lösungen fürihren erfolg. - lvr-infokom · klifd (klientenverwaltungsprogramm für...
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Qualität für Menschen
LANDSCHAFTSVERBAND
RHEINLANDLVR
Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen.
Lösungen für Ihren Erfolg.Der Jahresbericht 2006
Vorwort
Kommunikation & Technik
Die neuen Mobile Clients„Massenhaft“ SpeicherplatzVoice over IP
Spezielle Lösungen
Mehr Effizienz und TransparenzBarrierefrei und bürgerfreundlichKLIFD (Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste)Digitalisierte HilfepläneMehr Service für politische VertreterVernetzte Kliniken
SAP-Projekte im Überblick
SAP NetWeaver PortalSAP/HR-EinführungHR-Neuerungen beim Landesbetrieb Straßenbau NRW
PersonalbeschaffungVeranstaltungsmanagementEPOS
Projekte bei LVR InfoKom
Ein „DatenWarenhaus“ für LVR InfoKomCRM (Customer Relationship Management) ProzessmanagementVirtualisierung im Unix UmfeldNeuorganisation des IT-Supports
> 03-05
> 06-11
> 08-09> 09-10> 11
> 12-21
> 14-15> 16-17> 18> 19> 20> 21
> 22-30
> 24> 25> 26-29> 26> 27> 28
> 30-38
> 32-33> 34> 35-36> 37> 38
Inhalt
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
mit Stolz und Freude darf ich Ihnen mitteilen, dass LVR InfoKom auch das zweite
Jahr als Eigenbetrieb erfolgreich abgeschlossen hat. Sowohl das Jahresergebnis
als auch die vielen Projekte, die wir gemeinsam mit Ihnen – unseren Kunden –
umgesetzt haben, erfüllten unsere Erwartungen voll und ganz.
• Gemeinsam mit dem Presseamt und dem Medienzentrum Rheinland hat LVR
InfoKom die Homepage des LVR überarbeitet. Mehr als 6.000 Seiten wurden
aktualisiert und neu strukturiert. Entstanden ist ein barrierefreier und bürger-
freundlicher Internetauftritt mit Gebärdensprachvideos, Sprachausgaben und
zusätzlichen Texten in englischer, französischer, holländischer und türkischer
Sprache.
Der Kunde im Mittelpunkt
Neben der erfolgreichen Realisierung von IT-Projekten stand das Jahr 2006 auch
im Zeichen des Kunden: Unser Ziel war es, uns noch intensiver mit Ihnen – unseren
Kunden – auszutauschen und Planungs- und Realisierungsvorhaben gemeinsam,
vorausschauend und zielgerichtet anzugehen. Die Betrachtung und Optimierung
Ihrer Prozesse stand hier im Mittelpunkt.
Um unsere Aufgaben noch effizienter erledigen und unsere Dienstleistung weiter
optimieren zu können, haben wir LVR InfoKom neu strukturiert, neue Rollen ge-
schaffen und „alte“ klarer definiert:
• Seit 2006 kümmern sich fünf Kundenmanager um Ihre Bedürfnisse. Gemeinsam
mit Ihnen analysieren sie die Wünsche und Ansprüche Ihrer Anwender und
Führungskräfte, koordinieren die Entwicklung von individuellen Lösungen und
stimmen die strategischen Weichenstellungen und Budgetplanungen für alle
IT-Themen ab.
> 2-3
2006 war ein erfolgreiches Jahr
Ich möchte die Gelegenheit nutzen, Ihnen einige herausragende Projekte kurz vor-
zustellen:
• Seit dem 31. Dezember 2006 arbeiten alle Dezernate und Dienststellen des LVR
mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF). Der LVR hat als eine
der ersten großen kommunalen Einrichtungen in NRW die Umstellung von der
kameralistischen auf die doppische Haushaltsführung gemeistert. Mit NKF steht
nun ein Werkzeug zur Verfügung, dass über Kosten und Leistungen für einzelne
Produkte Aufschluss gibt und damit mehr Orientierung und Steuerungsmöglich-
keiten bietet.
• 2006 hat LVR InfoKom die Einführung eines Krankenhausinformationssystems
(KIS) für alle Kliniken des LVR abgeschlossen. Nun haben zirka 6.000 Anwende-
rinnen1 und Anwender die Möglichkeit, elektronische Patientenakten zu nutzen.
Diese geben einen kompletten Überblick über Diagnose und Therapie von über
40.000 Patienten der Rheinischen Kliniken. Mit dem Projekt hat der LVR auf dem
Gebiet der Patientendokumentation eine führende Rolle im nationalen Vergleich
eingenommen.
1Im Jahresbericht werden wir zu besseren Lesbarkeit nur von Anwendern, Mitarbeitern etc.sprechen. Hiermit meinen wir natürlich auch Anwenderinnen und Mitarbeiterinnen etc.
• Außerdem wurde ein Berater-Team gebildet, das unsere Kunden qualifiziert und
produktunabhängig berät. Um die optimale Lösung für Sie zu finden, werden Pro-
zesse und Bedarfe analysiert, Pflichten- und Lastenhefte erstellt sowie Marktbe-
obachtungen und Benchmarks durchgeführt. Am Ende des Auswahlprozesses, in
den auch die Meinung qualifizierter Fachleute mit einfließt, steht eine Produkt-
empfehlung zur Veränderung der bestehenden Prozess- und/oder IT-Landschaft.
• Qualifizierte Prozessmodellierer unterstützen fortan das neue Berater-Team. Im
Rahmen des Beratungsprozesses analysieren sie die Prozesse unserer Kunden,
dokumentieren sie nach klar definierten Standards und erarbeiten Lösungen zur
Optimierung. Diese Vorarbeiten sind notwendig, denn schließlich kann auch die
beste IT-Lösung nur schwer mangelhafte Prozesse unterstützen. Auf Basis der
Vorarbeiten wird über die geeignete Auswahl und den Einsatz von IT-Werkzeu-
gen nachgedacht.
• Im Rahmen unserer Unternehmens-Umstrukturierung haben wir auch ein Ver-
änderungsmanagement geschaffen. Es hilft Ihnen, die Veränderungen, die mit
der Optimierung von Prozessen und der Einführung von IT-Lösungen einherge-
hen, besser zu managen und mögliche Widerstände rechtzeitig zu erkennen.
Außerdem werden die von der Neuerung betroffenen Mitarbeiter aktiv in den
Veränderungsprozess einbezogen. Auf diese Weise lässt sich die Akzeptanz für
das Vorhaben oft deutlich erhöhen. Transparenz, Verbindlichkeit und Partizipa-
tion stehen stets im Mittelpunkt des Veränderungsmanagements.
• Und noch ein Team haben wir geschaffen: Es besteht aus erfahrenen Projektma-
nagern und -assistenten. Sie helfen Ihnen und uns, die gemeinsamen IT-Projek-
te richtig zu planen und zielgerichtet sowie ressourcenschonend umzusetzen.
Alle Team-Mitglieder beherrschen die gängigen Projektmanagementwerkzeuge
und stehen der Projektleitung jederzeit beratend zur Seite.
• Die Entwicklung, den Support und die Pflege aller LVR InfoKom Produkte haben
wir in eine Hand gegeben – nämlich in die des Produktmanagements. Zehn
selbstständige und kompetente Produkt-Teams verantworten nun den Einsatz
von über 150 nach Gruppen gegliederten IT-Produkten – von der Produktidee bis
zur Kündigung.
• Nicht zuletzt hat LVR InfoKom eine separate Position geschaffen, bei der alle
Vertriebsaktivitäten zentral gebündelt werden: Unser neuer Vertriebsmitarbeiter
hat die Aufgabe, die im LVR entwickelten IT-Lösungen und Kompetenzen auch
weiteren Kunden anzubieten. So können Synergien genutzt werden.
Erfreulich zu hören: Die neue Organisation von LVR InfoKom stößt bei Ihnen auf
positive Resonanz. Das zeigt uns, dass wir mit den Veränderungen, die von allen
Betroffenen großen Einsatz gefordert haben, auf dem richtigen Weg sind.
Wir werden besser, damit Sie besser werden – Mitarbeiterqualifizierung
Der Schuster trägt immer die schlechtesten Schuhe. Ich persönlich halte nichts
von diesem Bild. Als Systemhaus, das für Optimierung von Geschäftsprozessen
und für Veränderung steht, kann LVR InfoKom dauerhaft nur erfolgreich sein,
wenn wir in der Lage sind, uns permanent selbst zu verändern, zu verbessern und
an neue Bedingungen anzupassen. Aus diesem Grund war 2006 für uns auch das
Thema Mitarbeiterqualifizierung von großer Bedeutung. Neben den üblichen fach-
lichen Qualifizierungsmaßnahmen haben wir große Anstrengungen unternommen,
die Methodenkompetenz unserer Mitarbeiter weiter auszubauen. Kundenorientie-
rung und Sozialkompetenz standen hier ebenso im Mittelpunkt wie Prozessmodel-
lierungsmethoden und Methoden des Veränderungsmanagements.
Im vergangenen Jahr haben wir wesentliche Bausteine für eine verbesserte Mitar-
beiterentwicklung ergänzt. So haben wir den organisatorischen Rahmen dafür
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geschaffen, dass sich alle Mitarbeiter zielgerichtet in entsprechenden Seminaren
weiterbilden können.
Preissenkung an Sie weitergegeben
Das Jahr 2006 verlief für uns auch wirtschaftlich sehr erfolgreich: Durch konse-
quente Kostensenkungsprogramme, Zielvereinbarungen mit allen Mitarbeitern
und einer transparenten Steuerung mit Kennzahlen ist es uns gelungen, unsere
Produktpreise entweder konstant zu halten oder sogar zu senken. Die durch-
schnittliche Preissenkung über alle Produkte, die wir an unsere Kunden weiter-
reichen konnten, konnte gegenüber dem Vorjahr erneut gesteigert werden.
Ihr Feedback verbessert unseren Service
An dieser Stelle möchte ich allen Kunden für Ihre Teilnahme an unserer zweiten
Kundenbefragung danken. Sie haben uns wieder ein konstruktives Feedback gege-
ben. Ihre Anregungen nehmen wir gerne auf, denn sie bilden die Basis für unseren
Optimierungsprozess. Wir freuen uns, dass Sie unsere bereits umgesetzten Ver-
besserungsmaßnahmen positiv wahrgenommen haben.
Wie geht’s weiter?
Unser Ziel ist es, den Einsatz von IT-Werkzeugen und -Lösungen permanent effi-
zienter zu gestalten. Wir wollen Ihnen langfristig die richtigen Lösungen und Kon-
zepte mit den entsprechenden Realisierungsressourcen anbieten können. Deshalb
werden wir der vorausschauenden IT-Planung künftig mehr Bedeutung zukommen
lassen. 2007 werden wir mit unseren internen Kunden die IT-Strategieentwicklung
intensivieren, um mit Ihnen mittel- und langfristige Entwicklungs- und IT-Bebau-
ungspläne erstellen zu können.
Neben der Weiterführung und Umsetzung vieler IT-Projekte werden wir uns 2007
schwerpunktmäßig um die Einführung des Business-Warehouses im LVR küm-
mern. Nach der erfolgreichen Einführung des NKF ist es nun sinnvoll, die Vielzahl
von Führungs- und Steuerungsinformationen, über die die einzelnen Bereiche des
LVR verfügen, mit einem schnellen und speziell hierfür vorgesehenen Werkzeug
zu verarbeiten und Ihnen anzubieten. Einige Projekte hierzu wurden 2006 bereits
in Angriff genommen.
Auch beim Dezernat für Soziales im LVR wird es einige Veränderungen in der
IT-Landschaft geben: Gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern werden wir
sowohl die Umstellung des Fachverfahrens auf eine durchgängige Standardlösung
realisieren als auch die elektronische Akte einführen. Somit werden Bearbeitungs-
prozesse transparenter und bürgerfreundlicher.
2007 werden wir Sie außerdem zu vielen interessanten Informationsveranstaltun-
gen einladen können. Der Meinungsaustausch mit Ihnen ist uns wichtig, denn nur
gemeinsam können wir optimale Lösungen entwickeln, die Ihren Bedürfnissen und
Ansprüchen gerecht werden.
Ich möchte Ihnen an dieser Stelle nochmals für die gute und überaus konstruktive
Zusammenarbeit danken. Ich freue mich auf ein spannendes und erfolgreiches
Jahr 2007 mit Ihnen.
Ihr
Oliver Hoffmann Geschäftsführer
Wir wissen um die Herausforderungen, die mit dem Austausch und der Nutzung sensibler Daten verbunden sind. Deshalb bieten wir unseren Kunden Lösungen, die höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Zuverlässigkeit genügen.
Sicher, schnell und zuverlässig–intelligente Hard- und Softwarelösungen
für den Informations- und Datenaustausch.
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Mit anderen Worten:Unsere intelligenten Hard- und Softwarelösungen sorgenfür einen schnellen, sicheren und unkomplizierten Daten-und Informationsaustausch.
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Moderne Kommunikations- und Datenverar-beitungstechnik muss höchsten Anforderun-gen nach Sicherheit, Zuverlässigkeit, Kompa-tibilität und Bedienbarkeit gerecht werden.Unsere intelligenten Hard- und Software-lösungen erfüllen diese Ansprüche. So ge-
währleistet zum Beispiel ein von LVR InfoKomentwickelter Massenspeicher die manipula-tionssichere Aufbewahrung sensibler Daten.Alle Lösungen sind speziell auf die Bedürfnis-se unserer Kunden abgestimmt und teilweisesogar mit ihnen entwickelt.
Derzeit nutzen zahlreiche Kunden und Mitarbeiter des LVR diverse Geräte vom Typ
Palm als Personal Information Manager, kurz PIM. Zum Abgleich von Daten und
Terminen mit Microsoft Exchange stehen ihnen unterschiedliche Hard- und Soft-
warelösungen zur Verfügung, die jeweils an bestimmte Endgeräte wie PC oder
WBT gebunden sind. Die Handhabung der Technik wurde von den Nutzern schon
mehrfach als umständlich und unzuverlässig empfunden. LVR InfoKom hat daher
im September vergangenen Jahres das Projekt MiLKA ins Leben gerufen. MiLKA
steht für „Mobile Clients im LVR, Kliniken und Außenämtern“.
Beschreibung des Projekts
Im Rahmen des Projekts MiLKA wurde zunächst ermittelt, welche Anforderungen
die Kunden an Mobile Clients stellen. Das Ergebnis: Der Datenabgleich mit Micro-
soft Exchange soll einfach, zuverlässig und – falls realisierbar – ortsunabhängig
möglich sein. Außerdem wird eine größere Auswahl an Endgeräten mit besserer
Funktionalität gefordert sowie mehr Flexibilität für zukünftige Erweiterungen. Bis-
lang konnten die Kunden nur auf Geräte vom Typ Palm zurückgreifen und mit die-
sen lediglich ihren Terminkalender abgleichen. Der Einsatz von Handys, Pocket
PCs und Notebooks als PIM war nicht vorgesehen beziehungsweise nicht standar-
disiert.
Das Ziel des Projekts MiLKA bestand also darin, eine Netz- und Serverinfrastruk-
tur aufzubauen, die ein sicheres und zuverlässiges Synchronisieren von Mobile
Clients ermöglicht. Falls notwendig, sollen die Endgeräte standardisiert werden.
Ein weiteres Ziel: Das neue System soll die mobile Datenerfassung zum Beispiel
im Klinikbereich unterstützen.
Um eine Lösung zu entwickeln, die die Ansprüche der Kunden und des LVR
erfüllt, mussten zunächst folgende mögliche einsetzbare Technologien erprobt
werden:
• Endgeräte
• zentrales Serversystem und Softwarelösung
• drahtgebundene Übertragungswege (Docking Station am PC oder Ethernet)
• drahtlose Übertragungswege (WLAN, Bluetooth, iRDA, Mobilfunk)
• Sicherheitslösungen, unter anderen mittels Verschlüsselung (VPN-Technologien)
Die Realisierung
Um den Anforderungen der Kunden rund ums Thema Endgeräte gerecht zu wer-
den, hat man sich für den Einsatz von Pocket PCs entschieden, da sie sowohl
Handy- als auch PDA-Funktionen in sich vereinen. Dirk Erdmann von den Rheini-
Die neuen Mobile Clients – eine sichere und zuverlässige Lösung
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schen Versorgungskassen weiß die „Two in One“-Geräte zu schätzen: „Wenn man
häufiger nicht im Büro ist, ist die Kombination aus Handy und PDA sehr hilfreich
und sinnvoll. Die Mail-Synchronisierung macht es möglich, Dinge schon von
unterwegs zu erledigen – ein enormer Gewinn! Was noch an Funktionen fehlt,
wird die Zukunft sicher bringen.“ Die sichere Verbindung zwischen Pocket PC und
Microsoft Exchange ist stets gewährleistet, da der Nutzer ausschließlich über ein
verschlüsseltes VPN (virtuelles privates Netzwerk) des LVR auf die Daten zugreift.
Nur über dieses Netz kann er sich auf Wunsch auch ins World Wide Web einwählen.
Ergebnis
Seit Februar 2007 ist die neue Netz- und Serverinfrastruktur mit bisher über 200
Endgeräten im Einsatz. Der Kunde hat nun die Wahl zwischen zwei Pocket PCs,
die als Endgeräte nutzbar sind. Weitere Endgeräte werden nach Marktlage und
Bedarf eingeführt. Damit kann der Kunde die für ihn wirtschaftlichste Alternative
aussuchen. Die Nutzung der Mobilfunknetze zum Datenabgleich hat sich als leis-
tungsfähig und wirtschaftlich erwiesen und gewährleistet zudem die Zuverlässig-
keit des Systems. Gepaart mit der Leistung der Geräte (auch ohne Netzverbin-
dung) ergibt sich für den Kunden ein hoher Nutzen.
In den vergangenen Jahren haben die Kulturaußendienststellen des LVR damit
begonnen, ihre Daten über Landschaft und Kultur im Rheinland zu digitalisieren,
zu speichern und zu archivieren. Die Datensicherung auf Bandmedien wurde
jedoch zunehmend zum Problem, denn die notwendigen Geräte waren starken
mechanischen Belastungen ausgesetzt und stießen immer häufiger an ihre Kapa-
zitätsgrenzen. Zudem wurden die Daten auf unterschiedliche Medientypen verteilt,
was die Archivierung zusätzlich erschwerte. LVR InfoKom bekam den Auftrag, ein
leistungsfähiges Archivierungssystem zu entwickeln, das außerdem die dauerhaf-
te, manipulationssichere Aufbewahrung der digitalisierten Daten ermöglicht und
unkompliziert abgerufen werden kann. Die Lösung: Einrichtung eines Massenspei-
chers in der LVR Zentrale in Köln, in der alle Daten, die in den Außendienststellen
anfallen, zentral gespeichert und zur Verfügung gestellt werden.
Beschreibung des Systems
Für jede Außenstelle hat LVR InfoKom einen leistungsfähigen Server aufgestellt.
Jeder von ihnen verfügt über ausreichend Festplattenkapazität, um all die Daten
zu lagern, die von den Mitarbeitern aktuell bearbeitet werden und deshalb noch
nicht fürs Archiv bestimmt sind. Die Informationen werden drei Mal täglich nach
Köln übertragen und dort umgehend auf Band gesichert. Selbst wenn in der
Außenstelle eingebrochen wird und alle Informationen verloren gehen, sind die
Daten sicher in Köln aufgehoben. Um eine schnelle Datenübertragung zu gewähr-
leisten, sind alle Außendienststellen mit einer Bandbreite von 2MBit/s an das LVR
Netz angebunden.
„Massenhaft“ Speicherplatz
für Landschaft und Kultur
Repl.Filesystem
fürArchiv
Aufbereitungs-script
Dateien
Index
COLDVerarbeitung
SER-Archiv
Die Informationen, die bereits komplett überarbeitet sind und im zentralen Archiv
abgelegt werden sollen, werden in den Außendienststellen qualitätsgesichert
abgelegt und anschließend ebenfalls nach Köln übertragen. Dort werden sie aber
nicht mehr lokal vorgehalten, sondern auf externen Medien archiviert. Bei diesem
Prozess wird eine Indizierung der Daten durchgeführt, damit diese später eindeu-
tig im Archiv identifiziert und wieder gefunden werden können. Entsprechende
Schnittstellen zu bereits vorhandener Katalogisierungssoftware werden von LVR
InfoKom geschaffen.
In Köln werden die Archivdaten in speziellen Jukeboxen abgelegt. Die Mitarbeiter
in den Außendienststellen haben die Möglichkeit, mit entsprechender Berech-
tigung die Daten über eine spezielle Software zunächst in Miniaturansicht zu
betrachten und zur weiteren Bearbeitung zur Außenstelle zu übertragen.
Ergebnis und Nutzen
Mit der Einrichtung des Massenspeichers hat LVR InfoKom die Möglichkeit
geschaffen, sämtliche Datenbestände der zahlreichen Kulturaußendienststellen
des LVR zentral zu bündeln, systematisch zu archivieren und für Mitarbeiter
leichter abrufbar zu machen.
Künftig sollen Mediendaten auch außerhalb der Kultur des Landschaftsverbands
Rheinland über diese Schnittstellen archiviert werden.
> 10-11
Voice over IP beim LVR
In der Zentralverwaltung des LVR wurde im August 2006 ein richtungweisendes Pro-
jekt für den gesamten LVR realisiert: Etwa 100 neue Nebenstellen der Telefonanlage
im Horionhaus (in Köln), einem Gebäude der Zentralverwaltung, wurden mit neuer
Voice over IP (kurz VoIP) Technologie eingerichtet. Damit konnte der akute Notstand
in der Telefonversorgung der Sachbearbeiter im Dezernat 7 behoben werden.
Ausgangssituation
Entgegen der ursprünglichen Planung arbeiten in den Räumlichkeiten des Hori-
onhauses drei statt zwei Mitarbeiter des LVR in einem Büro – mit dem Ergebnis,
dass zahlreiche Sachbearbeiter bislang keine eigene Durchwahl besaßen. Im
Herbst vergangenen Jahres bekam LVR InfoKom daher den Auftrag, eine Lösung
für dieses Problem zu finden.
Beschreibung des Projekts
Ein Team von LVR InfoKom entwickelte mehrere Lösungsmöglichkeiten und
unterzog sie einer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Nach Vergleich aller Kosten fiel
die Entscheidung auf VoIP. Bei dieser Technik werden die zum Telefonieren typi-
schen Informationen, also Sprache und Steuerinformationen, zum Beispiel für
den Verbindungsaufbau, über ein einheitliches, auch zur Datenübertragung nutz-
bares Netz übertragen. Die Telefone können wie ein PC an die Datendose ange-
schlossen werden. Damit entfällt die klassische Telefonverkabelung.
Im konkreten Fall des Horionhauses bedeutete dies, dass das Telefon an die bis-
her vom PC genutzte Ethernetdose und das Datenkabel des PCs an den integrier-
ten Miniswitch des Telefons angeschlossen wurde.
Nutzen von VoIP
Der Vorteil der neuen Übertragungsart besteht darin, dass das Telefon direkt am
EDV-Netz angeschlossen werden kann und so eine getrennte Verkabelung für
Telefon und EDV-Netzwerk entfällt. Eine ideale Lösung, da in den Räumen des
Horionhauses nicht genügend Anschlüsse vorhanden sind, um auf herkömmli-
chem Weg drei Telefone und drei PCs pro Büro anzuschließen. Ein weiterer
großer Vorteil sind die wesentlich geringeren Kosten für Installation, Umzüge,
Erweiterungen und Änderungen bei IP-basierten Anlagen.
LVR InfoKom und VoIP
Da die neue VoIP Technologie mittlerweile eine hohe Marktreife erreicht hat, zieht
LVR InfoKom in vielen Dienststellen einen Technologiewechsel in Betracht. Ein
reiner Technologiewechsel würde den Möglichkeiten, die sich mit VoIP bieten,
aber nicht gerecht. Deshalb werden Planung und Durchführung auf der Grund-
lage eines ganzheitlichen Konzeptes aufbauen, das die Auswirkungen auf die
Netze (LAN, WAN), die Datenkommunikation, Zusatzanwendungen (zum Beispiel
UMS) und die Kernanwendungen des LVR berücksichtigt.
Günter Sistig, IS-Koordination, Dezernat 7:>>Durch den Einsatz von VoIP-Telefonie haben nun alle SachbearbeiterInnen eineneigenen Telefon-Anschluss. So können wir Sachbearbeitungsvorgänge für unsereKunden deutlich optimieren. Die bestehende Verkabelungstechnik musste dafürnicht verändert werden.<<
>>
Wir wissen, wie Verwaltung funktioniert, wir wissen um die Entscheidungswege in kommunalen Institutionen und wir wissen aus Erfahrung, wie man in diesen Strukturen anspruchsvolle IT-Projekte erfolgreich durchführt.
Spezielle Lösungen für Kommunen und Kliniken – Projekte des Jahres 2006.
> 12-13
Mit anderen Worten:Unsere Lösungen unterstützen Sie dabei, interne Prozesse undVerwaltungsvorgänge zu optimieren. Für mehr Wirtschaftlichkeitund Transparenz.
ENDMETHOD.>
Weichen für die vernetzte Klinik gestellt undmit KLIFD Verwaltungsvorgänge für kommu-nale Fachämter deutlich erleichtert. Viele neueProjekte wurden angestoßen. Wir freuen unsdarauf, sie gemeinsam mit unseren Kundenweiterzuverfolgen.
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Zeit sparen, Kosten senken, Daten vernetzenund jederzeit nutzbar machen. 2006 haben wirzahlreiche Projekte durchführen und erfolg-reich beenden können, die den Anforderungenunserer Kunden gerecht werden. So hat LVRInfoKom mit der Einführung eines KIS die
Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) am
2. Januar dieses Jahres ging beim Landschaftsverband Rheinland eine Ära zu
Ende: Auch in den letzten bislang kameral ausgerichteten Dezernaten und
Außenämtern hielt das kaufmännische Rechnungswesen Einzug. Seitdem folgen
Planung und Rechnungslegung in der Kernverwaltung im Grundsatz der gleichen
Systematik, wie in den Eigenbetrieben beziehungsweise eigenbetriebsähnlichen
Einrichtungen des LVR.
Mit der Einführung des NKF ist dem Landschaftsverband ein erster und bedeu-
tender Schritt in Richtung Gesamtabschluss beziehungsweise Konzernbilanz
gelungen. Das neue System sorgt zudem für mehr Kostentransparenz, Kosten-
vorteile und effizienteres Arbeiten beim LVR.
Beschreibung des Projekts
Mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement schafft sich der LVR neue
Steuerungsmöglichkeiten, denn anstelle des bislang praktizierten Geldver-
brauchskonzepts tritt ein Ressourcenverbrauchskonzept. Das bedeutet unter
anderem: Bilanzielle Abschreibungen und Zuführungen zu Rückstellungen
müssen fortan flächendeckend berücksichtigt werden.
Mehr Effizienz und Transparenz dank NKF
Im NKF erfolgt die Gliederung des Haushalts nach Produkten beziehungsweise
Leistungen, die der LVR entweder für die Bürger oder verwaltungsintern erbringt.
Jedes Produkt wird mit den entsprechenden Finanzdaten verknüpft. So wird trans-
parent, welche laufenden Aufwendungen und Erträge im Rahmen der jeweiligen
Leistung entstehen oder entstanden sind. Auch die Steuerung findet über Produkte
und entsprechende Kennzahlen statt. Darüber hinaus ist gemäß Paragraf 4 Abs. 2
GemHVO für jede Produktgruppe ein Teilergebnisplan und ein Teilfinanzplan auf-
zustellen. Diese enthalten auch die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung.
Durchführung des Projekts
Zum 1. Januar 2006 wurde zunächst in den Bereichen Soziales, Kriegsopferfür-
sorge, Integration, Kultur, Gebäude- und Liegenschaftsmanagement sowie in
Teilen der Kämmerei das NKF eingeführt.
2006 ging es in zwei Phasen weiter. Zunächst wurden größtenteils Nacharbeiten
durchgeführt: Diese Nacharbeiten umfassten im Wesentlichen Entwicklungs- und
Programmierarbeiten für die Anbindung der Schnittstellen im Bereich „Soziales“
und zur Erstellung von speziellen Reports. Darüber hinaus erfolgte die Bereini-
gung der Stammdaten, insbesondere Debitoren und Kreditoren. Zum 1. April 2006
> 14-15
startete dann die so genannte 3. Welle des Projekts. Sie bestand neben den schon
vorher beteiligten und festen Instanzen des zentralen Rechnungswesens (Finanz-
buchhaltung und Kämmerei) aus folgenden sechs Teilprojekten:
• Bereich Landesdirektor
• Finanzen und Wirtschaft
• Personal, Organisation, Sicherheit
• Gesundheitsdienste
• Schulen
• Jugend
Insgesamt 163 Kollegen aus den Fachbereichen, der IT-Beratung, der Kämmerei und
der Finanzbuchhaltung nahmen in dieser Phase an der Einführung von NKF teil.
Während des gesamten Projektzeitraums wurden die Mitarbeiter des LVR im Int-
ranet und durch regelmäßige Newsletter über das neue System und den Verlauf
der Implementierung informiert.
Bis Dezember 2006 wurden die Konzeptionsphase – inklusive Stammdaten-
Modell, Grobkonzept, Verrechnungsmodell, Eingabe der Planwerte für 2007 – die
Realisierungsphase und die Produktivvorbereitung inklusive Funktionstests und
Anwenderschulungen erfolgreich abgeschlossen.
Ergebnis
Seit dem 2. Januar 2007 ist das Neue Kommunale Finanzmanagement flächen-
deckend (Zentralverwaltung + Außendienststellen Schulen, Jugend + Außenämter
der Kultur) beim LVR im Einsatz.
Der Haushalt 2007 hat nun eine neue Struktur: Es gibt 55 Produktgruppen in elf
Produktbereichen mit insgesamt 130 Produkten. Entsprechend der 55 Produkt-
gruppen werden 55 Teilergebnispläne sowie 55 Produktgruppendarstellungen mit
Zielen, Leistungsmengen und Kennzahlen aufgestellt.
Blick nach vorn
Das Ziel für 2007 steht fest: Zum 31. Dezember soll mittels NKF der erste
kaufmännische Jahresabschluss erfolgen. Die erste Konzernbilanz ist zum
31. Dezember 2010 geplant. Außerdem werden im Rahmen von Folgeprojekten
noch einige Veränderungen im neuen System vorgenommen: Die Anwendungen
in den Bereichen Kosten- und Leistungsrechnung sowie Berichtswesen sollen
optimiert werden.
Barrierefrei und bürgerfreundlich
Der Internetauftritt ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Auch der Land-
schaftsverband Rheinland präsentiert sich im World Wide Web. Die 2002 zuletzt
überarbeitete Online-Präsenz war mittlerweile jedoch in die Jahre gekommen:
nicht nur optisch, auch inhaltlich. Zudem entsprach der Auftritt nicht mehr den
aktuellen Anforderungen nach Barrierefreiheit und Zugänglichkeit auch für
benachteiligte Nutzer. Die Lösung: ein Relaunch des auf 6.000 Seiten angewach-
senen Webauftritts.
Beschreibung des Projekts
Im November 2005 startete das Projekt BIENE – Barrierefreies und bürgerfreund-
liches Internet. Ein Gemeinschaftsprojekt von Presseamt, Medienzentrum Rhein-
land und LVR InfoKom. Das Ziel: eine barrierefreie und bürgerfreundliche Inter-
netpräsenz des LVR.
Nach dem Motto: „Weniger Klicks für mehr Inhalt“ wurde in Zusammenarbeit mit
den Fachbereichen der Zentralverwaltung an einer strafferen und übersichtliche-
ren Struktur des Webangebots gearbeitet. Dabei sollten vor allem eingängige und
einheitliche Begriffe für ähnliche Bereiche – zum Beispiel „Service“ und „Organi-
sation“ – gefunden werden, um den Usern die Orientierung zu erleichtern. Außer-
dem galt es, die wesentlichen Inhalte zu überarbeiten und auf den aktuellen
Stand zu bringen.
Darüber hinaus haben die Projektteilnehmer im Rahmen des Relaunches klare
Vorgaben für die Internetauftritte der LVR Einrichtungen erarbeitet, mit dem Ziel,
einen einheitlichen Auftritt des gesamten LVR Netzwerks zu schaffen und so die
Corporate Identity innerhalb des Unternehmens zu stärken. Zudem wurden ein
neues Qualitätssicherungs-Konzept und ein Betriebskonzept entwickelt, um eine
dauerhafte Qualitätssicherung des LVR Internetauftritts sicher zu stellen.
> 16-17
Ergebnis
Der neue Internetauftritt erfüllt alle Anforderungen nach Benutzerfreundlichkeit
und Barrierefreiheit. Er ist deutlich übersichtlicher und strukturierter und erleich-
tert dem User damit den Zugang zu Informationen. Der Bildschirm gliedert sich
jetzt in drei Spalten: Der rechte Bereich ermöglicht einen schnellen Zugriff auf
Informationen, die in der linken Spalte tiefer in der Navigation „versteckt“ sein
können. Der mittlere Bildschirmbereich ist zur besseren Lesbarkeit deutlich
schmaler geworden. Ein Pfad über dem Textfeld gibt an, über welchen Weg der
User zur aktuellen Seite gekommen ist. Die Fußleiste bietet unter anderem eine
Druckversion ohne Navigationsleisten.
Neu ist auch die „Service-Ecke“, in der es nicht nur ein Inhaltsverzeichnis und ein
Suchfeld gibt, sondern auch die Möglichkeit, die Schrift zu vergrößern.
Zum ersten Mal werden zentrale Inhalte aus dem LVR Internetauftritt als Filme in
Gebärdensprache, in einfacher Sprache und als Audiodatei angeboten. Der Zusatz-
service ist durch ein Icon unter dem Suchfeld gekennzeichnet. Ein komprimiertes
Webangebot ist zudem auf Englisch, Französisch, Holländisch und Türkisch über-
setzt.
Erfolgreicher Relaunch
Seit Dezember 2006 ist der komplett überarbeitete Online-Auftritt des LVR freige-
schaltet. Die neue Präsenz stößt bei den Mitarbeitern durchweg auf positive Reso-
nanz. Und auch die Reaktionen der Kunden sind erfreulich: „Mit dem neuen Internet-
auftritt des LVR ist ein informativer und bürgerfreundlicher Auftritt ans Netz
gegangen: Die Web-Seiten sind übersichtlich strukturiert, ansprechend gestaltet
und erfüllen die aktuellen Standards auch hinsichtlich Barrierefreiheit. Die neue
Internetpräsenz entspricht genau dem Motto des LVR: Qualität für Menschen“,
erklärt Rita Hirlehei, Leiterin des Presseamtes des LVR.
2007 sollen die Vorteile des neuen Designs auch für die Webauftritte der dem LVR
zugehörigen Einrichtungen und Ämter nutzbar gemacht werden.
Kommunale Fachämter verstehen sich heute als moderne Dienstleister, die ihren
Kunden optimalen Service bieten wollen. So auch die Integrationsfachdienste im
Rheinland. Um Beratungs-, Betreuungs- und Verwaltungsvorgänge möglichst effi-
zient und wirtschaftlich abwickeln zu können, bekam LVR InfoKom den Auftrag,
eine zentrale Datenbank für alle Integrationsfachdienste im Rheinland aufzubau-
en. In Zusammenarbeit mit der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsäm-
ter und Hauptfürsorgestellen (BIH) wurde vereinbart, dass die Datenbank bundes-
weit und von jedem Internetbrowser aus benutzbar sein soll.
Beschreibung und Nutzen des Programms
Das Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste (KLIFD) ist ein
eigenständiges Bearbeitungs- und Dokumentationsprogramm für die Arbeit mit
beschäftigten und arbeitslosen behinderten Menschen. Es dient zur Erfassung von
Klientendaten, zur Dokumentation von Beratungs- und Betreuungsvorgängen
(Einzelfalldokumentation/elektronische Akte) sowie von durchgeführten Dienst-
leistungen. Zum besseren Überblick können sämtliche Arbeitsschritte systema-
tisch und chronologisch abgebildet werden. Darüber hinaus ermöglicht KLIFD das
Erstellen von Berichten an die Auftraggeber einfach per Knopfdruck. Übersichts-
listen und statistische Auswertungen können zudem problemlos generiert werden.
Zusammengefasst bietet KLIFD folgende Vorteile:
• fachlich fundierte Fallbearbeitung und Dokumentation
• Qualitätssicherung durch Standards
• Transparenz (nach innen und außen)
• vernetztes Arbeiten
• Benutzerfreundlichkeit
• Wirtschaftlichkeit
• Zukunftssicherheit
• Nutzung durch Integrationsfachdienste und Integrationsämter mit abgestuften
Zugriffsrechten
Ergebnis
Anfang 2007 wurde das neue Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfach-
dienste in Betrieb genommen. Die erste Resonanz der Kunden war positiv: „KLIFD
ist für Integrationsfachdienste ein komfortables Instrument zur Dokumentation
ihrer Arbeit. Und auch das Integrationsamt wird bei seinen gesetzlichen Steue-
rungsaufgaben wesentlich unterstützt.“
KLIFD – die komfortable Datenbank für Integrationsfachdienste
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Digitalisierte Hilfepläne
Betreutes Wohnen, psychologische Begleitung, behindertengerechte Umbaumaß-
nahmen – die Landschaftsverbände im Rheinland sind neben den stationären
auch für die ambulanten Eingliederungshilfen von behinderten oder von Behinde-
rung bedrohten Menschen zuständig. Um im Einzelfall ermitteln zu können, wel-
che Unterstützung erforderlich ist, wird ein Hilfeplan benötigt. In diesem sind
unter anderem die aktuelle Situation des Hilfesuchenden, der Anlass für die
Unterstützung, das angestrebte Ziel und anfallende Kosten vermerkt. Gemäß
Paragraf 58 SGBXII muss der Träger der Sozialhilfe einen solchen Gesamtplan
zur Durchführung der Leistungen aufstellen. In regionalen Hilfeplankonferenzen
kommen alle Beteiligten zusammen, unter anderem Hilfeanbieter, Vertreter von
Gesundheits- und Sozialamt sowie der zuständige Fallmanager des LVR, um über
die erforderlichen Hilfen für den Leistungsberechtigten zu beraten. Ziel ist immer,
stationäre Maßnahmen möglichst zu vermeiden.
Die Ausgangssituation
Bislang mussten die Fallmanager die Hilfepläne für die Teilnehmer der Hilfeplan-
konferenzen kopieren, anonymisieren und per Post versenden. Aufgrund der zahl-
reichen Hilfepläne und der vielen Teilnehmer bedeutete das einen sehr großen
Arbeitsaufwand und hohen Kosten bezüglich Porto und Papier.
Das Rheinische Sozialamt (Amt 72) hatte LVR InfoKom deshalb um technische
Unterstützung gebeten. Das Ziel: eine Softwarelösung, die das datenschutzrecht-
lich unbedenkliche Versenden von digitalisierten Hilfeplänen an die Teilnehmer
der Hilfeplankonferenzen ermöglicht.
Ergebnis und Nutzen
Bei der in Zusammenarbeit mit LVR InfoKom gefundenen Lösung legt der zustän-
dige Fallmanager die eingescannten Hilfepläne für eine terminierte Hilfeplankon-
ferenz auf einem webshare-Server in einem speziellen Verzeichnis ab. Rechtzeitig
vor der Konferenz werden die externen Teilnehmer darüber informiert, dass sie
sich die Hilfepläne herunterladen können. Für diesen Zugriff müssen sie sich mit
einer eigenen Benutzerkennung und einem Passwort legitimieren. Die über das
Internet aufgebaute Verbindung ist durch eine 128-bit SSL-Verschlüsselung
gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
Nach erfolgreicher Erprobungsphase beim örtlichen Träger Rheinisch-Bergischer
Kreis ist für das Jahr 2007 der weitere Rollout geplant.
Susanne Engelhardt, IS-Koordination, Dezernat 7:>>Mit dieser Lösung können wir sicher sein, das alle Beteiligten jederzeit aufaktuelle Unterlagen zugreifen können. Der zeit- und kostenintensive Postversandist nicht mehr erforderlich.<<
>>
Ergebnis und Nutzen
Neben allgemeinen Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben, die dank LVIS
deutlich erleichtert werden, bietet das zusätzliche Internetangebot folgende Vor-
teile für die Mitglieder der politischen Vertretung:
• Die Mandatsträger können selbst politisch wichtige Informationen im Internet
recherchieren.
• Ausdrucke erfolgen je nach Bedarf. Das spart Papier- und Druckkosten.
• Dank digitalem Zugang muss der Mandatsträger nicht länger wichtige Unterla-
gen in Papierform aufbewahren.
Beratungsgrundlagen, Tagesordnungen, Sitzungsprotokolle – die politischen Ver-
treter im Landschaftsverband Rheinland wollen und müssen immer über aktuelle
politische Entwicklungen zeitnah informiert sein. Um dies zu gewährleisten, hat
LVR InfoKom ein Informationsportal ins Leben gerufen: Auf den Internetseiten des
Landschaftsverbands Rheinland werden nun auch alle nichtöffentlichen Sitzungs-
unterlagen und Beratungsergebnisse der politischen Vertretung je nach Autorisie-
rung zugänglich.
Beschreibung der Technik
Das Angebot des Internetzugriffs auf nichtöffentliche Sitzungsunterlagen ist
Bestandteil des LandschaftsVersammlungsInformationsSytems (LVIS), das seit
1999 beim LVR eingesetzt wird. LVIS basiert auf der Groupware-Plattform Lotus
Notes und ist auf einem Lotus-Notes/Domino Server mit dem Betriebssystem
Windows 2000 installiert. Es erfüllt alle Anforderungen an einen modernen
Sitzungsdienst – zum Beispiel die Möglichkeit zur Volltextrecherche. Durch seinen
logischen Aufbau und die übersichtliche Gestaltung ist es zudem besonders
benutzerfreundlich. Der Zugriff auf das System erfolgt über eine SSL-Verschlüsse-
lung. Der Anwender autorisiert sich mit einer User-ID und einem Passwort.
Mehr Service für politische Vertreter
> 20-21
Gestern Akte, heute Laptop
– LVR stellt die Weichen für vernetzte Kliniken
Name des Patienten, Diagnose, geplante Therapieschritte – Informationen, die
noch vor ein paar Jahren, womöglich handschriftlich, in Krankenblättern nieder-
geschrieben wurden, werden heute zunehmend in elektronischen Patientenakten
dokumentiert. So auch in den zehn Kliniken des LVR. Herzstück und Basis der
mobilen Erfassung von Patientendaten und Befunden ist die Vernetzung sämtli-
cher am Behandlungsprozess beteiligten Berufsgruppen. Das Ziel: Ärzten, Pfle-
gern, Spezialdiensten und Verwaltung jederzeit Zugriff auf alle relevanten Patien-
teninformationen zu ermöglichen.
Ausgangssituation
Vor der Einführung des neuen Krankenhausinformationssystems (KIS) dokumentierten
alle am Behandlungsprozess beteiligten Berufsgruppen ihre erbrachten Leistungen
individuell. Eine Vernetzung von Medizin, Pflege und Verwaltung durch ein zentrales
IT-System gab es nicht. Mehrfach-Dokumentationen waren keine Seltenheit.
Beschreibung des Projekts
Bevor die Umstellung auf das KIS erfolgte, setzte sich ein Team aus Ärzten, Pfle-
gern, Verwaltungsmitarbeitern sowie Projektmitarbeitern des LVR und eines exter-
nen Beratungsunternehmens zusammen. Aus 270 Formularen wählte es diejeni-
gen aus, die künftig elektronisch umgesetzt werden sollten, um die Behandlung
eines Patienten zu dokumentieren. Heute können Freiwilligkeitserklärungen des
Patienten, Befundformulare und Verlaufsdokumente bequem am PC erstellt wer-
den. Die Formulare selbst wurden für alle Kliniken vereinheitlicht.
Für die technische Umsetzung des KIS bündelte der LVR die notwendige IT bei LVR
InfoKom. Auf 100 Servern lagern sämtliche Patienten- und Klinikdaten der zehn
Kliniken. Auch die Software zur Abrechnung und ein System zum Datenaustausch
mit den Krankenkassen sind an die zentralen Datenbanken angebunden.
Ergebnis und Nutzen
Die Einführung des Krankenhausmanagementsystems zählt zu den umfangreichs-
ten KIS-Einführungen in Deutschland. Insgesamt entstanden 2.500 vernetzte PC-
Arbeitsplätze in den neun Psychiatrien und einer Orthopädie. Die Patientendaten
sind nun zentral gespeichert und stehen allen Stationen auf Abruf zur Verfügung.
Optimierte Arbeitsabläufe per Mausklick
Ärzte und Pfleger können sich nun jederzeit per Mausklick über den aktuellen
Stand einer Behandlung informieren. Auch Auskünfte über vorherige Behandlun-
gen sind schnell und unkompliziert abrufbar. Verwaltungsmitarbeiter informieren
sich am Bildschirm über Patienten-Stammdaten und transferieren rechnungsrele-
vante Daten über eine entsprechende Datenschnittstelle in das Finanzsystem –
selbstverständlich unter Wahrung datenschutzrechtlicher Aspekte. Im Sinne einer
integrierten Versorgung wurden auch die Ambulanzen in das System eingebunden.
Damit ist eine durchgängige Dokumentation in stationären, teilstationären und
ambulanten Behandlungsbereichen möglich.
Dr. Christian Schmiegelt, Arzt an den Rheinischen Kliniken Düsseldorf:>>Das integrierte Modul zur Arztbriefschreibung bedeutet für uns einenwesentlichen Fortschritt in der durchgängigen Information und Dokumentation.Die unterschiedlichen Abteilungen können sich jetzt besser abstimmen.<<
>>
Wir wollen unseren Kunden die richtigen Konzepte und Lösungen individuell für ihre Bedürfnisse anbieten können. Um das zu erreichen, arbeiten wir intensiv mit ihnen zusammen, denn sie wissen am besten, was sie wollen.
Die Zukunft geht weiter – SAP Projekte im Überblick.
> 22-23
Mit anderen Worten:Wir unterstützen Sie dabei, Ihre IT-Landschaft den individuellenAnforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden anzupassen.
standen unter anderem beim LandesbetriebStraßenbau NRW umfangreiche Veränderun-gen hinsichtlich der Einführung neuer SAPModule an. Und auch bei der Rheinland KulturGmbH sowie bei LVR InfoKom selbst wurdenSAP-Projekte erfolgreich durchgeführt.
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endif.
Bereits Mitte der 90er Jahre hat sich LVR InfoKom für den Einsatz von SAP entschieden.Seitdem wurden in allen Fachämtern und Kliniken des LVR die entsprechenden betriebs-wirtschaftlichen und logistischen Moduleschrittweise eingeführt. Im vergangenen Jahr
ENDMETHOD.>
Unternehmen, Kunden, Partner – sie alle sind Teil komplexer Geschäftsprozesse.
Um die Zusammenarbeit untereinander zu optimieren, wurde SAP NetWeaver
Portal entwickelt. Die Portallösung führt Informationen, Dienste und Anwendun-
gen aus den unterschiedlichen Systemlandschaften zusammen und stellt sie den
Beteiligten zur Verfügung. Seit 2006 unterstützt SAP NetWeaver Portal die
Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem LVR und seinen Kunden.
Beschreibung des Systems
SAP NetWeaver Portal wurde für die Mitarbeiter des LVR sowie für Kunden einge-
führt, die mit mehreren unterschiedlichen Systemen beziehungsweise Anwendun-
gen arbeiten. Über einen zentralen rollen- und webbasierten Einstiegspunkt
gelangt der User zu allen für seine Arbeit wichtigen Anwendungen. Dazu braucht
er sich nur ein einziges Mal bei Windows anzumelden. Der Log-in zum Beispiel
beim Portal oder SAP ist nicht notwendig. Sämtliche Daten und Anwendungen
werden dem User zeitnah und ohne Sicherheitsrisiko vom Portal zur Verfügung
gestellt.
SAP NetWeaver Portal ist eine personalisierte Portallösung: Über das Rollenkon-
zept erhält der Nutzer eine für seine Arbeit konfigurierte Portaloberfläche, über
die er zum Beispiel auf vordefinierte Inhalte wie BW (Business Warehouse) und
ERP, Dokumente, Web-Seiten und -Anwendungen sowie Komponenten wie Out-
look zugreifen kann. Außerdem bietet das System leistungsstarke Module für
Knowledge-Management und Collaboration. Die Knowledge-Management Funk-
tion dient dazu, unter anderem Datenbanken, unstrukturierte Dokumente, interne
und externe Webseiten sowie Funktionen für die unternehmensübergreifende
Zusammenarbeit schnell und problemlos verfügbar zu machen. Die Collabora-
tion-Funktionen im Portal machen die Informationen aus den unterschiedlichen
Quellen navigierbar. Außerdem ist es möglich, Teams über virtuelle Räume und
Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Echtzeit zu unterstützen.
Die vordefinierten Inhalte versprechen eine zügige Implementierung und geringe-
re Kosten für die Integration mit bereits vorhandenen Systemen.
SAP NetWeaver Portal beruht auf offenen Standards und Web-Services und ist
eng mit anderen Komponenten von SAP NetWeaver verknüpft, so dass es auch
heterogene IT-Landschaften mit Systemen der gängigsten Anbieter unterstützt.
Die Kompatibilität mit Java, Java 2 Plattform Enterprise Edition (J2EE) und Micro-
soft.NET ist stets gewährleistet.
Ergebnis/Nutzen
Der Einsatz von SAP NetWeaver Portal in den Dienststellen des LVR ermöglicht
eine Vereinfachung der Verwaltung, steigert die Leistungsfähigkeit der IT-Infra-
struktur und senkt gleichzeitig die Kosten. Zudem fördert es die Zusammenarbeit
und Kommunikation mit Kunden und externen Partnern.
SAP NetWeaver Portal – eine Lösung, die verbindet
> 24-25
SAP/HR-Einführung für die Rheinland Kultur GmbH
Bislang wurde die monatliche Gehaltsabrechnung für zirka 800 Lohnempfänger
und 100 Gehaltsempfänger der Rheinland Kultur GmbH mit einem Fremd-System
abgewickelt. Die Abrechnung erfolgte nicht anhand fester tariflicher Lohnbe-
standteile wie zum Beispiel Tabellenlöhne, Zulagen und Zuschläge, sondern auf
Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden. Die Höhe von Lohn und Gehalt ergab
sich zudem aus unregelmäßigen Lohnbestandteilen wie verschiedenen Stunden-
löhnen, Sonn- und Feiertagszuschlägen. Für die monatliche Abrechnung mussten
diese Bestandteile unter hohem manuellem Aufwand in das alte System eingege-
ben werden. Die Rheinland Kultur GmbH äußerte daher den Wunsch, das bisherige
System abzulösen. Am 21. November 2005 wurde der Beschluss gefasst, SAP/HR
für die Personalabrechnung einzuführen. Projektstart war der 1.12.2005.
Beschreibung des Systems
LVR InfoKom bekam den Auftrag, ein Standardsystem aufzubauen. Es sollte
folgende Prozesse der Personalarbeit unterstützen:
• Personaladministration
• Personalabrechnung
• Zeitwirtschaft
• Organisationsmanagement
Darüber hinaus sollte für die Verbuchung der Personalkosten die Standardinte-
gration zwischen den SAP-Modulen Finanzbuchhaltung/Controlling und HR einge-
richtet und aktiviert werden.
Angelika Dams, Personalleitung RKG:>>Durch den Umstieg auf SAP haben wir nun die Möglichkeit, unsere Personalarbeit besser undzielgerichteter zu gestalten. Der zusätzliche Aufwand durch die Umstellung hat sich gelohnt.<<
>>
Um die Lohnabrechnung mittels SAP/HR zu ermöglichen, wurde eine Schnittstelle
zwischen dem RKG-Zeiterfassungssystem IPEV und SAP/HR realisiert. Die in IPEV
erfassten Stunden werden monatlich zu festgelegten Terminen durch auto-
matisierte Abläufe der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch SAP/HR zugeführt.
Eine außergewöhnliche Aufgabe
Die Einführung von SAP/HR bei der Rheinland Kultur GmbH war für das Projekt-
team eine besondere Herausforderung, denn das Unternehmen ist betriebswirt-
schaftlich organisiert und gehört nicht zum Einflussbereich des öffentlichen
Dienstes. Seine Mitarbeiter sind deshalb auch nicht den bekannten Tarifstruktu-
ren des öffentlichen Dienstes, sondern unterschiedlichen privatrechtlichen Tarif-
strukturen zugeordnet. Im System mussten daher für das Projektteam mehrere
neue Strukturen abgebildet werden, zum Beispiel für das Wach- und Sicherheits-
gewerbe, für die Gebäudereinigung sowie für das Gaststätten- und Hotelgewerbe.
Aufgrund der verschiedenen Tarifstrukturen mussten besondere Anforderungen
wie unterschiedliche Regelungen zu Arbeitszeiten, Arbeitsentgelt, Urlaub, Lohn-
fortzahlung, Zuschlags- und Sonderzahlungen, Kündigungsfristen und Altersvor-
sorge, um nur einige zu nennen, realisiert werden.
Ergebnis
Die Projektdauer belief sich auf gut ein Jahr und zwar von Dezember 2005 bis
Januar 2007. Die erste produktive Abrechnung wurde im Januar 2007 erfolgreich
durchgeführt.
Das Jahr 2006 war für den Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen
(LS NRW) ein Jahr der Veränderungen: Die SAP HR Komponenten Personalbe-
schaffung und Veranstaltungsmanagement wurden neu eingeführt und im
Rechnungswesen erfolgte eine Umstellung im Rahmen des Projekts SAP
REORG/STRASSEN.EPOS. Ziel aller Projekte war, Prozesse in Organisation und
Verwaltung schneller und effizienter durchführen zu können.
Projekt: Personalbeschaffung
Stellen ausschreiben, Bewerbungen verwalten, Bewerber auswählen, Zu- und
Absagen erteilen. Das neue SAP HR Modul Personalbeschaffung befreit Mitarbeiter
der Personalabteilung des LS NRW weitestgehend von diesen bislang zeitrauben-
den Aufgaben. Denn das System legt automatisch bei der Erfassung der Bewer-
berdaten eine Eingangsbestätigung an. Interne Bewerber – ebenso wie Mehrfach-
bewerber und ausgeschiedene Mitarbeiter, die sich auf freie Stellen bewerben –
werden vom System automatisch erkannt und dem Sachbearbeiter zur weiteren
Bearbeitung vorgeschlagen.
Das Modul Personalbeschaffung besteht aus drei Teilkomponenten:
• Personalbedarf und Personalwerbung: Diese Komponente gibt einen Überblick
über vakante Planstellen im Unternehmen. Durch das Anlegen einer Vakanz
wird der Personalbeschaffungsprozess ausgelöst. Die zu besetzende Stelle wird
ausgeschrieben.
Von der Personalbeschaffung bis zum Veranstaltungsmanagement
– HR-Neuerungen beim Landesbetrieb Straßenbau NRW
• Verwaltung der Bewerber: Sowohl Bewerbungen auf Ausschreibungen als auch
Spontanbewerbungen werden hier erfasst und strukturiert. Über den Vergleich
mit Daten aus den Komponenten Personaladministration und Personalbeschaf-
fung kann der Mitarbeiter überprüfen, ob es sich bei dem Bewerber um einen
internen Bewerber, einen ehemaligen Mitarbeiter oder einen Mehrfachbewer-
ber handelt.
• Auswahl der Bewerber: Diese Komponente unterstützt den Auswahlprozess mit
folgenden Funktionen:
• Selektion der Bewerber
• Abbildung aller administrativen Schritte im System
• Verwaltung des Auswahlprozesses
• Erledigung der Bewerberkorrespondenz
Vakanz(Anforderungen, organisatorische
Daten)
Ausschreibung(intern/extern) Bewerbung
Bewerberpool,TalentpoolBewerberverwaltungBewerberauswahl
> 26-27
Ergebnis/Nutzen
Die SAP Komponente Personalbeschaffung wurde ergänzend zu den bereits pro-
duktiven Modulen Personaladministration und Organisationsmanagement einge-
führt. Nun ist es dem Landesbetrieb Straßenbau NRW möglich, den gesamten
Personalbeschaffungsprozess – von der Erfassung der Bewerberdaten bis zur
Besetzung vakanter Planstellen – schnell und effizient durchzuführen.
Projekt: Veranstaltungsmanagement
Das Ziel des Projekts bestand darin, die verschiedenen Fortbildungsaktivitäten im
Betriebssitz und in den Niederlassungen zu bündeln und so einen schnellen
Überblick über alle Fortbildungsaktivitäten des Landesbetriebs Straßenbau NRW
zu erhalten. Darüber hinaus sollte das neue System die Mitarbeiter in der Aus-
und Fortbildung zuverlässig und umfassend bei der Planung, Durchführung und
Verwaltung der Veranstaltungen unterstützen. Auswertungs- und Beurteilungs-
möglichkeiten sollen zudem gewährleisten, dass qualitativ hochwertige und
gleichzeitig rentable Veranstaltungen angeboten werden können.
Beschreibung des Projekts
Anfang 2006 bekam LVR InfoKom den Auftrag, anhand der geplanten Fortbil-
dungsaktivitäten für das Jahr 2006 die verschiedenen Abläufe an die SAP Prozes-
se anzupassen und eine Veranstaltungsstruktur aufzubauen, die sowohl den
Anforderungen der Fortbildungsstelle am Betriebssitz als auch denen in den Nie-
derlassungen gerecht wird. Der Anspruch der Fortbildungsstelle am Betriebssitz
bestand darin, jederzeit alle Fortbildungsaktivitäten organisieren und auf alle
Teilnehmerdaten zurückgreifen zu können. Die Fortbildungsstellen in den Nieder-
lassungen hingegen sollten ausschließlich ihre eigenen Aktivitäten organisieren
und auf die Daten der eigenen Mitarbeiter zugreifen können.
LVR InfoKom baute daraufhin auf einem Testsystem eine Veranstaltungsstruktur
auf, die folgende Prozesse umfasst:
• Veranstaltungsvorbereitung: Die Sachbearbeiter pflegen diejenigen Daten, die
zur Erstellung des Veranstaltungsangebots benötigt werden, zum Beispiel zeit-
liche Abläufe, Orte, Räume und Referenten.
• Veranstaltungsangebot: Je nach Bedarf können Einzeltermine oder mehrere
Termine auf einmal angelegt werden. Anschließend kann der Sachbearbeiter
das Veranstaltungsangebot veröffentlichen.
• Tagesgeschäft: Die Sachbearbeiter können die Mitarbeiter als Teilnehmer
buchen, ersetzen, umbuchen und stornieren. Mit der Korrespondenzfunktion ist
es zudem möglich, für jeden Vorgang eine passende Mitteilung zu erstellen.
• Wiederkehrende Arbeiten: Diese Prozesse umfassen alle Tätigkeiten, die immer
wieder anfallen, zum Beispiel Fixieren, Sperren und Entsperren, Absagen und
Nachbereiten von Veranstaltungen. Auch bei diesen Vorgängen kommt die
Korrespondenzfunktion zum Einsatz.
Nutzen des neuen Systems
Mit dem Modul Veranstaltungsmanagement gibt es nun ein zentrales System zur
Pflege und Verwaltung von Fortbildungen. Die einzelnen Fortbildungsstellen des LS
NRW können jederzeit auf alle relevanten Daten zur Planung von Fortbildungen, zur
Erstellung von Dokumenten und zur Auswertung von Veranstaltungen zurückgrei-
fen. Da das Versenden von Excel-Listen zur Abstimmung des Fortbildungsbedarfs
entfällt, wird die Kommunikation zwischen der Fortbildungsstelle im Betriebssitz
und den Fortbildungsstellen in den Niederlassungen deutlich vereinfacht.
Auf dem richtigen Weg
Die Schulungen für die Mitarbeiter der Niederlassungen haben gezeigt, dass das
Projekt auf dem richtigen Weg ist. Im Oktober vergangenen Jahres wurde das Ver-
anstaltungsangebot für 2007 auf dem Produktivsystem eingerichtet und das neue
Fortbildungsprogramm zum ersten Mal aus SAP generiert. Seit Januar 2007 wer-
den in der Fortbildungsstelle des Betriebssitzes alle Mitarbeiterfortbildungen mit
dem Veranstaltungsmanagement geplant, durchgeführt und verwaltet. Die Nieder-
lassungen werden im Laufe des Frühjahrs damit beginnen.
Projekt: SAP REORG/STRASSEN.EPOS
Im vergangenen Jahr stand beim Landesbetrieb Straßenbau NRW neben einer
Reorganisation der betriebswirtschaftlichen Prozesse und deren technischen Ein-
stellungen auch die Einführung von EPOS.NRW an. EPOS.NRW ist die Abkürzung
für „Einführung eines Produkthaushaltes zur Outputorientierten Steuerung –
Neues RechnungsWesen“ und ist vergleichbar mit dem kommunalen NKF.
Beschreibung des Projekts
EPOS dient als Pilotprojekt innerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Verkehrs-
ministeriums NRW zur Ablösung der kameralen Bewirtschaftung hin zu einer
Bewirtschaftung nach doppischen Grundsätzen. Anschließend ist ein Rollout auf
die anderen Zuständigkeitsbereiche vorgesehen. Die Umstellung erfolgte im Rah-
men des Projekts REORG/STRASSEN.EPOS.
Die Gesamtprojektleitung wurde durch die IBM sichergestellt. Das Projekt wurde
durch Mitarbeiter der IBM und LVR InfoKom begleitet. Da LVR InfoKom als IT-
Dienstleister von Straßen.NRW nach der Produktivsetzung den Support sicher-
stellen muss, wurde LVR InfoKom zum einen damit beauftragt, die Koordination
innerhalb des Projekts zwischen Straßen.NRW, IBM und LVR InfoKom zu über-
nehmen, zum anderen sollte LVR InfoKom die aufgrund des fachlichen Konzepts
entstehenden Systemeinstellungen gemeinsam mit den Kollegen von
Straßen.NRW vornehmen und dokumentieren.
> 28-29
Durchführung des Projekts (im Teilbereich HR)
Während des Projekts stellte sich heraus, dass die Anforderungen des EPOS mit
den bis dato praktizierten Verrechnungsmethoden der Personalkostenverbuchung
nicht mehr vereinbar waren. Somit wurde LVR InfoKom zusätzlich beauftragt,
neben der Reisekostenintegration auch eine mandantenübergreifende Standard-
integration zwischen den Modulen HR und FI/CO einzurichten, so dass die Perso-
nalkosten verursachungsgerecht den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet
werden konnten.
Um die Buchung nach den Vorgaben des Rechnungswesens durchführen zu kön-
nen, benötigte HR Kontierungsmerkmale aus dem Rechnungswesen, wie zum
Beispiel Kostenstellen, Profitcenter und Leistungsarten, die den Personalstamm-
daten zugeordnet werden müssen. Die mandanten- und gegebenenfalls system-
übergreifende Übertragung der Stammdaten erfolgte mittels der SAP-Standard-
schnittstelle ALE.
Im Rahmen des Projekts hat LVR InfoKom folgende ALE-Schnittstellen eingerichtet:
• Schnittstelle zur Übertragung von Stammdaten aus dem Rechnungswesen, wie
Kostenstellen, Profitcenter und Leistungsarten
• Buchungsschnittstelle: Überleitung der Abrechnungsergebnisse nach FI/CO
(unter Beachtung der Verfügbarkeitskontrolle im Haushaltsmanagement) und
Überleitung der Planungsergebnisse aus der Personalkostenplanung nach CO
• Statistische Kennzahlen: Ermittlung der Werte aus HR und Übertragung auf
statistische Kennzahlen im CO. Die vorgegebenen Kennzahlen getrennt nach
Inaktive, Mitarbeiter in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, Monats-Soll-
arbeitszeit, Mitarbeiter („Köpfe“) und Vollzeitkräfteäquivalent – für die Berufs-
gruppen Beamte, Beschäftigte (TVÖD und TV-L) und Auszubildende – werden
für das Rechnungswesen für die Transaktion KB31N (statistische Kennzahlen
erfassen) aufbereitet, und zwar summarisch nach Stammkostenstellen.
• Integration zwischen HR und CATS zur Übertragung von Personalministamm-
sätzen. Um im Rechnungswesen CATS nutzen zu können, müssen bestimmte
Personalstammdaten aus HR übertragen werden. Hierzu zählen unter anderem
die Infotypen 0001 (Organisatorische Zuordnung), 0007 (Sollarbeitszeit) und
0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt).
Eine weitere Vorgabe aus dem Rechnungswesen war außerdem die Buchung von
Fehlzeiten. Die Fehlzeiten werden zunächst im HR ermittelt, und zwar pro Perso-
nalfall und getrennt nach der im IT0315 hinterlegten Stammkostenstelle. Um den
Bestimmungen des Datenschutzes Rechnung tragen zu können, werden die so
ermittelten Werte als Gesamtfehlzeit pro Kostenstelle addiert und für die Trans-
aktion KB21N (direkte Leistungsverrechnung erfassen) für CO aufbereitet.
Als Systemhaus des LVR stellen wir intelligente und zukunftsweisende Softwarelösungen bereit, die uns helfen, unseren Anspruch „Software für Menschen“ erlebbar zu machen – in Kliniken, Kommunen und Schulen.
Wir werden besser, damit Sie besser werden.Projekte bei LVR InfoKom.
> 30-31
ENDMETHOD.> Mit anderen Worten:Wir arbeiten ständig daran, unsere Leistungen für Sie zu verbessern.Denn bei LVR InfoKom steht der Kunde im Mittelpunkt.
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endif.
Unser Ziel ist es, Ihnen – unseren Kunden –optimalen Service und Dienstleistungen bietenzu können. Dazu investieren wir kontinuierlichin den Ausbau und die Verbesserung unserereigenen Strukturen und Leistungen. So haben
wir mit CRM ein System eingeführt, dass esunseren Kundenmanagern fortan ermöglicht,noch individueller auf Ihre speziellen Bedürf-nisse einzugehen. Doch lesen Sie selbst aufden folgenden Seiten.
Ein „DatenWarenhaus“ für LVR InfoKom
Durchführung des Projekts
Zur Vorbereitung des Projekts „BW InfoKom“ wurden in einem ersten Schritt die
für LVR InfoKom steuerungsrelevanten Informationen in einer grob strukturierten
Balanced Scorecard – einer Darstellung finanzieller, struktureller und personeller
Kennzahlen – erhoben. Dabei konnten insgesamt sieben relevante Bereiche iden-
tifiziert werden: Mitarbeiter, Finanzen, Produkte, Markt/Kunde, Wertschöpfung,
Wissen und Qualität. Im ersten Entwurf des Kennzahlen-Cockpits für LVR InfoKom
sind bereits die möglichen Detaillierungen für den Aufriss im Business Information
Warehouse dargestellt.
Das Projekt BW InfoKom wird in drei Stufen abgewickelt:
In der ersten Phase erfolgt die Konzeption des Kennzahlen-Cockpits, die Über-
nahme der betriebswirtschaftlichen und personellen SAP R/3 Daten – unter ande-
rem aus Finanzbuchhaltung und Controlling – sowie die Anbindung der ersten
externen Quellsysteme wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Calls im User-
HelpDesk und Daten des Rechenzentrums.
In der zweiten Phase werden weitere steuerungsrelevante Kennzahlen identifi-
ziert, weitere SAP R/3 Daten übernommen und zusätzliche externe Quellsysteme
angebunden.
LVR InfoKom wird seit 2005 wie ein Eigenbetrieb geführt. Die Steuerung dieses
Eigenbetriebs mit mehr als 230 Mitarbeitern ist eine besondere Herausforderung,
die mit herkömmlichen Controllingansätzen eines Verwaltungsbetriebs kaum zu
bewältigen ist. Die Lösung: Einführung eines Kennzahlensystems auf der Basis
von SAP Business Information Warehouse. Das Projekt „BW InfoKom“ wurde Mitte
2006 gestartet.
Beschreibung des Projekts
Ziel des auf eineinhalb Jahre angelegten Projekts ist es, ein Managementsystem
einzuführen, in dem die internen Daten von LVR InfoKom zentral gesammelt, auf-
bereitet und für unterschiedliche Anforderungen wie Auswertungen und Präsen-
tationen bereitgestellt werden. Das System Business Information Warehouse von
SAP bot die beste Basis für diese Aufgabe, denn in SAP/BW können Daten aus den
verschiedenen Fachthemen, unterschiedlichen Datenquellen, Fachverfahren oder
auch einfachen Exceltabellen periodisch und ohne manuellen Aufwand „einge-
füttert“ werden. Anschließend stehen sie für die verschiedenen Auswertungen
in beliebigen Kombinationen und auf unterschiedlichen Hierarchieebenen zur
Verfügung. Im Rahmen des Projekts gilt es, Daten von mehr als 100 IT-Produkten
und Informationen über die Realisierung von jährlich etwa 30 großen IT-Projekten
der Kunden zu bündeln sowie eine Übersicht über personelle und maschinelle
Kapazitäten und Ressourcen von LVR InfoKom, deren Auslastung und Kostenent-
wicklung zu schaffen.
> 32-33
Die Phase drei schließt das Projekt dann Ende 2007 mit der konzeptionellen Erarbei-
tung von Kennzahlen, vor allem im Bereich Wissen sowie der Konsolidierung, ab.
Im Laufe des Projekts sollen schrittweise erst die Geschäftsführung und Abtei-
lungsleitungen sowie das Controlling, später auch die Sachgebiets- und Projekt-
leiter auf das neue System zugreifen können.
Die Navigation im BW InfoKom
Die Einstiegsseite des Cockpits für LVR InfoKom enthält einen Überblick über die
Kennzahlenbereiche Produkte, Mitarbeiter, Qualität und Finanzen. Vor hier aus
kann der Nutzer über die Menüleiste oder entsprechende Buttons in den Grafiken
auf die nächst tiefere Ebene oder in andere Detailbereiche vordringen. Informatio-
nen, die auf unterschiedlichen Detail- beziehungsweise Hierarchieebenen vorlie-
gen, können in BW über Abfragen verbunden, ausgewertet und dargestellt werden.
Vorteile durch den Einsatz des BW
Mit BW InfoKom wird eine zentrale und dokumentierte Datenbasis für die Aus-
wertung aller für LVR InfoKom steuerungsrelevanten Daten geschaffen. Die ein-
gestellten Informationen sind durch die jeweiligen internen Fachbereiche von
LVR InfoKom qualitätsgesichert und stehen den Nutzern als Standardinformationen
für Vorträge und Besprechungen zur Verfügung. Entscheidungen bezüglich der
Steuerung des Betriebs, zum Beispiel im Bereich Kapazitätsplanung und -aus-
lastung, können auf Basis der Daten präzise und schnell getroffen werden.
Der LVR hat sich bereits Mitte der 90er Jahre für den Einsatz von SAP in seinen
Kliniken und im Bereich der Personalabrechnung entschieden. Inzwischen sind
alle Dezernate und Einrichtungen auf die betriebswirtschaftlichen und logistischen
Module von SAP umgestellt. Damit ist die Integration dieser Daten in das SAP/BW
mit relativ geringem Aufwand möglich. Auf der Basis des Pilotprojekts „BW
InfoKom“ soll das System auch in anderen Bereichen des LVR eingesetzt werden.
Umsatzerlöse LVR InfoKom 2005-2007
2005 2006 2007
31000t
30000t
29000t
28000t
27000t
26000t
25000t
Anzahl Tickets UHD
3400
3200
3000
2800
2600
2400
2200
200005.2006 06.2006 07.2006 08.2006
Ergebnisse der Umfragen in 20068
7,5
7
6,5
6
5,5
5
03.04.2006
20.06.2006
18.09.2006
Anerke
nnung
Einbe
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Kritik
Fähig
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Aufgab
en
Erwar
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Arbei
tskl
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8,50
8,00
7,50
7,00
6,50
6,00
5,50
5,00
Bewertung unserer Kunden(Befragung 2005)
Dezernate
RVK
RK/HPH
Dritte
Gesamtdurchschnitt
7,58
8,45
7,38
8,15
7,82
Mit CRM steht der Kunde im Mittelpunkt
Mehr Service, mehr Nähe, mehr bedarfsgerechte Lösungen. Der Kunde soll mehr
in den Mittelpunkt rücken. Mit diesen Ansprüchen hat LVR InfoKom im vergange-
nen Jahr die Neuorganisation seines Unternehmens in Angriff genommen. Das
Ergebnis: Einführung eines Customer Relationship Magagement Systems, Aufbau
der Abteilung Kunden-Management und Etablierung von Kunden-Managern.
Beschreibung des Projekts
Es wurde ein Projektteam gebildet, bestehend aus Vertretern des Kundenmana-
gements, Vertriebs, Rechnungswesens, Marketings und Produktmanagements.
In zwei Workshops haben die Teilnehmer ihre Wünsche und die Anforderungen,
die sie an das künftige CRM-System stellen, zusammengetragen. Ziel war es,
eine IT-Lösung aufzubauen, mit der LVR InfoKom seinen Kunden
• zum richtigen Zeitpunkt
• das richtige Produkt
• mit dem richtigen Service
• über den richtigen Kommunikationskanal
• mit den richtigen Kommunikationsmitteln anbieten kann.
Am 1. April 2006 hat LVR InfoKom mit der Einführung von MS CRM 3.0 begonnen.
Unterstützung bekam das Unternehmen dabei von der Firma Resco aus Hamburg,
die die Implementierung übernahm.
Im ersten Quartal dieses Jahres war die Projekteinführung erfolgreich abgeschlossen.
Ergebnis
Mit dem CRM-System wurde ein zentrales System geschaffen, in dem wichtige
Kundendaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und An-
sprechpartner gespeichert sind. Diese Daten können nun mit weiteren Informati-
onen, zum Beispiel über durchgeführte Projekte und andere geplante Aktivitäten,
verknüpft werden. So haben die Kundenmanager des LVR immer einen Überblick
über den aktuellen Stand der Dinge und sind in der Lage, ihren Kunden individuell
auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen anzubieten.
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Prozessoptimierung durch Prozessmanagement
Prozesse sind die Lebensadern eines Unternehmens. Nur wer weiß, wie sie funk-
tionieren, wie man sie analysiert und optimiert, wird im Wettbewerb bestehen
können. Mit der Neustrukturierung von LVR InfoKom im Mai 2006 wurde der
Bereich „Beratung und Prozessmanagement“ geschaffen. Eine Hauptaufgabe der
Mitarbeiter besteht in der Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
der LVR InfoKom Kunden.
Wozu Prozessmanagement?
Prozessmanagement schafft Klarheit und Verbindlichkeit im Bezug auf Geschäfts-
prozesse und ist somit ein Qualitätsmerkmal für Unternehmen. Durch die Abbil-
dung von Arbeitsabläufen in Prozessen werden folgende Effekte erreicht:
• mehr Transparenz durch die Abbildung von Tätigkeiten und Zuständigkeiten im
Zusammenhang mit der Wertschöpfung eines Betriebes
• standardisierte und verbindliche Einigung auf einheitliche Vorgehensmodelle
• Prozessoptimierung durch die Visualisierung von Schwachpunkten. Es wird eine
Arbeitsgrundlage zur Verbesserung der aktuellen Situation geschaffen.
Die Erkenntnis, dass sich die Organisation von Arbeit hauptsächlich in Prozessen
abbildet, hat Auswirkungen auf die Erstellung und den Betrieb der zugehörigen
IT-Systeme. Denn diese sollen die Prozesse beziehungsweise Prozessteile unter-
stützen, nicht umgekehrt.
Wie funktioniert Prozessmanagement?
Der Prozessmanagement-Zyklus gliedert sich in vier Phasen:
• Strategie- und Zieldefinition
• Prozessmodellierung
• Prozessimplementierung
• Steuerung/Qualitätssicherung
Prozessmanagement
ProzessSteuerung
ProzessImplementierung
ProzessStrategie
ProzessModellierung
Je nachdem, welches Ergebnis sich aus dem letzen Schritt ergibt, wird es erfor-
derlich, den Zyklus umgehend erneut zu durchlaufen oder erst zu einem späteren
Zeitpunkt im Sinne einer erneuten Qualitätssicherung zu wiederholen. Auf diese
Weise entsteht ein kontinuierlicher Veränderungsprozess. Im Gegenzug gilt, dass
Veränderungen in den Abläufen ebenfalls in den Prozessmodellen abgebildet wer-
den, idealerweise bevor die Umsetzung in der Realität erfolgt. Geschieht dies
nicht, entwickeln sich Theorie und Praxis unweigerlich auseinander, die Prozess-
steuerung wird erschwert.
Ein Tätigkeitsschwerpunkt der Mitarbeiter des neuen Bereichs „Beratung und Pro-
zessmanagement“ liegt in der Modellierung und Optimierung von Geschäftspro-
zessen der LVR InfoKom Kunden. Dabei werden diese intensiv eingebunden, denn
es geht um ihre Arbeit und Prozesse. Das Wissen darum ist nur dort in vollem
Umfang vorhanden.
Die Prozessmodellierung wird durch das ARIS-Toolset der Firma IDS-Scheer
unterstützt. Mit diesem datenbankgestützten Werkzeug werden die Ist- und Soll-
Prozesse gemeinsam mit den Kunden entwickelt und dokumentiert. Die Modelle
dienen als Basis für die Erstellung von Realisierungskonzepten.
Projekte mit Unterstützung des Prozessmanagements
Bislang wurden mit ARIS mehr als 200 Gesamt- beziehungsweise Teilprozesse für
zahlreiche Bereiche des LVR dokumentiert. Hier einige Beispiele:
• ANLEI: Einführung eines neuen Verfahrens zur Antrags- und Leistungsbearbei-
tung für die Sozialhilfe (unter Einbeziehung der Einführung einer elektronischen
Akte und eines zentralen Geschäftspartner-Modells)
• BODEON: Erstellung einer gemeinsamen Datenbank für die Bodendenkmal- und
Denkmalpflege
• AREV: Einführung einer automatisierten Vorerfassung von Rechnungseingängen
• BO-LVR: Entwicklung eines Verfahrens zur Beschaffungsoptimierung beim LVR
• Ablösung „Imagefinder“: Auswahl einer neuen Software für eine Bilddatenbank
Markus Bauer, Leiter des Sachgebietes „Beratung und Prozessmanagement“:>>Mit der Prozessmodellierung haben wir den ersten Schritt in Richtung Gesamtdarstellung derProzesse des LVR gemacht. Doch das Ziel ist lange nicht erreicht. Hier bleibt für LVR InfoKom –und natürlich auch für unsere Kunden – noch viel zu tun.<<
>>
Weniger Kosten, mehr Flexibilität, bessere Auslastung der Hardware-Ressourcen.
Seit 2006 nutzt LVR InfoKom die Vorteile einer virtuellen Infrastrukturlösung.
Beschreibung des Projekts
In den vergangenen Jahren ist der Umfang der Serverhardware bei LVR InfoKom
enorm gestiegen. Dieser Prozess sollte nicht nur gestoppt werden; Ziel war es,
die Serverhardware zu reduzieren. Um das zu bewerkstelligen, entschied man
sich für die neue Technologie der Virtualisierung.
Nutzen der virtuellen Lösung
Der Einsatz von POWER5 Maschinen erlaubt es, auf einer Server-Plattform meh-
rere getrennte Systeme zu betreiben. Hierbei kann ein so genannter virtueller
I/O Server erstellt werden, der anderen logischen Einheiten seine I/O Ressourcen,
sprich Adapterkarten, zur Verfügung stellt. Damit ist eine gemeinsame Nutzung
von Netzwerkkarten und Karten, die den Festplattenspeichern (den Fibre Channel
Adaptern) zur Verfügung stehen, möglich.
Weitere Vorteile der Vitualisierung im Unix Umfeld:
• Ein Prozessor kann in zehn kleine Prozessoren zerteilt werden. Das ermöglicht
die dynamische Erstellung von Einheiten.
• So genannte Prozessorpools erlauben die Zusammenfassung von Prozessoren,
so dass die Auslastung der Systeme erheblich verbessert wird.
Ergebnis
Die Einführung der virtuellen Infrastruktur ermöglicht LVR InfoKom eine bedarfs-
abhängige Prozessornutzung. Somit können innerhalb kürzester Zeit (1/10 ms-
Bereich) auch für unvorhergesehene Ereignisse Kapazitäten zugeordnet werden.
Die Mischung von Anwendungen hoher und niedriger Priorität erlaubt darüber
hinaus eine optimale Auslastung der vorhandenen Hardware-Ressourcen. Ist
genügend Kapazität vorhanden, ist es bedeutend einfacher, neue Systeme zu
erstellen, ohne dass neue Hardware dazu gekauft werden muss.
Platzsparen durch Virtualisierung im Unix Umfeld
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Dr. Christian Hermann, Leiter der Infrastruktur LVR InfoKom:>>Durch die Virtualisierung können wir schnell und flexibel auf die Wünsche unserer Kunden reagieren. Es muss nicht mehr für jedes System eine eigene Hardware angeschafftwerden. Das spart Zeit und Kosten.<<
>>
Im April 2006 bekam LVR InfoKom den Auftrag, eine Lösung zur Weiterentwick-
lung des IT-Supports beim LVR zu erarbeiten. Der Vorschlag sollte gemeinsam
mit den beteiligten IS-Koordinationen entwickelt und mit den betroffenen Dezer-
naten abgestimmt werden. Unterstützung bekam das Projekt-Team von einem
externen Moderator.
Beschreibung des Projekts
Um die Anforderungen an den neuen IT-Support exakt definieren zu können,
hat das Projekt-Team aus LVR InfoKom Mitarbeitern und IS-Koordinatoren etwa
90 Interviews und Workshops mit den künftigen Kunden durchgeführt: mit den
Nutzern in den Dezernaten, mit den Mitarbeitern in den IS-Koordinationen sowie
den Beteiligten bei LVR InfoKom.
Die Interviews machten unter anderem deutlich, dass zunächst geklärt werden
musste, welche Aufgaben jeder einzelne am IT-Support Beteiligte hat. Erst
danach konnte die Optimierung des Supports erfolgen.
Aus den Ergebnissen der Befragungen und der Workshops wurden 85 Kernthesen
ermittelt und zu insgesamt 20 Kriterien zur Qualifizierung der neuen Organisa-
tionsmodelle verdichtet.
Anschließend entwickelte das Projekt-Team verschiedene Modelle und bewertete
sie hinsichtlich der erarbeiteten Kriterien. Das letztendlich vorgeschlagene Modell
sieht vor:
• die strategische Rolle der ISKO zur Bündelung aller IT-Belange im Dezernat zu
stärken und
• den einfachen technischen Vorort-Support in einer zentral gesteuerten Einheit
zu bündeln, die aber dezentral nach Standorten aufgestellt ist, um die Nähe
zum Kunden gewährleisten zu können.
Ergebnis
Am 15. Januar 2007 wurde dem vorgeschlagenen Modell im Grundsatz zuge-
stimmt und der Auftrag zur weiteren Detaillierung erteilt. Die Umsetzung soll im
Laufe des Jahres 2007 erfolgen. Der Projektleiter und gleichzeitige IS-Koordinator
für die Dezernate 1 und 3, Karsten Delius, freut sich über diese Entscheidung:
„Dieses Projekt steht für einen modern und transparent gestalteten Verände-
rungsprozess. Betroffene werden zu Mitgestaltern, wodurch das Ergebnis hoch
akzeptanzfähig wird. Der scheinbar hohe Aufwand führt zur Klarheit für alle und
rechnet sich spätestens in der Umsetzungsphase.“
Eine moderne und transparente Veränderung
– die Neuorganisation des IT-Supports
Herausgeber
LVR InfoKom
Ottoplatz 2
50679 Köln
Gestaltung
Agentur für Markenführung FGK
Die Dritte GmbH
Grafenberger Allee 277-287
40237 Düsseldorf
Druck
Warlich Druck Köln GmbH
Bunsenstr. 9
50997 Köln
Fotos
Hans-Theo Gerhards
LVR Presseamt
Kenedy-Ufer 2
50663 Köln
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Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen.
LVR InfoKomOttoplatz 2 • 50679 Köln
Tel.: +49 (0) 221 / 809 – 37 70 • Fax: +49 (0) 221 / 809 – 21 [email protected] • www.infokom.lvr.de