konf 2016/konferenca_zbornik...stiko in dokumentologijo na ameu ecm), raziskovalcev in naših...

4. mednarodna znanstvena konferenca: Za človeka gre: družba in znanost v celostni skrbi za človekaARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA – ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV Zbornik prispevkov z recenzijo

4th international scientific conference: All about people: society and science for integrated care of peopleARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE – PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES Proceeding book with peer review

Izdajatelj in založnik / PublisherAlma Mater Europaea – ECM

Urednik / EditorDr. Bojana Filej

Tehnični urednik / Technical editorMarko Bencak

Naklada / Number of copies200 izvodov

CIP - Kataložni zapis o publikaciji Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana

930.25(082)

SIMPOZIJ Arhivi v službi človeka - človek v službi arhivov (2016 ; Maribor) Zbornik prispevkov z recenzijo = Proceeding book with peer review / Simpozij Arhivi v službi človeka - človek v službi arhivov [v okviru prireditve] 4. mednarodna znanstvena konferen-ca Za človeka gre: družba in znanost v celostni skrbi za človeka = Symposium Archives in the Service of People: People in the Service of Archives [in conjunction with] 4th International Scientific Conference All About People: Society and Science for Integrated Care of People, Maribor, 11.-12. 3. 2016 ; [urednik Bojana Filej]. - Maribor : Alma Mater Europea - ECM, 2016

ISBN 978-961-6966-13-9 1. Dodat. nasl. 2. Filej, Bojana 3. Mednarodna znanstvena konferenca Za človeka gre: družba in znanost v celostni skrbi za človeka (4 ; 2016 ; Maribor) 283892736

Avtorji prispevkov so odgovorni za vse trditve in podatke, ki jih navajajo v prispevku.

Maribor, 11. – 12. 3. 2016

Simpozij / Symposium

ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA – ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE – PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES

Zbornik prispevkov z recenzijo Proceeding book with peer review

4. mednarodna znanstvena konferenca: Za človeka gre: družba in znanost v celostni skrbi za človeka

4th international scientific conference: All about people: society and science for integrated care of people

Programski odbor / Scientific comitteeprof. dr. Ludvik Toplak (predsednik), Slovenijadr. Helena Malmivirta, Finska; prof. dr. Mario Plenković, Hrvaška; izr. prof. dr. Goran Kozina, Hrvaška; prof. dr. Vicenzo Manstronardi, Italija; doc. dr. Bojana Filej, Slovenija; doc. dr. Peter Pavel Klasinc, Slovenija; doc. dr. Sebastjan Kristovič, Slovenija; prof. ddr. Marija Ovsenik, Slo-venija; prof. dr. Zmago Turk, Slovenija; izr. prof. dr. Momir Dunjić, Srbija; prof. dr. Slaviša Stani-šić, Srbija; prof. dr. M. Teresa Anguera, Španija; prof. dr. Giampiero Camurati, Švica; dr. Jakarin Srimoon, Tajska; prof. dr. Creston Davis, ZDA; dr. Yoshiaki Omura, ZDA

Organizacijski odbor / Orginising comitteedr. Bojana Filej (predsednica)dr. Sebastjan Kristovič, dr. Joca Zurc, Marko Bencak, Sašo Flac, mag. Mladen Herc, Edvard Jakšič, Tina Kavtičnik, Katarina Pernart, Tomaž Šeruga

Recenzenti / Peer ReviewersDr. Julijana Visočnik, mag. Mitja Sadek, doc. dr. Peter Pavel Klasinc, doc. dr. Miroslav Novak, mag. Zdenka Semlič Rajh, mag. Aida Škoro Babić

KAZALO / TABLE OF CONTENTPozdravni nagovor prof. dr. Ludvik Toplak, predsednik, Alma Mater Europaea - ECM / Welcome letter: Prof. dr. Ludvik Toplak, President, Alma Mater Europaea - ECM 8

Uvodne misli: doc. dr. Peter Pavel Klasinc, predstojnik, Oddelek za arhivistiko in dokumentologijo, ALMA MATER EUROPAEA - ECM: MED TEORIJO IN PRAKSO / Opening thoughts: Dr. Peter Pavel Klasinc, Dean of the study programme Archival Studies and Records Management, ALMA MATER EUROPAEA – ECM: BETWEEN THEORY AND PRACTICE 10

Vladan Vukliš, Anne J. Gilliland ARCHIVAL ACTIVISM: EMERGING FORMS, LOCAL APPLICATIONS / ARHIVSKI AKTIVIZEM: POJAVNE OBLIKE, LOKALNA UPORABA 14

Elisabeth Schöggl-Ernst ARCHIVE UND GESELLSCHAFT / ARCHIVES AND SOCIETY 26

Grazia Tatò GLI ARCHIVI: COME APRIRE DAVVERO LE PORTE ALLA FRUIZIONE / ARCHIVES: HOW TO REALLY OPEN THE DOORS TO FRUITION 33

Željka Dmitrus ARHIVIST LATINIST U SLUŽBI ISTRAŽIVAČA SREDNJOVJEKOVNE POVIJESTI / ARCHIVIST WHO STUDIED LATIN IN SERVICE OF MEDIEVAL RESEARCHER 38

Antonio Monteduro ARCHIVES IN THE SERVICE OF THE MAN 48

Stane Granda DIMENZIJE POLITIČNEGA DOKUMENTA / DIMENSIONS OF THE POLITICAL DOCUMENT 53

Bojan Cvelfar PRAVOSLAVNA CERKEV V SLOVENIJI 1918-1941 / ORTHODOX CHURCH IN SLOVENIA 1918-1941 62

Tatjana Hajtnik ANALYSIS OF THE EU REGULATIONS AND BEST PRACTICES / FOR LONG-TERM DIGITAL PRESERVATION 72

Peter Pavel Klasinc PRIVATNI ARHIVI V ARHIVSKI TEORIJI IN PRAKSI / PRIVATE ARCHIVES IN ARCHIVAL THEORY AND PRACTICE 98

Jedert Vodopivec Tomažič KLIMATSKI POGOJI V ARHIVSKIH SKLADIŠČIH / CLIMATIC CONDITIONS IN ARCHIVAL REPOSITORIES 105

Jelka Melik ARHIVSKO PRAVO IN ČLOVEKOVE PRAVICE / ARCHIVAL LAW AND HUMAN RIGHTS 114

Miroslav Novak SEMANTIC AND INTEROPERABILITY PROBLEMS OF CONTEMPORARY ARCHIVAL DESCRIPTIONS / SEMANTIC AND INTEROPERABILITY PROBLEMS OF CONTEMPORARY ARCHIVAL DESCRIPTIONS 125

Zdenka Semlič Rajh STANDARDI ZA OPREMO IN PROSTORE ZA HRAMBO ARHIVSKEGA GRADIVA: PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003 / INTERNATIONAL STANDARDS FOR STORAGE, EXHIBITION AND ENVIRONMENTAL CONTROL IN ARCHIVES: PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003 133

Milena Marinič PAPIRNA ZDRAVSTVENA DOKUMENTACIJA - NEVARNA BOMBA / PAPER HEALTH RECORDS- DANGEROUS BOMB 142

Aida Škoro Babić FINDING THE TRUTH THROUGH ARCHIVES / ISKANJE RESNICE S POMOČJO ARHIVSKEGA GRADIVA 149

Aleksandra Koritnik Paternost PREVZEM IN UREDITEV ZAPUŠČIN UPOKOJENIH PROFESORJEV V MATIČNIH USTANOVAH SPECIALNIH KNJIŽNIC / ACQUISITION AND ORGANIZATION OF MATERIAL BEQUEATHED TO SPECIAL LIBRARIES 159

Blaž Habjanič PRIMERJAVA MED REPUBLIKO SLOVENIJO IN ZVEZNO REPUBLIKO NEMČIJO GLEDE PRAVNE UREDITVE DOSTOPNOSTI JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA S POUDARKOM NA GRADIVU OBVEŠČEVALNO-VARNOSTNIH SLUŽB V BIVŠEM ENOPARTIJSKEM POLITIČNEM REŽIMU / THE COMPARISON OF LEGAL REGULATIONS IN REPUBLIC OF SLOVENIA AND FEDERAL REPUBLIC OF GERMANY IN TERMS OF ACCESSIBILITY TO PUBLIC ARHIVES, WITH AN EMPHASIS ON ARCHIVES OF THE STATE SECURITY SERVICES IN THE FORMER ONE-PARTY POLITICAL REGIME 168

Andreja Časar ARHIV V SLUŽBI UMETNIKA – UJETI AVTENTIČEN TRENUTEK / ARCHIVE IN THE HANDS OF THE ARTIST – HOW TO CAPTURE AN AUTHENTIC MOMENT 176

Mojca Kosi ŠTUDIJ ARHIVISTIKE IN DOKUMENTOLOGIJE ZA ŠTUDENTE S POSEBNIMI POTREBAMI (ŠTUDENTI INVALIDI) / ARCHIVES AND RECORD MANAGEMENT STUDY FOR DISABLED STUDENTS 181

Miha Čebron BREZPAPIRNO POSLOVANJE SE ZAČNE V VLOŽIŠČU / PAPERLESS OPERATIONS START IN REGISTER’S OFFICE 187

Tone Slodnjak ARHIV- VAREN PRISTAN / ARCHIVE, SAFER HAVEN? 193

Marijana Todorović Bilić OD KAŽNJENIKA DO PARTNERA: OBUKA ARHIVARA ZA RAD U REGISTRATURAMA / FROM PUNISHMENT TO PARTNERSHIP: THE TRAINING OF RECORDS MANAGERS 200

Anja Kotnik ODZIVNOST KULTURNE USTANOVE NA PROBLEMSKE SITUACIJE SLEPIH IN SLABOVIDNIH / THE RESPONSE OF CULTURAL INSTITUTIONS TO PROBLEM SITUATIONS OF BLIND AND VISUALLY IMPAIRED PEOPLE 206

Peter Wolf ARHIVI RTV SLOVENIJE V SLUŽBI ČLOVEKA IN ČLOVEK V NJENI SLUŽBI / THE ARCHIVES OF RADIO-TELEVISION OF SLOVENIA IN THE SERVICE OF MAN AND MAN IN THE SERVICE OF THEM 212

Urška Žunko MOJA PRVA SREČANJA Z ARHIVOM / MY FIRST ENCOUNTER WITH ARCHIVES 220

4. MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE - DRUŽBA IN ZNANOST V CELOSTNI SKRBI ZA ČLOVEKA SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV8

POZDRAVNI NAGOVOR: PROF. DR. LUDVIK TOPLAK, PREDSEDNIK, ALMA MATER EUROPAEA - ECM

Osnovno poslanstvo Alma mater Europaea – Evropskega centra Maribor je, da razvija in izvaja komplementarne in deficitarne evropsko orientirane aplikativne programe, kot jih potrebuje gospodarstvo in negospodarstvo Slovenije ter Srednja Evropa in tudi širše. V okviru dejavnosti Alma mater Europaea – Evropskega centra Maribor se je leta 2012 začel izva-jati akreditiran magistrski študijski program (druga Bolonjska stopnja) z naslovom: Arhivistika in dokumentologija. Naša želja je, da s tem študijskim programom izobražujemo kadre – stro-kovnjake, ki bodo dobro usposobljeni za prepoznavanje in reševanje kompleksnih problemov v profesionalnih arhivih, kakor tudi v arhivskih službah ustvarjalcev arhivskega in dokumentar-nega gradiva, posebej pa pri tistih, ki hranijo lastno arhivsko gradivo (lastna hramba po Zakonu o varstvu arhivskega in dokumentarnem gradivu ter arhivih, kratko: ZVDAGA). V zadnjem času se je zanimanje za študij arhivistike in dokumentologije na Alma mater Euro-pea – Evropski center Maribor povečalo, kar kaže tudi interes posameznikov, ki si želijo prido-biti tovrstna nova znanja. Izobraževanje je namenjeno arhivistom, zaposlenim v profesionalnih arhivih in predvsem tistim, ki delajo v arhivskih službah (arhivih) pri nekaj tisoč valoriziranih ustvarjalcih in pri imetnikih javnega kot tudi zasebnega arhivskega gradiva.V arhivskih službah ali v samostojnih oddelkih je zaposlenih kar veliko število ljudi. Ugotavlja se, da nekatera moderna tehnološko usmerjena podjetja in tista, ki se ukvarjajo z digitaliza-cijo dokumentarnega in arhivskega gradiva že izkazujejo zanimanje za magistre arhivistike in dokumentologije, saj jih k temu napotujejo tudi nekateri členi Zakonu o varstvu arhivskega in dokumentarnem gradivu ter arhivih. Potreba po usposobljenih kadrih je povezana z odgovornostjo ustvarjalcev do dolgoročne hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki kakor tudi zaradi strokovno tehničnega znanja in družbeno odgovornega dela. Zaradi tega je AMEU ECM konec leta 2015 na NAKVISu sprožila postopek za akreditacijo študijske smeri Arhivistika na dodiplomski sto-pnji t.j. prva Bolonjska stopnja. Naša dolžnost je zagotoviti uspešnim podjetjem, usposobljen in odgovoren kader, ki bo skrbel za njihove arhive in bo uspešno reševal arhivska strokovna tehnična vprašanja oziroma vprašanja, ki so povezana z njihovim dokumentarnim gradivom. Glede kadrov je potrebno poudariti, da moramo govoriti vedno o dveh nivojih. Prvi nivo so zapos-leni v profesionalnih arhivih in drugi nivo so kadri, zaposleni v arhivskih službah pri ustvarjalcih. Vedno znova poudarjamo, da gre pri skrbi za arhivsko gradivo tudi za ohranjanje pisne kultur-ne dediščine kot kulturnega spomenika in spomina naroda. Iz programa simpozija »ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA – ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV« je razvidno, da se danes tukaj zbrala velika skupina, znanstvenikov, profesorjev (mnogi so iz Oddelka za arhivi-stiko in dokumentologijo na AMEU ECM), raziskovalcev in naših bodočih magistrov arhivistike in dokumentologijo, z namenom, da si med seboj izmenjate izkušnje vse v okviru osnovnem misli naše 4. Znanstvene konference AMEU, » Za človeka gre«.

Želim vam vsem obilo uspehov, organizatorjem simpozija pa iz srca čestitam.Prof. dr. Ludvik Toplak, predsednik AMEU-ECM

4TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE - SOCIETY AND SCIENCE FOR INTEGRATED CARE OF PEOPLE ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE – PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 9

WELCOME LETTER: PROF. DR. LUDVIK TOPLAK,PRESIDENT, ALMA MATER EUROPAEA - ECM

The basic mission of Alma Mater Europaea - European Center Maribor is developing and exe-cuting complementary and deficitary, Europe-oriented applicable programs which both the economy and non-economy of Slovenia and middle Europe need.In the year 2012 Alma Mater Europaea - ECM has started to execute an accredited masters study program titled - Archival and Record Management Studies.Our wish is to educate experts with this study program - qualified for recognizing and solving complex problems in professional archives as well as in archival services of creators of ar-chival and documented material especially the staff which keep personal archival materials (keeping a personal archive in accordance with ZVDAGA).Lately the interest for the study of Archival and Record Management Studies has increased at AMEU-ECM which also shows the interest of individuals wanting to obtain such knowledge.Education is for archivists employed at professional archives and for those who work in archi-val services (archives) with a few thousand valorised creators and owners of public as well as private archival materials.Many people are employed at archival services or independent sections. Some modern, tech-nologically oriented companies as well as those working with digitalization of archival ma-terials, are already showing interest for masters of Archival and Record Management Studies as some articles of ZVDAGA obligate them to.The need for educated employees in this field is connected to the responsibility of creators (of archives) towards the long term keeping of archival materials in a digital form as well as with technical/expert knowledge needed and social responsibility. That is why In the year 2015 AMEU-ECM started with accreditation of the study program Archival and Record Management Studies, 1st Bologna degree. Our duty is to provide responsible and trained employees for successful business companies which will take care of their archives and will successfully solve expert archival questions or questions related to their documented materials.It is mandatory to emphasize the two levels regarding employees. The first level are the peo-ple employed at professional archives and the second level are the people employed in ar-chival services with the creators. Again and again we emphasize that the safe keeping of archival materials is also a matter of cultural history and nation’s remembrance.It is evident from the program of the symposium “Archives in the Service of People – People in the Service of Archives” that a large group of scientists, professors, researchers and our future masters of Archival studies has assembled here today with the purpose of exchanging expe-rience within our 4. Scientific conference AMEU, “All About People”.

I wish you all a lot of success and congratulate the organizers of the symposium.Prof. dr. Ludvik Toplak, President of AMEU - ECM


UVODNE MISLI: DOC. DR. PETER PAVEL KLASINC, PREDSTOJNIK, ODDELEK ZA ARHIVISTIKO IN DOKUMENTOLOGIJO, ALMA MATER EUROPAEA - ECM: MED TEORIJO IN PRAKSO

Arhivi so po svoji osnovni definiciji varuhi arhivskega gradiva torej pisne kulturne dediščine, ki je opredeljena z zakonom tudi kot kulturni spomenik. Kako torej arhivi s svojo osnovno dejavnostjo služijo človeku? Odgovor je, z vsem, kar je po-vezano z arhivsko teorijo in prakso. Z zakonom so predpisana številna strokovna ali tehnična vprašanja, ki jih arhivi rešujejo z namenom, da se ohrani pisna kulturna dediščina ki se posre-duje človeku, v najširšem pomenu besede. Kdo je ta človek z vidika arhivske teorije in prakse? To je v prvi vrsti uporabnik. Služiti nje-mu je ena najpomembnejših nalog profesionalnih arhivov in ena najodgovornejših nalog zaposlenih v arhivih. Uporabnika lahko zanima arhivsko gradivo zaradi njegovih študijskih ali raziskovalnih nalog, lahko pa zaradi iskanja uporabnih informacij. Obseg uporabe je lahko neverjetno velik, kajti arhivi lahko služijo človeku zato, ker so dejansko varuhi odsevov preteklega življenja ter nu-dijo podatke za zgodovino vseh področji . Zraven te pomembne aktivnosti je arhivom zaupana še naloga služiti človeku, uporabniku tistega arhivskega gradiva, s katerim človek lahko dokazuje svoje pravice. Tako imamo dvojni pomen arhivskega gradiva v vlogi arhivov v službi človeka. Dobro vemo, da človeka glede na preteklost lahko zanimajo mnoge teme lahko pa tudi tiste, ki so v soodvisnosti delovanja človeka v družbi, v zasebnem življenju, v ljubiteljski dejavnosti in podobno.V arhivih je odsev delovanja celotne družbe pa tudi odsev obstoja človeka od rojstva, šolanja, izobraževanja, delovnega mesta, raznih aktivnosti vse do jeseni življenja. Ves ta življenjski ciklus človeka je opredeljen v glavnem tudi v arhivskem gradivu. Človek pogosto pride v situacijo, da mora s pomočjo ohranjenega arhivskega gradiva doka-zovati svoje pravice. Arhivi mu načeloma lahko nudijo podatke o rojstvu, šolski izobrazbi, de-lovnih izkušnjah, pridobljenih pravicah, nepremičninah in podobno.Šele takrat človek spozna, kako pomembni so arhivi za njegovo življenje, oz. za njegove ži-vljenjske odločitve. Omenili smo, da je dejavnost arhivov opredeljena v tako imenovanih nacionalnih arhivskih zakonih, vendar bi rad opozoril na dva mednarodna dokumenta, ki obvladujeta temeljna vprašanja o tem, kaj naj pravzaprav arhivi nudijo človeku, arhivistom pa sta podlaga za strokovno delo in odločitve. Prvi dokument je Splošna deklaracija o arhivih (2014) in drugi je Etični kodeks arhivistov (1997). Oba dokumenta sta v določenih členih usmerjena na osnovna vprašanja, kaj naj arhivi nudijo človeku - uporabniku in tudi, kaj naj človek nudi arhivom. Nenavadna definicija, kaj človek nudi arhivom izhaja iz človekove dejavnosti, kjerkoli je človek aktiven, tam nastaja arhivsko gradivo. To arhivsko gradivo, ki ga je človek ustvarjal stoletja in več, se mora po nacionalnih zakonodajah in »Deklaraciji« ter »Kodeksu« prepuščati v varovanje, vzdrževanje in hrambo profesionalnim arhivom. Največ arhivskega gradiva ustvarjajo državne inštitucije, vendar ne smemo zanemarjati nastanka in pojava osebnih, privatnih in družinskih arhivov, kjer je človek lahko osebno zelo angažiran pri nastajanju arhivskega gradiva, ki ga je priporočljivo tudi predati v hrambo profesionalnim arhivskim ustanovam. Ob temi »arhivi v službi človeka in človek v službi arhivov« pomislimo na dejstvo, da nastaja arhivsko gradivo v obeh smereh in se hrani v arhivih. Zaradi tega je lahko prvi slovenski arhivar Anton Aškerc zapisal »Vsa lokalna zgodovina se pomiče mimo naših oči, če pregledujemo naš mestni arhiv«. Osnovna misel tega zapisa naj nam bo vodilo in izhodišče našega simpozija.


OPENING THOUGHTS: DR. PETER PAVEL KLASINC, DEAN OF THE STUDY PROGRAMME ARCHIVAL STUDIES AND RECORDS MANAGEMENT, ALMA MATER EUROPAEA - ECM: BETWEEN THEORY AND PRACTICE

By the basic definition, archives are custodians of archival records, therefore of written cultu-ral heritage, which is defined by law as a cultural monument. So, how do archives with their main activity serve the man? The answer is, with everything that is connected to archival theory and practice. Many professional and technical issues are prescribed by the law, and archives are solving them in order to preserve written cultural heritage, which is passed to the man in the broadest sense of the word. Who is this man in terms of archival theory and practice? This is first and foremost the user. To serve him is one of the most important tasks of professional archives and the one of the most responsible duties of employees in the archives. The user may be interested in archives because of his study or research tasks, or because of the search for useful information. Scope can be incredibly large, because the archives can serve to a man because they are actually guardians of reflections of past lives and provide information on the history of all areas.Beside this important activity, archives were entrusted the task also to serve the man, to a user of archival records, with which a person can prove his rights. So we have a double mea-ning of archival records in the role of archives in the service of man.As we know, a man can be interested in many topics related to past, but also those, which are in the interdependence of human activities in society, in private life, in amateur activities and the like.In the archives, there is a reflection of the activities of entire society as well as a reflection of the existence of the man from birth, schooling, education, the workplace, the various activities until the autumn of his life. The whole life cycle of the man is defined mainly in archival records.People often get into a situation that through preserved archival records proves their rights. Archives, in principle, can provide information on birth, educational attainment, work expe-rience, acquired rights, real estate and the like.Only then an individual realizes the importance of archives for his life and for his life choices.We mentioned that activities of archives are specified in the so-called national archival laws, but we would like to draw attention to two international documents, which handle funda-mental issues about what should archives actually offer a man; and to archivists, they are the basis for professional work and decisions. The first document is the Universal Declaration on Archives (2014) and the second is the Code of ethics of archivists (1997).Both documents are in specific articles focused on basic issues about, what archives provide to a man – to a user, and also what should man offer to archives.Unusual definition about, what man offers to archives, is deriving from human activity; wherever man is active, archival records are created. These archival records, which were been creating by a man for centuries, must be under national laws, the “Declaration” and the “Code” given into the protection, maintenance and preservation of professional archives. Most archival records are crea-ted by state institutions but we can not neglect the creation and the emergence of personal, private and family archives, where the individual can be personally very much engaged in the creation of archives and which it is advisable also to give into custody of professional archival institutions.While talking about the theme “Archives in the service of the man and the man in the service of the archives,” we consider the fact that archival records are created in both directions and are kept in the archives. Because of this, the first Slovenian archivist Anton Aškerc was able to write “All the local history is passing by our eyes, if we are looking through our town archives.” Let the basic idea of this record be a guide and a starting point of our symposium.

Plošča v avli Zgodovinskega arhiva v Ljubljani, postavljena leta 1998 ob 100-letnici arhiva

Panel in the hall of the Historical Archives of Ljubljana, set in 1998 upon the 100th anniversary of the archives

PRISPEVKI


Vladan Vukliš, mr. sc.Archives of the Republic of Srpska, Banja Luka, Bosnia-Herzegovina

Anne J. Gilliland, Ph.D.University of California, Los Angeles, USA

ARCHIVAL ACTIVISM: EMERGING FORMS, LOCAL APPLICATIONSARHIVSKI AKTIVIZEM: POJAVNE OBLIKE, LOKALNA UPORABA

IzvlečekV tem besedilu avtorja pojasnjujeta osnove arhivskega aktivizma začenjata z vplivnim gov-orom radikalnega zgodovinarja Howarda Zinna, ki trdi, da se arhivisti morajo znebiti pojma “nevtralnosti” in naj se aktivno vključijo v delo družbenega pomena. Avtorja identificirata štiri različne sklope praks, ki predstavljajo arhivski aktivizem: arhive skupnosti, družbeno zavestno delo v arhivih, ki jih financira država in ostale ‘mainstream’ arhive (na primer, s spodbujanjem institucionalne transparentnosti in upoštevanja); aktivizem na temelju raziskav (odkrivanje radikalnih in potisnjenih zgodovin); družbeno zavestno delo institucionalno neodvisnih arhi-vistov. Opisujeta več primerov lokalne praktične uporabe arhivskega aktivizma, kot je: delo knjižnice Southern California Library v južnem Los Angelesu, razvoj arhiva National Chavez Center Archives, pomoč neodvisnih arhivistov delavcem migrantom v Združenih državah ter hramba in identifikacija dokumentov z dokumentiranjem njihovega imigrantskega statusa ter zaposlitvene zgodovine ter nedavno odkritje arhivskega gradiva Protifašistične fronte ženske Jugoslavije neodvisnih raziskovalcev in njegovo feministično reinterpretacijo.Ključne besede: arhivski aktivizem, arhiv skupnosti, radikalna zgodovina, socialna pravičnost

AbstractIn this essay the authors provide a summary history of archival activism, starting with the seminal 1970 speech by radical historian Howard Zinn in which he argued for archivists to rid themselves of notions of “neutrality”, and actively engage in socially meaningful work. The authors identify four different forms of archival activism: community archives; socially con-scious work within government-funded and other “mainstream” archives (for example, by promoting institutional transparency and accountability); research-based activism (retracing radical or suppressed histories); and socially conscious work by institutionally-independent archivists. They describe several examples of local practical applications of archival activism, such as: the work of the Southern California Library in South Los Angeles; the development of the National Chavez Center Archives; independent archivists’ assistance to migrant fieldwork-ers in the United States in safeguarding and identifying records documenting their immigra-tion status and employment history; and the recent rediscovery of records of the Women’s Antifascist Front of Yugoslavia by independent researchers and its feminist reinterpretation.Key Words: archival activism; community archives; radical history; social justice


In 1996, the General Assembly of the International Council on Archives (ICA) held in Beijing adopted the organization’s first Code of Ethics (ICA, 1996). Some sections of the code contain relatively straightforward but generalized expressions of archival concerns, calling for the protection, preservation and accessibility of records as well as for transparency of practice and professional education. Other sections inform archivists about what (not) to do in order to keep their professional conduct ethically in check. The code is more problematic when its principles and associated commentaries are opaquely expressed and invoke societally struc-tured boundaries. First is the question of meaning: what is meant by “impartiality” and “ob-jectivity” when the code states that both of these are the measure of an archivist’s profession-alism? What is meant by acting “in the general interest”, and protecting “national security”? Secondly, there is the question of conflicting mandates: how do such admonishments pro-vide ethical guidance to the archivist in cases where “national security” claims and “relevant legislation” actually prevent access, or diminish privacy or the “preservation and use of the world’s documentary heritage”?It should come as no surprise that almost two decades later, new or similar ambiguities ap-peared in a draft “Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights” that was prepared and circulated for comment by the ICA’s Human Rights Working Group (HRWG, 2014). Besides pointing out apparent contradictions, two of the most telling critiques empha-size the “over-reliance on universal mandates and conventions” (Caswell, Ramirez, Gilliland, 2014), and the fact that the draft “assumes that it is addressing the contexts of a stable, ma-ture and well-functioning democracy” (NMF, 2015). Similarly, in a recent overview of archival approaches to social justice, Ricardo L. Punzalan and Michelle Caswell distinguish between a legalistic “rights-based approach” and a social justice approach that focuses on the “realities of more subtle, intangible, and shifting forms of oppression” (2016: pp. 31-32). Each critique points out how deferring to legal and statist frameworks for determining which archival ac-tions are ethical can be problematic, limiting archivists’ purview to the protection of a record that is assumed to be sufficient and transparent through the application of legislation and nor-mative best practices. But the fact of the matter is that the societal processes that create records are neither “neutral” nor “fair”, and the eventual archival record is further molded and punc-tured by individual and institutional value judgments, historiographical and ideological trends, undifferentiated descriptive approaches, and widely different preservation rates and degrees of accessibility. A society’s documentary heritage is thus not necessarily a reflection of the total-ity of social activities and experiences, its preserved records are not always placed in service of everyone’s demands, and archival legislation and practices are usually not inclusive of multiple societal interests. In these situations, when that which is protected is not all that should be pro-tected – including not only records but individuals and communities – the passive application of ethical standards needs to be replaced with active social engagement in the processes of re-cords creation, capture, description and dissemination. The complex of practices that mark such engagement is what is increasingly referred to today as “archival activism”.

1. Alternating currents: from neutrality to engagementOn September 30th 1970, radical historian, playwright and civil rights activist Howard Zinn addressed the annual meeting of the Society of American Archivists (SAA). Zinn was already renowned for his protests against the war in Vietnam and his subsequent methodological positions expressed radical history at its finest. In his argument for historical research based on “ultimate” or “human values” and subjectivist questioning, he was critical of “trivial or esoteric inquiry”, “disinterested scholarship” and so-called “neutrality”. He insisted that “neu-trality is a fiction in an unneutral world”: “There are victims, there are executioners, and there are bystanders”, and the “objectivity” of “the bystander calls for inaction while other heads fall” (Zinn, 1971: p. 40). Following the same logic, Zinn addressed archivists directly:


“The archivist, even more than the historian and the political scientist, tends to be scrupulous about his neutrality, and to see his job as a technical job, free from the nasty world of political interest: a job of collecting, sorting, preserving, making available, the records of the society. But I will stick by what I have said about other scholars, and argue that the archivist, in subtle ways, tends to perpetuate the political and economic status quo simply by going about his ordinary business. His supposed neutrality is, in other words, a fake. If so, the rebellion of the archivist against his normal role is not, as so many scholars fear, the politicizing of a neutral craft, but the humanizing of an inevitably political craft. Scholarship in society is inescapably political. Our choice is not between being political or not. Our choice is to follow the politics of the going order, that is, to do our job within the priorities and directions set by the dominant forces of society, or else to promote those human values of peace, equality, and justice, which our present society denies.” (Zinn, 1977: p. 20)He suggested several strategies for counteracting the negative effects of archival neutrality, such as placing less emphasis on “important and powerful people”, creating oral histories of the oppressed, collecting papers of social movements, and focusing on the capture of current information necessary for ensuring government accountability. Most importantly, he exhort-ed archivists to “engage in a campaign to open all government documents to the public”. “If there are rare exceptions”, he stated, “let the burden of proof be on those who claim them, not as now on the citizen who wants information” (1977: pp. 20-25). Patrick Quinn, a univer-sity archivist from Wisconsin, vividly recalled the reaction of many of his colleagues: “While there was a certain general agreement that archivists had indeed been remiss in not devot-ing sufficient attention to the task of collecting documentation pertaining to women, Blacks, and other minorities and the working class, the reaction to Zinn’s call for the opening of gov-ernmental records was decidedly adverse. Adjectives ranging from ill-advised to ludicrous peppered much of the post-session commentary” (Quinn, 1977: p. 26).Still, there was some resonance. A number of archivists, seeking to create an informal cau-cus – which would become the basis for “Activist Archivist”, or “ACT” – gathered during the SAA convention the following year in San Francisco, and adopted objectives and commitments to: “1) initiate actions designed to democratize the SAA; 2) increase rank-and-file participation in the affairs and policy-making decisions of the SAA; 3) encourage the recruitment and ad-vancement of minorities within the profession; and 4) improve the status of women within the profession” (Quinn, 1977: p. 26). As the 1970s progressed, although failing to reduce white over-representation, ACT made some impact towards procedural democratization of archival associations and the inclusion of women in professional bodies. At the same time, various social movements influenced the collecting policies of some archival institutions and historical soci-eties. For example, there was what Ben Blake refers to as the “boom in labor archives” during the 1960s and 1970s. This was most prominently embodied in the Walter P. Reuther Library of Labor and Urban Affairs at Wayne State University in Detroit (2007: pp. 142-143). However, the upward-downward spiral of US politics was felt in the 1980s when previous “counter-trends” were suppressed by rightward leanings and authoritarian policies. The “boom” ended, and ac-tive documenting of labor and protest movements and marginalized communities was faced with new challenges (Blake, 2007: pp. 143-146; Quinn, 1987: pp. 4-5).The 1990s witnessed the reassertion of what Joan M. Schwartz and Terry Cook called the “pro-fessional myth of impartiality, neutrality, and objectivity” (2002: p. 1). This reassertion was also fueled by techno-determinism and the myth of algorithmic neutrality emanating out of archivists’ increasing engagement with electronic records and information technology. It underpinned and was underpinned by not only the 1996 ICA Code of Ethics, but also by the preceding and influential 1992 version of the SAA Code of Ethics for Archivists that called for “impartial judgment” and reflected an authority-mandated professional mentality. Never-theless, the previous countervailing voices and movements had made a lasting impact on the archival profession. Self-reflection on “societal implications of archival work” resulted in


the proposal of new appraisal approaches – such as the documentation strategy (Samuels, 1986) and macroappraisal (Cook, 2005) – that promoted the proactive formation of socially representative sets of documentary heritage (Punzalan, Caswell, 2016: pp. 28-29). Likewise, Australian archivists developed a proactive model of recordkeeping in society – the records continuum – that would become the basis for international records management standards as well as for reconceptualizing and restructuring the entire fields of archives and records management in Australia (McKemmish, 2016). With such proactive perspectives promoting a “non-neutral” view of the world, it should come as no surprise that the activist ethos of the 1970s would make a comeback by the first decade of the 2000s, and that by the second decade this ethos would also be clearly evidenced and referenced in archival practice in a number of different archival settings.It may not be immediately obvious, but from calls for a representative historical record on the one hand, to those for increased archival activism on the other, there is but one step. Reinforced by Helen Samuel’s and Terry Cook’s invocations of George Orwell’s well known passage from 1984, “Who controls the past controls the future; who controls the present controls the past” (Samuels, 1986; Cook, 2011), this single step is conceived through a realization that existing power structures are set in a way that makes the reproduction of the totality of social life and its documentary (by)products unrepresentative ab initio, and, thus, it might be argued, fun-damentally undemocratic. By warning his reader that “the prevailing values of a given socie-ty generally correspond to the values of the prevailing socio-economic strata of that society”, and that archivists are preoccupied with “accumulating a documentary record of the lives of the members of the prevailing strata and of the activities and functions of the institutions that provide the collective infrastructure for that strata”, Quinn briefly reminded us of Antonio Gram-sci, the Italian Marxist theorist who formulated the concept of “hegemony” (1987: pp. 1, 6). Hegemony merits further attention in the study of archives as social activity. In short, it is the realization of constructing actions, alternating with “direct domination”, that produce consent in subordinated sectors of society. In other words, it is “the combination of force and consent, which balance each other reciprocally, without force predominating excessively over consent” (see Hoare, Nowell Smith, 1971). Although the documentary record itself reflects the alternat-ing mechanisms of “hegemony”, the context and mindset of archival practices are – unless they are consciously and actively challenged – shaped by this given consent.It was not the ideas of Gramsci, however, that surfaced in the new challenges to “impartiality, neutrality, and objectivity”. Much in the spirit of the 1990s, it was the original deconstructionist French philosopher Jacques Derrida and his Archive Fever (1996), that influenced the work of prominent archival thinkers such as Verne Harris (1996; 1997), Terry Cook (2001; 2004) and Eric Ketelaar (2002). In the following decade, as both professional and research education in archi-val studies made significant leaps forward (Gilliland and McKemmish, 2004; McKemmish and Gilliland, 2012), the further introduction of critical and cultural theory in that education stimu-lated fresh reflexivity and theorizing on power, systemic biases and microaggressions, margin-alization, silences, incommensurate ontologies, and the concerns and interdependencies of the local and global as these relate to the creation, identification and preservation of documentary and cultural heritage (McKemmish, Gilliland and Ketelaar, 2005; Dunbar, 2006). The steady flow of special issues of Archival Science, the leading scholarly journal in the archival field, profiles a growing range of areas of critical intellectual engagement: “The Philosophy of the Archive” (3-4/2009), the “Ethics of Memory Construction” (1-2/2011), “Gender Studies in Archives” (4/2012) and “Archives and Human Rights” (3-4/2014), “Archiving Activism and Activ-ist Archiving” (4/2015), and the most recent special issue, “Affect and the Archive: Archives and their Affects” (1/2016). In the special issue on activism, guest editors Andrew Flinn and Ben Al-exander return to Zinn’s ideas and draw parallels with the new “archival environment” which, they argue, has “witnessed a blossoming of autonomous, creative and community-based ar-chival activity”, suggesting “a revaluation of the fundamental influence of the archive as equal


parts historical repository and agent of political representation”. They assert that the prolifera-tion of new “debates and developments took place against the backdrop of social and cultural change emanating from new contestations of history, memory, identity and political authority that arose from the (sometimes unrealized) democratization of the very technologies of cap-ture and contextualization of history itself” (2015: pp. 329-331).A growing social justice perspective – understood as concern about how power and wealth are distributed in society (Duff et. al. 2013: p. 321) – and readily apparent in the intellectual production of the archival field is increasingly fueling professional debate over what consti-tutes archival activism and the degree to which practicing archivists should or could engage in it (Gilliland, 2011; Novak, 2013). A recent survey of four leading English language archival journals that are accessible online identified the exponential growth in texts that contained the term “social justice”. Before the 1990s, there were only 5 and none during the 1990s, while 19 were published during the 2000s, with additional 18 in the following 3 years (Duff et. al. 2013: p. 328). As might have been expected, this proliferation has also led to intellec-tual contestation. The omnipresent issues have been re-centered in a new discussion over the past years on the pages of American Archivist, where Mark Greene challenged the validity of the “social justice imperative”, by stating the case for neutrality, non-partisanship and prag-matist practice in a world where archives are ruled by “antithetical sets of values” (2013: p. 320). In a somewhat more moderate commentary, Randall C. Jimerson argued for activism as a “personal choice” (2013: p. 336). Sharper responses were issued by Michelle Caswell and Mario H. Ramirez. Caswell stated her belief that “social justice is a human imperative and not just an archival one”. She argued that since “records aren’t neutral by-products of activity; they are discursive agents through which power is made manifest”, and “creators, records managers, and archivists all have ethical responsibilities; the obligation to engage these re-sponsibilities is present at every stage in the social life of records, from their creation, to their appraisal, acquisition, representation, digitization, and use” (2013: pp. 605-606). Ramirez focused on the dichotomy between social justice as a challenge to structural inequalities and the call for “diversity” as a failed enterprise of a predominantly white profession in a society immersed in those very same structural problems (2015).

2. Outside the walls: community archives and independent archivistsAn important form of archival activism is found in what is most commonly referred to as “com-munity” or “community-led archives”. These so-called “independent” archiving endeavors are not conceived by government, corporate or other “mainstream” authority or agency, but rather emerge bottom-up by those who self-identify as a “community” on the basis of class, race, ethnicity, gender or sexual preference, locality, social and/or political agenda, status, and so forth. Their activities might include documenting and promoting underrepresented or dissenting voices, unifying or catalyzing experiences or vanishing memories, as well as com-munity organizing in support of democratization and social justice efforts. Because they are a product of “community” as a form of specific social identity or engagement, their character is inherently activist. Their role may be considered to be archival in that their primary concern is documentation of activities and voices of that community, even when they do not engage in acquiring records through the same kinds of formal mechanisms as do more traditional archives. Finally, community archives are no longer limited to countries with long histories of colonialism, immigration, slavery or labor organizing, but they are emerging around the globe, especially in digital and hybrid forms (Gilliland, 2014: p. 19; Gilliland, Flinn, 2013).


Community archives are often created as a response to failures of “mainstream” archives to document the realities of that community, to protect the records deemed important by its members, or to provide them with necessary access to already collected records. “When in-formed by a clear political agenda and perspective, the capturing of oral histories and com-munity memories can be used to empower the community in challenging the narratives that are falsely representing them and may be used against them” (Flinn, 2011: p. 10). However, just as “neutral” self-perception in “mainstream” archives may produce a socially unrepre-sentative record, community archives’ activist drive could create a record with exclusively self-celebratory and romantic narration. An important example of community archives is found in the Southern California Library (SCL) founded in 1952 by Emil Freed and located in South Los Angeles. “A non-profit organization”, SCL “houses a large archive collection consisting of audio material, film, papers of labor and leftist organizations, pamphlets, pictures, buttons, posters, and periodicals dealing with radical history” (Zavala, 2015: p. 4). Starting in the 1930s, Freed was a communist activist and labor organizer, active in the union-founded California Labor School. Already a collec-tor of various leftist materials, he initiated an effort in the early 1950s, during the McCarthy era anti-communist prosecutions, to preserve materials he feared would be destroyed by his friends and comrades as self-incriminatory. When the California Labor School was shut down, he took over its library. As Freed’s collecting activity eventually exceeded the limits of his storage space, he left the rented location on La Brea Avenue and borrowed money to buy a former household and appliance store, windowless, with a leaky roof, which was located in South Central. As time progressed, the SCL became an integral part of its new neighborhood, reflecting its struggles. During the Los Angeles Riots in 1992, many buildings in South Central were destroyed, but the SCL was protected by the local community and remained undam-aged (Wurl, 2005: p. 66). Years later, with the help of students from Manual Arts High School, activists created a graphic novel of the riots, which, in turn, served as an “eye-opening expe-rience” for the students (Zavala, 2015: p. 6). SCL also serves as a meeting space for community activist organizations, whose members learn how to use the materials as a record of praxis. The Coalition Against Police Brutality have used the archives to understand the experiences of prior struggles against police violence. Likewise, the Korean Immigrant Workers Associa-tion uses materials from the past struggles of immigrant workers. As a repository that reflects perspectives of both class and race struggles and their intersections and is determined not to compromise its political principles, SCL is faced with multiple challenges, from maintaining its operation with an extremely limited budget, to implementing mission-appropriate ap-praisal and description practices, to negotiating differing expectations with other archives regarding use, duplication or exhibition of materials from its holdings.The distinctions between community archiving and archival profession are not necessarily unbridgeable divides, however. When appropriate and desired, both sides may work to over-come what Flinn and Alexander call “the narrow binaries of community versus institutional, professional versus activist, and archive versus activist resource” (Flinn, Alexander, 2015: p. 334; also, Gilliland, Flinn, 2013). As the following section argues, new structural perspectives on “participatory archives” entail not only cooperation between the two, but also enable in-tegration of community interests with public archives. However, it is also important to ac-knowledge another form of archival engagement with community activism and particular-ly, community organizing — through the contributions of expertise by archival professionals who are independent of an archival institution.


Recognizing the integral role that records and organizational memory can play in training community and labor organizers, in 2012 the Cesar Chavez Foundation approached the UCLA Department of Information Studies about faculty and students in the specialization in Archi-val Studies assisting them with organizing their records into an archive. The archive would be located at their home in Keene, in the Tehachapi Mountains about 2½ hours northeast of Los Angeles, which is also the National Headquarters of the United Farm workers (UFW), founded by Cesar Chavez in 1962 as the first farm workers’ union in the United States and the primary such union for the southwestern states. The farm worker movement has been a major force in US civil rights activism, seeking to address the extreme poverty, exploitation and racial and linguistic discrimination experienced by workers who are primarily Latino and often migrant. Although earlier movement records had been deposited at the Walter Reuther Library, more recent records were held unorganized on-site under poor conditions in temporary and base-ment storage, and neither was available for use in training community organizers. Working over three years with the National Chavez Center, faculty and students rehoused and conduct-ed preliminary inventories of these materials and also developed a mission statement and strategic plan for the archives. The mission statement was deliberately devised to reflect the core principles of the Cesar Chavez Foundation – quality, integrity and sustainability – as well as the activist vision of the UFW “To provide farm workers and other working people with the inspiration and tools to share in society’s bounty”. It states that “the archives seeks to provide access to materials that exemplify the empowering ideas and actions of Cesar Chavez and his fellow community leaders. As the needs of these communities continue to change with each successive generation, the archives also aims to evolve as a facility that collects and preserves materials that reflect these new generations of farm workers, community leaders, organizers and Latino families…”Such activations of archives in support of labor organizing will never be sufficient on their own in terms of improving the lives of farm workers, however. There is also a crucial need to empower individual workers with regard to their own records and documentary sta-tus. Many migrant farm workers, and indeed many other migrant workers in the southwest have either temporary or no legal immigration status. Employers often keep poor employ-ment records and investigative reports are not always created by regulating government agencies, thus the burden of keeping records and of self-reporting abuses falls onto the workers themselves (Garcia 2014). Because of linguistic and literacy barriers as well as the lack of fixed abodes, it can be very difficult for migrant workers to keep their own records relating to employment history and immigration status. As Garcia (2014) concludes, “the fo-cus on immigration has led to a lack of government oversight and an auditing process that places undue burden on those with the least power — foreign workers who have a highly conditional and unprotected place in the USA.” Gomez reviews some of the obstacles to doing historical work with and legal safeguards for Latino workers who are undocumented — their concerns that being involved in labor movements might negatively affect their em-ployment, the ways in which the institutions doing the documentation protect themselves, and difficulties in establishing trust with those doing the documenting (Gomez 2015). In the historical case of the braceros (“strong arms”), approximately 4.6 million Mexican workers came to the US between 1942 and 1964 under a government program to work in rural areas of America. Future pensions that had been promised never materialized after the workers returned to Mexico even though funds had been withheld from their wages for that purpose during the program. In 2001, when former braceros demanded repayment of pension funds, American and Mexican authorities asked them to produce individual re-cords of all the income earned through the program — an impossible demand for most now aged former braceros. Osorio explores how two governments and other institutions en-trusted with documenting the braceros worker program “failed a group of mostly unedu-cated, poor immigrants, denying them control over their own history and patrimony” and asks what role archivists and other record keepers should play in protecting the interests


of specific populations and interest groups (Osorio, 2005: p. 95). The answer may lie either with community organizations, or with a new category of professional archivists working independently of government institutions as records advocates and stewards for the work-ers, or by both. Garibay provides examples of community organizations that seek to meet migrants’ information needs and promote awareness by drawing upon memory (2015). He argues that “In addition to bridging access to resources, the collective memory of the diaspora [i.e., of migrant workers] can be used to advocate for consciousness and tolerance in the greater community of immigrant groups” (Garibay, 2015: p. 7)

3. Tearing down the walls: memory, access, accountability and participationThe activist ethos is not only limited to community struggles outside the walls of official or other mainstream archival institutions. Access to government and corporate records is critical for building self-conscious radical identities and maintaining close supervision over centers of power. So far, archives have seen ample examples of what we may call “research activism”: the use of public records for the excavation of suppressed or forgotten history that gained current significance. Besides well known examples from post-conflict societies, where access to records addresses past crimes, “research activism” also entails reconstructing “people’s history” through the “mainstream” record. In retracing the history of Black feminist activists and organizations with records of governmental provenance, Kimberly Springer formulated an impression of the FBI “as accidental third-party archivist of radical history” (2015). As far as discontinued histories are concerned, a recent example from Bosnia and Herzegovina portrays how forgotten records can gain new meanings in a radicalized reading of the past and present. During 2015, a fem-inist organization from Sarajevo, “Crvena” (“red” as a feminine adjective), set out to digitize the records of the Women’s Antifascist Front of Yugoslavia (AFŽ), a mass organization led by communist women activists from its inception during the resistance movement in 1942 to its dismantling in 1953. The records are held by the Archives of Bosnia and Herzegovina and the project staff was given free access to digitize these “barely used” documents. In going beyond “disinterested scholarship”, this rediscovery positioned the records in the mission to “introduce, promote and revive the emancipatory heritage of the antifascist struggle of women” (“Crvena”, 2015). A similar interest was demonstrated by some cultural studies professors and students at the University of Banja Luka, who used the records of the regional branch of AFŽ, held by the Archives of the Republic of Srpska, to publicly demonstrate a feminist interpretation of past struggles and to aim – as their exhibition title suggested – to “Re-establish the Lost Connection”.But for critical access to move from the sphere of memory to the realm of societal control over current information, archival professionals en masse are the ones who would have to move from passive to active modes of practicing their own craft. Four decades after Zinn’s address, a study by Joy Novak ex-amined practicing US Midwestern archivists’ perspectives on the scholarship on archival activism to evaluate the extent to which such activism has been accepted and integrated into archival practice. She found that while the archivists recognized the social power of archival practice, especially with regard to appraisal and access (Novak, 2013: p. 90), their overall perceptions of the capacity of that social power to influence practice differed significantly (Novak, 2013: p. 87) as did their readiness to play more activist roles in their own work. The ways in which “mainstream” archives and archivists might also act not only more proactively but also exert their own activism are often overlooked. This might be something as straightforward as government archivists offering a service to assist individ-uals to complete Freedom of Information requests to be submitted to agencies for records not yet publicly available, but critical access by professionals could also mean understanding and question-ing the very context in which records are created (see for example Drake, 2015).


Verne Harris has provided examples of ways in which government archivists in South Africa have deployed their own knowledge of the existence and location of official records at an-other level of activism, themselves acting to expose records through Freedom of Information requests so that they might enter the public purview. Harris calls this “archive banditry” (Har-ris, 2015). According to Harris, archive bandits are: “… those ones who pay the closest attention to ghosts, disturb dominant narratives, and allow into the ‘professional’ what is usually regarded as ‘personal’. Archive bandits shape their endeav-our in a relation of hospitality to the voices which press in from outside the structures and systems they find themselves in, and to the voices from deep inside themselves. Far from being lawless, as most dictionary definitions suggest, these ones honour justice as a law for practice which trumps the laws which polities pass to protect their interests. They respect the archival trace – the inscrip-tion, the imprint, the invagination – rather than the biggest and strongest ‘tracers’. They will not be bought, or simply go away. They are haunted.” (Harris 2015: p. 16)One growing discourse in respect to how mainstream archives might become more respon-sive to more voices and interests, and especially those that are often marginalized, is to en-gage in more participatory practices. Epistemologically and methodologically, participatory work is grounded in notions of equity, respect and sharing. There is an emerging body of work on participatory archival approaches addressing how mainstream archives might be-come more negotiated spaces in which different communities share stewardship (Shilton, Srinivasan, 2007; Huvila, 2008; Garcia, 2015) — what Patricia Garcia has referred to as the “participatory turn”. This work discusses how participatory approaches applied in appraisal, description, access, and stances on rights regarding records availability are “ethical acts” (Gil-liland, 2014) that enfranchise a plurality of perspectives and acknowledge critical personal and community agencies, values and rights by repositioning “the subjects of records and all others involved in or affected by the events and actions documented in them as participatory agents” (Gilliland, McKemmish, 2016).If we go back to Gramsci, we see how radical democracy is realized through the progression of counter-hegemony, which “is not an instrument of government of dominant groups in order to gain the consent of and exercise hegemony over subaltern classes”, but “the expression of these subaltern classes who want to educate themselves in the art of government” (in Forgacs, 1988: p. 197). Archives, as collected information and as social activity, are crucial element in the interplay of accountable self-governance and informed decision-making. When Zinn called upon archivists to campaign for free access, he believed that this demand was “in keeping with the spirit of democracy, which demands that the population know what the government is do-ing, and that the condition, the grievances, the will of the underclasses become a force in the nation”. In the final analysis: “To refuse to be instruments of social control in an essentially un-democratic society, to begin to play some small part in the creation of a real democracy: these are worthy jobs for historians, for archivists, for us all” (1977: p. 25).


Bibliography:Blake B. The New Archives for American Labor: From Attic to Digital Shop Floor: 2007; Am Arch: 70: 130-150. Cook T. Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and Implementation in Canada, 1950–2000. 2005; Arch Sci: 5: 101-161Cook T. Macro-appraisal and Functional Analysis: Documenting Governance Rather Than Gov-ernment, Journal of the Society of Archivists: 25 (1)Cook T ed. Controlling the Past: Documenting Society and Institutions. Essays in Honor of Hel-en Willa Samuels. 2011; Chicago: Society of American ArchivistsCaswell M. Not Just Between Us: A Riposte to Mark Greene. 2013; Am Arch: 76 (2): 605-606Caswell M, Ramirez M, Gilliland A. “Memorandum” addressed to Human Rights Work Group (International Council on Archives), 2014. Circulated e-mail.“Crvena”: Šta je nama naša borba dala. 2015 <http://www.crvena.ba/ongoing/sta-je-nama-nasa-borba-dala-what-has-our-struggle-given-us/> (Acc. Feb. 2. 2016.)Duff W M, Flinn A, Suurtamm K E, Wallace D A. Social Justice Impact of Archives: a Preliminary Investigation. 2013; Arch Sci: 13: 317-348Drake J M. Insurgent Citizens: The Manufacture of Police Records in Post-Katrina New Orleans and its Implications for Human Rights. 2015; Arch Sci: 15: 365-380Dunbar A W D. Introducing Critical Race Theory to Archival Discourse: getting the conversation started. 2006; Arch Sci: 6 (1): 109-129.Flinn A. Archival Activism: Independent and Community-led Archives, Radical Public History and the Heritage Professions. 2011; InterActions: 7 (2)Flinn A, Alexander B. ‘Humanizing an inevitability political craft’: Introduction to the Special Issue on Archiving Activism and Activist Archiving. 2015; Arch Sci: 15: 329-335Forgacs D ed. The Gramsci Reader: Selected Writings 1916–1935. 1988; NYU PressGarcia P. Documenting and Classifying Labor: The Effect of Legal Discourse on the Treatment of H02A Workers. 2014; Arch Sci: 14 (3): 345-363Garcia P. Open Archives: Assessing the ‘Participatory Turn’ in Archival Studies. July 2015; paper presented at AERI 2015, University of MarylandGaribay J S. Reflecting upon the Role of Memory in Meeting the Information Needs of Indige-nous Mexican Migrants – The Memory Making Space of the Mixteco-Indigena Community Orga-nizing Project (MICOP). 2015; InterActions: 11 (1) <http://escholarship.org/uc/item/0jz1g26x>Gilliland, A. Neutrality, Social Justice and the Obligations of Archival Educators and Education in the Twenty-first Century. 2011; Arch Sci: 11 (3-4): 193-209.Gilliland A, McKemmish S. Building an Infrastructure for Archival Research. 2004; Archival Sci-ence: 3-4: 149-199Gilliland A J. Acknowledging, Respecting, Enfranchising, Liberating and Protecting: A Platform for Radical Archival Description. April 2014; paper presented at the Radical Archives Confer-ence, New York UniversityGilliland A J, McKemmish S. Rights in Records as a Platform for Participative Archiving. 2016; Cox R J, Langmead A, Mattern E eds. Studies in Archival Education and Research: Selected Pa-pers from the 2014 AERI Conference. Sacramento, CA, Litwin PressGilliland A, Flinn A. Community Archives: What are we Really Talking About? 2013; keynote, CIRN Prato Community Informatics Conference


Gomez A. An Oral History of the Justice for Janitors Movement: On Trauma, Central America, and the Undocumented. 2015; InterActions: 11 (1) <http://escholarship.org/uc/item/24g3b8t2>Greene M. A Critique of Social Justice as an Archival Imperative: What Is It We’re Doing That’s All That Important? 2013; Am Arch: 76 (2): 302-334Harris V. Redefining Archives in South Africa: Public Archives and Society in Transition, 1990-1996. 1996; Archivaria: 42: 6-27Harris V. Claiming Less, Delivering More: A Critique of Positivist Formulations on Archives in South Africa. 1997; Archivaria: 44: 132-141Harris V. Hauntology, Archivy and Banditry: an Engagement With Derrida and Zapiro. 2015; Critical Arts: 29: sup1, 13-27, DOI: 10.1080/02560046.2015.1102239Hoare Q, Nowell Smith G. Selections From the Prison Notebooks of Antonio Gramsci. 1971; London: Lawrence & WishartHRWG 2014: Human Rights Work Group (International Council on Archives). Basic Principles on the Role of Archivists in support of Human Rights <http://www.ica.org/15999/news-and-events/basic-principles-on-the-role-of-archivists-in-support-of-human-rights-give-your-opinion.html> (acc. Feb. 1, 2016)Huvila I. Participatory Archive: Towards Decentralised Curation, Radical User Orientation and Broader Contextualisation of Records Management. 2008; Arch Sci: 8 (1): 15-36Jimerson R. C. Archivists and Social Responsibility: A Response to Mark Greene. 2013; Am Arch: 76 (2): 335–345Ketelaar E. Archival Temples, Archival Prisons: Modes of Power and Protection. 2002; Arch Sci 2: 221-238McKemmish S. Recordkeeping in the Continuum: An Australian Tradition. Research in the Archi-val Multiverse. Gilliland A, McKemmish S, Lau A J eds. 2016; Melbourne: Monash University PressMcKemmish S, Gilliland A. J. Archival and Recordkeeping Research: Past, Present and Future: Research Methods: Information Management, Systems, and Contexts. Kirsty Williamson and Graeme Johanson, eds. 2012; Prahran, Vic: Tilde University Press: 80-112McKemmish S, Gilliland A, Ketelaar E. ‘Communities of Memory’: Pluralising Archival Research and Education Agendas. 2005; Archives and Manuscripts 5: 146-175NMF 2015: Nelson Mandela Foundation. Comments on the ICA Draft Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights. 2015. Circulated e-mail.Novak J R. Examining Activism in Practice: A Qualitative Study of Archival Activism. 2013; Ph.D. dissertation, University of California, Los AngelesOsorio J. Proof of a Life Lived: The Plight of the Braceros and What it Says about How we Treat Records. 2005; Archival Issues: 29 (2): 95-103Punzalan R, Caswell M. Critical Directions for Archival Approaches to Social Justice: The Library Quarterly: Information, Community, Policy. 2016; 86 (1): 25-42Ramirez M H. Being Assumed Not to Be: A Critique of Whiteness as an Archival Imperative. 2015; Am Arch: 78 (2): 339-356Quinn P. The Archivist as Activist. 1977; Georgia Archive: 5 (1): 25-35Quinn P. Archivists Against the Current: For a Fair and Truly Representative Record of Our Times. 1987; Provenance, Journal of the Society of Georgia Archivists: 5 (1): 1-7Samuels H W. Who Controls the Past. 1986; Am Arch: 49 (2): 109-124Schwartz J M, Cook T. Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory. 2002; Arch Sci: 2: 1-19


Shilton P, Srinivasan R. Participatory Appraisal and Arrangement for Multicultural Archival Col-lections. 2007; Archivaria: 63: 87-101Springer K. Radical Archives and the New Cycles of Contention. 2015; <https://viewpointmag.com/2015/10/31/radical-archives-and-the-new-cycles-of-contention/> (Acc. Feb. 3. 2016.)Wurl J. Ethnicity as Provenance: Search of Values and Principles for Documenting the Immi-grant Experience. 2005; Archival Issues: 29 (1): 65-75Zavala J. Community Archives: Access, Representation, and Empowerment. 2015; student pa-per; Graduate School of Education and Information Studies, University of California, Los Angeles.Zinn H. Politics of History. 1971; Boston: Beacon PressZinn H. The Secrecy, Archives, and the Public Interest. 1977; The Midwestern Archivist: 2 (2): 14-26

PovzetekV prvem delu prispevka avtorja podajata povzetek zgodovine arhivskega aktivizma in zače-njata z vplivnim govorom radikalnega zgodovinarja Howarda Zinna, ki trdi se arhivisti morajo znebiti pojma “nevtralnosti” in naj se aktivno vključijo v delo družbenega pomena. Ta zgodo-vina ponovno odkriva in sledi izmeničnim trendom nevtralnosti in vpetosti na arhivskem po-dročju. Drugo poglavje obravnava arhivski aktivizem »zunaj zidov« arhivskih inštitucij, in sicer na področju arhivov skupnosti, kot je Knjižnica Južne Kalifornije (Southern California Library) v južnem Los Angelesu pri delu centra National Chavez Center ter preko pomoči neodvisnih ar-hivistov, ki pomagajo delavcem migrantom. Tretje poglavje ilustrira radikalizacijo spominov, ki temeljijo na javnem arhivskem gradivu, in sicer na primeru nedavno odkritega arhivskega gradiva Protifašistične fronte ženske Jugoslavije ter njegove feministične reinterpretacije. Ta del z vračanjem »znotraj zidove« prav tako govori o kritičnem dostopu preko pojma »ar-hivskega razbojništva«, ki ga je vpeljal Harris, preden zaključita s povratkom na poziv Zinna po odprtju arhivskega gradiva državnih organov, kot predpogoja do celovite demokracije.


dr. Elisabeth Schöggl-ErnstDeželni arhiv Štajerske, Gradec, Avstrija

ARCHIVE UND GESELLSCHAFTARCHIVES AND SOCIETY

AbstractFor a long period access to archives was given only for a small group of the society. Archives had an aura of the mysterious. Cultural scientists considered archives as closed places of memories.Since the 19th century but particularly since the 20th century archives changed to service in-stitutions for the community. The Universal Declaration on Archives declares the open access to archives which enriches our knowledge of the community, which promotes democracy, protects basic human and civil rights and makes a contribution to improve quality of life.Today archives interact with community. Especially in cooperation with administration and IT-services to solve questions of long-term-preservation archives improve the position of keeping and communicating information.

EinleitungDie Bedeutung der Archive in der GeschichteArchiven haftet auch heute noch eine Aura des Fremden, sogar des Magischen an. Kulturwis-senschaftler bezeichnen Archive als verschlossene Orte der Erinnerung. Der Soziologe Urs Stäheli hat das Archiv sogar als privilegierten Ort des Spuks bezeichnet und meint damit die Beliebtheit dieses Umfeldes in der Horrorliteratur. Das Archiv wird zum Ort des Unheimlichen im Sinne Freuds: ein Ort als Heim der Erinnerung, ein verschlossener Ort der Erinnerungen, der sich in sein scheinbares Gegenteil – den Ort des Unheimlichen – verkehrt. Genau jener Ort, der dazu dienen soll, das Aufbewahrenswerte zu sichern – sei es vor unsachgemäßem Umgang, vor falschen Temperaturen und zu viel Licht, oder gar vor Diebstahl und der Zerstörung wird durch seine Heimlichkeit zum privilegierten Ort des Spuks. Dies lässt sich an der Beliebtheit des Bibliotheks- und Archivmotivs in der Hor-rorliteratur und in Horrorfilmen festmachen.1 Er stellt sogar eine Verbindung zwischen Archiv und Vampirismus her: Was das Archiv mit dem Vampirismus und anderen Untoten verbindet, ist die Idee eines un-endlichen Lebens. Beide sind von dem Ideal unendlicher Wiederholbarkeit geprägt: Der Vampir, sofern er erfolgreich ist und seine tägliche Blutdosis erhält, wird mit dem ewigen Leben belohnt (oder meist eher bestraft) – genauso wie die archivierten Gegenstände und Bücher die jetzt Lebenden überleben sollen. Es ist die metaphysische Idee einer unendlichen Wiederholbarkeit, einer Idealität ohne Endlichkeit, die in der Populärkultur ein großes Fas-zinosum entfaltet und zum beliebten Stoff wird. Die Logik des Archivs wird gerade durch die Figur des Vampirs am besten repräsentiert.2

1 Stäheli, 2002, 79.2 Stäheli, 2002, 79.


Diese Vorstellungen des Geheimnisvollen, das ein Archiv umweht, resultiert einerseits aus den geheimen Archiven vergangenen Jahrhunderte, in denen diese Institutionen nicht für die Öffentlichkeit zugänglich waren. Andererseits beruht diese Anschauung auf den vielen ungehobenen Schätzen der Archive, die erst entdeckt werden müssen, aber auch auf den Sperrfristen der Archive.In der Antike bedeutete Schrift und das Wissen um das verschriftlichte Recht Herrschaft. Daher lag es den Herrschenden daran, die Schriften zu erhalten, ganz gleich, ob es sich um frühe Dy-nastien oder um die griechische Polis handelte. Im Europa des Mittelalters hingegen kennen wir keine Herrschaftsarchive, sondern vorwiegend verstreute Empfängerarchive über Besitz, Rechte und Privilegien. Die bei den Empfängern aufbewahrten Urkunden dienten als rechtli-che Beweismittel und förderten die Auseinandersetzung mit der Authentizität und der Aussa-gekraft dieser Archivalien. Daneben sorgten Klöster und Stifte für eine geordnete Überliefe-rung nicht nur ihrer Rechtstitel, sondern auch der ihnen anvertrauten fürstlichen Archive.Ab dem 12. Jahrhundert wuchsen die Verschriftlichung und der Grad der Alphabetisierung stetig an. War der Beschreibstoff Pergament rar und teuer, so verbreitete sich in der Folge das Papier aus China über Arabien nach Europa und förderte die administrativen Aufzeichnungen der Städte und frühen Gerichts- und Finanzverwaltungen der fürstlichen Höfe.3

Die Fürsten der Neuzeit richteten an ihren Höfen Archive ein, die zur Untermauerung, aber auch zur Demonstration ihrer Macht dienten. Daher fanden Archive nicht mehr allein in den Gewölben Platz, sondern langsam auch in repräsentativen Teilen des Herrschaftssitzes. 1540 beschloss Karl V., das Kastell von Simancas zu nutzen, um dort die wichtigsten königlichen Do-kumente – diese waren bis dahin mit dem reisenden Hofstaat mitgeführt worden – dauerhaft aufzubewahren. Zunächst wurde dazu nur ein Teil des Kastells, nämlich das Erdgeschoss des Nordturms, als Archiv genutzt. Im Jahre 1574 begann Philipp II. das Archiv auf das gesamte Kastell auszudehnen. Mit den erforderlichen Um- und Ausbauten beauftragte er den Baumeis-ter Juan de Herrera, den Architekten des Escorial. Im Unterschied zu den städtische Archiven dienten die fürstlichen Archive nicht dem Gemeinwesen, sondern dem Fürsten selbst. Sie wa-ren daher nicht zugänglich, weshalb sie die Sphäre des Geheimen umgab. Sie trugen diese Be-zeichnung auch in ihrem Namen, wie etwa das Geheime Hausarchiv, heute das Haus, Hof- und Staatsarchiv in Wien, das 1749 als Auslesearchiv von Maria Theresia gegründet wurde.4

Die Öffnung der Archive setzte im 18. Jahrhundert ein und wurde vor allem durch die Ereignisse der Französischen Revolution forciert. Archive wurden im Lauf des 19. Jahrhunderts von den ak-tenbildenden Stellen entkoppelt, schließlich zentralisiert und als Orte des Erinnerns zur Pflege und Nutzung im Interesse historischer Forschungen eingerichtet. Dennoch blieb der Kreis der Benutzer klein und beschränkte sich auf Gebildete und Forscher. Geforscht wurde vorrangig an sehr altem Quellenmaterial, lagen doch die Mediävistik sowie die politische Geschichte im Mit-telpunkt des Interesses. Junges Verwaltungsmaterial blieb weiterhin gesperrt.Allmählich öffneten sich Archive einem immer größer werdenden Kreis von Benutzern: Ne-ben Geschichtsforschern traten Heimatforscher, Genealogen und historisch Interessierte. Ein maßgeblicher Indikator für die Öffnung der Archive ist der Grad der Demokratisierung einer Gesellschaft. In Diktaturen werden Archive politisch instrumentalisiert und waren und sind nur bedingt zugänglich, während die Archive in demokratischen Gesellschaften sich immer weiter öffnen. Ihr gesellschaftlicher Stellenwert zeigt sich gerade in postdiktatorischen Pe-rioden deutlich.

3 Schenk, 2013, 53-78.4 Hochedlinger, 2013, 23-59.


1. ARCHIVE UND IHRE BEDEUTUNG IM 21. JAHRHUNDERT1.1. Innensicht und AußenwahrnehmungDie weltweite allgemeine Erklärung über Archive hält einmal mehr fest, dass Archive ein-zigartiges kulturelles Erbe verwahren, das als zuverlässige Information Verwaltungshandeln transparent macht. Archive spielen eine wesentliche Rolle in der Gesellschaft, deren kollek-tives, aber auch individuelles Gedächtnis von ihnen gesichert wird. Als Spiegel des gesell-schaftlichen Handelns fördern Archive demokratisches Handeln und schützen die Bürger-rechte. Archivgut ist einzigartig und authentisch.5

Archivare wissen, dass Archive das Handeln von Politik, Verwaltung und Gesellschaft belegen und nachweisbar halten. Archive verwahren aber auch jene Unterlagen, die den Wert von Objekten anderer Kultureinrichtungen, wie von Museen oder denkmalgeschützten Gebäu-den dokumentieren. Der Wert musealer Objekte oder Gebäude wäre ohne die Interpretation der Unterlagen über sie, die von Archiven verwahrt werden, oft nicht verständlich.6

Dieses Wissen um die Bedeutung der Archive ist jedoch nicht bei der breiten Masse der Bevölke-rung verankert. Bibliotheken und Museen werden nicht nur in der Öffentlichkeit, sondern auch von der Politik eher wahrgenommen als Archive. Dies kann aber nicht allein an den Besucherzah-len liegen, sondern wohl auch an mangelnder öffentlicher Präsenz der Archive.Die öffentliche Verwaltung verarbeitet große Mengen von Daten zu Personen und Sachbe-reichen. Ein Teil dieser Daten wird als archivwürdig bewertet und gelangt somit in öffentli-che Archive. Jene Bevölkerungsgruppen und Verwaltungsbehörden, die Informationen aus den Archiven benötigen, kennen meist deren Bedeutung. Neben den bereits genannten For-schergruppen traten in den letzten Jahren Forscher aus technischen Bereichen, wie Architek-ten und Vermesser, und aus dem Umfeld der Rechtswissenschaften. Der größte Zuwachs war bei der Gruppe der Rechtstitelsuchenden zu verzeichnen. Dazu zählen auch die Historiker-kanzleien, die erwerbsmäßig Personendaten erheben. Die große Anzahl der Rechtstitelsu-chenden benötigt vorwiegend Informationen aus den Grund- und Urkundenbüchern sowie aus Verlassenschaftsakten und Pflegschaftsakten der Gerichte. Notare sind häufig auf der Su-che nach Verträgen und Testamenten, um Verlassenschaftsabhandlungen durchzuführen. All diese Daten ermöglichen es den genannten Gruppen, sich Recht und Vorteile zu verschaffen oder Erbschaften zu übernehmen. Kommunalarchive werden zu einem erheblichen Teil wegen Bauakten und Bauplänen konsul-tiert. Die Anfragen kommen nur zu einem geringeren Prozentsatz von Bauforschern und Archi-tekten, sondern vielfach von den Eigentümern selbst, die Baugenehmigungen, Pläne und Baual-tersdaten für weitere Genehmigungen oder für Sanierungszuschüsse benötigen.Dokumente aus Archiven können zum unmittelbaren Nutzen für das Individuum dienen, sie sind aber mitunter für einen größeren Teil der Gesellschaft von Bedeutung, wenn es etwa um die Erstellung des Bombenkatasters von Bombenabwürfen aus dem Zweiten Weltkrieg geht. Immer wieder kommen bei Grabungsarbeiten Blindgänger zutage, die eine große Gefahr für die umgebende Wohnbevölkerung darstellen. Der Bombenkataster weist die Abwürfe auf und dokumentiert damit unmittelbare Gefahrenquellen. Ebenfalls für einen größeren Bevölkerungsanteil von Bedeutung sind die Unterlagen über stillgelegte Mülldeponien, von denen vielfältige Umweltgefahren ausgehen können und die für Bauvorhaben in ihrer Um-gebung ebenso von Bedeutung sind.7

Die genannten Benützergruppen profitieren unmittelbar von Informationen aus dem Archiv und kennen daher den Nutzen eines Archivs.

5 Weltweite allgemeine Erklärung über Archive: http://www.voea.at/tl_files/content/Leitbild/ICA_2010_UDA_DE.pdf (5.2.2016).

6 Becker, 2015, 123.7 Vgl. Kruse, 2011, 198-200.


Eine Gruppe, die in den letzten Jahren verstärkt nach Quellen fragt, ist die der Journalisten. Leser sind nach deren Aussagen sehr interessiert an historischen Informationen, vor allem in den Wochenendausgaben der Printmedien. Journalisten sind daher vermehrt auf der Suche nach historischen Themen und präsentablen Bildmaterial dazu. Sie greifen aber auch aktu-elle Jubiläen auf und gestalten dazu Beitragsserien. Hierfür benötigen sie Informationen aus den Archiven und auch Interpretationshilfen der Archivare. Daraus kann sich mitunter eine wechselwirkende positive Kooperation entwickeln: Journalisten erhalten Daten für histori-sche Artikel und berichten als Gegenleistung immer wieder von Aktivitäten der Archive, bzw. lassen die Arbeit und Bedeutung der Archive in ihre Artikel einfließen. Solche Kooperationen erleichtern die Öffentlichkeitsarbeit der Archive.Archive müssen aber auch mit dem anderen, viel größeren Anteil der Bevölkerung, der das Archiv (noch) nicht kennt, kommunizieren, um einen breiteren Bekanntheitsgrad, damit größere Aner-kennung und letztlich auch eine ausreichende finanzielle Zuwendung zu erlangen. Sie haben die-sen Weg bereits beschritten, indem sie unterschiedliche Serviceleistungen verbessert haben.Soziale Netze spielen bei der Öffentlichkeitsarbeit von Archiven eine immer wichtigere Rolle. Die Informationen erreichen sehr rasch eine immer größer werdende Gruppe von Menschen. Archive bleiben laufend in Interaktion mit neuen Interessensgruppen, geben Neuigkeiten weiter, erhal-ten aber auch wertvolle Informationen aus diesem Kreis. Die Interaktion mit Friends aus unter-schiedlichen Fachkreisen wird zunehmend für spezielle Erschließungfragen genutzt.Seit dem Anbruch des „digitalen Zeitalters“ sind zahlreiche und umfangreiche Digitalisierungs-projekte in Archiven ungesetzt worden, alle mit dem Ziel, das Angebot der Archive für die Bürger zu erweitern und den Zugang zum Archivgut zu erleichtern. Die Zusammenarbeit mit Archiv- oder Kulturportalen ermöglicht überdies eine institutionenübergreifende Recherche. Damit werden einem Teil der Forscher der Weg in die Archive erspart, die Informationen nach Hause geliefert. Die Novelle der EU-Richtlinie zur Informationsweiterverwendung, die 2015 in Österreich in nationales Recht umgesetzt wurde, unterstützt die weitere Öffnung und damit breitere Verfügbarkeit von Daten des öffentlichen Sektors für private und gewerbliche Zwecke und bezieht nun dezidiert Archive, Bibliotheken und Museen ein. Sie fordert von diesen drei Kul-turinstitutionen verbesserte Serviceleistungen, damit daraus wirtschaftlicher Nutzen gezo-gen werden kann. Daten dieser Institutionen können eine wichtige Rolle bei der Entwick-lung neuer Dienstleistungen spielen, einen Beitrag zum Wirtschaftswachstum leisten und dem sozialen Engagement dienlich sein. Die Novelle verpflichtet diese Institutionen, ihre besonders durch zahlreiche Digitalisierungsprojekte gemeinfrei gemachten Unterlagen des kulturellen Erbes samt den dazugehörigen Metadaten zur Weiterverwendung für Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Man geht davon aus, dass vor allem die Berei-che Tourismus und Bildung Vorteile erzielen. Natürlich würden auch Internetdienste von die-sen Daten Nutzen ziehen. Die kulturellen Dokumente sollen mit Hilfe von allgemein gültigen Formaten und internationalen Standards grenzüberschreitend nutzbar gemacht werden.8 Damit wird den Informationen aus Archiven erstmals wirtschaftlicher Nutzen attestiert und sogar gesetzlich verankert. Neben den kulturellen und rechtlichen Nutzen der Archive für die Gesellschaft tritt nun auch ein wirtschaftlicher Aspekt.9

All diese Serviceleistungen bedingen eine Qualitätssteigerung in den Erschließungspraktiken der Archive. Auch dieser Weg wurde von den Archiven beschritten. Qualitätsvollere Serviceleis-tungen erfordern von den Archiven aber den Einsatz von Fachkräften in größerem Umfang. Die Personalpolitik der Archivträger hat diese Anforderungen allerdings noch nicht erkannt und im Zuge der Sparmaßnahmen Personalreduktionen vorgenommen. Der steigende Aufgabenkata-log der Archive kann derzeit daher nicht im geforderten Maße umgesetzt werden. 10

8 Novelle zum Informationsweiterverwendungsgesetz in Österreich, 2015.9 Schöggl-Ernst, 2014.10 Schöggl-Ernst, 2011, 330-333.


1.2. Neue Quellen – neue AufgabenDie Veränderung der Kommunikation bedingt einen Umbruch in der Archivarbeit. In der Welt der digitalen Daten herrscht noch Unsicherheit über die Überlieferungsbildung. Sicher ist, dass Infor-mationen rasch entstehen und ebenso rasch verschwinden können. Archive setzen den Zeitpunkt der Archivierung nun, um der Flüchtigkeit der Informationen entgegen zu wirken, viel früher an, und halten die archivwürdigen Daten für eine derzeit ungewiss lange Zukunft fest.Der rasenden Schnelligkeit, die alles, was geschieht, dem Vergessen anheim gibt, steht das Archiv als Zeitreservoir entgegen. Das Archiv gibt die Zeit, um zu sehen und zu erkennen. Es widersetzt sich durch seine verlangsamte Zeitlichkeit dem Tempo der Geschichte und macht diese gerade dadurch wahrnehmbar.11

Genuin digitale Daten entstehen schon seit geraumer Zeit. Diese wurden für den unmittel-baren Gebrauch gespeichert, wodurch man die Daten zumindest für eine Zeitlang gesichert wähnte. Eine langfristige Archivierung wichtiger Daten, die weit mehr als nur Speicherung umfasst, wurde erst in den letzten Jahren in Angriff genommen. Wie viele Daten aus operati-ven Systemen mittlerweile verloren gegangen sind, weil sie von neuen Datenbanken abge-löst wurden und die alten Daten keinen unmittelbaren Nutzen mehr darstellten, kann noch nicht ermittelt werden. Archive gehen aber von einem Datenverlust aus.Im deutschsprachigen Bereich kennen wir bereits mehrere Lösungsansätze zur Langzeitar-chivierung digitaler Daten. Das Österreichische Staatsarchiv hat mit seinem Digitalen Archiv Österreich das erste Langzeitarchiv für den elektronischen Verwaltungsakt der Bundesdienst-stellen geschaffen. Das System ist mandantenfähig. Man hofft, dass sich auch andere österrei-chische Archive anschließen werden.In Deutschland hat beispielsweise das Landearchiv Baden-Württemberg mit DIMAG eine Lösung ge-funden und mit der digitalen Archivierung über Archivsparten hinweg einen Verbund geschaffen.Die Schweiz hat gemeinsam mit Liechtenstein mit der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) bereits 2004 eine Anlaufstelle für die Umset-zung von Projekten der digitalen Langzeitarchivierung ins Leben gerufen. Die KOST definiert die Archivierungsanforderungen, evaluiert Lösungen, unterstützt Archive bei Langzeitarchivie-rungsprojekten und gibt das gesammelte Wissen an Archive weiter. Die Reihe der abgeschlos-senen und laufenden Projekte ist auf der Homepage ersichtlich. Damit hat die Schweiz nicht nur die digitale Langzeitarchivierung in verschiedenen Bereichen umgesetzt, sondern auch eine zentrale Stelle zur Koordinierung der landesweiten Langzeitarchivierung geschaffen.12

Die elektronische Verwaltung im öffentlichen Bereich erfordert eine Zusammenarbeit von Verwal-tung, IT-Abteilungen und Archiven. Diese Kooperation beginnt bereits im Bereich des Records Ma-nagement. Elektronische Aktenführung, Qualitätssicherung bei der Erstellung von Metadaten so-wie die gemeinsame Erarbeitung von Skartierrichtlinien und Bewertungsvorgängen sind Bereiche, die eine engere Zusammenarbeit notwendig machen. Die Verwaltung stützt sich nun weit stärker auf die Ratschläge der Archivare, die in langjähriger Erfahrung mit der Aktenkunde verschiedener Perioden ihr Wissen an die aktenbildendenen Stellen weitergeben. Damit trägt das Archiv zumin-dest zu einem Teil zur Qualitätssicherung der elektronischen Überlieferungsbildung bei.Für die technische Seite der elektronischen Langzeitarchivierung benötigt das Archiv die Unterstützung der IT-Fachleute. Diese notwendigen Kooperationen zwischen Archiven und IT-Abteilungen in der Umsetzung der digitalen Langzeitarchivierung fördern das gegensei-tige Verständnis für den jeweiligen Tätigkeitsbereich. Die positive Zusammenarbeit mit an-deren Abteilungen einer Verwaltungsbehörde dient auch der internen Öffentlichkeitsarbeit eines Archivs. Die Leistungen von Archiven, das dort gesammelte Know-How finden auf diese Art Verbreitung in Abteilungen, die bis dahin keine Vorstellung von einem Archiv hatten.

11 Stäheli, 2002, 75.12 http://kost-ceco.ch/cms/


1.3. ZusammenfassungFrühe Archive dienten zur Sicherung der Rechte von Gruppen der Gesellschaft, vor allem der Herrscher. Im Fokus des Archivierens standen daher rechtssetzende und rechtssichernde Do-kumente. Diese waren nur wenigen Personen der Gesellschaft zugänglich. Erst im Zuge der Aufklärung und gefördert durch die Französische Revolution erfolgte eine allmähliche Öff-nung der Archive. Vorerst blieben sie jedoch Forschungsstätten für Historiker.Mit der Öffnung der Archive im 19. und vor allem im 20. Jahrhundert wandelten sich Archive zu Serviceinstitutionen für die gesamte Gesellschaft. Die weltweite allgemeine Erklärung über Archive hält den freien Zugang zu Archiven und deren Rolle als kollektives und individu-elles Gedächtnis der Gesellschaft fest.Findet das Wissen um Aufgaben und Inhalte von Archiven noch immer geringe Verbreitung, so haben sich die Benützergruppen in den letzten Jahren von Geschichtsforschern und histo-risch Interessierten auf Forscher anderer Disziplinen, vor allem aber auf Rechtstitelsuchende verlagert. Die Teilnahme an sozialen Netzen sorgt für eine aktive und rasche Verbreitung von Informationen aus Archiven und ermöglicht auch neue Formen der Zusammenarbeit.Die elektronische Verwaltung erfordert gezielte Maßnahmen einer digitalen Langzeitarchi-vierung und damit ein engeres Zusammenrücken von Verwaltung, IT-Technikern und Archi-ven, was wiederum einen Beitrag zum Verständnis und Stellenwert der Archive innerhalb von Verwaltungseinheiten leistet.

LiteraturnachweisÄnderung des Informationsweiterverwendungsgesetzes, BGBl 76/2015.Becker Christa. Mittendrin oder randständig? Zur kulturpolitischen Bedeutung der Archive. In: Archivar 2015; 68 (2): 122-124.Hochedlinger Michael. Österreichische Archivgeschichte. Vom Spätmittelalter bis zum Ende des Papierzeitalters. Wien, München: Oldenbourg; 2013.KOST. http://kost-ceco.ch/cms/ (5.2.2016).Kruse Christian. Vom Nutzen der Einzelfalls. Archive als Wissensspeicher für die Gesellschaft von heute. In: Atlanti 2011; 21: 197-204.Schenk Dietmar. „Aufheben, was nicht vergessen werden darf“. Archive vom alten Europa bis zur digitalen Welt. Stuttgart: Franz Steiner Verlag; 2013.Schöggl-Ernst Elisabeth. Archive der Zukunft: Überlegungen und Strategien. In: Atlanti 2011; 21: 329-335.Schöggl-Ernst Elisabeth. Zugang zum Archivgut: Sind Archivsperren noch zeitgemäß? In: At-lanti 2014; 24 (1): 141-147.Stäheli Urs. Die Wiederholbarkeit des Populären: Archivierung und das Populäre. In: Pompe Hedwig, Scholz Leander, eds. Archivprozesse: Die Kommunikation der Aufbewahrung: Me-diologie Band 5, Köln: DuMont; 2002; 73-83.Weltweite allgemeine Erklärung über Archive: http://www.voea.at/tl_files/content/Leit-bild/ICA_2010_UDA_DE.pdf (5.2.2016).


SummaryThe main function of former archives was to keep the rights of special parts of the society, especially for the sovereign. The focus of archiving was to keep records of legal certainty and creating right. Access to those records was given only to a small group of society. After the Age of Enlightenment and the French Revolution archives started to give access to the society although they remained institutions only for historical researchers. During the 19th and especially the 20th century archives changed to service institutions for the whole society. The Universal Declaration on Archives declares the open access to archives and their role in preserving individual and collective social memory.The knowledge of the archives‘ work is not yet widespread. User groups changed from histori-cal researchers to researchers coming from other disciplines and especially to people who want to find their legal rights. Archives are still using social networks to spread information quickly. Social networks allow new forms of cooperation. E-government needs digital long-term-pres-ervation strategies and a closer cooperation of archives, IT-offices and administration.


dr. Grazia Tatò International Institute of Archival Science Trieste (Italy) - Maribor (Slovenia)

GLI ARCHIVI: COME APRIRE DAVVERO LE PORTE ALLA FRUIZIONEARCHIVES: HOW TO REALLY OPEN THE DOORS TO FRUITION

AbstractRendere accessibili gli archivi non vuol dire semplicemente aprire una sala di studio o un sito web, infatti, è necessario in primo luogo dedicarsi ai complessi lavori di riordinamento e inventariazione dei fondi, predisporre chiavi di ricerca rigorose e comprensibili. Inoltre, se in sala di studio l’intermediazione dell’archivista aiuta l’utente a trovare quanto gli serve, in internet egli è solo ed è necessario costruire siti autoesplicativi nei quali lo studioso sia in grado di muoversi in autonomia.Il Sistema Nazionale Archivistico Italiano (SAN) si è mosso in tal senso con il duplice scopo di offrire accessi agevolati agli utenti meno in possesso delle necessarie conoscenze per svolge-re ricerche complesse e di non far mancare ai ricercatori più attrezzati la possibilità di condur-re studi attraverso percorsi archivistici contestualizzati, completi e rigorosi.

AbstractEnsuring access to the archives is not simply opening a study room or a website, it is neces-sary first committing to the complex work of reorganizing, and inventorying funds, provide meticulous and understandable keywords. Moreover, if in the study room the intermediation of the archivist helps the user to find what she/he needs, he is alone on the internet and you need to build self-explanatory sites where the scholar can browse independently.The Italian National Archival System (SAN – Sistema Nazionale Archivistico Italiano) has moved in this direction with the dual purpose of providing easy-made access to users not having the necessary knowledge to perform complex searches, and let the better equipped researchers to have the opportunity to conduct studies via contextualized, complete and meticulous ar-chival paths.


As we all know, archives are a difficult cultural asset requiring specific knowledge, time and patience to be enjoyed and not always scholars and users in general are sufficiently equipped. Later, however, if you manage to overcome these difficulties, the documents open up to a fascinating and magical world that allows you to travel through time and space in a direct and personal way. The drivers, often invisible, of this journey are the archivists, without their exhausting, laborious, severe commitment, in fact, it is impossible finding the keys that make up the tools needed for research.And so it seems to me, that talking about how to enhance the cultural documentary means, in the first instance, speaking about archivists. These professionals are the indispensable link between the document and the researcher, be he a robed university professor or an ordinary citizen who seeks his great-grandparents. The archivist who worked on the funds, rearrang-ing, and inventorying and the archivist in the study room who welcomes and suggests to the user how to proceed in research, are the faces of a same path of archival enhancement that without these figures , would remain silent, inaccessible and, in fact, useless.Enhancing, therefore, I think means, first of all, making searchable. Of course this work is not invented nor simply learns by doing so, in fact, it requires a solid and articulate scientific and cultural training, as well as a special ability to always address the different and the new and the ability to range from scrolls to the files with the same archival consistency. On the other hand this is one of the most fascinating aspects of this work, never to be repetitive, but al-ways new and refurbished. Therefore, from this point of view, the like, it can be said that the development of guides, census, inventories, database is both the first and the most valuable form of enhancement, any other condition to follow.These include exhibitions and conferences, publications in print and on web.About the publication of research tools, such as inventories, censuses, guides, summaries, etc., or manuals, specialized dictionaries, treatises, essays, etc. , the speech must necessarily be separated further between printed and on the Internet publications. For some years, in fact, it is emerging a tendency to publish in the web, with the obvious advantage of lower costs, greater speed, possibility of continuous updating and facilitation in the search for spe-cific objects.Certo una risposta tipo Google immediata e sovrabbondante, ma magari sbagliata e incom-pleta, arriva. Non è la stessa risposta che arriverebbe quale frutto di una ricerca archivistica seria, ma solo il reperimento di “qualcosa” pescato qua e là. Proviamo a confrontare anche la differenza tra una guida archivistica a stampa ed una su web.Generally it is, but for the archives certainly this will pose particular and complex problems. It’s just so true, for instance, that user research is facilitated? Of course one gets a Google-like answer, type instant and superabundant, but maybe wrong and incomplete. It is not the same answer that would come as a result of a serious archival research, but only finding “something” caught here and there. Let’s try to compare the differ-ence between a printed and a web-based archival Guide.


Traditional printing Web printing

Disadvantages Benefits Disadvantages Benefits

• Not upgradeable unless with another volume

• Tempi di realizzazione lunghi

• Long achieving times

• Long and costy distribu-tion times

• Generally high costs

• Need to be consulted physically

• Possibility to carry out a full search, realizing the archival and historical--institutional context and frame of reference

• The user finds support in the work of the Archivist

• Continuously upgrade-able

• Long achieving times

• Immediate distribution times

• Generally low costs

• Easy to reach even uni-dentified users

• You receive responses limited to what appears in the text, without having a global vision; risk of false negative or partial responses

• The user is alone and not receive archival research support

As it appears clearly the pros are much higher than the cons, but the cons are heavy and should be carefully evaluated! The two ways can no substitute the research in the study hall, unless you offer, this time only on the web, even the image of each document, but this path is ex-tremely costly, lengthy and requires impracticable human and financial resources. Can there-fore only be made for archives of particular interest and huge demand for consultation by users spread across a geographic area, maybe international. This will avoid both to put at risk by keeping the documentation consulted continuously, both avoid long journeys to scholars.Today Archivists do not want and cannot be only the guardians of a locked safe, but compe-tent and active cultural workers of a rigorous scientific, open and vital sector.The Italian Archival Administration has now completing, but is always increasing, a prestig-ious project aimed at enhancing the national archive records.This is the National Archival System (SAN) which means: • promoting wider knowledge of Italian cultural heritage which is a matter of priority to en-

sure its preservation, • providing consistency for the services offered to users for the fruition of cultural heritage in network, • increase the digitization of documentation, • harmonize the different archival information systems, supporting interoperability and ac-

cessibility and ending at some dominant digital mess.It was intended to achieve a single national database containing all information today already present in the General Guide of the Italian State Archives, as well as in the Information System of the State Archives (SIAS) and in the Unified Information System for the Archival Superintend-ence (SIUSA). A single technological architecture that allows you to respond to requirements of effectiveness, efficiency and economy now demanded as inescapable for any public activity.Within the SAN were realized many portals dedicated to architects, business, fashion, music, archives not to forget (terrorism), ancestors, territories and many others. The proposed model allows for both traditional access, i.e. through the custodians and the manufacturer, the Fund and related search tools, both for a consumer to wider streets “simplified” and less special-ized. For this new route, using largely archival materials already available in institutions, it will offer consumers a simplified and attractive paths that will lead anyway looking code, but through biographies of historical characters, tabs, but also multimedia galleries full of videos, pictures, educational tours, etc.


The intent is to adapt to the times without sacrificing scientific archival work, aware that en-hance the archives means protect and disseminate knowledge means raising awareness of the need for its protection. Once again, you have to remember that the archives can be difficult to approach for anyone who is not an “Insider” and how it is the task of archivists make the link between this heritage and its traditional, non-traditional or potential users. Therefore it’s archivists, find ways, even the “new” ways to publicize and promote the documentary heritage that is not a cultural object that can easily show up immediately with attractive force.Under the portal areas and not limited to remember here the draft of the State Archives of Trieste to digitally capture all the graphic material of the Franceschino Cadastre, having regard to the fragility of the maps and the continuous and constant consultation of such request processed by the user. It is possible to see at the local study hall the Franceschino Cadastre for research and subsequent viewing of maps across personal computers, and in doing so is facilitated and the extraction of digital or printed copies of the material, subject to the payment of costs.Geographic and political references include first the former Austrian Littoral which had its central institutions in Trieste, then the Venezia Giulia, always with central offices in Trieste (1929). It is in this context that the State Archives of Trieste has implemented a second project for the acquisition of Digital Cadastral Data. This is the digital acquisition made in 2005 of volumes (947 for the provinces of the shoreline and 1058 for the city of Trieste), of 450,000 images ca., in order to create an addi-tional database of user consultation, thus avoiding even wear of the material. Land registry maps were also added recently, system for defining the estate, now managed by the region of Friuli Ven-ezia Giulia. You are thus also giving a good example of cooperation between institutions.The Portal Territories is structured as follows: • Trovarchivi (Finding Archives) - page dedicated to display on an interactive map all insti-

tutes belonging to the portal • Creators• Sources - centerpiece of the entire website, gives the user an overview of all nuclei docu-

mentaries available through the portal, by clicking on each of them, you can focus on a sin-gle source, either a register or a Fund, is provided to you the overview of the series of which it consists, in order to understand whether the source is available and can be consulted in full or only in part , this enables institutions to publish parts of sources that have not been fully computerized, without necessarily waiting for the completion of the work.

• Timeline – view at a glance the available sources according to the different periods.• Clickable map - accessibility allows novice users, in fact, anyone can try on the interactive

map the location you are interested in, see if in that locality are associated with histori-cal maps and go to consult them. A semi-automatic mechanism has allowed the georef-erencing of place names taken from the sources, through the comparison and alignment between current and historical place names and toponyms

• Search - from this page you can launch a query that interests all databases available, re-gardless of the Conservation Institute, from creator and source.

• Locations • Partners • Chronology • Actors • LibraryThe project as a whole is ambitious, but it’s also been really achieved in reasonably short time. It was so concretely opened that virtual study hall so much it was talked about for some time, for which anyway significant strides were not made yet: it was as if suddenly, almost magically, it was possible gathering together the fruits of a patient work, long but that remained hidden to most people!


Željka Dmitrus, mag.educ.class.et.Croat.lat.Državni arhiv u Zagrebu, Hrvatska

ARHIVIST LATINIST U SLUŽBI ISTRAŽIVAČA SREDNJOVJEKOVNE POVIJESTIARCHIVIST WHO STUDIED LATIN IN SERVICE OF MEDIEVAL RESEARCHER

Potvrđivanje privilegija prethodnih vladara novom ispravom (na primjeru isprave kralja Karla I. iz 1317. godine)Na primjeru isprave kralja Karla izdane građanima Gradeca 1317. godine, cilj je prikazati po-vijest potvrđivanja prijašnjih privilegija - u ovom slučaju, građanima Gradeca je dano pravo na zemljište nazvano Kobljak. Metodologijom odvajanja povlastica na temelju te isprave, razma-trat će se jesu li doslovno prepisana ista prava, je li pak nešto izostavljeno ili izmijenjeno. Cilj je prikazati da jedna isprava – jedna signatura, ne mora značiti i jedan dokument. Na primjeru Karlove isprave, koja se pri analitičkoj obradi evidentira kao jedan dokument, postat će jasno da se dokument sastoji od više isprava (ukupno njih 6). Tako dolazimo do zaključka da je kralj Karlo potrvdio privilegij kralja Ladislava III., koja nije evidentirana u popisu i lako se može zaključiti da se taj privilegij ne čuva u Arhivu (što nije točno). Osim toga, u svim Arhivima je najvrijed-nije upravo najstarije gradivo, i bitna je razlika ako spoznate da, primjera radi, nemate samo 150 srednjovjekovnih isprava, nego je taj broj sadržajno znatno veći. Gradivo će biti popisano kao jedna signatura, no sadržajno zahtjeva precizniju obradu, da se ne ispuste važni i vrijedni srednjovjekovni dokumenti. Naknadno, nakon raznih previranja u povijesti, kralj Karlo nanovo transkribira i potvrđuje gore navedenu ispravu 1328. godine, koja se čuva u Državnom arhivu u Zagrebu pod signaturom 9. O istoj temi piše i kralj Ljudevit I., 1346. godine. Ključne riječi: isprava, privilegij, zemlja Kobljak, signatura, sadržaj

Confirming the privilege of previous rulers with a new document (in the case of the renovated document King Charles I in 1317.)The example of the renovated document of King Charles who was released in 1317. the citi-zens of Gradec, the goal is to show the history of previous confirmation of the privileges that are associated the same subject. In this case, Gradec citizens were given the right to land called Koblja.Methodology of separation benefits on the basis of these document, will be considered whether literally copied the same rights, or something is changed. The aim is to show that a document - one signature, does not necessarily mean that this is one single document. For ex-ample Charles’s document, which is in the analytical processing recorded as a single document, it will become clear that the document consists of multiple documents (a total of 6). Thus we come to the conclusion that the King Charles confirmed a privilege of King Ladislaus III., which is not recorded in the list and we can conclude that this privilege is not kept in the archives (which is not true). In addition, in all the archives of the most valuable are the oldest documents, and the big difference is that, for example, you don’t have only 150 medieval documents, but the number (based on content) is much bigger. The materialwillberecordedas onesignature, but the precisecontent of the document requestprocessing, that we don’t lose importantandvalu-able medieval documents. Subsequently, aftervariousupheavalsinhistory, king Charlesnew-lytranscribedandconfirmedthe abovedocument1328, which is kept inthe State Archivesin Za-grebunder the signature9. Onthe same subjectwritten privilage by king Louis, in 1346.Key words: document, privilage, land Kobljak, signature, content


1. UvodU radu će se analizirati srednjovjekovni dokument i usporediti s dosadašnjim načinom popisi-vanja srednjovjekovnih isprava u Državnom arhivu u Zagrebu. Promatrat će se pristup obrade gradiva koji olakšava istraživanje svim istraživačima srednjovjekovne povijesti grada Zagreba.Uvidjevši da je svaka isprava sadržajno bogata, te da se rijetko kad sastoji od samo jednog autora, postaje jasno da je na ovim rijetkim dokumentima potrebna detaljnija analiza čak i od analitike. Obradit će se jedan dokument, jedna signatura (HR-DAZG-1, Poglavastvo slobod-nog kraljevskog grada Zagreba, sign. 5) za koji je regestu napisao Mato Grabar u objavi oba-vijesnog pomagala: Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba. Regesta glasi ovako: „Kralj Karlo I. potvrđuje građanima zagrebačkog Gradeca pravo na posjedovanje zemlje Ko-bljak, koju im je darovao kralj Ladislav III.“ (Grabar, 2000, str. 60). Istina, pod signaturom br. 5 nalazimo Karlovu ispravu o navedenom pravu, no donosi li ju izvorno kralj Karlo, ili postoji još aktera ove privilegije? U nastavku će se detaljno obraditi isprava kralja Karla I., u kojoj će se otkriti više o samom privilegiju i njegovom provođenju u praksi, kao i o međuodnostima ugarskog kralja i njegovih banova u srednjem vijeku u Hrvatskoj. Proučavajući nadalje fond Poglavarstva, ista tema se spominje u ispravi pod signaturom 9. Kralj Karlo nanovo potvrđuje gore navedenu ispravu 1328. godine u kojoj donosi kompletan transkript isprave iz 1317. go-dine. Postavlja se pitanje potrebe ponovnog potvrđivanja već donesenog privilegija, što nas upućuje na razna povijesna previranja u jedanaest godina, koliko je trebalo da se isto pitanje prava na Kobljak ponovno potvrđuje građanima Gradeca. Osamnaest godina nakon druge Karlove isprave, o istom pitanju piše i kralj Ljudevit I. 1346. godine.

2. Sadržajna analiza isprave kralja Karla iz 13172.1. Isprava kralja Karla I., 1317„Karolus dei gracia Hungarie, Dalmacie, Croacie, Rame, Seruie, Gallicie, Lodomerie, Cumanie, Bulgarieque rex. Omnibus Christi fidelibus presencium noticiam habituris salutem in omnium salvatore. Ad universorum noticiam tam presencium quam futurorum harum serie volumus pervenire, quod dilecti et fidelis nostri cives de monte Grecensi, comitem Mychaelem, vili-cum eorum ad nostram presenciam transmittentes, per eum nobis exhiberi fecerunt quas-dam litteras Stephani quondam bani sub sigilo pendenti, tenorem privilegii domini Ladizlai quondam illustris regis Hungarie, felicis memorie, fratris nostri carissimi, super terra Kobila vocata, confecti, et quarumdam aliarum litterarum tenores, prout in eisdem inferius expri-mitur, continentes, petentes a nobis cum instantia, ut easdem litteras ratas habere et nostro dignaremur privilegio confirmare. Quarum tenor talis est: ( ...)Nos itaque peticionibus dictorum civium regio inclinati cum favore et ipsos in predicta pos-sesione Kobyla eatenus, quatenus eandem a prefato rege Ladizlao, fratre nostro carissimo, optinuisse et habuisse dinoscuntur, inmobiliter conservare intendentes, predictas litteras Stephani bani de verbo ad verbum presentibus inseri facientes, ratificamus, approbamus et auctoritate presencium confirmamus. In cuius rei memoriam perpetuamque firmitatem presentes concessimus litteras duplicis sigilli nostri munimine roboratas. Datum per manus discreti viri magistri Johannis, albensis ecclesie prepositi, aule nostre vicecancellarii, archi-diaconi Kwkilliensis, dilecti et fidelis nostri. Anno domini MCC decimo septimo, III. kalendas decembris. Regni autem nostri anno similiter decimo septimo.“(Tkalčić, 1889, str. 92,93)


SLIKA 1: Isprava kralja Karla I. iz 1317. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.Označen je mali dio isprave na koji se odnosila regesta Mate Grabara. Dakako da nije netočna, ovo uistinu jest jedan dokument – isprava kralja Karla. Ako samo pogledamo sliku 1., jasno je da je to samo mali dio ovog dokumenta. Karlo i sam navodi da će donijeti sadržaj privilegija gospodina Ladislava, nekoć slavnog ugarskog kralja, sretne uspomene, našeg najslavnijeg brata, o zemlji nazvanoj Kobljak, i koje god isprave sadrže privilegij, kao što će dolje biti spo-menut, usrdno moleći od mene13 da se udostojim te isprave učvrstiti i potvrditi svojim14 privi-legijem. Čiji sadržaj jest ovakav: (...)Dakle vidimo da će potvrditi ispravu svog prethodnika, Ladislava III., koji je prvi izdao privile-gij o pravu na zemljište Kobljak.

Ladislav III. Karlo I.

2.2. Isprava bana Stjepana BabonićaOsoba kojoj je povjeren prijepis Ladislavova privilegija je slavonski ban Stjepan Babonić, koji donosi dio koji je najavio kralj Karlo I. „Stephanus banus tocius Sclauonie. Universis presencium inspectoribus salutem in domino. Ad universorum noticiam tenore presencium volumus pervenire, quod super quadam pos-sesione Kobila vocata, inter terram capituli zagrabiensis ecclesie, similiter Kobila dictam, et possessionem Cruciferorum de sancto Martino existente per nos civibus Grecensibus assi-gnanda, hac in eadem ipsos cives conservanda, recipimus litteras illustris regis domini nostri Karuli, dei gracia Hungarie in hec verba: (...) (Tkalčić, 1889, str. 82)

13 petentes a nobis- kralj govori o sebi u množini14 nostro privilegio confirmare – potvrditi svojim privilegijem


Ovdje ban Stjepan navodi kako je primio pismo kralja Karla u kojem ga je Karlo zatražio da u cjelosti iznese sadržaj Ladislavove (prve) isprave.

SLIKA 2: Isprava Stjepana Babonića, 1311. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog gra-da Zagreba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.„Karolus dei gracia rex Hungarie. Viris nobilibus, dilectis et fidelibus suis Stephano bano Sc-lauoniem Johanni et Radozlao comitibus, filiis comitis Baboneg, salutem et graciam. Sicut nu-per vestre fidelitati scripseramus, ut communitatem nostram Grecensem visis litteris eorum super possessione ipsorum Kobila vocata confestis, contra quoslibet eos defensantes, in iure ipsorum auctoritate nostra statuentes, sic et mandamus et fidelitati vestre precipimus, quate-nus dictos cives, ut premisimus in omni iure ipsorum, quod in possessione habeant antedicta, auctoritate nostra conservare debeatis. Datum Albe, in octavis beati regis Stephani. (Tkalčić, 1889, str. 82)Karlo daje nalog slavonskom banu Stjepanu Baboniću da donese prvotni privilegij, kako bi on (Karlo) građanima Gradeca mogao nanovo i neosporno potvrditi pravo na zemlju Kobljak.

SLIKA 3: Isprava kralja Karla I., pismo, 1310. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.Isprava bana Stjepana, nakon što se pozvao na pismo kralja Karla u kojem kralj od njega traži da donese prvotnu privilegij, slijedi u nastavku teksta isprave. Stjepan Babonić je objasnio razloge i ovlasti da donese privilegij, te objašnjava da je prvotni privilegij građanima Gradeca na Kobljak dodijelio kralj Ladislav: „Primum videlicet privilegium Ladizlai, dei gracia, quon-dam regis Hungarie, felicis recordacionis, sub hac forma: (...) (Tkalčić, 1889, str. 83)

Karlo I.Stjepan Babonić

Ladislav III.

Kao „posrednik“ u cijelom ovom dokumentu, ban Stjepan je najavio kako prvi Ladislavov do-kument, tako i dokumente zaduženih ljudi koji su provodili Karlov privilegij: bana Ivana Gi-singovca i zagrebačkog župana Ina.


2.3. Isprava kralja Ladislava III„Ladizlaus dei Gracia Hungarie, Dalmacie, Croacie, Rame, Seruie, Gallicie, Lodomerie, Comanie, Bulgarieque rex. Omnibus Christi fidelibus presentem paginam inscripturis salutem in domino Jheso Christo. Ad universorum noticiam harum serie volumus pervenire, quod nos consideratis fidelitatibus et serviciis meritoriis fidelium nostrorum civium de monte Grech, que nobis in con-servatione dicti castri nostri fideliter contra homines regis Boemie exhibuerunt, et pro deliciis eorum diversis nobis inpensis, locis et temporibus oportunis, quandam villam castri zagrabien-sis, Kobila vocatam, cum terris aralibus, silvis et fenetis ac aliis omnibus eiusdem utilitatibus, quam ad usum dictorum civium nostrorum admodum utilem esse intelleximus, eisdem civibus dedimus, donavimus et contulimus sub metis et terminis, quibus dictum castrum eandem po-ssedit, iure perpetuo possidendam, eximendo eandem penitus et per omnia a iurisdiccione, debito et servicio castri supradicti. Ut autem hec nostra collacio robur optineat perpetue firmita-tis, nec per quempia valeat in irritum, revocari, presentes, eisdem concessimus litteras duplicis sigilli nostri munimine roboratas. Datum per manus venerabilis viri magistri Benedicti, sancte strigoniensis ecclesie electi, eiusdemque loci comitis perpetui, budensis prepositi, aule nostre vicecancellarii, dilecti et fidelis nostri. Anno domini MCC septuagesimo quinto, tercio idus Augu-sti. Regni autem nostri anno tercio.“ (Tkalčić, 1889, str. 52,53)

SLIKA 4: Isprava kralja Ladislava III., 1275. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog gra-da Zagreba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.


Po Ladislavovu nalogu, ovaj privilegij su potvrdili, prihvatili i provodili:SLAVONSKI BAN IVAN GISINGOVAC

SLIKA 5: Isprava Ivana Gisingovca, 1275. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.ZAGREBAČKI ŽUPAN INO

SLIKA 6: Isprava župana Ina, 1275. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Za-greba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.


2.4. Zaključak sadržajne analize ispraveNaposlijetku, sadržajno, možemo zaključiti da je privilegij izdao kralj Karlo, preko posrednika bana Stjepana Babonića dolazimo do prvog privilegija kralja Ladislava III., koji je dedicirao da mu privilegij provode ban Ivan Gisingovac i zagrebački župan Ino. Prema ovom kompli-ciranom sadržajnom „lancu“ isprava tematski povezanih, postaje neobično štur opis (koji je u potpunosti točan) – da je ovo isprava kralja Karla kojom dodjeljuje Kobljak građanima Gradeca. Kad uključimo sve isprave koje sadrži ovaj jedan dokument, sadržajna složenost se nameće sama po sebi.

SLIKA 7: Isprava kralja Karla I., 1317. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Za-greba, sign.5, Državni arhiv u Zagrebu.

3. Evidencija isprave i pisanje regesteNakon sadržajne analize, povjesničarima je širom otvoren put razumijevanja određenog raz-doblja, jer iz ovog primjera možemo promatrati odnos ugarskih kraljeva prema građanima Gradeca (i Karlo i Ladislav im daju zemljište), možemo promatrati međusobni odnos mlađeg kralja Karla u odnosu na njegovog prethodnika kralja Ladislava, može se uočiti poštovanje i povjerenje koje uživa slavonski ban Stjepan Babonić jer ga kralj Karlo osobno moli da se na-novo potvrdi privilegij, kao i činjenicu da su povjerenje kralja Ladislava uživali slavonski ban Ivan Gisingovac i zagrebački župan Ino.

Ladislav III. Ivan Gisingivas, župan Ino

Karlo I. Stjepan Babonić


S obzirom na relativno mali broj srednjovjekovnih dokumenata, cilj je promijeniti pristup prema samim dokumentima i dati sve informacije koje se iz dokumenta mogu iščitati. Kad bismo bili u situaciji da nas korisnik pita npr. imamo li neki dokument Ladislava III., mi bi-smo rekli da nemamo, što je logičan odgovor jer ga nemamo pod njegovom signaturom. No imamo dokument kralja Ladislava u vjerodostojnom prijepisu koji je potvrđen dvostrukim pečatom. A korisnik koji proučava život i djelo kralja Ladislava, sasvim sigurno nailazi na zani-mljiva imena koja ga potiču na daljnje istraživanje, dotad možda neotkrivenih tema. Zašto taj pristup na srednjovjekovnim dokumentima? Kad u istraživanju „zapne“ znanstvenik koji proučava modernu povijest, postoji vjerojatnost da do odgovora na svoje pitanje dođe nekim drugim putem. Ako takvih dokumenta ima jako malo, i vjerojatnost da će se odgovor naći zaobilaznim putem je jednako tako mala. Kod zapisa ovog dokumenta, i dalje ostaje činjenica da je to jedan komad pergamenta koji će dobiti svoju odgovarajuću signaturu. No regesta bi se mogla i trebala proširiti, pa bi onda zapis u obavijesnom pomagalu ili inventaru trebao/mogao biti:

MATO GRABAR ŽELJKA DMITRUS

29.XI.1317.

Kralj Karlo I. potvrđuje građanima zagrebačkog Grade-ca pravo na posjedovanje zemlje Kobljak, koju im je 1275. godine darova kralj Ladislav III.

Izvornik, pergamena, 55*43,5 cm, viseći pečat na zele-noj svilenoj vrpci otpao, latinski jezik.

29.XI.1317.


Privilegij sadrži isprave:• kralja Ladislava III., 11.08.1275.• bana Stjepana Babonića, 13.01.1311.• bana Ivana Gisingovca, 1275.• župana Ina, 27.09.1275.


4. Povijesna previranjaPotvrđivanje prijašnjih privilegija nije novi način funkcioniranja uprave u srednjem vijeku. No, ono što nam to povrđivanje već postojećih prava pokazuje – to su povijesna previranja promje-nom kraljeva/banova/župana. Zbog tih previranja, neka pravna pitanja je bilo potrebno nano-vo potvrditi. Pravo građana Gradeca na zemljište Kobljak isti kralj Karlo potvrđuje 1328. godine, kao i 18 godina poslije, 1346. godine kralj Ljudevit I. Karlo u cjelosti donosi vlastiti transkript isprave iz 1317. godine, dok kralj Ljudevit I. donosi privilegij u puno kraćem obliku:

SLIKA 8: Isprava kralja Ljudevita I., 1346. godine, Poglavarsvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign.18, Državni arhiv u Zagrebu.


„Nos Lodouicus dei gracia rex Hungarie. Significamus presencium per tenorem, memo-rie commendantes, quod cum discreti viri capitulum ecclesie zagrabiensis nostre maiestati conquesti fuissent super eo, ut in causa, quam cum civibus et hospitibus nostri Grecensibus su-per possessionibus Cobilia et Scuiblan vocatas et aliis causis habuerunt, iusticia eisdem facta non fuissent. Nos commisimus prelatis et baronibus nostris, ut litteras privilegiales magnifici viri Laurencii magistri tawarnicorum nostrorum processum ipsius cause denotantes, inpice-rent, et illud viderent utrum ipsa causa iuste sit iudicata nec ne. Quibus litteris privilegialibus inspectis, cercius extitimus informati, quod dicti discreti viri capitulum ecclesie zagrabiensis memorate, contra dictos cives et hospites nostros Grechenses in predicta causa in calumpnia ordine iudiciario remanserunt et convicti extiterunt. Nos igitur sit informati nemini iniuriam sed cuilibet iusticiam fieri volentes, predictas litteras privilegiales ipsius magnifici viri Lau-rencii, magistri tawarnivorum nostrorum processum ipsius cause, que inter ipsum capitulum et inter ipsam civitatem nostram super predictis possessionibus et aliis causis ventilata est, denotantes, auctoritate presencium approbamus, ratificamus et confirmamus perpetuo va-lituras, statuentes, ut ipse littere privilegiales dicti magistri tawarnicorum nostrorum robur obtineat perpetue firmitatis. Datum in Zagrabia, in dominica proxima ante octavas festi sam-cti Jacobi apostoli. Anno domini MCCCXL sexto.“ (Tkalčić, 1889, str. 185,186)

5. ZaključakSvaki arhiv smatra da je materijalno najvrijednije gradivo koje posjeduje upravo ono koje je najstarije, na skupoj pergameni. Arhivisti latinisti bi trebali imati odgovornost pristupanju takvim rijetkim i vrijednim dokumentima, te približiti najvažnije informacije dokumenta ko-risniku. Korisnik bi već iz opisa trebao znati točno što koja isprava sadrži, osim onih najočitijih podataka: tko je sastavio ispravu?, kada?, gdje?. Pri takvom detaljnom pristupu, otkrivamo cijeli niz bitnih podataka, u kojima prepoznajemo korisne informacije za naše korisnike, a koje prije nisu bili nikako registrirane ili zapisane. Kako se ne bi stavili istraživača „pred zid“, potrebno je rijetke dokumente opisati najdetaljnije moguće, jer korisnik koji proučava 13./14.st. možda nema nikakav drugi izvor za istraživanje. Uostalom, ovaj pristup i samom arhivistu otkriva bogati sadržaj, koji je velikim dijelom „skri-ven“, a povećavanjem srednjovjekovnog sadržaja, i sam Arhiv ima sve veću „vrijednost“. Tada je arhiv u službi istraživača


LiteraturaIzvorno gradivo: HR-DAZG-1 Poglavarstvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign. 5.Izvorno gradivo: HR-DAZG-1 Poglavarstvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign. 9.Izvorno gradivo: HR-DAZG-1 Poglavarstvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba, sign. 18.Grabar, M. (2000).Poglavarstvo slobodnog kraljevskog grada Zagreba. Zagreb: Državni arhiv u Zagrebu.Tkalčić, I.K. (1889.) Povjestni spomenici slobodnog kraljevskog grada Zagreba.Svezak I., Zagreb: Brzotisak K. Albrechta.Marević, J. (2000).Latinsko – hrvatski enciklopedijski rječnik. 2 sveska, Zagreb: školska knjiga.Gortan, V, Herkov, Z. (1969).Lexicon latinitatis medii aevi Iugoslaviae.7 svezaka, Beograd: Povijesni institut Akademije znanosti i umjetnosti.

SummaryThis paper is analyzing the medieval documents compared with the previous method of enu-meration medieval documents in the State Archives in Zagreb.Recognizing that each document content rich, and that rarely consists of just one author, it becomes clear that in these rare documents required detailed analysis. The course will be one document, one signature (HR-DAZG-1, Authorities free royal city of Zagreb, sign. 5) which is regestthat wrote Mato Grabar to publish finding aids: Authorities free royal city of Zagreb. Regest reads: “King Charles I. confirmed the citizens of Gradec the right to own land Kobljak, which them gave King Ladislav III.” True, the signature number. 5 found Charles instrument of the said law, but it brings you original King Charles, and there are actors of this privilege? The following will deal with the documents of King Charles I., in which you will discover more about the privilege and its implementation in practice, as well as relationships between Hun-garian king and his governors in the Middle Ages in Croatia.Each archive is considered that the most valuable material she are the oldest one, the ex-pensive parchment. Archivists who studied Latin should have responsibility approach in these rare and valuable documents, and bring the most important information of the document. The user would have the description, and they should know exactly what the document con-tains, except the most obvious data: who drafted the document ?, when ?, where ?.With such a detailed approach, there’s a host of important data, in which we recognize useful information to our users, which before were not registered or recorded. In order not to put the researchers’ against the wall “, it is rare documents describe the most detailed possible, because the user who studies the 13th / 14th.st. perhaps there is no other source for research. After all, this approach and the archivist discovers rich content, which is largely “hidden”, and by increasing the content of the medieval, and archive’s value is growing.

MATO GRABAR ŽELJKA DMITRUS

29.XI.1317.



29.XI.1317.


Privilegij sadrži isprave:• kralja Ladislava III., 11.08.1275.• bana Stjepana Babonića, 13.01.1311.• bana Ivana Gisingovca, 1275.• župana Ina, 27.09.1275.



Antonio MonteduroCentral European Initiative - Executive Secretariat, Italy

ARCHIVES IN THE SERVICE OF THE MAN

AbstractThe paper takes into consideration the present situation in the world of archives, in order to try to establish whether they are, or are not, or are in part, on the service of mankind. Refer-ences are made to the European legislation and to the ICA activities.

Users and managers of archival material, in their various capacities and skills, are accustomed to consider (correctly) the archival material as a cultural good. From this point of view, archives are with no doubt be on the service of mankind, and this is proved by the numerous and varied initiatives carried out in this field to foster and promote the widest possible use of the archival material: the ordinary and extraordinary openings of study halls, exhibitions, publications, conferences, training courses, but also courses for a conscious and well-learned use of archives are made almost daily around the world, thus promoting the spread and increase of historical and cultural sources. Also from this point of view, therefore, one can safely say as that archives are effectively on the service of mankind, and, more, it can also safely be said that more and more each day commendable efforts are made to ensure that archives are always more thoroughly and extensively on the service of mankind.But we must absolutely never lose sight of the fact that indeed “the archive is the ordered col-lection of acts of an institution or individual, established during the course of its activity and preserved for the achievement of the political legal and cultural objectives of that institution or individual” (Eugenio Casanova, 1928), and that “the archive is born spontaneously, as a documentary sedimentation of a practical, administrative, legal activity” (Lodolini, 1970). In this proper sense, the archive will ultimately be not only the natural glue between identity and its relative cultural identification, of which it constitutes an irreplaceable support and testimony, but also the primary legal basis of the relationship established between the mem-bers of mankind and between the institutions that represent them and act in their name.This type of legal relationship is a relationship firmly and strictly ordered by special laws, which describe in details the forms and the ways of use of archival material, laws that can certainly vary depending on the legislation in the individual states, but are always and every-where hinged on two basic concepts: the right of accessibility to the data and the contempo-rary right of protection of the data themselves.Nonetheless, these founding rights of the various laws produced in the world in the field of archives appear to be often, for different reasons, in contrast between them: for example, the right of knowledge of a fact can collide with the equally sacrosanct right of privacy on the fact itself. For example, the whole sequence of events relating to the defense of a State, which can lead, by the State itself, to the secrecy for a longer or shorter period of those data that could compromise national security.


Seen from this different perspective, the availability (or at least the total availability) of ar-chives seems to faint, and it seems that the archives are not right, or at least they would be in some non-trivial circumstances, on the full service of mankind. From here, the need and requirement of a variety of initiatives aimed to the dual goal, on one hand of promoting the maximum availability of archival documentation to the maximum amount of users, and on the other hand of stimulating the simultaneous and necessary need to protect to the utmost privacy and to ensure a proper use of data.Now, all this well considered, how do international institutions, EU first of all, face such a prob-lematic issue? By which means do they try to regulate such a complicate matter? And, last but not least!, how do they succeed in making archives completely on the service of mankind?Let us try to have a possible answer to these questions by recollecting some of the main in-itiates implemented during the last decades in the field of archives, concerning the above mentioned matter. In the period between 20th and 21st century, cooperation at European level in the field of ar-chives become a solid reality, thanks to many initiatives that have involved and continue to involve at the Community level the individual archival administrations of the Member States. This interest for archival issues developed into three mainstreams: ad hoc initiatives, devel-oping of dedicated web sites, and policy of access to archival data. The archival cooperation between the member countries of the European Union finds its first formulations at the beginning of the 50s of last century, the time of the signing of the Trea-ties establishing the European Coal and Steel Community, of the Atomic Energy (Euratom) and the European Economic Community (EEC), when guidelines for record keeping of these supranational organizations were identified, which formed the basis for the subsequent de-velopment of the idea of an European Union as an autonomous and sovereign institution.It is however since the early 1990s that, given the ever-growing and comprehensive cooper-ation between Member States, the idea of a standardization of the different European archi-val traditions and realities emerged as a priority in the European Union, together with the in-creasingly greater awareness of the benefits of a closer cooperation between the individual archival administrations.Therefore, the Council of the European Communities and the Ministers of Culture adopted on November 14th, 1991 a Resolution in which the legal and cultural value of archives were brought to light, archives considered as the means for increasing the European integration and as an important contribution to the democratic functioning of the institution. This reso-lution also engaged the European Commission to set up an “Expert Group on the problems of coordination in the field of archives”, which in 1994 dismissed its own report by the title of “The archives in the European Union”. This report also suggested some issues about coor-dination and cooperation in the field of evaluation and disposal, material conservation of archives, practical conditions of access to them, management and archiving of electronic doc-uments, sharing of archival information and computer networks between Member States, training of archivists and mutual recognition of the various diplomas, private archives, ar-chives of the Community, and archives in Europe. The work finally concluded with a series of annexes analysing the archival legislation of the individual states. A first, important basis for a joint work in the field of archives was thus placed, forming a kind of ideal “first stone” con-cept on which to build a common path for cooperation and development in view of a proper management and conservation of archives.


Almost immediate fallout of this publication, were the Conclusions of the Council of Europe of 17 June 1994, on setting up a policy of greater cooperation in the field of archives. Noted the results of the Expert Group, the Council underlined once more the cultural importance of ar-chives in the European cultural heritage and took note with interest of the actions envisaged in the Report of the Expert Group, the implementation of which was suggested to be carried out using both the technical assistance of the United States and the expertise of non-govern-mental organizations such as the International Council on Archives. On the basis of the above, the European Commission decided to organize a multidiscipli-nary forum in close cooperation with the Member States of the Union. This Forum was called “DLM-Forum”, which was originally the French acronym “données lisibles par machine” (“ma-chine-readable data”), but later (starting from the meeting in Barcelona on 2002) passed to identify the management of the life cycle of the document (in English: “Document Lifecycle Management.”) The first-DLM Forum was held in 1996, then again every three years since then. One of the most important results of the DLM-Forum was undoubtedly the one resulting from the first meeting of 1996, which had as its theme the “Electronic Documents and Cooperation Throughout Europe.” Within the preparation of the final ten points and summary of the work, an emphasis was placed on the need for the development of operational requirements for electronic records and document management in the public administrations and the private sector. The draft definition of specifications for the Model requirements for the management of electronic documents, called “MoReq - Model Requirements for the Management of Elec-tronic Records” begun in 1999 and ended in 2001 with the publication of the results.A new phase in EU initiatives in the field of archives was carried out in the period 2003-2005, following the Resolution of the Council of the European Union in May 2003, a document which, after having stressed the importance of archives for the understanding of the history and cul-ture of Europe and the fact that ordered and accessible archives contribute to the democratic functioning of our societies, invited the European Commission to convene a group of experts to address the following issues: the situation of the public archives in the Member States; the implications of the developments that took place in the recent years in the field of archives, including particularly the development of the new technologies; the promotion of practical activities such as the encouragement of appropriate measures to prevent damage to archives; the strengthening of cooperation at European level on the authenticity, long term preservation and availability of electronic documents and archives; the promotion of coordination, informa-tion sharing and the exchange of good practice between the archival services; the possibility of further integration of the work of the expert group with other relevant activities in this sector at European level, particularly the e-Europe Action Plan (ie the ambitious project to computerize and connect online citizens and the European institutions all).In response to this Resolution of the Council of the European Union, a group of experts from the Member States was constituted, which in February 2005 published the “Report on the Archives in the Enlarged European Union.” Divided into seven parts (plus attachments), this white paper on the state of the art in the archival field provided an overview of the organiza-tion of the archival sector in Europe; examined issues relating to accessibility under the insti-tutional, technical and professional profile; laid the foundations for an update to the needs of the new millennium in the archival profession; examined the quality of conservation and the prevention of environmental disaster. Finally, in the last three sections addressed the is-sues of electronic archives and audio-visual and other specifics related to the world of the so-called “e-Europe”, as well as provided operational proposals aimed at increasing the co-op-eration between archives at the European level.


The “Report on Archives in the Enlarged European Union” led in turn to the “Recommendation of the Council of Europe on Priority Actions to Be implemented in Order to Increase Cooper-ation in the Field of Archives in Europe”, released in November of the same year (2005). The document identified five priority guidelines of intervention in the field of conservation of archives in Europe and disaster prevention, reinforcement of interdisciplinary cooperation at European level in the field of electronic documents and archives, establishment and manage-ment of an internet portal for accessing documents and archives in Europe, promotion of best practices with regard to the national and European legislation in the field of archives, adop-tion of preventive measures against theft and recovery of the documentation. But above all, a permanent European Archives Group was established, comprising experts designated by the Member States and the institutions of the Union, the task of which was to ensure cooper-ation and coordination on general matters relating to archives. Composed of 27 experts ap-pointed by the archival administrations of the Member States and five representatives of the European institutions, the European Archives Group held its inaugural meeting in April 2006, and meet every six months since 2007; furthermore, it was decided to hold each semester a meeting between the European Commission and the archival central administrations of the country holding the rotating presidency of the European Union together with its successor in the next semester. More, to those meetings was entrusted the task of coordinating the work of the European Archives Group and the European Board of National Archivists (EBNA).In the meantime, a set of web sites dedicated to archives and access to archives were up-loaded on the internet. .Among the others: the web site dedicated to the archival policy of the European union (http://ec.europa.eu/archival-policy/index_en.htm), the Council of Europe web site dedicated to their archival policy (http://www.coe.int/t/dgal/dit/ilcd/de-fault_EN.asp#myGallery-picture(12), the information on access to documents of the Euro-pean Parliament (http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/search/simple.htm;jses-sionid=B452EC528627BFC4D6D39C6DAB85B737?language=EN), the home page of the DLM Forum (http://www.dlmforum.eu/), the home page of APEnet, European Portal for Archives (http://www.apenet.eu/).Furthermore, speaking about Europe and archives, and the right to access archival data, on June 18th, 2009, the “Council of Europe Convention on Access to Official Documents” was fi-nally released in Tromsø (Norway), consisting of a Preamble and three Sections, divided in 22 Articles: General provisions, Right of access to official documents, Possible limitations to access to official documents, Requests for access to official documents, Processing of requests for access to official documents, Forms of access to official documents, Charges for access to official documents, Review procedure, Complementary measures, Documents made public at the initiative of the public authorities, Group of Specialists on Access to Official Documents, Consultation of the Parties, Secretariat, Reporting, Publication, Signature and entry into force of the Convention, Accession to the Convention, Territorial application, Amendments to the Convention, Declarations, Denunciation, Notification. Since transparency of public authorities is considered to be the core of good governance and the very indicator of the democracy of a Member Country, the Preamble states that the right of access to public documentation is es-sential to the exercise of fundamental human rights, and at the same time it strengthens the public authorities’ legitimacy. Under such point of view, all Member Countries should enforce the right of access to the public documentation produced and/or held by the public authori-ties (the complete text of the “Council of Europe Convention on Access to Official Documents” may be retrieved at the URL: http://conventions.coe.int/Treaty/EN/Treaties/Word/205.doc.


On May 26th, 2011, the International Council on Archives-ICA released the draft of the Prin-ciples of Access to Archives, consisting of ten principles with a commentary explaining each principle, accompanied by Technical Guidelines and a Glossary of Terms. The Principles of Ac-cess to Archives “provide archivists with an external baseline against which to measure their existing access practices and to support archivists who seek to adopt new or modify existing access rules. The Principles of Access to Archives cover both the rights of access by the public and the responsibilities of archivists in providing access to archives and to information about them”. According to this ICA draft, the Principles of Access to Archives are: 1. The public has the right of access to archives of public bodies; both public and private entities should open their archives to the greatest extent possible; 2. Institutions holding archives make known the existence of the archives, including the existence of closed materials, and disclose the ex-istence of restrictions that affect access to the archives; 3. Institutions holding archives adopt a pro-active approach to access; 4. Institutions holding archives ensure that restrictions on access are clear and of stated duration, are based on pertinent legislation, acknowledge the right of privacy in accordance with cultural norms, and respect the rights of owners of private materials; 5. Archives are available on equal terms of access; 6. Institutions holding archives ensure the preservation of, and access to, records that provide evidence needed to assert hu-man rights and to document violations of them, even if those records are closed to the gener-al public; 7. Users have the right to appeal a denial of access; 8. Institutions holding archives ensure that operational constraints do not prevent access to archives; 9. Archivists have access to all closed archives and perform necessary archival work on them; 10. Archivists partici-pate in the decision-making process on access. The ICA Principles of Access to Archives where adopted at the ICA Annual General Meeting held in Brisbane (Australia) on August 24th, 2012. And so, finally, we can really state that, apart from some unpleasant events mainly related to the still too many conflicts happening around the world, archives not only continue to be supportive to the cultural, administrative and legal life of the world, but also support the democratic value of contemporary society, from sources for history tore and more being real sources for democracy; that is, in the words of the Brenneke, “paraphernalia in defense of human rights”. And the more and more they really are indeed on the service of mankind.


dr. Stane GrandaAlma Mater Europaea - ECM

DIMENZIJE POLITIČNEGA DOKUMENTADIMENSIONS OF THE POLITICAL DOCUMENT

IzvlečekPeticije za Združeno Slovenijo so eno največjih zgodovinskih odkritij zadnjih desetletij, saj že 1850. leta poglavitni akterji slovenskega narodnega gibanja 1848/49 niso vedeli, kje so. Najdene so bile po tridesetletnem sistematičnem iskanju. Število podpisnih peticijskih pol, vse niso ohranjene, jasno kažejo, da slovenskih političnih zahtev 1848 ni podpirala le peščica izobražencev, ampak so dobile za tiste čase neverjetno množično podporo.Glede na to, da je vsebina in oblika peticije že dolgo znana in je nima smisla ponovno inter-pretirati, pa to nedvomno zaslužijo podpisi. Iz njih je mogoče razbrati:• množičnost peticijskega gibanja• dojemanje vsebine revolucije• odnos kmetov, samostojnih poklicev in izobražencev do političnih zahtev• oblike ljudskega poslovanja z oblastmi• vloga krajevne samouprave• razkriti strukturo mnenjskih voditeljev• položaj duhovnikov v revoluciji• odnos do socialnih razlik med podpisniki• položaj žensk v revoluciji• znanje pisanja• odnos med gotico, bohoričico in gajico• pogled na vlogo in položaj slovenskega jezika• nenazadnje tudi hišne številke nekaterih naselij.Ključne besede: Združena Slovenija, peticija, arhivsko gradivo, kulturna zgodovina

AbstractPetitions for the United Slovenia represent one of the greatest historical discoveries in re-cent decades, because already in 1850 even major persons of the Slovenian national move-ment 1848/49 did not know where they are. They were found after thirty years of systematic search. The number of signed petition sheets, which are not all preserved, clearly shows, that Slovenian political demands in 1848 were not supported only by few intellectuals, but they received for those times unbelievable mass support.According to the fact, that content and form of the petition are already known for some time now, and there is no point to re-interpret it. On the other hand, signatures surely deserve an interpretation. From them it can be deduced:• Massiveness of petition movement• Perception of the content of the revolution• The attitude of farmers, the professions and intellectuals toward political requirements• Forms of popular operating with the authorities• The role of local self-government


• To disclose the structure of opinion leaders• The position of the clergy in the revolution• Attitude towards social differences among the signers• The situation of women in the revolution• Writing skills• The relationship between Gothic, Bohorič alphabet and Gaj’s Latin alphabet• Overview of the role and position of the Slovenian language• Also, the house numbers of certain settlements.Key words: United Slovenia, petition, archives, cultural history

Leto 1848 je v državah meščanskih revolucij svojevrstna revolucija tudi za arhive oziroma arhivi-stiko. Svoboda združevanja, govora in tiska je namreč povzročila pravo poplavo različnih doku-mentov. Če so poprej v obdobjih absolutizma oziroma omejitev demokracije ljudje zelo pazili, kaj in kako so govorili, prinesejo novi časi v tem pogledu sprostitev, kjer seveda ni vse »zlato, kar se sveti«, je pa bistveno drugače.. Dotlej prevladujoči uradni oziroma državni dokumenti dobijo z demokratizacijo konkurenco, o kateri pred tem niti sanjati niso mogli. Uradna dolgočasnost dobi politično sočnost. Zadnje čase to vse bolj uporabljamo tudi za raziskovanje mentalitet.Nove vidike prinaša tudi demokracija, zlasti parlamentarizem. Vse kar je povezano z volit-vami ustvarja množico novega arhivskega gradiva. Pomembno postaja pravzaprav vse. Ne samo zmagovalne ideje in zmagovalci, ki naj bi imeli vselej prav, ampak tudi poraženci, zlasti pa razni čudaki, ki mnogokrat govorijo o razmerah v družbi na način, ki se zdi mnogim nepri-meren in nekulturen, čeprav se z njegovo vsebino običajno strinjajo.Čeprav je vprašanje valorizacije arhivske gradiva verjetno toliko staro kot sama misel in potreba po njegovem varovanju, se dejansko ta problem z demokratično in pluralno družbo zaostri v neslutene razsežnosti. Takratne uradne strukture, ki so skrbele za arhive, se tem novim razme-ram niso bile sposobne pravočasno prilagajati in tako so mnoge stvari, ki ne bi smele, propadle. Stvari so reševali nekateri zasebni zbiralci. Ne samo v slovenskem, ampak tudi širšem merilu je ena najpomembnejših zasebnih zbirk iz tistega časa zapuščina Anastazija Grüna oziroma gro-fa Antona Aleksandra Auersperga. Pri nas ga večina pozna predvsem kot učenca Franceta Pre-šerna. Takrat je bil ena političnih zvezd, ne samo Habsburške monarhije, ampak kot poslanec Frankfurtskega paerlamenta načrtovanega nemškga cesarstva. Sedel je tudi v štajerskem de-želnem zboru. Ni shranjeval samo dokumente iz svojega delovanja, ampak so mu ga pošiljali v zvezi s takratnim dogajanjem očino tudi njegovi prijatelji. Ta, ena najbogatejših privatnih zbirk dokumentov iz leta 1848/49, se sedaj nahaja v Rokopisnem oddelku NUK v Ljubljani.Zaradi svobode govora, ki jo je razglasila marčna revolucija 1848. leta, postanejo vse po-membnejše tudi izjave posameznikov, ki poslej preko politike ključno vplivajo na javno mne-nje. Vzemimo samo izjavo Palackega 11. aprila 1848 s katero je zavrnil volitve avstrijskih Slo-vanov v Frankfurtski parlament. Čeprav ga je v tem pogledu prehitel koroški Slovenec Matija Majar – Ziljski, to za večino zgodovinopisja ni pomembno, ker po položaju ni bil primerljiv z zamentim Čehom. Za večino je prvi v tem pogledu »pravi« Palacki.Seveda pa ni vse v pomembnosti in vlogi uglednih posameznikov. Zlasti ne za zgodovinar-je, ki dajejo več pozornosti volji ljudsta, kot pa dejanskim ali samooklicanim voditeljem. Pomembni postanejo tudi lokalni usmerjevalci javnga mnenja, ki zelo prekrižajo politične načrte številnim, ki se smatrajo za voditelje in preroke novega časa. V slovenskem primeru velja to za ljudske tribune, kot je bil na primer radgonski kaplan Anton Kreft, sevniški prav-nik Alojzij Smrekar, krški jurij Theodor Gayer, tržiški pravnik Janez Ahačič in številni drugi. Za mnogimi so žal ostale samo posredne vesti. Dejstvo pa je, da je vsak drobec izpod njihovega peresa bistveno bolj pomemben kot pa traktat kakšnega prvaka. Prvim so ljudje brezpogojno verjeli, drugi so si morali za to prizadevati.


Poseben primer predstavlja javno mnenje najbolj preprostih običajnih ljudi. Zgodovinarji ga običajno registrirajo, če se iz njega norčujejo. Klasičen primer v tem pogledu so nekatera pis-ma znamenittega in pri ljudeh na Kranjskem najbolj vplivnega državnega uradnika in poslan-ca Mihaela Ambroža ali pa enkratna pesem Svobodni Lenart, ki bolj kot vse ostalo pokaže na dojemanje revolucije pri preprostih kmečkih ljudeh.Peticije niso izum meščanske revolucije, saj gre za pravno dejanje, s pomočjo katerega želijo podpisniki vplivati na osebne ali splošne družbene razmere. Peticija, beseda izvira iz latinskega jezika, pomeni prošnjo, vlogo, tudi adreso na pristojni upravni ali zakonodajni organ. Lahko je individualna ali skupinska. Moramo ločevati, ali pošiljatelj ali njeni sestavljavci, podpisniki in pošiljatelji peticije želijo zgolj neko spremembo od pritožb glede odprave nekih krivic oziroma poprave obstoječih krivičnih in škodljivih razmer.. Sestavljanje in pošiljanje peticij z demokra-cijo postane eden temeljnih kamnov državljanskega prava. Zgodovinsko gledano peticije niso produkt demokratizacije, buržoazne družbe, ampak so bistveno starejše, saj se pri nas z njimi srečujemo že v pripravah na kmečke upore. Izhaja iz prepričanja poštenja in dobronamernosti oblasti, zlasti vladarja kot najvišje in zadnje avtoritete. Njihova ključna značilnost je, da pošilja-telji peticije pričakujejo obvezen negativen ali pozitiven odgovor in da se zaradi njihove vsebi-ne ne smejo bari nikakršnih posledic. Prav zaradi tega so v nekem smislu ena najstarejših oblik izvrševanja državljanskih pravic. In prav zaradi tega vemo o njih približno toliko kot o lokalni samoupravi, kjer vemo za župane, številne podrobnosti, pa so v resnici bolj plod domnev kot dokumentiranih zgodovinskih dejstev. Pri starejših peticijah še najlažje dojamemo vzrok nji-hovega nastanka. Brez odgovora pa običajno ostanemo, ko se sprašujemo, kako so se pristaši neke peticije organizirali: kdo je formuliral problem, kdo ga je zapisal, način zbiranja podpisov, način pošiljanja: po pošti ali s pomočjo neke delegacije in kdo in kako so vse skupaj financirali. Treba je bilo plačati pisarja oziroma prevajalca, zbiralca podpisov oziroma podpisovalca nepi-smenih in pot ter stroške tistemu, ki je to spravil pred naslovnika. Številni zgodovinarji se ob večinski nepismenosti vedno zaletijo v verodostojnost podkrižanih podpisov. Pogosto celo križi pred podpisi niso lastnoročni, ampak jih je naredil podpisovalec imen. Verodostojnost podpisov izhaja najprej iz temeljne nenapisane ali zapisane pravice do sestavljanja in naslavljanja peticij, uporabe uradno kolkovanega papirja ali plačane takse, če je bila, predvsem pa iz samonavedbe oziroma podpisov podpisovalcev nepismenih, ki so v številnih primerih pridobili tudi pismene priče svojega dela in so se kot taki tudi podpisali. Ljudi je vedno mogoče zmanipulirati, kar ša ne pomeni nepristnost podpisov. Tudi manipulacije so del zgodovine in polpreteklost jih je polna.Peticije ločimo po pomenu, vsebini in teritoriju, ki ga zajemajo. Tudi število podpisov ni nepo-membno. Lahko so individualne ali kolektivne. Revolucija 1848. leta ji je v veliki meri sprostila. Koliko jih je samo ohranjenih v arhivu prvega avstrijskega parlamenta! Ne le z odpravo obvezne-ga kolkovanja podpisnih listov, ampak tudi z predmetom vsebine. Osebne ali skupinske stiske začnejo nadomeščati individualne ali kolektivne politične pravice. Ne želijo samo spreminjati ob-stoječega, ampak sodelovati pri načrtovanju novega. Ključno ni bila toliko rojstvo demokracije, kot število problemov za katere so pričakovali, da jih bo razrešila. Vsaj prve mesece namreč ni »tabu« tem. Pri nas so najpomembnejše peticije iz leta 1848/49 ona za Združeno Slovenijo, »hr-vaške« peticije, peticije za priključitev slovenskega dela sekovske škofije k Slomškovi lavantinski in številne druge, vse do one proti odpravi smrtne kazni iz Šentilja pri Velenju. Njihova primer-java nam pokaže odkriti številne značilnosti mišljenja in ravnanja, dojemanja aktualnih družbe-nih sprememb pri takratnih preprostih ljudeh, zlasti njihovo dojemanje novih političnih oziroma socialnih razmer. Eni bi še vedno prosili, drugi zahtevajo. Analiza peticij in drugih ozadij njihove vsebine nam prikaže tako posameznika, širšo skušino in nenazadnje tudi narod, ki se želi iz poli-tičnega objekta spremeniti v politični subjekt. Med velikimi peticijami iz našega prostora bi bilo nekaj enkratnega odkriti tako imenovano Shmerlingovo iz pomladi 1861. leta. Glede na skoraj 20 000 podpisov in odsotnost kakršnekoli znane politične organizacije v tistem času, je vse skupaj že na meri čudeža. Ker tega v tem primeru gotovo ni, moramo samo priznati, kako malo vemo o naši preteklosti oziroma koliko belih lis še obstaja.


Zanimivo je dejstvo, da imajo mnogi zgodovinarji veliko več posluha za deklaracije, ki jih ne sme-mo enačiti z peticijami, čeprav so jim podobne. Deklaracije so običajno bolj množične, predvsem pa bombastične. Načela prevladujejo pred konkretnostjo nekega problema. Zakaj je v našem zgodovinopisju nekakšen negativen odnos do peticij oziroma imajo posamezniki predsodke, ki jih ne morejo prikriti odgovarjamo z domnevo, da jih v zgodovini tako zaposlujejo ugledni posa-mezniki ali družbene elite, da večino takratnih prebivalcev lahko prezrejo. Na ta način povedo več o sebi kot preteklosti, s katero se ukvarjajo, v imenu katere so si služili kruh in ustvarjali kariero.Leto 1848 ni sporno v slovenskem zgodovinopisju. Vsi se bolj ali manj strinjamo, da so odprava fev-dalizma, začetek ustavnosti in program Združene Slovenije, ki so ga takrat javno predstavili in se mnogi zanj tudi zavzemali prelomni in daljnosežni. Kot vselej in povsod pa je »vrag« v podrobnostih, zlasti onih, ki se ne strinjajo s šablonami iz drugih področij, kjer smo Slovenci neka posebnost. Pre-seneča tudi rezerviranost ali bolje nerazumevanje nekaterih avstrijskih kolegov, tudi slovenskega rodu, ki že problema oblikovanja slovenske volje po lastni individualnosti v okviru monarhije ne morejo razumeti. Sprašujemo se, ali ni to posledica iskanje lastne identitete pri nemških Avstrijcih, ki so vselej hoteli biti najprej Nemci in so se dokončno našli kot Avstrijci, kot vse kaže, šele nekako po letu 1960. Zanimivo je, da so bili švicarski Nemci večinsko vedno najprej Švicarji in šele nato Nemci.Kot so se na eni strani slovenski zgodovinarji čudili oblikovanju programa Združene Slovenije, podrobnosti njegovega oblikovanja in rasti ne poznamo, pa nikoli ni bilo enotnosti glede širine njegove podpore pri Slovencih. Potem, ko na splošno spregovori o njegovem nastanku in obliko-vanju, ter poudari, da je najmočnjšo mednarodno podporo prejel junija 1848 na slovanskem kon-gresu v Pragi in novembra istega leta v avstrijskem parlamentu, zadnja velika »uradna« slovenska zgodovina ljubljanskega Inštituta za novejšo zgodovino zapiše: »Kljub temu pa je program zedi-njena Slovenija dejavno podpirala le zavedna manjšina. Kmetje so se zvečine zavzemali le za od-pravo fevdalizma, meščanstvo je prisegalo na deželno zavest. Nemci so zedinjeni Sloveniji seve-da po večini nasprotovali. Celo narodno zavedni Slovenci, ki so bili junija 1848 izvoljeni v avstrijski parlament, med množico predlogov o preureditvi monarhije niso dosledno podpirali programov, ki so vsebovali zahteve Zedinjene Slovenije. Z zmagoslavnim pohodom protirevolucije po zadu-šitvi dunajske oktobrske revolucije, z nastopom nove vlade kneza Schwarzenberga 21. novembra 1848 in z ustoličenjem cesarja Franca Jožefa 2. decembra 1848 pa so bili načrti za zedinjeno Slove-nijo že vnaprej obsojeni na poraz.«15 Kot vidimo, naj bi Združeno Slovenijo podpirala le »zavedna manjšina«, pri čemer pa je ne glede posameznikov, ne njihovega števila ne definirajo, Trdijo, da je meščanstvo slonelo na deželni zavesti, naši Nemci so bili proti njej, celo narodnozavedni sloven-ski poslanci v parlamentu je niso dosledno podpirali, protirevolucija je porazila idejo Združene Slovenije. Združena Slovenija po tem takem ni imela skoraj nobene podpore, najmanj pri kmetih, ki jih je zanimala le odprava fevdalizma, celo poslanci izraziti Slovenci – mišljen je običajno lju-bljanski dr. Kavčič, naj ne bi bil dosledno za. Na dvomljivost zapisa njegovega parlamentarnega nastopa v tem smislu je opozoril že pokojni akad. Dr. Sergij Wilfan in temu ne moremo kaj dodati. Ob takih trditvah v zvezi s stališči do Združene Slovenije je težko razumeti na kom je potem ta ideja, ki je dobila tako množično potrditev na taborskem gibanju, sploh slonela? Zdi se, da je od tu samo še korak do znane duhovitosti: »Slovenci so 1991. leta dobili državo, če so jo hoteli ali ne!« Lahko bi vsaj zapisali, da je ideja Združene Slovenije slonela na predpostavki ukinitve fevdalnih tvorb, kakršne so dežele nedvomno bile. Ker jih ima Avstrija še danes, ne takrat ne nikoli v Avstriji ni bilo realnih možnosti za Združeno Slovenijo. Nenazadnje pa noben narod v tistem leti ni uspel s svojimi nacionalnimi načrti. Vsekakor so tudi zgodovinarji tipičen primer slovenskega zamoza-ničevanja. Ni se mogoče zatisniti oči pred dejstvom, da so nekateri to počeli, da bi dokazali, da je jugoslovansko čustvovanje pri njih bolj prvinsko.Peticijo za Združeno Slovenijo, izraz združena zavestno uporabljamo namesto ilirske zedinje-nosti, nenazadnje pišemo danes sonce namesto solnce itd. bomo v nadaljevanju obravnavali kot peticijo sicer in še v posebnem pogledu na njeno veliko in enkratno vsebino.

15 Slovenska novejša zgodovina. Od programa zedinjena Slocvenija do mednarodnega priznanja republike Slove-nije 1848-1992. Ljubljana, 2006. str. 25


Uvodoma bomo še enkrat poudarili, da oblika tovrstnega javnega in političnega delovanja ni bila nekaj novega, enkratnega, ampak nekaj, kar je bilo našim prednikom znano in so imeli do tega svoj, na preteklosti izostren občutek in odnos. Ni predstavljala nekaj revolucionarne-ga, subverzivnega, ampak vtečeno obliko javno izraženega interesa.Ozadje nastanka peticije naj bi predstavljalo vprašanje nadvojvode Janeza, ki mu je pri avdi-enci dr. Janez Bleiweis kot vodja kranjske deputacije predstavil željo Slovencev po Združeni Sloveniji, ki naj bi bila med drugim tudi »najsilnejši jez proti »propagandi laški«. »Dobro! Prav imate, res koristno bi bilo to na mnogo stran…povejte mi, ali pa to, česar želite vi Kranjci, žele i koroški, štajarski in drugi Slovenci?« na to vprašanje, pravil je pozneje dr. Bleiweis, »takrat nisem mogel dati odgovora«. …. Nadvojvoda Ivan je zahteval, da se za ‘zjedinjeno’ Slovenijo oglase tudi nekranjski Slovenci. Takoj so storili na Dunaji potrebne korake, da se to zgodi. Zlo-žili so nov poziv z naslovom; »Kaj bodemo cesarja prosili?« ta poziv so tiskali v 2000 izvodih in ga razposlali na vse slovenske kraje, vabeči rojake, da naj se podpišejo in peticijo pošljejo cesarju.«16 Peticije so bile natisnjene na pole, ki je bila prepolovljena na polovico tedanjega formata, ki je danes nekako med A3 in A4. Na naslovni strani je bilo natisnjeno slovensko in nemško besedilo v ločenih stolpcih. Naslovljeno je bilo na cesarju, nastajalo je namreč pred volitvami, ko glede prihodnjega parlamenta marsikaj še ni bilo znano, poslali pa so ga v dr-žavni zbor. Navesti je bilo treba tudi kraj in datum, ves ostali prostor pa je bil namenjen pod-pisovanju. Ker je v številnih primerih zmanjkalo prostora za podpise, so dodajali dodatne liste ali pole. Njihovi formati se z originalom povsem ne ujemajo.Zadeva okoli vsebine peticije je v resnici nekoliko bolj zapletena in je v tem citatu prezrt delež ko-roških Slovencev okoli Matije Majerja kot tudi graških okoli dr. Jožefa Muršca. Brez njihovega izda-tnega sodelovanja akcija ne bi nikoli uspela. Vsekakor pa je res, da ključna zasluga za odločitev o njej v tej obliki, med osrednjimi oblikovalci njene vsebine in tudi spremljajočega lepaka Kaj bomo Slovenci cesarja prosili, naj bi bil pravnik Matija Dolenc, pripada dunajski Sloveniji katere predse-dnik je bil dr. Fran Miklošič. Vse kaže, da so se kot podpisane ohranile samo tiste, ki so bile preko njega oziroma dunajske Slovenije vložene v parlament. Pri izvedbi podpisne akcije so se naslo-nili v prvi vrsti na slovenske dunajske študente, ki so se zaradi zaprtja univerze in počitnici vrnili v domače kraje, slovenska politična društva kot so bila graško, goriško in ljubljansko in številne posameznike, ki so morali biti že pred tem znani kot »eifrig« Slovenci. Vsekakor je akcija slonela na mlajših, liberalno usmerjenih rojakih, ki so videli v revoluciji veliko in enkratno priliko za reši-tev slovenskega vprašanja, katerega bistvo je bil nemoten kulturni razvoj Slovencev na podlagi lastnega jezika in lastne kulture. Združena Slovenija, kljub nasprotnim očitkom nemškutarskih in protislovanskih krogov, ni bila mišljena kot samostojna država. Ne glede na njeno veliko vsebino, je bila v takratnih časih in prostoru mišljena bolj sredstvo kot pa dokončen cilj. Seveda je v daljši časovni perspektivi dejansko peljal v državno samostojnost. Zato ne v habsburški monarhiji, ne v obeh Jugoslavijah ni pomenila ideje, ki bi ji bili državi naklonjeni. Znano je, da ji je Stane Dolanc javno odkrito nasprotoval z njenim verbalnim preoblikovanjem v Veliko Slovenijo,17 ki je nikoli ni nihče zahteval in je bila izmišljotina jugoslovanarskih vojaških krogov, ki so jo hoteli narediti primerljivo z veliko Albanijo. Prof. dr. Matjaž Kmecel, ki se s tem očitno tudi ni bil pipravljen spri-jazniti, je hotel kvadraturo kroga rešiti z enotnim slovenskim kulturnim prostorom.Kakorkoli je bilo podpisovanje peticije za Združeno Slovenijo največja politična akcija »političnih« Slovencev predmarčne dobe, pa podrobnosti o njenem koncu niso bile širše znane, saj že 1850. leta niso vedeli, kje so. Poslej jih do odkritja podpisanega v začetku devetdesetih let ni nihče videl, niti obravnaval. V strokovni literaturi so o njej krožili, zlasti glede števila podpisov, različni podatki.

16 Josip Apih, Slovenci in 1848. leto. Ljubljana 1888, str. 86-87.17 Tovrsten izpad je imel sredi 80. let na nekem javnem nastopu v Vojvodini, kjer je napadal »nacionalizme« jugo-slovanskih narodov. Vseh reakcij na to se ne spomnim, vem pa, da je bila ena najostrejših s strani SAZU. Ob soglasju akad. Zwittra sva jo oblikovala z dr. Janezom Šumrado, za njeno primerno »uvrstitev« v takratni čas in prostor pa je poskrbel takratni glavni tajnik SAZU dr. Jože Goričar. Stane Dolanc se je na to potem ob neki priliki javno opravičil. Konkretnejši podatki morajo biti v arhivu predsedstva SAZU.


Oblikovalci in razširjevalci peticije za Združeno Slovenijo so peticioniranje očitno dobro poz-nali, kljub vsemu pa so naredili pomembno napako, ki jo v nadaljevanju izkoriščamo. Niso namreč določili kdo naj bo podpisnik in kako naj podpisuje. Prav zato so na njih podpisi zelo različnih oseb in nekateri so k njim pripisali zanimive pripombe. Vsekakor se lokalno zelo raz-likujejo. V številnih primerih je vplivala že utečena praksa, v nekaterih primerih pa zasledimo nedvomne odmeve novih političnih razmer.Prvi in največji šok, ki ga je povzročilo odkritje peticij je bilo dejstvo, da številne niso ohranjene. Iz arhivskih in časopisnih virov je namreč jasno razvidno, da so peticijo podpisovali v Kranjski Gori in v zaledju Logatca, prav tako v Ljubljani. Goriška peticija je rokopisni prepis tiskanega origina-la. Ni edini takšen primer, toda v drugih lahko pojasnimo, da so imeli premalo tiskanih izvodov. To pomeni, da je ta v Gorici verjetno obstajal, nimamo pa ohranjenega tovrstnega podpisanega primerka. Manjka obširnejša novomeška, gotovo ni akcija obšla tudi Trsta. Da je ne bi podpiso-vali v Prešernovem Kranju, narodno osveščeni Radovljici, si je skoraj nemogoče zamisliti Težko si predstavljamo, da ni peticije z podpisom »očeta Združene Slovenije« Matije Majarja - Ziljskega. Na Dunaju so očitno pozabili na akcijo, ki so jo sami začeli. Skratka, ogromno je neznank in trditev, da meščani niso podpirali akcije za Združeno Slovenijo, se nam na primerih Brežic, Celja in nekaterih trgov se nam zdi šibka. Predvsem pa bi morali bolj upoštevati, da so bile razmere izjemno nena-vadne, da so se mnogi posamezniki v novih razmerah, ne samo Anton Martin Slomšek, ki je bil kot nesporni Slovenec takrat na najvišjem družbenem položaju med Slovenci, težko znašli. Številni dlje od spoznanja, da je po revoluciji »vse frej«, niso zmogli. Komunikacije med ljudmi so bile šibke, medijev skoraj ni bilo. Za lažje razumevanje se spomnimo številnih naših rojakov, ki so ob slovenski osamosvojitvi bežali v ZDA in Avstrijo. Lahko je biti pameten za nazaj. Glede slovenske-ga meščanstva bi dodali samo še to, da je bilo kot takšno izjemno šibko in v posnemanju velikih mest, kot sta bila Dunaj ali Gradec. pogosto na meji slaboumnosti. Nanazadnje so jih ob volitvah v avstrijski parlament skoraj povsod premagali kmetje s svojimi poslanskimi kandidati.Skupaj je ohranjenih 51 peticijskih pol: 34 je štajerskih, 11 je kranjskih, vendar samo z vzhod-ne Dolenjske, . 1 goriška in 5 s Koroške. Zanimivo je, da sta v arhivu dunajskega parlamenta zvezanih primerkih iz leta 1848 prva in zadnja celjski.18

Pri prvi celjski peticiji so podpisniki sami ugledni pismeni meščani. Med njimi je tudi tiskar Je-retin, Nekaj podpisov je v gajici, kar moremo šteti med demonstracije slovenske in slovanske narodne zavesti. Zanimiva je pripomba Franca Kullerja iz Laškega, ki je podpisal z pripombo, da bo glede zahteve po Združeni Sloveniji sprejel odločitev parlamenta.. Številni so pri pod-pisu navedli svoj poklic, zlasti pa članstvo v narodni straži. Bili so torej pristaši revolucije, pod-pisovanje so povezovali z njo! Zadnja podpisnika sta opat Matija Vodušek in ravnatelj glavne šole Soršič. Prvi je bil veliki in intimni prijatelj škofa Slomška.Podpisniki rokopisne peticije z Blagovne so pismeni in nepismeni. Je izjemno skrbno urejena. Pri skoraj vseh so navedeni poklici in bi lahko naredili poklicni prerez podpisnikov. Tudi tu nekateri demonstrirajo gajico, s katero imajo nedvomno nekaj težav, saj na primer ne znajo napisati Joža. Podpisniki nepismenih so navedeni, med njimi je kar nekaj županov. To govori na eni strani govori o njihovi povezanosti z ljudmi. Nepismene so podpisovali le tisti, ki so jim nepismeni zaupali. Ne gre zanikati tudi političnosti, saj je župan le predstavnik ljudske samouprave, ki ga je upoštevala tudi oblast. Vsekakor je peticija prav zaradi gajice tudi svojevrstna manifestacija slovenstva. Franc Ipavic se je podpisal kot zdravnik, čeprav je bil vrhunski ranocelnik. Obsežna peticija iz Sv. Lovren-ca iz Slovenskih Goric je podpisovana po občinah. Običajno so župani na čelu svojih občin. Skoraj polovica podpisanih je pismenih. Podpisovalci so navedeni. Na koncu je o identiteti podpisanih pripisano uradno potrdilo okrajne gosposke Dornava, da so podpisniki resnično tisti, ki so nave-deni. Angažirana je tako lokalna samouprava kot državna oblast! Naslednja peticija je iz Andraža v Slovenskih Goricah. V mnogočem je podobna prejšnji, tudi po potrditvi. Podpisniki razmeroma majhnega števila podpisnikov so trije, kar govori o previdnosti podpisanih: niso vsakemu zaupali.

18 Stane Granda, Prva odločitev Slovencev za Slovenijo, Ljubljana 1999, str. 553-554.


Dolska je med skromnejšimi peticijami, je pa posebnost, da so med 16 podpisanimi samo 4 nepismeni. Zanimiv je podpis Amalije Slokan, kar kaže, da so peticijo lahko podpisovale tudi ženske, če so bile gospodarice kmetij. Biti gospodar je bil eden kriterijev do podpisovanja. Pri braslovški nam podpisovalec nepismenih pove, da je bila predhodno vsebina peticija jasno razložena. Torej je bil podpisovalec tudi agitator. Ormožka je ena najobsežnejših, saj ima kar 609 podpisov. Urejena je po občinah, kar postane pri naslednjih ena štajerskih značilnosti. Povedo nam, kako je bila tu lokalna samouprava dejansko močna, koliko je ljudem pomeni-la. Nenazadnje govori tudi o spoštovanju in vplivu županov. Vidimo več pisav. Žal ne vemo, ali je to delo podpisanih županov. Zanimivo je pojavljanje gajice, ki so jo nekateri podpisovalci že dobro obvladali. Podpisi so tudi uradno potrjeni s strani okrajne gosposke Ormož. Ned-vomno je ormoški primer eden boljših med onimi, ki nam govori o vlogi in pomenu občinske samouprave pri zbiranju podpisov. Galicijska spominja po številu podpisov na braslovško. Prleška peticija je najobsežnejša, saj ima 733 podpisov, pa še nekaj listov manjka. Med ohranjeni-mi izstopa ona, kjer se je podpisal na vrhu Jakob Kreft »gemeine Wisherin« in je kolkovana z 6 kr. Izjemen je pripis Jurija Kosarja, sicer tudi podpisovalca nepismenih, ki je pri svojem podpisu pripi-sal:«Welko shelen tote sgodbe.«19 Predzadnji podpisani radgonski kaplan Anton Kreft, ki je bil eden izmed kmečkih voditeljev, nam nedvoumno potrjuje vezi med peticijo in kmečkim gibanjem. Sicer pa nam navedbe posestnih razmer kot kmet, želar, nagorjak… dajejo tudi neke indicev za socialno strukturo podpisnikov. Peticija je bila socialno povezovalna, saj se na papirju družijo kategorije kme-tov, ki so bili sicer v realnem ločeni glede na velikost posesti. Med podpisanimi je tudi kmetica Ana Korošec. Ta peticijs je eden najzgovornejših primerov družbenih, političnih in nacionalnih, zlasti pa kulturnih razmer v prvih tednih revolucije. Njene povednosti še zdaleč nismo izčrpali.Neka posebnost je konjiška peticija. V akcijo se je vključil tudi okrajni komisar. Zanimivi so njihovi pogledi na zvezo z nemškim cesarstvom. So za priključitev, ne pa vključitev. Vprašanje je, ali smemo to šteti za širši pogled tržanov in meščanov.Graška peticija je reprezentativna in jo lahko povezujemo s tamkajšnjo Slovenijo. Prevladu-jejo bogoslovci. Med podpisniki so tudi njeni funkcionarji kot Muršec in Kvas in nekateri du-hovniki iz spodnje Štajerske. Drugo skupino podpisnikov začenja Jožefina Oblak, kot odlična slovenska graška meščanka in nekateri drugi laiki, tudi študentje liceja na čelu z znamenitim pravnikom Jožefom Krajncem. Takšno peticijo pogrešamo z Dunaja.Sledita dve obsežni iz Št. Lenarta. Prva demonstrira moč ljudske samouprave. Priča smo cerkve-ne potrditev podpisov. Očitno so nekateri ogromno vlagali v verodostojnost ali bolje politično moč podpisov. Druga iz istega kraja je »volilna« saj podpisniki z navajanjem, da so samostojni, poudarjajo svojo volilno sposobnost za dunajski parlament na predvečer volitev. Vlogo občin poudarjata tudi hrastovška in ona iz Brezule, ki ima okrajno potrdilo. Nekaj posebnega je peti-cija iz Ljubnega, kjer je podpisoval učitelj in kot opombo dodal, da bi podpisov bila lahko bistve-no več, ker so tam vsi za vsebino peticije, da se naj njena vsebina izpelje po zakonski oziroma ustavni poti. Peticijo so dejansko mnogi razumeli kot del revolucije in demokracije. Luče so kot vse savinjske tudi bolj skromne po številu podpisov. Arnež in Sobota, ki sta danes del avstrijske Štajerske, sta tudi podpisovala. Tu se srečamo z agrarnim proletariatom, kar je edini primer. Za Združeno Slovenijo so bili tudi mariborski gimnazijski dijaki. Med njimi je tudi neka Anna Pelz, ki dijakinja gotovo ni bila.. Peticija je mogočna manifestacija gajice.Peticija iz Male Nedelje omogoča ugotavljanje socialne strukture podpisnikov, saj so navedli ali so kmetje, kajžarji, gorniki. Vidimo, da je imelo slovensko politično gibanje močno podpo-ro tudi v najnižjih socialnih plasteh. Podpisniki iz Muretincev se ločijo po tem ali so zemljiški ali hišni posestniki. Na zadnji strani srečamo celo častnega kanonika, graški kapitelj je bil zelo protislovenski in nemško orientiran, in uradno potrditev podpisov s strani tamkajšnje komen-de. Med dokaj elitne spada peticija z Planine. Tudi tu srečamo okrajnega komisarja, nekaj tržanov in kmetov. Elitna je tudi iz Novega Celja..

19 Ravno tam, str.242.


Peticija iz ptujskega minoritskega gospostva je dvodelna. Prva je z podpisi nekako bolj obi-čajna, drugi del pa je nekaj izjemnega in so podpisovali samo občinski »funkcionarji« Pripis pravi, da je za peticijo vsa fara z 3300 dušami, da pa bodo podpisovali samo odborniki, Potrdil jo je tudi Schönwetter kot okrajni komisar.Brežiška peticija je meščanska, skromna po številu, odlična po podpisnikih na čelu z Gusta-vom del Cottom. Naslednja iz sv. Jurija iz Ščavnice daje neko možnost, da so jo podpisovali oni, ki so imeli nekatere zadržke do duhovnikov, ki jih tukaj ni. Podpise je potrdil okrajni ko-misar. Žalski peticiji sta tipični savinjski, kar pomeni majhno število podpisov, kar je glede na tamkajšnji način poselitve razumljivo. Dve peticiji iz istega kraja dopuščata možnost sklepa-nja o nekem lokalnem razdoru, saj je prva izrazito duhovska, druga pa laična.Peticija iz Zdol kjer so navedene hišne številke kaže, kako vsi le niso bili za združeno Slovenijo. Poljčane so tipična trška, kjer vidimo sožitje kmetov in nekmetov. Ima uradno potrditev okraj-nega gospostva Studenice. Peticija iz. Sv. Tomaža je tudi bolj elitna. Sv. Urban iz Ptuja je zopet tipična predstavniška po občinah. Peticija iz Podčetrtka je znotraj štajerskih nekaj posebnega. V njenem ozadju je znameniti dr. Štefan Kočevar, štajerski Bleiweis. Glavni sodelavec graške Slovenije na širšem celjskem prostoru. Podpisana je elita vzhodne Štajerske celjskega okrož-ja.. Nepismenih skoraj ni. Glede na organizatorja podpisov si lahko predstavljamo, kako so si nekateri predstavljali podpornike slovenskega narodnega gibanja.Dolenjske peticije so nekakšna parada nepismenih. Pomembno je število podpisov, mani-festativna plat. O lokalni samoupravi ni sledu, kar ustreza dejstvom. Kar štiri peticije so šen-tjernejske. Podpisovalec prve je bil verjetno pravnik Franc Globočnik. Pri naslednjih se podpi-sovalci menjajo v skladu z ljudskim zaupanjem. Neka posebnost je zadnja, kjer je kot zadnji podpisan znameniti Jožef Jerman, dunajski študent, ki je vse to organiziral. Verjetno velja tudi za belocerkovško in škocjansko. Pri belocerkovški najdemo Jero Maizelj, predniconašega prof. Zwittra.. Pri Velikem Trnu je prvi podpisan drugi veliki dolenjski organizator Jože Kapler, študent medicine. Ljudje so njega in Jermana imeli za cesarska komisarja, vendar jim podpi-sovanja v celoti niso zaupali.. Glede novomeške moram omeniti, da ima samo dva podpisa. Nedvomno »glavna« manjka. Goriška peticija je, kot smo že omenili, prepis tiskane peticije. Na njej so zanimivi podpisi, predvsem bogoslovcev. Tu so potem še nekateri drugi. Nekaj posebnega je Ivan Oballo kot »Beneški Slovenc«. Zadnji je podpisan dr. Jožef Kozler, Petrov brat.Sledi pet koroških peticij, ki nimajo nekih posebnosti. Pomembno je, da so koroške! Koroška je bila v nekem smislu začetnica vseslovenskega čustvovanja. Zadnja pa je celjska elitna gim-nazijska. Torej dve celjski!Na podlagi vsega lahko ugotovimo:• peticije nam poročajo o pismenosti• peticije nam poročajo o uveljavljanju in dojemanju gajice• peticije nam govorijo o stanju in odnosu do lokalne samouprave• peticije nam predstavljajo ljudsko samoorganiziranost• peticije nam poročajo o pogledih na revolucijo in nacionalno vprašanje• peticije nam sporočajo o uveljavljaju žensk v javnosti• peticije nam razkrivajo takratne mnenjske voditelje• peticije nam govorijo o položaju in vplivu duhovščine v družbi• peticije nam razkrivajo strukture vaških, trških in mestnih slovenskih elit• peticije nam govorijo, da o nekem zgodovinskem pojavu ne moremo govoriti, če ne pozna-

mo temeljnih dokumentov o njih.


Viri in literatura:Apih, Josip: Slovenci in 1848. leto. Ljubljana 1888Granda, Stane: Prva odločitev Slovencev za Slovenijo, Ljubljana 1999Slovenska novejša zgodovina. Od programa zedinjena Slocvenija do mednarodnega prizna-nja republike Slovenije 1848-1992. Ljubljana, 2006.

SummaryYear of 1848 in countries of bourgeois revolutions is also the unique revolution for archives and archival science. The liberty of assembling, speech and press has actually resulted a flood of various records. If previously, in periods of absolutism or restriction of democracy, peo-ple were careful about what and how they talked, new era brought in this regard a sort of release, in which, of course, it is not all »gold, that glitters«. Official state documents, which were until then dominant documents, by the democratization got a competition, which pre-viously could not be even dreamt of. Because of the freedom of speech, also individual state-ments became increasingly important, as from that time on through policies they had a major impact on public opinion. Let us have e look at the statement of Palacki from 11 April 1848, by which he rejects the election of the Austrian Slavs in Frankfurt Parliament. Although, in this respect he was overtaken by the Carinthian Slovenian Matija Majar - Ziljski, for most of histo-riography this does not matter, because by his position he was not comparable with famous Czech. For the majority, the first in this regard was Palacki.Of course, it is not everything only in the importance and the role of prominent individuals. Also those locals, who were directing public opinion, became important, and who crossed numerous political plans of those, who were considered to be leaders of a new time. In the Slovenian case, this is the people’s tribune, as was the case of chaplain Kreft from Radgona, Smrekar from Sevnica, Gayer from Krško, Ahačič from Tržič and many others. About many of them, unfortunately, only indirect reports remained. The fact is, that every fragment under their pen is far more important than any treatise of any political leader. People uncondition-ally believed them, and the others (political leaders) had to strive for that.A special case represents public opinion of the most ordinary people. Historians usually regis-tered it, if they make fun of it. A classic example in this respect are some of the famous letters and among people in Carniola (Kranjska) most influential government official and deputy Michael Ambrose or a unique song Free Lenart, which more than anything, shows the percep-tion of the revolution at ordinary peasant people.Petitions are not an invention of the bourgeois revolution, because it is a legal act by which the signatories want to affect the personal or general social conditions. Legally they were regulated by certain regulations, because that had to be until the revolution inscribed on a special stamped paper. They differ by the importance, content and territory they cover. We can say for sure, that by the revolution of 1848 they largely freed. Not only by the elimination of mandatory duty stamps of signature sheets, but also with the subject of content. At least the first few months there are no “taboo” topics. The most important petitions for Slovenians are those for the United Slovenia, »Croatian” petition, petitions for connecting the Slovenian part of the diocese of Seckau to Lavantine of Slomšek and many others, all the way to the one against the abolition of the death penalty from Šentilj in Velenje. Their comparison reveals a number of characteristics of ordinary people of that time, particularly their perception of the new political and social conditions. Some of them would still ask, others started to require. An analysis of petitions and other backgrounds of their content shows us both, the individual and the general group, and ultimately a nation that wants to transform from the political object into a political entity.


Dr. Bojan CvelfarArhiv Republike Slovenije

PRAVOSLAVNA CERKEV V SLOVENIJI 1918-194120

ORTHODOX CHURCH IN SLOVENIA 1918-1941

PovzetekSrbska pravoslavna cerkev se je kot narodna cerkev z ustanovitvijo kraljevine SHS znašla v zapletenem položaju. V novi državi jo je čakala notranja konsolidacija ter močna konkurenca rimskokatoliške cerkve. In ko se ji je v prvem desetletju uspelo notranje organizirati in urediti odnos do države - viden rezultat tega je bilo sprejetje zakona in ustave o srbski pravoslavni cerkvi, se je lahko posvetila tudi drugim temam. Srbska pravoslavna cerkev je svojo novo or-ganizacijo v naših krajih izvajala predvsem s pomočjo vojaške oblasti. To potrjuje že dejstvo, da so začasni duhovniki v vseh treh na novo ustanovljenih parohijah v Sloveniji (Ljubljana, Maribor in Celje) bili nameščeni in s strani države plačani kot vojaški duhovniki. Parohije so bile v tem času organizirane še v Marindolu in Bojancih, cerkveni občini pa v Rogaški Slatini in Kočevju. Najbolj se je pravoslavje v Sloveniji manifestiralo skozi gradnje hramov. S pomočjo državnih in lokalnih oblasti, predvsem pa z zbiranjem prostovoljnih prispevkov, so v središčih treh največjih slovenskih mest zrasli sakralni objekti s specifično arhitekturo.Ključne besede: privatni arhivi, arhiv verske skupnosti, organizacija cerkvene institucije, pra-voslavna cerkev

AbstractWith the formation of the new state of the Kingdom of Serbs, Croats and Slovenes, Serbian Or-thodox Church as the national church was put in a rather complex situation. In this new state it was suddenly faced with severe competition from the Roman Catholic Church and with the issue of internal consolidation. After settling its internal organization and establishing rela-tionship with the new state within the first decade - as evidenced by the passing of the act and the constitution on the Serbian Orthodox Church – the church could turn its attention to other matters. Orthodox Church carried out its new organization in Slovenian territory mostly with the help of military authority. This is confirmed by the fact that temporary priests in all three of the newly established parishes in Slovenia (in Ljubljana, Maribor and Celje) were appointed as military priests and paid for by the state. Facilities in which Orthodox rites were first performed were likewise provided by the army – in all three Slovenian parishes chapels were placed in military facilities and their equipment was owned by the army. At the time there were parishes in Marindol and Bojanci, church municipalities were in Rogaška Slatina and Kočevje. In Slovenia, Orthodox faith was most clearly manifested through the building of churches. Helped by state and local authorities, but mostly by collecting donations, the Orthodox Church was able to build sacral facilities with specific architecture in the centre of the three largest Slovenian cities.Key words: private archives, archives of religious community, organisation of church institu-tion, Orthodox Church

20 Prispevek je povzetek doktorske disertacije z naslovom “Pravoslavna cerkev v Sloveniji med obema vojnama”, ki jo je avtor uspešno zagovarjal 25. 11. 2015 na Oddelku za zgodovino Filozofske fakultete Univerze v Ljubljani.


Svoj prispevek bom pričel s pojasnilom, zakaj je moja raziskava veliko bolj obsežna (obsega namreč kar 639 strani), kot pa je bilo predvideno. Največja krivda, da je temu tako, tiči v arhivskih virih. Namreč, v prvi fazi zbiranja virov in literature je kazalo, da kaj veliko virov niti ne bo na voljo. Iz arhiva srbske pa-triarhije sem prejel sporočilo, da je gradivo popolnoma v neurejenem stanju ter da se je donedavnega nahajalo na podstrešju beograjske cerkve sv. Marka (kar so potrdili tudi v Arhivu Srbije, kjer so se obve-zali pomagati pri reševenju tega pomembnega gradiva). V gornjekarlovški eparhiji in zagrebški mitro-poliji sem prejel še bolj zaskrbljujoče informacije - arhivskega gradiva preprosto ni. Podobno sporočilo je prišlo iz ljubljanske parohije, za katero pa je bila ohranjena kronika ter objavljen članek o gradnji hrama, ki ga je napisal prof. dr. Ignacij Voje. Že prej sem vedel, da za predvojno mariborsko parohijo ni ostalo prav nikakršnih arhivskih sledi, nekaj malega in kronika pa za celjsko.Tako sem se v tej fazi lotil iskanja drobcev po javnih arhivih v Srbiji in Sloveniji ter mukotrpnega prebiranja časopisnih virov (predvsem Jutra in Slovenca). Ko sem nabral že kar nekaj materiala in ko se je kazala že sama struktura disertacije, pa sem iz ust prof. dr. Roksandića z zagrebške Fi-lozofske fakultete izvedel, da hranijo v Hrvaškem državnem arhivu v Zagrebu v celoti ohranjen arhivski fond Gornjekarlovške eparhije. Tako sem po sistemu obračanja lista za listom pregledal več kot pet sto arhivskih škatel - saj popis ne obstaja. Po tej razveseljivi novici pa je kmalu sledila še druga - namreč s pomočjo arhierejskega namestnika za Slovenijo, protojereja stavroforja Milana Dudukovića, mi je bil zaupan dostop tudi do arhiva ljubljanske parohije, za katerega se je izkazalo, da je odlično ohranjen (za vsako leto povprečno štiri do pet obsežnih fasciklov). Poleg tega mi je uspelo vpogledati tudi v pravoslavne matične knjige (v anonimizirani obliki) na upravni enoti v Mariboru in Celju, medtem ko so mi na ljubljanski dostop zavrnili. Vse to je seveda zelo vplivalo na samo strukturo naloge - saj so s pregledovanjem tega zlata vrednega gradiva nastajala nova in nova poglavja. Seveda pa nisem želel izpustiti že prej obdelana, sicer nekoliko bolj splošna poglavja, saj bi to disertacijo le osiromašilo.Ob tem sem se tudi odločil, da iz obravnave (kljub pregledanemu gradivu) izločim cerkveni občini in parohiji v Marindolu in Bojancih v Beli krajini. Namreč omenjeni parohiji imata po-polnoma drugačen zgodovinski razvoj. Ocenil sem, da kot taki, predvsem glede na obravna-vane procese, nekako nista več sodili v kontekst disertacije. Zagotovo pa je versko življenje tega območja vredno posebne podrobne obravnave.Vzhodna krščanska cerkev se je s svojim sistemom navidezne neenotnosti in stvarne avtoke-falnosti narodnih cerkva z ustanovitvijo kraljevine SHS znašla pred novimi izzivi. Med najpo-membnejšimi sta bila, kako iz šestih razdrobljenih “srbskih” cerkva ustvariti eno narodno, ter kako v večnarodni in večkonfesionalni novi državi preboleti dejstvo, da pravoslavna cerkev ni več privilegirana državna cerkev (kot je bila v kraljevini Srbiji ali kraljevini Črni Gori) ampak le ena od uradno priznanih veroizpovedi. Kljub temu, da je imela še vedno tesno navezo z vladar-jem (ki je vsaj v osebi Aleksandra zagotovo predstavljal močno osebnost), se je morala soočiti z novo realnostjo in resno konkurenco rimskokatoliške cerkve. Tako kot je kraljevina Srbija z “združitvijo” s kraljevino Črno Goro uspešno posrkala tudi njeno državno pravoslavno cerkev, pa se tega seveda ni mogla nadejati v primeru pridružitve države SHS, ki je nastala na pogorišču nekdanjega avstrijskega imperija. Tukaj večinsko prebivalstvo seveda ni bilo pravoslavno. Zanimive dileme in razlike so se že pokazale takoj v praksi, na primer na najvišjem nivoju - pri prisegi vlade kraljevine SHS. Srbi so prisego vedno povezovali z verskim momentom, med-tem ko Slovenci in Hrvati ne. Slovenec je o tem poročal takole: “V nedeljo, dne 25. svečana ob 10. uri dopoldne je bila v poslopju ministrskega predsedstva zaprisega naše vlade. Navzoči so bili min. predsednik Protić, podpredsednik dr. Korošec ter ministra Pribičević in dr. Kramer. Pri nas take uradne zaprisege izvrše višji uradniki sami. Pri pravoslavnih je navada, da jo izvrši sveštenik. Zato hočejo imeti pri katoliških zaprisežencih tudi katoliškega duhovnika. Pravo-slavni imajo za to tudi poseben obred, molijo in menda celo nekaj pojejo. Katoliški obred je bilo treba šele temu primerno sestaviti. Tudi naši zapriseženci so torej morali moliti.”21

21 Slovenec, Listek Belgrad, 4. 3. 1919, št. 52/1919, str. 2.


V novih okoliščinah se je srbska pravoslavna cerkev, po tem, ko je dobila s strani carigrajske patriarhije privolitev za obnovitev patriarhije, ukvarjala predvsem sama s sabo. In ko se je z intenzivno pomočjo države v prvem desetletju nekoliko konsolidirala, kar je rezultiralo s sprejetjem zakona in ustave o srbski pravoslavni cerkvi, je lahko začela kazati tudi zobe, kar se je najbolj očitno pokazalo v t. im. konkordatski krizi.V državi, kjer je vladalo kaotično stanje predvsem na področju praznovanja cerkvenih prazni-kov najmočnejših dveh cerkva, katoliške in pravoslavne (primer domnevno “združitvenega” praznika sv. Cirila in Metoda, ki pa je iz prvotno državnega postal “razdružitveni” praznik), sicer do odkritega medverskega spora ni prišlo - če ne štejemo že omenjene konkordatske krize. V državi so se vlade menjale kot po tekočem traku, s tem tudi ministri ver, ki so jih večkrat nadomeščali “pomembnejši” kolegi. S šestojanuarsko diktaturo je prišlo do ukinitve tega ministrstva - s čimer se je pokazala realna pozicija države (kralja) do tega sicer izjemno pomembnega vprašanja, ki ga je kralj z diktaturo očitno hotel urediti na drug način.Vse to se je seveda odražalo tudi na, za srbsko pravoslavno cerkev (če seveda odmislimo par za-selkov v Beli krajini) novem območju – v Sloveniji. Semkaj so se namreč preselile številne srbske, predvsem vojaške in uradniške družine, ki so seveda potrebovale tudi primerno duhovno oskrbo.Prva ugotovitev, ki se v tej zvezi ponuja, je seveda ta, da je, sicer, popolnoma neprisiljen misi-jon, srbska pravoslavna cerkev v naših krajih izvajala predvsem preko vojaške oblasti. O tem priča že podatek, da so začasni duhovniki v vseh treh na novo ustanovljenih župnijah v Slove-niji (Ljubljana, Maribor in Celje) bili nameščeni in s strani države plačani kot vojaški duhovniki. Prevedeno v drug jezik: tukajšnji pravoslavni duhovniki so bili državni uradniki z neomejeni-mi dodatki za opravljanje župnijskih funkcij (tako s strani cerkvene občine, kot tudi šolskih, zdravstvenih, pravosodnih in drugih oblasti). Namreč, dejstvo, da se je pravoslavna hierarhija odločila stopiti iz okrilja vojaške oblasti v Sloveniji šele leta 1938 - z nastavitvijo (in financi-ranjem) prvega in v tem obdobju edinega stalnega pravoslavnega parohijskega duhovnika v Sloveniji, ni toliko povezano z “mladostjo” pravoslavne organizacije (in posledično gradnje hramov) v tem, popolnoma rimskokatoliškem okolju, kot v zavedanju in rasti svoje moči. Ta moč se je kazala tudi z ustanovitvijo zagrebške eparhije leta 1932 in nastavitvijo za njenega mitropolita prodornega, prekaljenega in preizkušenega organizatorja Dositeja Vasića, ki se je pred tem med drugim spustil tudi v organizacijo češke pravoslavne cerkve. Te intenzivnosti pri prejšnjih pristojnih arhierejih gornjekarlovške eparhije, ujetih v primež vaškega sedeža v Plaškem, nikakor ni bilo čutiti. Sicer je kljub drugačnim željam, predvsem dveh protagonistov organiziranja pravoslavnega življenja v Sloveniji (ljubljanskega vojaškega duhovnika Dimi-trija Jankovića in beograjskega okrožnega protojereja Nikole Trifunovića), ki sta želela uve-ljaviti neposredno podreditev patriarhu, v organizacijskem smislu območje Slovenije najprej spadalo pod gornjekarlovško eparhijo, po ustanovitvi eparhije v Zagrebu pa pod tamkajšnjo mitropolijo. Podobne ideje so se nato porodile tudi neposredno po koncu II. svetovne vojne. Njihov protagonist je bil prvi pravoslavni duhovnik slovenskega porekla Gorazd Dekleva, ki je s tem želel ustvariti nastavke za oblikovanje posebne eparhije za Slovenijo. Sicer pa je bil Gorazd (Tugomir) Dekleva zanimiva osebnost. Rojen je bil v Ilirski Bistrici leta 1901, po krajši železničarski službi pa je po končani vojaški službi prestopil v pravoslavje. Leta 1935 je bil v Sremskih Karlovcih posvečen za hieromeniha, leta 1937 pa je diplomiral na beograjski pra-voslavni bogoslovni fakulteti. Ob nemškem napadu na Jugoslavijo je v Beogradu organiziral slovensko pravoslavno življenje ter pomagal mnogim slovenskim izgnancem. Nemci so ga zaradi njegovega delovanja zaprli, ko so ga izpustili pa je šel v partizane. Po vojni je prišel v Maribor ter je veliko delal za obnovitev pravoslavnega življenja v Sloveniji.Glede prestopov Slovencev v pravoslavno vero so obstajali različni razlogi, najpogostejša sta bila možnost ponovne poroke, zanemarljiv pa ni niti nacionalni, jugoslovanski moment. V veliko manjši meri so razlogi tičali v nezadovoljstvu z aktualno veroizpovedjo.


Tako se je npr. časnik Straža obregnil v prestope nekaterih celjskih Nemcev. Motilo jih je pred-vsem to, da akterji prestopov spremembo vere izkoriščajo za svojo “lahkoživost”. Takole so poročali: “Največji nekdanji celjski nemškutarji pristopajo zdaj k pravoslavju, in sicer samo zaradi tega, da se lahko ločijo od svojih žen in z drugimi poroče. Tako je veletrgovec in mili-jonar Franc Zangger, ki se je ločil od svoje prve žene, postal najprej protestant, pred kratkim pa se je popravoslavil v Dušana Zangger. Ravno tako je bivši mestni ekonom Derganz, ki je v avstrijskih časih večkrat vodil druhali, pobijajoče celjskim Slovencem šipe, prestopil pred kratkim k pravoslavni veri, morebiti zato, ker je njegov sin oropal in umoril srbskega trgovca in bil zaradi tega na smrt obsojen. Nekdanja huda Nemka Johanna Reich, je tudi prestopila v pravoslavje, da se je lahko ločila od svojega moža. Žalostno je, da taki ljudje pravoslavno veroizpovedanje izrabljajo samo kot sredstvo za svojo lahkoživost.”22

Po drugi strani pa je npr. Nova doba večkrat poročala o grožnjah po kolektivnih prestopih v pravoslavje. Ni veliko manjkalo, da bi se kaj takšnega zgodilo že leta 1921 v Šempetru v Sa-vinjski dolini, kjer je kar 71 družin podpisalo izjavo in izsiljevalo, da bodo izstopili iz rimsko-katoliške vere in prestopili v pravoslavje, če pristojni škof ne odstrani njihovega župnika dr. Jančiča. Nova doba ga je namreč označila za tipičnega “reprezentanta klerikalne nesramnosti in predrznosti”.23 Strasti pa so se le pomirile, saj je rimskokatoliška cerkev v takšnih primerih hitro reagirala in bi verjetno tudi brez takšnih groženj zadevo na takšen ali drugačen način uredila v zadovoljstvo svojih župljanov.Predvsem je pomembno to, da prestopi niso bili pogosti, kaj šele masovni, kar bi mogoče bilo pričakovati. Ravno nasprotno – tako v absolutnih kot relativnih vrednostih gre za nizke številke. S priznanjem starokatoliške cerkve se je število prestopov iz razloga ponovne poroke še neko-liko zmanjšalo. Ob prestopu v pravoslavje so si nekateri izbrali tudi novo ime - med moškimi sta bili najpogostejši Dragutin, Jovan in Dušan, med ženskimi pa Jelena, Jovanka in Marija.Veliko težavo pri prestopanju iz rimskokatoliške v drugo veroizpoved je predstavljala omejitev zakonskega določila iz 1868, ki je popolnoma onemogočalo spremembo veroizpovedi otro-kom med 7. in 14. letom starosti, kar je seveda rimskokatoliška cerkev uveljavila v svojem inte-resu v avstrijski zakonodaji, v kraljevini Jugoslaviji pa takšna zaščita v tem kontekstu ni bila več aktualna, bila pa je za rimskokatoliško cerkev še kako dobrodošla. Poleg tega so na ozemlju Slovenije in Dalmacije še vedno veljala določila avstrijskega občega državljanskega zakonika iz leta 1811, ki so opredeljevala nerazvezljivost po katoliškem obredu sklenjene zakonske zveze. Po teh določilih je razveza lahko nastopila le s smrtjo. Sicer je skorajda celotno obravnavano obdobje širša družba druge poroke nekako tolerirala. Zapletlo se je le npr. ob smrt zakonca, kjer se je postavilo vprašanje pravice do dedovanja prvega ali drugega zakonskega partnerja ali otrok iz prvega ali drugega zakona. Ob koncu 30. let je deželno sodišče v Ljubljani pričelo tudi sistematično razveljavljati takšne pravoslavne druge poroke, zaradi česar je nastal oster odpor srbske pravoslavne cerkve. Rešitev bi bila v sprejetju medverskega zakona, za katerega pa zaradi različnih interesov nikoli niso mogli zbrati dovolj politične volje. Kljub temu, da je uradni jezik v Srbski pravoslavni cerkvi srbski, pisava pa cirilica, so za name-ne širjenja in približevanja pravoslavne vere slovenskim vernikom že leta 1922 izdali »Pra-voslavni katekizem mitropolita Filareta« v slovenskem prevodu, vsa druga prizadevanja po večji uveljavitvi slovenskega jezika v srbski pravoslavni cerkvi pa so se izjalovila. V tej smeri so si prizadevala predvsem Bratstva pravoslavnih Slovencev.Če primerjamo uradne popise prebivalstva leta 1921 in 1931, je število pravoslavnih vernikov v Sloveniji ostalo nekako na enaki ravni (okoli 6.611 / 6.745), kar je predstavljalo le okoli 0,6% vsega prebivalstva. Neuradni podatki, ki so jih vodile parohije same, pa kažejo na to, da se stanje tudi na predvečer druge svetovne vojne ni kaj dosti spremenilo.

22 Slovenec, Celjski Nemci in pravoslavje, 16. 1. 1921, št. 12/1921, str. 3. Straža je Roberta Zanggerja prekrstila v Franca.23 Jutro, Iz Št. Petra v Savinjski dolini, 4. 2. 1921, št. 30/1921, str. 2; Nova doba, Rastoč odpor proti klerikalizmu, 5. 2.

1921, št. 16/1921, str. 1.


Med novodobnimi pravoslavnimi cerkvenimi občinami v Sloveniji, seveda, če ne štejemo tis-te v Marindolu, prvenstvo pripada cerkveni občini v Ljubljani, ki je bila ustanovljena 27. 2. 1921. Takoj za tem sta sledili še cerkveni občini v Mariboru in Celju. Največ zaslug za uvajanje pravoslavne organizacije v Sloveniji je imel ljubljanski vojaški duhovnik Dimirije Janković, ki je leta 1924 postal tudi protoprezbiter za celotno Slovenijo. Poleg njega se je zelo veliko an-gažiral tudi beograjski okrožni protojerej Nikola Trifunović, ki je vzporedno s tem vzpostavljal cerkveno organizacijo in uredil pravoslavno kapelo v Rogaški Slatini. Tu je sicer ustanovil tudi cerkveno občino, ki pa zaradi dejstva, da tam praktično ni bilo stalno naseljenih pravoslavnih vernikov, ni imela realnih možnosti za preživetje. Cerkvena občina je sicer bila leta 1928 us-tanovljena tudi v Kočevju, vendar tudi ta ni zaživela.Na to organizacijo je nato pristojni arhierej ustanovil še parohije (Ljubljana, Maribor, Celje), za njihove upravitelje pa nastavil kar tamkajšnje vojaške garnizijske duhovnike. Prvega in edinega stalnega paroha v Sloveniji dobijo v Ljubljani namreč šele leta 1938.Dejstvo je, da je “uvajanje” pravoslavja v Slovenijo, kot že rečeno, potekalo z izdatno pomoč-jo, lahko bi celo rekli pod nadzorom vojske. Prve prostore za opravljanje verskih obredov (tudi za civiliste) so v vseh treh mestih uredili z veliko pomočjo vojske kar v vojašnicah in tako je ostalo do izgradnje in odprtja novih pravoslavnih hramov (v Celju 1932, Ljubljani 1936, v Mariboru pa ni bil nikoli popolnoma dokončan). Močan vpliv vojske je čutiti tudi v cerkveno--občinski organizaciji. V Celju so do prihoda direktorja Cinkarne cerkveno občino vodile vo-jaške osebe. V Ljubljani je odpor častnikov zaradi plačevanja cerkveno-občinske doklade na koncu spodnesel priljubljenega in zaslužnega protojereja Dimitrija Jankovića. Tudi prvi pred-sednik mariborske cerkvene občine je bil (sicer upokojeni) častnik. V vseh treh cerkvenih ob-činah so, kljub svoji nestalnosti oziroma pogostemu premeščanju, častniki igrali vidno vlogo. Nenazadnje so tako gmotno kot moralno srbsko pravoslavno cerkev brezpogojno podpirali vsi poveljniki Dravske divizije ter seveda tudi ministrstvo vojske in mornarice, kar se je najbolj konkretno kazalo skozi odločilno finančno in drugo podporo pri sami gradnji hramov.V cerkveno-občinskih organizacijah je konec 30. let opazen močan razkol med srbsko in sloven-sko strujo, ki je sicer tlel že kar nekaj let. Slovenska struja, katere jedro je pravzaprav izhajalo iz Bratstva pravoslavnih Slovencev, je prihajala z zahtevami po večjem uveljavljanju slovenskega jezika, nastopila proti izključnem dopisovanju v cirilici ter v Ljubljani zahtevala celo slovenskega pravoslavnega duhovnika. Čeprav je ta razkol opazen v vseh treh cerkvenih občinah, je največje razsežnosti imel v Ljubljani. Tu so pristaši slovenske struje na čelu s Franjem Majcnom na volitvah leta 1939 skušali prevzeti tudi cerkveno-občinsko upravo, vendar jim na koncu ni uspelo. Prihodki cerkvenih občin so bili vezani na dotacije državnih in lokalnih oblasti, razpisanih cer-kveno-občinskih doklad, prostovoljnih prispevkov (predvsem za gradnjo), v manjši meri pa so bili rezultat lastne dejavnosti, kot sta bila prodaja sveč v cerkvi in nabirka. Na strani odhod-kov so prednjačili stroški za začasnega paroha, pisarniškega kanclista, cerkovnika, cerkveni pevski zbor… Včasih je glede plačevanja cerkvene doklade prišlo tudi do sporov med cerkve-nimi občinami glede pristojnosti. Tako je npr. oče znanih povojnih politikov, šoštanjski no-tar Anton Kraigher več let plačeval cerkveno doklado ljubljanski pravoslavni cerkveni občini, čeprav bi jo glede na pristojnost moral celjski.Najpomembnejša prireditev, ki so jo organizirale pravoslavne cerkvene občine, je bila vsa-koletna svetosavska proslava 27. januarja. Sestavljena je bila iz dopoldanske šolske proslave ter večernega koncerta in plesa, ki so se ga udeležili najvidnejši predstavniki tedanje družbe.Tako so se tudi leta 1930 prireditelji svetosavskih praznovanj v Ljubljani lotili velikopotezno, takrat v Sokolskem domu na Taboru. Že tradicionalno je bila za 9. uro napovedana “šolska prire-ditev z blagoslovitvijo vode in rezanjem kolača ter lepim programom. Na sporedu so deklama-cije, petje zbora državnih učiteljiščnikov pod vodstvom prof. Emila Adamiča in godba glasbene-ga društva »Sloge«, ki se je brezplačno stavila na razpolago za to narodno prireditev.”24 Gostitelj

24 Jutro, Svetosavska proslava v Ljubljani, 9. 1. 1930, št. 6/1930, str. 4.


slave je tokrat bil inž. Josip Otahal. Po večernem umetniškem programu se je odvil ples po nas-lednjem vrstnem redu: “srbijanka, valček, foxtrott, tango, seljančica, valček, six eight - passo double, valček, foxtrott-quick step, angleški valček, četvorka, oficirsko kolo, valček, foxtrott, tango, angleški valček, đačko kolo, valček, slow fox, valček, six eight-passo double, valček. Ig-ral je priznani orkester narodnega železničarskega glasbenega društva »Sloga«.25 Poročilo o svetosavski proslavi v časniku Jutro se je zaključilo z besedami: Uspeh popoln!Poleg tega, da so se te prireditve v vseh treh sredinah uveljavile kot ene najbolj prestižnih, so ponavadi prinašale tudi visoke finančne izkupičke, ki so bili prvenstveno namenjeni izgradnji cerkva, delno pa tudi v dobrodelne namene. V Ljubljani so svetosavske proslave potekale v Uni-onski dvorani, Kazini in sokolski dvorani na Taboru. V Mariboru sprva v Narodnem domu, nato v Unionski (Goetzovi), kazinski ali sokolski dvorani. V Celju pa sprva v Celjskem domu - kar je nekaterim celjskim narodnjakom šlo zelo v nos, saj je šlo za bivšo Nemško hišo in kasneje v Narodnem domu. Poleg tega so se predstavniki cerkvene občine in začasni parohijski duhovniki skušali čimbolj angažirati tudi v vsakdanjem družbenem življenju v svojih sredinah. Udeleževa-li so se različnih društvenih, nacionalnih in drugih prireditev, slavnosti in sprejemov.Pravo posebnost pa je predstavljala pravoslavna kapelica v zdravilišču Rogaška Slatina, ki je po zaslugi Nikole Trifunovića sicer bila aktivna le preko sezone (nekako od konca maja do za-četka septembra). Poleg liturgij in ostalih cerkvenih opravil so se v njej pogosto izvajale tudi poroke. Zdravilišče je poleg kapelice nudilo tudi po dve brezplačni stanovanji za duhovnike, ki so se po Trifunovićevi smrti redno izmenjavali ter tako združili prijetno s koristnim, cerkve-no-upravno pa je po zadnji arondaciji slatinska kapela pripadla celjski parohiji.Pravoslavne parohije v Sloveniji so bile seveda specifične, saj so delovale v absolutno prevla-dujočem rimskokatoliškem okolju, vse tri so pokrivale ogromno območje, ki ga je bilo tež-ko obvladovati. Poleg tega je po osnovnih nalogah vojaški duhovnik (ki je moral najprej biti predvsem to) opravljal vse funkcije parohijskega duhovnika, torej vsa cerkvena opravila in obrede za civiliste, verouk za otroke razpršene po številnih osnovnih in srednjih šolah, poleg tega pa je skrbel še za bolnike po bolnišnicah in sanatorijih… Stalne težave so imeli z angaži-ranjem primernega cerkvenega pevca in cerkvenega pevskega zbora.Pravoslavni verski obredi, tako tisti običajni, vsakodnevni, predvsem pa praznični, so pri Slo-vencih vzbujali veliko zanimanja in radovednosti. Tudi pri velikih javnih manifestacijah srbske pravoslavne cerkve, predvsem ob državnih in drugih praznikih (dan zedinjenja, kraljev rojstni dan, vidov dan) in pomembnih obletnicah (npr. preboja solunske fronte), kjer so prvenstveno poudarjali enotnost jugoslovanskega naroda in privrženost kralju, je pravoslavna cerkev odi-grala vidno vlogo. Še bolj pa pri cerkvenih praznikih, kjer je za Slovence nenavadne običaje s pomočjo vojske uspešno manifestirala in propagirala zunaj cerkvenih zidov (badnjak, gospo-dovo razglašenje / bogojavljenje, vojaške slave…) ter pri tem v glavnem žela simpatije.V Ljubljani se je nov običaj “badnjak” kmalu spremenil v tradicionalno prireditev. Tako imamo prvi obširen opis tega dogajanja že iz leta 1921. Na badnji dan so se častniki in vojaki ljubljan-ske garnizije zbrali v eni od ljubljanskih vojašnic. Nato so oblikovali sprevod, na čelu katerega je bil konjenik z veliko državno trobojnico, od leta 1935 so se mu pridružili še trobentači. Med igranjem godbe dravske divizije so tako na konjih in vozovih krenili v tivolski gozd po badnjak. Z leti so se jim pridružili tudi nekateri civilisti. V gozdu so odsekali več velikih hrasto-vih vej ali izruvali kakšen hrastov panj, dogajanje pa popestrili s streljanjem iz pušk. Za vsako vojašnico in višjo vojaško oblast so izbrali po en badnjak, ki so ga okrasili z zastavicami in jabolki, zavitimi v barvni papir. Z okrašenimi badnjaki se je nato med neprestanim igranjem vojaške godbe sprevod vrnil v mesto. Ob vsej poti so jih seveda spremljali radovedni pogledi meščanov. Badnjake so nato ponavadi oddali poveljniku dravske divizije na njegov dom, v oficirskem domu ter v vse vojašnice (topniška, kralja Aleksandra na Taboru, kralja Petra na Po-ljanah). Tu je pravoslavni vojaški duhovnik opravil cerkvene obrede ter s priložnostnim nago-

25 Jutro, Svetosavska proslava v Ljubljani, 16. 1. 1930, št. 12/1930, str. 4.


vorom opozoril na pomen praznika in tega starodavnega običaja, tamkajšnji poveljnik pa je posul badnjak s pšenico v znak obilja in plodne letine ter ga vrgel na posebej za to priložnost pripravljen ogenj. V vseh vojašnicah se je nato razvila zabava s pogostitvijo (manjkala ni se-veda niti medica) in s plesanjem kola. Vojaki pa so ob nabiranju badnjakov streljali s puškami, kar je za prebivalstvo Ljubljane zagotovo bilo moteče.Pa tudi naslednji dan, na pravoslavni božični dan, seveda ni šlo brez streljanja. V tem pogledu je najhuje bilo takoj po zedinjenju: “Pravoslavni Božič je slavila srbska posadka v Ljubljani po srbskem običaju z mnogim streljanjem, ki je Ljubljančane precej razburjalo. Nekateri so že mislili, da so se pripeljali Nemci iz Koroške z avtomobili v Ljubljano, toda praznovali so le hrabri srbski junaki Božič.”26

Veliko zanimanja je pritegnilo tudi Gospodovo razglašenje oziroma “Bogojavljenje”. V Mari-boru so leta 1924 tako na Trgu Svobode postavili skromni oltar. Po liturgiji je na trg prikora-kala vojska. Ob oltarju je bil zbran častniški zbor, namestnik velikega župana dr. Vončina ter drugi predstavniki oblasti in korporacij. “Med čuvstvenim petjem in sviranjem vojaške godbe je prota Trbojević opravljal cerkvene obrede.” Ker je bil ravno tržni dan, je bilo prisotno tudi številno kmečko okoliško prebivalstvo. Po končanih cerkvenih obredih so eden za drugim “stopali višji in nižji oficirji h duhovniku, mu poljubljali križ, on pa jih je škropil na glavo. Po-tem so prišle na vrsto gospe, otroci in drugi verniki. Ko so to naši kmečki ljudje videli, so prišli tudi oni k oltarju, stari možakarji so se odkrili, poljubili pravoslavni križ in se pustili škropit z blagoslovljeno vodo, ženice pa so si hitele polniti steklenice, tudi naše katoliške. Godba je igrala na sneženih tleh in dvigala bratska čustva med narodom.”27 Tako idilično je prireditev opisal poročevalec Jutra.Zelo odmevne v širši javnosti so bile tudi hramove slave (proščenja). V Ljubljani so jo do leta 1937 praznovali na sv. Nikolo (19. / 6. 12), po dokončanju novega hrama pa na sv. Cirila in Me-toda (24. / 11. 5.). V Mariboru na god sv. Cirila in Metoda (katerima je bila posvečena vojaška kapelica na Melju), v Celju pa na dan sežiga posmrtnih ostankov sv. Save (10. 5). Sistem t. im. “slav” pa so po vzoru na srbsko vojsko uvedli tudi v vojaške formacije jugoslovanske vojske, pomembno vlogo pa je pravoslavna cerkev imela tudi pri vojaških prisegah.Redno je ljubljanski pravoslavni duhovnik opravljal cerkvena opravila tudi v od leta 1933 po-sebej za to urejeni bolnišnični kapelici v sanatoriju na Golniku. Poleg tega je redno ob večjih cerkvenih praznikih obiskoval tudi kaznjenke pravoslavne veroizpovedi v Begunjah. Poseben prostor za izvajanje pravoslavnih obredov so uredili tudi v sanatoriju Topolšica, neuspešni pa so bili poskusi nekaj podobnega urediti v zdraviliščih Laško in Dobrna. Pravoslavno versko življenje so sicer poskušali organizirati tudi na Bledu, v Kranju in Murski Soboti, vendar brez nekih vidnejših uspehov.Pomemben del ljubljanskih pravoslavnih vernikov so predstavljali ruski emigranti, ki so po boljševistični revoluciji zapustili svojo domovino ter si nova ognjišča uredili v Sloveniji. Med njimi je bilo zelo veliko univerzitetnih profesorjev - nekateri med njimi so bili tudi zelo ak-tivni v cerkveni občini. Poleg tega so se leta 1928 prvič zbrali ob ruski kapelici na Vršiču, ki so jo predvsem s pomočjo kranjskogorskega notarja Ivana Grašiča lepo obnovili, leta 1934 pa je mitropolit Dositej izvedel še uradno posvetitev sv. Vladimirju.Zelo težavno je bilo organizirati verski pouk. Otrok sicer ni bilo veliko, so pa bili zelo razpr-šeni. Pravoslavni duhovniki so večkrat predlagali različne rešitve, tudi nastavitev posebnega učitelja, vendar neuspešno. Z nemalimi težavami so se morali ubadati kar sami. Na sedežih parohij je tako verski pouk za silo še funkcioniral, v okoliških krajih pa ga je bilo kljub veliki iznajdljivosti, praktično nemogoče organizirati.

26 Slovenec, Pravoslavni Božič, 7. 1. 1919, št. 4/1919, str. 6.27 Jutro, Včeraj smo prisostvovali v Mariboru ljubki verski idili pod milim nebom, 22. 1. 1924, št. 19/1924, str. 3.


Kot pomoč parohijskemu duhovniku za krepitev pobožnosti, moralnosti in humanosti, so us-tanavljali versko-dobrodelna skrbništva, ki so bila sicer oblikovana že leta 1934/35, a niso zaživela. Ponovni zagon je v Celju skrbništvo dobilo leta 1937, v Ljubljani pa šele 1939 s pri-hodom stalnega paroha Matkovića.Zelo zanimiva so bila Bratstva pravoslavnih Slovencev, oziroma Pravoslavna bratstva sv. Cirila in Metoda za Slovenijo. Prvo in najbolj agilno je bilo v Celju, kjer so organizirali tudi zvezo bratstev. Bratstva naj bi imela tudi nacionalno-politično vlogo ter delovala predvsem v prid širjenja pravoslavja med Slovenci, vendar so v vseh sredinah prišla v večji ali manjši konflikt s cerkveno-občinskimi upravami in parohijskimi duhovniki. Poleg Ljubljane, Maribora in Celja so bratstva ustanovili tudi na Jesenicah in v Zagorju ob Savi.Najbolj se je pravoslavje v Sloveniji manifestiralo skozi gradnje hramov. Prizadevanja za to so se v vseh treh cerkvenih občinah pričela praktično z njihovimi ustanovitvami. Takoj so pričeli z zbiranjem prostovoljnih prispevkov. Poleg državnih in lokalnih oblasti so ogromno sredstev zbrali od posameznikov - v Ljubljani je prednjačil industrialec Franjo Medić, ki je, zanimivo, bil rimskokatoliške vere. V vseh treh mestih so lokalne oblasti podarile najlepša zemljišča, pri tem je le v Mariboru nastal odkrit odpor dela prebivalstva, ki je, sicer neuspešno, sprožil tudi postopke, da bi dodelitev zemljišča preprečil. Tako so v središčih treh največjih slovenskih mest pričeli rasti sakralni objekti, z za to okolje nenavadno arhitekturo srbsko-bizantinskega stila, ki je lokalnemu prebivalstvu zbujal meša-ne občutke. Vsekakor so poleg versko-cerkvenega sporočila te monumentalne zgradbe glo-boko v sebi nosile tudi močno nacionalno, enotno jugoslovansko simboliko. Z gradnjo so prvi zaključili v Celju in poleti 1932 je prišlo do množične javne manifestacije, ko je patriarh Var-nava slovesno posvetil celjski pravoslavni hram sv. Savi, naslednji dan pa v Ljubljani izvedel še posvetitev temeljnega kamna za cerkev, ki so jo nameravali posvetiti sv. Cirilu in Metodu. Slednjo so, predvsem v notranjosti še nedokončano, odprli 1. 12. 1936, uradno pa posvetili šele leta 2005. Te sreče ni imela “Lazarica” v Mariboru. Na zunaj je sicer bila dograjena, ure-janje notranjosti pa je preprečil prihod nemških okupatorjev, ki so se tega očitnega simbola jugoslovanstva, podobno kot v Celju, lotili na najokrutnejši način - z miniranjem in popolno odstranitvijo z obličja zemlje.V vseh treh mestih so načrtovali tudi gradnjo parohijskega doma, v katerem bi prostor našli stanovanje za paroha, parohijska in cerkveno-občinska pisarna in ostali prostori potrebni za delovanje cerkvene občine in parohije. Do danes se je ta načrt realiziral le v Ljubljani (in to šele pred nekaj leti), medtem ko so mariborski in celjski pravoslavni verniki, kot že rečeno, medtem ostali še bez svojega hrama.

Viri in literatura:Cvelfar, Bojan: Pravoslavna cerkev v Sloveniji med obema vojnama, doktorska disertacija, Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete Univerze v Ljubljani, 2015.Jutro, Iz Št. Petra v Savinjski dolini, 4. 2. 1921, št. 30/1921, str. 2; Nova doba, Rastoč odpor proti klerikalizmu, 5. 2. 1921, št. 16/1921, str. 1.Jutro, Svetosavska proslava v Ljubljani, 9. 1. 1930, št. 6/1930, str. 4.Jutro, Svetosavska proslava v Ljubljani, 16. 1. 1930, št. 12/1930, str. 4.Jutro, Včeraj smo prisostvovali v Mariboru ljubki verski idili pod milim nebom, 22. 1. 1924, št. 19/1924, str. 3.Slovenec, Celjski Nemci in pravoslavje, 16. 1. 1921, št. 12/1921, str. 3. Slovenec, Listek Belgrad, 4. 3. 1919, št. 52/1919, str. 2.Slovenec, Pravoslavni Božič, 7. 1. 1919, št. 4/1919, str. 6.


SummaryWith the formation of the new state of the Kingdom of Serbs, Croats and Slovenes, Serbian Orthodox Church as the national church was put in a rather complex situation. In this new state it was suddenly faced with severe competition from the Roman Catholic Church and with the issue of internal consolidation. After settling its internal organization and establish-ing relationship with the new state within the first decade - as evidenced by the passing of the act and the constitution on the Serbian Orthodox Church – the church could turn its atten-tion to other matters. Proof of that is its strong commitment to oppose the ratification of the Concordat. Another indicator of its traditional viewpoint and unwillingness to change was its stubborn persistence to retain the Julian calendar. In a state with over ten recognized faiths, where adoption of any inter religious act seemed more and more like political utopia, religious tensions were always present but never really grew into open inter religious conflicts. Minister of religious affairs came and went until the 6 January Dictatorship abolished the ministry and incorporated it into the ministry of justice. It is worth noting that all acts and constitutions regulating relations between the state and vari-ous recognized faiths within this state were adopted during dictatorship – with the exception of Concordat whose adoption fell through ingloriously some time later.All this was of course reflected also in Slovenia, a territory that was new to Serbian Orthodox Church, if we leave aside the parish and church municipality in Marindol. Serbian Orthodox Church carried out its new organization in Slovenian territory mostly with the help of mili-tary authority. This is confirmed by the fact that temporary priests in all three of the newly established parishes in Slovenia (in Ljubljana, Maribor and Celje) were appointed as military priests and paid for by the state. Facilities in which Orthodox rites were first performed were likewise provided by the army – in all three Slovenian parishes chapels were placed in mil-itary facilities and their equipment was owned by the army. Serbian Orthodox Church was only able to move away from the military patronage once its church buildings were standing, which in 1938 resulted in the appointment of a permanent parish priest in Ljubljana. In ecclesiastical administrative sense, the territory of Slovenia first fell under the jurisdiction of the Eparchy of upper Karlovac and moved under the jurisdiction of the Eparchy of Zagreb when the latter was founded in 1932. Despite expectations, no separate deanery for Slove-nia was established during that time, although from the very beginning there were ideas of direct subordination to the patriarch - also on the part of both protagonists Dimitrij Janković and Nikola Trifunović - which of course would be a good start for the foundation of an in-dependent eparchy. After World War II the first Orthodox priest of Slovenian origin Gorazd Dekleva also strove to achieve this goal.Slovenians converted to Orthodoxy for a number of different reasons, the most frequent being a chance of re-marriage, also present was national, Yugoslav moment. Although the number of converts was negligible, symbolically these were extremely important process-es. Still, Austrian legislation in force at the time, especially the Austrian Civil Code of 1811, prevented things from running as smoothly as they could and at the end of 1930s there were even cases when second Ortodox marriages were systematically being declared invalid by Slovenian civil courts.


The number of believers was relatively low (around 0.6% of population) and did not notice-ably increase during the researched period. At the time there were parishes in Ljubljana, Maribor, Celje and Bojanci, church municipalities were in Rogaška Slatina and Kočevje. Ortho-dox rituals were also performed at the Russian Chapel located on the Vršič pass road (where Russian emigrants were actively involved), at the chapel in Golnik Sanatorium, and at a place adapted for this purpose in Topolščica Sanatorium. Attempts to organize Orthodox religious pulse could also be detected in some of the other Slovenian towns, such as Bled, Murska So-bota, Kranj, Jesenice etc. There was some tension between civilian and military members in church municipalities, and by the end of the researched period also between Slovenian and Serbian direction. The most eagerly anticipated event each year was St. Sava Celebration. In general, Orthodox religious ceremonies, both daily and especially festive ones, attracted a lot of interest and curiosity in an almost completely Roman Catholic environment. Particularly interesting were “the badn-jak” (rituals on the day before Christmas) and the Epiphany, two rituals highly unusual for Slo-venian environment, which the Orthodox Church with the help of the army very successfully manifested outside church walls as well. Problems also occurred when trying to organize religious education. Religious-charitable care was established to help the priests strengthen devotion and humanity, and Brother-hoods of Orthodox Slovenians were formed for national and political purposes and with the aim to spread Orthodoxy among Slovenians. In Slovenia, Orthodox faith was most clearly manifested through the building of churches. Helped by state and local authorities, but mostly by collecting donations, the Orthodox Church was able to build sacral facilities with specific architecture in the centre of the three largest Slovenian cities. Apart from the obvious religious message, these monumental buildings deep inside undoubtedly also contained a strong national, Yugoslav symbolism. Orthodox churches in Maribor and Celje were completely destroyed by the German occupying forces.


Tatjana Hajtnik, M.Sc.Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia

ANALYSIS OF THE EU REGULATIONS AND BEST PRACTICES FOR LONG-TERM DIGITAL PRESERVATION

IzvlečekMedtem ko pri našem vsakodnevnem delu na eni strani nastajajo vedno večje količine doku-mentarnega gradiva v digitalni obliki, nam njegova hramba na drugi strani predstavlja velike izzive. Ti izzivi so predvsem pomembni, ko to gradivo želimo ali moramo shraniti na daljši rok, in sicer na takšen način, da bo dostopno in uporabno, da ne dvomimo v njegovo verodostoj-nost in da ga po potrebi lahko ponovno uporabimo. S tem izzivom se intenzivno ukvarjajo praktično po celem svetu, najbolj v nacionalnih arhivih, ki zadnja leta vlagajo veliko napora na področju dolgoročne hrambe digitalnega gradiva ter vzpostavljajo različne metodologije in standarde na tem podorčju. Da bi ugotovili, kako so v današnjem času nacionalni arhivi pripravljeni na izzive dolgoročne hrambe in prav tako ob upoštevanju izbranega vzorca, kako je to področje trenutno urejeno v Evropi, smo izvedli internetno anketo v okvirju vzorca iz-branih nacionalnih arhivov držav članic EU in državnih arhivov Norveške in Švice. V članku analiziramo in interpretiramo na ta način pridobljene empirične podatke.

AbstractIncrease in the number of digital documents generated daily in the course of our everyday life and work present us with a challenge of how to preserve such records for posterity. The challenge is particularly serious when such documents need to be preserved for a longer pe-riod of time and in a way that makes them available and useable so that we can trust their authenticity and reuse them, should the need arise. Working on this task are experts around the world and especially keen on the subject are national archives. National archives have devoted much of their time and resources to exploring the issue of long-term digital pres-ervation and to adopting methodologies and standards for this particular area of work. To establish how national archival institutions are currently prepared to meet such challenges and how this field is regulated in various European countries, online survey was conducted in the sampling frame of the chosen national archives in EU member states as well as in Norway and Switzerland. In the paper we analyze and interpret the gathered empirical data.Key words: strategies, long-term digital preservation, regulation in the EU, best practices, digital documents, format conversion


1. IntroductionIn the field of long-term preservation of born digital records, certain problems remain un-solved. The main issue is the lack of proper knowledge of how to establish information sys-tems and strategies and/or techniques for long-term preservation of such records so that they retain their content, structure and context, and thus their authenticity. Rothenberg (1999) claims that issues of digital records preservation could be solved by employing various meth-ods, such as printing digital documents on paper, using standards that will keep documents readable, storing older versions of software and hardware in special museums, or converting documents into formats that are accessible by new generation software. Apart from these methods, sources also suggest other methods and/or strategies for long-term digital preser-vation, such as filming, media refresh, re-creation, emulation, migration and encapsulation. Our research was based on a hypothesis that conversion of digital records from one into a different form is presently the most widely used strategy for ensuring their long-term pres-ervation and that different approaches to conversion can be taken for this purpose, depend-ing on when such conversion should be carried out, which formats the documents should be converted to, how to perform conversion and to what extent. National archives have been dealing with the issue of long-term digital preservation for a number of years. Charged with a task to preserve written cultural heritage regardless of its form, archives, in addition to na-tional libraries, have a prominent and at times even leading role in this area of work. With this in mind, we wanted our research to find out how European national archives are tackling the problem of long-term digital preservation and if current legislation is of any help to them in this matter. By doing so, we also wanted to establish the present state of long-term digital preservation in Europe.

2. Research questionsOur research included three research questions:1. Is long-term digital preservation regulated by law and, if so, do regulations determine:• criteria for choosing formats suitable for long-term digital preservation and what these cri-

teria are;• principles of secure preservation of digital records and what those are. Here we were

particularly interested if the principle of re-use was included among the principles of se-cure preservation;

2. Which strategies and/or methods for long-term preservation are most commonly used?3. Are national archives already ingesting digital records from their creators and how do they

take care of such records?In addition to relevant literature (Bikson & Frinking, 1993 ; Rothenberg, 1999 ; Dollar, 2000) we also wanted to gather enough empirical data based on which we could confirm or reject our hypothesis that conversion of documents from one into another digital form is currently the most commonly used strategy for long-term digital preservation. From various profes-sional sources and best practices (Wheatley, 2001 ; Hedstrom, 1998 ; Heslop et al., 2002 ; OAIS, 2003 ; Ferreira, 2006 ; The National Assembly, 2006; The National Archives, 2012 ; U.S . National Library of Medicine, 2012 ; projects such as: CAMiLEON, InterPARES, CEDARS) we could observe that there was a number of different approaches to format conversion. In our re-search we focused on getting information on:• when such conversions take place and how are they carried out,• which are the most commonly used formats and tools for such conversions,• is success of the conversion checked after its completion and in what way.


3. MethodologyResearch was carried out in several stages; the first stage (formulation of the problem and clarify the theoretical framework) was followed by the formulation of the questionnaire, se-lection of the sampling frame, collecting and arranging of empirical data and, finally, pres-entation of results, their analysis and interpretation.When selecting sampling frame and sampling unit, we decided on non-random sampling with two decisive factors in mind; the first was our expectation that the chosen unit would provide enough information on the researched topic, and the second was representativeness of the sample since representative sampling is a pre-condition for statistical generalization.Empirical data was collected by means of a survey. Using online application LimeSurvey, ac-cess to questionnaire was sent to mailboxes of respondents. 32 respondents28 were kindly asked to complete the questionnaire, 30 of those institutions were national archives from 28 EU member states (see Table 1), and the remaining two were state archives from Norway and Switzerland, both of them members of the DLM Forum29.

Table 1: Respondents from EU member states, Norway and Switzerland (*the latter two are not EU member states)

Member state of the EU

Institution (Archives) Member state of the EU

Institution (Archives)

Austria Austrian State Archives Luxembourg Archives nationales de Luxembourg

Belgium Belgian State Archives Hungary National Archives of Hungary

Bulgaria Archives State Agency Malta National Archives Malta

Cyprus State Archives of Cyprus Germany Das Bundesarchiv

Czech Republic Ministry of the Interior of the Chech Republic

Netherlands Nationaal Archief

Denmark Danish National Archives Norway* The National Archives of Norway

Estonia National Archives of Estonia Poland Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego

Finland National Archives Service of Finland (Arkistolaitos)

Portugal Direção-Geral de Arquivos

France National Archives of France Romania National Archives of Romania

Greece General State Archive Slovakia Ministry of the Interior of the Slovak Republic, Archives and Registries Department

Croatia Hrvatski državni arhiv Slovenia Arhiv Republike Slovenije Pokrajinski arhiv Maribor

Ireland The National Archives of Ireland Spain Archivo General de la Administración

Italy Instituto Centrale per gli Archivi Sweden National Archives (Riksarkivet)

Latvia National Archives of Latvia Swiss* Swiss Federal Archives (SFA)

Lithuania Office of the Chief Archivist of Lithuania

United Kindom The National Archives National Archives of Scotland

28 The sample is representative based on the membership data in the International Council on Archives (ICA), pro-vided by Karin van Honacker (Chef de section Relations externes, Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, Bruxelles). Included in the research are ICA members in Category A which consists of 84 central archives directorates and national archival institutions.

29 The national archives of Norway and Switzerland were included in the research as members of the DLM Forum (ori-ginal title Données Lisibles par Machine). Members of the DLM Forum are archives, legislators, producers, advisers, researchers and users of solutions for long-term preservation. Its mission is to connect experts from different fields for a more efficient management of life-cycle of digital records, archival documents, records, information.


Despite the disadvantage of making communication between us researchers and our re-spondents rather one-sided, which made it difficult for us to determine any misunderstand-ings, this survey method was chosen to help us overcome the issue of geographical distance but mostly because we wanted to make sure that data was gathered objectively (without any interference on the part of the researcher) in accordance with the principles of empirical research. To avoid misunderstandings as much as possible, short definitions of terms were inserted before certain questions. The collected and arranged material was then analysed by means of LimeSurvey and MS Excel 2007 and the method of interpretation was employed to summarize our findings about the current condition in the field of long-term digital preser-vation in Europe in the second half of 2013. (See Table 2)

Table 2: Implementation of data collection plan

Population Institutions involved in long-term digital preservation/archiving

Sample unit State (national) archive

Sampling frame Purposive sample, quota sampling: 30 chosen state archives in EU members states (in Slovenia, the survey was conducted at the Archives of the Republic of Slovenia and at the Regional Archives Maribor, in England the National Archives and the National Archives of Scotland participated), state archives of Norway and Switzerland (a total of 32 archives)

Size of the sample Plan: 32 sample units

Realization: 24 sample units

Sampling procedure Non-random sampling within the population

Research instrument Structured questionnaire

Structured questionnaire Closed-ended questions; respondents had to choose among answers prepa-red in advance

• Dichotomous questions – two opposite opinions were offered (yes/no)

• Multiple answer questions

• Ranking questions – arranging answers according to their importance

• Data entry

Data collecting method Online survey using LimeSurvey program, version 1.92+Build 120319, supported by personal contact (contacts at various meetings, by e-mail)

Data processing method • Statistical processing of data using LimeSurvey application, version 1.92+Build 120319 and Excel 2007

• Interpretation of the analysis results

Time frame Between July 9 and October 10, 2013

Time of the established condition October 2013

Our case involved a questionnaire for which we had no comparable example. Prior to the ac-tual survey, a pilot study was carried out involving a smaller group of respondents. By doing so we were able to test the survey and measure the time needed to complete the question-naire, as well as examine other information needed for the planning of the survey. Although the pilot provided some useful suggestions that helped us finalize our questionnaire, the questionnaire still had minor imperfections that became evident during the analysis and in-terpretation of the collected data. As researcher the author excluded herself from completing the questionnaire so as not to affect the process and render it invalid. By doing so we tried to achieve the highest level of objectivity possible, both in the implementation of the survey and in the collection of re-sponses. We believe that, because of this, we were able to meet one of the key conditions for unbiased research, i.e. make it possible for other scientifically competent individuals or groups (institutions) to use the same or similar procedure to repeat the research and get the same or similar empirical results.


The survey was conducted between July 9, 2013 and October 10, 2013. Out of 32 question-naires, 75.0% (24) were returned to us. Questionnaires were completed by persons respon-sible for managing digital records. Completed questionnaires were returned to us by 24 na-tional archives from 22 countries. The time of the established condition is October 2013. The survey findings were interpreted based on inference from a sample (part of the population) to draw conclusions about characteristics of a wider population.

4. Questionnaire structureThe questionnaire consisted of five sets of questions:A. Basic information about the institution.B. Legal basis in the field of long-term digital preservation.C. Receiving documents in digital form.D. Strategies for long-term digital preservation.E. Approaches to converting formats.Responses in the first set of questions (A) equipped us with basic information about the ar-chives (sample unit) and about the person completing the questionnaire. Included in this set were non-mandatory open-ended questions. Questions in set B (6 questions) provided data on whether long-term digital preservation in the responding state was regulated by law and what such regulations stipulated.Based on the responses to questions in set C (4 questions) we were able to determine wheth-er individual state archives were already involved in acquiring digital archival records and how those were treated. Questions in set D (4 questions) referred to long-term preservation strategies for digital re-cords, especially to the strategy of converting documents to long-term preservation formats. We also enquired if there were any policies adopted for managing digital records and, if so, what such policies included. To establish the biggest risks of long-term digital preservation, we asked our respondents if there was ever a need to re-use digital records and if they ran into any problems in that area. In connection to that we asked what they considered to be the key (the most important) factor in long-term preservation of digital records. The last set of questions (E) included 8 questions and had to do with conversion of docu-ments from one format to another (different approaches to conversion, time and extent of conversion, formats for long-term preservation, criteria for choosing such formats, conver-sion software, testing the success of the conversion and methods to do this, eventual loss of information during conversions, preservation of original versions of documents, the effect that conversion has on the authenticity of the documents).

5. Presentation of the survey resultsBasic processing of results was done by using LimeSurvey application. Sent to all respond-ents, the application enabled us to monitor the survey throughout its duration and was even used to send remainders to some of the respondents to complete the questionnaire. The data was then exported from the application to Excel where it was further processed and graph-ical representations of the survey results were made. The processing of the survey results is shown below, together with our findings and/or interpretations in relation to research ques-tions specified at the start of our research.


5.1. Legal basis for the long-term digital preservation The first set of questions (B) applied to legal regulations for the field of digital preservation. We wanted to find out whether EU member states, Switzerland and Norway had any legisla-tion regulating the field of digital preservation and, if so, what the main regulations for this field were. Respondents were also asked to provide websites where such regulations were published in English. All respondents provided their answers to question B.1 even though these were not mandatory. Out of 24 respondents, 62.5% of them have long-term digital preservation regulated by law (13 states) (see Figure 1), all of them also provided websites with relevant regulations (B.1; B.1.1).

Figure 1: Legal regulation of digital preservation

5.1.1. Principles of secure digital preservation specifically highlighted in the regulations (B.1.2)Our research has shown that in the countries where long-term digital preservation is le-gally regulated, the principles of secure preservation are emphasised, namely accessibility (37.5%), usefulness (33.33%), authenticity (33.33%) and integrity (29.17%). The principle of re-use was ranked the lowest, as the least important principle of secure digital preservation (20.83%). Category “Other” included responses, such as principles of secure digital preserva-tion are regulated for physical and digital records (4.16%) or are set within the framework of transferring records from their creators into competent archives (8.33%). Regulations do not specifically highlight the principles of secure digital preservation (33.33%) (see Figure 2).

Figure 2: Principles of secure digital preservation

5.1.2. Formats for long-term digital preservation determined by the regulations (B.1.3)16.67% of the respondents have no regulations defining the formats for long-term digital preservation. In states where such regulations are in force, the formats most commonly used are: PDF/A (37.50%), XML (33.33%), TIFF (33.33%), ODF (4.17%). Several other formats were stated by the respondents (25.0%) in the category “Other”: AVI, MP3, TXT, PDF, JPEG, PNG, EDOC (format for documents with electronic signature), OOXML, MPEG4, JPEG2000, MPEG-2, GML, UTF-8, PCM. (see Figure 3).


Figure 3: Legally required formats for long-term digital preservation

5.1.3. Principles of safe digital preservation (B.2)Guidelines adopted by the International Council on Archives (ICA, 1997) explain that organi-zations must capture and maintain records generated during their business with the purpose of meeting business needs and legal requirements. From this perspective, the “main purpose of creating documents and their preservation is to give proof” of the work of a particular organization or responsibility of a legal person or an individual (e.g., public relations practi-tioners). ICA (1997) guidelines emphasise two of them:• authenticity – which refers to “the persistence over time of the original characteristics of the

record with respect to context, structure and content,” which means that the document is what it should be;

• reliability – defined as the ability of the record to “serve as a reliable evidence” pertaining to the origin and authenticity of the record as evidence.

The International Standard on Records Management ISO 15489 (2001), confirms the impor-tance of authenticity and adds two other factors: integrity (the fact that the record is integral and unchanged) and usability (the ability to find, retrieve, present and interpret the record). Only records with these properties have enough content, structure and context to ensure a com-prehensive review of activities and transactions that are reflected in decisions, activities and responsibilities. If records are kept in a way that provides access and is understandable, useful and authentic, they will over time support business needs and be used as evidence. Based on these attributes, the International Council on Archives defined basic requirements for the long-term preservation of digital records, requiring them to be accessible and comprehensible, have integrity, authenticity, and be suitable for processing and eventual re-use (ICA, 1997).In Slovenia, long-term digital reservation is regulated by the Protection of Documents and Ar-chives and Archival institutions Act (The National Assembly, 2006), defining usability, perma-nency, integrity and accessibility30 as the fundamental principles. Only later, when describing secure preservation of the captured documents, does the act focuses on authenticity as one of the fundamental principles. Authenticity is defined as provability of connectedness of re-produced contents with the contents of the original material and/or source of that material.31 Provided the records are stored on the principles of accessibility, usability and integrity, such preservation is defined by the PDAAIA as “secure preservation”32 (The National Assembly, 2006).

30 PDAAIA, Article 3 to 6.31 PDAAIA, Article 27.32 PDAAIA, Article 26.


Figure 4: Ranking of the principles of secure digital preservation according to their impor-tance for individual institution

Respondents (24) ranked individual principles of secure preservation from 1 (the most im-portant, value 5) to 5 (the least important, value 1). The ranking of the principles is as follows: authenticity33 (grade 87), accessibility34 (grade 84), integrity35 (grade 82) and usefulness36 (grade 64). The principle of re-use37 was ranked the lowest as the least important principle of secure digital preservation (grade 43). (see Figure 4).5.1.4. Criteria for choosing the formats for long-term digital preservation (B.3)While researching the legal basis for long-term digital preservation we also enquired about the criteria observed when deciding on the formats suitable for such long-term preservation. Included in the questionnaire were 15 criteria most frequently mentioned by the relevant literature (Folk & Barkstrom, 2003; Christensen, 2004; Stanescu, 2004; Clausen, 2004; Brown, 2008; Arms & Fleischhauer, 2005; Rog & van Wijk, 2011; McLellan, 2007; Todd, 2009; Queens-land State Archive, 2012). The respondents ranked them by priority from the most (grade 1, value 15) to the least important (grade 15, value 1).According to respondents, the most important criterion for choosing a particular format is its stability, followed by interoperability, ease of identification and validation, losslessness and openness. The next criteria following closely are independencies, metadata support, docu-mentation quality, resistance, self-documentation, prevalence. Graded the least important criteria were technical protection mechanisms and complexity. (see Figure 5).

33 Authenticity is identified as provability of connectedness of reproduced contents with the contents of the origi-nal material and/or source of that material.

34 Accessibility: document and/or reproduction of its content must be protected against loss or destruction of inte-grity and must be available to authorized users during the entire preservation period.

35 Integrity: it assures accuracy, irreversibility and integrity of a digital document and/or reproduction of its content, arrangement of a document and/or reproduction of its content and provability of the provenience of a document during the entire preservation period.

36 Usefulness: it means capability of reproduction and adequacy of reproduction for use during the entire preserva-tion period (such as reading, printing of a document).

37 Re-use: Document is potentially reusable if information can be extracted from it or we can provide a way for it to work with modern information systems. This requirement is sticker than accessibility and processing require-ments.


Figure 5: Arranging criteria for choosing long-term preservation formats according to their importance

5.2. Receiving (ingest) documents in digital form (C.1) Question in set C referred to the acquisition of digital documents from their creators and their further maintenance at the archives. 25.0% of the respondents have not yet ingested such documents, 37.5% of them ingest documents in all formats, and 37.5% of them ingest digital documents in formats specified by their institutions. (see Figure 6) Figure 6: Acquisition of digital documents from their creators

5.2.1. Handling digital documents at the archives (C.2)66.67% of the respondents check ingested digital documents for potential viruses. Check-sums are generated by 62.5% of the respondents and the same percentage moves the doc-uments to other data media. Format validation is carried out by 58.33% of the respondents, and 41.67% of them check whether ingested documents can be opened and read. 25.0% of the respondents keep the documents on data media they received them on and the same percentage converts them to formats suitable for long-term preservation. None of the re-spondents convert ingested documents to currently valid format. (see Figure 7)


Figure 7: Handling digital documents after their acquisition from creators

One of the respondents explained that ingested files were manually checked to establish that they could be opened, but were converted into a format suitable for long-term preser-vation only when records creator did not have the necessary software and funding to do that.5.2.2. Inaccessibility of ingested digital documents (C.3)Subject to a number of risks (such as obsolescence of format and/or hardware), digital doc-uments can become inaccessible. 38.89% of the respondents have already encountered this problem, 11.11% of them did not want to answer the question or did not know the answer to it, and the rest (38.89%) have never come across such a problem.

Figure 8: Inaccessible data

5.2.3. Loss of important data (C.4)66.67% of the respondents have never lost important type of data, while 5.56% of them have already faced this problem. 22.22% of respondents did not know the answer to this question and 5.56% did not want to answer it. (see Figure 9)

Figure 9: Data loss


5.3. Strategies for long-term digital preservationQuestions in set D referred to most commonly used strategies for long-term digital preserva-tion, adopted policies on managing digital documents and what those included.5.3.1. Strategies (D.1)Apart from answering that no such strategy exists, respondents could choose among eight strategies most commonly referred to in the relevant literature (Bearman, 1987; Waters&Gar-rett, 1996; Rothenberg, 1999; Project KEEP; Waught et al, 2000; ISO 14721, 2003; Day, 2006). (see Figure 10)

Figure 10: Implementation of strategies for long-term digital preservation

Two of the most frequently used38 strategies are migration (58.33%) and format conversion (54.17%), followed by refreshing of media (33.33%), filming (16.67%), printing (8.33%), en-capsulation (8.33%), technology preservation (8.33%) and emulation (4.17%). 20.83% of the respondents have no strategy for long-term digital preservation adopted.5.3.2. Digital documents management policies (D.2)Apart from answering that they had no such policy, the respondents could choose among eight answers defining the content of various policies, and could also enter their own content.12.5% of the respondents have no digital documents management policy adopted. Those who have such policies, these include most of the suggested content, as is apparent from the figure 11. Most frequently used are: guidelines for acquiring digital documents (58.33%), list of formats used for acquiring digital documents (54.17%), guidelines for creators of archive materials (54.17%) and guidelines for long-term digital preservation (45.83%).

38 Findings of the survey that migration is more commonly used strategy than conversion, may not necessarily be true. Namely, expert literature and sources often use terms such as migration, transform, transforming for the term »conversion« which in the Slovenian language is used for »conversion« of formats. See more in chapter 5.4 Approaches to format conversion.


Figure 11: Focus in digital records management policies

5.3.3. Need to re-use documents in digital form (D.3) We also enquired whether the respondents had the need to re-use digital documents and if they encountered any problems in this matter. 25.0% of the respondents have had no need for such re-use of documents, while the rest reported about issues due to obsolete format (54.17%), insufficient metadata (54.17%), obsolete hardware (29.17%), understanding of the documents (29.17%) and corrupted files on portable media (29.17%). (see Figure 12)

Figure 12: Issues with re-use of digital documents

5.3.4. Important key in long-term digital preservation (D.4)The last question in this set of questions referred to the ranking of document properties39 (content, structure, context, appearance) based on their importance for long-term digital preservation. (1- the most important and grade 5; 4-the least important and grade 2).Most of the respondents agreed that that preserving content is the most important require-ment for long-term preservation (grade 110), followed by preservation of context (grade 97) and structure and appearance of the document (grade 75). 83.33% of them believed the ap-pearance of the document to be the least important in that respect. (see Figure 13).

39 See description of digital document properties: Hajtnik, 2013.


Slika 13: Key properties for long-term digital preservation

5.4. Approaches to format conversionThere is a considerable confusion in the field of long-term digital preservation, at least as far as the use of technical terms is concerned. Based on performance technique, a number of terms are being used to describe the process of format conversion, such as conversion (data, file, format), migration, translation and transformation. In some instances, different terms even denote different techniques, but this is not necessarily so. The most frequently quoted definition of migration, which can also be considered as format conversion, can be found in the 1996 report Task Force on Archiving of Digital Information (Waters & Garrett, 1996):»Migration is a set of organized tasks designed to achieve the periodic transfer of digital materials from one hardware/software configuration to another, or from one generation of computer technology to a subsequent generation«In various sources both terms »migration« and »conversion«, in terms of their explanation, could be understood as conversion of formats. For the purpose of our research the terms have been separated and defined as:• Migration: transfer of data from one information system (platform) or from one data media

to another without changing the format. Examples of migration are transfer of data from floppy disk or DVD to disc or from Apple operating system to Microsoft Windows. The latter may involve the need for conversion since data needs to be converted to a format that is recognizable to Windows operating system.

• Conversion: converting documents from one format to another suitable for long-term preservation

Format conversion can be understood as the activity which helps us achieve long-term acces-sibility and usability of data, reduce risks due to technological and economic obsolescence40, facilitate re-use and increase interoperability of data. There are different approaches to con-verting formats depending on:• purpose and time of conversion,• extent and complexity,• formats to which data is being converted,• software used for conversion,• technical environment,• business needs (only based on business needs will we be able to establish appropriate re-

lation between risk, costs and benefits) and• legal regulations.

40 Technological obsolescence takes place when the technology needed for reading and accessing information is no longer available. Economic obsolescence occurs when the costs of maintaining (or purchasing) technology for accessing information in a certain format become too high.


Question in the last set E were intended for the respondents who chose format conversion for their long-term preservation strategy (54.17%). They were asked additional questions as to when and in what way their conversion was being carried out.5.4.1. Conversion of formats depending on the time of the conversion (E.1/1)Early conversion, which means converting formats as early as possible, is performed by 69.23% respondents, while 23.08% of them apply late conversion, meaning they postpone conversion until the last moment possible. 7.69% of the respondents do on-demand or on-re-quest conversion. (see Figure 14)

Figure 14: When to perform conversion

5.4.2. Conversion depending on its extent and complexity (E.1/2)Normalization is performed by 76.92% of the respondents. This means that digital documents written in a number of different formats are being converted into a smaller and more man-ageable set of formats (see Figure 15). Currently, this means converting original document into XML format (Extensible Markup Language), from which transformation into a more acces-sible format is possible (a format that can display the content of a document in human read-able form). 15.38% of respondents use minimum conversion. An example of such conversion is conversion of a document created with text editor into ASCII codes where entire form and structure of the document is lost. This is a simple and low-cost way to access plain text of a document. Complex preservation conversion is performed by 7.69% of the respondents. The method includes the making of screen images of software (Basic preservation migration), also text and notes, describing operation and appearance of a digital document (Annotat-ed preservation migration), including simple additional method of capturing descriptive in-formation about the original document (for example, in text documents this could include screening of the order of text editing applications, loading of digital document and scrolling through some of its contents). None of the respondents use the method of recreation, basic preservation migration or annotated preservation migration.

Figure 15: Extent and complexity of conversion


5.4.3. Conversion depending on the method (E.1/3)Conversion of formats can be performed manually (Human conversion/migration) or auto-matically (Automatic conversion)41 (Wheatley, 2001). Ferreira (2006) also mentions distrib-uted migration42. 92.31% of the respondents use automatic conversion, the rest (7.69%) per-forms conversion manually. Included in the latter is also recreation method, where digital document is recoded manually43. So far none of the respondents use distributed conversion, i.e. use of online services (see Figure 16).Figure 16: Method of conversion

5.4.4. Conversion depending on the formats used for long-term preservation (E.2)Regardless of time, scope and complexity of conversion, documents can be converted to var-ious formats. Thus, digital documents can be converted to currently most common formats chosen by experts or individual institution as suitable for long-term preservation of different types of documents based on best practices and personal experience. Such formats may dif-fer depending on the development and maintenance of specifications and their accessibility, on their developers, and on information loss. All this influences our choice of the format for converting our digital documents which we wish to preserve according to principles of secure long-term preservation. But finally, it all comes down to costs of the individual format.44

As expected the most commonly used format for long-term digital preservation of text docu-ments is PDF/A (79.17%), followed by TIFF (66.67%) and PDF (45.83%). The respondents also stated that they kept documents in their original or other formats (.doc, .txt, .docx) which, from what we know so far, are unsuitable for long-term preservation. (see Figure 17)Figure 17: Most commonly used formats for preservation of text digital documents

41 Formats are converted by the system – records management software or by means of special software tools, separated from or built in the software, such as text editors without intervention by man.

42 For example, The Lister Hill National Centre for Biomedical Communications (research and development sector of the U. S. National Library of Medicine) developed two free-of-charge online tools for conversion of MyMorph and DocMorph, which enable anyone to convert documents from 50 different formats to PDF, TIFF and TXT (U. S. National Library of Medicine, 2013).

43 For example, a document is re-typed in currently used application so that it resembles its original as much as possible.44 Example: if we have a large number of digital documents we need large disc capacity for their storage. To make

the needed space on the disk we convert documents to a format that enables file compression. If we wish to make digital document more accessible online we convert them to lossy format which reduces the size of the document and increases online access speed.


5.4.5. Conversion depending on legal regulationsConversion strategies can also be set by law or other regulations. As mentioned before, Slove-nian archival act states that in case the prescribed period for the storage of material is longer than 5 years, captured material must be converted from the usual digital form into the digital form for long-term preservation.45 The act also states that conversion into the digital form for long-term preservation is considered reliable if it preserves integrity and usability of contents of captured material as in the usual digital form.46 However, when it comes to formats, Slove-nian regulations just make recommendations (ETZ 2.1, 2013). The situation with formats varies from state to state. While in some states the formats for indi-vidual types of materials are obligatory, in others they are merely allowed or recommended. (Hajtnik, 2012)5.4.6. Tools for the conversion of text documents (E.3)At the moment there are a number of format conversion tools (software) available. Some are proprietary, others free and open source.47 The choice of tool primarily depends on the type of the document we wish to convert, on the format and on technological environment. One also needs to consider that there are fewer tools for conversion of certain formats, especially older ones. In such cases, double conversion may be necessary, where documents are first converted to a sort of intermediate format, and from that to the chosen format. Functionali-ties offered should be priority in choosing such conversion tool. (The National Archives, 2011).As it turned out, the selection of tools among which the respondents could choose in the sur-vey (see Figure 18) was a bit incomplete. Namely, the category “Other” in their returned re-sponses included a number of other tools: CUTEpdf, RODA, Tessella sdb, PDF/A – Converters, PDF Tron. The most frequently used tool for conversion is AdobeCreatePDF (45.3%), followed by MS Office, CUTEpdf and LibreOffice. One respondent answered that they made use of more than ten tools, while in one case conversion was not even being performed. Also interesting were responses of two other respondents, explaining that archival institutions do not per-form conversion as this is done by records creators themselves.Figure 18: Uporabljena orodja za pretvorbo besedilnih dokumentov Tools used for conver-sion of text documents

5.4.7. Validating success of the conversion (E.4)Converting digital document from one format to another may cause certain changes to the document and/or partial loss of information. These changes may have to do with data, look-and-feel or data relation (Minnesota Historical Society, 2004). Due to some information be-ing lost during the actual conversion, the converted document is not necessarily identical to pre-converted document. Degree of information loss depends on the number of conversions, the choice of conversion technology, the new format, the degree of human intervention and

45 PDAAIA, Article 11.46 PDAAIA, Article 12.47 Websites with free tools for conversion of different types of digital content: http://xena.sourceforge.net/, http://

www.cogniview.com/convert-pdf-to-excel/post/conversion-central-101-tools-to-convert-video-music-ima-ges-pdf-and-more/, http://www.cometdocs.com/, http://www.freefileconvert.com/


the documentation of conversion. (Heslop et al., 2002). Establishing which information got lost and whether this loss reduces the value of the document for a particular purpose is a very time-consuming task. (Becker et al., 2008). While some losses are acceptable, others can affect the authenticity of the document. Another issue is how to check that a number of docu-ments have been converted successfully which also takes time. For this purpose, several tools have been developed for automatic checking of successful conversion of digital documents from one format to another.Asked if they check the success of their conversions, half of the respondents said that they did and the other half said they did not. 5.4.8. Use of software tools for validating the success of conversion (E.5)The survey offered three software tools and a chance for respondents to add other tools as well. 29.17% of the respondents opted for Checksum Checker, 4.17% of them chose eXtensi-ble Characterization, while the rest of the tools are not widely used (see Figure 19). Respons-es in the category “Other” are also interesting, • success of the conversion is measured by sampling and manual review, check hash value

of document and it has remained unchanged.

Figure 19: Use of software tools for checking the success of the conversion

5.4.9. Information loss after the conversion of documents (E.6)58.33% of the respondents detected partial loss of information after the documents were converted to another format, while 41.67% of them detected no such loss (see Figure 20).

Slika 20: Information loss during the conversion

The ones detecting that data was lost during conversion were asked to arrange the offered responses (E.6.1) according to priority from 1 (biggest loss, 4 points) to 4 (smallest loss, 1 point) depending on (see Figure 21):• context of the documents (grade 14),• contents of the documents (grade 16),• structure of the documents (grade 22) and• appearance (look-and-feel) of the documents (grade 22).

Slika 21: Loss of information after the conversion


5.4.10. Effects of conversion on the authenticity of the documents (E.7)Since as many as 79.17% of the respondents felt that converting documents from one format to another did have an effect on the document’s authenticity, we were interested to know why they felt that way (see Figure 22). Here is a summary of their responses:Slika 22: The effects of conversion on the authenticity of the documents

• If proper measures are not taken, electronic signature and stamp could get lost (20.83%).• Strictly speaking, after the conversion the document is no longer original (16.66%).• Conversion always leads to partial loss of information.• Because conversion is an intervention on the document and its context.• Depends on the conversion and suitability of metadata.Such responses can lead us to conclude that there is still a certain amount of mistrust in doc-uments signed electronically and in technology (standards) to retain such signature after the conversion. The majority of the respondents believe that the mere fact that conversion actu-ally took place is proof enough that a document was changed, whether in its content, con-text, structure or appearance.

Slika 23: Preserving original form of a digital document after it has been converted to an-other format

The last question (E.8) in the survey asked the respondents if they kept the original form of the documents after they had been converted to another format. As much as 91.67% of the respondents replied that they kept the original form even after the conversion, while 8.33% of them did no such thing (see Figure 23). Based on these responses and the chosen sample of the respondents we can conclude that for the purpose of long-term digital preservation the original form of a document is kept even after the document has been converted to another format.

6. ConclusionFaced with rapid growth in e-business and in the numbers of digital records, society as a whole has in recent years been taking on a challenge of how to ensure long-term preservation of such records. Experts from around the world have offered a number of different approaches and strategies for long-term digital preservation. Presented in the paper are the findings of online survey conducted among the national archives of EU member states. Included in the survey were also the national archives of Switzerland and Norway, both of them members of the DLM Forum – an institution that over the years has played a prominent role in the field of digital preservation in Europe and beyond.


The choosing of such sampling frame is due to the fact that national archives play an impor-tant part in preservation of written cultural heritage in all its forms, including digital form. We believed the chosen sampling frame to be representative enough to offer empirical data from which we can draw conclusions on how the EU is ready for meeting the challenges of digital preservation. The survey showed that more than half of the respondents in the sampling frame have digital preservation regulated by law. Among principles of secure long-term digital preservation, regu-lations highlight accessibility, usefulness, authenticity, integrity and re-use. Only a third of the re-sponding institutions have no such principles stressed by their regulations. According to respond-ents, authenticity is the most important principle of secure preservation, followed by accessibility, integrity, usefulness and re-use. In most cases regulations also determine formats suitable for long-term preservation – the most common and most frequently used are PDF/A, XML, TIFF and ODF. The main criteria for choosing a particular format are its stability, closely followed by interop-erability, ease of identification and validation, losslessness, openness, independencies, metada-ta support, documentation quality, resistance, self-documentation, and prevalence. Graded the least important criteria are technical protection mechanisms and complexity.75.0% of the national archives are already involved in ingesting digital records from their cre-ators. Their professional, organizational and technical activities are diverse and so are their procedures for long-term digital preservation. While half of the national archives ingest only records in certain formats that they specify, the other half ingests records in all formats. A variety of ever changing formats can in the future pose serious risk to ensuring accessibility and usefulness of digital records. Namely, more than a third of the respondents have already come across the problem of inaccessible data. A fifth of the national archives have no strategy adopted for long-term digital preservation, while the rest of them mostly make use of migration and format conversion for this purpose, but take different approach to this matter. Most of them perform early conversion, which means they convert formats as soon as possible, while a fifth of the respondents carry out late conversion, postponing conversion till the last moment possible. Currently, normalization or conversion to XML format seems to be the most established method of conversion. Also used at present are minimal conversion (for example conversion to ASCII codes) and complex pres-ervation conversion. All the responding national archives, with the exception of one, perform automatic conversion using several different software tools. For now none of the respond-ents make use of distributed conversion, i.e. use of online services. Half of the respondents validate success of their conversions using different software tools. Slightly more than half of the participating national archives detected loss of information following the conversion; this loss appeared to be most noticeable in the context of the converted documents and the least noticeable when it came to their appearance. Only a fifth of the respondents believe that converting a document to another format does not have an effect on its authenticity, which is why archives keep documents in their original form in addition to converted ones. Most of the national archives have adopted digital records management policies, which in-clude instructions for archives as well as for records creators. Also interesting is the informa-tion on re-use of documents; only slightly more than one tenth of the respondents have so far never had the need to re-use documents. Those who have had such experience tend to stress issues related to obsolete format and hardware, insufficient metadata, understand-ing of documents and corrupted files on portable media. The respondents also agree that preserving content of a document is the most important requirement for long-term digital preservation, followed by the preservation of its context, structure and appearance.


Based on the collected data we can conclude that the field of digital preservation is still not entirely and systematically arranged. On the one hand, survey results reveal a complexity of problems connected to archiving of digital records, and on the other hand identify surprising diversity of practices employed by different national archival professions. All this reveals a somewhat unclear definition of archival doctrine in Europe which is why we need to deal with the complex issue of long-term digital preservation as soon as possible and with full professional responsibility. We urgently need joint standards, methodologies and strategies, including different technological, organizational and legal measures, so that we can ensure secure digital preservation according to the principles of archival profession and be able to preserve our digital present for future generations, providing them an opportunity to search through their past.

7 Reference listArms, C., & Fleischhauer, C. (2005). Digital formats: Factors for sustainability, functionality, and quality. Archiving 2005 - Final Program and Proceedings, v 2005, 222-227.Bearman, D. (1987). Collecting Software: A New Challenge for Archives & Museums. Technical Reports 1(2), Archival Informatics, 80.Becker, C., Rauber, A., Heydegger, V.,Schnasse, J., & Thaller, M. (2008). A generic XML language for characterising objects to support digital preservation. Journal of Universal Computer Sci-ence, vol 14 (18), 2936-2952.Brown, A. (2008). Selecting file formats for long-term preservation The National Archives (UK), Digital preservation guidance note 1, 10.Christensen, S. S. (2004). Archival Data Format Requirements. The Royal Library, Copenhagen, Denmark. Retrieved January 18, 2012, from http://netarkivet.dk/wp-content/uploads/Archi-val_format_requirements-2004.pdfClausen, L.R. (2004). Handling file formats. The State and University Library, Århus, and The Royal Library, Copenhagen, Denmark. Retrieved November 29, 2012, from http://netarkivet.dk/wp-content/uploads/FileFormats-2004.pdfDay, M. (2006). The long-term preservation of Web content. Web archiving, Berlin: Springer, 2006), 177-199.ETZ 2.1. (2013). Enotne tehnološke zahteve ver 2.1, I. del: Uvodna poglavja in priloge. Ljublja-na: Arhiv Republike Slovenije, 19Folk, M., & Barkstrom, R. B. (2003). Attributes of File Formats for Long-Term Preservation of Scientific and Engineering Data in Digital Libraries, ACM. Retrieved February 22, 2012, from http://ftp.hdfgroup.org/projects/nara/Sci_Formats_and_Archiving.pdfHajtnik, T. (2012). Analiza primernosti formata PDF/A za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki. Arhivi: glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, Ljubljana, 157-182.Hajtnik. T. (2013). Analiza pristopov k pretvorbi formatov elektronskih dokumentov in kriteriji za izbiro. Individualno raziskovalno delo, Univerza v Mariboru, Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko, 62.Hedstrom, M. (1998). Digital Preservation: A Time Bomb for Digital Libraries. Computers and the Humanities 31, 189–202.Heslop, H., Davis, S., & Wilson, A. (2002). An Approach to the Preservation of Digital Records. National Archives of Australia, p. 24. Retrieved February 14, 2012, from http://www.aa.gov.au/Images/An-approach-Green-Paper_tcm16-47161.pdfICA (International Council on Archives). (1997). Guide for managing electronic records from an Archival Perspective. ICA Studies/Études CIA, Committee on Electronic Records, Internation-al Council on Archives, 58.


ISO 14721. (2003). Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model, 156.ISO 15489-1. (2001). Information and Document Management – Records Management (Part 1: General). International Organization for Standardization, 19.KEEP. (n.d.). Keeping Emulation Environments Portable. Retrieved November 29, 2012, from http://www.keep-project.eu/ezpub2/index.php McLellan, E. P. (2007). The InterPARES 2 Project: Insurance Corporation of British Columbia. General Study 11 Final Report: Selecting Digital File Formats for Long-Term Preservation. Re-trieved January 18, 2013, from http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_gs11_final_report_english.pdfMinnesota Historical Society. (2004). Electronic Records Management Guidelines. Retrieved November 28, 2012, from http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/erf-formats.html The National Assembly. (2006). Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act /PDAAIA/. Ljubljana: Official Journal of RS, no30/2006, 51/2014. Retrieved February 2, 2012, from http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ZVDAGAA.pdfQueensland State Archives (n.d.). Advice on choosing file formats for digital records. Queens-land State Archives, Department of Science, Information Technology, Innovation and the Arts. Retrieved October 2, 2012, from http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Public_Records_Brief_Advice_on_choosing_file_formats_for_digital_records_%20June_2012.pdfRog, J., & van Wijk, C. (n.d.). Evaluating File Formats for Long-term Preservation. National Li-brary of the Netherlands, The Hague, The Netherlands. Retrieved June 20, 2012, from http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/KB_file_format_evaluation_meth-od_27022008.pdfRothenberg, J.(1999). Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Founda-tion for Digital Preservation: A Report to the Council on Library and Information Resources. Washington: Council on Library and Information Resources. Retrieved November 4, 2012, from http://www.clir.org/pubs/reports/rothenberg/pub77.pdfStanescu, A. (2004). Assessing the durability of formats in a digital preservation environment: The INFORM methodology. D-Lib Magazine, vol. 10(11).The National Archives. (2011). File Format Conversion. Retrieved February 23, 2012, from http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/format-conversion.pdfTodd, M. (2009). Technology Watch Report: File formats for preservation. DPC Technology Watch Series Report 09-02, 43.Waters, D., & J. Garrett (1996). Preserving Digital Information: Report of the Task Force on Archiv-ing of Digital Information commissioned by the Commission on Preservation and Access and the Research Libraries Group, Washington, D.C.: Commission on Preservation and Access, 71.Waugh, A., Wilkinson, R., Hills, B., & Dell’oro, J. (2000). Preserving Digital Information Forever. Proc. Conf., ACM Digital Libearies, San Antonio, 175-184.


Appendix: questionnaireA. Basic information about your institution A.1. Institution: A.2. Number of employees in your institution: A.3. Number of employees in the field of digital preservation: A.4. Education of the person who completed the questionnaire: A.5. Position of the person who completed the questionnaire:B. Legal basis in the field of long-term digital preservation B.1. Is long-term digital preservation in your country determined by the regulations

(laws, decrees, directives, etc.)? If not, skip to B.2 B.1.1. Indicate which regulations determine long-term digital preservation in your

country and where they are accessible.

Regulation (title) Web address (access to the English version is preferred, if it exists)

B.1.2. Are the principles of secure digital preservation specifically highlighted in the regulations? (Please tick the relevant answer or answers).• Accessibility.• Usefulness.• Integrity.• Authenticity.• Reuse.• Regulations do not specifically highlight the principles of secure digital preservation.• Other, please specify: ________________________________

B.1.3. Are the formats that are required for long-term preservation of text documents determined by the regulations? (Please tick the relevant answer or answers.)• PDF/A• ODF• XML• TIFF• The formats are not determined by the regulations.• Other, please specify: ________________________________

B.2. Specify which principles of safe digital preservation are most important for your institution (Please rank in order of importance where 1 is most important and 5 is least important):• Accessibility.• Usefulness.• Integrity.• Authenticity.• Reuse.


B.3. Indicate on the basis of which criteria you choose formats that are suitable for long-term digital preservation in your organization. (Please rank in order of im-portance where 1 is most important and 15 is least important):• Ease of identification and validation. • Interoperability.• Complexity. • Documentation quality.• Losslessness. • Independencies. • Resistance (robustness). • Openness.• Metadata support. • Reuse.• Prevalence (adoption).• Self-documentation.• Stability. • Transparency.• Technical protection mechanisms.

C. Receiving (ingest) documents in digital form C.1. Have you already received digital materials (text documents in digital form) in-

tended for long-term preservation from your creators? • YES, we receive (ingest) documents in all formats from the creators.• YES, we receive (ingest) documents from the creators in the formats that are spec-

ified by our institution. • NO, we haven’t yet received documents in digital form from the creators.

C.2. How do you deal with the documents that you receive from the creator (Please tick the relevant answer or answers): • Material is stored on data media (as it was received).• Format validation.• Virus check.• Checking whether documents can be opened and read.• Checksums are generated.• Material is moved to other data media.• Conversion of the documents to the currently valid format.• Conversion of the documents to the format that is suitable for long-term preservation. • Other, please specify: ________________________________

C.3. Does your institution have any inaccessible data?• Yes• No • Don’t know• Don’t want to answer

C.4. Has any of your main type of data been lost?• Yes• No • Don’t know• Don’t want to answer


D. Strategies for long-term digital preservation D.1. Which of the following strategies for long-term digital preservation have you

implemented?• Printing.• Filming.• Technology Preservation.(Data are preserved along with the hardware and/or

software on which they depend).• Refreshing media.• Migration. (Data are migrated through changing technical regimes).• Emulation. (The look, feel, and behaviour of a data resource are emulated on suc-

cessive hardware/software generations).• Format conversion. (Data are stored in the software-independent format).• Encapsulation.• We don’t have an adopted strategy for long-term digital preservation.

D.2. Have you accepted the policy on managing documents in digital form and what does it include? (Please tick all that apply, multiple answers are possible):• Accepted file format list.• Guidelines for the creators of archival materials.• Guidelines for receiving (ingest) documents in digital form.• Digital Preservation Policy - Guidelines for long-term digital preservation.• Format Conversion Policy - Guidelines for the conversion of documents from one

format to another.• Migration Policy - Guidelines for transcribing documents from one medium to

another.• We haven’t accepted the policy on managing documents in digital form.• Other, please specify: ________________________________

D.3. Have you had the need to reuse documents in digital form? Have you encoun-tered any of the following problems? (Please mark all possible answers):• Obsolete format.• Obsolete hardware.• Understanding the documents.• Insufficient metadata.• Corrupted files on portable media.• We haven’t had the need to reuse documents in digital form.• Other, please specify: ________________________________

D.4. What is in your opinion the most important key in long-term digital preserva-tion? (Please rank in order of importance where 1 is most important and 4 is least important):• The contents of the document.• The structure and appearance of the document.• The context of the document.• The appearance of the document.


E. Approaches to converting formats E.1. If »format conversion« is your approach to long-term digital preservation: 1. When is the conversion carried out?

• Early conversion. (Early conversion means that you have decided to convert files to different formats as soon as you can (but not on-demand). Early conversion is a batch-processing strategy, involving converting a body of files in a common format into another which better fits your business requirements and is generally a replacement pro-cess. For example, if you have decided to use a newer format provided by some upgraded software, you may convert all your previous files into the new format.)

• On-demand or on-request conversion. (On-demand conversion is the immediate conversion of a file to another format on receiving a request for the file in that format.)

• Late conversion. (Late conversion means you have decided to defer conversion to the last appro-priate moment.)

2. Depending on the size and complexity: • Recreation

(Recoding the digital material by hand; for example, retyping the text in a cur-rent application and adding formatting to match the original)

• Minimum conversion (Migration that uses simple manual or automated techniques to improve human viewing; for example, removing all characters except common ASCII characters from a word-processed file, resulting in a text file that is easy to access but no longer has any formatting or structural information.)

• Basic preservation conversion (Recording screen shots of the software in use; for example, a snapshot of the screen display on the obsolete platform.)

• Annotated preservation conversion (Basic preservation conversion, with the addition of textual descriptions describ-ing the original material’s function and look and feel.)

• Complex preservation conversion (Annotated preservation conversion with the addition of descriptive information about the original material; for example, video sequences captured to record key processes such as running the application, scrolling through content.)

• Normalisation (Normalisation involves the conversion of digital records to standard formats. Normalising converts the record to an open standards based format that allows it to be documented and accessible.)

3. Depending on the way of execution: • Human conversion.

Human conversion uses exactly the same processes of reproducing the function of the object, but some element of the original object (usually the data rather than the software) will be incorporated in the final migrated object.)

• Automatic conversion. (Automatic conversion uses a software tool to interpret and modify a digital object into a new form.)

• Distributed conversion. (For convert we use Web accessible tools or services.)


E.2. In which formats do you store text documents in digital form? (Please mark all possible answers):• PDF • PDF/A • TIFF • ODF • RTF • OOXML • Other, please specify: ________________________________

E.3. Please indicate which tools you use to convert text documents (Please mark all possible answers):• XENA• Adobe CreatePDF• Google Docs viewer• MyMorph• DocMorph• Other, please specify: ________________________________

E.4. Do you verify the accuracy/performance of the conversion? • Yes• No (Jump to E.7)

E.5. Do you use special software tools for verification of the accuracy of the conver-sion? (Please mark all possible answers):• ACE (Audit Control Environment)• Checksum Checker• eXtensible Characterization• Other, please specify: ________________________________

E.6. Have you detected any loss of information after the conversion of the docu-ments from one format into another? • Yes• No (Jump to E.7)

E.6.1. Please rank in order of influence where “1 is biggest loss” and “4 is minimum loss”:• Depending on the context of the documents.• Depending on the contents of the documents.• Depending on the structure of the documents.• Depending on the appearance of the documents (look and feel, behaviour).

E.7. Do you think that the conversion of the documents from one format to another has an influence on the authenticity of the documents? • No• Yes, please specify why: ________________________________

E.8. Do you keep the documents in their original format after the conversion takes place? • Yes• No


dr. Peter Pavel KlasincOddelek za arhivistiko in dokumentologijo Alma Mater Europaea - ECM, Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Univerze v Mariboru in Trstu

PRIVATNI ARHIVI V ARHIVSKI TEORIJI IN PRAKSIPRIVATE ARCHIVES IN ARCHIVAL THEORY AND PRACTICE

IzvlečekOb pregledu razvoja arhivske teorije in prakse lahko ugotovimo, da so se teme v zvezi s pri-vatnimi arhivi le redko obravnavale. To je bilo v državah realnega socializma razumljivo, ker v glavnem ni bilo zasebne lastnine. Po letu 1945 so bili privatni arhivi v glavnem nacionalizi-rani. V vodnikih po arhivskih fondih in zbirkah posameznih arhivov zasledimo le družinske in osebne fonde. Po nastanku modernih demokratičnih držav se problemi v zvezi s privatnimi arhivi urejajo znotraj nove arhivske zakonodaje. Privatni arhivi so kot vir za zgodovinske in druge strokovne raziskave zelo pomembni.Nesporno je, da se je uporaba arhivskega gradiva, fondov gospoščin, posestev, družinskih, rodbinskih, osebnih, torej privatnih arhivov, z uvajanjem novih informacijskih tehnologij zelo povečala (SIRAnet in podobno ).

AbstractIn the review of the development the development of archival theory and practice it can be concluded that topics on private archives were rarely dealt with. In states of real socialism this was understandable, because there was mainly no private ownership. After 1945 many private archives had been nationalized and came under the authority of the appropriate ar-chival agency. In the guides through archival fonds and collections of individual archives only family and private fonds could be found. In modern democratic countries, problems related to private archives are addressed within the new archival legislation. Without doubt, private archives are of big importance for historical and other scientific researches.It is undisputed, that the use of archival records of dominions, estates and personal fonds, therefore private archives, by introduction of new informational technologies has signifi-cantly increased (SIRAnet etc).


1. UvodPregledi razvoja arhivistike v teoriji in praksi v najširšem pomenu besede kažejo na to, da arhivski fondi, ki jih definiramo kot privatne arhive, niso bili prav pogosto tema, s katero bi se ukvarjali arhivski strokovnjaki. Nesporno je tudi, da se s problematiko privatnih arhivov pristojni arhivi niso nikoli angažirali v zadostni meri. Strokovno pravilno je, da se po spremembi družbenega sistema pojem »privatni arhivi« razširil na ustvarjalce s področja privatnih podjetij, v katerih država nima svojih deležev. Ti ustvarjalci s pristojnimi arhivi v tujini nimajo nekih posebnih strokovnih stikov, so pa poklicni arhivisti pogosto povabljeni, da pomagajo tem podjetjem reševati vprašanja v zvezi s po-slovanjem, hrambo in dolgodobnim vzdrževanjem njihovega arhivskega in dokumentarne-ga gradiva. A vendar praksa v Sloveniji kaže na to, da je velika večina gospodarskih podjetij danes še v lasti države, seveda z različnimi deleži, in zaradi tega se pojavljajo težave, ker arhivsko gradivo teh ustvarjalcev ne moremo imenovati »privatni arhivi«, tudi zaradi tega ne, ker je arhivsko gradivo, ki je nastalo pred letom 1991 s posebnimi zakonsko opredeljenimi stališči državna last in naj se ga ne bi privatiziralo skupaj s podjetjem. Sodobna arhivska zako-nodaja je v zadostni meri rešila ta vprašanja, kar nudi analiza Zakona o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva od leta 2006 naprej.48

Privatni arhivi v arhivski teoriji in praksi niso bili deležni posebne obravnave, zasledimo pa aktivnosti v pristojnih arhivih, ki se nanašajo na: sestavljanje ugotovitvenih stanj o arhivskem gradivu pri zasebnikih na terenu, pristojnosti glede privatnih arhivov, evidentiranje ustvar-jalcev privatnih arhivov, dogovore o dostopih in uporabi arhivskega gradiva pri zasebnikih, kontrolo izvoza ali uvoza arhivskega gradiva zasebnikov, upoštevanje predkupne pravice, evidence nakupov oz. prodaje, oblike izposojanja, izvajanje vrednotenja ter določanje kate-gorij arhivskega gradiva ter na svetovanje o tehničnem varovanju privatnih arhivov.Opozoriti kaže na dejstvo, da se s problemi privatnih arhivov v državah realnega socializma načeloma ni bilo možno ukvarjati. Potekalo pa je programsko strokovno urejanje zbranega arhivskega gradiva privatnih provenienc in arhivov verskih skupnosti. Opozoriti pa kaže na obstoj »specialnih arhivov«, policije, vojske, diplomacije, komunistične partije in podobno. Arhivska terminologija le redko tolmači pomen »privatni arhiv«, ta je opisan z besedo »arhiv« in določen z opisom »privatni«. Besedo arhiv uporabljamo pogosto, ko navajamo ustanovo ali zbirko arhivskega in doku-mentarnega gradiva pri ustvarjalcih, najbolj pogosto pa v povezavi z arhivski gradivom v nemščini »Archivgut, Archiv« v angleščini »archives, record office«, v francoščini »archives, de-pot d’Archives«, v ruščini »arhiv, arhivohranilište«, v italijanščini »Archivio«.V terminologiji se beseda arhiv pojavlja tudi kot pokrajinski arhiv, zgodovinski arhiv, splo-šni arhiv, specialni arhivi, tajni arhivi in podobno. Ne oziraje se na različne definicije, vsi našteti arhivi izvajajo naloge zbiranja, obdelovanja in hrambe arhivskega gradiva za splo-šne upravne in študijske znanstveno-raziskovalne namene. V sodobnih slovarjih arhivske terminologije49, pa tudi v izdaji iz nemškega Marburga50, se definicije z opisi privatnih arhi-vov le redko pojavljajo. Ob iskanju podatkov o privatnih arhivih so nam v pomoč opisi ohranjenega arhivskega gradiva v nekaterih arhivskih ustanovah. O tem nas prepričujejo vpogledi v razne vodnike in popise arhivskih fondov in zbirk posameznih arhivov. V zgodovini arhivske dejavnosti je pomemben izrazito poznan in uveljavljen popis arhivskih fondov in zbirk iz republik in avtonomnih pokra-jin nekdanje Jugoslavije, ki uporablja dva termina, ki sta blizu naši definiciji besede privatni

48 Zakon o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva ZVDAGA in več sprememb tega zakona od leta 2006 pa vse do leta 2015 in Uredba iz leta 2016, ki je v pripravi, zelo podrobno ureja vprašanja v zvezi z privatnimi arhivi.

49 Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije, Zagreb, 1972, 78. Glejte Glosat na: www:iias-trieste-maribor.eu in drugih kot n.pr. ICA itd

50 http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm


arhiv. V rubriki B so navodila za popise rodbinskih in osebnih fondov. Podana je zahteva, »da se rodbinske in osebne fonde navaja po abecednem zaporedju ustvarjalca rodbinskega fonda ali po abecednem zaporedju osebnih fondov«. Podrobnejši vpogled v strukturo navodil s klasifi-kacijo, tolmačenji znakov in okrajšav za sestavo tega vodnika pa nam potrdi zgoraj zapisano, da so privatni fondi tudi zajeti v poglavjih o fondih za prosvetne, kulturne in znanstvene ustanove (4), gospodarstvo in bančništvo (6), … društva in združenja (7), verske skupnosti (8), zemljiške gospoščine, graščine in veleposestva (9), kakor tudi v najrazličnejših zbirkah (C).51

V Jugoslaviji so bili privatni arhivi, glede na zgodovinsko preteklost, opredeljeni le na načine, ki so bili v veljavi po letu 1945, ko se seveda niso tako imenovali. Nastajali in obstajali pa so kot fondi bank in denarnih zavodov, gospodarskih podjetij, industrije, rudarstva, kmetijskih in gozdarskih združenj, trgovin, gostiln, različnih obrti ipd., za katere pa se je vedelo, da so bili pred letom 1945 v privatnih rokah ali pa so dejansko nastali pri privatnikih.Ob zgoraj naštetih gospodarskih privatnih ustvarjalcih smo se s privatnimi arhivi srečevali tudi pri fondih političnih strank in organizacij, najrazličnejših društvih in pri drugih organiza-cijah, ki so delovale pred letom 1941 oz. 1945 v vseh državah realnega socializma. Navajamo lahko vrsto društev, ki so pokrivala vsa področja družbenega dogajanja in jih lahko razdelimo na nekaj glavnih skupin društev, kot so npr.: narodno obrambna društva, politična, telovadna, humanitarna, prosvetna, znanstvena in kulturna, stanovska, reševalno-gasilska, prostovoljna društva, glasbena, pevska, športna in planinska, gospodarska združenja in društva, cerkvena društva, pa tudi znanstven-umetniška in raziskovalna društva.Prav društvene arhive z gradivom, ki je nastalo pred letom 1945, lahko opredelimo kot pri-vatne arhive, saj se jih je od samostojnih fondov največ ohranilo v profesionalnih arhivih s precej različnimi količinami gradiva. Ponekod so na žalost ohranjeni le zelo fragmentarno.Poleg naštetega je potrebno pri opisovanju privatnih arhivov omeniti tudi delovanje verskih skupnosti. Tako je možno slediti delitvi tako nastalih privatnih arhivov v rimsko-katoliški ver-ski skupnosti, v evangeličanski verski skupnosti, v izraelski (judovski) in v ostalih delujočih verskih skupnostih, ki so delovale ali še delujejo v določenem prostoru. Pravkar naštetim (tra-dicionalnim) so se v zadnjem času pridružile razne verske skupnosti, ki jih imenujejo sekte in razna verska združenja, ki delujejo na nivoju lokalnih ali državnih cerkva.V historičnem pregledu delovanja nekaterih profesionalnih arhivov kaže opozoriti še na zelo pomembne privatne arhive, ki so jih ustvarjali zemljiški gospodje, graščine in veleposestva oz. zemljiški lastniki, lastniki gradov ali njihovi upravitelji. Vso to arhivsko gradivo je bilo se-veda po letu 1945 skupaj z zgradbami in zemljiško lastnino nacionalizirano. Kot zanimivost naj navedem, da so v nekaterih denacionalizacijskih postopkih nekdanji lastniki – privatniki (upravičenci) zahtevali tudi vrnitev arhivskega gradiva od nekdanjih zemljiških fevdalnih ali drugih gospostev.Med izrazitimi fondi, ki jih lahko opredelimo kot privatni arhivi, so družinski (angl. family ar-chives, family records, franc. archives familiales, nem. Familienarchiv, ital. archivio familiare) in osebni fondi (angl. personal papers, private records, franc. archives prives, papiers prive, nem. Privatarchiv, rusko ličniji arhiv in italijansko archivio privato).Našteti privatni arhivi oz. fondi se v profesionalnih arhivih hranijo v različnih količinah in ob-segih, imajo pa tudi zelo različne vsebine. Družinski arhivi bi naj vsebovali gradivo ene ali več družin, vendar je vsebina takih fondov močno razvejana, saj je lahko družina pisno komuni-cirala z mnogimi osebami in ustanovami, bila lastnica več nepremičnin v najširšem prostoru, bila podpornica kulturnega, gospodarskega in političnega dogajanja v prostoru ipd.

51 Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ - SR Slovenija, Beograd, 1984, 637.


Podobna situacija je pri osebnih arhivih, ki bi naj združevali arhivsko gradivo ene osebe, ki pa tudi lahko bila v pisnih stikih z mnogimi osebami in ustanovami ter je kot oseba lahko imela pomembno vlogo v političnem, gospodarskem in kulturnem življenju prostora.Pogosto so v klasifikacijah popisovanja arhivskih fondov na koncu navedene tudi zbirke (Sammlungen). Te so lahko nastale zaradi privatne aktivnosti posameznikov, ki so zbirali določeno listinsko gradivo, razne diplome, rokopise privatnikov, načrte geografskih kart ter zemljevidov. Pozornost moramo posvetiti tudi modernejšim žigom, kakor tudi modernejšim zbirkam dokumentov, ki v svoji vsebini predstavljajo osebe, ki sicer niso bile v javni funkci-ji, so pa lahko ustvarjale pomembno arhivsko gradivo različnih kategorij, kot so originalna pisma, fotografije, slike, skice, in v zadnjem času tudi filmi (videokasete), kar vse je danes že možno zaslediti v nekaterih popisih (vodnikih, inventarjih) arhivskih fondov in zbirk v posa-meznih arhivih.52

Že pred mnogimi leti smo lahko v okviru UNESCA, v programu RAMP (Record and Archives Ma-nagement Programme), ki se je v glavnem ukvarjal z raziskovanjem vodenja arhivskih usta-nov in oblik arhivskega strokovnega dela, zasledili strokovno zastavljen in dobro organiziran pristop k projektu, ki se je nanašal na vsa vprašanja zaščite in vodenja ter urejanja privatnih arhivov (v francoščini se je projekt imenoval La conservation et la gestion des Archives prive-es). Knjigo je nato za tisk pripravila in oblikovala Rosemary Seton. Knjiga je nastala na osnovi devetintridesetih odgovorov na anketo, ki so jo poslali izbranim 69 arhivom po vsem svetu. Opozorila je na nekatere specifičnosti arhivske teorije in prakse na tem področju. Rosema-ry Seton je največ svoje pozornosti posvetila tistim vprašanjem, ki so najtesneje povezana z prevzemanjem arhivskega gradiva od privatnih ustvarjalcev, pri čemer je seveda ugotovila velike razlike glede na države, tako tudi glede držav realnega socializma, kakor tudi po drža-vah z razvito demokracijo. To dvoličnost obravnavanja privatnih arhivov je R. Seton prikazala kot dejansko prakso, ki pa je namenoma ni želela strokovno ovrednotiti. V knjigi ne gre toliko za deklaracijo, ampak za čisto praktičen prikaz delovnih izkušenj posameznikov, njihovih ugotovitev in načinov pri ak-tivnega reševanju problemov v zvezi s privatnimi arhivi, njihovim vrednotenjem, popisova-njem, vrstami kategorij arhivskega gradiva ipd. Ta raziskava je že takrat ugotovila, da gre pri privatnih arhivih za pomembno arhivsko gradivo, ki je še posebej pomembno za znanstveno raziskovalne projekte na področju zgodovine.Pri postavljanju realnih odnosov med arhivsko teorijo in prakso ter privatnimi arhivi je R. Se-ton želela doseči, da bi se na nek način zakonsko uredila:1. prepoved uničevanja arhivskega gradiva privatnih arhivov, 2. nenadzorovana prodaja in nakupi tovrstnega gradiva, 3. da bi moral lastnik, pri katerem se ugotovi, da hrani pomembno arhivsko gradivo, prevzeti

vsaj del obveznosti, da bi gradivo bilo na razpolago in bi ga lahko uporabili raziskovalci in drugi zainteresirani.

R. Seton pravilno ugotavlja, da ostaja še zmeraj odprta dilema, na kakšen način rešiti sta-nje, ki je kar pogosto prisotno v arhivski teoriji in praksi, tj. ko imamo na eni strani zakonsko opredeljeno in kakovostno zavarovano arhivsko gradivo privatnih arhivov, na drugi strani pa praksa kaže na pogoste težave glede pravilne hrambe, na pojave uničevanja ali izgube to-vrstnega arhivskega gradiva in na nedostopnost ali težko dostopnost do arhivskega gradiva privatnih arhivov. Zato v svojem elaboratu predlaga, da se naj med predstavniki profesional-nih arhivov in med lastniki privatnih arhivov vzpostavi dobro strokovno sodelovanje, ki pa bi bilo in bo bolje le, če bo to strokovno sodelovanje podprto tudi z določeno finančno pomočjo, saj je po njenem lahko mnogokrat z relativno majhnimi finančnimi sredstvi možno na široko odpreti vrata do arhivskega gradiva v privatnih arhivih.

52 dr. Miloš Milošević; Briga o privatnim arhivima u savremenoj arhivističkoj praksi, Sodobni arhivi, Maribor, 1985, 41-44.


Profesionalnim arhivskim ustanovam je dana obveza, da s svojo propagandno aktivnostjo tekoče predstavljajo pomembnost privatnih arhivov in s pomočjo medijev – televizije, radia, predavanj, objav in podobnih oblik obveščanja – povečujejo zavest o pomembnosti privatnih arhivov.Nesporno je, da nove informacijske tehnologije ter načini objavljanja podatkov o arhivskih fondih in podatkov, ki so vsebovani v arhivskih fondih, na spletnih straneh ali pa so dostopni po posebnih » ad hoc« sistemih. Preko njih je uporaba arhivskega gradiva, fondov; gospo-ščin, posestev, družinskih, rodbinskih, osebnih, torej privatnih arhivov možna v Sloveniji, za regionalne arhive preko SIRAnet za Arhiv R. Slovenije pa ARSdatabase. Po Evropi so znani sistemi ARCIVES PORTAL EUROPE, E-ARK, ENARC, in podobni. Arhivi bi lahko morda izdali popularen priročnik53, ki bi bil namenjen lastnikom oz. imetni-kom privatnih arhivov, v katerem bi na enostaven način podali strokovne nasvete in praktične napotke o tem, kako pristopiti k urejanju arhivskega gradiva v privatnih arhivih, ki ga kot la-stniki hranijo doma in kako vzpostaviti primerno strokovno povezavo med pristojnimi arhivi in lastniki privatnega arhiva. R. Seton, v zaključku svoje raziskave naleti na težave povezane z pomanjkanjem strokovnega kadra v profesionalnih arhivih. Tudi zato je skupina arhivskih strokovnjakov že pred leti pristopila k organizaciji in izvedbi štu-dijskega programa druge stopnje po Bologni, arhivistike in dokumentologije (ki poteka že tri generacije) ter v letu 2015 k študijskemu programu arhivistike na prvi stopnji po Bologni.54 Nujno moramo poskrbeti za diplomirane arhiviste in magistre arhivistike in dokumentologi-je (AMEU ECM – ARHDOK)55 ter doktorje arhivske znanosti, ker se brez visoko usposobljenih ar-hivskih strokovnjakov v profesionalnih arhivih, kakor tudi v arhivskih službah pri ustvarjalcih in pri drugih lastnikih arhivskega gradiva, vseh strokovnih nalog arhivske teorije in prakse ne bo moglo uspešno izvajati, kar velja seveda tudi za situacijo s privatnimi arhivi.

53 Jože Humer, Priročnik za dokumentariste kulturnih organizacij, Ljubljana,1980, 41.54 Toplak L., Klasinc PP., Semlič Rajh Z., Izobraževanje arhivistov v Sloveniji, Atlanti, 2, 2014, 225 – 235 za prvo stop-

njo študija Arhivistika: Doc.dr. Miroslav Novak. Delovno gradivo za pripravo študija prve Bolonjske stopnje arhi-vistike, Tipkopis, februar 2015

55 AMEU ECM – ARHDOK = Alma Mater Europaea, Evropski center Maribor . Arhivistika in dokumentologija več na www.almamater.si


SummarySurveys of the development of archival science in theory and praxis show that archival ex-perts rarely examined archival fonds (private fonds).It is the fact, that private archives were never particularly discussed in archival theory and practice. The care for private archives on-the-field can be seen in relevant archives by the following: findings about archival records of private persons on-the-field, competences with regard to private archives, recording the private archive creators, agreements on the access and use of archival records, which are in the possession of private persons, import/export control of private archival records, considering the right of preemption, records of purchases and sales, forms of lending, evaluating and determining the categories of archival records, advice relating to technical security of private archives.In the introduction, I would like to underline that in countries real socialism it was impossible to deal with the problems of private archives in relation to private ownership and the func-tioning of appropriate state archives. Collected archival records were systematically stored, though. The “communal ownership” of these countries could be seen in the relation between the state and private archives, when the state was »not interested« in them or/and the pos-sessors of private archival records. Private archives were also nationalized although they were set up by individual creators of archival records. The latter were always classified (and still are) as creators of private archives and hence creators of archival records. In the archival terminology we will hardly find the explanation of the word »private archive«. Terminologically, the term means »archive« and has a descriptive form »private«. For special archives we find the term in German »Facharchiv« (and private archives also belong to this group), »private archives«, »Archivio privato« etc. A definition of the term private archives can neither be found in modern dictionaries of archival terminology published 20 years ago, nor in the edition from German Marburg. The search for private archives leads us to classi-fications and descriptions of preserved archival records in archival agencies. Various guides and inventories of archival fonds and collections of individual archives speak about it. The well-known and recognised inventory of archival fonds and collections from the republics and autonomous regions of ex-Yugoslavia deals with two terms, which are very close to our understanding of private archives. In heading B you will find the instructions for inventories of family and private fonds. A detailed look into the structure of the instructions with the classification, code descriptions and abbreviations for this guide, confirms the above-mentioned statement, that private fonds were also included in the chapters about the fonds for religious, cultural and scientific institutes (4), the economics and banking (6), … societies and associations (7), religious communities (8), landlords, manors and large estates (9), as well as in different collections (C) and other.Among the fonds that we classify as private archives, are family fonds (English family archives, family records, French archives familiales, German Familienarchiv, Italian archivio familiare) and personal fonds (English personal papers, private records, French archives prives, papiers prive, German Privatarchiv, Russian ličniji arhiv and Italian archivio privato). The listed private archives or fonds in professional archives are stored in different quantities; they also have diverse contents. Family archives contain records of one or more families, but the contents of these fonds are so contrasting, because a family could communicate in writing with many persons and institutions, be the owner of many estates, and a supporter of cultural, economic and political activities etc. A similar situation is seen in private archives that store archival records of one person, a person that could also be in written relationship with many persons and institutions, and who had an important role in cultural, economic and political life.


Collections (Sammlungen) are also often listed in the classifications of archival fonds. These emerged from individuals, who collected specific documents, diplomas, manuscripts, maps or charts. Special attention must be paid to collections, for instance the seals of private per-sons, or coat-of-arms and flags, which were forgotten, and appeared again lately. Particular attention should also be paid to modern seals and document collections, that represent per-sons, who created important archival material of different categories, for example original letters, photographs, pictures, sketches, and lately also films (videocassettes), etc. Such ma-terial can be found in some guides, inventories of archival fonds and collections. Within the UNESCO’s programme RAMP (Record and Archives Management Programme) for the research of archival agency management and archival forms of work, we encountered a professional and well-organised approach to the project, related to protection and man-agement of private archives (French La conservation et la gestion des Archives privees). On the basis of 39 answers from a survey sent to 69 archives worldwide Rosemary Seton later on prepared a book. With this book Rosemary Seton wanted to achieve that the law should regulate the following three topics: - the prohibition of the destruction of archival records of private archives, - uncontrolled purchases and sales of such records, and the responsibility of the owner of important archival records to give the material on disposal, so that researchers and other interested persons might use it. New information technologies are offering us many ways of on-line publishing information on archival fonds and data contained in archival fond, those information and data are also accessible through » ad hoc« systems. Use of archival records of dominions, estates and per-sonal fonds, therefore private archives is therefore, for regional archives through SIRAnet and for National Archives Archives of the Republic of Slovenia ARSdatabase. In Europe there are several known systems: ARCIVES PORTAL EUROPE, E-ARK, ENARC, etc. It is necessary that we take care of having graduated archivists with diploma in archival sci-ence, as well as for master archivists (AMEU ECM – ARHDOK = Alma Mater Europaea, Euro-pean Center Maribor = Archival Science and Record Management; more about it on: www.almamater.si) and doctors of archival science, because without highly educated archival pro-fessionals in professional archives, as well in in creator’s archival service and at other owners of archival records, all professional tasks of archival theory and practice will not be able to perform successfully.


dr. Jedert Vodopivec TomažičArhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija

KLIMATSKI POGOJI V ARHIVSKIH SKLADIŠČIHCLIMATIC CONDITIONS IN ARCHIVAL REPOSITORIES

PovzetekTradicionalno in novejše arhivsko gradivo je sestavljeno pretežno iz organskih snovi in je zato podvrženo neizbežnemu procesu staranja. Proces lahko pod določenimi klimatskimi pogoji upočasnimo, ne moremo pa ga ustaviti. Starejši dokumenti zahtevajo stroge klimatske pogo-je hrambe predvsem zaradi njihove unikatnosti, zapisi na mlajših papirjih z novejšimi pisnimi sredstvi pa zahtevajo ustrezne pogoje hrambe, ker je večina papirja in pisnih snovi, izdelanih v zadnjih sto letih, slabše kvalitete in zato podvržena hitrejšemu razpadu. Še strožje klimat-ske pogoje zahtevajo sodobni mediji, kot so npr. mikrooblike, optični in magnetni diski, digi-talni zapisi, fotografije, slušni in vizualni mediji, saj so še bolj klimatsko ranljivi. V prispevku so podani osnovni principi, podrobnejše razlage so bralcu dostopne v publikacijah in prispevkih navedenih v literaturi.Ključne besede: arhivi, depoji, klimatski pogoji, temperatura, relativna vlaga, svetloba, one-snaženost.

AbstractBoth traditional and more recent archival materials are composed of mainly organic compo-nents and are therefore subjects to inevitable aging. The process can under certain climat-ic conditions be slowed down but it can never be completely stopped. For the preservation of older documents, strict climatic conditions are needed due to their uniqueness, whereas documents of more recent date that were created by using industrial paper and less stable writing media also need to be kept in suitable climatic conditions mostly due to the fact that paper and writing media of the last 100 years are of poorer quality and thus tend to deteri-orate more quickly. Even stricter climatic conditions are to be applied to modern media such as microforms, optical and magnetic media, digital records, photographs, auditory and visual media since these are even more vulnerable as far as climatic conditions are concerned. The paper introduces only basic principles of climatic conditions needed for preservation, further in-depth explanations are available to readers in publications and other articles on this topic. Key words: archives, repositories, climatic conditions, temperature, relative humidity, light, pollutants.


1. UvodGlavna tveganja, ki ogrožajo arhivsko gradivo, so: naravne nesreče in nezgode, ki jih povzro-či človek, način ravnanja z gradivom, narava samega gradiva in klimatski pogoji v okolju, v katerem je gradivo hranjeno. Ker je pri hrambi in uporabi pogosto najmanj razumljen vpliv klimatskih pogojev (temperatura, relativna vlaga, svetloba in onesnaženja) na arhivsko gra-divo, je le-to predstavljeno podrobneje. Vsi, ki so vpleteni in odgovorni za pripravo in izvedbo projektov bodisi za novogradnjo ali adaptacijo arhivskih depojev, morajo temeljito pozna-ti arhivsko problematiko in razumeti osnovne principe vpliva relativne vlage, temperature, svetlobe ter onesnaževanja na arhivsko gradivo. Praksa je pokazala, da le stalna in strokov-na skupina z močnim interesom in temeljitim poznavanjem tematike s strani vseh vpletenih na vseh nivojih lahko pripelje do uspešnega zaključka projekta adaptacije ali novogradnje arhivskih depojev z vselitvijo arhivskega gradiva v klimatsko ustrezne prostore. S tovrstno izkušnjo se žal v Sloveniji še ne moremo pohvaliti.

2. Temperatura in relativna vlagaKo govorimo o temperaturi in relativni vlagi, moramo najprej razumeti, da ne obstaja ide-alna stopnja, ki bi veljala za vse gradivo enako – so le vrednosti in določene meje, ki mi-nimizirajo specifični tip sprememb na gradivu in objektih. Močno nihanje temperature in relativne vlage povzroči več škode kot konstantno nekoliko drugačne vrednosti od predpisa-nih oz. priporočenih, zato je nihanja potrebno preprečiti. Vrednosti za temperaturo in vlago vedno podajamo skupaj, ker je relativna vlaga (RV) odvisna od temperature (T). Njuna pove-zanost je podrobno razložena v publikaciji IFLA načela za hrambo knjižničnega in arhivskega gradiva, ki je dostopna tudi na spletni strani Arhiva Republike Slovenije.56

Vemo, da so klimatski pogoji, ki so idealni za določeno zvrst gradiva, lahko škodljivi za drugo. Tako, na primer, fotografije, filmi, mikrofilmi, magnetni zapisi, digitalni nosilci potrebujejo čim nižjo temperaturo (pod 10 0 C) in določeno relativno vlago (RV okoli 30 %), če jim želimo zagotoviti dolgo življenjsko dobo. Gradivu na pergamentu ustreza prav tako nizka tempe-ratura, relativna vlaga pa mora biti višja (RV okoli 50 %). Zato takih zvrsti gradiv ne moremo hraniti pod enakimi pogoji.

Vpliv temperature• Pogosto je zapisana trditev, da vsako povečanje temperature za 10 0C podvoji stopnjo

razkroja zaradi kemičnih reakcij pri tradicionalnem knjižničnem in arhivskem gradivu, kot sta papir in knjige. Obratno pa se ta stopnja razpolovi pri 10 0C nižji temperaturi.

• Toplota, ki jo spremlja nizka relativna vlaga, v končni fazi povzroči izsušitev in krhkost do-ločenih materialov, kamor sodijo npr. usnje, pergament, papir, lepila, lepilni trakovi, ovitki audio in video kaset itd.

• Toplota skupaj z visoko relativno vlago pospešuje razvoj plesni in ustvarja zelo ugodne po-goje za naselitev mrčesa in drugih škodljivcev.

• Nizka temperatura (manj kot 10 0C ), ki jo spremljata visoka relativna vlaga in slabo kroženje zraka, tudi lahko vodi do razvoja plesni in kemičnega razkroja za vlago občutljivih materialov.

56 IFLA načela …(2005), str. 42-47.


Vpliv relativne vlageVečina materialov, ki sestavljajo klasične in tudi novejše nosilce zapisov, je tako ali drugače občutljivih za vlago. Torej vežejo nase vlago in jo oddajajo glede na višanje in nižanje stopnje relativne vlage. Posledica nihanja relativne vlage je tudi raztezanje in krčenje gradiva.• 50 % RV minimizira mehanske poškodbe, gradivo pa ohranja svojo gibkost. Trajna RV nad 65

% povzroči, da se lepila, tako v tradicionalnih kot modernih materialih zmehčajo, s tem pa se zmanjša njihova vezivna moč.

• RV, ki presega 65 %, predstavlja resno nevarnost za nastanek bioloških in kemičnih sprememb. • Nizka RV (pod 30 %) minimizira kemične in biološke spremembe, vendar pa lahko povzroči

fizikalne spremembe npr. krčenje, otrdelost, pokanje in krhkost gradiva.

Vpliv nihanja temperature in relativne vlageKot smo že omenili, povzroči nenaden padec temperature hitro zvišanje vlažnosti tudi v pro-storu, kjer je vsebnost vodnih hlapov stalna. Posledica te spremembe je kondenz, kar povzro-či rast plesni in druge neželene škodljive pojave. Nihanje temperature in relativne vlage vpliva tudi na mehanske lastnosti gradiva. Vidne po-škodbe so npr. luščenje, zvijanje ter pokanje materialov. Zmerne spremembe relativne vlage in temperature, ki se razvijajo postopoma, na gradivu ne povzročajo večjih stresov.

Merjenje in beleženje temperature in relativne vlagePomembno je vedeti, da vrednosti za temperaturo in vlago vedno podajamo skupaj, tudi če ob higrometru nimamo dodanega termometra. Relativna vlaga (RV) je vedno odvisna od temperature (T)57.V vseh prostorih bi morali imeti nameščene in redno vzdrževane naprave za spremljanje in beleženje sprememb temperature in relativne vlage. Spremljanje in beleženje klimatskih pogojev je zelo pomembno, saj nam zapisi dokumenti-rajo obstoječe klimatske pogoje, služijo tudi kot argument pri zahtevi za postavitev klimat-skih kontrol ter nadzorujejo klimatsko-kontrolne aparate – če delujejo pravilno in omogo-čajo želene pogoje. Če naprave za spremljanje klimatskih pogojev zaznajo v okolju vidno spremembo, je treba zapise nemudoma posredovati odgovornim, da dajo navodila za nujne in hitre ukrepe.Temperaturo merimo s termometri, ki so preproste, cenovno ugodne in natančne naprave. Žal merjenje vlage ni tako enostavna zadeva. Obstaja vrsta higrometrov, ki so različno ce-novno dosegljivi, preprosti za rokovanje, zanesljivi, a potrebni rednega umerjanja. (Tabela 1) Na tržišču se dobijo tako ločeni kot kombinirani merilci temperature in vlage. Ne glede na to moramo podatke za temperaturo in relativno vlago vedno meriti, navajati in obravnavati skupaj. Temperatura in relativna vlaga sta med seboj tesno povezani58, zato je navajanje lo-čenih podatkov popoln nesmisel.

57 Bolj podrobno se lahko bralec pouči v IFLA načelih 2006, str. 42-47 ali v sorodnih priročnikih.58 Lavedrine B., 2003, str. 83-98.


Tabela 1: Vrste higrometrov59

Vrsta higrometra Čutilo, princip delovanja

Območje natančnosti merjenja

Optimalna temperatura merjenja Značilnosti

klasični (na boben ali stenski)

žima, raztegovanje in krčenje ob spremembi vlage

20-80 % sobna razmeroma poceni natančnost ±5-15 % natančnost↓ če T↓ potreben določen čas za meritev umerjanje: 2x mesečno

psihometer mokro/suha bučka termometra, primerjava temperatur

5-100 % 0-100 0C natančnost ±2-4 % potreben določen proces za odčitek umerjanje: 1x letno

elektronski bimetal, odpornost /odzivnost materiala na RV

5-95 % od – 30 0C do +60 0C

poceni natančnost ±5-15 % natančnost↓ če T↓ potreben določen čas za meritev umerjanje: 2x mesečno

higrometer na kemijsko dovzetno snov

kem. dovzetna snov, nihanje kvarčnega kristala, prekritega s hidrofilnim premazom

/ / natančnost ±3 % zelo majhen volumen

higrometer na barvni indikator

barvni indikator, spojina menja barvo v odvistnosti od RV

20-80 % sobna poceni natančnost ±10 -20 % kem. občutljiv

Priporočene vrednosti za temperaturo in relativno vlagoPomembno je, da gradivo hranimo v prostorih s čimbolj konstantnimi pogoji, ki niso prevroči (T max. 20 0C ), kjer zrak ni preveč suh (RV pod 30 %) ali preveč vlažen (RV nad 60 %). Števil-ni poskusi, da bi prišli do ‘idealnih’ številk za temperaturo in relativno vlago, niso obrodili sadov, nerealno in sila drago pa je ohranjanje enake temperature v zgradbi oziroma skladi-šču vse leto, še posebej v krajih z ekstremnimi temperaturnimi nihanji.60 Če se temperatura vseeno dvigne nad 20 0C, je potrebno skrbno spremljati relativno vlago, da se ta ne dvigne oziroma ne pade pod sprejeto mejo. V institucijah temperaturo pogosto narekuje človek, in sicer z občutkom, ki je zanj najbolj ugoden, se pravi med 20 0C in 22 0C za tistega, ki veliko sedi. Ljudje smo precej občutljivi za temperaturne spremembe, manj pa za nihanja relativne vlage, za to pa je žal zelo občutljiva večina arhivskega gradiva. Določanje ustrezne relativne vlage je kompromis; nanj v precejšnji meri vplivajo mnogi faktorji:• narava gradiva,• lokalni klimatski pogoji,• možnosti, ki so na voljo za nadzor klimatskih pogojev.Ob upoštevanju naštetih faktorjev, moramo paziti na:• stopnjo vlage, ki še ohranja gibkost gradiva,• stopnjo vlage, ki je dovolj nizka, da upočasni škodljive kemične in biološke procese (tvorba

kislin, razvoj plesni in mrčesa), • stopnjo vlage, ki preprečuje poškodbe na gradivu, opremi in ostenju, ki lahko nastanejo

zaradi kondenzacije v hladnem vremenu.

59 Lavedrine B., 2003, str. 93.60 IFLA načela, 2005, str. 47.


Tabela 2: Priporočljive vrednosti T in RV za trajno hrambo gradiva61

VRSTA GRADIVAT

± 1 0C na danRV

± 5 % na dan svetloba

papirno gradivo pogosto v rabi 16 0 -19 0C 45 % - 60 %

stalno: tema

občasno: dovoljena lokalna osvetlitev pri delu

v depoju: 300 do 500 luxov

papirno gradivo redko v rabi Max 15 0C 45 % - 60 %

foto pozitivi ČB Max 18 0C 30 % - 40 %

MF in foto negativi ČB Max 16 0C 30 % - 40 %

foto nitratni Max 11 0C 30 % - 40 %

foto barvni Max 2 0C 30% - 40%

ČB acetatni in poliesterski film Max 16 0C 30% - 40%

nitratni film Max 4 0C ok. 50%

barvni film do 5 0C 30 % - 40 %

strojno berljivi (optični, magnetni in digitalni) pogosto v rabi

16 0 -19 0C 30 % - 40 %

strojno berljivi (optični, magnetni, digitalni) redko v rabi

Max 15 0C 30 % - 40 %

Vpliv lokalnih klimatskih pogojev na relativno vlagoČe je temperatura v skladišču občutno nižja od temperature v prostoru, kjer se gradivo uporablja, ga je nujno potrebno aklimatizirati v predprostoru, da preprečimo vpliv kondenza na gradivo.

PlesenPri zatiranju plesni je najpomembnejša kontrola klimatskih pogojev. Razkuževanje s kemij-skimi sredstvi ni dovoljeno, ker škodujejo tako ljudem kot gradivu in ne zagotavljajo, da se plesen ne bo ponovila.

3. Onesnaženost zrakaOnesnaževalci zraka so zelo raznoliki, najpogosteje gre za različne kemično aktivne pline, hlape in trdne delce (prah). Onesnaženost je največkrat povezana z okoljem v večjih mestih, z industrijo in je med tistimi vplivi, ki škodijo papirju in drugim materialom, ki sestavljajo arhivsko gradivo.

Onesnaženost s pliniŠkodljivi plini se največkrat sproščajo pri izgorevanju različnih kuriv. Tako se žveplov dioksid, žveplov vodik, pa dušikov dioksid vežejo z vodo, ki jo vsebuje zrak. Nastanejo kisli produkti, ki poškodujejo gradivo. Ozon je zelo močan oksidant, ki izjemno poškoduje vse gradivo or-ganskega izvora in je produkt kombinacije dnevne svetlobe in dušikovega dioksida. Sprošča se pri elektrostatičnih filtrirnih sistemih, ki se uporabljajo v nekaterih klimatskih napravah in elektrostatičnih fotokopirnih strojih.Pri gorenju in tlenju organskih materialov, kot na primer filmov, barvnih premazov, nevnetlji-vih premazov in lepil se lahko sproščajo škodljivi plini. Tudi les, še posebej hrastov, brezov in bukov, izloča kisline, vulkanizirana guma pa žveplove hlape, ki so še posebej škodljivi za nekatere vrste gradiv, na primer za fotografije.Vsa oprema, materiali in premazi v skladišču in pri transportu morajo biti predhodno testirani po uveljavljenih metodah, da se ugotovi, če izločajo ali oddajajo škodljive substance.

61 Britanski standard BS 54 54, 2000 in IFLA načela … 2006.


Onesnaženost s prašnimi delciZrak je onesnažen tudi s prašnimi delci umazanije, saj, ostružkov, zemlje in drobcev neznane-ga izvora. Prah in umazanija potegneta nase pline iz ozračja, zato nastanejo za gradivo zelo nevarne in škodljive kemične reakcije, pospešujejo pa tudi rast plesni. Sodobni nosilci, na primer magnetni in optični diski, so še posebej občutljivi za prah in umazanijo.Prah je ponavadi sestavljen iz drobnih delcev kože, mineralnih in rastlinskih drobcev, tek-stilnih vlaken, industrijskega dima, maščobe prstnih odtisov in drugih organskih in anorgan-skih materialov. V tej kemični raznolikosti je tudi cela množica spor različnih plesni in gliv ter mikroorganizmov, ki živijo na organskih prašnatih delcih (zelo ustrezen medij so na primer prstni odtisi). Večina prahu je higroskopična (privlači vlago), kar je še dodatna ugodnost za rast plesni. Istočasno poveča tudi jedkost soli, hidrolizo in sproščanje kislin.

Tabela 3: Možni vzroki onesnaženja62

SNOV ONESNAŽEVALEC

aceton topila, čistilna sredstva

ocetna kislina les, lesno lepilo, barve

mravljinčna kislina les, iverke, lepila

amoniak čistilna sredstva, lepila, emulzijske barve

formaldehid iverke, vezane plošče, lepila

ozon električne naprave, fotokopirni stroji, laserski tiskalniki

peroksidi les, cenena lepila, oljne barve

žveplove spojine človek, volna, vulkanizirana guma

prah cigaretni dim, cvetni prah, spore, soli, saje, fin pesek …

tekočine različni aerosoli

plini hlapna organska topila, dušikovi in žveplovi oksidi

4. SvetlobaArhivsko gradivo zase ne potrebuje svetlobe, potrebujemo jo mi, da ga preučujemo, preg-ledujemo in /ali ogledujemo na razstavah. Kadar skladiščnih prostorov ne uporabljamo, naj bo v njih popolna tema. Svetloba, tako naravna kot umetna, vidna in nevidna, predstavlja za arhivsko gradivo poten-cialno nevarnost, ker potekajo pod njenim vplivom na večini organskih materialov in neka-terih anorganskih snoveh fotokemične in toplotne spremembe. Posledic tovrstnih procesov običajno ne zaznamo takoj, ko pa postanejo vidne, je škoda že nepopravljiva. Poleg neustreznih klimatskih pogojev (temperature in vlage) in zaradi uporabe je izpostavlje-nost vidnim in nevidnim žarkom najpogostejši vzrok poškodb na arhivskem gradivu. Najne-varnejši je vpliv energetsko bogate svetlobe (ultravijolične – UV in dela vidne), ker sproža in/ali pospešuje kemično razgradnjo (fotolizo) materialov, pri čemer se mnoge kemične reakcije lahko nadaljujejo še potem, ko predmete umaknemo z območja svetlobe v temno skladišče. Poškodbe se odražajo kot bledenje oz. spreminjanje odtenka ali barve, pa tudi kot preperelost in krhkost v sami strukturi materiala. Toplotno bogata svetloba (infrardeči del - IR) pa povzroča predvsem fizikalne spremembe, ki prav tako vodijo do trajnih poškodb na materialih.

62 Lavedrine B., 2003, str. 100-101.


Za branje in pregledovanje nebarvnega arhivskega gradiva so najprimernejše navadne wol-framove žarnice. Imajo nizko vsebnost UV žarkov in ustrezno barvno temperaturo za črno-be-le zapise. Navadna žarnica63 je blizu idealnega vira, le da oddaja precej toplote, je razmero-ma velikih dimenzij in je energetsko potratnejša v primerjavi z drugimi viri svetlobe, ki pa so vsi dlje od idealnega. Svetlobni vir, ki trenutno veliko obeta, so svetleče diode (LED).64

Tabela 4: Tipičen UV delež sevanja za različne svetlobne vire65

VIR SVETLOBE UV vsebnost (µW/lm)

dnevna svetloba 400-1500

volframove žarnice 70-80

volframove halogenske žarnice (tudi UV STOP) 40-170

fluorescenčne sijalke 30-100

metalhalogenidne sijalke 160-700

LED - svetleče diode <5

Vsi, ki so odgovorni za varno hranjenje arhivskega gradiva, bi morali upoštevati naslednje:• Kemične reakcije, ki se sprožijo, če je gradivo izpostavljeno svetlobi, se nadaljujejo še po-

tem, ko jih umaknemo z vira svetlobe in gradivo vrnemo v temno okolje skladišča.• Škoda, ki jo povzroči svetloba, je nepopravljiva.• Vpliv svetlobe je kumulativen. Negativen učinek bo enak, če gradivo za krajši čas izpostavimo

močni svetlobi ali če je izpostavljeno šibkejši svetlobi dlje časa. 100 luxov (mera za svetlobo) na sliki v času 5 ur pomeni 500 lux-ur, kar je enako, kot bi bila izpostavljena 50 luxom 10 ur.

• Vidni in infrardeči viri svetlobe, kot je sonce ali žareča žarnica, oddajajo toploto. Povečana toplota pa pospešuje kemične reakcije in vpliva na spremembo relativne vlage.

Tabela 5: Stopnje občutljivosti za različne materiale in predmete in dovoljena letna količina sprejete svetlobe66

Stopnja občutljivosti Vrste gradiva

Dovoljena letna količina sprejete svetlobe (lx•h)

neobčutljivo keramika, kamen in večina mineralov, emajl, kovine in steklo ni omejitve

nizka slike z olji in temperami, nabarvano usnje in les, nekatere plastične mase, črno-bela fotografija

do 84.000 lx•h = 200 lx • 420 ur (52.5 dni po 8 ur) = 100 lx • 840 ur (230 dni po 8 ur)

srednja akvareli, pasteli, grafike in risbe, rokopisi, miniature, slike z vodenimi mediji, tapete, gvaš, barvano usnje

do 42.000 lx•h = 50 lx • 840 ur (105 dni po 8 ur) = 40 lx • 1050 ur (131 dni po 8 ur) = 30 lx • 1400 ur (175 dni po 8 ur)

visoka

svila, novejši papir, znamke, barvne fotografije, presojnice in drugo gradivo, ki vsebuje manj obstojna barvila oz. materiale.

do 12.000 lx•h = 50 lx • 240 ur (30 dni po 8 ur) = 40 lx • 300 ur (37,5 dni po 8 ur) = 30 lx • 400 ur (44,4 dni po 8 ur)

63 Bizjak G., 2006, str. 108.64 Prav tu, str. 109-110.65 CIE 157: 2004.66 Vodopivec J. et al., 2006, str. 152.


5. ZaključekUstrezni klimatski pogoji so za hrambo arhivskega gradiva nujni, zato jim je potrebno ob adaptaciji ali novogradnji posvetiti vso pozornost od samega začetka načrtovanja dalje. Zagotoviti jih moramo s primernimi gradbenimi rešitvami (npr. pasivne, nizko energetske zgradbe …) in ne z energijsko odvisnimi elektro in strojnimi sistemi. Klimatske naprave naj bodo le pomoč pri uravnavanju klimatskih razmer takrat, ko z izbiro lokacije in gradbenimi rešitvami ni res mogoče vzpostaviti zahtevanih pogojev (npr. pri fotografskem, filmskem in digitalnem gradivu). Kakovostno izvedena toplotna in hidroizolacija zgradbe preprečuje ne-kontrolirano pronicanje vode in vlage v prostore, vstop in naselitev škodljivcev, pregrevanje in vdor toplega ali onesnaženega zraka. Predvsem se je potrebno vprašati, koliko taka inve-sticija stane kratkoročno in dolgoročno.

LiteraturaAppelbaum, Barbara (ur.): Guide to Environmental Protection of Collections. Madison, Con-necticut : Sound View Press, 1991, str. 25-138.Bizjak, Gregor: Notranja razsvetljava. Pol stoletja : [zbornik prispevkov ob 50. obletnici delo-vanja Centra za konserviranje in restavriranje Arhiva Republike Slovenije in ob interdisciplin-arnem posvetu Svetloba in kulturna dediščina ter katalog ob razstavi] : zbornik in katalog (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2006, str. 104 -111.CIE 157:2004. Control of damage to museum objects by optical radiation. Technical report. Wien: International Commission on Illumination, www.cie.co.at.Duchein, Michel: Archive Buildings and Equipment. München (etc) : K. G .Saur, 1988, str. 95 - 118.British standard BS 5454(2000): Recommendations for the storage and exhibition of archival documents. London: British Standards Institution.Lavedrine, Bertrand: Preventive Conservation of Photograph Collections. Los Angeles: The Getty Conservation Institute, 2003, str. 84-145. Vodopivec, Jedert, Urbanija, Jože (ur.): IFLA načela za hrambo knjižničnega gradiva in za ravnanje z njim. Ljubljana: Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo: Arhiv Republike Slovenije, 2005. str. 42 - 61. http://www.arhiv.gov.si/si/predstavitev_arhiva_republike_slo-venije/center_za_konserviranje_in_restavriranje_knjig_in_papirja/Palm, Jonas: The Digital Black Hole http://www.tape-online.net/docs/Palm_Black_Hole.pdfPreservation and damage prevention to archives in Europe. Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival cooperation in Europe: action plan (europa.eu.int). Lux-embourg : Office for Official Publications of the European Communities, 2005, p. 149-164.Vodopivec, Jedert, Milić, Zoran, Malešič, Jasna, Porekar Kacafura, Irena, Motnikar Ana: Priporo-čila za varno osvetlitev premične kulturne dediščine. Pol stoletja : zbornik prispevkov ob 50. obletnici delovanja Centra za konserviranje in restavriranje Arhiva Republike Slovenije in on interdisciplinarnem posvetu Svetloba in kulturna dediščina ter katalog ob razstavi, zbornik in katalog (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2006, str. 149- 157. http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/KONSERVACIJA/publikacije/Svetloba_in_kult_dediscina.pdf


SummaryBoth traditional and more recent archival materials are composed of mainly organic compo-nents and are therefore subjects to inevitable aging. The process can under certain climat-ic conditions be slowed down but it can never be completely stopped. For the preservation of older documents, strict climatic conditions are needed due to their uniqueness, whereas documents of more recent date that were created by using industrial paper and less stable writing media also need to be kept in suitable climatic conditions mostly due to the fact that paper and writing media of the last 100 years are of poorer quality and thus tend to deteri-orate more quickly. Even stricter climatic conditions are to be applied to modern media such as microforms, optical and magnetic media, digital records, photographs, auditory and visual media since these are even more vulnerable as far as climatic conditions are concerned. The main risks to the archival records are: natural disasters and accidents caused by man, way of handling the records, climatic conditions in the environment in which records are stored and the nature of the material itself. Because when speaking about the storage and use of-ten the least understood influence to archival records are climatic conditions (temperature, relative humidity, light and pollution), the latter is presented in detail. When talking about temperature and relative humidity, we must first understand that there is no ideal level for all kind of records – there are only values and ranges that minimize specific types of changes in materials. Air pollutants are very diverse, they are mostly various gases and particles of dirt and dust, which, combined with a high temperature and relative humidity additionally damage the material. Material also does need light. Light is needed by a man to admire and /or study the record. The paper introduces only basic principles of climatic conditions needed for preservation, further in-depth explanations are available in many publications and other articles on this topic.


dr. Jelka MelikAlma Mater Europaea - ECM, Arhiv Republike Slovenije

ARHIVSKO PRAVO IN ČLOVEKOVE PRAVICEARCHIVAL LAW AND HUMAN RIGHTS

IzvlečekArhivsko pravo so tista pravila in načela, ki so po vsakokratnem pravnem redu obvezna za delo arhivov in njihovo organizacijo, a tudi za druge fizične in pravne osebe glede arhivskega gradiva. Arhivsko pravo je prav tako del arhivistike, ki to arhivsko pravo preučuje, in spada torej med praktične znanosti. Arhivsko pravo je del pravnega reda neke države in se zato bolj ali manj od države do države razlikuje. Kljub temu je znotraj Evropske Unije prisotna težnja po enotnih rešitvah nekaterih arhivskih vprašanj, oziroma po nadgradnji arhivskega prava. Prav to je potrebno še okrepiti in poudariti. ARHIVI niso in ne smejo biti le kulturne ustanove, varuhi spomina, temveč tudi pomembne ustanove pravne države – varuhi pravic. To svojo nalogo pa bodo arhivi lahko op-ravljali le ob močnejšem sodelovanju in spoznanju, da je potrebno arhivsko pravo dvigniti iz utesnjujočih ozemeljskih omejitev, in v njem prepoznati splošno merilo pravilnega vedenja o zapisih in ravnanja z dokumenti. Ključne besede: arhivi, arhivsko pravo, pravičnost, pravica, človekove pravice, Evropska zakonodaja.

AbstractArchival law are those rules and principles which are in every legal system obligatory for the work of archives and their organisation, but also for other natural and legal persons on the matter of archival records. Archival law is also a part of archival science, which studies the archival law and therefore it is considered to be a practical science.Archival law is a part of legal system of a particular state and it is different from state to state. Nevertheless, within the European Union there is a tendency for common solutions regarding some archival issues and for upgrading the archival law. Especially the last thing should be enhanced and emphasized. ARCHIVES are not and they must not be just cultural institutions, custodians of remembrance but also important institutions of the rule of law in the state – custodians of rights. Archives will be able to perform this task only with better cooperation and recognition that the archival law should be raised above confining territorial limitations and identified as a criterion of correct knowledge of records and management documents for entire Europe, for whole civilized humanity. Key words: archives, archival law, justice, right, human rights, European legislation.


1. UvodArhivsko pravo je del arhivistike, vede o arhivskem gradivu. Arhivsko pravo je skupek pravil in načel, ki so po vsakokratnem pravnem redu obvezna za delo arhivov in njihovo organizacijo ter za druge fizične in pravne osebe glede arhivskega gradiva. Pri poslovanju oseb namreč nastajajo raznorazni zapisi, ki jih organi ali organizacije bodisi ustvarjajo ali pa prejemajo. Nekateri od teh zapisov oziroma dokumentov imajo za družbeno skupnost neminljivo vred-nost bodisi kot dokaz neke dejavnosti ali pravice bodisi kot gradivo za raznovrstne raziskave in predstavljajo arhivsko gradivo te družbene skupnosti. Državno, tudi javno arhivsko gradi-vo je torej tisto, ki je pomembno za državo, ki služi državljanom. Zanj skrbijo državni arhivi - ustanove, ki javno arhivsko gradivo varujejo, hranijo, strokovno obdelujejo in dajejo v upo-rabo. Predvsem je to gradivo državnih organov in organizacij, a nikakor ne le to, temveč tudi gradivo ožjih družbenih skupnosti in posameznikov. Za ohranitev arhivskega gradiva je vsekakor potrebno njegovo materialno varovanje. Ven-dar to ne zadostuje. Potrebna je tudi in predvsem njegova zakonska oziroma pravna zaščita. Le-ta mora zagotoviti najprej ohranitev dokumentarnega gradiva, nato dobro ovrednotenje nastalih dokumentov oziroma določitev arhivskega gradiva, prehod gradiva v pristojne zgo-dovinske - javne arhive ter končno strokovno obdelavo, shranitev in dostopnost arhivskega gradiva. Arhivsko pravo ima torej nalogo določiti pravila tistim, ki gradivo ustvarjajo in tistim, ki ga morajo prevzeti v svoje varstvo in ohraniti ter omogočiti njegovo uporabo. Zakonodaja, ki ureja upravljanje in hrambo dokumentarnega ter arhivskega gradiva, je te-melj, na podlagi katerega arhivske ustanove uveljavljajo svoje strokovne zahteve; daje jim pooblastilo, s katerim lahko arhivi nastopajo v odnosu do državnih organov in organizacij. Arhivsko pravo razvija posebna pravila o arhivih (omrežje, pristojnost arhivov) in o njihovi notranji organizaciji, določa tista strokovna vodila arhivistike, ki so tudi pravno obvezna, in določa sankcije za njihovo kršitev. Mednarodna razmerja na področju delovanja arhivov ureja mednarodno arhivsko pravo. Nekatera strokovna pravila so torej obenem tudi pravno normi-rana, druga niso. Po obveznosti so normirana pravila seveda močnejša od drugih, posebno če je za njihovo kršitev določena sankcija.67 Arhivska zakonodaja mora odražati arhivska načela in utemeljiti razlog obstoja arhivov in njihove cilje.68

Arhivsko pravo je navadno sestavljeno iz zakonskih in podzakonskih aktov. Prve izda zakono-dajno telo, torej parlament, druge pa vlada oziroma pristojni minister na podlagi zakonodaje. V podporo navedenim aktom naj bi obstajali še razni normativi in mednarodni standardi, za države članice Evropske unije pa tudi njeni pravni akti, usmeritve, mnenja, ugotovitve, napotki in podobno. Kaj naj urejajo zakoni in kaj podzakonski akti, je v različnih državah urejeno različ-no, a to pravzaprav ni bistvenega pomena. Pomembnejša je vsebina celotnih določb. Njihova razsežnost, natančnost, upoštevanje razmer v sedanjosti in preteklosti.

2. Vloga arhivov v družbiV Sloveniji, pa tudi drugje, prevladuje prepričanje, da je najvažnejša naloga in odgovornost zgodovinskih arhivov ohranitev pomembnih dokumentov za potrebe kulture in raziskav. V zavesti javnosti je zasidrana misel, da je arhivsko gradivo predvsem del kulturne dediščine in kulturni spomenik. Zakonodaja si zato postavlja za nalogo predvsem preprečiti nenadzo-rovano uničevanje dokumentov, določiti mrežo arhivov, ki opravljajo to nalogo, rok predaje gradiva, pravico dostopa javnosti do gradiva in njegove morebitne omejitve, ter dolžnosti javnopravnih oseb do arhiva, ki so predvsem ureditev, tehnična oprema in popis gradiva, ki se preda arhivu.

67 Sergij Vilfan in Jože Žontar, Arhivistika, str 17.68 Več o tem: Dagmar Parer, Archival Legislation for Commonwealth Countries, str. 1-5.


Arhivske zakonodaje večinoma ne pooblaščajo arhivov za kakršenkoli nadzor nad upravlja-njem z dokumentarnim gradivom. Temu, kako so dokumenti nastali in kako se je z njimi rav-nalo, je bilo do sedaj namenjeno le malo pozornosti ali pa sploh ne. Dokumenti vseh vrst so do nedavnega večinoma nastajali na papirju. Arhivi so bili - in so še - pretežno le zadnja postaja v življenju nekega dokumenta, nad katerim se je izvajalo le malo nadzora. Ob koncu dvajsetega stoletja je prišlo do pomembne novosti - vse večje uveljavitve elektron-skega načina poslovanja in s tem novih vrst dokumentarnega gradiva ali bolje novih no-silcev zapisov. Večina ustvarjalcev arhivskega gradiva danes posluje tako s papirnimi kot elektronskimi dokumenti in nedvomno se bo takšno stanje še nadaljevalo. Vendar pa elek-tronski način poslovanja vse bolj izpodriva klasične oblike upravljanja z dokumenti na vseh področjih delovanja državnih organov in organizacij. Arhivska zakonodaja mora zato za-gotoviti ustrezno ohranitev takega gradiva. To pomeni, da mora določiti tudi, kako je treba oblikovati elektronske dokumente, kako zagotoviti dostop do njih in kako jih ovrednotiti oziroma odbrati. Z nastajanjem vedno večjih količin elektronskega gradiva se je namreč pred arhivsko stroko postavilo novo vprašanje: medtem ko je bilo arhivsko gradivo na pa-pirju mogoče odbrati iz dokumentarnega gradiva tudi po treh ali celo več desetletjih od nastanka, pa to pri elektronskem gradivu ni več mogoče. Elektronskih dokumentov namreč po določenem času ne bo več ali pa ne bodo več uporabni (berljivi), zaradi česar je treba že takoj ob njihovem nastanku poskrbeti za njihovo zaščito. Pomembno je torej, da ima arhiv tako iz kratkoročne kot iz dolgoročne perspektive, zakonsko pooblastilo za sodelovanje z ustvarjalci arhivskega gradiva na začetni stopnji vzpostavitve in predpisovanja zahtev na področju upravljanja z dokumentarnim gradivom.Ob vseh teh razpravah o elektronskih arhivih in novem načinu poslovanja z dokumentarnim gradivom pa ne gre pozabiti na papirne dokumente. Nov, nastajajoč položaj arhivov je prilož-nost za celovitejšo zaščito vsega dokumentarnega in ne le elektronsko zapisanega gradiva. Poleg dobre arhivske zakonodaje je izredno pomemben element zaščite arhivskega gradiva tudi vpeljava kazenske odgovornosti za poškodovanje ali uničenje arhivskega gradiva ozi-roma celotnega dokumentarnega gradiva brez izrecne odobritve arhiva. To zagotavlja veliko večjo pozornost ustvarjalcev arhivskega gradiva pri izpolnjevanju zakonskih dolžnosti na eni strani in opozarja javnost na usoden pomen dokumentov v demokratični državi na drugi strani. Natančna in vsestransko premišljena zakonodaja vključno s kazenskopravno zaščito arhivske-ga in dokumentarnega gradiva mora biti tudi učinkovita, kar pomeni, da se v praksi tudi iz-vaja. Še tako dobra zakonska in podzakonska določila ne koristijo nič, če se jih nihče ne drži. Potrebujemo v prvi vrsti dejavne arhivske delavce, ki sodelujejo z ustvarjalci, jih izobražujejo, spremljajo njihovo skrb za dokumentarno gradivo in pravočasno predajo arhivskega gradi-va pristojnemu javnemu arhivu. Nato potrebujemo dejavno inšpekcijsko službo in končno ozaveščeno javnost. Arhivi namreč lahko uspešno opravljajo svoje naloge in poslanstvo le tam, kjer se državljani zavedajo, da so jim arhivi potrebni in da niso le nepotreben strošek, ki ga mora trpeti državni proračun. Poudarjanje samo kulturne in znanstvene vrednosti arhi-vov ne bo dovolj. Tako državljani kot ustvarjalci gradiva morajo namreč v arhivih videti tudi svoje ožje koristi, svoje nepogrešljive pomočnike. Že v petdesetih letih prejšnjega stoletja je znameniti arhivist Theodore R. Schellenberg zapisal: »Gledajoč naprej so tudi administraci-ji v bodočnosti potrebni vsi akti, ki odražajo njena iskustva v reševanju organizacijskih, me-todoloških in drugih vprašanj kot tudi socialnih in ekonomskih problemov. Iz tega razloga administracija ne bo menila, da je arhiv, ustanovljen zaradi hrambe teh spisov nepotrebno kulturno razkošje, temveč sestavni del državne celote.«69 Ustvarjalci arhivskega gradiva bodo tudi danes, pol stoletja kasneje, razumeli in podpirali arhive le, kadar bodo vedeli, da jim le ti pomagajo opravljati naloge, ki bi jih sicer morali sami – da namreč hranijo dokumente trajne vrednosti za potrebe njihovega poslovanja. Prav tako morajo državljani videti v arhivih

69 Theodore R. Schellenberg, Moderni arhivi, principi in tehnika rada, Beograd 1968, str. 26.


svoje zaveznike v iskanju resnice in pravice. S tem, ko arhivi skrbijo za ohranitev dokumentov, namreč omogočajo ohranitev resnice za bodočnost. Tega so se v vojnih časih zelo dobro za-vedale osvajalne države, ki so poskušale uničiti nacionalne arhive napadenih držav tako med drugo svetovno vojno kot tudi kasneje.70

3. Arhivi in družbena močTisti, ki imajo v rokah moč in oblast - če se navežemo na misel francoskega zgodovinarja Ja-cquesa Le Goffa - namreč že od nekdaj odločajo, kdo ima pravico govoriti in kdo mora molčati. To pa ne velja le za govorjeno, ampak tudi za pisano besedo. Raziskovalke, ki se ukvarjajo z zgodovino žensk, na primer ugotavljajo, da nikakor ni zgolj slučaj, da je o ženskih dejavno-stih ohranjenih tako malo podatkov. Arhivi so torej vedno važni dejavniki za pospeševanje legitimnosti tistih, ki imajo moč in marginalizacije ostalih, ki te moči nimajo.71 Prav arhivi so namreč tisti, ki odločajo o tem, kateri dokumenti bodo ohranjeni in kateri uničeni. Pa ne samo to. Ko je nek dokument varno shranjen v javnem arhivu, še ne zaključi svoje »življenj-ske poti«. Poznani nizozemski arhivist in profesor Erich Ketelaar je zapisal, da se dokumenti »aktivirajo« šele v arhivu, o tem, kako in kdaj se bo to zgodilo (če se bo) pa v precejšnji meri odločajo arhivisti. Nadaljnja usoda arhivskih dokumentov je namreč večkrat odvisna od tega, kako so urejeni in popisani.Na ta problem velikokrat opozarja južnoafriški strokovnjak in mislec Verne Harris.72 Avtor, ki se smatra za arhivskega revolucionarja postapartheidske Južne Afrike, zagovarja takšno ar-hivsko etiko, ki je odprta za iskanje resnice in neodvisna od političnih vezi. Pravi, da arhivist v odnosu do resnice ne bi smel biti brezbrižen in hladnokrven, da arhiv ne bi smel biti mirno zatočišče, pribežališče za strokovnjake in učenjake, ki želijo pobegniti od problemov sodob-nega sveta, ampak bojišče za smisel in pomen, babilonski stolp zgodb, prostor in vsemirje stalno se spreminjajočih iger moči. Zato se morajo ideje in predstave o poklicu arhivista, o njegovem znanju, izobrazbi in poslanstvu ponovno domisliti. Vsa ta razmišljanja in trditve pravzaprav povzema in poudarja tudi v septembru 2010 na ge-neralni skupščini Mednarodnega arhivskega sveta dokončno potrjena Splošna deklaracija o arhivih, ki med drugim vzpodbuja in zavezuje arhive, oziroma arhiviste k vse bolj odloč-nem zavzemanju za dobro in tankočutno premišljeno zakonodajo.73 Zakonska opredelitev arhivskega gradiva naj torej jasno izrazi, da arhivsko gradivo še zdaleč ne služi le potrebam znanosti in kulture.74 Arhivi ne smejo biti muzeji starega papirja.

4. Arhivsko pravo v SlovenijiPrimer Slovenije nam lahko služi kot učni primer velikih težav s katerimi se srečuje arhivsko pravo. V drugi polovici prejšnjega stoletja, ko se je arhivistika začela močneje razvijati in se je osnovala javna arhivska služba, se je uveljavilo prepričanje, da so arhivi predvsem kulturne ustanove, da je arhivsko gradivo v prvi vrsti del kulturne dediščine in kulturni spomenik. Tako je želela politika, tako se je prepričevalo javnost in tako si je nenazadnje želela tudi stroka. Tako stališče ji je namreč omogočalo, da se izogne veliki odgovornosti pri določanju, prev-

70 Mike Steemson, Conference report: Political pressure and the archival record. Konferenco je organiziral Univerzi-tetni center za arhivske študije pri Univerzi v Liverpoolu (Liverpool University Centre for Archive Studies - LUCAS) julija 2003.

71 Povzeto po: Terry Cook, What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. Internet: www.mybestdocs.com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htm, str. 2. (The paper was originally publi-shed in Archivaria, the journal of the Association of Canadian Archivists , 43 (Spring 97).

72 (prispevek na internetu: Seeing in blindness: South Africa, Archives nad Passion for justice)73 Matevž Košir, Splošna deklaracija o arhivih in sodobna arhivska paradigma, Ob arhivski konferenci okrogle mize

Mednarodnega arhivskega sveta v Oslu, Arhivi 33 (2010), št.2, str. 309-319.74 O tem drugače Eric Ketelaar, Hrvatsko zakonodavstvo između sna i jave, Arhivski vjesnik 51/2008, str. 130 a na-

sprotno na str. 146.


zemanju in uporabi arhivskega gradiva. Politično občutljivejše arhivsko gradivo so v največji meri tako ali tako hranili posebni arhivi, za katere so veljali posebni pogoji.75 In arhivalije so se lahko nekaznovano uničevale vse dolgo obdobje. Po nastanku samostojne Slovenije in spremembi družbenega sistema so v letih 1990-1998 »specialni arhivi« tako ali drugače prenehali obstajati. Vso arhivsko javno službo so pravilo-ma prevzeli državni arhiv in regionalni arhivi. Leta 199776 je bil sprejet tudi nov arhivski zakon - Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, ki pa je še vedno določal, da je arhivsko gradivo le tisto dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo (2. člen). Toda v istem času se je zgodilo še nekaj drugega. Arhivsko gradivo kar naenkrat ni bilo več zanimivo le za znanstvenike, zgodo-vinarje. Število tistih, ki so arhive potrebovali za pravne namene, je izjemno naraslo, tako da je celo znatno preseglo število vseh drugih uporabnikov.77

To so sprožili predvsem trije zakoni: Zakon o denacionalizaciji, Zakon o popravi krivic in Zakon o žrtvah vojnega nasilja. Z Zakonom o denacionalizaciji78 iz leta 1991 so bili oblikovani pravni temelji za vračanje premoženja tistim, ki jim je bilo po koncu druge svetovne vojne krivično odvzeto. Povrniti je bilo treba dolg tudi tistim žrtvam 2. svetovne vojne, ki še niso dobile od-škodnine. To so bili predvsem izgnanci (tisti, ki so jih okupatorji zaradi političnih, nacionalnih, rasnih ali verskih razlogov izselili), taboriščniki, zaporniki, delovni deportiranci (tisti, ki so jih poslali na prisilno delo), interniranci, begunci, ukradeni otroci. Zato je bil leta 1995 sprejet Zakon o žrtvah vojnega nasilja.79 Leto pozneje je izšel še Zakon o popravi krivic (1996)80, ki je poskrbel za povrnitev škode bivšim političnim zapornikom in svojcem po vojni pobitih oseb. Arhivsko gradivo je za te iskalce pravice postalo neobhodno potrebno. Stari dokumenti so ponovno oživeli. Povsem jasno se je pokazalo, da so nepogrešljivi tudi dokumenti, ki zagota-vljajo pravno varnost in ne le tisti, ki so pomembni za znanost in kulturo. Ne le arhivska stroka, tudi širša javnost je mogla in morala ugotoviti, da arhivi ne hranijo le starih, zgolj za zgodovinarje zanimivih listin, ampak da so pomembni prav za vse državljane. Položaj arhivov se zaenkrat še ni znatno izboljšal. To je razvidno tudi iz zgradb, v katerih so nameščeni arhivi, iz števila arhivskih delavcev in ne nazadnje iz položaja, ki ga državni arhiv zaseda v strukturi državne uprave – je še vedno organ v sestavi Ministrstva za kulturo Repu-blike Slovenije, regionalni arhivi pa javni zavodi na področju kulture. Vsako leto se število ar-hivistov zmanjšuje. Kljub temu pa je bil leta 2006 sprejet nov arhivski zakon: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih81 Arhivsko gradivo odslej ni le dokumen-tarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo, temveč tudi gradivo, ki ima trajen pomen za pravno varnost oseb. Zakonodajalec je želel kot arhivsko gradivo zavarovati (tudi) dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za pravno varstvo pravic fizičnih in pravnih oseb. Ta zakon pa je prinesel še druge pomembne novosti, saj je javne arhive zadolžil, da skrbijo za vse dokumentarno gradivo, še preden je iz njega odbrano arhivsko gradivo.Arhivi so še naprej in vse pogosteje opozarjali slovensko javnost na svojo pomembnost. Ko-nec leta 2009 je bil je bil sklenjen arbitražni sporazum med Vlado Republike Slovenije in Vla-do Republike Hrvaške, s katerim je bilo sklenjeno, da se ustanovi arbitražno sodišče z nalogo rešiti spor glede meje na kopnem in morju. Za pripravo zagovora pred arbitražnim sodiščem je zopet potrebno iskati dokumente v različnih arhivih. K prepoznavnosti arhivov so pripo-mogle tudi različne “afere”, ko so se stari dokumenti uporabljali za politične obračune. Leta

75 Izjemo je predstavljalo gradivo republiških upravnih organov za narodno obrambo, notranje zadeve in Central-nega komiteja Zveze komunistov Slovenije. Ti so namreč samostojno opravljali varstvo arhivskega gradiva. Po-seben položaj so imeli tudi zavodi, ki so proučevali zgodovino delavskega gibanja in ljudske revolucije.

76 Uradni list Republike Slovenije, št. 20/1997.77 Povzeto po: Vladimir KOLOŠA, Delo za javnost in stiki z javnostjo v slovenskih arhivih, »Arhivi«, 18 (1995), št. 1-2, str. 6.78 Uradni list RS, št. 27/1991.79 Uradni list RS, št. 63/1995.80 Uradni list RS, št. 59/1996, 1. člen.81 Uradni list RS 30/2006 z dne 23.3. 2006.


2011 smo imeli v Sloveniji celo “arhivski referendum”, kjer so ljudje odločali, ali naj dostop do arhivov polpreteklega časa ostane povsem neomejen ali ne. Vse to je pripeljalo do odločitve, da se arhivska zakonodaja ponovno popravi.Od pomladi leta 2012 se je v široki razpravi pričel pripravljati nov predlog Zakona o spre-membah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhi-vih (ZVDAGA A). Pristojno ministrstvo je opustilo načrt centralizacije slovenske javne arhivske službe, ki je do temeljev razdelil arhiviste in se usmerilo v pripravo le tistih sprememb obsto-ječega zakona, ki so bile ugotovljene kot najnujnejše. Nekatere določbe so postale neustre-zne zaradi razvoja tehnologije, druge so se kot take pokazale v praksi. Bile so težko razumljive ali sploh nerazumljive, dvoumne ali celo ne - umne. ZVDAGA je bil po sedmih letih izkušenj in prakse potreben nekaterih sprememb. Z novelo zakona se urejajo najnujnejši popravki in od-pravljajo težave, ki so se pokazale pri njegovem izvajanju. Arhivisti, ki so se pri delu z ustvar-jalci arhivskega gradiva ali pri stikih z uporabniki arhivskega gradiva srečevali z različnimi težavami, so opozarjali na številne pomanjkljivosti dotedanjega zakona. Njihove pobude so bile le delno upoštevane. Tako bi bilo smiselno v noveli dodati boljšo in primernejšo, pred-vsem pa tudi politično uravnoteženo sestavo arhivske komisije, ki odloča o izjemnih dostopih do sicer nedostopnega arhivskega gradiva, in zahtevati večjo strokovnost pri skrbi za arhivsko gradivo. Glavne novosti predlagane novele so bile predvsem: enostavnejše in razumljivejše opredelitve posameznih izrazov “arhivske stroke”, večje varstvo dokumentarnega gradiva, ustanovitev medarhivskih delovnih skupin, spremembe zahtev za javnopravne osebe, ki za-jemajo ali hranijo gradivo v digitalni obliki, natančnejša določitev pogojev dostopnosti do arhivskega gradiva, rokov nedostopnosti, izjemnega dostopa ter izjemnega podaljšanja ro-kov nedostopnosti arhivskega gradiva, večja možnost lastnega varstva arhivskega gradiva za javnopravne osebe (zaradi utemeljenih strokovnih in tehničnih razlogov) in ureditev varstvo gradiva političnih strank in pravnih oseb, ki delujejo v javnem interesu. Novelo je vlada s sklepom septembra 2013 predlagala državnemu zboru v obravnavo in spreje-tje po rednem postopku. Predlog je v postopku javne razprave in medresorskega usklajevanja dokaj spremenil svojo podobo. Nato je stekel redni zakonodajni postopek. Sprejeti amandmaji, v glavnem tisti, ki so jih predložile stranke vladne koalicije, so prvotni predlog novele še dodat-no spremenili. Mnoge določbe so tako postale povsem nesprejemljive. Arhivska stroka seveda na vse skupaj ni mogla dati nobenih pripomb več, nobenih pojasnil ali razlag, nobenih ugovo-rov. Marsikakšna strokovna zahteva se je tako spremenila v svoje nasprotje. Državni zbor je na seji dne 28. 1. 2014 sprejel zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A). Zaradi določil o dosto-pu do dokumentov, hranjenih v zgodovinskih arhivih, ki naj bi dostopnost arhivskega gradiva zmanjšala in otežila, je bil sprožen postopek za razpis referenduma o noveli arhivskega za-kona. Sledile so številne razprave, televizijske in radijske oddaje, zapisi o arhivih v dnevnem časopisju in revijah. Predlagatelji iz največje opozicijske stranke so zbirali podpise, pristojno ministrstvo in Arhiv Republike Slovenije so skušali prepričati, da referendum ni smiseln, da se arhivi z novelo nikakor ne zapirajo temveč nasprotno, bolj odpirajo. Vsi pogovori in pre-rekanja pa so se osredotočila zgolj na dostop do gradiva nekdanje tajne politične policije in obveščevalnih služb. To gradivo pa je ohranjeno zelo slabo. Verjetno je bilo v osemdesetih in zgodnjih devetdesetih letih uničenih približno 80 odstotkov dokumentov. O tem se v javnosti pa tudi med arhivskimi strokovnjaki ni nikoli razpravljalo. Nihče ni bil klican na odgovornost. Vse informacije je podal nekdanji direktor82 osrednjega državnega arhiva. Sum protipravne-ga uničenja dokumentarnega in arhivskega gradiva nekdanje Službe državne varnosti (SDV) je prijavil na vrhovno državno tožilstvo in upravo kriminalistične policije šele Minister za kul-turo in to v letu 2014, četrt stoletja po storjenem dejanju.

82 Dr. Vladimir Žumer je bil direktor Arhiva Republike Slovenije v letih 1993 do 2004 in je na tem mestu nasledil Marijo Oblak Čarni.


Vsa ostala vprašanja so ostala izven širših javnih razprav. Prav nikogar na primer ni zmotila nova določba, da arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper kate-re je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, postane dostopno za javno uporabo šele 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo (ZVDAGA-A, 2014, 26. člen). Mar se sodbe ne razglašajo v imenu ljudstva? Mar niso glavne obravnave praviloma javne in o njih lahko pišejo dnevni ča-sopisi? Nedostopno je torej tudi gradivo vojaških kaznivih dejanj med drugo svetovno vojno vse do tistih, ki so bila storjena po osamosvojitvi. Pošteno bi bilo zapreti dostop do gradiva le v primerih, ko je bila glavna obravnava za javnost zaprta. Prav tako se ni nihče spotaknil ob dejstvo, da se za arhiviste ne zahteva nobene posebne izobrazbe in tudi ne za tiste, ki skrbijo za arhivsko gradivo pri večjih javnopravnih osebah. V zadnjem času je v Sloveniji nastalo in začelo delovati tudi veliko število privatnih podjetij (pravna ali fizična oseba), ki na trgu po-nujajo drugim (pravnim in fizičnim osebam) storitve hrambe oziroma spremljevalnih storitev glede dokumentarnega gradiva (ZVDAGA jih imenuje ponudniki storitev zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev). Ta podjetja, ki po domače povedano, rastejo kot gobe po dežju, namreč hranijo raznovrstno dokumentarno gradivo, zajemajo dokumentarno gradi-vo v digitalni in fizični obliki, pretvarjajo dokumentarno gradivo iz fizične v digitalno obliko, z digitalne oblike v obliko za dolgoročno hrambo, urejajo dokumente, zagotavljajo varno hrambo in podobno. V rokah imajo tudi arhivsko gradivo (UVDAG, 2006, člena 23 in 24). Op-ravljajo torej zelo odgovorno delo, za katerega je potrebno strokovno znanje glede ravnanja z dokumenti, sicer lahko nastane neprecenljiva in nepopravljiva škoda. Pridobiti bi morali znanje s področja tako materialnega kot pravnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva kakor tudi ravnanja in obdelave tega gradiva. V kolikor zakon tega ne zahteva, obsta-ja nevarnost, da se izgubijo ali uničijo dokumenti, ki so za pravno urejeno državo nujni, saj služijo ne le kot vir za raziskave, temveč tudi kot dokazno gradivo. Zgodovinski arhivi83 so v stalnem stiku z uslužbenci javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom, medtem ko nimajo nikakršnega nadzora nad zgoraj omenjenimi privatniki.Februarja 2014 je bila v Državnem zboru Republike Slovenije izdelana študija oziroma pri-merjalni pregled dostopa do arhivskega gradiva v državah Evropske unije. Zanimivo, da je bilo to narejeno, ko je bila arhivska novela že sprejeta in ne morda, kot bi bilo smiselno in predvsem koristno, pred oblikovanjem novele. Pregled pravnih ureditev dostopa do ar-hivskega gradiva v bližnjih državah pokaže veliko raznolikost, a prav tako razkriva, da je pri odprtosti arhivov velikega pomena tako zaščita občutljivih osebnih podatkov kakor tudi za varnost države pomembnih podatkov.Mesec dni kasneje, 21. marca, je arhive “doletela” tudi ustavna odločba, ki kljub svoji teži za medije ni bila zanimiva. Ustavno sodišče je v postopku za oceno ustavnosti zakona, začetem z zahtevo Varuha človekovih pravic, odločilo, da je Zakon o varstvu dokumentarnega in ar-hivskega gradiva ter arhivih v neskladju z Ustavo, kolikor med arhivsko gradivo uvršča tudi gradivo javnopravnih oseb, izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacientov84. Ustavno sodišče je hkrati določilo tudi način izvršitve svoje odločitve in sicer, da se do uveljavitve drugačne zakonske ureditve “arhivski” zakon in predpisi izdani na njegovi podlagi, za tovrstno gradivo ne uporabljajo. V obrazložitvi je sodišče pojasnilo, da pritrjuje predlagatelju, da je zbirka podatkov, ki izvirajo iz psihiatričnega zdravljenja, ena od najbolj občutljivih zbirk zdravstvenih podatkov, saj se nanaša na posebej ranljivo skupi-no pacientov, da pa ustavnosodna presoja obravnavane zadeve terja širši pogled, v katerem ima spoštovanje človekovega dostojanstva kot konstruktivne vrednote družbe osrednje mes-to. Glede na navedena izhodišča ustavnosodna presoja v konkretni zadevi terja odgovor na

83 Arhiv Republike Slovenije in regionalni arhivi (Pokrajinski arhiv Maribor, Pokrajinski arhiv Koper, Pokrajinski ar-hiv Nova Gorica, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Zgodovinski arhiv Celje, Zgodovinski arhiv

84 Ustavno sodišče Republike Slovenije, odločba št. U-I-70/12 z dne 21. 3. 2014.


vprašanje o ustavni skladnosti celotne ureditve po ZVDAGA, ki med gradivo uvršča gradivo vseh izvajalcev zdravstvene dejavnosti kot javne službe (ne le psihiatričnih bolnišnic), vključ-no z osebnimi podatki o zdravljenju pacientov, ki so opredeljeni kot občutljivi osebni podatki. Ustavno sodišče je menilo, da je arhivsko gradivo namenjeno ohranjanju kolektivnega in indi-vidualnega spomina, torej védenju posameznikov in družbe o svoji preteklosti. Da bi arhivska stroka lahko opravljala svoje poslanstvo, je zakon uveljavil načelo proste dostopnosti javne-ga arhivskega gradiva (ZVDAGA, 2006, 63. člen), saj njeno poslanstvo ni le v hrambi in varstvu javnega arhivskega arhiva, temveč zlasti tudi v omogočanju dostopnosti in uporabnosti vse-bine tega gradiva. Za občutljive osebne podatke je zakonodajalec sicer določil izjemo glede prostega dostopa do javnega arhivskega gradiva tako, da je predvidel daljši rok nedostop-nosti, toda za zdravstveno dokumentacijo ta ukrep ni zadosten. Zdravstvena dokumentacija vsebuje občutljive osebne podatke, ki v skladu z mednarodnimi instrumenti, pravnim redom EU in slovensko zakonodajo uživajo posebno varstvo. Njihova obdelava je praviloma prepo-vedana, izjeme pa so dopustne le ob hkratni določitvi posebnih zaščitnih ukrepov. Primarni namen beleženja (zbiranja) informacij, ki sporočajo vrsto osebnih podatkov o pacientu, je v zagotavljanju pacientove zdravstvene oskrbe ter spremljanju in vrednotenju zdravljenja sa-mega. Arhiviranje zdravstvene dokumentacije ter prenos gradiva iz zdravstvenih zavodov in ambulant, v katerih je nastalo, v javni arhiv z namenom omogočiti dostopnost tega gradiva javnosti, pomenita uporabo osebnih podatkov zunaj primarnega namena njihovega zbiranja (t. i. nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov). Po mnenju ustavnih sodnikov gre torej za odstop od načela namenskosti kot enega od temeljnih načel varstva osebnih podatkov. Glede na na-vedeno ni dvoma, je prepričano sodišče, da že sama hramba občutljivih osebnih podatkov pri javnem organu, zajetih v zdravstveni dokumentaciji, prav tako pa tudi arhiviranje ter pre-nos gradiva iz zdravstvenega zavoda oziroma ambulante, v katerih je nastalo, v javni arhiv z namenom omogočiti dostopnost tega gradiva javnosti, pomenijo poseg v pravico pacienta do varstva osebnih podatkov (38. člen Ustave) in pravico do varstva njegove zasebnosti (35. člen Ustave), hkrati pa ogrožajo tudi nedotakljivost osebnega dostojanstva (34. člen Usta-ve). Vsebina pravice iz 38. člena Ustave se tesno prepleta z vsebino sicer splošne pravice do varstva zasebnosti iz 35. člena Ustave. Namen varstva osebnih podatkov je zagotoviti spo-štovanje posebnega vidika zasebnosti, še zlasti v pogojih informacijske družbe. Ustava v 38. členu podrobneje določa ustavna jamstva v zvezi z uresničevanjem pravice do varstva oseb-nih podatkov. Tako prvi odstavek 38. člena Ustave prepoveduje uporabo osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Ustavno sodišče je izdalo ugotovitveno odločbo in zakonodajalcu naložilo, naj ugotovljeno protiustavnost odpravi v roku enega leta po objavi te odločbe85. Preseneča dejstvo, da je bila ta odločba izdana manj kot dva meseca po sprejeti noveli arhivskega zakona, čeprav predsta-vlja zaključek zgodbe, ki se je začela v letu 2007, ko je takratni poslanec86 na vlado naslovil poslansko vprašanje o domnevnem uničevanju arhivskega gradiva Psihiatrične klinike Lju-bljana. V škatli pred bolnišnico so se namreč znašli papirji iz zdravstvene mape žrtve87 po-vojnega političnega procesa. Je odločba ustavnega sodišča povsem modra? Z odvzetjem sta-tusa arhivskega gradiva zdravstveni dokumentaciji so namreč odvzeli tudi kazenskopravno varstvo dokumentom88, ki so neobhodno potrebni za pomembne raziskave: za ovrednotenje uporabljenih metod in tehnik zdravljenja ter za nadzor nad delom predvsem psihiatričnih ustanov glede na zlorabe tako v politično kot čisto zasebne namene. Za utemeljitev nave-denih trditev obstaja dovolj ustrezne literature, ki je niti ni potrebno iskati v specializiranih knjižnicah temveč je dovolj nekaj minut vpogleda na svetovni splet.

85 v Uradnem listu Republike Slovenije86 Zmago Jelinčič.87 Črtomirja Nagodeta.88 Arhivsko gradivo je zaščiteno v 219. in 249. členu Kazenskega zakonika – KZ-1 (Uradni list RS, št. 55/08 z dne 4. 6. 2008)


Arhivsko gradivo še zdaleč ni namenjeno le oblikovanju spomina, kot menijo ustavni sodniki. Ob tem velja opozoriti tudi na dejstvo, da zaradi zaščite osebnih pravic ni treba škodovati skupnosti. Upoštevati je, da je dolgoročna težnja zakonodaje uveljavljanje splošne koristi89. Tako pojmujejo pomen arhivskega gradiva tudi v drugih evropskih državah, ki določajo za dostop do tovrstnega gradiva sicer različno, a daljšo časovno odmaknjenost. V Franciji, na pri-mer, je gradivo, ki vsebuje zdravstvene podatke dostopno petindvajset let po smrti osebe, na katero se nanaša, oziroma 120 let od rojstva te osebe90. Državni zbor Republike Slovenije je 24. aprila 2014 sprejel Odlok o razpisu zakonodajnega referenduma o Zakonu o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A2).91 Glasovanje na referendumu je bilo izvedeno 8. junija 2014 in zaradi premajhne udeležbe zakon ni bil zavrnjen. Veljati je začel 22. julija 201492.

5. Nadaljni razvoj arhivskega pravaV prizadevanju za čimboljšo zaščito človekovih pravic bo nadaljni razvoj arhivksega prava po-tekal v smeri politično neodvisnih javnih arhivov. Vse dokler je arhiv del izvršilne oblasti, je pod nenehnim pritiskom vladajoče koalicije in priročno sredstvo za obračunavanje z vsakršno opo-zicijo. Arhiv, zlasti nacionalni arhiv, bi moral biti ustanova, ki hrani pomembne dokumente, ki so nastali v državi. Pravilno in pravično naj bi jih odbral iz množice dokumentov, ki vsak dan nastajajo pri poslovanju državnih organov in drugih javnopravnih oseb. To arhivsko gradivo naj bi predstavljalo zgodovino naroda, zgodovino države - na razpolago raziskovalcem preteklosti, pa tudi material za razkritje nepravilnosti in krivic ter temelj za njihovo popravo. Arhiv lahko to nalogo opravlja le, če ima ugledno mesto v državi, močna pooblastila in je hkrati neodvisen od vsakokratne oblasti. V nasprotnem primeru lahko predstavlja le spomin, kot ga želi oblikovati vladajoča skupina. Potrebno je tudi urediti dostop do arhivskih dokumentov in preprečiti njiho-vo zlorabo. Vse to je naloga arhivske zakonodaje - arhivskega prava.

6. Poenotenje arhivskega pravaBesede, ki sta jih pred skoraj štiridesetimi leti zapisala pravnik Sergij Vilfan in zgodovinar Jože Žontar v predgovoru k prvi slovenski “Arhivistiki”, so še danes vredne premisleka: “Dokumentarno gradivo, s katerim imajo opravka arhivi, si je na prvi pogled po vsem svetu zelo podobno. Največ gre povsod za spise, nastale pri uradnem poslovanju. Kljub temu je arhivistika še zelo neenotna veda in so v splošnem skupna le nekatera najbolj temeljna načela… Ta danes še zelo opazna raznoličnost je posledica mnogih zgodovinskih okoliščin… Iz tega izhaja med drugim različnost nekaterih pojmov, predvsem pa izredno pisana terminologija. Vse to pa odseva tudi v zakono-dajah, ki le še povečujejo pisano podobo s tem, da temelje na različnih družbenih strukturah in izhajajo iz različnih oblik državne ureditve… Kakor je ta neenotnost zgodovinsko utemeljena in do neke mere nujna, vendarle pomeni slabost arhivistične vede, ki se le stežka dokoplje do nekih posplošitev. Prav take posplošitve pa so pogoj za to, da moremo govoriti o enotni vedi... “ Arhivsko pravo je del pravnega reda neke države in se zato bolj ali manj od države do države razlikuje. Kljub temu je znotraj Evropske Unije prisotna težnja po enotnih rešitvah nekaterih arhivskih vprašanj, oziroma po nadgradnji nacionalnega arhivskega prava. Prav to je potreb-no še okrepiti in poudariti. Politično neodvisni arhivi z visoko strokovno usposobljenimi ar-hivisti morajo postati pomembne institucije demokracije in razvoja sodobne družbe. Arhivi bodo svojo nalogo lahko opravljali le ob močnejšem sodelovanju in spoznanju, da je potreb-no arhivsko pravo dvigniti iz utesnjujočih ozemeljskih omejitev in v njem prepoznati merilo pravilnega vedenja o zapisih in ravnanja z dokumenti za vse širši evropski prostor.

89 Janez Kranjc, 1993.90 Več o tem glej Jeraj, Melik, Škoro Babić, 2013.91 Odlok je objavljen v Uradnem listu Republike Slovenije št. 29/2014, z dne 25.4.201492 Uradni list Republike Slovenije št. 51/2014


7. ZaključekV Evropi je vse pogosteje slišati besede o usihanju in umanjkanju demokracije. Morda bi res ne bilo odveč, da se tudi arhivi ozrejo nazaj v deželo in čas, kjer se je rodila in od koder prihaja tudi njihovo ime (archeion). Atenci so hranili svoje dragocene dokumente v »METROONU«, templju sredi mesta, kjer so bile shranjene in dostopne javnosti pogodbe, zakoni, zapisniki in druge državne listine. To je priporočilo arhivistke Cassie Findlay, ki ga zaključuje z besedami: “Sodobni arhivi ne bi smeli igrati vloge čuvarja, ki čaka cela desetletja, preden nam po kosih ponudi neobdelano zgodovinsko gradivo, temveč bi morali biti zaupanja vredni skrbnik in ponudnik pravočasnih, uporabnih dokazov, s pomočjo katerih bomo lahko pravilno usmerjali našo družbo.”93

Arhivi bi morali res postati pomembne ustanove pravne države, zvesti zaščitniki človekovih pravic in neobhodni pomočniki demokracije. To lahko dosežejo le s preoblikovanjem, dopol-njevanjem in harmonizacijo arhivskega prava.

LiteraturaSergij Vilfan in Jože Žontar, Arhivistika, Arhivsko društvo Slovenije, Ljubljana 1973Dagmar Parer, Archival Legislation for Commonwealth Countries, Association of Common-wealth Archivists and Records Managers, London 2001Theodore R. Schellenberg, Modern Archives, principles and Techniqu, Melbourne 1956 , (Mod-erni arhivi, principi in tehnika rada, Beograd 1968Mike Steemson, Political pressure and the archival record, Conference Report: http://www.historyandpolicy.org/papers/policy-paper-22.html /5.6.2013/Terry Cook, What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. www.mybestdocs.com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htmMatevž Košir, Splošna deklaracija o arhivih in sodobna arhivska paradigma, Ob arhivski konferenci okrogle mize Mednarodnega arhivskega sveta v Oslu, Arhivi 33 (2010), št.2, str. 309-319.Klasinc, Peter Pavel, Slovenska arhivska zakonodaja med leti 2000 in 2010, Tehnicni in vse-binski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor 2010, 73-90, Eric Ketelaar, Hrvatsko arhivsko zakonodavstvo i praksa: između sna i jave,. Arhivski vjesnik, god. 51 (2008), str. 129-148. http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&c-d=1&ved=0CC0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fhrcak.srce.hr%2Ffile%2F46369&ei=wufBU-dO8KOfk4QTP0YHoDw&usg=AFQjCNExCK1mJpMd_wkdH07ovg4m4bT30g&sig2=Z0ZleaLuI-ViVIMTTupWCxg&bvm=bv.47883778,d.bGE /13.6.2015/Vladimir KOLOŠA, Delo za javnost in stiki z javnostjo v slovenskih arhivih, »Arhivi«, 18 (1995), št. 1-2, str. 1-7.Norman Davies, Zgodovina Evrope 1. Modrijan, Ljubljana 2013Cassie Findlay, People, records and power: what archives can learn from WikiLeaks. V: Ar-chives and Manuscripts, vol. 41, št. 1 (2013), str. 7-22. Dostopno na: http://www.tandfonline.com/doi/pdf/10.1080/01576895.2013.779926 /31.5.2013/ 19.11.2015Mark A.Green, The Power of Archives: Archivists’ Values and Value in the Post-Modern Age. V: The American Archivist, vol. 72, št. 1, str. 17-41. (2009).Mateja Jeraj, , Jelka Melik, , Aida Škoro Babić. Nekaj pogledov v arhivske zakone držav EU. V: Fras I. (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, str. 17-36. Maribor: Pokrajinski arhiv. (2013)

93 Cassie Findlay, People, records and power: what archives can learn from WikiLeaks , Archives and Manuscripts, 41:1, str. 22


Janez Kranjc, Lex citius tolerare vult privatum damnum quam publicum malum. - zakon lažje prenese škodo, ki jo utrpi posameznik, kot pa javno zlo. V: Pravna praksa, , št. 3, Ljubljana 1993, str. 17 Gudmund Valderhaug, Between practice and theory – some reflections on archival science, the archival professions and archival education (nedatirano). Dostopno na: http://depotdrengen.wordpress.com/between-practice-and-theory-%E2%80%93-some-reflections-on-archival-sci-ence-the-archival-professions-and-archival-education/ 09.10.2015;Gudmund Valderhaug, Memory, Archives and Justice. (2005). Dostopno na: http://depotdren-gen.wordpress.com/memory-archives-and-justice-article/ 09.10.2015Atlanti, Št. 20, Revija za sodobno arhivsko teorijo in prakso, str. 51 do 240, Trst – Trieste, 2010.Arhivski predpisi v Republiki Sloveniji, Arhiv Reoublike Slovenije, Ljubljana 2007

SummaryArchival law are those rules and principles which are in every legal system obligatory for the work of archives and their organisation, but also for other natural and legal persons on the matter of archival records. Archival law is also a part of archival science, which studies the archival law and therefore it is considered to be a practical science.In peoples’ operating various records arose, which are either created or received by the au-thorities or organizations. Some of these records or documents have to the community im-perishable value or as evidence of an activity or a right, or as material for a variety of re-searches and represent the archival records of this community. State and also public archival records are therefore that are important for a state that serves its citizens. Archival records are stored and preserved by state archives - institutions that public archival records protect, store, handle professionally and put into use. For the preservation of archival records it is definitely necessary its material protection. How-ever, this is not sufficient. It is also necessary and actually very important its legal protection. It should ensure first preservation of records of current operating, then good evaluation created documents and determination of archival records disposal of records to the relevant historical and public archives and finally preservation and accessibility of archival records. Archival law therefore has the task to establish rules for those, who create the material and those who need to take in their care and to maintain and allow its useArchival law is a part of legal system of a particular state and it is different from state to state. Nevertheless, within the European Union there is a tendency for common solutions regarding some archival issues and for upgrading the archival law. Especially the last thing should be enhanced and emphasized. ARCHIVES are not and they must not be just cultural institutions, custodians of remembrance but also important institutions of the rule of law in the state – custodians of rights. Archives will be able to perform this task only with better cooperation and recognition that the archival law should be raised above confining territorial limitations and identified as a criterion of correct knowledge of records and management documents for entire Europe, for whole civilized humanity.


dr. Miroslav NovakPokrajinski arhiv Maribor, Slovenija

SEMANTIC AND INTEROPERABILITY PROBLEMS OF CONTEMPORARY ARCHIVAL DESCRIPTIONS SEMANTIC AND INTEROPERABILITY PROBLEMS OF CONTEMPORARY ARCHIVAL DESCRIPTIONS

IzvlečekNa področju arhivske teorije in prakse so razviti različni arhivski informacijski sistemi z različ-nimi tipi sodobnih arhivskih zapisov. Kljub temu, da obstajajo mednarodno sprejeti arhivski strokovni standardi za popisovanje arhivskega gradiva, prihaja v praksi do velikih razlik med njihovimi realizacijami in standardiziranimi oblikami. V prispevku so prikazani rezultati ana-lize več kot 20 tovrstnih sistemov. Pri tem je posebej izpostavljen njihov semantični vidik, saj večjih problemov na tehnološkem nivoju ni opaziti. V zvezi s tem se pojavlja temeljno ar-hivsko strokovno vprašanje, ali so podatkovne strukture obravnavanih arhivskih informacij-skih sistemov medsebojno kompatibilne v kontekstu izmenjave podatkov o arhivskem gra-divu na nadnacionalnem nivoju. Nekateri pokazatelji kažejo, da bodo za doseganje tega cilja potrebni veliki posegi v posamezne AIS-e, kar bo neposredno negativno vplivalo na strošek izdelave ponornega zapisa o arhivskem gradivu.

AbstractIn archival theory and practice various on-line archival information systems are developed with different types of contemporary archival descriptions. Despite the fact that there are in-ternationally accepted professional standards for archival description, in practice there are major discrepancies between realizations of descriptions and their standardized forms. The paper presents the results of analysis of more than 20 such systems. No significant differences are observed on technical-technological level, whereas on syntactic and semantic level many problems are identified. This causes some fundamental archival scientific problems. Among them is the question whether data structures of considered archival information systems are compatible with each other in the context of exchange of information on international lev-el. Some indicators show that achieving this goal demands major interventions in individual archival information system and therefore has a direct negative impact on the cost of target record production.


1. IntroductionModern archival information systems are complex. They are designed to support different needs for managing archival material i.e. units of description, repositories, use of archival material etc. They also include information about different contexts that should be in form of authority records of repositories of archival holdings, persons, families, corporate bodies, places, functions and activities94. From the user’s point of view, archival information systems are quite static and sometimes not very user friendly as well as they often lack the needed information. Furthermore, in many cases the problem is much deeper. It can be defined as the realization of long-term stability and usability of captured data structures about archival material. In archival theory and practice a new paradigm is formed. It is based on the fact that archival professional development along with technological support reflects in the complexity of us-ers’ requirements. This principle can already be seen in the traditional archival information aids when observing them on long-term period. In this context, the development of archival holdings guides in Slovenian archives during the last five decades could be a good example95. The differences between traditional and computer suported finding aids can be seen not only in the narrow field of data structure maintaining, but also in the field of implementing mod-ern solutions of data-, information-, content- and context-management, data access, person-al and other sensitive data protection etc. Almost infinite possibilities of adding or changing data in computer supported archival find-ing aids provide seemingly ideal access to archival materials96. However, some analysis pres-ent quite different picture. In reality, existing archival databases have several weaknesses. Some discrepancies between comparable data structures are evident, especially in the por-tals of aggregators of modern archival information systems97. There are also some other indi-cators which show that some content in the systems are insufficiently informative outside the institution where records were created98. Quite common are also weaknesses on the level of capturing data. We shall highlight defective realization of some type or parts of data struc-tures i.e. title or content99. Acquired content from this kind of archival information systems cannot fulfil the basic users’ criticism, nor different complex users’ needs. The term like “quality of archival database” and related methods for measuring the integrity or some parts of such databases as well as the way of presenting the results of their measurment, become a new challenge for the entire contemporary archival community100.

94 SEMLIČ-RAJH, Z. (2014). Standardized creation of headings: The change toward effective, organized and accessi-ble information. In: Scrinium, Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare, Bd. 68. Wien : Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare, S. 46-64.

95 CVELFAR, B. (2011). Vodnik po fondih in zbirkah arhiva v knjižni obliki - potreba ali nuja? In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 387-410.

96 NOVAK, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor : Pokrajinski arhiv.97 Tipically, the use of abbreaviations in archival descriptions is related to a specific historical period and place i.e.

»SZDL«, »KPJ« etc. (Source: Archives Portal Europe on http://www.archivesportaleurope.net/).98 ŠAUPERL, A., SEMLIČ-RAJH, Z. (2012). Značaj područja identifikacije popisnih jedinica i sadržaja prema standardu

ISAD(g) u slovenskoj bazi podataka SIRA_net. In: Arhivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 323-343.

99 ZAJŠEK, B. (2012). Oblikovanje naslovov popisnih enot glede na mednarodne arhivske standarde, nove informa-cijske sisteme slovenskih javnih arhivov ter njihove uporabnike. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 581-604.

100 SEMLIČ-RAJH, Z., NOVAK, M. (2013). Merjenje rezultatov uspešnosti izgradnje arhivskih podatkovnih zbirk s kvan-titativno-kvalitativno metodo na primeru podatkovne zbirke SIRAnet. . In: Standardizacija (p)opisov arhivskega gradiva in uskladitev strokovnih praks v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih : zbornik referatov. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, str. 19-39.


2. Definition of research problem and its limitationsIn the frame of SIRAnet 101 appear different archival professional initiatives related to advanced use of collected data. Particularly special is demand for interactive cooperation between archi-vists with the same or comparable research interests within or between archives102. At the same time, there appears a necessity for development of reduction communication noise between users and databases as well as the absence or inconsistency in the use of authority content103.In order to determine the basic elements of long-term stable archival databases we have conducted different limited interconnected researches104. They were limited to the imple-mentation of archival professional standards in more than 20 online small and large archival information systems in Europe and North America105. The research opened different archival professional questions. Some of them are related to:• understanding relations between implemented data structures of archival information sys-

tems and demands in archival professional standards; • understanding implemented information technology in development of complex archival

information systems and related demands for different types of users;• requirements related to the standardization of basic terminology solutions;• abandoning description methods for needs of historical research and implementing de-

scription methods for universal archival material researches.Basic goal of that research is limited to verification of methods for defining information po-tential in archival databases, assessment of the descriptions’ integrity in relation to the pro-fessional standards, their consistency, completeness and understandability of basic elements of description, including normative records etc. 106

Our starting point in this context is that the existing archival data bases will grow in future and we can expect enormous records in these databases. They must ensure information and data stability throughout long period. The lack of content control of archival databases presents a risk for different deviations, particularly problems related to understanding the content and the context (semantic problems). Altogether, this could cause enormous problems with searching and using data about archival material not only in different local archival informa-tion systems, but also on the level of national and international archival data aggregators.

3. Selected methods and tools for solving semantic problems in archival databases

Modern technological tools allow verification of information quality and credibility in differ-ent ways. Archivists shoud have their focus on implementation of quantitative and qualita-tive analysis. For this activity we could use the term “archivometrics” as it is the same profes-sional activity, from a methodological point of view, as the bibliometrics, webometrics etc.107

101 SIRAnet is Archival information system of the Slovenian regional archives. Details are available on: www.siranet.si.102 GOSTENČNIK, N. (2012). Upotreba mreže 2.0 u arhivskim institucijama – primjer Pokrajinskog arhiva Maribor. In: Ar-

hivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 353-365.103 NOVAK, M. (2011). Priložnosti in pasti komunikacijskih kanalov med arhivi in sodobno družbo. In: Atlanti. Maribor

: International Institute for Archival Science, str. 373-381.104 NOVAK, M. (2012). Signatura kot entiteta arhivskih informacijskih sistemov. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in

elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 605-630. NOVAK, M. (2012). Metode oblikovanja nivoa popisa, u skladu sa ISAD(g) standardom. In: Arhivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuz-lanskog kantona, str. 269-285. NOVAK, M. (2013). Mikroklasifikacije in njihove sheme v arhivskih informacijskih sistemih. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 105-123.

105 The selected archival information system is availible on: http://www.siranet.si/povezave.htm.106 NOVAK, M. (2011). Metode stručnog i istraživačkog rada u savremenoj arhivskoj teoriji i praksi. In: Arhivska pra-

ksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 213-227.107 MUR, B., JUŽNIČ, P. (2006). Webometrija, kaj je v tem pomembnega za našo stroko? In: Knjižnica. Ljubljana : Zveza

bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica, št. 1-2, str. 123-144.


In quantitative analysis our starting point is that for creation of every data structure, which could represent possible information, is required an adequate number of characters and blanks. On this basis, we can carry out average length of words, average number of word in the element of data structure etc.For achieving adequate level of communicative content of archival data structure, the quan-titative analysis of the whole data structure of the description must be performed. It is known that archival professional standards for archival description ISADg2 have obligatory 6 ele-ments for description and the implementation of the rest of elements is not obligatory.108

In this context, we could highlight:• the degree of implementation of individual, standard defined elements in data structure, • appropriate syntactic form (sorting option for specific criteria), • the possibility of control of linear or hierarchical sequences and use of punctuation, • syntax and mode of record date values, • the definition of numerical values which the system treats as numerical value, and • the definition of alphanumeric values which the system treats as numeric value.The qualitative analysis also considers the correctness of written content, especially determining spelling errors in the record, number of words and systematics of individual terms occurrence.Analytical data, obtained from the quantitative analysis, are used to determine the index of potential database practicability. These relatively simple data analyses require the addition of analysis of individual terms occurrence and their inter-relationships within the descriptions of archival entities. We can use these data to determine the potential of archival databases in the context of implementation of random or intuitive researches in archival databases.The provided content from the archival information system must be consistent with the intended standardized data structure within each record. Records and their data structures must be consist-ent with the levels of description which are set out in international standards (structural coher-ence) and in accordance with sequences derived from descripted entities (linear coherence)109.The implementation of qualitative analyses is much more complex due to different aspects and methods of research. Therefore, the content analysis plays an important role110. If data are correctly written in database and information derived from them is reviewed, credible and evaluated, we can say that they are “filtered”111. Archival professional problems related to understanding databases of archival information sys-tems does not begin at the level of information, but at the level of data. From this perspective, it is necessary to develop methods for determining the consistency and comprehensiveness of content transmitted through the archival information systems in at least three basic levels:• The first level represents the control of data structures, consistency and adequacy of the

record within databases as well as the interoperable–oriented system112.• The second level identifies the methodological solution on the semantic level of data.• The third level represents methodological solutions on the level of information, deriving

from the data contained in archival information systems.

108 ISADg2. General International Standard Archival Description - Second edition. (2000). http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html (accessed 5. 8. 2014).

109 ISADg2. General International Standard Archival Description - Second edition. (2000). http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html (accessed 5. 8. 2014).

110 KOS, J., ŠAUPERL, A. (2011). Proces vsebinske analize pri katalogizaciji knjižničnega gradiva: Primer visokošolskih knjižnic. In: Knjižnica. Ljubljana : Zveza bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica, št. 2-3 , str. 87-110.

111 SEMLIČ-RAJH, Z. (2012). Arhivski zapisi in postopki sledenja v arhivskem informacijskem sistemu. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 541-548.

112 NOVAK, M. (2011) Strokovna terminologija - gradnik interoperabilnosti kulturnih in z njimi povezanih vsebin. In: Knjižnica. Ljubljana : Zveza bibliotekarskih društev Slovenije, str. 87-101.


4. Results of case studiesAccording to standard ISADg2, referece number113, title and level of description are obligatory elements for describing archival material114. These elements appear in archival information systems as independent entities. They are linearly sematically connected on the level of un-derstanding the whole record115. As opposed to that relation in record of description unit, appear other non-linear semantical relations. They can be hierarchical (i.e. technical unit or box-bandage) or of “interpretive-descriptive nature” (i.e. between title and content or sum-mary). These relations are often set up as »ad hoc« relations, especially where logically or sematically known patterns cannot be defined. “Ad hoc” sematical relations appear between elements “level of description” and “type of archival material”.Analysis of reference codes implementation in 27 archival information systems and their databas-es116 shows that the majority of them have implemented the reference code117. However, almost 25% use reference numbers which are not in accordance with ISADg2 standard or do not meet the requirements for computer supported data proccesing118. Therefore, we can conclude that archival professional workers in spite of good technological support build extensive information systems. Only about 33% of treated archival information systems have defined country code in refer-ence number. The rest of the archival information systems have no such data or are provided on specific level of description or group of records119. This fact shows that many databases are not suitable for direct data exchange on international level. Adjustment of the reference number element, especially part connected to the domain, opens new questions related to searching through such database, generating references in database on the base of reference code, citation of the archival sources etc. Results of the reference numbers research show us also different solutions from expected or standardized versions. Deviation can be seen on the terminological level as well as on the level of the realization of reference code120.

113 The reference number or other identifying marks are discussed in the doctrine of archives as freely-formed entities that serve to the construction of archival information systems. In the past they were implemented as pointers with informative content that are pointing out the direction of the content of archival information in to the excact physi-cal manifestation of archival material. It has often been implemented also their reverse role. In modern archival information systems the reference note recieve additional role. It is defining the position of units of description in the structure of the record and thus provides a unique identification of the content of the description.

114 The other three elements are quantity, author and date.115 ISADg2. General International Standard Archival Description - Second edition. (2000). http://www.ica.org/10207/

standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html (accessed 5. 8. 2014).116 Structure and characteristics of archival information systems show that 63% of them are based on the program-

ming tools scopeArchiv and applications for the web query scopeQuery. 27% of archival systems represent other solutions that are defined as the huge systems. These may be mutual systems of large numbers of small archives or one large archives (e.g.: Canada, Scotland, England and Croatia network archives), or systems of large natio-nal archives (e.g. England, Ireland, USA, Germany, Poland etc.).

117 94% of all systems have implemented reference number. However, only 77% of systems implemented a unique reference number. 23% of systems are not fully implemented, but in the individual segments (e.g. at the level of the fond and collections), or its unique was not clearly defined.

118 70% of systems have an interface that allows you to sort by some criteria, among them the also by the reference number. But it has only 11% made such a reference number that actually makes possible this kind of sorting. The same percentage of systems does not allow sorting by reference number. 78% of systems allow you to sort or only part of the information or the information about sorting could not be obtained. A similar relationship is also in the field of the implementation of complex treatment of reference number. 30% of systems have implemen-ted reference number using leading zeros. In the rest of the 70% of it could not be determined. They either do not have a consistent system of building a character string derived that define it as reference number, or that a string could not be found at all levels of description.

119 30% of databases have in the reference number specified domain name of institutions, where records were created. 55% of databases do not present such requirements, in other 15% databases this information could not be defined.

120 63% of databases have also implemented a structure in the reference number, 27% of databases have formed reference number in such way that the structure is not possible to determine. In 44% of databases, it is possible to determine that the reference number was built by a single methodology for all types of content archives, 56% were built according to different methods of reference number or the reference number was not implemented.


Second enormous problem of non-standardized reference number use is the possibility of steming, especially reference number prefixes in different information systems for rep-resentation of description units. Results of inquiry could be relevant only in the systems which support full text searching. Non-standardized reference codes for unit description can give the archivists fictive freedom to create data structures for descriptions of specific unit. At the same time archivists must define the system for creating reference numbers in the description unit. This is important especially when the method of creating reference code is not evident from the reference number itself.In 22 archival information systems the research related to the implementation on the level of description was performed121. Basic analysis of implemented level of description shows us the following results:• Creators of databases were familiar with the standard ISADg2, however, in the majority of

systems prevail local specifics.• In the majority of cases, the highest level of description was “archival institution”. There are

also archival information systems with the highest level “fond”, “group of archives”, “root” etc. From the point of view of the data migration, this means that the target system i.e. Ar-chival Portal Europe122 must develop its own system of hierarchical tree structure from the imported description of description unit above the “level of the fond”. The complex archival professional problems appear in some archival information systems that have defined ad-ditional levels of description, which are not defined in the ISADg2 standard.

From the archival-methodological point of view, the requirements of the standard ISADg2 are handled and implemented in different ways. Often are equated the levels of descrip-tion with technical equipment of archival material. This is not in accordance with the re-quirements of the standard ISADg2, particularly in paragraphs 3.1.4 and 3.1.5 and to a cer-tain extent in paragraph 3.4.4. The analysis of the implementation of microclassfication “level of description” in the archival information systems shows us that this rule is multilevel and single-faceted123. The imple-mentation of the principle of a double division (structural aspect of archival materials and the aspect of organizational structure) was implemented in 66% of archival information systems. In 33% of archival information systems only one principle of sharing (aspect of archival mate-rial) has been implemented. The syntax of the titles of each category in classfication depends on grammatical rules of the language of record of description unit124.Deviations of that classification can be defined as: • relationships between the same categories which appear either as synonyms or as subor-

dinate or parent values, • use of suffixes in parenthesis, where data about the types of archival material appear as

attributes, • use of suffixes in parenthesis, where notes about the use of each category appear as attributes, • use of suffixes in parenthesis, where technical equipment appears as attribute.

121 NOVAK, M. (2012). Metode oblikovanja nivoa popisa, u skladu sa ISAD(g) standardom. In: Arhivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 269-285.

122 Solution for Regional archives on http://www.archivesportaleurope.net/ead-display/-/ead/pl/aicode/SI-00000002154/type/hg/id/HG_SI-00000002154_140264520.

123 NOVAK, M. (2013). Mikroklasifikacije in njihove sheme v arhivskih informacijskih sistemih. In: Tehnični in vsebin-ski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 105-123.

124 57% of treated archival informational systems have defined “archives” as the highest level of decriptions, 14% of systems have defined “fond” and 29% of systems have “other” e.g.: group archives, root, institution etc.


In the context of multilevel and single-faceted classification appear solutions as:• extensions, which could act as multi-faceted• sorting descriptions of categories in alphabetical order and not by defined structure, • adding the minimum inventory level “item”; identifying additional levels of archival mate-

rials that are not defined by standard, and have no normative content, • adding contextual unresolved or undocumented extensions to indicate the subordinate levels.Analysis of microclassfication “types of archival material” shows that the majority of imple-mentations is single-faceted with added file extensions125. Syntax of descriptions for each category in that classification depends on general grammati-cal rules of language used in archival information systems. However, in the presented cases we can find the individual deviations like duplification of syntax description, inconsistent use of singular or plural, or use of uppercase and lowercase letters. From the archival professional point of view, semantic aspect of the classifications is particu-larly problematic. This is especially evident in single-faceted classification scheme that clas-sifies the content based on various criteria. Definitions of some categories can be close to synonymous values or are too broad and do not reflect the proper content.Deviations can be detected also in the basic realization of classification scheme. Certain cate-gories should be sorted on the basis of different sharing principles.However, if we compare the microclassification “level of description” with microclassification “type of archival materials”, we can observe that two-thirds of systems have clearly defined sharing principles in one or another classification; in one third of systems these principles are not clearly defined, which means that the same or similar content appears in both microclas-sifications. In the case of data transfers from archival information systems to transnational sys-tems along the lines of metadata libraries126 there will be extensive semantic problems. At the same time their inquiry feature and thus their normative value will be reduced. The focus of the functionality of both discussed classifications will be limited only to their informative function.Comparisons of the implementation of titles of description units within individual archival information systems have been carried out as examples of existing archival practices127 for description of archival materials. They show a great diversity of solutions, which are not syn-chronized across the levels128. At the same time methods for creating title for description unit cause archivists a lot of problems129. The same occurs when archivists have to create content or abstract from the content of archival units130. This leads to a poor, often inappropriately un-derstandable message, which is transmitted through time and space with the help of archival information system, in relatively inconsinstent forms131.

125 NOVAK, M. (2013). Mikroklasifikacije in njihove sheme v arhivskih informacijskih sistemih. In: Tehnični in vsebin-ski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 105-123.

126 ŠAUPERL, A., SEMLIČ-RAJH, Z. (2012). Značaj područja identifikacije popisnih jedinica i sadržaja prema standardu ISAD(g) u slovenskoj bazi podataka SIRA_net. In: Arhivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 323-343.


128 ŠAUPERL, A., SEMLIČ-RAJH, Z. (2012). Značaj područja identifikacije popisnih jedinica i sadržaja prema standardu ISAD(g) u slovenskoj bazi podataka SIRA_net. In: Arhivska praksa. Tuzla : Arhiv Tuzlanskog kantona in Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, str. 323-343.


130 SEMLIČ-RAJH, Z., ŠAUPERL, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebine zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 145-157.

131 SEMLIČ-RAJH, Z. (2012). Arhivski zapisi in postopki sledenja v arhivskem informacijskem sistemu. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 541-548.


Presented examples show the complexity of the problems of understanding transmitted information by archival information systems. Professional questions concerning means and methods for verification of understanding and for providing comprehensive databases in the frame of their interoperability are arising. On this basis, it is possible for archivists to imple-ment the necessary tools for realization of such activities.

5. ConclusionsArchival material is by its nature and incidence generally unique. This uniquenes has its own logic, which is supported by certain professional archival principles132, laws, standards, re-quirements, agreements etc. In this context the paradigm of archival material has not changed, therefore it is possible in this segment to clearly specify the proactive role of contemporary archival services. However, quite an enormous problem represents the implementation of proactivity in the segment of construction of archival information systems. Standardization in this field does not have a long tradition; unique archival material represents an extensive problem in this field as the handling and design of archival material descriptions requires a high degree of abstraction133. It is often expected that the new technological solutions will enable an adequate solution for the problems of compatibility, interoperability and in par-ticular, will eliminate the problems in the field of specified semantic functions of decription in relation to preserved archival material and historical contexts.If the published archival information aids in physical form were defined by the standards, which are applicable to an average published publication, then the end user in electronic environment expects much more sophisticated information solutions than currently availa-ble on-line accessible archival information systems. A theoretical question arising from this is which features must include archival information systems for their long-term stablility, inter-operablity, and above all, from the standpoint of the user or other systems, semantic correct-ness. From this follows a multitude of other issues that relate to data structures of individual descriptions of archival material, their syntax, and especially, their semantics.

132 SEMLIČ-RAJH, Z. (2010). Princip provenience in oblikovanje fonda : razkorak med veljavno teorijo in slovensko arhivsko prakso. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 125-140.

133 SEMLIČ-RAJH, Z., ŠABOTIĆ, I., ŠAUPERL, A. (2013). Znanstvenoraziskovalno delo v arhivistiki : značilnosti uporabe dveh raziskovalnih metod. In: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor : Pokrajinski arhiv, str. 125-144.


Mag. Zdenka Semlič RajhPokrajinski arhiv Maribor, Slovenija

STANDARDI ZA OPREMO IN PROSTORE ZA HRAMBO ARHIVSKEGA GRADIVA: PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003INTERNATIONAL STANDARDS FOR STORAGE, EXHIBITION AND ENVIRONMENTAL CONTROL IN ARCHIVES: PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003

IzvlečekPrimerna arhivska zgradba, oprema in prostori za hrambo arhivskega gradiva so osnovni predpogoji za pravilno funkcioniranje katerega koli arhiva. Ti namreč omogočajo dolgotraj-no zaščito gradiva, njegovo obdelavo ter varen dostop. Ta kompleksna naloga zahteva vrsto potrebnih pogojev in zato je potrebno upoštevati relevantne mednarodne standarde, kot so PD 5454:2012, PAS 198:2012 i ISO 11799:2003.Ključne besede: arhivska zgradba, skladišče, arhivska oprema, varstvo okolja, standardi, PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003

AbstractSuitable archival building, repositories and other equipment used for storage of archival holdings are basic preliminary conditions for the proper functioning of any Archive. It enables long-term protection of archives, safeguarding, arrangement and description as well as ac-cess. That demands a set of necessary requirements as well as the consideration of the inter-national standards, such as PD 5454:2012, PAS 198:2012 ISO 11799:2003.Key words: archival building, archival repository, archival equipment, environmental protec-tion, international standards, PD 5454:2012, PAS 198:2012, ISO 11799:2003


1. Uvod134

Ena izmed najpomembnejših nalog arhivov je hramba vseh vrst izvirnih dokumentov v raz-ličnih formatih in pisanih podlagah. Iz teg razloga so primerne arhivske stavbe in prostori ključni za uspešno delo arhivov. Kot to navajajo številni avtorji, med njimi tudi Michela Du-chein (1985) Chris Kitching (1993), Ted Ling (1998), Jozef Hanus (2011, 2012) in Peter Pavel Klasinc (1992, 1999) arhivske stavbe dajejo osnovne pogoje za pravilno funkcioniranje arhi-vov: za dolgoročno hrambo arhivskega gradiva, njihovo konzervacijo in restavracijo, kot tudi olajšanje in zagotavljanje primernega in varnega dostopa. To je izredno kompleksna naloga z mnogimi različnimi zahtevami, ki jih je potrebno pri tem upoštevati. Zaradi tega je tesno sodelovanje arhivistov, arhitektov, gradbenikov, konzervatorjev in drugih strokovnjakov ne-izbežno in vitalnega pomena.Pomembnost vprašanja arhivskih stavb in prostorov za hrambo arhivskega gradiva je dokaj hitro uvidel Mednarodni arhivski svet z ustanovitvijo Komiteja za arhivske zgradbe in opremo ICA/CBQ,135 katerega prvi predsednik je postal francoski arhivist in pionir proučevanja vpra-šanj arhivskih zgradb Michel Duchein136.Ustvarjanje bibliografije je bila ena izmed osrednjih nalog komiteja ICA/CBQ v obdobju med leti 1996-2000. To je v glavnem sestavil Arnold den Teuling (2002), pokrajinski arhivski in-špektor v nizozemskih provincah Drenthe, Friesland in Groningen. Urejanje bibliografije v letih med 2000-2004 je nadaljeval Teda Ling iz Nacionalnega arhiva v Avstraliji v okviru pro-grama dela Komiteja ICA/CBTE.137 Komite ICA/CBQ se je z novim sklicem leta 2000 preimeno-val v Komite za zgradbe in opremo v zmernih klimatskih pogojih ICA/CBTE.138 Leta 2003 je bila v tiskani obliki objavljena dopolnjena Bibliografija (ICA Bibliography 2: Bibliography of Books, Journal Articles, Conference Papers and Other Printed Sources Relating to Archival Bu-ildings and Equipment, 2006), ki v glavnem zajema literaturo, ki je nastala v uradnih jezikih Mednarodnega arhivskega sveta, in sicer v angleščini in francoščini, čeprav so bili že vključeni nekateri prispevki v drugih jezikih. Komite je sklenil, da bo v prihodnje dodal tudi literaturo v kitajščini, španščini in nemščini ter v jezikih slovanskih narodov. Na žalost, do realizacije te ideje več ni prišlo, saj je bil komite ob reorganizaciji Mednarodnega arhivskega sveta leta 2004 ukinjen.Ker je na področju, ki se nanaša na arhivske stavbe in prostore ter opremo za hrambo arhivske-ga gradiva, v zadnjih desetih letih prišlo do velikih sprememb in novosti, je Mednarodni arhivski svet leta 2014 v okviru Programske komisije ICA ponovno ustanovil novo Ekspertno skupino za

134 Prispevek je bil v nekoliko spremenjeni obliki prvič predstavljen na posvetovanju Arhivska praksa 2014 v Tuzli, Bosna in Hercegovina in tudi objavljen v istoimenski publikaciji.

135 International Council on Archives Comittee on Buildings and Equipment.136 Člani komiteja v obdobju 1900-1996 so bili Gérard Benoit, Michel Duchein (predsednik), Benjamin Haspel,

Isabella Massabo-Ricci, Irina Shepilova, Julio Simonet, David Thomas. V tem času je kot opazovalec deloval tudi Peter Pavel Klasinc iz takratnega Arhivskega centra za tehnična in strokovna vprašanja, ki je deloval v okviru Pokrajinskega arhiva Maribor (danes Mednarodni inštitut arhivskih znanosti).

137 International Council on Archives Comittee on Archival Buildings in Temperate Climate. Program komiteja v ob-dobju 2000-2004 je bil naslednji: 1. Vzdrževati in razvijati domačo stran komiteja (posebno razširiti bibliografijo, razširiti število študij primerov ter poenostaviti možnost dodajanja novih materialov, ustvariti razširjajočo struk-turo za celotno domačo stran, dodati nove sekcije, posebno pogosto postavljana vprašanja (FAQ) na določeno število tem, kontinuirano vzdrževanje domače strani), 2.Identificirati teme za pogosto postavljena vprašanja, posebno varnost pred požarom, nizko cenovne rešitve za hrambo arhivskega gradiva, varnost, vzdrževanje stavb in zvez z gradbenimi strokovnjaki, adaptacija obstoječih objektov v arhivske namene, arhivske police, zdravje in varnost, “zelena” (ekološka) vprašanja in okolje; 3. najti sredstva za publiciranje in diseminacijo informacij, ki se nanašajo na problematiko izgradnje arhivov in arhivskih skladišč, 4. vzpostaviti in vzdrževati kontakt z ekviva-lentnim komitejem za tropske države.

138 Člani komiteja v obdobju 2000-2004 so bili Peter Anderson (predsednik, Združeno Kraljestvo); Tim Harris (Združeno Kraljestvo), Patrick Alexander (Združene države Amerike); Jan Basta (Poljska); Barbara Bertini (Italija); Ted Ling (Av-stralija); Joaquin Ibaňez Montoya (Španija); Zdenka Semlič Rajh in Peter Pavel Klasinc (Slovenija). Redni sestanek ko-miteja v letu 2001 je organiziral Mednarodni inštitut arhivskih znanosti in se je odvijal v Radencih. Slovenija.


Arhivske zgradbe in okolje (AB&E),139 katere naloga je podajanje strokovnih smernic in nasvetov tako ICA Sekretariatu kot tudi članom ICA, ocena in distribucija referenc za kvalitetne nove proi-zvode, ki se nanašajo na arhivske stavbe in skladiščne prostore, izdelava primernih priporočil za članstvo ICA ter povezovanje z drugimi skupinami strokovnjakov in partnerjev izven ICA.140

Pomembno vlogo pri pomoči arhivistom in drugim zainteresiranim, ki se pri svojem delu sreču-jejo s tehničnimi problemi v arhivski stroki pa je odigral Arhivski center za strokovno-tehnična vprašanja, ustanovljen pri Pokrajinskem arhivu Maribor leta 1986. Center je bil ustanovljen na temelju sklepov dotedanjih posvetovanj in na temelju 1985 leta izvedene ankete, ko je večina slovenskih arhivov in arhivskih inštitucij v Jugoslaviji predlagala ustanovitev takšnega centra. Kmalu pa je dobil tudi svoje uradno imenovane korespondente, ki so prihajali tako iz evropskih, kot tudi drugih držav (podrobneje glej Klasinc, 1987; Semlič Rajh, 2003, 2009).Kot glavne naloge so bili opredeljeni študiji problematike: arhivskih zgradb (tako novo-gradnje kot adaptacije), konstrukcij, opreme arhivskih skladišč, prostorov za uporabnike in ostalo javnost, varnostnih sistemov in sodobnih informacijskih tehnologij v arhivih.Njegova ustanovitev ni bila zgolj naključna, saj je bil v letu 1985, kot smo omenili že na začet-ku, ustanovljen tudi Komite za zgradbe in opremo pri Mednarodnem arhivskem svetu (CBQ/ICA), katerega cilje je uradno potrdila skupščina MAS-a leta 1988.Leta 1992 se je Center preimenoval v Mednarodni inštitut arhivskih znanosti pri Pokrajinskem arhivu Maribor, nato pa je postal del Centra za interdisciplinarne in multidisciplinarne raziskave in študije pri Univerzi v Mariboru. Leta 2004 pa je Inštitut na osnovi posebnega dogovora z Generalno direkcijo Italijanskih arhivov svoj sedež prenesel v Državni arhiv v Trstu, kjer še danes uspešno deluje.Rezultate svojih raziskav so korespondenti najprej predstavljali v publikaciji Sodobni arhivi, ki je izhajala v letih 1978–2005, leta 1991 pa je bila premierno predstavljena nova publi-kacija Arhivskega centra z imenom ATLANTI, v prvi številki pa so bili predstavljeni prispevki korespondentov, ki so jih le ti predstavili na skupščini leta 1990 in so obravnavali osnovne zahteve za adaptacije obstoječih zgradb za arhive (podrobneje glej Semlič Rajh, 2003, 2009).

2. Arhivske zgradbe, prostori in oprema za hrambo arhivskega gradivaArhivske zgradbe so objekti, ki zagotavljajo primerno okolje za hrambo zapisov, ki zaradi svo-je zgodovinske in praktične vrednosti zahtevajo trajno zaščito in hrambo. Stavba mora biti projektirana tako, da lahko vzdrži obremenitve teže shranjenega arhivskega gradiva, zago-tavljati mora občutljive klimatske pogoje za različne materiale, ki so trajno shranjeni, zago-tavljati mora funkcionalno učinkovitost, varnost in udobje osebja ter uporabnikov, kot tudi zaščito pred požarom, vodo in poškodbami, ki jih povzroča človeški faktor.Po ameriških Navodilih za vseobsegajoče projektiranje zgradb WBDG141 (US Whole Building De-sign Guide WBDG) mora arhivska zgradba imeti delovno okolje, ki je varno, zdravo, udobno, vzdržljivo, estetsko prijetno in dostopno. V stavbi morajo biti nameščeni administrativno-pisarni-ški prostori, prostori za konzervacijo in restavracijo, obdelavo arhivskega gradiva in skladišča. Pri načrtovanju arhivske stavbe se mora posebna pozornost usmeriti na vprašanja, kot so: • povečanje učinkovitosti hrambe arhivskega gradiva s pomočjo maksimalne izkorišče-

nosti prostora, • fleksibilnost v možnih spremembah dejavnosti arhiva, pisanih nosilcih in medijev, ki se hra-

nijo, in spremembah arhivskih tehnologij,

139 Expert Group - Archive Buildings & Environments (AB&E).140 Člani komiteja pri novem sklicu so Johnathann Rhys-Lewis (Združeno Kraljestvo, predsednik), Ian Battlerham

(Avstalija), Michele Pacifico (Družene države Amerike), France Saïe Belaïsche (Francuska), Zdenka Semlič Rajh (Slovenija), Leo van Wijk (Nizozenska), Jiang Li (Kina) i Soraya Wettasinghe (Šrilanka).

141 WBDG (Whole Building Design Guide) je program, ki ga je razvil ameriški Nacionalni inštitut za gradbene zna-nosti, ki predstavlja avtoritativen vir inovativnih rešitev na področju izgradnje različnih vrst objektov, me njimi kulturnih (knjižnice, arhivi), znanstveno-raziskovalnih, upravnih itd.


• omogočanje možnosti horizontalne in vertikalne razširitve arhivske zgradbe,• oblika, ki mora biti prilagojena potrebam za zaščito arhivskega gradiva, • razdelitev skladiščnih prostorov v manjše oddelke, da bi se v primeru požara ali okvare na

sistemu katastrofalne izgube omejile na manjša območja, • zaščita pred požarom, • varnost zaposlenih, uporabnikov in ostalih obiskovalcev, • temperatura in relativna vlažnost zraka, ki se lahko razlikuje za različne vrste materialov, ki

so shranjeni v skladiščih in delovnih prostorih arhivistov, • svetloba, ki jo zaposleni potrebujejo za svoje delo, ki pa istočasno ne sme škodovati ar-

hivskemu gradivu ali negativno vplivati na občutljive notranje pogoje v sami zgradbi, • kontroliran dostop do arhivskih skladišč, • zanesljiv in varen prevzem arhivskega gradiva ter • varen in nadzorovan dostop javnosti oziroma uporabnikom in raziskovalcem (Ackein in

O’Connell, 2010).Vse vrste arhivskih zgradb, ki so namenjene trajni hrambi arhivskega gradiva, morajo obse-gati širok razpon prostorov, ki so namenjene tako zaposlenim kot tudi uporabnikom. Ti pro-stori obsegajo:• delovne prostore, ki vključujejo administrativne pisarne, delovne prostore arhivistov in

drugih delavcev v arhivih, varno povezanost med arhivskimi delovnimi prostori in arhivski-mi skladišči, varne čitalnice in druge prostore, namenjene raziskovalcem in uporabnikom, v katerih bi bilo potrebno zagotoviti določen fizični ali mehanski nadzor, priročna arhivska skladišča za hrambo gradiva v obdelavi, uporabi ali konzervatorsko-restavratorskih proce-sih, ki pogosto zahtevajo specifične klimatske pogoje skladiščenja in sanitarne prostore,

• pomožne prostore za obiskovalce in uporabnike, ki vključujejo avlo, kjer obiskovalci in upo-rabniki lahko dobijo vse potrebne informacije, kontrolne točke ali prostor, kjer se nahajajo posebne omarice za večje osebne stvari (torbe in podobno), posebni koridorji in prehodi za občasne obiskovalce, na primer razstav, kot tudi za uporabnike arhivov, razstavni prostor in sanitarni prostori za obiskovalce,

• pomožni prostori za zaposlene, med katerimi so poseben vhod za zaposlene, kavarna ali prostor za odmor (kosilo), sanitarni prostori za osebje ter dostop do zunanjih parkirišč ali javnega prevoza,

• arhivska skladišča, • dostopne poti, ki morajo povezovati vse arhivske prostore in omogočati enostaven dostop

v nujnem primeru ter• prostore za vzdrževanje (Ackein in O’Connell, 2010). Glede na to, da morajo zgradbe biti prilagojene trajni hrambi arhivskega gradiva, se morajo le-te prilagoditi spremembam tehnologij za skladiščenje in postopanje z arhivskim gradi-vom, spremembam v naravi posameznih materialov in nosilcev, na katerih so zapisane infor-macije, spremembam v sistemih izgradnje in materialov tekom časa, ter možnim spremem-bam ali redefiniranju funkcij in nalog arhivov.Potrebno je imeti v mislih, da so arhivske zgradbe navadno različne in da v večini primerov predstavljajo tudi izjemne in pomembne arhitektonske konstrukcije. V vsakem pri-meru odločujoči aspekt pri izgradnji stavbe predstavlja potreba vsake posamezne arhivske inštitucije. Kljub raznolikosti arhivskih zgradb vendar obstajajo določena skupna načela in pravila, ki se jih je potrebno držati pri gradnji.


Pri tem mislimo predvsem na nekaj standardov na tem področju, ki jih je potrebno spošto-vati, ko govorimo o prostorih in opremi za hrambo arhivskega gradiva. Med njimi so najpo-membnejši britanski PD 5454:2012 (2012)142, ki zagotavlja relevantne smernice za hrambo arhivskega gradiva in ki je leta 2012 zamenjal BS 5454 (2000)143, britanski PAS 198:2012 (2012)144, ki zagotavlja specifikacije za zaščito okolja in ISO 11799:2003 (2003)145, ki speci-ficira karakteristike za skladišča, ki so namenjena dolgotrajni hrambi konvencionalnega ar-hivskega in bibliotekarskega gradiva.

3. PD 5454:2012 navodilo za hrambo in razstavo arhivskega gradivaV zadnjih nekaj letih je razumevanje potrebe po vzdrževanju raznih materialov pomembno zraslo, povečalo pa se je tudi razumevanje vpliva okolja na zaščito arhivskega gradiva. To je, seveda, okrepilo nagnjenje k novim priporočilom in navodilom, ki bi upoštevali nove dosež-ke in razvoj na področju zaščite arhivskega gradiva.Dolgo vrsto let se je britanski standard BS 5454:2000 Priporočila za skladiščenje in razstavo arhivskih dokumentov (2000) štel za vodilni standard na področju hrambe in razstavljanja arhivskega gradiva. Uporabljali so ga ne samo v arhivih, temveč tudi na vseh ostalih področjih kulturne dediščine. Britanski standard BS 5454 Priporočila za skladiščenje in razstavljanje arhivskih dokumentov (2000) je obstajal že od poznih 70-ih let 20. stoletja in doživel nekaj dopolnitev (leta 1989 in 2000). Vendar je bil to precej kratek dokument, kajti zadnja različica vsebuje le 25 strani. Standard je v prvi vrsti dajal smernice za pogoje za dolgoročno hrambo arhivskega gradiva, med drugim je specificiral temperaturo in relativno vlažnost, razporeditev arhivskih polic ter materiale za izdelavo arhivskih škatel.Britanski inštitut za standardizacijo je leta 2012 umaknil ta standard, skupaj s pripadajo-čim vodičem PD 0024:2001146, namesto tega pa je v veljavo stopil Objavljen Dokument PD 5454:2012 Navodilo za hrambo in razstavo arhivskega gradiva (2012)147 Dokument vsebuje 76 strani in pravzaprav nadgrajuje predhodni standard BS 5454. Čeprav je težišče še vedno na ohranjanju vrednih dokumentov, kot so rokopisi, in razstavljanju takšnih dokumentov, je to Navodilo dosti bolj uporabno tudi pri ustvarjalcih arhivskega gradiva ter v poslovnih arhivih. Navodilo se prav tako ukvarja s hrambo digitalnih medijev. Dokument začenja s podrobnimi navodili o naravi dokumentov in najboljšo prakso za njihovo skladiščenje in uporabo. To vključuje tudi nadzor okolja za različne medije, zaščito pred ples-nijo, okužbe in onesnaženje, spremljanje stanja in okolja, pakiranja in varnosti. Navodilo med drugim opisuje skladiščne stavbe in ukrepe, ki se morajo izvajati pri oblikovanju in izgradnji nove arhivske zgradbe. Ta del vključuje izogibanje nevarnosti, varnost, izgradnjo, stabilnost okolja, zaščito pred požarom in vodo, razdelitev obremenitve, police in razsvetljavo. PD 5454:2012 (2012) daje priporočila za skladiščenje in razstavo dokumentov, vključno s knjigami in drugim knjižničnim gradivom. Ta priporočila se nanašajo na stalno in občasno skladiščenje dokumentov, enako pa se nanaša na gradivo, ki je predmet omejenega dostopa ali je razstavljeno.Priporočila v PD 5454:2012 (2012) so narejena, da bi se ustvarili in ohranili primerni pogoji za hrambo gradiva in njegovo uporabo, ter da bi omogočili izgradnjo ali pretvorbo skladišča za potrebe arhiva v skladu z visokimi standardi. Lahko se uporabljajo v arhivih, ki se nahaja-

142 Published Document PD 5454:2012 - Guide for the Storage and Exhibition of Archival Materials.143 British Standard Institution, BS 5454 recommendations for the storage and exhibition of archival documents.

London 2000.144 PAS 198:2012: Specification for managing environmental conditions for cultural collections.145 ISO 11799:2003. Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials.146 Archival documents. Guide to the interpretation of BS 5454:2000. Storage and exhibition of archival documents147 Cena standarda je 218 britanskih funtov in ga je mogoče kupiti na BSI Online shop http://shop.bsigroup.com/


jo v večnamenskih stavbah, ali ki hranijo poleg arhivskega gradiva tudi drugo gradivo, npr. knjižnično, muzealije itd., lahko se pa uporabljajo tudi kot smernice za hrambo arhivskega gradiva in drugih zbirk v zgodovinskih zgradbah.PD 5454:2012 (2012) lahko uporabljajo arhivisti, bibliotekarji, konzervatorji, kustosi muze-jev, arhitekti, menedžerji objektov, podjetniki, inženirji ter tisti, ki se ukvarjajo z načrtova-njem, gradnjo, opremljanjem, vzdrževanjem skladišč, čitalnicami in razstavnimi prostori.Priporočila v PD 5454:2012 (2012) veljajo za arhivsko gradivo na vseh tradicionalni pisnih podlagah, kot so papir in pergament, knjiga, zemljevidi ter načrti, prav tako pa obsegajo smernice za fotografske podlage ter za bolj moderne strojno čitljive medije.Ta priporočila so mnogo bolj obsežna in imajo širše področje uporabe. Je pa potrebno upošte-vati to, da se ta dokument ne šteje kot standard, kateremu je potrebno absolutno slediti. Na-slovna stran dokumenta tudi opozarja “Ta publikacija se ne sme šteti za Britanski standard”.148 V vsakem primeru se je potrebno vprašati, kaj prinaša nov PD 5454:2012 (2012), kaj to po-meni za arhive, za nove gradbene projekte in za obstoječe arhivske zgradbe? Odgovor na ta vprašanja je podal Nicholas Coney (2012), ki je zapisal, da hramba arhivskega gradiva še zmeraj predstavlja najpomembnejši del priporočil, ki jih podaja PD 5454:2012, vendar se v Navodilih jasno poudarja, da to ni v škodo okolja. PD 5454:2012 (2012) je razširil smernice o pogojih zaščite okolja in dosedanje najboljše prakse v luči najnovejših znanstvenih spoznanj in praktičnih izkušenj. To se odraža v smernicah za temperaturo in relativno vlažnost zraka, ki se lahko spreminjata počasi (kot v primeru sezonske spremembe), brez ogrožanja zapisov. Ukinjanje mejnih vrednosti temperature in relativne vlažnosti bi moralo omogočiti znatno nižjo stopnjo naslombe na mehanične klimatizacijske sisteme.Vsekakor bi bilo za arhive, ki so se do sedaj večinoma držali standarda BS 5454:2000 (2000), neizvedljivo pričakovati, da se takoj prilagodijo novim kriterijem. Zaradi tega so se npr. v Veli-ki Britaniji odločili, da bo pri novih projektih izgradnje arhivov in tistih, ki so v začetni fazi pla-niranja, PD 5454:2012 (2012) postal osnovno in glavno priporočilo, ki ga je treba spoštovati. Pri projektih, ki so končani in pri katerih so se uporabljale specifikacije BS 5454:2000 (2000), bi se slednje lahko nadalje uporabljale v tistih primerih, kjer je nepraktično spreminjati spe-cifikacije. Vendar je potrebno slediti PD 5454:2012 (2012), kjer koli je to mogoče, posebno glede na nasvetu o zmanjšanju uporabe klimatskih aparatov (Coney, 2012).Ko govorimo o spremembah v obstoječih zgradbah, kjer so vpeljana priporočila BS 5454:2000 (2000), potem se morajo vse spremembe vpeljati zelo previdno, ali pa samo takrat, ko se iz-kaže primerna priložnost (Coney, 2012).

4. PAS 198: (2012) specifikacija za upravljanje zaščite okolja za kulturne zbirkebritanski inštitut za standardizacijo je letos objavil Javno dostopno specifikacijo PAS 198:2012149, ki določa zahteve za upravljanje in postavljanje pogojev zaščite okolja za dedi-ščino, ki se hrani v kulturnih zbirkah, bodisi v skladiščih, na razstavah ali v tranzitu. Nanaša se na vse vrste in velikosti kulturnih zbirk v arhivih, knjižnicah i muzejih, bodisi javnih ali priva-tnih/zasebnih. Specifikacija postavlja okvir, znotraj katerega se lahko se specificirajo pogoji zaščite okolja in določijo metode za njihovo uresničitev. Prav tako zagotavlja smernice v ob-liki zapisov in informativnih prilog za podporo inštitucijam, da bi lahko delovale v skladu z zahtevami PAS 198:2012 (2012). Cilj specifikacije je podpreti inštitucije pri zagotavljanju ekoloških pogojev za objekte v nji-hovi skrbi. Odraža rezultate znanstvenih raziskav materialov, ki so se izvajale v prejšnjih letih ter podaja nov pristop s postavljanjem ekoloških potreb objektov hrambe v središče, vendar ne postavlja univerzalnih vrednosti, ki se lahko uporabijo na vse vrste gradiva in objektov.

148 “This publication is not to be considered a British Standard”149 Cena standarda znaša 60 britanskih funtov in se lahko kupi na BSI Online shop http://shop.bsigroup.com/


PAS 198 (2012) je osredotočen na štiri glavne povzročitelje propadanja: temperaturo, relativ-no vlago, onesnaženje in svetlobo, kot tudi na zmanjševanje njihovih učinkov na materiale, ki se običajno nahajajo v kulturnih inštitucijah, ki hranijo kulturno dediščino. Cilj je pomagati inštitucijam, da ustvarijo lastne ocene o pogojih, ki bodo najverjetneje preprečili naglo pos-labšanje ali nepopravljivo škodo na njihovem gradivu. Čeprav se propadanje ne more v celoti preprečiti, se pa lahko v veliki meri zmanjša, če je gradivo shranjeno ali izpostavljeno pogo-jem, primernim za posamezne materiale.Raziskave kažejo, da dobro upravljanje z okoljem lahko podaljša življenjsko dobo tudi obču-tljivih materialov. Ta pristop odraža vedno večjo uporabo rezultatov raziskav glede upravlja-nja z okoljem. PAS daje okvir za odločanje na temelju rizika in promovira strukturirani pristop zagotavljanju primernih pogojev za gradivo. Začetna točka je ocena občutljivosti gradiva in predmetov na temperaturo, relativno vlago, onesnaženje in izpostavljenost svetlobi.PAS promovira najboljšo prakso energetsko učinkovitega pristopa upravljanja gradiva in dru-gih objektov in določa tri ključna načela, ki je treba sprejeti:• zahteve gradiva se morajo definirati preden se sprejmejo odločitve o uporabi sistema

za klimatizacijo, • temperatura i relativna vlaga morata biti specificirani na način, da se lahko omogoči pos-

topna sprememba na letnem ciklusu in• če se načrtuje nova zgradba ali obnova, ni potrebna predpostavka, da so energetski in-

tenzivni sistemi potrebni brez popolne preiskave vseh razpoložljivih opcij (Environmental standard for cultural collections., 2014).

Kot v svojem članku navaja D. Novotny (2012), je PAS 198 precej drugačen od prejšnjih doku-mentov, glede na to da predpisuje pristop, ki temelji na dokazih in od vsake inštitucije zahteva, da opravi oceno rizika za okolje v svojih skladiščih. Posebno pomembna je zahteva, da se določi realna življenjska doba za gradivo in da se upravlja z okoljem na način, da bi se ta dosegla. Pri tem je potrebno upoštevati zahtevo po energiji. Ni dovolj samo reči, da se bo gradivo hranilo večno. Namesto tega je potrebno oceniti pomen gradiva in odločiti, kaj je potrebno ohraniti in iz katerih razlogov. Da bi se lahko izvršila ocena rizika, je potrebno vedeti, kateri materiali se hranijo, njihovo trenutno stanje ter kakšen način je gradivo dostopno oziroma se uporablja. Šele nato se lahko oceni občutljivost na temperaturo, relativno vlago, svetlobo in onesnaženje.Šele nato se lahko na podlagi poznavanja občutljivosti gradiva, njegovega pomena in želene ži-vljenjske dobe trajanja postavijo primerni parametri okolja. Ti parametri so lahko različni za raz-lične dele gradiva, odvisno od materiala, njegovem pomenu in njegovi občutljivosti na različne aspekte okolja. To v principu pomeni, da su postavljeni parametri različni za gradivo, ki jih hranijo arhivi, knjižnice in muzeji, lahko pa so različni tudi znotraj posamezne inštitucije (Novotny, 2012).

5. ISO 11799:2003 informacije in dokumentacija – zahteve za hrambo arhivskega in knjižničnega gradiva

ISO 11799:2003 specificira karakteristike za skladišča, ki s namenjena za dolgotrajno hram-bo konvencionalnega arhivskega in knjižničnega gradiva. Nanaša se na lokacijo in izgradnjo objektov in instalacije ter opremo, ki se uporablja. Nanaša se na vso arhivsko in knjižnično gradivo, ki se hrani v skladiščih, ki so namenjena konven-cionalnemu gradivu. Standard ne izključuje oblikovanje posebnih prostorov ali oddelkov znotraj posameznih skladišč, kjer je okolje lahko pod nadzorom, da bi se ostvarili pogoji, kis o prilagoje-ni specifičnim potrebam arhivskega gradiva. Vendar ne zajema posebnih zahtev za dolgotrajno hrambo zapisov, ki niso v celoti ali popolnoma na papirju, kot so pergament, fotografije ali strojno čitljivi (digitalni) dokumenti. Prav tako se ne nanaša na postopke upravljanja s skladišči.Leta 2005 je bil standard sprejet kot Slovenski standard SIST ISO 11799:2005 Informatika in dokumentacija – Zahteve za shranjevanje dokumentov za arhivsko in knjižnično gradivo.


LiteraturaAcker, Edward, O‘Connell, Paul (2010). Archives and Record Storage Building - Whole Build-ing Design Guide. Sneto 10. 06. 2014 s spletne strani http://www.wbdg.org/design/ar-chives_records.php.Archival documents. Guide to the interpretation of BS 5454:2000. Storage and exhibition of archival documentsBS 5454 Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents. London 2000. Coney, Nicholas (2012). PD 5454:2012. Guide for the Storage and Exhibition of Archival Ma-terals. Archives sector. Sneto 14.06. 2014 s spletne strani http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives-sector-update-summer-2012.pdfDuchein, Michel (1985). Les bâtiments d‘archives: construction et équipements, 2nd edition. Paris: International Council on Archives. Environmental standard for cultural collections (2014). Sneto 10. 6. 2014 s spletne strani http://www.nationalarchives.gov.uk/about/environmental-standard.htm.Hanus, Jozef, Hanusová, Emilia (2011). Archive building – the basic condition for proper function of archives. V Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci, Slovenija, April 6-8, 2011. 10. zbornik referatov, str. 217-226. Maribor: Pokrajinski arhiv. Hanus, Jozef, Hanusová, Emilia (2012). Appropriate Archival Building: Necessity for Proper Function of Any Archives, Atlanti 22, n.1, str. 61-69. Trieste, Maribor: International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor.ICA Bibliography 2: Bibliography of Books, Journal Articles, Conference Papers and Other Printed Sources Relating to Archival Buildings and Equipment (2003). Paris: International Council on Archives. Sneto 10.6.2014 s spletne strani www.ica.org/download.php?id=1776.ISO 11799:2003. Information and documentation - Document storage requirements for ar-chive and library materials.Kitching, Christopher (1993). Archive Buildings in the United Kingdom 1977-1992. Klasinc, Peter Pavel (1987). Arhivski center za strokovno – tehnična vprašanja. Maribor: Po-krajinski arhiv. Klasinc, Peter Pavel (1992). Materialno varovanje klasičnih in novih nosilcev informacij v arhi-vih. Sodobni arhivi, 2, posebna izdaja. Maribor: Pokrajinski arhiv.Klasinc, Peter Pavel (1999). Arhivske zgradbe in oprema v tretjem tisočletju. V Sodobni arhivi, št. 21, str. 58-67. Maribor: Pokrajinski arhiv.Ling, Ted (1998). Solid, Safe, Secure: Building Archives Repositories in Australia. National Ar-chives of Australia.Novotny, Deborah (2012). The changing face of storage at the British Library. Sneto 10. 6. 2014 s spletne strani http://conference.ifla.org/ifla78.PAS 198:2012: Specification for managing environmental conditions for cultural collections.Published Document PD 5454:20123 - Guide for the Storage and Exhibition of Archival Materials.Semlič Rajh, Zdenka (2003). Pomen znanstveno-raziskovalnega dela in mednarodnega sodelova-nja za profesionalno delo v arhivih. V Novak, Miroslav et al. (ur.), Hraniti in ohraniti : 100 let načrtne-ga zbiranja in ohranjanja arhivskega gradiva ter 70 let delovanja profesionalne arhivske ustanove v Mariboru : jubilejni zbornik, str. 321-355. Maribor: Pokrajinski arhiv. Semlič Rajh, Zdenka (2009). Arhivi - Sodobni arhivi - Tehnični in vsebinski problemi klasič-nega in elektronskega arhiviranja 1979-2009. Arhivi, letn. 32, št. 1, str. 71-84. Ljubljana: Ar-hivsko društvo Slovenije.Teuling, Arnold van (2002). Bibliography on archive buildings and equipment / Bibliographie sur les bâtiments et les équipements d’archives. Sneto 10.6.2014 s spletne strani http://pro-vincialearchiefinspecties.nl/pdf/bibliography.pdf


SummarySuitable archival building, repositories and other equipment used for storage of archival hold-ings are a basic preliminary condition for the proper functioning of any Archive. It enables long-term protection of archives, safeguarding, arrangement and description as well as access. Archives buildings are facilities that provide a proper environment for storing records and materials that require permanent protection for historic and lifetime storage and preserva-tion. This building type must be designed to accommodate the loads of the materials to be stored; to enable the sensitive environmental needs of different materials to be permanently stored and preserve, to provide the functional efficiency, safety, security, and comfort of the visiting public and operating personnel and to assure the protection of the archived materials from fire, water, and man-made threat.An archives building must have working environments that are safe, secure, healthy, com-fortable, durable, aesthetically pleasing and be accessible. Administrative office space, archi-val and preservation office space, and permanent storage space for the stored archival and record materials must be accommodated. All kinds of archival buildings, which are intended for permanent storage of archives, must in-clude a wide range of facilities, which are designed for the employees as well as users. These facilities include offices and working rooms, auxiliary facilities for visitors and customers, aux-iliary facilities for employees, archival repositories, access ways and facilities for maintenance. It is necessary to keep in mind that archive buildings are not unique, they are different and in most cases, they represent remarkable and significant architectural structures that have to fulfil the needs of each individual archival institutions. Despite the diversity of archive build-ings, however there are some common principles and rules to be followed. When speaking about archive buildings, equipment and environmental control we have to follow, among the others, the British PD 5454:2012, which provides the relevant guide-lines for the storage and exhibition of archival material and which replaced is 2012 BS 5454, the British PAS 198:2012, which provides specifications for environment control and ISO 11799:2003, which specifies the characteristics of repositories meant for long term storage of conventional archival and library materials.


dr. Milena MariničUniverzitetna psihiatrična klinika Ljubljana, Slovenija

PAPIRNA ZDRAVSTVENA DOKUMENTACIJA - NEVARNA BOMBAPAPER HEALTH RECORDS- DANGEROUS BOMB

IzvlečekTeoretična izhodišča Zakonodaja, ki ureja zdravstvo ne poda natančnih navodilu za vodenje zdravstvene doku-mentacije. Trenutno veljavno evropsko pravo ureja zgolj sodobne oblike, to je elektronsko vodeno zdravstveno dokumentacijo. Obdelave papirne zdravstvene dokumentacije zakono-daja specifično ne ureja, ta to področje postaja nevarna bomba za vdor v zasebnost.Metodologija S pomočjo analize in sinteze domače in tuje zakonodaje s področja osebnih podatkov in zdra-vstvenih zapisov je prikazana pravna ureditev tega področja. S pomočjo preskriptivne me-tode je bilo pridobljeno spoznanje posamičnega ravnanja. Z metodo generalizacije je bila postavljena trditev o splošnem ravnanju, z metodo specializacije pa trditev o posamičnem vedenju zdravstvenih delavcev. RezultatiZaradi nezadostne varnosti zasebnosti v zdravstveni obravnavi je Evropska komisija je izvedla ob-sežno raziskavo, katere posledica bo sprejem Uredbe, ki bo enotno urejala to področje zasebnosti. RazpravaUgotovitve raziskave Evropske komisije kažejo na neučinkovito varovanje zasebnosti. Poleg spremembe zakonodaje je najučinkovitejši ukrep za kakovostno delo zdravstvenih delavcev obsežnejše, na praktičnih primerih podprto in usmerjeno izobraževanje za varno delo.Ključne besede : zdravstvena dokumentacija, nevarna obdelava podatkov

AbstractTheoretical backgroundLegislation governing health does not give detailed instructions for the management of health records. The current European law governs only the modern design, it is managed by electronic health records. Processing paper-based health records are not governed by specific legislation, that this area becomes a dangerous bomb for invasion of privacy in an area that affects man deepest.MethodologyThe analysis and synthesis of both domestic and foreign legislation on personal data and health records shows the legal regulation of this area. By using the prescriptive method it has been obtained knowledge of individual behavior. The method of generalization, it was argued on the general conduct of the method of specialization, the assertion of the individual behavior of health professionals.


ResultsDue to the insecurity of privacy in medical treatment, the European Commission has carried out a comprehensive study, which will lead to the adoption of a Regulation which will uni-formly regulate this area of privacy.DebateThe findings of the European Commission shows that no effective protection of privacy. In addition to the changes in the legislation is the most effective measure for quality of work of healthcare professionals comprehensive, practical examples supported and targeted train-ing to work safely.Key words: health records, dangerous data processing

1. UvodRočno vodena ali papirna oblika zdravstvene dokumentacije je nosilec zdravstvenih zapisov na papirju, zapisi drugih zdravstvenih delavcev, laboratorijski izvidi, rentgenske slike, vide-oposnetki, posnetki telefonskih pogovorov in drugi. Domača zakonodaja ne zagotavlja na-tančne kodifikacije ročne obdelave zdravstvenih podatkov, saj se to v dobi informatizacije podatkovnih zbirk zdi zanemarljivo in neaktualno vprašanje. Upravljavci v odsotnosti pravne ureditve vodijo zdravstveno dokumentacijo dvotirno, kar omogoča nenadzorovano obdela-vo zdravstvenih podatkov in ne zagotavlja varovanja zasebnosti. V odsotnosti natančne kodifikacije zagotavljanja informacijske zasebnosti iz domače sodne prakse izhaja, da je izjeme v pravnem pravilu treba obravnavati zožujoče. Tako ugotovimo, ali dejanski primer vsebuje pravno relevantna dejstva, katerih značilnosti predstavljajo izjemo glede na splošno pravilo.150 Na podlagi jezikove razlage zdravstveni podatki takšno izjemo znotraj ZVOP-1-UPB1 tudi predstavljajo, zaradi česar je od prihodnje zakonodaje treba zahte-vati posebno, bolj opredeljeno obdelavo teh podatkov. Zdravstvena dokumentacija, potreb-na za zdravstveno obravnavo, je bolj ali manj dostopna zdravstvenim delavcem oddelka in prepuščena njihovim moralnim kakovostim.151 Zaradi zlorab, in ker legum corrector usus152, mora prihodnji zakon določiti, da razen temperaturnega lista, ki je podlaga za terapijo, druga zdravstvena dokumentacija v papirni obliki ni dostopna na oddelku, določiti pa mora tudi nivojsko dostopnost za papirne nosilce zdravstvenih podatkov.

2. Ročna obdelava zdravstvenih podatkov na papirnih nosilcihNajveč zdravstvene dokumentacije pri izvajalcih in v arhivih je v RS še vedno v papirni obliki. Obdelave zdravstvenih podatkov na papirnih nosilcih rigidna zakonodaja ni spremenila. Di-rektiva obdelavo osebnih podatkov opredeljuje kot vsakršen postopek v povezavi s podatki, ne glede na način obdelave, pri čemer gre poleg zbiranja, shranjevanja, uporabe, beleženja in urejanja še za prilagajanje, iskanje, posvetovanje, posredovanje, dajanje na razpolago, kombiniranje, blokiranje, izbris ali uničenje.153 Varna hramba zdravstvene papirne dokumen-tacije zahteva: ugotavljanje možnih groženj in ocenjevanje posebne ranljivosti, na podlagi česar je možno načrtovati ukrepe za zaščito. Tak načrt reševanja zdravstvene dokumentacije v primeru izrednih razmer, kot so poplava, izpust vode ali kanalizacije, požar ali potres, mora

150 Iz obrazložitve odločbe Vrhovnega sodišča RS z dne 27. 8. 2009 izhaja, da s pomočjo argumentacije o utesnjujoči razlagi iščemo bistvo pravnega pravila, kot izhaja iz razlage sklepa v zadevi II Ips 421/2007.(e-vir)

151 Zapis pripovedi pacienta pa je zdravstvenemu delavcu dostopen štiriindvajset ur. Razlika je pri zdravstveni dokumen-taciji forenzičnih pacientov, kjer je na podlagi internih pravil omejena dostopnost. Zdravstvene podatke zaposleni uporabijo kot navdih za pisanje knjige, v katerih opisujejo zgodbe pacientov, kot v knjigi Natalije Pavlič. Pavličeva, srednja medicinska sestra v psihiatrični ustanovi, je oktobra 2012 pri založbi Pasadena izdala knjigo z naslovom Pasti zaznave, v kateri opisuje pripovedi pacientov, zdravljenih v psihiatrični bolnišnici, v anonimizirani obliki.

152 Slov. zakone popravlja uporaba.153 Glej člen 2. B Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta, 1995, str. 0031–0050.(e-vir)


tako imenovani katastrofalni načrt zajemati: oceno fizične varnosti, to je nadzor nad ognjem in krajo dokumentacije, pa tudi nadzor dostopa do nje.154 Načrtov reševanja zdravstvene do-kumentacije domača zakonodaja ni predvidela. Pravila ravnanja z zdravstveno dokumenta-cijo ustvarja v Sloveniji vsak upravljavec zase na podlagi ZVOP-1-UPB1 in ZPacP. ZPacP nastopa v razmerju do ZVOP-1-UPB1 kot lex specialis155, ki pa hrambe zdravstvenih podatkov sploh ne ureja, ker je bolj osredotočen na samo obdelavo, pri urejanju tega področja pa se celo skli-cuje na ZVOP-1-UPB1. ZVOP-1-UPB1 razen nekaterih določb, ki se grobo dotikajo občutljivih osebnih podatkov, kamor prišteva tudi zdravstvene, tega področja ne opredeljuje. ZPacP vse-buje le določbe o varovanju poklicne skrivnosti, seznanitvi z zdravstvenimi podatki, njihovi obdelavi izven zdravstvene obravnave in o sporočanju nedovoljene obdelave. Nedovoljene obdelave upravljavci ne beležijo v ročno vodenih evidencah, zato je tudi ne sporočajo.Za varno hrambo zdravstvene dokumentacije potrebujemo natančna določila in uvedbo vode-nja natančnejših evidenc spremljanja dostopa do osebnih podatkov, kot navaja Milne v svojem delu. Poleg tega pa morajo upravljavci po mnenju avtorja predvideti še reševanje zdravstvene dokumentacije za primer neželenih dogodkov, kar vsebuje načrt reševanja neljubih dogodkov ter učinkovite protipožarne in protipoplavne zaščite, ki ga imenuje katastrofalni načrt.156 Uprav-ljavci seznanitve osebja, ki v obravnavi ne sodeluje, ne prepoznavajo kot delikt, temveč raje kar tiho dopuščajo takšno ravnanje, ker je prikrito in težko dokazljivo. Pravni pregovor pravi consen-tire videtur, qui longo tempore patitur157. Zdi se, kot da de minimis non curat lex158, pa vendar slab odnos do osebnih in znotraj tega tudi zdravstvenih podatkov sploh ni malenkost. Pozornost za-konodaje je usmerjena predvsem na elektronsko vodenje zdravstvene dokumentacije. Velik del zdravstvene dokumentacije je še v papirni obliki, ali pa se, podobno kot v Sloveniji, vodi dvojno. Zato je Francija dojela, da je tudi to dokumentacijo nujno zakonsko urediti in predvideva spre-jem zakona o papirni zdravstveni dokumentaciji še jeseni 2015.159 Na podlagi prikazanih dejstev glede dostopnosti do zdravstvenih podatkov sem v strokovnem prispevku želela najti zakonsko podlago, ki bi v domačem pravu določno urejala ravnanje s papirnim dokumentarnim gradivom.V iskanju pravnega akta, ki bi po podobnosti objekta urejanja ustrezal obdelovanju zdravstve-ne dokumentacije, pridemo do Uredbe o upravnem poslovanju. Določila Uredbe o upravnem poslovanju delujejo po načelu transparentnosti postopkov obdelave podatkov in kot izved-beni predpis zelo natančno določajo ravnanje z dokumentarnim gradivom, kar zdravstveni zavodi delno povzemajo pri urejanju upravnega dokumentarnega gradiva. Pri zdravstveni dokumentaciji pa so na podlagi argumenta sklepanja po podobnosti prevzeli le posamezne določbe, saj je zakonodajalec opredelil njeno veljavnost zgolj za državne organe160 Prav zato je treba sprejeti zakon o zdravstveni dokumentaciji (in zdravstvenih podatkih), ki bo imel precej pomembno vlogo pri varovanju zasebnosti pacienta, zaradi česar je natančna ureje-nost tega področja toliko pomembnejša in nujna.161 Na podlagi sklepanja na analogio legis162 velja obveznost beleženja vpogledov in fotokopiranja, kot je določeno v Uredbi o upravnem poslovanju,163 enako ravnanja z zdravstveno dokumentacijo, ki je po svoji naravi tudi doku-mentarno gradivo. Specialnega zakona, ki bi dal pravno podlago ravnanju z zdravstveno do-kumentacijo, kot to nalaga Direktiva 95/46/ES, nimamo. Zakon o duševnem zdravju, ki bo

154 Glej M. Milne, 2006.(e-vir)155 Slov. specialni zakon.156 Glej M. Milne, 2006.(e-vir)157 Slov. velja, da soglaša, kdor dolgo nekaj prenaša.158 Slov. zakonu ni mar za malenkosti.159 C. Gekiere, 2014. V pripombah na predlog zakona zdravnik psihiater opozarja na premajhno pozornost zakona

zasebnosti pacientov in predlaga spremembe.160 Glej Uredba o upravnem poslovanju, 2005.(e-vir)161 Zakon o zdravniški službi v 50. členu predvideva za vodenje zdravstvene dokumentacije in druge evidence s

področja zdravstva poseben zakon.(e-vir)162 Slov. za neurejen primer velja ista pravna posledica kot za pravno urejenega.163 Uredba o upravnem poslovanju določa beleženje izdanih fotokopij, beleženje vpogledov in dovoljeno seznani-

tev s podatki zgolj osebam, ki pri obravnavi zadeve sodelujejo.


podrobneje prikazan v pregledu domačih pravnih aktov, določa samo obveznost vodenja evi-denc v nadzorovani obravnavi in pri posebnih varovalnih ukrepih.164 Na podlagi teleološke razlage Direktive 95/46 lahko sklepamo, da je Slovenija med državami, ki določil omenjene direktive ni ustrezno pretočila v domače pravo, zato posledično nima urejenega zahtevanega pravnega varstva po veljavni zakonodaji, zaradi česar je takšna agenda165 nujna.

2.1. Kako v resnici obdelujejo zdravstveni delavci podatkeS pomočjo preskriptivne metode statističnega raziskovanja ugotavljamo nezavidljivo sliko dogajanja v zdravstvenem zavodu. Medicinska sestra naroča paciente in evidenco čakajočih pušča na pultu ambulante. Takšni podatki so dostopni snažilki, vzdrževalcu in še komu, ki v odsotnosti zdravstvenih delavcev prihajata v prostore. Administratorka v sprejemni pi-sarni tipka psihološki izvid pri čemer je skozi steklo viden dokument vsem osebam, ki se ta dan pri njej registrirajo za pregled pri zdravniku, kar nepooblaščenim daje možnost sez-nanitve kje neka oseba koristi zdravstvene storitve. Nadalje medicinska sestra na hodniku opravlja triažo tako,da vpričo vseh ostalih čakajočih zahteva od pacienta zaupne podatke. V ambulanti so poleg zdravnika, ki izvaja pregled še njegovi sodelavci, ki pa zdravstvene obravnave ne izvajajo. Iz največje bolnišnice v državi in odvetniki, ki naj bi varovali pravice pacientov pošiljajo pošto iz katere je razvidno ime pacienta in še kaj več o njegovih zdra-vstvenih problemih glede na naslov izvajalca kamor ga naročajo na konziliarni pregled. (glej prilogo 1). Medicinska sestra med čakanjem pri odprtem telefonu pridobiva osebne in zdravstvene podatke pacienta.166

3. Elektronska obdelava zdravstvene dokumentacijeElektronski obdelavi zdravstvenih podatkov, predvsem pa vpogledom v elektronsko zdra-vstveno dokumentacijo se izvajalci izogibajo zaradi sledljivosti vpogledov. Varna obdelava zdravstvenih podatkov pa temelji samo na tako imenovani notranji sledljivosti, in sicer na podlagi pisnega zaprosila za vsako pridobivanje dokumentacije iz tekočega ali trajnega arhi-va,ki se vodi tudi v elektorski zdravstveni dokumentaciji.

3.1. Evidenca seznanitev z zdravstvenimi podatkiZaprosilo za zdravstvene podatke v interni obdelavi mora vsebovati razlog vpogleda. Evidenca teh zaprosil je podlaga seznama podatkov, s katerimi bo posameznik informi-ran o posredovanju njegovih zdravstvenih podatkov. Dostopnost večjega števila zapo-slenih do tekoče zbirke dokumentarnega gradiva namreč predstavlja veliko nevarnost možnosti zlorab.167 Dostopnost do zdravstvene dokumentacije za upravičence v čitalnici kot čitalniško gradivo bistveno preprečuje zlorabe.168 Elektronsko beleženje zaprosil, iz-

164 Nadzorovana obravnava je posebna oblika zdravstvene obravnave pacienta na prostosti. Posebni varovalni ukrepi pa se po zakonu lahko izvajajo samo v varovanih oddelkih psihiatrične bolnišnice in predstavljajo omeje-vanje pravice do svobode gibanja.

165 Načrtovan potek dejanj.166 To je le nekaj zgodb, ki jih je avtorica sama doživela v zadnjih treh letih pri različnih izvajalcih zdravstvene obrav-

nave. Vse te zgodbe imajo naslov ambulante.167 Zdravstveni delavec, ki pri zdravstveni obravnavi ni sodeloval, ni imel legitimne pravice dostopa do zdravstve-

ne dokumentacije in mu ta tudi v dopoldanskem času ni bila dostopna. V praksi pa je bila moč nadrejenega zlorabljena za neupravičen dostop do zdravstvene dokumentacije v popoldanskem času. Tak dostop zato tudi ni bil evidentiran. Transparentnost dostopa do zdravstvene dokumentacije je zagotovljena le, če vsako izdajo dokumentacije vodi arhivarka na podlagi pisnega zaprosila. Doslednost pisnega zaprosila za vsako izdajo zdra-vstvene dokumentacije iz arhiva, tudi v primeru hospitalizacije, je avtorica tega dela uvedla v Psihiatrični kliniki Ljubljana in s tem prispevala k večji transparentnosti seznanitev. Tak dokument pomeni varovalo, saj mora prosi-lec zapisati namen uporabe dokumentarnega gradiva (kot na primer sprejem osebe), kar bi preprečilo zahtevke iz neupravičenih in osebnih razlogov. Uporaba zdravstvene dokumentacije iz tekoče in stalne zbirke po principu čitalnice bistveno poveča varnost zdravstvenih podatkov, prepreči zlorabe in izgubo dokumentarnega gradiva.

168 Sodnim izvedencem in tudi raziskovalcem, kjer je KME odobrila raziskavo na ne anonimiziranih podatkih, s foto-kopiranjem ali omogočanjem dostopa zaradi neustrezne hrambe.


daje dokumentacije v originalni obliki ali fotokopij za sodne izvedence, raziskovalce ali druge upravičence omogoča tudi beleženje vračila takšne dokumentacije ali fotokopij, ki jih upravljavec nato uniči. Informacijski sistem tako ustvari seznam oseb, ki so bili z zdravstvenimi podatki seznanjeni. Trenutno upravljavci te pravice pacientom ne zagota-vljajo v celoti, saj so zaradi odsotnosti evidence podatki nepopolni, pacientova zasebnost pa slabo varovana zaradi nekontroliranega dostopa do zbirke.169 Vstop v arhivski prostor mora biti evidentiran na zanesljiv način.170 Pri ravnanju z nosilci zdravstvenih podatkov naj velja abundans cautela non nocet171.

4. RazpravaUpravljavci z zdravstvenimi podatki v praksi vodijo zdravstveno dokumentacijo dvotirno. Na eni strani sledijo sodobni obliki elektronske obdelave, kjer so vsi vpogledi v dokument in spremembe zabeleženi, pod drugi strani pa vse te elektronsko vodene zapise natisnejo in tako ustvarjajo neomejene možnosti nezakonite obdelave. Vsak dokument, ki nosi ime in priimek posameznika, še bolj, pa če je na njem tudi diagnoza mora biti zaklenjen in varovan pred nepooblaščenim dostopom. Prav tako mora biti monitor na katerem so vidni takšni po-datki obrnjen tako,da nepooblaščeni posamezniki ne bodo imeli možnosti branja zapisov.Zdravstvena dokumentacija se zbira v tako imenovani priročni zbirki, po smrti osebe pa se hra-ni v stalni zbirki dokumentarnega in arhivskega gradiva. Dostop in ravnanje s tekočo zbirko zdravstvene dokumentacije bi zakon moral urediti na nacionalni ravni, saj ga trenutno v skladu z ZVOP-1-UPB1 vsak upravljavec ureja po svoje. Zdravstvena dokumentacija je za delo zdrav-nika potrebna ob vsakem ponovnem sprejemu pacienta v ustanovo172 ali pa gre zgolj za ma-gna est vis consuetudinis.173 O nujnosti dostopa do papirne oblike zdravstvene dokumentacije štiriindvajset ur dnevno, so v dobi digitalizacije174 večine zdravstvenih podatkov zelo različna mnenja, tudi znotraj enega upravljavca. Pasti za kršenje zasebnosti bodo odpadle v trenutku, ko bo izvajalcem naložena uporaba informatizirane zbirke zdravstvenih podatkov v odsotnosti arhivarja in trdnih varnostnih ukrepov za dostop do ročno vodenih evidenc. Zdravstveni podatki zapisani na papirju ne omogočajo kontrole obdelave, zato so vse sezna-nitve z njimi prikrite. Upravljavec nima nadzora nad fotokopiranjem, vpogledom niti krajo papirne zdravstvene dokumentacije. Za varnost dokumentov v zdravstveni dokumentaciji je nujno voditi na začetku zbirke seznam vsebine in vse dokumente paginirane v zgornjem des-nem kotu. Takšna evidenca dokumentov omogoča ugotavljanje manjkajočih dokumentov v primeru kraje.Za varno hrambo zdravstvene dokumentacije potrebujemo natančna določila in uvedbo vo-denja natančnejših evidenc spremljanja dostopa do osebnih podatkov, kot navaja Milne v svojem delu. Poleg tega pa morajo upravljavci po mnenju avtorja predvideti še reševanje zdravstvene dokumentacije za primer neželenih dogodkov, kar vsebuje načrt reševanja ne-ljubih dogodkov ter učinkovite protipožarne in protipoplavne zaščite, ki ga imenuje kata-strofalni načrt.175 Upravljavci seznanitve osebja, ki v obravnavi ne sodeluje, ne prepoznavajo kot delikt, temveč raje kar tiho dopuščajo takšno ravnanje, ker je prikrito in težko dokazlji-vo. Pravni pregovor pravi consentire videtur, qui longo tempore patitur176. Zdi se, kot da de

169 Zaradi kadrovskih razlogov, odsotnosti arhivarja, je v popoldanskem in nočnem času dovoljen dostop v tem času zdravstvenemu osebju. Dejstvo, da so prostori za arhiviranje odmaknjeni od drugih in je v tem času prisotnih v zavodu le nekaj oseb, poveča tveganje za zlorabo zdravstvenih podatkov.

170 Zvezki z vpisovanjem vstopov niso zanesljiv način. Boljši od tega je videonadzor ali omogočen vstop na podlagi kartice.171 Slov. človek ni nikoli preveč previden.172 Sprejemi pacientov v bolnišnicah niso načrtovani, temveč se odvijajo tudi popoldan in ponoči.173 Slov. veliko moč navade. Vsaka hospitalizacija je unikaten dogodek, zato zahteva celovito in posebno presojo.174 Vsa zdravstvena dokumentacija se beleži v elektronski obliki, hkrati pa je vodena še papirna zdravstvena doku-

mentacija, v kateri se nahajajo tudi izvidi in mnenja drugih strokovnjakov.175 Glej M. Milne, 2006.(e-vir)176 Slov. velja, da soglaša, kdor dolgo nekaj prenaša.


minimis non curat lex177, pa vendar slab odnos do osebnih in znotraj tega tudi zdravstvenih podatkov sploh ni malenkost. Pozornost zakonodaje je usmerjena predvsem na elektronsko vodenje zdravstvene dokumentacije. Velik del zdravstvene dokumentacije je še v papirni ob-liki, ali pa se, podobno kot v Sloveniji, vodi dvojno. Zato je Francija dojela, da je tudi to doku-mentacijo nujno zakonsko urediti in predvideva sprejem zakona o papirni zdravstveni doku-mentaciji še jeseni 2015.178 Na podlagi prikazanih dejstev glede dostopnosti do zdravstvenih podatkov sem v strokovnem prispevku želela najti zakonsko podlago, ki bi v domačem pravu določno urejala ravnanje s papirnim dokumentarnim gradivom.Za varnost zasebnosti je bistvenega pomena varna hramba dokumentarnega gradiva na na-čin,da upravljavec zagotavlja, da bodo do zdravstvenih podatkov posameznika dostopajo le zdravstveni delavci, ki v zdravstveni obravnavi sodelujejo. Zagotavljanje varnosti zasebnosti pomeni kakovost zdravstvenih storitev. Pacienti izberemo zdravstvene delavce, ki jim lahko zaupamo, da bodo zdravstveno obravnavo izvajali nam v prid. Še tako prijazen sprejem paci-enta bo v celoti zasenčilo spoznanje, da do zdravstvenih podatkov lahko dostopa zdravstve-no osebje,ki ni upravičeno do njih, saj je zanimanje za nam znano osebo staro kot človeštvo samo. Pacient na tak način izgubi zaupanje v zdravnika, pa naj bo ta še tako velik strokovnjak. Če pa zdravniku ne more zaupati, tudi obiski v njegovi ambulanti niso smiselni. Zdravnik,ki ne pozna vseh dejstev, ne more izkoristiti vsega svojega znanja,da bi pomagal pacientu. Tako pacient tudi ni deležen najboljše zdravstvene obravnave. Zamolčanje podrobnosti bolezen-skih znakov pomeni, da zdravstvena obravnava ne bo pravilna, dovolj učinkovita in dobra.

5. ZaključekZakonodajalec sprejema pravne akte s katerimi ureja elektronsko obdelavo zdravstvenih podatkov, zanemarja pa svojo dolžnost za področje varnosti zdravstvenih podatkov, ki so še vedno v papirni obliki. Hkrati pa premalo določna zakonodaja daje možnost upravljavcu, da elektronske zapise izpisuje in se tako izogne kontroli vpogledov. Zato je nujno pravno defini-rati prepoved tiskanja elektronskih zapisov. Tiskan izvod zdravstvenih zapisov naj služi samo za arhiviranje. Dostopnost tem arhivskim izvodom zdravstvene dokumentacije pa treba na-tančno definirati in voditi evidenco.Posameznik, uporabnik zdravstvenih storitev, ima subjektivno pričakovanje, da bodo podatki za-varovani na način, ki bo zagotavljal varovanje zasebnosti v skladu z zakoni. Sporočanje zdravstve-nih podatkov in njihovo dajanje na razpolago tretjim osebam brez soglasja pacienta, na katerega se podatki nanašajo, predstavlja nezakonit vdor v zasebnost. Osveščeni pacienti zato ne koristijo uslug takšnih zdravnikov, ki ne znajo, ali namerno ne varujejo njihove zasebnosti. Na eni strani ugotavljam slabo poznavanje osebnih podatkov, na drugi strani pa avtomatizira-no delovanje zdravstvenih delavcev in sodelavcev pri čemer ne razmišljajo o zasebnosti. Varo-vanje zasebnosti predstavlja eno od pomembnih meril kakovosti. Kljub odsotnosti natančne zakonske ureditve v zvezi z vodenjem zdravstvene dokumentacije mora zdravstveni delavec opravljati kakovostno zdravstveno obravnavo zato mora dobro poznati zakonodajo s področja varovanja zasebnosti. Zakonodaja pa je suha materija,ki življenjskih primerov ne zajema dobe-sedno. Da bi zdravstveni in drugi delavci znali zakonodajo implementirati v življenje in delo je nujno učinkovito in s praktičnimi primeri podprto izobraževanje. Izobraževanje s področja var-ne obdelave zdravstvenih podatkov nujno že na srednje šolski ravni in potem na vseh nivojih , tako zdravstvenih kot, pravnih in organizacijskih izobraževalnih programov.

177 Slov. zakonu ni mar za malenkosti.178 C. Gekiere, 2014. V pripombah na predlog zakona zdravnik psihiater opozarja na premajhno pozornost zakona

zasebnosti pacientov in predlaga spremembe.


LiteraturaDirektiva 95/46/ES Evropskega Parlamenta In Sveta O varstvu posameznikov pri obdelavi os-ebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov. URL: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/razno/Direktive_E_parlamenta_in_Sveta.pdfMilne, Michael, March 06, 2006. HIPAA in a “Nutshell” - Guidelines for EMR and Paper Medical Records Compliance, 6. 3. 2006. URL: http://ezinearticles.com/?HIPAA-in-a-Nutshell---Guide-lines-for-EMR-and-Paper-Medical-Records-Compliance&id=156737.:1.12.2016Gekiere, Claire Lettre du Claire Gekiere, psychiatre et praticien hospitalier, sur l’accès aux soins en Savoie - février 2014. URL: http://www.smg-pratiques.info/Lettre-du-Claire-Geki-ere.html:11.6.2015Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13: URL: http://www.pisrs.si/Pis.web/pregled-Predpisa?id=URED3602: 2.1.2016Zakon o zdravniški službi (Uradni list RS, št. 72/06 – uradno prečiščeno besedilo, 15/08 – ZPa-cP, 58/08, 107/10 – ZPPKZ in 40/12 – ZUJF) URL: http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPred-pisa?id=ZAKO1395:12.1.2016

SummaryThe legislature adopts legal acts which regulates the electronic processing of medical data, but neglects its duty in the field of health data security, which are still in paper form. At the same time a lack of precise legislation gives the possibility to the operator to electronic re-cords is printing to avoid controlling insights. It is therefore essential to define the legal ban on the printing of electronic records. A printed copy of the health records should serve only for archiving. Access to the record copy medical records, so you should carefully define and keep records.An individual user of health services, has a subjective expectation that the infor-mation will be protected in a way that ensures the protection of privacy in accordance with the law. The communication of health data and putting them available to third parties with-out the consent of the patient, the data subject, represents an unlawful invasion of privacy. Conscious patients therefore do not benefit from services such doctors, who can not, or de-liberately fail to protect their privacy.One side note poor knowledge of personal data, on the other hand, the automatic operation of health workers without considering the privacy. Pri-vacy is one of the important quality criteria. Despite the absence of a specific regulation with regard to the management of medical records, the healthcare professional should perform high-quality health treatment so the well-known law in the area of privacy. Legislation is dry matter, that life does not cover cases literally. To health and other workers know the legisla-tion to implement the life and work is urgently and effectively with practical examples based training. Training in the safe processing of health data necessarily been the middle school level and then at all levels, such as medical, legal and organizational training programs.


mr. phil. Aida Škoro BabićArchives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia

FINDING THE TRUTH THROUGH ARCHIVES ISKANJE RESNICE S POMOČJO ARHIVSKEGA GRADIVA

AbstractEuropean countries share a common history stored and preserved in the archives. With the historical overview of the most painful moments of 20th century of that common history, the author is dealing with the issue of proving crimes and redressing injustices. The time of Second World War was the time of destructive policy and brutal violation of human rights. For reparations and proving injustices archival records were essential. Also present time makes many different types of injustices to groups of people or individuals, and archival science must be raised above political interests as well as common archival policy and practice should be established. Therefore, it is necessary to unify an archival legislation, especially in European countries, and reduce a political influence of single state, because records that are produced today may be crucial in proving certain facts in the future. Key words: archives, war records, confiscation of property, violating human rights, archival legislation

IzvlečekEvropske države delijo skupno zgodovino, ki se hrani v arhivih. Z zgodovinskim pregledom najbolj bolečih momentov 20. stoletja te skupne zgodovine se avtorica ukvarja z vprašanjem dokazovanja zločinov in poprave krivic. Čas druge svetovne vojne je bil čas uničevane po-litike in brutalnega kršenja človekovih pravic. Za popravo in dokazovanja krivic je arhivsko gradivo ključnega pomena. Prav tako današnji čas prinaša več vrst krivic skupinam ljudi ali posameznikom, tako mora biti arhivska znanost povzdignjena nad političnimi interesi, prav tako pa se morata vzpostaviti enotna arhivska zakonodaja in praksa. Potrebno je poenotiti arhivsko zakonodajo, posebno v državah članicah Evropske unije, ter zmanjšati politični vpliv posamezne države, kajti arhivsko gradivo, ki nastaja danes, bo morda ključnega pomena pri dokazovanju določenih dejstev v prihodnosti. Ključne besede: arhivi, vojno arhivsko gradivo, zaplemba imetja, kršenje človekovih pravic, arhivska zakonodaja


1. IntroductionEuropean countries share a common history stored and preserved in the archives. They are built on fundamental values such as freedom, democracy and respect for human rights. Their common experience of Second World War and experience of majority of those countries in communistic regime are making them even more connected, especially through archival re-cords. By commemorating the victims, by preserving the sites and archives associated with deportations, Europeans will preserve the memory of the past, including its dark sides. It is particularly important to do so now, as witnesses are progressively disappearing. An aware-ness of the full dimensions and tragic consequences of the Second World War will thereby be maintained, in particular through the involvement of the younger generations of Europeans. By remembering the past and recognizing the meaning of archival records as an important tool for building the future in a democratic way. It is maybe too early to talk about the com-mon history for entire Europe, but for sure it is not too early to talk about common archival policy, common archival science and practise. Historiography is full of national myths, which are created and fostered with a political goal. At the moment there is little motivation to question those myths or to deal with the dark-est questions of the recent past. Archives have an important role in creating and maintain-ing memory. As Schwartz and Cook put down: ”Memory, like history, is rooted in archives. Without archives, memory falters, knowledge of accomplishments fades, pride in a shared past dissipates. Archives counter these losses. Archives contain the evidence of what went before.”179 But archives have also another important role and this paper outlines additional areas of that role and with it a deriving task of archival records in future. That is the role in truth-seeking process and prosecution initiatives, especially related to human rights aspects and in a relationship with transitional justice programme works for achieving justice, peace and reconciliation in post-conflict states.

2. Second World War- examples of brutal violating human rightsNazism180, totalitarian movement led by Adolf Hitler181 as head of the Nazi Party in Germany left a significant mark in the history of Europe. In its intense nationalism, mass appeal, and dictatorial rule, National Socialism shared many elements with Italian fascism. Nazism was far more extreme.182 It attempted to reconcile conservative, nationalist ideology with a so-cially radical doctrine. In so doing, it became a profoundly revolutionary movement, but a negative one. Rejecting rationalism, liberalism, democracy, the rule of law, human rights, and all movements of international cooperation and peace, it stressed instinct, the subordi-nation of the individual to the state, and the necessity of blind and unswerving obedience to leaders appointed from above. It also emphasized the inequality of men and races and the right of the strong to rule the weak; sought to purge or suppress competing political, religious, and social institutions; advanced an ethic of hardness and ferocity; and partly de-stroyed class distinctions by drawing into the movement misfits and failures from all social classes.183 Between 1938 and 1945 Hitler’s regime attempted to expand and apply the Nazi system to territories outside the German Reich. He recognized the need for certain allies, sat-

179 Joan M. Schwartz, Terry Cook: Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory, Archival Science 2, 1-19, 2012, p. 18. https://www.nyu.edu/classes/bkg/methods/schwartz.pdf. (10.10.2014)

180 German: Nationalsozialismus. More about fascism and related nazism look at the 129181 Adolf Hitler, byname Der Führer (German: “The Leader”) (born April 20, 1889, Braunau am Inn, Austria—died April

30, 1945, Berlin, Germany), leader of the National Socialist (Nazi) Party (from 1920/21) and chancellor (Kanzler) and Führer of Germany (1933–45). He was chancellor from January 30, 1933, and, after President Paul von Hin-denburg’s death, assumed the twin titles of Führer and chancellor (August 2, 1934). Encyclopaedia Britannica: Adolf Hitler, http://www.britannica.com/EBchecked/topic/267992/Adolf-Hitler (22.06.2014)

182 Encyclopaedia Britannica: National Socialism. http://www.britannica.com/EBchecked/topic/405414/National-Socialism (22.6.2014)

183 Ibid.


ellite states or friendly neutrals. Allies, satellites and the upper administrations in some of the occupied territories (Slovenian territories in Yugoslavia, for example) produced a new configuration of states under German leadership and domination; Italy was a German’s ally from the beginning.184 Bulgaria, for example, a friendly state without ever becoming a fully ally, cooperating economically, receiving a slice of Yugoslavia, and allowing its territory to be freely used for the transit of German troops. German expansion also created satellite states, in the context of historical overview for the history of Slovenia185, the important satellite state was Croatia (1941).186

At the beginning, German started with denationalization performing particularly in the cul-tural and political areas. Then they started with planned policy. Nazi policy stressed the su-periority of the Nordic race, a sub-section of the white European population defined by the measurement of the size and proportions of the human body models of racial difference. From 1940 the Nazis divided the population into different groups. Later adapted in all Na-zi-occupied countries by 1942, the Germanisation program used the racial caste system of reserving certain rights to one group and barred privileges to another. Across Europe they started with mass deportations of civil populations and ethnic violence. Between 1941 and 1945 Jews, Gypsies, Slavs, communists, homosexuals, the mentally and physically disabled and members of other groups were targeted and methodically murdered in the largest gen-ocide of the 20th century. In total approximately 11 million people were killed during the Holocaust including over 1 million children. One of the most important tasks of the German occupying forces, for example in Slovenia, was the destruction of the Slovenian nation as an ethnic community. That goal planned to achieve by the large-scale expulsion of undesirable Slovenes, especially intelligentsia, by transfer in Volksdeutsche from Italian-annexed part of Slovenia (northeast Italy), east and southeast Europe and by Germanisation of the remaining Slovene population. In occupied Slovenia they used services of the local Volksdeutsche to further their aims.187

Even children were given special procedures. Some were sent together with their parents in concentration camps, while others were deprived from their families and sent to concentra-tion camps. Younger children were sent to Lebensborn188 homes societies that were available to German families for adoption.

184 In September 1937, Mussolini (in full Benito Amilcare Andrea Mussolini, byname Il Duce (Italian: “The Leader”) (born July 29, 1883, Predappio, Italy—died April 28, 1945, near Dongo), Italian prime minister (1922–43) and the first of 20th-century Europe’s fascist dictators. Encyclopaedia Britannica: Benito Mussolini, [http://www.britannica.com/EBchecked/topic/399484/Benito-Mussolini] (22.6.2014) visited Germany. Hitler put on a major display of military power for Mussolini and by the end of the visit, Mussolini became convinced that Germany was the power he should ally with. He was sure that an alliance with Germany would lead to Italy becoming more powerful throughout Europe. “Italy and Germany 1936 to 1940”. HistoryLearningSite.co.uk. 2005. Web. [http://www.historylearningsite.co.uk/italy_and_germany_1936_to_1940.htm] (22.6.2014)

185 History of the Second World War in Slovenia is essentially connected to the countries of ex-Yugoslavia, because before and after the war it was one county. (note of the author)

186 Payne, G. Stanley: A History of Fascism, 1914 – 1945, University of Wisconsin Pres, Jan 1, 1996, P. 376. There was also a Vichy France, France under the regime Of Marshal P hilippe Pétain from the Nazi German defeat of France to the Allied liberation in World War II. Encyclopaedia Britannica: Vichy France, http://www.britannica.com/EB-checked/topic/627433/Vichy-France (22.06.2014)

187 Tomasevich, Jozo: War and Revolution in Yugoslavia: 1941-1945, Stanford University Press, 2001, p. 85188 Lebensborn was founded in 1936. Nazi Conspiracy and Agression, Volume V, Office of United States Chief of Coun-

sel forb Prosecution of Axis Criminality, Washington, 1946, p. 465. http://www.loc.gov/rr/frd/Military_Law/pdf/NT_Nazi_Vol-V.pdf (22.6.2014)


2.1. Confiscation of property For expulsion provided individuals were arrested. Everything was taken away from them and all their possessions were confiscated in favour of the Third Reich, on Slovenian territory of the National Commissioner for the strengthening of Germanism.189

In Croatia, immediately after the Independent State of Croatia (NDH-Nezavisna država Hrvat-ska) was proclaimed on 10 April 1941, the next day the first group of Jewish public and cultur-al workers were arrested with a view of ‘contribution’, by giving gold, jewels, and money. On 10 October 1941, Provision of law on nationalization of Jews’ and Jewish companies’ proper-ty (Zakonska odredba o podržavljenju imetka Židova i židovskih poduzeća) was adopted and the next year, on 30 October 1942, with Provision of law on nationalization of Jewish proper-ty (Zakonska odredba o podržavljenju židovske imovine) they have finished the process; and Jewish property was completely nationalized.190

A number of people was forced to sell their property to German authorities and to leave the Reich. Of course, there were also political opponents, who were prosecuted, arrested, sent to concentration camps or simply shot. Among them, for example in Slovenia, there were also relatives of partisans and killed hostages, who were supposed to be arrested and turned to Gestapo, and their property was also confiscated.191

Also during the holocaust, the occupation authorities in Serbia seized all Jewish property. On 30 May 1941, the chief commander of the German occupation forces in Serbia ordered that Jews and persons married to Jews, must report all their property. The right of owner-ship on all Jewish property was registered in the land books, in List «A» as property of Serbia. This seizure of Jewish property was sanctified by the Decree of the Council of Ministers (the quisling government) of Milan Nedić, signed by all members of Nedić’s Government. This de-cree seized all the Jewish property without any compensation and was transferred to state property of Serbia. All movable and immovable property was seized from the 35,000 Jews, which was the number of Jews in Serbia before the occupation, and seizure also covered all the Jewish community property, property of cultural, educational, religious, social, economic, youth and sports organizations. The seizure applied to synagogues, hospitals, old peoples’ homes, children’s institutions, etc.192

Along with the property confiscation there was organized a cultural plunder. The Einsatzstab Re-ichsleiter Rosenberg (ERR), the special operational task force headed by Adolf Hitler’s leading ideologue Alfred Rosenberg, was one of the main Nazi agencies engaged in looting cultural val-uables in Nazi-occupied countries during the Second World War. The detail with which the ERR documented the art, archives, books, and other Judaica it plundered has proved essential for the

189 Ferenc, Tone: Tragedija Slovencev na izselitvenem območju ob Savi in Sotli, Krško 1977, p. 403; Office of the Com-missioner of the National Commissioner for the strengthening of Germanism of Lower Styria, Maribor 22 4 1941 by Chief civil administration of Lower Styria as a Commissioner of the National Commissioner for the strengthe-ning of Germanism in Berlin. The Office of the National Commissioner in Berlin was founded on the basis of the decree on the consolidation of Germanism in 1939. Since June 1941, appointed Headquarters Office of the National Commissioner for the consolidation of Germanism. Task management office was confiscated effects, settlement of Germans and Slovenians migration. The Office was receiving orders from the Commissioner of the National Commissioner, the so-called chief of civil administration. The Office had a general sections: 1. Head Of-fice, 2. Land Office, 3. administrative department It also had professional sections: 1. for Agriculture and Forestry, 2. for Trade and Crafts, 3. for Industry, 4. For Monetary institutions, 5 for Insurance and 6. for House and Land plots. Professional departments were later reorganized and renamed. Arhives of the Republic of Slovenia, SI AS 1625 Pooblaščenec državnega komisarja za utrjevanje nemštva, Urad Maribor (Beauftragte des Reichskommissars für die Festigung deutschen Volkstums, Dienststelle Marburg/Drau).

190 Bučin, Rajka: Archival sources related to Holocaust and Jewish Poperty, PRTP workshop (public presentation), Zagreb 10. - 15.3.2013.

191 Ferenc, Tone: Nacistična raznarodovalna politika v Sloveniji v letih 1941 – 1945, Knjižnica NOV in POS 35, Maribor 1968, p. 346

192 Nećak, Aleksandar and Dajc, Ljubica: Restitution in Serbia, a never-ending Story, Belgrade 23 July 2009, p. 3. http://www.holocausteraassets.eu/files/200000352-8e2f6fc883/WG_IP_2_3_Necak_Prague_Conference_go-vor_A._Necaka_engl.doc (22.6.2014)


recovery of cultural valuables after the war and their return to victims or heirs.193 ERR units were also active in former Yugoslavia, where they removed countless archival and library treasures, and even some important art and antiquities. Starting in 1942, the ERR was also active in Croatia and Serbia, confiscating many library books and archives, most of them first shipped to Ratibor, but earlier some directly to Berlin and Frankfurt. Reports, book lists, and even a card file remain to document their library seizures from Jews and Masons in Zagreb and Dubrovnik.194

At the end of the war, the Red Army found some of the most important Nazi hideouts. Many of Europe’s captured archives were seized and rushed to Moscow, where they remained in secret for almost half a century. When the Russian Federation was admitted to the Council of Europe in 1996 it promised to expedite the return of property claimed by Council of Europe member States, in particular the archives transferred to Moscow in 1945.195

However, in addition to confiscation of property by the occupiers, if we focus only on the territo-ry of Slovenia, the confiscation or deprivation of property was also implemented by the author-ities of the national liberation movement in the period between 1941 and 1945. Regulations were issued by authorities at the federal level (for the region of ex Yugoslavia) and the author-ities of the national liberation movement in Slovenia (in that case, these regulations applied only to the territory of Slovenia). Already in 1941, the Ordinance on the protection of the Slove-nian nation and its movement for the liberation and unification was adopted196. The sentence, which is in accordance with this decree the court ruled as a measure against the accused were: death, national boycott, destruction or seizure of property. Also the Executive Committee of the Liberation Front in April 1942 adopted a Decree on expropriation of foreign landowners in com-pensation for the damage caused by the occupying forces. In addition to these two ordinances, the same body in June 1942 adopted the Decree on the allocation and management of the land of Expatriate Gottschers on the liberated Slovenian territory197. At the federal level in 1942 Foča rules and Krajina regulations were adopted, which also contain provisions on confiscation.198 Even regulations that regulate the field of partisan judiciary in the years 1943 and 1944 con-tained provisions on confiscation of property.199 After the war numbers of laws were adopted, in which confiscation was provided as a secondary sanction. In practise, particularly civil courts were imposing those sanctions. Among these laws there was the Law on confiscation of prop-erty and the enforcement of confiscation of June 9th, 1945.200

3. Persecuting War CriminalsThe United Nations coalition confirmed that the punishment of the war crimes in the territories of the United Nations members would be up to the internal legislations of individual country. They obliged themselves, that the members help each other in finding and extraditing the wanted criminals.201 These principles were set on Moscow conference in October 1943. Based

193 Patricia Kennedy Grimsted: Alfred Rosenberg and the ERR: The Records of Plunder and the Fate of the Loot, IISH Research Paper 47 Published online by the International Institute of Social History (IISH/IISG), Amsterdam, March 2011. p. 1. http://www.errproject.org/survey/ERR-Intro.pdf (22.06.2014)

194 Ibid, p. 13.195 More about: Patricia Kennedy Grimsted: Returned from Russia: Nazi Archival Plunder in Western Europe and Re-

cent Restitution Issues’, November 2007.196 More about: Škoro Babić, Aida: Partizanska redna vojaška sodišča avgusta in septembra 1943, Arhivi 36 (2013),

str. 348-349.197 The decree provided that the Liberation Front holds the liberated territory of Expatriate Gottsheers land and that

this territory is granted for free use to Slovenian people. By this decree it was was dispossessed the property of the Italian company “SA Emona”, which was the owner of the property Expatriate Gottscheers. Mikola, Milko: Zaplemba premoženja, Celje 1999, p. 16.

198 Adopted in 1942 in Bihač. Šnuderl, Makso: Zgodovina Ljudske oblasti, Ljubljana 1950, p. 168 – 176.199 Škoro Babić: Partizanska redna vojaška sodišča, p. 347 – 358.200 Mikola, Zaplemba premoženja, p. 18.201 Archives of the Republic of Slovenia (ARS), SI AS 1670 Izvršni odbor Osvobodilne fronte slovenskega naroda, f 8/

IV, Moskovska deklaracija, 1. November 1943.


on agreed standpoints toward war crimes United Nations Commission for the Investigation of War Crimes was established. It was a special commission with the purpose of supervising the proceedings regarding to the war crimes of Germany and its allies. Main task of the com-mission were to collect evidence in accordance to set up the register of war crime suspects. Collected evidences were used on after-war trials, especially on Military Tribunal Sittings at Nurenberg (Nurenberg Trials). Thousands of documents, which were seized by allied troops and on the territory of ex-Yugoslavia by partisans under the supervision and conducted by the State Commission for the Determination of Crimes Committed by the Occupying Forces and Their Collaborators202 were used in evidence procedures in many trials. By persecuting and punishing war criminals, the rules of military and humanitarian law, complemented by the new definitions of the Nuremberg Court in regard to crimes against peace and crimes against humanity, started to function as an instrument of the international community203.

4. Repatriation and restitution – role of archival records At the end of the Second World War among many other problems that occurred there was the problem of returning of those who were during World War II evicted, sent to concentration camps, mobilized by the occupying army of or sent to forced labour. From April 1945 to the end of the year 1945 there were hundreds of thousands of people moving across Europe and trying to return to their homes. Concern over the organized returning took over the interna-tional organization UNRRA (United Nations Relief and Rehabilitation Administration). With UNRRA also Yugoslav government was connected and signed the Multilateral Agreement on Return of forced moved people and based on references an international organization on 10 April 1945 established the National Commission of prisoners of war, forced abducted work-ers, convicts and others. The Commission provided guidelines about organizing work and life in detention camps abroad and transports in the country. Predict the three types of collec-tion facilities: reception (there were solicited people regardless on ethnicity), Rayon Camp (groups were formed by nationality) and Central Yugoslav camps (for Yugoslav citizens only from various reception camps).204 For regulating of those people status after their coming back to their homes, records of occupying forces were a big help to determine facts related to question of lost relatives, violating human rights, lost property...205

Archival records of repatriation bases are also preserved in Slovenian archives and after Slo-venian government adopted a Law on victims of war crimes in 1995206, those records became an important proof for individuals to get the status of a “war victim” (evicted persons, camp prisoners, prisoners, work deportees, internees, refugees, stolen children).In addition, the Constitutional Court of the Republic of Slovenia in 1998 ruled that »the pro-vision of Article 28 of the Law on Confiscation of the property and the enforcement of confis-cation207 was not in accordance with the general principles of law, recognized by civilized na-tions in time of its introduction, nor with the constitutional principles, to the extent allowed, that an individual was proclaimed a war criminal or national enemy without the final sen-

202 Archival records of the Slovenian commission is preserved in ARS, SI AS 1827 Komisija za ugotavljanje zločinov okupatorjev in njihovih pomagačev pri Predsedstvu Slovenskega narodnoosvobodilnega sveta and the archival records of state commisssion is preserved in Archives of Yugoslavia.

203 Guštin, Damijan: Satisfaction of the Victors and Confirmation of the Defeated. Persecuting War Criminals in Slovenia 1945.

204 Gombač, Metka: Baza za repatriacijo Radovljica, Kronika, 3/42, 1994, p. 77 - 81205 During the war, already in 1944 liberation movement in Yugoslavia started with forming governmental bodies

and in the scope of those an important impact was the question of victims of war and the reparations. For that purpose different commissions were established, which were collecting data and records for faster normali-sing the after war life (beside above mentioned records for prosecution of war criminals, also records of killed, records of displaced, persons records of confiscated property…). (Author’s note.)

206 Zakon o žrtvah vojnega nasilja, Uradni list RS, št. 63/1995, 6.11.1995.207 Zakon o konfiskaciji premoženja in izvrševanju konfiskacije, Uradni list Demokratične Federativne Jugoslavije,

no. 40/45.


tence …«208. Related to that decision and on the basis of the Law on denationalisation from 1991209, Slovenian state created the legal basis for the restitution of property. In the nineties of 20th century, archives became especially important providers of documents for legal pro-cesses of property restitution.In a broader context, art and cultural objects that were taken away from their owner, individ-ual or institution, during or after the war hold special position and require a special approach, because their trail was lost. The value of these items is mostly quite high in addition and eli-gible heirs are emotionally bond to those items. In last few years the number of searches for »lost items« or maybe even for the »lost owner« increased. Previously it was mentioned that the large number of objects, books, art gallery and archives were systematically collected and transported by the Einsatzstab of Nazi Alfred Rosenberg’s office. But after the war, cultural and artistic objects were again a thing of collection and redistribution. In Yugoslavia, for example, in 1945 were formed so called Federal collection centres210. Functioning and organization of those centres were prescribed in the Instructions for the establishment and operation of col-lection centres, issued by the Ministry of Education DFY 31 July 1945. Their task was to collect and then redistribute to different libraries, museums and individuals items of historical and cul-tural value: works of art, musical instruments, furniture, ethnographic objects, collections of all kinds, different models, antique toys, liturgical objects and ‘what would be of the museum importance’. And today, a number of claims for those items started to rise.

5. International archival cooperation At this point, in searching records for victims and harmed, the need of international coop-eration among archivists, comes to surface. All those questions can be solved only above national level. How important is that time of the Second World War and the time after it, especially their consequences, witnesses the European Parliament resolution of 2 April 2009 on European conscience and totalitarianism211, which states that misinterpretations of his-tory can fuel exclusivist policies and thereby incite hatred and racism and the memories of Europe’s tragic past must be kept alive in order to honour the victims, condemn the perpetra-tors and lay the foundations for reconciliation based on truth and remembrance. Millions of victims were deported, imprisoned, tortured and murdered by totalitarian and authoritarian regimes during the 20th century in Europe, and the uniqueness of the Holocaust must never-theless be acknowledged. The European Parliament with the resolutions expresses respect for all victims of totalitarian and undemocratic regimes in Europe and pays tribute to those who fought against tyranny and oppression. It renews its commitment to a peaceful and prosperous Europe founded on the values of respect for human dignity, freedom, democracy, equality, the rule of law and respect for human rights. It underlines the importance of keep-ing the memories of the past alive, because there can be no reconciliation without truth and remembrance; reconfirms its united stand against all totalitarian rule from whatever ideo-logical background. It recalls that the most recent crimes against humanity and acts of geno-cide in Europe were still taking place in July 1995212 and that constant vigilance is needed to fight undemocratic, xenophobic, authoritarian and totalitarian ideas and tendencies. It un-derlines that, in order to strengthen European awareness of crimes committed by totalitarian and undemocratic regimes, documentation of, and accounts testifying to, Europe’s troubled

208 Ustavno sodišče Republike Slovenije, U-I-249/96 z dne 12.03.1998. http://odlocitve.us-rs.si/usrs/us-odl.ns-f/o/36ADB4964E4F1DE8C125717200280DC4 (02.09.2014).

209 Zakona o denacionalizaciji, Uradni list RS, št. 27/91.210 Kodrič Dačić, Eva: Federalni zbirni center in njegov prispevek k dopolnitvi fondov narodne in univerzitetne knji-

žnice, Knjižnica, Ljubljana, 44(2000), p. 51-63, http://revija-knjiznica.zbds-zveza.si/Izvodi/K0004/kodric-dacic.pdf (5.9.2014)

211 European Parliament resolution of 2 April 2009 on European conscience and totalitarianism http://www.euro-parl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+TA+P6-TA-2009-0213+0+DOC+XML+V0//EN (19.10.2014).

212 Srebrenica massacre. (note of the author)


past must be supported, as there can be no reconciliation without remembrance. It also re-grets that, 20 years after the collapse of the Communist dictatorships in Central and Eastern Europe, access to documents that are of personal relevance or needed for scientific research is still unduly restricted in some Member States; calls for a genuine effort in all Member States towards opening up archives, including those of the former internal security services, secret police and intelligence agencies, although steps must be taken to ensure that this process is not abused for political purposes. It condemns strongly and unequivocally all crimes against humanity and the massive human rights violations committed by all totalitarian and authori-tarian regimes. It extends to the victims of these crimes and their family members its sympa-thy, understanding and recognition of their suffering.Justice for victims is important for the fully development of democratic society.213 And at this point archives have a crucial role. Violations of human rights do not know any frontiers, and in the past state frontiers were changing, people were moving freely or by force... Thus is a normal consequence that archives in different states preserve records related to people not only of their state but also from abroad. For easier cooperation and for easier fulfilment of archival tasks, it is necessary to unify ar-chival legislations on the European level. A successful international archival cooperation can raise archival science on higher level and rip it out from hands of local policies. By that, ar-chivists will get the power to preserve not only the memory, but also the truth. And thus, archives will be able to perform their main task, which is to be in the service of the man.

6. ConclusionOur history is showing that in political changes always comes to violating of human rights. It is not only the problem of the past, but it is also the problem of today, especially when it comes to the resolving issue of redress of injustices. The resolutions of European Parliament is underlining that no political body or political party has a monopoly on interpreting history, and such bodies and parties cannot claim to be ob-jective. Official political interpretations of historical facts should not be imposed by means of majority decisions of parliaments and a parliament cannot legislate on the past. A core objec-tive of the European integration process is to ensure respect for fundamental rights and the rule of law in the future. The resolution states appropriate preservation of historical memory, a comprehensive reassessment of European history and Europe-wide recognition of all his-torical aspects of modern Europe will strengthen European integration.214

The role of archives and archivists are standing in front of an important task to fulfil the obli-gations toward past and possible future victims of inhuman acts by preserving the truth. Even today, we are witnessing a political crisis in Europe with an arm conflict, where might also happen all above mentioned abuses and violations of human rights. After some time, archi-val records of the present time will be necessary for clearing the view of facts and for legal proof of someone’s right. Therefore it is necessary to establish a good international coordina-tion among archives and archivists, who share a common sense of democracy and respect of human rights. Present time is making many different types of injustices to groups of people or individuals, and archival science must be raised above political interests as well as common archival policy and practice should be established.

213 At this point it should be pointed out the necessity of adequate education of archivists (more about: Melik, Jelka: Nove poti arhivistike v 21. stoletju).

214 European Parliament resolution of 2 April 2009 on European conscience and Totalitarianism, p 2-4.


Sources and literaturesEncyclopaedia BritannicaBradley, Megan and Duthie, Roger: Introduction, Journal of Refugee Studies (2014) 27 (2): 161-170Bučin, Rajka: Archival sources related to Holocaust and Jewish Poperty, PRTP workshop (pub-lic presentation), Zagreb 10. - 15.3.2013.European Parliament resolution of 2 April 2009 on European conscience and total-itarianism http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEX-T+TA+P6-TA-2009-0213+0+DOC+XML+V0//EN (22.01.2016).Ferenc, Tone: Tragedija Slovencev na izselitvenem območju ob Savi in Sotli, Krško 1977Gombač, Metka: Baza za repatriacijo Radovljica, Kronika, 3/42, 1994, p. 77 – 81Guštin, Damijan: Satisfaction of the Victors and Confirmation of the Defeated. Persecuting War Criminals in Slovenia 1945. In: 1945 – A Break with the Past, A History of Central European Coun-tries at the End of World War Two. Institute for Contemporary History, 2008. P. 239 – 262.HistoryLearningSite.co.uk. 2005. Web. [http://www.historylearningsite.co.uk/italy_and_germany_1936_to_1940.htm] (22.01.2016)Kennedy Grimsted, Patricia: Alfred Rosenberg and the ERR: The Records of Plunder and the Fate of the Loot, IISH Research Paper 47 Published online by the International Institute of Social History (IISH/IISG), Amsterdam, March 2011. p. 1. http://www.errproject.org/survey/ERR-Intro.pdf (22.06.2014)Kennedy Grimsted, Patricia: Returned from Russia: Nazi Archival Plunder in Western Europe and Recent Restitution Issues’, November 2007.Kodrič Dačić, Eva: Federalni zbirni center in njegov prispevek k dopolnitvi fondov narodne in univerzitetne knjižnice, Knjižnica, Ljubljana, 44(2000), p. 51-63, http://revija-knjiznica.zbds-zveza.si/Izvodi/K0004/kodric-dacic.pdf (05.02.2016)Melik, Jelka: Nove poti arhivistike v 21. stoletju. In: Arhivi 31 (2008). p. 21-30.Mikola, Milko: Zaplemba premoženja, Celje 1999Nazi Conspiracy and Agression, Volume V, Office of United States Chief of Counsel forb Prose-cution of Axis Criminality, Washington, 1946Nećak, Aleksandar and Dajc, Ljubica: Restitution in Serbia, a never-ending Story, Belgrade 23 July 2009Schwartz, Joan M. and Cook, Terry: Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory, Archival Science 2, 1-19, 2012, p. 18. https://www.nyu.edu/classes/bkg/methods/schwartz.pdf. (10.02.2016)Payne, G. Stanley: A History of Fascism, 1914 – 1945, University of Wisconsin Pres, Jan 1, 1996Šnuderl, Makso: Zgodovina Ljudske oblasti, Ljubljana 1950Škoro Babić, Aida: Partizanska redna vojaška sodišča avgusta in septembra 1943, Arhivi 36 (2013), p. 348-349Tomasevich, Jozo: War and Revolution in Yugoslavia: 1941-1945, Stanford University Press, 2001, p. 85Ustavno sodišče Republike Slovenije, U-I-249/96 z dne 12.03.1998. http://odlocitve.us-rs.si/usrs/us-odl.nsf/o/36ADB4964E4F1DE8C125717200280DC4 (02.02.2016).Zakona o denacionalizaciji, Uradni list RS, no. 27/91.Zakon o konfiskaciji premoženja in izvrševanju konfiskacije, Uradni list Demokratične Feder-ativne Jugoslavije, no. 40/45.Zakon o žrtvah vojnega nasilja, Uradni list RS, no. 63/1995, 6.11.1995.


Archival source:Archives of the Republic of Slovenia, SI AS 1670 Izvršni odbor Osvobodilne fronte slovenskega naroda, f 8/IV, Moskovska deklaracija, 1. November 1943.Archives of the Republic of Slovenia, SI AS 1827 Komisija za ugotavljanje zločinov okupator-jev in njihovih pomagačev pri Predsedstvu Slovenskega narodnoosvobodilnega sveta.Archives of the Republic of Slovenia, SI AS 1625 Pooblaščenec državnega komisarja za utrjevanje nemštva, Urad Maribor (Beauftragte des Reichskommissars für die Festigung deutschen Volkstums, Dienststelle Marburg/Drau), The Guide of archival fond, Archives of the Republic of Slovenia

PovzetekEvropske države delijo skupno zgodovino, ki se hrani v arhivih. Z zgodovinskim pregledom najbolj bolečih momentov 20. stoletja te skupne zgodovine se avtorica ukvarja z vprašanjem dokazovanja zločinov in poprave krivic. Čas druge svetovne vojne je bil čas uničevane politike in brutalnega kršenja človekovih pravic. Za popravo in dokazovanja krivic je arhivsko gradivo ključnega pomena. V prispevku je podan zgodovinski vpogled v kršenje človekovih pravic v času druge svetovne vojne, s poudarkom na denacionalizacijski politiki s strani nemške-ga okupatorja, ki je zajemala med drugim številne deportacije ljudi in odvzem premoženja. Odvzem premoženja pa je bil tudi ukrep odporniškega gibanja in poznejše povojne oblasti, ki pa je bil več kot pol stoletja pozneje prepoznan kot krivičen. V prispevku se na primerih iz kršenja različnih pravic in storjenih krivic podaja vpogled na iskanje resnice preko arhivskega gradiva. Tudi današnji čas prinaša več vrst krivic skupinam ljudi ali posameznikom, tako mora biti arhivska znanost povzdignjena nad političnimi interesi, prav tako pa se morata vzpostavi-ti enotna arhivska zakonodaja in praksa. Potrebno je poenotiti arhivsko zakonodajo, poseb-no v državah članicah Evropske unije, ter zmanjšati politični vpliv posamezne države, kajti arhivsko gradivo, ki nastaja danes, bo morda ključnega pomena pri dokazovanju določenih dejstev v prihodnosti.


Aleksandra Koritnik Paternost, študentka arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea - ECM

PREVZEM IN UREDITEV ZAPUŠČIN UPOKOJENIH PROFESORJEV V MATIČNIH USTANOVAH SPECIALNIH KNJIŽNICACQUISITION AND ORGANIZATION OF MATERIAL BEQUEATHED TO SPECIAL LIBRARIES

IzvlečekArhivsko gradivo upokojenih profesorjev, raziskovalcev in drugih pomembnih posameznikov, ki so med svojim delovanjem v matičnih ustanovah specialnih knjižnic in zunaj njih ustva-rili pomembno in redko gradivo, so pogosto pomemben vir podatkov o njihovem načinu razmišljanja, delovnega ustvarjanja, zasebnih stikov s kolegi, prijatelji ipd. Raznovrstno ar-hivsko gradivo v zapuščinah je lahko ena od možnosti obogatitve knjižnične zbirke. Postopek pregleda, urejanja in hrambe arhivskega gradiva v zapuščinah, ki so ponujene oz. predane specialnim knjižnicam, ni znan, zato je pogosto podlaga za odločitev, ali ponujeno arhivsko gradivo ustreza funkciji specialne knjižnice in potrebam njenih uporabnikov, subjektivna ocena zaposlenih v specialnih knjižnicah. V pomoč knjižničarjem in potencialnim donatorjem pomembnega arhivskega gradiva bi bila pravila, ki bi določala, kaj in kdaj naj se zapuščine predajajo oz. prevzemajo v specialne knjižnice, kako naj bo gradivo pred predajo urejeno in popisano ter pogoji nadaljnjega upravljanja in hrambe arhivskega gradiva. Pravila bi vključe-vala zakonsko podlago s področja knjižnic kot arhivov, saj se v primeru upravljanja in hrambe arhivskega gradiva funkcija knjižnic razširi tudi na področje arhivov.Ključne besede: specialne knjižnice, zapuščine, arhivi

AbstractThere is very little difference between accepting, arranging and archiving literary materials which are donated and the usual procedure of organising literary materials. Therefore spe-cialised libraries accept these literary materials and collate into already existing collections or offer them to other libraries, similar institutions or their users. Bequeathed work by re-tired/deceased professors, researchers and other important individuals, who both as part of their work in their own institutes and the founding of specialised libraries created important and rare materials, which frequently provide an important source of data on their way of thinking, creating, personal contact with colleagues, friends, etc. Various bequeathed literary materials are one of many ways of enriching a library’s collection. The process of reviewing, arranging and storing bequeathed materials which are offered or donated to a specialised library is not known. Therefore the decision is frequently based on the employee’s decision to rate subjectively the suitability of the material that it matches the needs of a specialist library and its users. A set of rules which would define what and when to donate or accept be-queathed materials would be of assistance for librarians and potential donators of important materials. How the materials would be collated before being donated and stipulated condi-tions for future collation and storage of archive materials. The rules would also include the legal basis in the area of libraries as archives, as the library’s function of collating and storage of archive materials is part of the expanding role of libraries as archives.Key words: special libraries, legacies, archives


1. UvodSpecialne knjižnice, ki za matične ustanove izvajajo tudi dela, ki spadajo na področje arhivira-nja, se pogosto srečujejo z vprašanji glede poteka procesa prevzema in urejanja ter upravlja-nja različnih vrst gradiv, ki so jim ponujena v obliki daril ali zapuščin, da bodo zadoščene za-konske zahteve s področja knjižničarstva, arhiviranja ter interna pravila matične ustanove. Specialne knjižnice v zapuščinah vedno pogosteje poleg zapisov na papirju prevzemajo tudi zapise v digitalni obliki, ki so shranjeni v različnih formatih na disketah, CD-ROM-ih in trdih diskih. Uporaba oz. branje teh virov terja, da so izpolnjene določene tehnološke zahteve, saj so ti nosilci in format zapisov v današnjih časih pogosto zelo hitro zastareli in jih kot take čez čas ni več mogoče uporabiti oz. iz njih razbrati vsebin, če za to, recimo, specialna knjižnica nima primerne strojne in programske opreme.Iz zgoraj zapisanega smo predvidevali, da v specialnih knjižnicah, ki prevzemajo zapuščine zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic, celoten proces prevzema inureditve gradiv poteka v skladu s pravilnikom o prevzemu in urejanju gradiva, v katerem so jasno določena pravila zbiranja gradiva (kaj, kdaj, kdo, kako), način oddaje gradiva v Arhiv Slovenije (kaj), način hrambe gradiva (kako) ter način obdelave prejetih gradiv. Pa je res tako? Iskanje odgovora na to vprašanje je bilo izhodišče naše raziskave.

2. Raziskovalna metodaRaziskava temelji na metodi analize anketnega vprašalnika, ki se pogosto uporablja pri tovr-stnih raziskavah.Ena izmed znanstvenih metod zbiranja podatkov v okviru raziskovalnega procesa je anke-tna metoda, ki omogoča zbiranje kvantitativnih podatkov in sodi med kvantitativne meto-de. Zanje je značilno, da se podatki zbirajo s pomočjo merjenja, torej postopka, pri katerem raziskovalec (skladno z določenimi pravili) pripisuje številke ali druge simbole izkustvenim lastnostim, spremenljivkam. Za anketno metodo je značilno tudi, da praviloma ne proučuje-mo celotne populacije (tj. vseh enot določene celote) ampak na ustrezen način iz nje izbe-remo samo določene enote, manjši skupek, tj. vzorec, in pridobimo podatke, ki omogočajo posploševanje značilnosti, mnenj, prepričanj itd. celotne populacije. Tehnike tovrstnih štu-dij omogočajo prihranek časa in sredstev, ne da bi se zmanjšala učinkovitost, zanesljivost in adekvatnost informacij v raziskovalnem procesu. (Ambrožič, 2005, str. 23).Za metodo analize anketnega vprašalnika smo se odločili, ker je bila za našo raziskavo naj-bolj optimalna. Tako smo dosegli, da smo zajeli populacijo na širšem geografskem območju, zagotovili anonimnost in dovolj časa za pregled anketnega vprašalnika ter za razmislek.Vprašalnik je obsegal 10 vprašanj, od katerih je imelo 5 vprašanj še od 1 do 5 podvprašanj. Vprašalnik je vseboval zaprta oz. strukturirana ter odprta oz. nestrukturirana vprašanja. Manj je bilo vprašanj odprtega tipa, saj so prevladovala vprašanja zaprtega tipa, kar pomeni, da so v vprašanja že vnaprej ponujala odgovor/e. Nekaj vprašanj je bilo zastavljenih v kombinaciji obeh vrst vprašanj, zato je imel anketiranec možnost podati lasten odgovor ali odgovoriti s podanimi možnostmi. Anketni vprašalnik se je končal z odprtim vprašanjem, kjer so anketi-ranci lahko izrazili še svoje osebno mnenje vprašanju prevzema in urejanja zapuščin v speci-alnih knjižnicah.

2.1. Potek raziskaveVzorec anketirancev je nastal na podlagi seznama slovenskih specialnih knjižnic, ki smo ga pridobil v sistemu COBISS, Virtualna knjižnica Slovenje (COBISS OPAC), Lokalne baze podatkov (katalogi) knjižnic. V delu Specialne knjižnice, ki pridobivajo in hranijo bibliografske enote s področja znanosti, kulture, gospodarstva, javne uprave, zdravstva, kulturne dediščine, ter drugih specialnih knjižnic, nam je bil med drugim na voljo tudi podatek Ravnatelj/direktor/vodja knjižnice za posamezno specialno knjižnico.


Odločili smo se, da vprašalnike pošljemo na 26 e-naslovov oseb, ki so v seznamu navedene kot ravnatelj/direktor/vodja specialne knjižnice. Pri izbiri naslovov smo bili pozorni, da smo z vsakega področja izbrali po dve specialni knjižnici. Naš končni vzorec predstavlja 27 specialnih knjižnic. Anketni vprašalniki so bili poslani po elektronski pošti. Anketirance smo v elektronski pošti prosili, da nam izpolnjene anketne vprašalnike pošljejo na e-naslov, ki smo ga navedli v sa-mem telesu elektronske pošte. V prvih sedmih dneh smo dobili največ izpolnjenih vprašal-nikov, potem pa se je število odgovorov iz dneva v dan zmanjševalo. Po štirih tednih smo se odločili, da na e- naslove specialnih knjižnic, od katerih nismo prejeli nobenega odziva na našo anketo, ponovno pošljemo prošnjo, v kateri smo jih ponovno prosili, da izpolnijo anketo oz. navedejo razlog, zakaj anketnega vprašalnika ne želijo oz. ne morejo izpolniti. Po preteku enega meseca smo knjižnice, od katerih nismo prejeli nobenega odziva, še posebej osebno poklicali po telefonu in jih prosili, da izpolnijo vprašalnik. Odziv je bil zadovoljiv.Raziskavo smo izpeljali v času od septembra 2011 do januarja 2012. Skupaj smo prejeli odgo-vore na 17 od 27 vprašalnikov, kar pomeni 63-odstotni odziv. Analiza podatkov je bila narejena brez uporabe računalniškega programa za kvalitativno analizo.

3. Rezultati Na podlagi podatkov, ki smo jih zbrali z anketnim vprašalnikom, smo rezultate obravnavali po naslednjih sklopih/temah:• delovanje konkretne specialne knjižnice na področju prevzema in urejanja darov,• delovanje konkretne specialne knjižnice na področju prevzema in urejanja zapuščin upo-

kojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matični ustanovi knjižnice,• upravljanje gradiva, pridobljenega z zapuščinami.

3.1. Delovanje konkretne specialne knjižnice na področju prevzema in urejanja darov

3.1.1. Prevzemanje darovOd 17 anketiranih specialnih knjižničarjev jih 13 sprejema darove. Preostali 4 specialni knji-žničarji darov ne prevzemajo ali jim še niso bili ponujeni. Glede na pridobljene rezultate skle-pamo, da v večini specialne knjižnice darove prevzemajo.

3.1.2. Pravila za prevzemanje darovKnjižničarji, ki so pritrdilno odgovorili na prvo vprašanje (76 %), so pri drugem vprašanju imeli mož-nost potrditi ali zavrniti, da je postopek prevzema in urejanja darov v njihovi knjižnici določen v pra-vilniku. Od 13 specialnih knjižničarjev, ki so potrdili prevzem darov, trije (23 %) darove prevzemajo v skladu s pravilnikom, ki opredeljuje proces prevzema in urejanja darov. Preostalih 10 (77 %) special-nih knjižničarjev, ki prevzemajo darove, tega postopka nima opredeljenega s pravilnikom.

3.1.3. Podlage za določitev pravilnika za prevzem darov v specialnih knjižnicahKnjižničarji, ki so pritrdilno odgovorili na prvo vprašanje, so pri podvprašanju imeli možnost izbirati med različnimi vrstami podlag. Od treh specialnih knjižnic, ki prevzemajo darove na podlagi pravilnika, so vsi trije specialni knjižničarji odgovorili, da so pravilniki določeni na podlagi internih pravil matične ustanove, dva pravilnika sta določena tudi na zakonski podla-gi s področja knjižničarstva, tretji pa je poleg prvih dveh opcij določen tudi na podlagi veljav-ne Uredbe o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.

3.1.4. Prevzem in urejanje daril v specialnih knjižnicah, ki nimajo pravil za prevzem in ure-janje daril urejenih s pravilnikom

Knjižničarje, ki so na prvo vprašanje odgovorili odklonilno (77 %), smo pri drugem podvpra-šanju prosili, da navedejo, kakšen je njihov postopek prevzema urejanja daril. S tem podvpra-šanjem smo želeli predvsem izvedeti, na kakšni podlagi npr. darila zavrnejo ali prevzamejo, kako ravnajo s prevzetim gradivom ipd.


Anketiranci so pri tem vprašanju odgovorili, da:• imajo v internih pravilnikih za nabavo in izbiro gradiva natančno določena merila, prevzem

in pregled gradiva pa opravita bibliotekar in vsaj en član komisije za knjižnico;• sprejemajo vse vrste gradiv, vendar darovalce opozorijo, da bo obdržano le gradivo, pri-

merno za knjižnico, preostalo gradivo pa bo predano za odpis in bo posledično ponujeno preostalim knjižicam (NUK-u in drugim);

• gradivo prevzamejo, pregledajo kataloge, nato pa se odločajo za vpis v fond knjižnice;• gradivo prevzamejo ter odložijo v škatle, kjer čaka na pregled in urejanje;• prevzete darove vključijo v knjižnično zbirko, tako da izvedejo formalno in vsebinsko obde-

lavo ter vnesejo referenčne podatke v COBISS;• prevzeto gradivo vključijo v knjižnično zbirko, preostalo gradivo ponudijo zaposlenim v

matični ustanovi ali pa ga izpostavijo študentom in drugi javnosti v avli knjižnice;• podarjeno gradivo prevzamejo v COBISS (Opombe), zabeležijo kot dar in zavedejo podatke

o darovalcu.

3.2. Delovanje konkretne specialne knjižnice po področju prevzema in urejanja zapuščin upokojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matični ustanovi knjižnice

3.2.1. Prevzem in hramba zapuščin upokojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic

Od 17 knjižnic, ki so odgovorile na vprašalnik, jih 6 (35 %) sprejema zapuščine upokojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic. Preostalih 11 (63 %) specialnih knjižnic zapuščin ne prevzema.

3.2.2. Razlogi, da specialne knjižnice v hrambo ne prevzemajo zapuščin upokojenih profe-sorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic

Knjižničarje, ki so na tretje vprašanje odgovorili odklonilno (65 %), smo pri prvem podvpra-šanju prosili, da navedejo razlog, zakaj v hrambo ne prevzemajo zapuščin upokojenih profe-sorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic. Kot odgovor na vprašanje so lahko izbrali več možnosti. Vnaprej smo jim ponudili naslednje možne razloge: zaradi prostorske stiske, zaradi zahtevne strokovne obdelave, zapuščine prevzema arhivska služba matične ustanove, drugo.Med preostalimi odgovori (drugo) so štirje anketiranci pri tem vprašanju odgovorili, da jim zapuščine nikoli niso bile ponujene, preostalih pet je odgovorilo, da zapuščin ne sprejemajo zaradi prostorske stiske, ker to ni praksa v matični ustanovi specialne knjižnice, za prevzem in urejanje zapuščin nimajo natančno oblikovanih navodil, prevzemajo le službeni arhiv. En knjižničar razloga ni navedel.

3.2.3. Čas predaje zapuščin zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnicKnjižničarje, ki so na tretje vprašanje odgovorili pozitivno (35 %), smo pri drugem podvpraša-nju prosili, da navedejo, kdaj so jim navadno zapuščine ponujene v prevzem innadaljnje urejanje. Kot odgovor na vprašanje so lahko izbrali več možnosti. Vnaprej smojim ponudili naslednje možne razloge: pred odhodom zapustnika iz matične ustanove knji-žnice, po smrti zapustnika, drugo.Pet (83 %) knjižničarjev je odgovorilo, da prevzemajo zapuščine pred odhodom zapustnika iz matične ustanove knjižice in po smrti zapustnika. Vseh šest knjižničarjev pa je odgovorilo, da zapuščine prevzemajo tudi, kadar koli so jim ponujene.


3.2.4. Vrste gradiv, prevzetih v zapuščinahKnjižničarje, ki so na tretje vprašanje odgovorili pozitivno (35 %), smo pri tretjem podvpraša-nju prosili, da navedejo vrste gradiv, ki jih prevzemajo v zapuščinah. Kot odgovor na vpraša-nje so lahko izbrali več možnosti. Vnaprej smo jim ponudili naslednjemožne odgovore: osebni dokumenti, korespondenca, pisma, tiski, karte in načrti, slikovni in zvočni zapisi, delovno gradivo, elektronski zapisi, drugo.Kot je razvidno z odgovorov, se v okviru zapuščin prevzema sledeče: 8 % elektronski zapisi, 11 % osebni dokumenti, korespondenca, pisma in delovno gradivo, 13 % je slikovnih in zvočnih zapisov, 16 % pa je takih, ki v okviru zapuščine prevzemajo tiske, karte in načrte. Med drugimi odgovori (drugo) so nekateri (3 %) navedli, da prevzemajo tudi rokopisno gradivo, objave in osebne knjižice.

3.2.5. Prevzem zapuščin je predeljen s pravilnikom, ki določa prevzem, obdelavo in hram-bo gradiva v zapuščinah v matični ustanovi specialne knjižnice

Knjižničarje, ki so prevzem zapuščin potrdili (35 %), smo vprašali, ali imajo proces prevzema in urejanja gradiva v zapuščinah urejen s pravilnikom.Od 6 knjižnic, ki prevzemajo zapuščine, imajo 3 specialne knjižnice (50 %) proces prevzema in urejanja zapuščin upokojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic, urejen s pravili. Preostale 3 (50 %) specialne knjižnice zapuščine ne prev-zemajo v skladu s pravilnikom.

3.2.6. Osnova pravilnika in določilo o predaji javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivuKnjižnice, ki so pritrdilno odgovorile na predhodno vprašanje, smo povprašali, na kakšni pod-lagi so določena njihova pravila. Vnaprej smo jim ponudili naslednje možne odgovore:zakonska podlaga s področja knjižničarstva, interna pravila matične knjižnice,drugo.Od 3 specialnih knjižnic, ki prevzemajo darove na podlagi pravilnika, sta dva specialna knji-žničarja odgovorila, da sta pravilnika določena na podlagi internih pravil matične ustano-ve ter na zakonski podlagi s področja knjižničarstva, tretji pa je navedel zakonsko podlago s področja arhivov.Čeprav je en knjižničar navedel, da je pravilnik določen na zakonski podlagi s področja ar-hivov, so vsi trije knjižničarji na drugo podvprašanje odgovorili, da gradiva po poteku 30 let hrambe ne predajajo pristojnim arhivom.

3.2.7. Kriteriji za prevzem zapuščin v ustanovah brez pravilnikaKnjižničarje, ki so na četrto vprašanje odgovorili odklonilno (50 %), smo pri tretjem podvpra-šanju prosili, da navedejo, na podlagi katerih meril se odločajo, kdaj bodo zapuščine prevzeli v nadaljnje upravljanje.Anketiranci so pri tem vprašanju navedli naslednje odgovore:• prevzem se izvrši v primeru, da gradivo ustreza potrebam uporabnikov, poslanstvu in vlogi

knjižice, je zgodovinsko vredno ter redko;• zapuščine pomembnih oseb so že vnaprej znane in zato vredne prevzema;• merila za prevzem zapuščin še niso znana.Pri četrtem podvprašanju so knjižničarji navedli merila, na podlagi katerih določajo oz. vre-dnotijo arhivsko gradivo v zapuščinah. Vnaprej smo jim ponudili naslednje možne odgovore: klasifikacijski načrt dokumentarnega in arhivskega gradiva matične ustanove, pomembnost funkcij, procesov in nalog ustvarjalca (zapustnika) gradiva za znanost in kultu-ro, redkost gradiva ali drugo.


Od treh knjižničarjev, ki procesa prevzema in urejanja zapuščin nimajo določenega v pravil-niku, je en knjižničar (33 %) odgovoril, da arhivsko gradivo v zapuščinah določa na podlagi klasifikacijskega načrta dokumentarnega in arhivskega gradiva matične ustanove, drug knji-žničar pa je odgovoril, da arhivsko gradivo v zapuščinah določa glede na redkost gradiva. Dva (67 %) sta navedla (drugo), da knjižnica meril še nima oz. da arhivsko gradivo določajo predvsem na podlagi izjemnosti gradiva celotne zbirke, ki je življenjsko delo darovalcev.

3.2.8. Mnenje knjižnic o potrebi po pravilniku za prevzem in urejanje zapuščin zaposlenih v matičnih ustanovah knjižice

Pri tem vprašanju smo želeli od anketirancev, ki procesa prevzema in urejanja zapuščin ni-majo določenega s pravilnikom, izvedeti, ali menijo, da bi specialne knjižnice potrebovale pravilnik. Od 3 specialnih knjižničarjev en (33 %) knjižničar meni, da je pravilnik potreben, druga dva (67 %) pa sta mnenja, da pravilnik ni potreben.

3.2.9. Predaja arhivskega gradiva, pridobljenega v zapuščinah, arhivu, pristojnemu za po-samezno knjižnico, ter organiziranost zbirke pred predajo odgovornemu arhivu

Anketiranci, ki so pritrdilno odgovorili na vprašanje glede prevzemanja zapuščin, so imeli pri tem vprašanju možnost odgovoriti, ali arhivsko gradivo, pridobljeno z zapuščinami, preda-jajo arhivom, ki so pristojni za prevzem in hrambo arhivskega gradiva matičnih ustanov spe-cialnih knjižnic. Če so na vprašanje odgovorili pritrdilno, smo jih prosili, da navedejo način urejanja gradiva pred predajo arhivom.Vseh 6 knjižničarjev je odgovorilo, da arhivsko gradivo ne predajajo arhivom, saj ga shranju-jejo njihove knjižnice same.

3.3. Upravljanje gradiva, pridobljenega z zapuščinami

3.3.1. Evidenčni podatki o zapuščinahNajprej so bili anketiranci, ki prevzemajo zapuščine upokojenih profesorjev in raziskovalcev, zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic, vprašani, kako urejajo in popisujejo gra-divo v zapuščinah. Od 6 anketirancev, ki so na vprašanje o prevzemanju zapuščin odgovorili, da zapuščine upo-kojenih profesorjev prevzemajo, so trije (50 %) odgovorili, da gradivo evidentirajo glede na provenienco, tematiko ter pertinenco; dva (33 %) gradivo popisujeta tudi glede na obliko gradiva ter posebne pogoje hrambe gradiva; eden (17 %) gradivo popisuje tudi glede na čas njegovega nastanka. Le eden (17 %) je odgovoril, da zapuščine se čakajo na ureditev.

3.3.2. Enote urejanja in popisovanja v zapuščinahPri naslednjem vprašanju smo od anketirancev želeli izvedeti, kaj je njihova najmanjša enota urejanja in popisovanja gradiva v posamezni zapuščini. Štirje (67 %) anketiranci so odgovorili, da je njihova najmanjša popisna enota podfond/pod-zbirka, serija, podserija ali dokument; eden (17 %): fond/zbirka; eden (17 %) pa je odgovoril, da zapuščine še čakajo na popis.

3.3.3. Elementi popisa zapuščinŽeleli smo izvedeti tudi, katere od elementov popisa upoštevajo pri urejanju gradiva v prev-zetih zapuščinah. Kot odgovor na vprašanje so lahko izbrali več možnosti. Od šestih anketirancev jih je pet (83 %) odgovorilo, da so njihovi elementi popisa gradiva ime ustvarjalca gradiva, signatura, naslov ter čas nastanka gradiva; štirje (67 %): historiat ustvar-jalca in fonda; dva (33 %): obseg popisne enote in opozorila na vsebino; eden (17 %) pa je odgovoril, da zapuščine se čakajo na popis.


3.3.4. Upravljanje zapuščin v digitalni oblikiPodročje upravljanja digitalnih vsebin, prejetih v zapuščinah, je dokaj neraziskano področje, zato smo anketirancem zastavili vprašanje odprtega tipa, ker smo želeli izvedeti, kako s tovr-stnim gradivom ravnajo. Dva knjižničarja sta odgovorila, da zapuščin v digitalni obliki še niso prejeli, en knjižničar gradiva v zapuščinah še ni urejal. Od preostalih treh je prvi knjižničar odgovoril, da digitalne vsebine odlagajo na lokalne strežnike, ki so dostopni uporabnikom, drugi gradivo hrani skladno s pravili e-arhivira-nja. Tretji je odgovoril, da najprej poskrbijo za varnostne kopije gradiva, nato gradivo postopoma integrirajo v načrtovano spletno digitalno knjižnico, ki je še v nastajanju, ter da format, v katerem je gradivo shranjeno, zagotavlja solidno stopnjo trajnosti in omogoča izmenljivost podatkov.

3.3.5. Osebni komentar in mnenje anketiranca glede prevzema in urejanja zapuščin v spe-cialnih knjižnicah

Pri zadnjem vprašanju, ki je bilo prav tako odprtega tipa, smo anketirance povprašali po nji-hovem osebnem mnenju o vprašanju prevzema in urejanja zapuščin v specialnih knjižnicah. Vsi specialni knjižničarji (6), ki prevzemajo zapuščine, so podali svoje mnenje, komentarji pa so strnjeni v nadaljevanju.

4. RazpravaGradivo, ki ga specialne knjižice pridobijo v zapuščinah, je pomembno, saj tako knjižnice po-gosto pridobijo redko in dragoceno gradivo, ki pomembno vpliva na kvaliteto in kvantiteto podatkov o zapustniku. Na žalost pa anketiranci opažajo, da je zavedanje o pomenu ohranja-nja tovrstnega gradiva v specialnih knjižnicah zelo slabo razvito v matičnih ustanovah, kate-rim so knjižnice podrejene. Specialne knjižnice oz. knjižničarji ne morejo vzpostaviti sistema-tičnega prevzemanja zapuščin, saj jim primanjkuje časa za organiziranje in izvedbo prevzema in nadaljnjega urejanja prevzetega gradiva. Kot glavni razlog navajajo kadrovsko zasedbo, ki je v večini specialnih knjižnic minimalna (en zaposlen). Kljub temu pa knjižničarji na izrecno želje darovalca zapuščine pogosto prevzemajo, saj se zavedajo, da so v nasprotnem primeru lahko izgubljeni dragoceni dokumenti oz. lahko postanejo predmet preprodaje brezvestnih prekupčevalcev. Ker pa niso znana pravila vrednotenja in pogoji nadaljnjega upravljanja za-puščin, lahko nato gradivo v kartonskih zabojih čaka na “boljše čase”.Specialni knjižničarji menijo, da morajo ustanove, ki upravljajo arhivska in unikatna gradiva, zagotavljati poseben in celovit način, da je gradivo evidentirano, dostopno in ohranjeno tako kratkoročno kot dolgoročno. V nasprotnem primeru ustanova ne opravlja svoje funkcije in je zato boljše, da gradivo preda zanesljivejši instituciji.Knjižničarji vidijo rešitev v pripravi za prevzem in urejanje zapuščin na nivoju države – ali vsaj special-nih knjižnic – v sodelovanju z Arhivom RS. Pravila bi določala razloge (zakaj) in način (kako) prevze-ma zapuščin, čas (kdaj) prevzema in pogoje izposoje ter način ravnanja (hramba) z gradivom.Glede na prejete odgovore ugotavljamo, da večina specialnih knjižnic od zaposlenih v matičnih ustanovah specialnih knjižnic prevzema darove. Približno polovica prevzete darove ureja v skladu s pravili, določenimi na podlagi internih pravil in zakonske podlage s področja knjižničarstva.Le manjše število specialnih knjižnic (6) prevzema zapuščine od zaposlenih v matičnih usta-novah specialnih knjižnic. Od tega imajo le tri pravilnik za prevzem in urejanje zapuščin, ki je napisan na zakonski podlagi s področja knjižničarstva, internih pravil matične ustanove ter na zakonski podlagi s področja arhiviranja.Predvidevanje, da specialne knjižnice digitalno gradivo hranijo v lokalnih informacijskih sistemih na način, ki zagotavlja varno hrambo gradiva in dostopnost uporabnikom, se nam je potrdilo.Glede na spoznanja, ki smo jih pridobili, menimo, da sta prevzem in urejanje zapuščin od zaposlenih v matičnih ustanovah specialne knjižnice vezana predvsem na osnovno funkcijo matičnih ustanov specialnih knjižnic.


5. ZaključekPrevzem, ureditev, hramba in omogočanje dostopa do zapisov v papirni in elektronski obliki predstavljajo za knjižničarje in arhiviste izziv. Elektronska pošta je v veliki meri zamenjala zasebno komunikacijo na papirju, in klasično pismo je danes že prava redkost.Poleg pisem vse redkeje natisnemo na papir fotografije in tako počasi izginja vse, kar so naši starši skrbno urejali po albumih, škatlah in evidentirali v papirne zvezke za »spomin«.Ti »spomini« so Gogali (2008) omogočili, da je o zapuščini prof. Ivana Regna zapisal: “Njegova pisma prijateljem in sorodnikom so polna opisov njegovih zdravstvenih težav, iz teh pisem pa je tudi razvidno, da je živel izredno skromno, tako da je bila pogosto dobrodošla tudi pomoč v hrani, ki so jo po pošiljali sorodniki.” Ali bi Gogala lahko pisal opismih prijateljem in sorodnikom, če bi prof. Regen uporabljal, npr. elektronsko pošto?V času elektronske pošte in drugega elektronskega komuniciranja (mobiteli, sms sporočila itd.), ki vsak dan poteka prek elektronskih naprav, neopazno nastajajo in izginjajo pomembni zapisi, ustvarjeni v procesu medsebojnega komuniciranja med posamezniki ter posamezniki in družbo. Elektronska pošta se pogosto enostavno izbriše, saj je “spomin” računalnika hitro poln. Obveza izdelave rezervnih kopij na domačem računalniku ni zapisana v nobenem zako-nu in pravilih, kot je to urejeno za javnopravne osebe. Svetovni splet, na katerem je mogoče hraniti digitalne zapise, pa je v “oblakih”, zato je sedaj največ naporov usmerjenih v reševa-nje problema, kako najti, kaj zajeti in za “spomin” ohraniti pomembne vsebine, ki vsak dan nastajajo v poplavi informacij.Kljub eksponentni rasti digitalnih vsebin, ki nastajajo pri posameznikih v različnih oblikah in formatih zapisa, je na tem področju mogoče zaznati pomanjkanje raziskav, namenjenih za ohranitev teh vsebin. Ti zapisi v mnogih primerih nikoli niso natisnjeni in tiskana verzija teh zapisov nikoli ne bo obstajala, kar posledično pomeni, da so vsebine teh zapisov lahko za vedno izgubljene. Programi za obdelavo besedila ogrožajo obstanek osnutkov, ki v mnogih primerih raziskovalcem omogočijo vpogled v razvoj pisateljeve ali znanstvenikove ideje ali zamisli. V primeru, da na tem področju ne bo v kratkem nič urejeno, bo za zgodovinarje in pisce biografij za vedno izgubljen bogat vir podatkov.Proces prevzema in ureditve zapuščin v specialnih knjižnicah pogosto ni urejen v skladu z zakoni, ki veljajo za knjižnice in arhive, ampak največkrat poteka v skladu z dobro prakso ter internimi predpisi matičnih ustanov knjižnic. Medtem ko si arhivi javnih institucij prizadevajo svoje poslovanje z zapisi in njihovo hrambo zakonsko urediti, so specialne knjižnice pri ureja-nju zapisov, prejetih v zapuščinah, prepuščene lastni iznajdljivosti in izkušnjam. Ugotavljamo, da v specialnih knjižnicah v večini primerov niso znana pravila prevzema in urejanja papir-nega gradiva, hkrati pa se že odpirajo povsem nova vprašanja, povezana s prevzemom in urejanjem digitalnih zapisov, ki jih specialne knjižnice prevzamejo v zapuščinah ter v okviru zmožnosti urejajo in hranijo za prihodnje rodove.Menimo, da je ena od možnih rešitev sodelovanje med arhivi in muzeji, ki bo temeljilo na zavedanju nujnosti medsebojnega povezovanja s ciljem zagotovitve enotnega ter trajnega dostopa do različnih virov podatkov.


Viri in literaturaAmbrožič, M. 2005. Raziskovalne metode v bibliotekarstvu, informacijski znanosti in knjigar-stvu, BiblioThecaria, št. 15, str. 23-52.Gogala, M. (2008). Pionir bioakustike Ivan Regen in njegova zapuščina. V Sedemdeset let Bi-blioteke SAZU. Ljubljana: SAZU. Pridobljeno 10. 11. 2011 s spletne strani: http://www.sazu.si/files/file-73.pdf.

SummaryThe process of delivery and organization of estates in special libraries often are not regular-ized in accordance with the laws applicable to libraries and archives, but most often takes place in accordance with good practice and internal regulations of their home institutions libraries. While viewing the archives of public institutions pursuing its business with records and storing them regularize the special libraries in managing records, received bequeathed work left to the ingenuity and experience. We note that in the special libraries in most cas-es are not known rules of the regulation and paper material. At the same time they have opened a completely new issues related to the acquisition and editing of digital records by special libraries take in the estates and in the context of the ability to regulate and kept for future generations. We believe that one of the possible solutions to the cooperation between archives and museums, which will be based on awareness of the necessity of interconnection with the aim of ensuring a uniform and permanent access to various data sources.


Blaž Habjaničštudent arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

PRIMERJAVA MED REPUBLIKO SLOVENIJO IN ZVEZNO REPUBLIKO NEMČIJO GLEDE PRAVNE UREDITVE DOSTOPNOSTI JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA S POUDARKOM NA GRADIVU OBVEŠČEVALNO- VARNOSTNIH SLUŽB V BIVŠEM ENOPARTIJSKEM POLITIČNEM REŽIMUTHE COMPARISON OF LEGAL REGULATIONS IN REPUBLIC OF SLOVENIA AND FEDERAL REPUBLIC OF GERMANY IN TERMS OF ACCESSIBILITY TO PUBLIC ARHIVES, WITH AN EMPHASIS ON ARCHIVES OF THE STATE SECURITY SERVICES IN THE FORMER ONE-PARTY POLITICAL REGIME

IzvlečekSedanja pravno-politična ureditev v RS se v marsičem naslanja na ureditev v ZRN. Osnovni arhivski zakon v RS (ZVDAGA) je sicer precej obsežnejši in natančnejši od nemškega Zvezne-ga arhivskega zakona, vendar obstajajo tam še drugi predpisi, ki zajemajo materijo varstva arhivskega gradiva. Vsiljuje se tudi podobnost med jugoslovanskim samoupravnim socializ-mom za časa obstoja SFRJ, ter socializmom realnega tipa v nekdanji NDR vse do padca Ber-linskega zidu. Posebnost nemške ureditve je v različnih stopnjah tajnosti gradiva ter zaplete-nosti postopka odločanja o dostopu do gradiva v arhivu Službe državne varnosti v nekdanji NDR, po Zakonu o gradivu Stasi. Slednje naj bi po prepričanju mnogih služilo tudi kot model za (boljšo) zakonodajno ureditev dostopnosti arhivskega gradiva nekdanjih totalitarnih or-ganizacij v ostalih državah bivšega enopartijskega sistema.Ključne besede: arhivska zakonodaja, primerjava, Stasi

AbstractThe current legal and political organization in Slovenia mainly relies on the legislation in Ger-many. Slovene basic Archival Act is much more comprehensive and more accurate than the German federal one, but over there, there are also other acts and regulations, covering the matter of protection of the archives. The similarity between the socialism in former Yugosla-via and the one in former East Germany, that lasted until the fall of the Berlin Wall, also comes to one’s mind. The specificity of German legislation lies in various secrecy levels of archival material and the complexity of the decision-making process about the access to the records in the Stasi Records Agency, according to the Stasi Records Act. The latter, according to the belief of many, can also serve as a model for (better) legislative regulation of access to the archives of the former totalitarian organizations in other ex-communist countries, in which, for the time being, only one political party ruled the society.Key words: Archival legislation, comparison, State Security Service


1. Uvod: kratek zgodovinski pregled in podobnosti med politično ureditvijo ZRN in RS

Ozemlje republike Slovenije je bilo skozi zgodovino dolga stoletja pod pretežno nemškim oz. germanskim vplivom. Od Svetega rimskega cesarstva nemške narodnosti prek Habsbur-ške monarhije in Avstrijskega cesarstva, do dualistične monarhije Avstro-Ogrske, močan vpliv germanizma je bil na našem prostoru opazen vsepovsod, zlasti v kulturi. Še stoletje nazaj je Dunaj veljalo, da so Slovenci morali ravnati tako, kot so jim naročili gospodje na Dunaju. Tudi vsi pomembni slovenski intelektualci so vsaj del svojega šolanja preprosto morali opraviti tam, znanje nemškega jezika pa je bila preprosto nuja, če je posameznik želel uživati slo-ves svetovljana. Tudi v minulem 20. stoletju, ko je slovenski prostor padel sprva v kraljevino, v drugi polovici stoletja pa v socialistično urejeno enotno državo južnoslovanskih narodov, vezi z nemško govorečimi državami niso zamrle. Ne samo, da so številni delavci izkoristili možnost prostega potovanja po Evropi (česar državljani v državah članicah Varšavskega pak-ta niso mogli) in dela v tujini (zlasti Zahodni Nemčiji) za višje plačilo, ki so ga običajno po-šiljali družinam v domovino, kot najsevernejši in gospodarsko najbolj razviti jugoslovanski republiki, ki je tudi v ekonomsko kriznih obdobjih imela najbolje urejen sistem nakupovanja čez mejo, so Slovenji tudi po padcu železne zavese bile poti na Zahod najbolj široko odpr-te, kar je na splošno gledano dobro izkoristila in v slabih 20 letih iz socialistične republike v večnacionalni državi, pripadnici bloka neuvrščenih, postala članica Evropske Unije in drugih evro-atlantskih organizacij, uvedla enotno evropsko denarno valuto, vstopila v Schengensko območje odpravljenih notranjih meja, ter pol leta tudi predsedovala Svetu EU. Velja pripo-mniti, da je Slovenija ob padcu železne zavese prvič v zgodovini postala samostojna in su-verena država z osamosvojitvijo od Jugoslavije (katera je svoj razpad nadaljevala s krvavimi vojnami na njenem območju med pripadniki različnih narodov in veroizpovedi), medtem ko je v nemškem primeru prišlo do obratne situacije – padec železne zavese je bil najbolj sim-bolično prisoten prav tam s padcem Berlinskega zidu - in sicer do združitve Zahodne Nemčije in vzhodne Nemške demokratične republike (NDR) v združeno Zvezno republiko Nemčijo (v nadaljevanju: ZRN) slabo leto dni po padcu zidu. Pri vseh državah članicah Varšavskega pakta ali t.i. državah realnega socializma je tako rekoč čez noč prišlo do spremembe družbenopoli-tičnega in gospodarsko-ekonomskega sistema.Osamosvojitev Slovenije in njen prehod iz socialističnega v kapitalističen ekonomski sistem pa se seveda še zdaleč nista zgodila čez noč. Ne samo, da je že od konca 40ih let prejšnjega stoletja (nekako v času nastanka NDR) SFRJ bila precej bolj zahodno usmerjena država z mo-delom samoupravnega socializma, kot pa članice Varšavskega pakta, po zadnji ustavi SFRJ in republiški ustavi SRS (sprejeti sta bili leta 1974), je Slovenija imela kot federalna enota bistveno večje avtonomne pristojnosti, ki so do tedaj bile v domeni jugoslovanske federacije (Grad et al., 1999). Ob pripravah na osamosvojitev in precejšnjih dilemah, kakšen politični sis-tem uvesti v demokratični ureditvi in kapitalizmu kot gospodarskem sistemu, se je nazadnje uveljavil model, ki je še najbližje nemškemu modelu politične ureditve države (Grad, Kaučič, 2003). Tako ima v RS predsednik republike, kljub temu, da je voljen neposredno od ljudstva, zgolj simbolične pristojnosti, kot je predstavljanje države doma in v tujini. S tem se je njegov položaj povsem približal položaju, kot ga imajo tudi šefi držav v večini držav srednje Evrope. Od položaja, ki ga ima Zvezni predsednik v ZRN, ga loči zgolj to, da kljub simboličnim pristojno-stim voljen neposredno (V ZRN ga izvolijo poslanci Zvezne skupščine, (Bundesversammlung) sestavljene iz poslancev obeh domov parlamenta Bundestaga in Bundesrata (Grad, Kristan, Perenič 2004).), in da je vrhovni poveljnik oboroženih sil (to funkcijo ZRN opravlja zvezni kan-cler oz. obrambni minister; bržkone so s tem določilom v nemški ustavi, imenovani Grundge-setz (v nadaljevanju: GG), zahodne zasedbene oblasti želele oslabiti moč šefa države, da bi preprečile ponoven vzpon dikature, v katero se je poldrugo desetletje poprej sprevrgla We-imarska republika, katere ustava je bila sicer za tedanji čas zelo napredna, saj je poudarjala načelo demokratičnosti. (Grad, Kristan, Perenič 2004)).


Druga značilnost nemške državne ureditve, ki smo jo Slovenci prevzeli, pa je institut »kon-struktivne nezaupnice« parlamenta vladi (Grad, Kristan, Perenič 2004). Tako GG določa v svo-jem 67. členu, da lahko Bundestag izreče nezaupnico zvezni vladi, ki jo vodi zvezni kancler oz. kanclerka, le tako, da z večino glasov vseh poslancev izvoli novega kanclerja. S tem tudi poda zveznemu predsedniku zahtevo po razrešitvi dotedanjega kanclerja, po kateri se je predse-dnik dolžan ravnati. Pomensko identičen temu členu je 116. člen ustave RS, ki določa tudi enako časovno obdobje najmanj 48 ur, ki morajo preteči med vložitvijo predloga za novega predsednika vlade in izvedenim glasovanjem (Ustava republike Slovenije, 1991).

2. Arhivska zakonodajna ureditev v RSSedaj veljavni Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) je bil sprejet leta 2006 in je nadomestil prej veljavni Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA) iz leta 1997. Vsebuje dobrih 100 členov, občutneje več od ZAGA (69 členov) in še pre-cej več od nemškega Zveznega arhivskega zakona (BAG), ki pozna vsega 13 členov. Seve-da se tam arhivsko pravo razteza še na posamezne zvezne dežele, ki imajo vsaka svoj, tudi nič kaj daljši zakon. In čeprav arhivsko materijo opredeljujejo še nekateri drugi zakoni (npr. o dostopu do javnih informacij), njihova zakonska ureditev funkcionira po načelu »manj je več«. Za potrebe tega članka si bomo ogledali zgolj določbe, ki opredeljujejo dostop do ar-hivskega gradiva. Prej veljavni ZAGA je v svojem 41. členu določal, da postane javno arhivsko gradivo, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti, dostopno za uporabo 30 let po nastanku. V kolikor pa tako arhivsko gradivo vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, ali na zadeve s področja nacionalne varnosti (vključno z vzdrževa-njem reda in miru), ter na ekonomske interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo, postane dostopno za uporabo 40 let po svojem nastanku. Tisto javno arhivsko gradi-vo, ki vsebuje podatke o zasebnosti posameznika, postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku oziroma 10 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, kolikor ni z drugimi predpisi drugače določeno. Naslednja dva člena sta še določala, da je na-vedene roke mogoče izjemoma tudi skrajšati in da o tem, v kolikor javni interesi po razkritju prevladajo nad interesi po varovanju, odloča Vlada RS na osnovi mnenja strokovne arhivske komisije. Novi ZVDAGA pa je vnesel spremembe, s čimer je Slovenija, kot je v svojem referatu pred leti opozoril tudi tedanji direktor Arhiva RS, Dragan Matić, postala izjema med vsemi nekdanjimi evropskimi socialističnimi državami. Kot je določal 3. odstavek 65. člena tega za-kona, je bilo arhivsko gradivo, nastalo pred konstituiranjem Skupščine RS 17. maja 1990, ki se nanaša na nekdanje družbenopolitične organizacije (npr. ZKS, SZDL, ZSS, ZSMS, ZZB NOV Slovenije, ZVRSS), organe notranjih zadev (npr. policija), pravosodne organe (npr. sodišča, to-žilstva, zapori) in obveščevalno varnostne službe, dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva, ki je vsebovalo občutljive osebne podatke, pridobljene s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter so se nanašali na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij. Nače-loma je tako še vedno veljala prosta dostopnost gradiva, česar države nekdanjega realnega socializma niso poznale in še vedno ne poznajo. Tudi dodatnih omejitev, kot so ekonomski in obrambni interesi države, ki jih je vseboval prvi odstavek istega člena, v tej določbi ni bilo moč zaslediti, kar je vnašalo v arhivsko stroko precej zmede (Matić, 2011). Za nameček pa je pri gradivu z občutljivimi osebnimi podatki, pridobljeni s kršenjem človekovih pravic s strani tedanjih oblastnih organov veljala nedostopnost, kar je bil razlog številnih polemik v javno-sti, zlasti med politiki, ki so si odprtost/zaprtost slovenskih arhivov razlagali vsakdo po svoje. Popravek zakona je sledil v začetku leta 2014. Novela ZVDAGA je bila zaradi razpisa referen-duma v javnosti pospremljena zelo odmevno, kar pa ni tema tega članka. Popravljen 65. člen je prinesel odpravo nedostopnosti arhivskega gradiva z občutljivimi osebnimi podatki, saj njegov drugi odstavek določa, da postane gradivo so take vrste podatki dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. Obdržal je prosto dostopnost gradiva za obdobje


pred konstituiranjem Skupščine RS, pri čemer je gradivo z občutljivimi osebnimi podatki os-talo nedostopno za enako dolgo obdobje. Glede možnosti podaljšanja ali skrajšanja rokov nedostopnosti in ugovorih posameznikov zoper zavrnitev njihovega dostopa do arhivskega gradiva, je arhivska komisija obdržala svoj položaj iz prejšnjega zakona in sedanjega zakona pred uveljavitvijo novele.

Slika: Sedež nekdanjega Stasija v berlinskem okrožju Lichtenberg

vir: spletna stran Zveznega urada za gradivo Službe za državno varnost v bivši NDR

3. Arhivska zakonodajna ureditev v ZRN3. 1. Zvezni arhivski zakon v ZRN (Bundesarchivgesetz)215

Zakon s polnim imenom Zakon o ohranjanju in uporabi arhivskega gradiva federacije (Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes) in kratico BAG, je bil sprejet 6. januarja leta 1988 (BGBl. I S. 62) in nazadnje spremenjen 27. junija 2013 (BGBl. I S. 1888) Vsebuje 13 členov, preglejmo nekaj ključnih. Prvi člen definira naloge Zveznega arhiva. Ta mora varovati arhivsko gradivo federacije in skrbeti, da je gradivo uporabno in ga je možno znanstveno preverjati. Drugi člen določa, da so vse pravne osebe federacije oz. javnega prava dolžne predati gradivo v skladu z zakonom Zveznemu ali Deželnemu arhivu. Arhivu se preda tudi gradivo, za katere-ga veljajo zvezni predpisi o varovanju tajnosti pisemskega, poštnega in telefonskega sporoča-nja: po izročitvi mora arhiv tako kot izročitelj spoštovati pravni interes prizadetih; zlasti glede osebnih podatkov mora spoštovati predpise, ki so glede njihove obdelave in varovanja veljali za izročitelja216. Zakonodajna telesa (torej Zvezni parlament in Deželni parlamenti) določajo v okviru svojih pristojnosti, ali je treba gradivo predati oz. ponuditi arhivom v hrambo. V kolikor gre za gradivo pomožnih organov federacije, katerih krajevna pristojnost se ne razteza čez ce-lotno ozemlje Nemčije, je za njihovo predajo pristojnemu Deželnemu arhivu potrebno še so-glasje tega pristojnega najvišjega zveznega urada (die oberste Bundesbehörde). V primerih, ko je gradivo strojno berljivo, se je potrebno sporazumeti še o metodi prenosa.Za drugim členom je bil leta 1992 dodan nov, 2.a člen, ki ureja status ustanove, zadolžene za gradivo političnih organizacij nekdanje NDR. Gre za ustanovo javnega prava.Tretji člen navaja, da Zvezni arhiv določi skupaj z pristojnim organom, ki mu ponuja dokumente, ali imajo ti trajno vrednost za raziskovanje ali razumevanje nemške zgodovine, zaščito zakoni-tih interesov državljanov ali zagotavljanje informacij zakonodajni, izvršilni ali sodni veji oblasti.Četrti člen ščiti pravice posameznikov do zaščite njegovih osebnih podatkov, razvidnih iz dokumen-tov. Posamezniku je treba na njegovo zahtevo dodeliti informacije o arhivskem gradivu, ki se nana-šajo na njegove osebne podatke ali mu dovoliti vpogled v to arhivsko gradivo. Če se ugotovi, da so

215 http://www.bundesarchiv.de/bundesarchiv/rechtsgrundlagen/bundesarchivgesetz/index.html.de216 https://www.rtvslo.si/files/Biatlon/dzarhivi.pdf (stran 8 in naslednje)


osebni podatki posameznika napačni, je to treba zabeležiti bodisi v dokumentih samih ali na kak drug primeren način. Posamezniku je treba omogočiti izpodbijanje osebnih podatkov, ki se nana-šajo nanj. Pristojni arhiv je na njegove navedbe dolžan odgovoriti. To pravico imajo tudi posamezni-kovi dediči, v kolikor izkažejo pravni interes. V petem členu so navedeni roki, kdaj postane arhivsko gradivo federacije dostopno javnosti. Splošen rok je 30 let od nastanka gradiva. V kolikor kak pose-ben zakon ne določa drugače, postane po tem roku gradivo javno dostopno. Ta določba pa ne sme posegati v zakonsko zaščitene pravice in posebne ureditve, ki jih uživajo lastniki zasebnih arhivov. Zvezno arhivsko gradivo, ki se nanaša na fizične osebe, postane javno dostopno 30 let po smrti ose-be oziroma, če datum smrti ni znan, 110 let po njenem rojstvu. Pri pravnih osebah je ta rok 60 let od nastanka gradiva, pri čemer je že ob sprejemu zakona veljalo, da je gradivo, nastalo pred uradno ustanovitvijo ZRN leta 1949, bilo javno dostopno za potrebe znanstveno raziskovalnega dela ali zaščito zakonitih interesov. Vsi ti roki pa ne veljajo za gradivo, ki je že ob nastanku oziroma izdaji ali prenosu v Zvezni arhiv oz. arhive zakonodajnih organov, bilo dostopno javnosti. Uporaba arhivskega gradiva pa se lahko prepove iz naslednjih razlogov, če obstajajo domneve, da:• bi z uporabo bili ogroženi interesi ZRN ali ene od dežel,• bi bila ogrožena zaščita osebnih podatkov tretjih oseb,• bi bila ogrožena prvotna ureditev arhivskega gradiva, • bi z njo nastali neupravičeni stroški• še niso potekli zakonsko določeni roki.Vladni predstavnik za kulturo in medije je, kot določa šesti člen, upravičen izdati pravilnik, s katerim se določajo pogoji dostopa do arhivskega gradiva v Zveznem arhivu, ter cenik stroškov dostopa in hranjenja gradiva. Pri tem ne potrebuje Soglasja Zveznega sveta. Na tej podlagi je Zvezno notranje ministrstvo 29. oktobra leta 1993 izdalo Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva217 (glej spodaj).

3. 2. Specialni zvezni zakoni in podzakonski predpisi V zvezi s varstvom podatkov velja omeniti vsaj dva specialna zakona – Zvezni zakon o varstvu podatkov (Bundesdatenschutzgesetz218 – BDSG; sprejet 20. decembra 1990 z BGBl. I S. 2954, 2955 in nazadnje spremenjen 25. februarja 2015 z BGBl. I S. 162), ki denimo določa v 35. členu, da se morajo občutljivi osebni podatki (gre za podatke po 3. členu tega zakona, ki jih zakon opredeljuje kot osebne podatke posebne vrste in ki razkrivajo rasno ali etnično po-reklo, politično prepričanje, versko ali svetovnonazorsko opredelitev, članstvo v sindikatu, zdravstveno stanje in spolno življenje – temu so v 35. členu dodana še storjena kazniva deja-nja ali prekrški) izbrisati iz zbirke osebnih podatkov takoj, ko niso več potrebni, pri poslovnih zadevah pa, odvisno od razmer, po 3 ali 4 letih od konca poslovanja.BDSG sicer pokriva varstvo podatkov pri vseh zveznih uradih, vključujoč zvezno vlado, ter tudi pri varstvo podatkov v zasebnem sektorju, medtem ko je varstvo podatkov deželnih uradov, skupaj z mesti in univerzami prepuščeno federalnim enotam samim oz. jih pokrivajo posame-zni deželni zakoni219. Peti člen tega zakona prepoveduje osebi, ki sodeluje pri zbiranju osebnih podatkov, le-te zbirati, obdelovati in uporabljati brez dovoljenja. Tajnost podatkov veže osebo tudi po prenehanju dejavnosti zbiranja osebnih podatkov. Sicer pa ta zakon vzpostavlja funkci-jo, namenjeno varstvu osebnih podatkov. Gre za Zveznega komisarja za zaščito podatkov in in-formacijsko svobodo (Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit), ki ugotavlja nepravilno razkritje osebnih podatkov in druge kršitve po BDSG.Drugi specialni zakon je pa Zakon o svobodi informacij (Informationsfreiheitsgesetz220 - IFG, spre-jet 25. septembra 2005 in objavljen v BGBl. I S. 2722, nazadnje spremenjen 7. avgusta 2013, ob-javljen v BGBl. I S. 3154, 3160), ki podrobneje definira v tretjem členu (od skupno 15), kdaj vse ne

217 http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/barchbv/gesamt.pdf218 http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/BJNR029550990.html219 http://www.iuscomp.org/gla/statutes/BDSG.htm#IIb220 http://www.gesetze-im-internet.de/ifg/BJNR272200005.html


gre za javni interes, kjer bi pristojni organi morali posredovati podatke. Razkritje podatkov ni v javnem interesu, kadar bi to lahko imelo škodljive posledice na področju mednarodnih odnosov, zunanje finančne kontrole, kadar bi razkritje podatkov lahko ogrozilo javno varnost, povzročilo nelegalno trgovino, otežilo pogajanja v mednarodnem poslovanju. Kot določa 7. člen istega za-kona, o tem, ali gre za javni interes, odloča pristojni organ, ki je sicer dolžan razkriti informacije. Če se z njegovo odločitvijo stranka ne strinja, ima možnost (12. člen) pritožiti se na Zvezni komisariat za svobodo informacij (Bundesbeauftragte für die Informationsfreiheit). Omeniti velja še 5. člen, ki opredeljuje varstvo osebnih podatkov in določa, da je dostop do njih za uporabnika mogoč le, kadar izkaže večji interes do tega, kot pa je interes osebe, ki jo podatki zadevajo, da se jih ne razkrije ali kadar ima uporabnik privoljenje te osebe. Za občutljive osebne podatke se ta zakon sklicuje na definicijo iz 3. člena BDSG. Interes uporabnika je tudi domnevno večji, kadar se željeni podatki nanašajo zgolj na ime, naziv, akademske uspehe, poklicne funkcije in uradno prebivališ-če tretje osebe, ki je obenem se tudi izjasnila v uradnem postopku. Od podzakonskih predpisov pogledati prej omenjeni Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva v Zveznem arhivu v ZRN (Verordnung über die Benutzung von Archivgut beim Bundesarchiv; na kratko: Benützungsordnung - BArchBV221), ki je bil sprejet 29. oktobra 1993 in objavljen v BGBl. I S. 1857 ) in ga sestavlja 7 členov. Smiselno ustreza slovenski Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ki je seveda občutno obsežnejša, z več kot 130 členi), saj ureja isto materijo. Tako njen tretji člen določa pravila, ki se jih morajo držati uporabniki gradiva. Ti morajo svoje zah-teve predložiti pisno in podrobno navesti razloge in predmet raziskave. O utemeljenosti njihove zahteve in izpolnjevanju pogojev zanjo odloči arhiv, kateremu se mora uporabnik zavezati, da bo pri uporabi arhivskega gradiva spoštoval avtorske pravice in pravico do zasebnosti oseb iz gradiva in tretjih oseb, ter da primeru morebitnih kršitev za škodo odgovornost ne bo padla na arhiv. Taka pravila so slovenski uredbi raztresena skozi celotno besedilo, skoncentrirana so edinole v poglav-ju, ki določa uporabo gradiva in zagotavljanje javnosti dela arhivov.

3. 3. Zakon o gradivu nekdanje Službe za državno varnost v bivši NDR Poseben pomen med vsemi arhivi uživa arhiv centrale Stasi, ki uradno nosi ime Zvezni urad za gradivo Službe za državno varnost (nekdanje) Nemške demokratične republike222. Gre za enega največjih ar-hivov v Nemčiji, saj ima po podatkih iz njihove spletne strani okrog 111 kilometrov gradiva, po drugih neuradnih podatkih pa do 180 kilometrov223. Vprašanje, kaj bo z obsežnim gradivom vzhodnonem-ških državnih organov in njihovimi arhivi, se je ljudem postavljalo že takoj po padcu Berlinskega zidu jeseni 1989 in še pred združitvijo obeh Nemčij je avgusta 1990 vzhodnonemški parlament sprejel odločitev o odprtju spisov tajne službe Stasi (kratica za Staatssicherheitsdienst, torej služba državne varnosti). Še zanimivost: nekaj mesecev poprej je uničenje tega gradiva preprečilo kar ljudstvo samo s spontanim vdorom na sedež Stasija. Zvezni parlament je takoj po združitvi konec leta 1990 objavil v BGBl. I S. 2272 Zakon o gradivu nekdanje Službe državne varnosti (Stasi-Unterlagen-Gesetz – StUG, nazadnje spremenjen leta 2013 z objavo v BGBl. I S. 3154, 3202) in na podlagi StGU je še konec istega leta v Berlinu začel delovati pooblaščenec zvezne vlade za dokumentacijo Službe državne varnosti nekdanje NDR (Bundesbeauftragter für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemali-gen DDR). StGU224 je z 48 členi v primerjavi z BAG občutno bolj obširen zakon, kar je posledica dejstva, da vladajo izredno strogi pogoji dostopa do gradiva zaradi varovanja osebnih podatkov, ki se pove-čini nanašajo na številne zaposlene in neformalne bivše sodelavce Stasija, pa tudi na ljudi, ki so bili kakorkoli zaslišani z njegove strani. Tako recimo določa 32. člen StGU pogoje, ki so potrebni za dostop do gradiva za namene politično-zgodovinskega raziskovanja: Raziskuje se lahko le dokumente, ki ne vsebujejo nobenih osebnih podatkov oz. so le-ti anonimizirani na kopijah, ki jih prejme raziskovalec. Podatki, ki so sicer za take namene prosto dostopni, se lahko nanašajo le na polnoletne sodelavce Stasija ali njegove pomembnejše funkcionarje. Prav tako se dovoli objavo osebnih podatkov znanih

221 http://www.bundesarchiv.de/bundesarchiv/rechtsgrundlagen/benutzungsverordnung/index.html.de222 http://www.bstu.bund.de/DE/Home/home_node.html223 http://www.arhivsko-drustvo.si/sl/documents/18325/25932/o+delu+arhivov.pdf224 http://www.bstu.bund.de/DE/BundesbeauftragterUndBehoerde/Rechtsgrundlagen/StUG/stug_node.html


osebnosti iz politike, če se nanašajo izključno na njihovo politično vlogo ter oseb, ki so k objavi dale soglasje. Pri pokojnih osebah se dovoli objava, če je minilo 30 let od smrti ali 110 let od rojstva (če se datuma smrti ne da ugotoviti oz. le z neupravičenimi stroški). Rok 30 let od smrti osebe se da tudi skrajšati na 10 let, če obstajajo utemeljeni razlogi za znanstveni projekt, in pretehtajo razloge, da se podatke take osebe pusti anonimizirane. Pravila za pokojne osebe nikakor ne posegajo v prej ome-njena pravila. Zakon pa poleg dostopa do gradiva za raziskovalne namene loči še dve kategoriji225. Pri prvi gre za dostop do gradiva žrtvam bivšega režima (osebe, ki so bile pod nadzorom Stasija) in njihovim bližnjim sorodnikom (v zakonu so označeni kot »tretje osebe«) ter zaposlenim in sodelav-cem Stasija, druga kategorija so pa javne in zasebne ustanove. Vsakdo, ki meni, da je bil kot drža-vljan NDR s strani Stasija nadzorovan, ima v skladu z določbami 12. in 13. člena StGU osebno ali prek pooblaščenega odvetnika omogočen vpogled in izdajo kopij gradiva. Razloga za vpogled v gradivo mu sicer ni potrebno navesti, razen če želi, da njegovo prošnjo obravnavajo prednostno, kar je ob precej dolgotrajnem postopku skorajda nujno. V tem primeru mora dokazati, da gradivo preiskuje z namenom rehabilitacije, zahtevi po dodelitvi odškodnine, v zvezi z očitki po sodelovanju s Stasi-jem ali če gre za prošnje, ki jih podajo zelo stare ali bolne osebe. Žrtvam so prosto dostopni podatki o imenih zaposlenih v Stasiju in njihovih neformalnih sodelavcih, po katerih jih lahko identificirajo. Osebni podatki drugih oseb se morajo anonimizirati. Za pogrešane in umrle osebe lahko informacije iščejo njihovi najbližji sorodniki (oz. tudi sorodniki do tretjega kolena, če bližnjega sorodstva ni), ki pa morajo izkazati upravičen interes. Okvirna doba za čakanje na prvo informacijo je pol leta, sicer se pa postopki vlečejo tudi do leta in pol226. Kljub temu so v dobrih 20 letih že rešili približno 7 milijonov zahtev, zahvaljujoč učinkovitemu aparatu 1700 zaposlenih, od katerih se jih nekaj več kot 600 ukvar-ja z obdelavo arhivskega gradiva. Pri javnih in zasebnih ustanovah pa se njihov interes po vpogledu v gradivo Stasija da izkazati z namenom ugotovitve, ali so pri njih zaposlene osebe (zlasti če gre za visoke javne funkcionarje) v bivšem režimu bile zaposlene v Stasiju ali so z njim sodelovale nefor-malno. Razkriti se da v skladu z 20. in 21. členom StGU zgolj podatke o dejavnosti oseb, ki so v času opravljanja dejavnosti za Stasi že dopolnile 18 let starosti. Tudi nameni, za katere se lahko posreduje razkrite podatke, so v teh členih striktno našteti (rehabilitacija, razjasnitev usod pogrešanih in umrlih oseb,…), razen, če gre za člane zveznega ali deželnega parlamenta ali občinskega predstavništva, kjer se lahko v skladu s veljavnimi predpisi omejeno obvesti javnost.

LiteraturaGrad F, Kaučič I, Ribičič C, Kristan I. Državna ureditev Slovenije. Ljubljana: Uradni list Republike Slovenije; 1999: 147. Grad F, Kaučič I. Ustavna ureditev Slovenije. Ljubljana: GV Založba; 2003: 179.Grad F, Kristan I, Perenič A. Primerjalno ustavno pravo. Ljubljana: Pravna fakulteta, 2004: 92, 118, 119Matić D. Arhivska javna služba med politiko in stroko. In: Bonin Z, Vogrin M, eds. Primeri različ-nih praks v slovenskih arhivih: zbornik prispevkov 25. zborovanja Arhivskega društva Slove-nije, 10. in 11. oktober 2011. Ptuj: Arhivsko društvo Slovenije; 2011: 13, 14.O delu arhivov in zborovanjih, objavljeno v št. 2 Arhivi 29, str. 377. Dostopno na: http://www.arhivsko-drustvo.si/sl/documents/18325/25932/o+delu+arhivov.pdf (13. 1. 2016)Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva (Verordnung über die Benutzung von Archivgut beim Bundesarchiv, (Benützungsordnung - BArchBV)) http://www.gesetze-im-internet.de/bun-desrecht/barchbv/gesamt.pdf (17. 1. 2016)Predlog ZVDAGA-A, podan dne 29. 05. 2013 s strani Ministrstva za kulturo RS, dostopno na: http://www.mk.gov.si/fileadmin/mk.gov.si/pageuploads/Ministrstvo/Zakonodaja/Predpi-

225 http://www.mk.gov.si/fileadmin/mk.gov.si/pageuploads/Ministrstvo/Zakonodaja/Predpisi_v_pripravi/2013/ZVDAGA_29_5_2013.pdf

226 http://www.mk.gov.si/si/medijsko_sredisce/novica/select/sporocilo_za_javnost/article/12447/6008/3ed-5cf0c6b7dfe213a8aa43947352098/?tx_ttnews%5Byear%5D=2014&tx_ttnews%5Bmonth%5D=02


si_v_pripravi/2013/ZVDAGA_29_5_2013.pdf (12. 2. 2016)Primerjalni pregled dostopa do arhivskega gradiva v državah EU https://www.rtvslo.si/files/Biatlon/dzarhivi.pdf (13. 2. 2016)Primerjava s tujimi državami izkazuje zgledno ureditev novele arhivskega zakona. Spletna stran Ministrstva za kulturo RS. Novica objavljena 21. 2. 2014. Dostopno na: http://www.mk.gov.si/si/medijsko_sredisce/novica/select/sporocilo_za_javnost/article/12447/6008/3ed5cf0c6b7dfe-213a8aa43947352098/?tx_ttnews%5Byear%5D=2014&tx_ttnews%5Bmonth%5D=02 (12. 2. 2016)Zvezni arhiv v ZRN (Bundesarchiv) http://www.bundesarchiv.de (22. 1. 2016)Zvezni urad za gradivo Službe za državno varnost nekdanje NDR (Der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR): http://www.bstu.bund.de/DE/BundesbeauftragterUndBehoerde/Rechtsgrundlagen/StUG/stug_node.html (10. 2. 2016)Zvezni zakon o zaščiti podatkov (BDSG): - http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/BJNR029550990.html, http://www.gesetze-im-internet.de/ifg/BJNR272200005.html, spre-jet leta 2005, v veljavi z letom 2006 (11. 2. 2016) BDSG v angleščini s predgovorom: http://www.iuscomp.org/gla/statutes/BDSG.htm#IIb (11. 2. 2016)

PovzetekIz napisanega velja sklepati, da veljavna arhivska ureditev v RS kljub razdrobljenosti predpisov in nepopolni skladnosti zakonov in prakse, v ničemer ne zaostaja za primerljivimi evropskimi državami, kar se tiče javnosti arhivov in dostopnosti gradiva. Čeprav nemški Zakon o gradivu Stasi velja za vzorčen primer ureditve dostopnosti arhivskega gradiva obveščevalnih služb bivšega enopartijskega režima, preprosto kopiranje v slovensko zakonodajo že zgolj zara-di neprimerljivih pristojnosti obveščevalnih služb po posameznih državah in razlik v samih političnih sistemih ni smislena. Kljub temu je novela ZVDAGA pred 2 letoma vnesla nekatere spremembe po nemškem vzoru, npr. anonimizacijo podatkov, ki so jo v praksi zaradi nedo-ločne zakonske opredelitve v preteklosti radi v slovenskih arhivih uporabljali že prej. Osebno mnenje pisca prispevka pa ostaja še naprej, da je potrebno upravljanje arhivov ne glede na vrsto gradiva prepuščati arhivistom in ostalim strokovnjakom, in da arhivi nikakor ne bi smeli predstavljati gojišča za nabiranje političnih točk.

SummaryFrom the article above it is possible to conclude, that the current archive legislation in Re-public of Slovenia, despite the fragmentation of Acts and the incomplete compliance of Acts and the concrete actions in real life, in no way lags behind other countries in Europe, when it comes to the terms of public archives and accessibility of records. Although German Stasi Re-cords Act is considered for exemplary model, with respect to the organization of accessibility to the archives of Intelligence Services of the former one-party regime in other countries, just a simple copying into the Slovenian legislation alone is not accurate, due to the incompara-ble powers of Intelligence Services in individual countries and the differences in the political systems. Nevertheless, the Slovene Archival Act was amended two years ago and it adopted some institutes of the Stasi Records Act, for example, the anonymisation of data, which had been already familiar to the archivists in the past. The author’s personal opinion remains, that it is necessary to let the State Archives be administered by the professional archivists and should never be a thing of political debates, where only politicians benefit.


Andreja Časar, študentka arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

ARHIV V SLUŽBI UMETNIKA – UJETI AVTENTIČEN TRENUTEKARCHIVE IN THE HANDS OF THE ARTIST – HOW TO CAPTURE AN AUTHENTIC MOMENT

IzvlečekNa primeru umetnikovega arhiva bomo predstavili problematiko koncepta arhiva v virtualnem okolju, in sicer z več perspektiv: skozi perspektivo izgubljanja občutka avtentičnosti, ki je esen-ca unikatnih umetniških del, esenca arhivskega gradiva; skozi perspektivo podrtega linearne-ga časa, ki arhiv postavlja v sedanjost; skozi perspektivo dokumentarne vloge umetnosti, ki ji pritiče pomembnost zgodovinskega trenutka. Navezali se bomo na benjaminovsko maniro, po kateri ima vsako umetniško delo svojo avro, ki omogoča samo njemu lastno avtentičnost, in na potrebo po osmišljanju novega koncepta arhiva v virtualnem okolju.Ključne besede: koncept arhiva, virtualno okolje, digitalizacija, množična kultura

AbstractWith the example of an artist archive we will present the issue of the archive concept in the virtual environment from different points of view: through the perspective of a lost sense of authenticity, which is the essence of unique artistic works and the essence of archive materi-al; through the perspective of the collapsed linear time, which sets the archive in the present; through the perspective of the documental role of art, which possesses a historical moment. We will also connect our work with the basic characteristics of Walter Benjamin`s work. Based on his point of view every work of art has an aura, which enables its own authenticity. We will also emphasise the need for a new concept of the archive in the virtual environment.Key words: concept of an archive, virtual environment, digitalisation, popular culture

What I like about photographs is that they capture a moment that’s gone forever, impossible to reproduce.

Karl Lagerfeld

1. UvodV pričujočem prispevku arhiv mislimo kot družbeni konstrukt, ki ga obravnavamo distanci-rano od birokratskega aparata, del katerega vsak arhiv formalno tudi je, ter razmišljanja o sodobnih praktičnih arhivskih vprašanjih, ki so stvar kompleksnejše obravnave. Obravnave, ki dosledno raziskuje tehnološke zahteve, arhivske vsebine, standarde in vse ostale pripadajo-če procese arhivskega birokratskega aparata.


V prispevku bomo virtualni arhiv kot konstrukt – termin virtualen Slovar novejšega besedja slovenskega jezika (2016)227 zelo povedno primerja s ponarejeno resničnostjo – postavili ob bok umetnikovemu delu oziroma performansu. Na primeru dokumentiranja performansov Marine Abramović bomo spregovorili o dokumentarni vlogi umetnosti.Ob digitalnem arhivu bomo izpostavili pojem avtentičnosti in vsaj v osnovnih točkah refle-ktirali zaton linearnega časa kot posledico hitrega kopičenja elektronskega gradiva, ki pod vprašaj postavlja občutek zgodovinskega trenutka in ne nazadnje tudi spomina, ki je zvezan z obliko klasičnega arhiva. Je cyberspace ali kiberprostor – prostor, ki kopiči – prav toliko tudi prostor brez spomina?

2. Izgubljanje občutka avtentičnostiWalter Benjamin (1998, str. 148) v eseju Umetnina v času, ko jo je mogoče tehnično repro-ducirati pravi, da je bilo umetnino od nekdaj možno posnemati. Pripominja (1998, str. 150–151), da tudi pri najpopolnejši reprodukciji umetnine odpadeta njena tukaj in zdaj, ki sestav-ljata pojem pristnosti; in čeprav se proizvod tehnične reprodukcije nahaja v okoliščinah, ki ne bi prizadevale njegovih temeljev, pa tega ne moremo trditi za njegov tukaj in zdaj, ki sta razvrednotena. Manjkajoče Benjamin označuje s pojmom avra.O originalih in reprodukcijah arhivskega gradiva in primerljivosti vsebin Novak (2011, str. 376) pravi, da morajo biti vsebine med sabo primerljive kljub temu, da so bile prenesene po teh-nološko različnih komunikacijskih kanalih; na nivoju vsebin ni razlik med objavo celovitega arhivskega dokumenta v knjižni obliki, njegovo kopijo na mikrofilmu ali kopijami, ki so bile na-rejene na različnih fotokopirnih strojih. Novak (2011, str. 373) s pojmom komunikacijski kanal opredeli okolje ali medij za vzpostavljanje komunikacije med vsaj dvema komunikatorjema, torej med dvema osebama ali dvema sistemoma, ki oddajata ali sprejemata podatke po ko-munikacijskem kanalu. Pripominja (2011, str. 376), da so opazne razlike v načinih in oblikah opredeljevanja tehnično-tehnoloških kontekstov, kvaliteti prenesenih podatkovnih struktur, pogosto tudi pri pojavnih vsebinskih kontekstih, poleg tega pa še v intenziteti, kvaliteti in fre-kvenci vzpostavljanja komunikacijskih kanalov. Današnje digitalne fotokopije kopije – v barvah in visoki kvaliteti – se močno približujejo upodobitvi originalnih dokumentov.Lahko strnemo, da se skozi digitalizacijo umikamo občutku avtentičnosti, ki jo premore le originalno delo, ne pa tudi njene reprodukcije. Naj omenimo, da v prispevku avtentičnost mislimo kot idejo in ne kot preizkus celovitega in legitimnega procesa preslikave določenih arhivskih vsebin v virtualnem okolju. Še vedno smo v tistem istem času, ki ga je Benjamin označil za obdobje, ko je mogoče ume-tnino tehnično reproducirati. A Benjamin (1998, str. 155) opozori na nekaj, kar lahko pre-nesemo v razmislek o digitalizaciji (navsezadnje se skozi zgodovino spreminjajo tehnična sredstva, princip pa še vedno ostaja isti): reprodukcija postaja vedno bolj reprodukcija ume-tnine, ki je namenjena reproduciranju. Kljub izgubljanju benjaminovske avre umetniškega dela ali izgubi občutka avtentičnosti umetniškega dela, arhivskega gradiva, pa je le s tem tudi omogočeno, da se bodisi umetnost bodisi arhivsko gradivo približata človeku. Toda z digitali-zacijo se obenem premikajo časovne meje v virtualnem okolju in podirajo strukturo znanega in predvidljivega linearnega časa.

227 Virtualen: ki je, deluje, poteka v računalniškem okolju ali na internetu in posnema resničnost: virtualni sprehod po muzeju; virtualni svet; virtualna pisarna; virtualno življenje; Njegov grob bo v celoti virtualen, kar pomeni, da ga bodo hodili ob prvem novembru in rojstnem dnevu obiskovat na internet E ← agl. virtual ← srlat. virtuālis ‘mogoč’ iz lat. virtus ‘vrlina, krepost, junaštvo’, virtuálna reálnost -e -i ž (â, â), posnemanje stvarnega okolja z računalniškimi napravami; navidezna resničnost, virtualna resničnost: svet virtualne realnosti; Večina živi na as-faltnih poljih mest in raztegujočih se predmestij in v virtualnih realnostih interneta išče zabavo, zaslužek, znanje in sočloveka, virtuálna resníčnost -e -i ž (â, ī), posnemanje stvarnega okolja z računalniškimi napravami; navi-dezna resničnost, virtualna realnost: ustvarjanje virtualne resničnosti; Cilj virtualne resničnosti je preslepiti naše čute, da imajo pred seboj realnost, čeprav je nimajo (Slovar novejšega besedja slovenskega jezika, 2016).


3. Kolaps linearnega časaKoncept arhiva omenjamo kot produkt različnih ideoloških izhodišč. Tako recimo Groys (2012, str. 15–16) osmišlja koncept neuničljivega arhiva: Platonu se je zdel neuničljiv božanski arhiv večnih idej, kristjanu je neuničljiv arhiv Božjega spomina, Freudova psihoanaliza kot neuni-čljiv arhiv izpostavlja nezavedno, strukturalisti pa pojmujejo jezik kot območje neuničljivega. Ne nazadnje, kot ugotavlja Groys (2012, str. 16), so vsi našteti neuničljivi arhivi le medijski nosilci nekega arhiva, podobno kot so medijski nosilci tehnična sredstva za shranjevanje po-datkov (papir, filmski trak, računalnik …). O neuničljivosti digitalnega arhiva Ernst (2013, str. 93) zapiše, da je za digitalni arhiv ključno to, da je lahko v vsakem trenutku izbrisan, in to mnogo hitreje, kot bi ga izbrisal katerikoli ogenj v Aleksandrinski knjižnici. Ernstova misel o takojšnjem izbrisu spomina arhiva spomni na to, da je kljub možnosti dokumentiranja slehernega trenutka in neomejenega shranjeva-nja prav tako prisotno občutje ničnega shranjevanja oziroma pozaba. Digitalni arhiv je lahko v trenutku izbrisan in pozabljen. Njegov spomin je v resnici zelo krhek in navidezen ter od-daljen od tistega spomina in tistega zgodovinskega trenutka, ki ga omogoča klasični arhiv. Koncept arhiva v elektronskem okolju je distanciran od imaginarija romantičnega, od druž-bene podobe klasičnega arhiva. In medtem ko je tovrstna podoba sinonim za staro, prežeto z zgodovinskim momentom, pa digitalni arhiv napoveduje prehod v dobo konca dojemanja časa, kot ga pozna veliki klasični arhiv. Če povedano prenesemo na področje umetnikovega arhiva: performans pomeni odklon od klasične umetnosti. Tako digitalni arhiv kot perfor-mans sta stanji »in medias res«. Ne dogajata se enkrat kasneje, temveč se odvijata v trenutku, sredi lastnega dogajanja. Zato se digitalni arhiv znajde sredi lastne sedanjosti, ki je hip zatem že tudi njegova preteklost. Spomin tovrstnega arhiva ni oddaljen, temveč se nanaša na seda-njost in ustvarja občutek podrtega linearnega časa. Konstrukt prisotnosti in trenutnosti pa je obenem karakteristika performansa, ki ga kot ume-tniško prakso približamo konceptu digitalnega arhiva še iz neke druge perspektive. Na pri-meru umetniškega performansa izpostavimo odnos med umetnikom in publiko. Govorimo o interaktivnem odnosu. Publika je del performansa, sodeluje v izvedbi performansa. Podobno je skozi perspektivo poskusnega koncepta digitalnega arhiva le-ta interaktiven, živ organi-zem, ni več arhiv nekakšnega zaprtega tipa, temveč se odpira navzven, skozi virtualne kanale priteka k ljudem, in postaja del neke kolektivne sredine.

4. Dokumentarna vloga umetnikovega arhivaV slovenskem prostoru lahko na področju umetnosti o prvem sistematičnem zbiranju in popisova-nju najpomembnejših avtorjev videastov govorimo v okviru projekta Videodokument: Video umet-nost v slovenskem prostoru 1969–1998, ki je potekal na Zavodu SCCA-Ljubljana med letoma 1994 in 1999. DIVA (digitalni video arhiv, ki nastaja pod okriljem SCCA-Ljubljana, Zavoda za sodobno umet-nost) – fizični in spletni arhiv novomedijske umetnosti – je nadgradnja omenjenega dokumenta-cijskega, arhivskega in raziskovalnega projekta o video umetnosti. Postaja DIVA se tako ukvarja z raziskovanjem, zbiranjem, dokumentiranjem in hrambo novomedijske umetnosti (O Divi, 2016). V svojem video eseju Nika Grabar (2009) opozori, da organizacija DIVA išče spomin podobam, da bi lahko mislili prostor umetnosti, saj smo brez njega ujeti v podobo sveta, ki nas meha-nično poustvarja. Obenem pripominja, da ni spomina brez podob, kakor tudi ni podob brez spomina. Kar je v digitalnem svetu, ko vse bazira na podobah, smiselno izpostaviti. Srbska umetnica Marina Abaramović (2010) v videoposnetku o dokumentiranju perfor-mansa pravi, da je performans smiseln, ko se odvija v živo, in ima manj smisla, ko je doku-mentiran. Kljub temu dokumentiranje njenih performansov spaja družbo. In ne samo zara-di predvidljivega – posamezniki preko spleta dostopajo do umetničinega arhiva in dobijo vpogled v njeno delo.


Abramovićeva je ustanovila lastno institucijo MAI (Marina Abramovic Institute), ki jo razume-mo kot arhiv sam po sebi, znotraj tega arhiva-institucije pa se prav tako odvija dokumenti-ranje umetnosti oziroma umetničinega koncepta umetnosti. Abramovićeva je svojo metodo dela, s katero seznanja obiskovalce institucije, poimenovala Abramovic method. In sicer nje-na metoda zajema serijo vaj, ki jih je izpopolnjevala skozi štiridesetletno kariero. Ena izmed bistvenih zakonitosti njene metode je, da se morajo obiskovalci pred začetkom tega kolektiv-nega performansa, če ga lahko tako imenujemo, znebiti vseh svojih pripomočkov, ki jih spo-minjajo na čas. Bit metode Abramović je poustvariti občutek življenjske avtentičnosti. Tako torej metoda Abramović omogoča tisto, kar je skozi benjaminovski pojem avre in pristnosti nemogoče: kajti poustvarjanje življenjske avtentičnosti je le reprodukcija pristnega občutka. A reprodukcija občutka nas znova postavi na začetek: kljub temu da se z dokumentiranjem umetnosti ali z digitalizacijo umikamo občutku avtentičnosti, pa dokumentiranje umetnosti oziroma reprodukcija omogoča, da to umetnost približamo človeku, in sicer v osnovi že tako, da jo postavimo na splet in uporabniku omogočimo aktivno interaktivno vlogo.

5. ZaključekPojav multimedijskih arhivov je spodbudil strogo razlikovanje med shranjeno preteklostjo in iluzijo sedanjosti, tako je več kot le podaljšek ali preslikava znanih arhivskih praks (Ernst, 2013, str. 137).Internet, pravi Ernst (2013, str. 139), loči od klasičnega arhiva to, da je njegova mnemoteh-nična struktura veliko bolj dinamična, kot je dinamičen kulturni spomin v klasičnem arhivu. Vendarle je internet bolj tog, kot je bil klasični arhiv kadarkoli. Nanašajoč se ne uvodnik iz Sci-entific American, nadaljuje Ernst, vesoljni splet predstavlja velikansko skladišče, bazo podat-kov vseh podatkovnih baz. Iz tega sledi, da ima veliko gradiva na internetu prehodni značaj, je kaotično, to pa vodi do arhivske fantazme nereda. Ob tem se znajdemo pred drugim vprašanjem: je mar vse, kar shranjujemo v svoje »obla-ke« in v medmrežne predale, tudi v resnici arhiv? Ernst (2013, str. 129) pravi, da vsaka zbirka stvari ne more biti že arhiv. Če ostajamo pri razmisleku o digitalnem arhivu umetnika, ima uporabnikova aktivna interaktivna vloga lahko tudi svoje pasti: preveliko poseganje uporab-nika v strukturo umetnikovega arhiva ima lahko uničujoče posledice in ustvarja podobo, ki je vrednostno hibridna – na nečem, kar je treba ohraniti, je morda poustvarjeno nekaj, kar bi bilo treba zavreči. Premislimo, v kolikšni meri bi uporabniku dovolili, da soustvarja in tako tudi spreminja klasično arhivsko gradivo. A digitalni arhiv umetnika je temu izpostavljen rav-no zaradi kolapsa linearnega časa – nahaja se v preteklosti in sedanjosti hkrati, njegova vse-mogočna interaktivnost je tako lahko tudi njegova lastna poguba.


Viri in literaturaBenjamin, W. (1998). Izbrani spisi. Ljubljana: Studia humanitatis – Zavod za založniško dejavnost.Ernst, W. (2013). Digital Memory and the Archive. Minneapolis: University of Minnesota Press. Pridobljeno 10. 2. 2016 s spletne strani http://melhogan.com/website/wp-content/uplo-ads/2013/11/Ernst-Wolfgang-Digital-Memory-and-the-Archive.pdfGroys, B. (2012). Sumljivost: fenomenologija medijev. Maribor: Hiša knjig, Založba KMŠ.MOMA – The Museum of Modern Art (producent). (2010). Marina Abramović: The artist is pre-sent – Documenting performance [videoposnetek]. Pridobljeno 15. 2. 2016 s spletne strani https://www.khanacademy.org/partner-content/MoMA/artist-interview-performance/v/moma-abramovic-documenting-performanceNovak, M. (2011). Atlanti. Priložnosti in pasti komunikacijskih kanalov Med arhivi in sodobno družbo, 21, 373–381.O DIVI. (2016). DIVA. Pridobljeno 15. 2. 2016 s spletne strani http://www.earhiv.org/diva/index.php?opt=page&id=1&lang_pref=si)SCCA-Ljubljana (producent). (2009). Grabar, Nika: DIVA at Škuc Gallery – Video essay, World of Art, School for curators and critics, year 2008/09 [videoposnetek]. Pridobljeno 15. 2. 2016 s spletne strani http://www.e-arhiv.org/diva/index.php?opt=work&id=1011Virtualen. (2016). V Slovar novejšega besedja slovenskega jezika. Pridobljeno 15. 2. 2016 s spletne strani http://www.fran.si/iskanje?View=1&Query=virtualen

SummaryIn this paper we pointed out the image and conditions of the activity of an artist archive. We do not think through the perspective of romantic archives – they were once stereotypical so-cial image –, we present the artist archive in the modern, virtual time and place.Through digitalisation the sense of authenticity, which is the essence of unique artistic work, is lost. After all, we are still in this same moment which Benjamin pointed out as the period of time when artwork can be mechanically reproduced. The aura of the work of art is disappear-ing, and reproduction is increasingly becoming that of the artwork, which is – in our digital era – meant to be reproduced. Despite the loss of an aura or the loss of sense of authenticity of an artwork this is the opportunity for artists archive to approach people. But once is clear – the documentation of art is moving temporal boundaries of the virtual world, so linear time, as we know it from our everyday life, is collapsed. Archive, which was once a concept of the past, is now in the present. In case of artistic performance, we can highlight the relationship between the artist and the audience as interactive. The audience is part of the performance and the same is true for the concept of an archive in the digital era. Archive is increasingly becoming part of the present; it is a living organism, interactive, and no longer a thing of the past.


Mojca Kosištudentka arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

ŠTUDIJ ARHIVISTIKE IN DOKUMENTOLOGIJE ZA ŠTUDENTE S POSEBNIMI POTREBAMI (ŠTUDENTI INVALIDI)ARCHIVES AND RECORD MANAGEMENT STUDY FOR DISABLED STUDENTS

IzvlečekV Republiki Sloveniji imajo v skladu z različnimi pravnimi in drugimi sprejetimi akti (Ustava RS, Konvencija o pravicah invalidov, Akcijski program za invalide 2014-2021) invalidi enake pravice in možnosti izobraževanja in usposabljanja kot ostali prebivalci. Invalidom morajo biti dane enake možnosti za udeležbo v celotnem izobraževalnem sistemu, tudi v visoko-šolskem. Študenti invalidi se med študijem srečujejo z različnimi ovirami (arhitektonske, in-formacijske, tehnične ovire; najpogostejše težave so različne arhitektonske ovire za gibalno ovirane na invalidskih vozičkih, težave z dostopnostjo do študijske literature za slepe in sla-bovidne, odsotnost tolmačev in indukcijskih zank za gluhe oz. naglušne študente). Alma Ma-ter Europaea – ECM ponuja moderno zasnovan študij, ki omenjene ovire uspešno odpravlja. Na primeru magistrskega študija arhivistike in dokumentologije želim prikazati, zakaj je ta študij primeren tudi za skupino študentov s posebnimi potrebami. Prostori AMEU-ECM se nahajajo v centru mesta in so lahko dostopni za različne skupine in-validov. Študijski program poteka tudi na daljavo, vsa gradiva so dostopna v spletni učilnici, predavatelji pa so študentom dostopni za konzultacije osebno, po telefonu ali preko elek-tronske komunikacije. Študij arhivistike in dokumentologije je inkluziven, poklic arhivista v novejšem (elektronskem) okolju pa omogoča tudi uspešne zaposlitve študentov invalidov. Ključne besede: študenti invalidi, študij, arhivistika in dokumentologija, inkluzija, diskriminacija

AbstractIn The Republic of Slovenia have disabled people the same rights and opportunities for ed-ucation and training as other inhabitants according to different legal and other adopted acts have (The Constitution of Republic Slovenia, The Convention on the rights of disabled, Action plan for disabled 2014-2020). Disabled students meet various obstacles during their studies (architectonic, information, technical obstacles; the most common issues are regarding di-verse architectonic obstacles for movement hindering people on wheelchairs, issues by ac-cessibility to study literature for blind and weak-eyed, absence of interpreters and induction signs for deaf and partially deaf students respectively). Alma Mater Europaea – ECM offers a modern study program, which above mentioned obstacles abolishes successfully. The case of master degree study of Archives and Records Management is exposed. In addition, for that reason I want to present the adequacy for the group of disabled students.The AMEU-ECM premises are located in the centre of the city and are very easy approachable for di-verse group of disabled. The study program is available online as well, all literature is available in the website classroom, the students can contact the lectures in person, by telephone or by electronic communication. The study The Archives and Records Management is inclusive, the profession of ar-chivist in the new (electronic) area enables likewise successful employments for disabled students.Key words: disabled students, study, archives and records management, inclusion, discrimination

Človek brez izobrazbe je kot ogledalo brez lošča.228 (Nemški pregovor)

228 Ein Mensch ohne Bildung ist ein Spiegel ohne Politur. (Deutsches Sprichwort)


1. UvodPravica do izobrazbe je ena osnovnih pravic človeka. Zapisana je tudi 57. členu Ustave Re-publike Slovenije in sicer, da je izobraževanje svobodno, osnovnošolsko izobraževanje ob-vezno in se financira iz javnih sredstev, država pa ustvarja možnosti, da si državljani lahko pridobijo ustrezno izobrazbo (Ustava RS, 57. člen). Vendar je pa pot do izobrazbe dostikrat težka in polna ovir. Čeprav bi naj vsi imeli pravico do ustrezne izobrazbe, imajo nekatere sku-pine prebivalstva pri pridobivanju izobrazbe in vključevanju v socialno okolje večje težave kot drugi. Košakova (2010) v svoji raziskavi ugotavlja, da to velja za otroke iz družin z nižjim socialno-ekonomskim statusom, otroke priseljencev, Romov in nasploh otroke iz drugačne-ga verskega ali kulturnega okolja ter za otroke s posebnimi potrebami. Če te skupine otrok niso uspešne že pri osnovnošolskem izobraževanju, je manj verjetno, da si bodo pridobile srednješolsko ali visokošolsko izobrazbo.

2. Pravica do izobraževanja za invalidePravica do izobraževanja invalidov je zapisana tudi v Konvenciji o pravicah invalidov (2006). Iz Konvencije izhaja, da imajo invalidi pravico do izobraževanja, da lahko obiskujejo šole in se izobražujejo vse življenje, tako da razvijajo svoje spretnosti, sposobnosti in pridobijo znanje ter da niso izključeni iz izobraževanja zato, ker so invalidi. Obiskujejo lahko brezplačne šole enako kakor drugi, izobraževanje pa se, kolikor je mogoče, prilagodi njihovim potrebam. V splošnem izobraževanju dobijo pomoč pri učenju in se jim zagotovi pomoč pri nadaljnjem izobraževanju če to želijo. Otroci s posebnimi potrebami imajo pravico, da se vključujejo enako kot ostali na vseh nivojih izobraževalnega sistema od predšolskega do odraslega obdobja. Pravice otrok s posebnimi potrebami do izobraževanja so opredeljene z Zakonom o usmerjanju otrok s posebnimi po-trebami (2011). Po končanem obveznem 9-letnem izobraževanju imajo možnost in pravico nadaljevati izobraževanje v srednješolskem izobraževanju in do študija. V teh primerih ne govorimo več o otrocih, ampak o dijakih in študentih s posebnimi potrebami.

3. Akcijski program za invalide 2014-2021 na področju vzgoje in izobraževanja

Akcijski program za invalide 2014 – 20121 na področju vzgoje in izobraževanja si prizadeva uresničiti 13 ciljev: • zagotavljanje enakih možnosti pri vpisu v vse izobraževalne programe ter spodbujanje

večjega vključevanja invalidov v redne oblike vzgoje, izobraževanja in usposabljanja;• zagotavljanje mreže strokovnih institucij za podporo izobraževanju invalidov v specializira-

nih in rednih oblikah vzgoje, izobraževanja in usposabljanja;• zagotavljanje možnosti, da se osebe z zmerno, težjo in težko motnjo v duševnem razvoju

vključujejo v vse ravni Posebnega programa vzgoje in izobraževanja (tudi na ravni usposa-bljanja za življenje in delo);

• zagotavljanje praktičnega usposabljanja, pripravništva in prakse v okviru srednješolskega in univerzitetnega izobraževanja pri delodajalcih s programskimi spodbudami;

• razvijanje in podpiranje vseživljenjskega učenja odraslih invalidov, brezposelnih in zaposlenih;• zagotavljanje ustreznega števila strokovnjakov in razširjanje znanja v izobraževalne pro-

grame vzgojiteljev, učiteljev in svetovalnih delavcev;


• zagotavljanje učbenikov in drugih učil v obliki, ki je primerna glede na vrsto invalidno-sti, vključno z zagotavljanjem učbenikov za otroke v programu z nižjim izobrazbenim standardom;

• zagotavljanje prostorskih in tehničnih možnosti za izvajanje programov vzgoje in izobraže-vanja ter prilagojenega prevoza;

• zagotavljanje ustrezne opreme za individualno uporabo pri izobraževanju;• zagotavljanje pravice do dodatne komunikacijske opreme, ki je nujno potrebna zaradi

funkcionalne oviranosti;• zagotavljanje fizične pomoči vsem učencem, ki tako pomoč potrebujejo;• zagotavljanje podpore pri visokošolskem izobraževanju z osebno pomočjo, spremljanjem

in svetovanjem za študente invalide, zagotavljanjem primernih nastanitvenih zmogljivosti za bivanje zanje in sistemom štipendiranja, ki jih bo spodbujal k doseganju višje izobrazbe;

• spodbujanje učenja znakovnega jezika in dvojezičnega izobraževanja gluhih. (Akcijski pro-gram za invalide 2014-2021, str. 14).

Iz Poročila o uresničevanju Akcijskega programa za invalide 2014-2021 v letu 2014 (v nada-ljevanju Poročilo API 2014) je razvidno, da se ukrepi uresničujejo, vendar je pot do uresničitve vseh zastavljenih ciljev še dolga. Na področju višješolskega izobraževanja je leta 2014 pričel veljati Zakon o štipendiranju, ki lahko študentu s posebnimi potrebami omogoči dodatek k štipendiji (Zakon o štipendiranju, 14. člen). V letu 2014 je bila sprejeta novela Pravilnika o razpisu za vpis in izvedbi vpisa v viso-kem šolstvu, ki določa, da se na seznam naknadno sprejetih kandidatov za vpis v dodiplom-ske visokošolske študijske programe uvrstijo tudi kandidati s posebnimi potrebami, ki so si ta status pridobili v prijavno-sprejemnem postopku (Poročilo API 2014, str. 34). S študijskim letom 2013/2014 se je začel uporabljati tudi Pravilnik o subvencioniranju bivanjaštudentov, ki določa, da ministrstvo, pristojno za visoko šolstvo, subvencionira bivanje viso-košolskih študentov v institucijah, registriranih za dejavnost študentskih domov, prek njih pa tudi pri zasebnikih, lastnikih sob (ibid). V pristojnosti visokošolskih zavodov so še dodatna določila glede študentov s posebnimi potrebami, ki so urejena v njihovih statutih ali s po-sebnimi pravilniki. Študentom s posebnimi potrebami so omogočene ustrezne prilagoditve študijskega procesa in študijskega okolja, ki zagotavljajo splošne pravice in enakopravno so-delovanje v postopkih ter dostopnost do informacij. Prav tako je zagotovljena pomoč študen-tom s posebnimi potrebami, ko potrebujejo pomoč druge osebe, da lahko izvajajo določene naloge iz študijskega procesa. Določeni so tudi pogoji za dodeljevanje statusa študenta s po-sebnimi potrebami (Poročilo API 2014, str. 35).S tega vidika je zanimiv tudi Zakon o uporabi slovenskega znakovnega jezika (2002), ki opre-deljuje pravico do uporabe slovenskega znakovnega jezika gluhim. Gluhi imajo pravico do tolmača slovenskega znakovnega jezika pri uveljavljanju svojih pravic, vendar v praksi to po-meni predvsem komunikacijo v uradnih zadevah ne pa tudi pri spremljanju predavanj, ki je za študente bistvenega pomena pri študiju. Na tem mestu je treba poudariti, da so vsa določila o prilagoditvah in izobraževanju otrok, di-jakov oz. študentov s posebnimi potrebami dolžne upoštevati samo javne izobraževalne in-štitucije medtem ko je zasebnim prepuščeno, da izobraževanje oseb s posebnimi potrebami uredijo po svoje. Kako bodo vključevali osebe s posebnimi potrebami je odvisno od vrednot vsake posamezne zasebne izobraževalne inštitucije.


4. Študij na zasebnem visokošolskem zavodu Alma Mater Europaea – Evropski center Maribor (AMEU-ECM) s poudarkom na študiju arhivistike in dokumentologije

Pot do samostojnega študija arhivistike v Sloveniji je bila dolga. Kot podrobneje opisuje Kla-sinc (2011) v svojem prispevku, se je ta pot pričela z nastankom samostojne države leta 1991 in se preko več neuspelih poskusih uresničila šele leta 2013, ko se je na AMEU-ECM vpisala prva generacija študentov v magistrski študijski program arhivistika in dokumentologija.Osnovno poslanstvo AMEU – ECM je razvoj in izvajanje kakovostnih, komplementarnih in de-ficitarnih, evropsko orientiranih aplikativnih in konkurenčnih programov. Študentom ponuja bogato in raznoliko akademsko okolje, ki jim zagotavlja priložnosti tako intelektualnega ra-zvoja kot tudi pridobitev profesionalnih znanj in veščin. Študentom nudijo fleksibilen, prila-godljiv in učinkovit pristop k študiju. Izvaja različne programe na dodiplomskem, magistr-skem in doktorskem študijskem programu. (Povzeto po: spletna stran AMEU-ECM). Magistrski študijski program arhivistike in dokumentologije je bil pripravljen v sodelovanju s številnimi domačimi in tujimi arhivisti ter je dobil podporo mnogih posameznikov, sloven-skih arhivov kakor tudi sorodnih ustanov, društev itd (Toplak, Klasinc, Semlič Rajh, 2014). Akreditacijski postopek pri NAKVIS-u je bil zaključen leta 2012, v študijskem letu 2013/2014 je stekel prvi letnik študija, v študijskem letu 2014/2015 pa tudi drugi letnik. Majhno število študentov je omogočilo aktiven in oseben stik med profesorji (ki so vsi visoko usposobljeni arhivisti s habilitiranimi nazivi za posamezne predmete) in študenti (Klasinc, 2015).Kot študentka prve generacije študija arhivistike in dokumentologije vidim dodano vrednost študija v možnosti študija na daljavo, ki omogoča lažje usklajevanje službenega, zasebnega in družinskega življenja. Izkušnje s študijem arhivistike in dokumentologije na daljavo in na klasi-čen način je opisal Novak (2014) na treh primerih mariborskih visokošolskih zavodih, v katerih uporabljajo kot podporo študiju odprtokodni sistem Moodle ali licenčno okolje Blackboard. V praksi študij arhivistike in dokumentologije na AMEU-ECM poteka tako, da predavanja poteka-jo v predavalnici; študenti imajo možnost, da se predavanj udeležijo osebno v predavalnici, da v živo spremljajo prenos preko svetovnega spleta (za to potrebujejo osebni računalnik ali drugo ustrezno napravo, internet) lahko pa si posnetek predavanja pozneje ogledajo v spletni učilnici, kjer so naložena tudi vsa študijska gradiva npr. predstavitve v PowerPointu, literatura, seznami literature… Zaenkrat je največja pomanjkljivost tega sistema v tem, da študenti niso ozvočeni ali ne uporabljajo temu namenjenih naprav v predavalnici in tako tisti, ki spremljajo predava-nja v živo preko spleta ali pri posnetku predavanja, ne slišijo vprašanj študentov predavatelju v predavalnici, niti ne morejo slišati razprav v predavalnici med več govorci (komunikacija s pre-davateljem in postavljanje vprašanj je sicer možno na pisni način tekom predavanja, vendar mora predavatelj biti pozoren, če oz. ko se mu izpiše sporočilo na zaslonu, da ga ne spregleda). Predavatelj mora biti tudi vešč nastopati in se gibati z ozvočenjem na sebi, saj lahko različni šumi in motnje onemogočijo sprejemanje slišnih informacij (npr. šumenje, slabši signal).Kot glavno prednost študija arhivistike bi izpostavila sorazmerno majhne skupine, ki omogo-čajo lažjo komunikacijo in bolj oseben pristop študentov s predavatelji. Predavatelji se lažje posvetijo manj študentom in jih aktivneje spremljajo pri njihovem študijskem napredku. Izpi-ti na daljavo sicer niso običajni del tega študija, vendar sodobna tehnologija omogoča tudi to.


5. ZaključekŠtudij študentov invalidov ni enoznačno urejen, ampak univerze in fakultete ter drugi visokošol-ski zavodi (tako javni kot zasebni) lahko nekoliko po svoje urejajo pravice in obveznosti ter sam status študentov invalidov. Prilagoditve se lahko razlikujejo od ene skupine študentov invalidov do druge. Načeloma pa je za vse skupine olajšanje študijskega procesa, če imajo pravico do do-datnih izpitnih rokov, daljšega časa reševanja izpitnih pol, možnost izpita samo v pisni ali samo v ustni obliki, možnost napredovati v višji letnik tudi če ne opravijo vseh obveznosti oz. možnost, da enake obveznosti izpolnijo v daljšem časovnem obdobju, pravica do tolmača, prilagojenih izpi-tnih pol (npr. povečave) in uporabe tehničnih in učnih pomagal. Podrobneje so smernice za prija-zen študij študentov invalidov opisane v priročniku Prijazen študij za študente invalide (2010), ki je nastal kot rezultat projekta StuDis – Razvijanje inkluzivnega visokega šolstva. AMEU-ECM kot zasebni visokošolski zavod lahko študij študentov s posebnimi potrebami ureja samostojno s pravilniki in ima pri tem precej več svobode kot javni visokošolski zavodi (tako v negativno kot seveda pozitivno smer). Čeprav ni nikjer posebej zapisano in izpostavljeno, skozi dejavnosti in delovanje AMEU – ECM lahko upravičeno sklepamo, da si AMEU-ECM priza-deva za uveljavitev in uživanje pravic vseh posameznikov na različnih področjih, kar je konec koncev tudi glavno vodilo te konference (Za človeka gre: Družba in znanost v celotni skrbi za človeka). Z organizacijo študija, kjer ima pomembno vlogo študij na daljavo, omogoča dobre pogoje za študij tudi študentom invalidov. S svojo lokacijo v centru mesta (na Slovenski 17) je tudi izjemno dostopna, bi pa bilo potrebno izvesti natančnejši analizo, katere prilagoditve bi bilo treba izvesti za optimalno dostopnost različnih skupin invalidov. Človek brez izobrazbe je kot ogledalo brez leska pravi nemški pregovor. Moderna tehnologi-ja, nove metode in načini poučevanja omogočajo, da si lahko tudi študenti invalidi pridobijo izobrazbo na višješolskem nivoju. A vsaka izobrazba dobi pravi pomen šele takrat, ko lahko pridobljeno znanje uporabiš v praksi in si z delom (zaposlitvijo) zagotavljaš ekonomsko var-nost. Ker se klasičen poklic arhivista spreminja, saj je vedno več elektronskega gradiva, elek-tronskih arhivov, hrambe v oblakih itd imajo tudi bodoči magistri arhivistike in dokumentolo-gije s posebnimi potrebami dobre možnosti, da se zaposlijo na tem področju.

Viri in literaturaAkcijski program za invalide 2014-2021. Dostopno na: http://www.mddsz.gov.si/fileadmin/mddsz.gov.si/pageuploads/dokumenti__pdf/invalidi_vzv/API_2014-2021.pdf (12. 01. 2016).Alma Mater Europaea – ECM. Dostopno na: http://almamater.si/si (12. 01. 2016).Aphorismen.de. Dostopno na http://www.aphorismen.de/zitat/69712 (12. 01. 2016).Klasinc, P P. Študij arhivistike kot znanstvene vede. V: Gostenčnik, N. Tehnični in vsebinski pro-blemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor; 2011. Do-stopno na: http://mail.pokarh-mb.si/fileadmin/www.pokarh-mb.si/pdf_datoteke/Raden-ci2011/08_Klasinc_2011.pdf (13. 01. 2016).Klasinc, P P. Magistrski študij arhivistike in dokumentologije v Sloveniji. V: Volčjak J. Arhivi na razpotju. Zbornik referatov. 27. zborovanje Arhivskega društva Slovenije. Ptuj, 15.-16- okto-ber 2015. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije; 2015: 57-62. Konvenciji o pravicah invalidov. Organizacija združenih narodov: 2006.Košak A. Enakost in pravičnost v izobraževanju otrok v osnovni šoli. V: Zbornik 14. strokovne-ga posveta Vodenje v vzgoji in izobraževanju. 29.-31. 03. 2010. Portorož. Dostopno na http://www.solazaravnatelje.si/ISBN/978-961-6637-26-8/011-019.pdf (12. 01. 2016).


Novak M. Arhivistika in dokumentologija: izkušnje s študijem na daljavo in na klasičen način. V: Klasinc P P, Tato, G. Atlanti. Review for Modern archival Theory and Practice. Trieste – Maribor. International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor; 2014: 203-214.Mauko N. Prijazen študij za študente invalide. Priporočila za prilagoditev študijskega procesa. Društvo študentov invalidov; 2010. Dostopno na: http://www.dsis-drustvo.si/studis/dsis.pdf (13. 01. 2016).Poročilo o uresničevanju Akcijskega programa za invalide 2014-2021 v letu 2014. Dostopno na: http://www.mddsz.gov.si/fileadmin/mddsz.gov.si/pageuploads/dokumenti__pdf/in-validi_vzv/API_2014_porocilo.pdf (13. 01. 2016).StuDis. Razvijanje inkluzivnega visokega šolstva. Dostopno na http://www.dsis-drustvo.si/studis/ (13. 01. 2016).Toplak L, Klasinc PP, Semlič Rajh Z. Archival Education: the case of the Republic of Slovenia. V: Klasinc P P, Tato, G. Atlanti. Review for Modern archival Theory and Practice. Trieste – Maribor. International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor; 2014: 225-234.Ustava Republike Slovenije. Dostopno na https://zakonodaja.com/ustava/urs/57-clen-izo-brazba-in-solanje (12. 01. 2016)Zakon o štipendiranju (Uradni list RS, št. 56/13 in 99/13). Dostopno na: http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO6571 (28. 01. 2016).Zakon o uporabi slovenskega znakovnega jezika (Uradni list RS, št. 96/02). Dostopno na http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1713 (28.01. 2016).Zakon o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (Uradni list RS, št. 58/11, 40/12 – ZUJF in 90/12). Dostopno na http://pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO5896 (12. 01. 2016).


Miha Čebron, študent arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

BREZPAPIRNO POSLOVANJE SE ZAČNE V VLOŽIŠČUPAPERLESS OPERATIONS START IN REGISTER’S OFFICE

IzvlečekPrispevek razlaga, da se brezpapirno poslovanje in arhiviranje prične v vložišču. Predstavljen je namen digitalizacije dokumentov na vstopni točki organizacije. Fizične dokumente na vstopni točki zadržimo, jih digitaliziramo in po elektronski poti posredujemo uporabnikom. Na koncu poskrbimo še za varno in zakonsko skladno elektronsko hrambo dokumentov, ka-tera omogoča nadzorovan dostop do dokumentov.V prispevku so predstavljeni štiri modeli prehoda na brezpapirno poslovanje v vložišču:• Model 1: proces v domeni naročnika• Model 2: naročnik izvede proces prevzema (evidentiranja) in digitalizacije, ostalo izvede

zunanji izvajalec• Model 3: naročnik izvede proces prevzema (evidentiranja), ostalo izvede zunanji izvajalec• Model 4: naročnik proces v celoti preda v zunanje izvajanjeKljučne besede: vložišče, brezpapirno poslovanje, zunanje izvajanje

AbstractThe contribution explains that the paperless business and archiving begins in the reception of-fice. It presents the purpose of the digitisation of the documents at the entrance point of the organisation. At the entrance point we hold the physical documents, digitize them and elec-tronically provide them to the users. At the end we take care for the storage of the documents that is safe and according to the law and which allows controlled access to the documents. This contribution presents four models of transition to paperless business at the reception office.• Model 1: process in the domain of the contracting authority• Model 2: the acquisition process and digitizing is carried out by the contracting authority,

the rest is carried out by the external contractor• Model 3: the acquisition process is carried out by the contracting authority, the rest is carried

out by the external contractor• Model 4: the sponsor process to fully outsourcedKey words: reception office, paperless business, outsourcing


1. UvodV prispevku bom pojasnil postopke brezpapirnega poslovanja v družbah.Na sliki lahko vidimo kako je zgledalo vložišče posamezne družbe v preteklosti. Slika prika-zuje zaposlene in osnovna sredstva, ki so jih uporabljali v vložišču leta 1924. Na sliki lahko vidimo uslužbenke, kako razvrščajo pošto oziroma dokumentarno gradivo, odpirajo pošto, sortirajo gradivo. Prav tako je na sliki prikazan vreča (predvidevamo lahko, da je polna doku-mentarnega gradiva), ki jo je kurir (poštar) pripeljal v vložišče.

Slika 1: Vložišče v letu 1924

Postavljam si vprašanje ali so današnja vložišča kaj drugačna? Če bi po 90 letih slikali večino vložišč v Sloveniji, bi bila slika nadvse podobna. Dejstvo je, da se v večjih organizacijah raz-vrščanje in distribucija izvaja še vedno na enak način oziroma podoben princip kot se je le to izvajalo pred 20, 50 ali celo 90 leti. Mikrocop poskuša spreminjati zgodbo vložišč, ki vam jo bom poskušal razložit v nadalje-vanju prispevka.Najprej naj postavim nekaj iztočnic o pomembnosti obvladovanja dokumentov.Ali ste vedeli;• da se 90% vseh poslovnih informacij nahaja v dokumentih,• da 85% vseh poslovnih dokumentov obstaja v papirni obliki,• da 60% delovnega časa porabimo za delo z dokumenti,• da se 85% vseh poslovnih procesov prične z dokumentom?Torej glede na vse zgornje navedbe je ključno, da organizacije učinkovito upravljajo s svojimi dokumenti. Določene spremembe, optimizacije poslovnih procesov in učinkovito obvladova-nje dokumentov prinašajo veliko prednosti.


2. Poslovati brez papirjaVečje prednosti pri obvladovanju dokumentov so: • razbremenitev večine sodelavcev operativnih opravil ter sprostitev njihovega časa za dela,

pri katerih je poudarek na vsebini (osnovna dejavnost - ne izgubljamo časa za obstranske dejavnosti, ki ne prinašajo neposredne koristi),

• zmanjšanje stroškov povezanih z manipulacijo s papirnimi dokumenti ter zmanjšanje tako imenovanih transportnih stroškov, naj gre to v primeru ko gre za sodelovanje posamezni-kov (pisarne, oddelki) ali pa večjih poslovnih enotah (pošiljanje papirnih izvirnikov med poslovnimi enotami),

• vzpostavitev elektronskega arhiva, ki omogoča hitrejši dostop in revizijsko sledljivost skozi celoten življenjski cikel dokumenta,

• zmanjšanje obsega papirnega poslovanja in tveganja izgub dokumentov,• časovno skrajšanje življenjskega cikla,• zmanjšanje operativnih stroškov procesa, hkrati pa povečanje dodane vrednosti delov-

nih postopkov,• vzpostavitev enotnega in centraliziranega sistema zajema vhodnih podatkov (npr.

vhodnih računov).Torej, neke razlike in optimizacije so se le zgodile v 100 letih. S pomočjo tehnologije lahko vzpostavimo: • brezpapirne pisarna (vsaj delno „zelene pisarne“) • brezpapirno komunikacijo • vsem VAM poznano brezpapirno hramboAmpak na koncu nam še vedno ostane opravila, ki si ga pa BREZ papirja preprosto ne da izvesti. Skratka priznati si moramo, da še vedno živimo v dobi kjer papirni dokumenti še vedno krojijo naš delovni dan, odločiti se je potrebno ali bomo z njim rokovali v papirju od začetka do konca ali pa bomo naredili korak naprej in bomo dokumente obvladovali preko procesnih orodij.

3. Sprehod po poti informatizacije Če dokumente na vhodu uspemo tipizirati (grupacija), jih lahko v nadaljnjih korakih razvr-stimo, tehnično pripravimo, digitaliziramo, opremimo z metapodatki, umestimo v procesno orodje (ki pa proži proces A, proces B, proces C). S tem dejansko dosežemo obvladovanje do-kumentov v elektronskem življenjskem ciklu.Torej glavni namen je digitalizacija dokumentov na vstopni točki podjetja. Fizične dokumente na vstopni točki zadržimo, jih digitaliziramo in po elektronski poti posredujemo uporabnikom. Na koncu pa poskrbimo še za varno in zakonsko skladno elektronsko hrambo dokumentov, katera pa omogoča nadzorovan dostop do dokumentov. Vemo, da obvladovati 1 proces ni problem, tudi nekaj več načeloma za posamezno organiza-cijo ne povzroča večjih težav.

4. Analiza stanjaKaj pa ko si želimo na vhodni točki zadržati VSE dokumente?V takem primeru je obvezna izvedba analize stanja vseh procesov. V Mikrocopu smo skozi leta izkušenj uspešno zastavili okvire za izvedbo tovrstnega projekta, pri čemer pa je skrb za izpolnitev naročnikovih želja na PRVEM MESTU.Analizo stanja lahko razdelimo v 3 faze.


1. Ugotovitev obstoječega stanja Da lahko ugotovimo obstoječe stanje uporabimo naslednje pristope: • izvedba razgovorov z zaposlenimi, ki so neposredno vpleteni (direktna operativa),• izvedba pregled delovnega dne v čim širšem vzorcu, pri čemer poizkušamo prepoznati vse

procese in vrste dokumentov, ki v podjetju nastopajo. Ugotovitve obstoječega stanja uskladimo, in jih skozi oči naročnika dopolnimo.

2. Pomanjkljivosti in ozka grla v procesuTekom analize je potrebno v procesu prepoznati: • zamudnost (posameznih aktivnosti),• nedorečenosti,• podvajanje aktivnosti ali evidenc,• smiselnosti postopkov.

3. Oblikovanje predloga optimalne rešitveZa oblikovanje predloga za optimalno rešitev je potrebno: • za vsak tip dokumenta opredeliti način obdelave, da v nadaljnjih postopkih le ta potuje

kamor je potrebno (povezovanje v logične dosjeje),• pripraviti načrt, ki sistemsko odpravlja pomanjkljivosti in ozka grla, • učinkovito evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov, • definirati delež dokumentacije po vrstah in izhodnih procesih,• izbor optimalne strojne in programske opreme za izvedbo procesa, ki je skladen z zakonodajo, • izvesti pregled zaposlenih in kompetenc za posamezno vlogo v procesu obdelave dokumentov,• analiza priložnosti za prvih 5 najbolj zastopanih vrst dokumentacije, ki prihajajo v vložišče,

oziroma za tiste vrste dokumentacije, katerih delež presega 10% skupne dokumentacije, ki prihaja v podjetje.

5. Kakšne so možnostiNa razpolago imamo izdelane štiri procesne modele in sicer: • Model 1: proces v domeni naročnika• Model 2: naročnik izvede proces prevzema (evidentiranja) in digitalizacije, ostalo izvede

zunanji izvajalec• Model 3: naročnik izvede proces prevzema (evidentiranja), ostalo izvede zunanji izvajalec• Model 4: naročnik proces v celoti preda v zunanje izvajanje

Model 1Za Model 1 je značilno da;• je čas med prevzemom in začetkom obdelave zelo kratek,• med samo obdelavo ni izjem, saj naročnik obdeluje lastno gradivo, ki ga vsebinsko pozna,• čas obdelave posameznega dokumenta daljši kot če bi to izvajal Mikrocop (počasnejše

skeniranje),• je primeren kadar je število vhodnih dokumentov manjše od 50/dan,• so vstopne točke razpršene (jih je več) tudi geografsko, torej dislocirane enote,• gre za raznovrstne dokumente, ki so pretežno nestrukturirani,• in imamo dokaj nejasna pravila razvrščanja oziroma klasifikacije.Za tovrsten model mora naročnik sam zagotoviti resurse v obliki kadrov, delovni prostor, na-baviti je potrebno strojno in programsko opremo za pretvorbo dokumentov in vnos podatkov.


Model 2Za Model 2 je značilno da, naročnik izvede prevzem/evidentiranje in skeniranje. Tudi pri tem modelu je čas med prevzemom in začetkom obdelave zelo kratek. Naročnik izvede vse faze do vključno digitalizacije, pri čemer ni izjem saj obdeluje lastno gradivo, ki ga vsebinsko poz-na. Sam model je primeren v primeru dislociranih vstopnih točk. Večja količina istovrstnih dokumentov, primernih za strojni zajem podatkov in so pri tem pravila jasna.Za tovrsten model mora naročnik zagotoviti resurse za pripravo in pretvorbo dokumentacije. Naročnik potrebuje manjše število zaposlenih kot v prvem modelu. Naročnik potrebuje pros-tor za obdelavo dokumentacije, programsko in strojno opremo za pretvorbo, povezavo za prenos pretvorjene dokumentacije na Mikrocop. Naročnik ne potrebuje programske opreme za vnos podatkov.Prednost kombinirane namestitve je v tem, da se sama digitalizacija vrši na sami vstopni točki v podjetje, medtem ko se procesni del in pa sama e-hramba izvaja pri ponudniku storitev. V primeru integracije uporabniki niti ne zaznajo, da so določeni moduli nameščeni izven siste-ma lastne organizacije.

Model 3Za Model 3 je značilno da;• stranka opremi dokumente za predajo, pretvorbo in vnos podatkov izvede Mikrocop,• stranka potrebuje samo še zaposlene za pripravo dokumentacije,• sledljivost kaj je bilo predani in kaj je bilo obdelano,• daljši čas med prevzemom in pričetkom obdelave,• stranka potrebuje prostor za pripravo dokumentacije.Model 3 je primeren v naslednjih primerih: • velike količine vhodnih dokumentov (nekaj 100/dan) na eni lokaciji,• velike količine istovrstnih dokumentov, primernih za strojni zajem podatkov,• centralizirana primopredaja v zunanje izvajanje zajema,• želja po lastnem nadzoru nad količino predanih dokumentov v zunanje izvajanje.Običajno je model 3 prehodna faza do implementacije modela 4 (vzpostavljanje zaupanja)

Model 4Za Model 4 je značilno da,• stranka ne potrebuje zaposlenih za obdelavo dokumentacije,• stranka ne potrebuje programske in strojne opreme za obdelavo dokumentacije,• krajši čas obdelave posameznega dokumenta.Model 4 je primeren v naslednjih primerih: • velike količine vhodnih dokumentov (nekaj 100/dan),• velike količine istovrstnih dokumentov, primernih za strojni zajem podatkov,• dolgoročno poslovno sodelovanje z naročnikom (pridobljeno zaupanje na drugih, področ-

jih sodelovanja, poznavanje dokumentacije naročnika),• preusmeritev pošte na centralno lokacijo za prevzem ali preusmeritev pošte v Mikrocop

(poštni predal),• neenakomerna razporeditev količin vhodne pošte (15. v mesecu).


Viri in literaturaSlika 1, pridobljeno s spletne strani februar 2016: http://www.shorpy.com/node/11682Intranet portal Mikrocop d.o.o.A. Mrdavšič, D. Plemenitaš, … Priročnik Arhiviranje, hramba in upravljanje dokumentovMag. Vladimir Žumer, Arhiviranje zapisovA. Pregl; Diplomsko delo; Proces izvajanja aktivnosti v vložišču

PovzetekČe povzamem so za 4 model ključne naslednje zadeve:• ni investicije v nakup lastne strojne in programske opreme,• ni stroška vzdrževanja strojne in programske opreme,• čas uvedbe rešitev je bistveno krajši, stroški izvedbe pa nižji,• naročnik plačuje storitve po dejanski uporabi,. • celotna skrb za izvedbo je prepuščena usposobljenim strokovnjakom,• skrb za tehnološki in organizacijski razvoj prevzame zunanji izvajalec,• zmanjšujemo tveganje napačne odločitve,• sredstva, kadri in njihovo znanje so usmerjeni v razvoj lastne dejavnosti.


Tone Slodnjakštudent arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

ARHIV- VAREN PRISTANARCHIVE, SAFER HAVEN?

IzvlečekPomen arhivov za posameznika se je v Sloveniji na široko pokazal s sprejetjem zakona o de-nacionalizaciji. Po dolgem času je takrat veliko število ljudi potrebovalo storitve različnih ar-hivov skorajda naenkrat. Kakšne so bile njihove potrebe in kako so jih arhivi zadovoljevali? Kakšno je razmerje med število zahtevkov za denacionalizacijo in zahtevki za vpogled na ARS. Kakšno delo so opravljali arhivisti na ARS v teh zadevah? So izpolnjevali zgolj svojo službeno dolžnost ali pa so pomagali ljudem preko svojih obveznosti? Kako je gledalo vodstvo ARS na to? Se je pokazala možnost za komercialno delovanje državnega arhiva? Proces denacionalizacije v Republiki Sloveniji dobro osvetli družbeno potrebo po arhivih, ki transcendirajo družbeno-politične formacije, toda le toliko, kolikor jim dotični sistemi to omogočajo. Nujna je torej kontinuiteta, k sreči pa redko kateri sistem obstoji brez starejših temeljev. Na anonimiziranem primeru bom pojasnil, kako je za kompleksnejši postopek de-nacionalizacije potrebno slediti nepremičninski lastnini skozi različne državne sistem in spre-membe znotraj njih, kako se pri prehodih med njimi pojavijo spremembe v statusih udele-žencev in njihovih medsebojnih odnosih. Ves ta proces pa mora biti dokumentiran z arhivskim gradivom in nesporno kontinuiteto, da lahko postane dokazno gradivo.Ključne besede: arhivi, posamezniki, usluge, denacionalizacija, arhivska praksa

AbstractWider relevance of public archives in Slovenia came to light with Denacionalisation Act ad-opted on 7th December 1991. This spurred demand from great number of people to obtain archival records concerning property or residential status. What was the role of The Archives of the Republic of Slovenia in this process? How much work was done by archivists in ARS and of what kind? Was there a possibility for commercial enterprise within public archive?Process of denacionalisation of public property in Slovenia showed how important are ar-chives for safety of personal and ownership rights. But it is paramount that some-kind con-tinuity exist in the transition between different socio-economic systems (states) in order for archival documentation to be relevant. This continuity is based on respect for the law, which assures relevancy of archival documentation.Key words: archives, individuals, services, denationalization, archival practice


1. PregledNacionalizacija je izreden dogodek, s katerim si država iz različnih razlogov prisvoji zasebno premoženje. Prisvojitvi lahko sledi odškodnina ali pa tudi ne. Kot politično-gospodarski pro-ces ni omejena zgolj na totalitarne družbene sistem, temveč s pojavlja tudi v demokratičnih državah. Ker pa nobeno stanje ni večno, nacionalizaciji navadno sledi denacionalizacija ali pa reprivatizacija. V tem prispevku bom obravnaval vprašanje nacionalizacije in denacionali-zacije na ozemlju Republike Slovenije, kot posledico delovanja revolucionarnega režima po drugi svetovni vojni. Delovanje državnega sistema (ne glede na politično konotacijo) vsebuje koncept kontinuitete v smislu, da novo stanje izvira iz starega in da mu bo sledilo novo. Znot-raj tega širokega, morda nezavednega časovnega okvira pa deluje tudi kratkotrajnejši okvir delovanja birokratskega aparata, ki omogoča procese, kot je nacionalizacija. Kljub revolucio-narnim spremembam so za delovanje katerega koli sistema potrebna pravila, ne zavoljo ne-kega inherentnega občutka pravičnosti, temveč so pravila nujna za delovanje kompleksnih sistemov, kot je država. Obravnavani proces nacionalizacije je potekal v treh korakih. Prva nacionalizacija, ki je bila na podlagi zveznega zakona o nacionalizaciji zasebnih gospodarskih podjetij opravljena decembra 1946, je zajela zasebna gospodarska podjetja, ki so bila v tem letu razglašena za podjetja splošnodržavnega in republiškega pomena; poleg najpomembnejših industrijskih so bila nacionalizirana še največja gradbena, gozdarska, kmetijska, bančna in zavarovalna, trgovska, prometna in prevozniška podjetja. Druga nacionalizacija je bila na podlagi zvezne-ga zakona o spremembah in dopolnitvah zakona o nacionalizaciji opravljena aprila 1948 in je zajela okoli 690 gospodarskih podjetij, skladišč in vinarskih kleti, prometnih, kulturnih in zdravstvenih ustanov in podjetij ter nepremičnin tuji državljanov in ustanov. S prvo in drugo nacionalizacijo so bili podržavljeni celotna industrija, trgovina, bančništvo in zavarovalni-štvo, največji del prometa in gostinstva ter vse kulturne, prosvetne in zdravstvene dejavnosti. Tretja nacionalizacija je bila opravljena decembra 1958 na podlagi zveznega zakona o naci-onalizaciji najemnih zgradb in zemljišč. Zajela je zasebne stanovanjske hiše, stanovanja in poslovne prostore, ki so presegali predvideni lastniški maksimum, ter nekatera stavbna zem-ljišča v mestih in mestnih naseljih. Skupaj je bilo nacionaliziranih okoli 19.000 zgradb..., ter okoli 113.400 gradbenih parcel... Lastnikom nacionaliziranega premoženja je bila z zakonom priznana pravica do nadomestila. Takratna oblast pa je na postopek za ocenitev vrednosti tega premoženja, posebno še na odškodnino za to premoženje gledala kot na nepotrebno in neupravičeno breme, zato so sodišča v glavnem izpeljala le cenitveni postopek. Odškodnina lastnikom nacionaliziranega premoženja ni bila izplačana, za tuje državljane je bila urejena s pogodbo med Jugoslavijo in državo, katere državljani so bili z nacionalizacijo prizadeti.229

Skupščina Republike Slovenije je 24. oktobra 1991 sprejela Zakon o denacionalizaciji, s kate-rim je predpisala obliko in način vračanja podržavljenega premoženja. V procesu denaciona-lizacije je bilo vloženih 39.711 zahtevkov, od katerih je bilo ob začetku leta 2016 nerešenih še 192 zadev.230 Po podatkih Ministrstva za pravosodje je bilo do zdaj nekdanjim lastnikom ali njihovim dedičem v naravi ali v obliki odškodnin vrnjenega za dobrih 2,1 milijarde evrov premoženja, skupaj z obrestmi za odškodnine pa že blizu treh milijard evrov.231

229 Enciklopedija Slovenije, Nacionalizacija, zvezek 7.230 http://www.mp.gov.si/fileadmin/mp.gov.si/pageuploads/mp.gov.si/PDF/denacionalizacija/denacionalizaci-

ja/151231_STANJE_ZADEV_NA_DAN__1._in_2._stopnja.pdf, 10.2.2016231 http://www.rtvslo.si/slovenija/denacionalizacija-tudi-po-24-letih-nedokoncana-zgodba/385525, , 10.2.2016


2. Stanje po poročilih arhivovBrez dvoma je proces denacionalizacije zahteven tako strokovno, kot tudi politično, zato ni tako nenavadno, da traja že skorajda 25 let. Bistvena vloga arhivov v tem procesu je brez dvoma neizpodbitna. Da pa bi lažje dojel povezavo med arhivi in procesom denacionalizacije sem se odločil ugotoviti korelacijo med denacionalizacijskimi vlogami in uradnimi prepisi, ki so bili iz-delani na nekaterih slovenskih arhivih. S pomočjo gospe mag. Nine Zupančič Pušavec, vodje Sektorja za muzeje, arhive in knjižnice sem pridobil urejena letna poročila arhivov za leta 1997 do 2014232. Za svojo nalogo sem se odločil izbrati letna poročila Arhiva Republike Slovenije (ARS), Zgodovinskega arhiva Ljubljana (ZAL, izpostava Ljubljan), Pokrajinskega arhiva Maribor (PAMB), Zgodovinskega arhiva Celje (ZAC), Zgodovinskega arhiva Ptuj (ZAP), Pokrajinskega arhi-va Koper (PAK) in Pokrajinskega arhiva Nova Gorica (PANG). Iz pridobljenega gradiva sem izbral poglavje, ki se tiče uporabe arhivskega gradiva. Podatki so razdeljeni na število uporabnikov v znanstveno-raziskovalne namene, število uporabnikov v pravne namene in število izdanih potrdil oziroma overjenih predpisov. Ti podatki so navedeni za vsak posamičen arhiv v vsakem letu gradiva, ki je bilo na voljo. Podatki o številu overjenih prepisov so nadalje razdeljeni po te-matskih sklopih, kjer nastopijo težave. Zavoljo pomanjkanja standardizacije pri vpisu namena izdaje vpogleda v arhivsko gradivo in izdelavo prepisov, so tudi poročila arhivov dokaj razno-lika in jih je težje medsebojno primerjati in povezovati. Skozi čas je opazna tudi sprememba kriterijev znotraj posamičnega arhiva, saj se številčna razmerja med različnimi sklopi močno spremenijo. Naj naštejem najpogostejše tematske sklope, ki se pojavljajo pri poročilih vseh ar-hivov: Denacionalizacija, državljanstvo, gradbene zadeve, premoženjsko pravne zadeve, vojna škoda, žrtve vojnega nasilja, žrtve povojnega nasilja, šolanje, delovna doba. Politično nevtralni tematski sklopi so dokaj jasni in ne omogočajo mnogo dvoma pri razvrstitvi, gre za pridobitev informacij o šolanju in delovni dobi. Problemi se pojavijo že pri sklopu premoženjskopravnih zadevah, ki zaradi pojmovne širine lahko zajame tudi druge sklope, kot so: vojna škoda, žrtve nasilja, denacionalizacija, državljanstvo. Ti ožji sklopi namreč pokrivajo večinoma popravo kri-vic ali poplačilo škoda, kar je seveda premoženjsko pravne narave. Pogosto je opaziti, da se uporablja le en tematski sklop namesto treh. Vsi ti podatki s zbrani v tabeli233.To velja za sklop žrtve vojnega nasilja, ki najpogosteje vase vključi tudi vojno škodo in žrtve povojnega nasilja. To stanje je evidentno v odsotnosti podatkov za ta dva sklopa v poročilih arhivov, čeprav sta v preteklih letih bila uporabljena in imela dokaj veliko število primerov.234

Vprašanje državljanstva je ravno tako problematično. Zaradi vpliva zakonodaje obstajata vsaj dve veliki skupini ljudi, ki so imeli interes po iskanju gradiva o državljanstvu. Gre za upra-vičence po Zakonu o denacionalizaciji in tako imenovane izbrisane. Večinoma je nemogoče ločiti zahteve obeh skupini, čeprav se mestoma porabi pojem državljanstvo za denacionali-zacijo. Vendar je ta uporaba redka in tako neuporabna za identifikacijo trenda. Skupno število overjenih predpisov, ki se tičejo državljanstva je 3.616.Pri opazovanju gornjih podatkov ne smemo pozabiti na časovni faktor, ki vpliva na njihove spremembe. Sprejem tako pomembnega zakona, kot je Zakon o denacionalizaciji235 povzroči obilo potreb dokaznem gradivo, ki zaradi časovne oddaljenosti obstaja le še v arhivih. Ena-ko velja za Zakon o popravi krivic, izbris iz registra prebivalstva, Zakon o plačilu odškodnine žrtvam vojnega in povojnega nasilja236. Roki za vložitev zahtevkov ravno tako igrajo vlog v razporeditvi po času.

232 Poročila na voljo na Ministrstvu za kulturo Republike Slovenije, Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,233 Tabela podatkov za arhive od 1997 do 2014, Slodnjak T., Ljubljana 2016234 Zakon o popravi krivic, Republika Slovenija, Uradni listi RS, št.70/2005, http://www.pisrs.si/Pis.web/pregled-

Predpisa?id=ZAKO474, zajeto 21.2.2016235 Zakon o denacionalizaciji, Republika Slovenija, Uradni list RS št. 27/1991, https://www.uradni-list.si/1/conten-

t?id=61282, zajeto 21.2.2016,236 Zakon o denacionalizaciji, Republika Slovenija, Uradni list RS št. 27/1991, https://www.uradni-list.si/1/conten-

t?id=61282, zajeto 21.2.2016,


Iz gradiva, ki mi je na voljo, sem lahko razbral, da je bilo specifično za potrebe denacionalizaci-je pridobljenih okoli 12100 overovljenih prepisov gradiva. Zaradi raznih pretvorb in ponovnih preračunavanj odstotkov so napake neizogibna in je število gotovo še nekaj večje. Skupno šte-vilo uradnih prepisov za obravnavano obdobje je 144.247, kar pomeni, da je dobrih 8 % veza-nih na denacionalizacijo. Iz števila denacionalizacijskih zahtevkov (39.711) lahko sklepamo, da je med uradnimi prepisi iz poročil arhivov še mnogo vlog, ki se tičejo denacionalizacije, pa kot take niso bile zavedene. Gotovo je problem deloma tudi politične oziroma osebne narave, saj se posamezniki, ki so iskali podatke, niso želeli izpostaviti v evidencah ali pred osebjem arhivov ter zato vpisal bolj splošen sklop. Tematski sklop premoženjsko pravnih zadev gotovo vsebuje pridobitev velikega števila overjenih prepisov, ki so bili pridobljeni vsled denacionalizacijskega postopka. Skupno število overjenih prepisov v sklopu premoženjsko pravne zadeve je preko 17.000, koliko od tega pa se tiče denacionalizacije, ni mogoče določitiNaj pojasnim na primeru, kje se lahko skrivajo še dodatni primeri vlog, ki bi lahko sodile v sklop denacionalizacije. Primer poročila PANG za leto 1999237, v katerem kar 97,5% vseh ove-rovljenih predpisov sodi v sklop žrtve vojnega nasilja. Glede na kasnejšo strukturo podatkov je malo verjetno, da ni v tem sklopu tudi podatkov, ki bi lahko sodili v druge sklope. Tu je jasen primer sistemske problematike, ki ne omogoča jasnega spremljanja razlogov za upora-bo arhivskega gradiva. Seveda je potrebno opozoriti, da bi pretirano rigidna struktura ravno tako zabrisala sliko stanja, oziroma jo razdrobila v zmešnjavo. Na podlagi gornjih argumentov lahko sklepamo, da je v podatkih sklopov državljanstvo, žrtve povojnega nasilja, žrtve vojnega nasilja, premoženjsko pravne zadeve še mnogo vlog, ki so bile podane zaradi denacionalizacijskega zahtevka. Njihovo skupno število 71.521. Kak-šen odstotek pa se resnično tiče denacionalizacije pa ostaja nejasno.Pomemben indikator relevantnosti arhivov za pravno varnost je razmerje med vpogledi v gradivo z raziskovalnim namenom in pravnim. V obdobju od 1997 do 2014 je bilo vpogle-dov v arhivsko gradivo z raziskovalnim namenom 57861, z pravnim pa 165839, kar pomeni skorajda razmerje 1:3. Takšno stanje zanika fikcijo, da so arhivi zaprašene ustanove, kamor se zatekajo dolgočasni humanisti, ki premlevajo nepomembno preteklost (kar seveda tudi ni res), ampak se izkaže, da je potreba po pravni varnosti dominantni razlog obiska arhivov. To je seveda jasno vsem arhivistom, vendar pa je o tem težje prepričati javnost, vsaj dokler posameznik ne izgubi svojih dokazil o izobrazbi in se pred naslednjim razgovorom za službo ne zglasi v arhivu. Overjeni prepisi, ki se tičejo šolanja so pogost razlog za obisk arhiva.

3. Individualna izkušnjaV poročilih arhivov ni navedena vrsta gradiva, ki je bila uporabljena v overovljenem prepi-su. Indici za dokazovanje lastništva in stanja premoženja v denacionalizacijskem postopku se lahko skrivajo v raznovrstnih dokumentih. Različna poročila upravni institucij, davčni se-znami, zbirke fotografij, dokumentacija društev in mnogo drugega lahko skriva podatke, ki podprejo vlogo. Pogosto je za postopek pomemben pravni status vlagatelja denacionaliza-cijskega zahtevka, ki pa se je zaradi sprememb zakonodaje bistveno spremenil. Za preisko-valca arhivov to pomeni iskanje dokazov o pravni kontinuiteti in točnega časovnega spremi-njanja statusa. Specifične lastnosti nekaterih statusov lahko bistveno vplivajo na dosegljivost dokaznega materiala v obliki interpretacije pravnih predpisov.

237 Poročila o delu arhivov v letu 1999, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 1999, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,


4. ZaključekObsežen in dolgotrajen proces denacionalizacije je že dolgo na očeh javnosti, pogosto razvpit in z močno politično konotacijo. Čeprav logična, je vlog arhivov v tem procesu malo znana zunaj neposrednih interesentov in strokovne javnosti. Relativno preprosta analiza podatkov iz razpoložljivih, a na žalost, omejenih virov, pokaže, kako pomembni so arhivi za delovanje države. Čeprav je gotovo, je marsikatera vloga za denacionalizacijski postopek ni bila izde-lana s pomočjo arhivskega gradiva, nam primerjava 39.711 denacionalizacijskih zahtevkov z več kot 17.000 izdanimi overjenimi prepisi za namen denacionalizacije, pove, kako zelo pomembno je gradivo arhivov pri implementacij zakonodaje, ki spreminja odločitve iz pre-teklosti. Če k temu prištejemo še več kot 71.000 dodatnih prepisov s področja premoženjsko pravnih zadev, vojne škode, vojnega in povojnega nasilja, ki gotovo vsebujejo še velik odsto-tek potreb vsled denacionalizacijskih zahtevkov, je relevantnost arhivov še toliko večja.Seveda bi bil pomen arhivov še toliko lažje določljiv pri implantaciji specifične zakonodaje, če bi se statistika vpogledov in izdaje overjenih prepisov poenotila in strukturirala. Na ta na-čin bi lahko arhivisti lažje javnosti jasno pokazali potrebo po arhivih in njihovem aktivnem delovanju. Po drugi strani pa bi korelacija med sprejeto zakonodajo in delom arhivov, vsaj na papirju, dokazala državni upravi, kako nujni so dobro delujoči arhivi za delovanje državnega aparata in izvajane državne politike. Morebiti bi to počasi privedlo do razumnejše politike financiranja arhivske dejavnosti in zvišanja strokovnih standardov.

Viri:Enciklopedija Slovenije, Nacionalizacija, zvezek 7,http://www.mp.gov.si/fileadmin/mp.gov.si/pageuploads/mp.gov.si/PDF/denacionalizaci-ja/denacionalizacija/ 151231_STANJE_ZADEV_NA_DAN__1._in_2._stopnja.pdf, 10.2.2016,http://www.rtvslo.si/slovenija/denacionalizacija-tudi-po-24-letih-nedokoncana-zgod-ba/385525, 10.2.2016Poročila o delu arhivov v letu 1997, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 1997, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 1998, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 1998, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 1999, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 1999, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2000, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana 2000, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2001, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana 2001, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Tabela podatkov za arhive od 1997 do 2014, Slodnjak T., Ljubljana 2016.Poročila o delu arhivov v letu 2001, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2001, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2002, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2002, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,


Poročila o delu arhivov v letu 2003, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2003, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2004, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2004, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2005, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2005, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2006, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2006, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2007, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2007, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2008, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2008, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2009, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2009, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2010, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2010, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2011, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2011, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2012, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2012, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2013, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2013, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Poročila o delu arhivov v letu 2014, ur. Zupančič Pušavec, N., Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Sektorju za muzeje, arhive in knjižnice, Ljubljana, 2014, dosegljivo na MK Sektor za muzeje, arhive in knjižnice,Preglednica podatkov poročil arhivov od leta 1997 do 2014, poglavja Uporaba arhivskega gradiva – število uporabnikov in izdanih potrdil.Zakon o plačilu odškodnine žrtvam vojnega in povojnega nasilja, Republika Slovenija, Uradni list RS, št. 21/2011, https://www.uradni-list.si/1/content?id=102735, zajeto 21.2.2016,Zakon o denacionalizaciji, Republika Slovenija, Uradni list RS št. 27/1991, https://www.ura-dni-list.si/1/content?id=61282, zajeto 21.2.2016,Zakon o popravi krivic, Republika Slovenija, Uradni listi RS, št.70/2005, http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO474, zajeto 21.2.2016.


SummaryExtensive and time-consuming process of denationalization has long been in the public eye, often notorious and strong political connotation. Despite the logical role of archives in this process, it is not much known outside the direct interested parties and professional circles. Relatively simple analysis of data from the available, but unfortunately, limited resources, demonstrates the importance of archives for the functioning of the state. An important in-dicator of the relevance of archives for legal certainty is the comparison of numbers of users with the research purpose and those with legal purpose. Use for legal purpose is three times more often. The comparison of 39,711 restitution claims with more than 17,000 certified cop-ies issued for the purpose of denationalization, tells us how very important archival records are for the implementation of the legislation, which is changing decisions of the past. If you add to this the more than 71,000 additional regulations in the field of property and legal issues, war damage, war and post-war violence, which certainly contain a large percentage of restitution claims, the relevance of archives is even greater. Of course, the importance of archives is even easier identifiable in the implantation of specific legislation, if the statistics insights and issuing certified copies were harmonized and structured. In this way archivists could clearly demonstrate to public the need for archives and their active participation. On the other hand, the correlation between legislation adopted and the work of the archives, at least on paper, could show the state administration the urgent need for well-functioning archives for better functioning of the state apparatus and implemented state policy. Possibly this would gradually lead to a more rational financing policy of archival activity and to in-creasing professional standards.


Marijana Todorović BilićArhiv Republike Srpske, Banjaluka

OD KAŽNJENIKA DO PARTNERA: OBUKA ARHIVARA ZA RAD U REGISTRATURAMAFROM PUNISHMENT TO PARTNERSHIP: THE TRAINING OF RECORDS MANAGERS

Izvleček Zaštita arhivske građe je osnovni cilj arhivske službe, a možemo je podijeliti na primarnu i sekundarnu. Primarna obuhvata zaštitu arhivske građe još u procesu nastajanja, jer da bi se građa zaštitila i valorizovala potrebno je pratiti je još od njenog nastanka. Sekundarna za-štita obuhvata stručnu obradu građe po njenom dolasku u arhiv. Jedan od zadataka službe za zaštitu arhivske građe van arhiva je i preuzimanje arhivske građe, koja, prema važećim propisima, mora biti sređena i popisana prema standardima propisanim Zakonom o arhivskoj djelatnosti. Da bi se došlo do ovog cilja, bitno je djelovati direktno kod stvaralaca arhivske građe. Stoga, od izuzetne je važnosti edukacija radnika zaposlenih na poslovima arhivara, da bi mogli kvalitetno obavljati primarnu zaštitu građe. Obzirom na to da u našim registratura-ma na poslovima arhivara rade radnici koji na to gledaju kao „na kaznu“, oni te poslove obav-ljaju nevoljno. Veoma je važno na poslovima arhivara zaposliti stručnu osobu, osposobljenu za rukovanje građom i praćenje informacionog i tehnološkog razvoja. Stručno osposoblja-vanje i edukacija kadrova zaposlenih na poziciji arhivara od izuzetnog je značaja, te je Arhiv Republike Srpske od 2002. godine pokrenuo program polaganja stručnih ispita za radnike koji rade na poslovima zaštite arhivske i dokumentarne građe kod imalaca i stvaralaca. Ovaj rad, na osnovu iskustva autora, govori o neophodnosti bolje edukacije arhivara u skladu sa međunarodnim standardom ISO 15489 i (ne)mogućnosti razrade records continuum modela (kao modela kojem težimo i koji će biti neophodan u budućnosti) bez edukovanih arhivara.Ključne riječi: zaštita arhivske građe, edukacija, arhivari, stručni ispit

AbstractProtection of archival material is the main goal of archival services, and it can be divided into primary and secondary. Primary includes the protection of archival material still in the process of creation, for if we want to protect and appraise that material, we have to monitor it from the point of its creation. Secondary protection includes expert processing of material when it arrives in the archival institution. One of the primary elements in the protection of records outside of archival institutions is the acquisition of archival material, which, under current regulations, must be arranged and listed according to the standards prescribed by the “Law on Archives”. To reach this goal, it is essential to work directly with the creators of records. Therefore, it is important to educate people employed as records managers, to be able to perform high quality primary care of current records. Given the fact that in our public offices, the people who work in records management are the ones who are quite often given those duties as a form of “punishment”, they perform their job involuntarily. It is very important for these offices to hire professionals, capable of handling the material and monitoring the information and technological development. Vocational training and education of personnel employed in records management is very important, and the Archives of the Republic of Srps-ka in 2002 started a program of professional examination of employees who work on the protection of archival and current records for creators and custodians. This article, based on the experience of the author, discusses the necessity of improving the records management


education in accordance with the international standard ISO 15489 and the (im)possibility of elaboration and implementation ofrecords continuum model – the model to which we aspire and which will be necessary in the future – without a trained archivist.Key words: Protection of archival material, education, records managers, records manage-ment education

1. Ko čuva arhivsku i dokumentarnu građu? Zaštita arhivske građe je osnovni cilj arhivske službe, a možemo je podijeliti na primarnu i sekundarnu. Primarna obuhvata zaštitu arhivske građe još u procesu nastajanja, jer da bi se građa zaštitila i valorizovala potrebno je pratiti je još od njenog nastanka. Sekundarna za-štita obuhvata stručnu obradu građe po njenom dolasku u arhiv. Jedan od zadataka službe za zaštitu arhivske građe van arhiva je i preuzimanje arhivske građe, koja, prema važećim propisima, mora biti sređena i popisana prema standardima propisanim Zakonom o arhivskoj djelatnosti Republike Srpske.238 Da bi se došlo do ovog cilja, bitno je djelovati direktno kod stvaralaca arhivske građe. Stoga, od izuzetne je važnosti edukacija radnika zaposlenih na po-slovima arhivara, da bi mogli kvalitetno obavljati primarnu zaštitu građe. Obzirom na to da u našim registraturama na poslovima arhivara rade radnici koji na to gledaju kao „na kaznu“, oni te poslove obavljaju nevoljno. Veoma je važno na poslovima arhivara zaposliti stručnu osobu, osposobljenu za rukovanje građom i praćenje informacionog i tehnološkog razvoja.

2. Šta očekujemo od arhivara?Autor ovog teksta radi na poslovima zaštite arhivske građe van arhiva, koja podrazumijeva nadzor nad stanjem smještaja, čuvanja, zaštite, evidentiranja, sređivanja i odabiranja doku-mentarne i arhivske građe, pružanje stručne pomoći imaocima arhivske građe i vođenje evi-dencija o arhivskoj građi van arhiva. Veliku ulogu u zaštiti arhivske građe van arhiva imaju uposlenici na poslovima arhivara u registraturama, čiji je zadatak da vode brigu o dokumen-tarnoj i arhivskoj građi. To podrazumijeva osiguravanje odgovarajućih prostorija za smještaj građe,239 obezbjeđenje mikroklimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova za zaštitu do-kumentarne građe od štetnog djelovanja temperature, vlage, svjetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara, kao i fizičkih oštećenja.240 Pored ovoga, imaoci su dužni da obezbijede i opremu za čuvanje arhivske i dokumentarne građe, što podrazumijeva ade-kvatne tehničke jedinice pakovanja (fascikle, registratore, poveze ili kutije), police, ormare, kase i kontejnere, termometre, higrometre, aparate za suvo gašenje požara i druge uređaje kojima se obezbjeđuju kontrola i održavanje uslova za smještaj i čuvanje građe.241

Radnici nadležnih Arhiva imaocima i stvaraocima dokumentarne i arhivske građe daju de-taljna uputstva o sprovođenju pojdinih mjera zaštite. Veoma je značajno da imaoci građe do-nesu svoje opšte akte o sistemu kancelarijskog poslovanja, da bi se decidno uredila pitanja: vođenja kancelarijskog poslovanja, vođenja evidencija o građi, pitanja obrade i rukovanja dokumentacijom, odlaganja svršenih akata i njihove predaje u arhivu, tehničkog opremanja, obilježavanja i odlaganja građe, uslova i načina čuvanja građe, korišćenja građe, njene valo-rizacije i izdvajanja bezvrijednog materijala kojem je istekao rok čuvanja.

238 Zakon o arhivskoj djelatnosti RS, Službeni glasnik RS. 119/08.239 Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe, član 3, Službeni glasnik RS, 37/10.240 Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe, član 4, Službeni glasnik RS, 37/10.241 Pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe, član 8, Službeni glasnik RS, 37/10.


Obzirom na kompleksnost ovog posla, porazno je kada se na mjestu arhivara naiđe na ne-kompetentnu osobu. Odgovorne osobe se nalaze na rukovodećim mjestima u državnim in-stitucijama, ali i u privatnom sektoru. Prema „Uputstvu o sadržaju i načinu vođenja evidencije dokumentarne građe u privatnom vlasništvu“242, privatna dokumentarna građa je ona koja nastaje djelovanjem privrednih društava, banaka, štedionica, osiguravajućih društava, sindi-kalnih organizacija, udruženja građana, političkih stranaka, samostalnih zanatskih, trgovač-kih i ugostiteljskih radnji, fizičkih lica angažovanih na naučnom, kulturnom, umjetničkom i profesionalnom polju, dokumentacija nastala njihovim radom koji ima javni značaj, te građa vjerskih zajednica. Iz ovog širokog dijapazona privatnih imalaca dokumentarne građe, izdva-ja se nekoliko čija je građa od izuzetnog značaja za istoriju, nauku i kulturu, na primjer građa političkih stranaka, sindikalnih organizacija, vjerskih zajednica i privrednih društava. Stoga je važno i u arhivima ovih registratura zaposliti stručnu osobu koja će vršiti adekvatnu zaštitu dokumentarne i arhivske građe.

3. Edukacija arhivaraGodinama unazad aktuelna je tema bolje edukacije arhivara. Trenutno u našem okruženju ne postoji srednja škola koja se bavi edukacijom za zvanje arhivskog tehničara. Edukacija se uglav-nom svodi na doškolovanje. Radnici koji rade na poslovima arhivara u registraturama često su taj zadatak dobili kao dodatni, uz redovan posao koji obavljaju: sekretarica, radnik na protoko-lu, administrativni radnik, šef službe opštih i pravnih poslova, i slično. Često, tu se nađu radnici „po kazni“, odnosno kadar koji se ocijeni kao nesposoban za obavljanje svog redovnog posla, koji ima neki zdravstveni problem, i slično. Stručnoj spremi se ne pridaje važnost. Obzirom da se arhivski depoi u registraturama nalaze najčešće u podrumima, te su prljavi, neuredni i sa nesređenom građom, radnik koji je dobio posao arhivara se tu osjeća kao „otjeran u podrum“ ili „kažnjen“. Moja praksa na terenu je mnogo puta pokazala da kod arhivara nekad postoji želja i impuls za sređivanjem „situacije“ na radnom mjestu, ali kod njegovih nadređenih ne. Tu se javljaju razni problemi: nedostatak prostora i adekvatne opreme za depoe, nedostatak tehnič-kih jedinica za pakovanje, nevođenje osnovnih evidencija, pogrešna praksa u radu naslijeđena od prethodnika, a nekad jednostavno nerad i pored svih omogućenih uslova. Sami arhivari se prepuste toj rutini u neradu i tako dolazi do velikih problema u zaštiti građe.Arhiv Republike Srpske vrši stručni nadzor nad arhivskom i dokumentarnom građom van arhiva (u registraturama), te nad stanjem zaštite, smještaja, vođenja evidencija i rukovanja građom. Iskustva sa terena uglavnom nisu pozitivna. Najčešći nedostaci se odnose na nea-dekvatne prostorije u kojima je smještena građa, te na stanje njene sređenosti i nevođenje osnovnih evidencija. Na primjer, nakon katastrofalnih poplava 2014. godine, neki imaoci ar-hivske i dokumentarne građe čak nisu ni javili nadležnom Arhivu da kod sebe imaju oštećenu građu, nego je to uočio radnik Arhiva prilikom rutinskog nadzora nakon više od godinu dana. Arhivar nije smatrao da je bitno evidentirati oštećenu građu, te ju je oštećenu i opasnu po zdravlje onih koji rukuju njome čuvao u depou.Stručno osposobljavanje, a naposljetku i usavršavanje, od najvećeg je značaja za zaštitu ar-hivske građe, posebno u vrijeme kad je potrebno pratiti tehnološki i informacioni razvoj. Arhiv Republike Srpske je od 2002. godine pokrenuo program polaganja stručnih ispita za radnike koji rade na poslovima zaštite arhivske i dokumentarne građe kod imalaca i stvara-laca, a od 2010. godine taj posao je preuzelo Udruženje arhivskih radnika Republike Srpske. U periodu od marta 2002. do marta 2016. godine, stručni ispit za rad na poslovima zaštite arhivske i dokumentarne građe kod imalaca i stvaralaca položila su ukupno 174 kandidata. Autor ovog rada je predsjednik Komisije za polaganje stručnog ispita za radnike na poslovima zaštite javne dokumentarne građe van arhiva.

242 Službeni glasnik RS, 132/11.


Arhiv Republike Srpske je plan i program polaganja stručnih ispita za radnike na poslovima za-štite javne dokumentarne građe van arhiva regulisao „Pravilnikom o uslovima, rokovima i nači-nu polaganja stručnog arhivskog ispita, priznavanju stručnih arhivskih zvanja i uslovima za sti-canje stručnih arhivskih zvanja“.243 Pravo na polaganje ovog ispita imaju sva lica sa završenom srednjom školom (IV stepen obrazovanja), koja su najmanje šest mjeseci obavljala poslove ču-vanja, zaštite, sređivanja, odabiranja, evidentiranja i davanja na korišćenje javne građe, zatim poslove rukovanja dokumentarnom građom kod ponuđača usluga čuvanja građe u digitalnom obliku ili su zaposlena kod ponuđača pratećih usluga zahvatanja ili čuvanja dokumentarne gra-đe u digitalnom obliku. Ovo je regulisano i Zakonom o arhivskoj djelatnosti.244 Program za po-laganje stručnog ispita je kompleksan i multidisciplinaran, a sastoji se iz: • poznavanja zakonskih i drugih propisa kojima su utvrđene obaveze imalaca i stvaralaca

javne arhivske i dokumentarne građe, propisa o kancelarijskom poslovanju i zaštiti arhiv-ske građe;

• poznavanja arhivistike, što podrazumijeva poznavanje postupaka vezanih za sređivanje i evidentiranje arhivske i dokumentarne građe, odabiranje arhivske građe i izdvajanje bez-vrijednog materijala, te postupak primopredaje arhivske građe nadležnom arhivu;

• poznavanja upravljanja arhivskom i dokumentarnom građom u fizičkom i elektronskom obliku: poznavanja rokova čuvanja građe, uslova i načina korišćenja građe, fizičko-tehničke zaštite građe, zahvatanja i pretvaranja fizičke građe u fizičkom obliku i zahvatanje, pretva-ranje i čuvanje dokumentarne građe u elektronskom obliku i na mikrofilmu;

• poznavanja osnova informatike i korišćenja informacionih tehnologija pri radu sa građom.245

Da bi se pristupilo ispitu, osim gore navedenih uslova, potrebno je Udruženju arhivskih rad-nika RS dostaviti prijavu i uz nju priložiti svjedočanstvo o završenoj školi i uvjerenje o radnom iskustvu na poslovima zaštite javne dokumentarne građe van arhiva. Kandidat ispit priprema iz sljedeće literature: 1. Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, Rječnik arhivske terminologije, Zagreb, 1972; 2. Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, Priručnik iz arhivistike, Zagreb, 1977;3. Ivana Bruk, Ljubodrag Popović, Arhivistika, Beograd, 1986; 4. Udruženje arhivskih radnika Republike Srpske, Zaštita arhivske građe u registraturama, Ba-

njaluka, 2000; 5. Lučija Duranti, Arhivski zapisi: teorija i praksa, Zagreb, 2000; 6. Zoran Mačkić, Zaštita kulturnih dobara – Zbirka propisa Republike Srpske sa komentarima i

objašnjenjima, Banjaluka, 2003; 7. Hrvatski državni arhiv, Stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva – Priručnik, Zagreb, 2008; 8. Zoran Mačkić, Kancelarijsko i arhivsko poslovanje, Banjaluka, 2013; Kandidat ispit može polagati pismeno ili usmeno, a ocjenjivanje kandidata obavlja tročla-na komisija.246 Kandidat koji položi stručni ispit za arhivara dobija uvjerenje, a svoj sertifikat mora da obnavlja svake dvije godine, uz dostavljene dokaze da je aktivno radio na zaštiti arhivske i dokumentarne građe. Najčešće, kandidati dostavljaju dokaze o učestvovanju pri iz-dvajanju bezvrijednog materijala ili o izradi arhivske knjige. Na žalost, nerijetko se sva briga arhivara završava ovdje.

243 Službeni glasnik Republike Srpske, 126/10.244 Zakon o arhivskoj djelatnosti, član 76, Službeni glasnik Republike Srpske, 119/08.245 Pravilnik o uslovima, rokovima i načinu polaganja stručnog arhivskog ispita, priznavanju stručnih arhivskih zva-

nja i uslovima za sticanje stručnih arhivskih zvanja, član 38 i 39, Službeni glasnik Republike Srpske, 126/10.246 Pravilnik o uslovima, rokovima i načinu polaganja stručnog arhivskog ispita, priznavanju stručnih arhivskih zva-

nja i uslovima za sticanje stručnih arhivskih zvanja, član 44 i 45, Službeni glasnik Republike Srpske, 126/10.


Svi kandidati koji su do sada pristupili stručnim ispitima za arhivara u Arhivu RS i Udruženju arhivskih radnika RS, savjesno su pristupili ispitu, vladali su materijom i prilikom polaganja is-pita nije bilo problema. Upravo zbog toga, ostaje nejasno kako dolazi do grešaka u njihovom radu? Arhivske knjige stižu potpuno pogrešno ustrojene, spisak bezvrijednog materijala ne sadrži obavezno propisane rubrike, sređivanje građe im predstavlja veliki problem, i dr. Sto-ga, edukacija arhivara se konstantno nastavlja radom takozvane „vanjske službe“ nadležnog arhiva, putem davanja instrukcija. Takođe, edukacija se kontinuirano vrši i putem seminara, a Udruženje arhivskih radnika Re-publike Srpske je do sada organizovalo osam seminara:1. 21-22. decembra 2000. godine u Tesliću, sa temom “Kancelarijsko i arhivsko poslovanje”, za

radnike u registraturama organa uprave i pravosuđa, na kojem su prisustvovala 102 učesnika. 2. 15-16. novembra 2001. godine u Tesliću, sa temom “Kancelarijsko i arhivsko poslovanje”,

za radnike u registraturama obrazovanja, na kojem su prisustvovala 84 učesnika. 3. 14-15. decembra 2002. godineu Laktašima, sa temom sa temom “Kancelarijsko i arhiv-

sko poslovanje”, za radnike u registraturama organa uprave, na kojem je prisustvovalo 98 učesnika.

4. 7-9. juna 2005. godine u Slatini, sa temom “Kancelarijsko i arhivsko poslovanje”, za radnike u registraturama organa uprave, na kojem je prisustvovalo 65 učesnika.

5. 9-10. juna 2011. godine u Laktašima, sa temom “Kancelarijsko i arhivsko poslovanje”, za radnike u registraturama organa uprave i pravosuđa, na kojem su prisustvovala 93 učesnika.

6. 19-21. aprila 2012. godine na Bardači kod Srpca, sa temom “Elektronsko poslovanje”, na kojem je prisustvovalo 48 učesnika.

7. 9-10. juna 2015. godine u hotelu Monument na Mrakovici, sa temom “Elektronsko poslova-nje”, na kojem su prisustvovala 43 učesnika.

8. 7-9. oktobra 2015. godine u hotelu Leotar u Trebinju, sa temom “Kancelarijsko i arhivsko poslovanje”, na kojem je prisustvovalo 26 učesnika.

Iz ovog pregleda seminara lako je uočiti da se seminari sve rjeđe organizuju, a da je broj uče-snika sve manji.

4. Preporuka za budućnost - savezDa bi se standardizovala najbolja međunarodna praksa u upravljanju dokumentima, razvijen je ISO standard 15489. Ovaj standard bi trebalo da koriste svi profesionalci koji upravljaju dokumentima u bilo kojem obliku, kao i pojedinci čija je obaveza da stvaraju ili čuvaju do-kumenta. Obzirom da standard ISO 15489 propisuje sve detalje upravljanja dokumentima (od samog izgleda dokumenta, metapodataka, sadržaja dokumenta, autentičnosti, vjero-dostojnosti, integriteta, do upotrebljivosti), ovaj dokument bi trebao da bude obavezna li-teratura našim arhivarima. Autor ovog teksta je prilikom stručnog nadzora nebrojeno puta pitao arhivare (čak i sekretare u registraturama), da li poznaju standard ISO 15489. Dobijeno je svega nekoliko pozitivnih odgovora, i to od redovnih učesnika seminara koje organizuje Udruženje arhivskih radnika RS. Neophodno je da arhivari steknu bolje poznavanje ove ma-terije da bi mogli kvalitetnije upravljati dokumentima i organizovati i sprovoditi svoj posebni sistem kancelarijskog poslovanja. Značajno je da se arhivarima, našim „desnim rukama“ u re-gistraturama, pravovremeno ukaže na kompleksnost problematike, odnosno na povezanost kancelarijskog poslovanja, vrednovanja i rukovanja građom, sa njenim daljem arhiviranjem.


U bliskoj budućnosti ukazaće se potreba za većom saradnjom radnika arhiva i ne samo arhi-vara, već i radnika koji rade u kancelarijskom poslovanju. Ovo je uzrokovano oskudnim smje-štajnim kapacitetom arhiva, koji više nisu u mogućnosti da preuzimaju arhivsku građu iz regi-stratura. Preuzeta „arhivska građa“ često nije arhivska građa, te bespotrebno zauzima mjesto u arhivskom depou dok čeka da bude sređena. Ovom praksom bi se stvorila bolja kontrola nad upravljanjem dokumentima i valorizacija bi se vršila pri samom kreiranju dokumenata. Veću saradnju između imalaca-stvaralaca i nadležnih arhiva preporučuje i records continuum model, koji podrazumijeva prisustvo arhivske službe već pri samom stvaranju dokumenta.247 I zaista, razvoj novih tehnologija će u bliskoj budućnosti „primorati“ arhivske ustanove da nadzor nad upravljanjem dokumentima vrše od njihovog nastanka do korištenja. Taj nadzor nad stvaraocima građe bi pretpostavljao jedan novi oblik nadzora nadležnih arhiva – nadzor se ne bi vršio u arhivi (depou), nego u pisarnici. To bi u praksi u Republici Srpskoj, značilo i iz-mjenu postojećeg Zakona o arhivskoj djelatnosti. Takođe, ovo otvara novu problematiku, a to je adekvatna edukacija radnika zaduženih za poslove zaštite građe kod imalaca-stvaralaca. Stručni ispit za arhivara više ne bi bio dovoljan, već bi bilo potrebno fakultetski obrazovati kadrove koji bi bili osposobljeni za upravljanje dokumentima i praćenje informaciono-teh-nološkog razvoja.

SummaryWorkers employed as records managers involuntarily agrees to this position, in which they feel indisposed, often despised by colleagues. Given that this is a job that is associated with many prejudices, these workers feel like convicts. Through professional exams, seminars and instructional help, archivists trying to break these prejudices and to provide the best educa-tion of records managers. In the future it will be necessary direct connection of the archivists and records managers with management structure and creators of records, since its inception to archiving. This requires greater expertise for records managers, even necessary of their college education.

247 Josip Kolanović, Records continuum i arhivska praksa (sažetak izlaganja), 38. savjetovanje HAD-a, 2002, dostupno na http:// www.had-info.hr/rad-drustva/izlaganja/124-records-continuum-i-arhivska-praksa (3.2.2016).


Anja Kotnikštudentka arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

ODZIVNOST KULTURNE USTANOVE NA PROBLEMSKE SITUACIJE SLEPIH IN SLABOVIDNIHTHE RESPONSE OF CULTURAL INSTITUTIONS TO PROBLEM SITUA-TIONS OF BLIND AND VISUALLY IMPAIRED PEOPLE

Izvleček:Prispevek obravnava odnos med visokošolsko knjižnico in slepimi ter slabovidnimi osebami. Vse knjižnice bi morale slediti Strokovnim standardom in priporočilom IFLE ter Pravilniku o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe. V članku so prikazani rezultati raziskave v katero so bili vključeni slepi in slabovidni ter Univerzitetna knjižnica Maribor. Re-zultati raziskave so pokazali, da knjižnica prilagaja svoje prostore in storitve uporabnikom s posebnimi potrebami, vendar do te mere, kot jim dopuščajo finančna sredstva. Pomanjklji-vosti, ki jih bo potrebno še uskladiti, se zavedajo tako uporabniki kot tudi zaposleni. Knjižni-ca ima zastavljene cilje tudi za v bodoče in še naprej želijo sodelovati z različnimi društvi in ustanovami.Ključne besede: visokošolska knjižnica,Univerzitetna knjižnica, slepi, slabovidni, uporabniki

Abstract:The paper is dealing with relations between the university library and the blind and visually impaired persons. All libraries should follow Professional standards and recommendations of IFLA, as well as the Regulation on conditions for providing the library service as public service. The paper presents the results of research, which included blind and partially sighted and the University of Maribor Library. The results showed that the library accommodates their prem-ises and services to users with special needs, but to such an extent as they manage according to funding. There are shortcomings, which still need to be reconciled, of which both, users and employees, are very well aware. The library has set goals for the future and they want to continue with cooperation with various associations and institutions.Key words: university library, University of Maribor Library, blind, visually impaired, users


1. UvodČlovek s posebnimi potrebami ima večino lastnosti kot drugi ljudje, od njih se razlikuje le v določenih lastnostih in potezah. Nekoč so te ljudi diskriminirali in jih praviloma izločali iz družbe zaradi njihovih negativnih lastnosti, postavili so norme in na njih sestavili različne tipologije. Sodobni svet se izredno hitro spreminja in sodobne vrednote spreminjajo stara pojmovanja in odpirajo boljše možnosti za osebe s posebnimi potrebami. Opuščajo se nazivi, ki so jih označevali in namesto njih se uporabljajo tisti, ki govore o tem, kaj ti ljudje zmorejo in kaj potrebujejo (Opara, 2005).Pri IFLI (International Federation of Library Associations and Institutions) so za slepe in slabo-vidne sprejeli mednarodna priporočila, ki narekujejo knjižnicam kako naj svoje knjižnične storitve in sisteme prilagodijo slepim in slabovidnim uporabnikom:• Priporočila za izvajanje knjižničnih storitev za uporabnike brajice (Guidelines for library ser-

vice to braille users),• Priporočila za oblikovanje in izdelavo integriranih digitalnih knjižničnih sistemov (Desig-

ning and building integrated digital library systems – guidelines),• Knjižnice za slepe v informacijski dobi (Libraries for the blind in the information age - gui-

delines for development). Vsebina dokumenta Nacionalnega sveta za knjižnično dejavnost Republike Slovenije v Stro-kovnih standardih in priporočilih za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knji-žnic narekuje, da morajo biti knjižnične storitve visokošolske knjižnice organizirane na način, da vsem kategorijam uporabnikov knjižnice omogočajo učinkovito uporabo v vseh oblikah zapisanih informacij in so jim na voljo v skladu z njihovimi potrebami ter v njim prilagojenem času. Posebna pozornost naj bo namenjena organizaciji in ponudbi storitev za fizično ali dru-gače ovirane uporabnike oziroma uporabnike s posebnimi potrebami. Pri izvajanju storitev naj visokošolska knjižnica posveča posebno pozornost osebnim stikom z uporabniki kot eni izmed učinkovitih metod razreševanja informacijskih vprašanj (Strokovni standardi in pripo-ročila za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic, 2012).

2. Visokošolska knjižnicaVisokošolska knjižnica je članica univerze oziroma samostojnega visokošolskega zavoda in je v prvi vrsti namenjena študentom, visokošolskim učiteljem in drugim strokovnim delavcem ter širši javnosti. S svojo dejavnostjo podpira študijski in raziskovalni proces. Pravilnik o pogo-jih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe narekuje, da mora biti aktivno vključe-na v nacionalni vzajemni bibliografski sistem in usklajevati strokovno obdelavo knjižničnega gradiva z univerzitetno knjižnico. Imeti mora ustrezno število strokovnih delavcev v skladu s svojim namenom oziroma nalogami, ki jih opravlja, imeti mora ustrezen prostor glede na velikost univerze in poskrbeti mora za postavitev ustrezne opreme (Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe, 2003).Podrobnejša določila najdemo v Strokovnih standardih in priporočilih za organizacijo, de-lovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic, kjer so jasno opredeljeni namen, poslanstvo in cilji knjižnice, upravljanje in vodenje knjižnic, načrtovanje, poročanje in evalvacija knjižnice, prostori in oprema knjižnice, knjižnični delavci, financiranje in proračun knjižnice, knjižnična zbirka in drugi informacijski viri, knjižnične storitve ter komuniciranje, sodelovanje in pove-zovanje. Vse to je potrebno upoštevati za brezhibno delovanje knjižnice, uspešne rezultate ter zadovoljne uporabnike. (Strokovni standardi in priporočila za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic, 2012).


2.1. Knjižnice ter slepi in slabovidniZavedamo se, da imajo slepi in slabovidni enake informacijske potrebe kot videči, vendar ne morejo do informacij dostopati enako kot ostali uporabniki.Iz publikacije Knjižnice za slepe v informacijski dobi sem ugotovimo, da so se slepim in sla-bovidnim s svojimi storitvami najbolj približale splošne knjižnice in se pri tem povezujejo z drugimi vrstami knjižnic, kot so na primer šolske in visokošolske. Vse knjižnice morajo svo-je zbirke in storitve povezovati in usklajevati z nacionalnimi ustanovami in tako prizadetim omogočiti dostop do čim večje količine gradiva in informacij ter čim širšega obsega storitev. Šolske in visokošolske knjižnice morajo svoje storitve nuditi vsem, ki se izobražujejo. Ker pa na trgu ni učbenikov za študente z zmanjšanimi bralnimi sposobnostmi so le-ti močno odvisni od medknjižnične izposoje. Slepi in slabovidni imajo enake potrebe po študijskem gradivu kot ostali študenti, ki vidijo. Žal pa prepogosto naletijo na oviro saj ne morejo pravočasno do-biti ustreznega študijskega in izpitnega gradiva. Vse več slepih si prizadeva za vseživljenjsko izobraževanje in študentje so tako vse bolj odvisni od celovitih knjižničnih storitev, ki so v po-moč pri učenju, vključno z izobraževanjem na daljavo. Da bodo imeli enake možnosti kot nji-hovi vrstniki pa potrebujejo tudi dostop do računalnikov s prilagojeno tehnologijo. Knjižnice bi morale te študente tudi usposabljati za uporabo virov, ki jih imajo na voljo za raziskovalno delo (Kavanagh, Christensen Sköld, 2010).Zaposleni v knjižnicah se morajo zavedati ovir, ki prizadetim uporabnikom preprečujejo upo-rabo običajnih knjižničnih storitev. Socialna vključenost pomeni, da morajo knjižnice prepoznati zaznavne, fizične, psihološke in kulturne ovire, ki slepim in slabovidnim preprečujejo uporabo njihovih storitev. Sprejeti morajo ustrezne ukrepe s katerimi bodo odstranili ali vsaj omejili ugotovljene ovire.

3. Prilagoditve knjižničnih prostorov in storitev za potrebe slepih in slabovidnih3.1. Zasnova in izvedba raziskavePri raziskovanju smo za zbiranje podatkov uporabili kvalitativno metodo in sicer strukturi-ran intervju, ki je bil izveden junija 2014. Potekal je na podlagi vnaprej pripravljenih desetih vprašanj odprtega tipa.Do rezultatov smo prišli z naslednjimi raziskovalnimi vprašanji:1. Ali so knjižnične storitve in prostori Univerzitetne knjižnice Maribor (UKM) dovolj dobro

prilagojeni za potrebe slepih in slabovidnih uporabnikov?2. Ali slepi in slabovidni zahajajo v knjižnico in če, kako pogosto?3. Ali UKM izpolnjuje standarde in sledi priporočilom, ki so potrebni za izvajanje storitev vi-

sokošolske knjižnice?4. Ali UKM sodeluje z Medobčinskim društvom slepih in slabovidnih Maribor (MDSS Maribor)?5. Ali so knjižničarji usposobljeni za delo z uporabniki s posebnimi potrebami?V Medobčinskem društvu slepih in slabovidnih Maribor smo pridobili kontaktne podatke članov, ki so bili pripravljeni sodelovati v raziskavi. Vanjo smo vključili štiri ljudi, od tega tri s posebnimi potrebami ter eno, ki je zaposlena v knjižnici in je med drugim odgovorna za področje uporabnikov s posebnimi potrebami. Dva sogovornika sta bila slabovidna, tretja oseba je bila slepa. Vsi trije so člani društva MDSS Maribor in Društva študentov invalidov. S slabovidnima smo se dogovorili, da se individualno dobimo in opravimo intervju, oseba, ki je slepa pa je želela, da na vprašanja odgovarja preko elektronske pošte. Bibliotekarki je bil vprašalnik osebno predan v knjižnici in tudi ona se je odločila, da rezultate vrne po elektronski pošti. S prvim uporabnikom smo intervju opravili v prostorih UKM, z drugo upo-rabnico pa v prostorih MDSS Maribor.


3.2. Rezultati z razpravoPrvo raziskovalno vprašanje, ki se dotika problematike prilagojenosti prostorov in storitev v UKM za potrebe slepih in slabovidnih se je izkazalo za pozitivno, saj so po večini vsi intervju-vanci prostore in storitve knjižnice pohvalili. Bibliotekarka je povedala, da v knjižnici že dob-ro desetletje prihajajo naproti težavam in oviram, ki jih uporabniki s posebnimi potrebami imajo pri obisku knjižnice in koriščenju njenih storitev. Delajo v smeri, da izboljšajo pogoje za osebe s primanjkljaji na določenih področjih. V intervjuju so vsi trije sogovorniki potrdili, da so stvari zadovoljive. Naj omenimo, da so vsi trije kot izboljšavo navedli kotiček za slepe in slabovidne. Torej sklepamo, da v večini slepi in slabovidni uporabniki vedo, da se tam nahaja računalnik s programsko opremo SuperNova Access Suite, prilagojeno njihovim potrebam in tudi društva so s tem seznanjena. Po vseh informacijah, ki smo jih dobili od zaposlenih in članov Društva študentov invalidov ter MDSS Maribor smo prišli do zaključka, da se računal-nik slabo koristi. Veliko donatorskih sredstev je bilo vloženih vanj, v programsko opremo in pripomočke. Škoda je, da zdaj to redko uporabi kak uporabnik knjižnice, ki potrebuje raču-nalniške prilagoditve. Edino kar manjka je Braillova vrstica za slepe, ki pa je zelo draga in predvidevamo, da je zanjo zmanjkalo sredstev. Rečeno je bilo, da ima slepa oseba lastno in, da tako lahko zraven prinese svojo. Član društva je povedal, da pa vseeno to ni tako enostav-no. Če uporabnik prinese svojo, jo mora inštalirat na ta računalnik in tega spet ponavadi ne more narediti sam in tako se mora izpostaviti ter prositi nekoga za pomoč, da mu to izvede. To lahko marsikoga odvrne ali pa se mu enostavno ne zdi tako pomembno, da bi šel skozi vse te postopke, da bi pogledal mogoče samo kakšno stvar na internetu. Morda bi v knjižnici razmislili in, če se v prihodnosti najde priložnost donatorskih sredstev, nabavijo še to.Kljub dvomom se slabovidni kar dobro znajdejo v knjižničnih prostorih. Kot smo ugotovili, marsikje manjkajo nalepke za boljšo vidnost, kar bi slabovidnemu bistveno olajšalo spreha-janje po prostorih knjižnice. Problem je slepa uporabnica navedla pri razstavah. Glede na to, da razstave največkrat postavljajo zaposleni v knjižnici bi lahko upoštevali slepe in slabovi-dne in primerno zaščitili oziroma opozorili, da bi ti uporabniki zaznali predmet ali prepreko. Razstave se prirejajo na hodniku pred vstopom v izposojevalno službo in uporabnik, ki pride po stopnicah nima druge izbire kot da gre mimo ovir do prostega pristopa. Možnost je tudi, da gre z dvigalom, ki pa ni posebej označeno zato je slep in slaboviden uporabnik lahko zbe-gan. Iti mora skozi težka vrata, ki tudi niso označena, niti pot do njih ni označena in naprej v hodniku do dvigala tudi ni nikakršnih oznak.Drugo raziskovalno vprašanje se je dotikalo obiska knjižnice slepih in slabovidnih. Bibliote-karka je dejala, da slepi in slabovidni UKM radi obiščejo. Seveda o številu ni morala govoriti, saj se vsak ne izpostavlja in tudi frekvenčnosti teh uporabnikov v knjižnici ne beležijo. Morda je uporabnikov celo več kot je zaznati, predvsem slabovidne težje opazimo kot slepe. UKM je visokošolska knjižnica in logično je, da v prvi vrsti njeni uporabniki potrebujejo študijsko gradivo. Tudi sodelujoča v intervjuju sta povedala, da knjižnico pogosteje obiskujeta zdaj, v času študija, enkrat do dvakrat mesečno. Ena sogovornica ni več študentka in tudi v UKM ne zahaja več. Če pogledamo rezultate lahko trdimo, da slepi in slabovidni v povprečju nič manj ne zahajajo v knjižnico kot ostali uporabniki. To je vzpodbudno in dokaz knjižnici, da delajo pravilno in njihov trud, ki ga vlagajo se obrestuje. Kar se tiče gradiva za slepe in slabovidne menimo, da so uporabniki slabo informirani kakšno gradivo lahko najdejo za njihove potre-be. Bibliotekarka je naštela katero gradivo vse si lahko izposodijo slepi in slabovidni v njihovi knjižnici, med drugim tudi nekaj gradiva v Braillovi pisavi in tudi zvočne knjige. Ko smo o tem povprašali sogovornika je dejal, da v Braillovi pisavi gradiva nimajo, prav tako tudi zvočnih knjig ne. Povedal je, da to gradivo dobimo v knjižnici Zveze društev slepih in slabovidnih v Ljubljani. Ta pa zaenkrat medknjižnične izposoje ne nudi, kar je žalostno.


Tretje raziskovalno vprašanje obravnava standarde in priporočila IFLE, ki bi jih morala knji-žnica upoštevati. Po pregledu Strokovnih standardov in priporočil za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic smo enakega mnenja kot bibliotekarka, ki je v intervjuju povedala, da so v knjižnici seznanjeni s standardi in priporočili IFLE ter, da jim sledijo. Pri pro-storih in opremi knjižnice bi dodali le, da knjižnično zgradbo, prostore in opremo zaenkrat uporabniki s posebnimi potrebami še ne morejo enakovredno uporabljati z ostalimi uporab-niki. Bibliotekarka je poudarila, da so nekaj že naredili, ostalo pa imajo v načrtu v prihodnje.Četrto raziskovalno vprašanje se ni pokazalo kot najbolj učinkovito. Bolj kot sodelovanje z Medobčinskih društvom slepih in slabovidnih Maribor je v ospredju sodelovanje z Društvom študentov invalidov. Vse tri slepe in slabovidne osebe, ki so sodelovale z raziskavi so člani-ce obeh društev, kar je pozitivno, saj so znali povedati koliko je katero od društev aktivno pri sodelovanju s knjižnico. Tudi bibliotekarka je dejala, da veliko bolj sodelujejo z Društvom študentov invalidov in so skupaj sodelovali že kar pri veliko projektih. Pred raziskavo smo sklepali, da UKM sodeluje bolj z MDSS Maribor, društvo ima sedež v stavbi nasproti knjižnice. Zdaj smo mnenja, da je veliko bolj učinkovito, če UKM sodeluje skupaj z Društvom študentov invalidov, ker so pri njih včlanjeni uporabniki s posebnimi potrebami z različnimi primanjklja-ji in v knjižnici prilagajajo prostore in storitve vsem vrstam uporabnikom. Zadnje, peto raziskovalno vprašanje se je navezovalo na izobraževanje zaposlenih o uporab-nikih s posebnimi potrebami. Če povzamemo odgovore bibliotekarke se vodstvo knjižnice zavzema za izobraževanje zaposlenih, izobraževali so se predvsem zaposleni v izposoji, kar se zdi pravilno in smiselno, saj imajo največ osebnega stika z uporabniki. Izobražujejo se za vse vrste posebnih potreb, velikega pomena se zdi, da so se učili znakovnega jezika, saj je sporazumevanje z gluhimi in naglušnimi osebami drugače težko. Rezultati pri ostalih treh in-tervjuvancih so različni. Slepa uporabnica pogosto potrebuje pomoč in je pohvalila zaposle-ne, tudi slaboviden uporabnik ima s pomočjo zaposlenih same pozitivne izkušnje. Je pa tretja uporabnica navedla negativno izkušnjo, pomoči ni dobila. Res je, da je bilo to na začetku štu-dijskih let, se pravi, da se je to zgodilo takrat, ko se še v knjižnici niso spoprijeli s to problema-tiko. Povedala je, da je morda kriva tudi sama, ker se ni izpostavila in knjižničarki povedala, da slabo vidi. Verjamemo, da ima uporabnica zgolj naključno tako izkušnjo in da to ni v stalni praksi UKM. Vsem intervjuvancem se zdi zelo pomembno, da knjižničar zna pomagati uporab-niku s posebnimi potrebami, da mu prisluhne in z njim komunicira. Eden je tudi omenil, da naj bi v vsaki izmeni bil po eden takšen. S tem se strinjamo, vedno more biti nekdo v knjižnici, ki zna pomagati. Če odgovorimo na raziskovalno vprašanje trdimo, da so knjižničarji usposo-bljeni za delo z uporabniki s posebnimi potrebami, kar so potrdili tudi sodelujoči v raziskavi.

4. ZaključekUniverzitetna knjižnica Maribor je osrednja knjižnica Univerze v Mariboru. Kot varuhinja kulturne dediščine slovenskega naroda, znanstvene dediščine Univerze v Mariboru in do-moznanske dokumentacije mesta Maribora in širše regije nadaljuje svojo več kot stoletno tradicijo, hkrati pa se razvija v sodobno in uporabnikom prijazno knjižnico (Univerzitetna knjižnica Maribor, 2010).Kakovost knjižnice in njenih storitev je bistvenega pomena za uporabnike. Še veliko več po-zornosti na tem področju je treba posvetiti uporabnikom s posebnimi potrebami. Velikokrat družba na njih preprosto pozabi ali pa se nam ne zdi pomembno, da bi vložili nekoliko več truda in poskrbeli za njihovo nemoteno uporabo knjižničnih storitev. Sklepamo, da ti ljudje ne zahajajo v knjižnico in ne potrebujejo njenih storitev, kar pa seveda ne drži. Ti pri korišče-nju knjižničnih storitev ne bi smeli imeti nikakršnih težav a kljub temu opažamo, da še vedno nimajo enakih možnosti kot ostali uporabniki.


Viri in literaturaKavanagh, R., Christensen Sköld, B. (2010). Knjižnice za slepe v informacijski dobi : razvojne smernice. Ljubljana : Zveza bibliotekarskih društev Slovenije.Opara, B. (2005). Otroci s posebnimi potrebami v vrtcih in šolah : vloga in naloga vrtcev in šol pri vzgoji in izobraževanju otrok s posebnimi potrebami : uresničevanje vzgojno – izobraže-valnih programov s prilagojenim izvajanjem in in z dodatno strokovno pomočjo : priročnik. Ljubljana : Centerkontura.Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe. (2003). Pravno-infor-macijski sistem. Pridobljeno 16. 3. 2014 s spletne strani: http://pisrs.si/Pis.web/pregledPred-pisa?id=PRAV5163# Strokovni standardi in priporočila za organizacijo, delovanje in evalvacijo visokošolskih knjižnic. (2012). Republika Slovenija. Nacionalni svet za knjižnično dejavnost. Pridobljeno 14. 3. 2014 s spletne strani http://www.mizks.gov.si/fileadmin/mizks.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Ve-ljavni/kultura/STANDARDI_visokosolske_knjiznice_14052012_sprejeti_objava_OBDOBJE.pdf Univerza v Mariboru. Univerzitetna knjižnica Maribor. (2010). Maribor : Univerza.

PovzetekLjudje s posebnimi potrebami želijo biti povsem neodvisni in radi se odpravijo povsod, če le imajo možnost in jim razmere to dopuščajo. UKM je zakladnica znanja, informacijskih virov in druženja. V knjižnici se trudijo, da bi se tem ljudem čimbolj približali. Prostori in storitve knjižnice so za slepe in slabovidne zadovoljivi, veliko prilagoditev je bilo že izpeljanih in še nekaj jih čaka na uresničitev. Nekatere bi lahko že uredili ampak knjižnica nima za to name-njenih lastnih sredstev. Naslednji korak v prilagajanju opreme in storitev v knjižnici je omo-gočiti uporabo spletne strani slepim in slabovidnim, v ta namen želijo nabaviti programsko prilagoditev spletnih strani e-Sova. Slepi in slabovidni uporabniki radi obiščejo UKM in tudi koristijo njene storitve za študijske namene. V povprečju po obisku ne zaostajajo za ostalimi uporabniki knjižnice. Kot največjo prilagodljivost bi izpostavili računalnik s programsko opre-mo Super Nova Access Suite, ki se žal ne koristi veliko. Zraven tega knjižnica nudi tudi nekaj gradiva v Braillovi pisavi in zvočne knjige. Trudijo se upoštevati standarde in priporočila za visokošolske knjižnice, po večini jih izpolnjujejo. Knjižnica kot javna ustanova sodeluje z raz-ličnimi društvi in zvezami, z Mariborsko knjižnico, najbolj pa z Društvom študentov invalidov. Vodstvo knjižnice se zavzema in zaposlene izobražuje na področju oseb s posebnimi potreba-mi. Največ in najpomembnejše je, da se izobraževanj udeležujejo knjižničarji iz izposoje, saj so prvi in največkrat v stiku s temi uporabniki. Slepi in slabovidni imajo z zaposlenimi dobre izkušnje, menijo, da znajo pomagati in svetovati, ko pomoč potrebujejo.


Peter Wolf,študent arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

ARHIVI RTV SLOVENIJE V SLUŽBI ČLOVEKA IN ČLOVEK V NJENI SLUŽBITHE ARCHIVES OF RADIO-TELEVISION OF SLOVENIA IN THE SERVICE OF MAN AND MAN IN THE SERVICE OF THEM

IzvlečekV pričujočem prispevku je predstavljen arhiv RTV Slovenije, ki zaradi svoje naloge informira-nja spremlja in zapisuje vso domače dogajanje s področja politike, kulture, znanosti, športa in zabave. Arhiv, ki deluje od 12. maja leta 1957, hrani bogato nacionalno zbirko v kateri se zrcali dogajanje sveta z različnih obdobjih. Z namenom zagotavljati kulturne, socialne in de-mokratične potrebe državljanov Republike Slovenije, Slovencev po svetu, pripadnikov slo-venskih narodnih manjšin v Italiji, Avstriji in na Madžarskem, pa tudi pripadnikov italijanske in madžarske narodne skupnosti, ki živijo na ozemlju Slovenije, je RTV arhiv nedvomno v službi človeka, pri čemer je bistveno za njegovo delovanje ravno to, da je tudi sam človek v njegovi službi, bodisi posredno ali neposredno. Ključne besede: arhiv, televizija, filmsko gradivo, kulturna dediščina, digitalizacija

AbstractIn the article are presented the Archives of Radio-Television of Slovenia – usually abbreviated to RTV Slovenia which inform and record all local events concerning politics, culture, science, sport and entertainment. The archives are active since 1957 and they keep a huge national collection which mirrors the events from different periods of time. With the aim of provid-ing cultural, social and democratic needs of citizens of the Republic of Slovenia, Slovenians around the world, Slovene minorities in Italy, Austria and Hungary, as well as members of Italians and Hungarians who live in Slovenia, the Archives of RTV Slovenia are definitely in the service of man. This is essential for all people who are implicated in them, either indirectly or directly.Key words: archives, television, film recordings, cultural heritage, digitalization


1. UvodKot nam pove že sam statut, je Radiotelevizija Slovenija (skrajšano RTV Slovenija) edina jav-na, neprofitna radiotelevizijska organizacija v Sloveniji, ki ustvarja tri nacionalne radijske pro-grame in tri nacionalne televizijske programe, regionalne radijske in televizijske programe ter po en radijski in televizijski program za avtohtono madžarsko in italijansko prebivalstvo v Sloveniji, radijske in televizijske oddaje za romsko etnično skupnost, za slovenske narodne manjšine v sosednjih državah, za slovenske izseljence v tujini ter za tujo javnost: skupno torej osem radijskih programov in pet televizijskih programov. V svojem prispevku se bom zaradi obsežnosti zbirke dokumentarnega gradiva, ki ga RTV poseduje, posvetil predvsem televizij-skemu arhivu.Zgodovina zavoda sega v leto 1928, ko je 1. septembra začela delovati Radijska postaja Ljubljana. Sedež zavoda je v Ljubljani, ima pa še dva regionalna RTV centra, ki se nahajata v Mariboru in Kopru. TV Ljubljana je svoj arhiv ustanovila takoj ob nastanku, že ob poskusnih oddajah leta 1957. Tedaj je stekel redni, po imenu še eksperimentalni program iz lastnega stacionarnega studia v Ljubljani. Pred tem datumom je bilo le nekaj občasnih poskusnih od-daj z improvizirano ali mobilno tehniko v začasno prirejenih prostorih. Osrednjo informativno oddajo TV-dnevnik je ob koncu 50. in 60. letih 20. stoletja pripravljal Studio Beograd, deleži v skupnem programu pa so bili: Beograd 40, Zagreb 30 in Ljubljana 30 odstotkov. 15. aprila 1968 pa je šel prvič v »TV-eter« slovenski TV-dnevnik. Kot so takrat menili, naj bi poslanstvo TV bilo, da njen program »… odraža naše življenje, stvarnost ter posreduje kulturne vrednote čim širšemu krogu ljudi… Nadalje pa so v poročilu ZK RTV leta 1963 še zapisali: »TV mora upoštevati gledalca, vendar se ne sme ukloniti ‘dik-taturi’ njegovega okusa. Nemogoče je govoriti o okusu povprečnega gledalca, ker takega enostavno ni. Pač pa obstajajo skupine gledalcev, ki so jim všeč določene zvrsti oddaj. Ali pro-gramska politika TV lahko vpliva na to, da bodo poslušalci prešli od gledanja najmanj zahtev-nih oddaj do gledanja najbolj zahtevnih skupin oddaj? Če je izhodišče programske politike ne le zadovoljevati obstoječi okus obeh skupin gledalcev, ampak gledalce tudi dvigati na višji nivo, jih razvijati, širiti in ostriti njihov estetski okus, potem je najprimernejši način za dosego tega cilja ponuditi tak program, katerega del bo zadovoljeval njihov obstoječi okus, obenem pa jih tudi navajal na spremljanje zahtevnejših oddaj.« V bogati arhivski zbirki tako najdemo veliko tekstovnih, fotografskih in avdiovizualnih dokumentov, spremljamo polpreteklo zgo-dovino Slovencev s področja politike, gospodarstva, kulture, znanosti, športa in zabave, pa tudi tovrstne informacije iz sveta. Avtorji, raziskovalci, profesorji in drugi uporabniki lahko v raznih projektih predstavijo tako dogajanja v sedaj že skoraj 60-ih letih. Arhivsko gradivo je zanimivo za kulturne, izobraževalne in tudi gospodarske ustanove, ki lahko še na drugačen način predstavijo svoje delovanje kot prav tako tudi za posameznike, ki se zanimajo za pre-teklost, spoznavajo svoj domači kraj ali pa so se znašli v enemu izmed številnih TV prispevkov.

2. Vsebina arhivskega gradiva RTV SlovenijeArhiv obsega 20.000.000 m filma, od tega 36% v barvah in 64% v črno-beli tehniki. Zbirko neobjavljenega filmskega gradiva in gradiva tujih agencij okoli 2.000.000 metrov filmskega traku), zbirko prispevkov dnevno-informativnega programa (1.650.300 metrov filmskega traku), zbirko fotografij (več kot 400.000 posnetkov), oddaje na magnetoskopskih trakovih in kasetah (23.380 popisnih enot oz. okoli 23.000 ur programa), oddaje na videokasetah (4.231 kaset oz. okoli 7.000 ur programa), dnevno-informativne oddaje (TV Dnevniki od marca 1990 oz. okoli 20.700 ur programa), register oddaj TV Ljubljana in TV Slovenija od eksperimental-nega oddajanja do danes, kar zajema več kot 790 tisoč dokumentov in še mnogo več drugih tudi neobjavljenih arhivskih posnetkov.


Enako pomemben je pa tudi tekstovni del arhiva, v katerem je shranjenih skoraj 150.000 ar-hivskih srajčk s podatki o predvajanjih ter scenarijih in scenosledi posameznih oddaj. Fonote-ka Radia Slovenija hrani avdio arhive, ki obsegajo 258.000 zgoščenk, plošč, kaset oz. trakov resne in zabavne glasbe ter govornega arhiva z okoli 49.000 govornih trakov. Obstaja pa še Nototeka kjer se nahaja okoli 19.000 zapisov resne, zabavne in zborovske glasbe. Glasbena produkcija, v okviru katere deluje Simfonični orkester RTV Slovenija, Big Band RTV Slovenija, Komorni zbor RTV Slovenija, otroški in mladinski pevski zbor, tako predstavlja bogat vir, ki polni nacionalni glasbeni arhiv z arhivskimi in koncertnimi posnetki slovenskih avtorjev in izvajalcev ter deluje za programske potrebe matične hiše kot v promocijo države Slovenije. Poleg vsega navedenega gradiva pa se v časopisni dokumentaciji Radia Slovenija nahaja še več kot 2.000.000 člankov z vseh področij človekovega bivanja ter več kot 100.000 revij in časopisov, 5.000 brošur in 20.000 knjig. Pri vsem bogatem arhivu pa je treba omeniti, da so zaradi presnemavanja traku nekatere oddaje bile tudi izbrisane. Do tega je lahko prihajalo, ker odgovorne redakcije gradiva niso pravočasno oddale v arhiv. Gradivo je bilo tako nezaščiteno saj ga arhivisti še niso obdelali in mu dodelili status kulturne dediščine. Evidence o izbirsanih oddajah se nahajajo na posame-znih kartotekah, ki so shranjene v Arhivu RTV Slovenija.

3. Zakonodaja na področju varstva, hrambe in ostalih dejavnosti v pristojnosti službe za arhiviranje in dokumentacijo tv slovenija

Skladno z 62. členom Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), RTV Slovenija zagotavlja varstvo lastnega arhivskega gradiva. Lastno varstvo odob-ri minister pristojen za arhive, če javnopravna oseba izpolnjuje naslednje pogoje: • ima ustrezne prostore in opremo, ki omogočajo, da je arhivsko gradivo hranjeno v ustrez-

nih pogojih, ki jih predpisuje ta zakon in na njegovi podlagi sprejeti podzakonski predpisi;• razpolaga z osebjem, ki je ustrezno strokovno usposobljeno, kot to določajo predpisi s pod-

ročja arhivske dejavnosti;• ima za to hrambo zagotovljena lastna finančna sredstva, kar se dokazuje s predložitvijo

ustrezne izjave,• ima urejeno pisarniško poslovanje oziroma upravljanje z dokumentarnim gradivom v skla-

du z veljavnimi predpisi,Vloga za izdajo dovoljenja mora poleg zgoraj navedenih dokazil, vsebovati tudi podatke o arhivskem gradivu, ki je predmet varstva iz dovoljenja. Navedeni morajo biti podatki o kate-gorijah arhivskega gradiva, časovnem obdobju ter količini gradiva. Pogoje kako naj bo dokumentarno gradivo shranjeno pa najdemo v 23. členu in sicer: »Do-kumentarno gradivo se hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi ško-dljivimi vplivi, ter zagotavlja dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagota-vljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe, in celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost tega gradiva.« Ker gre pri televizijskih oddajah po večini za arhivsko gradivo nacionalne vrednosti se mora hraniti trajno, saj, kot ugotavlja Žontar, »tem iz sodobne zgodovine ni mogoče ovrednotiti le na temelju spisov« in nadalje »sodobna zgodovina ter kulturna zgodovina sta v veliki meri tudi zgodovina medijev«. Ohranjanje filmskih zapisov je tako ključnega pomena za raziskovalce in ne nazadnje za naše zanamce. Zaradi svoje naloge informiranja, vzgajanja in razvedrila, Arhiv RTV Slovenije hra-ni bogato zbirko dokumentarnega gradiva. V največji meri gre za dokončane in predvajane oddaje na programih nacionalne televizije, arhivirane pa so tudi neobjavljene verzije oddaj, verzije brez napisov, delovno gradivo, razne filme, kratke vesti ter različni drugi posnetki.


Zakon o Radioteleviziji Slovenija (ZRTVS-1) v 6. členu natančneje določi uporabo arhivskega gradiva. Po njem je RTV Slovenija »dolžna trajno ohranjati svoje arhivsko gradivo tako, da avdiovizualne zapise na filmskih in drugih nosilcih, ki bi zaradi procesov staranja lahko raz-padli, oziroma drugače bistveno poslabšali kvaliteto zapisa, ustrezno zaščiti oziroma prenese na tehnološko trajnejše nosilce besede, zvoka in slike oziroma besede in zvoka«. Nadalje, člen še pojasni rabo posnetkov iz arhiva: »Posnetki iz arhivov so za nekomercialne namene ob plačilu sorazmernih stroškov njihovega razmnoževanja oziroma posredovanja dostopni javnosti«. In: »Posnetki iz arhivov so za komercialne namene ob plačilu sorazmernih stroškov njihovega razmnoževanja oziroma posredovanja dostopni javnosti skladno z zakonom, ki ureja avtorske pravice, ter ob plačilu sorazmernih stroškov razmnoževanja in posredovanja ter tarife, ki jo določi Nadzorni svet RTV Slovenija.« Služba za arhiviranje in dokumentacijo tako vsebinsko obdeluje in strokovno razvršča vse programske zvrsti, ki jih ustvarja TV Slo-venija in gradivo tujih agencij. Delovno se povezuje z uredništvi, organizacijsko pa je služba v neposredni pristojnosti televizijskega vodstva. Delo v TV - dokumentaciji je v celoti raču-nalniško podprto. Programska oprema EVA zaposlenim omogoča dostop do arhivske baze podatkov, ki vsebujejo preko 460 000 dokumentov. Uporabniki lahko pri posameznih arhivskih enotah dostopajo do naslednjih podatkov: da-tum, čas predvajanja, zvrst, naslov in trajanje. Pridobijo pa lahko tudi informacije o temu kako je bila neka oddaja predvajana – npr. v živo, kot prenos z različnih prizorišč, kot kasnejši po-snetek kakega dogodka, kot avtorska oddaja in na kakšnem nosilcu je bila posneta. Pri svojem delu morajo zaposleni upoštevati temeljna načela hrambe gradiva, opredeljena v členih 3. do 7. ZVDAGA: Načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine, načelo trajnosti, načelo celovitosti, urejenost dokumentarnega gradiva, na-čelo dostopnosti in nazadnje še načelo varstva kulturnega spomenika.

4. Dostopnost in gradivo posebnega pomenaUporaba javnega arhivskega gradiva je, skladno s 63. členom ZVDAGA, na podlagi pisne zah-teve, v kateri uporabnik navede namen uporabe gradiva ter druge podatke, potrebne za dostop do gradiva, omogočena vsakomur.Vsak uporabnik, ki naslovi prošnjo za uporabo arhivskega gradiva na kontaktno osebo za trženje arhivskega gradiva, lahko pričakuje odgovor najkasneje v enem delovnem dnevu, praviloma pa v roku nekaj ur, tako da je uporabnik seznanjen s pričetkom reševanja svoje vloge. Čas trajanja poizvedbe je odvisen od zahtevnosti in količine podatkov, ki jih uporabnik posreduje v svoji prošnji; sestava pogodbe, pregled in podpis (s strani generalnega direktorja ter uporabnika arhivskega gradiva) vzamejo nekaj časa, v splošnem pa celoten proces od vlo-žene prošnje do trenutka, ko uporabnik prejme DVD z arhivskim gradivom na svoj dom, traja nekje med enim tednom in štirinajstimi dnevi. Do zamude lahko včasih pride zaradi upoštevanja avtorskih pravic. To velja predvsem za sta-rejša dela iz začetnih obdobij televizije, še posebej v primerih, ko je potrebno zaradi smrti avtorjev iskati dediče, ki so lahko znani ali pa tudi ne, pa tudi z vidika pripravljenosti dedičev po ureditvi oz. prenosu materialnih avtorskih pravic na RTV Slovenija. Težave se pojavijo pri sodobnih medijih, kot je svetovni splet, saj v času nastanka gradiva še ni obstajal, tako tudi uporaba na spletu ni bila predvidena. Televizijski arhiv ima tudi spletni katalog, ki pa žal za zunanje uporabnike ni dostopen, čeprav bi glede na to, da je arhiv javen, moral biti. Tako je uporabnikom onemogočeno svobodno brskanje po arhivski bazi za samo poizvedbo pa morajo plačati določeno tarifo, ki je odvisna od časa, ki ga arhivist za poizvedbo porabi.


Kot arhivsko in dokumentarno gradivo posebnega pomena RTV šteje predvsem:• pomembne osebnosti iz politike, kulture, znanosti, gospodarstva, športa in druge popular-

ne osebnosti, • zgodovinsko pomembne dogodke, • posnetke naravne in kulturne dediščine, domače in tuje znamenitosti, kulturnozgodo-

vinske dogodke in objekte,• enkratne dogodke iz vsakdanjega življenja, nesreče in nezgode večjih razsežnosti, • posnetke, ki prikazujejo razvoj in spreminjanje kakega objekta ali subjekta, gospodarskih

organizacij, ustanov in mest …, • športne dogodke, vrhunske športne dosežke, zgodovino športa, • kulturno-umetniške dogodke,• dela in izvedbe z veliko umetniško vrednostjo.

5. Digitalizacija arhivskega gradivaCilj digitalizacije je omogočiti hitrejšje dostopanje do informacij. Tako je v bodoče možno pričakovati vedno bolj odprte arhive. V Strategiji razvoja RTV Slovenija 2011–2015 so glede programske politike povedali, da je večja dostopnost do arhivov ključni element s katerim se predvideva »dostop do vseh oddaj na zahtevo v standardni resoluciji in javno mediateko v internetni resoluciji z dostopom na zahtevo in možnostjo (eventualnega komercialnega) na-ročila v višji resoluciji, ob spoštovanju avtorskih pravic«. Generalni direktor Marko Fili pa je v programu dela z vizijo razvoja zapisal, da je ob zaključevanju digitalizacije radijskega arhiva čas digitalizacije in urejanja televizijskega arhiva. V letu 2013 je bil tako prenovljen AV (avdio vizualni arhiv) z čimer je postalo možno arhivi-ranje radijskih oddaj ter deloma neposredno arhiviranje televizijskih oddaj. Vzpostavljena je nova storitev RTV 4D, ki omogoča dostop do omenjenih vsebin prek spleta, mobilnih naprav ter pametnih TV sprejemnikov. Na AV področju je razvoj na novih medijih usmerjen predvsem v dvig kvalitete AV arhiva (postopen prehod na visoko ločljivost), prenose v živo, avtomati-zacijo produkcije televizijskih oddaj za nove medije (povezava zalednih sistemov, kot je že urejeno v primeru radijskih oddaj) in vzpostavitev infrastrukture za enostavno produkcijo spletnih TV kanalov (na primer za dodatni športni prenosi in ekskluzivni prenosi s terena). In čeprav je sama digitalizacija v strategiji RTV dobro opredeljena se v praksi kažejo anomalije v smislu težje in daljše dostopnosti gradiva. Televizija je medij, ki mora delovati ažurno z dogaja-nji in če pri tem lahko črpa iz svojega bogatega arhiva je v veliki prednosti. V kolikor se pa to z di-gitalizacijo podaljšuje in z raličnimi postopki otežuje, je arhiv kot tak, mrtev kapital. Poleg tega je treba upoštevati, da ni nič ni trajnega in v današnjem času, ko se prodkukcijski formati hitro spreminjajo bi moralo hitro digitaliziranje z dobro premišljenimi in utečenimi sistemi veljati za prioriteto. V nasprotnem primeru nam pri morebitnem uničenju izvornih dokumentov ter ob menjavi nosilcev, še preden bo sam proces digitalizacije zaključen, grozi digitalna demeneca (digital dark hole), kot se je za angleški BBC izrazil eden od očetov spleta Vint Cerf. Zapisi na trdih diskih in optičnih nosilcih niso trajni. Gostitelji oddaljene (oblačne) shrambe lah-ko propadejo ali se začnejo ukvarjati z drugo dejavnostjo. Starih datotečnih zapisov pa morda že čez nekaj let ne bo znal prebrati noben novejši računalniški program ali aplikacija. Pri vsem skupaj se zastavlja tudi vprašanje katerim nosilcem pri digitaliziranju dati prednost. Od posku-snega delovanja Televizije Ljubljana leta 1957 do zgodnjih 70-ih let so bili narejeni filmi v črno beli tehniki, kasneje pa lahko vse do konca 80-ih sledimo barvnim. Zaradi preprostejše uporabe so takrat film nadomestile kasete, ki pa imajo bistveno krajšo življenjsko dobo.V arhivu RTV imajo prioriteto starejši filmi katerih je kar nekaj v zelo kritičnem stanju. Digitali-ziranih je tako do sedaj približno 100 enot filmskega gradiva, ker poteka digitalizacija zaradi


same restavracije, ki mora biti nadvse skrbna, zelo počasi. Kot je za časopis Delo povedal reži-ser Karpo Godina, mora digitalizacija potekati »skladno z »izvirnikom«, torej z vključevanjem direktorja fotografije, svetlobnega mojstra oziroma s primerjavami z referenčnimi kopijami.« Po njegovem bi moral sam cilj digitalizacije biti tudi ta, da se od dobro restavrirane kopije napravi nov negativ. Po ocenah Slovenskega filmskega arhiva, minuta digitalizacije stane sto evrov, kar pomeni, da celovečerni film v dolžini 90 minut stane okoli 10.000 evrov. Producent Hočevar pa meni, da so ob restavraciji filma cene še višje, do 30.000 evrov na film. Težavo pri vsem skupaj predstavlja tudi dejstvo, da je med vsemi 24.000 škatlami težko predvideti kateri izmed filmov bi kar najhitreje potreboval digitalizacijo. Ohranjenost namreč ni le posledica starosti filmskega traku ampak tudi kvalitete s katero ga je določena firma proizvedla. Tako imamo lahko primere kjer je filmski trak iz leta 1960 bolje ohranjen kot tisti iz leta 1970. Na koncu velja še omeniti, da bi se bilo morebiti bolj smotrno lotiti najprej digitalizacije arhivskih kaset. Pričakovana življenjska doba filma na triacetatni podlagi je ocenjena na 100 do 200 let. Novejši poliestrski film, ki je v uporabi od leta 1955 pa naj bi imel življenjsko dobo celo do 500 let. Na drugi strani pa je sama življenjska doba kaset ocenjena na zgolj 15 let zaradi česar prve kasete že kažejo začetne znake iz-gube kvalitete filmskega zapisa, kar rezultira v slabši ostrini slike. Prednost digitalizacije kaset pa je tudi ta, da sam proces poteka bistveno hitreje od filma pri katerem za razliko od kaset obstajajo tudi številne firme, ki se ukvarjajo z samo rekonstrukcijo filmskega traku.

6. Zaključek Čeprav se je vloga RTV Slovenija s pojavom konkurenčnih televizij, svetovnega spleta in osta-lih medijev znatno zmanjšala, je njen pomen, ki ga v slovenski družbi igra še vedno zelo ve-lik. RTV Slovenijo lahko opredelimo kot nacionalno kulturno institucijo, politični informativni medij in navsezadnje - kot jo določa 14. in 15. člen – tudi kot komercialno televizijo. V Slove-niji je s svojim programom bila dolgo časa najmočnejša pri aktualizaciji vrednot oz. vredno-stnih orientacij in z samim delovanjem močno vplivala na tvornost nacionalne identitete. Že od samega začetka pa je bila zelo pomembna tudi za politiko, saj je kot edina televizija na slovenskih tleh vse do leta 1995 imela veliko moč pri ustvarjanju javnega mnenja. Kot nacio-nalna televizija tako v svojem arhivu hrani obširno in vsebinsko zelo raznovrstno gradivo, ki za slovenski narod predstavlja neprecenljivo kulturno dediščino. Ravno zaradi tega, kar za slovenski narod predstavlja, bi bila škoda izjemna, v kolikor bi že najmanjši del gradiva šel v pozabo. Potencialna nevarnost, da bi do česa takega prišlo, pa žal obstaja. Nevarnost se kaže predvsem v samem pomanjkanju kadra in daljše procedure popisovanja novejših, tekočih zadev zaradi česar za arhiviranje starejšega dokumentarnega gradiva pogosto primanjkuje časa. To pa lahko v roku nekaj let, ko se bodo starejši arhivisti upokojili, vodi v očiten paradoks, ko bo gradivo v fizični obliki v arhivu sicer obstajalo, vendar bo obenem nedosegljivo in za uporabnike kot tako neobstoječe. Z obdobjem digitalizacije -ki bo z ozirom do naših zanamcev morala biti dobro premišljena- se nam torej končno obeta lažji dostop do filmskega gradiva, ki bo uporabnikom z nekaj mi-škinimi kliki na dosegu roke. Poleg hitrejšega dostopa do informacij pa predstavlja prednost same digitalizacije tudi dejstvo, da se ne glede na število predvajanj za razliko od filmskega traku in arhivskih kaset ne obrablja. Arhivi RTV Slovenije bodo tako dostopni veliko širšemu krogu ljudi in bodo kot taki lahko še bolj služili človeku kar je pravzaprav tudi njihov namen. Sam proces digitalizacije pa še ne bo dovolj, da se bodo uporabniki začeli zavedati same vrednosti arhivskega gradiva. Poleg promocije arhiva bo potrebna tudi seznanitev uporabni-kov z lastno hrambo, ki bi se v največjem obsegu lahko zgodila ravno preko spletnih arhivskih katalogov. Na tak način bodo uporabniki imeli možnost, da spoznajo širok spekter filmskega gradiva, ki bo komaj, ko bo iz temačnih prostorov kleti stopilo na svetlo površje, lahko opra-vičilo svoj status javnega, v službi ljudi arhivskega gradiva.


7. Literatura in viriAli veste? (2012), http://www.rtvslo.si/files/pr/brosura_web_2.pdf, dostop, 7.2.2016. Gaube, l. (2015). Digitalna demenca ogroža slovenski družbeni spomin, Dnevnik 16. 3. 2015. https://www.dnevnik.si/1042709398/slovenija/digitalna-demenca-ogroza-slovenski--druzbeni-spomin, dostop, 2.7.2016.Ghosh, P. (2015). Google’s Vint Cerf warns of ‘digital Dark Age’. NNC News 13. 2. 2015, http://www.bbc.com/news/science-environment-31450389, dostop, 7.2.2016.Krečič, J. (2014) Filmska dediščina: Glavnina slovenskega filma javnosti nedostopna, http://www.delo.si/kultura/film/glavnina-slovenskega-filma-javnosti-nedostopna.html, dostop, 13.2.2016.Markež M., Kosmač P., Hafner J., TV Dokumentacija, brošura (1997)Pogled nazaj v bogato zgodovino RTV, Slovenija (2013), http://www.rtvslo.si/znanost-in--tehnologija/pogled-nazaj-v-bogato-zgodovino-rtv-slovenija/318662, dostop, 7.2.2016.Poročilo ZK RTV o stanju in delovanju ZK RTV za leto 1963, AS 1589 Centralni komite Zveze komunistov Slovenije, II/107.Poslovni pogoji za trženje arhivskega in dokumentarnega gradiva RTV Slovenija v letu 2013, https://www.rtvslo.si/files/marketing/2013/arhiv_cenik_1.pdf, dostop, 7.2.2016.Program dela z vizijo razvoja RTV Slovenija 2014-2018,https://www.rtvslo.si/files/RTV/filli.pdf, dostop, 7.2.2016. Omahen R. (2013). Od arhiva do uporabnika-postopek priprave filmskega gradiva za ob-javo na spletnem portalu http://www.pokarhmb.si/uploaded/datoteke/Radenci/Raden-ci2013/49_Omahen_2013.pdf, dostop, 2.7.2016. Omahen R. (2014). Uporabniku prijazen arhiv- dostop do filmskega arhivskega gradiva TV Slovenija, http://www.pokarhmb.si/uploaded/datoteke/radenci2014/39_omahen_2014.pdf, dostop, 7.2.2016. UKAZ o razglasitvi Zakona Radiotelevizija Slovenija, Uradni list …. Št. datum. http://www.ura-dnilist.si/1/objava.jsp?urlid=200596&stevilka=4191, dostop, 7.2.2016. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uradni list šte-vilka (2014), http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284, dostop, 7.2.2016. Žontar, J. (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana, Arhiv Republike Slovenije.


SummaryRadio-Television of Slovenia is a national public broadcasting organization which keeps on film and other mediums priceless cultural heritage, a proof of historical events, culture, economy, sport and other daily events. With its program and activities strongly influenced the formation of national identity and it was the strongest for a long time when it comes to modernisation of values. Nowadays the period of modernization bring about faster informa-tion flow and makes it possible for archives to become accessible also for external users. The more accesible archives are, the more challenges they bring. One of these challenges is in-creasingly larger awarness of copyright of audiovisual creators. The keeping of the copyright law consistently, can be time-consuming in many cases, but only if people follow the law, they can benefit the general public and audiovisual creators. Complications can be caused by quick changing of production mediums which can be responsible for digital dementia. That is why all steps in the archives have to be carefully planned, also with regard to our descen-dants. The period of digitalization makes it possible to an easier access to film material which will be within people’s grasp on the internet and because of that a lot simpler. Besides that, the advantage of digitalization is also that regardless of how many times we play particular recordings, they do not wear out. The Archives of RTV Slovenia will be accessible to the out-er circle of people and serve people to a greater degree. The digitalization alone does not mean that users would start to be aware of the value of archival material. The promotion of the archives is not the only thing that is necessary. There is also the introduction to users with their own storage which can increase through archival catalogues on the internet. That is how users can get to know wide spectrum of film material which will warrant its status as in the service of man archive.


Urška Žunko, študentka arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea – ECM

MOJA PRVA SREČANJA Z ARHIVOMMY FIRST ENCOUNTER WITH ARCHIVES

IzvlečekNesporna je ugotovitev, da iz dneva v dan nastaja vse več dokumentarnega in arhivskega gradiva pri vseh ustvarjalcih, pa naj gre to za državne organe, ministrstva, vladne službe, ob-čine, šole, podjetja ipd. Taka situacija, ko nastaja vedno več dokumentarnega in arhivskega gradiva je značilna za mnoge ustvarjalce.Obseg poslovanja, zakonsko predpisane obveznosti, delovanje organizacijskih oblik pri ustvarjalcih se odražajo v stanju in količinah arhivskega in dokumentarnega gradiva, ki ga hrani arhivska služba.Ključne besede: arhiv, arhivsko gradivo, popis, urejanje, ureditev arhiva

AbstractMy indisputable finding is that every day more and more current and archival records are cre-ated, whether by national authorities, ministries, government departments, municipalities, schools, businesses, etc.. Such a situation, when more and more current and archival records could also be observed at many creators at the Republic of Slovenia.The scope of business, statutory obligations, the operation of organizational forms of creators are reflected in the situation and quantity of current and archival records kept by the archival service.Key words: Archive, Archival Materials, inventory, editing, regulation Archive

1. UvodVse kaže na to, da se odlaga in arhivira iz dneva v dan več dokumentacije ( dokumentarnega in arhivskega gradiva), od tega večina še vedno na klasičnem mediju, to je na papirju. Iz dneva v dan pa se povečuje tudi obseg dokumentacije v digitalni obliki. Med to dokumentacijo uvrščamo tudi dokumente, ki so napisani z različnimi strojno berljivimi na-pravami, ali pa so nastali ob nastanku in prenašanju informacij z računalnikom oziroma s po-močjo interneta (elektronske pošte).248

2. Osebna izkušnjaTudi sama sem se enkrat imela možnost srečati z arhivom in arhivskim delom. Seveda na kla-sičnem mediju, na papirju. Delo je potekalo nekako takole. Iz vseh sektorjev se je zbrala dokumentacija iz prejšnjih let, ki je bila pripravljena za arhivira-nje. Dokumenti so bili zbrani v registratorje, zloženi po vrstnem redu, ki so bili opremljeni z letnicami. Iz glavnega arhiva so v elektronski obliki poslali sezname dokumentov, po katerih se jih je pričelo iskati in jih zlagati po tem vrstnem redu. Najprej so se dokumenti razvrstili po letni-cah, od najstarejšega do najmlajšega (npr. od leta 2003 do leta 2012), nato se je nadaljevalo zlaganje dokumentov v registratorje po datumih in številkah.

248 Peter Pavel Klasinc, Strategija urejanja arhivskega in dokumentarnega gradiva pri ustvarjalcu, tipkopis, Ljublja-na, 2014, 21 strani


Začeli smo od dna proti vrhu, od največje zaporedne številke do najmanjše. Sproti so se števil-ke obstoječih dokumentov označevale v seznamih glavnega arhiva. Tako se je vedelo kateri dokumenti obstajajo in ali kateri manjka. Seveda je bilo potrebno arhivirati le originalne in podpisane dokumente. Vsi te registratorji so bili označeni tudi iz zunanje strani, s katero številko se prične in s katero konča. Ob koncu so se vsi registratorji iz vseh let prepeljali v glavno arhivsko skladišče. Moje prve izkušnje z arhivskim delom je bilo je zanimivo, potrebno je bilo veliko zbranosti in natančnosti. Vse je potekalo tekoče, dokler kakšnega dokumenta ni bilo oz. se ga ni našlo, kar nakazuje na nevestno oz. nenatančno shranjevanje dokumentov.Moje prve izkušnje z arhivom so me vodile k pripravi tega teksta tako, da sedaj podajam svoja razmišljala o tem, kako bi se sama lotila urejanja arhivskega in dokumentarnega gradiva, če bi bilo to potrebno.249

Najprej bi bilo potrebno napisati Pravilnik o hranjenju dokumentarnega in arhivskega gra-diva ali Pravilnik o arhivski službi pri ustvarjalcu,250 ki naj vključuje delovne procese in pogo-je za urejenost arhivskega in dokumentarnega gradiva v arhivu. V pravilniku bi bili napisani pogoji za predajo in izdajo dokumentarnega in arhivskega gradiva iz pisarn v arhivsko skladišče, pogoji uporabe, mesto hrambe, klasifikacijski načrt, in podobno.

3. Nekaj o klasifikacijskem načrtuZa vse dokumente, ki bi jih hranili v arhivu bi se naredile klasifikacijske kartice.251 Te bi se ločile glede na skupine, glede na leta hranjenja dokumentov. Posebej bi bile kartice za arhivsko gradivo.1. Glede na klasifikacijske kartice, bi se tako označili tudi registratorji in mesta hrambe. Vsi ti dokumenti bi bili hranjeni tako glede na leta hrambe in pomembnost.2. Pri skupinah v klasifikacijskem načrtu, je potrebno upoštevati, da je lahko pri določeni sk-upini več podskupin. Zato takšno skupino razčlenimo na več klasifikacijskih znakov. a. Klasifikacijski načrt: Imamo od točke 0 do točke 9. Pod točko 3 imamo VZGOJA in IZOBRAŽEVANJE b. Klasifikacijski znaki: To bi razdelil na 301 – VRTEC, 302 – ŠOLA, 303 – ZAVOD in podobno !Vse te variante skupaj pa bi vnašala tudi v računalnik in ga hranila v digitalni obliki.

4. O zakonuDokumentarno in arhivsko gradivo, ki nastaja v veliki večini je z vidika arhivske teorije in pra-kse po svoji osnovi zelo raznoliko, saj nastaja dokumentacija, ki je na eni strani dokumen-tarno gradivo, ki mu po posameznih kategorijah določimo roke hrambe, na drugi strani pa arhivsko gradivo, ki je pomembno za znanost in kulturo.Prav zaradi teh specifičnih področij je pri rokih hrambe posameznih kategorij dokumentarne-ga gradiva potrebno upoštevati specifično zakonodajo.

249 Vladimir Žumer, Arhiviranje zapisov, Ljubljana, 2001, 480 strani250 Zahvaljujem se dr. Petru P. Klasincu, ki mi je posredoval osnutek Pravilnika o arhivski službi.251 O klasifikacijskih načrtih so pisali dr. Žumer in ostali v različnih publikacijah. Posebej pa glejte v Vladimir Žumer,

Poslovanje z zapisi, Ljubljana, 2008, 647 strani


Najpomembnejšo vlogo pri vsem tem delu z arhivskim in dokumentarnim gradivom ima ZVDAGA252, kjer so pri hrambi dokumentarnega gradiva izredno pomembna TEMELJNA NAČELA ZAKONA, ki jih je potrebno upoštevati in se jih držati. Tukaj se ukvarjam samo z nekaterimi čle-ni in njihovo vsebino oz. načeli, za katere smatram, da me direktno ali indirektno napotujejo na situacijo, ko bom morala urediti arhivsko in dokumentarno gradivo.

1. Načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebineHramba dokumentarnega gradiva pomeni ohranjanje izvirnega dokumentarnega gradiva ali uporabnosti vsebine tega gradiva. Hrambi izvirnega dokumentarnega gradiva je zelo enaka hramba zajetega gradiva, če zagotavlja zajetemu gradivu vse učinke izvirnega gradiva (upo-rabnost vsebine gradiva).

2. Načelo trajnostiHramba dokumentarnega gradiva mora zagotavljati trajnost tega gradiva oziroma trajnost reprodukcije njegove vsebine.

3. Načelo celovitostiHramba dokumentarnega gradiva mora zagotavljati nespremenljivost in integralnost doku-mentarnega gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine, urejenost dokumentarnega gra-diva oziroma njegove vsebine ter dokazljivost izvora dokumentarnega gradiva (provenience).

4. Načelo dostopnostiDokumentarno gradivo oziroma reprodukcija njegove vsebine mora biti ves čas trajanja hrambe zavarovana pred izgubo ali okrnitvijo celovitosti ter dostopna pooblaščenim uporab-nikom ali uporabnicam.

5. Načelo varstva kulturnega spomenikaArhivsko gradivo je kulturni spomenik in mora biti varovano kot takšno.Ko sem ugotovila, da nastaja in se nahaja tako dokumentarno, kakor tudi arhivsko gradivo, v različnih prostorih, nas situacija napotuje k izdelavi elementov za izdelavo strategije arhivira-nja dokumentacije pri ustvarjalcu. Izdelave strategija tukaj puščam ob strani in opozarjam na dejstvo, da moram arhivsko gradivo pripraviti na osnovi ZVDAGA za predajo v pristojni arhiv, razen, če se ustvarjalec arhivskega gradiva in Arhiv Republike Slovenije ali kakšen drug pri-stojni (Zgodovinski ali Pokrajinski arhiv) ne dogovorita drugače.Poslovanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom - dokumentacije ( do predaje v arhiv) pa mora biti urejeno tako, da bo jasno določena informacijska pot dokumentacije in zagotovlje-na stopnja zavarovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva pri tekoči in kasnejši uporabi.Oblike pisarniškega poslovanja ne kaže spreminjati, saj je pisarniški red že vzpostavljen, ko-mentiramo pa lahko kako se je upošteval in ohranjal. Ukvarjati se moremo z opremo dokumentarnega gradiva, načine popisovanja in opisovanja posameznega dokumenta, vpisovanje tega dokumenta v evidence, varnost dokumentarne-ga gradiva, mesto lokacije, ipd. Seveda moramo vedno slediti končnemu namenu t.j. organizaciji racionalnega, sodobnega in urejenega arhiviranja arhivskega in dokumentarnega gradiva.

252 Zakon o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva in arhivih ( kratko ZVDAGA), Uradni list RD, Št. 30/2006, 24/2014 – Odločba US, 51/2014.


5. PojmiPri mojem prvem srečanju z arhivom sem v glavnem seznanila z naslednjimi pojmi, ki so te-meljni. Vso drugo strokovno terminologijo puščam ob strani, opozarjam pa, da je ta obširna tudi za področje digitalnega arhiva. Arhivsko skladišče je ustrezno urejen in opremljen prostor ali stavba za dolgoročno hrambo dokumentov.Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili državnih ar-hivov ali arhivov lokalnih skupnosti.Dokumentarno gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) gradivo, ki je bilo pre-jeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb.Oblika zapisa so tiste organizacijske in tehnološke značilnosti zapisa, ki določajo, kako je vse-bina zapisana, hranjena in prikazana v procesu hrambe.Hramba gradiva je tista hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva, ki izpolnju-je pogoje po tem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva.

6. ZaključekMoja ugotovitev je, da se v arhivskih skladiščih pri ustvarjalcih iz dneva v dan nabira vse več in več dokumentacije (arhivskega in dokumentarnega gradiva). Ta dokumentacija je v večini še vedno na klasičnem mediju t.j. na papirju. Vedno več pa je tudi dokumentacije v digitalni obliki.Glede na to, da je na eni strani dokumentarno gradivo, ki mu moramo določiti roke hrambe in potem izločiti (škartirati) na drugi strani pa arhivsko gradivo, ki ima trajno hrambo, ker je po-membno za znanost in kulturo, moramo slediti osnovnemu sporočilu in zahtevam arhivskega zakona (ZVDAGA) pri tem pa moramo upoštevati specifično zakonodajo ustvarjalca. Pri hrambi dokumentarnega gradiva sledimo temeljnim načelom ZVDAGA v glavnem pa; na-čelom ohranjanja dokumentarnega gradiva, načelu trajnosti, načelu celovitosti, načelu do-stopnosti in načelu varstva kulturnega spomenika ko se iz dokumentarnega gradiva odbere arhivsko gradivo.Zaradi nastajanja tako dokumentarnega kot arhivskega gradiva, nas situacija pogosto prisili k izdelavi elementov za strategijo arhiviranja dokumentacije. Izredno pomembno je da je arhivska služba pri ustvarjalcih zelo dobro organizirana, da je racionalnega in sodobna.

SummaryWe have found that archives all over dossiers, most still in the classical medium on paper. More and more while also increasing documentation in digital form.Given the fact that on the one hand documents, which according to the categories determined retention periods, and on the other side of the archives, which in most permanent preservation and the importance of science and culture, it is necessary to take account of specific legislation.For the preservation of documents are extremely important fundamental principles of the Act; The principle of the conservation of archives, The principle of sustainability. The principle of integrity. The principle of availability. The principle of protection of cultural monuments.Due to the formation of both documentary and archival material situation is forcing us to manufacture elements for a strategy for archiving documents. This is very important in subse-quent dealings with the documentation as a clear, understandable and easy path to the file.Extremely important in the archives is therefore very good organization rational, modern and orderly filing.