20 October 2003

BAM Rail bv

Maintenance Management at BAM Rail bvAd de BlaaijVice Director

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Starting Position

Requirements created by the market

• Liberalisation of the markets through EU laws

• Increasing competition pressure as a result of the economic down turn

• Requirements adjusted by customers

• Restructuring of contracts with ProRail

Introduction of the maintenance management at BAM Rail bv

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Starting PositionAdjusting to the requirements of the biggest customer

Fault-freeoperation

Increasein

quality

Comprehensive services

Cost-effectivesolutions

High networkavailability

The customer’s requirements determine the strategic objectives

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Projects implemented to attain objectives

Optimisation of structures and processesImprovement of quality, productivity; reduction of costs; higheravailability

PRIO

Increasein

quality

Fault-free operation

Comprehensive of services

Cost-effectivesolutions

High network

availability Objectives PRIM

A

Pilo

t

proLean Management Consultancy Projects

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Overall concept• Objective:

Job control of maintenance activities• Route:

Development of standard work methods and description in modules

Standardised findings documentationand problem solution with modules

Harmonisation of capacities

Activities carried out in inter-disciplinary teams

Development of an optimal job administration process

Development of the non-paperprocessing of jobs

PRIO/PRIMA Project

Ges

chäf

tsfe

ldlin

ie

Mod

ulnu

mm

er

M odul <= P

riorit

ät

Beschre ibung des Modulinha ltes Kal

kulie

rte Z

eit (

Fh)

Leis

tung

SO

LL-P

roze

ß

Mod

ulze

it/Ei

nhei

t (Fh

)

P rioritä t =>

I 1 MassivbauI 1.1 M auerw erk herste llen und instandsetzen

I 1.1.1 Naturs teinmauer hers tellen CM örtel hers tellen, auftragen; Naturs teine im Verband setzen, Zwischenräume schließen (einschließ lich Vor- und Nacharbeiten und Transport auf der Baustelle)

6 Fh/m³Quaders t. / 8 Fh/m³Bruchs t. ***

I 1.1.2 Naturs teinmauer ins tandsetzen B Ins tandsetzungsarbeiten, z . B. ersetzen ausgebrochener Steine, etc. 6-8 Fh/m ² *

I 1.1.3 Ziegelmauer hers tellen CM örtel hers tellen, auftragen; Ziegel im Verband setzen, Zwischenräume schließen (einschl. Vor- und Nacharbeiten) 5-6 Fh /m³ *

I 1.1.4 Ziegelmauer ins tandsetzen CM örtel hers tellen, auftragen; Ziegel im Verband setzen, Zwischenräume schließen (einschließ lich Vor- und Nacharbeiten und Transport auf der Baustelle) 7 Fh /m² *

I 1.1.5 M auerwerks fugen ausspitzen (Abbauhammer oder von Hand) C Fugen ausspitzen, Abbruchmaterial verladen inclus ive Transport auf der Baustelle 0,5 - 1,0 Fh/m² ***

I 1.1.6 M auerwerk verfugen (Naturstein, Ziegel) B Fugenmörtel herstel len, Fugen schließen 0,75- 2,50 Fh/m² ***

I 1.1.7 M auerwerk verputzen - Sanierputzen CUntergrund vorbereiten, Mörtel herstellen, aufbringen (einschließ lich Vor- und Nacharbeiten und Transport auf der Baustelle) baus tellenspez ifisch

I 1.2Herste llung Fertigbeton- und -stahlbetonbaute ilen (sta tionär)

I 1.2.1 Schalungsarbe iten (incl. ausschalen e tc.)

I1.2.1.1 B rettschalung C

Schalung hers tellen und montieren, ausschalen, reinigen, (inc lusive Riegel und Abstützung, B retter ungehobelt /gehobelt , mit Dreikantleis ten), inclus ive Transport auf 1,5-2,0 Fh/m² *

I1.2.1.2 Fertigschalung C

Z. B. Peri-Handset montieren, ausschalen, reinigen, Abs tützung hers tellen, inc lusive Transport auf der Baustelle 1,0-1,5 Fh/m² *

I 1.2.2 Bew ehrung

I1.2.2.1 Bewehrung herstel len (Bewehrungskorb) C Bügel und Längseisen verbinden, zwischenlagern 20-40 Fh/t (10-16er Baustahl) *

I1.2.2.2 Bewehrung einbauen C Bewehrungskorb einbauen, anpassen, inc lusive Abs tandhalter baus tellenspez ifisch *

I 1.2.3 Betonieren

I 1.2.3 Betonieren (inc l. abdecken, befeuchten) C Transportbeton mit Betonkübel (Kran) einbauen, verdichten,abz iehen etc . 2-3 Fh/m³ **

I 1.2.4 Nachbehandlung

I 1.2.4 Nachbehandlung (beschichten, hydrophobieren) C Beschichtung mit Pinsel/Rolle aufbringen (eine Lage) system abhängig

I 1.3Herste llung von Beton- und S tahlbetonbaute ilen (vor Ort)

Job

Job

Feedback

Findings sheet

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Modules are the basis for improving the maintenance process

Modulmatrix

Summe d. Tätigkeitszeiten180170

3535

95

20

140

3045

9090

45

111

1212

45

020406080

100120140160180200

A B C D E F G H I K L M N O P Q

WertschöpfendNicht Wertschöpfend

Procedure: Modularisation

Modulnummer Modul Modulinhaltesmitgeltende Unterlagen / Vorschriften

Anzahl Mitarbeiter bzw. Maschinen,

Qualifikation

DIVAI u. W.-Fristen[Monat]

IWEAInspektion und Wartung Elektroenergieanlagen 50 HZ

Inspektion und Wartung Elektroenergieanlagen 50 HZ

01.01.01Netzers./ Akku Zellen, Batterie_Zellen, Elektrolytstan

Prüfe Elektrolytstand des Akkumulator ggf. nachfüllen; Besichtige Zelle

954.01954.0107UVV 2.10

00:02:00 / Zelle Efk 2

01.01.02 Gesamtladespannung Prüfe Gesamtladespannung

954.01954.0107UVV 2.10

DIN VDE 0510

00:02:00 / Akku Efk 2

01.01.03 Kraftstoffleitung

Prüfe Kraftstoffleitungen auf Dichtheit, Kraftstoffvorrat, Schmieröl u. Kühlwasser, Besichtige Zustand Zu-, Abluft- und Abgasführung

Betriebs- und Wartungs-anleitung des

Herstellers00:06:00 / Anlage Elektrotechnisch

unterwiesene Person2

01.01.04 Anlagenprobelauf;1 Std. Führe Probelauf durch, 1 Std. gemäß Herstellerangaben

Betriebs- und Wartungs-anleitung des

Herstellers00:30:00 / Anlage Elektrofachkraft;

unterwiesene Person2

01.01.06 Filter Reinige Filtereinsätze, ggf. wechselnBetriebs- und Wartungs-

anleitung des Herstellers

00:12:00 / Anlage unterwiesene Person 12

01.01.07 Schmierstellen Schmiere Schmierstellen abBetriebs- und Wartungs-

anleitung des Herstellers

00:05:00 / Anlage Elektrotechnisch unterwiesene Person

6

Entwässere Abgasanlage, Prüfe Zustand Keilriemen

01.01.09 USV-Raum Reinige Netzersatzraum954.01

954.0107UVV 2.10

00:03:00 / m2Elektrotechnisch

unterwiesene Person 12

01.01.10 Ueberwachung Prüfe Funktion Überwachungen954.01

954.0107UVV 2.10

00:20:00 / Anlage Efk 12

01.01.11 Kommutator

Prüfe Zustand des Kommutators bzw. Schleifringe u. der Kohlenbürsten; Kommutator bzw. Schleifringe reinigen, ggf Kohlebürsten erneuern

954.01954.0107UVV 2.10

00:30:00 / Anlage Efk 48

Elektrotechnisch unterwiesene Person 12

Modulzeit / Einheit in Fh /

Einheit (Format:hh:mm:ss)

01.01.08 Abgasanlage Betriebs- und Wartungs-anleitung des 00:10:00

Identify modules

Record modules, audit

Evaluate audits

Optimise modules

Create module matrix

Continuous improvement process

Introduce modules

PRIO Project

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PRIO Project Findings and problem solving catalogue

• Definition of findings based on damage symptoms

Sleeper broken or decomposing• Agreement of the definitions among

group of experts• Setup of a coding system for sorting the

findingsG BN SP DWL ____ 205

• Acceptance of the coding system for the developed modules

H BN SP DWL DBHM010• Assignment of the individual modules to

the findings

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PRIO ProjectExample of findings and problem solutions for broken or decomposingsleepers

Interpretation-free feedback of findings and solutions

Spoor Dwarsligger

G BN SP DWL ____ 205 Dwarsligger: gescheurd, gebroken, verrot H BN SP DWL HOHE 010 Steken 1x houten bewapende dwarsligger met de hand stuk 0034 H BN SP DWL DBHM 010 Steken 1x houten bewapende dubbelligger met de hand stuk 0035

H BN SP DWL HOHM 010 Steken meerdere houten bewapende dwarsliggers met de hand stuk 0036

H BN SP DWL MDVH 010 Steken houten bewapende dwarsliggers met een KROL's en een MDV bak stuk 0037

H BN SP DWL BEHM 010 Steken 1x een betonnen dwarsligger met de hand stuk 0038 H BN SP DWL BEMA 010 Steken 1x een betonnen dwarsligger met de KROL's stuk 0039

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• Employee resource-specific layout of the schedules

• Inspections and repairs are carried out separately from one another

• Differrent start dates for schedules

• Inspections of various items at onelocation are carried out separately

• The maintenance strategy isindependent of the line standard

• Absence of capacity balancing121110987654321

100%

Months

Cap

aciti

es

Job congestion

LST:03/99

LST:05/99

LST:07/99Fb:10/99

50Hz:12/99

LST:09/99 50

Hz:11/99

LST:04/99

LST:08/99

Fb:09/99

Unneccessary complexity creates high expenses with regard to traveland communiting times and a low utilization of employee capacities

Schedule planning Starting positionPRIO Project

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• Integration of employee resources at the items for

Inspection and maintenance

Immediate repair

• Capacity balancing

Harmonisation of the schedules

Equal distribution of the schedules

• Requirement-oriented capacity planning

• Line-oriented maintenance

Points :10/99

Signal 08/99

121110987654321

100%

MonthsCap

aciti

es

Capacity balancing Current situation

Inspection and servicing as fixed planable activities of the maintenance

PRIO Project

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Setup of interdisciplinary teams: employee approach• Employee approach

1 Chief fitter, signal service1 Fitter, signal service1 Fitter, track

• Additional employees for safety(according to locality)

• Vehicle, tools, equipment, materials

VW LT 35Tools according to content of the inspection Points, signals and level crossingsEquipment

Impact wrench, grinding machine,measuring equipment etc.

PRIO Project

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PRIO Project

Modules as basis of the planable maintenance

• Analysis capacity of the infrastructure statuswith standardised findings report

with standardised work assignments with modules

• Option of analysing the effect of the activity carried out

• Recording the environment of the immediate repair with modules

• Derivation of further maintenance measures from accumulation of findings

Inspection and servicing as basis of the maintenance

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Inspection and servicing as basis of the maintenance

• Faults are actively taken into account as they occur

• Batch maintenance activities can be planned on a monthly basis and provide a balanced capacity utilization

• Repair work, projects, newconstruction, large section changeand use of large machinery can be planned on an annual basis

• Inspection, maintenance and smallrepairs can be planned as fixed

Isolation of fault clearance from inspection, repair and projects

PRIO/PRIMA Project C

apac

ity

100%

Time

Inspection + smaller repairs

Major repairs + projects

Batch activities

Fault clearances

80%

20%

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PRIMA Project

Clear-cut planning of the inspection and maintenance

• Setting up dedicated inspection teamsTeam 1: Points, signals and level crossingsTeam 2: Visual control of the tracks and pointsTeam 3: Automatic train-stopping systems

• Creation of an automatic maintenance planning

• Positioning of all items to be examined

• Recording of measuring values and findings for the items

• Recording of fault reports

• Creation of follow-on jobs for repairing

Implementation of the modules and processes in an EDP system

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PRIMA ProjectApproach

• Elaboration of the experienced current processes with all process participants

Team leaderPlanning engineerMaintenance engineerPlanner

• Clarification of the difference betweenPush principle of the job planningPull principle of the job planning

• Analysis of the current processWhat goes wrong?Why does it go wrong?How can it be improved?

• Improvement points as approach for the new process in the pull principle

1.

2.

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New job administration process • Monthly job packages from the

system• Weekly job queue and staff

assignment by the team leader• Daily planning of fault clearance and

repairs • Carrying out activities in

interdisciplinary teams• Standardised recording of findings

and problem solving with modules• Daily feedback of the activities

carried out • Automatic creation of follow-on jobs

No activity without job

PRIMA Project

Ges

chäf

tsfe

ldlin

ie

Mod

ulnu

mm

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M odu l <= P

riorit

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Be schre ibung de s M odu l inha l te s Kal

kulie

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Zeit

(Fh)

Leis

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SO

LL-P

roze

ß

Mod

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it/Ei

nhei

t (Fh

)

P rio ri tä t = >

I 1 M ass iv ba uI 1.1 M a ue rw e rk he rste l le n und insta ndse tz e n

I 1.1 .1 N atu rs te inm auer hers te llen CM örte l he rs te llen, au ftragen; N aturs te ine im V erband s etzen , Zw isc henräum e sc h ließ en (e ins c hließ l ich V or- und N ac harbe iten und Trans port au f der B aus te lle )

6 Fh/m ³Q uaders t. / 8 Fh /m ³B ruc hs t . ***

I 1.1 .2 N atu rs te inm auer ins tands e tz en B Ins tands etz ungs arbei ten, z . B . e rs e tz en ausgebroc hener S teine , et c . 6 -8 Fh /m ² *

I 1.1 .3 Ziege lm auer hers te llen CM örte l he rs te llen, au ftragen; Ziege l im V erband se tzen , Zw isc henräum e sc h ließ en (e ins c hl. V or- und N ac harbe iten) 5 -6 Fh /m ³ *

I 1.1 .4 Ziege lm auer ins tands etzen CM örte l he rs te llen, au ftragen; Ziege l im V erband se tzen , Zw isc henräum e sc h ließ en (e ins c hließ l ich V or- und N ac harbe iten und Trans port au f der B aus te lle ) 7 Fh /m ² *

I 1.1 .5 M auerwerk s fugen aus sp it zen (A bbauham m er oder von Hand) C Fugen auss p itz en , A bbruchm aterial verladen inc lus ive Trans port au f der B aus telle 0,5 - 1,0 Fh /m ² ***

I 1.1 .6 M auerwerk verfugen (N aturs te in, Ziege l) B Fugenm örtel hers tel len , Fugen s ch ließ en 0,75- 2 ,50 Fh /m ² ***

I 1.1 .7 M auerwerk verpu tz en - S anie rpu tz en CU nterg rund vorbere iten , M örtel he rs tellen , au fb ringen (e ins c hließ lich V or- und N ac harbe iten und Trans port au f der B aus te lle ) baus te llens pez ifis c h

I 1.2H e rste l lung Fe rtigbe ton - und -sta h lbe tonba ute ile n (sta tionä r)

I 1.2 .1 S cha lungsa rbe i te n (incl . a usscha le n e tc .)

I1.2 .1 .1 B re tt s chalung C

S cha lung hers te llen und m ont ie ren, auss c ha len, rein igen, (inc lus ive Riege l und A bs tützung, B re tter ungehobelt /gehobelt , m it Dre ikan tle is ten), inc lus ive Trans port au f 1 ,5 -2 ,0 Fh /m ² *

I1.2 .1 .2 Fertigsc halung C

Z. B . P eri-Handse t m ont ie ren, auss c ha len, rein igen , A bs tü tz ung hers te llen, inc lus ive Transport auf der B aus te lle 1 ,0 -1 ,5 Fh /m ² *

I 1.2 .2 B e w e hrung

I1.2 .2 .1 B ew ehrung hers tel len (B ewehrungs korb ) C B üge l und Längs eisen verb inden, z wis c henlagern 20-40 Fh /t (10-16er B aus tah l) *

I1.2 .2 .2 B ew ehrung e inbauen C B ew ehrungs k orb e inbauen, anpas sen, inc lus ive A bs tandha lte r baus te llenspez ifis c h *

I 1.2 .3 B e ton ie re n

I 1.2 .3 B etonie ren (inc l. abdeck en, befeuch ten) C Transportbe ton m it B etonk übe l (K ran) e inbauen, ve rd ic h ten,abz iehen etc . 2 -3 Fh /m ³ **

I 1.2 .4 N a chbe ha nd lung

I 1.2 .4 N ac hbehandlung (besc h ich ten , hy drophobie ren) C B es c hic h tung m it P ins el/Ro lle aufbringen (e ine Lage) s y stem abhängig

I 1.3H e rste l lung von Be ton - und S ta h lbe tonba ute ile n (vor O rt)

Job

Job

Feedback

Findings sheet

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PRIMA Project Job administration with MAXIMO mobile support

• Jobs are assigned by the team leader to a handheld

• The handheld is synchronised daily with the system

• The jobs are processed by the team Registering of measuring values for the item

Recording of findings at item levelAssigning of a solution to the

findings Creation of a new job from solution

and itemFollow-on jobs can also be carried

out immediatelyRecording of work times

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PilotImplementation of a Pilot In Eindhoven/Boxtel

• Reasons for selection of the area The modules were developed hereThe job administration process was set up here The items are mapped out up to 95% in the EDP systemInterdisciplinary teams have already been in operation for a yearHarmonisation of capacities carried outIsolation of fault clearance and inspection carried outThe area is easily distinguished when compared with the old

organisation • Objectives

Introduction of the new job administration processIntroduction of processing of jobs with handheldReduction of costsReduction of faultsImprovement in quality and availability

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PilotImplementation

• Planning of all activities in the MaximoEDP system

• Monitoring of capacities Number of hours of available personnelfor special functions

Work train driverGrinderWelder

• Planning of track possession according to scope of the work

Planning with modulesMinimum time and scope of the track

possession definedApplication for maximum track possession

time Remainder time filled in with other low

priority jobs

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Pilot Results of the Pilot

• Reduction of costs by more than 30 %

• Reduction of influential faults by 10%

• Increase in employee productivity with job control: 15%

• Reduction in travel and commuting times with fine planning of the jobs

• Requirements catalogue for bordering processes

Logistics and warehousing

Maintenance management

Controlling

• Requirements catalogue for organisation

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Projekt PRIMAResults

• Reduction of interfaces from 13 to 6

• Reduction of the involved process participants from 17 to 4

• Integrated process with one system

• Paperless handling of inspection orders

• Reduction of complexity in planning processes by 50%

• Reduction of administrative personnel by 50% (long dated)

• 80% less failings in the order processing

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Fruther ProcedureFurther development at BAM Rail bv

• Adjustment of organisation for supporting the new process

• Roll out of the operating mode over all support points

EindhovenRotterdam

• Adjustment of bordering processes to the production process

Logistics and warehousingMaintenance managementControlling

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Overview of further stepsFurther Procedure

Organisation-Development-Implementation

Roll out-Preparation-Area 1-Area 2

Roll out: other technology -Create modules-Add items

Other processes-Logistics-Maintenance management-Controlling

2003 2004 2005

Transfer to continuous

improvement process