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Ges tão de Uten te s WinUTE

F3M – I ns t i tu i ções . . .

. . . uma r e la ção de sucesso .

M A N U A L D O

U T I L I Z A D O R

WinUTE Manual do Utilizador

2 F3M – Engenharia de Sistemas e Informática

Introdução ............................................................................................................ 8

1. Como Entrar no programa ............................................................................... 9 2. WinUTE - Gestão de Utentes Passo-a-Passo .................................................. 10 3. Funcionamento Geral ...................................................................................... 13

3.1. Lista de Registos ................................................................................... 13 3.2. Campos Sublinhados ........................................................................... 14 3.3. Adicionar Registo ................................................................................. 16 3.4. Alterar Registo ...................................................................................... 16 3.5. Apagar Registo ..................................................................................... 17 3.6. Localizar Registo .................................................................................. 17 3.7. Filtrar Registos ...................................................................................... 18 3.8. Ordenação Registos .............................................................................. 20 3.9. Ver Detalhes .......................................................................................... 21 3.10. Imprimir............................................................................................... 21 3.11. Mapas e Listagens .............................................................................. 25 3.12. Correio Electronico ............................................................................. 26 3.13. SMS ....................................................................................................... 27 3.14. Sistema de Alertas .............................................................................. 28

3.14.1. Activação do sistema ................................................................................ 29 3.14.2. Gestor de Alertas ....................................................................................... 31 3.14.3. Emissor de Alertas Instantâneos ........................................................... 32 3.14.4. Agenda de Alertas .................................................................................... 32

3.15. Sistema de Sons ................................................................................... 41 3.15.1. Utilização ..................................................................................................... 41 3.15.2. Activação ..................................................................................................... 41 3.15.3. Manutenção ................................................................................................ 42 3.15.4. Formulário de Inserção ............................................................................ 42

3.16. Navegador ........................................................................................... 45 3.17. Sistema de Reconhecimento de Voz ................................................. 46

3.17.1. Activação/Desactivação do Sistema ................................................... 47 3.17.2. Parametrização do Sistema .................................................................... 47 3.17.3. Gravar Palavras ......................................................................................... 49

3.18. Importação de Registos ...................................................................... 50 4. Tabelas Auxiliares ........................................................................................... 52

4.1. Tipo de Utentes ..................................................................................... 53 4.2. Grupos de Códigos ............................................................................... 53 4.3.Códigos ................................................................................................... 54

Manual do Utilizador WinUTE

F3M – Engenharia de Sistemas e Informática 3

4.4. Variáveis ................................................................................................ 55 4.5. Fórmulas ................................................................................................ 55 4.6. Seguradoras ........................................................................................... 57 4.7. Valências ................................................................................................ 58 4.8. Comparticipações ................................................................................. 59 4.9. Salas ou Quartos ................................................................................... 61 4.10. Bancos .................................................................................................. 62 4.11. Contas Bancárias ................................................................................. 63 4.12. Códigos Postais ................................................................................... 64 4.13. Habilitações Literárias do Utente ..................................................... 64 4.14. Situações Económicas do Utente ...................................................... 65 4.15. Motivos de Ausência ou Saída .......................................................... 66 4.16. Sub-Sistemas de Saúde ...................................................................... 66 4.17. Textos ................................................................................................... 67 4.18. Ementas ................................................................................................ 68 4.19. Tipo pagamento .................................................................................. 68 4.20. Acordos e Entidades .......................................................................... 69 4.21. Freguesias ............................................................................................ 69 4.22. Tipo de Documentos Inscrição ......................................................... 70 4.23. Tipo Deficiência ou Incapacidade .................................................... 70 4.24. Escalões etários ................................................................................... 70 4.25. Escolas .................................................................................................. 71 4.26. Concelhos ............................................................................................ 71

5. Utentes ............................................................................................................. 72 5.1. Dados ..................................................................................................... 72 5.2. Dados Complementares ...................................................................... 76 5.3. Códigos .................................................................................................. 78 5.4. Responsáveis de Utentes ..................................................................... 81 5.5. Notas ...................................................................................................... 83 5.6. Ficha Social ............................................................................................ 84 5.7. Documentos .......................................................................................... 85 5.8. Autorizações.......................................................................................... 86 5.9. Registo de Ausências ou Saídas .......................................................... 86 5.10. Alteração Global de Valores dos Utentes ........................................ 87 5.11. Alteração Global Valências/Salas .................................................... 90 5.12. Utentes em Espera .............................................................................. 91

5.12.1. Passagem de Utentes em Espera .......................................................... 91 5.12.2. Mapa Resumo Utentes em Espera ....................................................... 92 5.12.3. Emissão das Fichas de Utentes em Espera ........................................ 93 5.12.4. Listagem de Prioridades de Utentes em Espera .............................. 93



5.11. Emissões .............................................................................................. 93 5.11.1. Emissão das Fichas de Utentes .............................................................. 93 5.11.2. Emissão de Cartões de Utentes ............................................................. 95 5.11.2. Emissão de Etiquetas ................................................................................ 96 5.11.3. Emissão de Correspondência ................................................................ 98 5.11.4. Emissão de Ficha de Responsável ......................................................100

5.12. Listagens ............................................................................................ 101 5.12.1. Listagem Parametrizada de Utentes ..................................................101 5.12.1.1. Filtros - Listagem Parametrizada de Utentes ...............................102 5.12.1.2. Ordenação - Listagem Parametrizada de Utentes ......................103 5.12.1.3. Parametrização - Listagem Parametrizada de Utentes .............104 5.12.2. Listagem de Ausências ou Saídas ......................................................106 5.12.3. Listagem de Utentes por Valência ......................................................107 5.12.4. Listagem de Utentes para Seguro .......................................................108 5.12.5. Listagem de Datas de Nascimento/Idades de Utentes ...............109 5.12.6. Listagem de Habilitações Literárias de Utentes .............................111 5.12.7. Listagem de Situações Económicas de Utentes ..............................112 5.12.8. Listagem de Permanência de Utentes ...............................................113 5.12.9. Listagem de Responsáveis de Utentes ..............................................114 5.12.10. Listagem de Valores de Utentes .......................................................115 5.12.11. Listagem do Álbum de Fotos de Utentes .......................................117 5.12.12. Listagem de Valores das Variáveis de Utentes ............................117

5.12.13. Listagem de Valores de Responsáveis ...................................... 118 5.12.14. Listagem de Deficiência ou Incapacidade ................................ 118 5.12.15. Listagem de distribuição idade/sexo........................................ 119 5.12.16. Listagem de distribuição deficiência/incapacidade ............... 120 5.12.17. Listagem de Utentes .................................................................... 120 5.12.18. Listagem de Utentes por Código ............................................... 121 5.12.19. Listagem de ATL ......................................................................... 122 5.13. Inscrições ........................................................................................... 124

5.13.1. Listagem Documentos por Valência..................................................124 5.13.2. Manutenção Documentos por Utente ...............................................124 5.13.3. Mapa Documentos por Utente ............................................................125

5.14. Contrato Prestação de Serviços ....................................................... 126 5.14.1. Tipos ............................................................................................................126 5.14.2. Cláusulas....................................................................................................127 5.14.3. Manutenção ..............................................................................................127 5.14.4. Emissão ......................................................................................................129

5.15. Actualização de Mensalidades ....................................................... 129 5.15.1. Manutenção ..............................................................................................130



5.15.2. Emissão de Declarações ........................................................................130 5.15.3. Listagem de Mensalidades ...................................................................131 5.15.4. Actualiza Mensalidade de Utente ......................................................131 5.15.5. Comparticipações....................................................................................132

5.16. Visitas ................................................................................................. 132 5.16.1. Manutenção ..............................................................................................133 5.16.2. Listagem .....................................................................................................133

6. Movimentos ................................................................................................... 134 6.1. Processamento de Utentes ................................................................. 134 6.1.1. Geração Automática de Processamentos ...................................... 136 6.1.2. Anulação Automática de Processamentos ................................... 136 6.1.3. Alteração Global de Valores de Processamento .......................... 138 6.1.4.Listagem de Processamentos .......................................................... 141 6.2. Registo de Recibos .............................................................................. 143 6.2.1.Geração Automática de Recibos ..................................................... 146 6.2.2. Anulação Automática de Recibos .................................................. 148

6.2.2.1. Anulação Automática de Recibos por Valência ............................148 6.2.2.2. Anulação Automática de Recibos por Utente................................148 6.2.3. Emissão Geral de Recibos .......................................................................149 6.2.3.1. Emissão Geral de Recibos por Número de Recibo .......................149 6.2.3.2. Emissão Geral de Recibos por Nome de Utente ...........................150 6.2.4. Emissão de Documentos .........................................................................152 6.2.5. Mapa Resumo de Recibos .......................................................................152 6.2.6. Mapa de Transferência Bancária ...........................................................154 6.2.7. Mapa Controle de Vales ..........................................................................156 6.2.8. Mapa resumo atrasados ..........................................................................157 6.2.9. Mapa resumo de códigos ........................................................................157 6.2.10. Dividir Recibos .........................................................................................158 6.3. Pagamento de Recibos ................................................................................159

6.3.1. Dados do Pagamento ...................................................................... 161 6.3.2. Geração Automática de Pagamentos ............................................ 162

6.3.1.1. Geração Automática de Pagamentos por Valência ......................162 6.3.1.2. Geração Automática de Pagamentos por Utente .........................163

6.3.2. Anulação Automática de Pagamentos .......................................... 164 6.3.2.1. Anulação Automática de Pagamentos por Valência ...................164 6.3.2.2. Anulação Automática de Pagamentos por Utente .......................164

6.3.3. Mapa Resumo de Pagamentos ...................................................... 165 6.3.4. Aviso de Recibos Vencidos ............................................................ 167 6.3.5. Cobrança Postal ............................................................................... 168

6.3.5.1. Registos .....................................................................................................168



6.3.5.2. Pagamentos Efectuados .......................................................................170 6.3.6. Transferência Bancária .................................................................... 171 6.4. Simulação ............................................................................................ 171

7. Análises Globais ............................................................................................ 173 7.1. Mapas .................................................................................................. 173

7.1.1. Média de Utentes por Ano .....................................................................173 7.1.2. Análise de Saldos de Utentes .................................................................174 7.1.3. Conta Corrente de Utente .......................................................................176 7.1.4. Emissão Declaração (IRS) ........................................................................177 7.1.5. Emissão Boletim Estatístico ....................................................................179 7.1.6. Mapa dos Utentes com Acordo .............................................................180 7.1.6. Mapa Estatístico da Frequência de Valência .....................................182 7.1.7. Mapa Resumo de Utentes para Seguro ..............................................183 7.1.8. Mapa Histórico de Utentes .....................................................................184 7.1.9. Listagem de Documentos Alterados ...................................................185 7.1.10. Mapa Autorização de Utentes .............................................................186 7.1.11. Mapa Utentes Com Acordo de Cooperação ...................................187

7.1.11.1. Manutenção .................................................................. 187 7.1.11.2. Parametros de exportação .......................................... 191 7.1.11.3. Envio ficheiro ............................................................... 192

7.1.12. Mapa de Apoio à carta social ...............................................................192 7.1.13. Balancete de Utentes por valência ......................................................193 7.1.14. Conta Corrente por valência ................................................................194

7.2. Estatísticas ........................................................................................... 195 7.2.1. Estatísticas Global ......................................................................................195

7.2.1.1. Estatística Global por Utente ........................................ 195 7.2.1.2. Estatística Global por Valência .................................... 197 7.2.1.3. Estatística Global por Tipo de Utente ......................... 197 7.2.1.4. Estatística Global por Código ....................................... 199

7.2.1.4. Estatística Global por Mensalidade...................................................200 7.2.2. Estatísticas Ranking ..................................................................................200

7.2.2.1. Ranking Global por Valência ....................................... 201 7.2.2.2. Ranking Global por Tipo .............................................. 202 7.2.2.3. Ranking Global por Código.......................................... 202

8. Recibos Gerais................................................................................................ 204 8.1. Registo de Recibos Gerais .................................................................. 205 8.2. Emissão de Recibos Gerais ................................................................ 207 8.3. Entidades ............................................................................................. 209 8.4. Tipo de Recibos Gerais....................................................................... 210 8.5. Sessões de Trabalho - Recibos Gerais ............................................... 211



8.5.1. Geração de Recibos Gerais ......................................................................214 8.5.2. Emissão de Sessões ...................................................................................215

8.6. Mapa Resumo de Recibos Gerais ..................................................... 215 9. Cofre ............................................................................................................... 217

9.1. Emissão Movimentos de Cofre ......................................................... 218 9.2. Conta Corrente de Cofre .................................................................... 219 9.3. Saldo de Cofre ..................................................................................... 221 9.4. Movimentos de Cofre Entre Datas ................................................... 222 9.5. Tipo de Movimento de Cofre ............................................................ 224 9.5. Registo Vale de Utentes ..................................................................... 225

10. Descarga WinCTB ....................................................................................... 226 10.1. Consulta de Documentos ................................................................ 227 10.2. Parametrização ................................................................................. 228 10.3. Descargas ........................................................................................... 229 10.3.1. Descarga WinCTB.......................................................................... 229 10.3.1.1. Marcação de Atrasados .............................................................. 233

11. Descarga WinGTE ....................................................................................... 234 11.1. Consulta de Documentos ................................................................ 235 11.2. Descarga............................................................................................. 236 11.2. Marcação de Atrasados .................................................................... 238

12. Utilitários ..................................................................................................... 239 12.1. Manutenção/Parâmetros Instituição ............................................. 239

12.1.1.Dados ...........................................................................................................239 12.1.2. Dados Gerais ............................................................................................240 12.1.3. Configuração de Listagem....................................................................245 12.1.4. Texto da Declaração ...............................................................................246 12.1.5. Arquivo de Imagens ...............................................................................247

12.2. Histórico ............................................................................................ 248 12.2.1. Passagem de Utentes para Base de Dados de Histórico ..............248 12.2.2. Ver Base de Dados de Histórico ..........................................................249

12.2. Cópias de Segurança ........................................................................ 250 12.2.1. Criar Cópias ..............................................................................................250 12.2.2.Repor Cópias .............................................................................................253

12.3. Manutenção de ficheiros ................................................................. 255 12.3.1. Compactar Ficheiros ..............................................................................255 12.3.2. Reparar Ficheiros .....................................................................................256

12.4. Utilizadores ....................................................................................... 257 12.5. Acessos ............................................................................................... 259 12.6. Postos ................................................................................................. 260



13. WinUTESIS - Manutenção do Programa de Gestão de Utentes ............... 260

Introdução

O principal objectivo deste Manual do Utilizador é o de orientar os utilizadores ao nível do funcionamento do programa WinUTE. Para complementar a informação deste manual deve-se consultar o Help-

On-Line que vem disponível no próprio programa.

Aconselha-se que os novos utilizadores do WinUTE comecem por ler este manual. O Manual do Utilizador começa por descrever de uma forma muito sucinta alguns conceitos sobre o WinUTE, fornecendo depois um esclarecimento geral acerca das potencialidades do WinUTE. Pelo facto deste manual iniciar o utilizador apenas nas funcionalidades do programa ao nível do funcionamento, sempre que o utilizador sentir dúvidas no decorrer da sua utilização deve premir “F1” de forma a aceder ao Help-On-Line. Essa chamada deve ser feita na componente do programa em que surja a dúvida, uma vez que sendo a ajuda sensível ao contexto, o auxílio fornecido é direccionado ao módulo em questão. Se o pedido de ajuda for genérico, ou seja, feito através do menu de ajuda ou na janela inicial do programa, será disponibilizada toda a informação constante do Help-On-Line.



1. Como Entrar no programa

Da primeira vez que se executa o programa é-lhe pedido que indique um posto de trabalho, o que deve fazer da forma como a seguir se indica. Isto apenas acontece quando o programa executa pela primeira vez no novo posto de trabalho.

Para iniciar o programa o utilizador deve identificar-se e introduzir a sua chave de acesso, bem como o nome da instituição na qual pretende trabalhar. Este procedimento permite que cada utilizador da WinUTE tenha acesso condicionado às opções do programa para a instituição indicada. Pelo menos um dos utilizadores (“Admin”) tem acesso a todas as opções do programa, não necessitando de indicar o nome da instituição. A chave de acesso tem uma máscara (*) e, por conseguinte, os caracteres inseridos não são visíveis. Ao carregar no botão “Iniciar” o nome do utilizador e a sua chave de acesso são verificados, bem como a instituição indicada e, no caso de estarem correctos, é permitido o acesso à aplicação.



Se executar pela primeira vez o programa apenas existe um utilizador definido (“Admin”). Terá, portanto, que entrar com o nome “Admin”. A chave de acesso não está definida e, como tal, não deve ser preenchida.

O utilizador pode criar novas instituições (ver Utilitários).

Uma vez, iniciado o programa, para gerir uma instituição, o utilizador terá que seleccionar no menu “Instituição”, a opção Abrir Instituição. Ser-lhe-á mostrada uma grelha com as instituições criadas, da qual escolherá aquela em que pretende trabalhar.

2. WinUTE - Gestão de Utentes Passo-a-Passo

O programa de Gestão de Utentes orienta-se no sentido dos seguintes objectivos:

� Criação e manutenção de fichas de utentes para as várias valências da instituição;

� Criação e manutenção de fichas de utentes em lista de espera;

� Geração e Emissão de Recibos mensais para os utentes;

� Controle de todo o processo de pagamentos dos recibos;



� Análises, Estatísticas e Gráficos;

� Módulo de Recibos Gerais, independente dos utentes (Ex.: Rendas de Imóveis, Rendas de Terrenos, Rendas de Parking, etc.) com a possibilidade de gerar automaticamente esses recibos mensais;

� Módulo Cofre para controlar despesas correntes dos utentes;

� Ligação automática com a WinCTB a nível de movimentos contabilísticos provenientes dos Recibos e/ou Pagamentos, além dos Recibos Gerais. Este módulo é autónomo e opcional;

� Parametrização facilitada dos dados da instituição. O programa de Gestão de Utentes deve, para ter uma maior funcionalidade, obedecer a alguns itens práticos. A saber:

� Ao criar a instituição em Manutenção/Parâmetros Instituição devemos ter em conta que o preenchimento, na totalidade, dos dados associados não é obrigatório. Deve preencher apenas os dados obrigatórios, tais como: código, nome, ano activo, dias limite de pagamento, etc. e os de utilização imediata (não obrigatórios) tais como: rodapé do recibo, texto da declaração, etc..

� O preenchimento das Tabelas Auxiliares deve ser prioritário, podendo no entanto ser feito à medida que os dados vão sendo necessários. Mas tabelas como: Tipos de Utentes, Códigos, Valências, Comparticipações, Salas/Quartos, Códigos Postais, etc., devem ser preenchidas com alguma



antecipação ao normal funcionamento do programa permitindo grande poupança no tempo gasto em outras funções ou módulos.

� Ainda nas Tabelas Auxiliares deve ter-se em atenção as prioridades no preenchimento de algumas delas, como por exemplo: têm de existir Variáveis para poderem existir Fórmulas pois as segundas são compostas por variáveis.

� A criação das fichas de utentes em Utentes é o passo seguinte, onde é registada a informação relativa ao utente a registar na instituição, como: os códigos a pagar pelo utente, os responsáveis do utente, dados pessoais, etc..

� Após o registo e preenchimento das fichas de utentes pode avançar para o processamento mensal destes. Em Movimentos a sequência de funcionamento é: 1º Processamento, 2º Recibos e 3º Pagamentos. Isto aplica-se para processamento automático, no entanto, o utilizador pode pontualmente processar, registar recibos e pagamentos para um utente ou um grupo de utentes ou valências. O inverso (anular registos efectuados) também é possível automática ou pontualmente, obedecendo sempre ao critério: 1º Anula Pagamentos, 2º Anula Recibos e 3º Anula Processamentos. As sequências de funcionamento são importantes, pois não há registo de pagamentos sem a existência do recibo para pagar, como não se permite anular um recibo que já esteja pago ou anular processamentos que já tenham recibo gerado.

� O módulo de Análises Globais dá indicação ao utilizador da situação dos utentes em relação à instituição em cada momento, sendo um forte auxiliar à análise de valores e dados complementares.



� Os módulos Recibos Gerais, Cofre e Descarga WinCTB são descritos com mais pormenor nos itens respectivos deste manual.

� Importante: o utilizador deve no módulo Utilitários realizar com muita frequência cópias de segurança dos dados referentes à instituição.

3. Funcionamento Geral

Através da Ajuda do programa WinUTE, o utilizador pode esclarecer de forma mais rápida e directa as dúvidas que porventura lhe venham a surgir sobre o manuseamento do programa. Utilize as barras de deslocamento (ou varrimento) de registos para aceder às páginas não visíveis no ecrã e navegue no Help-On-Line através dos botões e .

Para obter mais informação sobre um campo clique com o rato em todos os botões existentes no programa e ser-lhe-á mostrada uma ajuda sobre a utilidade de cada um. Os campos indicados a verde são de preenchimento opcional, ao passo que os campos a preto são de preenchimento obrigatório.

3.1. Lista de Registos Os dados de uma tabela podem ser visualizados através de uma lista. Uma lista é constituída por linhas e colunas. A cada linha dessa lista corresponde um registo e a cada coluna os diferentes campos desse registo. Numa lista de registos, existem botões que dão acesso às diversas operações sobre os registos. Esse conjunto de botões



denomina-se barra de opções. Para conhecimento mais pormenorizado da utilidade de cada botão passe com o rato sobre o botão desejado.

A tecla [Enter] é utilizada normalmente para confirmação de dados, execução de operações, mas tem uma função importante que é a de mudar de campo para campo nos formulários. A tecla [Esc] é normalmente utilizada para saída das janelas activas ou anulação de dados. As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo (linha) para baixo ou para cima.

3.2. Campos Sublinhados

Em cada janela, o utilizador encontra por vezes campos sublinhados (ex.: Código). Nesses campos, o utilizador posiciona-se no campo desejado e digita a tecla F4 – Consultar ou através do rato ao passar sobre o texto sublinhado, alterando-se a forma do ponteiro, aparecendo . Estes campos devem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente.



Indique o texto e/ou valor que pretende encontrar, notando que à medida que vai digitando, o registo seleccionado na lista de registos vai sendo sempre aquele que contém o texto e ou valores indicados.

Indique o campo(coluna) do registo na lista de registos onde pretende executar a pesquisa do texto e ou valores indicados. Ainda na lista de registos, com as teclas:

F4 –Ver Opções ou carregando com o rato no botão verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista de registos.

F5 – Adicionar ou carregando com o rato no botão pode inserir um registo na lista (ver Adicionar Registo).

F6 – Alterar ou carregando com o rato no botão pode alterar um registo seleccionado na lista (ver Alterar Registo).

F7 – Apagar ou carregando com o rato no botão pode apagar um registo seleccionado na lista (ver Apagar Registo).



F8 – Localizar ou carregando com o rato no botão pode localizar um registo na lista (ver Localizar Registo).

F9 – Filtrar e Ordenar ou carregando com o rato no botão pode filtrar e/ou ordenar registo ou registos na lista (ver Filtrar e Ordenar Registos).

F10 – Ver Detalhes ou carregando com o rato no botão pode ver toda a informação associada ao registo seleccionado na lista (ver Detalhes).

F11 – Imprimir ou carregando com o rato no botão permite acesso a uma janela onde selecciona parâmetros de emissão para o registo na lista (ver Imprimir).

[Esc] - Sair ou carregando com o rato no botão permite sair fechando a janela.

3.3. Adicionar Registo

Sempre que utilizar a tecla F5 – Adicionar ou o botão acede a uma janela que lhe permite a adicionar dados de um novo registo.

Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou a tecla [Enter] (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab).

3.4. Alterar Registo

Sempre que utilizar a tecla F6 – Alterar ou o botão acede a uma janela onde visualiza todos os dados associados ao registo seleccionado na lista de registos permitindo-lhe alterar dados do registo.



Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou a tecla [Enter], alterando os dados pretendidos (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab). Para confirmar as alterações efectuadas, gravando-as, confirma com o rato sobre o botão

.

3.5. Apagar Registo

Sempre que utilizar a tecla F7 – Apagar ou o botão surgirá uma janela onde visualiza todos os dados associados ao registo seleccionado na lista de registos permitindo-lhe depois a confirmação da remoção ou não do registo indicado da tabela. Para confirmar a remoção passe com o rato sobre o botão [Sim], respondendo afirmativamente à pergunta, ou botão [Não] no caso de não o querer apagar.

3.6. Localizar Registo

Sempre que utilizar a tecla F8 – Localizar ou o botão surgirá uma janela onde pode indicar os parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um registo que cumpra os parâmetros indicados.



Campo a Localizar - o campo dos registos pelo qual se vai fazer a localização do registo na lista de registos. Por exemplo: Código, Tipo, Nome. Critério - o critério pelo qual o campo vai ser entendido na pesquisa. Por exemplo: “é igual a”, “é maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”, ”começado por”. Valor - o valor do campo pelo qual se vai fazer a localização dos registos na lista de registos.

Resulta num critério de procura como por exemplo: Nome começado por Ant. Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista de registos e assim sucessivamente até ao último encontrado. Se pretender continuar a procurar registos com os mesmos critérios de pesquisa a tecla [Enter] tem a mesma função que o botão [Procurar Próximo]. O botão [Cancelar] cancela a pesquisa na lista de registos.

3.7. Filtrar Registos Sempre que utilizar a tecla F9 – Filtrar e Ordenar ou o botão surgirá uma janela onde pode indicar os parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um registo que cumpra os parâmetros indicados.



Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista de registos e assim sucessivamente até ao último encontrado.

Limpar Lista - Limpa todos os filtros introduzidos na lista de condições. Remover Linha - Remove um filtro da lista de condições. Adicionar Linha - Adiciona um filtro à lista de condições. Lista de condições – Filtros pelos quais se vai filtrar a lista de registos. Campo a Filtrar - O campo dos registos pelo qual se vai filtrar os registos na lista. Por exemplo: Código, Tipo, Nome. Critério - O critério pelo qual o campo vai ser entendido no filtro. Por exemplo: “é igual a”, “é maior que”, ”é menor que”, “é maior ou igual a “, “é diferente de”, ”é menor igual a “,”é nulo”, ”não é nulo”, ”começado por”. Valor - O valor do campo pelo qual realizar o filtro dos registos na lista de registos. Resulta num critério de filtro como por exemplo: Nome começado por Ant.

Se pretender aplicar o filtro aos registos a tecla [Enter] tem a mesma função que o botão [Aplicar]. O botão [Cancelar] cancela o programa do filtro na lista de registos.



3.8. Ordenação Registos Pode aqui indicar a ordenação dos registos na lista por indicação da ordenação pretendida dos seus campos.

Campos Disponíveis - Lista de campos disponíveis pelos quais se pode fazer a ordenação da lista de registos. Condições de Ordenação - Lista de condições de ordenação pelas quais se ordena a lista de registos. Adicionar - Adiciona à lista de condições de ordenação uma condição de ordenação. Remover - Remove da lista de condições de ordenação uma condição de ordenação.

Ordenação: Ascend. - O campo escolhido na lista de campos disponíveis como condição de ordenação será ordenado de forma ascendente.



Descend. - O campo escolhido na lista de campos disponíveis como condição de ordenação será ordenado de forma descendente.

Posição - A condição de ordenação seleccionada na lista de condições pode ser colocada uma posição acima ou uma posição abaixo indicando a ordem pela qual se vai aplicar as condições de ordenação aos registos da lista, sendo a que fica em primeiro a que será primeiro aplicada e assim sucessivamente. Se pretender aplicar a ordenação aos registos, a tecla [Enter] tem a mesma função que o botão [Aplicar], dando como resultado uma lista de registos ordenada pela forma indicada. O botão [Cancelar] cancela o programa da ordenação na lista de registos.

3.9. Ver Detalhes Nas listas de registos nem sempre são visíveis todos os seus campos. Sempre que pretender consultar toda a informação de determinado registo, seleccione-o e carregue no botão ou na tecla F10 – Ver Detalhes. A janela que surge mostra-lhe todos os campos embora não lhe permita fazer quaisquer alterações.

3.10. Imprimir Esta opção permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pré-visualização no ecrã ou ainda exportá-los em diversos formatos.

Quando escolher esta opção surge uma janela que permite configurar a impressão com indicação de diversos parâmetros.



Destino:

Pré-Visualizar - Enviar listagem para o écran. Impressora - Enviar listagem para impressora.

Impressora - Indicação do caminho e nome da impressora disponível para receber documento a imprimir. Com o botão [Configurar] pode indicar os parâmetros de configuração da página destino do documento a imprimir, como a seguir se mostra:



Tamanho - O tipo e tamanho do papel a utilizar na impressora. Origem - A origem do papel, ex.: papel solto, papel contínuo, etc..

Para indicar os parâmetros da impressora para a qual vai enviar documentos a imprimir basta carregar no botão [Impressora]. Ver manual da impressora, ou “Help-On-Line” associado à instalação da impressora.

Propriedades - Propriedades associadas à impressora instalada. Ver manual da impressora ou “Help-On-Line” associado. Pode escolher os registos a imprimir, pelo que aqui pode indicar os filtros (condições) pelos quais vão passar os registos.



Assim, tomando como exemplo a tabela de Códigos, nesta janela podemos imprimir apenas os dados dos Códigos com Código igual 1 e imprimir os dados dos Códigos cuja Descrição comece por CRECHE, e assim sucessivamente. Cada linha do filtro é constituída por um parâmetro nome do campo (a filtrar), pelo critério a usar (maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribuído. Na coluna valor, pode existir uma lista de valores ou não, dependendo do parâmetro. O utilizador dispõe de 5 tipos de filtros diferentes para a sua impressão. Estes filtros criam uma conjunção de condições, ou seja, a condição final que vai determinar quais os registos a imprimir é formada pela conjunção de todas as condições inseridas. Deste modo, podemos imprimir, por exemplo, todos os Códigos que tenham Código maior a 1 e cuja Descrição comece pela Letra C. Limpar Filtros – Remove ou limpa todos os filtros indicados.

Pode indicar a ordem pela qual os registos vão surgir ao imprimir. Com 3 opções possíveis, a ordenação é feita pela prioridade indicada na janela. Por exemplo: Ordenar por Código Ascendente, depois por Descrição e assim sucessivamente.



3.11. Mapas e Listagens O utilizador tem à disposição diversos tipos de mapas e listagens aos quais terá acesso através das seguintes parametrizações: Sem ordenação de dados:

Com ordenação de dados:

Parâmetros - Indicação da parametrização específica, preenchida



de acordo com o mapa ou listagem que se pretende, a indicar pontualmente em cada uma das diversas situações. Ordenação - Genericamente, o utilizador pode indicar um ou mais campos da lista de “campos disponíveis” e pelos quais se pode “ordenar por” a informação nos mapas ou listagens emitidos. A “ordem” pela qual a informação é ordenada por campo é indicada por Ascend. - ascendente ou Descend. – descendente. A prioridade de ordenação dada a cada campo de ordenação é indicada pela “posição” em que se encontra em “Ordenado Por” sendo a ordenação da informação feita primeiro pelo campo na primeira posição depois pelo da segunda e assim sucessivamente. A indicação do “Destino”, “Textos”, caminho da “Impressora” e a [Configuração] desta última está descrito em Imprimir (ver Imprimir). 3.12. Correio Electronico

Ao indicar o destino da listagem para a opção Mail surgirá a seguinte janela com todos os contactos registados devendo o utilizador escolher os destinatários de entre a lista.



Caso pretenda alterar a mensagem a enviar deverá activar a caixa “Alterar Mensagem” surgindo a seguinte janela.

3.13. SMS

A partir do botão tem-se acesso ao envio de SMS (Short Message Service) através do uso do telemóvel, para os contactos registados com o programa de Salários. Neste formulário o utilizador poderá carregar os contactos das entidades disponíveis e registar os novos contactos de SMS e de Correio Electrónico que pretenda.



O utilizador pode, então, seleccionar os destinatários, todos ou alguns, escrevendo a mensagem com um máximo de 150

caracteres e enviar premindo o botão .

3.14. Sistema de Alertas

O Sistema de Alertas é uma ferramenta de trabalho essencial em virtude de possibilitar a parametrização de diversos avisos em função das necessidades da instituição. A principal funcionalidade é criar alertas para os utilizadores tendo como base os registos da instituição e valores/datas pré-definidos. Seguem alguns exemplos de possíveis alertas parametrizados:

• caso existam recibos de utentes por pagar com mais de um certo número de dias;

• caso o saldo de algum fornecedor seja superior a 50.000 €, para apresentação do mapa de recapitulativos;

• uma determinada conta bancária atingiu um certo valor; • data de fim de contracto de qualquer funcionário.



Todas estas situações, e outras, já são possíveis através deste sistema, permitindo que a aplicação através da parametrização destes alertas se adeque cada vez mais às necessidades próprias de cada instituição.

Observações:

O Sistema de Alertas apresenta as seguintes limitações/exigências:

• A máquina com funções de servidor não pode ter um Sistema

Operativo Microsoft Windows Me ou inferior. • As máquinas com funções de posto não terão acesso à área

destinada à “Gestão do Sistema de Alertas”, desde que tenham um Sistema Operativo Microsoft Windows Me ou inferior.

• Os utilizadores dos postos (ao nível de Sistema Operativo), que não tenham permissões para agendar tarefas na máquina servidor não terão disponível a área destinada à “Gestão do Sistema de Alertas”.

Todas estas limitações/exigências advém do facto da implementação do Sistema de Alertas recorrer ao agendamento de tarefas na máquina servidor, o qual:

• É realizado através de um conjunto de APIs que não são reconhecidas pelos Sistemas Operativos Microsoft Windows Me e inferiores.

• Exige que o utilizador tenha permissões adequadas.

3.14.1. Activação do sistema A parametrização do Gestor de Alertas está disponível somente para o utilizador “Admin” e só necessita de ser executada na inicialização do processo, pois a partir da 1ª execução o programa guarda a informação necessária ao arranque deste serviço na inicialização do programa.



Na parametrização do sistema de Alertas deve ser indicado o nome do servidor e o caminho local da aplicação. Deve ainda ser indicado o período de tempo (em minutos) de verificação de novos alertas assim como o período de tempo (em horas) em que serão gerados novos alertas. Este procedimento pode ser realizado em qualquer computador da rede, desde que a máquina tenha permissões de activação de tarefas agendadas no servidor. Preferencialmente, a parametrização deverá ser executada no servidor.

Após activação do sistema, ficam disponíveis o Gestor de Alertas, o Emissor de Alertas Instantâneos e a Agenda de Alertas. O Administrador (“Admin”) tem ainda disponíveis a Desactivação do Sistema, se pretender inactivar o mesmo e a Parametrização do Sistema, caso pretenda alterar os tempos de verificação e geração de alertas. Para todos os utilizadores estão disponíveis as seguintes opções, que permitem: Gestor de Alertas : consultar e remover os alertas recebidos, por utilizador. Emissor de alertas : enviar alertas entre utilizadores. Agenda de alertas : parametrizar a geração de alertas para vários utilizadores.



3.14.2. Gestor de Alertas

Neste módulo o utilizador consulta os alertas emitidos para si. Na grelha o utilizador tem indicação da seguinte informação

• Alerta: texto da mensagem. • Estado: Lido ou Não Lido. • Origem: Geral: alerta agendado para um ou vários utilizadores. Nome do utilizador: Utilizador que enviou o alerta. • Data: data da geração do alerta.

• Tipo: Tipo do alerta: Critico , Informativo ou Indiferente (sem imagem) – associa uma imagem ao alerta, indicativa do género da mensagem, que é apresentada na consulta do alerta.

• Categoria: tabela de origem do alerta – indicação da tabela de consulta do alerta.

Em baixo, é apresentada a mensagem de alerta e a imagem associada ao tipo de alerta.

O utilizador pode nesta grelha, apagar os alertas lidos ,

mudar o estado do alerta , para além das usuais operações de localização, filtragem e ordenação da informação na grelha.



De acordo com a parametrização do administrador da aplicação, o programa verifica a “chegada” de novos alertas dando indicação ao utilizador.

3.14.3. Emissor de Alertas Instantâneos

A partir desta opção o utilizador pode enviar alertas para outro utilizador da aplicação. O utilizador deve indicar o tipo de mensagem: Informação, Critico ou Indiferente, qual o destinatário do alerta e o texto.

O destinatário terá informação de alerta novo na próxima verificação de alertas.

3.14.4. Agenda de Alertas

Nesta opção o utilizador pode parametrizar alertas tendo em conta a informação nas tabelas das bases de dados e/ou uma certa data. Na grelha da alertas agendados é apresentada alguma informação acerca dos alertas. Detalhando:

• Designação: Texto identificativo do alerta • Base: Condicional - tem por base de informação a base de

dados Incondicional - Não se baseia na informação da base de

dados para gerar os alertas • Data Inicial – Data Final: Intervalo de tempo no qual o alerta

deverá ser gerado.



• Último Lançamento: Sucesso - foi executado com sucesso; Insucesso - a execução do alerta agendado não teve sucesso, tendo ocorrido algum erro; Não executado – A data de geração do alerta ainda não ocorreu.

A construção de alertas é sequencial:

1º passo: Indicar o texto identificativo do alerta.

2º passo: Indicar a base de definição do alerta:

• Condicional: Tem por base informação na base de dados – permite que sejam gerados alertas quando determinada condição se verificar nas tabelas da base de dados.

• Incondicional: Independente da informação na base de dados – a utilizar na geração de alertas dependentes de datas, ou que se



pretende sejam enviados a todos os utilizadores numa determinada data.

Caso a opção seja por Alertas Condicionais:

3º passo: Indicar a tabela de origem dos dados assim como os campos e condições a verificar na geração do alerta. Exemplo: pretende-se ser avisado quando a data de vencimento de algum recibo for atingida. Então seleccionam-se todos os Recibos não Pagos, cuja Data de Vencimento seja inferior ou igual à data actual (data de sistema).



Alguns exemplos:

WinGTE Exemplo de Alertas: O saldo da Conta Bancária inferior a 500€ (D)

Condição do Alerta:

Tabela: Contas Bancárias Campo: Saldo Critério:é menor ou igual a Valor: 500 Campo: Natureza Critério:é igual a Valor: D

Texto do Alerta: Texto Inicial: O saldo da conta Texto Variável: Código Texto Intermédio: - Texto Variável: Número Conta Texto Intermédio: é menor ou igual a 500 €. È de: Texto Variável: Saldo Texto Final: €.

O texto criado por este alerta será do tipo: “O saldo da conta 1- 004458454564 é menor ou igual a 500 €. É de 390 €.”

WinSEC



Exemplos de alertas: Stock do artigo ALCA001 é inferior a 10 Unidades.

Condição do Alerta

Tabela: Artigos Campo: Codigo Critério: é igual a Valor: ALCA001 Campo: Quantidade Stock Critério: é menor ou igual a Valor: 10

Texto do Alerta: Texto Inicial: Existe, em stock, do artigo Texto Variável: Codigo Texto Intermédio: - Texto Variável: Designação Texto Intermédio: Texto Variável: Quantidade Stock Texto Final: unidades.

O texto criado por este alerta será do tipo: “Existe, em stock, do artigo ALCA001 – Designação do Artigo 10 unidades”

4º passo: seleccionar as instituições a serem analisadas pela condição indicada pelo utilizador. O utilizador tem disponíveis todas as instituições que existem criadas na aplicação e é-lhe possibilitado seleccionar quais interessa consultar. Os alertas gerados serão apresentados independentemente da instituição activa no momento.

5o passo: Construção do texto a apresentar pelo gestor de alertas.



Ao utilizador é pedido que indique o texto fixo e, opcionalmente 3 campos da tabela analisada. O alerta, se o utilizador o pretender, pode indicar qual a instituição a que se refere a mensagem. Exemplo: O texto do alerta apresentado na imagem gerará mensagens do tipo: “O saldo do utente António José Ferreira é inferior a 0: 150. Existem recibos por pagar. (01 – F3M )”.

6º passo: Tipo de alerta: associa uma imagem indicativa acerca

do tipo de alerta: Critico ; Informativo ou Indiferente (sem imagem).



7º passo: Selecção dos destinatários do alerta, entre os utilizadores da aplicação.

8º passo: indicação do intervalo de tempo em que se pretende que o alerta seja gerado. Caso o utilizador pretenda agendar o alerta num (ou vários) dia(s) fixo(s) do ano/mês, deve indicar a data final igual à data inicial, dando então o programa a possibilidade de indicar em que meses se irá repetir o alerta. Exemplo: no dia 28 de cada mês, a partir de Maio, avisar o utilizador António que deverá emitir os recibos. Deverá então indicar Data Inicial: 28-05-2005, Data Final 28-05-2005. Poderá então seleccionar os meses até final do ano e o alerta será gerado apenas no dia 28 de cada mês.



9º passo: indicação da acção a realizar caso a data prevista do alerta tenha sido ultrapassada, i.e., se no dia em que a geração do alerta estava prevista, por algum motivo este não foi gerado. Por exemplo, o servidor estar desligado na data prevista. As acções possíveis são: Lançar na próxima geração de alertas, indicando o texto adicional, ou Ignorar, não lançando o alerta, concluíndo assim a parametrização do alerta.

Caso a opção seja por Alertas Incondicionais:



O utilizador deve indicar qual o texto do alerta a ser enviado na data prevista.

O passo seguinte no agendamento de alertas incondicionais é o nº 6 dos Alertas Condicionais, seguindo os passos a partir daí.



3.15. Sistema de Sons

O sistema de sons é um complemento dos programas da linha WinIPSS sendo usado por exemplo para recordar ao utilizador que deve fazer cópias de segurança. O sistema de sons é utilizado em três tipo de situações diferentes: 1 – Entrada do Programa - quando entra no programa pode dar indicação para ser reproduzido determinado som. 2 – Saída do programa - antes de sair do programa pode ser reproduzido um determinado som. 3 – Na recepção de Alertas - ao indicar que tem alertas novos, pode parametrizar a reprodução de um determinados som.

3.15.1. Utilização

O sistema de sons vai com alguns sons predefinidos. Na entrada do programa alterna o Bom Dia, Boa Tarde e Boa Noite com o Bom Trabalho, alternância efectuada consoante o dia seja par ou ímpar. Da mesma forma que alterna os sons na entrada também os alterna na saída. Também vão predefinidos outros sons tais como: Ano Novo, Bom Carnaval, e outros feriados ou épocas festivas.

3.15.2. Activação

O sistema de sons pode ser activado e desactivado na tabela de Postos. Desta forma é parametrizado do forma independente para cada posto, podendo suceder que em alguns postos se utilize o som e noutros não.



Podemos verificar na Imagem que o primeiro campo representa se o som está activo ou não. Se tiver check está activo, senão está inactivo. Para activar e desactivar o som faz uso da tecla F6 ou do botão . 3.15.3. Manutenção A manutenção da tabela de sons é feita nos utilitários do programa, no menu Utilitários \ Arquivo de sons

Neste formulário poderá alterar todos os sons que vão predefinidos, além de poder adicionar novos registos.

Como pode verificar a tabela é composta por Código, Descrição e Ficheiro. Os ficheiros tem extensão .wav (“tipo som”) e todos eles estão localizados na pasta Sons do programa.

3.15.4. Formulário de Inserção No formulários de inserção vai registar novas entradas de som.



Código

É um código sequencial que vai ser atribuído ao registo do som.

Descrição

Descrição que identifica o som que está a ser registado.

Condições

• Programa o Entrada - o som vai ser reproduzido na entrada do

programa. o Saída - o som é reproduzido na saída do programa. o Alerta - o som é reproduzido quando tiver um alerta

novo. • Tipo de Agenda

o Semana - vai criar uma condição parametrizada pelo dia da semana.

o Mês - cria uma condição onde vai reproduzir o som todos os meses no dia seleccionado.

o Data - condição parametrizada para uma determinada data.



• Agenda - estas opções estão relacionadas com a opção anterior. Se escolher Semana no Tipo de Agenda, vai activar o dia da semana de segunda a sexta. Caso seleccione Mês, vai activar o dia do mês e por fim se escolher data é activado a data e o número de dias. Desta forma pode escolher o que lhe mais interessa. Exemplo: Queremos que o programa nos diga todas as sextas-feiras que temos de fazer cópias de segurança. Para além de termos de preencher a descrição e associar um som que identifique o que queremos, nas condições vamos seleccionar as seguintes condições:

Programa = Entrada Tipo de Agenda = Semana

Agenda = 6ª

Desta forma todas as sextas-feiras, na entrada do programa o som que vai ser reproduzido será aquele que seleccionamos para este registo.



3.16. Navegador O navegador é um conjunto parametrizável de atalhos para as opções do WinGSL mais utilizadas pelo utilizador ou simples atalhos para ficheiros / programas ou páginas da Internet

O utilizador pode ainda subdividir os seus atalhos por pastas, criando secções adicionais além da “Favoritos”. No exemplo, as secções criadas foram “Internet” e “Pessoais”.

Para criar secções, atalhos para páginas na Internet ou atalhos para programas é necessário ter o navegador activo e utilizar o botão direito do rato, fazendo em seguida adicionar:



Para adicionar atalhos para funções da própria aplicação será suficiente abrir a janela pretendida e na barra de botões clicar

com o rato no botão: , associando depois uma descrição à funcionalidade.

3.17. Sistema de Reconhecimento de Voz

O Sistema de Reconhecimento de Voz permite ao Utilizador um acesso mais directo às funcionalidades mais utilizadas na aplicação, facilitando os processos da Instituição. Depois de associada uma palavra emitida pelo Utilizador a um determinado processo da aplicação, sempre que o Sistema a detectar será despoletada a acção definida. As palavras vocalizadas pelo Utilizador vão substituir o click no botão, ou seja, vai ser emulado o click no botão. Por exemplo: Se o utilizador associar a palavra “Guardar” ao botão Gravar

, quando o Sistema detectar a palavra “Guardar” a aplicação executará o processo de gravação, à semelhança do que aconteceria se tivesse carregado no botão.



Outro exemplo será o acesso directo a um ecrã bastante utilizado na Instituição. Se o Utilizador associar uma palavra ao caminho deste, deverá visualizá-lo automaticamente. Observações: • Para o funcionamento mais eficiente do Sistema, o Utilizador deverá parametrizar apenas as acções mais utilizadas garantindo assim uma distinção mais assertiva da vocalização em causa; • As acções estão associadas a cada Utilizador da aplicação, isto é, as acções parametrizadas por um Utilizador não são visíveis pelos outros Utilizadores. 3.17.1. Activação/Desactivação do Sistema Existe um botão informativo no ecrã, que lhe permite saber se esta funcionalidade está ou não activa. Quando estiver inactiva,

deverá aparecer o botão quando estiver activo aparecerá o

botão . Para activar/desactivar bastará clicar no botão. 3.17.2. Parametrização do Sistema Para associar uma Acção a uma Palavra de Activação, o Utilizador deverá ir ao menu Sistema de Reconhecimento de Voz e escolher a opção Parametrizar Acções de Voz.



Na janela Parametrização de Acções de Voz, adiciona-se o par (Acção - Palavra de Activação).

Carregando na tecla F4 será disponibilizada a lista das acções possíveis de parametrizar.

Depois de escolhida a acção será associada a esta uma palavra de activação, que mais tarde será utilizada na opção Gravar Palavras.



3.17.3. Gravar Palavras

Aqui são gravadas as Palavras de Activação utilizadas na Parametrização do Sistema.

É escrita a Palavra no campo Word e para gravar o som associado a esta palavra deverá carregar no botão Record pronunciation.



3.18. Importação de Registos

Permitirá ao utilizador importar registos a partir de base de dados de origem disponibilizada pela F3M. As entidades a importar serão Códigos Postais, Concelhos ou Freguesias.

Códigos Postais

Concelhos



Freguesias

Ao pressionar o botão surgirá a janela onde poderá indicar a base de dados de origem disponibilizada pela F3M.

O utilizador para cada entidade a importar poderá seleccionar por parametrização os registos a importar para a base de dados da Instituição e respectivas tabelas associadas. Deverá segundo a entidade a importar indicar qual o Distrito, Concelho e Localidade. Após a indicação dos parâmetros deverá

pressionar o botão para carregar a lista associada.



Na grelha de visualização de registos serão mostrados todos os registos nas condições dos parâmetros indicados, possibilitando ainda ao utilizador indicar desse conjunto os que pretende efectivamente importar. Poderá Marcar/Desmarcar os registos a importar pressionado a tecla [F7]. Após confirmação dos dados a importar deverá pressionar o

botão .

4. Tabelas Auxiliares



As tabelas auxiliares, cujo preenchimento deve ser feito antes de iniciar o funcionamento normal do programa, são utilizadas para facilitar a introdução de dados nas diversas tabelas de registo. Em algumas das tabelas, o formulário de preenchimento é semelhante ao que se mostra a seguir, havendo pontualmente algumas que possam ter mais campos a preencher.

4.1. Tipo de Utentes

� Código Identificador do tipo de utente.

� Descrição Definição do tipo de utente.

Tabela obrigatória em que o utilizador deve criar os grupos (tipos) de utentes com que a instituição trabalha. Embora o critério seja do utilizador, o programa já tem nesta tabela dois tipos criados: 1 - JOVENS e 2 - IDOSOS. Todo o utente registado na instituição terá que pertencer a um determinado tipo. 4.2. Grupos de Códigos



� Código Identificador do grupo de códigos.

� Descrição Definição do grupo de códigos.

Esta tabela agrupa conjuntos de códigos em grupos que serão utilizados no processamento e geração de recibos por grupo de códigos.

4.3.Códigos

� Código Identificador do código.

� Descrição Definição do código.

� Grupo O grupo (ver Grupos) a que poderá pertencer o novo código a registar. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Valores mínimo – sugerido para o código inserido. máximo - sugerido para o código inserido. unitário - sugerido para o código inserido



� IRS sim - O código inserido faz parte do cálculo do total indicado na declaração de IRS. não - O código inserido Não faz parte do cálculo do total indicado na declaração de IRS.

Tabela obrigatória que representa o conjunto de itens que mensalmente podem ser cobrados aos utentes, como por exemplo: Mensalidade, Alimentação, Transporte, etc. e também as que têm carácter excepcional (Ida à Praia, Seguro Anual, Renovação, etc.).

4.4. Variáveis

� Código Identificador da variável.

� Descrição Definição da variável.

Tabela opcional e que só deve ser preenchida se utilizar fórmulas (ver Fórmulas) para o cálculo dos valores a pagar mensalmente pelos utentes. Exemplos de variáveis são: A - rendimento do agregado, N – n.º de pessoas do agregado, D - renda de casa, S - reforma, etc..

4.5. Fórmulas



� Código Identificador da fórmula.

� Descrição Descrição da fórmula, ex.: (((P+M)*14/12)-D)/N , dá como resultado o rendimento por pessoa do agregado familiar.

� Fórmula Definição da fórmula.

� Arredondamento

Sim - Arredondar o valor obtido como resultado do programa da fórmula. Não - Não arredondar o valor obtido como resultado do programa da fórmula.

Tabela opcional e que só pode ser usada se tiverem definido previamente variáveis (ver Variáveis). As fórmulas de cálculo que se definirem poderão depois ser usadas nas fichas dos utentes. Como exemplo vamos admitir que para definirem quanto paga cada utente em termos de mensalidade (com ou sem alimentação - isso são questões que variam de instituição para instituição) definem a seguinte fórmula:

Rendimento do agregado - 3 x Renda + Valor fixo de agravamento N.º de pessoas do agregado

Supondo que as variáveis a incluir são: A - rendimento do agregado D - renda de casa



N – n.º de pessoas do agregado e agravamento fixo mensal = 5,00 Euro

Teriam uma fórmula: ((A - 3*D) / N ) + 5

Caso pretendam criar uma fórmula em que indicam que o valor de um dado item é 90% da reforma, teriam que criar por exemplo a variável R - reforma e criar fórmula como: D*0.9.

4.6. Seguradoras

� Código Identificador da seguradora que detém seguros da instituição.

� Descrição Definição da seguradora que detém seguros da instituição.

� N.º Apólice Número da apólice de seguro registada para a instituição.

� Ramo Ramo do seguro coberto pela apólice indicada.

Tabela opcional e que regista as seguradoras e respectivas apólices de seguro/ramo que trabalham com a instituição (referentes à cobertura dos utentes).



4.7. Valências

� Código

Identificador da valência, devendo começar por “90”. � Descrição

Definição da valência. � Abreviatura

A “sigla” para a descrição indicada. � Capacidade

Capacidade máxima de ocupação permitida na valência indicada.

� Ocupação Taxa de ocupação no momento para a valência indicada.

� Livre Os lugares livres no momento para a valência indicada.

� Seguradora A seguradora (ver Seguradoras) que segura as actividades na valência registada. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Documentos Inscrição Possibilidade de associar uma lista de documentos, para a valência a registar, necessários no acto da inscrição de um novo utente na instituição por parte do responsável do mesmo.



Com as teclas:

F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista. F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista. F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista. F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.

As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo (linha), para baixo ou para cima.

Tabela obrigatória, representa as valências que a instituição tem. Note-se que se o módulo autónomo e opcional de ligação com a WinCTB estiver disponível, e a instituição com que estão a trabalhar estiver definida na WinCTB, devem criar as valências em acordo (mesmo código) com as que já existem na WinCTB, no ano Activo. Mesmo com a ligação à WinCTB as valências têm que ser aqui criadas. Prevendo que poderão não ter a WinCTB neste momento, podendo vir a utilizá-la mais tarde, sugerimos uma codificação, como indicado anteriormente, que use “90” como os dois primeiros caracteres, como por exemplo: 900101-LAR, 900102-Centro de Dia, 906785-Creche, etc.).

4.8. Comparticipações Esta é uma tabela opcional e que pode ser definida para posterior utilização na determinação das mensalidades a pagar pelos utentes. Entenda-se o seguinte:

� Na ficha do utente a tabela de comparticipação só será validada se o utilizador usar fórmulas (ver Fórmulas).

� A tabela de comparticipações é definida por valência, ou seja, poderá haver capitações e respectivas comparticipações diferentes em cada valência.



� Valência A valência (ver Valências) a que se vão aplicar os montantes e formas de comparticipação.

Com as teclas:

F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista. F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista. F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista. F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.

As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo (linha), para baixo ou para cima.



� Escalões de Capitação

Os textos de Escalões de Capitação (1º Utente, 2º Utente, Especial, Outros, etc.) podem ser usados de forma livre, embora seja normal serem usados para representar o número de irmãos/familiares directos na mesma instituição. Para cada registo tipo escalão que se queira inserir ou alterar na lista de registos associado à valência indicada, surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esses registos.

Valor Inicial - O valor inicial a partir do qual se aplica o escalão de capitação indicado para a comparticipação. Valor Final - O valor final até ao qual se aplica o escalão de capitação indicado para a comparticipação. Valor - A comparticipação pode ser igual a um valor fixo pelo escalão indicado ou uma percentagem para o cálculo do montante da comparticipação para o escalão indicado.

4.9. Salas ou Quartos



� Código Identificador da sala ou quarto.

� Descrição Definição da sala ou quarto.

� Responsável O nome do responsável pela sala ou quarto indicada.

� Auxiliar O nome do auxiliar da sala ou quarto indicada.

� Capacidade Capacidade máxima permitida na sala ou quarto indicada.

� Ocupação Taxa de ocupação no momento para a sala ou quarto indicada.

� Livre Os lugares livres que ainda dispõe para a sala ou quarto indicada.

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Tem interesse particular para a organização dos utentes do tipo 1- JOVENS, por exemplo: Sala dos Bébés, Sala dos Pintainhos, Sala dos 4 Anos, etc..

4.10. Bancos



� Código Identificador do banco.

� Descrição Definição do banco.

Tabela opcional a ser usada nas fichas dos utentes, caso o pagamento do utente seja feito por transferência bancária.

4.11. Contas Bancárias

� Código Identificador da conta bancária.

� Banco O banco (ver Bancos) no qual está aberta a conta bancária. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Agência A identificação da agência do banco indicado.

� NIB O número de identificação bancária. ***Cod.Banco



***Cod Balcão

� N.º Conta O número de conta da instituição registada na agência indicada.

Tabela opcional a ser usada pela instituição como registo das contas que tem nos diversas instituições bancárias com que trabalha normalmente, contas essas a serem usadas em termos de pagamentos por transferência bancária.

4.12. Códigos Postais

� Código Postal O código postal, como por exemplo 4700-042.

� Localidade Indicação da localidade.

� Nacional Indicação se o código postal é nacional (xxxx-xxx) ou internacional (xxxxxxxx)

Tabela usada na ficha de utentes, utentes em espera e instituições.

4.13. Habilitações Literárias do Utente



� Código Identificador das habilitações literárias.

� Descrição Definição das habilitações literárias.

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Tem particular interesse para organizar este item em termos de utentes idosos, de forma a poderem posteriormente obter listagens em termos deste item.

4.14. Situações Económicas do Utente

� Código Identificador da situação económica.

� Descrição Definição da situação económica.

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite obter listagens em termos deste item, referindo-se que a classificação que aqui fizerem é perfeitamente livre e feita segundo os parâmetros da instituição, em função da sua subjectividade.



4.15. Motivos de Ausência ou Saída

� Código Identificador do motivo de ausência ou saída.

� Descrição Definição do motivo de ausência ou saída.

� Influencia Mensalidade Sim - A ausência influencia o cálculo do valor da

mensalidade. Não - A ausência não influencia o cálculo do valor da

mensalidade.

Tabela opcional que permite criar os motivos de ausência de um utente durante alguns períodos de tempo: dias, semanas ou meses. Os dados aqui indicados poderão depois ser usados em Utentes - Ausências/Saídas, de forma a criar dados para a Emissão do Mapa de Utentes com Acordo, a entregar no ISSS- Instituto de Solidariedade e Segurança Social (ver Análises Globais). Alguns exemplos: Doença, Internamento Hospitalar, Férias com os Filhos, Consulta Médica, Férias, etc..

4.16. Sub-Sistemas de Saúde

� Código



Identificador do sub-sistema de saúde. � Descrição

Definição do sub-sistema de saúde.

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo deste item como informação adicional à ficha do utente. 4.17. Textos

� Código Identificador do texto.

� Descrição Definição do texto.

� Data Data de registo do texto.

� Texto Conteúdo do texto.

Esta tabela tem como objectivos:

� Criar circulares para enviar aos utentes (ver Emissão de Correspondência).

� Criar textos tipo a nível de Avisos de Vencimento para de forma automática solicitar as liquidações aos utentes com recibos em atraso (ver Aviso de Recibos Vencidos).

� Criar textos tipo para utilização nas declarações emitidas pela instituição.



Note que nestes textos não deverão colocar o(s) destinatário(s), mas apenas a parte útil de texto, pois por exemplo em Emissão de Correspondência e Aviso de Recibos Vencidos irão ser emitidos em formato de carta/envelope, sendo aí sim colocado o destinatário de cada uma das missivas de um dado texto.

4.18. Ementas

� Ano/Mês Ano e mês para os quais se regista a ementa.

� Data Início da Semana Data em que se inicia a semana para a ementa registada.

� Semana A semana para a qual se regista a ementa.

� Texto O texto (ver Textos) que dará forma à ementa. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Tabela opcional que permite ao utilizador definir e emitir ementas semanais para os refeitórios ou cantinas da instituição.

4.19. Tipo pagamento



Tabela opcional que pode ser utilizada para classificar registo de pagamentos de documentos tais como: Recibos de Utentes e Recibos Gerais, facilitando no caso de existir ligação ao programa WinGTE – Gestão de Tesouraria a descarga automática de pagamentos para os documentos indicados. No registo em WinGTE a classificação feita para o pagamento como indicado em “Movimento WinGTE -Tesouraria” será utilizada para registo do movimento na WinGTE.

� Tipo Movimento WinGTE Indicado para movimentos na tesouraria nos movimentos da caixa indicada em Código Caixa. Estes campos pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente em WinGTE (ver Campos Sublinhados).

4.20. Acordos e Entidades

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo das entidades com as quais a instituição tem acordos de cooperação referenciado para o utente registado.

4.21. Freguesias



Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo das localidades das quais possam ser naturais os utentes registados, com associação opcional à tabela de Concelhos.

4.22. Tipo de Documentos Inscrição

Tabela opcional para registo dos documentos a entregar por pelos responsáveis na inscrição dos utentes na instituição. 4.23. Tipo Deficiência ou Incapacidade

Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo do tipo de deficiência ou incapacidade que o utente registado possui, associando o grau (%) de incapacidade do mesmo. 4.24. Escalões etários Esta tabela é uma parametrização que é feita para depois ser

utilizada na listagem de distribuição idade/sexo.



4.25. Escolas Esta tabela é utilizada para as referências de ATL, serve para

depois emitir mapas por escola ou por escola/período.

4.26. Concelhos Esta tabela é utilizada para relacionar na tabela de Freguesias e

para depois ser utilizada na Ficha do Utente e do Utente em Espera. Esta tabela pode e deve ser preenchida através da importação de códigos postais.



5. Utentes

5.1. Dados

Depois de ter colocado nas tabelas auxiliares os dados mínimos relativos à instituição, pode agora registar as respectivas fichas de utentes da forma que a seguir se mostra.

Ao indicar o código para o novo utente, no caso de este já existir, surgirá uma pergunta do tipo:

No caso da resposta ser positiva, é copiado, na totalidade a ficha do utente já registado, podendo no entanto ser alterada



pontualmente antes de ser registada definitivamente. Esta possibilidade de copiar a ficha de utente que já está registado pode aplicar-se quando se faz registo de familiares, em que os dados são idênticos, sendo apenas diferentes o nome do utente e pontualmente diferentes um ou mais campos adicionais.

Os Dados:

Tipo - Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) que pretende registar. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Utente - O nome do utente. Se o código indicado para o utente a inscrever já existir sugere-se a cópia da ficha existente (no caso do registo de familiares na instituição ganha-se algum tempo). Activo - Se então o utente a registar encontra-se activo na instituição. Se então o utente encontra-se Inactivo na instituição. Saldo - O saldo do utente em relação à instituição relativo aos movimentos efectuados por este (recibos, pagamentos, etc.). É um campo informativo. Total Códigos - Valor total dos códigos a pagar pelo utente. É um campo informativo.

Fotografia - Pode escolher a fotografia do utente e inseri-la na ficha de utente. Carregar no botão para poder escolher a fotografia do utente:



Mostra uma lista de ficheiros (fotografias, imagens, etc.) disponíveis para utilizar, da qual pode escolher um e [Abrir] a fotografia pretendida a partir da pasta onde as mantém guardadas no seu computador. Morada, Localidade, Freguesia, Código Postal (ver Códigos Postais) este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados), Concelho, Distrito, Telefone e Sexo são campos dos dados pessoais do utente a registar, onde apenas a morada é de preenchimento obrigatório. Utente Gratuito, entra na Média?

Sim - O utente é gratuito, não pagando mensalidades, e entra no cálculo da média. Não - O utente é gratuito, não pagando mensalidades, e não entra no cálculo da média.

Utentes Associados - Indicação dos utentes associados ao utente registado. Entenda-se utente associado da seguinte forma: no apoio ao domicílio o serviço é prestado a duas pessoas mas apenas uma delas está registada na instituição, recebendo a



segunda apoio por ser um utente associado à primeira.

Lista de Nomes - onde pode indicar o nome do utente associado à ficha do utente. Coloque o “ponteiro do rato” numa célula da coluna “Nome” carregando com o rato e digitando de seguida o nome pretendido. O botão de sinal [+] permite adicionar mais utentes associados, ao passo que o botão de sinal [-] remove o utente associado seleccionado na lista. Para aceitar os nomes indicados para os utentes associados basta fazer [Continuar]. Acordo – Se o utente a registar está ao abrigo de acordo com o Centro Regional de Segurança Social então . No caso de não

haver acordo então . ATL – Informações sobre a ATL do utente, tais como escola que frequente, período escolar que frequente assim como o respectivo horário (Manha, Tarde, outro), ano escolar em que o utente está inscrito e campo de observações.



N.º Sócio - Número de sócio do utente se este estiver inscrito na instituição como sócio.

Datas:

Inscrição - Data da inscrição do utente na instituição. Admissão - Data da admissão efectiva do utente na instituição. Renovação - Data da renovação da matrícula ou inscrição do utente na instituição. Saída - Data da saída do utente da instituição. Valência - A valência (ver Valências) em que o utente está registado na instituição. É de preenchimento obrigatório. Sala - A sala (ver Salas/Quartos) em que o utente está registado na instituição.

Os campos valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.2. Dados Complementares

Preenchimento de dados complementares relativos ao utente, que completam a ficha deste.



B.I./Cédula - Dados referentes ao documento de identificação pessoal do utente. Dados Fiscais - Dados referentes ao registo fiscal do utente (finanças, segurança social). S.S. Saúde - O sub-sistema de saúde (ver Sub-Sistemas de Saúde) onde está inscrito o utente. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). ****Naturalidade – Freguesia de naturalidade( Ver Freguesias). Familiares Directos – O nome do pai, da mãe ou cônjuge do utente. Telefones - Os telefone do pai e da mãe. Sit. Econ. - A situação económica (ver Situações Económicas) do utente. Hab. Lit. - As habilitações literárias (ver Habilitações Literárias) do utente.

Os campos Sit. Econ. e Hab. Lit. podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Saldo Cofre - Saldo relativo aos movimentos de cofre do utente (ver Cofre). Valor Vale - Se o utente for, por exemplo, do tipo 2-IDOSO pode receber um vale de pensão, podendo o valor ser aqui indicado.

Conta WinCTB indicada para movimentos na contabilidade da instituição na conta corrente dos utentes. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Obs. Rec. - Observações a colocar nos recibos registados e emitidos para o utente.

5.3. Códigos

Indicação dos códigos, ou seja conjunto de itens que mensalmente vão ser pagos pelos utentes (Ex.: Mensalidade, Alimentação, Transporte, etc.).

Para cada registo tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de registos surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esses registos.



Indique o Código ( ver Códigos) a pagar pelo utente. Indique, se for o caso, a Fórmula (ver Fórmulas) com a qual vai calcular o valor a pagar para código indicado.

Os campos código e fórmula podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Valor - o valor do código a pagar pelo utente.

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do

código deve carregar em para indicar os valores para as variáveis da fórmula.

Indique o valor a atribuir a cada variável da fórmula utilizada para o cálculo do valor para o código indicado, seleccionando com o “ponteiro do rato” a célula na coluna “Valor” da respectiva variável e digitando de seguida o valor pretendido.

Para obter o resultado da fórmula para os valores indicados deve fazer [Continuar].



Se o valor do código indicado for calculado por uma fórmula e estiver dentro de um escalão de comparticipação para a valência do utente, pode-se usar o valor comparticipado para o código a pagar. Para tal tem de carregar em , o que permitirá carregar o valor comparticipado.

Seleccionado um dos valores (1º Utente, 2º Utente, 3º Utente ou Outros), o valor sublinhado (colorido) será aquele que será cobrado pelo código. Para continuar deve [Confirmar]. Controlo de quantidade – ao indicar que o código a processar mensalmente tem controlo de quantidade deve indicar a quantidade (unidades) processadas mensalmente e o respectivo valor unitário. Tenha-se como exemplo as refeições servidas mensalmente ao utente: quantidade = 22 refeições com valor unitário = 1,25 Euro, seriam processados mensalmente 27,50 Euro. Responsável – se o código a processar é apenas pago por um dos responsáveis do utente, não havendo distribuição do valor do código por percentagem indicada na tabela de responsáveis de utentes, deve indicar o número do responsável para o qual será processado o valor do código indicado.



5.4. Responsáveis de Utentes

Indicação e preenchimento da ficha do responsável ou responsáveis pelo utente.

Com as teclas:

F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista.

F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista.

F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista.

F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.



As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo (linha) para baixo ou para cima.

Para cada registo tipo responsável que se queira inserir ou alterar na lista de registos surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esses registos.

Número - O número identificador para o responsável no programa. Nome – O nome do responsável.

Próprio - Se o responsável a registar é o próprio utente então

senão . Dados Pessoais do Responsável:

Morada, Código Postal, Telefone, E-mail e percentagem (A percentagem a pagar pelo responsável em relação ao valor total dos códigos a pagar pelo utente.).



Dados Gerais do Responsável:

Parentesco com o utente (ex.: pai, mãe, avó, tio, etc.). N.º de Contribuinte e N.º de Beneficiário.

Profissão e Entidade Empregadora ou Empresa onde exerce a profissão. Banco onde tem conta bancária e NIB - número de identificação bancária que permitirá posteriormente realizar pagamentos por transferência bancária (ver Transferências Bancárias). Os campos código postal (ver Códigos Postais) e banco (ver Bancos) podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.5. Notas

Preenchimento de notas e dados diversos relativos ao utente.



O texto (ver Textos) descreve dados diversos relativos ao utente. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente carregando com o “ponteiro do rato” sobre botão e procedendo como em Campos Sublinhados, podendo o texto ser alterado sempre que necessário.

5.6. Ficha Social Preenchimento da ficha social relativa ao utente.



O texto (ver Textos) descreve dados diversos relativos ao utente. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente carregando com o “ponteiro do rato” sobre botão e proceder como em Campos Sublinhados, podendo o texto ser alterado sempre que necessário.

5.7. Documentos



Neste separador tem como finalidade poder anexar documentos à ficha do utente. Esses documentos podendo ser imagens (BI, Contribuinte, etc) ou textos e outros (cartas, faxes, ect). 5.8. Autorizações

Este separador tem como finalidade poder apresentar visualmente a foto das pessoas que estão autorizadas ou não a ir buscar, visitar, etc o utente. Da parte de cima a vermelho as fotos dos não autorizados e da parte de baixo a verde das pessoas que têm autorização.

5.9. Registo de Ausências ou Saídas

O registo de ausências ou saídas dos utentes pode ser realizado recorrendo às funcionalidades que se indicam no funcionamento geral (ver Funcionamento Geral) das diversas “janelas” de registo do programa sendo uma opção fundamental para a elaboração do mapa de Utentes com Acordo, a entregar aos ISSS – Instituto de Solidariedade e Segurança Social.



� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual se regista a ausência.

� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual se regista a ausência.

� Motivo Indique o motivo da ausência (ver Motivos de Ausência) do utente que pode ser definitivo ou temporário.

� Datas A Data Início e Data Fim que determinam o período de ausência a registar para o utente indicado.

� Activo Indique, ao fazer o registo da ausência para o utente indicado, se durante a ausência o mesmo se mantém activo (Sim) ou se fica inactivo (Não).

Os parâmetros tipo, utente e motivo podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.10. Alteração Global de Valores dos Utentes

O objectivo desta opção é permitir ao utilizador fazer alterações globais nos valores das fichas dos utentes. A título de exemplo cite-se a necessidade de nas valências de Infância e Juventude



proceder a aumento de preços no início de cada “ano lectivo”.

Por Valor:

� Para a Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual se realiza a alteração global de valores da ficha do utente.

� Ao Código Indique o código (ver Códigos) que vai ser alterado e indique se pretende acrescentar ou retirar ao valor deste o valor que se indicará a seguir.

Os parâmetros valência e código podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Por Percentagem:

Depois de seleccionado o código, indicar se o valor que se pretende acrescentar ou retirar é valor fixo ou uma percentagem a



calcular sobre o valor de um outro código (ver Códigos) “Do Código” a indicar e que pode também ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Valor Fixo – Valor na unidade da moeda de referência. Percentagem – Valor percentual a aplicar sobre o código indicado “Do Código”.

Após a escolha de todos as valores e carregando no botão [Continuar] surge uma lista de todos os utentes e na qual se pede que indique quais vão sofrer na sua ficha a alteração indicada.

Exemplo 1: Se o utilizador escolheu acrescentar e indicou por exemplo o código 1-Mensalidade e um valor de 12,00 Euros, cada um dos utentes verá a sua ficha alterada para o código 1 em mais 12,00 Euros.

Exemplo 2: Se o utilizador escolher retirar e indicou por exemplo o código 1- Mensalidade e um valor de 4,75 Euros - admitindo que na instituição este era o valor máximo -, todos os utentes verão o código 1 reduzido em 4,75 Euros e caso já pagassem um valor inferior a esse, o código desapareceria da ficha.



Assim, de forma a garantir que esses itens retirados desaparecem mesmo da ficha, deverão indicar um valor igual ou superior ao máximo que esse item pode ter na prática. A utilização desta opção destina-se exclusivamente a alterar as fichas dos utentes, valores que serão utilizados nos processamentos e recibos a gerar posteriormente. Selecciona/Não Selecciona todos os utentes da lista de utentes para cujos processamentos serão alterados. 5.11. Alteração Global Valências/Salas Esta opção permite ao utilizador fazer a mudança na ficha dos utentes de valência ou sala para nova valência ou sala. A título de exemplo cite-se a por exemplo nas valências de Infância e Juventude na mudança de ano lectivo proceder à mudança do utente ou utentes na valência ou sala de processamento.

Após indicar a valência ou sala para a qual pretende fazer a mudança, surge uma listagem dos utentes registados na valência ou sala “origem”. O utilizador pode então Selecciona / Não Selecciona todos os utentes ou um grupo da lista de utentes para cujas valências ou salas pretende ver alteradas nas respectivas fichas. A alteração é realizada de forma automática na ficha dos utentes seleccionados.



5.12. Utentes em Espera

5.12.1. Passagem de Utentes em Espera A passagem dos utentes inscritos na lista de espera faz-se como a seguir se indica. Na passagem do utente as operações de remoção da lista de espera e o registo definitivo na instituição do utente são feitas automaticamente.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual se vai fazer a passagem.

� Utente Indique o utente a passar (ver Utentes Em Espera).

� Utente a Criar Indique o código numérico que vai identificar o utente registado em definitivo. É sugerido automaticamente o primeiro código disponível, mas pode ser alterado por vontade do utilizador. No caso de o código indicado já existir é indicada essa coincidência.



� Data Admissão A data em que o novo utente registado é admitido na instituição.

Os parâmetros tipo e utente a passar podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Após a confirmação [Executar] é criada a ficha definitiva do utente e removida a ficha da lista de espera. 5.12.2. Mapa Resumo Utentes em Espera Mostra um mapa resumo dos utentes em lista de espera.

� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data a analisar no mapa emitido.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) a analisar no mapa emitido.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) a analisar no mapa emitido.

� Sala



Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas) a analisar no mapa emitido.

Os parâmetros tipo, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). O mapa mostra todos os utentes que estejam nas condições dos parâmetros indicados, a valência em que se pretendem inscrever em definitivo e respectivas vagas, a sala em que se pretendem inscrever e respectiva vagas e a data da sua inscrição.

5.12.3. Emissão das Fichas de Utentes em Espera A emissão de fichas de utentes em espera processa-se da mesma forma que a emissão de fichas (ver Emissão das Fichas de Utentes). 5.12.4. Listagem de Prioridades de Utentes em Espera Esta emissão serve para ter uma ideia da prioridade dos utentes em espera. Podendo ser emitida com todas as prioridades ou apenas por uma determinada prioridade.

5.11. Emissões

5.11.1. Emissão das Fichas de Utentes Opção fundamental que se destina a emitir as fichas completas de utente, para efeitos de arquivo.



� Tipo

Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) (um ou todos) para o qual se pretende emitir a ficha.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) para os quais se pretende emitir a ficha.

Todos – Todos os utentes que estejam dentro das

condições indicadas nos parâmetros. Não Activos – Utentes inactivos que estejam

dentro das condições indicadas nos parâmetros. Activos – Utentes activos que estejam dentro das

condições indicadas nos parâmetros.

Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Permite também emitir fichas de utentes “vazias” para preenchimento manual posterior pelos utentes ou pela instituição. A cada ficha corresponderá uma página A4, podendo o utilizador seleccionar o número de cópias que pretende emitir.



5.11.2. Emissão de Cartões de Utentes A emissão de cartões permite a emissão de vários tipos de cartões frente ou frente e verso com a informação relativa ao utente, como: Nome, Valência, Data de Admissão e Informação relativa ao responsável do utente. Servem os cartões emitidos, por exemplo nas valências de Infância e Juventude, como identificação do responsável ou responsáveis do utente quando se apresentam na instituição para o transportar para o seu domicílio.

Este formulário está dividido por duas partes, a primeira

parametriza / selecciona os utentes a emitir o cartão.



A segunda parte do formulário serve para escolher e

parametrizar o cartão que vai ser emitido. 5.11.2. Emissão de Etiquetas A emissão de etiquetas é importante se quiserem enviar circulares aos utentes e não quiserem usar a opção de emissão de correspondência (ver Emissão de Correspondência). A F3M não se responsabiliza pela obtenção das etiquetas de uma forma perfeitamente ajustada em qualquer tipo de impressora.



� Tipo

Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir etiquetas.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) para os quais pretende emitir etiquetas.

Todos – Todos os utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

Não Activos – Utentes inactivos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

Activos – Utentes activos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende emitir etiquetas.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas) para a qual pretende emitir etiquetas.

� Emissão Para Utente – Emissão de etiquetas com dados referentes



ao utente. Responsável – Emissão de etiquetas com dados

referentes ao responsável. � Papel

A emissão das etiquetas é feita de forma a obter “2 x 8 etiquetas” por folha. O utilizador deve indicar o tipo de papel a utilizar: folha A4 solta ou papel contínuo.

Os parâmetros tipo, utentes, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Antes de passar à impressão, deverão ter cuidado no acerto do papel de impressora, sendo desejável que procedam previamente a um teste de emissão, antes de fazerem a emissão definitiva. 5.11.3. Emissão de Correspondência A emissão de correspondência é importante se quiserem enviar circulares aos utentes utilizando textos (ver Textos) pré-inseridos na tabela correspondente. Em conjunto com a emissão de etiquetas (ver Emissão de Etiquetas) permitirá enviar de forma personalizada, todo o tipo de circulares e outra correspondência para os utentes.



� Tipo

Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir correspondência.

� Utente Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) para os quais pretende emitir correspondência.




� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende emitir correspondência.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas) para a qual pretende emitir correspondência.

� Texto Indique o texto (ver Textos) que dará corpo à correspondência emitida.

� Emissão Para



Utente – Emissão de correspondência endereçada ao utente.

Responsável – Emissão de correspondência endereçada ao responsável.

Os parâmetros tipo, utentes, valência, sala e texto podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Deve ser realçado que a correspondência é emitida em formato A4, preparada para envelope de janela. No caso de não possuírem este tipo de envelope poderão emitir a correspondência e depois as etiquetas (ver Emissão de Etiquetas) para colocar no exterior dos envelopes correntes. 5.11.4. Emissão de Ficha de Responsável Opção fundamental que se destina a emitir as fichas completas dos responsáveis dos utentes, para efeitos de arquivo.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) (um ou todos) para o qual se pretende emitir a ficha.

� Utentes



Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) para os quais se pretende emitir a ficha.

Todos – Todos os utentes que estejam dentro das




Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.12. Listagens

5.12.1. Listagem Parametrizada de Utentes A listagem é totalmente parametrizada, podendo o utilizador escolher não só os filtros de pesquisa, mas também os campos da ficha dos utentes que pretende em cada momento ver emitidos na listagem.



A vantagem desta listagem parametrizada é que permite a cada momento obter a listagem com os campos que quiserem, com os filtros que quiserem.

A listagem parametrizada de utentes em espera faz-se de forma idêntica à listagem parametrizada de utentes registados definitivamente na instituição (ver Imprimir). 5.12.1.1. Filtros - Listagem Parametrizada de Utentes Seleccionar os filtros para os dados dos utentes que pretende ver emitidos na listagem. Ex.: Nome Utente começado por A.



5.12.1.2. Ordenação - Listagem Parametrizada de Utentes Indicar a ordem pela qual pretende emitir os dados associados aos filtros indicados. Ex.: Nome Utente Ascendente.



5.12.1.3. Parametrização - Listagem Parametrizada de Utentes Definições:

� Indique os campos que pretende ver emitidos na

listagem. � Indique se quer emitir o título da coluna (campo)

a emitir. � Indique se quer linhas separadoras entre colunas

(campo) na emissão da listagem.

Pré-Visualização: Pode o utilizador definir a largura de cada coluna bastando para tal posicionar o “ponteiro do rato” sobre o separador do título de cada coluna e arrastar até à largura desejada.



Indique o tipo de letra da listagem carregando no botão “Tipo Letra” e faz a sua escolha em:

Indique o número máximo de linhas por registo emitido.

Pode ver também a Largura Total máxima que terá a sua



listagem, alterada sempre que faz ajustamento da largura das colunas como acima indicámos. 5.12.2. Listagem de Ausências ou Saídas A listagem das ausências ou saídas dos utentes da instituição é feita para todos os motivos de ausência registados ou apenas para um que o utilizador indique.

� Motivo

Indique o motivo (ver Motivos de Ausência ou Saída - um ou todos) para o qual pretende emitir listagem.

Influenciam Mensalidade:

Todos – Para todos os motivos de ausência. Sim – Os motivos de ausência têm influência no

cálculo da mensalidade. Não – Os motivos de ausência não têm

influência no cálculo da mensalidade.

� Data O período definido pelo intervalo Da Data - À Data das



ausências para o qual pretende emitir listagem. � Tipo

Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir listagem.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) para os quais pretende emitir listagem.

Os parâmetros motivo, tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.12.3. Listagem de Utentes por Valência Para uma valência ou todas o utilizador obtém uma listagem indicativa dos utentes registados para a valência indicada.

� Valência Indique a valência (ver Valências) para a qual pretende emitir a listagem.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas)



para a qual pretende emitir a listagem. Quebrar por Sala:

Sim – A listagem é feita mostrando os utentes da valência 900101-CRECHE e sala 77-PATINHOS, passa depois para nova página, mostra os utentes da valência 900102-ATL e sala 77 CANTINHO e passa para nova página, etc..

Não – Não há passagem para nova página,

mostrando todos os utentes da valência indicada ordenando-os da forma indicada pelo utilizador.

� Utentes




Os parâmetros valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.4. Listagem de Utentes para Seguro Indicada uma valência obtém-se uma listagem de todos os utentes registados nessa valência que estarão cobertos pelo seguro realizado para a mesma, ou seguro geral da instituição se for o caso.



� Ano/Mês Inicial O ano e mês inicial, do período de um ano, para o qual se pretende saber quais os utentes registados na valência indicada para efeitos de seguro.

� Valência Indique a valência (ver Valências) para a qual pretende listar os utentes para efeitos de seguro. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Ao indicar a valência pretendida é mostrada a seguradora que cobre os utentes registados na mesma e respectivo número de apólice de seguro.

A listagem mostra o nome dos utentes, atribuindo-lhe um número de ordem, a sua data de nascimento, a data de admissão na instituição, a data de renovação (caso tenha havido renovação da matrícula ou da inscrição) e a data de saída do utente da instituição.

5.12.5. Listagem de Datas de Nascimento/Idades de Utentes O utilizador pode ver os utentes em função das suas idades, bem como obter uma listagem onde estão as datas de



nascimento (aniversário) dos utentes.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.

� Mês/Dia Indique o intervalo Do Mês/Dia - Ao Mês/Dia das datas de nascimento (aniversário) dos utentes.

� Idades Indique o intervalo Da Idade - À Idade dos utentes.

� Utentes Todos – Todos os utentes que estejam dentro das




A listagem permite ao utilizador saber as idades e



aniversários dos utentes da sala 77-PATINHOS da valência 900101-CRECHE, quais os utentes que têm mais de 7 anos, quais os utentes que fazem anos no mês de Outubro, etc.. Os parâmetros valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.6. Listagem de Habilitações Literárias de Utentes A listagem mostra os utentes e respectivas habilitações literárias.

� Tipo








� Hab. Lit. Indique a habilitação literária (ver Habilitações Literárias - uma ou todas) dos utentes para a qual pretende emitir listagem.

Os parâmetros tipo, utentes e habilitações literárias podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.7. Listagem de Situações Económicas de Utentes A listagem mostra os utentes e respectivas situações económicas.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir listagem.







� Sit. Econ.

Indique a situação económica (ver Situações Económicas - uma ou todas) dos utentes para a qual pretende emitir listagem.

Os parâmetros tipo, utentes e situações económicas podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.8. Listagem de Permanência de Utentes A listagem mostra os utentes e o respectivo tempo de permanência na instituição, com indicação da valência onde o utente está registado.





� Data Referência Indique a data a partir da qual se vão listar os utentes registados na instituição e cujas datas de admissão são maiores ou iguais do que a data de referência indicada.

Os parâmetros tipo e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.9. Listagem de Responsáveis de Utentes A listagem mostra os utentes e seus responsáveis, bem como a percentagem que cada um destes paga, o n.º de telefone e grau de parentesco com o utente.








Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 5.12.10. Listagem de Valores de Utentes A listagem mostra os códigos (por exemplo: 1-Mensalidade), o respectivo valor a pagar pelo utente e o valor total dos códigos a pagar pelo utente.





� Utentes Todos – Todos os utentes que estejam dentro

das condições indicadas nos parâmetros. Não Activos – Utentes inactivos que estejam

dentro das condições indicadas nos parâmetros. Activos – Utentes activos que estejam dentro

das condições indicadas nos parâmetros.

Os parâmetros tipo e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Na escolha dos códigos, na grelha de registos, pode-se apenas seleccionar um deles, seleccionar mais de um ou seleccionar todos os códigos que se pretenda mostra na



listagem a emitir, utilizando para tal o botão [S/N Seleccionar Todos]. 5.12.11. Listagem do Álbum de Fotos de Utentes O utilizador obtém uma listagem de todos os utentes da sala indicada e respectiva fotografia.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos) para a qual pretende emitir listagem. Este parâmetro pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.12.12. Listagem de Valores das Variáveis de Utentes A listagem mostra, para cada utente que esteja dentro das condições dos parâmetros indicados, os códigos do utente e respectivos valores, a fórmula utilizada para o cálculo do mesmo, e, se for esse o caso, as variáveis da fórmula e os correspondentes valores para as variáveis.




� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.

� Códigos Indique o código (ver Códigos) para o qual pretende emitir listagem.

Os parâmetros valência, sala e código podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.12.13. Listagem de Valores de Responsáveis Apresenta uma listagem dos códigos distribuídos aos responsáveis dos utentes, na ficha do utente no separador códigos, podendo assim mais facilmente identificar quem é o responsável do utente por pagar determinados códigos. 5.12.14. Listagem de Deficiência ou Incapacidade A listagem mostra, para cada utente que esteja dentro das condições dos parâmetros indicados, a valência e sala onde



está o utente registado e o tipo de deficiência ou incapacidade e respectivo grau (%) associado.

5.12.15. Listagem de distribuição idade/sexo Parametriza a listagem mediante a tabela Escalões etários, fazendo uma contagem mediante os parâmetros de idade escolhidos e por sexo.



5.12.16. Listagem de distribuição deficiência/incapacidade Listagem que distribui o numero de utentes por sexo e por grau de deficiência com base no preenchimento da ficha do utente.

5.12.17. Listagem de Utentes Este listagem de utentes apresenta informação sobre o utente em forma de listagem, sendo um mapa tipo resumo, apenas com as informações mais utilizadas.



5.12.18. Listagem de Utentes por Código Este listagem de utentes permite saber quais os utentes existentes para cada código.



� Tipo






das condições indicadas nos parâmetros.

Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Na escolha dos códigos, na grelha de registos, pode-se apenas seleccionar um deles, seleccionar mais de um ou seleccionar todos os códigos que se pretenda mostra na listagem a emitir, utilizando para tal o botão [S/N Seleccionar Todos].

5.12.19. Listagem de ATL Esta listagem emite os utentes por escola, podendo também ainda os dividir por períodos escolares.



� Escola Indique a escola (ver Escolas - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.






das condições indicadas nos parâmetros. � Valência

Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.



� Sala Indique a sala (ver Salas - uma ou todas) para a qual pretende emitir listagem.

Os parâmetros escola, tipo, utentes, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.13. Inscrições Módulo onde se faz o registo dos documentos associados aos utentes quando fazem a sua inscrição numa das valências da instituição.

5.13.1. Listagem Documentos por Valência

Listagem dos documentos necessários para proceder à inscrição do utente nas valências da instituição útil para os responsáveis verificarem os documentos “não entregues / entregues”.

5.13.2. Manutenção Documentos por Utente



O utilizador faz registo de todos os documentos necessários no processo de inscrição de cada utente nas valências da instituição. No registo dos documentos por utente no acto da sua inscrição o utilizador pode indicar o Tipo de Documento, se foi entregue ou não entregue, a Data da Entrega e o Responsável pela entrega do mesmo.

5.13.3. Mapa Documentos por Utente



Listagem dos documentos registados para inscrição de cada utente nas valências da instituição com indicação dos dados de registo efectuado em Manutenção Documentos por Utente.

5.14. Contrato Prestação de Serviços Os utentes registados na instituição usufruem dos serviços prestados em várias valências. Este módulo permite o registo dos respectivos contratos de prestação de serviços que descrevem as regras na prestação pela instituição e usufruto dos utentes dos diversos serviços nas valências existentes na instituição, citando como exemplo as valências de Idosos e/ou Deficientes.

5.14.1. Tipos

A tabela permite o registo dos diferentes tipos de contratos de prestação de serviços que a instituição pode realizar com os utentes registados. A cada contrato registado é possível associar a valência da qual o utente usufrui de serviços, facilitando por exemplo o registo de novos contratos em Manutenção Contratos Prestação de Serviços a utentes registados na valência associada. O parâmetro Valência pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



5.14.2. Cláusulas

Tabela para registo das cláusulas contratuais existentes em cada contrato de prestação de serviços registado. Para cada cláusula registada pode associar o Tipo de Contrato facilitando o registo de contratos em Manutenção Contratos Prestação de Serviços para os utentes registados. O parâmetro texto, preenchido pelo utilizador, é o corpo da cláusula registada. O parâmetro tipo de contrato pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

5.14.3. Manutenção O utilizador, associando a um utente, regista o contrato de prestação de serviços celebrado entre a instituição e o responsável ou responsáveis pelo utente. Cada contrato registado terá obrigatoriamente um número de registo, ano/mês e data em que foi celebrado. Os parâmetros utente e tipo de contrato podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Os outorgantes que constam do contrato são inseridos numa lista associada ao registo. O número de outorgantes a inserir é critério do utilizador, tendo em consideração que na emissão do contrato estes aparecem pela ordem do número de ordem do registo na lista de outorgantes.

As cláusulas que constam do contrato são inseridas numa lista associada ao registo. As cláusulas registadas são por defeito as associadas ao tipo de contrato registado em Tipos de Contrato. O número de cláusulas a inserir é critério do utilizador, podendo colocar mais, ou menos, do que as



associadas ao tipo de contrato indicado, personalizando o contrato para o utente indicado.

5.14.4. Emissão

A emissão dos contratos de prestação de serviços registados em Manutenção pode ser feita por n.º de contrato, tipo de utente, código de utente, valência ou sala. Os parâmetros tipo de utente, código de utente, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). A introdução é texto preenchido pelo utilizador e surge no contrato emitido na parte inicial do mesmo.

5.15. Actualização de Mensalidades Os utentes registados na instituição normalmente anualmente actualizam as mensalidades que pagam. Este módulo permite cria procedimentos e automatismos de ajuda para essas actualizações de mensalidade.



5.15.1. Manutenção

Este formulário permite actualizar temporariamente as variáveis dos utentes, por forma a actualizar também a mensalidade com base na tabela de comparticipações.

5.15.2. Emissão de Declarações



Este formulário permite emitir uma declaração com o valor das variáveis e respectivos valores de calculo das mensalidades, podendo ser da actual ou da futura, bastando para isso no tipo de dados seleccionar se pretende da Ficha do Utente ou Temporários

conforme a imagem

5.15.3. Listagem de Mensalidades

Esta opção permite emitir uma listagem com os filtros e opções semelhantes à declaração (descrita anteriormente) mas neste caso tem como finalidade fazer uma comparação de mensalidades, anterior e actual.

5.15.4. Actualiza Mensalidade de Utente

Este formulário permite passar os registos temporários que foram feitos na manutenção a definitivos. Desta forma pode fazer a actualização das mensalidades dos utentes mas sem que tenham efeitos imediatos.



5.15.5. Comparticipações

Este formulário permite actualizar os escalões de comparticipação com base no salário mínimo nacional. Desta forma, deixa de ser necessário ir alterar a Tabela de Comparticipações, podendo fazer as actualizações por este formulário.

5.16. Visitas Isto é um módulo de registo de visitas a utentes, de forma a poder fazer um registo das visitas aos utentes registados na instituição e consequentemente retirar alguns mapas de análise.



5.16.1. Manutenção

Este formulário permite fazer o registo das visitas ao utente.

5.16.2. Listagem



Este formulário permite emitir um mapa completo das visitas realizados por utentes ou em opção um mapa resumo apenas com o numero de visitas realizadas a cada utentes, essa opção de mapas é realizada na opção Mapa completo ou resumo. 6. Movimentos

6.1. Processamento de Utentes Módulo onde se faz o processamento dos utentes para um dado mês. O registo destes processamentos pode ser realizado para um utente de cada vez como a seguir se indica.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende registar processamento.

� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual pretende registar processamento.

� N.º Utentes Ref. O número de utentes referenciados no processamento do utente sugerindo 1 por defeito (próprio utente). No entanto, o utilizador pode alterar esse número, em situações em que, por exemplo, estiver a registar um



recibo de apoio domiciliário para um utente que tem apenas referenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3 utentes.

� Ano/Mês O ano e mês para o qual se regista o processamento.

Os parâmetros tipo e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Para cada registo tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de códigos do processamento surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esses registos. Mostra-se também o totalizador de códigos para o processamento registado.

� Código O código (ver Códigos) que vai ser alterado ou inserido no recibo.

� Fórmula A fórmula (ver Fórmulas), se for o caso, utilizada para cálculo do valor a cobrar para o código indicado.

� Valor O valor a cobrar para o código indicado.

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código a sua utilização obedece à funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos (ver Utentes - Códigos).



6.1.1. Geração Automática de Processamentos Geração automática de processamentos em que constam os valores a pagar por cada utente, para uma ou todas as valências num determinado mês.

Sugere-se, mas não é obrigatório, que o processamento seja feito sequencialmente. Assim, após processarem o mês de Outubro, deveriam processar o de Novembro e não o de Dezembro. No entanto, a responsabilidade é do utilizador, permitindo por exemplo que o mês de Agosto não seja processado.

Podem realizar o processamento do mesmo mês, mesmo que já haja recibos gerados, emitidos e pagos para esse mês. Assim, se na altura do processamento do mês de Maio forem processados 84 utentes e depois inserirem mais 8 fichas novas com admissão nesse mês de Maio de novos utentes, ao realizarem de novo o processamento de Maio, o programa apenas processará os 8 novos utentes, referindo-se que se tiverem alterado outras fichas, isso não vai ter reflexos no processamento de Maio, mas só a partir do mês seguinte. 6.1.2. Anulação Automática de Processamentos Anulação automática de processamentos, para uma ou todas as valências num determinado mês.



Na anulação dos processamentos são anulados os processamentos desse ano/mês e valência, de todos os utentes para os quais ainda não há recibos nesse ano/mês. Exemplo 1: Para o total das valências, processam no mês de Abril 120 utentes para os quais geram em seguida os 120 recibos. Seguidamente detectam que existem 6 utentes novos com admissão nesse mês e introduzem as fichas que por lapso não estavam introduzidas na altura do processamento. Seguidamente, e como se indica em geração automática de processamentos procedem a nova geração automática, sendo então gerados processamentos para os seis novos utentes. Nesse momento têm 126 utentes processados para esse mês, 120 dos quais já têm recibos. Entretanto após análise, decidem que não vão considerar a admissão desses 6 utentes em Abril, mas sim em Maio, pois apenas nessa altura é que eles vão começar a frequentar a instituição. Recorrendo à anulação automática de processamentos, apenas é anulado o processamento desses 6 utentes, pois os outros 120 já têm recibos gerados;

Exemplo 2: Para uma dada valência processam inadvertidamente o mês de Agosto, que é o mês de férias e que não pretendem “cobrar” aos utentes. Em seguida, recorrendo à anulação automática de processamentos anulam a totalidade do processamento para esse ano/mês e valência. Para a geração e anulação automáticas de processamentos, os parâmetros a indicar pelo utilizador são os seguintes:



� Ano/Mês O ano e mês para o qual se realiza a operação indicada; sugere-se o ano e mês actual + 1, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Valência Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para a qual se realiza a operação indicada. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

6.1.3. Alteração Global de Valores de Processamento O objectivo desta opção é permitir ao utilizador fazer alterações globais nos valores dos processamentos para determinado ano e mês e valência. A título de exemplo cite-se a necessidade de nas valências de Infância e Juventude proceder a aumento de preços da mensalidade para o mês de Julho referentes a um ou vários utentes, em função de situações pontuais. Por Valor:

� Ano/Mês O ano e mês de processamento para o qual se realiza alteração global de valores. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o



quiser. � Para a Valência

Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para a qual se realiza a alteração global de valores do processamento.

� Ao Código Indique o código (ver Códigos) que vai ser alterado e se pretende acrescentar ou retirar ao valor deste o valor que se indicará a seguir.

Os parâmetros valência e código podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Por Percentagem:

� Acrescentar “ao Código” as alterações a indicar; � Retirar “ao Código” as alterações a indicar.

Alterações:

� Valor Fixo – Valor na unidade da moeda de referência.

� Percentagem – Valor percentual a aplicar sobre o valor do código “Do Código”.

Após a escolha de todos os valores e carregando no botão [Continuar] surge uma lista de todos os utentes e na qual se pede que indique quais vão sofrer no seu processamento a alteração indicada.



Exemplo 1: No mês de Agosto, querem apenas cobrar o código de 3-Renovação de Matrícula em relação a uma dada valência. Assim, fazem o processamento normal para esse mês e nesta opção, da forma que vimos, retiram todos os códigos processados (Ex.: Mensalidade, Transporte, etc.) e adicionam ao processamento o código de 3-Renovação Matrícula no valor x. Exemplo 2: No mês de Dezembro, querem incluir em todos os processamentos um código referente a Prenda de Natal.

Exemplo 3: No mês de Setembro, querem em todos os processamentos incluir um código referente a Seguro Anual. Exemplo 4: Se o utilizador escolher retirar e indicou por exemplo o código 1 - Comparticipação Mensal e uma verba de 40,00 Euros, todos os utentes verão o código 1 reduzido em 40,00 Euros e caso já pagassem uma verba inferior a essa verba, esse código desapareceria do processamento. Assim, de forma a garantir que esses itens retirados desaparecem mesmo do processamento, deverão indicar um valor igual ou superior ao máximo que esse item pode ter na prática.



É fácil entender que pode haver situações que se aplicam à valência 900101-CRECHE mas não se aplicam à valência 900102-ATL, ou então a alteração global ao processamento desse ano/mês é para todas as valências, sendo sempre da responsabilidade do utilizador as alterações efectuadas.

A utilização desta opção destina-se exclusivamente a alterar os processamentos dos utentes já existentes, valores que serão utilizados nos recibos a gerar posteriormente. Lista de registo dos utentes. Selecciona/Não Selecciona todos os utentes da lista de utentes cujos processamentos serão alterados.

6.1.4.Listagem de Processamentos Este é um mapa fundamental em situações em que haja alterações frequentes ao processamento, pois é uma listagem que se destina a conferência de dados, antes da geração e/ou emissão de recibos.

� Ano/Mês



O ano e mês para o qual pretende listar processamentos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Tipo Indique o tipo de utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende listar processamentos.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende listar processamentos.

Por Utente – Consulta ao registo de processamentos por utente.

Por Responsável – Consulta ao registo de processamentos por responsável.

� Listagem Completa – A listagem indica os códigos e

respectivos valores a processar para cada utente e/ou responsável numa determinada valência.

Resumida – A listagem indica apenas os valores a processar para cada utente e/ou responsável numa determinada valência.

A listagem indica ainda o valor total dos códigos seleccionados para os processamentos dos utentes e/ou responsáveis indicados.

� Ordenação Numérica – A listagem surge ordenada por

código do utente. Alfabética – A listagem surge ordenada por

nome do utente ou nome do responsável. Valência – A listagem surgem ordenada por

valência.

Os parâmetros tipo e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Nesta listagem o utilizador pode indicar qual ou quais os códigos e respectivos valores que quer analisar. Na lista de códigos selecciona todos ou apenas alguns e serão os seleccionados que vão ser listados completa ou resumidamente, utilizando para tal o botão [S/N Seleccionar Todos].

6.2. Registo de Recibos

Módulo onde se faz a geração e registo de recibos dos utentes para um dado mês. O registo destes recibos pode ser realizado excepcionalmente, quando pretenderem emitir para um utente um recibo extra processamento mensal como a seguir se indica. Exemplo 1: Num dado mês emitiram o “recibo normal” que é liquidado pelo utente. Posteriormente verificam que no recibo falta um código referente a 1-Transporte. Podem incluir esse código no recibo do próximo mês ou então criar aqui um recibo referente a esse código.

Exemplo 2: A instituição além dos serviços fixos que presta aos seus utentes, presta apoio domiciliário pontual, “à chamada” e, nestes casos, ao invés de cobrar uma comparticipação mensal, cobra um valor consoante o serviço pontualmente prestado. Nesse caso deve fazer aqui o registo do recibo.



� Tipo Indique o tipo (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende registar recibo.

� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual pretende registar recibo.

� Data A data de registo para o recibo.

� Estado O recibo pode estar pago ou não pago.

� Responsável Indique o responsável (ver Responsáveis - um ou todos) ao qual será atribuído o recibo ou recibos registados, notando que a distribuição do valor total indicado para o recibo é feita pela percentagem atribuída por responsável.

� Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende registar o recibo.

� Recibo O número com o qual ficará registado o novo recibo. Se for registado mais de um recibo, isto no caso de ser para mais de um responsável, o programa indica os números com o qual ficaram registados os recibos.

� N.º Utentes Ref.



O número de utentes referenciados na ficha do utente sugerindo 1 por defeito (próprio utente). No entanto, o utilizador pode alterar esse número, em situações em que, por exemplo, estiver a registar um recibo de apoio domiciliário para um utente que tem apenas referenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3 utentes.

Os parâmetros tipo, utente e responsável podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Linhas de Recibo (Códigos) Para cada linha de recibo tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de registos surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esse código.



� Valor Indique o valor a cobrar para o código indicado.

� Controlo quantidade Indique a quantidade a cobrar para o código indicado



No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código, a sua utilização obedece à funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos (ver Utentes - Códigos). Os parâmetros código e fórmula podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

6.2.1.Geração Automática de Recibos Para geração automática de recibos, para um conjunto de valências num determinado mês, pode utilizar a opção abaixo descrita.

� Para o Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende gerar recibos. Sugere-se o ano e mês actual + 1, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Data dos Recibos A data de registo para os recibos gerados.

� Para a Valência Indique a valência ( ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende gerar recibos. Este parâmetro pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Distribuição de Recibos Normal - Gera um recibo por cada

responsável do utente. Um por Código - Gera um recibo por código a

pagar pelo utente.



Um por Grupo - Gera um recibo por grupo de códigos (Ver Grupos de Códigos).

Exemplo 1: Num dado ano/mês pode haver processamento para a valência 900101- A.T.L. – Infantário mas não para a valência 90102- CRECHE. Após introduzirem a valência (uma ou todas) o programa irá detectar se para esse ano/mês e valência(s) ainda existem recibos a gerar, pois podem previamente já ter gerado todos os recibos para esse período. No caso de pretenderem gerar recibos para a valência 90102-ATL terão de gerar processamento para essa valência para o ano/mês pretendido e só depois gerar os recibos. O programa vai gerar apenas recibos para os processamentos que ainda não têm recibos gerados. No caso da valência 90102-ATL para a qual foi realizado o processamento, os processamentos que já têm recibos não serão sofrerão alteração.

É possível que os recibos de Novembro tenham como data 30 de Outubro. Esta data é importante, pois será ela que vai determinar qual a data limite para o responsável pagar o recibo. Para quem pretender trabalhar considerando que não há recibos por pagar, esta data é meramente informativa, pois os recibos serão todos pagos de uma vez só. A geração de recibos implica que por cada recibo gerado seja criado um movimento a débito na conta-corrente de cada um dos utentes. Os recibos são gerados com um número sequencial dentro de cada ano. Assim, por exemplo, no ano 2003 existem os recibos 2003/000001, 2003/000002, etc. No ano 2004 existem os recibos 2004/000001, 2004/000002, etc. O número de recibo é sequencial dentro de cada ano, mas independente da valência.



6.2.2. Anulação Automática de Recibos 6.2.2.1. Anulação Automática de Recibos por Valência

� Para o Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende anular recibos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Para a Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende anular recibos. Este parâmetro pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

6.2.2.2. Anulação Automática de Recibos por Utente

� Para o Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende anular recibos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende anular recibos.



� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual pretende anular recibos.

Os parâmetros tipo e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.2.3. Emissão Geral de Recibos Independentemente de após a geração dos recibos procederem à alteração ou à anulação de alguns deles, a opção de emissão permite ao utilizador obter em qualquer tipo de impressora (matricial, jacto de tinta, laser) os recibos gerados para um dado ano e mês.

A emissão dos recibos pode ser feita por indicação do número do recibo ou nome do utente. 6.2.3.1. Emissão Geral de Recibos por Número de Recibo

� Ano/Mês



O ano e mês para o qual pretende emitir recibos, sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Valência Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para o qual pretende emitir recibos.

� Recibos Indique o intervalo Do Recibo - Ao Recibo (um, vários ou todos) que determina os recibos que pretende emitir.

Os parâmetros valência e recibos podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Na emissão, os recibos podem ser ordenados por sala e ordenados numérica ou alfabeticamente, sendo que a ordenação alfabética é em relação ao nome do utente ou do responsável.

6.2.3.2. Emissão Geral de Recibos por Nome de Utente



� Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende emitir recibos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para qual pretende emitir recibos.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir recibos.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) que determina para quais pretende emitir recibos.

Os parâmetros valência, tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Na emissão, os recibos podem ser ordenados por sala e ordenados numérica ou alfabeticamente, sendo que a ordenação alfabética é em relação ao nome do utente ou do responsável. 6.2.4. Emissão de Documentos Esta opção é em tudo idêntica à emissão geral de recibos (ver Emissão Geral de Recibos). Um Documento é em tudo idêntico ao recibo emitido e que pode ser entregue aos utentes antes do recibo como uma informação dos valores a pagar. Esta situação tem bastante interesse para instituições que antes do final de cada mês pretendem entregar ao utente ou responsável um documento personalizado mas não oficial em que indicam o montante a liquidar no fim desse mês ou início do seguinte. Assim, depois de gerarem os recibos e procederem a acertos pontuais ou globais em função das diversas opções tomadas, poderão proceder à emissão destes documentos.

6.2.5. Mapa Resumo de Recibos O mapa mostra os recibos registados para o período indicado, a data do recibo, o mês para que foi registado, o valor de cada um dos recibos e a indicação se estão pagos ou não pagos.



� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual pretende fazer análise de recibos registados.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende fazer análise de recibos registados.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) que determina para quais utentes pretende fazer análise de recibos registados.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para o qual pretende fazer análise de recibos registados.

� Recibos Todos - Mostrar todos os recibos registados que

estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.



Pagos - Mostrar todos os recibos pagos que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Não Pagos - Mostrar todos os recibos não pagos que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

� Agrupar Utente - Mostra os recibos registados por

utente e que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Responsável - Mostra os recibos registados por responsável e que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Os parâmetros tipo, utentes e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.2.6. Mapa de Transferência Bancária O mapa mostra para cada um dos utentes que paga por transferência bancária, o nome do responsável e do utente, o mês de frequência a que diz respeito a transferência, o NIB da conta bancária e o valor pago.



� Banco Utentes

Indique o banco (ver Bancos) do utente pelo qual se faz o pagamento das mensalidades por transferência bancária.

� Banco Instituição Indique o banco (ver Bancos) da instituição para o qual se faz a transferência das mensalidades pagas pelo utente.

� Ano/Mês Ano e mês que indica o período em análise neste mapa.

� Datas Transferência - Data em que se realizam as

transferências bancárias a analisar e que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Emissão - Data em que foram emitidas as autorizações das transferências bancárias a analisar e que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

� Identificação do Responsável N.º Conta - Identificar o responsável na

transferência bancária pelo número de conta. Nome - Identificar o responsável na

transferência pelo nome. N.º Contribuinte - Identificar o responsável na

transferência bancária pelo número de contribuinte.

� Moeda do Movimento Euro - A moeda utilizada para o movimento de

transferência bancária é o Euro.

Os parâmetros banco utentes e banco instituição podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Para guardar o registo de transferências bancárias em suporte magnético (disquete 3 ½, CD-ROM – Disco Compacto ou Drive) carregue no botão [Suporte Mag.] 6.2.7. Mapa Controle de Vales Opção usada exclusivamente pelas instituições que têm valências de Terceira Idade. O mapa mostra o nome do utente, o valor do vale e o valor do recibo para o mês seleccionado, retribuição de valores ao utente (descontar o valor do vale ao valor do recibo).

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende fazer controle de vales.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para o qual pretende fazer controle de vales.

� Do Ano/Mês Indique período para o qual pretende fazer controle de vales.

Os parâmetros tipo e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos



Sublinhados). 6.2.8. Mapa resumo atrasados Este mapa permite apresentar uma listagem de utentes que tenham recibos em atraso. Podendo parametrizar o espaço de tempo que esteja em atraso.

6.2.9. Mapa resumo de códigos Este mapa apresentar uma listagem de códigos com valores para o período especificado. Os valores são com base nos recibos gerados para o período e os respectivos filtros.



6.2.10. Dividir Recibos O procedimento de dividir o recibo processado para o utente para um determinado mês permite o pagamento de uma parte do valor do documento, deixando pendente a parte em falta.

Para registar pagamento de uma parte do recibo deve premir a tecla F6 – Alterar para poder indicar o valor em Euro a registar. Note-se que o registo de pagamento é feito por defeito em numerário como tipo de pagamento, podendo ser alterado ou corrigido em Manutenção de Pagamentos Recibos.

Ao confirmar os valores indicados para registo de pagamento surge a indicação de que forma o programa cria o novo recibo com a informação dos valores (n.º de recibo, valor recibo e data de registo) que ficam pendentes do efectivo registo de pagamento.



A indicação da data de registo do novo recibo deve ser coerente com o ano e mês do recibo a registar, pois o recibo gerado e registado com o valor remanescente do pagamento tem ano e mês de registo do recibo registado como pago.

A indicação final mostra o n.º de recibo, ano, mês e data do registo de recibo que fica pendente do efectivo registo de pagamento.

6.3. Pagamento de Recibos Após os recibos gerados, emitidos ou não, estes ficam como não pagos, ficando o(s) utente(s) com um débito em relação à instituição. A partir daqui, será este o módulo onde poderão ser feitos os pagamentos dos recibos.



� Ano/Mês Ano e mês para o qual quer registar pagamento de recibo. Sugere-se o ano e mês actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

� Número Recibo Indique o recibo (ver Registo de Recibos) que pretende pagar.

� Data Recibo - é informativo, indicando a data do recibo.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) do utente para o qual se efectua pagamento.

� Utente Indique o nome do utente (ver Utentes) para o qual se efectua pagamento.

� Responsável O nome do responsável pelo pagamento registado.



6.3.1. Dados do Pagamento

Data - A data em que ficará registado o pagamento do recibo indicado. Sugere-se a data actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

Para indicar os diferentes tipos de pagamentos utilizados para pagamento do recibo indicado utilizar as teclas:

F5 – Inserir novo registo de tipo de pagamento F6 – Alterar registo de tipo de pagamento F7 – Apagar registo de tipo de pagamento

Tipo Pag. - Tipo de pagamento efectuado para o recibo registado.

Conta WinCTB - A conta da Contabilidade para onde será descarregado o registo de pagamento do recibo, no caso de WinUTE ter ligação à aplicação de contabilidade WinCTB.

Valor – Valor do pagamento por tipo. Obs. – Observações ao registo do pagamento.

Os parâmetros núm. recibo, tipo, utente, tipo pag. e conta WinCTB podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). A lista com as linhas de recibo e o campo valor total do recibo tem apenas uma função informativa sobre o recibo para o qual se vai registar o pagamento. O pagamento pode ser efectuado por número de recibo ou por nome do utente, bastando para o efeito dar prioridade no preenchimento do campo núm. recibo ou tipo e utente conforme o pretendido. No primeiro caso poderá visualizar



todos os recibos por pagar num determinado mês; no segundo caso poderá visualizar todos os recibos por pagar desse utente no mês indicado. 6.3.2. Geração Automática de Pagamentos 6.3.1.1. Geração Automática de Pagamentos por Valência De uma vez só fazem-se os pagamentos de todos os recibos para um dado ano e mês, para a valência (uma ou todas) a indicar.

� Para o Ano/Mês Ano e mês para o qual se quer efectuar pagamento automático de recibos. Sugere-se o ano e mês actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

� Data Pagamento A data com que ficará o registo de todos os pagamentos efectuados automaticamente. Sugere-se a data actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

� Conta WinCTB A conta da contabilidade para onde será descarregado o registo de pagamento automático dos recibos, no caso de WinUTE ter ligação à aplicação de contabilidade WinCTB.



� Para a Valência Indique valência (ver Valências) (uma ou todas) para o qual se efectua o pagamento automático.

Os parâmetros conta WinCTB e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.3.1.2. Geração Automática de Pagamentos por Utente De uma vez só fazem-se os pagamentos de todos os recibos para um dado ano e mês, para um utente a indicar (tipo, utente).

� Para o Ano/Mês Ano e mês para o qual se quer efectuar pagamento automático de recibos. Sugere-se o ano e mês actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

� Data Pagamento A data com que ficará o registo de todos os pagamentos efectuados automaticamente. Sugere-se a data actual, mas o utilizador pode fazer alteração se assim o quiser.

� Conta WinCTB A conta da contabilidade para onde será descarregado o registo de pagamento automático dos recibos, no caso de WinUTE ter ligação à aplicação de contabilidade WinCTB.



� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) do utente para o qual se efectua pagamento automático.

� Utente Indique o nome do utente (ver Utentes) para o qual se efectua pagamento automático.

Os parâmetros conta WinCTB, tipo e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.3.2. Anulação Automática de Pagamentos 6.3.2.1. Anulação Automática de Pagamentos por Valência

� Para o Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende anular pagamentos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Para a Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende anular pagamentos. Este parâmetro pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

6.3.2.2. Anulação Automática de Pagamentos por Utente



� Para o Ano/Mês O ano e mês para o qual pretende anular pagamentos. Sugere-se o ano e mês actual, podendo o utilizador alterar se assim o quiser.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende anular pagamentos.

� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual pretende anular pagamentos.

Os parâmetros tipo e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.3.3. Mapa Resumo de Pagamentos O mapa mostra os pagamentos dos recibos para o período indicado, a data do recibo, o número do recibo pago, o valor de cada um dos recibos pagos e um totalizador de códigos pagos no período indicado.



� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual pretende fazer análise dos pagamentos registados.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende fazer análise dos pagamentos registados.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) que determina para quais utentes pretende fazer análise dos pagamentos registados.

� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para a qual pretende fazer análise dos pagamentos registados.

� Mostra Códigos Indique se pretende que o mapa mostre resumo de totalizadores por “Código” dos pagamentos efectuados para os recibos registados.



� Mostra Tipo Pagamento Indique se pretende que o mapa mostre resumo de totalizadores por “Tipo de Pagamento” dos registos de pagamentos efectuados para os recibos registados.

Os parâmetros tipo, utentes e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 6.3.4. Aviso de Recibos Vencidos Esta opção permite ao utilizador emitir de forma automática cartas para os responsáveis dos utentes que estão com recibos em atraso.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes - um ou todos) para o qual pretende emitir aviso de recibo vencido.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes - um, vários ou todos) que determina para quais utentes pretende emitir aviso de recibo vencido.



� Valência Indique a valência (ver Valências - uma ou todas) para o qual pretende emitir aviso de recibo vencido.

� Texto Indique o texto (ver Textos) que dará corpo ao aviso de recibo vencido.

� Data Carta Indique a data para a carta a enviar como aviso de recibo vencido.

Os parâmetros tipo, utentes, valência e texto podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). O que é um recibo vencido?

Se Data do Recibo + Dias Limite (ver Ficha da Instituição) > Data do Dia.

Então Recibo está em atraso (ou vencido).

Como exemplo indica-se que se tiverem dias limite = 8, todos os recibos gerados em 2003/01/31 com essa data estão em atraso a partir do dia 2003/02/09. 6.3.5. Cobrança Postal Para poder realizar cobranças de recibos de utentes é possível utilizar os serviços de cobrança postal dos C.T.T. que fornecem este serviço após pedido efectuado pela instituição. O programa WinUTE permite a construção e leitura da informação em formato digital de forma automática para validação e registo das cobranças efectuadas via postal.

6.3.5.1. Registos Após a instituição ter efectuado o contrato do serviço de cobrança postal com os C.T.T. é-lhe atribuído um código



cliente (indicado pelos C.T.T.) que vai utilizar para a construção do ficheiro digital com informação para cobrança postal a enviar aos serviços dos C.T.T. para o efeito.

� Data de Emissão

A data de emissão dos documentos C.T.T. para cobrança dos pagamentos de recibos de utentes.

� Limite Pagamento A data limite para os responsáveis realizarem o pagamento dos valores do recibo indicado no documento C.T.T. enviado.

� Recibos Indicação dos recibos que pretende ver pagos por cobrança postal referenciados por ano e mês de processamento e por tipo e código de utente, com a possibilidade de os agrupar por valência.

� Assunto Mensagem a indicar nos documentos de cobrança a emitir pelos serviços dos C.T.T. a enviar aos responsáveis dos utentes.

Os parâmetros tipo, utentes e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



O utilizador deve indicar na lista de utentes para os quais pretende ver cobrados os recibos por via postal. Pode seleccionar um ou vários utentes e respectivos recibos associados para a cobrança.

Ao premir o botão [Criar Ficheiro] deve indicar o nome do ficheiro a enviar aos serviços dos C.T.T., por ex.: PGCP_040914.txt contendo a informação para a cobrança postal e qual o suporte onde pretende guardar o ficheiro a criar (disquete, zip drive, CD, etc.).

6.3.5.2. Pagamentos Efectuados Os serviços dos C.T.T. após terem realizado a cobrança dos pagamentos dos recibos de utentes do período indicado aos balcões das estações dos C.T.T., até à data limite para o efeito, enviam à instituição um ficheiro digital com informação dos recibos de utentes que foram efectivamente pagos e os que ficaram pendentes de boa cobrança.



Indicando o código cliente atribuído pelos serviços dos C.T.T. à instituição prima o botão [Ler Dados] para indicar o ficheiro de dados do qual pretende ler e registar informação das cobranças efectuadas para os recibos de utentes seleccionados. Ao ler o ficheiro é indicada em Data do Ficheiro a data de construção do ficheiro de dados. Após seleccionar os utentes e respectivos recibos para os quais pretende registar pagamento deve premir o botão [Registar] para proceder de forma automática a registo de pagamentos dos recibos. Deve validar o registo automático de pagamentos de recibos por cobrança postal com um mapa resumo de pagamentos.

6.3.6. Transferência Bancária

O programa permite emitir um ficheiro (PS2) para enviar ao banco por forma a os utentes poderem fazer o pagamento por transferência bancária, esta opção permite a recepção desse ficheiro e no caso dos registos pagos correctamente por transferência bancária o programa regista automaticamente o pagamento do recibo.

6.4. Simulação Se pretendermos verificar a situação de um novo utente na instituição podemos calcular o valor da mensalidade a pagar por este numa determinada valência, tendo como base uma lista de



códigos a cobrar ao novo utente ex.: MENSALIDADE, ALIMENTAÇÃO, etc..

� Código/Nome Indique o utente para o qual pretende realizar simulação da mensalidade a pagar.

� Valência Indique a valência (ver Valências) para a qual se realiza a simulação. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Total O valor total da mensalidade a pagar pelo novo utente.

� Linhas de Simulação (Códigos) Para cada linha de simulação do tipo código que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgirá uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitirá efectuar operações sobre esse código.





� Valor Indique o valor a cobrar para o código indicado.

No caso de indicar uma fórmula para o cálculo do valor do código a sua utilização obedece à funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de códigos (ver Utentes - Códigos).

Os parâmetros código e fórmula podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

7. Análises Globais

Análises gerais sobre os dados referentes à utilização do programa na instituição, onde se podem consultar e visualizar dados de análise e estatísticos sobre a forma de mapas ou gráficos.

7.1. Mapas

7.1.1. Média de Utentes por Ano O mapa apresenta para os 12 meses de cada ano o número de utentes que frequentaram cada uma das valências. Essa



situação é proveniente dos recibos criados por utente/mês, referindo-se que para cada utente só é contado um recibo (unidade) por mês, mesmo que esse utente tenha mais do que um recibo num dado mês, referindo-se que a média é feita apenas para os meses que têm dados.

� A

no

O ano a que se refere o mapa.

� Val

ência Indique a valência (ver Valências) para a qual se quer saber a frequência de utentes por ano. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

7.1.2. Análise de Saldos de Utentes Sempre que um recibo é gerado, surge na conta-corrente do utente um movimento a débito e o seu saldo fica devedor. Assim, enquanto os recibos actualizam o saldo devedor do utente, os pagamentos actualizam o saldo credor. Este mapa com limites entre utentes, apresenta no écran/impressora o conjunto de utentes que tem débitos em relação à instituição e qual o valor desse débito.



� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) a analisar.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) a analisar. Todos – todos os utentes que estejam dentro

das condições indicadas nos parâmetros. Não Activos – utentes inactivos que estejam

dentro das condições indicadas nos parâmetros. Activos – utentes activos que estejam dentro da

condições indicadas nos parâmetros. � Saldo

Todos – utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros e com qualquer saldo.

Diferentes de zero – utentes que estejam



dentro das condições indicadas nos parâmetros, mas cujo saldo é diferente de zero.

Zero - utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros, mas cujo saldo é igual a zero.

Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

7.1.3. Conta Corrente de Utente Em função dos recibos, anulação de recibos, pagamentos e anulação de pagamentos, são criados movimentos de conta-corrente de utentes, em termos de débitos e créditos. Apresenta-se um extracto de conta-corrente para cada um dos utentes indicados, nas datas (movimento ou documento) indicadas. Independentemente de haver ou não ligação com a WinCTB, esta conta-corrente existe a título meramente informativo e não tem relação directa com a WinCTB.

� Datas



O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual se pretende analisar a conta-corrente dos utentes. Esta indicação pode ser para datas dos movimentos ou datas dos documentos.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual se pretende analisar a conta-corrente.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para os quais se pretende analisar a conta-corrente.

Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 7.1.4. Emissão Declaração (IRS) Esta declaração de entrega obrigatória aos responsáveis tem uma componente fixa e uma componente livre. Notar que para cada utente, as verbas que saem na declaração referem-se aos valores efectivamente pagos durante esse ano. Assim, se num dado ano passaram a um utente 12 recibos de 50,00 Euros cada (600,00 Euros no total) e apenas foram liquidados 9 recibos nesse ano (90.000 no total) é esta a importância que sai na declaração de IRS. Deverá ainda ser entendido que para um dado utente pode ser emitida mais do que uma declaração de IRS num dado ano. Por exemplo: um utente tem dois responsáveis; para uma comparticipação mensal de 150,00 Euros, um dos responsáveis paga 100,00 Euros e o outro 50,00 Euros. Assim ao longo de um dado ano foram emitidos 24 recibos, dois em cada mês. Admitindo que tudo foi pago nesse ano, num total de 1.800,00 Euros para esse utente irão ser emitidas duas declarações de IRS, uma para cada um dos responsáveis (uma com 1.200,00 Euros e outra com 600,00 Euros).



� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende emitir a declaração.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para os quais pretende emitir a declaração.

� Valência Indique a valência (ver Valências) para a qual se emite a declaração.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos) para a qual se emite a declaração.

� Ano O ano a que se referem os valores que dão origem ao montante indicado na declaração.



� C/ Texto CISRPS O texto da declaração é ou não da forma como em CISRPS – Código do Imposto Sobre o Rendimento de Pessoas Singulares.

� Valores Baseados pagamentos - os valores (Ano) indicados na declaração são baseados nos pagamentos efectuados dos recibos (data do pagamento) para o período indicado (Ano). estatísticas - os valores (Ano) indicados na declaração são baseados nos recibos pagos (data do recibo) para o período indicado (Ano).

� Alteração ao Texto Parte livre do texto da declaração que o utilizador pode alterar.

Os parâmetros tipo, utentes, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 7.1.5. Emissão Boletim Estatístico Os utentes são diferenciados entre activos e inactivos. Para todos os utentes cujo responsável tenha o mesmo nome que o utente, os dados são apresentados na coluna Comp./Pro. (comparticipação própria), enquanto os outros são apresentados na coluna Comp./Fam (comparticipação familiar). No final do mapa apresentamos o total de utentes activos e inactivos.



� Ano/Mês O período Do Ano/Mês - Ao Ano/Mês para o qual se pretende emitir o boletim.

� Valência Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para a qual se pretende emitir o boletim.

� Códigos Indique o código (ver Códigos) (um ou todos) que vai ser analisado e cujos valores surgem neste boletim estatístico.

Os parâmetros valência e código podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 7.1.6. Mapa dos Utentes com Acordo Apesar deste mapa ser normalmente Quadrimestral, esta opção está preparada para listar qualquer tipo de período: mensal, trimestral, quadrimestral, semestral, anual, etc., prevendo já futuras alterações por parte dos ISSS.



A forma como o mapa é preenchido e o seu conteúdo, deverá ser do pleno conhecimento do utilizador.

� Ano/Mês O período Do Ano/Mês - Ao Ano/Mês para o qual se pretende emitir o mapa.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) (um ou todos) para o qual se pretende emitir o mapa.

� Valência Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para a qual se pretende emitir o mapa.

� ISSS O Instituto de Solidariedade e Segurança Social associado.

� SSR O Sub-Serviço Regional associado.

� Instituição O nome da instituição, sugerido pelo programa.

� Equipamento



A denominação do equipamento.

Os parâmetros tipo e valência podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

7.1.6. Mapa Estatístico da Frequência de Valência O mapa indica o número de utentes que frequentam determinada valência, agrupando-os por sala, e o valor total da mensalidade paga por eles, podendo mostrar este valor por grupo de códigos a indicar pelo utilizador. Totaliza no final o valor da mensalidade paga em determinada valência, bem como um total geral de todas elas.

� Ano/Mês O período ano e mês para o qual se pretende emitir o mapa estatístico.

� Valência Indique a valência (ver Valências) para a qual se pretende emitir o mapa estatístico. Este campo pode



ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Acordo Indicação do tipo de utente que participa na construção do mapa. Todos - todos os utentes. Com Acordo - apenas os utentes ao abrigo de acordo com o ISSS (Instituto de solidariedade e Segurança Social). Sem Acordo - apenas os utentes que não estão ao abrigo de acordo com o ISSS (Instituto de Solidariedade e Segurança Social).

� Códigos Os códigos cujos valores são indicados no mapa emitido. Apenas os códigos seleccionados e respectivos valores são objecto de análise neste mapa. O botão [S/N Seleccionar Todos] selecciona ou não selecciona todos os códigos da lista de registos cujos valores são indicados na listagem ou mapa emitido.

7.1.7. Mapa Resumo de Utentes para Seguro Mostra por valência, o número de utentes para fins de seguro, no período de um ano com início a indicar pelo utilizador. Calcula totais mensais, acumulados no período e as médias por valência. Os utentes indicados no mapa têm data de renovação ou data de admissão no período indicado.



� Ano/Mês Inicial

O ano e mês inicial do período para o qual se pretende emitir o mapa.

7.1.8. Mapa Histórico de Utentes O mapa apresenta, para um conjunto de utentes, o percurso histórico na instituição indicando a valência, a sala e em que período os utentes frequentaram ou frequentam as referidas valência e sala.

� Ano/Mês O período Do Ano/Mês - Ao Ano/Mês para o qual se pretende apresentar o histórico na instituição.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) (um ou todos) para o qual se pretende apresentar o histórico na instituição.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para o qual se



pretende apresentar o histórico na instituição. � Valência

Indique a valência (ver Valências) (uma ou todas) para a qual se pretende apresentar o histórico na instituição.

� Sala Indique a sala (ver Salas/Quartos) (uma ou todas) para a qual se pretende apresentar o histórico na instituição.

Os parâmetros tipo, utentes, valência e sala podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

7.1.9. Listagem de Documentos Alterados Listagem do histórico dos documentos alterados, removidos ou todos no período indicado entre datas.

� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual se pretende listar o histórico de documentos.



O programa regista para cada alteração/remoção recibos, pagamentos e recibos gerais, a data da alteração/remoção e o utilizador que efectuou a alteração/remoção do registo. A listagem mostra para cada tipo de documento(Recibos, Pagamentos e Recibos Gerais) se este foi alterado ou removido, indicando o utilizador que efectuou essa alteração ou remoção. O botão [Limpa Histórico] elimina todos os registos do histórico de documentos. Apenas ao utilizador do tipo “Admin” é permitido limpar o histórico, de forma que é sempre possível com esta listagem detectar alterações ou a remoção de determinado registo, sabendo sempre quando e quem o fez. 7.1.10. Mapa Autorização de Utentes



Ao indicar a valência, sala e o texto o programa permite

a emissão de um documento com indicação do texto, código e nome dos utentes registados para a valência e sala indicadas, reservando o espaço necessário à assinatura do responsável do utente autorizando o indicado pelo texto do documento. Um exemplo para a utilização desta listagem é o da necessidade da autorização dos responsáveis para que os utentes a seu cargo possam deslocar-se por exemplo: à praia, em visitas de estudo, etc..

Os parâmetros valência, sala e texto podem ser

preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 7.1.11. Mapa Utentes Com Acordo de Cooperação

O mapa serve para verificação das alterações da frequência do número de utentes abrangidos por acordo de cooperação. O mapa construído mensalmente, ajustado às indicações do ISSS – Instituto de Solidariedade e Segurança Social, é remetido aos serviços distritais de solidariedade e segurança social que quadrimestralmente avaliam possíveis ajustamentos da comparticipação por acordo de cooperação.

7.1.11.1. Manutenção

O utilizador pode emitir o mapa ou exportar para excel o acordo de cooperação para as valências previamente definidas, tais como: Infância e Juventude, Idosos e Apoio Domiciliário. Note que apenas os utentes com indicação do acordo na Ficha de Utente (ver Utentes) são automaticamente carregados para a emissão do mapa.

Os modelos indicados pelo ISSS são preenchidos com informação dos utentes processada para o período a indicar por forma a que:

Modelo 1 - para valências de Infância e Juventude



Modelo 2 - para valências de Idosos Modelo 3 - para valências de Apoio Domiciliário

� Ano/Mês O período para o qual pretende emitir mapa relativo aos dados processados para os utentes abrangidos com acordo de cooperação.

Ao indicar o modelo a imprimir deve premir o botão

[Continuar] ou no separador “Utentes” para poder visualizar ou alterar os registos de utentes com acordo de cooperação.

Os parâmetros tipo utente, valência e acordo podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



Para visualizar registos de utentes que estejam de acordo

com os “Parâmetros” indicados premir o botão [Actualizar]. Para imprimir o mapa seleccione os registos da lista que pretende incluir no mesmo. Para seleccionar registos da lista basta premir com o botão do rato a linha a seleccionar.

Para alterar ou inserir registos na lista deve utilizar as teclas: F5 – Inserir novo registo na lista, F6 – Alterar registo da lista por forma a:

Modelo 1:

� Utente

Indique o tipo, código e nome do utente a inserir na lista.

� Situação do utente



SA – sem alteração em ralação a período ano/mês anterior. AT – ausente transitoriamente no período ano/mês indicado. AM – admitido no mês indicado. SP – saída no período ano/mês indicado.

Modelo 2:


Aut. – autónomo. Dep. – dependente.

Modelo 3:


Alim. – n. de serviços de alimentação (refeições) na semana (2ª a 6ª). H. Pess. – n. de serviços de higiene pessoal na semana (2ª a 6ª). H. Hab. – n. de serviços de higiene habitacional na semana (2ª a 6ª). T. Roup. – n. de serviços de tratamentos de roupas na semana (2ª a 6ª). Sáb. e Dom. – assinalar se os serviços também são prestados ao sábado e/ou ao domingo.



Outros – descrever serviços para além dos indicados. Note-se que o utilizador pode adicionar ou alterar

registos a imprimir no mapa.

7.1.11.2. Parametros de exportação

Serve para parametrizar na folha excel onde vão ser apresentados os dados na exportação da folha.

Deve proceder da seguinte forma: • Escolher o modelo que pretende parametrizar.

• Carregar no botão para alterar . • Parametrizar as celulas (Coluna + linha)do cabeçalho. • Parametrizar a sequência com a primeira linha onde vai

escrever.



7.1.11.3. Envio ficheiro

Serve para enviar por mail o anexo (ficheiro excel) para a C.R.S.S., também é utilizado nas fichas onde se regista e-mail para enviar mail’s, tais como nos responsáveis, utentes, etc.

Anexo – Ficheiro a anexar no mail. Endereço – Endereço de e-mail do destinatário. Assunto – Assunto do mail.

7.1.12. Mapa de Apoio à carta social Mapa de apoio á realização da Carta Social que é feita anualmente a enviar a C.R.S.S.



Este mapa é realizado por valência, como tal para os campos serem preenchidos terá de seleccionar uma valência. Caracterização Geral: Apresenta os campos que servem como cabeçalho do mapa e são apresentados automaticamente pelo programa muito embora o utilizador possa alterar manualmente os valores que depois servirão para realizar o mapa. 7.1.13. Balancete de Utentes por valência

Este mapa permite apresentar um balancete de valores dos utentes (tipo conta corrente) por valência realizado para o mês indicado.



7.1.14. Conta Corrente por valência

Este mapa permite apresentar uma conta corrente dos utentes para o mês em questão agrupado por valência. De forma a poder ter uma analise da rentabilidade de cada valência.



7.2. Estatísticas

7.2.1. Estatísticas Global Nesta opção o utilizador selecciona o ano de referência, indicando seguidamente se quer a emissão de Mapa e Gráfico, Mapa ou apenas Gráfico. Os tipos de gráficos apresentados são: barras, linhas, “queijo”, áreas e colunas (tridimensional).

No mapa são apresentados mês a mês os valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior, indicando-se a variação anual em valor e percentagem para cada mês.

Os gráficos apresentam os valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior.

Sem ser necessário imprimir a estatística pretendida, pode ver de imediato o aspecto e análise gráfica para o ano pretendido e ano anterior.

7.2.1.1. Estatística Global por Utente

Seleccionar um utente específico ou todos (por tipo e utente), de um tipo determinado ou todos e ainda o ano de referência. O utilizador deve indicar se pretende que os dados se apresentem em Mapa e Gráfico, Mapa ou Gráfico.



Os parâmetros tipo e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

Os tipos de gráficos apresentados são: barras, linhas, “queijo”, áreas e colunas (tridimensional).

No mapa mostra-se, para cada mês, uma análise dos valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior, indicando-se a variação anual em valor e percentagem.

O gráfico apresenta, para cada mês, os valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior. Mostra-se ainda, num quadro de códigos (Mensalidade, Alimentação, Transporte, Medicamentos, etc.), os totalizadores dos códigos do utente ou utentes em análise para o ano de referência.



7.2.1.2. Estatística Global por Valência

O utilizador indica uma valência ou todas (ver Valências), podendo este campo ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Após introduzir o ano de referência mostra-se uma análise comparativa para cada um dos meses do ano indicado e do ano anterior.

Os tipos de

gráficos

apresentados são:

barras,

linhas, “queijo”, áreas e colunas (tridimensional).


O gráfico apresenta, para cada mês, os valores comparativos para o ano indicado e para o ano anterior.

7.2.1.3. Estatística Global por Tipo de Utente

O utilizador indica um tipo do utente ou todos (ver Tipo de Utentes), podendo este campo ser preenchido com valores



pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Indica o ano de referência e obtém uma análise comparativa para cada um dos meses do ano indicado e do ano anterior.






7.2.1.4. Estatística Global por Código

O utilizador indica um código ou todos (ver Códigos), podendo este campo ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). Indica depois o ano de referência e obtém uma análise comparativa para cada um dos meses do ano de referência e do ano anterior.






7.2.1.4. Estatística Global por Mensalidade Permite comparar as mensalidades entre anos, se ouve aumento ou decrescimo nas mensalidades.

Parâmetros: Código – Código do código (exemplo: mensalidade). Códigos – Processamento se vai ler os valores dos códigos aos processamentos ou Recibos se for ler os códigos aos recibos. Ano – Ano que pretende comparar, sendo que vai comparar o ano escolhido e ano anterior a esse. Mês – Se pretende fazer a comparação de todos os meses ou apenas de um determinado mês. Valor : Inicial – Valor inicial do código. Final – Valor final do código. 7.2.2. Estatísticas Ranking Nesta opção o utilizador selecciona o ano de referência, indicando seguidamente se quer a emissão de Mapa e Gráfico, Mapa ou apenas Gráfico.



Os tipos de gráficos apresentados são: barras, “queijo” e colunas (tridimensional).

No mapa são apresentados por item indicado os valores para o ano indicado, indicando-se o valor recebido e respectiva percentagem para cada item.

Os gráficos apresentam os valores para o ano indicado.

Sem ser necessário imprimir a estatística pretendida, pode ver de imediato o aspecto e análise gráfica para o ano indicado.

7.2.2.1. Ranking Global por Valência

Indicado o ano de referência apresentam-se os valores recebidos para as valências e respectivas percentagens.


No mapa são apresentados por valência os valores recebidos no ano indicado e respectiva percentagem.




7.2.2.2. Ranking Global por Tipo

Indicado o ano de referência apresentam-se os valores recebidos por tipo de utente e respectivas percentagens.


No mapa são apresentados por tipo de utente os valores recebidos no ano indicado e respectiva percentagem.


7.2.2.3. Ranking Global por Código

Indicado o ano de referência apresentam-se os valores recebidos por código e respectivas percentagens.




No mapa são apresentados por código os valores recebidos no ano indicado e respectiva percentagem.




8. Recibos Gerais

Módulo em que o utilizador pode criar pontualmente recibos para outras entidades que não os utentes (subsídios autárquicos, donativos, etc.) ou criar recibos referentes a avenças mensais (rendas e afins).

Deverão ser previamente entendidos os seguintes conceitos:

� Os recibos gerais referem-se a subsídios autárquicos, outros subsídios, donativos, avenças mensais como rendas e afins, etc..

� A numeração (automática) dos recibos gerais é do tipo ano/mês, mas é completamente independente dos recibos para utentes.

� Existe, caso indicado pelo utilizador, ligação à WinCTB nestes recibos.

� Os recibos gerais têm um formato próprio, mas muito idêntico aos outros recibos.

� O texto dos recibos gerais é parcialmente livre, devendo ser definido na tabela textos (ver Textos), podendo ser alterado pontualmente recibo a recibo.

� Não existe controle de pagamentos, pois não é esse o objectivo deste módulo. Há apenas uma indicação informativa se os recibos gerais estão pagos ou não.



8.1. Registo de Recibos Gerais Ao querer registar um recibo, o programa sugere o número de recibo e a data de registo do mesmo, bem como sugere a data de pagamento para o recibo se este ficar registado como pago. Qualquer destas situações pode ser alterada pelo utilizador e é da sua inteira responsabilidade, apesar de ser automaticamente validada a consistência de datas, mas a título informativo.

� Ano e N.º Recibo Indicação do ano activo e o número de registo do recibo (automático).

� Data do Recibo A data de registo do recibo.

� Entidade Indique a entidade (ver Entidades) para a qual vai registar o recibo. É possível registar um recibo para uma entidade pontual, que não esteja registada na tabela respectiva, bastando para o efeito indicar o código de entidade “99999”.

� Tipo Rec. Indique o tipo de recibo (ver Tipo de Recibos Gerais) a registar.



� Pago Se pretender que o recibo fique registado como pago

indique Pago sendo a data de pagamento de

preenchimento obrigatório, caso contrário Pago . O recibo pode ser pago posteriormente com indicação da data de pagamento, através de uma alteração ao recibo na lista de registo de recibos na respectiva barra de opções (ver Funcionamento Geral) ou na mesma barra de opções recorrendo ao botão , pedindo que se indique data de pagamento para o recibo:

O mesmo botão pode anular o pagamento de um recibo geral já pago.

� Valor O valor do recibo deve ser indicado e é de preenchimento obrigatório.

� Texto O texto (ver Textos) que surgirá no recibo emitido deve ser indicado. Pode pontualmente ser alterado ou escrito na totalidade sem recorrer à tabela respectiva.

� Obs. As observações ao recibo não são de preenchimento obrigatório.

Os parâmetros entidade, tipo recibo e textos podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente



(ver Campos Sublinhados). O Registo da Entidade “99999”:

� Nome Identificação da entidade para a qual se vai registar o recibo.

� Contribuinte O número de contribuinte da entidade para a qual se vai registar o recibo.

� Morada A morada da entidade para a qual se vai registar o recibo.

8.2. Emissão de Recibos Gerais Podendo emitir o recibo logo após o registo, é fundamental a existência de uma opção autónoma de emissão.



� Ano O ano de referência dos recibos que pretende emitir.

� Tipo Rec. Indique o tipo do recibo (ver Tipo de Recibos Gerais) (um ou todos) que pretende emitir.

� Entidade Indicação da entidade (ver Entidades) (uma ou todas) para a qual se pretende emitir os recibos.

� Recibos Indique o intervalo Do Recibo - Ao Recibo (ver Registo de Recibos Gerais) (um, vários ou todos) de recibos que pretende emitir.

Quais os recibos a emitir:

Pagos – os recibos pagos. Não Pagos – os recibos não pagos. Todos – todos os recibos.

Os parâmetros tipo recibo, entidade e recibos podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



8.3. Entidades

As entidades estão directamente ligadas à emissão e registo de recibos gerais, quer seja um particular, uma empresa, um organismo público, etc. O utilizador pode registar entidades (que trabalhem normalmente ou frequentemente com a instituição: Câmara Municipal, Junta de Freguesia, ISSS, Empresa X, Empresa Y, etc.), ou no momento de criação do recibo utilizar a entidade “99999” (ver Registo da Entidade “99999”) para registo deste para uma entidade com uma relação pontual com a instituição.

� Código O código que identifica a entidade (automático).

� Nome O nome da entidade a registar.

� Abrev. Abreviatura do nome indicado para a entidade .

� Código Postal O código postal (ver Códigos Postais) pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

� Morada A morada da entidade (Rua, Número, etc.).



� Contribuinte O número de contribuinte da entidade.

� Telefone / Fax Os números de telefone e fax.

� e_mail O endereço da caixa de correio electrónico (e_mail – Internet).

� Conta WinCTB O número da conta WinCTB no caso da entidade ter conta na contabilidade.

� Observ. Observações diversas ao registo da entidade.

8.4. Tipo de Recibos Gerais A tabela regista os diferentes tipos de recibos gerais a registar e emitir pela instituição, funcionado como uma tabela auxiliar neste módulo de recibos gerais.

� Código

O código que identifica o tipo de recibo geral. � Descrição

Descrição do tipo de recibo a registar. � Pago de Imediato

Se o tipo de recibo registado será sempre dado como

pago à partida no seu registo, senão e o recibo deste tipo ao ser registado ficará com a indicação de não pago.



8.5. Sessões de Trabalho - Recibos Gerais

O objectivo deste módulo é a criação de recibos que são emitidos periodicamente, evitando assim que o utilizador tenha que, em Recibos Gerais (ver Registo de Recibos Gerais), criar esses recibos sempre que se atinge a data da emissão. Nesta opção o utilizador pode criar várias sessões e para cada uma delas indicar vários recibos a emitir. Admitamos o seguinte exemplo: por doação ou investimento, a instituição possui 2 lojas que estão alugadas, 1 apartamento alugado para habitação e um vasto terreno agrícola que está alugado em diferentes parcelas a 3 agricultores. Para qualquer dos casos, em todos os finais de mês é emitido um recibo referente à renda. Neste caso será útil criar três sessões de trabalho: a primeira Renda Lojas, a segunda Renda Apartamentos e a terceira Renda Agricultura (naturalmente que os nomes são livres e são indicados a título de exemplo).



Faz-se notar que não estamos a criar um recibo para emitir a seguir, mas sim a definir um tipo de recibo a emitir periodicamente e que será criado/emitido na emissão de sessões.

Refira-se que:

� Poderão criar sessões de trabalho em que o(s) tipo(s) de recibo(s) aí incluído(s) são diferentes.

� Sempre que pretenderem alterar nos recibos da sessão o tipo de recibo, o valor, tipo de pagamento ou o texto associado deverão utilizar a funcionalidade das teclas indicadas na barra de deslocamento:

Com as teclas:

F4 – Ver Opções verá uma lista de acções que poderá realizar com a lista.



F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista. F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista. F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.

� Entidade Indique a entidade (ver Entidades) a inserir na sessão de trabalho.

� Tipo de recibo Indique o tipo do recibo (ver Tipo de Recibos Gerais) a registar na sessão de trabalho.

� Pago Indicação se o recibo fica registado como pago ou não.

� Texto Personalizado / Texto Normalizado



O texto (ver Textos) pode ser personalizado, introduzido pelo utilizador no momento do registo da entidade na sessão de trabalho ou normalizado recorrendo à tabela correspondente.

� Observ. Observações ao recibo a registar na sessão de trabalho.

Os parâmetros entidade, tipo de recibo e texto personalizado/texto normalizado podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

8.5.1. Geração de Recibos Gerais Após terem tipificado os recibos a emitir periodicamente, os recibos são gerados.

O utilizador indica o ano para o qual vai gerar os recibos, qual a data dos recibos (sendo por defeito sugerida a data do dia) e indica uma sessão de trabalho ou todas a partir da qual vai gerar recibos.

Considerando que a maioria dos recibos se referirão a rendas mensais, o programa detecta e avisa se encontrar no mesmo ano/mês um recibo previamente gerado para a mesma sessão. No entanto, a responsabilidade de prosseguir é do utilizador. Deve ainda referir-se que os recibos gerados nas sessões de trabalho, podem também ser emitidos na Emissão de Recibos



Gerais. 8.5.2. Emissão de Sessões Na emissão de recibos com base nas sessões indique quais as sessões (ver Sessões de Trabalho) (definir um intervalo ou todas) para as quais pretende emitir recibos. Indique para que entidade (ver Entidades) (uma ou todas) registada nas sessões indicadas, pretende emitir recibos.

Os parâmetros sessão e entidade podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

8.6. Mapa Resumo de Recibos Gerais Mostra-se um resumo dos recibos registados num determinado período, indicando a data do recibo, a entidade, o valor e se o mesmo está pago ou não.



� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual pretende emitir o mapa.

� Tipo Rec. Indique o tipo de recibo (um ou todos) para o qual pretende emitir o mapa.

� Entidade Indique a entidade (uma ou todas) para a qual pretende emitir o mapa.

� Recibos Todos - todos os recibos que estejam dentro da

condições indicadas nos parâmetros. Não pagos - todos os recibos não pagos que

estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Pagos - todos os recibos pagos que estejam dentro da condições indicadas nos parâmetros.

Os parâmetros tipo de recibo e entidade podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



9. Cofre

O registo de “movimentos de cofre” relativos a uma caixa do utente serão tratados de forma independente ao funcionamento do programa (tais como recibos do utente e recibos gerais). O utente terá uma determinada quantia (um movimento a crédito semelhante a um depósito na conta cofre do utente) ao seu dispor que movimentará como mais lhe aprouver, fazendo-se aqui o registo dos respectivos movimentos, sejam eles créditos ou débitos.

� T. Movimento Indicação do tipo do movimento (ver Tipo de Movimentos) a registar.

� Natureza A natureza do movimento a registar (Crédito ou Débito).

� Número O número de registo do movimento (automático)

� Data A data para a qual se vai registar o movimento

� Tipo Utente Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual se regista o movimento.

� Utente Indique o utente (ver Utentes) para o qual se regista o movimento.

� Valor O valor do movimento registado.

� Observações



Observações diversas ao movimento registado.

Os parâmetros tipo movimento, tipo utente e utente podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

9.1. Emissão Movimentos de Cofre Emitir o documento comprovativo do movimento de cofre efectuado é idêntico a emitir um recibo ou recibo geral. O documento emitido contém o descritivo do movimento: tipo, utente, data e valor.

� Tipo Movimento Indicação do tipo do movimento (ver Tipo de Movimentos) (um ou todos) a emitir.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para os quais se emite o movimento.



Todos – todos os utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

Não Activos – utentes inactivos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

Activos – utentes activos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

� Movimentos Indique o intervalo Do Movimento - Ao Movimento (um, vários ou todos) que pretende emitir.

Os parâmetros tipo do utente, utentes e movimentos podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

9.2. Conta Corrente de Cofre Em função dos movimentos de cofre efectuados são criados movimentos de conta-corrente de cofre dos utentes, em termos de débitos e créditos. Apresenta-se um extracto de conta-corrente para cada um dos utentes indicados, nas datas dos movimentos indicadas. Independentemente de haver ou não ligação com a WinCTB, esta conta-corrente existe a título meramente informativo e não tem relação directa com a WinCTB.



� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual se pretende analisar a conta-corrente do cofre. Esta indicação é para as datas dos movimentos.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) (um ou todos) para o qual se pretende analisar a conta-corrente do cofre.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para os quais se pretende analisar a conta-corrente do cofre.




Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos



Sublinhados).

9.3. Saldo de Cofre Sempre que um movimento de cofre é efectuado, surge na conta-corrente de cofre do utente um movimento (débito ou crédito) actualizando o seu saldo no valor e natureza do movimento. Este mapa com limites entre utentes, apresenta no écran/impressora o conjunto de utentes pretendidos, respectivos valores de saldo e natureza do mesmo.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende analisar o saldo de cofre.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes)



(um, vários ou todos) para os quais pretende analisar saldo de cofre.

� Todos – todos os utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

� Não Activos – utentes inactivos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

� Activos – utentes activos que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros.

� Saldo Todos – utentes que estejam dentro das condições

indicadas nos parâmetros e com qualquer saldo. Diferentes de zero – utentes que estejam dentro

das condições indicadas nos parâmetros, mas cujo saldo é diferente de zero.

Zero - utentes que estejam dentro das condições indicadas nos parâmetros, mas cujo saldo é igual a zero.

Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados). 9.4. Movimentos de Cofre Entre Datas Mostra-se um mapa descritivo dos movimentos de cofre de um conjunto de utentes a indicar, num período compreendido entre datas a indicar pelo utilizador.



� Datas O período definido pelo intervalo Da Data - À Data para o qual pretende analisar os movimentos de cofre dos utentes. Esta indicação é para as datas dos movimentos.

� Tipo Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) para o qual pretende analisar os movimentos de cofre.

� Utentes Indique o intervalo Do Utente - Ao Utente (ver Utentes) (um, vários ou todos) para os quais pretende analisar os movimentos de cofre.




Os parâmetros tipo e utentes podem ser preenchidos com valores



pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

9.5. Tipo de Movimento de Cofre

� Código Identificador do tipo de movimento.

� Descrição Definição do tipo de movimento.

� Natureza D – a natureza do movimento é débito. C – a natureza do movimento é crédito.



9.5. Registo Vale de Utentes

Para registar de forma automática o “valor vale” indicado na ficha de utente indique:

� Ano/Mês Ano e mês com registo de recibos para os utentes para os quais pretende registar valor vale como movimento de cofre.

� Com Recibos Pagos Indicação se é registado movimento de cofre apenas para utentes cujos recibos do período ano/mês estão pagos ou se o registo de movimento de cofre é para todos os utentes com recibo gerado no período ano/mês pago ou não pago.

� Movimento Cofre Indicação do tipo de movimento de cofre a registar para os utentes seleccionados na lista.

Para seleccionar registos da lista basta premir com o botão do

rato a linha a seleccionar. Para registar automaticamente os



movimentos de cofre associados para os utentes seleccionados deve premir com o ponteiro do rato o botão [Executar].

Os parâmetros valência, tipo utente e tipo movimento podem ser

preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).

10. Descarga WinCTB

A Descarga na Contabilidade - WinCTB - deverá ser previamente preparada, tendo em conta os seguintes aspectos:

� Na parametrização da instituição, no item Ligação à contabilidade (WinCTB):

Ligação à Contabilidade: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação à WinCTB, onde se vai fazer a descarga dos diversos movimentos da gestão de utentes, nomeadamente recibos, pagamentos e recibos gerais.

Directoria: indicar a directoria onde se encontra o programa de contabilidade WinCTB.

Conta Caixa/Banco: indicar qual a conta Caixa/Banco que será sugerida para o pagamento do Recibo do Utente.

Descarrega Recibos Utentes na WinCTB: Sim/Não - Este é um parâmetro importante, pois existem duas possibilidades de descarga:

� Descarregarem os Recibos (Classe 7 e Classe 2) e os Pagamentos (Classe 2 e Classe 1).

� Descarregarem só os Pagamentos (Classe 7 e Classe 1). Esta decisão é do utilizador e depende da forma como trabalham com a WinCTB. Caso optem pela primeira situação, deverão optar por Sim e Não caso optem pela segunda opção.



� Na ficha do utente, caso opte por descarregar os recibos,

usando portanto a conta 2121... da WinCTB, preencher o campo referente à Conta WinCTB.

� Realizar a parametrização dos binómios Valência / Códigos.

Poderá então realizar a Descarga na Contabilidade, Consulta de Documentos e Marcação de Documentos Atrasados.

10.1. Consulta de Documentos

Este é um mapa de apoio, que normalmente é usado antes da descarga. O utilizador selecciona o intervalo de as datas que quer consultar, se quer os movimentos descarregados ou os não descarregados, se quer todos os tipos de documentos, os recibos, os pagamentos ou os recibos gerais e a respectiva configuração da impressão. Será então emitida uma tabela dos documentos seleccionados com o seu tipo associado (R - Recibo P - Pagamento G - Recibo Geral).



10.2. Parametrização

Será nesta opção que o utilizador associará uma conta da WinCTB ao binómio Valência / Código, por exemplo:

� Para o Código 1 (Mensalidades) associar a 721... caso a valência seja a Creche.

Quanto à natureza, temos por exemplo o caso dos descontos que deverão ser parametrizados a Débito, quanto às mensalidades, deverão ser parametrizadas a Crédito. Esta parametrização não será utilizada nos Recibos Gerais, os quais são directamente classificados.



10.3. Descargas 10.3.1. Descarga WinCTB É nesta opção que são colocados como descarregados os documentos da WinUTE (Recibos e/ou Pagamentos) e que são criados na WinCTB os movimentos contabílisticos.

Após ter seleccionado a data limite (normalmente será o final de cada mês), deverá seleccionar quais os tipos de documentos que pretende descarregar (Recibos / Pagamentos / Recibos Gerais) e



actualizar a grelha dos documentos premindo o botão.

Em relação a esta grelha, existem vários aspectos a ter em conta: � Coluna Seleccionada - indica se o documento está

seleccionado ou não, estando por defeito todos seleccionados.

� Coluna Tipo - indica qual o tipo do documento (Recibo, Pagamento, Recibo Geral)

� Coluna Correcta - indica se o documento está correctamente definido a nível de contas e valências para poder ser descarregado na WinCTB. Para que se possa efectuar a descarga, todos os documentos seleccionados deverão estar correctamente definidos, caso contrário deverá desmarcá-los (F7) ou alterá-los (F6).

Teremos então as seguintes opções de tratamento desta tabela:

� Alterar (F6) - Alterar a Valência do movimento, Conta a Crédito e Conta a débito.

� Marcar/Desmarcar (F7) - Marca / Desmarca um documento

para descarga. Exemplo: O Recibo 2003/01 tem dois códigos (1 e 2), se o utilizador marcar / desmarcar uma das linhas desse recibo, a outra irá também ser marcada / desmarcada.

� Imprimir (F11) – Permite obter uma listagem dos documento seleccionados para descarga e também um resumo das contas a serem movimentadas.

Após ter seleccionado os documentos que pretende descarregar e verificar se estão todos correctamente definidos, deverá premir o



botão , sendo então necessário parametrizar o cabeçalho dos documentos.

� Data - Este campo é opcional, tendo em conta que: Não sendo preenchido - os documentos seleccionados são

descarregados nas respectivas datas. Indicando uma data - os documentos são descarregados

nessa data.

� Diário - Campo obrigatório que indica o diário onde vão ser descarregados os documentos. É indicado qual o número interno que vai ser atribuído na WinCTB ao primeiro documento a ser descarregado.

� Aglutina

Não aglutinar - não aglutina os documentos, isto é, se existirem duzentos documentos para descarregar, irão



surgir na WinCTB duzentos documentos. Admitindo que cada um deles tem apenas um movimento a débito e outro a crédito, surgirão na WinCTB quatrocentos movimentos.

Aglutinar - o programa irá juntar num só documento todos os documentos que tenham os seguintes campos iguais:

� Ano/Mês � Valência � Conta Débito � Conta Crédito

Exemplo: admita-se que para um dado mês, para a valência 900101 (Creche) existem duzentos pagamentos a descarregar, todos referentes a mensalidades base (Ex.: Código 1). Naturalmente que neste caso estão criadas todas as condições para esses documentos serem aglutinados num só, em que os valores a Crédito / Débito são totalizados. Deve-se referir que não faz sentido a aglutinação se descarregarem recibos e/ou pagamentos e usarem uma conta diferente para cada utente em termos de classe 2, pois em cada documento o utente é diferente, o que implica que nada será aglutinado.

� Tipo de documento / Descritivo - Estes campos, todos eles

opcionais, estão agrupados em 3 grupos (Recibos, Pagamentos e Recibos Gerais), referindo-se que:

Caso o utilizador opte por aglutinar os documentos, só terá opção de introduzir um tipo de documento e um descritivo no grupo Recibos / Gerais, campos esses que serão utilizados para a movimentação de todos os documentos gravados na WinCTB.

Caso o utilizador opte por não aglutinar os documentos, poderá parametrizar o tipo de



documento e descritivo a usar na WinCTB para os Recibos, Pagamentos e Recibos Gerais.

Após parametrizar este quadro, bastará confirmar a operação para que os documentos sejam automaticamente inseridos na WinCTB.

10.3.1.1. Marcação de Atrasados Esta opção é usada em situações em que a instalação da ligação entre a WinUTE e a WinCTB é posterior à instalação da WinUTE. Quando isto acontece, poderão existir entretanto algumas centenas de recibos/pagamentos que estão como não descarregados para a WinCTB, mas que manualmente já foram aí introduzidos. Nesse caso, antes de começarem a usar a descarga entre eles, deverão colocar como descarregados todos esses recibos/pagamentos.

O utilizador introduzirá a data até à qual quer seleccionar documentos, qual o tipo de documentos (Recibos/Pagamentos/Recibos Gerais) e actualizar a grelha dos

documentos premindo o botão .



Deverá então seleccionar quais os documentos a marcar como atrasados, por defeito todos seleccionados, e de seguida confirmar a operação para que os documentos sejam marcados como atrasados.

11. Descarga WinGTE

A Descarga na Tesouraria - WinGTE - deverá ser preparada, tendo em conta o seguinte:

Na parametrização da instituição (ver Parâmetros Instituição), no item Ligação à tesouraria (WinGTE):

• Ligação à Tesouraria: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação à WinGTE, onde se vai fazer a descarga de documentos da gestão de utentes, no caso, pagamentos e recibos gerais.

• Directoria: indicar a directoria onde se encontra a aplicação de tesouraria WinGTE.

• Descarga automática de documentos na WinGTE: Sim/Não - Este é um parâmetro importante, pois existem duas possibilidades de descarga:



o Descarga online, ou seja, no momento do registo dos documentos é feita a classificação do movimento e a descarga imediatamente.

o Descarga offline - somente a partir da opção Descargas WinGTE – Tesouraria -> Descarga é possível fazer a descarga na tesouraria.

Esta decisão é do utilizador e depende da forma como trabalham com a WinGTE. Caso optem pela primeira situação, deverão optar por Sim e Não caso optem pela segunda opção.

Proceder a criação de tipos de pagamentos. Poderá então realizar a Descarga na Tesouraria, Consulta de Documentos e Marcação de Documentos Atrasados.

11.1. Consulta de Documentos Este é um mapa de apoio, que normalmente é usado antes da

descarga. O utilizador selecciona o intervalo de datas que quer consultar, movimentos descarregados ou os não descarregados, quais os tipos de documentos (todos, pagamentos ou recibos gerais) e a respectiva configuração da impressão. Será então emitida uma tabela dos documentos nas condições indicadas com o seu tipo associado (P - Pagamento G - Recibo Geral).



11.2. Descarga A partir desta opção são colocados como descarregados os

documentos da WinUTE (Recibos e/ou Pagamentos) e criados na WinGTE os movimentos de caixa ou bancários.

O utilizador deve indicar a data limite, qual o tipo de documento (Pagamentos / Recibos Gerais) que pretende descarregar e, opcionalmente, indicar o tipo de pagamento dos documentos. Se o utilizador indicar o tipo de pagamento, na grelha serão filtrados os documentos; se não indicar, primindo o botão Listar, são apresentados todos os documentos, quer tenham tipo atribuido ou não.



Nesse caso, antes de poder descarregar, tem de seleccionar através da tecla [F5] qual o tipo que será atribuído aos documentos seleccionados para descarregar.

Através da tecla [F6], ou dois clicks, tem acesso à informação da linha seleccionada onde são apresentados a conta (bancária ou caixa), o tipo de movimento e a sua natureza (de acordo com o tipo de pagamento), o código do utente na WinGTE, qual a



descrição que o movimento terá na WinGTE (podendo o utilizador alterar este texto), a data de movimento, que pode ser alterada, e o número do movimento.

Com a tecla [F7] o utilizador pode seleccionar quais são os movimentos a descarregar. 11.2. Marcação de Atrasados

Esta opção é usada em situações em que a instalação da ligação entre a WinUTE e a WinGTE é posterior à instalação da WinUTE. Quando isto acontece, poderão existir entretanto recibos/pagamentos que estão como não descarregados para a WinGTE, mas que manualmente já foram aí introduzidos. Nesse caso, antes de começarem a usar a descarga entre eles, deverão colocar como descarregados todos esses recibos/pagamentos.

O utilizador introduzirá a data até à qual quer seleccionar documentos, qual o tipo de documentos (Pagamentos/Recibos Gerais) e actualizar a grelha dos documentos premindo o botão

.



Deverá então seleccionar quais os documentos a marcar como atrasados (por defeito todos seleccionados) e de seguida confirmar a operação para que os documentos sejam marcados como atrasados.

12. Utilitários

O módulo de utilitários permite ao utilizador realizar a parametrização e gestão dos dados de cada instituição e operações de recálculo. Na manutenção das instituições é feito o registo dos dados referentes à instituição. Por outro lado, cada utilizador, em qualquer momento pode fazer alterações aos parâmetros da instituição a que tem acesso.

12.1. Manutenção/Parâmetros Instituição

12.1.1.Dados Registo dos parâmetros da instituição com que o utilizador



está a operar no momento.

A destacar:

� Código O identificador para a instituição.

� Nome O nome da instituição.

� Ano Activo O ano de referência a que se referem os dados da instituição e para o qual se realiza a gestão dos mesmos.

Os demais campos são de preenchimento facultativo, podendo ser preenchidos à medida do necessário. 12.1.2. Dados Gerais Indicação de parâmetros gerais ou específicos para o normal funcionamento da instituição e os quais passamos a



descrever.

� Ligação à contabilidade (WinCTB) Indicação se a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação à aplicação de contabilidade, onde se vai fazer a descarga dos diversos movimentos da gestão de utentes, nomeadamente recibos e recibos gerais. Deve-se indicar, caso haja ligação à contabilidade, a directoria onde se encontra o programa de contabilidade “WinCTB” e se a descarga dos recibos e recibos gerais é realizada ou não.



� Ligação à tesouraria (WinGTE) Indicação se a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação à aplicação de tesouraria, onde se vai fazer o registo de movimentos de caixa dos diversos movimentos da gestão de utentes, nomeadamente recibos e recibos gerais. Deve-se indicar, caso haja ligação à tesouraria, a directoria onde se encontra o programa de tesouraria “WinGTE” e se a descarga dos documentos é feita de forma automática ou não.



� Ligação de Apoio Domiciliário (WinADO) Indicação se a instituição e a sua gestão de utentes têm ligação à aplicação de Apoio Domiciliário, onde se vai fazer a leitura para o modelo 3.



� Códigos de Operação Bancária Código do movimento efectuado por transferência bancária (ex.: pagamento de mensalidades dos utentes).

� Dias Limite de Pagamento Os dias limite para pagamento de recibos, depois dos quais poderá ser emitido aviso de atraso no pagamento dos mesmos.

� Ano Inicial do Dados O ano de referência a partir do qual se podem visualizar os dados mantendo o acesso e gestão a todos os dados da instituição. É um parâmetro que limita a visualização de dados tais como processamentos, recibos e pagamentos apenas para não se verificar um tempo de espera muito grande enquanto se realiza o processo de “carregamento” destes.

� Num. Faltas para os Modelos Indicação a partir de quantas faltas o utente entra como faltoso nos mapas dos modelos 1, 2 e 3.



12.1.3. Configuração de Listagem Os parâmetros que vão fazer parte dos documentos ou mapas de análise emitidos são aqui indicados.

� Documentos

Nos documentos emitidos, tais como recibos, recibos gerais e movimentos de cofre indicar o que pretende mostrar em cada um:

Incluir Identificação – todos os documentos emitidos contêm a identificação da instituição: nome, morada, n.º contribuinte, telefone, fax e e-mail.

Incluir Logotipo – todos os documentos emitidos contêm o logotipo ou símbolo da instituição indicado ou escolhido em “logotipo”.

Papel Timbre - todos os documentos são emitidos em papel timbrado ou pré-



impresso. � Mensagem do Recibo

De que forma surge a mensagem nos recibos dos utentes.

� Número de Vias O número de vias a emitir por documento.

� Cabeçalho Mapas Texto que aparecerá no início de todos os mapas de análise emitidos.

� Rodapé Mapas Texto que aparecerá no final de todos os mapas de análise emitidos.

� Mensagem Recibos Texto que aparecerá em cada recibo emitido.

� Rodapé Recibo Texto que aparecerá no final de cada recibo emitido.

� Logotipo Pode indicar o logotipo (imagem) a utilizar para documentos emitidos. O procedimento é idêntico ao introduzir foto na ficha do utente (ver Utentes).

12.1.4. Texto da Declaração O texto que dará corpo às declarações emitidas pela instituição.



O texto da declaração (ver Textos) emitida pela instituição. Este campo pode ser preenchido com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados), bastando para o efeito carregar com “ponteiro do rato” no botão anexo. É sempre possível a sua alteração pelo utilizador. 12.1.5. Arquivo de Imagens

O arquivo de imagens mantém um acesso fácil a imagens digitais que estejam numa pasta em disco.



Pode funcionar como um álbum de fotografias de

reuniões, excursões, actividades culturais ou desportivas realizadas pela instituição.

12.2. Histórico

Esta opção permite diminuir o tamanho da base de dados de utentes, repartindo a base de dados em duas, utilizando a segunda com toda a informação dos utentes inactivos. Para poder utilizar esta funcionalidade deverá em primeiro lugar: 12.2.1. Passagem de Utentes para Base de Dados de Histórico Esta funcionalidade está disponível no WinUTESIS – Manutenção do Programa de Utentes no menu Utilitários/Base de Dados Histórico.



Ao seleccionar na grelha os utentes e depois executar o programa vai pegar nesse utentes e passa-los para a base de dados de histórico e remove-los da base de dados da instituição. Para poder vizualizar: 12.2.2. Ver Base de Dados de Histórico Esta funcionalidade activa-se no programa pelo menu de utilitários.



Ao seleccionar a opção do menu Ver Histórico o programa vai ler a base de dados de histórico e passa automática a ler os dados dessa base de dados, para verificar se está em modo de histórico ou de instituição basta ler o cabeçalho do programa:

Histórico

Instituição

O modo de histórico tem as mesmas funcionalidades de visualização e leitura do programa normal.

12.2. Cópias de Segurança

12.2.1. Criar Cópias A criação de cópias de segurança dos dados deve ser feita com regularidade, garantindo assim que o trabalho realizado até ao momento da cópia está assegurado e registado.



� Se Base de Dados de Instituição - seleccione da lista de instituições aquela para a qual vai criar a cópia de segurança dos ficheiros de dados.

� Se Base de Dados Geral - não é necessário seleccionar na lista de instituições aquela para a qual vai criar a cópia de segurança dos ficheiros de dados, pois esta vai ser a cópia de todos os ficheiros de dados referentes à aplicação WinUTE, ou seja dados de cada instituição e dados globais do programa.

Depois de indicar para que instituição ou instituições pretende criar a cópia de segurança deve indicar onde ficará guardada, o que deverá ser feito como a seguir se indica.



Indique “Guardar Em:” onde ficará guardada a cópia de segurança, podendo ser:

� Por defeito indica-se a pasta

C:\Programas\WinUTE\BDCopias\ � Para CD-ROM (D:\) Disco Compacto, Zip drive (Z:\)

ou Disquete de 3 1/2 (A:\), podendo acontecer que na criação da cópia sejam necessárias várias disquetes que vão sendo pedidas à medida do necessário. Ter em atenção que deve numerar as disquetes, pois na reposição de cópias (Repor Copia) estas têm uma sequência determinada.

Em “Nome do Ficheiro:” escreva o nome para o ficheiro onde ficará a cópia de segurança. Por defeito indica-se o nome ex.:



inst1_220800.zip se a operação for para um instituição seleccionada pelo utilizador ou Wgu_220800.zip se a operação for para dados de cada instituição e dados globais do programa, mas o utilizador pode sempre colocar o nome que quiser.

Para proceder à cópia fazer “Guardar”. 12.2.2.Repor Cópias A reposição de cópias de segurança de dados é uma operação que deve apenas ser realizada no caso de ter acontecido corrupção de dados da instituição, ou pontualmente, se indicado pelo utilizador “Admin” que definirá quando e se outros utilizadores o poderão fazer.

� Se Base de Dados de Instituição - seleccione da lista



de instituições aquela para a qual vai repor a cópia de segurança dos ficheiros de dados.

� Se Base de Dados Geral - não é necessário seleccionar na lista de instituições aquela para a qual vai repor a cópia de segurança dos ficheiros de dados, pois esta vai ser a reposição de todos os ficheiros de dados referentes à aplicação WinUTE (dados de cada instituição e dados globais do programa).

Depois de indicar para que instituição ou instituições pretende repor cópia de segurança deve indicar de onde vai repor, o que deverá ser feito como a seguir se indica:



Indique “Procurar Em:” de onde vai repor a cópia de segurança, podendo ser:

� Por defeito indica-se a pasta C:\Programas\WinUTE\BDCopias\

� Indicar CD-ROM (D:\) Disco Compacto, Zip drive (Z:\) ou Disquete de 3 1/2 (A:\), e considerando que na reposição da cópia podem surgir várias disquetes com a cópia, estas vão sendo pedidas à medida do necessário. Ter em atenção que as disquetes estarão numeradas caso sejam mais do que uma.

Em “Nome do Ficheiro:” escreva o nome do ficheiro de onde vai repor a cópia de segurança, podendo ser indicado pelo utilizador ou seleccionado na lista de ficheiros que se vê acima. No caso de seleccionar o ficheiro que não contem a cópia de segurança para a instituição indicada o programa diz que se está a tentar repor cópia de segurança que não corresponde à instituição indicada.

Para proceder à reposição da cópia fazer “Abrir”.

12.3. Manutenção de ficheiros

12.3.1. Compactar Ficheiros Eliminação de espaços não ocupados e desperdiçados na ocupação dos ficheiros de dados pelos registos.



Indicar se a compactação é para se realizar sobre os ficheiros de dados de uma determinada instituição ou se deve ser realizada sobre todos os ficheiros de dados.

� Se Base de Dados de Instituição seleccione na lista de instituições aquela sobre a qual se vai realizar a compactação de ficheiros de dados.

� Se Base de Dados Geral não é necessário seleccionar na lista instituições aquela sobre a qual se vai realizar a compactação de ficheiros de dados, pois esta vai ser realizada sobre todos os ficheiros de dados referentes à aplicação WinUTE, dados de cada instituição e dados globais do programa.

12.3.2. Reparar Ficheiros Forma de eliminar informação corrompida, tratável pela reparação de ficheiros de dados e respectivos registos.



Indicar se a reparação é para se realizar sobre os ficheiros de dados de uma determinada instituição ou se deve ser realizada sobre todos os ficheiros de dados.

12.4. Utilizadores Indicação dos utilizadores do programa e seus perfis de acesso às diversas instituições que possam ser geridas pelo programa WinUTE. Esta operação é realizável pelo utilizador “Admin” ou outro a quem este tenha permitido fazer.



O utilizador indica o “Nome” do novo utilizador, “Descrição” e a sua “Password”.

Deve depois passar ao preenchimento da lista de instituições a que o utilizador terá acesso definindo o respectivo perfil de acesso (ver Acessos), o que pode ser feito pela indicação da instituição e perfil de acesso no formulário abaixo indicado.

� Instituição A instituição (ver manutenção/Parâmetros da Instituição) a que o utilizador terá acesso.

� Perfil O perfil de acesso (ver Acessos) atribuído ao utilizador para a instituição indicada.

Os parâmetros instituição e perfil podem ser preenchidos com valores pré-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).



12.5. Acessos Indicação dos perfis e parâmetros de acesso à aplicação a atribuir aos utilizadores da mesma.

� Perfil

O identificador para o perfil de acesso registado. � Descrição

A descrição para o perfil de acesso registado. � Árvore

A árvore de módulos disponíveis no programa WinUTE onde se indicará a qual ou quais este perfil permitirá aceder ou não:

[ V ] - tem acesso ao módulo descrito. [ ] - não tem acesso ao módulo descrito.

Para marcar (desmarcar) cada módulo como acessível (inacessível) deve carregar com o “ponteiro do rato” no módulo



pretendido, ficando a marcação no “quadrado” que lhe precede da forma [ V ] ou [ ].

12.6. Postos Consulta aos postos definidos que podem funcionar com o programa no caso de esta se encontrar a operar em multiposto (rede).

13. WinUTESIS - Manutenção do Programa de Gestão de Utentes

Neste utilitário pode realizar as operações de manutenção do programa de gestão de utentes.

A indicação dos utilizadores do programa com os seus respectivos



perfis de acesso só pode ser efectuada pelo utilizador do tipo Admin. A criação e reposição de cópias de segurança pode ser realizada por utilizadores que não o sejam Admin, bem como compactar e reparar a base de dados da instituição. Outros utilitários estão disponíveis para manutenção do programa e respectivas base de dados.

manual f3m winute

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