makalah kedua dsg snti 2016

7/25/2019 Makalah Kedua Dsg SNTI 2016

http://slidepdf.com/reader/full/makalah-kedua-dsg-snti-2016 1/6

SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X

PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN UNTUK UNIT

PELAKSANA TEKNIS PENGENDALI PROGRAM PENYULUHAN :

STUDI KASUS DI WILAYAH PACET KABUPATEN BANDUNG

Dedy Sugiarto1)

, Daniel Adrian2)

, Anung Barlianto Ariwibowo1)

, Dadang Surjasa3)

1)Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti

E-mail: [email protected], [email protected])

Alumni Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti3)

Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti

Abstrak

Pengetahuan dapat hilang dari suatu organisasi dengan berpindahnya para pakar atau

personil ahli dalam organisasi tersebut. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah

tersebut antara lain adalah dengan menerapkan manajemen pengetahuan. Makalah ini bertujuan untuk menggambarkan proses perancangan sistem manajemen pengetahuan pada sebuah unit pelaksana

teknis pengendali program penyuluhan (UPT PPP) pertanian yang telah berhasil melakukan

pembinaan pada sebuah kelompok tani dengan nama kelompok tani Sarinah Organik sehingga menjadi

kelompok tani berprestasi. Tahapan perancangan sistem manajemen pengetahuan dimulai dengan

analisis kebutuhan fungsional sistem manajemen pengetahuan yang dilaksanakan dengan metodewawancara. Tahapan kemudian dilanjutkan perancangan data flow diagram (DFD), perancangan

basis data serta pembuatan program berbasis web. Sistem dibangun dengan menggunakan sumber

pengetahuan baik yang berasal dari pengetahuan eksplisit yang telah ada maupun pengetahuan tacit

yang telah terkonversi menjadi eksplisit melalui mekanisme community of practices (CoP). Hasil

penelitian menunjukkan sistem ini dapat digunakan sebagai media akuisisi, penyebaran dan

penyimpanan pengetahuan dari sebuah kelompok tani berprestasi dan terintegrasi dengan mekanismeCoP.

Kata kunci: sistem manajemen pengetahuan, kelompok tani, penyuluhan pertanian, community of practices

Pendahuluan

Terdapat dua aspek besar di dalam penerapan manajemen pengetahuan yaitu bagaimana

membangun fondasi manajemen pengetahuan serta bagaimana membangun solusi manajemen pengetahuan [1]. Fondasi manajemen pengetahuan itu sendiri terdiri atas infrastruktur, mekanismedan teknologi. Sedangkan solusi manajemen pengetahuan terdiri atas proses manajemen pengetahuan serta sistem manajemen pengetahuan [1]. Makalah ini secara khusus mendeskripsikan proses perancangan sistem manajemen pengetahuan pada sebuah unit pelaksana teknis pengendali program penyuluhan (UPT PPP) pertanian yang telah berhasil melakukan pembinaan pada sebuah

kelompok tani sehingga menjadi kelompok tani berprestasi.Kelompok tani yang dimaksud adalah Sarinah Organik yaitu sebuah kelompok tani

berprestasi yang terletak di Desa Bumiwangi, Kecamatan Ciparay, Kabupaten Bandung. Prestasidan penghargaan yang diraih oleh kelompok tani ini adalah telah mendapatkan sertifikasi padiorganik, mendapatkan piagam penghargaan dari Bupati Bandung sebagai juara pertama kelompok tani berprestasi serta mendapatkan piala Citra dari Kementerian Pertanian untuk kategori produk yang berdaya saing.

Dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusianya, anggota kelompok tanimendapatkan pembinaan rutin dari UPT PPP Wilayah Pacet dan Dinas Pertanian Perkebunan dan

Kehutanan Kabupaten Bandung, khususnya dari para petugas penyuluh pertanian. Mekanismemanajemen pengetahuan seperti penyelenggaraan berbagai pelatihan, studi banding dan forumdiskusi telah umum dilakukan di kelompok tani ini.

mailto:[email protected]






SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X Namun berbagai pengetahuan tersembunyi (tacit ) yang tersimpan di kepala masing-masing

anggota kelompok tani maupun penyuluh pertanian serta pengetahuan eksplisit yang tersimpan pada berbagai dokumen pengetahuan seperti prosedur proses kerja belum dikelola melalui sebuahsistem manajemen pengetahuan sehingga mekanisme transfer pengetahuan dari berbagai pihak yang telibat (anggota kelompok, penyuluh, dinas pertanian, perusahaan pemasaran) sertamekanisme penyimpanan pengetahuan baru menjadi sedikit terhambat.

Studi Pustaka

Sistem manajemen pengetahuan dapat didefiniskan sebagai sistem yang mendukung proseskreasi, pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyebaran kepakaran dan pengetahuan perusahaan [2]. Definisi ini sejalan dengan konsep solusi manajemen pengetahuan yangmenjelaskan bahwa sistem manajemen pengetahuan diperlukan untuk mendukung pelaksanaan proses manajemen pengetahuan [1].

Nonaka dan Takeuchi [3] menggambarkan proses manajemen pengetahuan dalam suatusiklus yang melewati fase pengubahan atau konversi antara pengetahuan tersembunyi dan pengetahuan eksplisit yang dikenal sebagai model SECI. Kajian yang dilakukan Surjasa [4], [5]

menggambarkan proses manajemen pengetahuan di sebuah kelompok tani serta menghasilkansebuah model sistem manajemen pengetahuan untuk mendukung proses manajemen pengetahuan

dengan kasus di UPT Pacet Ciparay Bandung seperti dapat dilihat pada Gambar 1. Model tersebutmenggunakan mekanisme community of practices (CoP) sebagai motor penggerak adanya kreasi pengetahuan yang kemudian akan disimpan dan dibagikan melalui sistem manajemen pengetahuan.CoP dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang memiliki perhatian yang sama tentang suatutopic dan permasalahannya dan ingin mendalami pengetahuan serta keahliannya dengan cara

berinteraksi satu sama lain [6].

Gambar 1. Model Sistem Manajemen Pengetahuan melalui Pembentukan CoP[4]




Dalam Gambar 1 tersebut terdapat dua siklus kecil yaitu bagian atas (sosialisasi daninternalisasi) yang melibatkan kelompok tani dan para penyuluh pertanian melalui mekanisme CoPserta bagian bawah (eksternalisasi dan kombinasi) yang melibatkan para penyuluh pertanian

dengan sistem manajemen pengetahuan. Proses sosialisasi dilakukan dengan memanfaatkan pengetahuan yang didapatkan dari forum CoP untuk mendapatkan pengetahuan baru serta prosesinternalisasi dilakukan dimana para penyuluh pertanian mendapatkan pengetahuan dari hasil

membaca berbagai dokumen dari portal pengetahuan untuk kemudian dipraktekkan pada kelompok tani sehingga menimbulkan pengetahuan baru. Proses kombinasi atau memanfaatkan informasi dan pengetahuan dari dokumen pengetahuan yang lama untuk membuat dokumen pengetahuan yang baru serta proses eksternalisasi (proses pemindahan pengetahuan tacit hasil dari pengalamanselama praktek penyuluhan ke dalam berbagai bentuk dokumen pengetahuan) didukung melalui

keberadaan sistem manajemen pengetahuan. Dokumen standar produk maupun standar proses yangmengalami revisi untuk kemudian diletakkan kembali ke dalam sistem termasuk pula dalam proses

kombinasi. Sedangkan hasil diskusi permasalahan dalam forum CoP yang ditulis dalam bentuk format dokumen notulen CoP termasuk dalam proses eksternalisasi.

Metodologi Penelitian

Tahapan perancangan sistem manajemen pengetahuan diawali dengan analisis kebutuhanfungsional sistem manajemen pengetahuan yang dilaksanakan dengan metode wawancara.Tahapankemudian dilanjutkan perancangan data flow diagram (DFD) level 0 dan level 1, perancangan basis data serta pembuatan program berbasis web. Model manajemen pengetahuan yang digunakanadalah model seperti dapat dilihat pada Gambar 1 dimana sumber pengetahuan berasal dari pengetahuan eksplisit yang telah ada atau pengetahuan tacit yang telah terkonversi menjadieksplisit melalui mekanisme CoP.

Hasil dan Pembahasan

Hasil analisis kebutuhan fungsional menunjukkan bahwa sistem diharapkan dapatmenyediakan fasilitas bagi para penyuluh pertanian (anggota CoP) untuk dapat mencari danmelihat berbagai pengetahuan, mencari jawaban atas permasalahan teknis tertentu yang umumdihadapi serta memiliki fasilitas untuk dapat mengubah maupun menambah pengetahuannya yangtelah disahkan melalui mekanisme CoP. Sistem juga diharapkan dapat memberikan fasilitas bagianggota CoP untuk melakukan diskusi tentang suatu topik tertentu.

Berdasarkan hasil wawancara untuk mengumpulkan kebutuhan informasi dari para penggunasistem manajemen pengetahuan, disusun DFD level 0 seperti ditunjukkan dalam Gambar 2.. Sistemmanajemen pengetahuan memiliki tiga tipe pengguna, yakni Admin, User , dan Guest . Admin bertugas mengelola sistem secara keseluruhan, termasuk di dalamnya mengelola username dan

password , mengelola pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem. Admin juga memiliki hak aksesuntuk menambahkan pengetahuan baru, mengubah pengetahuan yang sudah tersimpan di dalam

sistem, atau jika dianggap perlu menghapus pengetahuan yang dianggap sudah kurang relevannamun setelah melalui mekanisme CoP (kelompok pengguna).

User adalah para pengguna yang memanfaatkan sistem manajemen pengetahuan secara aktif serta dapat mengakses sistem pendukung keputusan maupun sistem pakar. Untuk bisa mengelola pengetahuan, user harus memiliki username dan password. Guest memiliki akses untuk membaca pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem. Guest dibuat untuk mengakomodasi para penggunaumum yang diizinkan untuk mengakses pengetahuan tertentu yang memang dibuka untuk publik.

Rincian proses dari diagram konteks dalam Gambar 2 disajikan dalam DFD level 1 di Gambar 3.




Gambar 2. Diagram konteks (DFD level 0)

Gambar 3. DFD level 1

Data Flow Diagram merupakan gambaran dari aliran arus data maupun informasi yangmengalir di dalam sistem. Semua informasi tersebut perlu disimpan di dalam basis data. Data storeyang tergambar di DFD level 1 dipetakan ke dalam tabel-tabel basis data, yang rancangannya dapat



SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925Xdilihat pada Error! Reference source not found.4. Entity Relationship Diagram (ERD) pada

gambar tersebut menggambarkan struktur relasi basis data.

Gambar 3 ERD sistem manajemen pengetahuan

Tampilan halaman muka dari web sistem manajemen pengetahuan dapat dilihat pada

Gambar 5. Kategori pengetahuan yang dapat diakses disusun dalam suatu taksonomi pengetahuanyang disusun dari proses bisnis usaha padi organik dalam suatu kelompok tani, yaitu pemilihan benih unggul, pembuatan persemaian, pengolahan sawah, penanaman padi, pemupukan, pembuatan

MOL (mikroorganisme lokal), pembuatan pupuk organic, panen, penjemuran gabah, pengangkutan





SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925Xdan penyimpanan di gudang, penggilingan padi dan pengemasan. Tipe konten dapat berupa artikel,

standar proses, standar produk maupun notulen CoP.

Gambar 5. Halaman muka web portal manajemen pengetahuan

Pengujian sistem diuji oleh penyuluh pertanian yang berpengalaman dengan didampingioleh perancang sistem. Berdasarkan hasil pengujian, sistem dapat dikategorikan mudah digunakandan dapat diimplementasikan oleh penyuluh pertanian. Pengujian dilakukan untuk menguji fungsi -fungsi yang ada pada sistem portal yaitu manajemen pengetahuan, sistem pakar, sistem pendukungkeputusan dan forum diskusi.

Kesimpulan

Salah satu upaya untuk menyelesaikan permasalahan hilangnya pengetahuan dan praktek terbaik dari suatu kelompok tani berprestasi seperti sarinah organik dapat dilakukan melalui

pendekatan manajemen pengetahuan dengan cara pengembangan aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Sistem ini dapat digunakan sebagai media akuisisi, penyebaran dan penyimpanan

pengetahuan yang ada dan terintegrasi dengan mekanisme CoP.

Daftar pustaka[1] I. B. Fernandez, A. Gonzalez and R. Sabherwal, Knowledge Management Challenges, Solutions, and

Technologies. New York : Prentice Hall, 2010

[2] K. C. Laudon, J. P. Laudon, Management Information Systems – Managing The Digital Firm. 12th

E.dition. Boston : Prentice Hall, 2012

[3] Nonaka I, H. Takeuchi,The Knowledge Creating Company. New York :Oxford University Press

Inc,1995

[4] Surjasa, D., D. Sugiarto, N. Ratnawati, B. Sholihah. Perancangan Integrasi Sistem Manajemen

Pengetahuan dan Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Web Pada Rantai Pasok Beras DKI Jakarta.

Laporan Akhir Penelitian Prioritas Nasional Masterplan Percepatan dan Perluasan Pembangunan

Ekonomi Indonesia 2011 – 2025 (Penprinas MP3EI 2011 – 2025) Tahun ke-2, 2013.

[5] Surjasa, D., D. Sugiarto, B. Sholihah, N. Ratnawati, B.A. Jingga. Knowledge Management

Impelemtation using SECI Model at Sarinah Organic Farmers Group. Proceeding International

Seminar on Industrial Engineering and Management. ISSN. 1978-774X., 2014

[6] Wenger, E., R. McDermott, W. M. Snyder, Cultivating Communities of Practice. Boston : Harvard

Business School Press, 2002

makalah kedua dsg snti 2016

Documents