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Sommaire
• Les particularités liées à l’activité de l’OPAC d’Amiens
• Les problématiques par rapport aux exigences réglementaires
• La démarche au sein de l’OPAC d’Amiens • Les acteurs de la démarche
• Les documents mis en place
• Enregistrement des documents
• Archivage et suivi
• Conclusion
Présentation de l’entreprise
Les principales missions de l’office sont de : • Louer et gérer des immeubles à usage d’habitation destinés aux personnes dont les
revenus n’excèdent pas les limites fixées par arrêté.
• Réaliser les opérations d’habitations à un prix de revient défini par le législateur.
• Gérer, entretenir et construire des immeubles à usage d’habitation Apporter une réponse logement adaptée à la diversité des clients.
• Accompagner les clients dans leur parcours résidentiel.
98% sur Amiens et sa métropole
1 amiénois sur 4 logé par l’OPAC d’Amiens
• Une activité au siège
• Une activité sur un patrimoine de plus de 300 bâtiments destinés au logement
• Une activité en site occupé par les locataires
• 105 postes différents
• Près de 60% des postes sont basés sur le patrimoine ou peuvent s’y rendre dans le cadre de leurs missions
Forte co-activité possible
La variété des sites et des postes
Chantiers clos et indépendants du BTP :
Construction, réhabilitation et démolition
Plans Généraux de Coordination et des Plans Particuliers de Sécurité et de
Protection de la Santé
Prestataires intervenant au siège et sur le patrimoine (logements et
parties communes)
Plans de Prévention
La variété des « chantiers »
Prestataires en marché
Intervention directe suite à demande du locataire
Intervention sur bon de commande
suite à réclamation
Interventions planifiées à
l’année
La variété des interventions
• Pour les entreprises intervenant plus de 400h par an : Difficulté à estimer le besoin sur une année puisque liés
aux réparations nécessaires et aux réclamations des locataires
• Un plan de prévention par intervention: Impossibilité au vue du nombre de sites, le besoin
d’intervention aléatoire et l’interlocuteur à l’origine du besoin
• Acheteurs
A l’OPAC d’Amiens, on retrouve 2 types d’acheteurs :
Acheteurs pour le compte de son propre service (exemple : atelier)
• Il notifie le marché • Il complète le Plan de Prévention annuel ou simplifié avec l’entreprise
extérieure • Il pilote les prestataires • Il achète une prestation de services / de travaux
Acheteurs pour le compte d’autres services (exemple : le pôle contrats)
• Il notifie le marché • Il complète le Plan de Prévention annuel avec l’entreprise extérieure et le
responsable des utilisateurs • Il pilote les prestataires
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Les acteurs de la démarche
• Utilisateurs
A l’Opac d’Amiens, on retrouve 2 types d’utilisateurs :
Utilisateurs d’un marché qu’il a lui-même notifié (correspond à l’acheteur)
Utilisateurs d’un marché notifié par un autre service
• Ils sont en contact avec les entreprises extérieures lors des interventions sur site et veillent au bon respect des règles de sécurité, à l’adéquation des méthodes employées avec la prestation commandée.
• Ils s’assurent que le plan de prévention annuel ou simplifié est renseigné, complété, et respecté sur site.
• Ils complètent les consignes de prévention en cas de besoin.
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Les acteurs de la démarche
• Chargée QVT-HSE
• Elle forme les acheteurs à l’évaluation des risques et à la démarche de Plans de Prévention.
• Elle veille à leurs mises en place et à leur respect par le biais de contrôles (documents et terrain).
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Les acteurs de la démarche
Les acteurs de la démarche
Utilisateur
Il passe commande
Acheteur
Il notifie le marché
Chargé QVT/ HSE
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Il renseigne
le PdP annuel
Il suit le PdP et le complète si
besoin avec les documents
complémentaires
Il pilote la démarche
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Les documents mis en place
Le Plan de Prévention annuel
A compléter à chaque notification du marché
Permet d’évaluer les risques et les moyens de prévention des prestations
Signé par le représentant de l’entreprise extérieure et le Directeur Général de l’OPAC
Mis à jour annuellement ou le cas échéant
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Prestation hors plan de prévention annuel - Le plan de prévention simplifié
Il se substitue ou complète au plan de prévention annuel pour l’intervention d’une entreprise hors marché entrant dans le domaine d’application (>400h/an et/ou travaux dangereux).
Signé par le représentant de l’EE et le responsable de service de l’acheteur
Les documents mis en place
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Consigne de prévention entreprises sous-traitantes
Annexe au plan de prévention annuel ou au plan de prévention simplifié
A compléter pour l’intervention d’une entreprise sous-traitante pour le compte d’une entreprise extérieure
Signée par le responsable de l’EE et le responsable de l’entreprise sous-traitante
Les documents mis en place
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Notice de sécurité
Document complémentaire au PdP
A distribuer aux opérateurs lors de l’inspection commune, de la notification du marché
Recto : EPC/EPI de base, évaluation des risques d’interférence et mesures de prévention spécifiques associées
Verso : Rappel réglementaire, consignes en cas d’accident et d’incendie, numéros d’appels d’urgence
Les documents mis en place
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• Une copie est à enregistrer dans le dossier « N: / Commun / Plans de prévention / Plans de Prévention en cours de validité » :
PdP-Nom de l’entreprise- N° marché Ex : PDP-Nomentreprise-2016-43
PDP-Nom de l’entreprise-N° marché
Ex : PDP-Nomentreprise-2016-43
• Les documents originaux (format papier) sont gardés par l’acheteur.
• Renseigner la date de signature et la date de mise à jour du PDP dans le tableau Excel « Échéances marchés 2018-2 » (document propre à la DT)
PdP-Nom de l’entreprise- N° marché(V.2)
Ex : PDP-Nomentreprise-2016-43 (V.2)
PDP-Nom de l’entreprise-N° marché
Ex : PDP-Nomentreprise-2016-
43(V.2)
Enregistrement des documents
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• A la fin de chaque durée de validité, archivage du dossier Plan de Prévention de l’entreprise dans le dossier partagé « N: / Commun / Plans de prévention / PDP Archivés » :
PDP- Nom de l’entreprise -N° marché
Ex : PDP-Nomentreprise-2016-43
H : / PDP archivés
Archivage et suivi des documents
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• Le tableau de suivi des Plans de Prévention est à mettre à jour à chaque :
signature du PdP
archivage du dossier
N° de marché
Entreprise Acheteur/ Utilisateur
Date de signature
du PdP
Date de fin de marché
Date de l’audit de contrôle
(documents + terrain)
Date de mise en place Consigne de
prévention / Permis de feu
Date de mise à
jour annuelle
Date d’archivage
du PdP
+ remplir tableau échéances marchés (tableau pôle contrats)
Archivage et suivi des documents
Conclusion
Analyse de l’existant
Rédaction de la méthodologie
Essai avec une petite entreprise (cohérence des documents, visite sur site)
Benchmarking
Groupe de travail avec les CDS concernés dans la
démarche
Présentation au groupe de travail puis CODIR pour validation;
Présentation en CHSCT
Préparation et réalisation de la formation des acheteurs et
utilisateurs
Amélioration des documents
Mise en place des PDP et suivi de la démarche
Conclusion • Sur un total de 41 marchés, il y a 27 plans de
prévention signés.
• Il reste 10 plans de prévention sont en cours.
• 4 plans de prévention initiés pour des nouveaux marchés notifiés.
• Recyclage des formations acheteurs (PdP et analyse des risques) pour réévaluation des PdP à un an.
• Recyclage des formations utilisateurs pour la réalisation de PdP simplifiés et des visites sur site