manual1 access 2007 2010

Manual Prático

2007/2010

Microsoft Access ®

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

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Este manual foi desenvolvido tendo em atenção

as novas regras do acordo ortográfico.

http://creativecommons.org/

http://www.pedrojesus.net/

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/pt/


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INDICE

APRESENTAÇÃO ............................................................................................................................... 7

CONCEITOS BÁSICOS ........................................................................................................................ 8

O que são Registos e Campos? .................................................................................................... 8

O que é uma Tabela? ................................................................................................................... 9

O que é uma Chave Primária?...................................................................................................... 9

O AMBIENTE DE TRABALHO ........................................................................................................... 10

FERRAMENTAS ............................................................................................................................... 11

Frisos .......................................................................................................................................... 11

Friso Base ................................................................................................................................... 11

Friso Criar ................................................................................................................................... 12

Friso Dados Externos .................................................................................................................. 13

Friso Ferramentas da Base de Dados ......................................................................................... 14

Friso Folha de Dados .................................................................................................................. 15

OPERAÇÕES BÁSICAS ..................................................................................................................... 16

Aceder a uma base de dados ..................................................................................................... 16

Criar uma base de dados a partir de um modelo ...................................................................... 17

Criar uma base de dados vazia................................................................................................... 19

CRIAR TABELAS ............................................................................................................................... 20

Criar uma tabela a partir de um modelo ................................................................................... 20

Criar uma tabela na Vista Estrutura ........................................................................................... 21

Tipo de dados ............................................................................................................................. 22

Criar campos de pesquisa .......................................................................................................... 22

PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA ............................................................................ 23

Modificar as propriedades dos campos ..................................................................................... 23

Tamanho do campo ................................................................................................................... 23

Formatação ................................................................................................................................ 24

Máscara de Introdução .............................................................................................................. 26

Campos obrigatórios .................................................................................................................. 28

Valor predefinido ....................................................................................................................... 28

Permitir comprimento zero ....................................................................................................... 29

Indexação de campos................................................................................................................. 29

Validação de dados .................................................................................................................... 30


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Campos de pesquisa ................................................................................................................... 31

CHAVES EM TABELAS ...................................................................................................................... 34

Chaves primárias ........................................................................................................................ 34

Chaves externas ou secundárias ................................................................................................ 34

RELAÇÕES ENTRE TABELAS ............................................................................................................. 35

Definir uma relação .................................................................................................................... 36

Eliminar uma relação .................................................................................................................. 38

Adicionar tabelas à janela Relações ........................................................................................... 38

Eliminar tabelas da janela Relações ........................................................................................... 38

Gravar relações entre tabelas .................................................................................................... 38

OPERAÇÕES COM TABELAS ............................................................................................................ 39

Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela ...................................................................... 39

Consulta de dados numa tabela ................................................................................................. 40

Eliminar registos ......................................................................................................................... 40

Ordenar registos ......................................................................................................................... 41

Filtrar registos por seleção ......................................................................................................... 41

Imprimir uma tabela ................................................................................................................... 42

CONSULTAS .................................................................................................................................... 43

Criar uma consulta com o assistente .......................................................................................... 43

Criar uma consulta na Vista Estrutura ........................................................................................ 44

Alterar a posição dos campos ..................................................................................................... 45

Visualizar e ordenar registos de tabelas ..................................................................................... 45

Adicionar ou remover tabelas da consulta ................................................................................. 45

Executar uma consulta ............................................................................................................... 46

Definir critérios ........................................................................................................................... 47

Cálculos nas consultas ................................................................................................................ 49

Cálculos de totais em grupos de registos ................................................................................... 50

Criar uma consulta com parâmetros .......................................................................................... 50

FORMULÁRIOS ................................................................................................................................ 51

Criar um formulário utilizando o assistente ............................................................................... 51

Criar um formulário na Vista Estrutura ...................................................................................... 53

Formatação automática ............................................................................................................. 54

Alterar um formulário ................................................................................................................ 54

Utilizar controlos ........................................................................................................................ 55


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Formulários com subformulários ............................................................................................... 56

RELATÓRIOS ................................................................................................................................... 59

Estrutura de um relatório .......................................................................................................... 59

Criar um relatório com o Assistente de relatórios ..................................................................... 60

Alterar a estrutura de um relatório ........................................................................................... 62

Gravar um relatório ................................................................................................................... 62

Imprimir um relatório ................................................................................................................ 62

Visualizar um relatório ............................................................................................................... 63

NOTAS ............................................................................................................................................ 64


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APRESENTAÇÃO:

O Microsoft® Access 2007 é um Sistema de Gestão de Base de Dados e define-se como

um conjunto de utilitários que fornece não só a possibilidade de gestão e armazenamen-

to de grandes quantidades de informação, mas também a interface entre os dados

guardados e as aplicações que lhes dão acesso. Por serem guardados de uma forma

estruturada, os dados podem, mais tarde, ser acedidos no formato que melhor se ade-

qua às necessidades do utilizador.

Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) é algo que tem de ser muito bem dese-

nhado, estruturado e construído a pensar em quem o vai utilizar, como o vai utilizar e

que dados vão adicionar, consultar, etc., nesse sentido aconselho a leitura do artigo no

site da Microsoft®. Clique aqui.

http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/principios-basicos-da-estrutura-de-bases-

de-dados-HA001224247.aspx

NOTA: As ferramentas que serão mostradas neste manual estão igualmente disponíveis

na versão 2010 do Microsoft® Access, no entanto se quiser saber quais as novidades

e/ou diferenças entre versões, clique aqui.

http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/novidades-no-microsoft-access-

HA010342117.aspx

http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/principios-basicos-da-estrutura-de-bases-de-dados-HA001224247.aspx



http://office.microsoft.com/pt-pt/access-help/novidades-no-microsoft-access-HA010342117.aspx




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CONCEITOS BÁSICOS

O que são Registos e Campos?

Ainda antes de começar a desenvolver a sua base de dados com a ajuda deste manual, é

necessário que tenha bem presente alguns conceitos básicos.

O Microsoft® Office Access 2007 organiza as informações em tabelas (ver página seguin-

te). Numa base de dados simples, poderá ter apenas uma tabela. Na maioria das vezes é

necessária mais do que uma. Por exemplo, poderá ter uma tabela que armazena infor-

mações sobre produtos, outra tabela que armazena informações sobre encomendas e

uma outra com informações sobre os clientes.

Cada linha é designada também por registo e cada coluna é também designada por

campo.

Um registo consiste numa forma útil e consistente de combinar informações sobre um

determinado tema.

Um campo consiste num item de informações individual: um tipo de item que aparece

em todos os registos. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria

informações sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de informações

sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preço.


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O que é uma Tabela?

Uma tabela contém dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empre-

gados ou produtos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item como,

por exemplo, um determinado empregado. Um registo é composto por campos, tais

como nome, morada e número de telefone. Normalmente, um registo também é desig-

nado por linha e um campo é frequentemente denominado por coluna.

1. Registo ou linha

2. Campo ou coluna

Uma base de dados pode incluir várias tabelas, em que cada uma delas armazena infor-

mações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos

diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.

A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poderá criar:

Uma tabela de clientes que mostra os clientes e as respetivas moradas

Um catálogo de produtos comercializados, incluindo preços e imagens de cada item

Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para conclusão

Um inventário do equipamento ou do stock disponível

Deverá planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua

exatidão e evitar vir a ter de efetuar muitas alterações posteriormente.

O que é uma Chave Primária?

A chave primária de uma tabela é composta por um ou mais campos que identificam

exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um número de identifi-

cação exclusivo, como, por exemplo, um número de ID, um número de série ou código,

que funciona como chave primária. Por exemplo, poderá ter uma tabela Clientes, na

qual cada cliente tem um número de código de cliente exclusivo. O campo Código do

cliente é a chave primária da tabela.

Um bom candidato a chave primária apresenta várias características. Em primeiro lugar,

identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca está vazio nem é nulo

(tem sempre um valor). Em terceiro lugar, raramente é alterado (idealmente, nunca). O

Access utiliza os campos de chave primária para associar rapidamente os dados prove-

nientes de várias tabelas.


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O AMBIENTE DE TRABALHO

1. Barra de Titulo – Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta (se

aplicável)

2. Categoria de modelo – Opções que permitem aceder a modelos já estruturados com

base em determinadas áreas de atividades.

3. Nova Base de Dados em Branco – Permite criar uma base de dados de raiz, se recur-

so a qualquer modelo.

4. Modelos Online Apresentados – Opções que permitem aceder a modelos já estrutu-

rados, baseados em determinadas áreas de atividades disponíveis no Microsoft®

Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.

5. Office Online – Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Micro-

soft® Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.

6. Abrir Base de Dados Recente – Esta área mostra as bases de dados previamente gra-

vadas e permite aceder-lhes diretamente sem recurso a menus.

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FERRAMENTAS

Frisos

O Microsoft® Office 2007 introduz uma nova forma de trabalhar com os programas nele

incluídos e o Access não é exceção. Ao invés de usar um sistema de menus, como o que

foi usado até à versão 2003, a versão 2007 junta os diferentes comandos em grupos

contextuais, que aparecem no topo da janela da aplicação e a que se dá o nome de fri-

sos. Aqui fica a descrição dos cinco principais frisos do Access 2007/2010.

Friso Base

Substituir / Ir Para / Selecionar

Localizar

Filtro por seleção / Opções avançadas para filtros / Ativar-Desativar Fil-

tro

Filtro

Ordenação Ascendente/Descendente

Totais / Ortografia / Outras opções de tabelas

Novo / Guardar / Eliminar

Atualizar

Orientação do texto da esquerda para a direita

Cor do realce do texto

Diminuir / Aumentar nível de lista / Numeração / Marcas

Alinhamento Esquerda / Centro / Direita

Linhas de Grelha / Cor de Fundo / Preenchimento Alternativo

Tamanho da Fonte / Fonte

Cor de Fundo / Preenchimento

Cor do Tipo de Letra

Negrito / Itálico / Sublinhado

Cortar / Copiar / Pincel de Formatação

Colar

Vista – Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access:

Folha de Dados; Tabela Dinâmica; Gráfico Dinâmico e Estrutura.


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Friso Criar

Criar Macros

Criar consulta de Vista “Estrutura”

Assistente de consultas

Criar Relatório na Vista “Estrutura”

Assistente de Relatórios

Relatórios em Branco

Etiquetas do relatório

Criar Relatório

Criar Formulários na Vista “Estrutura”

Outras Opções de Formulários

Criar Formulário em Branco

Criar Gráfico Dinâmico

Criar Formulário de múltiplos Itens

Criar Formulário dividido

Criar Formulário

Criar Tabela na Vista “Estrutura”

Listas do SharePoint

Criar Tabela a partir de um modelo

Criar Tabela


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Friso Dados Externos

Mover para SharePoint

Religar Listas

Colocar dados da lista em cache

Rejeitar Alterações

Sincronizar

Trabalhar Online

Gerir respostas

Criar mensagens de correio eletrónico

Outras Exportações

Exportar para PDF ou XPS

Exportar para lista do SharePoint

Exportar para folha de cálculo Excel

Exportações guardadas

Outras Importações

Importar Lista do SharePoint

Importar folha de cálculo Excel

Importar base de dados Access

Importações Guardadas


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Friso Ferramentas da Base de Dados

Criar ACCDE

Gestor de Painéis de Navegação

Encriptar com Palavra-Passe

Suplementos

Gestor de Tabelas ligadas

Dividir a base de dados em dois ficheiros: um para tabelas e outro para

os formulários e consultas

Migrar base de dados para SQL Server

Documentador da Base de Dados

Analisar desempenho

Analisar tabela

Folha de propriedades

Dependências do Objeto

Barra de Mensagens

Relações entre tabelas

Executar uma macro

Criar menu de atalho a partir de uma macro

Converter macros para Visual Basic

Iniciar Editor de Visual Basic


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Friso Folha de Dados

Este friso só é mostrado quando uma tabela é visualizada no modo “Vista de Folha de

Dados”*

Dependências do objeto

Relações

Opções de Formatação

Formato

Tipo de dados

Inserir

Eliminar

Mudar o Nome

Coluna de Pesquisa

Adicionar campos existentes a um objecto

Novo campo

Vista* – Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do

Access: Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e

Estrutura


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OPERAÇÕES BÁSICAS

Aceder a uma base de dados

1. Clique sobre o nome da base de dados que pretende

abrir se o encontrar na área Abrir Base de Dados

Recente.

Caso o nome da base de dados que pretende abrir não se

encontrar na lista da área Abrir Base de Dados Recente,

terá de aceder ao menu do Office, localizado no canto

superior esquerdo do programa.

1. Selecione a opção Abrir

2. Na janela que irá surgir no ecrã, indique a localização

da base de dados que pretende abrir.

3. Clique sobre o

nome da Base

de Dados

4. Clique no botão

Abrir


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Criar uma base de dados a partir de um modelo

1. Clique sobre a opção Modelos Locais

2. Na secção Modelos Locais, escolha o tipo de

base de dados que pretende criar

3. Na secção que surgiu à direita do ecrã, escreva o nome

que pretende dar à sua nova base de dados.

4. Clicar no botão Criar.


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5. A sua base de dados foi criada, mas, por predefinição, o Access desativa algumas

opções. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções.

6. Selecione a opção Ativar este conteúdo.

7. Clique no botão OK


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Criar uma base de dados vazia

Se não quiser usar um dos modelos disponibilizados pelo Access para criar a sua base de

dados, pode sempre optar por criar uma base de dados vazia e só depois começar a

preenche-la com tabelas, consultas e formulários. Este método é mais flexível do que o

apresentado anteriormente, mas é também mais complexo, porque implica definir

todos os elementos que compõem a base de dados.

1. Clique sobre a opção Base de

Dados Vazia.

Ou

No menu do Office, clique na opção Novo.

2. Na secção que surgiu à direita do

ecrã, introduza o nome que preten-

de dar à sua nova base de dados.

3. Clique no botão Criar.


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CRIAR TABELAS

Se criou uma base de dados vazia, terá agora de criar tabelas para estruturar a informa-

ção que irá depois inserir. Numa tabela é um conjunto de dados sobre um determinado

assunto organizada por linhas (registos) e colunas (campos).

Criar uma tabela a partir de um modelo

1. No friso Criar, escolha a opção Modelos de Tabela.

2. Entre as opções que irão aparecer, escolha a mais

indicada para cada tipo de tabela que pretende criar.

3. O Access cria uma tabela predefinida com colunas cor-

respondentes ao tipo de tabela que escolheu. Para

gravar esta tabela, clique no botão Guardar.

4. Introduza um nome para a tabela.

5. Clique no botão OK.

Para adicionar uma coluna à tabela, clique com o

botão direito do rato em cima de uma coluna qual-

quer e escolha Inserir coluna.

Para eliminar uma coluna da tabela, clique com o

botão direito do rato em cima da coluna correspon-

dente e escolha Eliminar coluna.

Para mudar o nome de uma coluna, clique com o

botão direito do rato em cima da coluna correspon-

dente e escolha Mudar o nome da coluna.


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Criar uma tabela na Vista Estrutura

1. No friso Criar,

escolha a opção

Tabela.

2. No friso Folha de Dados, clique na opção Vista

e depois em Vista de Estrutura.

3. Escreva um nome para a tabela.

4. Clique em OK.

5. Na secção Todas as Tabelas, clique

com o botão direito do rato no nome

da tabela que acabou de criar e esco-

lha a opção Vista de Estrutura.

6. Introduza o nome da

coluna

7. Selecione o Tipo de

dados adequado.

8. Insira um descritivo para

a coluna. Não é obriga-

tório, mas pode ajudar a

identificar a coluna no

futuro.


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Tipo de dados

No Access 2007, existem vários tipos de dados que são associados a colunas de forma a

garantir que o conteúdo é inserido de forma consistente e no formato correto.

Tipo De Dados Descrição do conteúdo a inserir

Texto Letras e números com um máximo de 255 caracteres

Memo Letras e números com um máximo de 65536 caracteres

Número Valores numéricos inteiros ou fraccionários

Data/Hora Datas e horas

Moeda Quantias monetárias

Numeração automática

Número sequencial ou aleatório atribuído automaticamente pelo Access

Sim/Não Valor Sim/Não, Ativar/Desativar ou Verdadeiro/Falso

Objeto OLE Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagem, sons, docu-mentos, etc.)

Hiperligação Ligação que abre um endereço web, localização ou ficheiro

Anexo Ficheiro ligado a uma tabela (imagem, sons, documentos, etc.)

Assistente de pesquisas

Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta existen-te ou de uma lista introduzida diretamente.

Criar campos de pesquisa

O Access permite inserir um campo em que os dados são extraídos de uma coluna de

outra tabela ou inseridos diretamente através do tipo de dados Assistente de Pesquisas.

1. Selecione o campo de pesquisa. Escolha a

opção Assistente de Pesquisas na coluna Tipo

de dados.

2. Na janela Assistente de Pesquisas, esco-

lha uma das duas opções apresentadas.

3. Carregue no botão Seguinte e

siga as instruções que lhe são

dadas. No final clique em Con-

cluir.


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PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA

Modificar as propriedades dos campos

Os campos constantes numa tabela de uma base de dados têm propriedades que

podem ser definidas e, mais tarde, modificadas. Estas propriedades variam consoante o

tipo de dados atribuído a cada campo. Para as modificar, siga os seguintes passos:

1. Selecione o campo correspondente

que pretende modificar.

2. Escolha a propriedade que preten-

de modificar.

3. Indique o novo valor pretendido.

Ou

Indique o valor a partir de uma lista

de propriedades indicadas pelo

programa.

Ou

Clique sobre o botão que encontra

quando clica na caixa de propriedades

ou no ícone Construtor de Expressões

situado no friso Estrutura.

Tamanho do campo

Esta propriedade diz respeito ao número de caracteres que um campo pode ter, inde-

pendentemente de se tratar de texto ou valores numéricos.

Em campos do tipo Número, deverá

escolher um dos itens apresentados

pelo programa, conforme indicado

na imagem ao lado.


24 | P á g i n a

Formatação

O formato define a forma como o conteúdo de um determinado campo será apresenta-

do. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos Data/Hora, Textos e

Sim/Não. Independentemente do tipo de campo, é possível utilizar os símbolos abaixo

indicados para a sua formatação:

Símbolo Função

! Alinha o conteúdo do campo à esquerda

“texto” Mostra o texto do campo entre aspas

(espaço) Introduz um espaço em branco

\ Mostra o caractere seguinte exatamente como foi introduzido

* Substitui todos os espaços em branco pelo caractere indicado a seguir ao *

[cor] Mostra o conteúdo do campo na cor escolhida

As instruções de formatação limitam-se a alterar a forma como os dados são visualiza-

dos e não altera a sua integridade.

Em campos de texto, podem usar-se os seguintes símbolos:

Símbolo Função

@ Obriga a inserir um caractere ou um espaço

< Coloca todas as letras em minúsculas

> Coloca todas as letras em maiúsculas

& Indica caractere não obrigatório

Os tipos de dados Número, Data/Hora e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo

Access. No entanto, é possível criar novos formatos.


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Os valores predefinidos para os campos do tipo Número são os seguintes:

Formato Descrição Exemplo

Valor Introduzido

Valor Visualizado

Número Geral Mostra os números tal como foram digi-tados

12345,6789 12345,6789

Moeda São aplicadas as definições regionais para que a visualização se adeque à moeda introduzida.

12345 12 345,00€

Euro Coloca o símbolo € a seguir ao valor e aplica as definições regionais.

123 123,00€

Fixo O número é visualizado com pelo menos uma casa decimal e são aplicadas as defi-nições regionais.

3,56645 4,00

Padrão O número é visualizado com pelo menos uma casa decimal e o separador de milha-res. São aplicadas as definições regionais.

3456,489 3457,00

Percentagem O número introduzido é multiplicado por 100 e é acrescentado o símbolo %

1 100%

Cientifico É aplicada a notação científica padrão 3456,123 3,46E+03

As definições regionais podem ser acedidas e alteradas no Painel de Controlo do seu

Windows e variam consoante o país e/ou linguagem do seu sistema operativo.

Exemplos:

Dados Introduzidos Formatação aplicada Dados visualizados

Nome: pedro jesus > PEDRO JESUS

Morada: ruA do NORte < rua do norte

Código Postal: 8400141 @@@@-@@@ 8400-141

Telemóvel: 961234567 @@ @@@@@@@ 96 1234567

Valor Unitário: 1500 #.## € 1.500 €

Valor Unitário: 1500 [Vermelho] #.##0,00 € 1.500,00€

Os seguintes símbolos podem ser usados para criar novos formatos:

Símbolo Função

. (ponto) Separador decimal

, (virgula) Separador dos milhares

0 Para visualizar um dígito ou 0

# Para visualizar um dígito, sinais de mais (+) ou menos(-) e espaços

$ Para visualizar o símbolo $

% O valor introduzido é multiplicado por 100 e é inserido o símbolo %

E- ou e- Notação científica


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Máscara de Introdução

As máscaras de introdução caracterizam-se por modelos predefinidos para a inserção

de dados. São utilizados quando se pretende aplicar um tamanho e/ou formato.

É possível aplicar máscaras de introdução manualmente ou através do Assistente de

Máscaras de Introdução. No entanto, este assistente só funciona com os tipos de dados

Texto e Data/Hora. Para dados do tipo Moeda, é necessário inserir a máscara de intro-

dução manualmente.

Siga os seguintes passos para aplicar uma máscara de introdução com o assistente:

1. Selecione o campo em que pretende

aplicar uma máscara

2. Clique sobre o botão Compilar .

Assistente de Máscaras de Introdução

para campos do tipo Texto

3. Selecione a máscara que pretende

aplicar.

4. Introduza algum texto de exemplo

apenas para verificar que o resulta-

do será o previsto.

5. Clique sobre o botão Seguinte.

6. Clique sobre a lista para escolher

um carácter marcador de posição.



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8. Escolha se deseja que os dados

sejam guardados com ou sem más-

cara.

9. Clique sobre o botão Concluir.

Assistente de Máscaras de Introdução

para campos do tipo Data/Hora

1. Repita os passos 1 e 2 da página

anterior

2. Selecione a máscara que pretende

aplicar

3. Introduza alguns valores de exem-

plo apenas para verificar que o

resultado será o previsto.


5. Clique sobre a lista para escolher o

carácter marcador de posição.




28 | P á g i n a

Os símbolos que se seguem podem ser usados para inserir uma Máscara de Introdução

manualmente.

Símbolo Função

0 Dígito obrigatório (de 0 a 9)

9 Digito não obrigatório (de 0 a 9)

# Qualquer dígito ou espaço

L Letra obrigatória (A a Z)

? Letra opcional (A a Z)

> Os caracteres seguintes aparecem em maiúsculas

< Os caracteres seguintes aparecem em minúsculas

A Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) obrigatório

a Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) opcional

& Carácter ou espaço obrigatório

C Carácter ou espaço opcional

Exemplo: O campo relativo ao Telemóvel pode ser definido com o tipo de dados Texto e

a Máscara de Introdução pode ser do tipo Telemóvel (00) 0000000

Campos obrigatórios

A importância de alguns campos pode fazer com que o seu preenchimento seja obriga-

tório.

Para fazer com que um campo seja de preen-

chimento obrigatório, selecione Sim na pro-

priedade Necessário. Esta indicação obriga

que o campo seja preenchido. Se isso não

acontecer, irá surgir uma mensagem de erro.

Valor predefinido

Se for previsível que o campo de uma tabela tenha sempre ou quase sempre o mesmo

conteúdo, é conveniente definir esse valor predefinido.

Numa base de dados dos distribuidores, por

exemplo, é previsível que o campo relativo à

Nacionalidade do distribuidor tenha o con-

teúdo PT (Portuguesa), na maioria dos casos.

Deste modo podemos definir os caracteres PT

como um valor predefinido, sendo possível

alterá-lo quando necessário.


P á g i n a | 29

Permitir comprimento zero

A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto, Memo e

Hiperligação. A sua função é diferenciar um campo que não foi preenchido e um que,

intencionalmente, não tem qualquer conteúdo.

Para permitir que um campo seja intencio-

nalmente deixado em branco, selecione a

opção Sim na propriedade Permitir compri-

mento zero.

Para indicar que um determinado campo não

tem conteúdo intencionalmente, pode inserir

uma cadeia de comprimento zero introduzin-

do duas aspas (“”) sem espaços ou caracteres

entre elas.

Nota: Os campos com o tipo de dados Hiperligação servem para guardar endereços de

páginas Web.

Indexação de campos

A criação de um Índice numa tabela consiste em obrigar a que a ordenação dessa tabela

seja feita através de um determinado campo. Os índices são particularmente úteis para

facilitar o processo de pesquisa numa base de dados.

Para indexar um campo, clique na lista que encontra na propriedade Indexado e sele-

cione Sim.

Nota: A escolha dos índices numa tabela não deve ser feita ao acaso, pois, sempre que

existem modificações numa tabela, todos os índices são atualizados. Um excesso de

índices ou a indexação de campos referentes a ficheiros ou imagens pode tornar o pro-

cesso de inserção ou atualização de dados mais lento.


30 | P á g i n a

Validação de dados

Em algumas tabelas, podem existir campos em que a inserção de dados deve ser condi-

cionada a determinados parâmetros. Para especificar os critérios de um determinado

campo, introduza a regra pretendida na propriedade Regra de validação ou clique sobre

o botão Compilar para aceder ao Construtor de Expressões e criar a regra de valida-

ção pretendida.

Exemplo: Numa base de dados de alunos, o campo Nota, correspondente à classificação

do estudante, não pode ter valores inferiores a 0 ou superiores a 20. Para garantir esta

condição, é necessário criar uma Regra de validação.

Sempre que é introduzida uma

nota para o aluno, a Regra de

validação é verificada. Se forem

introduzidos valores que não satis-

façam a condição imposta, o utili-

zador receberá em forma de men-

sagem de erro o texto inserido na

propriedade Texto de validação.

É também possível criar uma regra

de validação através do Construtor de expressões. Para isso siga os seguintes passos:

1. Abra o Construtor de expressões clicando no botão Compilar na propriedade

Regra de validação.

2. Selecione a opção Funções,

Constantes ou Operadores.

3. Escolha um subgrupo para

ter acesso apenas às opções

que lhe estão associadas.

4. Selecione a função mais ade-

quada à sua regra de validação.

Estes botões correspondem a Funções,

Constantes e Operadores.


P á g i n a | 31

Campos de pesquisa

É possível que os dados que pretendemos inserir numa tabela já estejam presentes

numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Código Postal numa tabela de Dis-

tribuidores, por exemplo, poderá ser útil irmos buscar essa informação a uma tabela de

Códigos Postais, onde estes dados já estão associados às respetivas localidades.

Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introdução de dados, este campo

deve ser definido como Campo de Pesquisa.

1. Selecione o campo que pretende definir

como Campo de pesquisa.

2. Selecione a opção Assistente de

pesquisa.

3. Selecione a opção Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta.

4. Clique em Seguinte

5. Escolha a tabela ou consulta a partir da qual pretende extrair os dados.



32 | P á g i n a

7. Selecione os campos que pretende que sejam visíveis no campo de pesquisa.


9. Escolha os campos pelos quais preten-de ordenar a informação


11. Defina a largura das colunas 12. Clique em Seguinte

13. Dê um nome ao seu campo de pesqui-sa

14. Clique em Concluir

No caso exemplificado nas páginas anteriores, a informação adicionada ao campo de

pesquisas que criámos é extraída de uma outra tabela constante na base de dados. No

entanto, quando essa informação não está em nenhuma tabela mas, ainda assim, as

possibilidades de preenchimento do conteúdo são limitadas, podemos criar uma lista de

valores para associar ao campo pesquisa.

1. Selecione o campo que pretende definir

como Campo de Pesquisa.

2. Escolha a opção Assistente de Pesquisa.


P á g i n a | 33

3. Selecione a opção Eu escrevo os

valores que quero.

4. Clique em Seguinte.

5. Introduza os valores que preten-

de incluir na lista.


7. Dê um nome ao seu campo de

pesquisa.

8. Clique em Concluir


34 | P á g i n a

CHAVES EM TABELAS

Chaves primárias

O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que permite

identificar univocamente um e apenas um registo

O campo que satisfaça este requisito constitui a chave primária da tabela. Ao criarmos

um campo Código para um Distribuidor e ao definirmos esse campo como chave primá-

ria, estamos a tornar esse distribuidor único para a base de dados.

Para definir uma chave primária:

1. Selecione a linha correspondente ao

campo que pretende transformar

em chave primária. Se criar uma

chave primária com mais do que

um campo, carregue na tecla Ctrl ao

mesmo tempo que seleciona as

linhas correspondentes.

2. Clique com o botão direito do rato

numa das linhas selecionadas e

escolha a opção Chave Primária.

Chaves externas ou secundárias

Além da chave primária, uma tabela pode também ter uma ou mais chaves externas

que, normalmente, são as chaves primárias de tabelas que estamos a chamar através de

campos de pesquisa.

Na Tabela Códigos Postais, por exemplo, o campo Código Postal pode ser a chave pri-

mária, visto que não existem dois códigos postais iguais. Se criarmos, na tabela Distri-

buidores, um campo de pesquisa que vai extrair informação à tabela Códigos Postais,

esse campo será uma chave externa.

De referir que as características deste campo de pesquisa terão de ser iguais às do cam-

po Código Postal na tabela Códigos Postais. O nome do campo pode, no entanto, ser

diferente.


P á g i n a | 35

RELAÇÕES ENTRE TABELAS

Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave primária de uma

esteja presente como chave externa na outra.

Relacionar tabelas pode ser muito útil, no sentido em que torna possível, por exemplo:

saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um campo da

tabela Códigos Postais;

saber o Preço Unitário de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo sendo o Preço

Unitário um campo da tabela Artigos.

1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados.

2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.

3. Repita o segundo passo até que todas as tabelas

pretendidas estejam selecionadas.

4. Clique sobre o botão Fechar.

Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da inserção de dados,

não só para evitar erros na consistência da informação, mas também para não haver

falhas na articulação dos dados.


36 | P á g i n a

Definir uma relação

Neste exemplo, iremos garantir que não é possível inserir um código postal na tabela de

Distribuidores que não esteja presente na tabela de Códigos Postais.

1. Clique sobre o campo da chave

primária na tabela de Códigos

Postais e arraste-o para o campo

Código Postal na tabela Distribui-

dores.

2. Clique na caixa de verificação

Impor integridade referencial.

3. Clique sobre o botão

Criar.

O resultado final será o que

pode ver na imagem ao

lado.

Repare que a ligação é de

Um-para-muitos, isto signi-

fica, neste caso, que o

mesmo código postal, pode

estar presente em vários

distribuidores.

Resumindo:

Na tabela Códigos Postais, cada código postal só pode existir uma vez

Na tabela Distribuidores, os códigos postais podem repetir-se, visto que pode haver

mais do que um distribuidor na mesma área.

Chama-se a este tipo de relacionamento uma relação de um-para-muitos.


P á g i n a | 37

Quando é criada uma relação entre duas tabelas, é importante garantir a consistência

dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se seleciona a opção Impor inte-

gridade referencial, há duas outras que ficam ativas e que também podem ser impor-

tantes.

Sempre que um valor é alterado na chave primária de uma tabela, o Access atualiza os

dados da chave externa de uma outra tabela relacionada. Se, por exemplo, alterarmos

um código postal na tabela Códigos Postais, o mesmo código postal será automatica-

mente alterado no campo Código Postal da tabela Distribuidores.

Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os regis-tos da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados.

Neste exemplo, estamos perante uma ligação de um-para-muitos. Isto signifi-ca que, apesar de não poderem haver dois códigos postais iguais na tabela Códigos Postais, o mesmo não acontece na tabela Distribuidores.

Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos da tabela

Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados.


38 | P á g i n a

Eliminar uma relação

Para eliminar uma relação entre duas tabelas:

1. Clique com o botão direito

do rato sobre a linha que

liga as duas tabelas.

2. Escolha a opção Eliminar.

Adicionar tabelas à janela Relações

Sempre que quiser, pode adicionar tabelas à janela Relações:

Abra a janela Relações e clique sobre o ícone Mostrar Tabela, presente no friso Estrutu-

ra. Depois disso, siga os passos indicados na página 31 sobre Relações entre tabelas.

Eliminar tabelas da janela Relações

Para eliminar uma tabela da janela Relações, selecione a tabela que deseja eliminar e

carregue na tecla Del.

Gravar relações entre tabelas

Depois de definir os relacionamentos entre

tabelas, deverá clicar com o botão direito

do rato no separador da janela Relações e

escolher a opção Guardar.

Se não o fizer, quando fechar a janela Relações aparecerá uma janela de diálogo que lhe

dá a possibilidade de guardar os relacionamentos.


P á g i n a | 39

OPERAÇÕES COM TABELAS

Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela

Antes de começar a introduzir dados numa tabela, é conveniente verificar se as forma-

tações, validações e relações estão concluídas e a funcionar corretamente, isto porque

alterações posteriores podem implicar a perda ou inconsistência de dados.

Para aceder à informação contida numa tabela:

1. Faça duplo clique sobre a tabela que

pretende abrir.

Ou

Selecione a tabela, carregue no botão

direito do rato e escolha a opção Abrir.

2. Insira dados na tabela ou altere

informação já existente.

Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a atual

e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende.

Para se movimentar entre os vários registos de uma tabela, utilize o rato ou as teclas:

Tecla Função

Enter ou Tab Passa para o próximo campo. Caso o cursor se encontre no último campo de um registo, este passa para o primeiro campo do registo seguinte.

Shift + Tab Passa para o campo anterior. Caso o cursor se encontre no primeiro campo de um registo, este passa para o último campo do registo ante-rior

Teclas de direção

Desloca o cursor no sentido indicado por cada uma das setas direcio-nais.

Home Coloca o cursor no primeiro campo do registo que está a editar.

End Coloca o cursor no último campo do registo que está a editar

Page Up Coloca o cursor no primeiro campo da coluna onde se encontra

Page Down Coloca o cursor no último campo da coluna onde se encontra


40 | P á g i n a

Consulta de dados numa tabela

Além das teclas já indicadas para movimentação entre registos, o Access disponibiliza

também botões para o mesmo efeito.

Eliminar registos

Para eliminar um registo:

1. Clique sobre o seletor de linha do registo a eliminar

2. Clique sobre o seletor de linha do registo que pretende eliminar com o botão

direito do rato e escolha a opção Eliminar.

Atenção:

A eliminação de registos no Access é irreversível. Se eliminar um registo, não o poderá

recuperar.

N.º Total de Registos Registo Seguinte

Primeiro

Registo

Registo

Anterior

Registo

Ativo

Último

Registo

Novo

Registo


P á g i n a | 41

Ordenar registos

A inserção de dados não obedece, necessariamente, a uma determinada ordem. No

entanto é possível ordenar a informação tendo por base um u mais campos.

Para ordenar os registos numa tabela:

1. Clique sobre o campo pelo qual pretende ordenar os registos.

2. No friso Base, clique sobre

ou , conforme pre-

tenda que a ordenação seja

ascendente ou descendente,

respetivamente.

Ou

Clique com o botão direito do rato sobre o nome do

campo e escolha a opção Ordenar do Mais Pequeno

ao Maior ou Ordenar do Maior ao Mais Pequeno.

Filtrar registos por seleção

Aplicar um filtro a uma tabela significa fazer uma consulta que nos permita visualizar

apenas um subconjunto de registos mediante determinados critérios.

Para aplicar um filtro:

1. Clique no campo onde está o conteúdo que servirá de base ao filtro.

2. Clique sobre o ícone Seleção no friso Base e escolha uma das opções indicadas.

Quando aplica um filtro, desapare-

cem todos os registos que não satis-

fazem a condição imposta.

Para remover um filtro, basta clicar sobre o ícone Ativar/Desativar filtro que se encon-

tra no friso Base


42 | P á g i n a

Imprimir uma tabela

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende imprimir

2. Aceda ao menu do Office e escolha Imprimir, seguido de Imprimir para imprimir os

registos todos.

3. Clique sobre o botão OK.

Para imprimir apenas registos selecionados:

1. Repita o passo 1.

2. Selecione os registos que pretende

imprimir.

3. Aceda ao menu do Office e selecio-

ne Imprimir.

4. Escolha a opção Registo(s) selecio-

nado(s).

5. Clique sobre o botão OK.


P á g i n a | 43

CONSULTAS

Uma consulta é um processo das bases de dados do Access que permite mostrar a

informação de uma tabela e relacioná-la com os dados contidos numa outra, mediante

determinados critérios

Criar uma consulta com o assistente

1. Clique sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar.

2. Selecione Assistente de Consultas Simples

e clique no botão OK.

3. Clique sobre a lista para selecionar uma

tabela ou uma consulta já existente.

4. Indique os campos que pretende incluir

na consulta fazendo duplo clique em

cada um.

Ou

Selecione um campo, e use os botões

5. Clique sobre Seguinte.

6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os

campos para cada registo)


8. Atribua um nome à consulta

9. Selecione a opção pretendida.



44 | P á g i n a

Criar uma consulta na Vista Estrutura

1. Clique no ícone Estrutura da Consulta no friso Criar.

2. Selecione a(s) tabela(s) que pretende incluir na consulta.

3. Clique no botão Adicionar, e quando

tiver terminado clique em Fechar.

4. Clique no botão Guardar , e atribua

um nome à consulta.

5. Clique no botão OK.

A tabela que é mostrada abaixo é o local onde será construída a consulta. A primeira

linha corresponde aos campos a incluir, a segunda linha mostra a tabela de onde está a

ser extraído o campo.

Para incluir todos os campos de uma tabela numa

consulta, faça duplo clique sobre o asterisco (*) da

caixa que mostra a tabela.

Para remover um campo de uma consulta, selecio-

ne a coluna onde se encontra e pressione a tecla

Del.

Para incluir campos de mais do que uma tabela

numa consulta, é essencial que as tabelas estejam

ligadas entre si pelo menos por uma relação.


P á g i n a | 45

Alterar a posição dos campos

É possível alterar a ordem pela qual os campos aparecem na consulta.

Para tal, siga os seguintes passos:

1. Selecione a coluna do

campo que pretende

mover.

2. Clique com o botão

esquerdo do rato e arras-

te a coluna para a posição

pretendida.

Visualizar e ordenar registos de tabelas

Para ordenar os registos de uma tabela numa consulta, clique sobre a célula Ordenação

e indique o tipo de ordenação que pretende. A ordenação pode ser feita por um ou mais

campos

Se pretender que determi-

nado campo seja incluído na

consulta, mas não seja visí-

vel, clique na caixa de verifi-

cação na célula Mostrar.

Adicionar ou remover tabelas da consulta

Se existir uma ou mais tabelas em que

nenhum campo será incluído na consulta,

essa tabela deve ser removida. Para

remover uma tabela de uma consulta,

selecione a tabela e pressione a tecla Del

ou clique com o botão direito do rato e

escolha a opção Remover tabela.

Para adicionar, basta clicar em Mostrar

tabela no friso Estrutura e escolher a

tabela pretendida.


46 | P á g i n a

Executar uma consulta

Executar uma consulta significa visualizar os registos consoantes na base de dados que

correspondem aos critérios estabelecidos na consulta.

1. Faça duplo clique sobre a consulta que pretende abrir

Ou

Selecione a consulta, carregue no botão direito do rato e

escolha a opção Abrir.

Nota: Para executar a consulta enquanto está na Vista Estrutura, clique sobre o ícone

Executar no Friso Estrutura.

O aspeto das consultas depende dos critérios utilizados, mas deverá ser semelhante ao

da imagem que se apresenta mais abaixo.

As consultas são uma poderosa ferramenta para filtrar informação de uma base de

dados. Para complementar as consultas, é necessário usar critérios de seleção de infor-

mação que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa consulta. Veja na página

seguinte como definir critérios numa consulta.


P á g i n a | 47

Definir critérios

A especificação de critérios numa consulta permite que só sejam visualizados alguns dos

registos incluídos. Por exemplo, podemos, a dados momento, só ter interesse em ver os

distribuidores correspondentes a um determinado código postal.

Para definir critérios numa consulta:

1. Clique na célula Critério correspondente ao campo que pretende aplicar um critério.

IMPORTANTE: Os critérios têm de ser definidos tendo em conta a forma como estes são

armazenados. Ou seja, definir um critério “8005-999” é diferente de “8005999”. Isto

porque na página 27 definimos que o código postal era armazenado sem o hífen “-“.

Ver Ponto 8 - Máscara de Introdução (página 26).

2. Introduza o critério pretendido.

3. Clique em Executar no Friso Estrutura.

Apenas serão visualizados os registos que correspondem ao critério inserido. Neste caso

códigos postais iguais a 8005999.

Para que o Access pesquise exatamente a cadeia de caracteres que pretende, essa

cadeia tem de ser inserida entre aspas.

Ou

Clique sobre o ícone Construtor no friso Estrutura para aceder à ferramen-

ta Construtor de expressões.


48 | P á g i n a

Caixa de Expressão

Local onde se escreve, diretamente ou com recurso a secções

inferiores, a expressão adequada à pesquisa.

Botões de Operador

Operadores que podem ser

incluídos na expressão

Lista de Pastas

Lista de objetos presentes na base

de dados: tabelas, formulários e

relatórios, assim como diversas

funções, constantes, operadores e

expressões frequentes.

Lista de Elementos

Lista de objetos cons-

tantes na pasta selecio-

nada

Lista de Valores

Valores relativos ao

elemento e à pasta

selecionados

Operadores

< Menor

> Maior

<= Menor ou Igual

= Igual

>= Maior ou Igual

<> Diferente

Operadores Lógicos

AND Retorna verdadeiro se todos os elementos da expressão forem verdadeiros

NOT A expressão retorna o falso. Exemplo: NOT “0”. Retorna todos os valores à exceção de 0.

OR Retorna verdadeiro se pelo menos um dos elementos da expressão for verdadeiro.

XOR Retorna verdadeiro se apenas um dos elementos da expressão for verdadeiro.


P á g i n a | 49

Cálculos nas consultas

É possível incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de cálculos. Estas

colunas são designadas por campos calculados pois advêm do resultado de uma expres-

são e não de dados armazenados numa tabela.

1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde

pretende obter um valor calculado.

2. Clique sobre o ícone Construtor

no friso Estrutura para construir a expressão ou

escreva diretamente no campo.

3. Construa a expressão que irá devolver um valor calculado, neste caso, a idade dos

distribuidores.

4. Clique sobre OK.

5. Clique sobre o

ícone Executar no

friso Estrutura.

Informação Importante:

A data de nascimento de cada distribuidor está registada na tabela Distribuidores.

A função Agora() retorna a data atual

A função Int() converte um valor decimal em inteiro

A expressão inserida permite visualizar a idade dos distribuidores: (data atual – data

de nascimento) / numero de dias do ano

Quando escrevemos Idade: antes desta expressão, estamos a dar um nome ao cam-

po calculado.


50 | P á g i n a

Cálculos de totais em grupos de registos

Existem outros cálculos que podem ser efetuados numa consulta. Podemos, por exem-

plo, obter informação relativa a totais, médias e número de registos, entre outros.

1. Selecione a consulta e com o botão direito do rato esco-

lha a opção Vista Estrutura.

2. Clique sobre o ícone Totais no friso Estrutura.

Irá aparecer uma nova linha (Total) na consulta.

3. Clique na célula Total correspondente à coluna

onde pretende efetuar um cálculo.

4. Clique sobre a opção Agrupar para os campos que

pretende agrupar

Criar uma consulta com parâmetros

É possível criar consultas em que o utilizador especifica os valores que serão utilizados

como critério.

1. Na linha Critério, escreva, entre parênteses retos [ ], o texto ou valor a ser pedido ao

utilizador.

2. Clique em Executar no friso

Estrutura.

3. Insira o valor a ser utilizado como critério de

consulta.

Irá obter como resultado uma listagem de todos os

registos que se enquadrem dentro do seu critério

de pesquisa


P á g i n a | 51

FORMULÁRIOS

Os formulários são objetos do Access que permitem criar uma interface de utilizador

para a inserção de dados nas tabelas. A partir dos formulários, é possível introduzir,

alterar, remover e consultar informação constante na base de dados. Pode-se comple-

mentar os formulários com menus, janelas de configuração e caixas de diálogo, entre

outros.

Um formulário é composto por informação variável, que provêm das tabelas da base de

dados, e informação constante, como o nome do formulário, as etiquetas, os botões de

navegação, etc.

Criar um formulário utilizando o assistente

1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar,

seguido de Assistente de formulários.

2. Clique sobre a lista da área

Tabelas/Consultas para sele-

cionar a tabela ou consulta em

que o formulário será aplicado.

3. Selecione os campos que

pretende tornar visíveis no

formulário.


5. Selecione o esquema que pre-

tende usar no seu formulário.



52 | P á g i n a

7. Escolha o aspeto visual que

pretende para o formulário.


9. Introduza um nome que preten-

de dar ao formulário.

10. Clique em Concluir para ver o

resultado final.

Nota: As alterações que forem feitas aos dados num formulário terão efeito nas respeti-

vas tabelas.


P á g i n a | 53

Criar um formulário na Vista Estrutura

A Vista Estrutura, que já abordámos em outros objetos do Access, também permite

criar formulários vazios, onde podemos depois posicionar diversos elementos, como

botões, controlos, textos, campos, etc.

1. Clique sobre o ícone Estrutura de Formulário, no friso Criar.

2. Do lado direito do formulário vazio que acabou de criar, deverá surgir um painel de

Propriedades. Se isto não acontecer, clique sobre o ícone Folha de Propriedades, no

friso Estrutura.

3. Selecione o separa-

dor Dados

4. Em Origem dos regis-

tos, clique na lista

para aceder às tabe-

las e consultas da

base de dados.

6. Clique no ícone Adicionar campos existentes, localizado no friso Estrutura.

7. Arraste os campos pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário.

8. Feche o formulário para aparecer a

caixa de diálogo Guardar como.

9. Introduza o nome a atribuir ao

formulário.

10. Clique sobre o botão OK para gravar o

formulário.

5. Escolha a tabela em que deseja aplicar o formulário.


54 | P á g i n a

Formatação automática

É possível aplicar modelos aos formulários para melhorar o seu aspeto visual.

1. Com o formulário aberto e na Vista de Estrutura, clique sobre ícone Formatação

automática, localizado no friso Dispor, seguido de Assistente de Formatação Auto-

mática.

2. Selecione um dos modelos dispo-

níveis.

3. Clique sobre o botão Opções para

alterar a formatação de letras,

cores e limites.

4. Clique sobre o botão Personali-

zar para guardar ou atualizar a

formatação.

5. Clique no botão OK para aplicar a formatação

Alterar um formulário

Para alterar um formulário, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode inserir ou

eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre outras opções.

Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o cursor assumir a

forma de quatro setas, arraste-o para a nova localização.

Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a etiqueta. Se quiser

arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto castanho no canto superior

esquerdo da caixa de texto.

Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del.

Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue

no botão direito do rato e escolha a cor na opção Cor do

tipo de letra/Primeiro plano.

Alterar a cor de fundo dos campos: esta opção permite

mudar a cor de fundo do formulário. Coloque o cursor

numa zona do formulário, sem que nenhum objeto esteja

selecionado, e clique com o botão direito do rato. Escolha a

opção Cor de fundo/Preenchimento.


P á g i n a | 55

Utilizar controlos

1. Abra o formulário na Vista Estrutura.

2. No friso Estrutura, encontrará uma área chamada Controlos.

3. Clique no controlo que pretende incluir no formulário.

4. Defina a área que o controlo irá ocupar.

Alguns controlos mais utilizados:

Rótulo

Texto que não está ligado a nenhum campo ou controlo

Caixa de texto

Conteúdo de um campo de uma tabela ou consultas

Botão de alternar

Botão que pode ser ativado ou desativado

Caixa de seleção

Opção que representa um calor independente. Utiliza-se quando, num conjunto de valores, só um pode ser sele-cionado

Caixa de verificação

Utiliza-se quando, num conjunto de valores, podem ser selecionados vários

Caixa de listagem

Lista de valores

Botão de comando

Opção que executa instruções como abrir, fechar um for-mulário, imprimir relatórios, fechar a aplicação, etc.

Imagem

Inserir uma imagem

Linha

Desenhar uma linha num formulário

Retângulo

Desenhar um retângulo num formulário

Gráfico

Inserir um gráfico


56 | P á g i n a

Formulários com subformulários

É possível criar formulários que permitam visualizar os dados de mais do que uma tabela

em simultâneo, usando uma área designada por Subformulário.

Antes de podermos exemplificar os subformulários, temos de ter pelo menos duas tabe-

las relacionadas. E com esse objetivo foi criada uma nova tabela, a tabela Artigos.

No exemplo que se segue usámos uma tabela Artigos apenas com os campos ID (como

chave primária do tipo numeração automática) e Tipo (com o tipo de texto)

Na tabela Distribuidores adi-

cionamos o registo Tipo Distri-

buidor (também como chave

primária e com o tipo Número)

Preenchemos alguns dados na

tabela Artigos e na tabela Dis-

tribuidores.

Relacionamos as tabelas como mostra a imagem que se segue:

Agora temos todas as condições para criar um formulário com subformulário.


P á g i n a | 57

1. Clique no ícone Mais formulários,

no friso Criar, seguido de Assistente

de formulário.

2. Selecione as tabelas e os dados

que pretende visualizar no formu-

lário e no subformulário.

Tabela Artigos: ID / Tipo

Tabela Distribuidores: ID / Nome /

Tipo / Morada / Código Postal / Tele-

fone / Activo

3. Selecione a tabela principal

4. Escolha a opção Formulário com

subformulário(s)


6. Selecione um modelo para a visua-

lização dos dados.



58 | P á g i n a

8. Escolha o estilo para o formulário.

9. Clique sobre Seguinte.

10. Dê um nome ao formulário e

outro ao subformulário.

11. Clique sobre Concluir

Subformulário

Formulário

Botões que permitem

percorrer os registos

do subformulário

Botões que permitem

percorrer os registos

do formulário


P á g i n a | 59

RELATÓRIOS

Os relatórios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva no formato

impresso. Tal como todos os objetos do Access, permitem criar etiquetas personaliza-

das.

A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes últimos não permitem a

introdução, modificação ou eliminação de dados na base de dados. Permitem, no entan-

to, agregar dados de modo a obter totais, subtotais e sumários dos dados listados.

Estrutura de um relatório

1. Cabeçalho do Relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece apenas uma

vez e corresponde a um título para o relatório.

2. Cabeçalho da página: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez em cada

página.

3. Detalhes: Secção obrigatória. Corresponde ao corpo principal dos dados.

4. Rodapé da página: Secção não obrigatória. Se existir aparece no fundo de cada

página.

5. Rodapé do relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez no final

do relatório.

1

2

3

4

5


60 | P á g i n a

Criar um relatório com o Assistente de relatórios

1. Clique no ícone Assistente de relató-

rios, no friso Criar.

2. Clique na lista presente na área Tabelas /Consultas para selecionar a(s) tabela(s) a

incluir no relatório.

3. Para cada tabela ou consulta, indi-

que os campos a incluir no relató-

rio.


5. Escolha o campo pretende usar

para agrupar os dados.

6. Clique sobre o botão Seguinte

7. Clique sobre as listas de ordenação

para indicar os campos pelos quais

pretende ordenar o relatório.



P á g i n a | 61

9. Selecione o esquema pretendido.

10. Escolha a orientação da folha.


12. Selecione um estilo

13. Clique sobre Seguinte

14. Atribua um nome ao relatório

15. Selecione Pré-Visualizar o relató-

rio para executar o relatório

depois de concluído.

Ou

Selecione Modificar a estrutura

do relatório para alterar a sua

estrutura.

16. Clique sobre Concluir

Exemplo de relatório:


62 | P á g i n a

Alterar a estrutura de um relatório

O aspeto do relatório pode ser modificado em qualquer altura. Nenhuma alteração feita

a um relatório poderá ter efeito na informação constante na base de dados.

1. Clique com o botão direito do rato sobre o relatório

que pretende modificar e selecione a opção Vista

Estrutura.

Adicionar um campo: Clique no ícone Adicionar Campos Existentes no friso Estrutura.

Eliminar um campo: Selecione o campo que pretende eliminar e pressione a tecla Del.

Formatar um campo: Quando seleciona um campo, pode alterar aspetos como o estilo

de letra, o tamanho, a cor da fonte, cor de fundo, limites, etc.

Cada uma das secções do relatório pode também ser formatada. Clique com o botão

direito do rato numa área sem informação e selecione as opções disponíveis.

Gravar um relatório

Para gravar um relatório, clique com o botão direito no separador com o nome do rela-

tório e selecione a opção Guardar.

Imprimir um relatório

1. Abra o relatório que pretende imprimir

2. Aceda ao menu do Office e selecione a opção Imprimir, seguida de Imprimir.


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Visualizar um relatório

1. Com o relatório aberto, clique sobre ele com o botão direito do rato e selecione Pré-

Visualizar. Volte a clicar com o botão direito do rato e terá opções de Zoom.

2. Se pretender ver mais do que uma página de cada vez, clique com o botão direito do

rato sobre o relatório e escolha a opção Múltiplas páginas, seguida da configuração

que pretende.


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NOTAS


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