LAPORAN MANAJEMEN FREIGHTAKTIVITAS PERGUDANGAN IKEA

Disusun Oleh:Salma Auliya Widayanti (16114063)Vini Widia Putri (16114044)Nurul Hidayah (16114097)Hafiz Afif (16114059)Abdul Sarip (16114054)

Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia2014KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga laporan kunjungan tentang pergudangan IKEA ini dapat terselesaikan dengan baik. Maksud dan tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk melengkapi persyaratan mendapatkan nilai mata kuliah Manajemen Freight. Adapun penyusunan laporan ini berdasarkan data-data yang diperoleh selama melakukan observasi langsung ke lokasi. Laporan ini dibuat dengan bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan laporan ini. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.Kami menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dari semua pihak demi perkembangan positif bagi kami.Demikian laporan ini kami susun, semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak dan penulis sendiri. Akhir kata kami ucapkan terima kasih.

Bandung, Mei 2015

Tim Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...iiDAFTAR ISI.....iiiDAFTAR GAMBAR.ivBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang...11.2 Identifikasi Masalah...11.3 Tujuan Penelitian...2BAB II STUDI PUSTAKA2.1 Pergudangan...32.2 Tentang IKEA....4BAB III PERGUDANGAN IKEA3.1 Gudang IKEA53.2 Aktivitas Gudang IKEA53.3 Letak Penyimpanan Barang...73.4 Perawatan Barang103.5 Kelebihan dan Kekurangan IKEA...10BAB IV PENUTUP4.1Kesimpulan...114.2 Saran11DAFTAR PUSTAKA....vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Gudang IKEA.5Gambar 3.2(a) Kontainer menurunkan barang..6Gambar 3.2(b) Palet yang belum dibongkar..7Gambar 3.2(b) Palet yang sudang dibongkar dan alat Hand pallet Manual7Gambar 3.3(a) Salah satu sudut Market Hall8Gambar 3.3(b) Barang disusun sesuai kode nomor genap....8Gambar 3.3(c) Barang disusun sesuai kode nomor ganjil.9Gambar 3.3(d) Rak penyimpanan di area self serve9

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangPergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan atau pun kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan logistik. Gudang adalah sebuah bangunan atau ruangan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan semua bahan di pabrik. Fungsi utama pergudangan adalah tempat penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi, maupun tempat penyimpanan produk yang telah jadi, selain itu juga menjadi tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang.Karena gudang mempunyai peran penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya, maka diperlukan suatu sistem yang mendukung seluruh proses dalam gudang. Dengan pengelolaan sistem yang teratur maka diharapkan kegiatan pergudangan dapat berjalan dengan baik. Sebagai perusahaan retailer furnitur terbesar di dunia, IKEA memiliki 364 gerai di 46 negara. IKEA Alam Sutera merupakan toko yang paling baru. Bukan hanya pelanggan yang dibuat terkesan dengan produk furnitur berkualitas berharga terjangkau milik IKEA, namun juga para kompetitor dan perusahaan di seluruh dunia. Pasalnya, IKEA memiliki sistem supply chain yang unik dan teknik manajemen inventori khusus yang sudah lama mereka praktekkan.Dari penjelasan tersebut maka penulis tertarik untuk mengkaji kegiatan manajemen operasional gudang IKEA. Kunjungan yang dilakukan penulis ke IKEA Alam Sutera untuk melakukan riset serta melengkapi tugas praktek Manajemen Freight. 1.2 Identifikasi MasalahBerdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasi permasalahan yang ada sebagai berikut:1. Bagaimana gudang di IKEA?2. Aktivitas apa saja yang dilakukan di gudang IKEA mulai dari barang datang sampai di pajang di toko?3. Bagaimana letak penyimpanan barang?4. Bagaimana cara perawatan barang di gudang?1.3 Tujuan PenelitianAdapun yang menjadi tujuan penulisan ini adalah:1. Untuk memenuhi tugas yang telah diberikan oleh dosen pengampu untuk melakukan riset ke gudang IKEA.2. Untuk mengetahui bagaimana gudang di IKEA.3. Untuk mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan di gudang IKEA mulai dari barang datang sampai di pajang di toko.4. Untuk mengetahui bagaimana letak penyimpanan barang.5. Untuk mengetahui bagaimana cara perawatan barang di gudang.

BAB IISTUDI PUSTAKA

2.1 PergudanganPergudangan adalah kesatuan komponen di dalamSupply Chain Productdan bagian-bagian dari gudang. Gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, atau nama khusus setempat, bergantung pada jenis barang yang di simpan.Dalam produksi, idealnya raw material sampai pada fasilitas pabrik pada saat dibutuhkan dan segera diproses, hasil dari produk harus dipabrikasi dan dirakit tanpa penundaan, dan produk yang sudah jadi harus segera dikirim ke costumer, dalam situasi ini (yang diistilahkan secara murni sebagai Just in time/JIT) hanya dibutuhkan sedikit penahan atau penyimpanan material. Dalam prakteknya, biasanya ada hubungan antara keuntungan ekonomis dengan penyimpanan material, work in process (WIP), dan barang jadi. Penyimpanan produk membuat elemen produksi bekerja lebih efisien per unit karena fixed cost/biaya tetap berhubungan dengan penggunaan elemen yang dapat menyebar pada seluruh produk, misalnya: penyimpanan pada truk muatan produk di fasilitas mengurangi biaya pengiriman per unit menyimpan barang work in process memungkinkan pengurangan biaya setup per unit dari batch/lot produksi.Selain untuk mengurangi biaya produksi per unit, keuntungan lain adalah: Penghubung waktu, membuat produk tersedia ketika dibutuhkan Aliran material, membuat produk dapat dikumpulkan, disortir dan didistribusikan dengan efisien Proses, untuk beberapa produk ( misal anggur), penyimpanan dipertimbangkan sebagai proses karena produk mengalami perubahan yang dibutuhkan selama penyimpanan. Pengamanan, misalnya penyimpanan limbah nuklir

2.2 Tentang IKEAIKEA adalah perusahaan multinasional yang mendesain dan menjual furnitur siap-rakit seperti tempat tidur, meja, lemari, peralatan dan aksesori rumah. IKEA adalah peritel furnitur terbesar di dunia. IKEA didirikan pada 1943 oleh Ingvar Kamprad yang pada saat itu baru berusia 17 tahun di Swedia. IKEA yang baru saja memasuki pasar Indonesia 15 Oktober lalu langsung diserbu penggemarnya. Pengunjung mengaku menyukai produk IKEA karena kesederhanaan, harga yang terjangkau, konsep eco friendly dan desainnya yang sophisticated. Bukan hanya pelanggan yang dibuat terkesan dengan produk furnitur berkualitas berharga terjangkau milik IKEA, namun juga para kompetitor dan perusahaan di seluruh dunia. Pasalnya, IKEA memiliki sistem supply chain yang unik dan teknik manajemen inventori khusus yang sudah lama mereka praktekkan.Semua standar yang ada menunjang komitmen IKEA untuk memberikan harga murah namun tidak murahan. Walaupun IKEA ingin pelanggannya menikmati harga produk yang murah, namun murahnya harga tersebut tidak didapatkan dengan mengorbankan prinsip-prinsip bisnis mereka. Salah satu alasan mengapa produk IKEA memiliki harga rendah yaitu mayoritas furnitur IKEA yang dijual dalam bentuk bagian-bagian untuk dirakit sendiri oleh pembeli. Bagian-bagian tersebut dikemas dengan efisien dalam kemasan yang ringkas dan relatif tipis sehingga mudah dimuat dalam truk pengangkut. Karena jumlah produk yang bisa diangkut dapat dimaksimalkan dalam setiap pengangkutan, IKEA mampu menghemat banyak di sisi transportasi. Kemasan yang unik juga membutuhkan ruang yang lebih sedikit di gudang dan rak penyimpanan, sehingga toko-toko bisa menyimpan stok tambahan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan. Penghematan yang berhasil dilakukan IKEA untuk bahan bakar dan biaya penyimpanan digunakan untuk hal lain yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.Selain itu juga karena IKEA menggunakan kebijakan dimana pelanggan memilih dan mengambil sendiri perabot dalam kemasan dari rak penyimpanan. Dengan taktik tersebut, makin sedikit barang dipindahkan IKEA sehingga makin sedikit pula biaya yang terkait dengannya. Contoh: seorang pelanggan membeli sebuah sofa. Sofa tersebut kemudian dipesan, dikirim dari manufaktur, dipindahkan dari truk pengiriman ke rak penyimpanan di gudang, dipindahkan dari gudang menuju kendaraan pribadi si pelanggan, atau dikirim oleh peritel ke rumah si pelanggan. Setiap kali sofa dikirim, dipindahkan, diangkut, akan ada biaya-biaya yang menyertainya. Inilah yang dihindari IKEA agar dapat menjual produknya dengan harga lebih murah.BAB IIIPERGUDANGAN IKEA

3.1 Gudang IKEASemua gerai IKEA memiliki gudang masing-masing. Di showroom utama, pelanggan bisa melihat-lihat produk. Jika ingin membeli, mereka bisa mengambil produk langsung dari rak penyimpanan. Rak ini tidak seperti rak gudang yang tinggi dan besar, disini pelanggan bisa menjangkau sendiri barang yang diinginkan. Produk-produk cadangan tersimpan pada rak yang berada di atas lokasi rak-rak utama.

Gambar 3.1 Gudang IKEAGudang IKEA tidak ada batas waktu maksimal penyimpanan barang, karena perhitungan persediaan IKEA menggunakan metode LIFO (Last In First Out).

3.2 Aktivitas Gudang IKEASemua aktivitas logistik di IKEA bersumber pada bagian goods flow. Staff goods flow IKEA akan menerima informasi dari import department berdasarkan PO (Purchased Order). Informasi tersebut berupa email yang berisikan tentang container number juga schedule delivery. Setelah itu, jadwal pengiriman akan di update pada sistem ERP yang digunakan IKEA yaitu Microsoft Dynamics Navision (NAV). Pada sistem tersebut akan dibuatkan tanggal unloading barang di Receive Shipment untuk pembuatan label barang dan manifest (surat jalan), manifest ini nantinya diserahkan kepada finance untuk bukti pembayaran. Setiap harinya terdapat 2 kontainer yang datang ke IKEA secara rutin. Kontainer ini membawa barang dari gudang sewa milik IKEA di Cikarang, Jawa Barat. Jadi, barang-barang IKEA yang datang dari pelabuhan disimpan terlebih dahulu di gudang sewa ini. Lalu, jika toko IKEA meminta pengiriman sejumlah barang, maka barang dari gudang yang di Cikarang tadi akan mengirimkan barang pesanan tersebut ke toko IKEA yang berlokasi di kawasan Alam Sutera, Tangerang.

Gambar 3.2(a) Kontainer menurunkan barangSetelah barang datang, kontainer membawa sejumlah palet yang berisikan barang pesanan IKEA, masing-masing palet berisi barang sesuai jenisnya. Pada kemasan palet terdapat label bertuliskan nama barang dan jumlah barang yang ada di dalamnya. Setelah itu, palet-palet diangkut menggunakan alat bernama Hand Pallet Manual. Kemudian dilakukan proses pembongkaran barang dari kontainer. Proses ini hanya boleh dilakukan sebelum toko dibuka, yaitu mulai pukul 3 hingga 10 pagi. Akan tetapi, jika dalam keadaan mendesak maka pembongkaran boleh dilakukan diluar jam yang ditentukan.

Gambar 3.2(b) Palet yang belum dibongkar

Gambar 3.2(b) Palet yang sudang dibongkar dan alat Hand pallet Manual

3.3 Letak Penyimpanan BarangSelesai proses pembongkaran, barang tersebut akan di tempel label untuk didistribusikan ke lokasi berdasarkan label yang ditempel. Lokasi tersebut dibagi dua yaitu Buffer (Warehouse) dan Market Hall. Buffer (Warehouse) IKEA terdiri dari dua macam, yaitu untuk bagian self serve dan bagian Bulk Storage yaitu untuk bagian barang-barang berukuran besar seperti sofa, kasur dan barang lain yang sulit diangkut sendiri oleh pelanggan. Barang-barang yang disimpan di bulk storage tidak boleh diambil oleh pelanggan tanpa bantuan petugas. Karena IKEA ingin memaksimalkan self-service, maka jumlah barang disini harus diminimalisir. Kemudian Market Hall yang menjual berbagai aksesoris dan barang-barang kecil, seperti frame, selimut, bantal, handuk, dan sebagainya.

Gambar 3.3(a) Salah satu sudut Market HallDi area self serve, barang akan disimpan menurut jenis kode. Kita dapat melihat bagian kiri gudang merupakan rak-rak penyimpanan dengan kode genap dan di bagian kanan gudang merupakan rak-rak dengan kode ganjil. Kode tersebut dapat dilihat pada label barang.

Gambar 3.3(b) Barang disusun sesuai kode nomor genap

Gambar 3.3(c) Barang disusun sesuai kode nomor ganjilMasih di area self serve, rak-rak penyimpanan tersebut terdiri dari 6 baris. Dengan 2 baris dibawah untuk pelanggan mengambil barangnya sendiri, dan 4 baris diatasnya sebagai persediaan. Seperti yang sudah dijelaskan secara singkat pada bagian 3.1 Gudang IKEA, jika barang di dua baris bawah habis, maka petugas IKEA akan mengambil barang dari rak diatasnya menggunakan forklift dan pallet jack. Kegiatan ini dilakukan setiap harinya hanya ketika toko tutup, dikarenakan agar tidak membahayakan pengunjung toko. Tentunya, pihak IKEA telah menghitung berapa jumlah barang yang harus diletakkan di rak bawah agar tidak terjadi kekurangan stok saat pelanggan ingin mengambilnya.

Gambar 3.3(d) Rak penyimpanan di area self serve3.4 Perawatan BarangSementara untuk perawatan juga hanya dilakukan pada area self serve seperti membersihkan debu-debu pada kemasan barang di rak lokasi utama saja agar tidak mengotori tangan pelanggan pada saat pengambilan barang. Di bagian Bulk Storage tidak ada kegiatan perawatan barang karena jenis barang di IKEA ini tidak ada tanggal kadaluarsa dan semuanya berada di dalam kardus yang tertutup aman.

3.5 Kelebihan dan Kekurangan IKEA a. Kelebihan IKEA Memiliki bentuk bangunan yang unik, bersih dan nyaman Memiliki harga yang murah namun tidak murahan Pelayanan yang ramah, tanggap dan sopan Memiliki prinsip kerja sama yang sangat baik bagi sesama pegawai Produknya dikenal dengan rancangannya yang modern dan terbilang aneh Produk yang dijual disusun secara rapih sesuai dengan jenis Pada area self serve, barang di simpan menurut jenis kode seperti memberi kode genap pada rak kiri dan kode ganjil pada rak kanan Perhitungan persediaan stok barang/produk yang akurat Produknya juga sangat terjaga dan bersih dari debu-debu Kemasan produk yang ringkas membuat kontainer mempunyai ruang yang cukup untuk dapat membawa lebih banyak barang Gudang yang menjadi tempat berbelanja pelanggan, sehingga tidak memakai banyak ruang. Kebersihan dan kerapihan membuat pelanggan nyaman berbelanja di dalam gudang.

b. Kekurangan IKEA Jarak gudang sewa IKEA yang terlalu jauh dari toko IKEA itu sendiri Penumpukan barang yang terjadi pada bongkar muat sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak efisien.BAB IVKESIMPULAN

4.1 KesimpulanDari observasi yang telah kami lakukan, kami dapat menyimpulkan bahwa gudang IKEA memiliki sistem yang sudah terorganisir dengan baik, mulai dari mendapat informasi dari import department, pembongkaran barang hingga penempatan barang di Buffer (Warehouse) dan Market Hall. Barang yang tertata rapi, kebersihan merupakan hal utama dalam memaksimalkan pelayanan. Hal itu terlihat dari kondisi semua ruangan, baik Market Hall, Self Serve Area, dan Bulk Storage. Sehingga pengunjung nyaman mengambil produknya sendiri walaupun berada di dalam gudang.Kelancaran sistem pergudangan IKEA tentunya tidak terlepas dari kerjasama yang baik para karyawannya. Khususnya yang menangani proses logistik IKEA yaitu staff goods flow yang dapat bekerja sama dengan baik. Seperti contoh, pada saat penulis melakukan observasi, terdapat masalah dimana label produk yang satu tertukar dengan label produk lainnya. Namun mereka bisa bekerjasama dengan baik untuk menyelesaikan masalah tersebut secara profesional, mereka dengan cepat membagi tugas dan menyelesaikan persoalan tersebut. Semua karyawan melakukan kegiatan sesuai tanggung jawab. Mereka juga dapat menciptakan suasana nyaman bekerja sehingga mereka dapat maksimal dalam menyelesaikan pekerjaan.Strategi yang dibuat IKEA ini membuat IKEA menjadi peritel perabot paling sukses di dunia, dengan biaya operasional rendah dan permintaan produk tinggi. Hal ini tentu saja menjaga kemampuan kompetitif perusahaan, karena IKEA juga terus mencari cara untuk mempercantik strategi manajemen supply chain mereka. Bukan hanya itu, mereka juga memiliki kemampuan yang sulit ditiru oleh para kompetitornya.

4.2 SaranMungkin ada baiknya jika gudang sewa IKEA yang sekarang berada di Cikarang, Jawa Barat, dipindahkan ke toko yang berada di kawasan Alam Sutera, Tangerang sehingga dapat memangkas biaya transportasi juga biaya sewa gudang.

DAFTAR PUSTAKA

http://wellympurba.blogspot.com/2014/03/riset-ace-hardware-sun-plaza-medan.html https://ibnususanto.wordpress.com/2009/02/13/inventory-dan-pergudangan/ http://shiftindonesia.com/strategi-manajemen-inventori-rahasia-produk-murah-ikea-bagian-i/