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Manual del Usuario

EDUPLAN

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Tabla de contenidoI. Introducción....................................................................................................................................3

II. Acceso...............................................................................................................................................4

III. Menú principal................................................................................................................................5IV. Personas...........................................................................................................................................6

1. Alumnos............................................................................................................................................6

2. Apoderados......................................................................................................................................9

3. Profesores......................................................................................................................................10

4. Funcionarios..................................................................................................................................12

5. Familias...........................................................................................................................................13

6. Traspaso Alumnos.......................................................................................................................14

V. Académico Planificación...........................................................................................................15

1. Carreras..........................................................................................................................................15

2. Planes de Estudio........................................................................................................................15

3. Malla Curricular............................................................................................................................17

VI. Académico Cursos.......................................................................................................................20

1. Próximos Cursos..........................................................................................................................20

2. Cursos..............................................................................................................................................22

3. Lista de Curso...............................................................................................................................26

4. Registro de Asistencia...............................................................................................................29

5. Captura de Atrasos.....................................................................................................................30

6. Notas................................................................................................................................................31

7. Notas Externas.............................................................................................................................36

8. Pre-Acta..........................................................................................................................................39

9. Anotaciones...................................................................................................................................40

10. Informe de Personalidad...........................................................................................................42

11. Informe al Hogar..........................................................................................................................49

Eduplan Limitada - Avenida El Olimpo 2096. Maipú – Chile Fono( 56 2) 2 723 81 09

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12. Horario Curso................................................................................................................................52

13. Entrega de Raciones Alimenticias.........................................................................................54

VII. CRA...................................................................................................................................................55

1. Catálogo de Biblioteca...............................................................................................................55

2. Inventarios.....................................................................................................................................58


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Manual del Usuario de Eduplan.I. Introducción

EduPlan es una plataforma de gestión educacional la cual permite integrar a la comunidad escolar en el proceso de enseñanza. Está pensado para optimizar los procesos de gestión administrativa y académica del Establecimiento. Es un sistema flexible que se adapta al proceso de Matrículas, Administración Académica, Gestión del Centro de Recursos del Aprendizaje CRA, Administración de Inventario, Seguridad de los Usuarios, y módulo de apoderados. Dependiendo del rol que usted tenga en el establecimiento necesitará utilizar algunas de las aplicaciones que forman parte del sistema. Para orientarle en qué parte de este manual focalizarse le entregaremos una división funcional, la que implica el orden en que se deben atacar las distintas tareas para conseguir que el sistema opere correctamente.

1.- Ingreso de personas. Estos datos se suponen completos ya que la implementación de cada proyecto Eduplan considera una migración, sin embargo, hay que completar algunos campos que pueden no venir en las fuentes de origen.

2.- Ingreso de datos académicos. Para operar se requiere la configuración de los cursos, listas de alumnos y sus planes de estudio.

3.- Registro de Evaluaciones. Esto supone la digitación de calificaciones, desarrollo personal, asistencia y otros.

4.- Ingreso de materiales del CRA. Estos son los libros, CDs, videos y otros susceptibles de administrarse por biblioteca o una oficina de inventario.

5.- Parámetros. Datos, o parámetros de configuración, para ajustar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada establecimiento.

6.- Configuración de Seguridad. Eduplan cuida celosamente los accesos a la información por lo que se requiere especial atención en los permisos a otorgar a los usuarios.

A continuación se detalla el uso de cada una de las aplicaciones organizados por los 6 puntos anteriores.

No recomendamos la lectura completa de este manual, más bien lo invitamos a concentrarse en el punto de su interés.


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II. AccesoPara acceder al sistema el usuario necesita ingresar su rut, sin dígito verificador, más la clave secreta que le hayan otorgado. Al implementar el proyecto se definen administradores de seguridad a quienes el proveedor de Eduplan entrega todos los accesos. Consulte con ellos por su clave.

Si usted es un usuario del sistema, que además es apoderado, se le preguntará si decide ingresar a la interfaz de apoderado o al menú principal.

Nota:Al ingresar por primera vez le recomendamos cambiar la clave secreta. La clave que usted ingrese se guardará encriptada de modo que nadie podrá conocerla.


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III. Menú principalLa interfaz de EduPlan está diseñada para entregar todas las opciones en una sola vista dejando la mayor parte de la pantalla disponible para el despliegue de las distintas aplicaciones.

Los siguientes son los componentes de la pantalla principal.1.- Selector de Año y Establecimiento: Cuando usted se conecte el sistema le ofrecerá el año en curso y el establecimiento al que se conectó. Estos datos son sensibles para todas las aplicaciones y usted podría cambiarlos si le interesa operar con otro año académico o para revisar datos de otros colegios.

Nota:Solamente algunos usuarios pueden ver la información de otros colegios. Dependerá del rol que le haya otorgado el administrador del sistema.

2.- Home y Salir: Utilice el botón home para volver al menú principal, este botón está siempre visible con el objeto de sacarlo de cualquier aplicación donde haya ingresado. El botón salir cierra la sesión y lo devuelve al login.


Selector de año y

Establecimiento

Home y Salir

Menú de Aplicaciones

Gráfico de UsoIdentificación del usuario conectado

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MUY IMPORTANTE:Utilice el botón salir cada vez que deje solo el computado donde está trabajando. El no hacerlo expone el sistema a ser vulnerado por alguien no autorizado

3.- Menú de Aplicaciones: Haga un click con el mouse sobre este componente y se desplegará la lista de aplicaciones del sistema. Esta lista se oculta automáticamente cada vez que la abandone con el cursor. Para abrir una aplicación basta con hacer un solo click del mouse sobre el ícono que la representa.4.- Identificación del usuario conectado: Muestra su foto y datos personales.5.- Gráfico de uso: Muestra la estadística de las aplicaciones más visitadas por usted.

IV. PersonasEn este módulo encontrará las aplicaciones para ingresar, modificar y/o eliminar los datos de los alumnos, apoderados, profesores y funcionarios del establecimiento.Los datos básicos de las personas (rut, nombre, fecha nacimiento, etc.) existen una sola vez en la base de datos, de modo que cualquier cambio a ellos se verá reflejado en todos los establecimientos.

1.AlumnosUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los datos de los alumnos del establecimiento.


Botonera

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1.- Botonera: Las operaciones a realizar se ejecutan con los siguientes botones.

1.1.- Buscar : Al presionar este botón se despliega una ventana de búsqueda de alumnos. Ingrese algún criterio como curso, rut, nombre o apellidos. Lo que ingrese el sistema lo entenderá como el comienzo de la palabra o número. Para seleccionar haga click sobre el link del rut.

1.2.- Nuevo : Su acción limpia la pantalla para insertar un nuevo alumno. Antes de tomar esta opción recordamos siempre consultar primero si el dato que ingresaremos ya existe.

MUY IMPORTANTE:No se permitirá el ingreso de alumnos que se encuentren vigentes en otros establecimientos.

1.3.- Guardar : Su acción guarda en la base de datos la información ingresada o modificada en pantalla. Observe el mensaje que aparece bajo la


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botonera, debería decir “Cambio Guardado”, de otro modo hay que revisar si hubo algún problema. Si el mensaje no aparece no se puede asumir que los datos hayan quedado registrados.

1.4.- Imprimir : Imprime la ficha del estudiante.

1.5.- Borrar : Elimina el registro seleccionado de la base de datos. El registro no se eliminará si tiene historial asociado como calificaciones o es miembro de algún curso.

2.- Pestañas: La ficha del alumno contiene mucha información por lo que se organiza en pestañas o carpetas. A continuación se las explica:2.1.- Académico: De estos los más relevantes son el estado académico y la fecha de retiro. Un alumno con el estado ‘Vigente’ no debe tener fecha de retiro. El curso actual se puede determinar mejor en la aplicación “Lista de Curso”

2.2.- Familia: Consigne aquí los datos de la madre del padre y de otra persona que pueda realizar el rol de apoderado.2.3.- Salud: Además de los datos relacionados con peso y talla puede agregar un detalle de las afecciones que tenga el alumno y que resulten relevantes para el establecimiento. Estos datos deben ingresarse después de haber grabado los datos básicos del alumno.


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2.4.- Atributos: Estas son todas las característcas que el mineduc solicita registrar.2.5.- Registro: Corresponde un detalle con fecha de observaciones o acontecimientos que el establecimiento requiera registrar con relación al alumno.

2.ApoderadosUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los datos de los apoderados.


1.1.- Buscar : Al presionar este botón se despliega una ventana de búsqueda de apoderados. Ingrese algún criterio rut, nombre o apellidos. Lo que ingrese el sistema lo entenderá como el comienzo de la palabra o número. Para seleccionar haga click sobre el link del rut.

1.2.- Nuevo : Su acción limpia la pantalla para insertar un nuevo apoderado. Antes de tomar esta opción recordamos siempre consultar primero si el dato que ingresaremos ya existe.

1.3.- Guardar : Su acción guarda en la base de datos la información ingresada o modificada en pantalla. Observe el mensaje que aparece bajo la botonera, debería decir “Cambio Guardado”, de otro modo hay que revisar si hubo


Botonera

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algún problema. Si el mensaje no aparece no se puede asumir que los datos hayan quedado registrados.

1.4.- Borrar : Elimina el registro seleccionado de la base de datos. El registro no se eliminará si tiene u otros datos relacionados.

3.ProfesoresUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los datos de los profesores del establecimiento.


1.1.- Buscar : Al presionar este botón se despliega una ventana de búsqueda de profesores. Ingrese algún criterio rut, nombre o apellidos. Lo que ingrese el sistema lo entenderá como el comienzo de la palabra o número. Para seleccionar haga click sobre el link del rut.


Botonera

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1.2.- Nuevo : Su acción limpia la pantalla para insertar un nuevo profesor. Antes de tomar esta opción recordamos siempre consultar primero si el dato que ingresaremos ya existe.

1.3.- Guardar : Su acción guarda en la base de datos la información ingresada o modificada en pantalla. Observe el mensaje que aparece bajo la botonera, debería decir “Cambio Guardado”, de otro modo hay que revisar si hubo algún problema. Si el mensaje no aparece no se puede asumir que los datos hayan quedado registrados.



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4.FuncionariosUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los datos de los funcionarios del establecimiento.


1.1.- Buscar : Al presionar este botón se despliega una ventana de búsqueda de funcionarios. Ingrese algún criterio rut, nombre o apellidos. Lo que ingrese el sistema lo entenderá como el comienzo de la palabra o número. Para seleccionar haga click sobre el link del rut.

1.2.- Nuevo : Su acción limpia la pantalla para insertar un nuevo funcionario. Antes de tomar esta opción recordamos siempre consultar primero si el dato que ingresaremos ya existe.

1.3.- Guardar : Su acción guarda en la base de datos la información ingresada o modificada en pantalla. Observe el mensaje que aparece bajo la botonera, debería decir “Cambio Guardado”, de otro modo hay que revisar si hubo algún problema. Si el mensaje no aparece no se puede asumir que los datos hayan quedado registrados.

IMPORTANTE:


Botonera

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Al cargar una fotografía es necesario grabar posteriormente. Recomendamos que las fotografías sean verticales (como un retrato) y que no pesen más de 2 MB.


5.FamiliasLos alumnos están agrupados en el sistema junto a sus padres y apoderados en familias. Regularmente cada familia se identifica con los apellidos de los alumnos que la conforman. Si bien los padres se pueden agregar directamente en la ficha del alumno, acá se pueden complementar con otros integrantes. Para buscar familias ponemos un criterio de búsqueda y presionamos el botón buscar. De no encontrarse la familia se pueden ingresar sus datos y presionar el botón insertar (ver imagen). La pestaña miembros solamente debe accederse después de pinchar el link “miembros” de una familia.


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6.Traspaso AlumnosEsta aplicación fue concebida para agilizar el ingreso de alumnos cuando estos vienen de otros colegios de la misma corporación. Se selecciona el colegio de origen filtrando por otros criterios como el nombre y el estado académico. Al presionar el botón buscar se desplegará la lista de alumnos que cumplen el criterio. Seleccione de la lista los alumnos que desea traspasar poniendo un ticket en la primera columna.Una vez seleccionados los alumnos presione el botón traspasar. Internamente el sistema dará de baja los alumnos en el colegio “origen” y los dejará vigentes en el colegio actual.


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V. Académico PlanificaciónEste módulo está orientado a los Profesores, Jefes UTP y a todos aquellos relacionados con la docencia en el establecimiento.Principalmente se trabajan los datos relacionados con los cursos, calificaciones, asistencia y evaluaciones.

1.Carreras

Esta aplicación se encuentra ubicada en el módulo Parámetros, columna Tablas Académicas. El ingreso de un nuevo registro, la modificación o eliminación de aquellas carreras que dicta el establecimiento educacional se realizará según muestra la siguiente imagen (Fig. i4a).

(Fig.i4a)

2.Planes de Estudio

La aplicación plan de estudio se encuentra ubicada en el módulo Académico, columna Planificación. La finalidad de esta aplicación es mantener actualizados los Planes de Estudio (Fig.i4b) de cada uno de los niveles del establecimiento educacional.

(Fig. i4b)


Editar

Eliminar

Crear Nuevo

Editar

Eliminar

Crear Nuevo

Digite el año de los planes de estudios a consultar y luego presione el botón “Mostrar Solamente del año”.

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La aplicación le permitirá Crear nuevo registro, Editar o Actualizar la información del plan de estudio. (Fig.i4c). Si desea conservar los cambios deberá presionar el botón Guardar caso contrario Cancelar.

(Fig.i4c).

Si utiliza el botón Eliminar , el sistema le avisará si ese plan de estudio esta asociado a una malla curricular, calificaciones u otra aplicación, ante ese evento no se podrá eliminar el registro del plan de estudio.

Es muy importante tener actualizado los códigos de los decretos con sus correspondientes años. Aquellos datos se veran reflejado en el encabezado de cada acta Final de los curso, certificados anual de estudio y concentraciones de notas.


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3.Malla Curricular

La aplicación Malla Curricular se encuentra ubicada en el módulo Académico, columa Planificación. Esta aplicación tiene una estrecha relación con los Plan de Estudio. Se podrán crear nuevos resgistros, editar aquellos subsectores o asignaturas según el plan de estudio y nivel seleccionado.

Fig. i5a

En la imagen Fig. i5b muestra los botones de la aplicación malla curricular. Pinche Editar para actualizar el registro seleccionado.


Despliegue para seleccionar el plan de estudio. (1)

Despliegue para seleccionar el nivel del curso. (2)

Una vez seleccionado el Plan de Estudio y el Nivel del curso, pinche el botón “Filtrar Para” y se desplegará la malla curricular con los subsectores o asignaturas del curso. (3)

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Fig. i5b

Fig. i5c


Editar

Eliminar

Crear Nuevo

Seleccione el subsector o asignatura.

Seleccione el nivel del curso.

Este campo hace referencia al número de orden que va tener el subsector o asignatura en la malla curricular.

Corresponde a las horas del subsector.

Si la asignatura es evaluada por concepto clique esta opción

Para ocultar la asignatura en el informe de notas clique esta opción

Para ocultar la asignatura en el Acta clique esta opción.

Seleccione la asignatura padre. Esta opción la utilizan los talleres de libre disposición para promediar sus promedios a la asignatura padre

Seleccione el color del subsector.

Para guardar los cambios no olvide presionar el botón “Guardar” de lo contrario “Cancelar”.

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El botón mostrará la misma ventana de la Fig. i5c , complete los campos del nuevo registro, no olvide presionar el botón ”Guardar”.


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VI. Académico Cursos

1.Próximos CursosSi ya tiene ingresados los cursos para el año actual puede migrar los datos de cursos, listas de cursos y planes de estudio para el año siguiente u otro año posterior. Esta aplicación la puede encontrar en “Académico -> Cursos -> Próximos Cursos”. Los cursos creados en el año “destino” serán del nivel siguiente, por ejemplo, para cada 1ero básico se creará un 2do básico, para cada 2do un 3ero y así sucesivamente. Los alumnos de un curso serán promovidos al siguiente, a menos que se los haya reprobado. Cuando un nivel no tenga otro siguiente, como los 8vos básicos y los 4tos medios, los alumnos en lugar de ser promovidos el sistema los marca como “egresados”. El sistema puede determinar estos cursos “terminales” pero es su responsabilidad como usuario el marcar dicha condición.Para operar debe indicar los siguientes datos presentes en pantalla:

a.- Usar Cursos Del Año: Seleccione acá año “desde” donde se copiarán los cursos. Una vez seleccionado aparecerá la lista de cursos respectivos.


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b.- Crear Cursos En El: Seleccione acá año donde se crearán los cursos nuevos.MUY IMPORTANTE:Al crear los próximos cursos, previamente, se borrarán todos los datos de cursos en al año destino. Elija siempre un año posterior al actual y asegúrese que no se haya ingresado información que deseen conservar.

c.- Columna Curso: Corresponde al curso actual a migrar.d.- Columna Tipo Enseñanza a Crear: Corresponde al tipo de enseñanza que tendrá el curso generado. El sistema no determina este dato. Ponga especial cuidado en los 8vos ya que el próximo tipo de enseñanza será distinto al actual. Seleccione el que corresponda.e.- Columna Terminal: Esta marca le indica al sistema si el curso es terminal por lo que no corresponde crear un próximo curso. Los alumnos en la lista serán marcados como “egresados”f.- Columna Selección: Indique acá que cursos seleccionar para migrar al año destino. Si desea marcarlos (o desmarcarlos) a todos puede indicarlo en el encabezado.Con todos estos datos ya revisados estamos en condiciones de crear los nuevos cursos, para eso presione el botón en la parte superior que dice “Crear Próximos Cursos”

Cuando haya de terminado de procesar aparecerá en la última columna, llamada “Estado”, el estado final de la operación para cada curso.


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2.CursosEste es el mantenedor donde puede crear, editar y eliminar cursos. Esta aplicación la puede encontrar en “Académico -> Cursos -> Cursos”. Los registros son filtrados por tipo de enseñanza de modo que lo primero que debe hacer es seleccionar el tipo de enseñanza desde el combo que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Ahí se desplegarán solamente los tipos de enseñanza para los cuales hay un curso creado en el año seleccionado (“El año que aparece en el encabezado”). Si no aparece el tipo de enseñanza de su interés corresponde entonces crear un nuevo curso haciendo click en el link “+Crear nuevo registro” ubicado al pie de la página.

Tanto el botón de “editar” como el botón para “crear nuevo curso” muestran la misma ventana donde aparecen todos los datos a completar. Todos estos datos son muy relevantes para la correcta operación del sistema, por favor, revise el detalle de cada campo a continuación:


Filtro de Tipo de Enseñanza

Link para crear nuevo curso.

Botón para editar el curso.

Botón para borrar el curso.

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a.- Nivel: Corresponde al nivel (1ero, 2do, etc.) del curso. Este dato es obligatorio y esencial. Un cambio a este dato conservará toda la información pero la alterará seriamente dado que todas los informes y archivos son sensibles a este campo.b.- Letra: Corresponde a la identificación del curso dentro del mismo nivel. Este dato debe ser seleccionado de una lista y su modificación es reversible.c.- Jornada: Indica al sistema la jornada a la que pertenece un curso, la jornada completa debe señalarse como “mañana y tarde”.d.- Tipo de Enseñanza: Seleccione el tipo de enseñanza a la que corresponde el curso, existe una relación entre este dato y el nivel del curso los cuales deben ser consistentes, por ejemplo, no puede haber un “1ero medio” con tipo de enseñanza “Educación Básica”. El usuario cuidar esta relación.e- Plan de Estudios: El plan de estudios indica las asignaturas a seguir por un curso. Recomendamos tener un plan de estudios por curso-año dado que los cambios afectarán a todos los cursos que utilicen un mismo plan.f- Profesor Jefe: Este dato no es obligatorio para crear un curso, sin embargo, muchos reportes necesitan este dato para ser emitidos, por lo tanto, es la primera información a revisar ante un reporte que aparezca “en blanco”. La lista de profesores se alimenta con todos los docentes que no tengan fecha de retiro.g.- Sala y vacantes: Estos son datos opcionales y no afectan el funcionamiento del sistema.h.- Informe de Desarrollo: Este combo muestra todas las plantillas de informe de desarrollo que se hayan ingresado. Debe seleccionar una antes de poder registrar los datos de personalidad de los alumnos. Recomendamos que dichas plantillas estén separadas por año y que tengan un nombre que las pueda identificar fácilmente.i.- Rama, sector económico y especialidad: Son datos a completar solamente por los cursos con tipo de enseñanza técnico-profesional.j.- Tipo de Licencia: Indica el tipo de enseñanza a entregar a los alumnos egresados.k.- Simple o Combinado: El curso simple es el curso normal donde un profesor atiende un nivel a la vez. El curso combinado es donde un grupo de curso combina alumnos de distintos niveles, usual en las escuelas unidocentes o rurales.


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l.- Tipo Enseñanza Grado: Corresponde al nivel o grado que el Mineduc asocia un curso de un determinado tipo de enseñanza.

MUY IMPORTANTE:El tipo “enseñanza grado” es utilizado para la interoperabilidad con el SIGE y para generar los archivos RECH con las notas finales de los alumnos. Complete este dato antes de enviar información al MINEDUC.

m.- Tipo Periodo: Indica al sistema si el curso se divide en semestres o trimestres. Debe de indicar este dato antes de ingresar las notas.n.- Nro Notas Periodo: Este dato indica cuantas notas parciales a registrar por periodo académico (semestre o trimestre). Recomendamos utilizar el menor número de evaluaciones posible ya que el espacio en pantalla y en papel es limitado. El dejar muchos casilleros de evaluaciones en blanco es perjudicial para el desempeño de la aplicación. Este número lo puede agrandar, pero no lo puede achicar una vez que haya ingresado notas.

Asignar Profesores

Los cursos ya creados, y a los cuales se les haya seleccionado un plan de estudios, poseen una lista de asignaturas a dictar a las cuales se les debe asignar un profesor. Para conseguir esto, presione el botón “Asignar Profesores” que aparece al inicio de cada registro. Edite cada registro y seleccione un profesor de la lista:

MUY IMPORTANTE:Solamente con esta asignación un determinado profesor podrá ingresar calificaciones para el curso y asignaturas correspondientes.


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3.Lista de CursoUna vez creados los cursos puede administrar la lista de alumnos. Esta aplicación la puede encontrar en “Académico -> Cursos -> Lista de Curso”. Seleccione un curso y presione el botón “buscar lista de cursos”.

Utilice los link de la parte superior de la pantalla para manipular la lista:a.- Alumnos: Este link se utiliza para agregar alumnos a la lista, cuando se activa aparece una ventana donde puede encontrar a todos los alumnos vigentes que no figuren en una lista de curso. Se incluyen también a los alumnos que estén dados de baja en alguna lista. En el cuadro de filtro ponga solamente el comienzo del apellido paterno (un par de letras basta) y presione el botón filtrar. Cuando encuentre al alumno a agregar haga click en el cuadro de selección y presione el botón “Aceptar”. Al agregar un alumno se actualiza una fecha muy importante llamada “Fecha de Alta”. Esta fecha es utilizada por el sistema para el proceso de asistencia. Esta debe coincidir con la fecha REAL en la que el alumno se incorpora al curso.


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b.- Quitar: Con esta opción puede quitar de la lista al alumno seleccionado. Esto solamente se puede usar cuando el alumno no se ha informado al MINEDUC y cuando no haya datos asociados como calificaciones, anotaciones, etc. De otro modo correspondería marcar al alumno como “de baja” en la lista de curso.

c.- Baja: Al hacer clik acá se marcará al alumno seleccionado como “de baja” pero seguirá en la lista de curso. Es importante observar, y modificar si procede, que la baja lleva consigo una fecha de baja la cual es sensible para los procesos de asistencia.

d.- Reincorporar: Quita la baja al alumno seleccionado conservado los datos de calificaciones, anotaciones y otros.


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e.- Ordenar: Invoca una pantalla donde podemos ordenar la lista alfabéticamente o con operaciones de “arrastrar y colocar”. De acuerdo a la imagen que aparece abajo, usted podrá encontrar la lista del curso con el orden original. Para mover un alumno en la lista haga click con el mouse sobre el registro deseado y, sin soltar el botón del click, arrástrelo hasta la posición deseada.Una vez que la lista quede ordenada presione el botón “Guardar Orden” que aparece debajo de la pantalla.También aparece un link llamado “Ordenar” el cual ordenará alfabéticamente la lista completa.


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4.Registro de AsistenciaLa asistencia de los alumnos se realiza indicando al sistema el curso, fecha y los alumnos inasistentes. El sistema asume que el resto de la lista de curso está presente. De este modo el registro es mucho más rápido y limpio.El ingreso de asistencia se realiza en 3 pasos:a.- Selección del curso y fecha: En el cuadro etiquetado como “curso” seleccione el curso al cual pasará asistencia. Junto a este campo está la fecha a escojer, independientemente del día seleccionado la pantalla le mostrará el mes completo. Entonces presione el botón “Buscar Asistencia”.b.- Indique Inasistentes: Aparecerá la lista de curso junto al calendario del mes con la asistencia ingresada anteriormente. En la casilla del día respectivo debe consignar los números de lista de los alumnos inasistentes. Si son más de uno separe los números con un guion “-“. Si asistieron todos los alumnos escriba la palabra “ok”. Si desea borrar asistencia para un día escriba la palabra “borrar”.

c.- Grabe: Cuando haya ingresado todos los datos presione el botón “Guardar Asistencia” que aparece en la parte más baja de la pantalla. Dicho botón podría no estar visible en algunos casos, por lo que deberán utilizar la barra de scroll.

IMPORTANTE:Solamente los días con asistencia o con un “ok” contarán como día trabajado. Para indicar que un día no hubo clases basta con dejar el campo en blanco.


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5.Captura de AtrasosEsta opción se debe utilizar para capturar los atrasos al ingreso del establecimiento. Se debe capturar el código de barras que viene en la credencial o digitar el rut y presionar la tecla ENTER. Inmediatamente el sistema registrará el atraso agregando una anotación al libro de clases (ver “anotaciones”) y enviando un email al apoderado. Posteriormente se imprime un tiquet que el alumno debe entregar en la sala de clases al ingresar. Este último paso es opcional.

a.- Botón Buscar Alumno: Si no tiene la credencial o no conoce el rut puede utilizar esta ventana de consulta de alumnos, ingrese el apellido o el nombre y le desplegará una lista de dónde seleccionar al alumno. b.- Grabar Atraso: Una vez seleccionado un alumno digite el motivo del atraso y presione este botón para que el atraso quede guardado. c.- Nuevo Atraso: Este botón limpiará la pantalla para que pueda ingresar un nuevo atraso.

Importante: Si desea registrar atrasos en otras fechas distintas a la actual ingréselo como anotación.


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6.NotasUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar las calificaciones que obtienen los alumnos en las distintas asignaturas.El ingreso de notas se realiza en 5 simples pasos:a.- Selección de la asignatura: En la figura se observa que en la parte superior izquierda de la pantalla existe un combobox (selector) donde yo puedo seleccionar las asignaturas sobre las cuales ingresar calificaciones. En este selector aparecen solamente las asignaturas que dicta el profesor conectado al sistema, para saber cómo realizar esta asignación por favor refiérase a la aplicación “ingreso de cursos” de este mismo manual.

b.- Selección del periodo académico: Seleccione el periodo académico sobre el cual trabajar (semestre, trimestre u otro). c.- Buscar Notas: Presione el botón “buscar notas” para que se despliegue la lista de alumnos con las notas ya ingresadas. d.- Digitar las notas: Digite las notas correspondientes a cada casillero. Solamente debe digitar la nota completa sin el punto o coma de separación decimal. Por ejemplo, si desea ingresar un 6.8 digite un 68. La aplicación aplicará el dígito automáticamente. Siempre ingrese las notas con decimales en el formato de dos dígitos.No necesita digitar la tecla [ENTER] ya que el cursor avanza automáticamente. En la parte superior existe una opción que indica al programa en qué dirección moverse cada vez que digite.c.- Presione el botón “Guardar Notas”: Cuando haya terminado de digitar las notas presione el botón de la parte inferior que dice “Guardar Notas”.


Selector Asignaturas

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MUY IMPORTANTE:

No se guardarán las notas sino presiona el botón “Guardar Notas”. Cada vez que grabe debe aparecer el mensaje “Notas Guardadas Exitosamente!”. Si el mensaje no aparece no se puede asumir un éxito en la operación.

Además del ingreso de notas existen otras operaciones relacionadas con las calificaciones y que podemos realizar desde esta aplicación:a.- Borrar Notas: Si alguna vez necesita borrar calificaciones la aplicación le ofrece tres alternativas.

a.1: Notas parciales: ingrese el número de la nota parcial (columna) y el sistema borrará esa calificación para todos los alumnos del curso seleccionado. Puede borrar más de una columna a la vez separando los números de parcial con un guión.a.2: Promedios: ingrese el número promedio a borrar, este corresponde al periodo que aparece, ejemplo, P1, P2, etc.a.3: Notas Alumno: ingrese el o los números de lista de los alumnos a quienes desee borrar las parciales del periodo consultado.

IMPORTANTE:Todas las operaciones de borrado son guardadas en la auditoría para posterior consulta, se conserva fecha, hora y usuario que realiza la operación. El sistema no tiene ningún proceso que borre o modifique notas.


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b.- Traspasar: Esta operación consiste en traspasar notas de una subasignatura, o asignatura hija, a la asignatura que tiene en pantalla. En la ventana emergente usted debe seleccionar la asignatura hija y la nota a traspasar.

La “nota a Traspasar” corresponde a la nota de la subasignatura seleccionada y la “nota destino” corresponde a la nota de la asignatura padre.c.- Cálculos – Promedio Estándar: Al seleccionar esta opción el sistema calculará aritméticamente los promedios semestrales (o trimestrales) y los promedios finales de la asignatura que tenga en pantalla. No se aplicarán ponderaciones de ningún tipo. Solamente aplicarán las operaciones de truncado y bonificaciones consideradas en el “Panel de Control”


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d.- Cálculos – Promedio Ponderado Parciales: Este cálculo afecta el promedio del periodo académico seleccionado y la nota final de la misma asignatura. Aplicará una ponderación por un grupo de parciales y otra ponderación por otro grupo. El usuario debe indicar las calificaciones a considerar en cada caso y los porcentajes correspondientes.


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e.- Carga Excel: Con el fin de entregar otra opción para el ingreso de notas al sistema (por ejemplo en aquellos lugares sin internet) El sistema provee la posibilidad de leer las notas desde una planilla excel. Para esto primero debe generar la planilla Excel donde colocará las notas. La planilla entregada por el sistema “no debe de modificarse”. Solamente se deben agregar las notas con formato “##”, esto es dos dígitos sin punto decimal.Una vez llenada la planilla se debe cargar en la aplicación notas seleccionando la opción menú “Carga Excel -> Leer Notas”. Ahí deberá buscar el archivo dentro de su computador y cargarlo al sistema.


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7.Notas ExternasUtilice esta interfaz cuando requiera ingresar calificaciones obtenidas fuera del establecimiento. Estas son necesarias para emitir el certificado de concentración de notas. Primero debe buscar el alumno al cual ingresarle las notas presionando el botón “Buscar Alumno”. Una vez seleccionado aparecerán dos pestañas, la primera muestra todas las calificaciones finales registradas, tanto las externas como las obtenidas en el establecimiento. La segunda pestaña muestra los decretos asociados a los planes de estudio seguidos por el alumno en los colegios de origen.

IMPORTANTE:No modifique en esta aplicación las notas ingresadas internamente, dichos datos no serán grabados.

Usted podrá realizar las siguientes operaciones:a.- Para agregar asignaturas: Si la calificación que desea ingresar corresponde a una asignatura que no aparece en la lista presione el botón “Asignaturas”. Se abrirá una ventana de consulta donde podrá revisar todas las asignaturas para las cuales exista un plan de estudios con su respectiva malla curricular. Para filtrar los registros puede ingresar el código de la asignatura, o parte del nombre de la misma, y presionar el botón buscar:


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Aparecerá un listado donde sale el nombre y año del plan de estudios, el código de la asignatura y el tipo (“Plan Común”, “Plan Diferenciado”). Observe en particular el año del plan a utilizar.Si la asignatura deseada no está en la lista se debe hacer un ingreso de un “Plan de Estudios” con su “Malla Curricular” respectiva. Las asignaturas de la malla curricular tienen un indicativo de si la asignatura corresponde a:

Si se evalúan por concepto será entonces “Plan Compementario”. Si se marca como diferenciado será “Plan Diferenciado”. En otro caso será “Plan Común”

b.- Para quitar asignaturas: De la lista de calificaciones desplegadas seleccione el registro a borrar haciendo un click sobre él. El registro se destacará en amarillo, entonces presione el botón “Quitar”.


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c.- Para guardar las notas: Cuando haya digitado o modificado las notas presione el botón guardar. Esta acción abrirá un cuadro que indica que las notas fueron grabadas exitosamente. Si dicho cuadro no aparece no se puede asumir que los cambios han sido guardados. Esto último puede suceder si su computadora ha perdido parcial o totalmente el acceso a internet.

d.- Para agregar decretos: Tiene que pinchar, o hacer click, sobre la pestaña decretos. Para agregar un registro en blanco presione el botón “Agregar”. Aparecerá un nuevo registro al final el cual debe completar con el año, colegio de origen, nivel, decretos y fecha. Una vez ingresados estos datos presione el botón “Grabar”.

e.- Para quitar decretos: De la lista de decretos desplegadas seleccione el registro a borrar haciendo un click sobre él. El registro se destacará en amarillo, entonces presione el botón “Quitar”.


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8.Pre-ActaEsta aplicación permite visualizar, editar y calcular los resultados finales de los alumnos. Utilice esta interfaz antes de emitir las actas o los archivos de texto que se cargarán en SIGE.

Opciones.Imprimir: Emite el acta final de curso.EStadísticas: Genera estadísticas de rendimiento para el curso seleccionado.

Cálculos.Asistencia Curso: Calcula el porcentaje final de asistencia para el curso en pantalla. Este dato igualmente puede ser editado en pantalla.Asistencia Colegio: Calcula el porcentaje final de asistencia para todo el Colegio. Este proceso puede demorar un par de minutos.

IMPORTANTE:Debe ejecutar estos cálculos antes de emitir los informes de notas.

Promedios Asignaturas: Calcula el promedio final obtenido en cada asignatura del curso seleccionado en pantalla. El cálculo realizado es aritmético por lo que sugerimos no tomar esta opción si usted tiene un cálculo distinto.Promedios Curso: Calcula el promedio general para los alumnos del curso.


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9.AnotacionesAcá podrá consultar y registrar las anotaciones a los alumnos (negativas, positivas, atrasos, etc.).

Para proceder los primero es buscar al alumno presionando el botón “Buscar Alumnos”. Si ingresamos el apellido, nombre o rut nos desplegará una lista desde donde podremos seleccionar al alumno. Inmediatamente la pantalla mostrará las anotaciones registradas para el año en curso. Para editar un registro solamente haga click sobre él. Los siguientes son los campos que se pueden modificar:

Los siguientes son los campos que se pueden modificar:

i.- Tipo Anotación: Anotación NegativaAnotación PositivaAtrasoFelicitaciónLicenciaRetiro AnticipadoSuspensión


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Estos tipos pueden modificarse previa consulta a su soporte del sistema.

ii.- Anotador: Corresponde al profesor o administrativo quién se responsabiliza por la anotación. El sistema no exige que sea la misma persona que digita los datos.iii.- Fecha: Es la fecha correspondiente al evento. Este dato es particularmente sensible para los “atrasos”.iv.- Motivo: Corresponde al motivo que originó la anotación.v.- Observaciones: Ingrese acá cualquier otra información relevante para la anotación.

Operaciones:

a.- Agregar: Al presionar este botón aparecerá un nuevo registro donde podremos digitar los datos para una nueva anotación.b.- Borrar: Si desea eliminar una anotación selecciónela haciendo click sobre el registro y después presione este botón.c.- Grabar: Cuando haya terminado de editar la anotación presione este botón para guardar los cambios en la base de datos. Sino presiona este botón los cambios se perderán.e.- Imprimir: Esta opción imprimirá el informe de anotaciones para el alumno seleccionado o para el curso completo según sea su preferencia.


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10. Informe de PersonalidadEn esta aplicación “Informe de Personalidad” ( Fig. i1) tiene por objetivo el generar el Informe de Personalidad, donde podrá ingresar las evaluaciones de los Alumnos, según los conceptos ya definidos en la configuración del Informe de Personalidad previamente ingresadas en las aplicación Informe de desarrollo ( Fig. i2 ) y Escala del informe de personalidad ( Fig. i3 ).

( Fig. i1 ) ( Fig. i2 ) ( Fig. i3 )

Configuración “Escalas Inf. Pers.” ( Fig. i3 )

En esta aplicación le permite al usuario, ingresar modificar y eliminar las Escalas de Calificación y su abreviación, a ser utilizadas en la evaluación del Informe De Personalidad de los Alumnos.

(Fig.i3a).

(Fig.i3a).

La aplicación le permitirá Editar o Actualizar la información de las Escalas del Inf. Perso. (Fig.i3b). Si desea conservar el cambio debe presionar Guardar caso contrario Cancelar.

(Fig. i3b)


Editar

Eliminar

Crear Nuevo

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Para agregar o actualizar una Escala nueva, debe ingresar el nuevo nombre de la Escala con su abreviación como se indica en la siguiente (Fig.i3b ) y luego hacer clic sobre Guardar.

Configuración “INFORME DE DESALLORRO” (Fig. i2)

Esta aplicación tiene por objetivo ingresar las Áreas y Conceptos Informe de Desarrollo (Fig.i2a).

( Fig. i2b )

(Fig. i2a)

Una vez desplegado el listado de Áreas de Desarrollo (Fig.i2c), se pueden Editar o modificación como también ingresar los CONCEPTOS del Área Seleccionada.


Mostrar el Año Crea Área de Desarrollo

Ingresar el Año Área de Desarrollo

Guardar

Editar Eliminar

Conceptos De Desarrollo

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( Fig. i2c )


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Esta aplicación tiene por objetivo ingresar los Conceptos de cada una de las Áreas de Desarrollo (Fig. i2d) anteriormente mencionadas, que aparecerán en el Informe de Personalidad del Alumno.

(Fig. i2d )


Ingresar el Concepto a evaluar Crear Concepto de Desarrollo evaluar

Guardar

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“INFORME DE DESALLORRO” (Fig. i1)

Al seleccionar la aplicación tendrá el recuadro de búsqueda que las otras aplicaciones. Puede buscar por Curso algún alumno, por Rut, por Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres o simplemente seleccionar todo el curso (Fig. i1a).

(Fig. i1a)

En la carpeta de Informe de Personalidad ( Fig. i1b ) podrá ingresar las evaluaciones de los Alumnos, según los conceptos ya definidos y según las áreas de desarrollo previamente. Para que se despliegue la ventana con los conceptos debe hacer doble clic sobre el campo y solamente podrá seleccionar aquellos conceptos que allí aparezcan. Una vez que el Informe de Desarrollo esté ingresado, debe Grabar la información.


Selecciona el Periodo Buscar Alumnos Ver Informe del alumno

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Fig. i1b

Para Imprimir en informe de Personalidad ( Fig. i1c )

Fig. i1c


Selecciona el Periodo

Observación

A.- ImprimirB.- Alumno o cursoC.- Por Periodo o Anual

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Impresión del informe de PersonalidadFig. i1d


Imprimir

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11. Informe al HogarInforme al Hogar es el Informe de Desarrollo de Pre- Básica.

Fig. h1 Fig. h2 Fig. h3

Configuración Informe al Hogar Fig. h1

En esta aplicación podrá ingresar los grupos de parámetros a evaluar así como los conceptos.Debe escoger el Nivel e ir adicionando cada ítem con el botón Agregar o quitándolos con el botón menos.

Fig. h1a

IMPORTANTE:Debe de llenar todos los niveles para todos los ámbitos ingresados, de otro modo, no aparecerán los conceptos al momento de evaluar a un alumno.


Agregar Ingreso Concepto

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Escala Informe al Hogar ( Fig. h2 )

Esta aplicación le permite ingresar o eliminar diferentes escalas de evaluación para ser utilizados en el informe del Hogar. Si y se habilitará el campo para modificarlo. No olvide presionar el botón Actualizar para guardar el cambio efectuado. Si desea eliminar la escala ingresada, solamente presione el botón eliminar y se eliminará del sistema.

( Fig. h2a )


Agregar Escala

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Lo mismo se hace con cada Ámbito, Núcleo, Eje de Aprendizaje y Conceptos. Una vez ingresado se podrá visualizar en la aplicación Informe Al Hogar. Como se muestra a seguir

Fig. h31

En las filas en blanco podrá visualizar las escalas de evaluación del Informe al Hogar haciendo doble clic sobre el campo.

Nota: El sistema le permite utilizar esta aplicación para configurar el Informe de Personalidad para todos los niveles.

IMPORTANTE:El sistema le permite utilizar esta aplicación para configurar el Informe de Personalidad para todos los niveles.


Doble Clic y elije la opción

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12. Horario Curso

Esta opción se utiliza para confeccionar el horario de los cursos. El sistema no genera los horarios automáticamente pero le entrega un mecanismo que le ayuda a evitar topes de horario o que se adjudiquen horas no contratadas.

Para operar lo primero que debe hacer es seleccionar el curso para cual desea crear el horario, posteriormente presione el botón “Ver Horario”. Inmediatamente la pantalla mostrará la malla académica del curso y los módulos horarios realizar la confección.


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Cada asignatura de la malla tiene el color asignado y un botón al lado derecho que mostrará la disponibilidad del profesor marcando el fondo del horario con el color de la asignatura. Donde existan topes se mostrará un borde ennegrecido (ver imagen con ejemplo).

Para limpiar los módulos horarios presione el botón ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla que dice “Limpiar disponibilidad del profesor”.Para asignar horas arrastre (hacer un click y mover el mouse sin soltar) la asignatura desde la columna izquierda hasta el módulo y día de su elección. Si llegara a haber un tope o falta de disponibilidad el programa le mostrará una alerta pero podrá continuar si lo desea.Una vez terminada la asignación presione el botón guardar.


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13. Entrega de Raciones Alimenticias

Esta aplicación sirve para registrar a los estudiantes al momento de recibir las raciones alimenticias como desayuno, almuerzo y cena. Se utiliza con una lectora de códigos de barra con la que se capturará el código que aparece en las credenciales. Si no se tiene la credencial se puede buscar al alumno y después presionar ENTER sobre el rut. Esto irá llenando la lista de alumnos para la fecha y ración seleccionados en pantalla.

Si desea quitar un registro erróneo de la lista haga click sobre él y presione el botón “Quitar Alumno Seleccionado”.Posteriormente puede emitir el reporte para la fecha indicada.


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VII. CRAEste módulo está orientado al Centro de Recursos de Aprendizaje. Acá se pueden encontrar las aplicaciones asociadas a biblioteca e inventarios.

1.Catálogo de BibliotecaUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los registros correspondientes a los distintos materiales de biblioteca, tales como libros, revistas, apuntes, videos, etc.Operaciones:

a.- Buscar Material: Al presionar este botón se desplegará una ventana de consulta donde podrá filtrar la búsqueda por Título, Autor, Código o Materia. El sistema discrimina con la expresión que comience con…En el ejemplo la consulta traerá todos los materiales cuyo autor comience con “lo”:

Una vez ubicado el material, se hace click para resaltar el registro y posteriormente se presiona el botón “Ver Seleccionado”.


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b.- Nuevo: Si no ha encontrado el material que desea ingresar presione el botón nuevo. Esta acción limpiará la pantalla para que usted comience a ingresar los datos. El sistema exige que ingrese solamente un título, tipo y el autor del material. Todos los demás datos son opcionales.

IMPORTANTE:Esta aplicación no considera la lectura de códigos de barra.

c.- Guardar: Una vez que haya registrado los datos presione este botón que llevará la información a la base de datos. Es importante observar que una vez realizada esta operación aparece en pantalla un mensaje que dice “Cambios Guardados”.

Los materiales de biblioteca pueden tener clasificación DEWEY, este dato está tabulado de fábrica, solamente hay que seleccionarlo presionando el botón de la “lupa”.


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Puede buscar su clasificación por código, descripción o buscando toda la lista.

d.- Borrar: Si desea eliminar un registro primero debe consultarlo. Una vez con el dato en pantalla puede presionar este botón que borrará el registro. El sistema protege los datos, por lo que solamente se efectuará la eliminación si el material no tiene datos asociados.


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2.InventariosUtilice esta aplicación para ingresar, modificar y/o eliminar los registros correspondientes a los bienes inventariables del establecimiento.Operaciones:

a.- Buscar Inventario: Antes de ingresar un bien es recomendable consultar la base de datos para asegurarse de que el dato ya no existe. La misma operación hay que realizar para encontrar registros anteriores. Al presionar este botón se desplegará una ventana de consulta donde podrá filtrar la búsqueda por nombre del bien, marca o el código que usted haya ingresado. El sistema discrimina con la expresión que comience con…En el ejemplo la consulta traerá todos los bienes cuyo nombre comience con “a”:

Una vez ubicado el bien, se hace click para resaltar el registro y posteriormente se presiona el botón “Ver Seleccionado”.b.- Nuevo: Si no ha encontrado el bien que desea ingresar presione el botón nuevo. Esta acción limpiará la pantalla para que usted comience a ingresar los datos. El sistema exige que ingrese solamente un código y el nombre del bien. Todos los demás datos son opcionales.c.- Guardar: Una vez que haya registrado los datos del bien presione este botón que llevará la información a la base de datos. Es importante observar que una vez


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realizada esta operación aparece en pantalla un mensaje que dice “Cambios Guardados”.

d.- Borrar: Si desea eliminar un registro primero debe consultarlo. Una vez con el dato en pantalla puede presionar este botón que borrará el registro. El sistema protege los datos, por lo que solamente se efectuará la eliminación si el bien no tiene datos asociados.


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