manual de normas y procedimientos municiap

14-7-2014

De Chuarrancho

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Cumpliendo CompromisosMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPAL

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de la República de Guatemala establece que las Municipalidades son instituciones autónomas y que actúan por delegación del Estado, cuyo fin supremo es la realización del bien común de sus habitantes.

Representando los derechos constitucionales se creó el Código Municipal, Decreto 12-2002 del Congreso de la República, que en su Artículo 34 establece que: “Las Municipalidades a través del Concejo Municipal, emitirán su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento personal y demás disposiciones que garantices la buena marcha de la organización municipal.

Por consiguiente, a los Concejos Municipales se les plantea el reto de mejorar la capacidad administrativa y gerencial de su Municipalidad, para que se cumplan eficazmente con las funciones que le asigna la Constitución Política de la República, el Código Municipal, la ley de los Concejos de Desarrollo Urbano y Rural, entre otras disposiciones, en su calidad de coordinadores de los procesos de planificación del desarrollo de sus respectivos Municipios.

Lo anterior requiere que las Municipalidades cuenten con un Manual de Procedimientos, que contenga en forma detallada lo referente a los antecedentes, legislación, estructura, organigrama, misión, visión, y guías para la acción, que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades, con secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son utilizados para descubrir en forma sencilla el procedimiento a emplear para realizar las actividades paso paso.

Las normas, son las descripciones de todas las disposiciones de carácter específico y explicativo, que aseguran una conducta o comportamiento uniforme de las personas que participan en un procedimiento.

Los procedimientos, son el conjunto de actividades determinadas para la ejecución de una función, indican paso a paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de carácter administrativo.

De esa cuenta se presenta el Manual de Normas y Procedimientos de la Municipalidad de Chuarrancho, departamento de Guatemala, el cual contiene los antecedentes, base legal, estructura orgánica y organigrama de Secretaría Municipal de la Municipalidad de Chuarrancho, departamento de Guatemala. Asimismo, muestra los procedimientos de las unidades administrativas que la integran y las normas que aseguran una conducta o comportamiento uniforme de las personas que participan en un procedimiento.

Para la correcta ejecución y cumplimiento de los procedimientos será necesario modificarlo periódicamente con el objeto de mantenerlo actualizado. Para el efecto será responsable la Dirección Administrativa.

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Cumpliendo CompromisosEl desarrollo integral de un Municipio es posible, si se establece de manera adecuada un sistema administrativo municipal eficiente, haciendo uso de las herramientas de la administración como lo es la Planificación, Organización, Integración, Dirección y Control; así mismo se hace necesario para complementar un plan estratégico, la participación ciudadana, la rendición de cuentas, auditoria social y promover un presupuesto participativo, con lo cual se establece una estrategia adecuada en pro del desarrollo de un Municipio y, como consecuencia, el mejoramiento del nivel de vida de sus habitantes.

El Manual de Normas y Procedimientos pretende constituirse en una herramienta administrativa al servicio de todos los funcionamientos y trabajadores municipales, para procurar una mejor coordinación, aprovechando de manera eficiente los recursos y establecer un trabajo en equipo, Todo lo anterior proyectado para alcanzar la excelencia administrativa.

la organización, la planificación los procedimientos y las reglas claras permitirán a la Municipalidad de Chuarrancho, están a la vanguardia de un sistema de administración municipal responsable y efectivo al servicio de los habitantes, con un programa de comunicación y coordinación viable y los más importante, convertir a Chuarrancho, en el mejor municipio de Guatemala.

Por las razones anteriores en Chuarrancho, CUMPLIENDO COMPROMISOS, hasta alcanzar el desarrollo que todos los Chuarranchecos hemos deseado.

Roberto Tocay González

Alcalde Municipal

2012-2016

MARCO DE REFERENCIA

Misión: La Municipalidad de Chuarrancho, es una institución de servicio que busca promover el desarrollo disminuyendo la “pobreza” hacia la comunidad, nuestro propósito es brindarle al vecino los recursos necesarios para su desarrollo social, cultural, ordenamiento territorial y la seguridad

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Cumpliendo Compromisosalimentaria nutricional y económica. Facilitar los servicios esenciales para su desarrollo y bienestar, para mejorar la calidad de vida de cada vecino del Municipio de Chuarrancho.

Visión: Que la Municipalidad sea una entidad de servicio al público, moderna, autónoma, no lucrativa, no religiosa y eminentemente democrática, gestora del desarrollo local, regional y nacional, con la capacidad para cumplir con su misión.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE SECRETARIA MUNICIPAL.

SECRETARIO MUNICIPAL

OFICIAL I

OFICIAL II

OFICIAL III

RECEPCIONISTA

BIBLIOTECA

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Cumpliendo Compromisos CONSERJES

JEFE POLICÍA MUNICIPAL

SUBJEFE PM

AGENTES

INFORMACIÓN PÚBLICA

RELACIONISTA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO PARA DILIGENCIAMIENTO INGRESO DE EXPEDIENTES A RECEPCION DE DOCUMENTOS

BASE LEGAL:

Constitucionales

Constitution Politica de la República

Concejo Municipal

Alcalde Municipal

Secretrio Municipal

Oficial Primero

Oficial Segundo

Oficial Tercero

Recepcionista Biblioteca Conserje I

Conserje II

Conserje III

Jefe de Policía Municipal

Sub-Jefe de Policía

Municipal

Agentes

Infoirmación Pública

Secretaria

Relacionista Pública

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Cumpliendo Compromisos Ley Electoral y de Partidos Politicos

Ordinarias:

Ley del organism Judicial Código Municipal Código Civil Código de Notariado Código Procesal Civil y Mercantil Ley Reguladora en Trámites de Jurisdicción Voluntaria Ley de Titulación Supletoria Ley de Contrataciones del Estado. Ley de Registro Nacional de Personas. Ley General de Descentralización. Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural. Ley del Organismo Ejecutivo. Ley de lo Contencioso Adminsitrativo. Ley Especial de Documentación Personal.

Reglamentarias:

Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural. Reglamento de la Ley General de Descentralización. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

EXPEDIENTES DE TITULACIÓN SUPLETORIA

Recepción de documentos:

PASO IElaborar ficha del expediente con los datos del titulante, testigos, abogado director y trámite en que se encuentra el proceso, dentro de otra información.

PASO II

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Cumpliendo CompromisosElaborar informe circunstaciado y resolución, que contendrá breve relación en cuanto a si los testigos son vecinos y propietarios de bienes inmuebles en Chuarrancho, si pagan tasas, contribuciones especiales y desde cuándo.

PASO III

Elaborar la inspección ocular, de conformidad con lo establecido en la ley de Titulación Supletoria y el Código Municipal, incorporando la fotografía aérea del inmueble titular.

Remitir expediente a Asesoría Jurídica para que elabore el dictamen de la primera sindicatura y el dictamen jurídico que en derecho corresponda.

PASO IVSometer a consideración del Concejo Municipal, para su aprobación.

PASO VElaborar certificación del punto y remitirlo junto con el expediente original al Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil que corresponda.

EDICTOS:Para el caso de edictos de titulación supletoria, se recibe en la recepción de documentos y se traslada a Secretaría Municipal, para que se coloque en los estrados de la Municipalidad por el plazo de 30 días hábiles de conformidad con la ley. Luego del plazo establecido, se entrega al interesado, con una razón haciendo constar su permanencia en ese lugar.

TIEMPO DEL PROCESO: 15 días.

EXPEDIENTES PARA CONCOCIMIENTO DEL CONCEJO MUNICIPAL

PASO IElaborar agenda de los expedientes remitidos por Alcaldía Municipal, que se someterán a conocimiento de Concejo Municipal, ordenados cronológicamente.

PASO IISometer la agenda respectiva a consideración del Alcalde Municipal.

PASO IIIElaborar las resoluciones en orden de prioridad.

PASO IVSometerlas a revisión y firma del Secretario Municipal y posterior firma del señor Alcalde.

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Cumpliendo CompromisosPASO VLuego de aprobada el acta en la siguiente sesión, se notifican las resoluciones al vecino interesado y/o dependencias municipales, de ser el caso, remitir el expediente original.

PASO VIUna vez elaboradas las resoluciones de los expedientes contenidos en la agenda, se redacta el acta de Concejo Municipal.

PASO VIIActualizar en el Sistema de Administración Municipal, el movimiento del expediente.

TIEMPO DEL PROCESO: 7 días.

ELABORACION DE CONSTANCIAS DE RESIDENCIA, HONORABILIDAD, CARGAS FAMILIARES Y ACTAS DE RESIDENCIA

Requisitos:

Fotocopia de Documento Personal de Identificación DPI. Fotocopia de boleto de ornato. Constancia y acta de residencia: adjuntar certificacion de partida de nacimiento de hijos. Constancia de honorabilidad; Constancia original de carencia de antecedents policiacos y

penales del interesado.

Luego del trámite de recepción del expediente en Recepción de documentos:

PASO IConstancia y acta de residencia: Confrontar la ubicación de la residencia del vecino interesado a la que aparece en el despliegue catastral, si el inmueble no figura en la base de datos, el interesado lo deberá registrar, previo a extender la respectiva constancia.

PASO II

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Cumpliendo CompromisosConstancias de cargas familiares y de honorabilidad: verificar los datos presentados con los documentos adjuntos y elaborar la constancia.

PASO IIISometer las constancias a revisión y firma de la Secretaría Municipal.

TIEMPO DEL PROCESO: 60 minutos (1 hora)

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRACIÓN DE MATRIMONIO CIVIL

REQUISITOS:

MAYORES DE EDAD:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Certificacion de Nacimiento reciente. Certificación o constancia de Soltería. Cerrtificado medico de buena salud para ambos contrayentes.

MENORES DE EDAD:

Pasaporte original vigente. Certificación de nacimiento Certificación o constancia de soltería Publicaciones de ley.

PARA EXTRANJEROS:

Pasaporte original vigente Certificación de nacimiento. Certificación o Constancia de soltería

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Cumpliendo Compromisos Publicaciones de ley.

BASE LEGAL:

Decreto Ley 106 del Código Civil.Plan de tasas de la Municipalidad de Chuarrancho, según acuerdo del Honorable Concejo Municipal, en sesión ordinaria.

PASO ISe recibe y revisa la papelería para la formación del expediente en la semana en que se realizará el matrimonio.

PASO IISe procede a redactar la solicitud para el matrimonio.

PASO IIISe redacta el acta de matrimonio en base a la papelería recibida.

PASO IVSe redacta la resolución de aprobación para la celebración del matrimonio.

PASO VSe elabora la carátula para el expediente.

PASO VISe redacta la constancia del Matrimonio Civil, al reverso se imprimen los artículos 78, del 108-112 del Código Civil.

PASO VIISe lleva a cabo la celebración de la ceremonia.

PASO VIIISe redactan y envían los avisos del matrimonio al Civil, al Registro Nacional de las Personas RENAP del municipio de Chuarrancho.

TIEMPO DEL PROCESO: 60 minutos (1 hora)

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Cumpliendo Compromisos

ELABORACION DE TRAMITES DE BIEN INMUEBLE

REQUISITOS:

PROPIETARIO DEL TERRENO:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Certificacion del bien inmueble.

.DONATARIO, COMPRADOR, HEREDERO DEL TERRENO:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato.

BASE LEGAL:Decreto Ley 106 del Código Civil.Plan de tasas de la Municipalidad de Chuarrancho, según acuerdo del Honorable Concejo Municipal, en sesión ordinaria.

PASO ISe recibe y revisa la certificación del propietario del terreno para verificar su inscripción en los libros de terreno municipal.

PASO IISe entrega la certificación con el visto bueno aceptado para la remedición que corresponda.

PASO IIISe redacta el acta que corresponda de terreno municipal en base a la papelería recibida.

PASO IVPrevia lectura del acta redactada, para constancia legal firman el propietario y el nuevo acreedor.

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Cumpliendo CompromisosPASO VEnvió del documento en Receptoría Municipal, para la inscripción en el IUSI.

PASO VISe recibe nuevamente el documento con su inscripción catastral para la firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de autorización.

PASO VIISe entrega la certificación del terreno al interesado o solicitante.

TIEMPO DEL PROCESO: 08 días

SOLICITUD PARA REPOSICIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIEN INMUEBLE

REQUISITOS:

SER PROPIETARIO DEL BIEN INMUEBLE:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Denuncia de extravio de documento en la Policia Nacional Civil o Juzgado de Paz.

PASO ISe recibe la hoja de denuncia de extravío de documento en la Policía Nacional Civil o Juzgado de Paz

PASO IISe le pone un número de expediente a la papelería recibida.

PASO IIISe busca en los libros los datos que corresponda en base a la papelería recibida para extender una nueva certificación.

PASO IVTeniendo los datos que corresponde se elabora una nueva certificación.

PASO VEnvió del documento en Receptoría Municipal, para el pago del trámite.

PASO VISe recibe nuevamente el documento para la firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de autorización.

PASO VIISe entrega la nueva certificación del bien inmueble al solicitante.

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ELABORACION DE MATRICULAS DE FIERRO

REQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Fierro con la asignatura.

.

PASO ISe recibe y revisa en archivo de matrículas de ganado y caballar la asignatura del fierro.

PASO IISe redacta el acta que corresponda en base a la papelería recibida.

PASO IIIPrevia lectura del acta redactada y firma del solicitante

PASO IVEnvió del documento en Receptoría Municipal, para el pago del trámite.

PASO VSe recibe nuevamente el documento para la firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de autorización.

PASO VISe entrega la certificación del acta de la nueva inscripción de Matricula de fierro.


ELABORACION DE AVAL MUNICIPAL

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Cumpliendo CompromisosREQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Tarjeta de Salud.

BASE LEGAL:

Artículo 142 del Código Salud.

PASO ISe recibe la documentación para la elaboración del aval municipal.

PASO IISe redacta el acta del aval municipal según el en base a la papelería recibida.

PASO IIPrevia lectura acta redactada y firma del solicitante.

PASO IIVEnvió del documento en Receptoría Municipal, para el pago del trámite.

PASO VSe recibe nuevamente el documento para la firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de autorización.

PASO VISe entrega el aval municipal al solicitante


ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE ALCALDÍA PARA LICENCIA MUNICIPAL DE VEHÍCULOS NUEVA LÍNEA

REQUISITOS:


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Cumpliendo Compromisos Tarjeta de Circulación del Vehículo.

.

PASO ISometer a consideración del Concejo Municipal, para su aprobación.

PASO IISe recibe y se pone un número de expediente para su elaboración.

PASO IIISe redacta el acta que corresponda en base a la papelería recibida.

PASO IVPrevia lectura del acta redactada y firma del solicitante


PASO VISe recibe nuevamente el documento para la firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de aprobación.

PASO VII

Se entrega la certificación del acta de Resolución de Alcaldía al solicitante.


ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE ALCALDÍA PARA TRASPASO DE DERECHO LICENCIA MUNICIPAL DE VEHÍCULOS

REQUISITOS:

PROPIETARIO ACTUAL

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Tarjeta de Circulación del Vehículo. Certificación del acta de Resolución de Alcaldía Municipal Autorizada.

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Cumpliendo CompromisosSOLICITANTE DEL TRASPASO








PASO VII

Se entrega la certificación del acta de Resolución de Alcaldía al solicitante.


ELABORACIÓN DE INSCRIPCIÓN CONSEJO DE DESARROLLO COCODE

REQUISITOS:

La Asamblea Comunitaria, integrada por los residentes en una miasma comunidad. El órgano de Coordinación integrado de acuerdo a sus propios principios, valores, Normas y

procedimientos o, en forma supletoria, de acuerdo a la reglamentación municipal existente. Estatutos correspondientes. Fotocopia de DPI de cada integrante.


PASO II

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Cumpliendo CompromisosSe recibe y se pone un número de expediente para su elaboración.


PASO IVAl finalizar firma del Secretario Municipal y se envía al despacho del señor Alcalde para la firma de aprobación.

PASO V

Se entrega la certificación Inscripción.

BASE LEGAL:

Ley Consejo de Desarrollo,

Artículo 13.


ELABORACIÓN DE INSCRIPCIÓN CONSEJO EDUCATIVO

REQUISITOS:

La Asamblea Escolar, para el nombramiento de la Junta Directiva y el Representante legal integrada por los padres de familia de los Centros Educativos Públicos.

El órgano de Coordinación integrado de acuerdo a sus propios principios, valores, Normas y procedimientos o, en forma supletoria, de acuerdo a la reglamentación municipal existente.

Resolución Direccion Departamental de Educación de Guatemala Norte. Fotocopia de DPI de cada integrante.




PASO IV

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Cumpliendo CompromisosAl finalizar firma del Registrador de Asociación de Vecinos y Otras Formas de Organización Comunitaria, para su aprobación.

PASO V

Se entrega la certificación con la Inscripción del Consejo Educativo y Representante legal.

BASE LEGAL:

Acuerdo Gubernativo Número 202-2010 de fecha 06 de julio del año 2010. Reglamento para la

aprobación de los Estatutos, reconocimiento de la Personalidad Jurídica y funcionamiento de los

Consejos de los Centros Educativos Públicos, esta Dirección.

TIEMPO DEL PROCESO: 08 horas

ELABORACIÓN DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL MERCADO MUNCIPAL

REQUISITOS:


.







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PASO VII

Se entrega la certificación del acta de Arrendamiento del Mercado Municipal al solicitante.


ELABORACIÓN DE TRASPASO DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DEL MERCADO MUNCIPAL

REQUISITOS:

ARRENDANTE:

Documento de Identificación Personal DPI. Boleto de ornato. Certificación del Contrato de arrendamiento.

. SOLICITANTE DEL TRASPASO






PASO VEnvió del documento en Receptoría Municipal, para el pago que corresponda.

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PASO VII

Se entrega la certificación del acta de Arrendamiento del Mercado Municipal al solicitante.

TIEMPO DEL PROCESO: 08 días.INSCRIPCIÓN DE AVISOS DE ESCRITURA PÚBLICA

REQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI Boleto de Ornato. Aviso de Escritura Pública

PASO ISe recibe el expediente para su revisión en los libros de terrenos municipales para la inscripción e inscripción.

PASO IISe firma y se sella de recibido el aviso de Escritura Pública que el terreno es ejido municipal.

PASO III

Se entrega la copia del aviso de Escritura Pública sellado de recibido.

TIEMPO DEL PROCESO: 10 minutos.

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DECLARACIÓN JURADA DE SOBREVIVENCIA NUEVO INGRESO

REQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI. Lugar de Residencia.

PASO ISe recibe el expediente y se verifica que el solicitante tenga 65 años cumplidos.

PASO IISe procede a Ingresar los datos en la base de datos.

PASO IIILectura del acta de sobrevivencia y firma del solicitante. (En caso de colocar huella dactilar debe firmar un testigo).

PASO IIISe envía el documento al Alcalde Municipal o Concejal de turno para la firma de aprobación.

PASO IVSe hace entrega del documento al solicitante.

TIEMPO DE PROCESO: 20 minutos.

DECLARACIÓN JURADA DE SOBREVIVENCIA BENEFICIARIOS DEL ADULTO MAYOR

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REQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI. Lugar de Residencia. Boleta de depósito del banco.

PASO ISe recibe el expediente y se verifica que la papelería coincidan los datos que corresponda.

PASO IISe procede a Ingresar los datos en la base de datos en base a la papelería recibida.

PASO IIILectura del acta de sobrevivencia y firma del solicitante. (En caso de colocar huella dactilar debe firmar un testigo).

PASO IIISe envía el documento al Secretario Municipal y luego enviarlo al Alcalde Municipal o Concejal de turno para la firma de aprobación.

PASO IVSe hace entrega del documento al solicitante.


ACTA DE VACACIONES

REQUISITOS:

Solicitud de vacaciones con el visto bueno del jefe inmediato.

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PASO ISe recibe la solicitud y se verifica que ha estado laborando continuamente durante un año.

PASO IISe procede a hacer los cálculos de días que le corresponde descansar.

PASO IIIRedacción del Acta de Vacaciones.

PASO IVLectura del Acta de Vacaciones al solicitante.


ACTAS DE NOMBRAMIENTO DE EMPLEADOS MUNICIPALES

REQUISITOS:

Documento de Identificación Personal DPI. Fotocopia del número de NIT. Cargo a ocupar. Salario a devengar.

PASO ISe recibe el expediente.

PASO IIRedacción del Acta de Nombramiento Municipal.

PASO IIILectura del Acta de Nombramiento Municipal al empleado y firma.

PASO IVSe envía el documento al Secretario Municipal y luego enviarlo al Alcalde para la firma de aprobación.

PASO VSe entrega la certificación original a la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal DAFIM para los efectos que corresponda.


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