manual del usuario del girg - ministerio de economía y ... · gestión integrada de recursos...
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Manual – Guía práctica - tips para el uso
del Sistema de Gestión Integrada de
Recursos Gubernamentales.
Febrero 2012
Gestión Integral de Recursos Gubernamentales Planificación de Procesos de Contratación del Estado
SECRETARÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Presidencia de la
República del Ecuador
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
SUBINFO 2008 | Dirección: Av. Amazonas N39-61 y Pereira, Edificio Centro Financiero, Piso 10, Ofic. 11 | Teléfono: PBX (593) 2 246 3703/4 | Email: [email protected]
TABLA DE CONTENIDO
C a p í t u l o 1 ............................................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 5
Objetivo ................................................................................................................................. 5
El GIRG .................................................................................................................................... 5
El Sistema.- .............................................................................................................................. 7
El Panel de Ejecución.- ........................................................................................................... 8
El Encabezado.- ..................................................................................................................... 13
Los Bloques de Información.- ............................................................................................. 13
Las Decisiones.- .................................................................................................................... 13
Las Validaciones.- ................................................................................................................. 14
El Adjunto de Documentos.- .............................................................................................. 14
La Firma Digital.- ................................................................................................................. 15
La Estructura de los Manuales.- ......................................................................................... 16
C a p í t u l o 2 ........................................................................................................................... 18
LOS PROCESOS .................................................................................................................. 18
Objetivo ............................................................................................................................... 18
La Gestión por procesos ...................................................................................................... 18
El Proceso de elaboración y reforma justificada al PAC. ................................................ 21
Diagrama de Flujo del Proceso de elaboración y reforma justificada al PAC ..................... 21
Pasos del Proceso: ........................................................................................................... 22
Descripción de los pasos: ................................................................................................ 23
El requerimiento de contratación del Estado. .................................................................. 41
La solicitud de Certificación de Fondos. ........................................................................... 44
El Proceso de Consultoría ................................................................................................... 47
Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación ................................................................. 48
Proceso de Contratación Directa ........................................................................................ 49
Pasos del Proceso: ........................................................................................................... 49
Descripción de los Pasos: ................................................................................................ 49
Proceso de Contratación por Lista Corta ............................................................................ 74
Pasos del Proceso: ........................................................................................................... 74
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Descripción de los Pasos: ................................................................................................ 74
Proceso de Contratación por Concurso Público .................................................................. 80
Pasos del Proceso: ........................................................................................................... 80
Descripción de los Pasos: ................................................................................................ 80
El Proceso de Obras ............................................................................................................. 87
Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación ................................................................. 88
Proceso de Contratación por Menor Cuantía ..................................................................... 88
Pasos del Proceso: ........................................................................................................... 88
Descripción de los Pasos: ................................................................................................ 89
Proceso de Contratación por Cotización / Licitación ........................................................ 114
Contratación por Cotización .......................................................................................... 114
Contratación por Licitación ........................................................................................... 114
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 114
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 114
El Proceso de Bienes y Servicios ....................................................................................... 126
Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación ............................................................... 127
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios NO Normalizados por Menor Cuantía ...... 127
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 128
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 128
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios NO Normalizados por Cotización / Licitación
........................................................................................................................................... 152
Contratación por Cotización .......................................................................................... 152
Contratación por Licitación ........................................................................................... 152
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 152
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 152
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios Normalizados por Subasta Inversa ........... 163
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 163
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 163
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios Normalizados por Catálogo ...................... 176
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 176
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 176
Los Procesos Especiales para Contratación .................................................................... 179
* Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación ............................................................. 179
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** Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación de Adquisición de Bienes (Utilidad
Pública) .............................................................................................................................. 180
** Diagrama de Flujo del Proceso de Planificación Adquisición de Bienes Inmuebles
(Transferencia de Dominio) ............................................................................................... 181
Proceso de: Arrendamiento de Bienes Inmuebles/ De Ferias Inclusivas / Contratación
Integral por Precio Fijo. ..................................................................................................... 181
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 181
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 182
Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, con declaratoria de Utilidad Pública....... 208
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 208
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 208
Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, con Transferencia de Dominio................ 217
Pasos del Proceso: ......................................................................................................... 217
Descripción de los Pasos: .............................................................................................. 218
Capítulo 3 ................................................................................................................................ 227
Indicadores .......................................................................................................................... 227
Reportes ............................................................................................................................... 228
Tiempos PAC ...................................................................................................................... 228
Ficha PAC ....................................................................................................................... 229
Ficha Reforma PAC ........................................................................................................ 230
Histórico PAC ................................................................................................................. 230
Ficha Mini PAC’s ............................................................................................................ 231
Tiempos Planificación ........................................................................................................ 233
Ficha Planificación ......................................................................................................... 233
Histórico Planificación ................................................................................................... 234
Tiempos de Ejecución ........................................................................................................ 235
Tiempos Cierre .................................................................................................................. 235
Ficha Cierre .................................................................................................................... 236
Accesos .............................................................................................................................. 227
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C a p í t u l o 1 INTRODUCCIÓN
Objetivo
El presente manual ha sido desarrollado con la finalidad de constituirse en una
guía práctica del uso de la herramienta desarrollada para la Gestión Integrada de
Recursos Gubernamentales o GIRG. Esta herramienta está orientada, en una primera
etapa, a cubrir tanto los procesos de la Planificación de la Contratación Pública en sus
fases de inicio, planificación y cierre, así como los procesos para la gestión de créditos,
tanto de la vivienda como del Agro. En ese sentido se ha dividido este manual en tres
secciones en las cuales encontraremos los detalles de la operación de cada uno de estos
procesos debidamente automatizados. Estas secciones son:
La introducción.
Los procesos de la Planificación de la Contratación Pública.
Los Procesos de la Gestión de Crédito.
A continuación veremos entonces, de forma introductoria, como se encuentra
estructurado el GIRG, cuáles son sus principales entradas y como debe el usuario
operar el panel de control primario de los procesos, también denominado panel de
ejecución.
El GIRG
La estructura de uso y aplicación del GIRG resulta simple de comprender
cuando el usuario ha estado familiarizado con sistemas que funcionan u operan en
ambientes web, sin embargo para aquellos usuarios que no han tenido esta
oportunidad, también resulta simple, dado el diseño y la uniformidad de llamadas a
pantallas que representan actividades dentro del proceso. Es así que la primera
aproximación al sistema como tal, usted la va a obtener a partir de una dirección WEB
http://gestion.informatica.gob.ec/. Más adelante lo que el usuario debe hacer es
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navegar por las opciones del Portal del GIRG de modo que se familiarice también con
tres secciones principales, así como con su contenido:
Ciudadano.- Sección orientada al uso y avisos de contenido con respecto a la
ciudadanía. Aquí el usuario puede interactuar con el GIRG por medio de las
opciones de ‘Censar’ o verificar los estados de sus trámites tanto en el BNF, en
el BEV así como en el INCOP.
Funcionario Público.- Sección orientada al uso y avisos al funcionario público,
donde este podrá ingresar al GIRG para iniciar, participar o completar tareas
inherentes a la planificación de compras públicas así como a los trámites para
las gestiones de crédito.
Empresas.- Sección orientada a las empresas tanto públicas como privadas,
dentro de las cuales se expondrá información con contenido institucional y de
ámbito común para ambas, junto con avisos de eventos y temas de actualidad.
Habiendo comprendido la estructura del GIRG podemos ver en el siguiente gráfico
como estas divisiones a las que se hace referencia se encuentran diseñadas dentro del
portal.
[Figura 1]
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El Sistema.-
El sistema está compuesto por tres componentes claves dentro de lo que es su
uso. El primer componente corresponde al Portal, es decir al elemento web que
contiene todo el contenido de información, enlaces, avisos, etc. El segundo componente
lo representa el Contenedor Principal, el cual se despliega una vez que el usuario haya
entrado en los enlaces que llevan al sistema usando su usuario y contraseña, y el tercer
componente corresponde a las pantallas de búsqueda de los estados de los procesos y de
los trámites.
Siendo el primer componente el portal, su exposición y uso está enmarcado en
la navegación lógica del usuario, el cual instintivamente llegará a los diferentes sitios
que quiera visitar haciendo clic en los enlaces respectivos. Es por esto que nos
centraremos en el uso del segundo componente, como éste se encuentra elaborado y
cómo se realiza su uso y operación.
Entonces para ingresar al sistema, el usuario deberá entrar al panel de
ejecución, para lo cual deberá acceder a la sección de ‘Servidor Público’, y hacer clic en
la figura enmarcada o en su defecto en el ícono de más información (
- Figura 2) luego de lo cual, este enlace, le llevará a una siguiente pantalla en la que
podrá apreciar toda la información o contenido relacionado al servidor público. (Figura
3).
[Figura 2]
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[Figura 3]
Una vez dentro de la página descrita en la figura 3, el usuario debe hacer clic en
el enlace compras públicas lo cual lo llevará a ingresar a la pantalla de registro de
usuario Figura 4, donde deberá ingresar tres parámetros para acceder al sistema:
La institución a la que pertenece
Su cédula de identidad como identificación de usuario
La contraseña asignada.
[Figura 4]
El Panel de Ejecución.-
Este elemento del sistema GIRG constituye el contenedor de principal de las
pantallas a través del cual, el usuario de una forma muy simple y organizada podrá
realizar sus tareas pendientes, grabar las tareas asignadas, y gestionar en sí los
procesos a los cuales puede acceder. Los elementos principales se encuentran
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remarcados en la gráfica siguiente (figura 5) y constituyen: La Barra Buscador, La
Sección Despliegue y La Sección Contenedor.
La idea principal es que el usuario tenga en un solo panel todas sus tareas con
sus estatus e históricos y que pueda además filtrarlas por medio de la barra de
buscador, la cual contiene una opción de búsqueda que permite encontrar cualquier
tarea ejecutada o asignada al usuario, dependiendo de donde se encuentre ubicado el
usuario en referencia a la Sección de Despliegue.
El panel de ejecución ha sido diseñado además para que el usuario
familiarizado con herramientas de organización tipo árbol en su parte izquierda y
despliegue en su parte derecha, pueda mantener un estándar en cuanto a navegación
acción y búsqueda de los elementos tales como tareas, notificaciones y procesos los
cuales son los componentes principales del sistema. Cabe indicar en este momento que
el sistema que usted está usando está desarrollado orientado a procesos por medio de
herramientas que justamente resuelven la temática de los procesos como lo es el BPM
(Business Process Management). Demos un vistazo a los componentes del panel de
ejecución y sus detalles de acuerdo a lo descrito en la figura 5.
[Figura 5]
Veamos a continuación el uso de cada uno de estos componentes enmarcados
en la gráfica anterior correspondientes al panel de ejecución del sistema GIRG.
Barra Buscador: Tal como se aprecia en la figura siguiente, esta sección contiene
la facilidad para buscar y filtrar una tarea o proceso por el contenido de la cadena de
Barra Buscador
Sección
Despliegue
Sección
Contenedor
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palabras que lo contienen. Este contenido filtraría entonces tareas o procesos que
empiecen, terminen o contengan las palabras que pongamos en el casillero derecho a
las opciones “Empieza con, Termina con o Cualquier letra”. Es importante que el
usuario sepa que como último paso para terminar con el uso de este control es hacer
clic sobre el ícono de la lupa, de modo que se despliegue el resultado en la Sección de
Contenedor.
[Figura 6]
Sección de Despliegue: Contiene los elementos necesarios para acceder a los
formularios del sistema, los cuales contendrán las indicaciones así como la información
que el usuario deberá completar antes de enviar los datos del proceso a un nuevo actor.
En esta sección usted podrá ver las agrupaciones de Tareas, Notificaciones y Procesos.
La primera corresponde en sí a la tarea que el usuario debe completar o que ya
completó, la segunda corresponde a las notificaciones que el usuario recibirá y
finalmente la tercera corresponde a los procesos a los cuales el usuario tendrá acceso.
Así mismo en la parte inferior de esta sección, el usuario puede ver que es posible
agrupar las tareas o procesos que se desplieguan en la sección del contenedor.
[Figura 7]
Sección de Contenedor: En esta sección el usuario podrá interactuar con el
listado de tareas o procesos a los cuales tiene acceso, y a través de ellos a los
formularios con los cuales podrá realizar y completar las tareas asignadas. Esta sección
contiene además todas las funcionalidades de cada uno de los formularios que se van a
desplegar en ella, manteniendo de esta forma la uniformidad en el uso de la
herramienta, de modo que un usuario que aprende a usar un formulario prácticamente
se familiarizaría con todos los restantes formularios en un alto porcentaje.
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[Figura 8]
A continuación solo a manera ilustrativa se ha incluido un ejemplo de
formulario para que el usuario tenga una breve impresión de las pantallas con las
cuales deberá trabajar.
Lista de Tareas y/o Procesos
Controles para Paginación
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[Figura 9]
Con todas las explicaciones dadas en este capítulo, el usuario deberá primero
familiarizarse con su entorno de trabajo accediendo al portal, ingresando al GIRG y
navegando por las opciones del Panel de Ejecución de manera que en poco tiempo se
convierta en rutina usar esta primera parte del sistema.
En la figura anterior, se puede observar un formulario típico del GIRG el cual
contiene elementos que es necesario que los mantengan presentes de manera que tanto
el soporte al GIRG tanto cuanto los usuarios hablen un lenguaje común. En realidad no
son muchos los elementos pero su funcionalidad y abstracción nos permiten
referenciar los siguientes:
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El Encabezado.
Los Bloques de Información.
Las Decisiones.
Las Validaciones.
El Adjunto de Documentos.
Es en este sentido que manteniendo esta estructura dentro de los formularios lo
que el usuario debe hacer es estar pendiente del paso a ejecutar, a los datos recibidos y
en función de ellos a los datos o documentos que va a enviar al paso siguiente.
El Encabezado.-
Corresponde a la parte superior de todos los formularios y denota la ubicación
macro dentro del proceso en la cual se encuentra el usuario. Contiene el Escudo del
Ecuador, la tarea del proceso dentro del cual está el usuario y el paso en sí dentro de la
tarea. Un ejemplo de su figura se encuentra a continuación.
[Figura 10]
Los Bloques de Información.-
Constituyen unidades lógicas de agrupación de información dentro de las
cuales se encuentran dos tipos: La información referente a aquella heredada en pasos
anteriores y la información referente a aquella que el usuario debe ingresar.
[Figura 11]
Las Decisiones.-
Tal como usted pudo observar en la figura anterior, las decisiones constituyen
caminos de alternativas en los cuales el SI o el No son las respuestas típicas dentro de
los formularios. En rigor una respuesta afirmativa lleva a usuario por el camino ‘ideal’
del proceso, es decir el camino que no contempla excepciones, mientras que el NO
accede a las excepciones, las cuales normalmente hacen que el proceso regrese a una
etapa anterior para volver a ser hecha o esclarecida.
[Figura 12]
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Las Validaciones.-
Las validaciones son de dos tipos: Aquellas validaciones que están
referenciadas dentro del mismo formulario, como lo son los campos numéricos, las
cédulas, las operaciones, el adjunto de documentos válidos, etc. Y por otro lado las
validaciones de falta de información que se disparan cuando un campo requerido no
ha sido ingresado (campos requeridos se encuentran marcados con un asterisco rojo a
su izquierda).
También existe un tercer tipo de validación, el cual hace referencia a los
archivos adjuntos. En este sentido la validación está en que solo se puede adjuntar
cierto tipo de archivos dependiendo del paso. Por ejemplo xls, docx, doc, pdf, así como
pdfs firmados. En este punto también cabe mencionar que existe una validación en el
uso del formulario el cual no permitirá cargar ningún documento que se requiera sin
antes no avocar conocimiento de su versión previa o de la descarga de un documento
en particular.
El Adjunto de Documentos.-
El adjunto de documentos también tiene diferentes tratamientos. De hecho
existen tres tipos de adjuntos de documentos.
1. El adjunto de documentos simple. Es aquel en el cual el usuario apenas hace
clic en el botón de adjuntar, busca en sus directorios el documento, lo
selecciona y finalmente lo ingresa al sistema. Aquí el usuario dispondrá de
los botones ‘Seleccionar Archivo’ y ‘Cargar Archivo’.
[Figura 13]
2. El segundo ejercicio para adjuntar documentos corresponde a aquel en el
cual el usuario adjunta más de un documento en una grilla de documentos
adjuntos. Aquí el usuario deberá adjuntar el documento con su descripción
para lo cual se ha dispuesto de un campo adicional en la grilla de adjuntos.
[Figura 14]
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3. El tercer ejercicio corresponde al adjunto de un documento el cual requiere
de firma digital, para lo cual el usuario dispone de un botón para adjuntar
la firma antes de realizar el procedimiento de carga de archivo firmado
digitalmente.
[Figura 15]
La Firma Digital.-
La firma digital es un procedimiento que asegura la autenticidad e integridad
del documento que es firmado digitalmente. Para esto existe en nuestro país la entidad
certificadora ECI la cual es manejada por el Banco Central del Ecuador.
Para que la firma digital funcione adecuadamente es necesario instalar el
software controlador del dispositivo que firma digitalmente así como tener el
dispositivo como tal. En la página de la ECI se explica detenidamente como instalar el
software así como operarlo. Sin embargo para nuestros objetivos vamos a enumerar lo
que debemos hacer:
1. Entrar al sitio de la ECI y Bajar los controladores de la siguiente dirección:
http://www.eci.bce.ec/web/guest/centro-de-descargas Seguir cuidadosamente
los breves pasos que se le indica en esta página o accediendo directamente al
PDF que contiene las instrucciones ubicado en el link mostrado en la figura
siguiente la cual se encuentra en el Centro de descargas de la ECI
2. Una vez instalado el dispositivo, el usuario podrá hacer uso de las firmas
digitales a lo largo del GIRG. Basta con hacer clic en el enlace de ‘Firma
Archivo’, luego de lo cual aparecerá la figura mostrada a continuación, la cual
contiene la funcionalidad de realizar la firma digital.
El usuario deberá hacer clic en el botón de examinar para elegir el archivo a
firmar, y luego hacer clic en el botón ‘firmar archivo’ como último paso.
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3. Paso seguido aparecerá una pantalla de diálogo para ingresar el password del
Token, el cual contiene la firma digital, tal como se muestra a continuación.
Ingresando los parámetros solicitado y haciendo clic en el botón OK se firma el
documento y se lo guarda en la carpeta C:/archivos firmados/. Desde la cual se
harán los adjuntos de este tipo de archivos.
La Estructura de los Manuales.-
La estructura de los manuales está representada por el desarrollo del uso de los
procesos automatizados y responde a una estructura repetitiva en cada uno de los tipos
de contratación o hilos de los procesos. De esta forma el usuario podrá acceder
rápidamente al manual dependiendo del proceso que desee realizar, así como al paso
correspondiente dentro de ese proceso. De esta forma la estructura se la ha planificado
con la siguiente norma:
Nombre del proceso a tratar
Descripción del proceso que se está tratando.
Pasos que contiene el proceso.
Descripción del paso específico.
Descripción del formulario relacionado al paso.
Procedimiento de Uso del Formulario.
1. Nombre del proceso a tratar.- Constituye el proceso en sí dentro del
capítulo. Aquí el usuario debe referenciar el nombre del proceso que
requiere revisar los cuales son Consultoría, Obras, Bienes, Servicios,
Especiales, etc.
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2. Descripción del proceso que se está tratando.- Trata de una breve
descripción a la que también hace referencia los manuales de procesos
acerca del proceso que se está desarrollando.
3. Pasos que contiene el proceso.- Corresponden a los pasos o tareas que
deben completarse antes de culminar un proceso.
4. Descripción del paso específico.- Constituye el escenario sobre el cual se
va a desarrollar el formulario que deberá ser completado por un actor
determinado dentro del proceso.
5. Descripción del formulario relacionado al paso.- Es en sí el formulario o
pantalla, o página web que contiene el formulario donde se encuentran
los datos y acciones de la tarea que el usuario debe completar.
6. Procedimiento de Uso del Formulario.- Constituye la descripción de
cómo usar el formulario, que campos llenar y que tipo de dato poner
para la exitosa gestión del formulario.
Todo esta información que usted ha leído se constituye en una guía de
uso y tips para la operación del Sistema GIRG. El usuario en este
momento podrá entrar en los capítulos siguientes los cuales constituyen
en sí el documento del Manual del Usuario como tal.
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C a p í t u l o 2 LOS PROCESOS
Objetivo
El sistema desarrollado para la gestión de la planificación de las compras
públicas responde a la estandarización de los procesos que la gobiernan. De este modo
mediante sistemas que permiten desarrollar software por medio de procesos,
definimos entonces cada una de las tareas que los conforman y los actores que deben
desarrollarlas. Los procesos entonces son los que comandan el desarrollo de todas las
actividades que van a suceder antes de que un ejercicio de planificación de
contratación se realice.
La Gestión por procesos
La idea principal está en que el usuario que conoce el proceso como tal, podrá
darse cuenta muy fácilmente de que datos debe recibir, que datos debe llenar para
remitir, y cuáles son las actividades predecesoras y las actividades siguientes a
completar. En este sentido veamos brevemente el flujo lineal del proceso de la
planificación de las compras para entender mejor como usar el sistema. Figura 11
Figura 11
En la figura anterior se aprecian los pasos secuenciales óptimos, es decir que no
manejan excepciones, por los cuales la normalización de los procesos de planificación
de compras públicas realiza.
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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Es en el orden que se describe que se suscitan las actividades de un modo
secuencial: Dentro de una institución, una unidad requirente cualquiera es la que
solicita la contratación de un bien, servicio consultoría, etc. Posterior a este
requerimiento es el departamento financiero quien aprueba el flujo de desembolso, de
acuerdo a parámetros presupuestarios, para la adquisición. Posteriormente la unidad
requirente es notificada acerca de dicha aprobación. Más tarde la unidad requirente
prepara la documentación y la remite a la autoridad para que esta apruebe la
adquisición, quien a paso seguido diligencia a la unidad de contratación dentro de la
entidad para que gestione la compra o adquisición de acuerdo a parámetros propios de
esta tarea tanto como el manejo del CPC, de los documentos anexos etc. Una vez que la
unidad de contratación gestiona a su haber todas las actividades inherentes a sí misma,
es ahora el departamento o unidad jurídica quien aprueba desde la óptica legal los
documentos y requerimientos, para finalmente hacerle saber de este hecho a la
autoridad quien como último paso remite pliegos, resoluciones, y ordenes de
adquisición debidamente aprobadas en todas las instancias a la unidad de contratación
para que así, ésta realice la compra. El gráfico lo vemos en la siguiente página Figura 12
Hemos descrito en el párrafo anterior el paso a paso de la planificación para la
contratación del estado, de una manera lineal y sin excepciones como lo mencionamos
anteriormente. De esta forma estaría claro que cada uno de los pasos y actores va a
tener una pantalla, forma o formulario en la cual completaría dicha información y que
dependiendo del paso enviaría la información requerida al paso siguiente o en su
defecto retornaría o notificaría a quien corresponda producto de la excepción.
La Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales GIRG está orientada, en
una primera etapa, a cubrir tanto los procesos de la planificación de la contratación
pública como los procesos para la gestión de bonos, tanto de la vivienda como del
Agro. En ese sentido se ha dividido este manual en tres secciones en las cuales
encontraremos los detalles de cada una de estas gestiones automatizadas.
Gestión de Contratación Pública
Gestión del Crédito BEV – Promotor Inmobiliario
Gestión del Crédito al Agro
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Proceso de la Fase Preparatoria de la Contratación
Representante unidad
administrativo Delg. Máxima
AutoridadUnidad JurídicaUnidad de contratación
Máxima autoridad
o delegadoUnidad FinancieraUnidad Requirente
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
3
FIN1. Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el Plan
Anual de Contratación)
y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
Plan Anual de Contratación
aprobado y publicado (incluido
reformas)
1.1.1.
Certificación
Presupuestaria
3. Identificar procedimiento de contratación a
utilizar (con base a la naturaleza del
requerimiento y al monto) y elaborar
documentos habilitantes
1.1.3. Notificar
unidad requirente
3.2. ¿Existen
errores de carácter
jurídico?
3.1. Elaborar Invitación/convocatoria,
objeto, condiciones generales y
especificas de los pliegos
1.1. Existe
disponibilidad
presupuestaria
1
3.3.1 .Pliegos y proyecto
de resolución de inicio de
la contratación o
aprobación de pliegos
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
3
2. ¿Autoriza
requerimiento?
4.1. Pliegos aprobados y resolución de
aprobación de la contratación (incluye
designación del administrador del contrato,
técnico para la firma del acta de recepción y
comisión técnica)
3.3. Completar pliegos
con el proyecto de
contrato y elaborar la
resolución de inicio
Proceso de
Ejecución de la
contratación
1.2. Requerimiento de
contratación
4. ¿Aprueba?
Inicio
1
2.1 ¿Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
NO
FIN
FIN
4.2. Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
SI
NO
FIN
2.2. Requiere Nueva
Certificación
presupuestaria
SI
2
NO
2
2. Ínfima cuantá
No
sí2. ¿Autoriza
requerimiento?
FIN
no
4
4
1.1.2. Posible
Gestionar?
NO
1.1.4. Gestión
de disponibilidadSI
NO
[Figura 12]
En lo que respecta al proceso de la Gestión de Contratación Pública hay que
tomar en cuenta que el usuario podrá planificar las contrataciones estatales basadas en
los siguientes tipos de compra: Por Consultoría, por Obras, por Bienes y Servicios, por
Especiales y Emergencias. Es en este mismo orden que veremos la operación y la
funcionalidad de cada uno de estos procesos que en varios momentos de su operación
interactúan con otras entidades como lo son el INCOP y El Ministerio de Finanzas.
Veamos entonces como se desarrolla el proceso de inicio del PAC, el cual
constituye el inicio del uso del sistema. Si un PAC no está elaborado dentro de una
institución, la planificación de las contrataciones públicas no se pueden dar.
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El Proceso de elaboración y reforma justificada al Plan Anual de
Contrtación.
El Plan Anual de Contratación (PAC), debe ser aprobado por la
Máxima Autoridad o su delegado y publicado hasta el 15 de enero de cada año; debe
estar vinculado con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o de los planes
regionales, provinciales, locales o institucionales.
A excepción de los procesos de contratación por ínfima cuantía y situaciones de
emergencia, toda contratación deberá estar incluida en el PAC. El Plan Anual de
Contratación además debe mantenerse actualizado en el Portal del INCOP. Es el
delegado de cada unidad requirente quien asume la responsabilidad total de los actos
registrados bajo el Nombre del Usuario y Contraseña designados.
Diagrama de Flujo del Proceso de elaboración y reforma justificada al Plan
Anual de Contratación
El modelo de proceso al que responde la creación del PAC se muestra en la
figura de la página Siguiente:
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PROCESO DE ELABORACIÓN Y REFORMA JUSTIFICADA AL PAC
Máxima autoridad
o delegadoUnidad JurídicaUnidades RequirentesUnidad de contrataciónUnidad FinancieraUnidad de Planificación
NO
SI
2. Consolidar el Plan
Anual de Contratación
y priorizar necesidades
institucionales
3. Aprueba
Plan Anual de
Contratación?
1
3.2 Solicitar corrección
para aprobar el Plan Anual
de Contratación
2.1.3 Vinculación
de presupuesto
con planificación
Inicio 1
PAC
Inicial
Proceso de
Planificación de la
contratación
2.2. Codificar el Plan Anual
de Contratación definitivo y
elaborar proyecto resolución
de aprobación (o reforma)
1. Solicitar llenar el
formato del Plan Anual
de Contratación del
Instituto Nacional de
Contratación Pública
1.1. Llenar el formato del Plan Anual de Contratación con base al Plan Anual de Política Pública y al Plan Anual de Inversiones
4. Subir al portal
www.compraspublicas.gob.ec
el Plan Anual de Contratación y
la Resolución de Aprobación
3.1. .Resolución de
aprobación (o modificación)
del Plan Anual de
Contratación suscrita
2.2.1. Proyecto resolución de
aprobación (o reforma) y Plan
anual de contratación
1
5. Solicitar reforma
justificada interna, al Plan
Anual de Contratación
aprobado
6. ¿Autoriza
Reforma al Plan
Anual de
Contratación?
6.1. Motivar reforma al
Plan Anual de
Contratación
SI
FIN
NO
Inicio 2
Reforma
PAC
1
2.3. Revisar (adecuar
cuando aplique) el
proyecto de
resolución
Fin
2.1.Revisión Plan
Anual de
Contratación
2.1.2 Corregir Plan
Anual de
Contratación
2.1.1 PAC con
Errores?
NO
SI
¿PAC requiere
correcciones?No
sí
[Figura 13]
Los pasos del proceso de Inicio PAC son los siguientes.
Pasos del Proceso:
I. Solicitud por parte de la Unidad de Planificación de completar o llenar
el formato de PAC de las diferentes unidades departamentales.
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
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VIII. Subir Pliegos
Descripción de los pasos:
I. Solicitud por parte de Unidad de Planificación de Completar o llenar el formato de
PAC de las diferentes unidades departamentales.
La unidad de Planificación de la Institución usuaria es la encargada de entrar al
sistema y acceder a los procesos para posteriormente a esto hacer clic sobre el proceso
de ‘Solicitar llenar formato del Plan anual de Contratación del INCOP. Esta tarea hace
que a cada una de las unidades requirentes de la Institución les llegue el formato del
PAC a llenar, el cual debe ser remitido nuevamente a la unidad de planificación para
su consolidación y priorización.
[Figura 14]
Descripción del Formulario
[Figura 15]
Los elementos del formulario mostrado en la figura anterior están descritos por
su nombre como tal y contienen, de ser el caso de una ayuda a modo texto, la cual se
ubica a la derecha de cada campo del formulario. Además podemos ver que el
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formulario está dividido en dos secciones: La sección que contiene los campos
referentes a la solicitud de llenado del PAC y la sección correspondiente a los archivos
o archivo que se debe adjuntar. Los elementos son:
a. Botón Descargar Formato PAC.- Botón que permite descargar el formato del
PAC para que sea enviado a las diferentes unidades requirentes.
b. Enlace ‘Descargar el manual del usuario del PAC’ .- Enlace o ‘link’ desde el
cual el usuario puede bajarse el formato del PAC tal como lo tiene definido
el INCOP.
c. Fecha límite para entrega del PAC.- Fecha que el usuario de planificación
debe elegir antes de enviar a las unidades requirentes el PAC para que sea
llenado en lo que denominaremos ‘Mini Pacs’. Es decir los Pacs de cada una
de las unidades requirentes.
d. Indicaciones de Entrega del PAC.- En este campo tipo texto, el usuario de
planificación deberá ingresar las indicaciones que crea pertinentes adjuntar,
en referencia a la tarea de elaborar PAC que le llegará a las Unidades
Requirentes.
e. Persona de Contacto.- Persona de contacto responsable del PAC por parte
de la Unidad de Planificación. Es esta persona la encargada de ser el enlace
entre las unidades requirentes y la unidad de contratación para la
elaboración del PAC.
f. Correo de Contacto.- Correo Electrónico de la Persona de Contacto.
g. Teléfono de Contacto.- Teléfono de la Persona de Contacto de la Unidad de
Planificación.
h. Adjuntar Formato de PAC.- Área o bloque para adjuntar el Formato de PAC
con el que las unidades requirentes deben trabajar.
i. Botón Seleccionar Archivo.- Botón que permite navegar por los directorios
de su computador y que permite llegar hasta el archivo que bajó y que
contiene el formato del PAC que va a remitir.
j. Botón Cargar Archivo.- Botón para cargar el archivo del PAC.
Procedimiento de Uso
Este formulario corresponde a la pantalla inicial del sistema, a partir de la cual
el usuario del departamento de Planificación o Unidad de Planificación solicita el
llenado del PAC a las unidades requirentes. Esto lo hace desde la bandeja de procesos
dentro de la ‘sección de despliegue’ en la opción de ‘procesos’, usando el proceso de
“Solicitar Llenar el formato del Plan Anual de Contratación INCOP”.
1. Una vez desplegado este formulario el usuario deberá llenar toda la
información tomando en cuenta las validaciones de los campos con asterisco
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rojo, así como los avisos de validación tanto de los campos como de la carga del
archivo que se solicita adjuntar. Los datos que debe ingresar son: La fecha
límite para entrega del PAC, las Indicaciones de entrega del PAC, la persona de
contacto, el correo de contacto, el teléfono de contacto, el teléfono de la persona
de contacto.
2. En el siguiente paso, el usuario debe adjuntar el formato del PAC haciendo clic
en el botón de seleccionar archivo para finalmente incluir el documento xls del
PAC en el formulario. Hay que tomar en cuenta que el archivo a adjuntar solo
puede ser XLS de otra forma lo que el usuario va a tener es un mensaje de error
que le indicará que solo este tipo de archivos puede adjuntar. Así mismo
tampoco podrá adjuntar un archivo XLS si antes lo no descargó usando este
formulario. Esto se lo hace como medida de seguridad para que el usuario use
el modelo de PAC adecuado, es decir el bajado desde el INCOP. Una vez
subido el archivo, el usuario tendrá el mensaje: ‘Archivo Cargado
Correctamente’ y el conjunto de botones de selección y carga de archivo se
transforman en links para ver el archivo cargado o para eliminarlo y cargar uno
nuevo de ser el caso.
3. Finalmente el usuario debe hacer clic en el botón enviar solicitud. Esta acción
hace que los datos ingresados y el formato del PAC adjuntado, le lleguen a las
diferentes Unidades Requirentes como parte de la información inicial de la de
la tarea que éstas deben completar. Veamos entonces el siguiente paso que
ahora estaría en manos de la o las Unidades Requirentes.
II. Llenar el Formato del PAC con base al PAI y POA año 2012
En este paso, cada una de las unidades requirentes se encarga de recibir el
formato de archivo XLS en el cual deberá armar su propio PAC, de manera que una
vez concluido, lo remita a la unidad de planificación para su consolidación y
priorización. En este paso las unidades requirentes van a tener en su bandeja de
entrada de tareas, la tarea denominada ‘Llenar Formato del PAC con base al PAI y
PAPP año 20xx’, tal como se muestra en la figura siguiente.
[Figura 16]
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Descripción del Formulario
[Figura 17]
Los elementos de la figura anterior están enmarcados en dos bloques o
secciones, el primer bloque corresponde a la ‘Solicitud de llenado del formato PAC’ el
cual contiene datos heredados de la instancia anterior, en la que la Unidad de
Planificación remitió toda esta información.
El segundo Bloque contiene la información relacionada a ‘Responder solicitud’, la
cual contiene dos elementos nuevos:
a. El PAC adjunto.- Enlace para descargar el PAC adjunto que remitió la Unidad
de Planificación
b. Nueva información PAC.- Conjunto de botones de selección y carga de
información de un archivo en particular.
Procedimiento de Uso
La creación de este formulario es el resultado de una tarea pendiente en la
bandeja de tareas de la sección de contenedor del usuario requirente y ocurre debido a
que el usuario de planificación envió un requerimiento de creación de PAC a las
unidades requirentes.
El procedimiento de llenado y despacho es muy sencillo y consta de dos pasos:
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1. Descargar el PAC Adjunto, para que quede constancia de su recepción
2. Cargar el PAC llenado con la información requerida de acuerdo al formato del
PAC adjunto. Si antes no hizo clic en el enlace de ‘descargar PAC Adjunto’, no
podrá adjuntar un xls nuevo, y el mensaje de erro será: ‘Para adjuntar la nueva
información del PAC, primero hacer clic en ‘Descargar PAC adjunto’
3. Finalmente, hacer clic en el botón ‘Enviar PAC’.
Un dato muy importante en este procedimiento es que TODAS las unidades
catalogadas como unidades requirentes deben llenar este formulario, debido a que a
TODAS se les remitió por parte de la unidad de planificación en el paso anterior.
El siguiente paso en el proceso está nuevamente en manos de la unidad de
planificación, siempre que, nuevamente, todas las unidades requirentes hayan llenado
el PAC. En este sentido a la unidad de planificación le llegará tantas tareas a completar
como unidades requirentes tenga la institución. Veamos en el siguiente paso las tareas
que le llegan a la unidad de planificación.
III. Consolidar y Priorizar PAC del Año 20XX de la Unidad Requirente X.
En este paso, la unidad de planificación recibe en su bandeja de entrada de
tareas cada uno de los PACs realizados por cada una de las unidades requirentes –
llamémoslos ‘Mini Pacs’, para que la misma unidad de planificación, los baje, los
consolide y los priorice, antes de ser remitido a la unidad financiera. Las tareas que
recibirá se las puede apreciar en la siguiente figura.
[Figura 18]
Descripción del Formulario
Este formulario quizá sea uno de los formularios más simples del Girg. La idea
del formulario está en que la unidad de planificación reciba de manos de las unidades
requirentes todos los ‘Mini Pacs’ de modo que los pueda consolidar y enviar más tarde
con los respectivos documentos anexos a la unidad financiera de manera que se haga
en este paso todo lo referente a adjuntar las respectivas partidas dentro del PAC
elaborado por las unidades requirentes y consolidado por planificación. Los campos
heredados en este formulario corresponden a los ingresados en el paso de la ‘Solicitud
por parte de Unidad de Planificación’. En este punto el usuario puede darse cuenta de
que el proceso de elaboración del PAC se fundamenta básicamente en crear un flujo de
información de datos y documentos que permiten la elaboración coordinada y en
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conjunto del Plan Anual de Contratación de una institución. El formulario al que se
hace referencia se muestra a continuación.
[Figura 19]
Procedimiento de Uso
En este formulario el usuario de planificación debe hacer lo siguiente:
1. Hacer clic en el botón ‘Descargar PAC’ y guardar el PAC remitido por la
unidad requirente respectiva para luego consolidarlo en el siguiente paso (paso
IV).
2. Hacer clic en el botón completar, se va a producir una tarea a la misma unidad
de planificación, la misma que consistirá en remitir el PAC consolidado y
priorizado a la unidad financiera.
Como dato adicional cabe indicar que la unidad de planificación en este paso debe
bajar todos los PACs remitidos a ella para consolidarlos. Si el usuario de la Unidad
de planificación quiere terminar con la tarea sin antes descargar el PAC, le
aparecerá un mensaje de error: ‘Descargar el PAC para la Consolidación y
Vinculación’
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IV. Envío de PAC consolidado Año 201X.
En este paso, la unidad de planificación recibe en su bandeja de entrada de
tareas una tarea denominada ‘Envío de PAC Consolidado y Priorizado, de manera que
remita este a la unidad financiera para que lo vincule con las partidas presupuestarias.
[Figura 20]
Descripción del Formulario
[Figura 21]
En este formulario se puede apreciar que el usuario de planificación remitirá el
PAC consolidado y priorizado luego de obtener de todas las unidades requirentes
todos los ‘MiniPacs’. Aquí además puede el usuario ver que existen dos bloques de
información: el bloque de las observaciones y el bloque de los archivos, en el cual el
usuario adjuntará el archivo que contiene el PAC consolidado y priorizado para
enviarlo a Financiero.
Procedimiento de Uso
En este formulario, lo único que el usuario de planificación debe hacer es:
1. Adjuntar Pac consolidado y priorizado, haciendo clic en el botón de
‘Seleccionar Archivo’ y luego clic en el botón ‘Cargar Archivo’. Siguiendo los
mismos criterios para adjuntar archivos de los pasos anteriores. Tomar en
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cuenta que aquí el PAC debe contener un RUC válido dentro de su archivo para
hacer el ejercicio, caso contrario, tendrá una alerta que le indicará qu el RUC
ingresado en el archivo XLS es inválido.
2. Hacer Clic en el botón ‘Completar’.
V. Vincular PAC con Partidas Presupuestarias 201X.
En este paso, la unidad financiera de la institución recibe en su bandeja de
entrada la tarea ‘Vincular PAC con partida presupuestaria del año 201X’, De modo que
pueda bajar el PAC consolidado y priorizado que la unidad de planificación le remitió
y a su vez realice el ejercicio de vincularlo con sus respectivas partidas presupuestarias,
para que después de completar el formulario, lo pueda remitir a la unidad de
contratación, quien se encargará en el siguiente paso en el cual codificará el PAC
vinculado.
[Figura 22]
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Descripción del Formulario
[Figura 23]
En este formulario la unidad financiera recibe la información que la unidad de
planificación remitió en función de la consolidación del PAC remitido Se puede
observar además que consta de dos bloques. El primero referente a los datos del PAC
consolidado y priorizado y el segundo relacionado a las observaciones que financiero
debe remitir así como el nuevo pac adjunto que desde luego debe contener el PAC con
las partidas presupuestarias ingresadas. Los elementos nuevos son:
a. Observaciones.- Campo en el que se debe ingresar por parte de financiero las
observaciones del PAC con las Partidas Presupuestarias
b. Adjuntar PAC.- Campo con el esquema de adjuntar archivo en el que va a
residir el PAC consolidado, priorizado y con partidas presupuestarias.
Procedimiento de Uso
En este punto, lo único que el usuario de planificación debe hacer es:
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1. Ingresar las Observaciones de financiero referentes al PAC que tiene las
partidas
2. Adjuntar el PAC con partidas. Es importante indicar que esta acción no puede
ser realizada si antes el Usuario Financiero no descarga el PAC consolidado y
priorizado del enlace del bloque de ‘Datos del PAC consolidado y priorizado’
3. Hacer Clic en el botón ‘Enviar PAC Vinculado’.
OBS. En caso de que el PAC contenga errores, este pasará a la unidad de
planificación como una tarea para que sea revisado y corregido.
VI. Codificación del PAC Año 201X.
En este paso, la unidad de contratación de la institución recibe en su bandeja de
entrada la tarea ‘Codificación del PAC Año 201X’, De modo que pueda bajar el PAC
consolidado, priorizado y vinculado que la unidad financiera le remitió y a su vez
realice el ejercicio de codificarlo, para que después de completar el formulario, lo
pueda remitir a la unidad jurídica, quien revisará la documentación generada y
adjuntada como respaldo del PAC.
[Figura 24]
Descripción del Formulario
El siguiente gráfico corresponde al formulario del paso de la Unidad de
Contratación. Aquí podemos observar básicamente tres bloques o secciones. La
primera corresponde a los Datos del PAC consolidado y priorizado, la segunda
corresponde a la sección de los datos incluidos con la partida presupuestaria, es decir
al paso de financiero, mientras que el tercer y último bloque corresponde a los datos
del proyecto de resolución para aprobación del PAC, es decir para remitir las
observaciones y los documentos y PAC codificado a la máxima autoridad.
En este sentido podemos observar entonces que la sección o bloque de
‘Codificar el PAC y elaborar proyecto de resolución para Aprobación PAC ‘ es el
bloque correspondiente al dato de Observación y al de adjunto de documentos que la
unidad de contratación debe hacer. En rigor tenemos los siguientes elementos en este
bloque del formulario:
a. Observaciones.- Corresponden a las observaciones que la Unidad de
contratación deberá incluir.
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b. Adjuntar PAC codificado.- Corresponde al PAC que financiero remitió con las
correcciones del caso si existieren.
c. Adjuntar Proyecto de Resolución.- Corresponde al archivo del proyecto de
resolución, que debe llegarle a la máxima autoridad con extensión pdf, doc,
docx u odt. En caso de que el usuario quiera adjuntar un archivo diferente a los
formatos especificados, un mensaje de error avisando de este hecho aparecerá
para que el usuario rectifique. Lo mismo ocurre para el elemento anterior.
[Figura 25]
Procedimiento de Uso
El usuario de la Unidad de Contratación debe realizar 4 tareas puntuales:
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1. Ingresar las Observaciones de la Unidad de Contratación respecto a los
documentos que se van a adjuntar.
2. Adjuntar el PAC codificado, no sin antes descargarlo del enlace ‘Descargar PAC
Consolidado y Priorizado con Partidas Presupuestarias’
3. Adjuntar el Proyecto de Resolución
4. Hacer clic en el botón de ‘Enviar PAC codificado’. Lo cual remite toda esta
información a la Máxima Autoridad.
VII. Revisión de la Documentación del PAC año 201X.
En este paso, la unidad jurídica revisa la documentación adjunta que respalda
la creación del PAC en la tarea ‘Revisión de la Documentación del PAC del Año 201X’
y remite toda esta información a la máxima autoridad para que la firme digitalmente y
la remita finalmente a la unidad de contratación para subir el PAC al INCOP.
[Figura 26]
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Descripción del Formulario
[Figura 27]
El gráfico anterior corresponde al formulario del paso de la Unidad Jurídica en
el cual se deben revisar los documentos generados antes de emitir observaciones en
caso de requerir corrección, o en su defecto, si todo está bien, adjuntar la Resolución de
Aprobación del PAC. En este formulario además se presentan los bloques de
información correspondientes a todos los pasos anteriores y finalmente al bloque de
‘Revisar PAC y Resolución de Aprobación’ es decir:
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• Datos PAC Consolidado y Priorizado
• Datos PAC Consolidado y Priorizado con Partidas Presupuestarias
• Datos PAC Codificado y Proyecto de Resolución para Aprobación PAC
• Revisar PAC y Resolución de Aprobación
En el último bloque usted puede ver que existen dos caminos por los cuales el
proceso puede continuar su flujo o hilo. Veamos entonces cada uno de ellos:
a. Cuando no se requiere corrección y el proceso continúa su flujo normal
hasta la Autoridad.
b. Cuando el usuario Jurídico detecta que si se requiere corrección. El paso
regresa a la Unidad de Contratación para que se realicen las correcciones
pertinentes, básicamente a nivel de documentos.
En este sentido podemos observar entonces, que cuando la elección es de que
‘SI’ se requiere corrección el campo que el usuario jurídico debe llenar es el de ‘Detalle
de la documentación Incompleta’
[Figura 28]
Cuando la elección es por el ‘No’ se requiere corrección en su lugar se debe
adjuntar la resolución de aprobación del PAC e ingresar las observaciones a la
documentación.
[Figura 29]
Procedimiento de Uso
El usuario de la Unidad Jurídica debe realizar 2 tareas generales:
1. Aprobar o no los documentos para continuar con el proceso en el paso de la
Autoridad.
2. Ingresar las observaciones dependiendo de la decisión.
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3. Adjuntar la resolución de aprobación en caso de que la decisión sea que no
requiere cambios la documentación.
4. Hacer Clic en el botón inferior de Enviar Pac y Resolución
VIII. Aprobación del PAC del Año 201X.
En este paso, la máxima autoridad de la institución recibe en su bandeja de
entrada la tarea ‘Aprobar PAC del año 201X’ de modo que firme digitalmente los
documentos pertinentes referentes al plan de ejecución y adjunte la resolución de
aprobación del PAC firmada digitalmente, la cual deberá recibir la unidad de
contratación para finalmente concluir con el PAC.
[Figura 30]
Descripción del Formulario
En el formulario que se muestra en la figura siguiente se puede apreciar que existen
tres bloques o secciones que forman parte de la información que la autoridad debe
tener a su cargo antes de tomar la decisión de firmar o no la resolución de aprobación
del PAC, en cuyo caso se debe tomar en cuenta que esta resolución debe firmarse por
medio de la firma digital.
Las secciones a las que se hace referencia son:
1. Fecha de Cumplimiento de Tareas
2. Datos de PAC Aprobado y Resolución de Aprobación PAC
3. Datos y Documentos Máxima Autoridad
Hay que tomar en cuenta además que antes de adjuntar el documento de la resolución
de aprobación debidamente firmado el usuario Autoridad debe descargar la resolución
de aprobación del PAC remitida por Jurídico desde el enlace de Resolución de
Aprobación de PAC.
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[Figura 31]
Procedimiento de Uso
El usuario Autoridad debe realizar las siguientes actividades:
1. En caso de aprobar el PAC, debe continuar con el siguiente punto, caso
contrario debe pasar al punto 5
2. Firmar el Documento Digitalmente.
3. Seleccionar el Archivo con el documento firmado y cargarlo
4. Adjuntar las observaciones producto de adjuntar la resolución de. Tomar en
cuenta que solo se aceptan archivos PDFs.
[Figura 32]
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5. En caso de no aprobar el PAC, llenar el campo ‘Corrección para aprobar el
PAC’.
[Figura 33]
6. Finalmente Hacer clic en enviar PAC y Resolución de Aprobación. Esta acción
hace que le llegue nuevamente a la unidad de contratación toda la
documentación y aprobaciones para que sea esta quien deba subir el PAC
aprobado por la autoridad al INCOP.
IX. Subir la Información al Portal del PAC del Año 201X.
Corresponde al último paso en la creación del PAC, en el cual la unidad de
contratación recibe en su bandeja de entrada la tarea denominada ‘Subir información al
Portal del PAC del Año 201X’. En este paso, la unidad de contratación recibe la tarea
por parte de la máxima autoridad y es la encargada de subir el PAC al Incop,
terminando así la gestión de generación del PAC.
[Figura 34]
Descripción del Formulario
[Figura 35]
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En la pantalla de la figura anterior, el usuario de la Unidad de Contratación
puede observar que le llegan datos relacionados a la entidad registrada como tal, debe
elegir el nombre del usuario registrado en INCOP para abrir una sesión en el portal del
INCOP y finalmente debe hacer clic en el botón de ‘Subir Información al Portal del
INCOP. En esta sección del manual no aplica describir un procedimiento de uso como
tal ya que lo único que el usuario debe hacer es abrir una sesión en el portal del INCOP
tal como se explicó anteriormente, y como se aprecia a continuación en la figura 35b.
[Figura 35b]
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El requerimiento de contratación del Estado.
Existen dos pasos en común a partir de los cuales los procesos dependiendo de
su naturaleza se ejecutan. El primero de ellos es el Requerimiento de Contratación del
Estado, el cual estará disponible para todas y cada una de las unidades que puedan
realizar un requerimiento de contratación. Mientras que el segundo paso lo constituye
la certificación de fondos por parte de la Unidad Financiera. A partir de este
intercambio de información entre la Unidad Requirente, el INCOP, la Unidad
Financiera y el Ministerio de Finanzas se inician todos los procesos, razón por la cual
hemos incluido en esta parte del capítulo de procesos estos formularios. Centrémonos
entonces en el formulario de Requerimiento de Contratación del Estado, el cual se
encuentra en la bandeja de procesos de cualquier unidad requirente.
[Figura 36]
Descripción del Formulario
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[Figura 37]
Procedimiento de Uso
1. Ingrese al Sistema, tal como fue descrito anteriormente.
2. Si usted es una Unidad Requirente, dispondrá de varios procesos dentro
de la Sección Despliegue al hacer clic en el ícono de procesos.
3. Una vez hecho clic en el ícono de procesos de la ‘Sección Despliegue’,
usted puede observar que en la ‘Sección Contenedor ’ va a disponer de
los siguientes procesos:
a. Requerimiento de Contratación del Estado
b. Solicitar Reforma Justificada al PAC
4. Haga clic en la fila titulada ‘Requerimiento de Contratación del Estado’,
tal como se aprecia en la figura siguiente:
1.- Clic en Procesos
2.- Clic en Requerimiento de
Contratación del Estado
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[Figura 38]
5. Como resultado de la acción del paso anterior tendrá la siguiente
pantalla mostrada en la descripción del formulario.
6. Llene los siguientes datos:
a. Tipo de Compra
[Figura 39]
b. Objeto de la Contratación
c. Cuatrimestre del PAC
d. Observaciones
Los datos anteriores corresponden a los contenidos dentro del
Bloque de ‘Planificación de la Contratación’, continúe ingresando:
e. El código del Producto CPC
f. Seleccione el número de la partida
g. Seleccione la descripción del Ítem de la Partida la partida.
h. Ingrese el Monto
i. Seleccione en Usuario del INCOP.
j. Haga clic en el botón ‘Valida Partida’. Esto le permite al usuario
insertar una partida en la grilla de Partidas presupuestaria.
k. Finalmente adjunte el Cronograma Valorado.
Todos estos datos están contenidos en el bloque de Validación de la Partida.
Finalmente el usuario debe hacer clic en el botón de Solicitar Disponibilidad de
Fondos. De manera que la tarea pase a la Unidad Financiera
En este como en todos los formularios, los asteriscos rojos a la izquierda de los campos
denotan la necesidad de que estos campos sean ingresados necesariamente, de otro
modo el usuario no podrá continuar con el proceso.
Una vez que se han ingresado todos los campos de este formulario, el proceso continúa
hacia el departamento o unidad financiera para la aprobación del presupuesto
referencial en función de las partidas y el requerimiento de contratación. En este
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sentido lo único que tiene que hacer el usuario es dar clic en el botón ‘Solicitar
Disponibilidad de Fondos’ ubicado en la parte inferior del formulario.
El mismo procedimiento deberá usarse para iniciar cualquier otro proceso de
contratación. Es decir la pantalla de ingreso al sistema, y la de ‘Requerimiento de
Contratación del Estado’. Lógicamente lo que debe cambiar será el tipo de
contratación.
Como tip adicional a este formulario de ingreso de información y de manera general a
todos los formularios que contienen campos requeridos, el no ingresar información
produce avisos tal como se aprecia en el gráfico siguiente. Lo que significa que usted
no ha ingresado la información referida en el aviso.
[Figura 40]
Con este procedimiento usted ha iniciado un proceso de planificación de compra y
dependiendo del tipo de compra elegido, este podría ser de consultoría, bienes,
servicios, obras o especiales. A partir de este momento se describirán cada uno de los
hilos del proceso dependiendo del tipo de contratación elegido.
La solicitud de Certificación de Fondos.
Una vez que el usuario de la Unidad Requirente ha despachado la solicitud
para realizar una contratación, esta le llega al usuario Financiero, el cual es el ente
encargado de realizar la interrelación de datos entre el Ministerio de Finanzas y el
GIRG, para todo lo referente a certificación presupuestaria. Veamos entonces como la
Unidad Financiera utiliza su Formulario para garantizar la operación de la compra
desde la óptica de suficiencia de recursos estatales. El Usuario financiero va a tener en
su bandeja de tareas la siguiente tarea asignada:
fig 41
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Descripción del Formulario
[Fig 42]
Procedimiento de Uso
Usted puede ver que en este formulario se encuentran los datos heredados del
‘Requerimiento de Contratación del Estado’ en el bloque o sección ‘Información
para Solicitar Disponibilidad y Certificación de Fondos’. La operación o
procedimiento de uso de este formulario de cara al usuario de la unidad
financiera está en el bloque ‘Repuesta a Solicitud para Certificación de
Disponibilidad de Fondos’, dentro del cual el usuario va a verificar si existen
fondos en las partidas antes validadas contra las bases de datos del Ministerio
de Finanzas.
Luego de que el usuario verifica que si hay disponibilidad de fondos, se cargan
en la matriz ‘Disponibilidad de Partidas Presupuestarias’ en donde se cargarán
las partidas con los montos disponibles. Este evento no es automático debido a
que podría ser que no exista disponibilidad e incluso que podamos dejar en
trámite la tarea. En todo caso el evento de ‘SI existe disponibilidad de fondos’
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trae consigo el siguiente anexo al formulario principal, con el cual el usuario va
a elegir de que partida o conjunto de ellas va a requerir presupuesto para poder
realizar la compra.
Entonces en el siguiente bloque, debe elegir la partida que tenga monto
disponible, y digitar el monto a usar.
[Figura 43]
Una vez hecho esto, el usuario debe hacer clic en el botón ‘Certificación de
Fondos’ luego de lo cual el sistema le retorna el número de certificación.
En la pantalla siguiente se ve el resultado de la elección de la partida así como
de la acción de hacer clic en el botón de ‘Certificación de Fondos’
[Figura 44]
Como último paso el usuario debe dar clic al botón ‘Responder Solicitud’ de
modo que la tarea de la disponibilidad de fondos y certificación pasa a la Unidad
Requirente nuevamente.
Cabe indicar finalmente que estos dos eventos o tareas que se han descrito
corresponden a un común denominador al momento de realizar una solicitud de
adquisición para el Estado, es decir la tarea inherente a solicitar algo y la de certificar
fondos para esa adquisición son las que de forma regular hacen estos dos pasos
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representados en ‘El requerimiento de contratación del Estado’ y ‘La solicitud de
Certificación de Fondos’.
El Proceso de Consultoría 1 “Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados,
que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y
proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u
operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de
proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así
como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya
parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de
estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e
investigación”.
El proceso de consultoría está compuesto de tres formas de contratación las cuales se
diferencian de acuerdo a los montos a contratar en referencia al presupuesto nacional
del estado.
De este modo el usuario sabrá que en cuanto ingrese el monto a contratar, el sistema
automáticamente lo guiará por el tramo correspondiente a la consultoría designada de
acuerdo al monto desde el momento de la solicitud o requerimiento de compra por
parte del estado hasta el envío de los pliegos preparados con su respectiva aprobación
hacia el INCOP.
CONSULTORÍA
3. Concurso Público
2. Lista Corta
1. Contratación directa
PRESUPUESTO INICIAL DEL
ESTADO
< 0,000002
≥ 0,000002 o ≤ 0,000015
> 0,000015
Los Tipos de Contratación disponibles para Consultoría son:
Proceso de Contratación Directa
Proceso de Contratación por Lista Corta
Proceso de Contratación por Concurso Público
1 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase Preparatoria
El modelo de proceso al que responde la automatización de consultoría por
contratación directa se muestra en la siguiente figura:
Proceso de la Fase Preparatoria de la Contratación
Representante unidad
administrativo Delg. Máxima
AutoridadUnidad JurídicaUnidad de contratación
Máxima autoridad
o delegadoUnidad FinancieraUnidad Requirente
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
3
FIN1. Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el Plan
Anual de Contratación)
y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
Plan Anual de Contratación
aprobado y publicado (incluido
reformas)
1.1.1.
Certificación
Presupuestaria
3. Identificar procedimiento de contratación a
utilizar (con base a la naturaleza del
requerimiento y al monto) y elaborar
documentos habilitantes
1.1.3. Notificar
unidad requirente
3.2. ¿Existen
errores de carácter
jurídico?
3.1. Elaborar Invitación/convocatoria,
objeto, condiciones generales y
especificas de los pliegos
1.1. Existe
disponibilidad
presupuestaria
1
3.3.1 .Pliegos y proyecto
de resolución de inicio de
la contratación o
aprobación de pliegos
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
3
2. ¿Autoriza
requerimiento?
4.1. Pliegos aprobados y resolución de
aprobación de la contratación (incluye
designación del administrador del contrato,
técnico para la firma del acta de recepción y
comisión técnica)
3.3. Completar pliegos
con el proyecto de
contrato y elaborar la
resolución de inicio
Proceso de
Ejecución de la
contratación
1.2. Requerimiento de
contratación
4. ¿Aprueba?
Inicio
1
2.1 ¿Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
NO
FIN
FIN
4.2. Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
SI
NO
FIN
2.2. Requiere Nueva
Certificación
presupuestaria
SI
2
NO
2
2. Ínfima cuantá
No
sí2. ¿Autoriza
requerimiento?
FIN
no
4
4
1.1.2. Posible
Gestionar?
NO
1.1.4. Gestión
de disponibilidadSI
NO
Los pasos junto con las pantallas por las cuales el usuario debe realizar la
planificación de la contratación por Consultoría se indican a continuación:
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Proceso de Contratación Directa 2 “Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor que
resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del presupuesto inicial del
Estado del correspondiente ejercicio económico”.
Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la Planificación de Consultoría por Contratación
Directa son:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación de Consultoría por Contratación Directa:
I. Elaborar Requerimientos de Contratación y Solicitar Disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar Existencia de Disponibilidad de Fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
2 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Adicionales de los Términos de Referencia
En esta sección se definirán: el Alcance de la Consultoría, los Productos
Esperados, el Plazo de Ejecución y se adjuntan los Términos de
Referencia.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
4. Ingresar el Alcance de la Consultoría
5. Ingresar una descripción de los Productos Esperados
6. Ingresar el Plazo de Ejecución
7. Adjuntar los Términos de Referencia,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
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c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
a. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Términos de Referencia;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra
pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue
o abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
8. Finalmente pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad.
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Corregir Requerimiento
Este paso se produce cuando la Máxima Autoridad no Autoriza los Requerimientos
enviados previamente por la Unidad Requirente, y requiere que se realicen
correcciones sobre los documentos adjuntados.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Requerimiento. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la Descripción del
Formulario, con una sección adicional en la que se muestran las observaciones
realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Completar Requerimientos de Contratación y
Enviarlo para Autorización por parte de la Unidad Requirente.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
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Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria.
c. Datos Adicionales de los Términos de Referencia
Esta sección describe el Alcance de la Consultoría, los Productos Esperados,
el Plazo de Ejecución y se muestra el link para ver los Términos de
Referencia.
d. Aprobación
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo de la
decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar distintas rutas que se
describen más adelante en cada una de las opciones disponibles.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Descargar los Términos de Referencia que fueron adjuntados al proceso en el paso
anterior por la Unidad Requirente, para esto debe dar clic sobre el enlace (link) Ver
Términos de Referencia que se encuentra en la sección Datos Adicionales de los
Términos de Referencia; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue o
abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
5. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
6. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos; a continuación
se muestran las siguientes Opciones:
i. Solicitar Corrección para continuar Proceso
ii. Observación / Justificación
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b. La opción Solicitar Corrección para continuar Proceso permite continuar el
proceso con correcciones o concluir el mismo, según la opción que se
seleccione.
c. Para continuar el proceso (Opción SI) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción SI en Solicitar Corrección para continuar Proceso,
ii. Luego se muestra una nueva opción La Corrección Requiere, esta
nueva opción contiene 2 alternativas:
1. Nueva Certificación Presupuestaria
Esta opción reinicia el proceso desde el paso Elaborar el
Requerimiento y Solicitar la Disponibilidad Presupuestaria.
2. Corrección de Documentos
Esta opción regresa el proceso al paso anterior Completar
Requerimiento y Enviarlo para Autorización.
iii. Una vez seleccionada una de las dos opciones anteriores debe
ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iv. Finalmente presionar el botón Completar.
d. Para concluir el proceso (Opción NO) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción NO en Solicitar Corrección para continuar Proceso.
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ii. Ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iii. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso
concluye y se genera una notificación a la Unidad Requirente para
comunicar la decisión.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación
La Unidad de Contratación añadirá los productos correspondientes a los
requerimientos y adjuntará el documento con los Pliegos requeridos para la
contratación; esta información será enviada a la Unidad Jurídica para su Revisión.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los
Requerimientos de Contratación y los Estudios Relacionados.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Adicionales de los Términos de Referencia
Esta sección describe el Alcance de la Consultoría, los Productos
Esperados, el Plazo de Ejecución.
d. Identificar Procedimiento de Contratación y Enviar Pliegos
En esta sección se define el Código del Proceso, además se añadirán del
Catálogo de Productos aquellos que son requeridos como objeto de la
contratación, para lo cual hay que registrar su unidad de medida, la
cantidad requerida y el valor, además describir una característica
específica sobre dicho producto si es necesario.
Adicionalmente se adjuntarán los pliegos elaborados para continuar con
el proceso de contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Pliegos, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar si se va a o no a evaluar capacidad Nacional
5. El código del proceso es generado automáticamente por el sistema
6. A continuación se debe seleccionar el producto pulsando el botón ‘seleccionar
el producto de la compra’.
7. Seleccione el producto deseado de la lista que muestra la pantalla, pulsando el
check que se muestra en la parte izquierda de producto deseado.
8. Una vez seleccionado el producto, tanto su código como su descripción de
cargan en el formulario principal para continuar ingresando más datos.
En el proceso de consultoría la Unidad, cantidad, valor y Subtotal se llenan
automáticamente.
9. Luego debe ingresar una característica especifica del producto si es necesario.
10. Una vez ingresados todos los valores debe presionar el botón Añadir Producto,
esto carga el producto y los valores ingresados a la matriz de Productos
Seleccionados, tal como se muestra en la siguiente imagen.
11. Si desea agregar otro producto es necesario repetir los pasos 6 al 10
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12. Si desea eliminar el producto añadido debe pulsar el icono de la fila
correspondiente.
13. Adicionalmente para completar el formulario debe adjuntar los Pliegos de la
Contratación siguiendo el procedimiento descrito a continuación:
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el botón abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
f. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos; dependiendo del
tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su
navegador o se mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
g. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
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Corregir Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Unidad Jurídica.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la unidad jurídica.
Corregir Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
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6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la Unidad Jurídica.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cinco secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Adicionales de los Términos de Referencia
Esta sección describe el Alcance de la Consultoría, los Productos
Esperados, el Plazo de Ejecución.
d. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, el
link de los pliegos y los productos seleccionados por la Unidad de
Contratación.
e. Revisar y completar Pliegos, elaborar Resolución de Aprobación
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá adjuntar los
pliegos revisados y completados de ser el caso, así como la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
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3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación se muestran los elementos para Adjuntar Pliegos y Adjuntar
Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
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Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana
para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
iii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
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Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
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6. Finalmente pulsar el botón completar.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cinco secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria.
d. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
e. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
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Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
iv. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
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a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
VIII. Subir Pliegos
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
planificación por parte de la Unidad de Contratación. En este tipo de contratación tanto
los Pliegos como la Resolución de Probación se envían al INCOP.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Descripción del Proceso de Contratación
Esta sección muestra los datos principales del proceso de la
contratación.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Subir
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar el nombre del Usuario de INCOP si desea cambiarlo.
5. Pulsar botón Subir Pliegos y Resolución de Inicio al INCOP y finalmente el
botón Completar Tarea.
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Proceso de Contratación por Lista Corta 3 “Cuando el presupuesto referencial del contrato supere el fijado en el número
anterior y sea inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el
monto del presupuesto inicial del Estado correspondiente al ejercicio económico”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación Directa, la única diferencia
radica en el paso VII en el cual la Máxima Autoridad selecciona a los miembros de la
Comisión Técnica.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación de Consultoría por Lista Corta:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación Directa.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación Directa.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación Directa.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
Referirse al paso VI del Proceso de Contratación Directa.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Referirse al paso VIII del Proceso de Contratación Directa.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
3 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cinco secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria
c. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
d. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad
Requirente así como el link de los pliegos, los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación y un link para descargar la Resolución de
Aprobación de Pliegos.
e. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado, quien presidirá.
Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
iv. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
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Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
v. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
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Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
SUBINFO 2008 | Dirección: Av. Amazonas N39-61 y Pereira, Edificio Centro Financiero, Piso 10, Ofic. 11 | Teléfono: PBX (593) 2 246 3703/4 | Email: [email protected]
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
Proceso de Contratación por Concurso Público 4 “Cuando el presupuesto referencial del contrato sea igual o superior al valor que
resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto Inicial del
Estado del correspondiente ejercicio económico”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación Directa, la única diferencia
radica en el paso VII en el cual la Máxima Autoridad selecciona a los miembros de la
Comisión Técnica.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación de Consultoría por Concurso Público:
4 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación Directa.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación Directa.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación Directa.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
Referirse al paso VI del Proceso de Contratación Directa.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Referirse al paso VIII del Proceso de Contratación Directa.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cinco secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria.
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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c. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
d. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad
Requirente así como el link de los pliegos, los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación y un link para descargar la Resolución de
Aprobación de Pliegos.
e. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado, quien presidirá.
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Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
iv. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
v. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
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En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
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i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
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El Proceso de Obras
Se refiere a la creación de la infraestructura física mediante la realización de obras
públicas. Incluye todo tipo de adquisiciones necesarias para la construcción,
instalación, ampliación, rehabilitación, servicios relacionados con la obra pública, etc.
El proceso de Obras está compuesto de varias formas de contratación las cuales se
diferencian de acuerdo a los montos a contratar en referencia al presupuesto nacional
del Estado.
De este modo el usuario sabrá que en cuanto ingrese el monto a contratar, el sistema
automáticamente lo guiará por el tramo correspondiente a la consultoría designada de
acuerdo al monto desde el momento de la solicitud o requerimiento de compra por
parte del estado hasta el envío de los pliegos preparados con su respectiva aprobación
hacia el INCOP.
Los Tipos de Contratación disponibles para Consultoría son:
Proceso de Contratación por Menor Cuantía
Proceso de Contratación por Cotización
Proceso de Contratación por Licitación
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Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase Preparatoria
El modelo de proceso al que responde la automatización de Obras se muestra en la
siguiente figura:
Proceso de la Fase Preparatoria de la Contratación
Representante unidad
administrativo Delg. Máxima
AutoridadUnidad JurídicaUnidad de contratación
Máxima autoridad
o delegadoUnidad FinancieraUnidad Requirente
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
3
FIN1. Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el Plan
Anual de Contratación)
y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
Plan Anual de Contratación
aprobado y publicado (incluido
reformas)
1.1.1.
Certificación
Presupuestaria
3. Identificar procedimiento de contratación a
utilizar (con base a la naturaleza del
requerimiento y al monto) y elaborar
documentos habilitantes
1.1.3. Notificar
unidad requirente
3.2. ¿Existen
errores de carácter
jurídico?
3.1. Elaborar Invitación/convocatoria,
objeto, condiciones generales y
especificas de los pliegos
1.1. Existe
disponibilidad
presupuestaria
1
3.3.1 .Pliegos y proyecto
de resolución de inicio de
la contratación o
aprobación de pliegos
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
3
2. ¿Autoriza
requerimiento?
4.1. Pliegos aprobados y resolución de
aprobación de la contratación (incluye
designación del administrador del contrato,
técnico para la firma del acta de recepción y
comisión técnica)
3.3. Completar pliegos
con el proyecto de
contrato y elaborar la
resolución de inicio
Proceso de
Ejecución de la
contratación
1.2. Requerimiento de
contratación
4. ¿Aprueba?
Inicio
1
2.1 ¿Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
NO
FIN
FIN
4.2. Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
SI
NO
FIN
2.2. Requiere Nueva
Certificación
presupuestaria
SI
2
NO
2
2. Ínfima cuantá
No
sí2. ¿Autoriza
requerimiento?
FIN
no
4
4
1.1.2. Posible
Gestionar?
NO
1.1.4. Gestión
de disponibilidadSI
NO
Proceso de Contratación por Menor Cuantía 5 “Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000007 del
Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.”.
Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la Planificación de la contratación de Obras por Menor
Cuantía son:
5 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación de la Contratación de Obras por Menor Cuantía:
I. Elaborar Requerimientos de Contratación y Solicitar Disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar Existencia de Disponibilidad de Fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
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c. Información detallada del Requerimiento
En esta sección se van a adjuntar los documentos requeridos en este
paso, es decir:
i. Requerimiento de Contratación
ii. Estudios Relacionados
Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
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3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
4. Adjuntar el Requerimiento de Contratación,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
b. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Requerimientos de
Contratación; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se
abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para
que descargue o abra el documento en el programa correspondiente, por
ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
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5. Adjuntar los Estudios Relacionados
a. Ingresar una descripción del documento que se desea adjuntar, por
ejemplo: “Estudio de Suelo”.
b. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
c. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
a. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
b. Pulsar OK para cerrar la ventana.
c. Una vez cargado el archivo se agregará en la matriz tal como se muestra
en la siguiente figura, si desea ver o abrir el archivo debe dar clic sobre
los links de Nombre documento, Descripción Documento o Tipo Documento
de la fila correspondiente; dependiendo del tipo de documento
adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará
una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
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c. Para eliminarlo debe dar clic sobe el icono .
6. Finalmente y una vez adjuntados los archivos tanto de requerimiento de
contratación como estudios relacionados debe pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad
Corregir Requerimiento
Este paso se produce cuando la Máxima Autoridad no Autoriza los Requerimientos
enviados previamente por la Unidad Requirente, y requiere que se realicen
correcciones sobre los documentos adjuntados.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Requerimiento. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la Descripción del
Formulario, con una sección adicional en la que se muestran las observaciones
realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Completar Requerimientos de Contratación y
Enviarlo para Autorización por parte de la Unidad Requirente.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso.
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IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen:
el Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre,
Presupuesto Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del
Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas
por la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Aprobación
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo de
la decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar distintas
rutas que se describen más adelante en cada una de las opciones
disponibles.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Descargar los Términos de Referencia que fueron adjuntados al proceso en el paso
anterior por la Unidad Requirente, para esto debe dar clic sobre el enlace (link) Ver
Términos de Referencia que se encuentra en la sección Datos Adicionales de los
Términos de Referencia; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue o
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abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
5. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
6. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos; a continuación
se muestran las siguientes Opciones:
i. Solicitar Corrección para continuar Proceso
ii. Observación / Justificación
b. La opción Solicitar Corrección para continuar Proceso permite continuar el
proceso con correcciones o concluir el mismo, según la opción que se
seleccione.
c. Para continuar el proceso (Opción SI) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción SI en Solicitar Corrección para continuar Proceso,
ii. Luego se muestra una nueva opción La Corrección Requiere, esta
nueva opción contiene 2 alternativas:
1. Nueva Certificación Presupuestaria
Esta opción reinicia el proceso desde el paso Elaborar el
Requerimiento y Solicitar la Disponibilidad Presupuestaria.
2. Corrección de Documentos
Esta opción regresa el proceso al paso anterior Completar
Requerimiento y Enviarlo para Autorización.
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iii. Una vez seleccionada una de las dos opciones anteriores debe
ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iv. Finalmente presionar el botón Completar.
d. Para concluir el proceso (Opción NO) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción NO en Solicitar Corrección para continuar Proceso.
ii. Ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iii. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso
concluye y se genera una notificación a la Unidad Requirente para
comunicar la decisión.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación
La Unidad de Contratación añadirá los productos correspondientes a los
requerimientos y adjuntará el documento con los Pliegos requeridos para la
contratación; esta información será enviada a la Unidad Jurídica para su Revisión.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los
Requerimientos de Contratación y los Estudios Relacionados.
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b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Adicionales de los Términos de Referencia
Esta sección describe el Alcance de la Consultoría, los Productos
Esperados, el Plazo de Ejecución.
d. Identificar Procedimiento de Contratación y Enviar Pliegos
En esta sección se define el Código del Proceso, además se añadirán del
Catálogo de Productos aquellos que son requeridos como objeto de la
contratación, para lo cual hay que registrar su unidad de medida, la
cantidad requerida y el valor, además describir una característica
específica sobre dicho producto si es necesario.
Adicionalmente se adjuntarán los pliegos elaborados para continuar con
el proceso de contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Pliegos, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. El código del proceso es generado automáticamente por el sistema
5. A continuación se debe seleccionar el producto pulsando el botón ‘seleccionar
el producto de la compra’.
6. Seleccione el producto deseado de la lista que muestra la pantalla, pulsando el
check que se muestra en la parte izquierda de producto deseado.
7. Una vez seleccionado el producto, tanto su código como su descripción de
cargan en el formulario principal para continuar ingresando más datos.
8. Seleccione la Unidad de medida
9. Ingrese la cantidad y el valor del producto seleccionado
10. Luego debe ingresar una característica especifica del producto si es necesario.
11. Una vez ingresados todos los valores debe presionar el botón Añadir Producto,
esto carga el producto y los valores ingresados a la matriz de Productos
Seleccionados, tal como se muestra en la siguiente imagen.
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12. Si desea agregar otro producto es necesario repetir los pasos 5 al 10
13. Si desea eliminar el producto añadido debe pulsar el icono de la fila
correspondiente.
14. Adicionalmente para completar el formulario debe adjuntar los Pliegos de la
Contratación siguiendo el procedimiento descrito a continuación:
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el botón abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
f. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos; dependiendo del
tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su
navegador o se mostrará una ventana para que descargue o abra el
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documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
g. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
Corregir Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Unidad Jurídica.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la unidad jurídica.
Corregir Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Máxima Autoridad.
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5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la Unidad Jurídica.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la unidad
Requirente así como el link de los pliegos y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
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contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
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ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el Proceso,
para el Acta de Recepción.
iv. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
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v. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
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mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
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6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
VIII. Subir Pliegos
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
planificación por parte de la Unidad de Contratación. En este tipo de contratación tanto
los Pliegos como la Resolución de Probación se envían al INCOP.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Descripción del Proceso de Contratación
Esta sección muestra los datos principales del proceso de la
contratación.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Subir
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar el nombre del Usuario de INCOP si desea cambiarlo.
5. Pulsar botón Subir Pliegos y Resolución de Inicio al INCOP y finalmente el
botón Completar Tarea.
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Proceso de Contratación por Cotización / Licitación
Contratación por Cotización 6 “La contratación para la ejecución de obras, cuyo presupuesto referencial oscile entre
0,000007 y 0,00003 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente Ejercicio
Económico”.
Contratación por Licitación 7 “Para contratar la ejecución de obras, cuando su presupuesto referencial sobrepase el
valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto del Presupuesto
inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación por Menor Cuantía, excepto
los pasos VI y VII que se describen a continuación.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación de la contratación de Obras por Cotización:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Referirse al paso VIII del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
6 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395 7 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la unidad
Requirente así como el link de los pliegos y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá adjuntar los
pliegos revisados y completados de ser el caso, así como la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
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3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación se muestran los elementos para Adjuntar Pliegos y
Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana
para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
iii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
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contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos. Además se designarán
al Administrador del Contrato así como la Comisión Técnica.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
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a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el Proceso,
para el Acta de Recepción.
iv. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado.
Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
v. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
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Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
vi. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
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a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
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El Proceso de Bienes y Servicios
El proceso de Bienes y Servicios está compuesto de varias formas de contratación las
cuales se diferencian de acuerdo a los montos a contratar en referencia al presupuesto
nacional del Estado y al tipo la definición de si lo requerido se encuentra normalizado
y/o catalogado.
De este modo el usuario sabrá que en cuanto ingrese el monto a contratar, el sistema
automáticamente lo guiará por el tramo correspondiente a la consultoría designada de
acuerdo al monto desde el momento de la solicitud o requerimiento de compra por
parte del estado hasta el envío de los pliegos preparados con su respectiva aprobación
hacia el INCOP.
Los Tipos de Contratación disponibles para Consultoría son:
NO Normalizados
o Proceso de Contratación por Menor Cuantía
o Proceso de Contratación por Cotización
o Proceso de Contratación por Licitación
Normalizados
o Proceso de Contratación por Subasta Inversa
o Proceso de Contratación por Catálogo
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Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase Preparatoria
El modelo de proceso al que responde la automatización de Obras se muestra en la
siguiente figura:
Proceso de la Fase Preparatoria de la Contratación
Representante unidad
administrativo Delg. Máxima
AutoridadUnidad JurídicaUnidad de contratación
Máxima autoridad
o delegadoUnidad FinancieraUnidad Requirente
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
3
FIN1. Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el Plan
Anual de Contratación)
y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
Plan Anual de Contratación
aprobado y publicado (incluido
reformas)
1.1.1.
Certificación
Presupuestaria
3. Identificar procedimiento de contratación a
utilizar (con base a la naturaleza del
requerimiento y al monto) y elaborar
documentos habilitantes
1.1.3. Notificar
unidad requirente
3.2. ¿Existen
errores de carácter
jurídico?
3.1. Elaborar Invitación/convocatoria,
objeto, condiciones generales y
especificas de los pliegos
1.1. Existe
disponibilidad
presupuestaria
1
3.3.1 .Pliegos y proyecto
de resolución de inicio de
la contratación o
aprobación de pliegos
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
3
2. ¿Autoriza
requerimiento?
4.1. Pliegos aprobados y resolución de
aprobación de la contratación (incluye
designación del administrador del contrato,
técnico para la firma del acta de recepción y
comisión técnica)
3.3. Completar pliegos
con el proyecto de
contrato y elaborar la
resolución de inicio
Proceso de
Ejecución de la
contratación
1.2. Requerimiento de
contratación
4. ¿Aprueba?
Inicio
1
2.1 ¿Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
NO
FIN
FIN
4.2. Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
SI
NO
FIN
2.2. Requiere Nueva
Certificación
presupuestaria
SI
2
NO
2
2. Ínfima cuantá
No
sí2. ¿Autoriza
requerimiento?
FIN
no
4
4
1.1.2. Posible
Gestionar?
NO
1.1.4. Gestión
de disponibilidadSI
NO
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios NO Normalizados por Menor
Cuantía 8 “Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría
cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico”.
8 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la Planificación de la contratación de Bienes/Servicios
NO Normalizados por Menor Cuantía son:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación de la Contratación de Bienes/Servicios NO
Normalizados por Menor Cuantía:
I. Elaborar Requerimientos de Contratación y Solicitar Disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar Existencia de Disponibilidad de Fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
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b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Información detallada del Requerimiento
En esta sección se van a adjuntar los documentos requeridos en este
paso, es decir:
iii. Requerimiento de Contratación
iv. Estudios Relacionados
Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
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3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
4. Adjuntar el Requerimiento de Contratación,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
d. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Requerimientos de
Contratación; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se
abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para
que descargue o abra el documento en el programa correspondiente, por
ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
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5. Adjuntar el Estudios Relacionados,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
e. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Estudios Relacionados;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra
pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue
o abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
6. Finalmente y una vez adjuntados los archivos tanto de requerimiento de
contratación como estudios relacionados debe pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad
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Corregir Requerimiento
Este paso se produce cuando la Máxima Autoridad no Autoriza los Requerimientos
enviados previamente por la Unidad Requirente, y requiere que se realicen
correcciones sobre los documentos adjuntados.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Requerimiento. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la Descripción del
Formulario, con una sección adicional en la que se muestran las observaciones
realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Completar Requerimientos de Contratación y
Enviarlo para Autorización por parte de la Unidad Requirente.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
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Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria.
c. Aprobación
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo de la
decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar distintas rutas que se
describen más adelante en cada una de las opciones disponibles.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Descargar los Términos de Referencia que fueron adjuntados al proceso en el paso
anterior por la Unidad Requirente, para esto debe dar clic sobre el enlace (link) Ver
Términos de Referencia que se encuentra en la sección Datos Adicionales de los
Términos de Referencia; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue o
abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
5. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
6. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos; a continuación
se muestran las siguientes Opciones:
i. Solicitar Corrección para continuar Proceso
ii. Observación / Justificación
b. La opción Solicitar Corrección para continuar Proceso permite continuar el
proceso con correcciones o concluir el mismo, según la opción que se
seleccione.
c. Para continuar el proceso (Opción SI) debe seguir el siguiente
procedimiento:
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i. Pulsar la opción SI en Solicitar Corrección para continuar Proceso,
ii. Luego se muestra una nueva opción La Corrección Requiere, esta
nueva opción contiene 2 alternativas:
1. Nueva Certificación Presupuestaria
Esta opción reinicia el proceso desde el paso Elaborar el
Requerimiento y Solicitar la Disponibilidad Presupuestaria.
2. Corrección de Documentos
Esta opción regresa el proceso al paso anterior Completar
Requerimiento y Enviarlo para Autorización.
iii. Una vez seleccionada una de las dos opciones anteriores debe
ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iv. Finalmente presionar el botón Completar.
d. Para concluir el proceso (Opción NO) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción NO en Solicitar Corrección para continuar Proceso.
ii. Ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iii. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso
concluye y se genera una notificación a la Unidad Requirente para
comunicar la decisión.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación
La Unidad de Contratación añadirá los productos correspondientes a los
requerimientos y adjuntará el documento con los Pliegos requeridos para la
contratación; esta información será enviada a la Unidad Jurídica para su Revisión.
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Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los
Requerimientos de Contratación y los Estudios Relacionados.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Identificar Procedimiento de Contratación y Enviar Pliegos
En esta sección de definirá que tipo de Bien o Servicio se desea
Contratar, así como si los Productos se encuentran en el catálogo y si es
necesario verificar su Producción Nacional.
Además en esta sección se añadirán del Catálogo de Productos aquellos
que son requeridos como objeto de la contratación, para lo cual hay que
registrar su unidad de medida, la cantidad requerida y el valor, además
describir una característica específica sobre dicho producto si es
necesario.
Adicionalmente se adjuntarán los pliegos elaborados para continuar con
el proceso de contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Pliegos, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar el Tipo de Bien o Servicio
a. Seleccionar NO Normalizado
5. Seleccionar SI o NO en Verificar Producción Nacional
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a. Verificar Producción Nacional (Opción SI)
b. Verificar Producción Nacional (Opción NO)
6. Ingresar el Código del Proceso
7. Pulse el botón Añadir Producto
8. Seleccione el producto deseado.
9. Una vez listados los productos del Catálogo de Productos de Compras – Nivel 9,
seleccione el check que se muestra en la parte izquierda de producto
deseado.
10. A continuación debe seleccionar la Unidad de medida del producto.
11. Ingresar la cantidad de productos requeridos, el formato de la cantidad debe
ser un número, si se requiere usar decimales utilizar el carácter punto (.).
12. Luego debe ingresar el valor de dicho producto, el formato debe ser un número
si separador de miles y el carácter punto (.) como separador de decimales, ej.
10000.00, el sistema automáticamente dará formato al valor una vez ingresado,
si desea cambiar el valor debe ingresarlo sin separador de miles.
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13. Luego debe ingresar una característica especifica del producto si es necesario.
14. Una vez ingresados todos los valores debe presionar el botón Añadir Producto,
esto carga el producto y los valores ingresados a la matriz de Productos
Seleccionados, tal como se muestra en la siguiente imagen.
15. Si desea agregar otro producto es necesario repetir los pasos 4-5-6-7-8-9
16. Si desea eliminar el producto añadido debe pulsar el icono de la fila
correspondiente.
17. Adicionalmente para completar el formulario debe adjuntar los Pliegos de la
Contratación siguiendo el procedimiento descrito a continuación:
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el botón abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
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e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
f. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos; dependiendo del
tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su
navegador o se mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
g. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
Corregir Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Unidad Jurídica.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la unidad jurídica.
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Corregir Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la Unidad Jurídica.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, el
link de los pliegos, Estudios Relacionados y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
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VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
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3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el Proceso,
para el Acta de Recepción.
iv. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
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Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
v. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
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a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
VIII. Subir Pliegos
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
planificación por parte de la Unidad de Contratación. En este tipo de contratación tanto
los Pliegos como la Resolución de Probación se envían al INCOP.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Descripción del Proceso de Contratación
Esta sección muestra los datos principales del proceso de la
contratación.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Subir
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar el nombre del Usuario de INCOP si desea cambiarlo.
1. Pulsar botón Subir Pliegos y Resolución de Inicio al INCOP y finalmente el
botón Completar Tarea.
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Proceso de Contratación de Bienes/Servicios NO Normalizados por
Cotización / Licitación
Contratación por Cotización 9 “La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados,
exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0,000002 y
0,000015 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente Ejercicio Económico”.
Contratación por Licitación 10 “Para contratar la adquisición de bienes o servicios no normalizados, exceptuando
los de consultoría, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de
multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio económico”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación por Menor Cuantía, excepto
los pasos VI y VII que se describen a continuación.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Referirse al paso VIII del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
9 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395 10 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la unidad
Requirente así como el link de los pliegos y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá adjuntar los
pliegos revisados y completados de ser el caso, así como la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
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5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación se muestran los elementos para Adjuntar Pliegos y
Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
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Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana
para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
iii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
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Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
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Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos. Además se designarán
al Administrador del Contrato así como la Comisión Técnica.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
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5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el Proceso,
para el Acta de Recepción.
iv. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado.
Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
v. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
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Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
vi. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
Proceso de Contratación de Bienes/Servicios Normalizados por Subasta
Inversa 11 “Para la adquisición de bienes y servicios normalizados que no consten en el catálogo
electrónico, las Entidades Contratantes deberán realizar subastas inversas en las cuales
los proveedores de bienes y servicios equivalentes, pujan hacia la baja el precio
ofertado, en acto público o por medios electrónicos a través del Portal de
COMPRASPÚBLICAS”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación por Menor Cuantía, excepto
los pasos VI, VII y VIII que se describen a continuación.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
11 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Subir Pliegos
Referirse al paso VIII del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la unidad
Requirente así como el link de los pliegos y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
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En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá adjuntar los
pliegos revisados y completados de ser el caso, así como la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación se muestran los elementos para Adjuntar Pliegos y
Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos.
ii. Adjuntar Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el
botón Abrir.
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Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana
para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
iii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
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Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
SUBINFO 2008 | Dirección: Av. Amazonas N39-61 y Pereira, Edificio Centro Financiero, Piso 10, Ofic. 11 | Teléfono: PBX (593) 2 246 3703/4 | Email: [email protected]
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria
c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad Requirente
así como el link de los pliegos, los productos seleccionados por la Unidad
de Contratación y un link para descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos. Además se designarán
al Administrador del Contrato así como la Comisión Técnica.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
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5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el Proceso,
para el Acta de Recepción.
iv. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado.
Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
v. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
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Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
vi. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
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Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
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b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Subir Pliegos cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
VIII. Subir Pliegos
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
planificación por parte de la Unidad de Contratación. En este tipo de contratación tanto
los Pliegos como la Resolución de Probación se envían al INCOP.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Descripción del Proceso de Contratación
Esta sección muestra los datos principales del proceso de la
contratación.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Subir
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar el nombre del Usuario de INCOP si desea cambiarlo.
1. Pulsar botón Subir Pliegos y Resolución de Inicio al INCOP y finalmente el
botón Completar Tarea.
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Proceso de Contratación de Bienes/Servicios Normalizados por Catálogo 12 “El Instituto Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de
selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los
cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de
que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades
Contratantes, sobre la base de parámetros objetivos establecidos en la normativa que
para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública”.
Pasos del Proceso:
Los paso a seguir son iguales al Proceso de Contratación por Menor Cuantía, excepto el
paso VIII que se describen a continuación.
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la Planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
o Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
o Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
Referirse al paso III del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
Referirse al paso IV del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
Referirse al paso V del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
Referirse al paso VI del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Referirse al paso VI del Proceso de Contratación por Menor Cuantía.
VIII. Subir Pliegos
VIII. Subir Pliegos
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
12 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395
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planificación por parte de la Unidad de Contratación. En este tipo de contratación tanto
los Pliegos como la Resolución de Probación se envían al INCOP.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección la unidad de contratación ingresará información
complementaria para iniciar la contratación, tal como: Forma de Pago,
tipo de Adjudicación, Plazo de Entrega, Vigencia de la Oferta, Variación
Mínima de la Oferta durante la Puja, Funcionario encargado del proceso
y Descripción.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Pulsar botón Subir Pliegos y Resolución de Inicio al INCOP
5. Finalmente pulsar el botón Completar Tarea.
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Los Procesos Especiales para Contratación
Dependiendo de la necesidad de la Unidad Requirente el sistema ofrece varias
alternativas para realizar la Planificación de una Contratación usando procedimientos
Especiales
Los Tipos de Contratación disponibles para los Procesos Especiales son:
Proceso de Contratación Integral por Precio Fijo *
Proceso de Arrendamiento de Bienes Inmuebles *
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, por Ferias Inclusivas *
Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, con declaratoria de Utilidad
Pública **
Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, por Transferencia de Dominio
entre Entidades del Sector Público ***
* Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase Preparatoria
Proceso de la Fase Preparatoria de la Contratación
Representante unidad
administrativo Delg. Máxima
AutoridadUnidad JurídicaUnidad de contratación
Máxima autoridad
o delegadoUnidad FinancieraUnidad Requirente
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
3
FIN1. Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el Plan
Anual de Contratación)
y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
Plan Anual de Contratación
aprobado y publicado (incluido
reformas)
1.1.1.
Certificación
Presupuestaria
3. Identificar procedimiento de contratación a
utilizar (con base a la naturaleza del
requerimiento y al monto) y elaborar
documentos habilitantes
1.1.3. Notificar
unidad requirente
3.2. ¿Existen
errores de carácter
jurídico?
3.1. Elaborar Invitación/convocatoria,
objeto, condiciones generales y
especificas de los pliegos
1.1. Existe
disponibilidad
presupuestaria
1
3.3.1 .Pliegos y proyecto
de resolución de inicio de
la contratación o
aprobación de pliegos
1.2.1 Enviar requerimiento
de contratación y
certificado presupuestario
3
2. ¿Autoriza
requerimiento?
4.1. Pliegos aprobados y resolución de
aprobación de la contratación (incluye
designación del administrador del contrato,
técnico para la firma del acta de recepción y
comisión técnica)
3.3. Completar pliegos
con el proyecto de
contrato y elaborar la
resolución de inicio
Proceso de
Ejecución de la
contratación
1.2. Requerimiento de
contratación
4. ¿Aprueba?
Inicio
1
2.1 ¿Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
NO
FIN
FIN
4.2. Continuar el
proceso, solicitando
corrección?
SI
NO
FIN
2.2. Requiere Nueva
Certificación
presupuestaria
SI
2
NO
2
2. Ínfima cuantá
No
sí2. ¿Autoriza
requerimiento?
FIN
no
4
4
1.1.2. Posible
Gestionar?
NO
1.1.4. Gestión
de disponibilidadSI
NO
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** Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase Preparatoria de Adquisición de
Bienes (Utilidad Pública)
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** Diagrama de Flujo del Proceso de la Fase preparatoria de Adquisición de
Bienes Inmuebles (Transferencia de Dominio)
Proceso de: Arrendamiento de Bienes Inmuebles/ De Ferias Inclusivas /
Contratación Integral por Precio Fijo.
Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la planificación de la Arrendamiento de Bienes
Inmuebles son:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de
la Unidad de Contratación
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la
Contratación
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VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
VIII. Iniciar Contratación
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
a. Referirse Pag. 37
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
a. Referirse Pag. 41
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Información detallada del Requerimiento
En esta sección se van a adjuntar los documentos requeridos en este
paso, es decir:
i. Requerimiento de Contratación
ii. Estudios Relacionados
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
4. Adjuntar el Requerimiento de Contratación,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
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b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
f. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Requerimientos de
Contratación; dependiendo del tipo de documento adjuntado este se
abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para
que descargue o abra el documento en el programa correspondiente, por
ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
5. Adjuntar los Estudios Relacionados
a. Ingresar una descripción del documento que se desea adjuntar, por
ejemplo: “Estudio de Suelo”.
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b. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
c. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
d. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
e. Pulsar OK para cerrar la ventana.
g. Una vez cargado el archivo se agregará en la matriz tal como se muestra
en la siguiente figura, si desea ver o abrir el archivo debe dar clic sobre
los links de Nombre documento, Descripción Documento o Tipo Documento
de la fila correspondiente; dependiendo del tipo de documento
adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará
una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminarlo debe dar clic sobe el icono .
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6. Finalmente y una vez adjuntados los archivos tanto de requerimiento de
contratación como estudios relacionados debe pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad
Corregir Requerimiento
Este paso se produce cuando la Máxima Autoridad no Autoriza los Requerimientos
enviados previamente por la Unidad Requirente, y requiere que se realicen
correcciones sobre los documentos adjuntados.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Requerimiento. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la Descripción del
Formulario, con una sección adicional en la que se muestran las observaciones
realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Completar Requerimientos de Contratación y
Enviarlo para Autorización por parte de la Unidad Requirente.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso.
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
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Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Aprobación
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo de la
decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar distintas rutas
que se describen más adelante en cada una de las opciones disponibles.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Descargar los requerimientos de contratación que fueron adjuntados al proceso en
el paso anterior por la Unidad Requirente, para esto debe dar clic sobre el enlace
(link) Descargar Requerimientos de Contratación que se encuentra en la sección Datos
del Requerimiento de Contratación; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que
descargue o abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word,
Open Office, Acrobat Reader, etc.
Si se pulsa SI o NO en Autorización de Requerimientos sin descargar los
Requerimientos de Contratación se muestra el siguiente mensaje “Primero debe
descargar los requerimientos de Contratación”.
5. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
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a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
6. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos; a continuación
se muestran las siguientes Opciones:
i. Solicitar Corrección para continuar Proceso
ii. Observación / Justificación
b. La opción Solicitar Corrección para continuar Proceso permite continuar el
proceso con correcciones o concluir el mismo, según la opción que se
seleccione.
c. Para continuar el proceso (Opción SI) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción SI en Solicitar Corrección para continuar Proceso,
ii. Luego se muestra una nueva opción La Corrección Requiere, esta
nueva opción contiene 2 alternativas:
1. Nueva Certificación Presupuestaria
Esta opción reinicia el proceso desde el paso Elaborar el
Requerimiento y Solicitar la Disponibilidad Presupuestaria.
2. Corrección de Documentos
Esta opción regresa el proceso al paso anterior Completar
Requerimiento y Enviarlo para Autorización.
iii. Una vez seleccionada una de las dos opciones anteriores debe
ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iv. Finalmente presionar el botón Completar.
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d. Para concluir el proceso (Opción NO) debe seguir el siguiente
procedimiento:
i. Pulsar la opción NO en Solicitar Corrección para continuar Proceso.
ii. Ingresar las observaciones o justificación respectiva que sustente la
decisión.
iii. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso
concluye y se genera una notificación a la Unidad Requirente para
comunicar la decisión.
V. Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación
La Unidad de Contratación añadirá los productos correspondientes a los
requerimientos y adjuntará el documento con los Pliegos requeridos para la
contratación; esta información será enviada a la Unidad Jurídica para su Revisión.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el Tipo
de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto Referencial,
Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los Requerimientos
de Contratación y los Estudios Relacionados.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por la
Unidad Financiera así como el número de Certificación Presupuestaria.
c. Identificar Procedimiento de Contratación y Enviar Pliegos
En esta sección se añadirán del Catálogo de Productos aquellos que son
requeridos como objeto de la contratación, para lo cual hay que registrar su
unidad de medida, la cantidad requerida y el valor, además describir una
característica específica sobre dicho producto si es necesario.
Adicionalmente se adjuntarán los pliegos elaborados para continuar con el
proceso de contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Pliegos, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Pulse el botón Añadir Producto
5. Seleccione el producto deseado.
6. Una vez listados los productos del Catálogo de Productos de Compras – Nivel 9,
seleccione el check que se muestra en la parte izquierda de producto
deseado.
7. A continuación debe seleccionar la Unidad de medida del producto.
8. Ingresar la cantidad de productos requeridos, el formato de la cantidad debe
ser un número, si se requiere usar decimales utilizar el carácter punto (.).
9. Luego debe ingresar el valor de dicho producto, el formato debe ser un número
si separador de miles y el carácter punto (.) como separador de decimales, ej.
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10000.00, el sistema automáticamente dará formato al valor una vez ingresado,
si desea cambiar el valor debe ingresarlo sin separador de miles.
10. Luego debe ingresar una característica especifica del producto si es necesario.
11. Una vez ingresados todos los valores debe presionar el botón Añadir Producto,
esto carga el producto y los valores ingresados a la matriz de Productos
Seleccionados, tal como se muestra en la siguiente imagen.
12. Si desea agregar otro producto es necesario repetir los pasos 4-5-6-7-8-9
13. Si desea eliminar el producto añadido debe pulsar el icono de la fila
correspondiente.
14. Adicionalmente para completar el formulario debe adjuntar los Pliegos de la
Contratación siguiendo el procedimiento descrito a continuación:
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el botón abrir.
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c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
f. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos; dependiendo del
tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su
navegador o se mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo Word, Open
Office, Acrobat Reader, etc.
g. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
Corregir Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Unidad Jurídica. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Unidad Jurídica.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
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6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la unidad jurídica.
Corregir Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Corregir
Pliegos solicitados por la Máxima Autoridad. Unidad Requirente [Unidad
Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la
misma.
4. A continuación se muestra el formulario descrito en la parte inicial del
procedimiento, con una sección adicional en la que se muestran las
observaciones realizadas por la Máxima Autoridad.
5. Para realizar los cambios solicitados es necesario seguir los pasos descritos en el
Procedimiento de Uso del paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Una vez realizadas los cambios solicitados debe pulsar el botón Completar para
que se continúe el proceso con la Unidad Jurídica.
VI. Revisar, Completar Pliegos y Elaborar Resolución de Inicio de la Contratación
La Unidad Jurídica debe revisar los pliegos enviados por la Unidad de Contratación y
completarlos con el proyecto de contrato, adicionalmente deberá elaborar la resolución
Aprobación de Pliegos que será suscrita por la Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
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En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Datos Pliegos
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la unidad
Requirente así como el link de los pliegos y los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación.
d. Revisar Pliegos
En esta sección de registrará la decisión que tome la Unidad Jurídica
respecto a si continua el proceso, para lo cual deberá adjuntar los
pliegos revisados y completados de ser el caso, así como la resolución de
inicio de la contratación; caso contrario, es decir, realizar alguna
corrección a los pliegos o productos, corresponderá describir las
observaciones respectivas para que el proceso regrese a la Unidad de
Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Abrir la tarea “Revisar y Completar Pliegos (Proyecto de Contrato). Unidad
Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de Contratación]” pulsado doble
clic sobre la misma.
4. Descargar los pliegos adjuntados por la Unidad de Contratación en el paso
anterior, pulsando clic en el enlace (link) Descargar Pliegos; dependiendo del tipo
de documento adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
5. Seleccionar si desea o no continuar el proceso sin correcciones:
a. Continuar proceso sin correcciones (Opción SI)
i. Seleccionar Opción SI en Continuar proceso sin correcciones. A
continuación se muestran los elementos para Adjuntar Pliegos y Adjuntar
Resolución de Aprobación de Pliegos.
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ii. Adjuntar Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Pliegos;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá
en otra pantalla de su navegador o se mostrará una ventana
para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
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iii. Adjuntar Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
Seleccionar el archivo que se desea adjuntar, presionar el
botón Abrir.
Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo
se mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver
y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado este
se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el
programa correspondiente, por ejemplo Word, Open Office,
Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se mostrarán
los botones para seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
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b. Continuar proceso sin correcciones (Opción NO)
i. Si selecciona la opción NO es necesario ingresar las observaciones
respectivas, esta opción regresa el proceso al paso anterior para que
la Unidad de Contratación considere las observaciones descritas y
repita el paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar
Productos por parte de la Unidad de Contratación.
6. Finalmente pulsar el botón completar.
VII. Aprobar Pliegos e Inicio de la Contratación
Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad
aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la
contratación o aprobación de pliegos, adicionalmente designará al administrador del
contrato, al técnico (que suscribirá del acta de recepción) y según corresponda a los
integrantes de la Comisión Técnica.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria
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c. Pliegos revisados por la Unidad Jurídica
En esta sección se muestra el tipo de contratación del proceso actual, la
matriz de los estudios relacionados adjuntados por la Unidad
Requirente así como el link de los pliegos, los productos seleccionados
por la Unidad de Contratación y un link para descargar la Resolución de
Aprobación de Pliegos.
d. Revisar Pliegos
En esta sección se registrará la decisión que tome la Máxima Autoridad
respecto a la Aprobación o Negación de los Pliegos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Una vez abierto el formulario debe descargar la Resolución de Aprobación de
Pliegos dando clic sobre el enlace (link) del mismo nombre.
5. Seleccionar si se aprueba o no los Pliegos
a. Aprobación de Pliegos – (Opción SI)
i. Seleccionar SI en la opción Aprobación de Pliegos
ii. Seleccionar el funcionario Administrador de Contrato.
iii. Ingresar el nombre del Técnico que no intervino en el proceso, para el
Acta de Recepción.
iv. Seleccionar a los miembro de la Comisión Técnica:
Seleccionar el Profesional Designado.
Seleccionar al Titular del Área Requirente o Delegado.
Seleccionar al Profesional afín al Objeto o Delegado.
v. Realizar la Firma Digital de la resolución de Aprobación de Pliegos.
Pulsar el botón Firma Archivo.
En la nueva ventana pulsar el botón examinar y
seleccionar el archivo que desea firmar.
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Ingresar el Token en el puerto USB de su equipo
Pulsar el botón Firmar Archivo
Ingresar la contraseña de su Firma Electrónica
Finalmente pulsar el botón OK, con este procedimiento el
archivo se ha firmado y se guarda en la carpeta
c:/Archivos Firmados.
vi. Adjuntar la Resolución de Aprobación de Pliegos
Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
En la carpeta Archivos Firmados seleccionar el archivo que
se desea adjuntar, y luego presionar el botón Abrir.
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Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el
archivo se mostrará un mensaje de confirmación:
“Archivo cargado Correctamente”.
Pulsar OK para cerrar la ventana.
Una vez cargado el archivo se mostraran los links para
ver y/o eliminar el archivo adjuntado.
Para ver el archivo pulsar Ver Resolución de Aprobación de
Pliegos; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se
mostrará una ventana para que descargue o abra el
documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar
archivo, a continuación de muestra un mensaje de
confirmación de la acción. Si elimino el archivo se
mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
b. Aprobación de Pliegos – (Opción NO)
i. Seleccionar NO en la opción Aprobación de Pliegos.
ii. Seleccionar si desea o no Solicitar Corrección para continuar
Proceso.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción SI)
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a. Seleccionar SI en la opción Solicitar Corrección para
continuar Proceso.
b. Ingresar las observaciones que deben ser
consideradas por la Unidad de Contratación.
Esta opción retorna el proceso a la Unidad de
Contratación para repetir el paso Elaborar
Documentos Habilitantes e Identificar Productos
por parte de la Unidad de Contratación.
Solicitar Corrección para continuar Proceso (Opción NO)
a. Seleccionar NO en la opción Solicitar Corrección
para continuar Proceso.
b. Ingresar la justificación de la decisión de cancelar
el proceso de contratación; dicha información será
enviada a la Unidad Requirente como parte de la
Notificación de la cancelación del proceso.
6. Una vez seleccionada la opción deseada e ingresada la información
correspondiente debe pulsar el botón Completar para que el proceso regrese al
paso Elaborar Documentos Habilitantes e Identificar Productos por parte de la
Unidad de Contratación cuando las opciones Aprobación de Pliegos y Solicitar
Corrección para continuar procesos sean NO y SI respectivamente; o vaya al paso
Iniciar Contratación cuando las opción Aprobación de Pliegos sea SI.
VIII. Iniciar Contratación
Una vez aprobados los Pliegos y firmada la Resolución de Aprobación de Pliegos por
parte de la Máxima Autoridad se debe efectuar el último paso del proceso de
planificación por parte de la Unidad de Contratación.
En este tipo de contratación tanto los Pliegos como la Resolución de Probación no se
envían al INCOP.
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Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección la unidad de contratación ingresará información
complementaria para iniciar la contratación, tal como: Código del
Proceso, Forma de Pago, tipo de Adjudicación, Plazo de Entrega,
Vigencia de la Oferta, Funcionario encargado del proceso y Descripción.
b. Archivos
En esta sección de muestran enlaces (links) para ver los Pliegos y
Resolución de Aprobación de Pliegos así como la lista de Productos
añadidos por la Unidad de Contratación.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Aprobar
Pliegos. Unidad Requirente [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Ingresar el código del proceso
5. Seleccionar la Forma de Pago
6. Seleccionar el Tipo de Adjudicación
7. Seleccionar el Plazo de Entrega, para esto debe ingresar un valor numérico y
definir si el periodo es el Días, Meses o Años.
8. Seleccionar la Vigencia de Oferta, para esto debe ingresar un valor numérico y
definir si el periodo es el Días, Meses o Años.
9. Ingresar el nombre del Funcionario Encargado del Proceso.
10. Ingresar la Descripción.
11. Finalmente pulsar el botón Completar Tarea.
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Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, con declaratoria de Utilidad
Pública.
Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la planificación de la Adquisición de Bienes Inmuebles
son:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Elaborar Resolución por parte de la Unidad Jurídica
Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Información detallada del Requerimiento
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En esta sección se van a adjuntar los documentos requeridos en este
paso, es decir:
iii. Informe Técnico
iv. Estudios Adicionales
Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
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4. Adjuntar el Informe Técnico,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
h. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Informe Técnico;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra
pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue
o abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
5. Adjuntar los Estudios Relacionados
a. Ingresar una descripción del documento que se desea adjuntar, por
ejemplo: “Estudio de Suelo”.
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b. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
c. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
g. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
h. Pulsar OK para cerrar la ventana.
i. Una vez cargado el archivo se agregará en la matriz tal como se muestra
en la siguiente figura, si desea ver o abrir el archivo debe dar clic sobre
los links de Nombre documento, Descripción Documento o Tipo Documento
de la fila correspondiente; dependiendo del tipo de documento
adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará
una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
i. Para eliminarlo debe dar clic sobe el icono .
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6. Finalmente y una vez adjuntados los archivos tanto de requerimiento de
contratación como estudios relacionados debe pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró
el requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se
describen: el Tipo de Compra, Objeto de Contratación,
Cuatrimestre, Presupuesto Referencial, Unidad Requirente y el
Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias
certificadas por la Unidad Financiera así como el número de
Certificación Presupuestaria.
c. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta Sección Describe el Informe Técnico como los Estudios
Adicionales Adjuntados por la Unidad Requirente.
d. Resolver Adquirir Bien Inmueble
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo
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de la decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar
distintas rutas que se describen más adelante en cada una de las
opciones disponibles.
Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
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4. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
b. Seleccionar si el Dictamen Técnico es Favorable o NO
i. La opción SI permite que el proceso continúe.
ii. La opción NO cancela el proceso y envía una notificación a la
Unidad Requirente.
c. Adjuntar el Informe Técnico,
i. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
ii. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón
Abrir.
iii. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se
mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
iv. Pulsar OK para cerrar la ventana.
v. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o
eliminar el archivo adjuntado.
i. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Dictamen Técnico
INMOBILIAR; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
vi. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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acción. Si elimino el archivo se mostrarán los botones para
seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
5. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos.
b. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso concluye y se
genera una notificación a la Unidad Requirente para comunicar la decisión.
V. Elaborar Resolución por parte de la Unidad Jurídica
La unidad Jurídica adjuntara los documentos correspondientes según la decisión de la
Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los
Requerimientos de Contratación y los Estudios Relacionados.
b. Procedimiento
En esta sección se especificará el valor de Avalúo, el valor a pagar, la
decisión si se logró un acuerdo y de ser así adjuntar los documentos
respectivos.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Resolución, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Adjuntar la Resolución de Declaratoria de Utilidad Publica
5. Ingresar el Valor del Avalúo
6. Adjuntar la Notificación al Propietario del Bien Inmueble
7. Ingresar el Valor a Pagar
8. Seleccionar si Se logró Acuerdo
a. Opción SI
i. Ingresar el Monto Acordado
ii. Adjuntar la Escritura Pública
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iii. Finalmente pulsar el botón Completar
b. Opción NO
i. Seleccionar el Tipo de Acción a tomar
Proceder a Juicio de Expropiación
a. Ingresar el Valor determinado por el Juez
b. Adjuntar la Sentencia Emitida por el Juez
c. Adjuntar la Escritura Pública
d. Finalmente pulsar el botón Completar
Cancelar el proceso (Con autorización de Máxima
Autoridad)
a. Adjuntar documento de respaldo para cancelar el
Proceso.
b. Finalmente pulsar el botón Completar
Proceso de Adquisición de Bienes Inmuebles, con Transferencia de Dominio
Pasos del Proceso:
Los pasos a seguir para realizar la planificación de la Adquisición de Bienes Inmuebles
son:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para Autorización
por parte de la Unidad Requirente
IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
V. Efectuar Acuerdo por parte de la Unidad Jurídica
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Descripción de los Pasos:
A continuación de describen las actividades a seguir en cada uno de los pasos del
proceso para realizar la planificación:
I. Elaborar requerimiento de Contratación y solicitar disponibilidad
Presupuestaria
II. Verificar existencia de disponibilidad de fondos
III. Completar Requerimientos de Contratación y Enviarlo para Autorización por
parte de la Unidad Requirente
Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente adjuntara los
documentos que describan los Requerimientos de Contratación así como los Estudios
Relacionados, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en tres
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente y el Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias certificadas por
la Unidad Financiera así como el número de Certificación
Presupuestaria.
c. Información detallada del Requerimiento
En esta sección se van a adjuntar los documentos requeridos en este
paso, es decir:
v. Informe Técnico
vi. Estudios Adicionales
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Enviar
Requerimiento de Contratación. Objeto: [Objeto de Contratación]”, pulsando
doble clic sobre la misma.
4. Adjuntar el Informe Técnico,
a. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
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b. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
c. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
d. Pulsar OK para cerrar la ventana.
e. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o eliminar
el archivo adjuntado.
j. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Informe Técnico;
dependiendo del tipo de documento adjuntado este se abrirá en otra
pantalla de su navegador o se mostrará una ventana para que descargue
o abra el documento en el programa correspondiente, por ejemplo
Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
f. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la acción. Si
elimino el archivo se mostrarán los botones para seleccionar y cargar
nuevamente el archivo.
5. Adjuntar los Estudios Relacionados
a. Ingresar una descripción del documento que se desea adjuntar, por
ejemplo: “Estudio de Suelo”.
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b. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
c. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón Abrir.
j. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se mostrará
un mensaje de confirmación: “Archivo cargado Correctamente”.
k. Pulsar OK para cerrar la ventana.
k. Una vez cargado el archivo se agregará en la matriz tal como se muestra
en la siguiente figura, si desea ver o abrir el archivo debe dar clic sobre
los links de Nombre documento, Descripción Documento o Tipo Documento
de la fila correspondiente; dependiendo del tipo de documento
adjuntado este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará
una ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat Reader, etc.
l. Para eliminarlo debe dar clic sobe el icono .
6. Finalmente y una vez adjuntados los archivos tanto de requerimiento de
contratación como estudios relacionados debe pulsar el botón Completar.
Una vez concluido el paso el proceso continúa con la tarea Autorizar Requerimientos
por parte de la Máxima Autoridad
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IV. Autorizar Requerimientos por parte de la Máxima Autoridad
La Máxima autoridad recibirá la información provista por la Unidad Requirente y
autorizará los Requerimientos dando paso a la Elaboración de los Pliegos por parte de
la Unidad de Contratación.
La Máxima Autoridad tendrá la posibilidad de solicitar correcciones que implique
corrección de documentos por parte de la Unidad Requirente, lo cual produce que el
proceso regrese al paso “Completar Requerimiento de Contratación y Enviarlo para
Autorización por parte de la Unidad Requirente”.
Otra posibilidad es solicitar la elaboración de una nueva Certificación Presupuestaria
lo que produce que el proceso regrese al paso “Elaborar Requerimiento de Contratación y
solicitar disponibilidad Presupuestaria” por parte de la Unidad Requirente.
Además podrá rechazar el requerimiento de contratación y concluir el proceso con lo
cual se generará una notificación para la Unidad Requirente.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en
cuatro secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró
el requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se
describen: el Tipo de Compra, Objeto de Contratación,
Cuatrimestre, Presupuesto Referencial, Unidad Requirente y el
Responsable del Requerimiento.
b. Datos de la Certificación Presupuestaria
En esta sección se muestran las partidas presupuestarias
certificadas por la Unidad Financiera así como el número de
Certificación Presupuestaria.
c. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta Sección Describe el Informe Técnico como los Estudios
Adicionales Adjuntados por la Unidad Requirente.
d. Resolver Adquirir Bien Inmueble
En esta sección se registrará la Aprobación o Negación de los
requerimientos por parte de la Máxima Autoridad; dependiendo
de la decisión que se tome el flujo del proceso puede tomar
distintas rutas que se describen más adelante en cada una de las
opciones disponibles.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, abrir la tarea “Autorizar
Requerimiento. Unidad Requirente: [Unidad Requirente]. Objeto: [Objeto de
Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Para Autorizar los Requerimientos (Opción SI) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
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a. Seleccione la opción SI en Autorización de Requerimientos y pulse el botón
Completar con lo cual finaliza la tarea y el proceso continua al siguiente
paso.
b. Seleccionar si el Dictamen Técnico es Favorable o NO
i. La opción SI permite que el proceso continúe.
ii. La opción NO cancela el proceso y envía una notificación a la
Unidad Requirente.
c. Adjuntar el Informe Técnico,
i. Pulsar el botón Seleccionar Archivo.
ii. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y presionar el botón
Abrir.
iii. Pulsar el botón Cargar Archivo, una vez cargado el archivo se
mostrará un mensaje de confirmación: “Archivo cargado
Correctamente”.
iv. Pulsar OK para cerrar la ventana.
v. Una vez cargado el archivo se mostraran los links para ver y/o
eliminar el archivo adjuntado.
i. Para ver el archivo pulsar el enlace (link) Ver Dictamen Técnico
INMOBILIAR; dependiendo del tipo de documento adjuntado
este se abrirá en otra pantalla de su navegador o se mostrará una
ventana para que descargue o abra el documento en el programa
correspondiente, por ejemplo Word, Open Office, Acrobat
Reader, etc.
vi. Para eliminar el archivo pulsar el enlace (link) Eliminar archivo, a
continuación de muestra un mensaje de confirmación de la
acción. Si elimino el archivo se mostrarán los botones para
seleccionar y cargar nuevamente el archivo.
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5. Para NO Autorizar los Requerimientos (Opción NO) es necesario seguir los pasos
descritos a continuación:
a. Seleccionar la opción NO en Autorización de Requerimientos.
b. Ingresar la Justificación de la Decisión.
c. Finalmente presionar el botón Completar, con esto el proceso concluye y se
genera una notificación a la Unidad Requirente para comunicar la decisión.
V. Efectuar Acuerdo por parte de la Unidad Jurídica
La unidad Jurídica adjuntara los documentos correspondientes según la decisión de la
Máxima Autoridad.
Descripción del Formulario
A continuación se describe brevemente el formulario de esta tarea segmentado en dos
secciones:
a. Datos del Requerimiento de Contratación
Esta sección describe la información básica con la cual se elaboró el
requerimiento por parte de la Unidad Requirente, aquí se describen: el
Tipo de Compra, Objeto de Contratación, Cuatrimestre, Presupuesto
Referencial, Unidad Requirente, el Responsable del Requerimiento, los
Requerimientos de Contratación y los Estudios Relacionados.
b. Procedimiento
En esta sección se especificará si se pudo o no lograr un acuerdo, de ser
así, se registrará el tipo de transferencia y se adjuntarán los documentos
de Respaldo.
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Procedimiento de Uso
A continuación se describe el procedimiento a seguir:
1. Ingresar al Sistema de Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
2. Seleccionar la Opción Nuevas Tareas en el menú vertical Opciones
3. Dentro del Panel de Ejecución, en la sección Contenedor, Abrir la tarea “Elaborar
Resolución, [Objeto de Contratación]” pulsado doble clic sobre la misma.
4. Seleccionar si se logró Acuerdo
a. Opción SI
i. Seleccionar el Tipo de Transferencia de Dominio
ii. Adjuntar la Resolución
iii. Seleccionar Si se concretó la Transferencia de Dominio
Opción SI
a. Adjuntar Documento de Respaldo
b. Finalmente pulsar el botón Completar para
concluir la tarea.
Opción NO
a. Adjuntar Documento de Respaldo
b. Ingresar las Observaciones o Justificación de la
Cancelación
c. Finalmente pulsar el botón Completar para
concluir la tarea.
b. Opción NO
i. Adjuntar el Documento de Respaldo
ii. Ingresar las Observaciones o Justificaciones del no acuerdo.
iii. Finalmente pulsar el botón Completar para concluir la tarea
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C a p í t u l o 3
Indicadores
El conjunto de indicadores descritos a continuación permitirán al usuario visualizar
gráficamente el desarrollo de cada uno de los procesos.
Lista de indicadores:
1. Tiempo total transcurrido desde la solicitud del requerimiento a la unidad requirente hasta subir el PAC al portal
2. Porcentaje de unidades requirentes atrasadas en la entrega de información detallada de productos a la unidad de planificación.
3. Número de reformas al PAC inicial 4. Tiempo total transcurrido desde la aprobación de reforma al PAC hasta subir el PAC
reformulado al portal 5. Tiempo total transcurrido desde la solicitud de la certificación presupuestaria hasta la
publicación de los pliegos y la resolución de aprobación de pliegos. 6. % de procesos de ejecución de la contratación declarados desiertos, % de procesos de
ejecución de la contratación fallidos, % de procesos de ejecución de la contratación cancelados.
7. Desviaciones de tiempo en contratos, monto y pago
Accesos
En la parte superior izquierda de la pantalla del Sistema GIRG se encuentran listados
los reportes correspondientes para cada Rol.
Gestión Integrada de Recursos Gubernamentales
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Reportes Los reportes descritos a continuación contienen los indicadores listados anteriormente, los mismos están disponibles para cada usuario dependiendo de su Rol. Lista de Reportes:
1. Tiempos PAC a. Ficha PAC b. Ficha Mini PAC’s c. Ficha Reforma PAC d. Histórico PAC
2. Tiempos Planificación a. Ficha Planificación b. Histórico Planificación
3. Tiempos Ejecución 4. Tiempos Cierre
a. Ficha Cierre
Tiempos PAC
Este reporte muestra gráficamente el tiempo que han tardado las entidades en elaborar
el PAC.
El tiempo se muestra en días, para acceder a información más detallada de cada
entidad debe dar clic sobre la barra correspondiente.
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Ficha PAC
Este reporte muestra en detalle toda la información del proceso elaboración del PAC
dentro de una entidad.
La Ficha PAC muestra en el primero bloque información general del PAC como si id, el
año, la entidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la fecha límite de entrega, la
persona de contacto, el correo, teléfono, Sigef y su descripción. Adicionalmente
muestra la lista de las Unidades Requirentes que han entregado los MiniPacs
correspondientes, así como las fechas y Observaciones de Consolidación, Vinculación,
Codificación, Aprobación Jurídica y Aprobación de la Máxima Autoridad Muestra
también el número de reformas realizadas, con un link que muestra en detalle el
contenido de cada reforma.
Finalmente se muestran dos link, el primero muestra el detalle histórico del proceso y
el otro muestra la ficha de entrega de Mini PAC’s. Este reporte contiene los indicadores
Nro. 1 y 3.
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Ficha Reforma PAC
Este reporte muestra en detalle toda la información del proceso de reforma al PAC de
una Entidad.
La Ficha Reforma PAC muestra en el primero bloque información general del PAC
como si id, el año, la entidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la fecha límite
de entrega, la persona de contacto, el correo, teléfono, Sigef y su descripción.
Adicionalmente las fechas y observaciones de Consolidación, Vinculación,
Codificación, Aprobación Jurídica y Aprobación de la Máxima Autoridad, con los
respectivos documentos de cada actividad.
Finalmente se muestran un link que muestra el detalle histórico del proceso.
Este reporte contiene el indicador Nro. 4
Histórico PAC
Este reporte muestra el detalle de cada una de las tareas del proceso de elaboración del
PAC, aquí se describen datos como: el usuario, la fecha de asignación de la tarea, la
fecha de ejecución de la tarea.
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Ficha Mini PAC’s
Esta reporte muestra el detalle de los tiempos de entrega de Mini PAC’s de cada una de
las Unidades Requirentes a la Unidad de Planificación de una Entidad.
En la primera sección se muestra la fecha en la que se solicita la entrega del MiniPAC y
la fecha límite de la entrega.
Luego se muestra la lista de las unidades que han entregado los mini PAC’s con la
fecha de entrega, aquellas unidades que han entregado luego de la fecha topo se
resaltan con rojo.
A continuación se muestra un gráfico de barras ordenadas por la fecha de e trega del
mini PAC.
Finalmente se muestra el porcentaje de unidades que entregaron los Mini PAC’s a
tiempo y atrasadas.
Este reporte contiene el indicador Nro. 2.
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Tiempos Planificación
Este reporte muestra gráficamente los tiempos de planificación de cada requerimiento
desde que se solicita la certificación presupuestaria hasta su publicación en el INCOP.
Para acceder a información detallada de cada requerimiento debe dar doble clic sobre
la barra de cada proceso.
Ficha Planificación
Este reporte muestra toda la información del proceso de planificación de un
requerimiento específico, desde este reporte se puede acceder al reporte histórico del
proceso.
En la primera sección se muestra datos generales del proceso, como la Entidad, el año,
la Unidad Requirente, el Funcionario responsable, el Tipo de Compra, el Cuatrimestre,
el Presupuesto Referencial, el Objeto de Contratación y las Observaciones.
En la segunda sección se describen los datos de la Certificación Presupuestaria, de la
definición de Requerimientos, de la Aprobación de los Requerimientos, de la
Elaboración de los Pliegos, de la Revisión y Aprobación de Pliegos, así como los de la
publicación al INCOP en los tipos de compra que corresponden.
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Finalmente se muestra el número de días transcurridos desde que se realizó el
requerimiento hasta la tarea final del proceso de planificación (Indicador Nro. 5), así
como un link que lleva al reporte del detalle histórico del proceso.
Histórico Planificación
Este reporte muestra el detalle del proceso de planificación, se detallan los usuarios,
fechas de asignación y fecha de ejecución de cada paso del proceso.
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Tiempos de Ejecución
Este reporte muestra los estados de cada uno de los procesos que fueron enviados al
INCOP.
En la primera sección se muestra la lista de los estados de los contratos y el porcentaje
respecto al total, en la siguiente sección se muestra un gráfico de barras de los estados y
un gráfico de pastel con los porcentajes de cada estado. Este reporte contiene el
indicador Nro. 6.
Tiempos Cierre
Este reporte muestra todos los procesos de cierre de una Entidad.
En la primera sección se listan todos los procesos de cierre con su código de Proceso,
fecha de contrato suscrito, nombre del contratista, monto contratado, fecha de inicio de
contrato y fecha fin de contrato.
En la segunda sección se muestra un gráfico que muestra en la línea del tiempo los
periodos en días de los procesos de cierre de cada contrato.
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Ficha Cierre
Este Reporte muestra el detalle del proceso de cierre de un requerimiento específico.
En la primera sección se muestran detalles básicos del proceso de Cierre como: la
Entidad Contratante, la fecha de contrato, el Código del Proceso, el tipo de compra, el
tipo de contratación realizado, el monto contratado, las fecha de inicio, fin de contrato
y las Observaciones.
En la siguiente sección se lista el calendario planificado de pagos con sus respectivos
montos, fechas planificadas, fechas de pago y correlativos.
Finalmente se detallan los entregables de cada uno de los pagos, así como las
verificaciones realizadas por parte del administrador del contrato. Este reporte
contiene el indicador Nro. 7.
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