manual utilizador winute 13

WinUTE

2011

Manual

Gestão de Utentes

de

Utilizador

v.13

WinUTEManual de Utilizador

F3M - Information Systems, S.A. 1

Índice

................................................................................................................................................. 9Introdução

................................................................................................................................................. 9Como utilizar o manual

................................................................................................................................................. 101. WinUTE

............................................................................................................................................ 101.1. Para que serve a WinUTE?

............................................................................................................................................ 101.2. Características funcionais da WinUTE

............................................................................................................................................ 101.3. Gestão de Utentes e Utilitários

................................................................................................................................................. 112. Como entrar na WinUTE

................................................................................................................................................. 113. Módulo Utilitários

............................................................................................................................................ 123.1. Gestão Utilizadores *

............................................................................................................................................ 153.2. Manutenção de Base Dados

............................................................................................................................................ 153.3. Utilitários

................................................................................................................................................. 164. Atalhos ou Botões de Acesso Rápido

................................................................................................................................................. 185. Barra lateral de favoritos

................................................................................................................................................. 186. Funcionamento Geral

............................................................................................................................................ 196.1. Lista de Registos

............................................................................................................................................ 196.2. Campos Sublinhados

............................................................................................................................................ 206.3. Adicionar Registo

............................................................................................................................................ 206.4. Alterar Registo

............................................................................................................................................ 206.5. Apagar Registo

............................................................................................................................................ 206.6. Localizar Registo

............................................................................................................................................ 216.7. Filtrar Registos

............................................................................................................................................ 216.8. Ordenação de Registos

............................................................................................................................................ 226.9. Ver Detalhes

............................................................................................................................................ 226.10. Imprimir

............................................................................................................................................ 246.11. Mudar Colunas

............................................................................................................................................ 256.12. Actualizar Grelha

............................................................................................................................................ 266.13. Mapas e Listagens

............................................................................................................................................ 276.14. Correio Electrónico

............................................................................................................................................ 276.15. SMS

............................................................................................................................................ 286.16. Sistema de Sons

............................................................................................................................................ 286.16.1. Utilização

............................................................................................................................................ 286.16.2. Activação

............................................................................................................................................ 286.16.3. Manutenção

............................................................................................................................................ 296.16.4. Formulário de Inserção

................................................................................................................................................. 307. Instituições

................................................................................................................................................. 308. Tabelas

............................................................................................................................................ 308.1. Tipos Utentes



............................................................................................................................................ 318.2. Grupos Códigos

............................................................................................................................................ 318.3. Códigos

............................................................................................................................................ 318.4. Variáveis

............................................................................................................................................ 328.5. Fórmulas

............................................................................................................................................ 328.6. Seguradoras

............................................................................................................................................ 338.7. Valências

............................................................................................................................................ 348.8. Comparticipações

............................................................................................................................................ 358.9. Salas/Quartos

............................................................................................................................................ 358.9.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 368.9.2. Consulta de Vagas

............................................................................................................................................ 368.10. Bancos

............................................................................................................................................ 378.11. Contas Bancárias

............................................................................................................................................ 378.12. Códigos Postais

............................................................................................................................................ 378.13. Habilitações Literárias

............................................................................................................................................ 388.14. Situações Económicas

............................................................................................................................................ 388.15. Motivos Ausência ou Saída

............................................................................................................................................ 388.16. Sub-Sistemas Saúde

............................................................................................................................................ 398.17. Textos

............................................................................................................................................ 398.18. Ementas

............................................................................................................................................ 408.19. Taxa de Imposto

............................................................................................................................................ 408.20. Tipo Pagamentos

............................................................................................................................................ 418.21. Acordos e Entidades

............................................................................................................................................ 418.22. Freguesias

............................................................................................................................................ 418.23. Documentos Inscrição

............................................................................................................................................ 418.24. Tipo Deficiência ou Incapacidade

............................................................................................................................................ 428.25. Escalões Etários

............................................................................................................................................ 428.26. Escolas

............................................................................................................................................ 438.27. Concelhos

............................................................................................................................................ 438.28. Estabelecimentos

............................................................................................................................................ 438.29. Desconto por Faltas

............................................................................................................................................ 448.30. Tipologias de Valências

............................................................................................................................................ 448.31. Tipos de Rendimentos de Utente *

................................................................................................................................................. 449. Utentes

............................................................................................................................................ 449.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 469.1.1. Dados

............................................................................................................................................ 489.1.2. Dados Complementares

............................................................................................................................................ 499.1.3. Códigos

............................................................................................................................................ 519.1.4. Responsáveis

............................................................................................................................................ 529.1.5. Notas



............................................................................................................................................ 539.1.6. Ficha Social

............................................................................................................................................ 539.1.7. Documentos

............................................................................................................................................ 549.1.8. Autorizações

............................................................................................................................................ 549.1.9. Campos do Utilizador

............................................................................................................................................ 559.1.10. Consumos

............................................................................................................................................ 559.2. Ausências / Saídas

............................................................................................................................................ 569.3. Alteração Global Valores

............................................................................................................................................ 579.4. Alteração Global Valências / Salas

............................................................................................................................................ 589.5. Utentes em Espera

............................................................................................................................................ 589.5.1. Manutenção Espera

............................................................................................................................................ 589.5.2. Passagem

............................................................................................................................................ 599.5.3. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 599.5.4. Listagem Parametrizada

............................................................................................................................................ 599.5.5. Emissão Fichas

............................................................................................................................................ 599.5.6. Listagem de Prioridades de Utentes

............................................................................................................................................ 609.6. Emissões

............................................................................................................................................ 609.6.1. Fichas de Utentes

............................................................................................................................................ 609.6.2. Fichas Vazias

............................................................................................................................................ 619.6.3. Cartões de Utentes

............................................................................................................................................ 629.6.4. Etiquetas

............................................................................................................................................ 639.6.5. Correspondência

............................................................................................................................................ 639.6.6. Fichas de Responsáveis

............................................................................................................................................ 649.7. Listagens

............................................................................................................................................ 649.7.1. Parametrizada de Utentes

............................................................................................................................................ 679.7.2. Ausências/Saídas

............................................................................................................................................ 679.7.3. Utentes por Valência

............................................................................................................................................ 689.7.4. Utentes para Seguro

............................................................................................................................................ 689.7.5. Data Nascimento/Idades

............................................................................................................................................ 699.7.6. Habilitações Literárias de Utentes

............................................................................................................................................ 699.7.7. Situação Económica de Utentes

............................................................................................................................................ 709.7.8. Permanência dos Utentes

............................................................................................................................................ 709.7.9. Responsáveis de Utentes

............................................................................................................................................ 719.7.10. Valores de Utentes

............................................................................................................................................ 719.7.11. Utentes por Sala

............................................................................................................................................ 729.7.12. Valor das Variáveis de Utentes

............................................................................................................................................ 729.7.13. Valores de Responsáveis

............................................................................................................................................ 739.7.14. Deficiência ou Incapacidade

............................................................................................................................................ 739.7.15. Mapa Distribuição Idade/Sexo

............................................................................................................................................ 749.7.16. Mapa Distribuição Deficiência/Incapacidade



............................................................................................................................................ 749.7.17. Utentes

............................................................................................................................................ 759.7.18. Utentes por Código

............................................................................................................................................ 759.7.19. ATL

............................................................................................................................................ 769.7.20. NISS de Utentes

............................................................................................................................................ 769.7.21. Mapa Escalões de Valores

............................................................................................................................................ 779.8. Inscrições

............................................................................................................................................ 779.8.1. Listagem Documentos por Valência

............................................................................................................................................ 789.8.2. Manutenção Documentos por Utente

............................................................................................................................................ 789.8.3. Mapa Documentos por Utente

............................................................................................................................................ 789.9. Contrato Prestação de Serviços

............................................................................................................................................ 799.9.1. Tipos

............................................................................................................................................ 799.9.2. Cláusulas

............................................................................................................................................ 799.9.3. Manutenção

............................................................................................................................................ 809.9.4. Emissão

............................................................................................................................................ 819.9.5. Etiquetas *

............................................................................................................................................ 829.10. Actualização Mensalidades

............................................................................................................................................ 839.10.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 839.10.2. Declaração

............................................................................................................................................ 839.10.3. Listagem

............................................................................................................................................ 849.10.4. Actualiza Ficha Utente

............................................................................................................................................ 849.10.5. Comparticipações

............................................................................................................................................ 849.11. Visitas

............................................................................................................................................ 859.11.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 859.11.2. Listagem

............................................................................................................................................ 869.11.3. Saídas

............................................................................................................................................ 869.12. Refeições

............................................................................................................................................ 869.12.1. Tipos

............................................................................................................................................ 869.12.2. Mapa de Apoio

............................................................................................................................................ 879.12.3. Manutenção

............................................................................................................................................ 879.12.4. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 889.13. Autorizações de Débito

............................................................................................................................................ 889.14. Histórico da Ficha de Utente

............................................................................................................................................ 889.14.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 899.14.2. Emissão

............................................................................................................................................ 909.15. Rendimentos *

................................................................................................................................................. 9310. Movimentos

............................................................................................................................................ 9310.1. Processamentos

............................................................................................................................................ 9310.1.1. Geração Automática

............................................................................................................................................ 9410.1.2. Manutenção



............................................................................................................................................ 9410.1.3. Anulação Automática

............................................................................................................................................ 9510.1.4. Alteração Global de Valores

............................................................................................................................................ 9710.1.5. Listagem Processamentos

............................................................................................................................................ 9710.1.6. Análise de Utentes Processados

............................................................................................................................................ 9810.2. Recibos


............................................................................................................................................ 9910.2.2. Manutenção


............................................................................................................................................ 10010.2.4. Emissão Geral

............................................................................................................................................ 10210.2.5. Emissão Documentos

............................................................................................................................................ 10210.2.6. Mapas

............................................................................................................................................ 10510.2.7. Dividir Recibos

............................................................................................................................................ 10710.3. Adiantamentos

............................................................................................................................................ 10710.3.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 10810.3.2. Emissão

............................................................................................................................................ 10810.3.3. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 10910.4. Notas de Crédito/Débito

............................................................................................................................................ 10910.4.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 11010.4.2. Emissão

............................................................................................................................................ 11010.4.3. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 11110.5. Pagamentos

............................................................................................................................................ 11110.5.1. Manutenção



............................................................................................................................................ 11310.5.4. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 11410.5.5. Aviso Recibos Vencidos

............................................................................................................................................ 11510.5.6. Transferência Bancária

............................................................................................................................................ 11510.5.7. Por Processamentos

............................................................................................................................................ 11510.5.8. Por Tipo de Pagamento

............................................................................................................................................ 11610.5.9. Mapa Mensal de Pagamentos

............................................................................................................................................ 11610.6. Simulação

................................................................................................................................................. 11711. Análises Globais

............................................................................................................................................ 11711.1. Mapas

............................................................................................................................................ 11711.1.1. Média de Utentes por Ano

............................................................................................................................................ 11811.1.2. Análise Saldos de Utentes

............................................................................................................................................ 11811.1.3. Conta Corrente de Utentes

............................................................................................................................................ 11911.1.4. Emissão Declarações (I.R.S.) *

............................................................................................................................................ 12111.1.5. Emissão Boletim Estatístico

............................................................................................................................................ 12111.1.6. Mapa Utentes com Acordo (Mod. 3.0.0)



............................................................................................................................................ 12211.1.7. Mapa Estatístico da Frequência de Valência

............................................................................................................................................ 12211.1.8. Mapa Resumo Utentes para Seguro

............................................................................................................................................ 12311.1.9. Mapa Histórico de Utentes

............................................................................................................................................ 12311.1.10. Listagem Documentos Alterados

............................................................................................................................................ 12411.1.11. Mapa Autorização de Utentes

............................................................................................................................................ 12511.1.12. Mapa Utentes com Acordo de Cooperação

............................................................................................................................................ 12811.1.13. Mapa de Apoio à Carta Social

............................................................................................................................................ 12911.1.14. Balancete de Utentes por Valência

............................................................................................................................................ 13011.1.15. Conta Corrente por Valência

............................................................................................................................................ 13011.1.16. Mapa Balancete por Valência

............................................................................................................................................ 13111.1.17. Mapa Comparativo de Valores

............................................................................................................................................ 13111.1.18. Mapa Caixa por Utilizador

............................................................................................................................................ 13211.1.19. Análise de Idades de Saldos (Recibos Vencidos)

............................................................................................................................................ 13211.1.20. Médias por Valência

............................................................................................................................................ 13311.2. Estatísticas

............................................................................................................................................ 13311.2.1. Global

............................................................................................................................................ 13711.2.2. Ranking

............................................................................................................................................ 13911.3. Painel de Bordo

................................................................................................................................................. 14012. Recibos Gerais

............................................................................................................................................ 14112.1. Manutenção *

............................................................................................................................................ 14212.2. Emissão Geral

............................................................................................................................................ 14312.3. Emissão Documentos

............................................................................................................................................ 14312.4. Entidades

............................................................................................................................................ 14412.5. Tipo Recibos Gerais

............................................................................................................................................ 14412.6. Sessões Trabalho

............................................................................................................................................ 14412.6.1. Manutenção

............................................................................................................................................ 14512.6.2. Geração de Recibos

............................................................................................................................................ 14612.6.3. Emissão de Sessões

............................................................................................................................................ 14612.7. Mapa Resumo

............................................................................................................................................ 14712.8. Emissão Correspondência

............................................................................................................................................ 14712.9. Códigos de Donativos

............................................................................................................................................ 14712.10. Modelo 25

................................................................................................................................................. 14813. Cofre

............................................................................................................................................ 14813.1. Movimentos

............................................................................................................................................ 14813.2. Tipo Movimentos *

............................................................................................................................................ 14913.3. Emissão Geral

............................................................................................................................................ 15013.4. Mapas Cofre

............................................................................................................................................ 15013.4.1. Conta Corrente

............................................................................................................................................ 15013.4.2. Saldo Cofre



............................................................................................................................................ 15113.4.3. Movimentos entre Datas

............................................................................................................................................ 15213.5. Registo Vale de Utentes

................................................................................................................................................. 15214. Descargas

............................................................................................................................................ 15214.1. WinCTB - Contabilidade

............................................................................................................................................ 15314.1.1. Consulta Documentos

............................................................................................................................................ 15314.1.2. Parametrização *

............................................................................................................................................ 15414.1.3. Descarga

............................................................................................................................................ 15614.1.4. Mudança de Estado

............................................................................................................................................ 15714.1.5. Utentes Processados por Valência

............................................................................................................................................ 15714.2. WinGTE - Tesouraria


............................................................................................................................................ 15814.2.2. Descarga


............................................................................................................................................ 16014.3. WinSEC - Stocks


............................................................................................................................................ 16114.3.2. Descarga


................................................................................................................................................. 16215. Módulos

............................................................................................................................................ 16215.1. Consumos

............................................................................................................................................ 16215.1.1. Tipos de Consumos

............................................................................................................................................ 16315.1.2. Registo de Consumos *

............................................................................................................................................ 16415.1.3. Processamento Mensal

............................................................................................................................................ 16515.1.4. Mapa de Consumos

............................................................................................................................................ 16515.1.5. Mapa de Processamento Mensal

............................................................................................................................................ 16615.1.6. Mapa de Conta-Corrente de Consumos

............................................................................................................................................ 16715.1.7. Mapa Utentes por Tipo de Consumo

............................................................................................................................................ 16715.1.8. Mapa de Consumos por Utilizador

............................................................................................................................................ 16715.2. Dados Clínicos

............................................................................................................................................ 16815.2.1. Tabelas

............................................................................................................................................ 17115.2.2. Ficha Clínica

............................................................................................................................................ 18215.2.3. Mapas

............................................................................................................................................ 18915.2.4. Descarga - Módulo Consumos

................................................................................................................................................. 19016. Utilitários

............................................................................................................................................ 19116.1. Parâmetros Instituição *

............................................................................................................................................ 19816.2. Portal Social

............................................................................................................................................ 19916.3. Arquivo de Imagens

............................................................................................................................................ 19916.4. Actualização e Recálculo

............................................................................................................................................ 19916.4.1. Ocupação Valências/Salas

............................................................................................................................................ 20016.4.2. Recálculo Valores Utentes



............................................................................................................................................ 20016.5. Calculadora

............................................................................................................................................ 20016.6. Janelas

............................................................................................................................................ 20016.6.1. Alinhar Horizontalmente

............................................................................................................................................ 20116.6.2. Alinhar Verticalmente

............................................................................................................................................ 20116.6.3. Alinhar em Cascata

............................................................................................................................................ 20116.7. Sistema de Alertas

............................................................................................................................................ 20116.7.1. Gestão do Sistema

............................................................................................................................................ 20116.7.2. Gestor de Alertas

............................................................................................................................................ 20216.7.3. Emissor de Alertas Instantâneos

............................................................................................................................................ 20316.7.4. Agenda de Alertas

............................................................................................................................................ 20816.8. Sistema de Reconhecimento de Voz

............................................................................................................................................ 20816.8.1. Parametrização Acções de Voz

............................................................................................................................................ 20916.8.2. Gravar Palavras

............................................................................................................................................ 21016.9. Ver Histórico

............................................................................................................................................ 21016.10. Importação Códigos Postais

............................................................................................................................................ 21216.11. Campos de Utilizador

............................................................................................................................................ 21316.12. Designer de Mapas

............................................................................................................................................ 21416.13. Exportação para MS Office

............................................................................................................................................ 21616.14. Impressão em Série

............................................................................................................................................ 21716.15. Bloqueamento de Meses

................................................................................................................................................. 21817. F3M

................................................................................................................................................. 21918. Ajuda

............................................................................................................................................ 21918.1. Índice

............................................................................................................................................ 21918.2. Acerca de F3M

................................................................................................................................................. 220Suporte

............................................................................................................................................ 220FAQ's

............................................................................................................................................ 223Contacte-nos

Manual de Utilizador

F3M - Information Systems, S.A.

WinUTE

9

Introdução

O principal objectivo deste Manual do Utilizador é esclarecer / orientar os utilizadores daaplicação WinUTE ao nível do fluxo de dados. Pode também consultar, em alternativa a estemanual, a informação disponível no Help-On-Line que vem disponível na própria aplicação.

Aconselha-se que os novos utilizadores da WinUTE comecem por ler este manual, visto ser umaaplicação específica para um determinado nicho de mercado, com as suas própriasespecificidades.

Pelo facto deste manual iniciar o utilizador apenas nas funcionalidades da aplicação ao nível dofluxo de dados, sempre que o utilizador sentir dúvidas no decorrer das sua utilização devepremir "F1", de forma a aceder ao Help-On-Line. Essa chamada deve ser feita na componenteda aplicação em que surja a dúvida, uma vez que sendo a ajuda sensível ao contexto, o auxíliofornecido é direccionado ao módulo em questão. Se o pedido de ajuda for genérico, ou seja,feito através do menu de ajuda ou na janela inicial da WinUTE, será disponibilizada toda ainformação constante do Help-On-Line.

Importante: Os tópicos assinalados com asterisco (*) são aqueles que são novos ou sofreram

actualizações desde a versão anterior da WinUTE. No tópico encontra-se a explicação da mais-valia adicionada à aplicação.

Como utilizar o manual

Este manual encontra-se organizado de uma forma simples, clara e organizada, de modo a quevocê tire o máximo partido do mesmo. Pretende-se que após a leitura do manual, consigaperceber todas as funcionalidades da WinUTE ao nível do fluxo de dados e não tenhadificuldades no seu manuseamento.

Assim, o manual encontra-se organizado da seguinte forma:

No ponto 1 encontra uma breve descrição da WinUTE, focando aspectos como a sua utilidade ecaracterísticas funcionais. Segue-se o ponto 2 com o processo de entrada de um utilizador naaplicação.

No ponto 3 é apresentado o Módulo Utilitários, destinado à gestão dos utilizadores,manutenção das bases de dados e dos utilitários.

A partir do ponto 4 estarão os tópicos referentes ao funcionamento do quadro principal daWinUTE. Os atalhos ou botões de acesso rápido, a barra lateral de favoritos e os aspectos defuncionamento geral do programa são os tópicos que o vão familiarizar com a organização daaplicação. Do ponto 7 ao ponto 18, encontrará os menus principais da WinUTE (e osrespectivos sub-menus) com uma explicação da função de cada um deles.

Na parte final, disponibilizamos um tópico dedicado ao suporte. Aqui poderá consultar as FAQ's(questões mais frequentes) e os contactos da F3M, caso a informação e suportedisponibilizados neste manual não consigam responder às suas dúvidas.

Esperamos que este manual de utilizador seja uma ferramenta útil ao seu trabalho e que setorne uma rápida e eficaz solução sempre que se deparar com algum problema na WinUTE.



WinUTE

10

1. WinUTE

1.1. Para que serve a WinUTE?

A WinUTE, aplicação para gestão de utentes, foi desenvolvida especificamente parainstituições públicas e privadas ligadas à Economia Social. Pretende-se que a gestão deutentes seja, com a ajuda da WinUTE, mais organizada, clara e fácil de utilizar por qualquercolaborador da instituição.

Deste modo, vai encontrar na aplicação que lhe disponibilizamos todas as funções que sãoinerentes à gestão de utentes da sua instituição. Terá, no próximo ponto, uma breve descriçãodas características funcionais mais usuais da WinUTE, e que o vão ajudar no dia-a-dia dainstituição em que trabalha.

1.2. Características funcionais da WinUTE

A aplicação de Gestão de Utentes apresenta, entre outras, as seguintes característicasfuncionais:

Criação e manutenção de fichas de utentes para as várias valências da instituição;

Criação e manutenção de fichas de utentes em lista de espera;

Geração e emissão de recibos mensais para os utentes;

Controle de todo o processo de pagamento dos recibos;

Análises, estatísticas e gráficos;

Módulo de recibos gerais, independente dos utentes (Ex. Rendas de imóveis, rendas deterrenos, rendas de parking, etc.) com a possibilidade de gerar automaticamente esses recibosmensais;

Módulo "Cofre" para controlar despesas correntes dos utentes;

Ligação automática com a WinCTB a nível de movimentos contabilísticos provenientes dosRecibos e/ou Pagamentos, além dos Recibos Gerais. Este módulo é autónomo e opcional;

Parametrização facilitada dos dados da instituição.

1.3. Gestão de Utentes e Utilitários

A aplicação WinUTE, tal como todas as outras soluções desenvolvidas pela F3M, encontra-sedividida em dois módulos diferenciados. São eles o módulo Utilitários e o módulo de Gestão deUtentes.

O módulo Utilitários destina-se a fazer a gestão da aplicação e tem um acesso condicionado aoadministrador ou a quem este tiver dado permissão de acesso. Aqui é feita a gestão deutilizadores, a manutenção das bases de dados e a definição de alguns utilitários da aplicação.

O módulo Gestão de Utentes é o módulo principal da aplicação e é onde se encontram todas asfunções inerentes ao normal funcionamento da instituição. Todos os utilizadores terãopermissão para fazer o acesso a este módulo, excepto a algumas funções que o administradorentenda necessário barrar a permissão de acesso.

As funções destes dois módulos serão desenvolvidas mais à frente no manual.



WinUTE

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2. Como entrar na WinUTE

Da primeira vez que se executa a aplicação é-lhe pedido que indique um posto de trabalho, oque deve fazer da forma como a seguir se indica. Isto apenas acontece quando o programaexecuta pela primeira vez no novo posto de trabalho.

Para iniciar a aplicação o utilizador deve identificar-se e introduzir a sua chave de acesso, bemcomo o nome da instituição na qual pretende trabalhar. Este procedimento permite que cadautilizador da WinUTE tenha acesso condicionado às opções da aplicação para a instituiçãoindicada. Pelo menos um dos utilizadores (“Admin”) tem acesso a todas as opções daaplicação, não necessitando de indicar o nome da instituição.

A chave de acesso tem uma máscara (*) e, por conseguinte, os caracteres inseridos não sãovisíveis.

Ao carregar no botão o nome do utilizador e a sua chave de acesso são verificados, bemcomo a instituição indicada e, no caso de estarem correctos, é permitido o acesso à aplicação.

Se executar pela primeira vez a aplicação, apenas existe um utilizador definido (“Admin”). Terá,portanto, que entrar com o nome “Admin”. A chave de acesso não está definida e, como tal,não deve ser preenchida.

O utilizador pode criar novos utilizadores e novas instituições (ver Utilitários).

Uma vez iniciada a aplicação, para gerir uma instituição, o utilizador terá que seleccionar nomenu “Instituição”, a opção Abrir Instituição. Ser-lhe-á mostrada uma grelha com asinstituições criadas, da qual escolherá aquela em que pretende trabalhar.

3. Módulo Utilitários



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3.1. Gestão Utilizadores *

No menu Gestão de Utilizadores poderá encontrar as seguintes funções:

Utilizadores - O administrador poderá criar os utilizadores que irão utilizar a WinUTE, atribuindo-lhe um nome de utilizador, uma descrição e uma password de acesso.

Acessos - Nos acessos, o administrador poderá condicionar o acesso de determinadosutilizadores a determinadas opções da aplicação. Para isso, o administrador apenas terá deretirar ou colocar a marca na opção que pretende que o utilizador, respectivamente, não tenhaacesso ou tenha acesso.

Postos - Descrição dos postos que estão a utilizar a WinUTE, com o respectivo directório detrabalho.

Histórico Entradas e Saídas de Utilizadores - Nesta opção, o administrador poderá consultartodo o histórico de entradas e saídas de utilizadores da WinUTE. É necessário colocar outilizador que pretende saber o histórico (se não colocar nenhum utilizador aparecerão osacessos de todos os utilizadores), o intervalo de datas que pretendemos a informação e sequeremos as entradas, saídas ou entradas e saídas da aplicação.

Acesso ao Portal - Menu onde contam as informações de configuração de acesso ao Portal doCliente. Aqui deverá estar o endereço Web do Portal, o nome de utilizador e a chave do Portal.

Grupos de Informação - Através desta opção poderá adicionar os diferentes grupos deinformação nos quais poderá depois anexar os documentos pretendidos.

* Parametrização da Validação de NIF, NISS e NIB

Será agora possível parametrizar, para cada utilizador, a acção a tomar quando é detectada aintrodução de um NIF, NISS ou NIB inválido.



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Os comportamentos associados a cada opção são os seguintes:

Esta alteração é transversal à linha WinIPSS, tendo apenas uma variação no comportamento: aimportação de entidades em Gestão de Mailing e Correspondência - WinMLC.

Nesta opção, tendo em conta o comportamento existente, foi seguida uma abordagemdiferente. Foi adicionada uma coluna “NIF Válido” para que o utilizador possa identificar osregistos que têm NIF válido ou não.

As opções de validação do utilizador apresentam o seguinte funcionamento:

Avisa - Corresponde ao funcionamento antigo, sendo apresentada uma mensagem alertandopara o NIF incorrecto e identificando a entidade, tendo o utilizador a possibilidade de optar nãoser alertado para outras entidades com NIF inválido.

.

Bloqueia - Ao detectar um NIF inválido será emitido um alerta ao utilizador identificando aentidade e que ela não será importada. Além disso será dada a possibilidade ao utilizador denão ser alertado para outras entidades com NIF inválido.



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Ignora - Não é efectuada qualquer validação ao NIF das entidades, sendo possível importartodas.

* Grupos de Informação

A WinUTE disponibiliza dois métodos de associação de documentos, associado a cada um dosgrupos de informação:

- Link – quando usado este método, é associado a cada Utente, Ficha Clinica ou Valência o linkpara o ficheiro seleccionado.- Upload – ao associar o documento ao Utente, ficha Clinica ou Valência é feito o upload dodocumento para uma pasta dentro da localização definida.

WinUTESIS – Grupos de Informação

Utentes

No separador Documentos podem existir dois comportamentos diferentes, dependendo dadefinição do Grupo de Informação:· Gravação do link do ficheiro seleccionado;· Upload do ficheiro para a pasta definida para o Grupo de Informação.

Para se identificarem a quem os ficheiros pertencem, a informação será enviada para pastascriadas de acordo com o seguinte:

Na pasta “Pasta” será criado uma nova pasta com o nome UTE+<Código da Instituição>.Dentro desta pasta, para cada utente ao qual seja associada informação, será criada uma novapasta com o nome <Tipo de Utente>+_+<Código do Utente>. A aplicação apresentará todo oconteúdo da pasta, independentemente da forma como foi enviado para a pasta: via aplicaçãoou via explorador. Utentes em Espera

Na Ficha de Utentes em Espera são disponibilizados os mesmos grupos de informação dasFichas de Utentes, com o mesmo comportamento definido acima. No caso das pastas deupload, a pasta de referencia do utente é UE+_+<Tipo de Utente>+_+<Código de Utente>

Passagem de Utentes

Na execução da operação passagem de Utentes, a pasta associada ao utente em espera érenomeada (de acordo com as regras definidas para os Utente). Caso não seja possívelrenomear a pasta, é dada a opção ao utilizador do que pretende que suceda: cancelar apassagem do utente ou prosseguir, não sendo convertidos os documentos.

Valências

No separador Documentos Valências podem existir dois comportamentos diferentes,



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dependendo da definição do Grupo de Informação:· Gravação do link do ficheiro seleccionado;· Upload do ficheiro para a pasta definida para o Grupo de Informação.

Para se identificarem a quem os ficheiros pertencem, a informação será enviada para pastascriadas de acordo com o seguinte:

Na pasta “Pasta” será criado uma nova pasta com o nome UTE+<Código da Instituição>.Dentro desta pasta, para cada valência à qual seja associada informação, será criada umanova pasta com o nome <Código da Valência>. A aplicação apresentará todo o conteúdo dapasta, independentemente da forma como foi enviado para a pasta: via aplicação ou viaexplorador.

Ficha Clínica

O separador Documentos Clínicos disponibiliza os comportamentos como descritos para a Fichade Utente.

3.2. Manutenção de Base Dados

No menu Manutenção de Base Dados encontra as opções que a seguir se explicam:

Criar Cópias de Segurança - Uma cópia de segurança é, tal como o nome indica, uma cópia dasbase de dados da instituição, criada de modo a prevenir qualquer acidente que aconteça comas bases de dados em que trabalha. Recomenda-se que faça periodicamente uma cópia desegurança, de modo a garantir a segurança dos dados da instituição. Para fazer a cópia, bastaseleccionar a base de dados que pretende fazer a cópia de segurança, validar e escolher olocar onde estará guardada a cópia de segurança.

Repôr Cópias de Segurança - Esta opção permite repôr na WinUTE a base de dadospreviamente guardada. Basta seleccionar a base de dados que deseja repôr e validar a opção.

Compactar Log Base Dados - Quando o Log da base de dados tem um tamanho maior do que odesejável, esta opção permite fazer a compactação do mesmo. Apenas necessita deseleccionar a base de dados e validar a sua opção.

3.3. Utilitários

Este menu apresenta algumas ferramentas para configuração da WinUTE, sendo elasapresentadas de seguida:

Arquivo de Sons - O arquivo de sons permite adicionar, alterar e apagar registos de sons. Ossons podem ser utilizados na entrada da aplicação, na saída da aplicação ou na recepção dealertas. Os sons podem também ser agendados para tocarem regularmente a um determinadodia da semana ou do mês. Para conhecer melhor o funcionamento do arquivo de sons, consulteo ponto 6.14. Sistema de sons.

Informação do Sistema - Nesta opção poderá consultar a informação do sistema que seencontra em funcionamento no momento.

Ver Erros - Poderá visualizar a denominação dos erros reconhecidos pela aplicação.

Visualizar Base de Dados - Nesta opção poderá fazer a visualização da base de dados que seencontra no momento em funcionamento.

Guardar Protecção - Poderá guardar a protecção da aplicação num disco amovível. Iráaparecer uma caixa com a questioná-lo se deseja continuar. Precisa apenas de confirmar. Nãose esqueça de identificar e guardar o disco amovível em lugar seguro.



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Transferir Protecção - A transferência de protecção é uma opção que se encontra ao seudispor de modo a transferir a mesma sempre que seja necessário. Por exemplo, se pretendeformatar o seu computador e instala o programa em outro computador, coloque no campo detexto que tem ao seu dispor o número de série da protecção existente.

Apagar Histórico de Utentes - Nesta opção poderá apagar o histórico dos utentes que jápassaram pela instituição. Apenas o administrador poderá realizar esta operação e para issonecessita de colocar a sua chave de acesso no respectivo campo e escolher a instituição erespectivos utentes que pretende eliminar. No fim, basta validar a operação.

Actualizar Tabelas IRS - Tal como o nome indica, aqui poderá actualizar as tabelas de IRS nainstituição.

Actualiza Imagens de Utentes - Esta opção permite-lhe actualizar as imagens dos utentes dainstituição, carregando a base de dados de imagens.

Base de Dados Histórico - Esta opção permite-lhe passar para o histórico o registo de utentesque já deixaram a instituição. Apenas o administrador poderá realizar esta operação, colocandoa chave de acesso no respectivo campo. Assim, o administrador escolhe o(s) utente(s) quepretende passar para o histórico de utentes mediante os parâmetros que lhe sãodisponibilizados (Valência, Sala, Tipo, Do Utente, Ao Utente) e colocar a data de saída.

Converter de Access - Com esta opção poderá converter a sua base de dados em Access paraSQL.

Configurar Documentos - A configuração de documentos serve para optar por um dos modelos

existentes para cada tipo de documento. Colocando num dos documentos descritos, estaráa indicar que vai optar pelo novo modelo de documento.

Configurar Denominações - Caso as denominações de utente e valência não correspondam àrealidade da sua instituição, poderá alterar estas duas denominações para outras que seajustem melhor. Tenha em atenção que devido ao espaço ocupado por cada caracter, aocolocar as novas denominações, estas poderão não ser completamente visíveis em todos oslocais da aplicação.

Licenciamento - Este é o espaço destinado ao licenciamento da sua aplicação. Terá que fazer opreenchimento do nome da Instituição, número de identificação fiscal (NIF), número da licençae chave de licenciamento. Em baixo, poderá ver as aplicações/módulos que se encontramlicenciadas para a sua empresa. Em alternativa, poderá importar o ficheiro com os dados delicenciamento. Este ficheiro encontra-se disponível no Portal do Cliente F3M.

4. Atalhos ou Botões de Acesso Rápido

Os atalhos ou botões de acesso rápido são funções usuais de uma instituição e que foramcolocadas numa barra de fácil visibilidade, no painel principal, de modo a facilitar o acesso dosutilizadores a essas mesmas funções.

Os atalhos presentes na barra de acesso rápido da WinUTE são os seguintes:

Abrir uma instituição - Permite-lhe abrir uma das instituições criadas na WinUTE.

Ficha da Instituição - Permite-lhe abrir a ficha da instituição activa no momento, ondepoderá consultar todos os dados da mesma.



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Ficha de Utente - Abre a tabela das fichas de Utentes, onde poderá consultar os registos,adicionar, remover ou alterar as fichas.

Processamentos - Abre a tabela de processamentos mensais para os utentes. Casopretenda, pode escolher fazer os processamentos apenas de determinada valência e dedeterminada sala.

Recibos - Permite fazer a geração de recibos mensais para os utentes. Caso pretenda,pode escolher fazer os processamentos apenas de determinada valência e de determinada sala.Pode também escolher se a distribuição de recibos é normal, um por código ou um por grupo.

Pagamentos - Apresenta-lhe a tabela de pagamentos efectuados pelos utentes dainstituição, podendo adicionar, alterar ou apagar registos.

Estatística - Permite-lhe consultar as estatísticas mensais dos utentes da instituiçãoatravés de mapas e/ou gráficos.

Recibos Gerais - Permite-lhe consultar os recibos gerais emitidos pela instituição. Poderátambém adicionar, alterar ou eliminar recibos (só poderá eliminar um recibo caso este ainda nãotenha sido pago).

Cofre - Poderá consultar todos os movimentos do cofre da instituição, adicionando,alterando ou removendo registos. Para adicionar um registo apenas necessita de escolher qualo tipo de movimento que é efectuado, o valor, o tipo de utente e o utente ao qual se refere omovimento.

Mensagens Telemóvel - Este atalho permite-lhe enviar mensagens de telemóvel (SMS)para os utentes e colaboradores da instituição. Necessita escolher o tipo de mensagem aenviar e escolher o assunto, escrevendo depois a mensagem na caixa de texto destinada parao efeito.

Alertas - É direccionado para o painel do gestor de alertas, onde poderá configurar osalertas da instituição. Para saber mais sobre o gestor de alertas, consulte o ponto 16.7.Sistema de Alertas.

Alertas Instantâneos - Esta ferramenta permite-lhe enviar um alerta instantâneo paraoutra pessoa dentro da instituição. Apenas necessita de escrever a mensagem, definir qual otipo da mensagem (Indiferente, Informação ou Crítico) e o destinatário da mesma.

Sair - Tal como o nome indica, esta opção permite sair da aplicação, neste caso aWinUTE.

Ajuda - Este atalho direcciona-o para o Help-On-Line, centro de ajuda ao utilizadorinserido em todas as aplicações F3M.

Navegador - Opção que permite esconder ou fazer surgir a barra lateral de favoritos no



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ecrã inicial.

Sistema de Voz - Permite-lhe activar/desactivar o sistema de controlo por voz daaplicação.

5. Barra lateral de favoritos

A barra lateral de favoritos é um conjunto parametrizável de atalhos para as opções da WinUTEmais utilizadas pelo utilizador ou simples atalhos para ficheiros / aplicações ou páginas daInternet.

O utilizador pode ainda subdividir os seus atalhos por pastas, criando secções adicionais alémda “Favoritos”. No exemplo, as secções criadas foram “Sites utilizados” e “Internet”.

Para criar secções, atalhos para páginas na Internet ou atalhos para aplicações é necessárioter o navegador activo e utilizar o botão direito do rato, fazendo em seguida "Novo" eescolhendo uma das opções seguidas, tal como mostra a imagem abaixo:

Para adicionar atalhos para funções da própria aplicação será suficiente abrir a janela

pretendida e na barra de botões clicar no botão , associando depois umadescrição à funcionalidade.

6. Funcionamento Geral



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6.1. Lista de Registos

Os dados de uma tabela podem ser visualizados através de uma lista. Uma lista é constituídapor linhas e colunas. A cada linha dessa lista corresponde um registo e a cada coluna osdiferentes campos desse registo.

Numa lista de registos, existem botões que dão acesso às diversas operações sobre osregistos. Esse conjunto de botões denomina-se barra de opções. Para conhecimento maispormenorizado da utilidade de cada botão passe com o rato sobre o botão desejado naaplicação.

A tecla "Enter" é utilizada normalmente para confirmação de dados, execução de operações,mas tem uma função importante que é a de mudar de campo para campo nos formulários. Atecla "Esc" é normalmente utilizada para saída das janelas activas ou anulação de dados.

As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo(linha) para baixo ou para cima.

6.2. Campos Sublinhados

Em cada janela, o utilizador encontra por vezes campos sublinhados (ex: Código). Nessescampos, o utilizador posiciona-se no campo desejado e clica na tecla F4 – Consultar ou através

do rato clicar sobre o texto sublinhado, alterando-se a forma do ponteiro, aparecendo . Oscampos sublinhados indicam que existem valores pré-inseridos na tabela correspondente. Estescampos sublinhados devem ser preenchidos previamente com valores.

Indique o texto e/ou valor que pretende encontrar, notando que à medida que vai digitando, oregisto seleccionado na lista de registos vai sendo sempre aquele que contém o texto e ouvalores indicados.

Indique o campo (coluna) do registo na lista de registos onde pretende executar a pesquisa dotexto e ou valores indicados.



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6.3. Adicionar Registo

Sempre que utilizar a tecla F5 – Adicionar ou o botão acede a uma janela que lhe permiteadicionar dados de um novo registo. Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou atecla "Enter" (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab).

Para confirmar o registo adicionado, gravando-o, confirme no botão .

6.4. Alterar Registo

Sempre que utilizar a tecla F6 – Alterar ou o botão , acede a uma janela onde visualizatodos os dados associados ao registo seleccionado na lista de registos, permitindo-lhe alterardados do registo.

Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou a tecla "Enter", alterando os dadospretendidos (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab). Para confirmar as alterações

efectuadas, gravando-as, confirme no botão .

6.5. Apagar Registo

Sempre que utilizar a tecla F7 – Apagar ou o botão surgirá uma janela onde visualiza todosos dados associados ao registo seleccionado na lista de registos permitindo-lhe depois aconfirmação da remoção ou não do registo indicado da tabela. Para confirmar a remoção cliqueem "Sim", respondendo afirmativamente à pergunta, ou botão "Não" no caso de não o quererapagar.

6.6. Localizar Registo

Sempre que utilizar a tecla F8 – Localizar ou o botão surgirá uma janela onde pode indicaros parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um registo quecumpra os parâmetros indicados.



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No Campo a Localizar coloque o campo dos registos pelo qual se vai fazer a localização doregisto na lista (Por exemplo: Código, Tipo, Descrição). No Critério coloque o critério pelo qualo campo vai ser entendido na pesquisa (Por exemplo: “é igual a”, “é maior que”, ”é menorque”, “é maior ou igual a“, “é diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”,”começado por”). No Valor insira o valor do campo pelo qual se vai fazer a localização dosregistos na lista.

Resulta num critério de procura como, por exemplo: Nome começado por Ant.

Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista deregistos e assim sucessivamente até ao último encontrado. Se pretender continuar a procurarregistos com os mesmos critérios de pesquisa, a tecla "Enter" tem a mesma função que obotão "Procurar Próximo".

O botão "Cancelar" cancela a pesquisa na lista de registos.

6.7. Filtrar Registos

Sempre que utilizar a tecla F9 – Filtrar e Ordenar ou o botão surgirá uma janela ondepode indicar os parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos umregisto que cumpra os parâmetros indicados.

Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista deregistos e assim sucessivamente até ao último encontrado.

Em Campo a Filtrar indique o campo dos registos pelo qual se vai filtrar os registos na lista. EmCritério coloque o critério pelo qual o campo vai ser entendido no filtro. Na Lista de condiçõescoloque os filtros pelos quais se vai filtrar a lista de registos. Em Valor indique o valor do campopelo qual realizar o filtro dos registos na lista de registos. Poderá, na lista de condições,Adicionar à Lista (adicionando um filtro à lista de condições), Remover da Lista (removendo umfiltro da lista de condições) ou Limpar Lista (limpando todos os filtros introduzidos na lista decondições).

Resulta num critério de filtro como por exemplo: Nome começado por Ant.

Se pretender aplicar o filtro aos registos a tecla "Enter" tem a mesma função que o botão"Aplicar".

O botão "Cancelar" cancela a aplicação do filtro na lista de registos.

6.8. Ordenação de Registos

Pode aqui indicar a ordenação dos registos na lista por indicação da ordenação pretendida dosseus campos.



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Em Campos Disponíveis coloque a lista de campos disponíveis pelos quais se pode fazer aordenação da lista de registos. Em Ordenado Por indique a lista de condições de ordenaçãopelas quais se ordena a lista de registos. Em Adicionar acrescente à lista de condições deordenação uma condição de ordenação. Em Remover retire da lista de condições de ordenaçãouma condição de ordenação.

A ordenação pode ser ainda Ascendente, em que o campo escolhido na lista de camposdisponíveis como condição de ordenação será ordenado de forma ascendente, ou pode serDescendente em que o campo escolhido na lista de campos disponíveis como condição deordenação será ordenado de forma descendente.

Na opção Posição, a condição de ordenação seleccionada na lista de condições pode sercolocada uma posição acima ou uma posição abaixo indicando a ordem pela qual se vai aplicaras condições de ordenação aos registos da lista, sendo a que fica em primeiro a que seráprimeiro aplicada e assim sucessivamente.

Se pretender aplicar a ordenação aos registos, a tecla "Enter" tem a mesma função que obotão "Aplicar", dando como resultado uma lista de registos ordenada pela forma indicada.

O botão "Cancelar" cancela a aplicação da ordenação na lista de registos.

6.9. Ver Detalhes

Nas listas de registos nem sempre são visíveis todos os seus campos. Sempre que pretender

consultar toda a informação de determinado registo, seleccione-o e clique no botão ou natecla F10 – Ver Detalhes. A janela que surge mostra-lhe todos os campos embora não lhepermita fazer quaisquer alterações.

6.10. Imprimir

Esta opção permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pré-visualização no ecrã, ouainda exportá-los em diversos formatos. Quando escolher esta opção surge uma janela quepermite configurar a impressão com indicação de diversos parâmetros.



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No Destino, indique se pretende visualizar no ecrã ou enviar a informação para a impressora.Nos Textos escolha o cabeçalho e Rodapé do documento. Em Impressora indique o caminho enome da impressora disponível para receber o documento a imprimir.

Com o botão "Configurar" pode indicar os parâmetros de configuração da página destinodo documento a imprimir, como a seguir se mostra:

Indique o tamanho do papel a utilizar na impressão e a origem do mesmo.

Para indicar os parâmetros da impressora para a qual vai enviar documentos a imprimir bastacarregar no botão "Impressora" (Ver manual da impressora, ou Help-On-Line associado àinstalação da impressora).

Nas Propriedades consulte as propriedades associadas à impressora instalada (Ver manual daimpressora ou Help-On-Line associado).



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Pode escolher os registos a imprimir, pelo que aqui pode indicar os filtros (condições) pelosquais vão passar os registos.

Assim, tomando como exemplo a tabela de Códigos, nesta janela podemos imprimir apenas osdados dos Códigos com Código igual 1 e imprimir os dados dos Códigos com Código igual a 2, eassim sucessivamente. Cada linha do filtro é constituída por um parâmetro nome do campo (afiltrar), pelo critério a usar (maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribuído. O utilizador dispõede 5 tipos de filtros diferentes para a sua impressão.

Estes filtros criam uma conjunção de condições, ou seja, a condição final que vai determinarquais os registos a imprimir é formada pela conjunção de todas as condições inseridas. Destemodo, podemos imprimir, por exemplo, todos os Códigos que tenham Código maior a 1 e cujaDescrição comece pela Letra C.

A opção Limpar Filtros remove ou limpa todos os filtros indicados.

Pode indicar a ordem pela qual os registos vão surgir ao imprimir. Com 3 opções possíveis, aordenação é feita pela prioridade indicada na janela. Por exemplo: Ordenar por CódigoAscendente, depois por Descrição e assim sucessivamente.

6.11. Mudar Colunas

Sempre que utilizar o botão de mudar colunas , será direccionado para uma janela que lhevai permitir parametrizar as colunas a apresentar na lista que se encontra a visualizar. Trata-sede uma opção útil para esconder colunas na grelha que não necessita de consultar ou mesmo



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acrescentar outras colunas que não se encontram na grelha mas pretende que apareçam.

Desta forma, para adicionar ou remover colunas que já existam por defeito na respectiva grelha

coloque nas colunas que pretende que apareçam na grelha e nas colunas que pretendeque não apareçam na grelha.

Poderá ainda, tal como foi dito anteriormente, adicionar colunas à grelha que não constavamna mesma de origem. Para adicionar uma ou mais colunas à grelha que se encontra a consultar,

carregue no botão (no menu de parametrização das colunas). Irá surgir então uma janelade assistência de configuração, tal como se mostra na imagem em baixo, que o irá auxiliar aescolher as colunas a adicionar à grelha.

Terá de optar se pretende adicionar uma coluna simples ou uma coluna composta. Uma colunasimples é, tal como o nome indica, uma coluna com informação respeitante à linha em questão.Uma coluna composta é uma coluna que contém informação de mais do que uma coluna. Nocaso das colunas simples apenas terá de escolher na lista a coluna que pretende adicionar,enquanto nas colunas compostas necessita parametrizar a respectiva coluna.

6.12. Actualizar Grelha

Com o botão de actualizar a grelha , poderá visualizar os dados na grelha em que seencontra, dados esses que actualmente não são carregados automaticamente. Trata-se deuma opção que visa acelerar o processo de procura de um dado registo.



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Por exemplo, se está numa tabela com um grande número de registos mas apenas pretendeencontrar um registo específico, não iria necessitar que todos os registos da grelha fossemapresentados, sobrecarregando a aplicação. Assim, caso necessite de visualizar apenas umpequeno número de registos, filtre esses registos. Se necessitar de ver todos os registos então

carregue em para os carregar na grelha.

6.13. Mapas e Listagens

O utilizador tem à disposição diversos tipos de mapas e listagens aos quais terá acesso atravésdas seguintes parametrizações:

Mapas sem ordenação de dados:

Mapas com ordenação de dados:

Nos Parâmetros tem a indicação da parametrização específica, preenchida de acordo com omapa ou listagem que se pretende, a indicar pontualmente em cada uma das diversassituações. Na Ordenação, genericamente, o utilizador pode indicar um ou mais campos da listade campos disponíveis e pelos quais se pode “ordenar por” a informação nos mapas oulistagens emitidos. A ordem pela qual a informação é ordenada por campo é indicada porAscend. - ascendente ou Descend. – descendente. A prioridade de ordenação dada a cadacampo de ordenação é indicada pela posição em que se encontra em “Ordenado Por” sendo a



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ordenação da informação feita primeiro pelo campo na primeira posição depois pelo da segundae assim sucessivamente.

A indicação do Destino, Textos, caminho da Impressora e a Configuração desta última estádescrito em Imprimir (ver 6.10. Imprimir).

6.14. Correio Electrónico

Ao indicar o destino da listagem para a opção Mail surgirá a seguinte janela com todos oscontactos registados para o utente, devendo o utilizador escolher os destinatários de entre alista.

Para conseguir enviar por mail, deverá ter parametrizado o e-mail dos responsáveis dos utentesna manutenção dos utentes. Na ficha do utente dirija-se ao separador dos responsáveis ecoloque o e-mail do mesmo.

6.15. SMS

A partir do botão tem-se acesso ao envio de SMS (Short Message Service) através do usodo telemóvel, para os contactos registados dos utentes da instituição.

Neste formulário o utilizador poderá carregar os contactos disponíveis e registar os novoscontactos de SMS e de Correio Electrónico que pretenda.

O utilizador pode, então, seleccionar os destinatários, todos ou alguns, escrevendo a



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mensagem com um máximo de 150 caracteres e enviar premindo o botão .

6.16. Sistema de Sons

O sistema de sons é um complemento das aplicações da linha WinIPSS sendo usado, porexemplo, para recordar ao utilizador que deve fazer cópias de segurança. O sistema de sons éutilizado em três tipo de situações diferentes:

Entrada da Aplicação - quando entra na aplicação pode dar indicação para ser reproduzidodeterminado som;

Saída da Aplicação - antes de sair da aplicação pode ser reproduzido um determinado som;

Na recepção de Alertas - ao indicar que tem alertas novos, pode parametrizar a reprodução deum determinados som.

6.16.1. Utilização

O sistema de sons vai com alguns sons predefinidos. Na entrada da aplicação alterna o Bom Dia, Boa Tarde e Boa Noite com o Bom Trabalho, alternância efectuada consoante o dia seja parou ímpar. Da mesma forma que alterna os sons na entrada também os alterna na saída.Também vão pré-definidos outros sons tais como: Ano Novo, Bom Carnaval, e outros feriadosou épocas festivas.

6.16.2. Activação

O sistema de sons pode ser activado e desactivado nos utilitários em Gestão de Utilizadores >Postos. Desta forma é parametrizado de forma independente para cada posto, podendo sucederque em alguns postos se utilize o som e noutros não.

Podemos verificar na imagem que o primeiro campo representa se o som está activo ou não. Se

tiver está activo, senão está inactivo. Para activar e desactivar o som faz uso da tecla "F6"

ou do botão .

6.16.3. Manutenção

A manutenção da tabela de sons é feita nos utilitários do programa, no menu Utilitários >Arquivo de sons.

Neste formulário poderá alterar todos os sons que vão predefinidos, além de poder adicionarnovos registos.



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Como pode verificar, a tabela é composta por Código, Descrição e Ficheiro. Os ficheiros temextensão .wav (“tipo som”) e todos eles estão localizados na pasta Sons do programa.

6.16.4. Formulário de Inserção

No formulário de inserção vai registar novas entradas de som.

O Código é um código sequencial que vai ser atribuído ao registo do som e a Descriçãoidentifica o som que está a ser registado.

Nas Condições, defina se o som será reproduzido na entrada do programa, na saída ou se tocaquando chega um novo alerta. Defina também se o som é reproduzido em determinado dia dasemana, do mês ou numa data específica. Terá depois a Agenda, que está relacionada com asua opção no tipo de agenda. Por Exemplo: Queremos que a aplicação nos diga todas assextas-feiras que temos de fazer cópias de segurança. Para além de termos de preencher adescrição e associar um som que identifique o que queremos, nas condições vamos seleccionaras seguintes condições:

Programa = EntradaTipo de Agenda = SemanaAgenda = 6ª

Desta forma todas as sextas-feiras, na entrada da aplicação o som que vai ser reproduzidoserá aquele que seleccionamos para este registo.



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7. Instituições

No menu Instituições você poderá abrir ou fechar uma instituição, assim como alternar de umainstituição para outra, caso exista mais do que uma registada na WinUTE.

Assim, terá as seguintes opções:

Abrir Instituição - Carregando neste botão, aparecerá uma tabela onde poderá escolher umainstituição para activar. Basta seleccionar aquela que prefere.

Fechar Instituição - Carregando neste botão, irá sair da instituição a que estava ligado nomomento.

Em baixo aparecerá uma lista das instituições registadas no momento, onde poderá seleccionara que deseja ver activa. Esta lista destina-se a uma maior velocidade para alternar de umainstituição para outra.

A opção Sair, tal como o nome indica, irá encerrar a WinUTE.

Tenha em atenção que as opções Fechar Instituição e Sair são diferentes. Enquanto a opçãoFechar Instituição apenas irá sair da instituição a que estava ligado mas mantém a aplicaçãoligada, a opção Sair irá encerrar a aplicação de Gestão de Utentes.

Por fim, para criar uma nova instituição na WinUTE, comece por fechar a instituição, de modo anão ter qualquer instituição activa na aplicação. Depois aceda a Utilitários > Manutenção

Instituições, carregando em para abrir uma ficha da instituição vazia. Preencha os dados egrave de modo a validar a nova instituição.

8. Tabelas

As Tabelas, cujo preenchimento deve ser feito antes de iniciar o funcionamento normal daaplicação, são utilizadas para facilitar a introdução de dados nas diversas tabelas de registo.

8.1. Tipos Utentes

Tabela obrigatória em que o utilizador deve criar os grupos (tipos) de utentes com que ainstituição trabalha. Embora o critério seja do utilizador, a aplicação já tem nesta tabela doistipos criados: 1 - JOVENS e 2 - IDOSOS. Todo o utente registado na instituição terá quepertencer a um determinado tipo.

Defina um código e uma descrição ao tipo de utente que pretende criar.



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8.2. Grupos Códigos

Esta tabela agrupa conjuntos de códigos em grupos que serão utilizados no processamento egeração de recibos por grupo de códigos.

Defina um código e uma descrição ao grupo de códigos que pretende criar.

8.3. Códigos

Tabela obrigatória que representa o conjunto de itens que mensalmente podem ser cobradosaos utentes, como por exemplo: Mensalidade, Alimentação, Transporte, etc. e também as quetêm carácter excepcional (Ida à Praia, Seguro Anual, Renovação, etc.).

Defina um código identificativo e uma descrição ao código a criar. Escolha um grupo de códigosno qual o código se insere. Em caso de necessidade, estabeleça um valor mínimo, máximo ouunitário para o código em questão, de modo a diminuir os erros ao inserir o código. Definatambém se o código que está a ser criado faz parte do cálculo do total indicado na declaraçãode IRS.

8.4. Variáveis

Tabela opcional e que só deve ser preenchida se utilizar fórmulas (ver Fórmulas) para o cálculodos valores a pagar mensalmente pelos utentes. Exemplos de variáveis são: A - rendimento doagregado, N – n.º de pessoas do agregado, D - renda de casa, S - reforma, etc..

Defina um código e uma descrição à variável que pretende criar.



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8.5. Fórmulas

Tabela opcional e que só pode ser usada se tiverem definido previamente variáveis (verVariáveis). As fórmulas de cálculo que se definirem poderão depois ser usadas nas fichas dosutentes.

Defina um código e uma descrição à fórmula que pretende criar. Defina também a fórmula quepretende registar. Terá ainda de optar se pretende que o resultado da fórmula sejaarredondado ou não seja arredondado.

Como exemplo, vamos admitir que para definirem quanto paga cada utente em termos demensalidade (com ou sem alimentação - isso são questões que variam de instituição parainstituição) definem a seguinte fórmula:

Rendimento do agregado - 3 x Renda + Valor fixo de agravamento N.º de pessoas do agregado

Supondo que as variáveis a incluir são:A - rendimento do agregadoD - renda de casaN – n.º de pessoas do agregadoAgravamento fixo mensal = 5,00€

Teriam uma fórmula: ((A - 3*D) / N ) + 5

Caso pretendam criar uma fórmula em que indicam que o valor de um dado item é 90% dareforma, teriam que criar por exemplo a variável R - reforma e criar fórmula como: R*0.9.

8.6. Seguradoras

Tabela opcional e que regista as seguradoras e respectivas apólices de seguro/ramo quetrabalham com a instituição (referentes à cobertura dos utentes).

Defina um código e uma descrição à seguradora que pretende criar. Preencha também onúmero da apólice de seguro registada na instituição e o ramo do seguro coberto pela apóliceindicada.



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8.7. Valências

Tabela obrigatória, representa as valências que a instituição tem. Note-se que se o móduloautónomo e opcional de ligação com a WinCTB estiver disponível, e a instituição com que estãoa trabalhar estiver definida na WinCTB, devem criar as valências em acordo (mesmo código)com as que já existem na WinCTB, no ano activo. Mesmo com a ligação à WinCTB as valênciastêm que ser aqui criadas. Prevendo que poderão não ter a WinCTB neste momento, podendo vira utilizá-la mais tarde, sugerimos uma codificação, como indicado anteriormente, que use “90”como os dois primeiros caracteres, como por exemplo: 900101-LAR, 900102-Centro de Dia,906785-Creche, etc.).

Defina um código para a valência (começado por 90), uma descrição para a mesma tal comouma abreviatura e a tipologia. De seguida, defina a capacidade máxima de ocupação permitidana valência indicada. Escolha a seguradora que segura as actividades na valência registada e oestabelecimento. Escolha também, caso possua a aplicação, a valência correspondente naWinSEC. No separador Documentos Inscrição, pressionando "F5", indique os documentosnecessários à inscrição de um novo utente na valência.

No separador Documentos Valências deverá anexar documentos ou imagens que estejamassociadas à valência correspondente.



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8.8. Comparticipações

Esta é uma tabela opcional e que pode ser definida para posterior utilização na determinaçãodas mensalidades a pagar pelos utentes.

Entenda-se o seguinte:

Na ficha do utente, a tabela de comparticipação só será validada se o utilizador usar fórmulas(ver Fórmulas).A tabela de comparticipações é definida por valência, ou seja, poderá haver capitações erespectivas comparticipações diferentes em cada valência.

Defina a valência (ver Valências) a que se vão aplicar os montantes e formas decomparticipação.

Com as teclas:



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F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista;F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista;F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista;F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.

As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo(linha), para baixo ou para cima.

Nos Escalões de Capitação coloque os textos dos escalões de capitação (1º Utente, 2ºUtente, Especial, Outros, etc.), que podem ser usados de forma livre, embora seja normalserem usados para representar o número de irmãos/familiares directos na mesma instituição.

Para cada registo tipo escalão que se queira inserir ou alterar na lista de registos associado àvalência indicada, surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuaroperações sobre esses registos.

O valor inicial é o valor a partir do qual se aplica o escalão de capitação indicado para acomparticipação e o valor final é o valor até ao qual se aplica o escalão de capitação indicadopara a comparticipação. A comparticipação pode ser igual a um valor fixo pelo escalão indicadoou uma percentagem para o cálculo do montante da comparticipação para o escalão indicado.

8.9. Salas/Quartos

No menu Salas/Quartos poderá fazer a manutenção de todas as salas/quartos disponíveis nainstituição. Além disso poderá fazer também a consulta de vagas em cada uma das salas/quartos da instituição. Nos respectivos sub-menus, apresentados nos pontos a seguir,encontrará uma melhor explicação de cada um dos processos.

8.9.1. Manutenção

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Tem interesse particular para a organização dosutentes do tipo 1- JOVENS, por exemplo: Sala dos Bébés, Sala dos Pintainhos, Sala dos 4 Anos,



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etc.

Defina um código e uma descrição à Sala/Quarto que pretende criar. Escolha também umresponsável e um auxiliar para a mesma. Em Capacidade pode ver a capacidade máximapermitida na sala/quarto, em Ocupação pode ver a ocupação no momento e em Livre pode veros lugares que ainda se encontram livres na sala

8.9.2. Consulta de Vagas

O menu Consulta de vagas é útil para o utilizador poder, a todo o momento, consultar o númerode vagas disponíveis em cada um dos quartos/salas.

Sala/Quarto - Identificação da sala/quarto que se pretende saber as vagas existentes (casonão se preencha este campo, aparecerão todas as salas/quartos).

Na apresentação dos resultados, em baixo da parametrização, podemos ver três indicadores:

S/Q - Número da sala/quarto a que se refere a informação abaixo indicada.L - Número de lugares disponíveis no momento nas salas/quartos seleccionados.O - Número de lugares ocupados no momento nas salas/quartos seleccionados.

Também poderá identificar visualmente a disponibilidade de uma determinada sala/quarto.

Quando aparecer o símbolo significa que a sala/quarto se encontra sem lugares livres

disponíveis. Quando aparecer o símbolo significa que a sala/quarto se encontra comlugares livres disponíveis.

O botão permite-lhe actualizar o diagrama ocupacional no momento em que pretendeconsultar a informação.

8.10. Bancos

Tabela opcional a ser usada nas fichas dos utentes, caso o pagamento do utente seja feito portransferência bancária.

Defina um código e uma descrição ao banco que pretende criar.



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8.11. Contas Bancárias

Tabela opcional a ser usada pela instituição como registo das contas que tem nos diversasinstituições bancárias com que trabalha normalmente, contas essas a serem usadas em termosde pagamentos por transferência bancária.

Defina um código ao banco que pretende criar e escolha o banco no qual se encontra aberta aconta. Coloque também a agência bancária do banco indicado. Insira ainda a entidade, o NIBda conta, o código do banco, código do balcão e número da conta aberta no banco registado.

8.12. Códigos Postais

Tabela usada na ficha de utentes, utentes em espera e instituições.

Defina o Código Postal e uma localidade ao código que pretende criar. Poderá também indicarse se trata de um Código Postal Nacional ou Internacional

8.13. Habilitações Literárias

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Tem particular interesse para organizar este itemem termos de utentes idosos, de forma a poderem posteriormente obter listagens em termosdeste item.

Defina um código e uma descrição à habilitação literária que pretende criar.



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8.14. Situações Económicas

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite obter listagens das situações económicas,referindo-se que a classificação que aqui fizerem é perfeitamente livre e feita segundo osparâmetros da instituição, em função da sua subjectividade.

Defina um código e uma descrição à situação económica que pretende criar.

8.15. Motivos Ausência ou Saída

Tabela opcional que permite criar os motivos de ausência de um utente durante alguns períodosde tempo: dias, semanas ou meses. Os dados aqui indicados poderão depois ser usados emUtentes - Ausências/Saídas, de forma a criar dados para a Emissão do Mapa de Utentes comAcordo, a entregar no ISSS - Instituto de Solidariedade e Segurança Social (ver AnálisesGlobais). Alguns exemplos: Doença, Internamento Hospitalar, Férias com os Filhos, ConsultaMédica, Férias, etc.

Defina um código e uma descrição ao motivo de ausência que pretende criar. Defina também seesse tipo de ausência influencia a mensalidade. Opcionalmente, poderá colocar um identificadorvisual e um caracter, para identificar mais facilmente as ausências no mapa de assiduidade.

8.16. Sub-Sistemas Saúde

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo deste item como informaçãoadicional à ficha do utente.

Defina um código e uma descrição ao Sub-Sistema de Saúde que pretende criar.



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8.17. Textos

Esta tabela tem como objectivos:

Criar circulares para enviar aos utentes (ver Emissão de Correspondência);Criar textos-tipo a nível de Avisos de Vencimento, para de forma automática solicitar asliquidações aos utentes com recibos em atraso (ver Aviso de Recibos Vencidos);Criar textos-tipo para utilização nas declarações emitidas pela instituição.

Note que nestes textos não deverão colocar o(s) destinatário(s), mas apenas a parte útil detexto pois, por exemplo, em Emissão de Correspondência e Aviso de Recibos Vencidos irão seremitidos em formato de carta/envelope, sendo aí colocado o destinatário de cada uma dasmissivas de um dado texto.

Defina um código e uma descrição para o texto que vai elaborar. Escolha a data de registo dotexto. Depois, na caixa de texto disponível, coloque o conteúdo do texto pretendido.

8.18. Ementas

Tabela opcional que permite ao utilizador definir e emitir ementas semanais para os refeitóriosou cantinas da instituição.

Defina um ano e mês para os quais regista a ementa. Defina também qual a semana em vigor eo dia de início da semana. Por fim, na caixa de texto disponível, coloque a ementa para cadadia da semana definida. Nesta caixa de texto poderá colocar valores pré-inseridos (ver CamposSublinhados).



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8.19. Taxa de Imposto

Tabela destinada a registar as taxas de imposto vigentes que depois serão apresentadas emrecibos.

Defina um código e um valor à taxa de imposto que pretende criar.

8.20. Tipo Pagamentos

Tabela opcional que pode ser utilizada para classificar registo de pagamentos de documentostais como: Recibos de Utentes e Recibos Gerais, facilitando no caso de existir ligação àaplicação WinGTE – Gestão de Tesouraria a descarga automática de pagamentos para osdocumentos indicados.

No registo em WinGTE, a classificação feita para o pagamento como indicado em “MovimentoWinGTE -Tesouraria” será utilizada para registo do movimento na WinGTE.

Atribua um código e uma descrição ao tipo de pagamento, assim como uma abreviatura. Definatambém a conta correspondente na WinCTB e o tipo de documento a registar. O Tipo deMovimento WinGTE é indicado para movimentos na tesouraria nos movimentos da caixa indicadaem Código Caixa. Estes campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabelacorrespondente em WinGTE.



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8.21. Acordos e Entidades

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo das entidades com as quais ainstituição tem acordo de cooperação referenciado para o utente registado.

Defina um código e uma descrição ao acordo ou entidade que pretende criar, tal como aabreviatura do acordo/entidade.

8.22. Freguesias

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo das localidades das quais possamser naturais os utentes registados, com associação opcional à tabela de Concelhos.

Defina um código e uma descrição à freguesia que pretende criar. Coloque também o código doconcelho ao qual pertence a freguesia.

8.23. Documentos Inscrição

Tabela opcional para registo dos documentos a entregar por pelos responsáveis na inscriçãodos utentes na instituição.

Defina um código e uma descrição ao documento que pretende criar.

8.24. Tipo Deficiência ou Incapacidade

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo do tipo de deficiência ouincapacidade que o utente registado possui, associando o grau (%) de incapacidade do mesmo.

Defina um código e uma descrição ao tipo de deficiência que pretende criar. Adicione tambémuma abreviatura, o tipo de deficiência e o grau de deficiência ou incapacidade correspondente.Por fim, seleccione o nível de autonomia para este tipo de deficiência.



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8.25. Escalões Etários

Esta tabela é uma parametrização que é feita para depois ser utilizada na listagem dedistribuição idade/sexo.

Defina um código e uma descrição ao escalão etário que pretende criar. Carregue em "F5" ecoloque um texto e as condições para pertencer a esse escalão etário.

8.26. Escolas

Esta tabela é utilizada para as referências de ATL, serve para depois emitir mapas por escolaou por escola/período.

Defina um código e uma descrição à escola que pretende criar. Carregue em "F5" e coloqueperíodos de funcionamento assim como a hora inicial e final dos mesmos.



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8.27. Concelhos

Esta tabela é utilizada para relacionar na tabela de Freguesias e para depois ser utilizada naFicha do Utente e do Utente em Espera. Esta tabela pode e deve ser preenchida através daimportação de códigos postais.

Defina um código e uma descrição ao concelho que pretende criar.

8.28. Estabelecimentos

Tabela onde são classificados os diversos estabelecimentos de uma dada instituição. Defina um

código e uma descrição ao estabelecimento que pretende criar. No fim basta validar em .

8.29. Desconto por Faltas

Esta tabela destina-se a registar os descontos por faltas às actividades programadas. Tomeatenção ao facto das tabelas Valências e Códigos terem já de estar previamente preenchidas.

Escolha a valência e código que sofrerão um desconto por faltas. Depois, carregando em "F5",adicione um código, um limite inicial, um limite final e uma percentagem ou valor para odesconto a aplicar.



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8.30. Tipologias de Valências

De modo a cumprir os novos requisitos da Carta Social, temos a tabela das tipologias devalências. Aqui pode-se associar algumas valências por tipos e pré-definir a tabela de escalõesetários relacionada.

Para efectuar o registo de uma tipologia de valência, atribua um código identificativo e umadescrição à tipologia a criar. Indique ainda qual o escalão etário correspondente e asrespectivas valências.

8.31. Tipos de Rendimentos de Utente *

Ver ponto 9.15. Rendimentos.

9. Utentes

9.1. Manutenção

Depois de estarem preenchidas as tabelas auxiliares com os dados mínimos relativos àinstituição, pode agora registar as respectivas fichas de utentes, tal como é apresentado aseguir.



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Ao indicar o código para o novo utente, no caso de este já existir, surgirá uma pergunta dotipo:

No caso da resposta ser positiva, é copiado, na totalidade, a ficha do utente já registado. Estapode, no entanto, ser alterada pontualmente antes de ser registada definitivamente. Estapossibilidade de copiar a ficha de utente que já está registado pode aplicar-se quando se fazregisto de familiares, em que os dados são idênticos, sendo apenas diferentes o nome doutente e um ou mais campos adicionais.

Os dados a preencher são:

Tipo - Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) que pretende registar. Este campo podeser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Utente - O nome do utente. Se o código indicado para o utente a inscrever já existir sugere-sea cópia da ficha existente (no caso do registo de familiares na instituição ganha-se algumtempo).

Activo - Se então o utente a registar encontra-se activo na instituição. Se então outente encontra-se inactivo na instituição.

Saldo - O saldo do utente em relação à instituição relativo aos movimentos efectuados por este(recibos, pagamentos, etc.). É um campo informativo.

Total Códigos - Valor total dos códigos a pagar pelo utente. É um campo informativo.



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Fotografia - Pode escolher a fotografia do utente e inseri-la na ficha de utente. Carregue no

botão para poder escolher a fotografia do utente:

Mostra uma lista de ficheiros (fotografias, imagens, etc.) disponíveis para utilizar, da qual podeescolher um e abrir a fotografia pretendida a partir da pasta onde as mantém guardadas no seucomputador.

Na ficha do utente existe também um conjunto de botões de atalho que o levam directamenteaos respectivos formulários do utente que está a ver a ficha clínica. Os atalhos para osformulários são:

Processamentos - Acede ao formulário de processamentos do utente;

Recibos - Direcciona-o ao formulário de recibos do utente;

Pagamentos - Direcciona-o ao formulário dos pagamentos feitos pelo utente em causa;

Ausências - Leva-o ao formulário em que pode consultar as ausências da instituição porparte do utente;

Movimentos de Cofre - Leva-o ao formulário em que pode consultar os movimentos decofre do utente;

Contratos Prestação de Serviços - Direcciona-o ao formulário em que pode consultar oscontractos de prestação de serviços celebrados com o utente.

9.1.1. Dados

Indicação dos dados primários dos utentes da instituição, os dados essenciais ao ingresso deum utente na instituição.



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Morada, Localidade, Freguesia, Código Postal, Concelho, Distrito, Telefone e Sexo são camposdos dados pessoais do utente a registar, onde apenas a morada é de preenchimentoobrigatório.

Utente Gratuito, entra na Média?Sim - O utente é gratuito, não pagando mensalidades, e entra no cálculo da média.Não - O utente é gratuito, não pagando mensalidades, e não entra no cálculo da média.

Utentes Associados - Indicação dos utentes associados ao utente registado. Entenda-seutente associado da seguinte forma: no apoio ao domicílio o serviço é prestado a duas pessoasmas apenas uma delas está registada na instituição, recebendo a segunda apoio por ser umutente associado à primeira.

Lista de Nomes - onde pode indicar o nome do utente associado à ficha do utente. Coloque oponteiro do rato numa célula da coluna “Nome” carregando com o rato e digitando de seguida onome pretendido.

O botão permite adicionar mais utentes associados, ao passo que o remove o utenteassociado seleccionado na lista.

Para aceitar os nomes indicados para os utentes associados basta fazer .

Acordo – Se o utente a registar está ao abrigo de algum acordo, seleccione o acordo ao qual outente se encontra vinculado.



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ATL – Informações sobre a ATL do utente, tais como escola que frequente, período escolar quefrequente, assim como o respectivo horário (Manhã, Tarde, outro), ano escolar em que outente está inscrito e campo de observações.

Nº Sócio - Número de sócio do utente se este estiver inscrito na instituição como sócio.

Def. ou Incap. - Deficiência ou incapacidade do utente, com indicação da respectivapercentagem da incapacidade.

Datas:Inscrição - Data da inscrição do utente na instituição.Admissão - Data da admissão efectiva do utente na instituição.Renovação - Data da renovação da matrícula ou inscrição do utente na instituição.Saída - Data da saída do utente da instituição.Valência - A valência (ver Valências) em que o utente está registado na instituição. É depreenchimento obrigatório.Sala - A sala (ver Salas/Quartos) em que o utente está registado na instituição.

9.1.2. Dados Complementares

Preenchimento de dados complementares relativos ao utente, que completam a ficha deste.

Comece por colocar os dados relativos ao BI/Cédula do utente. Preencha também o campodestinado aos dados fiscais. Terá depois dois separadores, sendo o primeiro de dados pessoais.Aí terá de colocar dados como o Sub-sistema de Saúde, a naturalidade, nome dos pais,telefones, cônjuge, situação económica e habilitações literárias. No separador dos outros dadosconstarão dados como os rendimentos, o crédito disponível, o saldo do cofre e a ligação daconta à WinCTB. Tem ainda um espaço para colocar as observações a constar nos recibos e osdados para o Modelo 3.



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9.1.3. Códigos

Indicação dos códigos, ou seja conjunto de itens que mensalmente vão ser pagos pelosutentes (Ex: Mensalidade, Alimentação, Transporte, etc.).



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Para cada registo de código que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgirá umacaixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre essesregistos.

Indique o código a pagar pelo utente e indique, caso seja necessário, a fórmula para calcular ovalor a pagar para o código indicado. Coloque também o valor do código a pagar pelo utente etambém o responsável para o qual será processado o valor do códigos indicados. Tem ainda aopção do controlo de quantidade, em que poderá colocar o número de unidades do código e oseu valor unitário (Por exemplo, as refeições servidas mensalmente ao utente: quantidade = 22refeições com valor unitário = 1,25€, seriam processados mensalmente 27,50€).

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código deve carregar em paraindicar os valores para as variáveis da fórmula.

Indique o valor a atribuir a cada variável da fórmula utilizada para o cálculo do valor para ocódigo indicado, seleccionando a célula na coluna Valor da respectiva variável e digitando deseguida o valor pretendido.

Para obter o resultado da fórmula para os valores indicados deve fazer .



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Se o valor do código indicado for calculado por uma fórmula e estiver dentro de um escalão decomparticipação para a valência do utente, pode-se usar o valor comparticipado para o código

a pagar. Para tal tem de carregar em , o que permitirá carregar o valor comparticipado.

Seleccionado um dos valores (1º Utente, 2º Utente, 3º Utente ou Outros), o valor sublinhado(colorido) será aquele que será cobrado pelo código.

Para continuar deve carregar em .

9.1.4. Responsáveis

Indicação e preenchimento da ficha do responsável ou responsáveis pelo utente.

Para cada registo de responsável que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgirá



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uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre essesregistos.

Defina o código e nome do responsável a criar. Defina também se o utente é activo ou não ese o responsável é o próprio utente ou não. Preencha os dados pessoais do responsável e osdados bancários, com identificação do banco e do NIB (para posteriores pagamentos portransferência bancária).

9.1.5. Notas

Preenchimento de notas e dados diversos relativos ao utente.

O texto descreve dados diversos relativos ao utente. Este campo pode ser preenchido com

valores pré-inseridos na tabela correspondente carregando com o rato sobre o botão eprocedendo como em Campos Sublinhados, podendo o texto ser alterado sempre quenecessário.



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9.1.6. Ficha Social

Preenchimento da ficha social relativa ao utente.

O texto descreve dados diversos relativos ao utente. Este campo pode ser preenchido com

valores pré-inseridos na tabela correspondente carregando com o rato sobre botão eproceder como em Campos Sublinhados, podendo o texto ser alterado sempre que necessário.

9.1.7. Documentos

Este separador tem como finalidade poder anexar documentos à ficha do utente. Essesdocumentos podem ser imagens (BI, Contribuinte, etc), textos ou outros (cartas, faxes, etc).

Para isso basta clicar em e carregar o documento que pretender.



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9.1.8. Autorizações

Este separador tem como finalidade poder apresentar visualmente a foto das pessoas queestão autorizadas ou não a ir buscar, visitar, etc o utente. Da parte de cima a vermelho estãoas fotos dos não autorizados e da parte de baixo a verde estão as fotos das pessoas que têmautorização.

Para adicionar uma nova foto, basta fazer duplo clique com o botão esquerdo do rato em cimado quadrado em que pretende colocar a fotografia e carregar a mesma.

9.1.9. Campos do Utilizador

Este separador tem como objectivo adicionar observações sobre o utente que o utilizadorentenda serem relevantes. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos natabela correspondente carregando nos Campos Sublinhados, podendo o texto ser alteradosempre que necessário.



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9.1.10. Consumos

O separador dos Consumos serve para fazer o registo de algum consumo extraordinário que outente faça, de modo a que este seja processado também. Para registar o consumo, bastacarregar em tipo de consumo e escolher o que pretendemos (os valores da tabela "Tipo deConsumo" tem de ser previamente inseridos).

9.2. Ausências / Saídas

O registo de ausências ou saídas dos utentes pode ser realizado recorrendo às funcionalidadesque se indicam no funcionamento geral das diversas janelas de registo do programa.

Indique o tipo e o utente para o qual pretende registar uma ausência/saída. Indique também omotivo da ausência e a data de início e fim da mesma. Por fim, defina se durante a ausência outente se mantém activo ou não.



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9.3. Alteração Global Valores

O objectivo desta opção é permitir ao utilizador fazer alterações globais nos valores das fichasdos utentes. A título de exemplo cite-se a necessidade de nas valências de Infância eJuventude proceder a aumento de preços no início de cada “ano lectivo”.

Indique a valência para a qual se realiza a alteração global de valores e o código ao qual vaiser acrescentado ou retirado parte do valor. Indique depois se a alteração é aplicável a todosos utentes, apenas aos gratuitos ou apenas aos não gratuitos e se vai acrescentar ou retirarum valor. Por fim, escolha se a alteração vai ser um valor fixo ou uma percentagem e coloque orespectivo valor ou percentagem.

Após a escolha de todos as valores e carregando no botão surge uma lista de todos osutentes e na qual se pede que indique quais vão sofrer na sua ficha a alteração indicada.



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Exemplo 1: Se o utilizador escolheu acrescentar e indicou por exemplo o código 1-Mensalidadee um valor de 5,00€, cada um dos utentes verá a sua ficha alterada para o código 1 em mais5,00€.

Exemplo 2: Se o utilizador escolher retirar e indicou por exemplo o código 1- Mensalidade e umvalor de 4,75€ - admitindo que na instituição este era o valor máximo -, todos os utentesverão o código 1 reduzido em 4,75 Euros e caso já pagassem um valor inferior a esse, o códigodesapareceria da ficha.

Assim, de forma a garantir que esses itens retirados desaparecem mesmo da ficha, deverãoindicar um valor igual ou superior ao máximo que esse item pode ter na prática.

A utilização desta opção destina-se exclusivamente a alterar as fichas dos utentes, valoresque serão utilizados nos processamentos e recibos a gerar posteriormente.

No final, para validar as alterações, carregue no botão

9.4. Alteração Global Valências / Salas

Esta opção permite ao utilizador fazer a mudança na ficha dos utentes de valência ou sala paranova valência ou sala. A título de exemplo, suponha que pretendemos proceder à mudança doutente ou utentes de ATL - sem alimentação para ATL - com alimentação.

Após indicar a valência ou sala para a qual pretende fazer a mudança, surge uma listagem dosutentes registados na valência ou sala “origem”. O utilizador pode então seleccionar todos osutentes ou um grupo da lista de utentes para cujas valências ou salas pretende ver alteradasnas respectivas fichas.



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A alteração é realizada de forma automática na ficha dos utentes seleccionados.

9.5. Utentes em Espera

9.5.1. Manutenção Espera

O preenchimento da ficha de utentes em espera é preenchida da mesma forma que a ficha deutentes da instituição (ver ponto 9.1. deste manual).

9.5.2. Passagem

A passagem dos utentes inscritos na lista de espera faz-se como a seguir se indica. Napassagem do utente as operações de remoção da lista de espera e o registo definitivo nainstituição do utente são feitas automaticamente.

Indique o tipo e o código do utente em espera a passar passar para utente. Em Utente a Criar,coloque o código numérico definitivo, a valência para a qual vai o utente e a data de admissãodo respectivo utente.

Após a confirmação em é criada a ficha definitiva do utente e removida a ficha da lista deespera.



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9.5.3. Mapa Resumo

Mostra um mapa resumo dos utentes em lista de espera.

Defina o intervalo de datas entre as quais os dados são apresentados. Escolha o tipo de utentea analisar no mapa emitido e caso deseje, escolha a valência e sala a consultar a informação.

O mapa mostra todos os utentes que estejam nas condições dos parâmetros indicados, avalência em que se pretendem inscrever em definitivo e respectivas vagas, a sala em que sepretendem inscrever e respectiva vagas e a data da sua inscrição.

9.5.4. Listagem Parametrizada

A listagem parametrizada de utentes em espera faz-se da mesma forma que a listagemparametrizada de utentes (ver ponto 9.7.1. deste manual).

9.5.5. Emissão Fichas

A emissão de fichas de utentes em espera processa-se da mesma forma que a emissão defichas (ver ponto 9.6.1. Emissão das Fichas de Utentes).

9.5.6. Listagem de Prioridades de Utentes

Esta emissão serve para ter uma ideia da prioridade dos utentes em espera. Pode ser emitidapara todos os utentes com todas as prioridades ou apenas por uma determinada prioridade.Para ver a listagem, escolha o intervalo de datas para os quais pretende ver a informação, otipo de prioridade e, caso deseje, o tipo de utente ou valência que quer ver a prioridade deutentes.



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9.6. Emissões

9.6.1. Fichas de Utentes

Opção fundamental que se destina a emitir as fichas completas de utente, para efeitos dearquivo.

Indique o tipo de utentes e o intervalo dos utentes para os quais pretende consultar ainformação. Pode ainda indicar a valência, sala ou incapacidade, caso pretenda. Escolhatambém se pretende ver as fichas dos utentes activos, não activos ou todos os utentes.Escolha se pretende os utentes que tenham códigos ou não.

9.6.2. Fichas Vazias

É possível também emitir fichas de utentes “vazias” para preenchimento manual posterior pelosutentes ou pela instituição. A cada ficha corresponderá uma página A4, podendo o utilizador



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seleccionar o número de cópias que pretende emitir.

9.6.3. Cartões de Utentes

A emissão de cartões permite a emissão de vários tipos de cartões frente ou frente e versocom a informação relativa ao utente, como: Nome, Valência, Data de Admissão e Informaçãorelativa ao responsável do utente. Servem os cartões emitidos, por exemplo nas valências deInfância e Juventude, como identificação do responsável ou responsáveis do utente quando seapresentam na instituição para o transportar para o seu domicílio.

Este formulário está dividido em duas partes, a primeira parametriza/selecciona os utentes aemitir o cartão.



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A segunda parte do formulário serve para escolher e parametrizar o cartão que vai ser emitido,como colocar uma imagem e qual o modelo de cartão a utilizar.

9.6.4. Etiquetas

A emissão de etiquetas é importante se quiserem enviar circulares aos utentes e não quiseremusar a opção de emissão de correspondência (ver Emissão de Correspondência). A F3M não seresponsabiliza pela obtenção das etiquetas de uma forma perfeitamente ajustada emqualquer tipo de impressora.

Defina o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende ver a informação. Caso pretenda,pode também emitir etiquetas apenas para um a valência ou sala. Opte se a emissão dasetiquetas é para o próprio utente ou para o responsável, se pretende emitir para todos osutentes, apenas para os activos ou para os não activos. Pode ainda escolher qual o tipo depapel para emitir as etiquetas.

Antes de passar à impressão, deverá ter cuidado no acerto do papel de impressora, sendodesejável que proceda previamente a um teste de emissão, antes de fazer a emissão definitiva.



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9.6.5. Correspondência

A emissão de correspondência é importante se quiser enviar circulares aos utentes utilizandotextos (ver Textos) pré-inseridos na tabela correspondente. Em conjunto com a emissão deetiquetas (ver Emissão de Etiquetas) permitirá enviar de forma personalizada, todo o tipo decirculares e outra correspondência para os utentes.

Comece por escolher o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende emitircorrespondência. Defina também se pretende emitir para os utentes ou para os responsáveis.Defina se pretende emitir para os utentes ou responsáveis activos, não activos ou todos osutentes. Indique no campo de texto correspondente o texto que dará corpo à correspondência.

Deve ser realçado que a correspondência é emitida em formato A4, preparada para envelopede janela. No caso de não possuír este tipo de envelope poderá emitir a correspondência edepois as etiquetas (ver Emissão de Etiquetas) para colocar no exterior dos envelopescorrentes.

9.6.6. Fichas de Responsáveis

Opção fundamental que se destina a emitir as fichas completas dos responsáveis dos utentes,para efeitos de arquivo.

Defina o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação. Escolhatambém se pretende consultar as fichas dos responsáveis dos utentes activos, dos não activosou de todos os utentes.



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9.7. Listagens

9.7.1. Parametrizada de Utentes

A listagem é totalmente parametrizada, podendo o utilizador escolher não só os filtros depesquisa, mas também os campos da ficha dos utentes que pretende em cada momento veremitidos na listagem.

A vantagem desta listagem parametrizada é que permite a cada momento obter a listagem comos campos que quiser, com os filtros que quiser.

A listagem parametrizada de utentes em espera faz-se de forma idêntica à listagemparametrizada de utentes registados definitivamente na instituição.

Filtros - Listagem Parametrizada de Utentes

Seleccionar os filtros para os dados dos utentes que pretende ver emitidos na listagem. Ex:Nome Utente começado por A.



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Ordenação - Listagem Parametrizada de Utentes

Indicar a ordem pela qual pretende emitir os dados associados aos filtros indicados. Ex: NomeUtente Ascendente.

Parametrização - Listagem Parametrizada de Utentes

Definições:Indique os campos que pretende ver emitidos na listagem;Indique se quer emitir o título da coluna (campo) a emitir;Indique se quer linhas separadoras entre colunas (campo) na emissão da listagem.



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Pré-Visualização:Pode o utilizador definir a largura de cada coluna bastando para tal posicionar o “ponteiro dorato” sobre o separador do título de cada coluna e arrastar até à largura desejada.

Indique o número máximo de linhas por registo emitido.

Pode ver também a largura total máxima que terá a sua listagem, alterada sempre que fazajustamento da largura das colunas como acima indicámos.

Indique o tipo de letra da listagem carregando no botão “Mudar Fonte” e faz a sua escolha em:



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9.7.2. Ausências/Saídas

A listagem das ausências ou saídas dos utentes da instituição é feita para todos os motivos deausência registados ou apenas para um que o utilizador indique.

Indique o motivo de ausência e se este influencia ou não a mensalidade. Defina também sepretende ver um mapa detalhado ou um mapa resumido. Indique o intervalo de datas, o tipo e ointervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação apresentada.

9.7.3. Utentes por Valência

Para uma valência ou todas, o utilizador obtém uma listagem indicativa dos utentes registadospara a valência indicada.

Indique a valência e sala para os quais pretende consultar a informação pretendida. Indique sepretende que se façam quebras por sala. Opte também se pretende ver a informação paratodos os utentes, para os utentes activos ou para os utentes não activos.



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9.7.4. Utentes para Seguro

Indicada uma valência, obtém-se uma listagem de todos os utentes registados nessa valênciaque estarão cobertos pelo seguro realizado para a mesma, ou seguro geral da instituição se foro caso.

Defina o intervalo de datas, a valência, a seguradora e o número de apólice para os quaispretende consultar a informação pretendida.

Ao indicar a valência pretendida é mostrada a seguradora que cobre os utentes registados namesma e respectivo número de apólice de seguro.

A listagem mostra o nome dos utentes, atribuindo-lhe um número de ordem, a sua data denascimento, a data de admissão na instituição, a data de renovação (caso tenha havidorenovação da matrícula ou da inscrição) e a data de saída do utente da instituição.

9.7.5. Data Nascimento/Idades

O utilizador pode ver os utentes em função das suas idades, bem como obter uma listagemonde estão as datas de nascimento (aniversário) dos utentes.

Defina a valência, a sala e os intervalos de datas e idades para os quais pretende consultar a



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informação pretendida. Opte também se pretende ver a informação para todos os utentes, paraos utentes activos ou para os utentes não activos.

A listagem permite, por exemplo, ao utilizador saber as idades e aniversários dos utentes dasala 3-Jardim da Celeste da valência 900202 -ATL Com Alimentação, quais os utentes que têmmais de 7 anos, quais os utentes que fazem anos no mês de Outubro, etc...

9.7.6. Habilitações Literárias de Utentes

A listagem mostra os utentes e respectivas habilitações literárias.

Defina o tipo, o intervalo de utentes e as habilitações literárias para os quais pretendeconsultar a informação pretendida. Opte também se pretende ver a informação para todos osutentes, para os utentes activos ou para os utentes não activos.

9.7.7. Situação Económica de Utentes

A listagem mostra os utentes e respectivas situações económicas.

Defina o tipo, o intervalo de utentes e a situação económica para os quais pretende consultara informação pretendida. Opte também se pretende ver a informação para todos os utentes,



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para os utentes activos ou para os utentes não activos.

9.7.8. Permanência dos Utentes

A listagem mostra os utentes e o respectivo tempo de permanência na instituição, comindicação da valência onde o utente está registado.

Indique o tipo de utente, a valência e a data de referência para obter a informação pretendida.Indique ainda se pretende ver a informação para todos os utentes, apenas para os utentesactivos ou apenas para os utentes não activos.

9.7.9. Responsáveis de Utentes

A listagem mostra os utentes e seus responsáveis, bem como a percentagem que cada umdestes paga, o nº de telefone e grau de parentesco com o utente.

Indique o tipo, o intervalo de utentes, a valência e a sala para os quais pretende consultar ainformação. Indique ainda se pretende ver a informação para todos os utentes e responsáveis,apenas para os utentes e responsáveis activos ou apenas para os utentes e responsáveis nãoactivos.



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9.7.10. Valores de Utentes

A listagem mostra os códigos (por exemplo: 1-Mensalidade), o respectivo valor a pagar peloutente e o valor total dos códigos a pagar pelo utente.

Indique o tipo de utente, a valência, sala e os valores que pretende obter na listagem. Indiqueainda se pretende ver a informação para todos os utentes, apenas para os utentes activos ouapenas para os utentes não activos.

Na escolha dos códigos, na grelha de registos, pode-se apenas seleccionar um deles,seleccionar mais de um ou seleccionar todos os códigos que se pretenda mostra na listagem aemitir, utilizando para tal o botão S/N Seleccionar Todos.

9.7.11. Utentes por Sala

A listagem mostra os utentes que frequentaram uma determinada sala da instituição, dentro deum período de tempo escolhido pelo utilizador. Pode, além de seleccionar a sala, escolher sepretende ver apenas pessoas do género masculino, feminino, ou ambos os géneros.



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9.7.12. Valor das Variáveis de Utentes

A listagem mostra, para cada utente que esteja dentro das condições dos parâmetrosindicados, os códigos do utente e respectivos valores, a fórmula utilizada para o cálculo domesmo, e, se for esse o caso, as variáveis da fórmula e os correspondentes valores para asvariáveis.

Indique a valência, sala e o código para os quais pretende consultar a informação pretendida.Indique ainda se pretende ver a informação para todos os utentes, apenas para os utentesactivos ou apenas para os utentes não activos.

9.7.13. Valores de Responsáveis

Apresenta uma listagem dos códigos distribuídos aos responsáveis dos utentes, na ficha doutente no separador códigos, podendo assim mais facilmente identificar quem é o responsáveldo utente por pagar determinados códigos.

Defina o tipo, o intervalo de utentes e a valência para os quais pretende consultar ainformação pretendida. Opte também se pretende ver a informação para todos os utentes, paraos utentes activos ou para os utentes não activos.



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9.7.14. Deficiência ou Incapacidade

A listagem mostra, para cada utente que esteja dentro das condições dos parâmetrosindicados, a valência e sala onde está o utente registado e o tipo de deficiência ouincapacidade e respectivo grau (%) associado.

Coloque a deficiência ou incapacidade, o respectivo grau de incapacidade, o intervalo deutentes, a valência e a sala para os quais pretende visualizar a informação.

9.7.15. Mapa Distribuição Idade/Sexo

Parametriza a listagem mediante a tabela Escalões Etários, fazendo uma contagem mediante osparâmetros de idade escolhidos e por sexo.

Defina a idade, o tipo de utente, a valência e a sala para os quais pretende visualizar ainformação pretendida, Indique também a data à qual se refere a informação e se pretende vera informação relativa a todos os utentes, aos utentes activos ou aos utentes não activos.



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9.7.16. Mapa Distribuição Deficiência/Incapacidade

Listagem que distribui o número de utentes por sexo e por grau de deficiência com base nopreenchimento da ficha do utente.

Indique qual a incapacidade, o tipo de utente, a valência e a sala para os quais pretendevisualizar a informação a consultar. Indique ainda se pretende ver a informação apenas para osutentes activos, para os não activos ou para todos os utentes.

9.7.17. Utentes

Este listagem de utentes apresenta informação sobre o utente em forma de listagem, sendo ummapa tipo resumo, apenas com as informações mais utilizadas.

Defina o tipo, o intervalo de utentes, a valência e sala para os quais pretende consultar ainformação. indique ainda se pretende ver a informação relativa aos utentes activos, nãoactivos ou todos.



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9.7.18. Utentes por Código

Este listagem de utentes permite saber quais os utentes existentes para cada código.

Indique o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende ver a informação. Indiquetambém se pretende ver a informação para todos os utentes, apenas os utentes activos ouapenas para os utentes inactivos.

Na escolha dos códigos, na grelha de registos, pode-se apenas seleccionar um deles,seleccionar mais de um ou seleccionar todos os códigos que se pretenda mostra na listagem aemitir, utilizando para tal o botão S/N Seleccionar Todos.

9.7.19. ATL

Esta listagem emite os utentes por escola, podendo também ainda os dividir por períodosescolares.



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Indique a escola, o tipo, o intervalo de utentes e a valência para os quais pretende emitir alistagem. Defina também se pretende ver os utentes activos, inactivos ou todos.

9.7.20. NISS de Utentes

Nesta listagem poderá consultar os NISS (Número de Identificação na Segurança Social) dosutentes da instituição. Poderá parametrizar a listagem de acordo com os utentes que pretendever os NISS.

9.7.21. Mapa Escalões de Valores

Esta listagem permite-lhe ver a relação entre os diferentes escalões de valores de umdeterminado código e, caso deseje, para uma determinada valência e/ou sala.

Seleccionando em Cálculo baseado em valores das fórmulas dos códigos de utente, terá apossibilidade de efectuar a análise por escalões de valores.



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Por exemplo, caso deseje saber como se encontram distribuídos os escalões de mensalidadespara o Jardim de Infância, terá de seleccionar "Mensalidade" no campo Código, e "Jardim deInfância" no campo Valência.

9.8. Inscrições

Módulo onde se faz o registo dos documentos associados aos utentes quando fazem a suainscrição numa das valências da instituição.

9.8.1. Listagem Documentos por Valência

Listagem dos documentos necessários para proceder à inscrição do utente nas valências dainstituição. Esta listagem é útil para os responsáveis verificarem os documentos “nãoentregues/entregues”.



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9.8.2. Manutenção Documentos por Utente

O utilizador faz registo de todos os documentos necessários no processo de inscrição de cadautente nas valências da instituição. No registo dos documentos por utente, no acto da suainscrição, o utilizador pode indicar o tipo de Documento, se foi entregue ou não entregue, aData da Entrega e o Responsável pela entrega do mesmo.

9.8.3. Mapa Documentos por Utente

Listagem dos documentos registados para inscrição de cada utente nas valências da instituiçãocom indicação dos dados de registo efectuado em Manutenção Documentos por Utente.

Para emitir a listagem, coloque os utentes para os quais pretende obter a informação e, casopretenda, coloque a valência e sala dos utentes para os quais vai emitir o mapa.

9.9. Contrato Prestação de Serviços

Os utentes registados na instituição usufruem dos serviços prestados em várias valências. Estemódulo permite o registo dos respectivos contratos de prestação de serviços que descrevemas regras na prestação pela instituição e usufruto dos utentes dos diversos serviços nasvalências existentes na instituição, citando como exemplo as valências de Idosos e/ouDeficientes.



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9.9.1. Tipos

A tabela permite o registo dos diferentes tipos de contratos de prestação de serviços que ainstituição pode realizar com os utentes registados. A cada contrato registado é possívelassociar a valência da qual o utente usufrui de serviços, facilitando por exemplo, o registo denovos contratos em Manutenção Contratos Prestação de Serviços a utentes registados navalência associada.

Atribua um código e uma descrição ao tipo de contrato de prestação de serviços que está acriar. Defina também a valência a que corresponde esse contrato de prestação de serviços. Oparâmetro Valência pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente(ver Campos Sublinhados).

9.9.2. Cláusulas

Tabela para registo das cláusulas contratuais existentes em cada contrato de prestação deserviços registado. Para cada cláusula registada pode associar o Tipo de Contrato facilitando oregisto de contratos em Manutenção Contratos Prestação de Serviços para os utentesregistados. O parâmetro texto, preenchido pelo utilizador, é o corpo da cláusula registada. Oparâmetrotipo de contrato pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela

correspondente (ver Campos Sublinhados). Tem ainda disponível o botão , que lhe permiteintroduzir as etiquetas no texto automaticamente. Por exemplo, se no texto constar [MoradaUtentes], este campo será preenchido de forma automática com a morada do utente,constante na ficha do mesmo.

9.9.3. Manutenção

O utilizador, associando a um utente, regista o contrato de prestação de serviços celebradoentre a instituição e o responsável ou responsáveis pelo utente. Cada contrato registado terá



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de ter obrigatoriamente um número de registo, ano/mês e data em que foi celebrado.

Os parâmetros utente e tipo de contrato podem ser preenchidos com valores pré-inseridos natabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Os Outorgantes que constam do contrato são inseridos numa lista associada ao registo. Onúmero de outorgantes a inserir é critério do utilizador, tendo em consideração que na emissãodo contrato estes aparecem pela ordem do número de ordem do registo na lista deoutorgantes.

As cláusulas que constam do contrato são inseridas numa lista associada ao registo. Ascláusulas registadas são por defeito as associadas ao tipo de contrato registado em Tipos deContrato. O número de cláusulas a inserir é critério do utilizador, podendo colocar mais, oumenos, do que as associadas ao tipo de contrato indicado, personalizando o contrato para outente indicado.

9.9.4. Emissão

A emissão dos contratos de prestação de serviços registados em Manutenção pode ser feitapor número de contrato, tipo de utente, código de utente, valência ou sala. Os parâmetros tipode utente, código de utente, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridosna tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). A introdução é texto preenchido peloutilizador e surge no contrato emitido na parte inicial do mesmo. Tem ainda disponível o botão



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, que lhe permite introduzir as etiquetas no texto automaticamente. Por exemplo, se notexto constar [Morada Utentes], este campo será preenchido de forma automática com amorada do utente, constante na ficha do mesmo.

9.9.5. Etiquetas *

Com a opção de etiquetas nos contratos de prestação de serviços, pode pré-definir camposdinâmicos, para serem utilizados nas cláusulas que constituem o contrato.

No exemplo apresentado, caso coloque num campo de texto nos contratos de prestação deserviços o comando [Morada Utentes], será carregado a partir da ficha do utente a morada domesmo de forma automática.

* Valores de Códigos nos Contratos de Utentes

Foram adicionados valores aos campos ”Tabelas” e “Campos” das etiquetas e acrescentadotambém um novo campo para indicar qual a linha do código a que se refere o valor.



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No campo “Tabela” foi adicionado o valor “Códigos de Utente” e “Outorgantes do Contrato”, nocampo “Campo” foram adicionados os campos “Código”, “Descrição”, “Valor”, Valor de Janeiro”,Valor de Fevereiro”, …, “Valor de Dezembro” e “Valor Extenso” para os Códigos de Utente eNumero, Nome, Relação, Morada, Telefone, Número de BI, Arquivo do BI, Data de Validade doBI, Número de Contribuinte, Código do Código Postal, Descrição do Código Postal para osOutorgantes do Contrato. Estes Valores de Janeiro a Dezembro são o mesmo de Valor casoesteja seleccionado o pisco desse mês para pagamento.

Por exemplo:

Esta fórmula vai dar o valor do mês de Maio da 1ª linha de Códigos do Utente das linhasordenadas por código.

Neste caso a linha 1 é o código 1 e a linha 2 é o código 3. Os valores de Janeiro, Fevereiro,Março, Abril, Junho… são de 481.54. Os valores de Maio e Agosto são 0. Ao Inserir a Etiquetaespecificada acima, o valor retornado vai ser Zero.

Nesta alteração, possibilita-se ainda o uso das etiquetas directamente no documento Wordsendo feita a substituição directamente no documento.

9.10. Actualização Mensalidades

Os utentes registados na instituição normalmente actualizam anualmente as mensalidades quepagam. Este módulo permite criar procedimentos e automatismos de ajuda para essas



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actualizações de mensalidade.


Este formulário permite actualizar temporariamente as variáveis dos utentes, por forma aactualizar também a mensalidade com base na tabela de comparticipações.

9.10.2. Declaração

Este formulário permite emitir uma declaração com o valor das variáveis e respectivos valoresde cálculo das mensalidades, podendo ser da actual ou da futura, bastando para isso no tipode dados seleccionar se pretende da Ficha do Utente ou Temporários conforme a imagem

.

9.10.3. Listagem

Esta opção permite emitir uma listagem com os filtros e opções semelhantes à declaração(descrita anteriormente), mas neste caso tem como finalidade fazer uma comparação demensalidades, anterior e actual.



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9.10.4. Actualiza Ficha Utente

Este formulário permite passar os registos temporários que foram feitos na Manutenção adefinitivos. Desta forma pode fazer a actualização das mensalidades dos utentes mas sem quetenham efeitos imediatos.

9.10.5. Comparticipações

Este formulário permite actualizar os escalões de comparticipação com base no salário mínimonacional. Desta forma, deixa de ser necessário ir alterar a Tabela de Comparticipações,podendo fazer as actualizações por este formulário.

9.11. Visitas

Isto é um módulo de registo de visitas a utentes, de forma a poder fazer um registo das visitasaos utentes registados na instituição e consequentemente retirar alguns mapas de análise.



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Este formulário permite fazer o registo das visitas ao utente. Para adicionar uma visita, coloqueo utente que irá receber a visita, coloque a data da visita, a hora de entrada e saída dovisitante e o nome do mesmo.

9.11.2. Listagem

Este formulário permite emitir um mapa completo das visitas realizadas por utentes ou emopção um mapa resumo apenas com o numero de visitas realizadas a cada utente. Essa opçãode mapas é realizada na opção Mapa completo ou resumo. Defina o intervalo de datas entre asquais pretende ver o mapa de visitas e escolha o utente ou utentes para os quais pretende vera informação a consultar. Poderá também consultar as visitas por valência e sala.



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9.11.3. Saídas

O formulário das saídas é utilizado para visualizar, a cada momento, quem ainda se encontra nainstituição a visitar um utente. A informação do visitante é apresentada quando, namanutenção, acrescenta uma visita e não preenche o campo da hora de saída. Deste modo,terá a informação de quem entrou e quem ainda não saiu.

Para fechar a visita, isto é, dar a indicação que a visita terminou, pode usar este formuláriopreenchendo a hora de saída. Assim, a visita fica terminada. Pode também, em alternativa,dirigir-se à manutenção de visitas, onde registou a entrada do visitante, e colocar lá a hora desaída.

9.12. Refeições

9.12.1. Tipos

Nesta tabela poderá definir os tipos de refeições que serão servidas na instituição. Basta, paraisso, atribuir um código e descrição ao tipo de refeição que pretende adicionar.

9.12.2. Mapa de Apoio

Neste formulário poderá tirar um mapa com o plano de refeições para uma determinada valênciae num determinado mês. Para isso necessita de colocar o ano e mês a que se refere o plano derefeições, definir a valência e sala para as quais as refeições se vão destinar e, por fim,seleccionar os tipos de refeições a serem servidos.



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Com este formulário, o utilizador poderá definir em que dias cada utente irá ter cada tipo derefeição. Pode, assim, ser feito um plano detalhado de refeições para cada utente. Depois deescolher o utente, terá que adicionar um tipo de refeição a esse utente, seleccionando os diasem que o mesmo irá receber o tipo de refeição escolhido (para seleccionar mais do que um dia,faça CTRL+Botão direito do rato em cada um dos dias que pretende seleccionar).

9.12.4. Mapa Resumo

Neste formulário, o utilizador poderá consultar um mapa resumo de todas as refeiçõesefectuadas por um dado utente, dentro de um período de tempo estabelecido pelo utilizador.Para isso basta escolher o período de tempo, o utente a consultar a informação e se pretendeincluir os Sábados e Domingos no resultado da pesquisa. Pode também efectuar a pesquisa porvalência, sala e tipo de refeição.



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9.13. Autorizações de Débito

Este formulário é utilizado para emitir folhas de autorização de débito directo para os utentesda instituição. Tenha atenção que apenas poderão ser emitidas as folhas para autorização dedébito directo para clientes que tenham fornecido o respectivo NIB. Depois de definido ointervalo de utentes que aparecerão na lista, seleccione os utentes da lista para os quaispretende emitir a folha de autorização de débito directo.

9.14. Histórico da Ficha de Utente


Para consultar a informação sobre as fichas alteradas deve aceder a esta opção, escolher o dia

e hora para pesquisa e carregar no botão para actualizar a grelha. Seleccione o registo e

carregue no botão para ver os detalhes.



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9.14.2. Emissão

Se o utilizador pretender arquivar as fichas com os dados existentes num determinado período

deve aceder à emissão do histórico da ficha de utente, escolher os parâmetros e imprimir.



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9.15. Rendimentos *

* Controlo valores de rendimentos de utentes

Esta funcionalidade permite gerir os valores que o utente recebe, gerando Movimentos deCofre. Segue-se a descrição da utilização desta funcionalidade.

Foi criada uma nova tabela auxiliar (menu Tabelas): Tipo de Rendimentos de Utente, onde sedefinem os tipos de rendimentos e o valor de cada mês para esse tipo de rendimento.

No menu dos utentes existe uma opção, Rendimentos, que disponibiliza a funcionalidadePrevisão de Valores. Nesta funcionalidade é possível registar para cada utente, linhas deprevisão que contem informação do ano e tipo de rendimento e o valor em cada mês que éprevisto receber.



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Depois de efectuadas as previsões há o registo dos recebimentos (menu Registo de ValoresRecebidos).

Nesta janela é indicado o utente e quando se indica 1 utente válido a lista de Tipos deRendimentos é preenchida com os tipos de rendimentos para o qual o utente tem previsão. Se1 utente não tiver, por exemplo, previsão para o tipo de rendimento 1, não vai conseguirregistar valores recebidos para esse tipo de rendimento.

Quando se indica o tipo de rendimento, ano e mês é carregado para o valor a previsão dessetipo de rendimento, para o ano/mês indicado, caso exista previsão para esse ano/mês, podendoser alterado pelo utilizador o valor efectivamente recebido. Esta operação cria um movimentode cofre com a informação indicada.

No menu Mapa Diferença entre valores Previstos e recebidos podemos ver a diferença entre osvalores previstos e recebidos para um dado intervalo de ano/mês. Esta listagem pode serfiltrada por Utente, Utente activo/não activo/ todos e por tipo de rendimento.



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No mapa a informação está agrupada 1º por utente, depois por ano/mês e finalmente por tipode rendimento.

Foi criado um utilitário que permite actualizar/alterar os valores previstos.

Quando se indica o Ano/Mês a partir do qual se deseja actualizar e selecciona o tipo derendimento, ao continuar é preenchida uma grelha com os utentes que tem o Tipo deRendimento escolhido.

As alterações vão ser feitas apenas para os utentes seleccionados na grelha e são efectuadaspara todos os Anos/Meses superiores ou iguais ao indicado.Quando não existe previsão para o ano indicado é criada uma linha de previsão para o utentefazendo a actualização com base nos valores do último ano para o qual existe previsão.



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10. Movimentos

10.1. Processamentos

10.1.1. Geração Automática

Geração automática de processamentos em que constam os valores a pagar por cada utente,para uma ou todas as valências num determinado mês.

Sugere-se, mas não é obrigatório, que o processamento seja feito sequencialmente. Assim,após processarem o mês de Outubro, deveriam processar o de Novembro e não o de Dezembro.No entanto, a responsabilidade é do utilizador, permitindo por exemplo que o mês de Agostonão seja processado.

Pode realizar o processamento do mesmo mês, mesmo que já haja recibos gerados, emitidos epagos para esse mês. Assim, se na altura do processamento do mês de Maio foremprocessados 84 utentes e depois inserir mais 8 fichas novas com admissão nesse mês de Maiode novos utentes, ao realizar de novo o processamento de Maio, o programa apenasprocessará os 8 novos utentes, referindo-se que se tiver alterado outras fichas, isso não vaiter reflexos no processamento de Maio, mas só a partir do mês seguinte.

Defina o ano e mês para os quais vai fazer a geração automática, escolha se se vai aplicar odesconto por faltas e escolha a valência e sala, caso pretenda uma valência ou sala específica.



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Módulo onde se faz o processamento dos utentes para um dado mês. O registo destesprocessamentos pode ser realizado para um utente de cada vez como a seguir se indica.

Indique o tipo e o utente para o qual pretende registar o processamento. Indique também onúmero de utentes referenciados. O utilizador pode alterar esse número, em situações em que,por exemplo, estiver a registar um recibo de apoio domiciliário para um utente que tem apenasreferenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3 utentes. Indique o ano emês para o qual se regista o processamento.

Para cada registo tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de códigos doprocessamento surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuaroperações sobre esses registos. Mostra-se também o totalizador de códigos para oprocessamento registado.

Indique o código que vai ser alterado ou inserido no recibo, a fórmula, caso seja necessário, eo valor total a cobrar para o código.

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código, a sua utilização obedece àfuncionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos.

10.1.3. Anulação Automática

Anulação automática de processamentos, para uma ou todas as valências num determinadomês.

Indique o ano e mês para o qual se realiza a anulação automática, tal como a valência (uma outodas) para a qual se realiza a anulação.



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Na anulação dos processamentos são anulados os processamentos desse ano/mês e valência,de todos os utentes para os quais ainda não há recibos nesse ano/mês.

Exemplo 1: Para o total das valências, processa no mês de Abril 120 utentes para os quaisgera em seguida os 120 recibos. Seguidamente detecta que existem 6 utentes novos comadmissão nesse mês e introduz as fichas que por lapso não estavam introduzidas na altura doprocessamento. Seguidamente, e como se indica em geração automática de processamentos,procede a nova geração automática, sendo então gerados processamentos para os seis novosutentes. Nesse momento tem 126 utentes processados para esse mês, 120 dos quais já têmrecibos. Entretanto após análise, decide que não vão considerar a admissão desses 6 utentesem Abril, mas sim em Maio, pois apenas nessa altura é que eles vão começar a frequentar ainstituição. Recorrendo à anulação automática de processamentos, apenas é anulado oprocessamento desses 6 utentes, pois os outros 120 já têm recibos gerados;

Exemplo 2: Para uma dada valência processa inadvertidamente o mês de Agosto, que é o mêsde férias e que não pretende “cobrar” aos utentes. Em seguida, recorrendo à anulaçãoautomática de processamentos anula a totalidade do processamento para esse ano/mês evalência.

10.1.4. Alteração Global de Valores

O objectivo desta opção é permitir ao utilizador fazer alterações globais nos valores dosprocessamentos para determinado ano e mês e valência. A título de exemplo cite-se anecessidade de nas valências de Infância e Juventude proceder a aumento de preços damensalidade para o mês de Julho referentes a um ou vários utentes, em função de situaçõespontuais.

Por Valor:

Defina o ano e mês de processamento para o qual se realiza alteração global de valores eindique a valência e sala, caso deseje, para as quais se realiza a alteração. Indique ainda ocódigo que vai ser alterado e se pretende acrescentar ou retirar ao valor deste o valor que seindicará a seguir.

Por Percentagem:

Executa-se da mesma forma que a alteração global de valores por valor, com a diferença quese acrescenta ou retira a precentagem indicada ao valor do código.



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Após a escolha de todos os valores e carregando no botão Continuar, surge uma lista de todosos utentes e na qual se pede que indique quais vão sofrer no seu processamento a alteraçãoindicada.

Exemplo 1: No mês de Agosto, quer apenas cobrar o código de 3-Renovação de Matrícula emrelação a uma dada valência. Assim, faz o processamento normal para esse mês e nesta opção,da forma que vimos, retira todos os códigos processados (Ex.: Mensalidade, Transporte, etc.)e adiciona ao processamento o código de 3-Renovação Matrícula no valor x.

Exemplo 2: No mês de Dezembro, quer incluir em todos os processamentos um código referentea Prenda de Natal.

Exemplo 3: No mês de Setembro, quer em todos os processamentos incluir um código referentea Seguro Anual.

Exemplo 4: Se o utilizador escolher retirar e indicou por exemplo o código 1 - ComparticipaçãoMensal e uma verba de 40,00€, todos os utentes verão o código 1 reduzido em 40,00€ e casojá pagassem uma verba inferior a essa verba, esse código desapareceria do processamento.Assim, de forma a garantir que esses itens retirados desaparecem mesmo do processamento,deverão indicar um valor igual ou superior ao máximo que esse item pode ter na prática.

É fácil entender que pode haver situações que se aplicam à valência 900101-CRECHE mas nãose aplicam à valência 900102-ATL, ou então a alteração global ao processamento desse ano/mês é para todas as valências, sendo sempre da responsabilidade do utilizador as alteraçõesefectuadas.



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A utilização desta opção destina-se exclusivamente a alterar os processamentos dos utentesjá existentes, valores que serão utilizados nos recibos a gerar posteriormente.

10.1.5. Listagem Processamentos

Este é um mapa fundamental em situações em que haja alterações frequentes aoprocessamento, pois é uma listagem que se destina a conferência de dados, antes da geraçãoe/ou emissão de recibos.

Defina o ano e mês para o qual pretende listar os processamentos. De seguida indique o tipo deutente, a sala e a valência para os quais quer listar os processamentos. Indique ainda sepretende ver uma listagem completa ou uma listagem resumida e se pretende uma ordenaçãonumérica, alfabética ou por valência. Indique também na respectiva caixa de selecção seapenas pretender visualizar os processamentos de valor zero.

Nesta listagem o utilizador pode indicar qual ou quais os códigos e respectivos valores que queranalisar. Na lista de códigos selecciona todos ou apenas alguns, utilizando para tal o botão S/NSeleccionar Todos.

10.1.6. Análise de Utentes Processados

A análise de utentes processados emite um mapa com o número de utentes que tiveramprocessamentos em cada mês. No mapa aparecerá os utentes por valência que, em cada mês,tiveram processamentos gratuitos, processamentos de valor zero e processamentos de valorsuperior a zero.

Para parametrizar este mapa escolha o ano a que se refere a informação a consultar, sepretende ver a informação de todos os utentes, apenas dos activos ou apenas dos nãoactivos.



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10.2. Recibos


Para geração automática de recibos, para um conjunto de valências num determinado mês,pode utilizar a opção abaixo descrita.

Seleccione o ano e mês para os quais vai fazer a geração automática de recibos, tal como adata de registo para os recibos gerados. Indique ainda a valência para a qual pretende gerarrecibos. Por fim, seleccione se pretende uma distribuição Normal (gerando um recibo por cadaresponsável de utente), Um Por Código (gerando um recibo por código a pagar pelo utente) ouUm Por Grupo (gerando um recibo por grupo de códigos).

Exemplo 1: Num dado ano/mês pode haver processamento para a valência 900101 - A.T.L. –Infantário mas não para a valência 90102 - CRECHE.

Após introduzir a valência (uma ou todas), o programa irá detectar se para esse ano/mês evalência(s) ainda existem recibos a gerar, pois pode previamente já ter gerado todos os recibospara esse período. No caso de pretender gerar recibos para a valência 90102-ATL terá de gerarprocessamento para essa valência para o ano/mês pretendido e só depois gerar os recibos. Oprograma vai gerar apenas recibos para os processamentos que ainda não têm recibos gerados.No caso da valência 90102-ATL para a qual foi realizado o processamento, os processamentosque já têm recibos não serão sofrerão alteração.

É possível que os recibos de Novembro tenham como data 30 de Outubro. Esta data éimportante, pois será ela que vai determinar qual a data limite para o responsável pagar orecibo. Para quem pretender trabalhar considerando que não há recibos por pagar, esta dataé meramente informativa, pois os recibos serão todos pagos de uma vez só.



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A geração de recibos implica que por cada recibo gerado seja criado um movimento a débito naconta-corrente de cada um dos utentes.

Os recibos são gerados com um número sequencial dentro de cada ano. Assim, por exemplo, noano 2009 existem os recibos 2009/000001, 2009/000002, etc. No ano 2010 existem os recibos2010/000001, 2010/000002, etc. O número de recibo é sequencial dentro de cada ano, masindependente da valência.


Módulo onde se faz a geração e registo de recibos dos utentes para um dado mês. O registodestes recibos pode ser realizado excepcionalmente, quando pretenderem emitir para umutente um recibo extra processamento mensal como a seguir se indica.

Exemplo 1: Num dado mês emitiu o “recibo normal” que é liquidado pelo utente. Posteriormenteverificou que no recibo falta um código referente a 1-Transporte. Pode incluir esse código norecibo do próximo mês ou então criar aqui um recibo referente a esse código.

Exemplo 2: A instituição, além dos serviços fixos que presta aos seus utentes, presta apoiodomiciliário pontual, “à chamada” e, nestes casos, ao invés de cobrar uma comparticipaçãomensal, cobra um valor consoante o serviço pontualmente prestado. Nesse caso deve fazeraqui o registo do recibo.

Indique o tipo, o utente e o respectivo responsável para os quais pretende registar o recibo.Seleccione a data de registo do recibo e se o recibo está pago ou está não pago. Indique aindao ano e mês para o qual pretende registar o recibo e o número com o qual fica identificado omesmo. Quanto ao número de utentes referenciados, o utilizador pode alterar esse número, emsituações em que, por exemplo, estiver a registar um recibo de apoio domiciliário para umutente que tem apenas referenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3utentes.

Para cada linha de recibo tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgiráuma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre essecódigo.

Insira o código que vai ser alterado ou inserido no recibo, a fórmula, se for o caso, e o valor acobrar pelo código indicado. Poderá também definir o controlo de quantidade, colocando aquantidade e o valor unitário para o código correspondente.



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No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código, a sua utilização obedece àfuncionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos (ver Utentes - Códigos).


Anulação Automática de Recibos por Valência

Poderá fazer a anulação automática de recibos por valência, colocando o ano e mês para oqual pretende fazer a anulação automática. Indique ainda a valência para a qual pretende fazera anulação automática dos recibos.

Anulação Automática de Recibos por Utente

Poderá fazer a anulação automática de recibos por utente, colocando o ano e mês para o qualpretende fazer a anulação automática. Indique ainda o tipo e o utente para o qual pretendefazer a anulação automática dos recibos.

10.2.4. Emissão Geral

Independentemente de após a geração dos recibos proceder à alteração ou à anulação dealguns deles, a opção de emissão permite ao utilizador obter em qualquer tipo de impressora osrecibos gerados para um dado ano e mês.

A emissão dos recibos pode ser feita por indicação do número do recibo ou nome do utente.



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Emissão Geral de Recibos por Número de Recibo

Defina o ano e mês a que diz respeito a emissão geral dos recibos. Defina também a valência,sala ou intervalo de recibos para os quais pretende fazer a emissão. Os recibos podem serordenados por sala e ordenados numérica ou alfabeticamente, sendo que a ordenaçãoalfabética é em relação ao nome do utente ou do responsável.

Emissão Geral de Recibos por Nome de Utente

Defina o ano e mês a que diz respeito a emissão geral dos recibos. Defina também a valência,sala ou intervalo de utentes para os quais pretende fazer a emissão. Os recibos podem serordenados por sala e ordenados numérica ou alfabeticamente, sendo que a ordenaçãoalfabética é em relação ao nome do utente ou do responsável.



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10.2.5. Emissão Documentos

Esta opção é em tudo idêntica à emissão geral de recibos (ver Emissão Geral de Recibos). Umdocumento é em tudo idêntico ao recibo emitido e que pode ser entregue aos utentes antes dorecibo como uma informação dos valores a pagar.

Esta situação tem bastante interesse para instituições que antes do final de cada mêspretendem entregar ao utente ou responsável um documento personalizado mas não oficial emque indicam o montante a liquidar no fim desse mês ou início do seguinte. Assim, depois degerarem os recibos e procederem a acertos pontuais ou globais em função das diversas opçõestomadas, poderão proceder à emissão destes documentos.

10.2.6. Mapas

Mapa Resumo

O mapa mostra os recibos registados para o período indicado, a data do recibo, o mês para quefoi registado, o valor de cada um dos recibos e a indicação se estão pagos ou não pagos.

Defina o intervalo de datas entre as quais vai ser apresentada a informação, o tipo e ointervalo de utentes em análise e a valência. Defina ainda se pretende ver todos os recibos, osrecibos pagos ou os recibos não pagos, e se pretende incluir o crédito ou não. Opte sepretende visualizar o mapa completo ou o mapa resumido, se pretende agrupar por utente oupor responsável e que tipo de ordenação prefere (numérica ou alfabética).



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Mapa de Transferência Bancária

O mapa mostra para cada um dos utentes que paga por transferência bancária, o nome doresponsável e do utente, o mês de frequência a que diz respeito a transferência, o NIB daconta bancária e o valor pago.

Defina o ano e mês do qual a informação é apresentada. Indique qual o banco do utente e aconta da instituição. Indique ainda a data em que se realizaram as transferências, a data emque foram emitidas as autorizações das transferências bancárias e o código da entidade. Naidentificação do responsável poderá optar por identificá-lo por número do recibo, por nome oupor número de contribuinte.

Para guardar o registo de transferências bancárias em suporte magnético carregue no botão Registo Magnético.

Mapa Controle de Vales

Opção usada exclusivamente pelas instituições que têm valências de Terceira Idade. O mapamostra o nome do utente, o valor do vale e o valor do recibo para o mês seleccionado,retribuição de valores ao utente (descontar o valor do vale ao valor do recibo).

Seleccione o ano e mês para os quais pretende ver a informação, o tipo e a valência a analisar.Opte também se pretende ver o mapa completo ou resumido.



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Mapa resumo atrasados

Este mapa permite apresentar uma listagem de utentes que tenham recibos em atraso. Podeparametrizar o espaço de tempo que esteja em atraso, no campo dias.

Mapa resumo de códigos

Este mapa apresenta uma listagem de códigos com valores para o período especificado. Osvalores são com base nos recibos gerados para o período e os respectivos filtros.

Defina o intervalo de datas para os quais pretende ver a informação e escolha se pretende veros recibos pagos, não pagos ou todos os recibos.



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Mapa recibos não pagos à data

Este mapa vai apresentar uma listagem de recibos que ainda não foram pagos pelos utentespara os quais deseje saber essa informação. Pode também parametrizar o intervalo de datasentre as quais os recibos ainda não foram pagos.

10.2.7. Dividir Recibos

O procedimento de dividir o recibo processado para o utente para um determinado mês permiteo pagamento de uma parte do valor do documento, deixando pendente a parte em falta.



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Para registar pagamento de uma parte do recibo deve premir a tecla "F6" – Alterar para poderindicar o valor em Euros a registar. Note-se que o registo de pagamento é feito por defeito emnumerário como tipo de pagamento, podendo ser alterado ou corrigido em Manutenção dePagamentos Recibos.

Ao confirmar os valores indicados para registo de pagamento surge a indicação de que forma oprograma cria o novo recibo com a informação dos valores (n.º de recibo, valor recibo e datade registo) que ficam pendentes do efectivo registo de pagamento.

A indicação da data de registo do novo recibo deve ser coerente com o ano e mês do recibo aregistar, pois o recibo gerado e registado com o valor remanescente do pagamento tem ano emês de registo do recibo registado como pago.

A indicação final mostra o n.º de recibo, ano, mês e data do registo de recibo que ficapendente do efectivo registo de pagamento.



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10.3. Adiantamentos


A manutenção tem como objectivo fazer a gestão dos adiantamentos feitos pelos utentes àinstituição. Para adicionar um novo adiantamento, terá dois separadores para colocarinformação: os dados e a classificação.

Antes de mais, terá de indicar o ano e mês a que se refere o adiantamento, o número domesmo, o valor e a data de registo do adiantamento. De seguida, no separador dos dados,indique o utente e responsável a que se refere o adiantamento. Indique também o tipo depagamento que foi feito. caso queira fazer alguma observação a este adiantamento, tem umcaixa de texto destinada para o efeito.

No separador da classificação deverá definir o movimento que foi feito de acordo com a WinCTB, de maneira a que o mesmo seja correctamente registado na aplicação de contabilidade.Escolha a conta em que o valor entrará na contabilidade, o valor a registar, o tipo demovimento contabilístico (D para débito e C para crédito) e a respectiva valência associada naaplicação de contabilidade.



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10.3.2. Emissão

A emissão de um documento de adiantamento tem como objectivo a entrega ao utente ouresponsável do utente de um comprovativo em como fez o adiantamento. Para escolher oadiantamento que pretende emitir, seleccione o ano e mês a que se referem o adiantamento,assim como o número do mesmo. Poderá escolher também, caso deseje, o utente a que serefere o documento do adiantamento e o intervalo de datas entre as quais foi registado oadiantamento.

10.3.3. Mapa Resumo

Esta opção tem como objectivo emitir uma listagem com o resumo de todos os adiantamentosefectuados pelos utentes à instituição. Na listagem são apresentados dados como a data deregisto do adiantamento, o número do documento, a valência do utente, assim como os nomesdo utente e responsável e o valor do adiantamento.

Para emitir o mapa resumo, escolha o ano e mês do documento ou o intervalo de datas entreas quais pretende ver a informação. Escolha depois o utente, caso queira ver os adiantamentosapenas de um utente, a valência ou sala, caso queira ver apenas os adiantamentos de umadestas unidades.



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10.4. Notas de Crédito/Débito


Esta opção tem como objectivo fazer o registo de notas de crédito ou notas de débito emitidasa utentes da instituição. Para fazer o registo da nota de crédito ou débido deverá preencherdois separadores com informação: os dados e a classificação.

Antes dos separadores, comece por indicar qual o ano e mês a que se refere a nota de crédito/débito, assim como o número do documento. Defina se o documento a emitir é uma nota decrédito ou uma nota de débito, o valor do movimento e a data de registo do documento.Seguidamente, no separador dos dados, indique o utente ao qual vai atribuir uma nota decrédito ou de débito. Indique também o responsável por esse utente. Terá um espaço aindapara o texto do documento, que deverá também ser preenchido (poderá ser um texto pré-inserido, tal como indica o sublinhado). Caso o utente já tenha créditos ou débitos nainstituição, o valor aparecerá na caixa que indica o crédito disponível do utente.

No separador da classificação, deverá definir o movimento feito na contabilidade com estaoperação. Tenha em atenção que as contas a débito e a crédito deverão estar devidamentebalanceadas, isto é, o valor a crédito deverá ser o mesmo que o valor a débito no movimentodas contas.



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10.4.2. Emissão

A emissão de notas de crédito/débito funciona da mesma maneira que a emissão deadiantamentos (ver 10.3.2. Adiantamentos - Emissão). A única diferença prende-se com ofacto de nesta opção ter de seleccionar se pretende ver a informação para as notas de créditoou para as notas de débito.

10.4.3. Mapa Resumo

O mapa resumo para as notas de crédito/débito funciona da mesma maneira que o maparesumo para adiantamentos (ver 10.3.3. Adiantamentos - Mapa Resumo). A única diferençapara essa opção prende-se com o facto de ter que seleccionar se pretende ver o mapa para asnotas de crédito ou para as notas de débito.



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10.5. Pagamentos


Após os recibos gerados, emitidos ou não, estes ficam como não pagos, ficando o(s) utente(s)com um débito em relação à instituição. A partir daqui, será este o módulo onde poderão serfeitos os pagamentos dos recibos.

Seleccione o ano e mês para o qual pretende registar o pagamento do recibo. Indique tambémqual o recibo que pretende pagar. De seguida coloque o tipo e o utente para o qual pretendefazer o pagamento do recibo assim como o respectivo responsável.



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Nos dados do pagamento comece por colocar a data em que fica registado o pagamento dorecibo indicado. Depois, adicionando um novo tipo de pagamento, escolha o tipo de pagamentoefectuado para o recibo registado. Coloque o valor a pagar e a conta da WinCTB onde serádescarregado o registo do pagamento. Terá ainda um campo disponível para qualquerobservação que entenda ser pertinente.

A lista com as linhas de recibo e o campo valor total do recibo tem apenas uma funçãoinformativa sobre o recibo para o qual se vai registar o pagamento.

O pagamento pode ser efectuado por número de recibo ou por nome do utente, bastando parao efeito dar prioridade no preenchimento do campo número do recibo ou tipo e utente conformeo pretendido. No primeiro caso poderá visualizar todos os recibos por pagar num determinadomês; no segundo caso poderá visualizar todos os recibos por pagar desse utente no mêsindicado.


Geração Automática de Pagamentos por Valência

De uma vez só fazem-se os pagamentos de todos os recibos para um dado ano e mês, para avalência (uma ou todas) a indicar.

Assim, coloque o ano e mês para os quais pretende efectuar o pagamento automático derecibos e também a data de registo dos pagamentos automáticos. Escolha a conta da WinCTBpara onde será descarregado o registo de pagamento automático dos recibos e a valência paraa qual se efectuam os mesmos.

Geração Automática de Pagamentos por Utente

De uma vez só fazem-se os pagamentos de todos os recibos para um dado ano e mês, paraum utente a indicar (tipo, utente).

Coloque o ano e mês para os quais pretende efectuar o pagamento automático de recibos etambém a data de registo dos pagamentos automáticos. Escolha a conta da WinCTB para ondeserá descarregado o registo de pagamento automático dos recibos e o tipo ou utente para oqual se efectuam os mesmos.



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Anulação Automática de Pagamentos por Valência

Para fazer a anulação automática de pagamentos por valência, coloque o ano e mês para osquais pretende anular os pagamentos. De seguida indique a valência para a qual pretendeanular pagamentos.

Anulação Automática de Pagamentos por Utente

Para fazer a anulação automática de pagamentos por utente, coloque o ano e mês para osquais pretende anular os pagamentos. De seguida indique o tipo ou utente para o qual pretendeanular pagamentos.

10.5.4. Mapa Resumo

O mapa mostra os pagamentos dos recibos para o período indicado, a data do recibo, o númerodo recibo pago, o valor de cada um dos recibos pagos e um totalizador de códigos pagos noperíodo indicado.

Para emitir o mapa coloque o ano e mês do recibo ou a data do pagamento, conformepretender. Depois indique o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar ainformação apresentada. Pode parametrizar o mapa por valência, código e tipo de pagamento.Defina ainda se pretende ver o mapa completo ou resumido, se pretende ver o totalizador por



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códigos ou por tipo de pagamentos e se o mapa incluirá o crédito e a data de registo dopagamento.

10.5.5. Aviso Recibos Vencidos

Esta opção permite ao utilizador emitir de forma automática cartas para os responsáveis dosutentes que estão com recibos em atraso.

O que é um recibo vencido?

Se Data do Recibo + Dias Limite (ver Ficha da Instituição) > Data do Dia.Então Recibo está em atraso (ou vencido).

Como exemplo indica-se que se tiverem dias limite = 8, todos os recibos gerados em2010/01/31 com essa data estão em atraso a partir do dia 2010/02/09.

Coloque o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação. Coloquetambém a valência e o texto a enviar no aviso de recibo vencido. Por fim, coloque a data dacarta.



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10.5.6. Transferência Bancária

O programa permite emitir um ficheiro (PS2) para enviar ao banco por forma a os utentespoderem fazer o pagamento por transferência bancária. Esta opção permite a recepção desseficheiro e no caso dos registos pagos correctamente por transferência bancária, a aplicaçãoregista automaticamente o pagamento do recibo.

10.5.7. Por Processamentos

Com esta opção, o utilizador pode emitir os recibos para os processamentos já efectuados paradeterminado utente da instituição.

Comece por colocar o tipo de utente e o utente a que se referem os processamentos que

pretendemos gerar recibo. Carregando no botão vão ser apresentados os processamentospara esse utente. Coloque o intervalo de datas entre as quais os processamentos foramregistados e a data que será apresentada no recibo a gerar. Finalmente, carregando no botão

irá gerar o recibo para os processamentos seleccionados.

10.5.8. Por Tipo de Pagamento

Esta opção serve para fazer o registo do pagamento de recibos de utentes por tipo depagamento efectuado. Por exemplo, admita que em determinada instituição durante o dia osrecibos de pagamentos são agrupados mediante o tipo de pagamento feito pelo utente e, nofim do dia, são lançados no programa de utentes esses mesmos pagamentos. Neste tipo desituação, esta opção será extremamente útil.

Assim, para adicionar os recibos coloque o tipo de pagamento dos recibos que pretende.Coloque também a data que vai ser apresentada como data de pagamento dos recibos. Opasso seguinte é adicionar os recibos que pretende fazer o pagamento: escolha o recibo que

pretende adicionar e carregue em . Repita este processo para todos os recibos quepretende. Quando todos os recibos para um tipo de pagamento estiverem adicionados,

carregue em para fazer o pagamento.



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10.5.9. Mapa Mensal de Pagamentos

Com o mapa mensal de pagamentos pode visualizar, entre Ano/Mês de Data de Pagamento ouData de Recibo, o valor total dos recebimentos efectuados no período de tempo parametrizado.

Assim, o cliente pode consultar os valores totais por mês, dependendo dos critérios de filtrousados no formato do mapa.

10.6. Simulação

Se pretendemos verificar a situação de um novo utente na instituição podemos calcular o valorda mensalidade a pagar por este numa determinada valência, tendo como base uma lista decódigos a cobrar ao novo utente ex: mensalidade, alimentação, etc...

Assim, indique o código do utente para o qual pretende realizar a simulação. Escolha também avalência para a qual se realiza a simulação. O campo Total indica o valor total a pagar peloutente, na simulação pedida. Encontra também as Linhas de Simulação (códigos), onde pode



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inserir todos os códigos que pretende.

Poderá realizar algumas operações sobre os diferentes códigos, utilizando para isso o formulárioacima apresentado. Desta forma, coloque o código que pretende adicionar à simulação, afórmula a utilizar (caso seja necessário) e o valor a cobrar pelo código indicado.

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código, a sua utilização obedece àfuncionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos.

11. Análises Globais

11.1. Mapas

11.1.1. Média de Utentes por Ano

O mapa apresenta, para os 12 meses de cada ano, o número de utentes que frequentaramcada uma das valências. Essa situação é proveniente dos recibos criados por utente/mês,referindo-se que para cada utente só é contado um recibo (unidade) por mês, mesmo que esseutente tenha mais do que um recibo num dado mês, referindo-se que a média é feita apenaspara os meses que têm dados.

Para visualizar a informação pretendida, defina o ano a que se refere o mapa. Opcionalmentepoderá também escolher uma valência específica, caso não necessite de ver a informação detoda a instituição.



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11.1.2. Análise Saldos de Utentes

Sempre que um recibo é gerado, surge na conta-corrente do utente um movimento a débito eo seu saldo fica devedor. Assim, enquanto os recibos actualizam o saldo devedor do utente, ospagamentos actualizam o saldo credor. Este mapa com limites entre utentes, apresenta noécran/impressora o conjunto de utentes que tem débitos em relação à instituição e qual o valordesse débito.

Indique o tipo de utente e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar ainformação. Defina ainda se pretende ver o saldo dos utentes activos, não activos ou todos osutentes. Defina ainda se pretende ver os utentes com as condições escolhidas anteriormente ecom saldos igual a zero, diferente de zero ou todos os valores de saldo.

11.1.3. Conta Corrente de Utentes

Em função dos recibos, anulação de recibos, pagamentos e anulação de pagamentos, sãocriados movimentos de conta-corrente de utentes, em termos de débitos e créditos. Nestemapa apresenta-se um extracto de conta-corrente para cada um dos utentes indicados, nasdatas (movimento ou documento) indicadas. Independentemente de haver ou não ligação coma WinCTB, esta conta-corrente existe a título meramente informativo e não tem relação directacom a WinCTB.



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Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação apresentada e defina seessas datas são datas do movimento ou datas do documento. Escolha ainda o tipo e ointervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação.

11.1.4. Emissão Declarações (I.R.S.) *

Esta declaração de entrega obrigatória aos responsáveis tem uma componente fixa e umacomponente livre. Notar que para cada utente, as verbas que saem na declaração referem-seaos valores efectivamente pagos durante esse ano. Assim, se num dado ano passaram a umutente 12 recibos de 50,00€ cada (600,00€ no total) e apenas foram liquidados 9 recibos nesseano, é esta a importância que sai na declaração de IRS.

Deverá ainda ser entendido que para um dado utente pode ser emitida mais do que umadeclaração de IRS num dado ano. Por exemplo: um utente tem dois responsáveis; para umacomparticipação mensal de 150,00€, um dos responsáveis paga 100,00€ e o outro 50,00€.Assim ao longo de um dado ano foram emitidos 24 recibos, dois em cada mês. Admitindo quetudo foi pago nesse ano, num total de 1.800,00€ para esse utente irão ser emitidas duasdeclarações de IRS, uma para cada um dos responsáveis (uma com 1.200,00€ e outra com600,00€).

Indique o ano a que se refere a declaração. Indique o tipo e o intervalo de utentes para osquais pretende emitir a declaração. Indique ainda a valência e sala do utente ou utentesseleccionados. Depois, opte se pretende que sejam emitidas declarações para os utentesactivos, não activos ou todos e se o texto da declaração é ou não da forma como em Códigode Imposto Sobre Rendimento de Pessoas Singulares (CISRPS). Terá ainda de definir se osvalores apresentados são os valores das datas dos pagamentos ou das datas dos recibos. Nototalizador de códigos poderá optar se na declaração será apresentados os totais porresponsáveis, por valências e por grupo de códigos. Finalmente, escolha como serão ordenadasas declarações e as alterações ao texto das mesmas, caso seja necessário.



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* Decreto-lei nº 55-A/2010 de 31 de Dezembro: Emissão de Declaração de IRS com n.º

Contribuinte do Utente

A listagem emitida em Análises Globais\Mapas\Emissão Declarações (I.R.S.) passa a mostrarpara o utente da declaração o número de contribuinte registado na ficha do utente. Caso nãoesteja registado na ficha do utente é mostrada uma máscara tal como: ____ .____.____ noseu lugar.

Exemplo 1.

Exemplo 2.

A funcionalidade foi alterada para responder à Lei nº 55-A/2010 de 31 de Dezembro:Obrigatoriedade dos documentos de Factura/Recibo incluírem o contribuinte do utente pagadore do utente que usufrui do serviço.



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11.1.5. Emissão Boletim Estatístico

Os utentes são diferenciados entre activos e inactivos. Para todos os utentes cujo responsáveltenha o mesmo nome que o utente, os dados são apresentados na coluna Comp./Pro.(comparticipação própria), enquanto os outros são apresentados na coluna Comp./Fam.(comparticipação familiar). No final do mapa apresentamos o total de utentes activos einactivos.

Defina o intervalo de datas para os quais pretende emitir o boletim. Opcionalmente, poderádefinir uma valência ou sala específica.

11.1.6. Mapa Utentes com Acordo (Mod. 3.0.0)

Apesar deste mapa ser normalmente quadrimestral, esta opção está preparada para listarqualquer tipo de período: mensal, trimestral, quadrimestral, semestral, anual, etc., prevendo jáfuturas alterações por parte dos ISSS.

A forma como o mapa é preenchido e o seu conteúdo, deverá ser do pleno conhecimento doutilizador.

Defina o intervalo de datas entre as quais pretende consultar a informação, se pretende verapenas os utentes activos, não activos ou todos e o tipo de utentes. Defina também avalência para a qual pretende emitir o mapa. Depois, escolha o acordo a apresentar, o institutode Solidariedade e Segurança Social (ISSS) associado, o Sub-Serviço Regional (SSR)associado, a instituição e a denominação do equipamento.



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11.1.7. Mapa Estatístico da Frequência de Valência

O mapa indica o número de utentes que frequentam determinada valência, agrupando-os porsala, e o valor total da mensalidade paga por eles, podendo mostrar este valor por grupo decódigos a indicar pelo utilizador. Totaliza, no final, o valor da mensalidade paga em determinadavalência, bem como um total geral de todas elas.

Defina o ano e mês para o qual pretende consultar a informação. Defina também a respectivavalência, se pretende incluir os recibos sem indicação de sala e se no mapa serão apresentadostodos os utentes da valência, apenas os utentes com acordo com o ISSS ou apenas osutentes sem acordo com o ISSS. Terá depois de seleccionar os códigos que pretende quesejam apresentados no mapa. Apenas os códigos seleccionados serão apresentados.

11.1.8. Mapa Resumo Utentes para Seguro

Mostra por valência, o número de utentes para fins de seguro, no período de um ano com inícioa indicar pelo utilizador. Calcula totais mensais, acumulados no período e as médias por



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valência. Os utentes indicados no mapa têm data de renovação ou data de admissão noperíodo indicado.

Defina o ano e mês inicial para o qual pretende ver a informação apresentada.

11.1.9. Mapa Histórico de Utentes

O mapa apresenta, para um conjunto de utentes, o percurso histórico na instituição, indicandoa valência, a sala e em que período os utentes frequentaram ou frequentam as referidasvalência e sala.

Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação a consultar. Escolha sepretende ver apenas os utentes activos, não activos ou todos os utentes. Depois, casopretenda, pode escolher ver apenas o histórico de um tipo de utentes, de um intervalo deutentes, de uma valência ou de uma sala específica.

11.1.10. Listagem Documentos Alterados

Listagem do histórico dos documentos alterados, removidos ou todos no período indicado entredatas.

Defina o intervalo de datas entre as quais pretende visualizar o histórico de documentos.Defina ainda quais os documentos que pretende que apareçam na listagem.



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A aplicação regista para cada alteração/remoção recibos, pagamentos e recibos gerais, a datada alteração/remoção e o utilizador que efectuou a alteração/remoção do registo.

A listagem mostra, para cada tipo de documento, se este foi alterado ou removido, indicando outilizador que efectuou essa alteração ou remoção.

O botão "Limpa Histórico" elimina todos os registos do histórico de documentos. Apenas aoutilizador do tipo “Admin” é permitido limpar o histórico, de forma que é sempre possível comesta listagem detectar alterações ou a remoção de determinado registo, sabendo semprequando e quem o fez.

11.1.11. Mapa Autorização de Utentes

Ao indicar a valência, sala e o texto, o programa permite a emissão de um documento comindicação do texto, código e nome dos utentes registados para a valência e sala indicadas,reservando o espaço necessário à assinatura do responsável do utente autorizando o indicadopelo texto do documento. Um exemplo para a utilização desta listagem é o da necessidade daautorização dos responsáveis para que os utentes a seu cargo possam deslocar-se, porexemplo, à praia, em visitas de estudo, etc...

Defina a valência e a sala a que pertence o utente para o qual pretende emitir a autorização.Seleccione também qual o texto que vai constar na mesma declaração.



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11.1.12. Mapa Utentes com Acordo de Cooperação

O mapa serve para verificação das alterações da frequência do número de utentes abrangidospor acordo de cooperação. O mapa construído mensalmente, ajustado às indicações do ISSS –Instituto de Solidariedade e Segurança Social, é remetido aos serviços distritais desolidariedade e segurança social que, quadrimestralmente, avaliam possíveis ajustamentos dacomparticipação por acordo de cooperação.

Manutenção

O utilizador pode emitir o mapa ou exportar para excel o acordo de cooperação para asvalências previamente definidas, tais como: Infância e Juventude, Idosos e Apoio Domiciliário.Note que apenas os utentes com indicação do acordo na Ficha de Utente (ver Utentes) sãoautomaticamente carregados para a emissão do mapa.

Os modelos indicados pelo ISSS são preenchidos com informação dos utentes processada parao período a indicar, por forma a que:Modelo 1 - para valências de Infância e Juventude;Modelo 2 - para valências de Idosos;Modelo 3 - para valências de Apoio Domiciliário.

Defina o ano e mês para o qual pretende emitir o mapa relativo aos dados processados para osutentes abrangidos com acordo de cooperação.



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Ao indicar o modelo a imprimir, deve premir o botão "Continuar" ou no separador “Utentes” parapoder visualizar ou alterar os registos de utentes com acordo de cooperação.

Para visualizar registos de utentes que estejam de acordo com os Parâmetros indicados, premiro botão "Actualizar". Para imprimir o mapa, seleccione os registos da lista que pretende incluirno mesmo. Para seleccionar registos da lista basta premir com o botão do rato a linha aseleccionar.

Para alterar ou inserir registos na lista deve utilizar as teclas: "F5" – Inserir novo registo nalista, "F6" – Alterar registo da lista por forma a:

Modelo 1:



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Indique o código e nome do utente a inserir na linha e indique a situação do utente, sendoestas:SA – sem alteração em ralação a período ano/mês anterior.AT – ausente transitoriamente no período ano/mês indicado.AM – admitido no mês indicado.SP – saída no período ano/mês indicado.

Modelo 2:

Indique o código e nome do utente a inserir na linha e indique se o utente é autónomo oudependente.

Modelo 3:

Indique o código e nome do utente a inserir na linha e indique a situação do utente, sendoestas:Alim. – n. de serviços de alimentação (refeições) na semana (2ª a 6ª).H. Pess. – n. de serviços de higiene pessoal na semana (2ª a 6ª).H. Hab. – n. de serviços de higiene habitacional na semana (2ª a 6ª).T. Roup. – n. de serviços de tratamentos de roupas na semana (2ª a 6ª).Sáb. e Dom. – assinalar se os serviços também são prestados ao Sábado e/ou ao Domingo.Outros – descrever serviços para além dos indicados.

Note-se que o utilizador pode adicionar ou alterar registos a imprimir no mapa.

Parâmetros de exportação

Serve para parametrizar na folha excel onde vão ser apresentados os dados na exportação dafolha.

Escolha o modelo que pretende parametrizar e carregue no botão para alterar. De seguidaparametrize as células (coluna e linha) do cabeçalho e finalmente parametrize a sequência coma primeira linha onde vai escrever.



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Envio ficheiro

Serve para enviar por mail o anexo (ficheiro excel) para a C.R.S.S., também é utilizado nasfichas onde se regista e-mail para enviar e-mails, tais como nos responsáveis, utentes, etc.

Escolha o ficheiro a anexar no e-mail, coloque o endereço de e-mail do destinatário e orespectivo assunto e corpo do texto.

11.1.13. Mapa de Apoio à Carta Social

Mapa de apoio à realização da Carta Social que é feita anualmente a enviar a C.R.S.S.



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Este mapa é realizado por valência, como tal para os campos serem preenchidos terá deseleccionar uma valência. terá de preencher as caixas de texto de acordo com a situação dainstituição onde trabalha.

O formulário apresenta os campos que servem como cabeçalho do mapa e são apresentadosautomaticamente pelo programa, muito embora o utilizador possa alterar manualmente osvalores que depois servirão para realizar o mapa.

11.1.14. Balancete de Utentes por Valência

Este mapa permite apresentar um balancete de valores dos utentes por valência (tipo contacorrente) realizado para o período de tempo indicado.

Para emitir o balancete, defina o intervalo de tempo entre o qual pretende consultar ainformação e, caso deseje, defina os utentes e a valência a analisar.



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11.1.15. Conta Corrente por Valência

Este mapa permite apresentar uma conta corrente dos utentes para o período estipuladoagrupado por valência. Desta maneira pode ter uma análise da rentabilidade de cada valênciaao mesmo tempo que vê a conta corrente de cada utente dessa valência.

Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação e defina, caso pretenda,os utentes e a valência que pretende consultar a conta corrente.

11.1.16. Mapa Balancete por Valência

Este mapa apresenta um balancete por valência e por código dentro de cada valência. É útilpois permite saber o panorama actual das valências no que respeita aos códigos associados.

Para emitir o balancete, coloque o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informaçãoe indique, caso pretenda, o tipo de utente, a valência e sala.



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11.1.17. Mapa Comparativo de Valores

Este mapa permite-lhe fazer a comparação entre os valores processados e os valores dosrecibos dos utentes. Desta forma, poderá ver se existem valores que já foram processados masainda não foi emitido o recibo.

Para emitir o mapa comparativo de valores, coloque o ano e mês a que se refere a informaçãoque pretende consultar e caso pretenda, coloque os utentes ou valência que quer analisar.

11.1.18. Mapa Caixa por Utilizador

O mapa de caixa por utilizador é um mapa no qual poderá consultar os movimentos e saldo dasoperações de caixa de um determinado utilizador do programa num determinado período detempo.

Definindo no formulário um intervalo de datas e um utilizador, poderá consultar assim uma fichacom a informação pretendida.



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11.1.19. Análise de Idades de Saldos (Recibos Vencidos)

O mapa de análise de idades de saldos (ou mapa de análise de recibos vencidos) tem comofinalidade apresentar uma listagem dos utentes que se encontram com o pagamento de recibosatrasado, isto é, não tenham pago o recibo dentro do período de tempo estipulado para fazer opagamento.

Por exemplo, suponha que na sua instituição é norma que os recibos sejam pagos no máximoaté oito dias após a emissão do mesmo. Assim, colocando uma data referência e o número dedias limite para o pagamento do recibo (no nosso exemplo são 8 dias), todos os utentes quetenham os recibos nove dias em atraso irão constar desta listagem de análise de recibosvencidos. Trata-se de um mapa com bastante utilidade para controlar se os pagamentos estãocontrolados ou existem muitos recibos vencidos.

Deste modo, para emitir o mapa, coloque a data de referência para a qual pretende ver ainformação, coloque o número de dias a partir do qual o pagamento fica atrasado e, casopretenda, coloque uma valência ou sala específica para analisar.

11.1.20. Médias por Valência

Este formulário permite-lhe verificar quais as médias dos utentes por valência e para um dosseguintes três parâmetros: Rendimentos dos Agregados, Idades e Comparticipação.

Deste modo, e para consultar a informação que pretende, escolha os parâmetros para os quaispretende saber a média por valência (Rendimentos dos agregados, idades dos utentes oucomparticipação). Escolha também, caso pretenda, uma valência e uma sala específica paraconsultar a média. Irá ser então apresentada uma listagem com as médias dos parâmetros que



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assinalou.

11.2. Estatísticas

11.2.1. Global

Nesta opção o utilizador selecciona o ano de referência, indicando seguidamente se quer aemissão de Mapa e Gráfico, Mapa ou apenas Gráfico.

Os tipos de gráficos apresentados são: barras, linhas, “queijo”, áreas e colunas(tridimensional).

No mapa são apresentados mês a mês os valores comparativos para o ano indicado e para oano anterior, indicando-se a variação anual em valor e percentagem para cada mês.

Os gráficos apresentam os valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior.

Sem ser necessário imprimir a estatística pretendida, pode ver de imediato o aspecto e análisegráfica para o ano pretendido e ano anterior.

Estatística Global por Utente

Seleccionar um utente específico ou todos (por tipo e utente), de um tipo determinado outodos e ainda o ano de referência. O utilizador deve indicar se pretende que os dados seapresentem em Mapa e Gráfico, Mapa ou Gráfico.

Nesta estatística mostra-se ainda, num quadro de códigos (Mensalidade, Alimentação,Transporte, Medicamentos, etc.), os totalizadores dos códigos do utente ou utentes emanálise para o ano de referência.



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Estatística Global por Valência

O utilizador indica uma valência ou todas (ver Valências), podendo este campo ser preenchidocom valores pré-inseridos na tabela correspondente. Após introduzir o ano de referênciamostra-se uma análise comparativa para cada um dos meses do ano indicado e do ano anterior.

Estatística Global por Tipo de Utente

O utilizador indica um tipo do utente ou todos (ver Tipo de Utentes), podendo este campo serpreenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente. Indica o ano de referência eobtém uma análise comparativa para cada um dos meses do ano indicado e do ano anterior.



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Estatística Global por Código

O utilizador indica um código ou todos (ver Códigos), podendo este campo ser preenchido comvalores pré-inseridos na tabela correspondente. Indica depois o ano de referência e obtémuma análise comparativa para cada um dos meses do ano de referência e do ano anterior.

Estatística Global por Mensalidade

Permite comparar as mensalidades entre anos, se houve aumento ou decréscimo nasmensalidades. Indique o código do código (exemplo: mensalidade) e escolha se vai ler oscódigos aos processamentos ou aos recibos. Defina também o ano que vai analisar (também



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será analisado o ano anterior) e se pretende analisar todos os meses do ano ou apenas umdeles. Poderá ainda definir o valor inicial e o valor final do código.

Estatística Global por Estabelecimento

O utilizador indica um Estabelecimento ou todos (ver Estabelecimentos), podendo este camposer preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente. Após introduzir o ano dereferência, mostra-se uma análise comparativa para cada um dos meses do ano indicado e doano anterior.



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11.2.2. Ranking

Nesta opção o utilizador selecciona o ano de referência, indicando seguidamente se quer aemissão de Mapa e Gráfico, Mapa ou apenas Gráfico.

Os tipos de gráficos apresentados são: barras, “queijo” e colunas (tridimensional).

No mapa são apresentados por item indicado os valores para o ano indicado, indicando-se ovalor recebido e respectiva percentagem para cada item.

Os gráficos apresentam os valores para o ano indicado.

Sem ser necessário imprimir a estatística pretendida, pode ver de imediato o aspecto e análisegráfica para o ano indicado.

Ranking Global por Valência

Indicado o ano de referência, apresentam-se os valores recebidos para as valências erespectivas percentagens.

Ranking Global por Tipo

Indicado o ano de referência, apresentam-se os valores recebidos por tipo de utente erespectivas percentagens.



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Ranking Global por Código

Indicado o ano de referência, apresentam-se os valores recebidos por código e respectivaspercentagens.

Ranking Global por Estabelecimento Indicado o ano de referência apresentam-se os valores recebidos por estabelecimento erespectivas percentagens.



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11.3. Painel de Bordo

O painel de bordo é um quadro onde poderá consultar algumas informações gerais em relação àdistribuição dos utentes da instituição, aos recibos e movimentos de cofre dos mesmos etambém consultar o panorama geral em relação ao recibos gerais de outras entidades.

Deste modo, no primeiro separador (Parâmetros) deverá indicar o intervalo de datas entre asquais pretende consultar a informação. Deverá indicar também se pretende saber os dados dosutentes activos, não activos ou dos utentes activos e não activos em simultâneo. Estaparametrização serve para os dados que são apresentados em baixo e nos outros dois

separadores (Utentes e Entidades). Ao carregar no botão a informação do número deutentes activos, não activos e todos será apresentada à frente da respectiva descrição. Nesteseparador poderá ainda encontrar a informação geral do número de utentes que se encontramna instituição nas datas indicadas, diferenciado por género. Poderá, caso deseje, consultar ainformação por tipo, por utente, por valência ou por sala. Para actualizar os valores depois de

parametrizar clique no botão .



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No segundo separador (Utentes), terá os dados relativos aos recibos e movimentos de cofredos utentes da instituição. No caso dos recibos poderá ver, para o código que seleccionar, qualdo valor já foi pago, qual ainda não foi pago e o saldo total. Nos movimentos de cofre doutentes passa-se exactamente da mesma maneira. Seleccione o tipo de movimento que desejaver a informação (ou não seleccione nenhum movimento se deseja ver todos eles) e seráapresentado o saldo, o valor em crédito e o valor em débito para os parâmetros que definiu noquadro anterior. Neste separador encontrará ainda os dados relativos ao estado civil dosutentes, quantos utentes na instituição são gratuitos e quantos deles são maiores e menoresde 18 anos.

No terceiro e último separador (Entidades), poderá ver o valor dos recibos gerais que foramemitidos a outras entidades. A informação apresenta o valor que já foi pago, o valor que aindafalta pagar e o saldo total da respectiva entidade. Se não colocar nenhuma entidade norespectivo campo, serão apresentados os valores totais dos recibos gerais emitidos para outrasentidades.

12. Recibos Gerais

Módulo em que o utilizador pode criar pontualmente recibos para outras entidades que não osutentes (subsídios autárquicos, donativos, etc.) ou criar recibos referentes a avenças mensais(rendas e afins).



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Deverão ser previamente entendidos os seguintes conceitos:

Os recibos gerais referem-se a subsídios autárquicos, outros subsídios, donativos, avençasmensais como rendas e afins, etc...;

A numeração (automática) dos recibos gerais é do tipo ano/mês, mas é completamenteindependente dos recibos para utentes;

Existe, caso indicado pelo utilizador, ligação à WinCTB nestes recibos;

Os recibos gerais têm um formato próprio, mas muito idêntico aos outros recibos;

O texto dos recibos gerais é parcialmente livre, devendo ser definido na tabela textos (verTextos), podendo ser alterado pontualmente recibo a recibo.

Não existe controle de pagamentos, pois não é esse o objectivo deste módulo. Há apenas umaindicação informativa se os recibos gerais estão pagos ou não.

12.1. Manutenção *

Ao querer registar um recibo, o programa sugere o número de recibo e a data de registo domesmo, bem como sugere a data de pagamento para o recibo se este ficar registado comopago. Qualquer destas situações pode ser alterada pelo utilizador e é da sua inteiraresponsabilidade, apesar de ser automaticamente validada a consistência de datas, mas atítulo informativo.

Indique a entidade para a qual vai registar o recibo, indique o tipo de recibo e se este foi pagoou não. Caso seja assinalado como pago, terá obrigatoriamente de colocar a data depagamento. Se colocar o recibo como não pago, este poderá ser pago posteriormente, comindicação da data de pagamento através da alteração ao recibo na lista de recibos.

Coloque ainda o código e tipo de donativo efectuado, caso se aplique. Finalmente, preencha otexto do recibo e alguma observação que entenda necessária.

* Anulação de Recibos Gerais

Foi acrescentado uma operação aos recibos gerais: é possível anular recibos. Os recibosanulados não podem ser descarregados nem são considerados nas análises de contascorrentes/saldos.



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A emissão de um documento anulado identifica esse estado:

12.2. Emissão Geral

Podendo emitir o recibo logo após o registo, é fundamental a existência de uma opçãoautónoma de emissão.

Coloque o ano de referência dos recibos que pretende emitir, o tipo de recibo e a entidade paraa qual se pretende emitir os recibos. Indique também o intervalo de recibos que pretendeemitir. Por fim, escolha se pretende apenas os recibos pagos, os recibos não pagos ou todos osrecibos.



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12.3. Emissão Documentos

A emissão de documentos tem como objectivo emitir documentos a outras instituições. Paraemitir documentos a utentes terá de ser na opção Movimentos > Recibos > EmissãoDocumentos. Assim, para emitir um documento a outra instituição, comece por colocar o ano aque se refere o recibo a que corresponde o documento que pretende emitir. Coloque também otipo de recibo a que se refere o movimento e a respectiva entidade. Defina qual ou quais osrecibos para os quais pretende emitir um documento comprovativo. Por fim, e depois de definir

se pretende a emissão dos documentos pagos, não pagos ou todos, carregue no botão para imprimir o documento.

12.4. Entidades

As entidades estão directamente ligadas à emissão e registo de recibos gerais, quer seja umparticular, uma empresa, um organismo público, etc. O utilizador pode registar entidades (quetrabalhem normalmente ou frequentemente com a instituição: Câmara Municipal, Junta deFreguesia, ISSS, Empresa X, Empresa Y, etc.), ou no momento de criação do recibo utilizar aentidade “99999” para registo deste para uma entidade com uma relação pontual com ainstituição.

Escolha o código da entidade, a abreviatura da mesma e os seus dados pessoais, tais como ocódigo postal, a morada, telefone, número de contribuinte, fax e e-mail. Seleccione também,caso possua a aplicação, a conta WinCTB correspondente. Poderá ainda utilizar o campo dasobservações para algum apontamento que tenha a fazer ao recibo.



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12.5. Tipo Recibos Gerais

A tabela regista os diferentes tipos de recibos gerais a registar e emitir pela instituição,funcionado como uma tabela auxiliar neste módulo de recibos gerais.

Defina um código e uma descrição para o tipo de recibo geral a criar. Assinale com se o

recibo é dado à partida como pago de imediato, senão assinale com . No campo Rodapécoloque o rodapé do recibo e coloque também no campo correspondente o código do donativoreferente a este recibo. Seleccione ainda o tipo de donativo que foi feito à instituição.

12.6. Sessões Trabalho


O objectivo deste módulo é a criação de recibos que são emitidos periodicamente, evitandoassim que o utilizador tenha que, em Recibos Gerais, criar esses recibos sempre que se atinge adata da emissão.

Nesta opção o utilizador pode criar várias sessões e para cada uma delas indicar vários recibosa emitir. Admitamos o seguinte exemplo: por doação ou investimento, a instituição possui 2lojas que estão alugadas, 1 apartamento alugado para habitação e um vasto terreno agrícolaque está alugado em diferentes parcelas a 3 agricultores. Para qualquer dos casos, em todosos finais de mês é emitido um recibo referente à renda. Neste caso será útil criar três sessõesde trabalho: a primeira - Renda Lojas, a segunda - Renda Apartamentos e a terceira - RendaAgricultura (naturalmente que os nomes são livres e são indicados a título de exemplo).

Faz-se notar que não estamos a criar um recibo para emitir a seguir, mas sim a definir um tipode recibo a emitir periodicamente e que será criado/emitido na emissão de sessões.



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Refira-se que poderão criar-se sessões de trabalho em que o(s) tipo(s) de recibo(s) aí incluído(s) são diferentes e sempre que pretenderem alterar nos recibos da sessão o tipo de recibo, ovalor, tipo de pagamento ou o texto associado deverão utilizar a funcionalidade das teclasindicadas na barra de deslocamento.

Com as teclas:F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista.F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista.F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista.F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.

Defina a entidade e o tipo de recibo a registar na sessão de trabalho. Assinale se o recibo ficaregistado como pago ou não. Depois, insira o texto na caixa de texto disponível para o efeito,podendo este ser um texto livre ou um texto normalizado, recorrendo nesta última opção àtabela correspondente. Tem ainda disponível o campo das Observações para qualquerapontamento ao recibo.

12.6.2. Geração de Recibos

Após terem tipificado os recibos a emitir periodicamente, os recibos são gerados.

O utilizador indica o ano para o qual vai gerar os recibos, qual a data dos recibos (sendo pordefeito sugerida a data do dia) e indica uma sessão de trabalho ou todas a partir da qual vaigerar recibos.

Considerando que a maioria dos recibos se referem a rendas mensais, a aplicação detecta eavisa se encontrar no mesmo ano/mês um recibo previamente gerado para a mesma sessão. No



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entanto, a responsabilidade de prosseguir é do utilizador. Deve ainda referir-se que os recibosgerados nas sessões de trabalho podem também ser emitidos na Emissão de Recibos Gerais.

12.6.3. Emissão de Sessões

Na emissão de recibos com base nas sessões, indique quais as sessões (definir um intervalo outodas) para as quais pretende emitir recibo. Indique para que entidade (uma ou todas)registada nas sessões indicadas pretende emitir recibos e o intervalo de datas em que foramregistados os recibos.

Os parâmetros sessão e entidade podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabelacorrespondente (ver Campos Sublinhados).

12.7. Mapa Resumo

Mostra-se um resumo dos recibos registados num determinado período, indicando a data dorecibo, a entidade, o valor e se o mesmo está pago ou não.

Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação, o tipo de recibo e aentidade a consultar. Defina também se pretende que as datas sejam as datas de emissão oupagamento recibo e se pretende ver os recibos pagos, não pagos ou todos os recibos. Poderáconsultar também apenas um código de donativo, se pretender.



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12.8. Emissão Correspondência

A emissão de correspondência é uma opção que visa a troca de correspondência entre ainstituição e outras entidades. Enquanto a correspondência com os utentes se faz na opçãoUtentes > Emissões > Correspondência, esta opção serve unicamente para comunicar comoutras entidades que se relacionam.

Desta forma, para enviar a correspondência, coloque a entidade destinatária da mensagem, adata que aparecerá na carta a enviar, o assunto e o texto a serem apresentados. Indiquetambém o nome do responsável que irá assinar a carta. Tem ainda a possibilidade de escolherse quer ordenar as cartas por ordem alfabética ou por ordem numérica, no caso de enviar acorrespondência para um grande número de destinatários.

12.9. Códigos de Donativos

Esta opção serve para fazer o registo dos códigos dos donativos que são feitos à instituição,para posterior emissão do recibo ao doador. Para fazer o registo de um código de donativo,atribua um código e uma descrição ao donativo que pretende registar.

12.10. Modelo 25

O Modelo 25 é um documento que as instituições terão de entregar no Ministério das Finançascom todos os recibos emitidos que digam respeito a donativos. Desta forma, escolha o ano aoqual se refere a informação a apresentar e se a declaração a apresentar é a primeira

declaração do ano ou é uma declaração de substituição. De seguida carregue no botão que lhe irá mostrar todos os recibos de donativos de acordo com os parâmetros estabelecidos.

Finalmente, carregue em para criar um ficheiro que poderá depois enviar ao Ministério dasFinanças.



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13. Cofre

13.1. Movimentos

O registo de movimentos de cofre relativos a uma caixa do utente serão tratados de formaindependente ao funcionamento do programa (tais como recibos do utente e recibos gerais). Outente terá uma determinada quantia (um movimento a crédito semelhante a um depósito naconta cofre do utente) ao seu dispor que movimentará como mais lhe aprouver, fazendo-seaqui o registo dos respectivos movimentos, sejam eles créditos ou débitos.

Para registar movimentos de cofre, comece por colocar o tipo de movimento a registar e anatureza (débito ou crédito) do mesmo. Coloque a data para a qual vai registar o movimento eo seu número de registo. De seguida, coloque o tipo e o utente em causa, assim como o valorobservado no movimento. Dispõe ainda de um campo para alguma observação ao movimentoregistado.

13.2. Tipo Movimentos *

Neste formulário poderá registar os diferentes tipos de movimentos de cofre, que depois serãoutilizados no registo de movimentos.



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Assim, comece por atribuir um código e uma descrição ao tipo de movimento que pretendecriar. Defina também qual a natureza do movimento (D para débito e C para crédito). Deseguida escolha se este tipo de movimento cria um movimento em WinGTE e, em casoafirmativo, qual o tipo de pagamento. Escolha, de igual forma, se o tipo de movimento cria ummovimento em WinCTB e, em caso afirmativo, qual a conta respectiva na aplicação decontabilidade. Finalmente, indique se o movimento do mapa de caixa deste tipo de movimento éuma entrada ou uma saída.

* Aumento dos dígitos no Tipo de Movimento de Cofre

Foi contemplada nesta versão a possibilidade de adicionar até 4 dígitos no código do Tipo deMovimento, uma vez que anteriormente apenas era possível adicionar 2 dígitos. Assim, a janelade manutenção de Tipos de Movimentos de Cofre e todas as janelas que tem esse campoforam contempladas com esta alteração.

13.3. Emissão Geral

Emitir o documento comprovativo do movimento de cofre efectuado, é idêntico a emitir umrecibo ou recibo geral. O documento emitido contém o descritivo do movimento: tipo, utente,data e valor.

Indique o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação. Definase pretende emitir apenas os documentos dos utentes activos, não activos ou todos osutentes. Poderá ainda parametrizar a emissão de documentos comprovativos de movimentos decofre por número do movimento, colocando o intervalo de movimentos que pretende emitir.



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13.4. Mapas Cofre

13.4.1. Conta Corrente

Em função dos movimentos de cofre efectuados, são criados movimentos de conta-corrente decofre dos utentes, em termos de débitos e créditos. Apresenta-se um extracto de conta-corrente para cada um dos utentes indicados, nas datas dos movimentos indicadas.Independentemente de haver ou não ligação com a WinCTB, esta conta-corrente existe a títulomeramente informativo e não tem relação directa com a WinCTB.

Indique o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação a consultar. Indiquetambém o tipo e o intervalo de utentes a analisar e se pretende ver apenas os dados para osutentes activos, não activos ou todos os utentes.

13.4.2. Saldo Cofre

Sempre que um movimento de cofre é efectuado, surge na conta-corrente de cofre do utenteum movimento (débito ou crédito) actualizando o seu saldo no valor e natureza do movimento.Este mapa com limites entre utentes, apresenta no écran/impressora o conjunto de utentespretendidos, respectivos valores de saldo e natureza do mesmo.

Indique o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informação. Indique



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ainda se pretende ver a informação apenas dos utentes activos, não activos ou de todos osutentes. Por fim, seleccione se pretende ver todos os saldos, apenas os saldos diferentes dezero ou apenas os saldos iguais a zero.

13.4.3. Movimentos entre Datas

Mostra-se um mapa descritivo dos movimentos de cofre de um conjunto de utentes a indicar,num período compreendido entre datas a indicar pelo utilizador.

Defina um intervalo de datas entre as quais estará compreendida a informação a consultar.Escolha também o tipo e o intervalo de utentes e se pretende ver apenas os utentes activos,não activos ou todos os utentes. Poderá ainda parametrizar se quer ver todos os movimentosou apenas os movimentos até um certo valor.



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13.5. Registo Vale de Utentes

Para registar de forma automática o valor vale indicado na ficha de utente, indique o ano emês com registo de recibos para os utentes que pretende registar valor vale como movimentode cofre e indique a valência e tipo dos utentes a registar. Defina também se é registadomovimento de cofre apenas para utentes cujos recibos do período ano/mês estão pagos ou seo registo de movimento de cofre é para todos os utentes com recibo gerado no período ano/mês pago ou não pago. No movimento de cofre indique o tipo de movimento de cofre a registarpara os utentes seleccionados da lista.

Para seleccionar registos da lista basta premir com o botão do rato a linha a seleccionar. Pararegistar automaticamente os movimentos de cofre associados para os utentes seleccionados,deve premir com o ponteiro do rato o botão Executar.

14. Descargas

14.1. WinCTB - Contabilidade

A Descarga na Contabilidade - WinCTB - deverá ser previamente preparada, tendo em conta osseguintes aspectos:

Na parametrização da instituição, no item Ligação à contabilidade (WinCTB):

Ligação à Contabilidade: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua gestão de utentes têmligação à WinCTB, onde se vai fazer a descarga dos diversos movimentos da gestão deutentes, nomeadamente recibos, pagamentos e recibos gerais.

Directoria: indicar a directoria onde se encontra a aplicação de contabilidade WinCTB;

Conta Caixa/Banco: indicar qual a conta Caixa/Banco que será sugerida para o pagamento doRecibo do Utente;

Descarrega Recibos Utentes na WinCTB: Sim/Não - Este é um parâmetro importante, poisexistem duas possibilidades de descarga:Descarregarem os Recibos (Classe 7 e Classe 2) e os Pagamentos (Classe 2 e Classe 1);Descarregarem só os Pagamentos (Classe 7 e Classe 1). Esta decisão é do utilizador e dependeda forma como trabalham com a WinCTB. Caso optem pela primeira situação, deverão optar por



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Sim e Não caso optem pela segunda opção;

Na ficha do utente, caso opte por descarregar os recibos, usando portanto a conta 2121... daWinCTB, preencher o campo referente à Conta WinCTB;

Realizar a parametrização dos binómios Valência / Códigos.

14.1.1. Consulta Documentos

Este é um mapa de apoio, que normalmente é usado antes da descarga. O utilizador seleccionao intervalo de datas que quer consultar, se quer os movimentos descarregados ou os nãodescarregados e se quer todos os tipos de documentos ou apenas seleccionar os queinteressam. Será então emitida uma tabela dos documentos seleccionados com o seu tipoassociado (R - Recibo P - Pagamento e G - Recibo Geral).

14.1.2. Parametrização *

Será nesta opção que o utilizador vai associar uma conta da WinCTB ao binómio Valência/Código, por exemplo:

Para o Código 1 (Mensalidades) associar a 721... caso a valência seja a Creche.

Quanto à natureza, temos por exemplo o caso dos descontos que deverão ser parametrizadosa Débito, e quanto às mensalidades, deverão ser parametrizadas a Crédito.

Esta parametrização não será utilizada nos Recibos Gerais, os quais são directamenteclassificados.



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* Parametrização de Valência WinCTB na Parametrização da Descarga

Na parametrização de Contas para a Contabilidade passa existir um campo “Valência WinCTB”,que permite parametrizar qual a Valência WinCTB para a qual vai ser efectuada a descarga dosregistos.

Anteriormente apenas era referenciada a conta dada a valência do utente e o código, agorareferencia também a Valência WinCTB caso esta esteja preenchida.

14.1.3. Descarga

É nesta opção que são colocados como descarregados os documentos da WinUTE (Recibos e/ou Pagamentos) e que são criados na WinCTB os movimentos contabílisticos.

Após ter seleccionado a data limite (normalmente será o final de cada mês), deverá seleccionarquais os tipos de documentos que pretende descarregar (Recibos/Pagamentos/Recibos Gerais)

e actualizar a grelha dos documentos premindo o botão .

Em relação a esta grelha, existem vários aspectos a ter em conta:



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Coluna Seleccionada - indica se o documento está seleccionado ou não, estando por defeitotodos seleccionados;Coluna Tipo - indica qual o tipo do documento (Recibo, Pagamento, Recibo Geral);Coluna Correcta - indica se o documento está correctamente definido a nível de contas evalências para poder ser descarregado na WinCTB. Para que se possa efectuar a descarga,todos os documentos seleccionados deverão estar correctamente definidos, caso contráriodeverá desmarcá-los (F7) ou alterá-los (F6).

Teremos então as seguintes opções de tratamento desta tabela:

Alterar (F6) - Alterar a Valência do movimento, Conta a Crédito e Conta a débito.

Marcar/Desmarcar (F7) - Marca / Desmarca um documento para descarga. Exemplo:O Recibo 2003/01 tem dois códigos (1 e 2), se o utilizador marcar/desmarcar uma das linhasdesse recibo, a outra irá também ser marcada/desmarcada.

Imprimir (F11) – Permite obter uma listagem dos documento seleccionados para descarga etambém um resumo das contas a serem movimentadas.

Após ter seleccionado os documentos que pretende descarregar e verificar se estão todos

correctamente definidos, deverá premir o botão , sendo então necessário parametrizar ocabeçalho dos documentos.

Data - Este campo é opcional, tendo em conta que:Não sendo preenchido - os documentos seleccionados são descarregados nas respectivasdatas.Indicando uma data - os documentos são descarregados nessa data.

Diário - Campo obrigatório que indica o diário onde vão ser descarregados os documentos. Éindicado qual o número interno que vai ser atribuído na WinCTB ao primeiro documento a serdescarregado.

Agrupar:Não Agrupar - se não escolher a opção, não vai agrupar os documentos, isto é, se existiremduzentos documentos para descarregar, irão surgir na WinCTB duzentos documentos. Admitindoque cada um deles tem apenas um movimento a débito e outro a crédito, surgirão naWinCTBquatrocentos movimentos.Agrupar - o programa irá juntar num só documento todos os documentos que tenham os



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seguintes campos iguais: Ano/Mês;Valência;Conta Débito;Conta Crédito;

Exemplo: admita-se que para um dado mês, para a valência 900101 (Creche) existem duzentospagamentos a descarregar, todos referentes a mensalidades base (Ex: Código 1). Naturalmenteque neste caso estão criadas todas as condições para esses documentos serem aglutinadosnum só, em que os valores a Crédito/Débito são totalizados.

Deve-se referir que não faz sentido a aglutinação se descarregarem recibos e/ou pagamentos eusarem uma conta diferente para cada utente em termos de classe 2, pois em cada documentoo utente é diferente, o que implica que nada será aglutinado.

Tipo de documento/Descritivo - Estes campos, todos eles opcionais, estão agrupados em 3grupos (Recibos, Pagamentos e Recibos Gerais), referindo-se que:

Caso o utilizador opte por aglutinar os documentos, só terá opção de introduzir um tipo dedocumento e um descritivo no grupo Recibos/Gerais, campos esses que serão utilizados para amovimentação de todos os documentos gravados na WinCTB;

Caso o utilizador opte por não aglutinar os documentos, poderá parametrizar o tipo dedocumento e descritivo a usar na WinCTB para os Recibos, Pagamentos e Recibos Gerais.

Após parametrizar este quadro, bastará confirmar a operação para que os documentos sejamautomaticamente inseridos na WinCTB.

14.1.4. Mudança de Estado

A mudança de estado é uma opção que tem como objectivo fazer com que as descargasefectuadas na WinCTB passem novamente a ser marcadas como não descarregadas. Porexemplo, caso se tenha enganado a descarregar alguns documentos que não deveria terdescarregado, poderá sempre voltar atrás, à situação em que os documentos não foramdescarregados.

Para proceder a esta operação, escolha o intervalo de datas entre as quais se encontram osdocumentos que não pretendia descarregar na WinCTB. Defina também se pretende ver osdocumentos descarregados, atrasados ou não descarregados entre essas datas. Carregue no

botão actualizar e vão surgir todos os documentos com o estados que definiu entre asdatas especificadas. Marque os documentos que pretende mudar o estado e seleccione o novo

estado do documento em . Valide a informação em e terá alterado oestado dos documentos.

Tenha em atenção ao facto de quando marca um documento como não descarregado que jáestava descarregado na WinCTB, o documento apenas fica como "não carregado" na WinUTE,pelo que é importante abrir a aplicação WinCTB e eliminar os documentos descarregados quealterou o estado na WinUTE.



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14.1.5. Utentes Processados por Valência

Esta opção tem como objectivo fazer a descarga para a contabilidade dos utentes processadospor valência. Isto fará com que sejam actualizadas as valências na aplicação de contabilidade - WinCTB. Para fazer a descarga, apenas necessita colocar o mês do ano activo até ao qualpretende que as valências na WinCTB sejam actualizadas e validar.

14.2. WinGTE - Tesouraria

A Descarga na Tesouraria - WinGTE - deverá ser preparada, tendo em conta o seguinte:

Na parametrização da instituição (ver Parâmetros Instituição), no item Ligação à tesouraria (WinGTE):

Ligação à Tesouraria: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua gestão de utentes têmligação à WinGTE, onde se vai fazer a descarga de documentos da gestão de utentes, no caso,pagamentos e recibos gerais;

Directoria: indicar a directoria onde se encontra a aplicação de tesouraria WinGTE;

Descarga automática de documentos na WinGTE: Sim/Não - Este é um parâmetro importante,pois existem duas possibilidades de descarga:Descarga online, ou seja, no momento do registo dos documentos é feita a classificação domovimento e a descarga imediatamente;Descarga offline - somente a partir da opção Descargas WinGTE – Tesouraria > Descarga épossível fazer a descarga na tesouraria;

Esta decisão é do utilizador e depende da forma como trabalham com a WinGTE. Caso optempela primeira situação, deverão optar por Sim eNão caso optem pela segunda opção;

Proceder a criação de tipos de pagamentos.



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Este é um mapa de apoio, que normalmente é usado antes da descarga. O utilizador seleccionao intervalo de datas que quer consultar, movimentos descarregados ou os não descarregados equais os tipos de documentos (todos, pagamentos, recibos gerais, adiantamentos oumovimentos de cofre). Será então emitida uma tabela dos documentos nas condições indicadascom o seu tipo associado (P - Pagamento e G - Recibo Geral).

14.2.2. Descarga

A partir desta opção são colocados como descarregados os documentos da WinUTE (Recibos e/ou Pagamentos) e criados na WinGTE os movimentos de caixa ou bancários.

O utilizador deve indicar a data limite, qual o tipo de documento (Pagamentos / Recibos Gerais)que pretende descarregar e, opcionalmente, indicar o tipo de pagamento dos documentos. Se outilizador indicar o tipo de pagamento, na grelha serão filtrados os documentos; se não indicar,premindo o botão Listar, são apresentados todos os documentos, quer tenham tipo atribuido ounão.

Nesse caso, antes de poder descarregar, tem de seleccionar através da tecla "F5" qual o tipoque será atribuído aos documentos seleccionados para descarregar.



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Através da tecla "F6", ou dois cliques, tem acesso à informação da linha seleccionada onde sãoapresentados a conta (bancária ou caixa), o tipo de movimento e a sua natureza (de acordocom o tipo de pagamento), o código do utente na WinGTE, qual a descrição que o movimentoterá na WinGTE (podendo o utilizador alterar este texto), a data de movimento, que pode seralterada, e o número do movimento.

Com a tecla "F7" o utilizador pode seleccionar quais são os movimentos a descarregar.


A mudança de estado é uma opção que tem como objectivo fazer com que as descargasefectuadas na WinGTE passem novamente a ser marcadas como não descarregadas. Porexemplo, caso se tenha enganado a descarregar alguns documentos que não deveria terdescarregado, poderá sempre voltar atrás, à situação em que os documentos não foramdescarregados.

Para proceder a esta operação, escolha o intervalo de datas entre as quais se encontram osdocumentos que não pretendia descarregar na WinGTE. Defina também se pretende ver osdocumentos descarregados, atrasados ou não descarregados entre essas datas e o tipo de

documento que vai surgir. Carregue no botão actualizar e vão surgir todos os documentoscom o estados que definiu entre as datas especificadas. Marque os documentos que pretende

mudar o estado e seleccione o novo estado do documento em . Valide a

informação em e terá alterado o estado dos documentos.

Tenha em atenção ao facto de quando marca um documento como não descarregado que jáestava descarregado na WinGTE, o documento apenas fica como "não carregado" na WinUTE,pelo que é importante abrir a aplicação WinGTE e eliminar os documentos descarregados quealterou o estado na WinUTE.



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14.3. WinSEC - Stocks

A Descarga em Stocks - WinSEC - deverá ser preparada, tendo em conta o seguinte:

Na parametrização da instituição (ver Parâmetros Instituição), no item Ligação a stocks (WinSEC):

Ligação a Stocks: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação àWinSEC, onde se vai fazer a descarga de documentos da gestão de utentes, no caso, consumos de matérias;

Servidor: indicar a directoria onde se encontra a aplicação de stocks WinSEC;

Descarga automática de documentos na WinSEC: Sim/Não - Este é um parâmetro importante,pois existem duas possibilidades de descarga:Descarga online, ou seja, no momento do registo dos documentos é feita a classificação domovimento e a descarga imediatamente;Descarga offline - somente a partir da opção Descargas WinSEC – Stocks > Descarga é possívelfazer a descarga em stocks;

Esta decisão é do utilizador e depende da forma como trabalham com a WinSEC. Caso optempela primeira situação, deverão optar por Sim e Não caso optem pela segunda opção;

Proceder a criação de tipos de consumos.


Este é um mapa de apoio, que normalmente é usado antes da descarga. O utilizador seleccionao intervalo de datas que quer consultar e os movimentos descarregados ou os nãodescarregados. Será então emitida uma tabela dos documentos nas condições indicadas.



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14.3.2. Descarga

A partir desta opção são colocados como descarregados os documentos em WinUTE e criadosem WinSEC os movimentos de entrada e saída de matérias.

Para ver os documentos que ainda não foram descarregados, o utilizador deve indicar a datalimite até à qual quer fazer a consulta. Depois, na lista de documentos apresentada, escolha aslinhas que pretende descarregar para WinSEC. Com os documentos seleccionados, carregue no

botão para fazer a descarga para WinSEC.


A mudança de estado é uma opção que tem como objectivo fazer com que as descargasefectuadas no WinSEC passem novamente a ser marcadas como não descarregadas. Porexemplo, caso se tenha enganado a descarregar alguns medicamentos que não deveria terdescarregado, poderá sempre voltar atrás, à situação em que os medicamentos não foramdescarregados.

Para proceder a esta operação, escolha o intervalo de datas entre as quais se encontram osdocumentos que não pretendia descarregar na WinSEC. Defina também se pretende ver osdocumentos descarregados, atrasados ou não descarregados entre essas datas. Carregue no

botão actualizar e vão surgir todos os documentos com o estados que definiu entre as



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datas especificadas. Marque os documentos que pretende mudar o estado e seleccione o novo


Tenha em atenção ao facto de quando marca um documento como não descarregado que jáestava descarregado na WinSEC, o documento apenas fica como não carregado na WinUTE,pelo que é importante abrir a aplicação WinSEC e eliminar os documentos descarregados quealterou o estado na WinUTE.

15. Módulos

15.1. Consumos

O módulo de consumos é um módulo que visa fazer o registo, o processamento e aapresentação de mapas relacionados com os consumos de matérias na instituição.

15.1.1. Tipos de Consumos

Nesta opção o utilizador poderá definir os diferentes tipos de consumo que serão feitos nainstituição. Para isso, é necessário atribuir um código e uma descrição ao tipo de consumo, ocódigo de recibo correspondente, a respectiva conta do artigo na WinSEC e o preço do artigo.

O código de recibo e o artigo WinSEC podem ser preenchidos com valores pré-inseridos natabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

É ainda importante referir que é necessário criar previamente na WinSEC os códigos dos artigos,de modo a que quando haja um consumo do artigo na WinUTE, seja dada baixa do mesmo naWinSEC.



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15.1.2. Registo de Consumos *

Este formulário permite fazer o registo de consumos dos utentes da instituição. Terá depreencher os campos de tipo de utente e do utente a que se refere o consumo. Por fim,indique qual o tipo de consumo que foi requisitado pelo utente.

Deste modo, o campo do código do recibo e os campos respeitantes à WinSEC serãoautomaticamente preenchidos (desde que estejam previamente configurados).

* Possibilidade de realizar recibos a partir dos consumos, sem ser necessário realizar

processamento

Nesta versão, nos Consumos, o utilizador já poderá escolher criar um recibo ao gravar umregisto através das opções Gera Recibo.

Quando o utilizador selecciona esta opção, é aberta a janela de Recibos automaticamente comos dados do registo do consume para gravar o recibo respeitante aquele consumo.



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Quando o recibo a gravar é um recibo criado a partir de um consumo, o utilizador é questionadose deseja abrir a janela de pagamentos. Depois de gravar o Recibo a janela é fechada.

Caso o utilizador vá para o pagamento, a janela de pagamento é aberta e preenchidos oscampos Ano, Mês, Utente e Tipo de Utente com os valores do recibo. Quando no reciboguardado é indicado o Responsável, preenche também o responsável e o Numero de recibo najanela de pagamentos. Quando no recibo guardado não é indicado o responsável, estes doiscampos não são preenchidos pois a aplicação vai dividir o recibo pelos responsáveis do utentee cria, ou pode criar, mais que 1 recibo.

15.1.3. Processamento Mensal

Na opção de processamento mensal, poderá adicionar, alterar, apagar ou apenas consultar osprocessamentos dos consumos na instituição. Poderá procurar os processamentos de consumospor tipo de utente e por utente, bastando para isso preencher os respectivos campos.

Para adicionar um novo processamento, tal como mostra a imagem em baixo, indique o tipo deutente, o utente, a valência e o código do consumo. Ao colocar o código do consumo, o valortotal do consumo será automaticamente preenchido.



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Tenha em atenção que para fazer o processamento dos consumos precisa, em primeiro lugar,fazer a geração de processamentos gerais. No caso de fazer o processamento dos consumosantes de gerar os processamentos, a operação não será realizada e os consumos não serãoprocessados.

15.1.4. Mapa de Consumos

O mapa de consumos permite-lhe ter uma percepção dos consumos que foram feitos nainstituição num dado período de tempo.

Poderá parametrizar a listagem para ver os consumos por ano/mês, por tipo de utentes, porvalência ou por utente. Seleccione depois quais os tipos de consumo ou códigos que pretendeque sejam apresentados na listagem.

15.1.5. Mapa de Processamento Mensal

Com o mapa de processamento mensal, poderá tirar uma listagem dos processamentos doconsumos que foram feitos num determinado período de tempo.

É necessário definir o intervalo de tempo para o qual pretende ver os processamentosefectuados, definir o tipo de utente e a valência, e por fim os códigos dos processamentos quepretende ver apresentados na listagem.



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15.1.6. Mapa de Conta-Corrente de Consumos

O mapa de conta-corrente de consumos permite ao utilizador ver os consumos que cadautente já fez na instituição. Necessita de definir o intervalo de datas e qual o intervalo deutentes entre os quais quer ver a informação. Também pode definir se pretende ver osconsumos por processar, já processados ou todos os consumos.



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15.1.7. Mapa Utentes por Tipo de Consumo

Este mapa serve para o utilizador ver quais os consumos que foram feitos na instituição portipo de consumo. Isto é, vai conseguir tirar uma listagem de todos os utentes que consumiramdeterminado produto.

Necessita apenas de indicar no respectivo campo qual ou quais os produtos e o preço para osquais quer ver a informação.

15.1.8. Mapa de Consumos por Utilizador

O mapa de consumos por utilizador permite analisar os movimentos efectuados por cada um dosutilizadores no que concerne ao registo dos consumos de cada utente.

Assim, o utilizador poderá visualizar, mediante critérios de filtros definidos, quais os registosfeitos por utilizador.

15.2. Dados Clínicos

O módulo de dados clínicos é um módulo específico para as instituições que também trabalhamcom a parte clínica. Neste módulo poderá organizar as fichas clínicas, as consultas a utentes,assim como todas a informação relativa a medicamentos, tratamentos, posologias, e exames.



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Dispõe também de mapas para analisar a informação.

15.2.1. Tabelas

Profissionais de Saúde

Esta tabela tem como função fazer o registo do profissionais de saúde que trabalham nainstituição. Atribua um código e um nome ao profissional de saúde e o tempo de uma consulta.Indique também se o médico é interno ou não. Por fim adicione a morada e os dados decontacto do médico, podendo ainda adicionar as observações que entender serem necessárias.

Patologias

Este formulário destina-se a registar as diferentes patologias existentes nos doentes. Para criaruma patologia é necessário atribuir um código e uma descrição à patologia.

Posologias

Este formulário destina-se a registar as posologias a administrar aos doentes. Para criar umaposologia é necessário atribuir um código e uma descrição à posologia.

Manutenção de Medicamentos

O formulário de manutenção de medicamentos tem por objectivo registar os medicamentos quedepois serão receitados aos doentes. Atribua um código e uma descrição ao medicamento parao qual vai criar o registo. Em baixo pode colocar a informação do medicamento de acordo comos dados da Infarmed.



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Importação de Medicamentos

Nesta opção é possível fazer a importação do ficheiro fornecido pela Infarmed com os dadosactualizados dos medicamentos, sendo uma boa ajuda na catalogação dos medicamentos naWinUTE. Necessita apenas de indicar a localização do ficheiro dos medicamentos da Infarmed

no seu computador (já terá que ter feito o download do ficheiro) e validar com a tecla .

Análises

Este formulário permite-lhe fazer o registo dos diferentes tipos de análises que serão receitadasaos doentes. Atribua um código e uma descrição ao tipo de análise que pretende.

Tipos de Exames

Este formulário permite-lhe fazer o registo dos diferentes tipos de exames que serão receitadosaos doentes. Atribua um código e uma descrição ao tipo de exame que pretende.

Especialidades

O formulário de especialidades permite-lhe fazer o registo das diferentes especialidades ao



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dispôr dos doentes na instituição. Atribua um código e uma descrição à especialidade quepretende registar.

Tipos de Transporte

Esta opção permite-lhe registar os diferentes tipos de transporte usados para levar o doentede e para a instituição. Atribua um código e uma descrição ao tipo de transporte que pretenderegistar.

Graus de Autonomia

A tabela dos graus de autonomia é utilizada para registar os diversos graus de autonomia queos utentes possuem. Atribua um código e uma descrição ao grau de autonomia que pretenderegistar.

Entidades Transportadoras

Esta opção permite-lhe registar as entidades que transportam os utentes de e para ainstituição. Atribua um código e uma descrição à entidade transportadora que pretenderegistar.

Grupos de Análises



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A tabela dos grupos de análises é utilizada para registar as diversas análises, juntando-as numsó grupo. Assim, não é necessário estar a carregar as análises uma a uma. Atribua um código euma descrição ao grupo de análises que pretende registar. Adicione todas as análises quepretende adicionar a este grupo.

15.2.2. Ficha Clínica

Manutenção

Na ficha clínica poderá consultar e editar toda a informação respeitante aos utentes dainstituição. A ficha clínica encontra-se dividida em sete separadores de modo a que ainformação esteja mais organizada.

Assim, para criar uma nova ficha clínica, comece por escolher o tipo de utente e o utente aoqual vai pertencer a ficha.

No separador dos dados, tal como mostra a imagem abaixo, deverá colocar alguns dadospessoais do utente. As datas de inscrição, admissão, saída e renovação (caso se apliquem), talcomo a valência e a sala a que o utente pertence devem ser preenchidos. Em baixo, terá aindaalgumas informações diversas, tal como o serviço de saude do utente, o acordo, o tipo e graude deficiência (caso tenha alguma) e o número de beneficiário da Segurança Social.

No separador dos cuidados especiais, o utilizador poderá escrever qualquer indicação decuidados especiais que entenda serem necessários para com o utente em causa. Se carregar

no botão poderá inserir um texto que seja pré-definido para cuidados especiais.



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No separador de histórico clínico, o utilizador poderá indicar todos os dados do histórico clínicodo utente em causa, tendo assim uma visão mais alargada do utente.

Poderá também utilizar o separador das observações, em que pode colocar qualquer ponto deinteresse ou assunto importante em relação ao utente e que não se adapta a nenhum dosoutros separadores. São os casos, por exemplo, do nome do médico de família, o gruposanguíneo, as doenças que tem, etc.



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O separador dos documentos tem como objectivo fornecer um acesso mais rápido por parte doutilizador aos documentos pessoais dos utentes. Importa referir que esta opção não carrega osdocumentos para a aplicação WinUTE, apenas especifica o caminho para o documento que seencontra alojado no computador. Para criar uma ligação, apenas necessita de carregar no

botão e escolher o ficheiro para o qual pretende fazer a ligação.

O separador da medicação constante, tal como o próprio nome indica, serve para o utilizadorcriar e consultar a medicação que o utente está a tomar de forma constante.



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Quanto ao separador dos documentos clínicos, este serve para o utilizador ter um acesso maisrápido aos respectivos documentos do utente em questão. À imagem dos documentospessoais, aqui não são carregados os documentos para a WinUTE, apenas é feita uma ligaçãoao documento que se encontra alojado no computador. Para criar uma ligação, apenas

necessita de carregar no botão e escolher o ficheiro para o qual pretende fazer a ligação.

Na ficha clínica existe também um conjunto de botões de atalho que o levam directamente aosrespectivos formulários do utente que está a ver a ficha clínica. Os atalhos para os formuláriossão:

Exames - Acede ao formulário do registo de exames do utente;

Medicação - Direcciona-o ao formulário de medicação do utente;

Diário Clínico - Direcciona-o ao diário clínico do utente em causa;



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Marcação de Consultas - Leva-o ao formulário em que pode consultar a marcação deconsultas do utente;

Registo de Consultas - Leva-o ao formulário em que pode consultar o registo deconsultas do utente;

Patologias - Direcciona-o ao formulário de consulta e registo de patologias do utente;

Análises - Leva-o ao formulário de consulta e registo de análises do utente;

Tratamentos - Direcciona-o ao formulário de registo e consulta de tratamentosefectuados do utente.

Registo de Análises

Este formulário permite-lhe fazer o registo dos diferentes tipos de análises feitas pelos utentes.Escolha a data do registo das análises e o utente ao qual pretende fazer o registo das análises.De seguida, adicione o tipo de análise que pretende registar e o respectivo valor. Podeadicionar mais do que um tipo de análise por cada registo.

Registo de Exames

Esta opção permite-lhe fazer o registo de exames médicos a realizar pelos utentes. Depois dedefinir a data do registo do exame, seleccione o profissional de saúde que realizou o respectivoexame e o utente a quem o exame médico foi realizado. Por fim, escolha o tipo de exame quefoi realizado e, caso seja necessário, utilize a caixa de texto existente para fazer asobservações que entenda serem necessárias.



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Diário Clínico

O diário clínico permite-lhe registar toda a actividade clínica que é efectuada.

Marcação/Registo de Consultas

Este formulário permite-lhe fazer a marcação e o registo de consultas médicas dos utentes dainstituição. Ser-lhe-á apresentada uma lista dos profissionais de saúde ao quais poderá afectaras consultas dos utentes (antes, terá de preencher a tabela dos profissionais de saúde com oregisto de cada um deles).

Antes de conseguir marcar uma consulta, terá de fazer a planificação da disponibilidade do

profissional de saúde. Carregando no botão , aparece o quadro que pode ver em baixo.Trata-se da tabela para planificação da escala semanal de trabalho de um profissional desaúde. No quadro, fazendo duplo clique com o botão esquerdo do rato sobre uma das célulasde tempo, estará a indicar que o profissional de saúde se encontra de serrviço nesse período.



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Caso não seleccione uma determinada hora na escala de serviço, não conseguirá marcar umaconsulta nessa hora.

Depois de planificada a escala de trabalho do profissional de saúde, já poderá fazer a marcação

de consultas. Ao carregar no botão , aparecerá um quadro como pode ver em baixo. Aofazer duplo clique com o botão esquerdo do rato sobre uma das células de tempo, surgirá umformulário para que possa fazer a marcação da consulta nessa hora seleccionada. Como foi ditoanteriormente, apenas poderá marcar consultas para os períodos de tempo seleccionados naescala de serviço do profissional de saúde (ver quadro acima).

O formulário de marcação de consultas será semelhante ao formulário apresentado na imagemabaixo. Seleccione o profissional de saúde que vai dar a consulta, a data e hora da mesma, e aespecialidade a que a consulta se refere. Escolha depois qual o utente que vai usufruir daconsulta. Tem também alguns campos de preenchimento facultativo, tal como o tipo detransporte que levou o utente, o grau de autonomia do utente ou a entidade transportadora

que prestou o serviço. Para validar a marcação da consulta, só necessita gravar no botão .



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Para fazer o registo de uma consulta, carregue no botão e irá surgir uma tabela em tudoidêntica à marcação de consultas. Na tabela seleccione a consulta que pretende registar efaça duplo clique com o botão esquerdo do rato. Aparecerá um formulário em tudo semelhanteao formulário de marcação de consultas (em cima), em que a única diferença no preenchimentoé o facto de ter um campo destinado à indicação da data de realização da consulta. No fim,

apenas necessita validar o registo da consulta no botão .

Localizar Consultas

Esta opção permite-lhe localizar as consultas por utentes. Indique qual o utente que pretendever as consultas, o profissional de saúde que deu a consulta (opcional) e o intervalo de datasentra as quais pretende saber a informação. Terá também que indicar se pretende ver asconsultas marcadas ou as consultas registadas.



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Também poderá visualizar as consultas marcadas por entidade transportadora. Esta opção vaipermitir-lhe saber quais as consultas que vão necessitar de transporte para o utente. Paravisualizar as consultas marcadas por entidade transportadora, coloque o intervalo de dataspara as quais pretende saber a informação e a respectiva entidade transportadora que desejavisualizar.

Deslocações ao Hospital

Este formulário tem como objectivo controlar as deslocações dos utentes da instituição aohospital. Sempre que um utente saia da instituição para ser atendido no hospital, deverá serregistado neste formulário. Defina a data e horas de entrada e saída do utente da instituição eescolha qual o utente a que se refere a deslocação. O campo das observações destina-se aqualquer apontamento que achar relevante mencionar para a deslocação ao hospital.

Registo de Tratamentos

Esta opção destina-se a registar os tratamentos a que os utentes tem que ser submetidos, deacordo com as consultas. Depois de colocar a data do registo, o profissional de saúde quereceitou o tratamento e o utente a que se refere o tratamento, coloque no campo dasobservações qual o tratamento a administrar ao utente em questão.



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Registo de Patologias

Este formulário tem como objectivo registar as patologias dos utentes da instituição. Coloque adata do registo da patologia e o utente da instituição a que se refere a mesma. Indique nocampo da patologia qual a que o utente padece. Utilize o campo das observações para colocaralgum apontamento que entenda pertinente no registo da patologia.

Registo de Nível de Dependência

Com este formulário, o utilizador pode registar qual o nível de dependência do utente segundo aescala MDA. Depois de escolher a data de registo e o utente ao qual se refere a informação,terá que definir o nível de dependência para os diferentes tipos de actividade do utente(corporais, locomotoras, sensoriais e mentais). Depois de atribuir uma avaliação a cada tipo deactividade, o valor total obtido na escala MDA aparecerá em baixo com uma cor diferente,definindo assim qual o grau de dependência do utente.



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Registo de Medicação

Esta opção permite fazer o registo da medicação administrada a cada utente da instituição.Assim, depois de identificar qual o utente a que tem de ser administrada a a medicação, deveráadicionar o(s) medicamento(s) que o utente necessita tomar. Deverá indicar também qual aposologia a efectuar, as datas de início e fim da posologia e a quantidade a administrar.

Administração de Medicamentos

Com a opção de administração de medicamentos, poderá consultar que medicamentos já foramou não administrados aos utentes em cada dia, servindo para o controlo de medicação aadministrar. Indique a data que pretende ver a informação e indique se pretende ver amedicação não administrada, administrada ou ambas. Depois, caso queira indicar que umamedicação marcada como não administrada já foi efectivamente administrada ao utente, altere



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a linha do medicamento, seleccionando a caixa de texto para indicar que foi dada amedicação.

15.2.3. Mapas

Ficha Clínica

No mapa da ficha clínica, poderá emitir a ficha clínica completa de um ou mais utentes. Naficha serão apresentados os cuidados especiais a ter com o utente, o histórico clínico, asobservações da ficha clínica e a medicação constante. Para obter a ficha clínica dedeterminado utente, seleccione o utente que pretende na respectiva caixa de texto.Seleccione também as opções que pretende que saiam na ficha clínica.

Mapa de Análises

O mapa de análises serve para o utilizador poder consultar os resultados de análises disponíveisdos utentes da instituição. Para isso terá de definir a data até à qual pretende ver ainformação das análises. Defina também qual o utente para o qual pretende consultar asanálises feitas. Se pretender ver um tipo de análise específica, preencha o campo Análise como tipo de análise que quer ver a informação.



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Mapa de Exames

O mapa de exames tem por objectivo mostrar que exames médicos foram realizados aosutentes da instituição. Para isso, necessita de definir o intervalo de datas entre as quaispretende ver a informação disponível, qual o utente a que se refere a informação e qual o tipode exame que pretende saber a informação.

Mapa de Diário Clínico

O mapa do diário clínico apresenta uma listagem com o historial de consultas para umdeterminado utente da instituição. Para ver a listagem, escolha o intervalo de datas para oqual pretende consultar a informação, o utente que foi consultado e o profissional de saúdeque fez a consulta. Desta forma, terá uma listagem com a data da consulta, o profissional quefez a consulta e as observações retiradas da mesma.



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Mapa de Consultas do Dia por Profissional

Tal como o nome indica, este mapa serve para mostrar as consultas diárias de um profissionalde saúde da instituição. Desta forma, para tirar a listagem das consultas coloque o dia ao qualpretende ver a informação, o profissional de saúde e a valência a que se refere o mapa. Assim,aparecerá um mapa com as consultas do profissional de saúde que escolheu, para o diadefinido.

Mapa de Consultas por Utente

Com esta opção, o utilizador poderá visualizar um mapa com as consultas marcadas ouregistadas (conforme a escolha do utilizador) por utente. Pa isso, defina o intervalo de datasentre as quais pretende ver as consultas do utente e defina também qual o utente ou utentesque pretende ver a informação.



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Mapa de Deslocações ao Hospital

Este mapa tem como objectivo observar as deslocações dos utentes da instituição ao hospital.Para ver o mapa, defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informação, definase quer ver a data de saída ou entrada na instituição e qual o utente a que se refere ainformação.

Mapa de Patologias

Esta opção permite-lhe visualizar todas as patologias dos utentes, podendo o mapa serapresentado por utente ou por patologia. Se, por exemplo, definir apenas a patologia, surgirãotodos os pacientes que apresentaram essa patologia. Terá de especificar também o intervalode datas entre as quais foi diagnosticada a patologia seleccionada. Em alternativa, podeadicionar apenas um determinado utente, sabendo assim todas as patologias que esse utenteapresenta.



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Mapa de Tratamentos

Este mapa serve para observar que tratamentos estão a ser feitos aos utentes da instituição.Para visualizar a informação, defina o intervalo de datas entre as quais os tratamentos estãoregistados, assim como o utente que vai fazer o tratamento. Também poderá ver o mapaorganizado por profissional de saúde, mostrando assim que tratamentos fará cada profissionalde saúde da instituição.

Mapa de Nível de Dependência

Com este mapa, poderá observar o nível de dependência descriminado de cada utente,segundo a escala MDA. Assim, para poder observar a listagem, coloque o intervalo de datasentre as quais foi feito o registo do nível de dependência do utente e coloque também o utentepara o qual pretende ver a informação.



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Mapa de Medicação

O mapa de medicação é um mapa bastante útil, pois permite controlar a administração diária demedicamentos aos utentes da instituição. Desta forma, para visualizar a medicação que cadautente terá que tomar diariamente, escolha o dia que pretende ver a medicação a administrar.Depois poderá optar por ver um mapa com a medicação diária por utente ou por medicamento,visualizando assim todos os utentes que necessitam tomar determinado medicamento nessedia. Defina também se pretende ver na listagem a medicação que se encontra suspensa ou nãopretende visualizá-la.

Mapa de Administração de Medicamentos

Este mapa permite visualizar a medicação que ainda não foi ou que já foi administrada aosutentes da instituição. Depois de definir o dia para o qual pretende ver a medicação que éadministrada, escolha também o utente ou o medicamento a administrar. Escolha também sepretende que a listagem mostre os medicamentos administrados, não administrados ou ambos.



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Fichas de Deslocação Hospitalar

Esta opção tem como objectivo emitir uma ficha para cada cliente que faça uma deslocação aohospital. Nessa ficha irão constar os dados pessoais do utente em questão, a data e hora dedeslocação ao hospital, as observações descritas quando foi registada a deslocação aohospital, a patologia apresentada pelo utente assim como os medicamentos receitados e arespectiva posologia. Para emitir este mapa, apenas necessita escolher qual ou quais osnúmeros da deslocação do utente ao hospital.

Mapa de Necessidade de Medicamentos

Esta opção permite-lhe saber qual o número de medicamentos e de que tipo cada utentenecessita entre o intervalo de datas definido. É um mapa bastante útil, pois desta forma torna-se mais fácil saber as necessidades de aprovisionamento de medicamentos na instituição. Paraemitir o mapa, escolha o intervalo de datas entre as quais os medicamentos vão sernecessários. Defina também para que utente ou para que medicamento deseja ver a informaçãodisponibilizada.



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15.2.4. Descarga - Módulo Consumos

Consulta de Medicamentos

A opção de consulta de medicamentos para descarga tem como objectivo verificar quais osmedicamentos que deverão ser ou que já foram descarregados no módulo de stocks. Paraconsultar esta informação, escolha as datas entre as quais pretende ver os medicamentos paradescarga no módulo de stocks. Defina também se pretende ver os medicamentos que ainda nãoforam descarregados ou os que já foram descarregados. Assim, terá uma listagem por utente,com os respectivos medicamentos administrados.

Descarga de Medicamentos

Para fazer a descarga do consumo dos medicamentos no módulo de stocks, necessita deverificar se tem a ligação a este módulo devidamente configurada (consulte neste manual oponto 14.3. Descargas WinSEC - Stocks). Depois de verificar se a ligação está correctamenteconfigurada, poderá proceder à descarga dos medicamentos na WinSEC. Escolha a data até àqual pretende ver quais os medicamentos que foram administrados mas ainda não foram

descarregados e carregue no botão actualizar . Surgirá então uma lista com todos osutentes que tem medicamentos para descarregar na WinSEC até à data definida.De seguida, seleccione todas as linhas que pretende descarregar e valide a informação no

botão . Deste modo já estará a descarregar a informação para o módulo de stocks.



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Mudança de Estado

A mudança de estado é uma opção que tem como objectivo fazer com que as descargasefectuadas passem novamente a ser marcadas como não descarregadas. Por exemplo, caso setenha enganado a descarregar alguns medicamentos que não deveria ter descarregado, poderásempre voltar atrás, à situação em que os medicamentos não foram descarregados.

Para proceder a esta operação, escolha o intervalo de datas entre as quais se encontram osdocumentos que não pretendia descarregar na WinSEC. Defina também se pretende ver osdocumentos descarregados, atrasados ou não descarregados entre essas datas. Carregue no

botão actualizar e vão surgir todos os documentos com o estados que definiu entre asdatas especificadas. Marque os documentos que pretende mudar o estado e seleccione o novo


Tenha em atenção ao facto de quando marca um documento como não descarregado que jáestava descarregado na WinSEC, o documento apenas fica não carregado na WinUTE, pelo queé importante abrir a aplicação WinSEC e eliminar os documentos descarregados que alterou oestado na WinUTE.

16. Utilitários



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16.1. Parâmetros Instituição *

Esta opção permite-lhe editar e consultar todos os parâmetros relativos ao funcionamento dainstituição activa no momento. Tem disponíveis quatro separadores diferentes, de modo aidentificar perfeitamente os parâmetros a alterar/consultar.

No separador Dados da Instituição, poderá alterar todos os dados relativos à instituição activa,desde o número de contribuinte, morada e contactos ou responsável pela instituição.

No separador dos Dados Gerais, poderá parametrizar os diferentes módulos que têm ligaçãocom a WinUTE, assim como os parâmetros do próprio módulo de utentes.

No separador Configuração de Listagem, poderá parametrizar algumas opções de configuraçãodas diversas listagens que a instituição pode emitir. Pode, por exemplo, definir uma imagem queestará presente nos documentos, qual o cabeçalho e rodapé dos mapas, qual o rodapé dosrecibos.



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Finalmente, no separador Texto da Declaração poderá definir qual a mensagem padrão aconstar nas declaração a emitir pela instituição activa no momento.

* Descarga automática para Tesouraria

Foi implementado um complemento ao funcionamento de descargas online para a aplicação detesouraria - WinGTE. Assim, nos parâmetros associados à parametrização das descargas online,existe a possibilidade de fazer a descarga no momento da gravação sem que seja pedidaqualquer confirmação ao utilizador.



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Se a “Descarga Automática de Documentos na Tesouraria” estiver activa, poderá seleccionar aopção “Abrir descarga sem questionar” que, logo que a gravação do documento seja concluídacom êxito, iniciará o processo de descarga sem qualquer aviso ou confirmação emitido aoutilizador.

Este comportamento foi implementado nas seguintes aplicações:

- WinGCS;- WinGSO.

Além destas, o comportamento já se encontrava disponível nas versões mais recentes dasseguintes aplicações:

- WinSEC;- WinUTE.

Nota: a alteração não afectou o processo de descarga, mantendo a necessidade de

parametrizações do documento na tesouraria, como acontecia anteriormente.

* Solicitar o Responsável do utente de forma opcional nos Movimentos de Cofre (Controlar saldo

do Responsável)

Parâmetros da Instituição

Existem 2 novos campos:(1) Controlar Saldos de Responsável(2) Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos

A primeira nova opção, por defeito, não está seleccionada. É uma opção para validar opagamento de recibos dependendo do Crédito/Saldo de Cofre do Responsável em vez deconsiderar apenas o Crédito/Saldo de Cofre do Utente.

Exemplo:Utente 1 tem 1 adiantamento de 50 para o responsável 1;



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Utente 1 tem 1 adiantamento de 50 para o responsável 2;Crédito Utente = 100, Crédito Resp. 1 = 50, Crédito Resp. 2 = 50.

Se a opção “Controlar Saldos de Responsável” estiver seleccionada, o utilizador não vaiconseguir pagar 1 recibo para esse utente para o responsável 1 no valor de 60 usando apenascrédito. Caso a opção não esteja seleccionada, consegue fazer o pagamento uma vez que outente tem Crédito suficiente.

A segunda nova opção é para permitir ou não o uso de Valores de Cofre nos Pagamentos. Estaopção está activada por defeito, pois era um comportamento que já existia. No entanto, ela vaiafectar o preenchimento do responsável nos movimentos de cofre em conjunto com a primeiraopção.

Movimentos de Cofre

Nos Movimentos de Cofre (Cofre > Movimentos) é possível indicar o responsável ao qual serefere o movimento. Este campo é de preenchimento obrigatório ou não, dependendo dasopções dos parâmetros acima descritas.

O Responsável apenas é de preenchimento obrigatório caso nos parâmetros (Utilitários >Parâmetros Instituição > Dados Gerais > Utentes) estejam seleccionadas as duas opções,“Controlar Saldos de Responsáveis” e “Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos”.

Do mesmo modo, foi alterada o Registo de Valores Recebidos (Utentes > Rendimentos > Registode Valores Recebidos), em que é possível indicar o Responsável, pois este registo dá origem aum movimento de cofre.

Quando os parâmetros são alterados e seleccionadas ambas as opções, caso o campo deresponsável dos movimentos de cofre não esteja preenchido, é alterado automaticamenteseguindo as seguintes regras:

Se o utente tem 1 responsável com o campo “Próprio” a verdadeiro, o movimento passa a serpara esse responsável;Se o utente não tem 1 responsável marcado como “Próprio” e tem 1 responsável em que a



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percentagem é 100%, o movimento fica a ser do responsável com 100%;Se nenhum dos casos anteriores se verifica, o responsável fica vazio e o utilizador tem quealterar manualmente o responsável no movimento.

Foi também adicionada a possibilidade de alterar o registo. Esta funcionalidade permite apenasa alteração do responsável do movimento e foi adicionada para permitir ao utilizador alterar oresponsável caso não queira aquela regra ou para os casos em que não se verifica nenhumadas duas possibilidades e o campo continua vazio.

Ficha do Utente

O Responsável tem também os campos Saldo, Crédito Disponível e Saldo de Cofre e é possívelvisualizar esta informação na linha do responsável, na ficha do utente.

Estes Saldos são calculados ao fazer nos mesmos registos e da mesma forma que sãocalculados os saldos do utente.

Na seguinte tabela estão indicados quais os Saldos que são/podem ser alterados e em queregistos.

Registos Saldo Crédito Disponível Saldo de Cofre

Recibos +



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Adiantamentos - +

Notas de Crédito - +

Notas de Débito + -

Pagamentos (P) -

Pagamentos (C) -

Pagamentos (V) - (1)-/+

Registo de Valores Recebidos (1)+/-

Movimentos de Cofre (Debito) -

Movimentos de Cofre (Crédito) +

(1) – Depende do parâmetro da instituição “Natureza de Saída de Cofre”. Se for D subtrai aoSaldo de Cofre, se for C soma ao Saldo de Cofre.(2) – Depende do parâmetro da instituição “Natureza de Saída de Cofre”. Se for D soma aoSaldo de Cofre, se for C subtrai ao Saldo de Cofre.(1) e (2) - o que acontece nestes 2 casos é que ao gravar o registo é gerado um movimentode Cofre a partir do registo.

Pagamentos

Os pagamentos (Movimentos > Pagamentos > Manutenção) e pagamentos por processamentoforam alterados para se conseguir visualizar os Saldos do responsável.

Ao validar os saldos, se o utilizador seleccionar “Controlar Saldos de Responsáveis” vai servalidado também se o responsável tem crédito/Saldo de cofre disponível para efectuar opagamento.



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Alteração de Mapas para contemplarem os Responsáveis

Os seguintes mapas foram alterados para se poder emitir os dados em relação a Responsáveisem vez dos utentes:

Analises Globais > Mapas > Analise de Saldos de Utentes/ResponsáveisAnalises Globais > Mapas > Conta Corrente de Utentes/ResponsáveisCofre > Mapas Cofre > Conta CorrenteCofre > Mapas Cofre > Saldo CofreCofre > Mapas Cofre > Movimentos entre Datas

Assim, existe uma caixa de selecção para conseguir emitir a informação para responsáveis.

Caso esta caixa de selecção seja seleccionada, é possível filtrar a informação por responsável,apenas se o intervalo de utentes for 1 só utente. (por exemplo: do utente 1 ao utente 1).

Todos os mapas foram alterados da mesma forma, quer a nova caixa de selecção, quer ocampo de filtro de responsável.

Em alguns dos mapas é possível escolher qual o campo a ordenar. Nesses mapas o campoNome de Utente é substituído por Nome do Responsável quando se selecciona a opção “PorResponsável”.



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Na emissão dos mapas, a informação apresentada será, em alternativa aos valores do utente,os valores para o responsável. No responsável aparece a informação (Código Tipo e Código) doutente ao qual o responsável pertence.

* Recibos Gerais: série dos documentos

É possível definir Série para este tipo de documento, sendo parametrizada a série emUtilitários-> Parâmetros da Instituição -> Dados Gerais->Utentes->Documentos.

16.2. Portal Social

Nesta opção, o utilizador poderá fazer a interligação entre a WinUTE e o Portal Social eProcessos Chave. Para isso, basta colocar o endereço do Portal Social e/ou dos ProcessosChave no respectivo campo, assim como a password de cada um deles. Deste modo, outilizador poderá consultar os eventos e toda a informação relativa aos mesmos na WinUTE.



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16.3. Arquivo de Imagens

O Arquivo de Imagens serve para carregar imagens a partir do computador, onde se encontramalojadas, para serem posteriormente utilizadas na WinUTE. Será apresentado também ocaminho da imagem no computador.

16.4. Actualização e Recálculo

16.4.1. Ocupação Valências/Salas

Na actualização da ocupação das valências/salas, o utilizador pode, tal como o nome indica,fazer uma actualização do nível de ocupação das diversas valências e salas da instituiçãoactiva no momento. Ao seleccionar esta opção, ser-lhe-á perguntado se deseja proceder à

actualização. Carregando no botão , o sistema fará uma actualização da ocupação detodas as valências e salas da instituição.



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16.4.2. Recálculo Valores Utentes

Ao seleccionar esta opção, vai ser-lhe questionado se deseja recalcular os valores do saldo deutentes, da conta corrente de utentes, de estatísticas ou de valores de fórmulas de códigos.Escolhendo a opção que deseja, o sistema fará uma actualização dos valores da opçãoseleccionada.

16.5. Calculadora

Esta opção irá abrir a calculadora do Windows, caso seja necessária para alguma operação nodecorrer do seu trabalho.

16.6. Janelas

16.6.1. Alinhar Horizontalmente

Esta opção destina-se a parametrizar o modo como deverá visualizar as janelas da WinUTE. Talcomo o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar as janelas da aplicação horizontalmente.



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16.6.2. Alinhar Verticalmente

Esta opção, tal como o ponto anterior, destina-se a parametrizar o modo como deverávisualizar as janelas da WinUTE. Tal como o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar asjanelas da aplicação verticalmente.

16.6.3. Alinhar em Cascata

Esta opção, tal como os dois pontos anteriores, destina-se a parametrizar o modo como deverávisualizar as janelas da WinUTE. Tal como o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar asjanelas da aplicação em cascata.

16.7. Sistema de Alertas

16.7.1. Gestão do Sistema

A parametrização do Gestor de Alertas está disponível somente para o utilizador “Admin” e sónecessita de ser executada na inicialização do processo, pois a partir da 1ª execução oprograma guarda a informação necessária ao arranque deste serviço na inicialização daaplicação.

Na parametrização do sistema de Alertas deve ser indicado o nome do servidor e o caminholocal da aplicação. Deve ainda ser indicado o período de tempo (em minutos) de verificação denovos alertas assim como o período de tempo (em horas) em que serão gerados novos alertas.

Este procedimento pode ser realizado em qualquer computador da rede, desde que a máquinatenha permissões de activação de tarefas agendadas no servidor. Preferencialmente, aparametrização deverá ser executada no servidor.

Após activação do sistema, ficam disponíveis o Gestor de Alertas, o Emissor de AlertasInstantâneos e a Agenda de Alertas.O Administrador (“Admin”) tem ainda disponíveis a Desactivação do Sistema, se pretenderinactivar o mesmo e a Parametrização do Sistema, caso pretenda alterar os tempos deverificação e geração de alertas.

Para todos os utilizadores estão disponíveis as seguintes opções:

Gestor de Alertas: consultar e remover os alertas recebidos, por utilizador;Emissor de alertas: enviar alertas entre utilizadores;Agenda de alertas: parametrizar a geração de alertas para vários utilizadores.

16.7.2. Gestor de Alertas

Neste módulo o utilizador consulta os alertas emitidos para si. Na grelha, o utilizador temindicação da seguinte informação:



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Alerta: Texto da mensagem;Estado: Lido ou Não Lido;Origem: Geral: alerta agendado para um ou vários utilizadores; Nome do utilizador: Utilizador que enviou o alerta;Data: Data da geração do alerta;

Tipo: Tipo do alerta: Critico , Informativo ou Indiferente (sem imagem) – associauma imagem ao alerta, indicativa do género da mensagem, que é apresentada na consulta doalerta;Categoria: Tabela de origem do alerta – indicação da tabela de consulta do alerta.

Em baixo, é apresentada a mensagem de alerta e a imagem associada ao tipo de alerta.

O utilizador pode nesta grelha, apagar os alertas lidos , mudar o estado do alerta ,para além das usuais operações de localização, filtragem e ordenação da informação na grelha.

De acordo com a parametrização do administrador da aplicação, o programa verifica a“chegada” de novos alertas dando indicação ao utilizador.

16.7.3. Emissor de Alertas Instantâneos

A partir desta opção o utilizador pode enviar alertas para outro utilizador da aplicação. Outilizador deve indicar o tipo de mensagem: Informação, Critico ou Indiferente, qual odestinatário do alerta e o texto.



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O destinatário terá informação de alerta novo na próxima verificação de alertas.

16.7.4. Agenda de Alertas

Nesta opção o utilizador pode parametrizar alertas tendo em conta a informação nas tabelasdas bases de dados e/ou uma certa data. Na grelha da alertas agendados é apresentadaalguma informação acerca dos alertas:

Designação: Texto identificativo do alerta;Base: Condicional - tem por base de informação a base de dados; Incondicional - Não se baseia na informação da base de dados para gerar os alertas;

Data Inicial – Data Final: Intervalo de tempo no qual o alerta deverá ser gerado;Último Lançamento: Sucesso - foi executado com sucesso; Insucesso - a execução do alerta agendado não teve sucesso, tendoocorrido algum erro; Não executado – A data de geração do alerta ainda não ocorreu.

A construção de alertas é sequencial:

1º passo: Indicar o texto identificativo do alerta.

2º passo: Indicar a base de definição do alerta:Condicional: Tem por base informação na base de dados – permite que sejam gerados alertasquando determinada condição se verificar nas tabelas da base de dados;Incondicional: Independente da informação na base de dados – a utilizar na geração de alertasdependentes de datas, ou que se pretende sejam enviados a todos os utilizadores numadeterminada data.



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Caso a opção seja por Alertas Condicionais:

3º passo: Indicar a tabela de origem dos dados assim como os campos e condições a verificarna geração do alerta. Exemplo: pretende-se ser avisado quando a data de vencimento de algum recibo for atingida.Então seleccionam-se todos os Recibos não Pagos, cuja Data de Vencimento seja inferior ouigual à data actual (data de sistema).

Alguns exemplos:

WinGTEExemplo de Alertas: O saldo da Conta Bancária inferior a 500€ (D)

Condição do Alerta:Tabela: Contas BancáriasCampo: Saldo Critério:é menor ou igual a Valor: 500Campo: NaturezaCritério:é igual a Valor: D

Texto do Alerta:Texto Inicial: O saldo da conta Texto Variável: CódigoTexto Intermédio: - Texto Variável: Número ContaTexto Intermédio: é menor ou igual a 500 €. É de: Texto Variável: SaldoTexto Final: €.

O texto criado por este alerta será do tipo: “O saldo da conta 1- 004458454564 é menor ouigual a 500 €. É de 390 €.”

WinSECExemplos de alertas: Stock do artigo ALCA001 é inferior a 10 Unidades.



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Condição do Alerta:Tabela: Artigos Campo: CodigoCritério: é igual a Valor: ALCA001Campo: Quantidade Stock Critério: é menor ou igual aValor: 10

Texto do Alerta:Texto Inicial: Existe, em stock, do artigoTexto Variável: Codigo Texto Intermédio: - Texto Variável: Designação Texto Intermédio:Texto Variável: Quantidade StockTexto Final: unidades.

O texto criado por este alerta será do tipo: “Existe, em stock, do artigo ALCA001 – Designaçãodo Artigo 10 unidades”

4º passo: Seleccionar as instituições a serem analisadas pela condição indicada pelo utilizador. O utilizador tem disponíveis todas as instituições que existem criadas na aplicação e é-lhepossibilitado seleccionar quais interessa consultar. Os alertas gerados serão apresentadosindependentemente da instituição activa no momento.

5º passo: Construção do texto a apresentar pelo gestor de alertas. Ao utilizador é pedido que indique o texto fixo e, opcionalmente 3 campos da tabela analisada.O alerta, se o utilizador o pretender, pode indicar qual a instituição a que se refere amensagem.Exemplo: O texto do alerta apresentado na imagem gerará mensagens do tipo: “O saldo doutente António José Ferreira é inferior a 0: 150. Existem recibos por pagar. (01 – F3M )”.

6º passo: Tipo de alerta: associa uma imagem indicativa acerca do tipo de alerta: Critico ;



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Informativo ou Indiferente (sem imagem).

7º passo: Selecção dos destinatários do alerta, entre os utilizadores da aplicação.

8º passo: Indicação do intervalo de tempo em que se pretende que o alerta seja gerado.Caso o utilizador pretenda agendar o alerta num (ou vários) dia(s) fixo(s) do ano/mês, deveindicar a data final igual à data inicial, dando então o programa a possibilidade de indicar emque meses se irá repetir o alerta. Exemplo: no dia 28 de cada mês, a partir de Agosto, avisar o utilizador António que deveráemitir os recibos. Deverá então indicar Data Inicial: 28-08-2010, Data Final 28-08-2010. Poderáentão seleccionar os meses até final do ano e o alerta será gerado apenas no dia 28 de cadamês.



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9º passo: Indicação da acção a realizar caso a data prevista do alerta tenha sido ultrapassada,isto é, se no dia em que a geração do alerta estava prevista, por algum motivo este não foigerado (por exemplo, o servidor estar desligado na data prevista). As acções possíveis são: Lançar na próxima geração de alertas, indicando o texto adicional, ou Ignorar, não lançando o alerta, concluíndo assim a parametrização do alerta.

Caso a opção seja por Alertas Incondicionais:O utilizador deve indicar qual o texto do alerta a ser enviado na data prevista.

O passo seguinte no agendamento de alertas incondicionais é o nº 6 dos Alertas Condicionais,seguindo os passos a partir daí.



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16.8. Sistema de Reconhecimento de Voz

O Sistema de Reconhecimento de Voz permite ao utilizador um acesso mais directo àsfuncionalidades mais utilizadas na aplicação, facilitando os processos da Instituição.

Depois de associada uma palavra emitida pelo utilizador a um determinado processo daaplicação, sempre que o sistema a detectar será despoletada a acção definida.

As palavras vocalizadas pelo utilizador vão substituir o clique no botão, ou seja, vai seremulado o clique no botão. Por exemplo:

Se o utilizador associar a palavra “Guardar” ao botão "Gravar" , quando o Sistemadetectar a palavra “Guardar” a aplicação executará o processo de gravação, à semelhança doque aconteceria se tivesse carregado no botão.

Outro exemplo será o acesso directo a um ecrã bastante utilizado na Instituição. Se oUtilizador associar uma palavra ao caminho deste, deverá visualizá-lo automaticamente.

Observações:Para o funcionamento mais eficiente do Sistema, o utilizador deverá parametrizar apenas asacções mais utilizadas garantindo assim uma distinção mais assertiva da vocalização em causa.

As acções estão associadas a cada utilizador da aplicação, isto é, as acções parametrizadaspor um utilizador não são visíveis pelos outros utilizadores.

16.8.1. Parametrização Acções de Voz

Existe um botão na barra de botões de acesso rápido (Atalhos) que lhe permite saber se esta

funcionalidade está ou não activa. Quando estiver inactiva, deverá aparecer o botão e

quando estiver activa aparecerá o botão . Para activar/desactivar bastará clicar no botão.

Para associar uma Acção a uma Palavra de Activação, o utilizador deverá ir ao menu Sistemade Reconhecimento de Voz e escolher a opção Parametrizar Acções de Voz.

Na janela Parametrização de Acções de Voz, adiciona-se o par (Acção - Palavra deActivação).



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Carregando na tecla "F4" será disponibilizada a lista das acções possíveis de parametrizar.

Depois de escolhida a acção será associada a esta uma palavra de activação, que mais tardeserá utilizada na opção Gravar Palavras.

16.8.2. Gravar Palavras

Aqui são gravadas as Palavras de Activação utilizadas na Parametrização do Sistema.

É escrita a Palavra no campo Word e para gravar o som associado a esta palavra deverácarregar no botão Record pronunciation.



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16.9. Ver Histórico

Esta opção permite fazer a troca de base de dados do actuais utentes para uma base dedados dos utentes em histórico. Os utentes em histórico são aqueles que já frequentaram ainstituição mas que já não frequentam no momento. Isto permite-lhe pesquisar os dados quenecessite de utentes que já não estão na instituição.

Para fazer a troca novamente para a base de dados de utentes actual, basta ir a Utilitários >Ver actual.

16.10. Importação Códigos Postais

Permitirá ao utilizador importar registos a partir de base de dados de origem disponibilizada pelaF3M. As entidades a importar serão Códigos Postais, Concelhos ou Freguesias.

Códigos Postais



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Concelhos

Freguesias

Ao pressionar o botão surgirá a janela onde poderá indicar a base de dados de origemdisponibilizada pela F3M.

O utilizador, para cada entidade a importar, poderá seleccionar por parametrização os registos



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a importar para a base de dados da Instituição e respectivas tabelas associadas.

Deverá, segundo a entidade a importar, indicar qual o Distrito, Concelho e Localidade. Após a

indicação dos parâmetros, deverá pressionar o botão para carregar a lista associada.

Na grelha de visualização de registos serão mostrados todos os registos nas condições dosparâmetros indicados, possibilitando ainda ao utilizador indicar desse conjunto os que pretendeefectivamente importar.

Poderá Marcar/Desmarcar os registos a importar pressionando a tecla "F7".

Após confirmação dos dados a importar deverá pressionar o botão .

16.11. Campos de Utilizador

Esta opção permite-lhe configurar alguns campos na ficha de utente de acordo com aspreferências da instituição. Os campos de utilizador foram criados para especificidades decampos que ainda não estejam contemplados na ficha de utente. Deste modo, poderá ter umainformação mais completa dos utentes da instituição.



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Para criar um campo de utilizador, necessita apenas de escrever o nome que pretende atribuirao campo e este aparecerá no separador Camp.Utilizador na ficha de utente.

16.12. Designer de Mapas

Esta opção permite-lhe "desenhar" os diferentes documentos que a instituição emite. Poderá,entre outros, mudar a descrição dos campos a constar num recibo, a posição dos campos ouacrescentar uma imagem ao documento. Pode editar os diferentes documentos já pré-definidosou, se preferir, criar um documento de raíz.



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16.13. Exportação para MS Office

A exportação para MS Office permite-lhe enviar uma determinada listagem para um documentode MS Office (Word, Excel), em alternativa aos formatos dos documentos da WinUTE. Tenhaem atenção que para fazer a exportação é necessário ter instalado no seu computador o MSOffice.

Para fazer a exportação, terá inicialmente que escolher a entidade e respectivos campos quevai pretender enviar para um documento Word/Excel, tal como indicado na imagem abaixo.

De seguida, terá que filtrar os campos que deseja que apareçam na listagem. Terá de escolhera entidade, campo e respectivo critério. Pode escolher vários critérios para filtrar ao mesmotempo.



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Após a escolha dos campos a filtrar necessita escolher qual o tipo de documento, Word ouExcel, que será o destino da listagem pedida nos passos anteriores.

Antes da exportação para o documento seleccionado, terá uma quadro-resumo com osatributos e filtros que foram pedidos para exportar.

Finalmente, aparecerá um quadro indicando se a operação de exportação foi concluída comsucesso ou não. No caso da listagem não ter sido exportada com sucesso, poderá semprevoltar atrás para redefinir a escolha dos seus critérios para exportação.



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16.14. Impressão em Série

A impressão em série permite-lhe fazer a exportação para Word de um documento definido peloutilizador, de modo a que se obtenha uma série com as entidades e campos que o utilizadornecessita. Por exemplo, caso o utilizador queira emitir para cada utente um documento quetenha explícitos o seu ID na instituição, o nome, a morada e o telefone.

Para começar o processo da impressão em série, terá de escolher o documento para o qual vãoser exportados os resultados. Poderá pedir para ser criado um documento novo ou, emalternativa, carregar um documento pré-definido já existente no seu computador.

Depois, necessita escolher a entidade e os campos que pretende que sejam apresentados nosdocumentos a exportar.



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Seguidamente poderá configurar um filtro para que sejam exportados apenas os resultados quelhe interessam. Para criar o filtro, escolha a entidade, o campo e o critério a utilizar. Poderáfiltrar vários campos simultâneamente.

Por fim, aparecerá um quadro-resumo da informação que irá constar no documento Word quequer exportar. Caso surja a informação que a exportação não foi realizada com sucesso, poderásempre voltar atrás e reformular os critérios e os campos a apresentar.

No documento Word que acabou de criar, precisa agora de configurar a informação exportada.Assim, para apresentar os campos que indicou no assistente de configuração, vá ao separadorMailings > Inserir campo de Impressão em Série e seleccione os campos que estão listados.Depois faça Pré-visualizar Resultados e aparecerão os resultados que pediu no documentoWord.

16.15. Bloqueamento de Meses

Esta opção operacionaliza o conceito de meses bloqueados, ou seja, se o utilizador entenderque existem meses que já foram fechados, então poderá bloquear os movimentos para osmeses em causa.

Para o utilizador poder bloquear os meses deverá ir a Utilitários > Bloqueamento de Meses eindicar qual ou quais os meses bloqueados até então, para o ano pretendido.



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Após o bloqueamento de meses, se efectuar qualquer tipo de movimento para um dos mesesbloqueados, a aplicação não vai permitir que seja gravado, lançando uma mensagem de aviso.

17. F3M

A opção "F3M" permite-lhe ter um acesso rápido a diversas aplicações F3M instaladas nainstituição e interligadas entre si (por exemplo, WinUTE ligado a WinCTB e WinGTE).

Para tal, basta clicar no nome do programa a que pretende ter acesso e indicar a localização

da mesma aplicação, carregando em .



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Depois de entrar no programa pela primeira vez, o sistema já reconhecerá o caminho e nãonecessita de voltar a colocá-lo para aceder à aplicação.

18. Ajuda

18.1. Índice

Ao escolher esta opção, você será direccionado para o Help-On-Line da WinUTE. O Help-On-Line está organizado do mesmo modo e apresenta o mesmo conteúdo do manual de utilizadorem formato PDF e E-Book.

O objectivo do Help-On-Line é apresentar uma ajuda ao cliente directamente na aplicação,tornando o esclarecimento de qualquer dúvida mais rápido.

Apesar da disponibilização do Help-On-Line, aconselha-se o utilizador a ler o manual daaplicação antes da sua utilização.

18.2. Acerca de F3M

Ao seleccionar a opção "Acerca de F3M" ficará a conhecer alguns dados relativos à F3M,empresa que lhe disponibiliza a(s) sua(s) aplicações.

Poderá ver uma lista de todas as aplicações F3M da linha IPSS (são 13 aplicações no total) queo ajudam a gerir o dia-a-dia da sua Instituição e ver também os contactos da F3M, com quempoderá esclarecer qualquer dúvida ou pedir informações.



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Suporte

FAQ's

- Como fazer os processamentos dos recibos das mensalidades?

Antes de fazer os processamentos dos recibos das mensalidades assegure-se que tempreenchidos, na ficha do utente, os códigos a processar (Utentes > Manutenção > Ficha deUtente > Separador Códigos). Depois, para fazer os processamentos dos recibos dasmensalidades, aceda à opção Movimentos > Processamentos > Geração Automática. Estaopção permite gerar, de forma automática, os processamentos dos utentes para a valênciaseleccionada na janela de geração dos recibos.

- Como fazer um Pagamento?

Para fazer um pagamento, aceda à opção Movimentos > Pagamentos > Manutenção. Na janelaapresentada clique em “+” (adicionar) para acrescentar um novo pagamento. Seguidamente, noformulário de registo, coloque o número de recibo que deseja pagar, uma vez que estaoperação preenche automaticamente os restantes campos. Poderá então adicionar (F5) umtipo de pagamento e gravar a informação.

- Como fazer um recibo pontual?

Para fazer um recibo pontual, aceda à opção Movimentos > Recibos > Manutenção e clique em“+” (adicionar) para adicionar um novo recibo. No formulário de registo dos recibos deveráindicar, para além do utente e do mês a que diz respeito o recibo, os códigos a constar norecibo e os respectivos valores. No final, para validar o recibo, clique em gravar.

- Como dividir o valor de um recibo?

Para dividir o valor de um recibo, necessita seleccionar a opção Movimentos > Recibos > DividirRecibos. No formulário que é apresentado, indique o número do recibo a dividir. De seguida, naslinhas de códigos apresentadas, altere o valor nas linhas que pretende que constem de umnovo recibo. Altere a linhas para o valor que pretende que seja pago no momento da divisão.Desta forma, ao confirmar a divisão do recibo, será gerado um novo recibo (com um novonúmero) com o valor em falta, isto é, o valor do recibo “inteiro” deduzido do valor já pago.

- Como fazer um recibo de donativo?

Para fazer um recibo referente a um donativo, aceda à opção Recibos Gerais > Manutenção.Nesta janela, clique em “+” (adicionar) para acrescentar um novo recibo. Para gerar o recibodeve preencher os dados da ficha da entidade e indicar o tipo de recibo. Como se trata de umdonativo, deve também indicar em Código de Donativo qual o código do mesmo.

- Como fazer o Mapa de Acordo de Cooperação da Segurança Social?

Antes de fazer o Mapa de Acordo de Cooperação da Segurança Social, é importante referir queeste mapa pode ser composto por 3 tipos de modelos para entrega: Modelo 1, Modelo 2 eModelo 3. Cada instituição deverá preencher um ou mais modelos, dependendo do tipo deactividade que se realiza na instituição. De referir ainda que para fazer o mapa, para qualquermodelo, é necessário que existam processamentos efectuados.



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Caso tenha que preencher o Modelo 3, necessita antes de mais, na opção Utentes >Manutenção > Ficha de Utente > Separador Dados Complementares > Separador OutrosDados, preencher os campos relativos ao Modelo 3. Para emitir o mapa terá de aceder à opçãoAnálises Globais > Mapas > Mapa de Utentes com Acordo de Cooperação > Manutenção. Noformulário, escolha o tipo de modelo que pretende fazer, preencha os dados e carregue o MapaBase da Segurança Social em Excel. Terá de carregar os utentes com os parâmetros indicadose deverá fazer a exportação dos dados para o Mapa Base (ficheiro Excel que carregouanteriormente) no botão Excel no canto inferior direito do formulário.

- Como tirar uma listagem dos Utentes Activos por Valência?

Para tirar uma listagem dos utentes activos por valência, aceda à opção Utentes > Listagens >Utentes por Valência e, no formulário apresentado, seleccione a valência pretendida e apenasvisualizar os utentes activos.

- Como passar utentes inactivos para histórico?

Esta operação apenas poderá ser efectuada pelo administrador. Para passar utentes inactivospara a base de dados de histórico, aceda à área dos Utilitários e seleccione a opção Utilitários> Base de Dados Histórico. Na janela apresentada, deverá indicar qual a instituição a que sereferem os utentes e quais os utentes que transitarão para a base de dados de histórico. Nocaso de desejar visualizar os utentes em histórico, na área principal da aplicação, aceda àopção Utilitários > Ver Histórico.

- Como eliminar um recibo que foi emitido por engano?

Não é aconselhável a eliminação de recibos, devido à numeração sequencial dos mesmos. Oque é aconselhável é alterar o recibo que emitiu por engano, colocando todos os códigos comvalor igual a zero, de modo a que o recibo não tenha qualquer valor.

Tenha também em atenção que apenas poderá alterar um recibo caso este ainda não tenhasido pago. Se o recibo já estiver pago, deverá, em primeiro lugar, eliminar o pagamento e sódepois, na janela de manutenção de recibos (Movimentos > Recibos > Manutenção), editar orecibo pretendido.

- Como fazer o licenciamento de uma aplicação, quando se faz um Upgrade ou se adquire umaaplicação?

Para fazer o licenciamento de uma aplicação F3M, comece por se dirigir ao Portal do ClienteF3M em www.f3m.pt (espaço Área Reservada, no canto superior esquerdo do site), e colocaras credenciais de acesso ao Portal para a sua instituição. No Portal, aceda a Software OsMeus Programas e carregue em Download Licença na respectiva aplicação para descarregar alicença para o seu computador.

O passo seguinte é abrir a aplicação no módulo Utilitários, acedendo à opção Utilitários Licenciamento. No formulário, carregue em Importar e indique a localização do ficheiro quedescarregou para o seu computador anteriormente. Carregue em Gravar e saia da aplicação.Assim, está feito o licenciamento da sua aplicação F3M.

- Como identifico qual é a versão da aplicação F3M que estou a utilizar?

Existem duas maneiras muito simples de identificar qual a versão da aplicação ou aplicações



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F3M que se encontra a utilizar. A primeira maneira consiste em iniciar a aplicação e, no ecrã deentrada (onde escolhe o utilizador e se pretende ir para o módulo principal ou utilitários),encontra no canto inferior esquerdo da janela a indicação da versão que está a utilizar. Casose encontre já com a aplicação iniciada, terá sempre visível na barra superior, do ladoesquerdo, a versão da aplicação F3M que se encontra a utilizar de momento.

- Como criar uma nova instituição (nas aplicações da linha IPSS)?

Para criar uma nova instituição em qualquer aplicação F3M da linha IPSS, inicie a aplicação nomódulo principal da respectiva aplicação. Depois, clique em Instituições > Fechar Instituiçãopara fechar a instituição que se encontra activa no momento. Já com todas as instituiçõesfechadas, seleccione Utilitários > Manutenção Instituições para aceder à janela de manutençãodas instituições na aplicação. Na janela carregue no botão “+” (adicionar) e abrirá umformulário para preenchimento dos dados de uma nova instituição. Depois de preenchidos todosos dados, clique em Gravar e estará criada a nova instituição.

- Em caso de dúvidas, para onde ligar?

Em caso de dúvidas ou qualquer questão adicional deverá contactar a F3M, usando oscontactos telefónicos: 253 208 340 (Sede) ou 214 266 675 (delegação Sul), ou ainda atravésdo e-mail: [email protected].

O horário de funcionamento do apoio ao cliente efectua-se de Segunda a Sexta-Feira, das9.00h às 13.00h e das 14.30h às 18.30h.



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Contacte-nos

Caso a informação disponível neste manual não tenha conseguido responder a alguma questãorelacionada com a WinUTE, não hesite em procurar a nossa ajuda:


SedeEdifício F3MRua de Linhares4715-435 Braga

SulRua Projectada ao Alto da Bela VistaConjunto Empresarial, Edifício B2735-319 Cacém - Lisboa

Contactos para assistência:Tel: (+351) 253 208 340Fax: (+351) 253 613 561E-mail: [email protected]

manual utilizador winute 13

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botes de acesso rpido

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caractersticas funcionais

funcionamento geral