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Cyber Admin Control

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INDICE

1.Instalación de Cyber Admin Control 4 1.1 Inicio de sesión 8 1.2 Desinstalación de Cyber Admin Control 10 1.3 Mantenimiento de Cyber Admin Control 11

2.Primera vista del programa 9 2.1 Los menús 14

3.Configuración básica del programa 16 3.1 Menú de configuración 16 3.2 Alta de productos al inventario 17 3.3 Rentas de equipo, venta de productos y/o servicios y ventas de mostrador 19 3.4 Qué sigue 20

4.Configuración de Cyber Admin Control 21 4.1 Cómo accesar a la configuración 21 4.2 Pestaña programa 21 4.2.1 Subpestaña PRESENTACIÓN 21 4.2.2 Subpestaña AVANZADA 23 4.2.3 Subpestaña SERVIDOR WEB 24 4.2.4 Subpestaña IMPRESORAS 25 4.2.5 Subpestaña PRÓXIMAMENTE 25 4.3 Pestaña tickets y facturas 25 4.3.1 Tickets (Remisiones) 25 4.3.2 Facturas 26 4.4 Pestaña Precios 26 4.4 Pestaña cliente 33 4.5 Pestaña cliente (2) 36 4.6 Qué hacer al terminar de configurar Cyber Admin Control 36

5. Catálogos del sistema 37 5.1 Inventarios 37 5.2 Categorías y subcategorías 38 5.2.2 Cómo agregar una nueva categoría 38 5.2.3 Cómo agregar una nueva sub-categoría 38 5.3 Catálogo de Productos 39 5.3.1 Cómo consultar un producto o servicio 41 5.3.2 Cómo agregar un nuevo producto 41 5.3.3 Cómo modificar un producto o servicio 41 5.3.4 Cómo eliminar un producto o servicio 41 5.4 Catálogo de Proveedores 42 5.4.1 Cómo consultar un proveedor 43 5.4.2 Cómo agregar un nuevo proveedor 43 5.4.3 Cómo modificar un proveedor 43 5.4.4 Cómo eliminar un proveedor 43 5.5 Compras 44 5.5.1 Cómo realizar una nueva compra 44

5.5.2 Cómo consultar una compra hecha anteriormente 44 5.5.3 Cómo capturar la compra 45

5.6 Movimientos al inventario 47 5.6.2 Catálogo de movimientos al inventario 47 5.6.2 Nuevo movimiento 48

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5.7 Inventarios físicos 49 5.7.1 Creación de un nuevo inventario físico 49 5.7.2 Consideraciones adicionales 51 5.7.3 Como consultar un inventario físico hecho anteriormente 51

5.8 Clientes 51 5.8.1 Como consultar un cliente 55 5.8.2 Como agregar un nuevo cliente 55 5.8.3 Como modificar un cliente 55 5.8.4 Como eliminar un cliente 55

5.9 Puntos de Venta 56 5.9.1 Como consultar un punto de venta 57 5.9.2 Como agregar un nuevo punto de venta 57 5.9.3 Como modificar un punto de venta 57 5.9.4 Como eliminar un punto de venta 57 5.9.5 Como se instala y usa un nuevo punto de venta 57

5.10 Impuestos 58 5.10.1 Como consultar un impuesto 59 5.19.2 Como agregar un nuevo impuesto 59 5.10.3 Como modificar un impuesto 60 5.10.4 Como eliminar un impuesto 60

6. Prepagos 61 6.1 Alta de los prepagos en el catálogo de productos 61 6.2 Configuración del prepago 62 6.3 Generación de prepagos 63

7. Ventas 66 7.1 Realizar una venta de mostrador 66 7.2 Realizar una venta a una estación y/o consola de su cyber 66 7.3 Progreso de la venta 69 7.4 Cómo eliminar una partida de una venta 69 7.5 Cómo agregar una partida a la venta actual 69 7.6 Qué hacer cuando solo quiero agregarle un producto de venta al 69 cliente pero aun no quiero cobrarle 7.7 Pasos previos para poder utilizar un prepago en una venta 69

8 Control de usuarios (Cajeros) 71 8.1 Catálogo de cajeros 71 8.2 Cómo consultar un cajero 72 8.3 Cómo agregar un nuevo cajero 72 8.4 Cómo modificar un cajero 73 8.5 Cómo eliminar un cajero 73 8.6 Permisos de cajeros 73 9. Reportes 76 9.1 Consultas generales 76 9.2 realización de un corte de caja 81 9.3 Consulta de cortes 84

Información de contacto 86

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1. Instalación de Cyber Admin Control

Es muy importante que primero instale el programa Servidor, inicie sesión y con este funcionando, proceder con la instalación a todas las PC´s de su Cyber café el programa Cliente. El instalador incluye ambos programas y deberá seleccionar el adecuado cuando esté instalando, aquí se muestran ambas opciones, ya que la instalación es prácticamente idéntica. Debe desactivar cualquier programa de firewall durante la instalación del programa y hasta que haya instalado el último programa cliente, ya que el servidor y el cliente hacen uso exhaustivo de la red y sin esta es imposible su funcionamiento. Nota: Algunos antivirus o firewall como el Norton Internet Security y el Karpersky pueden detectar al Cyber Admin Control como un virus o un programa atacante, esto es debido a que se intenta conectar con el servidor en todo momento; no se alarme, el programa es totalmente seguro y ha sido escaneado antes de subirse. Descarga del programa de instalación Descargue el programa de instalación de Cyber Admin Control. Para obtenerlo diríjase a:

http://www.teamsys.com.mx/descargas

Ejecución del programa de instalación Al ejecutar el programa de instalación y una vez descomprimidos los archivos se iniciará la instalación del programa apareciendo la pantalla de bienvenida.

Fig. 1.1 Bienvenida del sistema

Llegado a este punto solo presione el botón “Siguiente”, para dar paso a la pantalla de acuerdo de licencia.

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Fig. 1.2 Acuerdo de la licencia

Usted debe leer cuidadosamente el acuerdo de la licencia, si está de acuerdo presione el botón “Acepto” para continuar con la instalación, de lo contrario salga del programa. Si acepta el acuerdo de licencia se abrirá una nueva pantalla con la selección de componentes de la instalación.

Selección de componentes

Fig. 1.3 Selección de componentes

Aquí es muy IMPORTANTE que seleccione la casilla de acuerdo a lo que desea instalar - Marque “Servidor Cyber Admin Control” para instalar el servidor. Este deberá ser instalado antes que las

estaciones cliente. (Se emplea la palabra servidor debido a que es un programa que Sirve a todos los clientes, sin embargo puede ser instalado en cualquier máquina siempre y cuando tenga Windows® 2000 o superior

Ó

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- Marque “Cliente Cyber Admin Control” para instalar el cliente en todas las estaciones remotas una vez que haya terminado de instalar el servidor en la máquina que haya destinado para ello, asegúrese antes de ello, que el nombre de la PC identifique plenamente al equipo ya que este se mostrará en el servidor y será la única forma de identificar a un equipo de otro. La forma más común de nombrar a los equipos es un nombre seguido de un número (ej. EQUIPO01, EQUIPO02, EQUIPO03), asegúrese de que si tiene más de 10 equipos, en la numeración del 1 al 10, le anteponga el número 0, ya que la ordenación de los equipos cliente en la pantalla del servidor se hace por orden alfabético.

Una vez seleccionada la opción a instalar, presione el botón “Siguiente”.

Elegir el lugar de instalación

Fig. 1.4 Selección del directorio de instalación

Aunque se puede modificar el directorio de instalación de Cyber Admin Control, le recomendamos encarecidamente dejar la carpeta como está cuando instale el Cliente Cyber Admin Control, ya que de lo contrario, podrá tener el programa comportamientos no deseados. Cuando instale el Servidor Cyber Admin Control puede modificar esta carpeta como a usted más le convenga. Al finalizar presione el botón “Instalar” Esperar a que se instalen los componentes seleccionados

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Fig. 1.5 Instalación de Cyber Admin Control en progreso

Finalización exitosa de la instalación

Fig. 1.6 Cyber Admin Control instalado completamente

Al presionar el botón Finalizar, En cualquiera de los 2 casos (Instalación del Servidor o Instalación del Cliente) se deja un icono en el escritorio con el acceso directo al programa. Además cuando usted instala el servidor, se crea un grupo de programas llamado “Cyber Admin Control” donde se encuentra el acceso directo a el programa, a este manual, a la guía rápida de instalación y a la página de Teamsys México.

Finalización de la instalación del Servidor Cyber Admin Control Si eligió Instalar Servidor Cyber Admin Control, se ejecutará automáticamente el programa Servidor pidiéndole a usted escoger el número de máquinas de su Cyber (que después podrá cambiar) y la contraseña del Administrador.

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La primera vez que ejecute el servidor Cyber Admin Control, se mostrará una pantalla de bienvenida en donde usted deberá de escribir las contraseñas del cajero Administrador, además del número de máquinas a controlar por el programa. Toda esta información se podrá cambiar posteriormente.

Fig 1.7. Selección de contraseñas (Al iniciar el programa por primera vez)

a) Número de computadoras que serán controladas Indica el número de computadoras que serán controladas por el programa simultáneamente, deberá poner el número de máquinas que tiene en total su Cyber Café. Si por accidente pone un número inferior al que tiene, más adelante se podrá cambiar cuantas veces sea necesario.

b) Contraseña del cajero Administrador Es para el cajero por omisión que siempre estará instalado en el sistema y que tiene todos los permisos para manejar Cyber Admin Control sin restricción alguna. Cuando uno esté firmado como tal, no se le pedirán contraseñas cuando acceda al menú de supervisores. Si usted desea tener un perfecto control de su Cyber, nunca le de a nadie esta contraseña. Más adelante se podrán dar de alta todos los cajeros del sistema.

Una vez hecho esto, se le mostrará un letrero indicando el éxito del establecimiento de las contraseñas; además le mostrará que ya es adecuado proceder con la instalación del programa cliente en todas las máquinas de renta.

Fig 1.8 Éxito del establecimiento de contraseñas (Al iniciar el programa por primera vez)

1.1 INICIO DE SESIÓN

Para empezar a utilizar el programa, siempre deberá iniciar sesión en el mediante la pantalla de selección de cajeros. Actualmente solo tenemos un único usuario que está dado de alta que es el ‘Administrador’, para esto

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seleccione el usuario Administrador y escriba en la contraseña que acaba de escribir en la pantalla de configuración inicial.

Fig 1.9 Selección de usuario (Al iniciar el programa o al seleccionar la opción Cambiar Cajero)

Una vez seleccionado el usuario y la contraseña, simplemente de clic en el botón “Aceptar” para que el sistema valide su nombre de usuario y su contraseña. Aquí mismo se selecciona el punto de venta, por default debe ser 1, más adelante veremos como podemos utilizar diferentes puntos de venta para tener el programa en varias PC´s de venta

Una vez hecho esto usted habrá iniciado sesión como Administrador. Ahora es el momento de instalar el

programa cliente de Cyber Admin Control en todas las PC´s de su Cyber café.

Finalización de la instalación del Cliente Cyber Admin Control

Si eligió Instalar Cliente Cyber Admin Control, se ejecutará automáticamente el programa cliente y procederá a buscar al servidor en la red.

Fig 1.10 Búsqueda del servidor (Al iniciar el programa Cliente Cyber Admin Control por primera vez)

En la gran mayoría de los casos, si usted deja el programa que busque automáticamente al servidor, este realizará una búsqueda exhaustiva en su red y encontrará al servidor, sin embargo, si usted quiere terminar rápido este paso o si el programa no puede encontrar al servidor, presione el botón “Búsqueda Manual” y aquí deberá usted introducir ya sea la IP o el nombre del servidor, en cualquiera de los 2 casos el programa deberá encontrar al servidor inmediatamente.

Escriba aquí su contraseña en caso de tenerla

Selector de usuarios

# Punto de venta

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Fig 1.11 Búsqueda del servidor (Al encontrar al servidor)

Pasado este punto el programa cliente está totalmente listo para operar y de aquí en adelante, la computadora solo recibirá órdenes desde el servidor controlándola usted en todo momento

Resolución de problemas conocidos de conexión (Si no se conecta)

Serie de pasos a realizar para conectar al servidor

1.Asegúrese que el servidor esté encendido y con la sesión iniciada. Esto es muy importante, ya que el servidor Cyber Admin Control, únicamente responde peticiones cuando está iniciada su sesión en el programa con cualquier cajero

2.Asegúrese que no hay ningún firewall en el servidor como en el cliente. Actualmente es prácticamente imprescindible trabajar sin un antivirus y firewall, pero la mayoría de estos, bloquean por default las conexiones de Cyber Admin Control. Consulte la documentación de su firewall para permitir el paso de Cyber Admin Control a través de este. El puerto utilizado por default es del 2000 al 2010 en TCP

3.Asegúrese que el servidor tenga suficiente espacio de máquinas para la máquina que se intenta conectar. Muchas veces se configura Cyber Admin Control con un número de máquinas inferior al que se tiene, debe configurar las que son realmente.

Si ninguna de las 3 opciones anteriores resuelve la conexión, llámenos y con gusto le asesoraremos para resolver su problema.

1.2 DESINSTALACIÓN DE CYBER ADMIN CONTROL

Servidor Cyber Admin Control Para desinstalar el servidor Cyber Admin Control, inicie sesión en el mismo, entre al menú de supervisores, opción Configuración, pestaña Programa, Sub-Pestaña “Avanzada” y presione el botón “Desinstalar el programa” Cliente Cyber Admin Control La desinstalación del programa Cliente únicamente puede realizarse desde el servidor. Para esto, entre al servidor Cyber Admin Control, inicie sesión como administrador, espere a que se conecte la PC que quiere desinstalar y una vez conectada, de click derecho con el ratón encima de la imagen con la PC a desinstalar, seleccione del menú la opción “Control” y posteriormente la opción “Desinstalar Programa Cliente”, se le pedirá la confirmación y una vez hecho esto automáticamente se desinstalará el programa cliente y al finalizar se reiniciará

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la PC para finalizar la eliminación de archivos.

1.3 MANTENIMIENTO DE CYBER ADMIN CONTROL

Mantenimiento del servidor

Si por algún motivo usted decide formatear su máquina, le sugerimos que antes de ello haga una copia de

la base de datos del programa y una vez instalada la aplicación sobrescriba este archivo para mantener las configuraciones anteriores, empleados, productos, ventas, impresiones, licencia, etc. La ubicación de la base de datos varía dependiendo la versión de Windows que esté utilizando. Para conocer la ubicación exacta, por favor haga los siguientes pasos.

1.Inicie el programa servidor e inicie sesión con cualquier cajero 2. De clic derecho en el botón de Minimizar (Rojo del lado superior derecho) 3.Seleccione la opción “Acerca de”

En la parte posterior de la pantalla que se abrirá, viene la ubicación del directorio de datos. En este directorio, deberá respaldar el archivo llamado “Servidor.mdb”

Mantenimiento del programa cliente

Aunque el programa cliente siempre busca automáticamente al servidor, hay ocasiones en las que por

diversos problemas de la red y justamente después de cambiar la dirección IP del servidor, el cliente no puede encontrar al servidor. La forma de obligar al cliente a buscar exhaustivamente al servidor es dar doble clic sobre el icono del programa cliente y seleccionar la opción “Buscar al servidor en la red”.

Fig. 1.7 Reconfiguración del cliente cuando la IP del servidor cambie

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2. Primera vista del programa

Fig 2.1. Vista general del programa

1) Pestañas de sección Indica la sección actual, predeterminadamente solo está la renta de PC´s, pero se pueden agregar secciones para equipos de videojuecos como Play Station, XBOX o Nintendo Wii o incluso equipos desconectados como Linux o Mac, Mesas de billas, mesas de cafetería, etc, todo esto desde la pestaña “Precios” en el “Menú de supervisores” “Opción Configuración”

2) PC Conectada y en uso Cuando un usuario ocupe una máquina, esta se verá con un dibujo particular de ocupación de la máquina, además de mostrarse en la parte superior de este, la hora de inicio del cliente en cuestión

3) PC Conectada sin usarse Cuando una PC esté encendida y lista para usarse, se mostrará con un dibujo particular. Quiere decir que la PC está lista para usarse. (Click derecho en la imagen Desbloquear para permitir su ocupación)

4) Espacio de trabajo: Se muestra gráficamente el estado de cada máquina así como el nombre de cada estación remota que esté conectada actualmente. Al ver un icono de conexión, puede realizar todas las operaciones que soporta Cyber Admin Control como venta de productos, cambio de máquina, control remoto, etc. Al darle clic con el botón secundario del ratón a una máquina, se muestra un menú con diferentes opciones a seleccionar.

5) Reloj

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Para mayor comodidad en el manejo del programa y sabiendo que siempre se manejan tiempos, Cyber Admin Control muestra la hora en formato amplio, dejando el ratón un momento se muestra la fecha completa.

6) Barra de Herramientas Son atajos de las opciones más utilizadas de Cyber Admin Control, al pasar el ratón sobre cada una de ellas nos da una pequeña descripción sobre su funcionalidad. Todas ellas tienen una doble función dependiendo si de da clic con el botón derecho o izquierdo del ratón, estas se muestran separadas por una diagonal.

7) Cajero Actual Muestra a partir del primero inicio de sesión el cajero cuya sesión esté activa. Todas las operaciones manuales y automáticas que se realicen en Cyber Admin Control se le asignarán automáticamente al cajero mostrado.

8) Barra de desplazamiento vertical Cuando se tengan configuradas más computadoras que las que se pueden mostrar en una sola pantalla, Cyber Admin Control automáticamente muestra esta barra de scroll desde la cual podrá navegar a través de todas las computadoras que a simple vista pudieran estar ocultas.

9) Botón de ocultación Al presionarlo, Cyber Admin Control se minimiza mostrándose en la barra de tareas (al lado del reloj). Al darle clic con el botón secundario del ratón, se muestra el “Menú básico de Cyber Admin Control” que le muestra el “Acerca de” así como la única opción para salir del programa

10) Icono de equipos no conectado Este icono muestra al equipo en cuestión como en espera de conexión, se muestra cuando aún no se conecta la PC al programa

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2.1 LOS MENÚS

Cyber Admin Control Cuenta con innumerables opciones de configuración para que el programa se adapte lo más posible a sus necesidades. Desde la pestaña configuración usted puede manipular no solo las opciones del servidor Cyber Admin Control, si no que también podrá configurar todas las estaciones remotas una vez que estas estén instaladas.

Fig 3.1. Barra de menús

Cyber Admin Control tiene 9 opciones principales y cada una de estas tiene doble función. Se enumerarán de izquierda a derecha los 9 íconos. Cada opción aparece dividida con una diagonal (Opcion 1/Opcion 2), al presionar el click izquierdo del ratón se activará la opción 1 y al presionar el click derecho la opción 2 1. Ventas de mostrador/Apertura de cajón de dinero

1.1 Ventas de mostrador Es sin duda el ícono más utilizado del sistema, también puede usted accesarlo con la combinación de teclas Alt+V. este le abre una ventana para poder realizar ventas de mostrador de cualquier producto y/o servicio, es decir, no necesita rentar una máquina para poder realizar una venta. 1.2 Apertura de cajón de dinero Si tiene configurado un cajón de dinero, este se abrirá

2. Consulta de precios/Cálculo de rentas 2.1 Consulta de precios

Desde este ícono, podremos buscar cualquier producto y/o servicio en el inventario y visualizar su existencia actual, así como el precio al público.

2.2 Cálculo de rentas Nos abre una pantalla desde la cual podremos hacer un cálculo de costo de rentas poniéndole una hora de inicio y una final, útil para cuando necesite hacer un recálculo manual del tiempo de los usuarios por falla eléctrica o del equipo

3. Cambio de cajero/Clientes 3.1 Cambio de cajero Permite cambiarse de cajero actual en cualquier momento. Recuerde que Cyber Admin Control siempre debe tener un cajero actual con el cuál quedan registradas todas las operaciones del Cyber café. Útil para cuando necesite entrar como administrador para entrar a configurar el sistema o cuando haya cambio de cajero . 3.2 Clientes Visualiza la pantalla de clientes desde la cual podremos consultar, dar de alta y/o modificar clientes ya existentes.

4. Calculadora/Calculadora financiera 4.1 Calculadora Abre la calculadora de Windows 4.2 Calculadora financiera (de monedas)

Útil calculadora de dinero (monedas y billetes) que le permite realizar auditoría de caja contando la cantidad de monedas y billetes que tiene de cada denominación dándole un gran total y facilitando el corte.

5. Ayuda básica/Ocupación de máquinas 5.1 Ayuda básica Muestra una ventana con la comprensión de los íconos de Cyber Admin Control 5.2 Ocupación de máquinas

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Muestra una ventana con la ocupación actual de PC´s en su Cyber café, indicando cliente actual, hora de inicio, hora final (si el cliente hizo un prepago), prepago utilizado ( si la renta es de un prepago) así como el costo de esta renta al momento actual

6. Menú de servicios Muestra el menú de servicios, aquí se muestran la mayoría de las opciones al que cualquier cajero sin restricciones puede acceder. Para acceder rápidamente presione las teclas Alt+U

7. Menú de supervisores Muestra el menú de supervisores. Aquí se muestran la mayoría de las opciones que solo el cajero Administrador, un supervisor o un usuario con permisos puede accesar.

8. Consulta de ventas Muestra una ventana con las ventas y rentas del día actual del cajero que tiene iniciada la sesión. Útil para despejar dudas de los clientes de alguna venta realizada recientemente, ya que le muestra incluso las formas de pago que realizó, si rentó una PC o videojuego su tiempo de inicio y de término, su costo de la renta así como cualquier cantidad de productos y/o servicios vendidos en un número de ticket actual

9. Reporte de ventas y rentas/Consulta de prepagos 9.1 Reporte de ventas y rentas Es el lugar desde donde se realizarán los reportes del día así como los reportes de cortes de caja. 9.2 Consulta de prepagos

Si usted maneja prepagos, desde aquí podrá visualizar cualquier prepago vendido así como el historial de uso de cada prepago por cliente

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3. Configuración básica del programa

Supongamos que usted acaba de bajar el programa y desea configurar el programa para que funcione lo más rápido posible; en este caso vamos a configurar el programa sus opciones básicas, esto es, las tarifas de renta de PC´s así como el alta de productos y servicios (CD-ROM, Impresiones, Memorias USB, Folders, Escaneos, etc), asi mismo, al finalizar veremos que hacer para poder rentar un equipo, venderle productos así como los pasos para hacer una venta de mostrador. Para esto, debemos entrar al menú de supervisores como se muestra en la siguiente imagen

3.1 MENÚ DE CONFIGURACIÓN

11) Seleccione del menú desplegable la opción “Configuración”

Fig 3.2. Ubicación de la opción Configuración en el menú de Supervisores

Configuración:

Aquí se mostrará una ventana con 5 pestañas

FIGURA 3.3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Configuración del programa

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Una vez entrado a la ventana de configuración, nos dirigiremos a la pestaña precios y ahí empezaremos a dar de alta los precios de renta del Cyber Café (Más adelante veremos cómo dar de alta tarifas preferenciales o tarifas de renta de XBOX, PlayStation, Nintendo Wii y/o GameCube). Asegúrese que este marcada la pestaña “Renta de máquinas”

FIG. 3.4 CONFIGURACIÓN DE PRECIOS DEL CYBER (Menú de supervisores Configuración Ficha precios)

Lo que tiene que hacer en este apartado es rellenar todas las casillas de precios conforme a su tabla de precios, es decir, tiene que ver cuánto cobra actualmente en su Cyber y plasmarlo en esta pantalla de acuerdo a los escalones indicados. Por default el programa trae dividida la hora en rangos de 5 minutos que es la forma más común de cobrar en un Cyber, aunque si usted cobra por medias horas, cuartos de hora u horas completas, deberá cambiar el tamaño del escalón al que usted ocupe. En este ejemplo, nos evocaremos a el tamaño de escalón por default. Si usted cobra 5 pesos los primeros 20 minutos, deberá rellenar las primeras 4 casillas con este precio, a partir de ahí, usted deberá ir aumentando la tarifa hasta llegar a la hora. Si usted cobra la hora en 15 pesos, la casilla de 56 minutos a 1 hora deberá tener 15 y en las anteriores una menor a 15 para que el sistema automáticamente calcule la tarifa adecuada. Una vez hecho esto, deberá rellenar todas las casillas restantes, o al menos el máximo de horas que usted considere que un cliente estará en su Cyber Café. Más adelante, se explicará a detalle las funciones avanzadas que se tienen de este apartado, así como el relleno automático de tarifas en base a sus necesidades para evitar escribir todos los campos de precios. Una vez escrito todos los campos, deberá presionar el botón “Enviar configuración a las PC´s cliente para que se guarde la tarifa y se envíe la configuración a todas las PC´s de renta.

3.2 ALTA DE PRODUCTOS AL INVENTARIO

Bien, hasta aquí ya podemos rentar una PC con sus precios adecuados, veamos como hacer para poder también vender productos y/o servicios a sus clientes.

Selector de tarifa

Creación de nuevas tarifas

Creación de nuevas secciones

Selector de sección

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Para entrar a el catálogo de productos, es necesario iniciar sesión como usuario Administrador o un cajero con derechos de modificar el catálogo de productos, una vez adentro, entraremos al menú de supervisores, opción “Catálogos de programa” y posteriormente “Productos”.

Fig. 3.5 Catálogo de productos

Para agregar un producto al catálogo, bastará con presionar el botón “Agregar Producto”, rellenar los campos mínimos necesarios como son Nombre y Precio 1, asegurarse que el cuadro de verificación “Activado” está encendido y al finalizar presionar el botón “Guardar”, en este momento el producto estará disponible para venderlo. Para todos los productos y/o servicios este procedimiento es idéntico, solo cambia para el caso de los servicios (Escaneados, llamadas telefónicas, impresiones, copias, etc), es decir, aquellos que no tengan un inventario físico, deberá marcar la casilla “Es un servicio”, adicionalmente, solo para el caso de los servicios que sean impresiones (Impresión bco/negro, impresión color, etc) deberá marcar la casilla “Es una impresión” Desde esta pantalla no podrá especificar las cantidades de productos que tiene físicamente en el inventario, para esto, será necesario que haga un inventario físico o que realice una compra para que se afecte la cantidad en stock de ese producto y se pueda vender, si no hace esto, el sistema marcará un mensaje al intentar realizar la venta que no puede vender productos con existencia 0. Dado este punto, usted deberá tomar una decisión, si permite vender con inventario 0 o negativo (control no tan estricto del inventario) o si todos los ingresos de mercancía los hará mediante compras o tomas de inventario físicos. Por omisión el sistema no permite la venta de productos con existencias 0, para permitirlo, diríjase al menú de supervisores configuración Pestaña Programa SubPestaña presentación y ahí desmarque la casilla de “No permitir la venta de productos cuando no haya existencias” seguido del botón “Aplicar”

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3.3 RENTAS DE EQUIPO, VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Y VENTAS DE MOSTRADOR

Bien, hasta este punto, hemos hecho lo mínimo necesario para poder rentar nuestros equipos de cómputo así como estar listos para realizar una venta, por lo que ahora veremos como hacer esto. Cómo rentar un equipo de cómputo Para rentar un equipo, deberemos asegurarnos primeramente que está encendido y que este ha sido detectado por el servidor, nos daremos cuenta de esto cuando en el servidor nos aparezca el nombre de la PC que queremos rentar encima de un dibujo característico de PC lista para rentar como se muestra a continuación

Para rentar este equipo, bastará con dar un clic derecho encima de la imagen, seguido de la opción “Desbloquear”. En este momento, la pantalla del equipo se desbloqueará, una pantalla de bienvenida se mostrará junto con la hora de inicio de sesión y el equipo se podrá utilizar. Por otra parte, en el servidor se cambiará el icono del equipo como en uso y abajo del nombre se mostrará la hora de inicio de sesión.

Una vez en renta el equipo, podremos realizar 2 cosas principales: cobrar el equipo cuando el cliente se vaya a retirar o venderle algo como impresiones, copias o CD´s. Para venderle algo o cerrar la venta, solo bastará con darle clic derecho a la imagen seguido de la opción “Detalles”, esto también lo puede hacer al combinar la tecla Control y el clic derecho del ratón sobre la imagen.

Fig. 3.6 Ventas a una PC de renta

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Dado este punto, podremos si queremos cobrar inmediatamente el equipo, solo bastará presionar el botón “Cobrar”, en este momento el equipo se bloqueará automáticamente y el dinero se ingresará a la caja. Si por otro lado, lo que queremos es agregarle una producto de venta al cliente, bastará con escribir la cantidad de productos que queremos venderle, presionar la tecla “Tab” o seleccionar con el ratón el cuadro de selección de productos, seleccionar el producto que queremos venderle al cliente seguido del botón “Agregar”; si el cliente aún no termina de usar el equipo, simplemente presionamos el botón “Cerrar” y la renta continúa, pero con el (los) producto(s) seleccionado(s) guardados en la venta. Este proceso lo puede hacer tantas veces el cliente le pida algo nuevo, al finalizar este de usar el equipo, simplemente presione el botón cobrar para que los productos se descarguen del inventario, el dinero ingrese a caja y la pantalla de la PC rentada se bloquee. En ocasiones usted querrá también vender algún producto sin que un cliente rente una PC, para esto, solo presione el primer botón del menú, para que se abra la pantalla de ventas de mostrados, esta pantalla es idéntica a la anterior, solo que no muestra ninguna información de renta. Bloqueo de PC´s sin pagar su consumo En diversas ocasiones, ya sea por mantenimiento o porque usted, un familiar o conocido usen el equipo, querrá poder bloquear el equipo sin que se guarde el monto de la renta ya que no se pagará por la misma, para hacer esto, solo bastará con darle clic derecho a la PC desbloqueada y seleccionar la opción “Bloquear”, en este momento se exigirá al cajero en turno escribir un comentario del porqué bloquea el equipo sin cobrarlo, más adelante podremos ver el reporte de rentas no cobradas y como evitar abusos de parte de empleados con el uso de esta opción.

3.4 QUE SIGUE

Ya hemos configurado las opciones mínimas para poder rentar como la tabla de tarifa de renta de PC´s, el alta de productos y/o servicios, así mismo, ya aprendimos como rentar equipos con y sin ventas adicionales, así como la posibilidad de vender productos y/o servicios sin la necesidad de rentar un equipo. Ya podemos empezar a controlar todos los aspectos de nuestro Cyber Café desde Cyber Admin Control, recordar que estas opciones son las mínimas necesarias, sin embargo, Cyber Admin Control cuenta con innumerables funciones que describiremos ampliamente en los siguientes apartados. No olvides leerlas todas ya que prácticamente se ha pensado en todas las opciones que manejan los Cyber cafés en México y Latinoamérica por lo que seguramente, eso que quieres hacer ya está implementado.

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4. Configuración de Cyber Admin Control

La múltiples opciones de configuración de Cyber Admin Control, son lo que le dan la gran potencia y versatilidad al programa para poder adaptarse a todas las opciones que usted requiere, desde la selección de tarifas de clientes hasta los formatos de impresión de facturas y tickets de venta, estamos seguros que el programa se adaptará a sus necesidades ya que estas opciones se han ido incrementando a lo largo de 10 años de desarrollo del sistema. Empecemos.

4.1 CÓMO ACCESAR A LA CONFIGURACIÓN

Bien, para esto es necesario haber iniciado sesión como un cajero Administrador y posteriormente dirigirse al menú de supervisores Configuración, haciendo esto, se mostrará una pantalla como se muestra en la figura 3.3. Esta pantalla tiene 5 pestañas y a su vez, cada pestaña puede tener 1 o más subpestañas. Se encuentran divididos como se dijo en 5 pestañas principales, las cuales se describen a continuación

4.2 PESTAÑA PROGRAMA

Esta pestaña se compone a su vez de 5 subpestañas. Desde aquí se cotrolan opciones que afectan únicamente al servidor. 4.2.1 Subpestaña PRESENTACIÓN Se muestran las siguientes opciones

a) No. De computadoras Seleccione el número de computadoras que tenga su Cyber Café, aquí usted podrá escoger desde 5 hasta 254 máquinas, de preferencia y para obtener un mejor funcionamiento del programa, seleccione al menos 1 máquina extra de las que en realidad tiene. NOTA: Cada que cambie esta opción y elija la opción “Aplicar”, deberá cerrar el programa para que se dibuje una nueva cuadricula donde quepan las computadoras que usted está configuran do.

b) Computadoras por renglón Modifique esta opción solo cuando su monitor sea de alta resolución (Mayor a 1024 *768) ya que le permite cambiar la apariencia física de Cyber Admin Control mostrando más computadoras por renglón que las 5 que trae predeterminado el programa, por ejemplo, si tiene 40 computadoras, puede establecer este valor a 10 y en solo 4 renglones se mostrarán el total de sus máquinas.

c) Número máximo de renglones Modifique esta opción solo cuando su monitor sea de alta resolución (Mayor a 1024 * 768) y tenga más de 40 máquinas en su Cyber Café; Esto permite cambiar la apariencia física de Cyber Admin Control mostrando un mayor o menor número de renglones con imágenes simulando computadoras para un mejor control de las mismas cuando se tienen muchas máquinas, si el resultado de multiplicar Computadoras por renglón X Número máximo de renglones es menor que Número de computadoras, se mostrará una barra de scroll para que pueda navegar por todas sus máquinas..

d) Tiempo permitido para bloquear sin registrar Indica el tiempo en minutos del que un cajero dispone para bloquear una máquina en la que algún usuario está trabajando sin que se levante un registro de tiempo no cobrado. Útil en el caso de que se le vaya a dar un pequeño mantenimiento a una máquina o cuando algún niño o usuario malintencionado desbloquee la máquina y no se responsabilice por la paga de la misma; No recomendamos poner un valor demasiado alto para evitar abusos de parte de los empleados.

e) Mostrar el programa al presionar la tecla Indica la “HotKey” de la aplicación. Selecciona la tecla de función que más le guste para mostrar o para ocultar el servidor sin necesidad de seleccionarlo y mandarle la opción solicitada. Disponibles desde F1 hasta F12. Cuando el programa esté oculto o cuando quiera abrirlo rápidamente, simplemente presione la tecla elegida y el programa se mostrará en primer cuadro.

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f) Número de decimales utilizados para la cantidad de productos Indica el número de decimales que se utilizarán para la cantidad de productos, cantidad a vender y cantidades a comprar; útil solo en el caso de que se manejen productos en unidades de medición como metros o litros. Si este no es su caso deje la cantidad a 0.

g) Tiempo máximo de espera para marcar desconexión (en segundos) Aquí es necesario indicarle a Cyber Admin Control, el tiempo de espera desde que una computadora remota se desconecta hasta que Cyber Admin Control la detecta como desconectada. Este número es útil para detectar problemas con su velocidad de red, se recomiendan valores entre 15 y 30 segundos..

h) Mostrar cuadrícula Muestra una cuadrícula alrededor de cada computadora para poder diferenciar más rápidamente entre una computadora y otra.

i) Ejecutar automáticamente este programa con Windows Hace que el programa se ejecute automáticamente cada que el sistema operativo se inicia sin necesidad que el usuario lo ejecute manualmente.

j) Monitorear también las impresoras no conectadas al servidor Cuando esté activada esta casilla, Cyber Admin Control intentará además de las impresoras locales monitorear también las impresoras no conectadas al servidor (Impresoras en red). En ocasiones activar esta casilla puede impactar considerablemente el desempeño del programa, si usted sufre de este problema es preferible desactivar esta casilla y conectar las impresoras localmente.

k) Mostrar diálogo cuando se detecte una impresión Indica a Cyber Admin Control que cuando se detecte una impresión muestre un diálogo indicando la impresión detectada, la impresora de destino, el número de impresiones y la máquina que está mandando la impresión.

l) NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias Cuando desactive esta casilla, Cyber Admin Control permitirá la venta de productos incluso cuando estos no tengan existencias. Para llevar un inventario riguroso es necesario mantener la casilla marcada para impedir la venta de artículos sin existencias y así tener un mejor control.

m) Solicitar al encargado del cyber café un comentario al bloquear una máquina sin cobrarla Active esta casilla cuando usted desee que el programa le solicite al cajero actual un comentario cuando bloquee una máquina, levantándose con esto un reporte automáticamente de venta no cobrada. Esto es útil cuando a una máquina se le de mantenimiento; Cyber Admin Control levantará un reporte de uso de la máquina, sin embargo, el cajero tendrá la oportunidad de explicar el motivo por el cual no se ingresó el dinero del uso a la caja.

n) Monitorear las impresiones solamente del lado del servidor Si activa esta casilla, Cyber Admin Control solamente contabilizará el número de impresiones del lado del servidor, en caso contrario, le solicitará a las estaciones clientes que ellas también verifiquen el conteo de impresiones.

o) Utilizar fondo transparente Esta casilla hace que la pantalla principal se muestre translúcida y se fusione con el fondo del escritorio (solamente con fines estéticos)

p) Utilizar íconos clásicos (Versión 2.X) Aunque la versión 3.0 tiene iconos con un diseño agradable a la vista, algunos nostálgicos aún piden los ícono anteriores que aunque más feos más fáciles de entender. NOTA: al cambiar esta opción es necesario reiniciar el programa para que los cambios surtan efecto.

q) Control de escáner y quemadora Este botón, le permitirá acceder a la ventana de configuración del control del escáner, la quemadora así como cualquier servicio que pueda monitorizarse vía un programa en su computadora central.

r) Impresora de reportes Seleccione de la lista de impresoras, en qué impresora se imprimirán todos los reportes de ventas y rentas de Cyber Admin Control.

s) Control del escaner y quemadora

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Debido al grado de complejidad para configurar este apartado, hemos dedicado un sitio web exclusivamente para detallar el funcionamiento, esto lo puede ver en http://www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/escaneoyquemado.php

t) Aplicaciones prohibidas Debido al grado de complejidad para configurar este apartado, hemos dedicado un sitio web exclusivamente para detallar el funcionamiento, esto lo puede ver en http://www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/aplicacionesprohibidas.php

4.2.2 Subpestaña AVANZADA

Se muestran las siguientes opciones a) Iniciar sesión automáticamente con el usuario

Al utilizar esta opción, cada que inicie el programa, este iniciará automáticamente con el usuario seleccionado sin pedir contraseña.

b) Iniciar de forma oculta (Se pedirá password para realizar una acción) Esta opción solo se puede utilizar si marcó la opción anterior; es útil cuando la PC servidor también se renta. Si quiere realizar operaciones con cualquier PC de renta le pedirá la contraseña del cajero con el que inició automáticamente.

c) Iniciar de forma oculta (Se pedirá password para realizar una acción) De manera predeterminada, cuando se abre la sección de ventas si usted repetidamente ingresa el mismo producto, se irán insertando un número igual de renglones pudiendo ser muchos cuando se vendan muchas partidas de impresiones en una misma sesión, en este caso, conviene marcar esta casilla, para que el programa “agrupe” las partidas con sus productos iguales haciendo más fácil de leer las ventas y gastando menos papel en la impresión de los tickets.

d) Cobrar automáticamente cuando un cliente termine su sesión remotamente Al marcar esta casilla y siempre que un cliente desde su puesto de trabajo Elija finalizar su sesión manualmente, automáticamente se registrará la venta en los 5 segundos posteriores al evento. Esto para evitar que los cajeros dejen abierta la ventana de ventas y rentando otra sesión sin cobrarla.

e) Automáticamente realizar un gasto por el importe de las compras realizadas Por omisión, cuando usted registra una compra en el sistema se asume que el dinero no salió de la caja, si usted requiere que toda compra registrada genere un gasto por el concepto de compras, marque esta casilla.

f) Mostrar en las compras y el reporte diario la comparativa de precio de costo contra venta Esta útil función le mostrará al realizar una compra y en los reportes de ventas, la comparativa del precio de compra y el precio de venta, viendo en todo momento las diferencias entre los 2 precios y la ganancia neta de los mismos.

g) Tiempo máximo para tener una ventana de ventas abierta (min) 0 = ilimitado Ya que al tener una ventana de ventas abierta, el tiempo se congela y por lo tanto el dinero también, algún cajero puede abusar de esta función y dejar abierta la pantalla de alguna PC ilimitadamente; usted puede restringir el tiempo máximo en que una ventana de ventas esté abierta.

h) Puerto del servidor (ADVERTENCIA No mover) Para funciones avanzadas y para el caso de querer tener más de un servidor en su red por tener muchas PC´s conectadas, será necesario cambiar este parámetro, que en la gran mayoría de los casos no es necesario mover y que inclusive ocasionaría que las PC´s nunca se pudieran conectar al servidor.

i) Importar Inventario Esta opción abre un módulo de importación de inventario en base a un archivo de Excel en donde previamente usted debería tener todo su inventario capturado con al menos Nombre del producto y Precio 1, opcionalmente puede incluso meter Precio2, Precio 3, categoría, subcategoría, SKU, código de barras, Es un servicio, es una impresión, comentario, etc. Al darle clic en el botón se mostrarán las instrucciones completas para la importación del inventario

j) Exportar inventario

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Lo inverso de lo anterior, esta opción exporta en un archivo de Excel el catálogo de productos con su inventario actual. Este archivo puede ser de consulta o incluso ser usado para cargar el inventario en un nuevo Cyber café.

k) Revocar sistema Este botón, solo se mostrará cuando el sistema se encuentre registrado y nos permitirá revocar la licencia en el servidor actual para poder instalarla en un nuevo servidor con la misma clave de licencia proporcionada por Teamsys México. Al darle clic y seguir las instrucciones, nos proporcionará una clave de revocación, misma que deberemos guardar perfectamente ya que se nos pedirá al activar el nuevo servidor. ADVERTENCIA: Todos los datos del servidor actual desaparecerán y el programa nunca más podrá ser activado en el mismo servidor.

l) Desinstalar el programa Esta opción nos permite desinstalar el servidor Cyber Admin Control y es la única forma de hacerlo ya que estando dentro de la configuración del programa que exige privilegios administrativos, garantizamos que no lo quite ningún usuario no autorizado.

4.2.3 Subpestaña SERVIDOR WEB Esta utilísima función, convierte nuestro servidor Cyber Admin Control en un poderoso servidor web con el cual podremos consultar desde nuestra casa u oficina todos los movimientos registrados en el programa, el inventario actual, así como los usuarios que están utilizando actualmente cualquier PC o consola de videojuegos. NOTA. Esta función requiere conocimientos intermedios de redes y de ruteo de puertos, si desea que le activemos el servicio remotamente, este se realiza de manera gratuita la primera vez, sin embargo, si resetea o cambia el router o resetea su PC servidor sin realizar respaldo de su base de datos, a partir de la siguiente reconfiguración tendrá un pequeño costo que podrá consultar siempre a nuestros teléfonos de soporte. a) Activar servidor web

Al marcar la casilla se activa el servidor web b) Puerto del servidor web

Indica el número de puerto que utilizará el servidor web, por default el 80, aunque puede utilizar cualquier puerto válido. NOTA, el puerto seleccionado deberá ser configurado en su router para enviar las peticiones de su IP pública al equipo servidor ya que sin esto aunque el servidor se encuentre abierto, nunca podrá ser alcanzado externamente. Para mayor información comuníquese a soporte.

c) Activar DNS dinámico (www.dyndns.org) Cyber Admin Control se auxilia del ampliamente conocido servidor de dyndns para no necesitar conocer nuestra IP pública en todo momento, por lo tanto, deberá ingresar a esta página, registrarse, iniciar sesión y crear un dominio gratuito que desee. Los datos de usuario, password y nombre del host deberán ser rellenados conforme a la configuración de la cuenta que usted creó.

d) Tipo DNS A menos que usted compre un dominio con Dyndns, siempre deje el recuadro en Dynamic

e) Usuario, Password y Nombre del host Tienen que ver con la configuración de la cuenta en dyndns

f) Frecuencia de actualización (en minutos) Indica cada qué cantidad de minutos el servidor web de Cyber Admin Control chocará por un posible cambio de IP

g) Última respuesta del servidor DynDns Indica el estatus de la última vez que se mandó actualizar la IP en el servidor DynDns

h) Botón ver log del servidor

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Abre el bloc de notas con información del archivo log del servidor web así como los accesos al mismo

i) Botón “Cerrar servidor web” Cierra el servidor web Cyber Admin Control

j) Botón Abrir Servidor web Abre el servidor web Cyber Admin Control

k) Reiniciar servidor web Reinicia el servidor web Cyber Admin Control

4.2.4 Subpestaña IMPRESORAS Desde esta subpestaña, podremos automatizar los cobros por conceptos de impresión, es decir, podemos por ejemplo que todas las impresiones que se hagan a la impresora Laser 1010, generen una venta automática por el número de hojas impresas del servicio “Impresión bco/negro”. Este es solo un ejemplo. Antes de configurar esta sección, debe primero dar de alta todos sus servicios de impresiones habiéndolos marcado como “Es un servicio” y “Es una impresión” en el catálogo de productos. a) Impresora que desees automatizar cuando se detecte una impresión

Aquí se muestra una lista de las impresoras que tiene instaladas actualmente en el sistema. Seleccione la que quiere automatizar

b) Servicios que son impresiones Se muestra la lista de los servicios que previamente capturó en el catálogo de productos como servicio y como impresiones. Agrega tantos servicios de impresión como productos tengas, por ejemplo, para una impresora a color, puede que tengas 3 servicios (Impresión color texto, impresión color media hoja e impresión color hoja completa) cada una de ellas con diferentes precios. De preferencia agrégalas en el orden en que imprimes la mayoría en esa impresora; Es decir, si la mayor parte de impresiones es impresión color texto, que sea el primer servicio que agregar y así sucesivamente.

c) Agregar automáticamente el primer servicio de la lista si no se agregan manualmente en Selecciona esta opción para que cuando el cajero esté ocupado en otra cosa y se detecte una impresión, no se necesite intervención de nadie para que se agreguen los servicios de impresión a la cuenta del usuario en determinado número de minutos. Si no se marca la casilla, el programa nunca agregará los servicios de impresión a la cuenta si no lo hace el cajero de forma manual.

4.2.5 Subpestaña PROXIMAMENTE Desde esta ventana se verán los avances de la siguiente versión así como la fecha estimada de entrega. Recuerda que siempre estamos abiertos a sugerencias que permitan mejorar el programa.

4.3 PESTAÑA TICKETS Y FACTURAS

Esta ventana, está dividida en 2 grandes secciones que afectarán la forma de imprimir los tickets (remisiones), así como las facturas. 4.3.1 Tickets (Remisiones)

Desde aquí modificaremos el comportamiento de impresión de los tickets así como del cajón de dinero (si se cuenta con este)

a) Imprimir el siguiente formato al vender Seleccione el formato de ticket que se utilizará cada que se realice una venta. Este formato es una serie de comandos que el programa utilizará para darle el formato que usted desee. Se soportan una gran variedad de funciones, diferentes fuentes, colores, tamaños y posicionamiento de los campos dentro del ticket. Para mayor información de la configuración del formato, consulte www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/tickets.php

b) Impresora de tickets

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Seleccione de la lista la impresora de tickets que desea utilizar para la impresión de tickets. NOTA. Antes de reportar una problema en la impresión de sus tickets, asegúrese que la impresora seleccionada puede imprimir con el driver de Windows, para esto, abra su bloc de notas e imprima la leyenda “Hoja de prueba” en la impresora de tickets, si se le presenta un problema, verifíquelo antes de contactar a soporte.

c) # de copias Selecciona el número de copias a imprimir del ticket. Este se imprimirá uno después de otro (cuando sea más de 1 copia)

d) Imprimir ticket solo en montos totales mayores a Introduzca el importe mínimo de impresión del ticket, si este monto es igual o sobrepasa al establecido, el ticket se imprimirá, en caso contrario, se omitirá.

e) Imprimir el ticket de venta utilizando la serie Cuando tiene más de un punto de venta, será necesario que configure la serie que imprimirá el punto de venta actual, para esto, es necesario primero agregar el catálogo de series de documentos en el programa. Haciendo esto, cada punto de venta llevará un consecutivo que se pudiera repetir, pero que la serie sería distinta.

f) Pedir efectivo y mostrar cambio Muestra la pantalla de solicitud de efectivo y muestra en la parte posterior el cambio que debemos entregarle al cliente, estos campos son adicional a esto, cuando se soportan múltiples formas de pago (Tarjeta, vales, etc) es necesario marcar esta opción para poder recibir las diferentes formas de pago.

g) Permitir la omisión de la impresión del ticket Marcando esta casilla, siempre que presionemos clic derecho del ratón en el botón de cobrar, no se imprimirá ticket, de lo contrario, siempre se imprimirá.

4.3.2 Facturas Este apartado nos permite imprimir facturas en base a un formato de impresión que podemos modificar libremente a) Imprimir el siguiente formato al facturar

Seleccione el formato de la factura que se utilizará cada que imprima una factura. Este formato es una serie de comandos que el programa utilizará para darle el formato que usted desee. Se soportan una gran variedad de funciones, diferentes fuentes, colores, tamaños y posicionamiento de los campos dentro de la factura. Para mayor información de la configuración del formato, consulte www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/tickets.php

b) Impresora de facturas Seleccione de la lista la impresora que utilizará al facturar c) # Copias Introduzca la cantidad de copias que se imprimirán al realizar una factura

4.4 PRECIOS

La pestaña precios está diseñada para controlar todos los precios que por concepto de renta generen el uso del Internet, consolas de videojuegos, mesas de billar y cualquier otro servicio que se rente por tiempo. De manera predeterminada, el sistema tiene 2 secciones que no se pueden modificar ni eliminar que son la sección de Renta de máquinas (PC´s) y la sección de promociones. En la primera estableceremos los precios por omisión de la renta de PC´s, así como las posibles tarifas preferenciales o incluso más caras para días de la semana específicos o por horarios particulares; la segunda (Promociones) la utilizaremos cuando queramos establecer tarifas preferenciales y esta se la queramos otorgar a un cliente en particular por lo que no se puede restringir por rango de días u horas.

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Se muestra a continuación todas las opciones mostradas en esta pantalla de la figura 3.4, para posteriormente ejecutar un ejercicio de cómo se llenan los datos.

a) Selector de tarifa Este selector, nos permitirá movernos entre las diferentes tarifas de cada sección de cobro. Los precios que manipulemos, siempre serán los de la sección seleccionada, así como la tarifa de la sección seleccionada mediante este cuadro combinado. Cada sección tiene al menos una tarifa que se crea al momento de guardar la sección con nombre “Costos por omisión”

b) Botón definición rápida de precios Nos permitirá en base a ciertas reglas que especifiquemos rellenar todos los escalones de precios de la tarifa de renta de los equipos. En una primera instancia, podemos hacer una función lineal que nos incremente “X” cantidad de dinero, cada cierto tiempo el precio de la tarifa y en una segunda parte, si por ejemplo ya rellenamos manualmente los costos de toda la primera hora (De 1 minuto a 5 minutos hasta de 56 minutos a 1 hora), nos permitirá rellenar a partir de la 2ª hora o la que nosotros queramos repetir lo ya rellenado en escalones anteriores para evitarnos la engorrosa captura manual, el sistema calculará automáticamente los incrementos necesarios. Al presionarse, se activa un formulario que nos da 2 opciones, un incremento lineal para evitar llenar manualmente todas las casillas de los costos si es que se tiene una función lineal de cobros o repetir un rango de horas en otros.

Para el primer ejemplo de la función lineal, en el ejemplo de la figura, se tendrá un escalón de 15 minutos y se cobrará 3 pesos por cada 15 minutos consumidos. Esto es, si tenemos una tarifa fija, siempre se incrementará 3 pesos cada 15 minutos desde el comienzo (1 minuto a 5 minutos) hasta el tiempo máximo que hayamos definido, esto es, 12 pesos la hora en todos los rangos. Bastará presionar el botón “Incrementar” para aplicar la función lineal.

i) Incrementar automáticamente El monto en dinero que se incrementará cada casilla. Si se empieza por ejemplo en 0 y el incremento es de 3, los escalones se irán rellenando con 3, 6, 9. 12, 15, etc, etc.

ii) El precio cada Selecciona cada cuántos minutos se incrementará el costo de la renta en la sección actual de cobro.

iii) Tomando como precio base Cuál va a ser el valor inicial del incremento. Si está insertando desde el primer escalón, el valor debe ser 0. Sin embargo, si en su cyber café renta a 5 pesos el valor de cada 15 minutos en la primera hora y 2 pesos cada 15 minutos a partir de la 2ª hora. Deberá escribir para la 2ª hora y posteriores el valor 12. Para que se incremente a partir de 12 pesos de la primera hora.

iv) A partir del escalón Seleccione el escalón de tiempos a partir del cual se aplicará la definición rápida de precios.

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Fig. 4.1 Definición rápida de precios (Menú Supervisores ConfiguraciónPestaña Precios Seleccionar tarifa

Definición rápida de precios)

En la figura también viene una sección que dice “O si quieres repetir todo un segmento”, esto es, cuando no cobremos mediante una sección lineal, por ejemplo, que los primeros 10 minutos se incremente 3 pesos, pero de ahí en adelante se incremente 1 peso cada 10 minutos, deberemos rellenar por ejemplo todos los campos de la primera hora y a partir de la 2ª en vez de rellenar todos los campos, le decimos al programa que nos autorellene con la información introducida en la 1ª hora, esto es, el programa calculará los incrementos automáticamente desde la 2ª hora hasta el final. Bastará presionar el botón “Repetir” para ejecutar la repetición de rangos.

i) Repetir del escalón

A partir de qué escalón de tiempo vamos a empezar la repetición que se tomará como base. ii) Al escalón

Hasta qué escalón de tiempo vamos a terminar la repetición que se tomará como base iii) Los precios a partir del escalón

A partir de qué escalón, el sistema empezará a repetir los rangos con los incrementos autocalculados.

c) Botón “Modificar tarifa” Solo aparece cuando tengamos 2 o más tarifas en la sección actual y muestra el mismo diálogo que se explica en el inciso “d”, permitiéndonos solamente modificar la fecha y/o la hora de la tarifa, así como el nombre de esta, siempre y cuando no estemos en la sección “Promociones” ya que en esta sección, únicamente podremos modificar el nombre de la tarifa promocional.

d) Botón “Nueva Tarifa” Nos permite crear una nueva tarifa dentro de la sección actual. Se nos pedirá el nombre de la tarifa, adicional a esto y siempre que no se trate de la sección “Promociones”, podremos agregar los días y horarios en los que aplicará la tarifa.

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Fig. 4.2 Creación de nueva tarifa (Menú Supervisores ConfiguraciónFicha PreciosBotón Nueva tarifa)

i) Nombre

Escriba el nombre que le quiera dar a la tarifa ii) Día de inicio

Seleccione del cuadro combinado el día en que se empezará a aplicar la tarifa. En caso de que esté en la sección “Promociones” esta casilla estará desactivada y mostrará el día “Lunes”

iii) Día de término Seleccione del cuadro combinado el día en que se terminará la tarifa. Em caso de que esté en la sección “Promociones” esta casilla estará desactivada y mostrará el día “Domingo”

iv) Hora de inicio Escriba en formato militar (HH:MM) la hora en que se empezará a aplicar la tarifa durante todos los días en que esta dure. En caso de que esté en la sección “Promociones” esta casilla estará desactivada y mostrará las “00:00” horas

v) Hora de término Escriba en formato militar (HH:MM) la hora en que se terminará de aplicar la tarifa durante todos los días en que esta dure. En caso de que esté en la sección “Promociones” esta casilla estará desactivada y mostrará las “23:59” horas

vi) Comentarios Sirve como una información adicional a su tarifa, sin embargo, no se muestre en ningún otro lado.

vii) Botón “Cancelar” Cancela todo lo introducido anteriormente y cierra la pantalla de nuevo precio sin aplicar ningún cambio

viii) Botón “Guardar” Valida todas las entradas anteriores y crea una nueva tarifa con los valores especificados.

e) Celdas de precios Las celdas de precios tendrán tantos renglones como los que definan los campos “Tamaño del escalón” y “Máximo de horas a controlar”, aquí se mostrará en la primera columna, el rango de tiempo al que aplicará la tarifa y del lado derecho, nosotros tendremos que rellenar con el precio correcto. El sistema se encargará en todo momento de calcular el tiempo y en base a esto de la presente tabla el precio a cobrar al cliente. Para modificar un precio, bastará darle clic en la celda derecha de el escalón que queremos modificar, introducir el precio y presionar la tecla “Enter”, al terminar de guardar los precios, es recomendable presionar el botón “Aplicar” y si lo que está modificando es la sección “Renta de máquinas”, deberá adicionalmente presionar el botón “Enviarle la configuración a las máquinas cliente”

f) Pestañas de secciones

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Las secciones son los grupos de equipos que se rentarán a excepción de la sección “Promociones” que se utiliza para otro fin. Esto es, por omisión solo se cuenta con la sección “Renta de máquinas” y usted puede crear más secciones en el caso que rente consolas de videojuegos, tenga mesas de billar, rente controles de videojuegos adicionales, quiera llevar el control de sus mesas de cafetería, etc.

g) Pestañas de secciones Esta sección se cobro, está orientada exclusivamente para clientes preferenciales. Esto va de la mano con la configuración de clientes, ya que a cada cliente le puede dar una tarifa preferencial que tendrá prioridad sobre la tarifa normal de su cyber. Puede dar de alta tantas promociones como lo desee y con la única diferencia sobre nuevas tarifas (Explicado en el inciso d) en que como se otorgan unívocamente a clientes, no se contemplan Horas ni días determinados, por lo que al darlos de alta no están activadas esas casillas. Para más información de cómo asignarle a un cliente una tarifa promocional consulte la sección “Clientes” más adelante en este mismo manual

h) Impuesto de las rentas Se muestra un cuadro de opciones con todos los impuestos que tiene cargados el sistema. Para altas y cambios de los tipos de impuestos, consulte dentro de catálogos del programa Impuestos Este impuesto se aplicará a cualquier renta de equipos.

i) Tamaño del escalón Define el tamaño del escalón de tiempos, esto es, el mínimo tiempo en el que cambia nuestro precio de renta. Está compuesto por todos los posibles divisores de 60 (La cantidad de minutos en 1 hora) y el mínimo valor posible es 2 minutos. Para la gran mayoría de los Cyber cafés es recomendable el valor de 5 minutos ya que es un tiempo no tan chico ni tan grande que nos permitirá rellenar la tabla de precios como queramos. ADVERTENCIA: El mover el tamaño del escalón borrará los precios que haya definido con el tamaño del escalón anterior y tendrá que rellenar los precios que se adecuen al nuevo escalón.

j) Máximo de horas a controlar Especifica el tiempo máximo de horas a controlar

k) Nombre de la moneda Únicamente utilizado para la impresión de tickets y/o facturas, así como para las leyendas de números a letras utilizadas en la sección de compras.

l) Permitir X minutos de tiempo de gracia Cyber Admin Control controla los tiempos de una forma perfecta, pero como tal, existe la posibilidad de que un cliente por el simple hecho de pasarse un minuto, le toque otra tarifa más elevada. Por tal motivo, tenemos la opción de otorgar un “tiempo de gracia” en minutos que deberá escribir en esta casilla. Al escribir un número diferente de 0 (cero) y siempre que se vaya a cobrar una renta de una PC, aparecerá en el diálogo de ventas el botón “Otorgar tiempo de gracia” que al presionarlo restará del tiempo total del cliente los minutos de “gracia” recalculándose la tarifa.

m) Permitir X minutos de tiempo de gracia De manera adicional, usted puede cobrar por minuto simplemente activando esta casilla y escribiendo en el cuadro de texto a partir de qué minuto se deberá empezar cobrar por minuto. El costo se calculará accediendo al precio del escalón más cercano y sumándole la parte proporcional de costo que le corresponde. Un ejemplo, suponiendo que se tiene un escalón de 5 minutos, de 16 a 20 minutos usted cobra “10.00” y de 21 a 25 minutos usted cobra “15.00”. Si un usuario está 22 minutos el costo se calcularía de la siguiente forma.

1. Se sitúa en el costo anterior de 22 minutos, en este caso 16-20 minutos = 10.00 2. Se sitúa en el costo posterior de 22 minutos, en este caso 21-25 minutos = 15.00 3. Resta ambos costos, en este caso: 15.00 – 10.00 = 5.00 4. Divide entre 5 el costo obtenido en el paso anterior (Entre 5 por que en este ejemplo el escalón es de 5 minutos). En este caso: 5.00/5 = 1.00 5. Obtiene la resta en minutos del tiempo total menos el tiempo anterior de 22 minutos: En este caso: 22-20 = 2 6. Multiplica el costo obtenido en el paso 4 por el obtenido en el paso 5: En este caso 1.00*2 = 2.00

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7. Suma el resultado del punto anterior al costo obtenido del escalón anterior a 22 minutos. En este caso 10.00+2.00 = 12.00 Cobrando perfectamente por minutos sin tener que rellenar cada casilla con un escalón tan pequeño.

n) Redondear precios de renta a Cuando activa la casilla del punto anterior, suelen calcularse costos con fracciones decimales muy variables. Esta opción ofrece redondear ese costo calculado en fracciones de

Ningún ajuste: Cuando selecciona la opción “0” 50 centavos: Cuando selecciona la opción “.5” Siguiente unidad: Cuando seleccione la opción “1”

o) Botón “Modificar sección” Solo aparece cuando hayamos creado una nueva sección de cobro utilizando el botón “Crear nueva sección de cobro” como se explica en el inciso “p”, y nos permitirá modificar la sección creada

p) Botón “Crear nueva sección de cobro” Nos permite agregar una nueva sección de cobro para controlar la renta manual de cualquier cosa que se rente como equipos de videojuegos, PC´s linux, Macintosh, llevar el control de mesas de café, mesas de billar y que así mismo al rentarlo algún usuario, se le pueden agregar ventas individuales. Adicionalmente, a partir de la versión 3.0, diseñamos un hardware 100% mexicano para el completo control de cualquier consola de videojuegos con el que evitará cualquier fuga por consolas no reportadas al supervisor, ya que no se permitirá el uso de la consola si no se marca en el sistema y por lo tanto todo quedará registrado en los reportes de rentas del día. Al presionarlo aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la figura 4.3.

Fig. 4.3 Creación de nueva sección de cobro (Menú Supervisores ConfiguraciónFicha PreciosBotón Crear

nueva sección de cobro)

i) Nombre Escriba el nombre que le quiera dar a la nueva sección, de preferencia corto, ya que este se mostrará en una pestaña vertical desde donde seleccionará las diferentes secciones de cobro “Renta PC”, “XBOX", etc

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ii) Nombre mostrado en documentos Internamente, el sistema creará en el catálogo de productos, un servicio de nombre que usted quiera, este aparecerá en el reporte de rentas cada que usted rente cualquier cosa de la presente sección.

iii) Dibujo a utilizar

Seleccione de la lista de dibujos, el que más se adapte a su nueva sección. Dibujos actuales: Símbolo de Sistema operativo MacOS para equipos Macintosh Dibujo de un pingüino para equipos Linux Dibujo de una taza de café para mesas de café Dibujo de bolas de billar para billares Dibujo de Xbox 360 para consolas de videojuego juego como play Station, XBox, N64, etc.

En futuras versiones se incluirán nuevos iconos de equipos desconectados así como la posibilidad de seleccionar sus propios dibujos de su disco duro.

iv) Habilitar control electrónico Funciona de la mano con el control electrónico desarrollado 100% por nosotros en México, es un hardware que nos permite controlar de forma inalámbrica cualquier consola de videojuegos vieja, nueva o futura, ya que funciona cortando la corriente de los televisores que se usan en sus consolas. Puede visitar la información más reciente en nuestra web con información del control electrónico accessando www.teamsys.com.mx/cafeinternet/ayuda/controlelectronico.php

v) Puerto Solo para el uso en conjunto con el control electrónico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionará Teamsys México, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles

vi) Valor inicial Solo para el uso en conjunto con el control electrónico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionará Teamsys México, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles

vii) Tiempo encendido Solo para el uso en conjunto con el control electrónico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionará Teamsys México, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles

viii) Intervalo de espera Solo para el uso en conjunto con el control electrónico de consolas de videojuego; Este dato lo proporcionará Teamsys México, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles

ix) Botón “Configuración por equipo” Solo para el uso en conjunto con el control electrónico de consolas de videojuego. Nos abrirá el cuadro de diálogo mostrado en la figura 4.4, en donde definiremos datos que nos proporcionará Teamsys México, S.A. de C.V. al momento que usted reciba los controles. Antes de configurar los equipos, usted deberá establecer los nombres de las consolas. Vea el inciso “xi” para más información.

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Fig. 4.4 Configuración por equipo (Menú Supervisores ConfiguraciónFicha PreciosBotón Crear nueva sección de cobro/Modificar sección Botón Configuración por equipo)

x) Botón Cancelar Deshace cualquier cambio realizado en el dialogo que se muestra en la figura 4.3 y cierra la pantalla de la sección

iv) Botón Guardar Crea/Actualiza la sección de cobros en la base de datos, crea una tarifa por omisión para la presente sección recién creada, cierra esta pantalla y retorna a la pantalla anterior de precios. NOTA: La nueva sección no se reflejará en el programa hasta la próxima vez que reinicie el mismo. Si adquirió el control electrónico, al momento de reiniciar el programa, deberá establecer el nombre de sus consolas, posteriormente, volver a esta misma pantalla utilizando para esto el botón “Modificar sección” y presionando el botón “Configuración por equipo”.

4.4 PESTAÑA CLIENTE

La pestaña cliente muestra todo lo referente al programa cliente que instaló en todas las estaciones de su Cyber café y más que nada modificará el aspecto de este.

Fig. 4.5 Pestaña cliente (Menú Supervisores ConfiguraciónFicha Cliente)

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Lo primero que veremos, será el comportamiento del programa cliente cuando la PC se encuentre bloqueada, esto es, libre para su uso. Hay 2 formas principales de mostrar la pantalla de espera. La primera y es la que trae por omisión el programa es un banner de texto configurable que corre de derecha a izquierda pudiendo o no mostrar un reloj corriendo este en diagonales rebotando a lo ancho y alto de la pantalla. Si usted quiere mantener este comportamiento, asegúrese de seleccionar la subpestaña “Pantalla tradicional” y marcar la opción “Mostrar una pantalla negra con un texto desplazándose de derecha a izquierda” y no olvide escribir el texto en “Banner a mostrar”. Este texto se verá en todas las pantallas de sus PC´s. Adicional a esto, marque o desmarque a su conveniencia la opción “Mostrar reloj”

Si usted quiere por el contrario mostrar una serie de fotos en su pantalla, tal vez con promociones, paisajes, información al usuario, etc, asegúrese de que está marcada la subpestaña “Multifotos” y que la opción “Mostrar una serie de imágenes que cambian cada cierto tiempo (*.jpg)” está marcada. Aquí, se nos exigirá establecer el directorio en donde se encuentran nuestras imágenes siempre con extensión jpg. También viene un cuadro de texto que nos pregunta cada cuántos segundos cambiaremos la imagen, esto es, se mostrarán una después de otra con el intervalo definido. Para ver una prueba de su protector de pantalla, asegúrese que al menos una PC esté bloqueada en el sistema y presione el botón “Enviar la configuración a las máquinas cliente”. En el caso de haber seleccionado la opción de Multifotos, espere un momento antes de ver los cambios, ya que todas las imágenes del directorio seleccionado se subirán a todas las PC´s. El resto de los aspectos de configuración del programa cliente los veremos a continuación.

a) Título de las ventanas Es el texto que aparece en el título de todas las ventanas del programa Cyber Admin Control (Cliente) en las estaciones remotas

b) Texto de bienvenida Cuando un usuario llega a una estación remota y la desbloquea, automáticamente recibe un mensaje indicando su hora de inicio además del texto que usted escriba en este cuadro para darle una mayor cortesía a sus clientes.

c) Texto al pie para desbloquear Cuando las estaciones cliente están bloqueadas y siempre que tenga seleccionada la subpestaña “Pantalla tradicional”, se muestra un protector de pantalla; al pie de ese protector y solo en el caso de que haya habilitado la opción “Permitir que los usuarios desbloqueen las estaciones con la tecla Enter” de esta misma pantalla. Este texto es para darle al usuario una breve indicación de que tiene que presionar la tecla Enter para empezar a utilizar la máquina.

d) Texto de publicidad Cuando escriba algo en este cuadro de texto, las estaciones mostrarán en todo momento un pequeño banner encima de la barra de tareas

e) Mostrar diálogo indicando la cantidad a pagar Cuando está activada esta casilla las estaciones de renta con el programa Cyber Admin Control (Cliente) instalada, mostrarán una pequeña pantalla mostrando la cantidad a pagar cuando pasen el ratón encima del icono situado al lado del reloj del programa cliente.

f) Permitir que los usuarios desbloqueen las estaciones con la tecla Enter Cuando esté activada esta casilla, los usuarios en las estaciones de renta con el programa Cyber Admin Control (Cliente) instalado, podrán hacer uso de una máquina bloqueada simplemente presionando la tecla Enter, cuando está desactivada esta casilla, la única forma de que algún cliente use una máquina es solicitándose al encargado y desbloqueando este la máquina desde el servidor directamente.

g) Mostrar el tiempo y el total a pagar cuando los clientes seleccionen “Terminar” desde las estaciones remotas”

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Cuando está activada esta casilla y un cliente en una estación remota decide terminar de usar el equipo desde el menú del programa Cyber Admin Control (Cliente), este muestra automáticamente el tiempo de uso, el total de productos y/o servicios y el total a pagar, de lo contrario solo muestra el tiempo total de uso.

h) Bloquear automáticamente cuando el tiempo para recordar finalice Si marca esta casilla y algún cliente le pidió desocupar la máquina en X cantidad de minutos (Clic derecho en la PC rentada Menú control Recordar en X tiempo) si este se acaba, 2 minutos antes usted recibirá una advertencia que el tiempo está a punto de expirar, si usted no hace caso exactamente al acabarse el tiempo la PC se bloqueará y para el caso de los equipos con el control electrónico, este se apagará a su vez.

i) Bloquear automáticamente cuando un prepago finalice Si usted tiene habilitada la función de prepagos y un cliente hace uso de renta de equipos mediante prepagos y el tiempo se le acaba, la PC se bloqueará automáticamente cuando este finalice.

j) Permitir al cliente terminar la sesión La casilla marcada le permite a los clientes de las estaciones remotas poder terminar su sesión cuando estos terminen de usar el equipo, simplemente seleccionando terminar desde el menú del programa cliente; de lo contrario, solo el servidor podrá terminar la sesión remota.

k) No permitir en ningún momento el administrador de tareas ni el editor de registro Habilitando esta casilla, en todo momento no se podrá tener acceso al editor de registro ni al administrador de tareas de las PC´s cliente, esto por seguridad ya que la mayor parte de la gente que accesa a estos procesos no lo hace con buena intención.

l) Utilizar el inicio de sesión avanzado (Para el manejo de prepagos y clientes frecuentes) Al activad esta casilla, en los equipos cliente para poder iniciar sesión se les mostrará un diálogo con 3 opciones de inicio:

Introducir nombre de usuario y contraseña para poder iniciar sesión. Esta opción es útil si usted desea saber que cliente está accediendo a su Cyber Café y tener un historial de los mismos. Previamente usted tendría que dar de alta a los clientes como se verá más adelante en este manual.

Introducir un código de prepago: Esta opción es útil cuando usted le venda prepagos a los clientes como por ejemplo, Venderles el prepago código “4357896345” de 4 horas y 0 minutos. Al entrar el cliente este código, automáticamente el tiempo prepagado se va descontando de la sesión. Previamente usted tendría que dar de alta los prepagos como se verá más adelante en este manual.

Iniciar como cliente anónimo. Esta función será útil si el cliente es esporádico o no desea registrarse en la central.

m) Establecer el siguiente fondo de pantalla

Harto de que sus clientes cambien el papel tapiz de la pantalla, con esta útil función, el servidor se encargará en todo momento de mandarle el fondo de pantalla adecuado a las estaciones cliente. Simplemente seleccione una imagen jpg para que esa sea el fondo de pantalla de todas sus PC´s cliente.

n) Al bloquear la PC apagar el monitor automáticamente Esta función está diseñada para ahorrar luz y como su nombre lo indica, si marca la casilla, cuando un equipo esté bloqueado, el monitor automáticamente se apagará para encenderse automáticamente cuando un cliente inicie sesión.

o) Alertar al cajero en turno cuando haya más de __ PC´s bloqueadas y encendidas Esta función está diseñada para ahorrar luz, supongamos que usted le interesa tener 2 PC´s prendidas todo el tiempo por cualquier cliente que llegue, pero no más, si pone 2 en el cuadro en blanco, al estar detectar el programa que tiene más de 2 PC´s prendidas y sin uso (bloqueadas) le alertará con un mensaje al cajero que es recomendable apagar algunas.

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4.5 PESTAÑA CLIENTE (2)

Como ya no cabía más información en la pestaña de cliente, se creó esta nueva que con el tiempo irá albergando más opciones de configuración del mismo. Sugerencias siempre bienvenidas

a) Verificar existencia de Diskettes, CDROM o memorias USB al terminar la sesión Al marcar esta opción, siempre que se bloquee un equipo, se verificará si algún medio de almacenamiento extraible está en el equipo y se le avisará al encargado para que de ser posible alcance al cliente y le entregue sus dispositivos.

b) Controlar la cantidad de MB grabados en memorias, discos USB, celulares o cualquier medio de almacenamiento extraible Genera un servicio (Previamente dado de alta) con el número de MB grabados en memorias, discos USB, celulares o cualquier medio de almacenamiento extraible. NOTA. Esta función está en etapa de pruebas actualmente.

4.5 QUÉ HACER AL TERMINAR DE CONFIGURAR CYBER ADMIN CONTROL

a) Enviarle la configuración a las máquinas cliente

Al presionar este botón, los cambios que hayan sido realizados serán guardados además de que se aplicarán estos cambios a las máquinas de renta que tengan instalado el programa Cyber Admin Control (Cliente). Si alguna máquina no está en línea al momento de enviarles la configuración, estas automáticamente tomarán la nueva configuración cuando se vuelvan a conectar.

b) Aplicar Guarda los cambios de manera local pero no envía los datos nuevos a las máquinas cliente. Estas tomarán la nueva configuración hasta su próximo reinicio c) Cerrar

Cierra la ventana de configuración; ADVERTENCIA: Si usted no guarda los cambios, estos serán descartados automáticamente.

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6.Catálogos del sistema

Los catálogos en un sistema le dan gran flexibilidad a este para que haga exactamente lo que usted quiere. Cyber Admin Control viene con los catálogos necesarios para que usted seccione la información del sistema como usted quiera. Para acceder a los catálogos, es necesario que hayamos iniciado sesión con el usuario Administrador o en su defecto un usuario con privilegios de supervisor, dirigirse al menú de supervisores y en ese apartado, Seleccionar la opción “Catálogos del sistema”

Fig 5.1 Ubicación de los catálogos dentro del menú de supervisores

5.1 INVENTARIOS

En la versión 2.0 se manejó bastante el tema de inventarios, pero es en esta nueva versión 3.0 en donde

prácticamente ya se controla cualquier cosa que tenga que ver con este tema. Primeramente, usted debe decidir si desea un control estricto de su inventario, teniendo que realizar compras del producto y tener inventarios que cuadren con el inventario físico, o solo desea vender productos sin que importe que el número de artículos cuadre con el inventario físico; para configurar la forma en que Cyber Admin Control administra sus inventarios diríjase a la sección [Configuración Ficha ProgramaSubpestaña PRESENTACIÓN Casilla “NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias”]. Por omisión, la casilla se encuentra marcada, impidiendo vender si no se tienen existencias.

Si NO desea un control estricto de inventarios solo tiene que aprender a llenar el catálogo de productos y las Categorías-Subcategorías de lo contrario le recomendamos leer todo este capítulo. Los inventarios están conformados por el catálogo de productos que a su vez depende del catálogo de categorías, subcategorías y el catálogo de impuestos; el catálogo de proveedores para poder realizar compras el catálogo de kits para productos agrupados y por el catálogo de movimientos al inventario

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5.2 CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS

Desde este apartado, usted podrá Ver, consultar, agregar o modificar todas las categorías y subcategorías que son necesarias para dar de alta productos y/o servicios de manera más organizada.

Fig. 5.2 Categorías y SubCategorías (Menú Supervisores InventarioCategorias y SubCategorías) 5.2.1 Cuadro de selección:

Para ver una categoría ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artículo que desee ver y automáticamente se desplegará en los diálogos de abajo la información al respecto de ese producto.

IMPORTANTE: Actualmente no se pueden modificar o eliminar las categorías y subcategorías por lo que deberá tener especial cuidado cuando de de alta nuevas categorías o subcategorías.

5.2.2 CÓMO AGREGAR UNA NUEVA CATEGORÍA

Presione el botón “Nueva Categoría” Escriba en el cuadro de texto el nombre de la nueva Categoría Al terminar simplemente presione el botón “Guardar” o presione el botón “Cancelar” si hubo algún error

5.2.3 CÓMO AGREGAR UNA NUEVA SUB-CATEGORÍA

1) Seleccione del cuadro de selección la categoría en la que desee agregar la subcategoría 2) Presione el botón “Nueva Sub-Categoría” 3) Escribe en el cuadro de texto el nombre de la nueva Subcategoría 4) Al terminar simplemente presione el botón “Guardar” o presione el botón “Cancelar” si hubo algún error 5) La Subcategoría recién agregada se agrega a la lista de SubCategorías en la categoría actual.

Cuadro de selección

Agrega una nueva Categoría

Agrega una nueva Sub-Categoría

Cuadro donde se escribe la nueva categoría o subcategoría

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5.3 CATÁLOGO DE PRODUCTOS

Desde este apartado, usted podrá Ver, consultar, agregar o modificar todos los productos y/o servicios que ofrezca su cyber café, el precio de venta, el código, etc.

Fig. 5.3 Catálogo de productos (Menú de supervisoresCatálogos del programa Productos)

a) Cuadro de selección:

Para ver un producto o servicio ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artículo que desee ver y automáticamente se desplegará en los diálogos de abajo la información al respecto de ese producto.

b) Botón “Mostrar Todos/Solo Activos” Por omisión, se muestran únicamente los artículos con la casilla de verificación marcada “Activado”. Si desea ver productos activados y desactivados presione el botón y para hacer lo contrario vuélvalo a presionar.

c) Nombre: Se muestra el nombre del producto y/o servicio

d) Código de barras: Se muestra el código de barras en caso de tenerlo, muy util para el caso de contar con un lector de código de barras

e) Código Corto Se muestra el código corto del artículo, útil para los productos de alta rotación o que no tengan código de barras

f) SKU Muestra el código interno del producto; no se puede modificar ya que es un consecutivo interno del sistema, puede ser muy útil para identificar productos en su ticket de venta o en su factura.

g) Cantidad: Se muestra la cantidad de productos que se tienen actualmente. No se puede modificar la cantidad ya que para eso se tienen que realizar compras o movimientos al inventario de ese artículo para aumentar automáticamente el inventario. (no disponible cuando se trate de un servicio)

h) Precio1, Precio 2 y Precio 3

Consulta de otros códigos y búsquedas avanzadas por nombre

Cuadro de selección

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Indica el precio de venta actual del producto o servicio seleccionado actualmente. Los precios 2 y precios 3 son útiles cuando usted de alta clientes con tarifas preferenciales en la venta de artículos. Para más información de cómo utilizar el precio 2 y 3 por favor consulte la sección “Clientes” más adelante en este mismo manual.

i) Categoría Indica la categoría a la que hace referencia el producto. (Para saber más de categorías vea la sección “Categorías y SubCategorías” anteriormente en este mismo manual.

j) SubCategoría Indica la subcategoría a la que hace referencia el producto (Para saber más de subcategorías vea la sección “Categorías y SubCategorías” anteriormente en este mismo manual.

k) Stock Mínimo Cuando se trate de un producto, escriba en este cuadro la cantidad mínima que usted considera necesaria para trabajar correctamente el inventario, cuando la cantidad esté por debajo de la cantidad indicada en este cuadro, se mostrará en el reporte de artículos con bajas existencias. (No disponible cuando se trate de un servicio).

l) Stock Máximo Cuando se trate de un producto, escriba en este cuadro la cantidad máxima que usted considera necesaria para trabajar correctamente el inventario sin que tenga problemas de sobre inventario.

m) Costo promedio Valor no modificable que indica el costo promedio que tiene el sistema registrado. Esto se aplica siempre para obtener la ganancia neta real en cada venta de un artículo.

n) Producto Activado Active esta casilla cuando el producto y/o servicio se encuentre disponible en el Cyber Café, si lo desmarca no se mostrarán cuando se esté realizando una venta.

ñ) Es un servicio: Active esta casilla cuando lo que esté dando de alta se trate de un servicio. Se desactivarán las casillas de cantidad, Stock Mínimo y Stock Máximo. Un servicio es aquel que de antemano no tiene existencias fijas como son el “Escaneo de documentos”, las impresiones, el “Quemado de CD´s”, etc. Nota: Cuando de de alta los prepagos de tiempos, deberá dejar la casilla desmarcada.

o) Es una impresión Active esta casilla cuando lo que esté dando de alta se trate de un servicio y además se trate de una impresión. Cyber Admin Control necesita saber que artículos de su catálogo de productos son impresiones para, en el reporte del día, darle un resumen de las impresiones vendidas para compararlas con las impresiones detectadas.

p) Última vez vendido Valor no modificable que le muestra la última vez que se vendió ese producto/servicio

q) Botón eliminar Siempre que se trate de un artículo que no tenga registrada ninguna venta, compra, devolución o ajuste de inventario, podrá eliminar el artículo, de lo contrario no se lo permitirá, ya que se perdería la historia de entradas y salidas del artículo.

r) Comentarios Escriba en este cuadro el comentario que desee del producto y/o servicio en cuestión.

s) Botón “Agregar Producto”: Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo proveedor. Escriba el nombre del producto y/o servicio, el precio, si mantiene desactivada la opción de “Es un servicio” inserte también el Stock Mínimo y el Stock Máximo. Los comentarios son opcionales. Al finalizar presione el botón de guardar. Así mismo si desea cancelar la alta del nuevo producto o servicio, seleccione el botón “Cancelar”

t) Botón “Guardar”: Si ha presionado el botón “Agregar producto” anteriormente, intentará insertar un nuevo producto o servicio en la base de datos, de lo contrario guardará cualquier cambio que le haya hecho a la selección actual.

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u) Botón “Cerrar”: Al presionar este botón se cerrará la ventana de Catálogo de productos y si no guardó los cambios realizados estos se descartarán automáticamente.

5.3.1 CÓMO CONSULTAR UN PRODUCTO O SERVICIO

1. Seleccione del cuadro combinado el producto o servicio que desee consultar

5.3.2 CÓMO AGREGAR UN NUEVO PRODUCTO:

1. Presione el botón “Agregar Producto”; Verá que se deshabilitan el cuadro de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “Nombre” 2. Habilite la opción “Activado” en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Seleccione la opción entre si el producto es un Producto o un servicio (Un servicio no tiene existencias por

consiguiente tampoco stock mínimo ni stock máximo) 4. Rellene los cuadros de “Nombre”, “Precio 1”, “Precio 2”, “Precio 3”, “Categoría”, “SubCategoría”;

opcionalmente puede poner un código de barras si en su establecimiento cuentan con lector de barras y en el caso de que haya deshabilitado la opción “Es un Servicio”, también llene el Stock Mínimo y el Stock Máximo.

5. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón “Guardar”.

6. Una vez finalizado se habilitará nuevamente el cuadro de selección, se cambiará el botón de “Cancelar” por el de “Agregar Producto” y automáticamente se seleccionará el producto recién agregado.

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior.

5.3.3 CÓMO MODIFICAR UN PRODUCTO O SERVICIO:

1. Seleccione el producto o servicio que desee modificar del cuadro de selección. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opción. (IMPORTANTE: Para

cambiar el nombre del producto debe hacerlo desde el cuadro “Nombre” y no desde el cuadro de selección. 3. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar” hasta que el mensaje “Producto Actualizado con éxito”

5.3.4 CÓMO ELIMINAR UN PRODUCTO O SERVICIO

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar producto y/o servicios, sin embargo usted puede desactivar el producto para que no se muestre dicho producto o servicio en el diálogo de “Ventas” o de “Compras”

1. Seleccione el producto o servicio que desee desactivar del cuadro de selección 2. Desmarque la casilla “Producto Activado” 3. Presione el botón “Guardar”

Alternativamente puede eliminar un producto que no tenga ningún registro de Ventas y/o compras presionando el botón “Eliminar”

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5.4 CATÁLOGO DE PROVEEDORES

Desde este apartado, usted podrá Ver, consultar, agregar o modificar todos sus proveedores a quienes les compra.

Fig.5.4 Catálogo de proveedores (Menú de supervisoresCatálogos del programa Proveedores)

a) Cuadro de selección Para ver un proveedor ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el artículo que desee ver y automáticamente se desplegará en los diálogos de abajo la información al respecto de el proveedor seleccionado.

b) Nombre Se muestra el nombre del proveedor

c) Dirección Se muestra la dirección del proveedor d) Colonia Se muestra la colonia del proveedor e) Ciudad Se muestra la ciudad del proveedor f) Código Postal Se muestra el C.P. del proveedor g) Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, Extensión Se muestran los teléfonos de contacto h) Atención Se muestra el nombre de la persona responsable de atenderle i) No. Cliente

Se muestra el número de cliente que le genera el proveedor. j) Comentarios

Escriba en este cuadro el comentario que desee del producto y/o servicio en cuestión. k) Proveedor Activado

Cuadro de selección

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Active esta casilla cuando el proveedor le de servicio actualmente. Si lo desmarca no se mostrarán cuando seleccione el proveedor en la pantalla de selección de proveedores al realizar una nueva compra.

l) Botón “Agregar Proveedor” Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Proveedor. Escriba el nombre del proveedor. Todos los demás campos son opcionales y se utilizan únicamente con fines de consulta. Así mismo si desea cancelar la alta del nuevo producto o servicio, seleccione el botón “Cancelar”

m) Botón “Guardar” Si ha presionado el botón “Agregar proveedor” anteriormente, intentará insertar un nuevo proveedor en la base de datos, de lo contrario guardará cualquier cambio que le haya hecho a la selección actual.

n) Botón “Cerrar” Al presionar este botón se cerrará la ventana de Catálogo de proveedores y si no guardó los cambios realizados estos se descartarán automáticamente.

5.4.1 CÓMO CONSULTAR UN PROVEEDOR:

Seleccione del cuadro combinado el proveedor que desee consultar

5.4.2 CÓMO AGREGAR UN NUEVO PROVEEDOR:

1. Presione el botón “Agregar Proveedor”; Verá que se oculta el cuadro de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “Nombre”

2. Habilite la opción “Activado” en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Rellene el cuadros de texto “Nombre” y opcionalmente llene también los demás cuadros de texto que se

utilizan solamente con fines de consulta. 4. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar”. 5. Una vez finalizado se mostrará nuevamente el cuadro de selección, se cambiará el botón de “Cancelar” por el

de “Agregar Proveedor” y automáticamente se seleccionará el proveedor recién agregado.

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior.

5.4.3 CÓMO MODIFICAR UN PROVEDOR:

1. Seleccione el proveedor que desee modificar del cuadro de selección. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opción. (IMPORTANTE: Para cambiar

el nombre del proveedor debe hacerlo desde el cuadro “Nombre” y no desde el cuadro de selección. 3. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar” hasta que el mensaje “Producto Actualizado con éxito”

5.4.4 CÓMO ELIMINAR UN PROVEEDOR:

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar proveedores, sin embargo usted puede desactivar cualquier proveedor si es que ya no trabaja con esa empresa para que no se muestre dicho proveedor en la pantalla de selección de proveedores al realizar una nueva compra. Todos los reportes con ese proveedor se seguirán manteniendo.

1. Seleccione el producto o servicio que desee desactivar del cuadro de selección 2. Desmarque la casilla “Producto Activado”

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3. Presione el botón “Guardar”

5.5 COMPRAS

Las compras son necesarias para que usted lleve un estricto control de las entradas de mercancía a su Cyber Café y estas automáticamente aumentan el inventario de productos para que estén disponibles a la venta, adicional a esto, alimentando el precio de costo de los productos, podrás tener en todo momento el costo de tu inventario totalmente actualizado.

Fig. 5.5 Selección de compras (Menú de supervisores Catálogos del programa Compras)

Desde esta pantalla usted podrá realizar una nueva compra seleccionando el proveedor, la fecha de la factura y el número de factura, además de poder también consultar una compra realizada anteriormente buscándola por fecha o por número de factura.

5.5.1 CÓMO REALIZAR UNA NUEVA COMPRA

1. Asegúrese de seleccionar la pestaña “Crear nueva compra” 2. Seleccione el proveedor de la compra del cuadro de selección de proveedores 3. Escriba el número de la nota o factura de la que realiza la compra 4. Seleccione la fecha de la nota o factura cuando realizó la compra 5. Seleccione el botón “Capturar compra”

5.5.2 CÓMO CONSULTAR UNA COMPRA HECHA ANTERIORMENTE

1. Asegúrese de seleccionar la pestaña “Consultar compras”

Cuadro de selección de proveedores Calendario que indica la fecha de la realización de la compra

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2. Si tiene a la mano la fecha de la factura seleccione del cuadro de selección de fecha y proveedor la fecha en la cual haya hecho la compra o

3. Si se sabe únicamente el número de nota o factura seleccione el número del cuadro de selección de factura 4. Presione el botón “Consultar documento” 5. Se mostrará la pantalla de la figura 5.6, solo que no se permitirá realizar cambios de ningún tipo.

Posteriormente se va a mostrar la siguiente pantalla de compras en blanco si es una nueva compra o con los datos de la compra si es que es consulta.

Fig. 5.6 Compras (Menú de supervisoresInventarioComprasNueva compra o consulta de compra

existente)

5.5.3 CÓMO CAPTURAR LA COMPRA

Una vez iniciada la compra como se vio en el apartado 5.5.1 nos aparecerá la pantalla de la figura 5.6. Esta está dividida en 3 grandes partes que son 1. La captura de los productos que se muestra en la parte superior izquierda, el filtro de productos que se encuentra en la parte superior derecha y la descripción actual de la compra que se muestra en la parte inferior. Veamos para que nos sirven. 1) Captura de los productos Mediante estas opciones, introduciremos partida por partida toda la información de la nota y/o factura que tengamos de nuestro proveedor. Los campos son

a) Cant (F2) Introduzca la cantidad de productos que indica el documento, también accesible rápidamente al presionar la tecla “F2” b) Descripción (F3)

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Escriba las primeras letras del producto que se nos indica en el documento, al hacerlo automáticamente se seleccionará el producto de la lista. Si quiere navegar algún producto arriba o abajo del que está seleccionado, use las flechas “Arriba” y “Abajo” de su teclado para navegar por productos. A este cuadro también accedes rápidamente presionando la tecla “F3” c) Código (F4) Si estás capturando la compra mediante escaner de código de barras, posiciónate en esta casilla y escanea el producto para que se seleccione automáticamente. También accedes rápidamente con la tecla “F4” d) Precio de costo (F5) Este espacio nos permite introducir el costo del producto tal y como lo compramos incluyendo impuestos si es que lo tiene. Si es que tienes habilitada en las opciones avanzadas de “generar un gasto automáticamente al capturar una compra” es muy importante que captures el costo real que se indica en tu documento ya que si no, no cuadrará el gasto realizado con el importe de la compra física. Accesas rápidamente presionando la tecla “F5”. e) Impuesto Selecciona el tipo de impuesto que tenga el producto comprado. Consulta el catálogo de impuestos para más opciones más adelante en este mismo manual. f) Lista de productos Muestra por omisión, toda la lista de productos activados en el sistema. Si se desea ver solo un subconjunto de todos estos registros, podemos filtrar la información únicamente de ciertos registros. g) Botón Agregar Al presionar el botón o al presionar la tecla “Enter” en cualquiera de las secciones en donde se encuentre en la compra, el producto seleccionado de la lista de productos se intentará agregar a la compra siempre y cuando todos los datos estén correctos. Si el precio de costo es 0, se mostrará una leyenda que te advierte de que se guardará el producto sin costo, ya será responsabilidad tuya si lo guardas, lo único que se afectaría sería el coste de tu inventario.

2) Filtro de productos Mediante estas opciones, cuando tengamos un catálogo de productos muy grande, podremos seleccionar solo un subconjunto de registros para que la búsqueda manual se facilite. Podemos filtrar por categoría y subcategoría, así como por nombre de producto y por código de producto. Al presionar el botón “Aplicar filtro” o la tecla “F10”

a) Mostrar los productos de la categoría Seleccione la categoría de productos que desee incluir en el filtro. Si desea incluir todas seleccione la opción “Todas las Categorías” b) Y la subcategoría Seleccione la subcategoría de la categoría seleccionada en el inciso a que desee incluir en el filtro. Si desea incluir todas las subcategoría de la categoría seleccionada seleccione “Ninguna SubCategoría” c) Que el nombre del producto contenga

Escriba toda o solo una parte de el/los producto que desee filtrar d) Que el código del producto contenga Escerriba toda o solo una parte del código de los productos que desee filtrar e) Botón Aplicar filtro (F10) Aplica el filtro con las condiciones de los incisos a, a la d y con esta información rellena la lista de productos para que al buscar los productos sea más rápida la búsqueda f) Mostrar todos los artículos(F11) Si no desea aplicar un filtro solo presione el botón y se mostrarán todos los artículos como cuando se abrió la pantalla originalmente.

3) Descripción actual de la compra En este recuadro se irán mostrando todas las partidas conforme las vaya capturando mostrando la cantidad, código, descripción, precio unitario de costo, el impuesto unitario y el subtotal. Adicionalmente, si tiene marcada la opción de la configuración avanzada de “Mostrar en las compras y en el reporte diario

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la comparativa de precio de costo contra venta”, se mostrará el precio unitario de venta y el precio total de la venta si es que se vendieran todos los productos de la partida actual.

La compra se puede modificar tantas veces se requiera siempre y cuando no se haya guardado. Si comete un error antes de guardar solo seleccione la partida actual y presione doble clic para borrar la partida, si introduce un producto que ya haya metido, este se agregará en el mismo renglón sumando las cantidades previamente introducidas. Una vez guardada la compra y aceptada la advertencia que esta no se puede modificar, no habrá ninguna manera de revertir el proceso.

NOTA. Las compras una vez guardadas no se pueden modificar

5.6 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

Alternativamente a las diferentes formas de manipular las existencias en su cyber café, hay una forma adicional de manipular sus inventarios. Esto se llama movimientos al inventario y su objetivo es principalmente llevar un registro estricto de cualquier movimiento de productos ya sea ventas, cambios, devoluciones o simplemente entrada de mercancía. El sistema tiene por omisión 5 tipos diferentes de movimientos al inventario que son: Compras, Ventas, Devoluciones, Ajuste de inventario (Sobrante) y Ajuste de inventario (Faltante). Antes de realizar cualquier tipo de movimiento será necesario analizar si alguno de estos 3 tipos básicos de movimientos son suficientes o si se desea agregar un nuevo movimiento para esto deberá dirigirse al catálogo de movimientos al inventario, posteriormente deberá crear el movimiento seleccionando nuevo movimiento. Al finalizar podrá consultar cualquier tipo de movimientos.

5.6.1 CATALOGO DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

Fig 5.7 Catálogo de Movimientos (Menú de supervisores Inventario Movimientos al Inventario Catálogo de Movimientos al Inventario )

a) Cuadro de selección Para ver un movimiento ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el nombre del movimiento que desee ver y automáticamente se desplegará en los diálogos de abajo la información al respecto de el movimiento al inventario seleccionado.

b) Nombre Se muestra el nombre del proveedor

Cuadro de selección

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c) Tipo de Movimiento En cada movimiento al inventario hay un tipo básico de movimiento; esto es, Entrada de inventario o salida de inventario

d) Comentarios Escriba en este cuadro el comentario que desee de movimiento al inventario

e) Botón “Agregar Movimiento” Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo tipo de movimiento al inventario. Escriba el nombre del movimiento, el tipo de movimiento y un comentario. Si desea cancelar la alta del nuevo movimiento al inventario, seleccione el botón “Cancelar”

f) Botón “Guardar” Si ha presionado el botón “Agregar Movimiento” anteriormente, intentará insertar un nuevo movimiento al inventario en la base de datos, de lo contrario guardará cualquier cambio que le haya hecho a la selección actual.

g) Botón “Cerrar” Al presionar este botón se cerrará la ventana de Catálogo de movimientos al inventarioJ y si no guardó los cambios realizados estos se descartarán automáticamente.

5.6.2 NUEVO MOVIMIENTO

Fig 5.8 Realizar nuevo movimiento ( Menú de supervisores Catálogos del programa Movimientos al

Inventario Nuevo Movimiento )

Esta pantalla permite realizar cualquier tipo de movimiento al inventario que desee. Para hacer lo haga lo siguiente:

1. Escriba el número del documento al que hace referencia el movimiento a realizar 2. Seleccione del cuadro de “Tipo de Movimiento” el movimiento a realizar (Si no aparece el tipo deseado

consulte la sección 5.6.1 anteriormente en este mismo manual) 3. Escriba la cantidad de los artículos a mover 4. Seleccione del cuadro de productos el artículo al que desee realizar el movimiento 5. Seleccione el botón “Agregar” 6. En caso de equivocarse en cualquier paso anterior, solo seleccione del cuadro de movimientos, el movimiento

deseado, haga doble clic y siga las instrucciones en pantalla para eliminar el movimiento o modificarlo.

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a) Botón “Aceptar”

Guarda todos los movimientos generados en el momento actual y cierra la pantalla de Nuevo Movimiento

b) Botón “Eliminar Todo” Elimina todos los movimientos generados en el momento actual y limpia el cuadro de movimientos. c) Botón “Exportar a MS Excel”

Exporta el contenido de las celdas de movimientos al inventario a una hoja electrónica de MS Excel (Requiere MS Excel instalado)

5.7 INVENTARIOS FÍSICOS

La primera vez que usted capture su catálogo de productos, así como al momento de hacer una auditoría a sus inventarios, usted podrá cuadrar sus inventarios viendo una relación de la cantidad teórica que tiene el sistema contra la cantidad física que efectivamente hay así como una columna de diferencias netas. Esta útil función, le permitirá saber con exactitud de faltantes en su inventario de forma inmediata además de guardar un registro de estos.

5.7.1 CREACIÓN DE UN NUEVO INVENTARIO FÍSICO

Lo primero que necesitamos, es entrar al menú de inventarios físicos para poder crear uno.

Fig 5.9 Creación de un nuevo inventario físico (Menú de supervisores Catálogos del programa Movimientos

al Inventario Inventario físico )

a) Botón “Cancelar” Cierra la pantalla actual y cancela la creación del inventario físico

b) Botón “Levantar nuevo inventario” Abre una ventana de captura del nuevo inventario físico.

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Fig 5.10 Captura del inventario físico ( Menú de supervisores Catálogos del programa Movimientos al Inventario Inventario físico Capturar nuevo inventario )

a) Pestañas Manual/Código de Barras Intercambia el modo de captura de datos, la captura manual nos pide introducir la Cantidad y el producto a cuadrar inventario de forma manual utilizando el cuadro de selección, la captura por código de barras simplemente nos muestra un cuadro en donde debemos capturar con el escaner de código de barras los productos a inventariar. b) Cantidad Si la pestaña está en modo de captura manual, introducimos la cantidad de productos recién contados c) Cuadro de selección de productos Si la pestaña está en modo de captura manual, seleccionamos el producto que acabamos de contar d) Cuadro de texto en pestaña Código de barras Nos permite escanear el producto que estemos contando, para evitar tener que escanear varios artículos de un mismo producto, anteponemos la cantidad seguida de un asterisco (símbolo x) y enseguida escaneamos el artículo contado. e) Botón “Agregar” Si la pestaña está en modo de captura manual, presionándolo se agregará el producto seleccionado a la lista del inventario físico. f) Tabla de inventario físico Muestra de forma gráfica todos los productos capturados en el inventario físico, así como una comparativa de lo que tiene el sistema contra el inventario físico para mostrar adicionalmente la diferencia. Si es faltante se verá de color rojo, si es sobrante se verá de color azul, y si es idéntico se mostrará de color negro. g) Comentarios En este recuadro el que levanta el inventario físico puede poner cualquier tipo de comentarios, como las razones por las que hay tanto faltante o incluso observaciones del empleado en turno. h) Botón de Excel Exporta los registros a una hoja de Excel i) Botón Cancelar Elimina todas las partidas y se sale de la captura del inventario físico sin afectar ninguna existencia j) Botón Guardar

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Después de advertir al usuario que la captura del inventario físico no se puede modificar, guarda las nuevas existencias en el sistema y se sale de la pantalla de captura.

5.7.2 CONSIDERACIONES ADICIONALES

Si usted se equivocó al teclear algún producto, simplemente selecciónelo de la lista, de doble clic y seleccione la opción “Eliminar”.

Si está en captura manual y encontró un producto que ya había contado, simplemente introdúzcalo nuevamente para que el sistema lo sume a lo ya contado

Si está en captura por código de barras, cada escaneo que usted haga de un mismo artículo se verá reflejado en una sola partida, aumentándose cada vez la cantidad contada.

El sistema internamente realiza un movimiento al inventario por “Ajuste de inventario (Sobrante)” o “Ajuste de inventario (Faltante)” por cada partida con diferencias.

5.7.3 CÓMO CONSULTAR UN INVENTARIO FÍSICO HECHO ANTERIORMENTE

1. Asegúrese de seleccionar la pestaña “Consulta” 2. Seleccione el cajero que desee consultarle los inventarios levantados o seleccione “Todos” del cuadro de

selección de cajeros. 3. Seleccione de las pestañas la opción que más se adecue a la búsqueda de los inventario físicos (Hoy, Semana

actual, mes actual) o personalizado si es que es de meses anteriores 4. Se auto llenará la lista con los inventarios levantados 4. De doble clic al inventario que desee consultar 5. Se mostrará la pantalla de la figura 5.10, solo que no se permitirá realizar cambios de ningún tipo.

5.8 CLIENTES

Todo negocio necesita llevar un control de qué clientes son a los que les está vendiendo, ya sea para poderles ofrecer descuentos o tarifas preferenciales o simplemente por tener la estadística de los mismos. Cyber Admin Control desde su versión 2.45 incorporó un sistema de control de clientes desde los cuales usted puede crearlos, modificarlos y consultarlos. Para acceder al catálogo de clientes no hay más que dar con el botón secundario al tercer dibujo de izquierda a derecha en la barra de herramientas como se muestra en la siguiente figura.

Fig 5.11 Ubicación del catálogo de clientes ( Clic derecho del ratón sobre la figura )

Al darle clic con el botón derecho del ratón sobre la figura mostrada, se mostrará la siguiente pantalla.

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Fig. 5.12 Catálogo de Clientes (Clic derecho 3ª figura de izquierda a derecha en el menú principal)

a) Cuadros de selección rápida

Permiten seleccionar rápidamente un cliente ya sea para consultarlo o modificarlo. Las opciones de selección rápida abarcan:

ii. Apellido iii. Nombre iv. Nick v. Teléfono 1

vi. E-mail b) Nombre

Se muestra el nombre del cliente c) Apellidos

Se muestra el apellido del cliente d) Nick

Se muestra el nick del cliente (El nick o apodo, es muy importante, ya que se utiliza en innumerables opciones de Cyber Admin Control y es preferible utilizar en este campo un nombre o número descriptivo que tanto usted como el cliente identifiquen.

e) Password Se muestra el password del cliente (Este, junto con el nick, son una de las posibles opciones de inicio en la pantalla de inicio de sesión avanzada del programa cliente).

f) Ficha Principal i) Dirección

Cuadros de selección rápida de clientes.

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Se muestra la dirección del cliente. Opcionales en la captura ii) Código Consecutivo automático que identifica al cliente por un código numérico. Este lo asigna automáticamente el sistema y no se puede modificar. iii) E-mail Se muestra el e-mail del cliente (opcional) iv) Teléfono1 y Teléfono 2 Teléfonos opcionales en la captura del cliente

g) Casilla de verificación de activado Esta casilla indica si el cliente se encuentra en estado de activado en el momento actual. Siempre que la casilla esté activada, al usuario se le permitirán los inicios de sesión en la pantalla de inicio de sesión avanzada del cliente, así como también se mostrará su nombre en las búsquedas de clientes en las pantallas de venta. Si el cliente deja de serlo, simplemente desactive la casilla y este ya no se mostrará en las pantallas mostradas anteriormente pero se seguirán manteniendo sus historiales de venta intactos.

h) Lista de precios Seleccione la lista de precios que le quiera otorgar al cliente. Las opciones son Precio1, Precio 2 y Precio 3. Los precios de los productos los puede modificar desde el catálogo de productos como se vio anteriormente en este mismo manual.

i) Ficha Foto

Fig. 5.13 Catálogo de Clientes (Clic derecho 3ª figura de izquierda a derecha en el menú principa Ficha Foto)

i) Archivo

Se muestra la ruta completa del archivo donde se guarda la imagen del cliente. ii) Opciones de carga de imagen

ii.1) Manual Si se elije, la foto no se cargará automáticamente al seleccionar un cliente agilizando la navegación por los clientes. Para mostrar la imagen, deberás presionar el botón “Recargar”

ii.2) Automática Si se elije, la foto se carga automáticamente al seleccionar un cliente de la barra de selección múltiple. Esto hace un poco más lenta la navegación de clientes ya que el programa tiene que leer la imagen y cargarla.

ii.3) Botón Imprimir credencial Si se elije, se imprime la credencial del cliente. Deberá primero configurar la credencial ii.4) Botón configurar Credencial

Muestra una ventana desde donde se pueden configurar 3 opciones principales. La imagen de fondo de la credencial con sus márgenes X, Y, ancho y alto, La posición posición en la credencial del código de barras así como la cantidad de dígitos que se incluirán en esta, la ubicación de la fotografía del cliente así como sus márgenes X, Y, ancho y alto y por último la ubicación (X y Y) del nombre del cliente así como un cuadro de selección de la fuente y sus atributos. Cabe hacer mención que todas las

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unidades de medida son en milímetros y prácticamente se puede configurar cualquier tipo de credencial del cliente.

ii.5) Botón Recargar Si se presiona y la opción de carga de imagen está en “Manual”, la imagen se cargará y se mostrará.

j) Ficha Cyber

Fig. 5.14 Catálogo de Clientes (Clic derecho 3ª figura de izquierda a derecha en el menú principa Ficha Foto)

i) Cobrar usando

i.1 Tarifa Normal. Cobra como cualquier versión anterior ha cobrado anteriormente utilizando la tarifa normal de cobros que cuadre con la fecha y hora actual.

i.2 Tarifa promocional Aquí usted debe seleccionar una tarifa de todas las tarifas que usted ha creado en la sección Promociones y es útil para cobrarle a un cliente con una tarifa promocional ya sea que sea un cliente frecuente o que simplemente le queramos dar una tarifa especial por ser un conocido o un empleado. Para dar de alta las tarifas promocionales diríjase al menú de supervisores Configuración Pestaña Programa SubPestaña PRESENTACIÓN Pestaña de sección “Promociones” Botón Nueva tarifa

ii) Horas acumuladas “Parcial, Semanal, Mensual, Anual, Total”

Estas casillas son de solo lectura y le muestran en todo momento el historial de consumo de renta de PC´s en forma de horas y minutos.

Parcial: Le muestra el total de consumo hasta que usted lo restablezca con el botón ubicado en la parte inferior del mismo. Semanal: Le muestra el total de consumo de la semana actual y se restablece al detectar un cambio de semana Mensual: Le muestra el total de consumo del mes actual y se restablece al detectar un cambio de mes Anual: Le muestra el total de consumo del año actual y se restablece al detectar un cambio de año Total: Le muestra el total consumido del cliente y no hay forma de restablecerlo.

iii) Última visita Indica la última fecha que el cliente en cuestión realizó un consumo en su cyber café, ya sea rentando un equipo o comprando cualquier cosa de su inventario. Esta casilla es de solo lectura

iv) Fecha de registro

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Indica la fecha en que el cliente se dio de alta en el sistema. Esta casilla es de solo lectura, v) Saldo k) Comentarios

Muestra los comentarios del cliente actual. l) Botón “Agregar Cliente”

Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Cliente. Escriba el nombre del Cliente y su nick. Todos los demás campos son opcionales y se utilizan únicamente con fines de consulta. Así mismo si desea cancelar la alta del nuevo cliente, seleccione el botón “Cancelar”

m) Botón “Guardar” Si ha presionado el botón “Agregar Cliente” anteriormente, intentará insertar un nuevo cliente en la base de datos, de lo contrario guardará cualquier cambio que le haya hecho a la selección actual.

n) Botón “Cerrar” Al presionar este botón se cerrará la ventana de Catálogo de clientes y si no guardó los cambios realizados estos se descartarán automáticamente.

5.8.1 CÓMO CONSULTAR UN CLIENTE

Seleccione de cualquiera de los cuadros de selección el cliente que desee consultar

5.8.2 CÓMO AGREGAR UN NUEVO CLIENTE:

7. Presione el botón “Agregar Cliente”; Verá que se deshabilitan los cuadros de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “Nombre”

8. Active la casilla de “Cliente activado” 9. Rellene los cuadros de “Nombre”, “Apellido”, “Nick”, “e-mail”, etc. 10. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar”. 11. Una vez finalizado se habilitará nuevamente los cuadros de selección, se cambiará el botón de “Cancelar”

por el de “Agregar Cliente” y automáticamente se seleccionará el cliente recién agregado.

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior.

5.8.3 CÓMO MODIFICAR UN CLIENTE

12. Seleccione el cliente que desee modificar del cuadro de selección 13. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opción. (IMPORTANTE: Para

cambiar el nombre del cliente debe hacerlo desde el cuadro “Nombre” y no desde el cuadro de selección. 14. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar” hasta que el mensaje “Cliente Actualizado con éxito”

5.8.4 CÓMO ELIMINAR UN CLIENTE

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar clientes, sin embargo usted puede desactivar el cliente para que no se muestre dicho cliente en el diálogo de “Ventas” o de “Prepagos” y que los clientes no lo puedan seleccionar desde la pantalla de inicio de sesión avanzada.

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5.9 PUNTOS DE VENTA

Imagine controlar un mismo inventario mediante 2 o más puntos de venta, dar de alta compras en un punto de venta mientras no interrumpe la venta de productos desde otro. En uno consultando reportes mientras en el otro está haciendo un ajuste de inventario, controlar tantas cajas como quiera controlando en todo momento el dinero que hay en cada una de forma totalmente independiente; todo esto es posible mediante la utilización de puntos de venta adicionales. A partir de la versión 3.0, Cyber Admin Control es capaz de manejar tantos puntos de venta como usted requiera. Esto es de gran utilidad para negocios muy grandes donde el cobro desde una única computadora deriva en filas interminables que el cajero no se da abasto en atender. Para solucionar esto, se pueden agregar tantos puntos de venta como requiera; estos requieren de una licencia adicional con un costo de $1500 si es solo punto de venta (No se rentan PC´s ni consolas) y en $2000 si es un servidor completo adicional (Ventas y rentas de PC´s y/o consolas). El catálogo de puntos de venta lo encuentras en el menú de supervisores Catálogos del programa Puntos de venta.

Fig. 5.15 Catálogo de puntos de venta

La pantalla del catálogo de puntos de venta (Fig 5.15) cuenta con diversas opciones como son:

1.Selección del punto de venta Permite seleccionar el punto de venta deseado. Por omisión el sistema únicamente está registrado con el punto de venta 1. 2.No. De punto de venta Indica el número de punto de venta seleccionado en el selector de puntos de venta 3.Provisión inicial Indica la provisión inicial de ese punto de venta. Se puede cambiar desde esta pantalla cuando se desee no olvidando que se levantará un mensaje de interés al supervisor. Cualquier cajero puede cambiar la provisión inicial siempre y cuando tenga habilitada la opción “Puede cambiar su provisión inicial”. Esta provisión inicial también puede ser cambiada desde la pantalla de reportes. 4.Exigir contar el dinero en caja antes de hacer el corte Si activa esta opción aunado a no permitir que los cajeros tengan acceso a los reportes de ventas del día en el catálogo de cajeros, al momento de realizar el corte y antes de ver cualquier cosa, se le exigirá al cajero introducir cuánto dinero tiene en caja (Dinero total incluyendo provisión inicial). Esto para evitar que cuadre su

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caja y usted posteriormente podrá ver las diferencias de dinero entre el dinero contado por el cajero contra el dinero que dice el sistema que debe haber. 7.Comentarios Comentarios opcionales del punto de venta, útiles únicamente para consulta interna.

5.9.1 CÓMO CONSULTAR UN PUNTO DE VENTA

Seleccione del cuadro de selección el punto de venta que desee consultar

5.9.2 CÓMO AGREGAR UN NUEVO PUNTO DE VENTA

a) Presione el botón “Agregar PV”; Verá que se deshabilitan los cuadros de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “No. De punto de venta (2-99)” b) Introduzca el número de punto de venta (del 2 al 99 ya que el 1 siempre existe) c) Introduzca la provisión inicial así como decida si el cajero va a tener que contar el dinero antes de realizar el corte; Opcionalmente escriba comentarios. d) Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón “Guardar”. e) Una vez finalizado se habilitará nuevamente el cuadro de selección, se cambiará el botón de “Cancelar” por el de “Agregar PV” y automáticamente se seleccionará el punto de venta recién agregado.

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior. IMPORTANTE: Los puntos de venta adicionales se venden como licencias adicionales. Pregunte precios antes de agregar cajas adicionales.

5.9.3 CÓMO MODIFICAR UN PUNTO DE VENTA

Una vez creado un punto de venta, no le puede cambiar el número en ningún momento, lo único modificable es la Provisión inicial, la opción de si se exige o no a los cajeros a contar el dinero cuando hagan un corte y los comentarios.

a) Seleccione el punto de venta que desee modificar del cuadro de selección b) Modifique los valores que desee c) Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón

“Guardar” hasta que el mensaje “Punto de venta Actualizado con éxito”

5.9.4 CÓMO ELIMINAR UN PUNTO DE VENTA

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar puntos de venta.

5.9.5 COMO SE INSTALA Y USA UN NUEVO PUNTO DE VENTA Primeramente deberá haber creado un nuevo punto de venta en el programa principal. Supondremos para el ejemplo que voy a mostrar que se creó el punto de venta No. 2.

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1) Usted deberá instalar un nuevo servidor Cyber Admin Control siguiendo el proceso de instalación que detalla este manual, ejecutarlo 1 vez, identificar el directorio de datos de esta PC como se muestra en el punto 2, pero en la PC que acabamos de instalar. Cerrar el programa.

2) En el servidor principal, ubicar la carpeta de datos de Cyber Admin Control, para esto, con el programa encendido, abrimos la pantalla principal y en el ícono de minimizar, le damos un clic derecho para posteriormente seleccionamos la opción “Acerca de”. En esta pantalla, en la parte inferior, se muestra un directorio de datos. Deberás compartirlo con privilegios de lectura/escritura y en la PC con el punto de venta adicional, deberás conectar la unidad recién compartida a una letra de unidad. Para este ejemplo pondremos “P:”

3) Abrir el directorio de datos de la PC recién instalada con el nuevo punto de venta y ubicar el archivo “var.ini” 4) En el archivo var.ini iremos a la sección “DSN” y posteriormente ubicaremos “CadenaConexion”. Reemplazar

la parte de dice DBQ que apunta a una carpeta local al archivo “servidor.mdb” para apuntarlo ahora a la nueva carpeta recién conectada, para que quede a “Dbq=P:\Servidor.mdb; y guardar el archivo.

5) Iniciar con el programa, ponemos la contraseña y en donde dice “No. De punto de venta” introducir el número 2, intentaremos iniciar sesión y nos pedirá reiniciar el programa por el cambio de punto de venta.

6) Iniciamos nuevamente el programa y ya estaremos ahora con el punto de venta 2. Si no hemos registrado el programa nos pedirá la licencia dándonos 15 días de gracia para adquirirla.

Es importante saber que este punto de venta estará permanentemente “enganchado” con la PC principal misma que será la única que guarda todo lo referente a las ventas y rentas, por lo que si por cualquier motivo se pierde la conexión, el punto de venta adicional dejará de funcionar. Tenemos diversas opciones de conexión entre las que incluyen dejar un servidor de base de datos dedicado en la que se almacenarán todos los datos del programa para no depender de una sola PC que puede estar sujeta a los usos que le den los cajeros. Actualmente soportamos manejadores de base de datos como Access (El que trae por omisión), SQL Server en cualquiera de sus versiones, MySQL, Postgres y DB2.

5.10 IMPUESTOS

Los impuestos son un mal necesario que todos debemos de cubrir en algún momento, por tal motivo, Cyber Admin Control anteriormente manejaba un único impuesto en su catálogo, sin embargo a partir de la versión 3.0, permite manejar un completo catálogo de impuestos para llevar un control de lo pagado y cobrado por este concepto. Por omisión el sistema solo viene integrado con un impuesto llamado Exento con tasa 0 y para el caso de que usted no quiera saber nada al respecto, no es necesario meterse en este apartado. El catálogo de impuestos lo encuentras en el menú de supervisores Catálogos del programa Impuestos.

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Fig. 5.16 Catálogo de Impuestos (Menú de supervisores Catálogos del programa Impuestos)

La pantalla del catálogo de impuestos (Fig 5.16) cuenta con 3 opciones que son:

1.Selección del impuesto Permite seleccionar el impuesto a modificar, por omisión el sistema solo cuenta con el impuesto “Exento” 2.Nombre del impuesto Indica el nombre del impuesto seleccionado en el selector de impuestos. 3.% de impuesto Muestra el porcentaje de impuesto que aplicaría a productos con este impuesto seleccionado. 4.Comentarios Comentarios opcionales del impuesto, útiles únicamente para consulta interna.

5.10.1 CÓMO CONSULTAR UN IMPUESTO

Seleccione del cuadro de selección el impuesto que desee consultar

5.10.2 CÓMO AGREGAR UN NUEVO IMPUESTO

a) Presione el botón “Agregar Impuesto”; Verá que se deshabilitan los cuadros de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “Nombre” b) Introduzca el Nombre del impuesto c) Introduzca la tasa de impuesto a aplicar (En porcentaje 0-100) d) Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón “Guardar”. e) Una vez finalizado se habilitará nuevamente el cuadro de selección, se cambiará el botón de “Cancelar” por el de “Agregar Impuesto” y automáticamente se seleccionará el impuesto recién agregado

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior. Una vez agregado el tipo de impuesto, este estará disponible automáticamente en el catálogo de productos y en la pantalla de compras.

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5.10.3 CÓMO MODIFICAR UN IMPUESTO

a) Seleccione el impuesto deseado desde el selector de impuestos b) Modifique el campo “Nombre”, “% de impuesto” y “Comentarios” de ser necesario c) Presione el botón “Guardar” y se le mostrará un mensaje con el éxito del cambio del impuesto

5.10.4 CÓMO ELIMINAR UN IMPUESTO

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar impuestos del sistema.

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6. Prepagos

Los prepagos son muy útiles en los cyber cafés, sirven de gran utilidad para premiar con tarifas preferenciales a clientes constantes, permiten la captación de recursos por adelantado y principalmente, si usted tiene habilitado el “Inicio de sesión avanzado” en las terminales cliente, sus clientes de prepago no lo molestarán para iniciar sesión en las máquinas. Pero antes de manejar el sistema de prepagos son necesarias 5 cosas:

1. Dar de alta el Prepago en el catálogo de productos y dejar desmarcada la opción “Es un servicio” 2. Dirigirse al menú de supervisores Catálogos del programa Prepagos Configuración de prepagos y

configurar los parámetros principales del prepago como el nombre, el tiempo total, la sección a la que aplica y el tiempo mínimo de resta.

3. Generar los códigos de prepagos para utilizarse 4. Vender el prepago y de preferencia en ese mismo momento asignárselo a un cliente 5. Tener el sistema configurado para permitir el inicio de sesión avanzada. (Menú de supervisores

Configuración Pestaña Cliente Casilla “Utilizar el inicio de sesión avanzado” Una vez hecho estas 3 cosas ya se pueden vender. Pero veamos cada uno de los pasos a detalle. Crearemos un prepago de 4 horas con 0 minutos y este tendrá un costo de $40.00

6.1 ALTA DE LOS PREPAGOS EN EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS

Entramos al catálogo de productos y seleccionamos la opción “Agregar Producto” como se vió en la sección 4.3 de este manual. En el campo nombre escribiremos “Prepago de 4 horas”, el código de barras es opcional y en el precio escribimos “40.00” y nos aseguramos que la casilla de Verificación “Activado” esté marcada así como la casilla de verificación “Es un Servicio” esté desmarcada. Eso sería lo único básico para dar de alta el prepago. Presionamos el botón de guardar hasta que nos quede más o menos la siguiente figura

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Fig. 6.1 Alta de prepago de ejemplo (Catálogo de poductos)

6.2 CONFIGURACIÓN DEL PREPAGO

Posteriormente debemos configurar las opciones del prepago como son los días de vencimiento, el tiempo total que cubre el prepago, los minutos mínimos que se restan y otras cosas como se muestra en la siguiente pantalla..

Fig. 6.2 Configuración de prepagos (Menú de supervisores Catálogos del programa Prepagos Configuración de prepagos)

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Veamos todos los campos en detalle. a) Nombre

Aquí usted debe insertar el nombre que le quiera dar al prepago. De manera predeterminada recomendamos que sea el mismo nombre que le puso al producto (lo que se hizo en la sección 6.1) para tener una uniformidad en los nombres pero en realidad le puede poner el nombre que usted desee.

b) Días Vencimiento Número de días desde los que se vende el prepago hasta que el cliente lo puede usar. También podría considerarse como “Tiempo de vigencia del prepago”. Una vez que la fecha de la vigencia sea mayor que el día actual, el prepago ya no se podrá utilizar aunque reste tiempo de uso.

c) Tiempo Total Indica el tiempo total en Horas y Minutos en los que el usuario podrá usar sus equipos. La primera casilla se refiere al número de horas y la segunda al número de minutos. La figura 6.2 nos muestra para nuestro ejemplo 4 Horas y 0 minutos para un total de 240 minutos.

d) Restar por sesión al menos Cuando trabaje con prepagos, usted se dará cuenta que muchas veces los clientes solo llegarán a consultar sus correos electrónicos en menos de 5 minutos y se irán para regresar nuevamente. En estos casos usted puede configurar un tiempo mínimo de descuento para que se le descuente al prepago cuando el usuario usa menos de ese número de minutos. En el caso de ejemplo nosotros seleccionamos 5 minutos. Esto es, si el cliente llega y está 3 minutos solamente, el programa automáticamente descontará 5 minutos ya que este es el tiempo mínimo de estancia.

e) Sección a la que aplica el prepago Debido a que esta versión soporta multisecciones con equipos desconectados, adicionalmente deberemos seleccionar la sección a utilizar, Predeterminadamente se muestra “Renta de máquinas en General” que deberá utilizar si usted no utiliza las multisecciones.

f) Producto relacionado Aquí usted deberá seleccionar el producto que dimos de alta en la sección 6.1. En este caso “Prepago de 4 horas”. Una vez que seleccione un producto y cree prepagos con este, ya no lo podrá cambiar.

Al finalizar no nos queda más que presionar el botón “Guardar”. Veremos si no nos muestra algún error el programa que debamos corregir. Si todo sale bien, la nueva configuración de prepago se mostrará en la parte superior en un cuadro de selección.

6.3 GENERACIÓN DE PREPAGOS

Hasta aquí nosotros ya creamos una configuración de prepagos, ahora lo único que hará falta es Generar los prepagos para poderlos vender, esto es generar códigos aleatorios referenciados a una configuración de prepago realizada anteriormente. Para nuestro ejemplo, vamos a suponer que queremos dejar 10 códigos de prepago de 4 horas y lo haremos de la siguiente forma. Seleccionaremos el menú de supervisores Catálogos del programa Prepagos Generación de prepagos hasta que nos aparezca la figura siguiente.

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Fig. 6.3 Generación de prepagos (Menú de supervisores Catálogos del programa Prepagos Generación de prepagos)

Analizemos todas las opciones que nos muestra la figura 6.3

a) Generar Aquí escribiremos el número de prepagos que queremos generar. En este caso 10 b) Prepagos de tipo

Aquí seleccionaremos del cuadro combinado el prepago configurado en el paso 6.2 en este caso llamado “Prepago de 4 horas”

c) Generar los prepagos utilizando Los prepagos en general consisten en 10 caracteres entre los cuales pueden ser i Solo texto

Los 10 dígitos se componen únicamente de caracteres alfabéticos esto es, letras mayúsculas de la A a la Z

ii Sólo números Los 10 dígitos se componen únicamente de caracteres numéricos, esto es, números del 0 al 9 iii Mixto

Los 10 dígitos se componen de forma mixta entre caracteres numéricos y alfabéticos, esto es las letras mayúsculas de la A a la Z y números del 0 al 9.

d) Botón Generar Una vez que hayamos configurado los 3 puntos anteriores al presionar este botón se generarán el número de prepagos indicados en el punto 1 del tipo indicado en el punto 2 y utilizando las combinaciones elegidas en el punto 3. Aquí es necesario al finalizar exportar todos los códigos a excel ya que estos prepagos automáticamente incrementan las existencias del producto referenciado al prepago y son los que les tendremos que dar a los clientes para su venta.

e) Botón Cerrar Cierra la pantalla actual. f) Cuadrícula

Todos los prepagos generados en esta pantalla, pueden ser varios y de varios tipos, se irán mostrando en esta cuadrícula únicamente con fines descriptivos y de consulta.

g) Botón Excel Exporta el contenido de la cuadrícula en el punto anterior hacia la aplicación Excel® de Microsoft®.

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Ahora si. Si siguió todos los pasos al pie de la letra, tendremos en nuestro inventario 10 prepagos del tipo “Prepago de 4 horas” a un precio de venta de “40.00” teniendo un tiempo total por prepago de 4 horas y 0 minutos. El siguiente paso para utilizarlos será crear una venta. Pero eso lo veremos en el capítulo siguiente.

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7. Ventas

Hay 2 tipos posibles de ventas en Cyber Admin Control:

1. Venta de mostrador Es aquella venta que se realiza a cualquier persona que llega a su Cyber Café por un diskette, una coca-cola o cualquier producto y/o servicio sin que desee rentar una máquina. Todas estas ventas se almacenan internamente como si se hubieran vendido a una máquina llamada “General”

2. Venta a un cliente usando una máquina en su cyber café o un equipo desconectado como play-station o XBox Es aquella que se realiza a un usuario de su Cyber Café que esté usando una estación remota. Se almacenan tanto los artículos como productos y/o servicios como la hora de inicio y la hora de término y el concepto de renta de equipo.

7.1 REALIZAR UNA VENTA DE MOSTRADOR

Se debe seleccionar de la barra de herramientas el icono de Ventas de mostrador

Fig. 6.1 Ubicación del icono de Ventas de mostrador

7.1 REALIZAR UNA VENTA A UNA ESTACIÓN DE SU CYBER CAFÉ

Fig 7.2 Realizar una venta a una estación se su Cyber Café (Clic con el botón secundario del ratón sobre la imagen

de la máquina que desee venderle el artículoDetalles)

Ventas de Mostrador (Alt +V)

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Una vez seleccionada cualquiera de las 2 opciones, se abrirá la pantalla de ventas. La única diferencia entre una y otra forma de vender, es que en las ventas de mostrador no se muestran la hora de inicio y la hora de término de la máquina en renta, además de que el nombre de la estación aparece como “General”

7.3 PROGRESO DE LA VENTA

Fig 7.3 Ventas de productos y/o servicios y renta de equipos

7.3.1 Tiempos de inicio, término, total y costo por concepto de renta de equipo

No se muestran en el caso de Venta de mostrador, de lo contrario muestra la hora de inicio, la hora de término actual, el total que lleva la persona ocupando la máquina y el total de la renta de la máquina si pagara en el momento actual.

7.3.2 Nombre de la estación remota Si es una venta de mostrador, en este recuadro se mostrará “General” de lo contrario se muestra el nombre de la máquina remota

7.3.3 Gran Total Se muestra la cantidad total a pagar si el cliente va a pagar en el momento actual, según aumente productos y/o servicios o si aumenta el tiempo de uso, el gran total va aumentando, o disminuyendo si se eliminan productos y/o servicios de la venta.

7.3.4 Comentarios Opcionalmente, cada venta puede llevar comentarios para que al momento de hacer el reporte se muestren los comentarios generados durante el día.

7.3.5 Captura Manual En la captura manual, se muestra la ventana de ventas tal como se muestra en la figura 5.3, teniendo que capturar manualmente la cantidad y el concepto seguido del botón agregar

7.3.6 Código de Barras Se remplazan los puntos 7, 8 y 9 por un cuadro de texto que recibirá los códigos que le envíe el lector óptico de barras (Solo en el caso de tener lector de barras o cualquier otro dispositivo lector de códigos)

7.3.7 Breve descripción del producto seleccionado Al ir seleccionando productos en la captura manual, se muestra la existencia actual, el precio de venta y el código de barras correspondiente (si lo tiene) del producto recién seleccionado

7.3.8 Cantidad y descripción en captura manual

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Cuando tiene seleccionada la captura manual, para agregar un producto deberá escribir la cantidad de productos y/o servicios a vender y posteriormente seleccionar del cuadro de selección de productos el producto o servicio que desee vender.

7.3.9 Botón “Agregar” Una vez introducida la cantidad y seleccionado el producto o servicio a vender, debe presionar este botón para que se agregue la selección a la venta actual.

7.3.10 Productos y/o servicios agregados a la venta actual Se muestran todos los productos y/o servicios agregados actualmente en la venta actual, la cantidad, la descripción, el precio de venta y el subtotal de las mismas.

7.3.11 Botones de acción i. Cerrar: Cierra la venta actual pero no la elimina, útil para cuando desee agregar productos a un usuario remoto sin terminar aun la venta ii. Botón Limpiar: Limpia todos los productos y/o servicios agregados a la venta actual iii. Botón Cobrar: Introduce todos los campos que en la pantalla aparecían a la base de datos como una venta, imprime el ticket de venta si es que tiene configurada la impresora de tickets; Si NO es una venta de mostrador bloquea la estación remota y cierra la pantalla de ventas.

7.3.12 Total de productos y/o servicios Muestra el total de productos y/o servicios de la venta actual.

7.3.13 Icono de cambio de cajero En algunas ocasiones, será necesario cambiar de cajero solo para una venta en cuestión, para hacer esto, presione este icono y aparecerá el cuadro de cambio de cajero.

7.3.14 Botón de cambio de cliente Si usted trabaja con su catálogo de clientes, al presionar este botón le aparecerá una lista de todos los clientes para poder seleccionar cualquiera de ellos. Ahora bien, si usted se quiere ahorrar esta molestia, déle a todos sus clientes su Nick y Password para entrar automáticamente desde la pantalla de inicio de sesión avanzada en el cliente. Si el botón de cambio de prepago muestra algún código de prepago y está seleccionado actualmente un cliente diferente a “Mostrador”, entonces no se podrá cambiar de cliente debido a que este ya está referenciado a un prepago.

7.3.15 Botón de cambio de prepago Si usted trabaja con prepagos, al presionar este botón y no tenga ningún prepago seleccionado actualmente, se desplegará una lista con todos los prepagos actualmente vendidos, que estén dentro del periodo de vigencia y que tengan al menos 3 minutos restantes de tiempo de uso para con ello, seleccionar el prepago que halla comprado el cliente. Ahora bien, si usted se quiere ahorrar esta molestia, habilite la pantalla de inicio de sesión avanzada en el cliente, para que este a su vez introduzca el código de prepago que usted le vendió y automáticamente se empiece a descontar su tiempo. Una vez que seleccionó un prepago, si usted presiona nuevamente este botón, se mostrará una pantalla descriptiva con toda la información del prepago en uso; Adicionalmente, si el prepago le pertenece a un cliente, este se mostrará en el botón de cambio de cliente y ya no se podrá cambiar nuevamente de cliente en la venta actual.

7.3.16 Botón de tiempo de gracia Este botón permite otorgarle tiempo de gracia a sus clientes si previamente configuró para otorgar tiempos de gracia desde el Menú de Supervisores Configuración Precios “Permitir X minutos de tiempo de gracia”. Este botón lo que hace es restar el número de minutos previamente configurado al tiempo total. Por ejemplo si el usuario estuvo 1 hora con 2 minutos y a la hora se hizo un salto de tarifa y usted previamente configuró 3 minutos de tiempo de gracia, al presionar el botón automáticamente se reduciría el tiempo total de la venta actual a 59 minutos tomando todavía la tarifa anterior.

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Fig 7.4 Ventas de productos y/o servicios y renta de equipos mostrando una típica ventana de un prepago aplicado a la venta actual.

En la figura 7.4, se muestra claramente lo que usted verá cuando aplique un prepago; tenemos los puntos que se vieron anteriormente como la hora de inicio, la hora de término y el total de tiempo, sin embargo, hay un cambio en los totales de la venta. En la venta de la figura, le insertamos un prepago de 4 horas y 0 minutos de código “724332190” con un Nick del cliente “mbr”. El tiempo total son 1 hora con 27 minutos y como el prepago es de 4 horas y 0 minutos, actualmente le restan al cliente 2 horas y 33 minutos. El total de la venta muestra únicamente los $4.00 que está comprando el cliente actualmente por concepto de 1 diskette; sin embargo del tiempo no se le cobra nada.

7.3 CÓMO ELIMINAR UNA PARTIDA DE LA VENTA ACTUAL 1. Dé doble clic en el producto que desee eliminar 2. Seleccione la opción “Eliminar Producto” del menú emergente

7.4 CÓMO AGREGAR UNA PARTIDA A LA VENTA ACTUAL 1. Seleccione del cuadro de productos el producto que desee agregar y de clic en el botón “Agregar” ó 2. Seleccione la pestaña de código de barras y pase el lector por el código del producto.

7.5 QUÉ HACER CUANDO SOLO QUIERO AGREGARLE UN PRODUCTO DE VENTA AL CLIENTE PERO AUN NO QUIERO COBRARLE

Simplemente presione el botón “Cerrar”. Los cambios realizados quedarán guardados, pero el tiempo seguirá corriendo.

7.6 PASOS PREVIOS PARA PODER UTILIZAR EL PREPAGO EN UNA VENTA

Si usted ya dio de alta sus prepagos y ya tiene códigos de prepago listos para venderlos siga leyendo esta sección de lo contrario, lea el capítulo 6.

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Inicialmente, los prepagos generados se encuentran en la base de datos pero aun no se relacionan con ninguna venta, ningún cliente, no tienen fecha inicial de venta y por lo tanto no se pueden utilizar. Para poder utilizarlos, es necesario crear una venta de mostrador, seleccionar el prepago deseado y cobrar la venta, hasta este punto se podrá utilizar el prepago en la renta de una PC. Estos pasos se mostrarán en detalle a continuación. 1. Abrir las ventas de mostrador como se vio en la sección 7.1 2. Seleccionar del cuadro de selección de productos el prepago deseado

Fig. 7.5 Venta de un prepago

Al seleccionar un producto que esté relacionado con un prepago, se mostrará el precio del prepago, la cantidad de prepagos de este tipo en existencias, el código del prepago que se va a vender y el número consecutivo del prepago. Si la existencia actual es 0, no se dejará vender el prepago aunque esté desmarcada la casilla de configuración “NO permitir la venta de productos cuando no haya existencias” del diálogo de configuración. Lo que se tendría que hacer en este caso es generar nuevos prepagos como se vio en la sección 6.3

3. Dar clic sobre el botón “Agregar” Al seleccionar el botón automáticamente se agrega el prepago, se muestra en la descripción el código del prepago y la barra de descripción del producto cambia al siguiente código de prepago disponible (Si este existe).

4. Dar clic sobre el botón de cambio de cliente y seleccionar el cliente al que se le va a vender el prepago (opcional) Cuando usted vende un prepago, es recomendable aunque opcional, que se seleccione un cliente al que se le vende el prepago, esto con el fin de poder llevar un mayor control sobre la venta de nuestros prepagos. Si no se hace en este momento, todavía lo podrá hacer al momento de utilizar el prepago en una renta de equipo.

5. Dar clic sobre el botón “Cobrar” Hasta el momento que el botón “Cobrar” se presione usted podrá en verdad utilizar el código de prepago para aplicárselo a una renta o el cliente podrá insertarlo en la pantalla de inicio de sesión avanzada en el cliente. De lo contrario, el prepago se quedará en espera de ser cobrado.

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8. Control de usuarios (cajeros)

En esta sección se ven todas las formas en que un empleado puede usar el servidor Cyber Admin Control, cómo se cambian permisos, agregar, consultar, dar de baja y todo lo relacionado con los usuarios del sistema. Cyber Admin Control siempre maneja a los usuarios como “Cajeros” y de esa forma nos referiremos posteriormente. Un cajero es el responsable de todas las operaciones que realiza Cyber Admin Control de forma automática, cada impresión, cada venta está asignada a un cajero en particular para facilitar los reportes que arroja el programa y para realizar auditorias de ventas y/o rentas así como las impresiones, el escaneo de documentos y el quemado de CD´s y/o DVD’s. Para tener acceso a los Cajeros deberá seleccionar la Opción Cajeros del Menú de Supervisores.

Fig 8.1 Ubicación de la opción Cajeros en el menú de Supervisores

Según los permisos que tenga el usuario actual deberá poder entrar o no a el catálogo de cajeros. Le recomendamos haber iniciado sesión con el cajero “Administrador”.

8.1 CATÁLOGO DE CAJEROS

Desde este apartado, usted podrá Ver, consultar, agregar o modificar todos sus cajeros y, en caso de que usted haya otorgado permisos, los cajeros podrían cambiarse su provisión inicial y su password.

Fig. 8.2 Catálogo de productos (Menú de Supervisores Cajeros)

Cuadro de selección

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a) Cuadro de selección Para ver un cajero ya sea para consultarlo o para modificarlo, seleccione de este cuadro combinado el cajero que desee ver y automáticamente se desplegará en los diálogos de abajo la información al respecto de el cajero seleccionado.

b) Nombre Se muestra el nombre del cajero

c) Botón “Provición inicial” Por compatibilidad con versiones anteriores, este botón, solo muestra el mensaje descriptivo que la provición inicial es puntos de venta (Vea el catálogo de Puntos de venta)

d) Password Se muestra el password del cajero e) Dirección Se muestra la dirección del cajero f) Teléfono 1 y Teléfono 2

Se muestran los teléfonos del cajero g) Comentarios Se muestran los comentarios del cajero h) Registro Activado

Active esta casilla cuando el cajero trabaje actualmente en su Cyber Café. Si lo desmarca no se mostrarán cuando se realicen reportes ni cuando aparezca la pantalla de inicio de sesión

i) Permisos Los permisos son la parte medular de seguridad de Cyber Admin Control. Cada cajero tendrá tantos privilegios como usted lo delimite. El único usuario que no se puede eliminar ni modificar es el cajero Administrador que tendrá por omisión todos los permisos para accesar al sistema, por tal motivo, usted deberá tener su contraseña bien resguardada. Los permisos están divididos en 4 grandes secciones y los veremos en la sección 8.6 j) Botón “Agregar Cajero”

Muestra en blanco todos los cuadros de texto y se prepara para agregar un nuevo Cajero. Escriba el nombre del cajero y su provisión inicial. Todos los demás campos son opcionales y se utilizan únicamente con fines de consulta a excepción del password que se utiliza para autentificar al usuario. Así mismo si desea cancelar la alta del nuevo cajero, presione el botón “Cancelar”

k) Botón “Guardar” Si ha presionado el botón “Agregar Cajero” anteriormente, se intentará insertar un nuevo cajero en la base de datos, de lo contrario guardará cualquier cambio que le haya hecho al cajero actual.

l) Botón “Cerrar” Al presionar este botón se cerrará la ventana de Catálogo de Cajeros y si no guardó los cambios realizados estos se descartarán automáticamente.

8.2 CÓMO CONSULTAR UN CAJERO

1. Seleccione del cuadro combinado el cajero que desee consultar

8.3 CÓMO AGREGAR UN NUEVO CAJERO

1. Presione el botón “Agregar Cajero”; Verá que se oculta el cuadro de selección, el botón presionado cambia su nombre a “Cancelar” y el programa se sitúa automáticamente en el cuadro de texto “Nombre” 2. Habilite la opción “Registro Activado” en caso de que este se encuentre deshabilitado. 3. Rellene el cuadros de texto “Nombre”, “Provisión Inicial” y “Password”; opcionalmente llene también los

demás cuadros de texto que se utilizan solamente con fines de consulta.

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4. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón “Guardar”.

5. Una vez finalizado se mostrará nuevamente el cuadro de selección, se cambiará el botón de “Cancelar” por el de “Agregar Cajero” y automáticamente se seleccionará el cajero recién agregado.

Si en cualquier paso usted cometió un error, siempre puede usted presionar el botón “Cancelar” para volver al punto anterior.

8.4 CÓMO MODIFICAR UN CAJERO

1. Seleccione el cajero que desee modificar del cuadro de selección. 2. Escriba los nuevos valores en los cuadros de texto y en las casillas de opción. (IMPORTANTE: Para

cambiar el nombre del cajero debe hacerlo desde el cuadro “Nombre” y no desde el cuadro de selección.

3. Presione el botón “Guardar”; si se presentan errores intente corregirlos y presione nuevamente el botón “Guardar” hasta que se muestre el mensaje “Cajero Actualizado con éxito”

8.5 CÓMO ELIMINAR UN CAJERO

Por cuestiones de seguridad y de mantenimiento de la integridad de la base de datos, no se permite eliminar cajeros, sin embargo usted puede desactivar cualquier cajero si es que ya no trabaja en su Cyber Café para que no se muestre dicho cajero en la pantalla de inicio de sesión o de cambio de usuario. Todos los reportes con ese cajero se seguirán manteniendo.

a. Seleccione el cajero que desee desactivar del cuadro de selección b. Desmarque la casilla “Cajero Activado” c. Presione el botón “Guardar”

8.6 PERMISOS DE CAJEROS

Los permisos de cajeros están divididos en 4 secciones que son:

1) Pestaña Programa a) Tiene acceso total al menú de Supervisores Al activar este permiso para un cajero, automáticamente le otorgará todos los demás permisos, es decir, tendrá un comportamiento idéntico al del usuario por omisión Administrador el cual tiene acceso a todas las secciones del programa sin restricciones b) Puede insertarles tiempos de inicio arbitrarios a las computadoras en renta Este permiso, permite que un cajero pueda manipular la hora de inicio de cualquier equipo en renta, ya sea para incrementar el tiempo de uso o para disminuirlo. Por omisión únicamente pueden todos los cajeros pueden aumentar el tiempo de renta pero no disminuirlo. Este permiso no se recomienda activar para ningún cajero. c) Tiene acceso al historial de ventas Este permiso permite a los cajeros accesar a los reportes de ventas y rentas de cualquier día y/o cajero. Es decir, puede consultar cualquier reporte de ventas y rentas de Cyber Admin Control. Va de la mano con el permiso mostrado en el inciso “d” y si este otro no se activa, no podrá accesar al sistema de reportes. Este permiso solo se recomienda activarlo a personal de supervisión y no a los cajeros de su negocio. d) Tiene acceso a los reportes de las ventas del día Permite que los cajeros puedan consultar sus ventas y rentas del día actual y únicamente de su usuario. A la vez, también permite realizar cortes “X” (Vea la sección 9.2.1 para más información). Si usted desmarca esta casilla, el cajero en cuestión solo podrá realizar su corte de caja y no podrá ver los

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reportes hasta una vez realizado el corte y esto aunado al permiso especial del catálogo de puntos de venta de exigir contar el dinero antes de realizar el corte, evita que cuadren su caja contra los reportes del sistema. Si no activa esta casilla, el permiso del inciso “c” quedará inválido. e) Puede cancelar ventas cuando la solicitud se haya realizado desde el cliente Por omisión los clientes pueden terminar de usar las PC´s cliente desde el icono del programa al lado del reloj doble clic Terminar Aceptar, si esto sucede, automáticamente en el servidor le aparece la venta/renta de la PC lista para cobrar. Si esto sucede y está habilitada esta opción, el cajero tendrá la posibilidad de no cobrar la renta, yéndose esta al reporte de rentas no cobradas. No re recomienda activar esta opción. f) Puede cambiar su provisión inicial Con esta casilla activada, el cajero podrá modificar la provisión inicial que se dejó al momento de realizar el corte anterior. Esto es para por ejemplo si el cajero del turno anterior contó mal el dinero y el nuevo cajero del siguiente turno lo detecta, este pueda cambiar el dinero que le dejaron, levantando en todo momento un mensaje de interés para el supervisor. NOTA: La provisión inicial se cambia desde la pantalla que aparece al momento de realizar el corte. g) Puede cambiar su contraseña Al habilitar esta opción, el cajero podrá entrar al catálogo de usuarios y tendrá la posibilidad de cambiar su contraseña, el resto de opciones de la pantalla del catálogo de cajeros quedará deshabilitado. h) Puede realizar devoluciones Permite al cajero realizar devoluciones. Las devoluciones se acceden desde el menú de supervisores Opción “Devoluciones”.

2) Pestaña Inventario a) Puede agregar productos al catálogo de productos Permite al cajero entrar al catálogo de productos y agregar nuevos productos b) Puede modificar el catálogo de productos Permite al cajero entrar al catálogo de productos y modificar los productos existentes c) Puede agregar proveedores al catálogo de proveedores Permite al cajero entrar al catálogo de proveedores y agregar nuevos proveedores d) Puede modificar el catálogo de proveedores Permite al cajero entrar al catálogo de proveedores y modificar los proveedores existentes e) Puede realizar movimientos al inventario para modificar el inventario Permite al cajero entrar al sistema de movimientos al inventario para modificar el inventario de forma arbitraria. f) Puede realizar inventarios físicos Permite al cajero libre acceso al sistema de inventarios físicos. g) Puede consultar compras realizadas anteriormente Permite al cajero libre acceso al sistema de consulta de compras h) Puede acceder a los reportes de ganancias Permite al cajero libre acceso al sistema de reportes de ganancias.

3) Pestaña Avamzada a) Puede modificar clientes con tarifas preferenciales Permite al cajero accesar al catálogo de clientes y modificarlos (No la lista de precios) b) Puede modificar clientes y alterar la opción Lista de precios Permite al cajero accesar al catálogo de clientes y modificarlos incluyendo la lista de precios. c) Puede crear/Modificar configuraciones de prepagos Permite al cajero generar y modificar configuraciones de prepagos d) Puede generar prepagos Con una configuración de prepagos, permite al cajero generar tantos códigos de prepago como quiera. e) Puede facturar Permite al cajero libre acceso al sistema de facturación de Cyber Admin Control

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4) Pestaña Servidor web Esta pestaña, solo servirá en conjunción con el servidor web incorporado Cyber Admin http Server

a) Puede consultar el histórico de ventas y rentas Permite al usuario entrar y consultar ventas y rentas de hoy y de días anteriores b) Puede consultar ventas y rentas del día actual Permite al usuario entrar y consultar ventas y rentas pero únicamente del día actual c) Puede consultar cortes Permite al usuario accesar al sistema de consulta de cortes d) Puede consultar inventario Permite al usuario acceder al sistema de consulta de inventarios e) Puede consultar ocupación de máquinas actuales Permite al usuario accesar al sistema de visualización de estatus de ocupación de máquinas y consolas en tiempo real f) Puede realizar consultas SQL Permite al usuario accesar al sistema de consultas especializadas en SQL para explotar cualquier información de la base de datos.

IMPORTANTE: Analice bien los permisos que le da a cada usuario, ya que permisos mal aplicados pueden dar lugar a un inventario no coincidente con su inventario físico o a errores en el sistema por abusos de confianza al utilizar los permisos avanzados incorrectamente.

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9. Reportes

Los reportes son la base de cualquier programa Administrativo, pensando en ello, Cyber Admin Control genera, desde una única pantalla reportes que usted puede personalizar completamente para cubrir sus necesidades, desde hacer el corte de caja de un empleado en particular hasta hacer el vaciado de ventas de todo un año posibilitando en todo momento la exportación de estos reportes generados a Excel® para su posterior análisis sin necesidad de tener el programa instalado e inclusive enviar el reporte por e-mail.

Para acceder a los reportes de Cyber Admin Control, deberá elegir el icono “Reportes de Ventas y Rentas” de la barra de herramientas

Fig. 9.1 Ubicación del icono de reportes

9.1 CONSULTAS GENERALES Dependiendo de los permisos que tengan los usuarios, estos pueden acceder o no al sistema de reportes de ventas del día actual. También puede otorgar permisos para que pueda ver los reportes de cualquier cajero y día anterior (Histórico de ventas). Si el cajero actual no tiene el permiso de “Tiene acceso a los reportes de ventas del día”, al intentar entrar al sistema de reportes le aparecerá el siguiente mensaje

Fig. 9.2 Mensaje de error de acceso por no tener permisos de ver reportes del día

Si esto sucede, el cajero en turno siempre tendrá la posibilidad de realizar su corte de caja. El sistema permite incluso, la posibilidad de obligar a los cajeros antes de hacer su corte a introducir el monto total de dinero que tienen en caja antes de realizar el corte para evitar cuadrar su caja contra lo reportado por el sistema. Pero antes de ver el proceso de un corte de caja, veamos como podemos hacer reportes de ventas de cualquier día, cajero, PC, producto, etc. Si es que el cajero no está limitado para ver los reportes de ventas del día, se le mostrará una pantalla en donde podrá usted seleccionar la forma en que se va a realizar el reporte; si va a ser solo un empleado, en un determinado rango de fechas, de horas, incluyendo solo un artículo o todos, etc. Todo esto se detalla a continuación.

Ubicación de los reportes

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Fig 9.2 Creación de reportes (Ícono de reportes)

a) Reportes por rango de fechas

Seleccione esta opción, cuando usted desee realizar el reporte de todo un rango de fechas, es decir, abarcando 2 o más días en el reporte. Al presionarlo, se mostrará un cuadro de texto adicional, donde usted deberá poner la fecha final que desee consultar y en el primer cuadro la fecha de inicio en el rango de fechas.

Ejemplo: Para realizar el reporte del mes actual y suponiendo que estamos a 20 de marzo del 2010, en la primer casilla escribiríamos “1/Mar/2010” y en la segunda casilla escribiríamos “20/Mar/2010”.

Por omisión se muestran esta opción desactivada indicando el día actual para hacer el reporte o si prefiere hacer el reporte de un día anterior, simplemente escriba la fecha que desee consultar.

b) Reportes por rango de horas Seleccione esta opción cuando usted desee realizar el reporte en un rango de horas específico. Al marcarla, aparecerán 2 cuadros de texto titulados “Hora de Inicio” y “Hora de término”, en estas, escriba la hora inicial y final de los movimientos que quiera consultar según se indica. Ejemplo: Para realizar el reporte de un empleado que trabajó de 8:00 a 16:00 horas, en la primer casilla escribiríamos “8:00” y en la segunda casilla escribiríamos “16:00” Si deja desmarcada esta casilla, se realizará el reporte de todo el día.

c) Mostrar solo las rentas de las máquinas Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendrá los movimientos de renta de las máquinas, no incluyendo los productos y/o servicios de valor agregado ni las ventas de mostrador (Por omisión esta casilla está desactivada).

d) Mostrar solo los movimientos de los productos y/o servicios Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendrá los movimientos de ventas de productos y/o servicios, así como las ventas de mostrador que se hayan realizado (Por omisión esta casilla está desactivada).

e) Incluir solo al cliente Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendrá los movimientos que se le hayan otorgado a un cliente en particular (Por omisión esta casilla está desactivada).

f) Incluir solo la categoría Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendrá los movimientos de productos y/o servicios de una categoría en particular (Por omisión esta casilla está desactivada

g) Incluir solo la sección Cuando marque esta casilla, el reporte solo contendrá los movimientos Ventas y Rentas pertenecientes a una sección de cobro, esto es, Solo PC´s, solo Xbox, solo PlayStation, etc.

h) Incluir solo el punto de venta

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Cuando marque esta casilla, y siempre y cuando tenga más de un punto de venta, el reporte solo incluirá el punto de venta seleccionado (Esta opción se inhabilita automáticamente al realizar un corte)

i) Incluir solo el artículo Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de un producto o servicio en específico. Útil cuando usted desee conocer el historial de ventas de x producto en un rango de fechas o de un empleado en específico. Deberá seleccionar del cuadro combinado, el producto o servicio que desee consultar (Por omisión esta casilla está desactivada).

j) Incluir solo la máquina Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de una máquina en particular. Útil cuando usted desee conocer el historial de ventas de determinada máquina en un rango de fechas u horas o de un empleado en específico. Deberá seleccionar del cuadro combinado, la máquina que desee consultar (Por omisión esta casilla está desactivada).

k) Incluir solo el cajero Seleccione esta casilla para realizar el reporte solamente de un cajero en particular. Útil cuando usted desee conocer los movimientos realizados de un empleado en específico. Deberá seleccionar del cuadro combinado, el empleado desee consultar (Por omisión esta opción está activada mostrando el empleado actual).

l) Cuadro provisión inicial En esta cuadro de texto, aparece automáticamente la provisión inicial dejada por el turno anterior. Esta puede ser cambiada a voluntad por cualquier cajero y siempre se generará un mensaje al supervisor cada que esta sea cambiada. Los motivos de cambiarla son diversos, uno de ellos puede ser que el cajero que recibe el turno cuente el dinero en caja y esta sea diferente con lo que le reportó el cajero anterior.

m) Casilla Realizar corte Esta casilla, inhabilita todas las opciones anteriores y exige introducir (Si así se tiene en la configuración del punto de venta actual) el dinero que se tiene en caja antes de realizar el corte. Una vez seleccionadas las opciones del reporte, simplemente presione el botón “Realizar Reporte”. En este

momento se mostrará una pantalla de espera y una vez concluido el reporte, este muestra el reporte terminado dependiendo de las opciones que usted haya seleccionado.

En caso de que el reporte no haya arrojado resultados, aparecerá el mensaje “La consulta no ha arrojado resultados”. Se recomienda cambiar su selección del reporte y volver a intentarlo.

Una vez realizado el reporte, usted tendrá la opción de imprimir el reporte o de exportar este a Microsoft Excel®, simplemente presionando el botón correcto que se encuentran en la parte superior de la pantalla (Para seleccionar la impresora de reportes refiérase a la opción Menú de supervisores Configuración Pestaña Presentación.

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Fig 9.3 Creación de reportes (Icono de reportes Realizar Reporte)

Como se puede ver en la figura anterior, el reporte sale segmentado en 12 pestañas. Cada una de ellas le informará de determinados movimientos y las cuales enumeramos a continuación

1) Ventas y rentas Muestra todo el detalle de eventos tal y como se fueron haciendo, ya sea rentas, rentas con ventas y ventas de mostrador. En cada renta, se muestra adicionalmente el resumen de todos los artículos vendidos, el tiempo de la renta, el punto de venta, número de ticket, nombre de la PC o consola rentada, cajero que atendió, nombre del cliente y los comentarios de la venta. 2) Rentas no cobradas

Cada vez que un cajero bloquea una PC o consola sin cobrarla, el sistema le exige escribir el motivo por el que este no cobra el equipo. En este apartado aparecen todas las veces que se bloqueó el equipo, el tiempo que se usó, cuánto se dejó de ganar, el cajero que la bloqueó y el motivo por el que la bloqueó sin cobro. Esto para ayudarnos a tener un mayor control de los tiempos no cobrados.

3) Impresiones Los primeros renglones, informan el número de impresiones cobradas de los servicios marcados de “Es una impresión” en el catalogo de productos, para posteriormente seguir con el detalle de todas las impresiones detectadas por el sistema a lo largo del reporte. PC que imprime, cajero al momento actual, nombre del documento, número de hojas, impresora utilizada y número de bytes impresos. Es su responsabilidad corroborar que las impresiones cobradas son iguales o muy parecidas con las impresiones detectadas por el sistema y con este reporte se puede auxiliar para requerir al empleado una explicación en caso de que sean muy dispares las diferencias.

4) Escaner y quemador Muestra el reporte de todos los escaneos y quemados detectados por el sistema. NOTA, a diferencia de los escaneos y quemados, estos no se agregan automáticamente a la cuenta del usuario, por lo que siempre deberá comprobar lo detectado contra lo cobrado por este concepto.

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5) Historial encendido Muestra el histórico de encendido de las PC´s de renta, indicando Fecha, hora de encendido y hora de apagado así como el nombre de la máquina. 6) Gastos y Retiros Muestra cualquier salida de dinero por concepto de gastos o retiros de dinero. Estas salidas son automáticamente descontadas en el sistema al momento de hacer el reporte bajo el concepto de “Gastos”. Los gastos y retiros de dinero se pueden hacer desde el menú de servicios Consultas Gastos. 7) Mensajes interés (Sistema) En este apartado, veremos cualquier incidencia que detecte el programa y deberá siempre estar al pendiente ya que la mayoría de los eventos registrados aquí afectan en gran medida al sistema. Entre los eventos posibles son: Cambio de la hora y/o fecha del servidor (Al cambiar la hora se afectan todas las cuentas de los usuarios y su consiguiente cobro), Apagado del servidor durante el día (Al apagar el servidor es la única forma de violar el sistema de control, ya que se pierde el registro de operaciones). Cambio de provisión inicial (Indica que un cajero recibió dinero diferente del reportado en el turno anterior). 8) Concentrado Ventas Muestra de forma agrupada la venta de cualquier producto y/o servicio ordenado por categoría y a su vez por nombre del producto. Es bastante útil para conocer las cantidades exactas de producto vendido en el periodo del reporte. Adicionalmente hace la suma total del impuesto cobrado y del total cobrado por solo concepto de ventas de productos y/o servicios. 9) Concentrado rentas Muestra de forma agrupada las rentas de las PC´s y/o consolas. Esto es, por PC o consola muestra el tiempo total de uso, así como la cantidad cobrada por equipo, el número de veces que se usó durante el periodo del reporte, el tiempo promedio de uso así como el costo promedio por equipo. Adicionalmente, calcula todos estos valores anteriores pero como gran total de todas las PC’s y/o consolas. 10) Mensajes interés (Usuarios) Este reporte nos muestra todos los mensajes que nos dejen los usuarios en el módulo de Menú de servicios Mensajes al supervisor. 11) Compras Muestra el total de productos comprados durante el periodo del reporte como partidas individuales así como el total pagado. Recuerde que por omisión, el sistema no descuenta el importe de las compras del dinero de caja a menos que usted lo especifique en la configuración (Vea la sección 4.2.2 inciso e). 12) Dinero Recibido A partir de la versión 3.0, el sistema soporta la recepción de pagos de diversas formas y no solo efectivo, tales como tarjeta de crédito/débito, vales, dólares así como cualquier otro tipo de moneda, cheques, etc. Si usted acepta más de 1 forma de pago, deberá consultar este reporte para saber los montos de cada forma de pago recibida. Así mismo, en el encabezado del reporte se muestra la información más relevante del reporte.

Fig 9.4 Concentrado de ventas/rentas (Icono de reportes Realizar Reporte)

Analicemos estos apartados a continuación 1) Ventas Suma de todas las ventas de productos y/o servicios (No rentas) en el periodo del reporte 2) Devoluciones El total de devoluciones que se realizaron en el periodo del reporte 3) Rentas

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Suma de todas las rentas de PC´s y consolas en el periodo del reporte 4) Gastos Suma de todos los gastos en el periodo del reporte 5) Retiros Suma de todos los retiros de dinero en el periodo del reporte 6) Provisión inicial Es el dinero que se tenía en caja al momento de iniciar el turno. Se puede cambiar en cualquier momento pero levanta un reporte de interés al supervisor con cada cambio. 7) Total del reporte Hace la suma total de Ventas más Rentas menos Devoluciones menos Gastos menos Retiros. 8) Total neto en caja Hace la suma del Total del reporte mas la Provisión inicial, esto es, el gran total de dinero que debe de haber en caja. Al momento de hacer un corte y siempre que en la configuración del punto de venta está marcada la opción de “Exigir contar el dinero en caja antes de hacer el corte” y el cajero no tenga acceso a los reportes de ventas del día, este total neto en caja se compara con el dinero de caja contado por el cajero evitando con esto que el cajero cuadre su corte contra su dinero.

Botones en esta pantalla

a) Modificar Reporte Lo regresa a la pantalla anterior donde puede modificar sus opciones delreporte como la fecha, la hora, empleado, etc.

b) Imprimir Debido a que la impresión de todas las pestañas del reporte puede ser una cantidad considerable de hojas, al presionar este botón, el sistema abre una pantalla en donde se te pregunta las pestañas que deseas imprimir, permitiéndote imprimir solo aquellas que sean de tu interés y guardando la configuración de lo seleccionado para imprimir para la próxima vez que imprimas. Para ver como configurar la impresora que se utilizará en los reportes consulta la sección 4.2.1 inciso r. c) Cerrar

Cierra la pantalla de reportes y muestra la pantalla principal de Cyber Admin Control. c) Enviar X E-mail Siempre que esté configurado el envío de e-mails, el reporte que está en pantalla se envía automáticamente al email de destino previamente configurado. d) Calculadora

Muestra la calculadora de Windows para que usted realice las operaciones pertinentes sin necesidad de ejecutarla manualmente.

e)Exportar a Excel: Ejecuta Microsoft ® Excel y rellena este con los datos del reporte para su posterior visualización y/o análisis en máquinas que no cuenten con el servidor Cyber Admin Control.

9.2 REALIZACIÓN DE UN CORTE DE CAJA

Aunque la pantalla de reportes y la pantalla para realizar un corte de caja son la misma, en realidad el concepto es muy diferente y trataré de explicarlo lo mejor posible. Un reporte que no es corte de caja, le permite consultar cualquier operación en un rango de fechas, horas, solo por un cajero y/o producto en particular, tal vez solo una categoría o solo una sección de equipos (PC´s, consolas, etc). Podemos seguir haciendo reportes “normales” después de haber hecho un corte de caja y seguir mostrándonos registros debido a que el sistema siempre nos mostrará lo pedido en las opciones de visualización.

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Ahora bien, un corte de caja muestra todos los registros y/o eventos desde la última vez que se realizó un corte de caja, no importando que cajeros, horarios o turnos que se manejaron, tampoco importan las fechas u horas ya que como se comentó se realiza desde la última vez que se hizo el corte de caja. Como ya se dijo anteriormente, no todos los cajeros tienen acceso al sistema de reportes, pero todos pueden hacer un corte de caja y por lo tanto nos lleva a lo siguiente. Hay 2 tipos de corte de caja. El corte de caja X y el corte de caja Z. 9.2.1 Corte de caja X Nos permite consultar el sistema como si fuéramos a hacer el corte pero no reinicia la caja a 0 ni afecta ninguna información del sistema, solo es para fines de consulta. Los cajeros que tienen la opción de realizar el corte de caja X con los que tienen habilitada la función “Tiene acceso a los reportes de ventas del día” Para hacerlo, es necesario entrar al sistema de reportes, marcar la opción “Realizar corte”, seleccionar el tipo de corte y si está habilitada la opción “Exigir contar el dinero en caja antes de realizar el corte de caja” en el catálogo de puntos de venta, se deberá introducir además el efectivo en caja. Adicionalmente, si se desea se puede cambiar la provisión inicial recordando que siempre levantará un mensaje de interés al supervisor, al finalizar, solo presionamos el botón “Realizar corte”. Al hacerlo, el sistema mostrará en pantalla el corte con toda la información para poderla consultar, pero así mismo nos preguntará si queremos realizar el corte general. Si le damos en No, esto será considerado como un corte de caja X, ya que no se afectará absolutamente nada del sistema y podremos consultar todas las secciones del corte. Esto puede ser útil para saber como vamos en la venta, realizar un arqueo de caja, etc. 9.2.1 Corte de caja Z Nos permite consultar el sistema pero a su vez reinicia la caja para esperar a un nuevo turno. Dependiendo de si el cajero actual tiene o no permisos de hacer un corte X se hace de forma muy parecida pero con pequeñas variantes. Veamos las 2 posibilidades.

1) El cajero actual no tiene permisos de acceder a los reportes de ventas del día Después de preguntarle el mensaje que se muestra en la figura 9.2, el cajero hace clic en “Si”. Seguido de esto, la pantalla de corte es presentada sin darle opciones a desmarcar la casilla de “Realizar corte” por lo que si la cancela se sale del corte y no se realiza nada. Una vez dentro, deberá seleccionar el tipo de corte, si se exige contar el efectivo en caja deberá hacerlo y rellenar el campo de “Efectivo en caja” y siempre que tenga habilitada la opción de “Permitir cambiar su provisión inicial” en el catálogo de cajeros, podrá modificar su provisión inicial recordando que se enviará un mensaje al supervisor. Realizados los pasos anteriores deberá presionar el botón “Realizar Reporte” recordando que una vez presionado, no podrá cancelar el corte y la caja se reiniciará inevitablemente. 2) El cajero actual tiene permisos de acceder a los reportes de ventas del día El cajero deberá hacer el procedimiento que se muestra en la sección 9.2.1 y al preguntarle si desea realizar el corte general deberá responder “Si”. Una vez respondido, recordar que no podrá cancelar el corte y la caja se reiniciará inevitablemente.

Una vez realizado el corte de caja, se mostrará la siguiente ventana mostrando diversa información como se verá a continuación.

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Fig. 9.5 Realización de un corte de caja Z (Corte general)

La pantalla está dividida inicialmente en 2 secciones de Ingresos y egresos. Los ingresos son todas las formas de recibir dinero y actualmente estas 2 únicas formas son vender algún producto y/o servicio o rentar alguna PC y/o consola. Los Egresos son todas las formas de sacar dinero de caja y actualmente únicamente pueden ser retiros de dinero por algún supervisor, gastos y devoluciones de productos a clientes. El sistema muestra claramente el flujo de dinero por estos 2 conceptos y hace la suma total para posteriormente agregarles la provisión inicial (Lo que había en caja al momento de iniciar el turno). Así mismo y siempre y cuando soportes múltiples formas de pago, se muestra lo recibido en documentos (cheques, vales, tarjetas, etc) y lo recibido en efectivo (Moneda nacional, dólares, libras, etc). Si la configuración del punto de venta tiene habilitada la opción “Exigir contar el dinero antes de realizar el corte de caja”, el sistema llenará le casilla de “Dinero contado por el cajero” con lo que se rellenó antes del corte en la casilla de “Efectivo en caja”, de lo contrario se rellenará automáticamente con lo mismo que el sistema tiene en “Total en dinero”. Después de esto se muestran las diferencias entre lo contado por el cajero y lo calculado por el sistema. En el cuadro dinero retirado del corte, el sistema siempre intentará retirar el dinero obtenido del corte actual para dejar la provisión inicial igual que como se tenía al iniciar el turno. El cajero siempre tendrá la libertad de modificar esta cantidad pero esto siempre quedará registrado en el sistema. IMPORTANTE. Si usted no retirará el dinero generado, establecer 0 en esta casilla y el cuadro de “Provisión inicial siguiente turno” se tomará como todo el dinero que se tiene en caja.

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Es altamente recomendable realizar el corte de caja Z al final de cada turno para llevar un control óptimo, ya que cada que se hace un corte, se almacena en la base de datos diversos datos que se pueden consultar posteriormente como son los datos del turno de: Ventas, Rentas, Devoluciones, Gastos, Retiros, Compras, Historial de apagado del servidor, Historial de apagado de los clientes e Historial de impresiones. Es muy importante aclarar que al seleccionar “Realizar corte” se reinicia la caja a 0, es decir, no es un corte por un cajero en específico, si no que es un corte general. Si tiene más de un punto de venta el corte solo va a afectar al punto de venta que realice el corte.

9.3 CONSULTA DE CORTES

A partir de la versión 3.0, Cyber Admin Control cuenta con un administrador de cortes mismos que podrá consultar en todo momento y le da de forma global una perspectiva muy completa de su negocio al mostrar en una sola pantalla, los ingresos y egresos de forma global agrupando por corte. Esto se explica a continuación.

Fig. 9.6 Consulta global de cortes (Menú de supervisores Reportes del programa Consulta global de

cortes)

El acceso a este menú está limitado únicamente al usuario Administrador por contener datos que pudieran ser sensibles a otros usuarios por lo que para acceder si es un usuario diferente, se le pedirá su contraseña de Administrador. Como se ve en la figura 9.6, de manera predeterminada muestra solo el punto de venta actual y nos da la posibilidad de incluir solo los cortes de un empleado en particular y mediante las pestañas podemos ver los últimos 30 cortes, los cortes de la semana actual, los cortes del mes actual o una pestaña de personalizado que nos muestra un selector de fechas para seleccionar el periodo de fechas en el que queremos ver los cortes. Veamos a detalle que significa cada columna

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1) PV Nos indica el punto de venta al que hace referencia el corte 2) Fecha Nos muestra la fecha en que se realizó el corte 3) Hora Nos muestra la hora en que se realizó el corte 4) Cajero Nos muestra el cajero que realizó el corte 5) Tipo de corte Nos muestra el tipo de corte que se seleccionó al momento de hacer el corte. Este es en todo momento informativo y nos dará una idea de qué turno se cubrió en el corte actual. 6) Total El total de Ventas + Rentas – Gastos – Retiros – Devoluciones del corte (Ganancia bruta) 7) Dinero retirado Es la suma de los retiros parciales de caja que se hicieron durante el turno por algún supervisor más el último retiro (Se muestra en el inciso 13) 8) Ventas El total de ventas de productos y/o servicios 9) Devoluciones El total de devoluciones 10) Rentas El total de las rentas 11) Gastos El total de los gastos realizados 12) Retiros El total del dinero retirado por algún supervisor antes de realizar el corte (Durante el turno) 13) Último retiro Como se vio anteriormente, al momento de realizar el corte nos pide introducir el dinero que se retira del corte, este hace referencia a ese concepto. 14) Provisión inicial x Sistema Es la provisión inicial que se dejó en el corte anterior. 15) Provisión inicial x Cajero Debido a que la provisión inicial que se ve en el inciso 14 puede variar porque el cajero encuentra una diferencia, esta es la nueva provisión inicial que indica el cajero del turno actual. 16) Diferencia Prov Inicial Es la diferencia del inciso 15 y el inciso 14. Esto es, diferencia entre lo que dice el sistema contra lo que contó el cajero. Se muestra en rojo si es diferencia negativa, azul si es diferencia positiva y negra si no hay diferencias. NOTA Un corte realizado correctamente no debería mostrar diferencias en este campo. 17) Total x Sistema Es el total que se suma del Total mostrado en el inciso 6, más la provisión inicial 18) Total x cajero Si se tiene habilitada la opción “Exigir contar el dinero en caja antes de realizar el corte”, se mostrará el dinero en caja contado por el cajero (incluyendo su provisión inicial) 19) Diferencia final Es la diferencia del inciso 18 y el inciso 17. Esto es, diferencia entre el total que dice el sistema contra lo contado por el cajero. Se muestra en rojo si es diferencia negativa, azul si es diferencia positiva y negra si no hay diferencias. NOTA Un corte realizado correctamente no debería mostrar diferencias en este campo. 20) Comentarios Al momento de realizar un corte hay un campo de comentarios, se muestran los comentarios introducidos.

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Se han hecho grandes esfuerzos por tener este manual actualizado. Si usted nota alguna opción que falta o está mal explicada, no dude en contactarnos por cualquiera de las siguientes formas:

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