manual cgd

Control de Gestin de Documentos

Manual de Usuario


Manual de Usuario

2

ndice Introduccin .................................................................................................... 3 Objetivo .......................................................................................................... 3 Requisitos Tecnolgicos mnimos necesarios para acceder al sistema. .................. 4 Acceso al Sistema de Control de Gestin de Documentos .................................... 5 Tipos de Usuarios del Sistema ........................................................................... 9 Nuevo Documento .......................................................................................... 10

1.- Llenar el formulario de los datos del documento. ...................................... 10 2.- Adjuntar Archivo del documento.............................................................. 12 3.- Guardar el Documento ........................................................................... 12 4.- Elegir quienes sern los destinatarios de ese documento ........................... 13 5.- Enviar Documentos ................................................................................ 16

Firmar Electrnicamente ................................................................................. 18 Generar Documento de Instruccin .................................................................. 21 Reenviar un Documento ................................................................................. 21 Turnar de Manera Interna ............................................................................... 22 Responder a un Documento ............................................................................ 23 Seguimiento a Documentos ............................................................................. 23 Expedientes. .................................................................................................. 24

Crear un Nuevo Expediente ......................................................................... 25 Quitar un expediente ................................................................................... 25 Mover documentos entre carpetas. .............................................................. 26

Catlogos ...................................................................................................... 27 Catlogo de Usuarios. ................................................................................. 27

ANEXOS ........................................................................................................ 29 Instalar la Firma electrnica Avanzada en el equipo. ...................................... 29


Manual de Usuario

3

Introduccin Gestin de Documentos es el proceso de administrar los documentos en forma sistemtica de acuerdo a su ciclo de vida: desde su creacin inicial, el proceso de revisiones, el almacenamiento, difusin y utilizacin, hasta su destruccin. La Gestin de Documentos es una tarea clave en todas las organizaciones y afecta a todas sus partes. En el proceso de la implementacin de un nuevo sistema, es esencial causar el menor nivel de interrupcin posible. El nuevo sistema debe introducirse en etapas, observando cuidadosamente los procedimientos establecidos en la Gestin de Cambios. En el proceso de introducir un nuevo sistema de Gestin de Documentos, frecuentemente se descubren las deficiencias en cuanto a las prcticas vigentes en el manejo de la informacin en la organizacin. Es un reto administrativo propiciar un efectivo ambiente de cambio orientado a la sustitucin de los procesos anteriores por los nuevos, y modificar los aspectos "culturales" implicados.

Objetivo Desarrollar un Sistema de Control de Gestin de Documentos que facilite y optimice el control de los documentos que llegan a la Secretara de administracin y que gestione el tramite interno de los mismos a travs de la red, sin necesidad de copias ni envos fsicos. La finalidad principal es digitalizar los archivos, y llegar a tener una oficina sin papeles.


Manual de Usuario

4

Requisitos Tecnolgicos mnimos necesarios para acceder al sistema.

Computadora con procesador a 75 Mhz o superior.

64 MB de memoria RAM o superior y espacio libre en disco duro de cuando menos 100 MB.

Conexin a la Intranet de la Secretara de Administracin o bien una Conexin a Internet de al menos 56 kbps.

Sistema Operativo Microsoft Windows 95 o NT 4.0 o superior.

Navegador (Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior). Para utilizar la firma electrnica se necesita un navegador compatible con activeX y tener instalados los certificados en el contenedor de windows.

Instalar ActiveX de firma electrnica.

Adobe Acrobat Reader versin 5 o Superior.


Manual de Usuario

5

Acceso al Sistema de Control de Gestin de Documentos Para acceder al sistema desde la intranet1, abra su explorador (Internet Explorer/ Netscape etc.) y teclee en la barra de direccin https://sistemas/CGD2007/ o desde Internet teclee https://admon.chiapas.gob.mx/CGD2007/.

En seguida debe teclee el usuario y contrasea que le fueron proporcionados en los cuadros de textos correspondientes y dar clic en el botn iniciar sesin:

Al teclear correctamente su Nombre de Usuario y Contrasea el sistema lo posicionar en el men principal del sistema.

1 Una intranet es una red local que utiliza herramientas de Internet, normalmente, dicha red tiene como base el protocolo TCP/IP de Internet y utiliza un sistema firewall (cortafuegos) que no permite acceder a la misma desde el exterior.


Manual de Usuario

6

Elementos que integran el Men Principal.

Recibidos. Al dar clic sobre este elemento se mostrarn todos los documentos que ha recibido de otras direcciones Enviados: Al hacer clic sobre este elemento se le presentar todos los documentos que usted ha enviado hacia otras direcciones. Por Enviar: Aqu se encuentran todos los documentos que todava no han sido enviados o bien estn en proceso de completar su captura. Para Su Conocimiento: En este apartado se muestran todos los documentos en la que nicamente se le turn para su conocimiento o como copia.


Manual de Usuario

7

En esta seccin se muestra los documentos organizados por expedientes, permite al usuario la creacin de expedientes, mover documentos de un expediente a otro, renombrar expedientes, de esta manera se tendrn mejor organizados y se facilitarn los procesos de bsquedas de los documentos.

En este mdulo podr modificar datos de los catlogos que integran el sistema, tales como:

Catlogo de Dependencias u Organismos. Catlogo de reas Catlogo de Municipios. Catlogo de Usuarios Catlogo de Estados

Muestra un resumen del estado que guardan los documentos, al hacer clic sobre el vnculo en color azul, se filtrarn automticamente los documentos con el estado seleccionado.

Al hacer clic sobre este elemento le mostrar el formulario para capturar un documento nuevo.


Manual de Usuario

8

Al hacer clic el sistema le mostrar la ventana de bsqueda de documentos del sistema.

Cierra la sesin del usuario actual y regresa a la pgina de registro del Sistema de Gestin de Documentos.

Aqu puede seleccionar el rango de fechas de los documentos que quiere mostrar, por omisin se muestran todos los documentos del ao actual. Datos que integran el Documento desde el Men Principal.

1. Indica el nmero consecutivo del documento asignado automticamente por el sistema. Esta numeracin es diferente para cada Subsecretara, Unidad o Direccin.

2. Indica el estado actual del documento (Pendiente, Atendido, Rezagado, Rezagado con respuesta) en caso de un documento que no tenga seguimiento (Normal) no se mostrar ningn icono.

3. Indica el remitente del documento: a. Nombre del Titular b. Dependencia c. Puesto


Manual de Usuario

9

d. Nmero de Oficio 4. En este recuadro se indican los destinatarios del documento, y su rol

(firmante, copia, destinatario). 5. Turnado Interno: Indica a quin se le turn de manera interna, es decir a

un rea o departamento del destinatario. 6. Muestra una descripcin breve del asunto del documento. 7. Permite rpidamente archivar el documento a un expediente previamente

creado y opcionalmente quitarlo de la bandeja. 8. Indica el nmero de respuestas que ha tenido el documento, al hacer clic

sobre el vnculo se desplegar una ventana con las respuestas. 9. Indica la Fecha en que fue turnado el documento, la fecha en que fue

recibido y la fecha lmite en que se debe responder el documento.

Tipos de Usuarios del Sistema En el sistema existen 3 tipos de usuarios Principales: Titular: Es el titular de la Dependencia, Subsecretara, Unidad o Direccin, el cual debe contar con Firma electrnica para poder enviar y recibir documentos a travs del sistema. Asistente: Este usuario se encarga de administrar y asistir al Titular en cuanto a los documentos que llegan a travs del sistema, tiene la facultad de crear y ver los documentos del titular, usualmente este usuario es asignado a la secretaria, asistente o secretaria particular del titular. Delegados: Son los usuarios que dependen del titular y que se les puede turnar internamente documentos que el titular recibe, el usuario delegado puede responder al documento, generalmente este grupo de usuarios est conformado por Jefes de departamento y Jefes de rea.


Manual de Usuario

10

Nuevo Documento Los pasos necesarios para dar de alta un documento son: 1.- Llenar el formulario de los datos del documento 2.- Adjuntar el archivo del documento 3.- Guardar el Borrador2 4.- Elegir quienes sern los destinatarios de ese documento. 5.- Enviar Documento (Titular) 6.- Firmar Electrnicamente

1.- Llenar el formulario de los datos del documento. Al hacer clic desde el men principal en Nuevo Documento se presentar el formulario de llenado del documento como el que se muestra a continuacin.

2 Despus de haber guardado el borrador, los dems pasos pueden hacerse posteriormente, el documento queda almacenado en la carpeta Por Enviar del men principal, y puede completar los pasos, haciendo clic en el documento de dicha carpeta.

Accin/Tipo de Usuario Titular Asistente DelegadosPuede Crear Nuevos Documentos, a su nombre

X

Puede Crear Nuevos Documentos, a nombre del Titular

X X X

Puede Enviar Documentos X Puede crear, eliminar y administrar sus propios expedientes

X (nicamente los expedientes del titular)

X

Puede Responder Documentos X X X Puede Firmar Documentos Electrnicamente

X

Puede ver los documentos del titular X X Puede cambiar el estado del documento (rezagado, pendiente, atendido)

X


Manual de Usuario

11

Num. De Referencia: Este nmero se asignar automticamente una vez que el documento haya sido almacenado en el sistema. Num. De Oficio: Se refiere al Nmero de Oficio del Documento. Fecha de Despacho: Es la fecha en que se despach el documento. Fecha del Documento: Es la fecha con que viene el documento. Fecha de Recibido: Es la fecha con que es recibido el documento. Remitente: Nombre del que suscribe el documento. Cargo/Puesto: Es el Cargo o Puesto del que suscribe el documento


Manual de Usuario

12

Dependencia: Debe seleccionar la Dependencia de donde proviene el Documento, en caso de no existir deber agregarla previamente desde el mdulo de Catlogos. Estado: Estado de la repblica donde se encuentra esa dependencia u organismo Municipio: Municipio donde se encuentra esa dependencia u organismo. Asunto: Breve descripcin del asunto que trata el documento. Instrucciones: Son las instrucciones que se le da al usuario que se le va a turnar el documento, puede escoger una instruccin predefinida o bien escribir la instruccin personalizada en el espacio correspondiente. Responder antes de: Es la fecha lmite que tiene la persona que se le turn el documento para dar una respuesta.

2.- Adjuntar Archivo del documento Archivo para anexar: Es el documento escaneado en formato (Word, Pdf, etc), que se adjuntar, debe hacer clic en el botn Examinar para seleccionar el archivo.

3.- Guardar el Documento Una vez llenados todos los campos del formulario haga clic en el men superior sobre Documento y de clic en la opcin Guardar Documento, el documento quedar accesible en cualquier momento a travs de la bandeja Por Enviar.

Una vez guardado el documento, en la parte superior derecha del formulario, ver el documento adjunto, el cual podr visualizar haciendo clic en el sobre el nombre del archivo.


Manual de Usuario

13

Tambin puede asignarle un estado al documento para darle seguimiento, seleccionando un elemento de la lista y dando clic en el botn actualizar:

Si desea cambiar el archivo adjunto, haga clic en Examinar para seleccionar el nuevo archivo, y luego clic en Cambiar para realizar los cambios.

Todos los dems campos se pueden editar mientras no se haya enviado, para guardar los cambios realizados en alguno o varios campos, debe hacer clic en el men superior sobre Documento y de clic en la opcin Guardar Documento.

4.- Elegir quienes sern los destinatarios de ese documento. Existen 2 tipos de Destinatarios:

Destinatarios con Firma Electrnica Avanzada, corresponde al envo a otros titulares (Secretario, Directores, Subsecretarios, Jefes de Unidad)

Destinatarios Sin Firma Electrnica Avanzada, corresponde a los

usuarios que dependen del titular.


Manual de Usuario

14

Para Seleccionar los Destinatarios del documento haga clic en el men de la parte superior del formulario y haga clic en Destinatario y seleccione uno de los dos tipos:

Destinatarios con FEA

1. Muestra la lista de participantes, y el rol de cada uno dentro del documento (Firmante, Destinatario o copia) o Firmante: Es necesaria su firma electrnica para que el proceso de

firma de acuerdo multilateral pueda darse como ejecutado: o Destinatario: No es necesaria su firma. o Copia: Al seleccionar esta opcin este documento ir hacia la bandeja

Para su Conocimiento.

2. Permite buscar un usuario a travs del nombre, para seleccionarlo y anexarlo a la lista de participantes. Introduzca el Nombre del usuario que desea incluir ya sea de manera completa o parcial y d clic en Buscar en la parte inferior aparecer una lista con los usuarios que corresponden al criterio de bsqueda, seleccione el que desea agregar a travs del botn


Manual de Usuario

15

Por omisin en la lista de participantes aparecen como rol del usuario actual aparece como Firmante, y de los subsecuentes aparecen como Destinatario, si desea cambiar el rol en alguno de ellos haga clic en el vnculo Editar en la fila correspondiente y seleccione el nuevo tipo de rol.

Una vez seleccionado el nuevo rol de clic en Actualizar para guardar los cambios. Si desea remover un participante de la lista de clic en Quitar de la fila correspondiente. Para regresar al Formulario del documento haga clic en el men superior en Salir y Regresar. En la parte derecha del formulario del documento podr ver los participantes, el cargo de cada uno de ellos y su rol dentro del acuerdo.

Destinatarios sin FEA Al igual que con los usuarios con Firma Electrnica, se mostrar la lista de participantes, y en cambio, se mostrar unicamente los usuarios que dependen del titular para poderlos agregar a la lista:


Manual de Usuario

16

Seleccione uno de los usuarios y de clic en el botn en Insertar, y repita la operacin si desea agregar ms participantes. Importante: No es posible mezclar destinatarios de usuarios sin Firma Electrnica con usuarios con Firma electrnica en un documento.

5.- Enviar Documentos Una vez que el documento se haya revisado, el usuario Titular deber enviar el documento a los participantes. En el Men Principal, haga clic en la bandeja Por Enviar, y de clic sobre el documento, esto lo llevar al formulario del documento en donde debe hacer clic en el men superior en Envo y luego en Enviar. Si los participantes son usuarios con Firma Electrnica, el proceso demorar en relacin al tamao del archivo y la velocidad de la conexin a Internet, ya que se hace una peticin a la notara Electrnica del Gobierno del Estado, para registrar el proceso, en esta fase del envo se mostrar la siguiente leyenda:


Manual de Usuario

17

Una vez concluida la fase de envo, el sistema le mostrar un mensaje y opcionalmente puede:

1. Ver el Acuerdo: Al dar clic sobre este vnculo se visualizarn los datos del registro de la notara electrnica, los participantes, los roles, el vencimiento para firmar y tambin se podr firmar el documento.

2. Firmar el Acuerdo: se redirecciona a la pgina para firmar electrnicamente el documento enviado.

3. Cerrar: cierra la ventana.

Si decide cerrar la ventana, puede firmar y ver el acuerdo posteriormente dando clic en el men superior en Firma Electrnica y luego dar clic en Ver acuerdo

Del lado derecho del formulario, podr ver tambin el estado de la Firma Electrnica en tiempo real. Los usuarios que todava no han firmado el documento aparecen con el

icono y los que ya han sido firmados con


Manual de Usuario

18

Firmar Electrnicamente Para firmar electrnicamente desde el formulario del documento dando clic en el men superior en Firma Electrnica y luego dar clic en Ver acuerdo

Se visualizar la pgina con el estado del acuerdo, la fecha de vencimiento, los participantes de acuerdo a los datos de la notara electrnica.

1.- Es el documento que est en el proceso de firma, al dar clic sobre el vinculo podr descargarlo para visualizarlo 2.- Es la fecha de creacin de ese acuerdo en la notara electrnica 3.- Es la persona que envi este acuerdo. 4. Es el estado del acuerdo, Los estados de la firma electrnica son:


Manual de Usuario

19

5. Es la fecha en que vence el acuerdo y poder recabar las firmas. 6. Es la lista con los nombres de los participantes. 7. Indica el nombre de la dependencia de donde procede participante 8. Indica el Rol del participante (Firmante, Destinatario) 9. Indica el nmero de notificaciones hechas al usuario a travs de su correo electrnico. 10. Indica la Fecha y la hora en que firm el usuario as tambin si firm en aceptacin (A) o Declinado (D), y el protocolo utilizado. 11. Indica el mtodo de verificacin de la firma y si es vlida.. Si est habilitado como firmante y el documento est an est vigente, haga clic

para firmar el documento en el botn . A continuacin le mostrar la pgina para firmar el documento:


Manual de Usuario

20

A continuacin haga clic en Firmar, el sistema le pedir que seleccione el Certificado que desea utilizar para firmar el documento. Una vez seleccionado el Certificado, y de acuerdo al nivel de seguridad el sistema le pedir la contrasea para que pueda acceder a la Llave Privada de su Certificado.

Una vez proporcionada la contrasea para la clave privada, el sistema firma el documento y queda almacenada en el sistema.


Manual de Usuario

21

Generar Documento de Instruccin Para generar la instruccin para imprimir, haga clic en los detalles del documento, y luego en Ver Instruccin:

Se generar un archivo en formato PDF, el cual podr ser impreso o guardar una copia localmente en su mquina, pero no podr copiar el contenido en el portapapeles, y tampoco se podr modificar. Este documento de instruccin contiene un resumen del escrito, el asunto, la instruccin, el destinatario y si est registrada en la base de datos, la firma digitalizada del titular.

Reenviar un Documento


Manual de Usuario

22

Utilice esta opcin para reenviar el documento actual a otros destinatarios, el sistema mantiene los datos originales del formulario del documento, as como el archivo adjunto. Nota: Si el documento se va a turnar internamente, utilice la opcin Turnar de Manera Interna.

Turnar de Manera Interna Al turnar de manera Interna, deber seleccionar al miembro de su personal a que quiere turnar internamente el documento y deber escribir las instrucciones en el espacio correspondiente y dar clic en aceptar.

En la parte derecha de los detalles del documento, podr observar que en la seccin de participantes, aparecer la persona al que fue turnado internamente.


Manual de Usuario

23

Responder a un Documento Para dar una respuesta a un documento, puede hacerse de dos maneras:

1- A travs de un Documento Electrnico, es decir, la respuesta ser una referencia a un registro de un documento nuevo dentro del sistema.

2- A travs de una nota informativa, le permitir escribir un comentario, por ejemplo, que seguimiento, o en que estado se encuentra el asunto, la fecha respuesta y opcionalmente podr adjuntar un documento digitalizado, que puede ser el oficio de respuesta.

Esta respuesta podr ser vista por el que envi el documento, los destinatarios del documento, y los usuarios que le fueron turnados internamente.

Seguimiento a Documentos Para los documentos que el usuario haya enviado, podr cambiar el estado del documento, seleccionando un elemento de la lista desplegable y dando clic en Actualizar.


Manual de Usuario

24

Si el documento tiene el estado Pendiente y la fecha lmite para responder expir, el sistema cambia el estado automticamente a rechazado. Si el documento tiene el estado Rechazado y se responde al documento, el sistema cambia el estado automticamente a Rechazado con respuesta.

Expedientes.

En esta seccin se muestra los documentos organizados por expedientes, permite al usuario la creacin de expedientes, mover documentos de un expediente a otro, renombrar expedientes, de esta manera se tendrn mejor organizados y se facilitarn los procesos de bsqueda y organizacin de los documentos. Al hacer clic en la lista desplegable, se mostrarn las carpetas con que cuenta el usuario actual, los titulares y los usuarios delegados pueden organizar sus carpetas como mejor les convenga, mientras que los usuarios asistentes, podrn administrar nicamente las carpetas del titular. Al seleccionar una carpeta de la lista en la parte derecha de la pantalla, se mostrarn nicamente los documentos que se encuentran en dicha carpeta.


Manual de Usuario

25

Crear un Nuevo Expediente Para crear un nuevo expediente seleccione de la lista desplegable, la carpeta padre de donde quiera crear el nuevo expediente (por omisin es la carpeta Raz) y haga clic en agregar expediente. En la ventana emergente introduzca el nombre de la carpeta y de clic en aceptar.

Quitar un expediente Para eliminar un expediente, seleccione de la lista desplegable, la carpeta que desea eliminar y luego de clic en Quitar Expediente.


Manual de Usuario

26

Mover documentos entre carpetas. Para mover documentos entre carpetas, haga clic sobre la lista desplegable del Expediente Actual, y seleccione el expediente en donde se encuentran los documentos que quiere mover, en la parte derecha le aparecern los documentos que contiene dicha carpeta y seleccione a los documentos que quiere mover. Si desea mover el contenido completo seleccione la casilla de verificacin del encabezado de la columna, para seleccionar todos. En la lista desplegable Destino, seleccione la carpeta donde quiere mover los documentos seleccionados, y de clic en el botn Mover


Manual de Usuario

27

Catlogos Al hacer clic en catlogos le mostrar la pgina en donde a travs de las pestaas podr navegar entre los catlogos que integran el sistema, Catlogo de Dependencias u Organismos

A continuacin se muestra la pgina con diferentes pestaas de a los diferentes catlogos:

Catlogo de Usuarios. Haga clic en la pestaa Usuarios, y en la lista desplegable, si es usted administrador del sistema podr modificar los datos de los usuarios registrados


Manual de Usuario

28

del sistema, en caso contrario solo podr ver su informacin y modificar su usuario y contrasea.

Como administrador del sistema, tiene la opcin de agregar un Nuevo usuario, Modificar o eliminar a un usuario. Para cambiar su contrasea haga clic en Archivo>Modificar, en seguida tendr que teclear su contrasea actual y su contrasea nueva en los espacios correspondientes, haga clic en Archivo>Guardar para realizar los cambios o Cancelar para abortar la operacin.


Manual de Usuario

29

ANEXOS

Instalar la Firma electrnica Avanzada en el equipo.

1. Abrir el panel de control de Windows

2. Haga clic en Opciones de Internet


Manual de Usuario

30

3. En las pestaa de Contenidos, de clic sobre el botn de Certificados

4. Para importar su Certificado, pulse en el botn Importar


Manual de Usuario

31

5. Se abrir el asistente de importacin, pulse en el botn Siguiente

6. Pulse en el botn Examinar para buscar la ubicacin del archivo de su Firma Electrnica Avanzada.


Manual de Usuario

32

7. En la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior Tipo, seleccione la opcin Intercambio de informacin personal. Seleccione el archivo y pulse el botn de Abrir

8. Una vez seleccionado el archivo, pulse en el botn Siguiente


Manual de Usuario

33

9. Escriba la contrasea de su archivo, y seleccione las casillas: Habilitar proteccin segura de claves privadas: Esta opcin permitir pedir la contrasea de su firma electrnica cada vez que vaya a firmar un documento. Marcar esta clave como exportable: Esta opcin le permitir realizar una copia de su firma electrnica, para poder trasladarla a otro equipo o para realizar un respaldo.


Manual de Usuario

34

10. En esta ventana, pulse en el botn Siguiente

11. Para terminar de importar su Certificado, pulse en el botn Finalizar

12. Haga clic en Nivel de Seguridad.


Manual de Usuario

35


Manual de Usuario

36

13. Seleccione el Nivel Alto, de esta manera, se le pedir que introduzca la contrasea cada vez que firme un documento.

14. Introduzca una contrasea (de preferencia la misma de su firma electrnica) y vuelva a repetir la contrasea para confirmar. Y haga clic en finalizar


Manual de Usuario

37

15.- Haga clic en aceptar para finalizar

16.- Compruebe que el certificado se encuentre en el contenedor de certificados de Windows.

manual cgd

Documents