ketepatan waktu penyediaan berkas rekam medis …repository.unjaya.ac.id/2028/2/pratiwi...
TRANSCRIPT
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN
TK.II DR. SOEDJONO MAGELANG
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
PEREKAM SEKOLAH TINGGI
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN LAMA RAWAT JALAN DI RUMAH SA
TK.II DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017 TRWULAN I
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
Pratiwi Muninggar 1314033
PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D3
EKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA 2017
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS AH SAKIT
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil aalamin. Puji Syukur kepada Allah yang Maha
memudahkan segala urusan hamba-Nya di muka bumi ini. Dengan segala
kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-Nya dapat menyelesaikan pemyusunan
Tugas Akhir yang berjudul “Ketepatan Waku Penyediaan Berkas Rekam Medis
Pasien Lama Rawat Jalan Di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang Tahun
2017 Triwulan I”.
Penelitianini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan dan saran
berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada kesempatan
ini penulis ucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH selaku ketua Prodi D3 Perekam
dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
3. Dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH sebagai pembimbing utama yang telah
meluangkan waktu, tenaga, pikiran, untuk membimbing peneliti dalam
penyusunan proposal Tugas Akhir ini.
4. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku penguji yang telah meluangkan waktu,
tenaga, dan pikiran dalam proposal Tugas Akhir ini.
5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukung penyusunan proposal Tugas Akhir ini.
6. dr. Rahmad Saptono, Sp.OG selaku Direktur Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono
Magelang yang telah memberikan izin untuk penelitian ini.
7. Mukti Wibowo, SKM selaku Kepala Unit Rekam Medis di Rumah Sakit
Tk.II dr.Soedjono Magelang.
8. Stev. Slamet Riyadi, A.Md. Kep selaku pembimbin kami selama di Rumah
Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang.
9. Seluruh staf dan pegawai rekam medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono
Magelang yang telah mendukung dan melancarkan proposal Tugas Akhir ini.
10. Ayah, ibu tercinta dan kakak-kakak atas doa, motivasi dan kasih sayangnya
untuk kelancaran penyusunan proposal Tugas Akhir ini.
11. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan serta yang telah
membantu dalam bentuk doa, motivasi dan kasih sayang dalam penyusunan
proposal Tugas Akhir ini.
12. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak
langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa hasil penelitan yang penulis buat ini masih jauh dari
yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan yang
terdapat dalam penulisan penelitian ini dari segi isi maupun penulisannya. Dalam
hal ini penulis menerima kritikan dan saran yang sifatnya membangun dalam
menyusun penelitian ini sehingga dapat menjadi penelitian yang baik dan dapat
digunakan pada masa yang akan datang.
Demikian Tugas Akhir ini, semoga proposal ini dapat diterima dan dapat memberi
inspirasi bagi penelitian dimasa yang akan datang. Semoga usulan tugas akhir ini
dapat memberi manfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, Juli 2017
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul ..................................................................................................... i Halaman Pengesahan .......................................................................................... ii Halaman Pernyataan ........................................................................................... iii Kata Pengantar .................................................................................................... iv Daftar Isi ............................................................................................................. vi Daftar Tabel ...................................................................................................... viii Daftar Gambar .................................................................................................... ix Daftar Singkatan .................................................................................................. x Intisari ................................................................................................................ xi Abstract ............................................................................................................. xii BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah .............................................................................. 2 C. Tujuan ............................................................................................... 2
1. Tujuan Umum .............................................................................. 2 2. Tujuan Khusus ............................................................................. 3
D. Manfaat ............................................................................................. 3 E. Keaslian Penelitian ............................................................................. 3
BAB II TINJAUN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis ................................................................................ 5
1. Rumah Sakit ................................................................................. 5 2. Rekam Medis ................................................................................ 6 3. Mutu Pelayanan Kesehatan ........................................................... 7 4. Ketepatan Waktu ........................................................................... 7 5. Penyediaan Dokumen Rekam Medis ............................................. 8 6. filing ............................................................................................. 9 7. Rawat Jalan ................................................................................. 10 8. Unsur-unsur Managemen ............................................................ 10
B. Kerangka Teori ................................................................................. 12 C. Kerangka Konsep ............................................................................. 12
BAB III METODE PENELITIAN A. Desain penelitian .............................................................................. 13 B. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 13 C. Subjek dan Objek ............................................................................. 13 D. Alat dan Teknik Pengumpulan Data.................................................. 14 E. Variabel Penelitian dan Definisi Opersional ...................................... 15 F. Teknik Pemerikasaan Keabsahan Data .............................................. 16 G. Metode Pengolahan dan Analisis Data .............................................. 16 H. Etika Penelitian ................................................................................ 17 I. Jalannya Penelitian ........................................................................... 17
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah sakit dan Rekam Medis ............................ 18 B. Hasil Penelitian ................................................................................. 23
1. Prosentase dan rata-rata waktu penyediaan berkasrekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah Sakit Tk.II Dr. Soedjono Magelang tahun 2017 triwulan i ............................... 23
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang tahun 2017 triwulan I .................................................................... 28
C. Pembahasan Penelitian ....................................................................... 31 1. Prosentase dan rata-rata waktu penyediaan berkas
rekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah Sakit TK.II Dr. Soedjono Magelang tahun 2017 triwulan I ..................... 31
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lamarawat jalan di Rumah Sakit Tk. II Dr. Soedjono Magelang tahun 2017 triwulan I .................................................................... 32
D. Keterbatasan Penelitian ...................................................................... 33 BAB V PENUTUP ............................................................................................ 34
A. Kesimpulan ........................................................................................ 34 B. Saran ................................................................................................. 34
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan ........... 9
Tabel 3.1 Variabel dan Definisi Opersonal ......................................................... 15
Tabel 4.1 Interval Waktu Terkait Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Pasien Lama ................................................................... 27
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori.................................................................................12
Gambar 2.2 Kerangka Konsep...............................................................................12
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ................................................... 22
Gambar 4.2 SIMRS Pendaftaran Pasien ............................................................ 23
Gambar 4.3 SIMRS Mencetak Tracer ................................................................ 24
Gambar 4.4 SIMRS Tampilan Tracer Yang Akan Tercetak ............................... 24
Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Berkas Rekam Medis Paien Lama ............... 27
DAFTAR SINGKATAN
1. Kepmenkes : Keputusan Mentri Kesehatan
2. Permenkes : Peraturan Mentri Kesehatan
3. SPM : Standar Pelayanan Minimal
4. RS : Rumah Sakit
5. RST : Rumah Sakit Tentara
6. Depkes : Departemen Kesehatan
7. RI : Republik Indonesia
8. BRM : Berkas Rekam Medis
KETEPATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN LAMA RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT TK. II DR.
SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017 TRIWULAN I
Oleh : Pratiwi Muninggar¹ , Dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH²
INTISARI
Latar Belakang : Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik apabila didukung oleh sistem pengolahan rekam medis dalam penyediaan rekam medis yang cepat dan tepat sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit . Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan konsumen baik pemberi layanan maupun penerima pelayanan. Di RS Tk.II dr. Soedjon Magelang telah memiliki pedoman Standar Pelayanan Minimal untuk penyediaan berkas rekam medis yaitu 10 menit hingga berkas sampai di klinik. Namun masih terdapat beberapa berkas yang mengalami ketidaktepatan sehingga menghambat pelaynan yang diberikan. Tujuan : Mengetahui rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di RS Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I serta Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan di RS Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I Metode Penelitian : Jenis penelitian ini adalah penelitian diskriptif dengan pendekatan yang digunakan adalah kualitatif dan kuantitatif (mix method) dengan rancangan penelitan cross sectional. Objek dalam penelitian ini yaitu dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan.Metode pengolahan data pada penelitian ini adalah editin, pengelompokan, penyajian data dan tabulasi. Hasil : hasil dari penelitian ini adalah rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan adalah 20,07 menit dan prosentasetepat waktu 24% dan ketidaktepatan waktu 76%. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu yaitu dokumen rekam medis yang belum kembali dari bangsal, sarana prasarana penunjang, Standar Operasional Prosedur yang diguakan, reward untuk petugas penyediaandan pengunaan buku ekspedisi. Kata Kunci : Penyediaan berkas rekam medis, pasien lama, rawat jalan, faktor-faktor keterlambatan. ¹ Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Sekola Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta ² Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Sekola Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
The Timeliness Of The Provision Of Patient's Medical Record Document At Dr. Soedjono Magelang Grade 2 Hospital
On 2017 Quarter I
By: Pratiwi Muninggar ¹ Rijantono, Dr. Franciscus Maria ², MPH
ABSTRACT Background: The quality of health services can be good when supported by a processing system in the provision of medical record which quickly and appropriately in accordance with the conditions set by the hospital. Fast service and appropriate consumer desire is either the giver or the recipient of services of service. Dr. Soedjono Magelang hospital has had guidelines on minimum service standard for the provision of medical record file that is 10 minutes to file up in the clinic. But stillthere are some files which are having inaccuracies so as inhibit the service given. Objective: To know the average time providing patient medical record document long outpatient in the Dr. Soedjono Magelang hospital on 2017 Quarterly I and Knowing the factors that affect the timing of the provision of the inaccuracy of documents record patient medical old outpatient in the Dr. Soedjono Magelang hospital on 2017 Quarter I Method : This type of research is descriptive research with the approach being used is qualitative and quantitative (mix method) with the draft study cross sectional. The object in this study is medical record documents the old outpatient patients. Data processing method in this research was editing, grouping, the presentation of data and tabulate. Results: The results of this research is the average time a patient's medical record file provision long outpatient is 20.07 minutes and 24% of the time and the percentage of inaccuracies time 76%. Factors affecting the inaccuracy of time is medical record documents that are not back yet from the ward, supporting infrastructure, operational standards of procedures used, the reward for provision and officers use the book expedition. Keywords: Provision of medical record, patient files long, outpatient, factors of delay. ¹ A student of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta ² A counselor of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
BAB I
PENDAHULUAN
A. LatarBelakang
Kesehatan merupakan hal yang penting agar manusia dapat bertahan
hidup dan melakukan aktivitas. Pentingnya kesehatan ini mendorong pemerintah
untuk mendirikan layanan kesehatan, agar masyarakat dapat mengakses
kebutuhan kesehatan. Layanan kesehatan salah satunya adalah rumah sakit.
Rumahsakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Undang-undang No. 44
Tahun 2009). Setiap sarana pelayanan kesehatan perlu adanya upaya peningkatan
mutu pelayanan kesehatan. Upaya tersebut harus disertai dengan adanya sarana
penunjang yang memadai dan mendukung dari berbagai faktor yang terkait. Salah
satu faktor yang turut serta dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan
yaitu terlaksananya penyelenggaraan rekam medis yang baik dan benar
Seiring perkembangan zaman rekam medis diperlukan dalam berbagai
pelayanan. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan berkas
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien (Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
269/MENKES/PER/III/2008). Rekam medis bertujuan menunjang tecapainya
tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit.
Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik apabila didukung oleh
sistem pengolahan rekam medis dalam penyediaan rekam medis yang cepat dan
tepat sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit . Pelayanan
yang cepat dan tepat merupakan keinginan konsumen baik pemberi layanan
maupun penerima pelayanan. Oleh sebab itu, rumah sakit perlu menciptakan
pelayanan yang sesuai standar untuk menjaga mutu pelayanan terhadap pasien
dengan langkah awal dengan meningkatkan pelayanan bagian pendaftaran pasien,
salah satunya pelayanan rawat jalan.
Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan termasuk pada pelayanan yang
adadi rumah sakit terdapat standar pelayanan minimum rumah sakit (SPM-RS)
pada pelayanan rumah sakit.untuk mengatur pelayanan di rumah sakit. SPM-RS
merupakan alat ukur mutu pelayanan rumah sakit yang dapat mendukung
pencapaian indikator kinerja rumah sakit. SPM bersifat sederhana, konkrit, mudah
diukur, terbuka, terjangkau dan dapat dipertanggungjawabkan serta mempunyai
batasan waktu pencapaian. Waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan
yaitu kurang lebih 10 menit terhitung dari pasien mendaftar sampai rekam medis
ditemukan atau disediakan oleh petugas (Departemen Kesehatan Republik
Indonesia. 2007 tentang Pedoman Penyelenggaraan Peyanan Minimal di Rumah
Sakit).
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di RS Tk. II dr. Soedjono
Magelang pada bulan Mei 2017 dengan jumlah sempel 75 berkas rekam medis
dengan persentase ketepatan 14,7% dan yang masih terdapat keterlambatan dalam
penyediaan yang melebihi dari 10 menit sebesar 85,3% dengan rata-rata waktu
pelayanan 31,4 menit.
Berdasarkanlatar belakang diatas peneliti tertarik untuk mengambil judul
“Ketepatan waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di
RSTk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah
Bagaimana Ketepatan Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Lama
Rawat Jalan di RS Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I? .
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui ketepatan waktu penyediaan berkas rekam medis pasien rawat
jalan di RS Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui rata-ratawaktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama
rawat jalan di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
Triwulan I
b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaktepatan waktu
penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah Sakit
Tk.II dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi Rumah Sakit
Dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi pada penyediaan berkas rekam medis
untuk meningkatkan manajemen mutu rekam medis.
2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan acuan untuk menambah wawasan mahasiswa khususnya dan
masyarakat umumnya sebagai bahan refrensi serta sebagai bukti bahwa penulis
telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan
program studik DIII Rekam Medis dan Informasi kesehatan di Stikes Jend.
Achmad Yani Yogyakarta.
3. Manfaat Bagi Mahasiswa
a. Mengetahui rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis pasien rawat
jalan diRumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelangtahun 2017Triwulan I
b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi respon time penyediaan
berkas rekam medis pasien rawat jalan diRumah Sakit Tk.II dr. Soedjono
Magelang tahun 2017 Triwulan I
E. Keaslian Penelitian
1. Winarni (2013) dengan judul “Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat
Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan Minima (SPM) di RSU PKU
Muhamadiyah Yogyakarta”. Metode penelitian yang dilakukan adalah
penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan pengumpulan berkas
data secara cross sectional. Objek penelitian ini adalah penyediaan berkas
rekam medis
Hasil dari penelitian ini adalah mengetahui rata-rata kecepatan dalam
penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah 14,52 menit dan
porsentase keterlambatan 76,76% tepat waktu dan 23,23% dan faktor-faktor
yang mempengaruhi adalah machine, man, methode, dan environment.
Persamaan penelitian ini adalah mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi
kecepatan dalam penyediaan berkas rekam medis.
Perbedaan penelitian ini adalah terlihat jelas pada judul tujuannya mengetahui
proses penyediaan rekam medis dan lokasi penelitian.
2. Ni Made (2016) dengan judul Pelaksanaan Penyediaan Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan Di Puskesmas Wonosari II Tahun 2016 .
Hasil penelitian ini rata-rata waktu kecepatan penyediaan berkas rekam medis
diperoleh hasil 10,9 menit. Waktu tercepat dalam penyediaan berkas rekam
medis yaitu 3 menit, sedangkan waktu terlama penyediaan berkas rekam medis
yaitu 19 menit.
Persamaan penelitian ini adalah mengetahui rata-rata waktu waktu yang
diperlukan untuk penyediaan berkas rekam medis. Perbedaan penelititan ini
terlihat jelas pada judul tujuannya mengetahui proses penyediaan rekam medis
dan lokasi penelitian.
3. Isti (2016) dengan judul Tinjauan Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Mdis
Pasien Rawat Jalan Di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah.
Hasil penyediaan dokumen mengalami keterlambatan sebanyak 82,4% dengan
rata-rata waktu penyediaan 19,94 menit.
Persamaan penelitian ini digunakan deskriptif dengan rancangan cross section.
Teknil pengambilan data diperoleh dengan wawancara, observasi danstudi
berkastasi.
Perbedaan penelititan ini terlihat jelas pada judul tujuannya mengetahui proses
penyediaan rekam medis dan lokasi penelitian.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di Rumah Sakit Tk.II
dr. Soedjono Magelang
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Tk.II Dr. Soedjono Magelang
a. Profil Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang sebagai Rumah Sakit
TNI-AD dan pusat layanan rujukan kesehatan Angkatan Darat di
wilayah Kodam IV/ Diponegoro dalam perjalanannya telah banyak
mengalami perkembangan dan pencapaian yang cukup pesat. Sejak saat
didirikan sampai dengan tahun 1986 kondisi bangunan rumah sakit
tidak banyak mengalami perubahan ataupun penambahan bangunan.
Kalaupun ada sifatnya hanya pemeliharaan/ perbaikan bangunan yang
ada. Namun sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000 hingga
sekarang, Rumkit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono telah mengalami
perkembangan dan pencapaian yang sangat pesat.
Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung
ICU dengan kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah
dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya
secara resmi digunakan bulan April Tahun 2012, serta perbaikan ruang
rawat inap Taruna juga pada tahun 2012.
Tahun 2013 hingga tahun 2014 telah diperbaikinya sarana dan
prasarana pendukung pelayanan rumah sakit, diantaranya pemasangan
paving lap tenis, bangunan pagar lap tenis, pengeramikan ruang dan
dinding luar kantor staf, pengadaan pintu kamar mandi ruang Edelweis,
IGD dan Dahlia, pengecatan bertahap seluruh ruangan, pengeramikan
dinding ruang HD, Pembangunan Ruang tunggu klinik, Pembangunan
kantor PPBP-AD, Pembangunan tempat Loundry, Penambahan AC (Air
Conditioner), pembuatan taman depan rumah sakit dll. Kesemuanya
bertujuan agar pelayanan kesehatan yang diberikan di Rumkit Tk II dr.
Soedjono dapat dilaksanakan secara maksimal.
b. Visi dan Misi Rumah Sakit Tk.II Dr. Soedjono Magelang
Visi:
Menjadi Rumah Sakit Kebanggaan setiap prajurit
Misi:
1) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam
IV/Diponegoro
2) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai standar Rumah Sakit
Tingkat II
3) Memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang cukup
memadai secara kualitas dan kuantitas.
c. Motto dan Tujuan Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
Motto : Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4)
Tujuan : Terciptanya derajat yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS, dan
keluarganya serta masyarakat pada umumnya.
d. Jenis-jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Tk.II dr.
Soedjono Magelang
Fasilitas Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono adalah
sebagai berikut:
1) Rawat Jalan
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang untuk rawat jalan
terdapat 18 klinik yaitu klinik gigi dan mulut, klinik penyakit
dalam, klinik bedah umum, klinik anak, klinik kebidanan dan
penyakit kandungan, klinik kulit dan kelamin, klinik paru, klinik
mata, klinik tht, klinik syaraf, klinik jiwa, klinik rehab medik,
klinik jantung, klinik psikologi, klinik khusus, klinik akupunktur,
klinik psikologi dan klinik gizi.
2) Rawat Inap
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang untuk rawat inap
terdapat 11 ruang bangsal yaitu ruang anggrek, ruang bougenville,
ruang cempaka, ruang edelweis, ruang dahlia, ruang nusa indah,
ruang flamboyan, ruang melati, ruang mawar, ruang seruni dan
ICU/ ICCU.
3) Penunjang Diagnostik
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang untuk penunjang
diagnostik terdapat laboratorium, radiologi, spirometry, USG,
EKG, CT Scan, tread mill dan endoscopi.
4) Hemodialisa
5) Fisiotherapi
6) Instalasi Farmasi
7) Penunjang Umum
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang untuk penunjang umum
terdiri dari instalasi gizi, loundry, pemulasaraan jenazah.
8) IGD 24 jam
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
a. Visi, Misi, Falsafah, Tujuan, dan Moto Rekam Medis
1) Visi
Menjadi unit penyelenggara pelayanan rekam medis yang profesional,
terstandar, berbasis tekhnologi dan dapat dipertanggungjawabkan.
2) Misi
a) Memberikan pelayanan administrasi yang ramah cepat, tepat serta
informatif.
b) Menyediakan, informasi, yang cepat dan akurat yang mampu
memberikan dukungan bagi pengambilan keputusan oleh pemimpin.
c) Menyelenggarakan sistem rekam medis yang bertanggungjawab dan
bertanggung gugat.
d) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia rekam medis yang
mendukung pelayanan.
e) Menyediakan dukungan sarana prasarana pelayanan yang memadai.
3) Falsafah
a) Rekam medis merupakan dokumentasi riwayat medis setiap pasien
dan bersifat individu, merupakan milik pribadi dan bersifat rahasia
yang penggunaannya diatur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
b) Penyelenggaraan rekam medis didasarkan pada
penyelenggaraan rekam medis yang telah ditetapkan.
c) Kecepatan pelayanan serta keakuratan dan kelengkapan data adalah
unsur penting dalam penyelenggaraan rekam medis.
d) Penyelengaraan sistem informasi yang baik akan memberikan
kontribusi dalam ketepan
4) Tujuan
Menunjang tercapainnya tertib administrasi, dokumentasi, informasi serta
pelaporan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di rumah sakit.
5) Motto
Tanggap, Cepat, Tepat, Lengkap, Informatif dan Legal
6) Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
Sumber:Buku Pengorganisasian Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
Rekam medis merupakan dokumentasi riwayat medis setiap pasien
dan bersifat individu, merupakan milik pribadi dan bersifat rahasia
yang penggunaannya diatur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Penyelenggaraan rekam medis didasarkan pada
penyelenggaraan rekam medis yang telah ditetapkan.
Kecepatan pelayanan serta keakuratan dan kelengkapan data adalah
unsur penting dalam penyelenggaraan rekam medis.
Penyelengaraan sistem informasi yang baik akan memberikan
kontribusi dalam ketepan pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Menunjang tercapainnya tertib administrasi, dokumentasi, informasi serta
pelaporan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di rumah sakit.
Tanggap, Cepat, Tepat, Lengkap, Informatif dan Legal
Organisasi Unit Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis
Sumber:Buku Pengorganisasian Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
dr. Soejono Magelang
Rekam medis merupakan dokumentasi riwayat medis setiap pasien
dan bersifat individu, merupakan milik pribadi dan bersifat rahasia
yang penggunaannya diatur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Penyelenggaraan rekam medis didasarkan pada pedoman
Kecepatan pelayanan serta keakuratan dan kelengkapan data adalah
Penyelengaraan sistem informasi yang baik akan memberikan
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Menunjang tercapainnya tertib administrasi, dokumentasi, informasi serta
pelaporan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di rumah sakit.
Struktur Organisasi Rekam Medis
Sumber:Buku Pengorganisasian Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
Peneliti melakukan penelitian di unit rekam medis yang berfokus pada
penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama triwulan I di bagian
filing. Petugas filing
petugas, dengan pembagian kerja 1
mencari berkas rekam medis di rak, 1 petugas distribusi, 1 petugas mencari
berkas di bangsal, 1 petugas mencatat berkas rawat jalan pasien lama dibuku
ekspedisi untuk kemudian disediakan dan 1 petugas untuk mencatat b
pasien yang tidak diketemukan.
1. Prosentase dan Rata
Lama Rawat Jalan d
2017 Triwulan I
Kegiatan penyediaan beras rekam medis pasien rawat jalan pasien
lama di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dimulai dari pasien
mendaftar yaitu saat data pasien tersimpan di SIMRS yang selanjutnya slip
pendaftaran tercetak hingga berkas rekam medis disediakan.
Langkah-langkah pada proses penyedian berkas rekam medi
rawat jalan yaitu:
a. Setelah pasien selesai registrasi pendaftaran, data pasien akan masuk pada
SIMRS yang setelahnya agar
B. Hasil Penelitian
Peneliti melakukan penelitian di unit rekam medis yang berfokus pada
penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama triwulan I di bagian
filing di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang berjumlah 9
petugas, dengan pembagian kerja 1 petugas untuk print tracer
mencari berkas rekam medis di rak, 1 petugas distribusi, 1 petugas mencari
berkas di bangsal, 1 petugas mencatat berkas rawat jalan pasien lama dibuku
ekspedisi untuk kemudian disediakan dan 1 petugas untuk mencatat b
pasien yang tidak diketemukan.
dan Rata-rata Waktu Penyediaan Berkas Rekam
Lama Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang Tahun
2017 Triwulan I
Kegiatan penyediaan beras rekam medis pasien rawat jalan pasien
ama di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dimulai dari pasien
mendaftar yaitu saat data pasien tersimpan di SIMRS yang selanjutnya slip
pendaftaran tercetak hingga berkas rekam medis disediakan.
langkah pada proses penyedian berkas rekam medi
rawat jalan yaitu:
Setelah pasien selesai registrasi pendaftaran, data pasien akan masuk pada
SIMRS yang setelahnya agar tracer langsung dicetak di bagian
Gambar 4.2 SIMRS Pendaftaran Pasien
Peneliti melakukan penelitian di unit rekam medis yang berfokus pada
penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama triwulan I di bagian
di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang berjumlah 9
tracer, 4 petugas
mencari berkas rekam medis di rak, 1 petugas distribusi, 1 petugas mencari
berkas di bangsal, 1 petugas mencatat berkas rawat jalan pasien lama dibuku
ekspedisi untuk kemudian disediakan dan 1 petugas untuk mencatat berkas
ata Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien
r. Soedjono Magelang Tahun
Kegiatan penyediaan beras rekam medis pasien rawat jalan pasien
ama di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dimulai dari pasien
mendaftar yaitu saat data pasien tersimpan di SIMRS yang selanjutnya slip
langkah pada proses penyedian berkas rekam medis pasien lama
Setelah pasien selesai registrasi pendaftaran, data pasien akan masuk pada
langsung dicetak di bagian filing
Gambar diatas adalah tampilan SIMRS pendaftaran yang akan akan
dicetakkan tracer
nama yaitu warna merah untuk pasien lama, biru untuk pasine baru dan
hitam untuk pasien yang tracernya sudah tercetak.
Gambar diatas tampilan SIMRS pada pendaftaran pasien. Untuk mencetak
tracer maka pasien dengan tulisan bewarna merah dipilih selanjutnya di
klik dibagian cetak
Gambar 4.4 SIMRS T
Gambar diatas adalah tampilan SIMRS pendaftaran yang akan akan
tracernya, dengan membedakan warna tampilan pada tulisan
nama yaitu warna merah untuk pasien lama, biru untuk pasine baru dan
hitam untuk pasien yang tracernya sudah tercetak.
Gambar 4.3 SIMRS Mencetak Tracer Pasien
Gambar diatas tampilan SIMRS pada pendaftaran pasien. Untuk mencetak
maka pasien dengan tulisan bewarna merah dipilih selanjutnya di
klik dibagian cetak tracer untuk selanjutnya dikik ok.
Gambar 4.4 SIMRS Tampilan Tracer Yang Akan Tercetak
Gambar diatas adalah tampilan SIMRS pendaftaran yang akan akan
nya, dengan membedakan warna tampilan pada tulisan
nama yaitu warna merah untuk pasien lama, biru untuk pasine baru dan
Pasien
Gambar diatas tampilan SIMRS pada pendaftaran pasien. Untuk mencetak
maka pasien dengan tulisan bewarna merah dipilih selanjutnya di
Yang Akan Tercetak
Gambar diatas adalah tampilan tracer yang akan dicetak. Dua tracer
tersebut satu digunakan untuk dimasukan di outgade dan satu untuk
diberkas rekam medis yang akan disediakan oleh petugas.
b. Tracer yang sudah tercetak dimasukan dalam outgade oleh petugas filing
c. Petugas filing mencari berkas rekam medis sesuai dengan nomor rekam
medis yang dicetak pada tracer.
d. Jika berkas sudah ditemukan oleh petugas maka berkas disediakan dengan
cara menuliskan di buku ekspedisi untuk selanjutnya dikirim ke klinik
yang dituju oleh pasien tersebut.
Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara dengan beberapa
reponden:
Wawancara dengan responden A :
Wawancara dengan responden C :
Wawancara dengan responden D:
Sedangkan menurut triangulasi sumber yaitu :
Dihitung dari tracer dicetak sampai nanti ditulis diruangan ini, trus nanti dimasukin rak itu baru dianter ke klinik-klinik.
Responden A
Penghitungannya 10 menit, dari tracer dicetak sampai nanti ditulis dibuku ekspedisi masuki rak baru dianter ke klinik.
Responden C
Dari tracer di cetak sampai ditemukan. Responden D
Begitu pasien mendaftar iya to trus diarahkan ke poliklinik, dengan sistem komputer SIM RS yang ada di pendaftaran data itu akan terkirim langsung secara online ke bagian filing untuk dilaksanakan pencetakan tracer ataspasien yang berobat sehingga muncul nomer RM yang bisa dibaca oleh petugas filing untuk dicarikan berkas rekam medisnya. Dari mulai pengiriman data, pencarian, penyediaan, pengiriman sampai dikirim ke poliklinik itu targetnya 15 menit.........
Triangulasi Sumber
Untuk memperoleh data penyediaan berkas rekam medis pasien lama
rawat jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang peneliti
menggunakan data primer yang diperoleh dengan cara crosscheck obeservasi
dengan mencatat nomor rekam medis pasien yang berobat dari tracer dicetak
hingga berkas disediakan di rak sortir berdasarkan klinik yang dituju oleh
pasien. Ketika petugas mencari berkas di ruang filing hingga berkas
disediakan peneliti mencatat waktu yang dibutuhkan oleh petugas tersebut.
penghitungan menggunakan jam tangan yang sebelumnya disesuaikan dengan
ruangan penyediaan berkas rekam medis agar hasil yang didapatkan lebih
akurat. setelah berkas selesai dicari dan ditemukan selanjutnya langsung
ditulis dibuku ekpedisi peminjaman berkas rekam medis rawat jalan agar
segera disediakan dan disortir berdasarkan klinik yang dituju. Setelah ditulis
dibuku ekpedisi peneliti menghitung selisih waktu penyediaan berkas rekam
medis dengan cara mengurangi jam pasien registrasi yang tercantum di tracer
dikurangi dengan jam berkas rekam medis disediakan.
Penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah
Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang dari total sempel sebanyak 261 berkas
terdapat 63 berkas rekam medis tepat waktu dan 198 berkas rekam medis
tidak tepat waktu dalam penyediaannya. Diketahui bahwa penyediaan berkas
rekam medis pasien lama rawat jalan paling banyak terdapat pada inteval 0
menit sampai 10 menit dengan total 63 berkas rekam medis. Dibawah ini
adalah tabel hasil pengumpulan data penyediaan berkas rekam medis pasien
lama rawat jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang pada tanggal
6 Juni - 8 juni 2017. Tabel dibawah ini menunjukan jumlah berkas rekam
medis yang tepat dan terlambat terkait penyediaan berkas rekam medis rawat
jalan pasien lama.
Tabel 4.1 Interval Waktu Terkait Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
No Interval
Waktu
(Menit)
1 0 – 10
2 11 – 21
3 22 – 32
4 33 – 43
5 44 – 54
6 ≥ 55
Total jumlah BRM
Sumber: Hasil Observasi
Prosentase penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan
di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dari total 261 berkas rekam
medis yang mengalami ketidaktepatan waktu yaitu 198 berkas dengan
prosentase 76% dan untu
waktu pnyediaan
sebesar 24% dari total pasien lama rawat jalan.
Diagram dibawah ini merupakan hasil prosentase penyediaan berkas
rekam medis pasien lam
Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Lama
Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
76%
Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien
Tabel 4.1 Interval Waktu Terkait Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Pasien Lama
Interval
Waktu
(Menit)
Jumlah Berkas
Rekam Medis
Keterangan
63 Tepat Waktu
21 55 Tidak Tepat Waktu
32 53 Tidak Tepat Waktu
43 53 Tidak Tepat Waktu
54 26 Tidak Tepat Waktu
11 Tidak Tepat Waktu
Total jumlah BRM 261
Sumber: Hasil Observasi Penyediaan Berkas Rekam Medis
Prosentase penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan
di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dari total 261 berkas rekam
medis yang mengalami ketidaktepatan waktu yaitu 198 berkas dengan
prosentase 76% dan untuk berkas rekam medis yang telah memenuhi standar
waktu pnyediaan ≥10 menit atau tepat waktu terdiri dari 63 berkas yaitu
sebesar 24% dari total pasien lama rawat jalan.
Diagram dibawah ini merupakan hasil prosentase penyediaan berkas
rekam medis pasien lama rawat jalan:
Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Lama
Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
24%
76%
Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Lama Rawat Jalan
Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Tabel 4.1 Interval Waktu Terkait Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Keterangan
Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Penyediaan Berkas Rekam Medis
Prosentase penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan
di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang dari total 261 berkas rekam
medis yang mengalami ketidaktepatan waktu yaitu 198 berkas dengan
k berkas rekam medis yang telah memenuhi standar
≥10 menit atau tepat waktu terdiri dari 63 berkas yaitu
Diagram dibawah ini merupakan hasil prosentase penyediaan berkas
Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien Lama
Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien
Tepat Waktu
Tidak Tepat Waktu
Sedangkan untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan berkas
rekam medis pasien lama rawat jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono
Magelang sebagai berikut
Rata − rata waktu penyediaan BRM =waktu penyediaan
jumlah sempel
=6544
261= 25,07 menit
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Ketidaktepatan Waktu Penyediaan Berkas
Rekam Medis Pasien Lama Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono
Magelang Tahun 2017 Triwulan I
Berdasarkan tujuan pertama diatas ternyata masih mengalamai
ketidaktepatan waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama.
Berikut adalah wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada
responen:
a. Berkas Rekam Medis Yang Belum Dikembalikan Dari Bangsal
Wawancara dengan responden A yaitu:
Wawancara dengan responden B yaitu :
Tercecer dibangsal, sebenere filing tu cepet kalo yang lain cepet. Filing kan tinggal nyari saja. Termasuk bangsal rawat inap tu harusnya ngasih data ke filing agar filing tu tau nanti kan dicarikan sama kita. Admin bangsal lama mencari berkasnya pas petugas filing nyari di ruangan jadi petugas nunggu. Analis tidak langsung dikerjakan jadi berkas tidak langsung masuk difilingkan kita harus nyari di analis juga. Adanya miskomunikasi antara bangsal dan analis jadi filing bingung. Selain itu bangsal juga da yang mencari sendiri berkas rekam medisnya
Responden A
Penyebabnya yang pertama yaitu ......... Yang keduan pengembalian dokumen dari rawat inap yang tidak sesuai dengan SPO, SPOnyan ka 2x24 harus kembali tapi kan lebih buktinya.
Responden B
Wawancara dengan responden C yaitu:
Sedangkan wawancara yang dilakukan oleh redsponden D adalah :
Pernyataan dari responden tersebut kemudian diperkuat dengan triangulasi
sumber yaitu:
Faktor yang menghambat penyediaan berkas rekam medis
adalah berkas yang belum dikembalikan dari bangsal setelah pasien di
rawat inap ke bagian rekam medis. Apabila berkas rekam medis sudah
berada di rak filing petugas bisa langsung mencarikan berkas rekam
medis tersebut yang akan digunakan untuk pemeriksaan pasien. Namun
jika berkas belum ketemu dikarenakan belum dikembalikan dari bangsal
petugas harus mengecek di SIMRS dikomputer untuk mengetahui
keberadaan berkas pasien tersebut. kemudian mencari di bangsal guna
untuk pemeriksaan pasien. Apabila di bangsal sudah tidak ada berarti
berkas masih diruang anlisis sehingga petugas masih harus mencari
dengan mengecek di buku pengembalian berkas dari bangsal tentunya
hal ini menyebabkan ketidaktepatan waktu penyediaan berkas rekam
medis pasien lama rawat jalan.
Itukan kadang dokumennyakan dipinjem dirawat inap jadi waktunyakan agak panjang buat cari dibangsal-bangsal terlebih dahulu
Responden C
Yang mempengaruhi itu yang kalau biasanya yang selesai rawat inap itu yang terlambat, karena penyelesain administrasi rumah sakit
Responden D
Yang pertama rekam medis yang ada di filing yang tidak tepat ya, ini karena beberapa masih ada yang dibangsal belum dikembalikan , kedua masih ada yang dianalisa,.............
Triangulasi Sumber
b. Standar Operasional Prosedur yang Digunakan
Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang untuk Standar Operasional
Prosedur masih terdapat perbedaan pemahaman informasi terkait
pedoman kebijakan yang digunakan.
Berikut adalah wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada
responen:
Wawancara dengan responden A yaitu:
b.
Wawancara dengan responden B:
Wawancara dengan responden C:
Sedangkan wawancara yang dilakaukan dengan reponden D :
SOP rumah sakit, 10 menit. Dihitung dari tracer dicetak sampai nanti ditulis diruangan ini, trus nanti dimasukin rak itu baru dianter ke klinik-klinik
Responden A
SPO rumah sakit yang sudah ditentukan, penetepan berkas rekam medis dengan SPO pemberlakuan berkas rekam medis, standar waktu penyediaanya sudah sesuai 10 menit sampai ke poliklini sesuai dengan kepmenkes 129 tahun 2008. Perhitungannya sejak pasien entry data dipendaftaran sampai berkas itu sampai diidstribusi
Responden B
Kurang tahu, apa menggunakan SOP rumah sakit atau depkes dek. Standarnya itu 10 menit. Penghitungannya 10 menit, dari tracer dicetak sampai nanti ditulis dibuku ekspedisi masuki rak baru dianter ke klinik.
Responden C
SPO rumah sakit, standarnya waktunya 15 sampai 17 menit Dari tracer di cetak sampai ditemukan
Responden C
Pernyataan dari responden tersebut kemudian diperkuat dengan
triangulasi sumber yaitu:
Berdasarkan hasil wawancara diatas diketahuai bahwa
petugas rekam medis bagian penyediaan yang ada perbedaan
pemahaman informasi terkait pedoman kebijakan yang digunakan
untuk penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama
sehingga terdapat beberapa perbedaan dalam standar waktu yang
digunakan. Tebukti terdapat beberapa responden mengatakan 10 menit
tetapi adapula yang menyebutkan 15 menit dengan beberapa pendapat
perhitungan penyediaan yang dimulai dari entry pasien maupun tracer
dicetak.
C. Pembahasan Penelitian
1. Prosentase dan Rata-rata Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pasien
Lama Rawat Jalan di Sakit Tk.II Rumah dr. Soedjono Magelang Tahun
2017 Triwulan I
Berdasarkan penelitian penyediaan berkas rekam medis di Rumah
Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang dengan total sampel 261 berkas rekam
medis yang dilakukan dari tanggal 6 Juni sampai dengan 8 Juni 2017
Pedomannya itu kita punya SPO dan SK, Surat Keputusan dari kepala rumah sakit maupun SPO yang kita buat yang ditandatangani oleh rumah sakit. itu sudah diberlakukan sejak tahun 2015 mengawali untuk proses akredtasi, untuk standar penyediaan untuk rawat jalan itu tetap kita mempunyai standar ya dibawah 15 menit untuk penyediaan RM sampai ke poliklinik. Begitu pasien mendaftar iya to trus diarahkan ke poliklinik, dengan sistem komputer SIMRS yang ada di pendaftaran data itu akan terkirim langsung secara online ke bagian filing untuk dilaksanakan pencetakan tracer atas pasien yang berobat sehingga muncul nomer RM yang bisa dibaca oleh petugas filing untuk dicarikan berkas rekam medisnya. Dari mulai pengiriman data, pencarian, penyediaan, pengiriman sampai dikirim ke poliklinik itu targetnya 15 menit.............
Triangulasi Sumber
terdapat 198 berkas rekam medis yang tidak tepat waktu dari interval 11
sampai 60 menit. Hasil rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis
pasien lama rawat jalan yang diperoleh adalah 25,07 menit.
Dijelaskan dalam Depkes (2007) standar untuk waktu penyediaan
dokume rekam medis pelayanan rawat jalan kurang dari atau sama dengan
10 menit dihitung dari pasien mulai mendaftar sampai dengan berkas rekam
medis tersebut disediakan oleh petugas rekam medis.
Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang telah memiliki
kebijakan sesuai dengan SPO No. 1089/ SPO/ MKI/ III/2015 yaitu 10 menit
terhitung dari entry data pasien sampai berkas di distribusian. Sebelum
berkas disediakan oleh petugas masih terdapat beberapa proses bila berkas
masih di ruang bangsal atau dibagian analisis yang masih harus di coding
terlebih dahulu. Hal ini memperpanjang waktu penyediaan berkas tersebut.
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Ketidaktepatan Waktu Penyediaan
Berkas Rekam Medis Pasien Lama Rawat Jalan di Rumah Sakit Tk. II dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017 Triwulan I
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh responden dan sumber
triangulasi diketahui faktor yang menyebabkan ketidaktepatan waktu
penyediaan berkas rekam medis diperoleh hasil antara lain:
a. Berkas Rekam Medis Yang Belum di Kembalikan dari Bangsal
Berkas rekam medis yang belum dikembalikan dari bangsal
setelah pasien di rawat inap ke bagian rekam medis dapat mempengaruhi
ketepatan waktu penyediaan berkas rekam medis.
Dijelaskan dalam Depkes (2007) bahwa pengembalian berkas
rekam medis pasien rawat inap yaitu 2x24 jam setelah pasien keluar
namun pada kenyataanya berkas kembali ke bagian rekam medis lebih
dari 2x24 jam sehingga petugas filing yang telah mencari di rak filing
namun belum ditemukan harus mengecek di SIMRS untuk mengetahui
keberadaan berkas tersebut berada. Kemudian petugas harus mencari
berkas hingga ditemukan sehingga menghambat pekerjaan yang lainnya.
Berkas rekam medis pasien setelah rawat inap yang baru kembali
dibangsal masih harus melalui beberapa proses terlebih dahulu
asembling, analisa dan dikoding sebelum di sediakan.
b. Standar Operasional Prosedur yang di Gunakan
Dijelaskan dalam Depkes (2007) Waktu penyediaan berkas rekam medis
mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis ditemukan atau
disediakan oleh petugas dengan standar untuk waktu penyediaan kurang
dari atau sama dengan 10 menit namun berdasarkan Surat Keputusan
Rumah Sakit di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang standar
waktu untuk penyediaan dibawah 15 menit hingga berkas tersebut sampai
di klinik.
Petugas rekam medis bagian penyediaan yang masih terdapat
perbedaan informasi terkait pedoman kebijakan yang digunakan untuk
penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama hal ini yang
memungkinkan petugas tidak konsisten dalam waktu penyediaan berkas
rekam medis sehingga berkas ditumpuk terlebih dahulu untuk selanjutnya
disediakan.
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini antara lain :
1. Peneliti tidak mendapatkan rata-rata waktu untuk penyediaan berkas pasien
baru dikarenakan peneliti hanya meneliti tentang penyediaan berkas pasien
lama.
2. Teknis pada saat proses wawancara karena petugas juga mempunyai
tanggung jawab pekerjaan, maka proses wawancara dilakukan setelah jam
pelayanan di rumah sakit.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Penyediaa berkas rekam medis pasien lama rawat jalan masih
mengalami ketidaktepatan waktu sebanyak 198 berkas dengan
prosentase 76% dan tepat waktu 63 berkas dengan prosentase 24%
berkas rekam medis dengan rata-rata waktu penyediaan 25,07 menit.
2. Faktor-faktor penyebaab ketidaktepatan waktu penyediaan berkas
rekam medis pasien lama rawat jalan ada dua yaitu:
a. dikarenakan berkas rekam medis yang masih berada di bangsal
b. karena petugas kurang memahami standar pedoman kebijakan
yang diterapkan di bagian penyediaan berkas rekam medis rawat
jalan pasien lama.
B. Saran
1. Sebaiknya sering diadakan sosialisasi dan pemantauan terhadap
kedisiplinan pengembarlian berkas rekam medis sehingga tidak
penghambat pekerjaan yang lain.
2. Sebaiknya memberikan rewerd dan punishment bagi bangsal yang
menggembalikan berkas yang tepat dan tidak tepat waktu
3. Penyamaan standar waktu penyediaan dan pedoman yang digunakan
untuk petugas penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta: Binarupa Aksara.
Budi, S.C.2011. Managemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bunguin, Burhan. 2009. Penelitian Kualitatif: Jakarta. Kencana.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Peyanan Minimal di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Firza Dika, dkk. 2015. Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Di RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya. Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No. 2 Oktober 2015. 2337-6007.
Gemala R.Hatta.2013. Pedoman manajemen Informasi kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta:Universitas Indonesia.
Herujinto, Yayat M. 2001. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.
Indra Sudrajat, dkk. 2015. Hubungan Kecepatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Dengan Tingkat Kepuasan Pasien.Manajemen Informasi Kesehatan Vol. 3 No. 1 Maret 2015. 2337-585X
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Notoatmojo, Sukidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Indonesia
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/ MENKES/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah sakit.
Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Indonesia.
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabetika.
Website Kamus Besar Bahasa Indonesia https://kbbi.kemdikbud.go.id diakses pada 4 Mei 2017
LAMPIRAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta,
Telp. (0274) 4342000, Fax. (0274) 4342542
Kode Responden
Tanggal
Daftar Pertanyaan :
1. Apa pedoman atau kebijakan yang digunakan untuk penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan ? Berapa standar waktunya ?
2. Bagaimana perhitungan dokumen rekam medis pasien rawat jalandi RST
dr. Soedjono Magelang ?
3. Apakah sudah sesuai dengan standar waktu yang ditentukan ?
4. Jika belum, faktor apa saja yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan ?
5. Adakah pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien
6. Apakah rutin diadakan evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan ? berapa jangka waktunya?
7. Apa saja perbaikan yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan
tentang penyediaan dokumen rekam medis ?
8. Apakah ada uraian
Soedjono Magelang?
9. Menurut anda, apakah SDM petugas
YAYASAN KARTIKA EKA PAKSI
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta,
Telp. (0274) 4342000, Fax. (0274) 4342542
PEDOMAN WAWANCARA
:
:
Apa pedoman atau kebijakan yang digunakan untuk penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan ? Berapa standar waktunya ?
Bagaimana perhitungan dokumen rekam medis pasien rawat jalandi RST
dr. Soedjono Magelang ?
udah sesuai dengan standar waktu yang ditentukan ?
Jika belum, faktor apa saja yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan ?
Adakah pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan ?
Apakah rutin diadakan evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan ? berapa jangka waktunya?
Apa saja perbaikan yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan
tentang penyediaan dokumen rekam medis ?
Apakah ada uraian tugas atau jobdesk untuk petugas filing
Soedjono Magelang?
Menurut anda, apakah SDM petugas filing sudah mencukupi ?
JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta,
Apa pedoman atau kebijakan yang digunakan untuk penyediaan dokumen
Bagaimana perhitungan dokumen rekam medis pasien rawat jalandi RST
udah sesuai dengan standar waktu yang ditentukan ?
Jika belum, faktor apa saja yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan
Adakah pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan
Apakah rutin diadakan evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis
Apa saja perbaikan yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan
di RST dr.
sudah mencukupi ?