manual sysman

Tópicos Abordados

Tópico Página Sobre o Sysman 03 Acessando o Sysman 05 Janelas 06 Menu Cadastro 07 Unidades 07 Solicitantes 09 Modalidades 11 Prioridades 12 Tipos de Manutenção 12 Atividades 13 Fornecedores 14 Cargos 16 Mão de Obra 17 Causas 18 Motivos 18 Conseqüências 18 Impedimentos 19 Assuntos 19 Setores 20 Centros de Custo 20 Tipos de Capacidade 21 Locais 21 Menu Estoque 24 Depósitos 24 Tipos de Movimentação 24 Grupos/Subgrupos 25 Itens 26 Movimentação de Estoque 27 Menu Equipamentos 28 Classes 28 Equipamentos-Modelo 28 Equipamentos 30 Menu Ordens de Serviço 32 Ordens de Serviço 32 Menu Preventiva 38 Manutenção Preventiva 38 Geração/Remanejamento 41 Menu Inspeções 42 Manutenção da Inspeção 42 Geração das Inspeções 44 Baixa das Inspeções 46 Menu Solicitações 48 Solicitação/Acompanhamento 49 Atendimento a Solicitação 50 Menu Relatórios 51 Relação de Locais 52 Ficha Técnica de Locais 52 Equipamentos por Local 53 Ficha Técnica de Equipamentos 54 Equipamentos por Classe 55 Impressão da Ordem de Serviço 55 Resumo de Ordens de Serviço 56 Relação de Ordens de Serviço 57 Ordens de Serviço por Modalidade 58 Inventário/Estoque Mínimo 59 Movimentação de Estoque 59 Inspeção de Rotina 60

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Menu Segurança 61 Perfis 61 Usuários 63 Painel de Controle 65 Acesso Rápido 67 Gráficos 67 Consulta Equipamentos 69 Calendário 71 Alteração de Senha 72 Alterar Unidade em Uso 72 Botões 72 Anexos 73 Consultas de Ordens de Serviço 74 Pesquisa de Locais e Equipamentos 75 Busca de Informações na Digitação 76 Procedimentos 76 Exemplos para os Cadastros 78 Árvore de Local 78 Informações Compartilhadas 79 Perguntas Frequentes 80 Sobre a DBNet 83

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O Sysman é um software de gestão da manutenção que tem a como finalidade abranger todos os aspectos do trabalho diário da manutenção, ajudando os gerentes e engenheiros a aumentar vida útil dos ativos, prever e evitar falhas de equipamentos, melhorar a produtividade do trabalho, minimizar paradas dispendiosas, e reduzir o custo total de manutenção, permitindo o controle desde o planejamento até a execução do serviço. O uso do Sysman pode ajudar sua empresa a otimizar o gerenciamento de suas instalações com um planejamento abrangente das ordens de serviço. Será capaz de vincular quaisquer pessoas, locais e ativos dentro da sua empresa, capacitar os membros da sua equipe, proteger seus recursos e acompanhar todos os eventos de seu trabalho em um sistema simples, fácil de usar, aumentando a eficiência de sua equipe em todas as suas atividades, desenvolvido 100% para WEB possibilita a você o gerenciamento em qualquer lugar do planeta que tenha acesso a internet. Visão Geral A agilidade exigida nas mais diversas organizações do comércio, indústria e prestação de serviços, nos traz o desafio de gerir a cada dia mais pessoas, instalações e ativos. Não importa em qual segmento a sua organização atua, os bens devem ser conservados para garantir que funcionem corretamente. Isto requer o acréscimo de sistemas que convertam, integrem e unifiquem dados e informações de manutenção com rapidez e segurança. O Sysman traz para sua empresa as vantagens da racionalização de processos, a agilização e confiabilidade de informações, evitando retrabalhos e potencializando a competitividade. Com uma interface amigável e construída sobre um navegador web, a utilização do Sysman é simples e ajudará sua organização a aumentar a vida útil do ativo, prevenir e prever falhas em equipamentos, melhorar a produtividade do trabalho, reduzir o tempo de parada de instalações e equipamentos essenciais no dia-a-dia, minimizar investimentos em ativos e diminuir o custo total de manutenção. Você automatiza funções, elimina pilhas de papel e excesso de tarefas administrativas e aumenta a eficiência em toda a organização. Tempo e dinheiro são economizados, reduzindo etapas de processamento manual e mantendo todos conectados, desde o usuário que solicita um reparo em tempo real, ao colaborador que irá executar a ordem de serviço. O Sysman é a sua ferramenta gerencial para administrar com maior eficiência e em menor tempo suas informações de manutenção. O rastreamento de ativos, histórico, monitoramento de ordens de serviço, manutenção preventiva, controle de estoque, inspeções e solicitações de serviço estarão em suas mãos para reduzir as incertezas e aumentar as suas chances de sucesso. Principais Funções •Informações detalhadas dos equipamentos e instalações, incluindo imagens, plantas e documentos; •Planejamento manual das ordens de serviços (preventiva, corretiva, reformas, obras); •Planejamento automático da manutenção preventiva (ordens de serviços); •Planejamento automático de rotinas de inspeção (check-list); •Módulo de solicitação de serviços à engenharia de manutenção; •Monitoramento das solicitações de serviços (triagem); •Custeio da mão de obra e materiais; •Rastreabilidade das informações armazenadas; •Administração de peças e componentes do almoxarifado; •Consultas gerenciais; •Controle efetivo dos equipamentos e instalações; •Minimiza as ações corretivas através de inspeções periódicas nos equipamentos e instalações realizadas pelos operadores e equipes de manutenção; •Registro da mão de obra própria e de prestadores de serviços nas atividades de prevenção e correção; •Informações básicas sobre fornecedores e prestadores de serviços; •Planejamento de serviços realizados por terceiros e prestadores de serviços; •Registro de históricos de equipamentos e instalações; •Levantamento do custo de manutenção por modalidade, áreas envolvidas e períodos; •Comparativos gráficos dos custos de áreas ou equipamentos por períodos definidos;

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•Utilização de métodos estatísticos (Pareto) para avaliação do desempenho da manutenção, por: - Modalidade; - Local; - Equipamento; - Centro de Custo; - Motivo; - Causa; •Consultas através de calendário de eventos; Diferenciais do Sysman No Sysman sua capacidade gerencial e o retorno ágil das informações, processos e desenvolvimento da qualidade de atendimento e prestação de serviços é majorada sem o ônus de um software repleto de funções desnecessárias ao seu negócio. Toda sua empresa, incluindo seus fornecedores, podem acessar o sistema de gestão da manutenção em qualquer local a qualquer hora. Sem instalação de programas, sem recursos adicionais de computadores e softwares, simples de usar, abrangente suporte ao cliente, acesso 24hs nos 7 dias da semana, usuários ilimitados e com a certeza do apoio de uma renomada empresa. Sysman é um sistema de gestão da manutenção 100% baseado na web, que consolida todas as suas atividades empresariais e materiais de manutenção em um só lugar. Ser baseado na web torna possível a gestão do sistema, mesmo quando você estiver à distância. Maximize o controle e a confiabilidade sobre os seus ativos e instalações, utilizando um sistema centralizado de gestão de manutenção, onde prédios, prestadores de serviço, colaboradores e gestores estejam todos conectados. Com o Sysman você poderá: •Planejar e gerir a sua equipe de trabalho; •Proteger todos os seus bens com o rastreamento de ativos; •Agendar automaticamente as datas de manutenção preventiva; •Atender às solicitações de seus clientes internos e/ou externos; •Organizar seus documentos; •Inspecionar periodicamente ativos e instalações; Inovação Contínua A DBNet entende o valor que você atribue à gestão da manutenção, razão pela qual continuamente atualizamos e aprimoramos nosso sistema.

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Acessando o Sysman Todo acesso ao Sysman deve ser feito através da janela de login onde o operador irá informar os seus dados de Usuário e Senha (conforme apresentado abaixo). Somente ao confirmar essas informações o usuário terá acesso às demais janelas do sistema.

Para acessar o Sysman deve-se digitar o usuário e senha e pressionar o botão Entrar.

Todo o operador terá obrigatoriamente que ter um usuário e senha. Este cadastro é realizado previamente pelo responsável da administração do Sysman. Vale lembrar que o operador do sistema de forma alguma deve informar seus dados para outros operadores pois essa informação é restrita e confidencial. Veja como evitar problemas no acesso ao Sysman no Tópico de Perguntas Frequentes. Primeiro acesso No primeiro acesso ao sistema o operador terá que definir uma nova senha, conforme apresentado na janela abaixo. Esta mesma janela pode ser acessada quando o usuário decidir mudar sua senha utilizando o menu Acesso Rápido.

Para alterar a senha basta digitar uma nova no campo Senha, confirmar a mesma senha no campo

seguinte e pressionar o botão confirma. Vale lembrar que o sistema diferencia as letras MAIÚSCULAS e minúsculas, assim como letras acentuadas ou não.

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Janelas Todas as funções do Sysman são realizadas através de janelas, cada uma com a função específica dentro do sistema. Estas janelas estão separadas em menus, conforme figura abaixo:

Cada menu tem suas próprias janelas. Veja o exemplo abaixo das janelas presentes no menu Estoque:

Veja abaixo a lista dos menus presentes no Sysman:

• Cadastros Neste menu estão as janelas responsáveis pelos cadastros de todas informações básicas para o sistema tais como Mão de Obra, Centro de Custos e Locais.

• Estoque Neste menu estão as janelas com as informações necessárias para gerir o estoque da manutenção.

• Equipamentos Neste menu estão as janelas necessárias para cadastro de todos os equipamentos/bens presentes na empresa.

• Ordens de Serviço Neste menu está a janela de gerenciamento das Ordens de Serviço cadastradas no Sysman.

• Manutenção preventiva Neste menu estão as janelas necessárias para cadastro, geração e remanejamento dos planos de manutenção preventiva e inspeções de rotina.

• Solicitação de Serviço Neste menu estão as janelas necessárias para inclusão e acompanhamento das solicitações de serviço.

• Relatórios Neste menu estão todos os relatórios do Sysman.

• Segurança Neste menu estão as janelas responsáveis pelo gerenciamento das permissões de acesso a todas janelas do sistema.

• Acesso rápido Este menu está localizado no canto superior direito e é composto por figuras que representam as principais janelas do Sysman.

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Menu Cadastro Este menu é responsável por apresentar as janelas de todos os cadastros básicos para o funcionamento do Sysman. As informações cadastradas nas janelas deste menu serão utilizadas em todas as funções do Sysman tais como Solicitações, Ordens de Serviço, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina. As janelas* presentes neste menu são as seguintes: • Unidades • Solicitantes • Modalidades • Prioridades • Tipos de Manutenção • Atividades • Fornecedores • Cargos • Mãos de Obra • Causas • Motivos • Conseqüências • Impedimentos • Assuntos • Setores • Centros de Custo • Tipos de Capacidade • Locais * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Cadastro de Unidades Responsável por apresentar os dados das unidades (filiais) que o Sysman terá controle. Ter ao menos uma unidade cadastrada é obrigatório e necessário para todo o sistema, pois é a partir desse cadastro que os Solicitantes, Locais, Equipamentos, Movimentação de Estoque, Ordens de Serviço, Manutenções Preventivas, Solicitações de Serviços, Inspeções de Rotina e os Relatórios terão suas informações vinculadas.

Exemplo da janela com a listagem das unidades cadastradas.

No cadastro da unidade é obrigatório o preenchimento do campo “Descrição”. Opcionalmente pode-se selecionar uma regional vinculada à unidade. Veja nas figuras abaixo que a edição do cadastro de unidade também é composta por abas com campos distintos. Abaixo segue uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba:

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Aba Informações: Nesta aba estão os campos referentes as informações básicas da unidade, como os dados de endereço. Todos os campos são opcionais, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de edição das informações da unidade

Aba Detalhes: Nesta aba estão os campos de detalhamento da unidade, como quantidade de funcionários, medidas e consumos. Todos os campos são opcionais, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de edição de detalhes da unidade

Aba Observações: Nesta aba existe apenas um campo livre para que seja informada qualquer observação a respeito da unidade. Este campo é opcional, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

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Exemplo da aba de edição da observação da unidade

No cadastro de unidade também é possível informar os contatos pertencentes à unidade. Clique no botão que aparece na listagem das unidades para visualizar a janela de cadastro de contatos. A janela de contatos da unidade contém duas abas, uma de listagem e outra para cadastro e edição das informações.

Exemplo das janelas com a listagem dos contatos da unidade e de inclusão de contatos

Cadastro de Solicitantes Janela utilizada para cadastro e alteração dos solicitantes de serviço. Estas informações serão utilizadas em várias janelas do sistema como por exemplo Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

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Exemplo da janela com a listagem dos solicitantes cadastrados

No cadastro de solicitante é obrigatório o preenchimento dos campos Nome, Email, Telefone e Ativo. Veja nas figuras abaixo que a edição do cadastro de solicitante também é composta por abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba: Aba Complemento: Nesta aba estão os campos referentes às informações complementares do solicitante. Existem duas listas de opções: • Pode ser responsável - indica se esse solicitante pode ser responsável/chefe de outro solicitante,

respondendo assim pelas solicitações realizadas pelos seus subordinados. • Seu responsável - para informar quem é o responsável/chefe do solicitante cadastrado. Caso o

solicitante não tenha responsável, selecione o valor [Nenhum] nesta lista de opções.

Exemplo da aba de edição do solicitante

Aba Unidades: Nesta aba pode-se selecionar através da opção qual ou quais unidade(s) estarão habilitadas para permitir lançamentos em nome do solicitante. É necessário informar ao menos uma unidade para que as informações do solicitante estejam disponíveis nas janelas que utilizam esta informação.

Exemplo da aba de vínculo Solicitante X Unidades

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Aba Setores: Nesta aba pode-se selecionar através da opção qual ou quais setores o solicitante está vinculado. Para que a lista de Setores apareça nessa aba, será necessário cadastrar previamente os setores, veja mais em Cadastro de Setores.

Exemplo da aba de vínculo Solicitante X Setores

Aba Imagem: Nesta aba é possível vincular uma foto ao solicitante.

Exemplo da aba de vínculo de uma imagem ao solicitante

Cadastro de Modalidades Janela utilizada para o cadastro e alteração das modalidades. Estas informações serão utilizadas em várias janelas do sistema, como por exemplo Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

Exemplo da janela com a listagem das modalidades cadastradas

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Para cadastrar uma modalidade deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome) da modalidade e se está ativa. Pode-se opcionalmente informar a qual modalidade cadastrada esta nova modalidade está vinculada. Este recurso é utilizado em casos que se queira obter um maior nível de detalhamento para as modalidades que poderão ser utilizadas no Sysman.

Exemplo da janela de edição de modalidade

Cadastro de Prioridades Janela utilizada para cadastro e alteração das prioridades. Estas informações serão utilizadas em várias janelas do sistema, como por exemplo Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

Exemplo da janela com a listagem das prioridades cadastradas

Para cadastrar uma prioridade deve-se obrigatoriamente informar sua Descrição (nome) e também a

quantidade de dias para que a Ordem de Serviço seja encerrada após ser iniciada. Caso seja colocado o valor 0 (zero) nesse campo, a Ordem de Serviço deverá ser encerrada no mesmo dia que foi iniciada. Se não for gravado nenhum valor nesse campo, o sistema não gerará um prazo para encerramento da Ordem de Serviço e neste caso não será possível controlar a situação (atrasadas, pendentes e em dia). Veja mais sobre esse assunto na janela de Ordem de Serviço ou no tópico de Perguntas Frequentes.

Exemplo da janela de edição de prioridade

Cadastro de Tipos de Manutenção Janela utilizada para cadastro e alteração dos tipos de manutenção, cujas informações serão utilizadas em várias janelas do sistema, como por exemplo Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

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Exemplo da janela com a listagem dos tipos de manutenção cadastrados

Para cadastrar um tipo de manutenção deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição do tipo de manutenção

Cadastro de Atividades Janela utilizada para cadastro e alteração das atividades. Estas informações serão utilizadas em várias janelas do sistema, como por exemplo Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

Exemplo da janela com a listagem das atividades cadastradas

Para cadastrar uma atividade deve-se obrigatoriamente informar sua Descrição (nome) e opcionalmente pode-se acrescentar mais informações da atividade no campo Detalhes. O cadastro de atividade também pode estar vinculado a uma ou mais modalidades. Este controle existe para facilitar e evitar erros no preenchimento das atividades em uma Ordem de Serviço , na Manutenção Preventiva ou na Inspeção de Rotina. Quando a atividade não estiver vinculada a nenhuma modalidade o Sysman assume que ela poderá ser utilizada em qualquer modalidade.

Exemplo da janela de edição da atividade

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Cadastro de Fornecedores Utilizado para o cadastro dos prestadores de serviço, fornecedores e empresas fabricantes dos equipamentos alocados. A informação cadastrada nessa janela será utilizada em várias outras janelas do Sysman, como exemplo: • Cadastro de Equipamentos - Modelo : as informações cadastradas aqui serão utilizadas para

identificar o fabricante. • Cadastro de Equipamentos : as informações cadastradas aqui serão utilizadas para identificar o

fornecedor do equipamento. • Ordens de Serviço, Geração de Preventiva : as informações cadastradas aqui serão utilizadas para

identificar a empresa responsável em executar o serviço necessário. • Usuários: as informações cadastradas serão utilizados para identificar se o usuário do sistema está

vinculado a alguma empresa prestadora de serviço.

Exemplo da janela com a listagem dos fornecedores cadastrados

No cadastro do fornecedor é obrigatório o preenchimento dos campos Razão Social e Fantasia; é também necessário selecionar o Tipo (Jurídica/Física). O campo número de contrato é opcional. veja nas figuras a seguir que a edição do cadastro de fornecedor é composta por abas com campos distintos. Cada aba tem o seguinte conteúdo: Aba Informações: Nesta aba estão os campos referentes as informações básicas do fornecedor tais como endereço, bairro, etc., sendo todos opcionais.

Exemplo da aba de edição das informações do fornecedor

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Aba Observações: Nesta aba existe apenas um campo livre e opcional para que seja informada qualquer observação a respeito do fornecedor.

Exemplo da aba de edição das observações sobre o fornecedor

Aba Modalidades: Nesta aba pode-se selecionar através da opção quais modalidades estarão habilitadas para que o fornecedor possa realizar serviços. É necessário que o cadastro de modalidades tenha sido previamente preenchido ( veja mais em Cadastro de Modalidades ).

Exemplo da aba de seleção das modalidades nas quais o fornecedor pode atuar

Aba Unidades: Nesta aba pode-se selecionar através da opção em quais unidades esse fornecedor pode atuar (no caso de prestador de serviço). É necessário que o cadastro de unidades tenha sido previamente preenchido ( veja mais em Cadastro de Unidades ).

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Exemplo da aba de seleção das unidades nas quais o fornecedor pode atuar

Cadastro de Cargos Janela utilizada para cadastro e alteração dos cargos presentes na manutenção de sua empresa. As informações cadastradas nessa janela serão utilizadas no cadastro de mão de obra da unidade/empresa. O custo/hora da mão de obra é calculado a partir do cargo, assim, toda mão de obra que estiver vinculada a esse cargo utilizará o mesmo valor para cálculo no encerramento de Ordens de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem dos cargos cadastrados

Para cadastrar um cargo deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome) e o valor hora. Opcionalmente pode-se informar qual a Data de Referência para esse valor e ainda vinculá-lo a uma ou mais modalidades, sendo que este controle visa facilitar e evitar erros no lançamento da mão de obra na Ordem de Serviço. Quando o cargo não estiver vinculado a nenhuma modalidade o Sysman assume que ele poderá ser utilizado em qualquer modalidade.

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Exemplo da janela de edição do cargo

Cadastros de Mãos de Obra Janela utilizada para cadastro e alteração da mão de obra disponível na manutenção da empresa. As informações cadastradas nessa janela serão utilizadas para lançamento de Ordens de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem das mãos de obra cadastradas

Para cadastrar uma mão de obra deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome), o cargo e a Data de Admissão, sendo opcional as informações sobre data de demissão, férias e observação. Quando informada, a Data de Demissão indica que essa mão de obra não poderá mais ser utilizada em lançamentos na Ordem de Serviço. Pode-se ainda vincular a mão de obra a uma ou mais unidades, indicando que ela poderá ser utilizada nas unidades selecionadas. Quando a mão de obra não estiver vinculada a nenhuma unidade o Sysman assume que ela poderá ser utilizada em todas unidades.

Exemplo da janela de edição da Mão de Obra

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Cadastro de Causas Janela utilizada para cadastro e alteração das causas, informações estas que serão utilizadas na janela de Ordem de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem das causas cadastradas

Para cadastrar uma causa deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição da causa

Cadastro de Motivos Janela utilizada para cadastro e alteração dos motivos, informações estas que serão utilizadas na janela de Ordem de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem dos motivos cadastrados

Para cadastrar um motivo deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição do motivo

Cadastro de Consequências Janela utilizada para cadastro e alteração das conseqüências, informações estas que serão utilizadas na janela de Ordem de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem das conseqüências cadastradas

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Para cadastrar uma conseqüência deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição da conseqüência

Cadastro de Impedimentos Janela utilizada para cadastro e alteração dos impedimentos, informações estas que serão utilizadas na janela de Ordem de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem dos impedimentos cadastrados

Para cadastrar um impedimento deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição do impedimento

Cadastro de Assuntos Janela utilizada para cadastro e alteração dos assuntos, informações estas que serão utilizadas na janela de Anexos.

Exemplo da janela com a listagem dos assuntos cadastrados

Para cadastrar um assunto deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição do assunto

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Cadastro de Setores Janela utilizada para cadastro e alteração dos setores, informações estas que serão utilizadas na janela de Solicitantes, Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva e Inspeção de Rotina.

Exemplo da janela com a listagem dos setores cadastrados

Para cadastrar um setor deve-se obrigatoriamente informar a Sigla e a Descrição (nome). Opcionalmente pode-se vincular esse setor a um Centro de Custo, para que os valores das Ordens de Serviço cadastradas para esse setor sejam atribuidos a este Centro de Custo. Entretanto, caso existam vínculos entre Modalidade X Setor, prevalecem os Centros de Custo originados por estes vínculos (veja mais no Cadastro de Centro de Custo ).

Exemplo da janela de edição do setor

Cadastros de Centros de Custo Janela utilizada para cadastro e alteração dos centros de custos. É preciso que este cadastro tenha pelo menos um centro de custo informado pois será utilizado no Cadastro de Locais e no lançamento de Ordens de Serviço, sendo uma opção interessante para a emissão de gráficos e relatórios de Ordens de Serviço.

Para efetivar o cadastro é necessário informar a descrição (nome), sigla e opcionalmente pode-se selecionar o solicitante responsável pelo centro de custo (utilizando a lista de opções Responsável), conforme apresentado na figura abaixo.

Exemplo da janela de cadastro do Centro de Custo

Na listagem em tela é possível realizar um filtro pela descrição do centro de custo, bastando para isso digitar parte ou toda a descrição do centro de custo no campo Descrição e depois pressionar o botão de pesquisa . Caso queira listar todos os centros de custo deixe o campo Descrição em branco e pressione o botão , conforme apresentado na figura abaixo.

Exemplo da janela com a listagem dos Centros de Custo cadastrados

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Cadastro de Tipos de Capacidade Janela utilizada para cadastro e alteração dos Tipos de Capacidade, dados estes que serão utilizados no Cadastro de Locais.

Exemplo da janela com a listagem dos tipos de capacidade cadastrados

Para cadastrar um tipo de capacidade deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome).

Exemplo da janela de edição do tipo de capacidade

Cadastro de Locais Janela utilizada para cadastro e alteração dos locais presentes na Unidade, informações estas que serão utilizadas em várias funcionalidades do sistema tais como Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços, Manutenção Preventiva , Inspeção de Rotina e na emissão de Relatórios e Gráficos. A informação cadastrada nessa janela estará vinculada a unidade na qual o usuário está logado. O código do local obedece uma estrutura em árvore composta por até 15 caracteres (letras ou números com a seguinte máscara: XX.XX.XX.XXX.XXX.XXX (onde X é o caracter). Veja mais a respeito desse assunto no tópico Árvore de Locais. Na listagem em tela é possível filtrar os locais por trechos do nome e também por Centro de Custo. Para consultar todos os locais basta deixar o campo Código/Nome do Local em branco e na lista de opções Centro de Custo selecionar o item [Todos].

Exemplo da janela com a listagem dos locais cadastrados.

A partir da seleção de locais existem também as seguintes funcionalidades :

• permite a consulta às Ordens de Serviço cadastradas para esse local

• possibilidade de incluir e consultar anexos vinculados ao local

• permite consultar qual(is) equipamento(s) estão vinculados a esse local No cadastro de locais é obrigatório o preenchimento dos campos Código, Local e da seleção dos seguintes campos da lista de opções: • Ativo - Utilizado para indicar que as informações do local podem ser utilizadas pelas outras janelas do

Sysman. Estando ativo, o sistema não permite inativar o local enquento houver Ordens de Serviço,

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Inspeções ou Solicitações de serviço em aberto. Também não será permitido inativar se houver Equipamentos vinculados ao Local.

• Setor - Utilizado para informar a qual setor o local está vinculado (veja mais em Cadastro de Setores). • Centro de Custo - Utilizado para informar qual o centro de custo que o local está vinculado, veja mais

em Cadastro de Centros de Custo. Cada local só pode estar vinculado a 1 (um) centro de custo, porém vários locais podem estar vinculados ao mesmo centro de custo

• Disponibilidade - Utilizado para informar qual a disponibilidade do local. • Tipo de Capacidade - Utilizado para identificar o tipo de capacidade do local (veja mais em Cadastro de

Tipos de Capacidade). A edição do cadastro de locais é composta por abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba: Aba Dados: Nesta aba estão os campos de informações gerais do local, sendo a escolha de alguns itens obrigatória, conforme informado acima.

Exemplo da aba de edição dos Dados do Local

Aba Complemento: Nesta aba existe apenas um campo livre para que seja acrescentada qualquer informação complementar a respeito do local. Este campo é opcional, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de edição do Complemento

Aba Restrição de Horário: Nesta aba existe apenas um campo livre para que seja informada qualquer restrição de acesso ao local (dia da semana/horário) para as intervenções da manutenção. Este campo é opcional, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração. Havendo alguma informação, esta será impressa no corpo da Ordem de Serviço relacionada ao local ou a um equipamento vinculado a este local.

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Exemplo da aba de edição da Restrição de Horário

Aba Imagens: Nesta aba estão os campos para vincular (upload) uma imagem ao local, que será apresentada em janelas de consultas e impressão de relatórios.

Exemplo da aba de Imagens do local

Aba Histórico: Esta aba apresenta informações a respeito do histórico de manutenções realizadas no local, incluindo as datas da Última OS Executada e da Próxima OS Prevista, assim como uma tabela com a quantidade de Ordens de Serviço Executadas por Tipo de Manutenção.

Exemplo da aba de consulta de histórico de manutenção do Local

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Menu Estoque Esse menu é utilizado para o gerenciamento do módulo de estoque, tanto para um controle interno do almoxarifado da manutenção como para controle de itens lançados através de Ordens de Serviço. As janelas* presentes nesse menu são as seguintes: • Depósitos • Tipos de Movimentação • Grupos • Itens • Movimentação de Estoque * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Cadastro de Depósitos Janela utilizada para cadastro e alteração dos depósitos onde os itens de estoque estarão guardados. Cada depósito pode ser compartilhado em uma ou mais unidades sendo que cada unidade pode ter mais do que um depósito.

Exemplo da janela com a listagem dos depósitos cadastrados.

Para cadastrar um depósito deve-se obrigatoriamente informar a Descrição (nome), e selecionar quais unidades utilizarão o depósito.

Exemplo da janela de edição do depósito.

Cadastro de Tipos de Movimentação Janela utilizada para cadastro e alteração dos Tipos de Movimentações que serão utilizadas na Movimentação do Itens no Estoque.

Exemplo da janela com a listagem dos tipos de movimentação cadastrados

Para cadastrar um novo tipo de movimentação é necessário, além da Descrição, informar: • Se influencia no custo médio do produto ( informar Sim ou Não na lista Custo Médio). • Qual o Tipo de transação ( informar Entrada ou Saída na lista de Transação). • Se está ativo ( informar Sim ou Não na lista de Ativo).

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Exemplo da janela de edição dos tipos de movimentação.

Cadastro de Grupos/Subgrupos Janela utilizada para cadastro e alteração dos Grupos e Subgrupos nos quais os itens de estoque serão divididos. Ao abrir a janela, será apresentado a lista de grupos cadastrados no estoque, conforme apresentado abaixo:

Exemplo da janela com a listagem apenas dos grupos

Para cadastrar um grupo deve-se clicar na opção “Novo Grupo” (no alto à esquerda) e obrigatoriamente informar a descrição.

Exemplo da janela de edição do grupo.

Para consultar os subgrupos é necessário clicar no botão . Ao clicar nesse botão aparecerá em baixo uma nova janela com os subgrupos pertencentes ao grupo selecionado, conforme apresentado abaixo. Para esconder essa listagem de subgrupo clique no botão .

Exemplo da janela com a listagem de grupos e subgrupos

Para cadastrar um subgrupo deve-se clicar na opção “Novo Subgrupo” e obrigatoriamente informar a descrição.

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Exemplo da janela de edição do subgrupo.

Cadastro de Itens Janela utilizada para cadastro e gerenciamento dos itens em estoque que poderão ser utilizados no lançamento das Ordens de Serviço e nas movimentações de estoque. Para consultar ou editar um ítem há duas possibilidades:

. Selecionar um Grupo na lista de opções, em seguida selecionar um Subgrupo.

. Outra possibilidade é informar parte da descrição no campo Ítem. Em ambos os casos clicar no botão . Uma lista com os Itens será visualizada abaixo da seleção.

Exemplo da janela de seleção dos itens.

Quando um grupo é selecionado, a lista de opções dos subgrupos vínculados é automaticamente carregada, permitindo selecionar qual deseja consultar. Caso seja informado também parte da descrição do Ïtem, apenas os que estiverem vinculados ao grupo e subgrupo anteriormente selecionados é que estarão disponíveis para consulta e/ou edição dos dados.

Exemplo de listagem, selecionando itens pertencentes ao grupo lâmpadas, independente do subgrupo

Para a inclusão/edição de itens é necessário informar Grupo, Subgrupo, Código, Descrição e se o item está ativo no estoque (ainda em uso). Para itens que já tiverem lançamentos no estoque não será permitido a troca de grupo e subgrupo (veja o porque no tópico Perguntas Freqüêntes ). Na figura abaixo ilustramos a tabela "Saldo Atual nos Depósitos" onde é possível saber o valor e o saldo atual do item em cada um dos depósitos referenciados para a unidade em uso.

Exemplo da janela de edição de itens

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Movimentação de Estoque Janela utilizada para lançamentos e consultas das movimentações de estoque. Para consultar as movimentações de um item de estoque é necessário selecionar o item e o depósito. Existem duas formas de consultas: uma é digitar e selecionar o nome do item no campo correspondente, e

em seguida selecionar o depósito na lista de opções . Outra forma é utilizar o botão filtro avançado , que permite o usuário refinar a busca através da seleção do grupo e/ou subgrupo ao qual ele pertence digitar e selecionar o nome do item no campo correspondente, e em seguida selecionar o depósito no qual deseja realizar a consulta.

Outro uso do filtro avançado nessa janela é para rastrear um lançamento através do número do documento ou ainda limitar as movimentações por período (data inicial/final).

Exemplo da janela de seleção sem o uso do filtro avançado.

Exemplo da janela de seleção apresentando o filtro avançado e o resultado obtido. Para visualizar detalhes do lançamento deve-se

clicar no em frente aos dados de movimentação.

Para realizar uma movimentação de estoque é obrigatório informar o item, o depósito, o tipo de movimentação, quantidade e valor unitário. As informações Documento e Observação são facultativas. Existem duas formas de informar o item no lançamento de movimentação: • Caso o item já esteja selecionado na janela de seleção o mesmo aparecerá automaticamente

quando for pressionado o botão Nova Movimentação. • Possível selecionar o item utilizando as listas de opções Grupo, Subgrupo e Item.

Exemplo da janela de lançamento da movimentação de estoque.

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Menu Equipamentos Neste menu temos as janelas utilizadas para cadastro dos equipamentos/ativos físicos presentes na unidade. Somente com o cadastro das informações dessas janelas será possível gerar ordens de serviço, solicitações, planejar manutenção preventiva e programar inspeções de rotina para os equipamentos/ativos da unidade. As janelas* presentes nesse menu são as seguintes: • Classes • Equipamentos - Modelo • Equipamentos * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Cadastro de Classes Janela utilizada para cadastro e alteração das classes de equipamentos, informações estas que serão utilizadas na janela de Equipamentos - Modelo e será útil nas pesquisas de equipamentos em outras janelas do Sysman.

Exemplo da janela com a listagem das classes de equipamentos

Para cadastrar uma classe de equipamentos deve-se obrigatoriamente informar a descrição (Classe). Pode-se opcionalmente informar a Vida Útil (meses), Taxa de Depreciação e Classe Contábil.

Exemplo da janela de edição da classe de equipamentos

Modelo de Equipamentos Janela utilizada para cadastro de todos os modelos distintos de equipamentos presentes na empresa. As informações cadastradas nessa janela são obrigatórias para o Cadastro dos Equipamentos da Unidade. Funcionam como um pré-cadastro do equipamento. Consulte o tópico Perguntas Frequentes para entender a diferença entre Modelos de Equipamentos e Cadastro de Equipamentos. É possível consultar os modelos de equipamento pelo nome, por classe ou pelo fabricante.

Exemplo da janela com a listagem dos modelos de equipamentos.

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A partir da seleção de modelo de equipamentos existem também algumas funcionalidades:

• possibilidade de incluir e consultar anexos vinculados ao modelo • permite consultar os equipamentos da unidade em uso que são do modelo cadastrado (veja mais no

tópico Equipamentos).

Exemplo da janela de listagem dos equipamentos por modelo. Para o cadastro de modelos de equipamento é obrigatório o preenchimento do campo Modelo e da seleção dos seguintes campos da lista de opções: • Classe - Utilizado para indicar a qual classe pertence o modelo (veja mais em Cadastro de Classes). • Fabricante - Utilizado para informar qual o fabricante do modelo (veja mais em Cadastro de

Fornecedores). A edição do cadastro de modelo de equipamentos é composta por abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada uma delas: Aba Dados: Nesta aba estão os campos para indicação da aplicação/função do equipamento e um campo livre para informar as características do modelo. Todos estes campos são opcionais, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de edição dos dados do modelo de equipamento Aba Informações Técnicas: Nesta aba estão os campos de informações técnicas do equipamento, como Potência, Tensão e Consumo. Todos estes campos são opcionais não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de informações técnicas do modelo de equipamento

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Aba Imagem: Nesta aba existe um campo para vincular uma imagem (upload) ao modelo de equipamento. Este campo é opcional não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de imagens do modelo de equipamento Cadastro de Equipamentos Janela utilizada para cadastro dos equipamentos presentes na unidade. Neste cadastro pode ser atribuído o número de ativo fixo do equipamento. Os dados cadastrados aqui serão utilizados em várias janelas do sistema tais como Ordem de Serviço, Solicitação de Serviços e Manutenção Preventiva por Equipamento.

Vale lembrar que para efetivar o cadastro de um novo equipamento é obrigatório que seu modelo já esteja cadastrado (Cadastro de Modelo de Equipamento), assim como dados do fornecedor (Cadastro de Fornecedores) e local.

Exemplo da janela com a listagem dos equipamentos

A partir da seleção de equipamentos existem também algumas funcionalidades:

• possibilita consultar as Ordens de Serviço cadastradas para esse equipamento

• permite incluir e consultar anexos vinculados ao equipamento Para o cadastro de um novo equipamento é obrigatório o preenchimento do campo Patrimônio com o código que identifica o equipamento na Unidade (pode ser o número da placa de patrimônio se existir). Este código deve ser único em uma mesma unidade. É necessário também selecionar o modelo relacionado ao equipamento cadastrado (veja mais no Cadastro de Modelos de Equipamento). A edição do cadastro de equipamentos é composta por abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada uma delas : Aba Equipamento: Nesta aba estão os campos com as principais informações do equipamento além dos já informados acima, tais como o local físico onde o equipamento está alocado, fornecedor, prioridade ( utilizada para informar a urgência quando o equipamento necessitar de uma intervenção preventiva ou corretiva), número de Série e as opções de Disponibilidade e Prestador de Serviço que indica qual é a empresa responsável pela manutenção desse equipamento (veja mais no Cadastro de Fornecedores ). Nota: sempre que houver uma alteração de local do equipamento, o sistema solicitará que o usuário informe a data desta mudança para manter um histórico atualizado destas transferências.

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Exemplo da aba de edição dos dados do equipamento Aba Modelo: Nesta aba estão os dados relativos ao modelo do equipamento, tais como aplicação, potência e consumo.

Exemplo da aba de dados referentes ao modelo

Aba Patrimônio: Nesta aba estão os dados patrimoniais do equipamento tais como data de aquisição, inicio de uso, garantia e outras informações. Estes campos são opcionais não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba das informações de patrimônio do equipamento

Aba Imagem: Nesta aba é possível vincular, através de upload, uma imagem (foto ou figura) ao equipamento. Este campo é opcional não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

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Exemplo da aba de imagens do equipamento

Aba Transferências: Nesta aba são apresentadas informações de possíveis transferências de locais ocorridas com o equipamento na unidade. A cada transferência é necessário informar a data em que houve a mudança de local.

Exemplo da aba de histórico de transferências do equipamento

Aba Histórico: Nesta aba são apresentadas informações a respeito do histórico de manutenções realizadas no equipamento. Exibe as datas da Última OS Executada e da Próxima OS Prevista, assim como uma tabela com a quantidade de Ordens de Serviço Executadas por Tipo de Manutenção.

Exemplo da aba de consulta de histórico de manutenção do equipamento

Menu Ordens de Serviço Neste menu é possível acessar a janela de controle das Ordens de Serviço da unidade. Ordens de Serviço Janela utilizada para gerenciamento e controle das ordens de serviço. Podemos dizer que é a principal janela do sistema pois todas as outras funções de processamento como Manutenção Preventiva, Inspeção de Rotina e Solicitação de Serviço geram ou podem gerar uma Ordem de Serviço. É a partir do lançamento e controle das ordens de serviço que a empresa pode avaliar como está funcionando a área de manutenção, ter controle dos custos com manutenção corretiva e preventiva, pode avaliar pontos fracos na estrutura da unidade, identificar equipamentos em fim de vida útil, verificar setores ociosos ou sobrecarregados, controlar gastos desnecessários e até analisar como está a distribuição de verbas para cada setor da manutenção. Com base nas informações geradas pelas Ordens de Serviço é possível ter uma visão completa da manutenção da empresa.

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Janelas de listagem Sempre que abrir esta janela aparecerá uma lista com algumas Ordens de Serviço, segundo o filtro inicial, como apresentado abaixo:

Exemplo da janela de listagem de ordem de serviço com a seleção inicial

O filtro inicial é composto por : • Data de inicial ou com previsão de início para até 6 meses a frente da data atual • OSs Planejadas ou Iniciadas • OSs independente da situação (Normal, Pendentes ou Atrasadas) • OSs Impressas ou não Porém é possível buscar uma lista de ordens de serviço através do filtro avançado , conforme apresentado abaixo:

Exemplo do filtro avançado da janela de ordem de serviço. É possível filtrar por qualquer uma das combinações disponíveis dentro da seleção. Para visualizar a lista de OS é necessário clicar no botão . Outra funcionalidade para a janela de listagem é a possibilidade de impressão de relatórios a partir do filtro solicitado, bastando para isso clicar no botão que aparece ao lado do botão de inclusão de OS. Ao clicar nesse botão aparecerá uma janela para escolha do relatório que deseja visualizar, conforme apresentado abaixo:

Janela para escolha do layout de relatório da lista de ordens de serviço. Veja mais sobre estes relatórios nos tópicos Relação de Ordens de Serviço por Modalidade e Relação de Ordens de Serviço.

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Incluindo uma ordem de serviço Para geração de uma ordem de serviço é obrigatório informar: • Solicitante da ordem de serviço. • Local e ou equipamento na qual a ordem de serviço se refere. • Selecionar a modalidade, tipo de manutenção e a prioridade. • A tarefa que deve ser executada. • A data de previsão de início para a ordem de serviço.

Exemplo da janela para inclusão de uma ordem de serviço Toda nova ordem de serviço recebe a situação Planejada, identificando que ela está prevista para ser realizada. Para alterar a situação da ordem de serviço e permitir que outras informações possam ser

cadastradas é necessário mudar a situação da ordem de serviço clicando no botão responsável por apresentar a janela de alteração de situação conforme apresentado abaixo. Para indicar que a ordem de serviço foi iniciada deve-se selecionar a situação “iniciar” e informar qual data real de início.

Exemplo da janela de alteração de situação da OS

Para encerrar uma ordem de serviço é necessário alterar sua situação e informar a data real de término, conforme apresentado acima. Existe também um conjunto de abas para que outros dados importantes possam ser lançados:

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Exemplo do conjunto de abas que compõe o lançamento de uma ordem de serviço

Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba: Aba Atividades: Nesta aba é possível informar quais as atividades foram ou devem ser executadas pelo operador designado por executar a ordem de serviço. Em ordens de serviço preventivas estas atividades já estarão gravadas. As atividades que aparecem nessa janela respeitam a modalidade nas quais elas foram vinculadas (veja mais em Perguntas Freqüentes).

Exemplo da janela de inclusão de atividades da ordem de serviço Aba Mão de Obra: Nesta aba é possível informar quais os funcionários (veja mais em Cadastro de Mão de Obra) foram utilizados na execução da ordem de serviço. Normalmente estas informações só são fornecidas e lançadas ao término da execução do serviço. A lista de funcionários que aparecem nesta janela é filtrada de acordo com as modalidades nas quais foram vinculados (veja mais em Perguntas Freqüentes). Neste cadastro é obrigatório informar: mão de obra, data que trabalhou, hora início e término da execução do serviço e qual o período de intervalo (se não houve intervalo deve-se informar 00:00). O valor hora lançado no Cadastro de Cargo servirá de base para cálculo do custo de mão de obra para a execução da ordem de serviço.

Exemplo da janela de inclusão de mão de obra da ordem de serviço Aba Material: Nesta aba é possível informar quais os materiais foram utilizados para execução da ordem de serviço. Normalmente estas informações só são fornecidas e lançadas ao término da execução do serviço. Neste cadastro é obrigatório informar a data que o material foi utilizado, qual o item utilizado (necessário ter

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o item cadastrado), quantidade e valor unitário, valor este que pode vir do item cadastrado no estoque desde que haja lançamentos de entrada no depósito vinculado a unidade em uso. O campo de observação é livre e opcional. Todos os valores lançados nessa janela ajudarão a compor o custo da ordem de serviço.

Exemplo da janela de inclusão de materiais da ordem de serviço Aba Diversos: Nesta aba é possível informar qualquer item/material/observação adicional que possa influenciar no custo da ordem de serviço, como por exemplo o lançamento de uma peça específica para o reparo em um equipamento. Geralmente estas informações são fornecidas e lançadas ao término da execução do serviço. Neste cadastro é obrigatório informar a data, a descrição, quantidade e valor unitário; o campo de observação é livre e opcional. Todos valores lançados nessa janela ajudarão a compor o custo da ordem de serviço.

Exemplo da janela de inclusão de diversos da ordem de serviço Aba Impedimentos: Nesta aba é possível informar qualquer fator de impedimento que possa ter interrompido o andamento da Ordem de Serviço, como por exemplo uma falta de peças ou a espera de um orçamento. Informar os impedimentos é importante para que se apure o porque da demora na execução de um serviço. Neste cadastro é obrigatório informar o impedimento (veja mais em Cadastro de Impedimentos), a data e hora inicial, pode-se depois lançar a data e hora final e uma observação a respeito. Não é possível finalizar uma ordem de serviço se a informação data final não for preenchida.

Exemplo da janela de inclusão de impedimentos da ordem de serviço Aba Complemento: Nesta aba é possível consultar e incluir algumas informações complementares sobre a ordem de serviço, tais como centro de custo e o setor responsável pela ordem de serviço; os campos vencimento de garantia, motivo, causa e conseqüência são opcionais não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

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Exemplo da janela de complemento da ordem de serviço

Remanejamento de Ordens de Serviço Preventivas Ao incluir uma nova OS XXXXX, o Sysman verifica se existem programadas, para a mesma modalidade e equipamento, ordens de serviço preventivas e, em caso afirmativo, é exibida uma janela que permite ao usuário remanejar estas ordens (vide exemplo abaixo). XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. As possibilidades de remanejamento são: XXXXXXXXXXXXXXXX • Incluir a nova OS e manter as datas planejadas das demais. • Incluir a nova OS e remanejar todas as datas das demais. • Antecipar a primeira OS planejada para a data informada e não remanejar as demais. • Antecipar a primeira Os planejada para a data informada e remanejar as demais. Para confirmar a opção deve-se clicar no botão “confirmar”. Caso queira rever os dados da OS antes da gravação deve-se clicar no botão “sair”.

Exemplo da janela de remanejamento de Ordens de Serviço

Impressão da Ordem de Serviço

A impressão da ordem de serviço é realizada a partir do botão

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Exemplo de uma ordem de serviço impressa a partir da janela da mesma

Botões da janela de ordem de serviço Existem na janela de ordem de serviço alguns botões com funções específicas que detalhamos abaixo:

Permite alterar a situação da ordem de serviço

Esses botões permitem salvar alterações, imprimir e anexar documentos na ordem de serviço

Botão utilizado para retornar à janela anterior a apresentação da ordem de serviço

Apresenta informações do solicitante, conforme apresentado na figura abaixo:

Nessa janela existem duas figuras, ao lado do número da OS, indicando se ela foi ou não impressa. Veja exemplo abaixo:

Indica que a ordem de serviço não foi impressa

Indica que a ordem de serviço já foi impressa Menu Manutenção Preventiva Este menu é utilizado para acessar as janelas de gerenciamento e programação XXXX das Manutenções Preventivas e também das Inspeções de Rotina. As funções disponíveis* neste menu são as seguintes: • Manutenção Preventiva • Inspeção de Rotina • Programação/Remanejamento • Baixa das Inspeções * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Manutenção Preventiva Janela utilizada para cadastro e alteração do planejamento das manutenções preventivas. O cadastro da manutenção preventiva é único podendo ser utilizado em uma ou mais unidades, evitando assim um cadastramento repetitivo de preventivas idênticas para atender toda a empresa. É possível consultar as manutenções preventivas cadastradas por: nome, modalidade, classe de equipamentos ou locais vinculados. Pode-se também consultar as rotinas utilizadas ou não na unidade que o usuário está logado. Caso não seja adicionado nenhuma informação para filtro, a janela retornará todas as rotinas preventivas cadastradas.

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Exemplo da janela com a listagem das manutenções preventivas cadastradas

Existem na janela de manutenções preventivas alguns botões com funções específicas que detalhamos abaixo:

• no qual é utilizado para informar quais as atividades estão vinculadas a rotina

• no qual é utilizado para informar quais os equipamentos estão vinculados a rotina

• no qual é utilizado para informar quais os locais estão vinculados a rotina

• no qual é possível incluir e consultar anexos vinculados a rotina. Passos para cadastro de uma nova Preventiva: 1 - Ao criar a nova preventiva é obrigatório informar o nome da Rotina, qual a modalidade e qual o tipo de manutenção se refere, conforme apresentado na figura abaixo.

Exemplo da janela de edição de manutenção preventiva 2 - Incluir as atividades que serão executadas nos locais ou equipamentos vinculados à manutenção preventiva, utilizando para isto o botão que apresentará a janela de consulta/inclusão e alteração das atividades, conforme apresentado na figura a seguir:

Exemplo da janela de listagem das atividades vinculadas a manutenção preventiva Para incluir/alterar uma atividade é obrigatório informar: • A seqüência da atividade dentro da preventiva. Este campo deve conter um valor numérico iniciando no

número 1 e não pode ser repetido dentro da mesma preventiva.

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• Selecionar a atividade (veja mais em Cadastro de Atividades). • Informar o cargo responsável por executar essa atividade (veja mais em Cadastro de Cargos). • Informar o tempo de duração em minutos que a atividade consome para ser executada. Deve ser

informado um valor inteiro maior que 0 (zero).

Exemplo da janela de edição das atividades da manutenção preventiva.

3- Vincular Equipamentos ou Locais para a manutenção preventiva. 3.1 - Na aba Equipamentos deve-se cadastrar os equipamentos que serão vinculados à manutenção preventiva cadastrada.

Exemplo da janela de listagem dos equipamentos vinculados a manutenção preventiva Para incluir/alterar um equipamento é obrigatório informar:

• O código do equipamento ou através do botão de procura de equipamentos (veja mais em Facilidades na Busca de Informações)

• Informar a Periodicidade, que é composta por um campo numérico inteiro maior que 0 (zero) e uma lista de opções que identificam o tipo de periodicidade: Dia, Mes ou Ano (veja mais informações sobre cada tipo no Tópico Perguntas Frequentes)

• Informar a prioridade de manutenção do equipamento.

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Exemplo da janela de edição de equipamentos vinculados a manutenção preventiva 3.2 - Na aba Locais deve-se cadastrar os locais que serão vinculados a manutenção preventiva cadastrada.

Exemplo da janela de listagem dos locais vinculados a manutenção preventiva

Para incluir/alterar um local é obrigatório informar:

• O código do local ou através do botão de procura de locais (veja mais em Facilidades na Busca de Informações).

• Informar a Periodicidade, que é composta por um campo numérico inteiro maior que 0 (zero) e uma lista de opções que identificam o tipo de periodicidade: Dia, Mês ou Ano (veja mais informações sobre cada tipo no Tópico Perguntas Frequentes).

• Informar a prioridade de manutenção do local.

Exemplo da janela de edição de locais vinculados a manutenção preventiva

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Na listagem de Equipamentos e Locais vinculados a rotina existe o botão no qual é possível consultar as Ordens de Serviço cadastradas para o local ou equipamento Inspeções de Rotina Janela utilizada para cadastro e alteração do planejamento das inspeções de rotina que serão implantadas na(s) unidade(s) de sua empresa. O cadastro da inspeção é único, podendo ser utilizado em uma ou mais unidades, evitando assim um cadastramento repetitivo de rotinas idênticas para atender toda a empresa. É possível consultar as inspeções de rotina pelo nome ou pela modalidade. Caso não seja adicionada nenhuma informação para filtro, a janela retornará todas as inspeções cadastradas.

Exemplo da janela com a listagem das inspeções cadastradas

Passos para cadastro de uma nova Inspeção: 1 - Ao criar uma nova inspeção é necessário informar o nome e qual a modalidade se refere, conforme apresentado abaixo:

Exemplo da janela de edição da inspeção.

2 – Incluir as atividades que serão executadas nos locais ou equipamentos vinculados à inspeção, utilizando para isto o botão que apresentará a janela de consulta/inclusão e alteração das atividades, conforme apresentado nas figuras a seguir.

Exemplo da janela de edição das atividades da inspeção.

Para incluir/alterar uma atividade é obrigatório informar: • A seqüência da atividade dentro da inspeção. Este campo deve conter um valor numérico iniciando no

número 1 e não pode ser repetido dentro da mesma inspeção. • Selecionar a atividade (veja mais em Cadastro de Atividades). • Informar a Periodicidade, que é composta por um campo numérico inteiro maior que 0 (zero) e uma lista

de opções que identificam o tipo de periodicidade: Dia, Mês ou Ano (veja mais informações sobre cada tipo no Tópico Perguntas Frequentes).

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• Informar o tempo de duração em minutos que a atividade consome para ser executada. Deve ser informado um valor inteiro maior que 0 (zero).

Exemplo da janela de edição das atividades da inspeção.

3- Cadastrar os Locais ou Equipamentos que estarão vinculados a essa inspeção, observando que não é possível ter, na mesma rotina de inspeção, locais e equipamentos. Vale lembrar que nessas janelas só aparecerão locais ou equipamentos pertencentes à unidade que o usuário estiver logado. Para vincular locais ou equipamentos em outra unidade o usuário deverá realizar o cadastro a partir desse passo (3), sendo desnecessário executar os passos 1 e 2. Caso a rotina seja para equipamentos, o usuário deve clicar no botão onde serão exibidos os equipamentos já cadastrados (que poderão ser excluidos da rotina) e também haverá a opção para incluir novos equipamentos, bastando escolher a classe e em seguida selecionar os equipamentos que deseja vincular à esta inspeção utilizando a opção , conforme apresentado nas figuras abaixo. Ao término clique no botão salvar para efetivar as alterações.

Exemplo da janela de seleção dos equipamentos vinculados a inspeção.

Caso a rotina seja de locais, o usuário deve clicar no botão e nesse caso são exibidos os locais já cadastrados (que poderão ser excluidos da rotina) e também haverá a opção para incluir novos locais, utilizando a pesquisa por parte do nome ou código do local e em seguida marcar os selecionados utilizando o , conforme apresentado na figura abaixo. Ao término clique no botão salvar para efetivar as alterações.

Exemplo da janela de seleção dos locais vinculados a inspeção.

Programação/Remanejamento Janela que dá acesso ao usuário à programação e XXXX consulta das inspeções de rotina e também das XXXXXXXXXXXX das ordens de serviço preventivas.

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Veja os tópicos: • Programar Inspeção • Programar Preventiva • Consultas de Inspeção e Ordens de Serviço • Remanejamento de OSs Preventivas

Exemplo da janela de Programação/Remanejamento

Para programar as inspeções deve-se clicar no botão que está no topo da janela e abaixo do Menu. Em seguida aparecerá a janela de programação, na qual deve-se informar obrigatoriamente a modalidade, qual a inspeção desejada e para qual período deseja efetuar a programação, ressaltando que a data inicial deve ser igual ou maior a data atual, e a data final deve ser maior que a data selecionada de início. Em seguida clique no botão Gerar para iniciar o processo. Note que, a primeira data de inspeção não necessariamente será a data inicial informada pois o sistema levará em conta a data da ultima inspeção prevista e inferior ao período informado. Não havendo inspeções anteriores será respeitada a data inicial informada.

Exemplo da janela de geração de inspeções

Os cronogramas das inspeções de rotina estão no menu Relatório (veja mais detalhes no tópico Relatórios/Inspeção de Rotina). Programar Ordens de Serviço Preventivas:

Após o cadastro da manutenção preventiva, é possível gerar as Ordens de Serviço respeitando as atividades/locais e equipamentos vinculados na janela de Manutenção Preventiva. Para isto utiliza-se

XXXXXXXX o botão que está no topo da janela e abaixo do Menu. Em seguida aparecerá a janela de programação onde XXX deve-se informar obrigatoriamente a data inicial e final para geração, XXXX selecionar um Solicitante, o Setor responsável e qual a Rotina que será utilizada para a geração. XXXX. Caso as ordens de serviço devam ser executadas por alguma empresa prestadora de serviço, é

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necessário selecionar a empresa na lista de opções “Prestador de Serviço”. Vale lembrar que só aparecerão nesta lista as empresas vinculadas à modalidade presente na Rotina ( veja mais em Perguntas Frequentes).

Exemplo da janela de geração de OS preventivas As baixas das ordens de serviço geradas nesse procedimento devem ser realizadas na janela de Ordens de Serviço. Consultas

Na janela de programação/remanejamento existe um calendário onde é possível visualizar XXXXXXXXXX todas as Inspeções e Ordens de Serviços planejadas. A cada dia do calendário podem aparecer até três figuras que são:

Inspeção : Identifica que naquele dia existem inspeções planejadas.

Preventiva : Identifica que naquele dia existem Ordens de Serviço Preventivas programadas.

Corretiva : Identifica que naquele dia existem Ordens de Serviço Corretivas planejadas. Ao clicar em uma das figuras num determinado dia será mostrado no lado direito da janela tudo XXXXX o que está programado, como nos exemplos abaixo:

Exemplo da janela de apresentação de inspeções planejadas

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Exemplo da janela de apresentação de ordens de serviço preventivas planejadas –TELA ERRADA

Exemplo da janela de apresentação de ordens de serviço corretivas planejadas. Remanejamento de OSs Preventivas

A partir da janela de consultas de Preventivas é possível realizar o remanejamento das OSs

preventivas planejadas. Para isso deve-se clicar no botão que aparece na mesma linha da XXXXX OS que deseja remanejar e em seguida selecionar a opção desejada na janela que será mostrada na tela, como mostrado abaixo:

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. Alterar a data planejada desta OS e reprogramar a data das próximas OSs

. Alterar a data planejada desta OS e manter a data das próximas OSs XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Exemplo da janela de remanejamento de OS preventiva

Baixa das Inspeções Janela utilizada para controle de baixas das inspeções de rotinas programadas na unidade. É possível consultar as inspeções de rotina por período (data de/até) pela modalidade ou pelo nome da

rotina. Também pode-se utilizar o filtro avançado para fazer a seleção por local, por equipamento e/ou por situação (baixadas/abertas) .

Exemplo da janela com a listagem das inspeções pendentes

Existem duas formas de realizar as baixas de inspeção: uma é individual e a outra é a baixa de várias inspeções da mesma rotina. Veja abaixo como é o procedimento para realizar estas baixas. 1- Baixa individual

Essa baixa é realizada a partir do botão , sendo os dados da inspeção exibidos em abas com campos distintos. Abaixo segue uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba: Aba Situação: Nesta aba será apresentada a lista de atividades vinculadas à inspeção, onde, para cada atividade, deve-se obrigatoriamente selecionar uma dessas situações: Boa, Regular, Ruim, N/I - Não inspecionado, sem a qual não será possível realizar a baixa. Caso seja necessário abrir uma ordem de serviço relativa à alguma atividade que tenha apresentado

irregularidades, deve-se clicar na opção da coluna OS. Pede-se ainda que sejam informados dados complementares para a Ordem de Serviço na Aba Geração de OS que está detalhada mais abaixo.

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Exemplo da aba de situações das atividades de uma inspeção Aba Mão de Obra: Nesta aba será apresentada uma lista de funcionários cadastrados na tabela de Mão de Obra que poderiam ter executado a inspeção. A escolha de um ou mais funcionários é opcional, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a baixa da inspeção. A lista de funcionários que aparecem nesta janela é filtrada de acordo com as modalidades nas quais os respectivos cargos foram vinculados (veja mais em Perguntas Frequentes).

Exemplo da aba para informar mão de obra que realizou a inspeção Aba Geração de OS: Nesta aba serão apresentados os dados necessários para geração automática de uma ordem de serviço vinculada à baixa de inspeção. São informações obrigatórias o Solicitante, Setor, Prioridade, Tipo de Manutenção e Data de Previsão de Início. Apenas o campo tarefa é opcional sendo útil para registrar alguma observação que precise aparecer na tarefa da ordem de serviço. O preenchimento dos dados dessa aba somente se faz necessário quando for selecionado a opção OS em alguma das atividades da Aba Situação.

Exemplo da aba de informações necessárias para geração da Ordem de Serviço vinculada à inspeção

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2 - Baixa de várias inspeções simultâneas da mesma rotina e com a mesma situação. Essa baixa só é permitida através do botão Baixar Selecionadas e, para que esse botão apareça na janela de listagem, é obrigatório que a Rotina seja selecionada no filtro conforme apresentado abaixo. Note que a esquerda da data aparecerá a opção para seleção de quais inspeções devem ser baixadas. Neste tipo de baixa não é possível lançar situações diferentes por atividade e nem para locais/equipamentos diferentes, pois toda baixa será realizada com os mesmos dados de situação. Também não é permitido baixar as inspeções com situação Ruim e nem gerar Ordens de Serviço.

Exemplo da janela com a listagem permitindo a baixa de várias inspeções ao mesmo tempo.

Ao selecionar as inspeções desejadas, deve-se clicar no botão para aparecer a janela de baixa, composta pelos seguintes campos obrigatórios: Data da Execução (data na qual foi realizada a inspeção) e Situação da Inspeção (Boa, Regular e Não Inspecionada), opcionalmente pode-se informar quais os funcionários que realizaram a inspeção. A lista de funcionários que aparecem nesta janela é filtrada de acordo com as modalidades nas quais os respectivos cargos foram vinculados (veja mais em Perguntas Frequentes).

Exemplo da janela de baixa de várias inspeções

Menu Solicitação de Serviço Esse menu é utilizado para apresentar as janelas de lançamento e controle das Solicitações de Serviço. As janelas* presentes nesse menu são as seguintes: • Solicitação/Acompanhamento • Atendimento à Solicitação * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Solicitação de Serviços

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Janela utilizada para cadastro e acompanhamento das solicitações de serviço realizadas pelos solicitantes. É composta por uma listagem de solicitações do usuário que está logado no Sysman, não sendo permitido alterar ou acompanhar solicitações realizadas por outros usuários. É possível consultar as solicitações por Status e também por solicitante. O campo Status pode ter os seguintes conteúdos: • Solicitada: Solicitação cadastrada e que ainda não teve Ordem de Serviço vinculada • Planejada: Solicitação cadastrada e que tem uma Ordem de Serviço vinculada mas que ainda não foi

executada. • Atendida: Solicitação cadastrada e com Ordem de Serviço gerada e executada. • Cancelada: Solicitação que foi cancelada sem ter Ordem de Serviço gerada.

Exemplo da janela com a listagem das solicitações cadastradas

Na inclusão de uma nova solicitação é obrigatório o preenchimento das seguintes informações: • Solicitante: Nome do solicitante responsável pela solicitação de serviço. • Setor: Setor responsável pela solicitação; quando o solicitante for selecionado e pertencer a um único

setor esta informação já estará preenchida; apenas no caso do solicitante estar cadastrado em mais de um setor haverá a necessidade de informar o setor responsável pela solicitação.

• Local ou Equipamento: Informar qual o local ou a qual equipamento se refere a solicitação. • Solicitação: Campo livre para descrição dos problemas ou serviços necessários. • Modalidades (uma ou mais): Informar a qual ou quais modalidades se aplica o serviço. Cada modalidade

informada pode gerar uma ordem de serviço e a solicitação somente será considerada atendida quando todas as OSs forem encerradas. Neste quadro somente serão exibidas as modalidades ativas e cadastradas através do Cadastro de Modalidades.

Os campos Data Limite e Justificativa são opcionais; eles existem para que o solicitante possa inserir uma data limite para execução do serviço e justificar o porque. A geração da ordem de serviço de uma solicitação cadastrada nessa janela é realizada através da janela de Atendimento à Solicitação, e enquanto ela não estiver vinculada a uma Ordem de Serviço ainda é possível editar sua informações. Veja outras restrições no tópico Perguntas Frequentes.

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Exemplo da janela de inclusão de uma solicitação.

Atendimento à Solicitação Janela utilizada para controle e geração de Ordens de Serviço a partir das solicitações de serviço cadastradas na janela de Solicitação/Acompanhamento. Esta janela é composta por uma listagem de todas as solicitações cadastradas no Sysman, independente do usuário que a cadastrou. É possível refinar a busca

de solicitações utilizando o botão , conforme apresentado nas figuras abaixo:

Exemplo da janela com a listagem das solicitações cadastradas.

Exemplo da janela com a listagem das solicitações cadastradas apresentando os campos adicionais para pesquisa. A partir desta janela é possível alterar algumas informações da solicitação antes da geração da Ordem de Serviço, conforme apresentado na figura abaixo:

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Exemplo da janela de edição da solicitação. Qualquer solicitação pode gerar uma Ordem de Serviço, para que a área de manutenção execute a tarefa

solicitada. Acionando o botão será apresentada a janela abaixo onde deverão ser informados os seguintes campos: • Prioridade: Informar qual a prioridade para execução da Ordem de Serviço. • Tipo de Manutenção: Informar qual o tipo de manutenção apropriado. • Previsão de Início: Informar qual a data de previsão de início da Ordem de Serviço. • Tarefa: Esse campo já trará as informações da solicitação de serviço, porém ainda pode ser alterado. Ao salvar as informações dessa janela, imediatamente será gerada uma nova Ordem de Serviço vinculada a Solicitação.

Exemplo da janela de geração de ordem de serviço. Quando a Ordem de Serviço for encerrada, a solicitação receberá o status de “Atendida”. Para solicitações com mais de uma modalidade cadastrada, o status de “Atendida” somente será alterado após a execução de todas as Ordens de Serviço geradas pela solicitação. Menu Relatórios Este menu é utilizado para apresentar as janelas que permitem a emissão de relatórios das informações cadastradas no Sysman. Todos os relatórios são gerados no formato PDF (Acrobat), possibilitando a impressão e até a gravação em arquivo para posterior consulta e economia de papel.

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As janelas* presentes nesse menu são as seguintes: • Relação de Locais • Ficha Técnica de Locais • Equipamentos por Locais • Ficha Técnica de Equipamentos • Equipamentos por Classe • Impressão de Ordens de Serviço • Resumo das Ordens de Serviço • Relação de Ordens de Serviço • Ordens de Serviço por Modalidade • Inventário/Estoque Mínimo • Movimentação de Estoque • Inspeção de Rotina * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois dependem do nível de acesso que foi designado para o usuário.

Relação de Locais Neste relatório é apresentado uma lista de todos os locais pertencentes a unidade que o usuário está

logado. Como não há filtro para seleção de dados, para a emissão deve-se clicar no botão .

Exemplo da janela de emissão do relatório

Exemplo do relatório apresentado

Ficha Técnica de Locais Neste relatório é apresentado uma ficha técnica dos locais pertencentes a unidade que o usuário está consultando. Neste relatório existe a seleção de intervalos por código de local (de/até) e também a possibilidade de impressão de todos os locais.

Exemplo da janela de seleção do relatório

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Obs. Neste relatório existe um limite de quantidade de fichas emitidas por vez; isto ocorre para a segurança do servidor onde está instalado o Sysman e também para prevenir que usuários com conexões mais lentas não fiquem muito tempo a espera de uma resposta do servidor, pois o tamanho da figura anexada pode comprometer a performance de apresentação do resultado final. (veja mais sobre esse limite em Perguntas Frequentes).

Mensagem de aviso sobre o limite excedido

Equipamentos por Local Neste relatório é apresentado uma lista dos equipamentos alocados em locais pertencentes a unidade que o usuário está consultando. Existe a opção de seleção de intervalos de código de local (de/até) para a emissão, onde só é possível digitar ou pesquisar locais que tenham equipamentos alocados.


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Ficha Técnica de Equipamentos Este relatório apresenta uma ficha técnica dos equipamentos pertencentes a unidade que o usuário está consultando. Existe a opção de seleção de local (um ou todos), classe de equipamento (uma ou todas) e modelo (um ou todos) para a emissão.



Obs. Neste relatório existe um limite de quantidade de fichas emitidas por vez; isto ocorre para a segurança do servidor onde está instalado o Sysman e também para prevenir que usuários com conexões mais lentas não fiquem muito tempo a espera de uma resposta do servidor, pois o tamanho da figura anexada pode comprometer a performance de apresentação do resultado final. (veja mais sobre esse limite em Perguntas Frequentes).

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Equipamentos por Classe Neste relatório é apresentado uma lista de classes com os respectivos equipamentos pertencentes a unidade que o usuário está consultando. Existe a opção de seleção da classe de equipamento (uma ou todas) e local (um ou todos) para a emissão.



Impressão de Ordens de Serviço Esta opção é utilizada para emitir as ordens de serviço. É o mesmo relatório que é impresso a partir da Janela de Ordens de Serviço, porém aqui existe a possibilidade de emitir várias ordens de serviço de uma vez. Aqui existe a opção de seleção por período (data de/até), nº de OS (de/até) , Modalidade (uma ou todas), Rotina (uma ou todas), Local (um ou todos) e Equipamentos (um ou todos).


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Obs. Neste relatório existe um limite de quantidade de emissão de ordens de serviço por vez; isto ocorre para a segurança do servidor onde está instalado o Sysman e também para prevenir que usuários com conexões mais lentas não fiquem muito tempo a espera de uma resposta do servidor. (veja mais sobre esse limite em Perguntas Frequentes). Resumo das Ordens de Serviço

Este é um resumo que apresenta dados sobre ordens de serviço (quantidade e valores) agrupados por: • Local • Grupos de Locais • Equipamentos • Modalidade • Centros de Custo • Setores • Mão de Obras • Cargos

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Como filtro de dados, há a opção de selecionar o período inicial e final e também permite a seleção de todos ou quaisquer: • Locais • Classes • Modalidades • Setores • Centros de Custo



Relação das Ordens de Serviço Esta opção de relatório apresenta uma lista de ordens de serviço da unidade que o usuário está consultando. Existe a seleção por nº de OS (de/até), período (data de/até), Local (um ou todos), Equipamentos (um ou todos), Modalidade (uma ou todas), por status e por situação. Este relatório também pode ser emitido a partir da Janela de Ordens de Serviço.

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Ordens de Serviço por Modalidade

Esta opção de relatório apresenta uma lista de ordens de serviço da unidade que o usuário está consultando, agrupadas por modalidade. Existe a seleção por nº de OS (de/até), período (data de/até), Local (um ou todos), Equipamentos (um ou todos), Modalidade (uma ou todas), Tipo de manutenção (uma ou todas), Responsável (um ou todos), status e por situação. Este relatório também pode ser emitido a partir da Janela de Ordens de Serviço.


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Inventário/Estoque Mínimo Este relatório apresenta uma lista dos itens em estoque pertencentes aos depósitos vinculados à unidade que o usuário está logado. Permite a seleção por Depósito, Grupos (um ou todos), Subgrupos (um ou todos) para a emissão. Ainda é possível selecionar o tipo de relatório que se deseja obter: o relatório com os itens em estoque (Inventário) ou apenas os itens que estão em saldo mínimo (Saldo mínimo).


Exemplo do relatório apresentado Movimentação de Estoque Este relatório apresenta uma lista das movimentações de estoque dos itens pertencentes aos depósitos vinculados à unidade que o usuário está logado. Permite a seleção por Depósito, Grupos (um ou todos), Subgrupos (um ou todos), Item (um ou todos) e período (mês e ano - de/até).

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Inspeção de Rotina Neste relatório são apresentadas as Inspeções de Rotinas geradas (cronogramas). Permite a seleção por Modalidade (uma ou todas), Rotina( uma ou todas). Data (de/até), Local (um ou todos), Equipamentos (um ou todos). Ainda é possível optar pelo cronograma Diário ou Semanal.


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Exemplo do relatório apresentado (diário)

Exemplo do relatório apresentado (semanal)

Menu Segurança Esse menu contém as janelas* utilizadas para gerenciamento dos usuários e das permissões de utilização para cada um deles dentro do sistema. Geralmente as funções deste menu são acessíveis apenas por pessoas responsáveis pela administração do Sysman. As janelas* presentes nesse menu são as seguintes: • Perfis • Usuários • Painel de Controle * Vale lembrar que algumas janelas podem não aparecer no menu, pois depende do nível de acesso que foi designado para o usuário. Cadastro de Perfis Este cadastro é utilizado para cadastro e gerenciamento dos perfis que serão utilizados na criação dos usuários que terão acesso ao Sysman. Neste cadastro é informado qual(is) janela(s) do sistema o usuário terá acesso assim como quais funções poderão ser utilizadas em cada uma dessas janelas.

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Exemplo da janela com a listagem dos perfis

Para incluir um novo perfil, deve-se informar um nome e em seguida aparecerá uma lista com todas as janelas do Sysman onde é possível permitir o acesso a cada uma delas clicando no .

Nessa janela existe uma aba chamada “Usuário(s) deste Perfil” que apresenta uma lista de todos os usuários ativos no perfil cadastrado.

Existe também uma aba “Atribuir Usuário(s) a este Perfil” que apresenta todos os usuários do sistema que não pertencem a esse perfil, podendo ser adicionado apenas clicando no .

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Janela de Usuários Janela utilizada para criação dos usuários que poderão utilizar o Sysman. Na janela de listagem é possível refinar a busca através do filtro com parte do nome do usuário, perfil, tipo de usuário (interno ou prestador de serviço) e status (ativo, não ativo ou todos).

Exemplo da janela com a listagem dos usuários cadastrados

Para a inclusão de um novo usuário é obrigatório informar os seguintes campos: -Nick de usuário, -Nome do usuário -Senha inicial (que poderá ser alterada depois pelo próprio usuário) -Informar se está ativo (sim ou não) -Informar se é usuário interno (sim ou não) -Informar um email A edição do cadastro de usuário é composta por abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada aba: Aba Complemento: Nesta aba estão os campos obrigatorios para cadastro.

Exemplo da aba de complemento

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Aba Unidades: Nesta aba pode-se selecionar através do qual ou quais unidades o usuário estará habilitado a utilizar o Sysman. Não sendo selecionada nenhuma unidade, o usuário não poderá se logar no Sysman.

Exemplo da aba de Unidades

Aba Observação: Nesta aba existe apenas um campo livre para que seja acrescentada qualquer informação complementar a respeito do usuário. Este campo é opcional, não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de observação

Aba Imagem: Nesta aba está disponível um campo para vincular uma imagem (foto, avatar, etc) ao usuário. Este campo é opcional não sendo necessário o preenchimento para efetivar a alteração.

Exemplo da aba de Imagem

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Painel de Controle Janela utilizada para administração de parâmetros e controle de emails enviados através do Sysman. No topo da janela é possível editar os dados da sua empresa, informações estas que aparecem na janela de acesso e no cabeçalho de todas as páginas do Sysman.

Outras informações de controle estão divididas em abas com campos distintos. Veja abaixo uma breve explicação sobre o conteúdo de cada uma delas: Aba Parametros: Nesta aba estão os parametros necessários para a execução de algumas ações automáticas dentro do Sysman. São eles: • Meses para apresentar OS planejadas: Deve ser informado um número inteiro positivo, que identificará a

quantidade de meses posteriores em relação à data atual em que ordens de serviço serão apresentadas na pesquisa inicial da Janela de Ordem de Serviço.

• Tipo de Movimentação para baixa de estoque na OS: Deve ser selecionado um tipo de movimentação de saída, sendo necessário para isso o cadastro prévio de Tipos de Movimentação. Esta informação será utilizada para lançamentos automáticos de saída de estoque dos itens que foram utilizados na ordem de serviço. Esta informação somente será útil caso seja selecionado “Sim” no parametro "Baixa automática do estoque".

• Baixa automática do estoque: Se a opção selecionada for “Sim”, todos lançamentos de itens realizados pelas ordens de serviço gerarão automaticamento um lançamento de saida do estoque para o tipo de movimentação selecionado no parametro "Tipo de Movimentação para baixa de estoque na OS". Caso a opção selecionada for “Não”, o Sysman não realizará lançamentos automáticos de saída do estoque.

• Gera solicitação p/OS corretivas: Se a opção selecionada for “Sim”, qualquer OS Corretiva lançada no Sysman gerará uma Solicitação de Serviços vinculada a ela.

• Necessário informar modalidade na solicitação: Se a opção selecionada for “Sim”, será necessário que o solicitante informe uma ou mais modalidades no momento da abertura de uma solicitação de serviços. Se a opção selecionada for “Não” o solicitante não precisará informar a modalidade.

• Planeja atividades para os Sábados: Se a opção selecionada for “Sim”, o Sysman irá considerar que é possível agendar manutenções preventivas e inspeções de rotina para os sábados. Se a opção selecionada for “Não”, o Sysman não considerará os sábados na programação de manutenções preventivas e inspeções de rotina. Vale lembrar que, uma vez feita a programação de manutenções preventivas e inspeções de rotina com o parâmetro setado para ”Sim”, e houver a troca para “Não”, as atividades continuarão agendadas no sábado.

• Planeja atividades para os Domingos: Parâmetro com regras idênticas ao parametro "Planeja atividades para os Sábados".

• Necessário informar prestador de serviço para geração de preventivas: Se a opção selecionada for “Sim” o Sysman não permitirá a geração de OS Preventivas sem a informação de qual empresa prestadora de serviço será responsável por executar o serviço.

• Permite manutenção nos itens de estoque: Se a opção selecionada for “Sim”, o usuário poderá alterar os valores do item em estoque.

• Apresenta máscara de locais: Se a opção selecionada for “Sim” o Sysman apresentará os locais respeitando a máscara utilizada no cadastramento da árvore de locais (veja mais no tópico Árvore de Locais). Caso a opção selecionada for “Não”, o Sysman não respeitará a máscara e não será possível utilizar o recurso em pesquisas em que a estrutura de árvore se faz necessária.

Exemplo da aba parâmetros

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Aba Emails: Nesta aba estão os parâmetros utilizados para controlar o envio de emails a partir de algumas ações realizadas no Sysman. Os parâmetros são: • Envio na mudança de situação da solicitação: Se a opção selecionada for “Sim”, o Sysman irá enviar ao

solicitante um email informando a situação da solicitação cadastrada por ele. Vale lembrar que o solicitante apenas receberá o email se ele estiver cadastrado na janela de Cadastro de Solicitantes.

• Envio na mudança de status da ordem de serviço: Se a opção selecionada for “Sim”, o Sysman irá enviar ao solicitante um email informando a situação atual da ordem de serviço. Vale lembrar que o solicitante apenas receberá o email se ele estiver cadastrado na janela de Cadastro de Solicitantes.

• Envio na geração de OS para a solicitação: Se a opção selecionada for “Sim”, o Sysman irá enviar ao solicitante um email informando que uma ordem de serviço foi gerada a partir de sua solicitação. Vale lembrar que o solicitante apenas receberá o email se ele estiver cadastrado na janela de Cadastro de Solicitantes.

• Envio para o prestador de serviço na criação da OS: Se a opção selecionada for “Sim”, o Sysman irá enviar ao prestador de serviço um email informando que uma nova OS foi criada e a execução está sob sua responsabilidade. Vale lembrar que o prestador de serviço apenas receberá o email se ele estiver cadastrado na janela de Cadastro de Fornecedores.

Exemplo da aba emails

Aba Configuração: Nesta aba estão os parâmetros com as informações da conta que será utilizada para envio de emails. Esta informação normalmente é obtida junto à área de informática da empresa. Os parâmetros são: • SMTP: Nesse campo deverá ser informado o servidor SMTP utilizado para envio de emails. • Email utilizado: Nesse campo deverá ser informado qual a conta de email utilizada. • Usuário do servidor de envio de email: Nesse campo deverá ser informado o nome do usuário da conta

de email. • Senha do servidor de envio de email: Nesse campo deverá ser informado a senha da conta de email

utilizada.

Exemplo da aba configuração

Aba Emails Enviados: Nesta aba é possível visualizar todos os emails enviados através do Sysman. Permite também a possibilidade de reenvio do mesmo, bastando clicar no botão .

Exemplo da aba emails enviados

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Menu Acesso Rápido Esta opção é composta por botões que acessam algumas janelas do sistema de forma direta sem a necessidade de buscar a função no menu principal. Fica localizado no canto superior direito e é formado por figuras que representam as principais janelas do Sysman (veja exemplo abaixo)

Exemplo da barra com figuras de acesso rápido Caso a barra de acesso rápido não apareça a direita do seu monitor conforme a figura acima, é necessário clicar no botão de compatibilidade de versão ( veja mais no tópico Perguntas Frequentes). As janelas* que podem ser vistas neste menu são:

Janela de Locais

Janela de Gráficos

Janela de Ordens de Serviço

Janela de Consulta de Equipamentos

Janela de Calendário

Janela de Solicitação/Acompanhamento

Janela para Alteração de Senha

Janela para Alteração da Unidade em uso

Acesso ao Help online do Sysman

Encerrar a utilização do Sysman, voltando a janela de Login * Vale lembrar que algumas dessas figuras podem não ser visíveis no menu, pois isto irá depender do nível de acesso que foi designado para o usuário. Gráficos

Janela de Gráficos O Sysman permite que o usuário emita gráficos com base nas informações das Ordens de Serviços Executadas. É possível emitir gráficos por: • Locais • Grupos de Locais • Equipamentos • Modalidades • Centros de Custo • Setores • Mão de Obra • Cargo • Consolidado ( comparativo entre Unidades ) Os valores representados nos gráficos podem ser :

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• Quantidade de Ordens de Serviço • Horas utilizadas de Mão de Obra • Custo Total Veja abaixo a janela de filtro para apresentação do gráfico:

Exemplo da janela de seleção para apresentação do gráfico

Para apresentar o gráfico é necessário : • Informar o período Inicial e final desejado, que será utilizado para a pesquisa levando em consideração a

data de Término da Ordem de Serviço. • Na lista de opções “Gráfico”, deverá ser selecionada qual a informação base para o gráfico. • Na lista de opções “Representação”, deverá ser selecionado qual o valor apresentado no gráfico. Os filtros de Locais, Classe, Modalidade, Setores e Centro de Custo podem ser combinados entre si de modo a se obter um resultado abrangente ou um mais específico (por uma determinada modalidade por exemplo). O botão Imprimir Resumo, é utilizado para que seja impresso após o gráfico uma relação com todos os valores apresentados, inclusive detalhando valores da coluna "Outros". O botão Visualizar apresenta o gráfico. (conforme figuras abaixo).

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Exemplo de um Gráfico por Local

Exemplo da Relação apresentada no Gráfico por Local

Consulta de Equipamentos

Janela de Consulta de Equipamentos O Sysman tem uma janela específica para uma consulta dos equipamentos e qual a sua localização na unidade. Ao entrar na Janela de Consulta de Equipamentos, aparecerá a lista de locais cadastrados no primeiro nível (veja mais sobre níveis de locais no tópico Árvore de Locais). Para visualizar os locais do próximo nível deve-se apertar o botão que está a frente do local desejado. Os locais que tem equipamentos estão representados pela figura .

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Existe também a opção de ver as Ordens de Serviço lançadas para o local ou para o equipamento através do botão .

Através do botão pode-se consultar os anexos do local ou do equipamento. Veja exemplos abaixo:

Exemplo da listagem com locais só do primeiro nível

Exemplo da listagem com locais em segundo e terceiro nível.

Exemplo da janela apresentando os equipamentos de um determinado local.

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Calendário

Janela de Calendário Responsável por apresentar de uma forma mais clara e dinâmica a situação das ordens de serviço cadastradas na unidade. As Ordens de Serviço estão divididas em 4 abas: • Atrasadas: Apresenta todas as Ordens de Serviço que ainda não foram encerradas e cuja data de

previsão de término seja inferior à data atual. • Pendentes: Apresenta todas as Ordens de Serviço que ainda não foram iniciadas e cuja data de

previsão de término seja maior que a data atual, ou seja, indentifica as ordens de serviço que estão no prazo para encerramento porém ainda não foram iniciadas.

• Em Andamento: Apresenta todas as Ordens de Serviço que já foram iniciadas, independentemente de estarem atrasadas ou pendentes.

• Relacionadas ao dia: Apresenta todas as Ordens de Serviço que foram operadas no dia, ou seja, aquelas que, independente do status e da situação, foram iniciadas ou encerradas no dia selecionado. Nesta aba é possível selecionar o dia desejado para a consulta.

A partir desta janela é possível acessar diretamente a tela de Ordem de Serviço, bastando clicar na linha da Ordem de Serviço desejada.

Exemplo da janela de Calendário.

Na aba Relacionadas ao Dia ao clicar no botão aparecerá um calendário onde todas datas que estiverem marcadas em cinza claro identificam que existe(m) Ordens de Serviço relacionadas àquele dia. A data marcada em cinza escuro identifica o dia que está selecionado nesta aba.

Exemplo do calendário apresentado na aba “Relacionadas ao dia”; nesse exemplo o dia selecionado é o 16 e nos dias 1,2,4,10,14,15 e 29 existem Ordens de Serviço vinculadas.

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Alteração de Senha

Janela para Alteração de Senha Esta janela permite que o usuário possa trocar a sua senha de acesso a qualquer momento.

Exemplo da janela de alteração de senha

Para alterar a senha basta digitar a nova senha, redigitá-la e pressionar o botão confirma. Vale

lembrar que o sistema diferencia as letras MAIÚSCULAS e minúsculas, assim como letras acentuadas ou não. Alteração da Unidade em Uso

Janela para Alteração da Unidade em uso Como visto no Cadastro de Unidades, as informações cadastradas no Sysman são separadas por unidades que podem ser filiais da empresa ou ainda clientes distintos de um prestador de serviços. Cada usuário do Sysman pode acessar uma ou mais unidades, dependendo de como foi dada a permissão no sistema. Para facilitar a operação das informações vinculadas no Sysman foi criada a janela de alteração da unidade em uso.

Exemplo da janela de troca de unidade em uso

Para trocar de unidade o usuário deve clicar sobre o nome da unidade que deseja acessar no Sysman. Botões e facilidades de operação no Sysman

Várias funções do Sysman são utilizadas por mais de uma janela e, como são padronizadas, facilitam o manuseio e pesquisa de informações dentro do Sysman.

Botões

Existem alguns botões que aparecem em várias janelas do Sysman representados por figuras que possuem funções semelhantes. Explicaremos cada um deles logo abaixo:

- Botão novo: atalho para inclusão da informação pertinente a janela em uso

- Botão editar: atalho para edição da informação

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- Botão excluir: atalho para exclusão da informação. Cuidado ao usá-lo pois a informação excluída não poderá ser recuperada

- Botão pesquisa: a partir dele uma consulta ou uma pesquisa é realizada

- Utilizado para incluir/visualizar anexos

- Identifica informações relativas a equipamentos

- Identifica informações relativas a locais

- Filtro avançado: opções de filtro/seleção para uma busca mais refinada de informações

- Utilizado para consulta de ordens de serviço

- Botão ordenação: presente em algumas tabelas, é utilizado para identificar por qual coluna está indexada a listagem. Para mudar o campo de ordenação basta clicar no cabeçalho da coluna desejada

- Utilizado para apresentar outras informações complementares

- Utilizado para minimizar as informações apresentadas após utilização do botão

- Utilizado para apresentar informações relativas às inspeções de rotina

- Utilizado para apresentar informações relativas à manutenção preventiva

- Identifica atalho para geração de Ordens de Serviço

- Identifica informações relativas à contatos

- Identifica informações relativas à modalidade

- Apresenta informações a respeito do solicitante

- Apresenta informações registradas automaticamente pelo sistema a respeito de modificações realizadas pelos usuários nas “Solicitações de Serviços” e nas “Ordens de Serviço”.

- Apresenta um calendário para facilitar a busca da data desejada. Veja figura abaixo

- Salva as informações apresentadas na janela em uso

- Fecha a janela em uso sem salvar as alterações

- Permite visualizar o resultado dos relatórios

- Apresenta a janela para seleção do arquivo a ser anexado à informação Anexos Recurso utilizado em várias janelas do Sysman através do qual é possível vincular documentos, manuais, plantas, imagens, dentre outros tipos de arquivo. Algumas das janelas que utilizam este recurso: • Locais • Equipamentos - Modelo • Equipamentos

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• Ordens de Serviço • Preventivas • Solicitações A janela de anexo é composta por duas abas: uma de consulta do arquivo anexado e outra para inclusão de um novo anexo. Na consulta é possível saber quem é o usuário responsável pela inclusão. Para que o arquivo anexo seja visualizado em seu computador deve-se clicar no . Neste momento, caso seja solicitado para salvar o arquivo, significa que o computador que você está utilizando não tem o programa necessário para visualizar o arquivo (neste caso consulte o responsável pela informática da sua empresa). Segue-se exemplo abaixo de um arquivo anexo vinculado a um local:

Exemplo da janela listagem dos arquivos anexados.

Para incluir um anexo clique na aba “Anexar novo arquivo”, selecione um assunto (Cadastro de Assuntos), informe um título para o arquivo, selecione o arquivo através do botão “procurar” e por fim clique no botão “salvar”. Para que outras pessoas possam visualizar o arquivo anexado, ele é gravado no servidor juntamente com os demais dados do sistema.

Exemplo da janela de anexar novo arquivo

O limite de tamanho do arquivo que pode ser anexado é de 20 Megabytes. Consulta de Ordens de Serviço A consulta de Ordens de Serviço é utilizada em várias janelas do Sysman. Através dela é possível consultar de forma rápida quais as Ordens de Serviço estão relacionas à informação presente na janela. Algumas das janelas que utilizam esta consulta são as de Locais e Equipamentos. Na consulta é possível fazer uma seleção prévia através do período (de/até) e do status da ordem de serviço. No exemplo abaixo mostramos uma consulta de OS a partir do cadastro de locais.

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Exemplo da janela de consulta de ordens de serviço

Pesquisa de Locais ou Equipamentos Em todas as janelas do Sysman nas quais for necessário informar um código de local ou de um equipamento é possível fazer uma busca rápida através do botão que fica à frente do campo de edição do código. Pesquisa de local O campo de pesquisa de local é de livre digitação e a busca se dará pelo texto digitado ou parte dele, o que for encontrado no campo código e/ou descriçao do local. Veja que no exemplo abaixo foi digitado a palavra “bloco a” e a procura retornou três locais que contém esta palavra na sua descrição. Para selecionar o local desejado basta clicar na linha correspondente.

Exemplo da busca de locais

Pesquisa de Equipamento A janela de equipamento funciona de forma semelhante à pesquisa de locais, porém a procura pela palavra é realizada nos campos: • Patrimônio • Nome da classe • Nome do modelo • Código do local • Nome do local Encontrando a palavra em qualquer um desses campos o equipamento aparece na lista para seleção

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Exemplo da busca de equipamentos

Busca de Informações na Digitação No Sysman existem alguns campos que realizam buscas durante a digitação, e retornam os dados que tenham em sua descrição um trecho da palavra digitada. Os campos de pesquisa são identificados pela mensagem "Mínimo 3 caracteres para pesquisa", conforme apresentado na figura abaixo.

Após a digitação de pelo menos três caracteres aparecerá uma lista com os dados compatíveis com o digitado. Sempre que este tipo de busca estiver presente na tela será necessário digitar e selecionar o valor obtido na lista para continuar o lançamento. Veja exemplo na figura abaixo.

Procedimentos Existem alguns procedimentos que são necessários para a correta implantação do Sysman. A seguir descrevemos a sequência lógica de atualização dos cadastros: Seqüência obrigatória para o acesso ao sistema: 1. Cadastro de Unidades 2. Cadastro de Perfis 3. Cadastro de Usuários

Seqüência obrigatória para o cadastramento de locais 1. Cadastro de Setores 2. Cadastro de Centros de Custo 3. Cadastro de Tipos de Capacidade 4. Cadastro de Locais Seqüência obrigatória para o cadastramento de equipamentos 1. Cadastro de Locais 2. Cadastro de Fornecedores (para identificar fabricantes, fornecedores e prestadores de serviço)

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3. Cadastro de Classes 4. Cadastro de Modelos de Equipamentos XXXX 5. Cadastro de Equipamentos Seqüência obrigatória para o cadastramento de mão de obra (utilizada na ordem de serviço): 1. Cadastro de Modalidades 2. Cadastro de Cargos 3. Cadastro de Mão de Obra Seqüência obrigatória para utilização do módulo de controle de estoque: 1. Cadastro de Depósitos 2. Cadastro de Tipos de Movimentação 3. Cadastro de Grupos/Subgrupos 4. Cadastro de Itens

Seqüência necessária para lançamento de solicitações: 1. Cadastro de Solicitantes 2. Cadastro de Setores 3. Cadastro de Modalidades 4. Cadastro de Locais 5. Cadastro de Equipamentos (caso sejam lançadas solicitações por equipamento) 6. Cadastro de Tipos de Manutenção 7. Cadastro de Prioridades 8. Cadastro de Centros de Custo *** Os itens 6, 7 e 8 são necessários apenas para geração da OS através de uma solicitação. Seqüência necessária para lançamento de ordens de serviço: 1. Cadastro de Modalidades 2. Cadastro de Prioridades 3. Cadastro de Tipos de Manutenção 4. Cadastro de Atividades 5. Cadastro de Setores 6. Cadastro de Centro de Custo 7. Cadastro de Solicitante 8. Cadastro de Locais 9. Cadastro de Equipamentos (se houver lançamentos de ordens de serviço por equipamento) 10. Cadastro de Mão de Obra (se houver lançamento de mão de obra utilizada na ordem de serviço) 11. Cadastro de Itens (se houver lançamentos de itens de estoque na ordem de serviço) 12. Cadastro de Causas (caso seja lançada a causa que gerou a ordem de serviço) 13. Cadastro de Motivos (caso seja lançado o motivo da ordem de serviço) 14. Cadastro de Conseqüências (caso seja lançada a conseqüência por não executar a ordem de serviço) 15. Cadastro de Impedimentos (caso sejam lançados apontamentos referentes à ordem de serviço) 16. Cadastro de Fornecedores (caso seja lançado qual a empresa que executou a ordem de serviço)

** Os itens 9,10,11,12,13,14,15 e 16 – são opcionais e dependem da forma que as ordens de serviço serão tratadas dentro de sua empresa.

Seqüência necessária para gerar ordens de serviço preventivas: 1. Cadastro de Modalidades 2. Cadastro de Tipo de Manutenção 3. Cadastro de Atividades 4. Cadastro de Locais 5. Cadastro de Centro de Custos 6. Cadastro de Cargos (caso seja previsto qual cargo irá executar o trabalho) 7. Cadastro de Equipamentos (caso sejam criadas ordens de serviço preventivas para equipamentos) 8. Cadastro de Solicitante 9. Cadastro de Setores 10. Cadastro de Fornecedores (caso seja lançada qual a empresa executará a ordem de serviço)

Seqüência necessária para gerar Inspeções de Rotina: 1. Cadastro de Modalidades 2. Cadastro de Atividades 3. Cadastro de Locais

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4. Cadastro de Equipamentos (caso sejam criadas inspeções para equipamentos) 5. Cadastro de Mão de Obra 6. Cadastro de Solicitante (para geração de ordem de serviço corretiva) 7. Cadastro de Setores (para geração de ordem de serviço corretiva) 8. Cadastro de Tipo de Manutenção (para geração de ordem de serviço corretiva) 9. Cadastro de Prioridades (para geração de ordem de serviço corretiva) 10. Cadastro de Centro de Custos (para geração de ordem de serviço corretiva) ** Os itens 6,7,8,9 e 10 - são necessários apenas na hora da geração de uma OS através de uma inspeção realizada. Exemplos para os Cadastros Apenas a título de ilustração, elencamos a seguir alguns exemplos de informações que podem ser cadastradas no Sysman. São informações obtidas através de levantamento realizado com nossos clientes e também considerações fornecidas por engenheiros especializados em manutenção. Modalidades : Elétrica, Mecânica, Hidráulica, Civil Prioridades : Emergência, Crítica, Normal Tipos de Manutenção : Corretiva, Preventiva, Inspeção, Preditiva Atividades : Verificar Tomadas, Efetuar Troca, Realizar Limpeza, Substituir Lâmpada Cargos: Eletricista, Encanador, Jardineiro Causas: Acidente, Ferrugem, Aquecimento Motivos: Problema na Vedação, Falta de Lubrificação, Tubulação trincada Conseqüências: Inutilização do Equipamento, Risco de acidentes Impedimentos: Falta de Peça, Aguardando Orçamento, Manutenção Externa Assuntos: Documentos, Plantas, Manual, Esquema Elétrico Setores: Geral, Administração, Gerência de Manutenção Tipos de Capacidade: Por Turno, Integral, Não aplicável Tipos de Movimentação: Entrada, Saída, Devolução ao Fornecedor, Quebra, Perda Grupos(Subgrupos): Componentes Elétricos (Cabo, Fusível, Reator, Válvulas) Classes: Motor, Filtro, Bomba, Tanque, Ar Condicionado, Móveis Árvore de Locais O Sysman, leva em consideração na montagem do código do local, uma árvore XXX composta por até 15 caracteres separados da seguinte forma: XX.XX.XX.XXX.XXX.XXX (onde X é um caracter e o ponto não precisa ser digitado). Este código identifica o espaço físico e permite a hierarquização da estrutura de locais presentes na unidade. Veja o exemplo de uma árvore de locais cadastrada. Código do Local - Nome do Local

01 - Prédio Principal

01.01 - Andar Térreo

01.01.01 - Sala 1

01.01.02 - Sala 2

01.01.02.001 - Lavatório da Sala 2

01.01.03 - Sala 3

01.02 - 1º Andar

01.02.01 - Sala 11

01.02.02 - Hall 1ºandar

01.02.02.001 - Sala de Reunião

01.02.02.001.001 - Sala de espera

01.02.02.001.001.001 - Banheiro da Sala de Espera

01.03 - 2º Andar

01.03.01 - Sala de Reunião

02 - Estacionamento

02.01 - Sala de espera do estacionamento

02.02 - Vagas

A partir desse exemplo podemos tirar algumas conclusões: Todos locais que tenham código iniciado com o valor 01, pertencem ao local 01 - Prédio Principal Todos locais que tenham código iniciado com o valor 01.01, pertencem ao local 01.01 - Andar Térreo e também ao local 01- Prédio Principal

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Todos locais que tenham código iniciados com o valor 01.02, pertencem ao local 01.02 - 1º Andar e também ao local 01- Prédio Principal O local 02 - Estacionamento não tem nenhum vínculo com o local 01 - Prédio Principal Com esta árvore montada é possível, por exemplo, gerar um gráfico apresentando todos os gastos por um local específico ou ainda agrupado por nível de local. Exemplo: um gráfico que informe os valores agregados para os locais do primeiro nível - neste caso aparecerão apenas os grupos 01-Prédio Principal e 02-Estacionamento com os valores acumulados de seus respectivos níveis inferiores. Informações compartilhadas Algumas informações cadastradas nas janelas do Sysman poderão ser utilizadas por todas as unidades gerenciadas e são chamadas de informações compartilhadas, porém existem informações restritas a cada unidade isoladamente, chamadas de informações vinculadas a unidade. Veja abaixo uma lista apresentando quais informações são compartilhadas e quais são vinculadas a unidade. Informações compartilhadas: • Solicitantes • Modalidades • Prioridades • Tipos de Manutenção • Atividades • Fornecedores • Cargos • Mãos de Obra • Causas • Motivos • Conseqüências • Impedimentos • Assuntos • Setores • Centros de Custo • Tipos de Capacidade • Depósitos • Tipos de Movimentação • Grupos • Itens • Classes • Equipamentos - Modelo • Manutenção Preventiva • Manutenção Inspeções de Rotina • Perfis • Usuários Informações vinculadas à unidade: • Locais • Movimentação de Estoque • Equipamentos • Ordens de Serviço • Geração/Remanejamento de OS • Geração das Inspeções • Baixas das Inspeções • Solicitação/Acompanhamento • Atendimento à Solicitação Todos os relatórios apresentam informações vinculadas a unidade.

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Perguntas Frequentes - Não consigo utilizar o Sysman, aparece a mensagem "Seu navegador não é compatível com o sistema Sysman" ? R. Essa mensagem aparece quando o usuário está tentando acessar o sistema utilizando um browser não homologado para funcionamento do Sysman. Hoje o único browser homologado é o Internet Explorer a partir da versão 7. Navegadores como Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari e Opera por enquanto não estão homologados para utilização do Sysman. - Estou tentando acessar o Sysman, porém após eu digitar usuário e senha aparece a mensagem: Não Autorizado, o que está acontecendo? R. Verifique se você está digitando o usuário e senha corretos. O Sysman diferencia letras maiúsculas e minúsculas, e palavras acentuadas. Se por exemplo a senha gravada no Sysman seja BRASIL , e você digitou brasil, ou Brasil ou bRASIL o sistema considera que a senha é diferente e informa que você não está autorizado a acessar o Sysman. Caso você tenha certeza que digitou a senha correta, é necessário entrar em contato com a pessoa ou área responsável pela administração do Sysman na sua empresa para que ele possa verificar se você está vinculado a alguma unidade. - Após eu acessar o Sysman, por que não consigo visualizar todas as janelas que estão descritas nesse help? R. A cada usuário é atribuido um perfil de acesso ao sysman, que corresponde ao que é permitido a cada usuário acessar. Neste caso deve-se entrar em contato com a área ou pessoa responsável por essa administração na sua empresa para saber mais sobre a sua permissão. - Por que não consigo cadastrar uma nova unidade? R. O cadastro de unidades está vinculado ao contrato de utilização do Sysman firmado entre a empresa e a DBNet. Caso exista realmente a necessidade do cadastro de uma nova unidade, deve-se entrar em contato com a DBNet. - Na minha empresa não existe uma estrutura de setores responsáveis por locais, o que devo fazer? R. Neste caso é necessário criar um único setor pois alguns cadastros necessitam obrigatoriamente de ter um setor informado. - Por que é necessário cadastrar os códigos dos locais respeitando a estrutura hierárquica? Como é montada essa árvore de local? R. Para essa pergunta foi criado um tópico explicando melhor a necessidade da árvore de locais. - Eu não pretendo usar a estrutura de árvore de locais para o cadastramento, é possível? Terei problemas? R. O uso da árvore de local é facultativa, a estrutura da árvore é fixa e não poderá ser mudada para atender uma empresa individualmente. Não utilizar esta estrutura apenas inviabilizará a apresentação das informações em algumas janelas como por exemplo Consulta de Equipamentos, e nos filtros para apresentação de Gráficos e Resumo das Ordens de Serviço. - Não tenho estoque separado para a manutenção ou não utilizarei o controle de estoque, preciso cadastrar informações nas janelas do menu estoque para incluir uma nova ordem de serviço? R. Não é necessário cadastrar os dados de estoque para lançar ordens de serviço, porém a aba Itens da janela de ordem de serviço não poderá ser utilizada pois não haverá itens em estoque cadastrados. - Não é possível mudar grupo/subgrupo de um item já cadastrado? R. Só será possível mudar o grupo/subgrupo de um item cadastrado antes que seja realizado algum lançamento no estoque. Caso já existam lançamentos para este item será necessário inativá-lo e cadastrá-lo novamente no grupo correto. Neste caso os lançamentos já realizados ficarão vinculados ao item inativado. - Realizei uma movimentação de estoque errada, o que devo fazer para ajustar a quantidade em estoque? R. O lançamento de movimentação de estoque não pode ser excluído pois são dados históricos que devem obrigatoriamente ser mantidos. Para ajustar a quantidade em estoque deve-se fazer outro lançamento de movimentação com a mesma quantidade porém do tipo inverso ao realizado, como por exemplo, em sendo dada uma saída de 5 itens deve-se lançar uma movimentação de entrada também de 5 itens. - Não é possível alterar uma solicitação que eu cadastrei? R. As solicitações só podem ser alteradas antes do responsável pelo gerenciamento das solicitações convertê-la em uma ordem de serviço.

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- Por que é necessário cadastrar o modelo de equipamento? Qual a diferença de cadastro de equipamentos-modelo e cadastro de equipamentos? R. O cadastro de modelo foi criado para facilitar o cadastramento dos equipamentos visto que, as informações que são comuns a vários equipamentos, são digitadas uma única vez, enquanto que, no cadastro de equipamentos propriamente dito, informam-se os dados específicos de cada equipamento tais como local, número de patrimônio, etc. Isto pode paraecer pouco quando temos apenas um ou dois equipamento iguais, mas é bem mais produtivo quando voce tem, por exemplo, 100 aparelhos de ar condicionado iguais. - É possível transferir um equipamento de uma unidade para outra ? R. Não, pois o equipamento já tem um histórico de lançamentos na unidade em que está alocado, tais como ordens de serviço, manutenção preventiva, inspeções e solicitações. Neste caso é necessário realizar a baixa do equipamento na unidade original, utilizando o campo baixa na aba Patrimônio da Janela de Equipamentos, e em seguida cadastrar o equipamento na nova unidade, com a possibilidade de troca do número patrimonial. - Como funciona a Periodicidade na Manutençao Preventiva e na Inspeção de Rotina? R. Para a montagem das rotinas de Manutenção Preventiva e de Inspeções, o Sysman utiliza uma tabela de períodicidade pré-determinada contendo as seguintes opções: dias, meses ou anos. Deve-se informar a quantidade e selecionar a periodicidade desejada, por exemplo, 10 dias, 3 meses, e assim sucessivamente. Descreveremos a seguir como o Sysman interpreta cada uma das opções:

- Dias: optando pela periodicidade em dias, o Sysman irá programar a próxima ordem de serviço ou inspeção de rotina, acrescentando a quantidade de dias informada à data da última preventiva ou inspeção realizada, ou ainda à última preventiva ou inspeção que já esteja programada, exceto se este dia cair em um sábado ou domingo.

- Meses: quando a opção for pela periodicidade mensal, o Sysman sempre levará em conta o dia do mês em que foi realizada a última manutenção preventiva ou inspeção, ou ainda a última OS preventiva ou inspeção que já está programada, assim, as demais serão programadas para o mesmo dia nos meses subsequentes, exceto se este dia cair em um sábado ou domingo..

- Anos: o mesmo raciocínio empregado na opção “meses”; o sistema irá considerar o dia e o mês em que foi realizada a última preventiva ou inspeção, ou ainda a última OS ou inspeção que já esteja programada.

- Por que vincular mão de obra à modalidade? R. Basicamente para evitar erros de digitação ou a atribuição de serviços a um cargo que não corresponde à modalidade vinculada à Ordem de Serviço ou Inspeção de Rotina.. Na extração de relatórios, ficará dificil justificar, por exemplo, um jardineiro executando serviços de elétrica ou um eletricista fazendo serviços de jardinagem. - Por que vincular atividades à modalidade? R. Toda Ordem de Serviço ou Inspeção de Rotina sempre estarão relaciomadas a uma modalidade (elétrica, civil, hidráulica, outras). Visando facilitar o lançamento e também para evitar erros de digitação, o Sysman filtra por modalidade quais as atividades podem ser lançadas na Ordem de Serviço ou na Inspeção de Rotina. Por exemplo, ficaria estranho lançar a atividade “substituição de dijuntor” em uma OS cuja modalidade seja “Limpeza”. - Por que vincular prestador de serviço à modalidade? R. Para que o Sysman possa controlar em quais modalidades de serviços os prestadores trabalham e assim evitar que uma Ordem de Serviço seja atribuida equivocadamente a um fornecedor. Por exemplo, uma empresa de ar condicionado realizando serviços de jardinagem ou empresas de paisagismo realizando serviços de instalações elétricas. - Cadastrei uma Ordem de Serviço errada ou repetida e não consigo excluí-la, o que devo fazer? R. Ordem de Serviço é tratada como um documento oficial, não sendo possível excluí-la. O que deve ser feito é alterar o status da ordem de serviço para Cancelada. - Qual a diferença de Ordens de Serviço Atrasadas e Pendentes ? R. Ordens de Serviço atrasadas são aquelas que não foram encerradas e onde a data planejada de fim seja inferior a data atual; as pendentes são as Ordens que ainda não foram iniciadas e cuja data planejada de fim seja maior que a data atual, ou seja, ainda estão dentro do prazo para encerramento.

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- Por que aparece a mensagem "Excedeu o limite de informações permitidas, por favor refine o filtro"? R. Alguns relatórios processam um grande número de informações e imagens e isto pode interferir no bom funcionamento do servidor onde está instalada a aplicação. Este limite também existe para prevenir que usuários com conexões mais lentas não fiquem muito tempo a espera de uma resposta do servidor. - Por que os relatórios não são enviados diretamente para a impressora? R. Hoje falamos muito em sustentabilidade e o uso do papel deve ser evitado ao máximo. Na maioria das vezes um relatório é emitido apenas para se obter uma informação momentânea e por isso todos os relatórios são gerados em formato PDF, o que permite a gravação em disco, envio por email, publicação na intranet ou a impressão caso necessário. - Por que não consigo anexar um documento na janela de Anexos ? R. Provavelmente o arquivo que você está tentando anexar é maior que o tamanho limite permitido que hoje é de 20 Megabytes por arquivo. - Por que ao acessar o Sysman em alguns computadores, não aparece a janela para login do sistema, e sim uma mensagem do internet explorer? R. Porque o Sysman utiliza uma janela avulsa chamada pop-up para funcionar, e alguns browsers não permitem acesso aos popups. Para solucionar este problema deve-se clicar com o botão direito ao lado da mensagem que aparece, e selecionar a opção “Sempre Permitir Pop-ups deste site”, conforme apresentado na figura abaixo:

Em seguida será necessário confirmar o desbloqueio, conforme exemplo abaixo:

- Por que ao acessar o Sysman em alguns computadores, os botões da barra superior ficam deslocados para a esquerda? R. Em algumas versões do Internet Explorer existe um botão chamado “Exibição de compatibilidade de versão”. Para que os botões do Sysman aparecam de forma correta, deve-se clicar no botão que normalmente está localizado a frente da barra de endereço do internet explorer, conforme em destaque na figura abaixo:

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Sobre a DBNet

Formada em 1994, a DBNet tem por missão oferecer produtos e soluções em alta tecnologia que automatizam, eliminam e otimizam os mais diversos clientes no gerenciamento de instalações prediais. Contamos com a parceria da EBL Consultoria, empresa dirigida por engenheiros e profissionais com extensa e comprovada experiência administrativa e executiva, sendo reconhecida oficialmente pelo Instituto Mauá de Tecnologia - IMT, Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - SENAC e Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – SEBRAE. Nosso quadro de colaboradores é formado por profissionais especialistas no desenvolvimento de softwares em variados ramos de atividades. Somadas as experiências formamos o conhecimento e a habilidade junto da atitude certa e eficaz para incentivar, orientar, promover e resolver todas as suas dúvidas, incertezas e problemas. É por isso que a DBNet tem realizado muitas histórias de sucesso, oferecendo soluções objetivas e justas, adequando-se ao trinômio: prazo, custo e qualidade. Nossa visão é assegurar o desenvolvimento de produtos e serviços que integrem melhoria contínua nos serviços prestados aos nossos clientes. Visite nosso site: www.dbnet.com.br Ou entre em contato : [email protected]

manual sysman

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