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Soluciones Informáticas para la Gestión de la Calidad

c/Vicente Aleixandre nº 10 4º H, 15009 A CORUÑA Telf: 981 133 207 / 616 145 723

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MANUAL DE USUARIO



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Índice

• Índice .................................................................................................................................... 2 • Control de acceso................................................................................................................. 3

• Acceso.............................................................................................................................. 3 • Usuarios ........................................................................................................................... 3 • Perfiles.............................................................................................................................. 4 • Cargos (perfil predeterminado) ........................................................................................ 6

• Agenda.................................................................................................................................. 7 • Agenda diaria ................................................................................................................... 7 • Agenda semanal .............................................................................................................. 7 • Agenda mensual .............................................................................................................. 8 • Calendario ........................................................................................................................ 9 • Nueva anotación ............................................................................................................ 10 • Buscar anotaciones........................................................................................................ 12 • Anotaciones predefinidas ............................................................................................... 12 • Categorías ...................................................................................................................... 13 • Tipos de estado.............................................................................................................. 15

• Mensajería .......................................................................................................................... 15 • Enviar mensaje............................................................................................................... 15 • Mensajería...................................................................................................................... 16 • Mensajes predefinidos ................................................................................................... 18

• Calidad................................................................................................................................ 19 • Alta de incidencias ......................................................................................................... 19 • Alta de sugerencias........................................................................................................ 20 • Importar listado de incidencias....................................................................................... 21 • Empleados...................................................................................................................... 23 • Plan de formación .......................................................................................................... 24 • Cargos ............................................................................................................................ 25 • Grupos............................................................................................................................ 26 • Valorar y calificar incidencias ......................................................................................... 28 • No conformidades y acciones correctivas...................................................................... 30 • No conformidades auditorías ......................................................................................... 33 • Seguimiento de sugerencias .......................................................................................... 34 • Registro de proveedores aceptados .............................................................................. 35 • Clientes........................................................................................................................... 36 • Proveedores ................................................................................................................... 37 • Clases de incidencias..................................................................................................... 39 • Tipos de evaluación ....................................................................................................... 40

• Configuración...................................................................................................................... 41 • Asistente de conexión .................................................................................................... 41 • Iniciar base de datos ...................................................................................................... 41 • Cargar datos de prueba ................................................................................................. 42 • Copias de seguridad ...................................................................................................... 42 • Configurar aplicación...................................................................................................... 43 • Configurar logotipo de impresión ................................................................................... 43 • Registrar aplicación........................................................................................................ 44 • Imprimir........................................................................................................................... 45 • Pantallas de selección.................................................................................................... 46 • Plantillas de exportación ................................................................................................ 47 • Ayuda ............................................................................................................................. 49 • Menú principal ................................................................................................................ 49 • Cerrar sesión .................................................................................................................. 51 • Salir de la aplicación ...................................................................................................... 51



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Control de acceso

Acceso

Para acceder al sistema siempre es necesario introducir en la pantalla de acceso el código de usuario (no confundir con el nombre de usuario) y la contraseña.

Si es la primera vez que se accede al sistema, pueden darse dos situaciones:

1) Que se hayan cargado datos de prueba. En este caso, el usuario definido por defecto para entrar en el sistema es: usuario admin; y contraseña admin.

2) Que no existan datos y por lo tanto tampoco exista ningún usuario en el sistema. Bastará, en este caso, con introducir cualquier usuario y contraseña (deberán ser recordadas la próxima vez que se entre) y que le servirán al sistema para crear el primer usuario (inicialmente tendrá privilegios de administrador).

Si se habilita el cajetín Recordar usuario y contraseña en este ordenador, y la entrada siguiente al sistema es válida, la aplicación considerará que el acceso desde la máquina es seguro y no requiere de validación de usuario, por lo que memorizará en dicha máquina el nombre de usuario y la contraseña del último usuario que accedió al sistema habilitando el cajetín. El sistema entrará automáticamente en el menú principal, no sin haber esperado tres segundos en la pantalla de acceso para dar la posibilidad de desactivar el cajetín. Se puede omitir la espera de los tres segundo pulsando sobre el botón Aceptar, o bien, modificando la opción correspondiente en Configurar aplicación, dentro del menú Configuración.

La pantalla de acceso al sistema incluye la opción de cambiar la contraseña de cualquier usuario que lo solicite pulsando sobre el icono . Para cambiar la contraseña es necesario introducir el nombre de usuario, la contraseña actual, la nueva contraseña y por último repetir la nueva contraseña.

Usuarios

Esta opción presenta el listado de todos los empleados registrados en la aplicación. Los empleados pueden ser o no usuarios de la aplicación según el estado del cajetín correspondiente en la ficha de empleado.

Este componente permite crear, modificar, borrar y dar de baja, empleados registrados en el sistema:

1. Crear un nuevo empleado: Hacer clic sobre el botón Nuevo, se abrirá la pantalla de ficha de empleado con los campos vacíos. Para que el empleado creado sea válido, es obligatorio definir un código y un nombre para el usuario. Si el empleado se define como usuario de la aplicación habilitando el cajetín correspondiente, es obligatorio definirle una



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contraseña y un perfil de usuario. De igual manera es importante haber definido PREVIAMENTE los cargos de la organización (puestos de trabajo).

2. Modificar un empleado: Acceder a la ficha de empleado haciendo doble clic sobre el empleado, o bien seleccionando la opción Modificar desde el menú contextual activado con el botón derecho del ratón, y proceder con la modificación.

3. Borrar empleados: Seleccionar los empleados a borrar y pulsar, a continuación, el botón Borrar. Un empleado no podrá ser eliminado si está siendo referenciado en alguna parte en el sistema, por ejemplo si ya ha creado incidencias.

4. Dar de baja a un empleado: Seleccionar los empleados correspondientes y pulsar el botón Baja. Es posible volver a dar de alta a un empleado repitiendo el proceso anterior.

También se puede dar de baja/alta a un empleado desde la ficha de empleado.

Desde esta opción también es posible exportar a Excel el listado de empleados mostrado. Para ello bastará con pulsar el botón Exportar. Este formato de exportación podrá ser utilizado para importar empleados desde Excel. Pulsando el botón Importar el sistema solicitará el archivo Excel a importar.

Perfiles

Los perfiles de usuario se utilizan para definir los privilegios de acceso de los usuarios de la aplicación a las diferentes opciones de la misma de forma agrupada, es decir, para un cierto tipo de usuarios es posible que tengan el mismo perfil de privilegios. Desde este componente se crea el perfil necesario y luego desde la pantalla de listado de personal estará disponible para asociar a cualquiera de los usuarios. Cada perfil agrupa, por lo tanto, un conjunto de funcionalidades a las que el usuario con dicho perfil tendrá acceso.

Para crear un nuevo perfil basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual, mostrado al pulsar el botón derecho del ratón.



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Para modificar la configuración de privilegios de acceso del perfil se accederá al detalle del perfil haciendo doble clic sobre el mismo, o bien desde el menú contextual elegir la opción Modificar.

La pantalla de detalle muestra un árbol de las funcionalidades disponibles en el sistema. El cursor indica el modo de selección que se realizará al seleccionar la funcionalidad (lectura escritura/sólo lectura). Para cambiar el modo de selección se utilizarán los botones situados en la parte superior derecha del listado.

Algunas funcionalidades pueden tener una configuración especial de privilegios. Estos privilegios especiales serán mostrados en la parte superior del listado al seleccionar la funcionalidad.

Por ejemplo, la funcionalidad Valorar y calificar incidencias permite cuatro tipos de acceso diferentes:

Administrador: El usuario con un perfil asociado con esta característica de privilegio especial en la funcionalidad Valorar y calificar incidencias podrá valorar las incidencias de todos los



[email protected] usuarios del sistema y modificar todos los desplegables de valoración.

Responsable de calidad: Este caso funcionará de forma similar al anterior pero sólo podrá modificar los desplegables asociados al Responsable de calidad.

Gerente: Igual que el anterior pero para el caso de los desplegables asociados al Gerente.

Decisor: En este caso sólo se mostrarán las incidencias en las que intervienen empleados de su grupo siempre y cuando sea decisor en algún grupo. Permitirá modificar los desplegables asociados al decisor.

El listado de perfiles permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) los perfiles seleccionados. El sistema no permitirá borrar perfiles que estén siendo utilizados.

Las modificaciones realizadas en el listado de perfiles no serán grabadas en la base de datos hasta pulsar el botón Grabar o el botón Aceptar. También se grabarán automáticamente todas las modificaciones al acceder al detalle de alguno de los perfiles listados (comportamiento especial).

Cargos (perfil predeterminado)

A los empleados registrados en el sistema se les puede asignar un cargo listado en este componente. Al asignar un cargo a un empleado, se le asignará automáticamente el perfil predeterminado del cargo para facilitar la creación de usuarios en el sistema. El perfil de usuario permite configurar fácilmente los privilegios de acceso de los usuarios a las opciones de la aplicación.

Es posible modificar el perfil predeterminado de varios cargos al mismo tiempo habiéndolos seleccionado previamente. Cuando se seleccionan varios cargos con diferente perfil predeterminado, el desplegable se mostrará en color amarillo claro para indicar este hecho.

Desde esta opción no es posible crear, borrar, ni modificar los cargos, salvo la propiedad “Perfil predeterminado”. Para crear, borrar o modificar los cargos se utilizará la opción Cargos del menú Gestión de RRHH dentro del módulo de Calidad.

Las modificaciones realizadas en esta pantalla no serán grabadas en la base de datos hasta pulsar el botón Grabar o Aceptar.



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Agenda

Agenda diaria

Este componente muestra la agenda diaria del usuario conectado al sistema. Por defecto se muestra la agenda para el día actual. Si el usuario tiene privilegios de acceso especiales a la “agenda de todos los usuarios” podrá seleccionar otros usuarios en el desplegable para consultar la agenda de los mismos.

El listado muestra el icono de categoría, la hora, la descripción y el estado de las anotaciones. Los iconos indican si la anotación es periódica , si se le ha programado el aviso , si contiene notas o si se ha grabado una anotación de voz .

Para acceder al detalle de una anotación bastará con hacer doble clic sobre la anotación, o bien pulsar el botón Detalle, habiendo seleccionado la anotación a consultar. El formulario que se muestra es el mismo que se utiliza para la creación de nuevas anotaciones (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Para crear una nueva anotación se debe pulsar el botón Nuevo, a continuación se mostrará un formulario de detalle de la anotación en el que bastará cubrir los campos necesarios (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Las anotaciones pueden ser borradas de forma permanente pulsando el botón Borrar después de haber seleccionado las anotaciones correspondientes.

Pinchando sobre el botón Imprimir se podrá obtener un impreso de la agenda diaria del día y usuarios seleccionados

Agenda semanal

Este componente muestra la agenda semanal del usuario conectado al sistema. Por defecto se muestra la agenda para la semana actual. Si el usuario tiene privilegios de acceso especiales a la “agenda de todos los usuarios” podrá seleccionar otros usuarios en el desplegable para consultar la agenda de los mismos. La semana mostrada siempre es la que corresponde con el día introducido en el desplegable.



[email protected] El listado muestra el icono de categoría y la descripción. Para ver la toda la descripción de las anotaciones de un día concreto es posible ampliar la anchura de cualquiera de las columnas.

Para acceder al detalle de una anotación bastará con hacer doble clic sobre la anotación, o bien pulsar el botón Detalle habiendo seleccionado la anotación a consultar. El formulario que se muestra es el mismo que se utiliza para la creación de nuevas anotaciones (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Para crear una nueva anotación se debe pulsar el botón Nuevo, a continuación se mostrará el formulario de nueva anotación en el que bastará cubrir los campos necesarios (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Las anotaciones pueden ser borradas de forma permanente pulsando el botón Borrar después de haber seleccionado las anotaciones correspondientes.

Agenda mensual

Este componente muestra la agenda mensual del usuario conectado al sistema. Por defecto se muestra la agenda para el mes actual. Si el usuario tiene privilegios de acceso especiales a la “agenda de todos los usuarios” podrá seleccionar otros usuarios en el desplegable para consultar la agenda de los mismos. El mes mostrado siempre es el que corresponde con el día introducido en el desplegable.

El listado muestra el icono de categoría y la descripción. Para ver la toda la descripción de las anotaciones de un día concreto es posible ampliar la anchura de cualquiera de las columnas.

Para acceder al detalle de una anotación bastará con hacer doble clic sobre la anotación, o bien pulsar el botón Detalle habiendo seleccionado la anotación a consultar. El formulario que se muestra es el mismo que se utiliza para la creación de nuevas anotaciones (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Para crear una nueva anotación se debe pulsar el botón Nuevo, a continuación se mostrará el formulario de nueva anotación en el que bastará cubrir los campos necesarios (ver el tema de ayuda Nueva anotación).

Las anotaciones pueden ser borradas de forma permanente pulsando el botón Borrar



[email protected] después de haber seleccionado las anotaciones correspondientes.

Calendario

El calendario mostrado permite configurar el calendario de festivos de la empresa. Los días festivos son mostrados en negrita. Para hacer un día festivo se debe seleccionar y a continuación pulsar el botón Festivo.

Los días festivos configurados en este calendario serán considerados al programar la periodicidad de las anotaciones de la agenda.



[email protected] Haciendo doble clic en cualquiera de los días mostrados se lanzará el formulario de agenda diaria, se conseguirá este mismo efecto pulsando sobre el botón Diaria. Para mostrar la agenda semanal o mensual, se pulsará el botón correspondiente habiendo seleccionado previamente la fecha adecuada.

Nueva anotación

Este componente sirve tanto para mostrar el detalle de una anotación y modificarla como para crear una nueva anotación.

El primer campo permite seleccionar la fecha de la anotación. Todos los campos son opcionales, sin embargo, es recomendable asociar las anotaciones con categorías para una mejor organización de la agenda y para visualizar gráficamente las anotaciones en la agenda diaria, semanal y mensual.

Si el usuario que modifica la anotación tiene privilegios de acceso a las agendas de todos los usuarios, podrá crear anotaciones en las agendas de los mismos seleccionando el propietario que corresponda, en caso contrario, sólo podrá crear anotaciones en su propia agenda.

Se permite crear anotaciones de voz utilizando los iconos para reproducir, detener y grabar respectivamente. El icono parpadeará mientras se esté grabando la anotación.

Si la opción Anotación privada está habilitada, la anotación no será visualizada por ningún otro usuario aunque tenga privilegios de acceso a todas las agendas de todos los usuarios.

Si la opción Mostrar ventana de alerta está habilitada, el sistema mostrará al usuario propietario de la anotación una ventana de alerta cuando se cumpla la fecha y hora de la anotación. Si el usuario no está conectado al sistema en el momento en el que se debería mostrar la anotación, ésta se mostrará en la siguiente sesión del usuario junto con las demás anotaciones acumuladas hasta el momento.

Cualquier modificación realizada en la anotación será validada en la base de datos en el momento de pulsar el botón Grabar o el botón Aceptar.

Si se pulsa el botón Borrar la anotación será borrada y la ventana será cerrada, es por ello que se pide confirmación antes de proceder.



[email protected] Cada usuario puede disponer de sus propias anotaciones predefinidas para simplificar la entrada de anotaciones similares o con un formato común.

Las anotaciones pueden clasificarse como periódicas, de este modo es posible crear una anotación, por ejemplo, el primer martes de cada mes. La periodicidad puede ser de frecuencia diaria, semanal, mensual o anual. En cada opción se pueden especificar más campos referentes a la frecuencia seleccionada. Además se puede establecer un intervalo de efectividad de la periodicidad.

Si la anotación es periódica no se puede programar un aviso a la anotación, en caso contrario, el sistema permite configurar un aviso a la anotación, de modo que es posible crear anotaciones que correspondan con hechos reales de una agenda y al mismo tiempo poder ser advertidos con suficiente antelación de dicho evento.

Cada anotación puede incorporar, además, notas adicionales sin límite de espacio.



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Buscar anotaciones

Desde esta opción es posible buscar en el sistema cualquier anotación utilizando los filtros de búsqueda indicados. Si el usuario tiene privilegios de acceso a todas las agendas de todos los usuarios del sistema, podrá buscar anotaciones en todas las agendas; en caso contrario sólo podrá buscar en su propia agenda.

Las anotaciones mostradas pueden ser accedidas desde este componente haciendo doble clic sobre las mismas o bien pulsando el botón Detalle

Es posible imprimir el listado de anotaciones mostrado, pulsando el botón Imprimir.

Anotaciones predefinidas

Desde esta opción es posible crear anotaciones predefinidas por cualquiera de los usuarios con privilegios suficientes. Las anotaciones predefinidas se pueden utilizar para crear plantillas



[email protected] de anotaciones, que permitirán recordar algunas características de la anotación facilitando la creación de anotaciones.

Así, no tiene más que pulsar sobre el icono Nuevo y rellenar los campos correspondientes. Los campos no completados no serán tenidos en cuenta al utilizar la plantilla, es decir, no sustituirán el contenido de la anotación al seleccionar una anotación predefinida

Como en todos los listados de creación modificación estándar, las modificaciones no se graban en la base de datos hasta haber pulsado el botón Grabar o Aceptar del listado principal de anotaciones predefinidas.

Estas anotaciones predefinidas son personales para cada usuario, esto es, las anotaciones creadas por un usuario no podrán ser utilizadas por ningún otro.

Categorías

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de las categorías de las anotaciones de la agenda (creación, modificación y borrado).



[email protected] Las categorías se utilizan para clasificar las anotaciones, así como mejorar la organización de la agenda. El hecho de asociar una anotación a una categoría permitirá una mejor identificación de la anotación sin necesidad de consultar el detalle de la misma. Las categorías siempre estarán asociadas a iconos predefinidos en la aplicación.

Para crear una nueva categoría basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual, mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación aparecerá un formulario de selección de icono. Estos son los iconos que el sistema permite utilizar para las diferentes categorías creadas. Luego bastará con renombrar la categoría con el procedimiento estándar (pulsando sobre el icono estando seleccionado, o bien, utilizando el menú contextual).

El listado de categorías permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) las categorías seleccionadas. El sistema no permitirá borrar categorías que estén siendo utilizadas.




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Tipos de estado

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de tipos de estado de las anotaciones (creación, modificación y borrado).

Los tipos de estado se utilizan para clasificar las anotaciones de la agenda según su estado. Con los tipos de estado de las anotaciones es posible utilizar la agenda como planificador de tareas, clasificando las anotaciones, por ejemplo, en pendientes, realizadas, 10% realizado, 25% realizado, etc.

Para crear un nuevo tipo de estado basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual, mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación aparecerá en el listado un nuevo tipo con la descripción “Sin nombre”. Bastará con modificar dicha descripción pulsando sobre ella al estar seleccionada, o bien, desde el menú contextual seleccionar la opción Modificar nombre.

El listado de tipos de estado permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) los tipos seleccionados. El sistema no permitirá borrar físicamente tipos de estado que estén siendo utilizados en alguna anotación.


Mensajería

Enviar mensaje

Desde esta opción es posible enviar un mensaje de texto o de voz (o ambos combinados) a uno o varios usuarios de la aplicación que tengan privilegios de acceso a la mensajería.

El usuario emisor del mensaje deberá seleccionar un destinatario del mismo, para ello deberá pinchar sobre el icono situado a la izquierda del campo PARA. También es posible acceder a la pantalla de selección haciendo doble clic sobre la vista de destinatarios, o bien, pulsando retorno de carro (intro) cuando el foco está en este campo. La pantalla de selección de destinatarios permitirá seleccionar uno o varios destinatarios pinchando sobre el cajetín situado a la izquierda de cada uno (o bien haciendo doble clic sobre cualquier campo del destinatario). Para seleccionar todos de una vez, basta con pinchar sobre el cajetín inferior. Para aceptar la



[email protected] selección se deberá pulsar sobre el botón Aceptar.

A continuación procede a la escritura del mensaje en el campo de texto destinado a tal fin y denominado como DESCRIPCIÓN. Del mismo modo que antes, es posible acceder a un listado de plantillas de mensajes predefinidos, o bien, pulsando sobre el botón Predef.

Es posible enviar mensajes de voz a un determinado destinatario. Para ello el equipo desde el que se desea enviar el mensaje deberá disponer de un micrófono debidamente instalado. La grabación del mensaje comenzará una vez que pulsemos sobre el icono . Para finalizar la grabación, debe pulsar sobre el icono . Cada vez que se pulse el icono de grabación se sobrescribirá el mensaje de voz anterior, por lo tanto el mensaje deberá ser grabado de forma continua. El icono parpadeará mientras se esté grabando el mensaje.

Una vez grabado el mensaje de voz podemos revisar la grabación procediendo a su reproducción pulsando el icono .

Mensajería

La pantalla principal de la mensajería se lanza desde cualquiera de las funcionalidades relacionadas (mensajes enviados, recibidos y borrados). Consta de cuatro paneles:

En el panel de la parte superior izquierda se muestra el árbol de carpetas del usuario conectado. Desde este panel es posible acceder a cualquiera de las bandejas de mensajes y carpetas personales. La carpeta raíz con el nombre de la aplicación muestra todos los mensajes (incluidos los borrados), esta carpeta resulta útil para buscar mensajes. Desde la carpeta raíz es posible crear carpetas usando el menú contextual desplegado al pulsar con el botón derecho sobre alguna carpeta. Desde el menú contextual también se puede renombrar y eliminar carpetas. Los mensajes de una carpeta borrada van a la papelera de reciclaje.

El panel de contactos muestra un listado de todos lo usuarios, grupos y departamentos a los que se les puede enviar mensajes. Los usuarios conectados se muestran con el icono . Los usuarios desconectados aparecen con el icono . Mediante este panel es posible enviar un mensaje a varios usuarios, grupos o departamentos, seleccionando los destinatarios y usando la opción del menú contextual Enviar mensaje.



[email protected] El panel de mensajes muestra los mensajes de la carpeta seleccionada en el árbol de carpetas. A través del menú contextual es posible interactuar con los mensajes seleccionados, del mismo modo que con los botones. Este panel permite la selección múltiple para borrar y mover mensajes de forma más cómoda. La información mostrada de los mensajes depende de la carpeta seleccionada, generalmente se omite la columna obvia de origen o destino según sean los mensajes enviados o recibidos. El icono indica si el mensaje contiene texto, voz o ambos.

El panel inferior muestra el texto del mensaje seleccionado en el anterior panel.

Para buscar mensajes se utiliza la opción Buscar. Al pulsar este botón se abre un cuadro de diálogo preguntando el filtro de búsqueda. Para buscar mensajes en todas las carpetas se elegirá la carpeta raíz. El filtro sólo perdura una búsqueda, en cuanto se cambia de carpeta, el filtro de búsqueda ya no se utiliza.

Es posible borrar mensajes de cualquier carpeta. Los mensajes borrados serán enviados a la carpeta de Borrados (papelera). Si los mensajes son borrados de esta carpeta serán eliminados definitivamente.

Los mensajes seleccionados son movidos a la carpeta seleccionada al pulsar la opción Mover. El botón Mover se convierte en Restaurar cuando la carpeta seleccionada es Borrados. Al pulsar el botón Restaurar los mensajes seleccionados serán restaurados a sus



[email protected] carpetas de origen antes de que hubieran sido borrados.

Al responder a un mensaje, la aplicación comprueba que el destinatario no es el propio usuario o que se mantienen los privilegios de acceso a la mensajería. Si es posible responder se abre la ventana de enviar mensaje con el destinatario seleccionado.

Al reenviar un mensaje se abre la ventana de enviar mensaje con el texto (y/o) mensaje de voz del mensaje reenviado.

Mensajes predefinidos

Desde esta opción es posible crear mensajes predefinidos por cualquiera de los usuarios con privilegios suficientes. Los mensajes predefinidos se pueden utilizar para crear plantillas de mensajes que faciliten la creación de mensajes con un formato similar.

Así, no tiene más que pulsar sobre el icono Nuevo y escribir el mensaje deseado en el campo DESCRIPCIÓN de la pantalla de detalle del mensaje predefinido.

Como en todos los listados de creación modificación estándar, las modificaciones no se graban en la base de datos hasta haber pulsado el botón Grabar o Aceptar.



[email protected] La pantalla principal muestra los retornos de carro (saltos de línea) con dos barras verticales. En la pantalla de detalle el mensaje se visualiza tal y como fue redactado.

Estos mensajes predefinidos son personales para cada usuario, esto es, los mensajes creados por un usuario no podrán ser utilizados por ningún otro.

Calidad

Alta de incidencias

Definimos “Incidencia” como todo posible incumplimiento de requisitos, especificaciones, procedimientos o instrucciones de trabajo, a juicio de cualquier persona de la empresa, que se registra pendiente de valoración por el Responsable de la Calidad.

Así, distinguiremos tres tipos de incidencias posibles; de Cliente, de Proveedor y de Procesos Internos.

El usuario que introduce la incidencia, sirviéndose del desplegable, introduce el nombre del detector de la misma en el campo destinado a tal fin (DETECTOR DE LA INCIDENCIA), y que no necesariamente tiene porqué coincidir con el que la registra.

Posteriormente introduce el concepto originador de la incidencia. Así, si la incidencia es una Reclamación de Cliente; localizará el cliente en cuestión (haciendo servir el desplegable ubicado en el campo CLIENTES) pulsando sobre el mismo para fijarlo.

De igual manera si se trata de una Incidencia de Proveedor buscará el mismo por su nombre en el campo PROVEEDOR y si la incidencia la clasificamos como de Proceso Interno, hará lo propio sobre el campo ORIGEN DE LA INCIDENCIA; en este desplegable aparecen por defecto los usuarios de la aplicación, si bien se podrán dar de alta como nuevos usuarios a “departamentos”, “áreas de trabajo”, “procesos” u otros a criterio de los usuarios. Dicho alta es competencia exclusiva del Responsable de Calidad o usuario con privilegios de administrador.

A continuación, el detector asigna a la incidencia una valoración de gravedad de 1 (mínima) a 5 (máxima), según su propio criterio.

Una vez identificada y registrada la información anterior, el detector procede a reflejar la incidencia en cuestión redactándola en el aparatado destinado a tal fin, es decir, en el campo



[email protected] DESCRIPCIÓN DE LA INCIDENCIA, definiendo además la actuación llevada a cabo en el momento de la detección para subsanarla o retrasar los efectos de la misma en el campo SOLUCIÓN INMEDIATA.

Por último el detector puede hacer constar la/s persona/s responsable/s de la “Solución Inmediata” en el campo DECISORES, para ello deberá pulsar sobre el icono “Añadir nuevo decisor” para lanzar la pantalla de selección sobre la cual elegirá el nombre de el/los responsable/s en cuestión. Si por cualquier motivo el detector quisiera borrar el nombre de alguno de los decisores seleccionados, deberá seleccionar el mismo (haciendo clic sobre él) y pulsar sobre el icono “Borrar decisores seleccionaos”. Conviene decir que este campo no es obligado, pero si será necesario haber dado de alta previamente los decisores.

Una vez finalizada la secuencia, el detector de la incidencia pulsará: el botón Aceptar (para grabar la incidencia y salir de la ventana), el botón Cancelar; de esta manera nos aparecerá una ventana de aviso que nos pregunta si queremos grabar las modificaciones efectuadas. En caso de no estar dispuestos a grabar la incidencia pulsaremos No.

El usuario podrá imprimir una copia de la incidencia una vez registrada. Para ello pulsará sobre el botón Imprimir. Este botón sólo será habilitado cuando la incidencia haya sido introducida en el sistema, es decir, el usuario debe pulsar el botón Grabar para poder imprimir la incidencia.

No se permitirá grabar la incidencia hasta que no hayan sido completados todos los campos necesarios: FECHA DE ALTA (debe ser menor o igual que la fecha actual del sistema), DETECTOR, ORIGEN, GRAVEDAD, DESCRIPCIÓN Y SOLUCIÓN INMEDIATA.

Alta de sugerencias

En el campo AUTOR de la pantalla Alta de Sugerencias, aparecerá por defecto el nombre del usuario que inició la sesión. En caso de que el usuario que va a realizar la sugerencia no sea el mismo que ha iniciado la sesión, deberá pulsar sobre el buscador ( ) y elegir el nombre que corresponda en el listado de selección, o bien, seleccionarlo del desplegable.

Asimismo deberá indicar el nombre de el/los destinatario/s (hasta un máximo de tres) a el/los que va dirigida la sugerencia, la cual será expuesta en el campo DESCRIPCIÓN DE LA



[email protected] SUGERENCIA.

Una vez finalizado el proceso, el usuario deberá pulsar sobre el botón Aceptar para grabar la incidencia y salir de la ventana (opción equivalente a pulsar sobre el botón Grabar y luego

Cancelar o Aceptar).

Si el usuario quisiese abortar el proceso de introducción de la sugerencia, deberá pulsar sobre la opción Cancelar para salir de la ventana, abriéndose de esta manera una ventana de aviso que nos preguntará si queremos grabar las modificaciones efectuadas: elegiremos No.

No se permitirá grabar la sugerencia hasta haber completado todos los campos necesarios: DESCRIPCIÓN, AUTOR y FECHA DE ALTA (debe ser menor o igual a la fecha actual del sistema).

Esta pantalla incorpora las opciones de importación y exportación de sugerencias desde un formato predefinido de hoja de cálculo Excel. Para obtener dicho formato bastará con pulsar sobre el botón Exportar en una ventana de alta de sugerencias en blanco.

Así, a la hora de proceder a la importación de una sugerencia, deberemos asegurarnos de que los campos definidos en la misma están descritos en la celda inmediatamente inferior a la que contiene el título del campo. Además la información registrada en la plantilla Excel referida a el campo AUTOR deberá coincidir exactamente con la predefinida en la base de datos, en caso contrario en el momento de hacer la importación la aplicación tomará dicho valor como nulo (lo obviará). Por ejemplo; el nombre del autor deberá coincidir con el registrado en el maestro de la aplicación (nombre y apellidos).

Importar listado de incidencias

Desde este componente es posible introducir múltiples incidencias desde un listado realizado en Excel. El formato de este listado se puede obtener pulsando el botón Plantilla, si bien este formato es compatible con el formato obtenido al exportar en la opción Valorar y calificar incidencias del menú Responsable Calidad.

Al obtener el citado formato de la hoja Excel, aparecen las columnas NÚMERO y USUARIO REGISTRADOR en gris, indicando que la información introducida en estas columnas será obviada en el momento de importar las incidencias. El número es calculado automáticamente por la aplicación en el momento de importar y el usuario registrador será el usuario que esté



[email protected] importando las incidencias.

Inicialmente se muestra un listado sin ningún registro. Para iniciar la importación se deberá pulsar el botón Importar y seleccionar el fichero Excel. Las incidencias correctamente reconocidas en el fichero Excel aparecerán en el listado. Estas incidencias pueden contener errores de lectura si alguno de los campos no ha sido interpretado correctamente al importar (por ejemplo, si no se encuentra el decisor en el sistema). Tengan o no errores de lectura, las incidencias pueden ser no válidas en el sistema si alguno de los campos obligatorios no ha sido cumplimentado, o bien, no es válido en el sistema. El listado mostrará estos eventos con los iconos siguientes:

Error de lectura. Error de lectura e incidencia no válida en el sistema. Incidencia no válida en el sistema.



[email protected] Incidencia corregida.

Para corregir o modificar las incidencias se accederá al detalle de la misma. Se mostrará el detalle de la incidencia con los campos modificables. La aplicación desactivará el icono que indica Error de lectura una vez que se ha entrado en el detalle de la incidencia. Al mismo tiempo también comprobará si la incidencia es válida en el sistema o no, activando en su caso el icono correspondiente ( o ).

Para poder aceptar las incidencias leídas es necesario que todas sean válidas. El botón Aceptar permanecerá inhabilitado mientras exista alguna incidencia no válida ( , ), sin embargo es posible proceder habiendo errores de lectura en las incidencias bajo la responsabilidad del usuario.

Empleados

Desde esta opción debemos dar de alta a todos y cada uno de los empleados de la empresa, con indicación de sus datos personales, formación fuera del plan de empresa, currículum personal en la empresa (con indicación de los cargos que va desempeñando en el tiempo y su duración) y formación en plan de empresa.

Este apartado está ligado con el Plan de Formación, de manera que cuando demos por realizado un curso previsto, éste será añadido a la ficha nominativa de el/los empleado/s en cuestión, en el apartado formación en plan de empresa.

De esta manera tendremos de manera centralizada el historial de cada empleado; desde los títulos y cursos que ostentaba antes de formar parte del equipo de trabajo hasta los conseguidos dentro de la empresa, pasando por el tiempo que ha ejercido cada uno de los cargos del organigrama de la empresa.



[email protected]

Para crear un nuevo empleado, basta con pulsar el botón Nuevo y completar, a continuación, los campos de la ficha de datos personales. Los campos CÓDIGO y NOMBRE son campos obligatorios.

El listado permite la selección múltiple para realizar el borrado (pulsando el botón Borrar) o baja (pulsando el botón Baja) de varios empleados al mismo tiempo.

Desde esta opción también es posible exportar a Excel el listado de empleados mostrado. Para ello bastará con pulsar el botón Exportar. Este formato de exportación podrá ser utilizado para importar empleados desde Excel. Pulsando el botón Importar el sistema solicitará el archivo Excel a importar.

Plan de formación



[email protected] En esta opción iremos anotando los cursos previstos a realizar por el personal de la empresa, con indicación de la fecha prevista, el personal que recibirá la formación, si ésta es interna (impartida por personal de la empresa) o externa (por centros, academias u organismos externos al laboratorio).

De igual manera se prevé la necesidad de “evaluar la eficacia de la formación”, para ello se debe designar un responsable interno que sea quien, mediante el seguimiento día a día o mediante una prueba interna de aptitud, deba valorar la eficacia de la formación recibida por cada uno de los empleados (valorándola de 1 (menor) a 5 (mayor). Para dicha evaluación deberemos dar un plazo temporal con el fin de evidenciar la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos por cada trabajador, contando el programa con una alerta automática para ver en pantalla aquellos cursos que debían haber sido verificados, esta alerta de cierre se encuentra en la pantalla de Listado de Formación como casilla que debemos marcar y posteriormente pulsar el icono Buscar.

Cargos

En esta opción el usuario con privilegios suficientes debe proceder a la descripción detallada de cada uno de los “Puestos de Trabajo” o “Cargos” dándolos de alta.

Para crear un nuevo cargo bastará con pulsar el botón Nuevo. Esta pantalla permite la selección múltiple para facilitar el borrado. Cuando se pulsa el botón Borrar, el sistema confirma que realmente desea borrar los cargos y luego procede al borrado. Los cargos utilizados no podrán ser borrados.

Se entiende que éstos se deben corresponder con los descritos en el organigrama funcional de la empresa, con indicación del departamento al que pertenece, la dependencia directa (responsable inmediatamente superior) y tareas que debe desempeñar la persona que ocupa ese cargo.

De igual manera deberemos describir las características que debe reunir una persona para ocupar ese cargo. Entendiendo que estos requerimientos son internos de la empresa y definidos por la gerencia/dirección o por el responsable departamental oportuno. Como son: la/s certificación/es necesarias para ejercer en ese puesto, requerimientos de formación adicionales, la experiencia (temporal) requerida, las características personales (ordenado, don de mando, buena presencia, facilidad de palabra, cuidadoso,...) y demás observaciones de interés (disponibilidad para viajar, carnet de conducir,...)



[email protected]

Como la persona responsable en la empresa de la gestión de los Recursos humanos puede ser diferente a la persona considerada como administrador de la aplicación, tendremos que entrar en la opción Control de Acceso para asignar a dicho Cargo o Puesto de Trabajo un perfil de usuario de la aplicación, para que tenga acceso a unas o a otras opciones de la aplicación.

Grupos

El sistema recoge la opción de asignación de personal a grupos representados por la figura del Decisor (que puede ser simplemente un responsable o jefe de área/departamento). Los grupos/departamentos también se pueden definir sin decisor asociado. Si el usuario definido como decisor tiene privilegios de acceso de decisor (privilegios especiales) a la funcionalidad Valorar y calificar incidencias, el comportamiento de la misma será ligeramente diferente en cuanto a la visualización de datos: El decisor podrá leer o valorar (según los privilegios sean de



[email protected] sólo lectura o lectura escritura) las incidencias registradas o producidas por el personal a su cargo (empleados del grupo/departamento).

Los departamentos creados desde esta opción, podrán ser utilizados para asociar el cargo a un departamento. Realizando esta asociación, los empleados con cargo asociado a algún departamento, aparecerán como empleados del departamento en el detalle de grupo/departamento. Cuando el grupo está definido como departamento, no es posible añadir o borrar empleados del mismo ya que estos son añadidos de forma automática.

¿Cómo crear un nuevo grupo/departamento?

Tras acceder a la opción Grupos pulsaremos sobre el botón Nuevo. Se mostrará la pantalla de detalle del grupo/departamento en el que se deberá indicar el nombre del grupo/departamento. Según se trate de un grupo o departamento, la pantalla de detalle permitirá o no seleccionar empleados pulsando el botón , o bien, utilizando la opción correspondiente del menú contextual.

Tanto si se trata de un grupo como de un departamento, es posible asociar un decisor, seleccionando a un empleado y pulsando, a continuación, el botón . El mismo efecto se producirá utilizando la opción correspondiente del menú contextual o haciendo doble clic sobre el empleado. Sólo se permite un decisor por grupo/departamento por lo que al seleccionar un decisor, el empleado indicado anteriormente como decisor (si lo hubiera) dejará de ser el decisor. Para desmarcar un empleado como decisor de modo que el grupo/departamento no contenga decisor, bastará con seleccionar dicho decisor y pulsar el botón .

Las modificaciones realizadas en la pantalla de detalle del grupo/departamento no serán grabadas en la base de datos hasta haber pulsado el botón Grabar o Aceptar.

¿Cómo lee y valora incidencias un decisor?

Para ello deberá acceder a la aplicación (con su nombre de usuario y contraseña) y elegir dentro de la opción Responsable de Calidad del menú principal: Valorar y calificar incidencias. Una vez en dicha opción situará el cursor en la incidencia en cuestión, haciendo clic sobre el botón Valorar. De esta forma se abre una ventana en la que dicho Decisor podrá leer la descripción de la incidencia y ver las valoraciones dadas por el Responsable de Calidad y Gerente, de haber sido introducidas. Para dar su propia valoración deberá pulsar sobre el desplegable contenido en el campo VALORACIÓN DEL DECISOR y elegir de 1 (menor) a 5 (mayor), a su criterio, la gravedad de la incidencia. La fecha de valoración quedará registrada



[email protected] automáticamente, aunque puede ser modificada.

Valorar y calificar incidencias

Con la frecuencia establecida en el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, el Responsable de Calidad accede a la opción de Valorar y Calificar Incidencias con el fin de dar su propia valoración de gravedad a las incidencias detectadas por el resto del personal de la organización. Para ello dispone, en dicha ventana, de una serie de opciones para el filtrado de las incidencias registradas (por FECHA, TIPO DE INCIDENCIA, ORIGEN, GRAVEDAD - pulsando sobre el símbolo podrá elegir la opción adecuada =, <=, >=, <, > - CLASE DE INCIDENCIA, VALORACIÓN DEL RESPONSABLE DE CALIDAD y VALORACIÓN DEL GERENTE).

Una vez filtradas deberá situar el cursor sobre la incidencia a valorar y pulsar el botón Valorar, abriéndose de este modo la ventana Valorar incidencia en la que deberá introducir además de su valoración personal (en el campo VALORACIÓN DEL RESPONSABLE, la FECHA DE VALORACIÓN (por defecto saldrá la del presente día) y la CLASE DE INCIDENCIA según la codificación previamente establecida en el Fichero Maestro de Clases de Incidencias del menú principal Responsable de Calidad.

Atendiendo a su importancia, las incidencias son valoradas por el Responsable de la Calidad, sobre una escala de 1 (menor gravedad) a 5 (mayor gravedad). Una valoración de 5 supone su calificación como no conformidad muy grave. Es el caso de que la incidencia haya tenido, o podido tener, una gran trascendencia negativa para la empresa.

En general, una no-conformidad muy grave, puede dar lugar a medidas disciplinarias o acciones que exceden el ámbito del Sistema de Gestión de la Calidad (si bien, lógicamente, el programa no adopta ninguna medida adicional al respecto).

Una valoración de 4 supone su calificación automática como no conformidad. Al igual que en el caso anterior pone en marcha el tratamiento de no conformidad, con las fases de investigación de las causas y adopción de acciones correctivas oportunas.



[email protected]

Una valoración de 2 o 3, supone la calificación definitiva de la incidencia como tal (pudiendo denominarse Incidencia Valorada), al considerar que si bien puede significar un leve incumplimiento de requisitos, especificaciones, procedimientos o instrucciones de trabajo no merece, por si misma, el tratamiento de no conformidad y la propuesta y adopción de acciones correctivas. La decisión inmediata adoptada ya se considera suficiente medida, por el momento. No obstante, una reiteración de incidencias del mismo tipo, en número y valoración deberá dar lugar a su calificación como no conformidad.

Una valoración de 1, significa una incidencia que no supone ningún tipo de incumplimiento de requisitos, especificaciones, procedimientos o instrucciones de trabajo. Por ejemplo, una reclamación de cliente sin ninguna base tiene esta valoración, si bien puede resultarnos interesante registrarlas de cara a un análisis posterior de mejora (o aclaraciones de importancia) en el servicio.

Una vez el Responsable de Calidad ha valorado y clasificado por tipo la incidencia deberá pulsar sobre el botón Aceptar para confirmar y grabar los cambios realizados. En caso de no querer guardar la valoración pulsará sobre Cancelar, contestando No a la pregunta "¿Desea grabar cambios?".

Las incidencias valoradas como 4 (graves) o 5 (muy graves) automáticamente son elevadas por la aplicación al "rango" de no conformidades, pasando a formar parte del Listado de No Conformidades recogido en la opción No Conformidades dentro del menú del Responsable de Calidad para su posterior tratamiento.

En aquellos casos en que el Responsable de Calidad considere el registro de una incidencia fruto de un error o mala fe, calificará dicha incidencia (en el campo CLASE DE INCIDENCIA) como tipo "ZZZ REGISTRO ERRÓNEO".

Además el sistema incorpora la opción de exportación de dicho listado de incidencias a un formato predefinido de hoja de cálculo Excel, que podrá ser modificado a gusto del usuario para su posterior análisis y tratamiento.



[email protected]

No conformidades y acciones correctivas

El Responsable de Calidad podrá visualizar y filtrar en esta opción todas aquellas incidencias valoradas como 4 (grave) y/o 5 (muy grave), así como aquellas no conformidades de auditoría registradas en la opción No conformidades auditorías del menú Responsable de Calidad.

Asimismo, en esta opción se recogen las actividades propias del tratamiento de la no conformidad como tal, debiendo proceder dicho Responsable de Calidad como sigue:



[email protected] Situar el cursor sobre la línea registro correspondiente a la no conformidad a tratar y pulsar el botón Acción C. De este modo se abrirá una nueva ventana con dos pestañas:

La primera de ellas presenta el detalle completo de la no conformidad:

La segunda pestaña Acción Correctiva, está destinada al registro del tratamiento a aplicar a la no conformidad (investigación de causas, acción/es correctiva/s propuesta/s, responsable/s de la acción correctiva y verificación,...):

Una vez en la pestaña Acción Correctiva, el Responsable de Calidad, tras indicar la fecha de registro, procede a describir el resultado de la investigación de las causas que originaron la no conformidad en el campo destinado a tal fin (RESULTADO INVESTIGACIÓN).

Tras consultar con el/los responsable/s pertinente/s, describirá la acción correctiva propuesta (en el campo Acción Correctiva). Asimismo designará una o mas personas responsables de implantar dicha acción correctiva (A REALIZAR POR), definiendo una fecha prevista de fin (F. PREV. FIN) y la persona o personas responsables de verificar la eficacia de la acción correctiva (A VERIFICAR POR...). Para ello hará servir el botón situado en la parte inferior derecha de la ventana.



[email protected] Una vez definidos dichos aspectos, el Responsable de Calidad deberá grabar dicha información, haciendo clic en el botón Aceptar (grabar modificaciones y salir de la ventana) o simplemente Grabar (grabará las modificaciones permaneciendo activa la ventana actual).

Una vez finalizado el plazo propuesto para la verificación de dicha acción correctiva, el Responsable de Calidad procederá a registrar el resultado de la misma y la fecha, en los campos RESULTADO DE VERIFICACIÓN y F. VERIFIC. (por defecto el sistema propondrá la FECHA PREVISTA DE FIN).

Tras verificar la eficacia de la acción correctiva propuesta, podemos encontrarnos en dos situaciones:

1. Que la acción correctiva haya cumplido el objeto de eliminar la causa de la no conformidad con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. El Responsable de Calidad dará por cerrada la misma registrando la FECHA DE CIERRE (campo situado junto a la FECHA DE ALTA).

2. Que la acción correctiva no haya sido suficiente de cara a eliminar la causa de la no conformidad. En este caso el Responsable de Calidad, junto con los responsables oportunos, propondrán una nueva acción correctiva (repitiendo la secuencia de pasos anteriormente descritos), verificando posteriormente la eficacia de dicha acción correctiva. Para la creación de esta nueva acción correctiva el Responsable de Calidad deberá crear una nueva Acción Correctiva sobre la no conformidad actual, pulsando sobre el icono que está en la parte superior de la pestaña junto al número de acción correctiva.

Así, se podrán proponer y verificar tantas acciones correctivas como sean necesarias para eliminar las causas que originaron la no conformidad, y nos moveremos sobre ellas haciendo servir los icono anterior y siguiente .

Desde la citada pestaña de Acción Correctiva podremos proceder a la impresión de la No Conformidad y la Acción Correctiva propuesta.

Al introducir acciones correctivas en el sistema, se comprueba las fechas bajo la siguiente regla de negocio:

FECHA DE ALTA (no conformidad) ≤ FECHA (acción correctiva) ≤ FECHA FIN PREVISTA ≤ FECHA DE VERIFICACIÓN = FECHA DE CIERRE

En caso de detectar alguna incoherencia en las fechas, el programa avisará al usuario indicando el error en cuestión.

La aplicación incorpora la opción de exportación del listado de no conformidades a un formato predefinido de hoja de cálculo Excel, que podrá ser modificado a gusto del usuario para su posterior análisis.

Adicionalmente, en la ventana No conformidades y Acciones Correctivas, además de los filtros por FECHA, TIPO DE NO CONFORMIDAD, VALORACIÓN DEL RESPONSABLE DE CALIDAD y TRATAMIENTO, se establece un filtro adicional denominado ALERTA DE CIERRE mediante el cual podremos obtener el listado de no conformidades cuya fecha de verificación (en su última línea) sea mayor o igual a la del presente día. De esta manera el Responsable de Calidad podrá saber qué acciones correctivas no han sido cerradas una vez cumplida la fecha de verificación.



[email protected]

No conformidades auditorías

El Responsable de Calidad lo es del registro de las no conformidades detectadas en las auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad, tanto en las auditorias internas como externas.

Así procederá, en primer lugar, a determinar el nombre de la persona que levanta la no conformidad (auditor interno o externo) en el campo DETECTOR, indicando a continuación el ORIGEN de la no conformidad (auditoria interna o externa) y la valoración de gravedad asignada a la misma (que como no conformidad propiamente dicha será 4 - leve, o 5 - grave).

Para finalizar, el Responsable de Calidad introducirá la descripción de la no conformidad, así como el capítulo de la norma de referencia al que se relacione, en el campo destinado a tal fin y denominado DESCRIPCIÓN/REF (si bien puede decidir no registrar por completo el texto correspondiente a la no conformidad, y detallar únicamente el número de no conformidad asignado en el informe del auditor).

Una vez registrada la no conformidad de auditoria, el Responsable de Calidad aceptará las modificaciones efectuadas pulsando sobre el botón Aceptar (grabar y salir). De esta manera, la aplicación incluye automáticamente la citada no conformidad en el Listado de No Conformidades recogido en la opción No Conformidades del menú Responsable de Calidad, para su posterior tratamiento.

Además el sistema incorpora las opciones de importación y exportación de no conformidades de auditoria desde un formato predefinido de hoja de cálculo Excel. Para obtener dicho formato bastará con pulsar sobre el botón Exportar en una ventana de alta de no conformidad de auditoria en blanco.

Así a la hora de proceder a la importación de una no conformidad deberemos asegurarnos de que la información que define la misma (fecha de alta, detector, origen, gravedad, descripción/referencia) está descrita en los campos correspondientes. Además la información registrada en la plantilla Excel, en los campos ORIGEN y GRAVEDAD, deberá coincidir exactamente con la predefinida en la base de datos, en caso contrario en el momento de hacer la importación, la aplicación tomará dicho valor como nulo (lo obviará). - Por ejemplo; el origen de la incidencia, deberá ser trascrito exactamente como “Auditoría interna” o bien “Auditoría externa” y la gravedad asignada únicamente como 4 o 5.



[email protected] Para importar los registros introducidos en la plantilla de Excel, nos situaremos en la ventana de alta de no conformidades y haremos clic sobre el botón Importar. De esta manera se abrirá un cuadro de diálogo en el que deberemos seleccionar el fichero Excel en cuestión y pulsar sobre el botón Abrir.

Seguimiento de sugerencias

Los usuarios con privilegios de acceso suficientes (Responsable de Calidad y “administradores”) pueden, desde esta opción, llevar un seguimiento de las sugerencias realizadas por los empleados.

El Responsable de Calidad lo es de dar a las sugerencias realizadas el tratamiento oportuno. Para ello deberá acceder al detalle de la sugerencia haciendo doble clic sobre la misma, o bien pulsando el botón Detalle. De esta manera se abre la ventana Detalle de Sugerencia en la que deberá marcar la opción ENTREGADO (una vez se haya hecho llegar a el/los



[email protected] destinatario/s pertinente/s, para ello podrá hacer servir la opción Imprimir), indicando la fecha de entrega.

Una vez la sugerencia haya sido contestada, dicho responsable deberá hacerlo constar marcando la opción CONTESTADA, indicando la fecha y la persona que contestó y/o la vía de respuesta; verbalmente o por escrito (correo postal, correo electrónico, fax, tablón de anuncios,...).

Para la localización de sugerencias, la aplicación dispone de un filtro de búsqueda ubicado en la parte superior de la ventana Seguimiento de Sugerencias, gracias al cual podemos obtener las sugerencias que nos interesen según los campos: AUTOR, FECHA DE ALTA, FECHA DE CONTESTACIÓN y FECHA DE ENTREGA.

Además el sistema incorpora la opción de exportación de dicho listado de incidencias a un formato predefinido de hoja de cálculo Excel, que podrá ser modificado a gusto del usuario para su posterior análisis y tratamiento.

Registro de proveedores aceptados

El Registro de Proveedores Aceptados es un listado de todos los suministradores contenidos en el fichero maestro del sistema que cumplan la condición de “aceptados”, es decir, que tengan cubiertos los campos; TIPO DE EVALUACIÓN y PRODUCTO/S SUMINISTRADO/S.

En él aparecen contenidos los campos: CÓDIGO, DESCRIPCIÓN, TIPO DE EVALUACIÓN (criterio de inclusión en dicho registro), FECHA (en la que se ha dado de alta como proveedor aceptado según el criterio anteriormente descrito) y PRODUCTO/S SUMINISTRADO/S (productos o familias de productos que nos suministra).

Esta ventana recoge la opción de filtrado, por TIPO DE EVALUACIÓN y/o por FECHA (fecha de alta en el citado listado), así como la opción de impresión del mismo.



[email protected]

Clientes

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de clientes del sistema (creación, modificación, borrado y baja). El fichero de clientes es considerado por el sistema como uno de los ficheros maestros.

Para crear un nuevo cliente basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación se mostrará la ficha del cliente en blanco. Para que el cliente pueda ser introducido en el sistema, es obligatorio cubrir al menos los campos de CODIGO y NOMBRE.

La misma pantalla de ficha de cliente será mostrada con la información correspondiente del cliente al hacer doble clic sobre algún cliente del listado (o detalle... desde el menú contextual). Desde la ficha del cliente se podrá realizar cualquier modificación sobre los campos mostrados (excepto el código de cliente).



[email protected] En la ficha de cliente se puede acceder a la página Web del cliente pulsando sobre el icono . También se podrá enviar un correo electrónico utilizando el cliente de correo predeterminado del sistema al pulsar sobre el icono .

El listado de clientes permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) o dar de baja (pulsando el botón Baja) los clientes seleccionados. Los clientes dados de baja no serán tenidos en cuenta en los listados de selección, salvo que ya estuvieran seleccionados. Es posible volver a dar de alta un cliente pulsando de nuevo el botón Baja, estando seleccionado dicho cliente. El sistema no permitirá borrar los clientes que tengan asociada alguna incidencia (Reclamaciones de Cliente) o cualquier otra referencia en el sistema.

El campo cliente principal sirve para asociar el cliente a otro principal; para soportar, por ejemplo, franquicias, cadenas de hoteles, restaurantes, etc. Si se activa el campo Facturar al cliente principal, todas las muestras asociadas a este cliente serán facturadas al cliente principal.

Las modificaciones realizadas en la pantalla de listado de clientes o en la ficha de clientes no serán grabadas en la base de datos hasta pulsar el botón Grabar o Aceptar.

Proveedores

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de proveedores del sistema (creación, modificación, borrado y baja). El fichero de proveedores es considerado por el sistema como uno de los ficheros maestros.



[email protected]

Para crear un nuevo proveedor basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación se mostrará la ficha del proveedor en blanco. Para que el proveedor pueda ser introducido en el sistema, es obligatorio cubrir al menos los campos de CODIGO y NOMBRE.

La misma pantalla de ficha de proveedor será mostrada con la información correspondiente del proveedor al hacer doble clic sobre algún proveedor del listado (o modificar desde el menú contextual). Desde la ficha del proveedor se podrá realizar cualquier modificación sobre los campos mostrados, excepto el código de proveedor.

El listado de proveedores permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) o dar de baja (pulsando el botón Baja) los proveedores seleccionados. Los proveedores dados de baja no serán tenidos en cuenta en los listados de selección salvo que ya estuvieran seleccionados. Es posible volver a dar de alta un proveedor pulsando el botón Baja, estando seleccionado dicho proveedor. El sistema no permitirá borrar los proveedores



[email protected] que estén siendo referenciados (asociados a una incidencia de proveedor, por ejemplo).

En la ficha de proveedores se puede acceder a la página Web del cliente pulsando sobre el icono . También se podrá enviar un correo electrónico utilizando el cliente de correo predeterminado del sistema al pulsar sobre el icono .

Las modificaciones realizadas en la pantalla de listado de proveedores o en la ficha de proveedor no serán grabadas en la base de datos hasta pulsar el botón Grabar o Aceptar del listado principal de proveedores.

De especial importancia es el capítulo correspondiente al Registro de Proveedores Aceptados (ver ayuda), ya que si decide importar desde Excel un listado de todos los proveedores “aceptados” con los que trabaja, le simplificará de manera considerable el trabajo el introducirlos con el tipo de evaluación por el que se considera aceptado y el/los producto/s servicio/s suministrado/s.

Clases de incidencias

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de clases de incidencias del sistema (creación, modificación y borrado). El fichero de clases de incidencias es considerado por el sistema como uno de los ficheros maestros.

Al iniciar la aplicación por primera vez el sistema propone un listado de clases de incidencias estándar. Las incidencias se pueden clasificar dentro de los tres tipos que soporta el sistema: Reclamaciones de clientes, Incidencias de proveedores e Incidencias de procesos internos. Si se selecciona “Sin tipo” la clase de incidencia será mostrada para cualquier tipo de incidencia, es decir, podemos generar una clase de incidencia que pueda definir o corresponderse con una Reclamación de Cliente o bien con una Incidencia de Proveedor (Ej.: Retraso en plazo de entrega). Las clases de incidencias las utiliza el Responsable de Calidad a la hora de valorar las incidencias en la pantalla correspondiente (ver Valorar y calificar incidencias).

Para crear una nueva clase de incidencia basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación se mostrará la ficha de la clase de incidencia en blanco. Para que la clase de incidencia pueda ser introducida en el sistema, es obligatorio cubrir, al menos, el campo CODIGO.



[email protected] La misma pantalla de ficha de clase de incidencia será mostrada con la información correspondiente de la clase de incidencia al hacer doble clic sobre alguna clase de incidencia del listado (o modificar desde el menú contextual). Desde la ficha de clase de incidencia se podrá realizar cualquier modificación sobre los campos mostrados (excepto el código de clase).

El listado de clase de incidencias permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) las clases seleccionadas. El sistema no permitirá borrar físicamente las clases de incidencias que estén siendo referenciadas.

Las modificaciones realizadas en la pantalla de listado de clases de incidencias o en la ficha de clase no serán grabadas en la base de datos hasta pulsar el botón Grabar o Aceptar.

Tipos de evaluación

Desde esta opción se realiza el mantenimiento de tipos de evaluación del sistema (creación, modificación y borrado). El fichero de tipos de evaluación es considerado por el sistema como uno de los ficheros maestros.

Al iniciar la aplicación por primera vez el sistema propone un listado de tipos de evaluación. Los tipos de evaluación son utilizados en la pantalla de Ficha de proveedor para evaluar a los proveedores (ver Registro de Proveedores Aceptados).

Para crear un nuevo tipo de evaluación basta con pulsar el botón Nuevo, o bien, seleccionar la opción correspondiente en el menú contextual, mostrado al pulsar el botón derecho del ratón. A continuación aparecerá en el listado un nuevo tipo con la descripción “Sin nombre”. Bastará con modificar dicha descripción pulsando sobre ella al estar seleccionada, o bien, desde el menú contextual seleccionar la opción Modificar nombre.



[email protected] El listado de tipos de evaluación permite la selección múltiple para borrar (pulsando el botón Borrar) los tipos seleccionados. El sistema no permitirá borrar tipos de evaluación que estén siendo utilizados.


Configuración

Asistente de conexión

El asistente de conexión se lanza automáticamente al instalar por primera vez la aplicación en un equipo. Asimismo el asistente también puede ser ejecutado desde la opción Asistente de conexión localizada en la opción Configuración del menú principal. El fin de la presente opción es conectar el programa instalado en un equipo a la base de datos, que podrá estar situada en cualquier equipo de la red corporativa.

La base de datos consistirá en un fichero que deberá ser accesible desde el equipo que se pretende conectar. Este fichero es creado automáticamente por este asistente cuando se selecciona la opción adecuada. Es recomendable situar la base de datos en una carpeta compartida a toda la red en el equipo que deberá actuar como servidor de base de datos.

El asistente configura la conexión a la base de datos en dos pasos:

1) En el primer paso debemos elegir la opción “crear una nueva base de datos” (primera instalación del programa), o bien, “conectarse a una existente”. Si la aplicación se instala en varias máquinas en una red local, la primera vez que se inicia necesitará crear la base de datos en una unidad de red accesible para todas las máquinas en las que se instalará la aplicación.

2) En el segundo paso se introduce la ruta de conexión a la base de datos. Si se ha elegido “crear una nueva base de datos”, el sistema creará la base de datos con el nombre introducido en la ruta indicada. Si se omite el nombre de fichero, el sistema propondrá uno por defecto. Si no existiera alguna de las carpetas especificadas en la ruta, el sistema las creará automáticamente. En este paso se ofrece la posibilidad de probar la ruta de la base de datos introducida antes de proseguir, pulsando el botón Probar.

Cuando el asistente finaliza la configuración permite la posibilidad de reiniciar la aplicación para que ésta tenga efecto, de otro modo la aplicación permanecerá con la configuración antigua mientras no sea reiniciada.

Iniciar base de datos

Al seleccionar esta opción la aplicación reiniciará la base de datos sobrescribiendo la base de datos actual con los valores por defecto. Esta opción debe ser utilizada con precaución ya que todos los datos almacenados se perderán.

Al reiniciar la base de datos se cargarán algunas tablas por defecto como son los perfiles, clases de incidencias, tipos de evaluación, etc. El resto de datos serán eliminados permanentemente, incluidos los usuarios de la aplicación.

Al seleccionar esta opción el sistema advierte de lo citado anteriormente. A continuación desconecta al usuario actual de la base de datos y salta a la pantalla de acceso. Antes de mostrar la pantalla de acceso el sistema avisará al usuario de que la base de datos ha sido



[email protected] reiniciada y que por lo tanto no existe ningún usuario en la base de datos. Por ello, el primer usuario introducido en la pantalla de acceso será creado automáticamente.

Cargar datos de prueba

Esta opción se utiliza para cargar en la base de datos unos datos de prueba para el periodo de adaptación del usuario, de forma que podrá ver con ejemplos explicativos reales el correcto uso de la aplicación.

Los datos de prueba podrán ser eliminados fácilmente una vez que ya no se necesiten, reiniciando la base de datos en la opción Iniciar base de datos. Al pulsar sobre esta opción el sistema avisa que la base de datos va a ser sobrescrita y que por lo tanto se perderán los datos almacenados hasta el momento de forma permanente. Es recomendable realizar una copia de seguridad siempre que se utilice esta opción.

Los datos de prueba contienen usuarios de prueba, el sistema propondrá un usuario y contraseña después de haber cargado los datos de prueba para poder entrar en la aplicación.

Copias de seguridad

Esta funcionalidad se utiliza para la creación y restauración de copias de seguridad de la base de datos.

Para realizar la copia de seguridad se debe seleccionar una carpeta adecuada en el listado de carpetas mostrado. Para seleccionar una carpeta es necesario hacer doble clic sobre la misma. Una vez seleccionada la carpeta se pulsará el botón Iniciar para proceder con la copia de seguridad. El sistema nombrará la copia de seguridad con el nombre por defecto de la base de datos y la fecha actual en formato “AAAAMMDD”.

Para proteger la copia de seguridad con una contraseña basta con seleccionar el cajetín “Encriptar la copia de seguridad con la siguiente contraseña” e introducir, a continuación, la contraseña en los campos siguientes.

Las copias de seguridad son comprimidas en formato ZIP por lo que pueden ser restauradas manualmente descomprimiendo el fichero ZIP en la ruta correspondiente.

También es posible restaurar las copias de seguridad desde este componente pulsando el botón Restaurar. A continuación el sistema le pedirá el fichero ZIP que contiene la copia de



[email protected] seguridad y procederá a restaurarlo, sobrescribiendo la base de datos actual. Si la copia de seguridad estuviera protegida con una contraseña, el sistema la solicitará en el momento de restaurar la copia.

En el caso de disponer de un sistema corporativo propio para realizar las copias de seguridad esta opción no resultaría interesante y bastaría con incluir el fichero de base de datos en el sistema de copias de seguridad automatizado, junto con el resto de documentos y archivos, para que la copia de seguridad sea automatizada.

Configurar aplicación

Desde esta opción es posible configurar diversos parámetros de la aplicación relacionados con el inicio de la aplicación y con los sonidos.

Si el sistema se considera seguro y no se requiere de autenticación de usuario para acceder, puede resultar interesante evitar la espera del formulario de validación de usuario siempre que se active la opción Recordar usuario y contraseña en este ordenador.

La configuración realizada tendrá efecto después de haber pulsado el botón Aceptar. Esta configuración es almacenada en el archivo de configuración (.ini) y es aplicada a todos los usuarios que se conecten desde el ordenador que se ha realizado dicha configuración, es decir, esta configuración es válida para todos los usuarios que se conecten desde el equipo configurado.

Configurar logotipo de impresión

Esta opción es utilizada para personalizar el logotipo que aparece en los informes de impresión, sólo cuando se utiliza la impresión directa desde la aplicación. En el caso de utilizar plantillas de exportación, éstas incluirán su propia configuración corporativa y el logotipo de esta opción no será utilizado.

Para cambiar de logotipo basta con pulsar sobre el botón Examinar y seleccionar, a continuación, un fichero de imagen. Los formatos de imagen admitidos son los siguientes: mapas de bits (bmp), archivos de iconos (ico), archivos de cursor (cur), archivos de longitud codificada (rle), metarchivos (wmf), metarchivos mejorados (emf), archivos GIF (gif), archivos JPEG (jpg).



[email protected]

Los controles inferiores se utilizan para ajustar la altura de la cabecera y el margen inferior en cualquier impresión, de este modo se podrá configurar la posición de inicio en la impresión en papel preimpreso para que no sobrescriba el logotipo.

El sistema acepta cualquier tamaño de imagen y ésta será impresa en el tamaño real, independientemente de la altura de la cabecera. Las dimensiones recomendadas para el logotipo de forma que ocupe la parte superior del informe se muestran en la siguiente tabla:

Píxeles Pulgadas Centímetros Anchura 770 7,700 19,558 Altura 100 1,000 2,540

Registrar aplicación

Para tener acceso ilimitado a todas las funcionalidades del sistema es necesario realizar el registro del producto.

La licencia se concede a cada puesto, por lo que si se dispone de varios puestos en una red local, deberá solicitar una licencia por cada puesto aunque todos estén conectados a la misma base de datos.

La licencia es independiente del número de usuarios, por lo tanto es posible crear un número ilimitado de usuarios en el sistema con una sola licencia.

Para realizar el registro, la aplicación lanza un asistente que inicialmente intenta realizar el registro a través de Internet, conectándose al servidor de licencias. Si la conexión no es posible, o el registro es rechazado por el servidor, el sistema permitirá reintentar el registro electrónico, o bien, iniciar el registro manual, que requerirá consultar con el distribuidor para conocer el número de licencia.

Si se dispone de conexión a Internet, en una red local con varios puestos a licenciar, bastará con ejecutar el asistente en un solo puesto. Los demás puestos tomarán los datos del primer registro e intentarán el registro electrónico automáticamente.

Mientras no se haya alcanzado un cierto número de elementos en las tablas de la base de datos, el sistema permitirá evitar el registro electrónico y entrar en la aplicación en modo demostración pulsando el botón Demo (demostración).



[email protected]

Imprimir

Cuando se lanza la orden de imprimir un informe desde la aplicación, se abre, en primer lugar, un cuadro de diálogo que permite la selección de la impresora en la que se desea imprimir el informe.

Por defecto, la impresora seleccionada inicialmente es la impresora predeterminada del sistema. Es posible cambiar la impresora predeterminada del sistema desde este cuadro de diálogo abriendo el menú contextual con el botón derecho del ratón sobre la impresora concreta y seleccionando la opción “Establecer como impresora predeterminada”. Para imprimir en otra impresora no es necesario establecerla como predeterminada, basta con seleccionarla.

Es posible modificar la configuración de la cabecera del informe de modo que no se muestre el logotipo de impresión. Para ello bastará con deshabilitar el cajetín “Imprimir logotipo en la cabecera”.

En el desplegable “Calidad” se puede elegir la calidad de impresión entre las siguientes posibilidades: borrador, baja, media y alta.

El valor de las dos últimas opciones es recordado por la aplicación para cada usuario cada vez que se imprime o se visualiza la vista preliminar.



[email protected] Pulsando el botón Preliminar se cerrará el cuadro de diálogo de selección de impresora y se mostrará a continuación, una vista preliminar en pantalla del informe que se pretende imprimir. La vista preliminar puede no coincidir exactamente con el informe impreso.

El formulario que muestra la vista preliminar consta de una botonera con las siguientes funcionalidades:

Imprimir: Cierra la vista preliminar e imprime en la impresora previamente seleccionada.

Zoom: Acerca o aleja la vista preliminar según sea el zoom actual. Se produce el mismo efecto si se pincha sobre la vista.

Página anterior: Muestra la página anterior en la vista preliminar. Se deshabilita en la primera página.

Página siguiente: Muestra la página siguiente en la vista preliminar. Se deshabilita si no hay páginas posteriores a la actualmente mostrada.

Salir: Cierra la vista preliminar volviendo al formulario desde el que se inició el proceso de impresión.

Pantallas de selección

Las pantallas de selección permiten buscar rápidamente el elemento a introducir en algún campo de la aplicación. Al igual que todos los listados estándar de la aplicación, estas pantallas disponen de botones de ordenación sobre cada columna. Para ordenar de forma ascendente o descendente basta con pulsar sobre el botón de alguna columna.



[email protected] Generalmente, las pantallas de selección son lanzadas desde los campos acompañados por el icono , pinchando sobre el icono, o bien, pulsando retorno de carro al estar situado sobre el campo (en el caso de los desplegables).

Para seleccionar un elemento de esta pantalla basta con pulsar Aceptar, o bien hacer doble clic sobre la línea correspondiente. Si se pulsa Cancelar la selección no se realiza.

Las pantallas de selección múltiple indican su particular condición en el mensaje de información situado en su parte inferior. Estas pantallas permiten la selección de varios elementos al mismo tiempo.

Plantillas de exportación

Esta pantalla muestra un listado de las plantillas disponibles para utilizar en la exportación a Word y a Excel desde cualquier opción de exportación. Las plantillas son mostradas en pestañas diferentes según sean de Word o Excel.

Para facilitar la vinculación con las distintas funcionalidades de la aplicación, la selección se realiza a través un árbol de funcionalidades. Se pueden acceder a las plantillas concretas de



[email protected] una funcionalidad, o bien a todas las de una rama, seleccionando la opción correspondiente en el árbol.

Para activar o desactivar la utilización de plantillas de exportación en los informes de resultados se utilizará el cajetín situado en la parte inferior de esta pantalla. Si se deshabilita, se utilizará la exportación por defecto implícita en la aplicación. En algunos casos no se dispone de exportación por defecto sin plantilla, por lo que la desactivación supone imposibilitar la exportación.

Se mostrará un listado de selección de plantillas cuando se use la orden de exportar, salvo que se haya seleccionado alguna de las plantillas como predeterminada. En este caso, el sistema exportará automáticamente usando la plantilla predeterminada.

Para añadir una nueva plantilla, bastará con pulsar el botón Nuevo y seleccionar un archivo adecuado en el diálogo de selección de archivos. El botón Nuevo estará desactivado si no se ha seleccionado una funcionalidad hoja en el árbol de funcionalidades, ya que el sistema no sabría a qué funcionalidad vincular la nueva plantilla. Es posible utilizar como plantilla cualquier archivo que pueda ser editado con Word o Excel, aunque por defecto el modo de selección buscará archivos con extensión “doc” o “xls”, según la pestaña actualmente seleccionada. Una vez seleccionado el archivo se creará la plantilla con el mismo nombre. El archivo es incluido en la base de datos por lo que no es necesario mantener el archivo original en la ruta que fue tomado, el sistema se encargará de extraer el archivo de la base de datos siempre que lo necesite.

Si se necesita usar una misma plantilla en varias funcionalidades, será necesario importar ( Nuevo) la misma plantilla varias veces, una por cada funcionalidad en la que se necesite. El sistema guardará dichas plantillas por separado y por lo tanto las considerará como plantillas independientes.

Para modificar el nombre de la plantilla, bastará con pulsar el botón derecho del ratón, habiendo seleccionado la plantilla, y en el menú contextual, seleccionar Cambiar nombre.

Para borrar plantillas es suficiente con seleccionarlas y pulsar el botón Borrar. No se permitirá borrar plantillas que estén abiertas, por lo que será necesario cerrar la plantilla (cerrar el Word o el Excel) antes de proceder con el borrado.



[email protected] Es posible modificar cualquier plantilla incluida en el sistema, tanto si fue añadida por el usuario, como si se trata de una plantilla predefinida. Para esto bastará con hacer doble clic sobre la plantilla correspondiente, o bien, pulsar el botón Abrir. Se lanzará la aplicación asociada a dicha plantilla (Word o Excel) para permitir su edición. La plantilla será incluida en la base de datos automáticamente con las modificaciones realizadas, después de haber sido cerrada convenientemente.

Para crear nuevas plantillas se podrá utilizar cualquier formato de documento, tan sólo habrá que seguir las siguientes reglas para que la exportación con plantillas funcione correctamente:

- En cada funcionalidad que permita exportación existirán una serie de campos que el mecanismo de exportación detectará como sustituibles. El formato de estos campos suele ser de un nombre en mayúsculas y entre corchetes. Para conocer qué campos existen como sustituibles en cada funcionalidad se deberá acceder al tema de ayuda de la misma pantalla.

- Los campos sustituibles se deberán introducir con la siguiente sintaxis para que la sustitución funcione correctamente: Encerrados entre corchetes, con todas las letras en mayúsculas y con las tildes correspondientes. Pueden aparecer tantas veces como sea necesario en el documento, o bien no aparecer ninguna. En el caso de Word podrán aparecer también en la cabecera y en el pie, no así en el Excel ya que no serían sustituidos.

- En algunos casos existirán campos de sustitución repetitivos. Sirven para permitir la exportación de varias líneas de resultados en los componentes que permiten la exportación de listado. La sintaxis de estos campos será la siguiente: [#CAMPO]. En la exportación de Word estos campos deberán estar obligatoriamente dentro de una tabla y todos en la misma fila para que sistema de exportación sepa replicar dicha fila correctamente. En la exportación a Excel bastará con que estén en una misma fila.

Ayuda

El sistema de ayuda está organizado en temas de ayuda relacionados con las funcionalidades de la aplicación.

Para navegar entre los distintos temas de ayuda utilice el árbol de temas de ayuda de la pestaña Temas.

Módulo de aplicación Opción principal Tema de ayuda relacionado con la funcionalidad

Si busca un tema concreto relacionado con algún concepto, puede buscar en la lista de temas disponibles utilizando la pestaña Búsqueda. Para buscar introduzca las palabras de búsqueda separadas por comas y pulse sobre el icono

Menú principal

La pantalla principal de la aplicación ofrece diferentes de maneras de acceder a las funcionalidades del sistema. Esta pantalla sólo muestra las funcionalidades a las que el usuario



[email protected] conectado tiene acceso (ver Perfiles en la opción Control de acceso).

El menú principal se divide en diferentes áreas sensibles a los eventos del usuario:

La parte central se divide en dos paneles que implementan los menús estándar de la aplicación. Pinchando sobre las diferentes opciones mostradas, el sistema permite navegar entre las funcionalidades disponibles.

La parte superior incluye los menús superiores que muestran las mismas funcionalidades que el menú estándar.

Debajo de los menús superiores existen tres barras de herramientas con accesos directos a algunas funcionalidades del sistema. Las dos primeras barras son personalizables por el usuario, basta con hacer doble clic sobre algún área libre de la barra para mostrar el cuadro de diálogo de personalización de la barra de herramientas. La última barra no es configurable y ofrece opciones de cambio de vista para las opciones secundarias del menú estándar.

Al personalizar la barra de herramientas no se permiten añadir las mismas funcionalidades a las dos barras por lo que las funcionalidades disponibles son las que no disponen de acceso directo en ninguna barra.

La posición y tamaño de la pantalla principal y la posición, tamaño y configuración de las barras de herramientas son recordadas por el sistema para cada usuario.



[email protected]

Cerrar sesión

La opción Cerrar Sesión finaliza la sesión de trabajo del usuario actual, abriéndose automáticamente la ventana inicial de acceso para un nuevo usuario, el cual deberá introducir sus datos de acceso (usuario y contraseña) para iniciar una nueva sesión.

En este caso la aplicación desconecta al usuario de la base de datos, sin embargo, la aplicación permanece conectada a la base de datos. Esto repercutirá en la concurrencia a la base de datos como si estuviera conectado un usuario a la base de datos, a pesar de haber cerrado la sesión de usuario.

Salir de la aplicación

Pulsando sobre este icono se termina la sesión en curso cerrando automáticamente la aplicación y desconectando al usuario de la base de datos.

Si se cierra la aplicación habiendo formularios abiertos, el sistema los intentará cerrar. Cuando existan modificaciones pendientes de grabar, el sistema informará de ello, permitiendo cancelar el proceso de cierre, si procede.

En caso de que se salga de la aplicación sin finalizar correctamente (apagón, reinicio de la máquina, finalizar tarea desde Windows, etc.), no se tienen en cuenta las modificaciones realizadas desde la última vez que se pulsó un botón de Grabar o Aceptar.

manual de usuario qsinc - spuch de usuario qsinc.pdf · los perfiles de usuario se utilizan para...

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