel)est envoye au candidat slectionn qui doit laccepter par crit. A lissue de cette acceptationle PNUD ou lAdministration du projet tablit le contrat.

Attestation mdicale daptitude : Ds son acceptation de loffre, le candidat doit se faireexaminer par un Mdecin agr du Gouvernement dans son lieu de rsidence et envoyer lesrsultats (attestation mdicale) la direction du projet.

A la rception de lattestation mdicale, un contrat de service est tabli reprenant lesconditions dfinies dans loffre dment sign du candidat slectionn et envoy pour signature la direction du projet. Le candidat doit au pralable fournir une copie de la pice didentit,et ventuellement une copie de son acte de naissance ainsi quune copie certifie conforme detous ses diplmes et attestations/certificats de travail.

De mme, ladministration du projet doit procder aux arrangements ncessaires afindinscrire le nouveau membre du personnel la caisse nationale de la scurit sociale.

Le Service du Personnel doit lintgrer dans le systme de paie.

Au terme dun recrutement transparent et concurrentiel, le candidat slectionn devra,conformment la pratique, tre recrut en premier lieu sur une base temporaire pour unepriode probatoire de 3 mois. Sur la base dune valuation favorable du superviseur au termede la priode de 3 mois, le candidat peut prtendre obtenir un contrat dune dure suprieure,conformment au document du projet et aux termes de rfrence du poste. La dure du contratne doit jamais dpasser la dure du projet. Compte tenu de lannualit des allocationsbudgtaires, la dure des contrats est calque sur lanne civile.


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g-2 Le personnel recrut sur base temporaire ou contrat de consultation :

g.2.1 Consultant international

Une offre de service doit tre tablie et que le contractant doit approuver et signer avant samobilisation. Le projet fournit le billet davion (A/R) du lieu de rsidence vers le lieudaffectation. Le projet doit galement faciliter le voyage du consultant dans la mise

disposition de toute documentation juge utile pour lobtention de son visa. Des indemnitsjournalires peuvent tre accordes conformment loffre.

g.2.2 Consultant national

Le Projet prend en charge le voyage en cas de mission lintrieur du pays et le paiement desfrais de mission (80% avant et 20% la fin de la mission sur prsentation F10).

g.2.3 Personnel dappui

Une offre de service doit tre tablie et que le contractant doit approuver et signer avant samobilisation.

g-3 Lepersonnel recrut hors du lieu daffectation :

Le Projet prend en charge le voyage jusquau lieu daffection, ainsi que le voyage de retour auterme du contrat.

g-4 Dans tous les cas,

Toutes les modalits (frquence de paiement, frais de mission, avance sur honoraires)doivent tre contenues dans le contrat. Aucun avantage/facilit ne pourra tre accord, hormisce qui est clairement indiqu dans le contrat.

h) Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement

Les fonctionnaires du gouvernement peuvent de plein droit concourir aux postes pourvoirinitis par les projets. Toutefois, si la candidature dun fonctionnaire est retenue, ce dernierdoit imprativement se librer de son statut de fonctionnaire et se mettre la disposition duprojet plein temps. Pour les consultants, il est demand une mise en cong du suprieurhirarchique.

Les salaires et les indemints

a) Dtermination du salaire :

La grille de salaire qui sera applique sera celle convenue par le Gouvernement et lePNUD/Systme des Nations Unies pour les projets financs par le PNUD/SNU. Celle-ci nepourra en aucun cas tre suprieure la grille des salaires des fonctionnaires des NationsUnies ayant le mme type de contrats, et assumant le mme niveau de responsabilits. Pourchaque catgorie de personnel, la rmunration retenir sur la grille salariale est un forfait quirsulte de la somme du salaire de base de la catgorie et de lchelon et de lindemnit detransport et de tout autre avantage prvu par la lgislation nationale. Compte tenu desspcificits des budgets, les conditions daugmentation des salaires sont dfinies par la grillelabore par le Gouvernement et le PNUD. Il est noter cependant que cette augmentation ne


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peut suivre celle du PNUD, tant donn quun budget spcifique est allou et fix ds le dbutdu projet pour une priode donne.

b) Gestion des prsences et mode de paiement :

Une fiche mensuelle devrait tre tablie pour chaque membre du personnel du projet. Cettefiche mentionne les prsences et les absences pour diffrentes raisons. Elle doit tre signe la fin de chaque mois par la personne concerne et son Suprieur hirarchique. Cette fiche

servira de base dans le calcul du salaire.

Le paiement des salaires doit tre effectu par chque et une copie du chque doit tre classedans le dossier de la personne concerne. Des avances sur salaires peuvent tre accordes encas de besoin urgent justifi. Cette avance ne peut tre accorde quaprs la fin de la premirequinzaine du mois et doit tre impute sur le mois en cours.

La scurit sociale

Toute personne dtenteur dun contrat de type Contrat de Service doit avoir une assurancemaladie, pour lui-mme et sa famille. Il doit produire une copie de sa police dassurance-maladie, et ce, ds la signature dudit contrat afin dtre en rgle vis--vis des procdures du

PNUD. Toute prolongation de ce type de contrat ne pourra plus tre faite sans la prsentationdune police ou attestation dassurance.

Les congs

a) Le cong annuel

Le cong annuel accord aux titulaires des contrats de service est de 1 mois par an, plus les jours fris officiels dcrts par le Gouvernement. Les congs annuels doivent tre purgsavant la fin du pravis ou de la priode du contrat. Toutefois, titre exceptionnel et sil est

justifi que lintress na pas pu prendre ses congs pour raison de services, un maximum de10 jours de congs pourra lui tre pay

b) Le cong de maladie

Le cong de maladie certifi est accord pour une dure maximale de 24 jours par an pour lestitulaires de contrat de services. Il doit obligatoirement tre tay par un certificat darrtmaladie dlivr par un mdecin agre du Gouvernement.

Durant cette priode de 24 jours de cong de maladie, le fonctionnaire peroit intgralementson salaire. A partir du 25me jour, chaque jour de cong de maladie sera automatiquementdduit des congs annuels. A lpuisement des congs annuels, le fonctionnaire peroit le tiersde son salaire jusquau terme de son contrat dont le renouvellement ne peut tre envisag en

labsence dun certificat mdical attestant que le fonctionnaire est apte rintgrer son poste.

c) Le cong de maternit

Il est accord aux titulaires de contrat de service pour une dure maximale de 16 semainespouvant tre autorise normalement deux semaines avant laccouchement. Si le fonctionnairemanifeste son envie de continuer travailler au del de cette priode, elle peut y tre autorise condition quelle prsente un certificat mdical manant de son obsttricien attestant quececi ne prsente pas de risque pour sa sant et celle de lenfant. Toutefois, elle ne pourra enaucun cas tre autorise travailler au-del de deux semaines avant la date prvue pourlaccouchement.


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A la reprise du travail aprs son accouchement et jusquau deuxime mois de lenfant, toutefonctionnaire a droit une heure par jour, pouvant tre prise en 2 temps, pour lallaitement deson bb. Une dure raisonnable de dplacement dune heure peut aussi tre autorise pour lesenfants de moins de six mois.

Un personnel choisissant de ne pas exercer son droit au cong de maternit ne peut pas endemander le paiement, ni demander le changement en cong annuel.

d) Le cong de paternit

Le cong de paternit est autoris pour une priode de 4 semaines pour les contrats deservices. Il est prendre au plus tard dans le mois qui suit la naissance de lenfant. Le congde paternit peut tre combin avec des priodes de cong annuel. La demande doit tredpose une semaine au moins avant la date prvue pour le dpart en cong.

Le dtenteur du contrat de services doit avoir au moins une anciennet dau moins 6 mois deservices au moment de la naissance de lenfant pour pouvoir bnficier du cong de paternit.

e) Comptabilisation des congs

Les congs sont comptabiliss dans les fiches mensuelles de prsences.

LEvaluation des performances et renouvellement de contrat

a) Pour les contrats des consultants/prestataires de services recruts sur une base

temporaire

Durant la ralisation de ses activits, le projet peut faire appel aux services de consultants oude personnel dappui local. Toute personne apportant son concours au projet contre paiementdoit imprativement sign un contrat de louage de services. Ce contrat doit dfinir la nature dutravail effectuer, la dure convenue, le produit escompt, les arrangements en matire

dassurance, laquelle doit tre sa charge, le niveau de rmunration et les modalits depaiements.

Les modalits de paiement retenues pour les consultants doivent faire partie du contrat tablientre le consultant et le projet. Une des deux modalits suivantes doit tre retenue :

Le paiement intgral des honoraires la fin des travaux sur la base dun certificat de paiementsign par le superviseur direct attestant que les travaux ont t effectu son entiresatisfaction.

Le paiement par tranches, gnralement trois tranches, raison de 15% la signature ducontrat, 35% la rception provisoire des travaux et 50% la rception et acceptation destravaux. Ces modalits peuvent varier suivant les termes de chaque contrat, en fonction desinputs ncessaires lexcution du contrat. Dans le cas o le paiement de la premire avanceslve plus de 30%, voire 50%, une justification doit tre produite.

b) Pour les contrats de Personnel de Projets

Le contrle et lvaluation du service sont obligatoires, et sont une responsabilit normale dela Direction du projet. Ils sont effectus comme faisant partie dun processus de retourdinformation rgulier sur les performances et les progrs individuels par rapport au mandat.La performance du dtenteur de contrat de services doit tre suivie et documente tout au long


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de la dure de son contrat. En rgle gnrale, les dtenteurs de ce type de contrat doiventproduire la Direction du Projet et au PNUD, des rapports trimestriels de performanceindiquant leurs principales ralisations, conformment aux termes du contrat et leurs plansde travail. Lesdits rapports sont archivs dans le dossier du personnel concern.

Dans ce contexte, le but de lvaluation du service est de :

Examiner le progrs par rapport au mandat et au plan de travail dtaill ;

Fournir un retour dinformation sur la performance gnrale du dtenteur du contrat deservices et,

Prendre des dcisions en toute connaissance de cause sur des sujets contractuels.

Le personnel est valu en trois temps : en fin de la priode probatoire, la fin de chaqueanne, et la fin du contrat de lintress. Au cours de la session dvaluation du service, lefonctionnaire responsable doit informer le dtenteur de contrat de services de la prolongationou non, du contrat.

c) Renouvellement de contrat

Le contrat est renouvel en fonction de la disponibilit des fonds, des recommandations des

valuations et surtout de la dure du projet.En cas de fraude ou malversation prouve et documente, le Directeur du projet soumet ledossier un comit ad hoc de discipline. Ce Comit examine le dossier et formule desrecommandations au Directeur du projet, lequel prend une dcision en concertation avec lePNUD.

Sparation

a) Dmission

Cest une sparation initie par le staff. Une priode de pravis de 30 jours est ncessaire. Lepravis est pay tel que mentionn dans le contrat. Le crdit de cong continue courir. A la

discrtion de la Direction, le staff peut tre autoris prendre son cong pendant la priode.

b) Expiration du contrat

Le Directeur du projet doit avertir les individus de la non-prolongation du contrat, que ce soit la fin du projet ou pour cause dinsuffisance budgtaire, par une notification formelle envoyer dans les dlais prvus au contrat :

Le pravis doit permettre au dtenteur du contrat de services de prendre tous lescongs accumuls (cf 7.5 a) ;

le responsable des ressources humaines doit veiller la rcupration, le cas chant,des dettes du contractant envers le projet, des quipements tels les ordinateurs,tlphones portables, cls, insignes, etc en vue de prparer le solde de toutcompte . Une copie du pravis doit tre classe dans le dossier personnel delindividu.

A la demande du contractant, le Directeur du projet peut fournir une lettre de rfrence,.


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c) Rsiliation du contrat avant son terme

Chaque partie peut terminer le contrat de services avant la date dexpiration du contrat, endonnant un pravis dun mois par crit lautre partie.

Dans le cas o le contrat est rsili, o les circonstances ne permettent pas le pravis exig, ledtenteur du contrat de service aura droit une compensation, gale une semaine dermunration brute pour chaque mois de service non-effectu.

Toutefois, dans le cas dune rsiliation rsultant dune faute grave, la personne naura droit ni un pravis, ni une autre compensation. Dans le cas dune rsiliation pour cause deviolation des normes de conduite, de tels individus ne seront ligibles aucun autre contratdans lavenir.

La Direction du projet peut rsilier un contrat de services sur les bases suivantes :

Abandon de poste, sans autorisation pralable, pendant plus de cinq jours conscutifs ; Violation des normes prvues dans le contrat de services ; Performance insuffisante documente dans le formulaire dvaluation, et Dautres circonstances srieuses, telles questimes appropries par la Direction du

projet.


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IV Gestion des Voyages et des Formation

7.1 Les dispositions gnrales

a) A travers les projets de dveloppement, le PNUD finance les activits de formation

tendant promouvoir la ralisation des objectifs et des rsultats attendus. Les participants auxactivits de formation sont les bnficiaires des programmes et projets et les fonctionnaires dugouvernement. En principe, les consultants et les Experts ne peuvent suivre une formationdans le cadre dun programme ou dun projet tant donn quils sont recruts pour sacquitterde tches spcifiques pour lesquelles ils doivent dj tre qualifis.

b) Le projet peut prendre sa charge les frais de voyage des fonctionnaires dugouvernement devant se rendre des confrences, runions ou autres manifestations nonprvues au stade de la formulation du document de projet, condition que leur participationsoit ncessaire la ralisation des rsultats du programme ou du projet.

c) Le projet peut prendre sa charge les frais de voyage et les indemnits de subsistancede participants qui rsident dans une rgion du pays autre que celle o a lieu la formation.

d) La ressource Formation, et plus particulirement celle prvue ltranger, peut tresous-traite ou confie un agent de ralisation. Lagent de ralisation doit informer le PNUDdu processus de slection des candidats appuye par le PNUD, des propositions de bourse etdu choix des installations de formation. Les bourses et autres indemnits finances par lePNUD ne devraient pas tre suprieures au montant mensuel maximum applicable en lamatire au sein du systme des Nations Unies.

e) Les voyages dtude sont organiss conformment au plan de travail du projet. La

partie responsabledoit veiller ce que litinraire le plus conomique soit retenu et que lesindemnits verses ne soient pas suprieurs aux taux applicables par le systme des NationsUnies.

f) La formation dans le pays (sminaires, ateliers et autres) est organise conformmentau plan de travail et un budget convenu.

g) Le personnel du projet peut tre appel effectuer des missions de suivi oudvaluation des activits lintrieur du pays. Ces missions sont normalement prvues dansle plan de travail trimestriel du projet. Lobjet de la mission et les rsultats attendus doiventfaire lobjet de termes de rfrence spcifiques chaque mission. Ces termes de rfrence

doivent tre approuvs par le Directeur du projet qui dsigne par ordre de mission lesfonctionnaires retenus.

h) A la fin de la mission, le ou les fonctionnaire(s) ayant effectu cette mission doiventsoumettre un rapport crit qui mentionne le droulement de la mission et les rsultats obtenus.Ce rapport doit tre soumis au Directeur du projet au plus tard une semaine aprs la fin de lamission.

i) Les frais de mission auxquels le fonctionnaire a droit doivent lui permettre dtre loget nourri dans des conditions juges acceptables. Le montant de ces frais doit tre mentionn


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dans lordre de mission et selon la grille convenue avec le Gouvernement, sans pour autantdpasser le montant accord aux fonctionnaires du PNUD.

j) Le projet peut tre appel prendre en charge les frais de mission des fonctionnairesdu Gouvernement qui se dplacent dans le cadre des activits du projet. Le montant delallocation accorde ce titre doit tre dtermin sur la base de la grille convenue avec leGouvernement. Cette mme rgle sapplique aux dplacements et aux missions duCoordonateur national du projet.

k) Tous les frais autres que les indemnits journalires de subsistance et qui sont lis aubon droulement de la mission, peuvent tre rembourss sur la base de justification et aprsaccord du Coordonateur national du projet.

l) Les frais de mission calculs sur la base du nombre des jours retenus pour la missiondoivent tre pays concurrence de 80% avant le dpart et 20% aprs soumission du rapportde mission.

7.2Les dispositions spcifiques

Les dispositions relatives aux formations et aux missions

Les formations concernent les sminaires et ateliers organiss au niveau national, les voyagesdtude, les stages, les participations des confrences internationales, les bourses pour suivredes formations spcifiques.

La formation dans le pays (sminaires et ateliers) est organise par le partenaire de ralisationconformment au plan de travail et au budget prvu. Un sminaire/atelier peut se drouler endehors du site du projet. Les formations au niveau national rpondent aux dispositionsspcifiques ci-aprs :

a) La prparation de la formation

Les dispositions suivantes doivent tre prises :

1. Sassurer de la disponibilit des fonds cet effet ;

2. Prparer les TDR de la formation qui doit comprendre les principaux lmentssuivants :- Les objectifs de la formation- Le produit du plan du travail auquel elle se rattache ;- Les rsultats attendus ;

- Les bnficiaires/participants (nombre, provenance, niveau);- La mthodologie- Le programme de droulement de la formation- Le lieu ;- Le budget de la formation

3. Envoyer au moins trois semaines avant le dbut de la formation les TDR de laformation au Charg de programme responsable du PTA au PNUD, pour avis.Celui-ci doit envoyer au PMO ses observations au plus tard une semaine aprsrception des TDR.


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4. Prendre les contacts ncessaires la ralisation du sminaire/atelier; (localit, lieu,hbergement, moyens de dplacement, restauration) ;

5. Dfinir les moyens matriels ncessaires : la logistique, la documentation, lessupports pdagogiques de communication etc.

6. Prparer et envoyer au PNUD la demande de paiement des perdiems et autres fraisconnexes au moins deux semaines avant le dbut de la formation ;

7. Prparer les ordres de mission ;

8. Coordonner le droulement du sminaire/atelier ;

9. Rdiger un rapport pertinent du sminaire/atelier ;

10. Suivre les tches et indications issues du sminaire/atelier.

b) Autres dispositions

1- Les perdiems aux participants doivent tenir compte des taux fixs par le PNUD en accordavec les autres agences du Systme des Nations Unies et partenaires au dveloppement etcommuniqus aux quipes de projets. Il est interdit de toucher deux perdiems (sur fondsPNUD et sur fonds gouvernementaux) pour la mme formation ;

2- Les frais de dplacement doivent tenir compte de la distance factuelle et des taux usuels detrafic en vigueur.Les payements divers doivent se faire sur la base des lettres dinvitation.

3- Des listes de prsence journalires doivent tre tablies.

4- Il est recommand que les sminaires/ateliers se tiennent pendant les jours ouvrables.

c) Voyages dtudes, participation des confrences internationales, stages

Ces formations doivent tre organises conformment au plan de travail du programme/projet.

Lagence de mise en uvre doit veiller ce que litinraire le plus conomique soit retenu etque les indemnits verses ne soient pas suprieures aux taux applicables par le systme desNations Unies.

Un rapport doit tre produit par lagent au plus tard un mois aprs la fin du programme.

Dispositions relatives aux missions lintrieur du territoire national

Toute mission sauf cas exceptionnel doit tre programme dans le plan de travail.

Avant la mission

Les dispositions gnrales suivantes doivent tre prises :

1. Sassurer de la disponibilit des fonds cet effet ;

2. Prparer les TDR de la mission qui doit comprendre les principaux lmentssuivants :

- Les objectifs de la mission


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- Les rsultats attendus ;- Les participants : la composition de lquipe doit tre en rapport avec la finalit

de la mission ;- Le programme de droulement de la mission- La destination (les sites visiter) ;- les personnes rencontrer- Le budget de la mission

3. Envoyer au moins trois semaines avant le dbut de la mission, les TDR de la

formation au Charg de programme responsable de lAWP au PNUD, pouravis. Celui-ci doit donner envoyer ses observations au Partenaire de ralisationau plus tard une semaine aprs rception des TDR.

4. Prendre les contacts ncessaires la ralisation de la mission ;

5. Dfinir les moyens matriels ncessaires la ralisation de la mission ;

6. Prparer et envoyer, le cas chant, au PNUD la demande de paiement desperdiems et autres frais connexes au moins deux semaines avant le dbut de lamission ;

7. Prparer lordre de mission et le faire approuver par le superviseur au moinsune semaine avant la date effective de la mission. Un ordre de mission ne doit

pas tre sign par son dtenteur ;

8. Obtenir les avances sur frais de mission (80% du montant ncessaire pour lamission). Les 20% restants tant pays au retour aprs dpt du rapport demission au plus tard deux semaines aprs la fin de la mission.

9. Les perdiems pays aux participants une mission sont calculs sur la base dela grille mise la disposition des projets par le PNUD.

Au cours de la mission

Il est important de respecter autant que possible le calendrier tabli et de raliser les activitsprogrammes.

Aprs la mission

1-Produire le rapport de mission une semaine au plus tard aprs la fin de la mission (voirformulaire en annexe (Annexe 17)

2-Rgulariser les avances sur frais de mission.

Le COORDONATEUR NATIONAL est charg de veiller ce que lavance verse soit justifie.


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IV Gestion Financire et Comptable

Ds sa signature par les diffrentes parties concernes, le document de projet devient un cadrejuridique valable qui confirme :

La disponibilit des ressources La satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels son

excution La volont commune des parties raliser les rsultats et objectifs retenus.

Ouverture et clture dun compte bancaire :

a) La responsabilit douvrir et de clturer un compte bancaire au nom du projetincombe au gouvernement et selon sa rglementation. Dans le cas o le gouvernementconfirme par crit que les conditions locales ne permettent pas louverture dun comptedistinct pour les fonds du projet, le PNUD peut approuver lutilisation dun compte gnralauprs de la banque centrale, condition quil soit possible de suivre et de vrifier facilementles fonds du PNUD allous au projet.

b) Le gouvernement doit communiquer officiellement au PNUD le N du compte, lesnoms et les qualits des personnes charges de grer ce compte ainsi que les spcimens deleurs signatures. Les titres de paiements (chques, ordre de virement ou de paiement) doiventporter imprativement une double signature.

c) Il est fortement recommand davoir au moins trois signataires des ordres depaiements afin de palier aux ventuels retards dans les oprations de paiement dus labsenceou lindisponibilit de lun des deux signataires. Les spcimens de signatures doivent tredposs la banque, au PNUD et auprs du gouvernement.

d) Seul le Gouvernement est habilit clturer le compte bancaire dun projet. Il doitinformer la banque et le PNUD par crit et demander que le solde disponible soit transfr aucompte du PNUD.

Plan de Gestion des ressources financires :

a) La premire action de mise en uvre du projet au niveau financier est llaborationdun Plan Oprationnel de Trsorerie. Lobjectif de ce plan est de prparer une stratgie derpartition des fonds allous entre les diffrentes activits cls du projet. Cette rpartition,dans le temps et dans lespace, devrait permettre aux responsables du projet et aux autrespartenaires dapprcier la cohrence globale des projets, le cheminement logique dans laralisation des produits et linterrelation entre les activits cls du projet, les produits et leseffets escompts.

b) Le Plan Oprationnel de Trsorerie couvre la dure totale du projet. Son laborationexige une connaissance parfaite des ralits et du contexte dans lequel le projet est appel

LInstitution dsigne est responsable de la gestion de toutes lesressources que le PNUD alloue aux programmes et projets dans lecadre de lexcution Nationale.


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uvrer. La contribution de lensemble des partenaires doit tre assure car la rigueurfinancire est une condition ncessaire mais pas suffisante pour aboutir un Plan la foisraliste et ralisable.

c) Un Plan Oprationnel de Trsorerie doit contribuer llaboration du Plan annuel detravail qui spcifie pour toute lanne considre, les rsultats escompts, les activits cls, lecadre temporel, et le budget prvisionnel. Lavantage de ce plan de travail est dtablir un liendirect entre le budget du projet et les activits envisages. Un exemple du Plan annuel de

travail se trouve lAnnexe (Annexe 2). A partir de son Plan annuel de travail (PTA), leprojet doit tablir son Programme trimestriel de travail.

d) Cest partir de ce programme dactivits du projet que le Coordonateur nationalprpare le rapport financier et la demande davance des fonds.

Avances de fonds :

a) Les programmes et projets sont normalement financs par des avances trimestriellesque le bureau du PNUD consent lagent dexcution. Des avances mensuelles peuvent treaccordes si les conditions locales lexigent. Pour assurer une utilisation optimale desressources du PNUD, les avances sont consenties sur la base dune prvision des dpenses

trimestrielles ou mensuelles, conformment au plan de travail. Les avances ne peuvent tresuprieures au montant ncessaire pour le trimestre suivant.

b) Le Partenaire responsable de la mise en oeuvre soumet toutes les demandes davanceau PNUD dans le cadre du rapport financier.

c) Chaque trimestre, le Partenaire responsable de la mise en oeuvre tablit le rapportfinancier du projet. Le but tant de comptabiliser les dpenses courantes effectues avec lesavances prcdentes, de calculer le solde des avances et de demander lavance pour letrimestre suivant en fonction du budget du programme ou projet.

d) La demande davance Annexe (Annexe 11) figurant dans le rapport financier Annexe

(Annexe 16) indique le montant ncessaire pour le trimestre suivant en deux rubriques :

Obligations en suspens. Il sagit de tous les apports ayant fait lobjet duncontrat, qui ont t reus, sont expdis ou vont tre livrs mais pour lesquels ilna pas encore t mis de chque. Elle ne comprend que les obligations quiseraient acquittes le trimestre suivant ;

Dpenses prvues : Elles concernent les nouveaux apports qui feront lobjetdachats et de paiements le trimestre suivant.

e) Le Partenaire responsable de la mise en oeuvre soumet le rapport financier sign auReprsentant Rsident du PNUD pour signature au plus tard le 15 du mois qui suit la fin dutrimestre. Le PNUD ne consent des avances de fonds que sur la base du rapport financiercomplet et sign par les deux parties contenant les dtails des dpenses effectues grce lavance du trimestre prcdent.

f) Le PNUD doit, ds rception du rapport financier, vrifier si des ressources sontdisponibles au titre du budget et veiller ce que le montant demand ne soit pas suprieur aumontant qui serait raisonnablement ncessaire pour les dcaissements du trimestre suivant.

g) Ledit rapport financier doit toujours tre accompagn dun rapport dactivits dontlanalyse des cohrences des objectifs aux rsultats escompts doit tre fait par le PNUD.


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h) A lexception des organismes des Nations Unies, le PNUD ne consent pas davancesaux parties responsables. Les fonds dont ces derniers ont besoin leur sont directement fournispar le Partenaire de mise en uvre (PMO) par prlvement sur ses propres avances ou sousforme dune Demande de paiement directe.

Paiements directs :

a) Le Partenaire de mise en oeuvre peut demander au PNUD deffectuer des paiementsau profit de tiers pour des biens et services fournis un programme ou projet. Lorsque lePNUD effectue un paiement au nom du Partenaire de mise en oeuvre, ce dernier doitsoumettre le formulaire type Demande de paiement direct (Annexe 12), dment rempli etsign par le Directeur du projet, qui en conserve une copie. Une fois le paiement effectu, lePNUD doit en informer le PMO et lui transmettre copies des pices justificatives.

b) Lorsque le PNUD effectue des paiements directs la demande du PMO, saresponsabilit financire nest nullement engage. Il nest que lagent payeur qui excute unetransaction financire la demande de lagent dexcution.

Etablissement du rapport financier :

a) Le PMO doit soumettre le rapport financier au PNUD au plus tard 15 jours aprs la findu trimestre. Le rapport financier prsente les dpenses mensuelles conformment auformulaire type (Annexe 16). Tous les fonds que le PMO vire un agent de ralisation sontconsidrs comme des dpenses et imputs aux rubriques budgtaires appropries. Le PMOest responsable de lexcution de tous les contrats et accords conclus avec les agents deralisation.

b) Le PMO doit obligatoirement soumettre le rapport financier la fin de chaquetrimestre. Si le bureau du PNUD ne reoit pas de rapport financier au plus tard 15 jours aprsla fin du trimestre, il doit prendre officiellement contact avec le PMO. Lorsquune avancenest pas rgle depuis plus de deux trimestres et que le rapport financier nest pas reu ouquil nindique pas de dpenses imputes cette avance, le Reprsentant Rsident doitsenqurir de la situation auprs du PMO. La stratgie dexcution du projet doit tre rviseen vue de prendre des mesures pour surmonter toutes difficults lies lexcution ou laralisation. Le Reprsentant Rsident doit informer le sige du PNUD de toutes les dcisionsprises.

Engagement des fonds et Procdures Comptables :

a) Ds la vrification et lapprobation du rapport financier et de la demande davance de

fonds, sur la base dun plan de travail dtaill, le PNUD procde lavance des fonds. Cetteavance doit tre effectue par virement direct au compte bancaire du projet conformment lademande davance formule en monnaie locale. Le PNUD doit informer le PMO ds quelordre de paiement est transmis la banque.

b) Lavance accorde par le PNUD doit tre inscrite sur les livres comptables du projetds que la banque confirme la disponibilit des fonds sur le compte du projet. Un extraitbancaire portant sur cette confirmation doit tre class comme pice justificative la picecomptable. Le projet inscrit sur ses comptes lavance effectue et ventuellement les chargesretenues par la banque.


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c) Le projet doit disposer de deux livres comptables. Un livre pour les oprationsbancaires et un livre pour la gestion de la caisse. Aussi, un classeur pour chacune desprincipales composantes du projet doit tre tenu. A titre dexemple, un classeur pour lepersonnel du projet, un autre pour les activits de formation et un autre pour le matriel acquispar le projet. Les livres comptables doivent tre numrots et ces numros doivent concorderavec ceux figurant sur toutes les pices comptables classes dans des classeurs. Chaquefacture/reu liquid doit porter un cachet avec la mention paid ou pay .

d) Conformment au plan de travail et aux activits envisages, les engagementsfinanciers du projet doivent tre planifis. Avant chaque engagement le Directeur de projetdoit sassurer que les procdures ont t respectes durant tout le processus. Sa responsabilit,comme reprsentant du Gouvernement dans la mise en uvre des activits du projet, estentirement engage.

Gestion des fonds :

Gestion de la caisse du Projet :

a) Le recours des paiements travers la caisse doit tre limit au strict minimum et ne

peut tre justifi que :i. Sil sagit dun paiement courant dont le montant est infrieur cent dollars des

E.U ;ii. Si les conditions locales ne permettent pas de faire appel aux services bancaires.

b) En rgle gnrale, le paiement en espce doit tre peru comme une exceptionimpose par des considrations qui dpassent le champ daction du projet. Les procduresdcouragent fortement le recours au paiement en espce et cette pratique ne peut garantir unegestion efficiente et contrlable des fonds.

c) La gestion de la petite caisse obit ainsi aux rgles suivantes :i. La gestion des fonds de la caisse ne doit pas tre confie celui ou celle qui est

charg du contrle des dpenses.ii. Les fonds ainsi que toutes les pices justifiant les dpenses doivent tre placs dans

un coffre spcial. Laccs au coffre doit tre strictement limit.iii. Chaque projet doit avoir une caisse particulire, et le contrle de la clture des

comptes de la caisse doit tre journalier. Le Journal de Caisse doit tre numrot etdat.

iv. Les billets de banque disponibles en caisse en fin de journe doivent trerpertoris en nombre et en valeur.

d) Pour faire face aux paiements courants du projet (achat de timbre, petite rparation,achat urgent de fourniture de bureau, remboursement de petite dpense, etc.) le montantmaximum des fonds qui peuvent tre grs en liquide est limit 100 US $ par mois.

e) Ds louverture dune caisse pour le projet, le Directeur du projet doit dsigner parcrit la personne qui sera charge de la gestion de cette caisse. Le PNUD doit tre inform decette dsignation. Le Directeur du projet et le personnel charg des finances ne doivent enaucun cas tre dsigns comme chargs de la gestion de la caisse.

f) Le Directeur du projet ou toute autre personne dsigne par ce dernier, doit de temps autre effectuer des contrles afin de sassurer de la bonne gestion des fonds dposs. Chaqueopration de contrle doit tre mentionne dans le Journal de la caisse avec les commentaireset les observations du Directeur du projet.


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g) A la fin de chaque mois, un tat dtaill de la caisse doit tre sign et approuv par leDirecteur du projet et aucun paiement en espce ne peut tre effectu sans lapprobation et lasignature du Directeur du projet.

Gestion des avances de fonds exceptionnelles :

a) Dans des cas particuliers et afin de permettre aux projets dvoluer dans un contextesocio-conomique particulier, le PNUD autorise lutilisation des avances de fondsexceptionnelles afin deffectuer certains paiements. Cette possibilit demeure toutefoisconditionne par un certain nombre de rgles de gestion que les responsables des projetsdoivent respecter.

b) Dans le cas o le contexte local exige des paiements importants en liquide, le projet esttenu de sassurer que les conditions de scurit permettent une telle opration. Les fondsretirs doivent tre dposs dans le coffre du projet plac en lieu sr au plutt 48 heures avantla date des paiements et toutes les prcautions doivent tre prises afin dassurer les conditionsde scurit lors du retrait des fonds et des paiements.

c) Le recours des paiements en espces doit tre strictement limit et ne peut tre justifi par le refus des fournisseurs daccepter les chques ou les virements bancaires. Cesmodalits sont des pratiques internationalement reconnues. Afin dviter toute controverse, lemode de paiement doit tre mentionn sur la demande des prix et les bons de commande duprojet.

d) Il est fortement recommand de faire appel au PNUD pour effectuer des paiementsdirects si cette procdure facilite les activits des projets et vite la gestion et les paiements enespces.

e) Lors des retraits pour les avances exceptionnelles, Le chque doit tre libell au nomde la personne charge de la gestion de ce fonds exceptionnel. Si les montants retirsdpassent Cinq mille dollars, le transfert des fonds de la banque au projet doit tre confi des professionnels en matire de transfert de fonds ou, si les pratiques locales le permettent, travers les services de la banque. Le Directeur du projet demeure pleinement responsable vis vis du PNUD pour toute avance de fonds en espces jusqu la justification des dpenseseffectues.

f) Les avances de fonds exceptionnelles doivent tre cltures ds la fin de lactivit quia ncessit ces avances. Un tat dtaill des dpenses doit tre tabli, certifi et approuv parle Coordonateur national du projet. Le solde doit tre dpos la banque au plus tard 48haprs la clture des tats financiers de ces avances.

Gestion du compte bancaire :

a) Ds louverture dun compte bancaire, le Directeur du projet doit dsigner par crit lespersonnes habilites signer les titres de paiement mis sur ce compte. Le PNUD doit en treinform.

b) Outre les approbations au niveau des titres de paiement, le Directeur du projetapprouve ou dlgue lapprobation aussi bien des charges imputes pour la gestion du compteque toute opration dalimentation du compte.


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c) Le compte du projet ne peut en aucun cas recevoir des fonds autre que ceux transfrspar le PNUD. Le Directeur du projet doit en informer la banque de cette mesure.

d) Seuls les chques remis par la banque au projet et rpertoris dans les livrescomptables du projet (Numro du chque et numro de la srie) peuvent tre utiliss lors despaiements ou le retrait des fonds. La pratique des chques de guichet est formellementinterdite.

e) Si les fonds disponibles sur le compte du projet ne permettent pas deffectuer unpaiement ou de retirer des fonds, le projet ne peut en aucun cas ngocier un dcouvert auprsde la Banque mme si les circonstances permettent denvisager une alimentation du comptedans le court terme. Les charges et les agios pour dcouvert ne peuvent tre accepts lors delapprobation des rapports financiers. Le PNUD ne peut tre tenu responsable vis--vis de labanque ou du gouvernement pour des engagements pris titre personnel par le Directeur duprojet.

f) Chaque projet dispose dun compte bancaire distinct. Le transfert entre les comptesdes projets est formellement contraire aux procdures financires. Aussi, les fondsdisponibles, tant destins au financement dactivits prvues par le projet et approuvs par le

PNUD, ne peuvent en aucun cas servir au financement dautres activits sauf accord pralabledu PNUD.

g) A la fin de chaque mois, le projet est tenu deffectuer des rapprochements entre lespaiements effectus et les tats soumis par la banque. Cette pratique, appele Rconciliationbancaire doit tre base sur les livres comptables du projet et sur les relevs mensuelssoumis par la banque et arrts la mme date. Toute diffrence doit faire lobjet duneinvestigation et apure lors de la prochaine rconciliation.

h) Toute rconciliation finalise doit tre certifie et approuve par le Directeur du projet.

Procdures de dcaissement des fonds des projets NEX

Le service Financier du projet procde tout paiement aprs vrification de la conformit desdocuments qui y sont attachs (bon de commande, contrat, bon de livraison ou certificationde service rendu, ordre/rapport de mission). Toute facture soumise au paiement doit porterles coordonnes du fournisseur, la date dmission, lidentit bancaire, fiscale, le numro duregistre de commerce, et le cachet du fournisseur. La quantit, la nature, et les prix doiventclairement apparatre et ne doivent tre ni rays, ni surchargs. Lutilisation des effaceurs eststrictement interdite.

a) Requte de paiement et certification de service rendu

Les factures ou toute autre demande de paiement doivent parvenir au service administratif duprojet qui doit soit certifier, soit soumettre pour certification. Une fois certifies, les facturesou demandes de paiement doivent tre transmises au service des finances pour prparationdes rglements aprs les vrifications et les contrles dusage.

b) Effectivit de paiement

Le service des finances doit procder aux paiements suivant les procdures ci-aprs :

Vrification de la validit des pices jointes, et des signatures autorises ;

Vrification du respect du processus de la transaction payer ;

Contrle de la disponibilit budgtaire ;


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Contrle arithmtique, tablissement de la pice comptable, et imputation du compteet de lactivit dbiter ;

Comptabilisation de la pice comptable

Mise jour du grand livre des comptes

Etablissement du chque ou du virement bancaire

c) Approbation et signature des titres de paiement

Le Directeur du projet signe conjointement avec une des personnes habilites signer sur lestitres de paiement. En cas dabsence ou dindisponibilit du Directeur du projet les deuxautres personnes sont habilites signer les titres de paiement.

d) Remise du titre de paiement au bnficiaire

Sil sagit dun chque, le service des finances doit le remettre en mains propres aufournisseur ou toute autre personne porteuse dune dlgation contre signature sur lapice comptable la quelle une copie de la pice didentit doit tre attache.

Sil sagit dun virement, le cachet de la banque sur une copie de lordre du virement faitfois. Sur demande du fournisseur, une copie de lordre du virement peut lui tre dlivre.

e) Archivage des documents comptables :

Les titres de paiements (chque/ virement) doivent tre conservs dans le coffre fort duprojet avec les pices affrentes.

Une fois les titres de paiement remis au bnficiaires, les pices comptables doiventtre classes par ordre chronologique suivant les numros qui leurs sont attribus. Il estvivement recommand pour des raisons de scurit, quil y ait un double classement despices comptables : les originaux dans un premier dossier, et les copies dans un second.


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V - Suivi, Evaluation et Audit

Le suivi, laudit et lvaluation sont des outils de gestion essentiels qui sont interdpendants etse compltent mutuellement. Ces instruments aident les projets sacquitter de ses obligationsde rendre compte de lutilisation des ressources qui lui sont confies, dune part, offrent unebase solide pour la prise de dcisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de

lexprience acquise, dautre part.

Suivi :

Le suivi est une fonction continuelle qui a pour but principal de fournir aux parties prenantesdun projet, des indications prcoces sur la qualit, la quantit et lopportunit de progrs pouratteindre les rsultats prvus. Toutes les activits du projet sont donc continuellement suivies,par les diffrents responsables, tous les niveaux, sur la base des indicateurs dtermins dansle Plan de communications et de suivi (Annexe 6). Un suivi efficace ncessite un bilan duprogrs du projet par rapport au plan de travail, et dventuelles exceptions. Le document deprojet ainsi que tout plan de travail prpar par le partenaire dexcution devrait fournir debase pour le bilan des progrs. Les outils dfinis au cours du processus dun projet seront mis

jour selon un calendrier bien dfini comme suit :

Au cours du cycle annuel:

Mise jour du Journal de qualit : les progrs et la qualit des prestations serontvalus sur la base des critres de qualit et du calendrier planifi ; (Annexe 7)

Mise jour du Journal des problmes : tout problme du projet sera enregistr dansle Journal des problmes afin de faciliter leur rsolution ; (Annexe 8)

Mise jour du Journal des risques : le Journal des risques sera mis jour par rapport lenvironnement externe qui affecte lexcution du projet ; (Annexe 9)

Rapports trimestriels des progrs : les rapports dactivits et les rapports financierstrimestriels devront servir de base la prise de dcisions concernant les dboursements

futurs de ressources du PNUD au Partenaire dexcution ; (Annexe 15)Journal desenseignements tirs : Les enseignements tirs du projet devront tre remplisactivement pour assurer un enseignement continu.

Visites sur terrain : les visites sur terrain sont indispensables pour suivre et contrlerla concrtisation effective des rsultats, apprhender les risques et rgler les problmesventuels. Le formulaire y affrent est joint en Annexe (Annexe 17)

Annuellement :

Rvision annuelle : une rvision annuelle du projet sera effectue au cours duquatrime trimestre de lanne pour servir de base lvaluation des performances dechaque projet. Une telle rvision seffectue dans le cadre annuel du CPAP et de

lUNDAF. Cette valuation impliquera toutes les parties prenantes, et particulirementle Partenaire dexcution, et se concentrera sur la mesure des indicateurs deralisation. Cet examen mettra jour les objectifs de ralisation et rsultats atteints.

Evaluation :

Lvaluation est un jugement port sur la pertinence, laptitude, lefficacit et les efforts dedveloppement, bas sur des critres et rfrences convenus entre les parties prenantes. Elledoit fournir un bilan objectif des contributions aux rsultats de dveloppement. Lesenseignements tirs de lvaluation permettront datteindre la performance professionnelle, la


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gestion efficace des rsultats et loptimisation de la responsabilisation des parties prenantes.Elle permet aussi de dterminer dans quelle mesure les processus, produits et servicescontribuent effectivement des rsultats de dveloppement qui ont des rpercussions, effets etimpacts rels sur la vie des populations.

Lvaluation est mene conformment aux valeurs universelles dquit, de justice, de paritdes sexes et de respect de la diversit.

Chaque projet doit faire lobjet dau moins une valuation indpendamment de sa dure et deson budget. Cette valuation doit tre entreprise par une structure externe au projet mais encollaboration troite avec tous les partenaires.

Le rapport dvaluation doit tre examin lors dune runion qui regroupe lensemble despartenaires un niveau lev. Le but de cette runion est de permettre aux participantsdapprcier les acquis, de prendre conscience des difficults rencontres, et de prendre lesdcisions qui simposent tous les niveaux.

Audit :

Laudit est loutil de suivi qui contrle si les procdures et prestations fournies correspondent

aux normes, critres, politiques et procdures prdtermins. Lobjectif de laudit est dedonner lassurance au PNUD que les ressources ont t gres conformment :

Aux rglements financiers, rgles et procdures prescrits pour les programmes ou projets ; Au descriptif de projet, aux plans de travail et domaines de gestion : activit, gestion,

administration, finances, ralisation, suivi valuation et dispositions applicables ltablissement de rapports.

Au moins un audit devrait tre ralis pendant la dure de tout programme ou projet, mais lameilleure pratique est de raliser un audit annuel pour tout projet ayant un budget annuel daumoins 100,000 USD. Nanmoins, le PNUD et/ou le Gouvernement peuvent tout momentdemander laudit dun projet donn.

Laudit dans le cadre de lExcution nationale doit porter sur les lments suivants, sans queces points soient limitatifs :

Evaluation du taux dexcution ; Comptabilit, suivi de la situation financire et rapports financiers ; Systme de gestion pour la comptabilisation, la documentation et ltablissement des

diffrents rapports sur lutilisation des ressources ; Utilisation et gestion du matriel ; Structure de gestion, y compris lefficacit des mcanismes de contrle interne et de

tenue de dossiers.

Laudit portera sur les fonds fournis au Gouvernement sous forme davance. Les dpensesengages pour le compte du programme ou projet par des Agences de ralisation des NationsUnies ou par le PNUD dans le cadre de lappui lExcution nationale, sont couvertes par lesauditeurs des comptes de ces Organismes.


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VI Clture du programme ou du Projet

a) Dure de vie du projet :

Le Partenaire de Mise en oeuvre est tenu de respecter la dure indique sur le document deprojet. Un dlai supplmentaire peut tre accord par le PNUD.

b) Rapport final:

Il est obligatoire et doit tre tabli par le Directeur de projet pour dcrire les acquis du projet.

c) Transfert des quipements:

Les quipements acquis dans le cadre du projet sont la proprit du PNUD. Un inventairefinal doit tre effectu au pralable et soumis au PNUD qui dcidera du transfert dfinitif deces quipements au Partenaire de Mise en oeuvre, ou au Gouvernement. Dans ce cas, cedernier devient lgalement propritaire et responsable du matriel transfr.

d) Clture du compte du projet :

Ds lapprobation du rapport final, le Directeur du projet doit procder la clture du comptedu projet et au transfert du solde au compte du PNUD. Le dernier rapport financier permettrade prparer la rvision finale du budget. Le projet est dfinitivement cltur ds que larvision finale du budget est approuve.


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ANNEXES

Annexe 1 Modle de document de projet

Annexe 2 Feuille de budget du plan de travailannuel (AWP)Annexe 3 Modle daccord de gestion

Annexe 4 TDR Coordonateur national etGestionnaire de projet

Annexe 5 Modle Plan de suivi PTAl

Annexe 6 Plan de communication et de suivi

Annexe 7 Journal de qualit

Annexe 8 Journal des problmes

Annexe 9 Journal des risques

Annexe 10 Plan oprationnel

Annexe 11 Demande davance

Annexe 12 Demande de paiement direct

Annexe 13 Formulaire de demande de service

Annexe 14 Rapport annuel du projet

Annexe 15 Rapport dactivits trimestriel

Annexe 16 Rapport Financier

Annexe 17 Formulaire de rapport de visite sur terrain

Annexe 18 Rapport mensuel de prsence

Annexe 19 Inventaire de matriel

Annexe 20 Fiche dutilisation du vhicule

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Documents