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Importar tablas de Excel a MySQL facilmente

iSVai, domingo 04 octubre 2009 - 02:13:05

Microsoft Excel es sin duda una de las plataformas preferidas por las organizaciones para almacenar informaci�ón de clientes,

proveedores, personal, cuentas, contabilidad etc. en libros completos que por su estructura misma llegan a simular una aut�éntica

base de datos, y en realidad la idea no se desv�í a para nada de lo que podr�í a llegar a ser. Aprovechar la informaci�ón es una tarea

com�ún sobre todo cuando hablamos de base de datos pues es el controlador de un sistema de informaci�ón y alimenta su

funcionamiento, siendo as�í el exportar/importar datos entre Microsoft Excel y MySQL se vuelve un tema interesante y com�ún...

com�ún hasta el punto en el que se requiere importar el contenido de Excel a MySQL, pues existen muchas alternativas con la ayuda

de herramientas y algunos procesos. No deberia ser tan laborioso �¿o si?

Hay poca informaci�ón al respecto, pero un archivo en Excel (xls, xlsx) puede migrarse a MySQL practicamente de forma nativa sin

ninguna herramienta adicional, m�ás que phpMyAdmin. Una migraci�ón de MySQL a Excel resulta muy sencilla, phpMyAdmin nos

ofrece la opci�ón de generar ficheros Excel a partir de una base de datos, tabla o consulta en concreto o en determinado caso existen

clases de uso libre y funciones PHP para realizar este proceso faclimente. Cuando me vi en la necesidad de hacer este proceso, pero

de manera inversa (migrar Excel a MySQL) entonctr�é en realidad poca informaci�ón del proceso espec�ífico de como realizarlo, por

lo que me anim�é a hacer este sencillo tutorial donde mostrar�é lo f�ácil y r�ápido que es esto y que sobre todo nos ahorrar�á de

muchisimo tiempo.

1. Limpiar contenido

La importaci�ón de datos de una tabla de Excel a una tabla MySQL no se realiza m�ágicamente, es de suponer que el proceso tiene

un concepto l�ógico y coercible. Lo que hacemos es guardar el archivo de Excel en un fichero plano de extensi�ón .CSV el cual

delimita los daros de cada fila con comas, por lo que es indispensable limpiar campos que NO son necesarios y que NO quer�émos

que aparescan en nuestra tabla.

Como ejemplo, supongamos que ten�émos la siguiente tabla:

Ten�émos que eliminar las filas y columnas que no necesitamos, por ejemplo, la primer fila que contiene los t�ítulos y las columnas

con datos que no necesitar�émos posteriormente en la base de datos, para dejar solo los datos que representan columnas para la

tabla. Para este ejemplo la tabla quedar�í a limpia de la siguiente manera:

2. Guardar CSV

Lo siguiente es guardar ese fichero en formato .CVS delimitado por comas. Simplemente desde Microsoft Excel nos dirigimos al

men�ú Archivo y a Guardar como...

Se muestra la t�ípica ventana donde seleccionamos la ruta donde vamos a guardar el archivo, y en la parte inferior el formato, justo

ahi ten�émos que seleccionar CSV (delimitado por comas)(.csv):

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3. Verificar separaci�ón

Si abrimos el archivo CSV que hemos generado con el bloc de notas o alg�ún editor de ficheros de texto plano , tienen que

aparecernos los datos de cada fila separados por "," y cada fila separada por un espacio como vemos a continuaci�ón:

Cabe mencionar que hay algunas versiones de Excel que delimitan los datos con ";" en lugar de "," pero esto no es importante, al

momento de importar el archivo CSV ver�émos como indicar el caracter de separaci�ón, pues en realidad no es relevante, se usa

como indicador para los datos del archivo plano, por lo cual en realidad podr�í a ser cualquier caracter que pueda indicar la

separaci�ón.

5.Crear tabla en MySQL

Como quinto paso de este arduo proceso ten�émos la creaci�ón de la tabla donde almacenaremos directamente los datos que nos

quedaron en el fichero delimitado por comas. Nos dirigimos a phpMyAdmin y creamos la tabla con los campos referentes a os datos

de nuestro fichero. Si comparamos la imagen donde dejamos nuestro archivo de excel limpio y la siguiente imagen podr�émos notar

como encajan los datos:

Son exactamente los mismos, a excepci�ón del campo ID que se utiliza como folio �único para cada fila dentro de las bases de datos.

5. Importar CSV

Con la tabla y el archivo creados no queda m�ás que meter el contenido del archivo dentro de la tabla. En phpmyAdmin ten�émos

dos opciones extremadamente �útiles que nos ayudan a extraer y meter datos f�ácilmente generalmente a modo de respaldos en

instrucciones SQL de archivos planos (.sql), pero ahora (no se con certeza a partir de que versi�ón) tambi�én podemos meter datos

de este formato delimitado por comas, es muy sencillo; nos dirigimos a la opci�ón Importar donde enseguida aparece el bot�ón

Examinar/Browse donde elegimos el archivo a importar. Abrimos el .csv que generamos previamente, desp�úes viene el paso

interesante de esto, vamos al apartado Formato de archivo importado y ten�émos que seleccionar la segunda opci�ón: CSV

usando LOAD DATA.

Ahora viene la importancia de haber ejecutado el .CSV despu�és de haberlo generado y el porque considerar el caracter que

identifica y delimita la terminaci�ón de cada dato a modo de campo. En las opciones de LOAD DATA ten�émos la "Campos

terminados en" y enseguida un peque�ño campo de texto donde escribimos el caracter con el que se delimitan los datos, por detecto

esta escrita una "," pero como mencion�é, algunas versiones de Microsoft Office utiliza ";", si este es el caso, simplemente

cambiamos el caracter en las opciones que nos da phpMyadmin. Finalmente solo hacemos clic en�  el bot�ón Continuar y listo!

De momento parece un proceso muy r�ígido y laborioso, pero la realidad es que es f�ácil, pr�áctico y demasiado �útil. S�é que los

sacar�á de varios apuros. Saludos y hasta la pr�óxima entrega