manual de gerente

8/18/2019 Manual de Gerente

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GUIA DOGERENTE DE PROJETOS

Av. Rio Branco 123, grupo 612Centro - Rio de Janeiro - RJCEP 20040-005+55 21 2505-7900

R. Rua Casa do Ator, 919Vila Olímpia - São Paulo - SPCEP 04546-003+55 11 3230-7783


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Project Builder Ltda.

Av. Rio Branco, 123 grupo 612

Centro – Rio de Janeiro – RJ

CEP 20040-005 – Tel (21) 2505-7900

Guia para Gerentes de Projetos 2

Objetivo deste guia:

Orientar os usuários do Project Builder, com tipo de envolvimento Gerentede Projetos, a realizar as principais operações previstas para esta categoria

de usuário.

Com este guia você será capaz de:

1 Entender a composição do menu principal 3

2 Entender a barra de apoio exibida abaixo do menu principal 33 Alterar seus dados de acesso 34 Inserir projeto 45 Entender a página Detalhes de Projeto 56 Listar projetos 57 Remover projeto 58 Editar projeto 59 Editar EAP (elaborar e Estrutura Analítica do Projeto) 610 Definir dependências, duração e datas previstas das atividades 711 Consultar estrutura analítica do projeto (modo gráfico) 912 Consultar estrutura analítica do projeto (modo identado) 913 Consultar cronograma do projeto 1014 Envolver pessoas no projeto 1015 Envolver as pessoas nos componentes 1116 Inserir riscos no projeto 1117 Inserir respostas aos riscos 1218 Listar os riscos do projeto e acessar a página de detalhes do risco 1219 Inserir metas do projeto 1320 Gravar linha base de tempo 1321 Bloquear alteração de linha base de tempo 1422 Consultar página FOCO e utilizar Timesheet para registrar execução 14

23 Inserir registros de execução de outra forma 1524 Consultar relatórios do projeto e busca no projeto 1625 Encerrar o projeto 1726 Sair do Project Builder 17


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1 Entender a composição do menu principal

FOCO: página inicial, que revela a visão de interesse do usuário. Pode ser uma visãode portfólio de projetos ou da estrutura analítica de um projeto em especial ou de umconjunto de atividades – a visão padrão revela as atividades que devem ser realizadas

pelo usuário no momento. ESTRATÉGIAS: agrupa funcionalidades de apoio à gestão de planos estratégicos,

portfólios e programas (clique para ver as opções);

PROJETOS: agrupa funcionalidades de apoio ao gerenciamento de projetos;

PESSOAS: agrupa funcionalidades de apoio à gestão de pessoas no que diz respeitoà projetos;

BIBLIOTECA: agrupa funcionalidades de apoio à gestão do conhecimento orientadoà projetos;

IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO: na extrema direita do menu principal é exibida aidentificação do usuário, com atalho para página Detalhes da Pessoa, e um submenu.

2 Entender a barra de apoio exibida abaixo do menu principal

Buscar por: possibilita a realização de buscas nas principais entidades do sistema;

Identificação da página: ao lado do campo de busca é axibida a identificação dapágina que está sendo exibida no momento;

Ícones: na extrema direita da barra, fica uma sequência de ícones que possibilitam arealização de operações com a página corrente, como por exemplo, enviar a páginapor email, imprimir ou acessar a ajuda da página.

3 Alterar seus dados de acesso

clique no nome do usuário exibido no cabeçalho, à direita;

clique em SERVIÇOS > Editar (no menu secundário, à esquerda da página);

altere seu nome de usuário, informe seu email;

edite sua identificação de acesso e senha (à direita da página);

clique em [Confirmar].


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4 Inserir projeto

clique em PROJETOS > Novo;

preencha o campo Projeto com uma identificação para o seu projeto;

note que são disponibilizados campos que funcionam como atributos do projeto; OBS: estes campos podem variar dependendo da configuração definida;



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5 Entender a página Detalhes de Projeto

após confirmar a operação de inserir projeto ou clicarna identificação de um projeto, que aparece em diversaspáginas do sistema, é exibida a página “Detalhes de

Projeto”;

esta página exibe as principais informações do projeto -algumas são consolidadas a partir do que foi inserido noscomponentes do último nível da estrutura (ex: atividades);

à esquerda da página fica posicionado no menu secundário(menu vertical) com as funcionalidades de apoio aogerenciamento do projeto disponibilizadas pelo sistema

6 Listar projetos

clique em PROJETOS > Listar;

clique na aba Filtro (no topo da tabela, do lado direito) enote as possibilidades de segmentação da página;

clique na aba Colunas e note as possibilidades decomposição da página;

note que no campo Ação (no final da lista exibida) existemopções de operação;

clique no nome do seu projeto para ir para a página“Detalhes de Projeto”.

7 Remover projeto

estando na página “Detalhes de Projeto”;

clique em ESCOPO > Remover;

note que o sistema pede confirmação;

clique em [Cancelar].

8 Editar projeto


clique em ESCOPO > Editar (no menu secundário, àesquerda da página, abaixo da opção Novo Componente);

altere ou complemente com alguma informação (só


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não insira informações de datas porque serão consolidadas a partir das datas dasatividades);


9 Editar EAP (elaborar e Estrutura Analítica do Projeto)


clique em ESCOPO > Editar EAP (no menu secundário);

clique no icone (+) para inserir os componentes do 1º nivel da EAP;

preencha a caixa de texto que se abre para inserir a identificação do componente evolte a clicar no (+) até inserir todos os componentes do 1º nivel;

OBS: ignore as datas colocadas automaticamente pelo sistema, elas serão ajustadas

mas a frente.

posicione o mouse no índice 1, clique com o botão direito e selecione a opção Adicionarabaixo para inserir componentes abaixo de “Gerenciamento do Projeto”;

insira a identificação de cada componente repetindo esta operação, mudando apenasa linha de posicionamento do mouse;

complemente a estrutura conforme imagem abaixo (sem se preocupar com os camposrelacionados as datas);


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utilize os outros resursos de manipulação da estrutura (remover, identar, recuar,remover) e de visualização (comprimir, expandir...) para ganhar mais habilidade nafuncionalidade;

10 Definir dependências, duração e datas previstas das atividades

continuando na página Editar EAP do projeto de treinamento;

posicione o mouse no índice 1.2, clique com o botão direito do mouse e na opçãoDetalhes de componente;

clique na aba Predecessores e na opção Adicionar;

selecione o Componente de último nível (atividade) anterior na estrutura (neste caso,


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1.1 WBS) e para a coluna Lag a qtde. 1 (um dia depois);

clique em [Ok] para confirmar a inclusão desta dependência (Fim-Iníco) e cliquenovamente em [Ok] para sair da janela.

repita esta operação para os componentes de último nível (atividades) que desejar;

insira ou selecione a Duração em dias (tempo previsto de realização) para cadacomponente de último nível (atividade);

para os componentes que não tiverem predecessores, clique na célula da coluna Inícioprevisto, insira ou selecione no calendário a data desejada (coloque a data de hojepara o componente “WBS”);

OBS: para os componentes com predecessores as datas serão calculadas em funçãoda data dos seus predecessores, do tipo de dependencia, do lag e da sua duração.


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11 Consultar estrutura analítica do projeto (modo gráfico)

a partir da página “Detalhes de Projeto”;

clique em RELATÓRIOS > Estrutura Analítica do Projeto – Modo Gráfico (no menu

secundário, à esquerda); note que é aberta nova janela para definição de detalhes do relatório;

clique em [Ver relatório];

após analisar o relatório clique em [Fechar].

12 Consultar estrutura analítica do projeto (modo identado)

a partir da página “Detalhes do projeto”;

clique no Ícone exibido ao lado do nome do projeto (que aparece também na Lista deProjetos e diversas outras páginas);

clique na abaFiltro (no topo da tabela, do lado direito) e apenas observe as possibilidadesde segmentação da página – clicando novamente em Filtro a aba é fechada;

clique na aba em Colunas (ao lado do filtro), selecione para alguma coluna vazia aopção Execulor e clique em [Aplicar];

na coluna Componente são exibidos os subprojetos, fases, pacotes, atividades e

marcos que compõem a estrutura analítica do projeto. Cada componente possui um


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atalho para sua página de detalhes.

posicione o mouse em cima dos ícones disponibilizados na página (sem clicar) eobserve o texto explicativo que será exibido para cada ícone;

13 Consultar cronograma do projeto


clique em RELATÓRIOS > Cronograma (no menu secundário);

clique em [Ver relatório];

note que é aberta nova janela com o cronograma;

após analisar o relatório clique em [Fechar] e [Voltar].

14 Envolver pessoas no projeto

a partir da página “Detalhes de Projeto”; clique em RECURSOS HUMANOS > Envolvidos;

envolva alguns colegas no seu projeto selecionando na coluna TIPO a opção “Equipe”;



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15 Envolver as pessoas nos componentes

ainda na página “Detalhes do Projeto”;

clique em RECURSOS HUMANOS > Editar Envolvidos na EAP;

selecione para cada componente do último nível da EAP as pessoas envolvidas e para

cada pessoa o tipo de envolvimento (selecione a opção “Executor” para aquele queserá o responsável pela execução da atividade e você como “Responsável”);

note que é possível copiar e colar;


16 Inserir riscos no projeto

a partir da página “Detalhes do Projeto”;

clique em RISCOS > Novo;

preencha os campos com as informações de qualificação do risco;

IMPORTANTE: selecione para o campo Situação a opção “Pode ocorrer” e para ocampo Estratégia a opção “Mitigar”;


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clique em [Confirmar];

OBS: um risco pode ser inserido a partir de qualquer componente da EAP do projeto.

17 Inserir respostas aos riscos

a partir da página “Detalhes do Risco”; clique em SERVIÇOS > Nova Resposta;

preencha os campos com as informações de qualificação do risco;


OBS: é possível inserir uma resposta ao risco como um componente do projeto(atividade de resposta ao risco), que fará parte da EAP e terá todas as característicasde uma atividade (pessoas envolvidas, datas previstas de inicio e fim, etc.). Para isto,basta clicar para marcar em “Criar um novo componente de resposta”.

18 Listar os riscos do projeto e acessar a página de detalhes do risco


clique em RISCOS > Listar;

note que existe uma aba para Filtro para segmentação da lista e botões para ImportarRiscos e Novo Risco;

clique na identificação do risco para acessar a página de Detalhes do Risco.


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19 Inserir metas do projeto


clique em QUALIDADE > Metas;

clique no botão [Nova Meta];

preencha os campos e clique em [Confirmar].

20 Gravar linha base de tempo


clique em TEMPO / Início / BASE (nas informações de controle, no lado direito dapágina);

clique em [OK] para confirmar.


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21 Bloquear alteração de linha base de tempo


clique em SERVIÇOS > Configurações;

selecione para o campo MÓDULOS / Tempo / Permitir alimentar/alterar a linha base a opção “Não”;


22 Consultar página FOCO e utilizar Timesheet para registrar execução

Clique na opção FOCO do menu principal;

marque um componente, se tiver algum exibido, e clique no botão “Timesheet diário”;

observe os campos do formulário;

preencha o campo Comentário e clique em [Confirmar];


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23 Inserir registros de execução de outra forma

a partir da página “Estrutura Analítica do Projeto (EAP)”;

clique no Ícone que representa um livro de registros na linha do componente de últimonivel “WBS”.

preencha os campos do formulário (marque para “Concluir”);

note que é possível o Responsável pela atividade realizar um registro por outroenvolvido;

marque para Anexar documentos;

note que mais abaixo fica a lista com o histórico dos registros (posicionando o mouseno nome do publicador é exibido um botão para acesso a página de edição do registroe também para expandir o conteúdo);


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no formulário de Novo Documento, observe os campos, selecione um arquivo e cliqueem [Confirmar];

OBS: quando é inserido fim real no componente os atalhos de edição deixam de serexibidos. Para voltar a ter a possibilidade de edição basta remover a data de fim real.

24 Consultar relatórios do projeto e busca no projeto


clique em RELATÓRIOS > Todos;


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após consultar os relatórios de interesse, clique em SERVIÇOS > Busca no Projeto erealize alguma busca.

25 Encerrar o projeto

lique em INTEGRAÇÃO > Situação;

selecione para o campo Nova Situação a opção “Concluído”;


26 Sair do Project Builder

se desejar sair do sistema clique na seta para baixo ao lado do nome do usuário (nofinal do menu principal) ou feche a janela.

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