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EXCEL 2007 Manual Bsico | Versin completa
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Manual del usuario Microsoft Excel 2007 - Bsico
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NNDDIICCEE
INTRODUCCIN ........................................................................................................ 10
QU ES EXCEL 2007? ........................................................................................................ 12
1. INICIANDO EXCEL 2007 ....................................................................................... 14
ELEMENTOS BSICOS ........................................................................................................... 15
Centro de Control ................................................................................................. 15
LA CINTA SUPERIOR ............................................................................................................. 16
Barra de Ttulo ..................................................................................................... 16
Botn de Office .................................................................................................... 16
Barra de acceso rpido ........................................................................................ 23
Solapas ................................................................................................................. 25
LA CINTA DE OPCIONES ........................................................................................................ 28
Grupos .................................................................................................................. 32
Lanzador de dilogo ............................................................................................ 32
LA BARRA DE FRMULAS ...................................................................................................... 32
ENCABEZADOS DE FILAS Y COLUMNAS ...................................................................................... 33
LA BARRA DE ETIQUETAS ...................................................................................................... 35
LA BARRA DE ESTADO .......................................................................................................... 36
Barra de Zoom ..................................................................................................... 37
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ................................................................................................ 37
LA MINI BARRA ................................................................................................................... 38
DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE EXCEL ...................................................................... 39
Desplazamiento con el teclado ............................................................................ 39
Seleccin de celdas dentro de la hoja de Excel .................................................... 40
Otros modos para desplazarnos y seleccionar .................................................... 46
AYUDA DE EXCEL ................................................................................................................ 49
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2. MANEJO DE LIBROS ............................................................................................ 51
TRABAJAR EN UN NUEVO LIBRO DE EXCEL 2007 ........................................................................ 51
Nuevo libro desde plantilla .................................................................................. 52
ABRIR UN LIBRO DE EXCEL 2007 ............................................................................................ 54
Descripcin de la caja de dilogo: ....................................................................... 55
INGRESO DE DATOS.............................................................................................................. 56
Edicin de celdas .................................................................................................. 58
GUARDAR EL LIBRO .............................................................................................................. 59
Guardar por primera vez ..................................................................................... 59
Guardar como... Carpetas con icono propio ........................................................ 64
Guardar como PDF ............................................................................................... 67
Guardar como plantilla ........................................................................................ 68
Cuando ya hemos salvado por lo menos una vez (Guardar como) ..................... 69
RECUPERACIN DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 70
SEGURIDAD DE ARCHIVOS ADICIONAL ...................................................................................... 70
GUARDAR REA DE TRABAJO ................................................................................................. 71
CERRAR EL LIBRO ................................................................................................................. 72
PROPIEDADES DE UN LIBRO ................................................................................................... 73
PROTEGER EL LIBRO ............................................................................................................. 75
Proteger el libro ................................................................................................... 75
Desproteger el libro ............................................................................................. 77
Proteger y desproteger hojas de un libro ............................................................ 77
SALIR DE EXCEL 2007 .......................................................................................................... 80
3. MANEJO DE DATOS EN EXCEL 2007 ..................................................................... 81
CORTAR, COPIAR Y PEGAR .................................................................................................... 81
Cortar ................................................................................................................... 81
Pegar .................................................................................................................... 83
Copiar ................................................................................................................... 84
El Portapapeles .................................................................................................... 85
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Mtodo rpido para Cortar o Copiar en Excel 2007 ............................................ 89
Pegado especial ................................................................................................... 90
Pegar como imagen ............................................................................................. 95
Pegar como hipervnculo ..................................................................................... 96
RELLENAR Y LISTAS PERSONALIZADAS ...................................................................................... 97
Rellenar ................................................................................................................ 97
Listas Personalizadas ......................................................................................... 102
BORRAR .......................................................................................................................... 105
DESHACER Y REHACER ........................................................................................................ 107
COMENTARIOS ................................................................................................................. 108
4. TODO SOBRE FORMATO ................................................................................... 111
TRABAJANDO CON FILAS Y COLUMNAS .................................................................................. 111
Modificacin del tamao de filas y columnas ................................................... 111
Ocultar y mostrar filas y columnas .................................................................... 117
Insertar filas y columnas .................................................................................... 120
Eliminar filas y columnas ................................................................................... 122
TRABAJANDO CON LAS HOJAS DEL LIBRO ................................................................................ 123
Cambiar el nombre de la hoja ........................................................................... 123
Seleccionar hojas ............................................................................................... 124
Mover una hoja de clculo ................................................................................ 125
Copiar una hoja de clculo ................................................................................ 127
Insertar hojas en un libro de trabajo ................................................................. 128
Ocultar hojas ...................................................................................................... 130
Mostrar hojas ocultas ........................................................................................ 131
Eliminar hojas .................................................................................................... 131
Cambiar el color a las etiquetas de hoja ........................................................... 131
FORMATO PARA CELDAS ..................................................................................................... 132
Separador Nmero ............................................................................................ 133
Separador Alineacin ......................................................................................... 143
Separador Fuente .............................................................................................. 149
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Separador Bordes .............................................................................................. 153
Separador Relleno .............................................................................................. 155
Separador Proteger ........................................................................................... 158
Aplicar Estilos ..................................................................................................... 159
Dar formato como tabla (Autoformatos) .......................................................... 162
Formato condicional .......................................................................................... 167
Copiar Formato .................................................................................................. 175
5. FRMULAS ....................................................................................................... 176
Qu es una frmula? ........................................................................................ 176
Creacin de una frmula ................................................................................... 176
Operaciones combinadas .................................................................................. 182
Prioridades de los operadores ........................................................................... 183
Direccionamiento de celdas ............................................................................... 184
Crear frmulas para calcular datos en otra hoja o en otro libro ....................... 190
Activar o desactivar frmulas y formatos extendidos ....................................... 192
6. FUNCIONES ...................................................................................................... 193
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 193
CREAR UNA FUNCIN ......................................................................................................... 194
Otras formas de incluir una funcin .................................................................. 196
NOMBRAR RANGO ............................................................................................................ 197
Crear un nombre ................................................................................................ 198
Administrar nombres ......................................................................................... 201
Pegar un nombre ............................................................................................... 204
FUNCIONES PASO A PASO .................................................................................................... 206
Funcin SUMA .................................................................................................... 206
Otras funciones relacionadas ............................................................................ 212
Funcin BUSCARV .............................................................................................. 214
Funcin SI ........................................................................................................... 219
FUNCIONES ANIDADAS ....................................................................................................... 223
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Aspectos importantes a considerar ................................................................... 223
Crear una funcin anidada ................................................................................ 223
7. INSERCIN ....................................................................................................... 227
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 227
INSERTAR IMGENES (ILUSTRACIONES) .................................................................................. 227
Insertar imgenes prediseadas ........................................................................ 228
Insertar imgenes desde archivo ....................................................................... 230
Insertar Formas y Dibujos .................................................................................. 234
Insertar WordArt ................................................................................................ 237
Diagramas (SmartArt) ....................................................................................... 238
INSERTAR OBJETOS ............................................................................................................ 253
8. TABLAS ............................................................................................................. 256
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 256
CREAR UNA TABLA ............................................................................................................. 256
MODIFICAR LOS DATOS DE UNA TABLA .................................................................................. 258
MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA ............................................................................... 260
ESTILO DE LA TABLA ........................................................................................................... 261
ACCIONES SOBRE DATOS DE UNA TABLA ................................................................................. 262
9. GRFICOS ......................................................................................................... 263
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 263
CREACIN DE UN GRFICO .................................................................................................. 263
Eleccin de diferentes tipos de grficos............................................................. 266
Aadir una serie de datos .................................................................................. 273
Modificar las caractersticas del grfico ............................................................ 275
Modificar el tamao de un grfico .................................................................... 277
Modificar la posicin de un grfico ................................................................... 278
CREAR TIPOS PERSONALIZADOS DE GRFICO............................................................................ 279
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10. BASE DE DATOS ............................................................................................. 281
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 281
ORDENAR DATOS .............................................................................................................. 282
FILTRAR DATOS ................................................................................................................. 285
Introduccin ....................................................................................................... 285
Aplicar autofiltro ................................................................................................ 285
Autofiltro personalizado .................................................................................... 286
Quitar filtro ........................................................................................................ 289
Aplicar filtro ....................................................................................................... 289
ESQUEMAS ...................................................................................................................... 290
Introduccin ....................................................................................................... 290
Creacin de esquemas ....................................................................................... 291
Borrar y ocultar un esquema ............................................................................. 295
SUBTOTALES .................................................................................................................... 296
Insertar Subtotales............................................................................................. 297
Esquema de Subtotales ...................................................................................... 302
Anidar Subtotales .............................................................................................. 303
Quitar Subtotales ............................................................................................... 306
TEXTO EN COLUMNAS ........................................................................................................ 306
Copiar a Excel datos de otra aplicacin ............................................................. 307
Abrir en Excel un archivo de otra aplicacin...................................................... 316
QUITAR VALORES DUPLICADOS ............................................................................................. 318
11. REVISIN ...................................................................................................... 321
BUSCAR Y REEMPLAZAR...................................................................................................... 321
IR A ................................................................................................................................ 324
ORTOGRAFA .................................................................................................................... 326
Opciones de Autocorreccin .............................................................................. 328
Diccionarios personalizados .............................................................................. 330
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12. VISTAS DEL DOCUMENTO .............................................................................. 331
VENTANAS ....................................................................................................................... 331
Nueva ventana ................................................................................................... 331
Organizar ........................................................................................................... 331
Ocultar/Mostrar ................................................................................................ 332
Dividir ................................................................................................................. 333
Inmovilizar paneles ............................................................................................ 334
Ver en paralelo................................................................................................... 336
Desplazamiento sincrnico ................................................................................ 336
Restablecer posicin de la ventana ................................................................... 336
Cambiar Ventanas ............................................................................................. 337
MOSTRAR U OCULTAR ....................................................................................................... 337
VISTAS DE LIBRO ............................................................................................................... 338
ZOOM ............................................................................................................................ 341
13. IMPRESIN ................................................................................................... 342
CONFIGURAR PGINA......................................................................................................... 342
Separador Pgina .............................................................................................. 345
Separador Mrgenes ......................................................................................... 349
Separador Encabezado y pie de pgina ............................................................. 351
Separador Hoja .................................................................................................. 356
Separador Grfico .............................................................................................. 360
VISTA PRELIMINAR ............................................................................................................ 361
VISTA PREVIA DE SALTO DE PGINA ....................................................................................... 364
Insertar un salto de pgina ................................................................................ 365
Mover un salto de pgina .................................................................................. 365
Quitar un salto de pgina .................................................................................. 365
Salir de la vista previa de salto de pgina ......................................................... 366
REA DE IMPRESIN .......................................................................................................... 366
Establecer un rea de impresin ....................................................................... 367
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Agregar celdas a un rea de impresin ............................................................. 367
Quitar un rea de impresin .............................................................................. 368
IMAGEN PARA FONDO DE HOJA ............................................................................................ 369
VISTA DE DISEO DE PGINA PARA AJUSTAR ANTES DE IMPRIMIR ................................................. 369
Utilizar regla en la vista de diseo de pgina .................................................... 371
Cambiar orientacin de la pgina ..................................................................... 372
Agregar o cambiar los encabezados o pies de pgina ...................................... 372
Establecer los mrgenes .................................................................................... 374
Mostrar u ocultar encabezados, pies de pgina y mrgenes ............................ 374
Mostrar u ocultar encabezados de las filas y columnas .................................... 375
Imprimir encabezados de las filas y columnas .................................................. 375
IMPRIMIR ........................................................................................................................ 375
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Manual del usuario Microsoft Excel 2007 - Bsico
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Introduccin
Este manual est pensado para aqu ellos quienes recin se inician en Microsoft Excel
2007, en l se intenta detallar los pasos bsicos para comenzar a utilizar esta
herramienta y su principales funcionalidades.
Est diseado a los efectos de que ya puedan manejar correctamente la versin de
Excel 2007 y solucionar los inconvenientes que se le presenten ante la nueva
versin.
A lo largo de este manual aprenderemos a aplicar algunas de las tantas
funcionalidades de Excel 2007 , como por ejemplo: frmulas y funciones, manejo de
bases de datos , formato de tablas, grficos, etc.
No obstante esto, podemos sealar algunas de las principales funciones que
incorporan los programas del grupo Microsoft Office:
Sin duda, el elemento que ms resalta es
la vistosa cint a que reemplaza a miles de pequeos botones y barras de
herramientas de las versiones anteriores. Ahora la cinta o banda de opciones
es elegante, ordenada y dinmica (se adapta a varias
situaciones, especialmente ajustando el tamao de los botones). Y tambin
adaptndose automticamente a nuestra seleccin, mostrando nuevos
comandos slo cuando son necesarios.
La mini barra : Esta pequea barra contiene comandos rpidos para utilizar
con la seleccin y por defecto aparece automticame nte al mover el cursor
hacia arriba luego de seleccionar algo de texto.
Nuevos formatos abiertos de archivo: Los nuevos formatos se identifican
visualmente frente a las normales por una equis adjunta a la extensin. As
tenemos que el aspecto de algunas nuevas extensiones de Office 2007 sern:
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.docx (Excel), .pptx (PowerPoint), .xlsx (Excel). Ahora, en el Excel 2007, se
maneja el nuevo formato, xlxs. Es ms avanzado y comprime an ms el libro
El botn Office : Con la aparicin de la cinta de opciones desaparecieron
los tan tradicionales mens y en consecuencia, emergi el botn Office. En
realidad el botn Office es algo como el men "Archivo", un poco ms
organizado y con algunas opciones adicionales .
Guardar como Adobe PDF o MS XPS: Microsoft aade un complemento
para guardar los archivos como PDF, e incluye adems XPS, su propio
formato "abierto".
Barra de acceso rpido : Como la cinta de opciones es
dinmica pero no es configurable , esto gener la necesidad de una pequea
barra cerca del botn d e Office (aunque puede reposicionarse bajo la cinta de
opciones) en donde pod emos aadir comandos y opciones. La barra de acceso
rpido es muy verstil, podramos por ejemplo aadir paneles completos
desde la cinta de opciones o simplemente comandos indepe ndientes, de esta
forma sera factible minimizar la cinta de opciones y aadir los comandos que
ms utilizamos a la barra de acceso rpido para tener un gran espacio de
edicin de tex to.
Barra de estado personalizable: En versiones anteriores de Office, l a barra
nos informaba ciertas cosas. En esta ocasin la barra de estado nos informa
exactamente slo lo que deseamos gracias a que es completamente
ajustable.
Vistas previas activas: Ahora para ver realmente como quedar cierto
color, fuente o propiedad e n alguna seleccin no debemos aplicar los cambios
y luego deshacer los mismos hasta encontrar el ajuste adecuado,
simplemente debemos desplazarnos sobre las configuraciones para ver el
resultado de form a temporal en nuestro libro.
Nuevas capacidades grfi cas: Ahora se pueden aplicar multitud de efectos
a las imgenes, marcos, reflejos, resplandores, sombr as, rotaciones
tridimensionales, etc.
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Grficos y diagramas SmartArt:
Los grficos SmartArt son diagramas dinmicos de tal forma que tienen
configurado sus comportamientos internamente para que podamos por
ejemplo, aadir otro elemento al grfico y automticamente se adapte a las
nuevas condiciones. Incluso podemos utilizar un estilo de diagrama con
elementos y subelementos y luego cambiar el estilo del diagrama por otro
diferente.
El uso de la tecla : Paulatinamente Windows y todas sus aplicaciones
se han alejado del uso del teclado para muchas funciones, aunque en la
prctica es posible manejar el sistema slo con el teclado, la gente opta p or el
uso del ratn. Office 2007 incluye una funcionalidad excelente de la tecla ALT
para casi todas sus funciones (no incluye la barra de estado), similar a la
utilizada por el reconocimiento de voz de Windows Vista para algunas
operaciones. Al presionar ALT aparecen unos recuadros con la siguiente tecla
y as hasta llegar a la funcin requerida .
Qu es Excel 2007?
Microsoft Excel 2007 es la planilla de clculo incorporada en la versin de Microsoft
Office 2007.
Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y
aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para
tomar decisiones mejor fundadas
Office Excel 2007 ofrece ms espacio para trabajar y un funcionamien to ms rpido:
ALT
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Proporciona un mayor nmero de filas y column as en las hojas de clculo
hasta 1 milln de filas por 16.000 columnas que permitirn importar gran
cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento de clculo ms
rpido gracias a la compatibilidad para procesadores dobles y mltiples.
Perm ite aplicar formato a celdas y tablas rpidamente. Us ando las galeras de
estilos de celda y tabla p odemos aplicar a la hoja de clculo el formato que
desee mos rpidamente. Las tablas incluyen AutoFiltros, mientras que los
encabezados de columna permanecen a la vista mientras se realiza el
desplazamiento entre los datos. Los AutoFiltros rellenan y expanden las tablas
automticamente.
La experiencia de creacin de frmulas incluye una barra de frmulas cuyo
tamao se puede cambiar y una funcin para autocom pletar frmulas basada
en el contexto que le permitir escribir todas las frmulas con la sintaxis
correcta al primer intento. Tambin puede hacer referencia a intervalos con
nombre y tablas dentro de las frmulas y funciones.
Crea grficos de aspecto pr ofesional con espectaculares efectos visuales con
slo hacer unos clics , utilizando diseos y estilos de grficos predefinidos o
aplicando el formato manualmente a cada componente (ejes, ttulos y otras
etiquetas de grficos). P odemos utilizar efectos sorp rendentes como el estilo
3D, el sombreado suave y el suavizado para identificar las tendencias claves y
crear resmenes grficos ms atractivos. Cre a e interacte con los diagramas
de la misma forma, independientemente de la aplicacin que utilice mos , ya
que el motor de grficos de Excel es compatible con Microsoft Office Excel
2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.
Proporciona l a vista Diseo de pgina para ver cmo se imprimir
exactamente la hoja de clculo y agregar o editar encabezados y pies de
pg ina. Ajust a los mrgenes de la pgina siguiendo las indicaciones visuales
directas sobre los puntos en los que se truncar la pgina para no tener que
realizar varios intentos de impresin.
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1. Iniciando Excel 2007
Para iniciar Excel, partiendo desde el es critorio de Windows, caben dos posibilidades:
que se haya creado un acceso directo a la aplicacin y que ste se encuentre sobre el escritorio:
o
Ir al botn de inicio, Todos los Programas, ir a Microsoft Office y ejecutar el acceso a Microsoft Excel.
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Botn de
Office
Solapas
Botn de
Office
Barra de
acceso rpido
Cinta
Superior
Elementos bsicos
Centro de Control
Grupos
Celda
Encabezado fila
Encabezado
columna
Barra de Zoom Barra de Estado
Barras de desplazamient o
Barra de Etiquetas
Cinta de
Opciones Barra de
frmulas
Lanzador de
dilogo
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El botn de Office se comporta como un punto de partida
para todos los libros y aplicaciones. Cada caracterstica es
presentada en un men principal y luego se despliega como men
secundario conteniendo un set de herramientas disponibles para
cada necesidad.
La Cinta superior
Se compone de los siguientes elementos:
Barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del libro sobre el que se est trabajando e n
ese momento.
Cuando se crea un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que
se guarda y se le asigna el nombre elegido.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
Botn de Office
En las versiones anteriores de Microsoft Excel las funciones se agrupaban en
mens, como Archivo, Edicin, etc. Cada men contena funciones relacionadas
con su nombre. Esto ya no existe en la nueva versin, ahora el nico men
desplegable se encuentra en el Bot n de Office, en el cual se han colocado los
comandos para crear, abrir, guardar e imprimir un libro.
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Las opciones del men y submens pueden tener algunas de las siguientes
caractersticas:
Los mens que aparecen con una pe quea
flecha a su derecha indican que se
desplegar un submen al colocar el puntero
sobre l.
Lista los libro s abiertos recientemente.
Estos libro s van desapareciendo a medida
que se abren otros libro s.
Mediante e ste control se puede fijar el libro
en la lista de tal forma que no sea quitado
an cuando no se haya abierto en mucho
tiempo
Para modificar las cantidad de documentos que se visualizan por defecto en
debemos ingresar por del botn d e Office
, seleccionar la opcin e indicar el valor en el apartado
del bloque . Se podr indicar
hasta un mximo de 50 documentos recientes para visualizar.
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Las acciones que se pueden realizar a travs de l botn son las siguientes:
Al comenzar a trabajar con Excel automticamente se genera un libro en blanco,
pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo.
Esta opcin se utiliza para recuperar un libro ya creado. Desde aqu seleccionaremos
a travs de las distintas opciones qu e ofrece - el archivo que deseamos abrir.
Seleccionamos esta opcin cuando deseamos almacenar los ltimos cambios que
hemos efectuado a un libro que ya hemos guardado previamente.
Esta accin tambin podemos ejecutarla desde el botn de la barra de ac ceso
rpido.
Si el libro no ha sido guardado con anterioridad, aparecer el mismo cuadro de
dilogo que se visualiza al seleccionar Guardar como.
Nos permite guardar los cambios efectuados a nuestro libro por primera vez,
actualizar los cambios efectua dos a un libro existente previamente almacenado o
guardar el libro con otro nombre y/o carpeta.
La extensin de los archivos Excel 2007 ahora es . xls x
Una vez guardado, podemos actualizar los cambios siguientes por la opcin Guardar
del Botn de Office o presionando en la barra de acceso rpido.
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Si ubicamos el cursor en la opcin de desplegar , visualizaremos las distintas
opciones para guardado de libros:
Libro de Excel: guarda el libro como libro de Excel (despliega el
cuadro de dilogo de Guardar como).
Libro de Excel habilitado para macros: guarda el libro con el
formato de archivo basado en XML y habilitado para macros.
Libro binario de Excel: guarda el libro con un formato de archivo
binario optimizado para carga y guardado rpidos .
Libro de Excel 97 - 2003 : guarda una copia que sea totalmente
compatible con Excel 97 -2003 .
Hoja de clculo de OpenDocument : guarda un libro con el
formato de OpenDoc ument.
PDF o XPS : publica una copia del libro como PDF o como archivo
XPS.
Otros formatos: abre el cuadro de dilogo Guardar cmo para
seleccionar uno de los tipos de archivo disponibles.
Esta opcin permite imprimir nuestros libros.
Al presionar esta opcin, se visualiza un cuadro de dilogo, el cual se desarrollar
ms adelante en este manual.
Si ubicamos el cursor en la opcin de desplegar , visualizaremos las distintas
opciones para impresin de libros:
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Imprimir: selecciona una impresora, nmero de copias y otras
opciones de impresin antes de imprimir (despliega el cuadro de
dilogo Imprimir).
Impresin rpida: enva el libro directamente a la impresora
predetermi nada sin hacer cambios.
Vista preliminar: obtiene una vista previa de las pginas y las
modifica antes de imprimir.
Mediante esta opcin se puede preparar el libro para su distribucin. Para ello
habilita las siguientes posibilida des:
Propiedades: muestra y edita las propiedades del libro
como el ttulo, el autor y las palabras clave.
Inspeccionar documento: comprueba la informacin o los
metadatos ocultos del libro.
Cif rar documento: aumenta la seguridad del libro
mediante el cifrado.
Restringir permiso: concede acceso a los usuarios y
restringe su capacidad para editar, copiar e imprimir.
Agregar una firma digital: garantiza la integridad del libro
con una firma digital invisible.
Marcar como final: informa a los lectores de que el libro es
definitivo y lo convierte en un libro de slo lectura.
Ejecutar el Comprobador de compatibilidad: comprueba
las caractersticas no compatibles con versiones anteriores
de Excel.
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Permite enviar una copia del libro a otras personas con las siguientes modalidades:
Correo electrnico: enva por correo electrnico una
copia del libro c omo un archivo adjunto.
Datos adjuntos de correo electrnico como PDF:
enva por correo una copia del libro como archivo PDF
adjunto.
Datos adjuntos de correo electrnico como XPS: enva
por correo electrnico una copia del libro como archivo XPS
adjunto.
Fax de internet: utiliza un servicio de fax por Internet
para enviar por fax el libro.
Mediante esta opcin se puede publicar un libro para que varios usuarios puedan
trabajar sobre l e n forma simultnea, segn las distintas posibilidades que Excel
2007 habilita ( guardar en los servicios de Excel , servidor de administracin
documental, creacin de rea de trabajo del libro).
Permite cerrar el libro activo sin salir de Excel.
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Por medio de este botn accedemos al cuadro de dilogo por el cual el usuario puede
configurar las opciones para personalizar el uso y manejo de Excel 2007, referidas a:
Ms Frecuentes: Opciones principales para trabajar en Excel
(ha bilitar mostrar mini barra de herramientas, vistas previas
activas, combinacin de colores en pantalla, etc.).
Frmulas : Opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento
y tratamiento de errores .
Revisin: pa ra cambiar el modo en que Excel corrige o aplica
formato al texto.
Guardar: personalizar el guardado de libros.
Avanzadas: opciones avanzadas para el trabajo en Excel (de
edicin, cortar, copiar y pegar, mostrar c ontenido de libro, etc.).
Personalizar: para personalizar la barra de herramienta de
acceso rpido y los mtodos abreviados del teclado.
Complementos: ver y administrar complementos de Microsoft
Office.
Centro de confianza: ayuda a mantener los libros seguros y el
equipo protegido.
Recursos: para ponerse en contacto con Microsoft, buscar
recursos en lnea y mantener la seguridad y confiabilidad de los
programa de Microsoft O ffice.
Con esta opcin salimos de Excel.
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Barra de acceso rpido
La barra de acceso rpido provee acceso rpido a los comandos que son necesarios
siempre. Estos comandos estn disponibles durante toda la ejecucin de la
aplicacin.
La barra de acce so rpido estndar contiene conos para ejecutar de forma inmediata
algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Deshacer y Rehacer.
Guardar
Nos permite guardar los cambios efectuados a nuestro libro por primera vez,
actualizar los cambios efectuados a un libro existente previamente almacenado o
guardar el libro con otro nombre y/o carpeta.
Deshacer
Es posible poder corregir errores en nuestro trabajo utilizando el botn de deshacer.
Este botn deshace la ltima accin que hayamos realiza do.
Rehacer
En la misma medida que deshacemos, podemos rehacer dichas acciones, utilizando
el botn Rehacer. Su funcionamiento es anlogo al botn Deshacer.
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La barra de acceso rpido es muy verstil . Podemos po r ejemplo aadir paneles
completos desd e la cinta de opciones o simplemente comandos independientes, de
esta forma es factible minimizar la cinta de opciones y aadir los comandos que ms
utilizamos a la barra de acceso rpido para tener un gran espacio de edicin de
tex to.
Por tanto, esta bar ra puede ser configurada por el usuario. Para ello se debe
presionar el botn ubicado en el extremo derecho de la misma y se despliegan las
siguientes opciones:
Se pueden agregar los comandos que se enumeran o seleccionar ms opciones
presionando
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Ahora los mens tienen un comportamiento
Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo
hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin
Si se desea cambiar la posicin de la barra de acceso rpido, s lo se tendr que
hacer clic sobre el b otn y luego clic sobre la opcin
La barra de acceso rpido pasar a la parte inferior de la banda de opciones (debajo
de los distintos grupos de herramientas).
Solapas
Las solapas se comportan como pginas o paneles de la cinta. Al seleccionar una
solapa se accede a la cinta de opciones de la misma. Puede cambiar de solapa
haciendo clic sobre el nombre de cada solapa a lo largo de la cinta superior .
Desde las solapas de esta banda y junto al botn de Office, se pueden ejecutar todos
los c omandos de Excel 2007.
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Inicialmente, cuando abrimos Excel 2007 aparece un men de solapas . Al seleccionar
cada solapa , aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms
utilizados .
La solapa Inicio contiene las operaciones ms comun es sobre formatos, como poner
en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, elegir formato y opciones sobre los
nmeros, alineacin de celdas, estilos, etc. Estn en esa solapa , porque son las
tareas iniciales que se realizan luego o al momento de escribir u n libro .
Esta solapa tambin contiene algunas opciones que no son correspondientes al
formato pero que se ubican ah pues son de uso frecuente (como buscar, reemplazar
y seleccionar).
Algunos de los botones que se pueden encontrar en esta solapa pueden e jecutarse
desde otras (como autosuma, aplicar filtros y ordenar datos).
Esta solapa contiene las opciones relacionadas con la insercin de todo tipo de
elementos a nuestro libro.
A travs de ella vamos a insertar tablas (comunes y dinmicas), imgenes , formas,
grficos, SmartArt, vnculos, encabezados y pie de pgina, cuadro de texto, WordArt,
smbolos, etc.
En esta solapa se encuentran agrupados los comandos para dar diseo a las pginas
de nuestros libros: configurar pgina (mrgenes, orientacin , tamao, etc.), aplicar
temas que cambian el diseo general de todo el documento (como colores, fuentes y
efectos), ajustar el rea de impresin, definir opciones de la hoja (sobre lneas de
cuadrcula y encabezados) y organizar el texto respecto a las im genes que puedan
incluirse en el libro.
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Sirven para trabajar sobre un grupo de opciones
particulares, referidas al objeto o mbito que se haya
seleccionado en el libro.
Esta solapa contiene las opciones relacionadas con las frmulas, a travs de la cual
podemos insertar funciones, nombrar rangos, realizar auditoria de frmulas y definir
opciones para el clculo.
Aqu se agrup an las opciones para trabajar con los datos de un libro, como exportar
datos desde otras aplicaciones, ordenar datos, filtrarlos, consolidacin, validacin,
entre otras acciones.
Esta solapa contiene las opciones de Excel para realizar revisin ortogr fica y
gramatical al libro, determinar referencias para bsquedas en diccionarios, idioma,
etc., utilizar sinnimos, manejo de comentarios en celdas, control de cambios,
comparar y proteger libros y hojas.
La solapa agrupa las opciones para ejecutar la s distintas vistas de libros, mostrar u
ocultar la regla, barra de frmulas, etc., realizar zoom, crear, dividir y organizar en
ventanas, ver y grabar macros (opciones avanzadas de Excel).
Solapas de herramientas (adicionales):
En algunas ocasiones, depen diendo de la accin que estemos ejecutando, pueden
adicionarse temporalmente solapas a las solapas estndar.
Son solapas de herramientas que habilitan temporalmente en la cinta de opciones las
acciones referidas al objeto seleccionado, como por ej emplo una imagen
(Herramientas de imagen) o una tabla (Herramientas de tabla). Por ello son tambin
conocidas como solapas contextuales.
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Sin duda, el elemento que ms resalta es la barra
que reemplaza a miles de pequeos botones y barras de
herramientas de las versiones anteriores.
Por ejemplo, al seleccionar una imagen insertada en un libro, en la barra de ttulo se
visualiza el nombre de la herram ienta identificando el objeto sobre el cual acta, y
en la barra de solapas se ubica la accin a realizar contenida en la herramienta. Al
ejecutarla, funciona igual que el resto de las solapas: aparecen en la cinta de
opciones las vinculadas a la solapa ej ecutada.
La Cinta de opciones
La cinta de opciones est formada por grupos que contienen controles relacionados .
Se accede a las diferentes cintas de opciones al seleccionar una de las solapas.
Ahora la cinta de opciones es elegante, ordenad a y dinmica (se adapta a varias
situaciones, especialmente ajustando el tamao de los botones). Y tambin
adaptndose automticamente a nuestra seleccin, mostrando nuevos comandos
slo cuando son necesarios.
As, por ejemplo, l o que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una solapa
que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.
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De esta forma los mens son ms simples, como vemos en esta primera imagen,
para la solapa Insertar, donde se pueden observar en la banda de opcio nes, los
grupos de herramientas correspondientes a: Tabla s, Ilustraciones, Grficos, Vnculos
y Texto.
La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas con tiene las herramientas de
Excel, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo.
Al ha cer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los
diferentes elementos que se pueden insertar en Excel , a travs de grupos de
herramientas con botones de acceso rpido. Todas las operaciones se pueden hacer
a partir de estos m ens. El icono del extremo de la derecha, nos permite cerrar
el libro actual.
Las diferentes solapas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando
y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del
comando. Por ejemp lo en la solapa In icio , al presionar aparecen los comandos
de teclado para activar las distintas herramientas :
Si presionamos, por ejemplo, F, se visualizarn slo los comandos que se pueden
habilitar con esa letra:
Por ltimo, si presionamos la se gunda letra indicada se habilitarn las herramientas
correspondientes a nuestra seleccin. Por ejemplo al presionar N se ejecutar la
funcin asociada, que en este caso implica lanzar la caja de dilogo correspondiente
a la Fuente.
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Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se
identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada
seleccionado, tanto como el icono Copiar como el icono Cortar
aparecen con el color ms claro.
Algunas herramientas de acceso r pido cuentan con un
botn en su parte inmediata inferior, que abre ms
opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen
que se observa a continuacin pueden verse las opciones de
la herramienta Tabla.
Se puede aadir a la barra de acceso rpido, cu alquiera de los grupos de
herramientas que aparecen en cualquier solapa . Slo hay que hacer clic derecho
sobre el grupo de herramientas que se desea aadir y en el men que se abre, hacer
clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpid o.
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En la imagen puede obse rvarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de
herramientas Portapapeles . Luego de hacer
clic en Agregar a la barra de herramientas de
acceso rpido, se observar el siguiente
cambio en la barra de acceso rpido, donde se
agregar un botn de acceso al grupo de
herramientas Portapapeles.
Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo
hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin
Personalizar
La cinta de opcion es est diseada para ayudarle a encontrar rpidamente los
comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos estn organizados
en grupos lgicos que se renen en fichas. Como cada ficha se refiere a un tipo de
actividad, como escribir o disear una pgina, no es posible personalizar la cinta
de opciones .
Es posible:
Minimizar la cinta de opciones para dejar ms espacio disponible en la pantalla
Mover la barra de herramientas de acceso rpido para colocarla por debajo o
por encima de la cinta de opciones
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para agregar
botones que representarn los comandos que utiliz a frecuentemente
http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA101663293082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012341033082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012341053082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12 -
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Grupos
Se trata de un grupo etiquetado de comandos o controles situados en la cinta en la
cual los comandos se agrupan en un cristal especfico .
Por ejemplo, en la solapa Inicio, los grupos definidos son: Portapapeles, Fuente,
Alineacin, Nmero, Estilos , Celdas y Modificar .
Lanzador de dilogo
Los lanzadores de dilogo son botones que vinculan al usuario de un grupo a las
propiedades avanzadas relacionadas con ese grupo.
Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herram ientas determinado, hay
que pulsar el botn lanzador de dilogo que se encuentra en la esquina inferior
derecha del grupo de la banda de opciones .
La Barra de Frmulas
Esta barra, a diferencia de las anteriores, no se encuentra en otras aplicacione s de
Microsoft Office. A travs de ella podremos agregar, quitar o modificar el contenido
de una celda, as como ponerle nombre a la celda o incluso ingresar una frmula de
clculo desde la ms simple hasta la ms compleja.
Nos muestra el contenido de la celda activa o cuadro de nombres , es decir, la
casilla donde estamos situados.
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El nombre de la celda slo se
muestra cuando nos pa ramos en ella.
Presionando esta opcin se puede acceder directamente al ingreso de una frmula
(simple o compleja). Este tema se ver en profundidad en el Captulo 6 Funciones.
Encabe zados de filas y columnas
Cada hoja de nuestro Libro de trabajo se encuentra dividida en filas (son 1.048.576
en cada hoja ) y columnas (tenemos 16.384 por hoja ). Cada fila y cada columna tiene
un nombre, el que se muestra en el Encabezado de la fila y de la columna, por
ejemplo, tenemos la Columna A y la Fila 1:
Si preferimos que Excel no nos muestre los encabezados de las filas y las columnas,
debemos elegir la opcin y presionar sobre el botn , elegir
y desmarcar la opcin
La interseccin de una fila con una columna es una celda , la que tambin tiene su
nombre y se muestra en el cuadro de nombres.
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Prestemos atencin al
extremo inferior derecho.
Observemos que es diferente. Es el
punto de autocompletar.
Entonces, cmo s en qu lugar de la hoja estoy posicionado? Es sencillo, el
nombre de la celda en la cual estoy posicionado se encuentra e n el cuadro de
nombres, el cabezal de la fila y la columna en la cual se me encuentro est resaltado
y adems, Excel me muestra la celda remarcada de la siguiente forma:
Para poder identificar mejor las celdas, Excel coloca lneas de divisi n entre cada
fila y cada columna:
Tenemos la posibilidad de configurar las lneas de divisin, para ello elegimos la
opcin y presionamos sobre el botn , elegimos
, si no queremos que nos muestre las lneas de divisin,
desmarcamos en . Si quer emos dar un color diferente a las
lneas, lo seleccionamos de la paleta de colores que se muestra en
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Para facilitar la ubicacin de la
informacin en el Libro, es conveniente que el
nombre de la hoja haga referencia a su contenido.
El nuevo nmero de hojas elegido se
aplicar a los prximos libros que sean abiertos,
no al libro actual.
Tambin podemos mostrar u ocultar las lneas de divisin ingresado por la solapa
, y dentro del grupo de opciones marcamos o desmarcamos
en la casill a de verificacin
La Barra de Etiquetas
Cada Libro de Excel cuenta con varias hojas, cada hoja tiene una etiqueta con su
nombre tal como se observa en la figura.
Las etiquetas tienen varias funciones:
1. Nos indica en qu hoja estamos trabajando.
2. Nos di ce cmo se llama esa hoja.
3. Nos permite cambiar una hoja de lugar, copiarla, eliminarla o insertar una
nueva hoja.
Cada vez que pedimos a Excel 2007 que nos abra un nuevo libro, lo abrir con tres
hojas de trabajo, si queremos que lo haga con un nme ro diferente de hojas
debemos ingresar por el botn de Office y a continuacin en
. Se abre un cuadro de dilogo donde en la opcin
indicamos en el casillero
la cantidad de hojas deseadas (podemos tener hasta 255 hojas).
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La Barra de Estado
La barra de estado situada en la parte inferior de los programas de Microsoft Office
muestra el estado en las opciones que estn seleccionadas para que aparezcan en la
barra de estado. Muchas opciones estn seleccionada s de manera predeterminada,
pero pode mos personalizar la barra de estado y activar o desactivar opciones.
Excel 2007 incorpora la posibilidad de personalizar la barra de estado. En versiones
anteriores de Office, la barra nos informaba ciertas cosas. En esta ocasin la barra
de estado no s informa exactamente slo lo que deseamos gracias a que es
completamente ajustable.
Para agregar o quitar elementos de esta barra se hace clic secundario (botn
derecho del ratn) sobre la barra de estado, y se despliega el siguiente men:
Las funcio nes se activan o desactivan segn la eleccin.
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Ver accesos directos en la Barra de Estado
Esta opcin, seleccionada de manera predeterminada, muestra los botones de las
vistas Normal , Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina . Podemos
hacer clic en estos botones para cambiar la vista actual.
Muestra el documento en vista normal. Es la opcin
por defecto.
Muestra el documento tal y como aparecer en la
pgina impresa.
Muestra una vista p reliminar donde se interrumpen
las pginas al imprimir el documento.
Barra de Zoom
Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de
forma rpida y precisa.
Barras de desplazamiento
Para movernos a travs del libro , ex isten barras de desplazamiento vertical y
horizontal.
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Si presionamos el botn del medio nos permite seleccionar el objeto de bsqueda
en el libro :
La mini barra
Al seleccionar una celda , Excel puede mostrar u ocultar una barra de he rramientas
cmoda, pequea y semitransparente, llamada la mini barra de herramientas. Esta
mini barra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamao
de fuente, alineacin, color de texto, formato numrico, copiar formato, ajuste de
celdas, etc.
No se puede personalizar la mini barra de herramientas.
Excel muestra la mini barra de herramientas al dejar el puntero sobre la celda y
presionar el botn secundario (derecho) del ratn. Para uti lizar la barra de
herramientas, ha cemo s clic en cualquiera de los comandos disponibles .
Esta mini barra se puede desactivar. Para ello ingresamos por el botn de Office
y a continuacin en . Se abre un cuadro de dilogo donde en
la opcin podemos desactivar la casilla
de
Pgina: marcando esta opcin, los
botones y nos habilita a
avanzar y retroceder de a una
pgina, es decir, se convierten en
AvPag y RePag.
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Desplazam iento dentro de la hoja de Excel
Desplazamiento con el teclado
Para desplazarnos en la hoja de Excel, sin utilizar las barras de desplazamiento,
tenemos las siguientes opciones:
Para moverse
Una celda en la direccin indicada.
Se mueve arriba o abajo al extremo de
la regin de datos actual.
+
+
Se mueve hacia la izquierda o derecha
de la regin de datos actual.
+
+
A travs de celdas desbloqueadas en
una hoja protegida.
Al principio de una fila.
Al principio de la hoja.
+
A la ltima celda de la hoja.
+
CTRL
CTRL
CTRL
CTRL
TABULADOR
INICIO
CTRL INICIO
CTRL FIN
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Previo a cualquier accin debemos verificar
nuestra ubicacin en la hoja.
Hacia abajo una pantalla.
Hacia arriba una pantalla.
Hacia la derecha una pantalla.
+
Hacia la izquierda una pantalla.
+
Hacia la siguiente hoja del libro.
+
Hacia la anterior hoja del libro.
+
Seleccin de celdas dentro de la hoja de Excel
En Excel es muy importante tener en cuenta dnde estamos posicionados, ya que los
cambios que efectuemos sern aplicados a la celda o rango de celdas (conjunto de
celdas) que tengamos seleccionado.
Para seleccionar una o varias celdas dentro de Excel podemos utilizar, el ratn, el
teclado o ambos a la vez.
Pinchamos en una celda cuando el puntero del ratn tiene
forma de cruz ( ) y sin soltar arrastramos hasta marcar todas
las celdas que sea necesario.
AvPg
RePg
CTRL
CTRL
AvPg
RePg
ALT AvPg
ALT RePg
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Subgerencia Formacin - UTE Versin 1.0 Pgina 41 de 377
En Excel 2007, si las celdas seleccionadas
tienen un color de relleno, ste no cambia a la vista
en el momento de la seleccin.
Mientras es tamos realizando esta operacin en la ventana de
celda activa nos indicar la cantidad de lneas y columnas
seleccionadas.
La celda en la cual comienza la seleccin se identificar con un
tono ms claro .
Si lo que se desea es seleccionar u na columna o una fila completa, se debe
hacer clic sobre el cabezal de la misma; y si son varias filas o columnas,
hacemos clic sobre la primera y sin soltar, arrastramos el ratn hasta
seleccionar todas las deseadas.
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a) Tambin podemos selecciona r toda la hoja con slo un clic!!! Dnde?
AQU
Lograremos entonces, que quede toda la hoja seleccionada de la siguiente manera:
Cantidad de columnas
seleccionadas
Cantidad de filas
seleccionadas
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Subgerencia Formacin - UTE Versin 1.0 Pgina 43 de 377
Ya vimos como realizar una seleccin de celdas continuas, y vimos que para
ello es suficiente el empleo del ratn. Si en cambio, queremos seleccionar
celdas distantes, al ratn lo debemos ayudar con el teclado. Haciendo click con
el ratn mientras se mantiene presionada la tecla podremos seleccionar
celdas, filas o columnas que no se encuentren junt as.
+
CTRL
En el momento de hacer el
clic, en el cuadro de nombre,
se muestra la cantidad de
filas y columnas que co ntiene
la hoja
Grupos de Celdas
cliqueadas
-
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En la tabla que se presenta a continuacin les contaremos como
seleccionar celdas, columnas o filas utilizando nicamente el
teclado:
Par de celdas
cliquead as
Si en lugar de utilizar la tecla
CTRL
utilizamos
Shift
, la seleccin seria las celdas
comprendidas en el rectngulo imaginario que
tuviera como aristas opuestas del mismo las
celdas cliqueadas.
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Seleccin
Extender la seleccin
+
Extender la seleccin al extremo de la
regin actual de datos.
+ +
Extender la seleccin al principio de la
fila.
+
Extender la seleccin al prin cipio de la
hoja.
+ +
Seleccionar una columna entera.
+
Seleccionar una fila entera.
+
Quitar la seleccin y quedar en la celda
activa.
+
Extender la seleccin hacia abajo una
pantalla.
+
CTRL
Shift
Shift
Shift
INICIO
Shift
INICIO CTRL
CTRL
Shift
ESPACIO
ESPACIO
Shift
AvPg Shift
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Extender la seleccin hacia arriba una
pantalla.
+ +
Selecciona todas las celdas de una
hoja.
+ +
Otros modos para desplazarnos y seleccionar
MODO FIN :
Con la tecla se activa o desactiva un modo especial de movimiento o de
seleccin, a travs de la hoja de Excel. Al activar la tecla, en la barra de estado se
puede ver indicando que el modo est activo (siempre y cuando esta
opcin este agregada en la misma) .
Para moverse :
Para moverse
Un bloque de datos en la fila o columna
(si no hay datos va hasta la ltima
celda)
A la ltima celda en uso de la hoja
(esquina inferior derecha)
FIN
FIN
INICIO
RePg Shift
Shift
CTRL ESPACIO
-
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A la ltima celda en u so de la ltima
columna en uso
Para seleccionar :
Seleccionar
Extender la seleccin hacia el final del
bloque de datos en la direccin de la
flecha.
+
Extender la seleccin hacia la lti ma
celda del bloque de datos (esquina
inferior derecha).
+
Extender la seleccin hacia la ltima
celda de la fila actual hasta donde llega
el bloque de datos.
+
a) Intro
INICIO
Shift
Shift
Shift
FIN
INTRO
INTRO
-
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MODO DESPL. :
Con l a tecla se activa o desactiva el modo despliegue, en este modo se
mueve la pantalla, no el cursor. Al igual que en el caso anterior, el modo se indica en
la barra de estado.
Para moverse :
Para moverse
Arriba o abajo una fi la
Izquierda o derecha una columna
A la esquina superior izquierda de la
ventana
A la esquina inferior derecha de la
ventana
Bloq
Des pl
INICIO
Bloq
Despl
FIN
la traduccin al espaol est
mal la etiqueta y dice: Bloq
Mays
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Para seleccionar :
Seleccionar
Extender la seleccin hacia la celda
superior izquierda de la ventana.
+
Extender la seleccin hacia la celda
inferior derecha de la ventana.
+
Ayuda de Excel
Para acceder a la ayuda de Excel se puede hacer haciendo clic en el icono en la
parte superior derecha del ce ntro de control o simplemente presionando la tecla
Dependiendo de si contamos o no con conexin a internet, el men que nos
despliega es diferente.
Adems es bueno precisar que en esta versin de office no se encuentra el clsico
ayudante que vena en versiones anteriores.
Shift
INICIO Shift
FIN
Bloq
Despl
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2. Manejo de Libros
En este captulo veremos cmo abrir y crear nuevos libros de Excel as como
comenzar a insertar los primero datos en una hoja.
Trabajar en un nuevo libro de Excel 2007
Por defecto Excel abre un nuev o libro en el momento que iniciamos la aplicacin.
No obstante si deseamos abrir adems un nuevo libro hay varias formas. La primera
y ms intuitiva es ir al botn de office y luego hacer clic en
Al seleccionar esta opcin se despliega el cuadro d e dilogo:
Aqu se podr indicar si ser un libro en blanco, si ser un nuevo libro basado en uno
existente, si se tomar una plantilla como modelo, etc. Tambin se puede optar por
utilizar alguna de las tantas plantillas Online existentes en el sitio de Microsoft, las
que se encuentran agrupadas en categoras (para esto ltimo el usuario requiere
contar con acceso a Internet).
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Una plantilla puede sernos til cuando usamos
muchas veces un libro con la misma estructura. Por ejemplo,
para realizar informes de ventas, listas de asistencia,
informes de gastos, etc.
En el caso ms comn que es la realizacin de un libro en blanco - se selecciona:
y luego se oprime
Nuevo libro desde pl antilla
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos libros . En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao,
etc., de todo el libro , as como los formatos de las tablas, l os grficos , filt ros
aplicados, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.
Para utilizar las plantillas, debemos seleccionarlas desde el panel
izquierdo del cuadro de dilogo nuevo libro .
Una plantilla es un libro de Excel 2007 con la ca racterstica de que
el tipo de libro es plantilla de libro (. xltx )
Un ejemplo de plantilla es Normal.xltx . Cada
vez que abrimos un libro nuevo estamos utilizando la plantilla
Normal. xtlx . Excel 2007 asigna la plantilla Normal. xtlx
automticamente al cre ar un nuevo libro. Esta plantilla es la que
contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que
tienen por defecto los libros nuevos.
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Excel 2007 dispone de otras muchas plantillas modelo para realizar informes de
gatos, amortizacin de p rstamos , informe de ventas, hojas de asistencia, etc.
vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas
para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a
partir de un libro Excel. Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios
de introduccin de datos con controles ms complejos.
Esta seccin permite visualizar las plantillas instaladas.
Seleccionamos la que ms se ajuste a nuestras necesidades y presionamos el botn
Las p lantillas se caracterizan por tener un estilo y estructura creados anteriormente.
Slo ser necesario rellenar los campos con los datos necesarios para finalizar el
libro.
Crear un libro a partir de una plantilla es tan sencillo como esto.
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Se nos o frece la posibilidad de navegar por las plantillas existentes en la web de
Microsoft por si deseamos descargar algunas de ellas (para hacerlo necesitamos
conexin a Internet).
Abrir un libro de Excel 2007
Para abrir un libro creado previamente que tenemos en algn lugar del sistema de
archivos. Vamos al botn de office y seleccionamos
Se nos mostrar un dilogo como el siguiente donde podemos explorar diferentes
lugares del disco duro as como recursos de red que tengamos mapeados. All
tendremos que buscar y seleccionar el libro que deseamos abrir y dar clic en Abrir.
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Descripcin de la caja de dilogo:
Nos permite seleccionar la unidad o carpeta en la cual se encuentra archivado el libro
que deseamos abrir.
A travs de los distintos boton es que aparecen en esta barra de navegacin podemos
cambiar la seleccin indicada en
Permite que nos movamos un nivel hacia arriba.
Elimina el archivo seleccionado.
Con esta opcin podemos crear una nueva carpeta que dependa de aquella que se
mu estra en el recuadro Buscar en.
Podemos crear una nueva carpeta donde abrir o buscar nuestros archivos, si es que
an no ha sido creada.
Este es el botn de vistas, contiene las opciones para ver de diferente forma los
archivos o carpetas. Las vistas que presenta son: Lista , Detalles y Propiedades .
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A travs de la opcin Herramientas accedemos a un men que nos permite eliminar
el archivo, cambiarle de nombre , imprimirlo , agregar el archivo a la carpeta
favoritos , conectarse a una unidad de red y v er las propiedades de los
archivos.
Si conocemos el nombre del archivo lo ingresamos en este recuadro.
Permite abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicacin o versin de Excel.
Una vez que ubicamos el archivo que necesitamos hacemos clic en el botn abrir.
Ingreso de datos
Para comenzar a trabajar en Excel e ingresar datos, debemos primero ubicarnos en
alguna de las celdas de la hoja de clculo. Para ello la forma ms sencilla es hacer
clic con el mouse en una celda.
Luego utilizand o el teclado comenzamos a ingresar la informacin, esta obviamente
puede ser texto o nmeros.
Por defecto Excel alinea a la izquierda si se trata de texto los datos ingresados o
alinea a la derecha de la celda si son valores numricos.
Tambin tenemos la
posibilidad de abrir el
archivo slo como
lectura o como copia .
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Cada dato se i ngresa en una celda diferente . En el ejemplo, el texto, a pesar de que
son varias palabras , es un solo dato y por eso va en una sola celda.
Luego de que ingresamos los datos, si presionamos la tecla enter o intro, el cursor se
posicionar en la celda inf erior. Si presionamos TAB el cursor se posicionar en la
celda de la derecha.
Sobre la parte superior de la hoja se puede visualizar la barra de frmulas.
En ella en el momento que se estn ingresando los valores se habilitan 3 botones.
Sirve para ca ncelar el dato que estamos ingresando.
El tilde azul sirve para ingresar el dato.
El tercero abre el asistente para ingresar una frmula. Al hacer click sobre l se
abre una caja de dilogo en la cual se puede indicar las operaciones numricas o
funcio nes que se realizarn (ms adelante retomaremos el tema).
A la derecha est el cuadro que muestra propiamente el dato que estamos
ingresando.
Ntese que una forma alternativa de ingresar datos en una celda es luego de
posicionarse con el mouse, ir a este cuadro en la barra de formulas y ah ingresar
directamente el valor.
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Edicin de celdas
Diremos que una celda se encuentra editada cuando se le est ingresando
informacin o cuando habilita la modificacin de la informacin existente.
Para editar una ce lda, nos posicionamos en la misma y hacemos clic con el botn
primario (izquierdo) con el mouse en la barra de frmulas.
La barra de frmulas permite la edicin de la celda como se maneja en otras
aplicaciones la edicin de texto y al igual que en el caso anterior, el cursor marca la
posicin donde se va insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del
teclado o con un clic del ratn en el lugar deseado.
Se va mostrar el cursor en el lugar en donde comienza la edicin. Por defecto el
modo de edicin predeterminado es el de insercin, es decir que se ingresa texto y
no se sobrescribe lo que haya. Para cambiar al modo de sobrescribir se presiona la
tecla
El cursor se comporta de manera diferente de acuerdo al modo seleccionado.
En l a siguiente figura se muestra el cursor con un resaltado negro, indicando modo
sobrescritura.
Para borrar y corregir los datos ingresados, se utilizan bsicamente las teclas
y , ambas teclas tienen la funcin de borrado, pero la primera
borra el texto hacia adelante y la segunda lo borra hacia atrs.
Supr
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Por ejemplo, corrijamos el texto: Esto es una pruerba
Luego debemos confirmar el ingreso de la informacin con un enter o con un clic en
el botn de la barra de frmula s; tambin podemos cancelar la accin con el
botn de la barra de frmula o presionando la tecla
Otra forma de edicin de celdas es a travs del teclado presionando la tecla
Utilizando esta opcin la celda en la cual se encuentra ingresado el dato presentar,
al final del mismo, un cursor tintineante, esto posibilita que nos desplacemos dentro
de la celda con las flechas de direccionamiento y modifiquemos la informacin
ingresada.
Guardar el libro
No es necesario esperar a finalizar nuestro trabajo para salvarlo, por el contrario, es
recomendable ir guardando a medida que vamos avanzando en el mismo.
Guardar por primera vez
Para guardar por primera vez , existen tres caminos a seguir:
A travs del botn de Office , seleccionando la opcin
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A travs del botn de Office , seleccionando la opcin
A travs del botn de la barra de herramientas de acceso rpido.
Seleccionando cualquiera de las tres opciones, accedemos al siguiente cuadro de
dilogo, que nos permite cambiar el nombre del arc hivo, el tipo y la carpeta que lo
contiene:
En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas
que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo
aqu debe mos indicar la carpeta o directorio dentro del cual va mos a
guardar el libro.
Por defecto aparecer la carpet a predeterminada . Si queremos
guardar nuestro archivo en otra carpeta debe mo s buscarla y hacer doble clic sobre
ella para copiarla en el campo
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Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como ...
debemos ir al Botn Office , y hacer clic en el botn . All
aparecer un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora
, donde aparecern las opciones a modificar.
En esta seccin podemos indicar la carpeta do nde se guardarn nuestros archivos en
forma predeterminada.
Tambin definir el tipo de archivo por defecto en que Excel salvar nuestros libros:
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Adems podemos indicarle a Excel que realice autoguardados cada un
determinado perodo de tiempo, de maner a tal de tener archivos de respaldo
para nuestro trabajo:
En la casilla siguiente, podemos definir el sitio donde deseamos sean guardados
nuestros archivos de respaldo:
Estructura de archivos
La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de
archivos de Windows.
Para des