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SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES DE SALUD SEPS

Sistema Integrado de Transacciones Electrónicas de Datos en Salud

SITEDS - FACTURACIÓN

MANUAL DEL USUARIO SITEDS - FACTURACIÓN

(Versión 1.18)

SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SALUD SEPS ©2005 Todos los derechos reservados

Manual de Usuario SITEDS FACTURACIÓN

SEPS – Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud 2

PRESENTACIÓN

El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. Este manual comprende la descripción paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, al cual llamaremos FACTURACIÓN.

El sistema de FACTURACIÓN, es el programa que permite

validar y enviar la información sobre la facturación de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud, según los requerimientos establecidos por la SEPS. Cuenta además con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha información.

Asegúrese de leer íntegramente este manual.



CONTENIDO

PRESENTACIÓN ................................................................................. 2

CONTENIDO .......................................................................................... 4

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................... 5 Hardware ................................................................................................................................................................... 5 Software ...................................................................................................................................................................... 5

DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA.............................. 6

IMPORTANTE................................ ................................ ................................ ................... 6 Estándar para el nombre de Archivos de Texto .............................................................................................. 6

INICIO DEL PROGRAMA................................................................................................. 7

BARRA DE MENU ............................................................................................................. 8

BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS........................................................... 12

DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS............................................................................... 12

REGISTRAR NUEVO ARCHIVO.................................................................................... 13

VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE ....................................................................... 16

VALIDAR ARCHIVOS..................................................................................................... 17

ARCHIVOS VALIDADOS................................................................................................ 21

VER ERRORES DE VALIDACIÓN................................ ................................ ................. 21

ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS.................................................................................... 25

ELIMINAR ARCHIVOS................................................................................................... 27

VER CONTENIDO DE PAQUETES................................ ................................ ................. 27

COMPACTAR BASE DE DATOS.................................................................................... 28

TABLAS DE VALIDACION............................................................................................. 29 EXPORTAR INFORMACION................................ ................................ ......................... 29



REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Hardware

La configuración mínima para el funcionamiento correcto del sistema es la siguiente: • CPU Pentium III o superior. • Memoria RAM 128 MB o superior. • Espacio en Disco Duro 500 MB. • Monitor a color VGA o superior. Resolución 800 x 600 (fuentes pequeñas). • Keyboard y mouse serial compatible. • Disk Drive 3.5 (opcional) • Lectora de CD (opcional)

Software

• Windows98 o superior. • No tener instalado MS Access ó tener instalado MS Access 2000 (Repositorio de Datos)



DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA

IMPORTANTE

El sistema de Facturación trabaja en base a archivos planos que la Entidad Vinculada deberá generar según los requisitos establecidos por la SEPS. Dichos archivos serán ingresados al sistema para su posterior validación y envío. Antes de iniciar el tratamiento de la información con el sistema de Facturación se deben generar dichos archivos en formato de texto y según el periodo de envío (año y mes). Estos archivos comprendidos en la trama de facturación son: Documento Facturador Detalle de Prestación Detalle de Procedimientos y Servicios Detalle de Diagnósticos Detalle de Farmacia Detalle de Dental

Estándar para el nombre de Archivos de Texto Los archivos de Tex to que corresponden al envío de un Lote de Facturación, deben tener un nombre que cumplan con el siguiente formato: <codigo_tabla>_<ruc_proveedor>_<codigo_sede>_<lote>_<fecha>.txt Donde <codigo_tabla> toma los siguientes valores (4 caracteres): Documento facturador: dfac Detalle de atención: date Detalle de servicios: dser Detalle de diagnósticos: ddia Detalle de farmacia: dfar Detalle de dental: dden <ruc_proveedor>: Número de RUC del proveedor sin guiones (11 caracteres) <codigo_sede>: Código numérico del establecimiento principal (5 caracteres). <lote>: Número del lote en 7 caracteres, si él numero de lote contiene menos caracteres este deberá rellenarse de ceros a la izquierda. <fecha>: Fecha en que se generaron los archivos texto, en 8 caracteres en formato aaaammdd



INICIO DEL PROGRAMA Para iniciar el sistema haga clic en Inicio -> Programas -> SITEDS FACTURACION -> FACTURACION PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO

Barra de Menú Iconos de acceso rápido

Información del contenido del listado

Listado de elementos

Bandejas o Estructura de Elementos



BARRA DE MENU I.- Transferencia de datos :

a.- Registrar nuevo archivo : Proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validación. Cada Lote contiene seis archivos planos, se pueden ingresar varios lotes y todos ellos serán registrados independientemente. La explicación se detalla mas adelante. (Ver Archivos por Validar – Registrar Nuevo archivo)

b.- Eliminar archivo :

Elimina el Lote que este seleccionado. Se debe tener cuidado en aplicar esta opción pues se pueden eliminar tanto los lotes que se encuentren validados como los que han sido enviados

c.- Validar archivo :

Proceso de validación de los lotes con archivos registrados. Al igual que en el proceso de registro de archivos, aquí también se puede dar el caso que se valide un lote o un conjunto de lotes con archivos registrados. Estos se validaran de forma independiente.

d.- Enviar archivo a las EPS :

Se hace en grupos de datos (lotes de facturas). Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas

e.- Verificar recepción de EPS : Permite verificar si la EPS recibió el envío de lotes. f.- Resumen de Lote :

Se hace un control de los lotes que han sido validados tanto lotes con error como sin error. g.- Exportar información :

Esta ope ración permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt).

II.- Opciones :

a.- Compactar Base de Datos : Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base de datos que utiliza el programa.



b.- Parámetros de Entidad Vinculada :

Formulario donde se ingresa información concerniente a las entidades vinculadas a las EPS.

c.- Backup de paquetes enviados :

Produce una copia de seguridad de los paquetes de archivos que han sido enviados ,esto se recomienda cuando se tiene una gran cantidad de lotes y se quiere depurar. Compacta los lotes y los guarda : C:\Program Files\SITEDS FACTURACION\Datos\03ArchivosComprimidos

Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Backup. Presionar el botón “ Iniciar”.



Termino presionando el botón “Aceptar”. d.- Restore de paquetes enviados: Permite cargar los paquetes de archivos que han sido enviados a las EPS.

Antes de hacer la restauración del paquete, debo copiar éste del directorio 03ArchivosComprimidos al directorio 05ArchivosParaCarga



Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Restore. Presionar el botón “Agregar”. Termino presionando el botón “Aceptar”.



BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS Permite almacenar información en forma estructurada ( organizada ).

DESCRIPCIÓN DE LAS BANDEJAS 1. ARCHIVOS POR VALIDAR

Esta bandeja contiene los archivos planos que han sido registrados o cargados al sistema, los cuales están listos para su validación correspondiente. Se realiza por lotes y cada lote está conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un único lote .

2. ARCHIVOS VALIDADOS Esta bandeja contiene todos aquellos archivos que han pasado por el proceso de validación satisfactoriamente.

3. ELEMENTOS ENVIADOS Esta bandeja contiene los paquetes de datos que han sido enviados a las EPS . Los elementos de esta bandeja pueden ser eliminados (se eliminarán tanto los paquetes generados como los archivos que los conforman).

4. TABLAS DE VALIDACIÓN

Contiene el listado de las Tablas de Estándares de Datos Satélite que utiliza el programa. Por cada tabla seleccionada se muestra su contenido en la base de datos.

5. LISTADO DE ELEMENTOS

Esta es una lista donde se muestran los elementos que contiene cada una de las bandejas. La cabecera de esta lista varía de acuerdo a la selección de la bandeja. Esta lista no podrá ser modificada, sólo se pueden eliminar los elementos de las bandejas Archivos por Validar y Archi vos Validados y ver el detalle de algunos elementos según el caso.



ARCHIVOS POR VALIDAR

REGISTRAR NUEVO ARCHIVO • Este es el proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su

respectiva validación. El programa “moverá” los archivo de texto que se le indiquen en su directorio de trabajo a la Bandeja 01ArchivosPlanos cuya ruta es la siguiente: C:\Program Files \SITEDS FACTURACION\Datos \01ArchivosPlanos Estructura de Directorios 1.- 01ArchivosPlanos : Almacena los archivos planos (txt). 2.- 02ResultadoValidacion : Almacena los archivos resultantes de la validación. 3.- 03ArchivosComprimidos : Almacena los archivos comprimidos . 4.- 05ArchivosParaCarga : Almacena los archivos que serán cargados al sistema. 5.- 06Transmitidos : Almacena los archivos que han sido enviados a las EPS.

• El cargado de archivos se realizará por Lotes enviados, por lo cual si un lote no cuenta con

todos sus archivos (6 en total), este no será cargado. • Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen información acerca de las facturas de un

único lote, identificado por un número que es incluido en el nombre de los archivos. • El sistema reconocerá automáticamente cada lote y lo registrará en un periodo único,

identificado por día, mes, año, hora, minuto y segundo. Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Registrar nuevo archivo’. Mostrará la siguiente ventana para registrar.



La ventana muestra la fecha actual que se tomará como parte del periodo en que se registrarán los archivos, el estándar para el nombre de los archivos de texto y los códigos de tablas. Por defecto se leerán los archivos de la carpeta de carga de archivos del sistema. Esta será: C:\PRODUCTO01\FUENTES\Proyectos\Datos\05ArchivosParaCarga.Con el botón se podrán cargar los archivos de un diferente directorio, para esto se deberá seleccionar el directorio deseado en la ventana

.

Presione “Aceptar” y luego verifique que los archivos se hay an cargado en la ventana de registro de archivos.

Presione el Botón “Registrar Archivos” para registrar los lotes de archivos.



Cuando el archivo se encuentre registrado aparecerá el siguiente aviso :

Al final del proceso de carga se mostrará cuantos archivos existían en la carpeta, cuantos paquetes se han registrado, archivos registrados y archivos no registrados. Los archivos registrados se almacenan en la Bandeja Archivos por validar. • Importante: No debe registrar archivos con un nombre previamente usado, para hacerlo,

deberá eliminar el registro anterior.Ir a la Bandeja de Archivos por validar ,seleccionar algún lote y luego en la ventana de la derecha marcar el archivo a eliminar, acto seguido dar un clic derecho y seleccionar eliminar o dar un clic izquierdo al icono



VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE Se pueden observar todas las facturas correspondientes al lote seleccionado.

VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE

IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE



VALIDAR ARCHIVOS • Este es el proceso de validación de los archivos registrados para las tablas del sistema. Esta

validación es conforme a los requerimientos establecidos por la SEPS en cuanto a la trama de facturación.

• Se validan los datos que contienen los archivos los que pertenecen a un mismo lote,

individualmente y en conjunto (aquellos datos que guardan relación en la trama de facturación). Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivo por Validar’ y luego seleccione el menú ‘Validar Archivos’. Se mostrará la siguiente ventana.



Se puede elegir uno o más procesos en el listado superior haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda. Automáticamente se marcaran los archivos correspondientes, en el listado inferior. Si se desea que se marquen todos los procesos, se deberá hacer clic en la cabecera del listado superior en donde se encuentra una “V”, con esto se marcarán todos los procesos en el listado superior y en consecuencia se marcarán los archivos que se encuentran en el listado inferior. Este proceso de validación se hace por cada proceso que aparece en el primer listado, validando que cada campo de cada tabla (segundo listado) esté de acuerdo a los criterios especificados . Al finalizar el proceso de validación de archivos registrados se mostrará la pantalla mostrada a continuación.



Al procesar datos de lotes puede darse el caso, como un ejemplo de los errores que pueden haber dentro de la validación, que aparezca la siguiente pantalla:

Se observará que no se realiza la validación cuando el lote se encuentra incompleto. Cada validación de proceso se inicia validando las tablas una a una. Una vez concluida la validación de todas las tablas, se inicia el proceso de validación de relaciones entre las tablas. Antes de iniciar, se valida que no se hayan obtenido errores del tipo “Longitud de trama incorrecta”, en cuyo caso el proceso es interrumpido inmediatamente. En la validación también se lleva un registro de los errores encontrados en caso se presentase. Véase para mayor detalle documento de INTEGRACIÓN ( Capítulo: “ Validación de Integridad “ ) Los archivos con validaciones exitosas se marcarán con un check en la bandeja de archivos validados, mientras que las validaciones con errores se marcaran con un check con una pequeña aspa (x).



Así se presentan los archivos cuando faltan tablas.



ARCHIVOS VALIDADOS

VER ERRORES DE VALIDACIÓN • Permite hacer una revisión detallada de los errores encontrados en el proceso de validación,

por lo tanto se pueden revisar los errores de los elementos de las bandejas de ‘Archivos Validados’. Para ello haga doble clic sobre el elemento deseado. A continuación se mostrará la siguiente ventana:

Doble clic para ver errores de validación



Lista ‘Resumen de errores por campo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada campo. Lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada tipo de error del campo seleccionado en la lista ‘Resumen de errores por campo’. Al presionar el botón “Exportar Resumen” podrá elegir el formato del archivo a exportar. Los tipos de archivo a los que se puede exportar son del tipo Excel (xls) o Texto (txt)



• La lista detallada de los errores por campo se abre haciendo clic sobre

Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores por campo’ se muestran todos los errores del campo. Si la selección está sobre algún ítem de la lista ‘Resumen de errores del campo nombrecampo’ se muestran todos los errores del campo del tipo de error seleccionado tal como se muestra en la pantalla siguiente.

Nombre del Campo : Es el nombre que identifica a cada valor de la trama, según los requisitos establecidos por la SEPS. Clave Primaria del registro: Es la descripción del campo llave que identifica a la trama dentro de todo el archivo. N°Línea: Número de línea, es la posición correlativa que tiene la trama dentro del archivo de texto. N°Documento: Número de documento Correlativo: Correlativo correspondiente al número del documento. Descripción del error: Es el detalle del error encontrado para el campo. ValorObservado: Es el valor encontrado para el campo. FechaClaveRegistro: Es la fecha del registro evaluado. ValorClaveRegistro: Es el valor del campo Clave Primaria del registro ubicado en la trama.



• La exportación del detalle se hace desde la ventana ‘Detalle de errores de validación’. La opción ‘Esta vista’ exportará sólo lo que se seleccionó en la ventana. La opción “Todos los campos” exportará todos los errores hallados para la tabla, ordenados por campos.

• Al presionar el botón “Exportar Detalle” aparece la pantalla siguiente :

En donde puedo elegir el formato del archivo a exportar : 1.- xls 2.- txt

Haciendo clic en el botón obtendremos la visualización del detalle de los errores del campo.



ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS El envío o transferencia de información a las EPS se hace en grupos de datos (lotes de facturas), es decir sólo se puede transferir el grupo correspondiente de tablas y sin ningún error de validación. Para acceder a la ventana de envío o transferencia haga clic sobre el botón o clic derecho sobre la bandeja ‘Archivos validados’ y luego seleccione el menú ‘Enviar Archivos a las EPS’. Se mostrará la siguiente ventana para envío.



Busque el grupo de datos seleccionando el periodo (Año, mes, día y hora), Tipo de proceso. Seleccione el medio de envío de la lista. Si el medio de envío es Disquete, puede seleccionar el destino con el botón Inicie el envío con el botón “Enviar”. A continuación el programa procede a generar el paquete de datos, en sub paquetes que son archivos empaquetados del tamaño indicado, y luego enviará o transferirá al destino indicado. En “Modo de generación” tenemos 3 opciones, lo seleccionamos según como queramos que se generen , ya sea por “Archivo” o por “Lote”. El programa indicará el proceso y el avance a través de mensajes en la ventana de trabajo. Si el envío fue exitoso los archivos o tablas enviadas pasan a un estado de enviado en la bandeja ‘Archivos Validados’ y el paquete de datos se registra en la bandeja ‘Elementos Enviados’, de donde se puede eliminar para liberar espacio en su PC.



ELIMINAR ARCHIVOS La eliminación de archivos se puede hacer tanto en la bandeja ‘Archivos por Validar’, como ‘Archivos Validados’ y ‘Elementos Enviados’. Los elementos que se eliminan de la bandeja de Archivos por Validar se eliminarán definitivamente. Los archivos que se eliminan de la bandeja de ‘Archivos Validados’ también se eliminan permanentemente en el caso que no hayan sido ‘enviados’; si ya han sido enviados, estos no se podrán eliminar. Cuando se eliminen los Elementos Enviados, se eliminaran físicamente los paquetes generados como los archivos que los conforman. Para eliminar archivos seleccione el archivo que desea eliminar y presione o haga clic derecho y seleccione el menú eliminar. Lea el mensaje de confirmación y presione Aceptar si así lo desea. Recomendaciones para el borrado de archivos

• Los archivos deben ser borrados sólo cuando se tenga la plena seguridad que son innecesarios.

• Para liberar espacio.

VER CONTENIDO DE PAQUETES Esta opción sirve para mirar las tablas o archivos que tiene el paquete generado por el envío. Para ello seleccione la bandeja ‘Elementos enviados’ y luego el paquete que desea y haga doble clic sobre la selección. El programa le mostrará la siguiente ventana:

Nombre del paquete de Datos: Es el nombre que el programa generó al momento del envío. Fecha de creación: Es la fecha de su computador cuando se generó el paquete. Número de Archivos generados: Es la cantidad de sub paquetes que contiene el paquete.



COMPACTAR BASE DE DATOS • Se encuentra en el menú Opciones • Esta operación permite reducir el tamaño físico del archivo de la base e datos que utiliza el

programa. Utilice esta opción después que haya hecho una cantidad considerable de eliminaciones y que cada archivo eliminado haya tenido otra cantidad considerable de errores, o cuando advierta que los procesos son más lentos de lo esperado.

• Esta operación puede tardar unos minutos dependiendo del tamaño del archivo de la base de

datos.



TABLAS DE VALIDACION Se presenta únicamente para exportar información de las tablas de validación.

EXPORTAR INFORMACION • Se puede exportar la tabla referenciada presionando clic derecho o en el menú Transferencia

de datos. • Esta operación permite la exportación de información de las distintas tablas a un archivo de MS

Excel (xls) o a un archivo de texto (txt ) , el cual es guardado en el destino que le asignemos.

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El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. Este manual comprende la descripción paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIÓN / TRANSACCIÓN 837, al cual llamaremos FACTURACIÓN.

El sistema de FACTURACIÓN, es el programa que permite

validar y enviar la información sobre la facturación de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud, según los requerimientos establecidos por la SEPS. Cuenta además con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha información.

Asegúrese de leer íntegramente este manual.