manual de usuario mesa de partes - invitado

MANUAL DE USUARIO

MESA DE PARTES - INVITADO

OPCIONES DEL SISTEMA

1. INICIO DE SESIÓN ...................................................................................................................... 2

2. DATOS PERSONALES ................................................................................................................ 5

3. REGISTRO DE TRÁMITE VIRTUAL (DOCUMENTO ADJUNTO CON PESO MENOS

DE 2 MB) ................................................................................................................................................ 8

4. REGISTRO DE TRÁMITE VIRTUAL (DOCUMENTO ADJUNTO CON PESO MAS DE

2 MB) ..................................................................................................................................................... 15

5. ESTADO O SEGUIMIENTO DE SOLICITUD ....................................................................... 25

6. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES DE SOLICITUD ............................................ 29

7. ANULACIÓN DE SOLICITUD ................................................................................................. 35

AREQUIPA – PERÚ

2021

2 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA | MANUAL DE USUARIO

1. INICIO DE SESIÓN

Para poder ingresar al sistema se tiene que ingresar al siguiente enlace:

https://apps.ucsm.edu.pe/UCSMERP/tramites.php

Ingresan do al link tiene que seleccionar la opción de «INVITADO».

Luego, le pedirá las credenciales para que pueda ingresar o iniciar sesión, le pedirá su

Número de DNI, ingresando este dato correctamente podrá ingresar o iniciar sesión en el

sistema.

https://apps.ucsm.edu.pe/UCSMERP/tramites.php


Ingresado su Número de DNI le pedirá resolver el Captcha (La operación matemática que se

muestra en el sistema).

Teniendo su Número de DNI ingresado en el sistema, el Captcha (operación matemática en

el sistema) resuelto de forma correcta. Tendrá que darle clic en «INICIAR SESIÓN».


Luego de ingresar los datos correctamente y darle clic en el botón de «INICIAR SESIÓN»

le visualizara un menú de opciones.


2. DATOS PERSONALES

PASO 1: Visualizando el menú de opciones tiene que escoger la opción de «DATOS

PERSONALES» y darle clic sobre esta como se ve a continuación

PASO 2: Podrá visualizar los datos que se requiere que se actualice como su Nombre,

Apellido Paterno, Apellido Materno, Sexo, Correo Electrónico y Numero Telefónico.


PASO 3: Ingresado todos sus datos correctamente tiene que darle clic en el botón de

ACTUALIZAR

PASO 4: Realizado el paso anterior le saldrá un mensaje de confirmación si está seguro de

realizar la actualización de sus datos, si la respuesta es afirmativa debe darle clic al botón

de CONFIRMAR caso contrario SALIR.


PASO 5: Para visualizar si sus datos que ingreso fueron correctamente actualizados le

saldrá un mensaje como se muestra en la imagen a continuación. Verificado esto tendrá que

cerrar sesión y volver a ingresar.

PASO 6: Realizado el paso 5 correctamente verificará que en la primera pantalla sale ya

sus datos actualizados como su nombre y podrá empezar a realizar sus trámites de acuerdo

a su consideración.


3. REGISTRO DE TRÁMITE VIRTUAL (DOCUMENTO ADJUNTO CON PESO

MENOS DE 2 MB)

PASO 1: Visualizando el menú de opciones tiene que escoger la opción de «MESA DE

PARTES VIRTUAL» y darle clic sobre esta como se ve a continuación.

PASO 2: Podrá visualizar las opciones correspondientes de acuerdo a la opción de «MESA

DE PARTES VIRTUAL» para que pueda realizarlas o ejecutarlas como se ve a

continuación.


PASO 3: Para realizar el registro de su solicitud debemos darle clic en la opción de

«REGISTRAR SOLICITUD» para que pueda empezar a realizarla.

PASO 4: Seguidamente le saldrá el formulario a llenar para poder registrar su solicitud, para

poder empezar debió haber actualizado sus datos en la opción de DATOS PERSONALES

para poder visualizar su Número de DNI, sus Apellidos y Nombres correctamente como

primera parte.


PASO 5: Antes de empezar a llenar el formulario para el registro de su Solicitud tiene que

tener en consideración las Especificaciones sobre el llenado, para esto le dará clic en el botón

de ESPECIFICACIONES.

PASO 6: Se le pide digitar un correo electrónico y un número telefónico para poder

comunicarse con su persona ante cualquier inconveniente en la solicitud, tener en

consideración que estos datos sean válidos antes de registrar su solicitud.


PASO 7: En la parte de asunto debe escribir el motivo de su solicitud, deberá tomar en

cuenta que las solicitudes que registre no deben ser académicas o administrativas en caso sea

padre o tutor de algún estudiante.

PASO 8: Seguidamente, tiene que redactar el cuerpo del documento o una pequeña

descripción de lo que está solicitando, podrá encontrar un ejemplo como se ve en la imagen

anterior.


PASO 9: Tiene la parte de URL DOCUMENTO que es en caso su documento adjunto en

Formato PDF supere de peso los 2MB de capacidad o los documentos adjuntos sean más de

uno, en este caso lo debe dejar en blanco o no escribir nada.

PASO 10: Tiene la parte de SELECCIONAR ARCHIVO donde le dará clic en la parte de

nombre ELEGIR ARCHIVO PDF o BROWSER.


PASO 11: Realizado el paso 10 le saldrá una ventana con sus datos de su computador para

que pueda ubicar la dirección de la carpeta donde está su archivo para que pueda cargarlo al

sistema, realizado eso le da clic al botón de ABRIR.

PASO 12: Realizado el paso 11 podrá visualizar en el formulario que se cargó el documento

que selecciono correctamente, revisará que todos los datos estén completos y le dará clic en

el botón de REGISTRAR, seguidamente le saldrá una confirmación de registro donde le

dará clic al botón de CONFIRMAR.


PASO 13: Para poder verificar si su solicitud fue registrada correctamente después de haber

realizado el paso 12 y debe haberle salido un mensaje confirmación de SOLICITUD

ENVIADA CORRECTAMENTE. Considerar que si desea realizar otra solicitud debe

esperar 5 minutos después de realizar la primera.


4. REGISTRO DE TRÁMITE VIRTUAL (DOCUMENTO ADJUNTO CON PESO MAS

DE 2 MB)





continuación.


PASO 3: Para realizar el registro de su solicitud debemos darle clic en la opción de

«REGISTRAR SOLICITUD» para que pueda empezar a realizarla.

PASO 4: Seguidamente le saldrá el formulario a llenar para poder registrar su solicitud, para

poder empezar debió haber actualizado sus datos en la opción de DATOS PERSONALES

para poder visualizar su Número de DNI, sus Apellidos y Nombres correctamente como

primera parte.


PASO 5: Antes de empezar a llenar el formulario para el registro de su Solicitud tiene que

tener en consideración las Especificaciones sobre el llenado, para esto le dará clic en el botón

de ESPECIFICACIONES.

PASO 6: Se le pide digitar un correo electrónico y un número telefónico para poder

comunicarse con su persona ante cualquier inconveniente en la solicitud, tener en

consideración que estos datos sean válidos antes de registrar su solicitud.


PASO 7: En la parte de asunto debe escribir el motivo de su solicitud, deberá tomar en

cuenta que las solicitudes que registre no deben ser académicas o administrativas en caso sea

padre o tutor de algún estudiante.

PASO 8: Seguidamente, tiene que redactar el cuerpo del documento o una pequeña

descripción de lo que está solicitando, podrá encontrar un ejemplo como se ve en la imagen

anterior.


PASO 9: En la parte de URL DOCUMENTO que es en caso su documento en Formato

PDF supere los 2MB de capacidad o son varios archivos debe cargar un enlace compartida

de ONE DRIVE o GOOGLE DRIVE.

PASO 9.1: Para poder obtener el enlace compartido de GOOGLE DRIVE debe realizar los

siguientes pasos, esto es tanto para documentos como para carpetas.

Paso 1: Ingresar a Google Drive de su Correo Personal y cargar el archivo de la solicitud.


Paso 2: Hacer clic derecho sobre el documento donde le aparecerán una lista de opciones, la

que se seleccionara es la de OBTENER VINCULO.

Paso 3: Al darle clic sobre la opción de OBTENER VINCULO le saldrá una ventana donde

le dará el enlace correspondiente de su documento, debe tomar en consideración los permisos

donde indique que CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VINCULO para que

pueda ser visualizado al momento de la evaluación por la Oficina Destinataria, estos

permisos no podrán editarlo hasta que sea atendida su solicitud caso contrario se observara.


PASO 9.2: Para poder obtener el enlace compartido de ONE DRIVE debe realizar los

siguientes pasos, esto es tanto para documentos como para carpetas.

Paso 1: Ingresar a One Drive de su Correo Personal o Institucional y cargar el archivo de la

solicitud, posteriormente le hará clic en el icono que está al lado derecho del documento.

Paso 2: Realizado el Paso 1 le saldrá una ventana donde tendrá que hacerle clic al botón con

el nombre de COPY LINK.


Paso 3: Al darle clic sobre el botón de COPY LINK le saldrá una ventana donde le saldrá

el link de su documento para que sea visualizado, tiene que darle clic en el botón con el

nombre de COPY y pegarlo en el formulario de registro del sistema.

PASO 10: En la parte de URL DOCUMENTO deberá pegar el enlace compartido de ONE

DRIVE o GOOGLE DRIVE de su documento que obtuvo en el paso 9 como se muestra a

continuación.


PASO 11: En la parte de SELECCIONAR ARCHIVO no se considera en esta parte del

formulario por lo que ya tiene los enlaces compartidos de su documentos o documentos, por

lo que se dejara en blanco o no se cargara ningún documento.

PASO 12: Realizado el paso 11 podrá visualizar en el formulario que se cargó el documento

que selecciono correctamente, revisará que todos los datos estén completos y le dará clic en

el botón de REGISTRAR, seguidamente le saldrá una confirmación de registro donde le

dará clic al botón de CONFIRMAR.


PASO 13: Para poder verificar si su solicitud fue registrada correctamente después de haber

realizado el paso 12 y debe haberle salido un mensaje confirmación de SOLICITUD

ENVIADA CORRECTAMENTE. Considerar que si desea realizar otra solicitud debe

esperar 5 minutos después de realizar la primera.


5. ESTADO O SEGUIMIENTO DE SOLICITUD





continuación.


PASO 3: Para visualizar el estado o hacer el seguimiento de su solicitud debemos darle clic

en la opción de «ESTADO DE SOLICITUD» para que pueda empezar a realizarla.

PASO 4: Podrá visualizar sus solicitudes registradas en el sistema con los siguientes datos

como el ID o Código de Trámite, el Asunto de su Solicitud, la Fecha de Registro, el Estado

de su Solicitud, como el documento PDF o enlace del documento compartido.


PASO 5: Podrá descargar el documento que adjunto o darle clic al enlace compartido que

grabo al momento de registrar su solicitud haciendo clic en el icono de PDF y del enlace.

PASO 6: Para ver cómo va el avance de su solicitud tiene que seleccionar primeramente la

solicitud y seguidamente darle clic al botón de nombre SEGUIMIENTO.


PASO 7: Podrá visualizar todos los datos correspondientes que registro al momento de hacer

su solicitud que son los siguientes:

Código de Trámite

Datos del Interesado (DNI – Apellidos y Nombres)

Correo Electrónico

Numero de Celular

Código de Pago

Monto de Pago

Asunto de Solicitud

Descripción Corta de la Solicitud

De igual manera se podrá visualizar una tabla donde visualizara los datos de revisión de su

solicitud que son los siguientes:

Fecha de Solicitud

Fecha de Asignación (Designación por la Oficina de Mesa de Partes)

Fecha de Aprobación (por la Oficina Encargada de la Solicitud)

Revisor (Encargado u Oficina Encargada de la Solicitud)

Estado de la Solicitud

Respuesta (Documento adjunto como respuesta caso sea necesario)


6. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES DE SOLICITUD





continuación.




PASO 4: Podrá visualizar sus solicitudes registradas en el sistema con los siguientes datos

como el ID o Código de Trámite, el Asunto de su Solicitud, la Fecha de Registro, el Estado

de su Solicitud, como el documento PDF o enlace del documento compartido.


PASO 5: Para ver cómo va el avance de su solicitud tiene que seleccionar primeramente la

solicitud y seguidamente darle clic al botón de nombre SEGUIMIENTO.

PASO 6: Podrá verificar todos los datos de su solicitud y verificara que el estado de la

solicitud es OBSERVADO POR ENCARGADO, le hará clic en el botón en la opción de

OBSERVACIONES para ver las que registro el Encargado.


PASO 7: Haciendo el paso 6 se podrá visualizar las observaciones que registro el encargo

de la Oficina para que pueda proceder al Levantamiento de Observaciones.

PASO 8: Visualizada las observaciones y corregidas tendrá que hacer clic en el botón de

LEVANTAR OBSERVACIONES donde le aparecerá una ventana para poder cargar el

documento adjunto o enlace compartido de nuevo a su solicitud.


PASO 9: Al momento de registrar el enlace compartido obtenido de su ONE DRIVE o

GOOGLE DRIVE con el levantamiento de observaciones o el documento adjunto en formato

PDF con peso menor a 2MB lo tiene que registrar en la ventana que le salió en el paso 8,

realizado esto tendrá que hacer clic en el botón de nombre REGISTRAR.

PASO 10: Realizado el paso 9 al hacer clic en el botón de nombre REGISTRAR, le saldrá

un mensaje de confirmación si está seguro de levantar las observaciones, si está seguro le

dará en el botón de nombre CONFIRMAR.


PASO 11: Para poder verificar que su Levantamiento de Observaciones de su Solicitud fue

exitoso le saldrá un mensaje correspondiente y el estado cambiara a EN REVISION,

esperando que el Encargado vuelva a revisar la solicitud.


7. ANULACIÓN DE SOLICITUD





continuación.




PASO 4: Podrá visualizar todas las solicitudes en etapa de solicitadas, en revisión,

observadas para que pueda determinar si quiere anular la solicitud o no. En el sistema tendrá

los siguientes datos como el ID o Código de Trámite, el Asunto de su Solicitud, la Fecha de

Registro, el Estado de su Solicitud, como el documento PDF o enlace del documento

compartido.


PASO 5: Tiene que seleccionar la solicitud determinada para su anulación y seguidamente

darle clic al botón de nombre ANULAR.

PASO 6: Realizado el paso 5 correctamente le saldrá un mensaje de verificación si está

seguro de anular la solicitud, determinada su decisión si está decidido al anularla tendrá que

hacerle clic al botón de nombre CONFIRMAR.


PASO 7: Para poder verificar si la anulación de su solicitud fue exitosamente le saldrá un

mensaje de confirmación de luego realizado el Paso 6 y la solicitud que visualizo al principio

desaparecerá por lo que ya no es una solicitud activa.

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