LA EMPRESA Y SU SISTEMA LOGÍSTICO

I. EMPRESA

Es un sistema creado por el hombre, el cual mantiene una dinámica de interacción con su entorno, es decir con clientes, proveedores, competidores, organizaciones laborales, gobiernos locales y centrales y muchos otros agentes.

Dentro de los sistemas que forman el sistema empresarial, el proceso logístico es uno de ellos, en el que los elementos que lo forman, lo unen con sus clientes y proveedores, desde los cuales fluye la información sobre previsiones y órdenes a procesar, así como de existencias disponibles para atender las propias órdenes de la empresa.

Analizar el sistema logístico consiste en ver y comprender cada una de sus partes desde los proveedores hasta el cliente final e ir encontrando las razones de la integración de sus componentes, El accionar de la empresa para satisfacer a los clientes y al mercado, comprende que la obtención de materiales y productos mediante la acción de compras al adquirirlos, da lugar a iniciar un flujo de demanda por inventarios, cuyo valor agregado es transferido al cliente a través del producto terminado.

En este movimiento de materiales y productos se encuentra la función del proceso logístico que se aprecia en términos de dos esfuerzos interrelacionados

1.1 El valor agregado por flujo de inventarios.

El aspecto operativo de la logística está relacionado con la administración del movimiento y almacenaje de materiales y productos terminados; comienzan con el transporte inicial de materiales o partes componentes desde el proveedor y terminan con la entrega final de un producto terminado al cliente.

Cada paso desde la adquisición, su entrega a transformación para ser manufacturado y el almacenaje y transporte hasta las manos del cliente, hace que el material vaya ganando un gran valor como inventario transformado o terminado, en el cual el costo asociado a cada uno de los movimientos es parte del valor agregado por el flujo de materiales.

1.2 El flujo de información de la demanda.

Se relaciona con la identificación de cual inventario preciso es el necesario y en qué lugar dentro del sistema logístico.

El flujo de información involucra o contiene al planeamiento y la coordinación de las operaciones logísticas, las que se refieren a cuatro áreas de gestión:

Pronósticos o previsiones del mercado y/o del producto: consiste en formular la estadística de un estimado de futuras ventas cuyo horizonte debe ser

relativamente corto o cercano para contar con la relativa seguridad de lo pronosticado.

Procesamiento de órdenes: consiste en elaborar un inventario de aquellos productos requeridos por los consumidores de acuerdo a sus necesidades para luego producirlos.

Programación maestra de la producción: consiste en elaborar un plan para producir todos los productos que sean necesarios de acuerdo a los requerimientos de los clientes.

Plan de requerimientos de materiales: Consiste en elaborar un listado de los materiales que se van a requerir para poder producir los productos que los clientes necesitan

El resultado de los dos flujos que constituyen el sistema logístico consiste en logar un proceso logístico integrado mediante la coordinación de:

Estructura conveniente. Previsiones y Administración de Ordenes o Pedidos. Transportes. Inventarios. Almacenaje y Embalaje.

Gráfico N° 1

Fuente: Libro Distribución logística y comercial – Ana Isabel Bastos BoubetaElaboración: Equipo de trabajo

EL gráfico N° 1 nos permite observar que las operaciones logísticas en una empresa

están relacionadas con la distribución física (movimientos hacia el cliente final) con

manufactura a la que apoya y da soporte (control de los inventarios en proceso) y la

Valor Agregado por Flujo de Inventario

Clie

nte

s

Flujo de Información de Demanda

Pr

ovee

dore

s Empresa

Distribución Física

Soporte a Manufactura

Administración de

Materiales

obtención (movimientos de materiales, partes y/o productos terminados desde el

proveedor hasta manufactura, plantas de ensamblaje, almacenes o tiendas detallistas).

II-SISTEMA LOGISTICO

1. CONCEPTO:

El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel

de integración de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo

dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento

que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que está dispuesto a pagar. Para

ello centra su actividad en realizar la coordinación de las actividades siguientes en

función de asegurar el flujo que garantiza un alto nivel de servicio al cliente y de

reducción de costos:

Almacenaje

Despacho

Aprovisionamiento

Compras

Economía material

Transporte externo

Transporte interno

Transporte inter empresa

Distribución

Tratamiento y atención de los pedidos

Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente

Planificación de la producción

Control de producción

Información y comunicaciones

Control de calidad

Finanzas

2. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA LOGÍSTICO

La administración logística tiene por finalidad principal obtener una integración

balanceada de todos los elementos y componentes del sistema logístico. Una

forma de apreciar la naturaleza de las operaciones está en analizar la red logística

en toda su extensión y en el complejo de su cultura, la cual puede ser agrupada en

varios ciclos o etapas de funcionamiento para facilitar la concepción, el diseño y la

administración del sistema logístico. Podemos verla en tres etapas:

 

A) En la primera etapa conocida como abastecimiento la acción que se realiza

aquí es iniciada por la requisición que emite control de inventarios hacia

compras, el que a su vez hace intervenir al proveedor y su centro de

comunicación y control para disponer el envío de los materiales solicitados

mediante las operaciones de transporte y manipulación.

B) En la segunda etapa efectuada en el interior de la empresa, los materiales

desde el punto de almacenaje de materias primas son transportados y

manipulados hacia la línea de producción y de esta al punto de almacenaje de

productos en proceso, donde será manipulado y transportado hacia la línea de

acabado para de allí se reenviado al punto de almacenaje de productos

terminados.

C) La tercera etapa corresponde a la etapa física de los productos terminados,

las operaciones se realizan entre diferentes puntos de almacenaje, los

materiales son materiales y transportados desde el punto de almacenaje de

productos terminados de la empresa al distribuidor. En estas etapas se puede

observar las operaciones de adquisición, transporte, manipulación,

procesamiento, redes de comunicación, centros de control, es decir todos los

elementos del sistema logístico. Las operaciones del sistema logístico pueden

ser también analizadas mediante ciclos:

Ciclo de Materiales: Abarca la obtención de materias primas parala

planta y otros artículos.

Ciclo de transferencia de inventarios: Son los movimientos entre los

puntos de almacenaje internos y externos.

Ciclo de pedido del cliente: Se refiere a las órdenes que reciben los

puntos de almacenaje de los clientes que desean los materiales. Estos

tres ciclos están unidos por actividades de transporte, manipulación y

por redes de comunicación, las que hacen posible su funcionamiento.

3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGÍSTICO EN LA EMPRESA

Un sistema está constituido por una serie de elementos que relacionándose e

integrándose contribuyen a lograr un objetivo, es por ello que el sistema

logístico en la empresa está estructurado sobre la base de los siguientes

elementos:

Adquisición y su control:

Es el elemento prioritario que descubre y detecta la necesidad, actúa

accionado por el control de producción y de inventario. El control de las

adquisiciones es parte de la actividad diaria de este elemento con la

finalidad de que los materiales lleguen oportunamente y de evitar

duplicidades

Almacenes:

Este elemento es responsable de guardar los materiales conservándolos en

condiciones óptimas, se consideran como elemento del sistema todos los

tipos de almacenes, porque el sistema logístico comprende desde su origen

o fuente de abastecimiento hasta su entrega al último usuario. 

 

Inventarios y su control:

Los inventarios deben actuar como amortiguadores, esta función de

amortiguación se realiza mediante el almacenaje de los materiales y su

control permanente para conseguir una renovación adecuada que facilite la

fabricación, adquisición y transporte de aquellos artículos necesarios no

existentes. Los inventarios pueden ubicarse en varias bodegas de acuerdo

a las necesidades de los usuarios, debe ejercer un control correspondiente

de manera de lograr que los materiales sean los adecuados.

 

Medios de transporte y de manipulación:

Incluye no solo los movimientos hacia la planta o dentro de ella sino

también los que se producen entre los almacenes y aquellos considerados

en la distribución física o sea hacia los clientes. Las características claves

de este aspecto son: Costo, rapidez de entrega y calidad en el servicio que

sirven para que el sistema evalúa su eficiencia.

 

Comunicaciones:

Es conveniente considerar las necesidades de comunicación y los medios

que para ello se requieren, de manera de estar en aptitud de enviar o

recibir información sobre materiales, precios, cantidades hacia sus

proveedores, clientes, distribuidores, etc.

 

Planeamiento y control de producción:

Es uno de los elementos más importantes del sistema logístico, aquí se

elaboran los planes de tiempo y unidades que deben producirse. Determina

el cálculo detallado de los requerimientos de materia prima, semi -

elaborados, piezas y partes, etc., así como su disponibilidad, adquisición o

fabricación en la propia empresa, además debe efectuar el seguimiento en

la ejecución de los planes; con esto se podrá obtener mejoras en el servicio

en la producción y evitar cambios en los programas que hacen funcionar la

fabricación.

Personal:

En el sistema logístico no todo se refiere a facilidades físicas, sino también hay

que incluir al personal que acciona, dirige y trabaja dentro de él

II. SISTEMA LOGISTICO 2.1 Logística de Compras

2.1.1 Gestión de Compras en la Empresa

El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda, sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad y teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos los productos adquiridos.Tradicionalmente a la gestión de compras se le asignan las siguientes funciones:

Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta. Realización de peticiones de oferta a los proveedores. Selección de ofertas. Adjudicación de pedidos. Ejecución de los pedidos. Seguimiento de oferta y pedidos. Realización de reclamaciones, devolución o anulación de pedidos.

2.1.2 Almacenamiento

Las misiones asignadas al almacenamiento según Fletcher y Claske (1966) son: Asegurar el flujo de producción y prevenir cambios en el proceso de producción. Servir de amortiguadores entre procesos de producción que operan a ritmo

diferente. Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la producción

frente a variaciones de la demanda.

2.1.2.1 Razones que justifican el almacenamiento son:

Posibles variaciones estacionales en los precios. Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones según la época de compra.

Rebajas en la compra según la cantidad adquirida. Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento. Necesidad de mantener el ritmo de producción, por lo que se debe garantizar el

abastecimiento de materias primas. Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se

deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso productivo. Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. Cuanto mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de

desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor será el costo derivado de su mantenimiento.

Cuanto mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor será el costo derivado de su mantenimiento

2.1.3 Bajos Costos logísticos y de compra

Uno de los objetivos es el de diseñar y operar un sistema altamente eficiente para la compra de materiales solicitados.Para alcanzar este objetivo se debe integrar las actividades de transporte, inventarios, comunicaciones de órdenes, almacenaje y manipulación dentro de un sistema de apoyo balanceado.

Aunque un proveedor independiente puede ofrecer los más bajos costos de compra por una calidad determinada, los costos logísticos pueden hacer prohibitiva el hacer del negocio con dicho proveedor.Teniendo como alternativas, la aplicación de servicios subcontratados OUTSOURCING, lo que en muchos casos representa un significativo ahorro en determinadas áreas o funciones en que no se tenga ventajas comparativas.

2.2 Logística de producción

Es el conjunto de actividades que tienen como objetivo asegurar la disposición de las entregas deseadas para las diferentes unidades de producción de las referencias y las cantidades deseadas de primeras materias en la producción, en las mejores condiciones de coste.

La realización de este proceso implica la definición de reglas de gestión (modelo de pilotaje de los flujos, la gestión de las existencias en que se incurre en la producción,)

2.2.1 Planeación de un proceso productivo

S emplea etapas, acciones y objetivos, como un esquema organizado de trabajo. Las variables que comprometen un proceso productivo, permiten diseñar objetivos que se deben ajustar a las características de los productos y su entorno de trabajo.

Cuadro N° 1 Planeación Logística en un Proceso Productivo

Etapas Acciones Objetivos

Plan de Producción

Hacer una programación de fechas de producción de acuerdo a las necesidades de los clientes.

Cumplir con las fechas requeridas según lo ofrecido.

Cálculo de Capacidad

Hacer un cálculo de la capacidad Instalada o requerida para hacer la producción.

Estandarizar el volumen de recursos de acuerdo a la capacidad y programar necesidades transporte y almacenaje.

Necesidad de Materiales

Adquirir materias primas e insumos en función del cálculo de capacidad y volumen de producción

Minimizar el stock de materias primas requeridas de acuerdo a la capacidad de producción.

Ejecución Iniciar el proceso productivo Minimizar los costos de la operación y cumplir con las fechas requeridas.

Control Hacer un seguimiento para evaluar el cumplimiento del proceso

Hacer un ajuste de los recursos anticipadamente si se requiere.

Fuente: Libro Distribución logística y comercial – Ana Isabel Bastos BoubetaElaboración: Equipo de trabajo

2.3 Logística de Distribución

Es la etapa de la logística que sitúa los productos donde el cliente los requiere y son grupo de intermediarios que hacen llegar los productos de los fabricantes a los consumidores y usuarios finales. Como esta implica movilidad se requiere tener una infraestructura acorde, donde el proveedor es generalmente 1 y los clientes generalmente más de 1.

2.3.1 Canales de distribución Canal de distribución es el circuito a través del cual los fabricantes (productores) ponen a disposición de los consumidores (usuarios finales) los productos para que los adquieran.

El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios.

2.3.2 Clases de intermediariosLos más importantes son:

- Mayorista. El comercio mayorista es un intermediario que se caracteriza por vender a los detallistas, a otros mayoristas o fabricantes, pero nunca al consumidor o usuario final. Los mayoristas pueden comprar a un productor o fabricante y también a otros mayoristas. En inglés es conocido como canal "tier-2", ya que los bienes o servicios dan "dos saltos", de mayorista a retail o venta al por menor, y de ahí al usuario o consumidor final del producto o servicio.

- Minorista o detallista. Los detallistas o minoristas son los que venden productos al consumidor final. Son el último eslabón del canal de distribución, el que está en contacto con el mercado. Son importantes porque pueden alterar, frenando o potenciando, las acciones de marketing y merchandising de los fabricantes y mayoristas. Son capaces de influir en las ventas y resultados finales de los artículos que comercializan. También son conocidos como "retailers" o tiendas; pueden ser independientes o estar asociadas en centros comerciales, galerías de alimentación, mercados.

2.3.3 Tipos de canales de distribución

Se puede hablar de dos tipos de canales:

2.3.3.1 Canal directo (Circuitos cortos de comercialización). El productor o fabricante vende el producto o servicio directamente al consumidor sin intermediarios. Es el caso de la mayoría de los servicios; también es frecuente en las ventas industriales porque la demanda está bastante concentrada (hay pocos compradores), pero no es tan corriente en productos de consumo. Por ejemplo, un peluquero presta el servicio y lo vende sin intermediarios; lo mismo ocurre con bancos y cajas de ahorro. Ejemplos de productos de consumo pueden ser los productos Avon, el Círculo de Lectores, Dart Ibérica (Tupperware) que se venden a domicilio. También es un canal directo la venta a través de máquinas expendedoras, también llamado vending.

2.3.3.2 Canal indirecto. Un canal de distribución suele ser indirecto, porque existen intermediarios entre el proveedor y el usuario o consumidor final. El tamaño de los canales de distribución se mide por el número de intermediarios que forman el camino que recorre el producto.

Dentro de los canales indirectos se puede distinguir entre canal corto y canal largo.

- Un canal corto sólo tiene dos escalones, es decir, un único intermediario entre fabricante y usuario final. Este canal es habitual en la comercialización de automóviles, electrodomésticos, ropa de diseño... en que los minoristas o detallistas tienen la exclusividad de venta para una zona o se comprometen a un mínimo de compras. Otro ejemplo típico sería la compra a través de un hipermercado o híper.

Corto Fabricante ------------------------------------------------> Detallista ----> Consumidor

- En un canal largo intervienen muchos intermediarios (mayoristas, distribuidores, almacenistas, revendedores, minoristas y agentes comerciales, etc.). Este canal es típico de casi todos los productos de consumo, especialmente productos de conveniencia o de compra frecuente, como los supermercados, las tiendas tradicionales, los mercados o galerías de alimentación...Largo

Fabricante -----------------------------------> Mayorista ----> Detallista ----> Consumidor

III. OBJETIVOS DEL SISTEMA LOGÍSTICOLos objetivos deben ser tales que den satisfacción a las necesidades y aspiraciones de los clientes, aunque obviamente sean de interés para la empresa.Objetivos:

calidad, adecuación del producto para dar satisfacción a las referidas necesidades y aspiraciones del cliente.

servicio al cliente,(introducido previamente), que reúne aquéllos aspectos de conveniencia para el cliente en su transacción con la empresa que no están directamente asociados al producto. «Calidad de servicio» = Calidad + Servicio al Cliente

coste, pero ahora considerado como coste para el cliente. Es el precio de adquisición, o disposición, y los costes asociados a la utilización del producto (consumos, mantenimiento, repuestos, reparaciones…)

flexibilidad, Respuesta adecuada ante requerimientos cambiantes competitivo, mantener un esfuerzo de «mejora permanente» del funcionamiento

del sistema logístico respecto de todos los objetivos previamente.

IV. FUNCION ASUMIDA POR EL SISTEMA LOGISTICO:

4.1 El APROVISIONAMIENTO La misión del sistema de aprovisionamiento es la de abastecer, a partir de los proveedores de materias primas y componentes, al sistema de fabricación de una empresa.La gestión de aprovisionamiento adquiere un peso específico grande, al ser en, muchas ocasiones, los costes de materiales superiores a los costes de fabricación internos. El incremento del interés de la dirección en este área hace que se hayan desarrollado nuevas políticas en relación con los proveedores, pasando de la relación de “fuerza” donde se perseguían óptimos locales (el comprador buscaba su menor coste) a una relación de cooperación, donde se busca un óptimo global (compartir los márgenes entre compradores y vendedores).

Los principales departamentos o funciones que se pueden incluir dentro de logística de aprovisionamiento son los siguientes:

• Compras.• Tráfico (a veces).• Recepción de materiales.• Gestión de almacén de materia prima y componentes (no siempre).

La función de compras debe conseguir varios objetivos entre los que cabe destacar:

• Mantener un flujo constante de materiales y de servicios para que el negocio funcione.

• Buscar y desarrollar proveedores.• Mantener el nivel de inventarios lo más bajo posible.• Mantener los estándares de calidad adecuados.• Estandarizar cuando sea posible los artículos comprados.• Comprar los materiales y servicios al menor coste posible.• Mantener la competitividad de la organización.

4.1.1Tendencias en la política de aprovisionamientos.

4.1.1.1 Flexibilidad (JIT): reducción de costes de almacenaje y transporte.

Para poner en práctica la política de cero stocks manteniendo el objetivo de la flexibilidad (rápida adaptación a las variaciones de la demanda) es preciso reducir el tamaño de los lotes de materias primas y componentes entregados por el proveedor al mismo tiempo que se aumenta la frecuencia en las entregas.Para lograr este objetivo sin incrementar los costes de almacenaje y transporte, hay que actuar en varios ejes de trabajo:- Empleo de proveedores locales: la proximidad geográfica reduce el coste generado por las entregas pequeñas y frecuentes, lo que ha llevado a muchos proveedores a situar sus plantas próximas a las del fabricante (caso de los parques de proveedores).- Agrupar transportes mediante camiones compartidos. Puesto que las entregas deben ser frecuentes, el coste de los camiones medio llenos sería muy alto.

4.1.1.2. Reducción del número de proveedores:Esta reducción trae las siguientes ventajas:

Se crea una lealtad entre la fábrica y sus proveedores. Esto evita riesgos de interrupciones en el suministro o incumplimientos de plazos al existir unas relaciones de confianza entre ambos.

Se facilita al proveedor la posibilidad de especialización y optimización de su proceso de producción al existir una garantía de continuidad (contratos a medio y largo plazo)

La gestión de proveedores se simplifica al disminuir el número de empresas implicadas.

Existen economías de escala para el proveedor que le permitirán vender más productos a un menor precio.

4.1.1.3 Contratos a largo plazo.La reducción en el número de proveedores y la existencia de calidad concertada permiten a la empresa mantener contratos a largo plazo con sus proveedores. Estos, pueden mejorar de este modo sus procesos de fabricación al contar con unas ventas aseguradas

En este tipo de contratos el precio debe ser negociado, descomponiéndose en precio de coste y margen. Pero para evitar que el proveedor al tener garantizado un margen a largo plazo se descuide, se debe mantener un programa de reducción de costes.

4.1.1.4 Calidad concertada y certificación de proveedores.

La "calidad concertada" es un compromiso entre la fábrica y sus proveedores en cuanto al nivel de exigencia en los productos. El objetivo fundamental es eliminar el control de calidad de materias primas y componentes en la recepción de tal manera que los materiales entrarán directamente en la línea de producción sin necesidad de inspección y sin interrupción de flujo.Para llegar a esta situación la calidad debe estar asegurada; siendo la certificación y homologación de los procedimientos de fabricación y control de calidad del proveedor la garantía oficial de que está en condiciones de introducir sus productos directamente en el proceso de producción de su cliente.

4.2) Subsistema producción. Transforma los materiales, efectúa el ensamble de las piezas y los elementos, almacena los productos terminados y los coloca a disposición del subsistema distribución física.

En general la producción se articula en torno de un cierto número de almacenes de productos intermedios o semielaborados.

c) Subsistema distribución física. Procede a satisfacer las demandas de los clientes, ya sea directamente o bien mediante depósitos intermedios.

Las fronteras deberán ser bien precisas en cada caso particular así, por ejemplo, conviene definir qué entendemos por poner los materiales a disposición del subsistema producción:

Preparación de los materiales para cada orden de fabricación. Igual que la anterior y entrega al pie de la máquina. Preparación del material para todas las órdenes de la semana.

La Empresa como unidad logística

En el diagrama de bloques anterior representamos la empresa como unidad logística.