La comunicacin en las organizaciones

Erick Fernando iquen Adrianzen

Siendo las organizaciones un grupo de personas, organizadas en reas o grupos de

trabajo para generar un bien o un servicio; tienen la necesidad de comunicarse entre s, para

conocer cules son sus ideas, pensamientos y requerimientos, para el logro de objetivos. Es

inconcebible pensar que existen organizaciones de xito que logren un fin, sin la existencia

de comunicacin y es debido a la bsqueda del xito que las organizaciones, requiere que

exista una correlacin entre comunicacin y organizacin.

El da de hoy las organizaciones han tomado conciencia al respecto y muestran

bastante inters y buscan que en las organizaciones, exista un alto nivel de comunicacin, el

cual permita que los colaboradores de las reas que lo conforman, tomen el rumbo de la

empresa basado en la toma de decisiones y la comunicacin constante para el xito deseado.

Se ven casos donde las empresas han fracasado en su intento de surgir en el mercado,

debido a la falta de comunicacin. Visualizndose problemas entre reas o departamentos, los

cuales debido a que no trabajan como un todo, sino que lo hacen aislados: como islas. Donde

tienen como consecuencia que la toma decisiones es incorrecta, generan rdenes de compra

equivocadas, se repiten trabajos y conlleva a la descoordinacin y fracaso inminente.

Es por eso que el lder que est al mando, debe ser conocedor de estas debilidades y es

su reto tener que superar las barreras comunicativas, para poder ser exitoso. Adems de ello

debe asegurarse que la comunicacin fue recepcionada por los miembros del equipo y que la

comunicacin sea un comn denominador en los miembros de la organizacin.

Verderber, en su libro Comuncate!, escribi: La comunicacin es el proceso

mediante el cual se crea y se comparte significado en una conversacin informal, en la

interaccin grupal o en los discurso en pblico (p. 4). Si bien es cierto la comunicacin es

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un acto propio de cualquier ser humano, se expresa en distinto grado, haciendo uso de

distintos medios para su difusin. Verderber, indica que para entender el proceso de la

comunicacin se debe entender los siguientes elementos: (a) Los participantes, quienes son

los emisores y receptores de la informacin, en el cual los emisores emplean distintos medios

de comunicacin para hacernos llegar sus intenciones y los receptores son los que interpretan

el mensaje recibido; (b) Los mensajes, que vienen dados por los sonidos verbales y los

comportamientos no verbales, en el cual los sonidos verbales estn representados por el

timbre de voz y el nfasis que se le pone a una comunicacin, en cambio el comportamiento

no verbal se refiere a los gestos o posturas que hacemos cuando queremos expresar algo; (c)

El contexto, viene dado por el lugar donde se produce un encuentro comunicativo, es decir

estos pueden ser contextos: fsicos, sociales, histricos, sicolgicos y culturales; (d) Los

canales, viene dado por la ruta que siguen los mensajes, as como el medio utilizado, los

cuales estn expresados por los sentidos, los smbolos, las expresiones, entre otras; (e) El

ruido, que viene dado por las interrupciones que puedan darse, es decir estos estn

manifestados en forma externa, el ruido manifestado por algunas distracciones que puedan

presentarse en nuestros pensamientos (sicolgico) y tambin se puede manifestar el ruido

semntico que viene expresado por distracciones que por ejemplo pueda ser originado por

los receptores y; (f) La retroalimentacin, viene dado por la respuesta con que el receptor

expresa la comunicacin recibida, esta es expresada de forma verbal o no verbal y esta es

expresada en todo momento.

El proceso de la comunicacin, va ms all de simplemente expresarlo, siendo un

hecho sociocultural, adems de ello es importante comprender sus elementos que lo

conforman y se debe tener en cuenta que no es un proceso mecnico y que toda organizacin

de xito debe buscar desarrollar en sus integrantes.

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Gmez, en su libro Comunicacin y cultura organizacional en empresas Chinas y

japonesas, escribi: La comunicacin cumple una serie de funciones dentro de las

organizaciones. El trmino funcin alude a lo que una organizacin realiza o logra mediante

la comunicacin. Diversos autores (Daniel Katz y Robert Khan; Martha Jacob y otros) han

realizado tipologas de las diversas funciones de la comunicacin en las organizaciones, estas

tipologas suelen ser tiles dependiendo del contexto institucional en que se apliquen.

Usualmente se estudian y analizan tres funciones: produccin, innovacin y mantenimiento

(p.12).

Segn Gmez, en las organizaciones se tiene que son tres las funciones, que

mantienen equilibrio y estabilidad: (a) La produccin, es donde abarca la comunicacin en el

sentido de que se transmite mucha informacin respecto a la realizacin de producto,

elaboracin de prototipos, solucin de controversias, sugerencia de ideas, adems de ello se

busca en todo momento que el producto sea conforme y a satisfaccin del cliente; (b) La

innovacin, es donde se realizan cambios en las organizaciones, generando nuevas

alternativas en el mercado y se busca que dentro de este contexto la organizacin est

preparada para el cambio, lo cual se lograr si existe un compromiso de parte de toda la

organizacin, requirindose que la comunicacin sea innovadora del mismo modo y; (c) El

mantenimiento, la cual viene relacionado con los espacios de socializacin que se necesita en

la organizacin. Lo cual originar que se tengan mejores relaciones interpersonales y

desempeo eficiente por parte de los colaboradores.

Si bien es cierto que para que toda organizacin funcione, debe tener que los

miembros de la organizacin sean estimulados, que tengan las facultades de expresar sus

emociones y sean participes de la toma de decisiones.

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Se debe emplear variados canales de comunicacin que estn dentro de un marco de

entendimiento y recepcin de la informacin, estando de primera mano como canales de

comunicacin, nuestros supervisores, compaeros de trabajo, jefes y directores, cuando

necesitemos informacin respecto a un trabajo que debemos ejecutar en nuestra rea.

Se tiene dos canales de informacin, los cuales son: (a) vertical, en el cual se

transmite la informacin mediante mail, telefona, memorndums, cartas, entre otras y (b)

horizontal, en el cual se transmite la informacin a travs de polticas, procedimientos de

operacionales, entre otras.

Es importante tambin que dentro de las organizaciones se pueda eliminar las

barrearas de comunicacin, los cuales son sntomas de conflictos dentro de las organizaciones

y estn relacionados con las siguientes afirmaciones: (a) falta de planeacin, es ideal tener

los canales de comunicacin definidos, tener el momento adecuado, a fin de favorecer el

cambio y exista flexibilidad ante ello; (b) supuestos confusos, son en mayor parte asumido

por alguna de las partes y generan confusin; (c) distorsin semntica, en el cual algunas

palabras pueden tener un significado distinto a lo que normalmente se acostumbra describir;

(d) mensajes deficientemente expresados, en la cual el expositor del mensaje no hace uso de

palabras adecuadas y puede distorsionarse totalmente el mensaje; (e) perdida por transmisin

y deficiente retencin, el cual se produce cuando un mensaje tiene que ser transmitido por

varios interlocutores y este va distorsionndose en su recorrido; (f) escucha deficiente y

evaluacin prematura, el cual se produce por juzgar anticipadamente el discurso y no hacer

uso de la comunicacin para aclararlo; (g) comunicacin interpersonal, en la cual se requiere

que la comunicacin se realice frente a frente y exista la predisposicin para su realizacin;

(h) desconfianza, amenaza y temor, los cuales ocasionan que la comunicacin se desintegre o

no tenga buen camino, es por ejemplo el caso de que algunos colaboradores tienen miedo de

expresar sus ideas por temor de no ser aceptadas, ya que pueden haber sufrido un rechazo en

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anteriores oportunidades y generalizaran las dems; (i) periodo insuficiente para adaptacin

al cambio, esto surge debido a que algunas comunicaciones requieren tiempo para

acomodarse al cambio, los cuales requieren capacitacin y entrenamiento para poder

afrontarlo; (j) sobrecarga de informacin, quiere decir que no necesariamente abundante

informacin ayudar a resolver un problema, esto puede verse abrumador cuando la

capacidad de la persona es limitada y solo se puede limitar a procesar lo que le conviene.

Finalmente las personas reaccionan al exceso de informacin, huyendo de la comunicacin.

Cuando en una organizacin se ve la necesidad de transmitir una informacin, esta

puede ser llevada de manera formal o de manera informal. En el caso de que la comunicacin

formal, esta debe tener un flujo de transmisin, la cual permita tomar decisiones y a su vez

motive al personal. En el caso de la comunicacin informal, esta viene dado por las

relaciones que se tienen entre los miembros de la organizacin, en la cual se dan por omitidos

los flujos establecidos. Este tipo de comunicacin se desarrolla de manera espontnea y por

lo general es de cara a cara y surge el problema cuando esta informacin es distorsionada, por

rumores que son generados con facilidad. En algunos casos la comunicacin informal puede

ser beneficiosa, cuando la comunicacin formal a sido enviada y con ayuda de la

comunicacin informal esta puede llegar a ser captada con mayor rapidez y sea ms eficaz.

Toda comunicacin en la organizacin ser captada con facilidad cuando se hacen uso

de tcnicas que faciliten su entendimiento, teniendo que mejorar los mensajes que desean

transmitir y mejorar su mismo entendimiento. Lo cual se ver incrementado haciendo uso de

las siguientes premisas como tcnicas: (a) seguimiento, en el cual se trata de verificar que

esta fue recibida y entendida por el receptor, asegurndose en todo momento; (b) Regulacin

del flujo de informacin, en la cual como buenos comunicadores, no cometemos la

sobrecarga de comunicacin; (c) retroalimentacin, es aqu donde se busca que el receptor

entendi el mensaje y origin que tenga una respuesta adecuada y conforme el comunicador

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lo indic; (d) empata, en la cual se permite que el comunicador se ponga en el lugar del

receptor, lo requiere un cierto grado de conocimiento del pblico; (e) repeticin, esto es

importante ya que cuando se repite varias veces un mensaje se logra que este sea captado y

recepcionada con mayor precisin; (f) estimulo de confianza mutua, esto origina que exista

mayor grado de comunicacin en todo nivel, es decir por ejemplo el grado de comunicacin

puede incrementarse de los subordinados hacia los gerentes; (g) oportunidad, esto se origina

cuando existe el momento de tener que dar varios discurso a la vez y se debe tener la

capacidad de hacer llegar el mensaje; (h) simplificacin del lenguaje, implica que la

comunicacin sea la ms sencilla y entendible a todo nivel; (i) escucha eficaz, el cual consiste

en saber escuchar y tener un espritu comprensivo y (j) uso del runrn, el cual es un medio de

comunicacin que llega tan rpido antes de que se emita su comunicado oficialmente.

En resumen es sin lugar a duda fundamental, que en las organizaciones exista un alto

grado de comunicacin a todo nivel, en el cual el locutor sepa expresar y hacer entender sus

ideas a los receptores, respetando los flujos de comunicacin, empleando las tcnicas

necesarias para tal fin y haga uso de los canales de comunicacin necesarios para su

entendimiento.

Adems de ello las organizaciones deben comprender que si no se tiene una buena

comunicacin dentro de su entorno no lograr que se obtengan los fines deseados. Para ello

es necesario se realice un trabajo en equipo, coordinando los esfuerzos, buscando ser

efectivos, en el logro de la comunicacin en todas las reas.

Es indispensable que todas las reas componentes de la organizacin, apunten al

mismo fin y sean todas participes del logro de objetivos. Estas reas estn fundadas en

distintos cimientos, las cuales son movidas por distintos resultados, ya sean econmicos,

productivos, de efectividad de procesos; pero es sin lugar a duda que entra las reas debe

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manejarse una misma informacin, basada en la comunicacin y en la construccin de una

cultura organizacional, orientada hacia el xito.

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Referencias

Monografas. (2015). La comunicacin en la organizacin. Recuperado de

http://www.monografias.com/trabajos82/comunicacion-organizacion/comunicacion-

organizacion.shtml

Gmez Gastlum, Rosalinda. (2007). Comunicacin y cultura organizacional en empresas

Chinas y japonesas. Edicin electrnica gratuita. Recuperado de

www.eumed.net/libros/2007a/221/

Verderber, R. & Verderber, K. (Eds.). (2014). Perspectiva de la comunicacin. Comuncate.

(pp. 4 9)

http://www.monografias.com/trabajos82/comunicacion-organizacion/comunicacion-organizacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos82/comunicacion-organizacion/comunicacion-organizacion.shtmlhttp://www.eumed.net/libros/2007a/221/