manual estoque v10

1 (Manual Estoque.doc)

Manual Estoque / Custos

Versão 4.0

(23/03/2010)


Módulo Estoque / Custos O Ambiente Estoque/Custos tem por finalidade principal o controle de materiais movimentados e armazenados pela sua empresa, além do custo incorrido sobre este material.

Para possibilitar esse controle, o Sistema conta com as técnicas de controle de materiais:

• Controle de valores e quantidades em estoque• Planilha de formação custo/preço de venda • Controle dos movimentos• Rastreabilidade • Custo médio/FIFO • On-line • Seqüencial • Diário • Mensal • Real x previsto• Custo de reposição em moedas fortes• Projeção do consumo médio • Pesos • Tendência - Método estatístico de regressão linear• Classificação ABC com base no consumo e preço atual• Cálculo do lote econômico pela curva ABC • Cálculo do ponto de pedido • Cálculo do custo de reposição (padrão) por moeda• Rastreabilidade desde o recebimento até a produção • Controle de qualidade • Saldo por endereço • Capacidade de armazenamento• Custo em partes • Potência de lotes

• Tratamento de variação cambial/reatualização de custos

Abaixo detalhamos as principais rotinas:

ATUALIZAÇÕES

Cadastros

O passo mais importante para viabilizar o sistema Protheus é efetuar corretamente os cadastros. Desta forma, é necessário conhecer as informações referentes a seus campos e possibilidades.

Em caso de dúvida sobre o preenchimento de um campo, clique sobre ele e tecle "[Enter]" + "F1". O help do campo aparecerá na forma de uma caixa de diálogo.


Cadastros \ Produtos

Este cadastro contém as principais informações sobre produtos e serviços adquiridos, fabricados ou fornecidos pela empresa, propiciando o seu controle em todos os ambientes do sistema.

A definição de produto é genérica e abrange muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de atuação da organização, bem como do ambiente utilizado.

Vale ressaltar a importância de uma correta definição de codificação dos produtos, bem como uma adequada classificação contábil e fiscal.

Incluindo um Produto

É possível efetuar a manutenção nos cadastros de produtos e atualizar os seus dados complementares (rotina Complementos de Produtos) em uma única tela, conforme configuração dos parâmetros exibidos pela tecla [F12].

Para isto, antes de incluir ou alterar um produto, na janela de manutenção da rotina Cadastros de Produtos, tecle [F12]. Será apresentada a janela "Parâmetros", configure a pergunta "Prod. e Complemento?" com "Sim".

O sistema apresenta a tela de manutenção do cadastro de produtos subdividida em pastas: "Produto" e "Complemento".

A operação de cadastramento dos produtos pode ser agilizada através da opção "Cópia" do menu da janela de manutenção de produtos.

Cópia - Esta opção do cadastro de produtos foi desenvolvida para facilitar o cadastramento de produtos com características semelhantes. O sistema apresenta todos os campos tal qual foram configurados para um determinado produto previamente selecionado numa janela de inclusão, possibilitando o cadastramento de um novo produto.

Para cadastrar um produto utilizando a opção "Copiar":

1. Na janela de Manutenção do Cadastro de Produtos, posicione o cursor sobre o produto a ser copiado.

2. Clique na opção “Copiar”.

O sistema exibe a tela de inclusão apresentando todos os campos preenchidos da mesma forma como foram preenchidos para o produto selecionado.

3. Informe o código e descrição do novo produto a ser cadastrado, e se necessário altere/preencha os campos que desejar.

4. Confira os dados e confirme a inclusão.

Procedimentos

Para incluir um produto:

1. Na janela de manutenção de Produtos, selecione a opção "Incluir".

O sistema apresenta a tela de inclusão subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informações.

As pastas e campos são selecionados e apresentados conforme o ambiente utilizado, ou seja, em alguns ambientes podem ser exibidos mais pastas e campos do que em outros.

2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo. Observe, porém, as funções das seguintes pastas e campos: Pasta "Cadastrais" - Nesta pasta são informados os dados de identificação do produto como código, tipo de produto, unidade de medida primária e secundária, uso de controles específicos por produto como uso de rastreabilidade, alçada, endereçamento e outras.

Pasta "MRP" - Esta pasta define as condições para suprimento do produto. Estas informações são utilizadas pelas rotinas Solicitação por Ponto Pedido e Explosão das Necessidades da Ordem de


Produção, que calculam automaticamente a necessidade de compra ou produção.

Pasta "Impostos" - Alíquota ICMS

Este campo define a alíquota de ICMS somente para produtos com tributação específica, como por exemplo, Telecomunicações - 25%.

Se não informada, o sistema considera a alíquota padrão para operações internas do Estado conforme definido no parâmetro "MV_ICMPAD".

As alíquotas para operações interestaduais são tratadas automaticamente pelo sistema. • Alíquota IPI

Este campo define a alíquota de IPI conforme a TIPI - Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados. • Origem

Deve ser selecionado o código de origem do produto, utilizado na emissão das Notas Fiscais e nos Livros Fiscais para tributação da mercadoria: 0 = Nacional, 1 = Estr. (Importação Direta), 2 = Estr. (Adquirida mercado interno). • Alíquota ISS

Este campo define a alíquota de ISS para serviços com tributação específica.

Se não informada, o sistema considera a alíquota padrão do seu município, conforme definido no parâmetro "MV_ALIQISS".

Pasta "CQ" - Esta pasta define os critérios para identificação dos produtos que devem ser enviados ao controle de qualidade.

Pasta "Outros" - Nesta pasta são apresentados os dados adicionais do produto para integração com ambientes Field Service, Gestão de armazenagem e Importação e Exportação.

3. Confira os dados e confirme.


Considerações CQG

A indicação do Grupo, na maioria dos casos, já sugere a Cta Contábil, e é importantíssima para sugestão do fornecedor que deve ser cotado num possível processo de compras. No caso do módulo Estoque/Custos, o sistema considera o cadastro de produtos para contabilização, por isso, torna-se indispensável uma correta classificação contábil dos itens.

Cadastro \ Complemento de Produto

Muitas vezes é necessário para a empresa manter dados adicionais sobre um produto, desta forma, o cadastro de complemento de produto permite guardar esses dados sem alterar o cadastro de produtos. Entre essas informações, podem ser armazenadas tabelas de preços, medidas, nome científico, certificado de qualidade e outros dados.

É importante lembrar que, para cadastrar o complemento de um produto, é necessário ter o produto já cadastrado (Cadastro de Produtos).

Cadastros \ Unidade de Medida

Neste cadastro são registradas todas as unidades de medida a serem utilizadas no sistema. Todo produto cadastrado no Protheus deve, obrigatoriamente, ser associado a uma unidade de medida, caso contrário, não será permitida a conclusão do cadastro do produto.

O Protheus permite ao usuário a utilização de duas unidades de medidas:

Unidade de Medida Padrão

Utilizada em todos os movimentos, desde a compra até a venda.

Unidade de Medida Secundária

Utilizada em transações em que as partes trabalham com unidades de medidas distintas, sendo obtida a partir do fator de conversão determinado.


Exemplo:

• Unidade de Medida do Fornecedor = (kg) 0,3 quilos;• Unidade de Medida da Empresa = (gr) 300 gramas; • Fator de Conversão = 1000.

O Sistema controla o saldo nas 2 unidades, mas o custo unitário reflete o valor na unidade padrão.

A unidade de medida secundária será selecionada nas rotinas de movimentação. Em alguns casos, o Sistema sugere uma unidade de medida, mas o usuário poderá alterá-la.

Cadastro \ Grupo de Produto

Quando os produtos estão reunidos em grupos, se torna mais prático selecioná-los nas operações de processamentos, geração de consultas e emissão de relatórios, e até mesmo a identificação de produtos que necessitam de tratamentos específicos, como por exemplo, cuidados especiais de manipulação, condições de armazenamento e embalagens apropriadas. Pois, basta informar um grupo ou intervalo de grupos, para que todos os produtos neles contidos sejam considerados.

Outra vantagem da classificação de produtos é a possibilidade da organização dos dados de relatórios, das quebras e de totalização por grupos de produtos.

Considerações CQG:

A definição desta tabela é de responsabilidade da Matriz que é acionada quando uma nova necessidade ocorre. Nesta tabela há o campo “Cta Contábil”, exclusivo CQG, que quando preenchido sugere no cadastro de produtos a conta indicada pelo Grupo selecionado. Vale ressaltar a importância do “Grupo” para definições dos prováveis fornecedores dos produtos.


Cadastro \ Tipo de Movimentação

Como ocorrem os movimentos de materiais no estoque

Os movimentos de materiais em estoque podem ser definidos como as operações de entrada e saída de um material em um armazém. Estes movimentos podem ocorrer durante a produção de determinado produto, na entrada ou saída de documentos fiscais (externas), na transferência entre armazéns, etc.

Para classificar e determinar as regras de atualizações decorrentes dos movimentos dos materiais no estoque, o Protheus utiliza duas tabelas:

TES - Tipos de Entradas e Saídas: classificam os movimentos externos de entrada ou saída dos materiais (como compras e faturamento); TM - Tipo de Movimentação: classificam as movimentações internas de materiais decorrentes das requisições, devoluções e produções.

Função dos Tipos de Movimentação

O cadastro de Tipos de Movimentação é de extrema importância, uma vez que identifica as regras dos movimentos internos de materiais (requisição, devolução e produção). O TM define se nas movimentações internas deve ser atualizado o saldo de empenho, transferência para CQ (em caso de produção), liberação de pedidos de vendas associados e outros.

Para facilitar a identificação dos movimentos internos, o Protheus padroniza o intervalo de códigos conforme os tipos de movimentos: entradas ou saídas. Veja a seguir.

Movimentações Internas de Entrada de Material em Estoque

As operações internas de entrada de materiais em estoque devem utilizar os códigos de 0 a 500; com exceção do 499, reservado pelo sistema para registro de entradas decorrentes de atualizações automáticas, como por exemplo, transferências entre armazéns (saída e entrada simultâneas), estornos de produção.

Os tipos de movimentos internos que caracterizam as entradas em estoque são:

Códigos

Entrada de Material

Tipos Função

0 a 500

(o 499 é reservado)

D - Devolução Registra uma entrada de saldo, “devolvendo” um saldo anteriormente requisitado ou simplesmente uma entrada de saldo sem justificativa formal.

P - Produção Registra uma entrada de saldo por apontamento de produção.

Movimentações Internas de Saída de Material em Estoque

As operações internas de saída de materiais em estoque devem utilizar os códigos de 501 a 999; com exceção do 999, reservado pelo sistema para registro de saídas decorrentes de atualizações automáticas, como por exemplo, transferências entre armazéns (saída e entrada simultâneas), requisições automáticas geradas pelo registro da produção.

Os tipos de movimentos internos que caracterizam as saídas em estoque são:

Códigos

Saída de Material

Tipos Função

501 a 999

(o 999 é reservado)

R - Requisição Registra uma saída de saldo por requisição e conseqüente consumo de saldo


O cadastro de Tipos de Movimentação é de extrema importância, já que identifica as regras dos movimentos internos de materiais (requisição, devolução e produção). A importância é semelhante ao cadastro de TES (Tipos de Entrada e Saída), que controla a movimentação externa dos produtos.

Cadastro \ Tipo de Entrada e Saída

O Cadastro Tipo de Entrada e Saída (TES) é responsável pela correta classificação dos documentos fiscais de entrada e saída registrados no sistema. Seu preenchimento deve ser efetuado com muito cuidado, pois através deste é possível:

• calcular os tributos pertinentes ao documento registrado (entrada ou saída), bem como, definir sua escrituração nos Livros Fiscais de ISS, ICMS e IPI (integração com o ambiente SIGAFIS - Livros Fiscais);

• controlar a entrada e saída de produtos/valores no estoque (integração com os ambientes: SIGAEST - Estoque e Custos, SIGAFAT - Faturamento e SIGACOM - Compras), atualizando os custos de entrada e saída;

• incluir automaticamente títulos na carteira a receber (vendas/saída) e na carteira a pagar (compras/entradas) (integração com os ambientes SIGAFAT - Faturamento e SIGACOM - Compras);

• agregar despesas ao custo do projeto ou as receitas recebidas no projeto (integração com o ambiente SIGAPMS - Gestão de Projetos);

• calcular impostos variáveis relativos à tributação específica, como por exemplo, impostos localizados.

Basicamente, um tipo de entrada e saída é formado por um código definido pelo usuário (seguindo as especificações abaixo descritas), um CFOP - Código Fiscal de Operações e Prestação pré-definido (descrito na tabela 13 do sistema) e as diversas configurações que podem ocorrer para cada CFOP, com incidência ou não de tributos. Desta forma, diversos TES podem utilizar o mesmo CFOP.


Tipos de TES

Na inclusão do TES, é necessário observar a definição do campo "Cód. do Tipo" (código do tipo de entrada ou saída) que deve ser preenchido segundo o critério:

Cód. do Tipo Uso

0XX a 4XX e 500 Documentos de Entrada

5XX a 9XX (exceto o 500)

Documentos de Saída

No campo "Cód. Fiscal" deve ser informado o CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação), o primeiro dígito indica o tipo de operação fiscal (agrupados segundo a localização do estabelecimento remetente ou o local de início da prestação de serviço):

1 Entrada de material ou bem de origem interna ao Estado do usuário ou aquisição de serviços iniciados no mesmo Estado;

2 Entrada de material ou bem de origem externa ao Estado do usuário ou aquisição de serviços iniciados em outro Estado;

3 Entrada de material ou bem de procedência estrangeira, importado diretamente pelo estabelecimento ou aquisição de serviços iniciados no exterior;

5 Compreende as operações em que os estabelecimentos envolvidos estiverem localizados no mesmo Estado;

6 Compreende as operações em que os estabelecimentos envolvidos estiverem localizados em Estados distintos;

7 Compreende as operações em que o destinatário estiver localizado em outro país.

Os demais dígitos devem ser informados conforme a operação fiscal, veja a seguir alguns exemplos: • Para os documentos de entrada, verifique Códigos Fiscais de Entrada. • Para os documentos de saída, verifique Códigos Fiscais de Saída.

Após a utilização de um TES (Tipo de Entrada ou Saída) para classificação de um documento fiscal, este não deve ser alterado. Visto que, o TES é um dos principais cadastros, responsável em efetuar a integração com outros ambientes.

Para mais informações, consulte o Ajuste SENIEF nº 03 de 24/09/94, DOU de 05/10/94.

Considerações CQG:

Na CQG utilizamos o TES para definir algumas contabilizações específicas de cada obra, por isso, o seu cadastramento implica numa correta avaliação e verificação do seu impacto contábil e fiscal. São muito utilizados principalmente para a elaboração dos Lp´s (Lançamentos Padrões) dos módulos Estoque e Faturamento.

Cadastro \ Fornecedores

Fornecedor é uma entidade que tem por objetivo suprir as necessidades de produtos, ou serviços de uma empresa, seja ela nacional, ou não. Quando o fornecedor é um prestador de serviços, o serviço por ele fornecido deve existir no Cadastro de Produtos.

Neste cadastro, podem ser registrados fornecedores do tipo: pessoa física, pessoa jurídica ou outros (exterior - uso para importação). O pagamento dos fornecedores poderá ser efetuado através de títulos a pagar gerados pelos registros dos documentos de entrada ou por registros manuais utilizando os recursos disponíveis no Ambiente Financeiro.

O devido preenchimento deste cadastro é importante para definir o perfil completo do fornecedor, dados que poderão ser utilizados em outras rotinas do sistema.


Importante

É importante destacar também os cadastros de amarrações "Produto X Fornecedor" e "Grupo X Fornecedor”, pois vinculam um fornecedor a um ou mais produtos, ou grupos de produtos. Entretanto, o sistema permite que sejam recebidos produtos e serviços de outros fornecedores, mesmo que não haja amarração.

As amarrações "Produto x Fornecedor" e "Grupo x Fornecedor" são essenciais para a geração das cotações de compras a partir da solicitação de compras.

Procedimentos

Para cadastrar um fornecedor:

1. Em "Fornecedores", selecione a opção "Incluir".

O sistema apresenta a tela de inclusão subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informações.

2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo. 3. Observe, porém, o preenchimento de alguns campos nas seguintes pastas:

Pasta "Cadastrais" - Nesta pasta deve-se informar os dados de identificação do fornecedor, tais como: código, loja, razão social, nome fantasia, endereço, município, estado, CEP, caixa postal, tipo (jurídico, físico ou outros), CNPJ/CPF, RG, DDD, DDI, telefone, e-mail etc.

Pasta "Adm/Fin" - Nesta pasta deve-se informar os dados para controle administrativo/financeiro do fornecedor, tais como: código do banco, agência e conta corrente do fornecedor, natureza financeira, condição de pagamento, maior compra, média de atraso, maior saldo, número de compras, saldo em duplicatas, saldo em moeda forte (ex.: saldo em dólar), conta contábil (esta informação é utilizada para integração contábil) etc.

Importante

Os dados de histórico do fornecedor são atualizados à medida que os movimentos de entrada de materiais são registrados.

Os campos "Banco", "Cód. Agência" e "Cta. Corrente" são utilizados na impressão do borderô de pagamentos. Para utilizar este recurso, as contas dos fornecedores também devem ser cadastradas na rotina Cadastro de Bancos.


A condição de pagamento informada para o fornecedor será sugerida no pedido de compra.

Pasta "Fiscais" - Nesta pasta são digitadas as informações para definição dos impostos que devem ser calculados e recolhidos por ocasião da entrada de materiais de um fornecedor, de acordo com a legislação vigente.

Para o Brasil os impostos são: tipo de contribuição social, recolhe ISS, código municipal da Zona Franca de Manaus, calcula INSS, grupo de tributação, etc. • Pasta "Compras" - Nesta pasta são definidas as características do fornecedor relacionadas às compras, tais como: nome do contato no fornecedor, código da transportadora do fornecedor comumente utilizada, data da primeira compra, data da última compra, utilização do comércio eletrônico etc.

• Pasta "Outros" - Esta pasta apresenta os dados adicionais do fornecedor, ou específicos para alguns ambientes:

Nos ambientes de Importação, Exportação, Contabilidade de Importações e Financiamento de Importações esta pasta contém importantes informações para identificação do fornecedor/fabricante e dados do representante.


Estoques

Estoques \ Saldos Iniciais

Por meio dos saldos iniciais, pode-se controlar cada item do estoque em quantidade e valor.

Para cada item em estoque, o Sistema mantém três saldos em quantidade e valor:

• Saldo Inicial;

É o saldo no início do período (normalmente mês), utilizado para reprocessamentos do recálculo do custo médio e no acerto do saldo atual. No fechamento é atualizado pelo saldo final, desde que seja feita a limpeza dos movimentos, pois o saldo inicial deve estar coerente com o movimento mais antigo.

• Saldo Final;

É o saldo final do período (normalmente mês), utilizado para emissão dos relatórios de fechamento. É atualizado pelo Recálculo do Custo Médio ou em tempo real (on-line).

• Saldo Atual.

É o saldo on-line que pode também ser calculado pelo programa de Saldo Atual, com base no saldo inicial e no movimento existente nos arquivos.


Estoques \ Saldos em Estoque

Essa rotina trabalha como uma consulta aos saldos físicos e financeiros dos itens que tiveram movimentação de estoque, dados sobre empenhos, data do último inventário, endereçamento e saldo para endereçar e outros.

Procedimentos

Para consultar o saldo em estoque:

1. Na janela de Manutenção de Saldos em Estoque, posicione o cursor sobre o item a ser consultado e clique na opção "Visualizar".

O sistema apresenta a tela de visualização.

2. Verifique os dados e confirme.

Através dessa opção, é possível determinar a alocação (localização) física dos produtos nos almoxarifados.

Movimentos de Entrada

Movim. De Entradas \ Nt. Fiscal Entrada

Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualização on-line de dados financeiros e de estoque e custos.

Além disso, esta rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lançamentos efetuados.

Este processo consiste na confirmação dos valores do recebimento, na informação das tributações aplicadas e dos dados contábeis financeiros.

O campo "Espécie do Documento" determina o tipo do documento de entrada, que pode ser:

Normal Tipo de nota fiscal com características padrões.

Complemento de Preço Basicamente a única diferença da nota normal está no campo

quantidade que deve ser igual a zero. Para tanto, o “Tipo” da nota deve ser “C”.

Complemento de ICMS Este caso surge quando a alíquota ou valor do ICMS da nota for menor que o devido. A nota deve conter o código do(s) produto(s), e no pé da nota, a alíquota e o valor da diferença do ICMS. Não gera duplicata, mas no caso de entrada, há necessidade de se alterar o custo, desde que tenha direito a crédito. No livro será considerado o conteúdo dos campos “Livros Fiscais ICM” (F4_ICM) e o valor do IPI nunca será calculado.

Para cálculo do custo, somente será considerado se for definido “Credita ICMS S/N” no TES como “S”.

Procedimentos: Tipo da Nota - “I”, código do produto igual ao original, quantidade e valor para cálculo. O valor de ICMS é informado no próprio campo. Também deve ser informado o número da nota fiscal original.

Complemento de IPI Distingue-se do ICMS, pois a diferença é cobrada. Este caso surge quando alíquota ou o valor do IPI da nota for menor


que o devido. A nota deve conter o código do(s) produto(s), e no pé da nota, a alíquota e o valor da diferença do IPI. Gera duplicata e no caso da entrada, há necessidade de se alterar o custo, desde que tenha direito a crédito. No livro é apresentado apenas o valor do IPI. Base zero. O valor do ICMS será calculado se o campo “IPI na base” estiver “S”.

Para cálculo do custo, somente será considerado se for definido “Credita IPI S/N” no TES como “S”.

Procedimento: Tipo da Nota - “P”. Também deve ser informado o número da nota fiscal original.

Beneficiamento Quando se envia um determinado produto para

guarda/reparo/beneficiamento em terceiros, o sistema disponibiliza um controle sobre estas quantidades.

Devolução A nota de devolução é emitida toda vez que uma Nota Fiscal

de Saída é gerada e por algum motivo deve retornar à empresa. Há três formas possíveis de se anular uma nota:

A simples exclusão de uma nota digitada incorretamente.

Esta opção é feita em tela própria e estorna todas as atualizações procedidas em sua implantação (atualização do estoque, do pedido, da carteira de títulos, do livro fiscal e dos lançamentos contábeis).

O cliente não chegou a receber a mercadoria.

Neste caso, volta à própria nota emitida e o emitente tem que fazer uma Nota de Entrada. Esta nota leva o código fiscal "199" e, desde que haja uma autorização do Posto Fiscal, ela pode ser impressa no próprio documento usado para vendas. Informam-se os dados no programa "Documento de Entrada" e dá-se o mesmo tratamento de uma compra. Os dados são gravados nos Arquivos "Itens de NFs de Entrada" e "Cabeçalho das NFs de Entrada". Caso o conteúdo do campo "Gera Dupl." (F4_DUPLIC) seja igual a "S", será gerado um título de abatimento (Notas de Crédito) ao cliente no arquivo de Contas a Receber. O programa (Linguagem AdvPL) de emissão de nota deve conseguir imprimir este tipo de nota.

O cliente recebeu a mercadoria e fez uma devolução com sua própria nota.

Frete/Seguro/Desp. Acessórias O frete pode ser cobrado na nota. O seu valor é digitado. O ICMS é tributado pela maior alíquota da nota. O IPI é tributado por uma alíquota proporcional aos pesos dos itens da nota. Caso não exista o peso, o cálculo é proporcional ao valor. O valor do frete em si, também é distribuído ao custo dos produtos. O crédito do ICMS e IPI é dependente dos TES dos produtos. Na entrada pode ainda haver o caso da Nota de Conhecimento, ou seja, o frete é cobrado pela transportadora. Uma forma é simplesmente lançar esta nota em despesa. Mesmo assim, ela sai no livro fiscal, sem recuperação de impostos (coluna “Outros”) com código fiscal próprio. Outra forma é mencionar o código do produto


transportado, com isso, o custo do frete vai para ele. Os tributos são recuperados de acordo com o TES e a base é reduzida (80%). O tipo da nota é “C”, pois não se digita a quantidade.

Procedimentos:

Para incluir um documento de entrada:

1. Em Documento de Entrada, pressione a tecla [F12].

É apresentada a tela de parâmetros para configuração da rotina.

2. Configure os parâmetros conforme orientação do help de campo e confirme para retornar à janela de manutenção de Documento de Entrada.

3. Selecione a opção "Incluir".

O sistema apresenta a janela "Documento de Entrada - Incluir", dividida em áreas:

•

Cabeçalho - Nesta área são informados os dados de identificação do documento de entrada, tais como: tipo da nota fiscal (normal, devolução, beneficiamento, complementar ICMS, complementar de IPI e complementar de preço/frete), tipo de formulário, número/série do documento, data de

emissão do fornecedor, código/loja do fornecedor, espécie do documento, estado origem, filtra

medição, etc.

Observe o preenchimento do campo "Form. Prop.": • "Sim"

O Sistema bloqueia o preenchimento dos campos "Número" e "Série" e ao confirmar a inclusão do Documento de Entrada, abre uma janela para selecionar o número do Documento de Entrada.

Esta opção deve ser utilizada quando o número do Documento de Entrada é administrado pelo cliente e estiver previamente cadastrado. • "Não"

Informe o número do Documento de Entrada.

Esta opção deve ser utilizada quando o número do Documento de Entrada é não é


administrado pelo cliente, deve ser informado o número que consta no documento físico. • Itens - Nesta área são informados os relacionados aos itens do documento de entrada, tais como: código do produto, unidade de medida, segunda unidade de medida, quantidade, valor unitário, valor total do item, valor do IPI, valor do ICMS, tipo de operação, tipo de entrada, código fiscal, desconto no item, alíquota de IPI, alíquota de ICMS, peso total, número do pedido, entre outros.

•

Rodapé - Esta área é subdivida em pastas:

• Pasta "Totais" - Nesta pasta são apresentados os valores totais do Documento de Entrada, tais como: valor das mercadorias, total de descontos, valor do frete, valor do seguro, total das despesas, valor bruto, etc.

• Pasta "Informações do Fornecedor" - Esta pasta apresenta os dados cadastrais do fornecedor que efetua a entrega, tais como: nome, telefone, endereço, estado, primeira compra, última compra, CNPJ/CPF, etc.

• Pasta "Descontos/Frete/Despesas" - Esta pasta apresenta os dados relacionados ao frete e outras despesas, tais como: total de descontos, valor do frete, valor das despesas, valor do seguro, total (frete + despesas), etc.

• Pasta "Livros Fiscais" - Esta pasta apresenta como o documento de entrada será classificado nos Livros Fiscais, exibindo os dados: código fiscal, alíquota de ICMS, valor contábil, base de ICMS, ICMS tributável, ICMS isento, ICMS outros, base IPI, IPI tributável, IPI isento, IPI outros, observações, etc.

• Pasta "Impostos" - Esta pasta apresenta as informações relacionadas aos tributos que incidem sobre o documento de entrada.

• Pasta "Duplicatas" - Esta pasta apresenta os dados relacionados à condição de pagamento informada, exibindo as duplicatas que serão geradas no ambiente Financeiro e as respectivas naturezas financeiras.

Se o TES informado estiver configurado para gerar duplicatas, o campo "Cond. Pagto (CCONDICAO) passa a ser obrigatório. Caso contrário, se o TES não gerar duplicatas, os campos desta pasta ficarão desabilitados.

• Pasta "Informações DANFE" - Esta pasta apresenta os dados para emissão da "Guia DANFE".

4. Na área "Cabeçalho", preencha os dados conforme orientação do help de campo.

5. Verifique os botões disponíveis na barra de ferramentas, estes podem auxiliar na digitação da do documento de entrada:

- System Tracker - Este botão disponibiliza a consulta de rastreamento das movimentações relacionadas aos documentos de entrada, ou seja, é um recurso que permite que os principais movimentos/registros associados a um evento (posicionado) seja visualizado de forma detalhada.

Ele será exibido apenas na opção "Visualizar" da rotina.

- Selecionar Pedido de Compra [F5] - O Sistema permite que um documento de entrada seja criado baseado em um pedido de compra. Neste caso, os dados do pedido de compra são transportados para a janela do documento de entrada, agilizando o processo de inclusão.

Se a quantidade informada no documento de entrada for a mesma registrada no pedido de compra, este será baixado automaticamente. Caso contrário, o pedido permanecerá em aberto.

- Selecionar Pedido de Compra por Item [F6] - O Sistema permite que um documento de entrada seja criado baseado apenas em alguns itens de um pedido de compra.


Neste caso, os dados dos itens selecionados do pedido de compra são transportados para a janela do documento de entrada, agilizando o processo de inclusão.

- Selecionar Documento Original [F7] - Para agilizar o processo de inclusão, o Sistema permite inserir documentos de entrada a partir do documento original, nos casos de documentos de devolução, beneficiamento, complemento de ICMS, IPI ou Preço/Frete.

- Selecionar Lotes Disponíveis (para Devolução) [F8] - Quando a nota de

devolução de venda de produtos com controle de rastreabilidade, o Sistema permite consultar os lotes disponíveis, agilizando o processo de devolução.

- Rateio do Item por Centro de Custo [F9] - O Sistema permite ratear os valores dos itens do documento de entrada entre vários centros de custos. A configuração do rateio é feita item a item, não sendo possível ratear o custo de vários itens do documento de entrada ao mesmo tempo.

- Exp. Excel (Exportação Excel) - Esta funcionalidade foi criada para facilitar a conferência de informações e aumentar a flexibilidade na manipulação dos dados.

Por meio do botão "Exp. Excel" é possível exportar o conteúdo de determinados cadastros para planilhas do Microsoft Excel® em tempo de execução, ou seja, para os dados que estão sendo apresentados na tela.

6. Em seguida, na área "Itens", informe a entrada dos materiais.7. Preencha os dados conforme orientação do help de campo. 8. Observe, porém, o preenchimento do campo:

"TES" - que determina como será o cálculo das tributações referentes ao documento.

Se existir o cadastro de TES Inteligente, poderá ser informado o campo "TP" para o preenchimento automático do TES.

Se o controle de rastreabilidade estiver ativo para o item, e não for atribuída nenhuma numeração de lotes, o sistema identificará o lote pelo prefixo "AUTO" + numeração

seqüencial definida pelo parâmetro MV_PRXLOTE (não deve ser alterado pelo

usuário).

8. Na área "Rodapé", observe os dados exibidos em cada pasta, alguns campos são obrigatórios e não será possível concluir a entrada do documento sem o seu devido preenchimento.


Observações

As Notas fiscais podem ser fruto de um processo de compras, e o sistema permite a busca do pedido de compras de origem (F5/F6), facilitando a digitação e diminuindo a possibilidade de erros na entrada do documento.

Considerações CQG

Foi criada exclusivamente para CQG uma tela que solicita o valor total da nota, para que ao final, no momento de sua gravação, seja comparado o somatório dos itens com o total informado e a gravação é bloqueada caso haja diferenças. A contabilização das notas de entrada é efetuada através da rotina “fechamento diário”. Já as exclusões são contabilizadas de forma on-line.

Movim. De Entradas \ Nota de Conhecimento de Frete

Esta rotina tem como objetivo facilitar a digitação dos conhecimentos de frete.

As condições mais freqüentes são para “FOB” - o transporte do fornecedor até o cliente não está incluso no preço ou “CIF” - no preço está inclusa a entrega.


A nota de conhecimento de frete é emitida quando o transporte é feito por uma transportadora e é do tipo “FOB”. São efetuadas diversas entregas e ao final de um período definido pela empresa, é emitida uma nota para que sejam pagos os serviços da transportadora.

Assim, para que a geração da nota seja possível, é necessário que a transportadora seja cadastrada como um fornecedor, para que um título a pagar seja gerado no financeiro.

O Módulo Estoque/Custos tem como fator primordial, além do controle e administração de materiais, o cálculo do custo com estes materiais e, sem dúvida o frete faz partes deste custo.

Procedimentos

Para gerar a Nota Fiscal de Conhecimento de Frete:

1. Na janela de Manutenção de Nota de Conhecimento de Frete, o sistema apresenta a tela com os parâmetros necessários para a configuração da rotina.

2. Configure os parâmetros conforme orientação do help de campo. 3. Confira os parâmetros e confirme.

Com base no critério especificado, o sistema relaciona as notas para composição do conhecimento de frete.

4. Selecione as notas com um duplo clique sobre seu registro para que fique marcada com um “X” na cor verde.

5. Selecione, então, a opção "Gera Conhec.".

A partir disto, o programa estrutura já com os valores adequados à tela de digitação da nota. Os valores são calculados segundo a proporção da compra de cada produto.

É possível alterar alguns dados, se necessário. O campo quantidade é desabilitado.

O tipo da nota é C - Conhecimento de Frete.

6. Preencha os dados das Pastas do Rodapé. 7. Confira os dados e confirme.


Movim. De Entradas \ Movimentos Internos

Esta rotina tem a finalidade de lançamento das movimentações internas de materiais, na forma de Requisições ou Devoluções. Estes procedimentos atualizam os saldos físicos e financeiros dos produtos, podendo-se lançar vários itens no mesmo documento.

Todas as baixas efetuadas de Solicitações ao Almoxarifado (S.A.) são guardadas nessa opção.

Especificamente, utilizamos a opção principalmente para a devolução de materiais ao estoque.

Procedimentos

Para incluir uma movimentação interna modelo 2:

1. Em Movimentação Interna Modelo 2, selecione a opção "Incluir".

É disponibilizada a tela de inclusão.

2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo.3. Confira os dados e confirme

Movim. De Entrada \ Transferência Interna

Nesta transação, o sistema permite a manipulação dos saldos em estoque entre os armazéns e códigos. Na transferência de armazéns, o usuário deve informar o armazém de saída e o de destino. As movimentações geradas nesta transação são valorizadas pelo custo médio do produto transferido.

A transferência entre códigos faz se necessária para corrigir erros de informação da produção de produtos. Nesta movimentação é transferida a quantidade e o valor de um produto para outro.


O sistema gera automaticamente uma requisição do produto origem e uma devolução para o produto destino.

As requisições e devoluções por transferência são identificadas pelo prefixo "RE" e "DE" respectivamente, seguido do tipo 4 (transferência - RE4 e DE4).

Procedimentos

Para incluir uma Transferência Interna:

1. Em Transferência Interna, selecione a opção "Incluir".

O sistema apresenta a tela de inclusão.

2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo. 3. Confira os dados e confirme.

Estornar a Transferência

A transferência informada não pode ser excluída. Para reverter a inclusão, é necessário utilizar a rotina de "Estorno".

Movim. De Entrada \ Inventário

A forma adequada de corrigir diferenças nos saldos em estoque de uma empresa é através do Inventário.

Esta forma de controle utiliza-se de uma recontagem dos materiais fisicamente, confrontando-se os resultados com os saldos fornecidos pelo sistema.


O sistema permite uma série de controles para este produto. Vejamos a seguir alguns procedimentos básicos para o processamento do inventário:

• Emissão das etiquetas com a definição da filial, armazéns, produtos, tipos, grupos e número.

• Emissão do Relatório de Inventário, onde constam os itens registrados pelo sistema, além de um espaço para informação manual das quantidades contadas.

• Bloqueio do Inventário que permite bloquear, em uma data calculada ou informada, as movimentações do estoque com produtos que estejam sendo inventariados.

• O usuário efetua o inventário e, em seguida, dá início à digitação das quantidades inventariadas.

• Emissão do relatório de conferência do inventário, onde são apresentadas todas as diferenças detectadas.

• Caso ocorram diferenças entre a informação registrada no sistema e o inventariado, deve-se proceder com o acerto de inventário, gerando automaticamente as requisições ou devoluções necessárias ao ajuste.

A digitação das quantidades inventariadas é informada por armazém para posterior cálculo automático do ajuste a ser efetuado no estoque dos produtos.

Dica:

A rotina "Inventário" não atualiza os estoques. Apenas informa as quantidades inventariadas. Para

atualizá-los, é necessário o processamento da rotina "Acerto de Inventário".


Procedimentos:

Para efetuar o lançamento de inventário:

1. Em Inventário, selecione a opção "Incluir".

O Sistema apresenta a tela de inclusão.

2. Observe, porém, o seguinte campo:• Contagem

Este campo foi disponibilizado às empresas que desejam efetuar múltiplas contagens. Informe nele, o número da contagem a ser realizada.

3. Preencha os dados conforme orientação do help de campo.4. Confira os dados e confirme.

Acerto de inventário (ajuste do estoque)

O acerto de inventário compara a quantidade em estoque com a quantidade inventariada, procedendo um ajuste, se as quantidades não forem iguais. Dependendo da diferença encontrada, é gerada automaticamente uma requisição, ou devolução automática do produto.

Este movimento tem o mesmo tratamento que as requisições/devoluções para consumo. É recomendado diferenciá-los pelo centro de custo, informando no parâmetro o código do centro responsável pela guarda dos materiais, normalmente o próprio armazém.

O saldo considerado no estoque é o saldo na data informada nesta rotina, antes da virada de saldos, quando todos os movimentos do período estiverem conferidos e o saldo final já calculado.

Procedimentos:

Para efetuar o acerto de inventário:

1. Em Acerto de Inventário, leia a tela descritiva da rotina e clique no botão "Parâmetros".

O Sistema apresenta a tela para configuração de parâmetros.

2. Confira a parametrização e confirme. 3. Confirme a tela descritiva da rotina para realizar o acerto de inventário.

Considerações CQG

Esta rotina está disponível somente, no perfil dos usuários classificados como Gerente, ou seja, responsáveis pelos ajustes de estoques da empresa/filial.

Movimentos de Saída

Movim. De Saída \ Solicit. Almox (Cen)

Esta rotina é executada toda vez que forem identificadas necessidade de algum produto/material.

A Solicitação ao Armazém permite ao usuário gerar requisições de materiais (Pré-requisições) não vinculadas a uma Ordem de Produção.

A rotina de Solicitação ao Armazém controla os produtos solicitados por um determinado departamento ou usuário ao armazém. O sistema permite o acompanhamento dos saldos, quantidades e compra do material.


Identificada a necessidade, o usuário deve incluir a Solicitação ao Armazém, o que desencadeará na execução de uma série de processos controlados pelo sistema.

Procedimentos

Para incluir uma solicitação ao armazém:

1. Em Solicitações ao Armazém, selecione a opção "Incluir".

O Sistema apresenta a tela de inclusão.

2.

Preencha os dados conforme orientação do help de campo e de acordo com a opção desejada: a) Consumo Próprio (Utilize essa opção para solicitar materiais de consumo próprio da empresa).

b) Aplicação em Equipamentos Próprios (Utilize essa opção para solicitar peças de reposição para equipamentos próprios da empresa).

c) Consumo em Serviços de Terceiros (Utilize essa opção para solicitar materiais de consumo específico de terceiros. Materiais fornecidos pela empresa que poderão ser recuperados).

d) Aplicação em Equipamentos de Terceiros (Utilize essa opção para solicitar peças de reposição para equipamentos de terceiros controlados pela empresa. Materiais fornecidos pela empresa que poderão ser recuperados).

3. Preencha as informações de cabeçalho da solicitação (Contrato, UA, Ativo fixo, etc.) 4. Defina os itens e quantidades a serem solicitados. 5. Confira os dados e confirme.

Considerações CQG

Informações exclusivas:

Contrato Informa a que contrato e consequentemente terceiro está associado determinado consumo.

Ativo Fixo Indica o ativo (CQG ou não) que está recebendo o material indicado

Inf. Ativo São informações necessárias ao controle de manutenção (SCM) – Tipo de Serviço, Grupo de Aplicação, Compartimento, etc.), existem críticas que


garantem que quando for definido um ativo, tornam estes campos obrigatórios.

Chapa Indica a que funcionário, foi entregue o material;

Usuário Armazena o nome do usuário Criador da SA.

Grupo do usuário Armazena informação sobre a que Grupo o usuário pertence, o que permite identificar o aprovador (SA Eletrônica).

Aprovador Indica o nome do usuário que aprovou a SA

Existem dois programas de Solicitação ao Almoxarifado:

- Solcit. Ao Almoxarifado (Cen) – Centralizada. Programa específico para as solicitações manuais feitas ao almoxarifado. Neste caso a digitação das solicitações será efetuada somente pelo almoxarifado.

- Solicit. Ao Almoxarifado (Elet) – Eletrônica. Programa igual ao padrão Microsiga. Tem a finalidade de liberar para os usuários solicitantes, a responsabilidade de cadastramento e controle de todas as solicitações efetuadas, tanto requisições para compra, como de consumo.

Obs: A definição de utilização de cada processo será da obra durante implantação.

Movim. De Saída \ Gera Pré-Requisição (Pré-Requisição Cqg)

Todas as Solicitações ao Armazém podem tornar-se pré-requisições, mediante seleção dos itens pelo usuário responsável por esta geração.

Esta pré-requisição tem como base os dados constantes da SA gerada enviada ao Armazém e, dependendo do estoque atual disponível dos produtos solicitados, o sistema gera automaticamente as Solicitações de Compra destes produtos.

Mediante parametrização da rotina, o material pode ser disponibilizado pela data imposta no campo "Necessidade" da SA, ou pela sua data de emissão.


Procedimentos:

Para efetuar a geração de uma pré-requisição ao armazém:

1. Em Gera Pré-Requisição CQG, marque os itens desejados e selecione a opção "Gera".

O Sistema apresenta a tela descritiva da rotina.

2. Clique no botão parâmetros .

O Sistema apresenta a tela de parametrização da rotina.

3. Preencha os parâmetros de acordo com o help de campo. 4. Confira os dados e confirme.

Ao gerar a pré-requisição, o indicativo do item passa da cor verde para vermelha.

Observações:

Essa rotina somente será utilizada nos locais onde se optar pela Solicitação Eletrônica, ou seja, onde houver solicitações descentralizadas.

Movim. De Saída \ Baixa AS (Baixa Pré-Requisição)

A baixa da pré-requisição consolida a saída do produto, realizando a movimentação do estoque e gerando a requisição efetiva do material solicitado.

O objetivo desta rotina é baixar as pré-requisições geradas para atender as solicitações de produtos ao armazém, registrando assim a requisição do material solicitado. Deve-se utilizá-la ao realizar a saída efetiva do material do estoque, conforme a necessidade do item.

A baixa da pré-requisição atualiza as reservas/empenhos de produtos no estoque, gerados pela liberação da solicitação ao armazém na rotina "Gera Pré-Requisições", bem como atualiza os saldos físicos e disponíveis do estoque.

Para realizar a baixa de uma pré-requisição, o Sistema irá considerar o saldo disponível em estoque dos produtos e as reservas geradas para atendê-la, podendo gerar solicitações de compras quando necessário.

Porém, é possível efetuar a baixa de pré-requisições que não possuam quantidades disponíveis suficientes para atender às solicitações do armazém, considerando-se o saldo disponível em estoque para outras pré-requisições, e priorizar o atendimento de uma pré-requisição conforme urgência.

Nesta rotina está disponível o botão “Legenda” que, quando selecionado, apresenta uma tela com a descrição de cada uma das marcações dos lançamentos, classificados por quatro cores básicas, conforme tela a seguir:

Ao posicionar optar por baixa é apresentada a tela de definição dos produtos e das quantidades a baixar.


Procedimentos

Para efetuar a baixa de uma pré-requisição ao armazém:

1. Em Baixa Pré-Requisições, posicione sobre o registro desejado e clique na opção "Baixar".

O Sistema apresenta a janela "Baixa Pré-Requisição", com o resumo do estoque do material solicitado e com os dados da pré-requisição, tais como: número, produto, descrição, saldo da pré-requisição, quantidade disponível para entrega, quantidade em processo de compra, quantidade a requisitar etc.

2. No campo "Quantidade a Requisitar", informe a quantidade a ser baixada e confirme.

É apresentada uma nova janela "Baixa Pré-Requisição - Baixar". Nela, são informados os dados da requisição de saída a ser registrada no estoque.

3. No campo "Tipo de Movimento" informe o código do tipo de movimentação do estoque e os demais os dados conforme orientação do help de campo.

4. Confira os dados e confirme a baixa do material no estoque.


Movim. De Saída \ Recibo de S.A.

Este documento será impresso para respaldar as saídas de estoque. Quando da utilização da Solicitação Eletrônica, o recibo passa a ser indispensável.

Consulta \ Histórico da S.A.

Essa opção apresenta, através de relatório, um histórico de evolução do processo de solicitação detalhando o caminho percorrido pela solicitação efetuada ao almoxarifado.


Processamento

Processamento \ Fechamento Diário

Rotina utilizada para os fechamentos de movimentos do Almoxarifado. Essa opção impede a movimentação no dia encerrado desde quando informado o próximo dia de movimento. Essa rotina também executa a contabilização das notas fiscais que entraram e saíram respectivamente pelos módulos de Estoque e Faturamento na data encerrada.

Considerações CQG

Nas instalações CQG o estoque é movimentado dia a dia, e a cada fechamento ocorre a contabilização das notas de entrada e de saída digitadas.

Existem críticas referentes ao fechamento:

O sistema verifica se existem itens com saldo negativo;

Verifica se existem notas anteriores ao dia corrente que ainda não foram contabilizadas e faz o sistema retornar;

Verifica se existe o “Dólar Vão” cadastrado para o próximo dia solicitado;

Verifica se já foi realizada a virada de saldos dentro do prazo de 45 dias;

Contratos

Contratos\ Contratos de Parceria

Esta rotina é destinada às empresas que possuem contrato de fornecimento de produtos por um determinado período, eliminando a necessidade da inclusão de diversas Solicitações de Compras e de realização de Cotações, agilizando o processo de compra.

No Contrato de Parceria, o usuário deve definir a cada seqüência de item, o produto e a quantidade a ser adquirida para o período. Assim, é possível definir, por exemplo, todos os itens a serem adquiridos durante o ano.

Para que um produto possa ser utilizado em um Contrato de Parceria, é necessário que o campo "Contrato" (B1_CONTRAT) do cadastro de Produtos seja preenchido com "S".

Importante:

Os produtos com Contrato de Parceria não podem ser utilizados nas rotinas de Solicitação de Compra, Pedido de Compra e Solicitação por Ponto de Pedido.


Procedimentos:

Para incluir um contrato de parceria:

1. Na janela de Manutenção de Contrato de Parceria, selecione a opção "Incluir".

Será apresentada a tela de inclusão do contrato dividida em áreas:

Cabeçalho - Esta área apresenta os dados do Contrato de Parceria, tais como, número do contrato, data de emissão, fornecedor, condição de pagamento, filial para entrega, etc.

Itens - Esta área apresenta as informações sobre os produtos que fazem parte do Contrato de Parceira, tais como, produto, quantidade, valor unitário, observações, etc.

Rodapé - Nesta área os dados são exibidos em pastas:

Pasta "Totais"

Esta pasta apresenta os dados dos valores do Contrato.

Pasta "Inf. Fornecedor"

Esta pasta apresenta os dados do fornecedor e disponibiliza o botão "Mais Inf.". Este botão permite visualizar outros dados do fornecedor, como títulos em aberto, títulos pagos, pedido de compras, faturamento, produtos, etc.

Pasta "Mensagem/Reajuste"

Esta pasta apresenta uma mensagem e/ou o reajuste, se houver.

2. Preencha os dados conforme a orientação do help de campo.

A barra de ferramentas apresenta alguns botões que podem auxiliar na digitação dos dados:

"Consulta Aprovação": permite visualizar o andamento das aprovações dos contratos.

Para visualizar estas informações, o campo "Grp. Aprov. CP" (Y1_GRAPRCP) do cadastro de Compradores, deve estar preenchido com o código do grupo de aprovadores.

"Gerenciamento de projetos": este botão será exibido caso haja integração com o Ambiente Gestão de Projetos.



Contratos\ Autorização de Entrega

Para efetuar o recebimento de um material com contrato de parceria, é necessário que antes, seja executada a rotina Autorização de Entrega para realizar as baixas dos itens do contrato de parceria e registrar a autorização da compra.

Esta opção é utilizada para autorizar a entrega dos itens do contrato de parceria, que deve ser efetuada antes do recebimento do material. É possível efetuar a autorização de entrega de apenas parte da quantidade total determinada no contrato, ficando o restante em aberto para outras autorizações.

A autorização de entrega equivale a um pedido de compra, porém, é utilizada somente para produtos com contrato de parceria. Entretanto, as autorizações de entrega são gravadas na mesma tabela que os pedidos de compras (Tabela - SC7). Por isso, ao acessar a rotina Pedido de Compra, serão apresentados todos os registros de pedido de compra e autorização de entrega (apenas para visualização); o mesmo ocorre nesta rotina, os pedidos de compra são apresentados, porém, só podem ser visualizados.

Procedimentos

Para incluir uma autorização de entrega:

1. Na janela de manutenção Autorização de Entrega, clique na opção "Incluir".

O sistema apresenta a janela "Autorização de Entrega - Incluir", dividida em áreas:

Cabeçalho - Nesta área, são informados os dados de identificação da autorização de entrega, tais como: número da autorização, data de emissão, fornecedor, condição de pagamento, contato, filial para entrega, moeda em que se encontra os valores da autorização de entrega, taxa (cotação da moeda), etc.

Itens - Nesta área, são informados os relacionados aos itens da autorização de entrega, tais como: código do produto, unidade de medida, segunda unidade de medida, quantidade, tabela de preço, preço unitário, valor total do item, quantidade na segunda unidade de medida, alíquota de IPI, número do contrato de parceria (exibido no campo "Número da SC"), data de entrega, centro de custo, conta contábil, resíduo eliminado, grupo de aprovação, tipo de operação fiscal, tipo de entrada, alíquota de ICMS, base de IPI, base de ICMS, entre outros.


Rodapé - Esta área é subdivida em pastas:

Pasta "Totais" - Nesta pasta, são apresentados os valores totais da autorização da compra, tais como: valor das mercadorias, descontos, frete, despesas, seguro, total da autorização de entrega, etc.

Pasta "Informações do Fornecedor" - Esta pasta apresenta os dados cadastrais do fornecedor que efetuará a entrega, tais como: nome, telefone, endereço, estado, primeira compra, última compra, CNPJ/CPF, etc.

Pasta "Frete/Despesas" - Esta pasta apresenta os dados relacionados ao frete e outras despesas, tais como: tipo de frete, valor do frete, despesas, seguro, total (frete + despesas), etc.

Pasta "Descontos" - Nesta pasta, são informados os descontos comerciais concedidos pelos fornecedores que podem ser em percentual ou em valor.

Pasta "Impostos" - Esta pasta apresenta informações relacionadas aos tributos que incidem sobre a autorização de entrega.

Pasta "Mensagem/Reajuste" - Nesta pasta, são informadas fórmulas para mensagens padrões ou para reajustes da autorização de entrega a serem aplicados na entrada da nota fiscal, se necessário.

2. Preencha os dados da área "Cabeçalho", conforme orientação do help de campo.

A barra de ferramentas apresenta alguns botões que auxiliam na inclusão da autorização de entrega:

- Contratos - Esta opção permite que a inclusão de uma autorização de entrega seja baseada em um contrato de parceria previamente cadastrado, agilizando assim sua digitação.

- Seleciona Contratos - Esta opção permite ao usuário selecionar apenas os contratos de parcerias relacionados ao produto para o qual a autorização será efetuada.

- Consulta Histórico do Produto - Esta opção permite que o usuário visualize o histórico de compras do produto, contendo dados referentes aos últimos pedidos efetuados, às últimas cotações, ao consumo, às últimas notas fiscais, à consulta de estoque e outros dados, além de visualizar os dados cadastrais do produto.

3. Se necessário, utilize os botões disponíveis na barra de ferramentas. 4. Preencha os dados da área "Itens", conforme orientação do help de campo. 5. Verifique os dados apresentados na área "Rodapé". 6. Confira os dados da autorização de entrega e confirme a inclusão.

CONSULTAS

As consultas permitem a verificação, em tela, das informações registradas no sistema. O Microsiga Protheus disponibiliza consultas genéricas e específicas. Já as consultas específicas, apresentam informações padronizadas sobre uma determinada movimentação do ambiente.

Consultas \ Cadastros \ Genéricos

Consulta genérica, consiste em uma consulta aos arquivos utilizados pelo Sistema, permitindo ao usuário definir filtros e campos a serem apresentados.

Procedimentos

Para realizar uma consulta genérica:

1. Clique sobre o menu Consultas.


2. Escolha a opção "Genéricos" do submenu Cadastros.

Será apresentada uma janela com uma relação dos arquivos utilizados pelos ambientes do sistema Microsiga Protheus.

3. Na caixa "Pesquisar", digite o nome do arquivo a ser consultado ou posicione o cursor sobre o mesmo.

4. Clique no botão "OK".

Será apresentada uma janela com todos os dados do arquivo selecionado.

5. Na janela de Consultas, estão disponíveis os seguintes botões:

Arquivo - O botão "Arquivo" permite a seleção de outro arquivo para consulta, gravação da consulta configurada e finalização da consulta.

Além de permitir selecionar outro arquivo para consulta, esta janela também permite:

Gravar uma Consulta - As configurações definidas para consulta podem ser gravadas e restauradas quando necessário.

Restaurar uma Consulta - Esta opção é utilizada para restaurar ou excluir as consultas gravadas.

Pesquisa - O botão "Pesquisa" permite localizar uma informação no arquivo consultado e organizar a apresentação dos dados conforme a chave de pesquisa ativa.

Filtro - O botão "Filtro" permite ao usuário definir critérios para a consulta, restringindo os dados que devem ser apresentados.

Para construir um filtro:

1. Em "Consultas", clique no botão "Filtro".

O sistema apresenta a tela de Expressão de Filtro.

2. A partir dos campos "Campos", "Operadores" e "Expressão", o usuário pode escolher uma opção para compor o filtro, a fim de restringir as informações a serem consultadas.

Exemplo:

Para apresentar somente os registros do Banco "383", deve-se definir a seguinte operação:

Campo Operador Operando

Banco igual a 383

3. Após a seleção dos elementos da operação, clique no botão "Adiciona".

Os elementos escolhidos são apresentados na área de "Filtro".

4. Para informar mais de uma operação utilize os botões de formação de operações lógicas:

Botões Descrição

( ) utilizado para agrupar as operações, estabelecendo a ordem em que devem ser executadas.

e

o sistema permite a informação de mais uma expressão para composição do filtro. Quando se utiliza o operador E, somente são exibidos os registros que atendam a duas ou mais condições especificadas.

ou o sistema permite a informação de mais uma expressão para composição do filtro. Quando se utiliza o operador OU, são exibidos os registros que atendem a qualquer uma das condições especificadas.

Exemplo:

Fornecedores do Estado de "SP" que possuem Tipo igual a "J".

(Estado igual a SP) "e" (Tipo igual a J)

Assim, o sistema monta a expressão na área "Expressão". Se ocorrerem erros na


montagem da expressão, reinicie com o botão "Limpa Filtro".

5. Clique no botão "Expressão" caso queira definir uma condição para consulta utilizando uma expressão em linguagem AdvPl.

Exemplo:

Expressão em AdvPl: SUBSTR(A1_COD,3,3)="001"

6. O sistema apresenta a tela para digitação da expressão. Digite-a.

Ao finalizar a digitação, clique no botão "Adiciona", para que a expressão seja transportada para a área de "Filtro", ou em "Cancela", para retornar à tela de geração de filtros.

7. Para finalizar o filtro, clique no botão "Ok" .

O sistema apresentará na janela de consulta somente com as informações filtradas.

Dicionário - O botão "Dicionário" permite ao usuário escolher quais campos devem ser apresentados na consulta e em que ordem.

Impressão - O botão "Impressão" permite ao usuário emitir um relatório com os dados pesquisados e filtrados por ele por meio da rotina "Consultas".

Visualizar - O botão "Visualizar" permite ao usuário visualizar o cadastro do registro selecionado do arquivo em consultas.

Exp. Excel - O botão "Exp. Excel" permite exportar os registros de uma determinada tabela para uma planilha do Microsoft Excel®.

A exportação é processada pelo botão "Exp. Excel", que exporta os dados da tabela selecionada para o Microsoft Excel®. Por questão de performance, o número máximo de registros que poderá ser exportado é 999; esse número não poderá ser aumentado.

Procedimentos

Para exportar um cadastro para uma planilha do Microsoft Excel®:

1. Em "Consultas", clique no botão "Exp. Excel®".

Será apresentada a janela do Microsoft Excel® com os dados dos registros.

Dica:

Se a opção de "Filtro" foi utilizada, é possível fazer a exportação para o Excel® somente dos dados selecionados pelo filtro.

Sair - O botão "Sair" permite finalizar a consulta e retornar à janela anterior.

Consultas \ Posição de Fornecedores

Esta consulta possibilita um controle gerencial para análise da situação da empresa perante seus Fornecedores, através das movimentações financeiras e movimentações de compras realizadas em determinado período. Os dados são apresentados de forma detalhada, com base no Cadastro de Fornecedores e nas movimentações dos Ambiente de Compras (pedidos de compras) e Financeiro (Contas a Pagar).

O sistema apresenta um gráfico de estatística financeira, permitindo um comparativo entre os títulos a pagar e os que já foram pagos.


Procedimentos

Para consultar a posição de fornecedores:

1. Na janela de manutenção da Posição de Fornecedores, pressione a tecla [F12] para efetuar a parametrização da rotina.

O Sistema apresenta a tela de parâmetros.

2. Preencha os parâmetros e confirme. 3. Em seguida, posicione o cursor sobre o fornecedor desejado e selecione a opção "Consultar".

O Sistema abre a tela de parâmetros.

4. Preencha os dados e confirme.

O Sistema processa as informações do fornecedor, exibindo uma tela com várias informações.

5. Ao lado superior da tela está disponível o botão "Financeiro", que apresenta um gráfico de estatística financeira, permitindo um comparativo entre os títulos a pagar e a vencer do fornecedor.

6. Clique no botão "OK" para retornar à tela principal de consulta. 7. Na área inferior da tela estão disponíveis as seguintes pastas:

Pasta "Informações gerais" - Esta pasta apresenta as informações gerais da empresa com o fornecedor de acordo com as movimentações dos Pedidos de Compra e Contas a Pagar.

Saldo Atual O saldo atual representa o valor da dívida atual com o fornecedor.

Maior Compra Relaciona a maior compra realizada junto ao fornecedor.

Maior Saldo em US$ Relaciona a maior dívida, em dólares, já feita com o fornecedor.

Primeira e Última Compra

Estes dados são atualizados a partir das movimentações geradas no Módulo de Compras, desde que o campo "Atualiza Preço de Compra" do Cadastro de TES (Tipo de Entrada e Saída) esteja preenchido com "Sim".

Maior Atraso Relaciona o número de dias em que houve atraso para pagamento dos


títulos do fornecedor.

Pasta "Títulos em aberto" - Esta pasta possibilita a consulta dos títulos em aberto do fornecedor que ainda estejam sem baixa, ou os valores residuais, no caso das baixas parciais.

Pasta "Títulos pagos" - Esta pasta relaciona os títulos que foram pagos ao fornecedor.

Pasta "Pedidos de compras" - Esta pasta relaciona os pedidos de compra emitidos para o Fornecedor.

Pasta "Faturamento" - Permite a consulta à posição do fornecedor com relação às notas fiscais geradas pelo Módulo de Compras, com os números das respectivas duplicatas que foram geradas no Contas a Pagar.

Pasta "Produtos" - Esta pasta relaciona os produtos atendidos pelo fornecedor, a partir da emissão da nota fiscal de entrada no Módulo de Compras.

Pasta "Carteira de Cheques" - Nesta pasta estão relacionados os cheques em carteira em relação ao fornecedor consultado.

8. Para finalizar a consulta, clique no botão "Sair".

Cadastros \ Kardex por Dia

Ao invés de emitir um relatório para checagem do produto, você pode consultá-lo via Kardex, onde são apresentados em tela os movimentos ocorridos dia a dia, com cada produto.

Procedimentos

Para realizar a consulta do kardex por dia:

1. Em Consulta Kardex por Dia, preencha os parâmetros conforme orientação do help de campo.2. Confira os dados e confirme a parametrização.

O sistema apresenta a tela para consulta.

3. Selecione o produto desejado e clique no botão "Consultar".


O sistema apresenta uma tela com as seguintes informações:

Parte superior

Apresenta os dados de identificação do produto como código, descrição, tipo, UM, grupo e saldos iniciais (quantidade, custo médio e custo total).

Parte central

São relacionados todos os movimentos ocorridos no período especificado pelo usuário com as informações sobre a data do movimento, código do TES, código fiscal, número do documento, localização física, número de série, identificação, quantidade, custo médio e custo total.

Parte inferior

São apresentados os saldos finais em estoque, totais das entradas e totais das saídas.

4. Verifique os dados e confirme para sair.

Consulta \ Consulta Produto

A consulta de Produtos fornece ao usuário todas as informações relevantes ao produto, como:

• Dados cadastrais

• Amarração de Produto x Cliente, Produto x Fornecedor e Grupo x Fornecedor

• Movimentos em aberto

• Previsão de Venda

• Histórico de Movimentação

• Saldos e Consumos

• Totais


Procedimentos

Para efetivar a consulta de produtos cadastrados:

1. Na janela de Manutenção da Consulta Produto, pressione a tecla [F12].

O sistema apresenta a janela para configuração dos parâmetros.

2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo.3. Confira os dados e confirme a parametrização.

O sistema retorna a janela de Manutenção da Consulta Produto.

4. Na barra de ferramentas há dois botões que auxiliam na consulta:

Expande todas as consultas.

Ao clicar neste botão, o sistema expande a consulta de todos os itens.

Expande consulta posicionada

Posicione o cursor sobre o item que deseja consultar e clique no botão "expande consulta posicionada".

O sistema processa as informações do produto, e as apresenta conforme descrição a seguir:

Dados Cadastrais

São exibidos os principais dados do Cadastro de Produtos. Alguns campos são "Código", "Unidade de Medida", e informações referentes ao controle de materiais como: "Ponto de Pedido", "Lote Econômico" e "Estoque de Segurança".

Movimentos em aberto

Nesta opção serão exibidos os pedidos que estejam em aberto, solicitações de compra, empenhos, ordens de produção e previsão de vendas.

Histórico de Movimentações

Caso ocorram movimentações com o produto, serão relatadas nesta opção.

Lançamentos Internos

Lista os movimentos internos do produto (Requisição/Devolução).

Saldos e Consumos

Serão apresentados os consumos dos últimos 12 meses dos produtos.

Saldos por Armazém

Exibe as informações referentes aos saldos dos produtos em seus armazéns.

Total Geral

Os totais correspondentes são calculados e exibidos nesta opção de consulta.

Projeção de Saldos

Lista o Saldo Inicial, Quantidade de Entrada, Quantidade de Saída e Saldo Final por dia do produto em questão.

5. Confira os dados e confirme para sair.

Consulta \ Posição da Solic. Ao Almoxarifado

A Consulta Posição SA permite ao usuário verificar a posição das solicitações ao armazém geradas no ambiente de Estoque/Custos.

Nesta consulta, são apresentados: o número da solicitação, o solicitante, a data de emissão, o produto, a quantidade solicitada, o saldo em aberto, o saldo disponível para entrega, a quantidade em solicitação de compras, a situação da solicitação ao armazém (solicitação de


compra em aberto, solicitação já entregue, etc.), o número da solicitação de compra gerada, o número da requisição do estoque, a data de necessidade, a ordem de produção (caso produto com estrutura de fabricação - PA), o centro de custo, a conta contábil, etc.

As solicitações ao armazém podem assumir as seguintes situações:

• Aguardando entrega do material;

• Solicitação de Compra em processo de cotação;

• Solicitação de Compra em aberto;

• Solicitação ao Armazém já disponível;

• Solicitação ao Armazém já atendida.

Procedimentos

Para consultar a posição de uma solicitação ao armazém:

1. Na janela Consulta Posição das SAs, posicione a solicitação que desejada e clique na opção "Consultar".

O sistema apresenta a janela "Solicitação ao Armazém - Consultar", exibindo seus dados.

2. Verifique os dados da consulta e confirme para volta a janela de consulta com todas as solicitações.


RELATORIOS

Dentre os relatórios disponíveis nesse módulo apresentamos a seguir os mais utilizados em qualquer modalidade de estabelecimento.

Relatórios \ Posição do Estoque \ Saldos em Estoque

Esta rotina emite o relatório que permite visualizar os saldos em estoque, por armazéns, de todos os produtos cadastrados, conforme parametrização do usuário.

Procedimentos

Para emitir o relatório de saldos em estoque:

1. Na janela de emissão do relatório "Saldos em Estoque", clique no botão "Parâmetros".

O Sistema apresenta a tela para configuração dos parâmetros.

2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Confira as configurações e confirme a impressão do relatório.

Relatórios \ Posição do Estoque \ Posição do Estoque

Esta rotina emite o relatório que contém a informação da posição do estoque, por armazém, de cada produto, inclusive dos custos, de acordo com a parametrização do usuário.

Procedimentos

Para emitir o relatório de posição dos estoques:

1. Na janela de emissão do relatório "Posição de Estoque", clique no botão "Parâmetros".




Relatórios \ Posição do Estoque \ Inventariado

Este relatório tem por finalidade demonstrar a posição do estoque de acordo com a necessidade do usuário. Disponibilizado por ordem de localização, conta contábil e por grupo de produto. Apresentação em duas moedas (normalmente moeda local e dólar), localização física dos materiais, última movimentação, etc.


Relatórios \ Análise de Movimentos \ Requisição p/ Consumo

Neste relatório podemos visualizar as requisições para consumo, por centro de custo solicitante ou conta contábil, conforme parametrização do usuário.

Procedimentos

Para emitir o relatório de requisições para consumo:

1. Na janela de emissão do relatório "Requisições para Consumo", clique no botão "Parâmetros".



Relatórios \ Análise de Movimentos \ Movimento Interno

Através deste relatório, podemos emitir as movimentações internas realizadas, ou seja, as Requisições, Devoluções, Produções e Estornos de Produção, por ordens diversas, de acordo com a parametrização do usuário. Relatório importante para as conferencias das saídas de estoque (normalmente conferido antes de se executar o fechamento diário).


Relatórios \ Genéricos \ Boletim de Entrada

Este relatório emite um boletim das entradas ocorridas em estoque, através das notas fiscais de entrada e recebimento de materiais, conforme parametrização do usuário. Contempla todas as informações referentes ao documento de entrada (dados financeiros, contábeis/fiscais, divergências de compras, etc.).


Procedimentos

Para emitir o relatório boletim de entrada:

1. Na janela de emissão do relatório "Boletim de Entrada Fatura", clique no botão "Parâmetros".

O sistema apresenta uma janela com os parâmetros referentes ao relatório.


Genéricos \ Capa de Lote

Este relatório emite a relação das notas fiscais de entrada cadastradas no sistema, conforme parametrização do usuário. Utilizado como documento comprobatório de envio das notas fiscais ao financeiro.

Miscelânea

Termo de Responsabilidade \ Termo de Responsabilidade

Opção disponível para controle físico e fiscal dos materiais (EPI´s, ferramentas) ou equipamentos em poder de funcionários durante execução da obra. Disponibiliza relatório na própria opção para posterior assinatura do funcionário.


Recálculo \ Custo Médio

O custo médio ou contábil é calculado pelo sistema de forma on-line a cada valorização dos estoques dos produtos, com base nas novas entradas de materiais somados aos saldos existentes.

O sistema processa as entradas ocorridas e calcula o novo custo médio dos materiais.

Porém, em alguns casos, o custo não pode ser apurado dessa forma, por causa da seqüência em que os movimentos são digitados (saídas antes das entradas) ou porque os movimentos aguardam algum complemento (despesas acessórias, de importação, etc.) ou mesmo porque a empresa prefira processar seus custos somente no final do período.

O recálculo do custo médio pode ser executado de três formas diferentes:

• Seqüencial: na ordem em que os movimentos aconteceram. • Diária: pelos movimentos de cada dia. • Mensal: pelos movimentos do mês.

No reprocessamento do custo médio são eliminados todos os lançamentos contábeis já realizados e gerados novamente.

No custo diário/mensal, o Sistema considera primeiro as entradas (compras) e depois as saídas, do período.

Procedimentos:

Para executar o processamento do custo médio:

1. Em Miscelânea, selecione a opção Recálculo - Custo Médio.


2. Observe, porém, a configuração dos seguintes parâmetros:• "Cálculo de custo por?"


Esse parâmetro foi criado para que o sistema considere as transferências entre filiais da empresa para efeito de cálculo do custo médio. A diferença ocorrerá especificamente no processo de valorização de documentos de transferência.

As possíveis opções para esse parâmetro são: • Todas Filiais - calcula o custo considerando todas filiais da empresa corrente; • Filial Corrente - calcula o custo considerando somente a filial corrente do sistema;• Selec. Filiais - o Sistema apresenta uma tela para seleção de quais filiais da empresa corrente serão consideradas para cálculo do custo. • "Calcular Custo em Partes?"

Este parâmetro permite selecionar se o processamento do cálculo do custo em partes será executado.

3. Preencha os demais parâmetros de acordo com a orientação do help de campo.4. Confirme a parametrização.

5. Confirme o processamento da rotina.

Cálculo do Custo Médio

O custo médio ou contábil é calculado pelo Sistema de forma on-line a cada valorização dos estoques dos produtos, com base nas novas entradas de matérias-primas somadas aos saldos existentes.

O Sistema processa as entradas ocorridas e calcula o novo custo médio dos materiais.

Porém, em alguns casos, o custo não pode ser apurado dessa forma, por causa da seqüência em que os movimentos são digitados (saídas antes das entradas) ou porque os movimentos aguardam algum complemento (despesas acessórias, de importação etc.) ou mesmo porque a empresa prefira processar seus custos somente no final do período.

Assim, os usuários que utilizam o recálculo do custo médio não precisam utilizar a rotina Saldo Atual para Final.

Exemplos:

Saldo Inicial

Produto X

Armazém 01

Quantidade 10 Peças

Valor Total em Estoque 100,00

Custo médio Unitário (100,00 / 10) = 10,00

Nota Fiscal de Entrada

Produto X

Armazém 01

Quantidade 100 Peças

Preço Unitário 13,00

Preço Total da Nota 1300,00

Alíquota de Imposto Incluído no preço * 18%

Alíquota de Imposto não Incluído no preço * 10%


TES - Crédito de Imposto Incluído no preço * "SIM"

TES - Crédito de Imposto não Incluído no preço * "SIM"

Valor do Imposto Incluído no preço * 130,00

Valor do Imposto não Incluído no preço * 234,00

Custo Total da Nota

Preço Total da Nota (1.300,00) - Valor do Imposto Incluído no preço (234,00) = 1066,00

* Cada país possui um imposto próprio.

Custo Médio Após Nota Fiscal de Entrada

Produto X

Armazém 01

Quantidade Total 110 Peças

Valor Total em Estoque (100,00 + 1066,00) = 1166,00

Custo Médio (1166,00 / 110) = 10,60

Durante as movimentações, o Sistema trabalha com o custo médio por armazém.

A valorização de uma ordem de produção é efetuada pelo total das requisições - devoluções dos materiais que foram utilizados para sua produção.

Custo de uma produção = Total do Custo das Requisições - Devoluções

Dica:

O custo dos produtos é calculado seguindo a hierarquia da estrutura em ordem crescente (do menor nível para o maior).

A valorização de uma transferência de códigos é efetuada pela transferência do custo do produto de saída para o de entrada.

Exemplo:

Produto A Produto B

Quantidade 10 10

Valor 20 20

Custo Médio 2 2

Para cálculo do custo médio, o Sistema armazena o saldo em quantidade e valor, de cada um dos produtos e, dividindo o valor pela quantidade, determina o custo médio unitário.


Considerações CQG

A rotina padrão do sistema solicita dos usuários uma série de informações / parâmetros, porém foi criada uma rotina exclusiva para Queiroz que não solicita nada dos usuários e define todos os parâmetros automaticamente. Para as filiais que contabilizam a conta estoque, é através dessa rotina que obteremos a contabilização do consumo.

Fechamento \ Fechamento Mensal

O processo de fechamento de estoque tem por objetivo apurar as quantidades físicas em estoque assim como os saldos financeiros e contábeis, não permitindo após o encerramento do mês, lançamentos com data anterior a este fechamento;

Todo o processo de fechamento será executado através de rotina única e dependerá do acompanhamento do usuário responsável pela execução.

Ao optar no menu pela “Rotina de Fechamento Mensal”, será apresentada uma tela com as informações de Data do Movimento do Estoque, Data da Última Virada de Saldos (Fechamento) e Data do Último Fechamento do Estoque.

Procedimentos

Para efetuar o fechamento com a virada de saldos:

1. No menu Miscelânea, selecione a opção "Fechamento Mensal".

O Sistema exibirá uma janela para preenchimento dos parâmetros a serem considerados no processamento, em cada tela solicitada pela rotina.

2. Preencha os parâmetros conforme orientação do help de campo de cada passo e confirme.3. Confirme o processamento de cada passo da rotina até a finalização.

Nota: Para maiores detalhes sobre o processamento dessa rotina, favor consultar em detalhes, o passo a passo anexo a esse manual.

manual estoque v10

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