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MANUAL DE TREINAMENTO DE USO DO MS PROJECT 2000

Material cedido pela Projexpert Para uso durante Disciplina

da FAE Business School

Realizado pela Enga.. Civil Semíramis Thaís Bettes

PROIBIDA SUA REPRODUÇAO E/OU COMERCIALIZAÇÃO USO EXCLUSIVO PARA FINS DIDÁTICOS

Rua Nilo Peçanha, 59 - 1º andar - Curitiba - PR www.projexpert.com.br - Email:[email protected] MATERIAL DIDATICO – PROIBIDA SUA REPRODUÇAO

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INDICE

1 INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS........................................................... 4 1.1 PROJETOS SÃO EMPREENDIMENTOS................................................................................................. 4 1.2 DEFINIÇÃO DE PROJETO................................................................................................................... 4

2 AJUSTES ......................................................................................................................................... 6 2.1 AJUSTES INICIAIS ....................................................................................................................... 6 2.2 CALENDÁRIO ............................................................................................................................. 8

3 MONTAGEM DO PLANO DE PROJETO ............................................................................... 10 3.1 INSERINDO AS TAREFAS ........................................................................................................... 10 3.2 DEPENDÊNCIAS (PREDECESSORAS) .......................................................................................... 10 3.3 DURAÇÕES ............................................................................................................................... 11 3.4 FINALIZANDO O CRONOGRAMA ............................................................................................... 11

4 PLANEJAMENTO DOS RECURSOS E CUSTOS DO PROJETO........................................ 13 4.1 CONCEITOS IMPORTANTES ....................................................................................................... 13 4.2 PLANILHA DE RECURSOS.......................................................................................................... 13

5 ANÁLISE/REVISÃO DO PLANEJAMENTO NA DIMENSÃO TEMPO, RECURSOS E CUSTOS................................................................................................................................................. 16

5.1 LISTA DE VERIFICAÇÃO DO PLANO DO PROJETO ...................................................................... 16 5.2 CAMINHO CRÍTICO................................................................................................................... 16 5.3 CONFLITOS OU SUB-UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS..................................................................... 17 5.4 NIVELAMENTO OU REDISTRIBUIÇÃO DE RECURSOS APOIADO PELO MS PROJECT ................... 17

6 FORMALIZAÇÃO DO PLANEJAMENTO INICIAL ............................................................ 20 6.1 SALVAR A LINHA DE BASE....................................................................................................... 20 6.2 LIMPAR A LINHA DE BASE ....................................................................................................... 20

7 REGISTRO DO REALIZADO E APOIO AO CONTROLE DO PROJETO........................ 22 7.1 FORNEÇA A DATA DA MEDIÇÃO .............................................................................................. 22 7.2 ATUALIZAR O REALIZADO DE FORMA DIRETA......................................................................... 23 7.3 SALVANDO UMA SEGUNDA LINHA DE BASE PARA REGISTRAR A REPROGRAMAÇÃO SEM PERDER A LINHA DE BASE ORIGINAL ................................................................................................................ 24

8 GERIR A COMUNICAÇÃO DO PROJETO COM OS STAKEHOLDERS......................... 26 8.1 FORMAS PRESENTES NO MS PROJECT PARA EXIBIÇÃO DAS INFORMAÇÕES DO PROJETO ......... 26 8.2 RELATÓRIOS ............................................................................................................................ 28 8.3 IMPRIMINDO NO MS PROJECT .................................................................................................. 28

9 BIBLIOGRAFIA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS...................................................... 31


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INTRODUÇÃO


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1 INTRODUÇÃO AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1.1 Projetos São Empreendimentos Inicialmente, deve-se deixar claro o significado da palavra PROJETO no contexto desta apostila, visto que é utilizado de forma mais ampla do que o uso da palavra sugere. Em português, ”projeto” é definido como sendo “plano; desígnio; intento; empreendimento; plano geral de edificação”, mas a palavra projeto é mais comumente associada às atividades associadas aos planos ou plantas de um produto de engenharia (tais como obras, circuitos elétricos, dentre outros), ou seja, por projetos arquitetônicos, elétricos, estruturais, lógicos, entre outros. Em inglês, língua na qual ficou consolidado o termo “Project Management” ou Gerenciamento de Projetos, o termo “project” é entendido como empreendimento, e o termo “design” é entendido como os planos de um produto de engenharia, para o qual comumente usamos a palavra projeto. Nesta obra, a palavra projeto é usada sempre no contexto de “EMPREENDIMENTO”. 1.2 Definição De Projeto Um PROJETO é uma reunião de esforços aplicados de forma integrada na busca de objetivos previamente definidos. Um PROJETO é uma empreitada que ocorre uma só vez, tendo objetivos (produto ou serviço) finais bem definidos e únicos. Um novo projeto, mesmo que sobre o mesmo tema, será diferente pois será executado de outra forma, com a experiência adquirida do primeiro, com o novo ambiente empresarial, econômico, financeiro, dentre outros. Segundo o PMI (Project Management Institute), na obra PMBOK (Project Management Body of Knowledge), 1996 e 2000:

UM PROJETO É UM EMPREENDIMENTO TEMPORÁRIO COM O OBJETIVO DE CRIAR UM PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO

PORTANTO, CADA PROJETO É TEMPORÁRIO E ..... ÚNICO!!!!


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AJUSTES


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2 Ajustes Para o uso do Project em configuração típica para um usuário iniciante, é importante parametizá-lo conforme as opções vistas a seguir. 1º Ao abrir o programa do Project, a tela a seguir aparecerá e há duas maneiras de se agendar o projeto, ou pela data de inicio ou pela data de término;

Figura 01 – Tela Informações sobre o projeto

A partir da data de início do projeto: as atividades são agendadas do início para o final; A partir da data de término do projeto: as atividades são agendadas do final para o início;

2.1 Ajustes Iniciais Estes ajustes são essenciais e devem ser seguidos rigorosamente. 1º Menu principal: Ferramentas > Opções; 2º O guia Agenda possui algumas opções que devem ser explicadas:

Figura 02 – Guia Agenda

SELECIONE DECIMAL PARA MELHOR VISUALIZAR A

QUANTIDADE DE RECURSOS.

ATENÇÃO! ÍTEM MAIS IMPORTANTE!

DESABILITAR: AS NOVAS TAREFAS SERÃO

CONTROLADAS PELO EMPENHO;


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Mostrar unidades de atribuição como mostra a unidade é utilizada pelas tarefas; Novas tarefas define se as novas tarefas irão iniciar conforme a data do projeto ou na data atual; A duração é inserida em estabelece a unidade padrão de duração das tarefas; O trabalho é inserido em define a unidade de tempo de duração de um trabalho; Tipo de tarefa padrão selecione Duração Fixa para que a duração das tarefas não se altere;

3º No guia Cálculo há informações sobre o cálculo de atualização de datas e de custos. Escolha em Opções de cálculo do Microsoft Project o item automático.

Figura 03 – Critérios para o Guia Cálculo No item Opções de cálculo para ‘ ‘ : A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso: a atualização da tarefa e seu recurso

correspondente e automático; As modificações feitas na % do total concluído se estenderão a data de status: uma tarefa atualizada com um

valor Percentual Concluído vale até a Data de status; O Microsoft Project sempre calcula os custos reais: com base no Percentual Completado para a tarefa os

custos reais são calculados pelo programa e somente os custos fixos podem ser alterados. Quando desativado, é possível fornecer o valor para o custo real; Acumulação padrão de custos fixos: forma de pagamento, distribuídos no tempo início, rateado ou fim, que

interfere no fluxo de caixa estarão. Calcular vários caminhos críticos: quando habilitado o Project entende que qualquer tarefa sem sucessora

não terá folga, portanto será crítica. 4º Para finalizar, clique no guia Calendário e verifique se a semana inicia na segunda-feira: 5º Clique em OK; É aconselhável não clicar no botão Definir como padrão, pois a partir deste momento todos os projetos serão iniciados com estas mudanças. Após os ajustes iniciais proceda conforme os passos a seguir.

IMPORTANTE VERIFICAR ESTE ÍTEM! HABILITE CONFORME A

FIGURA.


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2.2 Calendário Calendário-Base Os calendários determinam como as tarefas e os recursos atribuídos a elas serão agendados. Ao iniciar um projeto, deve-se escolher um calendário base. Você pode adotar um dos três calendários-base do Project, conforme demonstrado a seguir. É possível também criar um calendário novo para o seu projeto ou editar um existente. O Project possui três Calendários-base:

Padrão: agenda de trabalho tradicional, de segunda-feira a sexta-feira, das 09 horas às 18 horas, com

uma hora de intervalo. Ao abrir um novo arquivo, este calendário é automaticamente adotado. 24 horas: não ha período de folga. A semana inicia no domingo. Turno da Noite: o turno é noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã, das 23 horas às 08

horas, com uma hora de intervalo.

Editar um Calendário Existente Quando os calendários oferecidos pelo programa não são compatíveis com a sua realidade utilize esta opção. 1º Acesse no menu principal: Ferramentas > Alterar o período de trabalho; 2º No item Para escolha o calendário a ser alterado;

Figura 02 – Escolhendo o tipo de calendário que será alterado

4º No item Definir a(s) data(s) selecionada(s) com:, selecione Período de folga ou Período de trabalho não padrão. Caso a sua escolha tenha sido a última, Período de trabalho não padrão, deve-se determinar os novo horários nos espaços em branco abaixo na tela; 5º Clique OK para confirmar as modificações;


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MONTAGEM DO PLANO DE PROJETO


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3 Montagem do Plano de Projeto O calendário e as configurações iniciais já devem ter sido feitas. 3.1 Inserindo as Tarefas 1º Inicie no modo de exibição das tarefas: Gráfico de Gantt;

Figura 01 – Gráfico de Gantt 2º Digite os nomes das atividades; 3º Inserir linhas: se precisar inserir uma linha clique no botão insert. Preste atenção nas dependências, pois o Project as altera sem avisar; 4º Deletar linhas ou palavras: o delete apaga toda a linha, use control + delete ou shift + delete para apagar só o campo onde estiver o cursor; 5º Mover uma atividade ou um conjunto de atividades para criar uma família: clique sobre as atividades que serão colocadas sob uma atividade sumário (as atividades marcadas escurecem) e clique no ícone de recuo localizado na barra de ferramentas; 6º Insira uma coluna chamada EDT para visualizar a estrutura de divisão do trabalho. Clique na coluna Nome da tarefa com o botão direto do mouse e selecione Inserir coluna; 7º Na tela Definição da coluna, selecione no campo Nome do campo a coluna chamada EDT e clique em OK; 3.2 Dependências (Predecessoras) As dependências entre as atividades identificam o seqüenciamento do projeto mostrado no Project através do cronograma de Gantt. As barras simbolizam as atividades, o seu tamanho significa a duração e as setas as dependências. As dependências se interligam da seguinte maneira: Término-início (finish-to-start): a sucessora inicia quando a predecessora terminar; Término-término (finish-to-finish): a sucessora termina quando a predecessora terminar; Início-início (start-to-start): a sucessora inicia quando a predecessora iniciar; Início-término (start-to-finish): a sucessora inicia quando a predecessora terminar;

As inter-relações entre as tarefas são criadas no Project através das ferramentas a seguir, porém as ligações são automaticamente do tipo Término-Início (TI). Para inserir as dependências utilize a coluna Predecessoras digitando o numero da linha da tarefa que será predecessora da atividade em questão. As alterações das conexões entre as tarefas podem ser realizadas através da tela Informações sobre a tarefa no campo Tipo. As tarefas também podem ser retardadas ou adiantadas. Sendo que os retardos significam períodos de diferenças entre as tarefas interligadas e as antecipações geralmente diminuem a duração do cronograma, pois sobrepõem atividades. 1º Acesse a tela Informações sobre a tarefa > Predecessora > Retardo;


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Para finalizar insira uma coluna chamada Sucessora e verifique se não há atividades sem sucessora que não seja uma atividade final. 3.3 Durações É necessário estimar a quantidade de períodos de trabalho que serão utilizados para implantar cada tarefa. Esta estimativa é baseada nas informações contidas no escopo do projeto e na disponibilidade dos recursos. De forma objetiva e simplificada a duração de cada atividade é indicada no Project através da coluna Durações na Tabela de Entrada. Para realizar o exercício proposto, utilize a tabela a seguir.

Linha EDT Nome da Tarefa Duração Predecessoras 1 1 Projeto Lev. Dados 2 1.1 Ordem de Início recebida 0 dia 3 1.2 Levantamento 4 1.2.1 Agendar Levantamento 1 dia 2 5 1.2.2 Realizar Levantamento 8 dias 4 6 1.2.3 Arquivar documentos 4 dias 5TI – 4 dias 7 1.2.4 Fim do Levantamento 0 dia 6 8 1.3 Análise e Conclusões 9 1.3.1 Elaborar Relatório 3 dias 7 10 1.3.2 Figuras e tabelas 2 dias 5 11 1.3.3 Integração do Relatório 1 dia 6;9;10 12 1.3.4 Apresentação do Relatório 0,5 dia 11 13 1.3.5 Ajustes Finais 2 dias 12 14 1.4 Trabalho concluído 0 dia 13

3.4 Finalizando o Cronograma Verifique se o cronograma esta sendo criado conforme o desejado e passe para o próximo capítulo, que aborda o assunto sobre recursos e suas alocações.

Figura 02 – Aparência final do projeto na dimensão tempo


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PLANEJAMENTO DOS RECURSOS E CUSTOS DO PROJETO


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4 Planejamento dos Recursos e Custos do Projeto 4.1 Conceitos Importantes Os recursos podem ser pessoas, equipamentos, materiais ou mesmo verbas necessárias para a realização do projeto. O Project 2000 reconhece dois tipos de recursos: Recursos de Trabalho: pessoas e equipamentos que realizem as tarefas através de um tempo, são

tipicamente "não consumíveis"; Recursos Materiais: suprimentos, estoques ou outros itens que são consumidos durante as tarefas. É

modelado como custo unitário, custo por tempo de uso ou como verba fixa. 4.2 Planilha de Recursos A planilha informa a oferta de recursos disponíveis para o projeto. 1º Menu principal: Exibir > Planilha de Recursos; 2º Preencha as colunas com os nomes dos recursos e suas especificações principais nas colunas: Nome do Recurso: nome completo do recurso ou do material a ser utilizado; Tipo: escolha se o recurso será material ou trabalho; Rótulo do Material: unidade de medida para o recurso material; Iniciais: inicial do nome do recurso; Grupo: grupo do qual o recurso pertence (departamento, setor, almoxarifado, etc.) Unidade Máxima: utilizado pelo recurso trabalho, serve para o cálculo do nivelamento através do

fornecimento da quantidade máxima de recursos disponíveis (alocação); Taxa Padrão: custo por hora de trabalho normal (recurso trabalho) ou custo por unidade (recurso material); Taxa Hora Extra: custo por hora extra de trabalho (somente para o recurso trabalho) Custo/Uso: custo por uso de uma unidade de recurso trabalho ou custo individual para o recurso material

(custo fixo do recurso); Acumular: forma de pagamento do recurso que altera o Fluxo de Caixa do Projeto; Calendário-Base: é o calendário utilizado somente para o recurso trabalho, pode ser o mesmo utilizado

pelas atividades (férias, folgas, etc.); Código: armazena informações sobre o recurso (registro, código do material, etc.).

A tabela a seguir demonstra os recursos a serem utilizados:

Linha Nome do Recurso Tipo Unid. Máximas Taxa Padrão 1 tec sr Trabalho 2 R$ 80,00/h 2 tec jr Trabalho 2 R$ 40,00/h 3 analista Trabalho 1 R$ 100,00/h 4 cliente Trabalho 1 R$ 0,00/h

Figura 01 - Planilha de recursos


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Os recursos devem ser alocados às atividades do projeto um de cada vez. 1º Clique na Barra de modos o ícone Gráfico de Gantt; 2º Acesse no Menu principal: Janela > Dividir;

Figura 03 – Tela dividida para alocar recursos

3º Selecione a atividade desejada, 4º No formulário de tarefas escolha na coluna Nomes dos recursos qual recurso será alocado; 5º Digite a quantidade de pessoas na coluna Unidades, ou as horas que serão trabalhadas pelo recurso para concluir esta tarefa e clique em OK; Esta tabela aceita tanto a entrada das unidades como das horas trabalhadas. Entrando com uma informação o software calcula a outra, após clicar o botão OK. Use o botão de Próxima para ir descendo nas linhas do plano e alocando recursos. Utilize a tabela a seguir para continuar com o exercício proposto:

Atividades Recursos Projeto Lev. Dados Ordem de Inicio recebida Levantamento Agendar levantamentos tec sr Realizar levantamentos tec sr[2];tec jr[2];analista;cliente Arquivar documentos tec jr[1,5] Fim do levantamento Análise e conclusão Elaborar relatório tec sr;tec jr;analista Figuras e tabelas para relatório tec sr;tec jr Integração do relatório tec sr;analista[0,75] Apresentação do relatório analista;cliente Ajustes finais tec sr[0,25];tec jr[0,65] Trabalho concluído

6º Salve este arquivo e caso a sua versão do Project pedir para salvar com a linha de base solicite a opção Salvar sem a linha de base.


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ANALISE /REVISÃO DO PLANEJAMENTO NA DIMENSAO

TEMPO, RECURSOS E CUSTOS


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5 Análise/Revisão do Planejamento na Dimensão Tempo, Recursos e Custos Com relação a analise e revisão do planejamento a lista a seguir auxilia na verificação do plano do projeto: 5.1 Lista de Verificação do Plano do Projeto Quanto aos Objetivos? 1) Os objetivos do projeto estão escritos e tem um entendimento claro? 2) Ao serem feitos todos os trabalhos previstos na EDT do projeto, estes objetivos serão alcançados? Quanto à Estrutura de Decomposição do Trabalho? 1) Os serviços estão decompostos em famílias? 2) Foram definidas atividades marco para iniciar e finalizar as principais fases ou etapas do projeto? Quanto às Dependências? 1) A sequência de execução das atividades está fluindo com lógica? 2) Não foi esquecida nenhuma dependência importante? Quanto às Durações e Esforços? 1) As durações/esforços das atividades estão coerentes entre si? Quanto à Alocação de Recursos e Custos 1) Há algum tipo ou grupo de profissionais que deveria ter sido alocado no projeto e que não consta das alocações? Ou que não deveria participar e faz parte das alocações? 2) Foram considerados os períodos de férias e os feriados no planejamento? 5.2 Caminho Crítico Importante analisar o chamado Caminho Crítico, que é o conjunto de atividades que não possuem folga. Primeiro deve-se verificar se todas as tarefas estão interligadas, tanto predecessoras como sucessoras, pois a rede PERT necessita destas informações. O caminho crítico representado pela cor vermelha, pode ser visto no Modo de Exibição: Gantt Detalhado;

Figura 01 – Gantt detalhado


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5.3 Conflitos ou Sub-utilização dos Recursos Deve-se verificar se no decorrer do projeto existem “superalocações”, ou seja, em um período de tempo, o recurso estaria excedendo sua disponibilidade, a qual é inserida na Coluna “unidade máxima” da Planilha de Recursos 1º Menu principal > Exibir > Gráfico de recursos;

Figura 02 – Gráfico de recursos

5.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos Apoiado pelo MS Project Este procedimento tem por finalidade reagendar a atividade para um determinado momento em que o recurso esteja disponível. Ele não altera o custo direto do projeto, porém pode gerar um atraso no cronograma. Antes de realizar o nivelamento aconselhamos o salvamento da linha de base. Este conceito é explicado no próximo capítulo, então prossiga conforme as instruções abaixo: 1º Clique no Menu principal: Ferramentas > Controle > Salvar linha de base; 2º Menu principal > Ferramentas > Redistribuição de recursos:

Figura 03 – Redistribuição de recursos

LINHA DE UNIDADESMÁXIMAS!

O CÁLCULO DEVE SER MANUAL PARA FACILITAR O CONTROLE. O NIVELAMENTO AUTOMATICO

GASTA MUITO TEMPO PARA PROCESSAR , JÁ QUE CADA NOVA ENTRADA OU EDIÇAO IMPLICA EM

UM NOVO NIVALAMENTO.


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3º Clique em Redistribuir agora;

Figura 04 – Tarefas niveladas

4º Caso o seu projeto deva ficar dessa maneira, então clique em Ferramentas > Controle > Limpar a linha de base; 5º Senão, clique em Ferramentas > Redistribuição de recursos > Limpar redistribuição > Projeto inteiro;

SEMPRE VERIFIQUE O RESULTADO FINAL!


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FORMALIZAÇAO DO PLANEJAMENTO INICIAL


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6 Formalização do Planejamento Inicial Após verificar a consistência dos dados e obter a aprovação do cliente, sugere-se que se formalize o planejamento através da gravação dos dados planejados, salvando a linha de base. A linha de base permite comparar as estimativas do seu plano original com o andamento real do projeto. 6.1 Salvar a Linha de Base Salvar a linha de base é o mesmo que salvar uma cópia do planejamento em separado, para futuras comparações com o realizado. 1º Clique no Menu principal: Ferramentas > Controle > Salvar linha de base;

Figura 01 – Salvar Linha de base Visualize a linha de base e o caminho crítico no modo de exibição Gantt de controle;

Figura 02 – Gantt de controle 6.2 Limpar a Linha de Base Para apagar a linha de base clique no Menu principal: Ferramentas > Controle > Limpar linha de base. Isto pode ser feito para o documento inteiro ou para tarefas selecionadas.

PARABÉNS! VOCÊ CONCLUIU O PLANEJAMENTO DO SEU PROJETO COM A CRIAÇÃO DA LINHA DE BASE.

ATUANDO COMO SE FOSSE A ASSINATURA DO CONTRATO DE EXECUTAR ESTE PROJETO, FORNECENDO SEUS PRAZOS, RECURSOS E CUSTOS!


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REGISTRO DO REALIZADO E APOIO AO CONTROLE DO PROJETO


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7 Registro do Realizado e Apoio ao Controle do Projeto Após a criação da linha de base você pode agora começar a registrar e controlar o seu projeto. Isso proporciona um projeto atualizado com valores reais, facilidade na identificação de problemas (desvios do planejado) à medida que eles ocorrem, produção de relatórios de desempenho para a gerência e para os participantes do projeto. Permite manter também, dados históricos com a finalidade de se planejar futuros projetos com maior precisão. Deve-se definir quem coletará os dados, quais e como serão coletados esses dados em cada dia de medição. Quanto mais simples forem os métodos de coleta de dados, maior a probabilidade de que as informações recebidas sejam obtidas nos momentos certos. Para tornar o seu plano de projeto uma ferramenta de apoio ao controle eficaz e valiosa é necessário rodar o PDCA com regularidade e constância. Primeiramente determine a freqüência de medição do progresso do projeto através da sua duração total, da disciplina da equipe de controle e da exigência do cliente externo ou interno. O PDCA é realizado com o apoio do MS Project seguindo-se os seguintes passos: 1º Indique a data da medição; 2º Atualize os dados de cada tarefa iniciada e concluída, bem como as iniciadas e ainda não concluídas; 3º Atualize o projeto; 4º Reprograme as atividades de modo a manter o projeto como planejado. Em caso extremo, replaneje; O texto a seguir mostra como fazer isto no MS Project. 7.1 Forneça a Data da Medição No dia da medição, a equipe deve estar com o cronograma aberto com todas as atividades no MS Project e de posse dos dados coletados em campo. Deve iniciar indicando a data de status, ou seja, a data real que distingue o que é passado e o que é futuro, para que a partir daí o Project possa reprogramar o projeto. 1º Menu principal > Projeto > Informações sobre o projeto:

Figura 01 – informações sobre o projeto

FORNEÇA A DATA DE STATUS = DATA DO ULTIMO DIA DO PASSADO.

A partir da data seguinte ao da data de status o MS Project é que as tarefas são executadas

total ou parcialmente ate o dia damedição, poderão ser realizadas.


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2º Selecione no Menu principal > Ferramentas > Opções > Cálculo; Figura 02 – Critérios para o controle 7.2 Atualizar o Realizado de Forma Direta Para cada tarefa selecionada, pode-se registrar o realizado através de: a % concluída ou a duração real ou a % concluída e duração restante, ou a data de início e término real da mesma, ou a data de início real e % concluída, ou a data de início real e duração real ou a data de início real e a duração restante, utilizando a janela "Atualizar Tarefas" ou a Tabela de controle. 1º Menu principal > Ferramentas > Controle > Atualizar tarefas:

Figura 03 – Atualizar tarefas

DESABILITE: A ATUALIZAÇÃO DO STATUS DA TAREFA ATUALIZA O STATUS DO RECURSO!

DESABILITE: O MICROSOFT PROJECT SEMPRE CALCULA OS CUSTOS REAIS.


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7.3 Salvando uma Segunda Linha de Base para Registrar a Reprogramação sem Perder a Linha de Base Original

Salvar usando o plano provisório. O Project permite salvar dez planos provisórios além da linha de base original. Com isso, é possível comparar o plano provisório em determinados momentos do projeto com a linha de base e obter uma informação importante sobre o andamento do projeto. Para salvar um plano provisório repita os passos utilizados para salvar a linha de base (explicado anteriormente no capítulo 8) e utilizando a tela Salvar linha de base selecione Salvar plano provisório conforme figura abaixo:

Figura 04 – Plano provisório

Para adotar o plano provisório como definitivo é só realizar a operação inversa, selecionando no campo Copiar e Em o nome do plano e salvá-lo como linha de base. Para limpar o plano provisório siga as instruções do capitulo 8 sobre como limpar a linha de base e quando a tela abaixo aparecer é só clicar em Limpar plano provisório e escolher qual deve ser limpo:

Figura 05 – Limpando um plano provisório


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GERIR A COMUNICAÇAO DO PROJETO COM OS STAKEHOLDERS


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8 Gerir a Comunicação do Projeto com os Stakeholders Inserir uma nova família de atividades na EDT para o plano de comunicação, se já não foi feito anteriormente. Defina as atividades de reuniões a serem realizadas, informações a serem obtidas, registros a serem disponibilizados, relatórios a serem emitidos e distribuídos. Isto é parte do planejamento das comunicações do projeto. Para apresentar dados diferentes utilize os diversos modos de exibição através do Menu principal: Exibir. Você pode editar ou copiar o modo de exibição que desejar. 8.1 Formas Presentes no MS Project para Exibição das Informações do Projeto O Project utiliza vários modos de exibição que facilitam a leitura através de um formato lógico. A maioria desses modos permite ver, inserir e editar informações. Podem ser selecionados pela Barra de Modos ou no Menu Principal > Exibir;

Figura 01 – Definindo o modo de exibição

Existem duas categorias principais: modo de exibição de tarefa e modo de exibição de recurso. Os modos de exibição de tarefas Gráfico de Gantt: é utilizado para inserir e agendar uma lista de tarefas que possui informações

relacionadas e um gráfico que apresenta essas tarefas e suas durações ao longo do tempo. Pode ser personalizado pela ferramenta Assistente do Gráfico de Gantt; Diagrama de Rede: utilizado para criar e ajustar a agenda através de um formato de fluxograma. Na versão

anterior era conhecido como Gráfico Pert, ele pode ser personalizado através do menu principal: Formatar > Estilos de Caixa. Calendário: mostra as tarefas agendadas em uma determinada semana. É aconselhável para projetos

pequenos, seu limite é de 4000 tarefas por calendário. No caso de tarefas simultâneas, apenas as primeiras irão aparecer na forma gráfica. As demais aparecerão em uma tela especifica ou na folha seguinte, em caso de impressão. Uso da Tarefa: ajusta a quantidade de trabalho que os recursos efetuam nas tarefas. Permite alocar recursos

de maneira mais fácil, já que e possível visualizar o período em que os recursos estão trabalhando em uma atividade. Gantt de Controle: compara a agenda desejada com a real. Apresenta percentuais de conclusão e barras

relativas a linha de base. Planilha de Tarefas: lista de tarefas e informações relacionadas. Pode ser utilizado para agendar e inserir

atividade no formato de planilha. O Gráfico de Gantt usa para entrada de dados do projeto.


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Acúmulo de Barras de Tarefas: para projetos de grande porte podem ocorrer várias subtarefas agrupadas sob tarefas de resumo, através deste modo de exibição, há uma facilidade em organizar melhor o projeto já que ele apresenta as subtarefas acumuladas e sobrepostas como barras na parte superior das respectivas tarefas de resumo. Acúmulo de Etapas: exibe as subtarefas acumuladas como etapas marcadas com o nome e a data de inicio

de cada atividade e sobrepostas na parte superior das respectivas tarefas de resumo. Diagrama de Rede Descritivo: a diferença deste modo com o modo de exibição Diagrama de Rede é que

as caixas são maiores e podem ter rótulos com informações. Diagrama de Relacionamento: mostra as predecessoras e as sucessoras de uma tarefa, de maneira

facilitada, é possível visualizar as dependências de uma única atividade. Entrada de Tarefa: combinado com o modo de exibição Gráfico de Gantt e o Formulário de Tarefas,

pode-se adicionar, editar e analisar informações detalhadamente sobre uma determinada tarefa. Formulário de Tarefas: permite inserir e editar informações sobre uma tarefa especifica. Formulário Detalhes da Tarefa: analisa e edita informações detalhadas de controle e agendamento sobre

uma tarefa específica. Formulário Nome da Tarefa: permite inserir e editar o nome e informações sobre uma tarefa, porém não

fornece nenhuma informação complementar sobre ela. Gantt de Redistribuição: mostra uma lista, informa sobre atrasos e fornece uma margem de atraso das

atividades. Há um nivelamento dos recursos, possibilitando a verificação de atrasos das tarefas ao longo do tempo depois do nivelamento. Gantt Detalhado: informações relacionadas as atividades com um gráfico mostrando a margem de atraso e

adiamento. E útil para analisar uma tarefa com relação a adiamento sem afetar outras tarefas. Os modos de exibição de recursos Planilha de Recursos: analisa, adiciona ou edita dados sobre recursos. Exibe informações diversas para

cada recurso. Uso do Recurso: uma lista de recursos mostrando suas respectivas atividades. e possível controlar a

alocação do custo e do trabalho do recurso através de mudanças ao longo do tempo. Gráfico de Recursos: mostra o trabalho, os custos ou alocações de recursos ao longo do tempo. Pode

apresentar informações sobre um recurso ou vários ao longo do tempo. Alocação de Recursos: combinado com o modo de exibição Uso do Recurso e o modo de exibição Gantt

de Redistribuição serve para resolver problemas de superalocações de recursos. Formulário de Nome do Recurso: permite inserir e editar o nome do recurso entre outras informações. Formulário de Recursos: semelhante ao modo anterior, a diferença está nas realizações das mesmas

operações para um recurso específico. Possui a mesma utilidade que a Planilha de Recursos. Tabelas As tabelas são visualizadas principalmente no modo de exibição Gantt e cada uma delas possui colunas diferentes para informações diferentes. Também podem ser editadas; 1º Acesse o Menu principal: Exibir > Tabelas > Mais Tabelas; 2º Clique em Tarefa para criar ou editar uma tabela de atividades ou clique em Recurso para criar ou editar uma tabela de recursos; 3º Clique em Nova para criar uma tabela a partir do zero, Editar para modificar uma tabela existente ou Copiar para basear a nova tabela em uma tabela existente; 4º Na tela Definição de tabela em digite o nome desejado para a tabela; 5º Clique em Mostrar no menu se quiser que a tabela apareça no menu Exibir > Tabelas; 6º Escolha o campo a ser mostrado na tabela em Nome do campo, o alinhamento dos dados a serem exibidos em Alinhar dados, determine a largura da coluna no campo Largura, digite o titulo a ser exibido em Titulo e escolha o alinhamento do titulo em Alinhar titulo; 7º Repita o passo acima para todos os outros campos da tabela; 8º Caso algum dos campos exiba datas, escolha o formato em Formato da data;


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9º Atribua uma altura para as linhas em Altura da Linha; 10º Para que a primeira coluna não possa ser editada escolha Bloquear a primeira coluna; 11º Clique em OK e em Aplicar; 8.2 Relatórios O Project oferece uma série de relatórios divididos em classes:

Figura 02 – Relatórios

Visão geral: Resumo do projeto; Tarefas de nível superior; Tarefas criticas; Etapas; Dias úteis.

Atividades atuais : Tarefas não iniciadas; Tarefas com início breve; Tarefas em andamento; Tarefas concluídas; Tarefas que já deveriam ter iniciado; Tarefas adiadas.

Custos : Fluxo de caixa; Orçamento; Tarefas com orçamento estourado; Recursos com orçamento estourado; Valor acumulado;

Atribuições: Funções; Funções e Prazos; Lista de tarefas pendentes; Recursos superalocados;

Carga de trabalho: Uso da tarefa; Uso do recurso

Personalizados: Relatórios formatados pelo usuário.

Os relatórios podem ser editados para apresentar dados com algumas variações. Clique no botão Editar e escolha dentre as alternativas oferecidas. Entretanto, só podem ser visualizados ou impressos se o seu computador possuir uma impressora configurada, caso contrario, você não conseguirá visualizar nenhum relatório. 8.3 Imprimindo no MS Project Imprimir Modos de Exibição Para imprimir relatórios no Project é necessário um pouco de prática. 1º Escolha um modo de Exibição; 2º Arquivo > Configurar página > Página;

RELATÓRIOS PARA ACESSAR QUALQUER

RELATÓRIO CLIQUE NO MENU PRINCIPAL: EXIBIR >

RELATÓRIOS, CLIQUE EM EDITAR SE QUISER FAZER

ALGUMA MODIFICAÇÃO OU EM PERSONALIZAR, E EM NOVO

PARA CRIAR UM NOVO RELATÓRIO.


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3º No campo de Escala fazer algumas simulações de como vai ficar o relatório, antes de imprimir. Vale a pena mandar ajustar o número de páginas e depois variar a % de variação normal, para que fique do tamanho desejado. Quando mandar imprimir, repare que o Project mostra campos para Escala de tempo. Isso evita que saiam relatórios enormes, quando você não desejar. Na verdade ele funciona como um filtro na hora de impressão.

Figura 03 – Impressão Imprimir Relatórios 1º Menu principal: Exibir > Relatórios e escolha o tipo de relatório; 2º Na tela de visualização clique no campo Configurar página...; 3º Clique em Imprimir e selecione a impressora, o intervalo de impressão, a escala de tempo e o número de copias; 4º Finalmente clique em OK;

CAMPO ESCALA DE TEMPO

PEÇA SEMPRE PARA VISUALIZAR O

RELATÓRIO ANTES DE IMPRIMIR, POIS VAI ECONOMIZAR

IMPRESSÕES INDESEJADAS.


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ANEXO


31

9 BIBLIOGRAFIA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Kerzner, Harold, 1995. Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 5th Edition, Van Nostrand Reinhold, USA Wearne, S.H. 1995. Capítulo denominado Projects and Project Management, do livro Engineering Project Management editado por N.J. Smith, 1995, Blackwell Science Ltd., London, Great Britain. Casarottto Filho, N., Fávero, J.S. e Castro, J.E.E., 1999. Gerência de Projetos/Engenharia Simultânea, Editora Atlas S.A., São Paulo. Reis, J.R., Monteiro, R.P. e Cima, S.C.F, 1980. Manual de Engenharia de Sistemas e Projetos, Editora Vozes/INPE, Petrópolis, RJ. Project Management Institute, 1996. Project Management Body of Knowledge, www.pmi.org Project Management Institute, 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI Standard, CD-room. Gasnier, Daniel G. 2000. Guia Prático para Gerenciamento de Projetos – Manual de sobrevivência para os profissionais de projeto. IMAM, São Paulo, SP Vargas, Ricardo Viana, 2000. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos, Brasport, Rio de Janeiro. Darci Santos do Prado, 1999. Gerência de Projetos em Tecnologia da Informação, Editora de Desenvolvimento Gerencial, Belo Horizonte, Brasil. LITERATURA RECOMENDADA ADICIONAL, EM PORTUGUÊS Darci Santos do Prado, 1999. Gerência de Projetos, Editora de Desenvolvimento Gerencial, Belo Horizonte, Brasil. Darci Santos do Prado, 1998. Planejamento e Controle de Projetos, Editora de Desenvolvimento Gerencial, Belo Horizonte, Brasil. Casarottto Filho, N., Fávero, J.S. e Castro, J.E.E., 1999. Gerência de Projetos/Engenharia Simultânea, Editora Atlas S.A., São Paulo. Dinsmore, Paul Campbell, 1999. Transformando Estratégias Empresariais em Resultados Através da Gerência de Projetos, Qualitymark, Rio de Janeiro, RJ. Dinsmore, Paul Campbell, 1992. Gerência de Programas e Projetos. Pini, São Paulo, SP Verzuh, Eric, 2000. MBA Compacto Gestão de Projetos. Editora Campus, Rio de Janeiro, RJ Maximiliano, Antonio César Amaru, 1997. Administração de Projetos – Transformando Idéias em Resultados, Editora Atlas SA, São Paulo, SP

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