manuale delle procedure di gestione e controllo … · 5.1 definizione controllo di i livello e sue...
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MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE E CONTROLLO
POR FESR LAZIO 2007/2013
CCI 2007IT162PO004
Marzo 2012
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Sommario
PREMESSA ..................................................................................................................................................... 4
Quadro normativo di riferimento per la Programmazione 2007/2013 ....................................................... 4
Capitolo 1 Autorità di Gestione ...................................................................................................................... 9
1.1 Coordinamento e Sorveglianza della gestione e attuazione del Programma Operativo ........................... 9
1.2 Funzioni di controllo ...................................................................................................................... 10
1.3 Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM) .............................................................. 11
1.4 Comunicazione .............................................................................................................................. 12
Capitolo 2 Flussi informativi e documentali ............................................................................................... 13
2.1 Procedure per la ricezione dei documenti ......................................................................................... 14
2.2 Procedure per la formazione e l’inoltro dei documenti ...................................................................... 14
2.3 Procedure relative alla conservazione dei documenti ......................................................................... 15
Capitolo 3 Gestione degli interventi ............................................................................................................. 15
3.1 Responsabile Gestione Attività (Regione) e Referente operativo ........................................................ 15
3.2 Responsabile Gestione Attività (O.I.) e Referente operativo .............................................................. 17
3.3 Compilazione Piste di Controllo e Check-list ................................................................................... 18
3.3.1 Le piste di controllo ........................................................................................................................ 18
3.3.2 Le check-list di controllo ............................................................................................................... 19
3.4 Beneficiari ..................................................................................................................................... 20
3.4.1 Richiesta di finanziamento .............................................................................................................. 20
3.4.2 Obblighi .......................................................................................................................................... 22
3.4.3 Informazione e pubblicità ............................................................................................................... 24
3.5 Erogazione ai beneficiari ................................................................................................................ 24
3.6 Organismo di Pagamento ................................................................................................................ 26
Capitolo 4 Ammissibilità delle spese ............................................................................................................ 26
4.1 Principi e termini di ammissibilità della spesa .................................................................................. 26
4.1.1 Quadro normativo comunitario…………………………………………………………………..26
4.1.2 Quadro normativo nazionale..........................................................................................................27
4.1.3 Norme generali……………………………………………………………………………………30
4.2 Tipologie di spese ammissibili ........................................................................................................ 32
4.2.1 Spese per opere pubbliche .............................................................................................................. 32
4.2.2 Spese per acquisizione beni e servizi .............................................................................................. 34
4.2.3 Ammissibilità perizie di varianti ..................................................................................................... 41
4.2.4 Spese per l’erogazione di aiuti ....................................................................................................... 41
4.3 Le soglie comunitarie ..................................................................................................................... 42
4.3.1 Indicazioni sulle modifiche apportate dalla Commissione alle soglie comunitarie di affidamento 42
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4.3.2 Importi delle soglie dei contratti pubblici ...................................................................................... 42
4.3.3 Importi delle soglie dei contratti pubblici nei settori speciali ........................................................ 43
4.3.4 Applicazione delle soglie nel Codice dei Contratti Pubblici, D.Lgs n. 163/2006 .......................... 43
Capitolo 5 Controllo degli interventi ........................................................................................................... 44
5.1 Definizione Controllo di I livello e sue funzioni ...................................................................................... 44
5.2 Compilazione Check-list .......................................................................................................................... 45
5.2.1 Selezione delle operazioni .............................................................................................................. 46
5.2.2 Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni ............................................................................. 47
5.2.3 Conclusione delle operazioni ......................................................................................................... 49
5.3 Verifiche in loco ....................................................................................................................................... 50
Capitolo 6 Coordinamento dei Controlli di I livello ................................................................................... 52
6.1 Definizione Coordinamento dei Controlli di I livello ......................................................................... 52
6.2 Funzioni di Coordinamento dei Controlli di I livello ......................................................................... 52
Capitolo 7 Autorità di Certificazione ........................................................................................................... 53
7.1 Designazione dell’Autorità di Certificazione .................................................................................... 53
7.2 Certificazione della spesa e predisposizione della domanda di pagamento .......................................... 53
7.3 Campionamento ............................................................................................................................. 54
7.4 Ritiri e recuperi .............................................................................................................................. 54
Capitolo 8 Autorità di Audit ......................................................................................................................... 55
8.1 Designazione dell’Autorità di Audit ................................................................................................ 55
8.2 Le attività di Audit ......................................................................................................................... 55
8.3 Campionamento ............................................................................................................................. 56
8.4 Audit di sistema ............................................................................................................................. 57
8.5 Gestione delle irregolarità ............................................................................................................... 57
8.6 Rapporto annuale/finale di controllo ................................................................................................ 57
Capitolo 9 Rilevazione, comunicazione e gestione delle “Irregolarità” .................................................... 58
9.1 Irregolarità ..................................................................................................................................... 58
9.2 I principali interlocutori esterni al SI.GE.CO. ................................................................................... 60
9.3 I soggetti interni al SI.GE.CO. coinvolti nell’individuazione e comunicazione delle irregolarità .......... 61
9.4 Procedure per la comunicazione delle irregolarità ............................................................................. 63
9.5 Il sistema di gestione delle irregolarità – Irregularities Management System (I.M.S.) .......................... 67
9.6 Ritiri, recuperi e rettifiche ............................................................................................................... 71
Capitolo 10 Procedure relative alla comunicazione e all’aggiornamento del Manuale .......................... 73
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PREMESSA
Il documento si pone l’obiettivo di fornire alle Autorità, alle strutture ed agli organismi coinvolti nel
processo di gestione, monitoraggio e controllo del Programma Operativo 2007-2013 un valido ausilio
operativo, allo scopo di garantire il pieno rispetto degli obblighi normativi, sia comunitari che nazionali.
Il presente manuale è aggiornato alla data del 16 gennaio 2012 e rappresenta uno strumento integrativo del
documento “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo”, in quanto illustra nel dettaglio le procedure
amministrative poste in essere per assicurare massima esecutività ed efficacia al POR FESR Lazio.
Il manuale deve essere considerato uno strumento di lavoro:
generale, in quanto rivolto a tutti i soggetti direttamente coinvolti nell’attuazione del POR FESR
Lazio 2007-2013;
flessibile e aggiornabile, in quanto basato sulle disposizioni della regolamentazione comunitaria,
nonché sui contenuti della Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo alla data di riferimento,
e pertanto adattabile alle modifiche che sarà necessario apportare nel corso di attuazione del
Programma;
integrato rispetto ai vari manuali elaborati ad hoc dalle altre autorità (Linee Guida del MEF;
Manuale delle Procedure dell’Autorità di Audit; Manuale delle Procedure dell’Autorità di
Certificazione)
Il manuale sarà aggiornato in corrispondenza di modifiche significative del Sistema di Gestione e Controllo,
approvate con determinazioni dirigenziali.
Il testo aggiornato sarà pubblicato sul sito ufficiale del POR.
Quadro normativo di riferimento per la Programmazione 2007/2013
Quadro normativo comunitario
Il quadro normativo comunitario del periodo di programmazione 2007-2013 trova la base giuridica nei
seguenti regolamenti:
Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo
al Fondo europeo di sviluppo regionale e recante abrogazione del regolamento (CE) n. 1783/1999 e
successive modificazioni e integrazioni;
Regolamento (CE) n. 1081/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo
al Fondo sociale europeo e recante abrogazione del Regolamento (CE) n. 1784/1999 e successive
modificazioni e integrazioni;
Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul
Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che
abroga il regolamento (CE) n. 1260/1999, relativamente ai Programmi operativi per gli obiettivi
“Convergenza” e “Competitività regionale e occupazione” e successive modificazioni e integrazioni;
Regolamento (CE) n. 1828/2006 del Consiglio dell'8 dicembre 2006 che stabilisce modalità di
applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul
Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del
Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo
al Fondo europeo di sviluppo regionale e successive modificazioni e integrazioni.
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La normativa nazionale
A livello nazionale, in attuazione degli orientamenti strategici e dei dispositivi contenuti nei regolamenti
comunitari, l’Amministrazione centrale, attraverso un processo di concertazione e confronto con un ampio
partenariato che ha coinvolto le istituzioni pubbliche di livello nazionale, regionale e locale, i rappresentanti
delle classi socio-economiche e della società civile, ha definito il Quadro Strategico Nazionale (QSN) per la
politica regionale di sviluppo 2007-2013.
Il QSN Italia individua tra i propri obiettivi e priorità il rafforzamento dell’efficienza e della capacità
istituzionale complessiva dei soggetti cui sono affidate responsabilità di programmazione e gestione della
politica regionale unitaria e promuove una governance multilivello e di settore in grado di assicurare
un’efficace programmazione ed una corretta gestione delle risorse comunitarie e nazionali.
I principali documenti normativi a livello nazionale sono:
- Il Quadro Strategico Nazionale 2007-2013, approvato dal CIPE in data 22/12/2006 e dalla
Commissione Europea con decisione C (2007) 3329 del 13 luglio 2007;
- Il D.P.R. n.196 del 3 ottobre 2008 (GU n.294 del 17/12/2008), recante disposizioni generali sul
FESR, FSE e FC in materia di ammissibilità della spesa;
- L. 7 agosto 1990 n.241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di
accesso ai documenti amministrativi” e ss.mm.ii.;
- Il D.P.R. n.445 del 28 dicembre 2000 (GU n.42 del 20/02/2001) “Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
- Il D.P.R. n.554 del 21 dicembre 1999 (GU n.98 del 28/04/2000) “Regolamento di attuazione della
legge quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994, n.109, e successive modificazioni”;
- D.lgs 12 aprile 2006 n.163 “Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture” e ss.mm.ii.;
- D.lgs 03 aprile 2006 n.152 “Norme in materia ambientale” e ss.mm.ii.;
- D.P.R. n.207 del 5 ottobre 2010 (GU n. 288 del 10/12/2010) “Regolamento di esecuzione ed
attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici
relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE»”;
- Legge 13 agosto 2010, n.136 “Piano straordinario contro le mafie”
- D.L. del 12 novembre 2010, n.187 “Misure urgenti in materia di sicurezza”
Inoltre, ad orientare l’Autorità di Gestione nella definizione degli assetti organizzativi e di modalità di
funzionamento ottimali, vi sono i seguenti documenti:
- Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007–2013 predisposto dal
Ministero Economia e Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato -Ispettorato
Generale per i Rapporti Finanziari con l’Unione Europea (di seguito IGRUE);
- Delibere dell’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture del 10
gennaio 2007 e del 24 gennaio 2008;
- Circolare n.34 dell’8 novembre 2007 del Ministero dell’economia e delle Finanze Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE;
- Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007 recante disposizioni sulle modalità di comunicazione
delle irregolarità rilevanti a fini Olaf;
- Monitoraggio unitario progetti 2007/2013 protocollo di colloquio e descrizione dei dati da
trasmettere al sistema nazionale di monitoraggio del QSN di febbraio 2008.
Aiuto di Stato N. 182/2010 - Italia. Metodo nazionale per calcolare l'elemento di aiuto nelle garanzie
a favore delle PMI (Bruxelles, 06/07/2010 C(2010)4505);
Legge n. 662 del 23/12/1996 art.2, co.203;
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Legge n.296 del 27/12/2006 art. 1, commi 841- 842 (istituzione del Fondo per la competitività e lo
sviluppo e Realizzazione di progetti di innovazione industriale – PII) e successivi decreti di
attuazione;
Decreto Legislativo n.123 del 31/03/1998, recante disposizioni per la razionalizzazione degli
interventi di sostegno pubblico alle imprese;
Comunicazione della Commissione — Quadro di riferimento temporaneo comunitario per le misure
di aiuto di Stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale situazione di crisi finanziaria ed
economica (2009/C 16/01) pubblicata sulla GUUE C16 del 22/01/2009
Decreto Del Presidente Del Consiglio Dei Ministri 3 giugno 2009 “Modalità di applicazione della
Comunicazione della Commissione europea 2009/C83/01 - quadro di riferimento temporaneo
comunitario per le misure di aiuto di Stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale
situazione di crisi finanziaria ed economica.” Pubblicato sulla GU n. 131 del 09/06/2009.
Disciplina comunitaria in materia di aiuti di Stato a favore di Ricerca, Sviluppo e Innovazione
(GUUE serie C n. 323 del 30.12.2006);
Orientamenti in materia di aiuti di Stato a finalità regionale per il 2007-2013 (GUUE serie C n. 54 del
4.03.2006);
Orientamenti comunitari sugli aiuti di Stato destinati a promuovere gli investimenti in capitale di
rischio nelle PMI (GUUE serie C n. 194 del 18.08.2006);
Carta degli Aiuti di Stato a finalità regionale 2007-2013 approvata dalla Commissione europea il 28
novembre 2007 (Aiuto di Stato n. 324/2007) (GUUE serie C 90 del 11/04/2008),
Carta degli Aiuti di Stato a finalità regionale (Aiuto di Stato n. 117/2010) (GUUE serie C 215 del
10/08/2010);
Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo all’applicazione degli artt. 87 e 88 del trattato agli aiuti
d’importanza minore - “de minimis” (GUUE serie L n. 379 del 28/12/2006);
Disciplina comunitaria degli aiuti di stato per la tutela ambientale (GUUE C82 del 1.4.2008)
Comunicazione della Commissione relativo all'applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato CE agli
aiuti di Stato concessi sotto forma di garanzie (GUUE C155 del 20.6.2008);
Regolamento (CE) n. 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 che dichiara alcune categorie di
aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del Trattato
(Regolamento generale di esenzione per categoria) (GUUE serie L 214 del 09/08/2008);
Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico n.87 del 27/3/2008 - Regolamento di istituzione di
un regime di aiuto a favore delle attività di ricerca, sviluppo e innovazione, ai sensi dell'art. 1, comma
845, della legge n.296 del 2006, pubblicato sulla GURI n.117 del 20/5/2008
Orientamenti comunitari sugli Aiuti di Stato per il salvataggio e la ristrutturazione di imprese in
difficoltà (GUUE serie C 224 del 01/10/2004);
Decisione CE C(2010) 9496 del 20/12/2010 – Proroga quadro temporaneo degli Aiuti;
Regolamento (CE) n. 1251/2011 della Commissione del 30 novembre 2011 che ha modificato le
soglie di applicazione in materia di procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici.
La normativa regionale
A livello regionale, i principali documenti di riferimento sono:
Programma Operativo Regionale - Obiettivo 2 Competitività regionale e occupazione FESR Lazio
2007-2013, adottato con Decisione della Commissione del 2 ottobre 2007 C(2007) n.4584 - CCI
2007IT162PO004;
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Legge regionale n.36/2001 “Norme per l’incremento dello sviluppo economico, della coesione sociale
e dell’occupazione nel Lazio. Individuazione e organizzazione dei sistemi produttivi locali, dei
distretti industriali e delle aree laziali di investimento”;
DCR n.45/2001 “Piano energetico Regionale per il Lazio”;
Legge regionale n. 9/2005, art. 41 “Fondo per la ricerca scientifica”;
Legge regionale n.23/2006 “Modifiche della Legge regionale n.27/1998 – Disciplina regionale dei
rifiuti”;
DGR n.322/2006 “Attuazione del Protocollo di Kyoto e delle strategie di sviluppo sostenibile nella
Regione Lazio”;
Legge regionale n.4/2006 (Finanziaria 2006), art. 182 “Fondo per lo sviluppo economico, la ricerca e
l’innovazione”;
DGR n.686/2006 “programma operativo degli interventi relativi all’energia da fonti rinnovabili,
all’efficienza energetica ed alla utilizzazione dell’idrogeno”;
DGR n.717/2006 “Approvazione dei criteri di priorità per l’utilizzo delle risorse riguardanti l’offerta
e la promozione culturale, ambientale e turistica del patrimonio locale”;
DGR n.784/2006 “Aggiornamento dell’elenco delle situazioni di dissesto idraulico e gravitativo
presenti sul territorio regionale ad altissima priorità di intervento”;
Legge regionale n.27/2006 (Finanziaria 2007), art. 64 “Innovazione ed economia della conoscenza”,
art. 67 – “Fondo rotativo per le PMI” e art. 68 – “Fondo unico per lo sviluppo delle attività
produttive” e successive modificazioni;
Legge regionale n.16/2007 “Disposizioni dirette alla tutela del lavoro, al contrasto all’emersione del
lavoro non regolare”;
Legge regionale n.26/2007 (Finanziaria 2008);
DGR n.358/2007 “Linee guida del Piano Regionale della Mobilità, dei Trasporti e della Logistica”;
Legge regionale n.31/2008 (Finanziaria 2009);
DGR n.86/2008 “Approvazione del Piano Regionale dell’Infomobilità”;
DGR n.448/2008 “Piano di risanamento della qualità dell’aria” e ss.mm.ii;
DGR n.451/2008 “Bonifica siti contaminati”;
DGR n.587/2008 “Piano strategico iLazio 2010 – dall’e-government alla Società della Conoscenza”;
Legge regionale n.5/2008 “Disciplina degli interventi regionali a sostegno dell'internazionalizzazione
delle piccole e medie imprese nel Lazio”;
Legge regionale 04 Agosto 2008, n. 13 “Promozione della ricerca e sviluppo dell'innovazione e del
trasferimento tecnologico nella Regione Lazio”;
Legge regionale n.31/2009 (Finanziaria 2010);
Legge regionale n.7/2010 (Finanziaria 2011).
MAPO:
DGR n.319/2008 “Approvazione della scheda attuativa dell’Attività II.4 e delle modalità di selezione
dei progetti strutturati e dello schema di Protocollo di Intesa per la realizzazione del Master Plan ”;
DGR n.364/2008 “Approvazione della scheda attuativa dell’Attività II.3 e del relativo parco
progetti”;
DGR n.149/2009 “Approvazione della scheda attuativa dell’Attività II.5”
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DGR n.611/2008 “Politica di sviluppo unitaria regionale 2007/2013 – Approvazione degli indirizzi
programmatici relativi alla individuazione dei settori strategici sui quali avviare la selezione delle
operazioni…”;
DGR n.962/2008 “Approvazione della scheda attuativa dell’Attività IV.1”;
DGR n.969/2008 “Approvazione modalità di erogazione dei contributi per la realizzazione di opere
pubbliche cofinanziate con risorse FESR, FAS e di bilancio regionale”;
DGR n.148/2009 “Approvazione scheda attuativa relativa all’Attività III.3”;
DGR n.152/2009 “Approvazione scheda attuativa relativa all’Attività II.2 e del Parco progetti da
finanziare nell’ambito del POR FESR 2007-2013”;
DGR n.295/2009 “Approvazione scheda attuativa relativa all’Attività III.1 e del programma degli
interventi da finanziare”;
DGR n. 391/2009 “Approvazione scheda attuativa relativa all’Attività III.2”;
DGR n.632/2009 “Approvazione delle modalità attuative dell’Attività 5 dell’asse I “Sostegno
all’accesso al credito delle PMI attraverso i Confidi e i fondi di garanzia e altre forme di credito
innovative, attivate dalla Regione Lazio”;
DGR n.644/2009 “Modifica e integrazioni della DGR n.611/2008”;
DGR n.992/2009 “Attività III.1, modifica del Programma degli interventi da finanziare nell’ambito
del POR FESR Lazio 2007/2013 – DGR n.295/2009”;
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Capitolo 1 Autorità di Gestione
1.1 Coordinamento e Sorveglianza della gestione e attuazione del Programma Operativo L’Autorità di Gestione (AdG) è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio della sana gestione finanziaria ed in particolare delle attività indicate all’art. 60 del Regolamento (CE) n. 1083/2006.
Direttamente o sotto la propria responsabilità
1. Garantisce che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate in conformità ai criteri applicabili al Programma Operativo e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione. A tal fine definisce le Modalità Attuative del Programma Operativo (MAPO) relative a ciascuna Attività prevista dal Programma, di concerto con le strutture regionali competenti per materia, che vengono approvate con Delibera di Giunta regionale e adotta un Manuale delle Procedure di gestione e controllo del POR FESR.
2. Informa il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica relativamente alla selezione delle operazioni che dovranno: essere conformi ai criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza; rispettare le regole di ammissibilità; rispettare le regole di informazione e pubblicità degli interventi.
3. Coordina le attività dei Responsabili di Gestione e degli Uffici di gestione degli Organismi Intermedi attraverso direttive, specifiche convenzioni ed incontri dedicati all’andamento del POR.
4. Predispone un sistema informatizzato, come previsto dall’art. 60, co. 1, lettera c del Reg. CE 1828/2006, per la registrazione dei dati di monitoraggio e delle irregolarità riscontrate.
5. Garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali.
6. Garantisce che le valutazioni del Programma Operativo siano svolte conformemente all’art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006.
7. Stabilisce procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale.
8. Garantisce che l’Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione.
9. Garantisce che l’Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni relative agli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito soppressione totale o parziale della partecipazione ad una operazione sulla base delle procedure di gestione delle irregolarità adottate.
10. Guida i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmette ai componenti dello stesso i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo.
11. Elabora e presenta alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione.
12. Garantisce il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006.
13. Trasmette alla Commissione le informazioni che le consentano di valutare i grandi progetti.
14. Nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change” prevede i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione e gestione dei progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta.
10
15. Partecipa alla Conferenza delle Autorità di gestione, organismo istituito dalla Presidenza regionale al fine di assicurare la governance unitaria delle politiche settoriali e delle politiche di sviluppo e coesione, e sede di coordinamento delle attività di valutazione della politica regionale.
1.2 Funzioni di controllo
L’Autorità di Gestione si accerta dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari dell'effettiva realizzazione di opere pubbliche e fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali.
L’Autorità di Gestione assicura, anche attraverso gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello delle diverse attività, che i documenti giustificativi relativi alle spese siano messi a disposizione in caso di ispezione e che ne vengano forniti estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto,come previsto dall’art. 19, co. 2, del Reg. (CE) n. 1828/2006.
L’Autorità di Gestione stabilisce norme e procedure relative alle verifiche effettuate e conserva presso gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello delle diverse attività la documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in relazione alle irregolarità riscontrate.
L’Autorità di Gestione al fine di garantire quanto previsto dall’articolo 13, comma 2) lettera a “verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari” del Reg. (CE) n. 1828/2006:
- Predispone le piste di controllo per singola attività. La pista di controllo è la rappresentazione grafica
(diagramma di flusso) dell'iter gestionale e attuativo di un'operazione o di un gruppo di operazioni,
sono inoltre riportati nella sezione “dettaglio controlli” i codici identificativi delle verifiche, che per
maggior chiarezza trovano riscontro nelle check-list. Ai sensi dell’art. 15 del Reg. (CE) n. 1828/2006
una pista di controllo è considerata adeguata se, per il programma operativo interessato, rispetta i
seguenti criteri: a) consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti
contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione,
dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle
operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;
b) consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;
c) consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di
sorveglianza per il programma operativo;
d) per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di
finanziamento, documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la
documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni
sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli Audit effettuati.
Ai sensi dell’articolo 19 del predetto Regolamento l’Autorità di Gestione assicura che all’interno
della pista di controllo siano disponibili i dati relativi all’identità e all’ubicazione degli organismi che
conservano i documenti giustificativi relativi alle spese e agli Audit.
- Predispone le check-list per macroprocesso; per le attività II.2, II.3, II.4, II.5 e III.3 le verifiche da
effettuare sono suddivise in conformità alle tipologie di affidamenti previsti dal sistema
informatizzato di gestione e monitoraggio. Tali procedure di aggiudicazioni sono:
Procedura aperta; Procedura negoziata con bando; Procedura negoziata senza bando (comprende affidamenti diretti sopra soglia art.57comma 2
lett.c); Procedura ristretta o ristretta semplificata; Procedura in economia – Amministrazione diretta; Procedura in economia – Cottimo fiduciario; Project financing; Altre spese (tutte le spese per le quali non è prevista una gara,es. espropri, ex art. 18, ecc).
La check-list riporta la sequenza logica delle verifiche da effettuare durante i processi di selezione e attuazione delle operazioni finanziate nell'ambito del POR. A tal fine, l'Autorità di Gestione ha
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predisposto due modelli di check-list (uno per il controllo amministrativo su base documentale ed uno per il controllo in loco) che dovranno essere utilizzati dalle Strutture Regionali attuatrici e dagli Organismi Intermedi al fine della registrazione dell'attività di verifica.
- Definisce le verifiche che consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Le suddette verifiche comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione. A tal proposito l'Autorità di Gestione, tramite gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello, verifica la veridicità delle dichiarazioni presentate dai beneficiari su eventuali doppi finanziamenti.
Al fine di garantire quanto previsto dall’articolo 13, comma 2) lettera b “verifiche in loco sulle singole operazioni sottoposte ai controlli di I livello”, del Reg. (CE) n. 1828/2006:
- definisce il metodo di campionamento ed indica le operazioni selezionate per la verifica e lo riesamina ogni anno;
- definisce le dimensioni del campione tenendo conto del grado di rischio da essa identificato in rapporto al tipo di beneficiari e di operazioni interessate;
- predispone check-list per la verifica in loco dei singoli progetti (a campione);
- predispone un modello di verbale per il controllo di I° livello in loco.
La metodologia di campionamento viene trasmessa al Responsabile del Coordinamento dei Controlli di I livello che, al fine di garantire massima trasparenza ed imparzialità della procedura di selezione, provvede ad inviare tale documento ai singoli Uffici di controllo I livello, sia presso le strutture regionali, sia presso gli Organismi intermedi designati con apposite convenzioni con la Regione Lazio.
1.3 Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM)
L’autorità di Gestione, come previsto dall’art. 60, lettera c, del Reg. (CE) n. 1083/2006, garantisce l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma Operativo, e assicura la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione.
A tal fine l’Autorità di Gestione ha istituito presso l’Area “Programmazione negoziata per lo sviluppo
locale” il Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM) preposto al coordinamento delle
attività di monitoraggio e ad assicurare il corretto funzionamento del sistema informatizzato di gestione e
monitoraggio al fine di disporre di un esauriente corredo informativo, per le varie classi di dati (contabili,
finanziari, fisici e procedurali), secondo i sistemi di classificazione previsti nei regolamenti comunitari e gli
standard definiti per la politica di sviluppo unitaria nell’ambito Quadro Strategico Nazionale e per ciascuna
delle operazioni cofinanziate dal Programma Operativo, garantendo anche la verifica della qualità e della
completezza dei dati ai differenti livelli di dettaglio.
Il CURM opera in stretta collaborazione con tutti i soggetti che hanno il compito fondamentale di fornire i dati, relativi alle operazioni finanziate, attraverso il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio.
Successivamente il Centro avvia un attento processo di verifica e controllo al fine di garantire la correttezza, l’affidabilità e la congruenza delle informazioni ricevute. Il corredo informativo relativo ad ogni singola operazione (progetto/intervento) è trasmesso, con cadenza bimestrale, al Sistema Nazionale di Monitoraggio che provvede a rendere disponibili i dati per i cittadini, la Commissione europea e gli altri soggetti istituzionali, nei format e standard di rappresentazione idonei a garantire una omogenea e trasparente informazione, entro 30 giorni dalla data di riferimento. I report periodici sono pubblicati nel sito istituzionale dell’AdG.
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Per le procedure relative alle attività di Monitoraggio, l’Autorità di Gestione ha predisposto un manuale ad uso delle strutture impegnate nella rilevazione dei dati nel sistema informatizzato, tale manuale è costantemente aggiornato in funzione delle funzionalità via via implementate del sistema ed è accessibile dal sito http://porfesr.lazio.it/PORFESR/documentazione/por_fesr.html.
1.4 Comunicazione
Ai sensi dell’art. 69 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e del Regolamento (CE) n. 1828/2006, l’Autorità di gestione è responsabile dell’attività di informazione e pubblicità. Nell’esercizio di tale funzione, l’AdG opera in raccordo con la struttura “Comunicazione e relazioni esterne” del Segretariato Generale della Giunta regionale , anche avvalendosi di Sviluppo Lazio.
Per ciascuna delle macrofasi del processo di gestione dell’Attività, il RGA e il RGA/OI devono assicurare il rispetto delle disposizioni contenute nei regolamenti citati; in particolare, si rammenta che la mancanza dei requisiti di pubblicità richiesti per una determinata operazione comporta la non ammissibilità della spesa legata all’operazione stessa.
Fase Attività
Approvazione delle Modalità Attuative del Programma Operativo
Pubblicazione della Delibera di Giunta sul BURL e sul sito www.porfesr.lazio.it
Pubblicazione dei bandi/avvisi Pubblicazione sul BURL e sul sito www.porfesr.lazio.it
Attivazione dei servizi informativi per i potenziali beneficiari (secondo l’utilizzo più opportuno dei canali e strumenti di comunicazione)
Definizione della graduatoria / esiti valutazione
Determina dirigenziale sugli esiti della valutazione
Pubblicazione sul BURL e sul sito www.porfesr.lazio.it
Erogazione pagamenti Stipula polizza fidejussoria
Mandati di pagamento
L’AdG ha approvato il Piano di Comunicazione che, nella versione notificata e accettata dalla Commissione a norma dell’art.3 del Reg.(CE) n. 1828/2006, prevede dettagliatamente le attività di comunicazione, informazione e pubblicità previste al fine di informare sulle opportunità e sulle agevolazioni disponibili e, in senso più ampio, di far conoscere il ruolo dell’Unione Europea e il valore aggiunto delle politiche di coesione per la crescita economica e sociale del Lazio. Più nel dettaglio, il Piano intende promuovere un’informazione ampia e trasparente sulle opportunità offerte dal POR, sulle modalità di accesso e sui suoi risultati; rafforzare la comunicazione e il coordinamento interni; favorire la partecipazione degli attori e dei portatori d’interesse.
Le attività del Piano, mirate e calibrate sui potenziali beneficiari delle azioni, i beneficiari che hanno avuto accesso alle operazioni del Programma e il grande pubblico, sono articolate e comprendono numerose attività, raggruppabili in:
Strumenti di comunicazione
Numeri verdi, call-center, sportelli informativi, caselle di posta, dedicati all’informazione, consulenza e orientamento dell’utenza sulle opportunità disponibili nell’ambito dei Fondi strutturali sia a carattere generale, sia a carattere mirato e specifico indirizzando l'utente alle strutture direttamente coinvolte.
Pubblicazioni a mezzo stampa e Mezzi multimediali
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Brochure, opuscoli pieghevoli, bollettini informativi, inserzioni e supplementi riguardanti interventi cofinanziati dal FESR devono riportare in copertina il logo dell'Unione. Al fine di soddisfare ulteriori esigenze informative dei cittadini, è opportuno che vengano indicate le generalità del Responsabile dell'informazione e dell'Autorità di Gestione dell'intervento in questione. E' opportuno che il sito web del Programma Operativo menzioni nella home page il contributo dell'Unione europea mediante il Fesr. Il sito, inoltre, deve essere dotato di un hyperlink ai siti della Commissione europea riguardanti i Fondi strutturali. Una buona comunicazione sugli interventi realizzati grazie al cofinanziamento comunitario non può prescindere dal rapporto con i mezzi di comunicazione di massa, sia locali sia nazionali. Comunicati e conferenze stampa, acquisto di spazi pubblicitari sulla stampa o sulle emittenti radiofoniche, videoclip sono ottimi strumenti per raggiungere l'opinione pubblica. I prodotti legati a queste attività dovranno recare la menzione del cofinanziamento europeo.
Eventi
Gli organizzatori di manifestazioni informative (convegni, seminari, fiere, esposizioni, concorsi) dovranno obbligatoriamente rendere nota la partecipazione dell'Unione mediante la presenza di una bandiera europea nei locali in cui si svolgono gli eventi. Tutto il materiale distribuito nell'ambito delle manifestazioni dovrà inoltre riportare il logo dell'Unione europea.
Capitolo 2 Flussi informativi e documentali
Ai sensi dell’articolo 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 l’AdG assicura che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del programma operativo in questione siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti per i tre anni successivi alla chiusura o alla chiusura parziale del programma operativo. Altresì assicura che i documenti siano conservati sotto forma di originali o di copie autenticate sui seguenti supporti comunemente accettati:
a) fotocopie di documenti originali;
b) microschede di documenti originali;
c) versioni elettroniche di documenti originali (ad esempio documenti scannerizzati conservati su Cd-rom, disco duro o disco magnetico);
d) documenti disponibili unicamente in formato elettronico. Qualora i documenti esistano unicamente in tale formato, i sistemi informatici utilizzati devono essere conformi a norme di sicurezza riconosciute, atte a garantire che i documenti conservati rispettino le prescrizioni giuridiche nazionali e siano affidabili ai fini di Audit.
L’AdG assicura che i documenti siano messi a disposizione in caso di ispezione e che ne vengano forniti estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto.
Ai sensi dell’art. 1 del DPR n. 445/2000 i documenti amministrativi si identificano con ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.
Essi si distinguono in:
1. documenti in entrata,
2. documenti in uscita,
3. documenti interni.
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2.1 Procedure per la ricezione dei documenti
La corrispondenza che viene indirizzata genericamente a qualsiasi Amministrazione è recepita dall´Ufficio Protocollo, il quale provvede a distribuire i documenti presso gli Uffici destinatari.
Per la documentazione che dovesse giungere direttamente ai singoli Uffici (ad es. consegna a mano dei documenti, trasmissione a mezzo fax, invio per posta elettronica) le operazioni di acquisizione della corrispondenza potranno essere espletate anche dagli stessi uffici.
La corrispondenza in entrata va protocollata (registrazione obbligatoria) di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione.
Il protocollo è schematicamente diviso nelle seguenti due operazioni, da svolgersi in immediata successione senza soluzione di continuità, per ciascun documento:
1. Registrazione di protocollo. Consiste nella memorizzazione, nel registro informatico, almeno di:
- numero e data di registrazione di protocollo assegnati automaticamente dal sistema e non modificabili;
- mittenti e destinatari;
- oggetto del documento;
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile;
- numero e sommaria descrizione degli eventuali allegati.
2. Segnatura di protocollo. Consiste nell’apposizione o associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, almeno di:
- denominazione dell’Ufficio (Direzione Regionale/O.I);
- numero progressivo di protocollo;
- data di protocollo.
La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:
a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili che evidenzino la partecipazione ad una gara;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente a Amministratori o dipendenti, oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
2.2 Procedure per la formazione e l’inoltro dei documenti
Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e alla gestione del documento in uscita, la protocollazione viene effettuata dagli uffici preposti.
Nello spazio riservato all’oggetto ogni documento in uscita deve indicare l’argomento di che trattasi e il riferimento identificativo della specifica pratica cui si riferisce.
Le firme necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in uscita vanno apposte prima della sua protocollazione.
La confezione (busta, plico o simili) del documento in uscita deve riportare l’indicazione dell'ufficio del responsabile del procedimento amministrativo
Nel caso di molteplici soggetti in indirizzo è consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in uscita.
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2.3 Procedure relative alla conservazione dei documenti
I soggetti incaricati dell’archiviazione dei documenti sono indicati per ogni attività nelle relative Piste di controllo, alla sezione “Dettaglio attività di controllo”, cartella “Dettaglio controlli”, colonna “Archiviazione documenti”.
Per archivio si intende un complesso ordinato e sistematico di atti e documenti prodotti e/o acquisiti da una amministrazione, durante lo svolgimento della propria attività. Tali documenti vengono raccolti in fascicoli, essi sono composti da tutti gli atti concernenti il progetto (dall’individuazione e selezione dei Beneficiari Finali alla rendicontazione finale). Il fascicolo deve indicare il titolo del progetto, il codice di monitoraggio e il CUP.
Sarà cura del RGA e del RGA/O.I. comunicare al Beneficiario Finale o al soggetto destinatario i riferimenti per una corretta individuazione del fascicolo di progetto.
La documentazione contenuta all’interno del fascicolo deve essere debitamente aggiornata e resa disponibile, per estratto o copia, al personale e agli organismi autorizzati ai controlli.
La conservazione dei documenti giustificativi delle operazioni ammesse a finanziamento deve protrarsi, conformemente alle previsioni di cui all’art.88 del Reg. (CE) n.1083/2006, per un periodo minimo di tre anni successivi alla chiusura parziale o definitiva del programma.
Capitolo 3 Gestione degli interventi
3.1 Responsabile Gestione Attività (Regione) e Referente operativo
I RGA sono stati individuati nelle Schede attuative di attività (MAPO) quali direttori di Direzioni regionali competenti nell’attuazione delle singole attività. Vengono individuati anche Referenti operativi quali dirigenti di aree all’interno delle Direzioni regionali di competenza, questi hanno il compito di supportare i RGA nell’attuazione.
Il RGA ha il compito di individuare i Beneficiari delle operazioni (ad esempio tramite bando, tramite piani settoriali, master plan, ecc.), la cui valutazione viene effettuata secondo quanto previsto dalla Scheda attuativa di ogni singola attività e in conformità al Programma Operativo e alla normativa comunitaria e nazionale; a seguito dell’individuazione dei soggetti beneficiari del finanziamento dell’intervento viene data loro formale comunicazione dell’ammissibilità dell’operazione.
Il RGA provvede alla pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell’elenco dei beneficiari ammessi a finanziamento, delle denominazioni delle operazioni e dell’importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni, così quanto disposto dall’articolo 6 e dal comma 2, lett. (d) dell’art. 7 del Reg. (CE) n. 1828/2006.
Il titolare del trattamento dei dati personali dei beneficiari, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003 è il RGA, i dati raccolti saranno trattati anche con strumenti informativi ed utilizzati nell’ambito del procedimento nel rispetto degli obblighi di riservatezza. I dati identificativi del/dei responsabile/i del trattamento, designato/i ai sensi dell’art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003, sono riportati in un elenco costantemente aggiornato presso il RGA.
Il beneficiario del finanziamento provvede all’attuazione dell’intervento secondo le norme vigenti (Regolamenti comunitari, D.Lgs 163/2006, DPR 196/2008, DPR 554/1999, DPR 207/2010, ecc.), predisponendo nel contempo tutta la documentazione di spesa in funzione dello stato di avanzamento dei costi sostenuti e inoltrando la richiesta dell’erogazione del contributo (o saldo nel caso di conclusione dell’intervento). La documentazione di cui sopra dovrà essere trasmessa, in copia conforme o in originale, con nota indirizzata al RGA di competenza. Il beneficiario ha inoltre l’obbligo di dotare i singoli interventi
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cofinanziati di apposito codice CUP (Codice Unico di Progetto), costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri che contraddistingue l'operazione a partire dalla fase formale di assegnazione delle risorse sino alla sua conclusione, così come previsto dalla normativa nazionale di riferimento (Legge n. 144/99 e s.m.i). Il RGA è tenuto ad acquisire il codice CUP relativamente all'operazione finanziata, e di registrarlo sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio.
Per le operazioni a regia regionale: Il RGA riceve la documentazione di spesa, provvede alla registrazione della stessa sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio ed effettua la verifica della documentazione inoltrata, anche avvalendosi del supporto dell’Assistenza tecnica di Lazio Service, valuta la corrispondenza dell’investimento realizzato rispetto al quadro economico approvato dalla competente struttura amministrativa e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Il RGA può richiedere al Beneficiario integrazioni nel caso ci siano carenze documentali negli atti trasmessi; qualora poi nella documentazione integrativa persista ancora una carenza formale, il RGA può segnalare l’anomalia all’UC per gli eventuali provvedimenti. La documentazione viene inoltrata all’UC unitamente alle check-list e Piste di Controllo, contestualmente vengono trasmessi i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio per consentire l’eventuale registrazione di irregolarità sul sistema stesso. Il RGA si riserva di predisporre il mandato di pagamento per il beneficiario, successivamente alla ricezione dell’attestazione di spesa predisposta tramite check-list dall’UC, con le modalità previste dalla DGR n. 969/2008 per le opere pubbliche o dall’atto di impegno sottoscritto con il beneficiario.
Per le operazioni a titolarità regionale: Il RGA riceve la documentazione giustificativa di spesa sostenuta dal beneficiario, in originale o in copia conforme, effettua la verifica della documentazione inoltrata, anche avvalendosi del supporto dell’Assistenza tecnica di Lazio Service SpA, valuta la corrispondenza dell’investimento realizzato rispetto al costo approvato dalla convenzione/contratto stipulati tra Regione Lazio e Beneficiario e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Il RGA può richiedere al Beneficiario integrazioni qualora ci siano carenze documentali negli atti trasmessi, qualora nonostante la documentazione integrativa persista una carenza formale, il RGA può segnalare il caso all’UC per gli eventuali provvedimenti finanziari. La documentazione viene inoltrata all’UC, il quale dopo le necessarie verifiche, comunica al RGA l’importo ammissibile ed erogabile. Il RGA comunica al Beneficiario l’importo ammesso a seguito della verifica documentale effettuata dall’UC e predispone la richiesta di mandato di pagamento, trasmettendola presso la tesoreria regionale al fine dell’erogazione dell’importo dovuto. Il RGA inoltrerà una richiesta per acquisire copia del mandato di pagamento quietanzato. Il RGA trasmette all’UC i giustificativi di spesa (es. fatture, relazioni, ecc) forniti dal beneficiario e la documentazione dei pagamenti effettuati a favore di quest’ultimo, unitamente alle check-list e Piste di Controllo. Contestualmente vengono trasmessi all’UC i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. L’UC dopo le verifiche documentali trasmette al RGA l’attestazione di spesa predisposta tramite Check-list.
Il RGA, ricevuta l’attestazione di controllo di I livello, predispone la dichiarazione di spesa per l’Attività, registrando le spese ammesse per operazioni che concorrono alla redazione di tale dichiarazione. Verifica che gli originali delle fatture e/o degli altri eventuali documenti giustificativi delle suddette spese siano stati annullati, provvedendo quindi alla trasmissione della dichiarazione di spesa al Responsabile del Coordinamento dei Controlli di I Livello (ASC).
In materia di irregolarità il RGA svolge i seguenti compiti:
- inserisce nel sistema informatizzato predisposto dall’AdG le irregolarità sulle somme indebitamente pagate per operazioni cofinanziate sulla base delle comunicazioni ricevute dai Beneficiari finali e dagli Organismi Intermedi e delle eventuali rilevazioni effettuate nell’ambito dell’ordinaria attività di controllo di I livello sull’attività di propria competenza;
- avvia le procedure per il recupero del contributo comunitario;
- invia tempestivamente le schede dei recuperi e dei ritiri debitamente compilati così come previsto nel Manuale di gestione delle irregolarità e dei recuperi, approvato con Determinazione n. B6561 del 17 agosto 2011.
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3.2 Responsabile Gestione Attività (O.I.) e Referente operativo
I RGA/OI (responsabili di gestione attività dell’Organismo Intermedio) vengono individuati nelle Schede attuative di attività (MAPO) quali direttori di Direzioni Generali delle strutture delegate alla gestione e attuazione delle attività. Vengono individuati anche Referenti operativi con il compito di supportare i RGA nell’attuazione.
Il RGA/OI ha il compito di individuare i Beneficiari delle operazioni (ad esempio tramite bando, procedura valutativa a sportello, procedura negoziale, ecc.), la cui valutazione viene effettuata secondo quanto previsto dalla Scheda attuativa di ogni singola attività, in conformità al Programma Operativo e alla normativa comunitaria e nazionale; a seguito dell’individuazione dei soggetti beneficiari del finanziamento dell’intervento viene data loro formale comunicazione riguardo l’ammissibilità dell’operazione.
Il RGA/OI provvede alla pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell’elenco dei beneficiari ammessi a finanziamento, delle denominazioni delle operazioni e dell’importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni, così quanto disposto dall’articolo 6 e dal comma 2, lett. (d) dell’art. 7 del Reg. (CE) n. 1828/2006.
Il titolare del trattamento dei dati personali dei beneficiari, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003 è l’Organismo Intermedio, i dati raccolti saranno trattati anche con strumenti informativi ed utilizzati nell’ambito del procedimento nel rispetto degli obblighi di riservatezza.. I dati identificativi del/dei responsabile/i del trattamento, designato/i ai sensi dell’art. 29 del Dlgs n. 196/2003, sono riportati in un elenco costantemente aggiornato presso il RGA/O.I..
Il destinatario dell’operazione predispone tutta la documentazione di spesa, sulla base di una modulistica predefinita ed in funzione dello stato di avanzamento della spesa sostenuta e inoltrano la richiesta dell’erogazione del contributo (acconto o saldo nel caso di conclusione dell’intervento).
Il RGA/OI riceve la documentazione di spesa, effettua la verifica della documentazione inoltrata, valuta la corrispondenza dell’investimento realizzato rispetto al costo approvato dalla competente struttura amministrativa e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Gli esiti della valutazione sono inoltrati all’UC/OI per le necessarie verifiche previste.
L’Ufficio di controllo riceve la documentazione di spesa prevalidata dal responsabile di gestione dell’OI, effettua tutti i controlli necessari sul piano documentale e, se del caso, le verifiche in loco. L’UC al termine delle attività di controllo, comunica gli esiti al RGA/OI, trasmettendogli il quadro relativo alla spesa ammissibile e autorizzando il corrispondente pagamento.
Il RGA/OI predispone la richiesta di pagamento per il destinatario dell’intervento, con le modalità previste dall’atto di impegno stipulato con il beneficiario, e richiede alla propria tesoreria di accreditare l’importo dovuto. La tesoreria del RGA/OI comunica l’avvenuto pagamento al beneficiario e trasmette copia della contabile bancaria al RGA/OI, il quale registra il dato sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio.
Il RGA trasmette all’UC la documentazione dei pagamenti effettuati a favore del beneficiario, unitamente alle check-list e Piste di Controllo. Contestualmente vengono trasmessi all’UC i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. L’UC/OI perfezionate le verifiche e i controlli di propria competenza, trasmette la propria validazione (c.d. validazione di controllo di I livello) al RGA/OI, che elabora la dichiarazione di spesa da trasmettere al RGA regionale, e per conoscenza al Responsabile del Coordinamento Controlli di I livello (ASC).
Sulla base dei pagamenti effettuati per l’operazione o gruppo di operazioni, il RGA/OI prima di trasmettere la dichiarazione di spesa per l’Attività verifica che gli originali delle fatture e/o degli altri eventuali documenti giustificativi delle spese siano stati regolarmente annullati; e quindi invia la stessa dichiarazione al RGA regionale per i successivi adempimenti di competenza, ovvero sulla base della fase di attuazione raggiunta e/o del livello di spesa rendicontato dall’Attività, il RGA predispone il mandato di pagamento della Regione Lazio per il trasferimento delle risorse all’OI.
Gli Organismi intermedi provvedono ad inviare al RGA le comunicazione delle irregolarità come previsto nel Manuale di gestione delle irregolarità e dei recuperi, approvato con Determinazione n. B6561 del 17 agosto 2011.
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3.3 Compilazione Piste di Controllo e Check-list
Per rendere più agevole l'attività di controllo è previsto l'uso di supporti che permettano di razionalizzare e pianificare l'attività da svolgere nonché di verificare che tutti gli adempimenti previsti siano stati eseguiti.
I principali strumenti di supporto all'attività di controllo sono: le piste di controllo, le check-list e i verbali di sopralluogo.
3.3.1 Le piste di controllo
La pista di controllo è uno strumento organizzativo finalizzato a pianificare e gestire le attività di controllo nell’ambito del sistema di gestione del POR, rappresenta i processi gestionali tramite diagrammi di flusso seguendo ogni singola fase dell’operazione (dalla selezione alla certificazione di spesa) ed esplicitando il soggetto attuatore del controllo.
Ai fini dell'art. 60, lettera f) del Reg. (CE) 1083/2006, il RGA e RGA/OI è tenuto alla predisposizione e aggiornamento della pista di controllo per le operazioni di propria competenza.
La pista di controllo rappresenta lo strumento principe per il conseguimento di due obiettivi:
rappresentare correttamente il flusso delle procedure di gestione di una operazione;
rappresentare i punti di controllo corrispondenti ad alcune attività di gestione e supportare la verifica della corretta esecuzione dei controlli previsti.
In quanto rappresentazione di un macro-processo gestionale e, al suo interno, di processi e attività necessari al completamento di un'operazione, le piste di controllo si conformano alle caratteristiche del macroprocesso.
La pista di controllo è composta da quattro sezioni:
sezione anagrafica;
sezione processi;
sezione dettaglio attività di controllo;
sezione dossier di operazione.
La sezione delle quattro che richiede una maggiore compilazione da parte del RGA è la “sezione dossier di operazione”, essa riporta le informazioni richieste, a livello di operazione, dall'art. 15 del Regolamento 1828/2006. In particolare contiene le seguenti schede:
Parte anagrafica, deve essere compilata con i dati che identifichino l’operazione sia relativamente al macro-processo a cui appartiene sia relativamente all’importo ammesso al finanziamento;
Parte finanziaria, deve essere compilata sulla base della documentazione ricevuta relativa alle spese sostenute dal beneficiario, sulla base dei dati forniti da altri soggetti (in primis dall'Autorità di Certificazione, per quanto concerne gli importi inseriti nella Dichiarazione certificata delle spese, dall'Ufficio Controlli primo livello, dall'Autorità di Audit) e/o sulla base dei dati risultanti dal sistema informativo di cui all'allegato III del Reg. (CE) n. 1828/2006
Parte selezione, cui va allegata documentazione relativa alla selezione dell’operazione (es. Atto di adozione della Lista progetti, graduatoria, ecc)
Parte tecnico-amministrativa, cui va allegata documentazione tecnica e amministrativa relativa all’attuazione dell’operazione (es. quadro tecnico economico, perizia di variante, ecc), check-list debitamente compilata, eventuali rapporti di Audit o controllo e di monitoraggio.
Si fa presente che la maggior parte degli elementi citati sarà acquisita attraverso apposita stampa dal sistema informatizzato di gestione e monitoraggio del programma, quando l'operatività del sistema medesimo sarà a regime.
La Pista di controllo opportunamente compilata e corredata dalle suddette schede, deve essere trasmessa all’UC per gli adempimenti di propria competenza.
Pertanto la pista di controllo rappresenta uno strumento dinamico che dovrà essere aggiornato ogni qualvolta avvenga una modifica significativa al contesto di riferimento (modifica delle Modalità Attuative del Programma Operativo, modifica delle procedure o dell’organizzazione dei controlli).
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Le versioni delle piste di controllo precedenti all’aggiornamento devono, comunque, essere conservate e rese disponibili in caso di controlli.
3.3.2 Le check-list di controllo
Le check-list sono state elaborate dall’AdG per macro-processi (opere pubbliche, acquisizione di beni e servizi, erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari), si tratta sostanzialmente di strumenti atti a consentire un controllo puntuale delle attività. Si segnala che le sezioni I – II – III Attestazione della check-list per le attività II.2, II.3, II.4 e III.3, andranno compilate per ogni aggiudicazione presente nel progetto. A titolo esemplificativo si riporta un possibile diagramma per il macro-processo opere pubbliche:
La check-list dei controlli amministrativi su base documentale si compone delle seguenti sezioni:
Scheda anagrafica: in tale sezione vanno riportati i dati identificativi dell'operazione oggetto di controllo (Attività di riferimento, descrizione del progetto, tipologia di macro-processo, data e luogo delle verifiche, codice di monitoraggio, CUP, ecc.), essa deve essere sottoscritta dal RGA, il quale valida quanto asserito dal Referente Operativo nelle singole attestazioni. Tale sezione riporta inoltre un riepilogo finanziario-contabile dell’operazione (costo ammesso, contributo concesso, eventuale costo rideterminato, eventuale revoca, quote di finanziamento, ecc) e un riepilogo dell’attestazione di spesa; in quest’ultimo il RGA dovrà indicare quanto dichiarato dal beneficiario avvalendosi dello schema “elenco spese documentate”, ove è riportato il dettaglio delle fatture e dei relativi pagamenti eseguiti dal medesimo.
Rapporto di controllo: in tale sezione della check-list il Referente Operativo deve inserire le seguenti parti:
• l’importo approvato del progetto, dettagliando il costo ammesso e il contributo concesso, suddividendo quest’ultimo tra quota FESR, Stato, Regione ed eventuali altre quote a carico del beneficiario.
• l’importo relativo alle spese attestate dal beneficiario, specificando l’eventuale spesa precedentemente attestata dall’UC e la nuova attestazione di spesa rendicontata dal beneficiario, a tal fine è stato predisposto il foglio “elenco spese documentate”.
check list I-II-III attestazione RGA e RGA/O.I.: tali sezioni contengono tutte le attività di controllo previste durante la fase di selezione delle operazioni e durante il processo di attuazione fisica e finanziaria. Può essere
Realizzazione opera
pubblica
Aggiudicazione n. 1
(es. progettazione)
Aggiudicazione n. 2
(es. rilievi)
Aggiudicazione n. 3
(es. espropri)
Aggiudicazione n. 4
(es. lavori)
Aggiudicazione n.
……………………
Compilazione
check-list
Compilazione
check-list
Compilazione
check-list
Compilazione
check-list
Compilazione
check-list
Compilazione
Pista di Controllo
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compilata dal Referente Operativo. In particolare andranno compilate le seguenti colonne:
Documenti oggetto del controllo: in tale colonna andranno riportati gli estremi dei documenti oggetto di verifica. Si fa presente che all’interno della sezione vengono indicati a titolo esemplificativo le tipologie di documenti che ricorrono con più frequenza.
Autocontrollo/esecutore del controllo. Vanno indicati il referente operativo, la data di esecuzione del controllo, la funzione svolta, il nome e cognome, la firma di chi ha eseguito i controlli
Nel dettaglio:
Check-list I attestazione RGA e RGA/O.I.: tale sezione contiene la descrizione delle attività di controllo relative alla fase di selezione delle operazioni, nella quale vengono forniti gli estremi dei documenti attestanti la regolare selezione del progetto (es. procedura adottata, pubblicazione e comunicazione, valutazione, ecc.), la coerenza dell’intervento con le finalità del programma (es. POR, MAPO, Lista progetti predisposta dal RGA, ecc.) e la corretta imputazione delle risorse impegnate (es. Determinazione/atto di impegno, nomina del Responsabile del Procedimento amministrativo, ecc.). Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all’erogazione dell’anticipo al beneficiario.
Check-list II attestazione (intermedia) RGA e RGA/O.I.: tale sezione deve essere compilata ogni qualvolta il beneficiario presenti una rendicontazione di spesa; contiene soprattutto la descrizione delle attività di attuazione fisica e finanziaria dell’intervento. In essa dovranno essere citati tutti i documenti contabili (es. fatture, mandati di pagamento, ordini di bonifici, quietanze liberatorie, ecc) necessari al fine della validazione della spesa da parte dell’UC e gli atti amministrativi di eventuale variazione del progetto. Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all’erogazione dell’acconto al beneficiario.
Check-list III attestazione (finale) RGA e RGA/O.I.: tale sezione riguarda la rendicontazione finale e la conclusione dell’intervento (es. certificato regolare esecuzione, collaudo, stato finale, ecc.). Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all’erogazione del saldo al beneficiario.
3.4 Beneficiari
I soggetti che possono accedere ai cofinanziamenti si distinguono sostanzialmente in due macro-categorie:
Soggetti privati, come Imprese, singole e associate; organismi di ricerca e loro aggregazioni; reti di imprese e reti tra imprese ed università, istituti di istruzione post-secondaria di tutti i tipi, autorità regionali, centri di ricerca e poli scientifici e tecnologici costituite anche in forma consortile, ATI, ATS;
Soggetti pubblici, come Regione Lazio, Agenzie regionali, Società in house, Enti locali territoriali, Consorzi.
Di norma, i beneficiari finali, sono gli organismi o le imprese pubbliche o private responsabili dell'attuazione dell'operazione specifica. Nel caso dei regimi di aiuti di Stato o di organismi designati dagli Stati membri, i beneficiari finali sono gli organismi che concedono tali aiuti ai destinatari ultimi.
3.4.1 Richiesta di finanziamento
L’accesso a qualsiasi forma di cofinanziamento da parte dei soggetti, determinati dai singoli bandi, presuppone la compilazione di uno specifico modulo di domanda predisposto dal RGA, ove andranno riportati i seguenti dati:
dati relativi al richiedente:
per i soggetti privati: dati anagrafici, dati fiscali, dichiarazione in merito alla dimensione di impresa, alla composizione del capitale e della compagine sociale, DURC, documentazione dimostrativa in caso di raggruppamenti di impresa a qualsiasi titolo organizzati, descrizione dell'attività esercitata, dati di iscrizione a pubblici registri, indicazione del responsabile di progetto e relativi riferimenti;
per i soggetti pubblici: dati anagrafici, dati fiscali, indicazione dell'Ufficio proponente l’operazione e riferimenti del dirigente dell'Ufficio e del referente di progetto.
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titolo e descrizione dell’operazione con l’evidenza delle finalità che si vogliono perseguire, della coerenza con gli obiettivi programmatici, dell’indicazione della localizzazione, della descrizione delle condizioni operative del soggetto proponente prima dell'attuazione dell’operazione e degli sviluppi conseguenti;
dati finanziari dell’operazione:
per i soggetti privati: piano finanziario dell’operazione per categoria di spesa ammissibile e piano prospettico per annualità, con indicazione del cofinanziamento complessivo richiesto. Indicazione della situazione economico-finanziaria del soggetto richiedente, così come specificato dal bando;
per i soggetti pubblici: piano finanziario dell’operazione per categoria di spesa ammissibile e piano prospettico per annualità, con indicazione del cofinanziamento complessivo richiesto e della propria quota di cofinanziamento (copia degli eventuali atti amministrativi da cui si evince l’impegno al cofinanziamento).
Per tutti i soggetti è richiesta una serie di dichiarazioni/autocertificazioni da allegare alla domanda di partecipazione al bando:
dichiarazione in merito a operazioni generatrici di entrate, che sarà compilato dal richiedente completo dell’eventuale documentazione giustificativa; in particolare per operazioni con costo superiore a 1 Meuro, qualora ricorrano le condizioni per la determinazione delle entrate in fase istruttoria, dovrà essere allegato il modello di calcolo per la determinazione delle entrate nette; qualora non risulti possibile determinare preventivamente le entrate generate dal progetto, dichiarazione di impegno a trasmettere le entrate generate dal progetto per un periodo di cinque anni dalla conclusione dell’operazione; inoltre il beneficiario si impegnerà a comunicare eventuali variazioni per le entrate rispetto a quelle inizialmente indicate, per un periodo fino a tre anni dalla chiusura del programma;
indicazione delle spese da sostenere ed eventuali preventivi, copia degli atti ed autorizzazioni eventualmente necessarie per l'attuazione dell’operazione, ovvero, indicazione dei tempi di adozione delle stesse;
dichiarazione del richiedente di rispetto e conformità alle disposizioni normative in materia di appalti pubblici, tutela dell’ambiente e pari opportunità;
dichiarazione di non aver ottenuto altri contributi per la medesima operazione;
a seconda del livello di progettazione dell’intervento, la dichiarazione del richiedente, relativamente agli interventi che ricadono in aree naturali protette e in aree Natura 2000 (Siti di Importanza Comunitaria - SIC, Zone Speciali di Conservazione – ZSC e Zone di Protezione Speciale - ZPS), di rispetto degli strumenti e delle misure di salvaguardia e/o conservazione e/o gestione delle aree medesime oppure l’atto conclusivo della valutazione di incidenza;
dichiarazione del richiedente attestante che l’impresa e la proprietà non si trovano in stato di difficoltà ai sensi degli orientamenti comunitari sugli Aiuti di Stato per il salvataggio e la ristrutturazione di imprese in difficoltà;
i dati di avvio e di conclusione presunta dell’operazione.
Per gli enti pubblici, inoltre, in caso di ricorso a procedure di evidenza pubblica (realizzazione di opere o acquisizione di beni e servizi), l’indicazione delle fasi e delle relative tempistiche previste per giungere alla definizione ed alla stipula dei contratti;
i dati previsti per gli indicatori di realizzazione, occupazionali e di risultato e relative dichiarazioni ove previste;
ove pertinente, i dati necessari per verificare il rispetto dei criteri di demarcazione tra fondi;
eventuali moduli per la definizione delle priorità ambientali;
assenso al trattamento dei dati in conformità alla normativa vigente;
nel caso di procedure ad evidenza pubblica già attivate, trasmissione della documentazione relativa alla gara.
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3.4.2 Obblighi
L’accesso a qualsiasi forma di agevolazione cofinanziata comporta da parte dei soggetti beneficiari la sottoscrizione di un atto di impegno, nel quale tra l’altro sono richiamati all’adempimento dei seguenti obblighi:
1. di accettare quanto disposto in materia di informativa e stabilito nell’articolo 6 e nel comma 2, lett. (d) dell’art. 7 del Reg. (CE) n. 1828/2006 che prevedono la pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell’elenco dei beneficiari, delle denominazioni delle operazioni e dell’importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni.
2. di rispettare i termini fissati per l'avvio, la conclusione e la rendicontazione dell’operazione secondo quanto previsto nell’atto di impegno. Nell’eventualità si renda necessario prorogare il termine di conclusione dell’operazione, il beneficiario dovrà farne preventiva richiesta alla struttura competente, la quale, d’intesa con l’Autorità di gestione, potrà autorizzare tali proroghe tenuto conto dell’avanzamento e del raggiungimento degli obiettivi di spesa. In mancanza di una preventiva autorizzazione alla proroga del termine di conclusione dell’operazione, non potranno essere ammesse a rendiconto le spese effettuate successivamente alla data di conclusione prevista.
3. di mantenere il vincolo di destinazione e di operatività degli investimenti materiali e immateriali oggetto di contributo per un periodo di cinque anni a partire dalla conclusione dell’operazione e obbligo di comunicazione annuale, da parte del beneficiario, tramite apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, del rispetto di tale vincolo. Tale obbligo deriva dall’art. 57 – Stabilità delle operazioni del Reg. (CE) n. 1083/2006 che richiede che le operazioni cofinanziate nei 5 anni successivi al loro completamento non subiscano modificazioni sostanziali tali da alterarne la natura.
4. di mantenere la funzionalità dell'operazione per i 5 anni successivi alla conclusione del progetto;
5. di conservazione dei documenti di spesa e di tutta la documentazione relativa all’iter procedurale, amministrativo e contabile, in originale o in copia conforme all’originale, relativi all’operazione, in un dossier separato fino al 2020 o eventualmente altra data antecedente che sarà comunicata dall’Amministrazione regionale.
6. di trasmettere la documentazione amministrativa e contabile, in originale o copia conforme, al Responsabile di gestione attività, eventualmente insieme alla domanda di rimborso del contributo.
7. di comunicazione dei dati e delle informazioni necessarie all’implementazione del sistema di monitoraggio regionale/nazionale. Ad esempio: date effettive di tutti gli step procedurali previsti per singola tipologia di operazione, CIG - Codice Identificativo Gara nel momento in cui verranno realizzate le gare d’appalto e altre informazioni relative all’avanzamento procedurale, finanziario e fisico delle operazioni. Per quanto concerne le gare d’appalto l’AdG ha predisposto un vademecum operativo sugli appalti pubblici, pubblicato sul sito del POR FESR Lazio 2007/2013, cui si rimanda per l’adozione delle procedure di gara idonee.
8. di comunicazione del CUP al fine dell’identificazione univoca del progetto d'investimento pubblico. Nel caso il beneficiario non disponga del CUP in fase di presentazione della domanda dovrà trasmettere il CUP provvisorio con l’impegno a trasmettere quello definitivo entro la data di emissione dei provvedimenti amministrativi che ne determinano il finanziamento.
9. di sottoposizione a ispezioni e controlli con riferimento all’operazione oggetto di contributo da parte della Commissione europea, dell’Amministrazione nazionale e regionale, secondo quanto disposto dai regolamenti comunitari, dal POR e dalla normativa nazionale e regionale.
10. di comunicazione legati alle operazioni generatrici di entrate. Qualora l’operazione abbia un costo superiore a 1 Meuro, e comporti un investimento in infrastrutture il cui utilizzo sia soggetto a tariffe direttamente a carico degli utenti, o qualsiasi operazione che comporti la vendita o la locazione di terreni o immobili o qualsiasi fornitura di servizi contro pagamento, il beneficiario dovrà dichiarare se il valore delle entrate generate dall’operazione risulti o meno determinabile prima del suo completamento. In caso positivo, il beneficiario si impegna a trasmettere il modello di calcolo per la determinazione delle entrate generate dall’operazione. Nell’eventualità non fosse possibile determinare in anticipo le entrate generate per l’operazione, il beneficiario dovrà impegnarsi a comunicare per cinque anni successivi alla chiusura dell’operazione, il valore delle entrate generate. Il beneficiario si obbliga a comunicare per tre anni successivi alla conclusione del programma
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operativo, eventuali variazioni nelle entrate generate dal progetto rispetto a quelle determinate inizialmente.
11. di rispettare le condizioni per la partecipazione finanziaria del Fondo alle spese dell'operazione di cui all’art. 54 Reg. (CE) n. 1083/2006, paragrafo 3, lett. b) e c) e del divieto generale di pluricontribuzione, paragrafo 5. Il beneficiario è tenuto ad inviare dichiarazioni integrative relativamente a eventuali altri contributi richiesti o ottenuti per la stessa operazione al fine di permettere al RGA di verificare che l’operazione e le singole spese o quote di essa, fruisca del solo cofinanziamento del POR e non anche di altri cofinanziamenti comunitari, nazionali o regionali. Il Decreto n. 196 del 3 ottobre 2008 stabilisce che le spese ammesse (o parte di esse) ed opportunamente rendicontate nell’operazione oggetto del contributo non possono beneficiare dell'intervento di altri strumenti finanziari pubblici.
12. di rispettare, in particolar modo per i Beneficiari pubblici, le politiche comunitarie trasversali in materia di appalti pubblici, tutela ambientale, pari opportunità;
13. per le opere pubbliche, di avvenuto inserimento nel Piano triennale delle opere pubbliche al momento di presentazione della domanda di finanziamento.
14. di mantenimento di una contabilità separata. Tale obbligo è richiamato all’art. 60 – “Funzioni dell’autorità di gestione” Reg. (CE) n. 1083/06 al paragrafo 1, lett. d) che richiede che i beneficiari adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all’operazione cofinanziata. Il mantenimento di una contabilità separata si sostanzia nell’organizzazione di un apposito fascicolo di progetto e nel garantire la tracciabilità delle spese relative all’operazione nel sistema contabile del beneficiario, come previsto anche dall’art. 3 della Legge 136/2010. Il fascicolo di progetto dovrà contenere tutta la documentazione inerente all’operazione: domanda di contributo, relativi allegati e dichiarazioni previsti dal bando, corrispondenza intercorsa fra il beneficiario e la Struttura regionale attuatrice/Organismo Intermedio, le richieste di anticipo e/o liquidazione con relativi allegati e dichiarazioni, documentazione di spesa e relativi giustificativi di pagamento, documenti ed atti relativi alla concessione e liquidazione del contributo, documenti e dichiarazioni successive relativi all'assunzione degli obblighi e dei vincoli da parte del beneficiario per tutto il periodo previsto e ogni altro atto o documento rilevante ai fini della corretta gestione dell'iter procedurale, amministrativo e contabile della pratica.
15. nel caso di cofinanziamento da parte del beneficiario, di autocertificare la partecipazione finanziaria;
16. di comunicazione di eventuali varianti, realizzazioni parziali e rinunce o di ogni altro fatto che possa pregiudicare la gestione o il buon esito dell’operazione. Nel caso in cui l’operazione, una volta valutata e approvata, necessiti di variazioni relativamente alla natura, alla progettualità o alla modalità di esecuzione, il soggetto beneficiario dovrà darne tempestiva comunicazione alla Struttura regionale attuatrice/Organismo Intermedio che provvederà alla valutazione della variante proposta per l'eventuale approvazione. Nel caso di realizzazione parziale dell’operazione, entro i limiti del bando/invito ed entro i termini per la conclusione e la rendicontazione dell'operazione, fatte salve eventuali proroghe richieste e/o concesse, il beneficiario dovrà darne tempestiva comunicazione alla Struttura regionale attuatrice/Organismo Intermedio, che provvederà alla valutazione della eventuale rideterminazione o revoca del contributo concesso, sulla scorta di quanto previsto dalla normativa in materia e/o dai limiti di realizzazione indicati nel bando/invito. Nel caso in cui il beneficiario intenda rinunciare alla realizzazione dell’operazione o all’ottenimento del contributo concesso, il beneficiario dovrà darne tempestiva comunicazione alla struttura regionale attuatrice/Organismo Intermedio, che provvederà ad eseguire gli adempimenti amministrativi previsti.
17. di comunicazione di eventuali altri contributi richiesti o ottenuti per la stessa operazione. Nel caso in cui il beneficiario ottenga, o abbia già ottenuto eventuali altri contributi per la realizzazione dell’operazione o di parte di essa, dovrà darne tempestiva comunicazione alla Struttura regionale attuatrice, trasmettendo la documentazione attestante la quota parte finanziata da altri fondi (quadro finanziario, fatture quietanzate o altri documenti contabili, ecc) ed una certificazione resa in termini di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, sulla base della quale la Struttura regionale attuatrice/Organismo Intermedio provvederà, ove ricorra, alla rideterminazione del contributo.
18. di inviare la documentazione di spesa disponibile anche prima della conclusione dell’operazione su richiesta dell’Amministrazione regionale, in base alle esigenze di rendicontazione nei confronti della Commissione europea e dello Stato.
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19. nella fase di autocontrollo il beneficiario, qualora riscontri un’irregolarità, si impegna ad inviarne tempestivamente comunicazione al RGA o RGA/OI.
Nel caso di soggetti già ammessi a finanziamento su Leggi regionali di settore, le Strutture regionali attuatrici e/o gli Organismi Intermedi provvedono tramite lettera ad informare gli stessi delle condizioni di ammissibilità e degli obblighi dei beneficiari dei contributi del POR.
3.4.3 Informazione e pubblicità
Ai sensi dell’art. 8 del Reg. (CE) n. 1828/2006 i beneficiari sono tenuti ad informare il pubblico circa la sovvenzione ottenuta dai Fondi strutturali con le modalità indicate ai paragrafi 2, 3, 4 del medesimo articolo e del successivo art. 9 “caratteristiche tecniche degli interventi informativi e pubblicitari relativi all’operazione”.
Durante l’attuazione delle operazioni il Beneficiario è tenuto all’esposizione di un cartello nel luogo degli interventi il cui contributo pubblico totale superi 500.000 euro e consista nel finanziamento di un’infrastruttura, tale cartello deve contenere, in almeno il 25% della sua superficie, le seguenti informazioni:
l’emblema dell’Unione europea
l’indicazione del FESR: «Fondo europeo di sviluppo regionale»
una frase, scelta dall’autorità di gestione, che evidenzi il valore aggiunto dell’intervento comunitario, preferibilmente: «Investiamo nel vostro futuro».
Entro sei mesi dal completamento di un’operazione il Beneficiario è tenuto alla sostituzione del cartello con l’esposizione di una targa esplicativa permanente, visibile e di dimensioni significative contenenti la stessa tipologia di informazioni, su una superficie non inferiore al 25% del cartello. Le tipologie di operazioni previste per l’esposizione della targa includono, oltre le infrastrutture, anche l’acquisto di un oggetto fisico.
Presso le sedi di qualsiasi organismo che realizzi azioni cofinanziate o che ne sia il beneficiario, quali le Camere di commercio, le Agenzie per lo sviluppo regionale, i centri di formazione, devono essere esposti dei manifesti riportanti la menzione del cofinanziamento del FESR, e che pubblicizzino, in particolare, iniziative cofinanziate relative ad investimenti nel campo delle imprese.
Su tutti i prodotti relativi alle attività di informazione e pubblicità collegate alle iniziative cofinanziate dai Fondi strutturali dovrà comparire il logo dell’Unione Europea. Le regole di base per la composizione dell’emblema e indicazione dei colori standard sono riportati nell’Allegato I del Reg. (CE) 1828/2006. Il logo dell'Unione è disponibile sul sito web della Commissione europea - Direzione Generale della Politica regionale: http://europa.eu.int/comm/regional_policy/sources/graph/embleme_it.htm.
Nel caso in cui l'operazione non sia stata campionata ai fini del controllo in loco, il beneficiario è tenuto ad allegare alla domanda di rimborso la documentazione attestante le attività informative e di comunicazione.
3.5 Erogazione ai beneficiari
In caso di erogazione dell’anticipo, la documentazione da sottoporre a verifica attiene prevalentemente la procedura di selezione del progetto. Al completamento di tali verifiche da parte dell’UC, si determina l’autorizzazione del relativo pagamento al beneficiario, nella quota % stabilita dall’atto di impegno/concessione di contributo.
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In caso di erogazioni successive (acconti), la documentazione da sottoporre a verifica è relativa all’attuazione fisica e finanziaria dell’operazione. L’autorizzazione del pagamento del contributo al beneficiario è stabilito in funzione dello stato di avanzamento della spesa raggiunto e validato dall’UC.
In caso di erogazione finale (saldo), la documentazione da sottoporre a verifica riguarda il completamento dell’intervento e l’accertamento che non sussistano ulteriori spese oltre quelle rendicontate dal beneficiario nello stato finale. L’UC a seguito delle verifiche di sua competenza dovrà stabilire il costo finale dell’investimento sul quale è calcolato, nella % prevista dalla MAPO o dal Bando, il contributo. Esso potrebbe essere inferiore al contributo approvato o già rideterminato, e pertanto l’autorizzazione del pagamento a saldo sarà calcolato sulla differenza dell’importo già erogato e il contributo finale.
In relazione al macroprocesso associato alle singole attività, le richieste di erogazione da parte dei beneficiari saranno così distinte:
Infrastrutture (Attività ……)
Erogazioni (trasferimenti della Regione al beneficiario )
Stato di avanzamento relativo all’intero costo del progetto
finanziato
Rendicontazione della spesa da parte del beneficiario validata
dall’UC
10% approvazione del progetto -
20% 15% -
30% 30% Spese effettivamente sostenute
30% 60% “
10% 100% (o minore importo) Certificato di collaudo. Verifica rendicontazione finale
Servizi e studi (Attività ……)
Erogazioni (trasferimenti della Regione al beneficiario)
Stato di avanzamento relativo all’intero costo del progetto
finanziato
Rendicontazione della spesa da parte del beneficiario validata
dall’UC
40% Approvazione Programma di
Lavoro/Progetto -
40% Consegna elaborati spese effettivamente sostenute
20% Approvazione Progetto, Servizio,
Studio verifica rendicontazione finale
Quote standard (con eccezioni per alcune attività e fondi garanzia e capitale di rischio)
Erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari (Attività ……)
Erogazioni (trasferimenti O.I. al beneficiario)
Stato di avanzamento relativo all’intero costo del progetto
finanziato
Rendicontazione della spesa da parte del beneficiario validata
dall’UC
35% Entro 30gg accettazione atto di
impegno -
35% 60% spese effettivamente sostenute
30% 100% (o minore importo) verifica rendicontazione finale
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Attività I.1 e Attività I.2 b) Poli di innovazione
Erogazioni (trasferimenti O.I. al beneficiario)
Stato di avanzamento relativo all’intero costo del progetto
finanziato
Rendicontazione della spesa da parte del beneficiario validata
dall’UC
30% Entro 30gg accettazione atto di
impegno -
25% 50% spese effettivamente sostenute
25% 80% spese effettivamente sostenute
20% 100% (o minore importo) verifica rendicontazione finale
Nel caso di patti per produttività, progetti imprenditoriali strategici etc., le erogazioni sono commisurate al raggiungimento degli obiettivi.
Nelle attività per le quali è possibile certificare gli anticipi, dovrà essere verificata oltre la procedura di selezione dell’operazione anche la stipula della polizza fideiussoria (ove previsto dal Bando/Avviso) e gli atti a sostegno delle dichiarazioni rese al momento della domanda di finanziamento.
3.6 Organismo di Pagamento
L’organismo responsabile dell’esecuzione dei pagamenti è l’Area Ragioneria rendiconto e conto consolidato presso la Direzione Bilancio, Ragioneria, Finanza e Tributi, salvo il caso in cui detta funzione non sia demandata ad uno o più organismi intermedi delegati alla gestione di specifiche attività dall’Autorità di gestione. In tale caso l’organismo pagatore regionale si limita al trasferimento delle risorse agli organismi intermedi.
Capitolo 4 Ammissibilità delle spese
4.1 Principi e termini di ammissibilità della spesa
I principi per la verifica dell’ammissibilità delle spese sono dettati dalla normativa comunitaria e nazionale:
principio dell’effettività: in base al quale occorre verificare che la spesa sia concretamente sostenuta e sia connessa all’operazione cofinanziata;
principio della legittimità: in base al quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia conforme alla normativa comunitaria, nazionale e regionale (date di effettuazione, tipologia di spesa, modalità di rendicontazione);
principio della localizzazione dell’operazione cofinanziata: in base al quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia relativa ad una operazione localizzata nel territorio interessato al programma;
principio della prova documentale: in base al quale è necessario verificare che la spesa sostenuta sia comprovata da fatture quietanzate o da altri documenti contabili aventi forza probatoria equivalente.
In linea generale, una spesa è ammissibile quando essa si colloca tra il termine iniziale di ammissibilità (la data in cui la Commissione ha ricevuto la richiesta di finanziamento) ed il termine ultimo di ammissibilità (la data fissata dalla Commissione nella decisione di concedere il contributo dei fondi).
Nello specifico, per il POR FESR Lazio 2007/2013, il termine iniziale di ammissibilità della spesa è fissato al 01/01/2007, come previsto nelle decisioni della Commissione Europea 4584/2007 del 01/01/2007 di adozione del Programma. Il termine finale di ammissibilità delle spese è fissato al 31/12/2015.
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In caso di modifiche al testo del POR, ai sensi dell’art. 56 del Reg. (CE) n. 1083/2006, le nuove spese sono ammissibili a partire dalla data di presentazione alla Commissione Europea della richiesta di modifica del Programma.
4.1.1 Quadro normativo comunitario
Il quadro delle disposizioni regolamentari fornito a livello comunitario è dato dalle seguenti disposizioni:
Regolamento Articoli Contenuto
Reg.(CE) n.1083/2006 56 e 54 Ammissibilità della spesa /Altre disposizioni
Reg.(CE) n.1080/2006 7 e 13
Ammissibilità delle spese/ Norme in materia di ammissibilità delle spese
Reg.(CE) n.1828/2006 Allegato II Classificazione degli interventi dei Fondi per il periodo 2007-2013
Si tratta di un insieme di disposizioni che mirano ad assicurare che il contributo del FESR sia concesso nel rispetto della ripartizione della spesa secondo le categorie fissate dal Regolamento di attuazione 1828/2006 (Allegato II) e stabilite all’atto di adozione del Programma Operativo, ovvero che:
- un asse prioritario riceva sostegno soltanto da un Fondo e da un obiettivo alla volta (Reg. (CE) n. 1083/2006, articolo 54, paragrafo 3 a);
- un'operazione riceva sostegno di un Fondo nell'ambito di un solo programma operativo alla volta (Reg. (CE) n. 1083/2006 articolo 54, paragrafo 3 b);
- un'operazione non riceva da un Fondo un sostegno superiore al totale della spesa pubblica assegnata (Reg. (CE) n. 1083/2006 articolo 54, paragrafo 3 c);
- siano escluse le spese elencate all’articolo 7, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 1080/2006:
a) gli interessi passivi;
b) l'acquisto di terreni per un importo superiore al 10 % della spesa ammissibile totale per l'operazione considerata. In casi eccezionali e debitamente giustificati l'autorità di gestione può autorizzare una percentuale più elevata per operazioni a tutela dell'ambiente;
c) la disattivazione di centrali nucleari;
d) l'imposta sul valore aggiunto recuperabile;
- sia rispettata la clausola di flessibilità - ex articolo 7, paragrafo 3 del Reg. (CE) n. 1080/2006 e articolo 11, paragrafo 4 del Reg. (CE) n. 1081/2006. Clausola che, però, per il Programma interessato dal presente Manuale, non è applicabile, salvo modifiche della Decisione di approvazione da parte della Commissione;
- una spesa cofinanziata dai Fondi non benefici dell'intervento di un altro strumento finanziario comunitario (Reg. (CE) n. 1083/2006 articolo 54, paragrafo 5);
- sia sancito il divieto del “doppio aiuto”, in base al quale una spesa cofinanziata dai Fondi, o quota parte di essa, non possa beneficiare contemporaneamente del sostegno di più di uno strumento finanziario nazionale o comunitario (Reg. (CE) n. 1083/2006 art. 54, paragrafo 5)
4.1.2 Quadro normativo nazionale
La normativa sulla spesa ammissibile per il periodo 2007-2013, è stabilita a livello di Stato membro ed è disciplinata con DPR n. 196 del 3/10/2008 “recante norme di esecuzione del Regolamento CE n, 1083/2006 del Consiglio dell’11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che abroga il Regolamento CE n. 1260/1999”.
Viene di seguito analizzato l’articolato del DPR n. 196/2008:
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- Articolo 1) Ambito di applicazione – Delimita l’ambito di operatività, riporta la base giuridica comunitaria che giustifica l’adozione del provvedimento nazionale.
- Articolo 2) Spese effettivamente sostenute – Enuncia il principio generale per il quale le spese di cui si richiede il contributo nazionale e comunitario devono essere effettuate in denaro, salvo le deroghe nei casi di ammortamento, contributi in natura e spese generali, applicabili a specifiche condizioni previste. Al comma 2 precisa che nel caso di aiuti di stato le spese ammissibili sono quelle contemplate dalla decisione di autorizzazione della Commissione, ovvero quelle previste nei regolamenti di esenzione. Al comma 3 fa salve le disposizioni relative alle spese ammissibili nell’ambito di strumenti di ingegneria finanziaria. Al comma 4 enuncia il citato principio del divieto del “doppio aiuto”. I commi 6, 7 e 8 individuano le condizioni di ammissibilità richieste, rispettivamente per le spese relative ai costi di ammortamento, ai contributi in natura e alle spese generali.
o Il costo dell'ammortamento di beni ammortizzabili strumentali all'operazione è considerato spesa ammissibile, a condizione che:
venga calcolato conformemente alla normativa vigente;
si riferisca esclusivamente al periodo di cofinanziamento dell'operazione in questione.
o I contributi in natura, afferenti all’operazione, vengono considerati spese ammissibili purché:
consistano nella fornitura di terreni o immobili, attrezzature o materiali, attività di ricerca, attività professionali o prestazioni volontarie non retribuite;
il loro valore possa essere oggetto di revisione contabile e di valutazione indipendenti;
in caso di prestazioni volontarie non retribuite, il relativo valore venga determinato tenendo conto del tempo effettivamente prestato e delle normali tariffe orarie e giornaliere in vigore per l'attività eseguita.
o Le spese generali sono considerate spese ammissibili a condizione che siano basate sui costi effettivi relativi all'esecuzione dell'operazione e che vengano imputate con calcolo pro-rata all'operazione, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato.
- Articolo 3) Oneri finanziari e di altro genere e spese legali – Esclude l’ammissibilità degli interessi
debitori, delle commissioni per operazioni finanziarie, delle perdite di cambio, delle ammende, delle
penali e degli altri oneri meramente finanziari.
Prevede le condizioni alle quali sono ammissibili le altre tipologie di spese:
o Nel caso di sovvenzioni globali, gli interessi debitori pagati dall’intermediario designato, prima
del pagamento del saldo finale del Programma Operativo, sono ammissibili, previa detrazione
degli interessi creditori percepiti sugli acconti.
o Qualora l’esecuzione dell’operazione richieda l’apertura di uno o più conti bancari, le spese ad essi afferenti sono ammissibili.
o Sono ammissibili le spese per consulenze legali, le parcelle notarili e le spese relative a perizie tecniche o finanziarie, nonché le spese per contabilità o audit, se direttamente connesse all’operazione cofinanziata e necessarie per la sua preparazione o realizzazione ovvero, nel caso delle spese per contabilità o audit, se sono connesse con i requisiti prescritti dall’Autorità di Gestione.
o Le spese per garanzie fornite da una banca, da una società di assicurazione o da altri istituti finanziari sono ammissibili qualora tali garanzie siano previste dalle normative vigenti o da prescrizioni dell’Autorità di Gestione.
- Articolo 4) Acquisto di materiale usato – Precisa le condizioni da soddisfare perché siano considerate ammissibili le spese di acquisto di materiale usato:
il venditore deve rilasciare una dichiarazione attestante la provenienza esatta del materiale;
il prezzo del materiale usato non deve essere superiore al suo valore di mercato e deve essere inferiore al costo di materiale simile nuovo;
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le caratteristiche tecniche del materiale usato acquisito devono risultare adeguate alle esigenze dell'operazione ed essere conformi alle norme e agli standard pertinenti.
Estende anche ai sette anni precedenti all’acquisto il “divieto del doppio aiuto” nel caso in cui per lo stesso bene un altro beneficiario abbia ricevuto contributi nazionali o comunitari.
- Articolo 5) Acquisto di terreni - Precisa le condizioni alle quali le spese per acquisto di terreni sono considerate ammissibili:
la sussistenza di un nesso diretto fra l'acquisto del terreno e gli obiettivi dell'operazione;
la percentuale della spesa ammissibile totale dell'operazione rappresentata dall'acquisto del terreno non può superare il 10 %;
la presentazione di una perizia giurata di stima redatta da soggetti iscritti agli albi degli ingegneri, degli architetti, dei geometri, dei dottori agronomi, dei periti agrari o dei periti industriali edili che attesti il valore di mercato del bene.
Nel caso di operazioni a tutela dell'ambiente, la spesa per l’acquisto di terreni è ammissibile per una percentuale superiore al 10% quando vengono rispettate tutte le seguenti condizioni:
l'acquisto è stato effettuato sulla base di una decisione positiva da parte dell'autorità di gestione;
il terreno è destinato all'uso stabilito per un periodo determinato nella suddetta decisione;
il terreno non ha una destinazione agricola salvo in casi debitamente giustificati decisi dall'autorità di gestione;
l'acquisto viene effettuato da parte o per conto di un'istituzione pubblica o di un organismo di diritto pubblico.
- Articolo 6) Acquisto di edifici – Sancisce il principio della connessione tra l’acquisto del bene e l’operazione e precisa le condizioni che rendono tale tipologia di spesa ammissibile:
che sia presentata una perizia giurata di stima, redatta da soggetti iscritti agli albi degli ingegneri, degli architetti, dei geometri, dei dottori agronomi, dei periti agrari o dei periti industriali edili che attesti il valore di mercato del bene, nonché la conformità dell’immobile alla normativa nazionale oppure che espliciti i punti non conformi quando l’operazione prevede la loro regolarizzazione da parte del beneficiario;
che l’'immobile non abbia fruito, nel corso dei dieci anni precedenti di un finanziamento nazionale o comunitario che darebbe adito a un doppio aiuto nel caso di cofinanziamento dell’acquisto da parte dei Fondi Strutturali;
che l’immobile sia utilizzato per la destinazione e per il periodo stabiliti dall'autorità di gestione;
che l'edificio sia utilizzato solo conformemente alle finalità dell'operazione.
- Articolo 7) Imposta sul valore aggiunto, oneri e altre imposte e tasse – Ai fini dell’ammissibilità del contributo delle spese relative all’IVA, o ad altri tributi e oneri fiscali, viene fissato il criterio della non recuperabilità della spesa in questione.
- Articolo 8) Locazione finanziaria – Prevede l’ammissibilità delle spese per la locazione semplice o per il noleggio e enuncia precise condizioni relativamente alle spese di leasing.
o Nel caso in cui il beneficiario del cofinanziamento sia il concedente, le spese di leasing sono ammissibili alle seguenti condizioni:
il concedente è il beneficiario diretto del cofinanziamento che viene utilizzato al fine di ridurre l'importo dei canoni versati dall'utilizzatore del bene oggetto del contratto di locazione finanziaria;
i contratti di locazione finanziaria devono comportare una clausola di riacquisto oppure prevedere una durata minima pari alla vita utile del bene oggetto del contratto;
in caso di risoluzione del contratto prima della scadenza del periodo di durata minimo, senza la previa approvazione delle autorità competenti, il concedente si impegna a restituire alle
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autorità nazionali interessate (mediante accredito al Fondo appropriato) la parte della sovvenzione comunitaria corrispondente al periodo residuo.
l'acquisto del bene da parte del concedente, comprovato da una fattura quietanzata o da un documento contabile avente forza probatoria equivalente, costituisce la spesa ammissibile al cofinanziamento. L'importo massimo ammissibile non deve superare il valore di mercato del bene dato in locazione;
non sono ammissibili le spese attinenti al contratto di leasing non indicate al punto precedente tra cui le tasse, il margine del concedente, i costi di rifinanziamento degli interessi, le spese generali, gli oneri assicurativi;
l’'aiuto versato al concedente deve essere utilizzato interamente a vantaggio dell'utilizzatore mediante una riduzione uniforme di tutti i canoni pagati nel periodo contrattuale;
il concedente deve dimostrare che il beneficio dell'aiuto verrà trasferito interamente all'utilizzatore elaborando una distinta dei pagamenti dei canoni o con un metodo alternativo che fornisca assicurazioni equivalenti.
o Nel caso in cui il beneficiario del cofinanziamento sia l’utilizzatore, valgono le seguenti disposizioni:
i canoni pagati dall'utilizzatore al concedente, comprovati da una fattura quietanzata o da un documento contabile avente forza probatoria equivalente, costituiscono la spesa ammissibile;
nel caso di contratti di locazione finanziaria contenenti una clausola di riacquisto o che prevedono una durata contrattuale minima corrispondente alla vita utile del bene, l'importo massimo ammissibile non deve superare il valore di mercato del bene. Non sono ammissibili le altre spese connesse al contratto tra cui tributi, interessi, costi di rifinanziamento interessi, spese generali, oneri assicurativi;
l'aiuto relativo ai contratti di locazione finanziaria di cui al precedente punto è versato all'utilizzatore in una o più quote sulla base dei canoni effettivamente pagati. Se la durata del contratto supera il termine finale per la contabilizzazione dei pagamenti ai fini dell'intervento cofinanziato, viene considerata ammissibile soltanto la spesa relativa ai canoni esigibili e pagati dall'utilizzatore sino al termine finale stabilito per i pagamenti ai fini dell'intervento;
nel caso di contratti di locazione finanziaria che non contengono un patto di retrovendita e la cui durata è inferiore al periodo di vita utile del bene oggetto del contratto, i canoni sono ammissibili in proporzione alla durata dell'operazione ammissibile. Tuttavia, l'utilizzatore deve essere in grado di dimostrare che la locazione finanziaria costituiva il metodo più economico per ottenere l'uso del bene. Qualora risultasse che i costi sarebbero stati inferiori utilizzando un metodo alternativo quale la locazione semplice del bene, i costi supplementari dovranno essere detratti dalla spesa ammissibile. I canoni pagati dall'utilizzatore in forza di un contratto di vendita e conseguente retro locazione finanziaria possono costituire spese ammissibili. I costi di acquisto del bene non sono ritenuti ammissibili.
- Articolo 9) Spese di assistenza tecnica - Sancisce l’ammissibilità delle spese per l’A.T., nei limiti della relativa disposizione del regolamento comunitario. Le spese ammissibili sono quelle per la preparazione, selezione, gestione, attuazione, sorveglianza, monitoraggio, valutazione, informazione e controllo dei programmi operativi, oltre a quelle sostenute per le attività volte a rafforzare la capacità amministrativa connessa all'attuazione dei Fondi. Inoltre sono ammissibili le spese sostenute dalla pubblica amministrazione per personale interno, per consulenze professionali, per servizi tecnico-specialistici e per l’acquisto delle dotazioni strumentali necessarie per lo svolgimento delle attività.
- Articolo 10) Spese connesse alle singole operazioni - Stabilisce le condizioni di ammissibilità delle spese che, pur se non legate direttamente all’esecuzione dell’operazione oggetto del contributo, sono ad essa connesse. Ammette le spese sostenute dall’Autorità regionale per la costituzione ed il funzionamento di un gruppo Europeo di cooperazione territoriale.
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4.1.3 Norme generali
Ogni bando/invito/atto adottato per la selezione delle operazioni cofinanziate dal POR dovrà elencare le categorie di spesa ammissibili per le operazioni in questione nonché l’elencazione delle categorie di spese non ammissibili.
Sono ammissibili le spese sostenute dai beneficiari, connesse all’esecuzione della specifica operazione, purché previste dall’operazione stessa, espressamente indicate nel relativo preventivo ed approvate, ivi comprese, se contemplate dai singoli bandi, quelle di valutazione e controllo.
Inoltre, le spese devono essere funzionali sia all’operazione finanziata che allo svolgimento delle attività previste (ad esempio la traduzione di un bando perde la propria funzionalità se la stessa non viene pubblicata), il venir meno del nesso funzionale determina la non ammissibilità della spesa e può determinare la non ammissibilità dell’intera operazione qualora né modifichi l’originale funzionalità.
In sede di rendicontazione potranno essere ammesse anche spese diverse da quanto indicato nel preventivo, alle seguenti condizioni:
il bando/invito contiene le indicazioni e i limiti per la variazione delle voci da parte del beneficiario nell’attuazione dell’operazione, accettabili in quanto non alterano il quadro di esecuzione dell’operazione e la possibilità di raggiungimento delle finalità espresse dal medesimo;
laddove le variazioni non siano tali da poter inficiare il raggiungimento delle finalità dichiarate dall’operazione, il beneficiario abbia inviato preventiva e motivata richiesta scritta di modifica delle voci di spesa all’ufficio competente per l’istruttoria;
la modifica sia stata preventivamente autorizzata dall’ufficio competente nei limiti previsti dalla normativa vigente e che non comprometta in alcun modo la finalità dell'operazione;
le spese sostenute siano comunque coerenti con il quadro generale di operazione e con tutte le norme in tema di ammissibilità della spesa delle operazioni cofinanziate con i Fondi Strutturali e con l’applicabile normativa di settore non da queste ultime derogata.
Il pagamento, di norma, dovrà avere le seguenti forme di transazione: mandato di pagamento, bonifico bancario, ricevuta bancaria, bollettino postale, assegno circolare o bancario non trasferibile per un importo pari o superiore a € 1.000,00 (Legge n. 214 del 22 dicembre 2011). Nel caso di assegno, sia circolare che bancario, deve essere presentata la prova del relativo addebito sul conto corrente del beneficiario (copia estratto conto o liberatoria).
Per quanto riguarda il pagamento in contanti, a mezzo carte di credito aziendali ed assegni bancari trasferibili, non dovranno essere accettati a rendiconto giustificativi di spesa per importi superiori a € 1.000,00 nel rispetto della soglia fissata dalla Legge n. 214 del 22 dicembre 2011. La predetta soglia potrà essere abbassata laddove questo venga espressamente previsto dalle disposizioni dei singoli Bandi.
Il beneficiario deve aver conservato la documentazione attestante l'effettivo pagamento della spesa (ad es. lo scontrino fiscale o il giustificativo annullato dal fornitore tramite l'apposizione del timbro "pagato” sul giustificativo medesimo, con firma del fornitore e data di pagamento o apposita dichiarazione liberatoria del fornitore attestante l'avvenuto pagamento debitamente datata, timbrata e firmata dal fornitore stesso).
Si fa presente inoltre che l’importo massimo su indicato, sia per il pagamento a mezzo assegni che per quello in contanti, è da intendersi applicato a ogni singolo contratto, anche nel caso in cui il pagamento dello stesso contratto avvenga mediante più fatture.
In applicazione del principio disposto dall’articolo 54, comma 5, Reg CE 1083/2006 per cui “una spesa cofinanziata dai Fondi non benefici dell'intervento di un altro strumento finanziario comunitario”, è necessario che su ogni documento giustificativo di spesa originale (fatture, note di debito, notule, ricevute, ecc) presentato a rendicontazione venga apposto un timbro riportante la dicitura “spesa cofinanziata con i fondi POR FESR 2007/2013, Attività … ”, al fine di evitare che possano essere riutilizzate per altri investimenti.
Il timbro può essere apposto dal Responsabile Unico del Procedimento/progetto, dal Responsabile Gestione
Attività o Referente Operativo, dal Responsabile del controllo di I livello o suo delegato, dal soggetto che
detiene nella gestione della propria contabilità l’originale del documento.
32
La documentazione contabile da verificare per il controllo di I livello, nel caso in cui i documenti originali
non possano essere distolti dalla contabilità del BF, deve essere presentata con l’apposizione del timbro di
Copia conforme all’originale.
In particolare nel caso in cui solamente alcune delle voci di spesa indicate in una fattura siano ammissibili (o rendicontate) nell'ambito dell'operazione cofinanziata del Programma, sarà opportuno indicare chiaramente quali spese siano state ritenute ammissibili ed annullare pertanto solo l'importo relativo a tali spese. Ciò al fine di evitare che in caso di rendicontazione/ammissibilità parziale di una determinata fattura il timbro di annullo del POR FESR annulli il totale delle spese in essa indicate.
4.2 Tipologie di spese ammissibili
4.2.1 Spese per opere pubbliche
Si premette che le indicazioni di seguito riportate sono di carattere generale e non esaustivo, in quanto nelle MAPO di riferimento delle singole attività si possono riscontrare degli scostamenti e/o delle limitazioni differenti. Si consiglia pertanto di procedere alle verifiche delle spese consultando le suddette schede attuative.
Il quadro economico dell’intervento, in coerenza con l’art. 16 del DPR 207/2010, regolamento di attuazione del D.Lgs. n. 163/2006, dovrà presentare la seguente articolazione del costo complessivo:
a) lavori (o contratti misti come previsto dall’art. 14 del D.Lgs 163/2006)
a1. lavori a misura, a corpo, in economia;
a2. oneri per la sicurezza, non soggetti a ribasso;
b) somme a disposizione della stazione appaltante per:
b1. lavori in economia, previsti in progetto ed esclusi dall’appalto;
b2. rilievi, accertamenti e indagini;
b3. allacciamenti ai pubblici servizi;
b4. imprevisti;
b5. acquisizione di aree o immobili;
b6. accantonamento di cui all’articolo 133 del D.Lgs. n.163/2006;
b7. spese tecniche relative alla progettazione, alle necessarie attività preliminari, nonché al coordinamento della sicurezza in fase di progettazione, alle conferenze di servizi, alla direzione lavori e al coordinamento della sicurezza in fase di esecuzione, assistenza giornaliera e contabilità, assicurazione dei dipendenti (art. 90, co. 5, D.Lgs. 163/2006);
b8. incentivi ai dipendenti (art. 92, co. 5, D.Lgs. 163/2006);
b9. spese per attività di consulenza o di supporto;
b10. spese per commissioni giudicatrici;
b11. spese per pubblicità e ove previsto, per opere artistiche;
b12. spese per accertamenti di laboratorio e verifiche tecniche previste dal capitolato speciale d’appalto; spese per le verifiche ordinate dal direttore dei lavori; collaudo tecnico amministrativo, collaudo statico ed altri eventuali collaudi specialistici;
b13. IVA ed eventuali altre imposte.
c) Forniture di beni e servizi (spese complementari all'appalto di lavori);
d) Espropri (come modalità di acquisizione di b5).
33
La somma degli accantonamenti di cui ai punti b1 e b4 non può essere riconosciuta in misura superiore al 10% dei lavori posti a base d'asta art. 42 D.P.R. n. 207/2010.
I Beneficiari, in qualità di stazioni appaltanti, sono tenuti, nella determinazione dei costi per le opere pubbliche, all’applicazione del prezziario regionale.
Per i progetti di infrastrutture, possono essere riconosciute le spese del suddetto quadro economico nella seguente articolazione:
Spese di esecuzione:
1. (a) lavori a misura, a corpo, in economia (comprensivi degli oneri della sicurezza);
2. (b1) lavori in economia, previsti in progetto ed esclusi dall’appalto e risultanti dal quadro economico;
3. (b3) allacciamenti ai pubblici servizi ivi comprese le spese per forniture di beni previste dal progetto;
4. (b4) imprevisti, per i quali le spese sono riconosciute in percentuale dell’ammontare dei lavori risultante dal quadro economico del progetto;
5. (b6) accantonamento di cui all’articolo 133 del D. Lgs. n. 163/2006, per il quale qualora il costo di singoli materiali di costruzione, per effetto di circostanze eccezionali, subisca variazioni superiori al 10% rispetto al prezzo oggetto di approvazione, si possono utilizzare le somme appositamente accantonate;
6. (c) forniture di beni e di servizi.
Spese generali:
7. (b2) rilievi, accertamenti e indagini;
8. (b7) spese tecniche relative alla progettazione, alle necessarie attività preliminari, nonché al coordinamento della sicurezza in fase di progettazione, alle conferenze di servizi, alla direzione lavori e al coordinamento della sicurezza in fase di esecuzione, assistenza giornaliera e contabilità, assicurazione dei dipendenti;
9. (b8) incentivi ai dipendenti, nella misura corrispondente alle prestazioni che dovranno essere svolte dal personale dipendente;
10. (b9) spese per attività di consulenza o di supporto;
11. (b10) spese per commissioni giudicatrici;
12. (b11) spese per pubblicità;
13. (b12) spese per accertamenti di laboratorio e verifiche tecniche previste dal capitolato speciale d’appalto; spese per le verifiche ordinate dal direttore dei lavori; collaudo tecnico amministrativo, collaudo statico ed altri eventuali collaudi specialistici.
L’importo per le spese generali viene determinato in base all’art. 34 co. 2 lett. C) D.P.R. 554/1999, tra il 13% ed il 15%, ed a far data dal 8 giugno 2011 in base all'art. 30, co. 2 lett. b) DPR 207/2010, tra il 15% e 17%, a seconda della importanza, della natura, della durata e di particolari esigenze dei singoli lavori. L'ammissibilità di tali spese è determinata da quanto stabilito dalle MAPO e dai Bandi/Avvisi di ciascuna attività del POR.
Resta inteso che eventuali costi eccedenti le spese ammissibili nell’ambito dei suddetti massimali, saranno sostenuti dal Beneficiario.
Spese di acquisizione:
13. (b5) nel caso di acquisizione di terreni non edificati la percentuale della spesa ammissibile totale dell’operazione rappresentata dall’acquisto del terreno non può superare il 10 % alle condizioni e con le eccezioni comunque previste dall’art. 5 del DPR n. 196/2008 in coerenza con l’art. 7 del Reg. (CE) n. 1080/2006;
14. (b5) nel caso di acquisizione di immobili o edifici già costruiti: tali spese saranno ammissibili secondo le prescrizioni dettate dall’art. 6 del DPR n. 196/2008.
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4.2.2 Spese per acquisizione beni e servizi
I costi relativi alle diverse tipologie di spese ammissibili vengono associati alle seguenti voci:
Personale adibito ad attività di consulenza, tutoraggio, ricerca, ecc.;
In questo caso si distinguono:
1. Costi per personale dipendente
Il costo ammissibile per il personale dipendente debitamente autorizzato allo svolgimento di incarichi nell’ambito del POR FESR può essere verificato:
1.a) in base a quanto previsto dal contratto di lavoro in funzione delle mansioni svolte, tenuto conto del costo lordo annuo della retribuzione, rapportato all’effettivo numero di ore d’impiego del lavoratore nell’ambito del progetto. Qualora il computo annuale non dovesse consentire la determinazione del costo orario in ragione del sistema di contabilizzazione delle spese adottato dall’ente e/o di necessità dettate dal sistema di rilevazione dei costi da trasmettere alla Pubblica Amministrazione ai fini dei pagamenti intermedi, si deve far riferimento al trattamento economico mensile di cui al CCNL, tenendo presente che nel computo del costo orario ordinario deve essere escluso ogni emolumento “ad personam” ( indennità di trasferta, lavoro straordinario, assegni familiari, premi di varia natura, ecc.). La documentazione da produrre in sede di verifica amministrativo-contabile per il personale interno sarà:
libro unico del lavoro;
cedolini stipendi;
modelli DM10 ed altri documenti per i versamenti contributivi;
ricevute per le ritenute fiscali:
copia del contratto collettivo di categoria aggiornato;
nominativi per i quali sono stati sottoscritte polizze INAIL;
ordine di servizio interno per il conferimento dell’incarico o degli specifici incarichi;
Time-sheet con la chiara indicazione delle giornate dedicate all’attività del progetto firmato dal dipendente e controfirmato dal responsabile progetto.
1.b) in base al costo del servizio previsto dalla convenzione/bando, articolato per linee di attività e indicando le risorse umane utilizzate, le giornate uomo lavorate , la relativa tariffa giornaliera, tenendo conto del trattamento economico mensile di cui al CCNL di riferimento. In sede di verifica amministrativo-contabile sarà necessario produrre la documentazione riportata al punto 1.a.
2. Costi per personale esterno/consulenti.
Nell’ambito del POR FESR, fermo restando il rispetto delle disposizioni contenute all’art. 1 ed all’art. 7 comma 6 del D.Lgs. n. 165/2001 e succ. mod. ed integrazioni e di quanto previsto dal codice degli appalti D.Lgs. n. 163/2006, il costo ammissibile per gli operatori, i tecnici ed i consulenti esterni sarà determinato in base a parametri retributivi adottati dal Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali nella circolare n. 2 del 2 febbraio 2009 in tema di ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività rendicontate a costi reali cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo 2007-2013 nell’ambito dei Programmi operativi regionali. I principi e i criteri, richiamati nella sopracitata circolare, possono essere infatti adottati anche per la gestione di attività sostenute attraverso fonti di finanziamento diverse dal Fondo Sociale Europeo, pertanto vengono riportate, del documento citato, esclusivamente le categorie di spesa al momento riferibili al POR FESR 2007/2013. (Il documento completo è consultabile sul sito http://roma.cilea.it/Sirio/Help/Circolaren2_2009.pdf)
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In particolare, la collaborazione o la prestazione deve risultare da specifica lettera d’incarico o contratto di collaborazione professionale sottoscritto dalle parti interessate, in cui vengano chiaramente indicate le specifiche attività conferite, la relativa durata ed i compensi per singola attività.
Le tipologie contrattuali saranno:
1. Contratto di collaborazione: in questa tipologia sono compresi le collaborazioni a progetto (art. 61 del D. Lgs n. 276/2003) e le collaborazioni coordinate e continuative se attivate presso le Pubbliche Amministrazioni.
2. Contratto di prestazioni d’opera non soggette a regime I.V.A. (prestazioni occasionali ): si tratta di prestazioni effettuate occasionalmente da personale esterno non soggetto a regime IVA. In tal caso la parcella deve riportare le indicazioni dei motivi d’esclusione e i relativi riferimenti legislativi (combinato disposto artt. 3 e 5 del DPR n. 633/1972)
3. Contratto di prestazioni d’opera professionali soggette a regime I.V.A.
Al fine di determinare i relativi massimali di costo, il personale esterno è inquadrato per fasce d’appartenenza sulla base di determinati requisiti professionali.
a. Figure di coordinamento: Nella figura del coordinatore nell’ambito di un contratto di prestazione d’opera, fatto salvo quanto specificatamente previsto per le attività di coordinamento oggetto di contratti di collaborazione a progetto e/o collaborazione coordinata e continuativa (per le quali cfr il successivo par.), rientrano i soggetti che svolgono funzioni trasversali legate a diverse aree di competenza inerenti al progetto di attività, quali quelle, ad esempio, del coordinamento delle risorse umane, organizzative, informative, di monitoraggio delle azioni o di gestione amministrativa e di rendicontazione complessa:
Massimale di costo = max € 150,00/ giornata singola, al lordo dell’IRPEF, al netto di eventuale IVA e della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente. Tale importo è cumulabile fino ad un massimo di 15 giorni al mese se la prestazione specialistica richiede un impegno continuativo e costante per l’intera durata del progetto o per fasi dello stesso.
Documentazione da produrre in sede di verifica amministrativo-
contabile :
specifiche lettere di incarico/contratti di consulenza sottoscritti dalle parti
interessate con le seguenti indicazioni: a) durata della prestazione di lavoro
con l'indicazione del numero delle giornate; b) contenuti, obiettivi ed
eventuali prodotti del lavoro svolto, c) il corrispettivo e i criteri per la sua
determinazione ed il relativo compenso giornaliero, nonché i tempi e le
modalità di pagamento e la disciplina dei rimborsi spese; d) per i lavoratori a
progetto, le forme di coordinamento dello stesso al committente sulla
esecuzione, anche temporale, della prestazione lavorativa e le eventuali
misure per la tutela della salute e sicurezza del collaboratore a progetto;
curricula vitae individuali;
fatture, parcelle, ricevute con prospetto riepilogativo nel quale dovranno
essere riportati: il compenso erogato, le eventuali quote previdenziali
obbligatorie, l'eventuale IVA e l'IRPEF;
attestati di pagamento IRPEF (mod. F24) con prospetto riepilogativo
relativo ai compensi erogati, contenente tutti i nominativi di riferimento con
gli imponibili e le relative ritenute obbligatorie;
modelli e attestati di pagamento INPS con prospetto riepilogativo,
contenente tutti i nominativi di riferimento e i relativi contributi versati;
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
Report giornalieri sull’attività eseguita, relazioni e verbali di eventuali
riunioni svolte. Il report deve contenere per ciascun incarico del progetto: la
36
durata della prestazione, la descrizione dell’attività svolta, la
documentazione realizzata e gli eventuali prodotti elaborati
b. Consulenti: Si tratta di personale esterno al beneficiario impegnato attraverso rapporti consulenziali
aventi ad oggetto prestazioni specialistiche direttamente riferibili alle attività progettuali espletate in
autonomia e con la diretta responsabilità e controllo del consulente, mediante utilizzo di risorse dello
stesso. Fatto salvo quanto specificatamente previsto per le attività di consulenza oggetto di contratti
di collaborazione a progetto e/o collaborazione coordinata e continuativa (per le quali cfr il
successivo par.), sono previste 3 fasce di livello:
Fascia A:
Dirigenti d’azienda o imprenditori impegnati in attività consulenziali proprie del settore di appartenenza con esperienza professionale almeno quinquennale.
Esperti di settore senior e professionisti impegnati in attività di consulenza con esperienza professionale almeno quinquennale inerente al settore/materia progettuale o di conduzione/gestione progetti nel settore
Massimale di costo = max €500,00/ giornata singola, al lordo di IRPEF, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente. Tale importo è cumulabile fino ad un massimo di 10 giorni al mese se la prestazione specialistica richiede un impegno continuativo e costante per l’intera durata del progetto o per fasi dello stesso.
Fascia B:
Professionisti od Esperti di settore con esperienza professionale almeno triennale inerente al settore/materia progettuale o di conduzione/gestione progetti nel settore
Massimale di costo = max €300,00/ giornata singola, al lordo di IRPEF, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente. Tale importo è cumulabile fino ad un massimo di 10 giorni al mese se la prestazione specialistica richiede un impegno continuativo e costante per l’intera durata del progetto o per fasi dello stesso.
Fascia C:
Professionisti od esperti junior impegnati in attività di consulenza inerenti al settore/materia progettuale.
Massimale di costo = max €200,00/ giornata singola, al lordo di IRPEF, al netto di IVA e della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente. Tale importo è cumulabile fino ad un massimo di 10 giorni al mese se la prestazione specialistica richiede un impegno continuativo e costante per l’intera durata del progetto o per fasi dello stesso.
Documentazione da produrre in sede di verifica amministrativo-
contabile :
specifiche lettere di incarico/contratti di consulenza sottoscritti dalle parti
interessate con le seguenti indicazioni: a) durata della prestazione di lavoro
con l'indicazione del numero delle giornate; b) contenuti, obiettivi ed
eventuali prodotti del lavoro svolto, c) il corrispettivo e i criteri per la sua
determinazione ed il relativo compenso giornaliero, nonché i tempi e le
modalità di pagamento e la disciplina dei rimborsi spese; d) per i lavoratori a
37
progetto, le forme di coordinamento dello stesso al committente sulla
esecuzione, anche temporale, della prestazione lavorativa e le eventuali
misure per la tutela della salute e sicurezza del collaboratore a progetto;
curricula vitae individuali;
fatture, parcelle, ricevute con prospetto riepilogativo nel quale dovranno
essere riportati: il compenso erogato, le eventuali quote previdenziali
obbligatorie, l'eventuale IVA e l'IRPEF;
attestati di pagamento IRPEF (mod. F24) con prospetto riepilogativo
relativo ai compensi erogati, contenente tutti i nominativi di riferimento con
gli imponibili e le relative ritenute obbligatorie;
modelli e attestati di pagamento INPS con prospetto riepilogativo,
contenente tutti i nominativi di riferimento e i relativi contributi versati;
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
Report giornalieri sull’attività eseguita, relazioni e verbali di eventuali
riunioni svolte. Il report deve contenere per ciascun incarico del progetto: la
durata della prestazione, la descrizione dell’attività svolta, la
documentazione realizzata e gli eventuali prodotti elaborati
c. Prestazioni di coordinamento e consulenziali aventi per oggetto contratti di collaborazione a progetto e/o di contratti di collaborazione continuativa: Mediante questa tipologia contrattuale sono previste tre fasce di livello così ripartite:
Fascia A: Esperti impegnati almeno in 5 anni in attività inerenti al settore/materia progettuale.
Massimale di costo = max € 3.000,00/mese, al lordo IRPEF, al netto della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente
Fascia B: Esperti impegnati almeno in 3 anni in attività inerenti al settore/materia progettuale.
Massimale di costo = max € 2.000,00/mese, al lordo IRPEF, al netto della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente
Fascia C: Esperti junior impegnati in attività di consulenza inerenti al settore/materia progettuale.
Massimale di costo = max € 1.200,00/mese, al lordo IRPEF, al netto della quota contributo previdenziale obbligatoriamente a carico del committente.
Documentazione da produrre in sede di verifica amministrativo-
contabile :
specifiche lettere di incarico/contratti di consulenza sottoscritti dalle parti
interessate con le seguenti indicazioni: a) durata della prestazione di lavoro
con l'indicazione del numero delle giornate; b) contenuti, obiettivi ed
eventuali prodotti del lavoro svolto, c) il corrispettivo e i criteri per la sua
determinazione ed il relativo compenso giornaliero, nonché i tempi e le
modalità di pagamento e la disciplina dei rimborsi spese; d) per i lavoratori a
progetto, le forme di coordinamento dello stesso al committente sulla
esecuzione, anche temporale, della prestazione lavorativa e le eventuali
misure per la tutela della salute e sicurezza del collaboratore a progetto;
curricula vitae individuali;
fatture, parcelle, ricevute con prospetto riepilogativo nel quale dovranno
essere riportati: il compenso erogato, le eventuali quote previdenziali
obbligatorie, l'eventuale IVA e l'IRPEF;
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attestati di pagamento IRPEF (mod. F24) con prospetto riepilogativo
relativo ai compensi erogati, contenente tutti i nominativi di riferimento con
gli imponibili e le relative ritenute obbligatorie;
modelli e attestati di pagamento INPS con prospetto riepilogativo,
contenente tutti i nominativi di riferimento e i relativi contributi versati;
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
Report giornalieri sull’attività eseguita, relazioni e verbali di eventuali
riunioni svolte. Il report deve contenere per ciascun incarico del progetto: la
durata della prestazione, la descrizione dell’attività svolta, la
documentazione realizzata e gli eventuali prodotti elaborati
Inoltre, in tutti i casi nel quale vi siano titolari di partita IVA ed iscritti ad albi professionali, gli obblighi assicurativi e previdenziali sono a carico del consulente, e resta a carico del Committente il contributo di rivalsa della Cassa di Previdenza del professionista e l’IVA per legge che il consulente addebita in fattura unitamente al corrispettivo pattuito (art. 16 DPR n. 633/1972).
Per i consulenti titolari di partita IVA non iscritti in albi professionali restano a loro carico gli obblighi assicurativi e previdenziali, mentre resta a carico del Committente il contributo di rivalsa 4% INPS e l’IVA per legge che il consulente addebita in fattura unitamente al corrispettivo pattuito (art. 16 DPR n. 633/1972).
Per i consulenti titolari di partita IVA iscritti negli albi professionali restano a loro carico gli obblighi assicurativi; resta a carico del Committente il contributo di rivalsa della Cassa di Previdenza del professionista e l’IVA di legge (20%) che egli addebita in fattura unitamente al corrispettivo pattuito.
Per i consulenti titolari di partita IVA non iscritti in albi professionali restano a loro carico gli obblighi assicurativi e previdenziali, mentre resta a carico del Committente il contributo di rivalsa 4% INPS e l’IVA per legge che il consulente addebita in fattura unitamente al corrispettivo pattuito (art 16 DPR n. 633/1972).
Se il compenso supera i 5.000,00 euro lordi, il consulente è tenuto all’iscrizione alla gestione separata INPS (art. 2 co. 29 Legge n. 335/1995 e art. 44 co. 2 Legge n. 326/2003), applicandosi sulla parte eccedente i 5.000,00 euro la ritenuta di 1/3 del contributo previsto a carico del consulente, restando a carico dell’Amministrazione i restanti 2/3 secondo l’aliquota corrispondente, dietro dichiarazione degli interessati.
In ogni caso affinché gli oneri contributivi (r.a., Inps, etc.) siano considerati spese ammissibili è necessario dimostrare l’avvenuto versamento degli stessi (es. F24 pagato)
Nell’ipotesi in cui il medesimo soggetto rivesta più incarichi di coordinamento, e/o di consulenza, e/o di co.co.co/co.co.pro. nell’ambito dello stesso progetto l’importo complessivamente cumulabile a diverso titolo non può superare i 5.000 euro al mese al lordo di IRPEF ed al netto dei contributi previdenziali obbligatoriamente a carico del committente come previsto dai pertinenti regimi contrattuali.
La selezione e/o individuazione del personale esterno/consulenti va fatta nel rispetto della normativa vigente.
Le indicazioni riguardanti gli emolumenti su indicati, sia per il personale dipendente che per il personale esterno/consulenti, vanno applicate anche ai componenti delle Commissioni giudicatrici.
Si fa presente che la Commissione europea con nota del 10/01/2008 ha stabilito che il costo dell’IRAP non è ammissibile a far data dal 01/02/2008. Trasferte e missioni per il personale ed i consulenti: Devono essere definite e liquidate secondo criteri di rimborso a piè di lista, ed in misura comunque non superiore alla regolamentazione contenuta nel C.C.N.L. o di livello aziendale nel rispetto delle relative fasce di competenza. In mancanza di tale regolamentazione sarà applicato il trattamento previsto per il dirigente pubblico di 2^ fascia dell’Autorità di Gestione/Organismo Intermedio/Partner Istituzionale
Le spese per il trasporto sono riconoscibili per l’utilizzo dei mezzi pubblici.
Le spese per i mezzi privati, motivatamente autorizzate dall'Ente beneficiario, saranno ammissibili nei casi in cui il ricorso ai mezzi pubblici non risulti compatibile con le esigenze e l'articolazione delle attività.
Documentazione da produrre in sede di verifica amministrativo-contabile
prospetto delle missioni con l'indicazione del nominativo, della destinazione, della diaria e
dell'importo saldato;
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lettera di incarico;
delibera dell'Ente di regolamentazione dei viaggi;
prospetto relativo ai versamenti Irpef, ove previsti;
fatture intestate al fruitore del servizio di vitto e alloggio;
ricevute e scontrini intestati al fruitore del servizio o del committente di vitto e alloggio, con
indicazione degli elementi e nel rispetto delle regole previste dall'art. 3 del D.P.R. 21/12/1996 n.
696;
titolo di viaggio, anche sotto forma di ricevute nel caso in cui il titolo di viaggio venga acquisito per
via elettronica. Nel caso di biglietto aereo è necessario allegare la carta d’imbarco.
Nel caso in cui sia l’Agenzia di viaggio ad organizzare direttamente le missioni, oltre la fattura
presentata dalla stessa Agenzia, devono essere allegati i documenti giustificativi di ogni singolo
servizio.
Costi di organizzazione e/o partecipazione a convegni, seminari, work shop, fiere, eventi, ecc.
In questa voce sono compresi tutti i costi relativi alla organizzazione di fiere commerciali, esposizioni, workshop, eventi, seminari e convegni sul territorio regionale, nonché alla partecipazione a fiere commerciali, esposizioni, workshop, eventi, seminari, convegni in Italia e all’estero.
Si tratta, quindi, dei costi per personale e consulenti impiegati per l’evento, nonché dei costi per trasferte e per materiale ed attrezzature alle cui descrizioni si rimanda per la determinazione dei costi.
Servizi complessi
In questa voce sono compresi tutti i costi caratterizzati da una molteplicità ed eterogeneità delle prestazioni. Si porta ad esempio una fattura emessa da un’Agenzia di Viaggi per servizio di acquisto biglietti aerei, costo alloggio hotel, noleggio auto,ecc. Al fine dell’ammissibilità, per ogni voce di spesa deve essere fornito un giustificativo di spesa (es. per i biglietti aerei deve essere fornito il talloncino della carta di imbarco a dimostrazione che si è usufruito del servizio).
Costi per lo svolgimento delle attività
In questa voce sono compresi i costi che si sostengono in un’operazione di tipo immateriale quali, a titolo di esempio non esaustivo, un convegno/seminario/workshop/fiera, un progetto di ricerca e/o innovazione, ecc., per la sistemazione logistica e per la realizzazione dell’evento/progetto.
Sono, quindi, riferiti:
all’acquisto di materie prime, semilavorati ed eventuali prodotti finiti funzionali alla piena realizzazione dell’operazione/progetto cofinanziata/o;
all’acquisto di materiale specifico e durevole impiegato per la piena realizzazione dell’operazione/progetto cofinanziata/o;
all’acquisizione di beni materiali e immateriali necessari e funzionali alla piena realizzazione delle operazioni/progetti cofinanziate/i.
Non è in ogni caso ammissibile il materiale di consumo, se non strettamente connesso al convegno, mostra ovvero evento in corso di realizzazione.
Per tali costi si dovrà far riferimento alle quotazioni di mercato.
Le attrezzature di cui sopra possono essere rese disponibili, se previsto (ovvero se non espressamente vietato), anche tramite noleggio.
Locazioni
Sono riferite ai costi che si sostengono per l’affitto di locali funzionali alla piena realizzazione dell’operazione/progetto cofinanziata/o.
Salvo quanto già diversamente stabilito in eventuali bandi di gara o in apposite delibere di Giunta e/o Decreti Dirigenziali, i costi relativi alle locazioni non possono superare il 10% del costo totale ammissibile (comprensivo della relativa quota della locazione) dell’operazione/ progetto cofinanziata.
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Opere edili ed infrastrutture
I costi sono determinati sulla base del listino prezzi per le opere edili vigente nella Regione Lazio, approvato con DGR n. 195 del 20/3/2007 ed aggiornato con DGR n. 603 del 17/12/2010. Per le voci eventualmente non ricomprese nello stesso si può fare riferimento al costo calcolato secondo un confronto dei prezzi di mercato o ad un'analisi dei prezzi specifici redatta da un professionista abilitato.
Il dettaglio delle spese ammissibili del progetto cofinanziato dai fondi comunitari è quello riconosciuto ai sensi della L.R. n. 5/2002 e successive modifiche ed integrazioni.
Beni immobili
L’acquisto di terreni e l’acquisto di beni immobili costituisce una spesa ammissibile ai sensi dell’art. 5 (Acquisto di terreni) e dell’art. 6 (Acquisto di edifici) del DPR n. 196/2008, cui si rimanda.
Impianti ed attrezzature produttive e/o tecnologiche
Sono ammissibili le spese relative ad impianti, attrezzature, macchinari, strumenti, equipaggiamenti, e quant’altro rientrante in questa tipologia di spesa, purché funzionale e ad uso esclusivo del progetto cofinanziato dai fondi comunitari.
Fatto salvo quanto specificato di seguito, i beni di cui sopra dovranno essere acquistati nuovi di fabbrica e, previa opportuna indagine, al prezzo di mercato.
In alternativa all’acquisto è possibile ricorrere al noleggio o alla locazione finanziaria di un bene, a condizione che il valore complessivo dei canoni portati in rendicontazione non superi il prezzo di vendita a nuovo dello stesso bene.
Salvo quanto diversamente previsto, è tassativamente escluso l’acquisto di beni relativi alle attività di rappresentanza quali auto, arredi per uffici, strumenti per la telefonia mobile, ecc.
Spese generali
Appartengono a questa categoria le spese che non rientrano nelle competenze istituzionali della Pubblica Amministrazione o nei normali compiti di gestione, sorveglianza e controllo della stessa, necessarie a garantire la preparazione, l’attuazione ed il collaudo di particolare progetti immateriali.
Si tratta di spese relative alla elaborazione e pubblicazione dei bandi, ai compensi per le commissioni di selezione dei progetti presentati, ai compensi per le attività di collaudo (in itinere, finale).
L’importo ammissibile al cofinanziamento per tali spese generali non dovrà superare, il 5%.
Le spese generali sostenute in esecuzione di più operazioni sono ammissibili a condizione che siano imputate con calcolo pro-rata alle singole operazioni, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato.
IVA, oneri e altre imposte e tasse
1. L’imposta sul valore aggiunto (IVA), realmente e definitivamente sostenuta dal Beneficiario, è una spesa ammissibile solo se non recuperabile.
2. Nei casi in cui il Beneficiario è soggetto ad un regime forfetario ai sensi del titolo XII della direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto, l’IVA pagata è considerata recuperabile ai fini del comma 1.
3. Costituisce, altresì, spesa ammissibile l’imposta di registro, in quanto afferente a un’operazione.
4. Ogni altro tributo od onere fiscale, previdenziale e assicurativo per operazioni cofinanziate da parte dei Fondi strutturali costituisce spesa ammissibile, nel limite in cui non sia recuperabile dal Beneficiario.
Imprevisti (per gli interventi materiali)
Gli imprevisti sono ammissibili nel caso di interventi materiali secondo le modalità descritte per gli interventi relativi ad opere pubbliche.
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4.2.3 Ammissibilità perizie di varianti
Le eventuali varianti al progetto a base di gara già sottoposto a verifica di conformità da parte del Dirigente della struttura regionale competente che dovessero intervenire prima dell’indizione della gara d’appalto, nonché modifiche in corso d’opera, disposte nei limiti di legge, di cui all’art 132, D.Lgs. n. 163/2006, devono essere comunicate e documentate al Dirigente della struttura responsabile entro 30 giorni dalla loro approvazione. L’obbligo di comunicazione dei lavori non preventivati nel quadro tecnico-economico iniziale è ribadito dal comma 4, art. 93 della Legge regionale 7 giugno 1999, n. 6 (Disposizioni finanziarie per la redazione del bilancio di previsione della Regione Lazio per l’esercizio finanziario 1999) e successive modifiche, con cui si dispone che “per l’esecuzione di varianti in corso d’opera ovvero di lavori complementari… possono essere utilizzate le risorse derivanti da eventuali ribassi d’asta, previa autorizzazione regionale”.
Ai sensi del D.Lgs n. 163/2006 non sono considerate varianti gli interventi disposti dal Direttore dei Lavori per risolvere aspetti di dettaglio che siano contenuti entro un importo non superiore al 10% per i lavori di recupero, ristrutturazione, manutenzione e restauro e al 5% per tutti gli altri lavori delle categorie di lavoro dell’appalto, e che non comportino un aumento dell’importo del contratto stipulato per la realizzazione dell’opera.
Sono, inoltre, ammesse nell’esclusivo interesse dell’amministrazione le varianti, in aumento o in diminuzione, finalizzate al miglioramento dell’opera ed alla sua funzionalità, sempre che non comportino modifiche sostanziali e siano motivate da obiettive esigenze derivanti da circostanze sopravvenute ed imprevedibili al momento della stipula del contratto. L’importo in aumento relativo a tali varianti non può superare il 5% dell’importo originario del contratto e deve trovare copertura nella somma stanziata per l’esecuzione dell’opera.
Qualora le varianti progettuali comportino modifiche al quadro economico approvato, lo stesso deve essere aggiornato e trasmesso.
Variazioni progettuali pre e/o post aggiudicazione, nonché in corso d’opera, non danno luogo, in ogni caso, ad un incremento dell’importo dell’aiuto finanziario, approvato con l’ultimo decreto.
La documentazione dovrà essere corredata da apposita dichiarazione da cui risulti che le modifiche sono state disposte nei limiti di legge e che non determinano pregiudizio al raggiungimento degli obiettivi e delle finalità originarie dell’intervento.
Le varianti in oggetto devono essere approvate con atto amministrativo della Stazione appaltante e autorizzate con determina dirigenziale.
4.2.4 Spese per l’erogazione di aiuti
Le spese, nel caso di Aiuti di Stato ai sensi dell’articolo 87 del Trattato CE, fatte salve le disposizioni del DPR n. 196/2008, sono quelle riconosciute dalla Commissione Europea nella relativa decisione di autorizzazione dell’aiuto o, in caso di aiuti esentati dall’obbligo di notifica, quelle previste dai relativi regolamenti di esenzione.
In particolare, per gli aiuti concessi alle PMI, sono considerate ammissibili le spese sostenute successivamente alla data di presentazione della domanda per l’ottenimento dell’agevolazione ai sensi dell’Art. 8, “Effetto di incentivazione” del Reg. (CE) n. 800/2008, e comunque secondo quanto previsto dall’avviso pubblico. Per le grandi imprese, l’ammissione a finanziamento è subordinata al verificarsi delle condizioni di cui al paragrafo 3 del citato art. 8.
Nel caso di aiuti concessi nella forma del “de minimis” le spese possono essere considerate ammissibili anche se sostenute prima della pubblicazione dell’avviso.
Per le diverse categorie di aiuti valgono le disposizioni specifiche previste dalla normativa di riferimento. Le sole spese relative alla progettazione del Programma di investimenti sono ammissibili anche se sostenute prima della presentazione della domanda, purché successive alla data di pubblicazione del bando.
Sono considerati ammissibili tutti i pagamenti relativi all’investimento ammesso a finanziamento effettuati mediante bonifici o assegni circolari (quest’ultimi entro la soglia massima di 5.000 euro), utilizzando un apposito conto corrente aperto dal Beneficiario degli aiuti sul quale dovranno transitare esclusivamente i
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predetti pagamenti, gli accrediti delle tranche di contributo ed ulteriori versamenti a copertura e ogni movimentazione riferibile agli investimenti oggetto dell’aiuto. Sono esclusi i pagamenti in contanti per importi superiori a € 500,00. Le sole spese sostenute prima della concessione del contributo secondo le regole sopra riportate possono essere effettuate con bonifici o assegni circolari, con gli stessi limiti di cui sopra, anche se non utilizzando un conto corrente dedicato.
I costi relativi alle diverse tipologie di spese ammissibili possono essere associate alle seguenti categorie di spese.
a. Progettazione e studi (tra cui: Progettazione, direzione lavori, studi di fattibilità economico-finanziaria, perizie finanziarie e tecniche ecc.);
b. Suolo aziendale, nei limiti del 10% del totale della spesa ammissibile;
c. Opere murarie;
d. Macchinari, impianti, attrezzature e altre forniture;
e. Servizi di consulenza non imputabili a progettazione e studi;
f. Formazione, solo se funzionale all’applicazione di un innovazione gestionale e organizzativa apportata dal programma di investimento oggetto del finanziamento;
g. Altro (compenso personale e spese generali). Si includono le spese per le utenze e le spese del personale, strettamente funzionali alla realizzazione del programma di investimento oggetto del finanziamento.
L’avviso che istituisce il regime di aiuto, provvederà a descrivere le categorie ammissibili che si riterranno coerenti alle finalità del regime stesso e prevederne eventuali limitazioni.
4.3 Le soglie comunitarie
4.3.1 Indicazioni sulle modifiche apportate dalla Commissione alle soglie comunitarie di affidamento
A partire dalle Direttive (CE) n. 17 e n. 18 del 2004, l’Unione europea ha apportato periodici cambiamenti in ribasso delle soglie di rilevanza comunitaria relative agli affidamenti pubblici di lavori, servizi e forniture, inclusi i settori speciali. Tali soglie vengono infatti ricalcolate ogni due anni dalla Commissione ed il calcolo del loro valore è basato sulla media del valore quotidiano dell'euro espresso in diritti speciali di prelievo (DSP). Di fatto questa media è calcolata sul periodo di 24 mesi che si conclude il 31 agosto precedente la revisione che ha effetto dal 1° gennaio.
Si fornisce di seguito una sintetica descrizione relativa ai cambiamenti intervenuti e al quadro di riferimento
attuale (determinato dal recente Regolamento (CE) n. 1251/2011), allo scopo di consentire alle strutture
coinvolte nell’attuazione e nei controlli amministrativi una corretta individuazione delle soglie di
applicazione nei vari periodi di riferimento per gli interventi del POR FESR.
4.3.2 Importi delle soglie dei contratti pubblici
La Direttiva 2004/18/CE, secondo quanto prevede all’articolo 7, è applicata agli appalti pubblici di lavori, di servizi e forniture (ad eccezione degli artt. 10, 11 e da 12 a 18). A seguito delle modifiche introdotte dal Regolamento (CE) n. 1251 del 30 novembre 2011, le nuove soglie corrispondono (valore stimato al netto dell’IVA) a:
a. 130.000 Euro per gli appalti pubblici di servizi e forniture aggiudicati da autorità
governative centrali (Ministeri, Enti pubblici nazionali) di cui all’art.7, lett.a della Direttiva
(cfr.art. 28, comma 1, lett. a del D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii.);
b. 200.000 Euro per appalti pubblici di servizi e forniture aggiudicati da amministrazioni
aggiudicatrici diverse dalle autorità governative centrali; aventi per oggetto determinati
prodotti del settore della difesa e aggiudicati dalle autorità governative centrali; aventi per
oggetto determinati servizi di ricerca, sviluppo ed innovazione tecnologica (RSIT), di
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telecomunicazione, alberghieri e di ristorazione, di trasporto per ferrovia e per via d’acqua,
di collocamento del personale, di formazione professionale, di investigazione e di sicurezza,
alcuni servizi legali, sociali e sanitari, ricreativi, culturali e sportivi (cfr art. 28, comma 1,
lett. b del D.Lgs. n. 163/2006);
c. 5.000.000 Euro per gli appalti pubblici di lavori.
Tali soglie sono in vigore dal 1 gennaio 2012 al 31 dicembre 2013.
Inoltre la Direttiva (e ss.mm.ii.) prevede l’applicazione delle tre soglie alle medesime tipologie indicate
dall’art. 8, (relativo agli appalti sovvenzionati direttamente in misura superiore al 50% dalle amministrazioni
aggiudicatrici); dall’art. 56 (contratti di concessione di lavori pubblici); dall’art. 63 (disposizioni in materia
di pubblicità); e dall’art. 67 (concorsi di progettazione).
4.3.3 Importi delle soglie dei contratti pubblici nei settori speciali
La Direttiva 2004/17/CE è relativa agli appalti pubblici di enti operanti nei settori cd. “speciali” (acqua, energia, trasporti, servizi postali). L’art. 16 della Direttiva, così come modificato dal Regolamento (CE) n. 1251/2011, ha stabilito le seguenti soglie:
a. 400.000 Euro per appalti di forniture e servizi;
b. 5.000.000 Euro per appalti di lavori.
L’applicabilità delle due nuove soglie si riferisce al periodo compreso tra il 1 gennaio 2012 ed il 31 dicembre
2013
4.3.4 Applicazione delle soglie nel Codice dei Contratti Pubblici, D.Lgs n. 163/2006
Affidamento di lavori
Per lavori di importo pari o superiore alla soglia di rilevanza comunitaria di 5.000.000 Euro, prevista dal Codice nel Titolo I, Capo I, articolo 28, comma 1, lettera c), le stazioni appaltanti debbono affidarsi, a seconda dei casi specifici, alle varie procedure (aperte, ristrette, negoziate ecc.) previste nella Parte II, Titolo I, artt. 54 e seguenti dello stesso Codice, ottemperando pertanto agli obblighi di evidenza pubblica richiesti sia dalla normativa comunitaria che nazionale.
Nel caso di lavori con importo sottosoglia (Titolo II del Codice), le condizioni di applicabilità si
differenziano in base a diverse procedure di affidamento contemplate nel medesimo D. Lgs n. 163/2006,
ovvero:
1) Procedura negoziata applicabile, oltre che per i casi previsti dagli artt. 56 e 57, anche per lavori di
importo complessivo inferiore a 1.000.000 Euro, ai sensi del comma 7, art. 122 del D.Lgs n. 163/2006,
come modificato dalla Legge 12 luglio 2011, n.106, che possono essere affidati dalle stazioni appaltanti,
a cura del Responsabile del procedimento, nel rispetto dei principi di non discriminazione, parità di
trattamento, proporzionalità e trasparenza, e secondo la procedura prevista dall’articolo 57, comma 6;
l'invito è rivolto, per lavori di importo pari o superiore a 500.000 euro, ad almeno dieci soggetti e, per
lavori di importo inferiore a 500.000 euro, ad almeno cinque soggetti se sussistono aspiranti idonei in tali
numeri.
2) Procedura ristretta semplificata utilizzabile per la esecuzione di lavori di importo inferiore a 1.500.000
Euro ai sensi dell’art.123 del medesimo D.Lgs 163/2006 come modificato dalla Legge 12 luglio 2011,
n.106.
3) Lavori in economia ammessi per importi non superiori a 200.000 Euro, ed eseguibili mediante:
- amministrazione diretta (art. 125, comma 1, lettera a); i lavori effettuati mediante tale procedura
non possono comportare una spesa complessiva superiore a 50.000 Euro (art. 125, comma 5, verso
secondo);
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- cottimo fiduciario (art. 125, comma 1, lettera b); tale procedura, che si sostanzia nell’affidamento a
terzi, è prevista nei casi in cui l’importo del lavori è maggiore o uguale a 40.000 Euro e minore di
200.000 Euro, e deve garantire il rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di
trattamento, previa consultazione di almeno 5 operatori economici, se sussistono in tale numero
soggetti idonei, individuati sulla base di indagini di mercato, ovvero tramite elenchi di operatori
economici predisposti dalla stazione appaltante (art.125, comma 8).
4) Affidamento diretto consentito da parte del Responsabile del procedimento per lavori con importo
inferiore a 40.000 Euro (art. 125, comma 8, ultimo verso).
Affidamento di servizi e forniture
L’affidamento di servizi e forniture con importi sopra le soglie pari, rispettivamente, a 130.000 Euro e
200.000 Euro (Titolo I, Capo I, articolo 28, comma 1, lettere a) e b) del Codice) deve avvenire nel rispetto
delle stesse procedure previste dal Titolo I per i lavori.
Nel caso tali importi siano inferiori alla soglia di rilevanza, si possono utilizzare, a seconda dei casi specifici,
le seguenti procedure:
1) Cottimo fiduciario per servizi e forniture di importo maggiore o uguale a 40.000 Euro e fino
200.000 Euro, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di trattamento, previa
consultazione di almeno 5 operatori economici se sussistono in tale numero soggetti idonei,
individuati sulla base di indagini di mercato, ovvero tramite elenchi di operatori economici
predisposti dalla stazione appaltante (art.125, comma 9).
2) Affidamento diretto consentito dal Responsabile del procedimento per servizi e forniture di importo
inferiore a 40.000 Euro (art.125, comma 11 come modificato dalla Legge 12 luglio 2011, n.106).
3) Procedura negoziata con cui le stazioni appaltanti possono affidare i servizi attinenti all'architettura
e all'ingegneria (incarichi di progettazione; di coordinamento della sicurezza in fase di
progettazione; di direzione dei lavori e di coordinamento della sicurezza in fase di esecuzione; di
collaudo) di importo inferiori 100.000 Euro. Tale procedura deve garantire il rispetto dei principi di
parità di trattamento, proporzionalità e trasparenza, secondo la procedura negoziata senza previa
pubblicazione di un bando, con invito rivolto ad almeno cinque soggetti, se sussistono in tale
numero aspiranti idonei (art. 91, comma 2).
Capitolo 5 Controllo degli interventi
5.1 Definizione Controllo di I livello e sue funzioni
I responsabili dei Controlli di I livello sono individuati all’interno delle Direzioni regionali di competenza o all’interno degli Organismi intermedi. Attraverso procedure di verifica viene garantita la separazione delle funzioni di controllo da quelle di gestione.
I funzionari incaricati di svolgere tali attività avranno il compito di:
1. verificare la corretta applicazione della normativa nell'ambito delle procedure di selezione delle operazioni;
2. effettuare le verifiche amministrative documentali sulle rendicontazioni di spesa presentate dai beneficiari (regolarità delle procedure di gara adottate e ammissibilità della spesa);
3. effettuare le verifiche in loco sulle operazioni finanziate nell'ambito del POR;
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4. segnalare le eventuali irregolarità riscontrate durante le verifiche documentali e/o in loco; 5. validare la spesa ammissibile ed eventualmente approvare la domanda di rimborso presentata dal
beneficiario in base alle percentuali stabilite;
6. effettuare le verifiche successive alla conclusione delle operazioni;
7. registrare nel sistema informatizzato di gestione e monitoraggio del POR gli esiti delle verifiche effettuate.
Al fine di assicurare l’effettività e la correttezza della spesa, i Responsabili del controllo di primo livello devono effettuare due tipologie di verifiche, quali:
verifiche amministrative contabili su base documentale. Tali verifiche devono essere effettuate sul 100% delle operazioni e sono costituite dall'insieme di attività volte ad accertare, attraverso l'analisi della documentazione concernente l'operazione, l'adozione di procedure corrette nell'ambito della selezione e dell'attuazione dell'operazione stessa e l’ammissibilità delle spese realmente sostenute;
verifiche in loco da effettuare o sul totale delle operazioni o a campione sulla base del Piano annuale dei Controlli redatto dall’AdG. Tali verifiche consentono di accertare l'effettiva realizzazione delle opere, la fornitura di beni e servizi e la coerenza degli investimenti realizzati al progetto approvato. Tali controlli consentono, inoltre, di verificare la veridicità delle dichiarazioni e documentazioni presentate dai beneficiari nonché la conformità degli elementi fisici e tecnici dell'operazione alla normativa comunitaria e nazionale, al Programma e a quanto previsto dai bandi/inviti.
Lo strumento che consente di compendiare le attività di controllo eseguite e gli atti sui quali il controllo stesso si appunta è la check-list.
Per quanto concerne le gare d’appalto l’AdG ha predisposto un vademecum operativo sugli appalti pubblici, pubblicato sul sito del POR FESR Lazio 2007/2013, cui si rimanda per le verifiche da effettuare sulle procedure di gara adottate.
5.2 Compilazione Check-list
La check-list dei controlli amministrativi su base documentale si compone delle seguenti sezioni:
Scheda anagrafica: Tale sezione, sottoscritta sia dal RGA che dall’UC, riporta i dati identificativi dell'operazione oggetto di controllo (Attività di riferimento, descrizione del progetto, tipologia di macroprocesso, data e luogo delle verifiche, codice di monitoraggio, esecutore del controllo, ecc);
Rapporto di controllo: in tale sezione della check-list l’Ufficio controlli di I livello deve inserire l’importo delle spese ammesse a seguito delle verifiche documentali e in loco, suddiviso in quota FESR, quota Stato, quota Regione, ed eventuale quota a carico di Enti locali/Privati/altri, oltre a tutte le informazioni attinenti alle eventuali irregolarità riscontrate, tra cui le azioni correttive da intraprendere. Inoltre l’UC deve firmare tale rapporto, indicando la data di compilazione.
Check list I-II-III attestazione UC.: Tali sezioni contengono tutte le attività di controllo previste durante la fase di selezione delle operazioni, durante il processo di attuazione fisica e finanziaria e in fase di conclusione dell’intervento. Si segnala che le sezioni I – II – III Attestazione della check-list per le attività II.2, II.3, II.4 e III.3, andranno compilate per ogni aggiudicazione presente nel progetto. In particolare andranno compilate le seguenti colonne:
Documenti oggetto del controllo: in tale colonna andranno riportati gli estremi dei documenti oggetto di verifica;
Autocontrollo/esecutore del controllo. Vanno indicati il responsabile del controllo di primo livello, la data di esecuzione del controllo, la funzione svolta dall’UC, il nome, il cognome e la firma;
Esito controllo di I livello: per ogni verifica svolta, andrà indicato il relativo esito (regolare, irregolare, non valutabile);
Codice irregolarità: va inserito l’eventuale codice OLAF dell’irregolarità riscontrata;
Descrizione errore/irregolarità: va inserita una descrizione analitica dell'irregolarità e il carattere sistematico/non sistematico della stessa;
Impatto finanziario dell'irregolarità: va indicato l'ammontare finanziario dell'irregolarità e il suo
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impatto sull’investimento complessivo, sul contributo comunitario e su quello nazionale;
documentazione dalla quale si evince l'irregolarità: indicare l’elenco dei documenti tramite i quali si è rilevata l’irregolarità;
Note: in tale colonna andranno riportati gli elementi di rilievo utili ai fini di un riscontro sull'attività di verifica svolta. Si consiglia di utilizzare sempre tale colonna e di riportare esaurienti informazioni di riscontro utili a ricostruire ex post l'attività svolta, soprattutto in funzione dell'analisi delle check list da parte di soggetti esterni (ad es. Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione o Autorità di Audit).
Si consiglia di redigere, per ogni attestazione di spesa, un verbale sintetico nel quale vengono esplicitate le spese ritenute non ammissibili e le relative motivazioni. Esso potrà essere allegato alla check-list in modo da mettere il RGA nelle condizioni di poter motivare nei confronti di terzi ( Ada, Beneficiari, etc.) le riduzioni di spese effettuate.
5.2.1 Selezione delle operazioni
A) Descrizione della Procedura
Il RGA trasmette al funzionario incaricato di effettuare il controllo di primo livello la documentazione relativa alla fase istruttoria e in particolare:
le manifestazioni di interesse
copia dei bandi/inviti o documentazione relativa ad altra procedura di attivazione adottata dalle Strutture di gestione ai fini dell'accesso al POR da parte dei potenziali beneficiari
pubblicazione del bando
eventuale atto di nomina commissione di valutazione delle offerte/domande
verbali che attestano l'espletamento dell'attività istruttoria
graduatoria
pubblicazione graduatoria
atto di aggiudicazione, approvazione lista progetti
in caso di pluricontribuzione, la documentazione attestante la quota parte finanziata da altri fondi (quadro finanziario, fatture quietanzate o altri documenti contabili, ecc)
Una volta acquisita la suddetta documentazione, il responsabile dell'attività di controllo procede all'attività di verifica, utilizzando il modello di check-list predisposto dall'Autorità di Gestione.
Terminata la verifica, il funzionario incaricato dei controlli di primo livello comunica l'esito al responsabile gestione dell'attività, trasmettendogli copia della check-list compilata e restituendo la documentazione acquisita. Quest'ultimo, in base all'esito del controllo provvederà ad emettere gli atti conseguenti.
B) Controllo
I controlli effettuati in fase di selezione delle operazioni hanno, in particolare, il fine di verificare:
la rispondenza del bando o di altra procedura ai criteri di selezione definiti nel Programma Operativo ed eventuale pubblicazione: il controllo di I livello deve accertare che i bandi o altre procedure (es. piani settoriali, procedura a sportello, ecc) siano conformi alla normativa di riferimento e alle disposizioni del POR. Inoltre deve essere verificata la modalità di comunicazione ai beneficiari (pubblicazione sul BURL, sui giornali, sul sito internet della Regione, pubblicità/notizia, avvisi, ecc) dell’attivazione della procedura di selezione volta a garantire il principio di trasparenza e il massimo accesso ai potenziali beneficiari;
la rispondenza delle operazioni selezionate ai criteri di selezione definiti nel Programma Operativo: il controllo di I livello deve verificare che il progetto cofinanziato sia attinente ai parametri previsti dal POR, che il beneficiario abbia rispettato le tempistiche previste per la presentazione delle domande/offerte, che abbia ottenuto un punteggio idoneo (tramite verbali di gara) e che sia inserito
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nella lista progetti approvata. A tal proposito deve verificare la corretta pubblicazione degli esiti di gara o la comunicazione di ammissibilità al cofinanziamento e la conseguente sottoscrizione dell’atto di impegno da parte del beneficiario;
la corretta valutazione di progetto generatore di entrate: Ai sensi dell’ex art. 55 Reg. (CE) n. 1083/2006 per progetto generatore di entrate si intende qualsiasi operazione che comporti un investimento in infrastrutture il cui utilizzo sia soggetto a tariffe direttamente a carico degli utenti o qualsiasi operazione che comporti la vendita o la locazione di terreni o immobili o qualsiasi altra fornitura di servizi contro pagamento. L’UC verifica la corretta qualificazione del progetto ammesso come "generatore di entrate" o come "non generatore di entrate" per il Beneficiario e i suoi aventi causa (concessionari, locatori ecc.). In caso positivo, verifica l’esistenza di uno "studio sulle entrate previste generate dall'operazione", l’oggettività, accertabilità e attendibilità dei calcoli in esso contenuti;
il rispetto delle tempistiche relative alle fasi attuative ed amministrative: sui bandi/ inviti saranno esplicitate le tempistiche relative all'attuazione della fase di selezione delle operazioni ed il controllo riguarda l'accertamento dell'avvenuto rispetto delle tempistiche indicate e dei motivi di eventuali scostamenti.
l'esistenza dell'atto di concessione del contributo/contratto: l'atto di concessione è l'atto che giustifica il finanziamento di un'operazione realizzata da un beneficiario e che contiene gli obblighi in capo allo stesso. E' pertanto necessario verificare l'esistenza e la legittimità di tale atto prima di procedere agli ulteriori controlli.
5.2.2 Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni
I controlli da effettuare in fase di attuazione delle operazioni sono volti a verificare la correttezza e ammissibilità della spesa sostenuta e rendicontata dal beneficiario o dal soggetto attuatore.
A) Descrizione della Procedura
Il RGA o RGA/OI, con il supporto del Referente operativo, riceve la documentazione relativa alle spese sostenute e rendicontate nonché ogni altro documento utile alla verifica e, dopo aver controllato la completezza della stessa, la inoltra al funzionario incaricato dell'effettuazione dei controlli di primo livello, congiuntamente alla pista di controllo e alla check-list compilata.
1. Una volta acquisita la suddetta documentazione, il funzionario incaricato del controllo procede all'attività di verifica, utilizzando l'apposito modello di check-list predisposto dall'Autorità di Gestione.
2. Il funzionario incaricato dell'attività di verifica inserisce nell'apposita sezione del sistema informatico di gestione e monitoraggio del POR le informazioni relative all'espletamento del controllo.
3. Comunica le irregolarità riscontrate in fase di verifica e registra nella sezione verifiche e irregolarità del s.i. le eventuali irregolarità riscontrate.
4. Terminata la verifica, il funzionario stesso ne comunica l'esito e l’eventuale approvazione della
domanda di rimborso del beneficiario al RGA, trasmettendogli copia della check-list attestante
l'espletamento del controllo nonché restituendo la documentazione acquisita relativamente
all'operazione da controllare. Quest'ultimo, in base all'esito del controllo provvederà a predisporre gli
atti conseguenti.
B) Controllo
I controlli da effettuare in fase di attuazione fisica e finanziaria delle operazioni riguardano la verifica della
correttezza delle procedure di appalto adottate dal beneficiario nell'ambito dell'attuazione dell'operazione e
l’ammissibilità delle spese sostenute.
Le verifiche dovranno riguardare, in linea generale:
a) la progettazione o Studio di fattibilità. Verificare che l’oggetto della progettazione
preliminare/definitivo/esecutivo o Studio di fattibilità sia corrispondente al progetto ammesso a
finanziamento, che sugli atti di loro approvazione siano apposti le firme del Responsabile; nel caso di
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progettazione deve essere verificato l’atto di nomina ed eventuale selezione del progettista e l’atto che
regola i rapporti tra lo stesso e la stazione appaltante;
b) la nomina RUP o nomina Responsabile amministrativo. Verificare la modalità di selezione e di
nomina;
c) il Quadro economico di progetto o Piani Operativi/Finanziari da cui si evinca il costo totale
dell’intervento e la ripartizione delle singole voci di spesa; a titolo esemplificativo si riportano i casi
più comuni:
nel caso di opere pubbliche è necessario verificare che il Quadro economico di progetto sia
conforme a quanto previsto dalla normativa e/o dalla MAPO, con particolare attenzione ai
limiti % consentiti per singola voce o per tipologia di spesa
nel caso di erogazioni a singoli destinatari privati (PMI) è necessario verificare che il Piano
finanziario indichi le adeguate coperture economiche idonee a far fronte alla realizzazione
dell’interventi (es. mezzi propri, eventuali finanziamenti di terzi, ecc.)
nel caso di acquisizioni di beni e servizi a titolarità è necessario verificare che il Piano
operativo generale sia approvato con determinazione e che abbia la sufficiente copertura
finanziaria sul budget definito dall’attività.
d) la procedura di affidamento e l'adozione del criterio di aggiudicazione mediante prezzo più basso o
mediante l'offerta economicamente più vantaggiosa. Sulla base degli atti di gara presentati dal
beneficiario, bisogna verificare che l’adozione di una determinata procedura sia coerente con la
normativa, e che rispetti i principi di economicità, efficacia, tempestività, correttezza;
e) la pubblicità adottata. Nelle procedure ad evidenza pubblica il beneficiario è tenuto a divulgare in
modo adeguato l’azione intrapresa, al fine di richiamare il maggior numero possibile di soggetti
interessati. La verifica deve valutare che gli strumenti di pubblicità siano atti a raggiungere un numero
adeguato di potenziali destinatari e coerenti con quanto previsto dal D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii.
(es. pubblicazione GUCE per importi sopra soglia comunitaria);
f) aggiudicazione. Verificare che siano rispettati i principi di trasparenza, libera concorrenza, parità di
trattamento e non discriminazione. A titolo indicativo tale verifica può essere basata:
sull’analisi dei verbali di aggiudicazione confrontandoli con la griglia dei criteri di
aggiudicazione previsti dal bando;
sui preventivi di spesa in confronto a quanto richiesto e la conseguente nota di affidamento;
sulla rispondenza dei curriculum vitae dei consulenti rispetto a quanto indicato nell'avviso;
sui curriculum vitae dei dipendenti interni in riferimento ai tariffari previsti dall’eventuale
convenzione/contratto;
Se la procedura adottata prevede la nomina di una commissione aggiudicatrice, deve essere verificato
l’atto di nomina e l'autenticità delle firme nei verbali di gara;
g) comunicazione dell’esito di aggiudicazione. In conformità con il D.Lgs. n. 163/2006 è necessario
verificare che sia stata data adeguata comunicazione dell’esito a tutti i soggetti interessati (compresi
soggetti esclusi), in modo da garantire, se ne sussistano gli estremi, libero accesso alla giustizia
amministrativa da parte degli stessi. Altresì deve essere verificato che l’atto di aggiudicazione
definitivo venga sottoscritto trascorsi i termini previsti per la presentazione di eventuali ricorsi;
h) verbali di consegna, sospensione e ripresa lavori. Verificare la correttezza formale degli atti, la
motivazione della sospensione dei lavori e l’effettiva ripresa nei termini e nelle modalità previste;
i) la rideterminazione del quadro economico di spesa ammissibile alla luce di eventuali economie di
gara e/o di richieste di variante. Verificare la correttezza formale dell’atto di approvazione del quadro
economico modificato; verifica delle motivazioni che hanno comportato la rideterminazione del QTE
(es. economie post gara, perizia migliorativa, perizia di variante, ecc); verifica della richiesta da parte
del beneficiario e approvazione della struttura regionale competente della variante e dell’utilizzo delle
economie; nel caso di perizie di variante nell’opere pubbliche è necessario acquisire agli atti anche la
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relazione tecnica dal Direttore Lavori e trasmessa per approvazione al RUP; per varianti richieste nei
settori riguardanti finanziamenti a PMI l’approvazione delle stesse sarà sottoposta al nucleo di
Valutazione dell’Organismo che eroga il finanziamento;
j) il contratto, convenzione, atto di affidamento incarico. Verificare la correttezza formale (numero di
registrazione, firme e data) e la conformità alla normativa comunitaria e nazionale di riferimento;
verificare che l’oggetto del contratto sia rispondente al progetto finanziato; al
contratto/convenzione/atto di affidamento bisogna far riferimento per quanto riguarda i termini di
svolgimento (es. tempi e modalità di realizzazione e/o consegna) e i termini economici (es. importo
complessivo e modalità di erogazione); verificare che l’importo contrattuale sia quello previsto
dall’esito di gara e che lo stesso rientri nelle spese stabilite dal Quadro economico;
k) le Relazioni di Attività e i Certificati Stato avanzamento lavori. Verificare lo stato di attuazione del
progetto in base al cronoprogramma dichiarato dal beneficiario e l’eventuale causa di scostamento
attraverso una relazione/dichiarazione esplicativa; verifica contabile sulle spese dichiarate in relazione
alla spesa realmente documentata; nel caso dell’assistenza tecnica le Relazioni di Attività devono
essere coerenti a quanto previsto dal piano annuale approvato;
l) fatture, mandati di pagamento e quietanze. L’UC dovrà verificare che la spesa sia:
prevista dal quadro economico; prevista dai preventivi di spesa presentati in fase di selezione; prevista dal Piano operativo/finanziario; prevista dal Bando/invito; rendicontata nei limiti imposti dalla normativa e/o dai bandi, riconducibili alla specifica operazione cofinanziata dal POR, ovvero che su tutti gli atti ad essa
relativi (determinazioni, fatture, pagamenti, liberatorie, ecc.) sia indicato chiaramente il titolo dell’intervento ed eventualmente il codice CUP.
Dovrà verificare inoltre che i giustificativi di spesa siano quietanzati entro i termini di ammissibilità previsti dal POR (1/1/2007 – 31/12/2015). Per quanto concerne la quietanza, si fa presente che essa è un documento che deve comprovare l’effettivo pagamento (es. n. CRO di bonifico; mandato di pagamento con timbro “Pagato” apposto, firma e data di valuta dell’Istituto bancario; distinta bancaria con allegato elenco di bonifico rilasciato dalla banca; liberatoria del fornitore; ecc.).
Qualora venga riscontrata l’inammissibilità totale o parziale della spesa rendicontata, il Responsabile di Controllo I livello segnalerà al RGA tramite la check-list gli importi decurtati e le motivazioni, compilando tra l’altro nel foglio “elenco spese documentate” la colonna spese ammesse UC e le eventuali note corrispondenti.
Se viene riscontrata un’irregolarità l’UC deve compilare la sezione “schede OLAF” della check-list e darne comunicazione sia al RGA sia al Responsabile del Coordinamento dei Controlli di I livello.
annullamento delle fatture o degli altri giustificativi originali di spesa legate all'operazione: va accertata l'opportuna vidimazione dei documenti giustificativi di spesa con apposito annullo che attesti il cofinanziamento della relativa spesa a valere sul Programma Operativo FESR 2007 -2013 con indicazione della specifica Attività di riferimento.
5.2.3 Conclusione delle operazioni
I controlli da effettuare in fase di conclusione del progetto sono volti a verificare la correttezza e ammissibilità della spesa finale sostenuta e rendicontata dal beneficiario o dal soggetto attuatore, oltre alla realizzazione fisica dell’intervento.
A) Descrizione della Procedura
1. Il RGA o RGA/OI, con il supporto del Referente operativo, raccoglie la documentazione relativa alle spese finali sostenute e rendicontate nonché ogni altro documento utile alla verifica e, dopo aver controllato la completezza della stessa, la inoltra al funzionario incaricato dell'effettuazione dei controlli di primo livello, congiuntamente alla pista di controllo e alla check-list compilata.
2. Una volta acquisita la suddetta documentazione, il funzionario incaricato del
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controllo procede all'attività di verifica, utilizzando l'apposito modello di check-list predisposto dall'Autorità di Gestione.
3. Il funzionario incaricato dell'attività di verifica inserisce nell'apposita sezione del sistema informatico di gestione e monitoraggio del POR le informazioni relative all'espletamento del controllo.
4. Comunica le irregolarità riscontrate in fase di verifica e registra nella sezione verifiche e irregolarità del s.i. le eventuali irregolarità riscontrate.
5. Terminata la verifica, il funzionario stesso ne comunica l'esito e l’eventuale approvazione della domanda di rimborso del beneficiario al RGA, trasmettendogli copia della check-list attestante l'espletamento del controllo nonché restituendo la documentazione acquisita relativamente all'operazione da controllare. Quest'ultimo, in base all'esito del controllo provvederà a predisporre gli atti conseguenti.
B) Controllo
I controlli da effettuare in fase di attuazione fisica e finanziaria delle operazioni riguardano la verifica della correttezza delle procedure di appalto adottate dal beneficiario nell'ambito dell'attuazione dell'operazione e l’ammissibilità delle spese sostenute.
Le verifiche dovranno riguardare, in linea generale:
a) la relazione dello stato finale e approvazione del Quadro economico consuntivo.
Verificare la correttezza formale dell’atto di approvazione del quadro economico
finale e la sua conformità con le spese rendicontate sia precedentemente che in fase
finale;
b) il certificato regolare di esecuzione o di regolare fornitura. Verificare che il CRE
attesti la regolare esecuzione dei lavori e indichi il saldo da corrispondere
all’impresa, al netto degli acconti già erogati. Questo andrà comparato con l’atto di
liquidazione all’impresa esecutrice dei lavori. Nel caso di acquisizione di beni e
servizi è necessario verificare che il materiale acquisito corrisponda per quantità,
qualità e profilo tecnico a quanto richiesto;
c) il certificato di fine lavori. Verificare che la data di fine lavori sia conforme a quanto
previsto dal cronoprogramma approvato e la fondatezza delle motivazioni di un
eventuale scostamento;
d) la nomina del collaudatore. Verifica formale dell’atto di nomina, della procedura di
selezione e aggiudicazione (es. gara, affidamento incarico interno, affidamento
tecnico di altra amministrazione, ecc.).
e) il verbale di collaudo. Verifica formale del documento.
f) fatture, mandati di pagamento e quietanze. L’UC dovrà provvedere alle stesse verifiche di cui al punto m) del precedente paragrafo. Inoltre dovrà verificare che le spese già rendicontate in precedenza e le spese finali siano conformi al quadro economico finale.
5.3 Verifiche in loco
Per le attività con un numero di operazioni inferiore o uguale a 10 sono obbligatorie le verifiche in loco sia in fase di acconti sia in fase di saldo. Per le altre attività si procederà a campionamento in base a quanto previsto dal Piano di Campionamento annuale dei controlli in loco.
Il verbale di sopralluogo
Per i controlli in loco, oltre alla compilazione dell'apposita check-list, è necessario redigere l'apposito verbale di sopralluogo.
Si tratta di un documento sintetico che attesta l'avvenuta verifica in loco, le modalità, il luogo e la data di effettuazione della stessa e il risultato del controllo. Viene redatto e firmato dal controllore che effettua la
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verifica in loco ed è controfirmato anche dal soggetto che è stato oggetto di controllo.
Il verbale di sopralluogo deve contenere:
il codice di monitoraggio
il soggetto sottoposto al controllo
le persone che hanno rappresentato il soggetto stesso in sede di verifica
gli esecutori dell'attività di controllo
il luogo del controllo
l'indicazione di eventuali cause che hanno limitato l'accesso ai documenti
la firma del rappresentante legale o delegato del soggetto che è stato oggetto di controllo
la firma del Responsabile del Controllo di I livello
copia allegata della check-list di controllo in loco
sintesi delle risultanze del controllo
La check-list dei controlli in loco
La check-list per il controllo in loco presenta una struttura simile alla precedente. In particolare la stessa è composta dalle seguenti sezioni:
Scheda anagrafica operazione: in tale sezione vanno riportati i dati identificativi dell'operazione oggetto di controllo (attività di riferimento, descrizione progetto, tipologia di macroprocesso, data e luogo del sopralluogo, codice di monitoraggio dell’operazione ecc.);
Check-list di verifica: tale sezione va compilata al fine di registrare le verifiche in loco sulla documentazione amministrativa e contabile e sulla realizzazione fisica dei progetti. In particolare andranno compilate le seguenti colonne:
- Oggetto del controllo: in tale colonna andranno indicati i documenti o i beni e servizi verificati in sede di controllo in loco
- Esito della verifica: per ogni verifica svolta, andrà indicato il relativo esito (regolare, irregolare o non valutabile)
- Codice irregolarità: va inserito il codice OLAF dell’eventuale irregolarità riscontrata
- Descrizione errore/irregolarità: va inserita una descrizione analitica dell'irregolarità e il Carattere sistematico/non sistematico della stessa
- Impatto finanziario dell'irregolarità: va indicato l'ammontare finanziario dell'irregolarità e il suo impatto sull’investimento complessivo, sul contributo comunitario e su quello nazionale
- documentazione dalla quale si evince l'irregolarità: indicare l’elenco dei documenti tramite i quali si è rilevata l’irregolarità
- Note: in tale colonna andranno riportati gli elementi di rilievo utili ai fini di un riscontro sull'attività di verifica svolta. Anche in questo caso, si consiglia di utilizzare sempre tale colonna e di riportare esaurienti informazioni di riscontro utili a ricostruire ex post l'attività svolta.
verifica dell'adempimento degli obblighi relativi all'informazione e pubblicità: in merito a tale aspetto, va accertato che i beneficiari o i soggetti attuatori abbiano evidenziato in tutte le forme di pubblicità previste il finanziamento dell'operazione tramite le risorse del POR e il conseguente cofinanziamento dell'Unione Europea, dello Stato e della Regione Lazio.
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Capitolo 6 Coordinamento dei Controlli di I livello
6.1 Definizione Coordinamento dei Controlli di I livello
Il Responsabile del Coordinamento Controlli di I Livello assicura il coordinamento tra le strutture di controllo di primo livello interne alla Regione e le strutture di controllo degli OI coinvolti e garantisce la standardizzazione dell’esecuzione delle verifiche amministrative e in loco dell’AdG riguardanti il controllo di I livello.
6.2 Funzioni di Coordinamento dei Controlli di I livello
La funzione di Coordinamento dei Controlli di I Livello è demandata al Dirigente dell’Area Sistemi di
Controllo, all’interno della Direzione Regionale Programmazione Economica, Ricerca e Innovazione.
Il Responsabile del Coordinamento Controlli di I Livello definisce le strategie, le metodologie e gli strumenti
operativi che poi vengono applicati dal personale incaricato dei controlli di primo livello, in coerenza con le
piste di controllo e le check-list adottate dall’AdG.
In particolare, a tale Struttura è delegata la duplice funzione di :
- validazione della dichiarazione di spesa dei singoli RGA e delle check-list di controllo;
- elaborazione della dichiarazione di spesa aggregata per asse, che successivamente l’AdG
trasmette all’Autorità di Certificazione.
A questo scopo la Struttura di Coordinamento procede alla preliminare verifica della completezza e della
correttezza delle Dichiarazioni di spesa predisposte dai RGA. Verifica, che ogni dichiarazione di spesa
predisposta dal RGA e ogni check-list elaborata dall'UC a seguito dell'attività di controllo di I livello siano
compilate in ogni loro parte e contengano informazioni coerenti tra di loro.
A tale Struttura sono inoltre demandate le seguenti funzioni:
- proporre all'AdG lo schema del Piano di campionamento annuale dei controlli in loco;
- ricevere le segnalazioni di irregolarità dalle Autorità interne ed esterne al POR FESR
Lazio 2007/2013;
- trasmettere le informazioni di cui all'art. 28, 29, e 30, paragrafo 1, del Reg. CE n.
1828/2006.
All’interno della Struttura di Coordinamento opera infatti una Sezione “raccolta dati di controllo gestione
delle irregolarità”, che è responsabile di monitorare il follow-up delle criticità eventualmente riscontrate nei
diversi controlli e della registrazione dei controlli eseguiti da Autorità esterne.
Per l’analisi delle tematiche relative alla rilevazione, comunicazione e gestione delle irregolarità si rinvia allo
specifico capitolo (9).
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Capitolo 7 Autorità di Certificazione
7.1 Designazione dell’Autorità di Certificazione
L’Autorità di Certificazione è una struttura monofunzionale, la cui indipendenza organizzativa rispetto alle
altre autorità del POR (AdG e AdA) è stata garantita mediante il Regolamento regionale n. 1/2002 e
ss.mm.ii.
Con D.G.R. n. 716 del 21/01/2007 è stato conferito l’incarico di Responsabile dell’Autorità di Certificazione
al Direttore della Direzione regionale “Bilancio, Ragioneria, Finanza e Tributi”; tale designazione è stata
confermata a mezzo delle successive DGR n. 860 del 21/11/2008 e DGR n. 391 del 17/09/2010. La struttura
del Servizio Autorità di Certificazione si avvale inoltre dell’Unità organizzativa “Ufficio Certificazione e
Pagamento”.
7.2 Certificazione della spesa e predisposizione della domanda di pagamento
L’Autorità di Certificazione, secondo quanto stabilito all’art. 61 del Reg.(CE) n. 1083/2006, è incaricata di
verificare la correttezza e fondatezza della spesa.
Tali verifiche sono finalizzate ad assicurare che le dichiarazioni delle spese (dell’Autorità di Gestione e
dell’Ufficio Competente per le Operazioni) sono corrette, provengono da sistemi di contabilità affidabili,
sono basate su documenti giustificativi verificabili, sono state sottoposte a un controllo di ammissibilità alla
normativa nazionale e comunitaria e sono state selezionate in base a criteri di selezione prestabiliti.
L’AdC svolge le seguenti attività di competenza:
a) Riceve da parte dell’Autorità di Gestione le Dichiarazioni di spesa (risultanti dai controlli di I livello
effettuati dagli Uffici preposti), aggregate per asse e corredate dalle check-list.
b) Verifica la corrispondenza dei dati di spesa ammissibile risultanti dalla Dichiarazione di spesa
dell’Autorità di Gestione con quelli risultanti dalle Dichiarazioni di spesa degli Uffici Competenti
per le Operazioni e dalle check-list di controllo di primo livello. In particolare l’AdC verifica che gli
importi di spesa a livello di ciascuna operazione (indicati nelle Dichiarazioni di spesa per Asse)
siano coerenti con le seguenti informazioni registrate nel sistema informatizzato, di cui all’art. 60,
lettera c):
importi dei singoli documenti giustificativi di spesa;
importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di primo livello;
valore del contributo ammissibile erogato;
estremi dell’atto ufficiale dell’Autorità di Gestione relativo all’approvazione della
lista progetti contenente l’operazione in esame.
c) Elabora e trasmette alla Commissione (per il tramite dell’Organismo nazionale di coordinamento per
la trasmissione delle domande di pagamento) le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di
pagamento.
d) Certifica che:
la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è
basata su documenti giustificativi verificabili;
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le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state
sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai
criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e nazionali.
e) Garantisce, attraverso i controlli di competenza, di aver ricevuto dall'Autorità di Gestione
informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle
spese figuranti nelle dichiarazioni di spesa.
f) Mantiene una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione.
g) Trasmette alla Commissione europea, per il tramite dell’Organismo nazionale di coordinamento per
la trasmissione delle domande di pagamento, entro il 30 aprile di ogni anno, una previsione
estimativa degli importi inerenti alle domande di pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per
quello successivo.
h) Predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento siano inoltrate, per il tramite
dell’Organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento, alla
Commissione Europea con cadenza periodica, almeno quattro volte l’anno (entro il 28 febbraio, 30
aprile, il 31 luglio e il 31 ottobre) con la possibilità di presentare un’ulteriore domanda di
pagamento, solo ove necessaria, entro il 31 dicembre di ogni anno per evitare il disimpegno
automatico delle risorse.
7.3 Campionamento
L’AdC opera inoltre la verifica a campione delle operazioni su base documentale.
Come previsto nell’apposito “Manuale delle Procedure dell’AdC”, l’Autorità determina un campione casuale
di operazioni che deve contenere almeno il 5% della spesa complessivamente dichiarata dall'AdG; tale
campione deve inoltre essere rappresentativo di ogni tipologia di macroprocesso.
Una volta selezionato il campione, l’Autorità effettua verifiche sulla documentazione amministrativa e
contabile presentata dal Beneficiario in occasione della richiesta del contributo.
Opera coerentemente ai risultati di tutte le attività di verifica svolte dall'autorità di audit o sotto la sua
responsabilità, con la conseguenza che:
- nel caso emergano spese non ammissibili, l’AdC è tenuta a segnalarle immediatamente al
RGA e all’AdG; quindi effettua il follow up per verificare che le stesse vengano detratte
dalla dichiarazione di spesa, a cura dell’AdG. Se ciò non dovesse verificarsi, l’AdC
provvede direttamente alla deduzione degli importi corrispondenti in occasione della
successiva certificazione di spesa/domanda di pagamento alla CE;
- qualora emergano irregolarità sistemiche riferite ad una o più gruppi di operazioni l’AdC
sospende la certificazione delle spese riferita a tale gruppo o gruppi di operazioni fino a che
sia adottata una decisione in merito.
I controlli documentali di pertinenza sono effettuati dall’AdC mediante l’utilizzo di apposite check-list
strumentali, allegate nel medesimo Manuale delle Procedure di cui l’Autorità si è dotata, nonché a mezzo
della Pista di controllo personalizzata ed adottata dall’AdC con la Determinazione n. B3475/2011.
7.4 Ritiri e recuperi
Ai sensi dell’art. 61, lettera f) del Reg. (CE) n. 1083/2006, l’Autorità di Certificazione tiene una contabilità,
anche informatizzata, degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della revoca totale o parziale
della partecipazione ad un'operazione. Gli importi recuperati, se non riutilizzati in altre operazioni, fermo
restando i vincoli della pertinente disciplina comunitaria, sono restituiti al bilancio generale dell'Unione
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europea prima della chiusura del Programma Operativo. Se il recupero è andato a buon fine, la Ragioneria
dovrà trasmettere sia al RGA che all’AdC la copia della reversale di incasso, comprensiva, quando dovuti,
degli interessi legali e/o di mora decorrenti dalla data di notifica del provvedimento a quella di avvenuto
pagamento.
Di conseguenza, l’ AdC dovrà predisporre e aggiornare il “Registro dei ritiri e dei recuperi”, in modo tale da
avere tutte le informazioni relative ed i dati di identificazione delle somme ritirate e da recuperare ( estremi
della domanda di pagamento nella quale la somma irregolare è stata certificata all’U.E., data ordine di
recupero, scadenza, importo, soggetto che ha emesso l’ordine di recupero, motivo per cui l’importo è stato
revocato, eventuale segnalazione all’OLAF, ecc.).
Inoltre, l’ Autorità di Certificazione terrà distinti gli importi ritirati, recuperati e i recuperi pendenti, anche al
fine di compilare la dichiarazione annuale secondo quanto previsto nell’Allegato XI del Regolamento (CE)
n. 1828/2006.
L’ Autorità di Certificazione dovrà anche assicurare, attraverso il sistema informativo, un sistema di follow-
up in modo da essere sempre informata tempestivamente dell’andamento dell’azione di recupero da parte
dell’AdA o degli O.I.
Capitolo 8 Autorità di Audit
8.1 Designazione dell’Autorità di Audit
L’Autorità di Audit è stata individuata dalla Regione Lazio con Determinazione Dirigenziale n. A1712 del
28/05/2004, nella Struttura Direzionale Dipartimentale di Staff del Dipartimento Istituzionale e Territorio
denominata “Controllo di II livello sulla gestione dei Fondi Strutturali Comunitari”.
Nel rispetto del principio della separazione delle funzioni di cui all’art.58 del Reg.(CE) n.1083/2006,
l’Autorità di Audit è gerarchicamente e funzionalmente indipendente sia dall’Autorità di Gestione che
dall’Autorità di Certificazione.
8.2 Le attività di Audit
La struttura è stata istituita con il solo scopo di svolgere le attività di controllo, quale organismo
indipendente, inizialmente previste dal Reg.(CE) n.438/2001 (programmazione DOCUP 2000-2006), e
precisamente:
espletare i controlli di II livello, sia sul sistema di gestione e controllo che sulle operazioni selezionate a
campione, sui programmi cofinanziati dai fondi strutturali comunitari (FESR e FSE);
rilasciare la dichiarazione che accompagna la domanda di saldo a conclusione di ciascun intervento.
La struttura è, pertanto, totalmente dedicata alle attività di controllo di II livello dei programmi cofinanziati
dai fondi strutturali comunitari FESR e FSE.
L’Autorità di Audit ha la responsabilità della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di gestione e
controllo ed adempie a tutte le funzioni previste dal Reg.(CE) n.1083/2006, secondo le modalità attuative
definite dal Reg.(CE) n.1828/2006 ed, in particolare, è incaricata, ai sensi dell’art.62 del Reg.(CE)
n.1083/2006 dei seguenti compiti:
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a) garantire che le attività di audit siano svolte per accertare l'efficace funzionamento del sistema di
gestione e di controllo del Programma Operativo;
b) garantire che le attività di audit siano svolte su un campione di operazioni adeguato per la verifica delle
spese dichiarate;
c) presentare alla Commissione, entro nove mesi dall'approvazione del Programma Operativo, una Strategia
di audit riguardante gli organismi preposti alle attività di audit di cui alle lettere a) e b), la metodologia
utilizzata, il metodo di campionamento per le attività di audit sulle operazioni e la pianificazione
indicativa delle attività di audit al fine di garantire che i principali organismi siano soggetti ad audit e che
tali attività siano ripartite uniformemente sull'intero periodo di programmazione.
d) entro il 31 dicembre di ogni anno, dal 2008 al 2015:
i) presentare alla Commissione il Rapporto Annuale di Controllo (RAC) che evidenzi: le risultanze
delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12 mesi (con termine al 30
giugno dell'anno N in corso) conformemente alla Strategia di audit del Programma Operativo: le
eventuali carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di controllo del Programma;
ii) formulare un parere, in base ai controlli ed alle attività di audit effettuati sotto la propria
responsabilità, in merito all'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo,
indicando se questo fornisce ragionevoli garanzie circa la correttezza delle dichiarazioni di spesa
presentate alla Commissione e circa la legittimità e regolarità delle transazioni soggiacenti;
iii) presentare, nei casi previsti dall'art.88 del Reg.(CE) n.1083/2006, una dichiarazione di chiusura
parziale in cui si attesti la legittimità e la regolarità della spesa in questione;
e) presentare alla Commissione, entro il 31 marzo 2017, una dichiarazione di chiusura che attesti la validità
della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e la regolarità delle transazioni soggiacenti
coperte dalla dichiarazione finale delle spese, accompagnata da un rapporto di controllo finale.
Relativamente al POR FESR Lazio 2007/2013 non sono previsti altri organismi che svolgano attività di
audit, a norma dell’articolo 62, paragrafo 3 del Reg.(CE) n.1083/2006, in proprio o per conto dell’Autorità di
Audit medesima.
8.3 Campionamento
Nella Strategia approvata con Determinazione n. A1205 del 02/04/2009, l’AdA ha definito nel dettaglio la
procedura per svolgere i controlli di II livello su un campione di operazioni selezionate, secondo quanto
previsto dal Reg. (CE) n. 1828/2006. Più specificamente il documento prevede le seguenti linee guida:
a) metodologia di campionamento integrato, mirata a selezionare un numero rappresentativo di
operazioni incluse nella certificazione di spesa e nella domanda di pagamento alla CE;
b) pianificazione indicativa delle attività di audit al fine di garantire che i principali organismi siano
soggetti ad audit e che tali attività siano ripartite uniformemente sull'intero periodo di
programmazione;
c) verifiche documentali e in loco presso tutte le strutture soggette ad audit (Direzioni regionali, O.I,
beneficiari degli interventi);
d) predisposizione di un rapporto preliminare di verifica e di un rapporto conclusivo, in cui vengono
descritte le azioni da intraprendere o le raccomandazioni del caso.
Le attività illustrate hanno lo scopo di verificare la validità della spesa certificata, e di stimare il tasso di
errore del sistema attraverso la percentuale di spesa “irregolare” eventualmente rilevata.
Il campionamento delle operazioni avviene su base annuale. Se il tasso di errore riscontrato superi la soglia
di rilevanza, ovvero presenti caratteristica di sistematicità, l’AdA può procedere ad un campionamento
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supplementare dal medesimo universo di operazioni, al fine di effettuare un’indagine adeguata sulla natura
delle criticità emerse con il campionamento precedente.
8.4 Audit di sistema
La medesima Strategia illustra i procedimenti adottati dall’AdA per effettuare gli audit sulle strutture (sia
regionali che presso gli O.I.) preposte alla gestione e ai controlli sul POR.
La metodologia utilizzata è basata sull’analisi e valutazione dei fattori di rischio associati al sistema di
gestione e di controllo del POR. In particolare la procedura si articola nelle seguenti fasi:
a) analisi della documentazione disponibile;
b) individuazione dei fattori di rischio;
c) determinazione del rischio gestionale MR (o rischio complessivo del sistema ge.co. del POR);
d) determinazione del rischio (sia organizzativo che finanziario) delle singole strutture coinvolte nel
POR;
e) priorità degli interventi mediante le attività di audit presso le singole strutture.
In base a tale analisi l’AdA ha pianificato le attività di audit di sistema presso tutti i soggetti coinvolti nel
POR (AdG, AdC, Direzioni regionali e O.I).
8.5 Gestione delle irregolarità
Per quanto concerne la gestione delle irregolarità riscontrate durante le attività di competenza, l’AdA
procede secondo le seguenti linee:
organizzazione di un contraddittorio con le strutture che gestiscono operazioni caratterizzate dalla
presenza di spese irregolari al fine di permettere loro di sanare l’irregolarità;
invio all’AdG, all’AdC e al RGA/OI, entro il semestre successivo alla conclusione dei controlli e
prima della predisposizione del rapporto annuale di controllo, di un riepilogo delle irregolarità
riscontrate durante gli Audit dei sistemi e delle operazioni, nonchè di quelle rilevate nel corso di
precedenti anni di controllo, ;
formalizzazione delle irregolarità all’AdG e al RGA per l’adozione dei provvedimenti correttivi
tramite l’inserimento delle stesse nei rapporti annuali e finale di controllo previsti ex art. 62, comma
d), lett. i) e comma e);
monitoraggio delle criticità al sistema e delle criticità sulle operazioni, al fine di mantenere il
costante e progressivo aggiornamento delle criticità ancora “residue” rispetto a quelle “superate”.
8.6 Rapporto annuale/finale di controllo
L’Autorità di Audit, entro il 31 dicembre di ogni anno, dal 2008 al 2015, è tenuta a:
presentare alla Commissione un rapporto annuale di controllo che evidenzi le risultanze delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12 mesi che termina il 30 giugno dell'anno in questione conformemente alla strategia di audit del programma operativo e le carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di controllo del programma. Il primo rapporto, che deve essere presentato entro il 31 dicembre 2008, copre il periodo dal 1 gennaio 2007 al 30 giugno 2008. Le informazioni relative alle attività di audit effettuate dopo il 1 luglio 2015 sono incluse nel rapporto finale di controllo a sostegno della dichiarazione di chiusura di cui alla lettera e);
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formulare un parere, in base ai controlli ed alle attività di audit effettuati sotto la propria responsabilità, in merito all'efficace funzionamento del sistema di gestione e di controllo, indicando se questo fornisce ragionevoli garanzie circa la correttezza delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e circa la legittimità e regolarità delle transazioni soggiacenti;
presentare, nei casi previsti dall'articolo 88, una dichiarazione di chiusura parziale in cui si attesti la legittimità e la regolarità della spesa in questione.
Inoltre ha il compito di presentare alla Commissione, entro il 31 marzo 2017, una dichiarazione di chiusura che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e la regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese, accompagnata da un rapporto di controllo finale.
Capitolo 9 Rilevazione, comunicazione e gestione delle “Irregolarità”
9.1 Irregolarità
Premessa
L’art. 70, lettera b) del Reg. (CE) n. 1083/2006 attribuisce ad ogni Stato membro la responsabilità di
prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati.
Il Reg.(CE) n. 1828/2006 (e s.s.m.m. e i.i.) nella Sezione 4 - “Irregolarità” - riporta le definizioni, gli ambiti
di riferimento e le disposizioni da porre in essere per la gestione ed il trattamento dei casi che presentano
profili di irregolarità rilevati in fase di gestione e controllo delle operazioni cofinanziate.
L’Autorità di Gestione ha adottato il “Manuale di gestione delle irregolarità e dei recuperi”, approvato con
Determinazione n. B6561 del 17/08/2011.
Le attività coinvolgono tutti gli organismi incaricati di effettuare le verifiche, a tal proposito è stata creata
una Sezione “raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità” che ha la funzione di rilevare e
registrare, le informazioni relative a tutti i controlli svolti dalle strutture interne o esterne al sistema di
gestione e controllo in relazione alle operazioni cofinanziate dal Programma Operativo.
Definizione di irregolarità e frode
L’art 2, comma 7 del Reg.(CE) n. 1083/2006 definisce quale irregolarità “qualsiasi violazione di una
disposizione del diritto comunitario derivante da un’azione o un’omissione di un operatore economico che
abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante
l’imputazione di spese indebite al bilancio generale”.
Secondo il diritto comunitario, l’esistenza di un’irregolarità deve quindi prevedere la presenza di due
elementi oggettivi:
a) la violazione di una norma comunitaria;
b) l’esistenza di un danno finanziario al bilancio comunitario.
La Convenzione TIF del 26 luglio 1995, relativa alla protezione degli interessi finanziari comunitari, fornisce
invece una definizione armonizzata di frode sia sul fronte delle spese che delle entrate della Comunità.
Secondo tale Convenzione costituisce frode, lesiva degli interessi finanziari della Comunità, “qualsiasi
azione o omissione intenzionale relativa all’utilizzo o alla presentazione di dichiarazioni o di documenti
falsi, inesatti o incompleti cui consegua il percepimento o la ritenzione illecita di fondi provenienti dal
59
bilancio generale delle Comunità europee (con riguardo alle spese) o la diminuzione illegittima (con riguardo
alle entrate) di risorse del bilancio generale delle Comunità europee “.
La frode quindi altro non è che una irregolarità qualificata dall’intenzionalità dell’azione od omissione. La
Convenzione TIF/1995 prevede l’obbligo per gli Stati di punire con sanzioni amministrative e penali i casi di
frode.
Tale disposizione è stata attuata in Italia con la Legge 29 settembre 2000 n. 300, che ha aggiunto l’art. 316
ter. del Codice Penale, stabilendo sanzioni amministrative e penali per il reato di indebita percezione di
contributi pubblici.
In accordo con la citata normativa e a seconda della natura delle irregolarità, si possono distinguere i
seguenti casi:
- irregolarità sistemiche (errori ricorrenti) o occasionali
- casi urgenti (irregolarità che possono interessare altri paese della UE)
- sospetti di frode
- irregolarità con o senza incidenza finanziaria
Nel caso di semplici irregolarità si applicano solo “misure” amministrative, che possono comportare la
revoca parziale o totale del contributo, senza ulteriori aggravi in capo al beneficiario.
Nel caso di irregolarità intenzionali (frodi) si applicano vere e proprie “sanzioni” amministrative,
proporzionate e dissuasive (sanzioni pecuniarie, confisca del profitto o del prezzo del reato), previste dall’art.
11 della Legge n. 300/2000 e regolate in base all’entità e natura della stessa frode. Le sanzioni pecuniarie
previste dall’art. 11, lettera g, sono calcolate in base all’ammontare dei proventi del reato e delle condizioni
economico-patrimoniali del beneficiario.
Nel caso di frodi gravi lo Stato membro è tenuto a prevedere inoltre sanzioni amministrative particolarmente
incisive quali:
1) chiusura anche temporanea dello stabilimento o della sede commerciale;
2) sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione
dell'illecito:
3) interdizione anche temporanea dall'esercizio dell'attività' ed eventuale nomina di altro soggetto per
l'esercizio vicario della medesima quando la prosecuzione dell'attività' e' necessaria per evitare
pregiudizi ai terzi;
4) divieto anche temporaneo di contrattare con la pubblica amministrazione;
5) esclusione temporanea da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi, ed eventuale revoca di
quelli già concessi;
6) divieto anche temporaneo di pubblicizzare beni e servizi;
7) pubblicazione della sentenza.
Infine, ove ricorrano i casi, verranno applicate sanzioni penali quali la confisca totale dei beni, l’interdizione
e la reclusione.
Concetto di operatore economico
Le irregolarità che gli Stati membri sono tenuti a comunicare sono, ex. art 2 del Reg. (CE) n. 1083/2006, le
violazioni “di una disposizione del diritto comunitario derivanti da un’azione o un’omissione di un operatore
economico”.
Ai sensi dell’art. 1 del Reg.(CE) n. 1681/1994 (successivamente modificato dal Reg. (CE) n. 2035/2005), per
operatore economico è da intendersi “qualsiasi soggetto che partecipa alla realizzazione di un intervento dei
Fondi, ad eccezione degli Stati membri nell’esercizio delle loro prerogative di diritto pubblico”.
Uno Stato membro può ritenersi un operatore economico ai sensi del Reg. (CE) n. 2988/1995, quando agisce
in qualità di autorità preposta ai compiti di esecuzione e di gestione e non esercita le prerogative di pubblici
poteri; per esempio ove svolga atti di gestione quale l’organizzazione di un corso di formazione nel quadro di
un programma finanziato dal FSE o effettui migliorie su una infrastruttura stradale nel quadro di un
programma finanziato dal FESR.
60
9.2 I principali interlocutori esterni al SI.GE.CO.
Olaf
L’OLAF (Ufficio europeo per la Lotta Anti Frode) è stato istituito tramite Decisione della Commissione
(CE) n. 352 del 28 aprile 1999 al fine di proteggere gli interessi finanziari dell’Unione Europea nella lotta
contro la frode, la corruzione ed ogni altra forma di attività illegale, comprese quelle perpetrate in seno alle
istituzioni europee.
L’OLAF consegue questo obiettivo effettuando, in totale indipendenza, inchieste interne ed esterne. In tal
modo l’Ufficio sviluppa ugualmente una stretta e regolare cooperazione con le autorità competenti degli Stati
membri in vista di un miglior coordinamento delle attività comuni. In particolare, per quanto riguarda le
inchieste che intende effettuare sul territorio dello Stato Italiano, è stata stipulata apposita intesa con la
Guardia di Finanza che opererà per suo conto.
Gli elementi fondamentali del quadro giuridico in base al quale l’Ufficio opera sono:
- il Reg. (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio; il Regolamento (Euratom) n.
1074/1999 del Consiglio del 25 maggio 1999, che definiscono le modalità delle indagini interne ed
esterne condotte dall’Ufficio;
- la decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce
l’Ufficio.
Nel 2006, la Commissione ha presentato una proposta di modifica del Reg. (CE) n.1073/1999, tutt’ora in
corso di approvazione.
Presidenza del Consiglio dei Ministri-Dipartimento per le Politiche Europee
La Presidenza del Consiglio dei Ministri, come è noto, è la struttura istituzionale di supporto all’attività del
Presidente del Consiglio.
Nel suo ambito il Dipartimento per le Politiche Europee – articolato in quattro Uffici - è la struttura di cui il
Presidente del Consiglio dei Ministri si avvale, ai sensi dell’articolo 3 del D.Lgs n. 303 del 30 luglio 1999,
per l’attività inerente all’attuazione degli impegni assunti nell’ambito dell’Unione Europea e per le azioni di
coordinamento nelle fasi di predisposizione della normativa comunitaria, ai fini della definizione della
posizione italiana da sostenere, d’intesa con il Ministero per gli Affari esteri, in sede di Unione europea.
In particolare, tra l’altro, provvede agli adempimenti riguardanti il coordinamento, la vigilanza ed il
monitoraggio sulla corretta e tempestiva attuazione delle disposizioni comunitarie da parte delle
amministrazioni pubbliche e delle regioni.
I principali compiti del Dipartimento sono:
- agire quale organo di supporto del Comitato Interministeriale per la lotta contro le frodi comunitarie,
che coordina le attività di tutte le amministrazioni e gli organismi interessati nel settore della lotta
alle frodi;
- predisporre, su richiesta della Commissione, una relazione sullo stato di attuazione dell’ex articolo
209 A del Trattato di Maastricht con la quale riferisce tutte le notizie relative alla situazione degli
illeciti in materia di gestione di fondi comunitari, alla eventuale evoluzione normativa interna nel
settore, alla organizzazione delle strutture preposte ai controlli specifici;
- curare la raccolta di dati e notizie in materia di frodi comunitarie constatate dalle varie forze di
polizia e dalle competenti Amministrazioni sia a livello centrale che periferico;
- elaborare e trasmettere trimestralmente all’OLAF le schede relative ad irregolarità in materia di
fondi strutturali scoperte dagli organi di controllo nel trimestre precedente.
La Guardia di Finanza
La Guardia di Finanza è uno speciale Corpo di Polizia che dipende direttamente dal Ministro dell’Economia
e delle Finanze. I suoi compiti sono sanciti dalla Legge di ordinamento del 23 aprile 1959, n. 189, che ne
individua quale missione prioritaria la prevenzione, la ricerca e la denunzia delle violazioni finanziarie.
Con la Legge 31 marzo 2000, n. 78, recante la delega al Governo per il riordino delle Forze di polizia, alla
Guardia di Finanza è stato attribuito, quale criterio direttivo principale, l’esercizio delle “funzioni di polizia
economica e finanziaria a tutela del bilancio dello Stato e dell’Unione Europea”.
61
Inoltre la Guardia di Finanza dipende funzionalmente dal Capo del Dipartimento per le Politiche Europee per
la repressione delle frodi comunitarie.
Per quanto riguarda gli interventi finanziati dai Fondi strutturali, l’azione ispettiva del Corpo assume
connotazioni peculiari, che la caratterizzano in quanto indagine di polizia tributaria e, ricorrendone i
presupposti, di polizia giudiziaria tesa, tra l’altro, alla scoperta ed all’accertamento di frodi ed irregolarità in
danno dei bilanci dell’Unione Europea e nazionale.
In una visione più generale, è opportuno precisare che i controlli effettuati dai Comandi della Guardia di
Finanza in via amministrativa si collocano su un piano diverso, che non interferisce né modifica i compiti
attribuiti per legge agli Organi responsabili della concessione dei contributi a carico dei Fondi strutturali.
In tale quadro, il Corpo ha avvertito sempre più l’esigenza di favorire una più incisiva azione di contrasto al
fenomeno delle frodi comunitarie, assicurando, nel rispetto delle attribuzioni di rispettiva competenza,
sinergie sistematiche con i principali Enti interessati alla gestione dei finanziamenti comunitari, tanto di
quelli previsti dalla Politica Agricola Comune che di quelli inquadrati nella politica comunitaria di coesione.
9.3 I soggetti interni al SI.GE.CO. coinvolti nell’individuazione e comunicazione delle
irregolarità
Autorità di Gestione
In quanto organismo responsabile della gestione e dei controlli di I livello su tutte le operazioni a valere del
POR FESR, all’Autorità di Gestione competono i seguenti compiti:
raccogliere, tramite la Sezione “raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità” operante
all’interno della struttura di Coordinamento Controlli di I livello (Area Sistemi di Controllo),
tutti i dati relativi alle attività di controllo effettuate sia dalle strutture interne (RGA ed UC
presso le strutture regionali e gli O.I. incaricati) che esterne (Commissione, IGRUE, Guardia di
Finanza, Arma dei Carabinieri, Corte dei Conti, BEI, ecc.) al Sistema di Gestione e Controllo;
predisporre un sistema informatizzato di conservazione dei risultati delle attività di controllo
svolte da tutti gli organismi interni ed esterni;
accertare, come richiesto dalla Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007 (Strumento statale
attuativo dell’Accordo sulle modalità di comunicazione alla Commissione Europea delle
irregolarità e frodi a danno del Bilancio Europeo, stipulato nella Conferenza Stato-Regioni del
20/09/2007 Repertorio 52/CU), che gli elementi indicati in un atto o in una segnalazione per un
caso di sospetta irregolarità o frode siano di consistenza tale da rendere fondata l’ipotesi della
avvenuta violazione di una norma comunitaria o nazionale, anche astrattamente idonea a
provocare pregiudizio al bilancio comunitario;
tramite la citata Sezione “raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità”, elaborare con
cadenza trimestrale un report di sintesi contenente solo le irregolarità la cui reale esistenza è stata
verificata ai sensi della Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007;
inviare alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, per il successivo invio alla Commissione
Europea entro due mesi dalla scadenza di ogni trimestre, la Prima comunicazione ex art. 28 del
Reg. (CE) n. 1828/2006 (ex art.3 del Regolamento (CE) n. 1681/1994) contenente l’elenco di
tutte le irregolarità oggetto di un verbale amministrativo o giudiziario. L’obbligo di
comunicazione sorge solo se l’esame effettuato dall'ADG confermi che i fatti dedotti integrano
realmente un caso di irregolarità;
operare le rettifiche finanziarie che si rendono necessarie: allo scopo garantisce che il
competente RGA (sia regionale che presso gli O.I.) predisponga gli atti di disimpegno e di
recupero delle somme a seguito delle revoche, totali o parziali;
inviare all’Autorità di Certificazione la comunicazione delle rettifiche effettuate;
inviare alla Presidenza del Consiglio per il successivo invio alla Commissione Europea entro
due mesi dalla scadenza di ogni trimestre, la Comunicazione sul seguito dato ex art. 30 del Reg.
62
(CE) n. 1828/2006 contenente l’elenco dei procedimenti avviati in seguito alle irregolarità
comunicate;
inviare alla Commissione una relazione speciale riguardante i mancati recuperi e le cause
connesse per la decisione sull’imputabilità della perdita a norma dell’articolo 70, paragrafo 2 del
Reg. (CE) n. 1083/2006.
inviare tramite la Sezione “raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità”, all’AdC la
lista delle azioni di recupero intraprese per permettere a quest’ultima di tenere, ex art. 61, lettera
f) del Reg. (CE) n. 1083/2006, una contabilità degli importi recuperabili;
inviare all’Autorità di Certificazione la comunicazione dei recuperi effettuati per la restituzione
al bilancio della Comunità Europea tramite decurtazione dell’importo rettificato nella domanda
di pagamento successiva o tramite inserimento nella domanda di pagamento solo dell’importo al
netto del recupero.
Autorità di Certificazione
L’Autorità di Certificazione, a seguito della comunicazione di irregolarità e della conseguente rettifica
finanziaria provvede a :
- decurtare l’importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al ricevimento
della comunicazione di rettifica, se la spesa oggetto di rettifica è stata già inserita in una
Domanda di pagamento;
- procedere a inserire nella domanda di pagamento l’importo di spesa al netto della rettifica, se la
spesa oggetto di rettifica non è stata ancora inserita in una domanda di pagamento
L’Autorità di Certificazione procede secondo quanto descritto anche qualora le irregolarità emergano durante
i controlli documentali di competenza della medesima AdC, ai sensi dei Reg. (CE) n. 1083/2006 e n.
1828/2006. Di tali irregolarità l’AdC ne darà comunicazione ai RGA, ai Responsabili degli Uffici di
Controllo di I livello e all’AdG/Sezione “raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità”.
In ogni caso l’Autorità di Certificazione tiene la contabilità degli importi sulla base degli esiti delle verifiche
effettuate dagli organi che hanno potere di controllo, sia interni che esterni al sistema.
A tale fine, l’Autorità di Certificazione si interfaccia, anche a livello di sistema informatico integrato, con la
“Sezione raccolta dati di controllo e gestione delle irregolarità”.
Per la descrizione dettagliata delle funzioni dell’Autorità di Certificazione, anche relativamente alle
irregolarità ed alle conseguenti azioni di rettifica finanziaria e di recupero delle somme, si rinvia al capitolo
5, appositamente dedicato all’AdC.
Autorità di Audit
Nell’ambito dei controlli di propria competenza previsti dal Reg. (CE) n. 1083/2006 e dal Reg. (CE) n.
1828/2006 l’Autorità di Audit ha l’obbligo segnalare ogni irregolarità rilevata.
L’AdA da comunicazione di ogni irregolarità mediante apposito report di controllo, che invia a tutti i
soggetti preposti alla gestione e controllo delle Attività coinvolte dal singolo procedimento di verifica di II
livello (AdG, AdC, RGA ed UC di I livello, sia presso la direzione regionale e che presso l’O.I.).
Per le specifiche funzioni di controllo demandate all’AdA, anche in tema di rilevazione delle potenziali
irregolarità e sui follow-up effettuati, si rimanda al capitolo 6, espressamente dedicato alla medesima
Autorità di Audit.
Di seguito si fornisce una tabella riepilogativa dei vari soggetti, interni ed esterni, preposti ai controlli e alla
rilevazione e gestione delle irregolarità:
63
Verifiche
gestionali
Controllo di I
livello
Controllo di II
livello
Verifiche in
fase di
certificazione
AutocontrolloValutazione
di conformità
Altri controlli
a campione
Autorità/Organismi interni al
SI.GE.CO.
AdG X
RGA regionale X
UC I livello regionale X
Organismo Intermedio (RGA) X
Organismo Intermedio (UC) X
AdA X X
AdC X
Beneficiario X
Autorità/Organismi esterni al
SI.GE.CO.
OLAF X
D.G. Regio X
Ispettorato Generale dei Servizi X
Corte dei Conti Europea X
MEF (IGRUE-UVER IGF) X X
Guardia di Finanza X
Ministeri vari (Interno, Lavoro,
Pubblica Istruzione ecc.)X
Corte dei Conti X
Soggetto responsabile del
controllo
Tipologia di controllo
9.4 Procedure per la comunicazione delle irregolarità
I soggetti coinvolti a vario titolo nell’attività di controllo/verifica possono essere Autorità o Organismi
interni al sistema di Gestione e Controllo e quindi:
Uffici competenti per le operazioni (RGA)
Uffici di controllo delle operazioni (UC)
Area Sistemi di Controllo - Responsabile del Coordinamento dei Controllo di I livello (UCC)
Organismi Intermedi (nel corso delle verifiche gestionali o controlli di I livello)
Autorità di Gestione (AdG)
Autorità di Audit (nel corso dei controlli di II livello)
Autorità di Certificazione (verifiche in fase di certificazione della spesa)
Beneficiari (autocontrollo)
L’accertamento dell’irregolarità da parte di uno degli organismi indicati può verificarsi durante tutto il
processo di gestione e controllo, dalla fase di programmazione fino ai controlli di II livello effettuati
64
dall’AdA sulle operazioni già certificate dall’AdC alla CE. Pertanto la comunicazione delle stesse può aver
luogo in ogni fase di attuazione del Programma POR FESR.
Ad ogni modo la normativa comunitaria e nazionale ha puntualmente codificato la procedura da porre in
essere per la comunicazione delle irregolarità.
Con cadenza trimestrale, mediante compilazione di uno specifico report di sintesi, il Responsabile del
Coordinamento dei Controlli di I livello informa l’AdG su tutte le irregolarità rilevate al fine di consentire,
per il tramite dei RGA, alle necessarie rettifiche finanziarie e ai recuperi degli importi indebitamente versati.
Entro i due mesi successivi alla fine di ogni trimestre la Presidenza del Consiglio comunica alla
Commissione tutte le irregolarità che sono state oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario a
livello nazionale.
Le spese inserite nel report trimestrale di sintesi (e quindi inviate alla Commissione) sono solo quelle
risultate realmente irregolari in seguito alle verifiche previste dalla Circolare Interministeriale del 12 ottobre
2007.
Soglia di rilevazione dell’irregolarità (art. 36 Reg.(CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii.)
La soglia che fa scattare gli obblighi di comunicazione precedentemente illustrati è pari a 10.000 Euro.
Secondo quanto previsto dall’art. 36, paragrafo 1 del Reg. (CE) n. 1828/2006, in caso di irregolarità relative
a importi inferiori a 10.000 euro a carico del bilancio generale delle Comunità europee, gli Stati membri
trasmettono alla Commissione le informazioni di cui agli articoli 28 e 30 (art. 3 e art.5 del Reg.(CE) n.
1681/1994) soltanto su esplicita richiesta della Commissione.
A norma dell’articolo 61, lettera f) del Reg. (CE) n. 1083/2006 gli Stati membri tengono una contabilità degli
importi inferiori a tale soglia che si dimostrano recuperabili e degli importi recuperati o ritirati a seguito della
soppressione della partecipazione a un'operazione e restituiscono gli importi recuperati al bilancio generale
delle Comunità europee.
Fatti salvi gli obblighi derivanti direttamente dall'articolo 70, paragrafo 1, lettera b) del Reg.(CE) n.
1083/2006, lo Stato membro e la Comunità condividono la perdita relativa agli importi inferiori alla soglia
che non possono essere recuperati secondo il tasso di cofinanziamento applicabile all’operazione interessata.
La procedura di cui all’articolo 30, paragrafo 2 del Reg. (CE) n. 1828/2006 non si applica, salvo decisione
contraria della Commissione.
Prime Comunicazioni – Deroghe ( Art. 28 del Reg. (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii.)
Secondo quanto disposto dall’art. 28, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 1828/2006, e fatti salvi gli obblighi a
norma dell’art. 70 del Reg. (CE) n. 1083/2006, le informazioni che devono essere presenti nella
comunicazione alla Commissione riguardano:
a) Il fondo interessato, l’obiettivo, il programma operativo, gli assi prioritari e le operazioni, nonché il
numero di codice comune di identificazione CCI;
b) la disposizione che è stata violata;
c) la data e la fonte della prima informazione che ha portato a sospettare l’esistenza dell’irregolarità;
d) le pratiche utilizzate per commettere l’irregolarità;
e) ove pertinente, se tali pratiche fanno sospettare l’esistenza di una frode;
f) il modo in cui l’irregolarità è stata scoperta;
g) se del caso, gli Stati membri e i paesi terzi interessati;
h) il periodo ed il momento in cui è stata commessa l’irregolarità;
i) le autorità o gli organismi nazionali che hanno redatto il rapporto ufficiale sull’irregolarità e le autorità cui
spettano gli ulteriori provvedimenti amministrativi o giudiziari;
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j) la data del primo verbale amministrativo o giudiziario relativo all’irregolarità;
k) l’identità delle persone fisiche o giuridiche interessate o di altri soggetti partecipanti, a meno che tale
indicazione risulti inutile ai fini della lotta contro le irregolarità, tenuto conto del tipo di irregolarità
accertata;
l) il totale delle spese ammissibili e il contributo pubblico approvato per l’operazione, nonché il
corrispondente importo del contributo comunitario, calcolato applicando il tasso di cofinanziamento dell’asse
prioritario;
m) le spese e il contributo pubblico certificati alla Commissione in cui è stata constatata l’irregolarità e il
corrispondente importo del contributo comunitario a rischio, calcolato applicando il tasso di cofinanziamento
dell’asse prioritario;
n) in caso di sospetto di frode e se non è stato effettuato alcun pagamento del contributo pubblico a favore di
persone o di altre entità a norma della lettera k), gli importi che sarebbero stati versati indebitamente se
l’irregolarità non fosse stata individuata;
o) il codice della regione o area in cui l’operazione è stata situata o effettuata, precisando il livello NUTS o
altro;
p) la natura della spesa irregolare;
q) Se non è stato versato ancora il contributo, gli importi che sarebbero stati erogati se non fosse stata
accertata l’irregolarità;
r) l ’eventuale sospensione dei pagamenti e le possibilità di recupero.
Qualora alcune delle informazioni precedentemente riportate (in particolare, le informazioni relative alle
pratiche utilizzate per commettere l’irregolarità e al modo in cui è stata scoperta) non siano disponibili, gli
Stati membri forniscono, per quanto possibile, i dati mancanti quando presentano alla Commissione i
successivi rapporti trimestrali sulle irregolarità.
Se le disposizioni nazionali prevedono il segreto istruttorio, la comunicazione delle informazioni è
subordinata all'autorizzazione dell'autorità giudiziaria competente.
Ogni Stato membro segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri
interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano
avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette.
Qualora nessuna irregolarità sia da segnalare nel corso di un periodo di riferimento, gli Stati membri devono
informarne ugualmente la Commissione come previsto dall’art. 28, comma 6 del Reg. (CE) n. 1828/2006.
Lo stesso art. 28, paragrafo 2, del Reg. (CE) n. 1828/2006 contempla i seguenti casi di deroga all’obbligo di
comunicazione:
casi in cui non è stata realizzata in tutto o in parte un’operazione a seguito di fallimento del
beneficiario;
casi in cui l’irregolarità viene segnalata spontaneamente dal beneficiario;
casi in cui il contributo non è stato ancora erogato e la spesa non è stata inserita in una dichiarazione
di spesa certificata;
casi di mera negligenza e/o errore, che non integrano fattispecie d’irregolarità, né di frodi, anche
sospette.
Comunicazione dei casi urgenti (art. 29 del Reg. (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii.)
Ogni Stato membro segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri
interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che:
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possano avere rapidamente effetto fuori del suo territorio;
rivelino il ricorso ad una nuova pratica irregolare.
Comunicazioni sul seguito dato – mancato recupero (Art. 30 del Reg. (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii.)
Secondo l’art. 30, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 1828/2006, entro i due mesi successivi al termine di ogni
trimestre gli Stati membri informano la Commissione in riferimento a ogni precedente comunicazione di cui
all’articolo 28, dei procedimenti iniziati in seguito alle irregolarità comunicate, nonché dei cambiamenti
significativi derivati da detti interventi.
Tali informazioni riguardano:
a) gli importi recuperati o gli importi di cui si prevede il recupero;
b) le misure provvisorie prese dagli Stati membri a salvaguardia del recupero degli importi versati
indebitamente;
c) i procedimenti amministrativi o giudiziari iniziati al fine di recuperare gli importi versati
indebitamente e di applicare sanzioni;
d) i motivi dell'eventuale abbandono dei procedimenti di recupero;
e) l’eventuale abbandono dei procedimenti penali.
Gli Stati membri comunicano alla Commissione le decisioni amministrative o giudiziarie, o i loro elementi
essenziali, riguardanti la conclusione di tali procedimenti, indicando in particolare se i fatti accertati sono tali
da motivare un sospetto di frode. Nei casi di cui alla lettera d) gli Stati membri informano, per quanto
possibile, la Commissione prima che venga presa una decisione.
Ai sensi dello stesso art. 30, paragrafo 2, del Reg. (CE) n. 1828/2006, qualora uno Stato membro ritenga che
non sia possibile recuperare o prevedere il recupero di un importo, comunica alla Commissione in una
relazione speciale l’entità dell’importo non recuperato e le circostanze pertinenti per la decisione
sull’imputabilità della perdita a norma dell’art. 70, paragrafo 2, del Reg. (CE) n. 1083/2006.
Le informazioni fornite debbono essere sufficientemente dettagliate per consentire alla Commissione di
prendere in tempi rapidi una decisione, dopo aver consultato le autorità degli Stati membri.
Le informazioni debbono comprendere:
a) una copia della decisione di concessione;
b) la data dell’ultimo pagamento al beneficiario;
c) una copia dell’ordine di recupero;
d) nei casi di fallimento (da comunicare a norma dell’art. 28, paragrafo 2) una copia del documento che
attesta l’insolvenza del beneficiario;
e) una sommaria descrizione dei provvedimenti presi dallo Stato membro per recuperare l’importo
versato, con l’indicazione delle rispettive date.
La Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007
La Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007 (pubblicata sulla GURI N. 240 del 15/10/2007), ha
chiarito il momento in cui sorge l’obbligo di comunicazione alla Commissione.
In particolare ha stabilito che:
1) la comunicazione di irregolarità o frodi alla Commissione Europea deve essere preceduta da una
valutazione dei fatti emersi e degli elementi rilevati nel corso dei controlli, che induca a ritenere
accertata l’esistenza dell’irregolarità e deve essere collegata al primo verbale amministrativo o
giudiziario, inteso come la “prima valutazione scritta stilata da un’autorità competente,
amministrativa o giudiziaria, che in base a fatti concreti o specifici, accerti l’esistenza di
un’irregolarità, ferma restando la possibilità di rivedere o revocare tale accertamento alla luce degli
sviluppi del procedimento amministrativo o giudiziario”;
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2) la valutazione indicata alla lettera precedente è compiuta dagli organi decisionali preposti in
relazione alle diverse provvidenze comunitarie, i quali, una volta ricevuto un atto o una segnalazione
per un caso di sospetta irregolarità o frode, verificano senza ritardo che gli elementi in esso indicati
siano di consistenza tale da rendere immediatamente fondata l’ipotesi della avvenuta violazione di
una norma comunitaria o nazionale anche astrattamente idonea a provocare pregiudizio al bilancio
comunitario;
3) l’obbligo di comunicazione sorge solo se il citato esame confermi che i fatti dedotti integrano un
caso di irregolarità e se ricorrano i presupposti stabiliti dalla richiamata normativa;
4) gli organi decisionali, nella predetta ipotesi, sono tenuti a redigere l’apposito modulo e a disporre,
senza ritardo, l’invio del medesimo alle amministrazioni e organi centrali indicati in premessa,
competenti per l’inoltro alla Commissione Europea. In presenza dei presupposti di legge, gli organi
decisionali provvedono altresì alla emanazione dei conseguenti atti (recupero, sospensione, revoca
del finanziamento, ecc.) e alla adozione di ogni altra procedura diretta a rafforzare la tutela delle
provvidenze comunitarie, secondo le rispettive competenze;
5) gli organismi di controllo esterni alle amministrazioni responsabili degli specifici benefici
comunitari sono tenuti a far pervenire tutti gli elementi di informazione necessari alla redazione del
previsto “modulo”, per i successivi adempimenti di competenza;
6) gli organi decisionali, a loro volta, sono tenuti a far conoscere agli organismi di controllo che hanno
trasmesso l’atto o la segnalazione, l’esito delle decisioni assunte per consentire il miglioramento
qualitativo dell’attività di controllo e l’aggiornamento delle banche dati.
La Circolare risponde all’esigenza di migliorare il coordinamento delle Amministrazioni e di conferire una
maggiore attendibilità al flusso delle comunicazioni, nel rispetto rigoroso dei Regolamenti comunitari.
Costituisce inoltre lo strumento statale attuativo degli obblighi contenuti nell’Accordo siglato in sede della
Conferenza Unificata del 20 settembre 2007.
La ratio del provvedimento è quella di evitare che la trasmissione di informazioni, qualora effettuata in base
a rilievi ancora non vagliati dalle rispettive Autorità competenti, possa determinare l’inoltro alla
Commissione Europea di comunicazioni su presunte irregolarità, che si rivelino ad un successivo e più
completo esame in tutto o in parte inesistenti, con indubitabile pregiudizio per lo Stato, a carico del quale
rimarrebbe intanto iscritta la posizione debitoria. A tal fine, quindi, la valutazione compiuta dalle rispettive Autorità competenti diviene fondamentale, in
quanto ha l’obiettivo di verificare che gli elementi indicati nel primo verbale/atto di rilevazione della
presunta violazione siano di consistenza tale da rendere oggettivamente fondata l’ipotesi di avvenuta
violazione di una norma comunitaria o nazionale .
9.5 Il sistema di gestione delle irregolarità – Irregularities Management System (I.M.S.)
Le informazioni di cui agli articoli 28, 29 e 30, paragrafo 1 del Reg. (CE) n. 1828/2006 (ex art.3, art.4, art.5 e
art.6 del Regolamento (CE) n. 1681/1994) sono inviate tramite il modulo 1681 del Sistema di Gestione
Irregolarità (IMS - Irregularities Management System).
Descrizione del Sistema IMS
L’IMS costituisce l’applicazione software accessibile tramite il portale AFIS (Anti Fraud Information
System) che gestisce la segnalazione delle irregolarità alla Presidenza del Consiglio dei Ministri e alla
Commissione.
Per facilitare agli utenti il processo di compilazione delle comunicazioni, la Commissione ha redatto il
“Manuale utente IMS – Informazioni generali- Pre-IMS User Manual - General Information" (ALLEGATO
XVII ) ed il “Manuale utente IMS - Modulo 1681- IMS-UserManual-1681Module ”(ALLEGATO XVIII).
Il Sistema permette la segnalazione delle irregolarità riscontrate durante l’implementazione della Politica
Regionale e della Politica Agricola Comune.
Queste due Politiche sono finanziate dai Fondi strutturali (FESR e FSE), dal Fondo di Coesione, dal Fondo
europeo agricolo di garanzia (FEAGA) e dal Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale (FEASR).
68
I Regolamenti Comunitari che disciplinano il funzionamento di questi fondi sono rispettivamente:
il Regolamento (CE) n. 1681/1994 della Commissione, dell'11 luglio 1994, relativo alle irregolarità e
al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento delle politiche
strutturali nonché all'organizzazione di un sistema d'informazione in questo settore;
il Regolamento (CE) n. 1831/1994 della Commissione, del 26 luglio 1994, relativo alle irregolarità e
al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento del Fondo di coesione nonché all'instaurazione di un sistema d'informazione in questo settore;
Regolamento (CE) n. 1848/2006 della Commissione, del 14 dicembre 2006, relativo alle irregolarità e
al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento della politica agricola comune nonché all'instaurazione di un sistema d'informazione in questo settore.
Il Sistema gestisce la comunicazione delle irregolarità sulla base delle prescrizioni contenute nei tre
Regolamenti precedentemente elencati.
Poiché le procedure differiscono a seconda del Fondo, il sistema è strutturato su tre moduli diversi:
Modulo 1681 per la comunicazione delle irregolarità e dei recuperi delle somme indebitamente
pagate nell'ambito del finanziamento delle politiche strutturali;
Modulo 1831 per la comunicazione delle irregolarità e dei recuperi delle somme indebitamente
pagate nell'ambito del finanziamento del Fondo di coesione;
Modulo 1848 per la comunicazione delle irregolarità e dei recuperi delle somme indebitamente
pagate nell'ambito del finanziamento della politica agricola comune
Si accede al Sistema IMS tramite il Portale Afis (Antifraud Information System) cliccando sulla Home
Screen del Portale l’icona PIMS (Pre-IMS). Successivamente è possibile selezionare uno dei tre Moduli su
cui è strutturato il Sistema a seconda del Fondo Strutturale coinvolto e inviare le comunicazioni.
Sono quattro le tipologie di comunicazioni che possono essere inviate tramite il Sistema IMS:
comunicazione ex art. 3 per segnalare l’esistenza di un’irregolarità;
comunicazione ex art. 5 per comunicare aggiornamenti relativi ad irregolarità già segnalate;
notifica zero per informare Olaf che nel trimestre di riferimento non si sono rilevate irregolarità;
feedback sulle comunicazioni da parte dell’Olaf.
Il Sistema IMS può essere utilizzato da rappresentanti delle strutture che gestiscono i Programmi finanziati
dai Fondi strutturali e da operatori che operano all’interno dell’OLAF.
Esistono tre tipologie di soggetti che, a livello di Stato Membro, possono utilizzare il Sistema:
- Creatore ( Area Sistemi di Controllo (UCC)): colui che origina la scheda inserendo tutti gli elementi
disponibili e necessari per poi trasmetterla al livello superiore (PCM - Dipartimento per il
coordinamento delle Politiche Europee);
- Sub Manager ( Autorità di Gestione): Ha le stesse facoltà del Creatore oltre ad avere il potere di
rigettare o convalidare le schede inviate dal Creatore stesso;
- Manager (PCM - Dipartimento per il coordinamento delle Politiche Europee): colui che ricevute le
segnalazioni provvede ad un’analisi dei dati inseriti con la possibilità di avallarne il contenuto ed
inoltrare la segnalazione all’OLAF o rigettarle motivando tale scelta.
Per quanto concerne l’OLAF, si distinguono gli Utilizzatori che hanno la possibilità di inviare agli Stati
Membri i feedback sulle Comunicazioni ricevute e gli Amministratori, che hanno il compito di amministrare
e gestire il Sistema IMS.
69
E’ possibile effettuare una classificazione anche delle Organizzazioni che fanno uso del Sistema IMS nelle
seguenti tipologie:
Organizzazione creatrice di una Comunicazione: è’ anche definita nel Sistema IMS come Sender;
Organizzazione destinataria di una Comunicazione, detta Receiver: questa Organizzazione, definita
anche come parente del Sender, è gerarchicamente superiore a quest’ultima e può a sua volta essere
un Sender;
Autorità Centrale: Organizzazione deputata all’invio della Comunicazione all’OLAF; può essere sia
Sender che Receiver.
Modalità operative dei flussi di comunicazione delle irregolarità
Nel caso venga rilevata una presunta irregolarità durante la fase gestionale, da uno degli organi preposti
all’attività di controllo (interni o esterni):
- il procedimento amministrativo-finanziario deve essere sospeso in fase di accertamento
dell’irregolarità;
- deve essere compilato un primo verbale di constatazione, con l’allegato modello di segnalazione, e
inviato all’AdG - Area Sistemi di Controllo e a tutti gli organismi coinvolti (es. RGA, Beneficiario,
ecc).
Il RGA, adotta le necessarie misure correttive di carattere amministrativo (atti di revoca, di disimpegno ed
accertamento di recupero delle somme, ecc) e può procedere a notificare agli organi giudiziari (polizia
giudiziaria e tributaria, magistratura, ecc) l’irregolarità rilevata per l’avvio del relativo procedimento.
L'AdG verifica l’opportunità o meno di procedere alla segnalazione dell’irregolarità accertata all’OLAF.
Nel caso non ritenga sufficienti le informazioni ricevute ai fini di un’efficace valutazione, l’AdG - Area
Sistemi di Controllo ne richiede l’integrazione.
La Sezione presso l’Area Sistemi di Controllo gestisce e monitora i dati ricevuti in un data base sul quale
confluiranno i dati di controllo raccolti da tutti gli organismi interni ed esterni al sistema di gestione e
controllo.
All’uopo, dovranno essere inserite le informazioni relative a:
data, ora e luogo del controllo;
beneficiario sottoposto a controllo;
operazione controllata;
codice monitoraggio progetto;
ammontare di spesa controllata;
eventuale ammontare di spesa ritenuta irregolare;
tipologia di irregolarità;
eventuale provvedimento amministrativo o giudiziario intrapreso in relazione alle irregolarità
rilevate;
data e protocollo del verbale amministrativo o giudiziario o di analogo documento che riporta gli
esiti del controllo.
Nel caso in cui il procedimento di valutazione rilevi l’inopportunità di segnalazione dell’irregolarità
all’OLAF, l’AdG ne da comunicazione al competente RGA e, se diverso, al soggetto che ha rilevato
l’irregolarità.
Con cadenza trimestrale, l’Area Sistemi di Controllo attraverso la “Sezione raccolta dati di controllo e
gestione delle irregolarità” predispone un dettagliato report di sintesi contenente la lista e la descrizione delle
irregolarità rilevate e lo invia all’AdG.
Nel report di sintesi saranno inserite solo le spese risultate irregolari in seguito alle verifiche previste dalla
citata Circolare interministeriale del 12 ottobre 2007.
L’AdG, tramite il modulo di comunicazione Articolo 3-1681 dell’IMS inoltra le comunicazioni ricevute alla
Presidenza del Consiglio per il successivo invio da parte di quest’ultima alla Commissione Europea – OLAF
nel rispetto dei seguenti termini:
70
- 30 aprile XXXX: aggiornamenti relativi al precedente trimestre gennaio – marzo XXXX;
- 30 luglio XXXX: aggiornamenti relativi al precedente trimestre aprile – giugno XXXX;
- 30 ottobre XXXX: aggiornamenti relativi al precedente trimestre luglio - settembre XXXX;
- 30 gennaio XXXX+1: aggiornamenti relativi al precedente trimestre ottobre-dicembre XXXX;
L’AdG/Area sistemi di Controllo acquisisce durante il trimestre successivo le informazioni che mancavano
al momento del primo accertamento. Quindi, tramite il modulo di comunicazione Articolo 5-1681 dell’IMS,
l’AdG invia la comunicazione prevista ai sensi dell’articolo 30, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 1828/2006
unitamente alla relazione speciale relativa all’art. 30, paragrafo 2, dello stesso Regolamento.
Nel caso in cui non vi siano stati nel frattempo aggiornamenti utili sulla procedura
amministrativa/giudiziaria, l’AdG utilizza l’apposito modulo di comunicazione Notifica zero.
L’AdG non è più tenuta alla trasmissione di alcun tipo di comunicazione solo qualora sia già stata
precedentemente comunicata la conclusione di qualunque tipo di procedimento.
Di seguito si riporta il diagramma dei flussi informativi.
Legenda
Invio comunicazione IMS di rilevazione
trimestrale delle irregolarità
Invio rilevazione irregolarità
frutto di controlli
AdG-Sezione
raccolta dati di
controllo e gestione
delle irregolarità
MEF-GUARDIA DI FINANZA-
IGRUE, UVER, IGF
PRESIDENZA DEL CdM-
DIPARTIMENTO PER LE
POLITICHE COMUNITARIE
COMMISSIONE
EUROPEA
ISPETTORATO GENERALE DEI
SERVIZI
CORTE DEI CONTI EUROPEA-
CORTE DEI CONTI ITALIANA
RGA
ORGANISMO
INTERMEDIO
BENEFICIARI
FINALI
AUTORITA’
DI AUDIT
AUTORITA’
DI CERTIFICAZIONE
UC I
livello
71
9.6 Ritiri, recuperi e rettifiche
Ritiri
L’AdG provvede a ritirare la spesa indebitamente certificata all’UE dalla domanda di pagamento attraverso
una check list, compilata dal RGA o RGA/O.I., che deve essere inserita nel sistema informatico, nella
Sezione dedicata alle procedure di validazione delle spese, con un ID di certificazione d’importo negativo.
Verrà così registrata una nuova Check-list di rettifica finanziaria contenente l’indicazione dell’irregolarità
riscontrata. Non sarà necessario comunicare né l’irregolarità all’OLAF né l'eventuale recupero di somme
indebitamente erogate in quanto la spesa ritirata non recherà danno al bilancio comunitario. L’AdC, ricevute
le scheda dei ritiri dal RGA o RGA/O.I., provvede all’aggiornamento del Registro dei ritiri.
Recuperi
Nel caso in cui l’irregolarità venga riscontrata dopo il pagamento del contributo al beneficiario, l’AdG avvia
le procedere di recupero delle somme indebitamente versate, anche attraverso compensazione nella
successiva richiesta di rimborso. Il recupero deve avvenire solo a fronte di crediti certi, liquidi ed esigibili.
Gli importi recuperati sono restituiti alla Tesoreria regionale e, di conseguenza, messi a disposizione
dell’Autorità di Certificazione che ne ordina la restituzione al bilancio dell’Unione europea prima della
chiusura del Programma.
In particolare il Recupero viene avviato dal RGA attraverso la procedura di revoca e recupero nei confronti
del Beneficiario dell’importo indebitamente versato. L’AdC, ricevute le scheda dei recuperi dal RGA o
RGA/O.I., provvede all’aggiornamento del Registro dei recuperi che verrà tenuto aperto fino all’effettivo
rientro del contributo versato al Beneficiario. Il RGA dovrà, al momento della notifica dell’atto di
accertamento in entrata, richiedere al Beneficiario copia dell'avvenuto bonifico bancario per la restituzione
delle somme indebitamente versate.
Come brevemente anticipato nel capitolo 7.4, qualora l’AdG ritenga di non poter recuperare un importo
indebitamente erogato, ne da comunicazione alla Commissione, indicando l’entità dell’importo ed i motivi
del mancato recupero, e fornisce inoltre tutti gli elementi necessari affinché la stessa Commissione possa
decidere sull’imputabilità della perdita.
Le informazioni fornite debbono essere sufficientemente dettagliate per consentire alla Commissione di
prendere al più presto tale decisione dopo aver consultato le autorità degli Stati membri interessati. Le
informazioni debbono comprendere almeno:
a) una copia della decisione di concessione;
b) la data dell’ultimo pagamento al beneficiario;
c) un copia dell’ordine di recupero;
d) nei casi di fallimento, che vanno comunicati a norma dell’articolo 28, paragrafo 2 del Reg. (CE) n.
1828/2006, una copia del documento che attesta l’insolvenza del beneficiario (secondo quanto
previsto dall’art. 2, lettera a) del Reg. (CE) n. 1346/2000;
e) una descrizione sommaria dei provvedimenti presi dallo Stato membro per recuperare l’importo in
questione con indicazione delle rispettive date.
La Commissione, al termine dell’indagine, può richiedere espressamente allo Stato membro di continuare il
procedimento di recupero.
Come illustrato nel capitolo 5, paragrafo 5.3, l’Autorità di Certificazione tiene una contabilità degli importi
recuperabili o ritirati, al fine di consentire le necessarie compensazioni e rimborsi derivanti dalla procedura
di recupero. In relazione a tale contabilità, l’Autorità di Gestione, tramite la Sezione “raccolta dati di
controllo e gestione delle irregolarità”, fornisce alla stessa AdC tutte le indicazioni relative:
72
- agli importi recuperabili, agli importi da recuperare, ai soggetti debitori e alla data di costituzione del
debito;
- agli importi recuperati, ai pagatori e alla data dell’avvenuto pagamento.
Nel caso di mancato recupero riconducibile a colpa o negligenza imputabile alla struttura regionale preposta
alla gestione e controllo del POR, il rimborso al bilancio dell’Unione Europea graverà esclusivamente sul
bilancio della regione stessa.
Rettifiche finanziarie (Articolo 98 Reg. (CE) n. 1083/2006)
Spetta anzitutto all'AdG perseguire le irregolarità ed effettuare le necessarie rettifiche finanziarie.
L'AdG procede alle rettifiche finanziarie necessarie in relazione alle irregolarità isolate o del sistema
individuate nell'ambito di operazioni o programmi operativi. Le rettifiche consistono in una soppressione
totale o parziale del contributo pubblico del programma operativo, con conseguente disimpegno dei
contributi concessi, e recupero delle somme già indebitamente percepite dai beneficiari.
Il contributo soppresso non può essere riutilizzato per l'operazione o le operazioni oggetto della rettifica né,
se viene effettuata una rettifica finanziaria per una irregolarità sistematica, per le operazioni esistenti
nell'ambito di tutto o della parte dell'asse prioritario in cui si è prodotto l'errore del sistema.
Nel caso di un'irregolarità del sistema, l'AdG estende le proprie indagini a tutte le operazioni che potrebbero
essere interessate.
A seguito di rettifiche l’AdG procede alla modifica delle Liste Progetti approvati, al fine di riutilizzare i
contributi svincolati in un altro gruppo di operazioni incluse:
- nello stesso Asse se l’irregolarità ivi rilevata non è sistemica;
- in un altro Asse se invece presenta il carattere di sistematicità
Di tali modifiche l’AdG da comunicazione al Comitato di Sorveglianza del Programma.
L’entità della rettifica, ove essa non sia quantificabile rispetto all’importo della spesa irregolare, deve essere
determinata per estrapolazione o su base forfettaria.
Si ricorre al metodo dell’estrapolazione quando è possibile identificare una popolazione di operazioni
omogenea, o avente comunque caratteristiche analoghe.
Quando ciò non è possibile si deve procedere mediante rettifica forfettaria, stimata in funzione della gravità
della carenza del sistema, o della singola infrazione rilevata e delle conseguenti implicazioni finanziarie.
Al fine di fornire uno strumento utile alla determinazione dell’entità delle rettifiche da applicare in caso di
valutazione forfettaria, la Commissione ha redatto i seguenti documenti orientativi:
- Decisione C/2001/476, relativa ai servizi per i Fondi strutturali;
- Decisione C/2002/2871 relativa al Fondo di coesione;
- COCOF 07/0037/03-IT del 29/11/2007, relativo al mancato rispetto delle norme in materia di
“appalti pubblici”.
73
Capitolo 10 Procedure relative alla comunicazione e all’aggiornamento del
Manuale
Il manuale sarà aggiornato in corrispondenza di modifiche significative del Sistema di Gestione e Controllo ed approvato con determinazione dirigenziale.
Le modifiche potranno essere proposte dalle strutture incaricate della gestione e del controllo delle attività ed indirizzate all’Autorità di Gestione ed all’Area supporto gestione Programmi FESR per l’eventuale aggiornamento/modifica del documento.
Il testo vigente del manuale sarà disponibile sul sito ufficiale del POR unitamente al manuale utente del sistema di monitoraggio.