2014

MANEJO DE FILTROS Y

ORDENACIÓN DE DATOS

MIRIAN LEMA

ESCUELA SUPERIOR POLTECNICA DE CHIMBORAZO

CONTENIDO

FILTROS .................................................................................................................................................................................. 2

MANEJO DE DATOS CON HOJA DE CÁLCULO ....................................................................................................... 5

Introducción de datos ................................................................................................................................................. 5

Exportar archivos .......................................................................................................................................................... 6

Importar archivos ...................................................................................................................................................... 10

ORDENAR DATOS ........................................................................................................................................................... 11

BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................................................. 13

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y

trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que

se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar

filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e

imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha

de los rótulos de columna del rango filtrado.

Rango sin filtrar

Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.

También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más

de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores

comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando

Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene

que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios

independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más

complejos.

Ejemplos de criterios complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas

independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios

presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna

Vendedor.

Vendedor

Davolio

Buchanan

Suyama

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los

criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios

muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la

columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Tipo Vendedor Ventas

Producto Davolio >1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,

introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de

criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en

la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Tipo Vendedor Ventas

Producto

Davolio

>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto

incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas

independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen

"Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también

muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.

Vendedor Ventas

Davolio >3000

Buchanan >1500

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas

múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las

ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.

Ventas Ventas

>5000 <8000

<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si

emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de

criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango.

Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna

C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas

La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una

referencia relativa para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas)

o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la

fórmula deben ser referencias absolutas y el resultado de la fórmula debe ser

VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna

C) del primer registro (fila 7) del rango.

En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia

relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error

#¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya

que no afecta a la forma en que se filtra el rango.

Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y

minúscula. (MICROSOFT OFFICE , 2010)

MANEJO DE DATOS CON HOJA DE CÁLCULO

El manejo de datos es una de las principales utilidades de una hoja de cálculo en el estudio

estadístico. En general los programas de estadística no suelen tener un sistema de entrada

de datos tan versatil como el que proporciona una hoja de cálculo como Open Calc. En el

caso de R y R-Commander esta situación es actualmente bastante aguda, la entrada de datos

es muy poco eficaz.

INTRODUCCIÓN DE DATOS

De forma predeterminada los datos pueden ser introducidos en columnas de modo que al

terminar de escribir cada dato se pulsa alguna de las teclas Enter, Return o Intro disponibles

en el teclado. El ratón y las flechas del teclado permiten desplazarse rápidamente a través

de todo el teclado para intoducir los datos en el orden en que se desee. Finalmente una de

las más importantes ventajas es la posibilidad de introducir resultados con la mayor rapidez.

Hagamos un ejercicio de este último uso.

Descarguemos el conjunto de datos Iris que se encuentra en R y en los conjuntos de datos

para demostraciones de otros muchos paquetes estadísticos. Estos datos fueron recogidos

por Edgar Anderson en 1935 y analizados por Fisher en 1936 corresponden a las medidas

en centımetros de la longitud y ancho del sepalo y de la longitud y ancho del petalo para 50

flores de cada una de tres especies de lirios.

La pantalla tendrá un aspecto parecido al siguiente:

Situémonos en la celda E2:

1. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada

todas las celdas hasta la celda E52.

2. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, subiremos una celda arriba para

no incluir en la selección el primer dato que pertenece a la especie versicolor.

3. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la

especie para todos los primero cincuenta datos.

Cualquier error cometido sobreescribiendo datos de forma indeseada (como por ejemplo

borrar el nombre versicolor al rellenar hacia abajo) puede facilmente deshacerse mediante

la orden deshacer (Ctrl-Z).

Ya vimos en la clase de introducción que esto mismo es posible hacerlo mediante el ratón.

Hágase como ejercicio la "expansión" de valor versicolor a los datos desde el 51 al 100.

Por último, en el caso de los últimos cincuenta datos el procedimiento incialmente utilizado

no es factible, como es fácil comprobar:

1. Situémonos en la celda E102.

2. Pulsando las teclas May-'Flecha Izquierda' pasar a la celda D102.

3. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada

todas las celdas hasta la celda D151. 4. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, nos desplazaremos una celda a la

derecha para deseleccionar la columna D.

5. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la

especie para todos los últimos cincuenta datos.

EXPORTAR ARCHIVOS

Una vez que tenemos completo nuestros datos, es conveniente guardarlos en el formato

nativo de Open Office que para las versiones 2.X lleva el sufijo ods (Open Document

Spreadsheet). Este tipo de documentos se corresponde con el estandar ISO 26300 para

hojas de cálculo y que reemplaza al estandar oficioso anterior dif (Data Interchange

Format), al igual que los documentos odt (Open Document Text) reemplazan al formato rtf

(Rich Text Format, formato de texto enriquecido). Este estandar fue adoptado por los

desarrolladores de Open Office y dio lugar al paso de la versión 1.X a la versión 2.X; la

versión anterior utilizaba los formatos abiertos pero propietarios de Sun Microsystems

(sx.). Actualmente y pese a la naturaleza estándar del formato ods es preciso también

guardar los datos en otros formatos para que puedan ser utilizados desde programas que aún

no utilizan este estándar. Será obligatorio en Europa en el futuro inmediato.

Como formatos de exportación podemos destacar:

Los formatos de las versiones anteriores de OpenOffice (sxc) y de su predecesor

StarOffice (sdc, Sun Microsystem mantiene a través del proyecto StarOffice una

estrecha colaboración con el proyecto OpenOffice, pero mantiene derechos de

propietario sobre parte de su suite).

Los formatos de Excel de Microsoft en diversas versiones (5.0, 95, 97/2000/XP y

2003, que se corresponden con los sufijos xls y xlm respectivamente).

El formato estándar para intercambio entre hojas de datos (anticuado y limitado en

la inclusión de funciones dif).

El formato para publicación en página web html.

Por último citaremos (aunque hay más disponibles como veremos) el más

interesante para este curso: el formato de exportanción en texto plano. Como

denominación general es un conjunto de formatos a los que OpenCalc asigna el

sufijo el sufijo csv (Commas Separated Value, Valores Separados por Comas) pero

que también es posible encontrarlos con el sufijo txt. A diferencia del formato dif

no permite guardar en el fichero las fórmulas, pero que a cambio permite visualizar

los datos guardados con cualquiera de los muchos procedimientos que hay para ver

documentos de texto, incluidos los navegadores de internet. Es un formato muy

adecuado para el paso de datos de la hoja de cálculo al programa R de estadística

que se verá en los próximos días.

Exportemos nuestra hoja de cálculo al formato csv:

1. Mediante los comandos Archivo->Guardar como...->Abajo iniciaremos la pantalla

para exportar nuestros datos al formato csv:

2. En el campo Tipo de archivo pulsaremos en la flecha hacia abajo que hay en la parte

derecha del campo. Obtendremos la lista de los diversos tipos de archivos de hojas

de cálculo en los que podemos guardar nuestros datos:

3. Mediante la barra de desplazamiento de la parte de la derecha de la lista de tipos de

archivos iremos viendo los tipos que se encuentran en la parte más baja de la lista

fuera de la ventana. El tercero comenzando a contar por el final de la lista es el

formato Texto CSV (.csv) que buscamos.

4. Marcaremos la casilla Editar configuración de filtros para asegurarnos de que

podemos editar los detalles del formato csv.

5. Al pulsar guardar nos avisará de que en cualquier formato que no sea el formato

nativo OpenDocument es posible que no se guarde toda la información contenida en

la hoja de cálculo. Contestaremos que de todos modos sí, queremos utilizar el

formato csv.

6. Si marcamos la casilla Editar configuración de filtros o si el programa no dispone de

suficiente información para la exportación se abrirá una nueva ventana para que

especifiquemos los detalle del formato. Por defecto nos ofrece la codificación de

carecteres que estamos utilizando en el sistema, la separación mediante comas entre

valores (como su nombre indica) y los textos con dobles comillas. Este es el

formato más adecuado para la exportación de datos en el formato de hoja de cálculo

estándar original que es el inglés. Este formato tiene el inconveniente en español de

que la coma se utiliza como separador decimal y para salvar el problema OpenCalc

convierte todos los datos en texto. Guardémoslo de todos modos.

7. Abramos el archivo en otro espacio de trabajo utilizando el editor Diana (Gedit).

Veremos que efectivamente los números se han guardado entre comillados.

Cerremos el archivo.

8. En el espacio de trabajo de la hoja de cálculo repetimos el procedimiento de

exportación anterior, ahora será muy importante marcar la casilla para evitar que

repita el mismo formato. Como el archivo iris.csv ya existe nos advertirá de ello y

nos preguntará si deseamos sobreescribirlo. Lógicamente sí deseamos

sobreescribirlo.

9. En esta ocasión cambiaremos Separador de campos el por el valor {vacío}

utilizando para ello la flecha que hay en la parte derecha del campo. Otra alternativa

para que los números siguiesen siendo números sería utilizar un ancho de columna

fijo. Queda como ejercicio personal.

10. En el segundo espacio de trabajo que estamos utilizando abriremos de nuevo el

archivo utilizando el editor Diana (Gedit). Veremos que esta vez los datos están

separados por espacios en blanco y la coma es el separador de decimales.

En los próximos días se utilizaran archivos csv del programa R-Commander y allí se

volverán a ver los detalles de este tipo de archivos.

Además de los filtros de exportación disponibles en el comando Editar->Rellenar->Abajo

que hemos detallado, existe la posibilidad de exportar documentos a formatos que podemos

denominar de "solo lectura" para presentar resultados que posteriormente no han de ser

modificados. Estos formatos son el formato pdf sobradamente conocido y el nuevo formato

xhtml (eXtensible Hypertext Markup Language) para presentación en página web. Ambos

están disponibles en el comando Archivo->Exportar... y además el formato pdf está

directamente disponible en el comando Archivo->Exportar en formato pdf...

IMPORTAR ARCHIVOS

Como ejercicio sobre importación de archivos podemos cerrar el documento que

anteriormente hemos exportado y volverlo a abrir.

1. Cerraremos todos los documentos que tengamos abiertos mediante el comando

Archivo->Cerrar

2. Mediante el botón o mediante el comando Archivo->Abrir... abriremos el

archivo iris.csv que hemos creado en el ejercicio anterior. Aparecerá la pantalla con

los detalles para la importación de ficheros de texto:

3. Los valores que aparecen por defecto dependen de cuales se utilizaron la última vez

que se importó un fichero. En el ejemplo aparece el modo en el que deben señalarse

los diferentes campos para obtener un buen resultado a partir del archivo que

guardamos anteriormente. Los diferentes campos son bastante autoexplicativos y no

requieren mayor explicación. Si alguna columna no es entendida de forma

inmediata es posible "pinchar¨ en ella y especificarle un tipo de datos. Si alguna

columna utilizase el punto decimal en lugar de la coma, se pincharía sobre ella y se

especificaría el idioma inglés. No es demasiado habitual tener que hacer

especificaciones sobre algunas columnas en particular.

4. Con el botón Aceptar tendremos recuperado nuestro fichero iris de datos.

ORDENAR DATOS

Entre las posibilidades que ofrece OpenCalc para el manejo básico de datos está la

ordenacion de los mismos. Podemos hacer un sencillo ejercicio de ordenación de los datos

que tenemos en la hoja de calificaciones.ods:

1. Nos situaremos en la celda A9. Manteniendo pulsada la tecla May nos situaremos

en la celda I30, bien mediante el ratón o bien utilizando las teclas con flechas del

teclado. Quedando seleccionada la totalidad de los datos.

2. Mediante el comando Datos->Ordenar... aparecerá la ventana con las posibles

opciones para ordenar los datos.

3. Como se puede ver en la pantalla anterior seleccionaremos que en primer lugar se

ordenen los datos por columna I que corresponde a la nota obtenida y en caso de

empate que haga la ordenación en función del nombre (columna B).

Especificaremos que queremos en la nota el orden Descedente para obtener en

primer lugar a los alumnos con mejores notas.

4. En realidad en nuestro caso no hay verdaderos empates, porque aunque aparecen

dos valores 4'7, entre otros empates, en realidad solo son aparentes y debidos al

redondeo en la presentación. Mediante la tecla podemos incrementar los decimales de los datos y veremos que en realidad uno es 4'68 y el otro 4'65. Lo

mismo ocurre con los demás empates aparentes.

5. Mediante el comando Datos->Ordenar... aparecerá la ventana con las posibles

opciones para ordenar los datos. (MICROSOFT OFFICE 2010)

BIBLIOGRAFIA:

1. MICROSOFT OFFICE . (2010). Obtenido de http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx

2. MICROSOFT OFFICE 2010. (s.f.). Obtenido de http://matematicas.unex.es/~trujillo/Esc_adm_pub_juex/tutorial-EstCalc/man_datos.html