© Дорина КабакчиеваДорина КабакчиеваКурс: Проектиране и внедряване на бизнес интелигентни системиКурс: Проектиране и внедряване на бизнес интелигентни системи

УНСС, Декември 2011г.УНСС, Декември 2011г., Д р, Д р

ВъведениеВъведениеИнформацията ‐ най‐важния ресурс на всяка организация всъвременното общество, базирано на знанието .Изключително важно: взимането на управленски решения да сеИзключително важно: взимането на управленски решения да сеосъществява на базата на навременна и точна информация.Напрегната и динамично променяща се бизнес среда: фирмите могат да запазят своите позиции и да повишат своятафирмите могат да запазят своите позиции и да повишат своятаконкурентоспособност само ако успеят бързо да реагират на извършващите се промени.Огромни количества данни събирани ежедневно при Огромни количества данни събирани ежедневно при осъществяване на бизнес дейностите, които не могат да бъдатпълноценно използвани.Необходимостта от анализиране на бизнес информацията  Необходимостта от анализиране на бизнес информацията, с цел подпомагане взимането на управленски решения, води довъзникването на различни технологии, методи и средства забизнес анализ, които през последните години се обединяват под, р д д д добщото наименование “бизнес интелигентност” (Business Intelligence ‐ BI).

Понятието „Business Intelligence”Понятието „бизнес интелигентност” не е еднозначноопределено.

Съществуват различни дефиниции  предлагани от ИТ Съществуват различни дефиниции, предлагани от ИТ компании, разработващи софтуерни решения за бизнес анализ, от бизнес анализатори и консултантски фирми, от учени, осъществяващи изследователска дейност в това направление.осъществяващи изследователска дейност в това направление.

Въпреки голямото разнообразие от определения, можем да заключим:

Business Intelligence” е обобщаващо понятие  включващо„Business Intelligence  е обобщаващо понятие, включващоархитектури, инструменти, бази данни, приложения и 

методологии, използвани за преобразуването на данните в информация и знание с цел подпомагане взимането на информация и знание с цел подпомагане взимането на 

управленски решения.

Инструменти и средства, които могат да б БИСбъдат включени в една съвременна БИС

Т БИС (1/2)Типична архитектура на БИС (1/2)

Аналитични средства за BIАналитичните средства за анализиране на 

     Data

е и бр

ой 

тенц

иал

данните в склада се различават по:Сложност

Mining

OLAP(Аналитична обработка ва 

изпо

лзва

неел

и

и би

знес по т

Предоставяните възможности за анализ

(Аналитична обработка в реално време)

Queries and ReportsЧестота на

потреб

ите

Слож

ност 

Честота на използванеБрой потребители

(Справки и отчети)

Data Warehouse( )Бизнес потенциал  (Склад за данни)

Подобрено взимане на решенияPerformance Management (Управление на бизнес резултатността)‐ съвкупност от управленски процеси, често подпомагани от технологиите, чрез които се подобряват стратегическите решения, взимани ежедневно от членовете на р р дедна организация.Качеството на взиманите решения отличава успешните компании от останалите.Основният модел за Performance Management интегрира Основният модел за Performance Management интегрира процесите по:

Дефиниране на стратегически целиИзмерване на бизнес резултатносттаАнализиране на постигнатите резултатиВимане на управленски решения.

Тези процеси са фокусирани върху подобряване на бизнес резултатносттарезултатността.

Управление на бизнес резултатността

Дефиниране на бизнес 

стратегия

Предприемане на действия и  ИзмерванеПо добри  на действия и подобряване на бизнес 

резултатността

Измерванена бизнес 

резултатността

По‐добри управленски решения

Анализиране на 

постигнатите постигнатите резултати

П “У бПонятието “Управление на бизнес резултатността” (1/3)

                f  Процесите и понятията, които често се свързват с Performance Management включват:

стратегическо планиранеизмерване и мониториране на бизнес резултатностб  бизнес интелигентностАналитичноступравление на персоналаизготвяне на справки и отчетиф      б дфинансово планиране и бюджетиране,Прогнозиранехранилища за данниуправление на риска

       управление на проекти и програмиоптимизиране на бизнес процесиуправление на знанияинтерактивни бизнес табла

   б  карти с балансирани показателипоказатели за резултатност.

П “У бПонятието “Управление на бизнес резултатността” (2/3)

д д бСъвременните подходи за управление на бизнес резултатността обединяват тези ключови аспекти на мениджмънта.В миналото, понятието Управлението на бизнес резултатност се е разбирало в по‐тесен смисъл:

        (  или като управление на персонала (напр. индивидуално оценяване на служителите и справяне с незадоволително представящите се),или като мониториране на резултатността(напр. събиране на данни и докладване на показатели за резултатността.

П “У бПонятието “Управление на бизнес резултатността” (3/3)За да се избегнат недоразуменията, се въвеждатразлични нови понятия, с които се обозначават съвременните интегрирани подходи за у    б   ууправление на бизнес резултатността:

Corporate Performance Management (CPM)Business Performance Management (BPM)Business Performance Management (BPM)Enterprise Performance Management (EPM)Strategic Performance Management (SPM)g f g ( )Strategic Enterprise Management (SEM)

Тези понятия носят еднакъв смисъл и са взаимозаменяеми.

ИИнтегриран подход за управление на бизнес резултатността (1/2)Организациите, които се отнасят сериозно към стратегическото управление на бизнес резултатността, разширяват основния модел за управление на бизнес резултатност и го интегрират с други ключови бизнес резултатност и го интегрират с други ключови бизнес процеси.За да получат максимална полза от инициативите за управление на бизнес резултатността, организациите управление на бизнес резултатността, организациите трябва да ги съгласуват и интегрират с процесите на:Финансово планиране и бюджетиранеУправление на проекти и програмиУправление на проекти и програмиУправление и стимулиране на персоналаИзготвяне на справки и отчетиУправление на рискаУправление на рискаБизнес интелигентност и аналитичност.

Интегриран подход за управление наИнтегриран подход за управление на бизнес резултатността (2/2)

Дефиниране на 

Финансово планиране, консолидиране и бюджетиране

П  

бизнес стратегия Управление на проекти и програми

У        Предприемане на действия и подобряване на 

бизнес резултатността

Измерванена бизнес 

резултатността

По‐добри управленски решения

Управление и стимулиране на персонала

Изготвяне на справки и отчети

Анализиране на 

постигнатите резултати

Управление на риска

резултатиЦялостна аналитична интегрираност

ТТехнологични решения за управление на бизнес резултатносттаЦялостното интегриране на процесите по управление на бизнес резултатността и други ключови управленски процеси може да бъде постигнато единствено чрез използване на съвременни информационни технологииизползване на съвременни информационни технологии.Софтуерните решения за Corporate Performance Management (CPM) или Enterprise Performance Management (EPM) предоставят систематичен и интегриран подход, чрез който р р р ркорпоративната стратегия се обвързва с основните бизнес процеси и дейности.Съвременните софтуерни системи подпомагат стратегическото управление на бизнес резултатността като:стратегическото управление на бизнес резултатността като:

Обединяват всички данни в единна база (хранилище за данни)Осигуряват интегрирани аналитични средстваИнтегрират различни приложения с цел постигането на Интегрират различни приложения с цел постигането на съгласуван и цялостен подход за корпоративно управление

Интегриран и автоматизиран подход заИнтегриран и автоматизиран подход за управление на бизнес резултатността

Дефиниране на бизнес 

стратегия

Финансово планиране, консолидиране и бюджетиране

Управление на проекти и програми

Предприемане на действия и подобряване 

 б  

Измерванена бизнес 

По‐добри управленски 

р р р р

Управление и стимулиране на персонала

на бизнес резултатността

резултатността

Анализиране на 

решенияИзготвяне на справки и отчети

Управление на риска

постигнатите резултати

Цялостна аналитична интегрираност

Интегрирани данни Интегрирани аналитични средства Интегрирани приложения

Дефиниции за понятиетоCorporate Performance Management (CPM)

SAP определя SEM като “Управленски техники, метрики и средства (компютърен софтуер), създадени с цел да подпомагат компаниите при взимането на стратегически решения.”Gartner дефинира CPM като “събирателно понятие, включващо процесите, методологиите, метриките и технологиите, чрез които предприятието измерва, мониторира и управлява своята бизнес резултатност.”BPM Standards Group разглежда BPM като “концептуална рамка за организиране, автоматизиране и анализиране на бизнес методологии, метрики, процеси и системи, с цел постигане цялостно управление на предприятието. BPM подпомага организациите при превръщането на бизнес целите в планове, за 

       й        мониториране  на осъществяваните дейности и за осигуряването на  важна информация за подобряване на финансовото и оперативно представяне.” 

Модел за управление на бизнес резултатността

Оценка на изпълнението и

актуализация на планове

Модел за УБР

Корпоративно

Dashboards & Цели /

Планове за подобрения

УправленскиП

Корпоративно управление и отговорности

Техническа архитектура

Аналитични средства

Функционалниизисквания

Периодична

Dashboards &Scorecards

Ревизиране на принципи

планове

Системни &

Техническаинфраструктура

и счетоводни отчети

Рамка за

Ключови показателиПотвърдена готовност/

наличност на УИ

Процес Планиране

Техническа архитектура

ротчетност на принципи,

периодичност процесни промени

управление на рискове ивъзможности

наличност на УИДефинирани мета данни

Управленска информацияУправление на промянатаЯсна стратегия

Основополагащи елементи

Организационна култура, базирана на оценка на резултатността Стратегия за управление

на данните

Balanced Scorecard MethodologyBalanced Scorecard (BSC) – Карта с балансирани показатели

Методология за измерване и управление на бизнес резултатността, която подпомага процесите по трансформиране на биснес целите, свързани подпомага процесите по трансформиране на биснес целите, свързани с финансови показатели, клиенти, вътрешни бизнес процеси, учене и развитие, в конкретни действия и инициативи за постигане на целите.Какво означава “балансирани”?BSC   б          BSC методологията обхваща различни аспекти и включва индикатори, които са:Финансови и нефинансовиВодещи и изоставащиодещ зос а ащВътрешни и външниКоличествени и качествениКраткосрочни и дългосрочни

Balanced Scorecard Methodology

l d d h d lBalanced Scorecard Methodology

Strategy MapДиаграма, 

 представяща взаимовръзките между между стратегическите цели на организацията в четирите аспекта на BSCна BSC.

Архитектура за управление на бизнес резултатност

Браузер Навигационни табла

Електронни таблици

Балансирани  показатели

Специализиран интерфейс

Потребителски интерфейс

Средства за справки и отчети, портали, колаборативни среди 

пот

интерфейс

Технологии

СтратегияСтратегически карти

Средства за извеждане на цели  

ПланБюджети

Капацитет и човешки ресурси

М    

Наблюдение и анализ

Консолидация

Отчетност

Многомерен анализ

Коригиращи действия

Своевременни предупреждения

Управление на 

ок

Приложения

Екстракт от данни

и задачи

Средства за  създаване на измерители

Модели на процеси

Прогнози

Многомерен анализ

Карти с балансирани показатели

целитена

д БЕкстракт от данниАктуални и планови данни, Релационни и многомерни, Структурирани и неструктурирани 

Извличане, Трансформиране, Зареждане

данн

Бази данни

Технологии

Наследени системи

ERPCRMSCM

Складове данни

Офис документи

Анализи Външни документи

и Източници на данни

Управление на бизнес резултатносттар р у(Corporate Performance Management ‐ CPM)

Висшият управленски състав трябва да има информация за Висшият управленски състав трябва да има информация за цялостното състояние на организацията. Те осъществяват стратегическото управление и са отговорни за постигането на дългосрочните корпоративни целир р р ц(Corporate Performance Management – CPM).БИС осигуряват необходимата на това управленско ниво информация в силно обобщен вид – чрез ключови ф р ц щ д рпоказатели.Ключови показатели (Key Performance Indicators – KPIs) се използват с цел разбиране на функционирането на една ц р р фу ц р дорганизация, много сложно по своята същност, представено чрез ограничен брой ключови индикатори, които могат лесно да бъдат разбрани и осмислени.Ключовите показатели (KPIs) се дефинират от самата организация и отразяват нейните най‐важните аспекти.

Ключови показателиСъщият подход използваме и в ежедневието си.Например, посещението на лекаря е свързано с измерване на кръвно налягане, ниво на холестерола, сърдечен пулс и 

           т.н., които са индикатори за човешкото здраве.Опитваме се да правим същото чрез KPIs в организацията.

Ключовите показатели много често се визуализират Ключовите показатели много често се визуализират чрез разнообразни графични индикатори, например различни видове диаграми (кръгови, блокови и т.н.), графики, таблици, цифрови скали и др., което дава графики, таблици, цифрови скали и др., което дава възможност за получаване на бърза представа за тяхното състояние и взимане на адекватни управленски решения.

З бЗащо е необходимо да измерване бизнес резултатността?Преди всичко: Много е трудно да управляваш нещо, ако не го измерваш;Трудно е да прецениш дали си постигнал желана цел  ако Трудно е да прецениш дали си постигнал желана цел, ако не си измерил своите резултати.

Трите основни причини за измерване на бизнес резултатността в една организация са:резултатността в една организация са:Да се учиш и да се ставаш все по‐добърДа осигуряваш необходимата външна отчетност и да 

         демонстрираш съответствие със закони и нормиДа управляваш и мониторираш цялостното функциониране на организацията

Ключовите показатели са не самоКлючовите показатели са не само числа

Често ключовите показатели се свързват с количествени измерения, с                      числа, но това не винаги е лесно осъществимо за всякакъв тип 

организации.Лесно е да се намери количествено изражение за спечелени пари, брой клиентски транзакции за един ден, лекувани пациенти, подадени жалби, извършени услуги и т.н.Не е лесно да бъдат количествено оценени например качество/задоволителност на предоставените услуги, организационна култура, ноу‐хау, степен на взаимосвързаност с клиентите, репутация и т.н.. 

Затова измерванията в съвременния свят излизат извън пределите на числата и могат да бъдат представяни чрез думи  изображения  видео числата и могат да бъдат представяни чрез думи, изображения, видео записи и т.н., които да описват и оценяват бизнес резултатността. Пример:  избиране на ресторант

Предишен опит от посетени ресторантиОписание на нови ресторанти  в интернет или в пътеводителиОписание на нови ресторанти  в интернет или в пътеводителиВидео записи, снимкиМнения на предишни клиенти, рейтинги

⇒ На базата на получената информация избирате ресторант в зависимост от качеството на храната, обслужването, атмосферата, цените.

ККак да създаваме ключови показатели?Ключовите показатели трябва да са обвързани със стратегията, т.е. да отразяват най‐важните аспекти в организацията.След дефиниране на стратегията се създават ключови След дефиниране на стратегията се създават ключови показатели, за да се следи прогреса и да се получава информация, която ще подпомага управлението и подобряването на бизнес резултатността.р р уКлючовите показатели трябва да дават отговори на най‐важните въпроси за една организация.Ключовите показатели трябва да се дефинират така, че да 

            б  подпомагат служителите и да им осигуряват необходимата информация, за да се учат и развиват. Това води до подобрено взимането на решения и до по‐добра бизнес резултатност.р у

ККак да създаваме ключови показатели? – Практически съветиПреди да дефинирате ключовите показатели (KPIs) трябва да определите въпросите, на които бихте искали да получите отговорида получите отговори.За всяка от стратегическите цели се дефинират по един‐два ключови въпроса (Key Performance Questions – KPQs). Ключовите въпроси (KPQs) подпомагат осъзнаването и  формулирането на информационните нужди  Това от формулирането на информационните нужди. Това от своя страна води до по‐лесно определяне на необходимите ключови показатели, чрез които се 

       получават отговори на ключовите въпроси.

Потребителски интерфейсИнформацията и знанията, получени в резултат на анализите, се подготвят и предоставят в удобен за използване вид (потребителски интерфейс) с цел д ( р рф ) цподпомагане бързото взимане на адекватни управленски решения и осъществяване на корпоративно управление (Business Performance Management – BPM).(Business Performance Management  BPM).Често се използват различни средства за графична визуализация – таблици, графики, диаграми, индикатори и т н  Създават се и т нар  интерактивни табла  (dashboards  т.н. Създават се и т.нар. интерактивни табла, (dashboards, scorecards), които показват как на практика се осъществява бизнес дейността в сравнение с предварителните планове.

ВВизуално представяне на информациятаВизуално представяне на най‐важните данни, необходими за взимане на управленски решения, чрез обединяване и организиране на един единствен екран, д р р д д р ,с цел лесно асимилиране, бързо идентифициране на проблеми и задълбочено анализиране.Стратегически карти (BSC Strategy Map)Интерактивни навигационни бизнес табла (Dashboards) –

Performance dashboards – визуално представяне с цел       ймониториране на оперативната дейност.

Performance scorecards – визуално представяне с цел сравняване на постиганите резултати с предварително ф        дефинирани стратегически и тактически цели.

Интерактивни навигационни бизнесИнтерактивни навигационни бизнес табла (1/3) Ключовите показатели са основен елемент на интерактивните бизнес табла – важен компонент на потребителския интерфейс на бизнес на потребителския интерфейс на бизнес интелигентните системи.Интерактивното бизнес табло представлява Интерактивното бизнес табло представлява визуално представяне на най‐важната информация, необходима за постигането на една 

      б          или повече цели, обединена и подредена на един единствен екран така, че да бъде обхваната с поглед.поглед.

Интерактивни навигационни бизнесИнтерактивни навигационни бизнес табла (2/3) 

Интерактивни навигационни бизнес табла (3/3) 

Интерактивните табла обикновено включват данни, обобщени             б  б    на по‐високи нива, което позволява на потребителите бързо да 

разберат основните тенденции за организацията.Предоставят се и възможности за по‐детайлно изследване на 

          бданните в съответствие с възникналите потребности.Особено важно е интерактивното табло да представя информацията по ясен, сбит и интуитивен начин, както и            да има възможност за неговото персонализиране съгласно 

конкретните изисквания на потребителя.Интерактивните бизнес табла представят информация от 

     дразлични източници на данни.Броят на източниците на данни, които могат да се използват, начинът на обработка и съществуващите ограничения, се 

      ф      различават за различните софтуерни продукти, предлагащи функционалност за създаване на интерактивни табла.

BI на различни нива на организацията

Стратегическо управление ДългосрочниВисш управленски състав стратегически

целишение

Сп

Ключовипоказатели

(KPIs)

иман

е на ре

пецифичн

и ц

Тактическо управление КраткосрочниМениджъри тактическина среднониво цели

Обобщени данни(седмично/месечно 

обновяване)вление и взи

цел

и на уп

ра

Оперативно ЕжедневниУправление оперативниМ

Подробни данни(почасово/ежедневно 

обновяване)

ива на уп

рав

авление

Мениджърина целинай‐ниско ниво

( / добновяване на данните)Н

МениджъриМениджърина най‐високо управленско ниво

Най‐често използват мощните аналитични техники за извличане на закономерности от данни (data mining), които предоставят възможности за изграждането модели за прогнозиране и предсказване, за определяне на тенденции и т.н.Понякога се използват и функционалностите за аналитична обработка в реално време (OLAP) с цел изследване на данните в дълбочина и откриване на съществуващи причини за възникнали проблеми.Данните, които се използват при този вид аналитичност, се отнасят до по‐продължителни исторически периоди от функционирането на организацията и тяхното обновяване се извършва на по‐големи интервали от време.

МениджъриМениджърина средно управленско ниво

Мениджърите на средно управленско ниво:Мениджърите на средно управленско ниво:Управляват отделни структури в рамките на организацията (например дирекция, отдел, и т.н.)Отговорни са за постигането на краткосрочни цели и Отговорни са за постигането на краткосрочни цели и планирането на работата в своята структурна единица.

Обикновено също взимат решения на базата на обобщена информация (справки, доклади), но при решаването на конкретни проблеми най‐често използват и интерактивни възможности за аналитична обработка в реално време (OLAP), за да изследват данните в дълбочина с цел да открият възможните причини за възникналите проблемивъзможните причини за възникналите проблеми.На това ниво също могат да бъдат използвани и методи за извличане на закономерности от данните, но това се случва доста по‐рядко.рДанните, с които се работи на това ниво, обикновени се обновяват по‐често (например ежеседмично или ежемесечно).

МениджъриМениджърина най‐ниско управленско ниво

Мениджърите от най‐ниско ниво (например ръководител на работна група, екип на проект и др.):

Отговорни са за осъществяването на ежедневните дейности              в организацията и постигането на ежедневните оперативни целиТрябва да реагират много бързо при решаването на възникнали проблемивъзникнали проблеми.

Нуждаят от такива функционалности на БИС, които да им осигуравят навременна и точна информация.Това се постига чрез генерирането на разнообразни справки и Това се постига чрез генерирането на разнообразни справки и отчети, в съответствие с непосредствените нужди на конкретните потребители.Мениджърите на най‐ниско ниво обикновено работят с д б д б ( бподробните данни, които се обновяват много често (обикновено 

ежедневно или ежечасно).

G t ’ 2011 M i Q d t fGartner’s 2011 Magic Quadrant for Business Intelligence Platforms 

Благодаря за вниманието!dorina@fmi uni sofia bgdorina@fmi.uni‐sofia.bg