manual de procesos y procedimientos de datos... · 3.2 proceso de control interno y gestion de...

DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MPP

01

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA

ADMINISTRATIVA

VERSIÓN 1

VIGENCIA

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1

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DE 2008


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CONTENIDO

1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCION

1.2 ESTRUCTURA ORGANICA

1.3 MISION

1.4 VISION

1.5 OBJETIVO DEL MANUAL

1.6 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

1.7 METODOLOGIA

2. MAPA DE PROCESOS GENERAL

3. PROCESOS ESTRATEGICOS

3.1 PROCESO GERENCIAL

3.2 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE CALIDAD

4. PROCESOS MISIONALES

4.1 P Y P

4.2 CONSULTA EXTERNA

4.3 ODONTOLOGIA

4.4 URGENCIAS

4.5 FISIOTERAPIA

4.6 LABORATORIO CLINICO

4.7 IMAGENOLOGIA

4.8 HOSPITALIZACION


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4.9 PSICOLOGIA

4.10 SALUD PUBLICA

4.11 SANEAMIENTO AMBIENTAL

4.12 FARMACIA

5. PROCESOS DE APOYO

5.1 FACTURACION

5.2 ALMACEN

5.3 GESTION HUMANA

5.4 CONTABILIDAD

5.5 GARANTIA DE CALIDAD

5.6 ESTADISTICA

5.7 SISTEMAS

ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

ANEXO 2 PROCEDIMIENTOS


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4

1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCION

Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos

principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en

manuales que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los

funcionarios de la E.S.E Hospital San Antonio , permitiendo así un mayor desarrollo

en la búsqueda del Autocontrol.

Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en la que se definen la

gestión que agrupa las actividades y tareas dentro del Hospital. La funcionalidad del

Manual es permitir que los procedimientos por área, así como los registros

relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos

de control; con el fin de verificar los parámetros de los procedimientos del Hospital,

tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.


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1.2 ESTRUCTURA ORGANICA


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1.3 MISIÓN

Prestar los servicios de salud a la población Giganteña según nuestro portafolio fomentando estilos de vida saludables y aplicando la política de calidad del sistema, para lograr la satisfacción de nuestros usuarios.

1.4 VISIÓN

En el 2014 la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, será una institución acreditada, ofertando algunos servicios de mediana complejidad.


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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL

Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos

cuentan con una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades

estratégicas, de evaluación, administrativa y logística de la E.S.E Hospital San

Antonio, con el fin de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya al

cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y objetivos institucionales.

Además de busca que los funcionarios del Hospital tengan un documento de

consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las

diferentes dependencias.

El Manual de Procesos y Procedimientos esta dirigido a todos los funcionarios y se

constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas y para contribuir conjuntamente con Control Interno, en el logro de las

metas y asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.


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1.7 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del Sistema de

Calidad y del mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el

cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios. Este manual es una gran

herramienta que permite al Hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo y

mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas

que mejoren la satisfacción del cliente.


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1.8 METODOLOGIA

La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documento de

acuerdo con las siguientes fases:

Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos

Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en el,

levantando la información de sus actividades donde se construyo las

caracterizaciones y procedimientos de cada proceso.

Fase 2: Ajustes y validación

Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se

estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las áreas, los cambios de las

actividades, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos,

para su correspondiente implementación.

Fase 3: Jornadas de socialización

Se socializaron las caracterizaciones de los procesos y respectivos procedimientos,

en donde hubo algunas modificaciones a estos documentos por parte de los

funcionarios.


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2. MAPA DE PROCESOS


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3. PROCESOS ESTRATEGICOS

Se denominan procesos Estratégicos aquellos relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,

aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y de revisión por la

dirección.

3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO

DE-D-01 Mapa de Procesos

DE-E-02 Política para codificación de documentos internos

DE-E-03 Listado maestro de documentos

3.2 GESTIÓN JURÍDICA


GJ-P-01 Asesoría jurídica

GJ-P-02 Indagación preliminar

GJ-P-03 Investigación disciplinaria

GJ-P-04 Procedimiento verbal

GJ-P-05 Representación judicial


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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a

realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye

procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y

preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los

misionales.

4.1 GESTION DE CONTROL

CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CO-P-01 Administración del riesgo

CO-P-02 Asesoría y acompañamiento a la gestión institucional

CO-P-03 Diseño y mecanismos para el fomento de la cultura del autocontrol

CO-P-04 Elaboración de informes para entes externos

CO-P-05 Evaluación y seguimiento a la gestión Institucional

CO-P-06 Operacionalización del Comité de Coordinación de Control Interno

CO-P-07 Realización de Auditoría

CO-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la ESE

CO-M-01 Manual de Riesgos Administrativos

CO-C-01 Gestión de Control


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5. PROCESOS DE APOYO

Los procesos de apoyo son aquellos administrativos y logísticos, y que dan la

provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos,

misionales, de medición, análisis y mejora del Hospital.

5.1 ADMINISTRATIVOS:

FACTURACION


FA-P-01 Admisión Urgencias

FA-P-02 Facturación Cirugía

FA-P-03 Facturación consulta externa y servicios ambulatorios

FA-P-04 Facturación Hospitalización

FA-P-05 Facturación Urgencias

FA-P-06 Anulación de facturas

FA-P-07 Gestión de recibo de Caja

FA-P-08 Generación de cuentas de cobro

FA-P-09 Respuestas a glosas administrativas

FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud

FA-P-11 Generación y aprobación de pagarés

FA-P-12 Gestión de depósitos

FA-P-13 Elaboración y entrega de informes

FA-P-14 Facturación de Sala de Partos

FA-C-01 Facturación


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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y ALMACÉN


GC-P-01 Manejo y control de Almacén y Farmacia

GC-P-02 Elaboración de ordenes de compra

GC-P-03 Recepción de mercancías en Almacén y Farmacia

GC-P-04 Despacho de medicamentos en farmacia

GC-P-05 Ordenes de despacho por suministros

GC-P-06 Elaboración de inventarios de activos fijos

GC-P-07 Control y ajustes de inventarios de medicamentos

GC-P-08 Elaboración y aprobación de Actas de Baja

GC-P-09 Elaboración de informes

GC-P-10 Contratación

GC-C-01 Gestión de contratación de almacén

GESTIÓN DOCUMENTAL


GD-P-01 Elaboración y notificación de Actos Administrativos

GD-P-02 Control y manejo de correspondencia

GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera

GD-P-04 Fotocopias

GD-C-01 Gestión documental

GESTIÓN FINANCIERA


GF-D-01 Generalidades de Pagaduría


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VIGENCIA

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GF-P-01 Consolidación de movimientos bancarios y caja

GF-P-02 Control de cheques

GF-P-03 Recaudo y registro de valores pagados en bancos y corporaciones

GF-P-04 Remisión de valores retenidos, deducidos o descontados

GF-P-05 Solicitud y legalización de avances de caja

GF-P-06 Elaboración y aprobación del presupuesto anual de la ESE

GF-P-07 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

GF-P-08 Registro y control de la ejecución presupuestal de ingresos de la ESE

GF-P-09 Registro y control de la ejecución presupuestal de Egresos

GF-P-10 Adición, traslado y modificación al presupuesto de la ESE

GF-P-11 Control de Cartera

GF-P-12 Registro y control de glosas

GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad

GF-P-14 Registro de pagos en cartera

GF-P-15 Registro y control de contratos por prestación de servicios de salud

GF-P-16 Elaboración y entrega de informes

GF-P-17 Conciliaciones bancarias

GF-P-18 Manejo y control de caja menor

GF-P-19 Gestión de costos

GF-P-20 Pago de cuentas

GF-P-20 Elaboración y registro de ordenes de pago

GF-P-21 Elaboración y presentación de impuestos

GF-P-22 Elaboración de informes

GF-P-23 Asientos fijos


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ADMINISTRATIVA

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VIGENCIA

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16

GF-P-24 Consolidación de la información

GF-C-01 Gestión financiera

GESTIÓN INFORMÁTICA


GI-P-01 Administración de recursos informáticos y soporte a usuarios finales

GI-P-02 Parametrización y administración del Sistema de Información

Dinámica Gerencial Hospitalaria.

G-P-03 Administración de bases de datos

GI-C-01 Gestión informática

TALENTO HUMANO


TH-P-01 Elaboración y registro de nómina

TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad

TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada

TH-P-04 Reconocimiento de viáticos

TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones a funcionarios del hospital

TH-P-06 Concesión de permisos al personal

TH-P-07 Prestaciones sociales

TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición

TH-P-09 Elaboración de los cálculos de servicios personales de la planta de personal

TH-P-10 Plan de cargos

TH-P-11 Aportes patronales

TH-P-12 Comités de Comisión de personal, paritario y de Bienestar Social.


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VIGENCIA

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17

TH-C-01 Talento Humano

TH-D-01 Generalidades de Nómina

TH-D-02 Generalidades de talento humano

5.8 LOGISTICOS

5.8.1 SERVICIOS GENERALES


SG-P-01 Cocina

SG-P-02 Residuos hospitalarios

SG-P-03 Lavandería


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ADMINISTRATIVA

VERSIÓN 1

VIGENCIA

PÁGINA

18

ANEXO 1

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO CO-C-01

GESTION DE CONTROL

VERSIÓN 1

VIGENCIA 14.Ene.2008

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de 60

1. PLANEAR

1.1.

Objetivo del proceso:

a)

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;

e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;

g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.


GESTION DE CONTROL

VERSIÓN 1


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de 60

1.2.

Dueño o Responsable:

Asesor de Control Interno

1.3.

Alcance:

Todas las áreas de la ESE

1.4.

Requisitos a cumplir:

Los establecido

en los contratos con los clientes.

Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables

Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente

o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado

Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión

1.5.

Recursos requeridos para ejecutar el proceso:

Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

Asesor Control Interno

Miembros del Comité de Control Interno

Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario.

Lo establecido en el programa de Salud Ocupacional.

1.6.

Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso

Que entra a este proceso para poder realizarlo

De que Proceso, área o Persona provienen las entradas

Informes para análisis y auditorias.



GESTION DE CONTROL

VERSIÓN 1


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1.7.

Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER

Para que Proceso, área o Persona sale

Informes de planes de mejoramiento y resultados de auditorías.


2. HACER PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

1)

CO-P-01 Administración Del Riesgo


2)

CO-P-02 Asesoría y Acompañamiento a La Gestión Institucional


3)

CO-P-03 Diseño De Mecanismo Para El Fomento De La Cultura De Auto Control


4)

CO-P-04 Elaboración De Informes Para Entes Externos


5)

CO-P-05 Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional


6)

CO-P-06 Operacionalizacion del Comité de Coordinación De Control Interno


7)

CO-P-07 Realización de Auditoria


8)

GC-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la E.S.E

Presidente de la UCID


GESTION DE CONTROL

VERSIÓN 1


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de 60

3. VERIFICAR

ACTIVIDAD

3.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso

procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer

monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.

4. ACTUAR ACTIVIDAD

4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.

4.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos.

APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL

ASESOR DE CONTROL INTERNO

REVISÓ HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL

ASESOR DE CONTROL INTERNO

APROBÓ GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO FA-C-01

FACTURACION

VERSIÓN 1


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1. PLANEAR 1.1.


Permitir al usuario el ingreso ágil a la institución, garantizando a través del cumplimento de los requisitos de admisión, una facturación efectiva de los servicios prestados.

1.2.


Coordinador Área de Facturación

1.3.

Alcance:

Inicia con la recepción de los documentos del usuario y finaliza con la prestación del servicio.

1.4.


Los establecido en los contratos con los clientes.

Ley 100 de 1993, Resolución 1995 de 1999, Estudio socioeconómico generado por trabajo social, Decreto 4747 de 2007, ley 1122 de 2007.

Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado



FACTURACION

VERSIÓN 1


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1.5.

Recursos requeridos para ejecutar el proceso:

Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

Coordinador Área de Facturación

Auxiliar de Cuentas

Auxiliar de Facturación

Cajeros

Auxiliar de enfermería de admisiones Urgencias

Auxiliar de Verificación de derechos.

Auditor Administrativo

Auditor Medico

Auditor de calidad


Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional.


FACTURACION

VERSIÓN 1


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1.6.

Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las

entradas

Documentos necesarios para facturar (RIPS, Historias clínicas, Formatos del área, formulas de medicamentos

y soportes de la cuenta)

Usuario

De todas las áreas asistenciales

1.7.

Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del

HACER


Facturación de los servicios prestados

Cobro a las Entidades

Área Administrativa y Financiera


RESPONSABLE

9)

FA-P-01 Admisión Urgencias

Coordinador de facturación

10)

FA-P-02 Facturación Cirugía


11)

FA-P-03 Facturación Consulta Externa y Servicios Ambulatorios


12)

FA-P-04 Facturación Hospitalización



FACTURACION

VERSIÓN 1


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PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

13)

FA-P-05 Facturación Urgencias


14)

FA-P-06 Anulación De Facturas


15)

FA-P-07 Gestión de Recibos de caja


16)

FA-P-08 Generación de cuentas de Cobro


17)

FA-P-09 Respuesta A Glosas Administrativas

Auditor Medico

18)

FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud


19)

FA-P-11 Generación y aprobación de pagares


20)

FA-P-12 Gestión de Depósitos


21)

FA-P-13 Elaboración y entrega de informes


22)

FA-P-14 Facturación sala de partos



FACTURACION

VERSIÓN 1


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de 60

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3. VERIFICAR

ACTIVIDAD




4. ACTUAR ACTIVIDAD



APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

GINA LILIANA PERDOMO MORENO

COORDINADORA AREA DE FACTURACION

REVISÓ GINA LILIANA PERDOMO MORENO

COORDINADORA AREA DE FACTURACION

APROBÓ GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA

CÓDIGO GC-C-01

GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN

VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 28

de 60

1. PLANEAR 1.1.


Garantizar una adecuada gestión de contratación que permita la oportuna adquisición de bienes y servicios conforme a los lineamientos establecidos dentro del estatuto interno de contratación, al igual que el almacenamiento, conservación y despachos de estos a todas las unidades funcionales de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL.

1.2.


Gerente (Apoyado por: Apoyo a contratación, Técnico Almacén y Químico)

1.3.

Alcance:

Inicia con la necesidad de bienes y/o servicios planteada y finaliza con la contratación correspondiente y el despacho

de los elementos a cada una de las unidades funcionales de la institución.

1.4.


Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.)

Cumplir con el Acuerdo 025 de 2006 Estatuto Interno de Contratación

Cumplir con lineamientos establecidos por los entes de control

Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado



CÓDIGO GC-C-01


VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 29

de 60

1.5.

Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

Gerente

Apoyo a contratación

Técnico Almacén

Auxiliares Administrativos

Químico

Auxiliares de droguería

Asesor Jurídico


Bodegas adecuadas para el almacenamiento de los elementos devolutivos y de consumo

Espacio para recibir y verificar los elementos adquiridos

Lo establecido en el programa de Salud ocupacional.


CÓDIGO GC-C-01


VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 30

de 60

1.6.


entradas

Necesidades planteadas para la adquisición de bienes y servicios

Ordenes de pedido

Inventarios

Solicitud de suministros

Provienen de todos los servicios y áreas de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul


CÓDIGO GC-C-01


VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 31

de 60

1.7.


HACER


Contratos de prestación de servicios

Contratos de suministros

Contratos de compra-venta

Ordenes de Servicio

Ordenes de despacho

Ajustes de inventario

Suministros a pacientes

Para todas las personas, áreas y servicios de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul


CÓDIGO GC-C-01


VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 32

de 60

2. HACER

PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

1. Ejecutar las actividades y lineamientos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Interno de Contratación (Acuerdo 025 de 2006) y en el Procedimiento GC-P-10 Contratación

Gerente

2. GC-P-O1 Manejo y Control de Almacén y Farmacia

Técnico Almacén -

Químico

3. GC-P-O2 Elaboración de Ordenes de Compra

Técnico Almacén

4. GC-P-O3 Recepción de Mercancías en Almacén y Farmacia

Técnico Almacén -

Químico

5. GC-P-O4 Despachos de Medicamentos en Farmacia

Técnico Almacén -

Químico

6. GC-P-O5 Ordenes de Despacho por Suministros

Técnico Almacén -

Químico

7. GC-P-O6 Elaboración de Inventarios de Activos Fijos

Técnico Almacén -

Químico

8. GC-P-O7 Control y Ajuste de Inventarios de Medicamentos

Técnico Almacén -

Químico

9. GC-P-O8 Elaboración y Aprobación de Actas de Baja

Técnico Almacén -

Químico

10. GC-P-O9 Elaboración de informes

Técnico Almacén

11. GC-P-10 Contratación

Apoyo Contratación-

Subgerente Administrativa


CÓDIGO GC-C-01


VERSIÓN 1

FECHA

14.ene.2008

PÁGINA 33

de 60

12. VERIFICAR

ACTIVIDAD


procedimientos. 12.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 12.3.

Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe

12.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 12.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer


13. ACTUAR ACTIVIDAD



APROBACIÓN


ELABORÓ

MARÍA DEL PILAR PANTEVEZ-

TERESA CERON

APOYO A CONTRATACION-

TECNICO ALMACEN

REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

APROBÓ GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GD-C-01

GESTION DOCUMENTAL

VERSIÓN 1


PÁGINA 34

de 60

1. PLANEAR

1.1.


Garantizar un adecuada gestión de archivo y correspondencia en la ESE. 1.2.


Subgerente Administrativa y Financiera 1.3.

Alcance:

Correspondencia interna, externa y documentación generada en la Subgerencia administrativa y Financiera del Hospital.

1.4.


Lo establecido en la Constitución Política de Colombia.

Código de comercio-

tiempo de retención documental

Ley General de Archivos 594; 14 julio/2000.

Circular 001 de 2001 de Archivo General de la Nación.

Acuerdo 038 de septiembre 20/2002 Archivo general de la Nación.

Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.

1.5.


Auxiliar de Administración




GESTION DOCUMENTAL

VERSIÓN 1


PÁGINA 35

de 60

1.6.


entradas

Correspondencia interna y externa

Ordenes de Servicio

Contratos

Informes Financieros

Guías de envío

Evaluaciones de desempeño Laboral

Gerencia

Gestión Financiera

Gestión de Contratación y Almacén

Y demás servicios.


GESTION DOCUMENTAL

VERSIÓN 1


PÁGINA 36

de 60

1.7.


HACER


Archivo de las entradas del proceso.

Archivo


RESPONSABLE

1. GD-P-01 Elaboración y Notificación de Actos Administrativos

Gerencia y Subgerencia Administrativa y

Financiera

2. GD-P-02 Control y Manejo de Correspondencia

Secretaria Ejecutiva

3. GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera

Subgerencia Administrativa y Financiera

4. GD-P-04 Fotocopias

Subgerencia Administrativa y Financiera


GESTION DOCUMENTAL

VERSIÓN 1


PÁGINA 37

de 60

5. VERIFICAR

ACTIVIDAD




6. ACTUAR ACTIVIDAD



APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

FIRMA

ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS




APROBÓ

GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GF-C-01

GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 38

de 60

1. PLANEAR

1.1.


Efectuar en forma organizada y procedente el estimativo de los ingresos, gastos e inversión que ayuden a mantener un control financiero de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la ESE, buscando satisfacer los requerimientos de recursos que demande el adecuado y racional funcionamiento de la Institución.

1.2.


Subgerente Administrativa y Financiera 1.3.

Alcance:

Inicia con las transacciones y hechos económicos realizados por la institución, y termina con el registro de cifras, consolidación de la información y ejecución presupuestal de los ingresos y gastos, y emisión de los estados financieros de la ESE.

1.4.


Los establecido

en contratos y órdenes de servicio.

Lo establecido por la Contaduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de

la Protección Social, Ministerio de Hacienda, Secretaria de Salud Deptal, Secretaria de Hacienda Deptal y demás entes de vigilancia y Control.





GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 39

de 60

1.5.


Subgerente Administrativo y Financiero

Profesional Universitario Contadora

Pagador

Auxiliares Administrativos

Auxiliar Administrativo Cartera

Auxiliar Administrativo Presupuesto

Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a

cada funcionario.

Temperatura adecuada para los equipos electrónicos.


GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 40

de 60

1.6.


entradas

Recursos económicos

Necesidades de recursos económicos de las unidades operativas del Hospital

Información de los centros de costos

Obligaciones con terceros

Todos los procesos y personas afectadas

1.7.


HACER


Disponibilidad Presupuestal

Plan de presupuesto

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Todos los procesos y personas afectadas

2. HACER


GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 41

de 60

PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE

GF-D-01 Generalidades de Pagaduría

Pagadora

GF-P-01 Consolidación de Boletines Diarios de Caja y Bancos

Pagadora

GF-P-02 Control de Cheques

Pagadora

GF-P-03 Recaudo y Registro de Valores pagados en Bancos y Corporaciones

Pagadora

GF-P-04 Remisión de valores Retenidos deducidos o descontados

Pagadora

GF-P-05 Solicitud y Legalización de Avances de Caja

Pagadora

GF-P-20 Pago de cuentas

Pagadora

GF-P-06 Elaboración y Aprobación del Presupuesto Anual De La ESE


GF-P-07 Expedición CDP


GF-P-08 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Ingresos


GF-P-09 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Egresos


GF-P-10 Adición Traslado y Modificación al Presupuesto de La ESE


GF-P-11 Control de Cartera


GF-P-12 Registro y Control De Glosas


GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad


GF-P-14 Registro de Pagos en Cartera



GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 42

de 60

42

PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE

GF-P-15 Registro y Control de contratos por prestación de servicios de salud


GF-P-16 Elaboración y presentación de informes


GF-P-17 Conciliaciones Bancarias


GF-P-18 Manejo y Control de Caja Menor


GF-P-19 Gestión de Costos


GF-P-20 Elaboración y Registro de órdenes de pago


GF-P-21 Elaboración y Presentación de impuestos


GF-P-22 Elaboración de informes


GF-P-23 Asientos Fijos


GF-P-24 Consolidación de la información



GESTION FINANCIERA

VERSIÓN 1


PÁGINA 43

de 60

3. VERIFICAR

ACTIVIDAD




4. ACTUAR ACTIVIDAD



APROBACIÓN


ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS




APROBÓ GERENTE


CÓDIGO GI-C-01

GESTION INFORMATICA

VERSIÓN

1

VIGENCIA

14.Ene.2008

PÁGINA 44

de 60

1. PLANEAR 1.1.


Garantizar la infraestructura tecnológica adecuada de hardware y software que permitan responder a las necesidades del personal involucrado en los sistemas informáticos de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL.

1.2.


Contratista

Soporte en Sistemas 1.3.

Alcance:

Inicia con una solicitud y finaliza con la identificación de acciones para mejorar

1.4.


Los establecido

en los contratos con los clientes.

Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables




1.5.


Contratista

Soporte en Sistemas


Temperatura adecuada para los equipos electrónicos.


CÓDIGO GI-C-01

GESTION INFORMATICA

VERSIÓN

1

VIGENCIA

14.Ene.2008

PÁGINA 45

de 60

1.6.


entradas

Solicitudes de capacitación, mantenimiento o soporte en los recursos informáticos de la Institución.

De todas las personas que cuenten con recursos informáticos

1.7.


HACER


Atención de las solicitudes

Para todas las personas que los solicitaron


RESPONSABLE

1. GI-P-01 Administración de Recursos Informáticos

Contratista

Soporte en Sistemas

2. GI-P-02 Administración del Sistema de Información

Dinámica Gerencial Hospitalaria

Contratista

Soporte en Sistemas

3. GI-P-03 Administración de Base de Datos

Contratista

Soporte en Sistemas


CÓDIGO GI-C-01

GESTION INFORMATICA

VERSIÓN

1

VIGENCIA

14.Ene.2008

PÁGINA 46

de 60

4. GI-P-04 Prestación del servicio

Contratista

Soporte en Sistemas

5. GI-P-05 Soporte a usuarios

Contratista

Soporte en Sistemas

6. GI-P-06 Mantenimiento preventivo de hardware

Contratista

Soporte en Sistemas

7. GI-P-07 Mantenimiento preventivo de software

Contratista

Soporte en Sistemas

8. GI-P-08 Mantenimiento correctivo de hardware

Contratista

Soporte en Sistemas

9. GI-P-09 Mantenimiento correctivo de software

Contratista

Soporte en Sistemas

10. GI-P-10 Revisión del registro de auditoria de dinámica gerencial

Contratista

Soporte en Sistemas


CÓDIGO GI-C-01

GESTION INFORMATICA

VERSIÓN

1

VIGENCIA

14.Ene.2008

PÁGINA 47

de 60

11. VERIFICAR

ACTIVIDAD


procedimientos. 11.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 11.3.

Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe

11.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 11.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer





APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

FIRMA

ELABORÓ JORGE HUMBERTO GONZALEZ

CONTRATISTA

SOPORTE EN SISTEMAS

REVISÓ

JORGE HUMBERTO GONZALEZ

CONTRATISTA

SOPORTE EN SISTEMAS

APROBÓ GERENTE


CÓDIGO TH-C-01

TALENTO HUMANO

VERSIÓN 1

FECHA

14.ENE.2008

PÁGINA 48

de 60

1. PLANEAR 1.1.


Garantizar una adecuada gestión y administración del personal de planta de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul concernientes a pagos de salarios y seguridad social.

1.2.


Profesional Universitario de Talento Humano

1.3.

Alcance:

Inicia con la vinculación del personal y sus afiliaciones a la seguridad social hasta su pago y liquidación de terminación de contrato.

1.4.


Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.)

y aquellos que lo adicionan y/o sustituyan

Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado


1.5.


Auxiliar Administrativo

Jefe de personal


Lo establecido en el programa de Salud ocupacional.


CÓDIGO TH-C-01

TALENTO HUMANO

VERSIÓN 1

FECHA

14.ENE.2008

PÁGINA 49

de 60

1.6.


entradas

Novedades de personal

Solicitud de retiro de cesantías

Autorizaciones de libranza

Solicitud de permisos

Notificación de

juzgados

Convenios de seguros

Autorización de funcionario

Certificación de relación de recargos de los funcionario entregado por cada jefe inmediato

Contratos aprendiz SENA y seguridad social

Autorización de permiso dada por el jefe inmediato

De todas las

áreas


CÓDIGO TH-C-01

TALENTO HUMANO

VERSIÓN 1

FECHA

14.ENE.2008

PÁGINA 50

de 60

1.7.


HACER


Liquidación de nomina

Doceavas de fondos

Autoliquidaciones

Liquidación de parafiscales

Autorización de retiro de cesantías

Relación de descuentos

Resumen total de la nomina

Formato de solicitud de novedades

Certificados laborales y de bonos pensionales

Contabilidad

Pagaduría

Presupuesto


RESPONSABLE


CÓDIGO TH-C-01

TALENTO HUMANO

VERSIÓN 1

FECHA

14.ENE.2008

PÁGINA 54

de 60

51

PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

1. TH-D-01 Generalidades de nomina

Auxiliar Administrativo de nomina

2. TH-P-01 Elaboración y registro de nomina


3. TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad


4. TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada


5. TH-P-04 Reconocimiento de viáticos


6. TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones


7. TH-P-06 Concesión de permisos al personal


8. TH-P-07 Prestaciones Sociales


9. TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición.


10. TH-P-09 Elaboración de los Cálculos de los Servicios Personales de la Planta de Personal

Profesional Universitario Talento Humano

11. TH-P-10 Plan de Cargos


12. TH-P-11 Aportes Patronales


13. TH-P-12 Comités de Comisión de Personal, Paritario y de Bienestar Social



CÓDIGO TH-C-01

TALENTO HUMANO

VERSIÓN 1

FECHA

14.ENE.2008

PÁGINA 54

de 60

52

PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

13.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el

fin de garantizar el control del proceso

procedimientos. 13.2.

Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.

13.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 13.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 13.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer





APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

FIRMA

ELABORÓ CATALINA SANCHEZ ARTUNDUAGA AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE NOMINA

REVISÓ

MARÍA SOCORRO VALDERRAMA PERSONAL UNIVERSITARIO DE TALENTO HUMANO

APROBÓ GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO GJ-C-01

GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN 1


PÁGINA 53

de 60

1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Absolver las consultas de carácter jurídico relacionadas con todas las áreas de la E.S.E Hospital Departamental

San Vicente de Paúl Garzón y adelantar los procesos disciplinarios que se presenten en contra de los servidores públicos de la E.S.E de conformidad con la constitución y la ley y ejercer la acción preventiva.

1.2. Dueño o Responsable: Asesores Jurídicos

1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl

1.4. Requisitos a cumplir:

Toda la ley aplicable a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Paúl

1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

Profesional en derecho




GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN 1


PÁGINA 54

de 60

1.6. Entrada(s) que llega(n) para

ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas

Solicitudes, consultas de concepto jurídicos, derechos de petición, recursos de apelación.

Queja, informe u oficio de forma verbal o escrita de los servidores públicos del hospital

Todos los procesos

Servidores públicos, personas particulares

1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del

HACER


Notificación de la apertura, de la investigación disciplinaria, archivo, fallo sancionatorio

absolutorio de una investigación disciplinaria contra un servidor

publico

Informe sobre concepto jurídico generados

Informe de pre jurídicos en cobro de cartera vencida

Informe de derechos de petición, en tutelas, en contratación

Gestión jurídica


GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN 1


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de 60

2. HACER

PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

1)

GJ-P-01 Asesoría jurídica

2)

GJ-P-02 Indagación preliminar

3)

GJ-P-03 Investigación disciplinaria

4)

GJ-P-04 Procedimiento verbal

5)

GJ-P-05 Representación judicial

3. VERIFICAR ACTIVIDAD


procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y

hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.


GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN 1


PÁGINA 56

de 60

56

4. ACTUAR

ACTIVIDAD 4.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,

estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.



ELABORÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO

REVISÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO

APROBÓ GERENTE

CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA CÓDIGO SG-C-01

SERVICIOS GENERALES

VERSIÓN 1


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57

1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Apoyar al Hospital en las actividades de desechos hospitalarios, lavandería y cocina bajo la normatividad legal

vigente

1.2. Dueño o Responsable: Sub Gerente Administrativo y Financiero

1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl

1.4. Requisitos a cumplir: Decreto 2676 de 2000

Resolución 1164 de 2002

Decreto 1669 de 2002

1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo

Personal capacitado en el manejo de residuos hospitalarios, lavandería y cocina

Equipos de cómputo, actualizados en software, hardware, equipos de cocina, lavado y planchado



SERVICIOS GENERALES

VERSIÓN 1


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1.6. Entrada(s) que llega(n) para

ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas

Solicitud de alimentos

Desechos Hospitalarios

Recolección de ropa

Área asistencial

1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del

HACER


Informe de cantidad de ropa lavada en el mes

Plan de Gestión integral de residuos hospitalarios

Monitoreo del plan de Gestión Integral

Cálculo de indicadores de gestión interna

Estadísticas de comidas suministradas por servicio de la

institución

Mantenimiento

CAM y Secretaria de Salud Municipal

Subgerencia técnico científica, proceso de Gestión Financiera


SERVICIOS GENERALES

VERSIÓN 1


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59

2. HACER

PROCEDIMIENTO(S)

RESPONSABLE

1.

SG-P-01 Cocina

2.

SG-P-02 Manejo de residuos hospitalarios

3.

SG-P-03 Lavandería

3. VERIFICAR ACTIVIDAD


procedimientos. 3.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 3.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 3.4.

Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).

3.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.

4. ACTUAR ACTIVIDAD




ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ GERENTE


SERVICIOS GENERALES

VERSIÓN 1


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manual de procesos y procedimientos de datos... · 3.2 proceso de control interno y gestion de...

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