kỹ năng tổ chức công việc

1

Kỹ năng tổ chức

công việc

https://www.facebook.com/EventTravelVN


2

I/ KHÁI NIỆM

Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải

làm nhƣ thế nào?

• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng nhƣ thế nào, ƣu

điểm, cách vận hành…

• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.

• Lãnh đạo là việc hƣớng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành

xe..

• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.



3

1. Khái niệm

• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc

cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận

các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ

DN.

• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc đƣợc

giao.

• Trong tài liệu này, tổ chức đƣợc hiểu là kết hợp cả hai định

nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.



4

2. Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

Tổ chức công việc đƣợc giao.

Tổ chức mạng lƣới công việc.

Sắp xếp hồ sơ.

Sắp xếp vị trí làm việc.

Xác định thứ tự ƣu tiên công việc.

Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…



5

II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ

2. Định biên nhân sự

3. Xác định bản mô tả công việc

4. Sắp xếp công việc cho NV.



6

1. Xác định chức năng nhiệm vụ

1.1 Xác định chức năng:

• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ.

• Chức năng có thể đƣợc hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.

• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.



7

1.2 Xác định quy trình

• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực

hiện đƣợc nó.

• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy

làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển

dụng là gì?

• Mỗi bƣớc trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phƣơng

pháp 5W1H.



8


PHƢƠNG PHÁP 5W1H

• Who: Ai làm việc đó.

• Where: Làm việc đó ở đâu.

• When: Làm việc đó khi nào?

• How: Làm bằng cách nào?

• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?



9


LÀM GÌ VỚI HOW?

• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó

là:

- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hƣớng dẫn

công việc hay hƣớng dẫn vận hành cho máy móc..

- Đo lƣờng nhƣ thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng

công việc trong quy trình.



10

2. Định biên công việc.

• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải

thực hiện.

• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, nhƣ hoạch định

– tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.

• Hãy ƣớc lƣợng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong

một năm

• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm.

Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu ngƣời.



11

2. Định biên công việc (tt)

• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một

chức danh công việc.

• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số

thời gian của mỗi chức danh.

• Lƣu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh.

Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều

chỉnh số lƣợng công việc co giãn sau này.



12

3. Lập các bản mô tả công việc:

• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức

danh.

• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc

(mã số, chức danh, bộ phận, ngƣời quản lý trực tiếp), mục tiêu

– yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ,

tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.



13

4. Sắp xếp công việc cho NV

• Công việc của nhân viên gồm các công việc thƣờng xuyên và

công việc không thƣờng xuyên.

• Công việc thƣờng xuyên là các công việc lặp lại, đã đƣợc ghi

nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thƣờng xuyên phải

có tính lặp lại.

• Công việc không thƣờng xuyên do bạn giao cho nhân viên thực

hiện.



14

4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Đối với công việc thường xuyên:

• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài

liệu hƣớng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:

- Cách thức thực hiện (how).

- Nguồn lực để thực hiện (5M).

- Tần suất thực hiện.

• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thƣờng

xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.



15


Công việc không thường xuyên

• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao

việc.

• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).

• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.

• Giải thích phƣơng pháp thực hiện (how).



16


Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý

• Xác định công việc đó có lặp lại trong tƣơng lai hay không?

• Trƣờng hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hƣớng

dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tƣơng lai.

• Nhƣ vậy, bạn đã chuyển công việc không thƣờng xuyên thành

công việc thƣờng xuyên.



17

III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ƣu tiên

2. Sắp xếp hồ sơ

3. Sắp xếp nơi làm việc

4. Quản lý thông tin

5. Lập kế hoạch công việc



18

1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng

(liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp);

còn "việc nhỏ" thì ngƣợc lại.

•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.

•Theo tân suất: Việc thƣờng xuyên và việc không thƣờng xuyên

(sự vụ).



19

1.1 Phân loại công việc (tt)

Với công việc có tính chất thƣờng xuyên. Là các công việc lặp

lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lƣu ý lại:

- Tần suất thực hiện?

- Ngƣời thực hiện?

- Đƣa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể

chuyển về công việc thƣờng xuyên hay không? Ngƣời làm việc

không hiệu quả khi khối lƣợng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.



20

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên

• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực

hiện ngay.

• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần

này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công.

Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ

cƣớp mất hợp đồng...



21

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)

Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe,

không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt

đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại

bộ máy doanh nghiệp...

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng

tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề

cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bƣu điện yêu cầu đóng

cƣớc điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.



22


• Các công việc này có thứ tự ƣu tiên thứ hai sau công việc quan

trọng và khẩn cấp.

• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.

• Việc thực hiện công việc nào trƣớc còn tùy thuộc vào:

- Thời hạn giải quyết vấn đề.

- Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên

cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.



23


• Không khẩn cấp và không quan trọng.

Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.

Đi uống bia với bạn bè

Mua một bộ veste mới

Đổi điện thoại di động...

• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào

những công việc không quan trọng.



24

1.3 Lưu đồ thời gian

Không quan trọng

Khẩn cấp

Quan trọng

Không khẩn cấp

C B

A



25

1.3 Lưu đồ thời gian (tt)

• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của

công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.

• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên

và công việc C làm cuối cùng.



26

2. Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƢA?

• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của

mình?

• Sếp muốn nhận đƣợc hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất

kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5

phút?

• Một nhân viên có ngƣời nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm

đƣợc, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu

cầu của khách hàng?



27

2. Sắp xếp hồ sơ (tt):

• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây

giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?

• Nếu có, có lẽ bạn đã chƣa tổ chức đƣợc một hệ

thống quản lý hồ sơ hiệu quả.



28

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy

tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên).

• Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn chính

là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.

• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của

họ, và ký tên duyệt danh mục này.

• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập

nhật hồ sơ vào danh mục.



29

Danh mục hồ sơ

St

t

Tên HS Ngƣời

quản lý

Ngƣời

đƣợc

đọc

HS

Vị trí

đề HS

Dạng hồ sơ Cách

thức,

phân

loại

sắp

xếp

Ngày

phát

sinh

HS

Ngày

cất HS Văn

bản

Trong ổ

cứng

máy vi

tính

CD -

rom/đĩa

mềm



30

2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

• Cách quản lý hồ sơ thông thƣờng là lập theo các cấp

folder khác nhau.

• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào.

Đây là phần chức đựng các thông tin nhƣng chƣa xử

lý.

• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy

tính) để lƣu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông

tin này sau 3 tháng.



31


• Hãy đƣa ra một quy định hƣớng dẫn cho tất cả NV

làm giống nhau:

- Input

- Output.

- Quy định backup dữ liệu.

- Quy định sao lƣu dữ liệu định kỳ.

- Quy định quét virus định kỳ.

- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lƣu

lại dữ liệu định kỳ.



32


MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).

• Lƣu hồ sơ trong ổ C (nên lƣu ở ổ D, vì ổ C có thể bị

mất do vô tình fomat (cài lại máy)).

• Lƣu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.



33


MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ

cứng.

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hƣ trên

đĩa CD.

• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD



34

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lƣu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc

sử dụng là thuận tiện nhất cho ngƣời sử dụng:

• Fax

• Điện thoại bàn

• Máy in

• Photo

• ..



35

4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ

thống báo cáo nội bộ…)

• Giữa các nhân viên nội bộ.

• Input (thông tin đầu vào)

• Output (thông tin ra).



36

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về

việc chuyển thông tin trong tổ chức.

• Sổ giao việc

• Sổ giao nhận thông tin

• Sổ công văn đến – đi.

• Sổ giao nhận sản phẩm

• Sổ giải quyêt công việc



37

4.3 Lưu đồ thông tin

Loại thông tin Người giao Người nhận Thời hạn

Báo cáo nhập

kho

Thủ kho Cán bộ kế

hoạch

4h sau khi

nhập hàng



38

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

• Feedback ngay. Khi nhận đƣợc thông tin, hãy phản

hồi ngay cho ngƣời nhận. Trƣờng hợp chƣa trả lời

đƣợc, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả

lời.

• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận đƣợc

thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau.

Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi

hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một

nơi Input quy định nào đó.



39

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

• Đảm bảo là ngƣời nhận đã nhận đƣợc thông tin.

• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất,

bạn gửi thƣ cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều

này, chƣa đƣợc tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ đƣợc

tính khi ngƣời nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận

đƣợc thƣ. Bằng cách nào?

- Nhiều ngƣời sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem

khách đã nhận đƣợc chƣa?

- Ngƣời cẩn thận thì cho ngƣời mang trực tiếp cho khách và

yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách

xác nhận là đã nhận đƣợc.



40

4.5 Sổ giải quyết công việc

• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ

công việc của bạn.

• Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

- Nội dung công việc

- Ngƣời giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá

nhân)

- Thời hạn

- Diễn giải.

- Kết quả/ngày hoàn thành.



41

4.6 Lập kế hoạch công việc

• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?

• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?

• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.

Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế

hoạch



kỹ năng tổ chức công việc

Self Improvement