LU Bibliotēkas darba procesu reorganizācija

automatizācijas pirmajā posmā

Ilga Rampāne, M.Soc.Sc

LUB sistēmbibliotekāre

ilga.rampane@lu.lv

I.Rampāne, 2006 2

LUB automatizācijas posmi

Automatizācijas pirmsākumi

(20.gs. 80.gadi)

Bibliotēkas kompleksās automatizācijas posms

(1990.-2001.g.)

IS ALEPH ieviešanas un ekspluatācijas posms

(1997.g.- līdz šai dienai)

I.Rampāne, 2006 3

LUB automatizācijas pirmsākumi

Raksturīga atsevišķu darba procesu automatizācijaMācību grāmatu nodrošinājuma automatizētas sistēmas izstrāde un mācību krājuma ievade SC ESM no 1984.- 1986.g.)

Informācijas meklēšanas sistēmas “Pasniedzēju publikācijas” izstrāde un LU mācībspēku un zinātnieku publikāciju kartotēkas bibliogrāfiskā apraksta kartīšu (BIKA veidlapu) ievade ESM no 1985.- 1989.g.

I.Rampāne, 2006 4

Kompleksās automatizācijas uzsākšanu 80./90. gadu mijā

LUB ietekmēja1. Datortehnikas attīstība un pieejamība.

2. Bibliotēkas gatavība tehnoloģiskā procesa reorganizācijai.

3. Pieredze atsevišķu bibliotekārā darba procesu automatizācijā.

4. Speciālistu pieejamība.

5. Labvēlīgā LU vadības attieksme.

6. Bibliotēkas finansiālās iespējas.

I.Rampāne, 2006 5

LUB kompleksās automatizācijas posms

Raksturīga daudzfunkcionālu informācijas sistēmu izstrāde un ieviešana:

– Automatizētā sistēma “Compass” “ADV Komplektētājs” un “ADV Kataloģizētājs”

(1989.-1992.g.)

– Integrētā informācijas sistēma ALISE

(1992.-2001.g.)

I.Rampāne, 2006 6

Bibliotekāro darba procesu reorganizācija (1)

Bibliotekāro darba procesu reorganizācija saistīta ar IIS ALISE ieviešanu

Procesu realizācija atkarīga no – finansiālās bāzes– tehniskās bāzes– bibliotēkas personāla

LUB veica pakāpenisku sistēmas ieviešanu un procesu reorganizāciju

I.Rampāne, 2006 7

LUB bibliotekāro darba procesu reorganizācija (2)

BIS ieviešana• sekmēja darba procesu plūsmas loģisku sakārtošanu

starp bibliotēkas struktūrvienībām;• novērsa darba procesu dublēšanos;• izmainīja:

– dokumentu apstrādes procesu;

– krājuma uzskaites un statistikas izguves procesu;

– katalogu uzturēšanas procesu;

– bibliogrāfisko uzziņu un informācijas sniegšanas procesu;

– lietotāju apkalpošanas procesu.

I.Rampāne, 2006 8

Grāmatu ceļa reorganizācija

Tehnoloģiskā cikla pamatā - tiešās plūsmas princips, ka katrā nākamajā etapā ieraksts tiek papildināts ar jaunām ziņām. Izņēmums – periodisko

izdevumu apstrādes process

I.Rampāne, 2006 9

Izmaiņas komplektēšanas procesā (1)

Pasūtījumu informācijas ievade elektroniskajā katalogā (EK)

Pasūtījumu informācijas pieejamība;

Pasūtījumu koordinācija, dublēšanas novēršana

Pasūtījumu saņemšanas kontrole. Bibliotēka atteicās no “Vienotās pasūtījumu un

piegādātāju kartotēkas” veidošanas

I.Rampāne, 2006 10

Izmaiņas komplektēšanas procesā (2)

Dokumentu saņemšana un inventarizēšana• Papildina pasūtījuma aprakstu un pievieno eksemplāru

ziņas;• Dokumentu svītrkodēšana;• Operatīva informācija par pasūtītiem/saņemtiem

eksemplāriem.

EK atspoguļoto dokumentu norakstīšana/nodošana:• Norakstāmo/nododamo eksemplāru saraksta sastādīšana,

norādot cēloni, un izdruka;• Norakstīšanas/nodošanas akta izveide un izdruka

I.Rampāne, 2006 11

Izmaiņas krājuma uzskaites un statistikas izguves procesā

• Automatizētas summārās uzskaites grāmatas izveide

• Automātiska uzskaite pie dokumenta saņemšanas vai norakstīšanas/nodošanas.

• Ātra plašu un operatīvu statistikas pārskatu un atskaišu izguves iespēja

Bibliotēka atteicās no “Fonda stāvokļa kartotēkas”, “Summāras uzskaites grāmatas” veidošanas, kā arī no aktu drukāšanas.

I.Rampāne, 2006 12

Izmaiņas kataloģizēšanas un klasificēšanas procesā

Elektroniskā kataloga izveide– apvieno dažādos kartīšu katalogus vienā;– dokumenta aprakstu var izmantot vairākkārt (arī citu

DB veidošanā).

Klasificēšana, izmantojot elektroniskās UDK tabulas

• Operatīvas informācijas pieejamība• Dublēšanas izskaušana;• Iespējama ierakstu papildināšana un rediģēšana.

I.Rampāne, 2006 13

Tradicionālo katalogu retrokonversija“LU ZB Rekataloģizācijas programmā” (1992. g.) definēti

uzdevumi 3 darbības virzienos: – Tehniskā nodrošinājuma jeb bibliotēkas automatizācijas

daļā paredzēts veikt bibliotēkas automatizāciju un automatizēt lasītāju apkalpošanas procesu.

– Zinātniskās daļas uzvedumi paredzēja kataloģizēšanas metodikas izveidi, tēzauru izstrādi LU galvenajos zinātņu virzienos, zinātniskos pētījumus bibliotēkas meklēšanas sistēmas attīstībā.

– Rekataloģizācija paredzēja LUB krājuma (~780 tūkst. grāmatu) ievadi EK 10 gadu laikā (1993.-2002.).

I.Rampāne, 2006 14

LUB retrospektīvās

konversijas shēma

(1993.-2001.)

I.Rampāne, 2006 15

Izmaiņas katalogu uzturēšanas procesā

Pārtrauca Lasītāju kartīšu kopkatalogu (alfabētiskā, sistemātiskā) papildināšanu

No Lasītāju kartīšu kopkatalogiem tika izņemtas rekataloģizēto dokumentu kartītes

Turpina Darba kataloga un nozaru bibliotēku kartīšu katalogu veidošana.

Samazinoties katalogu apjomam, atbrīvojās telpas

I.Rampāne, 2006 16

Bibliogrāfisko uzziņu procesa izmaiņas

EK pieejams no 1993.g. (1993.g. ~40000 ier., 2001.g. - 117 952 ier.)LU vēstures un mācībspēku publikāciju analītikas DB – no 1996.g. (27 456 ier. 2001.g.)Internetā EK versija pieejama no 1996.g., bet LU vēstures un mācībspēku publikāciju DB no 1998.g.

Ātrāka, daudzveidīgāku un operatīvu uzziņu un infomācijas izguve vispirms tikai bibliotēkā, vēlāk arī attālā pieejā Bibliogrāfisko rādītāju sagatavošana

I.Rampāne, 2006 17

Izmaiņas lasītāju apkalpošanas procesā (1)

Lietotāju datu bāzes izveide (2001.g. 29 586 ier.):– pirmā kursa studentu datu imports (no 1992.g.);– lasītāju reģistrēšana (no 1992.g.); – iepriekš reģistrēto lietotāju datu ievade (no 1993.g.).

Lietotāja apkalpošanas dokumentācijas sagatavošana:– “kabatiņas” un kartītes izdruka no IS ALISE– SIC izgatavotās uzlīmes lasītāju kartēm (no 1997.g.)

Dokumentu svītrkodēšana• Nodrošināja pamatu automatizētas izdošanas /

saņemšanas procesa ieviešanai

I.Rampāne, 2006 18

Izmaiņas lasītāju apkalpošanas procesā (2)

Grāmatu krātuves grāmatu pasūtīšanas, izdošanas un saņemšanas process (no 1998.g.)

Lietotāju, izdošanas/saņemšanas procesu statistikas izguve. • Samazinājās 1.k. studentu reģistrācijas un dokumentu

sagatavošanas laiks;• Novērsa dublēšanos;• Nodrošināja izdoto eksemplāru uzskaiti, kontroli,

pamatu pieprasījuma analīzei.

Bibliotēka atteicās no lietotāju numuru uzskaites kartotēkas

I.Rampāne, 2006 19

Bibliotēkas personāls pārveides procesā

• Jauni uzdevumi, darba procesi;

• Paaugstinātas prasības zināšanām;

• Bibliotēkas struktūras un personāla sastāva izmaiņas,

• Cits kolektīva mikroklimats.

I.Rampāne, 2006 20

Nereorganizētie procesi LUB

• SBA/SSBA (nebija izstrādāts IIS ALISE)• Grāmatnodrošinājuma process jeb Kursu

katalogs (neieviesa)• Ātrā kataloģizēšana (neieviesa)• Grāmatu pasūtīšanu attālinātā pieejā (neieviesa)

– Daļēji reorganizēts - lasītāju apkalpošanas process filiālbibliotēkās

I.Rampāne, 2006 21

Reorganizāciju kavēja

• Ierobežots finansiālais atbalsts;• Tehnikas trūkums;• Zināšanu trūkums;• Pieredzes trūkums;• Universitātes vadības u.c. personāla maldinošais

uzskats, ka, automatizējot bibliotēku, procesi notiek automātiski, tāpēc var samazināt darbinieku skaitu un finansējumu.

I.Rampāne, 2006 22

Bibliotēku tehnoloģiskā procesa reorganizācija

• Veiksmīga bibliotēku tehnoloģiskā procesa reorganizācija - viens no būtiskākajiem faktoriem, kas nosaka vai tiks izpildīti iecerētie bibliotēkas kompleksās automatizācijas uzdevumi.

I.Rampāne, 2006 23

Paldies par uzmanību!

ilga.rampane@lu.lv