La industria japonesa del facsímil

en 1990 Este es un resumen del caso: La industria japonesa del facsímil en 1990; escrito por Michael J.

Enright del Harvard Business School, donde se habla de que para 1989, las empresas japonesas

tenían casi el 100% de las exportaciones mundiales de la industria del facsímil. Una máquina facsímil

lee documentos, los envía a través de una línea telefónica y realiza copias de documentos entrantes.

Han existido 4 generaciones: G1, G2, G3 y G4.

Una máquina de facsímil G3 tenía un scanner, una unidad de control de comunicaciones (que

permitía la transmisión de datos de un modo económico), una unidad de control de transmisión

(captaba los datos digitales de la unidad de control de comunicaciones y los convertía en señales

analógicas) y una impresora (usaban papel térmico y en 1990 se vendieron máquinas que usaban

papel normal). Los parámetros de rendimiento de las máquinas facsímil son la velocidad de

transmisión, la claridad de las imágenes transmitidas y atributos del equipo, entre otros.

Las maquinas facsímil Alto G3 eran equipos de consola y de escritorio para gran volumen y los

Medio G3 eran máquinas de escritorio con sistemas de alimentación automática, cortadoras de

papel y capacidad de marcado automático, mientras que las Bajo G3 eran maquinas portátiles

orientadas a usuarios con necesidades de transmisión o recepción de 25 páginas por día. El G3

podía transmitir imágenes por ordenadores. El G4 requería líneas telefónicas digitales y era el

estándar para la transmisión digital de imágenes. También existían varios productos servicios

relacionados con las maquinas facsímil.

Para 1990, el 40% del tráfico telefónico entre empresas de Japón y Estados Unidos era comunicación

por facsímil, y con Europa era del 60%. Los principales compradores de máquinas de alta calidad

eran las grandes empresas que también compraban máquinas de medio y bajo volumen.

En los 80s las máquinas de facsímil eran vendidas por los fabricantes o detallistas. Las tiendas

departamentales y minoristas electrónicos vendían máquinas de poco volumen a pequeñas

empresas y usuarios personales y en 1990 se desarrolló una amplia red de canales como venta

directa, distribuidores de equipo de comunicaciones y oficina, relaciones con el FEO (fabricante del

equipo original) y minoristas. Algunos fabricantes intentaron separar sus líneas de productos en

base al volumen, distribuyendo las de poco volumen entre los minoristas y las de volumen medio

para oficinas a través de distribuidores. La forma de distribución entre los canales variaba según el

país.

Se desarrolló una red de proveedores especializados dedicados a atender a las empresas japonesas.

El 70% del costo total de fabricación de los facsímiles eran los componentes y la mano de obra

representaba el 15% o 20%. En los 70s y 80s estos costos empezaron a descender y posteriormente

la selección automatizada de piezas y la flexibilidad de las cadenas de montaje permitieron

conversiones rápidas y económicas a los principales fabricantes. El montaje de una maquina facsímil

tomaba 80 minutos: 30 en producción y 50 en recuperación automática de piezas, control de

calidad y embalaje.

En 1842 en Escocia, Bain realizó la primera transmisión de una imagen por cable, la tecnología no

despertó curiosidad por más de sesenta años, el telégrafo y el teléfono eran los medios dominantes

de comunicación, para 1910 ya existían las conexiones para la transmisión de fotografías de

noticias entre Londres, Paris y Berlín. En los 40s y 50s, la tecnología del facsímil era usada

principalmente para la transmisión de mapas meteorológicos, pruebas de periódicos, fotografías de

noticias y huellas digitales y en los juegos olímpicos de Tokio de 1964 se extendió su uso para la

transmisión de fotografías, sin embargo, la demanda continuaba con un nivel bajo.

En 1970, Matsushita y NEC tenían el 70% del mercado japonés de facsímil para usos especiales. El

primer país en otorgar el status legal a los documentos de facsímil fue el gobierno japonés.

Matsushita y Visual Science de Estados Unidos tenían un acuerdo para producir una máquina de

facsímil similar en Japón y comercializarla conjuntamente en Estados Unidos. A finales de los 60s, la

empresa americana Dacom creo la primer maquina digital de facsímil que comprimía los datos para

reducir el tiempo de transmisión y no existían estándares para las máquinas de facsímil digitales.

Entre 1975 y 1980, empresas japonesas como Fujitsu, Matsushita, Hitachi, Oki, Canon, Mitsubishi

entre otras, habían desarrollado facsímiles digitales subminuto. La escritura japonesa era compleja

por lo que el uso de la máquina de escribir y télex era imposible y el 98% de los documentos

comerciales de Japón estaban escritos manualmente. Estados Unidos mostraba poco interés por las

transmisiones de facsímil. En 1979, GraphicSciences, tenía casi el 30% de la ventas en el país, por lo

que era el líder del mercado y en Europa el interés por las maquinas facsímil era aún menor.

Con las nuevas máquinas G3, el tiempo de transmisión se redujo entre 10 y 20 segundos y

Matsushita y Ricoh fueron los primeros en introducirla en el mercado.

Las grandes empresas japonesas adquirieron los equipos G3 al poco tiempo de su lanzamiento. La

compañía estatal de telecomunicaciones de Japón, NTT, le vio potencial a la industria para estimular

la demanda de servicios de telecomunicaciones por lo que invirtió grandes sumas en líneas de uso

exclusivo de facsímil y en la comercialización de facsímiles de NEC, Matsushita Denso y Oki. Para

finales de 1989 había más de 4 millones de facsímiles en uso en todo Japón. Los principales

compradores eran las pequeñas y medianas empresas y Estados Unidos era el principal mercado de

exportación. En Europa la desregulación llegaría más tarde. Para 1988 existían 350,000 facsímiles

instalados por todo el mundo. A finales de los 80s, el ritmo de innovación trajo la introducción de

nuevos productos. A diferencia de la industria de los ordenadores y semiconductores, la industria

del facsímil no había sido atacada o protegida. Y en 1990, la fabricación de máquinas de facsímil de

empresas japonesas se realizaba en el extranjero. En 1986, el CCITT (Comité Consultivo

Internacional de Telégrafos y Teléfonos –organismo internacional para la fijación de normativas)

propuso su normativa G4 para la transmisión por facsímil. En los 80s, la competencia era feroz en la

industria facsímil y para 1985 GammaLink de Estados Unidos introdujo la primera tarjeta de facsímil

para ordenador personal, la Fax PC.

A Canon, Sharp y Murata se les atribuye el iniciar el desarrollo de los mercados para la pequeña

empresa y de uso personal, sin embargo, para 1990 la mayoría de los fabricantes ya competían en

este segmento. Matsushita Denso, filial de Matsushita Electric Equipment, líder de productos

electrónicos de consumo en todo el mundo, era la compañía que más invertía en IyD de las

empresas japonesas, por lo que registraba más patentes por año que cualquier otra de su país y en

1960 sacó la primera máquina de facsímil para transmisión de fotografías y en 1967, para

transmisión de fotografías a color y a finales de 1986, contaba con una amplia red de ventas

directas y de servicios en 50 países y tenía distribuidores en 40 países más y en 1990, ya era

ampliamente reconocido como líder en componentes de impresoras térmicas. En cambio, Ricoh, una

de las compañías líderes en automatización de oficinas de Japón, se concentraba en máquinas de

precios medios y elevados, en lugar de entrar a la dura competencia en máquinas baratas, a pesar

de que en 1987, había introducido una maquina dirigida a las pequeñas empresas y de uso

personal. En 1983, lanzo una de las primeras máquinas de facsímil con papel normal a nivel mundial

y en 1986 su primera máquina G4. Por otro lado, NEC, un distribuidor líder de equipos de

comunicaciones y ordenadores personales en Japón y líder mundial en producción de

semiconductores, se enfocaba en facsímiles de alta calidad y de gran volumen para grandes

compañías, agencias gubernamentales y autoridades locales. En cambio, Fujitsu, en 1990, se había

convertido en el fabricante líder de ordenadores en Japón y en productor importante de equipos de

telecomunicaciones, semiconductores, estaciones de trabajo y ordenadores personales, esta

empresa se inclinaba por maquinaria de gran volumen y precio elevado para el mercado nacional y

productos de menor precio y más compactos para el mercado extranjero. En Tatebayashi fabricaban

procesadores de texto en japonés, ordenadores para pequeñas empresas y otros equipos de

automatización para oficinas y también era la principal fábrica de facsímiles. Otro competidor,

Toshiba, que en 1990, era uno de los principales fabricantes de electrónica de consumo,

electrodomésticos, maquinaria eléctrica pesada, máquinas de oficina, equipo de comunicaciones,

ordenadores, centrales telefónicas privadas, equipo médico y en semiconductores era el segundo

fabricante a nivel mundial, también fabricaba máquinas de volumen medio-bajo. En cambio Canon,

un líder mundial reconocido en ventas y tecnología de copiadoras en 1979 produjo su primera

máquina facsímil G2 y en 1980 su primera G3, para 1990, su división de automatización, contaba

con 3 líneas de productos: copiadoras, máquinas de facsímil y procesadores de texto. Sharp, otro

competidor que en 1990 producía una amplia gama de productos electrónicos de consumo,

electrodomésticos y calculadoras, en 1988 fue la primera empresa que puso sus facsímiles a precio

de 999 dólares en grandes almacenes y puntos de comercialización masivos y también introdujo el

primer facsímil de escritorio a todo color. Murata, otro competidor que tenía los derechos de

comercialización en Japón de la GraphicScience y en 1973 lanzó el Dex-190, la primera máquina

autorizada bajo la desregulación del circuito de la NTT, posteriormente desarrolló su propia

tecnología de facsímil y en 1981 introdujo su primera máquina G3 y en 1982 fundó su propia

división de ventas en Estados Unidos, realizando fuertes inversiones en publicidad entre 1985 y

1988 por 7.5 millones de dólares y en 1989 de 14 millones de dólares. Para 1990, existían otras

compañías japonesas integradas en el sector facsímil. Xerox fue la primera en sobresalir con su

serie Telecopier: facsímiles analógicos de uso general. PitneyBowes, otro importante proveedor de

equipos comerciales, sobre todo, para el mercado de Estados Unidos. El fabricante francés Thomson

CSF, único europeo de importancia. Corea era el tercer productor mundial de semiconductores, por

lo que, firmas coreanas como Samsung, Lucky-Goldstar y Daewoo entre otras, ya habían entrado a

la producción de facsímiles. En 1989, el Ministerio de Comercio e Industria de Corea había

anunciado un programa para el desarrollo del sector facsímil para 1995, aunque el uso de máquinas

de escribir e impresoras Han-gul (alfabeto coreano) estaba en todo Corea, también usaban

caracteres chinos. En 1995, el gobierno coreano pronosticaba exportar 330 millones de dólares en

facsímiles y 5% de participación en el mercado mundial de facsímiles.

Las empresas japonesas dominan el sector de máquinas de fax, con una participación en el mercado mundial

superior al 90% en términos de ventas. Este caso explora los motivos de este dominio. - See more at:

http://www.iesep.com/es/la-industria-japonesa-del-facsimil-en-1990-71554.html#sthash.TpUxNPd1.dpuf

Industria del Fax Japonés en 1990

Introducción:

Las firmas japonesas daban cuenta de más del 90% de las ventas mundiales, y de casi el

100% de las exportaciones en la industria de faxes en 1989. Exportaban más del 70% de su

producción mucho mas del 20% en 1980. Las maquinas de fax representaban aprox. el 25%

del total japonés de producción de equipos y aprox. 40% de sus exportaciones en el sector

telecomunicaciones. Habían mas de 40 compañías japonesas activas en esa industria en

1990, incluyendo Canon, Hitachi, Matsushita, Denso, Murata, NEC, Ricoh, Sharp y Toshiba.

Máquinas de fax (descripción):

Leen documentos transmitidos por líneas telefónicas. Los primeros eran máquinas análogas

con tiempos de transmisión de entre 2 a 6 minutos por página. G3 eran digitales, con tiempos

de transmisión de 10 a 20 seg. por página. G4 eran máquinas digitales, con tiempo de

transmisión entre 2 y 4 segundos, pero necesitaban líneas telefónicas digitales.

Un típico G3 contenía scanner, unidad de control de comunicación, una de transmisión y una

impresora. Los parámetros de performance incluían velocidad de transmisión y claridad y otras

características, como habilidades de envío, cortadores de papel, discado a un toque, y sensor

automático de voz/fax para permitir a una línea telefónica ser usada para ambas posibilidades.

Segmentos:

Productos y servicios auxiliares:

Costo total promedio de un fax en US en 1989 (según AMA) era de $ 3.509.

Vida útil de un fax: 4-5 años.

Cuenta telefónica anual por uso: $2.177.

Costos varios anuales, donde el papel es el 80%, y viene de Japón. $2.000.

Compradores

Comunicación de negocios, que incluye ínter oficinas, con proveedores y con clientes. Importante para

comunicación internacional. Entre el 40 y 60 % de la cuenta telefónica era de uso de fax (entre Japón y

USA y Japón y Europa).

Grandes firmas son los mayores clientes de grandes maquinas de fax, medianas y pequeñas. Compraban

de a 100. Demandaban tecnología avanzada, buen nivel de servicio y soporte y capacidad de trabajar en

red, al costo más bajo telefónico.

Firmas medianas compraban maquinas de un volumen medio. El precio, características, servicio y

mantención eran las principales criterios de compra.

Pequeños negocios compran máquinas pequeñas, sobre la base de precio y disponibilidad de

características simples. Los usuarios individuales comenzaron a ser importantes en 1989.

Ventas y Distribución:

En los 80, se vendían casi exclusivamente a través de fuerzas de venta de la propia compañía

o del distribuidor. En los 90, se vendía a través de distintos canales, incluyendo ventas

directas, distribuidores de equipo de comunicación, OEM, y detallistas.

Faxes grandes: se vendían casi solo por fuerzas de venta directa.

Medianos: se vendían con una combinación de venta directa y distribuidores.

Pequeños: a través de distintos canales. Las fuerzas de venta directa las vendían sólo a grandes clientes.

Distribuidores también vendían faxes pequeños a clientes medianos.

En los 80s algunos fabricantes empezaron a vender faxes pequeños a pequeños negocios a

través de tiendas de deptos y detallistas. Estos canales múltiples crearon conflictos a algunas

compañías como los comercializadores, que recibían descuentos del 30-40 % del precio, y

cargaban un 30-40 de markup y los detallistas recibían un 10-15% de descuento.

La importancia relativa de los distintos canales variaba entre países. En 1988, en US el 70%

de las ventas a usuarios finales se hacía con venta directa de los distribuidores. En Japón, el

13,6% de las ventas domésticas eran directas, el 46.6% a través de distribuidores. Las ventas

de OEM eran más importantes en US, y más importantes aún en Europa.

Producción:

Las máquinas de Fax se producían usando métodos estándares de ensamblaje. La mayoría

de los fabricantes producían los componentes importantes. Las empresas sentían que la

habilidad de diseñar y fabricar componentes especializados y circuitos integrados era vital

para el éxito. Otras empresas externalizaban.

El costo de los componentes representaba el 70% del costo total de manufactura. La labor de

ensamblaje era de un 15-20% del costo total de manufactura. El costo de producción en 1977

era de USD3700, y en 1987 de USD940.

Los fabricantes modificaron las máquinas de fax para acomodarse a un estándar internacional

común. Distintos modelos eran producidos en la misma línea de producción. Ver ejemplo de

planta Ami.

Historia de la Industria:

La primera transmisión de una imagen por cables fue hecha en Escocia en 1842. La primera

transmisión de fax a gran distancia ocurrió en 1907. En 1910 había transmisión entre Londres,

Paris y Berlin. En los 40, varios desarrollaron máquinas foto telegráficas. Etc etc. El principal

uso fue la transmisión de mapas meteorológicos, pruebas de diario, fotografías y huellas

digitales. La transmisión tomaba más de 10 min. Por página, y era muy cara. En Usa y Japón

se usaban con propósitos de importancia pública.

Cambios regulatorios y tecnológicos:

El mercado emergió con el lanzamiento del Telecopier II de Xerox en 1967. Ellos dominaban

el mercado en USA, dando cuenta del 80% de las 20000 maquinas en 1970. Al mismo tiempo

Matsushita y NEC tenían el 70% del mercado Japonés. En 1969, se permitió el uso del

sistema telefónico para uso de Fax en USA. En Japón se hizo lo mismo entre el 72 y 73. En

los 70s, el gobierno japonés fue uno de los primeros en dar legalidad a los documentos de fax.

El desarrollo tecnológico se aceleró. Mientras tanto, otras empresas perseguían tecnología

digital. La CCITT respondió a requerimientos de la industria a desarrollar estándares para las

máquinas de fax en 1976. El estándar G1 era lo esencial de los de xerox, y el estándar G2 era

parecido pero no igual a los protocolos usados por GS y VS (dos pequeñas empresas

norteamericanas). Matsushita se dedico a desarrollar maquinas compatibles con G2. No había

estándares para máquinas digitales.

Faxes al final de los 70's:

Japón: entre 1975 y 1980 muchos fabricantes desarrollaron faxes de menos de un minuto.

Las firmas japonesas eran particularmente agresivas en el desarrollo de técnicas de

compresión de datos y mejora de componentes. El mercado tenía características únicas. El

98% de los documentos son escritos a mano. Además de la dificultad de escritura, se

consideran más educados los mensajes así escritos. Los japoneses creían que la demanda

crecería rápidamente una vez que hubiera estándares para la transmisión digital.

USA: No había mucho interés. Telex y máquinas de escribir estaban en uso aún. Tenían

buenos servicios de correo, el mercado anunciaba la muerte inminente de los faxes, diciendo

que el mail y las comunicaciones por computador dejarían el fax obsoleto, debido a la gran

penetración de PCs. Los principales competidores eran Xerox, QWIP, y GraphicSciences. Los

tres vendían a través de fuerza de venta directa. No tenían un estándar, entonces las

máquinas de cada uno no se comunicaban. Así obligaban a los usuarios a comprar según los

otros usuarios. Para 1979, GS era el líder, con el 30% de las ventas.

Europa: Los faxes no recibían mucho interés. Habían hecho inversiones importantes en telex

en los 70, y tenían que esperar a terminar su pago. En 1979 Europa tenía 3 veces más

terminales de telex que USA. El mercado de faxes era dominado por americanos y japoneses.

Xerox era el líder. Malos sistemas telefónicos impidieron el uso masivo del fax en algunos

países.

Surgimiento de G3:

El protocolo G3, introducido en 1980, proveyó de estándares para los faxes digitales. Estas

nuevas máquinas transmitían entre 10 a 20 seg. Por página. La transmisión era más rápida,

conveniente y barata que antes. Los estándares permitieron comunicarse unos con otros. Los

japoneses se adaptaron rápidamente. Incluso produjeron faxes que se comunicaban con G2.

Xerox no hizo G3, las compró a Fuji. GS se proveyó de máquinas japonesas y luego se salió

del mercado. Para 1983, preguntar, no entendí la frase.

Faxes en los 80's:

Mercados:

Japón: Las grandes compañías empezaron a comprar G3, ya que así se comunicarían

constante y fluidamente. Para mediados de los 80, todas las grandes empresas usaban fax.

NTT, vio el potencial de la transmisión de fax para estimular la demanda por servicios de

telecomunicación, e invirtió en ellas. NTT fue privatizada en 1985 y se volvió aún más

agresiva. En 1980 habían 140.000, en 1985 habían 1,1 millón y en 1988 3 millones de faxes

en Japón. Se estimaba que la demanda crecería entre un 15 a 20% anual desde el 89 al 92.

USA: la penetración de G3 se debió a la necesidad de comunicación con Japón. La demanda

empezó a crecer a mediados de los 80 mientras los precios caían. En 1990 cada compañía

tenía un fax. Los mayores compradores eran medianos y pequeños negocios. Se estimaba

que la demanda creciera un 30% desde 1989 a 1992.

Europa: la desregulación de líneas telefónicas fue implementada más tarde que en Japón.

Habían regulaciones, y se esperaba un aumento de demanda de un 40% entre 1989 y 1992.

En 1988 la base instalada en el resto del mundo era de 350.000, donde la mayor porción era

de Taiwán, Hong Kong y Australia. El resto de los países tenían limitaciones por calidad y

cantidad de líneas en el sistema telefónico local.

Introducción de Nuevos Productos: aumentó al final de los 80, sacaban un producto nuevo

al mercado cada 6 meses, y desarrollaron máquinas más pequeñas y precisas. La industria

del fax no había sido apuntada al mercado objetivo ni tampoco protegida.

Producción Extranjera: Las empresas japonesas comenzaron a producir en otros países

(Tailandia, Taiwán y Corea, Singapore, etc.) En 1988 se exportaron a US 314 billones de yens

(2,5 billones de US$) en equipos de comunicación. . Los faxes daban cuenta del 43,2% de

esta cifra.

C4:La CCITT propuso sus estándares G4 en 1986. En 1990, habían 9 compañías japonesas

produciendo G4. y esperaban tener para 1990 entre 6 a 6500 unidades.

PC fax: Tarjetas. La mayoría de los PC fax también proveían módems, y los líderes en los 80

era USA, aunque los japoneses ganaban participación. Los expertos pensaban que iba a

crecer de 40 mil fax cards en 1988 crecería a 88mil en 1989.

Competencia: Se había vuelto fiera en los 80s. Los precios de faxes de bajo volumen habían

caído 2/3 entre 1986 y 1988. Los márgenes de estas ventas eran de 20% y cayendo. Los

márgenes de los fax medios y altos volúmenes en Usa se estimaban entre un 35 a 40% en

1989. El resto léanlo.

Competidores

Matsushita Denso: Líder mundial en suministros electrónicos. Gastaban más en I+D en

términos absolutos que cualquier otra empresa japonesa. Las ventas en 1989 eran 28billones

de US$, aprox. 40% desde fuera de Japón. Entró en el tema del fax a mediados de los 40, y

desarrolló el primer G2 y el primer G3 compatible. Se volvió el líder en los G3 a través de una

agresiva campaña de mkt a grandes empresas a través de una fuerza de ventas directa.

Producía los faxes más baratos para uso personal. Producía componentes del fax, y en 1990

era reconocido como el líder en componentes de impresoras termales. La empresa vendía

scanners ópticos, módems, y componentes de impresoras a otros clientes.

Matsushita veía la industria del fax como vital para su estrategia en automatización de

oficinas, y era considerado uno de sus productos más importantes a futuro.

Ricoh: Uno de los líderes en automatización de oficinas en 1990. Competía con Canon y Fuji

Xerox por liderazgo de mercado. Sus ventas totales eran de 4,4 billones para marzo de 1989.

El 80% de sus ventas eran de automatización y el 50% venía de copiadoras. Tenía una red de

ventas extensa en Japón y las exportaciones daban cuenta del 40% de las ventas totales. Fue

un entrante tardío a la producción de faxes, en 1985 se convirtió en el líder de marcado en

Japón y era fuerte en los clientes medios. Estaba integrado verticalmente y era líder en la

producción de cabezales termales para impresión de los fax.

NEC: Empresa líder en suministro de equipo de comunicaciones y PC, y era el líder mundial

en producción de semiconductores. Sus ventas en 1989 fueron de 19,6 billones. La primera

compañía en producir una máquina de fax. Tradicionalmente enfocada en el segmento de

altos volúmenes para grandes compañías, agencias gubernamentales y autoridades locales.

NEC fue un entrante tardío en las G4, diseñados para uso en líneas telefónicas digitales en

red.

Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta,

de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o

un dibujo a mano alzada.

Los grandes inventos: Ofimática

Fax

La transmisión facsímil (fax) se realiza con ayuda de equipos capaces de

transmitir información gráfica a través de una línea telefónica normal. Una vez

marcado el número del fax y establecida la conexión telefónica, los

documentos se introducen en la máquina que emplea entre uno y seis minutos

en explorar y convertir la información en impulsos eléctricos. Estos impulsos

viajan por las líneas telefónicas y el equipo receptor convierte los impulsos de

nuevo a texto, produciendo una copia, o facsímil, del documento en el equipo

emisor. Sobre todo en el entorno de las transacciones comerciales de carácter

urgente, la comunicación por fax se convirtió en una alternativa al correo

urgente, ya que es más rápido y por lo general más económico; sin embargo,

cada vez se utiliza en mayor grado el correo electrónico, que resulta más

rápido y barato que el fax.

Ofimática, equipamiento que se utiliza para generar, almacenar, procesar o

comunicar información en un entorno de oficina. Esta información se puede

generar, copiar y transmitir de forma manual, eléctrica o electrónica.

Contestador automático

Los contestadores automáticos cada vez se utilizan más con el fin de no perder

las llamadas importantes. El contestador se conecta a la toma del teléfono;

responde con un mensaje grabado con anterioridad y registra a continuación el

mensaje del comunicante para su posterior reproducción.

El rápido crecimiento del sector servicios dentro de la economía, iniciado a

mediados de la década de 1970, ha creado un nuevo mercado de equipos de

oficina de tecnología avanzada. La creciente incorporación de microchips y

microcircuitos a los equipos ha difuminado la frontera entre el ordenador o

computadora y el resto de la maquinaria. Todas las máquinas de oficina

modernas (máquinas de escribir, dictáfonos, fotocopiadoras, equipos

telefónicos y calculadoras, entre otras) contienen un microprocesador.

Ofimática

La aparición del ordenador o computadora supuso una revolución para la

maquinaria de oficina, ya que tales equipos proporcionaron una forma

instantánea de comunicación e intercambio de información entre usuarios,

recursos y dispositivos. Los rápidos avances tecnológicos han perfeccionado

los sistemas informáticos y han supuesto una reducción en los precios, lo que

a su vez ha fomentado el aumento de inversión de las empresas en tales

equipos.

En la actualidad, los ordenadores (independientes o conectados a una red)

equipados con programas especializados realizan tareas de telecopia, fax,

correo de voz o telecomunicaciones, que anteriormente eran realizadas por

otros equipos. Las computadoras, además de haber sustituido prácticamente a

las máquinas de escribir, a las calculadoras y a los equipos de contabilidad

manual, realizan también tareas de diseño gráfico, de planificación, de

producción y de diseño de ingeniería (véase CAD/CAM).

2 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de oficina son, generalmente, registros producidos mecánica

o electrónicamente (por ejemplo, cartas, hojas de cálculo, informes y facturas).

Se realizan en equipos tales como máquinas de escribir, procesadores de texto

y computadoras, y se pueden guardar en papel o en soporte electrónico.

2.1 Máquinas de escribir

La máquina de escribir manual, que se empezó a utilizar en 1870, ha

desaparecido prácticamente de la oficina moderna, siendo sustituida por la

máquina eléctrica o electrónica, el procesador de textos específico y los

programas de tratamiento de textos para computadoras. La máquina de

escribir eléctrica utiliza caracteres metálicos moldeados individualmente o una

bola giratoria con caracteres en relieve que golpean sobre una hoja de papel a

través de una cinta tintada, produciendo la estampación del carácter sobre el

papel. Muchas máquinas de escribir tienen un segmento de cinta

independiente que elimina la impresión del papel y permite así al usuario

borrar texto.

Las máquinas de escribir eléctricas han sido sustituidas, a su vez, por

máquinas electrónicas equipadas con una memoria interna capaz de almacenar

desde un par de líneas de texto hasta más de 40.000 caracteres. Esta capacidad

de memoria permite al usuario, por ejemplo, hacer copias de una misma carta

con diferentes direcciones. Las máquinas electrónicas son un híbrido entre las

máquinas de escribir eléctricas y los ordenadores. Al disponer de un

microprocesador, permiten al usuario centrar cabeceras, alinear números

decimales en tablas numéricas y detectar palabras que no se encuentran en el

diccionario de ortografía. La mayoría de las máquinas electrónicas también

permiten visualizar el texto en una pequeña pantalla de cristal líquido antes de

su impresión.

2.2 Procesadores de textos

A principios de la década de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es

decir, computadoras diseñadas exclusivamente para el tratamiento de textos.

Los procesadores de textos específicos, al igual que el software de tratamiento

de textos de los ordenadores personales, presentan muchas funciones de

edición que facilitan el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto

en cualquier punto de un documento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover

bloques de texto a otro punto) y de buscar y sustituir partes del mismo. Estas

funciones permiten al usuario realizar múltiples cambios en un documento sin

necesidad de tener que reescribirlo. Además, el software de tratamiento de

textos incorpora una función de composición de tipos de letra y otra de diseño

de página que permite al usuario trazar electrónicamente la página que va a

imprimir, dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedición.

El texto editado por el procesador de textos se almacena en un disco

magnético o similar para su uso posterior, o se envía a una impresora para

producir un documento en papel (copia impresa).

2.3 Computadoras u ordenadores

Durante la primera mitad del siglo XX, las tareas financieras y de contabilidad

se realizaban manualmente o con máquinas contables, de facturación, de

tabulación o similares. Hacia 1950, estas máquinas fueron sustituidas por

mainframes, costosas máquinas de gran tamaño y alta velocidad que requerían

operadores especiales y una instalación de aire acondicionado para evitar

recalentamientos. Estas máquinas, que ya sólo se utilizan en grandes empresas

que necesitan procesar gran volumen de datos, trabajaban en tiempo

compartido, es decir, varias empresas utilizaban un mismo mainframe y se

repartían el coste del equipo. Esto garantizaba la máxima rentabilidad de éste.

Los mainframes con terminales remotos y monitor propio, que permitían el

acceso simultáneo de muchos usuarios, aparecieron a mediados de la década

de 1960. Sin embargo, con la aparición del miniordenador (más pequeño y

menos complejo) se pudo disponer de una alternativa mucho más económica.

Su fabricación fue posible gracias al transistor y a la microelectrónica. Estas

máquinas, que se empezaron a utilizar en las empresas en la década de 1960,

se introdujeron ampliamente en el comercio y en la administración.

Las computadoras de sobremesa son cada vez más asequibles como resultado

de la adopción de la arquitectura PC, introducida en 1981. Aunque ya

prácticamente todos los empleados disponen de su PC, resulta más rentable

compartir ficheros y periféricos, como impresora y escáner. A finales de la

década de 1980 y principios de la de 1990, muchas empresas decidieron

conectar sus PCs a una red para formar un sistema uniforme. Actualmente esto

es una práctica común.

La red de área local (LAN) surgió como respuesta a la necesidad de disponer

de un sistema estandarizado para conectar las computadoras de una empresa.

El método de conexión más habitual es la unión por cable de cada

computadora a la red, aunque también se pueden conectar vía rayos

infrarrojos, ondas de radiofrecuencia y por medio del sistema de cableado

eléctrico de los edificios. Cuando las computadoras no se encuentran próximas

físicamente, la conexión a una red de área amplia (WAN) se puede realizar

por vía telefónica, por microondas o a través de un satélite de comunicaciones.

La necesidad de conectar las computadoras entre sí ha impuesto la utilización

del dispositivo periférico denominado módem. El módem permite a dos o más

computadoras comunicarse por teléfono para, entre otros servicios, acceder a

una base de datos, transferir ficheros y enviar o recibir correo electrónico. Las

velocidades de transmisión con este tipo de equipo eran al principio

relativamente bajas (300 baudios o bits por segundo). En la actualidad, un

módem puede operar a velocidades de 56.000 baudios, utilizando la red de

telefonía básica, de 256.000 en redes RDSI y hasta de 2 millones de baudios si

la red es de tipo ADSL; además, pueden disponer de funciones de detección

de errores y compresión de datos.

El escáner permite introducir directamente en una computadora texto impreso

o gráficos. Para leer el texto, primero hay que utilizar un software de

reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte electrónicamente

los documentos impresos en ficheros legibles por la computadora. El escáner

evita tener que escribir el texto impreso para introducirlo en la computadora.

2.4 Dictáfonos

Los dictáfonos utilizan un micrófono y un dispositivo de

grabación/reproducción para introducir voz electrónicamente, con el fin de

almacenarla en una cinta u otro medio magnético para que después un

mecanógrafo transcriba el mensaje. El equipo suele incluir un dispositivo que

se acciona con el pie y que permite al mecanógrafo parar, retroceder, avanzar

o escuchar una cinta, quedando así sus manos libres para escribir en el teclado.

3 REPRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Las máquinas de oficina para reproducir documentos en toda su integridad se

denominan multicopistas y están diseñadas para hacer copias. Las empresas

siguen almacenando sus documentos en papel en archivos, aunque gran parte

de éstos se almacenan ya electrónicamente o en película.

3.1 Multicopistas e impresoras

Las multicopistas modernas suelen ser dispositivos electrostáticos que crean

imágenes por medio de cargas eléctricas y partículas de tinta en polvo o tóner.

En el proceso electrofotográfico, el método más habitual de fotocopiado, se

induce electrostáticamente la imagen especular de una página impresa sobre

un cilindro de metal, desde donde se transfiere a una hoja de papel en blanco.

Las velocidades de copiado oscilan entre un par de páginas por minuto y más

de 1,5 páginas por segundo. Los equipos modernos cuentan con

alimentadores, clasificadoras y grapadoras automáticas. Hay máquinas que

permiten copiar automáticamente ambas caras de un documento, reducir o

aumentar la imagen y reproducir documentos en color.

Algunas multicopistas, en lugar de basarse en tecnología electrostática, lo

hacen en la litografía por offset y utilizan un cliché especial para producir

copias. La impresión offset con prensas pequeñas es el proceso de impresión

dominante en las oficinas modernas, sobre todo en las grandes organizaciones

que disponen de un departamento central de publicaciones con personal

especializado.

Otros procesos utilizados antiguamente para hacer copias incluían la

duplicación alcohólica, la duplicación mediante matriz o el proceso diazoico.

En la primera, un cliché con el texto entintado se humedecía con una solución

alcohólica para que fuese soltando la tinta grasa y la cediese a las hojas de

papel en blanco; este proceso se repetía rápidamente para imprimir muchas

copias. En la multicopista mediante matriz se creaba un cliché de papel

perforado, similar a una plantilla, al teclear o eliminar de otra forma una capa

tintada impermeable sobre un tejido fibroso; el cliché se sujetaba al rodillo

entintador, que soltaba tinta a través de las perforaciones hasta el papel. El

proceso diazoico, que utiliza papel sensible al amoníaco, todavía se emplea en

algunas empresas de ingeniería y estudios de arquitectura para reproducir

gráficos en formatos de papel grandes.

3.2 Impresoras conectadas a computadoras

Impresora láser

En una impresora láser, la elevada densidad de impresión de los puntos

permite considerar que los trazos de sus caracteres son continuos. Su

velocidad, alta resolución y su funcionamiento silencioso son sus principales

características.

En las oficinas se reproduce un gran volumen de papel por medio de las

impresoras conectadas a las computadoras. Entre las primeras impresoras

utilizadas con PCs en el entorno de oficina se encontraban las impresoras de

margarita y las de dedal, así denominadas por la forma de sus cabezas de

impresión. A pesar de que su calidad de impresión era comparable a la de las

máquinas de escribir, resultaban lentas y permitían reproducir texto, pero no

gráficos. Más tarde fueron sustituidas por impresoras matriciales de puntos, de

chorro de tinta y láser. La impresora matricial de puntos presenta un cabezal

de 9 o 24 agujas que, al golpear el papel a través de una cinta, crea dibujos de

puntos que forman letras y números en múltiples fuentes y tamaños. La

impresora de chorro de tinta, que supone un avance frente a la matricial de

puntos, proporciona una resolución alta (cuanto más alta es la resolución,

mejor es la calidad de impresión) y un funcionamiento silencioso. La

impresora láser, que es el último gran avance, utiliza una tecnología similar a

la de una fotocopiadora, ofrece velocidad, una alta resolución de más de 1.000

puntos por pulgada y un funcionamiento silencioso, que la hacen

prácticamente imprescindible en los procesos de autoedición.

3.3 Microfilm y microfichas

A pesar de que los documentos que se generan por computadora se suelen

almacenar como ficheros en cinta magnética o disco, tanto estos documentos

como los de papel se pueden almacenar también en microfilm o en

microfichas. El espacio que para ello se necesita es muy reducido y el manejo

y la recuperación se simplifican cuando se utiliza el microfilmado, pues

reduce fotográficamente las imágenes y crea transparencias en miniatura que

se pueden ampliar para su lectura o impresión.

4 COMUNICACIONES

Con el fax, precursor del correo electrónico, las áreas claras y oscuras de un

texto o de un gráfico se digitalizan, es decir, se convierten en una serie de

impulsos eléctricos según un código digital. Al llegar al destinatario, la señal

se reconstruye y crea una copia de la información enviada. Ciertos tipos de fax

permiten enviar imágenes de microfilm que, a su llegada al destinatario, se

reconstruyen para dar un microfilm o una copia en papel.

El télex, sistema de intercambio de teleimpresión de marcación directa, y el

TWX (Teletypewriter Exchange) son dos ejemplos de aplicación de la

tecnología del correo electrónico. En Estados Unidos el TWX se utiliza

normalmente para la transmisión interna de mensajes y el télex para la

transmisión internacional. En ambos casos se introduce un mensaje en un

terminal tipo máquina de escribir para su envío a través de una red de líneas

telegráficas a un receptor compatible. El receptor imprime en papel el mensaje

recibido sin necesidad de operador. Algunos procesadores de textos también

pueden preparar mensajes para enviarlos a terminales TWX o télex o a otros

procesadores de texto. Los sistemas de correo electrónico basados en

computadoras son una alternativa a las comunicaciones telefónicas o al correo

interno convencional de oficina.

4.1 Correo electrónico (E-mail)

El correo electrónico se ha convertido en un elemento imprescindible en las

redes de comunicación de la mayoría de las oficinas modernas. Permite

transmitir datos y mensajes de una computadora a otra a través de la línea

telefónica, de conexión por microondas, de satélites de comunicación o de

otro equipo de telecomunicaciones, y mandar un mismo mensaje a varias

direcciones. El correo electrónico se puede enviar a través de la red de área

local (LAN) de la empresa o a través de una red de comunicación nacional o

internacional. Los servicios de correo electrónico utilizan una computadora

central para almacenar los mensajes y datos y enviarlos a su destino. El

usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes escritos o hablados sólo

necesita suscribirse a una red de correo electrónico pública, actualmente

conectarse a Internet, y disponer de un módem y un teléfono. Dado el enorme

volumen de correo electrónico potencial que se puede generar, se han

desarrollado sistemas capaces de particularizar el correo para cada usuario.

El correo de voz, que es un tipo especial de sistema de correo electrónico,

utiliza una tecnología relativamente simple en una computadora para registrar,

almacenar, recuperar y enviar mensajes telefónicos. Se denomina correo de

voz porque los mensajes se graban y se almacenan en un buzón de voz. El

teléfono actúa como una computadora, pero la información, en lugar de

visualizarse en una pantalla, es leída utilizando un vocabulario de voz

pregrabada. Los sistemas están basados en chips y en software informático

específico para convertir la voz humana en bits de código digital. Estas voces

digitalizadas se almacenan en discos magnéticos y pueden recuperarse

instantáneamente. El usuario puede escuchar cualquier mensaje, dejar

mensajes en un buzón de voz o acceder a enormes bases de datos.

4.2 Teleconmutación

Las conexiones electrónicas entre el personal de una oficina moderna pueden

ser ampliadas más allá de los límites de la oficina, hasta llegar a personas que

trabajan en casa o en otras sucursales de la empresa. Este hecho ha supuesto

un gran incremento de la teleconmutación.

5 OTROS AVANCES DE AUTOMATIZACIÓN

Aunque todavía se siguen utilizando algunos equipos puramente mecánicos,

los modelos más avanzados de muchas máquinas ya contienen componentes

electrónicos. Estos dispositivos incluyen equipos para manejar el correo

(como franqueadoras, básculas, máquinas para abrir, doblar e introducir las

cartas en sus sobres), equipos de direccionamiento automático, sistemas de

mensajería vocal, cortadoras, encuadernadoras y grapadoras de papel,

cronógrafos y equipos para el manejo de monedas (clasificar, contar,

envolver…).

Las calculadoras electrónicas, tanto portátiles como de sobremesa, han

sustituido prácticamente a las máquinas antiguas puramente mecánicas.

Disponen de una CPU e incorporan una pantalla de cristal líquido, un teclado

y, en algunos modelos, una función de impresión en papel. Las calculadoras

diseñadas para tareas estadísticas, de ingeniería y científicas están

programadas para realizar secuencias predeterminadas de operaciones

matemáticas de forma automática.

La automatización ha alcanzado a las máquinas del sector comercial y

científico. A finales de la década de 1980, en las grandes oficinas se utilizaban

máquinas para despachar correo totalmente automatizadas. Los primeros

robots utilizaban cuatro sistemas diferentes de sensores simultáneos: cámaras

de vídeo, sensores de ultrasonido, sensores de infrarrojos y guía por inercia.

Algunos robots van guiados por cables magnéticos ocultos en el suelo. Otros

se desplazan 30 m a lo largo de un camino guía casi invisible trazado en el

suelo, controlado por sensores fotoeléctricos y que contiene las paradas y otros

comandos codificados. Esta nueva tecnología aumenta la eficacia del servicio

de correo y evita la recogida y redistribución centralizada.