manual sinap

5/11/2018 Manual Sinap - slidepdf.com

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MANUAL DE USUARIO

MODULO DE ALMACEN EINVENTARIOS

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOS

OPERATIVO - MANTENIMIENTOGrupos

Es la codificación de los artículos o elementos según su destinación y según laclasificación establecida en la biblia Catálogo General de Cuentas. Para crear losgrupos es necesario tener la biblia catálogo definida por contraloría.

¿Cómo crear los grupos en SINAP?

Utilice la opción crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho de lapantalla e ingrese la siguiente información:

En la columna Grupo ingrese el código que va a identificar el artículo, tenga encuenta la siguiente codificación: el primer digito indica el tipo de artículo 1 paraartículo de consumo, 2 devolutivo o 3 inmueble; los dos dígitos siguientesindican el grupo al que pertenecen y los últimos dos son un consecutivo paralos artículos de cada grupo. Ej.: si se trata de un artículo devolutivo, se debencrear todos los subgrupos existentes para cada grupo y su respectivo

nombre. Por ejemplo: para el grupo 201 (Armas), se deben crear lossubgrupos 20101 Armas automáticas y 20102 Accesorios.

1 Artículo de consumo: Aquellos que se consumen en primer uso quese hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otro, seextinguen o desaparecen como unidad o materia independiente.




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOS2 Artículo devolutivo: Los que no se consumen por primer uso que sehace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza,

siendo, por tanto, susceptibles de reintegro o devolución.

3 Inmueble: Los que no pueden trasladarse de un lugar a otro; como lastierras, las minas y las aguas, y los que se adhieren permanentemente a elloscomo los edificios, los árboles y las esculturas.

4 Bienes de dominio público: Los bienes de la entidad destinados al uso de lacomunidad, como placas polideportivas, canchas, vías.

En la columna descripción ingrese el nombre que describe el artículo.

Indique si el grupo tiene depreciación S para indicar sí o N para No.

La opción Cuenta muestra las cuentas contables asociadas a cada grupo, creadaspreviamente en Contabilidad. Al seleccionarla aparece el siguiente cuadro quemuestra la información correspondiente al grupo en el que se encuentre ubicado,en esta opción se pueden realizar modificaciones a la información, para codificar estos grupos, se debe contar con la asesoría del contador o su auxiliar, si losgrupos no están codificados no deja realizar movimientos.

Unidades de MedidaSo

n los tipos de medida con las cuales se van a clasificar los artículos del almacén(cantidad, volumen, peso, etc.)





¿Qué información se necesita para ingresar los tipos de medida?

• Usted debe conocer el tipo de medida a utilizar, si es longitud, peso,volumen o cantidad. El tipo se crea de acuerdo a la unidad mínima amanejar.

• Debe conocer que unidad se va a tomar como base para hacer lasconversiones necesarias (unidades, libras, kilogramos, etc.). Estos sonmanejados de acuerdo al tipo previamente definido.

¿Cómo crear el tipo de medida?

• Seleccione la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantalla (menú de opciones de trabajo) e ingrese la siguienteinformación:

• Digite el código con el que va a identificar el tipo de medida que deseacrear, generalmente corresponde a tres letras del nombre de la unidad, por ejemplo: Centímetro (cen), Metro (met) o Galón (gal). Presione ENTER.

• Escriba el nombre del tipo de medida.

¿Cómo crear las unidades de medida?

Para ingresar las unidades seleccione la opción Unidades que se encuentra en elrecuadro inferior derecho de la pantalla, verá como se resalta el recuadro en lapantalla para permitirle ingresar la información:





• Seleccione la opción Crear del menú de opciones de trabajo.

• Digite la abreviatura de la unidad de medida, debe ser solo de tres letras y

puede ser alfanumérica.• Escriba el nombre de la unidad de medida en singular.

• Ingrese el plural de la unidad de medida puede ser s, es, os, etc.

• Escriba la cantidad equivalente de la unidad (según unidad base).

Estas unidades de medida no se dejan retirar si están siendo utilizadas en elmovimiento de solicitud de compra, pedido, alta o baja.

Artículos So

n los elementos que adquiere la Entidad con la intención de utilizarlos encumplimiento de su función administrativa o cometido estatal. Cuando seleccionela opción Artículos encontrará el siguiente cuadro, en el cual debe elegir el grupoal que pertenece el artículo que va a crear, para lo cual es necesario tener labiblia catálogo dada por contraloría o conocer el código del artículo o presionar latecla F2 para traer el pantallazo de los grupos que ya están creados.

Para crear los artículos en el sistema se debe tener en cuenta:





• Haber creado previamente los grupos y estar codificados contablemente.

• Haber creado el tipo de medida de utilización del artículo.

• Conocer el precio unitario del artículo según la unidad de medida que semaneje.

¿Cómo ingresar los artículos a SINAP?

• Utilice la opción crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho dela pantalla e ingrese la siguiente información:

• Digite el código del grupo y subgrupo al que pertenece el artículo (1, 2 o 3)Utilice el menú de ayuda F2 para ubicar con mayor facilidad dicho códigodentro de la lista de registros del sistema.

• Código Artic ingrese el código asignado al artículo.

• Cuando se crea el código hay que asignar un identificador, para cuando elartículo maneja varias referencias.

• Escriba el nombre del artículo que está registrando.

• Ingrese la referencia del artículo.

• Digite la marca del artículo.

• Ingrese el tipo de medida que se va a utilizar en el artículo, el menú deayuda F2 le puede facilitar la incorporación de una unidad específica.

• Digite el stock mínimo y el stock máximo que debe existir en el almacén deese artículo.

• Ingrese la existencia del artículo para el momento en el almacén, sólo en la

captura de saldos iniciales.• Escriba el precio del artículo y finalmente el tiempo calculado que se

demoran los proveedores en realizar un despacho al almacén, sólo en lacaptura de saldos iniciales.

Cuando se crean artículos de consumo o devolutivos posteriormente se resalta laopción C. Tipo que le permite un cambio en el tipo de inventario:

¿Cómo crear un artículo que pertenece al grupo de los vehículos?

Para crearles el código del grupo de vehículos tiene que estar previamentecreados en control de operación, características de operación y codificar elgrupo creado para los vehículos, luego de verificar ingrese la siguienteinformación:





• Marca: marca del vehículo.

• Placa: placa del vehículo.

• Modelo: año del modelo.• Color: color del vehículo.

• Clase: clase del vehículo.

• Motor: número del motor.

• Chasis: número del chasis del vehículo.

• Estado: estado actual del vehículo (bueno, malo, regular).

• Valor inventario: valor con el que ingresó el vehículo.

• Valor seguro: valor del seguro.

• Observaciones: acerca del vehículo.

¿Cómo crear un artículo que pertenece al grupo de bienes inmuebles?Utilice la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho de lapantalla e ingrese la siguiente información:

• Destinación: uso que se le está dando al bien (bodega, almacén, etc.).

• Nº Catastral: número asignado por catastro.

• Afectación: condición que afecta el bien (hipoteca por ejemplo).

• Ubicación: muestra si el bien está ubicado en zona urbana o rural.

• Dirección: localización del bien.

• Área: área o extensión del bien.

• Modo de Adquisición: código asignado por la contraloría de acuerdo a laforma como se adquirió el bien.

• Avalúo Lote: valor determinado por catastro para el lote.

• Avalúo Const.: valor determinado por catastro para la parte construida.

• Notaría: número de la notaria según la escritura.

• Municipio: municipio donde está ubicada la notaría.

• Nº Escritura: número de la escritura.

• Fecha Escritura: fecha en que se realizó la escritura.

• Oficina de Registro: oficina de registro a la cual le correspondió realizar lainscripción del bien.

•

Fecha de Registro: fecha de emisión del registro.• Matrícula: número de matrícula asignado por la oficina de instrumentos

públicos.

Cuando se crean bienes inmuebles posteriormente se resalta la opción Transacc.que le permite realizar un cambio en las cuentas contables (transaccionescontables):





El precio y la existencia del artículo sólo se ingresan al sistema cuando se estáncapturando inventarios iniciales, ya que el ingreso de artículos se realiza cuandose están registrando las solicitudes de compra.

La opción Movimiento que se encuentra en el recuadro inferior derecho de lapantalla (Menú de trabajo) que permite visualizar o actualizar diferentescaracterísticas de un determinado artículo.

• Visualizar: permite generar un informe con el movimiento de cada artículoen el almacén; el cual muestra exactamente la misma informacióncontenida.





• Actualizar: Permite ordenar saldos de artículos cuando se tiene problemasde energía, o con el movimiento de un articulo en especial. Por ejemplo,cuando se adiciona más cantidad de un artículo determinado a uno que yaexistía en el sistema pero a un precio de compra diferente, el sistemaactualiza tanto la cantidad como el precio del artículo.

Entidades

Son las diferentes entidades a las cuales el almacenista hace despachos deartículos.





Para crear una Entidad tenga en cuenta los siguientes pasos:

• Utilice la opción crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho dela pantalla e ingrese la siguiente información:

• Código de la entidad, puede ser consecutivo o con los programas depresupuesto.

• La descripción de la entidad.

• Centro de costos asociado a la entidad y esta previamente creado en

contabilidad, si no lo conoce utilice la tecla de ayuda F2.

Para asignar los responsables que pertenecen a la entidad utilice la opciónResponsable que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantalla yposteriormente Crear y digite el tipo y número de documento si no lo conoce utilicela tecla de ayuda F2, si el responsable existe en terceros el sistema actualiza elnombre, de lo contrario el sistema permite crearlo haciendo la siguienteadvertencia:

Para asignar los artículos a cada responsable utilizamos la opción Responsable yluego detalle (D) y se nos resalta otro recuadro donde creamos los artículos, en lamisma entidad podemos crear varios responsables con sus respectivoselementos.





Para asignar el artículo al responsable utilice la opción crear nuevamente eingrese la siguiente información:

• Artículo: ingrese el código del artículo si no lo conoce utilice la tecla deayuda F2.

• Ide: identificador para el artículo.

• Cod. Barras: código de barras para el artículo.

• Fecha de baja.

•

Serie para el artículo.• Cantidad por artículo.

• Valor unitario.

La opción Artículos que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantallale permite consultar todos los artículos asignados a cada entidad:





Para ubicarse en la entidad deseada utilice la opción Buscar e ingrese el código ola descripción según sea el caso, luego de haber encontrado la entidad deseadapuede consultar la siguiente información:

• Artículo: código que se le asigna al elemento ingresado al almacén.

• Ide: es el identificador de la referencia.

• Cod Barras: Es una lámina o placa que se le coloca a cada artículodevolutivo que ingresa al almacén (debe ingresar el numero de la placa).

•

Fecha de baja: del artículo.• Serie: del artículo.

• Cantidad: es el número de artículos de esa referencia que existen en ladependencia o entidad.

• Valor unitario: es el valor del artículo.

La opción Entidades permite generar un informe de control de inventarios paracada grupo respectivo, ordenado por código del artículo, nombre o por placa;para generarlo elija la opción Imprimir, si se requiere toda la entidad.

De requerirse el de un solo responsable, se ubica en el responsable deseado y

se utiliza la opción Imprimir.





Modo de Adquisición

Esta opción le permite ingresar los códigos asignados por la contraloría deacuerdo a la forma como se adquiriere un bien.

¿Cómo crear un nuevo modo de adquisición en SINAP?

•

Utilice la opción crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho dela pantalla e ingrese la siguiente información:

• Adquisición: código asignado al modo de adquisición.

• Nombre del modo de adquisición.

Reg. de Proveedores

Esta opción permite crear, consultar los proveedores que han suministrado unos

bienes determinados. En el caso de los proveedores que ya han sido creados enel módulo de presupuesto, solo se necesita ubicarlo con el menú de ayuda F2.





Para crear un proveedor utilice la opción crear que se encuentra en el recuadroinferior derecho de la pantalla e ingrese el tipo y número de documento deidentificación si no existe el sistema le da la posibilidad de crearlo en terceros.

La opción Detalle que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantallale permite desplazarse en las ordenes de cada uno de los proveedores; ahí podráobservar el número de orden, la fecha y el valor de las compras realizadas a cadaproveedor, con la posibilidad de imprimir lo que se le ha generado, pagado y loque se tiene pendiente.

Es muy importante tener un solo Nit. o cedula de un proveedor, para tener unamayor seguridad en la información que se esta consultando.





OPERATIVO - MOVIMIENTOAntes de comenzar con la parte de movimiento, se debe ir por procesosespeciales, control de operación, características de operación, y aquí asignar lascuentas contables que solicita el módulo, en compañía del contador y donde diceArtículo, Alta, Baja, Compra, asignamos la cantidad de elementos que podemosdigitar según los formatos que se tengan en la entidad.

Solicitud de Pedido

Es la solicitud que la dependencia o Entidad hace al almacén de los artículos querequieren para su normal funcionamiento.

¿Cómo grabar una solicitud de pedido?

• Seleccione la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantalla e ingrese la siguiente información:

• Ingrese el número de la solicitud de pedido.

•El sistema incorpora automáticamente la fecha de proceso actual.

• Ingrese el código de la entidad. En caso de no conocerlo utilice la tecla deayuda F2 que le muestra la lista de Entidades creadas en el sistema.

Cuando presione ENTER en este último campo, el sistema habilitará de inmediatoel recuadro del detalle donde se van a ingresar los artículos correspondientes a lasolicitud de pedido, utilice nuevamente la opción crear e ingrese la siguienteinformación:





• Ingrese el código y el identificador del artículo solicitado si no lo conoceutilice la tecla de ayuda F2, el sistema actualiza la descripción al

seleccionar el código.• Digite la cantidad solicitada del artículo.

• Escriba la unidad de medida de acuerdo al tipo de medida que se le dio alartículo cuando se creó, en este caso también puede apoyarse en el menúde ayuda F2.

• Para crear varios artículos repita el procedimiento.

Nota:

Después de que la solicitud de pedido haya sido impresa el sistema solo permite

que esta sea anulada, en ningún caso se podrán realizar modificaciones sobre lamisma.

¿Cómo retirar una solicitud de pedido?

1. En caso de que existan altas para ese pedido se debe proceder a retirar lasaltas o bajas respectivas.

2. Ingrese al Detalle y retire todos los artículos de la orden, luego presione ESC

3. Una vez retirados todos los artículos, seleccione la opción Retirar para eliminar

la solicitud.

Una solicitud de pedido puede ser anulada cuando no ha sido impresa, una vezanulada no es posible realizar modificaciones sobre la misma. Para realizar estaoperación elija la opción Anular del menú de opciones de trabajo.

Solicitud de Compra

Es un documento por medio del cual el almacenista hace los pedidos a losproveedores de los artículos que no tengan existencia o de los cuales no existasuficiente cantidad, para abastecer los pedidos realizados por las Entidades odependencias y se debe tener previo registro de disponibilidad.





¿Cómo grabar una solicitud de compra?

• Seleccione la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior derecho de la pantalla e ingrese la siguiente información:

• En el campo vigencia ingrese S si esta es de otra vigencia, de lo contrario leda N.

• Escriba el número del registro presupuestal o reserva según sea el casopara la solicitud de compra, utilice el menú de ayuda F2 para facilitar el

proceso pues solamente se podrá realizar la solicitud para los beneficiariospreviamente creados en la opción registro de proveedores del menú demantenimiento. El sistema incorpora el saldo. Así mismo al seleccionar elregistro presupuestal se selecciona automáticamente la identificación delproveedor.

• El sistema incorpora la fecha de proceso actual, pero puede se modificada.

• Seleccione el tipo de artículo del pedido: C si es de consumo, D si esdevolutivo.

• Ingrese el número de la solicitud de compra, este es un consecutivo que selleva de todas las solicitudes que se han realizado.

• Ingrese el código de la dependencia, utilice la tecla de ayuda F2 de no

conocerlo. Tenga en cuenta que si la dependencia no está registrada en elsistema, debe ir al menú de mantenimiento y crearla en Entidades, puestoque esta operación no se puede efectuar desde aquí.

Una vez ingresados todos estos datos el sistema habilita el recuadro del detallepara que ingrese la siguiente información:

• Seleccione nuevamente la opción Crear.





• Ingrese el código y el identificador del artículo requerido; utilice F2 para ver la lista completa y seleccionar el que requiera. El nombre del artículo

aparecerá en la casilla Descripción cuando ingrese el código. Tenga encuenta que para cada artículo de la orden debe repetir el mismoprocedimiento.

• Escriba la cantidad que se va a comprar del artículo.

• Entre la unidad de medida del artículo según el tipo de medida que setenga, aquí también puede utilizar el F2.

• Digite el valor unitario del artículo, el valor del iva y presione ENTER parafinalizar y grabar la orden. El sistema calcula el valor total de la solicitud conbase en la información que Usted acaba de ingresar.

Notas:• Tenga cuidado de no presionar la tecla ESC antes de entrar toda la

información o para finalizar el proceso, puesto que el sistema no tomaráninguno de los datos que haya ingresado.

• Si desea hacer alguna modificación sobre esta información seleccione laopción Detalle que le permite ingresar al recuadro con la información delos artículos, pero esto solo podrá hacerse si la solicitud de compra noha sido impresa o anulada.

• Una solicitud de compra puede ser anulada cuando no ha sido impresa,una vez anulada no es posible realizar modificaciones sobre la misma.

Para realizar esta operación elija la opción Anular del menú de opcionesde trabajo.

Orden de Ingreso

Una orden de alta es un documento que soporta o respalda la entrada de losartículos al almacén, teniendo en cuenta que estos deben tener solicitud de

compra. Para ingresar una orden de alta se debe saber si los artículos que entranson de consumo o devolutivos, y si se adquirieron por medio de una solicitud decompra (cuando la compra fue hecha a un proveedor), o si se trata de una entradacomo alta normal, es decir, si el artículo se adquirió de una forma diferente a la decompra (donaciones, reposición, sobrante, aprovechamiento, recuperación, etc.)

Los artículos o elementos que por primera vez ingresan al almacén se debenentrar por esta opción.





Orden de Ingreso - Elementos de Consumo Esta opción permite ingresar a la base de datos los artículos de consumo queentran al almacén.

¿Cómo grabar una orden de alta para elementos de consumo?

• Utilice la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior de lapantalla e ingrese la siguiente información:

• Escriba el número de la orden de alta; el sistema incorporaautomáticamente la fecha de proceso actual, pero Usted puede modificarlamanualmente.

• Elija el tipo de concepto, tenga en cuenta los códigos preestablecidos, por ejemplo:

1 Compra 7 Aprovechamiento2 Otras compras 8 Recuperación3 Deducción 9 Reconstrucción4 Reposición 10 Donación

5 Comprobantes 11 Donación por pago6 Nacimiento

• Ingrese el número de solicitud de compra, si la alta la está manejando; ental caso puede usar el menú F2 como ayuda.

• Digite el número de la factura.

• El sistema incorpora la Entidad asociada a la solicitud de compra.

• Proveedor es actualizado por el sistema al seleccionar la solicitud decompra.





• Digite S si la orden tiene Anticipo o N si no lo tiene. Si tiene anticipo elsistema le solicita el número de la orden y actualiza el valor de esta.

Para crear los artículos correspondientes a la orden de ingreso utilice la opciónDetalle y posteriormente la opción crear e ingrese la siguiente información:

• Digite el código y el identificador del artículo que va a ingresar, para agilizar el proceso utilice el menú de ayuda F2 que muestra el total de artículoscreados en el sistema. Tenga en cuenta que debe repetir el proceso paracada tipo de artículo que desee ingresar, seleccionando para cada caso laopción Crear.

• Digite la cantidad solicitada del artículo.

• Seleccione la unidad de medida solicitada para el artículo, vea la lista de

unidades creadas presionando F2.• Digite la cantidad recibida del artículo.

• Seleccione la unidad de medida recibida para el artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• Ingrese el valor unitario del producto, debe incluir el valor del IVA.

• El valor total es calculado por el sistema al multiplicar el valor unitario por lacantidad que se recibe, tomando en cuenta la unidad de medidaseleccionada y la unidad base para esta medida.

Una vez ingresados todos los datos de la orden y de verificar que estén biendigitados, se imprime o se anula la orden según el caso. Tenga en cuenta que unavez impresa la orden no podrá efectuarse ningún tipo de modificación sobre lamisma, pero si es posible volverla a imprimir.

Imprimir: Para imprimir una orden puede incorporar las observaciones necesariasen el cuadro de diálogo que aparece en pantalla una vez elegida la opción; luegopresione la tecla TAB para ver la información, donde Usted puede elegir la formade generar la orden.

La orden incluye la información detallada de los artículos, el valor total y elbeneficiario.




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSAnular: Esta opción anula la orden siempre y cuando esta ya haya sido impresa ono tenga orden de pago generada, si se necesita anular la alta, se debe solicitar a

la persona responsable de la entidad que anule o retire la orden de este modulo.

Notas:

• Si se presiona la tecla ESC antes de terminar de ingresar los datos estos noquedarán grabados; para volver a ingresar los datos seleccione la opciónDetalle del menú F4.

• Cuando se crea una orden de alta normal se ingresan los mismos datos deuna orden por compra, con la diferencia de que se debe seleccionar un tipode concepto y no se entra solicitud de compra.

Orden de Ingreso - Elementos Devolutivos Esta opción permite ingresar a la base de datos los bienes muebles que entran alalmacén.

¿Cómo grabar una orden de alta para elementos devolutivos?

• Utilice la opción Crear que se encuentra en el recuadro inferior de lapantalla e ingrese la siguiente información:

• Escriba el número de la orden de alta; el sistema incorporaautomáticamente la fecha de proceso actual, pero Usted puede modificarlamanualmente.





• Elija el tipo de concepto, tenga en cuenta los códigos preestablecidos, por ejemplo:

1 Compra 7 Aprovechamiento2 Otras compras 8 Recuperación3 Deducción 9 Reconstrucción4 Reposición 10 Donación5 Comprobantes 11 Donación por pago

• Ingrese el número de solicitud de compra, si la alta la está manejando; ental caso puede usar el menú F2 como ayuda.

• Digite el número de la factura.

• El sistema incorpora la Entidad asociada a la solicitud de compra.

• Proveedor es actualizado por el sistema al seleccionar la solicitud decompra.

• Digite S si la orden tiene Anticipo o N si no lo tiene. Si tiene anticipo elsistema le solicita el número de la orden y actualiza el valor de esta.

Para crear los artículos correspondientes a la orden de ingreso utilice la opciónDetalle y posteriormente la opción crear e ingrese la siguiente información:

• Digite el código y el identificador del artículo que va a ingresar, para agilizar el proceso utilice el menú de ayuda F2 que muestra el total de artículoscreados en el sistema. Tenga en cuenta que debe repetir el proceso paracada tipo de artículo que desee ingresar, seleccionando para cada caso laopción Crear.


• Seleccione la unidad de medida solicitada para el artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• Digite la cantidad recibida del artículo.

• Seleccione la unidad de medida recibida para el artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• Ingrese el valor unitario del producto, debe incluir el valor del IVA.

El valor total es calculado por el sistema al multiplicar el valor unitario por lacantidad que se recibe, tomando en cuenta la unidad de medida seleccionada y la

unidad base para esta medida.





MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSImprimir: Para imprimir una orden puede incorporar las observaciones necesariasen el cuadro de diálogo que aparece en pantalla una vez elegida la opción; luego

presione la tecla TAB para ver la información:


Anular: Esta opción anula la orden siempre y cuando esta haya sido impresa o no

tenga orden de pago generada.

Notas:


• Cuando se crea una orden de alta normal se ingresan los mismos datos deuna orden por compra, con la diferencia de que se debe seleccionar un tipode concepto y no se entra solicitud de compra.

Orden de Salida

Las órdenes de baja son documentos que indican que artículos han salido delalmacén y se encuentran cargados a una Entidad o dependencias.

Orden de Salida - Elementos de Consumo

Son las solicitudes que se hacen a los artículos de consumo. Para grabar una

orden de este tipo se necesita el número de la baja, la fecha, la Entidad a la cualse van a cargar los artículos, el tipo de elemento, el número de pedido, el códigodel artículo o artículos, la cantidad que se va a despachar y la unidad de medidaen la cual se hace el despacho.





¿Cómo grabar una orden de baja para elementos de consumo?

• Utilice la opción Crear del menú de opciones de trabajo F4 e ingrese lasiguiente información:

• Escriba el número de la orden de baja.

• El sistema incorpora la fecha de proceso actual, pero esta puede ser modificada.

•

Elija el concepto, aparece un cuadro indicando las clases de elementos deconsumo entre las que puede elegir con las teclas direccionales del teclado:vestuario, droga, repuestos, materiales, lubricantes.

• Ingrese la clase 1. suministro, 2. préstamo, 3. inservibles, 4. otros.

• Digite el código de la Entidad, si no lo conoce utilice la tecla de ayuda F2.

• Ingrese el tipo y número de documento de identidad del responsable de laEntidad correspondiente.

Cuando termina este proceso se ilumina el recuadro inferior donde puede ingresar la información de los artículos.

• Seleccione nuevamente la opción Crear e ingrese la siguiente información:• Ingrese el número de la orden de pedido.

• Digite el código y el identificador del artículo, para agilizar el proceso utiliceel menú de ayuda F2 que muestra el total de artículos creados en elsistema. Tenga en cuenta que debe repetir el proceso para cada tipo deartículo que desee ingresar, seleccionando para cada caso la opción Crear.






• Seleccione la unidad de medida solicitada del artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• Digite la cantidad despachada del artículo.• Seleccione la unidad de medida despachada del artículo, vea la lista de

unidades creadas presionando F2.

• El sistema incorpora automáticamente el costo promedio del artículo. Estevalor no puede modificarse manualmente.

El total de la orden es calculado por el sistema al multiplicar el valor unitario por lacantidad que se recibe, tomando en cuenta la unidad de medida seleccionada y launidad base para esta medida.

Una vez ingresados todos los datos de la orden y de verificar que estén bien

digitados, se imprime o se anula la orden según el caso. Tenga en cuenta que unavez impresa la orden no podrá efectuarse ningún tipo de modificación sobre lamisma, pero si es posible volverla a imprimir.

Imprimir: Para imprimir una orden Usted puede incorporar las observacionesnecesarias en el cuadro que aparece en pantalla, luego presione la tecla TAB paraver la información del siguiente cuadro, donde puede elegir la forma de generar laorden:


Anular: Esta opción anula la orden siempre y cuando esta haya sido impresa.

Notas:


• Cuando la cantidad despachada del artículo es menor que la existencia enel almacén, la orden de baja no puede ser grabada. En tal caso Usted debe




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSrevisar las cantidades que entró en todas las ordenes de alta y en las debaja.

Orden de Salida - Elementos Devolutivos

Son las ordenes de baja que se elaboran para los artículos devolutivos, con cargoentidades o dependencias, quedando éstas responsables por ellos.

¿Cómo grabar una orden de baja para elementos devolutivos?


• Escriba el número de la orden de baja.

• El sistema incorpora la fecha de proceso actual, pero esta puede ser modificada.

• Elija el concepto, aparece un cuadro indicando las clases de elementos deconsumo entre las que puede elegir con las teclas direccionales del teclado:vestuario, droga, repuestos, materiales, lubricantes.

•

Ingrese la clase 1. suministro, 2. préstamo, 3. inservibles, 4. otros.• Digite el código de la Entidad, si no lo conoce utilice la tecla de ayuda F2.

• Ingrese el tipo y número de documento de identidad del responsable de laEntidad correspondiente.

Cuando termina este proceso se ilumina el recuadro inferior donde puede ingresar la información de los artículos.





• Seleccione nuevamente la opción Crear e ingrese la siguiente información:

• Digite el código y el identificador del artículo, para agilizar el proceso utilice

el menú de ayuda F2 que muestra el total de artículos creados en elsistema. Tenga en cuenta que debe repetir el proceso para cada tipo deartículo que desee ingresar, seleccionando para cada caso la opción Crear.


• Seleccione la unidad de medida solicitada del artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• Digite la cantidad despachada del artículo.

• Seleccione la unidad de medida despachada del artículo, vea la lista deunidades creadas presionando F2.

• El sistema incorpora automáticamente el costo promedio del artículo. Estevalor no puede modificarse manualmente.

El total de la orden es calculado por el sistema al multiplicar el valor unitario por lacantidad que se recibe, tomando en cuenta la unidad de medida seleccionada y launidad base para esta medida.


Imprimir: Para imprimir una orden puede incorporar las observaciones necesarias

en el cuadro que aparece en pantalla; luego presione la tecla TAB para ver lainformación del siguiente cuadro, donde puede generar la orden.


Anular: Esta opción anula la orden siempre y cuando esta haya sido impresa o notenga orden de pago generada.

Traslado de Artículos

Esta opción permite realizar traslados de una entidad a otra, no es necesariohacer órdenes de baja, y solamente se hacen con artículos devolutivos.





¿Cómo se realiza un traslado?


• Digite el número de la orden de traslado; el sistema incorpora la fechaactual de proceso pero se puede modificar manualmente.

• Ingrese el código de la Entidad de donde se va a descargar el artículo,

utilice el menú de ayuda F2 para agilizar el proceso.• Digite el código de la Entidad a donde quiere ingresar el artículo, aquí

también puede ser útil el menú F2.

Una vez ingresada esta información el sistema resalta el recuadro donde aparecenlos campos ENTREGA y RECIBE que muestran: el artículo, la descripción, códbarras y la cantidad existente de cada artículo.

Para realizar el traslado utilice las opciones entrega y recibe del menú de opcionesde trabajo F4, que permiten ingresar al recuadro correspondiente en cada caso.Seleccione la opción Entrega y cuando esté resaltado el cuadro escoja la opción

Modificar que le permite alterar la cantidad de existencias de acuerdo a susrequerimientos, presione ENTER para grabar.





OPERATIVO - INFORMES

Artículos

Para generar el informe de artículos el sistema le da la opción de escoger entre losdiferentes tipos de artículos del almacén y el orden en que desea que aparezcan(por código o nombre), como se muestra en el siguiente cuadro:

Una vez realizada la selección presione continuar y utilice la opción estándar paraimprimir de SINAP.

El informe contiene el código del artículo, la identificación, nombre, referencia,marca y cantidad de cada uno.

Grupos

Este informe muestra el maestro de los grupos creados en el sistema con surespectivo código, nombre, codificación contable y vida útil.

Unidades de Medida

El informe de unidades de medida muestra el total de registros creados en elsistema sobre este aspecto; incluye la unidad, el nombre en singular y en plural yla cantidad que representa cada uno.

Entidades

Este informe genera un listado que incluye el código y nombre de la entidad, elcentro de costos, el encargado, la dirección y el teléfono.

Listado de Proveedores




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSSon los proveedores que están creados en el modulo de presupuesto, en el deinventarios, se puede generar el listado de todos los proveedores, comercial,

financiero e interno; ordenado por documento, nombre o apellido.

Incluye el tipo y número de identificación, nombre, dirección, teléfono y el totalretenido.

ADMINISTRATIVO - CONSULTASDepreciación / Ajustes

La opción Depreciación / Ajustes permite consultar los artículos sobre los cuales

se realiza contablemente depreciación o ajustes por inflación; sobre estainformación no es posible realizar algún tipo de modificación o adición, puessolamente permite observar una lista de registro. En la parte superior de lapantalla aparece la descripción del artículo y la dependencia a la que pertenece elmismo, respectivamente; en la parte inferior aparece la información detallada por código y el valor del artículo.





En el menú de opciones de trabajo aparece la opción Saldos que muestra lainformación contable del artículo en el que se encuentre ubicado al momento deactivar dicha opción.

El cuadro de saldos incluye el valor del artículo, el valor de la depreciación y el delos ajustes realizados al artículo.

Código de Barras

Permite la búsqueda por código de barras o articulo, aquí nos muestra el códigode barras, nombre, entidad o dependencia, estado y serie del bien. Esta opción esexclusivamente para consultar no se puede realizar otra operación.





ADMINISTRATIVO - INFORMESSolicitudes de Pedido

El informe de solicitudes de pedido muestra un listado de todas las órdenes depedido general o mensual como se muestra en el siguiente cuadro, si seleccionala opción "mensual" seleccione el mes para el cual desea el informe presionandoENTER sobre la casilla donde aparece Enero. En cualquier caso el informecontendrá el número de la orden, la fecha de pedido y la dependencia de destinodel mismo, así mismo incluye el código y descripción del artículo, las cantidadespedidas y la unidad de medida en que fueron ordenados.

Ordenes de Baja o Salida

El informe de órdenes de baja puede generarse clasificado por número de baja odependencia que hace la solicitud y como un informe general o para un sólo mes,para lo cual debe posicionarse en la casilla y presionar ENTER para ver el total demeses donde puede seleccionar el que desee. El informe contiene número de la

orden y fecha, la dependencia solicitante, código y descripción del artículo,cantidad de artículos de la orden, unidad de medida, valor unitario de la baja y elsaldo total, este último aparece detallado para cada artículo del informe y comototal de las bajas al final del mismo.

Solicitudes de Compra

El informe de solicitudes de compra puede ser generado en general para todos losmeses o para uno específicamente, en este último caso Usted debe ubicarse en la




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOScasilla "Enero" y presionar ENTER para visualizar los meses entre los cualespuede seleccionar el que requiera.

El informe incluye el número de la orden, la fecha de compra, el proveedor ynombre de la dependencia que realizó la solicitud, el código y descripción delartículo, la cantidad de pedido, la unidad de medida de cada artículo, valor unitarioy valor total.

Ordenes de Alta o ingreso

El informe de órdenes de alta puede ser generado para todas las órdenes de altao para las existentes a un mes específico, según sea el caso posiciónese en laopción deseada:

El informe incluye el número de la orden y fecha de la alta, código y descripción

del proveedor, y del artículo, cantidad de artículos de la orden, unidad de medida,valor unitario de la alta y el saldo total, este último aparece detallado para cadaartículo del informe y como total de la orden al final del mismo.

Movimiento Mensual

Para generar el informe de movimiento de almacén seleccione el mes para el cualdesea el listado en el siguiente cuadro:





De acuerdo al mes que haya elegido el sistema le confirma si esa es su elecciónmostrándole el siguiente cuadro de advertencia, donde Usted puede cancelar (NO)la elección o continuar para seleccionar la forma de generación del informe deacuerdo con las opciones estándar de SINAP.

Finalmente el informe contiene los artículos clasificados por grupo, código eidentificación, la cantidad, valor unitario y valor total de las existencias anteriores ysiguientes de cada artículo, así como de las entradas y salidas de tales artículosdel almacén.

Bienes Muebles (Entidad)

Este informe muestra el listado para el control de inventario de bienes mueblesclasificados por entidad, el cual incluye el código de cada artículo y su respectivonombre, unidad de medida, estado, valor unitario, cantidad del artículo, valor total,marca y serie de cada uno, siempre y cuanto está información ya se encuentreregistrada en el sistema.

Bienes Inmuebles (Entidad)

Este informe muestra el listado para el control de inventario de bienes inmueblesclasificados por entidad ya sea ordenado por artículo o código de barras; incluye elcódigo de cada artículo y su respectivo nombre, unidad de medida, estado, valor unitario, cantidad del artículo, valor total, los bienes inmuebles marca y serie decada uno, siempre y cuanto esta información ya se encuentre registrada en elsistema e independientemente de la selección que se haga en el cuadro:





Vehículos (Entidad)

Este informe muestra el listado para el control de inventario de los vehículosclasificados por entidad; incluye el código de cada artículo, Numero del motor,marca, clase, chasis, color, placa, modelo, estado, valor del inventario, valor asegurado y observaciones.

Existencia Real Es

te informe muestra la descripción del inventario de existencias por artículo; incluyecódigo y nombre de cada artículo, tipo o unidad y la cantidad de existencia en elalmacén y existencia real de cada artículo, se tiene la opción de imprimir un grupoespecifico o todo, ordenado por código o nombre.

Aleatorio

Este informe genera una muestra aleatoria de artículos registrados en el almacén,de acuerdo a la cantidad de elementos que Usted desee ver y que puedeseleccionar ingresando el número que requiera en el siguiente cuadro:

El sistema elegirá aleatoriamente la cantidad de elementos que Usted marcó ydetallará en el informe código y nombre del artículo, tipo o unidad de medida y laexistencia actual en el almacén.

Pedidos Pendientes




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSEl informe de pedidos pendientes presenta un listado detallando los pedidosactuales que tiene el almacén, incluye el código y descripción de cada artículo,

existencia actual, cantidad del pedido y la diferencia entre la existencia y el pedidoque permite ver si se requiere realizar pedidos a los proveedores en caso de quela orden sea mayor que la existencia.

Si selecciona la opción detallado puede discriminar el informe por:

Inventario Inicial

Este informe muestra el total del inventario inicial del almacén a la fecha deproceso actual, detallando cada artículo, la cantidad que se ingresó al sistema decada uno, precio unitario y el valor total por artículo; el valor total del inventarioinicial aparece al final del informe como la sumatoria de los totales de cadaelemento del almacén.

Depreciación de Artículo

El informe de depreciación de artículos lista los bienes de la Entidad que tienendepreciación, detallando el código y nombre del artículo, vida útil, las bajas confecha y la dependencia destino, código de barras, valor del artículo, valor de ladepreciación y de los ajustes que se le hayan realizado al artículo.

Bienes Dominio Público

Este informe muestra una descripción detallada de la información de bienes dedominio público consignada en el sistema, que incluye código y descripción delbien, dirección, área, largo y ancho, valor por metro, el valor del avalúo del lote, dela construcción y el avalúo total.

Saldos por Artículo

Este informe muestra los saldos que hay por artículo.





Movimiento por Grupos

Es un informe mensual por grupos donde nos muestra en valores los saldosanteriores, en valores de entrada y salida y el saldo siguiente.

Informes Contraloría

En esta opción nos permite generar los Informes para la Contraloría como son losde Bienes Muebles, Bienes en Almacén y Inventario de Vehículos.

Si selecciona la opción exportar datos, el sistema le muestra una ventana paraque escoja la ruta donde va a guardar el informe:





Documentos Anulados

Es un informe que muestra los diferentes documentos anulados como son solicitudde pedido, solicitud de compra, ingresos y salidas. El sistema le permite escoger una de estas opciones:

Luego seleccione un rango de fechas en el cual quiera visualizar el informe.

Existencias de Dev. En dependencias

Este informe le genera el movimiento contable, elija el rango que desea visualizar.

Existencias por Grupo

Este informe genera las existencias de artículos por grupo, el sistema le permiteseleccionar el rango que desea visualizar.

Informe Depreciación por Cuenta

Informe Ajustes por Inflación





Informe de Ajustes por Cuenta

Depreciación por Entidad





ADMINISTRATIVO -

ESTADÍSTICAAlta de Artículos

El informe estadístico que genera esta opción permite tener un control sobre elmovimiento de artículos que ingresan al almacén, detallando para cada mes lascantidades de cada artículo en valores absolutos y en porcentaje.

Cada pantallazo corresponde a un artículo determinado, para desplazarse a lolargo de los registros utilice el menú de navegación.

Baja de Artículos




MANUAL DEL USUSARIO – MODULO DE ALMACEN E INVENATIOSEl informe estadístico que genera esta opción permite tener un control sobre elmovimiento de artículos que se despachan del almacén, detallando para cada mes

las cantidades de cada artículo en valores absolutos y en porcentaje.

Cada pantallazo corresponde a un artículo determinado, para desplazarse a lolargo de los registros utilice el menú de navegación.

manual sinap

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