lições aprendidas agregando valor ao gerenciamento de projetos

LIÇÕES APRENDIDAS: AGREGANDO VALOR AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

© Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴ •  Bacharel em Ciência da Computação; •  MBA em E-Business pela FGV/RJ; •  Certificado como PMP, Project Manager Professional pelo PMI; •  Certificado ITIL Foundations pelo EXIM; •  Mestrando em Engenharia e Gestão do Conhecimento – UFSC; •  Pesquisador do Núcleo de Gestão da Sustentabilidade NGS – UFSC; •  Pesquisador do Núcleo de Pesquisa e Extensão do SENAC/SC; •  Fundador e sócio diretor do IGCI – Instituto de Gestão do Conhecimento e Inovação,

empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento, Inovação e gerenciamento de projetos;

•  Fundador e sócio diretor da GotRoot, empresa de consultoria de tecnologia da informação e gerenciamento de projetos;

•  Possui mais de 15 anos de experiência em empresas multinacionais e consultorias de renome;

•  Especialista em banco de dados DB2, Postgres e MySql. •  Linux Administrator; •  Professor do curso Tecnólogo em Gerenciamento das Tecnologias da Informação

(TGTI) da faculdade SENAC/SC; •  Professor da Pós Graduação em Projetos do SENAC/SC; •  Professor da Pós Graduação em Segurança da Informação do SENAC/SC; •  Professor da Pós Graduação em Projetos & TI da UNESA/SC; •  Membro do PMI, associado aos Chapters: PMI RJ e PMI SC; •  Participou de vários projetos nas mais diversas áreas em empresas de todos os

portes (Vale do Rio Doce, Embratel, Grupo Catho, Essilor, MSA, dentre outras);


Dinâmica da Palestra

Bate papo informal entre os colegas Gestores de Projetos, com intuito de socializar, externalizar, combinar e internalizar conhecimento. A medida que vamos apresentando, iremos interagir com vocês a cerca do tema;

Vocês podem e devem interagir J

Introdução

•  O que se entende por Lições Aprendidas? •  Existe este processo formalmente estabelecido em sua empresa?

•  Se não existe, porque não existe? •  Se existe, quando ele ocorre?


Em projetos há uma necessidade de se explicitar e comparKlhar conhecimento de forma a melhorar a relação entre os stakeholders e contribuir para o aprendizado do s me smo s e a i n d a , me l ho r a r o planejamento, execução , monitoramento e controle dos projetos.

Em sua empresa como isto é feito, é feito mesmo?



LIÇÕES APRENDIDAS EM PROJETOS: UMA VISÃO DE GC

•  Lições aprendidas podem ser definidas como as experiências chave que contêm certa relevância de negócios para projetos futuros (SCHINDLER e EPPLER, 2003).

•  Sob o olhar da gestão do conhecimento (GC), toda e qualquer experiência é conhecimento.

•  Para GC, conhecimento deve ser explicitado, comparKlhado e disseminado para agregar valor as pessoas e organizações.

Na sua empresa existe ações formais ou informais que armazene lições aprendidas, informações históricas, sucesso e fracasso?

Porquê Quando Como

Schindler e Eppler (2003) relatam que é um meio para retenção sistemáKca de experiências em projetos permite à empresa comparar seus diversos projetos mais sistemaKcamente e documentar o seu mecanismo mais eficaz de resolução de problemas.


Por que Lições Aprendidas? O quê Quando Como


•  Gerente de Projetos que negligencia o processo de lições aprendidas ao longo do projeto esta “no mar e sem bússola” Cleland (1985).

Algumas vantagens do processo de Lições Aprendidas por Decker et al. (2005):

(a) modelos de processo são revistos para uma melhor inteligibilidade e outros aspectos de qualidade; (b) um consenso sobre um processo é construído; (c) problemas durante a execução de um processo são resolvidos de forma colaboraKva e capturados como lições aprendidas, para facilitar as execuções do próximo processo.

Williams (2006) destaca que o aspecto mais importante das lições aprendidas é o aumento da competência dos gerentes de projeto.

O quê Quando Como


Busby (1999) destaca três porquês: (1) o conhecimento do que ocorreu em um projeto é geralmente dispersos entre várias pessoas; (2) as pessoas nem sempre aprendem automaKcamente com suas experiências profissionais, assim o exercício de aprendizagem precisa ser solicitado e estruturado para ser significaKva e úKl para a maioria das pessoas; (3) é essencial divulgar experiências de gerenciamento de projetos e lições aprendidas dentro de uma organização para evitar a repeKção dos mesmos erros.

O quê Quando Como


QUANDO ESTABELECER UM PROCESSO DE LIÇÕES APRENDIDAS?

De acordo com Cleland(1985) se dá de três formas: (1) avaliação pré-‐projeto, para seleção de projetos que melhor encaixem na estratégia global da empresa;

(2) avaliação ao longo do projeto, durante todo o ciclo de vida do projeto; e

(3) avaliação pós-‐projeto, para a apreciação do sucesso e da eficácia do projeto concluído, em especial desenvolver um perfil de lições aprendidas que podem ajudar orientar a gestão de projetos no futuro.

O quê Porquê Como


Vale ressaltar que o PMBOK®(2008) considera o ciclo de vida do projeto, desde a concepção da idéia até a entrega final do produto ou serviço gerado pelo projeto. Tendo como fases: Início do projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto. Destaca-‐se ainda que na fase de encerramento do projeto as seguintes aKvidades:

•  fazer uma revisão pós-‐projeto ou de final de fase; •  documentar as lições aprendidas;

•  Sendo assim, os itens 1 e 3 apontados por Cleland(1985) Avaliação pré e pós projeto estão conKdos no item 2, ao longo do projeto.

O quê Porquê Como

Deve-‐se destacar em primeiro lugar que as lições aprendidas não são apenas um registro histórico de sucesso, o fracasso também deve ser levado em conta isto é, as ações que não deram certo também devem ser levadas em conta para não serem repeKdas no futuro.


COMO ESTABELECER UM PROCESSO DE LIÇÕES APRENDIDAS ?

O quê Porquê Quando


Pode se dar de duas formas: ao longo do projeto ou ao seu término, também conhecida de postmortem review ou experience feedback. o PMBOK®(2008) aponta que as lições aprendidas são aprendizagens, experiências obKdas no processo de realização do projeto. As lições aprendidas podem ser idenKficadas a qualquer momento. Também consideradas um registro do projeto, que será incluído na base de conhecimento de lições aprendidas.



Conhecimento

explícito

Conhecimento

tácito

Conhecimento

explícito

do

em Conhecimento

tácito

Quatro modos de conversão do conhecimento. Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997)

Ambos, sucesso e fracasso, devem ser converKdos em conhecimento.



Em segundo lugar, deve haver o compromeKmento com o processo de l i ções aprend idas de toda a organização.



Estas lições devem ser armazenadas em um repositório de lições aprendidas que seja capaz de ser pesquisável, de fácil acesso e orientados a um contexto (Decker et al, 2005). Para isto, devem ser armazenadas na base de conhecimentos de acordo com uma ontologia sendo esta, uma especificação formal e explícita de uma conceitualização comparKlhada (GRUBER, 1993).



Kamsufoguem et al (2008) apontam que o processo de gerar lições aprendidas deve seguir alguns passos: 1.   o contexto do evento e o evento em si são descritos. Sendo

o objeKvo capitalizar-‐se desta informação, o que será úKl posteriormente para recuperar problemas semelhantes na base de experiência.

2.  uma perícia de domínio é realizada. O objeKvo é analisar o problema, a formalizar a análise de especialistas, para oferecer uma solução e, se úKl, para capitalizá-‐lo. Toda esta informação representa uma experiência.

3.   criar as lições que serão sistemaKcamente uKlizadas em futuras situações semelhantes.


Consequentemente, o processo de gerar lições aprendidas deve conter quatro elementos: contexto, fato gerador, análise e solução. Deve-‐se destacar que algumas lições aprendidas podem ser derivadas de várias experiências.



Para que a organização e o gerente de projetos obtenham maiores ganhos, agregando valor a ambos, faz-‐se necessário que o processo de gerar lições aprendidas seja feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Levando em consideração as ações que Kveram sucesso, para serem repeKdas e as que fracassaram para serem evitadas.


Considerações Finais


Sendo assim, o processo de lições aprendidas deve:

•  uKlizar-‐se de uma abordagem middle-‐up-‐down;

•  fazer uso de ontologias ;


EsKma-‐se ter como resultado do processo: •  miKgar os riscos associados a projetos; •  obter uma melhor compreensão das aKvidades

envolvidas; melhorar os processos de gestão do conhecimento, tais como, explicitação, disseminação e comparKlhamento;

•  aumento sistemáKco das competências dos envolvidos e; •  idenKficar a causa raiz de sucessos e fracassos, ajudando

na melhoria do processo.

Obrigado Nada é mais ditcil, e por isso mais precioso, do que ser capaz de decidir. (Napoleão) O segredo de progredir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e fáceis de executar, e depois começar pela primeira. (Mark Twain) Força de ânimo e coragem na adversidade servem, para conquistar o êxito, mais do que um exército. (John Dryden, poeta britânico)


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