manuel de procedures comp tables

7/29/2019 Manuel DE PROCEDURES COMP TABLES

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Module G PROCEDURES COMPTABLES


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G MODULE G PROCEDURES COMPTABLES ......................................................................................... 1G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE LOHADA .................. 3

G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE.................................................................................................................. 3G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE .................................................................................. 5

G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ......................................................... ....................... 6G.2.1 OBJECTIFS....................................................................................................................................... 6G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE.............................................................................................................. 6G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME .................................................................................................... 6G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS.................................................................................................. 7G.2.5 MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE ............................................................................. 9G.2.6 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ................................................................................................... 10G.2.7 SUPPORTS COMPTABLES ................................................................................................................ 11G.2.8 PERSONNEL COMPTABLE ............................................................................................................... 13

G.3 CODIFICATIONS COMPTABLES .......................................................... ........................................... 14G.3.1 DOSSIERS COMPTABLES................................................................................................................. 14G.3.2 REGISTRES COMPTABLES............................................................................................................... 15G.3.3 COMPTES GENERAUX..................................................................................................................... 15G.3.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES ........................................................................................................ 15G.3.5 COMPTES ANALYTIQUES ................................................................................................................ 16G.3.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES...................................................................................................... 16G.3.7 CREATION DUN NOUVEAU COMPTE............................................................................................... 17

G.4 CLASSEMENT DES DOCUMENTS .................................................................................................. 18G.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ............................................................................................................. 18G.4.2 DELAI DE CONSERVATION.............................................................................................................. 18G.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT OU DARCHIVAGE ............................................................................ 18G.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE.................................................................................... 19G.4.5 PLAN DARCHIVAGE....................................................................................................................... 19

G.5 SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTS COMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS20

G.5.1 PRINCIPESGENERAUXDELACOMPTABILITEDESENGAGEMENTS......................... 20G.5.2 TRAITEMENTCOMPTABLEDESPRINCIPALESOPERATIONSDUFINANCEMENTAUTONOME(CONTRIBUTIONDESETATS) ........................................................................................ 22G.5.3 TRAITEMENTCOMPTABLEDESOPERATIONSDEFINANCEMENTEXTERIEUR ..... 27G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTION.............................................................................. 27G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDS ....................................................................... 28

G.6 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE .......................................................... ........................................... 29G.6.1 EDITIONS PERIODIQUES ................................................................................................................ 29G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES ................................................................................... 29G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATION.................................................................................................. 29

G.7 PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES ................................................................ . 40G.8 TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DU GREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA ... 41

G.8.1 DISPOSITIONSGENERALES................................................................................................... 41G.8.2 NOMENCLATUREDESCOMPTES ......................................................................................... 42G.8.3 FONCTIONNEMENTDESCOMPTES..................................................................................... 42G.8.4 DOCUMENTSCOMPTABLES .................................................................................................. 48G.8.5 TENUEDESECRITURES.......................................................................................................... 49

G.9 ETATS FINANCIERS .......................................................................................................................... 51G.9.1 DES COMPTES INDIVIDUELS .......................................................................................................... 51G.9.2 DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. ................ 52G.9.3 DES COMPTES CONSOLIDES............................................................................................................ 52

G.10 ANNEXES DU MODULE ............................................................................................................... 54


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G.1STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEMECOMPTABLE DE LOHADA

G.1.1STRUCTURE COMPTABLELes personnes ou les structures impliques dans la gestion comptable des activits delOHADA sont prsentes dans le tableau ci-aprs :

PERSONNES OU STRUCTURES PRINCIPALES TACHES DE GESTION COMPTABLE ET

FINANCIERE

RESPONSABLE DINSTITUTION (RI)

Assume la responsabilit de la qualit et de lafiabilit de linformation comptable et financire

Supervise la tenue de la comptabilit gnrale,budgtaire et analytique

Valide tout document financier avant exploitationfinale ;

Assure le suivi de lexcution de la gestion de latrsorerie.

DIRECTEUR FINANCIER ETCOMPTABLE (DFC)

Elabore la stratgie de mise en uvre dumcanisme autonome de financement deI'OHADA ;

Elabore la prsentation du budget consolid defonctionnement et d'investissement desInstitutions de I'OHADA ;

Dtermine le montant des contributions dechaque Etat Partie ;

Assure le recouvrement des contributions desEtats Parties ;

Assure la mobilisation des ressources financiresauprs des partenaires de I'OHADA;

Elabore et prsente les rapports financiersconsolids des activits des Institutions deI'OHADA ;

Assure la tenue dune comptabilit consolide et

la production des tats financiers consolids desInstitutions de I'OHADA ;

Assure la gestion des oprations de trsorerie ;

Participe toutes rflexions relatives l'amlioration du cadre financier et comptable.


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CHEF DE SERVICE FINANCIER ETCOMPTABLE

assure la tenue de la comptabilit (gnrale,budgtaire, analytique et matires) individuelle deson Institution et la production des tats financiersindividuels de son Institution;

assure la tenue de la comptabilit dengagementet de gestion ;

assure la gestion des oprations de trsorerie deson Institution ;

assure la gestion financire et comptable de lapaie ;

assure ventuellement la gestion financire etcomptable des projets et programmes grs parlInstitution ;

procde la prparation de lavant projet deBudget de lInstitution.

ASSISTANT COMPTABLE (AC)

assiste le chef de service Financier et Comptabledans lexcution des travaux comptables :o recevoir les demandes (besoins) des

diffrents services ;o imputer toutes les pices comptables ;

o tenir les livres obligatoires;o raliser les inventaires physiques priodiques

et faire les rapprochements ncessaires ;

o etc.

REGISSEUR DU GREFFEassure tous les travaux comptables ncessaires la prsentation dune information comptable etfinancire fiable sur la gestion de la rgie.


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G.1.2SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE

Budgets Traitements manuels et

automatiss

DOSSIERS DE

DECAISSEMENT

PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS

Alimentation des comptes

bancaires

Engagements de dpenses

Paiements des

engagements

Supports

Moyens

dossiers comptables, plans

comptables,

Traitements manuels et

automatiss


automatiss


automatiss

Journaux et grand-livre

des budgets

Journaux et grand-livre

bancaires

Journaux des achats,

oprations diverses et

grand-livre des comptes

de tiers

Journaux, grand-livre

bancaires et comptes de

tiers

logiciels comptables et

financiers

journaux comptables et

codifications

ETATS FINANCIERS

ANNUELS

ETATS FINANCIERS

TRIMESTRIELS

Vrifications des auditeurs et

(interne et externe) et des

Bailleurs de fonds

Vrifications des auditeurs

(interne et externe) et les

Bailleurs de fonds

Vrifications des auditeurs

(interne et externe) et les

Bailleurs de fonds

SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE


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G.2ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE

G.2.1OBJECTIFS

Le rle de la comptabilit est d'tre tmoin de la vie des flux financiers de lOHADA.

Le comptable observe l'action des autres services ou agents, analyse et enregistre les fluxfinanciers qu'il constate, les classe, et priodiquement en fait la synthse sous forme detableaux qu'il prsente aux dirigeants et aux partenaires financiers de lOHADA pour lesrenseigner sur les rsultats des activits excutes et leur permettre d'apprcier et prendreles dcisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rle du systme comptable etl'objet de toute la fonction comptable.

En particulier, la fonction comptable permet de :

- fournir aux priodes convenues les situations financires requises ;- rpondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de lOHADA.

Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les comptables de chaqueInstitution de lOHADA pour les aider planifier, contrler et valuer le fonctionnement desoprations.

Le rglement relatif au droit comptable fait obligation de :

- procder l'enregistrement chronologique des oprations ;

- contrler au moins une fois par an, au moyen de l'inventaire, l'existence et la valeurdes lments actifs et passifs ;

- tablir des tats financiers.

G.2.2REFERENTIEL COMPTABLELa comptabilit gnrale de lOHADA est tenue selon les rgles du plan comptable gnraldu Systme Comptable de lOHADA.

Ce rfrentiel respecte la rglementation comptable internationale relative la comptabilitpublique labore par lIFAC.

G.2.3CARACTERISTIQUES DU SYSTEME

Pour assurer l'information interne et externe fiable sur ses activits, chaque Institution tient :

- une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le traitement desflux principalement externes permettant de produire les principaux tats financierspatrimoniaux obligatoires numrs par le rglement financier de lOHADA ;

- une comptabilit analytique comportant l'imputation des transactions selon ledcoupage analytique des activits (par Institution, direction, et service), leur traitementet la production des tats analytiques d'activits ;

- un suivi budgtaire autorisant l'inscription des crdits budgtaires, l'engagement desdpenses, le suivi budgtaire, la rvision en cas de besoin des crdits et la productiondes tats budgtaires ;


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- un suivi financier traitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi desfonds reus suivants les catgories de financement (financement autonome,financement extrieur);

- un suivi des marchs permettant de suivre l'excution des engagements de dpenses(bon de commande, lettre de commande, contrat) pris par chaque Institution dans le

cadre de l'acquisition des biens et services.

Le systme propos permet :

- la tenue dune comptabilit gnrale en partie double, en conformit avec les principescomptables internationaux gnralement admis ;

- lenregistrement et le suivi de toutes les oprations et de tous les engagements delOHADA ;

- la tenue des comptabilits susvises et leur suivi de manire intgre ;

- ltablissement automatique des tats financiers priodiques individuels et consolids ;

- le suivi des dpenses par source de financement en plusieurs monnaies (monnaielocale, devises) ;

- le suivi des conventions de financement permettant de connatre, tout moment, lasituation de chaque ligne de financement ;

- ldition automatique des dossiers de rallocation des comptes spciaux de mme queles dossiers de paiement direct adresss aux partenaires financiers ;

- le suivi analytique des activits excutes ;

- le suivi des marchs passs ;

- le suivi des biens.

G.2.4PRINCIPES COMPTABLES RETENUSLes principes comptables retenus pour le traitement des oprations de lOHADA sont lesprincipes comptables fondamentaux retenus par le Systme Comptable de lOHADA :

- le principe de spcialisation des exercices comptables ;- le principe de continuit de l'exploitation ;- le principe du cot historique ;- le principe de prudence ;- le principe de permanence des mthodes ;

- le principe de transparence ;- le principe d'importance significative ;- le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clture ;- le principe de la prminence de la ralit sur l'apparence.

G.2.4.1 Spcialisation des exercices comptables

Selon ce principe, la vie de lOHADA tant dcoupe en exercices lissue desquels destats financiers annuels sont tablis, il faut rattacher chaque exercice tous les produits ettoutes les charges qui le concernent. Lapplication de ce principe conduit, par exemple, :

- dcouper lamortissement des biens durables par tranches annuelles ;

- inscrire, dans les charges de lexercice, des charges et des pertes probables ;- dcouper la clture de lexercice les charges et les produits constats davance ;


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- inscrire dans le rsultat de lexercice les produits recevoir et les charges payer.

G.2.4.2 Continuit de lexploitation

Ce principe repose sur la comprhension selon laquelle lentreprise est considre commetant en activit, cest--dire comme devant continuer fonctionner dans un avenir

raisonnablement prvisible.La dfinition du plan damortissement des biens durables dcoule de lapplication de ceprincipe.

G.2.4.3 Cot historique

La comptabilit est tenue suivant le principe du cot historique selon lequel les biens sontcomptabiliss leur date d'entre dans le patrimoine leur cot d'acquisition exprim enunits montaires courantes.

Les biens sont comptabiliss leur cot historique dacquisition compos du prix dachat etdes frais accessoires dachat.

G.2.4.4 PrudenceLa prudence est lapprciation raisonnable des vnements et des oprations. Ce principevise viter de transfrer sur les exercices ultrieurs des risques ns dans lexercice etsusceptibles dentraner des pertes futures.

La comptabilisation des carts de conversion la clture de lexercice est une illustration dece principe.

G.2.4.5 Permanence des mthodes

La permanence des mthodes est le principe selon lequel les tats financiers et leur contenudoivent tre prsents ou valus selon les mmes formes et les mmes modesdvaluation dun exercice lautre.

La mthode de comptabilisation qui est la comptabilit d'engagements selon laquelle lestransactions sont constates au moment de leur engagement au cours de chaque exerciceet non pas au moment de leur dcaissement ou encaissement est une application de ceprincipe.

Les changements de mthodes doivent tre justifis.

G.2.4.6 Transparence

La transparence conduit fournir une information loyale des tats financiers de lOHADA enappliquant plus que les rgles et principes comptables noncs.

G.2.4.7 Importance significativeLa prise en compte de ce principe conduit considrer tous les lments susceptiblesdinfluencer le jugement que les destinataires des tats financiers peuvent porter sur lepatrimoine, la situation financire et le rsultat de lOHADA.

G.2.4.8 Correspondance de bilan de clture-bilan douverture

Selon ce principe, les soldes douverture du bilan de lexercice suivant sont les mmes queles soldes de clture de lexercice prcdent.

G.2.4.9 Prminence de la ralit sur lapparence

Ce principe conduit donner dans les tats financiers la priorit de la ralit (la substance)

sur la forme.


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Son application conduit inscrire lactif des bilans de lutilisateur (OHADA) la valeur desbiens mis disposition comme sil en tait propritaire en dpit de lapparence juridique.

G.2.5MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITELa comptabilit de lOHADA est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et

financire.Le logiciel de gestion comptable comporte obligatoirement les modules intgrs (ouinterfacs) ci-aprs :

- un module de comptabilit gnrale et auxiliaire ;- un module de comptabilit analytique ;- un module de gestion et de suivi budgtaire ;- un module de gestion et de suivi des marchs et des contrats ;- un module de gestion et de suivi des conventions financires ;- un module de gestion et de suivi des immobilisations ;- un module de gestion des ressources humaines et de la paie

Par ailleurs, il doit autoriser la gestion de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation.

Chaque applicatif rpond aux sept (7) conditions suivantes exiges par le SystmeComptable de lOHADA pour tout systme comptable automatis :

- tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenuet de l'imputation de l'opration ;

- l'irrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies) interdit toutesuppression, addition ou modification ultrieure ;

- la chronologie des oprations carte toute possibilit d'insertion intercalaire oud'addition ultrieure ;

- les enregistrements sont classs dans l'ordre chronologique de la date de valeur

comptable des oprations ;- les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ;- l'organisation comptable informatise garantit les contrles a posteriori ;- les ditions du systme sont dates et numrotes.

Le manuel de l'utilisateur du logiciel devra fournir toutes les informations ncessaires lamise en uvre quotidienne et priodique du logiciel.


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G.2.6FONCTIONNEMENT DU SYSTEMELe systme comptable de lOHADA est un systme de gestion intgr comprenant aussibien le suivi financier que le suivi physique des activits excutes.

Ce systme repose sur les principes suivants :

- toute information dordre comptable ou physique nest saisie quen une seule fois partir dune seule et mme pice justificative ;

- les imputations sont faites selon un systme multicritre (budgtaire, engagements,comptes gnraux et auxiliaires, financier, analytique) ;

- toutes les ditions prvues dans le systme sont possibles ds le traitement conscutifet la validation des saisies.

G.2.6.1 Rception des pices justificatives

Les pices justificatives sont de deux (2) origines :

- les pices externes ;

- les pices internes.

Lors de la rception du courrier externe, lassistant comptable porte sur les pices de naturecomptable des rfrences de rception (date, n dordre).

Le Chef de service financier et comptable vrifie les p ices puis les transmet lassistantcomptable pour traitement.

Les pices internes sont transmises aprs les visas requis lassistant comptable pourtraitement.

G.2.6.2 Imputations des pices

Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation comptable permettant les

mentions des codifications antrieurement prpares.

Les pices sont traites par lassistant comptable par dossier comptable ouvert ; elles sontimputes, saisies, traites et classes selon la nature de lopration.

Chaque pice comptable est impute selon :

- le dossier ;- le journal comptable ;- les comptes gnraux et auxiliaires ventuellement ;- les comptes budgtaires ;- les codes analytiques.

Les imputations sont proposes par lassistant comptable puis approuves par le chef deservice financier et comptable (CSFC). Lapprobation est matrialise par un visa ou uncachet spcial appos sur la fiche dimputation.

G.2.6.3 Saisie des pices

Les pices sont saisies par lassistant comptable au jour le jour sur la base des fichesdimputation valides dans le module correspondant du progiciel.

Lopration de saisie est matrialise sur la fiche dimputation afin dliminer les risques dedouble saisie.

Les saisies donnent lieu ldition de brouillards dcritures qui sont approuvs par le chefde service financier et comptable avant la validation.


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Lapprobation de lcriture est matrialise sur le brouillard dcritures par lapposition dunvisa ou dun cachet spcial de contrle.

G.2.6.4 Traitement des critures

Chaque module du progiciel traite instantanment les critures saisies selon les processus

propres chaque module. Les oprations sont traites dans la monnaie locale et dans lesdevises exiges ventuellement.

G.2.6.5 Editions des tats

A lissue des traitements, tous les tats prvus sont imprimables (balances, grands livres,journaux, tats financiers individuels et consolids).

Ces ditions sont soumises au visa du chef de service financier et comptable (CSFC) pourles tats individuels et du DFC pour les tats consolids pour certifier leur conformit auxcritures.

Les comptes sont analyss et les soldes sont justifis par les assistants comptables avant laproduction dfinitive des tats.

G.2.7SUPPORTS COMPTABLESLes pices justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Elles servent tablir la vrit des comptes dans les contentieux, les litiges et les procs caractrecommercial.

Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et lesrfrences des pices justificatives. La dure de conservation des pices justificatives est dedix (10) ans.

Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre quatrecatgories de pices justificatives :

G.2.7.1 Les pices justificatives manant de tiers

Elles comprennent :- les factures ou les dcomptes des entits ou des matres d'uvres ;- les factures des fournisseurs ou des consultants ;- les factures des consommations d'eau, d'lectricit, de tlcommunication ;- les avis et les bordereaux de banque.

Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences destransactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration.

Les pices externes sont constitues des exemplaires originaux des pices justificatives.

Les photocopies (non lgalises) de pices justificatives sont prohibes.Les photocopies non lgalises peuvent tout au plus servir constituer des copies internesde dossiers comptables.

G.2.7.2 Les pices justificatives internes

Elles comprennent :- les bulletins de paie ;- les chques ;

- les tats budgtaires ;- les contrats et les bons de commande ;


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- les relevs de frais et les tats de paiement ;- les tats de rapprochement ;- etc.

Les pices internes doivent revtir les signatures des personnes habilites pour prsenter lecaractre probant.

G.2.7.3 Imprims comptables

Une liste des imprims ayant une utilisation comptable peut tre dresse avec mention desrfrences de normalisation (ou grbiche) pour viter les confusions de documents. Exemplede liste :

NATURE DE L'IMPRIME REFERENCE DATE D'ENTREEEN VIGUEUR

Fiche d'imputation comptable FIC 01-2011

Bon de commande BDC 01-2011

Pice de caisse PIC 01-2011

Etat de rapprochement bancaire ERB 01-2011

Etat de salaire ESA 01-2011

Bulletin de paie BUP 01-2011

Ordre de virement de banque OVB 01-2011

Demande de retrait de fonds DRF 01-2011

Fiche d'laboration budgtaire FEB 01-2011

G.2.7.4 Registres ou ditions comptables

Chaque Institution tient les livres comptables suivants :

- le livrejournal ;- le grand-livre ;- la balance gnrale des comptes ;- le livre d'inventaire ;- le livre de paie.

Le livre -journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots et paraphs par l'autoritcomptente (tribunal du commerce, inspection du travail);

Ils sont tenus sans blancs (sils sont manuels) ni altrations d'aucune sorte ;Les corrections dans les livres comptables sont effectues uniquement en ngatif deslments errons.

Ils sont conservs pendant au moins dix (10) ans.

Pour faciliter l'tablissement du livrejournal, des journaux auxiliaires suivants sont ouverts :

- journaux de banques ;- journaux de caisses ;- journaux des achats ;- journaux de paie ;

- journaux des oprations diverses ;- journaux des oprations de mobilisation de ressources ;


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- etc.Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut trefacilite par la tenue des comptes auxiliaires de :

- financement autonome ;- fournisseurs ;

- personnel ;- bureaux d'tudes (matres d'uvre), consultants ;- etc.

G.2.8PERSONNEL COMPTABLEDe l'organigramme prsent au module A, le personnel affect aux tches comptables delOHADA se compose :

- du Responsable dInstitution (RI) ;- du Directeur Financier et Comptable (DFC) ;- du Chef de Service Financier et Comptable (CSFC) ;- de lAssistant Comptable (AC).

Les tches de ce personnel sont dtailles dans le module A susvis. Sur le plan comptable,ces tches peuvent tre rsumes comme suit :

1. le DFC assure de faon fonctionnelle, les tches dautorisation, de validation, desupervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable desInstitutions ;

2. le CSFC assure dans les Institutions les tches dautorisation, de validation, desupervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable ;

3. lAC assure les tches de traitement de base (imputation comptable, saisie,justification des comptes, etc.).

Ce personnel peut voluer selon la charge de travail comptable lie laccroissement duvolume des activits.


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G.3CODIFICATIONS COMPTABLES

Le personnel comptable fait usage des tables de codifications comptables pour analyser,imputer, saisir et traiter les oprations de lOHADA.

Ces tables comprennent :

- la liste des dossiers comptables ;- la liste des journaux comptables ;- la liste des comptes gnraux ;- la liste des comptes auxiliaires ;- le plan des comptes analytiques ;- la liste des comptes financiers ;- la liste des comptes budgtaires.

Pour chacune des listes ci-dessus, il est cr une codification comportant un code decaractres alphanumriques et d'un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codification.

Pour chaque Institution, projet ou programme gr par lOHADA, lassistant comptable creun dossier comptable dans lequel sont traites exclusivement les oprations relevant decette activit.

Les journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, lescomptes financiers et les comptes budgtaires sont mis jour en fonction de lvolution desactivits.

La taille des codifications possibles est lie aux capacits du progiciel utilis pour lagestion comptable.

G.3.1DOSSIERS COMPTABLES

Les dossiers comptables sont codifis au moyen de deux caractres numriques aumaximum : de 00 99.

Le code 00 est rserv la consolidation de tous les dossiers comptables ;

Le code 01 est rserv au dossier comptable du Secrtariat Permanent de lOHADA (SPO) ;

Le code 02 est rserv au dossier comptable de la Cour Commune de Justice et dArbitrage(CCJA) ;

Le code 03 est rserv au dossier comptable de lEcole Rgionale Suprieure de laMagistrature (ERSUMA) ;

Les codes 04 99 sont rservs aux autres dossiers de projets ou programmes excuterpar les Institutions de lOHADA.

La liste des codifications des dossiers comptables figure en annexe.


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G.3.2REGISTRES COMPTABLESLes codifications des registres comptables comportent quatre caractres alphanumriques.

Il est cr un code par journal comptable.

La liste des codifications des registres figure en annexe.

G.3.3COMPTES GENERAUXLes codifications des comptes gnraux sont dcimales conformment aux dispositions duplan comptable gnral du droit comptable de lOHADA.

Chaque compte gnral comporte six (6) caractres numriques.

le 1ercaractre du compte indique la classe de comptes ;

le 2me caractre du compte indique le chapitre du compte ;

les 3

me

et 4

me

caractre du compte indiquent des subdivisions de chapitre decomptes ;

les 5me et 6me caractre indiquent le compte de mouvement.

Seul le compte 6 caractres est habilit recevoir des mouvements dcritures, lesautres comptes (2 chiffres, 3 chiffres ou 4 chiffres) sont des comptes deregroupement.

Le plan comptable gnral figure en annexe.

G.3.4CODIFICATIONS AUXILIAIRESA certains comptes de tiers sont associs des comptes ou des codes auxiliaires permettantdindividualiser les oprations traites avec eux.

Les comptes gnraux qui font lobjet dun suivi auxiliaire sont reprs soit par le comptecollectif soit par la mention dune lettre alphabtique reprsentant les tiers :

- F, pour Fournisseurs ;- C, pour Clients ;- P, pour Personnel ;- T, pour autres Tiers ;

- S, pour Sources de financement ;- E, pour Entits ;- B, pour Bureaux dtudes ;- etc.

Dans le cas dutilisation de lettre alphabtique, chaque code auxiliaire commence par lalettre correspondant par la catgorie de tiers suivi de trois (3) caractres numriques.

Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le 10me employ.

La liste des codifications auxiliaires figure en annexe.


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G.3.5COMPTES ANALYTIQUESChaque Institution comporte une description des activits excuter. Les activits sontcodifies au moyen de sept (07) caractres alphanumriques au moins, auxquels sontassocis des codes numriques indiquant les Instituions et les services :

le 1er caractre du compte indique lInstitution ;

les 2me et 3me caractre du compte indiquent la direction ou le projet ou programme ;

les 4me et le 5me caractre du compte indiquent le service ou le projet ouprogramme ;

les 6me et le 7mecaractre du compte indiquent lactivit.

La liste des codifications analytiques figure en annexe.

G.3.6CODIFICATIONS BUDGETAIRES

Le plan budgtaire comporte des comptes six (06) caractres alphanumriques au moins. le 1er caractre du compte indique le Titre budgtaire correspondant la nature de

la dpense (investissement ou fonctionnement) ;

le 2me caractre du compte indique le Chapitre budgtaire;

les 3me et 4me caractre du compte indiquent larticle budgtaire ;

les 5me et 6me caractre du compte indiquent le paragraphe budgtaire.

La liste des codifications budgtaires figure en annexe.


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G.3.7CREATION DUN NOUVEAU COMPTE

La cration dun nouveau compte dans chaque Institution doit suivre la procdure suivante :

Squence Priode Intervenants Description des tches A E C D

1.A toutmoment

LassistantcomptableduneInstitution

Si ncessit de cration dun nouveaucompte (gnral, budgtaire, analytique,etc.) :Prpare un dossier de cration du compteet le transmet son CSCF.

X

2.Le chef deservicefinancier etcomptable

Vrifie la pertinence de la cration ducompte ;Vrifie la conformit de la codificationpropose avec la nomenclature de basede lOrganisation ;Etablit une demande dautorisation decration du compte accompagne des

pices justificatives ;Transmet le dossier de demande decration du compte au DFC.

X

3.Directeurfinancier etcomptable

Vrifie la conformit du compte proposavec la nomenclature de base delOHADA ;

Autorise la cration du compte.

X


Reoit lautorisation de cration ducompte ;Donne lordre lassistant de crer lecompte.

X

5.Lassistantcomptable

duneInstitution

Cre le compte ;Edite le nouveau plan en deux exemplaires

et les transmet au CSCF.X


Reoit le nouveau plan comptable ;Valide le nouveau plan ;

Archive une copie et transmet le deuximeexemplaire au DFC.

X


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G.4CLASSEMENT DES DOCUMENTS

G.4.1NATURE DES DOCUMENTSLes documents viss comprennent les livres comptables et les pices justificatives desoprations.

Les documents comptables sont tris, classs et conservs de manire autoriser leuraccs rapide suivant les besoins d'utilisation.

G.4.2DELAI DE CONSERVATIONLa dure lgale de conservation des documents comptables obligatoires est de dix (10) ans.

Les pices justificatives sont galement conserves pendant dix (10) ans.

Mais selon les usages comptables, il est recommand de conserver les pices justificativesaussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent. Ainsi la dure deconservation recommande pour les pices justificatives d'acquisition d'immeubles est detrente (30) ans.

G.4.3MODALITES DE CLASSEMENT OU DARCHIVAGELe classement est une opration de rangement temporaire des pices collectes selon unemthode permettant de les retrouver pour leurs traitements.

L'archivage est une opration de conservation dfinitive. Il s'applique aux pices justificatives

sur lesquelles tous les contrles ncessaires ont t exercs. On rpartit les archives en 3catgories :

- les archives vivantes (ou courantes) conserves porte de main et souventconsultes ;

- les archives semi-vivantes (ou intermdiaires) dont l'usage est peu courant et qui sontstockes dans des endroits loigns des lieux de travail ;

- les archives dfinitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultes et quipeuvent tre dtruites l'issue de la priode lgale de conservation.

L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique.

La gestion lectronique des documents consiste classer et archiver les documents surdes supports magntiques au moyen d'outils de rcupration de fichiers de documentsinformatiss et des scanners pour numriser les documents papier. Ce mode de classementet d'archivage n'est pas encore trs rpandu en raison du cot de sa mise en uvre.

Le mode de classement et d'archivage physique est celui qui est le plus couramment utilis.

Le plan d'archivage mentionne pour chaque type de document :

- le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc) ;- l'ordre (numro, date, etc) ;

- les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc) ;- les dures de conservations correspondantes.


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G.4.4OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGELes outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement :

- les chemises (simples, rabat, pochettes, extensibles, lastiques, etc) ;

- les classeurs levier communment appels "chrono" ;- les dossiers suspendus index vertical (ou horizontal) pour une lisibilit de face dans

les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs) ;- les botes de classement ;- les botesarchives ;- les caisses archives.

G.4.5PLAN DARCHIVAGE

NATURE DU DOCUMENT ORDRE DECLASSEMENT

SUPPORT DE CLASSEMENTDUREE DE CONSERVATION

Marchs (contrats, bons decommande)

Numro Chemises 10 ans

Factures ou dcomptes defournisseur

Numro Classeurs 10 ans

Pices de banque Numro Classeurs 10 ans

Pices de caisse Numro Classeurs 10 ans

Dclarations fiscales Date Classeurs 10 ans

Dclarations sociales Date Classeurs 10 ans

Oprations diverses Numro Classeurs 10 ans

Demandes de retraits de fonds Numro Chemises 10 ans

Relevs de banque Date Classeurs 10 ans

Budget Date Classeurs 10 ans

Relev de PTF de fonds Date Classeurs 10 ans

Balances Date Chemises 10 ans

Grand livre Date Botes 10 ans


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G.5SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTSCOMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS

G.5.1 PRINCIPES GENERAUX DE LA COMPTABILITE DESENGAGEMENTS

G.5.1.1 Dispositions gnrales

Avant tout engagement de dpense, le bnficiaire et le CSFC s'assurent de la disponibilitde crdit. En cas d'insuffisance de crdit pour l'engagement d'une dpense indispensable, ilfaut veiller rviser les crdits pour rallouer les postes dficitaires.

Squence Priode Intervenants Description des tches A E C D

1.Au dbut dechaqueexercicebudgtaire

Le DFCEdite le budget valid par le Conseil desMinistres, le soumet au visa du SecrtairePermanant et le ventile aux diffrentesInstitutions de lOHADA.

X

2.Ds rceptiondu budget

Le RI Reoit le budget de son Institution et fait unecopie son CSFC

3.Ds rceptiondu budget

Le CSFC Saisit le budget dans le module appropri duprogiciel de gestion

4.Au fur et mesure de

lapprobationdesexpressions debesoins

LAC

Etablit une pice dengagement de dpenseintitule bon dengagement numrote

chronologiquement comportant limputationbudgtaire de la dpense et la transmet auCSCF pour validation

X

5. Le CSFCExamine le bon dengagement propos ;Vise pour confirmer la disponibilit financire

X

6. LACSaisit les pices dengagement de dpensesdans le module du progiciel appropri

X

7.A la fin dechaque mois LAC

Imprime partir du progiciel budgtaire lessituations dexcution budgtaire pour leCSCF et le DFC

X

8.

Au vu des

situationsbudgtaires

CSCF

DFC

Analyse les tats ;

Arrte les explications des carts dgags ;Donne les instructions particulires auCSCF ou lAC pour rsorber ces carts.

X

G.5.1.2 Cas particulier des marchs travaux


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Les dpenses engages sur la base de marchs (contrats, lettres de commande, bons decommande) sont suivies individuellement.

Squence Priode Intervenants Descriptions des tches

1.

Ds quun

march a tsign

LAC

saisit le march dans un support de suivi

comptable de lexcution financire dumarch

X

2.Au cours delexcution Lattributaire

prsente chaque tape les picesdexcution du march :- avance de dmarrage- dcomptes ou factures

X

3.LeCSRHMAG

traite ces documents :- en constatant les retenues de garantiesprvues au march,- en sassurant quil ny a pas dedpassement du montant prvu au march ;

X

4.Silattributairene respectepas lestermes dumarch

LeCSRHMAG

Indique lapplication ventuelle de pnalits lassistant comptable

X

5.Silattributaire

ne sexcutepas

LACProcde au calcul des pnalits en dductiondu montant du march X

6. LACrgularise la situation des marchs pour tenircompte de lapplication de pnalits, saisit lespnalits dcomptes dans le progicielappropri pour le suivi comptable

X

7. Au moinsune fois parmois

LeCSRHMAGet lassistantcomptable

Editent les tats dexcution de marchs :- les fiches individuelles de marchs,- le rcapitulatif gnral des marchs passs,- le rcapitulatif par mode de passation desmarchs,- le rcapitulatif par forme de marchs,- la situation dexcution financire de chaquemarch,quils soumettent lapprciation du DirecteurFinancier et Comptable

X

8.Le RI

Examine ces tats et fait ses observationsX X


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G.5.2 TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALESOPERATIONS DU FINANCEMENT AUTONOME(CONTRIBUTIONDESETATS)

Les ressources mobilises dans le cadre du financement autonome servent financer lesdpenses ci-aprs :

dpenses de fonctionnement ;

dpenses dinvestissement ;

dpense des activits de formation.

G.5.2.1 Contributions des Etats parties

registre utiliser : JOURNAL DES MOBILISATIONS DE RESSOURCES OU JOURNALDE BANQUE

imputation au niveau de Secrtariat Permanent :

G.5.2.1.1 Constatation de la dette envers les Etats

Dbit : Cpte 4711xx Etat quote-part contribution financement budget xx

Crdit : Cpte 4712xx Dbiteurs et crditeurs divers Etats

G.5.2.1.2 Rception des Fonds

Dbit : Cpte 521xx (Banque X)

Crdit : Cpte 4711xx Etat Parties contribution financement budget xx

G.5.2.1.3 Constatation des produits

Dbit : Cpte 4712xx Dbiteurs et crditeurs divers

Crdit: Cpte 71xxxx Subvention dexploitation xx

G.5.2.1.4 Transfert des fonds reus aux diffrentes Institutions

Dbit: Cpte 473xxx Compte de lInstitution

Crdit : Cpte 521xx Banque X


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G.5.2.2 Achats de biens et de services

G.5.2.2.1 Comptabilisation des factures-fournisseurs

Registre utiliser: JOURNAL DES ACHATS

Imputation :

Dbit : Cpte 2, 6 (Investissements et charges de fonctionnement)Crdit : Cpte 4xxxxx (Fournisseurs, net payer) (avec suivi auxiliaire)

G.5.2.2.2 Comptabilisation des avances de dmarrage aux fournisseurs

Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE

Imputation :Dbit : Cpte 4xxxxx F (Avances sur marchs)

Crdit : Cpte 521xxxx (compte bancaire appropri)

G.5.2.2.3 Comptabilisation des paiements des factures par des bnficiaires davances

Registre utiliser :JOURNAL DES ACHATS

Imputation :

Dbit : Cpte 2 ou 6 (montants bruts des factures) avec suivi analytiqueCrdit : Cpte 4xxxxx F (montant net payer)

Cpte 4xxxxx F (montant des retenues de garantie)Cpte 4xxxxx F (montant des avances rembourses)

G.5.2.2.4 Comptabilisation du paiement des factures-fournisseurs


Imputation :Dbit : Cpte 4xxxxx (Fournisseurs, net payer)Crdit : Cpte 521xxxx (compte bancaire appropri)

Lassistant comptable classe les pices dans le classeur des pices d'achat.

G.5.2.2.5 Comptabilisation des paiements des dcomptes

registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE

imputation :Dbit : Cpte 4xxxxx F (montant net payer)Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)

G.5.2.2.6 Comptabilisation des librations des retenues de garantie


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registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE

imputation :Dbit : Cpte 4xxxxxF (montant de la retenue de garantie prleve)Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)

G.5.2.3 Comptabilisation des salaires

La rglementation prvoit le paiement des salaires aprs avoir effectu la source lesretenues au titre de :

- l'assurance vieillesse ;- l'impt sur les salaires (selon le barme).

Il convient de

- prparer les tats de salaires ;- les faire approuver ;- prparer les rglements ;- enregistrer en comptabilit les dpenses (net, retenue et charges sociales).

Sur la base du fichier du personnel et du registre des absences, et ventuellement delchancier de remboursement des avances et des prts, lAC prpare ltat des salaires aumoyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (dition des bulletins et de l'tatrcapitulatif des salaires).

Les tats de salaires sont dits en autant d'exemplaires quil est ncessaire accompagnsdes chques et tats de virement. L'ensemble de ces documents est soumis la signaturedu CSFC et du RI.

Trois (3) exemplaires de ces tats sont conservs par lassistant comptable pour lacomptabilisation des salaires nets et de la retenue sociale.

G.5.2.3.1 Schma d'imputation des salaires nets

Dbit :

661xxx Rmunrations directes verses au personnel national

663xxx Indemnits forfaitaires verses au personnel

Crdit :

422xxx Personnel ; rmunrations dues

421xxx Personnel ; avances, acomptes

G.5.2.3.2 Schma d'imputation des retenues et charges sociales

Dbit :

661xxx Rmunrations directes verses au personnel

664xxx Charges sociales sur rmunration du personnel

Crdit :

43110 Prestations familiales


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43120 Accidents du travail

registre utiliser : JOURNAL DE PAIE

imputation :

Dbit : Cpte 66xxx (Frais de personnel)

Crdit : Cpte 42xxx (rmunrations dues, avances)Cpte 43xxx (retenues et cotisations sociales)

G.5.2.3.3 Paiement des salaires

Les salaires sont payables en espces, par chque ou par virement bancaire.

Pour le personnel pay par chque, lassistant de direction remet chaque agent sonchque de paiement aprs avoir pris copie.

Pour le personnel pay par virement bancaire, lagent de bureau transmet une lettre d'ordrede virement adresse la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payes enindiquant le nom, le numro du compte, la domiciliation, le montant percevoir de chaqueagent.

Un exemplaire de cette lettre est class au Secrtariat.

Lassistant comptable reoit le fonds de dossier de lAssistante de direction et agrafechaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virementcorrespondant avec une fiche dimputation comptable.

Les schmas d'imputations se prsentent comme suit :

G.5.2.3.4 Paiement des salaires :

Dbit : 42200 Personnel ; rmunrations dues

Crdit : 521xx compte bancaire appropri

Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAI, BQxx. Lespices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque).

G.5.2.4 Versement des retenues la source

Paiement des retenues et charges sociales :

Dbit :

43110 Prestations familiales

43120 Accidents du travail

43131 Caisse de retraite

Crdit :

521xx compte bancaire appropri


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G.5.2.5 Oprations avec les Institutions

Les avances initiales des PTF sont constates gnralement au dbut du dmarrage duprojet ; elles sont justifies lachvement du projet :

G.5.2.6 Avance de fonds


Imputation :

Dbit : Cpte 52xxx compte bancaire appropri)

Crdit : Cpte 47XXX (Avances de fonds X

G.5.2.7 Justification des avances

Registre utiliser :JOURNAL DES ACHATS

Imputation : ( l'occasion de la prsentation des justificatifs)

Dbit : Cpte 2, 6 (Investissements et charges de fonctionnement)Crdit : Cpte 47xxx S Avances de fonds X)

G.5.2.8 Mouvements de fonds

Registre utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE Imputation :

.dans le journal recevant les fonds

Dbit : Cpte 521xx (Banque X)ouCpte 571xx (Caisse)

Crdit : Cpte 585xx (Mouvement de fonds)

.dans le journal qui fournit les fondsDbit : Cpte 585xx (Mouvements de fonds)

Crdit : Cpte 521xx (Banque X)ouCpte 571xx(Caisse)


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G.5.3 TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DEFINANCEMENTEXTERIEUR

G.5.3.1 Rglementation gnrale des conventions de financement

Les conventions de financement :

- donnent un dcoupage du projet ou programme (en composantes, sous-composantes,etc...), de mme qu'une identification des agences d'excution du projet ;

- dfinissent les catgories de dpenses ligibles aux conventions, de mme que leniveau de couverture de ces dpenses ;

- dcrivent les modalits de retrait de fonds ;- fournissent le dtail des cots financer (rubriques budgtaires) travers les tableaux

de cots ;

- prcisent la monnaie de dcaissement des fonds et les monnaies de paiementautorises ;- dressent la liste des partenaires financiers du projet.

La gestion des conventions de financement consiste :

- excuter les dispositions financires de chaque convention en vigueur ;- assurer le dcaissement des fonds et justifier leur utilisation auprs des PTF ;- fournir les informations dordre financier ou budgtaire.

Quel que soit le systme de gestion des conventions mis en place, il doit permettre :

- le traitement de chaque convention pass avec le PTF ;- la prsentation acclre des dossiers de demande de retrait de fonds auprs du

PTF ;- le suivi de la situation du compte de chaque PTF.

G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTIONLe systme de gestion des conventions doit permettre de saisir :

- le nom du PTF ;- le nom du bnficiaire du financement ;- les rfrences de la convention ;- la date de signature de la convention ;- la date de mise en vigueur ;

- la date de clture des dcaissements ;- les catgories (ou rubriques) de dpenses et leur pourcentage de prise en charge par

chaque PTF ;- les composantes du projet ;- les monnaies de paiement autorises- les signatures autorises ;- la nature de la convention (subvention, don, prt, ...).


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G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDSChaque PTF utilise une terminologie particulire pour dsigner les dossiers de retrait defonds :

- IDA : demande de retrait de fonds (DRF) ;- FAD : demande de dcaissement de fonds (DDF) ;- KFW : appel de fonds ;- CEE : appel de fonds ;- etc.

Chaque PTF rglemente les mcanismes de mobilisation des ressources alloues dans lecadre des conventions de financement.

Le traitement comptable oprer devra tenir compte des exigences de chaque PTF.

Pour grer efficacement les conventions, le service comptable des Institutions de lOHADAdevra se procurer :

- le manuel de dcaissements de chaque PTF ;- les formulaires remplir ;- les documents conventionnels ;- les correspondances du PTF rglementant les dcaissements ;- les instructions ventuelles des services nationaux chargs de la gestion du Ministre

charg des finances.


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G.6TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

Les travaux de fin d'exercice comprennent :

- les travaux d'arrt des comptes ;

- l'analyse et la justification des soldes des comptes ;

- la production des tats financiers.

G.6.1 EDITIONS PERIODIQUESEn systme informatique, les ditions des documents comptables sont en temps rel ; c'est--dire qu'ils sont disponibles ds la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir desditions selon une priodicit souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle).

Ces ditions comprennent :

- les journaux ;- le grand-livre des comptes gnraux ;- le grand-livre des comptes auxiliaires ;- la balance gnrale des comptes ;- les balances auxiliaires ;- etc.

G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTESA partir de ces ditions, lAC procde l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrageautomatique ou manuel du progiciel peuvent tre mises profit pour analyser les comptesde tiers en particulier.

Les soldes des comptes bancaires sont justifis par l'tablissement des rapprochements debanque.

Les analyses et justifications de soldes sont contrles par le CSFC avant lesrgularisations.

G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATIONLes critures sont rgularises en tant que de besoin suivant la mthode du complment zro pour les erreurs cest--dire en ngatif

Les autres oprations de rgularisation peuvent tre passes normalement (amortissements,transfert de biens).

Les critures d'inventaire sont saisies dans le journal des oprations diverses (charges payer, charges comptabilises d'avance, diffrence de change, immobilisations etamortissements)


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1.6.3.1 LES AMORTISSEMENTS

La plupart des immobilisations se dprcient avec lusage et le temps. La constatation de cettedprciation seffectue en comptabilit au moyen de lamortissement.

Amortissement des immobilisations

Comptes Journal des OD Dbit Crdit68XX

85XX28XX

Dotations aux amortissements desimmobilisations corporellesou dotations Hors activit ordinaire (HAO)

Amortissements

xx

x

Reprise des amortissementsComptes Journal des OD Dbit Crdit

28

798862

Amortissements

Reprises damortissements(rvision du plan damortissement)Reprises damortissements HAO

x

XX

Amortissement des charges rpartir sur plusieurs exercices

Comptes Journal des OD Dbit Crdit

68XX

202

Dotations aux amortissements descharges immobilises

Charges rpartir sur plusieursexercices

xX

Amortissements drogatoires

Il y a amortissement drogatoire lorsque, pour des raisons fiscales, lentreprise enregistre une dotationaux amortissements suprieure la dotation conomiquement justifie. Le supplmentdamortissement est comptabilis en amortissements drogatoires (compte 151 Amortissementsdrogatoires) positionn au passif du bilan.

Dotations anne N


851

151

Dotations aux provisions rglementes


x

X

Les amortissements drogatoires (compte 151) seront, chaque exercice, rapports au rsultat (par lecompte 861 Reprises de provisions rglementes) jusquau solde du compte.

Reprises : critures passer chaque anne


151

861


Reprises de provisionsdrogatoires

x

X


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1.6.3.2 PROVISIONS

1.6.3.2.1 Provisions pour clients douteux

Constatation de la crance douteuse

Les clients douteux sont transfrs dans un compte 416 Crances clients litigieuses ou douteuses.


416

411

Crances clients litigieuses oudouteuses

Clients

x

X

Dprciation des crances clients


659839

491

Charges provisionnes dexploitationou charges provisionnes HAO

Dprciations des crancesclients

xx

X

Crances dfinitivement perdues :


651443

416

Pertes sur crances et autres dbiteursEtat, TVA facture

Dprciations des crancesclients

HTTVA

TTC

Reprise de la provision antrieure


491

759ou

849

Dprciations des crances clients

Reprises de chargesprovisionnes dexploitationOuReprises des chargesprovisionnes

% HT

% HT

X

1.6.3.2.2 Provisions pour dprciation des stocks


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Les stocks doivent faire lobjet dune provision pour dprciation lorsque la valeur probable de venteest infrieure au cot dachat. Lorsquau jour de linventaire, la valeur conomique relle des stocksest infrieure leur valeur comptable dtermine conformment aux dispositions exposes dans leRglement ; lInstitution doit constituer des provisions pour dprciation qui expriment les moins-values constates sur ses stocks.

Constatation de la dprciation


6593

839

39

Charges provisionnes dexploitation desstocksOuCharges provisionnes HAO

Dprciation des stocks

x

x

X

Reprise de la provision


39

7593

849

Dprciation des stocks

Reprises de charges provisionnesOuReprises de charges provisionnesHAO

x

X

x

1.6.3.2.3 Provision pour congs pays

On comptabilise en fin dexercice les droits acquis par les salaris.


6613

4281

Congs pays

Dettes provisionnes, pour congs payer

Brut

Brut


6641

4382

Charges sociales sur congs payer

Charges sociales sur congs payer

Chargessociales

ChargesSociales

Ces critures sont extournes (passes en sens contraire) au dbut de lexercice suivant.


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1.6.3.2.4 Provisions pour risques et charges

Elles ont pour but denregistrer en comptabilit des dettes probables (critures dinventaire, en findexercice)

Cas gnral

Exemple = Provisions pour procs, ou litiges en coursComptes Journal des OD Dbit Crdit

691ou85

19

Dotations aux provisions dexploitationOuDotations HAO

Provisions financires pour risqueset charges

x

x

X



19

791ou86

Provisions financires pour risques etcharges

Reprises de provisiondexploitation

Reprises HAO

x

X

x

Risques moins dun an

Dotations


6591

4994

Charges provisionnes dexploitation surrisques court terme

Risques provisionns

xX



4991

7591

Risques provisionns sur oprationsdexploitation

Reprises de charges provisionnesdexploitation sur risques courtterme

x

X


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1.6.3.2.5 Provisions rglementes

Les provisions rglementes sont des provisions constitues en application des dispositions lgales(le plus souvent fiscales) prises en faveur des entits.Les provisions rglementes ne correspondent ni une dprciation dun lment dactif, ni unrisque ou une charge probable. Ce sont essentiellement des provisions caractre fiscal :

provision pour hausse des prix provision pour fluctuation des cours provision pour investissement (participation des salaris).

Dotations


851

15

Dotations aux provisions rglementes

Provisions rglementes et fondsassimils

x

X



15

86

Provisions rglementes

Reprises de HAO

x

X

1.6.3.2.6 Dprciation des immobilisations

Constatation de la dprciation

Comptes Journal des OD Dbit Crdit691

697

853

29

Dotations aux provisions dexploitationOuDotations aux provisions financiresOuDotations aux provisions pour dprciationHAO

Provisions pour dprciation descomptes dactif immobilis

x

x

xX



29

791

797

863

Provisions pour dprciation des comptesdactif immobilis

Reprises des provisionsdexploitationOuReprises des provisionsfinanciresOuReprises des provisions pourdprciations HAO

x

X

xx


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1.6.3.2.7 Dprciation des comptes de trsorerie

Constatation de la dprciationComptes Journal des OD Dbit Crdit

679

59

Charges provisionnes financires

Dprciations et risquesprovisionns

x

X



59

779

Dprciations et risques provisionns

Reprises et charges provisionnesfinancires

x

X

1.6.3.3 LA REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS

En vertu du principe dindpendance des exercices, les comptes de charges et de produits de toute

organisation doivent ncessairement tre ajusts la clture de chaque exercice. Cet ajustement permet de ne

prendre en considration que les charges et les produits correspondant lactivit des Institutions pour

lexercice considr.

GENERALITES

Tout comme pour les provisions pour risques et charges, un dcalage dans le temps peut avoir lieuentre le moment o la socit ralise une opration entranant une charge ou un produit et le momento la pice comptable est enregistre. Un ajustement des comptes de gestion permet de rectifier ce

dcalage.A ce titre, plusieurs cas se distinguent :

les charges constates davance ;

les produits constats davance ;

les charges payer ;

les produits recevoir.

1.6.3.3.1 LES CHARGES CONSTATEES DAVANCE

a) PRINCIPE

Les charges constates davance sont des charges enregistres au cours dun exercice mais qui sont(en totalit ou en partie) relatives lexercice suivant. Exemple dun abonnement annuel pris en coursdanne, de loyers pays davance... Afin que le rsultat de lexercice en cours soit le plus prochepossible de la ralit, il faut exclure du calcul de ce rsultat toutes les charges attaches lexercicen+1 et les reporter sur ce mme exercice.

b) CONSTATATIONLajustement se fait en deux temps :

il convient tout dabord dannuler la charge comptabilise au cours de lexercice n endbitant un compte de rgularisation : 476 - Charges constates davance et encrditant le compte de charges correspondant lopration ;

il faut ensuite effectuer la contre-passation au dbut de lexercice suivant afin de constaterla charge annule.


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Rgularisation au 31.12.n avec annulation de la charge correspondant lanne n+1.

31.12.n

476625

Charges constates davancePrimes dassurance

XX

Contre-passation au 01.01.n+1

01.01.n+1

625476

Primes dassuranceCharges constates davance

XX

Enregistrement de la facture

26.12.n

6054

401

Achats de fournitures de bureau

Fournisseur

X

X

Rgularisation au 31.12.n.

31.12.n

476605 4

Charges constates davanceAchat de fournitures de bureau

xX


01.01.n+1

6054476

Achat de fournitures de bureauCharges constates davance

xX


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1.6.3.3.3 LES CHARGES A PAYER

a) PRINCIPE

Une charge peut tre avec certitude au moment de linventaire mais tre relative lexercice suivantalors que la pice comptable ne sera enregistre quen n+1. Il peut sagir de marchandises reues

sans la facture, dun loyer courant sur les mois de dcembre et janvier...

b) CONSTATATION

La comptabilisation seffectue en trois temps :

rgularisation au 31.12.n en enregistrant la charge relative n mais non encorecomptabilise ;

contre-passation au 01.01n+1 en annulant la charge relative n ;

comptabilisation de la charge en n+1 lors de la rception de la facture ou quittance.

Le systme comptable OHADA a prvu une codification pour les comptes de rgularisation avec un8 en troisime position du numro de compte. Les comptes de charges qu i leur correspondent sontles suivants :

Comptes de charges H.T. dbiter Comptes de dettes T.T.C. crditer

60 Achats62 Services extrieurs A63 Services extrieurs B

408 Fournisseurs, factures non parvenues

64 Impts et Taxes 448 Etat, charges payer

66 Frais de personnel 428 Personnel, charges payer438 Organismes sociaux, charges payer

Rgularisation au 31.12.n

31.12.n

605

408

Achat de fournitures non stockables

Fournisseurs, factures non parvenues

X

X


01.01.n

408

244 200

Fournisseurs, factures non parvenues

Matriel informatique

X

X


07.01.n+1

605

401 Fournisseurs

X

X


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1.6.3.3.4 LES PRODUITS A RECEVOIR

a) PRINCIPE

Ce sont des produits relatifs lanne en cours mais qui ne sont enregistrs quau cours de lexercicesuivant.

b) COMPTABILISATION

La comptabilisation seffectue en trois temps tout comme dans le cas des charges payer:

rgularisation au 31.12.n ;

contre-passation au 01.01.n+1 ;

comptabilisation du produit en n+1.

Les comptes de rgularisation utiliss sont les suivants :

Comptes de crances TTC dbiter Comptes de produits HT crditer418 Clients, produits recevoir 701 Ventes

4186 Clients, intrts courus 77 Revenus financiers et produits assimils

4098 Fournisseurs, RRR obtenir 6019/6029/6049/6059/6089/ RRR obtenus

Rgularisation au 31.12.n

31.12.n

41870

Clients, produits recevoirVentes

XX

Contre-passation au 01.01.n

01.01.n+1

701

418

Ventes

Clients, produits recevoir

X

X


06.01.n+1

411701

ClientsVentes

XX


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G.7PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES

Intitul des travaux Priodicit Echance1. Contrle des pices justificatives2. Rfrenciations des pices comptables3. Imputation des pices comptables4. Saisie des pices comptables5. Justification des comptes6. Traitement et dition des tats priodiques

6.1 Validationpassage du brouillard au journal

6.2 Tableau des recettes et dpenses

6.3 Utilisation des fonds par activit

6.4 Rapport sur ltat davancement des activits 6.5 Clture informatique

Journal gnral

Grand livre gnral

Balance gnrale

6.6 Les ditions du suivi budgtaire

budget par postes

budget par postes, comptes, lignes

budget rsum par comptes

budget dtaill par lignes

budget rparti par priodes

budget rcapitulatif

7. Rapports dactivits et de performance

8. Travaux dinventaires

9. Etats financiers individuels (voir RglementFinancier)

Liasse individuelle de chaque Institution

10 Etats financiers consolids

Liasse de consolidation

11 Classement des tats et pices justificatives

Permanente

Mensuelle ettrimestrielle

Trimestrielle

TrimestrielleAnnuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Permanente

Au plus tard le 15 du moissuivant

Au plus tard le 05 du mois

suivant le trimestre

Au plus tard le 05 du mois

suivant le trimestre

Au plus tard le 30 Avril

Au plus tard le 15 mai


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G.8TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DUGREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA

G.8.1 DISPOSITIONSGENERALES

Il est cre au niveau de la CCJA deux rgies pour la gestion des activits du Greffe :

Une rgie de recettes, tenue par le SFC, pour la gestion des recettes lies auxactivits du Greffe ;

Une rgie davances, tenue par le greffe, pour lexcution de certainesdpenses rcurrentes de faible montant inhrentes lactivit du Greffe.

Les rgles et les procdures observer dans la tenue de la comptabilit des Rgiessont les suivantes :

lordonnateur des rgies est le Responsable dInstitution ;

la comptabilit des rgies est assure par le SFC ;

le brouillard mensuel de caisse de la rgie davances est tenue par le greffede la Cour ;

le suivi et le contrle de la rgie davance sont assurs par le CSFC.

Les procdures de gestion de la caisse de menue dpenses en matiredapprovisionnement, de dpenses, de suivi et de contrle sont valables pour lagestion de la rgie davance.

Le montant plafond des approvisionnements de la rgie davance du greffe est de500 000 de F CFA.

Les dpenses effectues au niveau de la rgie doivent tre 50 000 F CFA

Ces dpenses sont constitues :

- des timbres postes ;- des restitutions de reliquats de provisions des parties sur redevances de greffe ;- dautres petites dpenses pour le fonctionnement de la rgie.

Les documents produire par le Greffe sont :

- le brouillard mensuel de caisse de la rgie davance ;- les pices justificatives des dpenses de caisse.

Les autres dpenses du Greffe sont excutes suivant les procdures dcrites auxparagraphes D.3.2.3 dpenses par chque et D.3.3.3 dpenses par caisse du module D .

Rgles de fonctionnement des rgies de la CCJA


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En application de l'article 39 de la Dcision n001/2000/CCJA du 24 mai 2000 portantcration, organisation et fonctionnement de la Rgie des recettes et des dpenses du greffede la CCJA de l'OHADA, les rgles et les procdures observer dans la tenue de lacomptabilit de la Rgie du greffe de la CCJA de l'OHADA.

La comptabilit de la Rgie du greffe de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de

l'OHADA est unique.Elle est tenue par un Rgisseur selon la mthode de la partie double. Chaque opration estdcrite dans au moins deux comptes dont l'un est dbit et l'autre crdit : gauche lesentres, et droite les sorties pour les comptes de disponibilits et l'inverse pour lescomptes d'oprations.

La comptabilit de la Rgie des recettes et des dpenses du greffe de la Cour Commune deJustice et d'Arbitrage de l'OHADA est tenue selon le systme classique comprenant

les registres principaux ;

les registres auxiliaires ;

et les registres annexes.

La comptabilit doit, chaque instant, reflter la situation exacte des sommes dont disposele Rgisseur la Rgie.

G.8.2 NOMENCLATUREDESCOMPTESLes comptes sont classs en deux grandes catgories :

les comptes de disponibilits ;

les comptes doprations.

Les comptes de disponibilits sont : le compte "Caisse" ;

le compte "Banque" ;

le compte "Compte Courant Postal".

Les Comptes d'oprations comprennent :

le compte "Oprations rgulariser" ;

le compte "Redevances de greffe" ;

le compte "Frais administratifs" ;

le compte "CCJA/OHADA" ;

le compte "Honoraires de l'arbitre" ; le compte "Frais d'expertise" ;

le compte "Frais de fonctionnement du Tribunal arbitral" ;

le compte "Rserves" ;

le compte "Provisions des parties sur redevances de greffe" ;

le compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

G.8.3 FONCTIONNEMENTDESCOMPTESChaque opration, quelle qu'elle soit, est d'abord inscrite sur un relev de premirescritures appel" Livre journal" ou "Relev journalier".

Les rsultats par compte du Livre journal ou Relev journalier sont repris en fin de journedans le Grand livre et une balance est tablie.


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G.8.3.1 Comptes de disponibilits

Pour les comptes de disponibilits, le principe est: "QUI RECOIT, DOIT".

Tous les encaissements sont ports au dbit et les dcaissements au crdit. Aucune criture

ne peut passer, tant au dbit qu'au crdit d'un compte de disponibilits, sansqu'immdiatement elle ne soit compense par au moins une opration inverse un compted'oprations.

Dans les critures de la Rgie, les comptes de disponibilits ne peuvent prsenter qu'unsolde dbiteur.

Le solde dbiteur du compte "CAISSE" est gal, sauf erreur ou omission, au montant ennumraire en caisse.

Le solde dbiteur du compte "BANQUE" est gal au solde crditeur du relev bancaire lamme priode, sous rserve des critures en rapprochements bancaires.

Le solde du compte "Compte Courant Postal" ne peut tre crditeur.

Le compte "CAISSE" retrace exclusivement les mouvements effectifs de fonds se traduisantpar une augmentation ou une diminution de l'encaisse.

Il est dbit :

- du montant des entres en numraire au titre de recettes effectues pour le comptede la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA et de fonds privsrglements ;

- des fonds reus pour l'approvisionnement de la caisse par le crdit du compte"Banque" ou du compte "Compte Courant Postal".

Le maximum de la caisse ne doit pas dpasser500.000 francs CFA.

Lorsque le Rgisseur effectue un paiement, il doit exiger un acquit de la partie prenante,c'est--dire de la partie qui se voit remettre le montant du paiement.

Il est crdit :

- lors du rglement de certaines dpenses, des restitutions ou attributions ennumraire des sommes dposes ou consignes ;

- des dcaissements par versement au compte "Banque" ou au compte "CompteCourant Postal" lorsque l'encaisse dpasse le montant maximum fix.

Le compte "BANQUE" retrace toutes les oprations affectant le compte de la Rgie.

Il est dbit :

- du montant des chques ou virements reus;- des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix ;- du montant des chques bancaires -impays;

Il est crdit :

- des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommes dposes ouconsignes ;

- des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues autitre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage;


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- des prlvements en numraire pour l'approvisionnement de la caisse de la Rgie.

Le compte "COMPTE COURANT POSTAL" retrace toutes les oprations affectant lecompte ouvert au Centre des Chques Postaux.

Il est dbit :

- du montant reu par chques postaux pour le compte de la Rgie et des fonds privsrglements;

- des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix;- des montants des chques impays.

Il est crdit :

- du montant des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommesdposes ou consignes;

- des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues autitre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage par ledbit du compte "CCJA/OHADA" ;

- des prlvements en numraire pour l'approvisionnement de la Caisse.

Un reu doit obligatoirement tre remis toute personne effectuant un versement enespces, un dpt de chque ou un virement bancaire dont la preuve est rapporte.

G.8.3.2 Comptes d'oprations

Les comptes doprations fonctionnent en sens inverse des 'comptes de disponibilits. Les

entres sont portes au crdit et les sorties au dbit de ces comptes.

Le compte "OPERATIONS A REGULARISER" peut prsenter un solde dbiteur oucrditeur; il doit correspondre au reliquat des sommes restant rgulariser.

Le compte doprations rgulariser

Le compte "OPERATIONS A REGULARISER retrace la prise en charge d'oprations qui nepeuvent recevoir immdiatement leur imputation normale, soit faute de prcision sur leurnature ou leur origine, soit du fait de l'absence d'un lment justificatif.

Il est dbit du montant :

- des dpenses qui y sont imputes titre provisoire pour les motifs prciss l'alina1 ci-dessus;

- des recettes rgularises.

Il est crdit du montant:

- des dpenses rgularises ;- des remboursements de dpenses faites pour le compte des parties ;- des frais d'envois postaux.


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G.8.3.3 Le Compte Redevances de Greffe

Le compte "REDEVANCES DE GREFFE" retrace toutes les oprations dencaissementrelatives aux actes ou formalits accomplis dans le cadre de l'activit de la Cour en matirecontentieuse, aux prestations diverses du greffe, aux produits de ventes des publications de

la Cour et aux versements au compte "CCJA/OHADA". .

Il est dbit

- du montant des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises laCour ;

Il est crdit

- du montant des redevances prleves sur le compte doprations dot de provisionsdes parties le jour o la dcision est rendue ou acte dlivr, des prestationsdiverses du greffe et des produits des ventes des publications de la Cour.

Le Compte FRAIS ADMINISTRATIFS

Le compte "FRAIS ADMINISTRATIFS" retrace toutes les oprations d'encaissement serapportant aux prestations du Secrtariat Gnral d'Arbitrage et celles des versements aucompte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour.

Il est dbit

- du montant des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises laCour ;

Il est crdit

- du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation desrecettes correspondant aux actes du Secrtariat gnral d'arbitrage sur le compted'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage.

Le Compte CCJA /OHADA

Le compte "CCJA/OHADA" retrace les oprations de transfert.

Il est dbit :

- du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie du greffe de laCour ;

- des recettes rgles au Chef de service financier et comptable pour le compte de laCour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA, le 1er de chaque mois.

Il est crdit

- du montant des redevances de greffe, des frais administratifs et des reliquats desprovisions non rclames aprs les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.

Lors des virements priodiques au compte "CCJA/OHADA", les comptes "REDEVANCESDE GREFFE" et "FRAIS ADMINISTRATIFS" sont solds.


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Le compte "CCJA/OHADA" doit tre sold une fois par mois lors du versement des sommesacquises la CCJA de l'OHADA.

Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE

Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE" comprend les oprations dencaissementrelatives aux honoraires de l'arbitre.

Il est dbit

- du montant des versements effectus au profit de l'arbitre.

Il est crdit

- du montant des honoraires prlevs sur le compte d'oprations dot de provisionspour frais de larbitrage.

Le Compte FRAIS DEXPERTISE

Le compte "FRAIS D'EXPERTISE" retrace les oprations relatives l'expertise.

Il est dbit

- du montant des versements effectus au profit de l'expert, en cas d'expertise dansune procdure arbitrale.

Il est crdit

- du montant des frais d'expertise prlevs sur le compte d'oprations dot deprovisions pour frais de l'arbitrage.

Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL"

Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" retrace lesoprations relatives au fonctionnement du Tribunal arbitral.

Il est dbit

- du montant des versements effectus au profit du Tribunal arbitral.

Il est crdit

- du montant des frais pour le fonctionnement du Tribunal arbitral prlevs sur lecompte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage.

Le compte "RESERVES"

Le compte "RESERVES" assure le fonctionnement de la Rgie de la Cour Commune deJustice et d'Arbitrage de l'OHADA.

Il est dbit

- du montant des dpenses effectues pour le fonctionnement de la Rgie par le crditd'un compte de disponibilits.

Il est crdit

- du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie par le dbit ducompte "CCJA/OHADA".


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Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE"

Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" retrace toutesles oprations de constitution et d'emploi de provisions verses par les parties aux instancescontentieuses ou leurs avocats pour le paiement des redevances du greffe.

Il est dbit :

- du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation desrecettes correspondant au compte "REDEVANCES DE GREFFE" ;

- des reliquats sur provisions restitues aux parties qui les ont consignes ;- des frais d'envois postaux la charge des parties;

- les sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de laffaire.

Il est crdit

- du montant des provisions et des complments de celles-ci.

Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE"

Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" retrace toutes les oprations deconstitution et d'emploi de provisions verses par les parties l'occasion de la saisine de laCour pour le contrle du droulement de la procdure d'arbitrage.

Il est dbit :

- du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation desrecettes correspondant aux comptes "FRAIS ADMINISTRATIFS", "HONORAIRESDE L'ARBITRE", "FRAIS D'EXPERTISE" et "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DUTRIBUNAL ARBITRAL" ;

- des sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.

Il est crdit

- du montant de la provision et des complments du montant de celle-ci.

Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et"PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE"

Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et

"PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE" prsentent toujours un solde crditeur quidoit correspondre au total des soldes de chaque compte individuel, matire par matire.

Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et"PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" requirent l'ouverture de comptesindividuels permettant de suivre les versements et les emplois de provisions soit par partie,soit par affaire.

Le compte individuel tenu soit par affaire soit par consignataire dans les instances en cours,retrace :

en crdit: la rception des provisions en prcisant les dates et les numros d'criture descomptes de disponibilits dbits ;

en dbit: les emplois de provisions dont les motifs sont prciss dans la colonne NATUREDES OPERATIONS ;


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en solde: la position d'une partie vis--vis de la Rgie, aprs les oprations d'une mmejourne dans une affaire ayant donn lieu un versement d'une provision.

G.8.4 DOCUMENTSCOMPTABLES

G.8.4.1 Registres principaux, auxiliaires et annexes

Les registres principaux de la Rgie des recettes et des dpenses sont les suivants :

le carnet de reus souches ;

le Livre journal ou Relev journalier;

le Grand livre ;

la Balance ;

le registre des chques mis.

Le Livre journal et le Grand livre doivent tre cots et paraphs par le Prsident de la CourCommune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA.

Les registres auxiliaires sont tenus pour les comptes ci-aprs: Redevances de greffe ;

Frais administratifs" ;

Honoraires de l'arbitre" ;

"Frais d'expertise" ;

"Frais de fonctionnement du Tribunal arbitral" ;

Honoraires de lexpert ;

Frais de larbitre.

Les registres annexs sont des comptes individuels tenus par partie demanderesse l'instance pour les comptes d'oprations relatifs aux fonds privs rglements ci-dessousnumrs:

compte "Provisions des parties sur redevance de greffe" ;

compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

Les comptes individuels des deux comptes numrs ci-dessus sont classs dans un fichierpar catgorie et par ordre alphabtique. Ils se distinguent par leur couleur :

bleue pour le compte "Provisions des parties sur redevances de greffe" ;

jaune pour le compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".

G.8.4.2 Tenue des documents comptables

Le carnet de reus souches constitue la main courante de caisse. Il contient trois (3)feuilles dont le premier est remis la partie versante, le deuxime vers au dossier dans lecadre d'une procdure en matire contentieuse ou d'arbitrage et le troisime, conserv dansla souche.

Le Livre journal ou Relev journalier enregistre chronologiquement, jour par jour, toutes lesoprations comptables, aussi bien en recettes qu'en dpenses.

Il permet de dterminer les oprations de la journe, dbit et crdit, et de porter les crituresau Grand livre.

Le Grand livre regroupe l'ensemble des comptes de la Rgie. Il permet d'enregistrersimultanment l'opration de dbit et l'opration de crdit, compte par compte, partir des

critures du Livre journal.


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La Balance est l'tat rcapitulatif faisant apparatre le solde dbiteur ou le solde crditeur dechaque compte, priodiquement et la fin de l'exercice.

Le total des dbits doit tre gal au total des crdits.

Le registre des chques mis enregistre tous les chques mis par la Rgie. Il comprend six(6) colonnes:

le numro d'ordre;

la date de l'opration;

le numro du chque ;

le montant du chque ;

le nom du bnficiaire ;

la date de paiement par la banque ou par le Centre des Chques Postaux.

Les registres auxiliaires permettent d'enregistrer des oprations qui doivent tre suivies l'intrieur d'un compte ou d'effectuer des contrles.

Ils proviennent, soit de la dcomposition dtaille des comptes ou des oprations d'un mmecompte par nature de produit ou de charges, soit de l'indication de l'emploi des provisions ou

des sommes d'argent concernant une ou plusieurs affaires.Les registres auxiliaires tenus pour les comptes permettent de suivre les oprations relatives lencaissement des redevances, frais et honoraires.

Les registres auxiliaires sont tenus au fur et mesure des versements effectus dansdiffrents comptes ou au profit des particuliers.

G.8.5 TENUEDESECRITURES

G.8.5.1 Rgularisation des critures

Les critures doivent tr

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